Заполнение больничного листа работодателем в 2020 году образец по бир: Больничный лист 2020 и 2021 — образец заполнения работодателем

Версия для печати

Этот документ содержит ответы на часто задаваемые вопросы о новом законе Калифорнии об оплачиваемых отпусках по болезни (AB 1522, вступает в силу 1 января 2015 г., и с поправками, внесенными в AB 304, вступившими в силу 13 июля 2015 г.).

DIR обновил список часто задаваемых вопросов, первоначально опубликованный в феврале 2015 года, чтобы отразить новые требования согласно AB 304. Этот новый документ также разъясняет предыдущие ответы, данные в ответ на вопросы, полученные от представителей общественности.

Право на оплачиваемый отпуск по болезни в соответствии с новым законом

Новый закон штата об отпуске по болезни вступил в силу 1 января 2015 года. Однако право на начисление и использование отпуска по болезни в соответствии с этим законом не вступило в силу до 1 июля 2015 года.Обратите внимание, что у многих работодателей уже были правила отпусков по болезни для сотрудников, на которые распространяется действие закона, до принятия нового закона. Если существующая политика в отношении отпуска по болезни уже удовлетворяла требованиям нового закона, возможно, не было каких-либо необходимых изменений в праве сотрудника на накопление и получение отпуска по болезни в результате принятия нового закона.

Чтобы иметь право на отпуск по болезни, работник должен:

• Работать на того же работодателя 1 января 2015 г. или позднее в течение не менее 30 дней в году в Калифорнии, и
• Удовлетворение 90-дневного периода работы (аналогично испытательному сроку) перед тем, как брать отпуск по болезни

Если вы работаете менее 30 календарных дней в году у того же работодателя в Калифорнии, то в соответствии с этим новым законом вы не имеете права на оплачиваемый отпуск по болезни.

Срок в 90 календарных дней действует как испытательный срок. Если вы работаете на своего работодателя менее 90 дней, вы не имеете права на оплачиваемый отпуск по болезни.

У квалифицированного сотрудника начинает начисляться оплачиваемый отпуск по болезни, начиная с 1 июля 2015 г. или, если он принят на работу после этой даты, в первый день работы.Работник имеет право использовать (взять) оплачиваемый отпуск по болезни с 90-го дня работы.

Разные даты являются результатом общих дат вступления в силу нового законодательства (1 января после вступления в силу закона) и того, как был составлен закон, в результате чего некоторые из его положений вступили в силу в указанную дату (1 июля 2015 г. ). Квалификационный период, определяющий, какие сотрудники имеют право на оплачиваемый отпуск по болезни, и квалификационный период для уведомления работника, требуемый Трудовым кодексом 2810.5 вступили в силу 1 января 2015 г .; однако закон предусматривает, что право сотрудников на накопление и использование отпуска по болезни не действовало до 1 июля 2015 года.

Все сотрудники, работающие не менее 30 дней на одного и того же работодателя в течение года в Калифорнии, включая неполный рабочий день, суточных и временных сотрудников, подпадают под действие этого нового закона с некоторыми конкретными исключениями. К сотрудникам, освобожденным от закона об оплачиваемом отпуске по болезни, относятся:

• Поставщики государственных вспомогательных услуг на дому (IHSS) — но только до 1 июля 2018 г.
• Сотрудники, охваченные коллективными договорами с указанными положениями
• Лица, нанятые авиаперевозчиком в качестве члена летного или кабинного экипажа, если они получают оплачиваемый отпуск, по крайней мере, эквивалентный требованиям нового закона
• Пенсионеры, работающие в государственных учреждениях.

Новый закон распространяется на сотрудников кадрового агентства. Следовательно, кто бы ни был работодателем или совместным работодателем, он должен предоставлять оплачиваемый отпуск по болезни квалифицированным сотрудникам.

Каким образом квалифицированные сотрудники получают и берут оплачиваемый отпуск по болезни

Это зависит от того, какой план ваш работодатель выберет для соблюдения нового закона.Некоторые работодатели уже имеют оплачиваемый отпуск или политику отпусков по болезни, которые соответствуют требованиям нового закона, и для сотрудников, на которые распространяются эти существующие планы, размер отпуска по болезни, на который вы имеете право, не изменится. В целом закон требует, чтобы работодатели предоставляли и разрешали работникам использовать оплачиваемый отпуск по болезни не менее 24 часов или трех дней в год.

Работодатели, применяющие новую политику в соответствии с законом, могут выбрать, использовать ли политику « начисления » или политику « без начисления / аванс ».

Политика начисления — это политика, при которой сотрудники получают отпуск по болезни с течением времени с переносом накопленного времени на каждый год работы. В общих чертах (и за некоторыми исключениями) сотрудники по плану начисления должны заработать не менее одного часа оплачиваемого отпуска по болезни за каждые 30 часов работы (график 1:30). Хотя работодатели могут принять или сохранить другие типы графиков начисления, согласно этому графику у работника должно быть не менее 24 часов накопленного отпуска по болезни или оплачиваемого отпуска к 120-му календарному дню работы.

Хотя работникам может начисляться более трех дней оплачиваемого отпуска по болезни в пределах одного часа за каждые 30 отработанных часов (или согласно альтернативному стандарту начисления) по методу начисления, закон разрешает работодателям ограничивать использование сотрудником оплачиваемого отпуска по болезни до 24 часов или трех дней в году. Закон также позволяет работодателю ограничивать общий оплачиваемый отпуск по болезни сотрудника не более чем 48 часами или шестью днями.

Политика без начисления / авансового платежа делает полную сумму отпуска по болезни за год доступной сразу в начале годичного периода, за исключением первоначального приема на работу, когда он должен быть доступен для использования до 120-го дня работы.Работодатель должен предоставлять как минимум 24 часа или три дня оплачиваемого отпуска по болезни в год, и вся сумма этого отпуска должна быть доступна для использования работником с начала каждого года работы, календарного года или 12-месячного периода. Примечание: работодатель определяет, как будет рассчитываться год, будь то обычный календарный год, финансовый год или другой 12-месячный период). Согласно авансовому методу, сотрудники IHSS начинают подпадать под действие закона с 1 июля 2018 года и могут быть ограничены одним днем ​​или восемью часами первоначально, пока минимальная заработная плата не достигнет 13 долларов. 00:00 и до двух дней или суток, пока минимальная заработная плата не достигнет 15 долларов в час.

И, наконец, закон позволяет «унаследовать» определенные типы существующих политик в отношении отпусков по болезни, если они существовали до 1 января 2015 года. Считается, что эти политики соответствуют новому закону, если:

• Начисление предусматривает не менее одного дня или 8 часов накопленного оплачиваемого отпуска по болезни или оплачиваемого отпуска в течение трех месяцев работы в год, и
• Работник имел право на оплачиваемый отпуск по болезни или оплачиваемый отпуск не менее трех дней или 24 часов в течение 9 месяцев после работы.

Поскольку оплачиваемый отпуск по болезни накапливается с 1 июля 2015 г. или в первый день работы, если они приняты на работу после 1 июля 2015 г., 12-месячный период будет зависеть от даты найма для тех сотрудников, нанятых после 1 июля 2015 г.Таким образом, измерение в основном будет отслеживаться по дате годовщины сотрудника.

Да. Работодатель может предпочесть заблаговременный отпуск по болезни сотруднику до его начисления, но в соответствии с этим законом работодатель не обязан делать это.

Начисление:	Оплачиваемый отпуск по болезни начисляется исходя из количества отработанных часов сотрудником.
Переход:	Сумма оплачиваемого отпуска по болезни, перенесенная на следующий год; может подлежать ограничению, если работодатель устанавливает ограничение в соответствии с политикой.
Использование:	Использование оплачиваемого отпуска по болезни может быть ограничено 3 днями или 24 часами в году.

Закон об оплачиваемых отпусках по болезни требует, чтобы ваш накопленный и неиспользованный отпуск по болезни был возвращен вам, если вы вернетесь к тому же работодателю в течение 12 месяцев после предыдущего увольнения.

Примечание. Работодатель не обязан восстанавливать ранее начисленный и неиспользованный оплачиваемый отпуск (PTO), если отпуск по болезни был предоставлен в соответствии с политикой PTO, охватывающей отпуск по болезни, который был оплачен или обналичен работнику в конце предыдущего работа у этого работодателя.

Закон об оплачиваемом отпуске по болезни не требует восстановления вам накопленного отпуска по болезни.

Это будет зависеть от фактов, но, вообще говоря, нет. Закон предусматривает, что работодатель может ограничить количество отпусков по болезни 24 часами или тремя днями в году. Поскольку вы работает 6 часов в день, вы использовали только 18 из своих 24 часов.У вас все еще есть 6 часов, которые нужно использовать и за которые вам заплатят в течение года, потому что работодатель должен разрешить сотруднику использовать по крайней мере три дня или 24 часа, в зависимости от того, что больше (см. Письмо с мнением DLSE 2015.08.07).

Политика работодателя может предусматривать большее количество оплачиваемых отпусков по болезни, но не меньше

Новый закон устанавливает минимальные требования для оплачиваемого отпуска по болезни, но работодатель может предоставить отпуск по болезни в рамках своего собственного существующего отпуска по болезни или оплачиваемого отпуска, либо установить разные планы для разных категорий работников. Каждый план должен соответствовать требованиям нового закона к начислению, переходу и использованию. В целом минимальные требования нового закона заключаются в том, что работодатель должен предоставлять по крайней мере 24 часа или три дня оплачиваемого отпуска по болезни в год. План оплачиваемого отпуска (PTO), который сотрудники могут использовать для тех же целей, что и оплачиваемый отпуск по болезни, и который соответствует всем применимым минимальным требованиям нового закона, может продолжать использоваться.

В общих чертах, новый закон предусматривает, что работодатели, которые принимают план накопления для оплачиваемого отпуска по болезни, сотрудники должны накапливать как минимум 1 час оплачиваемого отпуска по болезни за каждые 30 часов работы.Работодатель может использовать другой метод начисления, если начисление производится на регулярной основе и приводит к тому, что у сотрудника не менее 24 часов накопленного отпуска по болезни или оплачиваемого отпуска к 120-му календарному дню работы или каждый календарный год. , или каждые 12 месяцев.

В законе также есть «дедушка», которая позволяет работодателям с политиками оплачиваемых отпусков по болезни или политиками оплачиваемого отпуска, действовавшими до 1 января 2015 года, сохранять эти политики и считаться соблюдающими, если они соответствуют следующие требования:

• Начисление предусматривает не менее одного дня или 8 часов накопленного оплачиваемого отпуска по болезни или оплачиваемого отпуска в течение трех месяцев работы в год, и
• Работник имел право на оплачиваемый отпуск по болезни или оплачиваемый отпуск не менее трех дней или 24 часов в течение 9 месяцев после работы.

Отпуск по болезни или ежегодный отпуск, предоставляемый государственным служащим в соответствии с определенными положениями Кодекса правительства или меморандумом о взаимопонимании, отвечает требованиям начисления.

Закон гласит, что работодатель не обязан иметь политику начисления или переноса оплачиваемого отпуска по болезни, если «полный отпуск» предоставляется работникам в начале каждого года работы, календарного года или 12-месячного периода. период.«Полный отпуск», который работодатель должен предоставить в соответствии с этим положением, составляет не менее 24 часов или трех дней оплачиваемого отпуска по болезни.

Однако при первоначальном приеме на работу сотрудник должен выполнить требование о 90-дневном трудоустройстве до того, как взять оплачиваемый отпуск по болезни.

Да, но работодатель может ограничить или ограничить общий объем отпуска по болезни, который может накопить работник, до 6 дней или 48 часов.

Нет, при условии, что ваш работодатель предоставляет минимум 24 часа или три дня в году оплачиваемого отпуска, который можно использовать для медицинского обслуживания и который соответствует другим требованиям закона.

Большинство работодателей с этой новой, но развивающейся политикой не отслеживают, сколько времени сотрудники уходят и по какой причине.Хотя новый закон требует, чтобы работодатели отдельно отслеживали накопление и использование отпусков по болезни, для работодателей с неограниченными планами оплачиваемого отпуска уведомление, квитанция об оплате труда или отдельное письменное заявление, прилагаемое к выплате заработной платы, удовлетворяет этому требованию, указывая на то, что оплачиваемый отпуск по болезни является обязательным. «Безлимитный».

Для каких целей работник может брать оплачиваемый отпуск по болезни

Вы можете взять оплачиваемый отпуск по болезни для себя или члена семьи, для профилактики или диагностики, ухода или лечения существующего состояния здоровья или для определенных целей, если вы стали жертвой домашнего насилия, сексуального посягательства или преследования.

• Члены семьи включают родителя сотрудника, ребенка, супруга, зарегистрированного домашнего партнера, бабушку, дедушку, внука и брата или сестру.
• Профилактическая помощь будет включать ежегодные медицинские осмотры или прививки от гриппа.

Сотрудник может решить, какой оплачиваемый отпуск по болезни он хочет использовать (например, хотите ли вы взять весь день или только часть дня). Ваш работодатель может потребовать, чтобы вы брали как минимум два часа оплачиваемого отпуска по болезни за раз, но в остальном определение того, сколько времени необходимо, остается за сотрудником.

Работник должен уведомить работодателя заранее, если планируется отпуск по болезни, как это может быть в случае плановых посещений врача. Если потребность непредсказуема, сотруднику нужно только уведомить об этом в кратчайшие сроки, что может произойти в случае непредвиденного заболевания или неотложной медицинской помощи.

Оплата и учет заработанного и взятого отпуска

Новый закон требует, чтобы работодатель обеспечивал оплату больничного листа, взятого работником не позднее дня выплаты заработной платы за следующий регулярный расчетный период после того, как был взят отпуск по болезни.Это не мешает работодателю произвести корректировку заработной платы за тот же период расчета заработной платы, в котором был взят отпуск, но позволяет работодателю отложить корректировку до следующей выплаты заработной платы. Например, если вы не приходили на смену и, следовательно, не получали за нее зарплату, а использовали оплачиваемый отпуск по болезни, ваш работодатель должен был бы выплатить вам не позднее следующего периода оплаты и отразить его в квитанции о заработной плате или в отдельной статье. подробный отчет о заработной плате за следующий регулярный платежный период.

Это зависит от того, являетесь ли вы «освобожденным» или «не освобожденным» сотрудником. Сотрудникам, не освобожденным от уплаты налогов, вам будут выплачиваться обычная или обычная почасовая оплата за время, которое вы использовали в качестве оплачиваемого отпуска по болезни. Например, если вы взяли два часа оплачиваемого отпуска по болезни, чтобы посетить прием к врачу, вам будут платить за эти два часа по той же почасовой ставке, которую вы получали бы, если бы работали.

Для определения размера оплаты труда работодатель может:

• Рассчитайте вашу обычную ставку оплаты без сверхурочных за ту рабочую неделю, в которой вы использовали оплачиваемый отпуск по болезни, независимо от того, действительно ли вы работали сверхурочно в эту рабочую неделю (в общих чертах, это обычно делается путем деления вашей общей суммы оплаты за несверхурочные по общему количеству отработанных часов без сверхурочной работы), или
• Разделите вашу общую компенсацию за предыдущие 90 дней (исключая сверхурочные надбавки) на общее количество не сверхурочных часов, отработанных в полные периоды оплаты за предыдущие 90 дней работы ¹

Для освобожденных сотрудников оплачиваемый отпуск по болезни рассчитывается таким же образом, как работодатель рассчитывает заработную плату за другие формы оплачиваемого отпуска (например, отпускные, оплачиваемое время).

¹ См. Письмо-заключение от 11 октября 2016 г. для объяснения того, как рассчитывать оплачиваемый отпуск по болезни для нанятых сотрудников. Данный FAQ предполагает оплату зарплатой.

Работодатели должны указать, сколько дней отпуска по болезни у вас есть, в квитанции о заработной плате или в документе, выданном в тот же день, что и ваша зарплата. Если работодатель предоставляет неограниченный оплачиваемый отпуск по болезни или неограниченное оплачиваемое время, работодатель может указать «неограниченный» в квитанции о заработной плате или другом документе, предоставленном вам в тот же день, что и ваша заработная плата.

Работодатели также должны вести записи, показывающие, сколько оплачиваемых дней по болезни вы заработали и использовали за три года. Эта информация может храниться в документах, доступных сотрудникам в электронном виде.

Закон гласит, что работодатель не обязан выяснять или регистрировать цели, для которых работник использует оплачиваемый отпуск по болезни или оплачиваемый отпуск.

Если на сотрудников распространяются местные постановления об отпусках по болезни, работодатель должен соблюдать как местные законы, так и законы штата Калифорния, которые могут отличаться в некоторых отношениях.Работодатель должен предоставить работнику наиболее щедрые условия или льготы.

Закон об оплачиваемых отпусках по болезни позволяет работникам решать, сколько оплачиваемого отпуска им брать, при условии, что их работодатель может установить минимум два часа.
Например, если у сотрудника накопилось десять часов, он или она может запросить оплату за десять часов.Если работник решит взять меньше времени, чем в оплачиваемом отпуске по болезни, то ему или ей будут платить за количество часов, которое они выбрали. Имейте в виду, что сотрудники должны взять отпуск по болезни как минимум два часа, если работодатель устанавливает минимум два часа.
Если сотрудник, работающий по альтернативному графику работы, болеет в течение трех дней и набрал только 24 часа оплачиваемого отпуска по болезни, работодатель оплатит начисленные 24 часа. Однако, если у сотрудника накопилось 30 часов оплачиваемого отпуска по болезни, ему должны быть оплачены полные 30 часов или три дня работы (см. Письмо-заключение DLSE 2015.08.07).

Нет, если только политика вашего работодателя не предусматривает выплаты. Если вы увольняетесь с работы и в течение 12 месяцев вас снова нанимает тот же работодатель, вы можете вернуть (восстановить) то, что вы накопили за оплачиваемый отпуск по болезни, при условии, что он не был выплачен в соответствии с политикой оплачиваемого отпуска при увольнении.

Обязательная информация для сотрудников

Начиная с 1 января 2015 года работодатели обязаны вывешивать плакат на видном месте на рабочем месте.
Объявление о рабочем месте должно содержать следующую информацию:

• Что работник имеет право накапливать, запрашивать и использовать оплачиваемые больничные дни;
• Количество предусмотренных больничных дней и условия использования оплачиваемых больничных листов;
• Это возмездие или дискриминация в отношении сотрудника, который запрашивает оплачиваемые больничные или использует оплачиваемые больничные дни, или и то, и другое, запрещены; и
• Что работник имеет право в соответствии с этим законом подать жалобу Уполномоченному по вопросам труда на работодателя, который мстит или дискриминирует работника

Новый закон требует от Уполномоченного по вопросам труда разработать такой плакат, и теперь он доступен на веб-сайте Уполномоченного по вопросам труда.

После 1 января 2015 года работодатели обязаны предоставлять большинству сотрудников индивидуальное уведомление для сотрудника (требуется в соответствии с разделом 2810.5 Трудового кодекса), которое включает информацию об оплачиваемом отпуске по болезни. Форма уведомления сотруднику, измененная с учетом нового закона об отпуске по болезни, принятого Управлением комиссара по вопросам труда, должна использоваться для сотрудников, нанятых после 1 января 2015 года. Для сотрудников, нанятых до 1 января 2015 года, работодатель должен предоставить обновленное уведомление Сотрудник или иным образом проинформирует каждого сотрудника об оплачиваемом отпуске по болезни, используя любой из альтернативных методов, указанных в разделе 2810 Трудового кодекса.5 (б).

Уведомление сотрудникам Положения раздела 2810.5 Трудового кодекса не применяются к освобожденным от налогообложения сотрудникам, большинству государственных служащих или сотрудникам, на которых распространяется действующий коллективный договор, отвечающий определенным требованиям.

Закон штата, предусматривающий оплачиваемый отпуск по болезни, устанавливает минимальных стандартов для оплачиваемого отпуска по болезни. Работодатели могут использовать свои существующие политики, если они соответствуют минимальным требованиям закона.В пересмотренной форме «Уведомление сотруднику» есть флажок, чтобы проинформировать сотрудника об имеющемся у работодателя оплачиваемом отпуске или политике оплачиваемого отпуска по болезни, которая соответствует требованиям нового закона или превышает их.

Во избежание дезинформации или недоразумений в отношении оплачиваемого рабочего времени или политики оплачиваемого отпуска по болезни работодателям рекомендуется обеспечить, чтобы сотрудники были полностью осведомлены об условиях их политики. Хотя требования об уведомлении Трудового кодекса 2810.5 не применяются к сотрудникам, освобожденным от оплаты сверхурочных, на сотрудников, освобожденных от оплаты сверхурочных, распространяется действие этого нового закона об оплачиваемых отпусках по болезни.

В общем да. За исключением случаев, когда требование об уведомлении в разделе 2810.5 Трудового кодекса не применяется (исключены освобожденные сотрудники, государственные служащие и сотрудники, подпадающие под действие определенных коллективных договоров) или если оплачиваемый отпуск по болезни не применяется в соответствии с одним из исключений, указанных в разделе Трудового кодекса. 245.5 (a), работодатель должен уведомить всех сотрудников, нанятых до 1 января 2015 г., об изменениях условий найма, касающихся оплачиваемого отпуска по болезни, в течение 7 дней с момента фактического изменения. Пересмотренное уведомление для сотрудника может использоваться для индивидуального уведомления существующих сотрудников, если работодатель не выберет разрешенный альтернативный метод.

Хотя существующий оплачиваемый отпуск по болезни или оплачиваемый отпуск может уже удовлетворять минимальным требованиям закона, и этот полис мог быть ранее предоставлен сотруднику или содержаться в руководстве по политике работодателя, доступном для сотрудников), работодатели должны предоставить некоторую форму уведомления о правах работника в соответствии с новым законом.

Управление комиссара по вопросам труда сообщило работодателям, что рекомендуется направлять существующим сотрудникам индивидуальное уведомление, содержащее информацию о новом законе об оплачиваемом отпуске по болезни, в пересмотренной форме уведомления DLSE.

Независимо от того, решит ли работодатель использовать пересмотренную форму DLSE или другой письменный документ, такое уведомление должно содержать информацию о правах работника в соответствии с новым законом об оплачиваемых отпусках по болезни и, в идеале, должно включать подробные сведения о том, как работодатель намеревается выполнить требования новый закон для конкретного сотрудника.Например, письменное заявление, предоставленное сотруднику, в котором содержится ссылка или резюмируется существующая политика работодателя в отношении отпусков по болезни и содержится информация, указанная в пересмотренной форме уведомления, которая предоставляется каждому сотруднику, будет рекомендуемой передовой практикой.

Октябрь 2017

Стороннее пособие по болезни | Подробности, правила и многое другое

В штате существует ряд законов об оплачиваемых отпусках по болезни. Чтобы соответствовать требованиям, некоторые работодатели обратились к третьим сторонам с просьбой о выплате пособий по болезни. Получают ли ваши сотрудники сторонние пособия по болезни?

Если вы предлагаете сотрудникам оплату болезни через третью сторону, у вас могут возникнуть вопросы. Облагается ли заработная плата налогом? Каковы ваши обязанности по отчетности? Читай дальше что бы узнать. И если вы не знакомы с выплатой по болезни сторонним организациям, вы также можете узнать об этом.

Что такое стороннее пособие по болезни?

Выплата по болезни — это когда работник получает свою обычную заработную плату, даже если он не работает из-за болезни, травмы или инвалидности.Как правило, работодатели, выплачивающие больничные, сами оплачивают их. Но некоторые работодатели обращаются к третьим сторонам (например, страховым компаниям) за выплатой пособий по болезни в течение продолжительных периодов времени, например, краткосрочной или долгосрочной нетрудоспособности.

Иногда третья сторона выступает в роли «агента работодателя» или стороннего администратора. В других случаях третья сторона, выплачивающая больничную зарплату, не является агентом работодателя. Это различие важно для налогов, о которых мы поговорим позже.

В отличие от пособий по болезни, которые сотрудники получают за то, что пропустили день или там, краткосрочная нетрудоспособность и длительная нетрудоспособность являются видами страховых выплат.В результате сотрудники обычно получают процент от того, что они заработали бы, если бы работали.

Как и другие виды страхования, работодатели заключают договор с третьей стороной до того, как в этом нуждается сотрудник. Затем третья сторона выплачивает процент от заработной платы сотруднику, если он имеет право на получение пособия по болезни.

Что не считается пособием по болезни?

Выплата по болезни может включать краткосрочные и долгосрочные пособия, но не включает всего . По данным IRS, в больничную не входит:

• Пенсионные выплаты по инвалидности
• Компенсация рабочим
• Оплата медицинских расходов
• Платежи, не связанные с отсутствием на работе (например,g., выплаты по страхованию от несчастных случаев или по страхованию здоровья)

Оплата по болезни третьим лицам: облагается налогом или нет?

Когда работодатели напрямую выплачивают работникам пособие по болезни, заработная плата включается в общую валовую заработную плату работника и облагается налогом. Но оплата больничного через третью сторону работает немного иначе.

Итак, облагается ли стороннее пособие по болезни налогом? Вот совок:

• Облагается 100% налогом: Если вы оплачиваете 100% страховки своего сотрудника по болезни, вся сумма облагается налогом.Это также верно, если ваш сотрудник платит за это в долларах до налогообложения.
• Облагается частичным налогом: Если вы платите только часть страхового взноса, сотрудник платит налоги именно с этой суммы. Например, если каждый из вас и вашего сотрудника вносит по 50% страхового взноса, 50% пособия по болезни облагается налогом.
• Не облагается налогом: Если сотрудник оплачивает все свои страховые взносы, используя только прибыль после уплаты налогов, выплаты по болезни не облагаются налогом.

Если пособие по болезни облагается налогом, оно подлежит налогам на социальное обеспечение, Medicare, FUTA (федеральный налог на безработицу) и подоходному налогу.

Кто занимается налогами?

Хорошо, хорошо … Итак, кто занимается налогами, когда вы пользуетесь услугами третьей стороны для распределения зарплаты по болезни? У вас или у третьей стороны?

Чтобы ответить на этот вопрос, мы должны вернуться к различию между тем, является ли третье лицо вашим «агентом» или нет.

Третье лицо: агент работодателя

Агентам работодателя возмещаются расходы на оплату труда. У агента нет прямого страхового риска. Вместо этого они просто предоставляют административные услуги.

Если в качестве вашего агента выступает третье лицо, вы несете ответственность за уплату налогов на трудоустройство. Третья сторона не берет на себя роль работодателя.

Рассчитайте налоги на социальное обеспечение, Medicare и FUTA как обычно. Вы, а не третья сторона, платите работодателю часть налогов. В этой ситуации IRS рассматривает оплату болезни как дополнительную заработную плату, когда речь идет о федеральном подоходном налоге. Вы можете удержать фиксированную сумму в размере 22% от заработной платы по федеральному подоходному налогу или использовать форму W-4 сотрудника для определения удержания.

Однако вы можете заключить соглашение с третьей стороной, чтобы она обрабатывала налоги на трудоустройство.

Третье лицо: не агент работодателя

Если выплатой по болезни занимается третье лицо, которое не является вашим агентом, оно несет ответственность за уплату налогов на трудоустройство. Они должны использовать свой собственный EIN (идентификационный номер работодателя) и имя для целей налоговой отчетности.

Неагент не должен удерживать федеральный подоходный налог с больничных листов. Но сотрудник может выбрать, чтобы третье лицо удерживало налог, заполнив форму W-4S «Запрос на удержание федерального подоходного налога из пособия по болезни» и отправив его третьей стороне.

Третья сторона действительно должна рассчитывать налоги на социальное обеспечение, Medicare и FUTA. Они, а не вы, несете ответственность за уплату части этих налогов работодателю.

Однако третье лицо, не действующее в качестве вашего агента, может решить передать эту ответственность работодателя обратно вам, работодателю.

Для получения дополнительной информации о выплате по болезни и налогообложении третьих лиц см. Публикацию IRS 15-A.

Как сообщить о выплате по болезни третьей стороне в IRS

Сообщение о выплате по болезни третьей стороне может оказаться немного сложным.Вы, третье лицо или и вы, и третье лицо используете несколько форм для сообщения о выплатах по болезни:

• Форма 940 : вы готовите форму 940.
• Форма 941 или 944: И вы, и третье лицо заполняете форму 941 или форму 944.
• Форма 8922: Либо вы, либо третье лицо заполняете форму 8922 «Сводка о выплате третьей стороне по болезни».
  • Вы должны подать заявление, если вы указываете пособие по болезни в Форме W-2, используя имя и EIN третьей стороны.
  • Третье лицо должно подать заявление, если оно сообщает о выплате по болезни в форме W-2 на ваше имя и EIN.
• Форма W-2: Либо вы, либо третье лицо несете ответственность за предоставление отчетов о выплате по болезни W-2 третьей стороне, если применимо.

Ознакомьтесь с публикацией IRS 15-A для получения дополнительной информации о том, как сообщить о выплате по болезни третьей стороне.

Настройка сторонней программы оплаты болезни

Если вы хотите начать выплату по болезни сторонним организациям, создайте план. Ваш план должен быть составлен в письменной форме и содержать подробные сведения о ваших взносах и о том, кто имеет право на пособие по болезни.

При заключении договора с третьей стороной о выплате пособий по болезни укажите следующую информацию:

• Имя сотрудника и другая идентифицирующая информация (например,г., ССН)
• Общая заработная плата работника, которая будет выплачиваться в течение календарного года
• Дата (даты), когда работник последний раз работал у работодателя (обычно только в последний месяц)
• Сумма после уплаты налогов, внесенная работником в его план оплаты труда, если таковой имеется

Как только ваш план будет создан, сделайте взносы третьей стороне, отвечающей за план оплаты по болезни. Опять же, взносы включают в себя расходы на оплату больничных, а также плату за третьих лиц, если вы используете агента.

Вы отвечаете за удержание налога на больничную? Подпишитесь на платежную ведомость компании Patriot с полным спектром услуг и избавьтесь от своих обязанностей. Мы будем регистрировать и депонировать федеральные, государственные и местные налоги, чтобы вы могли беспокоиться о том, что вам больше всего нравится: о своем бизнесе. Получите бесплатную пробную версию сегодня!

Эта статья была обновлена ​​с момента ее первоначальной публикации от 19 марта 2015 г.

COVID Crisis Management Resources for Business

Answer:

Закон о реагировании на коронавирус в первую очередь для семей (FFCRA) разрешает — но не требует — работодателей отказывать в отпусках по FFCRA работникам, которые являются поставщиками медицинских услуг или службами экстренной помощи в каждом конкретном случае. -корпусная основа.Чтобы свести к минимуму распространение вируса, связанного с COVID-19, Министерство труда призывает работодателей проявлять осмотрительность при освобождении сотрудников от положений FFCRA.

FFCRA определяет работников здравоохранения как всех, кто работает в любом кабинете врача, больнице, медицинском центре, клинике, высшем учебном заведении, предлагающем медицинские услуги, в медицинской школе, местном отделе здравоохранения или агентстве, учреждении сестринского ухода, учреждении для престарелых, доме престарелых, поставщик медицинских услуг на дому, любое учреждение, которое проводит лабораторные или медицинские исследования, аптеку или любое подобное учреждение, работодателя или юридическое лицо.

Сюда входят сотрудники организации, которая заключает договор с любым из вышеперечисленных лиц на предоставление услуг или поддержание работы предприятия. Сюда также входят сотрудники организации, которая предоставляет медицинские услуги, производит медицинские продукты или иным образом участвует в производстве медицинского оборудования, тестов, лекарств, вакцин, средств диагностики или лечения, связанных с COVID-19, и любого сотрудника, который является высшим должностным лицом штата (или округа Колумбия) определяет, требуется ли аварийно-спасательная служба для реагирования на COVID-19.

Служба экстренного реагирования — это сотрудник, который необходим для обеспечения транспорта, ухода, здравоохранения, комфорта и питания таких пациентов или чьи услуги иным образом необходимы для ограничения распространения COVID-19. Это включает, помимо прочего, военную или национальную гвардию, сотрудников правоохранительных органов, персонал исправительных учреждений, пожарных, персонал службы экстренной медицинской помощи, врачей, медсестер, персонал общественного здравоохранения, техников скорой медицинской помощи, парамедиков, персонал службы экстренной помощи, операторов службы 911, детей. социальные работники и поставщики услуг, персонал общественных работ и люди, обладающие навыками или обучением работе со специальным оборудованием или другими навыками, необходимыми для оказания помощи в объявленной чрезвычайной ситуации, а также лица, которые работают на таких объектах, нанимающие этих работников и чья работа необходима для поддержания эксплуатация объекта.Это также включает в себя любого сотрудника, которого высшее должностное лицо штата (или округа Колумбия) считает экстренным реагированием, необходимым для реагирования на COVID-19.

Чтобы свести к минимуму распространение вируса, связанного с COVID-19, Министерство труда призывает работодателей проявлять осмотрительность при использовании этих определений, чтобы освободить сотрудников от положений FFCRA.

Часто задаваемые вопросы об оплачиваемом отпуске по болезни в связи с коронавирусом для малого бизнеса

Малый бизнес — это основа U.С. экономика. По данным Управления малого бизнеса (SBA), в США 30,2 миллиона малых предприятий. Пандемия коронавируса оставила малый бизнес как в США, так и во всем мире, пошатнувшись из-за экономических последствий соблюдения руководящих принципов социального дистанцирования и государственных ограничений. обязательные заказы на домосед. Конгресс принял закон, чтобы попытаться помочь как рабочим, так и малому бизнесу, в форме Закона о борьбе с коронавирусом в первую очередь для семей (FFCRA) и Закона об оказании помощи в связи с коронавирусом и экономической безопасности (CARES).

Помощь малым предприятиям и их сотрудникам

FFCRA был разработан, чтобы помочь владельцам малого бизнеса в США, которые все еще работают во время пандемии, путем предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам и налоговых льгот работодателям для предоставления этого оплачиваемого отпуска.

Закон CARES представляет собой пакет стимулов на сумму 2,2 триллиона долларов, который позволяет малым и средним предприятиям, которые не могут работать в настоящее время, получать федеральные ссуды — в некоторых случаях простительные — для покрытия заработной платы и других расходов, одновременно расширяя пособия по безработице для работников, пострадавших от вспышка. Владельцы малого бизнеса должны увидеть, где они лучше всего подходят между этими законодательными актами, и соответственно действовать оттуда.

Если работодатели все еще могут работать во время глобального кризиса, FFCRA помогает им расширять льготы для своих сотрудников. Как поясняет адвокат по трудовым спорам Канзас-Сити и член рабочей группы Fisher Phillips COVID-19 Саманта Мунсиз: «Этот закон предназначен для защиты сотрудников. Это поможет остановить распространение вируса, и людям не нужно бояться, что они потеряют работу, если останутся дома из-за плохого самочувствия или из-за того, что им придется заботиться о своем ребенке.”

Закон о борьбе с коронавирусом в семьях

Закон о реагировании на коронавирус в первую очередь для семей является ключевым законодательным актом федерального правительства, призванным помочь работодателям и работникам. Он включает Закон об оплачиваемых отпусках по болезни и Закон о расширении отпусков по семейным обстоятельствам и болезни, который является расширением Закона о семейных и медицинских отпусках.

FFCRA был принят 18 марта 2020 года как один из первых законодательных актов, вступивших в силу после пандемии коронавируса.Он требует от определенных работодателей предоставлять сотрудникам оплачиваемый отпуск по болезни, расширенный семейный отпуск и отпуск по болезни по указанным причинам, связанным с COVID-19.

Обновления были внесены в законодательство с момента его первого принятия в марте, поскольку федеральное правительство продолжает попытки отреагировать на события, связанные с пандемией, и попытаться смягчить некоторые экономические последствия, которые она оказывает.

Квалифицированные работодатели обязаны уведомлять сотрудников об их правах в соответствии с этим законом, развешивая плакат Министерства труда на рабочем месте.«Есть требования к публикации, как и другие федеральные законы», — говорит Мунсис. «Мы все видели эти плакаты в комнате отдыха. Уведомление похоже на это. Проблема здесь в том, что многие люди сейчас не находятся в комнате отдыха, поэтому мы рекомендуем нашим клиентам размещать ее в таком месте, которое сотрудники могут видеть, например, во время работы на дому, чтобы это могло быть в интрасети или через приложение для корпоративных коммуникаций ».

Закон об оплачиваемом отпуске по болезни

Это одна из частей FFCRA, которая обычно действует в тандеме с Законом о чрезвычайных семейных и медицинских отпусках.Работодатели со штатом менее 500 сотрудников должны предоставить штатным сотрудникам 10 дней или 80 часов оплачиваемого отпуска по болезни. Работодатели также должны предоставить всем сотрудникам, занятым неполный рабочий день, оплачиваемый отпуск по болезни, равный среднему количеству отработанных часов за типичный двухнедельный период. Оба подпадают под федеральные квалификационные требования.

Оплачиваемый отпуск по болезни

Владельцам малого бизнеса, которые нанимают как сотрудников, занятых полный, так и неполный рабочий день, важно понимать, какие предприятия затронуты и какие меры необходимо принять для выполнения требований FFCRA.

Требования и квалификация работодателя

Государственные агентства, которые нанимают одного или нескольких человек, и работодатели из частного сектора с 500 сотрудниками или меньше, как с частичной, так и с полной занятостью, обязаны предоставлять определенный отпуск по болезни, как это определено FFCRA.

Обязанности работодателя

Квалифицированные работодатели обязаны выплачивать сотрудникам их обычную заработную плату за две рабочие недели (80 часов для сотрудников, работающих полный рабочий день и типичное количество часов в течение двух недель для сотрудников, работающих неполный рабочий день), с максимальной дневной ставкой 511 долларов США и 5110 долларов США в день. совокупность на человека.

Это необходимо сделать, если сотрудник не может работать по причине:

• Находится на федеральном, государственном или местном уровне карантина / изоляции.
• Получение от поставщика медицинских услуг рекомендаций о необходимости пройти карантин (из-за опасений, связанных с COVID-19).
• Испытывают симптомы COVID-19 и ищут медицинский диагноз.

Работодателям не разрешается заставлять сотрудников использовать другой отпуск, например, накопленный выходной, перед тем, как предоставить им это пособие.

Исключения

Малые предприятия с менее чем 50 сотрудниками могут иметь право на освобождение от уплаты налогов, если предоставление такого отпуска поставит под угрозу жизнеспособность бизнеса для продолжения деятельности.
Работодатели, работники которых являются поставщиками медицинских услуг или службами экстренной помощи, также освобождаются от предоставления квалифицированного отпуска по болезни.
Чтобы узнать, соответствуете ли вы требованиям, посетите страницу FFCRA Министерства труда.

Оплачиваемый семейный отпуск

Ожидается, что учащиеся не будут посещать школу до конца учебного года, и пока нет информации о том, когда будет разрешено открытие детских садов или когда это будет безопасно.Вот тут и появляется оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам.

Требования и квалификация работодателя

Государственные агентства, в которых работает один или несколько человек, и работодатели из частного сектора с 500 сотрудниками или меньше, как с частичной, так и с полной занятостью.

Обязанности работодателя

Квалифицированные работодатели обязаны выплачивать сотрудникам две трети их обычной заработной платы за две рабочие недели (80 часов для сотрудников, работающих полный рабочий день, и типичное количество часов в течение двух недель для сотрудников, работающих неполный рабочий день), по максимальной дневной ставке в размере 200 долларов США. в день и 2000 долларов в совокупности на человека.

Это необходимо сделать, если сотрудник не может работать по причине:

• Уход за физическим лицом, которое находится на карантине или помещено в карантин.
• Уход за сыном или дочерью, если школа или детский сад закрыты или недоступны.
• Испытывает любое другое по существу аналогичное состояние, указанное Министерством здравоохранения и социальных служб США.

Исключения

Малые предприятия с менее чем 50 сотрудниками могут иметь право на освобождение от уплаты налогов, если предоставление такого отпуска поставит под угрозу жизнеспособность бизнеса для продолжения деятельности.
Работодатели, работники которых являются поставщиками медицинских услуг или службами экстренной помощи, также освобождаются от предоставления квалифицированного отпуска по семейным обстоятельствам.
Чтобы узнать, соответствуете ли вы требованиям, посетите страницу FFCRA Министерства труда.

Закон о экстренном семейном отпуске и расширении отпуска по болезни

Это расширение Закона об отпусках по семейным обстоятельствам и медицинским отпускам (FMLA) зависит от того, где вы находитесь и какие льготы по оплачиваемым отпускам применялись до начала пандемии коронавируса. Он предусматривает 12 недель оплачиваемого отпуска для сотрудников, которым необходимо ухаживать за ребенком во время пандемии коронавируса.«Самая запутанная вещь — это то, как Закон об экстренном оплачиваемом отпуске по болезни и Закон о экстренном семейном отпуске и расширении отпуска по болезни работают во взаимосвязи друг с другом», — говорит Мунсис. «Лучше всего помнить, что экстренный отпуск по семейным обстоятельствам и отпуск по болезни доступен только по причине того, что сотруднику необходимо позаботиться о своем ребенке, потому что его школа или детский сад закрыты из-за чрезвычайной ситуации в области общественного здравоохранения, которой в данном случае является COVID-19. . И это выплачивается только в размере двух третей их зарплаты «.

Расширение FMLA

До кризиса, связанного с коронавирусом, FMLA предоставляло лицам, осуществляющим уход, отпуск для выполнения определенных семейных обязанностей.Расширение FMLA предназначено для облегчения работы сотрудников, которые должны оставаться дома, чтобы заботиться о детях во время кризиса. Владельцы малого бизнеса должны понимать некоторые ключевые различия.

Требования и квалификация работодателя

• Расширение FMLA распространяется на работодателей из частного сектора со штатом менее 500 сотрудников.
• Государственные работодатели, независимо от размера, также включены.

Обязанности работодателя

Соответствующие требованиям работодатели обязаны предоставить 12-недельный отпуск с сохранением рабочего места любому сотруднику, проработавшему не менее 30 дней.Первые 10 дней или две недели не оплачиваются, но сотрудник может использовать оплачиваемый отпуск по болезни или любой накопленный оплачиваемый отпуск для покрытия этого 10-дневного периода.

Этот отпуск предоставляется, если работник не может работать (или работать удаленно) из-за необходимости отпуска по уходу за сыном или дочерью в возрасте до 18 лет по причине:

• школа или учреждение по уходу закрываются, или
• поставщик услуг по уходу за детьми сына или дочери сотрудника, недоступный из-за чрезвычайной ситуации в области общественного здравоохранения.

В данном случае под чрезвычайной ситуацией в области общественного здравоохранения понимается чрезвычайная ситуация с COVID-19, объявленная федеральными, государственными или местными властями.

Налоговый кредит работодателя

FFCRA предоставляет малым и средним работодателям возмещаемые налоговые льготы, которые возмещают им (доллар к доллару) расходы на выплату заработной платы своим сотрудникам за оплачиваемый отпуск по болезни и семейный отпуск за отпуск, связанный с COVID-19.

Некоторым самозанятым лицам при аналогичных обстоятельствах полагаются аналогичные кредиты.

Требования и квалификация работодателя

Государственные агентства, которые нанимают одного или нескольких человек, и работодателей из частного сектора с 500 сотрудниками или меньше, как с частичной, так и с полной занятостью, и обязаны согласно FFCRA выплачивать заработную плату за отпуск по болезни и по семейным обстоятельствам.

Обязанности работодателя

Соответствующий работодатель должен получить от работника письменное заявление на отпуск. «Мы рекомендуем работодателям получить самосертификат от своих сотрудников, в зависимости от того, какой именно отпуск запрашивается, в котором говорится:« Я говорю правду, это причина, по которой мне нужно уйти.«Таким образом, любой, кто в будущем окажется неправдивым, будет подвергнут дисциплинарной ответственности в соответствии с политикой работодателя», — говорит Мунсис. «Есть указания от IRS и Министерства труда о том, как задокументировать причину отпуска. В конце прошлой недели IRS выпустило довольно конкретные инструкции о типах документации, которая необходима работодателю для получения налоговой льготы. Им важно следовать ».

Исключения

FFCRA позволяет предприятиям с менее чем 50 сотрудниками потенциально претендовать на освобождение от предоставления оплачиваемого отпуска по болезни, расширенного семейного отпуска и отпуска по болезни, если предоставление такой квалифицированной заработной платы за отпуск может поставить под угрозу жизнеспособность их бизнеса.Любой работодатель, претендующий на освобождение от налога, не имеет права на налоговые льготы в отношении какой-либо оплаты отпусков, от предоставления которой они освобождены. Это также относится к работодателям, работники которых являются поставщиками медицинских услуг или службами экстренной помощи, которые также могут быть освобождены от предоставления этого отпуска.

Шаги по оплачиваемому отпуску для вашего бизнеса и сотрудников

Moonsees есть несколько шагов, которые работодатели могут предпринять, следуя правилам и имея право на налоговые льготы, предлагаемые в обмен на предоставление оплачиваемого отпуска сотрудникам.

«Это действительно трудное время, и нам нужно сделать несколько сложных вызовов», — говорит Мунсис. «Мне еще предстоит найти работодателя, который бы серьезно не подумал о том, как лучше всего защитить своих сотрудников и как обеспечить выживание их бизнеса. Все действительно просто пытаются найти лучшую ситуацию в действительно трудное время ». Работодатели, которым требуется предоставить оплачиваемый отпуск, должны стремиться выполнить следующие шаги:

1. Получите дополнительные разъяснения, если есть что-то непонятное. Убедитесь, что вы понимаете, почему работник имеет право на этот вид оплачиваемого отпуска.
2. Держите всех в курсе. Сообщите о правах сотрудников, разместив подробную информацию о законодательстве во внутренней сети компании или в Интернете.
3. Не бойтесь высказываться. Если соблюдение отпуска не представляется возможным, укажите причины, почему.
4. Создайте универсальную форму для каждого сотрудника, запрашивающего отпуск. Убедитесь, что никто не использует ярлыки и предоставляет вам всю запрашиваемую информацию. «Вы хотите убедиться, что у вас есть вся необходимая информация, чтобы иметь возможность претендовать на налоговый кредит», — говорит она.
5. Знайте, что откладывать проекты — это нормально. Если у вас есть большие несущественные проекты — например, обновление программного обеспечения или повторное моделирование конференц-зала — подумайте о том, чтобы отложить их выполнение.
6. Уточните у своего поставщика пособий, есть ли какие-либо взносы сотрудников, которые вы предлагали своим сотрудникам, которые можно отложить, по крайней мере, на следующие два месяца. Вы хотите убедиться, что это допустимо. Некоторые документы регулируют план каждого работодателя.
7. Подумайте, есть ли какие-либо типы подписок, которыми вы пользуетесь, которые, возможно, вы можете отложить на время. «Возможно, вам не нужно, чтобы уборщик приходил каждый день, потому что все работают из дома», — говорит Мунсис. «С другой стороны, если у вас есть важный бизнес, возможно, вы могли бы перераспределить затраты с второстепенного, чтобы усилить услуги по уборке и убедиться, что ваша компания настолько гигиенична и безопасна, насколько это возможно для ваших сотрудников.”
8. Общайтесь со своими продавцами и арендодателями. «На Среднем Западе мы любим говорить:« Вы привлекаете больше мух с помощью меда », и здесь это тоже верно», — говорит Лунный Видящий. «У всех сейчас тяжелые времена, но поговорите со своими поставщиками. У них может быть перерыв и они могут переложить эти сбережения на вас. То же самое и с вашим домовладельцем. Поддерживайте общение открыто, и, возможно, вы сможете придумать план выплат ».
9. Будьте прозрачны со своими сотрудниками, насколько это возможно. «Если необходимо сократить заработную плату, чтобы каждый мог сохранить свои медицинские льготы, сообщите об этом своим сотрудникам. Многие предприятия полагаются на денежные потоки, и у них нет денежных резервов, чтобы поддерживать свои предприятия в течение нескольких месяцев ».

Прочее законодательство и помощь малому бизнесу

Когда работодатель должен закрыть бизнес из-за COVID-19, Закон CARES предусматривает некоторые меры по облегчению работы. В соответствии с законом CARES работодатели могут подать заявку на получение ссуды на случай бедствия на случай причинения вреда здоровью (EIDL) или зарегистрироваться в Программе защиты заработной платы (PPP).ГЧП предоставляет работодателям прощение ссуд за удержание сотрудников путем временного расширения традиционной ссудной программы SBA. Напротив, EIDL предоставляет до 10 000 долларов экономической помощи предприятиям, которые в настоящее время сталкиваются с проблемами из-за COVID-19.

Часто задаваемые вопросы о сотрудниках и COVID-19

Наряду с поддержанием бизнеса на плаву и решением собственных проблем в течение этого времени владельцы бизнеса сталкиваются с необходимостью обобщения большого количества информации о своих сотрудниках.У многих есть похожие вопросы.

Существуют ли требования к оплачиваемому отпуску для владельцев бизнеса?

Да, есть. В прошлом владельцам бизнеса не обязательно предоставлять оплачиваемый отпуск по закону. Обычно это варьировалось от штата к штату, но теперь, согласно FFCRA, владелец бизнеса с 500 сотрудниками или менее должен предоставить две категории отпуска:

• Оплачиваемый отпуск по болезни (до 10 дней): сотрудники имеют право на оплачиваемый отпуск по болезни продолжительностью до двух недель или 10 дней, максимум 80 часов для сотрудников, работающих полный рабочий день.
• Расширенный семейный отпуск и отпуск по болезни (до 10 недель): после двухнедельного оплачиваемого отпуска по болезни сотрудники, проработавшие не менее 30 дней, могут иметь право на дополнительные 10 недель частично оплачиваемого расширенного семейного отпуска и отпуска по болезни. если сотрудник ухаживает за сыном или дочерью из-за закрытия школы или детского сада из-за COVID-19.

Этот закон действует с 1 апреля 2020 года до истечения его срока действия 31 декабря 2020 года.

Что мне делать, если у одного из моих сотрудников COVID-19?

Из-за серьезности пандемии работодатели должны предпринять шаги, изложенные CDC, для обеспечения того, чтобы сотрудники с симптомами COVID-19 содержались отдельно от других сотрудников, чтобы свести к минимуму воздействие вируса или быть отправленными домой.

В соответствии с Законом об отпусках по семейным обстоятельствам и медицинским отпускам работодатели должны были получить от поставщика медицинских услуг документацию о том, почему работнику необходимо взять отпуск. Сейчас, по словам Мунсиса, медицинские работники слишком обременены заботой о пациентах с COVID-19, чтобы предоставлять эту информацию.

CDC настоятельно рекомендовал работодателям не требовать от своих сотрудников, заболевших или нуждающихся в отпуске из-за COVID-19, предоставления справки от врача. «Мы рекомендовали работодателям получить от своих сотрудников самосертификат, в зависимости от того, какой это отпуск, в котором говорится:« Я говорю правду, это причина, по которой мне нужно уйти. «Таким образом, если в будущем они будут признаны лживыми, они будут подвергнуты дисциплинарной ответственности в соответствии с политикой работодателя», — говорит Мунсис.

Moonsees сообщает, что согласно закону, эти оплачиваемые отпуска по болезни дополняют другие оплачиваемые отпуска, которые уже были доступны сотруднику. «Если вы находитесь в штате, где вам необходимо предоставить оплачиваемый отпуск по болезни на уровне штата, это не отменяет и не снижает права сотрудника на этот отпуск в соответствии с федеральным законом», — говорит она.«Точно так же работодатель не может требовать от работника использовать другой отпуск по болезни, прежде чем он воспользуется своим пособием FFCRA».

Для работодателей, у которых есть сотрудники в нескольких штатах, они могут не иметь возможности использовать единообразную форму для всех и, возможно, придется немного изменить свои формы для своей конкретной юрисдикции.

Что делать, если сотруднику необходимо ухаживать за членом семьи, у которого есть коронавирус?

В большинстве случаев работодатель обязан предоставить работнику оплачиваемый отпуск продолжительностью до 12 недель в соответствии с Законом о семейных и медицинских отпусках, при условии, что работник и член семьи соответствуют требованиям. Работодатели должны выплачивать как минимум две трети заработной платы работника за период такого отпуска. Первые 10 дней этого отпуска могут быть неоплачиваемыми, но сотрудники могут выбрать замену накопленного оплачиваемого отпуска в течение этого времени, включая оплачиваемый отпуск продолжительностью до двух недель в соответствии с Законом об оплачиваемом отпуске по болезни в чрезвычайных ситуациях.

Член семьи, для целей оплачиваемого отпуска по болезни, включает:

• Родитель, супруг (а), сын или дочь сотрудника (без установленных возрастных ограничений).
• Беременные.
• Пенсионеры.
• Лица с ограниченными возможностями, доступом или функциональными потребностями, которые также являются родственниками или родственниками сотрудника, бабушкой или дедушкой или внуком, или для которых сотрудник является их ближайшим родственником.

Что мне делать, если сотруднику нужно время для ухода за ребенком?

FFCRA позволяет сотрудникам отпуск для ухода за ребенком в возрасте до 18 лет, который находится дома из-за закрытия школы или детского сада из-за пандемии коронавируса.

Закон об экстренном семейном медицинском отпуске и отпуске, включенный в FFCRA, дает расширенное покрытие, при котором сотрудники имеют право на 10 дополнительных недель семейного отпуска и отпуска по болезни. Первые 10 дней расширенного семейного отпуска не оплачиваются, но сотрудники могут заменить это время своим собственным накопленным оплачиваемым отпуском по болезни или оплачиваемым отпуском по болезни в экстренных случаях в соответствии с FFCRA.

«Лучше всего помнить, что экстренный отпуск по семейным обстоятельствам и отпуск по болезни предоставляется только по причине необходимости заботиться о вашем ребенке, поскольку его школа или детский сад закрыты из-за чрезвычайной ситуации в области общественного здравоохранения.И это выплачивается только из двух третей », — говорит Мунсис.

«По той же причине существует льгота в соответствии с Законом об оплачиваемом отпуске по болезни в экстренных случаях, и вы можете получить до 80 часов за две трети оплаты для ухода за своим сыном или дочерью. В общей сложности это 12 недель отпуска с сохранением работы, — говорит Мунсис. Для сотрудников, работающих неполный рабочий день и имеющих нерегулярный график, это будет рассчитываться на основе среднего количества часов, отработанных сотрудником за последние шесть месяцев.

Экспертная информация об оплачиваемом отпуске по болезни для малого бизнеса

Саманта Монси — поверенный в офисе Фишера Филлипса в Канзас-Сити.Она специализируется на защите работодателей в нескольких отраслях, включая автомобилестроение, розничную торговлю, строительство и производство. Она является членом рабочей группы по COVID-19, междисциплинарной группы юристов, занимающейся консультированием работодателей по многим аспектам глобальной пандемии коронавируса, связанным с трудовым законодательством. Кроме того, Саманта является членом группы по кредитованию SBA, занимающейся консультированием работодателей по вопросам внутренней работы сложного процесса кредитования в рамках закона CARES Act во время пандемии коронавируса COVID-19.

Интервью с Самантой Мунсиз, адвокатом

Саманта Moonsees введение

Что больше всего беспокоит работодателей в отношении оплачиваемого отпуска по болезни и семейного отдыха во время COVID-19?

Мы получили несколько запросов, в которых сотрудники пытаются немного обойти правила и, возможно, пытаются получить оплачиваемый отпуск, когда им на самом деле не нужна уважительная причина.

Как и любой другой тип программы, найдутся люди, которые ею воспользуются, но эта программа предназначена для помощи людям. Существуют налоговые льготы, чтобы помочь работодателям справиться с бременем предоставления этого отпуска по болезни, поэтому я пытаюсь проинформировать клиентов: « Давайте не будем слишком увлекаться этим » и просто сосредоточусь на соблюдении закона и убедитесь, что у них есть надлежащие документация, которая им необходима для подтверждения отпуска и получения налоговой скидки на выплачиваемую ими заработную плату в соответствии с FFCRA.

Что делать, если у сотрудника нет COVID-19, но ему по-прежнему приказывают оставаться дома из-за предписанного государством приказа не оставаться дома — на что он имеет право?

Приказы на отключение действительно сбивали с толку. Вы можете подумать: «О, правительство посоветовало мне укрыться на месте», но все не так просто. На самом деле все сводится к тому, отключили ли работодателя во время одного из этих заказов. Важный сотрудник по-прежнему должен идти на работу.

Может ли сотрудник поработать несколько часов, а другие часы взять отпуск?

Некоторые работодатели спрашивают, могут ли они предлагать эти льготы на периодической основе, например, работать по 3 часа в день, а затем взять экстренный отпуск по семейным обстоятельствам. Возможно, у сотрудника есть супруг или кто-то, кто может помочь с уходом за детьми. Министерство труда настоятельно рекомендует работодателям работать с сотрудниками, чтобы попытаться найти разумное решение, подходящее для всех. Идея состоит в том, чтобы попытаться предотвратить распространение вируса и помочь сотрудникам, у которых есть некоторые из этих проблем, чтобы они не потеряли работу и не потеряли заработную плату.

В то время как малым предприятиям было поручено выполнить ряд требований для соблюдения Закона о реагировании на коронавирус в первую очередь для семей, важно помнить, что предоставление расширенных льгот работникам, чтобы они могли выжить в это время, должно помочь вашему бизнесу в долгосрочной перспективе.Конечная цель для всех — частных лиц и предприятий — выйти здоровыми, сильными и готовыми двигаться вперед, когда кризис с коронавирусом пройдет.

Ресурсы для малого бизнеса, пострадавшие от коронавируса

Эти ресурсы могут помочь владельцам бизнеса сориентироваться в сложной ситуации с коронавирусом.

CDC : Центры по контролю за заболеваниями опубликовали временное руководство для предприятий и работодателей, а также регулярно предоставляют обновления для работодателей, чтобы они оставались в курсе.

Департамент труда : Департамент создал список часто задаваемых вопросов, в котором подробно описаны все части FFCRA и требования к оплачиваемым отпускам.

Fisher Phillips : Эта юридическая фирма, как и многие другие, создала специальную рабочую группу по COVID-19 с исчерпывающим списком вопросов и ответов для работодателей в связи с пандемией коронавируса.

IRS : IRS предлагает помощь предприятиям, пострадавшим от пандемии коронавируса, в частности, в отношении руководящих принципов, которым работодатели должны следовать, чтобы соблюдать правила и получать налоговые льготы за предложение оплачиваемого отпуска.

SBA : Управление малого бизнеса предлагает работодателям рекомендации и кредитные ресурсы для навигации по вариантам помощи в связи с коронавирусом.

Надя Неофиту — журналист из Нью-Йорка, которая пишет для различных изданий от The Hollywood Reporter до Quartz.

Источники

CDC. «Временное руководство для предприятий и работодателей». Доступ 9 апреля 2020 г.

Министерство труда. «Закон о реагировании на коронавирус в первую очередь для семей: вопросы и ответы.”Проверено 9 апреля 2020 г.

Фишер Филлипс. «Конгресс завершает разработку Закона о борьбе с коронавирусом COVID-19: подготовьтесь к предоставлению оплачиваемого отпуска по болезни и FMLA». Доступ 9 апреля 2020 г.

SBA. «Варианты помощи при коронавирусе». Доступ 9 апреля 2020 г.

Последнее обновление: 13 мая 2020 г.

Определение декларации о заработной плате и налогах

Что такое форма W-2: Отчет о заработной плате и налогах?

Форма W-2, также известная как Отчет о заработной плате и налогах, представляет собой документ, который работодатель должен отправлять каждому сотруднику и Налоговой службе (IRS) в конце года. W-2 сообщает о годовой заработной плате сотрудника и сумме налогов, удерживаемых с его зарплаты. Сотрудник W-2 — это тот, чей работодатель вычитает налоги из его зарплаты и представляет эту информацию правительству.

Ключевые выводы

• Форма W-2 отражает полученный доход и удержанные налоги за предыдущий год, которые будут отражены в ваших налоговых декларациях.
• Работодатели используют W-2 для отчетности по налогам FICA для сотрудников.
• IRS также использует формы W-2 для отслеживания налоговых обязательств физических лиц.

Кто может подавать форму W-2: Отчет о заработной плате и налогах?

По закону работодатель должен разослать форму W-2 каждому сотруднику, которому они выплатили заработную плату или другую форму компенсации. Сюда не входят работники, работающие по контракту или самозанятые, которые должны подавать налоги в различных формах. Работодатель должен отправлять сотруднику форму W-2 не позднее 31 января каждого года, чтобы у сотрудника было достаточно времени для подачи налоговой декларации до истечения крайнего срока (который обычно составляет 15 апреля). Взаимодействие с другими людьми

Работодатели также должны использовать формы W-2, чтобы сообщать о налогах Федерального закона о страховых взносах (FICA) для своих сотрудников в течение года. К концу января работодатели должны подать за предыдущий год форму W-2 вместе с формой W-3 для каждого сотрудника в Администрацию социального обеспечения (SSA). SSA использует информацию в этих формах для расчета пособий по социальному обеспечению, на которые имеет право каждый работник.

Налоговые документы подаются за предыдущий год.Например, если вы получили форму W-2 в январе 2021 года, она отражает ваш доход за 2020 год.

Какую информацию включает форма W-2?

Каждый W-2 имеет одни и те же поля, независимо от работодателя. Формы W-2 разделены на части штата и федеральные, поскольку работники должны подавать налоги на обоих уровнях. Некоторые поля предоставляют информацию о работодателе, включая идентификационный номер работодателя (EIN) (федеральный) и идентификационный номер штата работодателя. Остальные поля в основном сосредоточены на деталях дохода сотрудника за предыдущий год.Взаимодействие с другими людьми

Как правило, вы получите W-2 от работодателя, если вы заработали не менее 600 долларов за год.

Общая сумма заработка работника от работодателя за год включается, конечно, вместе с суммой, удержанной в виде налогов из зарплаты работника, разделенной на удержание федерального подоходного налога, налога на социальное обеспечение и т. Д. Если сотрудник также работает за чаевые, в поле показано, сколько денег в виде чаевых он заработал за год.

Когда работник подает налоговую декларацию, сумма удержанного налога согласно форме W-2 вычитается из его или ее налоговых обязательств.Если было удержано больше налога, чем работник должен, он или она могут получить возмещение. IRS также использует форму W-2 для отслеживания доходов и налоговых обязательств сотрудника. Если доход, указанный в налогах сотрудника, не соответствует доходу, указанному в форме W-2, IRS может провести аудит налогоплательщика. Однако налогоплательщики обязаны сообщать всю заработную плату и доход на чаевые, даже если этот доход не указан в форме W-2.

Как читать форму W-2: Отчет о заработной плате и налогах

Формы W-2 включают поля с номерами и буквами, которые работодатель должен заполнить, и отражают размер вашего заработка и удержанные налоги.

Коробки от A до F

Поля с буквами на W-2 включают имя и адрес вас и вашего работодателя, ваш номер социального страхования, EIN вашего работодателя и идентификационный номер штата.

Ящики 1 и 2

Во вставке 1 указан ваш налогооблагаемый доход, включая заработную плату, чаевые и бонусы, а во вставке 2 показано, сколько федерального подоходного налога ваш работодатель удержал из вашей заработной платы.

Ящики 3 и 4

Во вставке 3 указывается, какая часть вашего заработка подлежала обложению налогом на социальное обеспечение, а во вставке 4 — сумма удержанного налога на социальное обеспечение. Взаимодействие с другими людьми

Ящики 5 и 6

Во вставке 5 указывается, какая часть вашей заработной платы подлежит обложению налогом в рамках программы Medicare, а в графе 6. Какая сумма была удержана из суммы удержания. Доля налога в рамках программы Medicare для сотрудников составляет 1,45%.

Ящики 7 и 8

Если часть вашей заработной платы выплачивается в виде чаевых, в этих полях показано, сколько вы указали в чаевых (вставка 7) и сколько ваш работодатель сообщил в виде чаевых, которые он вам выплачивал (вставка 8).

Ящик 9

Это поле использовалось для отображения ныне несуществующей налоговой льготы, поэтому оно оставлено пустым.Взаимодействие с другими людьми

Ящик 10

Во вставке 10 указано, сколько вы получили от своего работодателя в виде пособий по уходу за иждивенцем (если применимо).

Ящик 11

В этом поле указывается, какой размер отсроченного вознаграждения получил работник от своего работодателя по неквалифицированному плану.

Ящик 12

Во вставке 12 указаны другие виды компенсации или вычетов из вашего налогооблагаемого дохода, а также одно- или двухбуквенный код, соответствующий каждому из них. Он может включать, например, взносы в план 401 (k).Коды подробно описаны в инструкциях IRS W-2.

Ящик 13

В этом поле есть три дополнительных поля, предназначенных для сообщения о заработной плате, которая не подлежит удержанию федерального подоходного налога, если вы участвовали в пенсионном плане, спонсируемом работодателем, или если вы получали пособие по болезни через третье лицо, например, страховой полис.

Ящик 14

Графа 14 позволяет работодателю сообщать любую другую дополнительную налоговую информацию, которая может не соответствовать другим разделам формы W-2.Несколько примеров — удерживаемые налоги на государственное страхование по инвалидности и профсоюзы.

Ящики 15-20

Последние шесть полей в W-2 относятся к налогам штата и местным налогам, включая то, какая часть вашей заработной платы подлежит обложению этими налогами и какая сумма удержана.

Все копии формы W-2 доступны на веб-сайте IRS.

Прочие соответствующие формы

Форма W-4 — это форма, которую физические лица заполняют для целей удержания; работодатель использует свою информацию, чтобы определить, какую сумму налога удерживать из зарплаты сотрудников.Сотрудники по контракту должны заполнить форму W-9, когда они начинают работать в компании. Если они выполнили работу на сумму 600 долларов или более для компании за год, компания выдает форму 1099, показывающую заработки и сделанные вычеты.

Студенты получают справку 1098-E за любой год, в котором они платили проценты по федеральной студенческой ссуде. Студенты также получают справку 1098-T о расходах на обучение в колледже, которые могут дать студентам право на налоговые вычеты или кредиты.

DOL Обновляет и дополняет Руководство по Закону о реагировании на семейный коронавирус (FFCRA)

28 марта 2020 г.S. Министерство труда добавило к своим ранее предоставленным часто задаваемым вопросам; они кратко излагаются ниже.

Как сообщалось ранее, Закон о реагировании на коронавирус в первую очередь для семей (FFCRA) был принят 18 марта 2020 года и включает положения, направленные на смягчение последствий кризиса COVID-19 для предприятий и частных лиц. Ключевые компоненты включали требование о том, что работодатели со штатом менее 500 сотрудников должны будут предоставить определенную сумму оплачиваемого отпуска по болезни и оплачиваемого отпуска по семейным обстоятельствам сотрудникам, пострадавшим от COVID-19, и будут получать соответствующие налоговые льготы по найму.Кроме того, FFRCA временно расширяет причины, по которым сотрудники, работающие на предприятиях с численностью менее 500 человек, могут брать отпуск в соответствии с Законом о семейных и медицинских отпусках (FMLA).

28 марта 2020 г. Министерство труда США («DOL») добавило к ранее предоставленным часто задаваемым вопросам (FAQ), чтобы помочь ответить на некоторые открытые вопросы, касающиеся FFCRA. Они кратко излагаются ниже. На этой странице есть полный текст часто задаваемых вопросов DOL: https://www.dol.gov/agencies/whd/pandemic/ffcra-questions.

Документация, необходимая для поддержки оплачиваемого отпуска по болезни или оплачиваемого отпуска по закону FMLA в соответствии с CCFRA

В небольшом отступлении от рекомендаций, представленных в более ранней версии часто задаваемых вопросов, DOL пояснил, что если работодатель намеревается потребовать налоговую льготу для оплачиваемого отпуска по болезни или экстренного отпуска FMLA FFCRA, работодатели должны будут сохранить «соответствующую документацию». в своих записях. DOL рекомендует работодателям «проконсультироваться с применимыми формами, инструкциями и информацией Службы внутренних доходов (IRS) о процедурах, которые необходимо соблюдать, чтобы требовать налогового кредита, включая любые необходимые доказательства, которые необходимо сохранить для подтверждения кредита.»Он добавляет, что работодатели не обязаны предоставлять отпуск, если не предоставлены материалы, достаточные для подтверждения налоговой скидки».

Для сотрудников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, школа которого закрыта или для которого уход за ребенком недоступен из-за чрезвычайной ситуации в области общественного здравоохранения, работодатель может потребовать «любую дополнительную документацию в поддержку такого отпуска в той степени, в которой это разрешено правилами сертификации. для обычных запросов на отпуск FMLA «. В качестве примеров этого типа документации DOL предлагает, чтобы это могло включать «уведомление, которое было размещено на правительственном, школьном или детском веб-сайте или опубликовано в газете, или электронное письмо от сотрудника или должностного лица школы, место опеки или воспитателя.«

Взаимодействие отпусков FFCRA и оплачиваемых отпусков, предоставляемых работодателем

DOL гласит, что работники не могут использовать отпуск, предоставленный работодателем, одновременно с любым отпуском в соответствии с FFCRA, , если только работодатель не соглашается разрешить работнику дополнить сумму, которую они получают от оплачиваемого отпуска по болезни или расширенного семейного и медицинского отпуска в соответствии с FFCRA. Однако DOL пояснил, что отпуск по FFCRA дополняет любые отпускные, предоставляемые работодателем.Сотрудники могут использовать существующий оплачиваемый отпуск, личный отпуск, отпуск по болезни или отпуск по болезни в дополнение к сумме, которую они получают в результате оплачиваемого отпуска по болезни или расширенного семейного отпуска или отпуска по болезни, до нормального заработка сотрудника.

Работодатели не обязаны разрешать работнику использовать имеющийся оплачиваемый отпуск в дополнение к сумме, которую работник получает от оплачиваемого отпуска по болезни или расширенного семейного отпуска или отпуска по болезни. Работодатели не могут требовать и не будут получать налоговый кредит на такие дополнительные суммы.Наконец, работодатели не могут требовать от сотрудников дополнения к выплате FFCRA любыми суммами оплачиваемого отпуска, которые в противном случае доступны работнику в соответствии с планами оплачиваемого отпуска работодателя. Это решение могут принимать только сотрудники.

Взаимодействие между положениями FFCRA об оплачиваемом отпуске по болезни и оплачиваемым семейным отпуском и правом на общий отпуск

DOL поясняет, что «отпуск по болезни [p] для оказания помощи [в соответствии с FFCRA] не является формой отпуска по FMLA и, следовательно, не засчитывается в« 12-недельный отпуск FMLA сотруднику ».Таким образом, возможно, что отдельный сотрудник может взять отпуск продолжительностью до 14 недель в соответствии с FFCRA, 2 недели (или 80 часов) оплачиваемого отпуска по болезни, а затем 12 недель оплачиваемого отпуска в чрезвычайной ситуации FMLA. Например, если сотрудник должен взять оплачиваемый отпуск по болезни в течение 80 часов по причинам, не связанным с закрытием школы или отсутствием ухода за ребенком, например, из-за собственной болезни сотрудника, и сотрудник ранее не брал отпуск по закону FMLA, тогда сотрудник должен по-прежнему иметь право на дополнительные 12 недель срочного FMLA для «соответствующей потребности, связанной с чрезвычайной ситуацией в области общественного здравоохранения», i.e., , если сотрудник не может работать или работать удаленно из-за закрытия школ или отсутствия ухода за детьми в результате чрезвычайной ситуации в области общественного здравоохранения.

Аналогичным образом, сотрудник может взять 12-недельный экстренный отпуск по закону FMLA, из которых первые 2 недели могут быть неоплачиваемыми в соответствии с FFCRA. Работник может использовать отпускные, предоставляемые работодателем, чтобы покрыть эти первые две недели, так что работнику будут платить за это время. В этом случае сотрудник будет иметь право взять дополнительные 80 часов оплачиваемого отпуска по болезни в соответствии с FFCRA.

Если у сотрудника нет или он не хочет использовать оплачиваемый отпуск, предоставляемый работодателем, для покрытия первых двух недель чрезвычайного FMLA, которое FFCRA допускает неоплачиваемым, у сотрудника есть возможность использовать право на оплачиваемый отпуск по болезни в размере 80 часов. FFCRA запускается одновременно с экстренным отпуском сотрудника по FMLA. В таком случае сотрудник будет иметь право только на 12-недельный отпуск в соответствии с FFCRA.

Разъяснение освобождения для работодателей с менее чем 50 сотрудниками

DOL гласит, что работодатели, включая религиозные или некоммерческие организации, с числом сотрудников менее 50 (малый бизнес), освобождаются от предоставления (а) оплачиваемого отпуска по болезни из-за закрытия школы или учреждения по уходу или недоступности поставщика услуг по уходу за детьми в связи с COVID-19 причины и (b) расширенный отпуск по семейным обстоятельствам и отпуск по болезни из-за закрытия школы или учреждения по уходу или недоступности поставщика услуг по уходу за детьми по причинам, связанным с COVID-19, когда это может поставить под угрозу жизнеспособность малого бизнеса как непрерывного предприятия.Малый бизнес может потребовать это освобождение, если уполномоченное должностное лицо предприятия установило, что:

1. Предоставление оплачиваемого отпуска по болезни или расширенного семейного отпуска и отпуска по болезни приведет к тому, что расходы и финансовые обязательства малого бизнеса превысят имеющиеся доходы бизнеса и заставят малый бизнес прекратить работу с минимальной мощностью;
2. Отсутствие сотрудника или служащих, запрашивающих оплачиваемый отпуск по болезни или расширенный семейный отпуск или отпуск по болезни, повлечет за собой существенный риск для финансового здоровья или операционных возможностей малого бизнеса из-за их специализированных навыков, знания бизнеса или обязанностей; или
3. Нет достаточного количества работников, способных, желающих и квалифицированных и готовых к работе в нужное время и в нужном месте для выполнения работы или услуг, предоставляемых работником или работниками, запрашивающими оплачиваемый отпуск по болезни или расширенный семейный отпуск и отпуск по болезни и эта рабочая сила или услуги необходимы малому бизнесу для работы с минимальной производительностью.

Для малого бизнеса важно отметить, что это освобождение доступно ТОЛЬКО для ситуаций, в которых применяются вышеуказанные условия, И которые включают закрытие школ / причины ухода за детьми для оплачиваемого отпуска по болезни FFCRA и для экстренного отпуска FFCRA по FMLA. Освобождение от налогов НЕ будет доступно для работодателей с менее чем 50 сотрудниками для оплачиваемого отпуска по болезни FFCRA, взятого по причинам, не связанным с закрытием школ / проблемами ухода за детьми.

Кто такой поставщик медицинских услуг или экстренное реагирование согласно FFCRA?

DOL представил очень широкую интерпретацию того, какие сотрудники считаются поставщиками медицинских услуг:

• Любое лицо, работающее в любом кабинете врача, больнице, медицинском центре, клинике, высшем учебном заведении, предлагающем медицинские инструкции, в медицинской школе, местном отделении здравоохранения или агентстве, учреждении сестринского ухода, учреждении для престарелых, доме престарелых, поставщика медицинских услуг на дому , любое учреждение, которое выполняет лабораторные или медицинские исследования, аптеку или любое подобное учреждение, работодателя или организацию.
  • Это включает любое постоянное или временное учреждение, учреждение, место или участок, где предоставляются медицинские услуги, аналогичные таким учреждениям.
• Любое физическое лицо, нанятое организацией, которая заключает договор с любым из вышеперечисленных учреждений, работодателей или организаций на оказание услуг или поддержание работы предприятия.
• Любое лицо, нанятое любой организацией, которая предоставляет медицинские услуги, производит медицинские продукты или иным образом участвует в производстве медицинского оборудования, тестов, лекарств, вакцин, средств диагностики или лечения, связанных с COVID-19.
• Любое лицо, которое высшее должностное лицо штата или территории, в том числе округа Колумбия, считает поставщиком медицинских услуг, необходимым для реагирования этого штата или территории на COVID-19.

DOL также дает очень широкое определение аварийно-спасательной службы. Согласно DOL, служба экстренного реагирования — это сотрудник, который необходим для обеспечения транспорта, ухода, медицинского обслуживания, комфорта и питания таких пациентов или чьи услуги иным образом необходимы для ограничения распространения COVID-19.Это включает, помимо прочего, военную или национальную гвардию, сотрудников правоохранительных органов, персонал исправительных учреждений, пожарных, персонал служб экстренной медицинской помощи, врачей, медсестер, персонал общественного здравоохранения, техников скорой медицинской помощи, парамедиков, персонал службы экстренной помощи, операторов службы 911, общественные рабочий персонал и лица, обладающие навыками или обучением работе со специальным оборудованием или другими навыками, необходимыми для оказания помощи в объявленной чрезвычайной ситуации, а также лица, работающие на таких объектах, на которых работают эти лица, и чья работа необходима для поддержания работы объекта.Это также включает в себя любое лицо, которое высшее должностное лицо штата или территории, включая округ Колумбия, считает необходимым для реагирования этого штата или территории на COVID-19.

ADP продолжит следить за новыми разработками, связанными с FFCRA.

Связанные ресурсы

Теги: Отпуск сотрудника Налоги на заработную плату Корпоративная и социальная ответственность Тенденции и инновации Политика компании Заработная плата и заработная плата Расчет заработной платы Время и посещаемость Компенсации и льготы Время и посещаемость Управление талантами Малый бизнес HR Статьи Управление людьми и рост Средний бизнес Платежная ведомость Администрирование заработной платы Крупный бизнес Администрация льгот

Управление отпуском по болезни в Калифорнии

Примечание редактора: этот контент был обновлен, чтобы отразить изменения в CFRA, вступающие в силу с января.1, 2021.

Обзор

Управление отпусками по болезни в Калифорнии является сложной задачей для специалистов по персоналу из-за законов штата о множественных отпусках и их взаимодействия с федеральными законами и политиками работодателей. Работодатели Калифорнии должны учитывать законы штата и федеральные законы, такие как Закон Калифорнии о правах семьи (CFRA), Калифорнийский отпуск по инвалидности по беременности (PDL) и Закон о семейных и медицинских отпусках (FMLA). Отпуск по болезни может также включать рассмотрение отпуска по нетрудоспособности в соответствии с Законом Калифорнии о справедливой занятости и жилье (FEHA), законами о компенсации работникам Калифорнии и Законом об американцах с ограниченными возможностями (ADA).Хотя некоторые положения калифорнийских законов об отпусках отражают федеральный FMLA, другие — нет. Поэтому работодатели должны знать и соблюдать все требования законодательства.

Соблюдение множества законов о занятости, связанных с отпусками по болезни, критически важно для любой организации с сотрудниками в Калифорнии, поскольку ответственность за несоблюдение может быть дорогостоящей с точки зрения законодательства, отношений с сотрудниками и с точки зрения бренда работодателя. Работодателям рекомендуется проконсультироваться с адвокатом по трудовым вопросам, имеющим опыт работы в Калифорнии и в федеральных законах об отпусках при оформлении отпусков по болезни. См. «Путешествие по лабиринту Калифорнии». Требования к отпуску.

Отпуск с сохранением работы:

• Закон штата Калифорния о правах семьи (CFRA).
• Закон о семейных и медицинских отпусках (FMLA).
• Отпуск по инвалидности по беременности (PDL).
• Отпуск жертв домашнего насилия.
• Отпуск для реабилитации от алкоголизма и наркомании.
• Калифорния FEHA по приспособлениям для инвалидов и Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA).
• Закон о здоровых рабочих местах, здоровых семьях 2014 года (оплачиваемый отпуск по болезни в Калифорнии).
• Отпуск по уходу за родственниками.
• Закон о защите пожертвований Мемориала Мишель Майкин (отпуск донора органов / донора костного мозга).
• Компенсация рабочим Калифорнии.

Замена заработной платы:

• Закон о здоровых рабочих местах, здоровых семьях 2014 года (оплачиваемый отпуск по болезни в Калифорнии).
• Отпуск по уходу за родственниками.
• Закон о защите пожертвований Мемориала Мишель Майкин (отпуск донора органов / донора костного мозга).
• Компенсация рабочим Калифорнии.
• Оплачиваемый семейный отпуск (PFL).
• Государственное страхование по инвалидности (DI).

Отпуск с защитой работы

Закон штата Калифорния о правах семьи

CFRA частично отражает федеральный FMLA. Общая цель CFRA состоит в том, чтобы обязать покрываемых работодателей помочь сотрудникам сбалансировать работу и личные медицинские требования, сохраняя при этом разумную защиту рабочих мест. CFRA предоставляет работникам, имеющим на это право, отпуск по болезни с сохранением работы с неоплачиваемым отпуском по причине их серьезного состояния здоровья; для ухода за застрахованным членом семьи с серьезным заболеванием; для связи с новорожденным, приемным ребенком или приемным ребенком; и для квалифицированной военной необходимости.Хотя CFRA очень напоминает FMLA, эти два закона действительно различаются.

Страхование работодателя

CFRA применяется к частным работодателям, которые наняли не менее пяти сотрудников в Соединенных Штатах, округе Колумбия или на территории США на 20 или более календарных рабочих недель в течение текущего или предшествующего календарного года. 20 рабочих недель не обязательно должны быть последовательными. Государственные агентства покрываются работодателями независимо от количества сотрудников. Государственные, а также частные начальные и средние школы также покрываются работодателями независимо от количества сотрудников.

Калифорнийские работодатели, работающие в других штатах, должны учитывать всех сотрудников при определении того, соответствуют ли они тесту CFRA для пяти сотрудников в течение 20 рабочих недель, независимо от количества отработанных часов. Кроме того, следует учитывать сотрудников временных или кадровых агентств или профессиональных организаций работодателей (PEO), если существуют совместные трудовые отношения. Хотя CFRA конкретно не рассматривает совместную занятость, §7297.10 Свода правил Калифорнии указывает, что, за исключением несоответствий с законодательством штата, Отдел по соблюдению трудовых стандартов (DLSE) Департамента производственных отношений Калифорнии включает федеральные правила, интерпретирующие FMLA.Регламент FMLA §825.106 содержит рекомендации по совместному найму.

Право сотрудника на отпуск

Помимо работы на покрытого работодателя, работник должен соответствовать двум требованиям для получения отпуска с защитой работы CFRA:

• Сотрудник должен иметь 12 месяцев работы у работодателя. 12 месяцев службы не обязательно должны быть последовательными, и, в отличие от FMLA, не существует семилетнего предела ретроспективного анализа. Например, если сотрудник в Калифорнии работал шесть месяцев на работодателя восемь лет назад и был повторно принят на работу тем же работодателем, этот сотрудник будет соответствовать требованиям к 12 месяцам службы через шесть месяцев после даты повторного найма.
• Сотрудник должен проработать не менее 1 250 часов в течение 12-месячного периода непосредственно перед датой начала отпуска по CFRA.

Соответствующие события

• CFRA предоставляет сотрудникам, отвечающим критериям, до 12 недель защищенного неоплачиваемого отпуска за 12-месячный период для следующих квалификационных событий:

  • Связь с новорожденным ребенком сотрудника или уход за ним или размещение ребенка в связи с усыновлением или опекой ребенка сотрудником.(Отпуск по нетрудоспособности по беременности не покрывается CFRA).
  • Уход за супругом работника (включая тех, кто состоит в однополых браках), зарегистрированным домашним партнером, ребенком (любого возраста), ребенком домашнего партнера, братом или сестрой, бабушкой или дедушкой или внуком.
  • Серьезное состояние здоровья сотрудника, которое не позволяет ему выполнять свои должностные обязанности.
  • Квалификационная военная необходимость, связанная с покрываемой действительной военной службой или призывом к покрываемой действительной службе супруга или сожителя сотрудника, ребенка (любого возраста) или родителя в Вооруженных силах США, как указано в Разделе 3302.2 Кодекса страхования от безработицы.
    

Взаимодействие с FMLA

CFRA и FMLA во многом различаются, и работодатели Калифорнии должны знать требования для каждого из них. В некоторых случаях CFRA более щедрый, но в других областях FMLA более щедрый и также более обширный, чем CFRA. §7297.10 Свод правил штата Калифорния предусматривает, что в той мере, в которой CFRA и FMLA не противоречат друг другу, будет применяться более щедрый закон.

Просмотрите таблицу различий и см. Дальнейшие объяснения ниже:

• 12 рабочих недель семейного ухода и отпуска по болезни могут быть взяты в соответствии с законодательством штата одновременно с FMLA, за исключением отпуска, взятого в соответствии с FMLA в связи с инвалидностью из-за беременности, роды или связанные с ними заболевания. California PDL покрывает отпуск, взятый из-за беременности, родов или связанных с этим заболеваний.
• В отличие от закона FMLA, зарегистрированные домашние партнеры в Калифорнии считаются супругами.FMLA не покрывает отпуск, взятый из-за серьезного состояния здоровья зарегистрированного сожителя. Теоретически сотрудник может взять отпуск на 12 недель для ухода за зарегистрированным сожителем в соответствии с CFRA, а затем еще 12 недель в рамках FMLA для ухода за ребенком с серьезным заболеванием.
• Согласно правилам CFRA, работодатель может потребовать, или работник может выбрать время отпуска или другой оплачиваемый отпуск; однако использование отпуска по болезни зарезервировано из-за серьезного состояния здоровья работника или по другим причинам, взаимно согласованным между работодателем и работником.Хотя FMLA требует, чтобы использование оплачиваемого отпуска было указано в политике работодателя, в CFRA такое требование отсутствует. Согласно правилам CFRA, «работник, получающий пособие по инвалидности в любой форме, не находится в« неоплачиваемом отпуске », и, следовательно, работодатель не может требовать от работника использовать оплачиваемый отпуск, отпуск по болезни или накопленный отпуск». Тот же принцип применяется к работникам, получающим оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам через государство.
• FMLA обеспечивает уход за больными или травмированными военнослужащими, и служащий, который является супругом, ребенком, родителем или ближайшим родственником травмированного военнослужащего, может взять в общей сложности 26 недель отпуска в течение 12-месячного периода для заботиться о застрахованном работнике.Однако отпуск покрывается CFRA только в том случае, если член семьи является сотрудником CFRA (то есть супругом, ребенком или родителем). Если «ближайшие родственники» не входят в эти категории, отпуск по закону CFRA не будет исчерпан, когда для этой цели используется отпуск по закону FMLA. Кроме того, отпуск по CFRA составляет всего 12 недель, поэтому последние 14 недель будут отпуском по FMLA.
• В соответствии с FMLA правомочные сотрудники могут работать по прерывистому или сокращенному графику для привязки ребенка к ребенку только с согласия работодателя. Однако в соответствии с CFRA работодатели должны разрешать сотрудникам работать по прерывистому или сокращенному графику для привязки ребенка, если требуется.Минимальная продолжительность прерывистого отпуска составляет две недели для отпуска по уходу за ребенком только CFRA, но работодатели должны удовлетворить запрос на отпуск продолжительностью менее двух недель в любых двух случаях.
• Закон FMLA предусматривает, что, если оба супруга работают на одного и того же работодателя, отпуск между супругами ограничен 12 неделями, если отпуск используется для ухода за родителем сотрудника с серьезным заболеванием, в связи с рождением сына или дочери сотрудника. , для ухода за ребенком сотрудника после его рождения или для помещения на усыновление или на воспитание.Неиспользованная часть отпуска по закону FMLA для каждого из супругов по-прежнему будет доступна для других целей, например, в связи с серьезным состоянием здоровья работника или ребенка. Если один из супругов-служащих не соответствует требованиям FMLA, другой имеющий право FMLA супруг-служащий может взять отпуск на все 12 недель. CFRA не разрешает работодателю совмещать недели отпуска между работниками по любой причине.
• В соответствии с FMLA работодатели могут запросить диагноз серьезного состояния здоровья работника, когда это необходимо для подтверждения потребности в отпуске.Если дополнительный отпуск запрашивается в конце периода, который поставщик медицинских услуг первоначально оценил, сколько работника необходимо для семейного отпуска, работодатель может потребовать от работника прохождения повторной сертификации. Однако в соответствии с CFRA правила указывают, что работодатель не может запрашивать диагноз, но работник может решить раскрыть диагноз. Таким образом, работодатели Калифорнии должны использовать форму сертификации поставщика медицинских услуг, предоставленную Департаментом справедливого найма и жилья Калифорнии (DFEH), а не формы медицинских сертификатов FMLA, чтобы избежать несанкционированного раскрытия медицинского диагноза.
• Правила FMLA разрешают работодателям запрашивать второе и третье медицинские заключения относительно серьезного состояния здоровья члена семьи, так же, как и для работника. В соответствии с правилами CFRA такое разрешение не допускается. Даже если работодатель сомневается в медицинском освидетельствовании работника, необходимого для ухода за членом семьи, работодатель должен принять это свидетельство. Работодатели могут запросить повторную сертификацию только в том случае, если истек срок первоначальной даты возврата.

Это не исчерпывающий список, но он содержит некоторые из наиболее значительных различий, которые затронут большинство работодателей.

См. 29 C.F.R. §825 Закона о семейных и медицинских отпусках от 1993 года и Правительственного кодекса Калифорнии — CFRA 12945.2.

Требования к размещению CFRA

Работодатели с пятью или более сотрудниками должны разместить уведомление DFEH Семейный отпуск и отпуск по болезни (отпуск CFRA) и Отпуск по инвалидности по беременности (или создать свой собственный).

Закон о семейных и медицинских отпусках

FMLA полностью отражает CFRA, но, как отмечалось выше, есть различия.Права сотрудников охватываются обоими положениями.

Право на участие

Чтобы иметь право на отпуск по закону FMLA с защитой работы, работник должен работать на покрытого работодателя и соответствовать следующим требованиям:

• Работать на этого работодателя не менее 12 месяцев.
• Проработать не менее 1 250 часов в течение 12 месяцев до начала отпуска по FMLA.
  
• Работайте (или получайте указания от) в месте, где работают не менее 50 сотрудников, или в пределах 75 миль от этого места.

Застрахованный работодатель должен предоставить имеющему на это право работнику в общей сложности до 12 рабочих недель неоплачиваемого отпуска за любой 12-месячный период по одной или нескольким из следующих причин:

• Серьезное состояние здоровья работника.
• Рождение ребенка или помещение ребенка к работнику для усыновления или на воспитание.
• Для ухода за супругом, ребенком или родителем с серьезным заболеванием.
• Любые требования, предъявляемые к требованиям, возникающие в связи с тем, что супруг (а) или сын, дочь или родитель сотрудника находятся на действительной военной службе (или был уведомлен о предстоящем вызове или приказе о переходе на действительную службу) в вооруженных силах.Соответствующий критериям сотрудник имеет право на в общей сложности до 26 рабочих недель отпуска по уходу за военнослужащим в течение одного 12-месячного периода, если этот сотрудник является супругом, ребенком, родителем или ближайшими родственниками, осуществляющими уход за застрахованным военнослужащим или ветераном. Этот отпуск доступен только в течение одного 12-месячного периода, и использование этого отпуска не ограничивает доступность отпуска по другим причинам, отвечающим требованиям FMLA, в течение любого другого 12-месячного периода.

См. 29 C.F.R. §825 Закон о семейных и медицинских отпусках 1993 года и плакат ЗОСПСО.

Отпуск по инвалидности по беременности

FEHA, закон штата, который запрещает дискриминацию, обеспечивает защиту от инвалидности, связанной с беременностью. PDL позволяет сотрудникам, получившим инвалидность в результате беременности, родов или связанного с ними заболевания, брать отпуск с сохранением работы до четырех месяцев (определяется как 17,3 недели или 122 дня, что составляет одну треть календарного года). Он не предусматривает отпусков при рождении или передаче ребенка в приемную семью или усыновление. Таким образом, женщина с тяжелой беременностью или родами имеет право на получение до 17 лет.3 недели или 122 дня отпуска по нетрудоспособности (при наличии соответствующей медицинской справки), и работодатель не может дискриминировать ее на основании беременности или инвалидности, связанной с беременностью. Работодатели также должны учитывать, что дополнительный отпуск в соответствии с FEHA в качестве разумного приспособления может быть задействован, если работник имеет квалифицируемую инвалидность.

Страхование работодателя

PDL применяется к частным работодателям, у которых работает не менее пяти или более сотрудников, работающих полный или неполный рабочий день. Государственные работодатели Калифорнии покрываются страховкой независимо от количества сотрудников.Некоммерческое религиозное объединение или религиозная корпорация, освобожденная от федерального подоходного налога или налога штата, не является работодателем по смыслу этого закона.

Работник, отвечающий критериям

В отличие от CFRA и FMLA, PDL не имеет требований к продолжительности службы или отработанному времени до того, как работник, потерявший трудоспособность в результате беременности, родов или связанного с ним заболевания, получит право на отпуск. Таким образом, вновь нанятый сотрудник имеет право на такой отпуск.

Продолжительность отпуска и квалификационные мероприятия

PDL могут быть взяты за любой период (-ы) фактической нетрудоспособности, вызванной беременностью, родами или другим заболеванием сотрудницы в течение беременности.Женщина становится инвалидом в результате беременности, если, по мнению ее лечащего врача, среди прочего:

• не может из-за беременности выполнять одну или несколько основных функций своей работы или выполнять какие-либо выполнения этих функций без чрезмерного риска для нее самой, для успешного завершения беременности или для других лиц.
• Страдает тяжелым утренним недомоганием.
• Требуется перерыв для дородового или послеродового ухода, постельный режим, гестационный диабет или гипертензия или преэклампсия, вызванная беременностью.
• Требуется перерыв в связи с послеродовой депрессией, родами, потерей или прерыванием беременности или восстановлением после родов, потери или прерывания беременности.

Сотрудник имеет право на получение PDL сроком до четырех месяцев, если она стала инвалидом в результате беременности, родов или связанного с ней заболевания, как это определено ее лечащим врачом. Для целей PDL «четыре месяца» означает свободное от работы количество дней, в течение которых сотрудник обычно работал бы в течение четырех календарных месяцев (одна треть года, или 17⅓ недель, или 122 дня), следующих за датой начала PDL.Для штатного сотрудника, который работает пять восьмичасовых дней в неделю или 40 часов в неделю, «четыре месяца» означает право на отпуск в размере 693 часа, исходя из 40 часов в неделю, умноженных на 17,33. Сотрудники, работающие по графику неполный рабочий день, будут рассчитывать свой PDL на пропорциональной основе.

PDL разрешает работодателю требовать от подходящего сотрудника получения от поставщика медицинских услуг справки о ее потребности в PDL или о медицинской целесообразности размещения или перевода. Образец медицинского свидетельства об инвалидности по беременности можно получить в DFEH.

Взаимодействие с FMLA и CFRA

PDL выполняется одновременно с отпуском FMLA, но не с отпуском CFRA. Беременность не покрывается и не считается серьезным заболеванием в соответствии с CFRA, и женщины с тяжелой беременностью не имеют права на защищенный отпуск по CFRA. Отпуск CFRA может использоваться сотрудником только после рождения ребенка для ухода за здоровым новорожденным или для связи с ним или для ухода за новорожденным с серьезным заболеванием. Вместо этого инвалидность, связанная с беременностью, покрывается PDL и FMLA и, возможно, FEHA как разумное приспособление, связанное с инвалидностью.

Даже если у сотрудницы нет осложнений с беременностью, она может иметь право на PDL, если она является инвалидом из-за связанного с беременностью медицинского состояния после родов, как это определено ее лечащим врачом.

См. , Как организовать отпуск по беременности и родам в Калифорнии для получения дополнительных указаний.

Публикация уведомлений о PDL

Организации должны публиковать уведомления о праве сотрудников на получение PDL и предоставлять сотруднице копию соответствующего уведомления в кратчайшие возможные сроки после того, как сотрудница сообщит работодателю о своей беременности.Уведомления можно публиковать в электронном виде, но они также должны быть в справочниках для сотрудников.

См. Плакаты, брошюры и информационные бюллетени DFEH

Отгул для жертв домашнего насилия или сексуального насилия

Трудовой кодекс Калифорнии §230.1 требует, чтобы работодатель с 25 или более сотрудниками предоставлял жертвам домашнего насилия или сексуального насилия бесплатно отгул до 12 недель для получения помощи в суде; обратиться за медицинской помощью; получать услуги в соответствующем приюте, программе или кризисном центре; получить психологическую консультацию; или участвовать в планировании безопасности, например, при постоянном или временном перемещении.

Трудовой кодекс §230 и §230.1 в настоящее время запрещает работодателю увольнять или подвергать дискриминации или мести сотрудника, который стал жертвой домашнего насилия или сексуального посягательства, за отрыв от работы в связи с судебным разбирательством, обращение за медицинской помощью и другие указанных служб в результате этих преступлений против них.

S.B. 400 дополнительно расширяет защиту от перерыва на сотрудников, пострадавших от преследования. Закон запрещает увольнение, дискриминацию и преследование сотрудников из-за их статуса жертв домашнего насилия, сексуального посягательства или преследований, если сотрудники / жертвы уведомляют своих работодателей или работодатели действительно знают об этом статусе.

Работодатели также должны предоставлять разумные приспособления для сотрудников, которые стали жертвами домашнего насилия, сексуального посягательства или преследования и которые просят предоставить им жилье для их безопасности, находясь на территории работодателя.

Разумные приспособления могут включать выполнение мер безопасности, например:

• Передача работы.
• Переназначение работы.
• Измененный график.
• Поменяли рабочий телефон.
• Изменено рабочее место.
• Установка замка.
• Помощь в документировании домашнего насилия, сексуального посягательства или преследований на рабочем месте.
• Внедрение техники безопасности.
• Изменение структуры работы, рабочего места или требований к работе в ответ на насилие в семье, сексуальное насилие или преследование.
• Направление в организацию помощи жертвам.

Как и в случае с приспособлениями для лиц с ограниченными возможностями, работодатели должны вовлекаться в своевременный и добросовестный интерактивный процесс с работником для определения эффективных разумных приспособлений.

Работодатель может потребовать от работника предоставить письменное подтверждение того, что он является жертвой домашнего насилия, сексуального посягательства или преследования, и что запрашиваемое жилье предназначено для безопасности жертвы во время работы. Работодатель может запрашивать повторную аттестацию каждые шесть месяцев. Любая документация, предоставленная работодателю, идентифицирующая сотрудника как жертву домашнего насилия, сексуального посягательства или преследования, должна оставаться конфиденциальной и не должна разглашаться работодателем, за исключением случаев, предусмотренных законом или необходимых для безопасности сотрудников на рабочем месте.Работодатель должен уведомить сотрудника до того, как будет раскрыта информация.

Сотрудник может запросить новое жилье в зависимости от изменившихся обстоятельств, и в таком случае работодатель должен повторить интерактивный процесс с сотрудником.

Сотрудники обязаны уведомлять своих работодателей, когда жилье больше не требуется.

Работодателям запрещается принимать ответные меры против сотрудника, который запросил разумное приспособление, независимо от того, был ли этот запрос удовлетворен или нет.С.Б. 400 разрешает восстановление на работе, возврат заработной платы и судебный запрет за нарушение закона.

Добровольный реабилитационный отпуск от наркозависимости или алкоголизма

Работодатели с 25 или более сотрудниками должны предоставлять неоплачиваемое время сотрудникам, добровольно посещающим программы реабилитации от наркозависимости или алкоголизма, при отсутствии чрезмерных трудностей для работодателя в качестве разумного приспособления. Закон не предусматривает определенного количества свободного времени; вместо этого работодатели должны предоставлять разумный отпуск, который не вызывает чрезмерных трудностей.Иногда продолжительность реабилитационной программы используется для определения того, что является разумным. Сотрудники могут использовать накопленный оплачиваемый отпуск по болезни, а работодатель может разрешить использование отпуска по болезни или отпуска. Этот тип отпуска может выполняться одновременно с FMLA или CFRA. См. Трудовой кодекс Калифорнии, § 1025.

Взаимодействие с FMLA, CFRA и ADA

Этот тип отдыха также может покрываться FMLA или CFRA, если работник имеет на это право и отвечает критериям серьезного состояния здоровья.В таком случае работодатели должны пройти процесс утверждения и медицинской сертификации в соответствии с FMLA или CFRA и проинформировать сотрудника о том, что выходной день обозначен как время FMLA или CFRA. Обе обязанности по отпуску могут выполняться одновременно.

Алкоголизм и наркомания также могут подпадать под действие правил DFEH и ADA, требующих от работодателя предоставления разумных приспособлений. См. Проходят ли сотрудники лечение от наркотической и алкогольной зависимости в соответствии с ADA?

Отпуск по инвалидности в качестве приспособления для инвалидности

Работодатели в Калифорнии с пятью или более сотрудниками в соответствии с правилами FEHA по инвалидности и работодатели с 15 или более сотрудниками в соответствии с ADA могут нуждаться в предоставлении свободного времени в качестве разумного приспособления работнику с инвалидностью.Длина не указана и определяется индивидуально. Восстановление обычно гарантируется за исключением неоправданных трудностей. См. Когда можно оставить разумное приспособление ADA?

Замена заработной платы и право на оплачиваемый отпуск

В Калифорнии также есть несколько законов, касающихся замены заработной платы для сотрудников, находящихся в отпуске по семейным обстоятельствам или в отпуске по болезни. Работодатели должны помнить об этих законах при организации отпусков для сотрудников в Калифорнии.

Закон о здоровых рабочих местах и ​​здоровых семьях от 2014 г. / Оплачиваемый отпуск по болезни в Калифорнии

Закон о здоровых рабочих местах и ​​здоровых семьях от 2014 г. (HWHFA) требует, чтобы почти все работодатели с работниками в Калифорнии обеспечивали своих сотрудников оплачиваемыми больничный.Этот закон предусматривает защиту рабочих мест, а также оплачиваемый отпуск работодателем.

Страхование работодателя

Оплачиваемый отпуск по болезни в Калифорнии распространяется на всех работодателей, независимо от размера, у которых есть хотя бы один сотрудник, который работает более 30 дней в одном календарном году. Закон также применяется к работодателям за пределами Калифорнии, у которых есть сотрудники, которые работают в Калифорнии 30 или более дней в течение года.

Право сотрудников на участие

Закон распространяется на всех сотрудников, работающих полный, неполный рабочий день и временных сотрудников.Закон не распространяется на несколько узких категорий работников, в том числе тех, на которые распространяется коллективный договор, и тех, кто оказывает вспомогательные услуги на дому.

По устному или письменному запросу работодатель должен разрешить сотрудникам использовать накопленный отпуск по болезни для следующих целей:

• Диагностика, уход или лечение (включая профилактическое лечение) существующего состояния здоровья сотрудника или члена его семьи .
• Сотрудник, ставший жертвой домашнего насилия, сексуального посягательства или преследования.

«Член семьи» определяется как включающий:

• ребенка (независимо от возраста), включая биологического, усыновленного или приемного ребенка; юридическая палата; или ребенок, которому служащий заменяет родителей.
• Биологический, приемный или приемный родитель; отчим; законный опекун сотрудника; супруга или зарегистрированный сожитель работника; или человек, который был вместо родителей, когда сотрудник был несовершеннолетним ребенком.
• Супруг.
• Зарегистрированный внутренний партнер.
• Бабушка и дедушка.
• Внук.
• Брат или сестра.

Размер отпуска

Сотрудникам должен начисляться оплачиваемый отпуск по болезни из расчета один час на каждые 30 отработанных часов, начиная с начала их работы до максимального количества 24 часа в год. Сотрудники могут использовать начисленные оплачиваемые больничные дни, начиная с 90-го дня занятости. При желании работодатели могут предложить более щедрые планы отпуска по болезни.

В качестве альтернативы работодатели могут предоставить ежегодный единовременный отпуск, который предоставляет как минимум 24 часа или три дня отпуска по болезни в течение года, доступного сразу в начале годового периода, за исключением первоначальных сотрудников, которые должны иметь возможность использовать отпуск по болезни к 120-му дню приема на работу.

Некоторые политики работодателей в отношении отпусков по болезни, действовавшие до 1 января 2015 года, могут быть «уложены» в соответствии с законом об оплачиваемых отпусках по болезни, если выполняются следующие условия:

• Начисление предусматривает не менее одного дня или восьми часов начисленных оплачиваемых отпусков по болезни или оплачиваемого отпуска в течение трех месяцев работы в год.
• Работник имел право на оплачиваемый отпуск по болезни или оплачиваемый отпуск не менее трех дней или 24 часов в течение девяти месяцев после работы.
• Никаких изменений в политику не вносится ни с января.1, 2015.

Работодатели должны разрешать сотрудникам переносить неиспользованный остаток отпуска по болезни из года в год, хотя накопление может быть ограничено 48 часами. Работодатели также могут запретить сотрудникам использовать более 24 часов по болезни в год, даже если у них накопилось больше времени. Начисленный оплачиваемый больничный лист не подлежит выплате при увольнении; тем не менее, он должен быть восстановлен для работника, если он или она будут повторно приняты на работу в течение 12 месяцев.

Взаимодействие с другими нормативными актами

Работодатели, которые уже предоставляют оплачиваемый отпуск (например, оплачиваемый отпуск, отпуск или личное время) в объеме более 24 часов в год, не должны предоставлять дополнительный оплачиваемый отпуск, если сотруднику разрешено брать отпуск. выходной по тем же причинам, которые предусмотрены законом об оплачиваемом отпуске по болезни.Однако работодатели должны убедиться, что они отслеживают использование отпусков по болезни сотрудниками и предоставляют письменное уведомление о зарплате сотрудника или квитанции о заработной плате с указанием доступного остатка. Кроме того, все работодатели должны соблюдать дополнительные требования к ведению учета, уведомлениям и размещению. Несоблюдение необходимых записей создает презумпцию против работодателя, что работник имеет право на максимальное количество часов, предусмотренное законом.

Калифорния оплачиваемый отпуск по болезни и уход за родственниками

В 2016 году в закон Калифорнии об отпуске по уходу за родственниками (Трудовой кодекс § 233) были внесены поправки в соответствии с HWHFA (закон об оплачиваемых отпусках по болезни) путем пересмотра определения членов семьи и причины отпуска.Работодатели должны разрешить сотрудникам использовать половину их ежегодного начисленного отпуска по болезни по тем же причинам, которые описаны в законе об оплачиваемых отпусках по болезни. См. Трудовой кодекс штата Калифорния, § 233.

Оплачиваемый отпуск по болезни в Калифорнии, CFRA и FMLA

Когда отпуск CFRA используется в связи с серьезным состоянием здоровья работника, работник может выбрать или работодатель может потребовать от работника использовать любой накопленный отпуск или другой накопленный оплачиваемый отпуск, включая любой накопленный отпуск по болезни.Кроме того, работник может использовать накопленный отпуск по болезни по любой другой причине, согласованной с работодателем.

В более широком определении «член семьи» сотрудник может иметь право на отпуск по программе оплачиваемого отпуска по болезни штата Калифорния и CFRA, который не будет засчитываться в период защищенного отпуска сотрудника по закону FMLA.

Оплачиваемый отпуск по болезни в Калифорнии, SDI, PFL и компенсация работникам

Любые начисления, которые сотрудник имеет в учете по программе оплачиваемого отпуска по болезни в Калифорнии или программе оплачиваемого отпуска по болезни работодателя, могут быть использованы в течение периодов ожидания, связанных с Государственное страхование по инвалидности и программы компенсации компенсаций рабочим.Кроме того, работодатель может согласовывать выплаты со штатом в дополнение к страхованию по инвалидности или оплачиваемому семейному отпуску с оплачиваемым отпуском по болезни. См. Интеграция / координация пособий по государственному страхованию нетрудоспособности (SDI).

Местные постановления об оплачиваемых отпусках по болезни

Калифорнийские работодатели также должны учитывать местные законы об оплачиваемых отпусках по болезни города / округа. Сан-Франциско стал первым калифорнийским городом, предложившим оплачиваемый отпуск по болезни в 2007 году. Постановления в Окленде и Эмеривилле вступили в силу в 2015 году, за ними последовали постановления Лос-Анджелеса в 2016 году и Санта-Моники и Сан-Диего в 2017 году.Работодатели должны будут быть в курсе событий с местным законодательством, поскольку все больше городов и округов вводят требования об оплачиваемых отпусках по болезни.

Kin Care Leave

Kin Care Leave не предусматривает дополнительных отпусков, но требует, чтобы работодатели, предоставляющие оплачиваемый отпуск по болезни, разрешали сотрудникам использовать до половины своих накопленных ежегодных пособий по болезни для ухода за больным членом семьи. Этот закон применяется ко всем работодателям Калифорнии — как государственным, так и частным, независимо от количества сотрудников.Отпуск, взятый под опеку родственников, защищен и не может быть «засчитан» или использован как основание для наказания сотрудника за прогулы. См. Трудовой кодекс Калифорнии, § 233.

Закон о защите пожертвований Мемориала Мишель Майкин / Отпуск донора органов и костного мозга

Страхование работодателя

Этот закон об оплачиваемых отпусках применяется к частным и государственным работодателям, в которых работает не менее 15 сотрудников. В отличие от ранее упомянутых законов об отпусках, этот закон не определяет количество недель в году, в течение которых работодатель должен нанять 15 сотрудников.Правомочный работник определяется как физическое лицо, имеющее как минимум 90-дневный стаж работы у работодателя, непосредственно предшествующий дате отпуска. Закон требует, чтобы работодатели предоставляли до 30 дней оплачиваемого отпуска в год для донорства органов в течение одного года и до пяти дней оплачиваемого отпуска в год для донорства костного мозга. С 1 января 2020 года сотруднику, передающему орган, должен быть предоставлен дополнительный неоплачиваемый отпуск продолжительностью до 30 рабочих дней. Отпуск можно брать в один или несколько периодов отсутствия, но общая сумма не может превышать максимальные значения, разрешенные законом. См. Трудовой кодекс штата Калифорния 1510 с поправками, внесенными AB 1223.

Общие положения

• Работодатели должны обеспечивать страховое покрытие группового медицинского страхования на тех же условиях, как если бы работник активно работал в период отпуска. Что касается других льгот, работодатель должен продолжать рассматривать сотрудника как постоянно занятого в течение этого периода отпуска с целью его или ее права на корректировку заработной платы, отпуск по болезни, отпуск, оплачиваемый отпуск, ежегодный отпуск или выслугу лет.
• От сотрудников может потребоваться до двух недель заработанного отпуска по болезни или отпуска для донорства органов и до пяти дней для донорства костного мозга.
• Государственным служащим, исчерпавшим весь доступный отпуск по болезни, должно быть разрешено брать оплачиваемый отпуск продолжительностью до 30 дней для донорства органов и до пяти дней для донорства костного мозга. Работодатели должны платить работникам за отпуск, если оплачиваемый отпуск еще не заработан или если он исчерпан.
• Работодатель может потребовать от работника предоставить письменное подтверждение того, что он является донором органа или костного мозга и что существует медицинская необходимость в донорстве органа или костного мозга.
• Отпуск, взятый в соответствии с этим законом, не длится одновременно с отпуском, взятым в соответствии с FMLA или CFRA.
• Работодатели должны восстановить работника на той же или эквивалентной должности после возвращения из отпуска.
• Охватываемые работодатели должны прилагать разумные усилия для сохранения конфиденциальности информации об обращении с сотрудником.

Компенсация рабочим

По данным Департамента производственных отношений Калифорнии, система компенсации рабочих основана на компромиссе между работодателем и служащим.Сотрудники имеют право на своевременную и эффективную медицинскую помощь в случае травм или заболеваний на рабочем месте, независимо от того, кто виноват, и, в свою очередь, лишены возможности предъявить иск работодателям по поводу этих травм. Все работодатели Калифорнии обязаны по закону иметь страховку компенсации работникам.

Компенсационное страхование работников предусматривает шесть основных льгот: медицинское обслуживание, пособие по временной нетрудоспособности, пособие по постоянной инвалидности, дополнительные пособия по увольнению, профессиональная реабилитация и пособия в случае смерти.

Трудовой кодекс §132a также защищает работу травмированного работника, считая его правонарушением для работодателя любая дискриминация, включая увольнение или угрозу увольнения, в отношении работника, который подал или думает о подаче иска о компенсации работнику или сотрудник, получивший компенсацию работникам.

Пока работник находится в отпуске по болезни, компенсирующем работникам, работодатель также должен рассматривать этот отпуск как защиту работы в соответствии с CFRA и FMLA.После того, как отпуск исчерпан в соответствии с CFRA и FMLA, работодатели, вероятно, должны будут перейти к интерактивному обсуждению условий для инвалидов, чтобы определить, может ли дополнительный отпуск быть предоставлен в соответствии с ADA и / или FEHA. В очень ограниченных случаях «деловой необходимости» работодатели могут заменить и не восстановить на работе сотрудника, находящегося в отпуске по болезни в качестве компенсации; тем не менее, работодателям настоятельно рекомендуется обратиться за помощью к юристу, прежде чем это сделать, ввиду защиты §132a Трудового кодекса и истории судебных разбирательств, связанных с таким увольнением. См. Департамент производственных отношений — Информация для работодателей о компенсации работникам.

Калифорнийские программы замены заработной платы

Калифорнийский Департамент развития занятости (EDD) управляет выплатами по оплачиваемому семейному отпуску (PFL) и страхованию по инвалидности (DI) штата за счет средств, собираемых за счет налогов на фонд заработной платы. Эти программы предусматривают программы замены заработной платы и не обеспечивают защиту рабочих мест; однако законы других штатов и федеральные законы, такие как FMLA или CFRA, могут обеспечивать защиту рабочих мест. См. Страхование по нетрудоспособности и оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам.

Выплачиваемое пособие по семейному отпуску

Страхование PFL обеспечивает до восьми недель пособий для лиц, которым необходимо взять отпуск по следующим причинам:

• Для ухода за тяжелобольным ребенком, супругом, родителем или зарегистрированным домашним партнером, бабушкой или дедушкой, внук, брат / сестра или свекровь.
• Для связи с новым ребенком работника или новым ребенком его супруги или зарегистрированного сожителя.
• Для связи с ребенком в связи с усыновлением или приемной опекой ребенка с работником, супругой или зарегистрированным сожителем.

Сотрудники не имеют права на PFL, если:

• Они запрашивают или получают страхование по безработице или пособие California DI.
• Они получают компенсационные выплаты работникам по еженедельной ставке, равной ставке PFL или превышающей ее.
• Они не проходят независимое медицинское освидетельствование по запросу.

Кроме того, работник не имеет права на получение PFL за любой день, в течение которого другой член семьи может и доступен в течение того же периода времени, в течение которого сотрудник обеспечивает необходимый уход.

Работодатели могут потребовать от работника использовать отпуск продолжительностью до двух недель или дополнительный отпуск перед получением пособия; однако работодателям не разрешается требовать использования оплачиваемого отпуска по болезни. В течение любого 12-месячного периода может быть выплачено не более восьми недель пособий по PFL.Льготы PFL облагаются федеральным подоходным налогом, но не подоходным налогом Калифорнии.

PFL не требует наличия времени на работе для получения права на участие. Кроме того, PFL не обеспечивает защиты рабочих мест. Это программа по замене заработной платы, предназначенная только для ухода за членом семьи или для установления связи с новым ребенком. See California увеличивает продолжительность оплачиваемого семейного отпуска до 8 недель.

Сертификат PFL

Медицинское свидетельство требуется при подаче заявления о PFL для оказания помощи тяжелобольному члену семьи.Сертификация должна включать диагноз и код Международной классификации болезней, дату начала инвалидности, вероятную продолжительность и предполагаемое время, в течение которого потребуется медицинская помощь. В сертификате также должно быть указано, что серьезное состояние здоровья гарантирует участие сотрудника в оказании помощи, включая предоставление психологического комфорта и организацию ухода со стороны третьих лиц.

Отдельная справка должна быть заполнена для отпуска, связанного с рождением, усыновлением или приемом ребенка на воспитание.

Процесс сертификации может быть завершен онлайн или по почте и требует завершения со стороны сотрудника, врача и работодателя.

Сотрудник несет ответственность за получение сертификата врача / практикующего врача по поводу его или ее инвалидности. Претензия будет возвращена, если сертификат врача / практикующего врача не будет получен в течение 30 дней. Сотрудник должен предоставить номер квитанции своему врачу / практикующему специалисту после того, как сотрудник подал претензию. Несмотря на то, что работодатель будет уведомлен о том, что сотрудник подал претензию DI или PFL, подробная информация о претензии сотрудника является конфиденциальной и не будет передана работодателю. См. Варианты подачи заявления на получение оплачиваемого семейного отпуска.

Требования к уведомлению о PFL работодателя

Работодатели должны предоставить брошюру «Оплачиваемый семейный отпуск» (DE 2511) новым сотрудникам и сотрудникам, которые запрашивают отпуск для ухода за серьезно больным членом семьи или для связи с новым ребенком. Работодатели не обязаны предоставлять своим сотрудникам формы страхового возмещения PFL. См. Бланки оплачиваемых отпусков по семейным обстоятельствам и публикации .

Государственное страхование по нетрудоспособности (DI)

Калифорнийское EDD управляет программой DI штата, которая обеспечивает частичную замену заработной платы сотрудникам, неспособным работать из-за собственной болезни или травмы, не связанной с работой, на срок до 52 недель.Эта программа финансируется за счет взносов сотрудников в виде государственной пошлины за счет удержаний из заработной платы. В государственный план взносы работодателя отсутствуют; однако закон разрешает работодателям устанавливать частный план краткосрочной нетрудоспособности, застрахованный или застрахованный самостоятельно, который равен или лучше государственного плана. Работодатель должен получить одобрение EDD плана, и большинство сотрудников должны согласиться с добровольным планом, а не с планом штата по инвалидности. См. Добровольные планы.

Несмотря на то, что между добровольными и государственными планами есть несколько различий, для простоты понимания приведенная ниже информация основана на плане штата по инвалидности.

Страхование работодателя и право на участие в программе

Работодатель — это организация с одним или несколькими сотрудниками в текущем или предыдущем календарном году, выплачивающая заработную плату, превышающую 100 долларов США в любом календарном квартале. Согласно EDD, работник имеет право на участие, если выполняются следующие критерии:

• Человек должен быть не в состоянии выполнять свою обычную или обычную работу в течение как минимум восьми дней подряд.
• Физическое лицо должно быть трудоустроено или активно искать работу на момент потери трудоспособности.
• Человек должен был потерять заработную плату из-за инвалидности или, если он был безработным, активно искал работу.
• Физическое лицо должно было заработать не менее 300 долларов, из которых удерживались вычеты SDI в течение предыдущего периода.
• Человек должен находиться под опекой и лечением лицензированного врача или аккредитованного религиозного деятеля в течение первых восьми дней своей инвалидности.(Дата начала подачи заявления может быть изменена в соответствии с этим требованием.) Человек должен оставаться под опекой и лечением, чтобы продолжать получать пособие.
• Физическое лицо должно заполнить и отправить по почте форму заявления в течение 49 дней с даты, когда он или она станет инвалидом или рискует потерять пособие.

Врач должен заполнить медицинское свидетельство об инвалидности. Лицензированная акушерка, медсестра-акушерка или практикующая медсестра может заполнить медицинское свидетельство об инвалидности, связанной с нормальной беременностью или родами.

Супруг (а), зарегистрированный сожитель, родитель или ребенок, обеспечивающий уход за лицом, подающим заявление на DI, также может иметь право на получение пособия PFL.

Соответствующие критериям сотрудники должны быть застрахованы в рамках государственного DI или добровольного плана. Сотрудники имеют право на участие во время приема на работу, если они отвечают вышеуказанным требованиям, независимо от отработанного времени или классификации занятости.

Продолжительность и размер пособия

Как правило, сотрудники могут получать до 52 недель полных льгот DI или сумму заработной платы в базовом периоде, в зависимости от того, что меньше.Базовый период охватывает четыре квартала, в основном это заработная плата, полученная физическим лицом за предыдущие пять месяцев до 18 месяцев до требования DI. Сотрудники получают около 55 процентов от самого высокого квартального заработка базового периода до максимальной суммы пособия. Перед выплатой пособий существует семидневный период ожидания. См. Расчет сумм выплаты пособия по страхованию инвалидности.

Взаимодействие с другими законами

Ниже описано, каким образом Федеральный инстанция штата Калифорния соотносится с другими законами:

• PDL . Сотрудники могут получать DI одновременно с PDL.
• CFRA . Сотрудники могут получать DI одновременно с отпуском, взятым из-за их серьезного состояния здоровья в соответствии с CFRA.
• FMLA . Сотрудники могут получать DI одновременно с отпуском, взятым из-за их серьезного состояния здоровья в соответствии с FMLA.
• Страхование компенсации работникам. Как правило, работники не могут получать замену заработной платы как из компенсации рабочих, так и из DI.

Взаимодействие с политикой работодателя в отношении оплачиваемых отпусков и отпусков по болезни

Работодатели могут потребовать от сотрудников использовать оплачиваемый отпуск в течение семидневного периода ожидания.

Отпуск не считается заработной платой для пособий по безработице. Таким образом, работодатели могут потребовать или разрешить сотрудникам использовать отпуск при получении льгот по прямому назначению. Однако и FMLA, и CFRA запрещают работодателям требовать от сотрудников заменять оплачиваемый отпуск, если работник получает компенсацию замещения заработной платы в рамках DI или компенсации работникам, за исключением периода ожидания, или дополнять разницу в полной заработной плате по сравнению с частичной заменой заработной платы. Работодатели или сотрудники могут потребовать использования оплачиваемого отпуска по болезни во время отпуска по PDL; Работодатели должны разрешать, но не могут требовать использования оплачиваемого отпуска или личного отпуска во время отпуска PDL.

DI выплачивает только часть регулярного заработка сотрудника, примерно 55 процентов. Таким образом, работодатели могут потребовать или разрешить сотрудникам дополнять DI оплачиваемым отпуском или отпуском по болезни, до 100 процентов регулярной заработной платы сотрудника, если у работодателя есть политика, требующая от сотрудников доплаты пособий, а политика отпусков по болезни или отпусков по болезни разрешает использование оплачиваемого отпуска по цели, для которой работник берет отпуск. См. Интеграция / координация пособий по государственному страхованию нетрудоспособности (SDI).

Плакаты и объявления работодателя

Работодатели должны опубликовать форму EDD DE 1857A, если они подпадают под действие законов о DI и компенсации по безработице. Если работодатель застрахован только в рамках DI, он должен опубликовать форму DE 1858.

Работодатели также должны предоставить работникам брошюру о положениях о страховании по инвалидности, DE 2515, во время приема на работу, и если работник становится нетрудоспособным из-за беременности или из-за своей болезни. или ее собственное серьезное состояние здоровья, не связанное с работой.

После того, как работник подаст заявку на участие в программе, штат отправит работодателю форму DE 2503, которую работодатель должен заполнить и вернуть штату в течение двух дней с момента получения.

См. Бланки и публикации о страховании по инвалидности .

Другие политики и практики работодателя

Работодатели могут определять свою собственную политику и практику в отношении отпусков по болезни и отпуска на время отпуска; однако эти методы должны соответствовать порогу соответствия, установленному различными нормативными актами. Кроме того, работодатель может в качестве конкурентной практики предлагать более щедрые программы, чем требует закон, но ничто в справочнике, практике или политике работодателя не может отказать сотруднику в его или ее законных правах.

Отпуск и оплачиваемый отпуск

Многие работодатели добровольно предлагают сотрудникам оплачиваемый отпуск и льготы по отпуску на отпуск, и работодатели могут разрешить сотруднику использовать эти льготы во время отсутствия по болезни. В Калифорнии оплачиваемый отпуск и оплачиваемый отпуск считаются формой заработной платы, получаемой во время работы. Работодатели должны оплатить заработанный, неиспользованный отпуск или оплачиваемый отпуск (или любой оплачиваемый день, который может быть использован по любой причине) по окончании трудовой деятельности, независимо от того, является ли увольнение добровольным или принудительным, если только отпуск или план отпуска не подпадает под действие Закона о гарантиях пенсионного дохода сотрудников. (ЭРИСА).После заработка отпуск или оплачиваемое время (или любой оплачиваемый день, который может быть использован по любой причине) не могут быть аннулированы. Другими словами, в Калифорнии запрещены правила «используй или потеряй». Однако работодатели могут установить разумный предел для начисления отпуска. DLSE рассмотрит несколько факторов, чтобы определить, является ли ограничение разумным:

• Объем предлагаемого отпуска.
• Возможность использования отпуска для сотрудников.
• Вовлеченный бизнес.

DLSE исторически полагал, что у работника должно быть не менее девяти месяцев после накопления отпуска, прежде чем ограничение будет считаться эффективным, и было рекомендовано, чтобы любое ограничение было равным 1.75-кратная годовая ставка начисления. В марте 2006 года Комиссия по труду выпустила новое руководство и отозвала свои предыдущие письма с мнением по этому вопросу. Текущая позиция правоприменения предполагает, что DLSE приняло менее строгий подход к тому, что считать «разумным». В руководстве DLSE в настоящее время указано, что политика, требующая использования отпуска в год, когда он заработан, «или в очень ограниченное время после периода начисления» не будет применяться. Таким образом, может быть применено ограничение в 1,5 раза больше суммы ежегодных отпусков.