Управление временем. С чего начать

Прежде чем приступать к изучению тайм-менеджмента, хотелось бы показать иерархию, в соответствии с которой возможно эффективное и качественное планирование. Начиная от проекта на месяц, заканчивая жизнью в целом. Вот наглядная схема (начиная с главного): 1. Отношение 2. Подход 3. Цели 4. Стратегия 5. Тактика Разберем эти пункты и покажем их связь с тайм-менеджментом. Отношение Отношение — это самое важное. Как Вы относитесь к своей жизни? К окружающим? К текущему проекту? Должны ли Вы получать удовольствие от работы, или это всегда борьба на грани? Есть ли место в Вашей жизни развлечениям, или это скорее исключение? Кто Вас окружает: друзья или враги? Или, может быть, миру вообще нет до Вас никакого дела? Зачем Вы вообще это делаете? На все эти вопросы нет универсальных ответов. Каждый ответит по-своему и приведет 100 доказательств и реальных примеров, почему это именно так. Думая, анализируя, разбираясь в себе, рано или поздно Вы ответите на эти вопросы. В чем их важность? Идем по иерархии ниже. Подход Подход определяет, как Вы смотрите на тот или иной проект. Возможны ли изменения в выбранном вначале курсе? Планируете ли Вы получить удовольствие от проекта, или нужно сосредоточить максимальное количество сил в минимальное время? Используете ли Вы научный подход или следуете интуиции? Читаете ли Вы много книг и задаете ли много вопросов? Стараетесь ли Вы постоянно развиваться и искать новые для себя области или прочно занимаете одну? Легко ли Вы беретесь за что-то новое? Ответы на эти вопросы – следствие первого пункта иерархии, а именно Вашего отношения к жизни или проекту. Невозможно легко заставить взяться за что-то новое человека, который уверен, что окружен врагами. Невозможно заставить себя долгое время держать 100% концентрацию, если в глубине души Вы уверены, что жизнь – отличная и совсем не тяжелая штука. Вы не сможете искать для себя новые области, если у Вас нет любопытства. Вас бесполезно заставлять использовать научный подход во всем, если у Вас отлично работает интуиция. Подход определяется отношением к жизни. Если попытаться использовать неправильный подход (который, например, рассказал супер миллионер из телевизора) – ничего не получится. Подход определяет, какая методология тайм-менеджмента Вам нужна. Должны ли быть жестко прописаны сроки каждой задачи? Какое время выделяется на анализ и корректирование действий? Как часто этот анализ происходит. Распланированы ли у Вас дела на год, на каждый день или просто список на месяц? Подойдет ли Вам пирамида целей или GTD? Или это будет какая-то только Вам удобная смесь методов?  Идем ниже по иерархии. Цели Подход определяет, какие цели Вы перед собой ставите. Хотите ли Вы быть чемпионом в каком-то виде спорта или выбираете занятия фитнесом раз в неделю? Будете ли Вы создавать корпорацию и бороться с конкурентами или создадите свою маленькую фирму, которая будет приносить постоянный доход, и будете валяться с ноутбуком на пляже. Определившись с подходом к жизни, Вы определите – какие цели «Ваши». Говоря о тайм-менеджменте, Вы решите, на какой срок и как надо прописать цели. Должны ли они быть четко сформулированы и разбиты на итерации или достаточно будет просто того, что они записаны? Как эти цели сгруппированы? В скольких направлениях Вы развиваетесь? Как эти цели соотносятся между собой? Следует ли для каждой цели выделить необходимые ресурсы или обозначить критерии достижения? Когда цели сформулированы, можно говорить о стратегии их достижения. Стратегия Сколько времени и энергии Вы готовы тратить на ту или иную цель? Является ли она для Вас главной или не важна совсем? Если это глобальная цель – как часто надо к ней возвращаться и планировать дальнейшие шаги? Как эта цель уживается с повседневными задачами, и как нужно действовать, чтобы продолжать к ней двигаться? Стратегия говорит Вам, как спланировать свою деятельность. Какие правила Вы поставите для себя в достижении цели? Будете идти к ней постепенно каждый день или выбирать время в периоды отпуска? Анализируете ли Вы уже сделанные шаги? Как часто Вы оцениваете свои результаты? Нужны ли Вам «стратегические часы» и, если нужны, то как часто? Зная стратегию, можно перейти к тактике. Тактика Для воплощения в жизнь тактики с точки зрения тайм-менеджмента служат органайзеры, записные книжки, записи номеров телефона ручкой на руке и т.п. Тактика определяет, какие инструменты Вы используете в тайм-менеджменте. Какие функции должны быть у вашего органайзера? Как он должен быть построен? Нужен ли Вам доступ к нему из любой точки мира или только из вашей квартиры? Сколько времени должно уходить на запись задачи? Нужны ли напоминания? Должен ли он быть доступен с мобильного телефона? Как же начать прямо сейчас Вариантов не так много. Если Вы уверены, что хорошо себя знаете, можно выделить несколько вечеров и ответить на приведенные в каждом шаге вопросы. Выписав свои ответы, прочитайте обзоры основных методологий тайм-менеджмента и определите, какая из них больше всего подходит Вам. Начните ее использовать. Через месяц просмотрите свои ответы еще раз и скорректируйте свой подход. Следующая корректировка будет примерно через полгода. Ну а после нее Вы уже разберетесь сами, потому что на этом этапе я уже не вижу смысла что-то Вам советовать глобально. Вам останется только пробовать новые фишки и инструменты на уже существующей базе и время от времени корректировать свои действия. Другой вариант для тех, кому еще предстоит разобраться в себе. Для начала составьте для себя список методологий тайм-менеджмента, которые хотите попробовать. Или, если Вы не знаете, чего хотите, просто имейте под рукой описания 3-5 методологий. Теперь Вам предстоит несколько интересных месяцев жизни. Каждые 2 недели меняйте методологию тайм-менеджмента, которую используете. Причем после первой недели использования корректируйте свои действия. Анализируйте, что Вы делаете в рамках методологии, а чего не делаете. Где отклоняетесь, а где четко следуете написанному. По окончанию 2 недель запишите свои впечатления. Постепенно у Вас сформируются критерии, по которым Вы сможете оценивать методологию. Попробовав несколько, Вы сможете выбрать наиболее комфортную для Вас. А когда методология выбрана – вернитесь к вопросам, задаваемым в этой статье, – может быть, ответы на часть из них уже появятся? Удачной работы! Понравилась статья? Поделитесь с друзьями!

Самые важные статьи Управление временем — с чего начать — как правильно выбрать для себя из всего многообразия те приемы и методы управления временем, которые подойдут именно Вам. Getting Things Done (GTD) — всемирно известная методика наведения порядка в каждодневных делах. Стратегическое планирование — методы достижения долгосрочных планов с использованием пирамиды целей. Термины тайм-менеджмента — пополняемый словарь терминов, относящихся к управлению временем и схожим областям. Параллельные дела — простая методика для значительного повышения личной эффективности. Ведение дневника — в статье раскрывается, почему это так важно в планировании и жизни. Новые статьи Personal Efficiency Program (PEP) — PEP — это методика личной эффективности, основанная Кэрри Глисоном и описанная в его книге «Работай меньше, успевай больше. Программа персональной эффективности.» Правильнее сказать — это целая система методов и инструментов, позволяющая навести порядок в делах, в бумажных документах, в файлах на компьютере, в электронной почте и во всей личной информации, с которой Вы работаете. Тайм-менеджмент. С чего начать — В наши дни по вопросам управления временем появляется огромное количество книг и статей. Предлагается множество различных методик и советов по внедрению этих методик в жизнь. Однако, «сходимость» этих методик (т.е. отношение количества людей, успешно внедривших методику в жизнь к количеству прочитавших) достаточно низок. В этой статье мы постараемся объяснить — чем следует руководствоваться при выборе методики управления временем и инструментов для воплощения этой методики в жизнь. Getting Things Done (GTD) — Getting Things Done – это методика планирования, основанная Дэвидом Алленом и описанная в его одноименной книге. Основная идея метода заключается в том, что человеку необходимо разгрузить голову от лишней рутинной информации, перенеся ее на внешний носитель, будь то лотки с бумагами, книжка-ежедневник или электронный органайзер.  Стратегическое планирование — В нужном ли направлении Вы движетесь к свои целям? И не получится ли, что, выполнив кучу работы, Вы  придете не туда, куда стремились? В этой статье рассмотрен стратегический подход к планированию в управлении временем, который позволит Вам выбрать правильное направление движения на долгие годы вперед. Работа 2.0 — Краткий пересказ книги Глеба Архангельского «Работа 2.0» — как с комфортом и удобствами построить работу в современном мире с интернет-технологиями и быстро меняющимся миром. В статье приводятся основные идеи книги и обзор инструментов, которые рекомендует проект TimeMaster для воплощения в жизнь этой методологии.

Корпоративное обучение: тренинг тайм-менеджмента

Существует утопическое утверждение, что временем можно управлять. К сожалению, это не так: время приходит из прошлого и уходит в будущее. Как единственный невосполнимый ресурс, его нельзя накопить, ускорить или растянуть.

Несмотря на то, что каждый миг нашей жизни неповторим, мы настойчиво уплотняем рабочий день, сокращаем сон и отдых, осваиваем новые программы по планированию временем, бросаем их, осваиваем новые…

Как же успевать делать, все, что требуется и хочется, и при этом получать удовольствие от работы и жизни в целом? Эти и многие другие вопросы мы рассматриваем в тренинге «Тайм-менеджмент».

Возможные задачи тренинга тайм-менеджмента

• личное планирование времени;
• корпоративный тайм-менеджмент;
• профилактика «профессионального выгорания» и т.д.

Цель тренинга тайм-менеджмента

• повысить эффективность деятельности сотрудников через наработку навыков планирования времени;
• повысить мотивацию на работу.

Возможная программа тренинга

• главное внимание главным вещам;
• преимущества целеполагающего мышления перед проблемным;
• переформулирование проблемы в цель;
• характеристики «правильно» сформулированной цели, правила SMART, PURE, CLEAR;
• мотивация на достижение цели;
• правильный отдых – основа эффективного планирования;
• лень, страх, способы работы со страхом;
• управление временем и эмоции;
• эмоции, помогающие и препятствующие эффективной работе;
• эмоции как ресурс в тайм-менеджменте;
• базовые навыки эмоциональной компетентности;
• инструменты планирования;
• планирование и расстановка приоритетов;
• метод Шваба;
• матрица Эйзенхауэра: «Срочность» и «Важность»;
• принцип Парето;
• соотношение производства и средств производства;
• поглотители времени;
• контекстное планирование;
• множественные контексты;
• планирование оперативных, тактических и стратегических целей;
• методы работы со сложными задачами;
• состояние потока в процессе работы;
• прием «выкидываем все из головы;
• составление списков задач;
• три ступени обработки информации;
• планирование: кайросы и контексты.

Результаты для участников

В ходе тренинга сотрудники добьются следующих результатов:

• научатся получать удовольствие от своей работы;
• повысят эффективность своей деятельности через наработку навыков планирования времени;
• узнают об основных препятствиях в планировании времени и методах эффективной организации рабочего пространства;
• познакомятся с базовыми психологическими аспектами в планировании времени.

 

 

от знаний к результату или как успевать ВСЕ!

1. Тема: «Формирование ресурсов для внедрения тайм — менеджмента в рабочей деятельности»

Девиз: Хватит страдать! Действуй!

Тайм — менеджмент достаточно прост, как впрочем, и многое другое, но большинство людей, даже прочитав массу книг на данную тему или пройдя специальные курсы, тренинги, семинары, продолжают работать и испытывать те же трудности со временем, что и раньше. Можно долго говорить о причинах данного явления, но лучше, начиная обучение ТМ, предупредить его появление.

Внедрение ТМ проходит действительно успешно, когда он внедряется не только в рабочей деятельности, но и во всех других аспектах деятельности сотрудника.

Программа.

1. Ролевые позиции и ответ на вопрос о времени: «Управляем или случаемся?»

2. Убираем подход: «Я попробовал… 1 раз…».

3. Позитивное мышление и личностное поведение. Ответственность, свобода, выбор, организаторские способности, результат.

4. Управление изменениями.

5. Цели: рабочие и личные. Карта работы + карта жизни = мотивация к результату.

6. Организация пространства на рабочем столе.

7. Избавляемся от ненужного.

8. Домашнее задание: первые шаги по внедрению ТМ.

Наполнение: практические упражнения, которые Вы не встретите ни на одном из тренингов по ТМ.

2. Тема: «Формирование площадки для внедрения тайм — менеджмента в рабочей деятельности»

Девиз: Инвестируют только в тех, кто инвестируем сам в себя!

Для того, чтобы построить дом, нужны ресурсы, например, рабочие руки, материалы, деньги  и т.д. А еще нужно место, где дом будет строиться. Причем, площадка должна быть очищена от всякого хлама.  То же самое происходит и при внедрении тайм — менеджмента.

Программа.

1. Мифы и «оправдалки» о тайм — менеджменте.

2. Фотография дня. Тестируем эффективность по целям и задачам.

3. Технология SMART.

4. «4» квадранта времени или что действительно важно и срочно. Тестируем эффективность по м. Эйзенхауэра.

5. Похитители времени и методы их удаления. Убираем прерывания. Меняем привычки.

6. Домашние задания: применяем изученное и освоенное.

3. Тема: «Освоение инструментов тайм – менеджмента»

Девиз: Скажи своему успеху тотальное «ДА!»!

Психолог Генрик Эдберг пишет: «Не верьте календарям. В году может быть столько дней, сколько вы захотите. Один человек тратит год на то, что можно сделать за неделю, в то время как другой проживает за неделю события целого года». В данном блоке учимся грамотно наполнять, организовывать и растягивать время – «год за неделю».

Классическое понимание тайм-менеджмента как совокупности методик и способов управления временем несколько некорректно: временем управлять нельзя, но можно – и нужно! – управлять собой во времени, и для этого существуют самые разнообразные инструменты тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент помогает многое успеть и многого добиться. Время – это комфортная среда, которым можно распоряжаться по своему усмотрению.

Программа.

1. Принципы организации времени. Убираем или осваиваем мультизадачность.

2. Рабочие ритмы: какие они бывают.

3. Планирование: цели, виды, способы и выгоды. Будем честными и перестанем себе льстить!

4. Предупреждаем заранее, а не действуем постфактум.

5. Телефонные переговоры и совещания: правила проведения.

6. Деловая переписка: правила и возможности.

7. Учимся говорить «ДА» и «НЕТ».

8. Учимся говорить «нет» манипуляциям.

9. Используем «потерянное» время.

10. Принципы работы с информацией и документацией.

11. Домашние задания – применяем изученное и освоенное.

Девиз: Время – ценный капитал! Он не восполняется!

Все, что может сотрудник делать сам,  он должен делать сам!

1. Учимся расставлять приоритеты. Матрица Эйзенхауэра.

2. Учимся решать разные задачи. Метод ЦНП.

3. Рецепт самому себе. Все, что может сотрудник делать сам,  он должен делать сам!

4. План по внедрению тайм — менеджмента.

Тайм-менеджмент, управление временем — CrocoTime

Повелевать временем хотят многие. Успевать больше, уставать меньше, повышать свою эффективность, получать высокие результаты. Бизнесмены, фрилансеры, удаленщики и рядовые сотрудники едва ли не проповедуют тайм-менеджмент, как новую религию. В чем суть, насколько реально управлять временем и какие хитрости есть – будем разбираться в этой статье.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент – это, в первую очередь, осознанный подход к организации своего времени. Главная цель – больше успевать в единицу времени и разумно расходовать ресурсы.

С точки зрения психологии, принято различать два вида тайм-менеджмента: простой и системный. Если отойти от теории и “приземлить” тайм-менеджмент до уровня одного человека, то простой – это организация труда конкретного сотрудника на его рабочем месте, а системный – это повышение эффективности во всех сферах жизни, на уровне целой компании, одним словом, масштабное применение, которое больше похоже на философию.

И если кажется, что управление временем придумали современные, загнанные скоростью жизни люди, то это далеко не так. Еще 2000 лет назад римский философ Сенека осознал, что все время можно разделить на 2 условные категории: проведенное с пользой и прожитое с удовольствием. И далеко не всегда эти часы совпадают. Тогда же он предложил фиксировать каждую минуту времени, чтобы потом, спустя три месяца, подводить итог – подсчитывать, сколько же часов проведено праздно, а сколько – продуктивно.

Так рождались техники тайм-менеджмента, число которых на сегодня доходит до двух десятков.

Топ-5 популярных техник по тайм-менеджменту

• “Правило 1-3-5”

Суть этого правила в том, что в течение одного дня можно выполнить ограниченное количество задач, при этом учитывая их сложность. Распределяются они так: 1 крупная, 3 средних и 5 мелких. Всего девять, не больше и не меньше.

• “Метод Помидора”, или “Система 25 минут”

Эту технику в конце 1980-х придумал итальянский студент Франческо Чирилло, который, готовясь к экзаменам, устанавливал себе время на изучение экзаменационного вопроса с помощью кухонного таймера. Это приспособление было в форме помидора, отсюда и появилось название техники.

Суть ее в том, чтобы работать равными промежутками времени, давая себе определенное количество отдыха. На один цикл непрерывной работы отводится 25 минут, после чего делается пятиминутный перерыв. После 4 таких циклов наступает время получасового отдыха.

Смысл метода – разбить скучную, монотонную работу на отдельные части. Так большое дело воспринимается легче.

• “Правило лягушки”

Автор техники – мотивационный оратор и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси – называет “лягушками” дела, которые важно и обязательно нужно выполнить, но постоянно откладываешь на потом, потому что они вызывают отвращение, словно земноводное.

Трейси рекомендует «съесть лягушку на завтрак» – выполнить такое дело в первую очередь, чтобы потом не испытывать негативных эмоций.

• “Способ 10 минут”

Этот способ позволяет договориться с самим собой. Когда нужно приниматься за работу, но никак не хочется, можно сказать себе: “Я начну сейчас, поработаю всего 10 минут, а потом буду отдыхать”. Скорее всего за эти 10 минут удастся уже втянуться, и дальше пойдет работа по накатанной.

Этот способ изобрел эксперт в области производительности Марк Форстер. Он предлагает вносить все дела один длинный список. Каждый день просматривать его и выбирать те, что нужно сделать срочно, здесь и сейчас, а потом приступать к тем, что больше по душе. По такому принципу нужно действовать ежедневно.

Мифы об управлении временем – 3 основных заблуждения

Социологи из “Фонда общественного мнения” выяснили, что планированием пренебрегает большая часть жителей России:

• 24% россиян вообще ничего не планируют;
• 41% – составляют краткосрочные планы;
• 16% – используют долгосрочное планирование.

Такое отношение к вопросу постановки целей, управления временем и делами объясняют и неуверенностью в завтрашнем дне в масштабах страны, и неумением применять принципы тайм-менеджмента, которые обрастают мифами.

1 Существует универсальные системы, которые подходят абсолютно всем.

Всем хочется получить “волшебную таблетку”, которая сиюминутно наладит жизнь. А здесь – речь идет о менеджменте, он же штука универсальная. Плюс ко всему огромное количество книг транслирует мысль, что вот оно, берите и пользуйтесь – будет счастье.

К сожалению, это далеко не так. Тот или иной подход к организации времени встраивается в жизнь человека, меняет ее. И если от этого некомфортно или результатов нет, то значит, это не та система.

Если рассмотреть различные подходы к управлению временем в деталях, то становится понятно, что каждый из них в основу берет какой-то один принцип. Но он может быть сам по себе неэффективным для конкретного человека. Это тот случай, когда в теории все выглядит замечательно, а на практике – неприменимо из-за особенностей характера, например. Да, записывать каждый час-два, чем занимался, чтобы посмотреть, куда уходит время и в какие часы ты наиболее продуктивен – вполне себе хорошее начинание. Только не каждый сможет помнить о необходимости записать.

2 Тайм-менеджмент не работает.

Этот миф вырастает из предыдущего. “Я пробовал составлять списки дел, но ни разу их не выполнял”. Это всего лишь значит, что такая система к организации времени не подходит. И нужно попробовать другой. А возможно, совместить несколько, найдя наиболее комфортный и эффективный вариант.

3 Управление временем – это главное.

Здесь явное смещение акцентов. Управлять временем – это не главное, главное – насколько эффективно его используют. Можно написать список из 15 дел на день и даже все их выполнить. Но они ни на шаг не приблизят к главной цели. Другой вариант – когда человек берет на себя слишком много. И здесь управление временем – это скорее управление нагрузкой, умение расставлять приоритеты и делегировать.

Системы управления временем

Каждая техника чаще всего затрагивает один из основных принципов тайм-менеджмента:

• мотивация,
• декомпозиция,
• структурирование,
• планирование,
• расстановка приоритетов,
• самодисциплина.

Но система – это целостный подход к управлению временем, который включает в себя не одну технику, а их комбинацию. Система помогает не просто напомнить о необходимости выполнения той или иной задачи, а показывает, как сделать это максимально эффективно.

Одним из первых системный подход предложил известный американский политический деятель, общественник, писатель и журналист Бенджамин Франклин.

• Пирамида Франклина

В основе подхода лежит принцип декомпозиции, когда большая цель раскладывается на мелкие составляющие, вплоть до ежедневных небольших задач, которые в итоге приводят к достижению глобальной цели.

В основе всего, по Франклину, лежат жизненные ценности. Это фундамент пирамиды. Всего в этой ступенчатой модели достижения целей 6 структурных шагов:

1. Выбор 1-2 основополагающих жизненных ценностей, из которых вытекает постановка основной жизненной цели.
2. Глобальная цель формируется на основе тех самых ценностей. Отвечает на вопрос: “Чего я хочу достичь к N годам?”.
3. Генеральный план – “Что нужно сделать, чтобы достичь того, что хочу реализовать к N годам?”
4. Долгосрочный план – “Какие шаги нужно предпринять в ближайшие 3-5 лет?”
5. Краткосрочный план – это задачи на ближайший год/полгода/три месяца/месяц.
6. Ежедневное планирование. Это мелкие задачи, выполнение которых ведет к достижению глобальной цели.

Это достаточно универсальный метод, который подчиняет себе всю жизнь человека.

Среди систем выделяются и другие:

• Матрица Эйзенхауэра

Этот метод придумал 34-ый президент США Дуайт Эйзенхауэр. Его подход к организации времени заключается в распределении дел по степени важности. Сначала нужно записать все дела в один список, а затем распределить по 4-м категориям:

1. важные и срочные;
2. важные, но несрочные;
3. несрочные, но важные;
4. несрочные и неважные.

Метод помогает определить, чем заняться в первую очередь, а что можно отложить на ближайшее или отдаленное будущее.

• Метод Айви Ли, или Метод Шваба

В названии метода фигурируют два имени, поскольку история создания подхода объединяет двух людей.

Американский журналист Айви Ледбеттер Ли разработал этот метод для промышленного магната и владельца крупнейшей металлургической компании в Америке Чарльза Шваба.

Суть метода основывается на расстановке приоритетов в списке дел. Пошагово выглядит это так:

1. В конце каждого дня нужно составить список дел на завтра. Максимальное количество пунктов в списке – 6.
2. Затем расставить задачи по степени важности.
3. Выполнять поставленные задачи нужно строго в определенном накануне порядке, не отступая ни на шаг.
4. В конце дня составить новый список. Если остались незавершенные задачи, то внести их первыми и потом дополнить до максимального количества новыми задачами.
5. И так каждый день.

Метод оказался настолько действенным, что Чарльз Шваб заплатил за эту методику Айви Ли 25 тысяч долларов.

• Метод Хронометража.

Этот метод принадлежит отечественному гуру тайм-менеджмента, основателю компании “Организация времени” Глебу Архангельскому.

В основе лежит мысль Сенеки о продуктивно и непродуктивно проведенном времени. Архангельский разделяет систему организации времени на два этапа:

1 – это узнать, на что же тратится время. Для этого нужно как минимум несколько недель уделить фиксации временных затрат: каждые 1-2 часа записывать, на что они ушли. Дела, выполнение которых отнимает до 5 минут, можно не записывать;

2 – это проанализировать свои записи. Для этого нужно определить, насколько эффективно были потрачены те часы. Например, внести пометки: время потрачено эффективно; время потрачено с пользой, но неоптимально, время потрачено впустую и т.д.

После этого автор методики предлагает увеличить промежутки эффективной траты времени и сократить праздные или не самые продуктивные часы. Когда такой анализ дойдет до автоматизма, результат будет очевидным.

Инструменты для повышения эффективности каждого сотрудника

Тайм-менеджмент – важный шаг для повышения эффективности каждого сотрудника. Какую бы систему не выбрал работник, есть универсальные инструменты, которые позволяют быть максимально продуктивным:

• учет биологических часов.

Это важный момент в применении тайм-менеджмента. У каждого человека свой биологический ритм, есть часы, которые сотрудник готов “свернуть горы”, есть – минуты упадка сил и концентрации. Вспомните, как трудно начать работу над важным делом с утра, если ты “сова”, зато в вечерние или даже ночные часы такие люди справляются с задачами гораздо быстрее и эффективнее;

• умение говорить “нет”.

Взваливать на себя слишком многое – плохой вариант. Это неминуемо ведет к выгоранию. Помните, что суть тайм-менеджмента не в том, чтобы делать как можно больше, а в том, чтобы уметь распределять нагрузку и расставлять приоритеты;

• выполнение однотипных задач подряд.

Если в течение дня нужно сделать ряд похожих дел, делайте их подряд. Дело в том, что с каждым разом требуется все меньше усилий на выполнение однотипных манипуляций, а вот переключение с задачи на задачу отнимает, как правило, больше времени;

• стремление к автоматизации.

Всегда старайтесь упростить выполнение рутинных задач. Используйте все возможные способы. Например, если в числе дел стоит немедленное реагирование на входящие электронные письма, настройте уведомления.

Автоматический учет рабочего времени

Автоматический учет рабочего времени – это способ, который открывает широкие возможности для управления задачами, ресурсами и собственными часами и минутами.

Первое, что дает автоматизированный учет – это ясную картину использования времени. Любое планирование должно начинаться с понимания, где в работе часы теряются впустую или расходуются малоэффективно. Рассмотрим на примере системы учета рабочего времени CrocoTime, как происходит подготовительный этап к принятию той или иной техники тайм-менеджмента:

• программа устанавливается на рабочие машины сотрудников;
• агент CrocoTime собирает статистику занятости в рабочие часы;
• по итогам дня программа “выдает” фотографию – наглядную схему, где видно не только, чем занимался человек, но и насколько эффективным была каждая минута его времени. Таймлайн покажет, в какие часы продуктивность зашкаливала, в какие – сотрудник никак не мог собраться;
• посмотреть готовую статистику может не только руководитель. Это было бы нечестно. В программе есть возможность открыть итоговые данные и для самого сотрудника, чтобы он мог видеть свои показатели, сделать выводы, перестроить свою работу.

Тайм-менеджмент, в частности, фокусируется и на снижении отвлечений. Списки дел составляют не ради того, чтобы они были, а для того, чтобы задачи выполнять. И здесь объективную картину снова поможет увидеть автоматическая система учета рабочего времени. Более того, это один из самых действенных инструментов реального снижения количества отвлекающих моментов. Например, в CrocoTime можно:

• увидеть детальную статистику по интернет-ресурсам и приложениям, которыми пользовался сотрудник – заходил на профильные сайты или сёрфил в поисках подарков на ближайший праздник;
• сделать тонкие настройки для каждого отдельного человека или для отдела/подразделения в компании. Важный момент: программа не “причесывает всех под одну гребенку”, ведь тот же поиск подарков для менеджера отдела внутренних коммуникаций, который занимается подготовкой презентов для сотрудников и клиентов, будет делом профильным, а вот для инженера, который должен работать над техническими проектами – отвлечением.

Одним словом, автоматическая система учета рабочего времени – это один из самых современных инструментов тайм-менеджмента, которая помогает:

• сосредоточиться на работе,
• игнорировать отвлекающие факторы,
• придерживаться намеченных планов,
• отказаться от рутинных заполнений отчетов о потраченных часах,
• видеть собственную продуктивность и эффективность работы компании.

Какой бы метод или систему тайм-менеджмента вы не выбрали, придерживаться основных постулатов, гибко подстраивать управление временем под себя и видеть динамику изменений в работе и жизни поможет автоматическая система учета рабочего времени. И в этом плане CrocoTime уже зарекомендовала себя среди клиентов, число которых превышает 700 в России и зарубежом.

Страница не найдена

Согласие на обработку персональных данных

Настоящим в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 года свободно, своей волей и в своем интересе выражаю свое безусловное согласие на обработку моих персональных данных АНО ДПО «ИНСТИТУТ СОВРЕМЕННОГО ОБРАЗОВАНИЯ» (ОГРН 1143600000290, ИНН 3666999768), зарегистрированным в соответствии с законодательством РФ по адресу:
УЛ. КАРЛА МАРКСА, ДОМ 67, 394036 ВОРОНЕЖ ВОРОНЕЖСКАЯ ОБЛАСТЬ, Россия (далее по тексту — Оператор). Персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу.
Настоящее Согласие выдано мною на обработку следующих персональных данных:
— Телефон.

Согласие дано Оператору для совершения следующих действий с моими персональными данными с использованием средств автоматизации и/или без использования таких средств: сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, обезличивание, а также осуществление любых иных действий, предусмотренных действующим законодательством РФ как неавтоматизированными, так и автоматизированными способами.
Данное согласие дается Оператору для обработки моих персональных данных в следующих целях:
— предоставление мне услуг/работ;
— направление в мой адрес уведомлений, касающихся предоставляемых услуг/работ;
— подготовка и направление ответов на мои запросы;
— направление в мой адрес информации, в том числе рекламной, о мероприятиях/товарах/услугах/работах Оператора.

Настоящее согласие действует до момента его отзыва путем направления соответствующего уведомления на электронный адрес [email protected]. В случае отзыва мною согласия на обработку персональных данных Оператор вправе продолжить обработку персональных данных без моего согласия при наличии оснований, указанных в пунктах 2 – 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных» от 27.06.2006 г.

Искусство тайм-менеджмента или сказ о потерянном времени

 Что такое тайм-менеджмент? Это менеджмент, который диктует вам, как управлять своим временем? Или это просто техники, позволяющие всегда работать с максимальной производительностью? Если обратиться к определению, то тайм-менеджмент — это управление временем, time management, в буквальном переводе с английского. До недавнего времени считалось, что это — набор стратегий, которые включают в себя определенные изменения в распорядке дня, недели и месяца, чтобы оптимизировать все доступные рабочие часы.

Если принять за основу современный подход, то тайм-менеджмент кратко — это вообще не управление временем, это управление собой. У всех нас одни и те же 24 часа в сутки. А то, насколько эффективно мы их используем, полностью зависит от нас. И немного — от правильно выбранной техники тайм-менеджмента, которая позволит правильно расставить приоритеты.

Люди вообще склонны рассматривать тайм-менеджмент, продуктивность и занятость как синонимы. Считается, что для того, чтобы преуспеть в бизнесе и личной жизни, мы должны постоянно быть в движении — возможно, даже недосыпать. И стараться уместить в 24 часа в сутках работу, учебу, уход за детьми, а еще — написание романа, подготовку к восхождению на гору или приготовление изысканных ужинов.

Тайм-менеджмент может помочь вам повысить продуктивность во всех сферах жизни. Но дело не только в том, чтобы втиснуть в распорядок дня как можно больше. Скорее, речь идет о понимании того, что нужно делать, что вы хотите сделать и сколько времени занимает каждая задача. В этой статье мы поговорим о новом восприятии времени, а также о навыках, методах и стратегиях, которые необходимы, чтобы использовать свое время во благо.

Зачем использовать тайм-менеджмент

Навыки тайм-менеджмента помогут сбалансировать противоречивые требования к вашему времени. Умение управлять этим бесценным ресурсом может помочь:

• Снять напряжение и снизить уровень стресса.
• Максимизировать свои достижения.
•  Отслеживать промежуточные задачи, которые нужны для достижения важных целей.
• Эффективно организовать свою работу.

Тайм-менеджмент: современный подход

Определение управления временем обычно вращается вокруг способности продуктивно и эффективно его использовать, особенно для работы, бизнеса и учебы. Однако современное видение считает, что тайм-менеджмент — не совсем точный термин. Вы все равно не можете управлять временем — время просто есть. Но вы можете управлять собой, своим вниманием и концентрацией.

Джули Моргенштерн, автор современного похода и ведущий эксперт по производительности труда в США, утверждает, что нам нужно понимать тайм-менеджмент иначе. «Я бы начала с изменения вашего восприятия времени», — говорит она. — «Это неоднозначное понятие, и я учу людей думать о времени как о шкафчике. Это ограниченное пространство, в которое уместится не так уж много. Как только вы визуализируете время, им станет намного легче управлять».

Что такое хорошие навыки тайм-менеджмента

Если вы посмотрите на дни своей жизни как на ограниченное пространство, вроде шкафчика, то начнете понимать, что не все туда помещается. Даже если вы готовы работать по 12-16 часов в день, это все равно ограниченное количество времени. И если вы пытаетесь сделать 15-часовую работу за 12 часов, это тоже не сработает. Вы просто будете разочарованы и снова почувствуете, что сделали недостаточно.

Помочь до конца разобраться с тем, как же эффективно управлять собственным временем в современной интерпретации, помогут следующие советы.

Оценивайте время

Навык хорошего тайм-менеджмента — это когда вы спрашиваете не только о том, что вам нужно делать, но и сколько времени это займет. Задавайте себе этот вопрос по каждой задаче, каждому запросу или делу, и вы сможете решить, что войдет в ваш «шкафчик», а что — нет. Полезно добавить столбец продолжительности в ваш список дел — так вы наглядно увидите эту картину. Как только вы начнете подсчитывать не только количество задач, но и время, которое они займут, — сможете управлять своими обязательствами и принимать более обоснованные решения.

Составляйте временные карты

Временная карта — это образец вашей недели. Вы берете все 168 часов в неделе, каждые 24 часа в день и составляете график. В нем указываете, в какое время вы просыпаетесь и в какое время ложитесь спать. Все, что находится между этими двумя точками, — пространство, с которым нужно работать. Это «шкафчик» на каждый день.

У руководителей есть повторяющиеся встречи. У родителей есть ранний ежедневный подъем и сбор детей в школу. У студентов и учеников есть расписание уроков, длительность которых заранее известна. Но шаблоны могут быть заданы не только внешними обстоятельствами, но и вами лично. Вы можете решить, что вечер пятницы — это всегда время для общения с друзьями, а суббота — день, когда нужно выполнять задачи по дому. Главное — создать структуру, шаблон. Например, составленный список дел на пятницу может включать разные задачи, и они могут изменяться. Но вы точно знаете, что будете заниматься домом каждый вечер субботы с 18:00 до 21:00. Определенная рутина действительно способствует повышению эффективности. Люди любят предсказуемость, и лучше организовать ее себе самому в умеренных пределах.

Шаблоны также помогают определить дисбаланс между работой и личной жизнью. Это опять-таки похоже на шкаф. Если ваши джинсы — на верхней полке, свитера — на средней, футболки — на нижней, то легко увидеть, много ли у вас чего-то в гардеробе или слишком мало. Если же все разбросано, то вы никак не определите, хватает ли вам футболок на каждый день недели или нет.

Точно так же это работает в отношении планируемого дня. Если вы сгруппируете похожие задачи, то будете работать более эффективно и сможете увидеть общую картину. Если одна из категорий монополизирует вашу жизнь за счет других, пора искать способы уменьшить ее влияние, чтобы освободить место для чего-то другого.

Применяйте основные принципы 4D: Delete, Delay, Diminish, Delegate

В буквальном переводе это означает «удаление, задержка, уменьшение, делегирование». Даже если вы предварительно оценили, сколько занимает работа, она всегда «съест» чуть больше времени, чем у вас есть. Именно тогда применяются принципы планирования в менеджменте 4D. Используйте их на работе или дома, чтобы упростить задачу или даже весь список дел.

• Удаление. Спросите себя, стоит ли овчинка выделки, то есть количество затраченных усилий — цели? Может быть, эта задача дублирует уже проделанную кем-то работу или вообще никому не нужна?
• Задержка. Это точно нужно делать сейчас? Можно ли вообще убрать эту задачу или начать ее выполнение позже?
• Уменьшение. Можете ли вы ограничить объем задачи? Достаточно ли будет часовой видеоконференции вместо 12 часов, потраченных на письменный отчет?
• Делегирование. Кто-нибудь еще может это сделать — так же или лучше, чем вы? Может быть, это вообще чьи-то обязанности или достаточно заплатить, чтобы это сделали за вас?

Популярные техники тайм-менеджмента

Приемы — это совокупность навыков. Преимущества использования популярных техник заключаются в том, что эксперты уже проверили их и признали эффективными. Поэтому все, что нужно сделать — это применить их. Мы познакомим вас с ТОП-11 методов управления временем и дадим один бонус — как сочетать две техники в одной.

Техника Эйзенхауэра или матрица управления временем по Кови

Эта техника берет свое начало во времена Дуайта Эйзенхауэра, верховного главнокомандующего во Второй мировой войне и 34-го президента Соединенных Штатов. Его фраза: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно», — положила начало целой теории. Гуру коучинга, Стивен Кови, изложил её основы в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». Кови также предложил использовать матрицу тайм-менеджмента. 

Эта матрица управления временем представляет собой прямоугольник, содержащий 4 квадрата, на которые разбиваются все задачи:

• Срочно и важно. Сначала выполните эти задачи. Примеры: погоня за собакой, если она выбежала на улицу, или восстановительные работы на сервере компании, который недоступен после неудачного перехода на другую платформу.
• Важно, но не срочно. Внесите это в календарь, чтобы сделать позже. К ним относятся такие вещи, как чтение книг для профессионального развития или прохождение курсов дополнительного образования для дальнейшей карьеры.
• Срочно, но не важно. Под эти задачи часто маскируются нежелательные перерывы в работе — например чтение и разбор всей корпоративной электронной почты или поступивших сообщений вместо того, чтобы выключить телефон или компьютер.
• Не срочно и неважно. Эти задачи имеют наименьшую ценность и отвлекают вас от заданных приоритетов. Пример: обсуждение, кто из приглашённых спикеров как одет, затянувшееся на полчаса, вместо решения текущих задач мероприятия.

Чтобы использовать матрицу управления временем, добавьте элементы из списка дел в каждый квадрат по своему усмотрению.

Люди часто обнаруживают, что их деятельность относится, в основном, к квадратам 1 и 3.

Главный совет: постарайтесь не упускать из виду квадрат 2. Задачи этого типа обычно легко решаются, если их правильно «встроить» в свое расписание. Но они могут принести значительную пользу во всех сферах вашей жизни.

Вы также можете использовать матрицу в качестве инструмента для анализа. Сделайте 6 копий и используйте по одной на каждый рабочий день, чтобы отслеживать, как вы проводите время. В шестом экземпляре сложите все еженедельные занятия для каждого квадрата и оцените, какой процент времени вы потратили на каждый из них.

Метод ABC

Изначально техника ABC использовалась для управления цепочкой поставок и помогала определить, какие действия приносят наибольшую отдачу от затраченных усилий. В целях тайм-менеджмента эту технику применяют, группируя задачи по категориям A, B и C. Как и в матрице управления временем, каждая категория имеет свой уровень приоритета:

• A = важно и срочно;
• B = важно, но не срочно;
• C = не важно и не срочно.

Возьмите свой список дел и отнесите каждую из задач к соответствующей категории. Такой тайм-менеджмент — таблица из трех столбцов. Теперь в каждом столбце расставьте приоритеты для каждой задачи. Например, сначала нужно выполнить задание A1, затем A2, потом B1 и так далее.

Техника Парето — время и результат

Эту технику иногда называют «принцип 80/20». Парето описывает любое воспринимаемое явление так: 20% людей производят 80% результатов, в то время как остальные 80% людей только говорят о результатах и судят о действиях других. Этот подход трансформировался в соответствующую технику — сделать 80% результатов за 20% своего времени.

Вы можете применять эту технику в своей личной жизни или при командной команде. Для этого подумайте, какие действия или процессы приносят вам наибольшие результаты. Они и должны стать основой ваших усилий.

Техники ABC и Парето

Часто технику Парето и ABC применяют одновременно. Для этого посмотрите на группу задач А — «важно и срочно» и определите, какие из них вы выполните быстрее всего. Начните именно с них — и вы сможете сделать это за 20% своего времени.

Pomodoro

Pomodoro — техника тайм-менеджмента, названная в честь итальянского слова «помидор». Создана она программистом Франческо Чирилло, который написал известную программу Tomato Timer, чтобы помочь себе сосредотачиваться на важных вещах во время учебы в университете. Суть проста: вы устанавливаете таймер — не обязательно использовать Tomato Timer, на 25 минут и работаете над одной задачей или проектом. Когда таймер срабатывает, вы виртуально «съели» один помидор. Теперь нужно сделать короткий перерыв примерно на 2 минуты. Во время него можно просмотреть сообщения в соцсети или, например, поиграть с собакой. Затем снова установите таймер на 100 минут, чтобы «съесть» 4 помидора. После этого сделайте более длительный перерыв. Комбинация четких отрезков времени, отведённых на работу и на отдых, позволяет меньше уставать и способствует сосредоточению на важных задачах.

18 минут

Эта техника взята из одноименной книги Питера Брегмана «18 минут: найдите фокус, научитесь отвлекаться и делайте то, что нужно». Техника работает так:

• Каждое утро выделяйте 5 минут на то, чтобы решить, что вам нужно сделать в этот день, и что поможет вам почувствовать, что вы чего-то достигли.
• Каждый час посвящайте 1 минуту размышлениям о том, продуктивно ли вы использовали этот час. Учитывая, что рабочий день длится, как правило, 8 часов, в общей сложности вы потратите 8 минут на обдумывание.
• Каждый вечер выделяйте 5 минут на оценку того, что вы узнали и чего достигли за этот день.

Техника домино

Эта техника предложена экспертом Амитом Оффиром в его книге «24/8 — секрет мегаэффективности за счет достижения большего за меньшее время». Предполагает, что со временем одни виды деятельности окупаются в большей степени, чем другие, и предлагает сосредотачиваться именно на них. Наиболее часто цитируемый пример техники домино — написание книги, которая продолжает приносить доход даже после ее завершения. Например, в виде выплат авторских процентов за продажи, приглашений на интервью как эксперта или предложений поработать над другими проектами.

GTD — доведение дел до конца, Get the Things Done

Эта техника организации и управления временем разработана Дэвидом Алленом и описана в его одноименной книге. GTD позиционируется как набор передовых практик, которые дают больше возможностей и позволяют сосредоточиться только на самых важных вещах.

Система тайм-менеджмента по GTD состоит из 5 основных шагов:

• Сбор: соберите все стикеры, бумаги, счета, которые засоряют пространство вокруг вас, и запишите все назначенные встречи, идеи или задачи.
• Процесс: раз в час или чаще бегло просматривайте эти пункты — в том порядке, в котором они добавлены в ваш список или, например, появились в электронной почте. Решайте, что вам с ними делать. Сможете ли вы выполнить эту задачу? Можете ли делегировать ее? Нужно чего-то подождать, чтобы закончить ее, или вы можете отложить ее решение?
•  Упорядочивание: с каждой задачей можно поступить следующим образом — убрать из списка вообще, отправить в файл долгосрочных проектов или добавить в календарь или список текущих дел.
• Обзор: просматривайте свой почтовый ящик, календарь, список дел, долгосрочные проекты или размышляйте о том, что хотелось бы сделать еще, сколько угодно часто. Это позволяет сохранять ясность ума и не беспокоиться о том, что вы что-то упускаете.
• Действие: начинайте или заканчивайте выбранные дела. В отличие от многих других техник, которые советуют в первую очередь выполнять сложные или неприятные задачи, GTD предлагает пытаться делать хоть что-то — то есть браться за решение задач по мере их возникновения.

Timeboxing

Суть этой техники — ограничить время для работы над задачей или проектом. Для этого вы каждый раз устанавливаете конкретную дату начала работы,крайний срок сдачи и укладываетесь в них. Технику можно использовать как самостоятельно, так и при командной работе. Возможно задавать различную временную структуру для управления проектами — включая сроки промежуточной отчетности и сроки постепенного продвижения к четко определенной цели. Если задача небольшая по трудозатратам, она называется спринт — это временной интервал в 1 месяц или меньше.

POSEC

Эта техника тайм-менеджмента часто встречается в бизнес-справочниках и построена на иерархии потребностей по Абрахаму Маслоу. POSEC помогает достичь самоактуализации — этот термин у Маслоу означает закрытие высшей духовной потребности.

Техника такой системы тайм-менеджмента включает следующие шаги:

•  Prioritize — расставьте приоритеты. Определите цели и задачи, расположите их по порядку — первыми должны идти наиболее важные и достижимые за отведенное время.
•  Organize — организуйте. Определите, как рациональнее выполнять повседневные задачи, — например, кормить кошку или покупать продукты.
• Streamline and Simplify — оптимизируйте и упростите. Упростите все дела, которые вы должны делать, но не хотите, чтобы у вас было больше времени и энергии для других задач.
• Economize — экономьте. Безжалостно сокращайте и убирайте из списка дел то, что не нужно делать срочно.
• Contribute — жертвуйте. Достижение целей и задач по POSEC — это не просто зачеркнуть пункт в списке. Каждая такая «галочка» должна идти на пользу обществу в той или иной форме. Это важное условие, при котором вы можете достичь роста. Бессмысленная работа, которая нужна лишь для того, чтобы ее закончить и приняться за следующую, ничего не дает в плане самосовершенствования.

COPE

Американский эксперт по продуктивности Пегги Дункан разработала технику тайм-менеджмента, которая включает в себя следующие шаги:

• Clear — Ясно. Четко обозначьте свои цели.
• Organized — Организованно. Организуйте все, что вы должны сделать.
• Productive — Продуктивно. Расставьте приоритеты для своих задач и целей.
• Efficient — Эффективно. Работайте над завершением приоритетных задач.

Техника сортировки — планирование времени

Эта техника была придумана во время наполеоновских войн и использовалась для определения степени срочности ранений у солдат. Вы можете применить такой подход к любым вопросам организации и управления временем. Для этого определите, к какой из этих 3 категорий относятся ваши задачи:

• Вещи важные, но не срочные. Пример: планирование высшего образования вашего малыша важно, но пока не срочно.
• Вещи, которые являются пустой тратой времени. Пример: научиться укладывать плитку и закупать все необходимые материалы для отделки пола в ванной площадью 4 м2 — пустая трата времени. Если вы не планируете снова и снова укладывать плитку на пол.
• Вещи, требующие немедленных действий. Примеры: если вы — будущий студент, который сдает экзамен ЕГЭ через неделю, необходимо учиться прямо сейчас. Если вы — управляющий магазина, а между покупателем и продавцом возник спор, вам нужно немедленно разрядить обстановку.

Эффективный тайм-менеджмент: ТОП-15 стратегий

Независимо от того, чем вы занимаетесь, эффективная организации времени точно вам пригодится. Мы подобрали для вас 15 стратегий тайм-менеджмента, которые работают вне зависимости от профессии и применяемых техник.

Поймите, что вы не идеальны

Для многих людей одна из самых сложных вещей — признать свое несовершенство. Они думают — если примут все меры предосторожности и распишут все возможные сценарии, то все пойдёт по плану. К сожалению, любой человек с подобным мышлением однажды столкнется с серьезной проблемой, которую «подбросит» реальность. Недавний пример — мог ли кто-то предположить COVID 19 и связанные с ним серьезные ограничения?

Так что отложите все дела и найдите минуту прямо сейчас, чтобы понять: ошибаться и быть несовершенным — это нормально. Помните об этом, даже стремясь улучшить свои навыки тайм-менеджмента. Важно понимать, что даже самые продуманные планы могут измениться или потерпеть неудачу. Подобный подход поможет вам пережить любое незапланированное событие или стресс.

Определите свое продуктивное время

Вы — «жаворонок», «сова» или находитесь где-то посередине? Часто вопрос такого типа может помочь разработать правильную стратегию управления временем. Нужно всего лишь определить, когда вы наиболее продуктивно работаете в течение дня.

«Жаворонок», который может бодро вскочить с кровати за минуту до срабатывания будильника, вероятно, сможет выполнить больше важных дел в начале дня. В то время как «сова» просыпается с трудом, и таким людям нужно больше времени, чтобы вообще приступить к работе. Они обычно могут достичь более высокого уровня продуктивности во второй половине дня.

На какой бы стороне вы ни находились, определите, когда вы наиболее активны, продуктивны и мотивированы. Это и будет самым подходящим временем для интенсивной работы и выполнения большего количества повседневных задач.

Действуйте осознанно: составляйте список дел

Даже если планы меняются, это не значит, что их вообще не нужно строить. Одна из самых эффективных стратегий управления временем — распланировать каждый свой день.

Составление списка дел на день — совсем не революционная техника, но это один из самых действенных способов повысить продуктивность. Например, каждое утро составляйте новый список того, что нужно сделать сегодня. В конце дня подумайте, что вам нужно сделать завтра, а затем набросайте и этот список. На следующий день его можно откорректировать.

Лучшие списки дел включают в себя множество типов задач — например, быстрые и срочные задания, которые могут быть выполнены минут за 10, и начало больших проектов, которые невозможно завершить за пару дней. Ставьте перед собой задачи не только текущего, но и высшего и среднего уровня. Как можно определить, что вам нужно делать, если вы даже не знаете, чего хотите достичь?

Наличие определенного списка дел поможет осознать, над чем вы работаете. В нем буквально изложено все, что нужно выполнить. Соответственно, все задачи, которые появляются за пределами списка, являются второстепенными. И если вы отвлеклись или вас отвлекли, быстрый взгляд на текущий чек-лист напомнит о том, что вы действительно должны делать.

К тому же, ведение списка позволяет визуализировать все свои цели — то, чего вы хотите достичь, а затем пройти все шаги последовательно, вычеркивая их после завершения. Поэтому составьте не только список дел, но и в дополнение к нему — список задач, необходимых для завершения каждого дела.

Убедитесь также, что вы оставили несколько свободных мест в своем ежедневном списке. Это позволит отдохнуть или при необходимости вписать в эти промежутки дополнительные задания без стресса.

Полезные ресурсы

Существует множество программ и сервисов, облегчающих ведение списка дел. Todoist — одно из самых популярных благодаря своей гибкости и простоте. Вы можете использовать и другой онлайн-планировщик — такой как Trello. Пользователям Apple может также пригодиться Things — минималистичное приложение, визуально понятное, с дополнительными функциями.

Расставьте приоритеты: оцените свои задачи

Если составление списка дел — это первый шаг к более эффективному управлению временем, следующим будет определение приоритетов для всех задач — на ближайшие дни, недели и даже месяцы. Приоритеты легко проведут вас через повседневные дела в определенном порядке, гарантируя, что в первую очередь решаются самые важные задачи. При ранжировании задач стоит отдавать приоритет тем, которые для вас наиболее ценны. Выясните, какие задачи и действия имеют наибольшую ценность, то есть окажут самое большое влияние на вас, вашу работу или вашу команду.

Пользу от расстановки приоритетов трудно переоценить. Без этого мы часто в конечном итоге сосредотачиваемся на неотложной, но на самом деле не такой важной работе. Просто потому, что приближается крайний срок. Расстановка приоритетов — самая эффективная защита от соблазна заняться срочными, но несущественными задачами.

Отслеживание будущих задач также позволит распределить рабочую нагрузку так, чтобы избежать чрезмерной занятости или стресса. Вы сможете установить более четкий распорядок дня для достижения повседневных целей и оставаться продуктивным в течение недели.

Но не откладывайте «на завтра» слишком много дел. Если вы это делаете регулярно — спросите себя, почему. Может быть, дело в том, что задачи для вас неподъемны, и проще от них отказаться?

Один из лучших способов начать работу с приоритетами — это составить длинный список всех задач или обязанностей, которые у вас вообще есть. Затем придется потратить некоторое время и разбить их на ежедневные, еженедельные и ежемесячные дела. Как только вы проясните все детали, будет намного легче не только планировать свой список дел, но и концентрироваться на его выполнении изо дня в день.

Полезные ресурсы

Приложения вроде MyLifeOrganized представляют собой ПО для ведения списка дел, но с дополнительными функциями. Они учитывают такие вещи, как крайние сроки сдачи и ваши собственные приоритеты, чтобы помочь рассчитать, что должно быть первым делом в вашем списке. nTask — еще одно полезное приложение, которое позволяет организовывать дела, расставлять приоритеты и отслеживать задачи по мере продвижения.

Сосредоточьтесь на важном: не отвлекайтесь

Несмотря на наилучшие намерения, мы все иногда отвлекаемся. На самом деле сесть и выполнить работу почти всегда труднее, чем должно быть. Нас может отвлечь что угодно — от уведомлений о новых сообщениях в соцсетях до разговорчивых коллег. Да и самую частую проблему — прокрастинацию, еще никто не отменял. Последние исследования показывают, что сосредоточиться заново на той же проблеме после того, как человек отвлекся, занимает около 23 минут. Поэтому нужно эффективно управлять отвлекающими факторами, чтобы не утратить сосредоточенность и концентрацию на задаче.

Ведите дневник, чтобы определить, как вы тратите время. Будьте честными. Так вы увидите время, которое тратите впустую.

Хотя некоторые отвлекающие факторы легко устранить, многие люди даже не осознают многочисленных помех, которые влияют на их рабочий ритм. Распространенными виновниками потери концентрации считаются электронная почта, мессенджеры и соцсети.

Всеми этими факторами можно эффективно управлять с помощью четкой структуры коммуникации. После того, как вы определите источник проблемы, его можно контролировать — например, чтобы вы сами решали, когда отправлять сообщения в Фейсбуке.

Полезные ресурсы

Для выявления и количественной оценки отвлекающих факторов лучше всего подойдут приложения для отслеживания активности. Например, такое как Timely — оно может автоматически записывать время, которое вы проводите на каждом сайте или в приложении. Если же вам просто нужно больше дисциплины, когда концентрация ослабевает, подойдут контроллеры доступа. Такие плагины, как StayFocusd и Mindful Browsing, могут наложить ограничения на доступ к тем сайтам, где вы тратите время впустую.

Ограничивайте время

Структурированный временной график имеет решающее значение для реализации задач, которые вы сами себе поставили. Это помогает ограничить работу какими-то рамками и создает стимул для ее завершения. Ограничение времени — один из наиболее продуктивных способов сделать работу вовремя. Так как это не позволяет одной задаче занять весь день или выполнять несколько дел одновременно.

Люди часто одновременно выполняют несколько работ, полагая, что так делается больше. Но на самом деле все наоборот — мы наиболее продуктивны, когда сосредотачиваемся на чем-то одном. Ограничение времени — продуманный подход к тому, как уделить нужное внимание каждой задаче. Выделяйте небольшие промежутки времени для административных задач — таких как электронная почта, планирование и ответные звонки, и более длительные периоды — для подробной, углубленной или аналитической работы.

Используйте даже короткое время ожидания по дороге на работу или в кабинете врача, чтобы сделать хоть что-нибудь. Просмотрите записи, составьте список покупок и так далее.

Полезные ресурсы

Все, что нужно — это простой инструмент в виде календаря, например Week Plan, чтобы заранее запланировать свое время на неделю вперед, например. В качестве альтернативы можно использовать другое типовое приложение — например, Google Календарь. Он тоже может отслеживать ваши задачи, чтобы помочь оптимизировать время.

Используйте таймер

Как бы странно это ни прозвучало, таймер — одно из лучших средств для управления временем. Установка таймера может быть эффективным способом напомнить о перерывах, установить ограничения по времени и даже повысить продуктивность. Отвести часть дня на «узаконенные» перерывы — бесценно, поскольку они дают возможность отвлечься от дел и не испытывать при этом чувство вины.

Еще одно отличное применение таймера — установить временные ограничения для конкретных задач. Дав себе определенное количество времени для достижения цели, вы заранее настраиваетесь уложиться в срок и в конечном итоге выполнить больше работы.

Полезные ресурсы

Вряд ли тут подойдут громоздкие устройства с будильником — вроде тех, которые используют кулинары для контроля времени выпечки. Существует множество полезных мини-программ — например, таймер Pomodoro, который дал название одноименной технике тайм-менеджмента.

Отслеживайте время

Вы не можете улучшить то, как используете свое время, если не понимаете, как вы его используете на самом деле. Организовать отслеживание элементарно — просто записывайте, сколько минут или часов ушло на ту или иную задачу. Это дает возможность вносить эффективные изменения и обнаруживать скрытые «утечки». Используйте сервисы, которые помогут вам составить график своих задач, организовать напоминания и отслеживать прогресс.

Полезные ресурсы

Тут понадобятся приложения автоматического отслеживания рабочего времени вроде Kickidler или TrackingTime. Они запишут, как вы проводите свое время, и отобразят результаты в соответствующей шкале. Обычно у них нет таймеров для остановки и запуска, и вам не нужно ничего делать дополнительно — просто запустите приложение, и каждая секунда будет зафиксирована.

Используйте инструменты тайм-менеджмента

Один из лучших способов разумно управлять своим временем — это использовать столько инструментов, сколько необходимо. Миллионы подходящих компьютерных программ и приложений для смартфонов могут существенно облегчить вашу жизнь. А уж внедрение глобального инструмента управления временем поможет сэкономить часы и даже дни работы.

Используйте одну из техник тайм-менеджмента, чтобы организовать все свои дела и расставить приоритеты. Сначала попробуйте выбранную технику на тех делах, которые вам неприятно делать, — сработает ли она. Обязательно добавьте хотя бы одно приятное для вас занятие к выбранному «набору» неприятных.

Полезные ресурсы

Пример, заслуживающий внимания, — это программное обеспечение для управления проектами Toggl Plan, которое позволяет создавать все: от контрольных списков дел до графиков. Функции ежедневного, еженедельного и годового списка задач позволят легко планировать их заранее.

Не выполняйте одновременно несколько задач

Последние исследования Стэнфордского университета доказывают — человеческий мозг совсем не приспособлен решать несколько задач одновременно. Знаете ли вы, что многозадачность может снизить ваш уровень понимания прочитанного и общий интеллект более чем на 17%? Для тех, кто думает, что это немного: просто представьте, что зарабатываете на 17% меньше, чем сейчас.

Не выполняйте одновременно несколько задач. Исследования доказывают, что подавляющее большинство людей просто не умеют это делать в силу психологических и физических особенностей мозга.

Помимо уровня интеллекта, многозадачность также снижает производительность труда — в среднем, на 40-50%. Если подумать над этой статистикой, то становится очевидно — можно сделать вдвое больше за рабочую неделю, если работать только над одним делом за один раз.

Полезные ресурсы

Имейте в виду, что такие вещи, как прослушивание так называемой мотивирующей музыки во время работы обычно не считается многозадачностью. Наоборот, при правильном использовании она может повысить вашу производительность и эффективность. Яркий пример — сервис Focus@Will.

Уберите отвлекающие факторы

Почему так важен тайм-менеджмент? Потому что мир полон разных чудес, готовых отвлечь ваше внимание от текущей работы и обязанностей. Вот некоторые из самых значимых отвлекающих факторов на рабочем месте:

• смартфоны;
• социальные сети;
• сеть Интернет;
• электронная почта;
• коллеги;
•  корпоративные собрания.

Вы не всегда можете контролировать расписание корпоративных встреч. Но есть способы избавиться от других отвлекающих факторов, которые могут снизить вашу продуктивность.

Чтобы не отвлекаться на смартфон, погружаясь в увлекательный мир соцсетей, переведите его в беззвучный режим и положите подальше на время работы. А для таких вещей, как электронная почта, просто ограничьте количество заходов — установите точное время, чтобы проверять свой аккаунт, например, 2-3 раза в день.

Что касается общения с коллегами, то это, безусловно, важная часть работы. Но если кто-то регулярно отвлекает вас разговорами и мешает сосредоточиться, стоит мягко сообщить об этом и договориться о времени, когда вы сможете просто поговорить.

Словом, избавьтесь от отвлекающих факторов. Если вам нужно что-то закончить, уединитесь в офисе или дома и игнорируйте внешний мир, включая, может быть, даже электронную почту. Также подумайте о любых частых перерывах в работе, которые вы делаете и которые тратят ваше время впустую, — например, выход на перекур или проверка сообщений в соцсетях. Придумайте методы, как их избежать.

Делите большие проекты на части

Вы когда-нибудь смотрели на огромный проект со смешанным чувством тяжеловеса, которому навесили слишком много «блинов» на штангу? Просто снимите лишнее — и поднимайте вес по частям. Ценный совет для управления временем в большом проекте — разбить крупные этапы и сроки на более мелкие побочные задачи и цели.

Разбивайте задачи и по тематическим группам. Доказано, что эффективность повышается, если человек последовательно выполняет схожие операции. Пример тому — знаменитый сборочный конвейер Ford, где эффективность работника, каждый день выполнявшего одну и ту же задачу, существенно повышалась. Объедините, например, дела по аналитике информации в одну группу, а написание писем и отчетов — в другую.

Когда все будет разделено, можно применять различные техники и подходы — планировать время, расставлять приоритеты и так далее. Но общая картина будет выглядеть гораздо менее пугающей, а приближающийся крайний срок станет более достижимым.

Учитесь говорить «нет»

Вы когда-нибудь видели фильм «Всегда говори «да» с Джимом Керри в главной роли? Сюжет этой комедии построен на готовности главного героя сказать: «Да» любому начинанию после посещения семинара по позитивному настрою. После разных нештатных ситуаций он в конце концов понимает, что излишняя готовность к чему-либо может привести к серьезным проблемам.

Основная мораль истории — не нужно становиться человеком, который всегда отвечает «Да». Если вы видите, что постоянно перегружены работой или увязли в выполнении самых разных обязанностей, это плохой признак.

Скорее всего, придется научиться говорить «нет», когда кто-то в очередной раз просит вас помочь с чем-то. Если вам нужно просто сосредоточиться, тут вам в помощь техники тайм-менеджмента. Но если вы не можете взяться за другой проект или дело без усилий и «ломки», просто не делайте это. Насилие над собой во имя каких-то целей, — не самый лучший способ оставаться эффективным.

Это может открыть для вас целый мир возможностей — например, более эффективно управлять своим временем или повысить ценность выполняемой работы.

Делегируйте работу, когда можете

Делегируйте больше. Это особенно касается владельцев малого бизнеса и менеджеров, но применимо для всех случаев. Если вам некогда сходить в магазин, действуйте как успешный тайм-менеджер — делегируйте эту задачу службе доставки. Если нет времени просмотреть объемный отчет и написать свои предложения, поручите составить краткое резюме по данным другому сотруднику — так не придется читать все 100 страниц. Если у вас «висит» задача с жестким сроком, которую вы точно не сможете выполнить самостоятельно, поделитесь нагрузкой со своей командой и решите ее вместе.

То же самое относится и к задачам, которые поступают тогда, когда вы слишком заняты. Основное правило — не взваливать на себя сразу и все, а искать возможности передать эту работу на аутсорсинг. Казалось бы, это просто — но неумение делегировать приводит к целому ряду проблем со временем.

Это может быть особенно важно для менеджеров и руководителей команд. Поскольку рабочая нагрузка может быстро ложиться на их собственные плечи, если она не распределяется между другими сотрудниками. Чтобы избежать этого, убедитесь, что ваша роль и роли каждого члена команды четко определены. Это поможет понять, кто на самом деле должен обрабатывать каждую задачу по мере ее возникновения.

Перезаряжайте «батарейки»

Учитывайте состояние своего здоровья. Делайте перерывы, отдыхайте и не работайте в отпуске или каждые выходные. Периоды полного простоя и полноценный сон нужны, чтобы вы могли и дальше эффективно работать. Иначе начнется «выгорание» — у кого-то раньше, у кого-то позже.

Многие мировые рынки и отрасли всегда находятся в «боевом» режиме — решают очередные проблемы, прорабатывают следующий вопрос на повестке дня, воюют с конкурентами и так далее. Даже если вы — финансовый трейдер высшего звена, это не повод гореть на работе синим пламенем 24 часа в сутки. Среди всего этого хаоса важно всегда выделять время, чтобы отдохнуть и расслабиться.

Для отдыха разума и тела важен временный уход от повседневной рутины. Он сказывается на вашей способности к сосредоточенности и позволяет сохранять энергию после того, как вы вернетесь к своему рабочему столу или на строительную площадку.

Собираетесь ли вы в поход на выходных или отправляетесь в пляжный круиз с семьей на неделю — не так уж важно. Просто дайте себе немного времени, чтобы подзарядить свои умственные, физические и эмоциональные «батарейки» наиболее подходящим способом.

Выберите 3 стратегии

Сразу изменить 15 вещей в своем сознании и в подходе к делам почти невозможно, если вы, конечно, не киборг. А что если вы просто выберете 3 стратегии из тех, что мы описали, и включите их в свой распорядок дня? Как вы думаете, это изменит ситуацию?

Скажите «нет» несколько раз на этой неделе, пересмотрите свои приоритеты или устраните некоторые отвлекающие факторы, которые снижают вашу продуктивность. Вы будете приятно удивлены, насколько значимые последствия могут повлечь за собой эти небольшие изменения. И только тогда, когда первая «тройка» прочно вошла в ваш повседневный распорядок, подключайте следующие 3 стратегии.

Тайм-менеджмент для удаленной работы: полезные советы

И напоследок — бонус для всех, кто переживает «послековидные» времена. Мы живем в таком мире, где легко дружить с людьми даже на большом расстоянии и целые команды работают удаленно. Часы работы у таких сотрудников, по сути, ничем не ограничены. Поэтому так легко полностью погрузиться в процесс и оставить телефон включенным даже в выходные и праздничные дни. Или впасть в другую крайность — бросить все и отправиться в ближайшее кафе, оставив позади море работы.

Но обычно мотивированные сотрудники на «удаленке» пытаются сделать как можно больше. Если у вас есть и удаленная работа, и склонность хвататься за все подряд — делать столько, сколько можете, стоит остановиться. Кстати, прочитать про то, как эффективно работать из дома, можно в нашем отдельном материале.

Это похоже на поход в ИКЕА. Нужна огромная самодисциплина, чтобы купить там только те 3 вещи, которые вы собирались купить. Большинство людей после посещения этого магазина выходят с полной тележкой — там так много всего, что трудно устоять.

Вам нужно каждый день находить время, чтобы спланировать дела на завтра, на неделю и на месяц. Потом определите, что нужно сделать сегодня, и сосредоточьтесь только на этом. Будьте открыты для любых отвлекающих факторов — но не позволяйте им занимать слишком много вашего времени. Потому что вам вряд ли пригодится полная тележка вещей каждый день. Оставьте только те 3, которые планировали изначально.

А как насчет разницы во времени — явление на «удаленке» очень частое? Допустим, подходит крайний срок проекта. Вашему коллеге в США нужно сделать переводы, чтобы вы в Москве могли опубликовать их в 8 утра. Тем не менее, он работает над задачами в том порядке, в котором они поступали, и до ваших текстов ещё даже не добрался. Именно в подобных ситуациях нужно вести разговор о временных рамках. Без этого люди просто не знают, на что ориентироваться. Они даже не думают об этом. Если вы предполагаете, что они сами все поймут и во всем разберутся, это не так. Более того, они, вероятно, даже не знают толком, сколько времени займет их собственная работа.

Кстати, определять срок выполнения задачи — важно во многих ситуациях, а не только в случае с удаленными командами. Говорить о времени — это еще одна вещь, которую люди обычно не делают. Они просто говорят «ок» и потом пытаются понять, где же найти время на выполнение всего того, с чем так бездумно согласились.

Ключевой навык на «удаленке» — это спрашивать не только о том, что следует делать, но и сколько времени это займет. И принимать ответ на веру без уточнений — тоже не стоит. Если кто-то говорит: «Думаю, это займет у меня 5 часов», — спросите, почему именно так и откуда берется эта цифра. Во время перечисления задач, которые человек планирует выполнить, вы вполне можете увидеть, что он вас вообще не понял: «Я и не ожидаю, что ты сделаешь 40-страничный отчет! Все, что мне нужно, это «выжимка» из 5-6 самых важных пунктов!» Просто задайте правильный вопрос — это поможет сэкономить много времени для себя и других.

Тайм-менеджмент сейчас | Деловой журнал

Работа с командой в удаленном формате тестирует сложившийся подход к тайм-менеджменту на прочность. Часть инструментов просто перестала быть применимыми. Распорядок дня, выстроенный годами, когда есть утреннее время для тренировки, слот в транспорте для прочтения книг, очная калибровка задач с командой — он потребовал изменений.

Челлендж работы из дома — в потере границы частного и рабочего времени. Получается, что в восемь утра ты уже разбираешь почту, готовясь к утреннему чек-ину с командой, поэтому спорт и чтение начинают подавляться работой. Исчезают десять тысяч шагов до метро и обратно. А в восемь вечера все равно может прийти задача, которую ты бы в обычный день оставил в офисе.

Тайм-менеджмент требует серьезного переосмысления.

Раз. Разграничить рабочее и частное пространство и время.

Дома нет кабинета, но дети привыкли сразу, что если отец сидит за компьютером и на телефоне, то не стоит не шуметь. Даже трехлетний сорванец теперь заходит в комнату на цыпочках, смотрит в глаза. За неделю привыкли все трое детей. Старший и средняя учатся. Младший перестал буянить.

Но, разобравшись с детьми, теперь есть сложная тема, где границы. Сейчас получается, что с утра тянешься за компьютером / планшетом, еще не встав с кровати. Вечером держишь их у кровати до конца. Получается реально 12-16 часовой рабочий день. Поэтому со вчерашнего дня я взял и стал класть на ночь всю технику в стол на кухне, чтобы просто организовать сон.

Дальше — больше, нужно сделать завтраки, обеды и ужины как элемент дня. Первые недели на удаленке прошли под лозунгом, что вот сейчас найду кусочек времени между звонками и съем из холодильника. Так не сработает, надо оставлять в расписании гарантированные окна на нормальный обед, иначе будет либо день голода, либо день печенек. Оба вредны для здоровья.

Два. Организация чек-инов с командой.

Management by walking around, когда можешь за неделю обойти практически всю команду, пообщаться по их задачам на месте, больше невозможен. Хороший личный очный контакт ушел. Вместе с ним ушли возможности калибровать задачи на лету в офисе, когда можно сесть и пообщаться очно.

Это нужно компенсировать проактивно. Поэтому без ежедневного чек-ина, когда всю прямую команду собираешь на летучку на звонке на полчаса с утра, уже трудно обойтись. На чек-ине быстро можно сверить таргеты на день или ближайшие несколько дней. А команде позволяет понять, кто в каком цикле задач находится.

Другое, что старый проверенный инструмент еженедельных часовых индивидуальных встреч с каждым прямым подчиненным для детального обсуждения задач, потребовал перелива в онлайн. Мы делаем еженедельные детальные прохождения как и раньше, только теперь формат стал дистанционный.

Три. Баланс тайм-менеджмента и микро-менеджмента.

Удаленка означает для тех, кто с ней ранее был незнаком, что надо ставить задачи, их детализировать более четко и более однозначно. К этому надо привыкать. И как руководителям, и подчиненным.

Задачи, во избежание, переделки, приходится на шажок больше микроменеджить и очень быстро реагировать. Значит, меняется иерархия реакций. Обычная иерархия подразумевает, что почта разбирается раз в день, сообщения по мессенджерам отвечаются за час. Теперь требуется, чтобы почта отрабатывалась раз в час-два, а мессенджеры отвечались как звонки. Сразу.

Также, теперь требуется, если мы договорились о задаче и ее решении, то ее постановка и структура решения подтверждается в переписке. В очной работе это избыточно из-за визуального контакта, но в письменной двойная сверка (поставил задачу и получил подтверждение в ответ). И оперативно сверяется, иначе возникает простой.

Выводы: разграничь, контактируй, детализируй.

Еще на эту тематику из toolkits и публикаций можно прочитать:
Таблетка от микроменеджмента
Календарь как программа
Исполнительская дисциплина

На прошлой неделе опубликовали: От 9% до 90% за десять дней.

Все публикации копируются и выкладываются ботом в канал Телеграм.

Позиция в данной статье является частным мнением автора в частном блоге и не является официальным заявлением или публичной рекомендацией от имени компании-работодателя.

Уровень 6 Управление временем: управление изменениями и тенденциями

Это третья статья из моей серии об управлении изменениями и трансформации бизнеса.

Что такое изменение? Сделать или стать другим.

Люди меняются.

Бизнес трансформируется.

Консультант трансформирует бизнес, потому что он может выставлять счет за час больше, чем зарабатывает только за управление изменениями.

Учителя пытаются изменить учащихся, но преподавание — это та часть, которую они выполняют, учащиеся по-прежнему получают признание за обучение, а обучение можно проводить без учителя.

Пастор или служитель помогает члену своей церкви измениться. Но покаяние можно совершить и без них.

Группа выздоровления от зависимости помогает людям измениться. Попытка измениться в одиночку может быть очень сложной. Но пока человек не захочет измениться, он не изменится.

Тюрьма может помочь заключенному измениться, а может и нет. Настоящие перемены нельзя принудить, хотя у военных есть способ добиться значительных перемен. Истинное измерение изменений заключается в том, сохраняются ли они с течением времени.Временное изменение — это всего лишь приспособление… подделка.

Настоящие изменения — это всегда проект, сделанный своими руками.

В первый день Нового года полтора года назад я написал статью под названием «Управление временем уровня 5: помимо Стивена Р. Кови и Бена Франклина».

В то время я все еще размышлял о потере моего наставника доктора Стивена Р. Кови, который сильно повлиял на всех нас в этой области управления временем и жизнью. Почти ровно за полтора года до этого я написал в Forbes статью, посвященную доктору Ф.Кови в тот день, когда он скончался.

Я часто слышал, как он говорил об уровнях управления временем. Он говорил о том, что он называл менеджментом времени уровня 4. Я много лет думал о том, что он имел в виду под этим, поэтому я попытался дать определение «Управление временем 5-го уровня». Теперь я должен продолжать, потому что многие люди продолжают спрашивать, что такое управление временем 6-го уровня. Я обещал продолжение. Вот краткое описание уровней.

Управление временем 1 уровня управляет вашими минутами.Он составляет список, фиксирующий ваши задачи.

Уровень 2 Управление временем управляет вашим рабочим временем. Это расставляет приоритеты в вашем списке.

Управление временем 3-го уровня управляет вашим днем. Это расстановка приоритетов и ранжирование того, что вы делаете в первую очередь.

Он контролирует течение событий в вашей жизни. События — это основные строительные блоки времени. Он составляет расписание ваших задач с указанием даты и времени и называет их встречами или событиями.

Это тот оттенок, который использовала моя старая компания, Franklin Quest, чтобы изменить мир бизнес-тренингов, обучая нас пользоваться Планировщиком дня Франклина и строить пирамиду производительности.Их основатель Хайрам Смит проповедовал, что контроль над событиями нашей жизни приносит душевный покой. Он еще один замечательный наставник для всех нас, кто работал в Franklin Quest.

Качественная сторона Уровня 3 — это ценности и цели.

Ценности — это границы, в которых вы действуете. А цели — это строительные блоки для продуктивной жизни.

Руководящие ценности — это самое главное в вашей жизни. Что тебе небезразлично. Они могут быть хорошими или плохими. Они относятся к вам и вашей точке зрения.

И Джордж Вашингтон, и Наполеон Бонапарт имели руководящие ценности. Авраам Линкольн и Карл Маркс. Ганди и Гитлер.

Ценности — это то, чем мы живем.

Сегодня общество

оценивает ценность управляющих ценностей на основании результатов, которые они приносят в реальном мире.

Управление временем 3-го уровня помогло бы любому из них и нам в равной степени быть более продуктивными. Я выросла на Ежедневнике Франклина. Даже Evernote, мое любимое приложение, не смог приблизиться к мощности этого кожаного блокнота для чистой продуктивности.Моя последняя статья гораздо глубже посвящена управлению временем 1–5 уровней.

Управление временем уровня 4 управляет вашей неделей.

Д-р Кови проповедовал «Краткий обзор недели — и миссия, видение, роли и принципы».

Миссия — вот почему.

Видение — вот что.

Роли — это кто и где.

Это шляпы, которые вы носите в жизни: Отец, Сын, Супруг, Деловой партнер, Друг, Гражданин, Владелец, Автор, Сосед.

Он учил нас, что управление тем, что действительно важно в нашей жизни, происходит только в том случае, если мы управляем временем, проводимым с теми, кто важен в нашей жизни.

Мне часто об этом напоминали в последнее время.

Еще одним моим любимым мыслителем, помимо доктора Кови, является Клейтон Кристенсен, ведущий профессор Гарвардского университета и мыслитель в области менеджмента, придумавший фразу «разрушительный» из своей книги «Дилемма новатора».

Его последняя книга — «Как вы будете измерять свою жизнь?» — напоминает нам о важности того, кто важнее всего, а не только того, что важно.

Принципы

Кови — это руководящие ценности, сведенные к их качественной сущности.Они не меняются в зависимости от ситуации, это универсальные истины, которые, как он часто утверждал, мы не можем нарушить; мы можем только противостоять им. Они являются необходимым следующим уровнем после Уровня 3.

Концепции уровня 4 сосредоточены больше на эффективности, чем на эффективности, делать правильные вещи больше, чем делать множество вещей: качество важнее количества.

Доктор Кови научил нас сосредотачиваться на том, что важно, прежде чем оно станет слишком срочным. Он верил в «этику характера» или подход «изнутри наружу», а не в «этику личности» или стратегию «вовнутрь» Тони Роббинса и других.

Управление временем 5 уровня управляет вашим месяцем. Это привычки. Это процесс.

Повторяющиеся задачи формируют у людей привычки. Это процесс, который сочетает эффективность и результативность в выполнении в бизнесе. Уровень 5 — это моя фраза, но практики — это универсальные принципы истины.

За годы моей работы в Franklin Quest до слияния с Covey Leadership в Franklin Covey, в цитируемом нами исследовании говорилось, что где-то от 21 до 28 дней постоянно что-то делать что-то стало привычкой.28 дней — это месяц (минимум в феврале.)

Мировой лидер в области управления временем 3-го уровня объединился с мировым лидером в области управления временем 4-го уровня, и теперь их бестселлер и главный семинар называется «4 дисциплины исполнения». Нападающий в книге уместно написан Клейтоном Кристенсеном.

Делать правильные вещи с минимально возможными затратами снова и снова … Исполнение.

Для человека я называю это наполнением резервуаров.

Доктор Кови назвал это внесением вкладов на свой эмоциональный банковский счет.

Я снова отсылаю вас к моей предыдущей статье о проверенной ежемесячной системе о том, как на самом деле наполнять резервуары, отмечая или щелкая дневную диаграмму для отслеживания повторяющихся списков задач. Это привычки человека, процесс бизнеса.

Я снова процитирую другого моего наставника, доктора Чонси Риддла, который сказал: «Наша религия — это совокупность наших привычек».

Я не говорю здесь о церкви, я говорю о том, кто мы на самом деле, что мы на самом деле постоянно делаем изо дня в день, где мы проводим время в течение нашей жизни.

Это действия, которые приносят результат. Повторяющиеся действия с течением времени приносят большие результаты.

Постоянное выполнение чего-либо формирует привычки продуктивности.

Постоянное бездействие порождает привычки лени и хаоса.

Это зависит от нас.

Итак, следующий вопрос.

Как нам улучшать наши привычки с одного уровня на другой?

Как мы выполняем новый план, процесс, новую стратегию?

Как мы трансформируем наш бизнес?

Как мы изменимся?

Управление временем 6 уровня управляет кварталом.Это начало тенденции, начало перемен, новый сезон в жизни и бизнесе.

Это 90 дней или 3 месяца. Это первый источник прогнозной аналитики изменений. Если вы не можете управлять ежедневными, еженедельными и ежемесячными повторяющимися задачами и событиями, вы не можете внести изменения. Процессы, хотя и четко определены, быстро разрушаются без постоянной видимости. Отказ легко предсказать, если процесс затухает.

Вместо того, чтобы просто делать что-то каждый день в течение месяца, он измеряет эту активность каждую неделю в течение трех месяцев.Бейсбольный сезон Высшей лиги длится около двух кварталов, 162 игры, 180 дней, с начала апреля до конца сентября. Затем в конце октября у них будет плей-офф в постсезонье.

Для составления отчетов о тенденции необходимо делать снимок каждый день или каждую неделю и соединять точки, чтобы измерить и проиллюстрировать изменение (или отсутствие изменений) с течением времени. Моя недавняя попытка похудеть с успехом принесла первые 13 фунтов, затем застопорилась на ровной линии тренда… Боюсь, никаких недавних изменений не произошло.

В моем бизнесе InsideSales.com, мы довольно часто сталкиваемся с проблемой, когда компания привлекает нас и использует наше программное решение для увеличения количества телефонных звонков, которые могут быть сделаны их командами продаж и развития бизнеса, или того, как быстро они реагируют на их лиды по входящему маркетингу или насколько они настойчивы в общении с занятыми лицами, принимающими решения, о своих перспективах.

Но они не меняют свою культуру продуктивности.

Они сделали 22 звонка в день, прежде чем использовать новую технологию, и они сделали 22 звонка в день после использования новой технологии.

Все новые технологии в мире не имеют ценности без изменения переменных, необходимых для использования технологии:

• Получение спонсорской поддержки от руководителей
• Согласование плана оплаты с желаемым результатом
• Согласование продаж с маркетингом и информационными технологиями
• Больше звонков
• Быстрый ответ
• Быть более настойчивым
• Четко определяющая стратегия
• Список тестирования и источники свинца
• Предлагаем контент для привлечения потенциальных клиентов
• Повышение квалификации ваших людей
• Отчетность в реальном времени

VitalSmarts может быть компанией, наиболее ориентированной на то, чтобы помогать людям и компаниям меняться.Я взял интервью у Дэвида Максфилда, одного из авторов их бестселлеров «Influencer» и «Change Anything». Я резюмировал их действенную модель изменений.

Первое, что нужно сделать — это принять твердое решение. Следующим было понимание стратегий и тактик, влияющих на изменения. Но ключевым моментом было то, что одного решения (силы воли) недостаточно.

Составление плана изменений — следующий важный шаг.

Уровень 5 учит человека формировать привычку, бизнес — процесс.

Но процесс и привычки приходят в упадок после ослабления внимания, смены собственника и снижения мотивации.

Как вы поддерживаете привычки и процессы более месяца… скажем, на квартал, на два или на год?

Вот где на помощь приходит 6-й уровень управления временем.

Я не могу сосчитать, сколько раз за 10 лет работы InsideSales.com мы сплотили войска, поняли, что процессы, которые у нас раньше были, больше не работают, сформировали новые процессы или воскресили старые и начали заново.

Только для того, чтобы распад произошел снова, как только наступит следующая большая проблема гиперроста.

Упадок процесса может быть одной из самых больших проблем, с которыми мы продолжаем сталкиваться.

Как исправить?

Вот некоторые вещи, которые мы узнали:

1. Хорошо продумайте процесс с ключевыми игроками, которые охватывают организации, затронутые процессом.
2. Обозначьте это четко.
3. Попробуй немного на бумаге.
4. Действуйте быстро.80% улучшений происходят быстро.
5. Систематизировать.
6. Делайте результаты видимыми еженедельно.
7. Сравните ежемесячные выпуски с планом.
8. Четко подотчетность каждому процессу. При проверке подотчетности должна присутствовать вся команда менеджеров.
9. Постоянно координируйте итерацию для улучшения.
10. Финансовое вознаграждение должно быть привязано к ключевым показателям эффективности.

Мы идеальны? Черт возьми нет. Но с каждой итерацией мы становимся лучше.

Великие люди, преодолевшие эту проблему, приносят ключевые составляющие успеха.

Уровень 6 Тайм-менеджмент — кварталы. Это начало тенденций.

Я обозначил другие уровни управления временем в своей модели для последующих статей и обсуждений:

Уровень 7 Управление временем управляет годом; четырехсезонный цикл изменений, завершающийся обновлением.

Уровень 8 Управление временем управляет десятилетием, средний человек получает семь; неделя десятилетий.

Уровень 9 Управление временем управляет 20 годами или поколением от родителя к ребенку.

Уровень 10 Управление временем управляет 50 годами, или чуть более половиной жизни, что называется Юбилеем, то, что доктор Кови называет Наследием.

Уровень 11 Управление временем управляет 100 годами, столетием, поколением жизни; пределы человека. «Четвертый поворот», невероятное исследование циклов истории, освещает четыре поколения, поскольку точечная история повторяется и переживает свое прошлое.Почему? Потому что никто еще не жив, чтобы направить пятое поколение через ошибки, сделанные 4 ^{-м поколением} в восходящем направлении.

Уровень 12 Управление временем управляет 1000 лет, тысячелетием, империей. Думаю, это тайм-менеджмент на уровне Бога. Креационисты и теисты говорят, что есть неделя тысячелетий. Может быть, есть еще много уровней, кроме этого. Я все еще работаю над уровнями 6 и 7.

Надеюсь, у меня будет достаточно времени, чтобы написать еще несколько статей о тайм-менеджменте.Похоже, мне лучше переодеться.

1 ^st статья: Брэд Питт, Oakland Athletics, и Moneyball: все еще модель для управления изменениями, трансформации бизнеса и прогнозной аналитики

2 ^{и статья} : 6 ключей к управлению изменениями: почему одной силы воли недостаточно

Автор: Кен Кроге | Следуй за мной в Google+

Резюме статей Кена Крога в Forbes

Эффективное управление временем — Организация и выполнение приоритетов

Эффективное управление временем

Организуйте и выполняйте в соответствии с приоритетами

Эффективное управление временем — необходимый жизненный навык и важный бизнес-навык.

Чтобы эффективно управлять своим временем, у вас должны быть четко определенные цели и высокий уровень мотивации к их достижению.

Это требует ясности и целеустремленности.

В контексте управления изменениями это становится еще более важным, потому что действуют дополнительные факторы. Лидеру изменений недостаточно действовать целенаправленно и преследовать четкие цели.Успешное управление изменениями требует гораздо более широкого поля зрения, чем типичное выполнение управления по целям.

Эффективное управление временем при лидерстве и управлении изменениями требует четкого понимания сложной и многогранной природы успешных организационных изменений.

Эти темы определяются, развиваются и исследуются на этом сайте, например:

---

---

Эффективные методы управления временем

По моему опыту, эффективное управление временем очень точно и лаконично резюмируется следующей цитатой Стивена Кови:

«Я лично убежден, что лучшее мышление в области управления временем можно выразить в одной фразе:« Организуйте и выполняйте в соответствии с приоритетами ».«

Важность и срочность

Важно понимать, что действительно важно, а не то, что представляется как срочное.

Важные и срочные дела обычно относятся к категории чрезвычайных ситуаций и непредвиденных событий и не должны происходить регулярно. С другой стороны, срочные, но не важные вещи — это расфокусировка и отвлечение.

Успешный лидер или менеджер — и особенно тот, кто участвует в организационных изменениях — найдет время и время, во-первых, чтобы определить, что действительно важно, а затем, во-вторых, обеспечить успешное выполнение этого установленного приоритета.

Промедление — сопротивление эффективному тайм-менеджменту

Несмотря на наши самые лучшие усилия, многие из нас время от времени обнаруживают, что мы не используем свое время эффективно, грубо говоря, мы увиливаемся и откладываем дела на потом. Проще говоря, мы просто не делаем этого — мы откладываем делать то, что делаем то, что, как мы знаем, нам нужно делать.

Существует множество полезных инструментов и техник для эффективного распределения вашего времени и управления им, и вы найдете некоторые из этих ресурсов, перечисленных ниже, но стоит ненадолго остановиться, чтобы подумать о том, что мы испытываем внутреннее — и обычно бессознательное сопротивление делать то, что мы знаем. мы должны делать.

Понимание этого аспекта особенно важно, когда вы руководите организационными изменениями или управляете ими. Вам необходимо знать о своих слепых пятнах и иметь (или развивать) способность определять собственное внутреннее личное сопротивление.

Успешное руководство изменениями и управление изменениями выведут многих — вероятно, большинство — руководителей высшего звена из зоны комфорта, прежде всего, с учетом уровня самосознания и эмоционального интеллекта, который от них потребуется; и, во-вторых, с добровольным отказом от значительной части знакомых им централизованных стилей командно-административного управления.

Кеган и Лахи определяют это как «Иммунитет к изменениям» — вкратце, это ваше личное внутреннее сопротивление (или, как они его называют, «иммунитет») к изменениям, которое рассматривается как «скрытая приверженность» — первопричина, которая соперничает и противоречит вашей заявленной цели.

Таким образом, эффективное управление временем также требует очень четкого понимания того, каковы на самом деле наши бессознательные или скрытые обязательства.

---

---

Ресурсы

Тайм-менеджмент-Центральный.сеть

Анкета самооценки

Стивен Кови — 7 навыков успешных людей

---

Вернитесь из раздела «Эффективное управление временем» к разделу «Запуск процесса управления изменениями».

---

Что такое тайм-менеджмент в управлении проектами?

Управление временем — это управление затраченным временем и достигнутым прогрессом в выполнении задач и мероприятий проекта. Отличное управление временем требует планирования, составления графиков, мониторинга и контроля всей проектной деятельности.По данным Project Management Institute, тайм-менеджмент — одна из шести основных функций управления проектами. Когда некоторые люди говорят об управлении временем в проекте, они также имеют в виду инструменты и методы, используемые для управления временем.

Почему тайм-менеджмент важен в управлении проектами?

У проекта по определению есть официальная дата окончания. Для того, чтобы уложиться в эту дату, каждому проекту нужен график и управление своим временем и временем команды, чтобы обеспечить соблюдение графика.Представьте, что вы решили отремонтировать ванную комнату в своем доме. Вы думаете, что будете делать это в свободное время, поэтому не называете себе дату окончания или не составляете график проекта. Вы также ничего не делаете, чтобы регулярно находить время для ремонта.

Что происходит? Если вы похожи на большинство людей, ответ таков: проходят годы, а ваш «проект» никогда не завершается.

Вероятно, он сталкивается с постоянными задержками, и вы можете столкнуться со следующими проблемами:

• Вы чувствовали себя слишком занятыми, чтобы над этим работать, поэтому вы отодвинули его в конец списка дел
• Вы не вовремя закажите новую плитку и пришлось ждать, пока они придут.
• Вы не смогли найти сантехника и не смогли установить раковину или унитаз после того, как они были доставлены. должны быть забронированы за несколько месяцев вперед
• И так далее

Вот почему так важно управление временем.Без него проекты не будут выполнены вовремя или вообще не будут выполнены.

Семь основных процессов в управлении временем проекта

1. Планирование управления расписанием: Многие ресурсы не упоминают этот процесс при обсуждении управления временем. Но прежде чем вы сможете выполнить другие шаги, вам нужно спланировать, как вы будете управлять своим расписанием. Вам следует ответить на следующие вопросы: Какое программное обеспечение или инструмент вы будете использовать? Кто будет нести ответственность за использование программного обеспечения? Как часто будет пересматриваться расписание? Какие меры контроля будут введены, чтобы гарантировать, что все соблюдают график?
2. Определите действия: Когда у вас есть план управления временем, вы можете идентифицировать и определять свои действия по проекту.Часто иерархическая структура работ (WBS) используется для определения действий и задач в рамках проекта. Также следует определить основные вехи.
3. Последовательность действий: Теперь, когда вы знаете все задачи, которые необходимо выполнить, вы можете начать упорядочивать их в правильном порядке с помощью сетевой диаграммы.
4. Оценка ресурсов: В управлении проектами термин «ресурсы» часто относится к людям. Однако вам также необходимо определить, какие инструменты, материалы, системы, бюджет и другие ресурсы вам понадобятся для выполнения каждой задачи.
5. Оценка продолжительности: Когда вы узнаете, какие задачи должны быть выполнены и что вам нужно для их выполнения, пора оценить, сколько времени потребуется для выполнения каждого действия. Некоторые менеджеры проектов используют PERT (методику анализа оценки программ), чтобы определить их продолжительность, особенно если задействовано множество неизвестных факторов.
6. Разработайте график проекта: Это можно сделать, введя свои действия, продолжительность, даты начала и окончания, последовательность и отношения в программное обеспечение для планирования.
7. Управление расписанием: После создания расписания его необходимо отслеживать и контролировать. Прогресс необходимо регулярно проверять и обновлять, чтобы вы могли сравнивать свою фактическую выполненную работу с планом. Это позволяет увидеть, есть ли области, в которых вы отстаете от графика.

Дополнительная литература:

Управление изменениями во времена перемен

Существенные изменения, будь то быстрые или постепенные, запланированные или незапланированные, могут дезориентировать работников, если они не управляются эффективно.Таким образом, для руководителей предприятий, ответственных за управление изменениями, критически важно избегать любых разрывов с персоналом, когда организация переживает период сбоев и переходных процессов. Неуверенность может легко породить слухи, разочарование, негодование, стресс и страх.

Ориентироваться на кардинальные изменения в вашей организации и отрасли сложно, особенно с точки зрения человеческих ресурсов. Но есть много вещей, которые вы как менеджер можете сделать, начиная с этого момента, чтобы успешно направлять свою команду через изменения.Вот шесть основных советов по управлению изменениями, которые помогут вам на пути к успеху:

1. Общайтесь часто (и стратегически)

Поделитесь со своими сотрудниками как можно более подробной информацией. Сколько будет зависеть не только от ситуации, но и от уникальных потребностей вашей команды. Вы не хотите оставлять свою команду в неведении, даже если у вас есть лишь ограниченные сведения о том, что это изменение, ожидаемое или нет, может означать для организации.

Вы также не хотите делать обратное: перегружать своих сотрудников ненужными деталями.Итак, в качестве первого шага к решению, чем именно поделиться, спросите себя: Какие детали абсолютно необходимы для понимания моей командой, и какая дополнительная информация может быть важна для них также?

Также придерживайтесь фактов при обмене информацией в рамках управления изменениями — не размышляйте о том, что может произойти дальше. Предложение теорий и постановка нереалистичных целей или сроков может подорвать усилия по эффективному управлению изменениями в организации.То же самое можно сказать и о преуменьшении воздействия изменений. Не откровенно заявляя о серьезном характере перемены — даже если вы просто пытаетесь быть оптимистом — вы рискуете подорвать доверие своих сотрудников к вашему руководству в критический момент.

ПОЛУЧИТЬ ПОМОЩЬ ПРИ НАЙМЕ

2. Признавайте чувства сотрудников при управлении изменениями

Опять же, не приукрашивая, подчеркните любые краткосрочные или долгосрочные выгоды, которые сотрудники могут получить в результате изменений. Конечно, не все изменения — это плохо, даже если они меняют статус-кво в вашем бизнесе.

Однако, если трудно найти лучшую сторону в событии перемен, просто подчеркните — и покажите, — что вы все участвуете в этом вместе. Вы можете помочь своим сотрудникам справиться с изменениями, напомнив им, что вы тоже переживаете эти изменения, и разделяете многие из тех же проблем.

Однако не думайте, что вы точно знаете, что чувствуют ваши работники. При развертывании изменений или внедрении новых политик и процессов в ответ на событие, вызывающее серьезные изменения, учитывайте эмоции своих сотрудников.Страх и неуверенность могут привести к снижению морального духа, что может подорвать производительность и удержание персонала, а также желание адаптироваться к изменениям.

Кроме того, не забывайте поддерживать связь со своими сотрудниками на протяжении всего периода изменений. Будьте готовы ответить на вопросы и как можно быстрее поделитесь с сотрудниками актуальными новостями. Если ваши сотрудники работают удаленно, постарайтесь часто общаться с ними по телефону или в видеочате, как индивидуально, так и в команде.

3. Приглашать сотрудников помогать в решении проблем

После того, как вы уведомили своих сотрудников об изменении, предложите им внести свой вклад в то, как лучше всего отреагировать на это, и попросите их сообщить о своих потребностях. Ваши сотрудники, вероятно, устойчивы, и их идеи и взгляды на то, как адаптироваться и даже преуспевать в условиях изменений, могут быть бесценными.

Например, организация удаленной работы была необходимостью для многих предприятий во время пандемии, и теперь некоторые фирмы стремятся сделать эти меры постоянными для некоторых или всех своих сотрудников.Если ваша организация входит в их число, обязательно спросите свою команду, что им нужно для успеха. Какие инструменты и процессы они хотят использовать (или заменить), чтобы они могли эффективно общаться и сотрудничать, продолжать работу и обеспечивать удовлетворение бизнес-потребностей?

Кроме того, постарайтесь привлечь членов вашей команды к инициативам, призванным помочь бизнесу трансформировать или работать более оптимально. Принятие новой бизнес-системы является примером такого рода изменений, которые могут быть постепенными, но также и существенно разрушительными.Постарайтесь вовлечь сотрудников в процесс изменений, дав им задания, которые способствуют достижению конечной цели и могут помочь всей организации адаптироваться к новому.

Позволяя вашим сотрудникам разделять собственность и ответственность за изменения, они будут чувствовать себя лучше. Более того, включение их в решение проблем заставляет их чувствовать себя ценными и важными для будущего успеха компании.

4. Выполняйте планы — но будьте гибкими

Упорство — ключ к адаптации к изменениям.Без приверженности и решимости ваша команда не продвинется далеко в переходе к «новой норме», которую вы просите принять.

Сохраняйте твердость в своих целях и следите за тем, чтобы изменения осуществлялись должным образом. Если части плана, которые вы обрисовали в общих чертах, игнорируются или остаются незавершенными, это означает, что в этих элементах нет необходимости, и сотрудники будут менее склонны воспринимать их всерьез и помогать претворять их в жизнь.

Принимая во внимание приведенный выше совет, вторая часть этого совета по управлению изменениями может показаться нелогичной, но важно держать в фокусе: работая над выполнением планов, вам также необходимо сохранять гибкость.

Будьте готовы изменить свои стратегии, если необходимо, чтобы преодолеть неровности на дороге. Изменение — это процесс. А чтобы эффективно управлять изменениями, вы должны быть готовы время от времени идти в обход, чтобы в конечном итоге ваша команда могла оставаться на курсе и достичь намеченного пункта назначения.

5. Привлекайте ресурсы, чтобы способствовать переменам

В зависимости от типа изменения, которое вашей организации необходимо внедрить или по которому вы будете ориентироваться, вам также может потребоваться привлечь консультационные ресурсы, чтобы поддержать вашу основную команду и продвинуть вперед определенные проекты.Кадровая стратегия, включающая консультантов, дает вашему бизнесу возможность гибко увеличивать и уменьшать количество сотрудников, работающих на месте или за его пределами, по мере того, как бизнес-приоритеты и условия меняются во время и после серьезных изменений.

Для инициатив по стратегическим изменениям или других важных событий, требующих специальных навыков, вы можете полагаться на консалтинговые и управляемые услуги, которые вы можете настроить в соответствии со своими конкретными потребностями. Эти команды могут помочь с широким спектром сложных проектов, от внедрения новых технологий до интеграции после слияния.

УЗНАЙТЕ О НАШИХ УПРАВЛЯЕМЫХ РЕШЕНИЯХ

6. Празднуйте успехи и смотрите вперед

Успешные изменения во многом зависят от командной работы. Так что не спешите отмечать успехи своей команды на протяжении всего процесса изменений и вознаграждать сотрудников, которые делают все возможное, чтобы помочь своим коллегам «сохранять спокойствие и продолжать» во времена сбоев и неопределенности.

И как только ваш бизнес внедрил запланированное изменение — или адаптировался к незапланированному — не прекращайте управлять изменениями.Фактически, среда после изменений может означать, что вы откроете совершенно новую главу в общении с вашими сотрудниками.

Это изменение могло каким-то образом повлиять на вашу организационную культуру, например, поэтому вам нужно будет сообщить о новом видении. Вам также может потребоваться обсудить варианты обучения, в том числе возможности повышения квалификации, чтобы помочь вашим сотрудникам добиться успеха в рабочей среде после изменений.

Когда вам нужно управлять изменениями в организации, общение является важным первым шагом к тому, чтобы дать вашим сотрудникам знания, которые могут принести им комфорт и вселить уверенность.Коммуникация также является важным инструментом на каждом этапе процесса управления изменениями — от оценки чувств сотрудников до признания их вклада в достижение положительных результатов.

Вместе шесть представленных здесь советов по управлению изменениями помогут вам принять упреждающий, продуманный и стратегический подход, помогая вашим сотрудникам успешно справляться со сложными переходами.

6 навыков управления временем, которые помогут вам быть более организованными

Применение правильных навыков и советов по управлению временем может помочь вам стать более организованным и повысить продуктивность.Чем больше этих инструментов вы научитесь использовать, тем больше будете делать каждый день.

Эти 6 навыков тайм-менеджмента изменят вашу жизнь:

Внимательно следуйте им, и вы станете самым продуктивным человеком, которого вы знаете. Изучение этих навыков тайм-менеджмента и организационных приемов должно быть добавлено в план личного развития каждого, потому что они очень эффективны!

Навык управления временем №1: готовьтесь заранее

Во-первых, подготовьте свой рабочий список на следующий день накануне вечером или вечером.

Лучшее упражнение для вас — это спланировать весь следующий день как последнее, что вы делаете перед тем, как прийти с работы домой. Когда вы планируете свой день накануне вечером, ваше подсознание начинает работать над вашими планами и целями, пока вы спите. Очень часто вы просыпаетесь утром с идеями и мыслями, которые применимы к повседневной работе.

Основным преимуществом составления ежедневного списка накануне вечером является то, что это упражнение позволяет вам крепче спать. Основной причиной бессонницы является то, что вы лежите без сна, пытаясь не забыть вспомнить все, что вам нужно сделать на следующий день.

После того, как вы записали все, что вам нужно сделать в своем списке, это проясняет ваш разум и позволяет вам крепко уснуть. Это поможет вам повысить продуктивность в течение следующего рабочего дня. Хотя это может показаться простым, использование списка дел — один из самых действенных советов по управлению временем.

Навык управления временем № 2: Планируйте свое время

График работы снижает стресс и высвобождает энергию.

Сам факт использования ваших организационных навыков для планирования дня, недели и месяца дает вам большее чувство контроля и помогает повысить продуктивность в течение дня.Вы почувствуете ответственность за свою жизнь. Умение распоряжаться своим временем на самом деле повышает вашу самооценку и улучшает ваше чувство личной власти.

Как организовать свои задачи для лучшего управления временем

Навык управления временем № 3: Раннее начало

Чтобы повысить производительность , начните свой день рано. Чем больше времени вы уделяете, чтобы сидеть, думать и планировать, тем лучше вы будете организованы во всех сферах своей жизни.

В биографиях и автобиографиях успешных мужчин и женщин почти все они имеют одну общую черту.У них развились прекрасные организаторские способности и привычка ложиться спать в разумное время и рано вставать.

Многие успешные люди встают в 5:00 утра. или 5:30 утра. чтобы у них было достаточно времени подумать и спланировать предстоящий день. В результате они всегда эффективнее тех, кто спит до последнего момента.

Несколько минут тихого размышления перед тем, как начать какое-либо дело, могут сэкономить вам много часов на выполнение задачи. Когда вы встаете рано и заранее планируете свой день, вы, как правило, более спокойны, рассудительны и креативны в течение дня.

Как структурировать свой день, чтобы быть более организованным (видео)

Навыки управления временем # 4: Настройте свои организационные навыки

Примите решение улучшить свои организационные навыки и использовать файловую систему как дома, так и на работе.

Сегодня 30 процентов рабочего времени тратится на поиск потерянных вещей. Это вещи, которые потеряны, потому что они не были правильно поданы. Вам это кажется знакомым? Есть несколько мероприятий, которые так расстраивают, как тратить свое драгоценное время на поиск потерянных материалов, потому что не думали о системе хранения и поиска.

Самая лучшая и простая из всех файловых систем — это алфавитная система. Вместе с файловой системой у вас должен быть общий список или запись всех ваших файлов в одном месте. Этот главный список дает вам название каждого файла и сообщает вам, где находится файл.

Цели

SMART — еще один отличный способ оставаться организованным и брать на себя ответственность за то, чтобы не сбиться с пути.

Навыки тайм-менеджмента # 5: Повышайте продуктивность за счет прайм-тайма

Организуйте свою жизнь так, чтобы заниматься творчеством во время внутреннего «прайм-тайма».’’

Ваше внутреннее прайм-тайм — это время суток, согласно вашим биологическим часам, когда вы наиболее активны и продуктивны. Для большинства людей это утро. Однако для некоторых это вечер. Иногда писатель, художник или артист может обнаружить, что ее лучшее время приходится на ранние утренние часы

.

Прислушиваться к своему телу и определять свое лучшее время необходимо для достижения всех ваших целей. Если одна из ваших целей — научиться писать книгу, часть вашего лучшего времени следует посвятить планированию, написанию, редактированию и маркетингу книги.

Важно, чтобы вы знали о своем внутреннем прайм-тайме, чтобы вы могли соответственно планировать свои самые важные проекты для повышения производительности. Ваша самая важная работа обычно требует, чтобы вы были на высоте, отдохнули, бдительны и креативны. В какое время дня вы больше всего себя чувствуете?

Вы также должны знать о внешнем прайм-тайме. Это время, когда ваши клиенты или клиенты наиболее доступны. Каждому человеку следует подумать о том, как структурировать свой день как для внешнего, так и для внутреннего прайм-тайма.

Навыки управления временем # 6: Производительность авиаперелетов

Важной областью, в которой важны организационные навыки, являются путешествия, особенно авиаперелеты.

Несколько лет назад Hughes AirWest, региональная авиакомпания, которая когда-то обслуживала западные США, наняла консалтинговую фирму, чтобы сравнить эффективность полетов первым классом с полетами эконом-классом и с работой в обычном офисе.

Они обнаружили, что один час непрерывной работы в самолете эквивалентен трем часам работы в нормальной рабочей среде.Ключевое слово было «непрерывный». Если вы планируете заранее и организуете свою работу перед отъездом в аэропорт, вы можете повысить производительность, выполнив огромную работу, находясь в воздухе.

Надеюсь, вам понравилась эта статья о повышении производительности за счет улучшения организационных навыков. Если у вас есть другие советы по тайм-менеджменту, поделитесь ими ниже.

4 бонусных метода для улучшения ваших организационных навыков

Психологические методы управления временем

1. Используйте силу положительных утверждений
2. Перепрограммируйте свое подсознание с помощью визуализации
3. Найдите время в тишине и мысленно представьте свой идеальный сценарий
4. Представьте, что вы уже превосходны в управлении временем

Чтобы узнать больше о поддержании продуктового образа жизни, посетите мою страницу ресурсов по тайм-менеджменту, где вы найдете множество ресурсов и учебных материалов!

Резюме

Название статьи

6 навыков управления временем для продуктивной жизни

Описание

Брайан Трейси дает 6 советов по управлению временем, которые помогут повысить продуктивность в течение дня и улучшить организационные навыки для более эффективного образа жизни.

Автор

Брайан Трейси

Имя издателя

Брайан Трейси Интернэшнл

Логотип издателя

«Предыдущая запись
Критический фактор успеха: развитие нравственного характера для достижения величия Следующее сообщение »
Формула семи P для успеха в маркетинге и продажах

О Брайане Трейси — Брайан сегодня признан лучшим специалистом в области обучения продажам и личным успехом в мире.Он является автором более 60 книг и выпустил более 500 аудио и видео обучающих программ по продажам, менеджменту, успеху в бизнесе и личностному развитию, включая всемирный бестселлер «Психология достижений». Цель Брайана — помочь вам достичь личных и деловых целей быстрее и проще, чем вы могли себе представить. Вы можете подписаться на него в Google+, Twitter, Facebook, Pinterest, Linkedin и Youtube.

Системный мыслитель — управляйте своим временем как лидер

Многие лидеры жаждут времени.Работая в предположении, что увеличение продолжительности рабочего дня ведет к повышению продуктивности, они заставляют себя и других повышать эффективность, а затем стараются «втиснуть» хорошее и качественное время с близкими. Ожидается, что от работающих людей будут работать в быстром темпе и они будут высокопроизводительными; тем не менее, в то же время существует хроническое ощущение индивидуального и коллективного отставания, менее оптимальной производительности труда и надвигающегося выгорания.

Способность руководителей более эффективно справляться с увеличением нагрузки и выгоранием очень важна, потому что их поведение оказывает значительное влияние на других.Недавние исследования подтверждают, что в условиях стресса люди действуют более оборонительно, принимают менее правильные решения и буквально теряют «исполнительную» функцию своего разума. Это особенно дорого обходится лидерам, поскольку они задают тон своей организации. Их настроение влияет на то, как другие думают и ведут себя, поэтому люди вокруг них также имеют тенденцию реагировать запутанно, защищаться и иначе непродуктивно.

Когда мы спрашиваем наших клиентов, что они знают о том, как управлять временем, они перечисляют многие знакомые подходы: ставить цели, планировать наперед, делегировать, отслеживать обязательства, чтобы гарантировать завершение работы, и создавать управляемые списки «сделать».Когда мы спрашиваем, используют ли они эти инструменты, мы получаем один из двух ответов:

1. Мы делаем все это, и этого недостаточно для того, чтобы соответствовать требованиям, с которыми мы сталкиваемся, или
2. Мы знаем, что должны делать это, но у нас нет на это времени.

Традиционные подходы к тайм-менеджменту полезны при организации работы. Однако одного лишь повышения личной эффективности недостаточно для того, чтобы помочь лидерам решить этот ключевой стратегический вопрос: как достичь высоких уровней устойчивой и долгосрочной производительности, одновременно решая задачу делать больше с меньшими затратами.Мощная динамика на рабочем месте побуждает людей, индивидуально и коллективно, тратить большое количество своего рабочего времени на непродуктивную деятельность. Лидеры должны понимать природу этой динамики и то, что они могут сделать, чтобы изменить индивидуальные и коллективные привычки действий.

Цель этой статьи — помочь руководителям на всех уровнях обновить свой подход к управлению временем, чтобы лучше решать проблемы современного рабочего мира. Ключевые элементы этого нового подхода:

1. Ориентация на устойчивую продуктивность
2. Выявление и сокращение «фантомной рабочей нагрузки» — работы, которую люди невольно создают для себя, сокращая обходные пути или пытаясь избежать важных, трудных задач
3. Инструменты для более эффективного управления временем в четырех сферах лидерства
4. Модель изменения поведения, которая позволяет людям надежно воплощать хорошие идеи тайм-менеджмента — как традиционные, так и новаторские — в устойчивую практику.

Повышение устойчивой производительности

Возможно, наиболее важным допущением, которое ставит под сомнение руководство, является то, что более усердная работа — большее количество часов и больше дней в году — увеличивает продуктивность. Это соблазнительное предложение, потому что упорный труд работает до определенного предела, а за его пределами личные последствия включают снижение работы мозга, повышенный стресс и проблемы со здоровьем, снижение эффективности, а также натянутые или неудачные отношения. Влияние на команды и подразделения также велико: переутомление часто приводит к ошибкам, которые приводят к низкому качеству и доработке; недопонимания и ненужные конфликты; отсутствие инноваций; и обширные, непродуктивные встречи.Последствия переутомления иногда очевидны, а иногда — незаметны, но они коварны и приводят к долгосрочному снижению качества жизни.

Билл, старший менеджер крупной фармацевтической компании, много работал, чтобы не отставать от своих обязанностей, включая руководство несколькими глобальными командами, разрабатывающими проекты по исследованию рынка. Ему нравилось быть экспертом, в котором нуждались люди по всему миру, и он пытался сделать себя доступным для своих коллег. Он гордился тем, что проводит долгие часы на работе и доступен дома.Но когда Мэрилин встретила его, он был в центре жестокого развода и находился под пристальным вниманием своего босса. Он чувствовал, что его тянут во многих направлениях, и ему было трудно сосредоточиться на сути своих обязанностей. Ему также было трудно показать руководство, в котором нуждался его отдел, и он был известен как неустойчивый и ненадежный менеджер. В некоторые дни он был бы удален и недоступен; с другими он будет болтливым и даже многословным. Из-за того, что он был настолько растянут, он позволял своим подчиненным подолгу бегать без присмотра.Затем, когда он выспался или уменьшил отставание, он смотрел на то, что произошло без него. Удивленный или даже шокированный тем, что он видел, он нырял с тонкой расческой, раздражая своих подчиненных и вызывая недовольство тем, что раньше его не было. Чувствуя обиду, он отступал, и неравномерный цикл управления повторялся.

Цена его неаккуратного поведения была высока, но ему было трудно отказываться от просьб о его экспертном совете.Если он собирался выжить в компании, ему пришлось бы глубоко восстановить свою энергию, научиться расставлять четкие приоритеты и выровнять свое управленческое поведение.

Руководители должны думать не просто о повышении уровня труда и производительности, но, прежде всего, о повышении уровня устойчивой производительности. Под устойчивой производительностью мы подразумеваем:

• Делать правильные вещи своевременно, и
• Сохранение и восстановление ресурсов, включая самого себя, хорошее положение с коллегами и клиентами, а также отношения с семьей, обществом и окружающей средой

Опыт показывает, что время — это не то, что можно сэкономить; его можно потратить только более или менее разумно.Один из способов подойти к этому — прояснить, что для нас действительно важно, жить в соответствии с нашими глубочайшими ценностями и служить интересам других, а также своим собственным. С точки зрения лидера, управление временем должно заключаться в том, чтобы помогать себе и другим делать мудрые и зачастую смелые решения, а не делать больше с меньшими затратами.

Снижение фантомной нагрузки

Один из лучших способов повысить устойчивую производительность — снизить то, что мы называем «фантомной рабочей нагрузкой». Фантомная рабочая нагрузка — это непреднамеренная работа, возникающая, когда люди либо выбирают целесообразные, но неэффективные короткие пути, либо избегают выполнения таких важных и сложных задач, как:

• Разъяснение миссии, видения и ценностей
• Задавать вопросы, ставящие под сомнение неоднозначное или нереалистичное
• Выявление и разрешение конфликтов
• Уточнение и оптимизация процессов принятия решений
• Предоставление откровенных и конструктивных отзывов
• Разграничение людей с помощью санкций и поощрений
• Запуск инновационных проектов
• Принятие решений, требующих отказа от инвестиций в программы или проекты

Последствия фантомной рабочей нагрузки включают переделку, недовольство клиентов, хронический организационный конфликт, длительные непродуктивные встречи, трату времени на решение одной и той же проблемы снова и снова и обширные подтверждения.Фантомная рабочая нагрузка выглядит реальной и неизбежной, но она может добавить часы к ежедневной рабочей нагрузке без существенной выгоды. Руководители невольно создают порочный круг, в котором рабочая нагрузка, создаваемая решением этих дополнительных проблем, приводит к усилению давления, что, в свою очередь, приводит к большему стрессу и дальнейшему нежеланию или неспособности выполнять сложные задачи (см. «Фантомная рабочая нагрузка»).

В одном случае спонсор нового проекта в крупной нефтяной компании решил не присутствовать на двухчасовом стартовом совещании по проекту.У него были другие задачи, и он хотел с самого начала уполномочить своего руководителя проекта взять на себя ответственность. Однако встреча прошла не очень хорошо, потому что члены проектной группы из разных частей компании не могли согласовать цели проекта, процессы принятия решений и ответственность. Спонсор впоследствии потратил 120 часов на работу с различными отделами и отдельными лицами, чтобы разрешить неясности и конфликты — в 60 раз дольше, чем на первоначальной встрече!

ФАНТОМ РАБОЧАЯ НАГРУЗКА

В другом примере группа клинической информатики крупной медицинской компании оказалась в ловушке чрезмерных обещаний и недостаточных поставок для своих внутренних клиентов.Руководство группы признало, что у него есть два способа справиться с этим давлением производительности: установить реалистичные ожидания с клиентами или взять на себя обязательства, которые группа не была уверена в своих силах. Было сложно установить реалистичные ожидания, потому что сами клиенты испытывали сильное давление с целью улучшить краткосрочные бизнес-результаты, компания была сильно децентрализована, а новаторскую работу, которую выполняла группа, было трудно оценить. Напротив, многообещать было проще, они вызывали интерес клиентов и ставили перед членами группы вдохновляющие цели.Более того, время от времени, с огромным толчком, группа действительно «вытаскивала кролика из шляпы».

Избегание сложной задачи установления реалистичных ожиданий, которая требовала безжалостного портфолио, а также планирования проекта, привело к непредвиденным последствиям, которые еще больше усилили давление на производительность.

Во-первых, группа находилась в постоянном стрессе, чтобы оправдать в целом нереалистичные ожидания. Поскольку они часто торопились с завершением проектов, они создавали множество ошибок в выпусках своих продуктов, которые необходимо было исправить.Это привело к тому, что на планирование и точную оценку времени ушло еще меньше времени. Им также пришлось вести переговоры о давлении со стороны клиентов, поскольку задержки увеличивались. Когда разочарование клиентов усилилось, доверие к группе снизилось, что еще больше подорвало ее способность пересматривать нереалистичные ожидания клиентов. Более того, усталость и разочарование усилились вместе со стрессом, что еще больше снизило творческий потенциал группы и общую эффективность работы (см. «Чрезмерные обещания и недостаточные результаты»).

ПРЕВЫШАЮЩИЕ И НЕ ПРЕДСТАВЛЯЮЩИЕ

Важные задачи, которых лидеры избегают, обычно бывают трудными, неприятными или вызывают беспокойство.Таким образом, рассмотрение фантомной нагрузки как способа управления временем требует от людей решения сложных задач. От руководителей требуется, чтобы они выходили за рамки выполнения текущих задач по-другому, чтобы заняться тем, чего они не делают. Независимо от того, называют ли они тенденцию «избеганием», «откладыванием на потом» или просто «отказом от решения», лидеры должны внимательно посмотреть на задачи, которые они оставляют без внимания, прежде чем решить, что выгода от отказа от их выполнения превышает затраты. Таким образом, «тайм-менеджмент» становится развитием лидерства.По мере того, как мы сталкиваемся с задачами, которых обычно избегаем, мы укрепляемся, чтобы принимать трудные решения, более изящно противостоять трудным людям и ситуациям и перестаем уклоняться от того, что необходимо решить.

Управление временем в четырех доменах

Полезно думать об управлении временем в четырех областях. Эти области представляют собой духовную, ментальную, эмоциональную и физическую сферы, которые соответствуют четырем ключевым функциям лидерства: мобилизация приверженности, стратегическое мышление, построение отношений и сообщества и организация действий.В таблице «Управление временем в четырех областях» описаны эти функции и связанные с ними задачи управления временем.

Эффективные лидеры должны работать во всех четырех областях, лично или косвенно, через людей, которых они поддерживают. Мы часто создаем фантомную рабочую нагрузку в тех областях, в которых мы наиболее слабы, поскольку именно здесь мы стараемся избегать задач, которые необходимо выполнить. Развитие или даже поддержка слабых сторон не всегда естественны для людей, которые достигают успеха на основе одной или двух сильных сторон.Например, Джек Уэлч был назначен генеральным директором GE из-за его необычайной способности добиваться поставленных целей. Даже во время его раннего пребывания в должности его репутация устранять непродуктивную работу и целые предприятия заработала ему прозвище «Нейтронный Джек». Однако со временем Уэлч понял, что руководство GE требует, чтобы он сосредоточился не только на результатах, но и на ценностях. Он процитировал, что поворотный момент в преобразовании компании произошел, когда он принял неоднозначное решение уволить менеджеров, которые добивались результатов, но не применяли новые ценности организации.

УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЯ В ЧЕТЫРЕХ ДОМЕНАХ

Обязательства по мобилизации

По мнению исследователей Хайке Бруха и Сумантры Гошал, высокоэффективные менеджеры демонстрируют высокую степень сосредоточенности и энергии. Возникающее в результате сильное чувство цели позволяет им использовать ограниченное время с максимальной пользой (в «Остерегайтесь занятого менеджера», Harvard Business Review, февраль 2002 г.). Они опираются на свою целеустремленность, чтобы разобраться с многочисленными требованиями своего времени и нацелить несколько ключевых вкладов, которые они хотят внести.

Напротив, люди, у которых нет достаточно времени для выполнения дел, часто оказываются в реактивном режиме. Если они не связаны со своим чувством цели и ценностями, ими легче движет то, что от них хотят другие, чем их собственное врожденное чувство направления. В мире, где всегда слишком много дел, отсутствие ясной личной цели делает их уязвимыми для попыток сделать все. В результате они часто теряют фокус и сбиты с толку.

Исследование Бруха и Гошала оказывает поддержку менеджерам, которые стремятся жить жизнью, руководимой внутренним компасом, вместо того, чтобы держать руку на пульсе.Знание того, что глубоко волнует, отличается от знания того, что ему нравится делать; действительно, верность своей цели часто дает мотивацию к важным, но трудным действиям. Вовлечение в чувство цели — это практика, а не разовое мероприятие. Возможно, нам придется продолжать задавать вопросы: «Что меня действительно волнует? За что я стою? Что для меня важнее всего? »

Проделав тяжелую и полезную работу по реализации собственного чувства цели, эффективные лидеры интуитивно понимают и формируют общую цель, объединяющую их организации.Когда лидеры направляют людей в своих организациях к формулированию общих ценностей, миссии и видения, они «экономят» время позже, разъясняя руководящие идеи, которые лежат в основе принятия решений во всей организации.

Знание своей цели и целей вашей организации позволяет вам определить уникальный вклад, который вы можете внести. Этот вклад усиливает вашу страсть и таланты в тех немногих местах, где вы можете оказать наибольшее влияние с учетом потребностей и направления деятельности организации.Он становится вашей навигационной системой, помогая вам реагировать на чрезмерные требования, дразнящие возможности, неизбежные кризисы и частые прерывания, которые могут так легко отвлечь вас от вашего пути.

Стратегическое мышление

Уточнение уникального вклада, который вы хотите сделать, позволяет вам установить ограниченное количество целей. Целеустремленные менеджеры обычно работают над достижением одной-трех целей одновременно и дисциплинируют своих непосредственных подчиненных, чтобы они делали то же самое. Ограничение целей может показаться рискованным для руководителей, обеспокоенных упущенными возможностями или движением в неверном направлении.Однако растущие цели часто заменяют здравое стратегическое мышление, разрешение конфликтов и принятие жестких решений. Возникающая в результате двусмысленность, путаница и хронические конфликты обходятся дорого. Переутомление, обида, недоверие и выгорание — одни из самых высоких затрат.

Лидеры, которые знают несколько целей, которые они хотят преследовать, лучше подготовлены к трудным компромиссам, например между:

• Краткосрочные и долгосрочные
• Срочно или важно
• Easy vs.сложно
• Комфортное vs. неприятное

Эти компромиссы трудны, потому что мы часто предпочитаем левую колонку. По иронии судьбы многие менеджеры сообщают, что у них никогда не бывает времени заниматься тем, на чем, по их мнению, следует сосредоточиться, — будь то планирование, поддержка других или оценка эффективности. С этой точки зрения соблюдение приоритетов часто становится актом смелости и ломкой стереотипов, даже воспитанием характера. В книге Стивена Кови по тайм-менеджменту First Things First много внимания уделяется долгосрочным важным по сравнению с краткосрочными срочными задачами.Чтобы развить навыки работы с правой колонкой, мы задаем несколько другие вопросы, когда решаем, на чем сосредоточить внимание:

• Чего я избегаю?
• Что кажется наиболее неотложным и неотразимым, но на самом деле не так уж важно?
• Какими важными задачами я «не занимался» последние несколько дней, недель или месяцев?
• Кого я обвиняю в том, что они не сделали что-то важное? Какова моя роль в этом?

Повышение осведомленности о правой колонке может привести к дополнительным вопросам, которые помогут людям сосредоточиться на том, чего они избегали, что действительно важно:

1. Чего конкретно вы избегаете? Почему?
2. Каковы последствия избегания этого? Насколько это важно на самом деле?
3. Какова ваша цель для ее решения?
4. Какой первый шаг вы собираетесь сделать? К какому сроку?
5. Какой второй шаг вы собираетесь сделать? К какому сроку?
6. У кого вы попросите поддержки?

Поскольку точные оценки времени могут иметь решающее значение не только для успеха проекта, но и для удовлетворения всех участников, их выполнение является важной частью определения приоритетов и планирования.Для этого мы опираемся на предыдущий опыт; научитесь включать такие скрытые факторы, как время сотрудничества, время перехода и работу с непредвиденными препятствиями; и создайте буфер для «сюрпризов». Эти рекомендации могут помочь:

• Выявить и бросить вызов внутреннему и внешнему давлению, заставляющему недооценить, сколько времени займет работа.
• Включите время для подготовки, сотрудничества, перехода и завершения в свои оценки.
• Учитывайте непредвиденные обстоятельства — устанавливайте личные сроки заранее, чтобы обеспечить достаточное буферное время.
• Используйте ретроспективный прогноз как инструмент планирования.

Часто люди говорят, что с культурной точки зрения неприемлемо говорить правду о том, сколько времени занимает проект. Однако определение стоимости недооценки времени может укрепить смелость для получения более точных оценок заранее. Один менеджер сказал: «В нашей компании у нас никогда не бывает времени, чтобы сделать это правильно, но у нас всегда есть время, чтобы сделать это заново». В этом суть фантомной рабочей нагрузки, и правильная оценка времени может существенно ее уменьшить.

Построение взаимоотношений

Доверие и уважение являются отличительной чертой сегодняшних все более сетевых организаций.Установление четких приоритетов, управление трудными компромиссами и эффективное прогнозирование того, сколько времени займет работа, — все это помогает укрепить доверие. Способность брать на себя надежные обязательства снижает эффект домино, вызванный несоблюдением сроков, когда неспособность одного человека выполнить задание вовремя подрывает способность других делать то же самое. Это также избавляет людей от необходимости отвлекаться от своих обязательств, чтобы помочь завершить чью-то работу, что одновременно приводит к потере времени и убийству отношений.

Как бы ни была важна надежность, в некоторых организациях людям сложно сдержать слово.Просьбы о дополнительной работе поступают часто и во многих формах: в виде требований, перерывов, кризисов и возможностей.

Чтобы быть верным себе и своему слову, требуется готовность и смелость сопротивляться тому, чтобы сказать «Да», когда просьба уводит вас от выбранных вами целей или вы не уверены, что сможете выполнить. Сказать «Нет» не рассматривается как вариант во многих организациях. Более того, чтобы угодить другим, люди часто принимают неоднозначные или нереалистичные запросы. Разъяснение характера запроса может быть истолковано как не кооперативное или командное.Например, несколько членов группы клинической информатики считали:

• , «Мне нельзя сопротивляться. Мы знаем, что программисты не пишут шесть часов в день, но мы на это рассчитываем ».
• , «Ожидания клиентов полностью вне нашего контроля».

Более того, в организациях, которые ценят занятость выше эффективности, призывать других держать свое слово может быть столь же непопулярным. Как мы привлекаем людей к ответственности за опоздание на проект или встречу, когда мы знаем, насколько мы все напряжены?

Несмотря на соблазн ответить «да» на запросы, помогает выиграть время, прежде чем подумать о следующем:

1. Соответствует ли выполнение запроса вашим личным намерениям, навыкам и ресурсам?
2. Если запрошенная работа напрямую не поддерживает ваши цели, создает ли она достаточный социальный капитал, который позволит вам добиться успеха в выбранных вами путях?
3. Это запрос SMART? (Этот фреймворк основан на работе Фернандо Флореса.)

• S Особые: детали четкие
• M Измеримый: каждый понимает стандарты запрашивающего
• A Достижимо: запрос возможен
• R Реалистично: можно удовлетворить запрос
• T Ограничено по времени: есть четкие даты завершения и промежуточной коррекции

Следующие вопросы дополнительно подтверждают упорную работу по заключению эффективных соглашений:

• Когда и с кем вы считаете, что не можете уделить время разъяснению характера запроса?
• Когда и с кем вы переусердствуете (клиенты, коллеги, начальство)?
• Какие убеждения и образ мышления заставляют вас браться за неоднозначную работу, в которой вы не уверены, что сможете выполнить?

Наконец, важно отметить, что есть варианты между ответом на запрос безоговорочным «Да» или «Нет».Иногда наиболее ответственный ответ — тот, который лучше всего учитывает потребности другого человека, а также ваши возможности, — может быть:

• Попросите разъяснений; убедитесь, что вы получили SMART-запрос.
• Предложите проверить свои ресурсы и вернуться к запрашивающему через указанное время.
• Сделайте встречное предложение, которое, по вашему мнению, все еще может удовлетворить потребности запрашивающего.
• Разъясните компромиссы, которые вы видите, и совместно решите проблему.

Обратной стороной надежных обязательств является обеспечение того, чтобы другие соблюдали свои договоренности с вами.Менеджеры часто избегают делегирования полномочий, потому что чувствуют, что могут делать работу лучше или быстрее сами. Это может быть правдой, но это означает, что менеджер не создает условий для успеха других. Более того, если делегируемая работа повторяется, преимущества, полученные со временем, если вы не выполняете ее самостоятельно, должны перевесить предварительную работу, связанную с обучением кого-то еще.

Следующие рекомендации помогут вам укрепить мнение других:

• Помните, что для получения поддержки от других требуется четкое и регулярное двустороннее общение — как в начале, так и в течение всего срока действия обязательства.
• Убедитесь, что ваши собственные запросы являются SMART.
• Дайте людям возможность задать вопрос или изменить запрос.
• Найдите время, чтобы отслеживать прогресс, оказывать поддержку, когда вас об этом просят, и поощряйте учиться на неудачах, а также на успехах на этом пути.

Встречи также отнимают уйму времени. По мере того, как организации становятся все более плоскими и объединенными в сети, в дополнение к более традиционным внутренним собраниям, кажется, требуется проводить множество встреч между подразделениями.Между бесконечными встречами и перепиской по электронной почте многие обеспокоены тем, что у них остается очень мало времени для продуктивной работы.

Повышение продуктивности собраний, включая оценку необходимости их проведения, является важной частью управления временем. В то же время мы думаем, что увеличение количества встреч в сегодняшних организациях также требует второго, более всеобъемлющего ответа. В организациях наблюдается такое постоянное движение, что в некоторых случаях собрания заменяют организационную структуру и организационные нормы.Целевой группе в масштабах всей организации может быть поручено оценить, как организация использует собрания в целом, измерить их эффективность, обучить руководителей и руководителей сетей, чтобы лучше использовать этот важный ресурс, и одновременно определить, какие собрания можно полностью исключить или заменить альтернативными формами коммуникация. Одно частичное решение, используемое некоторыми компаниями для уменьшения заторов на встречах в сегодняшних сетевых структурах, состоит в том, чтобы сегментировать типы встреч и запланировать все встречи аналогичного типа на одни и те же дни или недели.

Наконец, когда мы смотрим на то, как отношения влияют на способность людей управлять временем, мы хотим привлечь внимание к самым важным отношениям — отношениям каждого из нас с самим собой. Наш жизненный опыт — это наш ключевой ресурс «тайм-менеджмента». Когда мы чувствуем себя бодрыми и живыми, мы можем встретить нашу работу с силой и энергией. Когда мы тащимся за собой, наша лучшая надежда — пережить день. Один коллега говорит: «Когда я хорошо отдохнул и в хорошей форме, я могу за четыре часа сделать то, что в противном случае у меня заняло бы восемь.”

Легко пренебречь заботой о себе во имя продуктивности, но работать усерднее и дольше не становится продуктивнее после определенного момента. Забота о себе важна для поддержания радости и приверженности работе. Утверждение ценности заботы о себе бросает вызов нашим ментальным моделям. Например, один руководитель, который посещает дневные занятия йогой в своем банке, говорит своему коллеге: «Я ухожу, чтобы повысить свою продуктивность». Другие компании вынуждают своих сотрудников брать отпуск, ограничивая доступ к электронной почте в определенные периоды года.

Джим Лоер и Тони Шварц, которые много работали как с руководителями высшего звена, так и с профессиональными спортсменами, пришли к выводу, что энергия, а не время — самый ценный ресурс человека (The Power of Full Engagement, Free Press, 2003). Они рекомендуют способы мобилизации энергии в четырех областях — духовной, умственной, эмоциональной и физической, — которые соответствуют четырем областям лидерства, описанным здесь. Развитие периодов самообновления в течение дня, таких как пятиминутные перерывы на растяжку, может продлить и увеличить энергию.Для многих самый важный источник обновления — это семья. К сожалению, потребности в работе часто проявляются дома, где люди чувствуют себя более комфортно, выражая негативную энергию, которая накапливается в течение дня. Отношение к семье и дружбе как к второстепенному или даже как к свалке угрожает самой поддержке, которая необходима многим людям для поддержания устойчивой продуктивности на работе.

Обновление на всех уровнях — ключ к поддержанию интереса к работе и жизни. Перерывы для ухода за собой в течение дня, недели и года необходимы для того, чтобы максимально использовать имеющееся у нас время.

Организация действий

Принятие мер неизбежно приводит к естественному беспорядку: бумаги и книги раскладываются на поверхности, электронные папки и файлы открываются, записываются заметки и т. Д. Критическим моментом в отслеживании информации и «вещей» является то, что мы делаем после того, как мы создать беспорядок. Складываем ли мы вещи в места, откуда мы можем легко их достать, или мы позволяем временному хаосу расширяться до бесконечности? Убираем ли мы свои творческие беспорядки или создаем токсичные? Честно ответить на эти вопросы может быть особенно сложно для руководителей, которые видят общую картину и не хотят беспокоиться о деталях.

Может быть полезно помнить, что эффективное лидерство включает не только идеи, но и реализацию, и что реализация заключается в деталях. Люди могут добиваться великих дел, не заботясь о некоторых основах, но может наступить время, когда потребуется обращение к фундаментальным организационным навыкам.

Организация действий означает создание полезных, работающих систем и привычек для быстрого доступа к информации, отслеживания обязательств и эффективного управления электронной почтой. Целью хорошей файловой системы является поиск, а не хранение.После того, как вы настроите значимые категории и найдете элементы, по которым их можно будет быстро снова найти, важно выработать практику регулярной сортировки файлов. Хотя это может показаться пустой тратой времени, поиск потерянных вещей тратит больше зря. Согласно одному исследованию офисов, 15 процентов бумаг регулярно теряются безвозвратно, и каждая потерянная бумага обходится бизнесу в среднем в 120 долларов.

Первоначальное отставание огромно. Начало сортировки груды накопившихся бумаг может вызвать беспокойство, потому что они часто являются скоплением невыполненных решений, проектов, от которых нужно отказаться, или путаницы в задачах.Груды есть, потому что мы не хотим с ними иметь дело. Помните о своей цели и видении управления временем. Заручитесь поддержкой исполнительного помощника или профессионального тренера по организационным вопросам. Повторяющиеся короткие усилия (например, 10–30 минут в день) могут устранить громоздкие сваи. Выработка привычки регулярно подавать документы — один раз в день, неделю или месяц — предотвращает возврат кучи.

Вторая организационная задача — отслеживать обязательства, которые вы принимаете перед другими и другие перед вами. Лидеры берут на себя обязательства во многих местах в течение дня.Мы рекомендуем сразу же размещать их в письменном виде, а затем, не реже одного раза в день, собирать в одном месте. Каким бы ни был состав списка, важно выбирать разумное количество пунктов на каждый день до того, как спадет ажиотаж — в идеале — накануне вечером или перед тем, как открыть электронное письмо утром. Наконец, мы рекомендуем руководителям проводить еженедельный обзор, чтобы обновить свои обязательства и убедиться, что другие выполняют свои обязательства перед ними.

Электронная почта стала благом и отравой для многих людей в организационной жизни.Это устройство, экономящее время, которое, наряду с сотовыми телефонами и Blackberry, по иронии судьбы оставило нам меньше свободного времени, чем когда-либо прежде. Один недавний клиент назвал это «безликим способом бездумного делегирования полномочий». Мы обнаружили, что некоторые люди могут наиболее эффективно использовать электронную почту, если они следуют определенным правилам, например, тем, что изложены в разделе «Управление электронной почтой». Руководители также несут ответственность за помощь своим командам и организациям в создании эффективных протоколов электронной почты.

Изменение поведения

Практики тайм-менеджмента — это привычки мысли и действия, которые требуют времени и усилий для изменения.Задача состоит в том, чтобы изменить некоторые очень личные способы существования в этом мире. Хотя личные изменения по определению индивидуальны, мы предполагаем, что следующие семь шагов могут помочь процессу (см. «Изменение поведения»).

ИЗМЕНЕНИЕ ПОВЕДЕНИЯ

Знайте свою цель для изменений

Установление мощной цели для изменений является ключом к поддержанию энергии и мотивации для внедрения новых практик. Спросите: «Каковы затраты на продолжение такого пути и каковы преимущества изменений?» Цена неправильного использования времени может быть очень высокой: нанесение ущерба репутации на работе, потеря здоровья и благополучия, а также дестабилизация любовных отношений.Трудно нести эти расходы; тем не менее, боль может привести к приверженности к более устойчивому образу жизни. Выявление преимуществ перемен также может быть мотивацией: среди них могут быть более стабильная семейная жизнь, лучшее здоровье, чувство благополучия и больший успех в работе.

Создайте свое видение

Visioning помогает людям найти новое направление, которое избавляет их от сегодняшних проблем. Его часто используют для описания долгосрочного стремления к общей картине. Спортсмены используют зрение, чтобы представить себе желаемые высокие результаты в конкретном соревновании.Visioning — полезный инструмент для пересмотра реальных дней и недель. Без представления о желаемой повседневной жизни легко потеряться в ежедневных стрессах. Вот несколько хороших вопросов для видения: «Какими бы мне хотелось, чтобы мои дни были? Как я могу представить, что чувствую себя на вершине своей работы и полон энергии? С какими деталями рабочего дня я хотел бы работать по-другому? »

УПРАВЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ

1. Сосредоточьтесь на своих стратегических приоритетах на день, прежде чем отвечать на электронную почту.
2. Ограничение времени в течение дня для проверки электронной почты.
3. Немедленно отбросьте все обезличенные и не относящиеся к делу сообщения.
4. Кратко отвечать на сообщения, требующие немедленного ответа.
5. Используйте протоколы темы, чтобы ускорить общение.
6. Поместите все сообщения электронной почты, связанные с информацией, в папки, которые вы создали для этой цели.
7. Хранить в папке «Входящие» только активные сообщения.
8. Выделяйте время ежедневно или еженедельно для работы со сложными ответами.
9. Очищайте свой почтовый ящик каждую неделю.
10. Попросите людей удалить вас из своих списков рассылки, которые больше не подходят.
11. Не пишите сообщения, когда вы расстроены, и не используйте электронную почту для конфиденциального общения.

Подводя итоги текущей реальности

Многие люди ломают голову над тем, как трудно контролировать свое время. Они стараются хорошо распоряжаться своим временем, но внешнее давление всегда подавляет их. Часто эта дилемма возникает из-за того, что они никогда точно не оценивали источники своих проблем с временем. Они говорят: «Это мой начальник. Здесь культура. Это все эти встречи.Это мой Blackberry «. Поскольку эти ответы кажутся правдивыми, они не чувствуют необходимости спрашивать их глубже.

Оценка текущей реальности включает признание культурных, организационных и личных факторов, влияющих на вашу рабочую нагрузку; точно описывающий ваш текущий рабочий день; и выявление основных убеждений и предположений, определяющих, как вы проводите свое время. Это требует личной ответственности за то, как обстоят дела, — признания как сознательного выбора, так и бессознательной реакции на внешнее давление.

Люди часто избегают изучения своих проблем с тайм-менеджментом, потому что чувствуют, что у них нет времени посмотреть, как они себя ведут. Удивительно, однако, что самонаблюдение не требует дополнительного времени. Требуется готовность активировать внутреннюю свидетельствующую часть себя. Когда вы приподнимаете завесу ярлыков, суждений и иллюзий, приемлемое соединение с реальностью может быть весьма удовлетворительным. Для многих людей очень важно начать просто наблюдать и познавать себя, не усиливая громогласные внутренние голоса, не защищаясь и не стыдя себя.

Подведение итогов на уровне организации включает в себя разработку системной диагностики коренных причин, лежащих в основе проблем организации с течением времени. Например, «Чрезмерно многообещающие и недостаточно эффективные» проливают свет на причины, по которым группа клинической информатики чувствовала такой стресс и нехватку ресурсов. Это помогло им честно поговорить об их ответственности за создание динамики, которую они испытали, и рассмотреть альтернативные ответы на давление в масштабах компании.

Получить поддержку

Служба поддержки

помогает нам часто вносить серьезные изменения, связанные с перераспределением нашего времени.Это может уменьшить чувство изоляции — ощущение того, что вы единственный, кто борется с этими проблемами. Это может обеспечить подотчетность или воодушевление, когда дела идут плохо. Одна из мощных форм поддержки — это признательная конфронтация: «Вы очень креативны, дальновидны и прекрасно работаете во многих отношениях, но я не верю, что вы уложитесь в наши сроки. Важно, чтобы мы работали вместе по-разному ».

Разговоры о неорганизованности или плохих привычках тайм-менеджмента — сугубо личное.Таким образом, получение поддержки должно осуществляться осторожно. Поддержка перемен помогает противостоять тому типу поощрения, который укрепляет наше текущее поведение. «Вы ведь не уходите рано, не так ли? Нам так много предстоит сделать ». Или: «Не могу поверить, что вы сделали это раньше срока. Вы уверены, что все покрыли? » Или: «Вы работали до десяти вчера вечером. Желаю, чтобы у всех была твоя преданность ».

Определение стратегий для управления временем

Мы рассмотрели множество стратегий управления временем.Но, конечно, есть еще много чего. Стратегии управления временем варьируются от разъяснения миссии, видения и целей до умелого управления списками дел, телефонными звонками и программным обеспечением, таким как Microsoft Outlook. Ключевым моментом является реализация нескольких стратегий, дающих большие возможности для изменений.

Принять эффективные меры

В «Человеке в поисках смысла» Виктор Франкл заметил: «Недостаточно просто наблюдать за собой; мы действительно узнаем о себе, когда предпринимаем действия для достижения значимой цели.”

Действия в этой структуре включают тестирование и эксперименты. Не существует универсальной стратегии управления временем. Ключевой вопрос: «Что вам подходит? Как вы опробуете стратегию и адаптируете ее под себя? » Главное — искать рычаги воздействия и наиболее эффективные изменения. Например, один из наших клиентов решил, что больше сна значительно улучшит его работоспособность. Он пытался сэкономить время, меньше спал, но это имело неприятные последствия, потому что его послеобеденное время было непродуктивным.Другой клиент решил перестать работать дома после обеда. Работа, которую она выполняла поздно ночью, всегда была низкого качества, и ее всегда приходилось переделывать. Третий клиент решил попробовать еженедельный обзор в пятницу днем.

Принимая меры по изменению самих себя, мы должны помнить, что изменения могут быть медленными. Это часто требует повторения и повторения обязательств, как обучение любому новому поведению. Здесь важно не отказываться от изменений, а попробовать снова — и снова, если необходимо. Ставки слишком высоки, чтобы сдаваться.

Погрузитесь глубже

Решение об изменении по своей сути подозрительно. Мы продвигаемся вперед только для того, чтобы обнаружить все причины, по которым нам изначально было лучше. Библейская история исхода евреев из Египта убедительно указывает на то, что люди, приученные к рабству, предпочли бы остаться в рабстве, чем рискнули бы стать свободными. В своей книге «Как то, как мы говорим, может изменить образ нашей работы», Роберт Кеган и Лиза Лэхи вводят термин «конкурирующие обязательства», чтобы зафиксировать выгоды, которые мы испытываем в нынешних условиях, и затраты, которые нам, возможно, придется понести для достижения поставленных целей. результаты, которые мы хотим.

Чтобы новое поведение закрепилось, необходимо прояснить преимущества отсутствия изменений и стоимость изменений, а затем проверить, действительно ли эти факторы столь же сильны, как выгоды от изменений и затраты, связанные с отсутствием изменений. Например, Бет, член группы клинической информатики, согласилась со своим руководителем относительно рисков, связанных с отказом от запросов клиентов. Однако она решила проверить свои предположения, попросив клиентов дать им определенное время, чтобы дать им тщательно продуманный ответ о том, что она может — и не может — предоставить.Она обнаружила, что, в то время как некоторые клиенты считали ее не желающей сотрудничать, другие уважали ее профессионализм. Она решила продолжить свое новое поведение, решив, что затраты окупаются.

Сводка

В сегодняшнем мире 24/7 лидерам необходимо сосредоточиться на обеспечении устойчивой производительности себя и сотрудников своих организаций. Им нужно думать о тайм-менеджменте как о дисциплине принятия мудрых, а иногда и трудных решений, а не как об упражнении по достижению большего с меньшими затратами.Они могут сделать это, выявляя и сокращая фантомную рабочую нагрузку, используя многочисленные стратегии для более эффективного управления временем, задействуя другие ресурсы, помимо времени, для повышения производительности и эффективности, а также вовлекая себя и других в процесс изменения поведения. Их жизни и жизни других людей зависят от их способности управлять этим драгоценным ресурсом.

Мэрилин Пол, доктор философии ([email protected]), и Дэвид Питер Стро (dstroh @ bridgewaypartners.com) являются принципалами Bridgeway Partners (www.bridgewaypartners.com). Они обладают более чем 40-летним опытом консультирования коммерческих, общественных и социальных организаций по всему миру. Особые интересы Мэрилин — это тайм-менеджмент, дезорганизация и системное управление нагрузкой. Она является автором известной книги «Трудно что-то изменить, когда не можешь найти свои ключи» (Penguin Compass, 2004). Дэвид был соучредителем Innovation Associates, новаторской консалтинговой фирмы в области организационного обучения.Его опыт заключается в дальновидном планировании, развитии лидерства, системном мышлении, организационном дизайне и управлении изменениями. Эта статья впервые появилась в «Размышлениях: журнал SoL о знаниях, обучении и изменениях», том 7, номер 4. Здесь она перепечатана с разрешения. Для получения дополнительной информации о SoL и ее публикациях посетите www.solonline.org.

12 основных советов по управлению временем, которые изменят вашу жизнь

Несмотря на мотивацию и готовность к большим изменениям в жизни, мы часто сталкиваемся с простейшими задачами.И наша проблема не обязательно в прокрастинации и не в страхе предпринять какие-то действия для реализации наших мечтаний. Нет, иногда проблема лежит ближе к поверхности, чем мы могли себе представить. Проблема в тайм-менеджменте.

В каждом году нашей жизни всего 365 дней (да-да, я знаю високосные годы), и, к сожалению, никто в этом мире не становится моложе. Хотя у кого-то может быть много свободного времени, люди, которые хотят добиться успеха, поймут истинную природу времени.Они видят реальную ценность часов, которыми они живут, и то, что целый год может пройти в мгновение ока. Как следствие, их успех и продуктивность во многом зависят от эффективного управления временем.

К счастью, тайм-менеджмент — это то, что каждый из нас может легко освоить, если только захотим. Все, что нужно для продуктивной работы, — это знать некоторые из самых фундаментальных советов по тайм-менеджменту и уметь применять их на практике. Ниже я поделюсь списком советов, которые я считаю наиболее эффективными для повышения производительности.Прелесть этого списка в том, что вы можете приступить к его реализации, читая этот пост.

1. Сделайте свой день длиннее.

Для тех из вас, кто любит поспать до полудня, это может быть самый трудный совет из всех. Это тоже, наверное, самый важный из них.

В нашем дне очень много часов, и чем дольше мы спим, тем меньше часов у нас остается на достижение. Поэтому наиболее логичным решением будет сделать день максимально длинным.

Для некоторых из вас это может означать сон только 8 часов в день, а для некоторых из вас это может означать сон 6 часов в день.Это зависит от того, сколько вы можете взять. Вы должны поэкспериментировать и найти оптимальное количество, которое вы можете позволить себе спать без ущерба для своего здоровья.

2. Перенести день на утро.

В свободные дни многие из нас предпочитают ложиться поздно ночью и вставать как можно позже. Я заметил, что чрезвычайно эффективным является перенос вашего дня в более ранние часы. На практике это означает как можно раньше ложиться спать и как можно раньше просыпаться.

Для большинства из нас наши утренние мысли кажутся более «свежими», и наша способность мыслить также больше. Вы, наверное, заметили, что чем темнее и ближе к ночи, тем более ленивыми мы становимся и тем уютнее нам хочется. Чтобы это исправить, постарайтесь лечь спать достаточно рано. К этому нужно немного привыкнуть, но оно того стоит. Большую часть недели я просыпаюсь уже в 4 часа утра. И хотя вам не нужно вставать так рано, это невероятно, когда вы успеваете сделать так много вещей к тому моменту, когда другие только встают с постели!

3.Ритуализированная изоляция.

Вы когда-нибудь отвлекались на телефонные звонки, электронные письма или сообщения в социальных сетях во время выполнения важной задачи? Я абсолютно уверен, что да! Этот тип отвлечения особенно опасен, когда мы во что-то погружены — когда мы находимся в состоянии потока. Такое отвлечение может вывести нас из того состояния, в которое мы, возможно, уже не сможем вернуться. Это не только очень раздражает, но также лишает возможности написать идеальное эссе, создать наши лучшие иллюстрации, выступления и т. Д.

Убедитесь, что вы выключили все электронные устройства. Если вы знаете, что вы можете понадобиться кому-то во время работы, заранее расскажите им о своих планах. Скажите им, что вы будете заняты и что вы перезвоните им, когда закончите. Прежде чем работать над чем-либо, крайне важно изолировать себя от внешнего мира, и поэтому это должно стать ритуалом.

4. Установка таймера.

Когда я знаю, что хочу работать продуктивно, я всегда устанавливаю таймер. Я не знаю, в чем конкретно заключается наша психология, но всякий раз, когда мы создаем себе ограничения, все становится реальным.

После того, как вы изолировали себя от внешних отвлекающих факторов, установите для себя временные рамки. Что я считаю наиболее эффективным, так это 50 минут работы, за которыми следуют 10 минут перерыва. Вы можете повторять это столько раз, сколько хотите, но убедитесь, что вы делаете именно то, что обещаете себе, что в данном случае составляет 50 минут очень сосредоточенной работы, а затем, независимо от обстоятельств, 10-минутный перерыв. . Попробуйте это, и вы заметите, как качество вашей работы взлетит до небес!

5.Заблаговременное планирование и постановка целей.

Еще один очень эффективный метод управления временем — это заранее спланировать неделю и поставить реалистичные цели.

Что я делаю: сажусь, отмечаю все 7 дней следующей недели и начинаю распределять между ними свои самые важные задачи. Кроме того, я ставлю цели, которых хочу достичь к концу этой недели. Что замечательно в этой технике, так это то, что, научившись заранее планировать, я могу предвидеть загруженность своего расписания.Это позволяет мне расставлять приоритеты и ставить реалистичные и актуальные цели. Вы не хотите ставить недостижимые цели, которые заставят вас усомниться в своем общем прогрессе. Напротив, это удивительный подход, который помогает вам двигаться вперед и помогает увидеть, как вы растете и процветаете.

Хотя обычно невозможно или интересно знать, какой будет ваша следующая неделя, вам следует спланировать как минимум следующий день. И да, поставьте себе мини-цели и на этот день.Это гарантирует, что он будет продуктивным.

6. Расставьте приоритеты.

Это относится к предыдущему совету, но, тем не менее, достаточно важно, чтобы стоять самостоятельно.

Расстановка приоритетов не только помогает вам в первую очередь выполнять самые важные задачи, но и помогает понять, к чему в жизни вы движетесь. Вы должны уметь правильно расставлять приоритеты, если планируете добиться больших успехов. Вы не можете добиться успеха, не зная, чего хотите от жизни.

Поэтому имейте список дел. Оцените их от 1 до 5 и распределите их по неделе, как упоминалось в предыдущем совете. Когда вы будете делать это ежедневно, вы заметите, что становитесь лучше при принятии значимых решений в нужном месте и в нужное время.

7. Качество важнее количества.

Не пытайтесь одновременно выполнять несколько разных задач. Цель не в том, чтобы добиться успеха во всем. Цель — добиться успеха хотя бы в одном деле. Как сказал Брюс Ли: «Я боюсь не человека, который однажды отработал 10 000 ударов ногами, но я боюсь человека, который отрабатывал один удар 10 000 раз.”

В конечном итоге гораздо важнее завершить что-то, чем начинать несколько разных дел и не иметь возможности их выполнить. Более того, таким образом вы не ставите под угрозу качество своей работы. И в случае, если вам все же придется сделать паузу, будет намного проще продолжить с того места, где вы остановились. Распределение энергии по множеству задач снижает концентрацию внимания.

8. Возьмите доску.

Возьмите доску с маркерами, чтобы записать все свои цели и свое видение.Запишите цели на завтра, на этой неделе, на следующей неделе, в этом году и т. Д. Доска, на которую вы всегда можете посмотреть, будет держать вас в курсе и отчитываться о своем прогрессе. Когда мы записываем свои цели, у нас гораздо больше шансов принять меры для их достижения, чем просто сказать их вслух. Убедитесь, что у вас всегда под рукой есть что-то, на что вы можете записать свои мысли и идеи. Вы не хотите упустить что-то отличное только потому, что забыли об этом. Вы можете поблагодарить меня за это позже.

9. Прогуляйтесь.

На первый взгляд вы можете подумать, что прогулка отнимет у вас рабочее время, но не заблуждайтесь. Прогулка, особенно во время перерывов, — чрезвычайно эффективный способ восстановить силы. Прогуливаясь и дыша свежим воздухом, вы позволяете новым мыслям и идеям приходить в голову. Когда вы ходите и медитируете на различные темы, ваш разум медленно отпускает давление, накопившееся за время работы, одновременно позволяя вашему творчеству расширяться.

10. Прослушивание аудиокниг.

Пока вы на прогулке, в автобусе, в тренажерном зале или делаете что-нибудь, что не требует много размышлений, используйте это время! У меня всегда есть аудиокнига на мобильном телефоне или какой-нибудь мотивационный контент с YouTube, добавленный в закладки и готовый к употреблению.

Этот совет позволяет удвоить или даже утроить эффективность, что приведет к значительному скачку производительности.

11. Программное обеспечение для автоматизации.

Существует множество программного обеспечения, которое поможет вам эффективно управлять своим временем.В зависимости от того, что вы хотите, вы можете найти бесплатные или платные услуги, которые могут поднять ваш прогресс на другой уровень.

В любом случае это очень удобно, не беспокоясь об отслеживании времени или о том, чтобы ваша работа была синхронизирована на всех ваших устройствах и была готова к использованию в любой момент жизни. Имея программное обеспечение, которое берет на себя основные задачи, вы можете использовать себя и сосредоточиться на важных вещах!

12. Подготовьте свой ум к успеху!

Как и в моей жизни, большинство из вас, вероятно, было насажено множеством ограничивающих убеждений.Нас учили, что жизнь чрезвычайно трудна и что стать супербогатым и суперуспешным практически невозможно. Что ж, как оказалось, такого рода психологические барьеры сильно мешают нашему развитию (здесь Captain Obvious!). Но как только вы поймете, что все возможно, вы станете мотивированным, преданным, оптимистичным и, зная, что ваши цели реальны, вы сможете работать усерднее, дольше и с бесконечным энтузиазмом.

Чрезвычайно важно иметь возможность восстановить свой разум.Каждый день перед сном я трачу несколько минут на то, чтобы напомнить себе, что:

• Я очень благодарен за этот день.
• Сегодня я многому научился — что это были за вещи?
• Я многого достиг сегодня — что это были за вещи?
• Я очень рад завтрашнему дню, потому что завтра я узнаю и достигну еще большего.
• У меня есть цель; У меня есть цель.
• С каждым днем ​​я приближаюсь к своим целям.
• Я лелею каждый день, как будто он последний.

Вы можете добавить в этот список все, что хотите, но вы должны быть уверены, что соблюдаете это каждый божий день.