Тайм-менеджмент для учёбы
Абитуриенты и студенты, время от времени спрашивают в соцсетях Адукара, как не загнуться от нагрузки в школе или университете. Также часто приходит вопросы типа «как совмещать учёбу и хобби», «как выйти из состояния „не знаю, за что хвататься“». Кажется пора устроить путешествие по волшебному миру тайм-менеджмента. Расскажем о нескольких способах управления временем, которые помогут тебе планировать свой день с умом и всё успевать.
Тайм-менеджмент (англ. time management) — технология организации времени и повышения эффективности его использования5 советов по тайм-менеджменту
№ 1. Планируй
Обязательно записывай задачи в блокнот или органайзер на гаджете. Материализованные пункты плана — первый шаг к намеченной цели. Лучше готовить список дел с вечера, чтобы знать с чего начать следующий день. Ничто не мешает в течение дня его корректировать: добавлять внезапные надобности, более важные ставить в приоритет и переносить на завтра несрочные (главное — не злоупотреблять этим). Сложные задания лучше разбивать на части и реализовывать поэтапно. Не забывай вычёркивать выполненные задачи. Это даст тебе ощущение завершённости и прибавит энтузиазма.
№ 2. Расставляй приоритеты
Существует закон принудительной эффективности: на всё времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Всегда присваивай всем задачам уровень важности и очерёдность. Для этого представь, что наихудшее может случиться, если не сделать что-то в срок. Например, если сегодня не выучишь одну тему по русскому языку, то завтра тебе придётся учить две. И не одну из них ты не освоишь как следует. В итоге на ЦТ ты потеряешь несколько баллов. Подобные задачи, получают статус важных и срочных. Они должны стоять в начале списка. Возьми за правило не переносить такие дела на завтра.
Важные, но несрочные дела выполняй следом. Если их забросить, то они со временем переходят в категорию срочных и становятся трудновыполнимыми. Чтобы такого не случилось, предусмотри для них временной резерв.
Срочные, но не важные задачи обычно занимают много времени. Попробуй максимально сократить их или даже перепоручить кому-нибудь. Например, сходить за тетрадками в магазин можно попросить маму.
Логично, что несрочные и неважные дела не принесут большой пользы. Чтобы они не «пожирали» твоё время, от них стоит оказаться или минимизировать. К примеру, просмотр сериалов, хоть и интересное дело, но не обязательное. Откладывай такие занятия до выходных. Заведи свой перечень никчёмных дел. Озаглавь его «Я больше никогда не буду этого делать» и следуй своим же правилам.
34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр был человеком очень занятым. Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов№ 3. Съешь лягушку
В следующий раз, когда расхочется делать что-либо срочное, но неприятное, вспомни притчу: если первым делом с утра ты должен съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это останется самым отвратным делом за весь день. Откладывая важное, ты создаёшь лишнее эмоциональное напряжение, которое мешает жить.
№ 4. Расчисти пространство
До 30% времени тратится на поиски нужной вещи в беспорядке. Корзина для мусора — замечательный инструмент управления временем. У продуктивных людей в зоне рабочего пространства всегда порядок.
№ 5. Соблюдай равновесие
Не паникуй, если накопилось задач больше, чем ты можешь выполнить. Сделай глубокий вдох и скажи себе: «Я могу только то, что могу». Учиться или работать до изнеможения — не вариант. Для продуктивности просто тайм-менеджмента мало. Следи за здоровьем и поддерживай хорошую физическую форму. Отводи необходимое тебе количество времени на отдых, развлечения, общение с семьёй и друзьями.
На первом месте в списке всегда должны быть ты и главные люди в твоей жизни — ради этого стоит поднапрячься и поработать над организацией своего драгоценного времени:
Для тех, кто хочет углубиться в эту тему, советуем почитать книги «Ловушка времени» Алека Маккензи и Пэта Никерсона или «Тайм-менеджмент» Брайана Трейси.
Перепечатка материалов с сайта adukar.by возможна только с письменного разрешения редакции. [email protected]
Советы по тайм менеджменту, меняющие подход к планированию времени
Привет, друзья!
Буквально сегодня я написал едкий пост в соцсети о том, как рынок начинает формировать наши потребности, вместо того, чтобы наоборот — их удовлетворять. И в этот раз в мой прицел попали всякие коучи, намеренно усложняющие любой процесс, на котором они свято хотят заработать. Конечно, я активно фильтрую жадных до любой нашей копеечки от тех, кто берет деньги за глубокий и всесторонний консалтинг. Ибо, как я уже писал, халява — губительна.
Сегодня же хочу рассмотреть те советы по тайм менеджменту, которые я получил от знающих людей и которые мне удалось отработать на собственном опыте, чтобы показать, насколько это все может быть простым и понятным, без каких-либо искусственных усложнений.
Начнем, как обычно, с определений:
Содержание статьи:
Что такое тайм менеджмент?
Говоря буквально это — «управление временем». Конечно, в реальности управлять им нельзя, ибо время никак не зависит от наших манипуляций: оно не растягивается и не сжимается. А лишь как вода — шустро утекает сквозь пальцы.
Стоишь такой в конце месяца и думаешь: «а что я сделал за этот месяц». Чтобы такого не происходило и каждый отведенный момент смог использоваться более эффективно, мы и используем самые простые уловки тайм-менеджмента:
- Планирование
- Расстановка приоритетов
- Дробление большой задачи на подзадачи
- Концентрация на 1 задаче в каждый отдельный момент времени
- Подведение итогов
Собственно говоря и все! К этим простым 5 пунктам я и буду сводить все последующие рекомендации.
Совет 1. Правильное Планирование (ПП)
Планы — это карты маршрутов, по которым проще всего пробираться к пункту назначения. Без них наши усилия становятся рассеянными и мы тратим кучу времени на попытки выбора следующего действия.
Часто эти поиски нами не осознаются, а когда мы все-таки останавливаемся на каком-то действии, чаще всего это оказывается какой-то случайно зацепившейся за наш ум чепухой, типа просмотра роликов на ютьюбе и бездумное поглощение еды.
Планирование при всех своих минусах делает наш ум более гладким и концентрированным. Не распаляешься на ерунду и учишься проживать текущий момент более полно.
Как планировать?
- Напишите с вечера те дела, которые будете делать на следующий день (в каком виде будет ваш планировщик — не важно. Ищите свой стиль и свои инструменты. Здесь важней музыка структурирования, которую Вы будете «играть»).
- Не переусердствуйте. 6-7 задач на день — более чем достаточно.
- Сведите задачи к простым действиям-глаголам: прочитать статью об SSL, сходить на почту, ответить на письмо господина N.
- Будьте готовы к неожиданностям и радуйтесь «чертям из табакерки», неожиданным задачам, которые надо делать здесь и сейчас. Непостоянство — закон природы. Планирование — лишь инструмент Вашей внутренней гармонизации, но никак не метод борьбы с Законами.
Совет 2. Разбивайте большие проекты на простые задачи (не ново, но полезно)
Простой до банальности совет, который в случае пренебрежения, становится огромным неповоротливым камнем. До сих пор удивляюсь, как я сам им умудрялся пренебрегать: пытался большие проекты сделать нахрапом, не разбивая их на листочке бумаги на простые задачи.
Мудрецы называют его «съесть слона по кусочкам». Технически это делается очень просто: большой проект разбивается на серии подзадач, каждая из которых по отдельности выполняется достаточно быстро.
Например, в моей практике стояла задача «сделать уникальный шаблон для блога». Мое нутро всячески сопротивлялось реализовывать такую абстрактную махину, ибо конкретика не была прояснена. Мне здорово помогали сессии фрирайтинга. Я тупо конкретизировал, каким должен быть шаблон, чтобы считать его сделанным. И что мне надо предпринять, чтобы довести процесс до результата.
Получилось примерно следующее:
- нарисовать шаблон на бумаге
- найти дизайнера
- передать и объяснить работу дизайнеру
- сделать страницу 1, страницу 2 и т.д.
- после сдачи дизайнером работы проанализировать ее
- собрать замечания (можно еще дальше раздробить эту задачу: замечания по странице 1, странице 2 и т.д.)
- проконтролировать исправление замечаний
- приступить к верстке
- и т.д.
Ясно, что каждую из этих задач можно разбивать на подзадачи. Цель такого дробления состоит в выработке дофамина, гормона счастья, который вырабатывает мозг в момент закрытия какой-либо задачи. Причем, как говорят знатоки, мозгу не важно, большая задача закрывает или совсем маленькая, дофамин будет выделяться в любом случае.
А это — прямой путь к радости и убаюкивающему мурчанию ума. Он-то, как обычно, и является самым главным препятствием на пути действий.
Совет 3. Концентрируйся
Задачи выписаны, большие проекты раздроблены. Следующий шаг — учиться концентрации и сфокусированности. Чуть ниже я расскажу о тем двух методах, которые часто использую во время больших периодов рабочей нагрузки.
Техника «Pomodoro»
Pomodoro (или по-русски просто «помидорка») — простая и очень эффективная техника для концентрации. История ее упирается корнями в примитивные пластиковые кухонные таймера, сделанные в виде помидорки, которые можно было заводить на 25 минут.
Сегодня существует огромное количество цифровых аналогов. К примеру, для андройда я использую приложение Clear focus.
Суть подхода в следующем:
- Выбираем 1 единственную задачу
- Заводим таймер на 25 минут
- За это время не отвлекаемся ни на что, кроме 1 текущей задачи
- По завершении рабочего блока в 25 минут, делаем пятиминутный перерыв, во время которого делаем все, что угодно, кроме работы
- После 4 блоков по 25+5 минут (2 часа рабочего времени), делаем большой 20минутный перерыв
‘Как видите, все просто! «Помидорный» подход дает возможность не только включаться в процесс, но и контролируемо отвлекаться на всякую мишуру, типа просмотра ролика на youtube или серфинга в соцсетях.
Вот он — прародитель
Сам я «помидорки» использую не всегда, а только в моменты, когда у меня возникает необходимость работать на 3-4 рабочими проектами одновременно.
Повышение концентрации и работа в фокусе помогает не только фокусироваться и втягиваться в процессы намного быстрей, но и использовать свое время намного эффективней. Мы как бы увеличиваем плотность времени, насыщая его короткие промежутки большой интенсивностью необходимых действий.
Концентрация и музыка
Умение работать концентрировано лучше всего достигается с помощью ограниченных временных промежутков. Часто 25 минут мне недостаточно. Я за это время успеваю только-только набрать обороты и скидывать их во время 5тиминуток совсем не хочется. В таких случаях я использую несколько иной подход, который можно назвать «меломанским». (о вдохновляющей музыке для работы и путешествий я уже писал большой пост)
Я включаю какую-нибудь пластинку, общей длительностью 50-55 минут. И работаю под музыку, пока не закончится плейлист. Последнее время, это 2 альбома от чудесной группы Gaspacho — «March of Ghosts» и «Demon». Каждый из альбомов как раз по длительности выходит на указанное время.
В результате успеваю продвинуться в решении задачи и получить огромное эстетическое удовольствие от хорошей музыки.
Совет 4. Будь гибким
Конечно, записанные планы — вещь условная. Практически каждый день что-то идет не так, как ты запланировал. Срочные дела, форс-мажоры, порывы души — все это самым естественным образом мешает планы в кучу и при жестких попытках их контролировать, приводит к стрессам и недовольству.
Лекарство здесь простое и сложное одновременно — быть готовым к неожиданностям и полюбить их. Пусть сегодня над проектом ты поработал не 2 запланированных часа, а всего час (главное что поработал). Пусть дождь спутал планы и ты не пошел на пробежку. Почему бы вместо этого не сделать йогу дома?
Любая жесткая структура — очень хрупка, гибкость же творит чудеса.
Совет 5. В день не более 7 задач
Не нужно уплотнять свой день до предела. Не смотря на то, что я тоже люблю «складирование задач», я легко их переношу ото дня к дню. Раньше подобные «незакрытия» у меня вызывали стресс. Мол, сдулся, и до задачи не добрался. Сейчас же отношусь к этому с изрядной долей философской ленности… Мол, еще не время.
Конечно, строгие адепты классических GTD негодуют. Дела-то не делаются в отведенные сроки. А я не спешу, ибо нервозность и состояние спешки доставляет мне больший дискомфорт, чем нереализованные задачи.
Исключение — только клиентские проекты. С ними я стараюсь работать в пределах жестких дедлайнов.
Совет 6. планируй отдых до планирования работы
Чудесный совет маньякам-трудоголикам, готовым пахать сутками напролет. Мне — в их числе. Если запланируешь кучу работы, вряд ли найдется время на отдых. А это, меж тем — одна из самых важных составляющих дня. Просмотр фильма, прогулка, пробежка, смена деятельности и т.д.
Мне лично тяжелей всего бывает в целом определиться с понятием отдыха. Ибо я занимаюсь большим количеством разных проектов и априори понять, что из них относится к работе, а что для души — не всегда просто. К примеру, в блог я пишу по двум равнозначным причинам:
- для души
- для пиара
Не смотря на четкость терминологического разделения, понять, где заканчивается первое и начинается второе не просто. Можно сказать, занимаюсь работой. Но если я переключаюсь на блог после долгой работы над клиентским сайтом, то начинаю отдыхать) Смена деятельности, как мне кажется — лучший способ сохранять работоспособность на протяжении длительного отрезка времени.
Планы-планы… а когда же жить?
Часто слышу подобные вопросы от тех, кто читает мои заметки по планированию и тайм-менеджменту. Мол, якобы если будешь планировать свое время, не останется никакого времени на наслаждение жизнью, общением с семьей, закатами, игрой красок на небе и т.д.
Здесь все просто. Планы — просто карты маршрутов, которые позволяют мне не отвлекаться на шелуху внешних случайных импульсов. Да и маршруты бывают разные: через красивейшие горные ущелья и сквозь промышленные кварталы городских пригородов.
Поэтому, в первом случае я наслаждаюсь видами и в «карты» подглядываю лишь иногда, чтобы ненароком не выползти на скальные прижимы; во втором — жестко привязываюсь к GPS, чтобы трубы и серые заводы побыстрее оставили мою картину восприятия.
Любые жесткие привязки и убеждения порождают стрессы. И планирование здесь далеко не исключение. Главное — научиться гибкости и умению любые случайные факторы воспринимать как дополнительные возможности для реализации.
В целом, это все, что я хотел рассказать в рамках данной статьи. Если она показалась Вам интересной и полезной, поделитесь ею, пожалуйста, в своих соцсетях.
Подписывайтесь на обновления блога и добавляйтесь в друзья! Впереди много интересного.
20 советов по тайм-менеджменту, которые работают у всех на 100%
Система тайм-менеджмент была разработана специально для вечно спешащих, вечно занятых и несобранных людей, которые сами не в состоянии организовать свое время. Обычные методики данной системы содержат традиционные рекомендации для рационального применения, поэтому они оказались не очень эффективны.
Дело в том, что рациональность требует постоянного внимания, концентрации и вечной подпитки мотиваций. А это могут далеко не все. Поэтому данные советы касаются как раз таки иррационального тайм-менеджмента. Они не потребуют от вас особого напряга.
1. Напоминалка
Невозможно все запланированное удержать в голове, тем более, если не имеется секретаря. Возьмите за привычку записывать самое важное. Сейчас нет проблем со способами: бумага, телефон, планшет – выберете, что вам удобно.2. Фиксация
Если ваша голова родила очередную гениальную идею – не пожалейте полминуты, зафиксируйте коротко основное.3. Список
Составьте список мероприятий и дел, которые вы не можете терпеть делать. Так вы увидите, что на вас действует отрицательно и сможете обозначить зону риска для себя.4. Нелюбимые дела
Бывают и неприятные дела, которые приходиться делать. Как быть? Раз такие дела портят вам настроение, вот и попробуйте делать их, когда у вас плохое настроение.5. Играем в шпиона
Обязательно следим за перепадами настроения. Изменилось настроение – меняйте занятие! Иначе и в делах напортачите, и душевное состояние ухудшите.6. Гибкий список
Важно составить список дел, на которые у вас вечно не хватает времени, или которые вам не очень приятны. Вдруг у вас случится «окошко», а список под рукой. Это удобно.7. Гибкий график
Если вы не привыкли к жестким графикам, то гибкое расписание дел как раз таки поможет и запланированное сделать, и жизнь более комфортную наладить. А также нормально взаимодействовать с рациональными партнерами.8. Корректировка планов
У иррациональных людей планы меняются, как направление ветра. И в субботу планы, которые писались на неделю с понедельника, кажутся безнадежно устаревшими. Поэтому находите 5-10 минут ежедневно на корректировку планов. Поверьте, так будет проще.9. Конечные цели
Обычно, большая цель разбивается на маленькие каждодневные. Но это у рационалов. Для иррационалов важно сопоставлять соответствие ежедневных планов с конечной целью, чтобы последняя не размылась окончательно в потоке дел.10. Сроки
Из многих ходов к цели, некоторые ходы могут быть неудачные. Не отчаивайтесь, делайте новые попытки и ставьте промежуточные сроки. Не бойтесь их постоянно менять, если в том есть необходимость.11. Временные привязки
Не обязательно строго придерживаться временных рамок, отведенных вами для реализации целей. Оставляйте возможность для маневра.12. Отдельный список
Отделите дела, которые вам неприятны, от любимых дел. Приятные дела делаете в хорошем настроении, неприятные – когда угодно.13. Работоспособность
Каждый человек знает, либо может проконтролировать пики своей активности и наоборот, спад работоспособности. Да, для иррациональных людей это очень не просто. Но будет лучше, если вы будете это знать и в соответствии с этим планировать особо трудные или затяжные дела. Такой анализ и увеличит эффективность от работы и заберет меньше сил.14. Тренировка памяти
Что делать, даже для иррационалов это жизненно необходимая задача. Поэтому, займитесь любыми тренингами памяти. Самый простой способ – писать от руки. Именно письмо рукой, а не клацанье по клавишам развивает отдел мозга, отвечающий за память. Только одно условие: делать это надо на постоянной основе.15. Запоминание
В принципе, это продолжение п.14. Не желаете писать – рисуйте! Схемы – очень эффективный способ не только для запоминания, но и для планирования. Проявите творческий подход к работе – увидите, насколько будет интересней!16. Прописывание этапов
Ставите большую цель – прекрасно! Разбейте ее на множество маленьких и пропишите каждый этап в отдельности.17. Воодушевляемся!
Зарисовка конечного результата греет душу, не так ли? Так вот, генерируйте эту положительную энергию, и подпитывайтесь ею постоянно! Такая энергия накапливается.18. Берите паузы
После первого пика работоспособности и энтузиазма – тормознитесь, возьмите паузу. Это хороший прием, особенно для сложных задач. Можно еще раз все хорошенько обдумать и откорректировать планы.19. Будь готов!
Вы должны быть готовы к тому, что будете иметь дело с рациональными партнерами. Учтите, что вам придется проявлять где-то проявлять дипломатию, с кем-то идти на компромисс, ну и по возможности, быть «гибким».20. Совет рационалам
Если вам приходится иметь дело с иррациональными партнерами, не пытайтесь их переделать – бесполезно. Отнеситесь к их недостаткам, как к «рабочим моментам», или попробуйте использовать эти недостатки в свою пользу.
Рассказать друзьям:
Подписаться на журнал:
21 совет по тайм-менеджменту с которыми Вы начнете успевать больше — STAFF-ONLINE
Сегодня мы вновь поговорим о том, как сокращать время, ведь это такая актуальная, насущная проблема если не всех, то многих. Каждый день я говорю себе, что завтра мой день наконец-то станет плодотворным, что я буду максимально продуктивно работать.
Но, увы! Вечером снова настигает это чувство недовольства собой по причине невыполненных планов. Что же делать? Как распоряжаться временем, чтобы остались силы и свободные часы на себя и на близких? Перед тем, как начать писать эту статью, я спросила, в первую очередь, себя, какие мои привычки отвлекают меня от работы и мешают сконцентрироваться?
И я нашла ответ: привычка прокрастинировать, откладывать все на потом – самый губительный фактор моего свободного времени. Итак, какие привычки помогут нам разобраться в этом вопросе:
Сразу оговоримся, что этот лайфхак подойдет не всем. Но если Вы совсем отчаялись найти способ, то Вам, наверное, стоит воспользоваться этим советом.
- Если готовка отнимает много времени, закажите пиццу, суши или любое другое блюдо с доставкой.
- Если Вас напрягает стирка, то воспользуйтесь услугами прачечной.
- Если у Вас совсем нет времени на уборку, обратитесь в клининговую службу.
Естественно, многие подумают, что такая экономия времени совсем не экономна в отношении денег. Но если Вы можете себе это позволить, то почему бы не осчастливить себя, освободив от рутинных обязанностей, которые занимают так много времени.
Если Вы можете что-то сделать за две минуты, то не откладывайте это дело на потом. Если Вам, к примеру, надо отправить письмо по электронной почте, то сделайте это сразу и Вы в этот же момент сможете вычеркнуть этот пункт из своего листа to do things. Позже Вы можете элементарно забыть об этом важном деле или же затратите на это уже больше времени.
Это правило иначе можно сформулировать так: съедайте лягушку на завтрак. Иными словами, делайте все самое важное с утра, ведь к концу дня Ваши силы иссякнут, и Вы не сможете качественно выполнить эту работу. Конечно, если Вы сова и активизируетесь только к вечеру, то пересмотрите этот пункт, подстроив свой распорядок дня под свой стиль работы.
Каждая песня длится примерно от 3 до 5 минут. Используйте песни. Например, с утра включите музыку, собираясь на работу и следуйте следующему графику:
- Первая песня – умываемся
- Вторая песня – принимаем душ и, конечно, подпеваем!
- Третья песня – одеваемся и танцуем в такт.
- Четвертая песня – заключительные штрихи в виде парфюма и украшений, затем включаем любимую музыку уже в наушниках и вперед, на работу!
К примеру, если Вы отвлекаетесь на свой любимый сериал, когда Вам нужно сделать важную работу, то придется пожертвовать удовольствием провести время перед телевизором и перейти в другую комнату. Этот лайфхак позволит Вам быстрее справиться с работой, так что у Вас останется время и на просмотр кино.
Без Вас, конечно, могут произойти какие-то события в жизни Ваших друзей, которые отразятся в ленте социальной сети, но не стоит отвлекаться на это во время выполнения работы. Просмотрите ленту позже, перезвоните позже, а пока работаете, перейдите в режим оффлайн!
Всегда найдется какая-то вещь, которая лежит не на своем месте. Меняете место дислокации? Переходите в другую комнату? Тогда заберите пустую чашку из-под выпитого кофе! Таким образом Вы сможете навести порядок в квартире без отрыва от производства.
Установите режим проверки почты: например, в 11:00, в 14:00 и в 18:00. Старайтесь придерживаться этого графика, тогда Вы не будете начинать утро с прочтения писем и не будете засыпать с включенным почтовым ящиком.
Установите распорядок дня, так чтобы Вы ложились спать в одно и то же время. Наш организм привыкает к определенному распорядку, например, если Вы обычно обедаете в 13:00, то Вы будете испытывать чувство голода уже к этому времени. Если Вы ложитесь спать всегда в 23:00, то старайтесь всегда заканчивать свои дела в это время, ведь стабильный сон – это залог успешного дня!
Используйте блокировщики сайтов, чтобы не отвлекаться на посторонние страницы во время работы. Это действительно действует! С блокировщиками сайтов Вы найдете ответ на вопрос о том, как сохранить время!
Если Вы хотите закончить какое-то дело к вторнику, к примеру, то продвигайтесь к этому финалу постепенно, каждый день выполняя долю работу! По-другому никак не достичь совершенства в работе!
Если у Вас нет времени или желания куда-то идти, то не бойтесь обидеть человека отказом. Таким образом Вы сможете существенно сэкономить время и закончить все планы на день вовремя! А если у Вас еще и нет желания куда-то идти, то зачем заставлять себя и тем самым нарушать свой распорядок дня?
Записывайте все, что Вам нужно сделать, а затем вычеркивайте все, что Вы уже сделали. Такой мониторинг дел позволит Вам повысить продуктивность и освоить технику под названием «не засорять свой мозг»!
Составьте список дел на сегодня, после этого установите таймер на 25 минут и начинайте работать. Когда таймер зазвонит, это значит, что пора отдохнуть. Пятиминутный отдых вернет Вам силы! После этого короткого расслабления принимайтесь снова за работу.
По истечении четырех таких временных отрезков сделайте долгий перерыв в течение 15-20 минут и вычеркните выполненную задачу. Переходите к следующей! Этот лайфхак, популярен по всему миру. За основу берутся разные временные промежутки, но классический – это 25 минут труда и 5 минут отдыха.
Нужно распределять свое время между теми задачами, которые являются важными и срочными, срочными и неважными, несрочными, но важными, и неважными и несрочными. Такой тайм-менеджмент позволит Вам научиться управлять своим временем и наслаждаться собственной продуктивностью.
Любой организм устает, поэтому надо делать перерывы, надо уметь отдыхать, работая. Если Вы выполнили уже достаточный объем заданий, то отдохните. Поднимите ноги Выше головы, сделайте зарядку для глаз и дыхательные упражнения. Такая методика работы позволит Вам экономить силы, а значит, работать еще продуктивнее!
Если Вы, к примеру, делаете уборку по дому, то включайте какую-либо музыку для души и удовольствия или же аудиокниги. Так Вы сможете провести время с двойной пользой: навести порядок и приобщиться к литературе.
Если Вам кажется, что Вам нечем заняться, не садитесь за компьютер, ведь интернет – это такая вещь, которая способна засосать Вас в информационный водоворот, так что Вы и не заметите, как пролетели часы.
Садитесь за компьютер, установив себе задачу и время на ее выполнения. К примеру, скажите себе: «Я сажусь за компьютер, чтобы проверить почту. Я сделаю это за 5 минут». По истечении времени переходите к другим делам.
Еще один совет для того, чтобы узнать, как выйграть время! Очень часто бывает так, что когда нам нужно что-то быстро приклеить скотчем, мы не можем разобраться, где этот злополучный скотч начинается. Обозначьте себе начало скотча, чтобы экономить время!
Если Вы моете посуду, то протрите за одно и плиту. Если Вы ищете какой-то отчет, то наведите одновременно порядок в своих бумагах.
Вы можете воспользоваться электронным блокнотом Google Keep для правильной организации своего времени, где Вы сможете работать над своим распорядком дня в любом месте и в любое время. Старайтесь при этом разделить выполнение сложных задач на этапы, ведь такой подход является более продуктивным и легко реализуемым!
Другие сервисы для существенной экономии времени:
- Remember the Milk
- Maniac Time
Действительно очень сложно совмещать работу с отдыхом, находить время на себя, своих родных, на свое хобби и любимые занятия. Но если Вы читаете уже заключение к этой статье, то значит, с завтрашнего дня Вы сможете добиться существенной экономии своего времени и у Вас появятся свободные часы на увлечения! Продуктивного Вам завтрашнего дня!
Другие статьи по тайм-менеджменту Вы найдете здесь:
10 секретов: как работать эффективно и тратить на выполнение задачи меньше
7 профессий для быстрого заработка в интернете
Как повысить продуктивность мозга: 23 способа для Вашей личной эффективности
25 советов по управлению временем для работы 2020
Когда дело доходит до максимальной продуктивности и эффективности на работе, правильное управление временем просто необходимо. Тайм-менеджмент — это навык, которым должен обладать почти каждый сотрудник. Но развиваться может быть непросто. Так что же такое тайм-менеджмент? И почему это так важно для сотрудников? Давай выясним.
Что такое тайм-менеджмент?
Управление временем — это практика продуктивного и эффективного распределения вашего времени на задачи.Часто управление временем включает в себя планирование ваших повседневных дел и осознанный контроль над своим временем по мере их выполнения. Некоторые общие темы для эффективного управления временем включают четкие цели, приоритеты и ожидания.
Вы можете применить практику тайм-менеджмента к любой сфере своей жизни, включая профессиональное и личное время. Но в профессиональных сферах отточенное управление временем — один из важнейших навыков, которые сотрудники должны развивать.
Почему так важен тайм-менеджмент?
Практика управления временем на рабочем месте важна, потому что это поможет вам уложиться в сроки и быть продуктивным на работе.Тайм-менеджмент также может улучшить ваше психическое здоровье. Вы будете меньше нервничать, зная, как распределять время на каждую задачу. Снижение стресса на работе поможет вам достичь лучшего баланса между работой и личной жизнью.
Плохие навыки управления временем могут привести к позднему назначению, низкому качеству работы и более высокому стрессу. Вы можете чувствовать себя менее уравновешенным в своей работе и в результате испытывать выгорание. Выгорание может подавить ваше творчество и оставить вас разочарованным и злым из-за ваших заданий или работодателя.
Применяя практические навыки управления временем, вы можете не только произвести впечатление на своего начальника и коллег. Вы можете стать неотъемлемым членом своей команды, доказав, что вы надежный, продуктивный и эффективный сотрудник. Имея это в виду, давайте рассмотрим 25 лучших советов по управлению рабочим временем.
1. Создайте список ежедневных задач
Начинайте каждый день со списка задач, которые вы надеетесь выполнить. Как только вы приступите к работе, запишите свой список дел и соответствующим образом расставьте приоритеты.Когда вы закончите эти задачи, отметьте их из списка. Наслаждайтесь чувством выполненного долга, которое вы получаете с каждой проверкой, и держите импульс!
2. Расставьте приоритеты для ваших задач
Составить список задач — это одно. Но вы также должны знать, как расставить приоритеты для этих задач. В первую очередь расставьте приоритеты в самых насущных задачах. Эти задачи могут быть выполнены раньше или требуют больше времени для выполнения. Если задача кажется слишком большой, разбейте ее на более мелкие, чтобы сделать ее более реалистичной. После этого вы можете организовать свои задачи в зависимости от важности, срока выполнения или отправителя.
Есть несколько различных методов расстановки приоритетов, которые вы можете применить к своему списку дел. Один из них — метод ABCDE:
- Задачи самые важные задачи.
- Задачи B — менее важные задачи.
- Задачи C — это задачи без последствий: они хороши, но не обязательны.
- Задачи D — это задачи для делегирования.
- Задачи E — это задачи, которые вы можете устранить.
Другие методы включают метод 80/20 и четыре D (делегировать, удалить, отложить или выполнить).Поиск подходящего для вас метода поможет вам лучше организовать свой список и подготовиться к своему дню.
3. Выполняйте самые важные дела утром
После того, как вы создали свой список, погрузитесь в самую важную задачу. Чем раньше вы начнете работать над этим, тем быстрее вы сможете это проверить. Если у вас есть большая задача, которая может занять весь день, разбейте ее на более мелкие задачи. Выполнение этих небольших задач поможет вам чувствовать себя более успешным в течение дня.
4. Следите за своим временем
Отслеживание времени — лучший способ научиться управлять своим временем.Оцените, сколько времени у вас уйдет на выполнение задачи. Затем отслеживайте время, которое вы тратите на эту задачу, и сравните его со своим расчетным временем. Отслеживание своего времени может помочь вам лучше осознавать поток в течение рабочего дня. А с правильным решением для управления временем вы можете отслеживать время для каждой задачи и вести журнал всего времени, которое вы потратили на проект. Вы даже можете найти инструмент, который поможет вам создавать и просматривать отчеты о вашем времени на основе проекта, задачи или команды.
5. Минимизируйте отвлекающие факторы
Отвлекающие факторы — враг любого, кто пытается управлять своим временем.Найдите способы как можно больше не отвлекаться. Включите режим «Не беспокоить» на телефоне или рабочем компьютере. Слушайте любимую музыку, чтобы заглушить шумную офисную болтовню. А если нужно, отключитесь от сети, чтобы избегать таких вещей, как социальные сети, новости или электронные письма.
6. Избегайте многозадачности
Многочисленные исследования показали, что многозадачность перегружает мозг. Вместо того, чтобы делать больше сразу, многозадачность может иметь противоположный эффект. Многозадачники более склонны к ошибкам, им требуется больше времени для завершения проектов и меньше внимания.Мозг может сосредоточиться только на одной или двух вещах одновременно. Переключение между задачами только дезориентирует мозг, поэтому по возможности избегайте этого.
7. Используйте приложения и инструменты для управления временем
Помимо отслеживания вашего времени с помощью решения для отслеживания времени, другие приложения и инструменты для управления временем могут помочь вам отслеживать или систематизировать список дел. Такие приложения, как Freedom, могут помочь вам блокировать сайты, которые могут вас отвлекать. Между тем, инструменты управления проектами, такие как Asana, Airtable и Trello, могут помочь вам организовать, расставить приоритеты и визуализировать ваши задачи.Вы даже можете синхронизировать эти приложения со своим решением для отслеживания времени, чтобы улучшить видимость задач и отслеживать время в проектах.
8. Еженедельно проводите аудит своего времени
Если вы хотите улучшить свои навыки управления временем, лучший способ сделать это — контролировать свое время. Каждую неделю записывайте, сколько времени вы собираетесь потратить на проект. Выполняя задания, отслеживайте время, пока не выполните их. К концу недели у вас будет запись, в которой вы сможете сравнить фактическое время, потраченное и предполагаемое, потраченное.Используйте это, чтобы внести коррективы в свои планы управления временем. Продолжайте анализировать свои результаты каждую неделю, чтобы увидеть тенденции и постепенные улучшения.
9. Составьте повестку дня встреч
Некоторые встречи являются продуктивными, а некоторые можно было провести по электронной почте. Чтобы избежать последнего, составляйте повестку дня для любых встреч, которые вы проводите. Определите цель встречи и поделитесь своими заметками с командой до начала встречи. Любая подготовительная работа, которую вы сделаете заранее, поможет вам провести встречу без проблем. А если вы закончите раньше, каждый будет признателен, если у вас есть время вернуться к своему графику.
10. Не ждите вдохновения, чтобы начать работать
Работать без вдохновения и мотивации может быть сложно. Однако вдохновение может прийти только с действием. А если вы не вдохновлены или не мотивированы, иногда вам нужно приступить к работе. Начать сейчас. Вдохновение и мотивация последуют.
11. Запланируйте перерывы
Перерывы помогают нам сосредоточиться. Мозг лучше всего функционирует, когда переключается между моментами интенсивной фокусировки и расфокусировкой.Добавляя перерывы в свое расписание, вы можете быть уверены, что отключаетесь в оптимальное время. Используйте перерывы, чтобы выпить, перекусить, пообщаться с коллегами или прогуляться. Ваш мозг будет благодарен за перерыв.
12. Вести список задач резервного копирования
Когда вы находитесь в потоке, нет ничего, что могло бы испортить вам настроение так, как ожидание. Может быть, вы ждете ответа от товарища по команде. Или вы ждете встречи с врачом. Чего бы вы ни ждали, используйте эти моменты для решения небольших задач.Узнавайте о пропущенных звонках или отвечайте на электронные письма. Вы даже можете воспользоваться моментом, чтобы просто расслабиться и перевести дух.
13. Организуйте свой рабочий стол, список задач, почтовый ящик и т. Д.
Организованное физическое и цифровое пространство поможет вам не отвлекаться. Эта организация также избавит вас от необходимости искать старые электронные письма, заметки или ручку среди всего вашего беспорядка. Когда дело доходит до организации ваших писем, используйте папки или ярлыки для группировки писем проекта. Для вашего стола или физического пространства держите на столе минимум предметов.Организация и эффективность идут рука об руку.
14. Используйте свой календарь
Используйте свой календарь, чтобы отслеживать проекты, сроки выполнения и то, что вы надеетесь достичь в течение недели. Если вы используете цифровой календарь, вы можете настраивать напоминания, создавать расписания, устанавливать временные блоки и создавать повторяющиеся события. Вы также можете поделиться своим календарем со своей командой, чтобы они знали, когда вы доступны.
15. Если чувствуете, что застряли, переходите вперед
Пытаетесь подобрать правильные слова, код или данные? Если можете, переходите к более простой задаче.Перфекционизм и погружение в мелочи могут только замедлить вас.
16. Сообщите свою рабочую нагрузку своей команде
После того, как вы составили список дел на утро, потратьте несколько минут на то, чтобы сообщить о своей повестке дня своей команде. Коммуникация жизненно важна для хорошего бизнеса. Кроме того, это может помочь вам управлять своим временем — и помочь вашей команде управлять своим временем. Понимание того, когда вы будете доступны и над чем работаете, может помочь вашим товарищам по команде управлять своим расписанием и когда им нужно ваше время.
17. Делегируйте несущественные задачи, если можете
При создании списка дел вы можете делегировать низкоприоритетные задачи товарищам по команде. Если вся ваша команда разделяет свою рабочую нагрузку, может быть проще передать низкоприоритетные задачи товарищам по команде с более легкой рабочей нагрузкой в этот день.
18. Проверяйте электронную почту один раз в день
Вместо того, чтобы сразу отвечать на все электронные письма, посвятите часть дня тому, чтобы отвечать на все письма сразу. Некоторые люди могут предпочесть отвечать на все электронные письма утром.Другие могут предпочесть проверять свою электронную почту во время обеда. Что бы вы ни предпочли, отключение уведомлений по электронной почте и проверка почтового ящика только один раз может освободить много времени на работе. Но не забудьте сообщить о расписании электронной почты своей команде, на случай, если им понадобится срочно связаться с вами.
19. Научитесь говорить «нет»
Умение говорить «нет» поможет вам избежать чрезмерной рабочей нагрузки или запросов в последнюю минуту. Это может помочь вам взять на себя ответственность за свою рабочую нагрузку и установить границы с другими.Это может дать вам чувство расширения возможностей. Без этих границ вы можете быть более склонны к выгоранию и плохому управлению временем.
20. Сгруппируйте похожие задачи вместе
Когда вы думаете о своем ежедневном расписании, подумайте о том, чтобы сгруппировать похожие задачи вместе. В конце концов, некоторые задачи требуют одинакового мышления. Например, вы можете отвечать на все свои электронные письма или звонки или обновлять свой календарь предстоящими или повторяющимися событиями в одном временном блоке. Сгруппируйте эти небольшие задачи, чтобы сэкономить много времени и избежать переутомления.
21. Найдите состояние потока
Ваше «состояние потока» — это ваша способность «попасть в зону» и быть вовлеченными в умственную деятельность. Обычно ваше состояние потока находится в промежутке между скукой и тревогой. Работайте над распознаванием, когда вы находите свое состояние потока, и попробуйте воспроизвести эту среду, когда вам нужно приступить к делу.
22. Сосредоточьтесь на балансе между работой и личной жизнью
Время, которое вы проводите вне офиса, может повлиять на вашу работу в офисе. Вот почему так важен баланс между работой и личной жизнью.Если вы боретесь с управлением временем, возможно, стрессы в других сферах вашей жизни влияют на вашу работоспособность. Улучшение баланса между работой и личной жизнью может означать, что вам нужно больше спать и заниматься физическими упражнениями, найти хобби или проводить больше времени с семьей.
23. Практика избавления от вредных привычек
Психологи считают, что освоение новой привычки может занять от 21 до 66 дней. Отказ от привычек может занять столько же времени. Плохие привычки могут включать в себя просмотр социальных сетей или ответы на сообщения в социальных сетях или звонки на работе.Это может помешать вам улучшить свои навыки управления временем. Постарайтесь определить свои вредные привычки и постарайтесь избегать их или отучиться от них. Создайте строгий график и придерживайтесь его, и эти привычки могут исчезнуть раньше, чем вы об этом узнаете.
24. Составьте еще один список дел на завтра
Хотите, чтобы ваши задачи были максимально активными? Используйте конец рабочего дня, чтобы составить список дел на завтра. Когда вы придете на следующий день, у вас будет несколько дополнительных минут в расписании, которые можно посвятить работе.
25. Обратитесь к наставнику для получения дополнительных рекомендаций
Найдите наставника по тайм-менеджменту, который поможет вам еще больше развить свои навыки. Наставники могут помочь вам установить цели, привлечь к ответственности и научить новым способам работы. Если кто-то в вашем офисе преуспевает в управлении временем, подумайте о том, чтобы попросить у него совета или наставить вас в вашем путешествии.
–
Это содержимое предназначено только для информационных целей и не должно рассматриваться как юридическая, бухгалтерская или налоговая консультация или замена для получения такой консультации, характерной для вашего бизнеса.Может применяться дополнительная информация и исключения. Применимые законы могут различаться в зависимости от штата или местности. Не дается никаких гарантий того, что информация является исчерпывающей по своему охвату или подходит для работы с конкретной ситуацией клиента. Intuit Inc. не несет ответственности за обновление или изменение любой информации, представленной здесь. Соответственно, на предоставленную информацию не следует полагаться как на замену независимому исследованию. Intuit Inc. не гарантирует, что материалы, содержащиеся в данном документе, будут по-прежнему точными или что они будут полностью свободны от ошибок при публикации.Читатели должны проверить утверждения, прежде чем полагаться на них.
.10 советов по управлению временем на работе
Мы все испытали трудности, связанные с управлением временем на работе. Вы просыпаетесь с надеждой и оптимизмом — вы не только соберетесь в срок, но и пойдете в спортзал, чтобы приготовить здоровую домашнюю еду.
Тогда жизнь случается. Вы уходите поздно, попадаете в пробку и подходите к своему столу, уже разочаровавшись в этом мире. Садясь, наконец, выбить проект, который откладывал неделями, вы понимаете, что у вас есть встречи до полудня — и да, вы уже опаздываете на первую.Наконец, вы уходите с последней встречи и начинаете перебирать электронные письма, когда вас втягивают в встречу с вице-президентом. У него есть для вас последний запрос. «Это займет всего час», — говорит он. Попробуй три.
Хорошая новость в том, что есть способы вернуть себе эти, казалось бы, неуловимые потерянные часы дня. Все дело в управлении личным временем — управляйте своим временем, а не позволяйте ему управлять вами. У нас есть десять советов по организации рабочего времени, которые помогут вам начать работу
1. Определите, как вы в настоящее время проводите время.
Если вы собираетесь оптимизировать свое личное время, сначала нужно выяснить, куда идет время. Старайтесь старательно записывать свое время в течение недели, отслеживая свою повседневную деятельность. В этом аудите вам поможет:
- Определите, сколько вы реально можете сделать за день.
- Определите отстойное время.
- Сосредоточьтесь на деятельности, приносящей наибольшую отдачу.
Когда вы проведете этот временной аудит, станет довольно ясно, сколько вашего времени тратится на непродуктивные мысли, разговоры и действия.
Вы получите более точное представление о том, сколько времени у вас уходит на выполнение определенных типов задач (что будет очень полезно для выполнения в дальнейшем). Это упражнение также может помочь вам определить время дня, когда вы наиболее продуктивны — таким образом, вы будете знать, когда работать над своими проектами, требующими максимальной концентрации и творчества.
2. Создайте ежедневный график и придерживайтесь его.
Ежедневное расписание (Щелкните изображение, чтобы изменить его в Интернете)Этот шаг абсолютно необходим для обучения тому, как управлять временем на работе.Даже не пытайтесь начать свой день без составленного списка дел. Прежде чем уйти с работы на день, составьте список самых актуальных задач на следующий день. Этот шаг позволяет вам приступить к работе, как только вы приедете в офис.
Если вы все изложите на бумаге, вы не будете лежать по ночам без сна, ворочая и перекладывая дела, которые проходят через ваш мозг. Вместо этого ваше подсознание работает над вашими планами, пока вы спите, а это значит, что вы можете просыпаться утром с новыми идеями для рабочего дня.
Если вы не можете сделать это накануне, обязательно составьте свой список с утра. Вы обнаружите, что время, которое вы тратите на создание четкого плана, ничто по сравнению с временем, которое вы потеряете, переключаясь между задачами, когда у вас нет такого плана.
Узнайте, как создать расписание управления временем, которое будет работать на вас.
Узнать больше
3. Разумно расставляйте приоритеты.
Когда вы составляете свой список дел, расстановка приоритетов является ключом к успешному управлению временем на работе.Начните с устранения задач, которые вам вообще не следует выполнять. Затем определите три или четыре наиболее важных задачи и сделайте их в первую очередь — так вы убедитесь, что выполнили самое необходимое.
Оцените свой список дел и убедитесь, что вы организовали его исходя из важности задачи, а не ее срочности. Важные обязанности способствуют достижению ваших целей, тогда как неотложные обязанности требуют немедленного внимания и связаны с достижением чьих-то целей.Мы склонны позволять срочному преобладать, когда нам действительно нужно сосредоточиться на деятельности, которая поддерживает наши бизнес-цели.
Чтобы избежать этой ловушки, воспользуйтесь одним из советов по управлению рабочим временем, которые можно найти в книге Стивена Кови Первые дела прежде всего . Он предлагает следующую матрицу управления временем, известную как матрица Эйзенхауэра, в качестве организационного инструмента для определения приоритетов задач на основе этих идей важности и срочности.
Матрица Эйзенхауэра (Щелкните изображение, чтобы изменить его в Интернете)Рассмотрим подробнее каждый из этих квадрантов:
- Важно и срочно: У этих задач есть важные сроки и высокая срочность — выполняйте их немедленно.
- Важно, но не срочно: Эти пункты важны, но не требуют немедленных действий и должны включать долгосрочную стратегию развития. Старайтесь проводить большую часть своего времени в этом квадранте.
- Срочно, но не важно: Это срочно, но неважно. Минимизируйте, делегируйте или устраняйте их, потому что они не влияют на ваш результат. Обычно это отвлекающие факторы, которые могут возникнуть в результате плохого планирования других.
- Срочно и неважно: Эти действия имеют мало, если вообще имеют значение, и должны быть устранены в максимально возможной степени.
Вот какие виды деятельности попадают в каждый квадрант. Попробуйте создать свою собственную матрицу управления временем и вставлять элементы из своего списка дел и повседневных дел, чтобы оценить, как вы в настоящее время проводите свое время. Вы можете создать его в Lucidchart менее чем за минуту — вот что мы сделали!
Пример матрицы Эйзенхауэра (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)Когда вы сможете определить приоритеты, ваше личное управление временем может выйти на совершенно новый уровень. Вы будете знать, на чем сосредоточить свое время в те дни, когда часов просто не хватает.
4. Сгруппируйте похожие задачи вместе.
Сэкономьте время и умственную энергию, пытаясь выполнить все дела одного типа, прежде чем переходить к следующему. Например, выделите отдельные отрезки времени для ответов на электронные письма, телефонных звонков, хранения документов и т. Д. Не отвечайте на электронные письма и сообщения по мере их поступления, так как это отвлекает в лучшем виде. Выключите телефон и уведомления по электронной почте, чтобы полностью исключить соблазн проверить в неустановленное время.
5.Избегайте побуждения к многозадачности.
Это один из простейших советов по управлению временем на работе, но, возможно, и один из самых сложных для выполнения. Сосредоточьтесь на текущей задаче и не отвлекайтесь. Может возникнуть соблазн выполнить несколько задач одновременно, но при попытке сделать это вы просто стреляете себе в ногу. Вы теряете время и снижаете производительность при переключении с одной задачи на другую.
Точно так же не позволяйте себе перегружать себя списком дел, растянутым на милю. Напряжение на нем не сделает его короче, поэтому вдыхайте, выдыхайте и выполняйте одно задание за раз.
6. Назначьте временные рамки задачам.
Составление расписания должно включать установление временных ограничений для задач, а не просто работу до их завершения. Списки дел прекрасны и прекрасны, но иногда может казаться, что вы никогда ничего не отмечаете.
Если вы хотите задать устойчивый темп своему рабочему процессу, Техника Помидора поможет вам записывать список дел по 25-минутным отрезкам, делая короткие перерывы между каждым отрезком и более длительный перерыв после выполнения четырех.Эта техника уравновешивает узкую направленность с частыми перерывами, снижая умственное напряжение и поддерживая мотивацию.
Если вы предпочитаете устанавливать свой собственный темп, тайм-бокс позволяет вам блокировать различное количество времени. Используйте свой журнал времени (шаг №1), чтобы оценить, сколько времени у вас займет какое-то действие. Как только вы потратите на это заданное количество времени, переходите к следующему важному занятию. Когда у вас есть эти параметры, ваша продуктивность резко возрастет, а список дел сократится.
Пример таймбоксинга (Щелкните изображение, чтобы изменить его онлайн)7. Добавьте буферы.
Один из самых приятных советов по организации рабочего времени: сделайте перерывы частью своего расписания. Когда вы закончите задание, дайте себе время вздохнуть. Сделайте небольшие перерывы для восстановления сил, будь то небольшая прогулка, игра в пинг-понг, медитация и т. Д.
8. Научитесь говорить «нет».
Вы никогда не научитесь управлять временем на работе, если не научитесь говорить «нет». Только вы действительно знаете, на что у вас есть время, поэтому, если вам нужно отклонить запрос, чтобы сосредоточиться на более важных задачах, не бойтесь сделать это.И если вы беретесь за проект, который, очевидно, ни к чему не приведет, не бойтесь бросить его.
Вместо того, чтобы выполнять множество задач, которые мало или не приносят никакой пользы, выполняйте меньше задач, которые приносят больше пользы. Помните правило 80/20: 80% вашей продукции приходится на 20% ваших вложений. Соответственно сконцентрируйте свои усилия.
Если вы не можете сказать «нет», делегируйте это. Хотя делегирование может быть трудным навыком, оно может творить чудеса с вашим личным временем. Вы собрали талантливую команду, поэтому определите задачи, которые вы можете передать.
9. Будьте организованы.
Для эффективного управления временем этот совет должен быть включен в ваш список дел. Если у вас по всему столу разбросаны стопки бумаг, найти ту, которая вам действительно нужна, будет похоже на поиск иголки в стоге сена. Есть несколько вещей, которые так расстраивают, как тратить драгоценное время на поиск потерянных вещей. Не говоря уже о том, насколько сильно беспорядок может заставить его сосредоточиться.
Мелочи имеют большое значение. Создайте файловую систему для документов. Отмените подписку на электронные письма, которые вам больше не нужны.Только подумайте — вам нужно сделать это только один раз, но вы получите выгоду навсегда.
10. Избавьтесь от отвлекающих факторов.
Социальные сети, просмотр веб-страниц, коллеги, текстовые сообщения, обмен мгновенными сообщениями — отвлекающие факторы на работе могут быть безграничными. Ключом к личному управлению временем является активное избавление от них. Закройте дверь, чтобы вас не отвлекали. Закройте все вкладки, кроме тех, над которыми вы сейчас работаете. Отключите уведомления о сообщениях и оставьте личные телефонные звонки на обед.
Делайте маленькие шажки. Определите два ваших главных отвлекающих фактора и сосредоточьтесь на их устранении в течение двух недель. И помните, что достаточное количество сна, достаточное количество воды и здоровое питание — все это поможет вам оставаться сосредоточенным в течение рабочего дня, особенно когда наступает дневной спад.
Вот и все — десять советов по управлению временем на работе, которые могут поднять вашу продуктивность на совершенно новый уровень. Вы будете ходить в спортзал и готовить, как Марта Стюарт, в кратчайшие сроки.
.21 совет по эффективному управлению временем
21 проверенный совет по управлению временем
Как лучше всего управлять своим временем и какие советы можно дать? В этом списке вы найдете тщательно отобранные наиболее действенные практики тайм-менеджмента. Они могут помочь вам оптимизировать ваши личные или командные рабочие процессы, оптимизировать использование рабочего времени и качество конечных результатов.
Если вы хотите расширить свои знания о лучших методах управления временем, не пропустите нашу подробную статью о лучших системах, которые резко увеличат вашу производительность.№1. Планируйте, планируйте, а затем еще раз планируйте
Планирование — это простая, но неизменно мощная мантра управления временем. Он начинается с создания списка ваших задач, а затем их распределения наиболее подходящим образом в течение недели. Создание ежедневных планов также пригодится. Вы даже можете предварительно просмотреть порядок, в котором вы стремитесь выполнять незавершенную работу в свой день, а также перерывы, которые вы хотите делать между задачами.Совершенно необходимо сопоставить свои ежедневные и еженедельные планы с общими целями.
Вы можете направлять свои цели, приняв акроним SMART — убедитесь, что ваши цели являются конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и своевременными. Таким образом вы сможете уделять время занятиям, которые помогут вам в достижении ваших целей.
№2. Приоритезация является ключевым фактором
Способ создания планов действий должен основываться на глубоком понимании ваших целей и их иерархии. Вы должны научиться распознавать, какие задачи напрямую способствуют достижению того, к чему вы стремитесь, а какие нет.
После того, как вы определили различные уровни важности и срочности, вы должны расположить самые важные в верхней части вашего списка дел — как важные, так и срочные. Таким образом вы не потеряете их статус или не откладываете их без надобности.
№ 3. Проведение аудитов управления временем
Если вы хотите знать, на что уходит ваше время в течение дня, лучшим помощником является аудит управления временем. Его очень легко приготовить, и у него много преимуществ.В Интернете есть различные шаблоны временного аудита, поэтому вы также можете воспользоваться одним из них при подготовке собственного аудита.Прежде всего, вы должны записать, как вы планируете использовать свое время в течение определенной недели или месяца. Затем отслеживайте часы каждый день и отмечайте, какие действия вы выполняете. Когда у вас есть реальные данные, вы можете легко сравнить, совпадают ли ваши намерения с тем, что вы делаете в рабочее время. После этого вы можете внести необходимые корректировки, чтобы постепенно сводить воедино свои цели и фактическое ежедневное расписание.
№4. Уменьшите количество отвлекающих факторов в рабочем процессе
Возможно, вы (и втайне) хорошо осведомлены о различных отвлечениях, которым вы поддаетесь ежедневно. У всех нас есть свои цифровые удовольствия, такие как бесконечная прокрутка социальных сетей. Однако эффективное управление временем зависит от уменьшения отвлекающих факторов.
Устранение их слишком амбициозно, но ограничение времени, которое вы посвящаете им, определенно возможно. Фактически, вы можете превратить отвлекающие факторы в удовольствие после каждого достижения в течение дня.Таким образом, они могут работать на вашу продуктивность, а не против нее.
№ 5. Научитесь делегировать полномочия
Одна из основных причин истощения и выгорания предпринимателей и многих других профессионалов сегодня — это неспособность отказаться от задач. Делегирование бесценно, когда речь идет о вашем личном тайм-менеджменте, и является методом развития доверия и сотрудничества в вашей команде.Первые шаги могут быть трудными, если вы не привыкли отказываться от ответственности. Однако вы должны найти баланс между своим здоровым усердием и нездоровым ощущением, что вы единственный человек, который может выполнить работу.Со временем это улучшит ваши отношения с партнерами, коллегами или товарищами по команде, а делегирование задач станет естественным и намного проще.
№6. Назначьте временные интервалы для ваших задач
Установите четкие сроки для каждой задачи. Даже если у вас нет четкого свидания с клиентом или партнером, обязательно иметь его в своем расписании. Вы же не хотите тянуть задачу на несколько недель, откладывая остальную работу. Прокрастинация затрагивает всех нас, поэтому мы должны применять эффективный подход к ее преодолению.Вы можете начать с оценки времени, которое вы планируете, которое вам понадобится для выполнения задачи. Затем вам нужно вернуться к нашей давней расстановке приоритетов и посмотреть, когда запланировать это, учитывая остальные ваши обязанности. Вы можете разделить задачу на более мелкие части, чтобы при необходимости распределить ее на несколько дней, но убедитесь, что вы установили четкое целевое время для каждого бита.
№ 7. Примите однозадачность
И неустанно защищайте ее. Один из самых больших источников стресса в том, как мы работаем (и живем) сегодня, — это многозадачность.Если несколько лет назад одновременное выполнение нескольких задач считалось высшим навыком, в настоящее время люди пришли к пониманию, что такой подход пагубно влияет на производительность, концентрацию и общее самочувствие.
Существуют различные методы, которые вы можете использовать, чтобы сосредоточить свое внимание на одной задаче и избавиться от «половинной работы». Полезно, например, закрыть свой почтовый ящик и каналы социальных сетей и работать только над текущей задачей. Вы также можете ограничить количество звонков и других отвлекающих факторов. Затем вы можете установить временные интервалы для фокусировки, например, полчаса или час.
№ 8. Организуйте похожие задачи вместе
Этот совет тесно связан с предыдущим. Вместо того, чтобы разбрасывать их по дням, более эффективно объединять однотипные задачи вместе. Так вы сэкономите время, выполнив их сразу.
Например, вы будете более продуктивны, если отправите несколько писем одновременно, вместо того, чтобы обрабатывать их по отдельности в течение дня и разбивать работу на другие задачи.
№ 9. С утра первым делом спланируйте самые важные задачи
Эта стратегия, очевидно, связана с хорошей расстановкой приоритетов, но требует особого внимания.Причина, по которой наиболее важные задачи должны выполняться в первую очередь, заключается не только в том, что в противном случае вы можете их забыть.
Для большинства людей утро — самое продуктивное время дня. Даже если вы еще не полностью проснулись, ваш мозг все еще свеж и может обрабатывать информацию гораздо лучше. Вот почему лучше всего использовать это время для самых сложных задач или тех, которые требуют максимальной концентрации из-за их приоритета. Прочтите о блокировке времени в этом руководстве.№ 10.Знайте, когда остановиться
Даже если вы выделили временные интервалы для своих задач, у вас может возникнуть соблазн продолжить работу над ними после того, как отведенное время закончится, особенно если вы чувствуете, что они важны или сложны. Однако вам следует научиться устанавливать ограничения, несмотря ни на что.
Стремление к совершенству достойно восхищения и является мощным качеством. В то же время он может превратиться в большого врага для вашего эффективного управления временем. По мере того, как вы беретесь за все больше и больше проектов, вы научитесь лучше определять, когда вы действительно закончили работу, а когда просто тратите время, пытаясь сделать ее более «идеальной», чем это должно быть на самом деле.
№11. Планируйте паузы между рабочими потоками
Перерывы между различными видами деятельности необходимы для сохранения свежести вашего мозга и для того, чтобы избежать умственной перегрузки, которая так широко распространена сегодня. Когда вы планируете слоты для разных задач, имеет смысл также запланировать паузы для разминки и переключения передач.
Например, если вам нужно работать над юридическими контрактами все утро, хорошо запланировать перерыв на четверть или полчаса, прежде чем погрузиться в написание электронных писем.Это даст вам возможность совершить мысленный прыжок и поможет бороться с истощением. Вам решать, как лучше провести паузу. Однако лучше, если это не связано с использованием каких-либо ваших цифровых устройств, чтобы у вас действительно было время простоя без экрана.
№ 12. Найдите свой темп работы
Планирование временных интервалов для задач и планирование перерывов между ними — это только начало. Со временем вы должны перейти на следующий уровень и найти правильный темп работы, соответствующий вашей личности.
Вы можете добиться этого, обращая внимание на часы, когда вы наиболее продуктивны, а также на моменты, когда ваша энергия и концентрация падают. Также очень полезно просматривать зарегистрированные часы и проверять эффективность в течение дня. Анализируя данные и осознавая, что вы чувствуете, вы можете обнаружить, что нужно изменить в своей повседневной жизни, чтобы максимизировать продуктивность и снизить стресс.№ 13. Установите четкие цели для рабочих встреч
Для многих профессионалов большая часть их ежедневного рабочего времени уходит на встречи.Независимо от того, являетесь ли вы фрилансером, владельцем малого бизнеса или руководителем группы, вы, вероятно, столкнетесь с одной и той же ситуацией. Поскольку встречи отнимают много времени (но важны), вы должны быть хорошо подготовлены к каждой из них.Прежде всего, убедитесь, что каждая встреча, на которую вы соглашаетесь, действительно необходима. Иногда той же цели может служить звонок или чат. Как только вы поймете, что встреча важна, вам следует подготовить четкую повестку дня, в которой вы ожидаете от нее добиться. Конечно, вы также должны установить временные рамки, чтобы не проводить половину дня в болтовне.
№ 14. Научитесь отказываться от работы
Сказать «нет» — это здоровый механизм, который нам нужен в большинстве сфер жизни. Однако когда дело доходит до работы, это может быть подход, который спасет вас от выгорания. Стоит попробовать, несмотря на опасения, что другая сторона отреагирует.
Будь то новая работа фрилансера или другая задача для вашего командного проекта, вы должны знать, когда отказаться. Если вы завалены работой и ясно видите, что дополнительные задачи станут тяжелым бременем, лучше всего быть честным и откровенным с вашими пределами.
№15. Не работайте в отпуске и в выходные дни
Это строгое правило, которое вы должны соблюдать, чего бы это вам ни стоило. Единственная связанная с работой вещь, которой стоит заняться в выходные, — это планирование. Это может занять час, но окупится в течение недели.
Кроме этого, вредна работа во время отпуска или в другое время, посвященное отдыху. Фактически, ваша производительность в конечном итоге пострадает от этой вредной привычки, потому что вам действительно нужно немного отдохнуть от работы.
№ 16. Думайте об отдельных элементах, а не о всем списке задач
Вот еще одна всеобъемлющая стратегия, которая избавит вас от множества проблем: никогда не уменьшайте масштаб всего вашего (и сверхдлинного) списка задач, когда вы заняты. Это только вызовет стресс. В такие моменты очень легко начать чувствовать, что ты со всем не справишься. Но на самом деле вы можете.
Вместо этого разбивайте задачи на более мелкие части и смотрите на отдельные элементы, а не на всю кучу работы, которая ждет вас.Тогда вы сможете адаптироваться к более мелким задачам, которые необходимо выполнить прямо сейчас, и выполнять их одну за другой, спокойно и продуктивно.
№ 17. Анализируйте свои повседневные привычки
Когда вы провели аудит рабочего времени и соответствующим образом скорректировали свой рабочий график, вы также можете сделать еще один шаг в управлении тем, как ваши дни будут структурированы. Полезно внимательно присмотреться к остальной своей деятельности, помимо работы.
Например, если вы работаете из дома, а не в офисе, вы можете посмотреть, как часто вы отвлекаетесь от домашних дел или прыгаете к холодильнику, чтобы перекусить.В случае офисной работы вы можете обратить внимание на свои ритуалы, необходимые и ненужные взаимодействия с коллегами и даже на пищевые привычки. Когда у вас будет хороший обзор, вы сможете понять, как избавиться от чрезмерных отвлекающих факторов и наладить конструктивные отношения с товарищами по команде и партнерами.
№ 18. Используйте лучшие приложения для управления временем
Несмотря на то, что применение всех этих передовых методов — довольно сложная задача, хорошая новость в том, что вы не одиноки. Сегодня существует множество приложений для управления временем, которые могут быть вашими верными соучастниками в преступлении в обеспечении эффективной организации и производительности.Существует несколько типов платформ, которые могут помочь вам оптимизировать рабочий процесс — календари, диспетчеры задач и многие другие. Календарь — хорошая отправная точка для вашего планирования, так как вы можете визуально расставить задачи на неделю и месяц. Вы также можете использовать органайзеры и менеджеры задач, где вы можете вводить проекты и задачи, добавлять для них информацию и устанавливать крайние сроки завершения. Естественно, настоятельно рекомендуется иметь приложение для учета рабочего времени, так как оно поможет вам с аудитом времени и общим планированием.
№ 19. Сделайте упражнения незаметными в свой день
Вы уже знаете, что упражнения очень важны для вашего общего благополучия. Но более того, оказывается, что регулярная физическая активность также способствует лучшему управлению временем.
Как? Упражнения помогают лучше справляться со стрессом и чувствовать себя более уверенно в жизни. Это доказано, и это работает. Первый шаг — найти, как вы уже догадались, время для этого в своем расписании. Лучше всего проводить пару тренировок в неделю до или после рабочего дня.Вы также можете добавить паузы для растяжки, медитации или физического расслабления в течение дня. Если вы только начинаете, начните с небольших шагов, которые вам удобны, и постепенно расширяйте их.
№ 20. Разнообразьте свой распорядок
Никто не любит скучать. Если вы чувствуете себя застрявшим в повседневной рутине, сделайте шаг назад и подумайте, что может привнести в него немного свежести. Лучшее решение, конечно, — взять отпуск, но если это невозможно, можно воспользоваться некоторыми хитростями.
Если вы слишком долго находитесь в офисе, то можете работать из дома. Попробуйте также переставить свое рабочее пространство. Вы также можете начать день с упражнений или изменить обычный способ планирования рабочего времени. Уловка состоит в том, чтобы создать физическое и умственное пространство для инноваций и нестандартного мышления.
№ 21. Измените свой ландшафт время от времени
Вы не поверите, какую нагрузку вы сможете снять с плеч, если просто переключитесь на другое физическое место.Это важно как для работы вне офиса или домашнего стола, так и для полноценного отпуска. Смена декораций — предпочтительный метод возрождения творчества писателей и художников, но он также работает для всех типов профессионалов.
Когда у вас появятся первые признаки беспокойства, скуки и перегрузки, отправляйтесь в путь. Если у вас нет выходных или если проект нельзя бросить прямо сейчас, просто измените ситуацию. Это может быть ваш коттедж, день в парке или поездка на пляж — любое место, которое подарит вам глоток свежего воздуха.
Начните работу с улучшенным подходом к управлению временем
После того, как вы проанализируете и поймете, как вы проводите свое время, вы сможете улучшить привычки своей организации, чтобы добиться большего и снизить стресс. С помощью этих полезных советов вы сможете изменить свой распорядок дня к лучшему.
Бонус: шпаргалка
21 Советы по управлению временем
Ищете лучший и более продуктивный способ управления временем вашей команды? Что ж, не смотрите дальше. Мы изложили несколько простых советов по эффективному управлению временем.
Загрузить инфографикуУправление временем, стало проще
Эффективное управление временем не должно быть сложной задачей. С Hubstaff вы можете легко отслеживать время своей команды и следить за тем, чтобы все не сбились с пути.
Дополнительные полезные советы можно найти на Hubstaff.com. .Советы и навыки управления временем
Советы по управлению временем
- Персональный опрос времени
- Учебный час Формуляр
- Расписания на день
- Не будь перфекционистом
- Научитесь говорить НЕТ
- Учитесь расставлять приоритеты
- Объединить несколько видов деятельности
- Заключение
1. Личный опрос времени:
Чтобы начать управлять своим временем, вам сначала понадобится представление о том, как вы сейчас используете свое время.Обзор личного времени поможет вам чтобы оценить, сколько времени вы в настоящее время проводите в обычных делах. Получить более точная оценка, вы можете отслеживать, как вы проводите свое время на неделю. Это поможет вам лучше понять, сколько времени вам нужно подготовиться по каждому предмету. Это также поможет вам определить, кто расточает ваше время. Но пока заполните анкету личного времени, чтобы получить оценку. Последующий Обзор показывает, сколько времени вы тратите на различные виды деятельности.При приеме опрос, оцените количество времени, потраченного на каждый элемент. Как только у вас есть эту сумму умножьте на семь. Это даст вам общее потраченное время по активности за одну неделю. После расчета еженедельного времени каждого элемента, сложите все эти времена и получите общий итог. Вычтите это из 168, итого возможные часы в неделю.
Здесь мы идем:
| 1. Количество часов сна каждую ночь | ________ X 7 = _______ |
| 2. Количество часов ухода в день | ________ X 7 = _______ |
| 3. Количество часов приема пищи / перекусов в день — включая приготовление время | ________ X 7 = _______ |
| 4а. Общее время в пути по будням | ________ X 5 = _______ |
| 4б. Общее время в пути по выходным | _______ |
| 5. Количество часов в неделю для регулярных запланированных функций (клубы, церковь, посиделки и др.) | _______ |
| 6. Количество часов в день для работы по дому, поручений, дополнительного ухода, пр. | _______ X 7 = _______ |
| 7. Количество рабочих часов в неделю | _______ |
| 8. Количество часов в классе в неделю | _______ |
| 9. Среднее количество часов в неделю, общения, свиданий и т. Д. честно! | _______ |
| Теперь сложим итоги: | _______ |
| Вычтите указанное выше число из 168 | 168 — _______ = _______ |
Остальные часы — это часы, которые вы позволили себе учиться. | |
2. Формула учебного часа:
Чтобы определить, сколько часов вам нужно на изучение каждого неделю, чтобы получить пятерки, используйте следующее практическое правило. Учиться два часа в час в классе для легкого класса, три часа в час в классе в среднем класс, и четыре часа в час в классе для сложного класса. Например, плетение корзин 101 — это относительно простой трехчасовой курс. Обычно человек не будет работать более 6 часов вне класса в неделю.Продвинутый исчисление обычно считается сложным курсом, поэтому лучше всего изучайте предлагаемые 12 часов в неделю. Если нужно больше часов, уберите немного часов от более простых курсов, например, плетения корзин. Выясните время, которое вам нужно учиться, используя приведенную выше формулу для каждого из ваших классов.
| Кредитные часы Easy Class | ________ х 2 = _______ |
| Среднее время работы по классу | ________ х 3 = _______ |
| Кредитные часы тяжелого класса | ________ х 4 = _______ |
| Итого | _______ |
Сравните это число с временем, оставшимся до окончания опроса.Настало время, когда многие студенты могут оказаться в состоянии стресса. Просто примечание, чтобы облегчить ваше беспокойства. Дело не только в количестве учебного времени, но и в его качестве. Эта формула является общим руководством. Попробуйте в течение недели и внесите изменения по мере необходимости.
3. Расписания на день:
Есть множество расписаний, которые могут соответствовать вашей индивидуальности. К ним относятся книги для помолвки, кусок плаката, прикрепленный к стене, или карточки 3 x 5.После того, как вы определитесь со стилем, следующим шагом будет строительство. Лучше всего выделять места на каждый час, на полчаса при напряженном графике. Во-первых, отложите все необходимое; уроки, работа, питание и т. д. Теперь выделите свое учебное время (вспомните формулу учебного времени, представленную ранее). Запланируйте это на время, когда вы полны энергии. Кроме того, лучше всего просматривать конспекты занятий вскоре после занятий. Обязательно планируйте перерывы в учебе примерно по 10 минут каждый час. Будьте реалистичны в выборе количества курсов. Чтобы добиться успеха на курсах, у вас должно быть время учиться.Если вы обнаружите, что у вас нет времени на учебу и вы не слишком сильно общаетесь, возможно, вы захотите облегчить себе нагрузку. Советы по экономии времени Теперь, когда вы знаете, как вы проводите большую часть своего времени, взгляните на это. Подумайте о том, что для вас самое важное. У тебя достаточно времени? Скорее всего, вы этого не сделаете. Ниже приведены несколько советов о том, как планировать и распределять свое время, когда кажется, что вам его просто не хватает.
4. Не будь перфекционистом:
Попытка быть идеальным человеком ведет к поражению.Никто не может быть идеальным. Сложные задачи обычно приводят к избеганию и откладыванию на потом. Вам нужно ставить достижимые цели, но они также должны быть сложными. Всегда найдутся люди и слабее, и сильнее вас.
5. Научитесь говорить «нет»:
Например, ваш знакомый хочет, чтобы вы сегодня вечером посмотрели с ним фильм. Вы составили планы на завтра со своими друзьями, а сегодня вечером собирались учиться и стирать. Тебе действительно это не интересно.Вы хотите сказать «нет», но ненавидите отказывать людям. Вежливое отрицание должно стать привычкой. Отказ освобождает время для самых важных дел.
6. Научитесь расставлять приоритеты:
Очень важно расставить приоритеты для ваших обязанностей и обязательств. Некоторые люди не знают, как расставить приоритеты, и откладывают дела на потом. В «списке дел» элементы располагаются в порядке важности. Один из способов — это список ABC. Этот список разделен на три раздела; а, б или в.Пункты, помещенные в раздел A, — это те, которые нужно сделать в этот день. Пункты, помещенные в раздел B, необходимо завершить в течение недели. Пункты раздела C — это то, что нужно сделать в течение месяца. По мере того, как элементы B, C становятся более актуальными, они перемещаются в список A или B. Попробуйте или придумайте свой собственный метод, но сделайте это.
7. Объединение нескольких видов деятельности:
Еще одно предложение — объединить несколько занятий в одном временном месте.По дороге в школу слушайте записанные на пленку записи. Это позволяет проводить до часа или двух в день хорошего обзора исследования. Принимая душ, составьте мысленный список того, что необходимо сделать. Когда вы смотрите ситком, смейтесь, оплачивая счета. Это всего лишь предложения о том, что вы можете сделать, чтобы совместить свое время, но есть много других, прежде всего проявите творческий подход и позвольте этому работать на вас.
8. Заключение:
После того, как планирование станет привычкой, вы сможете его изменить.Лучше сначала быть точным. Легче найти что-то, чем можно заняться с дополнительным временем, чем найти дополнительное время, чтобы чем-то заняться. Самое главное, чтобы это работало на вас. Расписание, которое не является персонализированным и честным, вовсе не является расписанием.
Университет Джорджа Мейсона.
Добавить комментарий