«У меня нет на это времени» – вот наиболее частое оправдание, которым пользуются люди. Они заявляют, что с удовольствием создали бы новую компанию, изучили новый инструмент, продали изобретение, написали книгу или сделали еще что?нибудь, но для этого… | |
Ежедневно мы тратим в среднем 20 минут, чтобы добраться на работу, 60 минут на обеденный перерыв, 45 минут на то, чтобы приготовить ужин и т.д. Стирка, мытье посуды, выбрасывание мусора, ожидание загрузки компьютера – все эти мелкие дела занимают… | |
Опаснейшая болезнь, которая рано или поздно похоронит ваши мечты вместе с вами…. | |
За 20 минут можно вытерпеть любое действие, которые вы совсем не хотите делать. ![]() | |
Как вы проводите утро? Ответ на этот вопрос и подход к тайм-менеджменту многое говорит о вас и о ваших шансах на успех. Журнал FastCompany спросил успешных людей «Как вы начинаете свой рабочий день?». Вот дела, которые значатся (или, наоборот, не зна… | |
1. Нечеткая постановка цели. 2. Отсутствие приоритетов в делах. 3. Попытка слишком много сделать за один раз. 4. Отсутствие достаточного представления о предстоящих задачах и путях их решения (неясные ожидания руководителя). 5. Плохое пла… | |
Важнейшее условие рационального использования времени — расстановка приоритетов, или глобальных целей. ![]() | |
Успешный человек – от слова «успевать». Говорят также, что успевает все тот, кто никуда не спешит. Ниже приведены 10 правил тайм-менеджмента или искусства успевать все: 1. Планируйте свое время. Основная потеря времени идет от отсутствия планов… | |
| |
«С понедельника начну новую жизнь, буду ходить в тренажерный зал, заниматься йогой, делать самомассаж, качать пресс…» — каждый из нас периодически ставит себе какие-то цели и не достигает их, переносит на следующий месяц, на несколько месяцев, на год. ![]() | |
Вы слишком заняты несущественным: деньги, политика, респектабельность. Вы стали слишком внимательны к тому, что о вас думают другие , к тому, что они скажут про вас. Вы так боитесь этих мнений, вы начинаете жить согласно этим мнениям. Вы всегда следу… |
Что не так с советами по тайм-менеджменту
Личные качества и навыки Эрих К. Дирдорф Фото: Maurizio Cigognetti/Getty Images
Так как же нам научиться лучше управлять временем? Недостатка в советах по этому вопросу, определенно, нет. К нашим услугам книги и блоги, лайфхаки и мобильные приложения, специально созданные для желающих покорить тайм-менеджмент с помощью готовых к употреблению инструментов. Однако эти инструменты, как бы эффективно они ни были устроены, вряд ли помогут добиться результата. Попросту говоря, они рассчитаны на пользователя с базовыми навыками, однако для эффективного использования любого из этих инструментов или приложений изначально необходимы умения, которые и составляют суть тайм-менеджмента. Например, разве кто-то будет всерьез ожидать, что, купив хороший набор ножей, передовое кухонное оборудование и свежие продукты, он сразу станет пятизвездочным шеф-поваром? Конечно, нет.
К счастью, навыки, составляющие суть тайм-менеджмента, многократно исследовались. Под тайм-менеджментом здесь понимается процесс принятия решений, позволяющий распределять, фиксировать и перераспределять свое время с учетом меняющихся внешних условий. Успех в этой задаче определяют три конкретных навыка:
Осознанность:
Систематизация: формирование и упорядочивание личных целей, планов, графиков и задач, позволяющих эффективно использовать время.
Адаптация: отслеживание использования времени в процессе выполнения действий, подразумевающее перестройку изначальных планов с учетом вынужденных перерывов или изменения приоритетов.
Пожалуй, из этих трех навыков систематизация — самый известный, ведь недаром большинство приложений и лайфхаков относятся к созданию графиков и планированию. Однако осознанность и адаптацию упоминают нечасто. И здесь возникают важные вопросы с точки зрения развития этих навыков. Они одинаково важны? Вызывает ли какой-то их них особые трудности? Есть ли различия в том, как часто каждый из них встречается?
Оценка навыков тайм-менеджмента
Чтобы ответить на эти вопросы, я изучил результаты более чем 1,2 тыс. человек, принявших участие в тридцатиминутном эксперименте с микромоделированием, разработанном для объективной оценки навыков тайм-менеджмента. Участникам предложили роль дизайнера на фрилансе и поручили управлять задачами и отношениями с клиентами и коллегами на коммуникационной платформе с электронной почтой, мгновенными сообщениями, облачными хранилищами для файлов и т. п. Им пришлось решать, в частности, такие задачи, как устранение накладок в рабочем графике, расстановка клиентских требований по степени приоритетности, а также выбирать, как использовать (или не использовать) свое время.
По результатам я сделал несколько веских выводов.
Во-первых, все три навыка оказались одинаково важны для общих результатов тайм-менеджмента. Следовательно, тот, кто совершенствует только навыки составления графиков и планирования (то есть систематизации), игнорирует две трети компетенций, необходимых для эффективного управления временем. Понятно, почему новые инструменты могут вызывать у нас такое разочарование и ощущение, что мы ни на волосок не приблизились к тому, чтобы стать мастерами тайм-менеджмента.
Во-вторых, самые большие затруднения возникают с осознанностью и адаптацией. Оценки по ним оказались в среднем на 24% ниже, чем по навыку систематизации. Получается, что навыки осознанности и адаптации не только реже встречаются, но и сами по себе, без целенаправленных изменений, вызывают наибольшие трудности. Кроме того, оказалось, что от осознанности, главным образом, зависит, насколько успешно люди избегают прокрастинации, а от адаптации — насколько успешно они распределяют свои действия по приоритетности.
В-третьих, полученные выводы не соответствовали популярным доводам о преимуществах и недостатках многозадачности. В ходе опроса по окончании эксперимента участники ответили, как они относятся к многозадачности. Их ответы показали, что предпочтения по поводу многозадачности (которую ученые называют «полихронность») вообще-то никак не связаны с навыками тайм-менеджмента. То, насколько хорошо или плохо люди управляли своим временем, никак не влияло на их готовность делать несколько дел одновременно. Так что преувеличенное внимание к многозадачности в самых разных рекомендациях относительно тайм-менеджмента едва ли даст хороший результат.
В-четвертых, полученные данные показывают, что сам человек не может точно оценить свое умение управлять временем. Например, баллы, выставленные себе участниками, менее чем в 1% случаев совпадали с результатами объективной оценки. Более того, различия в фактических показателях тайм-менеджмента самооценка отражала всего на 2%. Эти результаты согласуются с выводами ранее опубликованных исследований о точности самооценки компетенций и о возникающих в связи с этим сложностях в работе над собой и развитии лидерских качеств.
Как улучшить свои навыки тайм-менеджмента
Что же можно сделать, чтобы эффективно подготовиться к освоению тайм-менеджмента? Для этого необходимо прежде всего понять, на чем сосредоточить внимание. Чтобы ответить на этот вопрос, важно внимательно проанализировать уровень развития навыков на текущий момент. Вот три предварительных шага, которые помогут в дальнейшем эффективно работать над собой.
Точно оцените свои навыки тайм-менеджмента. Этого можно добиться с помощью инструментов объективной оценки, таких как микромоделирование, обратная связь от других (коллег или начальника) либо выбор базовой модели для оценки достигнутых результатов.
Поймите, что ваши предпочтения влияют на ситуацию, но не так, как вы думаете. Понимание своих предпочтений или особенностей применительно к тайм-менеджменту — вроде многозадачности или инициативности — поможет вам лучше понять, с чем могут быть связаны трудности, поскольку вам придется ломать свои сложившиеся привычки. Но помните, что навыки, в отличие от характера, наиболее пластичны, и именно в этой части работа над собой даст вам максимальную отдачу.
Определите самый главный навык, над которым нужно поработать. Возможно, это очевидно, но ключ к успеху здесь — не пытаться делать «все понемногу», не разбрасываться. Лучше расставить приоритеты в развитии своих навыков и сначала сосредоточить внимание на самой острой потребности и затем перейти к следующей.
Есть несколько подтвержденных тактик, позволяющих улучшить свои навыки управления временем. Ниже приведено несколько примеров. Очень важно понимать, что эти тактики предназначены для развития ваших базовых навыков, которые в итоге помогут добиться успехов в тайм-менеджменте. Сами по себе они не являются конечной целью.
Развивайте осознанность. Различайте качественную и количественную эффективность: первая — это когда человек работает хорошо, а вторая — когда он работает быстро. И то, и другое очень важно. Борьба за количественную эффективность сама по себе контрпродуктивна.
Определите время вашей наибольшей производительности. Разделите свой обычный день на три-четыре интервала и на основании недельных наблюдений расставьте эти интервалы по порядку от самого продуктивного до наименее продуктивного (самый продуктивный соответствует наибольшей производительности).
советуем прочитать
Маккомб Уильям
Мередит Файнман
Войдите на сайт, чтобы читать полную версию статьитайм-менеджмент — последние статьи и новости
Предпринимательство — 2 месяца назадКак планировать время, чтобы это работало и не бесило
Все книги по саморазвитию пестрят заголовками о важности планирования рабочего дня. Его преимущества – это быстрое включение в работу, возможность точно распределить время и расставить дела по приоритету. Лично для меня список дел создает видимость, что выполнить можно любую работу – вот же оно записано в блокноте, стоит только сделать и вычеркнуть. Но это не так.
«Если вы не запланировали удовольствие, в вашей жизни его не будет»: 7 правил, чтобы успевать всё
Я знаю по себе, как владельцы бизнеса и руководители сейчас перегружены. Но как организовать свою работу так, чтобы она была эффективной, позволяла достигать целей, но при этом находилась в гармонии с другими сферами жизни? Помочь в этом может организация времени.
HR — 4 месяца назад«Не ваших» людей видно сразу. Как адаптировать нового человека в команду и не сойти с ума: 10 правил
Я с 2008 года в IT. За это время произошла масса изменений и к ним приходилось адаптироваться самому, помогать с этим другим. Мне удалось накопить 10 принципов, которые помогут упростить процесс адаптации.
Добиться успеха можно в любой сфере, главное – дисциплина: как я строю жизнь и бизнес, чтобы все получалось
Знаете, почему первым «Евросоюзом» стала Римская империя, а не, например, греческая? Греки были культурнее, развитее, они были мотивированы победами Александра Македонского, но их победили «провинциалы с Тибра».
Идеи лидеров — 1 год назад«Отложите на завтра то, что можно сделать завтра»: 8,5 рабочих советов, как управлять своим временем
Петр Синегуб BLOG
Основатель компании «Мир весов», сооснователь бизнес-сообщества Board
Тайм-менеджмент – в переводе с английского означает «управление временем». Временем, разумеется, управлять нельзя, и настоящая задача тайм-менеджмента – это упорядочить использование времени (личного и рабочего), чтобы успеть сделать все важные дела.
Вдохновение — 1 год назад4 способа все успевать и не сойти при этом с ума
Когда читаете посты людей, которые даже в «хандрическую» пору года успевают делать 100500 дел, ловите себя на мысли, что они прилетели с другой планеты? Какие новые привычки стоит выработать в себе, чтобы от вала задач не дергался глаз? В книге Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» можно найти несколько полезных советов.
«Вас все хотят обмануть». 5 болей руководителя и как с ними бороться – мнение
Андрей Чумаченко – сооснователь и управляющий партнер агентства интернет-маркетинга Netpeak. Он успел поработать там копирайтером, SMM-специалистом, руководителем отдела маркетинга, директором по развитию и креативным директором. Также Андрей ведет Telegram-канал Sad But True.
Вдохновение — 2 года назадДесять книг по тайм-менеджменту, которые учат добиваться своего
Как добиваться реальных результатов в бизнесе и жизни? Как упорядочить свой день, быть эффективнее и продуктивнее?
Инфоповод — 2 года назадЧего добились в этом году и чего хотите в следующем? Идеальный планировщик от Дениса Жаданова, Readdle, поможет это понять
Вице-президент компании Readdle Денис Жаданов создал планировщик на 2020 год под названием MyWay 2020. Его цель – помочь вам лучше понять себя и достичь новых целей. Редакция MC.today рассказывает детали.
Как успеть все и оставить время для себя. Советы гуру тайм-менеджмента Дэвида Аллена в Киеве
Дэвид Аллен – автор бестселлеров по тайм-менеджменту и создатель всемирно известной методики управления временем Getting Things Done (Привести дела в порядок – прим. ред.). Ее суть в том, что успех в делах напрямую зависит от того, насколько детально и эффективно они спланированы.
Истории — 4 года назадКак я все успеваю и не схожу с ума. 10 приемов от PR-специалиста Ольги Селезневой
На нехватку времени зачастую жалуются те, кто не умеет им распоряжаться. Ключ к личной эффективности прост – самодисциплина. Так считает Ольга Селезнева – директор по коммуникациям Совета бизнес-омбудсмена.
1 Истории — 4 года назадМаркетинг-консультант Роман Рыбальченко: Как медитация помогла мне навести порядок в работе и жизни
Роман Рыбальченко – основатель агентства Roman.ua и автор подкастов о компаниях, которые делают продукты в интернете «Продуктивный Роман». Он рассказал о том, какой бывает медитация и чем она может быть полезна деловым людям.
Тайм-менеджмент не работает
ЛЕТО, 2006 ГОД
Знания в голове оставались: методики, правила, система, все дела. Но я по-прежнему встречал рассвет за компьютером. Я понял, что никакой это не тайм-менеджмент, и пошел спать.
С тех пор прошло семь лет, и постепенно я научился управлять своим временем. Все еще есть недочеты, но прояснился главный принцип. Можно прочитать десяток американских книг и никак не улучшить свою жизнь. Дело не в книгах. Ошибки проявляются на практике.
Нерегулярность и несистемность
Методики тайм-менеджмента не работают, если применять их частично. Нельзя тайм-менеджерить один проект и пустить на самотек всё остальное. Нельзя сегодня записывать новые задачи в календарь, а завтра — на листочек в блокнот.
Если вы обращаетесь к тайм-менеджменту только в моменты коллапса, подумайте вот над чем: может быть, коллапс наступает именно потому, что все остальное время вы не управляли своей работой?
ЧТО ДЕЛАТЬ
Осознать, что эпизодический тайм-менеджмент не работает. Добиться регулярности и системности.
Слишком сложные инструменты
В 2010 у меня уже был Айфон, но я все еще вел списки задач в блокнотике:
Записать в блокнот проще, чем в Айфон. Тайм-менеджерское приложение за 10$ не работает, если рядом бумага
и ручка. Не важно, что у него синхронизация с календарем и сортировка дел на основе геолокации. Если добавлять
задачу слишком долго, никто этим не будет пользоваться.
Сейчас у меня на компьютере всегда открыт Гугл-календарь и Things. В Things я мгновенно скидываю рабочие заметки и задачи, в календарь — встречи и события. Сюда же подтягиваются дела из Мегаплана.
ДОБАВЛЕНИЕ ДЕЛА В КАЛЕНДАРЬ
Дело в Гугл-календаре добавляется мгновенно: кликаю в нужную дату, пишу «14:30 Заседание кафедры». Нажимаю ОК.
В Мегаплане проще:
Это удобнее, чем в Гугле, но на меня действует сила привычки.
ЧТО ДЕЛАТЬ
Используйте максимально простые инструменты тайм-менеджмента и всегда держите их под рукой. Добавить задачу должно
быть проще, чем потянуться за блокнотом и ручкой. Инструменты тайм-менеджмента должны быть в переферии
и не отвлекать от основной работы.
Списки как вещи в себе
Распространенная ошибка: составить длинный список дел, полюбоваться на него и сделать потом совершенно другое. Не от злого умысла, а оттого, что жизнь вносит свои коррективы.
Слишком подробный план создает ощущение проделанной работы. Сразу чувствуешь себя молодцом, хотя, на самом деле, едва сдвинулся с мертвой точки.
ЧТО ДЕЛАТЬ
Чтобы не попадаться в эту ловушку, избегайте слишком подробного управления будущим. Не нужно составлять график встреч и список дел на месяц вперед. Лучший список дел — тот, который быстро заканчивается.
ДОМАШНЕЕ ЧТЕНИЕ
О тщетности долгосрочного планирования читайте «Реворк». Отличная книга об экономном и разумном бизнесе.
Нереалистичные ожидания
Иногда неосознанно убеждаешь себя, что дело делается быстрее, чем в реальности: что побриться, одеться, обуться
и выйти в город из дома можно за 5 минут; что рассылка напишется за полчаса; что «сейчас мы эту пробку объедем,
и за пять минут домчим».
Не домчим.
Я стараюсь избавиться от детской веры, что, если очень захотеть, можно успеть все и везде. Это осознание приходит постепенно, и оно здорово помогает жить.
Стало ясно, что две встречи с клиентами в городе — это полный рабочий день, учитывая все сборы и перемещения. И если я не успею за день больше ничего, я не буду расстраиваться — ведь это я поставил две встречи на этот один день. Я знал, на что иду.
Я знаю, что в три часа ночи голова уже не соображает, и глупо от нее требовать хорошей работы. Я не мучаюсь и ложусь спать.
Так во всем. От Октябрьской до Дмитровской ехать полчаса, а не 10 минут. Поход за продуктами — это полный час, а не «туда-обратно». На главу диссертации уходит месяц, а не два полных дня в выходные.
Нет ничего героического в том, чтобы запланировать на следующую неделю месячный объем работ. Все равно не успеешь.
В чем тогда смысл? Гораздо лучше себя чувствуешь, когда перед тобой реалистичный план, и ты ему четко следуешь.
В ТРИ ЧАСА НОЧИ ГОЛОВА УЖЕ НЕ СООБРАЖАЕТ, И ГЛУПО ОТ НЕЕ ТРЕБОВАТЬ ХОРОШЕЙ РАБОТЫ. Я НЕ МУЧАЮСЬ И ЛОЖУСЬ СПАТЬ
ЧТО ДЕЛАТЬ
Осознайте, что дела делаются столько, сколько нужно, а не сколько вы захотите. Фиксируйте время, которое вы тратите на дела. Это ваша реальность. Ориентируйтесь по ней и стройте реалистичные ожидания от себя. Тогда появится ощущение власти над своими делами, а не наоборот.
Сигареты
Раньше я убеждал себя, что курю из-за стресса и нагрузок. Это был такой способ сказать окружающим: «Смотрите, как мне тяжело, какой я замученный и несчастный!»
Я не понимал, что примерно за треть моего несчастья отвечали сигареты. Это от них, а не от стресса, болела голова. Это из-за них было трудно вставать по утрам. Это из-за них я не успевал делать все те большие дела, которые меня ждали. Жалея себя сигаретами, я только усугублял проблему.
Ловкий трюк, Филипп Моррис!
Потом Аллен Карр мне все объяснил, и я навсегда избавился от нервного стрессового курения. Оказалось, что работать
без сигарет примерно на 30% эффективнее. Но это просто так не передашь в тексте — это нужно прочувствовать.
ЧТО ДЕЛАТЬ
Курильщикам прочитать Аллена Карра. Это не панацея, но многим поможет. Некурящим — так держать ;-)
ПОДВОДЯ ИТОГ
Я рассказал о пяти проблемах тайм-менеджмента, которые осознал за последние семь лет:
о несистемности,
сложных инструментах,
слишком подробных планах,
нереалистичных ожиданий от себя
и сигаретах.
Мой опыт небольшой. Я хочу узнать о вашем опыте и проблемах. Пришлите свою историю тайм-менеджмента: с какими
проблемами столкнулись, каких успехов добились, что вам помогло и почему. Возможно, из этого получится новый выпуск
рассылки. Только не рассказывайте об американских методиках — их все знают. Расскажите о личном опыте.
Смотрите материал crm для стоматологии в нашем блоге
Блог про HR-аналитику: Тайм-менеджмент вас не спасет
Перевод статьи Time Management Won’t Save You
Статья с сайта Гарвард Бизнес Ревью. Автор Dane Jensen is CEO of Third Factor, an inter-disciplinary leadership development firm that operates in sport, business, academia, and government. He is affiliate faculty at the Kenan-Flagler School of Business at the University of North Carolina, teaches at the Smith School of Business at Queen’s University in Canada, and is the author of the book, “The Power of Pressure”
Следите за статьями в нашем телеграм канале HR-аналитики.
Обычный тайм-менеджмент часто неэффективен в борьбе с перегрузками и снижении стресса. Его ориентация на более эффективную работу только побуждает нас брать на себя еще больше задач. Лучший подход — в первую очередь сократить количество задач, которые мы берем на себя, установить конкретные принципы для решения, какие категории вещей вы не будете делать, и создать такие структуры, как установление дня, когда собрания не будут проводиться.
Главный источник стресса для многих — это всепроникающее чувство, что времени никогда не хватает. В ответ многие из нас обращаются к тайм-менеджменту. Мы стараемся втиснуть часовые встречи в получасовые спринты, будучи «более эффективными», или помещаем более мелкие задачи в пробелы в нашем календаре, чтобы минимизировать непродуктивное время. И все же, как это ни парадоксально, тайм-менеджмент часто увеличивает стресс, с которым мы сталкиваемся, вместо того, чтобы уменьшать его. По мере того, как мы становимся более эффективными, мы освобождаем место для еще большего количества задач и чувствуем еще большее давление. Когда мы чувствуем себя подавленными, нам лучше бороться с первопричинами: огромным объемом задач, решений и отвлекающих факторов.
Ловушка тайм-менеджмента
Переход к удаленной работе после начала пандемии Covid-19 стал интересным естественным экспериментом, который иллюстрирует парадокс управления временем. Более трех четвертей людей сообщают, что работа из дома экономит им время, обычно связанное с поездками на работу и деловыми поездками, а около половины удаленных сотрудников сообщают, что они более продуктивны.
Несмотря на самооценку экономии времени и повышения производительности, данные компании Atlassian, производящей корпоративное программное обеспечение, показывают, что средний рабочий день во всем мире увеличился на полные 30 минут — в отличие от того, что мы ожидаем от людей, использующих свое время более продуктивно. Проблема усугубляется тем, что дополнительные 30 минут работы приходятся в основном за счет того, что обычно является вечерним досугом.
Тайм-менеджмент обещает нам, что, если мы станем более эффективными, мы сможем освободить место для комфортного размещения всех наших дел. И все же управление временем похоже на рытье ямы на пляже: чем больше яма, тем больше воды устремляется, чтобы заполнить ее. В мире потенциально бесконечных потребностей освобождение часа в вашем календаре сродни запуску сигнальной ракеты, объявляющей о вашей способности перейти к другому проекту или взять на себя дополнительную роль.
Это не означает, что тайм-менеджмент не имеет ценности. Производительность важна. Но в мире, где выгорание стремительно растет, нам также нужны стратегии для устранения объема, а не просто для его приспособления. Есть три вещи, которые вы можете сделать, чтобы выбраться из ловушки.
1. Уменьшите объем задач.
Задачи представляют собой соглашение: «Я займусь обновлением бюджета к встрече на следующей неделе», «Я возьму что-нибудь на ужин по дороге домой» или «Я пришлю вам обновленную презентацию PowerPoint сегодня вечером. ”
Как только соглашение заключено, оно начинает создавать давление, требующее выполнения. Если нам нужно разорвать или пересмотреть соглашение, мы добавляем дополнительный стресс из-за сложного разговора и чувство вины за то, что подвели кого-то. Чтобы уменьшить давление со стороны объема задач, держите очередь впереди, чтобы вам не пришлось пересматривать переговоры позже. То, как вы держитесь линии, зависит от того, будет ли ваша куча дел расти из задач, которые вам назначены, или из задач, которые вы решите взять на себя.
При выполнении порученных вам задач думайте о приоритетах, а не о времени. Когда начальник просит вас что-то сделать, ответ «у меня нет на это времени» может показаться слишком резким. Вместо этого подумайте о том, чтобы спросить: «Где вы хотите, чтобы я расставил приоритеты по сравнению с x, y и z?» Это позволяет добиться двух вещей. Во-первых, ответственность за расстановку приоритетов ложится на начальника, а не на вас. Во-вторых, он переводит обмен с бинарного выбора на совместное обсуждение того, что является наиболее важным.
Для задач, которые вы планируете добавить на себя, сначала блокируйте календарь. Мы часто подавляем себя, потому что слишком оптимистично оцениваем свои возможности. Мы смотрим в наш календарь, видим дневной свет и думаем: «Хорошо, я, наверное, сделаю это к пятнице». А потом наступает пятница, и — о чудо — нам нужно пересмотреть договор.
Проблема в том, что в вашем календаре обычно отображаются только утверждения о вашем времени, связанные с синхронной работой (задачи, которые вы выполняете с другими людьми одновременно с ними): встречи, телефонные звонки, кофейные чаты и т. Д. Ваши задачи — это параллельный список соглашений с другими людьми об асинхронной работе (задачи, которые вы выполняете самостоятельно, а не в режиме реального времени с другими), которые требуют вашего времени. Решение? Объедините свой календарь и список дел, заблокировав время в календаре для каждого из ваших дел. Получив полное представление о взятых на себя обязательствах, вы сможете увидеть свои реальные возможности, прежде чем согласитесь взять на себя больше.
2. Замените решения принципами
Прошлый год был отмечен бесконечным парадом решений: отправлять ли я детей в школу? Могу я навестить родителей? Безопасно ли вернуться в офис? Постоянное принятие решений с важными последствиями и неполной информацией может привести к тому, что ученые называют когнитивной перегрузкой, когда требования от умственной работы, которую нам необходимо выполнять, превышают наши способности справляться. Когнитивная перегрузка увеличивает вероятность того, что вы совершите ошибку, и в значительной степени способствует возникновению чувства подавленности.
Вы можете начать снижать когнитивную нагрузку, заменив решения абсолютными принципами. Например, наука о похудании говорит нам, что гораздо эффективнее сказать: «Я не буду есть после 19 часов», чем «Я ограничу свои перекусы после 19 часов». Последнее создает бесконечное количество перекусов. последующие решения: «Можно мне эту чашку йогурта? А что насчет фрукта? » Абсолютный принцип отказа от еды после 19:00 закрывает дверь раз и навсегда. Решения исчезают.
Тим Феррис, успешный автор и подкастер, называет это «поиском единственного решения, которое отменяет 100 решений». Для Феррисса это означало установление принципа не читать новых изданных книг в 2020 году. После многих лет, когда авторы и их публицисты заставляли читать, рецензировать или анонсировать десятки новых или готовящихся к выпуску книг в неделю, этот общий принцип освободил его от сотни индивидуальных решений.
Известно, что Стив Джобс решил носить одно и то же каждый день, чтобы избавиться от усталости, связанной с выбором наряда каждое утро. Джон Макки, управляющий директор канадской компании по подбору руководителей Heidrick & Struggles, установил принцип отсутствия встреч по пятницам. Не сумев сэкономить время для глубокой работы, приняв индивидуальные решения о том, какие встречи принимать или отклонять, он создал день в неделю, на котором он может сосредоточиться.
3. Используйте структуру, а не силу воли, чтобы свести к минимуму отвлекающие факторы.
Отвлекающие факторы отвлекают нас от выполнения наших задач и принятия наиболее важных решений. Отвлечение является особенно разрушительным фактором, вызывающим чувство подавленности, потому что они мешают нам почувствовать, что мы делаем успехи в борьбе с источниками давления.
Когда вы пытаетесь использовать силу воли, чтобы не отвлекаться, например, в социальных сетях, вы противопоставляете себя армии величайших умов нашего поколения. Они без устали сосредоточены на том, как использовать то, что президент-основатель Facebook Шон Паркер назвал «уязвимостью человеческой психологии», чтобы украсть часть вашего внимания. Когда дело доходит до отвлечения, структура каждый раз превосходит силу воли.
Несколько руководителей, с которыми я работал в сфере бизнеса, установили в течение дня периоды, когда они отключают Wi-Fi на своем ноутбуке, чтобы сосредоточиться. Другие проводят 30-минутные занятия, во время которых их команда может ответить на вопросы и получить направление. Это резко сократило количество людей, спрашивающих: «Могу я схватить тебя на пять минут?» в течение дня.
Бывший генеральный директор Deloitte Кэти Энгельберт отказалась от проведения встреч подряд. Вместо этого она попросила своего ассистента оставлять 10-минутные перерывы для того, что она называла SMOR — небольшими моментами для размышлений. Этот быстрый перерыв для восстановления означал, что в конце встречи она не отвлекалась на то, что происходило дальше, или переносила предыдущую встречу в текущую.
Во всех этих случаях решение не состоит в том, чтобы стать более эффективным, чтобы вместить больше задач, больше решений и больше отвлекающих факторов. Императив ясен: упрощайте. Сократите количество задач, которые вы берете на себя, замените решения принципами и создайте структуру, чтобы не отвлекаться.
Список книг по тайм-менеджменту.
Друзья, делимся с вами подборкой книг и статьей по тайм-менеджменту. Пробуйте разные подходы и создавайте свою модель тайм-менеджмента. Учитывайте свои индивидуальные особенности: персональный жизненный ритм, темперамент, возраст, профессию и социальный статус. Эффективная модель, это та, которая подходит именно вам. Она должна быть легкой и простой в применении. Поэтапно интегрируйте ее в жизнь.
Книги
— Муза и чудовище, как организовать творческий труд. Яна Франк
— 7 привычек высокоэффективных людей. Стивен Кови
— Главное внимание – главным вещам. Стивен Кови
— Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут. Штаффан Нетеберг
— Тайм-драйв, как успевать жить и работать. Глеб Архангельский
— Организация времени – от личной эффективности к развитию фирмы. Глеб Архангельский
— Творческое управление временем в новом веке. Ягер Джин
— Результативный тайм-менеджмент. Брайан Трейси
— Управляй своим временем и удвой результат. Брайан Трейси
— Самодисциплина за 10 дней. Теодор Брайант
— Тайм-менеджмент за 30 минут. Ольга Азарова
— Самоучитель по тайм-менеджменту. Юрий Васильченко
— Цели и ценности. Аркадий Пригожин
— Время в психике человека. Борис Цуканов
— Тайм менеджмент. Джулия Моргенстерн
— Как организовать свою жизнь. Полное руководство. Джорджина Локвуд
— Как работать по 4 часа в неделю. Тимоти Феррис
— Полноценный сон. Дипак Чопра
— Тайм-менеджмент для женщин. Как успевать все. Наталья Еремич
— Сила настоящего. Экхарт Толле
— Власть над временем. Как стать эффективным руководителем, изменив свое отношение к времени. Джон Клеменс и Скотт Далримпл
— В поисках потока. Михаил Чиксентмихайи
Статьи
— Время в твоей власти. Ольга Субботина
— О системе. Александр Любищев и Генрих Альтшуллер
— Стратегическое планирование. Простые инструменты решения сложных задач. Глеб Архангельский
— Тридцать способов борьбы с нехваткой времени. Александр Исаев
— Принципы разумного управления временем. Дэвид Уэттен
Подготовила: Тамара Сухенко
7 простых советов по тайм-менеджменту
В области времени нет миллионеров.
Глеб Архангельский
Пора отпусков уже началась. Как успеть сделать все дела до отпуска и отдыхать с чистой совестью? Сегодня расскажем о методиках управления временем – тайм-менеджменте.
• Кто заинтересован в тайм-менеджменте
• Простые советы по ежедневному планированию
• Что почитать о тайм-менеджменте
• Какие перспективы у тайм-менеджмента в будущем
Время — один самых ценных ресурсов человека. Раньше нехватка времени была привилегией царей и министров, с ускорением ритма жизни многие работающие люди вынуждены учиться тайм-менеджменту.
Кому нужен тайм-менеджмент
Тому, кто нацелен на эффективную деятельность и получение результата. Кто не может просто прийти на работу или учебу, «отсидеть» или «отбарабанить» свои 8 часов и уйти домой отдыхать, то есть, всем активным людям:
✔ руководителям и деловым людям, которые строят карьеру или свое дело
✔ фрилансерам
✔ специалистам, совмещающим проекты, несколько работ или работу с учебой
✔ родителям, которые воспитывают детей без бабушек и нянь
✔ студентам
✔ школьникам
Научиться управлять своим временем — это значит:
✔ не опаздывать на встречи,
✔ все успевать к дедлайну,
✔ не отвлекаться на социальные сети и кофе, пока не доделана задача,
✔ совмещать работу и жизнь.
Научиться личному тайм-менеджменту нужно не для того, чтобы делать много-много дел, а чтобы жизнь стала организованнее и оставалось больше времени на отдых.
Простые советы по тайм-менеджменту для начинающих
Секрет управления времени в правильном планировании и расставлении приоритетов.
- Ваши главные помощники в управлении временем — это карандаш и блокнот, они помогают перенести задачи и дела из головы на бумагу и посмотреть на них со стороны. Структурировать дела на бумаге проще, чем в голове. И, конечно, блокнот помогает не забыть, что вам нужно сделать. Вместо бумаги вы можете использовать любые виды онлайн-планировщиков и заметок.
- Планируйте и отчеркивайте. Напишите вечером список обязательных дел назавтра с примерным временем выполнения, распределите их по приоритетности, проведите жирную черту под ним. Список закрыт. Если завтра появится новое дело, в 99% случаев оно может подождать. Не кидайтесь на новую задачу сразу же, это навредит выполнению текущих.
- Фиксируйте все, что делаете в течение дня. Если дело сделано, радостно зачеркните его. Если вы поговорили по телефону — тоже запишите в ваш блокнот с указанием, сколько времени вы потратили на разговор. Если вы работаете дома и отвлеклись от работы на приготовление обеда, внесите готовку в список сделанных дел.
В конце недели вы сможете подсчитать временные затраты на разные виды деятельности. Вы ясно увидите, есть ли ненужные дела, которые воруют ваше время. Другая полезная сторона «тотальной фиксации»: если вам кажется, что вы ничего не сделали за сегодня, в списке зафиксированных дел обязательно найдутся полезные, за которые можно себя похвалить.
- Исключайте многозадачность. Переключение с дела на дело, с проекта на проект требует времени и снижает ваш КПД, поэтому, если задач много, лучше их выполнять последовательно.
- Не отвлекайтесь на соцсети и телефон. Используйте соцсети, почту и телефон только для работы/учебы, а не «зависания». Выключите звук у уведомлений на телефоне, а по возможности на период выполнения задачи отключите их вообще.
- «Ешьте лягушку на завтрак». Звучит по-французски, а это известная техника тайм-менеджмента – делать самое неприятное дело с утра. При регулярном «поедании утренних лягушек» количество откладываемых дел резко сокращается, а настроение улучшается.
Марк Твен: Съедайте лягушку каждое утро и остаток дня будет чудесным, поскольку ничего худшего с вами уже не случится.
- Напомни, пожалуйста, позже. Есть хороший способ избавиться от неприоритетных задач, которые поступают в течение дня: «Сейчас я не могу решить этот вопрос, но напомни мне об этом позже». Попробуйте говорить эту фразу окружающим, которые просят о чем-то в течение дня. Удивительно, но факт: большинство таких дел растворятся сами собой, потому что они не так важны и люди сами забудут о них.
Если вы решили серьезно изучить вопрос тайм-менеджмента, хотите улучшить свою производительность, найти время для законного отдыха, то познакомьтесь с нашей подборкой классических книг по управлению временем.
|
Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». |
Глеб Архангельский «Тайм-драйв: как успевать жить и работать». Одна из самых продаваемых и известных книг по управлению временем в России. Ее ценность в хорошем обобщении материала и мотивации в сочетании с российскими реалиями. |
|
|
Брайан Трейси «Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь. 21 метод повышения личной эффективности». Подробное описание того, как «есть лягушек на завтрак». А что делать, если ваша «лягушка» – это целый «слон»? Тогда делите на небольшие «бифштексы». |
Тимоти Феррис «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть». Очень воодушевляющая книга, но и крайне спорная. Автора иногда называют шарлатаном, потому что не все биографические факты, которые он описывает в книге, кажутся реальными. Тем не менее, книга помогает расставить жизненные приоритеты и начать тратить время на достижение действительно важных для вас целей. |
|
Дэн С. Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль». Книга поможет бизнесменам и индивидуальным предпринимателям повысить эффективность бизнеса. Она учит определять цену собственного времени, избегать хроновампиров и говорить твердое «Нет» на те задачи, которые не нужно решать. |
Книги предлагают методики повышения личной эффективности и иногда вступают в противоречие друг с другом, поэтому прежде, чем делать одну из них настольной книгой и руководством к действию, познакомьтесь с разными подходами к тайм-менеджменту.
Тайм-менеджмент сейчас и в будущем
Нефть, золото, время – исчерпаемые ресурсы, а в будущем дела с ними будут обстоять еще хуже. У завтрашних специалистов ритм жизни станет еще быстрее, поэтому основам тайм-менеджмента необходимо учиться еще в школе.
Для школьников мы разработали тренинг «Управление временем», на котором можно получить много теории и еще больше практики по личному тайм-менеджменту. Как повысить эффективность в учебе? Как сократить время, потраченное на уроки? Как успевать учиться в школе, секциях и кружках и при этом полноценно отдыхать?
Экономьте время, чтобы иметь возможность потратить его на любимые дела и своих близких.
Автор: Ольга Биккулова, специалист ЦТР «Гуманитарные технологии»
Если вы хотите получать свежие статьи по вопросам карьеры, информацию о бесплатных событиях и акциях Центра, подпишитесь на нашу рассылку.
Как стать более организованным
Наведите порядок, возьмите все под контроль и добейтесь большего на работе
Вы контролируете все, что вам нужно для работы? Всегда ли нужная информация у вас под рукой? Есть ли у вас четкий план действий на каждый день?
Или, может быть, ваш стол выглядит так, будто в него попала бомба, и вы тонете в электронных письмах. Вы рискуете не уложиться в срок, ваши важные файлы никогда не будут там, где вы думали, и это лотерея, даже если у вас будет чистая одежда, чтобы надеть ее утром на работу!
Ваша способность к самоорганизации оказывает большое влияние на ваш успех, а также может оказывать косвенное влияние на членов вашей команды и коллег.
В этой статье и в сопровождающем видео мы рассмотрим стратегии, позволяющие пожинать плоды спокойного, контролируемого и расхламленного подхода — в вашей профессиональной жизни и во всем, что вы делаете. Порядок и спокойствие создают основу для продуктивности и обеспечивают защиту от стресса.
Используйте эти стратегии, чтобы заменить беспорядок и хаос в своей жизни чувством спокойствия.
Преимущества организованности
Из-за дезорганизации можно потерять много времени. Минута здесь, чтобы найти ваши ключи, еще одна там, чтобы отследить электронную почту… Эти минуты быстро превращаются в часы потерянной продуктивности. И даже если вам удастся все сделать, вы, скорее всего, не сделаете свою лучшую работу.
Основными преимуществами организации и работы в обычно свободной от беспорядка среде являются повышение производительности и производительности. И с этим приходит большее чувство контроля, которое является жизненно важной частью управления стрессом. , устойчивость и общее самочувствие .
Хорошая организация также может привести к лучшему мышлению. Принятие решения и решение проблем полагайтесь на ясную голову, а также на быстрый доступ к нужной информации и инструментам. Лаконичный подход улучшает концентрацию и вашу способность учиться, и это направляет вас на правильный путь к состоянию глубокого сосредоточения, известному как «поток». .»
Успех на работе также во многом зависит от того, как вас воспринимают другие. Если вы регулярно опаздываете на встречи, небрежно относитесь к своим обязанностям и кажетесь неуправляемым в своей роли, ваша репутация – и ваши шансы на карьерный рост – под угрозой.
Однако, если вы покажете себя человеком, который хорошо справляется со своей рабочей нагрузкой и на которого можно положиться, чтобы помочь вашей организации или команде работать более гладко, ваша компетентность и ценность будут очевидны для всех .
Организация рабочего местаЧтобы стать более организованным, лучше всего начать с рабочего стола или с того места, где вы выполняете большую часть своей работы.
Скажите честно: ваше рабочее место в настоящее время помогает вам быть организованным или оно является источником многих ваших проблем? Вы можете работать лучше с небольшим беспорядком — в этом случае оставьте его там.Но, если состояние вашего стола портит вашу производительность, пришло время внести некоторые изменения.
Что вам действительно нужно держать под рукой? Если вы заметите что-то, что больше не нужно или только мешает, либо храните это бережно. где-нибудь еще, или избавиться от него.
Попробуйте создать на своем столе «зону действий», где вы храните вещи, необходимые для вашего текущего проекта или деятельности. Это поможет вам быстро приступить к работе, не отвлекаться и сосредоточиться на текущей задаче.Когда один проект закончен, уберите все, чтобы освободить место для следующего.
И когда ваше рабочее место в порядке, держите его в таком состоянии! В конце каждого дня решайте, что должно остаться на месте, а все остальное исчезнет.
Организуйте свое времяЛаконичный подход к работе не только сэкономит ваше время, но и поможет использовать его более эффективно. Хорошие организационные привычки имеют решающее значение для успешного управления временем .
Благодаря легкому доступу ко всему, что вам нужно, вы будете уверены в том, сколько времени займет выполнение каждой задачи. У вас также будет четкое представление о том, когда это делать — чтобы вписаться в остальную часть вашей работы и угодить другим людям.
Самое главное, со спокойным и контролируемым подходом к каждому дню вы сможете эффективно использовать все предлагаемые инструменты тайм-менеджмента.
Начинайте каждый день так, как хотите. Дайте себе первые 15 минут, чтобы привести себя в порядок. Если у вас есть программа действий , перейдите прямо к списку «Следующие действия».
В качестве альтернативы составьте список дел , с приоритетами дня на вершине. Это поможет вам увидеть, как лучше всего организовать свой день. Вы будете знать, какие задачи нужно выполнить в первую очередь, а какие можно оставить до обеда. Вы также сможете совмещать свою самую важную или самую сложную работу с тем временем дня, когда вы чувствуете себя лучше всего. Узнайте больше об этом, прочитав нашу статью Is This a Morning Task?
Получите бесплатный информационный бюллетень
Изучайте новые профессиональные навыки каждую неделю, а также получайте бонус Учебник по тайм-менеджменту , бесплатно !
Ознакомьтесь с нашей Политикой конфиденциальностиСовет:
Будьте гибкими. Даже самые продуманные планы могут рухнуть, если произойдет непредвиденное, и важно реагировать на все, что происходит в течение дня. Позаботьтесь о том, чтобы в вашем расписании оставалось немного места для маневра, если вам нужно подготовить отчет в последнюю минуту или если дома случится кризис.
Однако, чем более вы организованы, тем легче вам будет понять, как справляться с новыми ситуациями. Вы будете знать, какие задачи можно переложить, чтобы освободить место. Вы также, скорее всего, будете спокойнее и лучше будете владеть собой, когда будете планировать свой ответ.
Организационные инструменты
В вашем распоряжении множество инструментов, которые помогут вам навести порядок. Используйте приведенные ниже идеи, чтобы понять, как сочетание традиционных инструментов и технологий может работать на вас.
Традиционные инструменты
Для некоторых людей бумажный блокнот по-прежнему является лучшим способом контролировать информацию, идеи, списки и планы. Вы можете персонализировать его, брать с собой куда угодно, и он никогда не нуждается в подзарядке!
Рекомендуется каждый день начинать новую страницу с датой, чтобы можно было легко вернуться и найти нужную информацию.
Вы можете использовать свой блокнот для записи ключевых моментов разговоров и встреч. Если идея приходит вам в голову, пока вы заняты какой-то задачей, запишите ее на потом, чтобы не потерять поток. Пишите списки дел и напоминания, которые помогут вам контролировать свой рабочий день. Вы также можете добавлять заметки о своей деятельности вне работы, чтобы весь день прошел более гладко.
Могут помочь и другие традиционные инструменты:
- Настенные или настольные календари отлично подходят для хранения вашего расписания, и их легко обновлять.
- Бумажные ежедневники дают вам четкое представление о вашем дне, неделе или даже целом году и помогают вам координировать свою работу со всем остальным, что происходит в вашей жизни.
- Наклейки позволяют оставлять себе быстрые напоминания — в нужных местах — а также отмечать ключевые разделы в книгах, отделять стопки документов или помогать другим разбираться в ваших системах.
Примечание:
Быть организованным — это личная ответственность, но это также приносит пользу членам вашей команды и коллегам.
Например, следование соглашению об именах файлов экономит ваше время и силы, а также делает систему эффективной для всех остальных. Своевременное посещение встреч повышает вашу репутацию и делает встречи более продуктивными. .
Даже правильное выполнение простых «хозяйственных» обязанностей, таких как, например, заправленная бумага для принтера, может оказать серьезное влияние на настроение и производительность всей вашей команды. Чтобы узнать больше о положительном влиянии организованного и добросовестного подхода на рабочем месте, ознакомьтесь с нашими статьями о хороших манерах в офисе. и Здоровье и гигиена на рабочем месте .
Технология
Какую бы систему вы ни использовали для общения в Интернете, она, скорее всего, будет иметь множество организационных функций.
Например, изучите различные варианты маркировки или хранения электронных писем. Посмотрите, поможет ли цветовая кодировка вашего онлайн-календаря (например, красный для срочных, зеленый для продленных сроков и синий для задач с низким приоритетом). Убедитесь, что вы умеете устанавливать себе электронные напоминания.
На вашем ноутбуке или офисном компьютере электронные таблицы могут быть полезны для отслеживания вашего прогресса .Вы можете спроектировать их так, чтобы дать вам максимально четкое представление обо всех ваших обязанностях и сроках. Имея небольшое ноу-хау, вы даже можете использовать условное форматирование, чтобы предупредить вас о приближении ключевых дат. (Однако существует также множество программ для планирования в виде электронных таблиц, которые сделают все это за вас, и даже больше, например Monday. com и Wrike.)
В ваш мобильный телефон также встроено множество полезных инструментов. Помимо использования часов, будильника, календаря и напоминаний, вы можете использовать диктофон для записи своих идей.В других случаях простая фотография может быть лучшим способом собрать необходимую информацию.
Есть отличные приложения для управления задачами, такие как Asana и Trello, которые работают как для отдельных людей, так и для целых команд или компаний. Они сообщают всем, кто связан с задачей или проектом, о ходе ее выполнения в режиме реального времени и выдают напоминания о сроках для повышения эффективности.
Существует множество приложений, предназначенных для развития ваших личных организационных навыков. Например, RescueTime отслеживает всю вашу цифровую активность и предоставляет подробные отчеты о том, как вы тратите свое время.Things позволяет организовывать большие проекты в более мелкие списки с приоритетами. А 30/30 поможет вам разбить свой день на управляемые 30-минутные отрезки.
Пять привычек организованных людей
Чем более организованно вы сможете жить и работать – даже если поначалу это будет неестественно – тем скорее вы измените свои привычки к лучшему. Вот пять ежедневных стратегий, которые стоит попробовать:
1. Отмечайте маленькие победы. Например, если вы выполните три дела в своем списке дел, побалуете себя чашечкой кофе или выделите 10 минут свободного времени для проверки некоторых из ваших любимых веб-сайтов.
2. Используйте один календарь. Если вы записываете одни вещи в свой настольный планировщик, а другие в свой электронный календарь, будет сложно все скоординировать. Вместо этого начните собирать все в одном месте. Если вы сделаете это в цифровом виде, вы обнаружите, что технология может собрать все вместе для вас.
3. Планируйте небольшие задачи. Если задача или проект требуют действий заранее (например, сбор рогаликов и кофе для собрания сотрудников), убедитесь, что вы также запланировали их в свой день. Отсутствие небольших заданий может иметь серьезные последствия для всего остального.
4. Наведите порядок дома. Не ограничивайте только свой организованный подход к работе – ведь хаотичная домашняя жизнь принесет свои проблемы. Наведите порядок там, где вы живете, чтобы облегчить утро. Тщательно планируйте весь свой день. И поговорите с людьми, с которыми вы живете, чтобы они знали, как могут помочь.
5. Цените свое время. Независимо от того, расставляете ли вы приоритеты в своих профессиональных задачах на неделю или планируете свои семейные обязательства, подумайте о том, как сделать каждую секунду на счету.По словам американского изобретателя Томаса Эдисона, время — это «… действительно единственный капитал, который есть у любого человека, и единственное, что он не может позволить себе растратить».
Совет:
Если вам трудно избавиться от определенной привычки, не могли бы вы саботировать себя? ? Возможно, вы продолжаете терять ключи от машины, когда приходит время на работу. Это может быть совпадением, но, возможно, здесь замешано что-то более глубокое. И если есть — возможно, часть вас, которая пытается избежать посещения офиса — вам нужно решить эту проблему, прежде чем сработает какой-либо новый организационный подход.
Примечание:
Уборка и расхламление сейчас очень «в тренде». Некоторым они обещают ответы на многие жизненные проблемы. Однако можно довести организованное поведение до нездоровой крайности. Так что берегитесь перфекционизма , и не пытайтесь все контролировать.
Если окажется, что вы на самом деле усиливаете стресс, раздражаете других и вкладываете в процесс больше, чем получаете, подумайте еще раз.
Стремитесь к сбалансированному подходу, при котором ваши организационные стратегии полезны и управляемы как для вас самих, так и для других.
Ключевые моменты
Повышение организованности приносит много преимуществ, в том числе повышение продуктивности, повышение производительности и улучшение способности справляться со стрессом.
Ваша репутация зависит от того, насколько вы организованны. И ваша пунктуальность, надежность и добросовестность могут повлиять на людей, с которыми вы работаете, в хорошую или плохую сторону.
Примите меры по организации рабочей среды, чтобы вы могли быстро приступить к работе, найти все необходимое и эффективно сосредоточиться на выполнении всех своих задач.
Лаконичный подход к работе помогает вам управлять своим временем, что, в свою очередь, делает вас более эффективными и результативными.
Найдите инструменты — традиционные или более высокотехнологичные, — которые помогут вам чувствовать себя организованным и контролировать себя как на работе, так и в жизни за ее пределами.
Матрица приоритетов действий — инструменты тайм-менеджмента от MindTools.com
Как максимально использовать свои возможности
Будь то блестящие идеи, захватывающие возможности или интересные возможности, у большинства из нас в «списках желаний» гораздо больше дел, чем у нас есть время для работы над ними.
Разумно выбирая занятия, мы можем максимально использовать свое время и возможности. Однако, сделав неправильный выбор, мы можем увязнуть в отнимающих время и малопродуктивных проектах, которые мешают нам двигаться вперед.
Здесь может быть полезна «Матрица приоритетов действий». Эти простые диаграммы помогут вам выбрать действия, которым вы должны отдать приоритет, и те, которых следует избегать, если вы хотите максимально использовать свое время и возможности.
Как вы расставляете приоритеты в своем списке дел?
Об инструменте
Матрицы приоритетов действий* (см. рис. 1 ниже) показывают, как расставлять приоритеты. деятельности, чтобы максимально использовать свое время, энергию и таланты.
Это полезно, потому что у нас редко есть время выполнить все задачи и проекты в наших списках пожеланий. Когда мы используем матрицу для разумного выбора действий, мы можем тратить больше времени на более ценные действия, которые заставляют нас двигаться вперед.
Мы также можем отбрасывать задачи, которые мало что дают.
Рисунок 1. Матрица приоритетов действий
Чтобы использовать матрицу, вы оцениваете задачи, основываясь, во-первых, на их влиянии, а во-вторых, на усилиях, необходимых для их выполнения.
Затем вы используете свои баллы, чтобы отобразить эти действия в одном из четырех квадрантов:
Быстрые победы (высокая отдача, небольшие усилия)
Быстрые победы являются наиболее привлекательными проектами, потому что они дают вам хорошую отдачу при относительно небольших усилиях. Сосредоточьтесь на них столько, сколько сможете.
Крупные проекты (высокая отдача, большие усилия)
Крупные проекты дают хорошие результаты, но требуют много времени. Это означает, что один крупный проект может «вытеснить» множество быстрых побед.
Вставки (низкое воздействие, небольшие усилия)
Не слишком беспокойтесь об этих действиях — если у вас есть свободное время, сделайте их, но откажитесь от них или делегируйте их, если появится что-то лучшее.
Неблагодарные задачи (малое влияние, большие усилия)
Старайтесь избегать этих действий. Мало того, что они дают небольшую отдачу, они также поглощают время, которое вы должны использовать для быстрых побед.
Совет:
Как только вы поймете принципы, лежащие в основе Матрицы приоритетов действий, вы, вероятно, обнаружите, что применяете ее быстро и интуитивно к новым задачам и проектам.
Как пользоваться инструментом
Чтобы использовать матрицу приоритетов действий, загрузите нашу таблицу и выполните следующие действия:
Шаг 1
Перечислите основные действия, которые вы хотите или должны выполнить.
Шаг 2
Оцените их по воздействию (скажем, от 0 для отсутствия воздействия до 10 для максимального воздействия) и по затраченным усилиям (скажем, от 0 для отсутствия реальных усилий до 10 для значительных усилий).
Шаг 3
Внесите действия в Матрицу приоритетов действий на основе ваших баллов.
Шаг 4
Правильно расставьте приоритеты и делегируйте или исключить деятельность с низким уровнем воздействия.
Совет:
Используйте здравый смысл, чтобы интерпретировать линии, разделяющие четыре квадранта. В конце концов, есть лишь небольшая разница между деятельностью с отдачей 4.9, определяемой как «неблагодарная задача», и задачей с отдачей 5.1, определяемой как «крупный проект».
Получите бесплатный информационный бюллетень
Изучайте новые профессиональные навыки каждую неделю, а также получайте бонус Учебник по тайм-менеджменту , бесплатно !
Ознакомьтесь с нашей Политикой конфиденциальностиВарианты инструмента
Подход, который мы описали выше, объясняет, как вы можете использовать Матрицу приоритетов действий в качестве неформального или личного способа определения приоритетов задач. Однако вы можете использовать этот подход в более широком масштабе, используя, например, «финансовую прибыль» в качестве шкалы по вертикальной оси и «человеко-месяцы» по горизонтальной оси.
В качестве альтернативы вы можете заменить «выполнимость» на «усилия» на горизонтальной оси, чтобы расставить приоритеты проектов в зависимости от вашей способности их реализовать. (Этот вариант иногда называют «Матрица воздействия/выполнимости».)
Совет:
См. также нашу статью о принципе срочности/важности Эйзенхауэра. — это аналогичный инструмент, который вы можете использовать для управления своими приоритетами, и он особенно полезен для контроля «пожаротушения».
Ключевые моменты
Матрица приоритетов действий — это простой инструмент, который поможет вам выбрать, каким действиям отдать приоритет. и какие действия делегировать или исключить. Это поможет вам наилучшим образом использовать имеющиеся у вас возможности.
Матрица имеет четыре квадранта:
- Быстрые победы.
- Крупные проекты.
- Заполните.
- Неблагодарные дела.
Чтобы использовать матрицу, составьте список текущих дел и целей.Оцените каждое задание по степени воздействия и усилий, используя шкалу от 0 до 10. Затем нанесите свои действия на матрицу, а затем расставьте приоритеты, делегируйте или исключите действия соответствующим образом.
Скачать рабочий лист
* Создатель неизвестен. Пожалуйста, свяжитесь с [email protected], если вы знаете, кто автор.
Навыки тайм-менеджмента, улучшающие обучение учащихся
Эта статья получила награду в категории «Отдельное сообщение в блоге». В сегодняшнем занятом мире навыки тайм-менеджмента для учащихся приобретают все большее значение.В то время как вы можете тосковать по более простой эпохе, когда время, казалось, текло медленнее, реалии участия в жизни современного западного общества требуют от молодых людей навыков эффективности и продуктивности.
Несмотря на то, что ACC не выступает за навязчивый, микроуправленческий подход к повседневной жизни учащихся, мы считаем, что для них важно ставить цели и учиться эффективно управлять временем. В этой статье мы обсудим, почему так важен тайм-менеджмент, и перечислим несколько методов, которые помогут учащимся научиться расставлять приоритеты и эффективно управлять временем.
ACC также выступает за сбалансированный подход к управлению временем, принимая во внимание желание Бога, чтобы мы отдыхали в Нем и доверяли Ему, чтобы восполнить все наши нужды.
Что такое тайм-менеджмент?
Как и наша энергия и деньги, время является исчерпаемым ресурсом, и им необходимо эффективно управлять. Тайм-менеджмент — это планирование и контроль количества времени, которое вы тратите на выполнение определенных задач.
Некоторые важные навыки, необходимые учащимся для эффективного управления временем, включают:
1.Целеполагание
Практически невозможно правильно использовать время, если не знаешь, что с ним делать. Студенты могут извлечь выгоду из краткосрочных и долгосрочных целей. Например, краткосрочная цель может заключаться в том, чтобы каждый день рано выполнять домашнюю работу, чтобы у них было достаточно времени для занятий музыкой. Их долгосрочной целью может быть участие в школьном или церковном оркестре или в Австралийском молодежном оркестре!
2. Приоритизация
Оценивая то, что должно быть достигнуто в течение заданного периода времени, задачи можно ранжировать в соответствии с их важностью.Установка приоритетов на каждый день, неделю, месяц и год может помочь учащимся достичь своих целей. Это также помогает обеспечить приоритет жизненно важных, но несрочных действий, таких как личные молитвы, достаточный сон и физические упражнения. Некоторым людям нравится отдавать приоритет легким задачам в начале дня и использовать ускорение, чтобы двигаться вперед. Другие предпочитают сначала заняться более крупными задачами.
3. Организация
После того, как приоритеты установлены, важно иметь план их выполнения. Некоторые люди от природы хорошо организованы, а другим нужна помощь. Помогают такие стратегии, как поддержание актуального календаря и поддержание аккуратной учебной среды. Существует множество полезных программ и приложений, помогающих организовать работу.
4. Управление стрессом
Никто не достигает пика своей формы в условиях чрезмерного стресса. Учащимся нужны здоровые способы справляться с учебным напряжением, сохраняя при этом продуктивность. Достаточное количество сна и физические упражнения — отличные способы держать стресс в узде и фактически сделать обучение более эффективным.
Много других способов улучшения тайм-менеджмента будут описаны позже.
! Ваш грустный браузер не поддерживает классные видео 🙁 .Почему важны навыки тайм-менеджмента?
Эффективное управление временем позволяет учащимся выполнить больше за меньшее время, поскольку их внимание сосредоточено и они не тратят время на отвлекающие факторы (например, на социальные сети). Эффективное использование времени также снижает уровень стресса, поскольку учащиеся отмечают пункты из их список дел.Это также может дать чувство достижения от достижения целей. Например, они могут запланировать выполнить задание к пятнице, чтобы увидеться с друзьями на выходных.
Кроме того, благодаря эффективному использованию времени учащиеся могут выполнять свою работу вовремя, продолжать заниматься учебой и иметь больше свободного времени для занятий важными для них видами деятельности, такими как спорт, хобби, молодежная группа и времяпрепровождение с друзьями и семья.
Грамотное управление временем позволяет учащимся максимально использовать свои способности и получать удовольствие от достигнутого.Это также один из самых желательных навыков для трудоустройства.
Библия также много говорит о том, как управлять своим временем. У христиан иная временная перспектива, чем у мира — мы знаем, что являемся частью Божьего вечного плана спасения через Христа Иисуса (Еф. 1:4).
В результате нам нужно убедиться, что наши приоритеты правильные, ища в первую очередь Его Царство и праведность (Мф. 6:33). Нам велено мудро использовать свое время (Еф. 5:15-17) и искать Божьей мудрости о том, как лучше всего это сделать (Пс. 90:12).Нас призывают строить планы на будущее (Притчи 21:5), но держать их в балансе, зная, что они не гарантированы (Иак 4:13-14).
Сосредоточение наших глаз на вечной перспективе (2 Кор. 4:18) приведет к управлению временем, которое прославляет Бога и помогает нам жить в Его воле.
Советы по улучшению тайм-менеджмента
К счастью, есть много способов улучшить управление своим временем. Вот обширный список, полученный с таких сайтов, как Grade Power Learning и Deakin University.
- Начните с расписания — самостоятельно или с вашей помощью пусть ваш ребенок записывает даты всех предстоящих заданий и экзаменов в онлайн- или бумажном расписании (например, в школьном дневнике или онлайн-календаре).
Расписание важных дел и свободного времени тоже. Вы даже можете установить крайние сроки за несколько дней до фактических сроков, чтобы оставить запас на случай непредвиденных обстоятельств.
- Создайте основное расписание — из этого плана выделите отрезки времени для учебы или работы по заданию. Это поможет вашему учащемуся расставить приоритеты в своих проектах и уложиться в сроки.Вы можете начать с оценки того, сколько времени займет каждый проект, а затем подсчитать, сколько времени вы отводите ежедневно или еженедельно. Постарайтесь запланировать какое-то изучение каждый будний день, даже если оно будет коротким. Цветовое кодирование различных тем может облегчить чтение расписания.
- Приступайте к заданиям раньше — откладывание заданий на последнюю минуту вызывает стресс. Вместо этого поощряйте вашего ребенка начинать работать над ними задолго до того, как они будут готовы.
- Составляйте планы проектов. Когда учеба или задания кажутся непосильными, это часто приводит к прокрастинации.
Помогите своему ребенку разбить учебный план или проект на более мелкие, более управляемые части. Вы можете назначить каждому сегменту свою дату выполнения, чтобы помочь им чувствовать себя хорошо для достижения небольших целей.
- Избегайте многозадачности — разделенное внимание — неэффективный способ обучения. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз для максимальной производительности.
- Уменьшите количество отвлекающих факторов — на время, запланированное для школьных занятий, попросите вашего ребенка убрать ненужные устройства, такие как мобильные телефоны, и отключить уведомления в социальных сетях.Отвлекать также могут внутренние чувства, такие как голод или усталость, поэтому убедитесь, что они достаточно спят и имеют под рукой закуски и воду.
- Делайте регулярные перерывы — слишком долгая работа над чем-то может привести к потере концентрации. Короткие перерывы каждые полчаса или около того могут помочь им перезарядиться. Подумайте о смене обстановки, например, о небольшой прогулке или выпивке на заднем дворе.
Просто убедитесь, что они не отвлекаются и не возвращаются к учебе!
- Будьте ранними пташками — поощряйте своего ребенка приступать к выполнению домашних заданий как можно раньше после школы.Это дает им больше времени, чтобы завершить его, пока они бдительны, и снижает риск задержки сна. Кроме того, люди различаются в зависимости от того, когда они наиболее продуктивны, поэтому позвольте вашему ученику решать сложные задачи в лучшее время и оставляйте более легкие (например, организацию своих книг или списков на следующий день), когда они не в свое время. вершина горы. Например, некоторые могут предпочесть рано вставать и работать перед учебным днем.
А вот еще несколько полезных советов от Psych Central, Lifehack и The Balance Careers.
- Установите ограничения по времени, например, «закончить Введение в гуманитарные науки сочинение к 15:30». Это не позволяет задачам отнимать время, отведенное на другие виды деятельности.
- Используйте приложения и программное обеспечение для учета рабочего времени, например перечисленные здесь на Lifehack.
- Держите часы на видном месте перед собой, чтобы следить за текущим временем.
- Избегайте перфекционизма и суеты из-за второстепенных деталей — попытки сделать свою работу идеальной, особенно в первый раз, разочаровывают и отнимают много времени.Скорее получить что-то на странице (или в мозг). Вы можете вернуться и улучшить его позже, если это необходимо.
- Эффективно используйте свободное время — например, учащиеся могут репетировать свою таблицу умножения или репетировать устную презентацию в машине по дороге в школу или из школы. В общественном транспорте они могут изучить или продумать свой план на этот день. Однако этот совет следует использовать с мудростью и умеренностью, так как время для расслабления и отдыха также важно.
- Вознаграждение за достижение — когда ваш ребенок достиг важных целей, не забудьте отпраздновать это.Это не обязательно должно быть что-то большое или дорогое. Желательно, чтобы это было что-то здоровое. Возможности включают в себя дополнительное время на устройстве или просмотре телевизора, посещение любимого пляжа, парка или мероприятия, небольшое угощение или даже вклад в то, на что они копят.
Советы по тайм-менеджменту от очень успешных людей
Очевидно, что некоторые люди обладают талантом тайм-менеджмента и используют его с большим успехом. Вот некоторые из их советов.
Автор, наставник подростков и отличник на протяжении всей жизни Дэниел Вонг перечисляет 45 советов по управлению временем для студентов.Некоторые из его превосходных идей включают в себя:
- Установите таймер на две минуты, если вы чувствуете себя немотивированным — есть большая вероятность, что, начав, вы продолжите работу после того, как две минуты закончатся.
- Ведите журнал учета рабочего времени в течение нескольких дней — пусть ваш ребенок будет отслеживать время, которое он тратит на каждое занятие. Это покажет им места, где они могли бы использовать время более эффективно.
- Составьте контрольные списки всего, что вам нужно сделать — запись поможет вам запомнить и расставить приоритеты задач.
- Отпишитесь от всех в социальных сетях, кроме людей, которые вам действительно небезразличны.
Вонг сообщает, что благодаря этому удалось сэкономить сотни часов. Он также советует отказаться от подписки на YouTube-каналы.
- Научись говорить нет. С бесконечным количеством способов, которыми вы можете провести свое время, Вонг рекомендует отказываться от занятий, которые не соответствуют вашим приоритетам.
Предприниматель и основатель Virgin Airlines Ричард Брэнсон придерживается утреннего и вечернего распорядка, который, по его словам, помогает ему сосредоточиться и достичь того, что ему нужно.Он встает каждый день примерно в 5 утра, прежде чем заняться спортом (например, теннисом, ходьбой или ездой на велосипеде), затем ест завтрак с высоким содержанием клетчатки, такой как мюсли и фрукты.
Согласно этой статье в Entrepreneur Asia Pacific, у большинства успешных предпринимателей есть та или иная утренняя рутина, как у Брэнсона, которая обычно включает в себя ранний подъем, зарядку, полезный завтрак и выполнение самой сложной задачи в первую очередь.
Они также отмечают, что успешные люди, в том числе Уоррен Баффет и Билл Гейтс, не перегружают свой график.Скорее, оба мужчины приписывают успешное управление временем тому, что в их календарях остается много пустых мест. Это обеспечивает гибкость для обработки непредвиденных обстоятельств. Это также дает им возможность сосредоточиться на своих увлечениях.
Можно ли быть чрезмерно одержимым тайм-менеджментом?
Поощрение детей к тому, чтобы они умело распоряжались своим временем, благоразумно, но навязчивое управление временем также может быть контрпродуктивным. Постоянный поиск способов более эффективного использования времени может вызвать у детей чувство беспокойства и стресса.
Согласно этой статье BBC, имеющиеся данные свидетельствуют о том, что инструменты и стратегии тайм-менеджмента работают для одних людей в одних обстоятельствах, но не для других. В отчете об исследовании 2017 года они отмечают, что постоянная погоня за лучшим тайм-менеджментом становится обреченной на провал стратегией, в которой люди изначально могут выполнять больше, используя эти инструменты, но забывая о том, что производительность имеет пределы.
Более серьезные последствия возникают, когда люди теряют из виду свои настоящие мотивы.По словам Кристин Картер, старшего научного сотрудника Большого научного центра Калифорнийского университета в Беркли, это одна из основных причин, почему такие методы не работают. Многие из них полагаются на силу воли для достижения успеха, но «на самом деле вы мотивированы не столько силой воли, сколько своими эмоциями».
Брэд Эон, один из авторов исследования, отмечает, что сегодня люди обычно имеют значительно больше свободы в организации своего времени и жонглируют несколькими проектами, что вызывает большое давление. «Свобода сопряжена с ответственностью: вам нужно больше думать о том, как вы распоряжаетесь своим временем», — говорит он.
У него было что-то вроде прозрения, когда он подумал, что мы все умрем, и это изменило его философию тайм-менеджмента. Теперь он просыпается ежедневно в 9 утра после девятичасового сна, работает по четыре часа в день, ежедневно ходит в спортзал и читает. Он использует несколько стратегий тайм-менеджмента, в том числе списки дел, календари и таймеры, но не для того, чтобы заполнить свою жизнь работой. Скорее, говорит он, эти инструменты «должны позволить вам взять под контроль свою жизнь, а затем структурировать свою работу вокруг нее».
В культуре, которая часто делает идолом занятость, это важное напоминание о цели и приоритетах жизни. Бог умоляет нас доверить Ему заботу о наших нуждах, а не наполнять наши дни беспокойными усилиями (Мф. 6:25-34).
Он обещает восполнить все наши нужды по своему славному богатству (Флп. 4:19), и хотя Бог призывает нас быть соработниками с Ним (1 Кор. 3:9), мы должны помнить, что Он обещает покой за утомлен (Мф 11:28-30).
Возможно, самым важным в нашу эпоху возвеличивания упорного труда и успеха является библейское предостережение против эгоистической гордости своими достижениями (Притчи 21:4).Наоборот, Бог призывает нас войти в Его чудесный покой (Евр. 4:1-11). Несмотря на то, что Он усердно трудился, Иисус не торопил свои дни, одержимый управлением своим временем. Наоборот, Он делал только то, что видел, как делал Отец (Ин. 5:19). Христос — наш совершенный пример тайм-менеджмента.
Статьи по тайм-менеджменту
Тайм-менеджмент относится к эффективному управлению временем таким образом, чтобы нужное время выделялось для нужной деятельности. Тайм-менеджмент играет очень важную роль не только в организациях, но и в нашей личной жизни.
Подробнее
Тайм-менеджмент играет ключевую роль как в личной, так и в профессиональной жизни. Давайте рассмотрим некоторые преимущества тайм-менеджмента.
Подробнее
Управление временем относится к разумному использованию времени для достижения успеха в жизни. Давайте рассмотрим некоторые методы тайм-менеджмента
.Подробнее
Очень важно делать правильные вещи в нужное время, чтобы заслужить уважение на работе. Давайте рассмотрим некоторые навыки, необходимые для эффективного управления временем.
Подробнее
Тайм-менеджмент играет важную роль в корпорациях. Сотрудники должны научиться хорошо управлять временем на рабочем месте, чтобы достигать целей раньше срока и оставить свой след.
Подробнее
Менеджеры и руководители играют важную роль в привитии сотрудникам навыков тайм-менеджмента.
Подробнее
Каждая организация работает в установленные сроки. Человек постоянно должен быть в напряжении, чтобы закончить задания в установленные сроки. Давайте поймем, как практиковать эффективное управление временем в организации.
Подробнее
Тайм-менеджмент помогает людям назначать правильные временные интервалы для действий в соответствии с их важностью. Давайте рассмотрим несколько советов по тайм-менеджменту для профессионалов.
Подробнее
Планирование играет ключевую роль в эффективном тайм-менеджменте. Планирование помогает человеку узнать, что ему нужно сделать срочно, а что можно сделать чуть позже.
Подробнее
Студенты, стремящиеся пройти любой профессиональный курс, должны ценить время, чтобы достичь вершины успеха.Давайте рассмотрим некоторые советы по тайм-менеджменту для студентов.
Подробнее
Управление временем — это действительно управление жизнью
Мнения, выраженные участниками Entrepreneur , являются их собственными.
Время — одно из самых ценных сокровищ в жизни, поскольку его никогда не вернуть. Следовательно, одним из самых важных жизненных навыков, которым нужно овладеть, является тайм-менеджмент. В конце концов, тайм-менеджмент — это действительно управление жизнью. Цель состоит в том, чтобы научиться делать каждый день важным для чего-то.Но это требует избавления вашей жизни от прокрастинации и большой самодисциплины.
Овладение тайм-менеджментом не только повышает производительность. Это также может принести важную пользу для здоровья. Когда время управляется с умом, это сводит к минимуму стресс и улучшает общее качество вашей жизни.
Если вы часто обнаруживаете, что устали от своей ежедневной рабочей нагрузки или перегружены сложностью проектов и задач в своей жизни, это, вероятно, потому, что вы не полностью освоили эффективное управление временем.По мере того, как день пролетает незаметно, вы понимаете, что отстаете или идете по графику только потому, что не приложили все усилия в надежде на завершение.
Связано: Занятость — враг продуктивности. Кто ты?
Ничто великое никогда не выходит за рамки спешки. Сокращение углов в конечном итоге настигнет вас, и, как и во всем, качество всегда побеждает количество.
Заложите основу для эффективного управления своим временем.
Выделение надлежащего количества времени на полноценный сон, поддержание здоровой диеты и регулярные физические упражнения — все это важные элементы для улучшения внимания и концентрации.Выделение времени для создания здорового образа жизни поможет повысить вашу эффективность в течение дня, что даст больше времени для выполнения других задач.
Определите и оцените, как вы сейчас проводите свое время.
Если вы едете на работу, как вы проводите время в дороге? Если вы едете на автобусе или поезде, как вы проводите все эти часы в неделю? Сколько аудиокниг или языковых кассет вы могли прочитать, находясь в пробке в прошлом месяце? Сколько книг вы могли бы прочитать в поезде по дороге на работу и с работы в следующие несколько недель?
Это лучшее время в течение дня, чтобы включить в себя все те мелочи, на которые вы «желали», чтобы у вас было время.Со временем эти привычки станут стилем жизни, и вы окажетесь далеко впереди остальных.
Откажитесь от второстепенных задач и отдайте предпочтение самым важным.
Подумайте о своих целях и посмотрите на свое расписание, прежде чем соглашаться на дополнительную работу. Если задача отнимает много времени, но не обязательно важна для основной цели, пропустите ее или добавьте в конец списка.
Связано с этим: Не разрушайте свои большие цели на год, растрачивая время
Выделите временные блоки и ограничьте отвлекающие факторы.
У каждого есть место, где он работает наиболее эффективно. Кому-то нравится слушать музыку в наушниках, а кому-то нужна полная тишина. Некоторые люди могут так же эффективно работать за своим обеденным столом, как и в библиотечной кабинке. Где бы это место ни было, используйте его. Выключите телевизор, отключите звук мобильного телефона, уберите планшет и полностью сосредоточьтесь на текущей задаче. Не отвечая на сообщения, не просматривая веб-страницы.
Когда вы ведете свою жизнь здоровым, организованным образом и способны эффективно выполнять повседневные задачи, снижается уровень стресса, повышается продуктивность и проявляется общее удовлетворение.
Никогда не стесняйтесь делать перерыв, если это необходимо.
Все время от времени утомляются, и нагромождение все новых и новых задач приводит к стрессу, который просто отвлекает вас от текущей миссии. Прогуляйтесь, сходите в спортзал, подышите свежим воздухом или проведите больничный день, который вы откладывали. Иногда все, что нам нужно, — это момент ясности и одиночества, чтобы очистить наши переутомленные умы и перезарядить наши тела, чтобы дать нам следующий большой толчок.
В конце концов, управление временем — это управление жизнью.
Связанный: Дайте себе пространство для размышлений
Как улучшить свои навыки тайм-менеджмента
Если одним из ваших новогодних решений является улучшение навыков управления временем, вам может помочь профессор менеджмента Wharton Майкл Парк . Он является соавтором исследования, в котором рассматриваются два конкретных типа ежедневного планирования сотрудников. Оказывается, идеального решения не существует — лучший тип зависит от вашей рабочей среды и того, какой у вас день.Парк поговорил с Knowledge@Wharton об исследовании под названием « Когда ежедневное планирование повышает производительность сотрудников: важность типа планирования, вовлеченности и прерываний ». Послушайте подкаст выше или продолжайте читать отредактированную стенограмму разговора.
Knowledge@Wharton: Давайте сразу же поговорим об этих двух типах планирования. Один из них называется TMP, что означает планирование управления временем, а другой — CP, что означает планирование на случай непредвиденных обстоятельств.Можете ли вы провести меня через каждый из них?
Michael Parke: Планирование тайм-менеджмента на самом деле заключается в составлении списка дел, выписывании ваших задач, определении приоритетов этих задач, а затем в расписании. Я думаю, что все знакомы с тайм-менеджментом.
Планирование на случай непредвиденных обстоятельств используется не так часто и не так часто, но речь идет о том, чтобы продумать свой день и понять, что может пойти не так. Что может быть нарушено? Что может быть отложено в вашей работе? Или, в случае с нашим исследованием, вас будут прерывать? И если да, то как вы ответите? Это планирование может помочь справиться с непредвиденными обстоятельствами, когда что-то пойдет не так, как планировалось.Он продумывает это и пытается подготовиться заранее.
Knowledge@Wharton: Вы и ваши соавторы опросили около 200 человек из самых разных профессий, чтобы получить представление о том, как они проводят свой день. Каков главный вывод из этого исследования?
Parke: Мне сказали: «Эй, планируй свой день, и это повысит твою продуктивность». Нам было очень интересно это изучить, поэтому мы опросили сотрудников в течение двух рабочих недель, чтобы узнать, какие типы планирования они используют каждый день и сколько. Два из них, о которых мы уже говорили, — это тайм-менеджмент и планирование на случай непредвиденных обстоятельств. Нас интересовало, как это повлияло на их вовлеченность в работу, например, насколько они были сосредоточены, сколько энергии у них было в течение дня и какова их продуктивность в эти конкретные дни.
В итоге мы обнаружили, что в среднем оба типа планирования независимо друг от друга повышают вовлеченность сотрудников и их продуктивность. С учетом множества факторов, но не принимая во внимание тип дня, оба типа планирования имели положительный эффект.Создавая списки, вы чувствуете, что делаете успехи. При планировании на случай непредвиденных обстоятельств вы реагируете на сбои и не увязаете.
«Если вы не занимаетесь планированием, факты говорят о том, что, возможно, вам следует это сделать».
Однако, когда мы приняли во внимание количество прерываний в каждый конкретный день, мы начинаем находить некоторые нюансы. Если вы были в день, когда вас часто прерывали — а это произошло примерно в 20% выборки в те дни — планирование тайм-менеджмента больше не имеет никаких преимуществ. Если вы планируете свои дни строго по расписанию и расставляете приоритеты, но столкнулись с днем, когда вас действительно сильно отвлекают, это не принесет вам пользы. С другой стороны, планирование на случай непредвиденных обстоятельств по-прежнему работает даже в те дни, когда очень много перерывов. Влияние условного планирования на вовлеченность и производительность не зависело от количества прерываний, с которыми они сталкивались. Таким образом, этот вариант кажется более универсальным и применимым, независимо от типов прерываний, с которыми люди сталкиваются в своей повседневной жизни.
Knowledge@Wharton: На самом деле речь идет о том, чтобы быть гибким и выяснить, какой из них работает.
Parke: Да, я думаю, что определенно есть некоторые выводы относительно того, как мы можем использовать эти два типа планирования при обдумывании своих дней. Прежде всего, если вы не занимаетесь планированием, данные говорят о том, что, возможно, вам следует это сделать. Это может быть даже накануне вечером или по дороге на работу, или вы думаете о своем дне перед тем, как начать. Просто проведите общую оценку, потому что это поможет вам сосредоточиться на своих задачах и выполнить их, а не пытаться решить в течение дня, что делать.
Во-вторых, когда мы планируем, мы слишком оптимистичны. Существует нечто, называемое ошибкой планирования, когда мы всегда амбициозны и думаем, что все произойдет быстрее и будет сделано раньше, чем мы ожидаем. Это потому, что мы не учитываем сбои, прерываемые другими людьми или нашими собственными отвлекающими факторами. «О, я получил еще одно уведомление из своей ленты социальных сетей. Позволь мне проверить.» Поэтому дела затягиваются. Если люди могут думать о своем дне — «Я работаю дома, поэтому меня вряд ли будут прерывать мои коллеги» или «Я иду в офис, но я собираюсь заняться этим». место, чтобы по-настоящему сосредоточиться и не отвлекаться», — затем займитесь планированием тайм-менеджмента, действуйте и делайте это.
Однако, если вы посмотрите на свой прошлый опыт и подумаете: «Обычно я получаю несколько электронных писем по утрам», или «Такой-то и такой-то обычно меня подводит в это время», или «Я знаю этот крайний срок приближается, поэтому я уверен, что я позову нескольких товарищей по команде, чтобы они связались со мной», то, возможно, вы не составляете столь амбициозного списка дел, и, возможно, вы готовы, если вас прерывают. Это должно дать вам больше энергии, больше вовлеченности, и вы не будете так увязать или расстраиваться, когда вас действительно прерывают.
Knowledge@Wharton: Я полагаю, что есть разница в зависимости от того, являетесь ли вы сотрудником или менеджером. Если вы менеджер, вас могут отвлекать многочисленные встречи в течение дня или люди, которых вы курируете, подходят и задают вам вопросы. Если вы сотрудник, возможно, ваш начальник прерывает вас в течение дня.
Parke: Да, я думаю, это интересное различие — сколько из этих результатов применимо в зависимости от вашей роли. Я думаю, что более широкий фактор заключается в том, насколько взаимозависимы ваша работа и роль, то есть насколько вы зависите от других в выполнении своей работы? Следовательно, какова вероятность того, что вас прервут или вам нужно будет обсудить что-то с другими людьми?
Мне кажется, что менеджеры, вероятно, чаще отвлекаются, чем работники, просто потому, что они контролируют больше рабочих мест и работы большего числа людей. Это может быть не всегда так, но давайте предположим, что это так. Тогда менеджеры могут действительно извлечь выгоду из большего количества планов на случай непредвиденных обстоятельств.Опять же, вместо того, чтобы пытаться сосредоточиться на выполнении всей своей работы, возможно, будьте готовы к этим перерывам и составьте более управляемый список дел.
Я думаю, что одним из ключевых моментов здесь является то, что люди получают больше удовольствия от своего рабочего дня, когда они у них есть, потому что, если они занимаются планированием управления временем и их часто отвлекают, они не получают этих преимуществ с точки зрения их вовлеченности и производительности. Если сотрудник контролирует свою работу и его не так сильно отвлекают, то планирование тайм-менеджмента может быть для него очень полезным.
«Я считаю, что менеджеры, вероятно, чаще отвлекаются, чем работники, просто потому, что они контролируют больше рабочих мест и работы большего числа людей».
Knowledge@Wharton: Почему вы и ваши соавторы захотели изучить эту тему?
Parke: На то было несколько причин, но, безусловно, частью этого была вовлеченность. Я думаю, что большая часть дискуссий об управлении временем сосредоточена на том, как организации могут повысить продуктивность сотрудников, чтобы они могли справляться с большим количеством требований, выполнять больше работы и приносить больше пользы организации.Мы были заинтересованы в том, чтобы перевернуть это. Могут ли эти наборы навыков сделать людей более счастливыми, более вовлеченными, более сосредоточенными и получать удовольствие от своей работы? Могут ли они быть более мотивированы выполнять свою работу, потому что они более стратегически и информированы о том, как согласовать планирование со своей повседневной работой? Вот чего мы добивались. Это было то, как увеличить эту ежедневную вовлеченность.
Я думаю, что это также согласуется с этой дискуссией о вовлеченности в работу, которая всегда является важной темой. Это часто происходит из внешних источников, поэтому нам нужно беспокоиться о структуре работы, нам нужно беспокоиться о лидерстве, нам нужно сосредоточиться на культуре, которые являются действительно важными факторами для вовлечения.Но у сотрудников тоже есть свобода действий. Можем ли мы позволить им проявлять инициативу разумным образом, когда они используют эти наборы инструментов, чтобы сделать работу лучше для них? Это было нашим интересом на широком уровне. Могут ли сотрудники на самом деле изменить свое участие в рамках своего контроля и объема работы? И мы были рады найти ответ на этот вопрос: да, они могут, особенно если они планируют эти перерывы.
Knowledge@Wharton: Можете ли вы дать несколько советов по лучшему управлению временем?
Парк: Есть три шага. Во-первых, план для планирования. Выделите время, либо накануне вечером, либо днем, когда вы обдумаете свой день и свои задачи. Вторая часть этого процесса — обдумать, какой у вас будет день. Лучший способ сделать это — заглянуть в прошлое. Посмотрите на некоторые повторяющиеся модели ваших дней, повторяющиеся действия. Как часто вас прерывают? Вы работаете в офисе? Вы работаете дома? Все это может дать вам некоторое представление о том, насколько вас будут прерывать или отвлекать на работе.
Если вы ожидаете, что день будет насыщен с точки зрения взаимодействий, отвлечений и отвлекающих факторов, то планирование на случай непредвиденных обстоятельств, вероятно, лучше, потому что оно поможет вам переоснаститься и сосредоточиться на своих приоритетах на этот день. Однако, если вы ожидаете, что сможете сесть и сосредоточиться, тогда обязательно выполните этот список дел и сделайте это.
Это вещи, которым нам нужно учиться на практике, поэтому я уверен, что будут дни, когда вы думали, что вас не будут прерывать, а потом вас часто прерывали. Затем мы можем обновить наши планы в следующий раз. Но это три шага: выделите время, чтобы обдумать свой день, обдумайте тип дня, который у вас будет с точки зрения перерывов, а затем согласуйте его с планом управления временем или планом на случай непредвиденных обстоятельств. Это будут три инструмента, как использовать результаты этих исследований, чтобы улучшить вашу повседневную трудовую жизнь.
Knowledge@Wharton: Это исследование было опубликовано до пандемии, и многое изменилось. Многие из нас работают из дома, что меняет виды перерывов, с которыми мы сталкиваемся.Если бы вы провели исследование сейчас, как вы думаете, были бы ваши результаты другими?
Parke: На самом деле это отличный исследовательский вопрос. В этом конкретном исследовании это относится к тому, что когда мы исследовали перерывы в работе до пандемии, они были инициированы другими, то есть люди приходили к вам за информацией или просто для общения. Другая категория прерываний — это самостоятельные действия, когда вы отвлекаетесь. Вы можете думать об этом с точки зрения работы из дома или работы в офисе.Они могут отличаться.
При работе в офисе, особенно если все ваши коллеги находятся в офисе, вы можете больше отвлекаться по инициативе других и, возможно, меньше отвлекаться, потому что ваш разум занят работой. Однако дома границы начинают стираться, и, возможно, вас не так часто прерывают коллеги или другие люди, если только у вас нет семьи и детей, которые также находятся рядом. Но может быть [дома вы думаете]: «О, моя кухня прямо здесь. Мне нужна закуска. Или вы играете в видеоигры или у вас есть музыкальное оборудование.Есть много отвлекающих факторов, которые соперничают за ваше внимание, и у вас могут быть эти отвлекающие факторы, которые вы сами инициируете.
На ваш общий вопрос о том, изменятся ли результаты, я хотел бы исследовать нюансы, стоящие за различными типами прерываний, и где они больше присутствуют в офисе или дома. Я по-прежнему ожидаю общих закономерностей — чем больше у вас прерываний, независимо от их типа, тем лучше планирование на случай непредвиденных обстоятельств, а планирование управления временем будет менее полезным. Но интересно подумать о том, как эти различные типы прерываний могут повлиять на эти результаты.
Тайм-менеджмент (Статья) – Grad Resources
Тайм-менеджмент
АВТОР: НИК РЕПАК
Учредитель – ГРАД РЕСУРСЫ
Наконец-то вы решаете сесть за газету. Пока ваш компьютер разогревается, вы берете в руки журнал, который целый месяц лежал в стопке «для прочтения». Есть интересная статья об инновационных методах исследования в вашей области, поэтому вы решаете делать заметки.Два часа спустя бумага все еще нетронута, когда вам звонит ваш консультант. Кажется, ему дали возможность взять творческий отпуск в Европе, а дату вашего предложения перенесли на шесть месяцев. Вы немедленно отбрасываете книги (для бумаги, над которой, как вы думали, будете работать) и начинаете обрисовывать предложение. Через несколько мгновений раздается стук в дверь. Вы знали, что у вашего друга были трудные личные времена, но почему это должно было превратиться в кризис именно сейчас? Будучи чувствительным и доступным человеком, вы откладываете свою работу, чтобы выслушать и утешить своего друга. Через несколько часов вы понимаете, как ваш друг уходит, что вы не ели, вы так и не приступили к своей работе, предложение по-прежнему в основном представляет собой набор идей в вашей голове; и что вы были настолько озабочены личным давлением, которое вы чувствовали, что задаетесь вопросом, действительно ли вы сделали что-то хорошее для своего друга. Однако вы решаете, что срочные дела всегда будут вытеснять то, что вы планировали, поэтому вы начинаете задаваться вопросом, не стоит ли вам отказаться от планирования.
Описанный сценарий часто называют «Тиранией срочного».«Есть вещи, которые мы не можем контролировать, например, у друга кризис, но есть вещи, которые являются естественным результатом плохого планирования или неспособности сказать «нет». Критическая проблема заключается в том, чтобы не отказываться от организации, планирования и расстановки приоритетов. Какой-то новый метод или уловка могут стать ключом к тому, чтобы стать более организованным, если только у вас хватит эмоциональной энергии, чтобы попробовать еще раз.
Борьба за тайм-менеджмент — это не просто сокращение времени или приобретение новых навыков, потому что истощение и усталость, которые мы чувствуем, влияют на очень многие сферы жизни — наши отношения, характер, доступность и т. д.Давление сроков и требований действовало на нас по-разному. Некоторые из нас будут отдаляться от людей и пытаться добиться всего, в то время как другие видят, что они работают лучше, когда ограничивают количество времени, посвященное работе, со здоровым балансом отдыха и развлечений.
Каждый из нас обновляется и восстанавливается по-разному, поэтому очень важно выяснить, какие действия истощают, а какие восстанавливают ваш уровень энергии. Некоторым нравится сидеть и читать, в то время как другим нужна спортивная или социальная активность.Нам нужно заботиться о своем эмоциональном благополучии, когда мы работаем над нашими управленческими навыками.
Один из способов оценить свои успехи в планировании — вести записи в течение одной недели о том, как вы проводили свое время. Этот дневник также может быть средством записи ваших мыслей и чувств за неделю, проведенную под давлением. Вы можете получить представление о том, как скорректировать использование своего времени, и вы можете найти наилучшую среду и часы для вашей личной продуктивности. С течением времени личный дневник становится отличным подспорьем для демонстрации вашего прогресса в исследованиях, улучшенного управления временем и других личных целей (и источником поглаживаний, если ваш консультант не может дать желаемую обратную связь).
Первоначальные предложения
Примирись с собой. Найдите график, который подходит вам лучше всего, и заставьте его работать, будь то работа всю ночь под громкий стереозвук или в 5 утра в полной тишине. Планируйте самую тяжелую работу в самые продуктивные часы. Старайтесь, чтобы вас не отвлекали (даже не брали трубку), чтобы заняться проектами, требующими интенсивной концентрации.
Используйте расписание (с записанными действиями), планировщик с разделами для разных проектов (полезно для записи идей, относящихся к конкретному проекту) и список дел, в котором вы записываете каждый элемент, требующий вашего внимания. .Но самое главное, расставляйте приоритеты для своих задач, чтобы в первую очередь работать над более приоритетными вопросами.
Лорд Честерфилд сказал: «Если вы будете внимательно следить за минутами, часы сами о себе позаботятся». Наиболее продуктивно, если вы можете использовать свое время дважды. Это может означать, что вы должны иметь при себе дневник во время поездки на автобусе, балансировать свою чековую книжку в нерабочее время или слушать кассеты во время поездки. Регулярно спрашивайте себя: «Максимально ли я сейчас использую свое время?» Правило 80/20 гласит, что мы склонны тратить 80% нашего времени на проекты, которые приносят 20% отдачи.Сконцентрируйте свои усилия на 20% вещей, которые имеют для вас наибольшую ценность.
Очень полезно обрабатывать вещи только один раз. Если он не требует немедленного внимания, но его нельзя выбросить, уберите его с глаз долой или со стола в папку или ящик для последующего рассмотрения. Но не откладывайте сложные задачи только потому, что они кажутся непосильными. Техника швейцарского сыра призывает разбивать крупные проекты на более мелкие этапы, которые можно выполнить за более короткие промежутки времени. У вас может не быть пяти часов для работы над бумагой, но за 20 минут вы можете набросать раздел.
Пошаговый подход к тайм-менеджменту
Стивен Кови — нынешний организационный гуру, который получает 45 000 долларов за каждое выступление. В прошлом году он также заработал 90 миллионов долларов на книгах, расходных материалах и материалах. Одно из самых основных правил Кови — начинать с конца. Это сосредоточение на своих ЦЕЛЯХ обеспечивает видение и мотивацию для выполнения задачи. Вероятно, это лучшее место для начала нашего обсуждения тайм-менеджмента. Сначала мы попытаемся понять исключительную важность постановки целей.Затем мы рассмотрим разработку личного календаря, расписания и списка дел. Наконец, мы обсудим, как преодолеть барьеры планирования.
1. Цели
Как объясняет Кови, цели создают основу для мотивации. Более важные цели, которые нужно поставить, — это те, которые охватывают широкие области нашей личной жизни. Слишком часто мы начинаем с конкретных целей и надеемся, что они впишутся в общую картину (например, цели по диете или балансированию бюджета), когда нам действительно нужно определить несколько широких категорий (т.д., карьера, семья, здоровье, финансы, интеллектуальное, хобби и др.). Может быть полезно написать четыре или пять таких категорий в верхней части листа бумаги и сделать столбцы для каждой.
Такого рода предусмотрительность на самом деле здорово экономит время, поскольку дает основу для принятия решения о том, что является основной ценностью, а что нет. И все же таким временем планирования обычно пренебрегают. Большинство руководителей, например, считают, что проблема номер один, с которой они сталкиваются, — это отсутствие планирования и времени на обдумывание.
Затем определите от трех до пяти целей в каждой категории. Например, в категории «семья» одной из целей может быть сделать мои отношения с супругом моим наивысшим приоритетом, или найти личный баланс, или привить ценности нашим детям и т. д.
Затем, используя другой лист бумаги для первой категории, перечислите цели вдоль края страницы и сформулируйте утверждение для каждой цели в этой категории. Эти цели должны быть достаточно конкретными, чтобы решать реальные проблемы, с которыми вы сталкиваетесь.Что касается моей цели сделать отношения с женой моим главным приоритетом, я написал заявление: «Если мама несчастна, никто не счастлив! Раз в неделю уточняйте у нее этот вопрос». Что касается планирования вашей карьеры, вы можете сказать: «Получите должность преподавателя к январю следующего года». Другими словами, эти утверждения делают ваши цели измеримыми. Они также должны включать дату (крайний срок) и должны быть достижимыми. Вы должны быть в состоянии отразить свои цели через запланированные действия.
2.Действия
Ваша следующая цель — определить действия, которые помогут вам достичь цели. Чтобы привить своим детям ценности, вы можете почитать им хорошую книгу за ужином или перед сном (например, «Книгу добродетелей» Уин Беннетта).
Как лучше всего претворить цели в жизнь? Попробуйте эти три шага для начала. Во-первых, мозговой штурм. Составьте список всех возможных действий, которые могут помочь вам достичь цели. Во-вторых, расставьте приоритеты в своей деятельности. Здесь может быть полезно использовать отзыв вашего супруга или хорошего друга.Если этот человек заботится о вас и при этом может оставаться объективным, он может помочь вам реалистично оценить, какие действия действительно принесут желаемые результаты, а какие просто доставляют больше удовольствия. В-третьих, попытайтесь выполнить действия более высокого приоритета в этот день. Помните правило 80-20 — вам нужно уделять 80% своего времени тем занятиям, которые имеют наивысший приоритет. В разделе 4 приведены предложения о том, как составить расписание, отражающее самые высокие ценности человека.
3. Использование календаря
Календарь может стимулировать ваше зрение, помогать в долгосрочном планировании и помогать измерять успех вашего личного планирования. Один аспирант создал основной календарь на весь свой аспирантский опыт с учетом критических дат. В его календарь включен контрольный список диссертации. Мы включили этот список в конце этих заметок.
Кроме того, многие студенты считают ежемесячный календарь весьма полезным. Он оказывается более портативным, чем большой календарь, и поможет вам избежать конфликтов в расписании.
4. Планирование дневной нормы
По словам Питера Друкера, «время — самый дефицитный доступный ресурс.И все же, как мы видели в нашем вводном примере, очень часто наши самые высокие приоритеты не отражаются в нашей реальной повседневной деятельности. Исследовательская группа Barna в своем исследовании 1990 года, посвященном аспирантам, обнаружила, что большинство студентов считали тесную личную дружбу своим главным личным приоритетом, и все же мало времени уделялось деятельности по построению отношений. Сопоставить свою деятельность со своими ценностями — действительно непростая задача!
И все же, чтобы эффективно развивать сбалансированную жизнь, эта связь имеет решающее значение. Вот несколько советов по созданию такого соединения:
а. Размещайте в своем расписании только те события, которые действительно соответствуют целям, указанным в листах целей.
б. План за планом! Другими словами, выделяйте в своем расписании каждую неделю небольшое количество времени для планирования следующей недели. Эти пятнадцать-тридцать минут могут стать самым ценным занятием вашей недели! (Говорят, что каждый час эффективного планирования экономит три-четыре часа выполнения и результатов.)
в.Ежедневно пересматривайте свое расписание. Вы можете поместить свои ежедневные цели вверху своего расписания для быстрого просмотра.
д. Запланируйте время для гибкости, переписки и антикризисного управления. Если вы научитесь иметь «плановые кризисы», вы сможете не допустить, чтобы они отнимали ваше личное и семейное время. Тогда вы сможете поддерживать «идеальную» рабочую неделю примерно до 50 часов в неделю или меньше. (Было проведено исследование тех, кто работал 50 и более часов в неделю, и было обнаружено, что их продуктивность снижалась пропорционально увеличению количества рабочих часов после 50.
)
эл. Еженедельно оценивайте свое расписание. Как я предлагал ранее, начните вести дневник того, как на самом деле тратится время. Друкер отмечает, что проницательные менеджеры постоянно оценивают, на что уходит их время для повышения производительности.
ф. Управляйте списком дел. Говорят, что самые бледные чернила лучше, чем самая лучшая память. Поэтому я всегда рекомендовал записывать ВСЕ! Как только ваш список составлен, расставьте приоритеты в своих действиях, поставив H, M или L (высокий, средний или низкий) перед каждым пунктом.Эта система настолько проста, но может стать ключевым фактором в удвоении или утроении вашей производительности. Идея состоит в том, чтобы использовать свои самые продуктивные часы для H-элементов, а остальные часы — для M- и L-элементов. Эти пункты M и L станут более приоритетными с течением времени.
5. Советы по повышению эффективности
Цели, расписания и списки дел — невероятно полезные элементы, но только если мы продолжаем их ИСПОЛЬЗОВАТЬ. Вот несколько идей, как оставаться эффективными в своих усилиях по тайм-менеджменту.Во-первых, найдите отношения, которые освежают вас (вместо того, чтобы всегда проводить время с теми, кто вас истощает). Я настоятельно рекомендую группу поддержки для каждого аспиранта. Во-вторых, по возможности используйте свое время дважды. Носите с собой канцтовары, чтобы писать заметки друзьям, если вы едете в автобусе или вас застали в ожидании возле офиса вашего консультанта. В-третьих, установите время и место учебы, чтобы их не отвлекали. В-четвертых, делегируйте работу, когда это возможно. В-пятых, закончите проект, прежде чем браться за следующий — даже пропуская обед, если придется.Это сокращает переориентацию, необходимую для повторного запуска. В-шестых, держите телефонные номера в «списке дел» тех, с кем вам нужно будет связаться (избавляет вас от повторного поиска). Наконец, по возможности действуйте только один раз. Например, если вы получили сообщение электронной почты, решите СЕЙЧАС, хотите ли вы ответить на него или удалить.
«Работники, которые делают это сейчас» всегда занимают первое место по эффективности.
6. Препятствия при составлении расписания
Существует несколько препятствий при составлении расписания, которые вам, возможно, придется преодолеть.Эти барьеры — пожиратели времени. Самое большое, или, конечно, прокрастинация. Лучший способ побороть прокрастинацию — «метод швейцарского сыра», о котором я упоминал ранее. Разделите свои проекты на более мелкие (например, 15-минутные) части или задачи. Вы можете установить для себя вознаграждение за выполнение каждой задачи. Метод швейцарского сыра разработан, чтобы помочь вам сосредоточиться на ОДНОЙ проблеме за раз.
Второй барьер — прерывания. Если вас часто прерывают (телефонные звонки, визиты и т.), вам может потребоваться просто покинуть помещение. Вместо того, чтобы тратить свое лучшее рабочее время на входящие звонки, установите в своем расписании определенные часы работы телефона.
Третье препятствие – это стресс. Доказано, что 75% всех беспокойств никогда не случаются. Но стресс из-за этих выдуманных событий может растратить многие часы. Однако стрессом можно управлять. Один из способов — просто выделить свободное время в своем расписании для решения сложных вопросов. Кроме того, вы можете прочитать статью под названием «Эмоциональная усталость: преодоление академического стресса».Мы будем рады отправить это вам.
Возможно, лучший способ преодолеть эти и другие барьеры — это просто выработать привычку к правильному управлению временем, потому что это естественным образом начнет устранять внутренне генерируемые пожиратели времени. :
1. Начните энергично. Разработайте работоспособный план решения, который попытается справиться с пожирателем времени. Тогда смело начинайте свой план.
2. Никаких исключений, пока привычка не укоренится.Это ключ к победе над привычкой. Возможно, вам даже понадобится поддержка и ответственность друга за ваши «слабые моменты».
3.
Быстро действуйте по новым решениям. Идея здесь состоит в том, чтобы не откладывать на потом, как только вы поняли, что такое пожиратель времени, в противном случае он будет все глубже и глубже внедряться в вашу повседневную рутину.
Заключение
Седьмая привычка Стивена Кови в его книге «Семь навыков высокоэффективных людей » — «Заточить пилу!»
Кови просит вас представить, что вы встречаете кого-то в лесу, лихорадочно работающего, чтобы спилить дерево.
«Ты выглядишь измученным», — восклицаете вы. — Как давно ты этим занимаешься?
«Более пяти часов, — отвечает он, — и я разбит! Это тяжелая работа».
«Ну, почему бы тебе не сделать перерыв на несколько минут и не наточить пилу?» вы спрашиваете. — Я уверен, что это пойдет гораздо быстрее.
— У меня нет времени точить пилу, — решительно говорит мужчина. «Я слишком занят пилением!»
Чтобы быть самым эффективным человеком, которым вы можете быть, в том числе эффективным тайм-менеджером, вам нужно обязательно сохранить и приумножить самое ценное, что у вас есть, — себя. Согласно Кови, это включает в себя четыре измерения вашей природы — физическое, ментальное, социальное/эмоциональное и духовное:
1. Физический.
Это включает в себя регулярные физические упражнения (не менее трех часов в неделю), правильное питание (с низким содержанием жиров, высоким содержанием фруктов и овощей), достаточный отдых и расслабление.
2. Ментальный.
Большинство аспирантов очень мало читают для удовольствия. И все же просматривая или читая хороший журнал или книгу (например., National Geographic, художественные книги и т. д.) часто может быть лучшим умственным отдыхом, чем просмотр телевизора, потому что он помогает расширить наши очень сосредоточенные умы и интегрировать академические вопросы с более практическими «реальными».
3. Социальные/эмоциональные.
Обновление нашей эмоциональной жизни также требует физических упражнений. Наши эмоции очень тесно связаны как с моими отношениями, так и с моей личной целостностью. Во-первых, нам нужно найти время для развития и поддержания хорошего общения с самыми близкими нам людьми.Во-вторых, нам необходимо развивать внутреннюю безопасность, проистекающую из честной жизни, когда наши сердце, душа и разум находятся в мире друг с другом, а наши повседневные привычки отражают наши глубочайшие ценности.
4. Духовное.
По словам Кови, «обновление духовного измерения обеспечивает лидерство в вашей жизни. Духовное измерение — это ваше ядро, ваш центр, ваша приверженность вашей системе ценностей». Но это обновление, как и другие, требует затрат времени. Хотя многие аспиранты интеллектуально придерживаются веры в Бога, некоторые приостановили развитие своей духовной жизни.Часто упоминаемые причины заключаются в простом нехватке времени или, что еще чаще, в том, что между личной верой и интеллектуальным мышлением возникло несоответствие. Как недавно заключил один выпускник: «В настоящее время я примиряюсь со своими религиозными убеждениями и разбираюсь с ними благодаря своей научной подготовке, и все же я должен признать, что это непростая задача!»
Тайм-менеджмент — это дисциплина, которая иногда сопровождается множеством неудач. Но когда вы начнете относиться к этому серьезно, я думаю, вы обнаружите, что награда стоит затраченных усилий.Вспомните, что сказал великий европейский лидер Уинстон Черчилль в своей самой короткой, но самой известной речи: «Никогда не сдавайтесь! Никогда, никогда, никогда, никогда, никогда не сдавайся!»
БИБЛИОГРАФИЯ
Кови, Стивен Р. Семь навыков высокоэффективных людей (Нью-Йорк: Simon and Schuster Inc., 1989).
Новости диссертаций. Incline Village, NV: Ассоциация поддержки аспирантов. Адрес: 585 Fallen Leaf Way, Incline Village, NV 89451. (702) 831-1399.
Роберт Л.Питерс, доктор философии. Получение того, за чем вы пришли: руководство для умных студентов по получению степени магистра или доктора философии . (Нью-Йорк: Noonday Press, 1992).
Ник Репак является основателем Grad Resources, религиозной сервисной организации, занимающейся нуждами аспирантов. Он также является основателем Национальной кризисной линии Grad (877.
Добавить комментарий