Тайм менеджмент это: Тайм-менеджмент: что это такое, основные принципы и техники эффективного управления временем
РазноеЧто такое тайм-менеджмент | Тайм-блог
Тайм-менеджмент — это совокупность методов, помогающих человеку эффективно использовать свое время. То есть, не расходовать его впустую и распоряжаться им так, чтобы добиваться максимально высоких результатов в любых начинаниях.
Главное предназначение современного тайм-менеджмента — помогать людям достигать целей и управлять своей жизнью. Именно поэтому тайм-менеджмент в наши дни не ограничивается только планированием и учетом времени, а рассматривает почти все вопросы, связанные с личной эффективности. Вот лишь некоторые из них:
Чтобы решать эти задачи, тайм-менеджмент активно заимствует знания из математики, философии, экономики, социологии, кибернетики, психологии и множества других современных дисциплин.
Само слово «тайм-менеджмент» (time management) переводится с английского как «управление временем». Термин не совсем точный, поскольку самим временем управлять невозможно: все что может человек — это научиться рационально его использовать. Поэтому сегодня многие предпочитают употреблять более подходящие по смыслу выражения «селф-менеджмент» (управление собой) и «лайф-менеджмент» (управление жизнью).
Различают два крупных направления современного тайм-менеджмента: личный (индивидуальный) и корпоративный (организационный).
Корпоративный тайм-менеджмент направлен на благо некой организации и чаще всего внедряется по инициативе ее руководства. Личный тайм-менеджмент — это те методы, которые человек использует по своей инициативе и для достижения собственных целей. Именно этому направлению и посвящен наш сайт.
Зачем человеку нужен тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент — это мощный многофункциональный инструмент, который одновременно решает множество задач. Вот лишь некоторые из них:
1. Больше успевать. На современного человека зачастую обрушивается целый поток больших и маленьких дел. Помимо основной работы, ему необходимо думать о своей семье, о бытовых проблемах, о здоровье, об оплате счетов и т. п. В результате многие люди просто «тонут» в делах, не успевая толком ничего сделать.
2. Добиваться максимальных результатов. Если человек считает свое дело важным, он обычно стремится к тому, чтобы его усилия давали максимальный результат.
И эта еще одна задача, с которой отлично справляется тайм-менеджмент. Он предлагает человеку конкретные «рецепты», помогающие повышать производительность труда, правильно выстраивать рабочий процесс и достигать максимума в любом деле.
3. Находить время для важных дел.
Тайм-менеджмент помогает справляться с «поглотителями времени», учит говорить «нет» ненужным делам и осознавать свои настоящие ценности. Благодаря этому человек может уделять больше времени тому, что для него по-настоящему важно, а значит и жить полноценной жизнью.
4. Достигать целей. Люди любят мечтать, но их мечты сбываются далеко не всегда. Кто-то мечтает стать профессиональным художником, но продолжает годами ходить на нелюбимую офисную работу. Кто-то мечтает путешествовать по всему миру, но ни разу так и не выбрался за пределы своей области. Часто люди просто не знают, что делать с этими мечтами.
И здесь им снова может пригодиться тайм-менеджмент. Он помогает превратить абстрактные мечты в конкретные и понятные цели, а затем найти оптимальный путь для их достижения.
5. Управлять собой. Человек привык считать себя существом рациональным, но это зачастую не соответствует действительности. Во-первых, он подвержен перепадам настроения, приступам лени и прокрастинации. Во-вторых, он нередко совершает импульсивные поступки и делает совсем не то, что собирался.
Тайм-менеджмент, опираясь на достижения современной психологии, позволяет человеку вернуть контроль над собой. В его арсенале есть техники для борьбы с ленью и прокрастинацией, для создания мотивации и преодоления импульсивности. Используя их, человек может поддерживать тот уровень самодисциплины, который необходим ему для достижения целей.
6. Управлять своей жизнью. Многие люди сегодня просто плывут по течению, чувствуя себя пассивными «пассажирами», не способными ни на что повлиять. В результате они часто оказываются там, где им не хочется быть, и занимаются тем, что не доставляет им ни малейшего удовольствия.
Однако управлять своей жизнью все-таки можно. И тайм-менеджмент — это и есть тот инструмент, который дает нам возможность преодолевать внешние обстоятельства и самостоятельно распоряжаться своей судьбой.
Принципы тайм-менеджмента
В тайм-менеджменте нет каких-то совсем уж жестких правил и аксиом. Каждый человек решает с его помощью свои задачи, и то, что приносит пользу одному, у другого может просто не работать.
Тем не менее, при желании мы можем выделить несколько универсальных принципов тайм-менеджмента, с которыми наверняка согласится большинство специалистов по личной эффективности. Вот они:
1. Постановка целей. Чтобы менять свою жизнь к лучшему, человек должен ставить перед собой цели и стремиться к их достижению. В тайм-менеджменте принято ставить перед собой как глобальные цели (охватывающие всю жизнь), так и цели поменьше (на год, на месяц, на день).
2. Планирование. Любую деятельность следует планировать: это позволяет действовать более рационально и эффективно. Планирование (т. е. выбор предстоящих действий и их последовательности) — это главный метод тайм-менеджмента.
3. Расстановка приоритетов. Нужно выявлять самые важные дела и выполнять их в первую очередь. Такие дела сильнее всего влияют на нашу жизнь: сосредоточившись на них, мы быстрее достигаем своих целей.
4. Опора на самодисциплину.
5. Планирование отдыха. Полноценный и своевременный отдых — это залог сохранения работоспособности.
6. Фиксация задач. Предстоящие дела следует не запоминать, а записывать (например, в ежедневник или в таск-менеджер). Во-первых, о незаписанных задачах легко забыть. Во-вторых, такие задачи выглядят необязательными для выполнения. В-третьих, попытка удержать их в голове приводит к снижению продуктивности и увеличению уровня стресса.
7. Декомпозиция. Крупные дела рекомендуется разбивать на отдельные этапы (подзадачи). Это облегчает их планирование и выполнение.
8. Иерархия планов. Планы нижнего уровня должны работать на планы верхнего уровня. Планируя день, нужно учитывать планы на неделю, а планируя неделю — планы на месяц. Это принцип помогает непрерывно двигаться к цели.
9. Борьба с хронофагами. Хронофаги (поглотители времени) — это все, что ворует у нас время и срывает наши планы. Сюда относится как наша собственная непродуктивная деятельность (вроде просмотра сериалов), так и люди, мешающие нам работать.
10. Борьба с отвлечениями. Отвлечения снижают производительность труда и приводят к преждевременной усталости.
11. Борьба с мультизадачностью. В каждый момент времени следует заниматься только одним делом. Попытка выполнять сразу несколько задач обычно приводит к стрессам и снижению продуктивности.
12. Повышение производительности труда. Свою работу необходимо выстраивать так, чтобы получать максимальный результат при минимальных затратах времени и сил.
13. Гибкость. Если обстоятельства меняются, нужно менять и планы.
14. Создание своей системы тайм-менеджмента. Универсальных решений не бывает: из огромного арсенала тайм-менеджмента следует брать лишь те методы, которые будут работать именно у вас. При этом каждый такой метод желательно адаптировать под себя.
15. Анализ. Рекомендуется регулярно анализировать свою деятельность, оценивать ее эффективность, выявлять в ней слабые места и недочеты. Анализ помогает непрерывно совершенствовать свою систему тайм-менеджмента и добиваться в этой жизни большего.
16. Саморазвитие. Главный инструмент тайм-менеджмента — это сам человек. Наша эффективность напрямую зависит от наших личных качеств: уровня самодисциплины, знаний, навыков, умения думать и принимать правильные решения. Чтобы тайм-менеджмент приносил максимальную пользу, в первую очередь следует заботиться о собственном развитии.
Таковы вкратце основные принципы тайм-менеджмента. Заметим, что каждому из этих принципов соответствует множество самых разных приемов и техник. Например, для расстановки приоритетов (принцип № 3) могут применяться такие техники, как матрица Эйзенхауэра, метод АБВГД, метод многокритериальной оценки, принцип Парето, АБВ-анализи т. д.
История тайм-менеджмента
Термин «тайм-менеджмент» начал использоваться с 1959 года, после того, как американский бизнес-консультант Джеймс Т. Маккей выпустил первую книгу об «управлении временем». Она так и называлась — «The Management of Time», и в ней впервые была представлена целостная и продуманная система тайм-менеджмента.
Однако сам тайм-менеджмент (как технология личной эффективности) имеет очень долгую историю. Условно его развитие можно разделить на четыре этапа:
Рассмотри эти этапы по порядку.
Донаучный период
Потребность в повышении личной эффективности у человека была всегда, и вполне вероятно, что на эту тему он начал размышлять еще в первобытную эпоху. Другое дело, что подобные размышления могли быть зафиксированы лишь после появления письменности.
Одним из первых «следов тайм-менеджмента» считается письмо римского философа Сенеки прокуратору Луцилию. В нем Сенека делится своими мыслями о важности правильного использования времени, и эти мысли остаются актуальными до сих пор.
Отрывок из письма СенекиРазмышления о личной эффективности можно встретить и в работах более поздних мыслителей (Леон Баттиста Альберти, Френсис Бекон и т. д.).
Однако самым известным теоретиком донаучного периода можно по праву называть американского политика и ученого Бенджамина Франклина.
Бенджамин Франклин (1706 — 1790)Франклин разработал собственную оригинальную систему планирования времени и подробно описал ее в своих мемуарах. Некоторые его методики (например, «Пирамида Франклина») успешно используются и сегодня.
Особенности донаучного периода:
- Отсутствие массового распространения. Осознанные методы «управления временем» использовались только отдельными людьми.
- Все методы создавались исключительно на основе личного опыта.
- Бессистемность: тайм-менеджмент, по сути, сводился лишь к разрозненным «рецептам» повышения личной эффективности.
Тейлоризм (1910-е — 1950-е)
С началом промышленной революции возникла необходимость одновременно управлять работой большого количества людей. В связи с этим огромную популярность приобретают идеи Фредерика Тейлора — родоначальника научной организации труда.
Фредерик Уинслоу Тейлор (1856 — 1915)Суть тейлоризма заключалась в рациональном подходе к человеческой деятельности. Чтобы повысить эффективность какой-либо работы, ее следовало проанализировать, систематизировать и найти наилучший способ ее выполнения. Для этого применялись такие сугубо технические методы, как хронометраж, карты рабочих операций, внедрение стандартов и т. д.
Особенности тейлоризма:
- Методы «управления временем» были направлены исключительно на повышение производительности труда (и, как правило, труда физического).
- Люди воспринимались как пассивные объекты управления, а все методы повышения эффективности внедрялись «сверху».
Известные представители: Фредерик Тейлор, Генри Лоуренс Гантт, Генри Форд, Алексей Гастев, Платон Керженцев.
Классический тайм-менеджмент (1950-е — 1990-е)
По мере развития технологий все сильнее становилась потребность в повышении производительности умственного труда (главным образом это касалось работы «белых воротничков», т. е. менеджеров различного уровня). С подобной задачей методы тейлоризма уже не справлялись: человека нельзя заставить «принимать хорошие решения» и «хорошо думать».
Это привело к появлению так называемого классического тайм-менеджмента, который используется и сегодня. Его главная идея заключалась в том, что человек способен повышать свою эффективность самостоятельно, без наставлений и руководства «сверху».
Особенности классического тайм-менеджмента:
- Не учитывался психологический фактор. Методы классического тайм-менеджмента выглядят так, словно рассчитаны на людей в высшей степени рациональных (не подверженных перепадам настроения, лени, прокрастинации и т. д.).
- Считалось, что человеком можно управлять так же, как и предприятием. Многие классические методы (например, техника SMART или АБВ-анализ) были просто заимствованы из обычного менеджмента.
- Отсутствие гибкости. Классические методы плохо приспособлены для условий нестабильности и неопределенности.
Известные представители: Джеймс Т. Маккей, Клаус Мёллер, Лотар Зайверт, Алан Лакейн.
Современный тайм-менеджмент (1990-е — наши дни)
Мир становился все сложнее, а темп жизни ускорялся. Поменялось и отношение к человеку: он воспринимался уже не как «винтик в производстве», а как независимая личность со своими потребностями и желаниями.
В связи с этим возникла необходимость в создании нового тайм-менеджмента, который бы хорошо работал в современных условиях и мог бы удовлетворять личные потребности человека. Формирование такого тайм-менеджмента началось примерно в 90-х годах прошлого века и продолжается до сих пор.
Особенности современного тайм-менеджмента:
- Поправка на нестабильность и неопределенность окружающего мира.
- Ориентация на личные потребности человека (включая духовные).
- Интеграция с психологией.
- Активное использование современных технологий (например, компьютеров).
Известные представители: Стивен Кови, Дэвид Аллен, Роберт Диттмер, Глеб Архангельский.
Системы тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент не является чем-то монолитным. Сегодня существует множество «школ» и систем тайм-менеджмента, которые по-разному решают проблемы личный эффективности, а в некоторых вопросах даже противоречат друг другу. Перечислим только некоторые из них.
Классический тайм-менеджмент. Это скорее даже не система, а просто набор приемов и техник, появившихся во второй половине XX века. Однако именно с этим направлением у большинства людей обычно и ассоциируется «управление временем».
Главная особенность классического тайм-менеджмента — это предельно рациональный и прагматичный подход к повышению личной эффективности, без поправок на психологию человека и его индивидуальные особенности. Примером подобного подхода могут служить АБВ-анализ, метод Альпы и целеполагание по SMART.
При этом техники классического тайм-менеджментапо-прежнему популярны. Ими активно пользуются предприниматели и менеджеры разного уровня, их изучают в вузах и на курсах личной эффективности.
Читайте также: Классический тайм-менеджмент.
GTD (Getting Things Done). Самая популярная на сегодняшний день система тайм-менеджмента. Была разработана американским специалистом по личной эффективности Дэвидом Алленом и описана в его книге «Getting Things Done» (у нас она вышла под названием «Как привести дела в порядок»).
Главная особенность GTD заключается в «бесстрессовом планировании», которое, в свою очередь, основано на двух принципах:
- Все дела должны храниться не в голове, а на внешнем носителе (например, в записной книжке или в таск-менеджере).
- Для планирования и принятия решений следует опираться на продуманную систему алгоритмов, которой можно полностью доверять.
GTD является мощной и, в общем-то, универсальной системой тайм-менеджмента, которой пользуются представители самых разных профессий и социальных групп.
Читайте также: Система GTD.
Agile Results («гибкие результаты»). Система основана на популярных сегодня методиках «Аджайл», которые применяются в разработке ПО и в управлении проектами. Топ-менеджер компании «Майкрософт» Джи Ди Мейер адаптировал эти методы для личного использования и описал получившуюся систему в книге «Getting Results the Agile Way» (2011 год).
В отличие от других систем тайм-менеджмента, Agile Results ориентируется в первую очередь на получение результатов, а не просто на выполнение задач. При этом (как следует из ее названия) она отличается гибкостью и помогает достигать этих результатов даже в условиях нестабильности и неопределенности.
Читайте также: Agile Results.
«Джедайские техники». Система разработана российским специалистом по личной эффективности Максимом Дорофеевым и описана в его книгах «Джедайская техника пустого инбокса» (2017 год) и «Путь джедая» (2019 год).
В «джедайских техниках» активно используются достижения современной психологии и учитываются особенности нашего времени (т. е. эпохи хай-тека и всеобщего дефицита внимания). Акцент в этой системе сделан на экономии когнитивных ресурсов («мыслетоплива») и борьбе с прокрастинацией.
«Джедайские техники» наиболее популярны в России, главным образом у работников IT-индустрии, менеджеров и фрилансеров.
Сайт Максима Дорофеева: https://mnogosdelal.ru/
Техника Pomodoro. Эта система отличается простотой и доступностью, а применяться она может как самостоятельно, так и в сочетании с другими системами тайм-менеджмента.
Ее суть заключается в том, чтобы отмерять периоды работы и отдыха с помощью таймера. Обычно это происходит так:
- Из списка дел выбирают задачу и устанавливают таймер на 25 минут для работы.
- После звонка устанавливают таймер на 5 минут для отдыха.
- После четырех таких циклов следует 30-минутный перерыв.
Техника Pomodoro была разработана в 1980-х годах итальянцем Франческо Чирилло. Наиболее популярна она у фрилансеров, студентов и людей творческих профессий (например, у писателей и художников).
Читайте также: Техника Pomodoro.
Заметим, что все перечисленные системы редко используются в чистом виде. Обычно каждый человек хотя бы немного, но «подгоняет» их под себя.
Поделиться:
Тайм-менеджмент: лучшие методы управления временем
Как ответить на следующие вопросы на собеседовании: Как вы управляете своим временем? Как вы планируете свой рабочий день? Какие техники и методы вы используете в планировании? Приведите примеры того, как вы используете навык тайм-менеджмент, чтобы успешно справиться с поставленной задачей. Все ответы на эти вопросы вы узнаете, прочитав эту статью.
Что такое тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент — это совокупность знаний, умений и навыков, благодаря которым человек умеет расставлять приоритеты, точно планирует свое время, тем самым, повышая свою личную продуктивность в организации своего рабочего времени.
Пока вы не можете управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим. Питер Друкер
Тайм-менеджмент входит в ТОП-10 навыков, которые ценят работодатели в сотрудниках больше всего. Почему работодателю важно, чтобы сотрудник имел навыки управления временем? Руководители хотят работать с подчиненными, которые вовремя приходят на работу, умеют точно рассчитать время на выполнение поставленной задачи, соблюдают дедлайн, умеют правильно расставлять приоритеты и планировать свой рабочий день.
Перед тем, как перейти к методам тайм-менеджмента, необходимо разобраться, какие факторы мешают эффективно использовать свое время.
Сделайте экспресс-диагностику: Определите барьеры, которые мешают вам оптимально использовать свое время.
- Перфекционизм
- Прокрастинация
- Недостаток знаний
- Отсутствие необходимых инструментов и ресурсов
1. Перфекционизм очень сильно затрудняет выполнение задач точно в срок. Многие считают, что это качество является сильной стороной, однако именно постоянное стремление к совершенству и неудовлетворенность полученными результатами является одной из причин неэффективного использования времени. Находя возможности принять «реальный» результат вместо «идеального», вы экономите значительные ресурсы для других дел. Есть такое выражение: «перфекционизм — это зло», конечно, все это довольно относительно и в каждой отдельной ситуации можно по-разному оценивать данную характеристику личности, однако, несомненно в рамках тайм-менеджмента: пефрекционизм — это ЗЛО!
2. Прокрастинация — постоянное откладывание дел на потом, нежелание выполнять определенные обязанности. В лексиконе прокрастинирующих сотрудников доминирует слово «ЗАВТРА». Про таких людей, очень хорошо сказал Стив Джобс: «Бедный, неудачный, несчастливый и нездоровый — это тот, кто часто использует слово «завтра».
Избавить вас от перфекционизма и прокрастинации я не смогу, моя цель — дать знания, предоставить лучшие техники и методики, познакомить с ресурсами и инструментами для овладения навыком тайм-менеджмента. А будете вы использовать полученную информацию или нет — все зависит исключительно от вашего желания. Однако после прочтения этой статьи, вы уже никогда не будете прежними.
Для начала предлагаю определить свои навыки управлением временем и пройти
онлайн-тест «Как вы расходуете свое время?»
Когнитивный диссонанс заключается в том, что с одной стороны, мы не можем управлять временем, как таковым. Ведь, именно время мы не можем контролировать и кажется, что именно время управляет нами, а не мы им. Мы привыкли воспринимать время как нечто вечное и безграничное. Кажется, что его всегда много. С другой стороны, время — это один из самых ценных ресурсов, которые есть у всех нас. Важно понимать, что у времени есть свои границы, каждый день — это сосуд определенной вместимости, который вы наполняете делами. Можно заполнить его бесполезными делами, а можно заполнить делами, которые работают на ваши задачи и ведут вас к конечной цели.
Мы можем управлять собой, тем как мы планируем свой день, и как мы расходуем свое рабочее время. Разумное, продуктивное и экономное использование этого ресурса является важной составляющей частью оценки сотрудника.
Эффективность использования времени можно достигнуть двумя способами:
- Достижение значимых результатов за счет экономии времени. Это означает, что вы умеете добиваться выполнения задачи за минимальное время.
- Эффективное планирование рабочего времени позволит сократить число и объем выполняемых вами дел.
В этой статье я сделала дайджест шести лучших техник управления временем. С их помощью вы сможете научиться планировать и контролировать ваши приоритетные задачи ежедневно.
Как научиться управлять своим временем
6 лучших методов тайм-менеджмента
- Принцип Парето
- Матрица Эйзенхауэра
- Интеллект-карты или Mind maps
- Пирамида Франклина
- Метод АБВГД
- Сначала съешьте лягушку
1. Принцип Парето
Принцип Парето гласит, что небольшая доля причин, приложенных усилий и вкладываемых средств отвечает за большую долю результатов. Это принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни:
20% усилий дают 80% результатов
Принцип Парето в сфере тайм-менеджмента может быть сформулирован так: примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата.
Как именно определить, какие усилия достаточно затратить для получения хорошего результата? Представьте, что вы ищите ответы на интересующие вас вопросы в книге. Согласно рассматриваемому принципу, 80% нужной вам информации вы найдете в 20% объема текста. Если вы точно знаете, что именно вас интересует, вы сможете быстро пролистать книгу и внимательно прочитать только отдельные страницы. Таким образом, вы сэкономите 80% своего времени.
2. Матрица Эйзенхауэра
Наверное, это самая известная на сегодняшний день концепция тайм-менеджмента, которая позволяет выделять приоритеты. Данная методика, создание которой приписывают американскому генералу Дуайту Эйзенхауэру, позволяет рассортировать дела одновременно и по их срочности, и по их важности. Все понимают, что в один промежуток времени можно выполнить только ограниченное количество задач. Иногда без ущерба для работы только одну. И каждый раз нам приходится решать, КАКУЮ ЖЕ ИМЕННО? Американский президент Дуайт Эйзенхауэр имел обыкновение, планируя свои дела, сортировать их по нескольким важным категориям.
В соответствии с так называемой матрицей Эйзенхауэра необходимо отнести каждое дело к одному из четырех типов, обозначенных на схеме.
Матрица Эйзенхауэра
| Дела | Срочные | Несрочные |
| Важные | А Неотложные проблемы. Проекты с «горящим» сроком выполнения. | В Профилактика проблем. Дела, ведущие к вашей цели. Восстановление сил. |
| Неважные | С Предстоящие неотложные дела. Ежедневная рутина. | D Компьютерные игры, социальные сети. Просмотр ТВ. Телефонные звонки. «Пожиратели» времени. |
Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на ваш бизнес. А срочность – одновременно двумя факторами: во-первых, насколько быстро надо выполнить это дело, во-вторых, привязано ли выполнение данного дела к конкретной дате и конкретному времени. Именно важность и срочность, рассматриваемые вместе, влияют на расстановку приоритетов.
Рассмотрим подробнее, какие дела можно отнести к каждому их четырех типов.
Тип I: «важное и срочное».
Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для вашего бизнеса (например, обновление лицензий, предоставление налоговых отчетов и т. д.). Определенная доля таких дел неизбежно будет присутствовать в жизни каждого человека. Тем не менее благодаря заблаговременной подготовке (дела Типа II – «важное, но не срочное») можно предотвратить возникновение многих кризисов (например, путем изучения законодательства, налаживания хороших взаимоотношений с влиятельными людьми).
Также это могут быть проекты с «горящим» сроком выполнения, неотложка. Например, посетить врача из-за проблем со здоровьем, сдать в журнал статью к жесткому сроку или оформить отчет по итогам исследования. Здесь у нас выбора нет. Дела этой группы надо выполнять, и точка. Иначе будут серьезные проблемы.
Тип II: «важное, но не срочное».
Это дела, которые ориентированы на будущее: обучение, изучение перспективных направлений развития бизнеса, совершенствование оборудования, восстановление здоровья и работоспособности. Дела, ведущие к вашей стратегической цели. Например, выучить иностранный язык, чтобы перейти на работу в другую, более перспективную организацию. Также это профилактика проблем – поддерживать себя в хорошей физической форме. К сожалению, такими делами мы зачастую пренебрегаем, откладываем их решение в долгий ящик. В итоге – язык так и не выучен, доходы не растут, а сокращаются, здоровье – ни к черту.У этих дел есть интересная особенность – если ими долго пренебрегать, то они переходят в разряд Важные — Срочные. Ведь если хотя бы раз в год не появляться у стоматолога, то рано или поздно срочный визит к нему станет неизбежен.
Тип III: «не важное, но срочное».
Многие из этих дел на самом деле не приносят большой пользы в жизни. Мы делаем их только потому, что они на нас свалились (продолжительный телефонный разговор или изучение пришедшей по почте рекламы), или в силу привычки (посещение выставок, на которых уже нет ничего нового). Как раз та самая каждодневная рутина, которая отнимает у нас уйму времени и сил.
Тип IV: «не важное и не срочное».
Это всевозможные способы «убивания времени»: злоупотребление спиртным, «легким чтением», просмотром кинфоильмов и т. д. Часто мы прибегаем к этому, когда у нас не остается сил для продуктивной работы (не стоит путать с настоящим отдыхом и общением с близкими и друзьями – делами весьма важными).Это «моль», поедающая наше время.
Поскольку вы стремитесь к успеху вашего бизнеса, вы прежде всего стараетесь выполнить дела, определенные вами как «важные» – сначала «срочные» (тип I), а затем «несрочные» (тип II). Оставшееся время можно уделить делам «срочным, но не важным» (тип III).
Нужно подчеркнуть, что основная часть рабочего времени сотрудника должна уходить на дела «важные, но не срочные» (тип II). Тогда будут предотвращены многие кризисные ситуации, а возникновение новых возможностей развития бизнеса уже не будет для вас неожиданным.
Когда вы только начинаете пользоваться предложенной системой для расстановки приоритетов, скорее всего, вы захотите отнести многие из этих дел к «важным». Однако, приобретая опыт, вы станете более точно оценивать важность того или иного дела. Чтобы научиться пользоваться системой определения приоритетов, понадобится определенное время. Где же его взять? Скорее всего, вы отнесете работу по освоению приемов управления своим временем к делам «важным, но не срочным».
По образному выражению Стивена Кови (автор международного бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей»), надо найти время, чтобы «заточить пилу», тогда и заготовка дров пойдет быстрее.
Притча
Некий человек увидел в лесу дровосека, с большим трудом рубившего дерево совершенно тупым топором. Человек спросил его:
— Уважаемый, почему бы вам не наточить ваш топор?
— У меня нет времени точить топор – я должен рубить! – простонал дровосек…
Поэтому нужно «волевым образом» выделять на планирование своих занятий определенное время, отказавшись от выполнения каких-либо менее важных дел. Если вы сумеете это сделать, то благодаря новым умениям в следующий раз сможете высвободить еще больше времени и использовать его, чтобы еще чему-либо научиться. Так, благодаря решимости повышать эффективность своей работы, вы будете постепенно освобождать время для развития своей личной продуктивности.
Критерии выделения приоритетов
Обычно, оценивая важность того или иного дела, мы считаем важными прежде всего те дела, которые надо сделать срочно (или «вчера»). Накопление невыполненных дел и обещаний создает проблемы у вашей компании, а также порождает лично у вас неприятные чувства. Именно с такими «срочными» делами мы стремимся разделаться в первую очередь. Но фактор срочности не должен быть единственным при написании списка дел и определении порядка их выполнения.
Опыт показывает, что выполнение (или невыполнение) многих срочных дел не сильно влияет на ваш бизнес, в то же время есть много несрочных дел, которые могут заложить основу для успеха в будущем. Поэтому, помимо срочности, необходимо учитывать, насколько то или иное дело влияет на успех бизнеса, т. е. определить и учитывать его важность.
3. Интеллект-карты или Mind maps
Это разработка Тони Бьюзена – известного писателя, лектора и консультанта по вопросам интеллекта, психологии обучения и проблем мышления. Также встречаются такие переводы словосочетания «Mind maps», как «Ментальные карты», «Мыслительные карты», «Карты ума».
Интеллект-карты – это метод, позволяющий:
• эффективно структурировать и обрабатывать информацию;
• мыслить, используя свой творческий и интеллектуальный потенциал.
Это очень красивый инструмент для решения таких задач, как проведение презентаций, принятие решений, планирование своего времени, запоминание больших объемов информации, проведение мозговых штурмов, самоанализ, разработка сложных проектов, собственное обучение, развитие и т. д.
Области применения:
1. Презентации
• за меньшее время вы даете больше информации, при этом вас лучше понимают и запоминают;
• проведение деловых встреч и переговоров.
2. Планирование
• управление временем: план на день, неделю, месяц, год…;
• разработка сложных проектов, нового бизнеса…
3. Мозговой штурм
• генерация новых идей, творчество;
• коллективное решение сложных задач.
4. Принятие решений
• четкое видение всех «за» и «против»;
• более взвешенное и продуманное решение.
4. Пирамида Франклина
Это готовая система планирования, которая помогает правильно распорядиться своим временем и достичь поставленных целей. Бенджамин Франклин (1706-1790) – амер. полит. деятель. Б. Франклина отличала фантастическая работоспособность и уникальная целеустремленность. В возрасте двадцати лет он составил план достижения целей на всю жизнь вперед. На протяжении всей жизни он следовал этому плану, четко планируя каждый день. Его план достижения целей получил название «пирамида Франклина» и выглядит примерно так:
1. Фундаментом пирамиды являются главные жизненные ценности. Можно сказать, это ответ на вопрос: «С какой миссией вы пришли в этот мир?» Что вы хотите получить от жизни? Какой след на Земле хотите оставить после себя? Бытует мнение, что не наберется и 1% живущих на планете людей, которые бы об этом задумывались серьезно. Другими словами, это вектор направления движения к своей мечте.
2. Основываясь на жизненных ценностях, каждый для себя ставит глобальную цель. Кем он хочет стать в этой жизни, чего планирует добиться?
3. Генеральный план достижения целей – это фиксация конкретных промежуточных целей на пути достижения глобальной цели.
4. План на один три, пять лет называется долгосрочным. Здесь важно определиться с точными сроками исполнения.
5. План на месяц, а потом и на неделю – это краткосрочный план. Чем продуманнее он будет, чем чаще вы будете его анализировать и корректировать, тем эффективнее будет работа.
6. Последний пункт в плане достижения целей – это план на каждый день.
5. Метод «АБВГД»
Метод «АБВГД» представляет собой эффективный способ расстановки задач по приоритетности, который вы можете применять ежедневно. Этот метод прост и настолько эффективен, что способен, при условии регулярного и грамотного использования, возвести вас в ранг самых продуктивных и производительных людей в вашей сфере деятельности.
Сила метода в его простоте. Вот как он работает. Вы начинаете с составления перечня всего, что вам предстоит сделать в течение наступающего дня. Думайте на бумаге.
После этого вы ставите букву А, Б, В, Г или Д перед каждым пунктом вашего перечня.
Задача типа «А» определяется как нечто, имеющее на данном этапе самое важное значение, нечто, что вы обязаны сделать, иначе рискуете столкнуться с серьезными последствиями. Задачей типа «А» может стать визит к важному клиенту или написание отчета для начальника. Данные задачи представляют собой настоящих, зрелых «лягушек» вашей жизни.
Если перед вами стоит более чем одна задача типа «А», вы оцениваете их приоритетность, помечая А-1, А-2, А-3 и т. д. Задача А-1 представляет собой самую крупную и безобразную «лягушку» из всех, с которыми вам предстоит управиться.
Задача типа «Б» определяется как та, которую вам следовало бы выполнить. Тем не менее последствия, в случае ее выполнения или невыполнения, являются достаточно мягкими. Такие задачи представляют собой не более чем «головастиков» вашей жизни. Это значит, что, не сделай вы соответствующую работу, кто-нибудь окажется недовольным или поставленным в невыгодные условия, однако в любом случае по степени важности указанные задачи и близко не соответствуют задачам типа «А». Звонок по не очень срочному вопросу или просмотр накопившейся электронной почты могли бы составить сущность задачи типа «Б».
Правило, которого вы должны придерживаться, гласит: никогда не приступайте к задаче типа «Б», пока у вас остается незавершенной задача типа «А». Никогда не позволяйте «головастикам» отвлекать вас, пока крупная «лягушка» дожидается своей участи быть съеденной!
Задача типа «В» определяется как нечто, что было бы прекрасно сделать, но от чего не следует ожидать никаких последствий, сделай вы это или нет. Задачей типа «В» может стать звонок другу, чашечка кофе, обед с коллегой или какое-либо личное дело, совершенное в рабочие часы. Подобного рода «мероприятия» не оказывают ровным счетом никакого влияния на вашу работу.
Задача типа «Г» оценивается как работа, которую вы можете поручить кому-нибудь другому. Правило в данном случае гласит, что вы должны поручать другим все, что им по силам, тем самым высвобождая для себя время на задачи типа «А», которые вы и только вы в состоянии выполнить.
Задача типа «Д» представляет собой работу, которую можно совсем удалить из вашего перечня дел. Это может быть задача, имевшая прежде значение, но теперь потерявшая актуальность как для вас, так и для других. Нередко это работа, которую вы делаете изо дня в день либо просто по привычке, либо находя в ее выполнении удовольствие.
После того как вы применили метод «АБВГД» к своему перечню дел на день, вы полностью организовали свою работу и подготовили почву для того, чтобы более важные дела выполнялись быстрее.
Важнейшим условием для того, чтобы метод «АБВГД» действительно работал на вас, является соблюдение следующего требования: приступать к выполнению задачи А-1 без промедления и затем трудиться над ней, пока она не будет полностью завершена. Пустите в ход силу воли, чтобы начать и продолжать работу над самой главной для вас задачей на текущий момент. Беритесь за свою самую большую «лягушку» и «ешьте» ее не отрываясь до самого последнего кусочка.
Умение проанализировать свой перечень дел на день и выделить задачу А-1 послужит отправной точкой для достижения истинно большого успеха в вашей деятельности, повысит вашу самооценку, наполнит уважением к себе и чувством гордости за свои достижения.
Когда вы приобретете привычку полностью концентрироваться на своем самом важном деле, т. е. задаче А-1, — иными словами, на съедании главной своей «лягушки» — вы научитесь делать вдвое, а то и втрое больше, чем окружающие вас люди.
6. Сначала съешьте лягушку
Переход от трудного к легкому
Вы, наверное, слышали такой вопрос: «Как бы вы съели слона?» Ответ, разумеется, таков: «По кусочкам». А как бы вы съели свою самую большую и гадкую «лягушку»? Тем же манером: вы разбили бы ее на конкретные пошаговые действия и начали бы с самого первого.
Начните свой рабочий день с самой трудной задачи и выполните ее так быстро, как только вы можете. Вам будет помогать осознание того, что у вас еще много дел, а время рабочего дня ограниченно. Выполнение самого сложного дела в первую очередь даст вам огромное чувство удовлетворения. Используйте это правило ежедневно и вы увидите, какой заряд энергии вы получаете и как эффективно проходит ваш рабочий день. Постоянное откладывание проблемной задачи на конец дня, приводит к тому, что вы все равно будете думать об этой задаче весь день, и это будет мешать вам фокусироваться на выполнении других задач! Сначала съешьте лягушку, а затем приступайте к поеданию слона по частям!
Как использовать метод SMART в работе?
Инструменты планирования времени
Заранее планируйте каждый свой день.
Посредством планирования мы переносим
будущее в настоящее и тем самым имеем
возможность сделать что-нибудь
в отношении него уже сейчас
Алан Лэйкин
Основные поколения «планировщиков»
Известные сегодня технологии и средства организации рабочего времени можно разделить на несколько поколений – отличия здесь в принципах фиксации информации и технике использования.
До XX века планирование рабочего времени осуществлялось с помощью примитивных методов: записки на память, списки дел и т. п. В начале прошлого века вместе с развитием бизнеса, широко распространились новые инструменты, облегчающие работу по планированию времени менеджера.
Идея приспособить бытовой календарь для конторской работы возникла еще в XIX веке и материализовалась в виде перекидного календаря в 1870 году. На каждый день отводилась одна страничка календаря, на которой указывались число, день, месяц и год. Наличие свободного места для записей позволяло делать необходимые заметки: переговоры, совещания, расходы, встречи. Почти столетие перекидной календарь был основным инструментом планирования времени для управленцев.
Результатом совершенствования перекидного календаря стали ежедневник и еженедельник. Ежедневник – это перекидной безотрывной календарь в виде удобного блокнота разного формата. Ежедневник можно было брать с собой на совещания и в командировки.
Еще более удобным для руководителя оказался еженедельник, в котором имелась возможность планирования рабочей недели и дня, контроля выполнения записанных дел, анализа израсходованного времени (так как появилась часовая разбивка рабочего дня), более быстрого поиска информации (ведь теперь она группировалась по 52 неделям, а не по 365 дням). В 80-х годах еженедельники практически вытеснили перекидные календари и получили настолько широкое распространение, что стали элементом делового стиля предприятий.
Дизайнерская идея совместить в одном удобном инструменте календарь, блокнот и телефонную книжку удачно материализовалась еще в 1921 году в виде «организатора» (от англ. organizer). Последующее совершенствование инструмента осуществлялось за счет изменения формата, дизайна, качества бумаги и внешней отделки. Здесь в одном инструменте были совмещены накопители информации и технические средства (календарь, блокнот, адресная и телефонная книжка, визитница, ручка, микрокалькулятор). При этом отсутствовали четкая классификация и систематизация записей.
Знаменитый «тайм-менеджер» был создан в Дании в 1975 году. В нем реализовалась идея целевого планирования личных результатов на основе типового классификатора функций («ключевых задач») и технологии реализации глобальных мероприятий («слоновьих задач»). При этом использование «тайм-менеджера» оказалось приемлемым только для организованных и дисциплинированных по натуре людей, к тому же требовались значительные финансовые расходы на обучение и приобретение.
Тем не менее название этой разновидности «организатора» – «тайм-менеджер» – стало нарицательным и обозначает сегодня общий подход к активному использованию времени как управленческого ресурса.
Развитие НТП в последние десятилетия привело к созданию принципиально новых с технологической точки зрения электронных инструментов планирования времени: электронной записной книжки, различных сервисных программ ПК, мобильных телефонов, смартфонов и т. п.
Лучшие современные технологии управления временем:
1.Trello — это бесплатное веб-приложение для управления проектами в небольших группах. Trello позволяет продуктивно работать в более тесном сотрудничестве. Trello — это доски, списки и карты, которые позволяют организовать все дела и расставить приоритеты проектов в веселой, гибкой и легко-изменяемой форме.
2. Evernote — веб-сервис и набор программного обеспечения для создания и хранения заметок. В качестве заметки может выступать фрагмент форматированного текста, веб-страница целиком, фотография, аудиофайл или рукописная запись. Заметки могут также содержать вложения с файлами другого типа. Заметки можно сортировать по блокнотам, присваивать им метки, редактировать и экспортировать.
3. Держите свою жизнь под контролем с Wunderlist. Выполнять повседневные задачи стало проще, чем когда-либо. Планируете ли вы отпуск, хотите ли поделиться списком покупок с партнером или управляете одновременно несколькими проектами, — вам поможет Wunderlist, в котором вы можете планировать выполнение, как личных, так и профессиональных задач.
Рекомендуемые книги для прочтения:
- Джулия Моргенстрен «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управление своей жизнью».
- Брайн Трейси «Оставьте брезгливость: Сначала съешьте лягушку».
- Алан Лэйкин «Искусство успевать».
- Тони Бьюзен «Научите себя думать».
- Стивен Кови «7 навыков высокоэффективных людей».
Следующие две вкладки изменить содержание ниже.
Карьерный эксперт, копирайтер по резюме и деловому письму, тренер по собеседованию, основатель и автор публикаций на bosshunt.ru.
Похожее
менеджмент — что это такое » Навыки управления временем
Исследование британского консалтингового агентства Proudfoot Consulting (2006 г.) утверждает: неэффективное управление временем обходится бизнесу страны в 80 млн фунтов в год — это около 7% ВВП. Мы расскажем, как с помощью простых принципов тайм-менеджмента перестать терять деньги.
Содержание
I. Тайм менеджмент — что это
II. Работай меньше, успевай больше: принципы тайм-менеджмента
1. Планируйте
2. Ставьте четкие цели
3. Не распыляйтесь
4. Расставляйте приоритеты
5. Отдыхайте и расслабляйтесь
6. Автоматизируйте рутинные задачи специальными программами
7. Ставьте дедлайны
8. Разберитесь, куда уходит время
9. Грамотно делегируйте задачи сотрудникам
III. Вместо заключения: рекомендуем почитать
Тайм менеджмент — что это значит
Что такое тайм-менеджмент? Это наука — это наука об эффективном распределении, учете и организации времени. Для чего нужен тайм менеджмент:
- позволяет выполнять максимум задач за минимум времени;
- помогает концентрировать усилия на самых важных делах;
- не дает забыть о том, чтобы отдыхать и жить полной жизнью.
Звучит все просто, но… практически невыполнимо. А все потому, что у нас в голове живут и процветают мифы об управлении временем. Их детально описал Роджер Сайп в своей книге «Развитие мозга»:
- Миф о балансе. Мы мечтаем о волшебном балансе в жизни, когда на работу, семью, хобби, спорт и здоровье уделяется равное количество времени. Но это невозможно! Для начала вам пришлось бы либо начать заниматься спортом по 8 часов в день, либо сократить количество рабочих часов в два-три раза. А это просто нереально. Дело в том, что нам нужен не баланс, а гармония — чтобы в нашей жизни гармонично уживались разные виды деятельности, без ущерба для каждой из них.
- Миф о том, что временем можно управлять. На самом деле управлять мы можем только собой и своими делами, а время нам неподвластно. Поэтому, если вы хотите успевать больше, то не нужно злиться или обижаться на то, что день такой короткий. Нужно менять свои действия, приоритеты и мотивы. На них вы в силах повлиять.
- Миф о нехватке времени. Всем нам не хватает времени на занятия спортом. А еще на прогулки по лесу. Но почти каждому хватает времени на просмотр фильмов и сериалов, а также на регулярное обновление ленты новостей в соцсетях. Один из секретов тайм-менеджмента состоит в том, что наша главная проблема не в нехватке времени, а в том, как мы расставляем приоритеты и на что его тратим.
Управление временем — это такая объемная тема, что и десятка статей не хватит, поэтому в тексте мы укажем только основы тайм-менеджмента и дадим список книг для дальнейшего погружения в эту науку.
Работай меньше, успевай больше: принципы тайм-менеджмента
Используйте эти 9 основ тайм-менеджмента, и вы поймете, что 24 часа в сутках — это не так уж и мало.
Планируйте
Всегда планируйте дела: на день, неделю, месяцы и годы. План обязательно должен содержать очередность и сроки выполнения задач.
Брайан Трейси, мотивационный спикер и автор десятков бестселлеров по саморазвитию:
— На планирование своего дня у вас уйдет всего от десяти до двадцати минут, однако, эта небольшая «жертва» сэкономит по меньшей мере два часа потраченного впустую времени и бесцельно растраченных усилий на протяжении всего дня.
Назад к содержанию
Ставьте четкие цели
Чтобы всё успеть, нужно для начала правильно определить цели вашей деятельности. Посмотрите на список, и если все пункты в нем конкретны, измеримы, достижимы, актуальны и ограничены по времени, значит, вы на верном пути. Кстати, это и есть техника постановки целей SMART.
Не распыляйтесь
Не пытайтесь делать много дел сразу: энергия и внимание будут рассеиваться. В результате не получится нормально сконцентрироваться ни на чем. Даже если вы сторонник мультизадачности, браться больше, чем за 2-3 дела за раз не стоит.
Источник: https://media.giphy.comНазад к содержанию
Расставляйте приоритеты
Консультант по управлению, автор бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови рекомендует распределять приоритеты задач по матрице Эйзенхауэра — популярной в тайм-менеджменте схеме, показывающей, на чем можно сэкономить время.
Как правильно сгруппировать дела?
- Дело срочное, если при невыполнении в скором времени потеряет актуальность.
- Дело важное, если лежит в сфере основных жизненных приоритетов и направлено на достижение ключевых целей и /или его невыполнение приведет к значительным неприятным последствиям.
По мнению Стивена Кови, эффективные люди всячески избегают дел из квадратов 3 и 4, а квадрат 2 — это основа эффективного персонального управления. Например, зарядка по утрам и повышение квалификации — это квадрат 2, так как если ежедневно не прикладывать усилия по этим пунктам, то рано или поздно возникнет срочная и важная проблема: прихватит спину, либо вы как специалист перестанете быть востребованным на рынке.
Назад к содержанию
Отдыхайте и расслабляйтесь
Работать в режиме нон-стоп невозможно — все равно продуктивность упадет. Поэтому делайте во время работы короткие паузы. Воспользуйтесь, например, техникой «Помидора», придуманной дизайнером Франческо Чирилло в 1980-х:
- занимайтесь текущей задачей 25 минут;
- сделайте паузу на 3-5 минут. Во время нее не думайте о работе вообще — походите по комнате, помечтайте, перекиньтесь парой фраз с коллегой, выпейте воды, полейте цветы;
- после каждых 3-4 «помидоров» ( 25 минут работы и 3-5 минут отдыха) отдохните подольше — 20-30 минут.
На создание этой техники Франческо вдохновил кухонный таймер в виде помидораИсточник: flickr.com/photos
Не нравится эта техника управления временем? Попробуйте дробить работу на отрезки по полтора часа. Такой подход рекомендует американский журналист и писатель Тони Шварц в своей книге «То, как мы работаем, — не работает».
Назад к содержанию
Автоматизируйте рутинные задачи специальными программами
Некоторые процессы можно поручить даже не сотрудникам, а программам. Бухгалтерская отчетность, составление документов, постинг в соцсетях — для всего этого есть удобные IT-решения. Если говорить о бизнес-сервисах для управления клиентами и сделками, то это CRM-системы. Например, облачная программа SalesapCRM экономит ваше время, создавая письма и документы по шаблону, контролируя сроки оплаты, напоминая о дедлайнах, автоматически создавая отчеты по продажам и т.д.
SalesapCRM — простая облачная CRM-система для повышения вашей прибыли:
- захват заявок с сайта, почты и соцсетей
- быстрая техподдержка online
- бесплатный тариф
- гибкие настройки под каждый бизнес
- автоматизация без блок-схем
- наглядные отчеты и аналитика
- изменение настроек без программиста
- IP-телефония, sms-рассылки и другие интеграции
Начните зарабатывать больше прямо сейчас!
Ставьте дедлайны
Если у задачи нет четкого срока завершения, ее можно выполнять неделями или забросить вовсе. Дедлайн же заставляет вас быть более собранным и не откладывать дела слишком сильно. Если все же не получается успеть к назначенному себе сроку, его всегда можно чуть перенести.
Разберитесь, куда уходит время
По опросу salary.com, 89% американцев признаются, что отвлекаются на рабочем месте каждый день. Больше всего времени отнимает Интернет (26%), на втором месте бесполезные рабочие собрания и болтовня с коллегами (по 24%).
Зайти в соцсеть или включить игру на минуточку, а потом очнуться через пару часов? Такое знакомо многим. Попробуйте в течение недели поминутно фиксировать свой рабочий день в таблицу. Затем проанализируйте отчет и решите, от каких бесполезных дел можно отказаться полностью, а какие — ограничить.
| Дата | Время | Занятие |
Шаблон таблицы для фиксирования сделанного
Назад к содержанию
Грамотно делегируйте задачи сотрудникам
Знаете, каково главное правило любого руководителя? Как только появляется новая задача, надо придумать, кому ее передать. И это не лень, это единственный способ сохранить время на решение стратегических вопросов, которые никто кроме вас не осилит.
Стивен Кови, консультант по управлению и руководству, автор бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей»:
— Правильное делегирование другим является, возможно, самым мощным и наиболее эффективным из всех имеющихся видов человеческой деятельности.
В книге «Семь навыков высокоэффективных людей» Кови рекомендует как можно реже «делегировать исполнение» — когда вы указываете сотруднику, что ему надо сделать на каждом этапе выполнения задачи. Этот метод требует пристального контроля с вашей стороны и не экономит время. Куда продуктивнее «делегирование руководства» — когда вы требуете от сотрудника получить определенный результат, а способы его достижения он выбирает сам. Кажется сложным, но гуру тайм-менеджмента утверждают, что такое управление временем куда эффективнее, ведь во-первых, вам не придется контролировать каждый шаг сотрудника, а во-вторых, он научится самостоятельному мышлению и креативу.
Вместо заключения: рекомендуем почитать
Все, что нужно сделать, чтобы улучшить тайм-менеджмент, — начать применять эти принципы на практике. А чтобы продолжить знакомство с темой, советуем вам полезную литературу:
- Брайан Трейси «Результативный тайм-менеджмент».
- Стивен Кови «7 Навыков высокоэффективных людей».
- Брайан Трейси «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!».
- Франческо Чирилло «Техника Помидора».
- Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса».
- Алан Лакейн «Искусство успевать».
- Даниил Гранин «Эта странная жизнь».
Теперь, когда вы разобрались с тайм-менеджментом и поняли, что это значит, достижение любых целей станет проще. Возможно, вас заинтересует, как правильно поставить цели на год и все успеть. А возможно, вам будет интересно, как помогают управлять временем и задачами CRM-программы.
Назад к содержанию
Помогаем эффективнее управлять бизнесом
В S2 есть:
- checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
- checkавтоматизация процессов и аналитика;
- checkкалендарь для записи клиентов;
- checkкалькулятор стоимости услуг;
- checkшаблоны документов и писем;
- checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки,
- checkбесплатный тестовый период 7 дней.
Автор: Любовь Аброськина
583
Урок 1. Основы тайм-менеджмента: предпосылки управления временем
Целью данного урока является помочь вам максимально разобраться в особенностях и нюансах тайм-менеджмента, а также на глубинном уровне осознать и прочувствовать, как может эффективная организация своего времени способствовать достижению целей, помогать в развитии потенциала своей личности и оказывать благоприятное воздействие на жизнь в целом.
В уроке будут рассмотрены такие вопросы как цели управления временем и его предпосылки, основные этапы и особенности этого процесса. Кроме того, вы узнаете массу советов по повышению личной эффективности и сможете выбрать те из них, которые будут подходить конкретно вам.
Содержание
- Многообразие форм тайм-менеджмента
- Определение целей управления временем
- Этапы управления временем: прежде чем начать
- Проверочный тест
Многообразие форм тайм-менеджмента
Сегодня существует огромное количество самых разнообразных подходов к проблеме управления временем. Разобраться в них с нуля очень сложно, ещё сложнее определить, какой из них может быть полезен именно вам.
Как отмечает автор книги «Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем» Сергей Калинин, специалисты выделяют три типа тайм-менеджмента: персональный (личный), ролевой (профессиональный), а также социальный тайм-менеджмент. А внутри этих типов могут существовать неограниченные (и даже пересекающиеся) множества систем, методов и концепций управления временем, часть из которых имеют авторские названия.
Индивидуальное управление временем тесно совмещено с личностным саморазвитием и осуществляется лично человеком, желающим повысить эффективность своей деятельности. Для этого каждый из нас использует собственные методы и подходы, черпая информацию из книг, интернет-сайтов и блогов, советов друзей и коллег, а также своих идей по повышению эффективности использования личного времени.
Ролевой (профессиональный) тайм-менеджмент помогает человеку быть эффективным в рамках исполнения им какой-либо конкретной социальной роли, обычно — профессиональной. Как отмечает Сергей Калинин, профессиональный тайм-менеджмент — «это на 50% психология трудовой деятельности и ещё на 50% методы повышения эффективности труда, заимствованные из НОТ (научной организации труда)». В таком тайм-менеджменте обычно требуется помощь профессионального консультанта.
И, наконец, социальный тайм-менеджмент посвящён межличностным отношениям и (или) совместному управлению временем нескольких людей. Типичный пример такого тайм-менеджмента — корпоративный. Значительная часть усилий социального управления временем заключается в оптимизации процессов взаимодействия людей (бизнес-процессов, организационных и коммуникационных процессов), и только потом некоторое внимание уделяется собственно методам тайм-менеджмента.
Отличия и сходные черты данных типов тайм-менеджмента приведены в табл. 1.
Таблица 1 — Типы управления временем
Примечание: Содержание таблицы изменено автором таким образом, чтобы сместить акценты с профессионального и корпоративного тайм-менеджмента на исходные, более общие типы — ролевой и социальный тайм-менеджмент.
В наших уроках мы будем говорить о личном тайм-менеджменте. Тем не менее, ничто не помешает вам применить отдельные методы управления временем для выполнения ваших ролевых функций либо для повышения эффективности работы вашего коллектива.
Исходя из сказанного выше, нетрудно понять, почему не существует и не может существовать никакой единой надёжной системы тайм-менеджмента. Личное управление временем — как индивидуальная психология, сколько людей — столько и точек зрения. Поэтому подбирайте те методы, которые вам наиболее удобны, и — кто знает! — может быть, вы даже изобретёте свой.
Изучая всё многообразие подходов к управлению временем, можно предположить, что существуют три принципиальные сущности тайм-менеджмента — это системы, концепции и методы управления временем.
Концепция управления временем — это определённый способ понимания и восприятия эффективности использования личного времени, от которой зависит в значительной мере удовлетворённость личным тайм-менеджментом.
Концепция включает в себя следующие элементы:
- причину и повод управления временем;
- цель управления временем;
- ценности и принципы управления временем;
- философию управления временем.
Наличие каждого из этих составных элементов необязательно в строгом смысле этого слова, однако зачастую все они в явном или неявном виде присутствуют.
В общем случае можно констатировать, что концепция управления временем часто формируется у конкретного автора под воздействием личных жизненных обстоятельств, и она весьма подробно описывается в его работах. Не все концепции имеют конкретных авторов ввиду их ценностного характера.
Метод управления временем — систематизированная последовательность действий, направленная на решение конкретной задачи управления временем. Обычно методы управления временем могут быть подробно описаны (в отличие от концепций) и имеют конкретного автора. Совокупность однородных методов управления временем называют подходом к управлению временем.
Система управления временем — комбинация взаимодействующих элементов, в частности, концепции и методов управления временем, направленная на достижение поставленной перед вами цели.
Определение целей управления временем
Залог эффективного тайм-менеджмента — чёткое понимание того, зачем он необходим, и почему его отсутствие вызывает дискомфорт. В следующем уроке мы будем говорить об эффективном целеполагании применительно к отдельным задачам, но уже сейчас можем подчеркнуть важность изначально поставленной цели известной поговоркой: что посеешь, то и пожнёшь. Все наиболее популярные системы тайм-менеджмента основаны на глубокой потребности в них их создателей.
Так, о системе личной эффективности одного из отцов-основателей США Бенджамина Франклина (1706–1790) известно, что когда ему было немногим более 20 лет, он решил вести дневник для наблюдения за развитием в себе 13 ключевых моральных добродетелей (Франклин, Б. Автобиография / Б. Франклин. — М. : Московский рабочий, 1988. — 48 с.). Он поставил себе цель достичь морального совершенства, которая сделала его жизнь расписанной буквально поминутно, и, судя по его автобиографии, успешно достиг её. Другую цель преследовал Тимоти Феррис, автор книги «Как работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе от звонка до звонка, и при этом жить где угодно и богатеть». И если «тайм-менеджмент» Ферриса заключается в его «4-х часовой рабочей неделе», то каждый день Франклина был тщательно распланирован и включал в себя не менее 8 рабочих часов. Можно привести много других примеров, однако данные два уже достаточно убедительно свидетельствуют о том, какими разными могут быть подходы к вашему личному управлению временем.
Иными словами, от поставленной вами цели при выработке вашего индивидуального подхода к управлению временем зависит очень многое.
Как правильно поставить цель личного тайм-менеджмента? Для этого нужно ответить на несколько простых вопросов из упражнения 1.1 и записать ответы на него себе на лист бумаги. Постарайтесь не скрывать от себя истинные причины вашего интереса — может быть, тайм-менеджмент вам вовсе и не нужен, так зачем тратить время на его освоение?
Упражнение 1.1.
Ответьте на следующие вопросы:
- Почему меня интересует тайм-менеджмент? Запишите свой ответ.
- Знаю ли я цель, для которой мне требуется управлять своим временем? Если да, запишите свою цель. Если нет, то сначала придумайте её, а потом всё равно запишите.
- Знаю ли я, почему я хочу её добиться? Запишите для себя ответ на этот вопрос.
- Перечитайте свои ответы на вопросы 1–3. Хотите ли вы продолжать изучать тайм-менеджмент, зная ваши истинные мотивы интереса к управлению временем?
Если вы развёрнуто ответили на первые два вопроса и утвердительно — на два последних, то мы можем двигаться дальше. Большинство специалистов в сфере тайм-менеджмента убедительно советуют регулярно соотносить свою цель с реальными действиями при ежедневном планировании, для чего лист бумаги с вашей целью должен быть всегда рядом с вами.
Этапы управления временем: прежде чем начать
Определившись со своей целью, можно начать личный тайм-менеджмент. А с чего же начать, спросите вы? Обратимся к Питеру Друкеру, американскому экономисту и одному из ведущих теоретиков управления. В книге «Эффективный руководитель» он пишет: «Согласно моим наблюдениям, опытные управляющие не сразу бросаются решать свои задачи. Они начинают с анализа своего времени, а не с планирования, — сначала они продумывают, как распределить своё время. Затем они пытаются контролировать время, важнейший элемент которого состоит в сокращении непроизводительных затрат. Наконец, они сводят свое «личное» время в максимально крупные и связанные между собой блоки. Таким образом, этот процесс состоит из трех компонентов:
- регистрация времени;
- управление временем;
- укрупнение времени».
Действительно, вы знаете, чего вы хотите достичь; но знаете ли вы, что вам сейчас мешает просто поступать иначе? Скорее всего, нет. Один из наиболее простых способов понять, на что уходит ваше время, — это проанализировать вашу текущую структуру дня. Заведите себе небольшой файл-помощник для регистрации текущих дел (или ведите его в дневнике от руки). Он может выглядеть таким образом:
Для успешного выполнения задачи регистрации времени обязательно фиксировать время начала и завершения дела, давать его краткое описание, а также фиксировать любые моменты, препятствовавшие выполнению вашей задачи. Безусловно, что данную таблицу можно и нужно подстраивать под себя. Например, туда можно включить отдельные столбцы для фиксации ваших особенных привычек или отвлекающих моментов (проверка почты, перекур, беседа с коллегой, перерыв на чай, отвлечение на проверку обновлений в соцсети и т.п.), столбец с собственной оценкой эффективности проведённого времени (эффективно / неэффективно), с разделением затрат времени на рабочие и личные задачи и т.п. Кроме того, идеи для отдельных полей могут вам подсказать в будущем системы тайм-менеджмента и их составные части, которые мы будем изучать впоследствии.
Например, древнеримский философ стоик Луций Анней Сенека выбрал в качестве первого письма Луцили письмо о времени:
ЛУЦИЙ АННЕЙ СЕНЕКА
Письмо I (О времени)
Луцилия приветствует Сенека!
Одно лишь время следует беречь.
Не дай его украсть минутам неги,
Пустым мгновеньям бесполезных встреч.
Всю жизнь свою в делах проводим, но не
Полезных, большей частью, а дурных…
Затем — безделье, а, на остальное —
Годами не выкраиваем миг.
Ты назовешь кого-то из знакомых,
Кто б знал, что умирает каждый час?
Ведь смерть — не предстоянье страшной комы,
А — в каждом, ежедневно и сейчас.
Всё нам — чужое, только время — наше!
А мы его совсем не бережём:
Любой знакомый подставляет чашу,
И мы ему — «по краешек» нальём.
Стараюсь избегать подробных писем
(Зачем перемывать в них дребедень):
Тем менее от «завтра» ты зависим,
Чем лучше контролируешь свой день.
Я удивляюсь: сколь же люди глупы,
И как ничтожна тщетность их пути…
Дают в кредит — считают каждый рубль,
А время — им никто не возвратит…
Те, на кого ты целый день потратил,
Не ощущают, что они — в долгу!
Попробуй-ка призвать их всех к расплате:
Один ответ: Простите, не могу!
Я — расточитель, тщательный в подсчётах.
Я знаю: с кем и сколько потерял…
Ведь время больше требует учёта,
Чем популярный жёлтый минерал.
Богат — лишь тот, кто малостью доволен,
Кто не зовет на помощь докторов,
Не понимая, отчего он болен…
Не забывай про время.
Будь здоров.
Здесь римский философ не только говорит о важности письменного учёта временных затрат, но и о двух важных моментах, которые могут служить полями вашей будущей таблицы:
- Разделение времени на хорошо, дурно потраченное и безделье;
- Оценка степени наполненности прожитого времени.
Упражнение 1.2.
Постройте собственную таблицу регистрации времени, исходя из ваших текущих знаний об управлении временем. Ведите её хотя бы в течение трёх дней, а затем постарайтесь проанализировать ваше поведение и отметить, что бы вы хотели изменить. В течение следующих уроков постарайтесь найти методы тайм-менеджмента, которые помогали бы вам исполнить это желание, и пробуйте их применить.
Подсказка. Лучше всего вы будете видеть прогресс, если всё это время будете вести таблицу без перерыва, отмечая время, когда вы начали применение того или иного метода.
Управление временем — следующий блок задач тайм-менеджмента, к которому целесообразно переходить после того, как вы проанализировали ваши текущие временные затраты. На этом этапе следует понять, от каких дел вам хочется или стоит отказаться ради выполнения главных задач, каким образом распределить дела в течение одного дня, а также сократить непродуктивные затраты времени.
Здесь П. Друкер советует задать себе три вопроса (мы их несколько видоизменили, чтобы они соответствовали личному типу тайм-менеджмента, а оригинальные вопросы можно прочитать в главе 2 «Знайте своё время»):
- Что произойдёт, если этого не сделать вообще (про конкретное дело)?
- Какой из видов моей деятельности может выполнить кто-нибудь другой с не меньшим (а может быть, и с большим) успехом?
- Что я делаю такого, что поглощает моё время и не повышает эффективность?
Ответы на эти вопросы помогут вам отсеять ненужное и сконцентрироваться на ваших ключевых делах. Иными словами, ваше управление временем здесь подвергается приоритизации и оптимизации. Этим навыкам вы научитесь в одном из следующих уроков данного курса. Стоит отметить, что большинство методов, рассматриваемых в рамках настоящего курса, вы сможете применить именно здесь.
Что же касается укрупнения времени, то это один из финальных этапов тайм-менеджмента: когда вы поймёте, что именно вам необходимо делать для достижения поставленной цели, вы сможете «заново собрать» все дела в укрупнённые блоки и впоследствии оперировать именно ими.
Проверьте свои знания
Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.
Как тайм-менеджмент помогает управлять временем
Высокий ритм жизни и постоянная нехватка времени вызывают стресс и даже депрессию. Чтобы научить сотни тысяч людей следовать распорядку дня и успевать задуманное, в 1970-х гг. был придуман тайм-менеджмент.
Что такое тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент – это набор правил, которые помогают распределять и планировать время. Его главная цель – увеличить продуктивность. Когда вы умеете грамотно управлять временем можно многое успеть, делать работу эффективнее, а домашние дела быстрее.
Сначала тайм-менеджмент был нужен только в работе. Но потом стало понятно, что любая личная цель – тоже проект, который развивается по таким же принципам. Поэтому сейчас есть семейный, женский и даже детский тайм-менеджмент.
Техники и методы тайм-менеджмента
1. «Матрица Эйзенхауэра»
Дуайт Д. Эйзенхауэр – 34-й президент США, который говорил: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».
Его матрица сортирует дела на второстепенные и главные. Метод подходит тем, кто может разделить задачи на эти четыре группы:
- Срочные и важные – их нужно сделать немедленно.
- Важные, но не срочные – решите, когда вы будете это делать, и установите точную дату.
- Срочные, но не важные – делегируйте их.
- Не срочные и не важные – оставьте это на потом.
2. Метод «Помидора»
Метод назван в честь кухонного таймера, который сделан в виде помидора. У него есть несколько принципов, которые, помогают эффективно выполнять задуманное:
- Поставьте задачу, которую нужно сделать.
- Установите таймер на 25 минут.
- Работайте и не отвлекайтесь.
- После каждых 25-и минут сделайте перерыв 5 минут.
- После каждого 4-го «помидора» отдохните 15-30 минут.
- Работайте в таком режиме пока задача не будет выполнена. Если появляются мысли о других делах, которые вас отвлекают, записывайте их, чтобы вернуться к этому позже.
3. Пирамида Франклина
Система планирования целей разного масштаба (от глобальных к ежедневным). В фундаменте пирамиды – главные жизненные ценности. Дальше идёт глобальная цель. Если ваша основная ценность богатство, то глобальной целью будет сделать бизнес-империю.
Чтобы достичь этого, нужен генеральный план – третья ступень пирамиды. После идёт долгосрочный план на 3-5 лет. За ним идёт краткосрочный на 1-12 месяцев. В конце пирамиды план на день и неделю.
4. «АБВГД»
Метод постановки задач по приоритету:
- А — важные и срочные дела, которые нужно обязательно сделать.
- Б — дела, которые можно отложить, но тоже надо сделать.
- В — незначительные задачи, которые можно не делать.
- Г — то, что необходимо делегировать другому.
- Д — задачи, которые удаляются из списка.
5. Техника управления временем «Хронометраж»
Вид тайм-менеджмента, где надо записывать все действия и фиксировать потраченное на них время. Хронометраж покажет, сколько вы сидите в социальных сетях, разговариваете по телефону, работаете, общаетесь с друзьями или читаете.
Техника помогает выявить «временные пробелы», о которых вы даже не подозревали. Проводите такой эксперимент 2-3 дня. Этого будет достаточно, чтобы получить общую картину.
6. Метод «Съешь лягушку»
«Съесть лягушку» – значит сделать небольшую, но неприятную задачу, которую вы постоянно откладываете. Например, звонок дальнему родственнику, разговор с руководством, уборка квартиры. Такие маленькие дела постепенно накапливаются, заставляют нас прокрастинировать, отвлекая от больших задач.
Суть метода в том, чтобы разбираться с ними в первую очередь, «съедать лягушку» быстро. Отводите на это два часа в неделю или решайте по одному каждое утро.
7. «Найденное время»
Техника выполнения небольших заданий при первой появившейся возможности. Выделите заранее 5-10 маленьких дел, на которые у вас не хватает времени, и будьте готовы сделать их, когда появится свободное «окно».
8. Метод «швейцарского сыра»
Решение дел в произвольном порядке. Когда перед вами стоит трудная задача, проще начать с небольших шагов, которые кажутся более лёгкими. Например, если вы пишете презентацию, начните с картинок или оформления заголовков, а потом займитесь текстом. Вы как бы выедаете много маленьких дырок в одном большом куске сыра.
9. Закон Парето
Парето – итальянский экономист, который заметил, что 20% наиболее жизнеспособных стручков гороха дают в его огороде 80% урожая. На основе этого он сформировал закон – «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».
Позже это стало подтверждаться в других сферах жизни. Бизнесмены говорят, что 80% прибыли они получают только от 20% клиентов.
Принцип Парето призывает найти «центральный узел», то, на чём нужно концентрироваться. Понимая свои «узлы» легче уделять время главному, и меньше работать над второстепенным.
10. «Формула 10-3-2-1-0»
Продуктивность зависит от уровня настроя и самочувствия. Метод 10-3-2-1-0 помогает подготовиться ко сну и сохранять бодрость в течение следующего дня. Здесь вы постепенно отказываетесь от отвлекающих факторов.
- За 10 часов до сна откажитесь от кофе.
- За 3 часа от еды и алкоголя.
- За 2 часа от работы.
- За 1 час выключите все гаджеты.
- 0 — количество нажатий на кнопку «отложить» у будильника.
Правила тайм-менеджмента
1. Составляйте списки дел
Основа управления временем – это планирование всех крупных и мелких задач. Фиксируйте всё, что вы задумали на день/неделю/месяц, чтобы не расставлять приоритеты в уме. Делать это можно на бумаге или Excel, но удобнее – в мобильных приложениях.
Чтобы выполнять дела быстрее, указывайте напротив каждого время нужное для его реализации. Но помните, что планировать – не значит расписывать всё по минутам и стрессовать, когда реальность не совпадает с задуманным.
2. Ставьте чёткие цели
Грамотная постановка цели поможет определить точный вектор. В работе лучше ориентироваться на основные показатели эффективности, чтобы не давать расплывчатых планов на неделю, квартал или год. Правильная цель звучит так – увеличить посещаемость сайта на 20% за три месяца.
Личные цели тоже должны быть измеримыми и достижимыми, например, накопить 200 тысяч на отпуск за полгода. Поэтому откажитесь от задач вроде «стать лучше» или «обойти конкурентов».
3. Выполняйте цели поэтапно
Многозадачность – главный враг тайм-менеджмента. Не пытайтесь делать всё сразу. Важнее понять, какая из задач приоритетнее и когда вы сможете выполнить её быстрее.
Делайте всё последовательно, разбивайте крупные цели на маленькие шаги, чтобы успевать сосредоточиться и плавно переключаться. Работайте регулярно и последовательно. Если поставили цель выучить английский язык, то шагом будет запоминать по 30 новых слов каждый день.
Исключение составляет тайм-менеджмент для родителей, когда некоторые дела можно выполнять, общаясь с детьми (например, убираться и при этом рассказывать сказки).
4. Меньше отвлекайтесь
Один из главных навыков тайм-менеджмента – концентрация. Выделите конкретное время для продуктивной работы. Попросите, чтобы коллеги или семья «забыли» о вас на этот срок. Отключите уведомления на телефоне в тех чатах, которые не важны для работы.
Отводите на звонки и скроллинг в сети ограниченное время. Например, 40 минут утром, чтобы почитать новости, 30 минут в обед для общения с близкими, полтора-два часа вечером на интересный контент, для разгрузки мыслей.
Для эксперимента сделайте несколько «разгрузочных» дней, когда совсем не будете заходить в соцсети.
Зарегистрируйтесь на Rescuetime.com. Этот софт показывает, какие сайты «пожирают» ваше время больше остальных.
Если наткнулись на интересную статью, установите расширение Getpocket. Оно сохранит интересный текст или видео, которые можно посмотреть после работы.
5. Организуйте рутинные дела
Эффективность зависит от того, что вас окружает. Поэтому сделайте своё пространство удобным и оптимизируйте рутину. Напишите себе текстовые шаблоны на однотипные вопросы от клиентов, а договора храните в отдельной папке на рабочем столе, чтобы быстро проверить информацию.
Создайте резервные копии наработок и держите их в облачном хранилище. Остальные документы тоже дублируйте в онлайн, чтобы посмотреть их в любой момент.
6. Делегируйте
Чтобы быстро выполнить задачу, которую вам поставили на работе, делегируйте её «звенья» другим. Не стесняйтесь делить обязанности с коллегами, если вы работаете над общим проектом, и не убивайтесь круглосуточно из-за перфекционизма.
Этот же пункт хорошо работает для мам, которые не хотят просить помощи у своих партнёров или боятся доверить им ребёнка.
7. Научитесь говорить «нет»
Управление рабочим временем не терпит всевозможных «вампиров» – дел, к которым не лежит душа. Когда что-то кажется нецелесообразным, не бойтесь отказать людям с их проектами, предложениями и даже просьбами. Чтобы остаться вежливым, используйте фразы:
- «Твоё предложение звучит любопытно, но у меня очень много дел». Этой фразой вы выражаете интерес, даёте понять, что предложение хорошее, но поучаствовать в нём не сможете. Вряд ли подойдёт для родных, а для малознакомых людей сработает хорошо.
- «По правде говоря, я не сильно в этом разбираюсь, попробуй спросить у Назара. Он здесь профи». Если у вас правда мало опыта в конкретном вопросе порекомендуйте другого человека. Так вы освободите себя от лишних задач и поможете с просьбой.
- «Этого я не смогу сделать, но зато помогу тебе с этим…». Фраза, которая даёт уйти от навязчивых идей и выбрать самому то, что вы готовы сделать.
8. Ведите ежедневники
Фиксировать надо не только грядущие дела, но и мысли, а также задачи, которые не входили в планы.
Так легче понять, куда потратить свободное время и не забыть важное. В ежедневнике спрашивайте себя: что нужно успеть? что может помешать? как определить, что день был успешным?
Для записей подойдут обычные «заметки» в смартфоне – это намного быстрее, чем писать от руки в бумажном дневнике.
9. Следуйте «биоритмам»
Живите в гармонии со своим организмом. Делайте сложные задачи, когда мозг наиболее продуктивен (даже если пик работоспособности попадает на час ночи).
Пользуйтесь специальными мобильными приложениями, которые могут разбудить вас, определить лучшее время для сна и проанализировать его.
10. Хвалите себя
Чтобы мотивация сохранялась, поощряйте себя. Упражнения по тайм-менеджменту бессильны, если делать их сквозь зубы, лишив себя положительных эмоций.
Выберите вещь или услугу, которая принесёт удовольствие, когда планы будут выполнены: от шоколадки до путешествия в выходных. Фиксируйте в заметках успехи, выписывайте достижения и подводите итоги дня/недели/месяца.
Особенно это важно в рамках тайм-менеджмента для женщин, которые в быту забывают, что забота о себе – тоже часть вклада в семью.
Читайте: Стресс-менеджмент: 4 методики, которые помогут успокоиться
Тайм-менеджмент: как научиться управлять своим временем?
Жизнь порой задаёт очень высокий темп, и на нас сваливается куча дел. И хотя в сутках у всех одинаковое количество времени, не все используют его с пользой. Кто-то успевает и спортом позаниматься, и поработать, и уделить время саморазвитию и близким. А кто-то может проработать целый день и с удивлением обнаружить, что не сделал ничего важного.
Мы действительно хотим успевать всё. Спрос рождает предложение: появилось много книг о личной эффективности, курсов продуктивности и коучингов с тренингами успеха и мотивации. И ещё – системы тайм-менеджмента. Informburo.kz разбирается, что такое тайм-менеджмент, когда он помогает успевать делать всё, а когда оказывается бесполезным и неэффективным.
Что такое тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент – это способы управления временем, с помощью которых повышается эффективность его использования.
Существует множество разных систем организации времени: для загрузки персонала и расчёта часов работы используют одни подходы, для личных нужд – другие. Тайм-менеджмент помогает не только успевать делать рабочие задачи, но и уделять достаточно времени отдыху, спорту и общению с близкими.
Когда тайм-менеджмент бесполезен
Тайм-менеджмент важен тем, у кого есть возможность распределять время самостоятельно. Если вы работаете по чёткому графику, который никак не изменить, планировать удастся разве что выходные дни. Но есть и другие ситуации, в которых тайм-менеджмент бесполезен.
Тайм-менеджмент – это не волшебная таблетка, которая поможет успевать всё. Потому что на самом деле тайм-менеджмент – это не о том, что нужно успевать всё. Это о том, что нужно успевать важное, а от неважного – отказаться.
Тайм-менеджмент – это не средство мотивации. Управление временем не сделает вас продуктивнее и мотивация не упадёт с небес, если вам глубоко противно то, что вы делаете. Самое главное – убедитесь, что вы действительно хотите заниматься этими делами. Возможно, вам нужно менять свою профессиональную сферу, а не пытаться делать больше и лучше.
Тайм-менеджмент не гарантирует успеха. Некоторые коучи убеждают, что стоит лишь научиться их технике – и вы сразу разбогатеете, решите проблемы в семье, начнёте заниматься спортом. Но это так не работает. Тайм-менеджмент – всего лишь инструмент, который бесполезен без ваших усилий. Это как купить ручку, которой записывал идеи великий писатель, и надеяться, что эти идеи теперь станут приходить к вам.
Техники тайм-менеджмента не универсальны, они подходят не всем. Любая авторская методика – это лишь опыт её создателя. Но мы индивидуальны, поэтому не все способы и не всегда получится применить. Если методика не работает, то не надо себя насиловать – просто поищите другую. А ещё лучше – понаблюдайте за собой. Вы лучше всех знаете себя и то, как вам удобнее работать. Кто-то продуктивен в первой половине дня, кто-то – вечером или даже ночью.
Тайм-менеджмент не заставляет вас превозмогать себя. Вставать в 5 утра или спать по 4 часа и чувствовать себя плохо – это не тайм-менеджмент. Кроме того, не укоряйте себя, если сразу не получается решать задачи эффективно. Разрешите себе ошибаться. Не подойдут одни способы – попробуете другие. Так можно.
Как управлять временем
В тайм-менеджменте есть разные техники и инструменты. Они помогают на разных этапах: планирования, расстановки приоритетов, оценки результата.
Планируйте: ставьте цели и задачи
Планирование – важная часть управления временем и повышения эффективности. Планировать можно либо вечером на следующий день, либо в начале дня. При планировании важно разделять цели и задачи. Цель – общая и глобальная. Цели разбиваются на небольшие и конкретные задачи. Например, цель – сдать квартальную отчётность. Разбиваем её на небольшие конкретные задачи: собрать данные за 3 месяца, свести их в таблице, создать графики динамики, сделать презентацию.
Составляйте списки задач на день и более длительные периоды – неделю или месяц. Для каждой задачи нужно определять срок, к которому её нужно выполнить. Для этого можно использовать бумажные или электронные планировщики. Подойдут ежедневник, доска со стикерами или приложения для планирования – например, Trello или Wunderlist.
Так выглядит доска задач в Trello – это электронный аналог доски со стикерами. Списки и карточки можно организовать так, как вам удобно.
Задачу также можно разбить на этапы и отмечать, когда выполнили каждый. Кроме того, для задачи нужно определить срок и стараться не передвигать его. Время всегда берите с запасом: нужно 3 дня – заложите 4. Всё всегда идёт не так, как мы планируем.
Расставляйте приоритеты
Вы можете записать десятки задач. Для них нужно определить приоритетность, а от некоторых, возможно, даже отказаться совсем.
Для расстановки приоритетов есть два популярных способа: ABC и матрица Эйзенхауэра.
Метод ABC
Возьмите список задач и поставьте для каждой уровень приоритетности буквами A,B,C (некоторые прибегают также и к буквам D и E).
- A – важные и срочные задачи, высший приоритет в выполнении. Это те дела, невыполнение или откладывание которых может иметь неприятные или серьёзные последствия. Например, исправить ошибку, из-за которой перестал работать сайт, особенно если от промедления бизнес теряет деньги.
- В – важные, но несрочные задачи или те, невыполнение которых не приведёт к серьёзным последствиям. Пример – внедрить разработку, которая поможет увеличить продажи. Это важно, но если чуть сдвинуть её – вряд ли произойдёт что-то непоправимое.
- С – задачи, которые было бы неплохо выполнить: провести вечер с друзьями или устроить ужин для жены.
К уровню D относят задачи, которые можно делегировать подчинённым, а к E – от которых стоит отказаться вообще.
Матрица Эйзенхауэра
Метод назван по имени его создателя – президента США Дуайта Эйзенхауэра. Задач у него было очень много, поэтому он расставлял их приоритетность, распределяя по категориям:
- срочные, важные;
- важные, несрочные;
- срочные, неважные;
- неважные, несрочные.
Лист делится на 4 квадрата, в которые и вписываются задачи.
Матрица Эйзенхауэра: 4 квадрата с разной срочностью и важностью. Некоторые бумажные планировщики выпускают уже разлинованными на такие квадраты.
Срочные и важные выполняйте в первую очередь. Они имеют прямое значение для вас и будущего, их нельзя кому-то делегировать. Важные, но несрочные можно спокойно и комфортно выполнять самому или передать подчинённым и сотрудничать с ними в ходе их выполнения. Срочные и неважные старайтесь передать другим. От несрочных и неважных стоит отказаться совсем.
Удобнее всего расставлять приоритет задач сразу же, когда вы их вносите в планировщик, – так в него не попадёт ничего лишнего.
Выполняйте задачи
Запланировать задачи и определить их приоритет – только половина работы. Теперь нужно их выполнить. Тем более обычно всё идет не по плану: сыплются новые задачи, мы прокрастинируем, не учитываем какие-то нюансы, которые в итоге сдвигают сроки задачи, и вместе с этим двигают и последующие задачи. Всё предусмотреть не получится, но кое-что всё равно можно учесть, чтобы свести помехи к минимуму.
Не пытайтесь решать несколько задач одновременно
Мозг – не многозадачный компьютер. Мы не ускоряем процесс, если пытаемся сделать всё одновременно, а распыляемся между задачами. Отвлекаемся, упускаем важное, замедляемся, стрессуем, постоянно переключаемся между задачами и вникаем в них каждый раз заново.
Уберите то, что мешает сконцентрироваться на задаче
Закройте соцсети и мессенджеры, отключите звук на телефоне, приберитесь на рабочем месте. Если работаете дома, то выберите время и место, когда вас не будут отвлекать члены семьи. Иначе будете распылять внимание или вовсе станете прокрастинировать.
Не бросайтесь сразу выполнять новые задачи
Для начала определите их приоритетность. Если вы вклините новую задачу, то не успеете сделать запланированные – а среди них могут быть и важные. Как правило, ничего не случится, если согласовать с коллегами, что новую задачу вы выполните завтра. Не так много задач, которые нужно бросаться делать сразу же.
Научитесь отказывать
Не все задачи и проекты вообще стоит брать на себя. Иногда на нас пытаются свалить то, чем мы вообще не должны заниматься. Иногда просто нет смысла брать новый проект, если на него нет времени и вы не хотите отказаться от других. Даже если вас будет слёзно умолять лучший друг. У каждого есть право на «нет», помните об этом.
Работайте так, как вам удобнее
Мы все очень разные. У нас разные темпераменты, происходят разные события в жизни, мы активны в разное время и по-разному. Например, если вам сложно долго концентрироваться на задаче – попробуйте технику «Помидор». Она названа так в честь кухонного таймера в виде помидорки, который отсчитывает 25 минут. Запустите таймер на 25 минут и занимайтесь это время только работой. Затем перерыв 5 или 10 минут.
И если у вас есть возможность поменять рабочий график под себя – не отказывайтесь от нее.
Оценивайте результат
Выполнили задачу – проанализируйте, что было хорошо, а что нет. Возможно, какие-то инструменты тайм-менеджмента вам не подходят. Техника «Помидор» не сделает вас продуктивным, если вам удобнее поработать полтора-два часа, а затем сделать хороший перерыв.
Обратите внимание, что мешало выполнению задачи: устали, отвлекались на почту или подпевали любимому исполнителю. В следующий раз попробуйте исключить раздражители.
Отдыхайте
Важная составляющая тайм-менеджмента – отдых. Планируйте короткие перерывы в течение дня, определите время, после которого не будете заниматься работой. Постарайтесь полноценно отдыхать в выходные и не брать работу на дом. Никто не может быть продуктивным 24/7. Нам нужно отдыхать и восполнять ресурсы. Включите в своё расписание тренировки, время с близкими и полноценный сон.
А ещё учтите, что после аврала вам понадобится больше времени на восстановление.
Не забывайте о важном
Помимо рабочих задач, проектов и карьеры, в жизни ещё много всего удивительного и прекрасного. Так ли уж нужно брать восьмой проект для престижной компании или заработать на новейший автомобиль, если это лишит вас времени с детьми и любимыми? Не забывайте, что не всё измеряется деньгами и успехом. Планируйте так, чтобы потом не жалеть, что пропустили что-то очень важное для себя.
Тайм менеджмент: управляем своим временем правильно
Темп жизни большинства современных людей сложно назвать размеренным или спокойным. Это постоянный дефицит времени и авралы, регулярное пребывание в состоянии, когда непонятно за выполнение какой работы хвататься именно сейчас. Все это негативно отражается не только на эмоциональном состоянии, но и на личной производительности. Только тайм менеджмент поможет решить подобные проблемы и организовать время таким образом, чтобы появилась возможность жить полной жизнью, а не ограничиваться вечными хлопотами.
По мнению психологов даже при «катастрофическом дефиците времени» выход есть.
Существующие инструменты тайм менеджмента помогают понять: главное иметь стремление хоть немного изменить себя и пересмотреть отношение к личному времени. Многие успешные люди могут стать примером, что при правильном использовании тайм менеджмент дает отличные результаты. Ведь каждый из них знает как не только составлять много планов, но и успевать многое сделать.
Преимущества применения
Навык рационального использования времени предоставляет человеку немало разных преимуществ и может пригодиться практически в любом поле деятельности. Для подростков и школьников знание законов организации времени и их использование помогает научиться жить так, чтобы хватало времени не только для учебы, но и для отдыха и общения с друзьями. Взрослым же людям основы применения тайм менеджмента помогут в работе, творчестве, семейных отношениях, бизнесе и других сферах.
Какие конкретно преимущества получает человек при использовании данной системы:
- ему удается достигать больше поставленных целей;
- он успешен во всех сферах деятельности;
- он достигает поставленных задач быстрее, чем те, кто не знает, что такое тайм менеджмент и не используют его;
- за короткий промежуток времени может выполнять множество различных дел;
- человек имеет намного больше времени для самосовершенствования, отдыха, хобби и нахождения с близкими людьми;
- он не страдает от постоянной усталости, меньше подвержен стрессам;
он всегда имеет четкий план действий; - владеет внутренней свободой и способностью контролировать свою жизнь.
Роль мотивации в умении организовывать свое время
Прежде чем непосредственно переходить к выяснению, чем же является тайм менеджмент, необходимо разобраться с основными причинами нехватки времени. Первой и, наверное, основной причиной является нежелание выполнять определенные обязанности. Вторым виновником считается отсутствие интереса к делу, а третьим – неорганизованность. Четвертой же причиной дефицита времени является слишком длительная подготовка к выполнению какой-либо задачи.
Тайм менеджмент (англ. time management) — технология организации времени и повышения эффективности его использования.
Например, если не хочется выполнять какую-то работу, стоит поискать ее плюсы. Возможно, она может поспособствовать прибавке к зарплате, повышению в должности, даст ощущение удовлетворения от выполненного долга или же предшествует отличному отдыху.
Мотивация, как один из наиболее эффективных инструментов тайм менеджмента, должна использоваться и для домашней рутинной работы. Ведь если ее не выполнять – в семье уничтожится внешняя и внутренняя атмосфера комфорта. В то время как борьба с хаосом поможет избавиться от внутренней несобранности и направить энергию в нужное русло.
Анализ временных затрат
Определившись с мотивацией, не стоит сразу же бросаться решать свои задачи. Так как эффективный тайм менеджмент основывается на контроле времени и сокращении непроизводительных его затрат, начинать необходимо с анализа текущей структуры дня. Для каждого дела нужно зафиксировать основные параметры: время начала и завершения, краткое описание, эффективность или моменты, которые препятствовали выполнению задачи. Удобнее всего делать это в виде таблицы.
Безусловно, можно фиксировать и другие моменты. Например, включить столбцы с разделением задач на личные и рабочие, либо указывать все перекуры и перерывы на чай, отвлечение на проверку обновлений в социальных сетях или чтение писем из электронной почты. В дальнейшем при использовании тайм менеджмента это поможет разобраться с тем, от каких дел стоит отказаться, чтобы успевать выполнять главные задачи и каким образом распределить дела в течение дня.
Старайтесь исключить из своей жизни «пожирателей времени»
Насколько эффективным может быть тайм менеджмент можно оценить, если обратить внимание сколько времени множество людей убивает и крадет у самих себя. К сожалению, просиживание часами за проверкой почты, общением в социальных сетях или компьютерными играми как для взрослых, так и для подростков, в основном считается нормой.
Приняв решение заняться действительно полезным делом – необходимо на время отвлечься от подобных занятий и сконцентрироваться на выполнении поставленной задачи. Если же ежедневно в одно время, использовать основы тайм менеджмента и заниматься важными делами, через несколько месяцев это сформирует привычку.
Полезно также будет завести дневник и записывать в него все занятия, которые лишь пожирают время.
Существенно сэкономить время поможет также умение говорить «нет». Без этого невозможно представить тайм менеджмент, ведь сложно научиться организовать собственное время, если бесцельно его тратить на ненужные задания. Иногда стоит ответить твердым «нет» и конкретным людям, которые умеют только жаловаться, а также стараются сделать все, чтобы их работу выполнил кто-то другой.
Фильтрация информации
Изучая инструменты тайм менеджмента невозможно не остановиться на умении фильтровать различные данные. Многие имеют привычку забивать себе голову множеством никому не нужной информации. Например, прежде чем приобрести какую-либо бытовую технику или одежду многие несколько суток на различных сайтах изучают их характеристики.
С одной стороны подобная информация кажется полезной, но эффективным тайм менеджментом будет это лишь в том случае, если читать не все подряд, а уметь концентрироваться на наиболее важных и нужных характеристиках. Учитесь бегло изучать информацию и запоминать только то, что действительно полезно. Не нужно тратить драгоценное время и перенасыщать мозг множеством лишней информации!
Планирование – залог успеха
Эффективный тайм менеджмент – это составление планов, которое дает возможность на 25% увеличить свою продуктивность.
Если цель не записана – ее не существует. Перечень задач в данном случае является картой, которая не даст сбиться в пути для достижения этой цели.
Облегчить задачу помогут различные помощники. Например, можно в видимой части комнаты повесить доску и поделить ее пополам. Основы тайм менеджмента в данном случае можно применить так: на одной половине размещаются все идеи, которые хочется выполнить в ближайшее время.
Вторую же половину нужно поделить на три колонки: что запланировано, какие задачи в работе, и что уже выполнено. Каждую неделю задачи из первой половины доски можно перемещать в колонку «Запланировано». Если вы будете руководствоваться правилами, выполнение которых предполагает тайм менеджмент, к выходным все они окажутся в колонке «Выполнено».
Также можно воспользоваться ежедневником или планингом. Либо заполнять компактный календарь для фиксирования планов на ближайшие недели и месяцы. Могут быть и такие задачи, которые удобнее всего записывать в виде таблицы.
Выбор методики планирования
На сегодняшний день существует немало методик планирования. К наиболее популярным можно отнести:
- Метод «АБВ» (можно использовать и «ABC»). Его суть заключается в том, чтобы возле каждой задачи из списка ставить букву, указывающую на приоритет выполнения. При составлении плана согласно тайм менеджменту самые важные дела обозначаются буквой «А». Пока они не будут выполнены – к задачам, имеющим маркировку «Б» приступать нельзя.
- Хронометраж – это метод, который осуществляется путем замера и фиксации времени, необходимого для выполнения определенных целей. Что такое тайм менеджмент при использовании хронометража? Это выработка ощущения времени и эффективности работы. Чтобы научиться этому необходимо в течение 2-3 недель записывать все свои действия с точностью до 5 минут. Это поможет выявить так называемых «поглотителей времени» и отыскать резервы для выполнения важных задач.
- Среди лучших в мире инструментов тайм менеджмента, помогающих в планировании стоит отметить технику SMART. Эта аббревиатура составлена из первых букв слов, которые характеризуют цель. Она должна быть: конкретная, измеримая, достижимая, соотносима с другими задачами и имеющая четкие временные рамки.
Не знаете, как успевать больше – каждое утро «съедайте лягушку»
В рамках, которые предлагает тайм менеджмент, эта техника достаточно простая и эффективная. Ее суть заключается в том, чтобы в первой половине дня (желательно утром), выполнять необходимое, но не очень приятное дело. Подобные занятия в основном откладываются и нередко вовсе не выполняются. Вряд ли эффективный тайм менеджмент предполагает очень большие затраты времени на осуществление подобных целей. К тому же, неприятные дела имеют свойство накапливаться. В таком случае их выполнение может растягиваться на месяцы и годы.
В роли лягушек тайм менеджмент чаще всего определяет дела, к которым не знаешь как подступиться. Также это могут быть задания, для выполнения которых ожидаются какие-то идеальные условия. Если такие дела поочередно выполнять каждое утро – со временем количество незавершенных дел будет сведено к минимуму. Целью этой технологии в тайм менеджменте является выработка полезной привычки сосредотачиваться на текущих делах и выполнять их быстрее.
Если цель большая – ее можно разделить
Многие опускают руки, когда им необходимо взяться за выполнение какой-либо глобальной задачи, например, сложного проекта. Какими инструментами тайм менеджмента можно воспользоваться в такой ситуации? Прежде всего, необходимо поделить основную задачу на несколько вспомогательных и выполнять каждую из них отдельно. Это поможет не только более быстрой реализации проекта, но и лучшему его пониманию.
Среди тех, кто занимается тайм менеджментом, многие подобную задачу облегчают, рисуя своеобразное дерево. В роли его ствола выступает главная задача, а подзадачи – это ветки. Делать разветвления нужно до тех пор, пока весь процесс выполнения цели не станет понятным и предельно простым.
Есть время работать, есть время отдыхать
Используя в своей жизни тайм менеджмент, нельзя забывать о том, что каждый человек имеет свои биологические часы. Они влияют на то, в какой период суток будет наибольшим пик активности. Например, если это время с 6.00 до 10.00 – именно на эти часы стоит запланировать наиболее важные дела и задачи.
Руководствуясь принципами тайм менеджмента в таком случае можно успеть выполнить максимальное количество заданий. Так как в другое время реакция будет более медленной, а работоспособность – сниженной.
На основе наблюдений за своими биологическими часами стоит также выделять время для отдыха. Не стоит упускать из виду, что от этого во многом зависит насколько эффективным будет тайм менеджмент. Во время отдыха ресурсы организма восстанавливаются, и он может лучше и быстрее справиться с поставленными перед ним целями. Если же человек будет валиться от усталости с ног – качество работы вряд ли будет хорошим.
Всегда оставляйте запас времени
Прежде всего, стоит отметить, что тайм менеджмент должен облегчить жизнь и научить использовать время с пользой. Однако это не повод составлять настолько загруженные графики, чтобы в них не было ни единой свободной минуты. На каждый день нужно оставлять определенный запас времени. Ведь каким бы продуманным ни был time management, необходимое для выполнения всех задач время точно определить сложно.
Поэтому, чтобы не паниковать по поводу того, что необходимо уже приступать к выполнению следующей задачи – лучше заранее запланировать чуть больше времени. Даже если вы справитесь вовремя – оставшееся время можно будет использовать для решения менее важных вопросов или же для отдыха.
Что такое тайм-менеджмент? (с иллюстрациями)
Управление временем — это искусство организации, организации, планирования и составления бюджета своего времени с целью обеспечения более эффективной работы и производительности. Существует множество книг, классов, семинаров, ежедневников и семинаров по этому навыку, которые учат людей и корпорации, как быть более организованными и продуктивными. Эффективное управление временем стало критически важным в последние годы благодаря круглосуточной загруженности мира, в котором мы живем.
Компании и малые предприятия используют современное программное обеспечение для хронометража, а также кадровую политику для улучшения управления временем.Тайм-менеджмент важен для всех. Хотя книги и семинары часто посвящены бизнес-лидерам и корпорациям, этот навык также имеет решающее значение для студентов, учителей, заводских рабочих, профессионалов и домработниц.Управление временем, пожалуй, наиболее важно для человека, который владеет своим бизнесом или ведет бизнес вне дома. Управление работой и домашними обязанностями под одной крышей требует особого типа управления.
Часы могут помочь вам контролировать время.Важным аспектом тайм-менеджмента является планирование наперед. Иногда для достижения успеха необходимо с самого начала потратить больше времени на то, чтобы реорганизовать свою жизнь. Хотя многие книги и учения различаются по своим предложениям, большинство из них согласны с тем, что первым шагом в эффективном управлении временем является организация рабочего места или дома. Даже если график у вас хорошо упорядочен, но офис и система хранения документов — катастрофа, время будет потрачено зря на попытки эффективно работать в беспорядочном месте.
Ведение обновленного календаря — полезная часть управления временем.После уборки, очистки и реорганизации дома или офиса следующий шаг в оттачивании этого навыка — посмотреть на все действия, в которых человек участвует в течение недели.Следует записать все до последней детали, включая время, необходимое для принятия душа, одевания, поездок на работу, посещения встреч, телефонных звонков, уборки в доме, приготовления ужина, забирать детей из школы, брать их на внеклассные мероприятия и ешьте еду. Также выделите время для развлечений или упражнений, таких как поездка в тренажерный зал, прогулка, просмотр телевизора или серфинг в Интернете.
Тщательный анализ времени, необходимого для выполнения повседневных дел, — это один из шагов в управлении временем.Часто, когда люди записывают каждое последнее занятие, они обнаруживают, что на сон остается очень мало времени. Конечным результатом является то, что многие действия должны быть сокращены, исключены, консолидированы или делегированы. Расстановка приоритетов по шкале от одного до трех (одно из которых является наиболее важным, а три — наименьшим) может помочь в решении этой задачи.
Наконец, хорошее управление временем включает в себя ведение графика задач и действий, которые считались важными.Ведение календаря или ежедневника помогает не отвлекаться от задачи, но при этом требуется и самодисциплина. Самый эффективный список дел в мире не поможет тому, кто не смотрит на свой ежедневник и не выполняет его.
Конечно, другая сторона спора — не забывать жить.Управляйте своим временем, будьте организованы и не отвлекайтесь от задачи, но живите своей жизнью. Запланируйте выходной день каждый день и хотя бы один выходной каждую неделю. Будьте организованы, но не будьте рабом времени.
Может быть полезно проконсультироваться с профессиональным организатором, который помогает людям более эффективно управлять своим временем, беспорядком и личной энергией..Управление временем — Викиверситет
Этот модуль используется в: Первоначальном менеджменте и исследованиях и проектировании в психологии.
Рисунок 1 . Расслабление — когда расслабление является хорошей стратегией тайм-менеджмента, а когда прокрастинацией?Управление временем — термин неоднозначный.
Само время не может быть «управляемым», но человек может управлять собой и тем, как он / она имеет дело со временем (Claessens, Eerde, Rutte & Roe, 2007; Cannon, 1996).
Управление временем относится к стратегиям, которые поддерживают успешное выполнение действий, необходимых для эффективного достижения целей. Таким образом, тайм-менеджмент направлен на максимальное повышение индивидуальной продуктивности.
Стратегии управления временем включают планирование и расстановку приоритетов, распределение времени, постановку целей, мониторинг использования времени и самоорганизацию своего времени, особенно в отношении выполнения нескольких задач в течение определенного периода времени (Claessens et. Al., 2007). Неэффективное управление временем влияет на продуктивность на рабочем месте и пагубно сказывается на частной жизни человека.
Мета-анализ показал, что поведение, связанное с управлением временем, связано с повышением удовлетворенности работой, состоянием здоровья и снижением стресса. Однако они отметили, что выводы в отношении работы и успеваемости были неясными. Там, где были обнаружены эффекты на производительность, они, как правило, были положительными; однако они часто имели небольшой эффект или несогласованы по статистической значимости. Тайм-менеджмент также может быть полезной стратегией борьбы со стрессом.
Части управления временем — это искусство, а части — наука.Также имейте в виду, что тайм-менеджмент — это многомерная концепция, которую можно разделить на множество навыков и моделей поведения.
Шаг 1 — Сколько у вас времени? [Edit | править источник]
Во-первых, мы должны знать, сколько эффективного времени у нас есть. Например, если нам нужно время, чтобы управлять своим рабочим днем, мы должны выяснить, сколько времени доступно для работы.
Это сложнее, чем кажется. Вы можете работать 8 часов в день, но сомнительно, что у вас есть 8 часов эффективного рабочего времени в этот день.Встречи, походы к водоохладителю, обсуждения последних вечерних телешоу — все это сокращает ваше рабочее время. Многих людей прерывают во время работы — это могут быть телефонные звонки, личные посещения или срочные электронные письма. Если вы не знаете, сколько у вас эффективного времени, вы можете провести неформальное исследование. Недооценка количества времени, которое потребуется на выполнение задачи (например, из-за того, что не учтены настройки, время в пути до места и т. Д.), Или переоценка количества времени, необходимого для выполнения задачи, является когнитивной ошибкой, которая постоянно сердце плохого управления временем.
Шаг 2 — Какие задачи? [Edit | править источник]
Это простой шаг — вы просто записываете, что вам нужно сделать. Это можно сделать на листе бумаги, в электронном органайзере или в другом виде. Однако убедитесь, что это не только в вашей голове — хотя у вас может быть фантастическая память, нам нужна информация в какой-то форме, чтобы мы могли ею манипулировать. Выберите форму, которая вам больше всего нравится, поскольку работать с ней придется вам.
Шаг 3 — Приоритезация — Что важно? [Edit | править источник]
Следующий шаг — ранжирование задач по важности.
Один из способов — составить три списка: A, B и C:
- A — список дел, которые нужно сделать сегодня;
- B — это то, что нужно сделать на следующей неделе или около того, а
- C будут в следующем месяце или около того.
Затем укажите число (начиная с 1) рядом с каждым элементом списка A.
Мы не будем сейчас заказывать списки B или C.
Не играйте со временем небрежно. Ни один человек никогда не сможет наверстать потерянное секунды секунды. Единственный реальный капитал — раз. Большинство людей были бы шокированы результатами, если бы они измерили количество раз , которое они тратят каждый день.
Время движется в своем собственном темпе, независимо от того, используем мы его или нет. Никогда не принимайте время как должное. Все деньги мира не могут не вернуть момент.
Время — единственная вещь, которую невозможно восстановить. Часы, потерянные в безделье, никогда не вернутся. Время все равно пройдет. Вопрос только в том, как вы это используете.
Условия могут измениться не раз. В следующий момент они могут быть совсем другими. Оцените текущее время . Использовать. Немедленно приступайте к работе.
Всегда спрашивайте, как лучше всего использовать мое время прямо сейчас. На этот вопрос всегда будет только один ответ. Ваша способность точно ответить на этот вопрос с по по по и сразу приступить к этой работе будет играть очень важную роль в вашем успехе.
Шаг 4 — Сколько времени займет выполнение каждой задачи? [Edit | править источник]
Просмотрите список задач A и оцените, сколько времени они займут. Не беспокойтесь о том, чтобы быть идеальным, просто будьте настолько разумны, насколько можете.
Шаг 5 — Планирование расписания [править | править источник]
На основании доступного рабочего времени и оценки того, сколько времени займет каждый из них, составьте график заказа задач.
Например, после встреч и ежедневных задач, допустим, у нас есть 5 часов, которые мы можем выполнять.У нас 20 задач, 8 из которых находятся в нашем списке А. Дайте 8 задачам порядок и оцените, что на выполнение каждой задачи уйдет 1 час.
Итак, исходя из нашего плана, мы знаем, что сегодня мы не закончим наш список А. Итак, мы проверяем, должен ли какой-либо из трех нижних элементов быть к оплате сегодня (если бы они были, они должны были иметь более высокий приоритет, но мы дважды проверяем), а затем мы завершаем оформление заказа, проводя линию после 5-го элемента (5 предметы, дающие нам 5 часов эффективной работы).
Шаг 6 — Выполните работу [edit | править источник]
Делай работу.
Шаг 7 — Просмотрите прогресс [править | править источник]
Как только мы можем, после того, как наше эффективное время истекло, мы проверяем свой прогресс.
Мы рассмотрели только 3 пункта — пункт A2 занимал 2 часа вместо 1 часа, и как только мы начали работу по пункту A4, нас отстранили на остаток нашего эффективного времени на случай чрезвычайной ситуации.
В этом примере мы узнали несколько вещей. Во-первых, мы недооценили элемент A2, поэтому в будущем аналогичные элементы должны стать более точными. Мы также узнали, что 5 часов — это максимальное время, которое у нас есть, но у нас может быть меньше.Мы можем вычеркнуть из сегодняшнего списка 3 вещи.
На этом этапе важно не думать об этих неверных оценках или о невыполненных задачах как о неудачах; они нет. На самом деле это успехи, поскольку они представляют собой новую и важную информацию, которую вы получили о том, сколько времени займет выполнение этих задач. Эта информация будет вам полезна в будущем.
Управление временем можно концептуализировать как многомерную конструкцию (например, Macan, Shahani, Dipboye, & Phillips, 1990) [1] .Литература по психологическим исследованиям определила несколько возможных структур факторов для управления временем.
3-факторов (Бриттон и Тессер, 1991) [править | править источник]
Исследование 90 студентов колледжей США показало, что тайм-менеджмент может быть представлен тремя факторами на основе 35 пунктов (Britton & Tesser, 1991, [2] .):
- Краткосрочное планирование — ежедневное или еженедельное планирование, например составление ежедневного списка дел
- Долгосрочное планирование — постановка целей на весь квартал и хорошая организация
- Отношение ко времени — чувство контроля над тем, как время было потрачено, и его эффективное использование
Эта трехфакторная структура была воспроизведена в исследовании 350 испанских студентов (Garcia-Ros, Pérez-González, & Hinojosa, 2004) [ 3] .
4-факторов (Macan et al., 1990) [править | править источник]
Более широко цитируемая модель определяет четыре основных фактора (Macan et al., 1990) [1] :
- Определение целей и приоритетов
- Механика календарного планирования и планирования
- Предпочтение дезорганизации
- Воспринимаемый контроль времени
Шкала поведения при управлении временем (TMBS), для которой есть некоторые доказательства достоверности (TMBS, Macan et al., 1990 [1] ), предназначен для измерения этих четырех факторов. Модели управления временем Макана (и др. 1990 [1] , 1994 [4] ) получили наибольшую поддержку в литературе (Claessens et al., 2007 [5] ). Однако есть некоторые проблемы с согласованностью и разногласия по поводу того, следует ли включать воспринимаемый контроль времени (Claessens et al., 2007). Macan (1994) [4] указал, что воспринимаемый контроль фактора времени на самом деле является результатом управления временем, а не компонентом.
Факторная структура TMBS была подтверждена Adams и Jex (1997) с помощью подтверждающего факторного анализа [6] .
5-факторов (Bond & Feather, 1988) [править | править источник]
Бонд и Фезер (1988) [7] провели исследование трех выборок студентов университетов, извлекая пятифакторную модель управления временем:
- Целеустремленность
- Структурированная программа
- Настоящая ориентация
- Действующая организация
- Стойкость
5-факторов (Фрэнсис-Смайт и Робертсон, 1999) [править | править источник]
Фрэнсис-Смайт и Робертсон (1999, [8] ) изучили индивидуальные различия во времени личности и определили пять факторов:
- Осведомленность о досуге
- Пунктуальность
- Планирование
- Полихронность
- Нетерпеливость
4 фактора (Neill, 2017) [править | править источник]
Альтернативная четырехфакторная структура показана на рисунке 2.
Эти четыре фактора задействованы в TSQFUS1 (производном от более ранней версии TUSSTMQ9):
- Эффективность и действенность — Общая эффективность и результативность в использовании своего времени для выполнения задач
- Сроки выполнения — Степень соблюдения важных сроков. Кениг и Клейнман (2005) также утверждают, что соблюдение сроков также является важным фактором управления временем.
- Планирование или Постановка и планирование целей — Постановка целей, составление планов и самоорганизующееся распределение времени по задачам
- Промедление или Отвлекаемость — Привлечение к отвлечению внимания и поведение, не имеющее отношения к цели
Sirois (2014 [9] ) обнаружил, что студенты, которые постоянно откладывают выполнение заданий, обычно хорошо себя чувствуют под давлением. В результате их уровень стресса не увеличивается резко, когда крайние сроки неизбежны, потому что они лучше всего работают в этом состоянии (Sirois, 2014).
Хэфнер, Оберст и Сток (2014 [10] ) обнаружили, что, когда студентов обучали и применяли навыки ТМ, такие как планирование, прокрастинация была предотвращена.
См. Также: Ссылки на управление временем
- ↑ 1.0 1,1 1,2 1,3 Macan, T. M., Shahani, C., Dipboye, R. L., & Phillips, A. P. (1990). Управление временем студентов колледжа: взаимосвязь с успеваемостью и стрессом. Журнал педагогической психологии , 82 , 760-768.
- ↑ Бриттон, Б. К., & Тессер, А. (1991). Влияние практики тайм-менеджмента на оценки в колледже. Журнал педагогической психологии , 83 , 405-410.
- ↑ Гарсия-Рос, Р., Перес-Гонсалес, Ф. и Инохоса (2004). Оценка навыков управления временем как важный аспект обучения студентов. Построение и оценка шкалы управления временем с испанскими старшеклассниками. Международная школа психологии , 25 , 167-183.
- ↑ 4,0 4,1 Макан Т. Х. (1994). Тайм-менеджмент: проверка модели процесса. Журнал прикладной психологии , 79 (3), 381-391.
- ↑ Клаессенс, Б.Дж. К., ван Эрде, В., Рютте, К. Г. и Роу, Р. А. (2005). Обзор литературы по тайм-менеджменту. Проверка персонала , 36 , 255-276.
- ↑ Адамс, Г. А., и Джекс, С. М. (1997). Подтверждающий факторный анализ Шкалы поведения тайм-менеджмента. Психологические отчеты , 80 , 225-226. DOI: https://doi.org/10.2466/pr0.1997.80.1.225
- ↑ Бонд М. и Фезер Н. (1988). Некоторые корреляты структуры и цели в использовании времени. Журнал личности и социальной психологии , 55 , 321-329.
- ↑ Фрэнсис-Смайт, Дж. А. и Робертсон, И. Т. (1999). Индивидуальные различия, связанные со временем. Время и общество , 8 , 273-292.
- ↑ Сироис, Ф. М., Мелиа-Гордон, М. Л., и Пичил, Т. А. (2003). «Позже я позабочусь о своем здоровье»: расследование прокрастинации и здоровья. Личность и индивидуальные различия , 35 , 1167-1184.DOI: 10.1016 / S0191-8869 (02) 00326-4
- ↑ Хефнер А., Оберст В. и Сток А. (2014). Как избежать прокрастинации с помощью тайм-менеджмента: экспериментальное исследование вмешательства. Образовательные исследования , 40 , 352-360. DOI: 10.1080 / 03055698.2014.899487
Управление временем — это больше, чем лайфхаки
Краткое содержание
Конечно, нет недостатка в советах — книги и блоги, хаки и приложения — все создано для повышения эффективности управления временем с помощью множества готовых к применению инструментов. Тем не менее, разочаровывающая реальность для людей, пытающихся улучшить свое управление временем, заключается в том, что одни инструменты не работают. Вы должны развивать свои навыки управления временем в трех ключевых областях: осведомленность, организация и адаптация. Автор предлагает основанную на фактах тактику улучшения во всех трех областях.
Маурицио Чигонетти / Getty ImagesЗатягивание проекта, смещение сроков и список дел, который, кажется, становится длиннее с каждым днем - все это слишком часто встречается как в жизни, так и на работе. Наступает сезон новогодних разрешений, и многие люди смело пытаются достичь целей, чтобы «лучше управлять временем», «быть более продуктивным» и «сосредоточиться на главном». Подобные цели развития действительно важны для успеха в карьере. Не ищите ничего, кроме крупномасштабных опросов, которые обычно находят навыки управления временем среди наиболее желаемых навыков персонала, но в то же время среди самых редких навыков.
Так как же нам лучше распоряжаться своим временем? Конечно, недостатка в советах нет — книги и блоги, хаки и приложения — все создано для ускорения управления временем с помощью множества готовых к применению инструментов. Тем не менее, самая разочаровывающая реальность для людей, пытающихся улучшить свое управление временем, заключается в том, что независимо от того, насколько эффективно были разработаны эти инструменты, они вряд ли сработают. Проще говоря, эти инструменты предполагают базовый набор навыков человека, но навыки, составляющие тайм-менеджмента, предшествуют эффективности любого инструмента или приложения.Например, может ли кто-нибудь всерьез ожидать, что покупка хорошего набора ножей, высококачественного кухонного оборудования и свежих ингредиентов мгновенно сделает кого-то пятизвездочным шеф-поваром? Конечно нет. Точно так же использование приложения для планирования без предварительных навыков управления временем вряд ли даст положительные результаты.
К счастью, существует множество исследований, посвященных навыкам, лежащим в основе тайм-менеджмента. Здесь тайм-менеджмент определяется как процесс принятия решений, который структурирует, защищает и корректирует время человека в соответствии с изменяющимися условиями окружающей среды.Три конкретных навыка отделяют успех от неудач в управлении временем:
- Осведомленность : реалистичное мышление о своем времени, понимание его является ограниченным ресурсом.
- Схема : разработка и организация целей, планов, графиков и задач для эффективного использования времени.
- Адаптация : отслеживание использования времени во время выполнения действий, в том числе приспособление к перерывам или изменение приоритетов.
Из этих трех навыков организация, вероятно, наиболее знакома, особенно если учесть, что большинство приложений и хаков связаны с составлением расписания и планированием.Однако нет такого широко распространенного признания навыков осведомленности и адаптации. Это поднимает ключевые вопросы о том, как эти навыки проявляются с точки зрения развития: одинаково ли они важны? Сложнее ли освоить некоторые из них? И некоторые реже, чем другие?
Измерение навыков управления временем
Чтобы ответить на эти вопросы, я изучил результаты более 1200 человек, которые участвовали в 30-минутном микросимуляторе, предназначенном для объективной оценки навыков управления временем.Участникам была предоставлена роль внештатного дизайнера, и они должны были управлять задачами и отношениями с клиентами и коллегами в рамках коммуникационной платформы, включающей электронную почту, мгновенные сообщения, файлы облачных накопителей и т. Д. Проблемы, с которыми им приходилось сталкиваться, включали разрешение конфликтов в расписании, определение приоритетов требований клиентов и решение, как использовать (или не использовать) свое время.
Доказательства позволили сделать несколько убедительных выводов.
Во-первых, все три навыка имели одинаковое значение для общей эффективности управления временем.Следовательно, только улучшение составления расписания и планирования (то есть навыков организации) игнорирует две трети компетенции, необходимой для эффективного управления временем. Это может объяснить, почему так обидно пробовать новый инструмент, а затем кажется, что мы никогда не продвигались вперед к тому, чтобы стать отличными общими распорядителями времени.
Во-вторых, люди больше всего боролись с осознанием и адаптационными навыками, где оценки были в среднем на 24 процента ниже, чем у навыков организации. Эти данные свидетельствуют о том, что осведомленность и адаптация являются не только более редкими навыками, но и сложнее развить естественным путем без прямого вмешательства.Кроме того, навыки осознания были основным фактором того, насколько хорошо люди избегали откладывания на потом, а навыки адаптации были основным фактором того, насколько хорошо они расставляли приоритеты.
В-третьих, результаты противоречили популярным утверждениям о достоинствах и недостатках многозадачности. В опросе, проведенном после моделирования, спрашивали, как респонденты относятся к многозадачности. Данные показали, что их предпочтения к многозадачности (что ученые называют «полихронностью») на самом деле не связаны с навыками управления временем.То, насколько хорошо или плохо люди распоряжаются своим временем, не имеет ничего общего с их предпочтениями к многозадачности. Таким образом, то внимание, которое так часто уделяется многозадачности теми, кто предлагает уловки тайм-менеджмента, вряд ли приведет к реальному успеху.
В-четвертых, были кристально очевидны доказательства того, что люди вовсе не точны в самооценке своего мастерства в управлении временем. Например, менее 1% самооценок людей совпадают с их объективными оценками навыков. Более того, самооценки составляли лишь около 2% различий в фактических навыках управления временем.Эти результаты перекликаются с предыдущими работами по проблеме отсутствия у людей точного самосознания своих компетенций и того, как это препятствует изменениям и развитию лидерства.
Как улучшить свои навыки управления временем
Итак, как люди могут лучше всего подготовиться к тому, чтобы лучше распоряжаться своим временем? Для этого сначала необходимо выяснить , где сфокусироваться. Более глубокое погружение в свои текущие уровни навыков — единственный способ ответить на этот вопрос. Есть три шага, которые вы можете предпринять, чтобы направить свои усилия на улучшение.
Развивайте точную самооценку своих навыков управления временем. Этого можно достичь, используя объективные оценки, такие как микромоделирование, запрашивая обратную связь от других, таких как коллеги или начальство, или устанавливая базовый уровень поведения, по которому можно оценивать улучшения.
Признайте, что предпочтения имеют значение, а не то, как вы думаете. Самоосознание своих предпочтений или личности, связанных с тайм-менеджментом, таких как многозадачность или проактивность, может углубить понимание того, где вы можете бороться, если ваши усилия по изменению противоречат существующим привычкам.Но помните, что навыки, а не личность, являются наиболее гибкими личными качествами и обеспечивают наибольшую рентабельность усилий по самосовершенствованию.
Определите и расставьте приоритеты в навыках, которые необходимо улучшить. Хотя это кажется очевидным, ключевым моментом здесь является избежание самосовершенствования, которое «на дюйм глубиной, но на милю шириной», когда усилия слишком тонко распределяются по слишком многим потребностям. Лучше всего расставить приоритеты в развитии навыков, сосредоточившись вначале на наиболее насущных потребностях, а затем переходя к следующему.
Существует ряд основанных на фактах тактик для улучшения навыков управления временем. Ниже приведены некоторые примеры. Опять же, очень важно понимать, что тактика предназначена для развития ваших основных навыков, которые в конечном итоге улучшат ваше управление временем. Простое применение этой тактики — не конечная цель.
Развитие навыков осведомленности. Эффективность отличается от эффективности: эффективность заключается в том, чтобы делать что-то хорошо, а эффективность — в быстром.Оба важны. Стремление к эффективности ради самой эффективности контрпродуктивно.
- Найдите время максимальной производительности. Разбейте свой обычный день на три-четыре временных интервала и в течение недели расположите эти интервалы в порядке от наиболее до наименее продуктивного (наиболее продуктивным является пиковая производительность).
- Относитесь к своему времени, как к деньгам. Создайте временной бюджет с подробным описанием того, как вы тратите часы в течение обычной недели. Разделите время на фиксированное («нужно сделать») и произвольное («хочу сделать»).
- Попробуйте отсчитать время. Запишите, сколько времени вы потратили на задачи с очень четкими сроками, а не сколько времени у вас осталось.
- Оцените, насколько реалистично вы оцениваете время. После завершения проекта оцените, сколько времени, по вашему мнению, это займет, и сколько времени это заняло на самом деле.
- Взгляните на «перспективу будущего». Подумайте, как задачи, которые вы выполняете сейчас, помогут или повредят вам в будущем (например, как сегодняшние задачи по проекту повлияют на задачи следующей недели?).
- Избегайте «заблуждения о невозвратных затратах». Если вам кажется, что вы тратите слишком много времени на какое-то действие, сделайте шаг назад и оцените его важность (например, насколько ценен результат, на кого повлияет, завершено оно или не закончено, и т. Д.).
Развитие навыков аранжировки. Незнакомые, но важные задачи часто требуют более крутого обучения и более непредсказуемых временных затрат. Развитие навыков аранжировки — это не организация вашей работы для лучшего контроля над своей жизнью — это о том, чтобы взять под свой контроль свою жизнь, а затем структурировать свою работу вокруг этого.
- Расставить приоритеты по деятельности и обязательствам. Недостаточно просто перечислить свои задачи, списки дел и встречи.
- Избегайте «эффекта простой срочности». Срочность и важность — взаимосвязанные, но разные понятия; срочные задачи требуют немедленных действий, тогда как важные задачи имеют более значительные и долгосрочные последствия. В первую очередь необходимо выполнить как срочные, так и важные задачи.
- Воспользуйтесь приложением-календарем. Записывайте сроки выполнения задач и встреч — и делайте это немедленно, когда они запланированы или запрошены. Этикетка или запись с цветовым кодом (например, работа, школа, жизнь и т. Д.).
- Расписание защищенного времени. Назначьте себе встречи в календаре, чтобы у вас всегда было время посвятить самым важным проектам.
- Уменьшите количество ошибок недооценки. При составлении планов попросите нейтральную сторону высказать свое мнение о ваших прогнозируемых временных затратах.
- Попробуйте голы половинного размера. Когда вы пытаетесь достичь цели, которая кажется слишком сложной, установите менее сложную версию цели.
Развитие навыков адаптации. Эти навыки проверяются и развиваются в ситуациях, которые естественно связаны с высоким давлением, а иногда даже с кризисом — задача состоит в том, чтобы справиться с такими ситуациями, не расстраиваясь, не беспокоясь или не отвлекаясь.
- Попробуйте «сложить привычки». Свяжите свое поведение по тайм-менеджменту с привычками, которые у вас уже есть (например,g., отслеживайте ежедневный прогресс каждый вечер, когда садитесь за обедом).
- Используйте короткие усилия. Когда задачи кажутся непосильными, прилагайте максимум усилий в течение 15–30-минутных интервалов, чтобы избежать откладывания на потом.
- Поэкспериментируйте с приложениями для отслеживания времени или контрольными списками. Помните, что выгода должна превышать затраты при использовании этих инструментов. Прибыль должна перевешивать время, потраченное на использование приложения.
- Не будь «скрягой по напоминаниям». Напоминания должны содержать подробные объяснения или описания, а не одно или два слова, которые не описывают важность задачи, ожидаемое качество и т. Д.
- Создайте планы на случай непредвиденных обстоятельств. Подумайте о наилучшем и наихудшем сценариях, когда вы намечаете возможные результаты своих планов.
- Стремитесь сократить потери времени. Создавайте временные интервалы «не беспокоить» и блокируйте сайты социальных сетей в критическое рабочее время.
Почему в этот период личного самоанализа улучшение управления временем остается такой постоянной и постоянной целью для многих из нас? Ирония заключается в том, что нам нужно лучше управлять своими собственными усилиями, чтобы улучшить управление временем — чтобы расставить приоритеты в наших усилиях по развитию.Этот путь начинается с отказа от заманчивых быстрых решений и вместо этого к оценке и развитию наших основных навыков тайм-менеджмента до того, как очередное новогоднее решение достигнет своей цели.
.Важность управления временем
Многие люди верят, что они не могут осуществить свою мечту, путешествовать по экзотическим местам, получить работу своей мечты, завершить свои проекты раньше срока, выспаться каждую ночь и проводить достаточно времени с близкими, потому что у них не хватает времени .
Но вот сделка:
Проблема не в ограничении времени, а в плохом управлении временем .
Что такое эффективное управление временем?
Эффективное управление временем — это эффективное использование вашего времени, которое позволяет вам планировать свои дни таким образом, чтобы вы заканчивали работу с меньшими усилиями и максимально использовали ограниченное время, которое у вас есть.
Важность и цели управления временем очевидны в преимуществах эффективного управления временем:
Преимущества тайм-менеджмента — или почему тайм-менеджмент важен
Знание того, как правильно распоряжаться своим временем, важно, поскольку оно приносит ряд значительных преимуществ для вашей работы и жизни в целом:
Помогает достичь желаемого и быстрее
Когда вы понимаете важность тайм-менеджмента, у вас появляется мотивация перестать сидеть сложа руки и преследовать свои цели.
В результате этой тяжелой работы и обретенной мотивации, вам достичь ваших целей быстрее.
Помогает сделать больше, но быстрее
Если вы правильно распределяете время, вы успеваете делать больше, но при этом экономите больше времени для занятий, которые вам действительно нравятся.
Выделение определенного периода времени, скажем, 1 часа, для задачи и соблюдение вашего плана даст лучший эффект, чем работа над задачей без заранее определенного временного интервала.
Помогает тратить меньше времени и избегать большего трения и проблем
Правильное управление временем включает составление списка дел, выделение времени для каждого элемента из списка дел и последующее планирование этих задач в вашем календаре.
Поступая так, вы больше не будете сомневаться в том, что вам делать дальше и нужно ли вам закончить все, что нужно.
Помогает очистить график, чтобы получить больше свободного времени и почувствовать себя более энергичным
Учитывая, что правильное управление временем помогает вам быстрее закончить работу, вы обнаружите, что теперь у вас больше свободного времени.
Больше свободного времени будет означать, что у вас будет больше времени, которое вы можете проводить со своими близкими, заниматься каким-нибудь хобби или даже отправиться в поездку за границу, что в результате даст вам больше энергии.
Помогает выполнять больше задач за меньшее время и, в свою очередь, чувствовать себя более выполненным
Если вы правильно распределяете время, вы ощутите чувство успеха, которое приносит завершенный список дел — вы увидите, как вы можете оправдать свои ожидания, и, в свою очередь, почувствуете прилив уверенности в своих силах.
С течением времени помогает чувствовать себя спокойнее и снижает стресс
Когда вы правильно распоряжаетесь своим временем, вам не нужно беспокоиться о том, что вы пропустите сроки или забудете о делах, потому что вы уже спланировали свое время таким образом, чтобы предотвратить такие неудачи.
В результате вы будете меньше беспокоиться о своей рабочей нагрузке и более спокойно относитесь к конечным результатам.
Помогает изменить свой образ жизни к лучшему
Правильное управление временем гарантирует, что вы меньше будете заняты пчелой, но будете продуктивны, как ленивец в пуховый день.
Вы сможете выделить свои приоритеты и распланировать свое время таким образом, чтобы вам удавалось не только посетить концерт дочери, но и обсудить с клиентом некоторые важные проблемы проекта.
Clockify pro tip
Отслеживание и анализ времени, которое вы тратите на различные виды деятельности, имеют большое значение, помогая вам правильно управлять своим временем — для бесплатного трекера времени, который позволяет отслеживать и анализировать время в пару кликов, подпишитесь на Clockify.
Важность управления временем на рабочем месте
Управление временем важно в жизни в целом, но особенно важно на рабочем месте. Правильно распорядившись своим временем, вы получите множество преимуществ:
Вы не пропустите сроки и встречи
Сроки и встречи часто сложно отследить — и их также легко пропустить, если вы не будете осторожны.
Чтобы не отставать от своей работы и завершить ее вовремя, вам нужно убедиться, что вы начинаете вовремя — вам также необходимо убедиться, что вы разделите свою работу на управляемые части, которые вы сможете выполнить в заранее определенные периоды времени. .
Вы будете больше сосредотачиваться и меньше откладывать на потом
Когда вы знаете, что работаете по фиксированному графику с задачами, распределенными по определенным временным интервалам в день, вам будет легче сосредоточиться, потому что вы будете знать, что у вас есть личные дедлайны для выполнения каждой задачи.
В результате вы гораздо меньше откладываете работу над указанными задачами.
Вы избежите нежелательного стресса
Гонка за соблюдением дедлайна — это стресс, потому что вы не знаете, добьетесь ли вы успеха. Но хорошее управление временем помогает вам рассматривать свой рабочий день не в целом, а как набор задач, которые вам необходимо выполнить.
Как только вы так распределите все свои задачи с определенным временем, которое вам понадобится для завершения каждой из них, станет легче выделить приоритеты и принять меры, чтобы минимизировать такой стресс.
Поддержите профессиональную репутацию
Пропуск сроков, забвение встреч и спешка по проектам — ожидаемый результат плохого управления временем, который, скорее всего, нанесет удар по вашей репутации, если будет уделено достаточно времени.
Но правильное управление временем исключает эти возможности и помогает вам строить и поддерживать вашу профессиональную репутацию.
Вы избежите штрафов
Ваш бизнес — это нечто большее, чем просто сроки выполнения проекта — например, вам нужно убедиться, что вы платите налоги вовремя.То есть, если вы не хотите платить дополнительные 5% за каждый месяц, когда вы возвращаетесь с опозданием.
Если вы выделите в своем календаре определенный временной интервал для решения налоговых и других юридических вопросов в своем бизнесе, вы избежите каких-либо штрафов.
Вы сможете найти лучший баланс между работой и личной жизнью
Эффективное управление временем подразумевает, что вы составляете официальное расписание на свой день.
И если вы на бумаге разделите свой день между рабочими обязанностями и личными делами, вы сделаете огромный шаг вперед к установлению четкого баланса между работой и личной жизнью.Тот, который гарантирует, что вы действительно найдете время для обоих.
В этом суть важности тайм-менеджмента, но вам также нужно будет глубже вникнуть в проблемы тайм-менеджмента, чтобы изменить свой образ жизни к лучшему.
Другими словами, вам нужно перестать тратить время зря и начать использовать его с умом.
Как перестать тратить время зря
Поскольку время — ограниченный ресурс в вашей жизни, вы не можете позволить себе его тратить — вместо этого вам нужно принять то, что вам нужно сделать, и, что более важно, сделать это как можно скорее.Но, прежде чем вы сможете перестать тратить время зря, вам сначала нужно понять , почему вы вообще его тратите, .
Боишься неудачи? Если вы обнаружите, что это так, спросите себя, почему вы боитесь неудач?
Некоторые люди опасаются, что они не смогут оправиться от своих неудач и продолжить свою жизнь, как когда-то.
Другие люди боятся мнения других и того, что они подумают, если они преследуют цель и не достигнут ее.
Чтобы преодолеть такие страхи, вам сначала нужно понять, что неудача — это один из двух возможных нормальных результатов ваших усилий, причем оба они равновероятны.И чаще всего ни то, ни другое не находится под вашим контролем.
Иногда вы добиваетесь успеха благодаря удаче, даже если не слишком стараетесь.
В других случаях вы проиграете из-за неблагоприятных обстоятельств, несмотря на все ваши усилия.
В конце концов, единственное, что вы можете сделать, — это максимально использовать свое время и стараться изо всех сил — усердно работать, научиться радоваться своим успехам и научиться извлекать уроки из своих неудач.
Что касается мнения других, помните, что единственное мнение, которое должно иметь значение для вас, — это ваше собственное.В конце концов, в конце концов, именно вам придется жить со своим выбором и результатами своих действий — и, скорее всего, вы будете более удовлетворены, если будете ответственны за них.
Как только вы освободитесь от давления успеха / неудачи и мнения других, вы можете перестать тратить время зря и начать строить свою жизнь, разумно используя время.
Как разумно использовать время
Когда вы покончите с потерей времени вместо того, чтобы погрузиться в дела, вы захотите научиться использовать его с умом — используя правильные навыки управления временем и методы управления временем.
Каждый из этих перечисленных элементов важен и помогает вам сэкономить время и улучшить вашу жизнь в процессе.
Будьте внимательны
Цитата в Твиттере
Самосознание представляет собой основу других ваших навыков — без осознания ваших текущих сильных и слабых сторон вы никогда не сможете оценить и улучшить свои другие навыки, поэтому вы никогда не сможете улучшить свою жизнь .
Кроме того, что, возможно, даже более важно, если вы не знаете того, чего хотите достичь, вы не сможете спланировать шаги, которые приведут вас к вашим целям.
Вести дневник. Записывайте свои мысли, мечты и цели с течением времени. Запишите свои сильные и слабые стороны. Подумайте о том, как уменьшить свои слабости или превратить их в сильные стороны и как максимально использовать свои сильные стороны.
Ставьте цели
Цитата в Твиттере
Когда вы осознаете, чего хотите, превратите свои желания в конкретные цели. Если вы точно знаете, куда хотите отправиться, вам будет намного легче понять, как вам лучше всего туда добраться.
Кроме того, такая фиксированная цель сэкономит вам много времени, которое вы в противном случае потратили бы на бессмысленные обходные пути и отклонения.
Вот где может пригодиться ранее упомянутый журнал. Просмотрите все, что вы написали, и определите свои цели — если вы честно рассказали о своих мечтах в своем дневнике, вы сможете определить свои цели.
Держите свои цели при себе
Цитата в Твиттере
Вы можете подумать, что держать свои цели при себе контрпродуктивно — в конце концов, разве не принято говорить, что если вы хотите, чтобы ваши мечты сбылись, вы должны поделиться ими с другими?
Но это полная противоположность этому.Согласно Дереку Сиверсу и нескольким исследованиям, люди, заявляющие о своих целях миру, статистически менее склонны к достижению этих целей. Это связано с тем фактом, что люди преследуют цели из-за удовлетворения, которое они испытывают, когда достигают их, и люди, которые объявляют о своих целях, уже чувствуют это удовлетворение, что делает на самом деле достижением своих целей ненужным.
Итак, в следующий раз, когда вам захочется рассказать кому-нибудь о своих мечтах, целях и чаяниях, просто не делайте этого.Это может показаться нелогичной техникой тайм-менеджмента, но со статистической точки зрения она эффективна.
Самостоятельная мотивация
Цитата в Твиттере
Как только вы осознаете свои желания и определитесь с целями, следующим шагом будет мотивация к достижению этих целей.
В конце концов, если вы не верите, что способны достичь своих целей, как вы их когда-нибудь достигнете?
Думайте о достижении своих целей позитивно.Определите награду, которая будет ждать вас в конце вашего пути. И не забывайте верить в себя.
Строить планы
Цитата в Твиттере
Если ваши цели — это конечный пункт, которого вы пытаетесь достичь с помощью правильного управления временем, то планирование — это первый активный шаг на этом пути.
Если вы не составите план, у вас больше шансов сбиться с пути и, следовательно, больше шансов потерпеть неудачу — с планами вы будете знать , чего вам нужно достичь, , и , когда .
Чтобы составить планы, вам нужно еще раз оценить свои цели — перечислить задачи и действия, которые помогут вам достичь ваших целей, и избавиться от всего, что, по вашему мнению, отвлекает.
Принимайте решения
Цитата в Твиттере
Если вы не определитесь с дорогой, по которой хотите поехать, вы вряд ли когда-нибудь проедете мимо перекрестка. Но поскольку ожидание и откладывание на потом ни к чему не приведет, лучше всего набраться смелости и сделать выбор.
Если вы правильно распоряжаетесь своим временем, у вас не будет ощущения недостатка времени и давления при принятии решений, так что вы будете принимать более правильные решения в своей жизни в целом.
Это сложный вопрос, особенно если вы любите не торопиться, прежде чем принимать решения, и если вы часто не знаете, что делать дальше. Но именно здесь вам может помочь план, который вы наметили ранее. Если вы не знаете, какое решение принять, спросите себя: «Какой самый первый шаг мне нужно сделать, чтобы перейти к следующему этапу моего плана?»
Ставьте под сомнение свой выбор
Цитата в Твиттере
Итак, вы приняли несколько решений на пути к своим целям, но всегда ли вы уверены, что они правильные? В конце концов, неправильное решение может отвратить вас от ваших целей и заставить потерять драгоценное время.
Просто спросите себя: «Соответствует ли это решение моим целям?», «Каковы риски?», «Превосходят ли преимущества этого решения риски?», «Насколько я привержен своему выбору?». В конце концов, если вам не нравятся ответы, не переходите к тому, к чему вы ранее задумывались — вы сэкономите много времени, которое позже потратите на исправление последствий своего неправильного выбора.
Расставить приоритеты и организовать
Цитата в Твиттере
Если вы не расставите приоритеты и не сосредоточитесь на своих задачах, вы не сможете определить, какие из этих задач являются срочными и важными для достижения ваших целей.
Существует несколько методов расстановки приоритетов, так что вы можете сделать свой выбор. Матрица Эйзенхауэра — это одно из решений, которое позволяет отличить важное от срочного (но не важного). Еще одно решение — съесть лягушку или сначала выполнить худшее или самое трудное задание дня, чтобы повысить свою мораль.
Фокус
Цитата в Твиттере
После того, как вы расставили приоритеты и организовали то, что действительно важно, следующим шагом будет сосредоточение внимания на своих приоритетах — если вы позволите себе отвлечься от других, менее важных действий, вы вряд ли когда-нибудь закончите то, что начали.
На работе закройте все вкладки в браузере, кроме той, над которой вы сейчас работаете. Выключите смартфон и сосредоточьте все свое внимание на работе. Или, в зависимости от ваших текущих приоритетов, выключите ноутбук и сосредоточьтесь на своих близких. Если вы сделаете что-то одно за раз в полной мере, вы сможете сказать, что хорошо провели время.
Управляйте стрессом
Цитата в Твиттере
По сути, стресс — это бесполезный фактор, который ни к чему не приведет — в конце концов, результат ваших усилий будет одинаковым независимо от того, постоянно ли вы беспокоитесь о своем выборе и усилиях, или отпустите их, когда вы больше ничего не сможете с ними поделать. .Если вы не справитесь с этим должным образом, у вас могут возникнуть проблемы со здоровьем или даже выгорание.
Что включает в себя управление стрессом? Просто постарайтесь отвлечься от своих проблем, когда вы не работаете над ними активно — проводите время с друзьями и семьей, попробуйте новое хобби, посмейтесь и постарайтесь немного повеселиться.
Тайм-менеджмент и управление стрессом взаимосвязаны. Когда вы контролируете свое время, вы чувствуете меньше стресса — и меньше стресса помогает вам вести более здоровую и расслабленную жизнь.Когда вы снизите уровень стресса, вы почувствуете себя более способным быстрее решать свои жизненные проблемы — и сэкономите при этом больше времени.
Будьте терпеливы
Цитата в Твиттере
В эти безумные времена, когда вас поощряют быть быстрым (но эффективным) и смелым (но непогрешимым), терпение редко считается добродетелью. Точно так же, как откладывание принятия решений заставляет вас терять время, попытки мчаться до финиша так быстро, как только вы можете, заставляют вас принимать неправильные решения.
Проявляя время от времени терпение, вы четко продемонстрируете свое стремление к успеху и снизите вероятность совершения ошибок.
Сначала подумайте, почему вы так нетерпеливы. Неужели то, чего вы ждете, настолько важно, что вам приходится постоянно думать об этом и посвящать все свое время ожиданию? Скорее всего, это не так. Вместо этого вы можете сосредоточить свое внимание и энергию на другом аспекте своей жизни — в конце концов, бесцельное ожидание чего-то, что вы не можете изменить или ускорить, — это самая большая трата времени из всех них.
Справиться с проблемами и задачами
Цитата в Твиттере
Проблемы и трудности стоят на пути к вашим целям, поэтому, если вы их не преодолеете, вы не сможете двигаться дальше. И если вы попытаетесь обойти их, не пытаясь справиться с ними, они, скорее всего, просто сбивают вас с пути.
Есть решение для каждой проблемы — и не оставляйте камня на камне при поиске решения ваших проблем. Оцените проблему со всех сторон.Позвоните своим друзьям и семье за помощью. Решайте свои проблемы как можно быстрее.
Сотрудничайте и общайтесь
Цитата в Твиттере
У вас может быть больше контроля, если вы делаете что-то самостоятельно — но это не значит, что вы можете или даже что вы должны делать что-то самостоятельно. Общение и сотрудничество с коллегами и коллегами помогает вам делать больше за меньшее время, потому что вы делаете это больше. То же самое и с друзьями и семьей — вы можете сэкономить много времени в жизни, если просто позволите своим близким помочь вам напрямую или с их советами и руководством.
Если у вас есть проблема, которую вы не можете решить самостоятельно, обратитесь за помощью — говорите прямо, используйте простые слова и стремитесь сообщить (если это не сразу понятно), почему что-то важно для вас. Иногда вам нужно обратиться к другим людям, чтобы помочь вам вести лучшую жизнь.
В конце концов…
Цитата в Твиттере
Когда вы контролируете свое время, вы чувствуете больше контроля над своей жизнью — контроль над своей жизнью дает вам силу и свободу, а управление временем помогает вам поддерживать этот контроль.
В конце концов, ваша эффективность управления временем в основном зависит от ваших усилий и сводится к вашей способности радоваться своим успехам и извлекать уроки из своих неудач.
Иногда вы проигрываете, а иногда добиваетесь успеха, но правильное управление временем поможет вам свести к минимуму свои потери и повысить вероятность успеха. И в этом его главное значение.
.
Добавить комментарий