Древние истоки эффективности, или История тайм-менеджмента

Почему я решила провести исторические изыскания по поиску истоков тайм-менеджмента (по-русски — управлению временем)?
Потому что, честно говоря — на данный момент я окончательно и бесповоротно запуталась в этом самом тайм-менеджменте. И он мне совсем не помогает. Я читала все возможные современные книги на эту тему, использовала множество систем: чистила свою жизнь, квартиру и мастерскую по методу Дэвида Аллена (устала на середине), исписала множество TODO листов, скачала таймер Помидор, расставляла приоритеты, работала с планированием в разных программах и т.п. и т.д.

И я поняла две вещи:
1. Очень трудно внутренне неорганизованному человеку следовать любой системе.
2. Как только я все запишу и заполню все цели и задачи и дела, мой внутренний прокрастинатор (прокрастина́ция — склонность к постоянному откладыванию даже важных и срочных дел) говорит мне — эй, все уже сделано, давай полистаем фейсбук!

Нет, я не говорю, что я ничего вообще не делаю. Со стороны может показаться, что я продуктивна и эффективна — но я-то знаю, что это не так.

И чтобы понять истоки своей низкой продуктивности, я решила пойти аналитически-научным путём и заглянуть в историю, так сказать — начать с истоков, заняться этим делом серьёзно, а заодно, может быть, помочь таким же бедолагам 🙂
Итак: начинаю «пропитываться» тайм-менеджментом!

История и уроки тайм-менеджмента — с чего все началось?
Первая попытка быть более эффективными датируется примерно 4000 годом до нашей эры, и началось все с изобретения клинописи в Месопотамии, на стыке рек Тигр и Евфрат, в месте зарождения цивилизации. А именно — нужна была более совершенная система учета и так родилась письменность!

Пропустив вперед несколько сотен лет, мы находим ещё одну из самых ранних попыток сохранить время и определить время. И произошло это скорее всего в Древнем Египте (хотя некоторые источники утверждают, что это произошло тоже в Месопотамии) — это были первые часы, которые представляли собой каменную площадку, располагающуюся с востока на запад. С восточной стороны этих часов находился «Т»-образный брусок, тень от которого передвигалась по устройству с утра до полудня, далее брусок переворачивали и тень двигалась в обратном направлении — в результате световой день делился на две части, всего 12 часов, 6 утренних и 6 вечерних.

Египтяне улучшали эту систему в течение двух тысячелетий и завершили свой труд созданием элементарных солнечных часов.

Но, опять-таки, первыми структурировали время и разделили год на 12 месяцев, день и ночь на 12 часов, час на 60 минут, минуту на 60 секунд — в Междуречье.
Древние цивилизации также начали устанавливать стандарт для обеспечения заработной платы работникам. Еще в 1754 году до н.э. кодекс Хаммурапи предписывал положенную оплату за конкретные виды работ. В то время заработная плата была ещё установлена из расчёта выплаты за день, но этот кодекс заложил основы для практик, которой мы пользуемся и сегодня.

Но 2000 лет тому назад случилось нечто важное именно для тайм-менеджмента. Тогда философ из Рима

Сенека предположил, что время можно разделить на время, проведённое с пользой и время, проведённое с удовольствием.
Кроме того, именно Сенека первый сделал предложение описывать прожитые часы, фиксируя каждую минуту. Это должно было помочь определить полезность каждого периода времени. Потом предписывалось анализировать эти записки — примерно раз в три месяца и оценивать насколько этот период был заполнен полезными и продуктивными делами.
Но интересно, что одновременно Сенека предлагал отказаться от вечной погони за богатством и известностью и проводить дни в философских размышлениях 🙂

Теперь совершим большой скачок во времени и познакомимся с итальянским ученым, писателем и гуманистом

Леоном Баттиста Альберти. Он жил в начале 15 века и, кстати, считается, что он оказал сильное влияние на Леонардо да Винчи. Альберти разработал собственную оригинальную урбанистическую философию — он считал, что город, его постройки и сооружения призваны служить установлению нравственного порядка и счастью людей. Альберти стремился воплотить идеал эпохи Возрождения — идею «гармонической личности».

Цитата из писем Альберти — «успешным станет тот, кто научится управлять временем с пользой».
Альберти предлагал составлять расписание на день каждое утро сразу после завтрака. Он не просто составлял список дел, но и присваивал каждому из них приоритет. Работа имела самый большой приоритет, а еда, сон, отдых — второй и третий. Писатель не только продумал эту систему, но и неуклонно придерживался её. «Я предпочел бы лучше потерять ощущение сна, чем ощущение времени, то есть такого правильного восприятия времени, когда будет делаться все то, что должно быть сделано».

Следующий шаг — тайм-менеджмент Бенджамина Франклина, именно того, что смотрит на нас со стодолларовой купюры. Бенджамин Франклин (1706-1790) — государственный деятель, учёный, изобретатель, писатель и, самое важное для нас, философ.

Его методика также подразумевала необходимость отличать главное от второстепенного. Сначала индивидуум должен определить свои жизненные ценности — например власть, познание, материальный достаток, далее необходимо предпринять шаги по жёсткому планированию — «планируй, иначе спланируют тебя». Лучше показать это визуально — система Франклина похожа на пирамиду.

Именно Франклин придумал делить рабочее время на категории «обязательно нужно сделать» и «желательно нужно сделать».
Его метод настолько созвучен современности, и, смело можно сказать, что именно он практически в чистом виде лежит в основе почти всех современных систем и методов, и этот метод надо рассмотреть очень внимательно. Но в данном обзоре невозможно подробно рассказать о нём, так что, с вашего позволения, я ещё вернусь к Бенджамину Франклину в следующих статьях.

Следующий крупный скачок в учёте времени связан с появлением промышленных производств и в целом — с началом промышленной революции в XVIII веке. Появились машины, электричество, телеграф, механические часы. Нужны были новые системы, позволяющие контролировать работников. Появляется понятие «рабочий день».

На фабриках и мануфактурах внедрялись строгие графики работы.

В 1888 году Уиллард Легран Банди из Оберна, штат Нью-Йорк полностью изменил способ отслеживания времени в бизнесе. Он разработал механическую запись времени, чтобы помочь предприятиям отслеживать часы своих сотрудников. Этот прибор назвали Time Clock — Часы Времени. Вскоре Уиллард и его брат Харлоу основали Bundy Manufacturing Company и начали производить подобные системы массово. Их «регистраторы рабочего времени» фиксировали на бумажной ленте время прибытия и отъезда сотрудников. Предприятия и фабрики по всей стране начали использовать этот регистратор.

Такие счётчики я даже видела в нескольких ретро фильмах и сериалах!

К 1900 году возникла международная компания записи времени (ITR.) По мере того, как успех продукта стал широко распространенным, бизнес рос, и в 1911 году компания Банди и еще два бизнеса объединились еще раз, чтобы стать известным как вычислительная компания по Табулированию записей (CTR), которая позже изменила свое название на IBM!

Во второй половине ХХ века опять-таки свою роль сыграл все более стремительный научно-технический прогресс и человечество перешло к электронным системам учета рабочего времени. Сотрудники получают магнитную карточку со штрих-кодом (идентификатор радиочастоты) которая сканируется специальным устройствам и все данные вносятся в электронный журнал учёта. Эти системы являются продолжением оригинальных Time Clock Банди.

На данный момент современные системы более изощрённы. Например, для работников информационной сферы программы оценивают пребывания сотрудника на рабочем месте по времени, прошедшему с момента последнего нажатия на клавишу или перемещения мыши.  Некоторые программы делают скриншоты экранов или даже пишут видео работы.

А что в нашей стране?

В дореволюционной России одним из пионеров науки об организации времени и труда был Александр Александрович Богданов, автор труда «Тектология. Всеобщая организационная наука».

Правда, одновременно он ещё занимался революционной деятельностью 🙂

Уже в Советском Союзе проблема учета времени и эффективности работников тоже была крайне насущна и эти два вопроса были в тесной связке с вопросом управления народным хозяйством. Как это реализовалось — другой вопрос, но в СССР создавались целые научные школы и свыше 100 крупных ученых занимались проблемами управления и эффективностью. Все началось с указания Ленина — на русский язык были переведены некоторые работы зарубежных авторов по проблемам организации управления производством — к примеру «Двенадцать принципов производительности» Гаррингтона Эмерсона, которому принадлежат замечательные слова: «Учет имеет своей целью победу над временем. Он возвращает нас к прошлому, позволяет заглядывать в будущее».

Становление отечественного тайм-менеджмента началось с трудов Гастева и Керженцева.

Алексей Гастев. Платон Керженцев

Алексей Гастев в 1921 году стал создателем и руководителем Центрального института труда (ЦИТ). Он исследовал рабочее место и конкретно рабочего, его эффективность в зависимости от внешних воздействий. Очень интересны актуальные и доныне предложенные Гастевым правила труда:

1. Сначала надо всё тщательно продумать.
2. Не браться за работу, пока не приготовлен весь рабочий инструмент и все приспособления для работы.
3. На рабочем месте не должно быть ничего лишнего, чтобы попусту не тыкаться, не суетиться и не искать нужного среди ненужного.
4. Во время работы надо обязательно отдыхать.
5. По окончании работы надо все прибрать.

Кстати, в отличие от подавляющего большинства западных ученых, в СССР того времени изучали в первую очередь рабочего, считая его самым важным звеном в цепочке. Проводились психологические и физиологические эксперименты, изучались вопросы утомляемости работников. К такого рода исследованиям представители зарубежных школ приступили гораздо позднее.

Алексей Гастев считал, что «русскому рабочему больше всего не хватает элементарной исполнительской культуры: умения подчиняться, точно соблюдать свои служебные обязанности независимо от того, приятно ему или нет». Гастев заложил основы учения НОТ — Научная организация труда. Надо сказать, что в дальнейшем в Советской России принципы Гастева не особо внедрялись, движение за организацию труда угасало с каждым годом, страна погружалась в мрачные тридцатые. Со смертью своего создателя в 1939-м движение умерло.

Платон Керженцев (известный советский партийный и государственный деятель, экономист и историк) написал книгу по управлению временем — «Борьба за время», в которой он практически создал советскую теорию тайм-менеджмента.
Керженцев был уверен, что время имеет огромную экономическую ценность — потерянное время невозможно вернуть никакими средствами, оно безвозвратно утрачено для человека и государства. Керженцев настолько не признаёт растрат времени, что даже предлагает ввести бухгалтерский учёт времени до минуты. В своей книге он пишет о неких хронокартах и подробно описывает их.

По его методу записываются и время работы и время бездействия. По проведённым им психофизическим исследованиям учёный определил, что лучше отводить под отдых малые, но частые промежутки времени, так как продолжительный труд притупляет внимание, а продолжительный отдых слишком расслабляет и отвлекает. Чем не современный метод «Помидоро»? Как говорится — все придумано до нас 🙂
Забавно, что оба учёных упоминаются в стихотворении Маяковского «Нагрузка по макушку»:
«Расписал себя на год, хоть вводи в работу НОТ! Где вы, Гастев с Керженцевым?».

В 1974 году в СССР вышла книга Даниила Гранина «Эта странная жизнь». В этой книге представлено жизнеописание советского ученого — А.А. Любищева, реальной личности. Герой повести известен трудами в такой необычной области науки, как математизации биологии, а также множеством необычных научных идей и, что особенно интересно для нас — особым образом жизни. Любищев, по словам Гранина, нашёл ключ к счастью «на каждый день», ибо «время летит — это плохая новость, хорошая новость — вы пилот своего времени».

Писатель Даниил Гранин был лично знаком с выдающимся учёным Александром Александровичем Любищевым. Любищев читал лекции по биологии, был заведующим кафедрой, руководил отделом научного института и ещё он объездил с экспедициями всю Россию. Владел несколькими языками, причём некоторые изучил в транспорте. Любищев рано поставил перед собой цель — разработать периодическую систему биологических элементов, наподобие периодической системы Менделеева в химии. Он подсчитал количество времени, необходимое для этого и понял, что ему не хватит его жизни. И учёный понял, что необходимо предпринять какие-то шаги, чтобы повысить эффективность использования времени. Любищев стал пользоваться хронометражем, или подсчётом времени и постепенно понял, что хронометраж — это не только средство диагностики, но и панацея. Постоянный ведение хронометраж выработало у Любищева особое чувство времени, что позволило ему действительно стать предельно продуктивным.
Считая минуты, Любищев вдыхал жизнь во временной поток. Он стремился к формированию хороших отношений между человеком и временем. Недаром книга «Эта странная жизнь» считается важной вехой развития тайм-менеджмента в России. Система Любищева очень интересна и также требует пристального рассмотрения, в рамках этой статьи её не охватить.
Жизнь Любищева является не столько примером, сколько образцом отношения к жизни.

И я только перечислю столпов современного международного тайм-менеджмента и их наработки, хотя они тоже уже стали частью истории — в положительном смысле:

Дэвид Аллен и его система Система GTD;
Стивен Кови и его Franklin Time Management;
Брайан Трейси и Time Power;
Джулия Моргенстерн и Time Managament from the Inside Out.
В нашей стране на данный момент приверженцы научного тайм-менеджмента тоже активно действуют и развиваются. Нельзя не сказать о таком уникальном явлении, как появление именно в нашей стране онлайн тайм-менеджерского сообщества. Образовалось оно при сайте «Организация времени» в 2001 году. Чем же оно уникально? А тем, что именно там собрались увлечённые люди, которые не только изучили теорию тайм-менеджмента, но и активно внедряют в практику техники и технологии управления временем.

Некоторые его участники — последователи Любищева, а другие участники — консультанты по информационным технологиям, которые стараются объединить классические методы личной эффективности и современные технологии анализа и моделирования. Все они активно делятся опытом и знаниями.

И в нашей стране существуют ключевые фигуры мирового тайм-менеджмента, например — основатель и руководитель вышеописанного сообщества, генеральный директор компании «Организация Времени», заведующего кафедрой тайм-менеджмента МФПУ «Синергия» и автор книг о тайм-менеджменте — Глеб Архангельский, который по праву считается ведущим экспертом в области организации времени не только в нашей стране, но и в мире.

И важная веха развития тайм-менеджмента в России — основание в 2007г первой в России кафедры тайм-менеджмента в Московском университете «Синергия», руководителем которой является тоже Глеб Архангельский.

Итоги.

И я опять-таки поняла две важные вещи — на развитие тайм-менеджмента и на отношение человека к управлению временем влияли две фактора:
1. Технический прогресс. Время ускорилось. Промышленная революция сделала управление собственным временем гораздо более эффективным. Если раньше человечество могло позволить себе в течении двух тысячелетий усовершенствовать солнечные часы — от двух делений круга до 12, то сейчас изменения возникают практически ежедневно с внедрением новых технологий.
Что это значит для нас? Дело не в том, что в телефонах есть планировщики и уже не нужно писать на бумаге — проблема не решена. Эти достаточно сложные системы остаются теми же системами и на изучение и следование некоторым уходит не меньше времени, чем если бы мы писали на глинянных табличках.

2. Философия и философы. Талантливые личности развивали теорию управления и учета времени не только для личного использования. Но в нашем современном мире всё становится более и более индивидуализированным и специализированным. Этот факт, конечно, тоже следствие прогресса, но, получается, что средства управления временем должны быть также более индивидуализированными. Современные техники тайм-менеджмента предлагают изощрённые техники по управлению времени. Но, рано или поздно, мы бросаем любую из них, и это из-за отсутствия глубокой внутренней мотивации или, другими словами, внутренней собственной идеи или философии.

Да, похоже, что мне придётся создавать для себя свою собственную систему! И это касается скорее всего каждого второго, особенно тех, кто которые работают сами на себя — нам придётся если не создавать для себя, то, во всяком случае — подбирать для себя подходящую систему…

Управление временем на личном примере: 10 тезисов / Хабр

Одним из самых дорогих и невосполнимых ресурсов, которым обладаем мы все, является время. В среднем у нас есть 66,29 лет, что эквивалентно 24212 дням, или 34865280 минутам, или 2091916800 секундам. Учитывая, что треть времени человек тратит на сон, а у большинства читателей этой статьи целая треть этого ресурса уже потрачена, драгоценного времени не так уж и много остаётся, чтобы им разбрасываться. Время — это деньги, время — это жизнь.

Не бывает избытка и недостатка времени — его лишь надо ценить и уметь пользоваться его течением, словно потоком рек — благодаря которому человек перемещается на судах и использует силу воды в мельницах. Делать это следует также правильно, чтобы не грести против течения. Даже самые маленькие потоки точат скалы, и секунды могут складываться в года полезных дел и успехов.

Я сам в процессе обдумывания и написания этой статьи часто сетовал на нехватку времени. От задумки до исполнения прошёл не один месяц, и, чтобы эта статья не показалась переписыванием очередных тезисов из тайм-менеджмента, я потратил не так уж и мало минут, часов, дней и перепробовал разные идеи, которыми хочу поделиться. Итак, если вы хотите заняться тайм-менеджментом, то займитесь им, а не читайте о нём! Это раз. Если вас интересуют практики, методы, приёмы — обращайтесь к первоисточникам: С. Кови, Г. Архангельскому, Д. Аллену — от управления собой, личным пространством, трюкам. Это два. В моей же статье пойдёт речь о собственном опыте, о потоке времени и о том, как в нём находится.

«Помните, что ваше собственное решение добиться успеха важнее, чем сотни других» — Авраам Линкольн

Итак, всё началось с того, что в один из майских дней моя жизнь изменилась, и вместо стандартного графика с восьми до пяти и следованию roadmap мне самому стало необходимо раздавать, создавать графики и следить за их исполнением. С технической точки зрения это несложно: выделяем задачу, устанавливаем сроки, назначаем ресурс. Так как ресурсы у нас живые — люди, а также изменяющийся код, для поправки внесём риски и затраты на чаепития, на лобзание ляжки няшки в столовой, на сложность и заковыристость проблем и требований — что даже проще, т.к. требует оценки исполнения того или иного алгоритма, или применения технологии. Берём задачку в Jira, щелкаем и… С технической точки зрения… А на практике это не совсем так. Вместо того, чтобы усесться в кресло и передвигать ресурсы, приходится быть вовлечённым во весь процесс, не только своего куска кода, а всего проекта, или даже нескольких проектов, не совсем друг с другом пересекающихся. Т.е. отвечать на вопросы, принимать решения, объяснять… и, собственно в этой мышиной возне, в постоянном переключении с задачу на задачу и с человека на человека стал проходить мой день…

Я задумался над этим и решил, что здесь, наверное, что-то не так, т.к. моё время мне нужно и самому, а не только моим подчинённым и проектам. А раз так – то, значит, надо научиться им управлять.

Для начала стоит понять, что мы сами хотим. Это принципиальный вопрос. Не только в работе, но и в жизни. У каждого из нас есть роли в жизни. Моими ролями, к примеру, можно назвать: работник, друг, учитель, ученик, сын, муж и т.д… Стоит выделить главные и принципиальные именно для вас. У всех они будут отличаться, конечно, но, скорее всего, нам всем хотелось бы иметь и хорошую карьеру, и быть хорошим другом, и отличным супругом, и как-то проявить себя в обществе — своим талантом или общественным признанием. И тем проще и лучше будет жить, чем гармоничнее и более равномерно (конечно, с учётом внутреннего коэффициента важности) эти области будут развиваться.

Во вторую очередь, надо составить список всех дел, проектов, желаний, которые в данный момент имеются и классифицировать, к какой области они будут относиться. Вполне может быть и так, что некоторые желания или дела, которые мы зачастую откладываем, которые давят на нас, окажутся и вовсе не важными для наших ориентиров. Здесь следует выбрать самое важное и не размениваться на мелочи. Что именно будет влиять на наши ключевые сферы жизни? Когда это важно? Будет ли это важно в будущем?

Для себя, для простоты, я выделил всего-навсего четыре сферы:

• Карьера
• Саморазвитие
• Общество
• Семья

На практике каждую из категорий можно было бы моём случае так же разбить:
— Карьера — список того, что отвечает за успех в профессиональном плане — шагов, действий, свершений, приобретаемых навыков. Сюда же я отнёс и профессиональное (и корпоративное в том числе) обучение (себя в роли ученика), так и роль учителя и ментора — обмен опытом, тренинги.
— Саморазвитие — т.к. одна из неприятнейших для меня вещей в жизни — это прозябание в существующих условиях. Мне важна тяга к развитию — знаний, навыков. Так, например, сюда я включил занятия языком, чтение литературы (профессиональной и художественной), занятия спортом, получение прав, тайм-менеджмент, хобби.
— Общество – как общение с коллегами, друзьями, так и налаживание и поддержание связей с людьми, в том числе и какие-то публикации.
— Семья — это и взаимоотношения с родными и с любимыми. Как включая рутину, дела, материальные взаимоотношения, так и нематериальные взаимоотношения.

В итоге, после тщательного разбора/анализа, я оставил 28 задач, требующих моего пристального внимания и исполнения. Это третий тезис: зная, чего и когда вы хотите — начните это делать!

«Мы – это то, что мы делаем постоянно. Совершенство – это не действие, а привычка» — Аристотель

Обязательно попробуйте,- и вам понравится! В моём случае, помимо должностных обязанностей на работе, нахождения в курсе новых тенденций и технологий, совершенствования навыков, мне надо было ходить в автошколу, заниматься английским, поддерживать физическую форму, читать книги, журналы, смотреть фильмы, встречаться с друзьями, родителями, дарить комплименты любимой и баловать её время от времени кулинарными шедеврами. Так, через несколько дней у меня появилось чувство времени. Точнее, чувство нехватки времени. И время стало жалко терять на рассматривание котиков в интернете. Кроме того, возникла проблема, состоящая в том, что, несмотря на то, что важная задача висела в списке, она упорно не хотела выполнятся.

Четвертым тезисом будет типичный совет из тайм-менеджмента: формулируйте в задачах не цели, а действия. В моём случае “поддерживать физическую форму” преобразовалось в “записаться в фитнес-клуб”, “сходить в фитнес клуб”, “делать зарядку”. Цель стала разделимой и измеряемой, а значит – исполняемой. Если следовать терминологии Глеба Архангельского, то, чтобы съесть слона, надо его проглатывать по бифштексам, хотя бы ежедневно (еженедельно). Результатом переработки моего списка бифштексов и лягушачьих дел (маленькие, но неприятные дела, которые ежедневно откладываются на завтра) стало приведение списка целей к списку повторяемых и измеряемых дел — недельное планирование.

Конечно, согласен, это странно звучит, что семь раз следует “сделать комплимент” — и отметить за день галочкой “выполнено”, но вполне измеряемый подход, позволяющий оценить качество той или иной выбранной сферы жизни. Вряд ли я скажу, что это для меня менее важно, чем проверить отчёты от своих подчинённых.

В результате этих поисков и выводов, у меня образовалась следующая электронная таблица, в которой следовало ежедневно отмечать прогресс и отслеживать показатели успешности. Вопреки моим ожиданиям, за первые две недели результаты против поставленных для меня целей оказались не просто хуже, а катастрофически хуже. Конечно, не каждое дело в таблице обязательно к 100% исполнению, но если она окрашивается в красный цвет вместо зелёного — это тревожный сигнал. Поэтому я немножко усложнил excel-книгу, собирая статистику по дням недели, по неделям, по сферам. Определил для себя, что такое «продуктивный» и «эффективный» день и неделя.

Эффективность\продуктивность по дням недели:

Продуктивность:

Эффективность (плановая):

Эффективность (актуальная):

В итоге повторного анализа, я, конечно, сделал выводы, что некоторые дела можно совмещать (например, читать можно по пути на работу, как, впрочем, и смотреть фильмы), художественную литературу можно достать и в виде аудиозаписи, а потому послушать как по дороге, так и в том же фитнес-клубе. Вместо просмотра новостных порталов можно настроить нужную выборку, rss-фиды, и/или брать с ресепшена тематический журнал, распечатки и читать их во время обеда. Дело сдвинулось с мёртвой точки, но не слишком уж и хорошо. Я перечитал наставления Любищева и старался им следовать, но, увы, всего не удавалось достигнуть. Что же отнимало моё время?

Пятый тезис: знайте время в лицо: куда и на что вы тратите время. Проще всего начать со статистики: сколько и на какие сферы оно уходит. Большая часть будет ожидаемой — это сон, дорога, какая-то рутина — сборы с работы и на работу, приготовления ко сну, быт и тому подобное. На мой взгляд, самым эффективным методом оценки является запись своей занятости в журнал. Мне удобным оказалось использование тетради формата А4, куда я вносил время начала какого-то действия обычной шариковой ручкой. Это не значит, что каждые пять минут надо туда записывать, что вы делаете в это время — вносите записи при изменении вашей деятельности. Таким образом, можно отследить, какие дела составляют полезное время, а какие — нет. Главное – записывать, как есть: отвлеклись на вопрос коллеги — запишите. Отвлеклись на интернет — запишите. Как вернётесь к делам, так снова внесите следующую пометку. В итоге должен получиться достаточно рваный график, в котором то и дело будут дыры из “мусорного времени”. Как с ним бороться — дело исключительно ваше. Что полезного сделаете в ожидании транспорта и как отнесетесь к отвлекающему вас коллеге. В моём случае большую часть мусорного времени составляли именно эти две категории. С первым понятно — слушаем аудиокнигу, а со вторым – вместо тенденции быть универсальным справочником, я решил, что вопросы лучше накапливать и разбирать во время летучек скопом. Обычно, до 99% информации находится в гугле или собственном мозге у человека (стоит лишь его встормошить) за короткое время. Кроме того, с точки зрения дисциплины и ответственности, такой подход также предпочтительнее. Не буду останавливаться на этом подробно, скажу лишь, что такая “по-пятиминутная” оценка своего времени сильно увеличила и мою эффективность и производительность, и моих ребят — оценить паразитические срочные дела (телефонные звонки, вопросы, е-мейлы, горящие реакции на баги, а так же на стороннее и не очень важное для проекта украшательство и вылизывание кода, прилепливание фич — код должен проходить проверки, и ревью против стандартов и спецификаций). Постоянные отвлечения и переключения внимания выводят из состояния потока и просто заставляют ещё лишние минуты, а то и десятки барахтаться, чтобы войти в прежнее русло.

«Вы можете делать что угодно, но не все» — Дэвид Аллен.

Однако, оставалась плавающая, третья, категория мусорного времени — когда под конец дня этот установленный самим собой режим хотелось нарушить и сидеть в интернетах вместо чего-то полезного. Хотя это и странно звучит, но одним из подходов было заставить себя вместо траты этого времени на безделье тратить его в более продуктивном ключе — на тот же просмотр фильмов — но время от времени я не мог сам себя перебороть, прокрастинация брала надо мной верх, а в некоторые дни на меня скатывалось безрассудное отчаяние от того, как всё распланировано, и какие рамки и несоответствия им есть у меня. Как бы такой локальный “пинарик” не пинал меня, он время от времени меня и демотивировал и требовал выключиться из жизни на день-другой. День. Два дня. Неэффективных и безрассудных.

«Причиной всякой неудачи являются необдуманные действия» — Алекс Маккензи.

Тогда я снова начал рассуждать и анализировать, как же так стало получаться. Пусть и раз в месяц или два, но такие дыры были, и были стабильной тенденцией. Меня они не устраивали. Отсюда шестой тезис: эффективность управления временем не в количестве поддерживаемых дел, а в их качестве. Я стал понимать, что чем дальше, тем хуже могу вести параллельные дела в день. Грубо говоря, если мне за день следовало написать код, подготовить тренинг, заняться английским, посетить бассейн и прочитать несколько глав из профессиональной литературы, то эффективными из этих дел, продуктивными оказывались 2-3, а остальные — формально начатыми, как-то наспех сделанными, что влияло на ощущение от результата, что, в конечном итоге, отражалось и на моей подсознательной оценке своих действий. Да, конечно, я мог время от времени, как и раньше, сразу выполнить эффективно и 5 и 7 и больше таких ресурсоёмких и требующих концентрации проектов, но на протяжении каких-то непродолжительных интервалов времени, после которых и следовал срыв. Мой вывод стал таким, что следует планировать не только недельный список лягушек, но иметь план на день, в котором чётко будут обозначены не более трёх ключевых дел. Кстати, это наблюдение объяснило мне и просадку производительности в понедельник, когда зачастую оставались хвосты от выходных. Ведь отдых — это тоже активность, дело, занятие, а не довесок в «оставшееся время».

Тезис седьмой: переключайтесь полностью. Отведите своим делам ровно столько времени и те рамки, коих они заслуживают. Другими словами: не думайте о работе дома, а, приходя на работу — работайте. Не пересиживайте на работе, но и не сбегайте с неё. Уважайте свой выбор и дома, и на работе. Неожиданное “лишнее время”, на чём-то сэкономленное, всегда можно заполнить важными делами. Установите правило: «Ваши рабочие часы — это ваше время, а не время вашего начальника и табельщика». Научитесь его ценить больше, чем другие — т.к. только вы знаете его истинную ценность, инвестируйте в себя. Если работа у вас 8 часов в день, то посвятите это время тому, что наиболее коррелирует с вашими делами из сфер, связанных с работой. Если вы проводите время с семьёй, то и проводите его с семьёй, а не с общением с телевизором или рюмкой коньяка, а тем более не занимаясь параллельно подготовкой к предстоящему рабочему дню. Ищите возможности. Переключайтесь. Разграничивайте.

Тезис восьмой: проводите ревизии время от времени. Сбор статистики и планирование — это хорошо, но недостаточно. Т.к. ваши цели и ценности могут меняться, рано или поздно придётся вносить изменения в таблицу, список целей и желаний. То же самое и насчёт коэффициентов. Тем не менее, всё равно будьте честны с собой, не подгоняйте цифры под результаты.

Тезис девятый: имейте всегда под рукой список дел. Если у вас нет такого списка, обязательно заведите. Я говорю не о списке регулярных дел, не о списке лягушек, а о каких-то одноразовых целях и задачах. Они могут быть как привязаны ко времени, так и нет. Он могут быть как привязаны к месту, так и нет. В любом случае, всегда держите его перед глазами и/или под рукой. Сейчас не так уж и мало инструментов, которые позволяют управлять такими списками задач, и тот же Outlook вполне сгодится для этих целей, хотя мне ближе по душе простой, но доступный для любой платформы RememberTheMilk. Вносите задачу, если надо, указываете время и место, определяете сферу, приоритет. И время от времени просматриваете. Главное, делайте это регулярно: формулируйте цели и дела как действия.

Добиться успеха — полдела; главное — это его удержать — Орисон Скотт Марден.

Тезис десятый: будьте в потоке! После появления чувства времени, ощущения его ценности (особенно ценности минут, проведённых с любимыми и/или с любимым хобби), вам непременно захочется следовать своим целям, ценностям, планам и быть при этом более гибким. Снова по аналогии с водой — поток имеет огромную мощь, движущую силу и направление, при этом он не разбивается, а огибает препятствия и скалы. Для достижения этого можно пробовать разные методики, можно учиться на ошибках — в любом случае, у вас больше будет получаться успевать сделать это эффективно. Это будет приносить удовлетворение и освобождать время на новые дела. Чем больше вы делаете, тем больше вы успеваете. Так что под конец просто желаю удачи и желания поймать свою волну в управлении собой и своим временем. И, если вы ещё не вспомните мой первый тезис, то вспомните вечно актуальную китайскую поговорку:

Путь длиной в тысячу ли начинается с одного шага — Лао Цзы.

как эффективно планировать свой день?

«Время – наша главная ценность. Однако мы склонны тратить его зря, убивать и проводить впустую вместо того, чтобы использовать в своих целях» (Дж. Рон)

Ритм жизни современного человека трудно назвать размеренным и безмятежным. Ежедневный драйв, загруженность рабочими делами, огромные объемы срочных задач, которые постоянно накапливаются, дедлайны, – от такого неистового графика кругом идет голова. Состояние «не знаю, за что хвататься в первую очередь» вряд ли поможет решить скопившиеся дела, а неумение распоряжаться личным временем может обойтись дорогой ценой: стрессом, апатией, быстрой утомляемостью, невыполнением первостепенных задач, эмоциональным выгоранием. Если вас не радует положение ваших дел, а хроническая нехватка времени стала привычной, самое время обратиться к системе, предназначенной для наведения порядка в любых начинаниях, а именно – к тайм-менеджменту.

Тайм-менеджмент: история и развитие

Не существует эксперта, который мог бы уверенно заявить: «Именно я изобрел системы и методики этой дисциплины», так как это было бы неправдой. Основы контроля, планирования и управления временем не формировались в определенном периоде – они создавались по крупице, складываясь мозаикой из далеких древних эпох античными философами, а затем дополнялись технологиями ученых современности.

Тайм-менеджмент (от англ. time management) – это система организации, планирования и управления временем, повышение эффективности его использования в условиях работы и в повседневной жизни.

Первые несмелые попытки влиять на время принадлежат философу Луцию Сенеке (65 год н.э). В письмах известному поэту и своему другу он рекомендовал применять в работе некоторые технологии, позволяющие распределять время – вести его письменный учет, делить на полезно проведенное и зря потраченное, анализировать пройденные этапы.

Позже, в XV веке, о методиках управления временем заговорил ученый из солнечной Италии Л. Альберти. В своих письмах он затрагивал важность эффективного планирования своего дня: составления подробного списка дел, группировки их по первостепенности. Именно ему принадлежат золотые слова, которые и сегодня используют многие успешные люди: «Сон, еду, развлечения можно отложить на потом, бизнес – никогда». Альберти знал, что залог удачи в любых начинаниях – правильное разграничение времени для извлечения из него максимум пользы.

Существенные вклады в историю развития дисциплины в свое время внесли И. Ньютон, А. Дюма, Ф. Энгельс, И. Кант, В. Ленин. Эти личности строили глобальные схемы управления личным временем, создавали уникальные методики управления и влияния на свой рабочий график, что позволило им полезно и продуктивно провести не только день или месяц, но и всю жизнь.

Одним из выдающихся людей на планете, чью фразу «Время – это деньги» знает каждый, является Бенджамин Франклин. Ему принадлежит огромное количество изобретений, которыми мы пользуемся и сегодня, а чтобы все успеть и не потратить ни один день жизни впустую, Франклин придумал четкую систему распределения времени, которая позволяла в несколько раз повысить собственную продуктивность.

В 1916 году учетом времени занялся известный российский биолог А. Любищев. Его система тайм-менеджмента имела успех и доказала эффективность созданных установок (не взваливать на себя кипу срочных поручений, ночной отдых – не менее 8-10 часов, комбинация монотонной и легкой работы, перерывы в течение дня). Уникальные методики этого человека, технологии и принципы контроля времени открыл миру его друг, писатель Даниил Гранин в книге «Эта странная жизнь». В книге изложена научная система распределения времени гениального ученого А. Любищева, по которой он жил 56 лет. Он создал правила, которые актуальны и в наше время и составляют важные основы тайм-менеджмента. Книга раскрывает интересные стороны жизни ученого: как грамотно распоряжаться личным и рабочим временем, отдыхать, уделять время друзьям, а также не забывать радоваться жизни и строить прочные семейные отношения. Впервые книга была выпущена в 1974 году, 100-тысячный (!) тираж мгновенно был раскуплен. Издание обрело сумасшедшую популярность: оно переиздавалось много раз; выпущены книги на иностранных языках (немецком, английском), которые и сегодня пользуются большим успехом в других странах.

Основы тайм-менеджмента, используемые в современном мире, были заложены Ф. Тейлором (начало XX века). Именно он предложил использовать научный подход в организации работы торговых работников, применять эффективные методики планирования и управления временем для достижения высокой продуктивности.

Основоположником понятия «тайм-менеджмент» считается предприниматель из Дании К. Меллер. В 1975 году он основал одноименную компанию, создал прототип органайзера (уникальный блокнот) и организовал первые тренинги по его заполнению.

В наше время большинство изданий по тайм-менеджменту – это переводы англоязычных бестселлеров Брайана Трейси, Дэвида Аллена и других известных авторов. Инициатором развития и популяризации тайм-менеджмента в России является кандидат экономических наук Глеб Архангельский. Его нельзя назвать основоположником методик или изобретателем технологий. Однако именно ему принадлежат публикации первых русскоязычных книг и пособий о тайм-менеджменте, в основу которых положены яркие примеры из российской практики, написанные понятным языком.

Контроль над временем: задачи и основы тайм-менеджмента

Умение правильно «дозировать» время и выделять четкие приоритеты – основополагающие законы тайм-менеджмента. Грамотно распределяя свои ресурсы, выделяя важные и второстепенные задачи, человек полностью начинает контролировать свое время, а суета с авралами и «неразберихой» исчезает сама по себе.Задачи, которые решает тайм-менеджмент, позволяют человеку:

• Достичь поставленных целей, затрачивая при этом минимальное количество времени
• Добиться высоких результатов в любых начинаниях (в бизнесе, личной жизни)
• Рационально распоряжаться своим рабочим и личным временем, иметь полноценный отдых, время на досуг, хобби, общение с близкими
• Параллельно выполнять несколько дел
• Увеличить свое материальное благополучие
• Избавиться от стресса, постоянной загруженности делами, усталости
• Минимизировать влияние стрессов
• Обладать свободой в поступках и выборе
• Иметь четкий план на будущее
• Осуществлять полный контроль над своей жизнью

Успешный человек знает, что самая большая и быстротечная ценность, которой он обладает на 100% – это время. Он ведет ежедневники, умеет составлять долгосрочные планы, продумывает до мелочей каждый свой шаг. У людей, контролирующих свое время, всегда полно задач и идей, а количество дел, которое они успевают провести в течение дня, просто поражает. Однако они не выглядят измученными, напряженными, а наоборот, излучают позитив, с энтузиазмом и рвением подходят к любой задаче и знают, что выполнят ее в срок. Они владеют каким-то великим секретом? Безусловно, нет. Они просто умеют рационально распоряжаться каждой минутой и применяют действенные инструменты тайм-менеджмента.

Законы равновесия: система управления временем

Тайм-менеджмент не является прерогативой исключительно для деловых людей. Любой человек, будь то деловая женщина, домохозяйка, государственный работник или бизнесмен, испытывающий острую нехватку времени и серьезно задумывающийся о его грамотном распределении, может использовать эту «науку порядка» и достичь высоких результатов.

В основу тайм-менеджмента заложена конкретная схема, позволяющая систематизировать проводимые процессы:

• Первоначальный анализ целей
• Разработка и внедрение технологий, инструментов, стратегий
• Точное планирование
• Формирование и распределение приоритетов
• Реализация
• Контроль, управление
• Анализ результатов

Каждый человек обладает набором каких-то предрасположенностей, полученных на генетическом уровне или выработанных в течение жизни. Одни люди склонны самостоятельно планировать и распределять время, другим необходима помощь в лице опытного эксперта, открывающего теоретическую и практическую базу новичку. Авторские курсы Александра Фридмана «Делегирование. Результат руками сотрудников» и «Вы или Хаос: профессиональное планирование для регулярного менеджмента», на которых автор откроет уникальные методики и инструменты, которые помогут повысить точность управления поставленными целями, научат определять первоочередные задачи и решать проблему дефицита времени.

Управление временем: шаг к свободе и продуктивности

Внедрение системы тайм-менеджмента не покажется сложной и неразрешимой задачей, если знать основные ее правила и придерживаться им. Эта наука поможет увеличить продуктивность в несколько раз, сконцентрироваться на важных задачах, а ненужные отбросить «в корзину». Анализ и четкое «дозирование» времени способствует возникновению дополнительного временного пространства, которое можно планировать и полезно использовать.

Итак, рассмотрим основные правила тайм-менеджмента:

• Грамотное планирование и четкое распределение – на первом плане. Составляйте конкретные списки дел, ведите ежедневники, пользуйтесь органайзерами. Они предназначены для визуального обозначения задач и их анализа.
• Выделяйте приоритеты. Определите дела, которые необходимо выполнить в первую очередь, а второстепенные помещайте в конец списка. Обозначайте время, которое вы выделяете для решения этих задач.
• Фильтруйте любую информацию. Чтобы не перегружать мозг ненужными данными, а затем не тратить время на их усвоение (переработку), отсеивайте ненужную информацию на этапе ее получения. Запоминайте и фиксируйте в памяти только важное!
• Нет – «пожирателям» времени. Проверка почты, социальные сети, бесцельное «листание» страниц интернета, общение по Skype забирает у нас львиную долю времени. Запомните – это время, потраченное впустую. Безусловно, эти вещи невозможно полностью исключить из своей жизни. Однако полезное время – только для полезных дел.
• Полная концентрация на одной задаче. Параллельно выполнять несколько задач может только человек, у которого есть «третья рука». Максимально сосредоточившись на одном деле, вы выполните его в короткий срок и плавно перейдете к выполнению следующего.
• Сложное дело – в первую очередь. Отправляя важные задачи на конец дня, вы создаете неприятное напряжение, в котором находитесь большую часть суток. Как следствие – усталость, раздражение, неприятный осадок на душе. Сделайте трудное дело в начале рабочего дня, и остальная его часть пройдет легко и непринужденно!
• Хаос на рабочем столе – беспорядок в мыслях. Регулярно разбирайте бумаги, следите за чистотой стола, монитора. Идеальный порядок в папках, корзина для мусора под столом, чистая клавиатура, список дел на сегодня – и вы готовы к покорению любых вершин!
• Удобство и комфорт: организация рабочего пространства. Максимально удобный стул, правильное направление света, отдельная зона, выделенная для работы – эти детали повышают продуктивность и помогают сконцентрироваться на деле, исключив дискомфорт от неудобства или недостатка света.
• Знайте свои биоритмы! Определите время, в течение которого ваша продуктивность и работоспособность максимальна. У кого-то этот период приходится на раннее утро, некоторые любят работать в вечернее время. Именно в свой пик активности выполняйте дела первостепенной важности.
• Делу – время, потехе – час. Удачно выполнив дела, проанализируйте результаты, а затем выделите время для отдыха, вознаграждая себя за труды. Не пренебрегайте отдыхом – от хорошего здоровья и самочувствия зависит ваша энергичность и позитивный настрой, необходимые вам для рабочей недели.

Для управления временем используйте эффективные инструменты, посещайте тренинги, участвуйте в познавательных авторских курсах, читайте полезные книги и перенимайте навыки опытных экспертов. Самостоятельно ознакомиться можно с такими изданиями:

• «Результативный тайм-менеджмент» (Б. Трейси)
• «Практический курс по тайм-менеджменту» (И. Абрамовский)
• «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» (Г. Архангельский)
• «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» (Д. Аллен)

Помните выражение Максима Горького: «На день надо смотреть, как на маленькую жизнь»? Используя эффективные инструменты тайм-менеджмента, вы сможете качественно управлять делами, регулировать, корректировать и выделять полезное время, владеть им, а значит, покорять любые вершины, уверенно шагать по жизни и сохранять равновесие в любых начинаниях. Тайм-менеджмент – это возможность управления временем, жизнью, удовольствие от работы и саморазвитие, ваш шанс стать успешным человеком и добиться небывалых высот в карьере и в личной жизни!

Полезные статьи и материалы:

---

---

Поделиться в социальных сетях:

---

Зарегистрироваться

Диагностика тайм-менеджмента: как измерить неосязаемое

Глеб Архангельский

Специалисты по управлению персоналом имеют дело с материями «тонкими» и трудноизмеримыми. Командный дух, лояльность, мотивация… – все позитивные изменения этих факторов, осуществленные под вашим руководством, очень хотелось бы увидеть растущими кривыми на убедительном графике.

Не является исключением и область личной и командной эффективности. По мере ужесточения конкуренции, повышения темпов изменений, навыки тайм-менеджмента становятся не просто желательными – без них уже немыслим современный менеджер. Но при обучении тайм-менеджменту нередко возникает ощущение: «Нам рассказали, как «правильно» жить. Все согласились, и на этом все закончилось. Как опаздывали на встречи, так и опаздываем; как работали в непрерывных авралах, так и работаем». Вроде бы все довольны, но есть ли результат – не очевидно.

Решением этой проблемы может служить описанная в статье методика, позволяющая измерить такие «неосязаемые» вещи, как гибкость командного планирования, целеориентированность и приоритизированность деятельности, «контролируемость» исполнения задач. При этом предложенный подход может быть применен не только к оценке «тайм-менеджерского климата» в компании, но и для измерения других аспектов корпоративной культуры.

ТМ-профиль команды менеджеров

На тайм-менеджерском семинаре для топ-менеджеров Группы предприятий «Омский Бекон» автору задали вопрос: «Мы производственники, привыкли к точным цифрам. Скажите, можно ли объективно измерить «качество» тайм-менеджмента в компании?» Так родилась идея ТМ-профиля: простой диаграммы, которая отражала бы ситуацию в компании или подразделении по всем аспектам тайм-менеджмента. (см. пример ТМ-профиля на рис.1)

Рис. 1. ТМ-профиль команды топ-менеджеров финансового холдинга

Профиль строится на основе данных анкетирования команды менеджеров по трем основным направлениям внедрения тайм-менеджмента в компании:

• Личный тайм-менеджмент – степень владения навыками тайм-менеджмента в среднем по данной группе менеджеров;

• Командный тайм-менеджмент – качество «ТМ-взаимодействия» по горизонтали внутри команды;

• Корпоративный тайм-менеджмент – качество «ТМ-взаимодействия» менеджера со своими подчиненными.

Даже поверхностный взгляд на построенный ТМ-профиль позволяет выявить «провисы», наиболее приоритетные направления развития, актуальные проблемы для решения в ходе обучения тайм-менеджменту. Проведение повторного анкетирования после обучения позволяет оценить его эффективность. О некоторых формах более детального анализа данных анкетирования будет сказано далее.

«Десять заповедей тайм-менеджмента»

ТМ-профиль строится на основании оценок по десяти основным критериям, охватывающим все ключевые аспекты тайм-менеджмента. Число «десять» выбрано исходя из того, что каждому критерию сопоставляется «Заповедь тайм-менеджмента». Как выразился один руководитель корпоративного ТМ-проекта, «Что-то должно остаться после того, как все забудется». Таким «сухим остатком» и должны быть «Десять заповедей тайм-менеджмента».

Рис. 2. ТМ-критерии и ТМ-заповеди

	ТМ-критерии	ТМ-заповеди
1	Материализованность и обозримость задач и информации	Материализуйте мысли и задачи. Находясь «в голове», они не контролируемы.
2	Измеримость результатов, времени и эффективности.	Хотите управлять – измерьте. Управляйте на основе фактов, а не мнений.
3	Системность, согласованность, скоординированность работы	Систематизируйте работу: объединяйте по смыслу, структурируйте. Нет системы – нет результата.
4	Гибкость деятельности, простота планирования, оперативность реагирования	Планируйте максимально просто и гибко. Повышайте скорость реагирования на изменения.
5	Целеориентированность, определенность направления	Формулируйте цели. Оценивайте любое действие по вкладу, который оно вносит в достижение целей.
6	Приоритизированность, сфокусированность на главном	Выделяйте важнейшее. Начинайте с него, уделяйте ему лучшее время и силы.
7	Инвестиционность, ориентация на развитие	Инвестируйте время в будущее. Это очень трудно делать, но это окупается.
8	Своевременность исполнения	Ловите удачные возможности. План – средство это делать, но не самоцель.
9	Контролируемость исполнения	Создавайте обзор всех делегированных задач и мониторинг исполнения. Все должны знать, что вы «ничего не забываете» и всегда добиваетесь своего.
10	Легкость работы	Управляйте рабочей нагрузкой; работайте «меньше, но умнее». «Загнанный как лошадь» менеджер – профнепригоден.
	Внимание к эффективности	Выработайте «чувство времени» и «чувство эффективности». Остальное – приложится.

Полный список ТМ-критериев и соответствующих ТМ-заповедей приведен на Рис. 2. Остановимся отдельно на каждом критерии.

1. Материализованность. Хороший тайм-менеджмент начинается с «материализации» задач, мыслей, планов, договоренностей. Наличие всех задач на «внешних носителях» (желательно электронных) позволяет в личной работе освободить мышление для приоритетных вопросов и сократить расходы времени на поиск информации. В командном тайм-менеджменте «материализация» помогает избежать «незаменимости от неорганизованности», легко передавать задачи по горизонтали. В частности, грамотно налаженная материализация задач снижает ряд рисков, связанных с увольнением сотрудников. Уволившийся сотрудник может унести с собой бумажный ежедневник с полезными контактами, но он не сможет унести налаженную в Outlook систему обзора задач, структурированную по определенным, всем известным правилам.

2. Измеримость. Необходимость количественного измерения показателей в общем менеджменте – практически аксиома. То же самое верно и в отношении личного и командного тайм-менеджмента. Только введение объективных количественных показателей позволяет по-настоящему системно управлять временем. Как правило показатели применяются при хрономентраже для анализа расходов времени. Например, «доля времени на приоритетные задачи», «расход времени на задачи, которые выполнял сам, хотя мог бы делегировать», и т.п.

Кейс: Измеримость. Группа компаний MC-Bauchemie-Russia

В ходе корпоративного проекта в группе производственных компаний, входящей в тройку лидеров российского рынка (торговая марка «Плитонит»), руководитель одного из департаментов искал способ «замотивировать» подчиненных на самостоятельное внедрение тайм-менеджмента, преодолеть естественное недоверие к новой технологии. Сработал простой прием. На видном месте был повешен лист бумаги, на котором в ходе рабочего дня отмечались основные задачи, решенные за день. В конце дня красным отмечались «авральные» задачи, которых нередко бывало более 50%. Этот простой измеритель позволил наглядно продемонстрировать сотрудникам важность «планово-предупредительных» работ, время на которые до того выделялось с трудом. Более того, сотрудники сами составили график планово-предупредительных работ и сами распределили между собой обязанности по его выполнению. Благодаря простому измерителю люди поняли: выгоднее сегодня вложить час в «предотвращение пожара», чем завтра потратить неделю героических усилий на его «тушение».

3. Системность. В личной работе этот критерий оценивает согласованность задач и проектов, «синергетический эффект» их взаимодействия. В командном тайм-менеджменте это один из ключевых критериев, отвечающий на вопрос: «Является ли команда единым целым, результативность работы которого выше суммы результатов каждого входящего в команду менеджера?»

4. Гибкость. Тайм-менеджмент часто отождествляют с жестким планированием, «расписыванием себя по минутам». Но план – не самоцель. Планы как в личной, так и в командной работе должны быть максимально простыми, гибкими, позволяющими легко «ловить» возникающие возможности.

5. Целеориентированность. Деятельность может быть суматошной реакцией на внешние раздражители, а может – четкой логической последовательностью задач, каждая из которых работает на ясно сформулированные цели. В командной работе этот критерий оценивает ясность целей для всех членов команды и согласованность их движения в едином направлении.

6. Приоритизированность. Этот критерий позволяет оценить степень «загруженности текучкой», долю времени, выделяемую на приоритетные задачи. Как правило именно в направлении приоритизированности лежат самые результативные действия на ранних этапах внедрения тайм-менеджмента. Ведь практически любой организации хорошо знакома проблема «текучки», которая по какому-то «закону природы» всегда растет в объемах.

7. Инвестиционность. Любая выполняемая в личной или командной работе задача может давать результаты. Но она же может в большей или меньшей степени работать на развитие, создавать новые возможности для будущих результатов. В идеале все задачи работают на развитие, создают «инвестиции в будущее».

Кейс: Инвестиционность. ОАО «Омскбанк»

В корпоративном ТМ-проекте в одном из сибирских банков в практику заседаний Правления введены обязательные «15 минут на тайм-менеджмент». В ходе этих «ТМ-совещаний» Председатель Правления делится опытом личного освоения очередного инструмента «Учебного органайзера» и получает от топ-менеджеров мини-отчеты по сделанным ими ТМ-шагам. Аналогичные совещания один из заместителей Председателя Правления регулярно проводит со средними менеджерами. Таким образом удается решить самую сложную проблему тайм-менеджмента: «как выделить время на то, чтобы заняться организацией времени?»

8. Своевременность. Этот критерий оценивает как своевременность в плане соблюдения сроков выполнения задач, так и своевременность осуществления проектов, не «привязанных» к жесткому времени, что возможно только при гибкой системе планирования, оперативно реагирующей на возникающие благоприятные возможности.

9. Контролируемость. Если вы поставили задачу подчиненному, или договорились о чем-то с коллегой – насколько вы можете быть уверены в исполнении? Потребуется ли много раз напомнить об этой задаче?

Кейс: Контролируемость. Comstar Telecommunications

В ходе ТМ-проекта в Коммерческом отделе одной из ведущих телекоммуникационных компаний были разработаны простые Excel-формы контроля задач секретарем, включающие регламент для секретаря, формы контроля задач, формы мониторинга проектов (процессов). Внедрена процедура сбора информации секретарем – задействуются e-mail, устные распоряжения коммерческого директора, расшифровка диктофонных записей, сделанных в ходе совещаний и в нерабочее время. С определенной периодичностью секретарь в соответствии с регламентом собирает информацию о статусе задач и проектов с исполнителей для доклада топ-менеджеру. Коммерческий директор компании по итогам очередного этапа ТМ-проекта назвала «Excel-систему для секретаря» одним из трех лучших результатов, наряду с внедрением диктофона и системы обзора стратегических задач.

10. Легкость. Этот критерий оценивает степень напряженности как личной работы, так и взаимоотношений в команде и с подчиненными. При идеально налаженном личном, командном и корпоративном тайм-менеджменте ни личная работа, ни взаимодействие с коллегами не становятся «напрягом», не требуют постоянных мучительных усилий.

Дополнительно к оценке по десяти критериям ситуация оценивается по одному интегральному критерию «Внимание к времени и эффективности», описывающему уровень уважения к своему и чужому времени в целом, осознание важности вопроса, его «внедренность» на уровне само собой разумеющихся принципов командного взаимодействия.

Анкетирование и оценка достоверности данных

Для построения ТМ-профиля применяется в несколько измененном виде подход к анкетированию, предложенный В.К.Тарасовым в его «Персонал-технологии». Для построения ТМ-профиля сотрудники диагностируемого подразделения отвечают на вопросы анкеты, включающей 33 «multiple choice» (11 критериев, каждое оценивается по 3 направлениям). Пример оценки «материализованности» тайм-менеджмента по личному и командному направлениям можно видеть на рис. 3.

Рис. 3. Пример вопросов диагностической анкеты

Критерий 1: Материализованность и обозримость задач и информации
1. Личный тайм-менеджмент			2. Командный тайм-менеджмент
	+ 2 Практически все мои задачи и полезные мысли (значимая информация, и т.п.) существуют в легко обозримом электронном виде (в Outlook, в виде e-mail’ов или отдельных файлов, и т.п.)	+ 2	Практически все задачи передаются коллегам в электронном виде. По итогам устных обсуждений обязательно фиксируются и отсылаются ключевые мысли.	+ 2
	+ 1 Большинство моих задач и мыслей существует в электронном виде, незначительная часть (до 20-30%) – в бумажном. Обзор задач достаточно прост и удобен.	+ 1	Большинство задач передается «по горизонтали» в электронном виде, незначительная часть в бумажном. Итоги большинства устных обсуждений фиксируются письменно.	+ 1
0	Большинство моих задач и мыслей (70% и более) фиксируется в бумажном виде (в ежедневнике, в виде отдельных документов, итп), оставшееся – в электронном.	0	Большинство задач передается в бумажном виде. Фиксируется незначительная часть устных договоренностей.	0
— 1	До 20-30% задач и значимой информации не фиксируется письменно.	— 1	До 20-30% задач (просьб, договоренностей…) передается «по горизонтали» устно.	– 1
	— 2 Большинство моих задач и значимой информации я храню в памяти.	— 2	Большинство задач передается устно.	– 2
Заповедь 1: Материализуйте мысли и задачи. Находясь «в голове», они не контролируемы.

Аналогично респондент оценивает состояние дел по остальным критериям и направлениям. Нетрудно заметить, что из вопросов видны «социально ожидаемые» ответы. В этой «социальной ожидаемости» кроме очевидных минусов (искажение данных в сторону «правильных» ответов) есть и плюсы. Они заключаются в том, что в форме анкетирования фактически осуществляется внедрение ТМ-принципов в корпоративную культуру. Сопоставляя себя с очевидным из анкеты «ТМ-идеалом», менеджер примеряет к себе этот идеал и понимает, к чему можно стремиться. Это весьма важный эффект применения методики: самая элементарная грамотность в вопросах тайм-менеджмента часто оставляет желать лучшего у менеджеров далеко не последних российских компаний.

Для нивелирования эффекта «социальной ожидаемости» анкетирование проводится только анонимно, о чем предупреждаются все его участники. Профиль составляется по команде менеджеров в целом, и не является основанием для каких-либо «репрессий». Важно учитывать, что методика ТМ-диагностики не является методикой аттестации сотрудников или подразделений. Задача методики – выявить наиболее приоритетные направления развития ТМ-навыков менеджеров и их командного взаимодействия.

«Завышенные» ответы выявляются в ходе детального анализа ТМ-профиля и матрицы ответов. Например:

« Высокие показатели по критерию приоритизированности могут быть поставлены под сомнение при сопоставлении с низкими показателями по инвестиционности. Не исключено, что в команде отсутствует общее представление о том, что такое «приоритетная задача». Возможно, под приоритетным понимается «срочное и/или обязательное/неизбежное», но не «работающее на стратегическую перспективу, создающее возможности выхода на новый качественный уровень».»

Еще один пример, достаточно типичный, когда «в целом все хорошо», но детальный анализ показывает, что хорошо не все и не везде:

«Обращает на себя внимание противоречие между высокой оценкой командного отношения к времени у значительной доли респондентов (50%) и низкой оценкой по своевременности исполнения «переданных по горизонтали» задач в командном взаимодействии, выявленные в анализе по критерию своевременности.

Оценка «Отношение к времени в команде хорошее» на фоне «Достаточно часто коллеги не укладываются в оговоренные сроки» означает, что в команде нет четкого понимания, что такое «эффективная работа команды», в чем должно выражаться «чувство эффективности» в командном взаимодействии.»

Наконец, оценка достоверности результатов проводится в ходе анализа внутренних корреляций в матрице ответов.

Кроме формализованных вопросов по набору критериев, анкета содержит также шесть «открытых» вопросов. Менеджеру, заполняющему вопросник, предлагается в произвольных терминах описать нынешнее и желаемое состояние в области личного, командного и корпоративного тайм-менеджмента. Например, руководитель отдела нефтеперерабатывающей компании оценивает состояние личного тайм-менеджмента:

Нынешнее . «Стараюсь каким-то способом отсистематизировать поток информации и спланировать свою деятельность. Пока вроде успеваю, но боюсь что меня захлестнет этот поток и тогда придется уже плыть против течения».

Желаемое . «Информация входит – систематизируется – распределяется-выполняется, сам занимаюсь главными вопросами в плановом режиме».

Открытые вопросы позволяют уточнить и «наполнить красками» оценки, получаемые в формализованной анкете. Например, в приведенном случае ответы руководителя явно коррелировали с низкими показателями по материализованности, т.е. обзору задач и информации, и инвестиционности, т.е. возможности выделять время на долгосрочные задачи, не дающие сиюминутных результатов.

Интепретация результатов, примеры рекомендаций

Результаты анкетирования представляются тремя основными блоками:

1. Анализ обобщенного профиля .

2. Анализ по наиболее «проблемным» критериям , с учетом статистики распределения ответов респондентов в группе.

3. Карта проблем и решений , рекомендации – обобщение выводов анализа, рекомендации по приоритетным действиям.

Анализ обобщенного профиля позволяет выявить основные проблемы и их взаимосвязи. Например, нехватка времени на перспективные задачи (низкие показатели по критерию инвестиционности) часто бывает очевидным образом связана с плохо налаженным обзором и структурированием информации (низкие показатели по материализованности) и перегруженностью руководителя многочисленными незначительными запросами коллег и подчиненных (низкие показатели по «вниманию к времени» в команде и/или подразделении).

Далее проводится детальный анализ по отдельным критериям, учитывающий статистику распределения ответов внутри группы, корреляционные функции матрицы ответов, и т.п.

Например, на рис. 4 отображена статистика распределения ответов по критерию «Инвестиционность». По горизонтальной оси отмечен балл оценки, по вертикальной – количество респондентов, выбравших эту оценку.

Рис. 4. Распределение ответов респондентов внутри группы

При анализе приводится взятая из анкеты расшифровка наиболее статистически значимых ответов (т.е. оценок, выставленных большинством членов команды). Например показатели, приведенные на графике, расшифровываются так:

Личный ТМ, оценка 0: Время на «инвестиции в себя» в принципе выделяется, но далеко не в таком количестве, как хотелось бы.

Командный ТМ, оценка 1: В нашей команде сознательно выделяются время, энергия и ресурсы на проекты «инвестиционного» характера. У нас нет проблемы «некогда учиться», «нет времени внедрять новые технологии». Но при этом 20-30% времени все равно занимает деятельность, дающая только краткосрочные результаты.

Корпоративный ТМ, оценка 0: В моем подразделении и моими подчиненными в принципе уделяется внимание работам перспективного характера, но в центре внимания все-таки – краткосрочные результаты, их легко измерить и по ним оценивают нашу деятельность.

Уже сами эти оценки позволяют получить некоторое представление о ситуации. Именно такой подход применен в упоминавшейся книге В.Тарасова: результатом обработки анкет является «портрет», составленный из наиболее статистически «весомых» выбранных ответов. Анализ и сопоставление оценок позволяют получить дополнительные выводы. Например:

В целом ситуацию с инвестиционностью, исходя из приведенных данных, можно оценить следующим образом: «В нашей команде топ-менеджеров время на перспективные дела выделяется в достаточном количестве, а вот в моей личной работе и во вверенном мне подразделении – нет» .

Реально это означает, что руководство Заказчика уделяет большое внимание задачам «инвестиционного» характера и создает соответствующее давление на топ-менеджеров. Но большинство руководителей не транслирует это давление «вниз» – на свое подразделение, а также на свою личную работу.

В ходе как общего, так и детального анализа ТМ-профиля каждый тезис анализа иллюстрируется схемой причинно-следственных взаимосвязей проблем и их источников (см. пример такой схемы на рис. 5). Заключительным этапом анализа является формулирование рекомендаций и сведение всех схем в единую Карту проблем и решений, дающую обзорный взгляд на все предстоящие ТМ-мероприятия.

Рис. 5. Пример элемента «Карты проблем и решений»

7 блогов по управлению временем, которые сделают вас более эффективными

Приближается крайний срок. У вас осталось всего несколько часов до того, как вам нужно будет отправить окончательную версию проекта. Ваше сердце бьется быстро, колени подпрыгивают. . . но ты все еще на Facebook. Тебе, друг мой, нужно улучшить навыки тайм-менеджмента.

И чтобы получить их, вам нужна помощь. Эти семь блогов по тайм-менеджменту содержат множество советов, стратегий, систем и программного обеспечения, которые помогут вам лучше управлять своим временем, как в деловой, так и в личной жизни.

Прочтите их и начните свой путь к тому, чтобы стать мастером управления временем.

Ниндзя по тайм-менеджменту	Простые и полезные советы по тайм-менеджменту
Marc and Angel Hack Life	Популярный, простой для чтения блог личного развития
Productivityist	Советы, как стать более продуктивными
Выберите мозг	Советы по самосовершенствованию и общей жизни
Азиатская эффективность	Блог производительности, ориентированный на эффективность
Все готово	Блог, посвященный системам управления временем

Сделайте свой рабочий день активнее

Достигайте целей быстрее с помощью учета рабочего времени и управления работой.

Получите бесплатную демонстрацию

Time Management Ninja

За полезными советами и отличными техническими инструментами

Time Management Ninja имеет более 50 000 подписчиков, и на это есть веская причина: Крейг Джарроу представляет полезные советы в простых и понятных сообщениях. Он охватывает широкий спектр тем, связанных с управлением временем, от уменьшения беспорядка до делегирования, все в надежде помочь вам сделать больше за меньшее время.

Джарроу имеет прочную репутацию преподавателя тайм-менеджмента: он опубликовал сотни статей на эту тему.И он читал курсы в различных организациях, от Home Depot до ВМС США. В настоящее время он работает над несколькими онлайн-курсами для Time Management Ninja, поэтому обязательно следите за ними.

Популярные сообщения о ниндзя по тайм-менеджменту

Всегда будьте готовы пробовать что-то новое
5 задач по уборке, которые вы должны выполнять каждую неделю перед уходом с работы
Сохраняйте простое управление временем

Marc and Angel Hack Life

Для целостного образа жизни улучшение

Марк и Энджел — профессиональные тренеры и стремятся помочь читателям жить счастливой, полноценной жизнью.Благодаря сообщениям о стрессе, приоритетах, постановке целей и формировании привычек их блог поможет вам стать более осознанным в своей жизни.

Еженедельные советы по личному развитию на сайте принесли ему высокую оценку Forbes, назвав его одним из самых популярных блогов разработчиков. А если вам нравится их стиль, вы можете ознакомиться с их книгой « 1000+ маленьких вещей, которые делают счастливые успешные люди по-разному», «» и их онлайн-курсом «Возвращение к счастью».

Популярные сообщения о Marc and Angel Hack Life

Забыв об этих 7 мелочах делает каждый день более напряженным
20 вещей, которые будут иметь для вас гораздо меньшее значение через 20 лет
7 жестоких уроков, которые в конечном итоге сделают жизнь красивой

Производительность

Прямой совет о том, как стать более продуктивным.

Productivityist предлагает сотни статей о том, как улучшить свою жизнь, навыки управления временем и эффективность.На сайте есть статьи многих специалистов по продуктивности.

Майк Варди, основатель Productivityist, был опубликован в таких известных изданиях, как Huffington Post и журнал Success . Он также опубликовал ряд книг, в том числе Девятка передовых: как начать год в любое время, когда захотите .

Популярные сообщения на Productivityist

Как создать план управления вводом данных
6 причин, по которым вы не можете достичь своих целей
Ограниченная валюта, называемая фокусом

Начните отслеживать время бесплатно

Повысьте производительность быстро и легко

Выберите мозг

Для более широкого взгляда на самосовершенствование

«Выберите мозг» охватывает многие темы самосовершенствования, чтобы помочь вам вести более приятный образ жизни.Их раздел о продуктивности особенно полезен, если вы ищете советы по управлению временем. Утренние ритуалы, инструменты продуктивности, еженедельные привычки; это все есть.

Эрин Фалконер, бывший политический консультант, комик и сценарист, является главным редактором журнала Pick the Brain. Она превратила сайт в авторитетный источник информации о личном развитии, курируя сообщения более 200 авторов со всего мира.

Популярные посты по выбору мозга

Как достичь любой цели за 5 простых шагов
8 советов, как справиться с трудными и грубыми людьми
Выходные для интровертов: 6 советов, как получить удовольствие по-своему

Азиатская эффективность

Для широкий спектр советов о том, как улучшить свою жизнь

Asian Efficiency содержит множество советов, приемов и приемов, которые помогут вам вести более продуктивную и эффективную жизнь.Они также предлагают бесплатное обучение продуктивности. Цель блога — научить вас выполнять свои задачи с минимальными усилиями и с максимальной отдачей.

Тхань Фам, основатель и директор Asian Efficiency, был упомянут в Forbes, Huffington Post и Globe and Mail. И он твердо уверен, что не обязательно быть азиатом, чтобы быть эффективным.

Популярные сообщения об эффективности в Азии

Ешьте эту лягушку: выполняй самые важные задачи утром
7 хаков по электронной почте, которые сэкономят вам час в день
10 лучших приложений для повышения производительности для Mac, выпуск 2017

Получить все Готово

Для получения информации о многих системах управления временем

Марк Форстер, давний эксперт в области организации и управления временем, является автором книги «Все готово».В блоге пропагандируется собственный метод Форстера под названием «Автофокус». В нем также подробно описывается ряд других систем управления временем, которые нравятся разным людям.

Форстер — бизнес-тренер на пенсии, опубликовавший несколько книг по тайм-менеджменту. Он также активен на форумах Get Everything Done, так что вы можете спросить его о тайм-менеджменте, организации и обо всем, о чем вы хотите знать.

Популярные сообщения на сайте Get Everything Done

Система управления временем с автофокусом
Следующий час вашей жизни
Мысль о прокрастинации

Какие ваши любимые блоги по управлению временем? Вы их читаете или предпочитаете другие? Поделитесь своими любимыми в комментариях ниже!

.

Тайм-менеджмент в корпорациях — необходимость и его важность

Тайм-менеджмент подразумевает максимально эффективное использование времени и выполнение правильных действий в нужное время.

Правильное управление временем играет ключевую роль в завершении задач в установленные сроки, а также увеличивает продуктивность человека.

Сотрудники должны научиться правильно распределять время на рабочем месте, чтобы достичь поставленных целей раньше срока и оставить свой след. Тот, кто понимает ценность времени, никогда не перегружается и наслаждается каждым моментом в полной мере.

Почему тайм-менеджмент важен в корпорациях?

• Каждая организация работает в срок . Тайм-менеджмент помогает людям завершить работу в отведенное время и избежать стресса и расслабиться в течение дня. Управление временем помогает вам планировать определенные временные интервалы для всех ваших повседневных задач на рабочем месте.
• Тайм-менеджмент помогает человеку расставлять приоритеты . Сотруднику важно понимать, что в данный момент важно и срочно.Избыточная нагрузка на работе приводит к разочарованию и, в конечном итоге, к потере интереса к работе. Вы ничего не можете сделать. Возьмите все, что важно и срочно в начале дня, и сначала завершите его, прежде чем начать что-то, что можно сделать чуть позже. Знайте, что для вас важно. Выделите определенные временные интервалы для занятий в соответствии с их актуальностью и убедитесь, что вы придерживаетесь их.
• Эффективное управление временем делает вас фаворитом среди начальства, клиентов, а также коллег по работе .Не откладывайте работу с вашей стороны. Завершайте задачи по мере необходимости. Игнорировать критические проблемы бессмысленно. Вы должны это делать в любом случае. Обсудите со своими коллегами или непосредственным начальником, сообщающим информацию, и найдите решение. Отслеживание своего времени поможет вам выполнить задачу именно тогда, когда это необходимо.
• Правильное управление временем помогает сотруднику эффективно спланировать свой карьерный рост . Своевременное выполнение дел помогает достичь пика карьеры в кратчайшие сроки.Сотрудники, которые работают ради выполнения работы и не обращают внимания на сроки, никогда не воспринимаются всерьез на рабочем месте. Это те, кто всегда корчится и жалуется на чрезмерную нагрузку.
• Тайм-менеджмент делает вас организованным человеком . Нужно держать вещи на своих местах. Не храните на столе груды бумаги и стопки файлов. Это не только делает вашу рабочую станцию ​​загроможденной, но и тратит половину вашего времени на поиск важных документов, файлов, папок и т. Д.Люди должны предпочесть писать в блокнотах вместо отдельных бумаг.
• Эффективный тайм-менеджмент помогает человеку выявить расточителей времени на рабочем месте . Глупо тратить время на непродуктивные дела, которые не приносят результатов. Никто не ждет, что вы будете работать целый день подряд. Выделите время в своем ежедневном расписании, чтобы проверять обновления в социальных сетях или звонить друзьям, но знайте, где провести черту. Ваш офис не платит вам за сплетни и бездельничанье.
• Тайм-менеджмент делает человека дисциплинированным и пунктуальным . У человека появляется привычка приходить на работу вовремя в результате эффективного управления временем.

Авторство / Ссылки — Об авторе (ах)

Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена командой Management Study Guide Content Team . В состав группы MSG по содержанию входят опытные преподаватели, профессионалы и эксперты в предметной области.Мы являемся сертифицированным поставщиком образовательных услуг ISO 2001: 2015 . Чтобы узнать больше, нажмите «О нас». Использование этого материала в учебных и образовательных целях бесплатно. Укажите авторство используемого содержимого, включая ссылку (-ы) на ManagementStudyGuide.com и URL-адрес страницы содержимого.

.

Как держать сотрудников в курсе с помощью календаря тайм-менеджмента

Руководители бизнеса знают, что нет ресурса дороже времени. Однако выдержать загруженный график может быть непросто даже для самого опытного руководителя или руководителя проекта. Принятие умных стратегий для планирования и управления временем может быть еще более сложной задачей.

Однако, приложив определенные усилия и используя правильные инструменты, вы можете выиграть битву за сосредоточенность своих сотрудников и обеспечить наиболее эффективную структуру их календарей управления временем.Читайте дальше, чтобы узнать о некоторых из лучших способов максимизировать управление временем сотрудников, минимизировать отвлекающие факторы и повысить продуктивность и прибыль.

Как улучшить управление временем сотрудников

1. Убедитесь, что сотрудники четко понимают цели, ожидания и приоритеты: Основополагающим принципом эффективного управления временем является определение приоритетности наиболее важных задач. Ваши сотрудники не смогут работать с максимальной эффективностью, если они не знают, какая работа должна быть в первую очередь, какой более крупной цели или цели служит эта работа и чего от них ждут с точки зрения объема и сроков.
2. Проверяйте время сотрудников и командные процессы: Независимо от того, что вы или они думаете, правда в том, что большая часть времени сотрудников съедается административными задачами, ответами на электронные письма или посещением часто некритических встреч. Проводя аудит времени, вы и ваши коллеги можете точно видеть, на что у них уходит время каждый день, и составлять план по улучшению использования времени, например планировать большие отрезки времени для целенаправленной работы и меньшие отрезки для других задач.

   Также важно внимательно следить за процессами вашей команды или компании и их влиянием на графики работы сотрудников.Программное обеспечение и инструменты, которые вы используете, упрощают или усложняют работу и отнимают ли много времени? А как насчет встреч? Нельзя ожидать, что члены команды будут выполнять глубокую работу, когда их постоянно прерывают или заставляют переключать внимание, что приводит нас к третьему числу…

3. Защитите творческое время своей команды: На уровне руководства и руководства дни обычно разбиты по часам. Но вашим творческим мускулам — писателям, дизайнерам, кодировщикам и инженерам — нужны более длительные блоки непрерывного времени, чтобы выполнять глубокую и сверхфокусированную работу.Вот почему так важно, чтобы вы, как менеджер, принимали меры, чтобы сэкономить время этих сотрудников и дать им возможность опустить голову и сосредоточиться.

Оптимизация встреч для повышения производительности

Конечно, собрания — огромная трата времени на рабочем месте. Хотя у них действительно есть свое время и место, правда в том, что многие собрания можно было бы значительно сократить или вовсе отказаться. (Подсказка: если вы окажетесь «в персонаже» на встрече, вы можете пересмотреть ее законность.)

через GIPHY

Для встреч, которые действительно оправданы, вот несколько советов, которые помогут максимально сократить время их проведения:

Приоритезация задач с помощью календаря тайм-менеджмента

При правильном использовании календарь тайм-менеджмента является одним из наиболее эффективных инструментов повышения эффективности сотрудников. Используя программные инструменты, разработанные, чтобы помочь командам и организациям делать больше, сотрудники могут получить доступ к шаблонам календаря управления временем, которые делают распределение обязанностей более интеллектуальным несколькими способами:

• Распечатанный календарь управления временем, который можно экспортировать в Excel или PDF, дает каждому возможность воспользоваться преимуществами методов управления временем, таких как аудит времени.Сотрудники могут легко отслеживать свое время, а затем отправлять эти отчеты своим руководителям для анализа и обратной связи.
• Руководство может привлекать сотрудников к ответственности за выполнение своих обязанностей, избегая при этом любых прямых конфликтов.
• Приложения для управления временем помогают сотрудникам тщательно расставлять приоритеты для различных ролей и проектов.

С Wrike ваши сотрудники получают доступ к классическим инструментам управления временем, таким как календари, и многому другому.Наша функция временной шкалы автоматически извлекает задачи проекта и сроки выполнения, чтобы создать динамическую временную шкалу, которую вы можете изменять и настраивать несколькими простыми щелчками мыши.

Готовы увидеть, насколько легко Wrike позволяет управлять временем для вас и вашей команды? Подпишитесь на бесплатную двухнедельную пробную версию и начните прямо сегодня!

.