Управление рабочим временем персонала

Цели и задачи управления рабочим временем

Служба управления персоналом в организации должна выполнять в данном случае три основные цели:

1. Повысить производительность труда;
2. Увеличить интенсивность труда;
3. Улучшить использование рабочего времени.

Показатели для оценки использования рабочего времени приведены в статье Тайм менеджмент

Учитывая, что эффективность управления рабочим временем руководителей не может быть прямо выражено показателями производительности труда, следует применять коэффициенты для анализа рабочего времени.

Достижение указанных целей достигается за счет решения двух задач управления рабочим временем.

Задачи управления рабочим временем

№	Задача
	Необходимо отслеживать возможные варианты и перспективные приемы повышения эффективности личного планирования рабочего времени всех руководящих работников в организации	Следует отметить обязательный характер применения методов планирования личной работы всеми руководящими работниками организации, чтобы соблюдать принципы системной ориентации на конечную эффективность и интенсивность управленческой деятельности.
	Необходимо на регулярной основе производить повышение квалификации руководящих работников в сфере планирования личной работы и рационального использования рабочего времени.	Для этого не требуется прибегать к существенным затратам на образовательный процесс, с помощью внутриорганизационных тренингов, деловых игр и т.п. служба управления персоналом организации может объективно выявлять и ликвидировать проблемные места в процессе планирования использования рабочего времени как отдельными руководителями, так и аппаратом управления в целом.

Для более полной реализации этих функций службам управления персоналом следует выявлять и внедрять новые информационно емкие технологии для осуществления образовательного процесса в целях совершенствования планирования личной работы руководящими работниками организации. От этого будет зависеть не только их личная эффективность как профессионального управляющего, но и производительность труда в организации в целом, так как такой руководитель сможет добиться наибольшей отдачи и интенсивности труда от своих подчиненных.

Развитие навыков управления рабочим временем и планирования личной работы у руководителей позволят организации повысить эффективность своей основной деятельности вне зависимости от сферы или отрасли, в которой функционирует компания.

Также ознакомьтесь с публикацией – Как заставить себя работать

Дополнительной целью работы службы управления персоналом в сфере повышения эффективности использования рабочего времени сотрудников выступает сокращение потерь рабочего времени по причине существования непроизводительных факторов, затрудняющих рабочие процессы.

Определение потерь рабочего времени руководящих работников в организации служба управления персоналом на регулярной основе должна осуществлять по трем основным направлениям:

1. Нерациональное планирование задач, превышение реальных, объективных лимитов времени на выполнение.
2. Выполнение малозначимых или не срочных задач вместо приоритетных и требующих немедленного решения вопросов.
3. Дисбаланс в распределении рабочего времени, срывы сроков, хроническое выполнение задач в сверхурочное время.

В случае, если выявлено существование потерь рабочего времени по одной из указанных причин, служба управления персоналом организации обязана провести работу с руководящим работником, испытывающим трудности с планированием своего рабочего времени, чтобы ликвидировать все выявленные негативные факторы и помехи к выполнению его прямых обязанностей.

Экономическим эффектом от предпринимаемых службой управления персоналом мер, направленных на совершенствование планирования рабочего времени руководителей, для организации выступает улучшение коэффициентов эффективности использования рабочего времени. При этом ключевым показателем эффективности реализованных мероприятий в сфере планирования личной работы руководителя выступает снижение коэффициента потерь рабочего времени, которые зависят от менеджера, и коэффициента соотношения выполнения менеджером свойственных и несвойственных ему функций.

Вывод

Научный подход к управлению рабочим временем в организации, основанный на принципах управления рабочим временем, позволяет организовать работу с наибольшей результативностью, чтобы все действовали в интересах организации и для достижения стоящих перед ней целей. В этой связи возрастает роль службы управления персоналом в повышении эффективности управления рабочим временем за счет ликвидации условий и факторов, способствующих его нерациональному использованию.

Тайм менеджмент в Excel: система планирования рабочего времени.

Планирование рабочего времени тайм-менеджмент (англ. time management), эффективное организация и управление своим рабочим временем

Существует много разных подходов в теме планирования рабочего времени и тайм-менеджмента в excel, на бумаге или в специальных программах,

ниже приведен один из таких подходов, успешно опробованный на практике и внедренный в повседневную жизнь. Для того, чтобы понять подходит он именно вам, протестируйте его на своих делах и задачах.

Тайм менеджмент в Excel и на обычном листе бумаги, а так же бесплатный таймер на ваш ноутбук или для вашего смартфорна это всё, что вам потребуется для эффективной организации своего времени, и всё это вы сможете найти, посмотреть и скачать на нашем сайте, все нужные ссылки есть на этой странице, начнем подробнее как организовать тайм менеджмент в excel.

Ссылки скачать шаблоны для планирования на день, неделю, месяц и год: в файл Excel по дням разносим что в какой день делать, скачать примеры планировщика недели (с диаграммой Ганта) здесь планирование работы на неделю и месяц, а дела на день выписываем на бумагу бланк дня файл Excel скачать можно тут планирование дел на день.

Тайм-менеджмент в Excel файл заносим дела на неделю,

а дела на день смотрим в экселе и их удобнее выписывать в блокнот

За основу планирования рабочего времени и всех дел взята неделя, т.е. гибкое планирование на основе недели. Неделя является ключевым показателем в планировании рабочего времени: год-месяц-неделя-день.

Начнем с месяца:
В последний выходной месяца составляется список результатов (назовем каждый результат Проектом). Это желаемые результаты по итогам месяца, которых вы намерены достичь в течении нового месяца. (Определите для себя 3-5 главных результатов месяца).

Необходимо учесть достигнутые результаты по целям и допущенные ошибки за прошедший месяц при планировании дел в новом месяце, скорректируйте, улучшите цели и задачи при планировании нового месяца с учетом требуемых улучшений, назовем эти действия по улучшению КД (Корректировки к Действию) . Например: нужно было прочитать книгу, книгу прочитать не получилось, забывали, читали не каждый день. КД по этой задаче задаем: читаю каждый день по 10 страниц.

Список результатов на ближайший месяц — это ваши цели на месяц, когда вы их задали для себя и сформулировали, можно приступать к планированию их достижения.

Итак, раз в неделю, например в каждое воскресенье, составляется список задач в рамках каждого Проекта — это планирование недели. Эти задачи это элементарные шаги-действия на следующую неделю. Эти шаги-действия раскидывается по дням недели в файле эксель.

При планировании дел предстоящей недели так же нужно определить 3-5 главных результатов недели, это самые важные дела недели, по ним в конце недели вы поймете насколько эффективно прошла ваша неделя.

Планирование рабочего времени ведется в файле эксель планирование работы на неделю.
Каждый вечер перед уходом с работы открывается этот файл эксель и корректируется-дополняется план на следующий день (это планирование дня).

После этого, задачи на предстоящий день из файла эксель выписывается на бумагу (лист планирование дел на день), это ваш утвержденный список дел на завтра.

Планирование рабочего времени — Тайм-менеджмент в excel и на бумаге — важные моменты:

1. Планирование рабочего времени тайм-менеджмент на основе недели — это гибкое планирование, можно и нужно корректировать-переносить задачи в рамках одной недели, это не наносит ущерба плана и ожидаемым результатам, это удобно делать в в excel файле.

2. Составлять план следующего дня накануне вечером — ключевой момент в организации времени. Утром не надо думать что делать все расписано, отключи голову, просто делай. Если нет четкого плана утром — обычно из-за думания что делать утром весь день скомкан и ничего не сделано. План следующего дня удобно выписывать из excel плана недели на обычный лист бумаги.

3. Выписывать задачи на предстоящий день на лист бумаги очень желательно, это ваш подписанный контракт с самим собой, ваше материальное обещание самому себе, да и потом — вычеркивать сделанные дела на листе бумаги это очень приятно.

4. При планировании дня, недели, месяца, года расставляйте приоритеты, выделите из всех планируемых задач три самых важных из них: запланируйте три самых важных результата дня, три самых важных результата недели, три самых важных результата месяца, три самых важных результата года. Это ваши самые важные цели, к которым вы движетесь.

При планировании самых важных результатов (дня, недели, месяца, года) используйте следующие вопросы:

• ДЛЯ ЧЕГО надо достичь результата?
• ЧТО ЗНАЧИТ УСПЕШНЫЙ РЕЗУЛЬТАТ (какие критерии успешного результата)
• КАК ДОСТИЧЬ (пошаговый план: делай раз, делай два, делай три)

Ожидаемый результат: критерии успешности вашего тайм-менеджмента

Сами задачи мы выполняем, чтобы достичь какого-то конкретного результата, иначе задачи это бессмыслица.

Результат лучше начинать планировать с «критериев успешного достижения результата».

Например, ожидаемый результат без критериев успешности достижения результата: прочитать книгу «Книга», тогда задача: читать по 30 страниц в день И при такой постановке задач ожидаемый результат может быть достигнут (книга будет прочитана), но качество результата возможно не утроит.

Поэтому на стадии планирования закладываем критерии успешности желаемого результата:
1. книга прочитана до конца месяца
2. после прочтения составлена рецензия со списком идей для внедрения
3. полезные идеи внедрены в жизнь

задача к п.1. чтение под проект, найти минимум 3 новые идеи по вопросу «поиска новых клиентов»
задача к п.1 во время прочтения маркером выделять полезные идеи
задача к п.1. читать по 30 страниц в день
задача к п.2 проанализировать маркерные выжимки, составить рецензию на 1 лист
задача к п.3 старт внедрения идей в течении 48 часов после прочтения

А для более глобального планирования на 10 лет и более используются другие инструменты, например тут можно , или воспользоваться наиболее эффективным колесом жизни.

Как управлять проектами и задачами: ШАГ ПРОЕКТА — как широко шагать
Эффективность рабочего времени и приоритет задач

Применяйте одновременно привычка за 21 день и 4 правила освоения нового навыка

Тайминг – это понятие, отражающее точное расписание и планирование времени, подразумевающее указание дат и часов, а также сроков выполнения. Значение слова тайминг довольно обширно и может применяться относительно рабочей обстановки, где спланирована деятельность сотрудников, а также их перерывы, а также к торжествам личного характера или свободного времени. Помимо расписания сейчас существуют специальные приложения для мобильных, позволяющие осуществлять функции контроля и планирования времени, также называемые таймингами.

Что это такое

Являясь англоязычным термином, таймингу тяжело подобрать синоним в других языках, но данное понятие можно раскрыть через другие категории. Так он обязательно включает в себя сроки начала и длительности выполнения, а также предопределенность (спланированность) происходящего. Расписание – неотъемлемая часть тайминга, а соответственно подключается категория синхронизации задач с остальными действиями и планами жизни. Это категории практичной, материалистичной стороны, которую есть возможность измерить или зафиксировать, но кроме такого подхода тайминг включает и внутренние процессы.

С внутренней личностной позиции тайминг подразумевает сознательное управление временем для реализации своих возможностей, потенциалов и желаний. Например, тайминг свадебного дня поможет избежать неприятных моментов, получить массу эмоций и успеть реализовать насыщенную программу, не потеряв романтической нотки. Осознанное управление временем подразумевает принципы планирования, но при этом опирается на умение чувствовать настоящий момент. То есть самый лучший планировщик не тот, кто постоянно живет в мечтах о будущих свершениях, а тот, кто может замечать все мелочи настоящего момента.

Умение считывать потребности реальности формирует у человека помимо стратегического, ситуативное мышление, помогающее перестраивать свои планы и идеи.

Успешный тайминг не в скрупулезном следовании расписанию или списку задач, а в умении использовать благоприятные моменты. Например, если удается сидя ехать с работы, то в это время можно прочитать главу или ответить на несколько писем, а не ждать отведенного для этого времени дома.

Для того чтобы реализовывалась ситуативность, необходимо чувствование периодов динамики и статики, то есть тех моментов, когда бесполезно прилагать усилия или наоборот, когда можно одновременно жонглировать множеством проектов.

У всех бывают периоды, когда никакое прикладывание усилий, как бы они не были структурированы и вписаны в общий дневной порядок, не приносят усилий. Бесполезно сажать растения зимой, торопить размышления других или пытаться влиять не категории, не подвластные в силу своей специфики или сложившихся ситуационных моментов.

К таким факторам, останавливающим деятельность, относятся также и внутренние состояния личности, необходимость учета которых может являться первостепенной – апатии и депрессии делают любую деятельность непродуктивной, а значит, и нет смысла заставлять себя. В то же время существуют динамические периода подъема внутренней активности, совпадения многих факторов и удачных предложений – в эти моменты стоит двигаться динамичнее, выискивая новые лазейки, совершая управление на расстоянии, проводя совещания по скайпу из поезда и прочие вещи.

Важно понимать цикличность подобных проявлений и планировать запасные варианты, если вдруг одно состояние сменит другое неожиданно. Это может зависеть от сезонности выполняемых задач или личных биоритмов человека.

Тайминг подразумевает распределение психических ресурсов личности в логичном и экономном ключе. Так если человек уже приходит с работы уставший, а потом погружается в подобную деятельность (например, программист садится играть в приставку или психолог идет общаться с подругами), то происходит перерасход ресурсов и возникает ощущение нехватки времени. На самом деле времени ровно столько же в сутках и осталось, исчерпались силы, и отсутствует ощущение наполненности.

Тайминг рабочего времени

Несмотря на потребность в различных жизненных сферах, тайминг наиболее активно используется в профессиональной среде. Свое развитие, хобби и отдых, свободное время люди все больше привыкли отдавать хаосу, за что конечно имеют соответствующие результаты, а вот рабочее время принято планировать и регулировать.

Рабочий тайминг позволяет со временем провести анализ и выявить резервные временные пространства, которые можно успешно использовать для рационализации деятельности или развития новых навыков. За годы попыток людей организовать свое рабочее время, было выделено несколько успешных приемов, позволяющих сделать тайминг максимально эффективным.

Начинать нужно с составления плана, где события необходимо записывать не по мере того, как они приходят в голову, а по мере их важности, уделяя достаточные временные блоки важным и длительным делам. Мелочи не стоит оставлять без внимания, но их стоит распределять в маленькие промежутки, например, несколько телефонных звонков можно совершить в перерыв между встречами и нет необходимости вносить их в отдельный пункт и тратить пятнадцать минут в никуда.

Кроме того ищите, как можно оптимизировать выполнение – что можно сделать по пути, а что перепоручить, какие дела вполне можно решить удаленно, а для каких необходимо личное присутствие.

Второй вариант компоновки деятельности не по количеству требуемого времени, а по тематике выполнения – так в один блок можно сгруппировать звонки и ответы на корреспонденцию, в другой совещания и личные приемы, в третий деловые обеды и совещания. Однако помните, что некоторым людям тяжело длительное время выполнять одну и ту же деятельность, ведь отдых нервной системы заключается в смене активности.

Какой бы вариант не был выбран, всегда первоочередным должно выполняться наиболее важное дело. Часто бывает так, что пока вы решаете главную задачу, остальные отпадают сами собой, зато заниматься заправкой картриджей, поливом цветов и решением разногласий в коллективе можно вечно, пока не будут пройдены все сроки сдачи готового построенного проекта. Обязательно делегируйте часть своих задач, причем как своим подчиненным, так и людям, идущим мимо (занести по пути в архив журнал). Чтобы избежать отвлекающих соблазнов и вложиться в установленные сроки, стоит самые важные дела выполнять с утра, если конечно ситуация позволяет это сделать. Это не только гарантирует выполнение важного, но и зарядит мотивацией на оставшийся день.

Чтобы вторая половина дня не проходила впустую, всегда ставьте сроки выполнения запланированных дел. Когда задачи просто записаны списком, нет внутреннего таймера, отсчитывающего оставшиеся минуты, чем ускоряется работа.

Активно используйте платные услуги по экономии вашего времени и оплачивайте их – в итоге получите больше. Например, не обязательно самостоятельно привозить готовую продукцию, можно нанять курьера, как и нет необходимости следить за наличием воды, когда можно составить договор с компанией. Этот совет оптимален как для личного использования, так и на уровне компаний – не всегда целесообразно нанимать отдельного сотрудника для выполнения обязанностей или подключаться самому, когда существует множество предложений по реализации необходимой функции.

Обязательно обозначьте в графике «мертвые» часы, когда вы недоступны – это позволит сконцентрироваться на необходимых задачах. Так, когда врача постоянно дергают родственники пациентов, он не может сосредоточиться на разработке правильной схемы лечения, когда заказчики архитектора часто ему звонят, то отвлекают от проектирования и так далее за пару часов, пока вы вне зоны доступа мир не рухнет, а продуктивность повысится.

Весь план, как и часы своей недоступности необходимо составлять с учетом собственных особенностей и рабочей ситуации. Если человек сова по биоритмам, то нет смысла ставить задачи, требующие высокой концентрации на утро – лучше их перенести на обед. Так же бесполезно хирургу устанавливать жесткий график отдыха и работы, ведь длительность операции не всегда предсказуема. Индивидуальный учет является основным залогом успеха – человек в депрессивном состоянии может переструктурировать деятельность, отдав активную роль на время другому, а себе, взяв творческие и вдохновляющие задачи. Тому, у кого период активности наоборот рекомендуется участвовать во всех процессах, вносить новые идеи или заниматься саморазвитием – пользоваться ситуацией.

Управление рабочим временем сотрудников позволяет контролировать ход выполнения работ, поручений, проектов и, в целом, деятельность компании, вовремя принимать, если потребуется, корректирующие решения и адекватно оценить труд работников. В статье рассказано, как решить эти задачи, используя систему «1С:Документооборот».

Планирование рабочего времени сотрудников можно условно разделить на краткосрочное и долгосрочное. Долгосрочное планирование — это планирование работ, например, в проектах, которые требуют для своего выполнения строго отведенного времени. Ограничением служат сроки самого проекта и сроки решения проектных задач. У каждой проектной задачи, кроме срока выполнения, имеется ещё трудоемкость, выражаемая обычно в человекочасах, и ответственные. Помимо этого, долгосрочное планирование предполагает инвестиции временного ресурса сотрудника и материального ресурса компании в будущее. Обычно проектные задачи имеют наивысший приоритет.

Краткосрочное планирование — это планирование ежедневного выполнения работ, поручений, которые необходимо сделать в ближайшее время, часто срочно или даже «вчера». На выполнение этих работ тоже необходимо время сотрудника, но следует находить баланс между стратегическими задачами и оперативными/тактическими задачами.
При планировании рабочего времени сотрудников среднестатистический руководитель сталкивается с рядом проблем:

1. Как не забыть, какие задачи я кому поставил?
2. До какого числа кто и что должен был сделать?
3. На каком этапе находится выполнение той или иной работы?
4. Как узнать, будет ли порученная работа сдана в срок или нет?
5. Чем занимаются подчиненные, если работа не выполняется?
6. Могу ли я привлечь сотрудника к выполнению других работ, например, в проектах, есть ли у него на это время?

При этом и сотрудникам, которые выполняют те или иные работы и поручения, приходится постоянно искать ответы на не менее важные вопросы:

1. Кому, что и к какой дате я должен сделать?
2. Есть несколько дел, с чего начать?
3. Если вижу, что не успеваю, что делать?
4. Успею ли я сделать работу в срок, есть ли у меня на это время? К какому сроку смогу выполнить работу?

Казалось бы, довольно простые вопросы, однако часто они «отдаются на откуп» руководителям и подчиненным, и каждый решает их автономно и по-своему, поскольку единой системы управления рабочим временем, поручениями и контролем их выполнения у большинства компаний нет. Её отсутствие влечет за собой невыполнение обязательств сначала между внутренними поставщиками и клиентам (например, закупками и продажами), а затем и между компанией и ее клиентами. Компания недополучает выручку, прибыль, повышаются репутационные риски, снижается имиджевая составляющая компании.

При построении системы управления рабочим временем руководителю необходимо ответить на вопросы:

1. Как запланировать работы/поручения сотрудникам так, чтобы выполнить их в срок?
2. Что делать, если что-то не успеваем, и при этом минимизировать потери?
3. Как оценить правильность использования рабочего времени и заплатить сотруднику компенсацию за потраченное время?

Планирование затрат рабочего времени и контроль исполнимости планов

Для построения системы управления рабочим временем можно и целесообразно использовать информационную систему «1С:Документооборот». Начинать следует с внесения нормативно-справочной информации и проверки исполнимости планов до начала выполнения работ.

Шаг 1. Определение, сколько валового времени имеется у компании. Для этого необходимо в ДО заполнить производственный календарь, указав в нём рабочие и выходные дни (рис.1).

Рис. 1. Производственный календарь

Шаг 2. Ввод в базу «1С:Документооборот» перечня сотрудников, чьим рабочим временем планируется управлять, и назначение графиков работы (рис. 2). Это стандартный функционал системы, необходимо только корректно заполнить справочники. Для этого можно использовать, например, данные из информационной системы «1С:Зарплата и управление персоналом» , если в ней ведётся расчет заработной платы.

Рис. 2. График работы сотрудника

Шаг 3. Инвентаризация будущих расходов времени на проекты по сотрудникам. Хотя компании и отдельные руководители могут использовать в своей деятельности различные инструменты планирования, однако для управления рабочим временем сотрудников важно определить единую среду создания календарно-сетевых графиков. Поэтому каждому руководителю проекта созданные в других средах проекты и графики их выполнения нужно загрузить в «1С:Документооборот». То есть, всю информацию по планируемым затратам времени нужно собрать воедино (рис. 3).

Рис. 3. Информация по планируемым затратам времени

При этом, создавая графики проектов, нужно обязательно указывать начало и окончание выполнения проектной задачи, исполнителей и плановые трудозатраты, которые обычно согласовываются с сотрудниками на этапе планирования проекта. Обязательно следует указывать и последовательность выполнения проектных задач, т.е. строить диаграмму Ганта (рис. 4).

Рис. 4. Диаграмма Ганта

Очень важно перевести в «1С:Документооборот» все планируемые работы, не только проекты уровня компании, но и функциональные проекты (проекты одного исполнителя), т.е. те, которые непосредственные руководители формируют для своих подчиненных на месяц, квартал.

Шаг 4. Получение сводного отчета по плановым затратам рабочего времени. Обычно он имеет форму таблицы, в которой все затраты времени сгруппированы по сотрудникам, периодам, видам проектов и самим проектам. Отчет показывает, сколько запланировано времени на проекты, а сколько на функции, сколько времени не запланировано, т.е. свободно у каждого исполнителя (рис. 5).

Рис. 5. Сводный отчёт по затратам рабочего времени

Оценка на уровне квартала/месяца важна для того, чтобы однозначно определить, можно ли указанным человеческим ресурсом выполнить запланированный объем работ. Дополнительный плюс отчета в том, что можно посмотреть, насколько загружены (перегружены или недогружены) сотрудники в тот или иной период времени, например, на следующей неделе (рис. 6).

Рис. 6. Загрузка исполнителей

Необходимо регулярное проведение такого анализа, поскольку перегрузка сотрудника недопустима, и придётся в установленном законодательством порядке выводить сотрудника на сверхурочную работу, либо быть готовым, что проектные задачи не будут выполнены в срок.

Отчет позволяет провести такой анализ до начала реализации проекта и решения проектной задачи. По результатам анализа можно выявить несоответствия и своевременно их устранить, другими словами, выровнять нагрузку на сотрудников в анализируемом периоде. Например, перенести некоторые проектные задачи на более поздний срок.

Мониторинг и анализ исполнимости планов необходимо производить ещё и потому, что сотрудник может быть занят не только в проектах, но и ежедневно выполнять другие работы и поручения, которые не были запланированы ранее. Необходимо резервировать время под выполнение рутинных процессов, затраты на которые определяются на этапе описания бизнес-процессов компании.

Когда плановые затраты определены, исполнимость планов проверена, можно приступать к их реализации, выдавая поручения и контролируя их выполнение с учётом трудозатрат, и производить расчет мотивационной составляющей.

Мониторинг выполнения плановых работ

Когда определены планы работ, необходимо обеспечить своевременное их выполнение. Решение этой задачи сводится с использованием «1С:Документооборот» к выдаче поручений и контроля их выполнения по срокам и трудозатратам.

Выдача поручений сотрудникам. Для этого можно воспользоваться механизмом ввод на основании, который позволяет упростить работу и избавить от повторного ввода данных, которые уже хранятся в информационной базе (рис. 7).

Рис. 7. Выдача поручений сотрудникам

При этом на рабочем месте сотрудника в перечне задач единого информационного пространства появляется новая, которую необходимо выполнить к указанной дате с определенными трудозатратами.
Выдерживать сроки выполнения и трудозатраты работ важно, поскольку:

• выполненная в срок задача позволяет своевременно завершить текущий проект;
• выполненная в срок задача с затратами времени, меньшими или равными плановым, позволяет выполнить в срок другие проекты компании.

Принятие работ к исполнению. Задачи могут поступать к сотруднику и от его непосредственного руководителя, и из смежных подразделений (в зависимости от организационной структуры и специфики деятельности предприятия).

Поэтому сотруднику необходимо определить, как ему распорядится рабочим временем. Он вправе отказаться от некоторого количества задач, попросить руководителя перенести сроки проектных задач или перенаправить задачи другим сотрудникам. Если же сотрудник имеет возможность выполнить задачу, он нажимает в «1С:Документооборот» кнопку «Принять к исполнению». После чего приступает к непосредственному выполнению задач.

Отметки выполнения задач и указание фактических трудозатрат. Это необходимо для анализа причин невыполнения задач, а также для расчета компенсационной составляющей затрат рабочего времени сотрудника, т.е. вознаграждения за труд. Отметки о выполнении позволяют руководителю проекта и непосредственному руководителю видеть, как выполняется проект и решается та или иная задача, что необходимо для оперативного контроля процессов и принятия, если потребуется, корректирующих решений.

Компенсация за потраченное рабочее время

Когда задачи выполнены, необходимо произвести расчет вознаграждения за труд (или компенсации за потраченное рабочее время). В различных компаниях и их подразделениях расчёт может проводиться по различным, часто не систематизированным, правилам. Важно выстроить такую систему, которая позволяет мотивировать сотрудника на своевременное выполнение задач с трудозатратами, не превышающими плановые значения.

Оценить деятельность сотрудника за определённый период можно, сформировав отчет по принятым к исполнению задачам (рис. 8).

Рис. 8. Отчет по принятым к исполнению задачам

Если сотрудник выполнил задачи своевременно и уложился в планируемые трудозатраты, ему необходимо начислить компенсацию за рабочее время (вознаграждение за выполненную работу) в установленном в компании порядке. Если же задача выполнена с отставанием, то необходимо мотивировать сотрудника на выполнение задач в срок.

Полезные публикации

• Функциональное управление

  Функциональная структура управления проектамиСистема управления производством: структура и функцииВ основе научного подхода к организации производства…

• Управление кадровыми рисками

  Качественные методы оценки эффективности СУФРМетодологической основой детализированных качественных методов оценок управления рисками, является методология COSO…

Система управления рабочим временем и ее совершенствование

Современные формы и системы оплаты труда и их применение на предприятии (организации, фирме).

Методы стимулирования труда различных категорий персонала предприятия (организации, фирмы).

1. Нормирование деятельности в организации управления, его совершенствование.
2. Оценка эффективности систем премирования на предприятии.

Управление персоналом предприятия (организации, фирмы) и методы оценки его эффективности.

1. Конкурентоспособность предприятия: оценка и пути достижения.

Методы оценки конкурентоспособности продукции (работ, услуг) производимые на предприятии (организации, фирме).

Методы и средства формирования спроса и стимулирования сбыта продукции (работ, услуг) на предприятии (организации, фирме).

Логистика в системе управления экономикой предприятия (организации, фирмы), ее влияние на повышение эффективности деятельности.

Оценка экономической эффективности управления запасами на предприятии (организации, фирме).

1. Диагностика экономического состояния и оценка перспектив развития неплатежеспособного предприятия.

52. Антикризисная инвестиционная политика и оценка ее эффективности

Темы исследований для профиля «Финансы и кредит»

· финансовая отчетность компании и диагностика общего состояния ее финансов;

· активы предприятия, их структура и принципы управления;

· финансовые ресурсы и формирование капитала организации;

· заемные средства предприятия, их структура и политика финансирования;

· финансовые результаты и их формирование; операционный анализ финансовых результатов;

· денежные потоки, их структура и анализ в разрезе текущей, инвестиционной и финансовой деятельности;

· налогообложение предприятия;

· риски компании, их анализ и методы управления;

· финансовое планирование на предприятии и распределение функций по различным подразделениям;

· инвестиционная и инновационная деятельность в организации;

· оперативная финансовая работа на предприятии;

· финансовая отчетность банка и диагностика общего состояния его финансов;

· банковские активы и их структура; анализ кредитного портфеля банка;

· ресурсная база банка и ее анализ;

· формирование финансовых результатов банка; процентные и непроцентные доходы и расходы;

· банковский менеджмент;

· операции банка с ценными бумагами;

· банковские риски, их анализ и методы управления;

· банковские операции с пластиковыми картами;

· депозитные банковские операции и операции по кредитованию юридических и физических лиц;

· операционная деятельность в банке;

· доходы бюджета соответствующего уровня, их структура и план-фактный анализ;

· расходы бюджета соответствующего уровня, их структура и план-фактный анализ;

· планирование доходов бюджета и их риски;

· планирование расходов бюджета и их риски;

· государственные закупки и их организация;

· внебюджетные социальные фонды, их доходы и расходы;

· устойчивость территориальных бюджетов и ее мониторинг;

· управление государственным и муниципальным долгом;

· межбюджетные отношения.

Фонд оценочных средств для проведения промежуточной аттестации обучающихся по практике

Перечень компетенций и этапы их формирования в процессе прохождения производственной практики (НИР)

№ п/п	Контролируемые этапы практики	Код контролируемой компетенции (или ее части)	Наименование оценочного средства
	Подготовительный	ОК-5 ОПК-4 ОК-7 ОПК-1 ОПК-2 ОК-9	Инструктаж по вопросам прохождения практики
	Основной	ПК-1 ПК-2 ПК-3 ПК-7 ОПК-3 ПК-4 ПК-5 ПК-6 ПК-8 ПК-9 ПК-10 ПК-19 ПК-20 ПК-21 ПК-22 ПК-23	· выполнение индивидуального задания · библиографический список · материалы отчета по практике · обработка материалов для отчета по практике
	Заключительный	ПК-7 ПК-11	Отчет по практике

Управление рабочим временем — Курсовая работа

Введение (выдержка)

Одним из важнейших направлений обеспечения социальной направленности рыночной экономики является рационально построенная организация труда на всех уровнях управления. Организованный на научной основе труд является ведущим фактором роста его производительности и снижения издержек производства, основой обеспечения конкурентоспособности хозяйствующих субъектов рыночной экономики.

Формирование эффективной системы организации труда, отвечающей требованиям рыночной экономики, предполагает анализ факторов ее развития. Главным фактором, определяющим систему организации труда, выступает техническая база производства. Изменения, вызываемые научно-техническим прогрессом в технической базе производства и профессионально-производственных характеристиках рабочей силы, с одной стороны, и объективно обусловленный рост требований работников к организации труда, его содержанию, условиям и оплате, – с другой, актуализировали проблему поиска прогрессивных форм организации труда, соответствующих параметрам техники и характеристикам рабочей силы.

Теория и практика хозяйствования показали, что в наибольшей степени этим требованиям соответствуют такие формы и методы организации труда, которые усиливают роль человека в принятии решений, роль высокоэффективных рабочих групп в решении сложных производственных вопросов, повышая при этом значение самоорганизации работника в трудовом процессе.

В условиях рыночной экономики возрастает значение различных факторов, которые воздействуют на эффективность производства, так как в силу возрождающейся конкуренции результативность деятельности становится решающей предпосылкой существования и развития предприятий. Среди факторов эффективности существенное место занимает организация рабочего времени персонала.

Время –это уникальный ресурс, не подлежащий накоплению, как деньги, и самый негибкий элемент нашего существования. Фактор времени – это ресурс, который тем дороже обходится руководителю, чем непродуктивнее он его использует.

Целью данной курсовой работы является изучение организации рабочего времени персонала, предоставление и управление им. Задачи работы:

-рассмотреть понятие, виды рабочего времени;

-изучить организацию рабочего времени как элемента системы организации труда;

-выделить показатели эффективности использования рабочего времени;

-проанализировать организацию и использование рабочего времени в ОАО «Разрез «Листвянский»;

-предложить мероприятия по совершенствованию организации и использования рабочего времени в ОАО «Разрез «Листвянский».

При написании курсовой работы были использованы учебники и учебные пособия Е.А. Кобец, А.Головочева, Р.И. Ерохиной и др. авторов, а также материалы справочной и периодической печати. В качестве практического материала были использованы данные ОАО «Разрез «Листвянский».

Анализ и совершенствование системы управления персоналом на предприятии сферы здравоохранения

Содержание:

1. Теоретические основы управления персоналом
2. Концепции управления персоналом
3. Сущность, смысл и содержание системы управления персоналом организации
4. Особенности медицинской работы
5. Проанализировать эффективность системы управления персоналом в центральной районной больнице
6. Общие характеристики Сухоложского ЦБС
7. Анализ штатного расписания ВКС Сухоложский
8. Анализ эффективности использования трудовых ресурсов в Сухоложской ЦРБ
9. Рекомендации по повышению эффективности управления персоналом в центральной районной больнице
10. Вывод:

Предмет:	Экономика
Тип работы:	Дипломная работа
Язык:	Русский
Дата добавления:	16.05.2020

 

 

 

 

• Данный тип работы не является научным трудом, не является готовой выпускной квалификационной работой!
• Данный тип работы представляет собой готовый результат обработки, структурирования и форматирования собранной информации, предназначенной для использования в качестве источника материала для самостоятельной подготовки учебной работы.

Если вам тяжело разобраться в данной теме напишите мне в whatsapp разберём вашу тему, согласуем сроки и я вам помогу!

Если вы хотите научиться сами писать дипломные работы, то на странице «что такое дипломная работа и как её написать» я подробно написала.

Посмотрите похожие темы дипломных работ возможно они вам могут быть полезны:

 

 

Введение:

С переходом нашей страны к рыночным отношениям большое значение в работе с персоналом приобрел экономический фактор, определяющий основные управленческие задачи в этой области, а также средства и методы их практической реализации, направленные на повышение эффективности производства, повышение конкурентоспособности организации, предприятия и учреждения. В этих условиях важно не только сформировать кадры и определить их численность, профессиональный и квалификационный состав, но и правильно организовать их работу в непосредственной связи с технологией производства, использовать кадровый потенциал в соответствии с их квалификацией и уровнем образования. Моральная и материальная заинтересованность работника, а также повышение мотивации труда являются основными составляющими его деятельности.

Изменение экономических условий предопределило необходимость обновления не только теоретических основ управления персоналом, но и его технологий. Формирование, развитие и использование трудового потенциала как работника, так и всего коллектива организации сегодня в основном базируется на системном подходе, что значительно повышает роль кадрового планирования и его информационного обеспечения.

Управление людскими ресурсами по-прежнему является самым слабым звеном в общей системе общеорганизационного управления. Экономическое мышление и общественное сознание в этой области перестраиваются очень медленно. Стереотипные подходы к решению кадровых вопросов, сложившиеся на протяжении многих лет в административных и командных методах управления, сохраняются. Многие теоретические и методологические аспекты управления человеческими ресурсами как части общей системы эффективного управления предприятием не отработаны.

Несоответствие объективно обусловленного роста значимости современных методов управления человеческими ресурсами и состояния этой работы предопределило необходимость углубленного изучения причин создавшейся ситуации и определения эффективных методов решения существующих в этой области проблем и противоречий.

Эффективность работы предприятий зависит от качества принимаемых управленческих решений. Стратегические и текущие решения, принимаемые менеджерами, определяют уровень развития организации и перспективы ее выживания.

Все вышесказанное свидетельствует об актуальности данной темы.

Объектом исследования является деятельность Сухоложского ЦБС.

Предметом исследования является система управления персоналом предприятия.

Целью дипломной работы является совершенствование системы управления персоналом в медицинском учреждении.

Для достижения этой цели необходимо решить следующие задачи:

• раскрыть теоретические основы управления персоналом;
• рассмотрение особенностей медицинской работы;
• характеризуют компанию;
• чтобы проанализировать кадровый состав больницы;
• анализ эффективности использования трудовых ресурсов в УРС;
• Предложить рекомендации по повышению эффективности управления персоналом в организации.

Для решения поставленных задач мне необходимо более глубокое изучение литературы по этому вопросу.

Теоретические основы управления персоналом

Концепции управления персоналом

Концепция управления персоналом — это система теоретических и методологических представлений о понимании и определении сущности, содержания, целей, задач, критериев, принципов и методов управления персоналом, а также организационных и практических подходов к формированию механизма ее реализации в конкретных условиях организаций. Она включает в себя: разработку методологии управления персоналом, формирование системы управления персоналом и разработку технологии управления персоналом. Методология управления персоналом предполагает рассмотрение сущности персонала организации как объекта управления, процесса формирования индивидуального поведения, соответствующего целям и задачам организации, методам и принципам управления персоналом. Система управления персоналом предполагает формирование целей, функций, организационной структуры управления персоналом, вертикальных и горизонтальных функциональных взаимосвязей руководителей и специалистов в процессе обоснования, разработки, принятия и реализации управленческих решений. Технология управления персоналом подразумевает организацию подбора, отбора и найма персонала, оценку его бизнеса, профориентацию и адаптацию, обучение, управление карьерой и профессиональным ростом, мотивацию и организацию труда, управление конфликтами и стрессом, обеспечение социального развития организации, высвобождение персонала и др. Она также должна включать вопросы взаимодействия руководителей организации с профсоюзами и службами занятости, а также управления безопасностью персонала.

Несомненно, структура службы управления персоналом во многом определяется характером и размерами организаций и спецификой их продукции. В малых и средних организациях многие функции по управлению персоналом выполняются в основном линейными руководителями, в то время как в крупных организациях формируются самостоятельные структурные подразделения для выполнения функций. В ряде организаций действуют системы управления персоналом, объединяющие под единым руководством заместителя директора по управлению персоналом все подразделения, занимающиеся управлением персоналом. Система управления персоналом в компании — это система, реализующая функции управления персоналом. Она включает в себя подсистему линейного управления, а также ряд функциональных подсистем, специализирующихся на выполнении однородных функций.

В зависимости от размера организаций состав подразделений будет меняться: в небольших организациях одно подразделение может выполнять функции нескольких подсистем, а в крупных — функции каждой подсистемы, как правило, выполняет отдельное подразделение. Приводится схема современной организационной структуры системы управления персоналом в крупной организации.

Сегодня отделы кадров реализуют многие функции, ранее разделенные на экономический, производственно-технический и другие отделы. Их объединение в одном месте свидетельствует о реальном росте влияния человеческих ресурсов в практике внутрифирменного управления. Такая структура службы позволяет администрации реально управлять этим важным ресурсом и решать сложные задачи повышения эффективности производства.

Опрос специалистов показал, что в настоящее время наибольшие усилия HR-отделов (с точки зрения затраченного времени) направлены на улучшение трудовых отношений, подбор кандидатов на вакантные должности, разработку и реализацию программ обучения и социального развития, а также организацию оплаты труда. В то же время они не всегда способны принимать решения самостоятельно, но делят эту ответственность, в первую очередь, с линейными руководителями и другими службами.

Обобщение опыта отечественных и зарубежных организаций позволяет сформулировать основную цель системы управления персоналом: обеспечение организации кадрами, их эффективное использование, профессиональное и социальное развитие.

В соответствии с этими целями формируется система управления персоналом организации. В качестве основы для ее построения используются разработанные наукой и апробированные практикой закономерности, принципы и методы.

Сущность, смысл и содержание системы управления персоналом организации

Персонал компании — один из ее ресурсов.

Этот вид отличается от других (финансовых, материальных, сырьевых) тем, что работник имеет право отказаться от условий, на которых он будет использоваться, договориться об уровне оплаты труда, переквалифицироваться на другие профессии, участвовать в забастовках, уволиться добровольно, решить, какие профессии являются социально неприемлемыми. В целом, персонал нельзя рассматривать как однородную субстанцию, у каждого работника есть индивидуальные мотивы и ценности.

Надлежащее обеспечение необходимыми трудовыми ресурсами, их рациональное использование и высокий уровень производительности труда имеют большое значение для увеличения объемов производства и повышения его эффективности. В частности, объем и своевременность выполнения всех работ и эффективность использования оборудования, машин и механизмов зависят от наличия трудовых ресурсов и эффективности их использования.

Персонал или кадры — это основной состав работников компании, выполняющих различные производственные и хозяйственные функции. Он характеризуется, прежде всего, своей численностью. Он также определяется характером, масштабом, сложностью, трудоемкостью производственных процессов, степенью их механизации, автоматизации, компьютеризации.

Эти факторы задают нормативную численность сотрудников, которая на практике практически никогда не может быть обеспечена, поэтому кадровый потенциал более объективно характеризуется перечнем сотрудников, то есть тех, кто официально работает в организации в данный момент. В ситуации кадрового дефицита списочная численность может существенно отличаться от нормативной. В список включаются все категории работников: постоянные, сезонные, временные, состоящие на учете не менее пяти дней. Поскольку не все сотрудники по той или иной причине ежедневно выезжают на место работы, то истинная численность персонала в каждый момент времени характеризуется его численностью.

Персонал не является чем-то замороженным: он находится в постоянном движении в связи с наймом одних людей и увольнением других.

Поскольку количество сотрудников в списке и численность сотрудников постоянно меняются, на практике принято определять их среднюю величину. Для этого суммируются соответствующие ежедневные показатели, в том числе по праздникам и выходным дням, которые эквивалентны предыдущим рабочим дням, и полученный результат делится на количество дней за период.

Движение персонала можно охарактеризовать рядом показателей, таких как текучесть кадров, постоянство, коэффициент текучести кадров и так далее.

Состав персонала в любой организации неоднороден, так как люди различаются по естественным и приобретенным характеристикам — пол, возраст, образование, стаж работы, профессия, специальность, квалификация, должность.

Они являются основой для выявления групп сотрудников, формирующих кадровую структуру. Это также называется социальной структурой. Она может быть статистической и аналитической.

Статистическая структура персонала отражает его распределение и движение по категориям и группам должностей. Например, можно выделить персонал основных видов деятельности (лица, работающие в основных и вспомогательных, научно-исследовательских и проектно-конструкторских подразделениях, аппарате управления, занимающиеся созданием продуктов и услуг или обслуживанием этих процессов) и непрофильных видов деятельности (работники ремонтных, жилищно-коммунальных служб, подразделений социальной сферы). Все они занимают должности руководителей, специалистов, инженерно-технических работников, работников и рабочих своих подразделений.

Аналитическая структура определяется на основе специальных исследований и расчетов и делится на общую и частную. Что касается общей структуры, то персонал рассматривается по таким признакам, как стаж работы, образование, профессия; частная структура отражает соотношение отдельных категорий работников; например, «те, кто работает с самыми простыми устройствами и без них», «те, кто работает вручную, а не с машинами», «те, кто работает вручную с машинами и механизмами» и так далее.

Таким образом, какие бы замечательные идеи, новейшие технологии, самые благоприятные внешние условия не существовали, без хорошо обученного персонала невозможно добиться высокой активности. Именно люди делают работу, дают идеи и позволяют компании существовать. Без людей не может быть организации, без квалифицированного персонала, ни одна организация не может достичь своих целей.

Принципы управления персоналом — правила, основные положения и нормы, которым должны следовать руководители и специалисты в процессе управления персоналом. Понимая эти принципы, люди открывают закономерности; принципы управления персоналом отражают требования объективно действующих экономических законов и норм, а значит, сами являются объективными.

Таких принципов много, но при любых условиях управление персоналом основывается на следующих принципах, традиционно сложившихся в отечественных организациях:

• науки, демократического централизма, планирования, первого лица, единства управления;
• Отбор, отбор и расстановка кадров; сочетание единомышленности и коллегиальности, централизация и децентрализация;
• линейное, функциональное и целевое управление, контроль выполнения решений и т.д.

Управление персоналом осуществляется в процессе выполнения определенных целенаправленных действий и предполагает: определение целей и основных направлений работы с персоналом; определение средств, форм и методов выполнения поставленных целей; организацию работы по выполнению принятых решений; координацию и контроль выполнения запланированных мероприятий; постоянное совершенствование системы работы с персоналом.

Методы управления персоналом (MMP) — методы воздействия на команды и отдельных сотрудников с целью координации их деятельности в процессе функционирования организации. Наукой и практикой разработаны три группы Методов управления персоналом: административно-хозяйственный, экономический и социально-психологический.

Административные методы основаны на власти, дисциплине и наказаниях и известны в истории как «методы палки». Экономические методы основаны на правильном использовании экономических законов и известны как «морковные методы» по методам воздействия. Социально-психологические методы основаны на мотивации и моральном воздействии на людей и известны как «методы убеждения».

Особенности медицинской работы

Для медицинских работников сокращенное рабочее время составляет не более 39 часов в неделю. В зависимости от должности и (или) специальности продолжительность рабочего времени медицинских работников определяется Правительством Российской Федерации.

Продолжительность работы медицинских работников организаций здравоохранения, проживающих и работающих в сельской местности и поселках городского типа, на условиях неполного рабочего дня может быть увеличена решением Правительства Российской Федерации, принятым с учетом мнения соответствующего общероссийского объединения профсоюзов и работодателей.

Российское здравоохранение — одна из важнейших отраслей социальной сферы, состоящая из десятков тысяч медицинских учреждений и имеющая (по состоянию на 2000 год) 657,6 тысячи врачей и 1,69 миллиона средних медицинских работников.

На сегодняшний день произошли значительные изменения в трудовом законодательстве. Введены новые формы организации и оплаты труда медицинских работников, расширены полномочия предприятий и учреждений в области регулирования заработной платы. Помимо федеральных законов, регулирующих деятельность медицинских работников, подготовлено большое количество подзаконных актов — приказов, инструкций, писем, разъяснений, постановлений Минздрава России, Минтруда.

Методы правового регулирования рабочего времени медицинских работников в основном совпадают с методами правового регулирования рабочего времени других категорий работников.

Медицинские работники могут быть разделены на две категории в зависимости от продолжительности их рабочего времени:

1. работники с нормальным рабочим временем;
2. сотрудники с сокращенным рабочим временем.

Специфика правового регулирования рабочего времени медицинских работников проявляется в том, что лишь небольшая категория этих работников имеет нормальную рабочую неделю продолжительностью сорок часов: руководители больниц, поликлиник, аптек и других учреждений здравоохранения; их заместители; руководители отдельных служб и подразделений; младший медицинский и обслуживающий персонал.

Стандартизация труда в сфере здравоохранения связана с определенными трудностями, поскольку работа многих категорий работников здравоохранения характеризуется высокой ответственностью. Например, врачу приходится сталкиваться с каждым пациентом с высоко индивидуализированным течением болезни, с общностью многих симптомов при различных заболеваниях. Поэтому врач должен уметь найти подход к каждому пациенту, уметь видеть особенности заболевания и его течения. В силу этих факторов трудозатраты врача при установлении диагноза одного и того же заболевания у разных пациентов могут быть разными. Вы не можете, например, предсказать объем трудозатрат на установление диагноза разных заболеваний у разных пациентов. Это создает значительные трудности в нормировании труда медицинских работников, особенно медицинского персонала.

В зависимости от специальности и места медицинской деятельности врачи ряда специальностей имеют следующие нормы нагрузки на один час работы: врачи — терапевты в поликлинике при приеме — 5 пациентов, а для ухода на дому — 2 пациента; хирурги — 9 и 1,25 соответственно; педиатры — 5 и 1,5 и т.д. и т.п.

Коэффициент нагрузки в данном случае относится к количеству пациентов, которое в среднем может быть принято врачом соответствующей специальности в течение одного часа.

Установление нормативов нагрузки в здравоохранении направлено не только на рациональное использование рабочего времени, но и на охрану здоровья медицинских работников при работе во вредных или особо вредных условиях труда. В таких случаях приказами о введении норм делается оговорка о максимальном количестве процедур, разрешенных для выполнения той или иной категории медицинских работников, например, для смены при определенных условиях.

Правовое регулирование заработной платы медицинских работников включает: а) утверждение схем оплаты труда; б) определение систем оплаты труда; в) установление дополнительных выплат и надбавок к заработной плате.

Основным ядром организации и оплаты труда медицинских работников является внутриотраслевая дифференциация, определение правильного соотношения в уровнях заработной платы медицинских работников в зависимости от квалификации, сложности, объема и условий труда, а также территориального расположения учреждений здравоохранения.

Основная проблема построения всех схем оплаты труда заключается в определении степени их зависимости от качественных различий в труде. Поскольку объем, сложность и ответственность работы в основной категории работников здравоохранения примерно одинаковы, признаки, определяющие сложность их работы, зависят от самих работников. Именно поэтому одним из ведущих факторов внутриотраслевой дифференциации заработной платы медицинских работников является квалификация, которая определяется уровнем профессиональной подготовки в учебном заведении, практическим опытом, индивидуальными качествами работника. Принцип дифференциации заработной платы в зависимости от квалификации учитывается не только при построении схем оплаты труда, но и при организации всей системы оплаты труда медицинских работников (за неполный рабочий день и т.д.).

Поскольку степень квалификации медицинских работников определяется, прежде всего, уровнем их профессиональной подготовки, то цензура образования является основным критерием дифференциации заработной платы этой категории работников. Уровень образования как фактор, определяющий степень квалификации медицинского работника в области здравоохранения, учитывается больше, чем в любой другой отрасли в связи с тем, что объектом применения труда медицинского персонала является жизнь и здоровье граждан.

Уровень квалификации медицинских работников зависит не только от образования, но и от практического опыта работы, что является основой для дифференциации тарифов по группам.

Единые принципы оплаты труда работников учреждений здравоохранения, находящихся на бюджетном финансировании, и порядок формирования тарифных окладов (ставок), а также компенсационных и поощрительных выплат, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации, определены в Положении об оплате труда работников здравоохранения Российской Федерации, утвержденном приказом Минздрава Российской Федерации от 15 октября 1999 г. N 377.

Трудно сравнивать работу медицинских работников с работой других специалистов. Врачи испытывают большую интеллектуальную нагрузку, несут ответственность за жизнь и здоровье других людей, ежедневный контакт с самыми разными человеческими характерами, эта профессия требует безотлагательного принятия решений, самодисциплины, умения поддерживать высокую работоспособность в экстремальных условиях, высокой устойчивости к стрессам и помехам. Зачастую лечебно-диагностические, реанимационно-восстановительные мероприятия, хирургические вмешательства проводятся в ночное время, что значительно обременяет работу медицинского персонала. Научно-технический прогресс, который привел к улучшению технического оснащения медицинских учреждений, внедрению более совершенных технических процессов, оборудования, инструментария, применению новых лекарственных средств и освоению новых методов диагностики и лечения, ставит перед медицинской профессией новые задачи, требующие скорейшего решения.

Некоторые группы работников здравоохранения могут подвергаться в ходе своей профессиональной деятельности многим опасностям для здоровья. Одним из физических факторов, которые могут существенно повлиять на здоровье медицинского персонала, является ионизирующее излучение. В нашей стране десятки тысяч медицинских работников профессионально связаны с воздействием этого фактора.

Проанализировать эффективность системы управления персоналом в центральной районной больнице

Общие характеристики Сухоложского ЦБС

На территории города Сухой Лог и Сухоложского района до 1974 года были созданы и функционировали такие лечебно-профилактические учреждения, как Сухоложское управление здравоохранения, районные больницы и фельдшерско-акушерские пункты (1937 — 1974 гг.), Сухоложская городская больница (1941 — 1974 гг.), Сухоложская поликлиника (1943 — 1974 гг.). За отчетный период больница несколько раз меняла свое название. В целях улучшения управления лечебно-профилактическими учреждениями города и района и на основании решения Свердловского облисполкома № 1012 от 29.11.1973 года и приказа Сухоложского горисполкома № 379 от 29.12.1973 года Сухоложская городская больница была преобразована в Сухоложскую центральную районную больницу с функциями управления лечебно-профилактическими учреждениями города и района с 01.01.1974 года. Сухоложское городское учреждение «Сухоложская центральная районная больница» было создано в соответствии с постановлением главы администрации города Сухого Лога от 24.06.1992 № 606. К 2006 году в системе здравоохранения города работало около 100 врачей и более 500 средних медицинских работников. Всего в системе здравоохранения работает около 1000 сотрудников, которые работают в Центральной клинической больнице, пяти аптеках, Центральном диспансере, стоматологической поликлинике, двенадцати ФАПах и Медицинском училище. Юридический адрес ЦКБ: 624804, Свердловская область. Сухой Лог, ул. Белинского, 41. Начальником ЦРБ является главный врач Сергей Осканкин, главный бухгалтер Надежда Драчук. Структурные подразделения (отделы) — это относительно обособленное, компактно расположенное функциональное подразделение с централизованной административно-управленческой структурой, что подразумевает прямую систему подчинения сотрудников по всем вопросам. Структура здравоохранения Сухоложского Логского городского округа.

Функции структурных подразделений:

1. Терапевтические и профилактические мероприятия;
2. Экономическая деятельность.

Основой организации кадровой работы является глубокое и четкое разделение функций между департаментами и руководителями. Это отражено в нормативных документах — типовых положениях о структурных подразделениях учреждения здравоохранения и правилах о специалистах, утверждаемых Минздравом России, и должностных инструкциях их сотрудников. Положение о структурном подразделении разрабатывается начальником подразделения совместно с начальником отдела кадров и утверждается главным врачом. Положение содержит четкие формулировки, не допускающие разногласий относительно того, кто что должен делать, кто кому должен подчиняться. Для каждого работника структурного подразделения разрабатывается должностная инструкция, определяющая организационно-правовое положение работника структурного подразделения и обеспечивающая условия для его эффективной работы.

Анализ штатного расписания ВКС Сухоложский

Обеспечение предприятия трудовыми ресурсами определяется путем сравнения фактической численности работников по категориям и профессиям с планируемой потребностью.

Цифра показывает, что основными работниками являются 132 человека, что составляет 20% от общего числа, вспомогательными 308 человек — 45%; инженерно-техническими работниками и работниками 236 человек — 35%.

Кадровый состав является необходимой предпосылкой роста производительности труда и эффективности производства. Для этого проанализируем кадровый состав Сухоложской ЦРБ по полу и возрасту на 1 января 2009 года.

Таким образом видно, что в больнице доминируют женщины — 470 человек, что составляет 69,5% от общего числа сотрудников. Говоря о возрасте, можно сказать, что наибольшее количество людей работает в возрасте 45-49 лет — 20.1%, 40-44 года — 15.4%; 30-34 года — 12.6%, а наименьшее количество 60 лет и старше — 3.3%; 55-59 лет — 5.9%, так как это пенсионный возраст.

Таким образом видно, что в общей структуре персонала большинство сотрудников больницы имеют среднее специальное образование — 337 человек, второе место занимает среднее специальное образование — 203 человека, третье — высшее образование — 123 человека, и, наконец, последнее неполное среднее образование — 13 человек.

Эта цифра показывает, что мужчины имеют 66% среднего специального образования, а женщины — 51%. Так же как и мужчины и женщины имеют наименьшее количество работников с неполным образованием — 1%.

Анализ эффективности использования трудовых ресурсов в Сухоложской ЦРБ

Полноту трудовых ресурсов можно оценить по количеству дней и часов, отработанных одним сотрудником за анализируемый период, а также по степени использования фонда рабочего времени.

Фонд рабочего времени (ФРВ) зависит от количества работников (РК), количества дней, проработанных одним работником в год в среднем (D) и средней продолжительности рабочего дня (P).

Если на самом деле один работник проработал меньше дней и часов, чем планировалось, то можно определить сверхплановые потери рабочего времени: целые сутки (CDL) и внутрисменные (ISP):

• CDL — (Df — Dpl) * KRf * Dpl
• VSP= (Pf-Pl) * Df* KRf.

Как видно из приведенных выше данных, компания использует имеющиеся трудовые ресурсы не в полной мере. В среднем один работник отработал 218,29 дней вместо 227,8, таким образом, потеря рабочего времени за весь день составила 9,51 дня на одного работника, а за все 199,71 дня или 1597,68 часа (199,71*8).

Рекомендации по повышению эффективности управления персоналом в центральной районной больнице

Изучив систему управления персоналом в Центральной районной больнице, можно отметить необходимость совершенствования системы управления персоналом.

Система мотивации, предложенная для данной работы, будет состоять из двух компонентов: постоянной и переменной части. Наличие постоянной части заработной платы необходимо работнику для обеспечения гарантированного прожиточного минимума. Для планирования постоянной части заработной платы работника предлагается следующая система.

Суть системы заключается в утверждении шкалы окладов для всей иерархии должностей в больницах. Все должности разделены на три группы — руководители, специалисты и вспомогательный персонал. Каждой должности присваивается определенный диапазон базовых окладов. Таким образом, сотрудник может рассчитывать на возможность роста заработной платы для конкретной должности в заданном диапазоне.

Необходимо построить шкалу окладов таким образом, чтобы верхний диапазон зарплат по шкале «Специалисты» превышал нижний диапазон зарплат по шкале «Менеджеры». Это позволит профессионалу высокого уровня рассчитывать на более высокую зарплату, чем менеджеру, который по каким-либо причинам имеет более низкий уровень профессионализма или качества работы. Это повысит интерес специалистов к своей работе (сам факт того, что сотрудник может получать более высокую зарплату, чем его руководитель, является достаточно стимулирующим фактором). В то же время, такая иерархия должностей и диапазон зарплат для каждой должности четко характеризует возможности профессионального и карьерного роста сотрудников. Сумма базовой зарплаты сотрудников больницы является постоянным фондом заработной платы.

Переменная часть заработной платы работника должна определяться эффективностью его подразделения в отчетном периоде. Для расчета переменной части вознаграждения сотрудника (на данный момент без учета эффективности работы подразделения) предлагаем использовать следующую формулу.

Переменная заработная плата формируется по результатам работы больницы за предыдущий отчетный период в виде отчислений из валовой выручки (размер отчислений в фонд является предметом согласования с финансовыми службами). Это должно облегчить процесс стимулирования коллективной работы с целью мотивации больницы в целом. Множитель представляет собой  долю базового оклада работника в общем фонде постоянной заработной платы. То есть, это доля, которая показывает вес работника в общей иерархии рабочих мест. Таким образом, предполагается, что работник имеет право на аналогичную долю фонда переменной заработной платы. Фактором качества является оценка руководителем разделения труда конкретного работника. Этот фактор усиливает роль руководителя в процессе принятия решений и обеспечивает учет результатов индивидуальной работы работника. Данный коэффициент должен находиться в диапазоне, например, от 0,9 (снижение переменной заработной платы на 10%) до 1. Таким образом, предложенные рекомендации помогут повысить эффективность управления персоналом, что в целом положительно скажется на работе Центральной районной больницы. Управление персоналом является особым направлением деятельности в связи со спецификой человеческого фактора. В настоящее время концепция управления персоналом базируется на растущей роли личности сотрудника, знании его мотивационных установок, способности формировать и направлять их в соответствии со стратегическими целями.

Вывод:

Таким образом, достаточное обеспечение предприятий необходимыми трудовыми ресурсами, их рациональное использование, высокий уровень производительности труда имеют большое значение для увеличения объемов производства и повышения эффективности производства. В частности, объем и своевременность выполнения всех работ и эффективность использования оборудования, машин и механизмов зависят от наличия трудовых ресурсов и эффективности их использования.

Управление персоналом осуществляется в процессе выполнения определенных целенаправленных действий и предполагает: определение целей и основных направлений работы с персоналом; определение средств, форм и методов выполнения поставленных целей; организацию работы по выполнению принятых решений; координацию и контроль выполнения запланированных мероприятий; постоянное совершенствование системы работы с персоналом.

Трудно сравнивать работу медицинских работников с работой других специалистов. Врачи испытывают большую интеллектуальную нагрузку, несут ответственность за жизнь и здоровье других людей, ежедневный контакт с самыми разными человеческими характерами, эта профессия требует безотлагательного принятия решений, самодисциплины, умения поддерживать высокую работоспособность в экстремальных условиях, высокой устойчивости к стрессам и помехам. Зачастую лечебно-диагностические, реанимационно-восстановительные мероприятия, хирургические вмешательства проводятся в ночное время, что значительно обременяет работу медицинского персонала.

Проанализировав кадровый состав CSS, можно сказать, что:

• Основные работники — 132 человека, что составляет 20% от общего числа, вспомогательные 308 человек — 45%, инженерно-технические работники и служащие — 236 человек — 35%;
• В больнице доминируют женщины — 470 человек, что составляет 69,5% от общего числа сотрудников;
• Наибольшее количество людей работает в возрасте 45-49 лет — 20,1%;
• В структуре персонала большинство сотрудников больницы имеют среднее специальное образование — 337 человек.

Кадровые ресурсы Центральной районной больницы используются в недостаточной степени. В среднем один рабочий отработал 218,29 дня вместо 227,8, что привело к потере 9,51 дня работы на одного рабочего.

Для более эффективного управления персоналом на предприятии необходимо внести существенные изменения в практику управления персоналом, прежде всего создать службу управления персоналом, которая в современных условиях могла бы осуществлять кадровую работу в соответствии со стратегией развития предприятия.

Оценка персонала в организации | Оценка персонала – система, методы и критерии оценки

Эффективность работы любого предприятия зависит от того, насколько компетентным является его персонал. Чтобы установить эффективность выполнения каждым сотрудником компании своих обязанностей, выявить сильные и слабые стороны каждого члена коллектива, а также выполнить требования по подтверждению квалификации работников, необходимо проводить оценку персонала. С этой целью на предприятии должна быть разработана система оценки персонала, которая позволяет не только оценить его навыки, умения, опыт, но и составить программу по усовершенствованию работы с кадрами, повышению их квалификации, профессиональному отбору и созданию кадрового резерва.

Оценка персонала. Зачем это нужно?

В процессе работы на предприятии каждый сотрудник не только применяет свои уже имеющиеся навыки, но также нарабатывает опыт, который необходим для решения поставленных новых, более сложных, задач. Соответственно, необходимо, чтобы оценка персонала осуществлялась комплексно, с изучением особенностей конкретного трудового процесса. Это позволяет определить в первую очередь соответствие сотрудника занимаемой им должности, а также помогает выявить его потенциал, который должен быть рационально использован для решения основных целей и задач, поставленных перед компанией.

Прием сотрудника на работу осуществляется в соответствии с определенными требованиями, установленными к квалификации, опыту, которые подтверждаются (или не подтверждаются) исключительно во время трудовой деятельности. Уже в процессе совместного сотрудничества выявляются заявленные при поступлении на работу навыки сотрудника, дополнительные знания, проявляются характеристики его личности. Только на практике можно определить, насколько эти данные соответствуют критериям производственных целей организации.

Важно также, чтобы сам сотрудник оценивал свои способности самостоятельно. В результате такого анализа можно будет установить, насколько реальные способности работников совпадают с потребностями предприятия, и какой вклад в его успешность может принести деятельность каждого отдельного человека.

Только проведение оценки персонала позволяет создать рационально работающую структуру, наиболее эффективно распределить трудовые ресурсы компании, а также повысить их работоспособность. Постоянный контроль и возможности, которые открываются перед каждым сотрудником в результате оценки его работы, позволяют оптимизировать работу каждого члена коллектива, стимулируют к выполнению трудовых обязанностей с большим рвением.

---

Для оценки работы сотрудников можно использовать не только программы контроля за рабочим временем. Увидеть, кто и чем занят в рабочее время помогает многофункциональная DLP-система «СёрчИнформ КИБ». 

---

Цели оценки персонала

Оценка работы персонала позволяет достичь следующих целей:

• установить соответствие затрат, направленных на выполнение конкретного объема работ, и средств, выделенных на содержание работника, его рабочего места. Если определенный специалист имеет низкую производительность труда, его содержание становится невыгодным для работодателя. В таком случае необходимо как можно быстрее произвести перестановку кадров, чтобы этот работник занял рабочее место в соответствии с его реальными возможностями и навыками;
• выявить функциональную роль конкретного работника в масштабах организации в соответствии с его навыками. Существует вероятность, что определенный сотрудник отлично справляется с работой в команде, активно развивается, стремится проявлять свои лучшие рабочие качества. Такой человек может стать ценным звеном в определенном направлении деятельности компании. Это может положительно повлиять на экономическую составляющую успешности предприятия, если будут созданы соответствующие условия;
• оценить потенциал сотрудника, который можно применить в пользу предприятия без дополнительных вложений. Определенное количество рядовых сотрудников за годы работы приобретают важный для компании опыт, знания, навыки, которые становятся сильной базой для того, чтобы такие люди могли результативно работать на руководящих должностях. В этом случае у собственника предприятия отпадает необходимость тратить средства на поиск и обучение новых руководящих кадров.

Задачи кадровой оценки

Во время оценки деятельности персонала решаются важные производственные задачи:

• создается сильный кадровый резерв, состоящий из штатных сотрудников предприятия, что сокращает расходы на подбор новых кадров;
• осуществляется подготовка специалистов, имеющих высокий профессиональный уровень, выявляются потенциальные руководители среднего звена непосредственно в пределах компании, проводится их перепрофилирование или повышение квалификации;
• совершенствуются методы управления предприятием, усиливается контроль производственной дисциплины, повышается заинтересованность персонала в повышении продуктивности труда;
• оптимизируется штатное расписание благодаря рациональному распределению функций и обязанностей на основании результатов оценки: перевод работников на другие должности, сокращение в соответствии с выявленными во время оценки работы отрицательными показателями производительности труда;
• внедрение дополнительных мотивационных рычагов, способных стимулировать работников повышать уровень своей производственной компетентности и квалификации. Результатом может быть карьерный рост, улучшение материального положения, реализация потенциала сотрудников в плане внедрения предложенных ими проектов.

Функции оценки персонала

Оценка работы персонала компании выполняет административную, информативную, мотивационную функции.

1. Административная функция выполняется для закрытия вакансий с помощью перестановки кадров, в результате которой:

• работник может быть переведен на другую должность в соответствии с результатами оценки;
• сотрудника повышают по службе;
• составляется план профессионального обучения;
• принимается решение об увольнении;
• работники вознаграждаются.

2. Информативная функция реализуется для совершенствования управленческих методов по работе с персоналом путем информирования о существующих требованиях к качественным и объемным показателям труда. В этом направлении:

• выявляется степень загрузки производственного персонала;
• определяется результативность его работы, степень соответствия квалификации требованиям компании;
• реализуется возможность увеличения размера заработной платы.

3. Мотивационная функция позволяет повысить заинтересованность каждого члена коллектива в увеличении продуктивности труда. Оценка производственного персонала положительно влияет на развитие не только каждого работника, но и компании, так как наличие обратной связи является мощным инструментом повышения эффективности функционирования предприятия.

В качестве мотивации применяются стимулирующие рычаги влияния:

• карьерный рост;
• возможность самореализации.

В каких случаях нужна оценка персонала

Чтобы система оценки персонала дала существенный результат, нужно до ее разработки и внедрения определить:

• какие параметры будут оцениваться, по какой шкале вести их измерения;
• какими методами воспользоваться для сбора реалистичной информации;
• кому поручить работу по оценке персонала, есть ли для этого компетентные сотрудники;
• что делать с не измеряемыми сторонами процессов;
• как избежать влияния личностных симпатий.

Необходимость оценки персонала с разработкой и внедрением системы чаще всего вызвана:

• появлением стабильного оттока кадров;
• отсутствием на предприятии системы оценки персонала;
• необходимостью принятия управленческих решений по HRM компании;
• запланированным более интенсивным развитием определенных направлений в работе компании с выделением на эти цели инвестиций;
• сменой (планированием смены) команды управленческого сектора предприятия;
• сменой (планированием изменения) стратегических направлений в работе компании;
• необходимостью формирования проектной команды, призванной решать стратегические задачи;

• появлением правовых приоритетных оснований для перемещения работников в пределах компании;
• изменениями в структуре предприятия, оптимизацией путем сокращения численности;
• важностью оптимизации процессов в компании;
• необходимостью реструктуризации компании;
• необходимостью понять для формирования программы и плана обучения, насколько персонал компетентен;
• необходимостью формирования плана развития персонала, создания резерва кадров;
• снижением показателей дисциплины труда;
• участившимися конфликтами между сотрудниками;
• жалобами работников компании на работодателя в соответствующие инспекции;
• необходимостью изменения или создания системы стимулирования сотрудников.

Методы оценки персонала

Для проведения оценки работающего персонала применяется множество методов, позволяющих оценить каждого сотрудника наиболее точно. К таким методам относятся:

• анализ документации: ознакомление с резюме, письменными рекомендациями, документами об образовании, квалификации, характеристиками руководителей и др. Осуществляется оценка достоверности поданных материалов на основе определения фактических показателей работы, касающихся выполняемых обязанностей, уровня квалификации, наличия опыта, достижений и др.;
• анализ установленных требований нормативных документов, стандартов, требований к внутренним процессам производства, качеству изготавливаемой продукции и выполнения персоналом этих требований. Для этого разрабатывается стандартная шкала оценивания;
• тестирование по психологическим параметрам для получения результатов оценки характеристик личности в количественном и описательном виде. По количественным результатам можно сравнить конкретные качества работников. Опрос по личностным тестам может провести специалист, ознакомленный с методикой, обработку полученных результатов должен производить специалист, обученный методике использования конкретных опросников;
• оценивание рабочих поведенческих характеристик, собеседование с сотрудником для его оценки;
• тестирование по профессиональным тестам для конкретных рабочих профессий, должностей, основных навыков и знаний. Разработку тестов обычно поручают непосредственным руководителям оцениваемого персонала, возможно привлечение внешних экспертов, являющихся профильными специалистами;
• бизнес-эссе – оценивание на возможность решения в ограниченный временной отрезок определенной производственной проблемы, выявление способностей стратегического видения у сотрудника, умения находить алгоритм решения конкретных рабочих вопросов;
• ранжирование – проведение сравнительного анализа сотрудников в конкретном подразделении, между связанными в процессах структурами, выстраивание рейтинговой цепочки в соответствии с предварительно подобранными критериями;
• оценка персонала по компетенциям – выбранным характеристикам поведения, показывающим, насколько качественно выполняются поставленные задачи на конкретной должности на предприятии;
• 360 градусов – обработка информации о действиях работника в естественной рабочей среде, наличии у него необходимых деловых качеств. Эти данные поступают от сотрудников, клиентов, коллег, подчиненных и др.;
• комплексное оценивание компетенций по методу Assessment-centre, при котором оценивается множество позиций. Команда наблюдателей следит за выполнением группой различных задач. Во время этого процесса оцениваются действия и поведение каждого члена группы на соответствие предварительно подготовленным, имеющим непосредственную связь с работой сценариям поведения. Полученные результаты проходят совместное обсуждение, после чего принимаются решения;
• МВО (Management by Objectives) – управление по целям, предполагающее совместную (начальник-подчиненный) постановку ключевых целей работнику на определенный отрезок времени (от полугода до года). Количество целей не должно быть большим, главное, чтобы они отражали самые весомые задачи, свойственные должности сотрудника, на планируемый период. Необходимо придерживаться определенных критериев во время постановки целей – конкретика, измеримость, значимость, ориентированность во времени, достижимость поставленных перед работником задач;
• KPI (Key Performance Indicators) оценка работы персонала по основным критериям эффективности. Необходимо установить, насколько эта оценка работает в качестве контроля результатов и повышения эффективности работы персонала. При этом нужно учитывать главные цели предприятия, критерии оценивания должны быть понятными для любого сотрудника, в отношении которого данный метод оценки применяется;
• кадровый аудит – позволяет оценить, в каком состоянии на предприятии человеческие ресурсы, насколько эффективно работает система управления персоналом в плане выполнения стратегии, задач, достижения поставленных перед компанией целей. Этот метод также позволяет выявить зоны риска и развития;
• аттестация – оценивается, насколько деятельность сотрудника отвечает стандартным требованиям выполнения работ на конкретном рабочем месте в соответствии с занимаемой должностью;
• тест-кейсы – методика, которая представляет собой структурированное описание определенной производственной ситуации, которую сотрудник должен проанализировать, чтобы найти наиболее приемлемые решения. Это позволяет обучить или оценить работника по определенным параметрам. В этом случае определяется реальное состояние профессиональных знаний, навыков, компетентности, личностных характеристик.

---

Выбор способа оценки персонала зависит от системы мотивации, которая внедрена в организации. О теории и практике мотивации сотрудников подробнее… 

---

В чем польза оценки персонала в организации

Результаты оценки деятельности персонала должны быть систематизированы, структурированы с целью получения реальной картины состояния человеческих ресурсов в организации. Эта процедура позволяет:

• установить текущее состояние компетентности персонала;
• определить соответствие квалификации трудовых ресурсов тактическим задачам и целям предприятия;
• оценить профессиональный вклад персонала в эффективную работу организации;
• применить в адекватных размерах вознаграждение сотрудников в соответствии с их квалификационным уровнем;
• выявить соответствие зоны ответственности сотрудника его должностным обязанностям;
• выявить функциональную разбалансированность организации в плане кадрового ресурса;
• определить приоритетные задачи во время проведения следующей оценки работы персонала;
• идентифицировать возможные правовые риски (трудовые споры, штрафные санкции от инспектирующих органов) в соответствии с определенными нормативными актами;
• проанализировать слабые и сильные стороны процедур, применяемых для оценки персонала;
• разработать рекомендации по устранению выявленных в процессе оценки нарушений;
• разработать рекомендации по улучшению работы по кадровой подготовке;
• наметить направления для развития, уделить внимание зонам риска кадровых ресурсов в организации.

Внедрение системы оценки персонала: ошибки и сложности

Во время внедрения оценки персонала необходимо правильно выбрать методику, так как зачастую выбранные методы на практике не соответствуют уровню зрелости организации. Часто система оценивания не привязана к системе мотивации – материальной и нематериальной. Кроме того, сотрудники могут негативно относиться к проведению данных мероприятий, а менеджеры не хотят тратить время на их реализацию. Часто обратная связь менеджеров, проводящих оценку, с сотрудниками низкая, и последние не могут ее воспринять. Некоторые сотрудники имеют завышенную или заниженную самооценку, что иногда мешает выявить реальные навыки и компетенции.

Реализация мероприятий по оценке персонала – это серьезный шаг, который позволяет оптимизировать деятельность предприятия на каждом его участке. В результате эффективность работы сотрудников и их мотивация повышаются, персонал становится более компетентным и продуктивным.

WFM система – Управление рабочим графиком персонала – КОРУС Консалтинг

Одной из отраслей, для которой WFM – это важный инструмент управления человеческими ресурсами, является ритейл. Именно в розничных сетях WFM-системы помогают эффективно управлять процессами по прогнозированию потока покупателей, расчетом потребности в персонале, планированием графиков работы сотрудников, контролем рабочего времени, аналитикой производительности труда и т.д.

WFM-система как инструмент управления персоналом, позволяет планировать потребность в трудовых ресурсах, а также загрузку и рабочее расписание сотрудников с учетом различных параметров: объём работы, тип задач, смены, навыки и ограничения сотрудников, контроль бюджетных ограничений и многое другое.

WFM-системы существенно упрощают жизнь руководителя, предоставляя полную и актуальную информацию о рабочем расписании сотрудников, фактических данных о приходи и уходе подтвержденных биометрическими отметками, статусе выполнения задач, ходе выполнения работы.

Важной задачей WFM является оптимизация численности персонала и повышение точности планирования ресурсов, что позволяет повысить прозрачность процессов управления персоналом.

WFM-решения позволяют осуществлять автоматическое определение потребности в персонале, оптимальным образом рассчитывать графики работы исходя из текущей численности, вакансий и прочих критериев с учетом требований российского законодательства, производственного календаря, отпусков и т.д. Они помогают осуществлять постановку задач каждому сотруднику в единой системе и контролировать их выполнение и оперативно получать актуальную информацию о фактической выработке и статусе выполнения задач для дальнейшего анализа и принятия взвешенных решений.

WFM–системы позволяют повышать лояльность сотрудников путем вовлечения в проактивную работу с его графиком работы с помощью заявок на изменение назначенных смен, функции обмена сменами и доски открытых смен.

Услуги направления «Управление рабочим временем персонала»

• Прогнозирование трафика и потребности в сотрудниках
• Разработка модели расчета численности
• Планирование гибких графиков для персонала
• Контроль рабочего времени
• Биометрический учет фактически отработанного времени
• Подготовка данных для расчета заработной платы
• Аналитика эффективности работы персонала

Продукты и решения для управления рабочим временем персонала

Другие направления

Задайте вопрос эксперту на нашем сайте или по телефону +7 (495) 647-50-46 или +7 (812) 677-56-90.

Технологии для решения данных задач:

Вам может быть интересно

Как руководителю планировать свое рабочее время

Автор: Михаил Григорьевич Лапуста, кандидат экономических наук, профессор; заведующий кафедрой Государственного университета управления, действительный член Академии экономических наук и предпринимательской деятельности России.

 

В настоящее время эффективность работы организации во многом определяется эффективностью повседневной работы персонала управления. Очевиден тот факт, что в коллективе трудно наладить работу, когда руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы, не совершенствуют свой индивидуальный рабочий стиль.

Безусловно, готовность руководителя к успешной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности. Однако немаловажную роль играет изучение причинно-следственного механизма имеющих место недостатков и проблем, а также поиск путей совершенствования своей работы.

Решающее значение для устранения недостатков в практике повседневной деятельности имеет рациональное использование руководителем рабочего времени.

Важным шагом при создании эффективной системы управления собственным временем для руководителя является определение целей деятельности как на короткий, так и на длительный период. Управление на основе целей не связано с дополнительными усилиями, так как базируется на процессе планирования с определением предельных сроков выполнения намеченных действий или мероприятий.

Цели, намеченные руководителем, не только определяют те действия, которые следует осуществить, но и стимулируют их исполнение. Постановка целей означает для руководителя сознательное осуществление своих действий. Целеполагание для руководителя действует как движущая сила, энергия которой исчезает лишь тогда, когда цель достигнута. Цели, определяемые руководителем, должны быть:

• реалистичными и конкретными;
• ориентированными не на осуществление деятельности, а на достижение конкретного результата;
• измеримыми и ограниченными по времени конкретными сроками.

 

Определение целей есть лишь начальный этап. Необходимо преобразовать цель в план действий по ее достижению. Необходимо определить степени важности и решить, какие цели и задачи важнее всего, а какие могут подождать. Успешное решение задачи выделения степеней важности оказывает сильное влияние на рост эффективности работы руководителя.

Предпосылкой достижения целей руководителем является использование его рабочего времени на реализацию мероприятий, которые ведут к этим целям. Многими руководителями «управляют» случайности. У них нет ясной базы для принятия решений при планировании времени. Последовательность их действий часто управляется внешними факторами. Причинами этого является недостаток хорошо организованной базы для принятия решений, а также выработанная привычка планировать время в недостаточной связи с желанием достичь поставленных целей.

Готовность руководителя к эффективной работе во многом определяется практикой его повседневной деятельности, а решающее значение для формирования стиля руководства имеет рациональное использование рабочего времени.

Введение периодов планирования способствует более точной оценке обстановки в целом, облегчает выделение главного, повышает уровень исполнения и помогает руководителю принять правильное решение, как наиболее целесообразно использовать рабочее время.

Чтобы получить как можно лучшие результаты при планировании рабочего времени, руководителю необходимо использовать такое понятие, как «периоды планирования»: день, неделя, месяц, год. Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно. В этой связи рекомендуется иметь отдельный план для каждого периода.

Главное преимущество планирования работы состоит в том, что планирование рабочего времени приносит выигрыш во времени. У руководителя появляется возможность использовать имеющееся у него рабочее время для плодотворной и успешной деятельности и достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени. Планирование как важнейшая составная часть организации личного труда означает подготовку к реализации намеченных целей и структурирование (упорядочение) рабочего времени.

При разработке плана каждого периода руководитель должен ответить на следующие вопросы:

• Какова основная цель данного периода?
• Каким количеством времени он располагает?
• В какой очередности должны быть выполнены основные задачи периода?
• Какие подготовительные мероприятия должны быть выполнены?

 

Чтобы правильно выполнять свои обязанности и достичь поставленных целей, руководитель должен ясно представлять себе, насколько ограничен его бюджет рабочего времени. Это объясняется тем, что разрабатываемый план рабочего периода представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

При разработке плана конкретного периода рекомендуется использовать основные принципы и правила планирования рабочего времени:

• правило основного соотношения (правило 60 : 40). Рекомендуется составлять план только на определенную часть рабочего времени. Практика показывает, что планируемая часть не должна превышать 60% общего планового бюджета времени руководителя; она носит название период запланированной активности. Оставшиеся 40% планируемого периода времени условно следует разделить на два блока по 20% каждый. Первый блок представляет собой резерв рабочего времени, отводимый на выполнение действий и работ, не включенных в формируемый план, и носит название период непредвиденной активности. Второй блок резервного времени отводится на управленческую деятельность и творческую активность — это период спонтанной активности;
• анализ ранее выполненных работ и структуры затрат рабочего времени прошлых периодов;
• регулярность и системность планирования;
• реалистичность планирования;
• письменная форма формируемого плана;
• перенос несделанного. Невыполненные рабочие действия и мероприятия текущего планового периода должны быть перенесены в рабочий план следующего планового периода в том случае, если они не потеряли своей актуальности;
• установление временных норм и планируемых сроков исполнения работ, включенных в план рабочего периода. В плане следует задавать точные временные нормы на планируемые действия;
• установление приоритета (степени важности) для каждой из работ, включенных в план;
• делегирование (перепоручение) работ. В плане должны найти отражение и те работы, которые делегируются для исполнения другим сотрудникам. Применительно к данной категории работ должно быть запланировано время для осуществления руководителем контроля сроков, качества решения и т. д.

 

Важнейшим из всех периодов планирования для руководителя является день. Планирование дня включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени, а не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть применительно к прочим периодам планирования. Планирование на день создает предпосылки для того, чтобы жить в настоящем.

План на день должен создать обзор всех дел дня и помочь руководителю наиболее эффективно использовать рабочее время. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется план преимущественно в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня.

Для разработки плана рабочего дня можно воспользоваться методом «Альпы», который предполагает реализацию следующих пяти стадий, базирующихся на использовании основных принципов и правил планирования рабочего времени (данный метод может быть использован и для разработки плана рабочей недели):

• Составление полного перечня планируемых работ на текущий день. Этот перечень должен быть составлен с учетом предварительного распределения работ по приоритетности их выполнения.
• Определение планируемой продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ и общего бюджета рабочего времени.
• Резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60 : 40.
• Принятие решений по делегированию работ, намеченных руководителем к исполнению.
• Контроль и перенос несделанного. Контроль выполнения заданий и использования рабочего времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Осуществление контрольных мероприятий позволяет руководителю получить необходимую информацию для проведения анализа структуры фактических затрат рабочего времени и приступить к поиску возможных путей совершенствования своей работы.

 

Важнейшим звеном месячного (годового) планирования является определение ключевых направлений деятельности. На основе данных направлений руководитель должен разработать личный план деятельности и бюджет на предстоящий месяц (год). При этом имеющееся в распоряжении руководителя время индивидуализируется в календарном плане работы настолько точно, насколько это возможно на месяц (год) вперед.

Важной составляющей эффективной деятельности руководителя является его умение принять решение о том, каким из задач, стоящих перед ним, следует придавать первостепенное, второстепенное и т. д. значение в практике повседневной работы. Каждый день руководителю приходится принимать решение об установлении приоритетов решаемых задач и проблем.

В этой связи актуальным для любого руководителя является умение сознательно устанавливать однозначные приоритеты, последовательно и системно выполнять задачи, включенные в план, с соответствующей очередностью выполнения.

В практике повседневной работы руководителю не рекомендуется первоначально браться за решение самых простых и легких задач, которые требуют минимальных затрат рабочего времени. Следует приступать к решению задач, сообразуясь с их значением и важностью.

Это положение подтверждается известным принципом Парето или принципом 80 : 20. В общем виде данный принцип свидетельствует о том, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе.

Перенесение содержания принципа на рабочую ситуацию означает, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени руководителем достигается 80% итогового результата. Остальные 80% затраченного времени приносят ему лишь 20% общего итога работы. Следовательно, руководителю рекомендуется первоначально решать немногочисленные «жизненно важные» проблемы, а затем — многочисленные «второстепенные».

Принцип Парето лежит в основе так называемого анализа АБВ, согласно которому доли в процентах более важных и менее важных дел в их общем количестве остаются в целом неизменными. Это положение позволяет условно разделить весь объем работы руководителя на три группы задач: А, Б и В — в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения поставленных целей.

• Группа задач А составляет приблизительно 15% общего количества задач и дел, намеченных руководителем к выполнению. Значимость задач данной группы в достижении поставленных целей составляет, в свою очередь, 65%. Таким образом, в эту группу должны входить только важнейшие задачи и мероприятия руководителя.
• Группа задач Б составляет 20% общего количествами также 20% составляет их итоговая значимость. В данную группу входят, как правило, задачи важные.
• Группа задач В составляет 65% общего числа задач, но они имеют незначительную долю — 15% в общей значимости дел руководителя. В данную группу входят задачи менее важные и несущественные.

 

Согласно практике применения анализа АБВ руководителю рекомендуется группу задач А, приносящую наибольший итоговый результат, решать самостоятельно в первую очередь.

На следующем этапе работы внимание руководителя должно быть сосредоточено на группе задач Б, решение которых также обеспечивает существенную часть совокупного итога. По данной группе руководителю рекомендуется определить возможность частичного делегирования задач другим исполнителям. В этом случае руководитель оставляет за собой контроль сроков и качества решения делегируемых задач.

Делегируя решение задач данной группы, руководитель разгружает свое рабочее время, освобождая его для решения более важных дел. С другой стороны, он способствует повышению мотивации в работе своих подчиненных и росту их квалификации, доверяя им ответственные дела. Если задача не может быть делегирована другому исполнителю, то руководитель должен взяться за ее решение сам.

Основная опасность задач группы Б для руководителя состоит в том, что рано или поздно они переходят в состав задач группы А и должны решаться им лично в кратчайшие сроки.

Задачи группы В должны быть делегированы другим исполнителям. Необходимость их делегирования объясняется тем, что успешное решение задач группы В не требует наличия у исполнителей специальных знаний и особых качеств. Руководитель при этом оставляет за собой только контроль сроков решения задач данной группы.

Принятие руководителем правильного решения по приоритетности выполнения намеченных мероприятий обеспечивает:

• работу только над действительно важными и необходимыми задачами;
• решение задач в соответствии с их неотложностью;
• достижение поставленных целей наилучшим образом (с наименьшими ресурсными потерями) с учетом складывающихся обстоятельств;
• исключение работ, которые могут быть выполнены другими исполнителями.

 

Своевременно принять руководителю правильное решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение, могут помочь предложенные американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром правила. Согласно этим правилам приоритетность выполнения намеченных к исполнению работ определяется с учетом таких критериев, как их важность и срочность. В зависимости от степени важности и срочности все задачи могут быть подразделены на четыре группы:

• Группа задач А — срочные/важные;
• Группа задач Б — срочные/менее важные;
• Группа задач В — менее срочные/важные;
• Группа задач Г — менее срочные/менее важные.

 

Задачи группы А руководитель должен решать сам в первую очередь.

Задачи группы Б должны быть делегированы другим исполнителям. Основная опасность задач данной группы для руководителя состоит в том, что если они не будут делегированы, то руководитель рискует попасть под «тиранию» их срочности. Необходимость делегирования этих задач вытекает и из того, что для их успешного решения не требуется наличия у исполнителя специальных знаний. За руководителем остается только контроль сроков решения задач данной группы.

Задачи группы В следует делегировать другим исполнителям, разгружая свое рабочее время и заботясь о повышении мотивации труда сотрудников. Однако следует помнить о том, что руководитель обязан проконтролировать сроки и качество решения делегированных задач. При невозможности делегирования руководитель должен сам взяться за решение задач данной группы.

Задачи группы Г представляют собой задачи несущественные и несрочные. От их решения в текущий момент времени должны воздерживаться как руководитель, так и другие сотрудники.

Последовательно применяя в практике работы метод АБВ и принцип Эйзенхауэра, руководитель может значительно повысить производительность, продуктивность и результативность своей повседневной деятельности.

 

Изучите все навыки эффективного управления временем в курсе «Самоменеджмент: управление карьерой»:

Самоменеджмент: управление карьерой: практический интерактивный мультимедийный дистанционный курс

10 способов улучшить свои навыки управления временем

Овладение навыками управления временем позволяет профессионалу быстро и эффективно выполнять свои повседневные обязанности. Если вы профессионал, которому сложно управлять временем, будет полезно узнать о различных методах, которые можно использовать для развития навыков управления временем. В этой статье мы обсудим 10 способов более эффективно управлять своим временем.

Почему важны навыки тайм-менеджмента?

Навыки управления временем — это широкий набор навыков, которые помогут вам управлять временем, которое вы тратите в течение рабочего дня, и обеспечить его максимально эффективное использование.Несколько важных навыков управления временем включают:

Приоритизация

Это акт присвоения уровня важности различным задачам и обеспечение того, чтобы задачи более высокой важности выполнялись перед задачами меньшей важности. Эффективное определение приоритетов ваших задач требует, чтобы вы четко понимали, сколько времени у вас уйдет на выполнение каждой имеющейся у вас работы. Если вы научитесь расставлять приоритеты в своих обязанностях, это также позволит вам более эффективно выполнять важные задачи.

Планирование

Очень важно уметь анализировать задачу или набор задач и составлять график их выполнения. Эффективное управление временем требует от вас сильных навыков планирования, чтобы вы могли развить и применить организованное понимание своих обязанностей при построении расписания задач.

Управление стрессом

Способность распознавать личный уровень стресса и адаптировать его к работе может снизить уровень стресса.Вознаграждая себя, делегируя свои задачи и делая перерывы, когда это необходимо, вы можете оставаться сосредоточенными и мотивированными при выполнении каждой из ежедневных задач по своему расписанию. Понимание вашего уровня стресса также поможет вам эффективно использовать перерывы в течение дня и знать, когда отказываться от задач, которые вас перегрузят.

Постановка целей

Постановка определенных целей для себя на протяжении всей работы, таких как выполнение определенной задачи или сегмента работы, является важной частью управления временем.Постановка ряда реалистичных и оптимальных целей позволяет вам ощущать каждое достижение в течение дня как источник мотивации и поддержки. Постановка целей может работать в тандеме с управлением стрессом, чтобы помочь вам повысить эффективность на ежечасной и ежедневной основе.

Коммуникация

Этот навык отражает вашу способность выражать свои цели, планы и потребности в устной и письменной формах. Хорошо развитые коммуникативные навыки позволяют разрабатывать эффективные графики и планы.Это также помогает вам более эффективно выполнять свои задачи за счет делегирования полномочий и совместной работы.

Связано: Навыки управления временем: определение и примеры

Как улучшить навыки управления временем

Попробуйте некоторые из этих 10 методов, чтобы улучшить управление временем:

1. Начните свои задачи как можно раньше.
2. Установите пределы того, на что вы соглашаетесь.
3. Сделайте перерыв.
4. Расставьте приоритеты для ваших задач.
5. Запланируйте ваши задачи и сроки.
6. Организуйте свое рабочее место.
7. Изучите свои модели продуктивности.
8. Используйте технологии, чтобы держать вас под контролем.
9. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз.
10. Укрепите свои хорошие привычки.

1. Раннее начало задач

Если у вас есть возможность, запуск задачи до того, как вы запланировали начать работу над ней, может помочь вам преодолеть начальные подготовительные этапы задания. Это позволяет вам начать разработку вашей стратегии превентивно, что также может помочь преодолеть промедление.

2. Установите пределы того, что вы скажете «да» на номер

Многие люди берут на себя столько обязанностей, сколько их просят другие, чтобы произвести положительное впечатление и продемонстрировать свою преданность своей работе. Однако принятие на себя слишком большого количества обязанностей может затруднить разработку расписания, учитывающего все ваши задачи. Установление ограничений на количество активных рабочих мест, которые вы готовы принять от других, может помочь вам избежать огромного количества обязанностей.

3. Делайте перерывы

Выделение времени в течение дня для кратковременных отключений от работы позволит вам расслабиться и вернуться к своим активным задачам с новой точки зрения. Знание того, когда делать специальные перерывы в течение дня, также поможет вам выработать эффективные привычки управления стрессом.

4. Расставьте приоритеты для своих задач

Определите, насколько важны каждая из ваших задач друг для друга. Присвоение приоритета конкретным задачам может помочь вам сосредоточить свои усилия на том, что больше всего требует вашего времени.Практика определения приоритетов ваших задач позволяет вам понять, как лучше построить свое расписание и определить, какие задачи стоит делегировать.

5. Планируйте свои задачи и их крайние сроки

Найдите время, чтобы составить подробный график для каждой из ваших активных задач и установить для них твердые сроки. Это поможет вам представить себе, какие задачи требуют дополнительных усилий, и поможет лучше понять, с какой скоростью вы можете выполнять свою работу. Возьмите за привычку поддерживать свое расписание в актуальном состоянии, поскольку подробное расписание может служить основой для развития ваших навыков планирования и определения приоритетов.

6. Организуйте свое рабочее пространство

Организованное рабочее пространство может помочь вам сэкономить время в течение дня, избавляя вас от необходимости искать материалы, необходимые для выполнения каждой задачи. Кроме того, развитие организационных навыков поможет вам укрепить свои способности планирования. Отсутствие необходимости беспокоиться о поиске определенных документов или материалов для задач поможет снизить ежедневный стресс.

7. Изучите свои модели продуктивности

У всех разные модели того, насколько они продуктивны в течение дня.Некоторые люди работают намного эффективнее в первые часы дня, тогда как другие могут достичь пика продуктивности только после обеда. Определение того, какое время дня наиболее продуктивно для вас, может помочь вам более эффективно использовать каждую часть дня. Планируя более быстрые или простые задачи в менее продуктивное время, вы гарантируете, что ваша пиковая производительность будет посвящена более длительным задачам с более высоким приоритетом.

8. Используйте технологии для обеспечения подотчетности

Программное обеспечение для учета рабочего времени и ежедневного управления с каждым годом все чаще интегрируется в рабочие места.Программное обеспечение для учета рабочего времени позволяет рассчитать время, необходимое для выполнения отдельных задач, а программное обеспечение для ежедневного управления интегрирует результаты учета рабочего времени в ваше расписание. Вместе эти инструменты позволят вам создавать более реалистичные и точные графики и могут помочь вам поймать себя, прежде чем отвлекаться или откладывать слишком долго.

9. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Многозадачность может показаться эффективной стратегией для более быстрого выполнения нескольких задач.Однако те, кто сосредоточен на выполнении двух заданий по одному, обычно выполняют каждую задачу быстрее и качественнее, чем те, кто выполняет несколько задач одновременно. Сосредоточение времени на выполнении одной задачи за раз также поможет снизить вероятность отвлекающих факторов.

10. Укрепляйте свои хорошие привычки

Когда вы завершаете задачи или замечаете, что изменили свою продуктивность, развивая свои навыки управления временем с помощью некоторых из этих методов, вы можете закрепить свой успех с помощью небольшая награда.Если вы найдете для себя приятное вознаграждение, которое не умаляет вашу повседневную продуктивность, это может снизить стресс и побудить вас продолжать развивать свои навыки управления временем.

5 Преимущества системы управления рабочим временем

Время и деньги — самые ценные ресурсы предприятия. Компании, которые стремятся сделать больше, увеличить свои доходы и достичь своих целей, должны использовать эффективные стратегии управления временем.

В работе есть много техник тайм-менеджмента, которые менеджеры и HR могут попробовать.Один из них — использование автоматизированной системы учета рабочего времени сотрудников. Но как это работает и какие преимущества в управлении временем связаны с этим?

Читайте дальше, чтобы узнать.

Почему тайм-менеджмент важен на рабочем месте?

Это правда, что время — бесконечный ресурс. Но в мире бизнеса это не так. В то время как у всех нас есть 24 часа в сутки (которые сбрасываются на следующий день), каждая минута определяет разницу между успешным и провальным бизнесом.Потраченный впустую час может означать потерю миллиона долларов для крупной компании или несколько тысяч долларов для малого бизнеса.

Таким образом, важность тайм-менеджмента на рабочем месте невозможно переоценить. Правильное управление временем сотрудников может принести множество преимуществ, в том числе:

Есть одна причина, по которой менеджеры ненавидят, когда сотрудники теснят сотрудников, — это делает их более склонными к совершению ошибок, которые приводят к плохим результатам работы. На выполнение качественной работы нужно время. Например, для специальных проектов дается достаточно времени, чтобы заинтересованные стороны могли сосредоточиться и заняться глубокой работой.Без эффективных навыков тайм-менеджмента сотрудники могут неэффективно распределять время и усилия на определенные задачи. Они могут уделять больше времени неважным задачам и меньше — важным. Это приводит к некачественной продукции, что, безусловно, плохо для бизнеса.

Излишне говорить, что одна из основных причин важности управления временем заключается в том, что оно способствует повышению производительности. Отчет Бюро труда США за 2016 год показывает, что сотрудники становятся все менее и менее продуктивными. Виноваты многие факторы, например, интенсивное использование таких технологий, как социальные сети.Однако с помощью эффективных методов управления временем производительность на рабочем месте может быть улучшена и сохранена.

Когда сотрудники лучше контролируют время, они работают более продуктивно и эффективно. Это приводит к увеличению доходов бизнеса. Кроме того, это приводит к большему успеху в достижении целей, поставленных компанией.

Одна из лучших стратегий управления временем, используемых в современном бизнесе, — это учет рабочего времени сотрудников. Это не только приводит к повышению производительности, но и приносит пользу бизнесу множеством способов.

Как управлять временем на рабочем месте

Многие руководители испытывают затруднения с тем, как эффективно управлять служащими, учитывая множество отвлекающих факторов, которые мешают их повседневной деятельности на рабочем месте. Помимо обучения их навыкам организации и расстановки приоритетов, существуют стратегии стратегического управления эффективностью, которые руководители и руководители могут применять для повышения производительности труда сотрудников.

План

Как и в случае с маркетинговыми стратегиями, лучшие стратегии тайм-менеджмента начинаются с наличия конкретного плана.Однако универсального подхода к этому не существует. При создании плана управления временем менеджеры должны сначала определить основные причины проблем с производительностью в своей команде. Благодаря мониторингу производительности они будут иметь четкое представление о том, что заставляет сотрудников неэффективно использовать свое время. Таким образом, они могут целенаправленно обучать своих сотрудников тому, как правильно управлять временем.

Разработка процесса управления проектом

У разных сотрудников могут быть разные подходы к задачам и проектам.Некоторые могут завершить проект за короткий период времени, в то время как другим будет сложно уложиться в сроки. Хороший подход к эффективному управлению задачами — создать универсальный процесс для решения разных проектов. Например, для каждой проектной команды будут созданы разные комитеты, которым будут поставлены конкретные задачи. Затем руководитель проекта позаботится о рассмотрении задач комитетов до тех пор, пока проект не будет успешно завершен.

Используйте системы тайм-менеджмента

Прошли те времена, когда все системы учета рабочего времени и посещаемости отслеживались ручкой и бумагой.Хотя все еще есть компании, которые используют ручной учет рабочего времени сотрудников, эта стратегия не только неэффективна и требует много времени, но, прежде всего, дорого. Вот почему все больше и больше компаний используют платные и бесплатные программы для учета рабочего времени. Помимо ведения журнала времени, проведенного сотрудниками на работе, такие системы управления временем помогают менеджерам выявлять идеи, касающиеся текучести кадров, защищать информацию о сотрудниках и, среди прочего, улучшать управление персоналом.

Отказ от многозадачности

Многие сотрудники стараются выполнять больше задач за счет одновременного выполнения нескольких задач.К сожалению, бывает наоборот. Хуже всего то, что многозадачность приводит только к плохим результатам работы. Даже наука подтвердила это — работать над двумя и более задачами одновременно невозможно. Менеджеры должны препятствовать тому, чтобы их сотрудники выполняли одновременно несколько задач. Скорее сосредоточьтесь на продвижении глубокой работы и устранении отвлекающих факторов на работе.

Ставьте измеримые цели

Некоторые сотрудники могут хорошо распоряжаться своим временем, но по-прежнему не могут работать из-за нереалистичных целей, поставленных их руководителями.Постановка измеримых целей важна как для руководителей / владельцев бизнеса, так и для сотрудников. Это помогает отслеживать прогресс и измерять успех задачи или проекта. Чтобы побудить сотрудников правильно распоряжаться своим временем, они должны знать свои цели и то, что от них ожидается. Это отличный способ убедиться, что сотрудники не только продуктивно используют свое время, но и сосредоточены на помощи компании в достижении ее целей.

Делегат

Владельцы бизнеса должны научиться делегировать задачи, чтобы они могли сосредоточиться на более широкой картине.Эффективное делегирование также расширяет возможности сотрудников и мотивирует их, потому что дает им чувство гордости, зная, что им поручают важную задачу.

Преимущества системы управления рабочим временем

Вот пять способов, которыми система учета рабочего времени сотрудников может принести пользу каждому владельцу бизнеса:

Точный учет рабочего времени и посещаемости

Помимо того факта, что учет рабочего времени сотрудников вручную — трудоемкий процесс, он обычно приводит к ошибкам.Автоматическое отслеживание исключает человеческие ошибки, несоответствия с данными и несоответствия, которые приводят к проблемам с обработкой заработной платы и плохому анализу данных.

Повышение производительности персонала

Поскольку они знают, что их время отслеживается, сотрудники больше заинтересованы в том, чтобы каждая секунда была на счету. Для отдела кадров автоматизация учета рабочего времени и посещаемости означает меньше работы для них, позволяя им сосредоточиться на более важных задачах.

Повышение вовлеченности сотрудников

Использование инструментов управления производительностью, которые помогают предприятиям отслеживать и оценивать работу и развитие своих сотрудников, приводит к повышению удовлетворенности сотрудников.

Злоупотребление заработной платой и предотвращение мошенничества со временем.

Используя эффективную систему тайм-менеджмента, менеджеры могут легко определять такие поведения, как пропуск смены, напарничество и прогулы, среди прочего. В то же время, поскольку сотрудники знают, что за ними следят, в долгосрочной перспективе, скорее всего, улучшится производительность.

Более высокий моральный дух сотрудников

Когда есть программное обеспечение для учета рабочего времени, честные сотрудники чувствуют себя в большей безопасности, зная, что бездельники не смогут играть с системой, поэтому управление производительностью является справедливым и беспристрастным.Кроме того, это дает им возможность почувствовать себя уполномоченными, поскольку они получают больший контроль над своим расписанием с помощью функций самообслуживания, таких как заполнение заявок на отпуск.

Внедрение системы управления персоналом — одно из лучших решений для управления персоналом, которое может использовать каждый владелец бизнеса, чтобы улучшить управление временем среди своих сотрудников. Существуют инструменты и системы, предназначенные для отслеживания и мониторинга производительности и посещаемости, которые помогают в управлении временем сотрудников.

30 лучших программ для управления временем в 2020 году

Программное обеспечение

для управления рабочим временем — это эффективная система отслеживания посещаемости сотрудников, которая помогает вашей компании оставаться организованной. Уверенно выполняйте специальные проекты быстрее. Предоставьте своим руководителям экономящие время административные возможности, такие как возможность просматривать и утверждать табели учета рабочего времени в электронном виде.

В одном окне руководители могут настроить различные исключения для управления табелями учета рабочего времени сотрудников. Пропущенные приходы и поздние записи — лишь два примера того, как можно улучшить учет рабочего времени.

Список программ и приложений для управления временем

Митрефинч

Рассчитан на 100-10 000+ сотрудников для любой отрасли

Получить бесплатную демоверсию

Mitrefinch TMS включает в себя встроенные инструменты для отслеживания рабочего времени, расчета стоимости работ и составления расписания, а руководители также могут назначать смены сотрудникам. Полностью настраиваемая и простая в использовании, эта программная система учета рабочего времени и рабочего времени обеспечивает точное представление данных о вашей рабочей силе.

Основные характеристики программного обеспечения Mitrefinch Time Management

1. включает интеграцию с системами часов, в т.ч. Биометрические данные, мобильные устройства, считывание карт, веб-синхронизация
2. Учет посещаемости сотрудников
3. тайм-менеджмент для удаленных сотрудников
4. Возможность сотрудников подавать заявки на отсутствие и нерабочие дни
5. системы оповещения и отслеживания заданий по проектам
6. отчеты в реальном времени и повышенная производительность

Асана

Asana — это инструмент, который помогает руководителям управлять проектами и командами в рамках одного инструмента.Он был создан для улучшения как управления работой, так и совместной работы в команде, и считается платформой «программное обеспечение как услуга» (SaaS). В Asana вы можете создавать свои собственные проекты, назначать конкретную работу членам команды вместе с крайними сроками, а также поддерживать внутреннюю коммуникацию о проекте и / или конкретных задачах.

Asana — это универсальная платформа, которая сочетает в себе совместную работу с файловым хранилищем и управлением проектами, устраняя необходимость в общении по электронной почте, которая не связана с другим рабочим процессом.

Некоторые из основных функций включают возможность:

• Получать уведомления о проекциях
• Получите обзор через информационные панели
• Упорядочить все элементы проекта на временной шкале
• Преобразование больших проектов в более мелкие задачи, которые можно назначить

Asana проста в использовании, что делает ее очень привлекательным инструментом для небольших команд. Программное обеспечение можно использовать бесплатно, если у вас 15 или меньше участников. Премиум-версия стоит 8 долларов.33 на пользователя в месяц.

Аваза

Avaza — это облачный программный пакет для малого бизнеса. Помимо инструментов для совместной работы и управления проектами, Avaza также предоставляет инструменты для отслеживания и управления расходами и временем сотрудников, а также для выставления счетов клиентам и / или клиентам.

Часть Avaza по управлению проектами — отличный способ координировать все задачи в рамках проекта между членами команды. Он поставляется с инструментами связи, такими как интеграция электронной почты, а также с лентой действий и планировщиком ресурсов.

Расписания Avaza позволяют упростить учет рабочего времени ваших сотрудников с помощью простого онлайн-инструмента отслеживания. Сотрудники могут напрямую вводить свое время, а менеджеры / специалисты по связям с общественностью могут устанавливать определенные ставки заработной платы и классы для всех сотрудников.

Наконец, Avaza позволяет вашему бизнесу управлять расходами ваших сотрудников. Сотрудники могут легко сфотографировать квитанции в дороге, а затем либо загрузить их через приложение Avaza или версию браузера, либо отправить их по электронной почте команде Avaza.

Брик

Bric — это программное решение для компаний, в которых работает от 2 до 200 сотрудников. Этот инструмент направлен на улучшение учета рабочего времени и навыков сотрудников.

Bric позволяет менеджерам видеть, какие члены команды над какими проектами работают, с оценкой времени завершения. Это также позволяет менеджерам видеть, какие доступные мощности у них есть, чтобы они могли планировать будущие проекты и удовлетворять текущие потребности.

Одна из лучших особенностей Bric заключается в том, что он ищет закономерности в расписаниях команды, а затем дает рекомендации, как лучше выполнять и планировать проекты в будущем.После того, как это исследование сделано для вас, все, что вам нужно сделать, это нажать несколько кнопок, и график вашего проекта и задачи могут быть скорректированы на лету.

ClickTime

Компании, которые ищут способы улучшить операции при одновременном сокращении затрат, получат выгоду от ClickTime. Это простая программная платформа для отслеживания рабочего времени, которая позволяет менеджерам надежно контролировать производительность сотрудников, чтобы они могли по-настоящему управлять и планировать время сотрудников за счет улучшенной наглядности проекта.

Известные компании, такие как Ketchum и American Express, использовали ClickTime благодаря более чем 20-летней проверенной работе платформы.

Одна из лучших особенностей ClickTime заключается в том, что платформу одинаково легко использовать на настольном компьютере или мобильном устройстве, что позволяет менеджерам быстро утверждать часы работы сотрудников. В программное обеспечение встроено более 80 отчетов, которые дают вам обзор эффективности вашей команды.

Заместитель

Эта программная платформа была отмечена множеством наград за успех в качестве инструмента, помогающего управлять персоналом.Заместитель используется во многих отраслях, включая здравоохранение, строительство, безопасность и розничную торговлю, но он хорошо подходит для любого бизнеса, желающего лучше управлять своим персоналом.

Правильное создание расписаний и отслеживание рабочего времени сотрудников помогает бизнесу соответствовать требованиям, а заместитель помогает бизнесу в этом. С помощью программного обеспечения вы можете легко создавать, а затем публиковать графики работы всего несколькими щелчками мыши.

После того, как этот график установлен, программное обеспечение поможет вам легко управлять временем вашего персонала и отпуском / отпуском, одновременно интегрируя табели учета рабочего времени, которые оно помогает вам создавать, с более чем 300 системами расчета заработной платы.Это снижает вероятность человеческой ошибки в очень важной части вашего бизнеса.

Vice также предоставляет бесплатные и простые в использовании приложения для устройств Android и Apple, что позволяет вам управлять своими командами, где бы вы ни находились.

DeskTime

Хотите отслеживать и анализировать продуктивность своей команды в режиме реального времени? DeskTime может помочь вам в этом. Это одно из немногих решений для автоматического учета рабочего времени, доступных компаниям, которые ищут способы стать более успешными и эффективными.

Самое замечательное в DeskTime состоит в том, что он изначально создавался как внутреннее решение для Draugiem Group, позволяющее управлять своими сотрудниками. Как только компания осознала, насколько мощное решение для учета рабочего времени они создали, они поняли, что оно может быть столь же полезным для других компаний.

Усилитель фокусировки

Focus Booster дает вам возможность отслеживать всю продуктивность и сеансы, выводя типичный таймер Pomodoro на новый уровень. Эта платформа позволяет вам сосредоточиться на времени вашей команды, на том, как последовательно отслеживать и анализировать его, чтобы получить максимальную отдачу от ваших сотрудников.Поступая так, вы сможете добиться гораздо большего.

Focus Booster бесплатен для регистрации, и для получения доступа не требуется кредитная карта.

Веснушка

Это веб-решение для учета рабочего времени преследует одну простую цель: сократить время, которое люди тратят на отслеживание времени. Чем больше времени вы тратите на отслеживание, тем меньше времени вы можете потратить на выполнение задач.

Freckle может использоваться малыми и крупными предприятиями как способ мониторинга, отслеживания и управления бюджетом проекта, а также оплачиваемым и не оплачиваемым временем.Он даже предлагает решение для выставления счетов через Интернет. Платформа стоит 12-19 долларов в месяц.

Урожай

Harvest — программная платформа, подходящая для двух основных типов пользователей:

• Фрилансеры, которые хотят отслеживать свое время и отправлять счета клиентам
• Малые предприятия в сфере услуг для учета времени на основе нескольких проектов и нескольких клиентов

Harvest имеет бесплатную версию и предлагает бесплатную пробную версию для своего премиального сервиса, стоимость которого начинается от 12 долларов в месяц.

Harvest — это платформа, которая интегрируется с другими популярными инструментами управления проектами, такими как Basecamp, Asana и Trello. Он берет данные управления проектами из этих программ и интегрирует их в свою собственную платформу для создания наглядных отчетов, которые являются интуитивно понятными и легкими для понимания.

Используя Harvest, у вас есть возможность выявить проблему до того, как она приведет к превышению бюджета, например, что даст вам возможность принимать более обоснованные бизнес-решения. Он также предлагает решение для выставления счетов клиентам, согласовывая оплачиваемое время для различных клиентов.

Часы

Hours — это программная платформа, которую могут использовать команды для учета времени, но она лучше всего подходит для людей, которые хотят отслеживать свою собственную продуктивность. На любом устройстве, которое вы используете — мобильном или настольном — вы можете использовать функцию учета рабочего времени, чтобы записывать, сколько времени вы потратили на конкретную задачу и / или проект.

После учета времени вы можете легко исправить любые допущенные ошибки и увидеть простую разбивку своей производительности, что позволит вам при необходимости внести коррективы, чтобы вы могли работать более эффективно и продуктивно в будущем.

Hubstaff

Hubstaff в настоящее время используется более чем 8000 предприятий, которые стремятся максимизировать производительность своей рабочей силы. Оптимизированная функция отслеживания времени на этой платформе позволяет предприятиям стать более эффективными и результативными.

Учет времени может выполняться на нескольких устройствах, будь то мобильные устройства или настольные компьютеры. Все отслеживаемое время затем интегрируется в одну центральную панель управления, где вы можете легко настроить выставление счетов и отчетность.Hubstaff позволяет более полно отслеживать и управлять своими сотрудниками с помощью функций GPS-мониторинга и возможности отслеживания в режиме реального времени. Он даже синхронизируется с множеством сторонних приложений, таких как PayPal, Github и Basecamp.

Hubstaff начинается с 5 долларов за пользователя в месяц и поставляется с бесплатной пробной версией. Также существует бесплатная версия платформы.

Mavenlink

Компаниям по связям с общественностью, маркетингу, рекламе, консалтингу, образованию и ИТ-услугам особенно понравится Mavenlink — одно из немногих программных решений, позволяющих группам отслеживать расходы и время на одной платформе.Это дает компаниям более полное представление о том, что происходит в их бизнесе.

Mavenlink позволяет пользователям объединить всю свою совместную работу, управление ресурсами, учет рабочего времени, управление проектами и финансы в одном центральном месте. Эта полная интеграция позволяет пользователям иметь более полное представление о том, что происходит, что приводит к повышению точности и, как следствие, к увеличению прибыльности.

Mavenlink имеет бесплатную версию и предлагает бесплатную пробную версию для своей платной версии, которая начинается с 19 долларов за пользователя в месяц.

Понедельник

Команды могут создавать пользовательские приложения за считанные минуты с Monday.com, для всего, от отслеживания процессов и проектов до планирования и выполнения будущих проектов. Monday.com позволяет менеджерам запускать свои проекты, рабочие процессы и процессы в одном месте для удобного отслеживания.

Платформа интегрируется примерно с 2000 другими рабочими приложениями, которые вы и ваша команда уже можете использовать, что дает вам возможность автоматизировать свою работу, отслеживать и составлять отчеты проще, чем когда-либо.Это позволяет менеджерам уведомлять членов команды о наиболее важных задачах, которые необходимо выполнить сейчас, и расставлять приоритеты для других задач каждого проекта.

ProofHub

ProofHub — это простое в использовании программное решение, которое поможет вам лучше планировать свои проекты. У него есть версия для настольного компьютера и мобильного приложения, что позволяет отслеживать проекты и управлять ими независимо от того, где находитесь вы и члены вашей команды.

ProofHub позволяет командам разделять рабочие обязанности при обсуждении важных тем, а также хранить и систематизировать важные данные в одном месте.Это отлично подходит для удаленных команд, а также для удаленных клиентов, чтобы сотрудничать с локальным персоналом.

Некоторые действительно крупные организации, такие как Taco Bell, Disney и NASA, используют ProofHub для отслеживания проектов и управления ими. Вы можете получить визуальное представление проектов с помощью диаграмм Ганта, что сделает управление задачами менее напряженным для членов вашей команды.

По цене 45 долларов в месяц, ProofHub предоставляет бесплатную пробную версию и не требует оплаты на основе модели ценообразования для каждого пользователя.

Реплика

Replicon ориентирован на улучшение денежного потока вашего бизнеса за счет увеличения циклов выставления счетов и устранения ошибок и неэффективности, которые часто типичны для задач выставления счетов.Платформа отслеживания времени Replicon помогает отслеживать программы и проекты на нескольких уровнях в режиме реального времени.

Он предоставляет бюджеты для проектов, а также обновляет статус на лету. Вместо отслеживания оценок вы можете отслеживать фактические затраты, а также многие другие популярные показатели проекта. Мгновенный контроль, который вы получаете с помощью Replicon, позволяет вам повысить эффективность использования ресурсов ваших проектов.

При желании вы также можете разделить затраты на проект между всеми сотрудниками и использовать исторические данные для лучшего планирования будущих проектов.

Replicon предлагает бесплатную пробную версию до оплаты 16 долларов в месяц за пользователя.

Время спасения

Rescue Time — это веб-инструмент для анализа и управления временем, позволяющий группам и отдельным сотрудникам работать более продуктивно и эффективно. Сегодня легко разбросаться, но Rescue Time держит вас в курсе с помощью простых в использовании инструментов.

Платформа дает пользователям возможность ежедневно понимать свои привычки, что затем позволяет им больше сосредоточиться на текущих задачах.Лучшее в платформе — это то, что она работает в фоновом режиме вашего компьютера, отслеживая время, которое вы тратите на приложения и веб-сайты, чтобы у вас было более четкое представление о том, как выглядит ваш день.

Существует бесплатная версия RescueTime и бесплатная пробная версия. Платная версия стоит от 9 долларов в месяц.

Скоро

Scoro стремится решить проблему раздробленности рабочего места и персонала. Благодаря своему комплексному решению для управления бизнесом он помогает оптимизировать самые важные процессы, которые у вас есть.Он включает в себя инструменты, которые помогут вам отслеживать проекты, управлять временем, составлять отчеты о работе и составлять счета.

С помощью Scoro вы можете отслеживать как оплачиваемое, так и фактическое время, а затем передавать соответствующие данные в счет для клиентов. Вы даже можете настроить повторяющиеся счета-фактуры, запланированные счета-фактуры и отправить их по электронной почте своим клиентам.

Что хорошо в Scoro, так это то, что это комбинация программного обеспечения для учета рабочего времени, управления проектами и CRM, что позволяет предприятиям легко управлять всеми своими основными компонентами в одном месте.

Scoro начинается с 26 долларов за пользователя в месяц.

Тик

Это простое веб-приложение для учета рабочего времени позволяет профессионалам выполнять более прибыльные проекты, каждый раз сокращая ваши бюджеты. Tick ​​интегрируется через приложения в настольные компьютеры и смартфоны, а также в расширения для веб-браузеров. Это позволяет пользователям быстро вводить свое время.

Кроме того, Tick хорошо интегрируется со сторонними приложениями, такими как Trello, Basecamp и Asana, что позволяет согласованно отслеживать время с рабочим процессом.Ваши записи времени также можно экспортировать в Freshbooksor или Quickbooks для упрощения выставления счетов.

Существует бесплатная версия Tick, а также бесплатная пробная версия, предлагаемая до того, как вступит в силу цена 19 долларов в месяц.

Тайм Доктор

Time Doctor предлагает передовые решения для учета рабочего времени, которые помогают как командам, так и отдельным лицам повысить свою производительность. Time Doctor лучше всего подходит для компаний, в которых работает от 20 до 500 сотрудников.

Это отличное решение, поскольку оно основано на Интернете и предоставляет такие инструменты, как напоминания, запись снимков экрана, интеграцию с другими приложениями, отчетность, а также учет времени.

Цена

начинается с 5 долларов в месяц за пользователя, и предлагается бесплатная пробная версия. Также существует бесплатная версия Time Doctor.

TimeCamp

B2B-компаниям, которым необходимо измерять прибыльность проекта путем отслеживания времени, понравится TimeCamp, независимо от размера вашей компании. Подробные отчеты программного обеспечения и точные расписания могут помочь вам повысить прибыльность всех ваших проектов за счет отслеживания производительности сотрудников и обеспечения сотрудничества между вашей командой и клиентами.Главная особенность

TimeCamp — отслеживание в реальном времени в одном централизованном месте. Программное обеспечение также может быть интегрировано со многими другими приложениями для управления проектами, которые вы, возможно, уже используете.

Стоимость

начинается с 5,25 доллара США в месяц за пользователя. Существует бесплатная пробная версия, а также бесплатная версия программного обеспечения.

Своевременное

Timely предоставляет инструменты автоматического учета рабочего времени как для компаний, так и для частных лиц. Это поможет вам никогда не забывать, над чем вы работаете и что нужно делать дальше.

Timely также предоставляет инструменты планирования, чтобы вы могли убедиться, что время каждого члена команды используется правильно и эффективно. Кроме того, Timely имеет мощные функции отчетности, позволяющие отслеживать и выявлять проблемы, а также решать их до того, как они перерастут в проблемы.

Todoist

Если вы тоже хотите управлять задачами через Интернет, тогда Todoist может вам подойти. Он поддерживается более чем на 13 различных платформах, включая настольные ПК / ноутбуки и мобильные устройства Apple и ПК.

Программа позволяет вам расставлять приоритеты и организовывать ваши задачи, а также более крупные проекты, чтобы вы всегда знали, где находитесь. Это даже позволяет вам разделить рабочую нагрузку между командой. Задачи можно помещать в проекты, присваивать им ярлыки, редактировать, сортировать и экспортировать в другие приложения.

Суть Todoist состоит в том, чтобы сосредоточиться на небольших задачах, которые в конечном итоге делают более крупные проекты более успешными в долгосрочной перспективе.

Toggl

Как маленькие, так и большие команды могут воспользоваться облачным решением Toggl для учета рабочего времени.Благодаря поддержке нескольких устройств вы сможете отслеживать свое рабочее время по гибкому графику, а затем создавать отчеты, такие как графики использования времени, чтобы увидеть, как работает ваша команда.

Вы можете экспортировать свои данные в таблицы Excel для упрощения работы, а также получать еженедельные отчеты по электронной почте с обновлениями. Этими отчетами легко поделиться с членами вашей команды и / или клиентами, чтобы повысить прозрачность на протяжении всего процесса.

Помимо веб-версии программного обеспечения, существуют также программы, которые можно установить на компьютеры, а также приложения для устройств iOS и Android.Toggl также хорошо интегрируется со сторонними инструментами PM и выставления счетов.

Стоимость от 9 долларов в месяц за пользователя. Существует бесплатная пробная версия, а также бесплатная версия платформы.

TopTracker

TopTracker — отличный инструмент, который может помочь фрилансерам создавать счета, запрашивать оплату за работу, которую они отслеживали и регистрировать, а также совершать бесплатные платежи. Это бесплатное веб-приложение и приложение для ПК позволяет фрилансерам отслеживать свое время вместе со снимками экрана, подтверждающими их работу, и обрабатывать счета.TopTracker заключил партнерское соглашение с Payoneer для сторонней обработки платежей.

Учет времени должно быть простым, поэтому TopTracker создал горячие клавиши, которые позволяют фрилансерам быстро запускать и / или останавливать учет времени, позволяя им легко управлять процессом.

Приложение также подходит для команд, которые стремятся оптимизировать свою производительность, поскольку все, что вам нужно, находится в одном центральном месте. TopTracker предоставляет сводные отчеты в режиме реального времени, чтобы вы могли видеть слабые места и сразу же их устранять — независимо от того, над сколькими проектами вы работаете одновременно, поскольку нет ограничений на количество проектов или пользователей.

Trello

Trello — одно из самых популярных приложений для управления проектами. Он обеспечивает простое управление задачами с помощью картона, позволяя создавать карточки для каждой задачи, которую члены команды должны выполнить для достижения цели проекта.

Эти карточки расположены и перемещаются по доске Trello, разбитые на столбцы, такие как To Do, In Progress и Completed. По мере выполнения задач карточки прогрессируют и перемещаются по доске Trello, давая менеджерам простой обзор прогресса проекта.

Вы можете создавать неограниченное количество задач через Trello и даже можете делиться файлами через приложение. Совместная работа упрощается благодаря функциям комментирования и обмена.

Если вы используете Trello в личных целях, приложение бесплатное. Компании могут приобрести более продвинутую версию Trello за 9,99 долларов США за пользователя в месяц.

Листы

Неважно, какой у вас бизнес или какого размера, у Tsheets есть решение для управления временем.Сотрудники могут легко отслеживать свое время из любого места с помощью любого количества устройств — от настольных компьютеров до мобильных устройств, от текстовых сообщений до телефонного номера и даже вручную или с помощью расписания.

Руководители компании могут легко в режиме реального времени видеть, что и где делают члены команды. Самое приятное в Tsheets то, что они обеспечивают простую интеграцию с популярными сервисами, такими как Paychex, ADP, QuickBooks и Sage. Это отличное решение для простой и безошибочной интеграции управления временем в расчет заработной платы.

Стоимость

начинается с 6,40 долларов США в месяц за пользователя, и он поставляется с бесплатной пробной версией. Также доступна бесплатная версия Tsheets.

Vericlock

Данные в реальном времени — ключ к повышению производительности в современном деловом мире. Именно на этом фокусируется Vericlock — предоставляя вам инструменты для составления отчетов о задачах, заданиях и времени на входе и выходе с помощью GPS-навигатора и инструментов для проверки фотографий. Сотрудники могут управлять своим временем и отслеживать его с помощью приложений для смартфонов, а также текстовых / SMS-сообщений, телефонных звонков вручную и даже веб-сервисов.

Для менеджеров Vericlock предоставляет оповещения о затратах на работу и сверхурочную работу, а также возможности геозоны, чтобы вы могли определять, где все сотрудники находятся и не могут находиться на рабочем месте. После того, как учет времени выполнен, программное обеспечение также предоставляет отличные функции экономии времени, такие как интеграция программного обеспечения и расширенный учет, поэтому вам не нужно тратить время на ввод данных, сокращая количество ошибок в процессе.

Цена на

начинается с 5 долларов в месяц за пользователя, и он поставляется с бесплатной пробной версией.

Wrike

Компании среднего и крупного размера, которые запускают несколько проектов с несколькими клиентами одновременно, могут извлечь выгоду из инструментов Wrike. Вы можете настроить эту программу для вашего конкретного рабочего процесса с определенными полями и отчетами.

Wrike позволяет вашей компании управлять работой, отслеживать время и сотрудничать в одном месте. Вы можете либо вручную добавить время в программу, либо предоставить ей доступ к автоматическому отслеживанию за вас.

Помимо учета рабочего времени и управления, Wrike также централизует ваши задачи, обсуждения и файлы в одном рабочем пространстве, где вы можете получить визуальное представление о своих проектах, планах и графиках для обоих. Благодаря обновлениям в режиме реального времени вы можете быть уверены, что все не отвлекаются от задачи.

Стоимость

начинается с 9,80 долларов США в месяц за пользователя, и он поставляется с бесплатной пробной версией. Также существует бесплатная версия программы.

Wunderlist

Wunderlist будет прекращен с мая 2020 года и будет передан Microsoft ToDO.Это было облачное приложение для управления задачами, которое позволяло пользователям управлять всеми своими задачами, будь то на смартфоне, планшете, умных часах или компьютере.

У него есть бесплатная версия приложения, а также платная версия под названием Pro, которая была приобретена Microsoft в 2015 году. Версия Pro предоставляла дополнительные функции совместной работы для команд.

Wunderlist — это простое в использовании приложение с множеством функций. Его можно использовать для простых задач, таких как списки покупок, которыми можно поделиться с кем-то, для управления несколькими проектами на работе.

10 практических способов улучшить навыки управления временем

Часто ли вы испытываете стресс из-за слишком большого количества работы или слишком большого количества обязанностей? Со временем чувствуете ли вы, что у вас под рукой больше задач, чем времени на их выполнение?

Уловка состоит в том, чтобы организовать свои задачи и эффективно использовать свое время, чтобы делать больше дел каждый день. Это поможет снизить уровень стресса и повысить продуктивность как на работе, так и дома.

Навыки тайм-менеджмента требуют времени для развития и будут выглядеть по-разному для каждого человека.Ключевым моментом здесь является поиск того, что лучше всего подходит для вас и вашего плотного графика.

Для начала вот 10 способов улучшить свои навыки управления временем и повысить производительность.

1. Делегирование задач

Для всех нас характерно брать на себя больше задач, чем мы способны выполнить. Это часто может привести к стрессу и выгоранию.

Делегирование не означает, что вы убегаете от своих обязанностей, а вместо этого учитесь правильному управлению своими задачами.Изучите искусство делегирования работы своим подчиненным в соответствии с их навыками и способностями и добивайтесь большего. Это не только высвободит для вас время, но и поможет членам вашей команды почувствовать себя неотъемлемой частью рабочей головоломки.

2. Расставьте приоритеты в работе

Перед началом дня составьте список задач, которые требуют вашего немедленного внимания. Несущественные задачи могут отнимать у вас много драгоценного времени, и мы склонны уделять им слишком много энергии, потому что они легче или менее стрессовые.

Однако определение срочных задач, которые необходимо выполнить в этот день, имеет решающее значение для вашей производительности. Как только вы узнаете, куда направить свою энергию, вы начнете выполнять дела в порядке, который подходит вам и вашему графику.

Короче говоря, расставьте по приоритетам важные задачи, чтобы сосредоточиться.

3. Составьте расписание

Носите с собой ежедневник или записную книжку и перечисляйте все задачи, которые приходят вам в голову. Возможность отмечать пункты по мере их выполнения даст вам чувство выполненного долга и сохранит мотивацию.

Составьте простой список дел перед началом дня, расставьте приоритеты задач и сосредоточьтесь на главном. Убедитесь, что и эти задачи достижимы. Если вам нужно выполнить большую задачу, сделайте ее единственной в своем списке. Вы можете подтолкнуть остальных к следующему дню.

Чтобы лучше управлять своими навыками управления временем, вы можете составить 3 списка: рабочий, домашний и личный.

4. Установите крайние сроки

Когда у вас есть задача, установите реалистичный крайний срок и придерживайтесь его.После того, как вы установите крайний срок, может быть полезно записать его на стикере и положить рядом с рабочим местом. Это даст вам визуальную подсказку, чтобы не отвлекаться от задачи.

Постарайтесь установить крайний срок за несколько дней до срока выполнения задачи, чтобы вы могли выполнить все задачи, которые могут помешать. Испытайте себя и уложитесь в срок; вознаградите себя за решение трудной задачи.

5. Преодолейте промедление

Промедление — одно из факторов, негативно влияющих на продуктивность.Это может привести к потере существенного времени и энергии. Это может стать серьезной проблемой как в вашей карьере, так и в личной жизни.

Многим бывает трудно избежать откладывания на потом. Мы склонны откладывать дела на потом, когда нам скучно или нам скучно. Попробуйте запланировать небольшие веселые занятия в течение дня, чтобы разбить более сложные задачи. Это может помочь вам не сбиться с пути.

6. Справляйтесь со стрессом с умом

Стресс часто возникает, когда мы принимаем на себя больше работы, чем можем выполнить.В результате наше тело начинает чувствовать усталость, что может повлиять на нашу продуктивность.

Стресс проявляется в разных формах у разных людей, но некоторые продуктивные способы справиться со стрессом могут включать:

1. Выход на улицу
2. упражнения
3. Практика медитации
4. Звонок другу
5. Заниматься любимым хобби
6. Прослушивание музыки или подкастов

Главное — найти то, что работает для вас, когда речь идет о снижении стрессовой реакции.Если у вас нет времени ни на что другое, попробуйте пару дыхательных техник. Это можно сделать за считанные минуты, и было доказано, что они снижают уровень гормонов, вызывающих стресс.

7. Избегайте многозадачности

Большинство из нас считает, что многозадачность — это эффективный способ решения задач, но правда в том, что мы добиваемся большего, когда сосредотачиваемся и концентрируемся на чем-то одном. Многозадачность снижает производительность, и ее следует избегать, чтобы улучшить навыки управления временем.

Используйте списки дел и дедлайны, чтобы сосредоточиться! Так вы сможете лучше делать то, что делаете.Подождите, пока вы закончите одно, прежде чем начинать другое. Вы будете удивлены, как много еще вы сможете сделать.

8. Начинайте рано

У большинства успешных людей есть одна общая черта — они начинают свой день рано, поскольку это дает им время сесть, подумать и спланировать свой день.

Когда вы встаете рано, вы более спокойны, креативны и рассудительны. С течением дня ваш уровень энергии начинает снижаться, что влияет на вашу продуктивность, мотивацию и концентрацию.

Если вы не жаворонок, попробуйте проснуться на тридцать минут раньше обычного.Вы будете поражены, как много вы сможете сделать за это время. Если вы не хотите использовать его для работы, используйте его, чтобы немного поупражняться или съесть полезный завтрак. Такой распорядок также будет способствовать вашей продуктивности в течение дня. Устанавливая цели, вы сокращаете время, необходимое для размышлений о том, куда вы направляетесь.

9. Регулярно делайте перерывы

Каждый раз, когда вы чувствуете усталость и стресс, делайте перерыв на 10–15 минут. Слишком сильный стресс может сказаться на вашем теле и повлиять на вашу продуктивность.

А еще лучше запланируйте перерывы. Это поможет вам расслабиться и вернуться к работе с энергией позже. Если вы знаете, что приближается перерыв, вы, вероятно, сможете преодолеть скуку или отсутствие мотивации для выполнения поставленной задачи.

Прогуляйтесь, послушайте музыку или сделайте небольшую растяжку. Лучшая идея — полностью отдохнуть от работы и провести время с друзьями и семьей.

10. Научитесь говорить №

Вежливо откажитесь принимать дополнительные задания, если считаете, что уже перегружены работой.Взгляните на свой список дел, прежде чем соглашаться взять на себя дополнительную работу.

Многие люди беспокоятся, что отказ заставит их выглядеть эгоистами, но правда в том, что отказ от них — один из лучших способов позаботиться о себе и своем времени. Когда вы позаботитесь об этом, вы обнаружите, что у вас есть больше энергии, чтобы посвятить ее важным вещам, что в конечном итоге оценят окружающие.

Последние мысли

Когда вы поймете, что у вас на тарелке, вы станете более сосредоточенными и сделаете больше за меньшее время.

Хорошее управление временем требует ежедневной практики определения приоритетов задач и их организации таким образом, чтобы можно было сэкономить время и достичь большего. Используйте описанные выше стратегии в течение нескольких недель и посмотрите, помогут ли они вам. Вы можете быть удивлены, насколько больше времени у вас, кажется, есть.

Дополнительные советы по развитию навыков тайм-менеджмента

Кредит на фотографию: Брэд Незери через unsplash.com

20 инструментов и методов управления временем, чтобы делать больше и быстрее

Ознакомьтесь с некоторыми из наиболее известных систем управления временем:

Getting Things Done

Культовая классика Дэйва Аллена (если такая вещь существует среди книг по тайм-менеджменту, то это она ).Здесь вы получите все из головы и упорядочите их на бумаге (или в электронном виде). Затем вы тщательно просматриваете написанное, чтобы лучше организовать свой список дел, и настраиваете простую систему для управления всем этим в дальнейшем.

Поначалу метод GTD — это тонна работы, но когда вы закончите, ваш разум станет яснее, чем когда-либо.

И это очень интуитивно понятно после настройки.

Привычка сейчас

Эта книга от Нила Фиоре включает в себя уникальный метод «Вне расписания» — метод построения списка дел в обратном порядке, планируя свое развлечение превыше всего.

Сначала заполните свой календарь запланированными делами, преданными делами и реалистичным досугом. Все, что остается, предназначено для ваших рабочих задач с соблюдением ряда правил расписания и образа жизни.

«Незапланирование» — прекрасное решение для хронических прокрастинаторов, которые всегда тратят свое свободное время, потому что у них есть работа (а потом они все равно не работают). Это дает вам возможность расслабиться без чувства вины, чтобы вы могли вернуться к работе с новой энергией и драйвом.

Последняя версия (FV)

Совершенная система управления временем Марка Форстера.

Вы просматриваете свой список задач строка за строкой, начиная с того, что находится наверху. По мере того, как вы спускаетесь вниз, спросите себя, нужно ли делать то, на что вы смотрите, прежде чем что-либо, с чем вы еще столкнулись.

Если это так, вы ставите рядом с ним точку, а затем сравниваете оставшиеся элементы с этим пунктирным элементом.

Когда вы дойдете до конца списка, начните с выполнения элемента с точкой, стоящей перед ним, затем продвигайтесь вверх по списку, несмотря на элементы, которые вы ранее расставили точками.

Когда все они будут выполнены, повторите процесс для оставшихся задач.

Ваш путеводитель по навыкам управления временем на рабочем месте

Управление временем — один из тех важных навыков работы и жизни, который, кажется, находит свое отражение в каждом собеседовании и оценке эффективности. Это потому, что рекрутеры и управленческие команды в равной степени знают, что навыки управления временем могут помочь или сломать практически любой проект, над которым они работают. И наука подтвердила это, исследователи обнаружили прямую связь между навыками тайм-менеджмента и производительностью труда в управлении событиями и других отраслях.

Проблема в том, что, хотя большинство признают важность тайм-менеджмента, вы можете не знать, как научиться этим навыкам или научить их. Вы даже можете ошибочно полагать, что вы либо хорошо умеете управлять временем, либо нет, и у вас мало места для серого и нет потенциала для улучшения.

Мы здесь, чтобы сказать вам, что концепция неверна: управление временем на самом деле состоит из нескольких навыков — так что вы можете иметь способности в разных областях — и вы можете абсолютно улучшить их, чтобы повысить свою продуктивность, получить более точные оценки эффективности и найти лучший баланс между работой и личной жизнью.

Что такое навыки управления временем?

Несмотря на то, что это очень часто используемая фраза на рабочем месте, управление временем не является понятием, которое большинство людей может легко определить.

Навыки тайм-менеджмента — это все, что помогает вам экономить время и быть более эффективным, говорит эксперт по тайм-менеджменту и организации офиса Эйлин Рот, автор книги Организация для чайников . «Это включает в себя постановку целей, планирование, расстановку приоритетов, эффективное использование вашего календаря, создание распорядков, принятие решений, делегирование полномочий, избежание потерь времени, таких как прокрастинация и перерывы, [и] эффективное проведение встреч», — говорит Рот.«Даже организация рабочего места — это навык тайм-менеджмента».

Эти навыки не только помогут вам повысить эффективность вашей работы, но и улучшат вашу способность соответствовать срокам и ожиданиям. «Навыки управления временем заключаются в том, чтобы научиться использовать свое время в соответствии с вашими целями», — говорит коуч по управлению временем и лидерству Алексис Хазельбергер. «Речь идет о том, чтобы научиться быть проактивным с вашим временем вместо реактивного ». Другими словами: сильные навыки тайм-менеджмента позволяют вам планировать наперед и эффективно использовать свое время, чтобы вам не приходилось постоянно пытаться уложиться в сроки в последний час.

Почему важны навыки управления временем?

Эффективное управление временем дает множество личных и профессиональных преимуществ. Чаще всего вы сможете добиться большего, потратив в целом свое время. Но дело не только в этом, — говорит Хазельбергер, который работал с сотнями профессионалов на индивидуальных занятиях по тайм-менеджменту и с более чем 34 000 студентов на курсах тайм-менеджмента.

«Когда вам не хватает навыков тайм-менеджмента, вы часто чувствуете, что теряете контроль и как будто у вас нет свободы воли», — говорит Хазельбергер, добавляя, что также часто бывает слишком много всего, что есть в вашем списке дел.Результат? Спешка, отставание и, в конечном итоге, создание запоздалых или некачественных рабочих продуктов.

Отсутствие навыков тайм-менеджмента «вызывает большой внутренний стресс, но также может вызывать стресс в отношениях, потому что другие не могут полагаться на вас», — говорит Хазельбергер. «Кроме того, люди, которым не хватает навыков управления временем, подвергаются большему риску выгорания из-за переутомления и часто не имеют границ между работой и личной жизнью, которые поддерживали бы их психическое здоровье».

Люди, которые не умеют управлять своим временем, часто обнаруживают, что работа врезается в их личную жизнь либо потому, что они постоянно остаются на работе допоздна, чтобы наверстать упущенное в задачах, которые они отстают, потому что они им всегда приходится приносить работу домой или потому, что они беспокоятся о работе в свободное от работы время.Результат — отсутствие границ между работой и домом и неспособность по-настоящему отключиться от рабочего дня и расслабиться.

С другой стороны, сильные навыки управления временем позволяют вам достичь поставленных целей и уложиться в сроки, а также освободить вас, чтобы оставить свой список дел позади, когда день закончится. Работа остается на работе, и ваша домашняя жизнь принадлежит вам, как вам угодно.

Типы навыков управления временем

Существуют десятки навыков управления временем, которые помогут вам получить от своего дня максимум удовольствия.Вот некоторые из наиболее распространенных, а также способы их применения на работе.

Постановка целей

В контексте управления временем постановка целей — это не столько постановка целей на ваше будущее, сколько постановка целей для каждого этапа завершения проекта. Это может включать разбиение процесса на конкретные цели и установление графика для достижения каждой цели. Например, упрощенная версия для планирования мероприятия может выглядеть так:

• Установка бюджета: 15 4/4
• Поиск места проведения: 25 4/4
• Завершение списка гостей: 28 4/28
• Отправка приглашений : 5/1
• Установление поставщиков: 5/15

У вас больше шансов достичь целей, если вы прикрепите к ним награды, говорит Рот, поэтому, возможно, вы закажете обед, а не принесете его из дома, после того, как закончите то, что вы видите самую сложную цель для данного проекта.

«Цели должны быть натянутыми», — говорит Рот. Но это не значит, что на достижение ваших целей могут уйти недели. Для постановки разумных целей Рот предлагает использовать систему SMART. Система постановки целей SMART включает в себя постановку следующих целей:

• S специфический
• M измеримый
• A достижимый
• R элевант
• T предел времени

Если вы в продажах примером SMART-цели может быть продажа двух коробок определенного продукта к концу месяца.Цель конкретна (вы точно знаете, что вам нужно сделать, чтобы добиться здесь успеха), измерима (вам нужно продать два кейса), достижима (два кейса в месяц можно реализовать на основе прошлых тенденций продаж), актуальна (продажа двух кейсов в этом месяце) лестницы до ваших личных целей и / или целей компании) и временные рамки (продажи должны завершиться к концу месяца)

Успешная постановка целей включает:

• Знание, как разбить большие проекты на более мелкие цели
• Оценка сколько времени займет выполнение каждой из этих целей
• Постановка целей, которые достижимы

Расстановка приоритетов

Каждый день вы определяете приоритеты, на какие задачи и проекты вы тратите свое время.Но это не всегда осознанное решение — чаще всего люди просто расставляют приоритеты в том, что находится непосредственно перед ними.

Когда дело доходит до управления временем, расстановка приоритетов требует от вас более стратегического подхода к принятию этих решений. « Существует ряд факторов, влияющих на приоритизацию, в первую очередь: важность и влияние, срочность, сложность и сложность, а также сроки», — говорит Хазельбергер. «Важная часть приоритезации — это знать, чему говорить« нет », потому что в конечном итоге мы не можем сделать все», — говорит она.

«Затем вам нужно решить, когда и в каком порядке вы будете делать все, что захотите, чтобы вы могли уложиться в относительные сроки», — говорит Хазельбергер. Допустим, у вас на тарелке три больших проекта плюс все ваши ежедневные задачи. Приоритизация будет означать разбиение каждого из этих более крупных проектов на отдельные этапы, а затем ежедневное решение, какие задачи вы должны выполнить, чтобы не сбиться с пути для каждого проекта, принимая во внимание важность и срочность, а также оставаясь на вершине повторяющихся задач, таких как электронные письма и звонки клиентов.

Точное количество задач, которые вы можете расставить по приоритетам каждый день, будет зависеть от того, насколько трудоемки эти задачи. Хазельбергер говорит, что учит своих клиентов практиковать реалистичность задач, то есть реалистично оценивать, сколько времени у вас есть в день, сколько времени отнимут ваши индивидуальные задачи и сколько задач вы можете реалистично расставить по приоритетам перед днем. готово.

Успешная приоритезация включает:

• Управление ожиданиями
• Разбиение крупных проектов на более мелкие задачи
• Анализ важности и срочности отдельных задач
• Понимание влияния и сложности отдельных задач
• Точное прогнозирование времени, необходимого для выполнения индивидуальные задачи

Планирование

Вы можете подумать, что только потому, что вы используете ежедневник или календарь своего телефона, вы понимаете планирование.Но есть реальные методы расписания, которые выходят за рамки ежедневных встреч.

По словам Хазельбергера, большая часть планирования сводится к собраниям и временным блокам. «При планировании встреч мы должны учитывать графики тех, с кем хотим встретиться», — говорит она. Но для эффективного управления временем «хорошо иметь некоторые общие рекомендации для нашего собственного расписания о том, когда и почему мы встречаемся с другими».

Вот несколько вопросов, которые следует задать себе при планировании встреч, которые помогут вам избежать ненужных встреч и проводить необходимые только до тех пор, пока они должны быть:

• Чего я хочу достичь во время этой встречи?
• Это можно сделать по электронной почте или по телефону?
• Если нет, как я могу помочь провести собрание с максимальной эффективностью?

Основная цель блокировки времени — максимально реалистично распланировать свой день даже за пределами собраний.«Назначайте блоки в своем календаре, чтобы они соответствовали конкретным проектам, задачам или действиям», — говорит Хазелбергер. Например, вы можете выделить первые полчаса своего утра для чтения и ответа на электронные письма. Затем следующий час можно посвятить выполнению задач, необходимых для продвижения большого проекта, над которым вы работали. Следующие полчаса могут быть вашей встречей с клиентом. И так далее и тому подобное, даже выделяя время на перерывы и обед. Затем придерживайтесь своего расписания, следите за часами или устанавливайте будильник, чтобы помочь вам.

«Блокировка времени может быть эффективной стратегией для улучшения оценки времени, реалистичности в отношении вашего времени (и того, что вы можете в него вписать), и служит мягким напоминанием о возвращении внимания к тому, что мы планировали сделать, если мы мы сбились с курса », — говорит Хазельбергер.

Успешное планирование включает:

• Понимание того, сколько времени могут занять отдельные задачи
• Целенаправленное использование времени
• Перенаправление вашего внимания на запланированные задачи при потере фокуса

Делегирование

«Делегирование дает другому проект или его часть, вместо того, чтобы над ним работать », — говорит Рот.«Это освобождает вас для работы над проектами более высокого уровня и ускоряет делегированный проект, потому что над ним одновременно работают несколько человек».

Делегирование лучше всего работает с менее срочными или важными задачами и помогает вам сосредоточиться на задачах, которые есть только у вас, говорит Хазельбергер. «Если все сделано хорошо, мы делегируем проекты тем, [у кого] есть навыки, способности и интерес к ним; мы даем очень четкие ожидания и сроки; и мы просим вместо того, чтобы требовать.

Большинство людей думают, что вы должны быть в высшем руководстве, чтобы иметь возможность делегировать полномочия, но это не всегда так. Каждый раз, когда вы работаете в команде, у вас может быть возможность делегировать полномочия другим ее членам. На практике это может означать, что вы обратитесь к члену вашей команды, у которого хорошие рабочие отношения с вашим клиентом, и попросите его взять на себя встречу, запланированную для информирования клиента о текущем прогрессе. Или, возможно, это означает передачу окончательной редакции проектного предложения члену команды, который в прошлом проявлял склонность к обнаружению ошибок.

Люди часто не хотят делегировать полномочия по двум причинам, говорит Хазельбергер:

1. Они думают, что могут делать это лучше и быстрее сами
2. Они не хотят перегружать других

«Хотя номер один может быть верным в В краткосрочной перспективе мы сэкономим массу времени в долгосрочной перспективе, делегируя повторяемые процессы, которые мы можем снять с нашей тарелки », — говорит Хазельбергер. «Кроме того, делегирование полномочий часто является подарком, поскольку оно дает возможность тем, кто работает на нас» — или вместе с нами.

Тем не менее, вы никогда не должны делегировать полномочия в крайнем случае (в случаях, когда ваше собственное время не было хорошо спланировано), потому что это действительно создает нагрузку на других, говорит Хазельбергер. Вместо этого, упреждающе «спрашивая:« Когда для вас будет разумное время сделать Х? », Мы допускаем беседу вместо ненужной ноши».

Для успешного делегирования требуется:

• Способность оценивать, какие задачи могут выполнять только вы, а какие — другие
• Готовность отпустить
• Команда, которой вы можете доверять и которая хорошо работает,
• Лидерские навыки
• Мышление о сотрудничестве

Управление задачами

В любой день у нас может быть более 20 задач, которые нам нужно выполнить.Некоторые из этих задач могут быть небольшими (например, быстрый телефонный звонок коллеге), в то время как другие могут потребовать больше времени (например, исследование для долгосрочного проекта).

Хитрость заключается в том, чтобы сначала определить, какие задачи необходимо выполнить, а затем работать над ними, не отвлекаясь и не сбиваясь с пути из-за новых или неожиданных задач, которые оказываются на вашем столе.

Метод Хазельбергера для управления задачами включает создание единой системы, через которую она выполняет все свои задачи.Эти задачи могут происходить из любого количества мест: электронная почта, Slack, собрания, разговоры, ваш мозг и т. Д. И эта единая система может быть чем угодно, что помогает вам отслеживать задачи, которые вам нужно выполнить в любой день. Например, упорядоченный список дел в электронной таблице может быть вашей надежной системой. Или это может быть приложение для управления задачами, такое как ClickUp, которое позволяет вам также включать других людей в вашу систему. Просто убедитесь, что вы используете шаблон, который всегда напоминает вам о задачах, которые вы должны выполнять каждый день или неделю (например, проверять электронную почту, обновлять свой бюджет и отвечать на звонки клиентов).Таким образом, вам не придется тратить силы мозга на запоминание (или забывание) этих повторяющихся задач, и вы можете добавлять новые, уникальные или неожиданные задачи по мере необходимости.

Для успешного управления задачами необходимы:

• Организация целей в необходимые задачи
• Создание собственной надежной системы
• Распознавание задач, которые вы выполняете на регулярной основе
• Освобождение места для новых, специфичных для проекта или неожиданных задач, которые необходимо выполнить

Как улучшить свои навыки управления временем

Если вы стремитесь улучшить свои навыки управления временем, первым шагом будет осознание, говорит Хазельбергер.«Активно отслеживайте, что происходит, чтобы вы могли решить, на чем сосредоточить» свои усилия.

На практике это требует, чтобы вы сначала отслеживали, как ваше собственное время тратится в течение недели, говорит Хазельбергер. Запишите все: когда вы идете на обед. Сколько времени вы тратите на личный звонок. Какая часть вашего дня полностью сосредоточена на задаче. Как часто вы увлекаетесь несвязанными разговорами с коллегами. Сколько времени вы проводите в мечтах. Если вы не хотите вручную записывать каждое свое движение, сайт или приложение для отслеживания времени, например toggl или Clockify, также могут помочь.

С этой информацией вы можете определить все, что угодно, — говорит Хазельбергер. Спросите себя:

• Тратите ли вы свое время на правильные задачи?
• Сколько времени у вас занимает выполнение индивидуальных задач?
• Как вы думаете, сколько времени в идеале должно у вас занять выполнение этих задач?
• Сколько времени вы проводите на собраниях?
• Насколько важны, по вашему мнению, эти встречи для вашей работы в целом?
• Что вы делаете, что можно было бы делегировать?
• Как часто вы отвлекаетесь?
• Сколько времени вы тратите с пользой?

«Я также предлагаю взглянуть на календарь», — говорит Хазельбергер.По ее словам, если вы обнаружите, что в вашем календаре много встреч, возможно, вы захотите потратить некоторое время на то, чтобы проверить важность этих встреч — и какие из них вы потенциально могли бы избежать, — чтобы выиграть больше времени для выполнения работы. .

Подробнее: 7 советов по разгрузке вашего календаря (и выделению времени для важных дел)

Отсюда вы можете определить, какие навыки управления временем вам, возможно, потребуется улучшить, будь то планирование, делегирование или даже отвлечение внимания.«Вы можете записаться на занятия, пройти онлайн-курс, нанять тренера или даже спросить своего коллегу или друга, который всегда приходит вовремя и готов ко всему, как они это делают», — говорит Хазельбергер.

На самом деле нет ограничений на количество доступных инструментов, которые могут помочь с управлением временем. Ключевым моментом здесь является определение того, какие из них на самом деле могут быть лучше всего для вас, а затем взять на себя обязательство внедрить эти инструменты в свою жизнь и рабочий день.

«Наконец, вам нужно попрактиковаться», — говорит Хазельбергер.Начните с выбора единой стратегии тайм-менеджмента — той, которая кажется самой простой. Для вас это может быть создание ежедневного списка дел или разбивка ваших больших целей на SMART-цели. Что бы вы ни решили, постарайтесь практиковаться в выполнении этой задачи ежедневно в течение месяца — достаточно долго, чтобы сделать это привычкой. А затем подумайте, какие еще инструменты вы могли бы получить от добавления в свой собственный набор инструментов для управления временем.

Поначалу это может происходить не естественно, но с целеустремленностью и практикой каждый может улучшить свои навыки управления временем.«Каждый раз, когда мы изучаем новые навыки и пытаемся применить их на практике, это будет сложно», — говорит Хазельбергер. «Изменить привычку сложно. Изменить поведение сложно. Практика, практика, практика — это путь вперед ».

Лия Кэмпбелл, проживающая на Аляске, имеет степень психолога и много лет проработала в отделе кадров, получив сертификат PHR (Professional in Human Resources). В 2013 году она перешла на постоянную карьеру писателя и редактора-фрилансера и с тех пор много писала на темы психического здоровья, воспитания детей и социальной справедливости.Лия стала матерью-одиночкой по своему выбору после череды счастливых событий, которые привели к усыновлению ее дочери. Лия также является автором книги Одинокая бесплодная женщина: приключения в любви, жизни и бесплодии . Менеджмент для владельцев бизнеса

Владельцы бизнеса могут и должны создавать рабочее место, в котором ценится тайм-менеджмент. Вот несколько советов для владельцев бизнеса, как улучшить управление временем на рабочем месте.

Почему управление временем важно для лидерства

Собственники и менеджеры бизнеса подают пример.Ценности и трудовая этика, демонстрируемые лицами, принимающими решения, оказывают прямое влияние на культуру компании и, во многих случаях, на прибыльность бизнеса. Тайм-менеджмент повышает эффективность и результативность бизнеса, и владельцы бизнеса должны постоянно работать над развитием или улучшением своих собственных навыков тайм-менеджмента.

Преимущества управления временем

Тайм-менеджмент — один из самых важных навыков, но часто это концепция, с которой многие компании и люди борются.В частности, малые предприятия не могут позволить себе тратить время на плохое управление временем и неэффективность. Однако преимущества хорошей практики тайм-менеджмента неизмеримы. Компании, которые используют правильное управление временем, имеют больше возможностей для стабильной своевременной доставки своего продукта или услуги.

Хорошее управление временем также означает, что бизнес может решать возникающие проблемы, не оказывая значительного влияния на повседневные операции. Это важно для предприятий, которые полагаются на постоянную производительность для увеличения рентабельности инвестиций — запланированный, структурированный график дает дополнительное время для решения проблем или непредвиденных обстоятельств.

Владельцы бизнеса могут и должны создавать рабочее место, в котором ценится тайм-менеджмент. Вот несколько советов для владельцев бизнеса, как улучшить управление временем на рабочем месте.

1. Приоритет

   Расстановка приоритетов для каждого пункта в вашем списке дел поможет вам сосредоточиться на достижении ваших повседневных и общих целей. Спросите себя: «Что обязательно нужно сделать до конца дня?» Оцените каждый элемент по важности или сроку и начните работу по списку.Если в течение дня произойдет что-то неожиданное, вы почувствуете себя лучше, зная, что самые срочные задачи уже решены.

2. Ставьте измеримые цели

   Это важно как для владельцев бизнеса, так и для сотрудников. Установление четких целей поможет вам измерить успех вашей работы и эффективно отслеживать прогресс, которого вы достигли в достижении этой цели. Как компания, вы должны задавать такие вопросы, как «Где мы хотим быть в следующем году в это время? Какой доход нам нужно получить в следующем месяце, чтобы не сбиться с пути?»

   Ответы на ваши вопросы должны формировать измеримые, осязаемые цели, которые вы можете сообщить своим сотрудникам.Тайм-менеджмент означает, что вы не только продуктивно расходуете свое время, но и ваша продуктивность направлена ​​на достижение целей вашей компании.

3. План вперед

   Заблаговременное планирование сегодня экономит ваше время и избавляет от ненужного стресса завтра. После того, как вы определились с целями, вы также можете начать работать над реалистичным графиком их достижения.

   Важной частью планирования является реалистичное представление о том, чего вы можете достичь и как быстро вы можете работать в соответствии с этим графиком.Не попадайтесь в ловушку чрезмерной амбициозности с каждым дедлайном — хотя время — деньги, обеспечение того, чтобы у вас было достаточно времени, чтобы предоставить высококачественный продукт или услугу, всегда должно быть главным приоритетом. Никогда не соблюдение сроков также может отпугнуть ваших сотрудников, поэтому обязательно ставьте разумные цели и сообщайте своей команде, что именно необходимо сделать для их достижения.

4. Знайте, когда делегировать

   Как владелец бизнеса, ваше время часто делится между повседневными операциями и общими обязанностями.Знание того, когда уместно делегировать некоторые из этих задач другим членам команды, может сэкономить вам немало времени. Это также отличная возможность мотивировать ваших сотрудников повышенными обязанностями и задачами.

   Отличный способ понять, что следует и не следует делегировать, — это оценить время, которое потребуется кому-то другому для выполнения задачи. Потребуется дополнительная подготовка? Смогу ли я потратить на обзор их работы больше времени, чем на то, чтобы сделать это самому? Это все вопросы, которые вам следует задать, прежде чем принимать решение о делегировании полномочий.

Использование программного обеспечения для управления временем

Управление временем, как и многие другие вещи, может быть намного проще, если использовать полезные инструменты. Системы управления временем, такие как приложения для отслеживания рабочего времени сотрудников, обеспечивают простой и понятный способ управления расписанием вашего персонала. Облачные системы учета рабочего времени позволяют вам управлять расписанием своих сотрудников, а также своим собственным, прямо со своего смартфона или настольного компьютера.

Отслеживание времени в общем интерфейсе также позволяет владельцам бизнеса демонстрировать прозрачность и командную работу.Имея возможность быстро управлять расписаниями и назначать задачи, вы можете быть уверены, что ваши сотрудники знают, чего от них ждут, и вы можете быть уверены, что каждый сотрудник имеет равный вес в успехе компании.

Протестируйте перед покупкой

Чтобы найти лучшее решение для управления своим временем, часто требуется метод проб и ошибок. То, что работает для одного владельца бизнеса, может не обязательно работать для другого, и мы рекомендуем вам попробовать несколько различных методов, чтобы найти тот, который действительно поможет вам управлять своим временем.

В Orbital Shift мы предлагаем 14-дневную бесплатную пробную версию, чтобы дать вам возможность использовать наше программное обеспечение для управления персоналом без риска, без скрытых комиссий или сборов.

Добавить комментарий Отменить ответ

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Комментарий *

Имя *

Email *

Сайт