Обратная сторона листка нетрудоспособности: заполняем без проблем. Налоги & бухучет, № 14, Февраль, 2017

Обычно работник, вернувшись на работу по окончании временной нетрудоспособности, приносит работодателю больничный лист. Лицевую сторону этого документа вам остается лишь проверить, а вот обратную сторону нужно заполнить самим. Как это сделать без погрешностей? Раскладываем все по полочкам! ☺

Заполняем обратную сторону листка нетрудоспособности

Перво-наперво запомните: для оплаты периода временной нетрудоспособности работник основному работодателю предоставляет оригинал листка нетрудоспособности, а по месту работы по совместительству — его копию. Копия должна быть заверена подписью руководителя и печатью по основному месту работы. В придачу к копии должна идти справка о средней заработной плате с основного места работы.

Обратная сторона листка нетрудоспособности условно поделена на четыре раздела. Каждый раздел заполняет соответствующая служба предприятия или уполномоченный на это работник.

Рассмотрим порядок заполнения каждого раздела на примере. При этом для наглядности разделим бланк больничного листа на четыре фрагмента. В этих фрагментах строки и графы обозначим своеобразными «маячками» с цифрами .

Ниже к ним приведем наши пояснения.

Пример. Работник предприятия (ООО «Реал») болел с 10 по 18 января 2017 года, что подтверждает листок нетрудоспособности. Страховой стаж сотрудника на момент ухода на больничный — 6 лет и 5 месяцев. Месячный оклад работника — 3600 грн. Среднедневная зарплата — 89,03 грн.

Фрагмент 1 (раздел I)

56813″>Этот раздел обратной стороны листка нетрудоспособности заполняет табельщик или уполномоченное лицо предприятия.

«назва підприємства, установи організації»

Указываем название предприятия-работодателя.

«Структурний підрозділ», «Посада»

Вписываем название структурного подразделения, в котором работает болевший работник. Тут же рядом указываем табельный номер работника.

«Робота постійна, тимчасова, сезонна (потрібне підкреслити)»

Здесь подчеркиваем необходимый вид работ. Эта информация важна для бухгалтерии. Дело в том, что застрахованным лицам, которые работают на сезонных и временных работах, пособие по временной нетрудоспособности в результате заболевания или травмы, не связанной с несчастным случаем на производстве, предоставляется не более чем за 75 календарных дней в течение календарного года ( абз. 4 ч. 2 ст. 22 Закона № 1105).

«Не працював з «___»_____20__р. до «__»_____20__р.»

В этой строке указываем период болезни. Внимание: несмотря на то, что в реквизите стоит предлог «до», необходимо указать, по какое число месяца болел работник. Информация должна соответствовать данным, приведенным на лицевой стороне листка нетрудоспособности.

«Неробочі дні за період непрацездатності»

Действующая форма больничного листа требует указывать в этой строке все нерабочие дни согласно графику работы предприятия (работника), приходящиеся на период болезни. Однако сейчас мы с вами рассчитываем больничные исходя из календарных дней, поэтому данную строку в принципе можно не заполнять.

«До роботи став з «__»_____20__р. »

Здесь указывают дату выхода сотрудника на работу.

«Підпис і прізвище табельника або уповноваженої особи», «Дата»

Здесь табельщик (уполномоченное лицо) предприятия указывает свою фамилию и инициалы, ставит подпись и дату.

Фрагмент 2 (раздел II)

Данный раздел обратной стороны листка нетрудоспособности заполняет отдел кадров или уполномоченное лицо предприятия.

«Застрахована особа віднесена: до осіб, які постраждали внаслідок аварії на ЧАЕС або доглядають дитину віком до 14 років, яка потерпіла від Чорнобильської катастрофи; ветеран війни (потрібне підкреслити)»

Здесь сотрудник отдела кадров подчеркивает соответствующий льготный статус работника, который дает ему право на больничные в размере 100 % средней зарплаты независимо от общего страхового стажа. Предупредите работника, что, кроме листка нетрудоспособности, он должен предоставить вам копии документов, подтверждающих такое право.

Заметьте: в бланке больничного листа приведен не весь льготный контингент застрахованных лиц. Полный перечень категорий работников-льготников вы найдете на с. 21. Недостающее основание можете дописать самостоятельно.

«Страховий стаж на день настання непрацездатності: до 5 років, від 5 до 8, від 8 і більше років (потрібне підкреслити)»

Здесь вы должны указать страховой стаж работника (подробнее о порядке его определения читайте на с. 25). Но в форме листка нетрудоспособности до сих пор фигурирует старая процентовка для расчета больничных. При заполнении этой части больничного листа по работникам со страховым стажем свыше 3 лет вопросов не возникает. А как быть с работниками, которые еще не накопили 3-летнего страхового стажа? Специалисты ФВПТ предлагают уполномоченному лицу предприятия самостоятельно — от руки — дописать здесь текст относительно стажа до 3 лет (см. http://www.fse.gov.ua/fse/control/dnp/uk/publish/article/82148).

«(посада, підпис і прізвище працівника відділу кадрів або уповноваженої особи)»

Работник, который заполнил данный раздел, указывает здесь свои данные.

Фрагмент 3 (раздел III)

Этот раздел обратной стороны листка нетрудоспособности заполняет комиссия (уполномоченный) по социальному страхованию.

«ПРИЗНАЧЕНА ДОПОМОГА»

Раздел заполняют на основании протокола заседания комиссии по социальному страхованию (решения уполномоченного).

«З тимчасової непрацездатності в розмірі__ % за __робочих (календарних) днів»

563725″>Указываете размер выплаты в процентах в зависимости от общего страхового стажа, а также количество календарных дней болезни, подлежащих оплате.

«З вагітності та пологів в розмірі__ % за __робочих (календарних) днів»

Вписываете только количество календарных дней отпуска в связи с беременностью и родами. Пособие выплачивается в размере 100 % средней зарплаты независимо от страхового стажа ( ч. 1 ст. 25 Закона № 1105).

«Допомога не надається з причини:__»

Заполняете только в случае отказа в предоставлении пособия. Указываете причину отказа. Основания для отказа в оплате больничного перечислены в ст. 23 Закона № 1105.

«Акт про нещасний випадок на виробництві, акт розслідування нещасного випадку на виробництві або професійного захворювання від______20__р. № ___»

Заполняете, если листок нетрудоспособности предоставлен вследствие несчастного случая на производстве или профзаболевания. Вписываете сюда дату и номер акта по формам Н-1, Н-5 или П-4, утвержденным постановлением КМУ от 30.11.2011 г. № 1232.

«(посада, підпис і прізвище уповноваженої особи)»

Член комиссии (уполномоченный) по соцстрахованию, заполнивший этот раздел, проставляет здесь свои должность, подпись и фамилию.

Фрагмент 4 (раздел IV)

Данный раздел заполняет бухгалтерия (расчетная часть) предприятия (см. с. 16).

«ДОВІДКА ПРО ЗАРОБІТНУ ПЛАТУ»

В этом подразделе требуется приводить все данные для расчета среднедневной зарплаты и непосредственно ее сумму.

Названия строк «Місячний оклад____», «Денна тарифна ставка__» говорят сами за себя ☺. Эти данные используют для расчета больничных/декретных в особых случаях. В каких именно? Например, когда работник не имел заработка в расчетном периоде или страховой случай наступил в первый день работы на предприятии ( п. 28 Порядка № 1266).

А вот с табличной частью этого раздела неувязочка. Сегодня страхователи рассчитывают больничные/декретные за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу наступления страхового случая. А в таблице подраздела «ДОВІДКА ПРО ЗАРОБІТНУ ПЛАТУ» есть место только для 6 месяцев. Как быть? К счастью, ФВПТ тут оказался на высоте — он предложил данный подраздел вообще не заполнять, а взамен этого к листку нетрудоспособности приложить расчет средней зарплаты, заверенный подписями руководителя и главного бухгалтера (см. письмо ФВПТ от 20. 07.2016 г. № 2.4-46-1257). Пригодится тут и ваша печать (если она у вас есть).

Строку «При переведенні під час хвороби на іншу роботу з «__»_____20__р. заробітна плата за__днів становить___грн.» заполняете только в случае временного перевода работника на более легкую нижеоплачиваемую работу в соответствии с медицинским заключением.

«НАЛЕЖИТЬ ДО ВИПЛАТИ»

В этом подразделе вы указываете все данные для определения размера больничных (пособия по беременности и родам) и непосредственно сумму этих выплат.

В графе «З якого часу і до якого» приводите период временной нетрудоспособности согласно данным раздела I, который заполнил табельщик, т. е. вписываете сюда день, с которого больничный подлежит оплате, и день, по который его оплачивают.

В графе «За скільки днів (годин)» указываете количество календарных дней, подлежащих оплате, согласно разделу III, который заполнила комиссия (уполномоченный) по социальному страхованию.

В графе «Розмір допомоги в % до заробітної плати» проставляете процентовку из раздела III, который заполнила комиссия (уполномоченный) по социальному страхованию.

В графе «Денна (годинна) допомога в грн. і коп.» указываете размер дневной выплаты (для декретных — среднедневной зарплаты) с учетом ограничений, установленных Законом № 1105 и Порядком № 1266.

В графу «Усього нараховано» вписываете сумму больничных (пособия по беременности и родам) с учетом ограничений, установленных Законом № 1105 и Порядком № 1266.

Графу «Усього з урахуванням заробітної плати при переведенні на іншу роботу» заполняете только в случае перевода на другую работу. Тогда указываете здесь сумму больничных с учетом зарплаты при переводе на другую работу. Пособие исчисляете по общим правилам, но предоставляете в размере, который вместе с заработком за временно выполняемую работу не превышает сумму полного заработка до времени перевода ( ч. 8 ст. 22 Закона № 1105).

В строке «(усього нараховано — сума словами)» указываете сумму пособия в гривнях словами, копейки — цифрами.

«Включено до платіжної відомості за _____місяць 20__р.»

Вписываете месяц, в котором были начислены больничные (декретные).

«Печатка»

Проставляете оттиск печати предприятия (при наличии).

«Прізвище і підпис керівника»

Указываете фамилию руководителя предприятия. Руководитель лично ставит здесь свою подпись.

«Підпис головного (старшого) бухгалтера»

Главный бухгалтер ставит здесь свою подпись.

Если ошиблись при заполнении обратной стороны больничного

Может случиться, что при заполнении обратной стороны листка нетрудоспособности вы допустили ошибку. Задумываетесь над тем, как ее исправить? Рассказываем.

Правила заполнения листка нетрудоспособности, в том числе и исправления в нем ошибок, регулирует Инструкция № 532. Однако касается она лишь лицевой стороны бланка. Порядок же корректировок неточностей, допущенных на обратной стороне больничного, тут не прописан и количество этих корректировок не ограничено.

Так что, допустив погрешность при заполнении обратной стороны бланка, действуйте по общим правилам, предусмотренным разд. 4 Положения № 88: неправильный текст или цифры зачеркните и над зачеркнутым надпишите правильный текст или цифры.

567433″>Плюс к этому сделайте надпись «Исправлено». Она должна быть подтверждена подписями лиц, которые подписали тот раздел больничного листа, куда закралась ошибка. Не забудьте также проставить здесь дату исправления.

Вот и все нюансы заполнения обратной стороны листка нетрудоспособности. Желаем успеха и будьте здоровы!

выводы

• Обратную сторону бланка листка нетрудоспособности заполняют по месту работы застрахованного лица.
• Информацию о страховом стаже работника «до 3 лет» уполномоченное лицо предприятия может самостоятельно дописать в соответствующем разделе больничного листа.
• Табличную часть подраздела «ДОВІДКА ПРО ЗАРОБІТНУ ПЛАТУ» можно не заполнять, а вместо этого к листку нетрудоспособности приложить расчет средней зарплаты, заверенный подписями руководителя и главбуха.

Как заполнить больничный в связи с беременностью и родами

Согласно ст. 17 Закона от 15.11.96 г. № 504/96-ВР «Об отпусках» на основании медицинского заключения женщинам предоставляется оплачиваемый отпуск по беременности и родам с 30 недель беременности.

Финансирование пособия по беременности и родам осуществляется за счет средств ФСС.

Согласно абзацу второму ч. 1 ст. 25 Закона от 23.09.99 г. № 1105-XIV «Об общеобязательном государственном социальном страховании» декретные застрахованному лицу выплачиваются за весь период отпуска по беременности и родам, продолжительность которого составляет 70 календарных дней (далее – к. д.) до родов и 56 к. д. (в случае осложненных родов или рождения двоих или более детей – 70 к. д.) после родов. Размер декретных исчисляется суммарно и предоставляется застрахованному лицу в полном объеме независимо от количества дней отпуска, фактически использованных до родов, а именно: на «сто двадцать шесть» к.

д.

Пунктом 9 Инструкции о порядке заполнения листка нетрудоспособности, утвержденной совместным приказом Минздрава, Минсоцполитики, ФСС по ВПТ, ФСС от несчастных случаев на производстве от 03.11.04 г. № 532/274/136-ос/1406 (далее – Инструкция № 532), регламентирован порядок заполнения листка нетрудоспособности для предоставления отпуска по беременности и родам, а именно:

• в графе «Диагноз первичный» указывается срок беременности на время обращения;
• графе «Диагноз заключительный» – ориентировочный срок родов;
• графе «Освобождение от работы» одной строкой записывается суммарная продолжительность отпуска с указанием даты открытия листка нетрудоспособности;
• графе «Приступить к работе» – дата истечения декретного отпуска.

Таким образом, дата, указанная в графе «Приступить к работе» как окончание отпуска, не является датой выхода на работу, а определяет дату окончания 126 к. д. Застрахованное лицо, которое находилось в отпуске по беременности и родам, должно приступить к работе только на следующий день.

По результатам проведенных проверок по обращениям страхователей и застрахованных лиц установлено, что врачи заведений здравоохранения (далее – ЗЗО), выдавая женщинам больничные листки в связи с беременностью и родами, по-разному заполняют графу «Приступить к работе»: приводят последний день декретного отпуска или день, когда застрахованное лицо должно приступить к работе.

Согласно требованиям п. 9 Инструкции № 532 относительно более четкого определения порядка заполнения листка нетрудоспособности в связи с беременностью и родами в нем в графе «Приступить к работе» необходимо указывать 126-й день отпуска, являющийся датой его окончания. При этом, если врач ЗЗО в этой графе напишет 127-й день, который соответствует следующему за 126-м, с которого необходимо приступить к работе, это не будет считаться ошибкой, поэтому возвращать такие больничные в ЗЗО для исправления не нужно.

В целях предупреждения недоразумений между застрахованным лицом и страхователем при оформлении отпуска по беременности и родам и назначении декретных считаем целесообразным врачам в графе «Примечания» бланка больничного указывать дату, когда женщина должна выйти на работу.

Кроме того, законодательно закрепленная продолжительность декретного отпуска (126 к. д.) в листке нетрудоспособности записывается суммарно одной строкой, поэтому комиссия по социальному страхованию принимает решение о выплате материального обеспечения, которое компенсирует потерю зарплаты (дохода) за весь период декретного отпуска.

www.fssu.gov.ua

Новые правила оформления больничных начнут действовать с 14 декабря — Российская газета

Утвержден новый порядок выдачи листков нетрудоспособности. Приказ минздрава об этом зарегистрирован в минюсте. Ряд изменений коснулся электронных больничных. Теперь для их оформления потребуется не только паспорт, но также СНИЛС.

Если работник числится в разных организациях, ему могут оформить один электронный листок нетрудоспособности, а каждому работодателю достаточно будет сообщить номер такого больничного. По новым правилам электронный больничный разрешили продлевать бумажным, и наоборот. Но порядок заполнения документов будет отличаться: в электронном, например, отсутствует строка «место работы», указывается не возраст ребенка, по уходу за которым он открыт, а дата его рождения. Оформляться электронный больничный будет один на всех детей, отдельно на каждого ребенка должен быть указан только код причины нетрудоспособности. Важно, если работодатель ошибся при заполнении электронного больничного, ему придется вносить изменения и повторно направлять их в ФСС.

При этом нужно пояснить, из-за чего возникли правки, а также заверить их усиленными квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера и руководителя. По новым правилам, электронный лист нетрудоспособности не выдается безработным для подтверждения уважительных причин неявки в госучреждения службы занятости и беременным женщинам, уволенным в связи с ликвидацией организаций, у которых беременность наступила в течение 12 месяцев до признания их в установленном порядке безработными: в этом случае документ оформляется исключительно в бумажном варианте. Изменился раздел о выдаче листка нетрудоспособности при карантине, а также при угрозе распространения заболеваний, представляющих опасность для окружающих.  Так, сотруднику, попавшему под ограничения, выдадут листок нетрудоспособности на весь период изоляции или отстранения от работы. Можно будет получить больничный по уходу за ребенком в возрасте до 7 лет, если дошкольную образовательную организацию, в которой он числится, закрыли на карантин.

К тому же оформить больничный теперь может лечащий врач или фельдшер при оказании медицинской помощи с применением телемедицинских технологий. Листок нетрудоспособности при лечении в условиях дневного стационара теперь будет выдаваться как при стационарном лечении, то есть при выписке. Точно так же при уходе за больным членом семьи в случае совместного нахождения с ним в стационаре получить листок нетрудоспособности можно будет в день выписки из стационара. Дубликат листка нетрудоспособности теперь выдадут только до момента выплаты по нему пособия по временной нетрудоспособности или пособия по беременности и родам.

Исключение — переквалификации страхового случая (например, с травмы на производственную травму).  Добавлены случаи ухода за больным ребенком в возрасте до 15 лет, проживающим в зоне отселения и зоне проживания с правом на отселение, и за больным ребенком в возрасте до 15 лет, страдающим заболеванием вследствие радиационного воздействия на родителей. Также по новым правилам дубликат листка нетрудоспособности возможно будет получить только до момента выплаты по нему пособия по временной нетрудоспособности или пособия по беременности и родам, за исключением переквалификации страхового случая (например, с травмы на производственную травму).

Если работник числится в разных компаниях, ему достаточно сообщить номер единого электронного больничного каждому работодателю

При выдаче листка нетрудоспособности как на бумаге, так и в форме электронного документа, не допускается разрыв или пересечение периодов временной нетрудоспособности в таблице «Освобождение от работы», кроме оформления по коду «10» — иное состояние (отравление, проведение сложных урологических, гинекологических, проктологических и других исследований, манипуляций, процедур, медицинских вмешательств).

Как заполнить налоговую форму W-2 для сотрудников

Одна из самых важных налоговых форм — это W-2. В отличие от многих налоговых форм, большинству физических лиц-налогоплательщиков не нужно заполнять ее самостоятельно. Вместо этого работодатели заполняют формы W-2 для своих сотрудников. Если вы — работодатель, который не знает, как заполнять форму W-2, или вы не уверены, нужна ли она вашим сотрудникам, у нас есть все, что вам нужно знать.

Финансовый консультант поможет вам оптимизировать налоговую стратегию для достижения ваших финансовых целей.Найдите финансового консультанта сегодня.

Что такое форма W-2?

Есть причина, по которой W-2 упоминается как справка о заработной плате и налогах. Проще говоря, это форма, которая показывает, сколько денег сотрудник заработал за год, и сумму налогов, которые работодатели уже передали в IRS.

Не всем нужна форма W-2. Вместо этого независимым подрядчикам и лицам, работающим не по найму, нужна форма 1099.Но если ваши сотрудники заработали не менее 600 долларов в налоговом году, вам нужно отправить им W-2 до 31 января. Даже если кто-то зарабатывает менее 600 долларов, это лицо должно получить W-2, если какой-либо доход, налоги на медицинское обслуживание или социальное обеспечение были удержаны (вычтены из его зарплаты).

Вы когда-нибудь путали форму W-2 с формой W-4? Это частая ошибка. Просто помните, что работодатели заполняют формы W-2 и отправляют заполненные формы сотрудникам. Сотрудники заполняют формы W-4. Когда кто-то начинает новую работу или испытывает изменения в своем финансовом положении или налоговом статусе, это лицо заполняет форму W-4, чтобы перечислить вычеты и сообщить работодателям сумму налогов, подлежащих удержанию.Вот как заполнить форму W-4.

Сколько форм W-2 мне нужно?

В общей сложности работодатели производят шесть копий каждой формы W-2. Три из этих копий отправляются сотруднику, который подает им свои налоговые декларации. Один (копия D) работодатели оставляют себе, а два других отправляют правительству.

Давайте разберемся еще дальше. Копия A отправляется в Управление социального обеспечения (SSA) вместе с формой W-3, которая включает в себя сводку всех W-2 для каждого работника, имеющего заработную плату.SSA принимает только электронные формы, но не ксерокопии.

Копия 1 формы W-2 отправляется в налоговый департамент соответствующего штата, города или местного округа. Сотрудники оставляют копию C для себя. Они подают копии B и 2 вместе со своими федеральными налоговыми декларациями и декларациями о подоходном налоге штата, города или района соответственно.

Что входит в форму W-2?

Если вы — работодатель, который не понимает, как заполнять форму W-2, считайте это своим официальным руководством. Номер социального страхования сотрудника находится на самом верху. Сразу под ним место для вашего идентификационного номера, за которым следуют ваше имя и адрес.

Тогда есть контрольный номер, который вы можете или не можете использовать для расчета заработной платы. Это идет прямо перед именем и почтовым адресом сотрудника.

Ящики 1-10

Обращая внимание на цифры в правой части формы, вы поместите годовой доход сотрудника от заработной платы и чаевых в поле 1. Любые удержанные налоги включены в это число, но вычеты из таких вещей, как IRA, не учитываются. т.В ячейках 2, 4 и 6 указаны федеральные подоходные налоги, налоги на социальное обеспечение и медицинские услуги, которые вы заплатили дяде Сэму в течение этого налогового года.

Вы работаете в сфере производства продуктов питания и напитков? Сумма чаевых, о которых ваш сотрудник сообщает вам, помещается в поле 7, а фактическая сумма, которую они получают, указывается в поле 8. Поле 9 оставалось пустым с 2011 года, когда правительство отменило вариант оплаты по мере использования для налоговый кредит на заработанный доход.

Теперь подходящие податели заявок получают свои EITC единовременно, а не в течение года.

В поле 3 вы указываете сумму дохода, облагаемую налогом на социальное обеспечение. Не включайте сюда никаких советов. Поскольку это число отражает налогооблагаемую прибыль до вычетов, оно может превышать сумму в графе 1.

Число в поле 3 также может быть ниже, чем в поле 1. Это связано с тем, что Служба социального обеспечения не может облагать налогами сотрудников выше определенного порога, который составляет 137 700 долларов на 2020 налоговый год. У Medicare нет ограничения на налогооблагаемый доход, поэтому сумма, указанная в графе 5, учитывает заработную плату и чаевые.

Если ваши сотрудники получают какие-либо вычеты на расходы по уходу за детьми, эта сумма указывается в графе 10.

Ящики 11-14

Если ваш сотрудник откажется от чего-либо из плана 457 (b) или неквалифицированного пенсионного плана, эта сумма в долларах будет помещена в поле 11. Для заполнения поля 12 может потребоваться время, потому что вам нужно будет ввести здесь разные коды и суммы. в зависимости от льгот и доплат, получаемых работником. Двадцать шесть кодов от A до Z и от AA до EE расположены на обратной стороне формы для вашего удобства.

В поле 13 есть три поля, которые вы отметите, чтобы указать, что ваш сотрудник участвует в вашем пенсионном плане, получал пособие по болезни от третьей стороны и является штатным работником. Независимые подрядчики считаются штатными сотрудниками в определенных ситуациях, в том числе когда полный рабочий день продавец в основном работает в одной компании.

Любые другие вычеты, которые не были учтены, можно указать в графе 14. Примеры включают пособие на обучение и профсоюзные взносы.

Ящики 15-20

Напишите идентификационный номер вашего штата и штата работодателя в графе 15, если ваш штат требует от вас этого.В графе 16 указаны общие заработки работника, которые подлежат удержанию подоходного налога штата, а в поле 17 указывается удержанная сумма подоходного налога штата. Весь доход, подлежащий обложению местным налогом, должен быть помещен в ячейку 18.

Сумма удержанных местных налогов указывается в графе 19. Наконец, в графе 20 указывается конкретное название места, к которому привязаны местные налоги.

сотрудников: как найти свой W-2 в Интернете и что делать, если он отсутствует

Работодатели обычно рассылают формы W-2 по почте.Ваш работодатель также часто делает ваш W-2 доступным онлайн. Если вы зайдете в систему онлайн-платежей или систему управления персоналом своей компании, обычно есть вкладка для ваших налоговых форм, включая W-2. Как упоминалось выше, закон требует, чтобы работодатели отправляли ваш W-2 до конца января. После этого крайнего срока формы появятся в Интернете в течение нескольких дней. Вы можете получить копию W-2 прямо в IRS.

Если вы пропустили форму W-2 или потеряли ее, важно как можно скорее связаться со своим работодателем.Если вы не получите формы до Дня святого Валентина, рекомендуется позвонить в IRS.

Для заполнения налоговой декларации вам понадобится форма W-2, но в худшем случае вы можете заполнить форму 4852. Эта форма служит заменой справки о заработной плате и налоге, если вы не получили или иным образом потеряли свой W-2. Вы также можете рассмотреть вопрос о продлении срока, если вы не можете получить все необходимые формы до конца февраля.

Если позже вы получите свой W-2, и информация на нем отличается от оценок, сделанных вами в форме 4852, вы можете заполнить дополнительную форму (1040X), чтобы ваша налоговая декларация была точной.Это называется заполнением налоговой декларации с поправками.

Итог Формы

W-2 показывают, как налоги влияют на годовой заработок сотрудников. Кроме того, они сообщают работникам, могут ли они рассчитывать на возврат налогов, уплатив больше налогов, чем было необходимо.

Если вы сотрудник и ваш W-2 содержит какие-либо ошибки, вам необходимо как можно скорее сообщить об этом своему начальнику. В некоторых случаях — например, когда ваше имя в форме не совпадает с именем на карте социального обеспечения — вам может потребоваться совершенно новая форма.

Помогите с налогами

• Если у вас сложная налоговая ситуация или вы просто хотите серьезно отнестись к своему финансовому плану, подумайте о работе с финансовым консультантом. С помощью бесплатного инструмента подбора финансовых консультантов SmartAsset вы можете найти до трех консультантов в вашем регионе. Начать сейчас.
• Вы можете платить налоги вручную, передав информацию из формы W-2 и других форм в форму 1040 в соответствии с инструкциями. Или вы можете заплатить за программу налоговой подготовки, чтобы сделать ее немного проще.Ознакомьтесь с нашим обзором лучшего налогового программного обеспечения, чтобы узнать, какая услуга лучше всего подходит для вас.
• Если вы не знаете, что лучше: стандартный вычет или детализированный, возможно, вы захотите прочитать его и выполнить некоторые вычисления. Вы можете обнаружить, что так или иначе сэкономили бы значительную сумму денег, поэтому лучше обучиться до истечения крайнего срока подачи налоговой декларации.

Фото: © iStock.com / ITkach, Изображение формы W-2 2018 взято с IRS.gov, © iStock.com / Steve Debenport

Аманда Диксон Аманда Диксон — писатель и редактор по личным финансам, специализирующаяся в области налогов и банковского дела.Она изучала журналистику и социологию в Университете Джорджии. Ее работы были представлены в Business Insider, AOL, Bankrate, The Huffington Post, Fox Business News, Mashable и CBS News. Аманда родилась и выросла в метро Атланта, а в настоящее время живет в Бруклине.

Управление отпусками по болезни в Калифорнии

Примечание редактора: этот контент был обновлен, чтобы отразить изменения в CFRA, вступающие в силу с 1 января 2021 года.

Обзор

Управление отпусками по болезни в Калифорнии является сложной задачей для специалистов по персоналу из-за законов штата о множественных отпусках и их взаимодействия с федеральными законами и политиками работодателей. Работодатели Калифорнии должны учитывать законы штата и федеральные законы, такие как Закон Калифорнии о правах семьи (CFRA), Калифорнийский отпуск по инвалидности по беременности (PDL) и Закон о семейных и медицинских отпусках (FMLA). Отпуск по болезни может также включать рассмотрение отпуска по нетрудоспособности в соответствии с Законом Калифорнии о справедливой занятости и жилье (FEHA), законами о компенсации работникам Калифорнии и Законом об американцах с ограниченными возможностями (ADA). Хотя некоторые положения калифорнийских законов об отпусках отражают федеральный FMLA, другие — нет.Поэтому работодатели должны знать и соблюдать все требования законодательства.

Соблюдение множества законов о занятости, связанных с отпусками по болезни, критически важно для любой организации с сотрудниками в Калифорнии, поскольку ответственность за несоблюдение может быть дорогостоящей с точки зрения законодательства, отношений с сотрудниками и с точки зрения бренда работодателя. Работодателям рекомендуется проконсультироваться с адвокатом по трудовому праву, имеющим опыт работы в Калифорнии и в федеральных законах об отпусках при оформлении отпусков по болезни. См. «Путешествие по лабиринту Калифорнии». Требования к отпуску.

Отпуск с сохранением работы:

• Закон штата Калифорния о правах семьи (CFRA).
• Закон о семейных и медицинских отпусках (FMLA).
• Отпуск по инвалидности по беременности (PDL).
• Жертвы домашнего насилия отпускают.
• Отпуск для реабилитации от алкоголя и наркомании
• Калифорния FEHA для инвалидов и Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA).
• Закон о здоровых рабочих местах, здоровых семьях 2014 года (оплачиваемый отпуск по болезни в Калифорнии).
• Отпуск по уходу за родственниками.
• Закон о защите пожертвований Мемориала Мишель Майкин (отпуск донора органов / донора костного мозга).
• Компенсация рабочим Калифорнии.

Замена заработной платы:

• Закон о здоровых рабочих местах, здоровых семьях 2014 года (оплачиваемый отпуск по болезни в Калифорнии).
• Отпуск по уходу за родственниками.
• Закон о защите пожертвований Мемориала Мишель Майкин (отпуск донора органов / донора костного мозга).
• Компенсация рабочим Калифорнии.
• Оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам (PFL).
• Государственное страхование по инвалидности (DI).

Отпуск с защитой работы

Закон штата Калифорния о правах семьи

CFRA частично отражает федеральный FMLA. Общее намерение CFRA состоит в том, чтобы обязать покрываемых работодателей помогать сотрудникам сбалансировать работу и личные медицинские требования, сохраняя при этом разумную защиту рабочих мест. CFRA предоставляет работникам, имеющим на это право, отпуск по болезни с сохранением работы с неоплачиваемым отпуском по причине их серьезного состояния здоровья; для ухода за застрахованным членом семьи с серьезным заболеванием; для связи с новорожденным ребенком, приемным ребенком или приемным ребенком; и для квалифицированной военной необходимости. Хотя CFRA очень напоминает FMLA, эти два закона действительно различаются.

Страхование работодателя

CFRA применяется к частным работодателям, которые наняли не менее пяти сотрудников в США, округе Колумбия или на территории США на 20 или более календарных рабочих недель в текущем или предыдущем календарном году. 20 рабочих недель не обязательно должны быть последовательными. Государственные агентства покрываются работодателями независимо от количества сотрудников. Государственные, а также частные начальные и средние школы также покрываются работодателями независимо от количества сотрудников.

Калифорнийские работодатели, работающие в других штатах, должны учитывать всех сотрудников при определении того, соответствуют ли они тесту CFRA для пяти сотрудников в течение 20 рабочих недель, независимо от количества отработанных часов. Кроме того, необходимо учитывать сотрудников временных или кадровых агентств или профессиональных организаций работодателей (PEO), если существуют совместные трудовые отношения. Хотя CFRA конкретно не рассматривает совместную занятость, §7297.10 Свода правил Калифорнии указывает, что, за исключением несоответствий с законодательством штата, Отдел по соблюдению трудовых стандартов (DLSE) Департамента производственных отношений Калифорнии включает федеральные нормативные акты, интерпретирующие FMLA.Регламент FMLA §825.106 содержит рекомендации по совместному трудоустройству.

Право сотрудника на отпуск

Помимо работы на покрытого работодателя, работник должен соответствовать двум требованиям для получения отпуска с защитой работы CFRA:

• Сотрудник должен проработать у работодателя 12 месяцев. 12 месяцев службы не обязательно должны быть последовательными, и, в отличие от FMLA, не существует семилетнего предела ретроспективного анализа. Например, если сотрудник в Калифорнии работал шесть месяцев на работодателя восемь лет назад и был повторно принят на работу тем же работодателем, этот сотрудник будет соответствовать требованиям к 12 месяцам службы через шесть месяцев после даты повторного найма.
• Сотрудник должен проработать не менее 1250 часов в течение 12-месячного периода непосредственно перед датой начала отпуска CFRA.

Соответствующие события

• CFRA предоставляет сотрудникам до 12 недель защищенного неоплачиваемого отпуска в течение 12 месяцев для следующих квалификационных событий:

  • Связь с новорожденным ребенком сотрудника или уход за ним, или размещение ребенка в связи с усыновлением или опекой ребенка работником.(Отпуск по инвалидности по беременности не покрывается CFRA).
  • Уход за супругой сотрудника (в том числе состоящей в однополых браках), зарегистрированным домашним партнером, ребенком (любого возраста), ребенком домашнего партнера, братом или сестрой, бабушкой, дедушкой или внуком.
  • Серьезное состояние здоровья сотрудника, которое не позволяет ему выполнять свои должностные обязанности.
  • Квалификационная военная необходимость, связанная с покрываемой действительной военной службой или призывом к покрываемой действительной службе супруга (а) служащего, сожителя, ребенка (любого возраста) или родителя в Вооруженных силах США, как указано в Разделе 3302. 2 Кодекса страхования от безработицы.
    

Взаимодействие с FMLA

CFRA и FMLA во многом различаются, и работодатели Калифорнии должны знать требования для каждого из них. В некоторых случаях CFRA более щедрое, но в других областях FMLA более щедрое, а также более обширное, чем CFRA. §7297.10 Свод правил штата Калифорния предусматривает, что в той мере, в которой CFRA и FMLA не противоречат друг другу, будет применяться более щедрый закон.

Просмотрите таблицу различий и см. Дальнейшие объяснения ниже:

• 12 рабочих недель семейного ухода и отпуска по болезни могут быть взяты в соответствии с законодательством штата одновременно с FMLA, за исключением отпуска, взятого в соответствии с FMLA в связи с инвалидностью из-за беременности, роды или связанные с ними заболевания. California PDL покрывает отпуск, взятый из-за беременности, родов или связанных с этим заболеваний.
• В отличие от FMLA, зарегистрированные домашние партнеры в Калифорнии считаются супругами. FMLA не распространяется на отпуск, взятый из-за серьезного состояния здоровья зарегистрированного сожителя. Теоретически сотрудник может взять отпуск на 12 недель для ухода за зарегистрированным сожителем в соответствии с CFRA, а затем еще 12 недель в соответствии с FMLA для ухода за ребенком с серьезным заболеванием.
• Согласно правилам CFRA, работодатель может потребовать, или работник может выбрать время отпуска или другой оплачиваемый отпуск; однако использование отпуска по болезни зарезервировано из-за серьезного состояния здоровья работника или по другим причинам, взаимно согласованным между работодателем и работником.Хотя FMLA требует, чтобы использование оплачиваемого отпуска было указано в политике работодателя, в CFRA такое требование отсутствует. Согласно правилам CFRA, «работник, получающий пособие по инвалидности в любой форме, не находится в« неоплачиваемом отпуске », и, следовательно, работодатель не может требовать от работника использования оплачиваемого свободного времени, отпуска по болезни или накопленного отпуска». Тот же принцип применяется к работникам, получающим оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам через государство.
• FMLA обеспечивает уход за больными или травмированными военнослужащими, а служащий, который является супругом, ребенком, родителем или ближайшим родственником травмированного военнослужащего, может взять в общей сложности 26-недельный отпуск в течение 12-месячного периода для заботиться о застрахованном обслуживающем члене.Однако отпуск покрывается CFRA только в том случае, если член семьи является сотрудником CFRA (то есть супругом, ребенком или родителем). Если «ближайшие родственники» не входят в эти категории, отпуск по закону CFRA не будет исчерпан, если для этой цели используется отпуск по закону FMLA. Кроме того, отпуск по CFRA составляет всего 12 недель, поэтому последние 14 недель будут отпуском по FMLA.
• В соответствии с FMLA правомочные сотрудники могут работать по прерывистому или сокращенному графику для привязки детей только с согласия работодателя. Однако в соответствии с CFRA работодатели должны разрешать сотрудникам работать по прерывистому или сокращенному графику для привязки ребенка, если требуется.Минимальная продолжительность прерывистого отпуска составляет две недели для отпуска по уходу за ребенком только CFRA, но работодатели должны удовлетворить запрос на отпуск продолжительностью менее двух недель в любых двух случаях.
• Закон FMLA предусматривает, что, если оба супруга работают на одного и того же работодателя, отпуск между супругами ограничен 12 неделями, если отпуск используется для ухода за родителем сотрудника с серьезным заболеванием, в связи с рождением сына или дочери сотрудника. , для ухода за ребенком сотрудника после его рождения или для помещения на усыновление или приемную семью.Неиспользованная часть отпуска по закону FMLA для каждого из супругов по-прежнему будет доступна для других целей, например, в связи с серьезным состоянием здоровья работника или ребенка. Если один из супругов-служащих не соответствует требованиям FMLA, другой имеющий право FMLA супруг-служащий может взять отпуск на все 12 недель. CFRA не разрешает работодателю совмещать недели отпуска между сотрудниками по любой причине.
• Согласно FMLA, работодатели могут запросить диагноз серьезного состояния здоровья работника, когда это необходимо для подтверждения потребности в отпуске.Если дополнительный отпуск запрашивается в конце периода, который поставщик медицинских услуг первоначально оценил, сколько работника необходимо для семейного отпуска, работодатель может потребовать от работника пройти повторную аттестацию. Однако в соответствии с CFRA правила определяют, что работодатель не может запрашивать диагноз, но работник может решить раскрыть диагноз. Таким образом, работодатели Калифорнии должны использовать форму сертификации поставщика медицинских услуг, предоставленную Калифорнийским Департаментом справедливого найма и жилья (DFEH), а не формы медицинской сертификации FMLA, чтобы избежать несанкционированного раскрытия медицинского диагноза.
• Правила FMLA разрешают работодателям запрашивать второе и третье медицинские заключения относительно серьезного состояния здоровья члена семьи, так же, как и у работника. В соответствии с правилами CFRA такое разрешение не допускается. Даже если работодатель сомневается в медицинском освидетельствовании работника, необходимого для ухода за членом семьи, работодатель должен принять это свидетельство. Работодатели могут запросить повторную сертификацию только в том случае, если истек срок первоначальной даты возврата.

Это не исчерпывающий список, но он содержит некоторые из наиболее значительных различий, которые затронут большинство работодателей.

См. 29 C.F.R. §825 Закона о семейных и медицинских отпусках 1993 года и Правительственного кодекса Калифорнии — CFRA 12945.2.

Требования к размещению CFRA

Работодатели с пятью или более сотрудниками должны разместить уведомление DFEH Семейный отпуск и отпуск по болезни (отпуск CFRA) и Отпуск по инвалидности по беременности (или создать свой собственный).

Закон о семейных и медицинских отпусках

Закон FMLA полностью отражает CFRA, но, как отмечалось выше, есть отличия.Права сотрудников охватываются обоими положениями.

Право на участие

Чтобы иметь право на отпуск по закону FMLA с защитой работы, сотрудник должен работать на покрытого работодателя и соответствовать следующим требованиям:

• Проработать у этого работодателя не менее 12 месяцев.
• Проработать не менее 1 250 часов в течение 12 месяцев до начала отпуска по ЗОСПСО.
  
• Работайте (или получайте указания от) в месте, где работает не менее 50 сотрудников, или в пределах 75 миль от этого места.

Застрахованный работодатель должен предоставить соответствующему сотруднику в общей сложности до 12 рабочих недель неоплачиваемого отпуска в течение любого 12-месячного периода по одной или нескольким из следующих причин:

• Серьезное состояние здоровья работника.
• Рождение ребенка или его передача работнику на усыновление или на приемную семью.
• Для ухода за супругом, ребенком или родителем с серьезным заболеванием.
• Любые требования, предъявляемые к требованиям, возникающие в связи с тем, что супруг (а) или сын, дочь или родитель сотрудника находится на действительной службе (или был уведомлен о предстоящем вызове или приказе о переходе на действительную службу) в вооруженных силах.Соответствующий критериям сотрудник имеет право на отпуск по уходу за военнослужащим в общей сложности до 26 рабочих недель в течение одного 12-месячного периода, если этот сотрудник является супругом, ребенком, родителем или ближайшим родственником, осуществляющим уход за застрахованным военнослужащим или ветераном. Этот отпуск доступен только в течение одного 12-месячного периода, и использование этого отпуска не ограничивает доступность отпуска по другим причинам, отвечающим требованиям FMLA, в течение любого другого 12-месячного периода.

См. 29 C.F.R. §825 Закон о семейных и медицинских отпусках 1993 года и плакат ЗОСПСО.

Отпуск по инвалидности в связи с беременностью

FEHA, закон штата, который запрещает дискриминацию, обеспечивает защиту от инвалидности, связанной с беременностью. PDL позволяет сотрудникам, получившим инвалидность в результате беременности, родов или связанного с ними заболевания, брать отпуск с сохранением работы до четырех месяцев (определяемых как 17,3 недели или 122 дня, что составляет одну треть календарного года). Он не предусматривает никаких отпусков для рождения или помещения ребенка в приемную семью или усыновление. Таким образом, женщина с тяжелой беременностью или родами имеет право на получение до 17 лет.3 недели или 122 дня отпуска по инвалидности (при наличии соответствующей медицинской справки), и работодатель не может дискриминировать ее на основании беременности или инвалидности, связанной с беременностью. Работодатели также должны учитывать, что дополнительный отпуск в соответствии с FEHA в качестве разумного приспособления может быть задействован, если работник имеет квалифицируемую инвалидность.

Страхование работодателя

PDL применяется к частным работодателям, у которых работает не менее пяти или более сотрудников, работающих полный или неполный рабочий день. Страхование распространяется на государственных работодателей Калифорнии независимо от количества сотрудников.Некоммерческое религиозное объединение или религиозная корпорация, освобожденная от федерального подоходного налога или налога штата, не является работодателем по смыслу этого закона.

Работник, имеющий право на участие

В отличие от CFRA и FMLA, PDL не имеет требований к продолжительности службы или отработанному времени до того, как работник, потерявший трудоспособность в результате беременности, родов или связанного с ним заболевания, получит право на отпуск. Таким образом, вновь нанятый сотрудник имеет право на такой отпуск.

Продолжительность отпуска и квалификационные мероприятия

PDL могут быть взяты за любой период (-ы) фактической нетрудоспособности, вызванной беременностью, родами или другим связанным с этим заболеванием сотрудницы в течение беременности.Женщина становится инвалидом по беременности, если, по мнению ее лечащего врача, среди прочего:

• не может из-за беременности выполнять одну или несколько основных функций своей работы или выполнять какие-либо выполнения этих функций без чрезмерного риска для нее самой, для успешного завершения беременности или для других лиц.
• Страдает тяжелым утренним недомоганием.
• Требуется перерыв для дородового или послеродового ухода, постельного режима, гестационного диабета или гипертонии или преэклампсии, вызванной беременностью.
• Требуется перерыв в связи с послеродовой депрессией, родами, потерей или прерыванием беременности или восстановлением после родов, потери или прерывания беременности.

Сотрудник имеет право на получение PDL сроком до четырех месяцев, если она стала инвалидом в результате беременности, родов или связанного с ней заболевания, как определено ее лечащим врачом. Для целей PDL «четыре месяца» означает свободное время в течение количества дней, в течение которых сотрудник обычно работал бы в течение четырех календарных месяцев (одна треть года, или 17⅓ недель, или 122 дня), следующих за датой начала PDL.Для штатного сотрудника, который работает пять восьмичасовых дней в неделю или 40 часов в неделю, «четыре месяца» означает право на отпуск в размере 693 часа, исходя из 40 часов в неделю, умноженных на 17,33. У сотрудников, работающих по графику неполный рабочий день, будет рассчитываться PDL на пропорциональной основе.

PDL позволяет работодателю требовать от работника, имеющего право на участие, получить от поставщика медицинских услуг справку о ее потребности в PDL или о медицинской целесообразности размещения или перевода. Образец медицинского свидетельства об инвалидности во время беременности можно получить в DFEH.

Взаимодействие с FMLA и CFRA

PDL выполняется одновременно с выходом FMLA, но не с выходом CFRA. Беременность не покрывается и не считается серьезным заболеванием в соответствии с CFRA, а женщины с тяжелой беременностью не имеют права на защищенный отпуск в соответствии с CFRA. Отпуск CFRA может использоваться сотрудником только после рождения ребенка для ухода за здоровым новорожденным или для связи с ним или для ухода за новорожденным с серьезным заболеванием. Вместо этого инвалидность, связанная с беременностью, покрывается в соответствии с PDL и FMLA и, возможно, FEHA в качестве разумного приспособления, связанного с инвалидностью.

Даже если у сотрудницы нет осложнений с беременностью, она может иметь право на PDL, если она является инвалидом из-за связанного с беременностью медицинского состояния после родов, как это определено ее лечащим врачом.

См. , Как организовать отпуск по беременности и родам в Калифорнии для получения дополнительных указаний.

Публикация уведомлений о PDL

Организации должны публиковать уведомления о праве сотрудников на PDL и предоставлять сотруднице копию соответствующего уведомления как можно скорее после того, как сотрудник сообщит работодателю о своей беременности.Уведомления можно публиковать в электронном виде, но они также должны быть в справочниках для сотрудников.

См. DFEH Плакаты, брошюры и информационные бюллетени

Отгул для жертв домашнего насилия или сексуального посягательства

Трудовой кодекс Калифорнии §230.1 требует, чтобы работодатель с 25 или более сотрудниками бесплатно предоставлял жертвам домашнего насилия или сексуального посягательства отгул на срок до 12 недель для получения помощи в суде; обратиться за медицинской помощью; получать услуги в соответствующем приюте, программе или кризисном центре; получить психологическую консультацию; или участвовать в планировании безопасности, например, при постоянном или временном перемещении.

Трудовой кодекс §230 и §230.1 в настоящее время запрещает работодателю увольнять или дискриминировать работника, ставшего жертвой домашнего насилия или сексуального посягательства, или принимать ответные меры за отрыв от работы в связи с судебным разбирательством или обращение за медицинской помощью и т. Д. указанных служб в результате этих преступлений против них.

S.B. 400 дополнительно расширяет защиту от перерыва на сотрудников, ставших жертвами преследований. Закон запрещает увольнение, дискриминацию и преследование сотрудников из-за их статуса жертв домашнего насилия, сексуального посягательства или преследований, если сотрудники / жертвы уведомляют своих работодателей или работодатели действительно знают об этом статусе.

Работодатели также обязаны предоставлять разумные приспособления для сотрудников, которые стали жертвами домашнего насилия, сексуального посягательства или преследования и которые просят предоставить им жилье в целях их безопасности, находясь на территории работодателя.

Разумные приспособления могут включать принятие мер безопасности, таких как:

• Передача работы.
• Переназначение работы.
• График измененный.
• Поменял рабочий телефон.
• Поменял рабочее место.
• Установка замка.
• Помощь в документировании домашнего насилия, сексуального нападения или преследования на рабочем месте.
• Выполнение техники безопасности.
• Изменение структуры работы, рабочего места или требований к работе в ответ на насилие в семье, сексуальное насилие или преследование.
• Направление в организацию помощи жертвам.

Как и в случае с приспособлениями для лиц с ограниченными возможностями, работодатели должны вовлекаться в своевременный и добросовестный интерактивный процесс с работником для определения эффективных разумных приспособлений.

Работодатель может потребовать от работника предоставить письменное подтверждение того, что работник является жертвой домашнего насилия, сексуального посягательства или преследования, и что запрашиваемое жилье предназначено для безопасности жертвы во время работы. Работодатель может запрашивать повторную аттестацию каждые шесть месяцев. Любая документация, предоставленная работодателю, идентифицирующая сотрудника как жертву домашнего насилия, сексуального посягательства или преследования, должна оставаться конфиденциальной и не должна разглашаться работодателем, за исключением случаев, предусмотренных законом или необходимых для безопасности сотрудников на рабочем месте.Работодатель должен уведомить сотрудника до того, как будет раскрыта информация.

Работник может запросить новое жилье в зависимости от изменившихся обстоятельств, и в таком случае работодатель должен повторить интерактивный процесс с работником.

Сотрудники обязаны уведомлять своих работодателей, когда жилье больше не требуется.

Работодателям запрещается принимать ответные меры против работника, который запросил разумное приспособление, независимо от того, был ли этот запрос удовлетворен или нет.С. 400 разрешает восстановление на работе, возврат заработной платы и судебный запрет за нарушение закона.

Добровольный реабилитационный отпуск от наркозависимости или алкоголизма

Работодатели с 25 и более сотрудниками должны предоставлять неоплачиваемое время своим сотрудникам, добровольно посещающим программы реабилитации от наркозависимости или алкоголизма, при отсутствии чрезмерных трудностей для работодателя в качестве разумного приспособления. Закон не предусматривает определенного количества перерывов; вместо этого работодатели должны предоставлять разумный отпуск, который не вызывает чрезмерных трудностей.Иногда продолжительность реабилитационной программы используется для определения того, что является разумным. Сотрудники могут использовать накопленный оплачиваемый отпуск по болезни, а работодатель может разрешить использование отпуска по болезни или отпуска. Этот тип отпуска может выполняться одновременно с FMLA или CFRA. См. Трудовой кодекс Калифорнии, §1025.

Взаимодействие с FMLA, CFRA и ADA

Этот тип отдыха также может покрываться FMLA или CFRA, если сотрудник имеет право на это и соответствует критериям серьезного состояния здоровья.В таком случае работодатели должны пройти процесс утверждения и медицинской сертификации в соответствии с FMLA или CFRA и проинформировать сотрудника о том, что свободное время обозначено как время FMLA или CFRA. Обе обязанности по отпуску могут выполняться одновременно.

Алкоголизм и наркомания также могут подпадать под действие правил DFEH и ADA, требующих от работодателя предоставления разумных приспособлений. См. Покрываются ли сотрудники ADA на лечение от наркотической и алкогольной зависимости?

Отпуск по инвалидности в качестве приспособления для инвалидности

Работодателям в Калифорнии с пятью или более сотрудниками в соответствии с правилами FEHA по инвалидности и работодателям с 15 или более сотрудниками в соответствии с ADA может потребоваться предоставление свободного времени в качестве разумного приспособления. работнику с инвалидностью.Длина не указана и определяется индивидуально. Восстановление обычно гарантируется за исключением неоправданных трудностей. См. Когда можно оставить разумное приспособление ADA?

Замена заработной платы и право на оплачиваемый отпуск

В Калифорнии также есть несколько законов, касающихся замены заработной платы сотрудников, находящихся в семейном отпуске или отпуске по болезни. Работодатели должны помнить об этих законах при организации отпусков для сотрудников в Калифорнии.

Закон о здоровых рабочих местах, здоровых семьях 2014 г. / Оплачиваемый отпуск по болезни в Калифорнии

Закон о здоровых рабочих местах и ​​здоровых семьях 2014 г. (HWHFA) требует, чтобы почти все работодатели с работниками в Калифорнии обеспечивали своих сотрудников больничный.Этот закон предусматривает защиту рабочих мест, а также оплачиваемый отпуск работодателем.

Страхование работодателя

Оплачиваемый отпуск по болезни в Калифорнии распространяется на всех работодателей, независимо от размера, у которых есть хотя бы один сотрудник, который работает более 30 дней в одном календарном году. Закон также применяется к работодателям за пределами Калифорнии, у которых есть сотрудники, которые работают 30 или более дней в течение года в Калифорнии.

Право сотрудников на участие

Закон распространяется на всех сотрудников, работающих полный, неполный рабочий день и временных сотрудников.Закон не распространяется на несколько узких категорий работников, в том числе тех, на которые распространяется коллективный договор, и тех, кто оказывает вспомогательные услуги на дому.

По устному или письменному запросу работодатель должен разрешить сотрудникам использовать накопленный отпуск по болезни для следующего:

• Диагностика, уход или лечение (включая профилактическое лечение) существующего состояния здоровья сотрудника или члена его семьи .
• Сотрудник, ставший жертвой домашнего насилия, сексуального посягательства или преследования.

«Член семьи» определяется как включающий:

• ребенка (независимо от возраста), включая биологического, усыновленного или приемного ребенка; юридическая палата; или ребенок, которому служащий заменяет родителей.
• Биологический, приемный или приемный родитель; отчим; законный опекун сотрудника; супруга или зарегистрированный сожитель работника; или человек, который был вместо родителей, когда служащий был несовершеннолетним ребенком.
• Супруг.
• Зарегистрированный внутренний партнер.
• Бабушка и дедушка.
• Внук.
• Брат или сестра.

Размер отпуска

Сотрудникам должен начисляться оплачиваемый отпуск по болезни из расчета один час на каждые 30 отработанных часов, начиная с начала их работы до максимального количества 24 часа в год. Работники могут использовать начисленные оплачиваемые больничные дни, начиная с 90-го дня занятости. При желании работодатели могут предложить более щедрые планы отпуска по болезни.

В качестве альтернативы работодатели могут предоставить ежегодный единовременный отпуск, который предоставляет как минимум 24 часа или три дня отпуска по болезни за год, доступный сразу в начале годового периода, за исключением первоначальных сотрудников, которые должны иметь возможность использовать отпуск по болезни к 120-му дню приема на работу.

Некоторые политики работодателей в отношении отпусков по болезни, действовавшие до 1 января 2015 года, могут быть «устаревшими» в соответствии с законом об оплачиваемых отпусках по болезни, если выполняются следующие условия:

• Начисление предусматривает не менее одного дня или восьми часов начисленных оплачиваемых отпусков по болезни или оплачиваемого отпуска в течение трех месяцев работы в год.
• Работник имел право на получение оплачиваемого отпуска по болезни или оплачиваемого отпуска не менее трех дней или 24 часов в течение девяти месяцев работы.
• Никаких изменений в политику не вносится ни с января.1, 2015.

Работодатели должны разрешить сотрудникам переносить неиспользованный остаток отпуска по болезни из года в год, хотя накопление может быть ограничено 48 часами. Работодатели также могут запретить сотрудникам использовать более 24 часов по болезни в год, даже если у них накопилось больше времени. Начисленное оплачиваемое время по болезни не подлежит выплате при увольнении; тем не менее, он должен быть восстановлен на сотруднике, если он или она повторно приняты на работу в течение 12 месяцев.

Взаимодействие с другими нормативными актами

Работодатели, которые уже предоставляют оплачиваемый отпуск (например, оплачиваемый отпуск, отпуск или личное время) в объеме более 24 часов в год, не должны предлагать дополнительный оплачиваемый отпуск, если сотруднику разрешено брать отпуск. выходной по тем же причинам, которые предусмотрены законом об оплачиваемом отпуске по болезни.Однако работодатели должны убедиться, что они отслеживают использование отпусков по болезни сотрудниками и предоставляют письменное уведомление о зарплате сотрудника или квитанции о заработной плате с указанием доступного остатка. Кроме того, все работодатели должны соблюдать дополнительные требования к ведению учета, уведомлениям и размещению. Неспособность вести необходимые записи создает презумпцию против работодателя, что работник имеет право на максимальное количество часов, предусмотренное законом.

Калифорния оплачиваемый отпуск по болезни и уход за родственниками

В 2016 году в закон Калифорнии об отпуске по уходу за родственниками (Трудовой кодекс § 233) были внесены поправки в соответствии с HWHFA (закон об оплачиваемых отпусках по болезни) путем пересмотра определения членов семьи и причины отпуска.Работодатели должны разрешить сотрудникам использовать половину их ежегодных начисленных отпусков по болезни по тем же причинам, которые описаны в законе об оплачиваемых отпусках по болезни. См. Трудовой кодекс штата Калифорния, § 233.

Оплачиваемый отпуск по болезни в Калифорнии, CFRA и FMLA

Когда отпуск CFRA используется в связи с серьезным состоянием здоровья работника, работник может выбрать или работодатель может потребовать от работника использовать любой накопленный отпуск или другой накопленный оплачиваемый отпуск, включая накопленный отпуск по болезни.Кроме того, работник может использовать накопленный отпуск по болезни по любой другой причине, согласованной работодателем.

При более широком определении термина «член семьи» сотрудник может иметь право на отпуск по программе оплачиваемых отпусков по болезни штата Калифорния и CFRA, который не будет засчитываться в период защищенного отпуска сотрудника по закону FMLA.

Оплачиваемый отпуск по болезни в Калифорнии, SDI, PFL и компенсация работникам

Любые начисления, которые сотрудник имеет в учете по программе оплачиваемого отпуска по болезни в Калифорнии или программе оплачиваемого отпуска по болезни работодателя, могут использоваться в течение периодов ожидания, связанных с Государственное страхование по инвалидности и программы компенсации компенсаций рабочим.Кроме того, работодатель может согласовывать выплаты со штатом в дополнение к страхованию по инвалидности или оплачиваемому семейному отпуску с оплачиваемым отпуском по болезни. См. Интеграция / координация пособий по государственному страхованию нетрудоспособности (SDI).

Местные постановления об оплачиваемых отпусках по болезни

Калифорнийские работодатели также должны учитывать законы местного города / округа об оплачиваемых отпусках по болезни. Сан-Франциско стал первым калифорнийским городом, предложившим оплачиваемый отпуск по болезни в 2007 году. Постановления в Окленде и Эмеривилле вступили в силу в 2015 году, за ними последовали постановления Лос-Анджелеса в 2016 году и Санта-Моники и Сан-Диего в 2017 году.Работодатели должны будут следить за развитием событий в соответствии с местным законодательством, поскольку все больше городов и округов вводят требования об оплачиваемых отпусках по болезни.

Kin Care Leave

Kin Care Leave не предусматривает дополнительных отпусков, но требует, чтобы работодатели, предоставляющие оплачиваемый отпуск по болезни, разрешали сотрудникам использовать до половины своих накопленных ежегодных пособий по болезни для ухода за больным членом семьи. Этот закон применяется ко всем работодателям Калифорнии — как государственным, так и частным, независимо от количества сотрудников.Отпуск, взятый под опеку родственников, защищен и не может быть «засчитан» или использован как основание для дисциплинарного взыскания сотрудника за прогулы. См. Трудовой кодекс Калифорнии, § 233.

Закон о защите пожертвований Мемориала Мишель Майкин / Отпуск донора органов и костного мозга

Страхование работодателя

Этот закон об оплачиваемых отпусках применяется к частным и государственным работодателям, в которых работает не менее 15 сотрудников. В отличие от ранее упомянутых законов об отпусках, этот закон не определяет количество недель в году, в течение которых работодатель должен нанять 15 сотрудников.Правомочный работник определяется как физическое лицо, имеющее как минимум 90-дневный стаж работы у работодателя, непосредственно предшествующий дате отпуска. Закон требует, чтобы работодатели предоставляли до 30 дней оплачиваемого отпуска в год при донорстве органов в течение одного года и до пяти дней оплачиваемого отпуска в год при донорстве костного мозга. С 1 января 2020 года сотруднику, передающему орган, должен быть предоставлен дополнительный неоплачиваемый отпуск продолжительностью до 30 рабочих дней. Отпуск можно взять в один или несколько периодов отсутствия, но общая сумма не может превышать максимальные значения, разрешенные законом. См. Трудовой кодекс штата Калифорния 1510 с поправками, внесенными AB 1223.

Общие положения

• Работодатели должны поддерживать покрытие группового медицинского страхования на тех же условиях, как если бы работник активно работал в период отпуска. Что касается других льгот, работодатель должен продолжать рассматривать сотрудника как постоянно занятого в течение этого периода отпуска с целью его или ее права на корректировку заработной платы, отпуск по болезни, отпуск, оплачиваемый отпуск, ежегодный отпуск или выслугу лет.
• От сотрудников может потребоваться до двух недель заработанного отпуска по болезни или отпуска для донорства органов и до пяти дней для донорства костного мозга.
• Государственным служащим, исчерпавшим весь доступный отпуск по болезни, должно быть разрешено взять оплачиваемый отпуск продолжительностью до 30 дней для донорства органов и до пяти дней для донорства костного мозга. Работодатели должны платить работникам за отпуск, если оплачиваемый отпуск еще не заработан или если он исчерпан.
• Работодатель может потребовать от работника предоставить письменное подтверждение того, что он является донором органа или костного мозга и что существует медицинская необходимость в донорстве органа или костного мозга.
• Отпуск, взятый в соответствии с этим законом, не длится одновременно с отпуском, взятым в соответствии с FMLA или CFRA.
• Работодатели должны восстановить работника на той же или эквивалентной должности после возвращения из отпуска.
• Охватываемые работодатели должны прилагать разумные усилия для сохранения конфиденциальности информации об обращении с сотрудником.

Компенсация рабочим

По данным Департамента производственных отношений Калифорнии, система компенсации рабочих основана на компромиссе между работодателями и работниками.Сотрудники имеют право на своевременную и эффективную медицинскую помощь в случае травм или заболеваний на рабочем месте, независимо от того, кто виноват, и, в свою очередь, им не разрешается подавать в суд на работодателей по поводу этих травм. Закон требует, чтобы все работодатели Калифорнии имели страховку компенсации работникам.

Компенсационное страхование работников предусматривает шесть основных льгот: медицинское обслуживание, пособие по временной нетрудоспособности, пособие по постоянной инвалидности, дополнительные пособия по увольнению, профессиональная реабилитация и пособия в случае смерти.

Трудовой кодекс §132a также защищает работу травмированного работника, считая его правонарушением для работодателя любая дискриминация, включая увольнение или угрозу увольнения, в отношении работника, который подал или думает о подаче иска о компенсации работникам или работник, получивший компенсацию работникам.

Пока работник находится в отпуске по болезни в качестве компенсации работнику, работодатель также должен рассматривать этот отпуск как защиту работы в соответствии с CFRA и FMLA.После того, как отпуск исчерпан в соответствии с CFRA и FMLA, работодатели, вероятно, должны будут перейти к интерактивному обсуждению условий для инвалидов, чтобы определить, может ли дополнительный отпуск быть предоставлен в соответствии с ADA и / или FEHA. В очень ограниченных случаях «деловой необходимости» работодатели могут заменить и не восстановить на работе сотрудника, находящегося в отпуске по болезни в качестве компенсации; тем не менее, работодателям настоятельно рекомендуется обратиться за помощью к юристу, прежде чем это делать, в связи с защитой §132a Трудового кодекса и историей судебных разбирательств, связанных с таким увольнением. См. Департамент производственных отношений — Информация для работодателей о компенсации работникам.

Программы замещения заработной платы в Калифорнии

Департамент развития занятости Калифорнии (EDD) управляет выплатами по оплачиваемому семейному отпуску (PFL) и страхованию по инвалидности (DI) штата за счет средств, собираемых за счет налогов на фонд заработной платы. Эти программы предусматривают программы замены заработной платы и не обеспечивают защиту рабочих мест; однако другие законы штата и федеральные законы, такие как FMLA или CFRA, могут обеспечивать защиту рабочих мест. См. Страхование по нетрудоспособности и оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам.

Выплачиваемое пособие по семейному отпуску

Страхование PFL предоставляет до восьми недель льгот для лиц, которые должны взять отпуск по следующим причинам:

• Для ухода за тяжелобольным ребенком, супругом, родителем или зарегистрированным домашним партнером, бабушкой или дедушкой, внук, брат / сестра или свекровь.
• Для связи с новым ребенком сотрудника или новым ребенком его супруги или зарегистрированного сожителя.
• Для связи с ребенком в связи с усыновлением или приемной опекой ребенка с работником или супругой работника или зарегистрированным сожителем.

Сотрудники не имеют права на PFL, если:

• Они запрашивают или получают страхование по безработице или пособие California DI.
• Они получают компенсационные выплаты работникам по еженедельной ставке, равной ставке PFL или превышающей ее.
• Они не могут пройти независимое медицинское обследование по запросу.

Кроме того, работник не имеет права на получение PFL за любой день, в течение которого другой член семьи может и доступен в течение того же периода времени, в течение которого сотрудник обеспечивает необходимый уход.

Работодатели могут потребовать от работника использовать отпуск продолжительностью до двух недель или отпуск на отпуск до получения пособия; однако работодателям не разрешается требовать использования оплачиваемого отпуска по болезни. В течение любого 12-месячного периода может выплачиваться не более восьми недель PFL.Льготы PFL облагаются федеральным подоходным налогом, но не подоходным налогом Калифорнии.

PFL не требует времени на работе для подтверждения права на участие. Кроме того, PFL не обеспечивает защиты рабочих мест. Это программа по замене заработной платы, предназначенная только для ухода за членом семьи или для установления связи с новым ребенком. См. Калифорния продлевает оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам до 8 недель.

Сертификат PFL

Медицинское свидетельство требуется при подаче заявления PFL на оказание помощи тяжелобольному члену семьи.Сертификат должен включать диагноз и код Международной классификации болезней, дату начала инвалидности, вероятную продолжительность и предполагаемое время, в течение которого потребуется медицинская помощь. В сертификате также должно быть указано, что серьезное состояние здоровья требует участия сотрудника в оказании помощи, включая предоставление психологического комфорта и организацию ухода со стороны третьих лиц.

Для отпуска, связанного с рождением, усыновлением или приемом ребенка на воспитание, необходимо заполнить отдельную справку.

Процесс сертификации может быть завершен онлайн или по почте и требует завершения со стороны сотрудника, врача и работодателя.

Сотрудник несет ответственность за получение сертификата врача / практикующего врача в связи с его или ее инвалидностью. Претензия будет возвращена, если сертификат врача / практикующего врача не будет получен в течение 30 дней. Сотрудник должен предоставить номер квитанции своему врачу / практикующему специалисту после того, как сотрудник подал претензию. Несмотря на то, что работодатель будет уведомлен о том, что сотрудник подал претензию DI или PFL, подробная информация о претензии сотрудника является конфиденциальной и не будет передана работодателю. См. Варианты подачи заявления об оплачиваемом отпуске по семейным обстоятельствам.

Требования к уведомлению о PFL работодателя

Работодатели должны предоставить брошюру «Об оплачиваемом семейном отпуске» (DE 2511) новым сотрудникам и сотрудникам, которые запрашивают отпуск для ухода за серьезно больным членом семьи или для связи с новым ребенком. Работодатели не обязаны предоставлять своим сотрудникам формы страхового возмещения PFL. См. Бланки оплачиваемых отпусков по семейным обстоятельствам и публикации .

Государственное страхование по нетрудоспособности (DI)

Калифорнийское EDD управляет программой штата штата Калифорния DI, которая обеспечивает частичную замену заработной платы работникам, неспособным работать из-за собственной болезни или травмы работника, не связанной с работой, на срок до 52 недель.Эта программа финансируется за счет взносов сотрудников в виде государственной пошлины за счет удержаний из заработной платы. Взносы работодателя в государственный план отсутствуют; однако закон разрешает работодателям устанавливать частный план краткосрочной нетрудоспособности, застрахованный или самострахованный, который равен или лучше государственного плана. Работодатель должен получить одобрение EDD плана, и большинство сотрудников должны согласиться с добровольным планом, а не с планом штата по нетрудоспособности. См. Добровольные планы.

Несмотря на то, что между добровольными и государственными планами есть несколько различий, для простоты понимания приведенная ниже информация основана на плане штата по инвалидности.

Страхование работодателя и право на участие в программе

Работодатель — это организация с одним или несколькими сотрудниками в текущем или предыдущем календарном году, выплачивающая заработную плату, превышающую 100 долларов США в любом календарном квартале. Согласно EDD, работник имеет право на участие, если выполняются следующие критерии:

• Человек должен быть не в состоянии выполнять свою обычную или обычную работу в течение как минимум восьми дней подряд.
• Физическое лицо должно быть трудоустроено или активно искать работу на момент потери трудоспособности.
• Человек должен был потерять заработную плату из-за инвалидности или, если он был безработным, активно искал работу.
• Физическое лицо должно было заработать не менее 300 долларов, из которых удерживались вычеты SDI в течение предыдущего периода.
• Человек должен находиться под опекой и лечением лицензированного врача или аккредитованного религиозного деятеля в течение первых восьми дней своей инвалидности.(Дата начала подачи заявления может быть скорректирована в соответствии с этим требованием.) Человек должен оставаться под опекой и лечением, чтобы продолжать получать пособия.
• Физическое лицо должно заполнить и отправить по почте форму заявления в течение 49 дней с даты, когда он или она станет инвалидом или рискует потерять пособие.

Врач должен заполнить медицинское свидетельство об инвалидности. Лицензированная акушерка, медсестра-акушерка или практикующая медсестра может заполнить медицинское свидетельство об инвалидности, связанной с нормальной беременностью или родами.

Супруг (а), зарегистрированный сожитель, родитель или ребенок, которые обеспечивают уход за лицом, подающим заявление на DI, также могут иметь право на получение пособия PFL.

Работники, отвечающие критериям, должны быть застрахованы в рамках государственного DI или добровольного плана. Сотрудники имеют право на участие во время приема на работу, если они соответствуют вышеуказанному требованию, независимо от отработанного времени или классификации занятости.

Продолжительность и размер пособия

Как правило, сотрудники могут получать до 52 недель полных льгот DI или сумму заработной платы в базовом периоде, в зависимости от того, что меньше.Базовый период охватывает четыре квартала, в основном это заработная плата, полученная физическим лицом за предыдущие пять месяцев до 18 месяцев до требования DI. Сотрудники получают около 55 процентов от самого высокого квартального заработка базового периода до максимальной суммы пособия. Перед выплатой пособия существует семидневный период ожидания. См. Расчет сумм выплаты пособия по страхованию инвалидности.

Взаимодействие с другими законами

Ниже приведены способы, которыми Федеральный инстанс штата Калифорния соотносится с другими законами:

• PDL . Сотрудники могут получать DI одновременно с PDL.
• CFRA . Сотрудники могут получать DI одновременно с отпуском, взятым из-за их серьезного состояния здоровья в соответствии с CFRA.
• FMLA . Сотрудники могут получать DI одновременно с отпуском, взятым из-за их серьезного состояния здоровья в соответствии с FMLA.
• Компенсационное страхование рабочих. Как правило, работники не могут получать замену заработной платы как из компенсации рабочих, так и из DI.

Взаимодействие с политикой работодателя в отношении оплачиваемых отпусков и отпусков по болезни

Работодатели могут потребовать от сотрудников использовать оплачиваемый отпуск в течение семидневного периода ожидания.

Отпуск не считается заработной платой для пособий по безработице. Таким образом, работодатели могут потребовать или разрешить сотрудникам использовать отпуск при получении пособий по прямой занятости. Однако и FMLA, и CFRA запрещают работодателям требовать от сотрудников заменять оплачиваемый отпуск, если работник получает компенсацию замещения заработной платы в рамках DI или компенсации работникам, за исключением периода ожидания, или дополнять разницу в полной заработной плате по сравнению с частичной заменой заработной платы. Работодатели или сотрудники могут потребовать использования оплачиваемого отпуска по болезни во время отпуска по PDL; Работодатели должны разрешать, но не могут требовать использования оплачиваемого отпуска или личного отпуска во время отпуска PDL.

DI выплачивает только часть регулярного заработка сотрудника, примерно 55 процентов. Таким образом, работодатели могут потребовать или разрешить сотрудникам дополнять DI оплачиваемым отпуском или отпуском по болезни, до 100 процентов регулярной заработной платы сотрудника, если у работодателя есть политика, требующая от сотрудников доплаты пособий, а политика отпусков по болезни или отпусков по болезни разрешает использование оплачиваемого отпуска по цели, для которой работник берет отпуск. См. Интеграция / координация пособий по государственному страхованию нетрудоспособности (SDI).

Плакаты и объявления работодателя

Работодатели должны отправить форму EDD DE 1857A, если они подпадают под действие законов о DI и пособиях по безработице. Если работодатель застрахован только в рамках DI, он должен опубликовать форму DE 1858.

Работодатели также должны предоставить работникам брошюру о положениях о страховании по инвалидности, DE 2515, во время приема на работу, и если работник становится нетрудоспособным из-за беременности или из-за его или ее собственное серьезное состояние здоровья, не связанное с работой.

После того, как работник подаст заявку на участие в программе, штат отправит работодателю форму DE 2503, которую работодатель должен заполнить и вернуть штату в течение двух дней с момента получения.

См. бланки и публикации о страховании по инвалидности.

Прочие политики и методы работодателя

Работодатели могут определять свою собственную политику и практику в отношении отпусков по болезни и отгулов; однако эти методы должны соответствовать порогу соответствия, установленному различными нормативными актами. Кроме того, работодатель может в качестве конкурентной практики предлагать более щедрые программы, чем требует закон, но ничто в справочнике, практике или политике работодателя не может отказать сотруднику в его или ее законных правах.

Отпуск и оплачиваемый отпуск

Многие работодатели добровольно предлагают своим работникам оплачиваемый отпуск и льготы по отпуску, и работодатели могут разрешить работнику использовать эти льготы во время отсутствия по болезни. В Калифорнии оплачиваемый отпуск и оплачиваемый отпуск считаются формой заработной платы, получаемой во время работы. Работодатели должны оплатить заработанный, неиспользованный отпуск или оплачиваемый отпуск (или любой оплачиваемый день, который может быть использован по любой причине) по окончании работы, независимо от того, является ли увольнение добровольным или недобровольным, за исключением случаев, когда отпуск или план PTO подпадают под действие Закона о пенсионном обеспечении сотрудников. (ЭРИСА).После заработка отпуск или оплачиваемое время (или любой оплачиваемый день, который может быть использован по любой причине) не могут быть аннулированы. Другими словами, в Калифорнии запрещены правила «используй или потеряй». Однако работодатели могут установить разумный предел для начисления отпуска. DLSE рассмотрит несколько факторов, чтобы определить, является ли ограничение разумным:

• Объем предлагаемого отпуска.
• Возможность использования отпуска для сотрудников.
• Вовлеченный бизнес.

Исторически сложилось так, что DLSE полагает, что у работника должно быть не менее девяти месяцев после накопления отпуска, прежде чем ограничение будет считаться эффективным, и было рекомендовано, чтобы любое ограничение было равным 1.75-кратная годовая ставка начисления. В марте 2006 года Комиссия по труду выпустила новое руководство и отозвала свои предыдущие письма с мнением по этому вопросу. Текущая правоприменительная позиция предполагает, что DLSE приняло менее строгий подход к тому, что считать «разумным». В руководстве DLSE в настоящее время указано, что политика, требующая использования отпуска в год, когда он заработан, «или в очень ограниченное время после периода начисления» не будет применяться. Таким образом, может быть применено ограничение в 1,5 раза больше суммы ежегодных отпусков.Однако работодатель, устанавливающий лимит ниже 1,75, подвергает себя правовому риску, поскольку закон не ясен. Многие работодатели поддерживают ограничение в 1,75 раза от годовой нормы начисления, чтобы минимизировать риск.

Работодатели имеют свободу действий при разработке политики в отношении размера предоставляемого оплачиваемого отпуска, когда сотрудники начинают получать отпуск и когда сотрудники могут брать отпуск. См. Часто задаваемые вопросы об отпуске.

Работодателям рекомендуется иметь четко прописанные правила отпуска и PTO, которые были проверены юрисконсультом на предмет соблюдения законов и постановлений.

Когда сотруднику необходимо уволиться в соответствии с FFCRA, какие документы требуются работодателю для получения налоговых льгот?

Наш сотрудник говорит, что им нужен оплачиваемый отпуск в соответствии с FFCRA. Какую документацию компания может потребовать от работника, чтобы убедиться, что эти платежи соответствуют критериям налоговой скидки работодателя?

В соответствии с Законом о защите семьи от коронавируса (FFRCA) работодатели имеют право на налоговые льготы при любой выплате квалифицированных пособий по экстренному отпуску по болезни или экстренному семейному отпуску или отпуску по болезни, предусмотренному новым законом.В дальнейшем работодатели должны обязательно требовать и поддерживать соответствующую документацию от сотрудников, запрашивающих отпуск, чтобы доказать IRS, что кредит работодателя гарантирован. Дополнительную информацию о том, что представляет собой «квалифицированное» использование отпуска по болезни или семейного отпуска или отпуска по болезни, можно найти здесь.

Правомочные работодатели имеют право удерживать 100% кредит для оплаты всех соответствующих отпусков по болезни и заработной платы в связи с отпуском по семейным обстоятельствам, а также распределяемых квалифицированных расходов по плану медицинского страхования и доли работодателя в налогах на Medicare, а не депонировать их в IRS.Работодатели должны хранить записи и документацию, относящуюся к отпуску каждого сотрудника и подтверждающую его, для обоснования требования о зачетах, а также формы 941, Квартальную федеральную налоговую декларацию работодателя и 7200, Аванс работодателя зачетов в связи с COVID-19 и любые другие применимые документы, сделанные в IRS с просьбой о предоставлении кредита.

Информация от работника, подтверждающая право на получение отпуска по болезни и налоговых льгот для отпуска по семейным обстоятельствам
Согласно часто задаваемым вопросам, опубликованным IRS, работодатель обосновывает право на получение отпуска по болезни или отпуска по семейным обстоятельствам, если работодатель получает письменное заявление работника о таком отпуске, в котором работник предоставляет:

1. Имя сотрудника;
2. Дата или даты, на которые запрашивается отпуск;
3. Заявление о причине, связанной с COVID-19, по которой сотрудник запрашивает отпуск, и письменное сопровождение по этой причине; и
4. Заявление о том, что сотрудник не может работать, в том числе посредством удаленной работы, по указанной причине.

В случае запроса на отпуск, основанного на постановлении о карантине или рекомендации лечащего врача о самокарантине, в заявлении сотрудника должно быть указано название государственного органа, заказывающего карантин, или имя медицинского работника, консультирующего себя самостоятельно. карантин, и, если лицо, подвергшееся карантину или рекомендованное к само-карантину, не является сотрудником, имя этого человека и отношение к сотруднику.

В случае запроса на отпуск на основании закрытия школы или недоступности поставщика услуг по уходу за детьми (единственная квалифицирующая причина для Emergency FMLA), в заявлении сотрудника должны быть указаны имя и возраст ребенка (или детей), о которых будет осуществляться уход. , название школы, которая закрылась, или место ухода, которое недоступно, и заявление о том, что никакое другое лицо не будет обеспечивать уход за ребенком в течение периода, в течение которого сотрудник находится в семейном отпуске по болезни, и в отношении неспособность работать или удаленная работа из-за необходимости обеспечивать уход за ребенком старше четырнадцати лет в светлое время суток, заявление о существовании особых обстоятельств, требующих от работника ухода.

Форма для запроса отпуска
Работодатели должны внедрить стандартные формы, которые сотрудники могут использовать для запроса отпуска в соответствии с FFCRA. Эти формы запроса будут необходимы для обоснования налоговых льгот, заявленных работодателем в связи с запросами на отпуск FFCRA. К сожалению, DOL не разработал шаблон формы, который работодатель мог бы использовать для этой цели. Форму, разработанную страховой компанией M3, которая соответствует требованиям FFCRA, можно найти здесь.

Когда сотрудник правильно заполнил форму запроса FFCRA и представил соответствующую документацию, подтверждающую право на отпуск по FFCRA, работодатель должен выдать стандартное уведомление о назначении FMLA, форму WH-382, для сотрудника, уведомив его об утверждении отпуска (или заполните раздел «необходима дополнительная информация», если отпуск не может быть утвержден в это время).Форму WH-382 можно найти здесь.

Работодатели должны хранить копию запросов на отпуск FFCRA в личном деле сотрудника, а также в отдельном файле, содержащем все запросы на отпуск, для облегчения требования налоговых льгот и любого обзора IRS.

Дополнительная информация, которую должен сохранить работодатель для обоснования налогового кредита
В дополнение к обеспечению вышеуказанной документации от работника, работодатель должен создать и сохранить следующую информацию:

1. Документация, показывающая, как работодатель определял размер оплаты квалифицированного отпуска по болезни и семейного отпуска, выплачиваемого работникам, имеющим право на получение кредита, включая записи о работе, удаленной работе, квалифицированном отпуске по болезни и квалифицированном отпуске по семейным обстоятельствам.
2. Документация, показывающая, как работодатель определял сумму квалифицированных расходов по плану медицинского страхования, которые работодатель отнес на заработную плату. См. Часто задаваемые вопросы IRS 31 «Определение суммы выделяемых квалифицированных расходов по плану медицинского страхования» для получения информации о методах расчета этого распределения.
3. Копии любых заполненных форм 7200 «Аванс работодателя по кредитам в связи с COVID-19», которые работодатель отправил в IRS.
4. Копии заполненных форм 941, Ежеквартальная федеральная налоговая декларация работодателя, которые работодатель представил в IRS (или, для работодателей, которые используют сторонних плательщиков для выполнения своих налоговых обязательств по найму, записи информации, предоставленной стороннему плательщику в отношении работодателя). право на получение кредита, заявленного в форме 941).

Правомочный работодатель должен хранить все записи о налогах на трудоустройство в течение как минимум 4 лет после даты, когда налог подлежит уплате или уплачен, в зависимости от того, что наступит позже. Они должны быть доступны для проверки IRS. Отсутствие подтверждающей документации может поставить под угрозу нераспределенную налоговую льготу работодателя перед лицом проверки IRS.

Для простоты работодатель может захотеть создать отдельный файл для хранения этих документов с вложенными папками для каждого сотрудника, который участвует в этом преимуществе.

Информация, содержащаяся в этой публикации , подготовлена ​​Lindabury, McCormick Estabrook & Cooper и предназначена только для информационных целей. Информация не является юридической консультацией и не заменяет профессиональное суждение юрисконсульта.

Кража заработной платы Q&A | Министерство труда и промышленности Миннесоты

• Посмотреть PDF-версию вопросов и ответов о краже заработной платы (1 мая 2020 г.)

1. Будет ли у Министерства труда и промышленности (DLI) льготный период, позволяющий работодателям соблюдать требования?

Основное внимание

DLI уделяет предоставлению работодателям информации и помощи, которые им необходимы для понимания и выполнения требований закона.DLI будет и дальше быть доступной для всех работодателей посредством семинаров, по телефону, по электронной почте, а также через свой веб-сайт и информационный бюллетень. DLI признает, что требования об уведомлении в законе являются новыми, и работодателям требуется время, чтобы приспособиться к новой практике.

2. Должен ли работодатель указывать в отчете о прибылях и убытках, является ли работник «освобожденным» или «не освобожденным»?

Закон о предотвращении кражи заработной платы не требует, чтобы работодатель указывал в отчете о доходах, является ли работник «освобожденным» или «не освобожденным».«Работодатели должны указать в отчете о доходах ставку или ставки оплаты труда работника и их основу, в том числе указать, оплачивается ли работник почасовой, сменной, дневной, недельной, заработной платой, сдельной, комиссией или другим способом».

Напротив, работодатели должны указать в письменном уведомлении, предоставляемом сотруднику при начале работы, статус занятости сотрудника, а также освобождение сотрудника от минимальной заработной платы, сверхурочных и других положений статута Миннесоты, глава 177, и о том, что основание.

3. Что означает «на каком основании» в Мин. Стат. 181.032 (д) (4)?

«На каком основании» означает, что работодатель должен включить в письменное уведомление, предоставляемое работнику, правовое основание для освобождения от минимальной заработной платы, сверхурочных и других положений Минн. Стат., Глава 177.

4. Может ли работодатель выполнить обязательства по уведомлению сотрудников, предоставив или сославшись на коллективный договор, руководство или политику?

Первоначальное письменное уведомление не обязательно должно быть предоставлено работодателем в определенном формате или в определенной форме.Фактически, ссылка и положение применимого коллективного договора, политики или справочника могут использоваться для удовлетворения информации, требуемой в первоначальном уведомлении сотрудника или письменном уведомлении об изменении, если предоставляемый контракт, политика или справочник содержит достаточно подробностей для сотрудника. для определения информации, которая должна содержаться в уведомлении применительно к ним. Вот несколько примеров этого на практике:

• Если в первоначальном письменном уведомлении содержится ссылка на политику начисления оплачиваемого свободного времени (PTO) и эта политика доступна сотруднику, это действие будет удовлетворять требованиям уведомления, касающимся начисления отпусков и условий использования, если сотрудник также проинформирован из которых они попадают в график начисления.Многие работодатели выполняют это обязательство, размещая ссылку в письменном уведомлении о политике начисления, а также указывая, что на определенную дату признанный стаж работы сотрудника для начисления отпуска составляет «X» лет. Уведомления об изменениях требуются только в том случае, если политика начисления изменилась, и это изменение влияет на начисление сотрудника.

• Если в первоначальном письменном уведомлении содержится ссылка на коллективный договор, и это соглашение предоставляется сотруднику, это действие может удовлетворить ряд требований об уведомлении.Это будет зависеть от охвата коллективного договора. Департаменту известно о некоторых работодателях, которые используют ссылки на коллективные договоры для удовлетворения требований к уведомлениям, связанных с заработной платой, начислением и использованием отпусков, а также информацией о сроках выплаты заработной платы. В отношении заработной платы в уведомлении могут содержаться ссылки на применимые разделы коллективных переговоров. соглашение, в котором указывается оплата труда и указывается конкретный класс, ступенька или полоса движения сотрудника. Это позволило бы сотруднику ознакомиться с коллективным договором и определить свою заработную плату и обстоятельства продвижения по службе по графику.

5. Если работодатель предоставляет информацию о будущих изменениях в первоначальном письменном уведомлении или письменном уведомлении об изменении, выполнит ли он свое обязательство по уведомлению сотрудника об этих изменениях до даты вступления в силу будущего изменения?

Да, предоставление графика запланированных изменений заработной платы или предоставление графика отпусков, отпусков по болезни или начисления оплачиваемого свободного времени (PTO) в первоначальном уведомлении или уведомлении об изменении удовлетворяет обязательству уведомить сотрудника об этих изменениях до указанной даты изменение вступает в силу.Вот несколько примеров этого на практике:

• Коллективным договором предусмотрено повышение прожиточного минимума ежегодно 1 июля и ступенчатое повышение каждый год в годовщину юбилея работника. Работодателю не нужно будет выпускать уведомление об изменении 1 июля или в годовщину годовщины сотрудника, если в первоначальном уведомлении, предоставленном сотруднику, указывается его классификация и ступень, и на основе этой информации сотрудник может определить, какой будет его новая ставка заработной платы. быть 1 июля и их годовщиной, ознакомившись с предоставленным коллективным договором.

• Политика PTO предусматривает начисление PTO на основе количества лет службы с увеличением, происходящим в годовщину юбилея сотрудника. Работодателю не нужно будет выпускать уведомление об изменении в каждую годовщину, если в первоначальном уведомлении, предоставленном сотруднику, указан уровень начисления отпуска, и сотрудник может определить, каким будет новое начисление в день его годовщины, просмотрев предоставленную политику.

• Работодатель устанавливает разницу в оплате труда в ночное время или в выходные дни в размере 2 долларов в час.Работодатель не должен будет выпускать уведомление об изменении, если сотрудник работает в ночную смену или смену выходного дня, если в первоначальном уведомлении указано, что разница в 2 доллара в час будет применяться, когда сотрудник работает в ночную смену или смену выходного дня.

6. Должен ли работодатель предоставлять письменные уведомления об изменениях на языке, запрашиваемом работником?

Да, все изменения информации, которые необходимо включить в письменное уведомление, должны быть предоставлены на английском языке и на языке, запрошенном сотрудником до даты вступления изменений в силу.

7. Обязана ли компания, базирующаяся в Миннесоте, соблюдать Закон о предотвращении кражи заработной платы для сотрудников, работающих за пределами Миннесоты?

Трудоустройство, охватываемое положениями о заработной плате и часах, указанными в главе 181 или 177 штата Миннесота, будет подпадать под действие Закона о предотвращении кражи заработной платы.

8. Нужно ли снова направлять полное письменное уведомление всякий раз, когда есть изменения в конкретной информации, включенной в первоначальное уведомление?

Только изменения информации, требуемые в письменном уведомлении, должны быть предоставлены сотруднику в письменной форме до того, как изменения вступят в силу.Письменное уведомление об изменении должно быть предоставлено на английском языке, а также на языке, запрошенном сотрудником, если таковой имеется. Если сотрудник не просил, чтобы письменное уведомление было предоставлено на каком-либо другом языке, помимо английского, то изменения информации в письменном уведомлении необходимо предоставить только на английском языке. В отличие от первоначального уведомления, работодатели не обязаны заставлять сотрудников подписывать уведомления об изменениях.

9. Обязаны ли работодатели предоставлять сотрудникам, которые уже состояли в трудовых отношениях 1 июля 2019 года, письменное уведомление, которое, согласно закону о краже заработной платы, должно быть предоставлено при начале работы?

Закон о предотвращении кражи заработной платы требует от работодателей только предоставить первоначальное письменное уведомление сотрудникам при начале их работы.Тем не менее, он требует, чтобы работодатели отправляли сотрудникам письменное уведомление об изменении каждый раз, когда вносятся изменения в информацию, требуемую в письменном уведомлении. Уведомление об изменении должно быть предоставлено до даты вступления изменений в силу. Уведомления об изменениях не нужно подписывать сотрудниками.

10. Обязаны ли работодатели уведомлять сотрудников об изменении каждый раз, когда меняется их размер оплаты труда?

Для изменения размера оплаты труда работника, указанного в письменном уведомлении, потребуется письменное уведомление об изменении.Однако предоставление графика запланированных изменений заработной платы или предоставление графика отпусков, отпусков по болезни или начисления отчислений в первоначальном уведомлении или уведомлении об изменении удовлетворяет обязательству уведомить сотрудника об этих изменениях до даты, когда изменение вступит в силу. См. Также ответ на вопрос 5 выше.

11. Следует ли направлять руководящим работникам письменное уведомление, требуемое Законом о предотвращении хищений заработной платы, или они будут исключены по назначению руководящего / профессионального / административного сотрудника? На кого распространяются эти требования, какие типы «сотрудников»?

Закон о предотвращении хищений заработной платы требует, чтобы работодатели предоставляли письменное уведомление всем работникам.

12. Когда потребуется новое или исправленное письменное уведомление?

Закон о предотвращении кражи заработной платы требует, чтобы работодатели предоставляли сотрудникам первоначальное письменное уведомление о начале их работы. Кроме того, он требует, чтобы работодатели отправляли сотрудникам письменное уведомление об изменениях каждый раз, когда вносятся изменения в информацию, требуемую в письменном уведомлении. Уведомление об изменении должно быть предоставлено до даты вступления изменений в силу. Уведомления об изменениях не нужно подписывать сотрудниками.См. Также ответы на вопросы 5 и 10 выше.

13. Будет ли Министерство труда и промышленности выпускать шаблон письменного уведомления для работодателей? Если да, то когда это будет доступно?

Да, DLI подготовила пример письменного уведомления для сотрудников, и он доступен на веб-сайте DLI. Пример письменного уведомления для сотрудников включает в себя требуемый текст на 13 наиболее распространенных языках, на которых говорят в Миннесоте, который информирует сотрудников о том, что они могут запросить, указав в форме, письменное уведомление на определенном языке.Этот текст на 13 языках должен быть включен в письменное уведомление независимо от того, использует ли работодатель образец письменного уведомления, подготовленного отделом, или использует подготовленное им письменное уведомление.

14. Можно ли направить сотрудникам письменное уведомление работодателя в электронном виде? Может ли сотрудник подписать уведомление в электронном виде? Если да, то какой уровень электронной подписи требуется? Это стандарт под Мин. Стат. раздел 325L?

Да, работодатели могут направить сотрудникам письменное уведомление в электронном виде.Письменное уведомление должно быть предоставлено на английском языке, а также на языке, запрошенном сотрудником, если таковой имеется. Электронная подпись, как определено в Minn. Stat. Раздел 325L.02, подтверждение получения письменного уведомления удовлетворяет требованию подписи сотрудника. Если письменное уведомление предоставляется сотрудникам в электронном виде, работодатель должен предоставить средства, с помощью которых сотрудник может получить копию письменного уведомления, например, распечатанную бумажную копию или загруженную копию на персональном компьютере, ноутбуке, планшете или мобильное устройство.

15. Достаточно ли отправки первоначального письменного уведомления сотруднику по электронной почте для выполнения требования подписи?

Нет, Закон о предотвращении кражи заработной платы требует, чтобы письменное уведомление было подписано сотрудником, подтверждающим получение письменного уведомления.

16. Каковы требования для соблюдения «кадровой политики, предоставленной сотруднику, включая дату предоставления политики сотруднику и краткое описание политик»?

Это новое требование к ведению документации для работодателей.Он требует, чтобы работодатели вели список кадровых политик, предоставленных сотруднику, включая дату, когда политики были переданы сотруднику, и краткое описание политик. Это касается всех сотрудников, а не только новых сотрудников. Записи должны храниться работодателем не менее трех лет.

17. С точки зрения требований ответственного подрядчика, имеет ли трехлетний ретроспективный характер обратную силу до принятия этого закона или только для нарушений, обнаруженных 1 июля 2019 г. или после этой даты?

В то время как подрядчик должен проверить свое соответствие Мин.Стат. раздел 16C.285, подрядчик должен убедиться, что он не нарушил ни один из разделов, перечисленных в Minn. Stat. раздел 16C.285, подраздел 3 (2). Когда поправки к Мин. Стат. раздел 16C.285, подраздел. 3 (2) вступил в силу 1 июля 2019 г., подрядчики стали обязаны проверять, не нарушили ли они вновь добавленные разделы (Minn. Stat. Разделы 181.03 и 181.101), в дополнение к разделам, ранее перечисленным в законе, в течение трех -летний период до подачи проверки.

18. Что работодатель должен указать для «количества дней в периоде выплаты заработной платы» в письменном уведомлении, если количество дней варьируется? Например, если у работодателя периоды выплаты заработной платы с первого по 15-е и с 15-го до конца месяца?

Работодатель должен указать, что количество дней в периоде выплаты заработной платы варьируется от 13 до 16 в зависимости от месяца, а регулярно планируемыми днями выплаты зарплаты являются 15-е и последнее число каждого месяца.

19. Что означает «пособие, требуемое в соответствии с разрешенным питанием и проживанием»? Включает ли это возмещение расходов сотрудникам на питание и проживание?

Нет, это не ссылка на возмещение расходов.Пособия для целей отчета о доходах и письменного уведомления требуются, если работодатель перечисляет пособие на питание или проживание в счет заработной платы, причитающейся работнику в соответствии с правилами Миннесоты 5200.0060 или 5200.0070.

20. Что касается обмена информацией с сотрудниками и лицензирующими агентствами: когда это применимо? Каковы некоторые типичные ситуации, при которых будет отдан «приказ о соблюдении»?

DLI издает приказы о соблюдении, когда обнаруживается, что работодатель нарушил один или несколько законов, подпадающих под действие его правоохранительных органов.Эти законы включают: минимальную заработную плату; через некоторое время; Бухучет, ведение учета, делопроизводство; преобладающая заработная плата; невыплата заработной платы, окладов, комиссионных или чаевых; удержания из заработной платы; обмен чаевыми; кормящие матери; отпуск и проживание; и детский труд.

21. Что подразумевается под «статусом занятости» в контексте письменного уведомления сотрудника?

В письменном уведомлении работника работодатель должен указать статус занятости работника. Чтобы выполнить это требование, работодатель должен указать, покрывается ли работник (не освобожден) от минимальной заработной платы, сверхурочной работы и другими положениями Minn или не покрывается (освобождается от нее).Стат. Глава 177 и на каком основании они подпадают (не освобождаются) или не покрываются (освобождаются) одним или несколькими из этих положений. См. Также ответы на вопросы 2 и 3.22.

22. Можно ли указать контактную информацию работодателя на второй странице квитанции о чеке сотрудника? Эта вторая страница называется формой продолжения и используется некоторыми компаниями по расчету заработной платы.

Да, контактная информация может быть на второй странице корешка чека сотрудника при условии, что страница содержит физический адрес, почтовый адрес и номер телефона работодателя, как того требует Закон о предотвращении кражи заработной платы, и всегда предоставляется как часть выписки. от заработка в конце каждого платежного периода.

23. Относительно «умысла мошенничества» в положении о преступном хищении заработной платы: есть ли какое-либо определение или что-то подобное, объясняющее, что это означает в практическом или простом смысле? Есть примеры?

Министерство труда и промышленности не является органом по обеспечению соблюдения уголовных положений Закона о предотвращении хищений заработной платы. Положения о криминальном хищении заработной платы будут расследоваться правоохранительными органами с органами уголовного преследования и преследоваться в судебном порядке городскими прокурорами, окружными прокурорами или генеральной прокуратурой штата по запросу окружного прокурора.

24. Кто конкретно в компании будет осужден за уголовное преступление в соответствии с этим законом?

Министерство труда и промышленности не является органом по обеспечению соблюдения уголовных положений Закона о предотвращении хищений заработной платы. Положения о криминальном хищении заработной платы будут расследоваться правоохранительными органами совместно с органами уголовного правопорядка и преследоваться в судебном порядке городскими прокурорами, окружными прокурорами и генеральной прокуратурой штата по запросу окружного прокурора.

25.Каков порог нового найма для целей требования письменного уведомления? Включены ли сезонные сотрудники? Если сотрудник работает сезонно, будет ли он новым сотрудником, когда вернется?

Работодатели обязаны предоставить письменное уведомление всем сотрудникам при приеме на работу, включая сезонных сотрудников. Если сезонный работник прекращает свою работу и его снова нанимают в начале следующего сезона, он должен получить письменное уведомление о начале работы на следующий сезон.

26. Должен ли работодатель предоставлять сотруднику новую информацию о заработной плате каждый раз, когда он увеличивает заработную плату? Если они не предоставили сотруднику новую информацию о заработной плате (или если они получили, но не получили подписанную копию от сотрудника), может ли работодатель увеличить зарплату сотруднику?

Работодатель должен письменно сообщать сотруднику об изменении ставки оплаты труда каждый раз, когда размер оплаты труда изменяется, на английском языке и на языке, запрошенном сотрудником, если таковой имеется.Закон гласит, что сотрудник должен получить письменное уведомление об изменении до того, как изменение вступит в силу. Не требуется, чтобы сотрудник подписывал письменное уведомление об изменении. См. Также ответы на вопросы 5 и 10.

27. Может ли работодатель вести записи в электронном виде и предоставлять DLI ссылку для доступа к ним по требованию проверки для целей ведения записей и их доступности для проверки?

Работодатели могут хранить записи в электронном виде, если они доступны для проверки DLI по требованию, и DLI может сохранять копии записей.

28. Когда сотрудники запрашивают письменное уведомление на другом языке, кроме английского, какая информация должна быть предоставлена ​​на запрашиваемом языке? В какие сроки эта информация будет переведена и предоставлена ​​сотрудникам?

Если сотрудник запрашивает письменное уведомление на другом языке, кроме английского, работодатель должен предоставить сотруднику письменное уведомление, включая всю необходимую информацию, на этом языке. Пример письменного уведомления, подготовленный DLI, был переведен на 13 наиболее распространенных языков в Миннесоте и доступен на веб-странице DLI для использования работодателями.DLI будет работать, чтобы помочь работодателям, работники которых просят предоставить письменное уведомление на языке, отличном от 13 языков, уже переведенных DLI.

Закон не устанавливает срок, до которого письменное уведомление должно быть направлено сотруднику на языке, запрошенном сотрудником. Однако письменное уведомление на запрашиваемом языке должно быть выполнено как можно ближе к началу работы.

29. Может ли работодатель предоставить ссылки на шаблон письменного уведомления, указывающие на политики, такие как политики в отношении планов отпуска или графиков заработной платы, вместо включения этой информации в уведомление для сотрудников?

Да, первоначальное письменное уведомление не обязательно должно быть предоставлено работодателем в определенном формате или в определенной форме.Фактически, ссылка и положение применимого коллективного договора, политики или справочника могут использоваться для удовлетворения информации, требуемой в уведомлении сотрудника или уведомлении об изменении, если предоставляемый контракт, политика или справочник содержит достаточно подробностей, чтобы сотрудник мог определить информация, которая должна быть указана в уведомлении применительно к ним. См. Также ответ на вопрос 4.

30. Что считается «началом» приема на работу в целях предоставления сотрудникам письменного уведомления? Это по найму?

«Начало» приема на работу — это когда работник начинает выполнять работу для работодателя.В положении о письменном уведомлении в законе не используется термин «наем». Работодатель может направить письменное уведомление до начала работы.

31. Принимая во внимание широкое определение «работодателя» в отношении этого закона, будет ли DLI рассматривать профессиональные организации работодателей и процессоров заработной платы в соответствии с требованиями закона (особенно требованиями к ведению документации)?

Все работодатели подчиняются требованиям закона. Работодатели будут нести ответственность за соблюдение требований закона в отношении каждого из своих сотрудников.

32. Есть ли в DLI кто-нибудь, с кем мы можем сотрудничать или использовать в качестве ресурса, чтобы определить, соответствует ли какой-либо из наших существующих процессов требованиям? Или, возможно, настроить существующие процессы, чтобы они соответствовали требованиям?

Ресурсы, представленные на веб-сайте DLI, включая эти вопросы и ответы, предназначены для предоставления работодателям необходимых рекомендаций, позволяющих им оценить свои существующие практики и привести их в соответствие с требованиями Закона о предотвращении кражи заработной платы. Если работодатель требует юридической проверки своей существующей практики и юридической консультации о том, соответствуют ли они требованиям закона, работодатель может пожелать проконсультироваться с частным адвокатом, имеющим опыт работы в области трудового и трудового права в Миннесоте.

33. Каковы последствия для работодателей, если сотрудники получат изменения в письменном уведомлении сотрудника после того, как изменения вступят в силу?

Это будет зависеть от фактов ситуации и последствий для сотрудников, которым не было предоставлено письменное уведомление до того, как изменения вступили в силу. Работодатели, нарушающие требования об уведомлении сотрудников и ведении записей, могут получить приказ уполномоченного по соблюдению требований, который предусматривает меры, предусмотренные Статистическим управлением штата Миннесота. Раздел 177.27 и штрафы за ведение гражданского учета. Сотрудники также могут подать частный гражданский иск, требуя аналогичных средств правовой защиты и штрафов.

34. Уведомление работника должно включать «список удержаний, которые могут быть произведены из заработной платы работника». Насколько полной должна быть эта информация? Нужно ли указывать точную сумму вычетов в долларах?

В письменном уведомлении должны быть указаны все вычеты, которые могут быть произведены работодателем из заработной платы работника. Сумму каждого удержания не нужно указывать в письменном уведомлении.Список удержаний, включая сумму удержаний, требуется в отчете о доходах, который работодатель должен предоставлять работнику в конце каждого периода выплаты заработной платы.

35. Существует ли минимальный размер предприятия или работодателя, который должен соответствовать закону?

Нет, все работодатели должны соблюдать Закон о предотвращении хищений заработной платы.

36. Если есть совместный работодатель, должен ли один или оба быть указаны в письменном уведомлении?

Все работодатели подчиняются требованиям закона об уведомлении сотрудников в письменной форме, и работодатели, включая совместных работодателей, несут ответственность за соблюдение требований закона в отношении каждого из своих сотрудников, в том числе работающих совместно.Закон о предотвращении кражи заработной платы требует, чтобы конкретная информация о работодателе работника была указана в письменном уведомлении и отчете о доходах. Если два работодателя совместно нанимают сотрудника, каждый работодатель несет ответственность за предоставление сотруднику письменного уведомления, соответствующего требованиям закона. Закон не препятствует совместным работодателям выполнять это требование, предоставляя работнику совместное письменное уведомление, в котором содержится необходимая информация, включая необходимую информацию об обоих работодателях.

37. Если компания находится за пределами Миннесоты, но ее сотрудники время от времени работают в штате (до нескольких месяцев), каковы требования к уведомлению сотрудников?

Трудоустройство, охватываемое положениями о заработной плате и часах Миннестатистики, главы 181 или 177, будет подпадать под действие Закона о предотвращении хищений заработной платы. Применение закона будет зависеть от применения множества факторов и будет сильно зависеть от фактов.

38. Относятся ли требования к ведению документации только к тем, кто считается сотрудником согласно Закону о справедливых трудовых стандартах штата Миннесота (MFLSA), или к другим лицам?

Под Минном.Стат. В разделе 177.30 требования к ведению документации применяются ко всем работодателям, подпадающим под действие закона MFLSA и Закона Миннесоты о преобладающей заработной плате. Кроме того, требование к ведению документации в Минн. Стат. Раздел 181.032 применяется ко всем работодателям и требует от работодателей хранить копию письменного уведомления, предоставленного каждому сотруднику, и любых письменных изменений.

39. Включают ли правила, которые необходимо сохранить и кратко изложить, законы штата и федеральные законы, такие как отпуск по уходу за ребенком Миннесоты, Федеральный Закон о семейных и медицинских отпусках (FMLA) и т. Д.?

Работодатель должен вести список всех кадровых политик, предоставленных работодателем работнику, с датой предоставления политики и кратким описанием политики.

40. Если запрашивается другой язык, кроме английского, каковы сроки или ожидания для выполнения этого запроса?

Закон не устанавливает срок, до которого письменное уведомление должно быть направлено сотруднику на языке, запрошенном сотрудником. Однако письменное уведомление на запрашиваемом языке должно быть выполнено как можно ближе к началу работы.Пример письменного уведомления, подготовленный DLI, был переведен на 13 наиболее распространенных языков в Миннесоте и доступен на веб-странице DLI для использования работодателями. Список авторитетных переводческих услуг для запросов на перевод на другие языки приведен в англоязычной версии примера уведомления для сотрудников, размещенного на веб-сайте DLI.

41. Мы работодатель в Айове, но у нас есть несколько сотрудников в Миннесоте. Обязаны ли мы соблюдать Закон Миннесоты о предотвращении хищений заработной платы в отношении этих сотрудников? Какая ссылка на статут решает эту проблему?

Занятость покрывается положениями Минн.Стат., Главы 181 или 177, будут подпадать под действие Закона о предотвращении хищений заработной платы. Применение закона будет зависеть от применения множества факторов и будет сильно зависеть от фактов.

42. Каков штраф за отсутствие переведенного языка в письменном уведомлении?

Это будет зависеть от фактов ситуации и последствий для сотрудников. В соответствии с Minn. Stat. раздел 177.27, подраздел. 4 и 7, комиссар может издать приказ, требующий от работодателя соблюдения требований письменного уведомления в Минске.Стат. раздел 181.032, включая требование о переводе уведомления на запрашиваемый язык. Приказ может налагать соответствующие средства правовой защиты и штрафы, включенные в Minn. Stat. раздел 177.27, подраздел. 7. Кроме того, уполномоченный может наложить гражданско-правовые санкции на работодателя в соответствии с Minn. Stat. раздел 177.30 в отношении неспособности вести записи, включая уведомление, направляемое каждому сотруднику в соответствии с требованиями Министерства штата Миннесота. раздел 181.032, пункт (d). Этот штраф может составлять до 1000 долларов за каждое нарушение и до 5000 долларов за каждое повторное несоблюдение требований закона.Наконец, работодателю может быть предъявлено обвинение в правонарушении в соответствии с законодательством штата Миннесота. раздел 177.32, подп. 1 (3).

43. Есть ли конкретное лицо, которое должно подписывать письменное уведомление о работнике от имени работодателя, или работодатель может назначить кого-либо для подписи от имени работодателя?

Закон о предотвращении кражи заработной платы требует, чтобы работник подписал письменное уведомление о получении. Закон о предотвращении кражи заработной платы не требует, чтобы работодатель подписывал письменное уведомление.

44.Кто должен подписывать форму от имени работодателя, если письменное уведомление о сотруднике направляется «высшему» сотруднику, например президенту, исполнительному директору, владельцу / работнику и т. Д.?

Закон о предотвращении кражи заработной платы требует, чтобы работник подписал письменное уведомление о получении. Закон о предотвращении кражи заработной платы не требует, чтобы работодатель подписывал письменное уведомление.

45. В разделе 181.032 (e) статута Миннесоты говорится, что уполномоченный «помогает работодателям с переводом уведомления на языки, запрошенные их сотрудниками.«Какая будет оказана помощь и как работодатель запрашивает такую ​​помощь?»

Пример письменного уведомления, подготовленный DLI, был переведен на 13 наиболее распространенных языков в Миннесоте и доступен на веб-странице DLI для использования работодателями. Список авторитетных переводческих услуг для запросов на перевод на другие языки приведен в англоязычной версии примера уведомления для сотрудников, размещенного на веб-сайте DLI.

46. Потребуется ли для присуждения дискреционной или недискреционной премии сотруднику письменного уведомления об изменении?

Дискреционный бонус, например бонус в конце года, вряд ли будет представлять собой размер оплаты, предусмотренный новым требованием об уведомлении, и, следовательно, не требуется в первоначальном письменном уведомлении и не требует письменного уведомления об изменении. .Недискреционная премия, например дополнительная заработная плата, полученная после достижения определенной цели, должна быть указана в качестве ставки заработной платы в первоначальном письменном уведомлении и требует письменного уведомления об изменении в случае изменения.

47. Какие части закона относятся к лицам, освобожденным от MFLSA (Minn. Stat., Ch. 177)?

Определение наемного работника в Миннесоте. Стат. раздел 177.23, подраздел. 7, относится к MFLSA. Объем определений MFLSA ограничен. См. Minn. Stat. раздел 177.23, подраздел.1. Новые требования к уведомлению, изменения в требуемом отчете о доходах и изменения в выплате заработной платы указаны в Minn. Stat., Ch. 181. Является ли конкретный работник служащим в соответствии с Minn. Stat., Ch. 181, представляет собой отдельный анализ, который сильно зависит от фактов.

48. Закон гласит, что отчет о прибылях и убытках должен включать «общее количество часов, отработанных работником в период оплаты труда». Означает ли это, что необходимо указывать просто количество оплаченных часов или количество отработанных часов нужно описывать иначе, чем часы, оплаченные в связи с отгрузкой или отпуском? Другими словами, будет ли приемлемым «80 часов» в отчете о прибылях и убытках, если человек заработал 80 часов оплаты — даже если в период оплаты был восьмичасовой отпуск, 16 часов PTO и только 56 часов фактически отработанного времени?

Требование о том, чтобы отчет о прибылях и убытках включал «общее количество часов, отработанных работником, если не исключено действие главы 177», не было затронуто Законом о предотвращении хищений заработной платы.

49. Должен ли работодатель указывать в отчете о прибылях и убытках количество отработанных часов даже для наемных работников / сотрудников, освобожденных от уплаты налогов из MFLSA? Или достаточно ли показывать их заработок как «зарплату»?

Раздел 181.032 (b) (4) статута

Миннесоты требует, чтобы отчет о прибылях и убытках включал «общее количество часов, отработанных сотрудником, за исключением случаев, предусмотренных главой 177.» Это положение не было затронуто Законом о предотвращении хищений заработной платы.

50. Обязаны ли работодатели, участвующие в проектах с преобладающей заработной платой, предоставлять каждому работнику ставки, или же работодатель может вместо этого направить сотрудников на размещение ставок?

Сотрудникам должно быть предоставлено письменное уведомление о любых изменениях информации в первоначальном письменном уведомлении, включая ставки заработной платы.Если ставки проекта с преобладающей заработной платой не были включены в первоначальное письменное уведомление или уведомление об изменении, то новые применимые ставки для работы с преобладающей заработной платой должны быть предоставлены сотрудникам посредством письменного уведомления об изменении. Письменное уведомление об изменении может быть предоставлено на бумажном носителе или в электронном виде.

Простого направления сотрудников на место работы недостаточно для выполнения требований первоначального уведомления или уведомления об изменениях. Если работодатель хочет использовать размещение объявлений на рабочем месте для выполнения своих обязательств по уведомлению, объявление на рабочем месте, включая преобладающие ставки заработной платы, применяемые к работнику, должно быть приложено к первоначальному письменному уведомлению или письменному уведомлению об изменении.Первоначальное письменное уведомление или уведомление об изменении и приложения должны содержать достаточно подробностей, чтобы сотрудник мог определить применимую ставку или ставки оплаты для своей классификации должностей.

51. Закон гласит, что работодатель должен выплачивать все комиссионные, заработанные работником, не реже одного раза в три месяца. Когда начисляются комиссионные?

Закон не определяет, когда начисляются комиссионные. Обычно это определяется в соглашении между работодателем и работником. После того, как комиссионные заработаны, они должны быть выплачены в течение трех месяцев.

52. Если работодатель конкретно ссылается на положения коллективного договора (CBA) или политики в письменном уведомлении и доставляет полную копию упомянутого документа работнику, а работник требует, чтобы уведомление было предоставлено на другом языке, считается работодатель обязан перевести весь CBA или политику или только те части CBA или политики, специально упомянутые в уведомлении?

Работодатель обязан перевести части CBA или политики, специально упомянутые в требовании уведомления, которые необходимы для

Остались вопросы?

Если вы не нашли ответа на свой вопрос выше, отправьте его по электронной почте в DLI Labor Standards по адресу [email protected].

Отдел страхования временной нетрудоспособности и отпуска по семейным обстоятельствам

1. Сначала рассчитаем вашу среднюю недельную заработную плату . Мы делаем это путем деления вашего заработка за базовый год на количество базовых недель.

В 2020 году «базовой неделей» считается любая неделя, когда вы зарабатываете 200 долларов или больше. В 2021 году «базовая неделя» — это любая неделя, когда вы зарабатываете 220 долларов или больше.

2. Теперь мы можем определить размер вашего еженедельного пособия. Заявителям выплачивается 85% их средней недельной заработной платы, вплоть до максимальной ставки еженедельного пособия, установленной для этого календарного года.

В 2020 году максимальная ставка еженедельного пособия составляет 881 доллар в неделю.

В 2021 году максимальная ставка еженедельного пособия составит 903 доллара в неделю.

Например, предположим, что у Стива первый день отпуска по семейным обстоятельствам — пятница, 5 марта 2021 года. Чтобы узнать, сколько он будет получать еженедельно по страховке семейных отпусков, мы смотрим на его заявленную заработную плату за первые четыре из последних пяти завершенных кварталов:

Предыдущие завершенные кварталы	Охваченные сроки	Общая прибыль	Количество базовых недель
Квартал 5	01.10.20 — 31.12.20	5 500 долл. США	13 базовых недель
4 квартал	01.07.20 — 30.09.20	5000 долларов США	12 базовых недель
3 квартал	01.04.20 — 30.06.20	5000 долларов США	12 базовых недель
2 квартал	01.01.20 — 31.03.20	4 000 долл. США	10 базовых недель
Квартал 1	01.10.19 — 31.12.19	4 200 долл. США	11 базовых недель

Кварталы с 1 по 4 — это обычный базовый год и временные рамки, используемые для расчета его пособий.

Общий заработок за базовый год: 18 200 долларов, которые мы делим на 45 (количество базовых недель)

Это дает нам средней недельной заработной платы в размере 404 долларов.

Размер еженедельного пособия Стива составляет 85% от его средней недельной заработной платы: 343 доллара США

Если Стив уходит в свой ежедневный отпуск, он будет получать 1/7 своей еженедельной ставки пособия за каждый день, о котором он заявляет.

Работодателей

Отказ в приеме на работу

Закон штата Теннесси требует от соискателей пособия по безработице соглашаться на подходящую работу, если она предлагается работодателем, в противном случае они рискуют лишиться права участвовать в программе пособий по безработице.Если работодатель уведомит агентство, что соискатель, получающий пособие по безработице, не принял предложение о работе, агентство расследует это утверждение. TDLWD требует, чтобы работодатель указал имя заявителя, название должности, в которой было отказано, размер оплаты труда и требуемые должностные обязанности.

Контактная информация UI работодателя

Имеют ли сотрудники право на получение пособия по безработице, если работодатель временно увольняет их?

Да, сотрудник должен подать свой Текущий статус занятости как «Временное увольнение с отзывом», при условии, что все остальные требования к участникам удовлетворены.Размер их еженедельного пособия определяется на основе заработной платы за 4-квартальный период.

Я владелец малого бизнеса, которому пришлось закрыться из-за COVID-19. Имею ли я право на UI?

Самозанятые лица, пострадавшие от COVID-19, могут подать заявление на получение льгот в соответствии с положениями Закона о американском плане спасения.

Если мне придется временно или навсегда закрыть свой бизнес, что произойдет, если я не предоставлю штату частичное требование, поданное работодателем / поданное работодателем?

Если вы не подаете массовую претензию , поданную работодателем (также известную как частичная претензия ), каждый из ваших сотрудников должен будет подать индивидуальные претензии, обработка которых займет гораздо больше времени.Если вы не подавали претензию работодателя, предоставьте каждому отдельному сотруднику заполненное уведомление о прекращении службы. Вы можете найти заполняемую форму по этой ссылке: https://www.tn.gov/content/dam/tn/workforce/documents/Forms/LB-0489.pdf.

Если я решу подать частичную претензию / претензию, поданную работодателем, какие шаги мне нужно предпринять?

Это предпочтительный метод , если ваш бизнес еще не закрылся и вы считаете, что откроетесь снова. Если вы не уверены в дате повторного открытия, укажите 16 недель с даты подачи заявки.Работодатели предоставляют список имен сотрудников и необходимую информацию для подачи претензии от имени сотрудников. Дайте указание сотрудникам , а не , подавать индивидуальную претензию , и что они должны будут подтверждать каждое воскресенье для своевременной выплаты.

Вот ссылка с дополнительной информацией: https://www.tn.gov/workforce/covid-19/employers.html

Как работодатели получают подтверждение успешных частичных претензий, поданных работодателем?

Все списки вступают в силу с даты их подачи.Однако, как и следовало ожидать, мы наблюдаем беспрецедентные цифры, и задержки могут быть дольше, чем обычно. Когда работодатель отправляет электронную таблицу в учетную запись электронной почты [email protected], он получает автоматический ответ, сообщающий им, что он был получен, и они будут уведомлены по электронной почте , как только будет успешно загружен.

Что делать, если работодатель не получает квитанцию ​​по электронной почте после подачи частичной заявки / претензии, поданной работодателем?

По завершении будет отправлено электронное письмо с подтверждением.

Утверждаются ли автоматически частичные / поданные работодателем претензии?

Да, если сотрудник не подал файл самостоятельно до загрузки электронной таблицы.

Будут ли поданы частичные претензии / работодатель задним числом задним числом указывать дату их подачи?

Есть

Должен ли работодатель отвечать на Уведомление о заработной плате и просьбе о увольнении?

Если увольнение произошло из-за COVID-19, а не , работодатель не должен отвечать.Фактически, ответ может задержать процесс рассмотрения этих претензий. Однако, если сотрудник был уволен с работодателем по по любой другой причине, да, , работодатель должен ответить и предоставить подробную информацию об увольнении, чтобы наши команды могли должным образом рассмотреть претензию.

Должен ли работодатель, который дает заявителю 1099, отвечать на Уведомление о заработной плате и просьбе о увольнении, если заявитель выбрал работодателя в качестве своего увольняющегося работодателя при подаче заявления? Если да, то как отреагирует работодатель за пределами штата без SEIN?

Работодатели могут (но не обязаны) отвечать на претензии, поданные независимыми подрядчиками.Однако, если требование одобрено и работодатель определен как наниматель, увольняющийся, работодатель может подать апелляцию и поднять этот вопрос.

Будет ли взиматься плата за пособие утвержденных заявителей с работодателей в их базовый период, если работодатель был вынужден закрыть свою деятельность в связи с постановлением правительства?

По распоряжению Уполномоченного, до 14 марта 2021 года работодатель не взимает никаких сборов.

Если сотрудники сохраняются с частичной оплатой, имеют ли они право на пособие по безработице?

Это зависит от того, сколько они зарабатывают.Если они зарабатывают более 275 долларов в неделю, они будут «лишними» и не будут иметь права на получение дополнительных пособий. Лучше всего подать иск. В конце подачи заявители могут проверить сводку своих претензий или центр сообщений, чтобы увидеть письмо с определением денежной суммы.

Какое минимальное количество сотрудников должно быть включено в частичную претензию / претензию, поданную работодателем?

Всего один .

Может ли работодатель подать, если у них нет Excel?

Да, они могут использовать любое имеющееся у них приложение, похожее на Excel, и мы можем преобразовать его здесь.

Как работодатель продлевает срок, если они уже подали заявление?

Рекомендуется позвонить по телефону 615-770-1712, или они могут предоставить новую электронную таблицу с указанными новыми расширенными датами. Работодателю всегда рекомендуется подавать заявление с указанием полных 16 недель.

Можете ли вы предоставить номер телефона для доступа в Интернет?

844-224-5818

Обязаны ли мы предоставлять уведомление в соответствии с федеральным законом WARN, если мы вынуждены приостановить операции из-за коронавируса и его последствий?

Да, правила WARN НЕ были отменены, поэтому все законы по-прежнему применяются.Однако из-за формулировок в статуте и неожиданности этой пандемии положение о 60-дневном сроке не применяется.

Могу ли я отправить домой сотрудников, у которых на работе проявляются потенциальные симптомы инфекционных заболеваний?

Должен быть частью обычных процедур, но основываться на политике компании, но если им и дальше будет выплачиваться оплата, им не нужно будет подавать заявление о безработице.

Если мой сотрудник укажет, что он заразился коронавирусом на работе, приведет ли это к подаче иска о компенсации работникам? То же самое применимо, если они были в командировке?

Вам нужно будет связаться с Бюро компенсации работникам по телефону 800-332-2667 (в пределах Теннесси) или 615-532-4812.

Каковы наши обязательства по отношению к военнослужащим, призванным на службу в связи с кризисом COVID-19?

Законы USERRA, регулирующие отзыв, по-прежнему применяются.

Мне нужно срочно нанять сотрудников. Как я могу стать участником TN Talent Exchange?

Зарегистрируйтесь на Jobs4TN.gov. Посетите https://www.tn.gov/workforce/covid-19/jobs.html для получения дополнительной информации.

Я кадровая компания и хочу помочь людям работать; могу я получить список безработных?

Кроме обычного процесса через Jobs4TN, а теперь и через TN Talent Exchange, нет никакого механизма для предоставления списка.Информация WARN не будет передана кадровым компаниям.

Где работодатели могут получить информацию о Tennessee Talent Exchange?

Работодатели могут перейти по этой ссылке: https://www.tn.gov/workforce/covid-19/jobs.html

Если работодатель отправляет ученика домой, а ученик больше не работает, несет ли работодатель ответственность за потерю заработной платы?

Работодатель не несет ответственности за заработную плату не больше, чем за любое другое увольнение при нормальных обстоятельствах в компании.Если работодатель не отвечает за заработную плату, тогда работник может иметь право подать заявление о безработице.

Если учеников увольняют, остаются ли они в зарегистрированной программе ученичества?

См. Руководство программы стажировки USDOL.

Если мы отвечаем на претензию, дата увольнения — это последний рабочий день?

Да, это последний день физической работы сотрудника.

Номер счета работодателя — это номер счета EIN или JOBS4TN?

Это их SEIN и номер счета JOBS4TN .Он начинается с 0 и состоит из 7 цифр.

Почему Служба по безработице сообщила работнику, что его заявление «ожидает решения работодателя»?

Это было бы так, если бы работодатель не подавал частичную претензию / претензию работодателя и департамент должен проверить причину увольнения. Это ускоряет процесс, когда работодатели отправляют уведомление о прекращении службы или подают массовую претензию непосредственно на Jobs4TN.gov.

Должны ли мы продолжать платить работникам, которые не работают? Пример: сотрудники хотят взять отпуск по болезни, чтобы они не подвергались воздействию, но на самом деле не болели.

Если работодатель решит платить работнику, то нет необходимости подавать заявление о безработице.

Если мы временно увольняем сотрудников, должны ли мы оплачивать их отпуск? Если да, то есть ли срок, за который он должен быть оплачен?

Приветствуется оплата работнику; в противном случае они имели бы право подавать заявление о безработице.

Можно ли уволить сотрудников, находящихся в отпуске по болезни?

Это зависит от политики работодателя / компании, и работник может иметь право подавать заявление о безработице, если ему не платят.

Можем ли мы автоматически списать пропущенное время с остатков отпуска и отпусков?

Это зависит от политики работодателя / компании. Работник может по-прежнему иметь право подавать заявление о безработице, если ему не платят.

Распространяется ли отпуск по семейным обстоятельствам и отпуск по болезни в этой ситуации?

Это зависит от указаний USDOL и Закона о американском плане спасения.

Могут ли мои сотрудники уволиться и подать заявление на пособие по безработице?

Департамент не может запретить кому-либо подавать заявление на пособие по безработице.Однако, когда подана претензия, работодатель получает уведомление и имеет семь дней для ответа на претензию. Если сотрудник уволился или уволился, работодатель должен ответить соответственно и предоставить факты в отдел.

Должен ли я предоставлять своим сотрудникам средства индивидуальной защиты (СИЗ)?

Компаниям рекомендуется следовать рекомендациям CDC, Департамента здравоохранения штата Теннесси, а также любым применимым федеральным или нормативным требованиям.

Если заявитель не может вернуться на работу из-за отсутствия СИЗ , предоставленных работодателем, TDLWD расследует эти дела, и решения будут приниматься в индивидуальном порядке в зависимости от права заявителя на дальнейшее получение UI. преимущества.

Должны ли сотрудники возвращаться на работу, если им перезвонят?

Да, если только они не подпадают под квалифицированное исключение.

Как мне сообщить о сотруднике, который отказался вернуться на работу?

Вы можете отправить свою информацию по адресу https: // lwdsupport.tn.gov/hc/en-us/requests/new?ticket_form_id=360003403833. Пожалуйста, ответьте на все вопросы. Также будет полезно предоставить любую документацию, которая у вас есть, чтобы подтвердить, что сотрудник был уведомлен о необходимости явиться на работу или отказался явиться на работу.

Что мне делать, если я предлагаю соискателю подходящую работу, а он отклоняет предложение?

Закон штата Теннесси требует от соискателей пособия по безработице соглашаться на подходящую работу, если она предлагается работодателем, в противном случае они рискуют лишиться права участвовать в программе пособий по безработице.Если работодатель уведомит агентство, что соискатель, получающий пособие по безработице, не принял предложение о работе, агентство расследует это утверждение. TDLWD требует, чтобы работодатель указал имя заявителя, название должности, в которой было отказано, размер оплаты труда и требуемые должностные обязанности. Работодатели могут предоставить эту информацию через портал ОТКАЗ В РАБОТЕ, доступный здесь.

Обязан ли сотрудник вернуться на работу, если он находится на карантине врачом или государственным чиновником?

Нет, в это время сотрудник должен соблюдать карантинные предписания.Сотрудники должны предоставить вам документацию о сроках карантина.

Должен ли я отозвать сотрудника на ту же должность, с той же ставкой заработной платы и по тому же графику?

Было бы лучше, если бы работник был отозван в той же должности, что и предыдущая работа. Если это невозможно, мы расследуем неспособность сотрудника вернуться на работу и вынесем решение на основании закона о гарантиях занятости TN.

Какая документация должна быть предоставлена ​​агентству, чтобы показать, что контакт был сделан для отзыва сотрудника?

Нам потребуется подтверждение того, что вы сообщили своему сотруднику о необходимости вернуться на работу.Эта проверка может включать, помимо прочего, электронное письмо, заказное письмо с подтверждением доставки, запись голосовой почты или телефонную запись звонка на самую последнюю контактную информацию сотрудника.

Сообщит ли мне агентство о результатах отказа в возвращении на работу?

Агентство выдаст письменное определение, которое будет доставлено выбранным вами способом связи.

Если вы не согласны с , у вас будет пятнадцать (15) календарных дней с даты вынесенного решения по почте, чтобы подать апелляцию .Вы можете подать апелляцию онлайн через jobs4tn.gov, по электронной почте [email protected], по факсу 615-741-8933 или по почте: TDLWD, Attention: Appeals Tribunal, 220 French Landing Dr. , Нашвилл, TN 37243.

Будут ли работники, уволенные мной из-за последствий пандемии, поступать на мой счет налога на безработицу как работодатель?

Налоговый счет работодателя любого платящего взноса работодателя в базовый период заявителя для любых пособий по безработице, выплаченных заявителю в результате пандемии COVID-19 и ее последствий за период с 15 марта 2020 г. по 14 марта 2021 г. , безвредны и не обвиняются.

Отдел компенсации по инвалидности | Часто задаваемые вопросы о страховании временной нетрудоспособности

Часто задаваемые вопросы о страховании временной нетрудоспособности

(другие часто задаваемые вопросы см. В разделе Workers ’Comp или PHC)

Раздел для сотрудников
Кто имеет право на получение льгот TDI?
Кто не имеет права на получение льгот TDI?
Какое пособие я имею право получать?
Как мне подать претензию TDI?
Что такое права суброгации?
Что такое специальный фонд TDI и кто может подать против него иск?
В какие сроки работодатель должен заполнить форму заявления?
Что делать, если мне отказано в пособии или я не согласен с размером моего пособия?
Может ли мой работодатель уволить меня во время работы в TDI?
Если у моего работодателя нет политики TDI для сотрудников, какие средства у меня есть?
Если я являюсь сотрудником штата или города или округа, имею ли я право на льготы TDI?

Раздел работодателя
Кто должен предоставлять страховое покрытие TDI?
Как работодатель обеспечивает страхование TDI?
Моя бухгалтерская служба удерживает деньги из зарплаты сотрудников по государственной инвалидности.Как я могу подать на Гавайи выплаты государственного налога на страхование инвалидности?

Раздел страховой компании
Что такое полис TDI?

Кто имеет право на получение льгот TDI?

Чтобы иметь право на получение пособия TDI, у вас должно быть не менее 14 недель работы на Гавайях, в течение каждой из которых вам платили за 20 часов или более, и вы заработали не менее 400 долларов за 52 недели, предшествующие первому дню потери трудоспособности. 14 недель не обязательно должны быть подряд или у одного работодателя.

Вы также должны соответствовать следующим условиям в дополнение к требованиям, указанным выше:

• Ваша травма или болезнь не связаны с работой; не вызвано вашей работой.
• Из-за травмы или болезни вы не можете выполнять свои обычные обязанности.
• Ваша инвалидность удостоверена лицензированным врачом, хирургом, дантистом, мануальным терапевтом, остеопатом, натуропатом, дипломированной медсестрой или аккредитованным практикующим терапевтом религиозной группы, и вы находитесь под его наблюдением.
• Чтобы иметь право на получение пособия, вы должны иметь текущую работу. Считается, что вы имеете текущую работу, если вы работали непосредственно перед датой получения травмы или болезни, или если вы были уволены с работы, ваша инвалидность наступила в течение двух недель после вашего последнего рабочего дня. Текущая занятость включает период, в течение которого вы получали отпуск или отпуск по болезни, выплаты TDI или компенсационные выплаты работникам в связи с временной полной нетрудоспособностью.

Работодатель должен предоставить страховку TDI любому сотруднику, отвечающему требованиям.Если вы работали по совместительству или имели более одной работы, будь то полный или неполный рабочий день, вы можете иметь право на получение льгот TDI от каждого работодателя, если вы соответствуете требованиям для участия.

К началу

Кто не имеет права на получение льгот TDI?

Некоторые сотрудники исключены из страхового покрытия (исключения см. В разделе 392-5 Пересмотренного Устава Гавайев), например, служащие федерального правительства, некоторые домашние работники, страховые агенты и продавцы недвижимости, получающие вознаграждение исключительно на комиссионной основе, лица, не достигшие 18 лет в доставке или распространении газет, некоторые семейные служащие, студенты-медсестры, стажеры и работники других категорий, специально исключенных по закону.

Помимо упомянутых выше исключений, вы не имеете права на получение пособия, если:

• Вы выполняли оплачиваемую работу в любой день периода нетрудоспособности.
• Вам было отказано в выплате страхового пособия по безработице из-за остановки работы из-за трудового спора.
• Ваша травма была умышленно нанесена самому себе или была получена при совершении уголовного преступления.
• Вы получили или будете получать страхование по безработице, компенсацию рабочим или федеральное пособие по инвалидности.
• Вы сознательно сделали ложное заявление или не раскрыли информацию для получения пособия.
• Вы подали заявление по истечении 90 дней с начала периода нетрудоспособности без уважительной причины.

Вернуться к началу

Какое пособие я имею право получать?

План вашего работодателя определяет, сколько пособий вы будете получать каждую неделю, как долго вам будут платить и должны ли вы отбывать период ожидания.

Если у вашего работодателя есть установленный законом план, то есть план, который предоставляет льготы в соответствии со стандартами минимальных льгот, вы имеете право на:

• 58% вашей средней недельной заработной платы округлено до следующего более высокого доллара, но не более максимальной суммы еженедельного пособия, ежегодно устанавливаемой Отделом компенсации по инвалидности. Пример: максимальное недельное пособие на 2021 год составляет 640 долларов. Размер вашего еженедельного пособия будет зависеть от вашего заработка и не будет превышать 640 долларов США.
• Пособие по нетрудоспособности восьмого дня; Другими словами, существует период ожидания продолжительностью семь дней подряд.
• Максимум 26 недель выплаты пособий в течение года пособия.

Если у вашего работодателя есть план, который отличается от установленных законом льгот и был одобрен этим отделом, размер вашего еженедельного пособия, продолжительность выплат и необходимость периода ожидания будут определяться планом. Узнайте подробности о плане у вашего работодателя.

Выплачиваемые или подлежащие выплате пособия

TDI предназначены исключительно для частичного возмещения потери заработной платы в результате вашей нетрудоспособности.Вашему работодателю или страховой компании запрещено получать пособия, полностью или частично, для оплаты взятого вами долга или обязательства. Пособия также не облагаются налогом, казнью, арестом и арестом, за исключением алиментов на ребенка по решению суда по семейным делам, как это разрешено в соответствии с разделом 571-52 HRS.

К началу

Как подать претензию TDI?

Если вы пострадали от болезни или травмы, не связанных с работой, вам следует выполнить процедуры, описанные ниже:

• Немедленно сообщите работодателю о своей инвалидности.
• Попросите у своего работодателя форму TDI-45 «Заявление о выплате льгот TDI». Или свяжитесь с нами. Требование TDI должно быть подано в течение 90 дней после начала периода нетрудоспособности.
• Заполните часть А «Заявление заявителя» формы претензии.
• Отнесите форму своему врачу, чтобы подтвердить свою инвалидность по Части C, Справка врача.
• Попросите вашего работодателя заполнить Часть B, Заявление работодателя.
• Отправьте форму в страховую компанию TDI вашего работодателя, если ваш работодатель не застрахован самостоятельно.
• Ваш работодатель или страховая компания сообщит вам о вашем праве на получение пособия.

По закону вы должны подать иск в течение 90 дней с даты, когда вы стали инвалидом. Если вы подадите заявку через 90 дней, вы можете потерять часть своего пособия, если не будет продемонстрирована уважительная причина. Если вы подадите заявление более чем через 26 недель после потери трудоспособности, вы не будете иметь права на получение каких-либо пособий. Чтобы избежать частичной или полной потери пособия, подайте заявление в течение 90 дней.

К началу

Что такое права суброгации?

Нетрудоспособность, связанная с работой, подпадает под действие закона о компенсации работникам, в то время как нетрудоспособность, не связанная с работой, должна подаваться в качестве иска TDI. Иногда можно сомневаться в том, что травма или болезнь как-то связаны с работой.

Если вы подали иск о компенсации работникам, и оно отклоняется или оспаривается, вы можете подать иск TDI, и ваш работодатель или страховая компания должны сначала выплатить пособия TDI при условии, что вы соответствуете требованиям для получения льгот TDI.Если позже вам будут присуждены компенсационные выплаты работникам по той же инвалидности, ваш работодатель или страховая компания TDI имеет право на возмещение суммы выплат TDI, которые были вам выплачены. Эта сумма может быть вычтена из компенсационных выплат вашим работникам.

Суброгация может также распространяться на пособия, возникающие в результате судебного иска об ответственности, если такие пособия назначаются впоследствии за ту же нетрудоспособность, охватывающую тот же период нетрудоспособности. Вот пример того, что такое суброгация:

Предположим, во время прогулки в ресторане вы поскользнулись на мокром асфальте и сломали лодыжку.Во время инвалидности вы получали пособие TDI от своего работодателя или страховой компании. В результате иска, поданного вами против ресторана, или соглашения, заключенного между вами и рестораном, вы получили денежное вознаграждение, которое компенсировало вам потерю заработной платы во время вашей нетрудоспособности. Поскольку ваш работодатель или страховая компания выплатили вам пособия TDI для возмещения вашей потерянной заработной платы, работодатель или страховая компания имеет право потребовать выплаты денежных средств или потребовать от вас возмещения суммы выплаченных вам пособий TDI.

К началу

Что такое специальный фонд TDI и кто может подать против него иск?

Специальный фонд TDI выплачивает пособия:

• Сотрудники, работодатели которых не обеспечили страхование TDI или обанкротились; и
• Безработные заявители, которые
  • получали пособие по страхованию от безработицы (UI) до наступления инвалидности;
  • стал инвалидом; и
  • было отказано в дальнейших пособиях по UI только из-за инвалидности.

Если вы попадаете в одну из вышеперечисленных категорий в момент, когда вы стали инвалидом, свяжитесь с нами.

К началу

В какие сроки работодатель должен заполнить Часть B формы заявления?

Закон о TDI Гавайев не устанавливает конкретных сроков, в течение которых работодатель должен заполнить Часть B. Если, однако, ваш работодатель не заполнит Часть B своевременно (например, в течение недели или около того), вы можете связаться с в ближайший к вам отдел расследований или районное отделение Департамента труда и производственных отношений.

К началу

Что делать, если мне отказано в пособии или я не согласен с размером моего еженедельного пособия?

Ваш работодатель или страховая компания должны направить вам письменное уведомление (три копии формы TDI-46 для отказа в удовлетворении иска по инвалидности), если ваше требование отклонено. Если вы не согласны с отказом, вы можете подать апелляцию, объяснив, почему вы не согласны с уведомлением, а затем отправить две копии в этот отдел в Гонолулу или в ближайшее к вам местное отделение Департамента труда и производственных отношений.У вас есть 20 календарных дней с даты отправки уведомления об отказе для подачи апелляции.

Вы также можете подать письменную апелляцию в ближайший к вам офис Гонолулу или Департамент труда и производственных отношений, если вы не согласны с размером пособий, выплачиваемых вам вашим работодателем или страховой компанией TDI. Принесите доказательства, такие как платежные ведомости или корешки чеков, чтобы доказать, что вы имеете право на дополнительные льготы. Этот отдел уведомит вас о времени и месте рассмотрения апелляции.Беспристрастный судья рассмотрит ваше дело.

К началу

Может ли мой работодатель уволить меня с работы в TDI?

Закон Гавайских островов TDI конкретно не указывает, что отстранение любого сотрудника от должности является незаконным только на том основании, что этот сотрудник получил инвалидность, не связанную с работой. Однако вы можете связаться с Комиссией по гражданским правам по телефону (808) 586-8636 для получения дополнительной информации.

Если у моего работодателя нет политики TDI для сотрудников, какие средства у меня есть?

Вы можете обратиться за помощью в Отдел расследований в Гонолулу или на соседнем острове, в ближайший к вам районный офис Департамента труда и производственных отношений.

К началу

Если я служащий штата или округа, имею ли я право на получение льгот TDI?

Отпуск по болезни, предоставляемый работодателем, является пособием TDI для служащего штата или округа. Однако, если ваша общая сумма использованных и неиспользованных кредитов отпуска по болезни в течение года выплаты пособия составляет менее трех недель до наступления инвалидности, вы можете иметь право на дополнительные льготы TDI. Обратитесь в кадровую службу, чтобы подать претензию.

Кто должен обеспечивать страховое покрытие TDI?

За исключением исключенных (исключения см. В разделе 392-5 Пересмотренного Устава Гавайев), каждый работодатель обязан предоставлять TDI, когда его правомочные сотрудники не могут работать из-за болезни или травмы, не связанных с работой.Штат не выплачивает пособия TDI; вместо этого он требует, чтобы каждый работодатель, подпадающий под действие закона, предоставлял льготы работникам, имеющим на это право. Что касается затрат на покрытие TDI, работодатель может оплатить полную стоимость или разделить расходы с работниками, имеющими право на страхование, и в этом случае работодатель может вычесть половину стоимости страхового взноса, но не более 0,5% от сотрудников. ‘еженедельная заработная плата до максимальной, ежегодно устанавливаемой этим отделом, которая составляет 5,51 доллара в неделю в течение 2021 года (см. максимальную базу недельной заработной платы и максимальный размер недельного пособия).Пример: еженедельная заработная плата сотрудника составляет 300 долларов. Размер страхового взноса составляет 80 центов за 100 долларов покрываемой заработной платы, или 2,40 доллара для этого сотрудника. Поскольку работодатель не может взимать с работника более половины стоимости страхового взноса, доля работника может достигать 1,20 доллара. Чтобы дополнительно определить, находится ли эта сумма в пределах установленного законом лимита, рассчитайте 0,5% от еженедельной заработной платы сотрудника в размере 300 долларов США, что равняется 1,50 доллара США. Сумма страховых взносов в размере 1,20 доллара США, удерживаемая с сотрудника в неделю, находится в пределах установленного законом лимита.

К началу

Как работодатель обеспечивает страхование TDI?

Работодатель может использовать один или несколько из следующих методов предоставления льгот TDI:

• Приобретая страховку, называемую «застрахованным» планом, у страховой компании, уполномоченной составлять полисы TDI на Гавайях.
• Принимая политику отпусков по болезни, называемую планом «самострахование», который должен быть одобрен этим отделом. Самостоятельно застрахованный работодатель выплачивает пособия непосредственно своим работникам-инвалидам. Как самостраховщик, работодатель должен предоставить доказательства финансовой платежеспособности и способности выплачивать пособия путем:
  • Предоставление этому Подразделению последней проверенной финансовой отчетности для проверки. После первоначального утверждения проверенные финансовые отчеты должны представляться ежегодно для дальнейшего утверждения плана самострахования работодателя, или
  • Депонирование ценных бумаг, или
  • Размещение гарантийных обязательств в сумме, определенной в соответствии с разделами 12-11-69 и 12-11-70 Административных правил Гавайев.

• В соответствии с коллективным договором, предусматривающим пособия по болезни, по крайней мере, в той мере, в какой это требуется по закону TDI.

Все планы должны быть представлены в этот отдел на рассмотрение с формой TDI-15 и должны быть одобрены, прежде чем они могут быть введены в действие. Льготы, предоставляемые планом работодателя, попадают в одну из следующих категорий:

• Установленные законом льготы, означающие льготы, соответствующие минимальным стандартам, изложенным в разделах 392-22, 392-23, 392-24 и 392-41 пересмотренного Устава Гавайев.
• Эквивалентные льготы, означающие льготы «столь же благоприятные, как» установленные законом льготы, как это определено этим Подразделением. См. Таблицы эквивалентности (форма TDI-14).
• Льготы, превышающие установленные законом, то есть льготы, превосходящие установленные законом льготы.

Вернуться к началу

Моя бухгалтерская служба удерживает деньги из зарплаты сотрудников в связи с государственной нетрудоспособностью. Как я могу подать на Гавайи выплаты государственного налога на страхование инвалидности?

Не отправлять платеж государству.Штат Гавайи не взимает налог на инвалидность (SDI) и не взимает налог на инвалидность, поскольку работодатели обязаны получить покрытие. Если работодатель выбирает удержание из зарплаты сотрудников, работодатель использует эту сумму для оплаты части стоимости покрытия TDI.

Если вы решили разделить расходы с сотрудником, убедитесь, что вычет, произведенный бухгалтерской службой, соответствует следующим требованиям. Работодатель может оплатить полную стоимость покрытия TDI или разделить расходы с работниками, имеющими право на покрытие, и в этом случае работодатель может вычесть половину стоимости страхового взноса, но не более 0.5% от недельной заработной платы сотрудников до максимума, ежегодно устанавливаемого этим Подразделением (5,51 доллара в неделю в 2021 году. Текущий максимум см. В разделе «Максимальная недельная заработная плата» и «Максимальный размер недельного пособия»). Пример: еженедельная заработная плата сотрудника составляет 300 долларов. Размер страхового взноса составляет 80 центов за 100 долларов покрываемой заработной платы, или 2,40 доллара для этого сотрудника. Поскольку работодатель не может взимать с работника более половины стоимости страхового взноса, доля работника может достигать 1,20 доллара. Чтобы дополнительно определить, находится ли эта сумма в пределах установленного законом лимита, вычислите 0.5% от еженедельной заработной платы сотрудника в размере 300 долларов США, что равняется 1,50 доллара США. Сумма страховых взносов в размере 1,20 доллара США, удерживаемая с сотрудника в неделю, находится в пределах установленного законом лимита.

К началу

Что такое политика TDI?

Каждый полис TDI, выданный уполномоченной страховой компанией TDI, покрывает всю ответственность работодателя перед своими сотрудниками. Классы охваченных сотрудников должны быть конкретно указаны в политике, а Сертификат выдачи (форма TDI-62) должен содержать следующую информацию:

• Наименование страховщика
• Имя работодателя (застрахованного)
• Фирменное наименование работодателя (д.б.а.) если отличается от вышеуказанного
• Департамент труда (DOL) номер счета застрахованного
• Полис или номер бланка райдера
• Дата вступления в силу
• Классы работников, охваченные или исключенные
• Предоставленные льготы

Сертификат выдачи должен быть представлен в этот Отдел в течение тридцати дней после приобретения страховки. Он должен быть подписан сотрудником страховой компании или ее уполномоченным представителем. Перевозчик будет уведомлен, если Сертификат о выдаче будет принят.

При аннулировании страхового полиса необходимо соблюдать следующие правила:

• Минимум 10-дневное уведомление о намерении отменить в указанную дату и причину, следовательно, должно быть зарегистрировано и передано в этот отдел и работодателю.
• Если причиной отмены является «покрытие, предоставленное новым оператором связи», датой отмены может быть дата вступления в силу нового полиса при условии, что новый оператор уже подал в этот отдел Сертификат выдачи.

Самостраховщик, который прекращает действие статуса самострахования с одобрения этого Отдела, может вернуть гарантийный депозит через 24 месяца после прекращения действия, как указано в Разделе 12-11-72 Административных правил Гавайев.

К началу

.

Добавить комментарий Отменить ответ

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Комментарий *

Имя *

Email *

Сайт