Тайм менеджер это: Тайм-менеджмент: что это такое, основные принципы и техники эффективного управления временем

Содержание

Профессия Тайм-менеджер — описание, обязанности, навыки и знания, обучение

Подробности: Обновлено: 06.03.2021 09:19; Автор: Сергей Краковский

Поделитесь в сети:

Тайм-менеджером принято считать специалиста по методикам планирования времени.

Содержание:

История профессии

История развития тайм-менеджмента уходит своими истоками в далекие времена. В письме поэту Люцелию римский мыслитель Сенека указал, что необходимо разделять свое время на потраченное с пользой, плохо и впустую. Также он видел необходимость ведения постоянного учета времени в письменном виде. Мыслитель считал уместным оценивать с точки зрения заполненности прожитый определенный период.

Итальянский ученый и писатель Альберти в XV веке утверждал, что люди, которые умеют рационально распределять свое время, добьются успеха в любом деле.

Обязательным условием было соблюдение следующих правил:

ежедневно составлять список дел;
упорядочивать дела в порядке уменьшения значимости.

Официально термин «тайм-менеджмент» появился в 70-х годах XX столетия. В то время начали активно проводить тренинги, возникли обучающие программы, а ежедневники приобрели небывалый спрос. Первыми, кто ощутил на себе эффект от рационального распределения рабочего времени стали сотрудники крупных авиакомпаний.

Профессия тайм-менеджер претерпела существенные изменения вследствие появления промышленности. Потребность управлять слаженной работой множества людей заставила внедрять методы управления временем. В результате на производствах ввели строгий график, появились смены и расписания.

Особенности профессии

Тайм-менеджмент являет собой отрасль в сфере персонального делового консультирования. Огромное внимание уделяют подготовке квалифицированных сотрудников с навыками тайм-менеджмента на уровне предприятий.

Сфера компетенции этих профессионалов включает в себя анализ показателей производительности коллектива в зависимости от распределения временных ресурсов. Разработка стратегических мер на основе полученных данных затронет рабочие графики, систему распределения выходных и отпусков, а также ― поможет оперативно выявить факторы нерационального расхода времени.

Обязанности

Тайм-менеджер ― это специалист, основной задачей которого является оптимизация распределения времени с учетом доступных технологических возможностей, потребностей конкретной личности или всего коллектива.

Должностные обязанности включают в себя:

планирование и фиксацию занятости сотрудников в проектах фирмы;
контроль сроков исполнения задач по проекту;
участие во внутренних совещаниях вверенного подразделения;
коммуникация со смежными подразделениями по вопросам реализации проектов.

Важные качества

Необходимые качества, которыми должен обладать Тайм-менеджер:

организованность;
ответственность;
точность;
внимательность;
хорошая память;
аналитический склад ума;
коммуникабельность;
стрессоустойчивость.

Навыки и знания

Профессия тайм-менеджер требует умения расставлять приоритеты. Это позволяет делать лишь нужную работу, не отвлекаясь на мелочи. С целью правильного распределения рабочей активности уместно использовать закон Парето.

Он гласит, что 80% результата получается лишь из 20% усилий, которые необходимо направить на реализацию приоритетных задач. Залогом продуктивной деятельности является умение считать время. Каждый час должен быть потрачен с пользой.

Специалист должен знать основные методики тайм-менеджмента, и грамотно донести их суть широкой аудитории. Знание иностранного языка и азов психологи открывает более широкие перспективы для трудоустройства.

Перспективы и карьера

Тайм-менеджер ― это специалист, спрос на услуги которого неуклонно возрастает в бизнес-среде. Он проводит мастер-классы, показные занятия, занимается разработкой методических рекомендаций, примерных графиков работ, хронометража трудовых операций. Дополнительно, специалист может выступать в роли эксперта, сотрудничая с определенной организацией.

Данная профессия предусматривает возможность трудоустройства в консалтинговые компании, центры профессиональной подготовки, бизнес-школы, фирмы с особо крупным штатом сотрудников.

Обучение

Претендент на должность тайм-менеджера должен получить высшее образование в сфере менеджмента. Дополнительно, необходимо наличия опыта в управлении персоналом. Совершенствовать навыки можно путем посещения тренингов, где обучают азам искусства управления собственным временем.

Поделитесь в сети:

Что такое тайм-менеджмент: личный тайм-менеджмент

Два тысячелетия назад один древнеримский философ, размышляя над вопросом «Как оценить эффективность своих прожитых лет?», заложил основы известного нам тайм-менеджмента. Это был Сенека со своей знаменитой идеей делить прожитое время на плохое и хорошее (нашим языком — на потраченное в никуда и эффективно использованное).

Вместе с этим, по его мнению, стоило бы вести учет прошедшего времени и минимум раз в год подводить итоги прожитого жизненного периода. Мысли философа, казалось бы, хорошие, но позабылись почти на 19 столетий. И только в 19 веке эпоха индустриализации с новой силой почувствовала нехватку системы контроля затраченного на работу времени. Главным образом, этот вопрос коснулся владельцев крупных компаний и мануфактур, которым необходимо было отслеживать время и эффективность работы сотрудников. В этот же период появилась новая идея — принцип «80/20», который выдвинул Вильфредо Парето. Если он вам не знаком, вот в чем краткая суть: 20% эффективных действий приносят 80% результата, и наоборот: 80% малоэффективных усилий дают только 20% результата.

Что же представляет собой тайм-менеджмент в наше время? Это система действий, цель которой — правильное планирование задач с грамотным распределением времени на выполнение каждой. Главная цель тайм-менеджмента — делать как можно больше, снизив временные затраты и понизив уровень стресса человека.

То есть, тайм-менеджмент — это не только модное слово из круга управленцев, которым они описывают условия достижения своего успеха. Но при этом, это далеко не секретная технология и не панацея от бесполезного расходования времени. Тайм-менеджмент, как система — это эффективный инструмент, который может помочь каждому работающему человеку сделать время его работы максимально эффективным, оставив силы и свободные часы на отдых и занятия хобби.

Идея эффективного тайм-менеджмента настолько увлекает многих современных людей, что в мире даже начали создавать кафедры тайм-менеджмента при университетах. О большом количестве книг, вебинаров, курсов и пособий можно даже не говорить. Советов, на счет того, как управлять своим временем с помощью тайм-менеджмента, настолько много, что, кажется, у человека не осталось ни единого шанса на прокрастинацию. Осталось лишь научиться внедрять это все в собственную жизнь. Заинтриговали? Давайте вместе выясним, как это возможно.

Кто такой тайм-менеджер?

Тайм-менеджмент — это новое явление нашей стремительно мчащейся жизни. За короткий срок оно успело стать не только наукой (наукой об управлении временем), но и областью профессиональной деятельности определенной части аналитиков. Тайм-менеджмент близок к психоконсультации, однако он функционирует не в сфере межличностных и внутриличностных проблем, а в системе человек — работа.

Тайм-менеджер учитывает общие психологические особенности людей, а также условия их труда в конкретных условиях. На этой основе предлагаются наиболее эффективные графики работы, показываются скрытые резервы, которые имеет каждый человек. Профессиональная деятельность тайм-менеджеров похожа на процесс общения психоконсультанта с клиентом. В ходе беседы он выслушивает посетителя, дает ему советы, подсказывает, как более рационально распределить свое время. Например, если человек живет где-то далеко за городом, из-за этого не может устроится на хорошую работу, потому что много времени тратит на дорогу, тайм-менеджер может порекомендовать, где снять общежитие в Санкт-Петербурге, чтобы экономить время на проезде.

Кроме индивидуальных консультаций, тайм-менеджеры могут выступать в роли экспертов, нанятых организацией. Обычно такие заказы поступают от молодых компаний, работающих в новых условиях или с новыми продуктами, материалами. Процесс труда в них должен быть налажен в соответствии с предлагаемыми требованиями и в интересах достижения более лучшего конечного результата. Значительная часть молодых управленцев с удовольствием прислушивается к таким советам.

Тайм-менеджмент обеспечивает выполнение двух главных задач. Первая — научить руководителя эффективно распределять свое личное рабочее время. Вторая — дать ему рекомендации грамотно распределить обязанности между сотрудниками. Находясь в составе рабочей организации, они занимаются контролем времени, затрачиваемого на решение тех или иных производственных проблем, анализируют, как сотрудники используют рабочее время. На этой основе разрабатываются коррективы к распорядку дня фирмы.

Люди этой профессии становятся все более востребованными в бизнес-среде.

Они проводят мастер-классы, показные занятия, разрабатывают методические рекомендации, примерные графики работ, хронометраж трудовых операций. Естественно, что таким специалистом можно стать только после получения высшего образования в сфере менеджмента, а также после получения личного опыта в управлении людьми. Чем больше специалист находился на должности руководителя, тем более эффективными являются его практические разработки в тайм-менеджменте.

Подготовил(а): Андрей Лукьяненко

« Назад

что это такое и какие основные техники?

Очень часто можно услышать, как кому-то катастрофически не хватает времени. Они бы все успевали делать, если бы в сутках было на два-три часа больше. При этом, встречаются люди, которые спокойно управляются со своими задачами, даже успевая помогать другим. Почему так? Ведь и у первых, и у вторых в сутках по 24 часа. На этот вопрос отвечает тайм-менеджмент. Что это такое? Каким образом можно научиться управлять своим временем? Существуют ли эффективные методы, помогающие рационально жить и плодотворно работать?

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это искусство управления временем.

Он включает методы целеполагания, планирования, контроля, мотивации, правильной расстановки приоритетов. Можно рассматривать тайм-менеджмент, как целый комплекс приемов, направленных на повышение личной эффективности. Принято обсуждать скорее не инструменты тайм-менеджмента, а приемы целеполагания, мотивирования, делегирования и т.п.

В структуре этого учения выделяются четыре основных блока, которые составляют «лестницу» тайм-менеджмента, основанную на сравнении с поездкой:

Эффективность – отвечает на вопрос «как ехать?»
Технологии – дают понимание «на чем ехать?»
Стратегия – помогает спланировать «куда ехать?»

Философия – наделяет смыслом, отвечая «зачем ехать?»

Правильно планировать свою жизнь от четвертого блока «Зачем?» до первого пункта «Как?»

Это одна из главных тез тайм-менеджмента – выбрать глобальную цель. Далее понять направление для ее реализации. Затем определить механизмы достижения. Понять, какие инструменты необходимы для осуществления всех запланированных этапов.

Сам смысл подобной постановки задачи заключается в рационализации работы, ведь от правильного целеполагания и планирования зависит эффективность всей затеи.

Пройти тест на тип личности

Возникновение тайм-менеджмента.

Само слово тайм-менеджмент появилось в 70-х годах ХХ века. По бытующему мнению его автор – бизнесмен из Дании Клаус Меллер. Он предложил блокнот «Тайм-менеджер», который стал прообразом органайзера.

Точно сказать, когда зародились основы тайм-менеджмента, нельзя. Можно утверждать, что попытки контролировать личное время предпринимались еще в Древнем Риме. Первый письменный источник – записки Луция Сенеки, адресованные одному из римских патрициев. Он рекомендовал заниматься письменным учетом времени, контролировать его использование, оценивать свою жизнь. Сенека указывал на необходимость планирования дел, предлагая заниматься этим каждое утро.

Также римский философ подчеркивал важность расстановки приоритетов, чтобы проводить время с максимальной пользой.

Вероятно, осмыслением времени занимались и в других цивилизациях древности, поскольку люди везде сталкивались с одинаковыми задачами и вызовами. В более современном виде тайм-менеджмент появился в середине XVIII века и был приурочен к развитию промышленной революции. С появлением и массовым распространением заводов и фабрик человеческий труд все меньше стал зависеть от природных факторов. Поэтому появилась возможность рационализировать рабочие процессы.

Идеи тайм-менеджмента красной линией проходят сквозь жизни многих выдающихся людей. Например, итальянский писатель и ученый Леон Баттиста Альберти, живший в эпоху Возрождения, в своих работах указывал на важность управления временем. Он акцентировал внимание на необходимости упорядочивания дел, а также ежедневного планирования. Идейным вдохновителем «тайм-менеджеров» своей эпохи стал Исаак Ньютон, четко структурировавший принципы устройства Вселенной. Предложенные ним идеи подтолкнули многих современников задуматься об упорядочивании своей жизни.

Одним из самых ярких сторонников рационального использования времени был

немецкий философ Иммануил Кант, который до такой степени усовершенствовал свой график, что соседи сверяли по нему часы.

Американский политический деятель Бенджамин Франклин, подаривший миру известную фразу «Время – деньги», вел личный дневник, тем самым достигнув значительных высот самоконтроля. Простые и эффективные рекомендации Франклина легли в основу многих популярных тренингов по тайм-менеджменту.

Заметную роль в становлении тайм-менеджмента сыграл американский инженер Фредерик Тейлор, который заложил основу современного менеджмента и научной организации труда (НОТ). Тейлоризм, как теория управления, оказал ощутимое влияние на повышение производительности труда.

Нельзя не вспомнить итальянского экономиста Вильфредо Парето, который сформулировал всемирно известный принцип тайм-менеджмента «20:80». Расшифровывается он таким образом: 20% усилий приносят 80% результата и наоборот. Если определить эту самую «двадцатку», можно значительно повысить личную эффективность.

Не менее значителен вклад 34-го президента США Дуайта Дэвида Эйзенхауэра, который разработал очень удобный метод расстановки приоритетов, названный «матрицей Эйзенхауэра». Он предложил разделить все дела, по их важности и срочности. Получилось четыре типа задач:

Важные, срочные;
Важные, не срочные;
Не важные, срочные;
Не важные, не срочные.

Уделяя внимание первым двум типам, и избегая третьего или четвертого, человек научится рациональнее использовать свое время.

Со временем, начали возникать узконаправленные течения тайм-менеджмента. Например, тайм-менеджмент для женщин, для мужчин, для бизнесменов, для студентов, для школьников и т.д.

Популярные авторы по тайм-менеджменту в XXI веке: Брайан Трейси, Дэвид Аллен, Стивен Кови, Алан Лакейн, Дэн Кеннеди, Керри Глисон, Сэр Ричард Брэнсон, Дэйв Креншоу, Питер Брегман, Атул Гаванде и др.

Их книги давно уже стали настольными для тайм-менеджеров всего мира. Об основных идеях этого направления поговорим далее.

Пройти тест на характер человека

Инструменты тайм-менеджмента.

Базовые принципы тайм-менеджмента в основном касаются смежных тем:

Целеполагание;
Планирование;
Расстановка приоритетов;
Мотивация;
Делегирование.

Они логически взаимосвязаны друг с другом, дополняя общую картину рационального использования времени.

1. Целеполагание.

Цель – это основной ориентир, который позволяет не отклоняться от выбранного маршрута. Целеполагание является основополагающим тезисом тайм-менеджмента, который помогает предусмотреть экономию времени еще до начала работы.

Чаще всего, фигурирует метод целеполагания, под названием SMART. Эта аббревиатура означает выполнение таких критериев выбора цели:

Конкретность (Specific) – четкое понимание ожидаемого результата;
Измеримость (Measurable) – количественная или качественная оценка;
Достижимость (Achievable) – возможность выполнить поставленное задание;
Актуальность (Relevant) – необходимость реализации;
Ограниченность во времени (Time-bound) – определение временных рамок.

Если поставленная цель соответствует принципу SMART, то достигнуть ее удастся с максимально возможной экономией усилий.

2. Планирование.

Отсутствие плана или стратегии погубило немало перспективных начинаний. Помимо осознания цели, следует понимать и какие «шаги» необходимы для ее реализации. Кроме этого, желательно контролировать полученные результаты.

Методов планирования придумано множество, но в тайм-менеджменте одним из самых популярных считается жестко-гибкое планирование. Рекомендуется планировать не более 60% своего дня, оставляя 40-50% расписания под непредвиденные ситуации. Желательно наметить самые важные задачи, при этом заложив своеобразный «резерв» на разнообразные форс-мажоры. Таким образом, удастся избежать негативных эмоций от невыполнения или корректировки своих планов. Сбережение душевного спокойствия – один из важнейших приоритетов управления.

3. Расстановка приоритетов.

Приоритет – это порядок выполнения различных заданий. Согласно закону, названному «кошелек Миллера», память человека способна удержать 7±2 элемента. Это значит, что нормальный человек легко может вести от 5 до 9 различных дел, включая хобби и бытовые задания. Если меньше, то жизнь станет скучной, а если больше – то мозг не способен будет обработать весь массив информации. Но есть закон Парето, согласно которому 20% усилий приносит 80% результата и наоборот. Выбор приоритетов позволяет сконцентрировать усилия на тех видах деятельности, которые обеспечивают максимальный эффект.

Один из ходовых методов выбора приоритетов – «матрица Эйзенхауэра», которая упоминалась выше по тексту. Разделив свои задачи, согласно их важности и срочности, можно с легкостью выстроить иерархию, выбрав самые актуальные и результативные направления.

Пройти тест на эмоциональный интеллект EQ

4. Мотивация.

Без должной мотивации желание работать пропадает и продуктивность труда сводится к минимуму. Тайм-менеджеру необходимо уметь вдохновлять себя и окружающих. Отличный прием мотивации – «Принцип якорения». Он подразумевает определенную похвалу за выполнение конкретного задания.

Например, школьнику нравится играть на приставке, но не делать уроки. Родители могут заключить с ним договор, что за выполненные домашние задания, он получит возможность поиграться. Постепенно ребенок привыкнет, что за уроками следует игра, тем самым выработав своеобразный рефлекс. Аналогичным образом можно поступать и в случае самомотивации.

5. Делегирование.

Умение делегировать (передавать) свои задачи другим, в целях экономии личного времени – крайне полезный навык для любого тайм-менеджера. Овладеть ним не так уж и сложно. Главное запомнить 10 основных принципов делегирования:

Обеспечение исполнителя необходимой поддержкой;
Ответственность за результаты его работы;
Предварительное информирование о поручении;
Вовлеченность исполнителя в процесс;
Четкое описание ожидаемого результата;
Формулировка норм и правил работы;
Мотивирование исполнителя, указание его интересов;
Обозначение прав и обязанностей;
Регулярный контроль на этапах выполнения;
Предвиденье возможного отказа и «возврата» полномочий.

Соблюдение этих правил помогает избежать многих «подводных камней» делегирования, самый опасный из которых – необходимость переделывать работу.

В тему делегирования косвенно входит умение говорить «Нет». Помимо того, чтобы самому научиться перекладывать рутинную работу на других, желательно уметь отказываться, если подобное пытаются проделать с тобой.

Методы тайм-менеджмента.

Помимо лексикона из смежных направлений, тайм-менеджмент обладает уникальной терминологией, а также оригинальными методами. В первую очередь, стоит отметить понятие «хронофаг», борьба с которым помогает экономить значительное количество времени. Хронофаг буквально означает «пожиратель времени». Это все привычки, ситуации, и даже люди, которые отвлекают нас от выполнения по-настоящему важных заданий. В противовес им встречаются «хранители времени», которые, наоборот, помогают экономить этот ценный ресурс. К слову, даже термин такой придуман – «бацилла тайм-менеджмента», который означает оптимизацию помимо своего времени, еще и распорядка дня окружающих людей, включая семью, друзей и сотрудников, превращаясь для них в настоящего «хранителя времени».

Из методологии тайм-менеджмента популярны приемы под названием «Метод Помидора», «Метод лягушки», «Метод слона», «Метод швейцарского сыра» и мн. др.

1. Метод Помидора.

Помимо умения работать, очень важно научиться и правильно отдыхать. Но баланса между нагрузкой и восстановлением не всегда удается достичь. Это чревато развитием усталости. Изобретательный студент из Италии Франческо Чирилло предложил оригинальный подход, названный «Методом Pomodoro». Он заключается в разбивании работы на 25-минутные интервалы, которые чередуются с трехминутными периодами отдыха – «помидорами». После четырех таких циклов делается 15-30 минутный перерыв. Данный метод позволяет дольше сохранять работоспособность и энтузиазм.

2. Метод лягушки.

В Европе бытует выражение «Съесть лягушку на завтрак». Оно означает следующее. Если выполнить с утра самую неприятную работу – «лягушку», то весь оставшийся день будет наполнен позитивными эмоциями. Этот метод тайм-менеджмента направлен на снижение стресса, нормализацию эмоционального фона, психологическую разгрузку человека.

3. Метод слона.

Под «слоном» в тайм-менеджменте подразумевают большую и неудобную задачу. Чтобы выполнить подобное задание, для начала, его следует разбить на подзадачи, то есть – «Разрезать слона на бифштексы». Например, в случае необходимости выполнения ремонта в квартире, «слона» можно поделить на кухню, ванную, балкон, гостиную, спальню. Их, в свою очередь, «разбить» на левую или правую сторону и т.д.

4. Метод швейцарского сыра.

Еще одна техника борьбы со «слонами», но в этот раз, без строгой упорядоченности. Если кто-нибудь сталкивается с масштабной задачей, не зная с какой стороны к ней «подойти», ему стоит поучиться у мышонка, который выгрызает кусочки из сыра в произвольном порядке. Постепенно, сыр «тает» на глазах, превращаясь в задание, соизмеримое с возможностями исполнителя.

Тайм-менеджмент включает в себя много взаимосвязанных направлений. Овладеть всем арсеналом его приемов не возможно, но внедрить хотя бы часть принципов такого менеджмента в свою жизнь под силу каждому. Если делать это без фанатизма, не превращая себя в робота, то такое занятие пойдет на пользу, помогая всегда находить время для работы, личной жизни и саморазвития.

Пройти тест: Шкала самоуважения

Что такое тайм-менеджмент и для чего он нужен, обзоры популярных техник Time Management

У человека не 10 рук. Чтобы успевать все делать вовремя, нужно овладеть искусством управления временем, которое еще называют тайм-менеджментом. Только этот термин окутан столькими мифами и предрассудками, что со счету сбиться можно. А ведь все зависит от того, как этим инструментом воспользоваться…

Внесу в эту смуту ясность – расскажу о тайм-менеджменте, разрушу распространенные мифы и перечислю популярные техники.

Определение тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это техника организации осознанного контроля и распределения времени. С ее помощью можно вовремя достичь поставленных целей и задач, повысить эффективность и результативность.

Термин «time-management» с английского переводится как «управление временем». Изначально он использовался в бизнесе, а позже перекочевал и в повседневную жизнь.

Для чего он нужен?

Чтобы организовать свое время! Тайм-менеджмент нужен, чтобы из потока навалившихся дел выделить самые важные и выполнять только их.

Вспомните, когда вы в последний раз не успевали сделать все намеченное. Или всплывала мысль, что в сутках, к сожалению, лишь 24 часа, а не 30. Если вам это знакомо, то вам определенно следует заняться тайм-менеджментом.

Главные принципы тайм-менеджмента

Чтобы процесс организации времени шел как по маслу, необходимо придерживаться нескольких важных принципов.

Постановка целей. Четко сформулировать цель и результат — пройти половину пути.
Расстановка приоритетов. Надо понимать, какие дела быстрее приближают вас к намеченной цели.
Планирование. Следует составлять план на день и четко следовать ему.
Анализ собственного опыта. План составляется исходя из того, как вы действуете в определенных ситуациях.
Отдых. Силы необходимо восполнять, поэтому отдых обязательно должен быть включен в план действий.
Мотивация. Как правило, это результат поставленной цели. Но можно давать себе небольшие вознаграждения при выполнении скучных или трудных задач. Есть также метод наказания – если дело не выполнено, вы лишаете себя какой-то приятной вещи.
Использование сервисов-помощников. Это могут быть различные сайты, приложения на компьютер или смартфон.
Чередование разных видов деятельности. В таком темпе исключается монотонность – работать будет не так уж скучно и изнурительно.

Мифы о тайм-менеджменте

До сих пор находятся люди, которые с пренебрежением или даже опаской относятся к организации собственного времени. А все потому, что в обществе все еще распространено множество мифов. Давайте рассмотрим их и попробуем опровергнуть.

№1. Управлять временем невозможно

Не спорю, время движется стабильно, помешать его движению человек не может. Но в тайм-менеджменте уместнее управление собой, собственными решениями и действиями.

№2. Это не работает!

Такое часто говорят те, кто опробовал лишь одну технику и разочаровался в тайм-менеджменте как таковом. Так бывает, если люди неправильно себя мотивируют, ставят недостаточно четкие или важные цели.

№3. Придется больше и усерднее работать

Суть этой техники не в том, чтобы делать больше дел, а в том, чтобы выделять самые важные и выполнять только их. Плюс надо не отвлекаться и следить за своими привычками, дабы не свести все старания к нулю.

№4. Это скучно, в тайм-менеджменте нет места спонтанности и творчеству

Этот миф зародился после того, как на первых обучающих тренингах призывали планировать каждую минуту. Приоритет отдается сосредоточению на одном деле и освобождению от отвлекающих факторов.

№5. Это западное изобретение, и для России оно не подходит

Кто сказал, что в России не существовало тайм-менеджмента? Просто никто не додумался обозначить это явление.

№6. Такая организация нужна только тем, кто постоянно опаздывает

Эта техника не про время, а про достижение намеченных целей. А ведь любой человек, независимо от степени пунктуальности (или ее отсутствия), всегда ставит перед собой какие-либо цели.

№7. Бесполезно бороться с прокрастинацией

Да, некоторые люди более организованы и замотивированы, но есть и те, кому сложно дается вышеперечисленное. Но прокрастинация – это психологическое явление, с которым можно и порой нужно бороться.

Обратная сторона – это люди, которые слишком усердно используют тайм-менеджмент или выворачивают его принципы наизнанку.

№8. Нельзя стать успешным без управления временем

Успех зависит от того, какие решения в определенный момент вы принимаете. Будучи гуру организованности, если ставить в приоритет дела, которые не приносят ничего стоящего, мало чего можно добиться.

№9. Существуют универсальные техники, которые подходят абсолютно всем

Все люди разные. Не придумали еще технику, которая охватила бы весь мир и помогла всем стать организованными. Методик много, с ними нужно экспериментировать.

№10. Тайм-менеджмент экономит время

Это не волшебная таблетка, а лишь инструмент. Да, вы сделаете дела вовремя, но только благодаря сосредоточенности и отсутствию отвлекающих факторов. Времени в ваши сутки данная техника никак не прибавит.

Техники тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент включает в себя множество различных инструментов и практик, позволяющих правильно организовывать время и повышать личную эффективность. Ниже я перечислю самые популярные техники.

Правило 10 минут

Если у вас есть задача, которую не хочется выполнять, просто скажите себе, что будете заниматься ей только 10 минут. После этого сразу же приступайте. Очень вероятно, что за это время вы втянетесь и с легкостью продолжите.

4D

Эта система позволяет сортировать входящие задачи на 4 категории. Данная техника подходит, если на вас наваливается много задач, а вы не понимаете, что с ними делать. Какими могут быть категории:

1 – Do (сделать). Сюда относятся суперважные задания, которые надо завершить в первую очередь, отложить или передать их коллеге нельзя.

2 – Delegate (делегировать). Это означает передачу задачи кому-либо – коллеге, помощнику или секретарю. Актуально, если выполнить задачу самостоятельно не получается.

3 – Delete (удалить). Сюда вносим входящие задачи, не имеющие важности и актуальности.

4 – это Delay (отложить). Здесь будут задачи, не требующие срочного выполнения. Только при откладывании следует задавать четкую дату для возвращения к делу.

Для долгосрочного планирования данная система не годится.

90 на 30

Суть этого инструмента – полтора часа заниматься делом, а затем полчаса отдыхать. Циклы повторяются. Сначала разгребайте приоритетные дела, затем приступайте к менее важным задачам. Техника подойдет тем, кто мыслит временными интервалами и отводит работе четко определенные промежутки.

Если понимаете, что сил работать полтора часа без перерыва нет, используйте другой вариант метода «90 на 30» – «52 на 17». В нем рабочий цикл занимает 52 минуты, а отдыху отводится 17 минут.

Fresh or Fried

Этот инструмент управления временем подойдет тем, кто очень любит откладывать дела в долгий ящик и многое в итоге не успевает. Суть его – выполнить задачи с самого утра, после пробуждения. В это время мозг еще свеж и не успел нагрузиться. Вечером предыдущего дня необходимо составить список дел на утро.

GTD

Аббревиатура GTD с английского расшифровывается как «Getting Things Done». Эта система ориентирована на последовательное завершение дел до самого конца. Она включает не только элементы тайм-менеджмента, но и работы с информацией. Подходит не всем, плюс требует этот метод большой дисциплины и систематизации. Вся поступающая информация должна записываться.

Как это работает – все входящие задачи вы записываете в одноименную папку, в Inbox. Периодически эту информацию необходимо сортировать и распределять по различным категориям. Содержание категорий можно определять самим. Следующий уровень – присвоение каждому пункту, то бишь задаче, определенного статуса. Распределение идет по способу, схожему с системой 4D. Когда сортировка завершится, нужно приступить к выполнению. При выполнении придерживаетесь следующих правил:

В заданный промежуток выполнять только одно дело, никакой многозадачности.
Записывать всю поступающую информацию, стараться не держать ничего в голове.
Составлять конкретный план действий, а не абстрактный список дел.
Информацию следует хранить максимально простым способом, чтобы в дальнейшем вам было проще найти ее.
Любое препятствие надо воспринимать не как проблему, а как задачу, которая требует решения.

POMODORO

Название произошло от кухонного таймера, сделанного в виде помидора. С его помощью создатель техники Франческо Чирилло, готовился к экзаменам. Метод подойдет практически любому человеку, особенно для выполнения долгой и монотонной работы.

Как это работает – ставите таймер на 25 минут и выполняете в заданный промежуток определенную задачу. При этом ни в коем случае не отвлекаетесь ни на что, даже на коллег. После этого идет 5-минутный перерыв, и можно начинать новый цикл. Через каждые 4 цикла необходимо делать большой перерыв длительностью 30 минут, дабы не допустить переутомления.

Система крайне популярна, в соответствии с ней создано огромное количество приложений для смартфонов и компьютеров.

Zero Inbox

Этот инструмент подразумевает полное очищение папки «Входящие». И это не только почта, но и любая другая рабочая информация и поступающие задачи. Раз в день требуется садиться и сортировать содержимое папки, ничего при этом не пропуская. Что-то будет выполнено, что-то отложено, передано, удалено и так далее. Способ подойдет тем, кто ведет активную переписку на работе и ощущает, что в ящике скопилось слишком много информации.

ZTD

ZTD – это упрощенная версия GTD, расшифровывается как «Zen to Done». Организация рабочего процесса в системе строится на таких действиях:

Сортировка данных в разделе «Входящие».
Быстрая обработка поступающих сообщений.
Организация заметок по категориям в зависимости от их содержимого.
Предварительное ежедневное планирование.
Концентрация на одной задаче.
Создание простых, коротких и понятных списков дел.
Ежедневное соблюдение режима.

Автофокус

Действовать в системе «Автофокус» надо так:

Записываете все, что намечается.
Неспешно читаете все пункты, пока взгляд не зацепится за один из них.
Если почувствовали, что хотите заниматься этим делом, немедленно приступайте к нему.
Закончили – вычеркивайте пункт из списка и идете дальше по той же схеме.

Это прекрасный вариант для творческих людей, которые не желают следовать четко намеченному плану. Для случаев, когда есть строгие внешние обязательства и заданные сроки, эта методика не подойдет.

Временные блоки

Метод учитывает время, которое отводится на выполнение дела, и подходящий для этого момент. Вы заранее выделяете временной интервал на выполнение каждого дела и не занимаетесь в это время ничем другим. Похоже на распорядок дня, но тут приоритетна концентрация на задаче. Система временных блоков подойдет дисциплинированным людям, которые умеют грамотно планировать время и придерживаться установленного графика.

Закон Паркинсона

Суть закона в том, что одно задание выполняется за строго отведенное время. Даже если это можно сделать быстрее, все равно выкладываться необходимо в точно установленные сроки.

Канбан

Схема «Канбан» работает так: нужно начертить таблицу, состоящую из трех столбцов, и вписать в нее все задачи. Первый столбец – это то, что необходимо сделать. Второй – то, что выполняется в данный момент. А в третьем содержится все, что завершено. В соответствии со статусом выполнения задания постепенно переносятся из одного столбца в другой.

Самый главный плюс «Канбана» — это наглядность. Можно использовать маркерную доску и добавлять какие-то мелкие заметки в виде стикеров. Или нарисовать другие столбцы – они могут обозначать разные этапы завершения одного проекта или цикла.

Система годится для использования как в личных, так и корпоративных целях. Ее, кстати, можно совмещать с другими техниками тайм-менеджмента.

«Канбан» часто внедряют в различных компаниях. Хороший инструмент, работающий по данной технике – Trello. В Комьюнити уже рассказывали о том, как им пользоваться.

Лягушки или слоны

Их называют по-разному, но все подразумевают под «лягушками» и «слонами» важные, большие и не самые приятные дела. Если говорить о «лягушках», то этот термин впервые упомянул эксперт в психологии успеха Брайан Трейси. Он рекомендует с утра приступать сразу именно к таким делам, называя это «поеданием лягушки».

Матрица Эйзенхауэра

Все дела по этой технике нужно распределять по 4 группам в соответствии с их важностью и срочностью. На изображении выше показано, как это работает. Данная матрица только помогает отсортировать входящие по указанному методу, но никак не организует рабочий процесс – для этого лучше использовать другие техники.

Правило Парето

Правило гласит – 20% всех поступающих задач приносят 80% результата, а оставшиеся 80% приносят только 20% результата. Главное – понять, какие дела входят в эти 20%, и сфокусироваться именно на них.

Принцип девяти дел

Эту методику еще называют «1–3–5». Суть в том, что за день необходимо выполнить 1 большую, 3 средних и 5 небольших задач. При таком сочетании день будет максимально продуктивен, а к концу дня вы не будете чувствовать сильной усталости. Кроме того, в конце рабочего дня очень легко подводить итоги по этому принципу. Метод универсален, он подойдет для тех, кто ориентируется не на время, а на приоритет заданий и качество их выполнения.

Принцип трех дел

Принцип трех дел подразумевает ежедневное выполнение трех самых важных задач. Сначала сосредотачивайтесь именно на них, не отвлекайтесь на рутину. Актуально для тех, кто погряз в рутине и не успевает из-за нее уделять внимание главному.

Система Тима Ферриса

Принцип основан на двух других техниках – на правиле Парето и законе Паркинсона. Вы делаете 80% дел за 20% рабочего времени, при этом выполняете их в строго отведенный промежуток. Система Тима Ферриса подойдет людям с гибким рабочим графиком, которые планируют рабочий день на свое усмотрение. Наемным работникам со стандартным графиком внедрить ее будет несколько труднее, но попробовать можно.

Хронометраж

Эта система подойдет тем, кто не успевает ничего сделать за день и осознает это только под вечер. «Хронометраж» включает два этапа.

На первом вы определяете, на что именно тратится время. Для этого вы записываете каждые 1-2 часа то, что делаете и сколько времени это занимает. В список можно не включать все, что занимает 2-3 минуты. Предпринимать активных действий и что-то менять не нужно. Процесс может длиться несколько недель, пока у вас не сложится полноценная картина ситуации.

На втором этапе вы должны отмечать, насколько эффективно тратится какой-то отрезок времени. Потом, исходя из этих оценок, можно увеличивать или уменьшать промежутки, сокращать пустые временные траты.

Полезная литература

Напоследок хочу порекомендовать несколько книг, которые помогут в лучшем освоении тайм-менеджмента:

Брайан Трейси «Тайм-менеджмент»,
Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»,
Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок»,
Тимоти Феррис «Как работать 4 часа в неделю»,
Штаффан Нётеберг «Тайм-менеджмент по помидору»,
Крис Бейли «Мой продуктивный год»,
Марк Форстер «Сделай это завтра».

На этом я закругляюсь. Читайте книги, применяйте техники и внедряйте в свою жизнь тайм-менеджмент – это может быть очень полезно 😉

Что такое тайм-менеджмент и для чего он нужен: обзор самых популярных техник, книг и приложений

Добрый день, уважаемые читатели!

Как у вас дела со временем? Все успеваете или живете в постоянном цейтноте? Сегодня я расскажу вам, что такое тайм-менеджмент и как он работает. Рассмотрим основные принципы, методы и техники, которые вы сможете применить сразу же после прочтения статьи. Будем вместе приводить ваши дела в порядок.

Определение

Термин “тайм-менеджмент” происходит от двух английских слов time и manage, что означает буквально “управление временем”. Изначально этим определением называли организацию рабочего процесса на предприятиях. Затем уже понятие перекочевало в повседневный обиход вместе с основными принципами и подходами. Сегодня без него не обходится ни один тренинг по личной эффективности.

Тайм-менеджмент – это набор специальных методов, техник, приемов, которые помогают увеличить продуктивность с помощью правильной организации времени. Внедрив их в свою жизнь, человек становится более эффективным и начинает больше успевать. Его техники универсальны и подходят как для мужчин, так и для женщин.

В основе тайм-менеджмента лежат знания о психологии человека. Богатый опыт исследований позволил выявить объективные закономерности в психике людей, которые определяют их продуктивность.

Например, ученые выяснили, что максимальное время сосредоточения на одной задаче без перерыва – 90 минут. Затем мозг начинает непроизвольно переключаться. Это знание легло в основу нескольких законов и принципов тайм-менеджмента.

Сегодня кафедры тайм-менеджмента есть в нескольких российских вузах. Появилась даже новая профессия – тайм-менеджер. Это специалист, который помогает людям максимально эффективно организовывать деятельность, учитывая их психологические особенности. Клиентами тайм-менеджеров чаще всего становятся руководители крупных фирм, желающие оптимизировать рабочий процесс и повысить продуктивность труда.

Для чего нужен тайм-менеджмент

Ритм жизни в современном мире с каждым годом ускоряется. Только те, кто способен идти в ногу со временем, не отставая ни на шаг, смогут добиться успеха и реализоваться в жизни.

Сегодня сложно найти человека, который мог бы похвастаться тем, что все успевает. Дом, учеба, работа, спорт, семья – все это требует нашего внимания, сил и времени. “Ах, как жаль, что в сутках всего 24 часа!” – вздыхают люди и продолжают бешеную гонку за счастьем. Мы никак не можем увеличить количество часов, отведенных нам, но мы можем выжать максимум из того, что есть.

Представьте, что за день вам нужно выполнить пять важных дел: написать отчет по работе, сводить ребенка в поликлинику, вымыть все окна в квартире, пройти онлайн-урок английского и позаниматься в тренажерном зале.

При обычных условиях вы бы с трудом уложились в отведенные временные рамки и наверняка освободились бы где-то ближе к полуночи. Владея же техниками тайм-менеджмента, вы потратите на все эти дела в 1,5–2 раза меньше времени.

В тайм-менеджменте нет ничего сложного, от вас не потребуется каких-то сверхъестественных знаний и навыков. Для людей, работающих над собой и занимающихся саморазвитием, эта система – настоящая находка. Немного времени на изучение и внедрение техник, чуточку самодисциплины – и вы хозяин своего времени!

Распространенные мифы о тайм-менеджменте

В нашей стране к тайм-менеджменту, как и ко всему новому, до сих пор относятся с опаской. С одной стороны, людей отталкивает странное заморское название, а с другой – витающие вокруг него мифы и стереотипы. Мы постараемся развеять самые распространенные из них и убедить вас, что у этого явления одни только плюсы.

Миф № 1. Все это чепуха – управлять временем невозможно

Время – объективная величина, поэтому человек действительно не может на него влиять. Но, говоря об управлении временем, имеют в виду нечто совсем другое. Правильнее было бы сказать “управлять собой”.

Тайм-менеджмент не превратит вас в заклинателя времени, он всего лишь научит успевать делать больше, чем вы привыкли. Его техники в большинстве своем просты и доступны каждому. Поэтому не стоит пугаться громких и неправдоподобных формулировок, за ними скрывается весьма безобидное содержание.

Миф № 2. Мне придется больше и усерднее работать

Методы тайм-менеджмента направлены не на увеличение объема работы, а на повышение результативности деятельности. Достигается это путем правильного планирования, расстановки приоритетов и устранения отвлекающих факторов, так называемых “пожирателей времени”.

Вам не придется изматывать себя работой и отказываться от личного времени. Скорее наоборот. Благодаря тайм-менеджменту у вас появятся дополнительные часы, которые вы сможете использовать на свое усмотрение.

Миф № 3. Тайм-менеджмент сделает из меня бездушную машину и лишит мою жизнь спонтанности

Давайте представим двух людей – назовем их Вася и Петя. Вася живет в постоянном хаосе, ничего не успевает и все время куда-то торопится. Из-за этого большую часть дел он делает неосознанно, как бы “на автомате”. Ему некогда отвлекаться на всякие мелочи вроде созерцания заката или задушевной беседы с сыном, зато больше часа в день он, сам того не подозревая, тратит на соцсети и игры в телефоне.

Совсем другое дело Петя. Он привык планировать свои дела и строго придерживаться плана. Ему хватает самодисциплины не отвлекаться во время работы на что-то ненужное и бесполезное. Поэтому он никогда не спешит и проживает каждую секунду своей жизни осознанно. Он всегда находит время на семью, потому что это один из главных приоритетов его жизни.

Чья жизнь больше похожа на жизнь бездушной машины? Думаю, ответ очевиден. В роботов нас превращает не планирование и следование расписанию, а отсутствие осознанности и контакта с жизнью.

Главные принципы эффективного управления временем

Тайм-менеджмент держится на трех китах: целеполагании, расстановке приоритетов и планировании. Давайте рассмотрим, как каждая составляющая помогает управлять нашим временем.

Целеполагание

Правильно поставленные цели могут сэкономить вам кучу времени уже в самом начале пути. Разберитесь с ними, иначе вы будете постоянно топтаться на месте. У вас должны быть глобальные цели, к которым хотите прийти, и промежуточные задачи по их достижению.

Например, вы решили начать заниматься английским и за год с уровня Elementary добраться до Intermediate. Эту цель вам нужно будет разбить на более мелкие задачи, с которыми вам будет проще и комфортнее взаимодействовать. А именно: выучить 10 английских времен, набрать 2 500 слов словарного запаса, научиться грамотно изъясняться и понимать чужую речь.

Для постановки таких вот задач в тайм-менеджменте используется принцип SMART.

Исходя из этого принципа, нужно каждую задачу проверять на соответствие пяти критериям:

Конкретность (Specific). В ней не должно быть общих расплывчатых формулировок вроде “много”, “лучше”, “больше”. Все, что может быть выражено в числовом эквиваленте, должно быть выражено в нем. Например, “выучить 500 новых слов” вместо “увеличить словарный запас”.
Измеримость (Measurable). У вас должны быть четкие критерии, по которым вы поймете, что выполнили задачу. На помощь вам опять же придут числа и другие объективные показатели.
Достижимость (Attainable). Задача должна быть реалистичной. Пример нереалистичной задачи – похудеть на 30 кг за неделю.
Адекватность поставленной цели (Relevant). Нужно убедиться в том, что задача действительно приближает достижение глобальной цели. Например, задача “пройти курсы повышения квалификации” соответствует цели “начать зарабатывать на 30 % больше”, а задача “начать заниматься в спортзале” – нет или очень косвенно.
Ограниченность по времени (Time-bound). Вы должны определить четкие временные рамки на выполнение каждой задачи. Иначе они могут навсегда остаться нереализованными.

Расстановка приоритетов

Теперь, когда мы определились с конкретными целями, нужно научиться ранжировать их по значимости. Целей может быть очень много: одни более важные, другие – менее, а третьи – совсем незначительны. Если выполнять их хаотично, на что-то важное может попросту не хватить времени.

Самый простой метод для расстановки приоритетов на каждый день называется способом АБВГД (ABC). Суть его в том, что вы составляете ежедневный список задач в порядке убывания их значимости – от самой главной до самой второстепенной. И выполнять стараетесь в том же порядке. Так вы точно не упустите ничего важного.

Первая задача в списке, как правило, бывает и самой трудоемкой. Каким бы ни был сильным соблазн отложить ее на потом, делать этого нельзя. У вас может попросту не хватить на нее сил после выполнения всех остальных задач.

Если эта задача останется невыполненной, общий итог дня будет неудовлетворительным, даже когда сделано все остальное. Зато если вы выполните ее в первую очередь, вы тут же почувствуете свободу и прилив сил для выполнения более мелких дел.

Это правило сформулировал Брайан Трейси – автор бестселлеров по психологии успеха. Оно носит название “Съесть лягушку на завтрак”. “Лягушка” в этом случае – самое трудоемкое и сложное дело на текущий день.

Способ АБВГД подходит не для всех случаев. Представьте, что у вас дома прорвало трубу и вам нужно срочно заняться устранением этой проблемы. Хоть это дело не такое уж и важное, с точки зрения ваших глобальных целей, но отложить его на потом не получится.

Тут вам на помощь может прийти матрица Эйзенхауэра, названная в честь президента США. С помощью нее задачи ранжируются не только по значимости, но и по срочности. В итоге получается 4 категории текущих задач:

Важные и срочные: дела, которые требуют выполнения в первую очередь. К ним относятся горящие проекты на работе, экзамены, плановое и экстренное лечение.

Неважные и срочные: категория дел, которые никак не приближают к вашей цели, но выполнены должны быть в срок. Наш пример с трубой как раз отсюда. Такие дела лучше всего по возможности делегировать.

Важные и несрочные: дела, направленные на улучшение вашего будущего. Сюда можно отнести обучение чему-то новому, саморазвитие, планирование.

Неважные и несрочные: праздное общение с друзьями, серфинг в интернете, компьютерные игры. Совсем вычеркивать эту категорию из жизни не стоит, просто не вспоминайте о ней, пока не сделаны все дела из первых трех категорий.

Планирование

С целями и приоритетами разобрались. Теперь нам не составит труда научиться эффективно планировать. Для продуктивной жизни вам будут нужны как долгосрочные планы, так и планы на каждый день. Сначала разберемся с долгосрочными.

“Лягушек” мы с вами сегодня уже ели, пришло время и для “слонов”. “Слоном” в тайм-менеджменте называют большую задачу, которую невозможно выполнить с наскока. Из них и формируются долгосрочные планы.

Например, сделать ремонт к Новому году, похудеть к лету, накопить на новую машину.

Что же с ними делать? Очевидно, что “есть слона” нужно не целиком, а разделив на части. Каждый день по маленькому кусочку – и вскоре от него не останется и мокрого места.

Рассмотрим на уже знакомом нам примере. Помните, мы разделили нашу цель “достичь уровня Intermediate в английском за год” на несколько задач, одна из которых “увеличить словарный запас до 2 500 слов”? Давайте разделим ее на маленькие кусочки, чтобы она не казалась нам такой страшной.

Наш текущий уровень – Elementary, а это где-то 1 000 слов словарного запаса. Значит, выучить нам предстоит около 1 500 слов (2 500 минус 1 000). Заниматься мы планируем каждый день. Количество слов делим на количество дней в году – получается примерно по 4 слова в день нам нужно учить, чтобы справиться с задачей. Теперь можно смело вписывать этот пункт в наше повседневное расписание.

С краткосрочными планами дела обстоят намного проще. Помните, мы рассматривали матрицу Эйзенхауэра? Стивен Кови, автор книги “7 навыков высокоэффективных людей” советует составлять ее перед началом каждой недели. По его мнению, 7 дней – идеальный отрезок времени для краткосрочного планирования. Распределяйте все дела по дням недели в следующем порядке:

важные и срочные;
неважные и срочные;
важные и несрочные;
неважные и несрочные (если на них останется время).

Выбирая время для каждого дела, применяйте уже известный нам метод “поедания лягушек”.

Методы и техники

С некоторыми методами тайм-менеджмента мы уже успели ознакомиться. Давайте рассмотрим еще несколько.

Метод 10 минут

Если есть задача, которую вы совсем не хотите выполнять, скажите себе: “Я позанимаюсь ей всего 10 минут, а потом переключусь на что-то более приятное”. Как правило, этого времени хватает, чтобы втянуться и уже не останавливаться.

Принцип Парето

Согласно этому принципу 20 % наших дел приносят нам 80 % результата, а остальные 80 % дел – всего 20 % результата. Наша задача – разобраться, какие именно дела самые продуктивные, и сфокусироваться на них.

Закон Паркинсона

Задача заполняет все время, отведенное на нее. Говоря простыми словами, если у вас есть две недели на подготовку к экзаменам, вы закончите подготовку аккурат к концу второй недели. Даже если весь материал можно выучить за один вечер. Из этого закона вытекает важное правило – обязательно устанавливайте дедлайны!

Метод “Канбан”

“Канбан” переводится с японского как “карточка”. Этот метод позволяет визуализировать процесс планирования и выполнения задач.

Возьмите доску для стикеров и разделите ее на три столбца: Нужно сделать, Делаю и Сделано. Затем напишите все свои задачи на стикерах и разместите по столбцам. В процессе выполнения задач перемещайте карточки из одного столбца в другой. Вместо доски с карточками, можно использовать какой-нибудь сервис по организации дел типа Trello.

Лучшие книги по тайм-менеджменту

Если вы хотите заняться тайм-менеджментом всерьез, без чтения специальной литературы не обойтись. Предлагаю вам мини-подборку самых популярных книг по управлению временем:

“Мастер времени” Брайан Трейси. Эта книга – настоящая библия тайм-менеджмента от всемирно известного гуру по личной эффективности. Если вы никогда не читали на эту тему, начинайте с нее. В книге живым и доступным языком изложены основы тайм-менеджмента и даны простые советы по повышению продуктивности деятельности.
“Как привести дела в порядок” Дэвид Аллен. Автор книги – создатель классической концепции тайм-менеджмента GTD (Getting Things Done), принесшей ему невероятную популярность по всему миру. Суть ее заключается в том, чтобы освободить мозг от необходимости запоминать все дела и обязанности, перенеся их на внешние носители. Книга “Как привести дела в порядок” поможет вам внедрить эту концепцию в свою жизнь и научит эффективно действовать в условиях многозадачности.
“Тайм-драйв. Как успевать жить и работать” Глеб Архангельский. Эта книга уже успела стать классикой. За 6 лет она была переиздана более 15 раз, что говорит о ее небывалой популярности у российских читателей. Она подойдет тем, кто уже знаком с азами тайм-менеджмента и хотел бы отточить свои навыки. В книге собрано огромное количество методов и техник управления временем, среди которых каждый сможет найти что-то для себя.

Приложения для тайм-менеджмента

Если 30 лет назад единственным помощником в тайм-менеджменте был ежедневник, то сегодня в нашем распоряжении огромное количество электронных приложений, облегчающих управление временем. Рассмотрим самые удачные из них.

Trello

Сервис, реализующий японский принцип “Канбан” – доску с карточками задач. Подходит как для личного применения, так и для управления проектами в командах. К карточкам можно прикреплять метки, чек-листы, устанавливать дедлайны, менять обложку.

Основные преимущества: наглядность, интуитивный интерфейс, доступность для всех видов устройств, возможность добавлять участников и вести совместные проекты.

Todoist

Приложение для управления списками задач с очень богатым функционалом. С помощью него можно составлять планы на каждый день, сортировать задачи по проектам и подпроектам, ранжировать их по важности, добавлять голосовые напоминания и многое другое. Придется немного покопаться в руководстве пользователя, но это того стоит! Доступно для Android и iOS.

Sectograph

Самое оригинальное приложение среди ему подобных. В нем задачи располагаются на циферблате часов в соответствии со временем, когда они должны быть выполнены. Можно настроить уведомления о начале и окончании временного отрезка, отведенного под конкретную задачу, а также добавить часы как виджет на главный экран. Sectograph идеально подойдет для последователей системы GTD. Доступно пока только для Android.

Заключение

Давайте подведем итоги. Мы с вами выяснили, что тайм-менеджмент – крайне полезная и эффективная вещь, и рассмотрели его основные принципы и постулаты. Наша команда регулярно применяет его подходы, методики и техники в повседневной жизни. Наши любимые – принцип SMART и правило 10 минут.

Начните и вы потихоньку внедрять их в свою жизнь. Читайте книги, устанавливайте приложения, проходите курсы и тренинги по тайм-менеджменту. Уже через месяц вы заметите первые результаты и не захотите останавливаться.

менеджмент — что это такое » Навыки управления временем

Исследование британского консалтингового агентства Proudfoot Consulting (2006 г.) утверждает: неэффективное управление временем обходится бизнесу страны в 80 млн фунтов в год — это около 7% ВВП. Мы расскажем, как с помощью простых принципов тайм-менеджмента перестать терять деньги.

Содержание

I. Тайм менеджмент — что это
II. Работай меньше, успевай больше: принципы тайм-менеджмента
1. Планируйте
2. Ставьте четкие цели
3. Не распыляйтесь
4. Расставляйте приоритеты
5. Отдыхайте и расслабляйтесь
6. Автоматизируйте рутинные задачи специальными программами
7. Ставьте дедлайны
8. Разберитесь, куда уходит время
9. Грамотно делегируйте задачи сотрудникам
III. Вместо заключения: рекомендуем почитать

Тайм менеджмент — что это значит

Что такое тайм-менеджмент? Это наука — это наука об эффективном распределении, учете и организации времени. Для чего нужен тайм менеджмент:

позволяет выполнять максимум задач за минимум времени;
помогает концентрировать усилия на самых важных делах;
не дает забыть о том, чтобы отдыхать и жить полной жизнью.

Звучит все просто, но… практически невыполнимо. А все потому, что у нас в голове живут и процветают мифы об управлении временем. Их детально описал Роджер Сайп в своей книге «Развитие мозга»:

Миф о балансе. Мы мечтаем о волшебном балансе в жизни, когда на работу, семью, хобби, спорт и здоровье уделяется равное количество времени. Но это невозможно! Для начала вам пришлось бы либо начать заниматься спортом по 8 часов в день, либо сократить количество рабочих часов в два-три раза. А это просто нереально. Дело в том, что нам нужен не баланс, а гармония — чтобы в нашей жизни гармонично уживались разные виды деятельности, без ущерба для каждой из них.
Миф о том, что временем можно управлять. На самом деле управлять мы можем только собой и своими делами, а время нам неподвластно. Поэтому, если вы хотите успевать больше, то не нужно злиться или обижаться на то, что день такой короткий. Нужно менять свои действия, приоритеты и мотивы. На них вы в силах повлиять.
Миф о нехватке времени. Всем нам не хватает времени на занятия спортом. А еще на прогулки по лесу. Но почти каждому хватает времени на просмотр фильмов и сериалов, а также на регулярное обновление ленты новостей в соцсетях. Один из секретов тайм-менеджмента состоит в том, что наша главная проблема не в нехватке времени, а в том, как мы расставляем приоритеты и на что его тратим.

Управление временем — это такая объемная тема, что и десятка статей не хватит, поэтому в тексте мы укажем только основы тайм-менеджмента и дадим список книг для дальнейшего погружения в эту науку.

Работай меньше, успевай больше: принципы тайм-менеджмента

Используйте эти 9 основ тайм-менеджмента, и вы поймете, что 24 часа в сутках — это не так уж и мало.

Планируйте

Всегда планируйте дела: на день, неделю, месяцы и годы. План обязательно должен содержать очередность и сроки выполнения задач.

Брайан Трейси, мотивационный спикер и автор десятков бестселлеров по саморазвитию:
— На планирование своего дня у вас уйдет всего от десяти до двадцати минут, однако, эта небольшая «жертва» сэкономит по меньшей мере два часа потраченного впустую времени и бесцельно растраченных усилий на протяжении всего дня.

Назад к содержанию

Ставьте четкие цели

Чтобы всё успеть, нужно для начала правильно определить цели вашей деятельности. Посмотрите на список, и если все пункты в нем конкретны, измеримы, достижимы, актуальны и ограничены по времени, значит, вы на верном пути. Кстати, это и есть техника постановки целей SMART.

Не распыляйтесь

Не пытайтесь делать много дел сразу: энергия и внимание будут рассеиваться. В результате не получится нормально сконцентрироваться ни на чем. Даже если вы сторонник мультизадачности, браться больше, чем за 2-3 дела за раз не стоит.

Источник: https://media.giphy.com

Назад к содержанию

Расставляйте приоритеты

Консультант по управлению, автор бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови рекомендует распределять приоритеты задач по матрице Эйзенхауэра — популярной в тайм-менеджменте схеме, показывающей, на чем можно сэкономить время.

Как правильно сгруппировать дела?

Дело срочное, если при невыполнении в скором времени потеряет актуальность.
Дело важное, если лежит в сфере основных жизненных приоритетов и направлено на достижение ключевых целей и /или его невыполнение приведет к значительным неприятным последствиям.

По мнению Стивена Кови, эффективные люди всячески избегают дел из квадратов 3 и 4, а квадрат 2 — это основа эффективного персонального управления. Например, зарядка по утрам и повышение квалификации — это квадрат 2, так как если ежедневно не прикладывать усилия по этим пунктам, то рано или поздно возникнет срочная и важная проблема: прихватит спину, либо вы как специалист перестанете быть востребованным на рынке.

Назад к содержанию

Отдыхайте и расслабляйтесь

Работать в режиме нон-стоп невозможно — все равно продуктивность упадет. Поэтому делайте во время работы короткие паузы. Воспользуйтесь, например, техникой «Помидора», придуманной дизайнером Франческо Чирилло в 1980-х:

занимайтесь текущей задачей 25 минут;
сделайте паузу на 3-5 минут. Во время нее не думайте о работе вообще — походите по комнате, помечтайте, перекиньтесь парой фраз с коллегой, выпейте воды, полейте цветы;
после каждых 3-4 «помидоров» ( 25 минут работы и 3-5 минут отдыха) отдохните подольше — 20-30 минут.

На создание этой техники Франческо вдохновил кухонный таймер в виде помидора
Источник: flickr.com/photos

Не нравится эта техника управления временем? Попробуйте дробить работу на отрезки по полтора часа. Такой подход рекомендует американский журналист и писатель Тони Шварц в своей книге «То, как мы работаем, — не работает».

Назад к содержанию

Автоматизируйте рутинные задачи специальными программами

Некоторые процессы можно поручить даже не сотрудникам, а программам. Бухгалтерская отчетность, составление документов, постинг в соцсетях — для всего этого есть удобные IT-решения. Если говорить о бизнес-сервисах для управления клиентами и сделками, то это CRM-системы. Например, облачная программа SalesapCRM экономит ваше время, создавая письма и документы по шаблону, контролируя сроки оплаты, напоминая о дедлайнах, автоматически создавая отчеты по продажам и т.д.

SalesapCRM — простая облачная CRM-система для повышения вашей прибыли:

захват заявок с сайта, почты и соцсетей
быстрая техподдержка online
бесплатный тариф
гибкие настройки под каждый бизнес

автоматизация без блок-схем
наглядные отчеты и аналитика
изменение настроек без программиста
IP-телефония, sms-рассылки и другие интеграции

Начните зарабатывать больше прямо сейчас!

Ставьте дедлайны

Если у задачи нет четкого срока завершения, ее можно выполнять неделями или забросить вовсе. Дедлайн же заставляет вас быть более собранным и не откладывать дела слишком сильно. Если все же не получается успеть к назначенному себе сроку, его всегда можно чуть перенести.

Разберитесь, куда уходит время

По опросу salary.com, 89% американцев признаются, что отвлекаются на рабочем месте каждый день. Больше всего времени отнимает Интернет (26%), на втором месте бесполезные рабочие собрания и болтовня с коллегами (по 24%).

Зайти в соцсеть или включить игру на минуточку, а потом очнуться через пару часов? Такое знакомо многим. Попробуйте в течение недели поминутно фиксировать свой рабочий день в таблицу. Затем проанализируйте отчет и решите, от каких бесполезных дел можно отказаться полностью, а какие — ограничить.

Дата	Время	Занятие

Шаблон таблицы для фиксирования сделанного

Назад к содержанию

Грамотно делегируйте задачи сотрудникам

Знаете, каково главное правило любого руководителя? Как только появляется новая задача, надо придумать, кому ее передать. И это не лень, это единственный способ сохранить время на решение стратегических вопросов, которые никто кроме вас не осилит.

Стивен Кови, консультант по управлению и руководству, автор бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей»:
— Правильное делегирование другим является, возможно, самым мощным и наиболее эффективным из всех имеющихся видов человеческой деятельности.

В книге «Семь навыков высокоэффективных людей» Кови рекомендует как можно реже «делегировать исполнение» — когда вы указываете сотруднику, что ему надо сделать на каждом этапе выполнения задачи. Этот метод требует пристального контроля с вашей стороны и не экономит время. Куда продуктивнее «делегирование руководства» — когда вы требуете от сотрудника получить определенный результат, а способы его достижения он выбирает сам. Кажется сложным, но гуру тайм-менеджмента утверждают, что такое управление временем куда эффективнее, ведь во-первых, вам не придется контролировать каждый шаг сотрудника, а во-вторых, он научится самостоятельному мышлению и креативу.

Вместо заключения: рекомендуем почитать

Все, что нужно сделать, чтобы улучшить тайм-менеджмент, — начать применять эти принципы на практике. А чтобы продолжить знакомство с темой, советуем вам полезную литературу:

Брайан Трейси «Результативный тайм-менеджмент».
Стивен Кови «7 Навыков высокоэффективных людей».
Брайан Трейси «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!».
Франческо Чирилло «Техника Помидора».
Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса».
Алан Лакейн «Искусство успевать».
Даниил Гранин «Эта странная жизнь».

Теперь, когда вы разобрались с тайм-менеджментом и поняли, что это значит, достижение любых целей станет проще. Возможно, вас заинтересует, как правильно поставить цели на год и все успеть. А возможно, вам будет интересно, как помогают управлять временем и задачами CRM-программы.

Назад к содержанию

Помогаем эффективнее управлять бизнесом

В S2 есть:

checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
checkавтоматизация процессов и аналитика;
checkкалендарь для записи клиентов;
checkкалькулятор стоимости услуг;
checkшаблоны документов и писем;
checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки,
checkбесплатный тестовый период 7 дней.

Автор: Любовь Аброськина

1 970

Съешь лягушку: новые подходы к тайм-менеджменту

Если ваша работа — съесть лягушку, лучше всего это сделать с утра. А если ваша работа — съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую . — Марк Твен

Мы все хотели бы иметь больше времени.

Мы хотим, чтобы все, что для нас важно, было выполнено своевременно. Но иногда кажется, что в сутках недостаточно часов.

К счастью, тайм-менеджмент может помочь сделать ваши дни более продуктивными и эффективными.

Давайте посмотрим, что такое эффективное управление временем и почему это важно. Мы также дадим вам практические советы по управлению временем, которые повысят вашу продуктивность.

Эти навыки управления временем применимы как в вашей профессиональной, так и в личной жизни. Не бойтесь попробовать их в любой сфере своей жизни, в которой вы хотите найти немного времени.

Что такое тайм-менеджмент?

Управление временем — это осознанный процесс принятия решения о том, как использовать свое время и его распределения между задачами и видами деятельности.Благодаря планированию и контролю эффективное управление временем позволяет вам делать больше того, что важно для вас, одновременно выполняя свои обязанности и обязательства.

Управление временем, безусловно, не новая концепция.

От введения Генри Форда сборочной линии до производства и современной радуги организационных инструментов и приложений, современная эпоха вращается вокруг времени.

Наше время — ограниченный ресурс. Мы относимся к нему как к валюте. Мы тратим их, охраняем, растрачиваем и обмениваем на ценность.Тем не менее, мы изо всех сил пытаемся это контролировать.

Работодатели и сотрудники постоянно стремятся максимально использовать имеющееся у них время. Мы все хотим, чтобы наша работа выполнялась максимально эффективно и результативно. Звучит не так уж сложно, правда?

И все же мы бы не говорили об управлении временем, если бы существовала проверенная формула или шаблон, ведущий к успеху.

Жизнь и окружающая среда постоянно меняются. Это может подорвать самые лучшие планы.А наши собственные внутренние конфликты и недостаток внимания могут саботировать наш контроль, если у нас нет хороших навыков тайм-менеджмента.

Для многих из нас управление временем — это стремление.

У нас нет простого решения проблемы плохого управления временем. И этому есть множество причин.

Давайте посмотрим, что мы действительно знаем, и познакомимся с некоторыми новыми способами рассмотрения того, как мы (и наши команды) используем время.

Почему важно эффективное управление временем?

Делать больше с меньшими затратами — это стратегия, которую поощряют многие компании.

Для некоторых это может быть меньшая рабочая сила, меньше ресурсов или более скудный бюджет.

Многие рабочие испытали своего рода «затягивание поясов» за последние несколько лет.

Но делать больше с меньшими затратами также может быть сокращением понимания и выполнения приоритетов. Тайм-менеджмент — это то, как вы демонстрируете свои приоритеты и свою способность действовать в соответствии с ними.

Демонстрация эффективных навыков тайм-менеджмента может быть способом продемонстрировать компании свою ценность — ценность, которая может спасти вашу работу или принести вам повышение по службе.

Каковы преимущества эффективного управления своим временем?

Когда вы эффективно управляете своим временем, это дает много ключевых преимуществ. Давайте посмотрим на четыре из них.

1. Больше времени

Не вдаваясь в очевидное, но если вы используете свое время более эффективно, вы освободите время днем или за неделю. И вот кое-что, что может быть не столь очевидным: вам не нужно тратить это дополнительное время на работу. Тайм-менеджмент позволяет вам делать больше того, что для вас важно.

Постарайтесь создать для себя лучший баланс между работой и личной жизнью. Отправляйтесь на прогулку, запланируйте чашечку кофе с другом или коллегой или возьмите занятие, которое вас заинтересовало. Выбор за вами!

2. Способность реализовывать цели

Проще говоря, ставить и реализовывать цели — это потрясающе. Сделайте постановку целей частью своей рутины. Тогда вы будете испытывать удовлетворение, которое приходит с их регулярным выполнением.

Кроме того, возможность поделиться поставленными вами целями и их успешным достижением — отличный способ заработать престиж от вашего менеджера и всей команды.

Формулировка личной миссии может действовать как компас, который поможет вам в правильном направлении.

3. Больше возможностей

Хотите получить новый навык на работе? Готовы ли вы расширить свой охват на новой территории или получить предложение о продвижении по службе?

У вас больше шансов получить эти возможности, если вас всегда будут считать хорошим распорядителем своего времени.

Чтобы стать великим лидером, нужно время.

4.Снятие напряжения

Возможно, самая большая выгода от более эффективного использования своего времени — это возможность снизить уровень стресса. Это может быть завершение проекта до того, как он перерастет в кризис, сохранение вашего рабочего времени на разумном уровне или даже возможность выкроить время для выполнения действий.

Это все способы, с помощью которых эффективная методика тайм-менеджмента может помочь справиться со стрессом и общим психическим здоровьем.

Что может произойти из-за плохих навыков тайм-менеджмента?

Эффективное управление временем дает свои преимущества, но есть и недостатки, связанные с плохими навыками управления временем.Давайте посмотрим на пять из них.

1. Потерянное время

Если хорошие навыки управления временем могут принести вам больше времени, неудивительно, что верно и обратное.

Если вы не заняты работой — переходите от одного проекта к другому или иным образом неэффективно используете свое время — ваша работа займет больше времени. Меньше времени будет доступно для других рабочих проектов или времени вне работы

2. Отсутствие делегирования

На вашей тарелке часто бывает больше, чем вы можете сделать.И если вы плохо распоряжаетесь своим временем, вероятно, вы тоже не очень организованы. Из-за этого вам может быть трудно использовать помощь, которая может быть легко доступна.

Трудно делегировать полномочия, если вы не знаете, какая задача стоит перед вами и как именно другие могут помочь. Так что работы неизбежно будут накапливаться.

3. Утрата управления

Проще говоря, если вы не контролируете свое время, оно контролирует вас.

Плохие навыки управления временем могут помешать вам предсказать, когда вы завершите проект или когда будете готовы заняться чем-то другим.Тогда вы не контролируете ни свое время, ни работу.

Что обычно происходит, когда мы не чувствуем себя контролирующими? Мы можем испытывать стресс, разочарование, несчастье и неудовлетворенность своей жизнью. Когда у вас нет контроля, у вас также нет времени и внимания, чтобы полностью посвятить себя другим сферам своей жизни: отношениям, здоровью, целям.

4. Низкое качество работы

Если плохое управление временем заставляет вас завершать проекты в спешке, вполне вероятно, что качество вашей работы также пострадает.

Хотя может показаться, что вы лучше всего работаете в срок, но вот реальность: без возможности окончательно отредактировать свою работу или пропустить ее на глаза коллеге, скорее всего, ошибки будут ускользать. ты.

Надлежащее сотрудничество и общение необходимы для создания лучшего конечного продукта.

5. Плохая репутация

Если вы взглянете на этот список до сих пор, то увидите, что сотрудник, которого он описывает, не будет высоко цениться в компании.

Вы стали сотрудником, на которого не может рассчитывать в спешке? Неэффективно ли управление вашим проектом? Вы хотите, чтобы ваши коллеги смотрели на вас так?

По мере того, как страдает ваша репутация, уменьшаются и ваши шансы на продвижение и рост.

6. Недостижение цели

То, как вы проводите свои часы, — это то, как вы проводите свои дни. В конечном итоге это то, как вы проводите свою жизнь.

Конечно, у всех нас бывают дни, которые хаотичны или заняты бесконечными делами, которые мы не любим и не хотели бы выполнять.Но если это норма, а не исключение, полезно посмотреть, как вы проводите время.

Следующий вопрос: под вашим контролем или вне его?

Если это в ваших силах, работа над развитием навыков управления временем может приблизить вас к тому, чтобы жить той жизнью, которой вы хотите жить.

Каковы некоторые ключевые компоненты тайм-менеджмента?

Автор Бинита Бора выделяет пять элементов, которые могут помочь вам улучшить то, как вы управляете временем:

Создайте подходящую среду. Иметь организованное, незагроможденное и удобное физическое пространство.
Это может сэкономить вам ненужное время на поиск файлов или бумаг, перетасовку ненужных материалов или даже поиск скрепки. Потратив некоторое время на совершенствование своих организационных навыков, вы сэкономите больше времени в долгосрочной перспективе.
Помните о дополнительных проблемах, с которыми вы можете столкнуться при удаленной работе.
Расставить приоритеты. Вот где появляется цитата Марка Твена — вы едите лягушку каждый день первым делом? Вы решаете сложные задачи в начале дня и хорошо начинаете свой выходной?
Удостоверившись, что вы выполняете срочные задачи и проекты и важны, вы можете пройти долгий путь к правильному управлению временем.
Снова расставить приоритеты. На оборотной стороне решения важных задач является идея, что вам также может потребоваться отказаться от задач или любых отвлекающих факторов, которые не являются ни срочными, ни , ни важными.
Это нужно делать вам? Это вообще нужно делать? Очистите свои колоды!
Поставьте перед собой цели. Забегая вперед к проекту — или к рабочей неделе — без постановки каких-то целей — все равно что съехать с проезжей части, не зная, куда вы направляетесь.
Это может показаться нелогичным, но время, потраченное на постановку целей, в конечном итоге, скорее всего, сэкономит ваше время. Это концепция, известная как «медленно, чтобы идти быстро».
В BetterUp мы стараемся «организовать, чтобы выиграть», аналогичная концепция, которая означает понимание того, куда вы идете и что будет наиболее важным, чтобы помочь вам достичь этого. Это поможет вам сосредоточиться на том, что действительно важно.
Развивайте хорошие привычки. Некоторые люди предпочитают планировать следующий день перед уходом с работы, в то время как другие предпочитают использовать первые 30 минут рабочего дня.
Некоторые считают эффективным блокировать большие отрезки времени для размышлений / написания / разработки, в то время как другие лучше всего работают в коротких спринтах. Важная практика здесь — тратить 5 минут в конце каждого дня на размышления о том, что сработало, а что нет. Это поможет вам понять, что лучше всего подходит вам и вашей ситуации.
Как только вы поймете, как вам лучше всего работать, придерживайтесь его. Встраивайте свои привычки в свой рабочий день, чтобы максимально использовать свои навыки самоуправления.

Как управлять временем: дополнительные стратегии

Как мы упоминали ранее, концепция тайм-менеджмента не нова.И очень велики шансы, что вы подумали (или даже попробовали) многие из этих предложений, чтобы улучшить использование времени. Что еще там?

Давайте рассмотрим четыре дополнительных стратегии тайм-менеджмента.

1. Провести временной аудит

Вы действительно знаете, куда проходит ваш рабочий день? Уверены ли вы в своих знаниях о том, как вы проводите время каждый день и неделю?

Проверка времени может быть полезным мероприятием. Он покажет вам, как вы проводите время.Вы узнаете, на что тратятся ваши дни и где можно вернуть время назад.

Это кажется рискованным занятием? Никто, кроме вас, не должен знать, что вы проверяете свою продуктивность.

2. Создайте список непрекращающихся действий

Если список дел не помог вам, возможно, вам стоит перевернуть его набок. Список того, что нужно прекратить делать, — это намеренный взгляд на тех, кого вы хотите остановить.

Это может быть прокрутка в социальных сетях, просмотр видео и даже встречи, не имеющие отношения к вашей работе.Если вы будете более целенаправленно говорить о том, чего нельзя делать, это поможет вам больше сосредоточиться на том, что следует делать.

3. Блокируйте время по-другому

Имея так много предстоит сделать, может возникнуть соблазн разделить ваше ежедневное расписание на четко структурированные отрезки времени. Это может повысить вашу эффективность.

Но было бы более эффективно, если бы вы округлили оценки времени для каждой важной задачи.

Добавьте дополнительное время (10–25%) к тому, сколько времени, по вашему мнению, займет выполнение каждой задачи. Тогда, когда происходит неизбежная задержка или сбой, вы автоматически не отстаете.

Этот метод управления временем может быть особенно полезен для людей, которые хронически переоценивают скорость своей работы или недооценивают возможные задержки.

Создайте еженедельное расписание, чтобы получить общий обзор того, что вам также нужно выполнить.

4. Прекратить многозадачность

Заблуждение, что высокоэффективные люди постоянно решают несколько небольших задач. Исследования показали, что многозадачность вредит нашей производительности и благополучию.

Неэффективная многозадачность может быть связана с электронными письмами при создании слайд-колоды. Или отвечать на рабочие звонки в дороге.

Вы будете намного эффективнее, быстрее продвигаетесь по своим проектам и будете работать намного лучше, если будете концентрироваться на чем-то одном.

Отключите электронную почту и текстовые уведомления, отключите звук в телефоне и погрузитесь в текущую задачу. Это окупится как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе.

Практикуйте советы по тайм-менеджменту сегодня

Теперь вы знаете, насколько важен тайм-менеджмент и каковы некоторые из его многочисленных преимуществ.

Пришло время внести небольшие изменения в свои стратегии управления временем.

Постарайтесь поймать себя, когда вы выполняете несколько задач одновременно и сосредоточиться на одной задаче. Проведите аудит времени, чтобы увидеть, на что уходит все ваше время. Или попробуйте одну из других стратегий, которые мы обсуждали.

Не можете контролировать свое время? Обратитесь в BetterUp за персональным коучем, который поможет вам в кратчайшие сроки сэкономить время.

30+ навыков и примеров управления временем для вашего резюме

Навыки управления временем бесценны как на рабочем месте, так и в повседневной жизни.

И вы пришли в нужное место, чтобы узнать о них все, что вам нужно.

Так что давайте не будем терять время и сразу перейдем к делу.

Это руководство покажет вам:

Список лучших навыков управления временем.
Как включить в резюме навыки тайм-менеджмента, чтобы произвести впечатление на рекрутеров и получить больше рабочих мест.
Как описать свои навыки управления временем во время собеседования и как ответить на вопросы собеседования.
Советы экспертов о том, как улучшить свои навыки управления временем — уже сегодня!

Хотите наилучшим образом представить свои навыки тайм-менеджмента в резюме?

Хотите сэкономить время и подготовить резюме за 5 минут? Попробуйте наш конструктор резюме. Это быстро и легко. Кроме того, вы получите готовый контент, который можно добавить одним щелчком мыши. Посмотрите 20+ шаблонов резюме и создайте свое резюме здесь .

Образец резюме, созданный с помощью нашего конструктора — Посмотрите другие шаблоны и создайте свое резюме здесь .

Один из наших пользователей, Никос, сказал следующее:

[Я использовал] хороший шаблон, который я нашел на Zety. Мое резюме теперь составляет на одной странице , а не на трех . То же самое.

Создайте свое резюме сейчас

Ищете различные наборы навыков для добавления в свое резюме? См .:

Примеры навыков управления временем

Управление временем на работе необходимо.Фактически, недавнее исследование LinkedIn показало, что тайм-менеджмент входит в пятерку самых востребованных мягких навыков в 2019 году.

И что делает тайм-менеджмент даже еще важным?

Это передаваемый навык .

Это означает, что он может применяться во всех отраслях и на любых должностях. Независимо от того, чем вы занимаетесь, умение управлять временем значительно улучшит вашу способность к найму.

Без лишних слов, давайте рассмотрим наиболее важные примеры навыков тайм-менеджмента.

(Если вас больше интересует , как улучшить свои навыки управления временем, прокрутите вниз, чтобы увидеть лучшие советы!)

Вот список наиболее важных навыков управления временем:
Расстановка приоритетов
Делегирование
Принятие решений
Постановка целей
Многозадачность
Решение проблем
Стратегическое мышление
Планирование
000 Управление записями 9283 9000
9000 других примеров? Вот несколько менее популярных (но важных!) Способностей, связанных с управлением временем:
Организация и ведение дел
Соблюдение сроков
Самосознание
Управление стрессом и преодоление стресса
Стратегическое планирование
Эффективная командная работа
Документация
Оценка и оценка
Управление и обслуживание офиса
Инвентаризация запасов
Управление ресурсами
Дело в том, что …
Списки общих навыков должны работать только в качестве ориентира.
Недостаточно перечислить свои навыки тайм-менеджмента в разделе резюме или просто сказать: «Я отлично умею тайм-менеджмент» во время собеседования.
Вам необходимо доказать, что у вас есть эти навыки. В идеале, предоставив примеры того, как вы их применяли.
Давайте посмотрим, как это сделать.
Сначала мы перечислим ваши навыки управления временем в резюме.
(Если вас больше интересует, как отвечать на вопросы собеседования по тайм-менеджменту, переходите к следующему разделу.)
2
Как применить навыки управления временем в резюме
Объявление о вакансии требует от кандидатов умения управлять временем.
Как я уже сказал, добавление «Тайм-менеджмент» в раздел вашего резюме не принесет .
Конечно, перечисление нескольких ключевых слов для резюме по тайм-менеджменту среди ваших навыков может помочь вам пройти проверку ATS.
Но как только люди начнут просматривать ваше резюме, они будут искать доказательства.
Вам нужно будет привести реальные примеры ваших навыков управления временем.
Лучшее место для этого?
Описание вашей прошлой работы и достижений в разделе опыта работы.
Ознакомьтесь с этими примерами навыков управления временем, описанными в резюме.
Навыки управления временем — примеры резюме
Секретарь
Внедрена новая система записи на прием, которая повысила эффективность офиса на 15%.
Рекомендовано 2 руководителями за тщательный учет.
Исполнительный помощник
Управлял загруженными графиками и планами командировок 3+ руководителей компаний при выполнении общих административных обязанностей.
Разработал новую систему внутреннего общения между помощниками, чтобы сэкономить в среднем 4 часа работы в неделю.
Менеджер проекта
Три года руководил очень успешным проектом Lean Training.Повышение качества на 32%, сокращение сроков выполнения заказов на 21%, сокращение затрат на 48%.
Scrum Master для 15 продуктов, завершено в среднем на 10% меньше бюджета, соблюдая сроки для каждого проекта.
Инженер-программист
Оптимизированный рабочий процесс бета-тестирования для удвоения оценок своевременной реализации проекта.
Помощь в изменении приоритетов в дорожной карте разработки программного обеспечения для своевременного завершения всех критически важных проектов.
При составлении резюме в нашем конструкторе перетаскивайте пункты списка, навыки и автоматически заполняйте скучный материал.Проверка орфографии? Чек . Начните строить свое резюме здесь .
Когда вы закончите, конструктор резюме Zety оценит ваше резюме и подскажет , ровно , как сделать его лучше.
Для получения отличных советов о том, как включить любых навыков в свое резюме, см .: Навыки, которые работодатели хотят в 2019 году и как их представить в резюме
3
Примеры вопросов на собеседовании по управлению рабочим временем И ответы
Поздравляем!
Вы прибили к своему резюме описания своих навыков тайм-менеджмента и расстановки приоритетов.
Вы пришли на собеседование. Теперь работодатели, скорее всего, захотят задать более подробные вопросы о том, насколько хорошо вы управляете своим временем. И будет сложнее .
Вопросы для интервью по тайм-менеджменту обычно попадают в категорию ситуационных вопросов для интервью.
Давайте рассмотрим несколько примеров вопросов на собеседовании по тайм-менеджменту и увидим хорошие и далеко не идеальные ответы.
1.Расскажите мне о времени, когда ваша рабочая нагрузка была очень большой.
В этом вопросе основное внимание уделяется вашим навыкам определения приоритетов. См. Эти примеры ответов. В чем главное различие между ними?
справа
У нас было три больших заказа одновременно. Я поручил наименее сложную задачу главному помощнику и перенес менее срочные задачи на выполнение двух других. Оба заказа были доставлены вовремя, и мы получили 200 000 долларов в рамках повторных заказов.Помощник руководителя оказался способным руководителем, и его позже возглавило высшее руководство.
неверно
У нас одновременно было несколько больших заказов. Я работал сверхурочно, и мы все сделали.
Первый ответ показывает два отличных навыка управления временем: определение приоритетов и делегирование . (На самом деле это тоже показывает общие управленческие навыки!)
Второй ответ? Что ж, «сверхурочная работа» может свидетельствовать о самоотверженности, но на самом деле это точная цифра против эффективного управления временем на рабочем месте.
2. Расскажите мне о долгосрочном проекте, которым вы занимались. Как вы успели уложиться в сроки?
справа
Моей команде пришлось разработать приложение SaaS для крупного клиента. Мы использовали Agile SLDC с двухнедельными спринтами и ежедневными стендапами / схватками. Делегируя тайм-менеджмент, мы смогли завершить проект на 20% раньше срока.
неверно
Нам пришлось разработать приложение SaaS для крупного клиента.На устранение всех нюансов ушел год. Я все время придерживался строгого графика.

Ответ справа показывает управление проектом и эффективную командную работу .
неправильный ? Это слишком неопределенно, поэтому маловероятно.
3. Опишите время, когда в вашем списке было слишком много дел. Как вы решили проблему?
справа
Наш отдел сократился, и моя рабочая нагрузка увеличилась вдвое.Я нашел способы сделать вещи быстрее, закупив новое программное обеспечение для транскрипции и создав новую систему для сортировки интервью. Я смог выполнить в два раза больше работы с одним и тем же усилием.
неверно
Во время праздничной суеты у меня было намного больше дел, чем обычно. Поскольку это означало бы работать сверхурочно каждый день, я убедил своих руководителей, что некоторые задачи не могут быть выполнены в установленные сроки, и они согласились с моими доводами.
Ответ правильный — прекрасный пример решения проблем, совладания с ними, а также творческого мышления .
Неправильный ответ на самом деле не ужасен. Иногда бывает необходимо отказаться от каких-то проектов, и хорошо, когда придет время, реализовать это.
Но ответ звучит так, как будто кандидат вообще не проявлял инициативы, что может быть красным флажком для менеджеров по найму.
Чтобы подготовиться к каждые интервью, которое может быть впереди, обязательно прочтите: Общие вопросы собеседования и лучшие ответы
4
Как сократить время Управленческие навыки? 3 главных совета
Мне неприятно рассказывать вам об этом:
Чтобы улучшить управление временем, нужны как раз, , так и практика. Но—
Есть вещи, которые вы можете начать делать сегодня, чтобы лучше управлять своим временем.И все начинается с расстановки приоритетов.
1. Поймите разницу между срочным и важным
Срочные дела требуют вашего немедленного внимания. Но то, что что-то срочно, не значит, что это важно.
Выполнение дел, которые кажутся срочными, но на самом деле не имеют большого значения, стоит всем нам много времени.
Вы всегда должны сосредотачиваться на том, что действительно важно: начиная с срочных вопросов и заканчивая менее срочными.
Для срочных, но не важных дел: попробуйте делегировать полномочия, если есть кто-то, кто может сделать это за вас. Если нет, вернитесь к ним позже (при необходимости).
Вещи, которые не являются ни срочными, ни важными? Игнорируй их. Или оставьте их напоследок, если они являются вашим виноватым удовольствием, например, видеоиграми.
Используйте матрицу приоритетов , подобную этой, для организации задач:

Вот несколько практических примеров, которые помогут вам увидеть разницу:
Срочные и важные задачи: выполнить сейчас
Срок уплаты налогов.
Внезапный кризис в работе.
Телефонный звонок от стратегического клиента. ) или Делегат
Телефонный звонок от продавца телемаркетинга.
Большинство писем.
Просьбы об услугах от коллег.
Несрочные и не важные задачи: игнорировать
Просмотр социальных сетей.
Видеоигры.
Набухший телесериал, который вы уже смотрели 8 раз.
2. Выполняйте сложную работу, когда вы знаете, что наиболее продуктивны
У всех нас есть определенное время дня, когда мы наиболее продуктивны. Если возможно, запланируйте на это время сложные задачи, требующие полной сосредоточенности.
Лично я полная противоположность утреннему человеку. Я знаю, что не могу писать первые 2–3 часа после пробуждения. Поэтому я заполняю это время более мелкими задачами, такими как ответы на электронные письма, забота о надлежащей документации моей работы и так далее.
Здесь также помогает матрица приоритетов из предыдущего раздела: если у вас есть список небольших, несрочных, но важных задач, вы всегда можете выбрать одну из них, когда у вас есть свободное время, но вы чувствуете, что не можете выполнить ничего сложного.
3. Придерживайтесь расписания и не пропускайте крайние сроки
Кейт Уилкокс, исследователь из Колумбийского университета, проанализировал полмиллиона задач, введенных в популярное приложение со списком дел, чтобы проверить пользователей ‘ поведение.
Он обнаружил, что, когда они меняли крайний срок для задачи, им требовалось в среднем на 16 дней для выполнения задачи больше, чем при сохранении исходного крайнего срока.
Отсутствие сроков также случается редко — пользователи изменили сроки для 51% задач.
Создание расписания на всю неделю, в свою очередь, поможет вам сэкономить время, которое вы потратите на решение, какую задачу делать дальше.
Лучше всего использовать список дел, чтобы запланировать все, что мы собираемся делать каждую неделю (и день) в нашем календаре, а затем просто позволить календарю направлять нас.
Календарь сам по себе может быть вашим самым важным инструментом повышения производительности. Вы можете использовать его для измерения ценности вашего рабочего времени, чтобы вы могли максимально использовать свое рабочее время.
Хотите узнать больше о том, как лучше управлять своим временем и приоритетами? Прочтите нашу статью с инсайдерскими хаками от профессиональных менеджеров проектов (плюс список самых крутых приложений для управления временем и производительности!): Как управлять своей жизнью, как профессиональный менеджер проекта (советы инсайдерам)
Ключевой вывод
Вот краткий обзор наиболее важных моментов, касающихся навыков управления временем:
Навыки управления временем входят в пятерку наиболее желаемых навыков межличностного общения на рынке труда в 2019 году.
Примеры навыков управления временем: определение приоритетов, организация, делегирование, стратегическое планирование и решение проблем.
Чтобы продемонстрировать свои навыки управления временем в резюме, не просто перечисляйте их: подкрепите их примерами из реальной жизни.
Чтобы улучшить свои навыки управления временем: сосредоточьтесь на самых важных задачах и игнорируйте те, которые являются срочными, но не жизненно важными для выполнения. Выполняйте сложную работу, когда вы чувствуете себя наиболее продуктивно, и составляйте график и придерживайтесь его.
Спасибо, что прочитали мою статью! Теперь я хотел бы получить известие от вас.Какие навыки тайм-менеджмента, по вашему мнению, сегодня наиболее важны? У вас есть вопросы о том, как включить тайм-менеджмент в резюме или обсудить это во время собеседования? Напишите мне в комментариях, и я сразу же свяжусь с вами!
12 эффективных навыков управления временем для менеджеров
Планировщики производительности и журналы — это инструменты профессии. Производительность — это искусство. Так же, как искусство очень личное для художника, продуктивность очень лична для человека.То, что работает для вас, может не сработать для меня. Это важное различие, если вы действительно хотите сделать больше за меньшее время.
Слишком многие из нас балуются советами по повышению продуктивности только для того, чтобы перейти к следующему инструменту или тренду, когда он не сработал для нас, упуская урок о том, что сработало, а что нет в этом инструменте или тенденции.
Ставим инструмент на пьедестал и скучаем по искусству. Это поклонение кисти, а не процессу рисования. Мы скучаем по искусству собственной продуктивности, когда инструмент затмевает сокровища.
Как художник, у вас есть много кистей на выбор. Вам нужна кисть, которая лучше всего лежит в руке. Вам нужна кисть, которая не отвлекает вас от вашего искусства, а сотрудничает с вами, чтобы создать множество вещей, которые вы видите в уме. Поиск такой кисти может потребовать некоторых экспериментов, но когда вы поймете, что роль кисти состоит в том, чтобы оживить ваше видение, вам будет легче найти подходящую кисть.
Планировщики такие же. Вам нужен журнал продуктивности, который поможет вам в создании вашего видения, а не тот, который утомляет или крадет вашу энергию.
Давайте познакомимся с 10 лучшими планировщиками производительности и журналами, которые помогут вам сделать больше за меньшее время.
1. Планировщик One Thing
Бестселлер NY Times, The One Thing , только что выпустил новый планировщик. Если вам понравилась эта книга, вам понравится этот ежедневник.
Гэри Келлер, основатель крупнейшей в мире компании по недвижимости Keller Williams Realty, овладел искусством сосредоточенности. Планировщик One Thing уходит корнями в отрасль, меняющую производительность.Если вы хотите нанести удар по Вселенной, это может быть вам идеальным помощником.
Получите планировщик здесь!
2. Full Life Planner
Full Life Planner — это совершенная система планирования Lifehacks, позволяющая получать результаты по всем основным жизненным аспектам, включая работу, здоровье и отношения. Этот умный планировщик — это 15 лет передового опыта Lifehack и проверенных формул успеха ведущих специалистов.
С помощью Full Life Planner вы можете согласованно согласовывать свои действия с долгосрочными вехами каждый день, неделю и месяц.Это поможет вам сделать больше и достичь своих целей.
Получите планировщик здесь!
3. The Freedom Journal
Создатель одного из самых плодотворных подкастов, Entrepreneur on Fire , Джон Ли Дюма выпустил свой дневник производительности в 2016 году. Этот журнал в твердой обложке посвящен достижению целей SMART за 100 дней.
С их сайта:
«The Freedom Journal — партнер по подотчетности, который не позволит вам потерпеть неудачу.Джон Ли Дюма проинтервьюировал более 2000 успешных предпринимателей и создал уникальный пошаговый процесс, который поможет вам УСТАНОВИТЬ и ДОСТИГНУТЬ вашу цель №1 за 100 дней ».
Получите планировщик здесь!
4. Планировщик полного фокуса
Майкл Хаятт, автор платформы и ведущий подкаста «Это ваша жизнь» , также имеет свой собственный планировщик под названием Full Focus Planner.
С сайта:
«Созданный для 90-дневного цикла достижений, Full Focus Planner® предоставляет вам контент на четверть года, поэтому вы не будете перегружены планированием (и отслеживанием) 12 месяцев.”
Этот планировщик производительности включает в себя место для годовых целей, ежемесячный календарь, квартальное планирование, идеальную неделю, ежедневные страницы, место для ритуалов, еженедельный предварительный просмотр и ежеквартальный предварительный просмотр. Он также поставляется с уроками быстрого запуска, которые помогут вам освоить использование планировщика.
Получите планировщик здесь!
5. Планировщик увлечений
Они называют себя #pashfam и думают о своем планировщике как о «бумажном инструкторе по жизни». Их форматы включают датированные, академические и недатированные журналы в твердом переплете с разными цветами.Имея более 600 000 пользователей, они зарекомендовали себя как эффективные планировщики.
С сайта:
«Календарь встреч, руководство по постановке целей, журнал, альбом для рисования, журнал благодарностей, а также личные и рабочие списки дел в одном блокноте».
У них есть программа «получи один — отдай один». За каждый купленный Планировщик увлечений они пожертвуют один студенту или кому-то из нуждающихся.
Они также предоставляют бесплатные загрузки своих планировщиков в формате PDF. Это отличный способ провести тест-драйв, если их планировщик вам подходит.
Получите планировщик здесь!
6. Планировщики карт Desire
Если вы ищете более духовно ориентированного планировщика, Даниэль ЛаПорте, автор книги «Карта желаний », создала планировщики карт Desire. С ежедневными планировщиками, еженедельными планировщиками и недатированными планировщиками вы можете найти то, что вам подходит.
За этим планировщиком стоит программа Desire Map Planner Program, включающая 3 рабочих тетради, которые не только помогут вам в использовании планировщиков, но и направят вас в ваш мыслительный процесс о своей жизни и намерениях, которые вы используете для реализации.
Получите планировщик здесь!
7. Франклин Кови Планировщики
Дедушка всех планировщиков, Франклин Кови, имеет множество вариантов, когда дело касается макетов, папок и аксессуаров. Обладая более чем 30-летним опытом работы в сфере планирования производительности, они не только предоставляют массу макетов планировщика, но и с самого начала обучают продуктивности и планированию.
С сайта:
«Добивайтесь самого важного с инновационными, высококачественными планировщиками и папками, адаптированными к вашему личному стилю.Наша система бумажного планирования поможет вам определить ценности, сформировать успешные привычки, а также отслеживать и достигать ваших целей ».
Получите планировщик здесь!
8. Планировщик производительности
Планировщик производительности от создателей самого продаваемого журнала, поддерживаемого Тимом Ферриссом, «Five Minute Journal».
Сочетание метода Айви Ли, принесшего Чарльзу Шваба миллионы, с техникой помидора, позволяющей сосредоточиться на текущем моменте, Планировщик продуктивности является одновременно интеллектуальным и эффективным.
Он позволяет планировать в течение шести месяцев, ежедневные страницы по 5 дней, еженедельное планирование и еженедельный обзор, список приоритетных задач, отслеживание времени Pomodoro и дополнительное место для заметок.
С сайта:
«Часто ли вы заняты, а более важные дела откладываются? Планировщик производительности поможет вам расставить приоритеты и выполнить несколько жизненно важных задач, которые сделают ваш день удовлетворительным. Качество важнее количества. В сочетании с техникой Помидора, которая поможет вам не отвлекаться, Планировщик производительности поможет вам лучше выполнять работу за меньшее время.”
Получите планировщик здесь!
9. Self Journal
При поддержке Даймонда Джона из Shark Tank, Self Journal использует 13-недельный подход и объединяет ежемесячное, еженедельное и ежедневное планирование, чтобы помочь вам сосредоточиться на действительно важных вещах.
Self Journal включает в себя дополнительные инструменты, которые помогут вам работать с их Weekly Action Pad, Project Action Pad, карманным журналом Sidekick, чтобы фиксировать ваши идеи на ходу, и их закладками SmartMarks, которые действуют как блокнот во время чтения.
Получите планировщик здесь!
10. Google Calendar
Возможно, вы уже используете Google Calendar для встреч, но с парой настроек вы можете использовать его в качестве планировщика продуктивности.
Производительность предполагает, что у нас есть время для работы, которую мы собираемся делать. Таким образом, если вы заблокируете время в календаре Google и обозначите его как «занято», это не позволит другим людям заполнить эти места в вашем календаре. На самом деле использовать эти отрезки времени, как вы планировали, зависит от вас.
Если вы используете инструмент бронирования, такой как «Расписание однократно» или «Календарный план», вы можете интегрировать его со своим Календарем Google.Для максимальной продуктивности и ритма я рекомендую создавать постоянный «доступный» блок времени каждый день для таких встреч.
Календарь Google является бесплатным, веб-ориентированным и точным. Если вы цените чистую прибыль и легко держите приоритеты в голове, это может быть хорошим решением для вас.
Получите планировщик здесь!
Дополнительный совет: интегрируйте 4 строительных блока производительности
Принципы, которые мы создаем внутри, столь же важны для специалистов по планированию производительности, как и сам инструмент.Есть 4 строительных блока продуктивности, использование которых увеличивает вашу энергию и результаты.
Четыре строительных блока продуктивности — это желание, стратегия, сосредоточенность и ритм. Когда вы сделаете это правильно, наличие планировщика производительности или журнала обеспечит структуру, которая поможет вам не сбиться с пути.
Блок № 1: Желание
Каким-то образом, преследуя все наши цели, мы накапливаем идеи и дела, которыми на самом деле не увлечены и к которым не стремимся. Они пробираются внутрь и отвлекают нас от действительно важных вещей.
За высокой производительностью скрывается желание. Не много маленьких желаний, но всеобъемлющая мать желаний . Желание, которое вы чувствуете внутренне, желание, которое исходит из вашей души, а не вашей логики, — это то, что вам нужно задействовать, если вы хотите повысить свою продуктивность.
Планировщик продуктивности — это просто отвлечение, если вы не понимаете, для чего все это нужно. Однако при желании ваш планировщик продуктивности предоставляет направляющие для достижения ваших целей.
Блок № 2: Стратегия
Как только вы определитесь со своим всеобъемлющим желанием, вам нужно организовать свои шаги, чтобы достичь его. Назовем это «стратегией». Стратегия похожа на сборку пазла. Вы должны сначала перевернуть все части, чтобы увидеть узоры, цвета, соединения и найти границы.
В бизнесе и в жизни мы часто пытаемся собрать нашу «головоломку», не переворачивая все части. Мы вносим много вещей в наши списки дел и забиваем наших планировщиков вещами, которые не важны для общей картины нашей головоломки.
Стратегия заключается в том, чтобы потратить время на то, чтобы выкинуть из головы все, что связано с вашей целью, а затем найти закономерности и приоритеты. Перевернув эти кусочки головоломки, вы начнете видеть более важные задачи, которые решают менее важные задачи или делают менее важные задачи неактуальными.
В бестселлере, The One Thing, главный вопрос, которому они учат, звучит так:
«Что я могу сделать, чтобы все остальное было проще или ненужнее?»
Это основа стратегии и организации того, что поражает вашего планировщика, а что нет.
Блок № 3: Фокус
Определив приоритеты, теперь вы можете сосредоточиться на Одном, что делает все остальное проще или ненужным. Вот где ваши планировщики продуктивности и журналы помогут вам удержать линию.
Поскольку вы уже перевернули кусочки пазла, вас не отвлекают новые блестящие предметы. Если появятся новые идеи, а они появятся, вы лучше увидите, как и где они вписываются в общую картину вашего желания и стратегии, что позволит вам вернуться назад и сосредоточиться на своем Едином Вещи.
Блок № 4: Ритм
Последний строительный блок продуктивности — ритм. В жизни и работе есть ритм, который лучше всего подходит вам. Когда вы находите этот ритм, время останавливается, продуктивность легка, а работа приносит радость.
Некоторые называют это потоком. По мере того, как вы оттачиваете свое самосознание относительно своего идеального ритма, вы обнаружите, что катаетесь по потоку чаще и получаете свою продуктивность.
Без этих четырех строительных блоков продуктивности вы похожи на художника с кистью, не имеющей представления, как с ее помощью создавать то, что вам нравится.Но используйте эти четыре строительных блока и вы сможете сделать больше за меньшее время.
Итог
Ваша жизнь — это ваше искусство. Каждый день у вас есть шанс создать что-то удивительное. Понимая и используя четыре строительных блока продуктивности, вы настроите себя на успех независимо от того, какой планировщик или «кисть» вы выберете.
По мере того, как вы экспериментируете с разными планировщиками, вы сужаете, какой из них лучше всего подходит для вас, и ускоряете свой путь к разрушению Вселенной.
Дополнительные инструменты для повышения вашей производительности
Автор фотографии: Анете Лусиня через unsplash.com
Что такое тайм-менеджмент в управлении проектами?
Управление временем — это управление затраченным временем и достигнутым прогрессом в выполнении задач и мероприятий проекта. Отличное управление временем требует планирования, составления графиков, мониторинга и контроля всей проектной деятельности. По данным Project Management Institute, тайм-менеджмент — одна из шести основных функций управления проектами.Когда некоторые люди говорят об управлении временем в проекте, они также имеют в виду инструменты и методы, используемые для управления временем.
Почему тайм-менеджмент важен в управлении проектами?
У проекта по определению есть официальная дата окончания. Для того, чтобы уложиться в эту дату, каждому проекту нужен график и управление своим временем и временем команды, чтобы обеспечить соблюдение графика. Представьте, что вы решили отремонтировать ванную комнату в своем доме. Вы думаете, что будете делать это в свободное время, поэтому не называете себе дату окончания или не составляете график проекта.Вы также ничего не делаете, чтобы регулярно находить время для ремонта.
Что происходит? Если вы похожи на большинство людей, ответ таков: проходят годы, а ваш «проект» никогда не завершается.
Вероятно, он сталкивается с постоянными задержками, и вы можете столкнуться со следующими проблемами:
Вы чувствовали себя слишком занятыми, чтобы работать над этим, поэтому вы отодвинули его в конец вашего списка дел
Вы не вовремя закажите новую плитку и пришлось ждать, пока они придут.
Вы не смогли найти сантехника и не смогли установить раковину или унитаз после того, как они были доставлены. должны быть забронированы за несколько месяцев вперед
И так далее
Вот почему тайм-менеджмент так важен.Без него проекты не будут выполнены вовремя или вообще не будут выполнены.
Семь основных процессов в управлении временем проекта
Планирование управления расписанием: Многие ресурсы не упоминают этот процесс при обсуждении управления временем. Но прежде чем вы сможете выполнить другие шаги, вам нужно спланировать, как вы будете управлять своим расписанием. Вам следует ответить на следующие вопросы: Какое программное обеспечение или инструмент вы будете использовать? Кто будет нести ответственность за использование программного обеспечения? Как часто будет пересматриваться расписание? Какие меры контроля будут введены, чтобы гарантировать, что все соблюдают график?
Определите действия: Когда у вас есть план управления временем, вы можете идентифицировать и определять свои действия по проекту.Часто иерархическая структура работ (WBS) используется для определения действий и задач в рамках проекта. Также следует определить основные вехи.
Последовательность действий: Теперь, когда вы знаете все задачи, которые необходимо выполнить, вы можете начать упорядочивать их в правильном порядке с помощью сетевой диаграммы.
Оценка ресурсов: В управлении проектами термин «ресурсы» часто относится к людям. Однако вам также необходимо определить, какие инструменты, материалы, системы, бюджет и другие ресурсы вам понадобятся для выполнения каждой задачи.
Расчетная продолжительность: Когда вы узнаете, какие задачи должны быть выполнены и что вам нужно для их выполнения, пора оценить, сколько времени потребуется для выполнения каждого действия. Некоторые менеджеры проектов используют PERT (методику анализа оценки программ), чтобы определить их продолжительность, особенно если задействовано множество неизвестных факторов.
Разработайте график проекта: Это можно сделать, введя свои действия, продолжительность, даты начала и окончания, последовательность и отношения в программу планирования.
Управление расписанием: После создания расписания его необходимо отслеживать и контролировать. Прогресс необходимо регулярно проверять и обновлять, чтобы вы могли сравнивать свою фактическую выполненную работу с планом. Это позволяет увидеть, есть ли области, в которых вы отстаете от графика.
Дополнительная литература:
Эффективное управление временем
Время от времени клиенты спрашивают меня, могу ли я чем-нибудь помочь им в управлении личным временем.Типичная причина в том, что они слишком много положили на свою тарелку и не могут понять, как все сделать. Итак, вот мой ответ, и это связано с большим личным опытом перехода от плохого менеджера времени к более эффективному менеджеру времени.
Есть большая разница между тайм-менеджментом и эффективным тайм-менеджментом . Для многих из нас управление временем сводится к управлению нашими списками дел — попыткам выполнить еще и вычеркнуть это из наших списков в установленные сроки, но выполнение большего еще не означает, что мы достигаем того, чего хотим.Многие из нас застряли в колесе хомяка, бегая так быстро, как только можем, и никуда не денемся.
Проблема в том, что жизнь подскажет нам еще сотню вещей, которые мы можем сделать сегодня. Есть бесконечное множество возможностей, которыми можно заняться. Напротив, эффективное управление временем больше связано с расстановкой приоритетов. Это решает, чего мы хотим — и это может быть очень сложно для некоторых из нас — что мы будем делать в этом направлении и, что еще более важно, что мы будем делать , а не .
Как и по любой другой актуальной теме, существует множество книг, предлагающих множество техник тайм-менеджмента.Моя цель здесь — упростить вопрос, а не добавлять еще больше задач в наши уже полные списки дел.
Эффективное управление временем — это пауза, чтобы ответить на 2 вопроса:
1) Какого результата я хочу достичь за заданный период времени и
2) Что я должен сделать в драгоценного времени , которое у меня есть, чтобы добиться желаемого результата?
Большинство из нас никогда не испытают эффективного управления временем, потому что мы не перестанем бегать. Мы убеждаем себя, что единственный ответ — бегать быстрее и дольше.«Это должно быть сделано, — думаем мы, — и я должен это сделать». Тирания срочности заманивает в ловушку всех нас, поэтому первый и самый эффективный шаг в управлении временем — сделать паузу. Прекратить добровольно. Не ждите, пока сердечный приступ остановит вас и заставит изменить приоритеты. Вырваться из режима реактивного механического действия.
Хорошо, теперь, когда вы перестали «делать», сделайте несколько глубоких вдохов и посмотрите вперед. В день, неделю, квартал, год впереди выберите результатов, которых вы хотите достичь.Это результаты, которые являются наиболее важными для вас . Все остальное менее важно и отвлекает вас от достижения того, чего вы хотите больше всего. Выделите регулярное время, чтобы понять, что важно, даже если поначалу это кажется чуждым. Эта ясность необходима для эффективного управления своим временем и действиями. Чем яснее вы понимаете, чего хотите и почему, тем более невосприимчивыми вы будете отвлекаться.
С ясными мыслями о результатах ответьте на второй вопрос: что мне делать в драгоценное время, которое у меня есть, для достижения каждого желаемого результата?
Звучит так просто — и процесс действительно таков, — но это непросто и абсолютно невозможно без пауз.Сложнее всего выбирать между всем, что мы можем сделать, чтобы выделить несколько вещей, которые мы должны сделать для достижения наиболее важных результатов. Регулярно следите за процессом — сделайте паузу и ответьте на два вопроса — и я обещаю, что это станет проще, и вы станете эффективным распорядителем времени.
Последнее предложение. Если вы еще не используете EOS®, предпринимательскую операционную систему® для эффективного ведения своего бизнеса и управления им, начните прямо сейчас. Вся система была разработана с учетом эффективного управления временем — включая все правильные паузы, уточнение желаемых результатов и сосредоточение вас и всей вашей команды на выполнении того, что должно быть сделано в то время, которое у вас есть для эффективного достижения желаемых результатов.Позвоните по номеру 877-EOS-1877, чтобы назначить бесплатный звонок, чтобы узнать больше.
Простых советов по тайм-менеджменту — NHS
Если кажется, что у вас никогда не бывает достаточно времени, лучшее управление временем может помочь вам восстановить контроль над своими днями.
Будь то работа или образ жизни в целом, умение эффективно управлять своим временем может помочь вам почувствовать себя более расслабленным, сосредоточенным и контролируемым.
«Целью правильного управления временем является достижение желаемого баланса образа жизни», — говорит Эмма Дональдсон-Фейлдер, дипломированный профессиональный психолог.
На этой странице собраны лучшие советы Эммы по более эффективному управлению временем.
Определите свои цели
«Определите, кем вы хотите быть, какие жизненные приоритеты и чего вы хотите достичь в своей карьере или личной жизни», — говорит Эмма. «Это является руководящим принципом того, как вы проводите свое время и как вы им распоряжаетесь».
После того, как вы составили общую картину, вы можете определить краткосрочные и среднесрочные цели. «Знание своих целей поможет вам лучше планировать и сосредоточиться на том, что поможет вам достичь этих целей», — говорит Эмма.
Составьте список
Списки дел — хороший способ оставаться организованным. «Попробуйте и посмотрите, что лучше всего подходит для вас», — говорит Эмма.
Она предпочитает вести один список дел, чтобы не терять из виду несколько списков. «Ведение списка поможет вам определить свои приоритеты и сроки. Это поможет вам отложить несрочные задачи».
Убедитесь, что вы храните свой список в доступном месте. Например, если у вас всегда есть телефон, держите его в телефоне.
Ориентация на результат
Правильное управление временем на работе означает выполнение работы высокого качества, а не большого количества.Эмма советует сосредоточиться не на том, насколько вы заняты, а на результатах.
«Тратить больше времени на что-то не обязательно приводит к большему», — говорит она. «Дополнительный час на работе в конце дня, возможно, не самый эффективный способ управлять своим временем».
Перерыв на обед
Многие люди работают во время обеденного перерыва, но Эмма говорит, что это может быть контрпродуктивным. «Как правило, если вы будете находиться вдали от рабочего места не менее 30 минут, это поможет вам быть более эффективными во второй половине дня», — говорит она.
«Прогуляйтесь на свежем воздухе или, еще лучше, займитесь спортом», — говорит Эмма. «Вы вернетесь к своему столу полными сил, с новым набором глаз и обновленным вниманием».
Планирование дня с полуденным перерывом также поможет вам разбить работу на более управляемые части.
Расставьте приоритеты для важных задач
Задачи можно сгруппировать в 4 категории:
срочно и важно
не срочно, но важно
срочно, но не важно
ни срочно, ни важно
Люди, которые хорошо распоряжаются своим временем, сосредотачиваются на » не срочные, но важные «дела».Таким образом они снижают шансы того, что деятельность когда-либо станет «срочной и важной».
«Цель состоит в том, чтобы научиться лучше сокращать количество срочных и важных задач. Работа со слишком большим количеством срочных задач может вызвать стресс», — говорит Эмма.
Практикуйте «4 D»
Одно исследование показало, что каждый третий офисный работник страдает от стресса, связанного с электронной почтой. Принятие решения в первый раз, когда вы открываете электронное письмо, имеет решающее значение для правильного управления временем.
Эмма советует попрактиковаться в «4 Ds»:
Delete: вы, вероятно, сможете удалить половину писем, которые получаете сразу.
Сделайте: , если письмо срочное или его можно быстро заполнить.
Делегат: , если электронная почта может быть лучше обработана кем-то другим.
Отложить: отложить время позже, чтобы потратить его на электронные письма, обработка которых займет больше времени.
Последняя проверка страницы: 9 ноября 2018 г.
Срок следующего рассмотрения: 9 ноября 2021 г.
Производительность — это не о тайм-менеджменте.Речь идет об управлении вниманием.
Хорошо, конечно, но зачем смещать акценты?
Согласно общепринятому мнению об управлении временем, вы должны ставить цели на тот момент, когда вы хотите закончить задачу. Решил попробовать для этой статьи. Требовалось 1200 слов, поэтому я сел в 8 утра и дал себе три часа, что позволило мне писать в неторопливом темпе шесть слов в минуту. Затем я потратил следующие шесть минут на то, чтобы написать в общей сложности ноль слов, глядя на мигающий курсор.Единственная задача, которую я выполнил, — это поиск в Google, был ли курсор назван в честь всех писателей, проклявших его. (Да, я знаю, что ты издеваешься надо мной, жалкое моргание, оправдание прямоугольника.) Затем я подумал, сколько слов я на самом деле печатаю в минуту, и прошел тест на набор текста. Мне не понравился мой результат, поэтому я взял еще один… и еще один.
В конце концов я разочаровался и переключился на управление вниманием. Э. Уайт однажды написал: «Я встаю утром, разрываясь между желанием улучшить (или спасти) мир и желанием наслаждаться (или смаковать) мир.Это затрудняет планирование дня ». Но в ходе своего исследования я обнаружил, что продуктивные люди не беспокоятся о том, какое желание преследовать. Они занимаются обоими одновременно, тяготея к проектам, которые лично интересны и социально значимы.
Поэтому вместо того, чтобы сосредоточиться на том, как быстро я хотел закончить эту статью, я спросил, почему я вообще согласился написать ее: я мог бы узнать что-то новое при обобщении результатов исследования; У меня наконец-то есть куда указывать людям, когда они спрашивают о продуктивности; и это могло бы помочь некоторым из этих людей.Это заставило меня задуматься о конкретных людях, которые могли бы это прочитать, что напомнило мне Майкла. Бум.
Часто наши проблемы с производительностью вызваны не недостатком эффективности, а недостатком мотивации. Продуктивность — не добродетель. Это средство для достижения цели. Только добродетельно, если конец достоин. Если ваша цель — продуктивность, вы должны полагаться на силу воли, чтобы заставить себя выполнить задачу. Если вы обратите внимание на то, почему вам нравится проект и кто получит от него пользу, вы будете естественным образом вовлечены в него благодаря внутренней мотивации.
Но как мне оставаться на задаче, если меня не беспокоит время?
Управление вниманием также включает в себя отслеживание того, где вы делаете дела. Я вырос в Мичигане, и когда я вернулся туда в аспирантуру, я пытался убедить друга с Западного побережья присоединиться ко мне.
«Слишком холодно и серо», — сказала она после визита во время метели. Затем она отправилась в Стэнфорд. Следующая зима в Мичигане была самым холодным и серым сезоном, который я мог вспомнить, и я никогда не был более продуктивным.Делать было нечего, кроме работы!
Разумеется, серия исследований, проведенных Джулией Ли (сейчас в Мичигане), показывает, что плохая погода способствует продуктивности, потому что нас меньше отвлекает мысль о выходе на улицу. Исследователи обнаружили, что в дни, когда шел дождь, сотрудники японских банков быстрее завершали операции, а в дни, когда в Америке была плохая погода, люди более эффективно исправляли орфографические ошибки в эссе. Имея это в виду, я намеренно ждал, чтобы начать писать эту статью, до следующего дня после снежной бури, когда тающая слякоть за моим окном не понравилась.
Добавить комментарий Отменить ответ
Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *
Комментарий *
Имя *
Email *
Сайт