Составить план работы на месяц образец: Как составить план работы на месяц образец. План рабочего дня и плюсы планирования

Содержание

Как составить план работы на месяц образец. План рабочего дня и плюсы планирования

генеральный директор

Планы на год составляй весной, планы на день — утром
Китайская пословица

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Когда у вас нет плана, то ваши действия носят характер хаотичных

Каждый из нас, руководителей, задумывается: насколько можно увеличить производительность труда? Данные, полученные опытным путем в моей компании, показали, что после внедрения ежедневного планирования и отчётности эффективность труда коллектива увеличилась ~ на 40%.

Не секрет, что в среднестатистической российской компании сотрудники тратят на работу в лучшем случае 3-4 часа в день из 8-ми. Однако все делают вид, что так и должно быть. Руководитель довольствуется постановками в виде бурной активности, как только он заглядывает в чей-то кабинет.

А подчинённые… А что подчинённые? Их такое положение дел более чем устраивает: в рабочее время можно решить кучу личных задач, оформить заказы в интернет-магазинах, пообщаться по телефону и в социальных сетях с друзьями и родными.

Недаром говорят, что 80% людей работают настолько эффективно, насколько грамотно ими руководят.

Вывод банален и одновременно ужасен своей простотой: для того чтобы увеличить эффективность работы компании на 40%, достаточно сделать так, чтобы сотрудники работали хотя бы 6,5 — 7 часов в день (да, восемь — это уже высший пилотаж!).

Ежедневный план и отчёт — непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников

Но как понять: кто из сотрудников чатится в соцсетях, а кто непрерывно выдаёт результат? Постоянно стоять за спиной? Невозможно! Здесь на помощь приходят обязательные для каждого сотрудника ежедневные планы и отчёты о проделанной работе.

Если совсем кратко смысл ежедневных планов и отчётов заключается в следующем: сотрудник составляет план работ на каждый день исходя из 8-ми часового дня и отчитывается в конце рабочего дня по каждой выполненной задаче (затраченное время, результат и т.д.).

Любая хорошая технология имеет преимущества для обоих сторон. Поговорим об этом.

Преимущества ежедневного плана для компании

Задачи решаются сотрудниками согласно принятым приоритетам (с учётом бизнес-требований компании), а не по принципу “хочется”, “проще” и “интереснее”.

Вероятность “простоя” сотрудника стремится к нулю. Всегда имеются задачи в запасе. Если “простой” и возникнет, то он виден заранее.
Посмотрев в планы, можно сразу убрать “высосанные из пальца” задачи и заменить их полезными, злободневными и актуальными.
Когда человек планирует дела исходя из 8 рабочих часов и знает, что за это время будет спрос, заметно уменьшается вероятность “пустой растраты времени”.

Преимущества ежедневного плана для сотрудника

Серьёзный личный и профессиональный апгрейд: навык планирования крайне важен во всех сферах, и жизнь за пределами работы здесь не исключение.

Руководитель будет вами доволен, т.к. все наиболее приоритетные задачи по технологии попадают в ваш ежедневный план. А “быть на хорошем счету” открывает дополнительные возможности в вертикальной карьере.
Отмена “рабства”, когда человек сидит на работе до “ночи” (теперь на выполнение задач выделяется 8 часов, следовательно, и планировать их на двенадцать часов руководитель уже не будет).

Повестка дня

В дальнейшем речь пойдёт только о принципах ежедневного и еженедельного планирования и требованиях к планам. Отдельные статьи посвящены:

Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных планов подчинённых — статья в разработке.
Требования к рабочим отчётам, методика их создания — статья в разработке.
Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных отчётов подчинённых. См. статью “ ”.

Личная эффективность руководителя

Я также использую в своей работе технологию ежедневного планирования и отчётов. Отчитываюсь перед самим собой — берите на вооружение, если вам отчитываться не перед кем. Благодаря этому моя личная эффективность выросла в 2 раза (шутка ли!).

В том числе и за счёт выполнения более приоритетных задач, ибо раньше я брался за те, что первыми приходили в голову.

И очень полезный инсайт. Когда начинаешь планировать, гораздо легче ещё на этапе плана подумать: твоя ли это задача, не лучше ли её делегировать? Когда к задаче уже приступил, и на середине ее реализации понял: хорошо бы делегировать, — “отпустить” её от себя уже гораздо сложнее.

Технология реализации и внедрения ежедневных планов

Обращаю ваше внимание, что необходимо контролировать выполнение плана, сроки реализованных задач и качество результатов.

Немало руководителей “обломали свои зубы” при попытке внедрить ежедневные планы и отчёты, и вот почему:

Внедрение встретит яростное сопротивление офисных сотрудников. Смиритесь, это естественно, но к этому нужно готовиться. Возможно, вам будет полезна статья “ ”.
Внедрение ежедневных планов и отчётов, а также дальнейшая работа по поддержанию технологии в работе требует инвестиций времени, денег, управленческих усилий и воли руководителя. И главное, — молниеносной реакции на любое нарушение со стороны сотрудников.
Внедрение дополнительно принесет тотальную прозрачность планов и отчётов. Руководитель любого вышестоящего уровня должен иметь возможность посмотреть отчёт любого нижестоящего руководителя и его подчинённых. За планы своих подчинённых отвечает непосредственный руководитель. Почему это не понравится сотрудникам? Далеко не каждый руководитель среднего звена заинтересован в наличии “всевидящего ока” у топ-менеджмента.

Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения

Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника

Как только появляется задача, она заносится в план работ на текущий или последующие дни (вне зависимости от того, в какой форме она была поставлена) с ориентировочной датой планируемого выполнения.

Если задача относится к категории дел “несрочные и неважные”, она заносится в так называемый STACK (хранилище) задач. Сотрудник обращается к STACK’у при очередном планировании на неделю, или когда у него возникает простой в работе.

Поставленная задача, занимающая более 3 часов (кроме участия в мероприятиях и встречах), разбивается на более мелкие, которым в качестве базовой присваивается первоначальная.

Для каждой задачи из стандартного перечня выбирается и выставляется приоритет

Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников

Чтобы получить пример таблицы приоритетов, благодаря которой сотрудники справляются с самостоятельным планированием, выполните 2 простых действия :

1) Напишите развёрнутый комментарий к статье (форма для комментариев расположена в самом низу статьи, см. скриншот https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Поделитесь своим опытом внедрения планирования для подчинённых (не обязательно успешным).

2) Отправьте запрос на получение примера таблицы приоритетов через мои личные аккаунты в социальных сетях:

Требования к формату занесению задач в план

Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение). В план включаются следующие задачи:

Планируемые в рамках проектов;
Полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устно, по почте, скайп и т.д.). Если задача стоит во внешней системе постановки задач, то необходимо добавить ссылку url на эту задачу; при получении задачи (устно, по почте, скайп), ее необходимо занести в свой план работ самостоятельно. При этом действуют все требования по формату занесения задач.
Планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе.

У каждой задачи необходимо указать:

Название задачи . Должно отражать, какие действия и с каким объектом необходимо выполнить. Желательно для этого использовать для существительных именительный падеж и повелительное наклонение глагола. Это очень сильно облегчает последующий поиск среди всех задач.

Пример: Разработать регламент: планирование (“разработать” — повелительное наклонение; “регламент: планирование” — именительный падеж).
Планируемое время на выполнение . Пример: Сделать коммерческое предложение: 2 часа 30 минут
Дедлайн (крайний срок, к которому задача должна быть выполнена). Если вы не можете определить дедлайн задачи, — обратитесь к своему непосредственному руководителю.

Краткий план по выполнению данной задачи . Добавить ссылки на алгоритмы, по которым вы планируете действовать и/или краткий план действий. Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает кучу вопросов при обсуждении плана работ и риск, что задача будет сделана неэффективным/неоптимальным способом или сделана не на 100% и/или потребует переделки.
Приоритет . Исполнитель определяет его самостоятельно по отдельно формализованным правилам. Если определить не может, — необходимо обратиться к непосредственному руководителю.

Если сотрудник видит “недостаточность” своего ресурса для поставленной задачи, он обязан незамедлительно об этом сообщить постановщику задачи и своему непосредственному руководителю.

Ежедневный план работ

План необходимо создавать на основе еженедельного плана и поступающих оперативных задач (до внедрения еженедельного планирования: на основе известных на этот день задач).
План на следующий день составляется до конца текущего рабочего дня.
Плановое время на ежедневные задачи рассчитывается:

для офисных сотрудников исходя из 8 часов минус обычное время для решения оперативных и форс-мажорных задач (для руководителей проекта: 7 часов — плановые; 1 час — на решение поступающих задач). Планируемое на задачи время может варьироваться в зависимости от дня недели и других условий.
для внештатных специалистов — ежедневный лимит времени, оговоренный при обсуждении условий сотрудничества.

План на новый день размещается сверху над планом за предыдущий день (если для планов используются текстовые документы).
Если в день уходит более 4 часов на внеплановые (по отношению к планам проектов) задачи, или становится видно, что при текущей загрузке НЕ могут быть выполнены планы проектов, об этом сразу ставится в известность руководство (не позднее следующего дня).

Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)

В примере показан план, который сотрудник создаёт в системе Битрикс24. На скриншоте представлены только первые шесть задач, остальные — не поместились на экран. Выделенные столбцы: 1 — название задачи; 2 — крайний срок выполнения; 3 — планируемое время выполнения.

Переход к еженедельному планированию

После освоения ежедневных планов сотрудники переводятся на еженедельное планирование. При этом ежедневное планирование сохраняется, но значительно упрощается, т.к. в еженедельном плане задачи разделены по дням. Если вы не занимаетесь ежедневным планированием с подчинёнными, возможно, они планируют свою неделю как на картинке ниже.

Основные преимущества еженедельного планирования:

больший горизонт планирования по сравнению с одним днём
экономия времени сотрудника и значительная экономия времени руководителя

Еженедельный план работ

Как составлять план?

Пройтись по всем ежемесячным планам проектов, взять из них список задач с дедлайном до конца недели + 5 дней.
Открыть свой ежемесячный план работ и выписать часть работ оттуда.
Занести в еженедльный план оперативные задачи (заранее известные или поставленные руководителем).

План на новую неделю необходимо составить в последний рабочий день предыдущей недели (как правило, пятница).

Задачи необходимо запланировать на всю рабочую неделю с учётом запаса времени для вводных (определяется для каждой должности индивидуально).

Составленный план на неделю необходимо уточнить (на основе информации, полученной за выходные и с утра в первый рабочий день) в первый рабочий день недели, до 12:00 (как правило, понедельник)
Для специалистов, имеющих небольшой уровень “непредвиденной” работы (работы по обслуживанию сайтов, руководство проектом продвижения) неделя должна быть распланирована без учёта непредвиденных работ.

ведь на то задачи и “непредвиденные” — могут быть, а могут и НЕ быть.
если план не выполнен в связи с тем, что выполнялись поступившие “вновь” задачи, то часть задач из плана может быть перенесена на следующую неделю.

Автоматизация ежедневных и еженедельных планов

Самый популярный вопрос: “В каком виде подчинённые должны делать планы?” В идеале делать планы нужно в виде задач в системе, где в дальнейшем по ним будет вестись учёт времени выполнения и формироваться отчёты. На мой взгляд, на сегодняшний день для этого больше всего подходит система «Битрикс24» .

Что делать, если в вашей компании другая система для постановки задач? Подумайте как организоваться планирование с её помощью на основе сформулированных мной требований к планам. И даже если системы постановки и учёта задач у вас нет вовсе, не беда. В моей компании длительное время планы на день и на неделю делались в отдельных текстовых файлах в формате GoogleDocs (очень удобно редактировать и обсуждать). И только спустя некоторое время мы перешли полностью на работу в Битрикс24.

Ответы на часто задаваемые вопросы по ежедневным планам

Как ставить задачи, если сотрудник-исполнитель не является непосредственным подчинённым руководителя?

Либо получить полномочия ставить такие задачи в рамках проектного подчинения, либо согласовать добавление задачи с непосредственным руководителем исполнителя.

Важно помнить: время не резиновое. Когда поступает новая задача, она “выталкивает” из плана другую задачу. Приоритеты в расстановке задач — это вопрос компетенции непосредственного руководителя.

Получается, что эта система вводит “тотальный контроль” за работой подчиненного? Это должен делать его руководитель. А этого руководителя должен контролировать его руководитель?

Руководитель контролирует составление планов своих непосредственных подчинённых (пример: руководитель отдела разбирает планы сотрудников отдела), но не обязательно каждый день. Для лояльных сотрудников (через 1 год после старта внедрения регулярного менеджмента других в вашей компании не останется) частота проверки может быть 1 раз в 3 дня, 1 раз в неделю.

Очень многое зависит от должности и опыта конкретного сотрудника. А также от типа планирования, который используется в дополнение к ежедневным и еженедельным планам: планирование на месяц по проектам, стратегические планы по проектам. Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”

Некоторые руководители сами не хотят ежедневно контролировать т.к. это отнимает время и внимание

Планирование работы для своих подчинённых и контроль её выполнения — прямые обязанности руководителя. Для того чтобы освоить эту функцию, рекомендую заниматься “прокачиванием” своих управленческих компетенций. В помощь статья “ ”.

Важно оценить, есть ли в вашей компании “перекос” для руководителей в работе на “производство результата”. В первую очередь, руководитель должен выделять время на управление подчинёнными , производство же результатов — во вторую очередь и по остаточному принципу времени. Если вы выделяете достаточное время руководителю на управление, и при этом он всё равно стремится производить результаты своими руками, в то время как его подчинённые прохлаждаются, — это хороший специалист, но плохой руководитель.

Читавшие эту статью, также читали

Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»

Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): цели, базовые принципы, предстартовая подготовка

Нехватка времени на все, что хочется сделать – это распространенная проблема в современном мире. Правильное планирование рабочего дня позволит вам сэкономить огромное количество драгоценных часов. И сегодня вы получите несколько важных советов на эту тему.

Для начала выделим само планирование рабочего дня – его необходимо делать . Примите это как должное. Далее необходимо разбить свой день на 3 группы и для каждой из них мы дадим вам свои правила. Здесь все просто:

Начало рабочего дня .
Середина рабочего дня .
Завершение рабочего дня .

Правила для начала дня

Утро – это тот момент, когда вы заряжаетесь энергией после сна. Именно от вашего состояния утром зависит, насколько продуктивным будет день . Поэтому принимайте первую порцию советов.

Позитивный настрой

Надо ли говорить о том, что если у вас хорошее настроение с утра, то и дела идут легче, проще становится решать деловые задачи и на них уходит меньше времени.

Поэтому каждое утро находите то, что зарядит вас позитивом: приятные воспоминания, предвкушение от скорого занятия любимым делом. Введите в привычку задавать ежедневно утром себе следующие вопросы:

Как сегодняшний день сможет приблизить меня к достижению цели?
Что я смогу сделать для того, чтобы получить от сегодняшнего дня максимум радости?
Что я сегодня смогу сделать для того, чтобы поддержать свой образ жизни (здоровье)?

Данная процедура не займет у вас более 2-х минут, а эффект от ее ежедневного выполнения может превзойти все ожидания.

Правильный старт

Следующий момент – это правильный старт вашего рабочего дня . С чего он должен начаться? С неспешного завтрака и такого же пути до рабочего места.

У вас нет времени на долгий и плотный завтрак? Есть простое решение: ложитесь спать пораньше. Иначе вы рискуете запороть свой день на самом старте – проверено!

Начало работы

Начинайте непосредственно рабочий день в одно и то же время . Данное правило поможет вам стать еще более дисциплинированным человеком.

Когда это войдет у вас в привычку, то в качестве бонуса вы заметите повышение мобилизации своих сил.

Сверка планов

Если вы вчера занимались планированием сегодняшнего рабочего дня, то утром надо провести сверку . Это займет минут 10, но может сэкономить до 2-х часов!

Также само планирование лучше делать с учетом 60% вашего времени, а остальные 40% оставить на форсмажоры и неожиданные или неотложные задачи.

Не «раскачиваться»

Не стоит начинать самую продуктивную часть дня с много кратных приветствий или обсуждения никчемных новостей. Начинайте реализовывать запланированные цели сразу !

Все «социальные» дела можно перенести на более позднее время. Для этого подойдет послеобеденный период.

Сначала — главное!

Начинайте свой день с решения ключевых задач . Все остальное будет ждать и никуда не денется. Особенно, ваш почтовый ящик с корреспонденцией J

Секретарь – ваш помощник

Обязательно вводите в курс ваших планов своего секретаря, ведь он является вашим помощником и партнером. Пусть у вас на это всего 2 минуты – сделайте это.

Данный шаг позволит вам сэкономить время и увеличить эффективность. Хороший секретарь разгрузит вас и напомнит при необходимости о важном совещании. Он должен быть в курсе всех ваших дел.

Правила для середины дня

Середина рабочего дня – это период, когда работа кипит, вы выполнили или продолжаете выполнять главные задачи. Для данной части дня мы приготовили для вас 11 советов.

Порядок на столе

Оставьте на столе только те бумаги, которые помогают решить вам текущую задачу. Остальные уберите. На столе не должно быть более шести документов.

Устанавливайте сроки

Если вы подчиненный, то старайтесь сделать так, чтобы вы сами могли устанавливать или оговаривать сроки выполнения тех задач, которые поручены вам. Если вы руководитель, то урезайте на треть время выполнения задач для своих подчиненных.

Обратная реакция

Если вы решили вдруг присутствовать на каком-то неважном для вас совещании, то будьте готовы к тому, что вам дадут на нем дополнительные поручения . Если бы вас там не было, то и дополнительных задач вы бы не получили…

Неотложные задачи

Всегда и в любом деле возникает ситуация, которая будет являться неотложной и перетянет ваше внимание на себя . Это спровоцирует застой в выполнении текущих задач.

Стоит ли отвлекаться и вникать в такие ситуации – дело ваше. Но всегда принимайте решение исходя из приоритетов: что важнее сделать – текущие дела или «неотложные»? По возможности делегируйте такие внезапные задачи.

Импульсивные действия

Во время выполнения текущих задач (особенно самых важных) вам вдруг может захотеться позвонить по телефону или сделать другое незапланированное импульсивное действие.

Не торопитесь следовать импульсу – подумайте, стоит ли отвлекаться, насколько это важно?

Делайте паузы

Всегда в течение рабочего дня планируйте паузы . Какой они должны быть продолжительности – решать вам. Самое важное в этом деле – регулярность.

Группируйте рутину

Все мелкие рутинные дела вы можете объединить по схожим признакам в секции, блоки. И далее выполнять их такими блоками. Например, 6 блоков по 10 минут – телефонные звонки. Важно здесь максимально укорачивать время выполнения каждого блока.

Завершение дел

Доводите начатое до финальной стадии. Старайтесь не отвлекаться часто при решении длительной задачи. Так как после вам придется вернуться к выполнению и часть работы проделать снова, теряя время. Как минимум – восстановить скорость выполнения.

Пользуйтесь моментом

Если у вас вдруг появилось «вынужденное свободное время» , то подумайте, как его можно использовать рационально. Например, когда вы сидите в приемной шефа и ждете своей очереди.

Ваш час

При планировании рабочего дня обязательно вносите в график час для себя . В этот момент ваш секретарь должен отвечать всем, что вас нет, либо просто закройте кабинет, чтобы вам никто не мешал.

Посвятите этот час решению тех задач, которые не срочны, но являются важными. Также, когда вас никто не отвлекает, вы можете вспомнить о подобных задачах, которые в суете просто забылись.

Сверка и контроль

Не жалейте времени на периодическую сверку своих планов и контроль их выполнения . Мы уже говорили о том, что данное действе сэкономит больше времени, чем вы на него потратите. К тому же вы можете что-то изменить в планировании в связи, например, изменившимися приоритетами.

Правила для завершения дня

Не стоит отвлекаться на частую проверку времени и ждать окончания рабочего дня. Этот период времени также важен , как и предыдущие. Примите к сведению следующие 3 совета.

Завершите не сделанное

Есть группа дел, которые не являются срочными, но сделать их необходимо . Чтобы они не накапливались, превращаясь в завал, делайте их в конце дня, когда самые важные цели достигнуты. В этот период самое время дочитать свою корреспонденцию, продиктовать секретарю распоряжения для печати и т. п.

Анализ дня

Проанализируйте, опираясь на план дня, что вы успели сделать сегодня, какова ваша эффективность, как часто отвлекались от основных задач и как этого по возможности избежать в будущем? Это один из важных элементов успешного выполнения дел – контроль и анализ .

План на завтра

Уделите 15-20 минут планированию завтрашнего рабочего дня. Лучше делать это именно накануне . Но также не забудьте утром выполнить сверку.

Сегодня я хочу рассказать об очень простой, но эффективной методике планирования дня (она внизу).

Думаю, многим эта тема интересна, потому что в большинстве случаев планирование дня у людей не эффективно.

Обычно встречаются две крайности:
1. Человек пишет очень длинные списки дел на день (буквально все, что вспомнит, а также в список включается перенесенное с прошлых дней). Такие списки дел на 100 % не выполняются, один их вид навевает тоску и беспросветность, вычеркнутых дел по итогам дня оказывается мало. А на следующий день приходится переносить огромный список задач, и одно это бесконечное переписывание уже утомляет.

2. После неудач с первым вариантов человек впадает в другую крайность: вообще перестает планировать. Просто делает те дела, которые вспомнит или записывает несколько дел на клочок бумаги. Ежедневник не открывает и не заполняет. Но такая ситуация тоже вызывает неудовлетворение, ведь вы успеваете делать только «текучку», важные цели и мечты «простаивают». Создается ощущение бесцельно прожитого дня, ощущение «ничего не сделано» (как, впрочем, и в первом варианте).

Большинство людей так и курсируют между двумя полюсами, не находя удовлетворяющий вариант планирования дня. А ведь от удачного планирования зависит эффективность вашего дня в целом! И эффективность вашей жизни, которая измеряется не в количестве сделанного, а в уровне радости и полноте самореализации.

Реализовывать задуманное, каждый день продвигаться вперед и развиваться, ведь такую жизнь вы хотите?!

С планированием на год дела обстоят еще сложнее. В начале года мы можем написать разные цели, их очень много. Через месяц мы уже про них забываем. А в конце года оказывается, что цели не достигнуты, но они остаются желанны и мы переписываем их в новый год. И так много-много лет подряд.

Что происходит? Мы неверно выбираем цели? Мы неправильно их формулируем? У нас мало силы воли? Мы не способны получать желаемые результаты? Во всем виноват самосаботаж?

Планирование может быть невероятным и увлекательным!

Еще интереснее и радостнее выполнять поставленные задачи и гордиться собой каждый день! Можно делать это играючи и не перегружаясь, но при этом продвигаясь на шаг к большим целям и мечтам ежедневно.

Простая методика планирования дня.

Подумайте о трех важных делах, которые давно нужно было сделать, которые «горят» или принесут вам максимальные «дивиденды», пользу и продвижение в важном направлении. Дела необязательно должны быть объемными и большими. Длительность дела от 5 до 30 минут является оптимальной.
Запишите эти три дела в ежедневник.
Выполните их ДО ОБЕДА.
Наслаждайтесь ощущением эффективного дня: вы уже выполнили три самых важных дела, а у вас впереди еще полдня, которые вы можете также провести в делах, или отдохнуть, если вам того хочется.

Попробуйте!

А о том, как определять эти важные дела, как правильно формулировать задачи, как сделать свой день, свою жизнь цельной я подробнее рассказываю в . Из небольших аудио-уроков вы возьмете еще массу эффективных приемов и массу вдохновения для достижения целей.

Планирование дня – это не такая простая задача! В сутках всего 24 часа, а дел бывает и на все 48. А эффективное планирование на каждый день позволит успевать сделать многое за короткий срок.

А как вы планируете свой день?

Иногда день тянется бесконечно, а порой часы летят как секунды. Скоротечность времени особенно чувствуется в тот период, когда дел невпроворот. Как же все успеть? Стоит подумать о рациональной трате времени и составить план действий на день . Это позволит скоординировать события, оценить реальность их исполнения и избежать «метания» между двумя делами.

Конечно, в теории планирование дня звучит заманчиво. Набросал список дел, постепенно выполнил все пункты и успел сделать все намеченное. На практике все выглядит совершенно по-другому. Сразу вспоминается знаменитый закон Парето: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». Это правило идеально подходит под описание жизни многих людей. Полдня уходит на раскачку, несколько часов интенсивной работы, потом перекур или чашечка кофе. Так проходит день, неделя, год, а иногда и целая жизнь.

Статистика говорит о том, что 80 % успешных бизнесменов заранее планирует свой день . И эта привычка у них появилась не из-за увеличения доходов и дел. Тут как раз умелое планирование на каждый день и расстановка приоритетов позволила добиться успеха в работе.

Стоит отметить, что планирование важно не только в карьере. Существует еще и время досуга. На тех же выходных хочется и с друзьями отдохнуть, и в кино выбраться, и навестить родителей. А тут еще и генеральная уборка с еженедельными закупками продуктов. Даже люди, необремененные работой, страдают от отсутствия времени. Сразу вспоминаю знакомую и ее слова: «проснусь в 10, пока чай попью, в Интернете посижу, ужин мужу приготовлю, уже и вечер. Времени на себя почти нет». Время у нее как раз есть, а вот организованности никакой.

Планирование дня: примеры успеха и неудачи

Рассмотрим примеры планирования на каждый день.
Иван – счастливый отец 2 очаровательных мальчишек-погодок. Жена сидит в декрете. Зарплата у Вани не сильно большая, поэтому ему приходится периодически подрабатывать. Его основная работа связана с обслуживанием компьютеров и оргтехники, а подработка – с их починкой. Отдельный кабинет позволяет заниматься «халтурой» прямо в разгар рабочего дня, что Иван и делает.

Его рабочий день проходит так: первые полчаса – на кофе, следующие пару часов – на подработку, потом уже основная деятельность. Стоит ли говорить, что Иван не успевает справляться со всей работой? Каждый день на большой фирме случаются поломки техники, которые требуют незамедлительной починки. Но как бросить подработку, ведь деньги за нее уже отдали, и на них приобретены новые ботинки сыну? За медленную работу Иван часто получает выговоры, и даже пару раз лишался премии. Приходится и периодически задерживаться, пытаясь все успеть. Может, стоило бы перенести подработку домой?

Хороший вариант, но там Иван не может сосредоточиться из-за детей, а также из-за знаменитой игры «World of tanks». Как-то парень даже несколько дней работал по строгому графику, лично им составленному, но форс-мажор на работе выбил его из колеи. Выводов сделано не было, поэтому дни Ивана по-прежнему проходят в авралах и постоянной нехватке времени.

Другое пример планирования на каждый день.
Марина работает парикмахером несколько лет. График – 2 дня через 2. В неделю у нее обычно 3-4 выходных. И каждый раз ее выходные проходили примерно одинаково. В 2-й рабочий день она вечером засиживалась допоздна в Интернете, а на следующий день отсыпалась почти весь день. Во 2-й выходной приходилось бегать по магазинам, заниматься домашними делами, готовить еду на несколько дней. А еще и маленький сынишка 4 лет тянул в парк или игровую комнату.

Конечно, на работу Марина выходила с ужасной усталостью, но «день сурка» (скорее, 4 дня сурка) тянулся месяц из месяца. И тут девушка решилась использовать планирование на каждый день. Марина вечером садилась и расписывала план на следующий день . Сначала было очень непросто его соблюдать, пару раз она прекращала такой опыт. Но затем Марина втянулась. Ее выходные теперь были распланированы. За 2 дня она успевала сделать все намеченное, и даже записалась на курсы «Моделирования цвета волос». Это помогло ей не только повысить квалификацию, но и перейти на более интересную высокооплачиваемую работу. Теперь с Мариной всегда удобный органайзер, который помогает ей уверенно идти по жизни.

Ошибки при планировании на каждый день

Казалось бы, что сложного распланировать собственный рабочий или выходной день ? Расписать план, выполнить указанные пункты и со спокойной совестью отдыхать. Но многие отмечают, что соблюдать его не так просто. Несколько дней усилий, и план заброшен навсегда. Какие наиболее типичные ошибки при планировании на каждый день?

1. неправильно расставленные приоритеты. «Первым делом самолеты!» Человек, планируя собственный день, должен уметь определять какие дела необходимо сделать в первую очередь, какие из них наиболее важные, какие можно отложить. Допустим, важный отчет не стоит выполнять вечером, ведь в течение дня могут появиться другие безотлагательные дела. Если на выходной запланирована генеральная уборка и поход в кино, то разумнее сначала выполнить необходимую работу по дому, т.к. посетить кинотеатр можно в любой день, в том числе и в будни.

2. включение в план необъятного количества дел. Не стоит пытаться за один день переделать все, что накопилось по работе или по дому за неделю. План должен быть реально выполнимым, иначе его составление бессмысленно. В один день невозможно посетить врача, 4-часовое совещание и съездить в гости в другой город.

3. отсутствие сосредоточенности на выполнении плана. Каждый может сказать, что ему тяжело жить по определенному плану. Однако правда заключается в том, что взрослый человек просто обязан уметь организовывать свое время. Все оправдания «я с детства такой», «не могу по плану», «это скучно» — это банальная лень и нежелание менять жизнь к лучшему.

4. план не изложен в письменном (электронном) виде. План, который держится в голове, не так просто проверить, перечитать, проанализировать его выполнение и увидеть результат.
5. отсутствие времени на отдых в плане. Человек – не робот, поэтому в плане обязательно должно присутствовать такие пункты как завтрак, обед и ужин, проверка личной почты, звонки родным, ланч с коллегой. Такие небольшие временные зазоры позволят немного разнообразить день, а также оставить время на непредвиденные дела.
Важно отметить, что человек должен хотеть оптимизировать свой день. Вспомним наш пример с Иваном. Он думал, что составленный план поможет ему успевать делать все дела, но при этом ничего не хотел менять в своей жизни. В рабочее время Иван подрабатывал, в нерабочее – работал, а дома тратил время на компьютерные игры. Изначально план был провальным.

Правила эффективного планирования дня. Как планировать свой день?

Древнегреческий мыслитель Гесиод говорил: « Истинно велик тот человек, который овладел своим временем». А почему бы не попробовать стать «великим» и поменять свою жизнь к лучшему?

Существуют правила, которые позволят сделать

планирование дня эффективным:

1. четко поставленные задачи по важности и времени. В перечне дел следует расставить дела, которые фиксированы по времени (встреча в 3 с поставщиком, визит к врачу к 9). Затем в плане указываются другие важные задачи (написать отчет за неделю, оплатить кредит), а также временные окна (отдых, время на еду).
2. визуализация плана. Он должен быть перед глазами, чтобы оценить объем выполненных и предстоящих задач. В каком он будет виде – дело вкуса и удобства. Маленький блокнот, внушительный ежедневник или электронный органайзер. Важно не только написать план, но и четко указать задачу. Например, записать не просто «позвонить поставщику», а «позвонить Иванову И.И. по поводу доставки мебели».
3. оценка реальной траты времени. Для того чтобы составить план, нужно определить свои «бесполезные» действия. Допустим, невинный звонок подружке, проверка аккаунта в одноклассниках, свежий сериал по телевизору – занятия приятные, но порой уж очень временнозатратные. Анализ нескольких дней позволит выявить и устранить или минимизировать бесполезную потерю времени.
4. оценивание собственных сил. Некоторые дела требуют определенных временных затрат, поэтому не стоит за полчаса пытаться сделать 3-часовую работу. Также человек должен учитывать и свои физические возможности. Пробежка в 6 утра – хорошее полезное желание, но для совы это будет просто нереально.
5. подведение итогов. План должен не только составляться, выполняться, но и анализироваться. Рядом с каждым пунктом стоит выставлять оценку своим действиям. Первые несколько недель планирование дня и его оценка будет даваться нелегко, однако впоследствии его анализирование позволит более четко ставить задачи, вносить необходимые коррективы и быстрее достигать результата.

Итоги

Планирование на каждый день – основа плодотворной жизни. Поначалу будет не просто, но результат не заставит себя ждать. И тогда планирование дня станет хорошей привычкой успешного человека.

В свое время я сознательно пришла к выбору электронного ежедневника. При этом требования к нему были большие: наличие веб версии и приложения, , возможность составлять списки по группам и подгруппам, отмечать самые важные дела и делать заметки. Главное — все это должно быть бесплатно ! За долгое время было перепробовано множество приложений, таких как знаменитый Todoist, так и никому не известных.

Вот уже больше 4 лет я использую Wunderlist, чтобы спланировать жизнь, списки дел и цели. Wunderlist — это без преувеличения любовь с первого взгляда! Простота инструмента — самая важная особенность. Он очень удобен для пользователя и не имеет сложного дизайна. Это один из самых простых и в то же время самых полезных инструментов для планирования и составления списков.

Давайте на примере моего ежедневника рассмотрим, какие возможности предоставляет Wunderlist.

Вот так выглядит мой стандартный план на день.

Я не ставлю четкое время в плане на день, чтобы делать дела в более удобном порядке. Как видите слева есть столбец, где и находятся все списки.

Он состоит из таких пунктов:

Входящие — все дела, записанные на бегу и идеи попадают туда. Срочные дела — нет, они сразу отправляются в To Do list. Чаще всего во Входящих оказываются дела, без определенной даты исполнения. Например, перебрать обувь или продать старый телефон. Несколько раз в неделю я пересматриваю эту папку и перекидываю дела. Что-то попадает в ToDo, но уже с четкой датой выполнения, а что-то удаляется.

Отмеченные — видите звездочку на Тренировке? Это отмеченное дело. Все дела, на которых надо особенно сконцентрироваться в течение дня — становятся избранными. В последнее время я сильно расслабилась на тренировках и теперь хочу заниматься под лозунгом: “Быстрее! Выше! Сильнее!”. В день стараюсь ставить не более 3-х отмеченных дел.

Сегодня и Неделя — список дел по дням.

Goals , ToDo и Cписки — буду разбирать подробнее.

Почему названия списков на английском? Мне просто так больше нравится 🙂

Goals

Goals — это важные цели, на которые сейчас идет самая большая концентрация внимания.

Мне важно иметь не более трех основных целей , иначе моя концентрация на них падает. В каждой цели есть список дел, который ведет к ее достижению, а также описан конечный результат. Если вы не напишете конечный результат, то считайте, что цель недостижима. Например, для цели Выучить Английский, конечный результат может быть: “Свободное владение языком в путешествиях, возможность общаться на социальные темы” или “Возможность прочитать “Алису в стране Чудес” в оригинале”. В таких примерах вам достаточно среднего уровня владения, без углубления в сложные обороты и научные термины.

Эти Главные цели могут перекликаться с .

ToDo

Это ежедневные дела, рутина и путешествия. Обучение, подарки и маски для лица. Тут все, что происходит со мной на протяжении каждого дня. Давайте посмотрим поближе.

Finance/Сareer — напоминания забрать вклад, выбрать банк, , получение возврата денег за лечение и . В целом все, что связано с финансами. По карьере там пока ничего нет, все рабочие вопросы я .

Travel/Relax — планирование путешествий и отдыха. Сейчас список пуст. Ищу вдохновение на следующую поездку в Pinterest .

Beauty/Health — работа над красотой и здоровьем.

Home — все домашние дела начиная от оплаты коммунальных и заканчивая разбором сезонного гардероба.

Family — все, что нужно семье. Встречи, отправки посылок и покупки подарков.

Friends — то же самое, что для семьи, только для друзей.

Education/Hobby — напоминания о курсах, заданиях, хобби, расписания и т.д.

Списки

Пожалуй самый большой набор. Тут находятся вещи, о которых я не хочу забывать, лайфхаки и списки полезных вещей.

Первые 3 пункта: Одежда , Косметика и Техника — это списки покупок. Во вложении к каждому пункту я пишу характеристики вещи, которые мне нужны, а если есть, креплю ссылку. В Одежде есть еще дополнительная карточка — Размеры. Она позволяет не испытывать стресс в интернет магазинах.

Страны — Путешествия — список стран, которые хочу посетить.

Подарки — все идеи подарков для семьи и друзей.

Привычки, от которых хочу избавится и Привычки, которые хочу приобрести — полезные вещи, которые улучшают жизнь. Сюда может попасть все. Например: , прокачать личный тайм менеджмент или перестать оставлять грязную посуду в раковине. Привычки пересматриваю раз в месяц, чтобы перенести их в ToDo.

Интерьер — мебель которую хочу купить для дома.

Книги и Фильмы — соответственно список книг и фильмов, которые хочу прочитать и посмотреть.

Вы видите, что все это очень просто. Возможно вам потребуется какое-то время, чтобы заполнить Wunderlist в первый раз. Но потом составление задачи будет занимать у вас буквально секунды. Не тратьте на написание списков вручную, пользуйтесь простыми инструментами. А оставшееся время посвятите себе!

А чтобы всегда чувствовать поддержку единомышленников подписывайтесь на мой Instagram или телеграм канал Делай и Мечтай . Там, кроме всего прочего, я рассказываю и показываю, как я достигаю целей с помощью Личного Финансового плана и бешеной мотивации. И вы вступайте в наш Клуб успеха и знайте, у вас все получится!

План работы на месяц образец таблица. Составление плана на год. Ежедневный план работ

Как составить план на год.

Планирование жизни

Составление личного жизненного плана для саморазвития на примере.

Зачем составлять план

Смысл составления плана на год – прожить год счастливее, чем без плана. План должен вести нас по пути счастливой жизни. Поддержать наш рост над собой. Расширить наши возможности и вырастить представление о себе.

План на год – структурирует наше развитие и слегка подталкивает в спину, когда мы останавливаемся. В нём должны быть цели, достижение которых для нас значимо. Сверхценно быть эффективным, план на год служит этой задаче.

А «держать цели в голове» – это рогатка, плавно переходящая в пульт от телика.

Я планирую цели уже 5 лет. Чтобы убедить вас в пользе составления плана и не засорить статью, мне сложно привести не сотни, а всего один сильный аргумент. Слышал, все хотят «путешествовать и лежать под пальмой». Без работы – это скучная сказка. Так что я тружусь и живу в пальмовых странах 260 дней в году.

План должен расширить нашу свободу, а не зажать нас в рамки старых и навязанных целей. Если наша жизнь скована: обязанность зарабатывать на жизнь или работать над чужими целями, то будет дальновиднее составить план чтобы изменить свою жизнь.

Час планирования равен 10 дням работы. [1] М. Сейсембаев

Основные принципы планирования жизни

На первом этапе – составляем черновой список целей. Удобно с декабря приняться собирать цели, присматриваться к ним. Можно проверить их на соответствие себе, если это вокал – пойти на пробное занятие.

Но ещё до начала составления плана, полезно принять принципы, чтобы движение по плану было в радость:

Жизнь длинная . Цель, достигнутая в удовольствие за месяц – лучше, чем скрипя зубами за 2 недели. Следует брать спокойным темпом, а не спринтом. Эффективнее ставить «темповые» цели, а не сверхдостигалки.
Принцип качалки: «Нет боли — нет роста». Контролируемый стресс делает нас сильнее. Выгодно напрячься в этом году, зная, что в следующем получим добавочные возможности.
Постоянный рост . Большая часть моей жизни заполнена людьми, идеями, работой, которых не было 5 лет назад даже в мечтах. Помечтал в начале года, попахал, а к концу – удивился.
Нет сверхусилиям . Я против адских достижений, я за привычку и систему. Каждый день пробегать по 5 км легче, чем раз в 4 дня – полумарафон.

Источники целей

Главный источник целей на год – наш персональный смысл жизни. Если мы его составили – на будущее нам будет намного легче: определить что для нас ценно в году, а что отбросить. Или будем исходить из идеи – чего мы хотим достичь через 5 лет. Привожу сокращённые примеры.

Мой черновой вариант персонально смысла жизни: разобраться «Кто я?» и где нахожусь.
Цели на год: читать книги по психологии, философии, религии. Расширять «Я» – непривычное поведение, роли, привычки, представление о себе, путешествия.

Если мы определили своё предназначение, глобальные цели, личную миссию или ценности – учитываем их, и планируем цели, приближающие или реализующие их. Если план на них не работает, то или план фуфло, или глобальные цели.

Моё предназначение: помогать другим достигать их целей.
Цели на год: составление видения и реализация проекта Goal-Life.com.

Глобальная цель: реализовать себя как предпринимателя в деле. Разностороннее развитие.
Цели на год: работа по развитию сайта, сбор команды, учиться писать и редактировать статьи.

Ценности: семья, развитие, новизна, спокойствие, здоровье.
Цели на год: пробовать неизведанное, ступать на следующий уровень, улучшение себя в отношениях.

Источники целей для планирования своей жизни.

Третий родник для планирования жизни – наши хотелки:

Мечты: научиться рисовать, петь.
Давно хочу: повторить подтягивание на 1 руке, весить 63 кг, согнуть ложку, побывать в Чили.
Видение идеального дня 20.12.2025: успешная компания, испанский язык, спорт, вокал, семья и дети.
Список 100 желаний: куча целей по Goal-Life.com, семья и будущая роль в ней.
Колесо баланса жизни: все сектора заполняю на 9-10. Давно пользуюсь, уже вычистил основное.

Четвертый гейзер – «не хочу» переформулированные в «хочу»:

Злюсь, что мало энергии &xrarr; Исследовать свою энергичность.
Закрыть старые мини-цели &xrarr; Приготовить чизкейк. Поделки из салфеток.

Как составить черновой план

Удобно составлять черновик планов на будущее в электронном формате. На бумаге – морока, потребуется постоянно редактировать список целей. В последний план я внёс более 50 правок.

Для наглядности разбиваем цели по сферам жизни, как в колесе жизни. Пишем все цели пришедшие на ум по каждому источнику.

Берём каждый источник целей, придумываем и пишем цели по нему, без особого анализа. Сначала просто соберём всё в кучу. Есть персональный смысл жизни – выписали цели, чтобы его реализовать. Есть предназначение – выписали. Старые мечты – выписали. Проделали упражнение 100 желаний – выписали 10–15 самых жгучих. Представляем себя через 10 лет, где и с кем – выписываем.

Составляем план на год – пишем все цели.

Черновик я набрасываю за неделю. Ещё три недели редактирую, согласовываю цели, подгоняю под реальность. У меня все цели и долгосрочные планы записаны в блокноте, более 30 страниц разных хотелок и мечталок. Я листаю его и выписываю, что хотел бы уже сейчас реализовать, повторяю 4–5 раз.

Внутри каждой сферы составьте по 3–4 цели. Оставляем только самые хочу-смогу-сделаю, мысленно представляйте – как будете выполнять цель, если не представляется – вычёркивайте.

Рекомендую создать резервный план: туда перенести все цели, которые не лезут в годовой план. Когда управитесь и нечем будет заняться – цели уже наготове.

Если вы первый раз составляете план – лучше планируйте цели попроще и по 2–3 штуки. Мечтаете пробежать марафон – для старта установите цель пробежать 5 км. Усложнить цель успеете. Первоначально, все переоценивают свои способности. Если через полгода закроете план – составите план на оставшийся год, с радостным ощущением, что всё намеченное получилось.

Планы на будущее должны учитывать ваш опыт.

Если смотрите на черновик и появляется тревожность «Как я это все успею?» – облегчите его, так чтобы он был насыщенным, но не пугал. Чем вы опытнее, тем больше будете планировать по-своему.

Как составить финальный план жизни на год

В списке, сами сферы размещаем так, чтобы более востребованное было выше. В идеале, один аспект жизни – установить приоритетом года, в котором мы хотим достичь прорыва. Обычно, это сфера, которая больше всего нас беспокоит и портит нам жизнь. Желательно, чтобы остальные цели работали на главную сферу или хотя бы не мешали.

Для меня в этом году, главное продвинуться по направлению «Карьера» – переношу её вверх. Книги читаю для знаний по проекту. В качалку для энергии. Эксперименты для статей. Всё в целом – для счастья.

Главные цели на год – выносим вперёд.

Для новичка, главная цель составления плана – получить опыт планирования, закрыть его на 100%, заслуженно порадоваться за себя и ощутить рост над обстоятельствами.

План на год должен быть гибкий: не было такого, чтобы я не дописал 15–20 целей. Оставляем место для нового на 25%, это каждая четвёртая цель. Обычно, часть целей держу в отдельном списке, вне плана. Когда всё переделаю – добавляю их.

В блокнот записываю списком планы на жизнь.

На листе А4 рисую карту целей.

Итоги планирования года

Мы не знаем, что случится через год. Мы можем ошибаться по поводу своих желаний. Пример – запланировали переезд в центр города, но уехали заграницу. План не выполнился – просто мы изменились.

На Новый Год мы составляем план. Если он будет реализован, мы будем в восторге. А не выполненный план останется в нашей голове – неприятным грузом. Поэтому хитрим.

План на начало года – принимаем за 100%. Те 25% свободного места – заполняем новыми целями. Считаем всё исходя из первоначального плана, а дополнительные цели – как перевыполнение плана.

В финальном плане на дебют года – 36 целей.
В течение года я добавлю ещё 14 целей. Всего 50 целей.
5 целей – не достигну, но 45 целей выполню.

Если бы мы считали математически правильно, получилось бы 45/50 = 90%. Год пахать, сколько всего сделать и получить недорезультат. Не приятно.

Считаем психологически правильно, количество достигнутых целей делим на количество целей на момента старта года. 45/36 = 125%. План выполнен, даже перевыполнен. Другое дело. Довольная морда. Кайф. Жажда броситься на следующий план.

В итоге, я могу не достигнуть аж 14 целей, но план будет выполнен. И у меня будет влечение повторить опыт, запланировать следующий год. В голове остаётся галочка «Я справился, я молодец, я крут. Что там ещё? Какие горы свернуть? – несите их сюда».

Планирование жизни – должно учитывать жизнь.

План на год – это то, что нам помогает жить интересно, а не загоняет в стресс и в «достижения», тем более любой ценой или какой-нибудь «адской неделей».

План необходим, чтобы мы себя чувствовали лучше, чтобы он нас наполнял волей двигаться вперёд, а не тормозил. В жизни произойдёт на порядок больше, чем записано в плане. Не запланированные встречи с друзьями, душевные посиделки, какие-то радостные моменты. Но они не будут учтены в плане. Помните, что движение по плану – это часть жизни, а не вся жизнь.

Значимо не правильно составить план, а значимо само планирование жизни.

Откуда ваши «проблемы»?

Пошагово и глубого разберёте сферу жизни и составите план из 3–5 ключевых целей.

Пример календарного планирования на неделю

календарно-тематическое планирование (подготовительная группа) на тему

Данный материал отображает календарное планирование работы воспитателя с детьми подготовительной группы ориентируясь на ФГОС.

Предварительный просмотр:

Планирование воспитательно- образоватеной работы на неделю (05.10 -09.10)

Группа: подготовительная Тема: «Перелетные птицы»

Цель: обогащать и закреплять знания детей о перелетных птицах.

Тема и дата итогового мероприятия:создание альбома рисунков детей о перелетных птицах. (Пятница 09.10)

Ответственный за проведение итогового мероприятия Маринцева А.И.

Интеграция образовательных областей

Совместная деятельность детей и взрослого с учетом интеграции образовательных областей

Организация развивающей среды для самостоятельной детей (центры активности в группе)

Развитие: социально- коммуникативное, познавательное, худож.-эстетическое, физическое

Беседа с детьми «Как я провел выходные»

Закрепление КГН «Мое пушистое полотенце»

Упражнять детей в понимание смысла пространственных отношений (вверху- внизу, впереди- сзади, слева- справа, рядом с, около) (Матвей. Захар, Тимофей)

Дидакт. игра: «Сложи узор»

Настольная игра «Геометрическое лото»

Развитие: социально- коммуникативное, познавательное, худож.-эстетическое, физическое

1.Развитие речи (Развитие речи») Тема: «Рассказывание на тему «Первый день Тани в детском саду » (О.С.Ушакова Развитие речи детей 6-7 лет с.53) Цель: упражнять детей в составлении рассказа по плану, предложенному воспитателем……

2.Худож. эстетич. развитие (рисование)

Тема: «Осеннее дерево под ветром и дождем»

( Т.М.Бондаренков Худож.творч подготовит. группе детского сада с.33)

Цель: учить детей компоновать композицию на листе бумаги………

3.Худож.-эстетич. развитие (музыка)

Развитие: социально- коммуникативное, познавательное, худож.-эстетическое, физическое

Наблюдение за красотой деревьев;

п/и «Смелые ребята»,

« Лисичка и курочка», уборка листьев на участке.

Перебрасывание мяча друг другу снизу.(Ева, Максим, Али, Захар)

Продолжать развивать игровую деятельность детей, формировать через нее систему социальных отношений.

Вынести на прогулку ведра, формочки, игрушки для обыгрывания построек.

Организовать д/и «Какое время года?».

Работа перед сном

Развитие: социально- коммуникативное, познавательное, худож.-эстетическое, физическое

Чтение сказки М.Горького «Воробьишко» Анализ работы дежурных по занятиям. Закрепление навыков самообслуживания: «Оказание взаимопомощи при одевании и раздевании».

Оздоровительная гимнастика после сна.

Работа по звукопроизношению: поиск звука в слове (Айшат, Максим,Толя)

Пополнить уголок природы картинками о признаках осени..

Организовать: н.-п (птицы., звери)

Дежурство в уголке природы.

Сюжетно-ролевая игра «Мама готовит ужин»

Наблюдение за вечерним небом. П/и «Самолеты», «Ворота». Уборка игрушек на веранде.

Перебрасывание мяча друг другу снизу.( (Алиса, Матвей, Вадим)

Конструирование из природного материала. Обыгрывание построек.

Интеграция образовательных областей

Совместная деятельность детей и взрослого с учетом интеграции образовательных областей

Организация развивающей среды для самостоятельной детей (центры активности в группе)

Развитие: социально- коммуникативное, познавательное, худож.-эстетическое, физическое

Беседа «Что ты видел по дороге в детский сад»

Упражнять детей в штриховке силуэтов предметов в одном направлении, не заходя за контур (Алена, Настя Д., Али)

Дидакт. игра: «Назови какая?»

Дежурство в уголке природы, по столовой, на занятиях.

Развитие: социально- коммуникативное, познавательное, худож.-эстетическое, физическое

1.Физическое развитие (бассейн)

2.Познавательное развитие (ФЭМП) Тема: «Деление на равные части» (В.П.Новикова Математика в детском саду 6-7 лет Сценарии занятий с.20) Цель: упражнять в делении целого на части, познакомить со способом рисования многоугольника в тетради…

Развитие: социально- коммуникативное, познавательное, худож.-эстетическое, физическое

Наблюдение изменениями , происходящими в природе;

п/и «Сделай фигуру»,

Уборка игрушек на веранде.

Упражнять детей в прыжках на одной ноге на месте и продвигаясь вперед (на расст. 2-3 м.) (Саша С., Хадижа, Ева )

Конструирование из песка и природного материала. Организация сюж.- ролевой игры «Мы едем в детский сад». Вынести атрибуты.

Работа перед сном

Развитие: социально- коммуникативное, познавательное, худож.-эстетическое, физическое

Чтение русской народной сказки «Царевна- лягушка», анализ поручений, закрепление КГН- аккуратно вешать одежду на спинку стула.

Оздоровительная гимнастика после сна. Хождение по ребристой дорожке.

Работа по звукопроизношению: проговаривание чистоговорок на звуки(ш)

Пополнить дидактический уголок игрой «Построй домик для животного». Организовать игру с детьми игру.

Уборка в группе (игровых уголках)

Конструирование улицы из напольного конструктора.

Сюжетно-ролевая игра «Водитель автобуса»

«Наблюдение за изменением температуры воздуха» П/И «Охотники и зайцы»,

Упражнять детей в прыжках на одной ноге на месте и продвигаясь вперед (на расст. 2-3 м.) (Саша Ч., Толя, Ангелина )

Ситуативная беседа с детьми : «А ты правильно поступил» Цель: продолжать формировать у детей культуру поведения в детском саду. С/р игр. «Едем в магазин»

Интеграция образовательных областей

Совместная деятельность детей и взрослого с учетом интеграции образовательных областей

Организация развивающей среды для самостоятельной детей (центры активности в группе)

Развитие: социально- коммуникативное, познавательное, худож.-эстетическое, физическое

Беседа: «Как готовятся птицы к зиме»

Упражнять детей в счете групп предметов в пределах 10-ти (Марина, Араик, Гена)

Дидактическую игру «Наряды матушки-земли», «Времена года».

Дежурство в уголке природы.

Развитие: социально- коммуникативное, познавательное, худож.-эстетическое, физическое

1.Позновательно-исследовательская деятельность (ознакомление с социальным миром)

Тема: «Удивительные предметы» (О.В.Дыбина Ознакомление с предметным и социальным окружением. Занятия с детьми 6-7 лет с.31)

Цель: учить детей сравнивать предметы, придуманные людьми, с объектами природы и находить между ними общее…

2.Физическое развитие (физкультура) (зал)

3.Худож.- эстетич. развитие (Лепка)

Тема: «Учимся лепить птиц» (Т.М.Бондаренко Худож. творч. в подг.гр. с.129)

Цель: учить лепить птиц из целого куска по мотивам народной глиняной игрушки….

Развитие: социально- коммуникативное, познавательное, худож.-эстетическое, физическое

Наблюдение за небом;

п/и «Карусель», «Стоп».

Уборка опавших листьев.

Прыжки в высоту (Гена, Хадижа, Кирилл, Максим)

Конструирование из песка. Обыгрывание постройки.

Работа перед сном

Развитие: социально- коммуникативное, познавательное, худож.-эстетическое, физическое

Чтение сказки «Василиса прекрасная», анализ выполнения поручений.. Формирование навыков самообслуживания: Беседа: «Убираем вещи на свои места»

Оздоровительная гимнастика после сна.

Хождение по ребристой дорожке.

Работа по звукопроизношению: проговаривание потешки на звуки (ш) (Даша, Матвей, Али)

Ремонт коробок из-под настольно-печтатных игр в группе.С-р игра «Дочка заболела»

Организация познават.-исслед-кой деят-ти: игра «Светло- темно»

Наблюдение за вечерним пейзажем, игра-забава «Кто быстрее», «Пчелка и ласточка». Помощь дворнику в уборке листьев, рассказать для чего.

Прыжки в высоту (Саша Ч., Толя. Дима)

Конструирование из песка. Обыгрывание постройки.

Планирование недели. Пошаговый алгоритм и шаблон плана

Планирование недели у многих вызывает затруднения. Но на самом деле это довольно простой и понятный процесс, я бы даже сказала, алгоритм.

В этой статье я хочу поделиться рекомендациями, как планировать неделю, затрачивая минимум времени и усилий.

Когда лучше планировать неделю?

Стоит, конечно же, ориентироваться на свой график и ощущения.

Кому-то больше нравится планировать в пятницу после обеда, кто-то выбирает для себя один из выходных дней: субботу или воскресенье.

Одно могу сказать точно: планировать неделю лучше до того, как она началась. То есть не в понедельник. Так не придётся тратить время на раздумья, когда можно непосредственно заниматься выполнением задач. Да и ощущение собранности в понедельник утром, если план подготовлен заранее, способно само по себе увеличить вашу эффективность.

Я долгое время планировала в воскресенье, но сейчас перенесла этот процесс на субботу. Теперь в воскресенье можно устроить себе полную перезагрузку, отключившись от всех рабочих задач.

Где планировать неделю?

Можно это делать дома. Но я бы посоветовала менять обстановку. Например, отличный вариант завести традицию каждую субботу утром ехать завтракать в любимое кафе и за чашкой вкусного и ароматного кофе обдумать план предстоящей недели.

Также подойдёт тишина библиотеки или расслабляющая атмосфера парка. Зависит от того, где вы живёте, какой сейчас месяц, и какое место вас располагает к такому занятию.

С помощью чего планировать неделю?

Тут тоже возможны варианты:

— обычный лист бумаги

Но я бы не очень рекомендовала так делать. Лист легко потерять, и записи удобнее хранить в одном месте.

— отдельный блокнот

— специальный еженедельный планировщик — weekly planner

— программы для составления интеллект-карт

Я пользуюсь MindMeister на планшете.

— программы для планирования дел (Wunderlist, Trello и т.д.)

Как я планирую неделю

Расскажу, как обычно это делаю, чтобы было понятнее.

Сначала я составляю интеллект-карту по сферам жизни («мозговой штурм») в программе с помощью планшета. Вношу туда ключевые задачи, события, цели на неделю.

Потом на основе карты непосредственно планирую дела в бумажном еженедельнике , где на развороте видна вся неделя. Именно это позволяет балансировать нагрузку, так как сразу видно количество задач на каждый из дней.

Если на какой-то день и так уже много планов, я даже не буду дописывать туда что-то ещё. Благодаря этому потом не приходится переносить не сделанные дела на один из следующих дней.

Также при планировании недели я беру за основу план на месяц. Об этом я подробно рассказывала в одной из статей блога.

Шаблон для планирования недели

Шаблон для планирования недели по тому способу, которым я хочу поделиться, выглядит вот так:

Скачать его можно здесь.

Я подготовила шаблон, чтобы вы могли попробовать, подходит ли вам такой подход в планировании. Если да, то тогда можно купить готовый еженедельник и планировать в нём на более длительный период.

Алгоритм планирования недели

Описанный ниже способ планирования я применяю уже несколько лет, пришла к нему в результате множества экспериментов. Он учитывает рекомендации таких известных специалистов в теме планирования как Брайан Трейси, Дэвид Аллен, Глеб Архангельский.

А вот и сам алгоритм планирования недели:

Записываем все дела в отдельный список, если у вас такого пока нет, распределяем их по категориям или сферам жизни. Интеллект-карты для этого подходят лучше всего.

Пример интеллект-карты с планом на неделю. Составлен в программе MindMeister

Определяем 3 главные задачи на неделю.

Сначала в список задач на конкретный день вносим все обязательные дела. При этом дела, привязанные ко времени, записываем слева, всё что ко времени не привязано — справа.

Для наглядности и полной картины рабочее время (если у вас есть какой-то график) можно указать в виде временного промежутка. Также к обязательным делам относится время встреч, приёма у врача, даты отчётов, оплаты платежей (налогов и сборов, погашения кредита и т.д.).

Далее «резервируем» время для отдыха и прописываем планы. Например, указываем «суббота — семейный день», «поездка в парк», «поход в кино» и т.д.

Фото книги с сайта издательства МИФ

Всё, что выполнено в течение дня, вычёркиваем. Возле оставшихся в списке задач можно указать стрелкой, что они переносятся. Я обычно рядом пишу дату и причину, чтобы потом вспомнить. Например, человек, который записался на консультацию, заболел, или мероприятие перенесено организаторами на другой день. Не всё происходит по нашей вине, в большинстве случаев есть какие-то внешние обстоятельства.

Важно также научиться работать со входящими задачами. Главное правило: не записываем на сегодня или завтра все входящие задачи, если они к этому дня фактически не привязаны. Для этого как раз и существует отдельный список (см. п. 1), который потом в спокойной обстановке анализируется и сортируется. Лучше всего об этом рассказано в книге «Как привести дела в порядок».

Фото книги с сайта издательства МИФ

В конце недели перед тем, как составлять список на новую, важно проанализировать, что выполнено, что нет. Если ставились какие-то конкретные цели, оценить, насколько удалось их достичь, и, при необходимости, внести изменения в первоначальные планы.

Надеюсь, что рекомендации по планированию недели вы возьмёте на заметку, и что шаблон из статьи вам тоже пригодится.

По моментам, которые непонятны или по которым появились вопросы, пишите в комментариях или через форму обратной связи на сайте.

Если самостоятельно разобраться с планированием вам сложно, или вы хотите, чтобы на вашу ситуацию взглянули со стороны и дали совет, приходите ко мне на консультацию по личной эффективности и планированию.

Мы не только всё обсудим, но и вместе подберём удобный именно для вас способ планирования недели.

План на неделю и на месяц

Скачать шаблон план на неделю и месяц

В системе планирования центральное место занимает планирование недели и месяца. План на неделю и план дел на месяц удобнее всего записывать в специально подготовленную ексель таблицу. Планирование недели и месяца — чтобы скачать шаблон план на неделю и месяц, кликните по ссылке ниже рядом с красной стрелочкой. На самом деле существует много способов планирования недели и месяца, начиная от простого выписывания плана на лист бумаги, и заканчивая разными онлайн сервисами планирования каких сейчас великое множиство, ссылку на обзор одного из таких сервисов вы найдете внизу этой статьи. Таблицей эксель на мой взгляд пользоваться проще и удобнее всего, убедитель в этом сами.

Шаблон план на неделю и месяц скачать

План на неделю и месяц — как пользоваться шаблоном планирования недели и месяца

План дел на неделю и месяц в этом файле эксель вести просто и удобно.

В файле шаблона план работы и дел на неделю и месяц есть напоминали по наиболее важным моментам в планировании, отредактируйте их под ваши потребности.

План дел на неделю и месяц — Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта, которая сама собой рисуется из отмеченных вами задач — закрашенных ячеек екселевской таблицы в вашем плане дел на неделю и месяц, наглядно показывает какие из проектов и задач у вас запараллелены и их надо делать одновременно именно сегодня или на следующей неделе, а какие из дел нужно сделать до начала других задач.

План на неделю и месяц — разные проекты

Планирование недели и месяца это разные дела и проекты из разных сфер вашей жизни в одном плане. Эти проекты могут относится как к планированию рабочего дня и рабочих проектов, а так же задач по учебе, бытовым делам, отдыху и развлечениям и еще много разных планов и проектов. В excel файле планировщике задач разные проекты со списком дел для каждого проекта разделены по цветам, так нагляднее и удобнее работать с проектами.

Выделяйте разные проекты со своими списками дел на неделю и месяц разными цветами для наглядности (если вам яркие цвета не нравятся, просто закрасьте в любой другой более спокойный цвет).

Чтобы вам было удобнее выписывать задачи на завтра в блокнот план дел на день, наведите мышку на завтрашнюю дату в файле вашей таблицы недельного плана (первая строка с датами — самый верх таблицы файла) и наступите левой кнопкой мыши. Дела завтрашнего дня выделятся активной областью столбца. Попробовали? Получилось? Отлично! Если не получилось или что-то непонятно — пишите в комментарии внизу страницы.

Если нужно посмотреть, когда нужно будет сделать ту или иную задачу, наведите мышку на ячейку с номером задачи (слева самый край области ексель планирования работы на неделю и месяц). Наступите левой кнопкой мышки, выделится нужная задача и вся область по датам этой задачи.

Разные цвета ячеек показывают вам — вы запланировали задачу, или уже сделали ее, или у вас завтра важная встреча, или вы перенесли или отменили задачу.

Перерывы и отдых

Важным моментом в поддержании высокой работоспособности в течении дня являются перерывы. В каждом часе тратьте 25-50 минут на задачу, потом 20 секунд смотрите в окно на далекий объект (глаза отдыхают) и потом 5-10 минут на перерыв, в этом режиме ваша работоспособность будет выше, чем если бы вы сидели за компьютером несколько часов подряд.

Таймер на компьютер

Во время перерыва только физическая двигательная активность поможет вам восстановить ваши силы. Зазвенел таймер — встали из-за стола, посмотрели в окно, потянулись, прошлись по офису или по лестнице вниз-вверх, восстановили мышечный тонус, можно продолжить работу за компьютером.

Важные моменты в планировании недели и месяца

Вот несколько важных моментов, чтобы ваше планирование недели и месяца помогало вам достигать невероятной продуктивности и результативности в вашей работе.

Планирование на основе недели и месяца это гибкое планирование

План дел на основе недели — это гибкое планирование, можно и нужно корректировать — переносить задачи в рамках одной недели, это не наносит ущерб плану и нужным результатам в горизонте планирования неделя и месяц. Неделя является ключевым элементом в планировании вашего времени.

Составь план завтрашнего дня накануне вечером

Составлять план следующего дня накануне вечером — ключевой момент в организации времени. Утром не надо думать что делать. С утра все уже расписано, отключи голову, просто делай. Если нет четкого плана утром — обычно из-за думания что делать утром, в результате к вечеру весь день скомкан и ничего толком не сделано.

Выпишите из вашей таблицы плана на неделю на лист бумаги ваш план на завтра

Выписывать вечером на предстоящий день задачи из файла примера план на неделю на лист бумаги свои планы на завтрашний день очень желательно, это ваш подписанный контракт с самим собой, ваше материальное обещание самому себе, да и потом — вычеркивать сделанные дела из блокнота-планировщика дня очень приятно.

Таймер на компьютере помогает оттащить себя от монитора, прерваться и восстановить высокую работоспособность. Без таймера в реальной жизни оторваться от монитора не позволит постоянный огромный входящий поток информации: звонки, почта, дела, которые вы делаете прямо сейчас.

Лягушки, слоны и кайросы

В вашем плане работы на неделю обязательно есть много лягушек и слонов. Начинайте день с «лягушки» . Лягушка это дело, которое по каким-то причинам вам делать не хочется. Каждый день в вашем плане на неделю находите эту жертву-лягушку и пришпиливайте ее с самого утра. Через какое-то количество дней вы поймете, что у вас катастрофически заканчиваются лягушки, поэтому не надо в один день их всех сразу пришпиливать, экономьте, завтра тоже нужна будет жертва.

При составлении плана работы на неделю помните так же и о слонах. Большого слона ешьте по кусочкам так как слона за раз съесть нельзя, потому что он очень большой. Ешьте его кусочками. Т.е. большое дело разделите на маленькие кусочки и начинайте это дело с любого кусочка. Размер самого кусочка (т.е. элементарной маленькой задачки) здоровенного слона (т.е. большой задачи-проекта) определяете Вы сами, в зависимости от ваших возможностей на данный момент времени. Размер этого кусочка должен приближать вас к рузультату.

План на день должен быть реальным

Выписывая из плана на неделю задачи в план дня, помните о том, что ваш план на день должен быть реальным. Определяйте сколько можете сделать за день и не больше. Абсолютно не важно, какая у вас накопилась гора дел. Жизнь одна, работа это марафон на длинную дистанцию, завтра вам тоже понадобятся и здоровье и силы.

Зарезервируйте время под ресурсные задачи

Составляя планы на неделю и планы на день зарезервируйте время для ёмких по времени задач, продолжительностью от 30 минут или от 1 часа, определитись, как вам удобнее. Например: встреча с клиентом — 3 часа, подготовка коммерческого предложения — 1,5 часа, читать книгу — 1 час, тренировка — 1 час, и т.д. Тогда ваши планы на день и на неделю будут реально выполнимыми, ведь в сутках ограниченное кол-во часов.

Мелкие задачи, которые можно сделать в любой день недели, раскидывайте по дням недели с учетом Кайроса (Кайрос — это благоприятный момент для выполнения дела) и объединяйте их друг с другом. Пример: надо оплатить телефон, ЖКХ, съездить купить продуктов, зайти в концтовары купить фломастеры. Все эти дела при планировании недели (в файле Планировщик рабочей недели) ставьте в один день и сделайте всё «по дороге в магазин» это как раз благоприятный момент т.е. как говорится «между делом». Таким образом у вас экономится время, вы это все сделаете «за раз»). Выписывая дела на завтра в блокнот-планировщик дня просто соедините все эти дела линией или нарисуйте звездочки напротив каждого из них, чтобы вам было понятно, что они все «заодно».

Правило Парето в планировании

Делайте только, что нужно, а остальное — нет . Делайте только то, что ведет вас к результату, остальное «вешайте на три гвоздя». Правило Парето гласит: 80% результата дает выполнение всего лишь 20% дел, то есть чтобы достичь цели 100%-го результата надо сделать 30-35% дел(ключевые частности для победы) из того, что «предписано» некими общими правилами, при этом не снижая качества результата, своих интересов и безопасности.

Поэтому делайте только то, что и правда ведет вас к намеченному результату, а остальные дела и задачи

А) делегируйте другим или
Б)применяйте «правило трех гвоздей»
или сразу В) выкидывайте без сожаления в корзину.

Доделывать, то что вы начали делать, но в процессе выполнения поняли что делать не надо — это лишняя в вашем плане задача, доделывать ее не надо. Например, начали читать книгу, на середине книги поняли, что полезных идей нет, книга не интересная — выкидывайте такую книгу, зачем ее дочитывать и тратить время, найдите и начните читать другую полезную.

Поглатители времени и достижение результатов

Составляя план работы на неделю и месяц необходимо следить за поглотителями времени. Снизьте или уберите совсем отвлекающие факторы: почта, соц. сети, перекуры и т.д. что именно Вам виднее.

Почту, если позволяет ваш режим работы, можно проверять только два раза в день в определенные часы, например с 12.00 до 12.30 и с 16.00 до 16.00 (предупредите об этом ваших клиентов и коллег заранее, чтобы они знали что Вы отвечаете на почту в 12 и в 16 часов)

Соц. сети исключите из своего рабочего графика совсем, а СМИ сильно уменьшите.

Чтобы помочь себе с этим нелегким для многих решением, в браузер вашего ПК можно установить специальный плагин, например у браузера Firefox это один из Add-ons-ов и он называется «Block Site», который блокирует выбранные Вами сайты, и Вы просто не сможете зайти на ФБ или ВКонтакте.

Делайте на «хорошо» с первого раза

Старайтесь сделать ХОРОШО с первого раза (хорошо это на 4, на пятерку делать не надо). Можно сделать «быстро-быстро» и потом «быстро-быстро» переделать уже на хорошо, а можно сделать медленно и сразу хорошо то есть с первого раза. Как показывает практика «медленно ХОРОШО с первого раза» получается как правило быстрее, чем «быстро-быстро хорошо» со второго или с третьего раза. Чтобы делать хорошо сразу, то есть с первого раза и потом не переделывать, используйте при планировании своих дел принцип как широко шагать.

Как принимать решения, о которых вы не пожалеете: система принятия непростых решений

Фокус внимания на конкретном деле
Больше внимания к качеству выполнения маленькой задач, забудьте на время о «длинном результате». Делая качественно каждый маленький шажок (подробнее принцип жизни «Сила в безразличии») в том большом деле, которое запланировали, вы автоматически достигаете отличного результата большого дела.

Система планирования Дэвида Аллана GTD Как привести дела в порядок

Как составить план работы на неделю ᐈ Тайм-менджмент

Исполняем желания по плану

От редакции: та самая важная статья в начале года. Большинство из нас планируют свое рабочее время и пробуют разные методы. Плохая новость – очень мало людей способны управлять своим временем со 100%-ной эффективностью. А хорошая – этому можно научиться.

«Я довольно организованный и пунктуальный человек, но есть некоторые важные для меня вещи, которые в моем расписании топорщатся и не хотят вписываться в рутину», – с этого началось наше общение с Оксаной Железновой, маркетинговым стратегом из Аргентины.

Действительно, Оксана не была новичком в планировании. У нее были записаны цели на год в виде направления развития. Она планировала на месяц вперед, а также вписывала в календарь задачи, связанные со взаимодействием с другими людьми. Оксана составляла с утра план на день, однако не всегда добиралась до важных, но не срочных дел, таких как чтение новостей индустрии, обучение, подготовка к живым эфирам и ведение блога и других задач, направленных на развитие бизнеса. Это происходило потому, что в ее системе отсутствовало недельное планирование.

Статья для людей, которые пробовали разные системы планирования, но пока что не нашли удобную для себя. Таких, как Оксана. На ее примере я покажу, что недельное планирование очень важно. За 400 с лишним часов консультирования и личного сопровождения клиентов я поняла, что для многих недостающим звеном в стремлении выполнять задуманное является именно недельное планирование.

Благодаря плану на неделю у нас появляется пространство. Внутри этого пространства мы ищем и находим время для важных действий, которые продвигают нас к целям. Это отличается от обычного списка дел.

И у самого длинного дня есть конец

Представьте, что с вечера вы запланировали на следующий день 10 задач. Вы выполнили 7 из них, не добравшись до трех дел из списка. Согласитесь, что такое случается в жизни почти каждого из нас.

Наименее предпочтительный вариант – ничего не сделать. Запомнить и сказать себе: «Займусь этим как-нибудь потом».
Перенести эти задачи на завтра. Но на следующий день у нас будут другие задачи, которыми необходимо заняться. Если мы переносим дела каждый день на следующий, может сложиться ситуация, когда список незавершенных задач станет очень длинным. Это приводит к ощущению, что мы ничего не успеваем.
Записывать незавершенные задачи в отдельный список и просматривать его каждый день вечером. Это тоже обычно приводит к тому, что такой список незаконченных дел стремится к бесконечности.

Как пишет в своей книге «От срочного к важному» специалист по личной эффективности Стив Макклетчи, дела и проекты, которые важны исключительно нам самим, никогда не бывают срочными и важными.

Задаче «написать статью для блога» трудно соперничать с рабочими планами, невыполнение которых влечет за собой немедленные последствия – снижение дохода, недовольство начальника или клиентов. Когда мы планируем задачи со дня на день, такие несрочные дела без четкого дедлайна бесконечно переносятся, и ведение блога откладывается на неопределенный срок.

Совсем другая картина складывается, когда мы исследуем наши возможности в недельном пространстве.

На консультации Оксана отметила, что для написания статьи для блога ей нужно, чтобы ее никто не отвлекал, и чтобы на нее «не давило время». Мы решили, что писать можно в кафе, в пятницу, когда муж приходит раньше с работы и занимается сыном. Этот вариант мы увидели после того, как исследовали всю неделю целиком.

Неделя год кормит

Время

Недельное планирование всегда начинается с распределения по рабочим и выходным дням дел, для которых установлено время. Я называю их опорными точками дня. Когда вы записываете все эти дела в календарь или ежедневник, происходит волшебный эффект. Обычно оказывается, что у вас больше свободного времени, чем вы предполагали, планируя дела изо дня в день.

Место

Перед нами 5 рабочих дней и 2 выходных дня. Мы можем распределять дела по дням недели и искать для них удобное для выполнения место и время.

Если в определенный день мы не успеваем выполнить все, что запланировали, или случилось что-то непредвиденное, у нас впереди есть несколько дней. Если же дел много, и незавершенная задача не вписывается в эту неделю, мы можем поискать для нее место в расписании на следующую неделю.

Таким образом, незаконченные дела не накапливаются и не теряются.

Фокус

Многие из нас лучше действуют, когда приближается дедлайн, но один день – это слишком мало времени. Может случиться что-то непредвиденное, и вот уже мы не успели сделать то, что запланировали. Это вгоняет в стресс. Неделя – идеальное время для сосредоточенной работы. С одной стороны, мы не можем себе позволить ничего не делать больше 1-2 дней, с другой – можем завершить задачу в другой день, оставшись в рамках недельного плана.

Допустим, вы хотите выполнять комплекс силовых упражнений 2 раза в неделю по утрам. Вы решили, что будете это делать в понедельник и среду. Но на этой неделе в понедельник утром у вас назначена очередь к врачу. Вы знаете об этом заранее и можете выделить время на упражнения в четверг.

Недельное планирование дает вам гибкость и свободу, чтобы справляться с непредвиденными обстоятельствами и при необходимости менять местами запланированные дела.

Мечты – это планы в уме, а план – мечта на бумаге.

5 простых последовательных шагов для составления недельного плана дел

На первом этапе возьмите ежедневник, Google-календарь или недельный разворот и запишите дела, для которых определено время. Это встречи, клиенты, мероприятия, детские кружки, врач и так далее. Вы увидите интервалы свободного времени, часть из которых можно использовать для других задач.

Попробуйте Google-календарь

Составьте список важных дел на неделю. В этот список войдут дела, которые не привязаны к определенному времени. Это могут быть задачи, направленные на развитие бизнеса, обучение, работа в соцсетях, домашние обязанности, время с детьми или что-то для души.
После этого найдите для задач из этого списка подходящее место в вашем расписании. Вы можете записать их на тот день, когда планируете ими заняться. Более гибкий способ планирования предполагает, что вы не распределяете задачи по дням недели. Каждый раз, когда у вас есть свободный промежуток времени, вы смотрите в список важных дел и выбираете, чем заняться сейчас.
Определяем главное дело дня. Выделите одно дело, которое можно назвать главным в этом дне. Представьте себе, что у вас есть время только на одно дело – за что бы вы взялись и довели до финальной точки? Это может быть очень полезно для тех из вас, у кого в течение дня часто происходит что-то непредвиденное, и планы срываются. А также для тех, у кого мало рабочих часов. Выполнение главного дела подарит вам чувство удовлетворения в конце дня.
В конце недели вернитесь к вашему расписанию и заполните таблицу «Уже молодец, потом молодец». Она состоит из двух колонок. Запишите в колонку «Уже молодец» задачи, которые были запланированы и выполнены. Во вторую колонку «Потом молодец» запишите задачи, для которых вы найдете время на следующей неделе. Эта колонка помогает избавиться от неприятного ощущения, что вы не успели сделать все, что хотели.

Заполнять таблицу не обязательно. Самое важное в обзоре недели – похвалить себя за то, что сделано, и не дать невыполненным задачам потеряться среди других дел.

Я не призываю вас немедленно начать планировать всю неделю, если на данный момент вы этого не делаете. Я предлагаю для начала попробовать планировать на несколько дней вперед или составлять список важных дел на неделю, а не на один день. После этого вам будет проще приступить к недельному планированию.

Что важного дает недельное планирование?

Главная польза недельного планирования заключается в том, что у нас появляется пространство для выполнения важных, но не срочных задач, для которых обычно не хватает времени.

Это подтверждает отзыв Оксаны о том, как изменились ее привычки планирования дел после консультации:

«После нескольких недель плотной работы я ушла от Леры с новой привычкой планировать неделю и выделять в ней место и время для всего, что мне нужно и важно. При этом ориентироваться на собственное самочувствие, реально оценивать силы и не есть себя потом поедом, что «вот, опять чего-то не сделала». День оказался слишком коротким промежутком, чтобы наблюдать собственный прогресс и контролировать темп, месяц – слишком длинным, а вот неделя – в самый раз».

Возможно, вы хотите развивать новый проект в бизнесе, получить еще одну академическую степень, выучить иностранный язык, заняться спортом, вести блог, написать книгу или проводить больше времени с семьей. Недельное планирование позволяет целенаправленно находить время для этих задач, чтобы в будущем ваши цели и желания стали частью вашей жизни.

Если Вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter

на год, на месяц, на неделю, на день – ДеньгоДел.com

«Человек, который осмелился потратить час времени впустую, еще не осознал ценность жизни» — слова Чарльза Дарвина. Сегодня с ним невозможно не согласиться, ведь каждая минута на счету. Умение управлять своим временем – это не просто важная вещь. Это нужно людям, которые хотят успевать всё – и эффективно работать, и отдыхать, и уделять внимание своему саморазвитию.

Вопрос времени и планирования для многих сейчас является острой проблемой: каждый день мы должны выполнять множество задач, которые перетекают одна в другую. Довольно сложно понять, которая из них является более приоритетной, а какая может подождать; которой нужно посвятить много времени, а с какой вы справитесь очень быстро. Если научитесь всем этим управлять, то сможете жить так, как вы хотите – в плане карьеры и личной жизни.

Книг о планировании и тайм-менеджменте много. И, если быть до конца честными, большинство из них бесполезны, так как не дают практических советов. Недавно мы наткнулись на книгу Эрика Бертрана Ларссена «На пределе». Эта книга замечательна тем, что действительно дает понимание того, как использовать свои возможности на максимум. Планированию своего времени в этой книге посвящено несколько разделов. Мы выделили лишь несколько основных принципов.

Почему планирование так важно

Управлять временем – значит, научиться правильно распределять свои задачи. Если хотите стать успешным в том деле, которым вы занимаетесь – вы должны планировать. Вы можете просто хорошо делать свою работу, выкладываться на полную и демонстрировать отличные результаты своего труда. Но если вы хотите прогрессировать, быть лучше с каждым днем – нужно серьезно относиться к планированию.

Правильно спланировав свои действия и поставив перед собой ясные цели, вы почувствуете внутреннее спокойствие, так как будете знать: вы верно расставили приоритеты и готовы к продуктивной работе. Каждый вычеркнутый пункт из списка дел будет приносить удовлетворение, а уровень стресса стремительно пойдет на спад.
Планировать свои задачи и цели нужно на год, на месяц, на неделю и на день.

Планирование на год

Каждый декабрь составляйте свой план на будущий год. Раньше это делать бессмысленно, а если будете составлять годичный план в январе, то потеряете время, так как год уже начнется. Планирование на год – это фиксация наиболее значимых целей и событий на этот период времени. Запишите в свой план те виды деятельности, которыми вы уже занимаетесь и только собираетесь заняться. Обозначьте важные для вас даты, и не только в карьере и работе, но и личной жизни.

Зафиксируйте также все большие события, которые будут играть для вас важную роль – путешествие по Европе, 5-летие вашего ребенка, запуск нового проекта. Обозначьте даты начала и окончания всех подобных событий. Свои мечты и ценности тоже внесите в годичный план. Вовсе не значит, что после составления планов на год, вы не должны их менять, когда год уже начнется. Как минимум один раз в месяц нужно просматривать список, который вы составили, чтобы дополнять его или корректировать. А может просто напоминать себе о чем-то, что могло быть упущено из виду.

Планы на месяц

Их нужно писать в один из последних дней предыдущего месяца. Обычно это занимает не более 2 часов. Используйте тот же подход, что и в годичном планировании, однако, планы на месяц должны быть уже более четкими.

О тех ваших планах, которые каким-либо образом касаются других людей, нужно сообщать им примерно за неделю до события. Чтобы ничего и никого не забыть, используйте календарь – верного помощника в любом планировании.

При составлении ежемесячного плана нужно учитывать время для планирования на следующий месяц. Кажется, что это совсем не долго и вы в любом случае найдете время, но это только кажется. Вас поглотят другие задачи и планирование будет откладываться, так как время на него не было изначально заложено в план.

планировании на месяц обозначьте свои основные задачи, распределите, чем будете заниматься на выходных. Возможно, одни выходные вы хотите посвятить творческой работе над своим проектом, в другие – поехать с семьей за город. Распланируйте, на какой неделе месяца чем хотите заниматься. Очень эффективный прием – каждую неделю концентрироваться на разных сферах своей жизни. Например, первая неделя – семья, вторая – работа, третья – спорт, четвертая – творчество. Нужно именно концентрироваться на какой-то одной сфере, а не исключать все остальные полностью. Не нужно на неделе, посвященной спорту, забывать, что у вас есть семья и дети. Всё хорошо в меру.

Не держите свои планы только в голове. Даже если у вас отличная память, записывайте все планы в календарь. Вероятность решения задач, зафиксированных в календаре, намного выше по сравнению с незафиксированными – и это факт.

Планы на неделю

Составляются в воскресенье вечером. Если вам комфортнее планировать утром, то делайте это в понедельник перед началом рабочего дня.

То, что записано в вашем еженедельнике, должно приближать вас к глобальным целям – тем, которые вы описали в годичном плане. Поэтому смело вычеркивайте из недельного плана все то, что не принесет вам никакой пользы. Особенно важно записывать в недельный план то, что вы никак не решаетесь сделать или ленитесь. Хотите три раза в неделю бегать по утрам? Запишите в план конкретные дни и время, когда вы будете это делать. Боитесь серьезного разговора с коллегой, провести который всё же придется? Обозначьте дату, когда вы наконец это сделаете. Вносите в свой недельный план любые задачи, которые отнимут у вас время (даже небольшое) и затратят ваши внутренние ресурсы.

Планирование на день

Планировать свой день лучше всего вечером предыдущего дня. Засыпать зная, что у вас всё под контролем, намного приятнее.

Планирование на день – самое сложное из всех четырех типов планирования. Здесь нет места каким-то абстрактным или не до конца определенным задачам. Поэтому большинство людей терпят поражение в планировании на день.

Список ваших дел на день должен всегда быть у вас под рукой. Неважно, будете ли вы писать их ручкой в блокнот или записывать в приложение на смартфоне, главное, чтобы вы могли заглянуть туда в любой момент.

Задачи в списке располагайте в порядке приоритетности и делайте сначала то, что нужно в первую очередь. Этот простейший, но гениальный подход к планированию использовал писатель Джек Кенфилд. Еще он советует разделять задачи на рабочие и личные. Все контакты с людьми, которые вам предстоят в течение дня, тоже следует группировать. Можно это делать по разным критериям – по срочности, по приоритетности, по сложности, по продолжительности.

Эффективный прием – выделять пять самых важных и сложных задач, которые вы должны сделать в течение дня. Помещайте их в начало списка и выполняйте в первую очередь. Откладывание сложных дел на конец дня будет заставлять вас погружаться в состояние стресса. Поэтому, чем быстрее вы их выполните, тем скорее вы выдохните и проведете остаток дня более легко.

Старайтесь не делать несколько дел сразу. Фокусируйтесь только на чем-то одном. Многозадачность – это подход тех, кто хочет сделать много, но не заботится о качестве выполненного. Только выполняя одно дело за раз, вы сможете быть эффективны.

После выполнения каждой задачи из вашего списка, она должна быть вычеркнута. Если в конце дня все пункты из списка оказались вычеркнутыми, значит, вы провели день наиболее продуктивно.

Еще больше о тайм-менеджменте, планировании, росте продуктивности и улучшении своих возможностей читайте в книге Эрика Бертрана Ларссена «На пределе».

План задач на день » Планирование и постановка задач

Эксперт по саморазвитию Брайан Трейси утверждает, что 10 минут на планирование дня экономит около 2 часов в сутки. В этой статье мы расскажем, как составлять план задач на день, чтобы успеть выполнить всю работу и оставить время для отдыха.

Содержание

I. Планируем день правильно
II. Три способа составить список задач
1. Интеллект-карты
2. Результативно-ориентированное планирование
3. Жестко-гибкое планирование
III. Сервисы для составления списков задач
IV. Планирование задач в CRM-системе

Планируем день правильно

Вроде весь день вы были заняты, а в итоге уходите из офиса и думаете, что ничего не успели. Знакомая ситуация? Давайте посмотрим, что можно с этим сделать.

1. Выделяйте приоритетные дела — задачи, позволяющие достигать глобальных целей. Подумайте, насколько важная и срочная каждая задача и нельзя ли ее кому-то делегировать. Если можно — так и сделайте, а сами займитесь более приоритетным делом.

2. Анализируйте день. Выясняйте, что помешало выполнить все пункты вашего листа задач на день. По итогам решайте, что можно улучшить: планировать меньше дел, больше делегировать другим, продуктивнее работать или меньше внимания уделять неважным и несрочным вопросам.

3. Выберите инструмент для составления плана задач на день. Это можно делать как на бумаге, так и с помощью специальных сервисов и приложений — главное, чтобы было удобно.

Три способа составить список задач

Если просто хаотично записать все дела в список, это, скорее, запутает, чем поможет успевать больше. Поэтому мы предлагаем подойти к вопросу системно.

Интеллект-карты

Интеллект-карты придумал английский психолог Тони Бьюзен. Эта методика подробно описана в его книге «Супермышление». Внешне карта представляет собой ветвящуюся схему.

Пример интеллект-карты с планом задач на день.

Как написать задачи на день в интеллект-карте:

Поместите в центре листа дату.
От нее прочертите ветви с отдельными категориями дел. Это могут быть рабочие, личные, общественные и семейные дела. Либо используйте разделение по критериям срочности и важности, как в матрице Эйзенхауэра.
Укажите в каждой категории конкретные дела, при необходимости с подпунктами. Но слишком увлекаться детализацией не стоит, а то запутаетесь.

Задачи можно пояснить примечаниями, указать сроки их реализации, придумать забавные иллюстрации. Если вы не любите чертить от руки, на помощь придут десятки специальных сервисов, например, Mind42, Coggle, MindMeister или iMindMap.

На таких картах удобно отмечать выполненные дела и добавлять новые. Они дают наглядное представление об объеме задач на день и позволяют видеть картину в целом.

Впрочем, у этого метода есть минусы: интеллект-карты плохо сочетаются с жестким планированием и временной последовательностью событий. К тому же на них нельзя указать приоритетность задач, а значит, вы всегда рискуете потратить время на не самые полезные дела. Если вам важно расставлять приоритеты, попробуйте следующую методику.

Результативно-ориентированное планирование

В основе этой методики — классический to do list, только немного дополненный и измененный. Главная особенность результативно-ориентированного планирования — формулировка задачи в списке должна отвечать на вопрос: «Что сделать?» и отражать желаемый результат.

Например, новому клиенту нужно выслать коммерческое предложение. Эту задачу следует записать как «подготовить и отослать КП Ивану Ивановичу», а не просто «коммерческое предложение», «подготовить документы» или другими размытыми формулировками.

Пример таблицы с задачами.
№	Что сделать	Отметка о выполнении
1	Посмотреть отчеты по работе менеджеров	Не начато
2	Согласовать план продаж	Выполнено
3	Проверить договор с «Люксофт»	В работе
4	Прослушать записи звонков	В работе
5	Провести планерку с менеджерами	Не начато

Задачи записываются в произвольном порядке — без учета их срочности и важности. Но разные категории задач выделяются цветами:

особо важные и срочные — красным;
менее приоритетные — зеленым;
те, что можно/нужно делегировать, — желтым;
такие, которые в принципе сделать надо, но не обязательно сегодня, — синим.

Это позволит сразу увидеть, что является самым срочным и важным, а значит, именно с этого и стоит начать. Как только дело сделано, напротив него в табличке ставится галочка. Или можно просто вычеркнуть задачу из списка.

Единственный минус этой методики — дела не ранжируются по дедлайнам, и есть риск сорвать сроки. Тогда вам лучше будет воспользоваться третьей методикой.

Жестко-гибкое планирование

Как правило, часть задач в распорядке дня привязана ко времени (это жесткие задачи), а другая — нет. Удобно совместить эти два типа дел помогает жестко-гибкая методика планирования.

Как работать с таблицей:

1. В колонке слева запишите «жесткие» задачи с указанием времени.

2. Справа — фиксируйте дела, не имеющие привязки к точному сроку.

3. Для важных и объемных дел второй колонки укажите, сколько времени потребуется на их выполнение.

Пример таблицы для жестко-гибкого планирования.
Время	Жесткие задачи	Гибкие задачи
8:00		Прослушать запись звонков отдела продаж в CRM (1 час)
9:00	Провести планерку для менеджеров	Согласовать план отпусков
10:00		Запросить в бухгалтерии данные по поступившим оплатам
11:00		Отправить презентацию по итогам года Васильеву
12:00		Посмотреть договор с ООО «Интерпретация»
14:00	Провести собеседование с кандидатом на должность менеджера	Согласовать макет визиток и бейджей
15:00	Совещание с отделом маркетинга	Доделать бюджет продаж на следующий месяц (2 часа)
17:00		Посмотреть в CRM статистику по сделкам менеджеров за неделю

Желательно, чтобы «жесткие» и «важные гибкие» задачи занимали не более 50-60% дня. Оставшиеся часы — это запас на менее важные дела и непредвиденные обстоятельства. Как и в предыдущей методике, особо приоритетные пункты плана можно выделять цветом для наглядности, а выполненные — вычеркивать.

Сервисы для составления списков задач

Если списки в блокнотах или ручные таблицы не для вас, используйте онлайн-сервисы для планирования:

1. Google календарь. В нем удобно планировать дела на месяцы вперед. Можно настроить push-уведомления, чтобы не забыть о важных задачах. Кроме того, вы можете делиться календарем со своей командой, а также создавать совместные календари для командного планирования.

2. Toggle. Планировщик и тайм-трекер. Позволяет не только составлять списки задач на день, но и контролировать, сколько времени вы тратите каждую. В приложении можно посмотреть статистику по выполненным задачам и затраченному на них времени. Можно пригласить коллег и делиться отчетами о работе в формате PDF.

3. Trello. В системе удобно планировать как свои личные задачи, так и управлять проектом. Сервис организован в виде досок со столбцами и карточками. Каждая карточка — задача, которая двигается по столбцам — этапам выполнения. Можно создавать несколько досок для разного типа задач или разных команд.

Планирование задач в CRM-системе

Если вам нужно не только cпланировать личное время, но и взять под контроль задачи по сделкам и клиентам своей команды, используйте CRM-систему.

В S2 CRM вы можете поставить любую задачу себе или подчиненному в два клика. Позвонить клиенту, отправить ему коммерческое предложение, подготовить договор — задача автоматически появится в расписании. Когда наступит дедлайн по задаче, сотрудник получит уведомление внутри программы, по электронной почте, телефону или в Telegram. Если дедлайн будет просрочен, система сообщит об этом руководителю.

В S2 CRM можно посмотреть задачи конкретного сотрудника.

В CRM можно планировать реализацию и больших проектов, которые состоят из десятков последовательных задач. Программа каждый день будет напоминать о текущих задачах и сигналить, если вы о чем-то забыли.

9 710

Как составить план работы компании на неделю

Планирование работы даже на один день дает хорошее увеличение производительности труда. Планирование работы компании на неделю повышает его еще больше.

Начало недели без плана работ

Так выглядят задачи сотрудников, если не планировать работу на неделю.

Придя на работу, сотрудники будут путаться в задачах, огромный объем работы будет их демотивировать, работы будут выполняться хаотично, без учета важности и приоритетов.

Планирование работы на неделю

Очень важно составлять план работ до начала текущей недели. Лучший день для этого — суббота или воскресенье.

Можно выполнять эту работу вечером в пятницу, в последний рабочий день. Но часто усталость за неделю приводит к тому, что этот важный этап делается спустя рукава, неохотно.

Поэтому стоит посвятить час-два утра одного из выходных дней этому процессу.

Теоретически, загрузка сотрудников после этапа планирования будет выглядеть примерно так:

На практике вы никогда не получите такое идеальное распределение задач по дням, так как рабочие моменты и коммуникации внесут коррективы в график, и он изменится.

Более или менее уверенно вы можете планировать работу лишь на первые два рабочих дня недели. План работ на среду уже будет не очень реальным, а четверг и пятница — на 25%. В этом нет ничего страшного — каждое утро руководитель корректирует рабочие планы на день в соответствии с текущим состоянием дел.

Реальный план работ на неделю будет выглядеть примерно так:

Как планировать

Если планы на рабочий день составляются исходя из сотрудников, то при планировании работ на неделю необходимо изучать состояние дел по проектам.

По очереди просмотрите все проекты, дополните их новыми задачами. Остановите проекты, которые уже выполнены, менее важным — понизьте приоритет.

Недельное планирование — это в первую очередь планирование проектов, планирование работы с вашими клиентами, на которое не хватает время в будние дни.

Не бойтесь неправильно спланировать работу — каждое утро вы все равно корректируете планы. На этом этапе важнее учесть все, что необходимо сделать за неделю, чем правильно распределить время и ответственных за ее выполнение.

Оценка работы сотрудников

Не забывайте периодически оценивать эффективность работы ваших сотрудников. Смотреть, кто работает лучше, и разбираться в причинах отставания других. Очень важно выявлять проблемы как можно раньше, чтобы устранить их с минимальными усилиями.

Стратегическое планирование

Кроме обычных операций по планированию загрузки сотрудников на день важно подумать над другими задачами, которые теряются в повседневной рутине, например:

пути увеличение количества клиентов
направлениях развития компании
системных проблемах и путях их устранения

Кроме повседневных задач, обязательно добавьте в план работ несколько задач, направленных на развитие вашей компании — изучить новый рынок или источник привлечения клиентов, попасть на выставку или встретиться с важным клиентом, с которым не общались некоторое время.

Время

Составление плана на неделю первый раз может потребовать от вас значительного времени. Но уже через несколько недель вы будете справляться с этим этапом не более чем за час-полтора.

Еженедельное планирование очень важно для успеха компании — оно позволяет лучше оценить работу над проектами, сформулировать стратегические цели и увидеть системные проблемы в работе.

Последнее обновление: 2016-06-08

Планирование недели. Пошаговый алгоритм и шаблон плана

В этой статье я хочу поделиться рекомендациями, как планировать неделю, затрачивая минимум времени и усилий.

Когда лучше планировать неделю?

Стоит, конечно же, ориентироваться на свой график и ощущения.

Где планировать неделю?

С помощью чего планировать неделю?

Тут тоже возможны варианты:

— обычный лист бумаги

Но я бы не очень рекомендовала так делать. Лист легко потерять, и записи удобнее хранить в одном месте.

— отдельный блокнот

— специальный еженедельный планировщик — weekly planner

— программы для составления интеллект-карт

Я пользуюсь MindMeister на планшете.

Как интеллект-карты помогают в планировании и в жизни?

— программы для планирования дел (Trello и т.д.)

5 программ и приложений, которые облегчают жизнь

Как я планирую неделю

Расскажу, как обычно это делаю, чтобы было понятнее.

Сначала я составляю интеллект-карту по сферам жизни («мозговой штурм») в программе MindMeis с помощью планшета. Вношу туда ключевые задачи, события, цели на неделю.

Потом на основе карты непосредственно планирую дела в бумажном еженедельнике, где на развороте видна вся неделя. Именно это позволяет балансировать нагрузку, так как сразу видно количество задач на каждый из дней.

Личная эффективность. Планируем дела на месяц

Шаблон для планирования недели

Шаблон для планирования недели по тому способу, которым я хочу поделиться, выглядит вот так:

Скачать его можно здесь.

Алгоритм планирования недели

А вот и сам алгоритм планирования недели:

Записываем все дела в отдельный список, если у вас такого пока нет, распределяем их по категориям или сферам жизни. Интеллект-карты для этого подходят лучше всего. Пример интеллект-карты с планом на неделю. Составлен в программе MindMeister
Определяем 3 главные задачи на неделю.
Сначала в список задач на конкретный день вносим все обязательные дела. При этом дела, привязанные ко времени, записываем слева, всё что ко времени не привязано — справа.
Для наглядности и полной картины рабочее время (если у вас есть какой-то график) можно указать в виде временного промежутка. Также к обязательным делам относится время встреч, приёма у врача, даты отчётов, оплаты платежей (налогов и сборов, погашения кредита и т.д.).
Далее «резервируем» время для отдыха и прописываем планы. Например, указываем «суббота — семейный день», «поездка в парк», «поход в кино» и т.д.
Вносим на первые пару дней недели задачи из общего списка (п. 1). Как правило, на этот период проще определиться. Если что-то пока под вопросом, записываем карандашом. Планы на остальные дни лучше составлять накануне вечером. Хотя, когда привыкаешь сразу вносить задачи, которые привязаны ко дню, в блокнот, он постепенно заполняется. Накануне вечером остаётся только просмотреть план, внести в него пару дел из общего списка. Итого — пара минут в день. Подробнее о планировании дня можно почитать в этой статье.
По каждой задаче указываем примерное время, что помогает не затягивать её выполнение и балансировать нагрузку. Между задачами оставляем небольшой запас по времени. Если что-то немного сдвинется, это не повлияет на остальные дела в списке.
Буквами и цифрами возле каждой задачи указываем её приоритет (А1, А2, В1, В2 и т.д.). Не переходим к задачам следующего уровня, пока не сделали те, которые отметили как более важные. Подробнее об этом можно почитать в книге Брайана Трейси «Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь». Фото книги с сайта издательства МИФ
Всё, что выполнено в течение дня, вычёркиваем. Возле оставшихся в списке задач можно указать стрелкой, что они переносятся. Я обычно рядом пишу дату и причину, чтобы потом вспомнить. Например, человек, который записался на консультацию, заболел, или мероприятие перенесено организаторами на другой день. Не всё происходит по нашей вине, в большинстве случаев есть какие-то внешние обстоятельства.
Важно также научиться работать со входящими задачами. Главное правило: не записываем на сегодня или завтра все входящие задачи, если они к этому дня фактически не привязаны. Для этого как раз и существует отдельный список (см. п. 1), который потом в спокойной обстановке анализируется и сортируется. Лучше всего об этом рассказано в книге «Как привести дела в порядок». Фото книги с сайта издательства МИФ
В конце недели перед тем, как составлять список на новую, важно проанализировать, что выполнено, что нет. Если ставились какие-то конкретные цели, оценить, насколько удалось их достичь, и, при необходимости, внести изменения в первоначальные планы.

По моментам, которые непонятны или по которым появились вопросы, пишите в комментариях.

Подробнее о том, как создать для себя простую и удобную систему планирования и хранения информации, я рассказала на вебинаре «Как организовать свою жизнь с помощью Trello».

В качестве бонусов участники получают 45-страничную электронную книгу с идеями по использованию Trello на все случаи жизни и 8 шаблонов тематических досок.

Информация, как приобрести запись вебинара, на этой странице.

Сохраните статью в Pinterest:

Если темы планирования и личной эффективности вам интересны, присоединяйтесь в Telegram. Там я веду канал «Планирование — это просто», где делюсь опытом и полезными рекомендациями.

*статья обновлена 23 сентября 2020 г.

Другие интересные статьи в блоге:

В статье есть партнёрские ссылки. Это значит, что я получаю небольшую комиссию за рекомендацию таких товаров или услуг. Это не делает их дороже для покупателей. Полученные средства помогают мне развивать мой блог о планировании и делать его более интересным и полезным для читателей.

Лучший способ составить план работы

Прежде чем вы сможете достичь своих целей, вам необходимо спланировать, как их достичь. План работы создает четкий путь к желаемым целям и задачам. На этом пути будут ресурсы, ограничения и другие элементы, которые необходимо описать в вашем плане.

Конечно, план работы не будет написан и инициирован одним человеком. Это план действий проектной группы, который в конечном итоге должен быть представлен на утверждение членам совета директоров и заинтересованным сторонам.Как только все сказано и сделано, вы можете продолжить работу над остальной частью вашего рабочего плана.

Если вы создаете свой рабочий план в программном обеспечении для управления проектами, тогда легко продолжить итерацию плана и со временем вносить улучшения. А если это программное обеспечение подключено к сети, каждый может сотрудничать в режиме реального времени и точно знать, какие шаги необходимы для достижения идеального результата.

Создайте план работы за считанные минуты с помощью инструментов планирования ProjectManager

. Очевидно, что план работы очень важен, поэтому давайте углубимся в то, как его составить, и получить его одобрение.

Что такое рабочий план проекта?

Рабочий план проекта — это план управления проектом под другим названием. Если все сделано правильно, рабочий план вашего проекта будет четко формулировать и обрисовывать в общих чертах шаги, необходимые для достижения целей и задач проекта, путем включения задач, этапов, результатов, ресурсов, бюджетных требований и сроков, чтобы объединить все это воедино.

Обычно он лучше всего подходит для крупных проектов и инициатив, но действительно может использоваться на любом уровне.Прежде чем приступить к составлению рабочего плана, подумайте об использовании целей SMART: создайте цели, которые являются конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и привязанными ко времени. Это должно помочь вам начать свой план с правильной ноги.

Связано: Руководство по иерархической структуре работ (WBS)

Зачем нужен план работы?

Как мы уже упоминали, ваш рабочий план будет действовать как дорожная карта для всего проекта. Это не только обеспечит организованность вас и вашей команды, но и обеспечит поддержку со стороны ключевых заинтересованных сторон, связанных отделов, соответствующих руководителей по подотчетности / рискам и т. Д.

Кроме того, он помогает управлять ожиданиями как на уровне заинтересованных сторон, так и на уровне руководителей и членов команды — у каждого, кто начинает с правильной ноги, также больше шансов оказаться на правильной ноге.

Как составить план работы

Создание рабочего плана — это очень сложный процесс, требующий как можно большего количества установленных деталей, прежде чем вы представите его заинтересованным сторонам. Вот на чем вам нужно сосредоточиться.

1. Определите название проекта, цель и общие сроки

Таким образом вы можете сообщить своим утверждающим, что ваш проект займет один квартал, шесть месяцев или один год, учитывая цель проекта, а также остальную информацию, которую вы заполните после этого шага.

Вы также должны сообщить утверждающему вашему проекту цель вашего проекта. Будет ли ваш проект лучше соответствовать потребностям клиентов? Возможно, ваш конкурент выпустил обновленную версию продукта, который у вас есть, и вам нужно расширить его, чтобы удовлетворить потребности рынка. Какой бы ни была конечная цель, убедитесь, что она сформулирована сразу же.

2. Разместите свой план работы в контексте

Напишите введение и предысторию, чтобы лучше понять, почему вам нужно, чтобы этот проект реализовался, и что заставило вас задуматься о том, чтобы попытаться достичь этой конечной цели.Создание контекста и постановка проблемы помогает объяснить, почему вам нужно решение.

3. Определите свои цели и задачи

Ваши цели могут звучать как ваша цель, но они немного более конкретны, поскольку они более ориентированы на долгосрочную перспективу, т. Е. Ваша команда узнала больше о процессе запуска исправления ошибок или о том, как более напрямую реагировать на клиента / обратная связь с рынком.

Точно так же и цели вашего проекта должны быть измеримыми. Например, цель этого проекта после запуска — увеличить количество активных ежемесячных подписчиков на xx% или получить определенную сумму дохода в долларах.

Здесь лучше всего использовать свои SMART-цели. Определите, что конкретно, что измеримо, что достижимо, что актуально и что можно сделать в рамках проекта.

4. Определите и координируйте свои ресурсы

Когда вы определяете и координируете свои ресурсы, обязательно ответьте на следующие вопросы:

Какая часть бюджета пойдет на этот проект?
Из какого отдела будет распределяться бюджет?
Кто вам нужен в команде?
Какие программные инструменты (например, учет рабочего времени, командная совместная работа, инструменты управления проектами) потребуются для оптимизации проекта?

5.Разберитесь в своих ограничениях

И особенно примите во внимание тройное ограничение по времени, бюджету и ресурсам. Поскольку на этом этапе вы уже перечислили все три на предыдущих этапах, теперь вы можете учесть риски, которые могут помешать этим процессам.

Может быть, некоторые из членов вашей команды возьмут несколько дней по болезни в этот период времени; возможно, придется выполнять неожиданные задачи; возможно, некоторые из ваших инструментов выйдут из строя, что потребует дополнительных средств из бюджета. Какими бы ни были ваши ограничения, учитывайте все, что может показаться риском, которое может привести к полномасштабному ограничению, которое может повлиять на завершение результатов или даже на цели и задачи вашего проекта.

6. Обсудите риски и ответственность

Риски необходимо оценивать с максимально возможного количества углов. Учитывайте оплачиваемый отпуск, накопленный персонал и праздничные дни компании. Подумайте о любых неприятных происшествиях, которые могут напрямую повлиять на ваш бюджет или сроки. А затем назначьте кого-нибудь, кто возьмет на себя ответственность в случае, если окружающая среда станет благоприятной для того, чтобы эти риски стали реальностью. Создайте чувство ответственности, чтобы все члены команды могли иметь измеримую долю в успешном исходе проекта, чтобы свести к минимуму возможность ошибки.

Покройте не только основы, но и каждую деталь рабочего плана вашего проекта с помощью зубчатой расчески. Если все потенциальные вопросы или красные флажки уже рассмотрены, вы сможете получить одобрение от заинтересованных сторон и начать свой проект с учетом правильных ожиданий.

Помните, что ваш рабочий план — это план действий, который будет направлять ваш проект, поэтому чем больше у вас будет сведений об ограничениях и потенциальных рисках, тем лучше ваша команда будет выполнять свои задачи для получения результатов и достижения целей и задач.

Шаблон рабочего плана

Наш шаблон рабочего плана поможет вам задокументировать шаги, описанные выше. Обязательно постоянно следите за своим шаблоном и обновляйте его по мере изменений в процессе планирования.

Инструменты, необходимые для составления рабочего плана

Выше всего рабочего плана, очертание всего этого, как скелет, — это график вашего проекта. На временной шкале вы отметите задачи, конечные результаты, их зависимости, этапы, какая задача назначена какому отделу и члену команды, сколько уровней утверждения есть для каждой задачи и т. Д.

На этом этапе многие менеджеры проектов будут использовать диаграммы Ганта, чтобы отсортировать свои временные рамки в виде водопада. Если проект достаточно мал или имеет смысл, многие менеджеры проектов будут использовать инструменты, которые помогут им сортировать задачи и результаты в простом списке задач.

Наши диаграммы Ганта, например, помогут вам создать визуальное представление задач вашего проекта с течением времени. Вы можете легко увидеть дату начала проекта, какова каждая задача проекта, кому она назначена, сколько времени займет выполнение каждой задачи, а также дату завершения проекта в целом.

Чтобы узнать больше о том, как диаграммы Ганта и другие инструменты планирования проектов, которые могут помочь вам составить идеальный план работы, посмотрите короткое видео ниже. Мы быстро покажем вам все способы, которыми программное обеспечение для планирования проектов может улучшить ваше планирование, выполнение и отчетность, чтобы вы могли с уверенностью составить этот рабочий план.

ProjectManager.com может помочь вам с планом работы

Отсортировать каждую деталь проекта — непростая задача — от управления вашей командой до управления заинтересованными сторонами.Это требует тонкого баланса между пониманием графика вашего проекта, задач, составляющих объем проекта, потенциальных рисков, балансировки бюджета и распределения ресурсов. Не говоря уже о том, что все это делается с учетом конечных потребностей клиентов, а также целей и задач проекта.

Шаблон рабочего плана может помочь вам организовать свои мысли, но для того, чтобы создать свой план действий и выполнить его, вам понадобится программное обеспечение для динамического управления проектами, которое поможет вам на всех этапах планирования, выполнения и мониторинга.

Благодаря ProjectManager.com наши облачные диаграммы Ганта позволяют планировать весь график проекта, назначать задачи, создавать зависимости и все это отслеживать. Кроме того, у нас есть функции совместной работы, которые позволяют вашим сотрудникам и руководителям комментировать задачи, прикреплять необходимые файлы и взаимодействовать друг с другом независимо от того, где они находятся.

ProjectManager.com также предлагает инструменты управления ресурсами, которые позволяют сбалансировать часы, отработанные в вашей команде. Это помогает обеспечить сбалансированность вашего времени, инструментов и ресурсов, несмотря ни на что.

ProjectManager.com позволяет отслеживать, чем занимается ваша команда в режиме реального времени.

Создаете план работы и не знаете, с чего начать? Мы вас прикрыли. С ProjectManager.com вы получите доступ к облачному программному обеспечению, которое поможет вам лучше отслеживать рабочий план от этапа к этапу. Начните бесплатную 30-дневную пробную версию с ProjectManager.com сегодня.

30 простых шаблонов рабочего плана (для любого проекта)

Чтобы эффективно организовать работу для достижения максимальной производительности и минимизировать потери, связанные с ресурсами, временем и усилиями, необходим хороший рабочий план.Решение задачи без какого-либо планирования, безусловно, не является профессиональным способом решения задач и приведет к неудаче. Чтобы управлять делами профессионально, вам нужен процессно-ориентированный подход, и лучший инструмент для этого — шаблон рабочего плана.

Шаблоны рабочего плана

Что такое формат рабочего плана?

В шаблоне плана работы показаны все задействованные в проекте задачи, кто отвечает за каждую из задач и когда вы ожидаете их выполнения.Владельцы проектов обычно просят таких подрядчиков, как вы, предоставить план работы или проект графика работ как часть вашего предложения.

Как только ваш проект начнется, вы будете использовать этот план в качестве инструмента для мониторинга, чтобы убедиться, что вы на правильном пути. Формат рабочего плана становится полезным, когда:

Вам нужно составить простой план для вашего предложения.
Вы должны составить простой план мониторинга проекта.
Ваш клиент не предоставил вам шаблон плана.

График работ

Что входит в рабочий план?

Шаблон рабочего плана — это письменный документ, который помогает оптимизировать проекты. Основная цель — дать вам наглядное представление о задачах, целях и задачах вашего плана, а также о членах команды, ответственных за каждую из областей.

Вы должны включить в свой план всех членов вашей команды. Вам также следует обновлять свой план в зависимости от его текущего статуса и прогресса.Если ваш проект более сложный, рекомендуется создать собственный шаблон рабочего плана.

Но если вы уже имеете представление о проекте и знаете, что требуется для достижения успеха, использование этого шаблона может сэкономить ваши усилия и время, поскольку вы заполните только необходимую информацию. Как правило, план включает:

Установление целей и задач
Установление ответственности каждого члена
Установление сроков проекта
Создание бюджета

Перед тем, как начать проект, особенно большой , всегда полезно сначала проработать эти шаги, чтобы каждый член команды получил разъяснения о своих обязанностях.Более того, это снижает вероятность превышения бюджета, одновременно увеличивая вероятность достижения ваших целей в установленные вами сроки.

Когда вам нужен шаблон рабочего плана?

Вы можете использовать шаблон рабочего плана в начале проекта, обычно в целях стратегического планирования. Вы также можете использовать его для определения объема проекта, где он постоянно обновляется по мере продвижения вашего проекта с данными в реальном времени.

Рабочие планы становятся особенно полезными, если вы работаете со сложными проектами, имеете дело с несколькими заинтересованными сторонами или работаете с межфункциональными партнерами.Как и в большинстве проектов, это нормально, что в ходе проекта вещи развиваются. Помните, что шаблон плана программы не может быть всеобъемлющим и не должен быть всеобъемлющим.

Укажите как можно больше стратегий, целей, тактик и целей вместе с датами выполнения каждой задачи. Чтобы упростить задачу, используйте программное обеспечение для управления проектами, которое поможет вам отслеживать задачи, назначения и даты.

Шаблоны рабочего плана проекта

Как составить рабочий план?

Создание шаблона рабочего плана требует больших усилий и времени, а также сбора как можно большего количества деталей. Вот на чем вы должны сосредоточиться при создании шаблона плана работы или программы:

Укажите основную информацию
Сюда входит название вашего проекта, его цель и общий график, чтобы проинформировать заинтересованные стороны о ваших проект. Какова бы ни была конечная цель вашего проекта, вы должны указать это в начале.
Поместите план в контекст
Чтобы лучше составить схему вашего рабочего графика проекта и почему вам необходимо реализовать этот проект, вам необходимо написать эффективное введение вместе с предысторией, имеющей отношение к вашим целям.Создание этого контекста и определение основной проблемы помогает обосновать, почему вам нужно решение.
Определите цели и задачи проекта
В большинстве случаев люди принимают цели за цели, но это не одно и то же. Цели более конкретны в том смысле, что они обычно являются долгосрочными. Таким же образом убедитесь, что вы можете измерить цели вашего проекта. Рекомендуется использовать «SMART» цели. Это сокращение означает:
Конкретные (а не расплывчатые или трудные для понимания цели)
Измеримые (вы можете измерить)
Достижимые (и реалистичные)
Актуальные (для проблемы)
Временные рамки (что означает, что вы можете их достичь) в пределах срока)
Определите свои ресурсы и распределите их
Убедитесь, что вы ответили на эти вопросы при определении и распределении ресурсов в шаблоне рабочего плана:
Каков ваш бюджет?
Из какого отдела вы распределяете бюджет?
Какие программные инструменты вам нужны для оптимизации вашего проекта?
Понимание ограничений и ограничений
Проект часто может подвергаться ограничениям и ограничениям, наиболее распространенными из которых являются бюджет, ресурсы и время.Поскольку вы уже перечислили все это на предыдущих шагах, теперь вы можете учесть риски, которые могут помешать вашим процессам.
Например, может случиться так, что одному из членов вашей команды может потребоваться несколько выходных на время проекта, один из ключевых связных в отделе должен принять участие в чрезвычайной ситуации или, возможно, некоторые из ваших программных инструментов разбились, и вам нужно больше денег из бюджета, чтобы их исправить. Какими бы ни были ограничения, вы должны учесть все, что кажется риском, который может привести к более серьезной проблеме.
Обсудите риски и ответственность
Важно, чтобы вы оценивали риски с максимально возможной точки зрения. Например, рассмотрите отпуск и оплачиваемый отпуск, который члены вашей команды накопили вместе с официальными праздниками.
Обдумайте любые странные происшествия, которые могут напрямую повлиять на ваш график или бюджет. Вам нужно назначить кого-то, кто будет отвечать за них в случае возникновения любого из этих рисков. Стремитесь создать чувство ответственности, которое подготавливает всех членов вашей команды к заинтересованности в успешных результатах вашего проекта и снижает вероятность ошибок.

Вы также должны охватить все основы и все детали в своем рабочем плане. Каждый потенциальный красный флаг или затронутый вопрос приблизят вас к получению положительного сигнала от заинтересованных сторон. Тогда вы сможете начать свой проект с правильным мышлением и ожиданиями.

Как составить впечатляющий план работы? | Павел Ку | Hygger.io

План работы — это набор целей и процессов, с помощью которых команда может достичь этих целей. Его можно использовать в профессиональной или частной жизни и помочь вам оставаться организованным во время работы над проектами.

Обычно планы работы используются для организации крупных проектов. Любой структурированный план работы дает командам основу проекта и предысторию, помогает визуализировать цели и сроки, определенные для всего проекта.

Рабочий план разбивает все задачи и назначает различные элементы конкретным участникам проекта, предоставляя им индивидуальные сроки. Это помогает менеджерам проектов контролировать общую картину, управляя небольшими частями проекта.

Иногда детали проекта могут замедлить вас и усложнить весь процесс.Оптимизация этапа планирования проекта может стать настоящей палочкой-выручалочкой.

Рабочий план может быть представлен как формальная дорожная карта проекта или структуры, визуализированная с помощью диаграмм Ганта.

В любом случае, он должен четко сформулировать все необходимые шаги для достижения ключевой цели путем установления очевидных целей и измеримых результатов.

Эффективный план — это руководящий документ, направленный на достижение результата за счет эффективного командного сотрудничества.

1.Определите цель вашего рабочего плана

Первое, что вам нужно сделать, это заранее определить цель, к которой нужно подготовиться должным образом. Планируя работу, вы покажете своему руководителю, над какими проектами вы будете работать в течение следующего определенного периода. Эти цели могут быть поставлены сразу после ежегодной проверки эффективности. Вы также можете определить свой рабочий план после сессий стратегического планирования, которые ваша компания проводит в начале нового календарного года.

2. Напишите справочную информацию или вступление

Справочная информация или введение обычно пишутся для профессиональных бизнес-планов.Они помогают поместить ваш рабочий план в контекст.

Введение должно быть коротким и увлекательным и напоминать начальству, почему вы составляете этот план работы. На заднем плане следует выделить причины создания плана работы.

3. Определите цели

Цели и задачи указывают на то, что вы хотите достичь с помощью своего рабочего плана. Временные или средние цели являются общими, а цели — более конкретными.

Цели обычно сосредоточены на общей картине вашего проекта.
Цели должны быть осязаемыми и конкретными. Вы сможете вычеркнуть их из своего списка, когда будете их выполнять.

SMART-концепция для постановки правильных целей и задач может оказаться действительно полезной.

Вы помните значение частей аббревиатуры SMART?

Специально для S . Что именно мы собираемся делать для кого?
M-измеримый . Поддается ли количественному определению ваша цель и можете ли вы ее измерить? Можете ли вы посчитать результаты?
Достижимо .Сможете ли вы сделать это за отведенное время с имеющимися у вас ресурсами?
R-релевантно . Повлияет ли эта цель на желаемую цель или стратегию?
Т-график . Когда цель будет достигнута? Когда вы узнаете, что закончили?

4. Создайте список своих ресурсов

Этот список должен включать все, что вам понадобится для достижения ваших целей и задач. Речь идет о книгах, документах, зданиях, комнатах, финансовом бюджете, консультантах и т. Д.

5. Подумайте об ограничениях

Здесь вы можете определить любые препятствия, которые могут встать на пути к достижению ваших целей и задач.

6. Определите, кто подотчетен

Подотчетность — важная часть хорошего плана. На этом этапе вам лучше определить, кто отвечает за выполнение каждой задачи. Это может быть отдельный член команды или вся команда.

7. Пора переходить к своей стратегии

Теперь просмотрите свой рабочий план и решите, как вы достигнете своих целей и задач, преодолев все ограничения.Подумайте о подходящем программном обеспечении для управления проектами или личном календаре, чтобы систематизировать эту информацию.

Запланируйте каждый шаг. Помните, что случаются неожиданные вещи, и вам нужно выделить место в своем расписании, чтобы не отставать.

Важно постоянно контролировать выполнение проекта и периодически проверять соответствие целям, заявленным в рабочем плане.

Прогресс выполнения задач можно отслеживать с помощью таблиц Excel или Google. Однако это может быть более эффективно выполнено в программном обеспечении PM, которое часто включает функции совместной работы в команде и различные шаблоны.

Hygger предоставляет простые в использовании инструменты с мощными функциями совместной работы, которые подходят для любого проекта.

Например, вы можете визуализировать свои планы с помощью простой в использовании дорожной карты:

Заключение

Согласование вашего плана с целями и задачами проекта, согласование сложности отчетности с масштабом вашего проекта и планирование всех действий команды, которые вы будете уметь составить более эффективный план работы для любого проекта.

Неважно, управляете ли вы простыми задачами или сложным управлением портфелем, не забывайте о простых шагах для создания эффективных планов работы, которые действительно имеют значение.

Лучшие шаблоны планов проектов для Excel

Предварительно созданный шаблон проекта

Smartsheet с диаграммой Ганта упрощает организацию задач, способствует общению и повышает прозрачность. В этом шаблоне продолжительность автоматически рассчитывается для вас, а интерактивная диаграмма Ганта позволяет перетаскивать панели задач для настройки дат. Мощные функции Smartsheet для совместной работы позволяют вам обсуждать прямо в плане проекта, прикреплять файлы и устанавливать предупреждения и напоминания.

Вот как использовать шаблон плана проекта в Smartsheet:

1. Выберите шаблон проекта

Перейдите на Smartsheet.com и войдите в свою учетную запись (или запустите бесплатную 30-дневную пробную версию)
На вкладке Home щелкните Create и выберите Browse All Solutions .
Введите « Project with Gantt Timeline » в поле Search или выберите Projects из списка категорий.
Щелкните плитку Project с временной шкалой Ганта , затем нажмите синюю кнопку Use .
Назовите свой шаблон, выберите, где его сохранить, и нажмите кнопку Ok .

2. Перечислите информацию о вашем проекте

Откроется готовый шаблон с образцом содержимого, заполненным для справки, и уже отформатированными разделами, подзадачами и подзадачами. В Smartsheet можно легко добавлять или удалять столбцы в зависимости от объема вашего проекта.

Просто щелкните столбец правой кнопкой мыши и выберите Вставить столбец слева / Вставить столбец справа , чтобы добавить столбец, или Удалить столбец , чтобы удалить столбец.

Добавьте свои задачи в столбец Имя задачи . Вы заметите, что иерархия уже отформатирована для вас. Поэтому не забудьте ввести имя фазы проекта или имя группы в поля Раздел 1, Раздел 2 и Раздел 3 (это называется родительской строкой. Для получения дополнительных сведений об иерархии щелкните здесь)
Введите свои задачи и подзадачи в родительские строки.
В левой части каждой строки вы можете прикрепить файлы непосредственно к задаче (идеально подходит для прикрепления списков заинтересованных сторон, бюджетов и т. Д.) Или начать обсуждение определенного элемента.

3. Добавьте даты начала и окончания

Добавьте даты начала и окончания для каждой задачи. Если вы щелкните и перетащите любой конец полос задач на диаграмме Ганта, Smartsheet автоматически настроит даты в вашей таблице.
Щелкните ячейку в любом столбце даты.
Щелкните значок календаря и выберите дату. Вы также можете вручную ввести дату в ячейку.

4. Введите% завершения и присвоено информации

Столбцы «% выполнения» и «Назначено для» предоставляют дополнительную информацию о вашем проекте и повышают прозрачность, позволяя членам команды видеть, кто чем занимается, и статус каждой задачи.

На диаграмме Ганта тонкие полосы внутри полос задач представляют процент выполненной работы для каждой задачи.

В столбце % завершения введите процент выполненной работы для каждой задачи. Введите целое число, и Smartsheet автоматически добавит знак процента.
В столбце Назначено выберите имя из списка контактов (в раскрывающемся меню) или введите имя вручную.

Как спланировать проект за 1 час или меньше

Создание плана проекта может показаться пугающим, особенно если вы не технический менеджер.Систематический процесс планирования и простой шаблон плана проекта могут упростить вам задачу.

Из этой статьи вы узнаете:

Давайте нырнем.

Что такое простой план проекта?

План проекта — это документ, который определяет объем проекта и излагает его цели. Его также называют планом управления проектом. Поскольку каждый проект уникален, нет двух одинаковых планов проектов.

Планы проектов могут быть в форме документов, таблиц или графиков диаграммы Ганта.Сроки диаграммы Ганта упрощают передачу расписания проекта всей команде.

План проекта отвечает на три основных вопроса:

Какие действия вам нужно сделать?
Кто будет заниматься этими видами деятельности?
Когда начинается и заканчивается каждое действие?

Если план вашего проекта отвечает на эти четыре вопроса, значит, он выполняет свою работу.

Вы можете подумать про себя: «Звучит здорово и все такое, но как мне ответить на эти вопросы.”Это подводит нас к следующему пункту:

Как составить простой план проекта?

Процесс планирования проекта состоит из пяти этапов.

Как и все в управлении проектами, инструмент управления проектами поможет вам делать вещи быстрее и эффективнее. Этот инструмент может быть программным обеспечением для управления проектами или простым шаблоном планирования проекта (представленным ниже).

В этой статье давайте взглянем на Toggl Plan, простой инструмент планирования проектов, который идеально подходит для небольших и средних команд.

Шаг № 1: Определите объем проекта

Перед тем, как ваша команда приступит к работе над проектом, необходимо четко определить масштаб проекта. Неспособность установить объем приводит к расползанию объема. И в конечном итоге к задержкам в реализации проекта, а иногда и к полному сбою проекта.

Объем проекта определяет, что включено, а что не включено в проект, в том числе:

Цели и задачи
Приоритеты
Ограничения и риски

Очень важно задокументировать вышеуказанные моменты в документе о масштабах.Как только объем утвержден клиентом, вы можете приступить к следующим этапам планирования проекта.

Шаг № 2: Захват, расстановка приоритетов и организация задач

Затем, исходя из целей и задач проекта, определите мероприятия проекта. Действия по проекту — это задачи, которые вы должны выполнить для реализации проекта.

Запишите идентифицированные задачи в свой простой документ шаблона плана проекта.

Вы также можете добавить идентифицированные задачи в «Ящик задач» в Toggl Plan.Поле задач помогает фиксировать задачи, которые еще предстоит запланировать или назначить.

После того, как вы определили и записали все задачи, следующим шагом будет расстановка приоритетов для этих задач. Вот девять советов о том, как расставить приоритеты для задач.

В зависимости от вашего проекта вы также можете разбить задачи на фазы. Конец каждой фазы в конечном итоге отмечает вехи проекта.

Шаг № 3: Создание временной шкалы проекта

Сроки выступают в качестве руководства для проекта. Они говорят вам, что нужно сделать, а когда — закончить.

Временная шкала — самая важная особенность любого плана проекта, потому что она показывает примерное время, которое член команды должен потратить на выполнение задачи. Если ваша временная шкала отключена, значит, весь ваш проект отключен.

В зависимости от приоритетов задач и зависимостей вы можете запланировать задачи на временной шкале Ганта. Узнайте, как создать временную шкалу Ганта в Microsoft Excel и Google Таблицах.

С помощью шкалы времени планирования Toggl Plan вы можете перетаскивать захваченные задачи на шкале времени.Вы также можете настроить даты начала и окончания задачи, перетащив конец задачи.

Визуальная шкала времени имеет четыре уровня масштабирования. Таким образом, вы можете посмотреть подробное расписание на неделю или получить обзор на весь год.

Наконец, члены команды и другие менеджеры могут сотрудничать, чтобы помочь вам создать временную шкалу. Кроме того, вы также можете предоставить клиентам и другим заинтересованным сторонам доступ к временной шкале только для чтения.

Шаг № 4: Определите и распределите ресурсы

Распределение ресурсов — это отдельная тема.

Однако есть три основных шага, которые необходимо выполнить при управлении ресурсами.

Определите ресурсы, у которых есть навыки, необходимые для выполнения определенных задач проекта.
Некоторые из этих ресурсов могут быть недоступны во время расписания вашего проекта. Найдите доступные ресурсы на шаге выше.
После того, как вы определили доступность ресурсов, назначьте доступный ресурс задаче.

В Toggl Plan с помощью шкалы времени группы можно легко определить доступные ресурсы и назначить их задаче.Кроме того, на основе оценок задач вы можете управлять рабочими нагрузками ресурсов с помощью шкалы времени группы.

Шаг № 5: Добавьте вехи

Контрольные точки проекта — это промежуточные контрольные точки, которые предотвращают перерасход проекта.

Крупные проекты разбиты на фазы. Конец каждой фазы знаменует собой веху. Разделение сроков реализации проекта на этапы дает следующие преимущества:

Повысьте уровень успешности проекта, разделив риски и ограничения.
Следите за ходом проекта и соответствующим образом корректируйте график и ресурсы.
Сообщать о достигнутом прогрессе заинтересованным сторонам.
Повысьте боевой дух команды за счет поэтапной успешной доставки.

С помощью Toggl Plan вы можете легко добавлять вехи с цветовой кодировкой как в план, так и в сроки группы. Таким образом, все в команде будут знать о приближающихся сроках.

Бесплатные простые шаблоны планов проектов

Помимо инструментов планирования проекта, вы также можете использовать шаблоны для планирования проектов. Простые шаблоны планов проектов доступны в Интернете.Хотя некоторые из этих шаблонов являются платными, большинство из них можно загрузить бесплатно.

Давайте посмотрим на некоторые из лучших доступных сегодня вариантов шаблонов.

Простые шаблоны плана проекта для MS Word

Для Microsoft Word доступно несколько шаблонов планов проектов. Однако здесь очень мало гибкости по сравнению с использованием инструмента планирования проекта или даже электронной таблицы.

Тем не менее, вот несколько шаблонов, которые вы можете рассмотреть.

График планирования проекта

Это простой документ Microsoft Word, который можно использовать для отслеживания этапов и задач.Это простой шестинедельный календарь для планирования вашего проекта.

Шаблон плана проекта

для Word

Это еще один простой шаблон плана проекта для MS Word. С помощью этого шаблона вы можете добавлять задачи, записывать даты начала и окончания, а также отслеживать статус задачи.

Простые шаблоны планов проекта для Excel

С Excel вы получаете большую гибкость в управлении данными проекта. Кроме того, формулы Excel упрощают вычисление числовой информации. Вот лучшие шаблоны планов базовых проектов Excel.

Простая диаграмма Ганта

Этот простой шаблон Microsoft Excel помогает создать график проекта и визуализировать его в виде диаграммы Ганта.

Вы можете разбить проект на фазы и задачи, назначить задачи членам команды, а также установить даты начала и окончания задачи. Этот бесплатный шаблон идеально подходит для создания простых планов проектов.

Планировщик проектов Ганта

С помощью этого шаблона планирования проекта вы можете ввести дату начала, продолжительность и статус для каждой задачи.

Этот простой шаблон, основанный на диаграммах Ганта, поможет вам визуализировать график вашего проекта на временной шкале.

График вехи и задачи проекта

Этот шаблон позволяет отображать как задачи, так и вехи на временной шкале. Кроме того, вы можете легко визуализировать зависимости задач с помощью точечной диаграммы.

Однако учтите, что это премиум-шаблон. И доступен только подписчикам Microsoft Office 365.

Плюсы и минусы простых шаблонов плана проекта

Глядя на эти шаблоны, вы можете задаться вопросом, не слишком ли они упрощены.И есть ли недостатки в использовании этих шаблонов.

Конечно, эти шаблоны не идеальны и имеют ряд проблем. Но сначала давайте посмотрим на преимущества, которые они приносят.

Преимущества использования шаблонов

Экономит время : После того, как вы создали свой шаблон, вам не нужно тратить время на создание нового каждый раз, когда появляется проект. Вы просто вводите все детали и запускаете свой проект.
Помогает спланировать общую картину : создав простой шаблон плана проекта, вы можете стратегически наметить каждый этап процесса и более четко увидеть общую картину.
Гарантирует, что вы ничего не забудете : проекты содержат множество деталей, которые можно легко упустить из виду. Если вы создадите шаблон, вы не забудете никаких данных, необходимых для успешного завершения проекта.
Легко начать работу : Простые шаблоны плана проекта доступны в Интернете. Большинство этих шаблонов бесплатны. А поскольку вы уже знакомы с MS Office, вам не нужно узнавать ничего нового.

Недостатки использования шаблонов плана проекта

Отсутствие функций совместной работы : хотя вы можете добавлять комментарии к документам Office, работать вместе сложно.Работа над одним и тем же документом с коллегами может быстро стать хаотичной.
Сложно обеспечить целостность данных : Ваши коллеги могут ошибочно обновить или удалить данные из таблицы или документа Excel. Поэтому вам нужно хранить резервные копии и следить за тем, чтобы все обновляли нужную версию.
Управление несколькими версиями : В конце концов, поскольку используется несколько версий шаблона, вам нужно будет обеспечить включение содержимого из каждой версии.
Низкая производительность : По мере добавления в шаблон дополнительной информации каждый должен искать конкретную информацию, которая ему нужна. Кроме того, ваша команда должна проявлять особую осторожность, чтобы случайно не обновить или не удалить информацию.

Лучшая альтернатива шаблонам планирования проекта

Учитывая недостатки, вы можете рассмотреть возможность использования инструмента планирования проекта. Использование онлайн-инструмента планирования проектов помогает вам совместно работать над планами проектов и экономит много времени и энергии.

Как мы уже видели, Toggl Plan упрощает планирование проекта. Лучше всего то, что это совершенно бесплатно для индивидуальных пользователей. Кроме того, проектные группы могут подписаться на бесплатную 14-дневную пробную версию, чтобы опробовать ее.

Начните работу с Toggl Plan бесплатно.

Рабочий план и бюджетный план

8.1 Что такое план работы?

План работы, иногда называемый планом проекта, в деталях описывает, как будет осуществляться проект, кто будет работать над какой частью, а также когда и в каком порядке каждая часть будет завершена (Perelman, Barrett, & Para, 2001). .

Рабочие планы, часто представляемые в виде диаграмм Ганта, показывают все задачи, задействованные в проекте, кто отвечает за каждую задачу и когда задачи будут выполнены (Tools4dev, 2014).

8.2 Какие виды плана работ и его элементов?

Существует несколько типов плана работы: еженедельный план работы, ежемесячный план работы и годовой план работы.

Еженедельный план работы — это краткосрочный план работы продолжительностью в одну неделю.Этот план работы обычно составляет член команды. Он используется, когда необходимо внимательно следить за мелкомасштабной деятельностью.
Ежемесячный план работы — это месячный базовый план работы, который обычно используется на уровне команды или на уровне проекта. Член команды может составить ежемесячный рабочий план, а координатор или менеджер проекта объединит их все, чтобы сформировать команду или ежемесячный рабочий план проекта.
Годовой рабочий план — это рабочий план, который используется на уровне проекта или на уровне организации.На уровне проекта он рассматривает все действия и ресурсы, которые потребуются проекту на период в один год. На организационном уровне он объединяет все проекты и ресурсы, которые необходимы организации на период в один год.
Годовой рабочий план — это подробный план действий для достижения определенного набора результатов в течение определенного года. Хорошо подготовленный годовой план работы представляет собой четкий план действий, который связывает ресурсы, действия и обязанности с результатами. Он должен определять, кто что делает, почему, когда, как, где и с какими ресурсами (CARE, 2007).
Когда вы готовите годовой план работы, важно вовлекать руководство проекта, поддержку программы и соответствующие заинтересованные стороны проекта, поскольку вы определяете, что необходимо реализовать в течение года, сроки и связанные с этим затраты. В составленном плане работы должны быть указаны основные мероприятия, которые будут выполнены в течение финансового года, с указанием сроков или графика их выполнения (CARE, 2007).
В некоторых организациях годовой план работы также включает ожидаемые результаты и запланированный бюджет.Годовой рабочий план может быть настолько сложным или простым, насколько этого хочет организация. Он создается для наблюдения за запланированной деятельностью, ожидаемыми результатами, распределением человеческих и финансовых ресурсов, которые должны быть выполнены или достигнуты в течение ограниченного периода времени.

Будь то еженедельный, ежемесячный или годовой план работы, организация должна согласовать шаблон плана работы, чтобы можно было объединить различные планы работы в организации и легко понять для всех сотрудников.

Большинство рабочих планов проекта включают следующие элементы (Perelman, Barrett, & Para, 2001):

Краткое описание цели проекта.
Список персонала, участвующего в проекте.
Разбивка проекта на конкретные задачи с указанием того, какие задачи зависят от выполнения других.
Расписание, указывающее, когда каждая задача будет запущена и когда она будет завершена, и кто будет ее выполнять; эта информация может быть представлена в виде аннотированной гистограммы.

8.3 Преимущества рабочего плана

План работы дает следующие преимущества (см. Ridely (2012), Tools4dev (2014)):

Определите необходимые ресурсы с точки зрения людей и времени: кто должен выполнять задачи или действия, сколько людей или членов команды необходимо, сколько времени необходимо или может быть выделено.
Определите роли и обязанности: кто какие задачи выполняет и, следовательно, он / она отвечает за свои задачи.
Уточнить ожидания: каких результатов можно ожидать и от кого.
Его можно использовать в качестве инструмента мониторинга, чтобы проверить, идет ли проект по плану после его запуска.

8.4 Примеры различных форматов рабочего плана

Мы рассмотрим различные примеры различных форматов плана работы. Однако, во-первых, при выполнении или разработке плана работы нам необходимо:

Используйте идентифицированные действия, возможно, с целью или результатом, из логической структуры, чтобы спланировать, что будет выполнено, и временные рамки проекта.
Упорядочите идентифицированные действия и временные рамки в формате диаграммы Ганта с помощью MS Excel или MS. Проект.

Пример 1: «Улучшение качества речной воды» из сеанса логической матрицы.

Пример 2: Годовой план работы, в котором перечислены мероприятия, которые команда должна выполнить с января по декабрь 2016 года в рамках проекта по развитию потенциала:

Сопровождение каждого действия — это количество дней, которое есть у члена команды для выполнения назначенных им действий.
Действие может выполняться совместно разными членами команды и назначается ведущему лицу, которое несет общую ответственность.
По количеству дней этот годовой план работы также показывает общую рабочую нагрузку всех членов команды за год.

Пример 3: В этом примере от Tools4dev представлен план работы на несколько лет. Каждой задаче назначено лицо, и ее можно отслеживать как незавершенную, в процессе выполнения, выполненную или просроченную.

8.5 Что такое бюджетный план?

Бюджетный план — это документ, в котором излагаются запланированные и предполагаемые расходы проекта на определенный период времени. В некоторых случаях бюджетный план может включать в себя деньги, которые организация ожидает получить, которые указаны как «ожидаемые доходы». Это важно для организаций, которые занимаются приносящей доход деятельностью, предоставляя такие услуги, как здравоохранение или ресторан, или продавая изделия ручной работы или сельскохозяйственную продукцию.В этом случае бюджетный план также покажет, сколько организация планирует произвести и сколько необходимо для покрытия всех расходов, чтобы выполнить запланированные мероприятия в течение определенного периода времени (FundForNGOs, 2011).

Бюджетный план также является основным документом, который команда проекта должна использовать на этапе реализации проекта, прежде чем производить фактические расходы, поскольку они должны проверить, были ли статьи включены в бюджет и на какую сумму. Бюджетный план обычно отражает деятельность по проекту и ресурсы, необходимые для его реализации.Правильный и хорошо спланированный бюджет необходим, чтобы убедить донора проекта, когда вам нужно запросить его финансирование (адаптировано из FundforNGOs (2011)).

8.6 Как разработать бюджетный план?

Есть некоторые моменты, которые следует учитывать при начале разработки бюджетного плана (адаптировано из FundForNGOs (2011)):

Он должен развиваться на определенной основе. В большинстве случаев основой должен быть бюджетный план предыдущего года с обновленными расходами и статьями на текущий год.
Это совместная командная работа. Если вы являетесь менеджером проекта, вам необходимо будет разработать бюджетный план, по крайней мере, с финансовым сотрудником, который может предоставить вам обновленную информацию, которая вам нужна, и который может гарантировать, что она также соответствует внутренней финансовой политике, если таковая существует. Если ваш проект реализуется совместно с другими партнерами, вам необходимо будет разработать бюджетный план с их консультацией.

Типы затрат, которые могут быть включены в бюджетный план (адаптировано из (FundForNGOs, 2011)):

Основные или административные расходы: это затраты, относящиеся к операционным расходам организации, которые включают административный персонал, аренду офиса, канцелярские товары, коммунальные услуги и другие расходы на содержание офиса.
Затраты на проект: это затраты, которые необходимо оплатить для реализации мероприятий проекта. Например, организация деревенского собрания, проведение тренинга или семинара, лоббирование политики и встреча, ток-шоу на радио, проведение информационной кампании, публикация результатов исследований, материалов или оборудования, которые необходимо купить для проекта, и так далее.

В случае подачи заявки на грант от донора вам нужно будет проверить его руководящие принципы бюджета и правильно следовать его шаблону или формату бюджетного плана, чтобы знать:

Общая сумма финансирования, которую можно запросить.
Срок финансирования: один год или несколько лет.
Какие элементы и затраты можно или нельзя включить?
Максимальный процент или предельная сумма, которую вы можете запросить для административных или основных затрат и затрат по проекту.

После рассмотрения вышеперечисленных пунктов, для разработки фактического бюджетного плана необходимо проверить, включена ли информация о «входах» в матрицу логической структуры или нет.Если он будет включен, в нем будут указаны, по крайней мере, некоторые основные расходы и их статьи. Действия, перечисленные в логической структуре или в плане работы, необходимо использовать в качестве элементов в бюджетном плане.

Пример 1: «Снижение показателей младенческой и материнской смертности» из логической матрицы или рабочего плана, деятельность которого будет использоваться для разработки краткого бюджетного плана, как показано ниже:

Бюджетный план содержит две основные затраты: административные расходы и затраты на проект.
Предметов: перечисляются все предметы, на которые проект должен потратить.
Единица: уточняет тип элемента, который может быть человеком, месяцем или днями.
Периодичность в год: объясняет, как часто должна производиться оплата за товар в течение одного года.
Общий%: этот проект может требовать 20% распределения затрат на администрирование, в то время как элементы в рамках затрат проекта могут покрываться до 100%.

Пример 2: В следующем примере показан краткий бюджетный план Проекта развития потенциала на 2016 год:

Бюджетный план содержит две основные затраты: административные расходы и затраты на проект.
Предметов: перечисляются все предметы, на которые проект должен потратить.
Единица: уточняет тип элемента, который может быть человеком, месяцем или днями.
Периодичность в год: объясняет, как часто должна производиться оплата за товар в течение одного года.
Общие%: этот проект имеет 25% общих затрат на администрирование, в то время как элементы затрат по проекту могут быть покрыты до 100%.

Как создать план удаленной работы (плюс бесплатный образец шаблона)

Удаленная работа стала новой нормой из-за пандемии COVID-19.

При таком количестве сотрудников, которые работают из дома, руководителям групп требуется удаленная работа , план или политика, чтобы их сотрудники оставались продуктивными.

Но как создать эффективный план удаленной работы ?

В этой статье мы расскажем, как составить план удаленной работы и что в него включить. Мы также предоставим вам бесплатный загружаемый шаблон плана удаленной работы, который поможет вам начать работу.

В эту статью входит:

(Щелкните ссылку, чтобы перейти в определенный раздел)

Приступим.

Образец шаблона плана удаленной работы

(Если вы хотите узнать больше о планах удаленной работы, вы можете сразу перейти к соответствующему разделу . Вы можете вернуться сюда, когда закончите.)

Вот образец шаблона политики удаленной работы, который вы можете использовать сегодня:

A. Цели компании

В этом плане предложения по удаленной работе есть наши рекомендации для сотрудников, которые работают удаленно, то есть из любого места за пределами нашего физического офиса.План составлен таким образом, что удаленная работа приносит пользу как сотрудникам, так и нашей удаленной компании.

Мы стремимся обеспечить большее удовлетворение от работы и повысить продуктивность сотрудников с помощью нашей политики и плана удаленной работы.

B. Область применения

Удаленная работа (или удаленная работа) — это постоянное или временное соглашение между сотрудниками и руководителями, по которому первым разрешается работать вне офиса более [ xx месяцев ].

Работа на дому не более [xx дней ] в неделю на регулярной основе также входит в наш план.

C. Соглашение о дистанционной работе

Сотрудники [название компании] могут работать удаленно на постоянной или временной основе.

Сотрудники, которые хотят работать удаленно, должны отправить запрос в отдел кадров. Они оценят и определят правомочных сотрудников и отправят копию соглашения об удаленной работе.

Чтобы воспользоваться всеми преимуществами удаленной работы, сотрудники должны подписать договор. Этот документ объяснит культуру компании, а также роли и обязанности удаленных сотрудников.

Сотрудникам, которые являются молодыми родителями или имеют инвалидность, необходимо проконсультироваться со своим руководителем и отделом кадров, чтобы получить более длительные периоды удаленной работы.

D. Рекомендации по удаленной работе

Чтобы обеспечить повышение производительности сотрудников за счет организации удаленной работы, мы рекомендуем нашим удаленным сотрудникам придерживаться следующих правил:

Иметь надежный доступ в Интернет.
Работа в тихом домашнем офисе, где нет отвлекающих факторов.
Сосредоточьтесь на работе в рабочее время, составив ежедневный и еженедельный график.
Соблюдайте графики перерывов и посещаемости, согласованные с вашим менеджером.
Убедитесь, что ваши расписания совпадают с расписаниями сотрудников офиса, поскольку это необходимо для совместной работы в команде.
Удаленные члены команды и менеджеры должны проводить онлайн или личные встречи для обсуждения прогресса и результатов.

E. Соответствие политике

Наши удаленные сотрудники также должны соблюдать другие правила компании.

Некоторые из политик включают:

Кодекс поведения сотрудников
Посещаемость
Дресс-код
Конфиденциальность
Защита данных
Антидискриминация
Компенсация и льготы
Использование Интернета и компьютера
Использование сотового телефона и т. Д.

Вы найдете вышеуказанные политики в справочнике для сотрудников.

F. Оборудование

В соответствии с нашим планом удаленной работы мы предоставим каждому удаленному сотруднику необходимое оборудование, например ноутбук, гарнитуру и мобильный телефон.

Мы также установим VPN (виртуальную частную сеть) и необходимое для компании программное обеспечение, когда члены команды получат свое оборудование. Согласно политике, мы не будем предоставлять вторичное оборудование, такое как принтеры и экраны.

Удаленные сотрудники также будут получать [xxx] долларов в месяц в качестве надбавки за удаленную работу для покрытия офисных расходов, таких как электричество и аренда.

Заявление об отказе от ответственности: Этот план удаленной работы не является действующим юридическим документом, учитывающим местные, государственные или федеральные законы.Ни автор, ни Time Doctor не несут никакой юридической ответственности, которая может возникнуть в результате использования этого образца шаблона политики удаленной работы.

Что такое план удаленной работы?

A удаленная работа plan — это документ, который упрощает удаленную работу для вас и ваших сотрудников.

Он определяет обязанности вашего удаленного сотрудника и то, что от них ожидает работодатель. Этот документ поможет вашим сотрудникам справиться с проблемами удаленной работы с использованием правильных технологий и практических решений.

Как составить план удаленной работы?

Ваша политика и план удаленной работы должны быть разработаны с учетом вашей команды. Хорошо составленная политика удаленной работы может помочь вам создать успешную среду удаленной работы.

Давайте посмотрим на первые шаги по созданию эффективной политики или плана удаленной работы:

1. Установите четкие правила

Хотя работа на дому может повысить продуктивность, вероятность того, что сотрудники будут бездельничать на работе, высока.

Вы должны установить несколько четких руководящих принципов в своей политике удаленной работы, чтобы помочь вашей команде оставаться сосредоточенной в рабочее время.

Например, ваши коллеги могут входить в систему в разное время, что может нарушить рабочий процесс.

Этого можно избежать, установив приемлемый период времени для входа всех сотрудников.

Таким образом, они могут отслеживать, когда их удаленные члены команды обычно начинают работать и совместно работать над проектами.

2.Подробная информация о правомочности сотрудников

Не все сотрудники имеют право работать из дома. Некоторые из них могут злоупотреблять преимуществами удаленной работы, не входя в систему вовремя, не работая в рабочее время и т. Д.

Вы также должны учитывать характер работы. Например, агенту по недвижимости придется проводить больше времени в поле, чем работать из дома.

Кроме того, перед предложением удаленной работы необходимо проверить, есть ли у ваших сотрудников:

Вам также следует подумать о том, будут ли они пунктуальны в основное рабочее время.

Проверяйте сотрудников, проверяя их предыдущие записи о посещаемости, графики производительности и общую годовую производительность.

Основываясь на предыдущих данных и необходимых мягких навыках, вы можете решить, можете ли вы доверять им искреннюю работу из дома.

3. Консультирование сотрудников

Ваша политика и план удаленной работы должны направлять вашу команду к работе из дома.

Они должны иметь возможность работать удаленно, чтобы не мешать рабочему процессу, работе команды и удовлетворенности клиентов.

Например, специалистам по персоналу, которым приходится нанимать сотрудников, может быть трудно работать из дома, поскольку они не могут проводить встречи один на один. Ваш план удаленной работы может рекомендовать онлайн-оценки, телефонные звонки и видеозвонки для проведения удаленного процесса найма.

Кроме того, рассмотрите возможность настройки процесса адаптации для перевода штатных сотрудников в удаленных сотрудников. Вам также следует рассказать членам своей команды о целях компании, их должностных обязанностях и т. Д.

4. Предложите подходящие инструменты

Сотрудникам может потребоваться оборудование, такое как дополнительные рабочие столы и Wi-Fi, при работе в удаленной среде. Возможно, вам также придется установить VPN или программное обеспечение для обеспечения безопасности в Интернете для сотрудников, чтобы обеспечить безопасность информации компании.

Кроме того, вы можете предоставить инструмент связи, например Slack , чтобы ваши удаленные сотрудники могли быстро обсудить ситуацию.

Ваш план также может порекомендовать услугу видеоконференцсвязи, например Google Chat , для построения эффективных и значимых рабочих отношений.

И, наконец, вы можете использовать программное обеспечение, такое как Time Doctor , для отслеживания времени, когда ваш сотрудник начинает и заканчивает работу.

Что такое Time Doctor?

Time Doctor — это мощный инструмент для отслеживания рабочего времени сотрудников и управления производительностью, используемый крупными компаниями, такими как Keller Williams, а также малыми предприятиями, такими как Thrive Market, для повышения производительности сотрудников, работающих из дома.

Time Doctor имеет несколько функций, которые помогут вам управлять удаленными сотрудниками.

С Time Doctor вы можете:

4. Создание графика удаленной работы

Создавая списки задач, ваши сотрудники могут планировать свой гибкий график в зависимости от своей личной жизни, что упрощает управление задачами.

Они могут создавать ежедневное и ежемесячное расписание в Календаре Google для выполнения всей своей работы. Вы также можете дать им график проекта, чтобы соответственно спланировать их день, неделю и месяц.

5.Обсудить компенсацию и льготы

Вы должны предложить своим удаленным сотрудникам бонусов и льгот для здоровья так же, как вы бы поступили с сотрудниками, работающими в традиционном офисе.

Кроме того, вы также можете возместить любые деньги, которые ваши удаленные сотрудники потратили на покупку работы из предметов первой необходимости, таких как ноутбуки, принтеры, расходы на Интернет и т. Д. Или вы также можете заключить соглашение о владении и оплате устройств.

Вам также может потребоваться увеличить количество их отпусков по закону FMLA (Закон о семейных и медицинских отпусках), поскольку они работают из дома.

6. Помните о юридических правах сотрудников

Как и ваша офисная команда, удаленные сотрудники также имеют законных прав , таких как компенсация сверхурочной работы. Таким образом, вы можете установить ограничение на их ежедневное рабочее время (например, 5 часов в день), чтобы вы знали, когда они работают сверхурочно.

Точно так же вы должны сообщить своей удаленной команде о том, как будет контролироваться их работа — поскольку это может считаться нарушением конфиденциальности, если они не будут проинформированы заранее.Таким образом, вы можете уберечь своих сотрудников, работающих на дому, от дискриминации.

7. Внимание к здоровью и благополучию сотрудников

Управление удаленной работой может вызывать стресс из-за отвлекающих факторов, домашних обязанностей, расстояния между членами распределенной команды и ряда других причин.

Родителям-коворкингам, возможно, придется заниматься домашними делами, офисной работой и ребенком, что может быть утомительным.

Политика вашей компании в отношении удаленной работы должна ставить во главу угла здоровье и благополучие сотрудников, чтобы сделать ее удобной.Вы можете планировать перерывы, общаться в чате и неформальные встречи команды, чтобы улучшить физическое и психическое здоровье членов вашей команды.

Кроме того, вам следует подумать об организации веселых групповых мероприятий и мероприятий.

Например, перед тем, как удаленные сотрудники приступят к выполнению своих утренних задач, вы можете запланировать виртуальную 30-минутную тренировку для всей команды. Таким образом, ваши сотрудники могут чувствовать себя отдохнувшими и полными энергии, когда они заходят на работу.

Вы также можете вовлечь свою удаленную команду в обычные видеозвонки, во время которых они играют в игры, проводят виртуальные мероприятия и разговаривают о вещах вне работы.

3 простых совета для успешного плана удаленной работы

Давайте рассмотрим несколько практических шагов, которые вы можете предпринять, чтобы обеспечить успешную удаленную работу:

1. Оптимизация совместной работы в команде

Ваша политика удаленной работы должна учитывать, что сотрудники, работающие на дому, могут не иметь возможности работать так же эффективно, как раньше, из-за проблем со связью и расстоянием.

Этого можно избежать, поощряя использование инструментов совместной работы для управления ежедневными командными задачами.

Инструменты
, такие как Trello и Asana, позволяют назначать задачи, обмениваться файлами и добавлять комментарии, что упрощает совместную работу.
Кроме того, члены вашей удаленной группы также могут синхронизировать свои планы, одновременно входя в систему и делая перерывы.
2. Повышение вовлеченности сотрудников
Ваши методы удаленной работы должны поддерживать вовлеченность ваших сотрудников таким образом, чтобы их продуктивность и производительность команды могли увеличиваться.
Вы можете заинтересовать своих сотрудников, пока они работают из дома:
Регулярно их проверяю.
Проведение веселых виртуальных встреч, таких как «счастливые часы Zoom».
Чтобы они чувствовали себя ценными, давая им бонусы или награды.
Увеличивая вовлеченность сотрудников, вы также можете повысить их удовлетворенность работой и повысить уровень удержания.
Хотите надежный способ повысить вовлеченность?
Ознакомьтесь с нашим руководством наверху 12 Программное обеспечение для взаимодействия с сотрудниками в 2021 году.
3. Оставайтесь чуткими
В удаленной среде может быть много отвлекающих факторов, таких как шумные соседи, требовательные малыши и т. Д., Что может затруднить концентрированную рабочую среду.
Вот почему вы должны понимать, когда они не могут отправить работу в установленные рабочие часы или пропустить удаленную встречу из-за серьезных проблем.
Вы можете лучше общаться с ними, часто разговаривая с ними и давая им регулярную обратную связь.Это может помочь вам установить с ними связь, побудив их прийти к вам, когда им понадобится помощь или возникнут проблемы.
Завершение
Ваша компания извлекает выгоду из плана удаленной работы сотрудников, поскольку он побуждает сотрудников работать эффективно, заставляя их сосредоточиться на работе.
Но составить план удаленной работы недостаточно.
Вам также потребуется внедрить подходящие инструменты для удаленной работы, такие как Time Doctor. С Time Doctor вы можете легко отслеживать работу своих сотрудников и направлять их к повышению собственной продуктивности.
Зарегистрируйтесь на 14-дневную пробную версию Time Doctor, чтобы отслеживать эффективность своей удаленной команды уже сегодня!
Лиам Мартин — соучредитель Time Doctor — одного из ведущих в мире программ для учета рабочего времени для удаленных команд.
Добавить комментарий Отменить ответ
Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *
Комментарий *
Имя *
Email *
Сайт

Составить план работы на месяц образец: Как составить план работы на месяц образец. План рабочего дня и плюсы планирования

Как составить план работы на месяц образец. План рабочего дня и плюсы планирования

Требования к формату занесению задач в план

Правила для начала дня

Позитивный настрой

Правильный старт

Начало работы

Сверка планов

Не «раскачиваться»

Сначала — главное!

Секретарь – ваш помощник

Правила для середины дня

Порядок на столе

Устанавливайте сроки

Обратная реакция

Неотложные задачи

Импульсивные действия

Делайте паузы

Группируйте рутину

Завершение дел

Пользуйтесь моментом

Ваш час

Сверка и контроль

Правила для завершения дня

Завершите не сделанное

Анализ дня

План на завтра

А как вы планируете свой день?

Планирование дня: примеры успеха и неудачи

Ошибки при планировании на каждый день

Правила эффективного планирования дня. Как планировать свой день?

Существуют правила, которые позволят сделать

План работы на месяц образец таблица. Составление плана на год. Ежедневный план работ

Как составить план на год.

Зачем составлять план

Основные принципы планирования жизни

Источники целей

Как составить черновой план

Рекомендации по постановке целей на год

Как составить финальный план жизни на год

Итоги планирования года

Пример календарного планирования на неделю

Предварительный просмотр:

Планирование недели. Пошаговый алгоритм и шаблон плана

Скачать его можно здесь.

План на неделю и на месяц

Скачать шаблон план на неделю и месяц

План на неделю и месяц — как пользоваться шаблоном планирования недели и месяца

План дел на неделю и месяц — Диаграмма Ганта

План на неделю и месяц — разные проекты

Перерывы и отдых

Таймер на компьютер

Важные моменты в планировании недели и месяца

Как составить план работы на неделю ᐈ Тайм-менджмент

И у самого длинного дня есть конец

Неделя год кормит

Время

Место

Фокус

5 простых последовательных шагов для составления недельного плана дел

Что важного дает недельное планирование?

на год, на месяц, на неделю, на день – ДеньгоДел.com

Почему планирование так важно

Планирование на год

Планы на месяц

Планы на неделю

Планирование на день

План задач на день » Планирование и постановка задач

Планируем день правильно

Три способа составить список задач

Интеллект-карты

Результативно-ориентированное планирование

Жестко-гибкое планирование

Сервисы для составления списков задач

Планирование задач в CRM-системе

Как составить план работы компании на неделю

Начало недели без плана работ

Планирование работы на неделю

Как планировать

Оценка работы сотрудников