Тайм-менеджмент: методы и инструменты

Вопросы, рассмотренные в материале:

1. Основы тайм-менеджмента
2. 3 вида тайм-менеджмента
3. Весомые преимущества тайм-менеджмента
4. Тест по тайм-менеджменту: как обстоят дела со временем
5. Принципы тайм-менеджмента, с изучения которых стоит начать управлять временем
6. 7 современных воров времени
7. Работающие методы тайм-менеджмента
8. 7 приложений для тайм-менеджмента, чтобы все успевать
9. ТОП-5 книг про тайм-менеджмент
10. 5 заблуждений про тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – методика управления временем. Принципы и приёмы тайм-менеджмента направлены на оптимальную организацию своих занятий, при которой время расходуется максимально эффективно, а деятельность приносит высокие результаты. Иными словами, это способ осознанного контроля за расходованием своего времени на различные виды активности. Цель любого тайм-менеджмента – сделать более продуктивными и труд, и отдых.

Техники тайм-менеджмента применяются, в первую очередь, в бизнесе – в тех его аспектах, которые касаются организации труда. Но постепенно они стали распространяться также на досуг, бытовые дела и личную жизнь.

Основы тайм-менеджмента

Трактовка термина «управление временем» ни у кого не вызывает проблем. Это значит: планировать свой рабочий день (месяц, год, и т. п.) самостоятельно, ранжировать все задачи по приоритетности и срочности, много успевать, не увеличивая при этом расход времени. Меньше трудиться, но получать больше результатов – это же просто мечта!

Николай Введенский, русский учёный-физиолог, сделал одно тонкое наблюдение: люди утомляются не из-за самой работы, а потому что выполняют её бестолково, неорганизованно, непродуманно. Это легко заметить на собственном опыте: в те дни, когда чёткого плана нет, приходится суетиться и переключаться с одного на другое. Мы чувствуем себя хуже, а в конце дня кажется, что полезного сделано мало, зато есть сильная усталость и раздражение.

Представьте себе школьника, который вернулся домой и теперь должен сделать уроки. Можно заниматься домашкой целых пять часов, если параллельно играть в игрушки и отвлекаться, а можно собрать волю в кулак и переделать всё за час, чтобы потом наслаждаться свободой. Как вы считаете, в каком случае лучше обстоят дела с тайм-менеджментом?

Идём дальше. Оба наших школьника (и тот, который любит прокрастинировать, и тот, который живёт по пословице «делу время, потехе час») вырастают и открывают собственные бизнесы. У каждого есть несколько фирм с десятками подчиненных и большим потоком срочных задач, которые нуждаются в решении. Прокрастинатор, который не любит торопиться и смешивает работу с личными делами, либо будет откладывать всё до последнего, либо постоянно зашиваться от объёмов работы, рискуя рано или поздно выгореть или получить нервный срыв (ведь, если работать на максимуме возможностей, ресурсы скоро кончатся). У второго всё поставлено на поток и продумано, его рабочий день занимает всего несколько часов, а бизнес при этом идёт в гору.

Что нам даёт знание основных принципов тайм-менеджмента?

• Полноценно трудиться и отдыхать, находя время на всё.
• Грамотно распределять временные ресурсы между рабочими задачами и личными делами, успевать выполнить все важные планы и при этом не забывать об отдыхе.
• Отличать приоритетные задачи от второстепенных.
• Чётко понимать собственные жизненные цели и осознавать, куда вы движетесь. Учёт времени относится к тем полезным навыкам, которые пригодятся в любой сфере жизни, сделают её осмысленной и насыщенной.
• Уметь самостоятельно мотивировать себя на плодотворную работу и решение важных задач.

3 вида тайм-менеджмента

К сегодняшнему дню сложилось несколько подходов к управлению собственным временем. Главными среди них являются следующие:

• Личный, или персональный, тайм-менеджмент. Один из аспектов саморазвития человека. Это совокупность навыков здоровой и эффективной организации своего дня.
• Профессиональный, или корпоративный, тайм-менеджмент. Фокусируется на организации трудовых процессов, распределении рабочего времени и обязанностей в коллективе.
• Социальный тайм-менеджмент. Охватывает не одного человека, а нескольких (например, сотрудников одной корпорации). Это не только распределение времени, но и регулирование отношений.

Весомые преимущества тайм-менеджмента

Сегодня время ценится даже больше, чем деньги: это основной ресурс, которым обладают люди, причём невосполнимый и ненакапливаемый. И чем лучше каждый из нас способен использовать отведённое ему время жизни, тем более разумной, наполненной и увлекательной она будет. Навыки тайм-менеджмента востребованы не только в профессиональном контексте и управлении бизнесом, но и в творчестве, семейной жизни, быту, учёбе и т. п.

Личность, научившаяся управлять собственным временем, получает такие преимущества, как:

• Более высокая вероятность достижения выбранных целей.
• Цели достигаются быстрее.
• Возможность добиться успеха практически в любой области.
• Больше времени для отдыха, общения с близкими, хобби и творчества.
• Уплотнение графика: за тот же промежуток времени выполняется больше задач.
• Проще становится зарабатывать деньги и накапливать собственный капитал (чтобы в перспективе перестать работать по найму).
• Отсутствие профессионального выгорания, постоянной усталости и проблем со здоровьем из-за переутомления.
• Стрессы и удары судьбы переживаются легче.
• Позитивный взгляд на жизнь и всё происходящее вокруг.
• Больше времени для духовного развития, самосовершенствования.
• В любой ситуации есть понятный план действий.
• Больше возможностей для выбора, личной свободы.
• Способность руководить собственной жизнью, создавая себе комфортные условия и двигаясь в намеченном направлении.

Этими пунктами список всех плюсов, приносимых тайм-менеджментом, не ограничивается. Не случайно людей, не умеющих правильно распределять своё время, считают постоянно занятыми, но с нулевым результатом, в то время как люди, владеющие навыками тайм-менеджмента, всегда найдут время для важных вещей, и всё, что они делают, так или иначе приближает их к успеху.

Практически все люди, достигшие реальных высот, в один голос называют время своим главнейшим активом. У них есть и другие общие черты: они пользуются ежедневниками, следуют составленным планам и продумывают новые, причём постоянно. У них не только миллион текущих задач и проектов, но и масса идей в голове. И это не превращает их в усталых, поблёкших, лишённых энергии трудяг. Наоборот, успешные люди излучают счастье и энтузиазм, а их здоровью можно только позавидовать.

Есть одна очень вдохновляющая новость: высокая эффективность – это не дар небес, а навык, который может прокачать каждый из нас! Главное – задаться целью научиться эффективному управлению собственным временем.

Тест по тайм-менеджменту: как обстоят дела со временем

Чтобы оценить качество навыков текущего планирования и постановки стратегических целей, а также индивидуальные особенности структурирования деятельности, используют тест-опросник по самоорганизации (ОСД).

Он применяется в различных тренингах, обучающих программах, индивидуальных психологических консультациях, а также для диагностики состояния тайм-менеджмента в ходе профподготовки.

Эффективность любого тайм-менеджмента складывается из нескольких слагаемых:

• планомерности;
• целеустремленности;
• упорства;
• фиксации на упорядочивании деятельности;
• самоорганизации с использованием внешних инструментов;
• ориентации на «сейчас».

Диагностика навыков тайм-менеджмента с помощью теста проходит в три стадии.

1. Ознакомление с инструкцией.

Респонденту предлагают список утверждений, охватывающих различные аспекты его жизни и тактики распределения времени. На шкале нужно отметить то число, которое наилучшим образом соответствует мнению человека о самом себе: 1 – категорически не согласен, 7 – абсолютно согласен, 4 – частично согласен, и все остальные показатели, отражающие диапазон возможных оценок.

2. Заполнение анкеты-опросника.

1	Мне нужен долгий срок, чтобы морально подготовиться и начать действовать	1 2 3 4 5 6 7
2	Я каждый день планирую все свои дела	1 2 3 4 5 6 7
3	Непредвиденные обстоятельства выводят меня из колеи и нарушают мой привычный график	1 2 3 4 5 6 7
4	Как правило, я составляю план на день и стремлюсь его выполнить	1 2 3 4 5 6 7
5	У меня бывают проблемы с доделыванием начатого	1 2 3 4 5 6 7
6	Даже если я не справляюсь с начатым делом, я не могу его бросить	1 2 3 4 5 6 7
7	Я всегда знаю, чего хочу, и активно этого добиваюсь	1 2 3 4 5 6 7
8	Я планирую каждый новый день заранее	1 2 3 4 5 6 7
9	Прошлое и будущее для меня не так важны, как дела и переживания текущего момента	1 2 3 4 5 6 7
10	Я могу начинать несколько проектов одновременно и не доводить до конца ни один из них	1 2 3 4 5 6 7
11	Я строю повседневные планы, следуя определённым принципам	1 2 3 4 5 6 7
12	Меня можно назвать человеком, который живёт здесь и сейчас	1 2 3 4 5 6 7
13	Пока не завершено одно дело, я не могу переходить к следующему	1 2 3 4 5 6 7
14	Я думаю, что я достаточно целенаправленный человек	1 2 3 4 5 6 7
15	Я постоянно трачу время зря, хотя надо заниматься чем-то полезным	1 2 3 4 5 6 7
16	Я люблю вести дневник, записывая туда всё, что со мной происходит	1 2 3 4 5 6 7
17	Мысли о незавершённых делах иногда мешают мне уснуть	1 2 3 4 5 6 7
18	У меня есть цели и мечты, к которым я стремлюсь	1 2 3 4 5 6 7
19	Мне нравятся ежедневники и другие инструменты для планирования дел	1 2 3 4 5 6 7
20	В моей жизни есть цель – достичь определённого результата	1 2 3 4 5 6 7
21	Мне бывает сложно упорядочить свои дела	1 2 3 4 5 6 7
22	Я люблю писать отчёты о проделанной работе	1 2 3 4 5 6 7
23	У меня нет стремлений и целей в жизни	1 2 3 4 5 6 7
24	Незаконченные дела постоянно беспокоят меня, не выходят из головы	1 2 3 4 5 6 7
25	В моей жизни есть одна главная цель	1 2 3 4 5 6 7

3. Анализ результатов.

Каждому из факторов опросника по тайм-менеджменту соответствует ряд пунктов. Ответы по ним суммируются.

Полученные результаты по каждому противоположному пункту (со знаком «минус») переводятся в обратную шкалу: вместо одного балла начисляется семь, вместо двух – шесть и т. д.

Вот ключ для трактовки результатов опросника по тайм-менеджменту:

Названия фактора / шкалы	Доля шкалы в общем значении	Пункты
Планомерность	13,9 %	2, 4, 8, 11
Целеустремленность	10,9 %	7, 14, 18, 20, 23(-), 25
Упорство	11,5 %	l(-), 5(-), 10(-), 15(-), 21(-)
Фиксация на упорядочивании деятельности	9,3 %	3, 6, 13, 17, 24
Самоорганизация с использованием внешних инструментов	8,8 %	16, 19, 22
Ориентация на текущий момент	6,2 %	9, 12

 

Средние (нормальные) значения опросника:

Шкалы теста-опросника	мужчины		женщины
	Среднее значение	Отклонение (+/-)	Среднее значение	Отклонение (+/-)
Планомерность	19,03	4,61	17,41	5,43
Целеустремлённость	32,96	4,79	32,48	7,13
Упорство	19,57	5,49	22,19	6,21
Фиксация	19,19	4,75	18,47	5,45
Самоорганизация	9,99	5,00	9,49	4,14
Ориентация на настоящее	8,51	1,86	8,27	3,19
Итоговый показатель	109,24	15,13	108,30	19,02

Первая шкала показывает, насколько личность вовлечена в тактическое ежедневное составление планов в соответствии с некими принципами. Вторая измеряет её способности к концентрации на цели. Третья демонстрирует склонность респондента прикладывать волевые усилия, чтобы заканчивать начатые дела и поддерживать порядок в своей деятельности. Четвёртая шкала обозначает степень привязанности к заранее намеченной структуре и порядку организации событий. Пятая шкала – это временная ориентация человека (а конкретно, направленность всех его устремлений на настоящее, а не на будущее или прошлое).

Высокие суммарные показатели присущи личностям, склонным самостоятельно определять свои жизненные цели, тактически планировать свою активность (используя, в том числе, и такие средства, как ежедневники, планнинги и т. п.), доделывать начатое, даже если это требует волевого напряжения и самомотивации. Это упорные, волевые, настойчивые и порой негибкие люди.

Если же итоговый балл низок, перед нами человек, видящий своё будущее очень размыто и ориентированный на «здесь и сейчас». У него есть трудности с ежедневным планированием, он не любит заставлять себя завершать начатое. В общем, ему есть чему поучиться в плане тайм-менеджмента и постановки задач. При этом он гибко перестраивается на новые начинания и проекты, адаптивен, не зацикливается на привычной структуре и своих ощущениях в настоящий момент.

4. Интерпретация результатов опросника по тайм-менеджменту.

Толкование результатов опросника по тайм-менеджменту осуществляется по трём градациям (для высоких, низких и средних показателей) и по всем пяти шкалам, а также по итоговому баллу.

Шкала планомерности:

Высокие показатели	Вы очень планомерны и обладаете развитыми навыками тактического планирования. Вы реализуете свои цели последовательно.
Средние показатели	Склонность к проработке чётких планов и точному следованию им присуща вам в умеренной степени.
Низкие показатели	Вы можете испытывать трудности с текущим планированием и выполнением разработанных планов.

Шкала целеустремлённости:

Высокие показатели	Для вас характерны целенаправленность и целеустремлённость. Вы знаете, к чему стремитесь и о чём мечтаете, и последовательно двигаетесь в выбранном направлении.
Средние показатели	Вы видите и осознаёте собственные цели в достаточной степени и можете добиваться задуманного. Однако в вашей жизни случаются периоды, когда не всё, что вы делаете, преследует какую-либо цель, понятную для вас.
Низкие показатели	Для вас не типично ставить себе чёткие цели, вы осознаёте их далеко не всегда. Целенаправленная активность, систематические усилия для получения желаемого вам тоже не свойственны.

Шкала упорства:

Высокие показатели	Вы по праву можете считаться организованным и волевым человеком, подчиняющим собственное поведение поставленной цели. У вас нет проблем с завершением начатого.
Средние показатели	Вы неплохо структурируете и организуете свою активность, можете взять себя в руки и на одном волевом ресурсе доделать начатое. Но вы поступаете так не всегда и способны переключиться на то, что сейчас более важно и актуально.
Низкие показатели	У вас есть некоторые сложности с волевым регулированием собственного поведения, особенно в том, что касается завершения дел. Вы часто отвлекаетесь на внешние раздражители.

Шкала фиксации:

Высокие показатели	Вы в высшей степени ответственны, исполнительны и обязательны. Всё, что начато, вы будете доделывать любыми средствами. Вероятно, некоторая гибкость в планировании дел и в общении в людьми вам не помешала бы.
Средние показатели	Вы планируете в меру гибко, прислушиваетесь к людям, с которыми поддерживаете отношения, и адаптируетесь к текущей ситуации. Но выполнение обязательств очень важно для вас.
Низкие показатели	Гибкость – ваша сильная черта. Вы легко увлекаетесь новыми идеями, отношениями и видами деятельности, бросая старое. Однако люди могут считать вас непоследовательным и ненадёжным.

Шкала самоорганизации:

Высокие показатели	Ваши навыки тайм-менеджмента и самоорганизации на высоте: вы пользуетесь многими инструментами для планирования и учёта (ежедневниками, планнингами и т. п.)
Средние показатели	Вы организованны от природы и планируете как своё рабочее, так и личное время, охотно пользуясь вспомогательными средствами (записными книжками, ежедневниками).
Низкие показатели	Вы полагаетесь только на свою память и не используете внешних инструментов управления временем. Это может негативно влиять на ваш уровень самоорганизации.

Шкала ориентации на «сейчас»:

Высокие показатели	Вы живёте исключительно настоящим моментом и своими переживаниями в нём. Для вас глубоко важно и значимо то, что происходит здесь и сейчас.
Средние показатели	Вам доступно осознание себя не только в текущем моменте, но и в прошлом, и будущем.
Низкие показатели	Вам важнее то, что с вами когда-либо происходило или будет происходить потом, чем актуальные события и ощущения.

Итоговый балл по опроснику на навыки тайм-менеджмента:

Высокие показатели	Вам присуща привычка планировать, структурировать свою жизнь и работу, вы ставите себе цели и упорно идёте к ним, задействуя свои волевые качества, ум и дисциплинированность. Внешние средства планирования – ваши лучшие помощники. План для вас – это святое, вы фанатично следуете ему и не всегда можете перестроиться.
Средние показатели	Вы умеете структурировать своё время и обладаете неплохими навыками тайм-менеджмента, но это не мешает вам быть гибким и действовать спонтанно, когда это необходимо. Вы цените как сегодняшний день, так и вчерашний, и завтрашний, наслаждаетесь многоплановостью жизни и извлекаете из всего происходящего ценный опыт.
Низкие показатели	Вы импульсивны, спонтанны и гибки, предпочитаете следовать зову сердца и не ограничивать себя жёсткими рамками планов и графиков. Будущее видится вам туманно. Вы не планируете каждый свой день и легко можете бросать начатое, не привязываясь к сложившейся структуре и находясь в вечном поиске новых замыслов и проектов.

Принципы тайм-менеджмента, с изучения которых стоит начать управлять временем

1. Пишите списки дел! Отражайте в них всё, что запланировали и собирайтесь делать, в любом формате: в бумажном ежедневнике, приложении на телефоне, да хотя бы в заметках. Идеально – с указанием времени на выполнение каждой задачи.

   Например: 9:00 – совещание с коллегами, 10:00 – встреча с клиентом, 11:00 – зайти к маркетологу и вместе разработать рекламную кампанию и т. п.

   Наличие дедлайнов и сроков превращает обычный перечень дел в пошаговый план с графиком. Кроме того, при записывании информация надёжнее запоминается, и вы уже ничего не упустите.

2. Разбивайте крупные задачи на подзадачи. Психологически проще будет их реализовывать: когда перед вами стоит огромное дело, к которому неизвестно как подступиться, возникает большой соблазн отложить его на потом, а если вместо этого вы видите набор мелких конкретных подзадач, которые можно брать и выполнять, то и приступать к работе не так страшно.
3. Ранжируйте задачи по важности.На каждый день может приходиться только одно главное дело, которому вы будете уделять максимум времени и ресурсов. Беритесь за него в первую очередь; при необходимости возвращайтесь к нему на протяжении всего дня. Нужно любой ценой его выполнить. В промежутках занимайтесь прочими задачами – игнорировать их тоже не стоит.

   Тем, кто пытался применять правила тайм-менеджмента в своей жизни, известно, что важные дела больше всего хочется отложить или не делать вообще, потому что они самые трудные или эмоционально выматывающие. Это, например, беседа с сотрудником, которого предстоит уволить за многочисленные нарекания, или очередное напоминание об оплате клиенту, который не спешит переводить деньги. Прокрастинация выражается в оттягивании момента, углублении в мелкие задачи или трате времени на соцсети, игры и всякую ерунду. Но если приняться за неприятное дело первым, вы скинете камень с души, и дальше вам будет намного легче! 

4. Старайтесь не отвлекаться. Выделите себе определённый отрезок дня под самую продуктивную работу и попросите коллег не отвлекать вас в эти часы: пусть любые вопросы, даже самые срочные, они решают сами, пока их начальник работает. Не принимайте звонки, забудьте о почте и мессенджерах – они запросто могут украсть у вас несколько часов. Для общения и переписки лучше отвести специальное время и удерживаться в этих лимитах: по полчаса в начале, середине и конце рабочего дня.
5. Ставьте свои цели чётко. Например, не «увеличение объёмов продаж», а «увеличение среднего чека на 15 %»; не «повышение конверсии сайта», а «увеличить трафик с помощью контекстной рекламы».
6. Правильно формулируйте цели. В противном случае вы будете жалеть о бездарно потраченном времени. Цели в тайм-менеджменте должны отвечать четырём критериям: конкретность, актуальность, измеримость, достижимость за определённый отрезок времени. Пример неудачно сформулированной цели: «Хочу сделать свою фирму самой крутой в нише». Как надо: «Хочу в течение 2020 года обойти своего основного конкурента». Ещё лучше: «Хочу в течение 2020 года обойти своего основного конкурента путём применения современных маркетинговых трендов». Идеальный вариант: «В течение 2020 года подниму продажи на 25 %, обгоню основного конкурента, использую новые каналы рекламы».

Как правильно поставить себе цели на год?!

7. Берите высокую планку: чуть больше дел, чем можете успеть, немного более ранние сроки (к примеру, если вы планируете открыть продажу новой коллекции через два месяца, ставьте себе цель сделать это через полтора месяца). Намеченное придётся выполнять, а если не удастся уложиться в сроки или количество, у вас всегда будет в запасе немного лишнего времени. Впрочем, вряд ли оно вам понадобится: грандиозные планы подстёгивают азарт и желание выложиться на 100 %.
8. Противоположный подход: оставляйте немного времени про запас. Чёткие планы и строгие графики – неотъемлемая часть эффективной системы тайм-менеджмента, но жизнь вносит свои коррективы, и из-за форс-мажоров нередко приходится откладывать какие-то этапы работы. Поставщик может подвести, работник – опоздать или наделать ошибок. Не пытайтесь уложить большие дела в сжатые сроки, подстрахуйтесь и оставьте себе немного времени на всякий случай. Если что-то нарушит ваши планы, у вас будет возможность всё исправить.
9. Занимаясь рутинными задачами, помните о главном. Например, даже в ходе выполнения стандартных ежедневных задач, таких как подбор нового ассортимента, собеседования с кандидатами на вакансии и т. п., держите в уме, в чём заключается конечная цель всех этих действий и процедур. Задавайте себе вопрос, соответствует ли ваша текущая задача миссии предприятия, и если нет, скорректируйте её. 
10. Делегируйте полномочия. Будь вы хоть самым образцовым работником и квалифицированным специалистом, не старайтесь делать всё самостоятельно и отнимать обязанности у коллег. А если вы – руководитель бизнеса, то этот принцип тайм-менеджмента применим к вам вдвойне. Лично вы не обязаны принимать звонки, заполнять карточки товаров, исправлять баги в коде и заниматься доставкой заказов – для этого вы нанимали себе заместителей и персонал. Распределите текущие обязанности между ними и возьмите на себя более глобальные вещи: выработку долгосрочной стратегии, масштабирование бизнеса, планирование.
11. Умейте отказывать. Пример главного героя фильма «“Всегда говори “да!”», конечно, очень заразительный и вдохновляющий: избыток своего свободного времени он заполнил приключениями и яркими событиями. Но есть ли это лишнее время у вас, и готовы ли вы его тратить на что попало? Вряд ли, если вас интересует тема тайм-менеджмента. Отказывайтесь от нецелесообразных, пустых действий и того, что вам просто не по душе – это убивает не только ваше время и силы, но и мотивацию! Лидер обязательно должен уметь говорить «нет» в ответ на невыгодные предложения.
12. Позаботьтесь об отдыхе. Вечно усталый, нервный и вымотанный начальник является проблемой для себя и своей семьи, пугает подчинённых. Старайтесь придерживаться распорядка дня и работать только в офисе, а не дома по ночам или в выходные вместо того, чтобы расслабляться, перезаряжаться и общаться с близкими. Вы всё равно не сможете переделать все дела, а вот ресурсы свои растратите. Повседневный героизм и самопожертвование – идея, не совместимая с тайм-менеджментом. 
13. Следуйте своим биоритмам. Детство и юность с ежедневными ранними подъёмам

Тайм-менеджмент: с чего начать и как начать

Часто попытки приобщиться к тайм-менеджменту заканчиваются полной неудачей.

Обычно это бывает так: человек читает какую-нибудь вдохновляющую книгу и добросовестно пытается следовать ее советам. А через несколько дней он понимает, что все эти замечательные советы почему-то абсолютно невозможно приспособить к его жизни. «Наверное, лично мне тайм-менеджмент не подходит» — думает он и возвращается к привычному для себя режиму.

У таких неудач, как правило, две причины. Во-первых, тайм-менеджмент — вещь сугубо индивидуальная. Чтобы он заработал, его нужно подогнать «под себя». Во-вторых, планирование, как и любой другой навык, требует привычки. Если человек никогда серьезно не занимался планированием своих дел, ему понадобится время, чтобы перестроить мышление.

В этой статье мы расскажем, с чего начать знакомство с тайм-менеджментом, чтобы в нем не разочароваться. Предлагаем читателям простую программу из четырех шагов, которая поможет получить основные навыки планирования и создать свою систему «управления временем».

Шаг 1. Попробуйте

В самом начале мы часто не понимаем, какие именно задачи должен решать тайм-менеджмент и с какими проблемами нам предстоит столкнуться.

Поэтому, прежде чем лезть в дебри теории, попробуйте сразу начать планировать свои дела на день. В этом нет ничего сложного: вам понадобятся только лист бумаги, карандаш и немного времени. День обычно планируют или рано утром, или накануне вечером.

Есть три способа планирования дня: список дел, расписание и смешанный вариант. Вы можете поочередно попробовать все три эти способа: так вы поймете, что вам больше подходит.

1. Список дел. Запишите на листочек все дела, которые собираетесь сегодня сделать. Например:

Когда дело завершено, его можно просто вычеркнуть из списка.

Старайтесь начинать с тех дел, которые вы считаете для себя наиболее важными. Если что-то вдруг пойдет не так (например, приедут гости), вы хотя бы успеете сделать все самое необходимое.

Возможно, что некоторые дела займут у вас почти все время, а до других руки так и не дойдут. Ничего страшного: вы уже получили полезный опыт. В следующий раз вы сможете точнее оценить свои силы и составите более реалистичный план.

2. Расписание. Запишите, чем вы будете заниматься в определенное время. Выглядит это примерно так:

У такого подхода есть свои преимущества. Например, так гораздо легче бороться с искушением заняться чем-то посторонним. К тому же нам не придется каждый раз размышлять, что и когда делать.

Иногда расписание может «поломается» из-закаких-то непредвиденных дел. Опять же: не расстраивайтесь. А если такое происходит часто, добавьте в расписание несколько «буферов», то есть отрезков времени, на которые ничего не запланировано:

Если все в порядке, выполняйте в это время любые дела или переходите к следующему пункту. Если же вам кто-то помешал, буфер поможет вам выровнять расписание.

3. Смешанный вариант. Часто удобно использовать сразу оба способа планирования. Слева на листочке запишите расписание, а справа — список дел:

Если вы нашли подходящий для себя вариант планирования, но вам хочется большего, переходите к следующему шагу.

Шаг 2. Заведите органайзер

Настало время перейти от листочков к более серьезному инструменту планирования — органайзеру.

Органайзеры бывают двух видов: бумажные и электронные.

Бумажный органайзер. Это вид органайзеров уже почти «вымер», но некоторые люди по привычке предпочитают использовать именно его. Также он будет полезен, если по какой-то причине у вас нет доступа к компьютеру или телефону.

Бумажный органайзер легко купить в канцелярских товарах или сделать самостоятельно, разметив для планирования блокнот или тетрадь.

Увы, у бумажного органайзера есть огромный недостаток: он не интерактивен. Он не умеет напоминать о событиях, сортировать задачи и работать с повторяющимися делами. Поэтому, если у вас есть возможность, лучше все-таки использовать электронный вариант.

Электронный органайзер. Чаще всего это специальная программа для компьютера, телефона или планшета. Однако сегодня стали популярны и онлайн-органайзеры, которыми можно пользоваться прямо в браузере при наличии интернета.

Какой органайзер выбрать — зависит от ваших предпочтений и бюджета.

Сегодня есть множество вариантов, как полностью бесплатных (Exiland Assistant Free, Maxdone, почтовик Mozilla Thunderbird с дополнением Lightning), так и частично бесплатных (LeaderTask, Todoist). Также одним из самых популярных органайзеров до сих пор остается Microsoft Outlook, который входит в состав пакета Microsoft Office. Мы советуем для начала попробовать одну из этих программ.

У каждого из перечисленных органайзеров есть свои особенности, достоинства и недостатки, и чтобы выбрать подходящий для себя вариант, вам придется немного поэкспериментировать.

Когда вы разберетесь с возможностями органайзера и научитесь с ним работать, он станет вашим верным помощником на долгие годы. На этом, в принципе, можно и остановиться. Но если вам хочется большего — переходите к следующему этапу.

Шаг 3. Познакомьтесь с теорией

У нас появился опыт, и теперь мы знаем, какие проблемы хотим решить с помощью тайм-менеджмента. А это значит, что настала пора познакомиться с теорией.

Для чего это нужно? Прежде всего, чтобы узнать о тех огромных возможностях, которые предоставляет современный тайм-менеджмент. Во-первых, это уже готовые решения проблем, связанных с планированием. Во-вторых, это десятки всевозможных приемов, которые помогают работать быстрее и эффективнее.

Разумеется, ответы на некоторые вопросы можно найти и в интернете. Но даже в нашу цифровую эпоху информацию по-прежнему лучше черпать из хороших книг. Тем более что книг о тайм-менеджменте сегодня написано неимоверное количество.

А для начала мы советуем познакомиться с четырьмя из них:

1. Лотар Зайверт «Ваше время в ваших руках»
Книга появилась в начале 90-х и сегодня уже считается «классикой». Именно в ней впервые были описаны метод «Альпы», АБВ-анализ и другие популярные сегодня техники.

2. Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»
Это самый первый российский бестселлер об «управлении временем». Из книги вы узнаете, что такое миссия и призвание, как ставить цели и расставлять приоритеты, как планировать задачи и где черпать мотивацию. Автор в доступной форме рассказывает об основах классического и современного тайм-менеджмента.

3. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок»
В книге изложены основные принципы GTD — самой популярной сегодня системы тайм-менеджмента. Описанные техники помогают справляться с бесконечным потоком дел, не испытывая при этом стресса. Книга вышла еще в 2001 году, но до сих пор остается бестселлером во всем мире.

4. Максим Дорофеев «Джедайские техники»
Эта система впитала в себя все лучшее из GTD, однако рассчитана уже на нашу эпоху — эпоху интернета, гаджетов и тотального дефицита внимания. Книга расскажет о том, как экономить ресурсы мозга («мыслетопливо»), поддерживать высокую продуктивность и избегать прокрастинации.

Конечно, у других авторов тоже можно найти немало полезного. Но именно эти книги помогут вам сформировать наиболее полное представление о том, что представляет собой тайм-менеджмент сегодня.

После знакомства с теорией вы автоматически перейдете к следующему шагу, а именно:

Шаг 4. Создавайте свою систему тайм-менеджмента

Следующий этап — отобрать те приемы и техники, которые подходят для решения конкретно ваших задач. И здесь можно двигаться сразу по двум направлениям:

1. Проблемы и вопросы. Как бы далеко мы ни продвинулись, но проблемы и вопросы будут возникать перед нами всегда. Например:

• Как расставлять приоритеты?
• Как делегировать задачи?
• Что делать с идеями?
• Как бороться с отвлечениями? и т. д.

Каждый раз, когда мы находим ответы на такие вопросы, мы пополняем личный арсенал приемов тайм-менеджмента и повышаем свою эффективность.

2. Улучшение старых техник. Каждую сферу планирования можно совершенствовать фактически до бесконечности.

Например, в самом начале мы просто записываем свои идеи на листочек. Спустя какое-то время они перебираются в отдельный текстовый файл. Чуть позже — наши идеи превращаются в ментальную карту. А затем они переносятся в какой-нибудь Evernote и обрастают всевозможными тегами и перекрестными ссылками. Одним словом, нет предела совершенству.

Этот шаг может затянуться на долгие годы, а то и до конца жизни. Но в этом нет ничего плохого: чем больше мы «оттачиваем» свою систему тайм-менеджмента, тем больше пользы она нам приносит.

Заключение

Для прохождения этих четырех шагов нет какого-то определенного лимита времени. Все люди разные. Кому-то на это понадобится несколько лет, а кто-то уже неделю найдет оптимальную для себя систему тайм-менеджмента и будет использовать ее до конца жизни.

Не беспокойтесь, если сразу что-то не получается. Некоторые техники потребуется выполнить несколько раз, чтобы понять, как с ними работать.

Тем более что в тайм-менеджменте нет аксиом или какой-то единственной верной дороги. Не все книжные рекомендации стоит воплощать в жизнь и не все техники нужно выполнять строго «по канону».

Например, в книге рекомендуется для работы устанавливать таймер на 25 минут. Вы пробуете и понимаете, что вам этого мало — вы не успеваете погрузиться в задачу. Нет проблем: ставьте таймер на 30, 45 или 50 минут.

Делайте так, как вам удобнее: тайм-менеджмент — это не свод обрядов и ритуалов, а инструмент, который должен приносить вам пользу.

Поделиться:

С чего начинается тайм-менеджмент: простые организационные стратегии для каждого

Умение управлять своим временем, быть организованным – ценнейший навык современного человека. Эту мысль мы постоянно отстаиваем в наших многочисленных публикациях, но сегодня будем говорить не об этом. В данной статье речь пойдёт о тех вещах и привычках, которые мешают использовать тайм-менеджмент большинству людей и превращают их в скептиков в отношении как теории, так и практики управления временем. Поэтому, если вы когда-либо начинали планировать свою занятость, но спустя какой-то период разочаровывались в методах и техниках и всё бросали – дочитайте эту статью до конца и попробуйте ещё раз. Собранный здесь комплекс простых советов и приёмов не заменит собой полноценную систему тайм-менеджмента, но сделает её внедрение в вашу жизнь более органичным и позволит сразу следовать общим для всех них рекомендациям.

Что может и чего не может тайм-менеджмент

Все мы разочаровываемся, когда что-то идёт не так, как мы планировали и представляли себе. Если разобраться в природе этих чувств, то одной из возможных их причин могут быть завышенные изначально ожидания, нереалистичные оценки результатов. Так часто бывает у многих начинающих практиковать тайм-менеджмент. Прочитав пару книг, дополнив их просмотром нескольких лекций, они получают необходимый базис знаний, но проверку жестокой реальностью не проходят.

Причин может быть несколько. Не стоит забывать, что фрилансер и офисный работник, даже используя одну и ту же методику управления временем, должны подходить к этому вопросу по-разному. У людей других профессий всё обстоит ещё иначе: например, у врачей и учителей рабочий день не нормирован и загрузка в разные дни может отличаться. В таких случаях настройки гибкости полностью ложатся на ваши плечи. От многих факторов зависит то, каких результатов вы сможете достичь, но то, что они будут – несомненно.

Такая категоричность небезосновательна. Тайм-менеджмент можно сравнить с упаковкой чемодана. Кто-то вмещает в него 3 костюма, 5 рубашек и 2 пары обуви, аккуратно всё раскладывая, а  кто-то небрежно бросает 2 костюма, пару обуви и 3 рубашки. При этом его ёмкость одинакова в обоих случаях. То же самое и с управлением временем: оно даёт возможность грамотно управлять содержанием, но не увеличивает само время.

Исходя из этого, первое, что стоит для себя отметить: рецепт не означает готовое блюдо. Построение индивидуальной системы управления временем – ваша работа, имеющиеся знания, приёмы и методики – лишь кирпичи, из которых вы делаете кладку. Самого стройматериала много, но не весь он подходит для создания устойчивой конструкции по вашему проекту. Поэтому, не бойтесь экспериментировать и подбирать то, что максимально подходит вам. Книги Б. Трейси и Дж. Моргенстерн являются классикой литературы по тайм-менеджменту, но применимо ли абсолютно всё, что в них написано?

Нет. Управляя своим временем, вы не сэкономите 15 минут, которые обычно тратите на поход в магазин за хлебом. Но сэкономите то же время, если заглянете в холодильник и напишете список покупок, тем самым добавив туда ещё и молоко, которое закончилось, и за которым пришлось бы идти второй раз.

Тайм-менеджмент не научит вас избегать ожидания встреч и других ловушек времени, опаздывающих партнёров, не пронесёт по воздуху над пробкой. Но покажет, как учитывать эти факторы и использовать их с пользой для себя. И делать это можно достаточно просто.

С чего начинается управление временем?

На самом деле всё сложное – просто. Отложите в сторону горы бизнес литературы, обучающей строить громоздкие механизмы распределения рабочего времени. К ним вы сможете вернуться уже ощутив позитивные перемены, дать старт которым можно прямо сейчас, если придерживаться нескольких правил.

1. Тайм-менеджмент неразделим с необходимостью вести списки дел. Чтобы делать это максимально эффективно – записывайте всё в одном месте. Это может быть программа для смартфона или ноутбука, или же более привычный ежедневник/бумажный планировщик, но не может быть всё сразу. Начиная пользоваться сразу несколькими инструментами, вы только усложняете себе жизнь и рискуете уже к концу первого дня запутаться в своих записях.
2. Используйте таймеры и напоминания. Приступив к какому-либо занятию, порой так увлекаешься, что напрочь забываешь обо всём остальном. Это не плохое качество, но уметь переключать внимание нужно. И самый простой способ – использовать таймеры и специальные электронные органайзеры (или же банальный будильник).
3. Применяйте стикеры. В деловой ежедневник не всегда есть возможность записать большой список покупок. Поэтому используйте стикер для его расширения. Кроме того, если вам нужно не забыть о чем-то важном, его можно приклеить в стратегически правильном месте, где он точно попадётся вам на глаза. К примеру, если вам нужно не забыть с утра поставить стирку, наклейте в ванной на зеркало напоминание для себя. Проснувшись с утра, вы пойдёте туда первым делом и точно его увидите.
4. Заведите себе правило готовиться ко всему заранее. Собирайте портфель, сумку для тренировки, папку на работу вечером, отнесите в машину упакованные для командировки вещи накануне. Просмотрите календарь с записями дней рождений и других важных событий в начале месяца, подготовьте открытки и подарки заранее, чтобы не думать об этом в последний момент, когда могут навалиться другие дела.
5. Учитесь порядку. Не в плане чистоты в доме (хотя здесь тоже ничего плохого нет, даже наоборот), а в том отношении, что вы всегда должны знать, где какие вещи у вас находятся. Кладите ключи, кошелёк, телефон, сумку в строго отведённых для этого местах. Если вы так никогда не делали, сначала будет немного трудно себя приучить, но в будущем вы убедитесь насколько это полезная привычка.
6. Всегда носите часы и анализируйте свои затраты времени. Нельзя контролировать то, что нельзя измерить, поэтому обращайте внимание на время почаще. Это приучит вас реально оценивать затраты на разные виды деятельности и поспособствует тому, что ваши списки дел станут более конкретными и точными в определении временных рамок.
7. Избегайте многозадачности. Последнее время появилось много работ, показывающих её выгоды, но для человека неорганизованного и незнакомого с большинством постулатов (которые даже с учётом этого не гарантируют высоких результатов) – она может оказаться непосильной ношей. Делайте одно дело за один раз, и всё будет хорошо. Опробовать другие техники вы сможете, когда добьётесь прогресса.
8. Скажите «нет» прокрастинации. Мы уже писали о некоторых приёмах борьбы с ней, здесь укажем лишь на один аспект, который приводит к потере времени. Никогда не прерывайтесь. Сели делать домашнее задание, писать отчёт или статью для блога – сосредоточьтесь только на нём. Не думайте о том, что предстоит сделать что-то ещё, не отвлекайтесь на другие занятия, работайте строго отведённое на это действие время.
9. Разрабатывайте запасной план. Наше время не всегда зависит только от нас. Партнёр может опоздать на встречу, вы можете застрять в пробке, дело может требовать для своего решения усилий не только от вас. Постарайтесь предусмотреть такие случаи и занять образовавшийся вакуум другими полезными делами. Например, начните разбираться с почтой или сделайте пару звонков, высвободив тем самым время, отведённое на них в вашем списке позже.
10. Не переоценивайте свои силы. Несомненно, то, что вам удалось сэкономить 30 минут в день, научившись управлять своим временем, является отличным результатом. Но планировать на него ещё какие-то дела стоит осторожно. Лучше посвятите это отдыху и саморазвитию.

Отзывы и комментарии

Если у вас есть собственные стратегии управления временем, или же вы хотите обсудить описанные в этой статье – оставьте комментарий ниже.

7 простых советов по тайм-менеджменту

В области времени нет миллионеров.
Глеб Архангельский

Пора отпусков уже началась. Как успеть сделать все дела до отпуска и отдыхать с чистой совестью? Сегодня расскажем о методиках управления временем – тайм-менеджменте.

• Кто заинтересован в тайм-менеджменте
• Простые советы по ежедневному планированию
• Что почитать о тайм-менеджменте
• Какие перспективы у тайм-менеджмента в будущем

Время — один самых ценных ресурсов человека. Раньше нехватка времени была привилегией царей и министров, с ускорением ритма жизни многие работающие люди вынуждены учиться тайм-менеджменту.

Кому нужен тайм-менеджмент
Тому, кто нацелен на эффективную деятельность и получение результата. Кто не может просто прийти на работу или учебу, «отсидеть» или «отбарабанить» свои 8 часов и уйти домой отдыхать, то есть, всем активным людям:
✔ руководителям и деловым людям, которые строят карьеру или свое дело
✔ фрилансерам
✔ специалистам, совмещающим проекты, несколько работ или работу с учебой
✔ родителям, которые воспитывают детей без бабушек и нянь
✔ студентам
✔ школьникам

Научиться управлять своим временем — это значит:
✔ не опаздывать на встречи,
✔ все успевать к дедлайну,
✔ не отвлекаться на социальные сети и кофе, пока не доделана задача,
✔ совмещать работу и жизнь.

Научиться личному тайм-менеджменту нужно не для того, чтобы делать много-много дел, а чтобы жизнь стала организованнее и оставалось больше времени на отдых.

Простые советы по тайм-менеджменту для начинающих
Секрет управления времени в правильном планировании и расставлении приоритетов.

• Ваши главные помощники в управлении временем — это карандаш и блокнот, они помогают перенести задачи и дела из головы на бумагу и посмотреть на них со стороны. Структурировать дела на бумаге проще, чем в голове. И, конечно, блокнот помогает не забыть, что вам нужно сделать. Вместо бумаги вы можете использовать любые виды онлайн-планировщиков и заметок.
• Планируйте и отчеркивайте. Напишите вечером список обязательных дел назавтра с примерным временем выполнения, распределите их по приоритетности, проведите жирную черту под ним. Список закрыт. Если завтра появится новое дело, в 99% случаев оно может подождать. Не кидайтесь на новую задачу сразу же, это навредит выполнению текущих.
• Фиксируйте все, что делаете в течение дня. Если дело сделано, радостно зачеркните его. Если вы поговорили по телефону — тоже запишите в ваш блокнот с указанием, сколько времени вы потратили на разговор. Если вы работаете дома и отвлеклись от работы на приготовление обеда, внесите готовку в список сделанных дел. В конце недели вы сможете подсчитать временные затраты на разные виды деятельности. Вы ясно увидите, есть ли ненужные дела, которые воруют ваше время. Другая полезная сторона «тотальной фиксации»: если вам кажется, что вы ничего не сделали за сегодня, в списке зафиксированных дел обязательно найдутся полезные, за которые можно себя похвалить.
• Исключайте многозадачность. Переключение с дела на дело, с проекта на проект требует времени и снижает ваш КПД, поэтому, если задач много, лучше их выполнять последовательно.
• Не отвлекайтесь на соцсети и телефон. Используйте соцсети, почту и телефон только для работы/учебы, а не «зависания». Выключите звук у уведомлений на телефоне, а по возможности на период выполнения задачи отключите их вообще.
• «Ешьте лягушку на завтрак». Звучит по-французски, а это известная техника тайм-менеджмента – делать самое неприятное дело с утра. При регулярном «поедании утренних лягушек» количество откладываемых дел резко сокращается, а настроение улучшается. Марк Твен: Съедайте лягушку каждое утро и остаток дня будет чудесным, поскольку ничего худшего с вами уже не случится.
• Напомни, пожалуйста, позже. Есть хороший способ избавиться от неприоритетных задач, которые поступают в течение дня: «Сейчас я не могу решить этот вопрос, но напомни мне об этом позже». Попробуйте говорить эту фразу окружающим, которые просят о чем-то в течение дня. Удивительно, но факт: большинство таких дел растворятся сами собой, потому что они не так важны и люди сами забудут о них.

Книги по управлению временем
Если вы решили серьезно изучить вопрос тайм-менеджмента, хотите улучшить свою производительность, найти время для законного отдыха, то познакомьтесь с нашей подборкой классических книг по управлению временем.

	Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». Дэвид Аллен, известный теоретик личной эффективности, разработал теорию GTD – «Getting things done». Главная идея системы – доводить до конца те дела, которые действительно важны, а остальное время посвящать любимым занятиям. Как утверждает Дэвид Аллен, система GTD может быть одинаково эффективной или одинаково бесполезной как для тинейджера, так и для CEO крупной компании в зависимости от ее применения.
	Глеб Архангельский «Тайм-драйв: как успевать жить и работать». Одна из самых продаваемых и известных книг по управлению временем в России. Ее ценность в хорошем обобщении материала и мотивации в сочетании с российскими реалиями.
	Брайан Трейси «Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь. 21 метод повышения личной эффективности». Подробное описание того, как «есть лягушек на завтрак». А что делать, если ваша «лягушка» – это целый «слон»? Тогда делите на небольшие «бифштексы».
	Тимоти Феррис «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть». Очень воодушевляющая книга, но и крайне спорная. Автора иногда называют шарлатаном, потому что не все биографические факты, которые он описывает в книге, кажутся реальными. Тем не менее, книга помогает расставить жизненные приоритеты и начать тратить время на достижение действительно важных для вас целей.
	Дэн С. Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль». Книга поможет бизнесменам и индивидуальным предпринимателям повысить эффективность бизнеса. Она учит определять цену собственного времени, избегать хроновампиров и говорить твердое «Нет» на те задачи, которые не нужно решать.

Книги предлагают методики повышения личной эффективности и иногда вступают в противоречие друг с другом, поэтому прежде, чем делать одну из них настольной книгой и руководством к действию, познакомьтесь с разными подходами к тайм-менеджменту.

Тайм-менеджмент сейчас и в будущем
Нефть, золото, время – исчерпаемые ресурсы, а в будущем дела с ними будут обстоять еще хуже. У завтрашних специалистов ритм жизни станет еще быстрее, поэтому основам тайм-менеджмента необходимо учиться еще в школе.
Для школьников мы разработали тренинг «Управление временем», на котором можно получить много теории и еще больше практики по личному тайм-менеджменту. Как повысить эффективность в учебе? Как сократить время, потраченное на уроки? Как успевать учиться в школе, секциях и кружках и при этом полноценно отдыхать?
Экономьте время, чтобы иметь возможность потратить его на любимые дела и своих близких.

Автор: Ольга Биккулова, специалист ЦТР «Гуманитарные технологии»

Если вы хотите получать свежие статьи по вопросам карьеры, информацию о бесплатных событиях и акциях Центра, подпишитесь на нашу рассылку.

менеджмент — управление временем, принципы, правила

Тайм-менеджмент – это способы организации временного пространства, с целью его наиболее экономичного и одновременно эффективного использования. Тайм-менеджмент имеет своей целью тренировку осознанного внимания и контроля над временем, потраченным для осуществления определённых задач. Изначально тайм-менеджмент использовался исключительно в деловой сфере, но постепенно его методы стали актуальны для организации и личного пространства. Методы тайм-менеджмента состоят из множества техник, включающих первоначальную постановку цели, планирование необходимых действий, распределение и делегирование задач, составление приоритетных списков.

Что это такое

С информационным развитием и ускорением темпа жизни общества, а также с повышением требований в особенностях работы, от людей требуется выполнение возрастающих объемов задач. Спутниками этого процесса часто являются дедлайны и цейтноты. Те, кто выдерживают такую нагрузку путем напряжения всех сил и изыскания последних резервов психики, пребывают в хроническом стрессе, нервном переутомлении, сверхактивности психических систем, что влечет за собой неврологические и психосоматические расстройства. Справиться с распределением нагрузки для оптимизации работы помогает такая технология как тайм-менеджмент.

Основной причиной возникновения тайм-менеджмента является возрастание уровня дефицита времени. Это нехватка отведенного графиком временного отрезка для выполнения выделенной работы в связи с некорректной организацией деятельности самим работником или руководством. Причинами возникновения дефицита времени является отсутствие плана работы, неадекватность в оценке способностей человека, слабый уровень контроля над личными потребностями, отсутствие или недостаточный уровень мотивации.

Эффективный тайм-менеджмент строится на грамотном планировании, которое начинается с ежедневного анализа на какие действия было затрачено сколько времени, что дает возможность составить наиболее подходящий план. В планировании стоит разделять поставленные цели по их срочности и включать только тот объем задач, с которым человек может реально справиться (не стоит расписывать весь день, лучше спланировать 60% времени, а 40% оставить на непредвиденные задачи).

В долгосрочных целях важным моментом тайм-менеджмента является нисходящее планирование – многолетняя задача разбивается на годовые, годовые на квартальные, потом на месячные и ежедневные планы. При неожиданной смене условий возникает необходимость перераспределение задач и ставится вопрос их приоритетности.

Управление временем

Планирование времени включает как корпоративный тайм-менеджмент, так и менеджмент личного времени. Из первейших правил личной области – не работать в свободное время, стараться доделать все рабочие дела в отведенное для этого время, минимизировать временные затраты на быт, спланировать свободное время так, чтобы в нём присутствовали как культурно-эмоциональные мероприятия (концерты, выставки, театры), так и физические (спорт, активные виды отдыха).

Стоит уделить отдельное внимание досугу в середине рабочей недели и наполнить хотя бы один из вечеров активными занятиями, а также свободному времени в командировках, где стоит выделить несколько часов, посвященных осмотру достопримечательностей.

Основы тайм-менеджмента базируются на управлении наиболее ценным и не возобновляемым ресурсом – временем. Данная стратегия жизни включает в себя теоретические аспекты, определённые философские взгляды, а также ряд определяющих принципов и практических методов по структурированию своего временного пространства. Безусловно, без внутреннего осознания и поддержания идей разумного использования времени, следование практическим рекомендациям будет приносить меньше эффективности, что обусловлено отсутствием стабильности их выполнения.

Современное название этого направления саморазвития не отражает его недавнего появления. Ещё в античные времена людей интересовал вопрос наиболее оптимальной организации собственного бытия. Философы того времени, стремящиеся к большей собственной эффективности, говорили о влиянии планирования деятельности на её продуктивность и делали упор на выполнении действий в зависимости от их важности.

Сейчас выделяют два основных направления: корпоративный тайм-менеджмент и личный тайм-менеджмент. Корпоративный тайм-менеджмент актуален в больших компаниях, для руководителей, планирующих график работы всего предприятия, каждого отдела и задачи конкретного человека. В этих целях менеджер ранжирует степень значимости текущих заданий и определяет сроки выполнения, а так же какое количество заданий стоит выдавать сотруднику, осуществляет контроль выполнения.

Для корпоративного тайм-менеджмента — управления временем характерным является мониторинг временных затрат для дальнейшего планирования графика. Также актуальным является постановка сразу нескольких задач на день, это препятствует застою деятельности, если одну из задач невозможно выполнить в данный временной отрезок по техническим причинам.

Личный тайм-менеджмент касается отдельного человека и может затрагивать как его профессиональную область, так и сферы личного времени, развития, отношений. Личный тайм-менеджмент актуален, когда в вашей голове всё чаще крутится паническая мысль «не успеваю». Если вы ещё не нуждаетесь в помощи серьёзных специалистов, но чувствуете, что силы на исходе, вы замотались, постоянно работаете, а просвета не видно, значит, пора уделить внимание вашему взаимодействию со временем. Наладить его использование поможет тайм-менеджмент, но прежде чем выполнять практические рекомендации, возьмите паузу и определите к чему вы внутренне стремитесь, каковы ваши истинные цели. При недостатке мотивации и следовании чужим целям грамотное планирование, конечно, улучшит ситуацию, но глаза не загорятся и вдохновенная мотивация у вас не появится. Основной залог успеха и быстрого преодоления поставленных целей – это удовольствие, получаемое от процесса их выполнения и завершения.

Основы тайм-менеджмента позволяют снизить истощаемость психических резервов и повысить продуктивность не за счёт приложения большего количества сил, а при помощи их правильного распределения.

Тайм-менеджмент направлен не на то, чтобы работать больше, сильнее или всё время. Этот способ про то, как работать эффективно, чтобы оставались силы и вдохновение, чтобы жить и развивать личные сферы, которые являются основополагающими для нормального самоощущения личности. Первоначальное планирование позволяет, тратя на это до десяти минут экономить целые часы, которые в дальнейшем можно потратить с удовольствием.

Эффективный тайм-менеджмент не является чем-то запредельным, требующим специфических навыков и обучения, он начинается с внесения запланированных задач в список – записывайте в блокнот, заносите в телефоне, используйте специальные приложения, но необходимые цели должны быть зафиксированы. Этот список следует просматривать и проверять на актуальность, редактировать в течение дня в соответствии с новыми возникающими целями и сменой приоритетности. Каждая задача должна иметь фиксированные сроки, время начала выполнения. Психологическим приёмом стимулирования дальнейшей деятельности будет отмечание или вычеркивание выполненных пунктов.

Тайм-менеджмент помогает управлять временем, делая жизнь более насыщенной, продуктивной и комфортной.

Правила тайм-менеджмента

Время невозможно вернуть, растянуть или остановить, тем не менее, можно управлять им путём изменения насыщенности полезности событий, происходящих в единичный временной промежуток.

Помимо применения техник тайм-менеджмента, которые более детально будут рассмотрены далее, следует следить за организацией собственной жизни. Например, соблюдение порядка и структуры в рабочем пространстве сэкономит время на поисках необходимого документа, папки или еще чего-то. Организация рабочего пространства – то с чего следует начинать оптимизацию собственной деятельности. Сделайте все от вас зависящее, чтобы окружающая вас обстановка способствовала вашей продуктивности, вдохновляла и вызывала желание активничать. Обзаведитесь помогающими устройствами (глупо пользоваться печатной машинкой, когда есть ноутбук), поддерживайте порядок ежедневно (это легче, чем разгребать завалы раз в полгода).

Мы действуем эффективней, когда находимся в хорошем состоянии. Поэтому необходимо заботиться о поддержании здоровья и работоспособности организма путём предоставления ему ресурсов восполнения энергии и отдыха. Важно уметь вовремя остановиться, признать, что вы не сможете переделать все дела, даже если перестанете есть и спать. Работа на изнеможении не принесёт должных результатов, а организм потом всё равно заберет потраченные ресурсы, путем болезни или депрессии. На первом месте всегда должны стоять вы, дорогие вам люди и отношения, а потом уже рабочие моменты. Так что установите себе график и отдыхайте, пейте витамины и спите на удобной подушке.

При планировании своей будущей деятельности учитывайте ваши индивидуальные особенности и биоритмы, а не следуйте примерам чьего-то дня. Ну, вот не стоит «совам» назначать на утро дела, требующие предельной концентрации или скорости, так же как жаворонкам лучше разгрузить свой вечер от ответственных встреч. Берите во внимание особенности своей жизни, а особенно такие ее моменты, в которые вы заняты ожиданием (очередь, дорога, опоздание другого человека). В это время, которые многие тратят впустую, вы можете выполнить часть каких-то дел, например, почитать книгу или статью, спланировать завтрашний день, совершить пару звонков, ответить на сообщения, довязать шарф, и прочее.

Подходите ко всему творчески – поставьте себе цель найти максимум возможностей для выполнения новых заданий. Сначала будет тяжело, но когда это станет стилем жизни, вы заметите, выполнение автоматических действий можно включить еще другую деятельность (слушать аудиокнигу, пока убираете или сделать пару звонков, пока печатаете документ).

Составляйте планы – на день, на год, на жизнь и стремитесь к выполнению пунктов. Выбирайте наиболее важное задание на сегодняшний день и немедленно приступайте к его осуществлению. Намеченное дело следует осуществлять безотлагательно, ведь чем больше тянете со стартом, тем труднее будет потом начать и тем больше усугубляется ситуация.

Чаще всего при планировании мы хорошо себе представляем, как будет выглядеть начало деятельности, но не менее важным считается планирование окончания. Сюда входят такие параметры как количество времени, необходимое для выполнения деятельности, как должен выглядеть конечный результат, в каких случаях вы останавливаете работу в не зависимости от результата, а в каких меняете направление деятельности или корректируете детали.

Определение значимости, времязатратности и умение складывать необходимые и внезапные задачи, как фигурки тетрисы – незаменимые качества тайм менеджмента, для реализации которых требуется пластичность и готовность к изменениям при сохранении общего направления движения.

Тайм-менеджмент или как все успеть?

Стремление успеть все чревато неврозами, депрессиями и нервными срывами, так как ни один человек не способен успеть именно все. Это как желание нравится всем — вполне понятное, но реально не осуществимое. Требуется взглянуть на ситуацию объективно, оценив свои возможности, потребности, способности и поставленные задачи. И выбрать то, что является наиболее важным, чтобы успеть хотя бы это, а не распыляться на все виды деятельности, теряя, таким образом, достижение вполне конкретных вещей. Мы можем то, что можем. Теперь необходимо узнать что это.

Как всё успеть? Тайм-менеджмент может помочь в этом. Для начала стоит снять с себя большую часть несоответствующей реальности ответственности и отказаться от решения некоторых вопросов. Важным моментом является не отложить на неопределенное время, а именно отказаться (в первом варианте на вас все время будет морально давить невыполненная задача, во втором вы получаете свободу и время). Вычеркнуть из своей записной книжки можете задачи, которые так или иначе сами разрешатся без вашего вмешательства (отключение электричества в районе, помощь всем старушкам на улицах, поиск работы для знакомых – все, что находится за пределами вашей ответственности).

Оставшиеся дела просмотрите на возможность делегирования. Ведь не все действия обязательно выполнять самому. Авторский проект, поход к доктору, проведение презентации – за вами, но вот оплатить счёт за квартиру можно попросить друга, идущего в ту сторону, заказ канцелярии пусть оформит коллега, проводящая всё время в интернете, а доставку подарка закажите курьеру. Себе также оставляйте те вопросы, которые вы можете делегировать, но если выполните их сами, это разовьете какие-то собственные важные навыки. Данная форма потратит ваше время сейчас, но позволит экономить его в дальнейшем, а возможно не только время, но и материальные ресурсы (ведь если вы научитесь сами менять колесо – то в дальнейшем будете экономить на услугах эвакуатора и автосервиса, а также с пользой потратите время, потраченное на их ожидание).

Отбросив ненужное, остаётся вполне конкретный список дел, которые непосредственно могут повлиять на вашу жизнь и находятся в области вашей ответственности. Выполнить все поручения руководителя, успеть заняться собственными идеями при этом еще и отдохнуть. Все это можно успеть, если следовать правилам тайм менеджмента, которые начинаются с составления собственного графика. Это касается как работающих в офисе стандартные восемь часов, так и фрилансеров, которые полностью распоряжаются своим временем. Первым следует планировать свою работу, чтобы успеть её выполнить в рабочее время и не тянуть домой, вторым, чтобы работа вообще состоялась и осуществлялась регулярно.

Следуя основным правилам тайм-менеджмента, необходимо расставить приоритеты и начинать с выполнения наиболее главного. Второстепенные задачи перенесите на оставшееся время или вы можете выполнять их в перерыве между важными (например, пока едете с одной встречи на другую вполне можно оплатить счета, позвонить подруге или просмотреть новостную ленту). Выбранные дела старайтесь выполнять последовательно, и не отвлекаясь на второстепенные задачи и попутные отвлекающие факторы. Наиболее эффективный способ – это браться только за одно дело и заканчивать его, а потом только приступать ко второму. Иначе вы рискуете не успеть по срокам сразу с несколькими проектами, повысить себе уровень эмоционального напряжения, а также снизить эффективность из-за постоянного переключения между различными задачами.

Тайм-менеджмент включает в себя умение минимизировать отвлекающие факторы – с сотрудниками можно пообщаться в обеденный перерыв, с родными после работы.

Закройте социальные сети и отвлекитесь от просмотра смешных роликов – именно эти незаметные мелкие отвлечения забирают большую часть времени. Организуйте пространство способствующим для работы образом: позаботьтесь о хорошем освещении, удобной мебели, наличии только необходимых аксессуаров; если вы работаете дома, то уберите чашки-подушки-игрушки и прочие соблазняющие вещи из поля зрения, создайте рабочую обстановку. Фильтруйте поступающую к вам информацию. Мозг не различает насколько важна и полезна поступающая извне информация, он ее анализирует, обрабатывает, запоминает, тратя свои резервы. Не загружайте себе голову бесполезными сведениями, настройте фильтры в соцсетях, подписках и прочих новостных ресурсах. Потратив на это час-другой, вы сэкономите время на просмотре всего массива информации, и к тому же сохраните свежесть восприятия.

Основное правило тайм-менеджмента — организуйте правильно свой отдых. Помните, что в течение рабочего дня должны быть небольшие перерывы минут по 15-30 для смены деятельности и поддержания работоспособности, а также один большой обеденный перерыв. Позаботьтесь о вечернем и выходном досуге, спланируйте свой отпуск – все виды отдыха должны приносить вам новые эмоции и строиться по принципу смены деятельности и обстановки. Загруженный однотипной деятельностью человек быстро утомляется, психические процессы угнетаются и пропадает интерес к происходящему, поэтому если в вашей трудовой деятельности нет места разнообразию, то ваша задача – максимально разнообразить досуг и паузы.

Как все успеть? Тайм-менеджмент гласит успеть больше и отбросить неважные дела помогает техника «последний день». Представьте, что вам осталось жить один день, на что бы вы его потратили? Примерно с таким ощущением стоит просыпаться и стремиться жить, делая то, что необходимо максимально быстро, чтобы успеть больше. Ведь время не восстановишь, не купишь в аптеке.

Планируйте список предстоящих задач заранее, тогда на следующий день вы будете видеть, куда вам двигаться дальше. Постоянно занимайтесь корректировкой списка: вычеркивание сделанных пунктов существенно мотивирует, а перестановка или дополнение новых отражает актуальную ситуацию.

Ищите мотивацию и занимайтесь интересными вам вещами. Та деятельность, которая не несет личной заинтересованности, будет казаться тяжелой, выполнение будет отнимать много сил. Поэтому так важно найти для себя внешнюю или внутреннюю мотивацию, свой личный смысл выполняемых действий. Человек, у которого есть собственная миссия и человек, который просто делает, что сказали, на одной и той же должности при одинаковых условиях будут чувствовать себя по-разному и иметь различную эффективность.

Принципы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент обладает рядом техник и принципов, знание и использование которых помогают структурировать свое время. Ключевой момент в тайм-менеджменте – это определение приоритетности задач, что в дальнейшем помогает их эффективно распланировать или делегировать. Наиболее приоритетная задача с самыми существенными негативными последствиями всегда ставится на первое место, а остальные выполняются только после ее осуществления.

Для распределения целей по их значимости подходит достаточно простой метод АБВГД, где букве А присваиваются наиболее важные дела, и далее по снижению степени важности. Обычно дела, которые попали в категорию Д можно вычеркивать из своего списка задач или выполнять при наличии свободного времени, внутренних сил и желания. В случае одинаковой степени урона при невыполнении нескольких задач, им присваиваются категории А1, А2 и далее. И выполняются они в соответствии со своими номерами, сохраняя строгую последовательность и принцип выполнения следующей задачи после завершения предыдущей. Тут срабатывает закон принудительной эффективности, поскольку чтобы сделать абсолютно все жизни не хватит, но можно сделать самое главное, при условии концентрации на выбранном деле. Выбирайте наиболее выгодное, прибыльное, существенное и сосредотачивайте свои усилия именно на этой деятельности.

Методы тайм-менеджмента разнообразны и заниматься выделением главного – это один из них. Систематизировать проранжированные дела можно при помощи принципа Эйзехауэра, в котором все задачи делятся на четыре группы и имеют соответствующие стратегии решения, оптимальные для каждой группы. Первоочередные задачи, на которых стоит сосредоточить все свое внимание – это срочные и важные, чаще всего невыполнение таких действий несет за собой наиболее плачевные результаты. Важные и срочные дела можно, конечно, отложить на какое-то время, но предусмотрительно стоит выделить для них определенный временной отрезок, так как постоянное откладывание важных дел превращает их в срочные и объем первой категории увеличивается, что создает излишнюю нагрузку. Срочные и не важные дела – те задачи, которые постоянно крадут ваше время, отвлекают от важных дел. Максимально старайтесь минимизировать их количество или перепоручать окружающим. Несрочные и неважные дела можете или поручить кому-то другому или не выполнять.

Принцип «съешь лягушку с утра» родился из притчи про то, что если вам необходимо в этот день съесть лягушку, то лучше съесть её с утра и не мучиться оставшийся день, вряд ли что-то худшее уже случится с вами. Лягушка в данном варианте сравнивается с наличием неприятного дела, откладывание которого будет повышать ваше эмоциональное напряжение, приближать негативные последствия. В таких случаях стоит действовать решительно и без промедлений – сделать необходимое максимально рано и быстро. Это такие ситуации, когда предстоит звонок заказчику, который вам не нравится или объяснение прописных истин подчиненному, или увольнение человека. Начиная свою работу с избавления от подобных «лягушек» вы обеспечиваете себе позитивный настрой и ощущение победы на весь оставшийся день.

Принцип тайм-менеджмента вежливого «нет» помогает экономить кучу времени. Тренируйтесь отказывать в просьбах, не входящих в ваши приоритетные задачи или должностные обязанности. Будьте тактичны, отказывайте не человеку, а предлагаемому заданию. Определите для себя, отказав каким непродуктивным действиям, вы сможете сэкономить много времени. Это могут быть постоянные перекуры и кофе с коллегами, обсуждение последних сплетен и новостей, телефонные разговоры, не касающиеся работы, выполнение чужой работы. Дома это могут быть бессмысленные просмотры рекламных предложений, переключение каналов, пролистывание социальной ленты или выполнение бесконечных просьб соседей. Учитесь отказывать, уважая человека и своё время.

Правило «лошади и повозки» о нахождении гармонии между необходимостью выполнения и возможностью отдыха, которую можно корректировать постоянно мониторя список необходимых задач. Возможно, какие-то из ваших привычных и даже автоматических действий уже не актуальны или формальны, а какие-то виды деятельности с течением времени получили более удобную форму осуществления (личную встречу в другом конце города можно заменить скайпом, отправку индивидуальных писем — рассылкой). Постоянно наблюдая за такими изменениями, вы можете не только нагружать «повозку» новыми обязанностями, но и избавляться от старых и ненужных, чтобы не перегружать себя до состояния, в котором невозможно сдвинуться с места.

Принцип тайм-менеджмента «поедание слона» — условное название для ситуаций, когда предстоит разрешить какую-то глобальную задачу. Чаще всего такие цели растянуты во времени и решаются не за один месяц, требуют постоянного вложения энергии, а результаты, которые будут радовать своим наличием, появятся ещё не скоро. Для таких больших «слонов» уместно разделение их на подзадачи («куски, которые можно съесть за один раз»). Распланируйте большое дело в несколько этапов, имеющих свое логическое окончание, так видимое завершение одного, будет стимулировать к осуществлению следующего. Удобен принцип не только для больших, но также для длительных проектов. Задачи следует разбивать от большего к меньшему, пока принцип не станет ясен и прозрачен, а сами задачи не перестанут вызывать ступор своей огромностью.

Принцип «швейцарского сыра» в чём-то сходен с «поеданием слона», отличие заключается в том, что «слон поедается» все-таки в определённой последовательности, которая имеет свою логику и необходимость, тогда как в «поедании сыра» вы можете двигаться хаотично и начинать или продолжать с того места, которое вам сейчас наиболее удобно или легкодоступно.

Применение этих методов достаточно действенно само по себе, но может потребовать от вас творческого приспособления, так как для одной ситуации может потребоваться использование нескольких приемов, а также следует различать, для решения каких вопросов наиболее эффективны какие методики.

Автор: Практический психолог Ведмеш Н.А.

Спикер Медико-психологического центра «ПсихоМед»

Мы в телеграм! Подписывайтесь и узнавайте о новых публикациях первыми!

Урок 5. Инструменты для управления временем и повышения личной эффективности

А. Герцен писал: «Теория внушает убеждения, пример определяет образ действий». На самом деле, системы управления временем урок 4, основы целеполагания урок 2 и планирования урок 3 как основные составляющие тайм-менеджмента были бы не больше, чем элементами стройной теории, если бы их не дополняли специально разработанные общеметодологические и в рамках отдельных техник практические инструменты. Следуя им, применяя их в своей повседневной жизни, каждый сможет приобрести не только полезные знания, но и создать собственную систему постановки, оценки и реализации стратегических целей. Собранные в этом уроке рекомендации, советы, хитрости, приёмы, а также сервисы и программы по тайм-менеджменту, взяты из разных источников, но являются универсальными инструментами и одинаково пригодятся как в плане управления временем, так и для личностного развития в целом: тренировки самодисциплины, характера, отношения к жизненным приоритетам и целям.

Содержание

1. Советы от ведущих специалистов в области тайм-менеджмента
2. 7 сервисов и программ для планирования и управления временем
3. Отдельные рекомендации и приёмы
4. Проверочный тест

Советы от ведущих специалистов в области тайм-менеджмента

Если и обращаться к кому-то за советом, то к человеку в данных делах разбирающемуся. Да и то, полноценно понять систему взглядов того или иного автора можно, лишь прочитав и поняв его труды. Мы же поставили себе амбициозную задачу выделить и коротко представить краеугольные камни отдельных методик и техник.

Стивен Кови

Назвать С. Кови специалистом в области тайм-менеджмента можно лишь с поправкой на то, что управление временем для него – элемент самосовершенствования, в комплексе приводящий человека к успеху. А вот в этом глобальном направлении он является гуру, поэтому ниже собраны некоторые рекомендации из раздела его книги «7 навыков высокоэффективных людей», посвящённого 3 навыку – определению приоритетов.

1. Суть навыка: сначала делайте то, что необходимо делать сначала. Другими словами, никогда не стоит откладывать важные дела на потом, какими бы сложными и неприятными они ни были. Помните, каждое такое дело приближает вас к цели, поэтому заставьте и свои чувства работать на результат. Все, даже самые успешные люди, вынуждены делать то, что не всегда им нравится. Это неизбежность.
2. Вы должны «зависеть от своих ценностей, а не от мимолетных импульсов и желаний». Движение к цели требует мотивации и настойчивости, поэтому сама цель должна быть приоритетной и важной, ведь себя не обманешь.
3. Лучший совет по управлению временем, по мнению автора: «Организация и действия на основе приоритетов».
4. Термин «управление временем» не совсем верный. Нужно учиться управлять не временем, а собой.
5. Соблюдайте принцип Р/РС баланса (результат/ресурсы+средства). Баланс подразумевает то, что ни одно из данных направлений не перевешивает другое. Попросту говоря, цель должна быть соразмерна затрачиваемым на её достижение усилиям. И наоборот: не стоит тратить большие силы ради успеха в незначительном деле.
6. Используйте матрицу управления временем для определения действительно важных дел, и концентрируйтесь на них, поскольку от этого зависит достижение ваших глобальных целей.
7. Ищите возможности и способы сделать вашу личную и профессиональную жизнь проще. Пробуйте, применяйте, среди них могут быть те, которые посодействуют позитивным переменам в вашей жизни.

GTD Дэвида Аллена

Метод Д. Аллена полезен в первую очередь своими советами по физической организации рабочего пространства, а также рекомендациями использовать различные канцелярские и другие средства для «освобождения» мозга от ненужной информации. О том, каким должно быть рабочее место по мнению автора GTD, мы уже писали. Разберём еще некоторые рекомендации:

Ведение картотеки. Большинство незначительных задержек времени можно избежать, широко применяя недорогие канцелярские средства. При одновременной работе с большим количеством проектов или входящей информации – организуйте картотеку. Для этого можно использовать обычные папки, в которые нужно складывать всю документацию и другие материалы по проекту. Их стоит завести даже для дел, где существует лишь 1 документ.

«43 папки». Простой и эффективный метод для организации дел. Понадобится 43 папки: 12 на каждый месяц и 31 на каждый день. Их функция – напоминать о каких-либо глобальных или мелких делах запланированных на каждый день. Допустим, в начале мая в результате переговоров вы договорились в конце июня представить клиенту отчёт и предварительно, за неделю, с ним созвониться. С этой целью в «июньскую» папку кладётся документ-«напоминание» о запланированном на этот месяц событии. Кроме того, в папки соответствующие 20 и 27 числу также помещаются записи о звонке и сдаче отчёта. Каждый день начинается с ознакомления с содержимым папки. В отличие от ежедневника или электронного органайзера они «застрахованы» от сбоя, их невозможно потерять или забыть.

4 типа списков дел. Также Д. Аллен предлагает усовершенствованную модель списка дел. Суть идеи в дифференциации заданий, выделении приоритетных направлений и удобной структуре. Всего нужно вести 4 списка:

1. Следующие действия. В этот список вы записываете вещи, которые вам необходимо сделать в ближайшей перспективе. Редактировать его, внося новые записи, нужно ежедневно.
2. Проекты. Те предприятия, которые являются несколькими связанными субдействиями, и на выполнение которых требуется не одно действие. Проекты нужно контролировать еженедельно, чтобы иметь возможность судить о ходе их реализации.
3. Отложенные. В этом списке хранятся проекты, выполнение которых кому-то делегировано или требует влияния внешних факторов. Их также систематически нужно проверять (как минимум раз в неделю).
4. Когда-нибудь/может быть. Из названия списка понятно, что это список неопределенных дел на будущее (пробежать марафон или завести блог).

Джулия Моргенстерн

Дж. Моргенстерн начинала свою карьеру на должности администратора и именно на ней приобрела необходимые навыки планирования и организации. Поэтому она уверена, что управление временем заключается по большей части в правильной организации деятельности. А для того, чтобы она была правильной, предлагает такие инструменты:

1. Оценка. Начинать стоит не с применения каких-либо методик, а с оценки затрачиваемого времени и своих действий. Что вам мешает заниматься приоритетными делами? Причин может быть несколько: технические (отвлечение на соцсети, почту, совершение звонков во время на них неотведённое), внешние обстоятельства (сжатые сроки, нереалистичные графики, дополнительные обязанности), психологические препятствия (нежелание ждать и связанные с этим хронические опоздания, откладывание дел, специально создаваемые кризисные условия).

2. Временные рамки. По словам Джулии, 90% её клиентов, используя списки дел, рядом с пунктами не записывают время, требуемое на их выполнение. Это ошибка: временные рамки нужно ставить для любой задачи.

3. Техника 4D. Если в силу какой-либо причины вы не способны выполнить задачу, нужно применить одно из следующих действий:

• Удалить (delete). «Если что-то не стоит делать сейчас, то может быть это не стоит делать и позже». Это относится в первую очередь к неквалифицированной деятельности. Откажитесь от таких дел.
• Отложить (delay). Применяйте сортировку: менее приоритетные дела можно откладывать, освобождая время на более важные.
• Делегировать (delegate). Для выполнения отдельных заданий можно привлечь других: коллег, друзей, семью.
• Уменьшить (diminish). В некоторых компаниях производительность значительно улучшилась после того, как еженедельные часовые совещания были заменены на 15-минутные. Это позволило «убить двух зайцев»: сохранить время на непосредственную работу, да и удержать внимание сотрудников на протяжении более короткого отрезка времени стало легче.

4. Приоритеты. Дж. Моргенстерн говорит о необходимости разработки большой «картины жизни» – ваших целей, глобальных планов. Она состоит из 3 этапов. Первый: выделение «категорий» – главного, того, что важно для вас. Их должно быть не больше шести (к примеру, «финансы», «здоровье», «семья»). Второй: цели для каждой «категории». Например, в финансовом плане это может быть определённая сумма на банковском счету к моменту выхода на пенсию. Третий: 2-3 вида деятельности, которые ведут к цели (зарплата, пассивный доход от инвестирования, депозит).

5. Техника SPACE. Организация времени и организация пространства едины, поэтому автор предлагает специальную методику планирования SPACE (от англ. пространство):

• Sort – сортируйте дела и вещи вокруг себя.
• Purge – очистите время и пространство от всего, без чего можно справляться и так.
• Assign – назначьте каждой вещи своё место, а каждому делу – своё время.
• Containerize – определяйте параметры каждой значимой деятельности.
• Equalize – время от времени переоценивайте свою систему.

Отдельные рекомендации и приёмы

«Съедайте лягушку на завтрак»

Б. Трейси «лягушкой» называет какое-либо неприятное, но важное дело. Он уверен, что его откладывать нельзя, ведь таким образом мысли всё равно будут возвращаться к нему, кроме того, проволочка лишь усугубит эмоциональное напряжение. Начинать свой день стоит именно с выполнения этого дела – так вы освободитесь от груза необходимости и сосредоточитесь на более приятных делах.

«Бифштекс из слона»

Случается так, что перед нами стоит необходимость решить какую-нибудь глобальную задачу – сложный многоступенчатый проект. И непонятно, как именно и что следует начинать делать, особенно если очерёдность не оговорена. В таком случае нужно разделить работу на части и выполнять их отдельно (образно говоря, съесть целого слона гораздо труднее, чем разделённого на бифштексы). Это не только позволит начать реализовывать задачу, но и поспособствует лучшему её пониманию.

Научитесь говорить «нет»

Можно увлекаться фильмом «Всегда говори да» с Джимом Керри в главной роли, но в плане тайм-менеджмента он – плохой советчик. Это совсем не значит, что нужно избегать новых возможностей, даже наоборот, но и взваливать на себя слишком много, даже в одной области – неправильно. Рано или поздно человек «перегорает». Еще раз напомним, что управление временем нужно не для того, чтобы успевать делать больше, а для того, чтобы делать правильно то, что нужно.

Стремитесь к автоматизации

Всегда ищите возможности сделать рутинную работу более простой. К примеру, если вы работаете с электронной почтой и вынуждены постоянно проверять папку с входящими – настройте оповещение о новых письмах на смартфон или для компьютера с помощью специальных сервисов.

Выполняйте похожие дела подряд

Если вам предстоит сделать 2-3 практически одинаковых дела на протяжении дня, выполняйте их подряд. Мозг «привыкает» к подобным задачам и следующий раз справляется с ними быстрее, чем, если бы между ними был перерыв.

Биологические часы

В тайм-менеджменте стоит уделять внимание не только времени как физической единице. В соответствии со своими биологическими ритмами определите часы наибольшей активности и наименьшей, и занимайтесь делами или давайте себе отдых с их учётом. Возможно, придётся пожертвовать традиционной чашечкой кофе сразу по приходу на работу, но вы гораздо продуктивнее проведёте день.

7 сервисов и программ для планирования и управления временем

1

Google Keep

Google Keep – электронный блокнот с возможностью создания обычных записей и пронумерованных списков, простейшая программа, поддерживающая все мобильные платформы, а также имеющая браузерную и оффлайн версию. Полезным данный сервис является в том плане, что из любого устройства, где выполнен вход в ваш Google-аккаунт, вы сможете получить доступ ко всем имеющимся записям; кроме того, можно начать работать над документом со смартфона ещё в транспорте по дороге на работу, а продолжить уже в офисе с ПК.

2

Maniac Time

Эта программа, как маньяк, преследует вас весь день. В хорошем смысле, конечно же. С момента запуска программы она собирает информацию об открытых приложениях и времени работы с ними, что в конце рабочего дня можно использовать для анализа времени, затрачиваемого на разные действия (процент и реальное время). Из данной статистики видно, сколько в день вы работали в текстовом редакторе, сколько в браузере, на сколько отвлекались на другие приложения. Если определённое время не выполнять на компьютере никаких действий, а потом вернуться за него – Maniac Time встретит вас вопросом, где вы были и почему не работали?

3

LeaderTask

Эта программа совмещает в себе сразу несколько полезных функций – календарь, планировщик, органайзер, менеджер файлов. Широкий функционал дополняется возможностью индивидуальной настройки (выделение приоритетов), способностью визуализировать представление или ход выполнения проектов, синхронизировать свои данные между устройствами на разных платформах и с Outlook. Оценить все достоинства программы перед покупкой разработчики предлагают за 45 дней бесплатного использования.

4

Microsoft Outlook

Многим данный продукт известен как почтовый клиент, но это лишь одна из функций. На самом деле Outlook предоставляет также возможность работы с календарём и планировщиком – достаточно удобными и понятными для всех пользователей пакета Office. Об использовании этой программы в качестве инструмента для тайм-менеджмента читайте в статье Глеба Архангельского http://www.improvement.ru/bibliot/outlook/01.shtm.

5

Microsoft OneNote

Ещё один сервис из пакета Microsoft Office, с недавнего времени распространяющийся бесплатно. Программа не является чем-то революционным, хотя и предлагает достаточно сильный инструментарий: возможность древовидного отображения списка дел, добавления к задачам аудио и медиа файлов. Особенность – поддержка рукописного ввода для планшетов.

6

Миниплан

Этот сервис, предназначенный для личного использования, созданный авторами Мегаплана – успешного корпоративного инструмента планирования. Один из самых известных и функциональных российских продуктов. Детальнее о программе в короткой презентации.

7

Remember the Milk

Одна из наиболее известных программ по GTD. Помимо списка дел/планировщика, данный сервис оснащён целым рядом современных технических решений, призванных разгрузить память. Среди них: настройка E-mail и sms-оповещений о предстоящих делах, управление заметками Evernote (который, к слову, можно также использовать в целях управления временем), работа с приложением при отсутствии Интернета, возможность синхронизации с календарём Google (ещё одним самостоятельным практичным инструментом, выполненным по аналогии с ежедневником).

 

---

 

И главный совет напоследок, исходящий из логики предмета тренинга: нельзя научиться управлять временем и при этом не ценить своё и других людей время. Планирование должно начинаться с осознания того, насколько это важно конкретно для вас, насколько вы готовы к дисциплине и контролю. Без этого, разовое прочтение и попытка применить отдельные рекомендации или инструменты в своей жизни ощутимого эффекта не дадут. Поэтому желаем вам терпения, настойчивости и, конечно же, измеримых результатов. Удачи!

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Сергей Крутько

Стратегий тайм-менеджмента — советы и техники тайм-менеджмента для всех

Есть ли секрет хороших результатов в колледже? Ответ положительный! Выработка хороших учебных привычек — один из ключей к успеху в колледже. Однако развить хорошие учебные привычки непросто. Это требует большого усердия и силы воли. Но это то, в чем вы можете преуспеть. Ниже приведены некоторые исследования […]

Люди часто принимают продуктивность за эффективность и наоборот.Но есть разница, и баланс между ними в повседневной работе имеет решающее значение. Если вы раньше сомневались в эффективности своей работы, это может быть как раз подходящим местом для вас. Эффективность, позволяющая продуктивно работать — ключевая концепция […]

Пандемия Covid-19 изменила характер работы и трудовой политики. Чтобы контролировать и уменьшить распространение вируса, правительства приняли меры изоляции. Это означало, что большинству людей приходилось работать из дома.К сожалению, многие не могут сосредоточиться на работе, особенно когда они работают удаленно. Большинство людей знакомы с высокой производительностью в […]

Утомляет ли ваша юридическая фирма отслеживание рабочих часов? Возможно. Многие юридические фирмы вручную отслеживают свое рабочее время. Когда это делается вручную, сложно отслеживать свое время и правильно рассчитывать оплачиваемые часы. Тем временем другие отрасли открыли для себя ценность программного обеспечения для учета рабочего времени. Это помогает им отслеживать производительность и оценивать свои […]

Что вы делаете, когда попадаете в беспрецедентные времена? Вы приспосабливаетесь и используете ситуацию наилучшим образом.Сейчас вы, вероятно, проводите намного больше времени в помещении и вдали от других. Возможно, это лучшая возможность для самосовершенствования. Старт вашей жизни — это 30-дневный вызов. Выберите […]

.

Руководство по управлению временем

Tantangan Bagi Mereka Dengan Jam Kerja Lebih Bebas — Teknologi digital memberdayakan karyawan Untuk bekerja dari mana saja. Облачные вычисления memudahkan berkolaborasi jarak jauh menggunakan komputer, tablet, dan smartphone. Jika memiliki jangkauan ponsel cerdas, dapat mengakses situs web aman dan semua data yang disimpan di «бэк-офис».

Karyawan tidak lagi harus melawan lalu lintas, mengeluarkan pakaian dari binatu, atau terlibat dalam politik kantor.Waktu fleksibel ditawarkan oleh perusahaan karena fleksibilitas dampak positif yang dimiliki dalam mempertahankan karyawan kunci.

Fleksibilitas waktu kerja dengan cara ini dapat muncul dalam berbagai bentuk:

• Dua orang berbagi satu pekerjaan, satu bekerja shift pagi, yang lain bekerja sepanjang болит.
• Karyawan melakukan jam kerja ekstra Senin hingga Kamis lalu libur akhir pekan tiga hari.
• Karyawan lain yang bekerja dari kantor, dari rumah, atau sambil menunggu bus sekolah tiba.Pekerjaan bukan lagi tempat, tapi adalah aktivitas yang dapat dilakukan oleh karyawan mana pun dari lokasi terpencil.

Хал ди атас адалах перубахан бесар далам чара менггулиркан биснис. Ада янь мендукунг, ада янь менолак кедуа келомпок иници пунья основа аргумен ян багус. Artinya memang pada akhirnya ada hal-hal yang wajib ditimbang oleh pengusaha sebelum memulai mode waktu kerja mana yang dia pilih, yang tradisional, atau yang fleksibel.

— Keuntungan Flextime atau waktu fleksibel
Sebagian besar karyawan dari pemain judi online menyukai flextime, terutama jika memang fleksibel itu membersuat potensinya terangkat, produktifitasnya meningkat, дан хасил керджаня диа семакинхаикияWaktu fleksibel dapat membersmeka mengendalikan kehidupan kerja dan waktu bermain di situs poker online Indonesia menjadi lebih fleksibel.

Джам Kerja ян флексибел нятанья баньяк ян джади реалитас ди темпат керджа ди баньяк темпат секитаран кита. Tren ini akan berlanjut di masa depan, siapapun akan menemukan prospek kantor yang fleksibel dari sisi waktu kerja, дан berkualitas dari segi hasil yang diharapkan. Карена:

• Waktu fleksibel konon menarik lebih banyak karyawan yang berkualitas.Вакту ян флексибел адалах bermanfaat besar untuk mendapatkan karyawan янь merasa dihargai, atau menarik Individual terbaik Untuk mengisi peran penting dalam suatu bisnis.

• Waktu fleksibel dapat meningkatkan produktivitas perusahaan. Beberapa dari kita adalah orang-orang pagi, beberapa orang suka melakukan sesuatunya sore, дан beberapa orang jadi kalong atau hantu di malam hari. Ян пентинг адалах продуктивитас менингкат, карена карьяван биса максималкан вакту «палинг продукт» для каждого далама сехари.

• Seorang karyawan tidak lagi harus menghadapi kemacetan lalu lintas dua jam karena dia bekerja dari rumah lebih produktif — дан тидак лаги frustrasi saat berdesakan dengan komuter. Телеконференция bisa jadi sarana perfect untuk berhubungan.

— Kelemahan дари Waktu Flex
Fleksibel juga punya kelemahannya sendiri, дан telah alami pengujian serta berbagai analysis oleh organisasi polling дан opini, serta jadi kajian banyak ahli. Келемахан вакту флексибел джади лебих джелас.Statistik menunjukkan bahwa waktu fleksibel bukan Untuk semua karyawan, дан bahkan bukan untuk setiap majikan, дан лебих дари иту букан Untuk suatu pekerjaan tertentu. Апа янь берхасил Untuk сату биснис биса менджади bencana баги янь лайн джика мемакаи джем флексибел.

Taruhlah pekerjaan ян мембутухкан контроль словесный, леват сентухан, интуиция, анализ сеперти мерака янь berkeja ди риг миньяк. Мерека харус пантау месин-месин дари декат, валау каламбур мерека беркомуникаси леват понсель, мерека харус берикан оценка дари апа янь мерека саксикан сендири.

.

Добавить комментарий Отменить ответ

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Комментарий *

Имя *

Email *

Сайт