Регламент по приему товара и сопроводительных документов в рамках 223: порядок заключения, исполнения, внесения изменений и расторжения

Содержание

Какими документами подтверждается приемка товара заказчиком

При обнаружении несоответствий в этой статье оставьте оставьте заявку и получите скидку 30% на любой курс по госзакупкам

Из этой статьи вы узнаете:

Документы, подтверждающие приемку товара заказчиком
Каким образом оформляется акт приемки товара
Что делать сторонам, если товар не принят заказчиком
Порядок возврата некачественного товара

Какой документ подтверждает приемку товара заказчиком, и каким образом он должен быть оформлен? Ответы на данные вопросы обязан знать любой грамотный специалист, работающий в сфере закупок, – иначе не избежать определенных проблем.

Приемка товара (а также работ и услуг) – завершающий этап исполнения контракта. При этом соответствующий документ обязан быть составлен максимально грамотно – только это позволит в дальнейшем минимизировать риски возникновения споров по выполненному контракту.

Документы, подтверждающие приемку товара заказчиком

В соответствии со ст. 458 Гражданского кодекса РФ, заказчик или уполномоченное лицо становится собственником приобретаемой продукции в момент, когда продавец передает ему эту продукцию.

Какой документ подтверждает приемку товара заказчиком? Единого бланка для подтверждения факта передачи не разработано. Это может быть акт, расписка, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, инвентаризационная опись, квитанции о приемке грузов к перевозке или другой документ.

На практике факт, что товар был принят заказчиком, подтверждают составлением одного из вышеперечисленных документов, указав в нем наименование продукции, ее количество и стоимость, другие требуемые реквизиты и полномочия представителей обеих сторон сделки, которые должны лично расписаться и расшифровать свою подпись.

В бухучете сдачу-приемку товара документально подтверждают путем оформления товарных накладных по форме № ТОРГ-12, а в случае привлечения сторонней организации для перевозки груза – товарно-транспортных накладных (ТТН). Некоторые инспекторы налоговой службы считают, что факт приемки необходимо подтверждать другими бумагами – специальными актами или документами по унифицированной форме № ТОРГ-1.

Товарная накладная по форме № ТОРГ-12 – это документ первичного учета, на его основании списывают товарно-материальные ценности либо ставят их на баланс в зависимости от того, кем выступает организация – заказчиком или поставщиком. То есть товарная накладная может оформляться и как расходный, и как приходный документ.

Первичная документация становится юридически значимой, как только ее оформляют в соответствии со всеми правилами, а уполномоченные лица подтверждают своей подписью.

Если заказчик не производит своевременно платеж после получения товара, возможно взыскание с него оплаты через суд. В ходе разбирательства поставщик обязательно подтверждает, что заказ был выполнен. Как правило, судебные инстанции признают приемку проведенной, если им предоставляют накладную по форме № ТОРГ-12, подписанную уполномоченным лицом заказчика и заверенную его печатью.

В настоящее время решение принимается в пользу налогоплате

Приемка товаров по количеству и качеству — правила, схема, инструкция, порядок — как осуществляется прием продукции на складе

В нашей статье мы кратко приведем правила, нормативы и порядок приемки товара по количеству и качеству от поставщика на склад. Эти законодательные нормы успешно работают и в современной России.

Как принимают

В эту процедуру входит обязательная проверка, регламентированная в соответствии с положением абз. 2 п. 2 ст. 513 ГК РФ. В заключительном договоре оговаривается порядок инспектирования. В противном случае, ревизию проводят по действующему законодательству.

Такая операция осуществляется для:

Определения бракованной партии.
Выявления недостачи.
Раскрытия виновных лиц по возмещению материальных убытков.

Решения для бизнеса
магазины одежда, обувь, продукты, игрушки, косметика, техника Подробнее	склады материальные, внутрипроизводственные, сбытовые и транспортных организаций Подробнее	маркировка табак, обувь, легпром, лекарства Подробнее
производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее, сборочно-монтажное Подробнее	rfid радиочастотная идентификация товарно-материальных ценностей Подробнее	егаис автоматизация учётных операций с алкогольной продукцией Подробнее

Как принимать товар: законодательное регулирование и цели

В договоре о поставке прописываются условия о внешнем виде и укомплектованности поставляемого изделия. Обязательного документа для всех сторон не существует. Многие компании руководствуются нормативно-правовым кодексом, основанным из двух директив Госарбитража СССР № П-6 и № П-7 в двадцатом веке. Если у организаций возникли спорные вопросы, то они могут сослаться на эту инструкцию. Когда в договоре не прописан такой пункт, то представители компаний ведут переговоры путем личных договоренностей. Для покупателя существует нормативный регламент приемки товара на складе по количеству и качеству п. 1 ст. 513 ГК РФ, по которому он осуществляет выборку либо на своей территории, либо на зоне поставщика.

Целью инструкций является:

Произвести визуальный осмотр коробок.
Выявить недостачу по численности.
Определить непригодную продукцию.
Обозначить место для выборки,
Проверить сопроводительные документы представителя.
Договориться о месте и сроках хранения брака.

В постановлении АС МО от 28.07.2015 по делу А40-89393/14 расписаны действия, если покупатель получил груз не того характера и не того объема. А если поставщику не заплатили за поставку, то суд встанет на его сторону, опираясь на акт АС МО от 21.09.2015 № Ф05-12369/15 по делу № А40-20678/15.

Инструкция по приему товара на склад

Правила прописываются в договоре и их количество зависит от места разгрузки, от вида транспортного средства и от габаритов привезенного груза. Для каждой компании перечень составляется индивидуально, но обобщенный реестр выглядит так:

Осуществляется подъезд к месту размещения.
Проверяются сопроводительные документы.
Определяются размеры ворот для грузового транспорта.

Выделяется пространство под разгрузку.
Подается оборудования для перевозки груза.
Предметы торговли визуально осматриваются, пересчитываются, взвешиваются.
Вывозится при помощи рохли на место сложения.
Сверяются и оформляются сопроводительные письма
Регистрируются акты по бракованному или недостающему товару.
Письменно вносятся данные о получении груза в реестр.
Подготавливается зона для размещения и хранения.

Порядок приемки продукции по количеству и качеству

Первичный осмотр кладовщик проводит уже на стадии выгрузки коробок из транспортного средства. К концу процедуры у него имеются исчерпывающие сведения для оформления всех сопроводительных документов. За это время, опытный работник, успевает пересчитать груз, визуально оглядеть его на наличие потерянного или бракованного. При поступлении изделий с оптовых баз на руки потребителю выдается накладная формой № М-15. Такой документ в торговле применяется единым образцом, принятым в восьмидесятых годах прошлого века и до сих пор он не пересматривался.

Кто может принимать

На оптовую базу приезжает автотранспорт, который необходимо разгрузить и распределить коробки по складам. За всеми операциями следит материально ответственное лицо. В его задачу входит проверка на качество и количество, выбраковка испорченного по срокам продукта (скоропортящийся). Число кладовщиков зависит от объема поставляемой продукции и размеров оптовой базы. В небольших организациях, как правило, работает один человек.

Обязательным условием считается оформление товаросопроводительных бумаг, которые могут быть представлены транспортными накладными, счет-фактурами и железнодорожными мандатами. Если получение осуществляется на своей территории, то начальник ставит печать своей компании. Это говорит о том, что теперь отвечать за сохранность будет эта организация. Когда выгрузка проходит на местности поставщика, то есть в порту, на железнодорожной станции, на чужом складе, то получение происходит по доверенности с предъявлением паспортных данных.

Составление договора

Во избежание претензий от покупателя, когда обнаруживаются порванная упаковка, недостающий объем, брак, то сторонам лучше подписать обоюдный документ. Можно использовать уже написанные ранее инструкции и оформить по специальным образцам: акт № ТОРГ-1, утвержденный Госкомстатом Российской Федерации в 1998 году за номером 132; М-7 N71 а.

Законодательством разрешено не использовать эти стандарты. Допустимо обеим компаниям составить собственный договор, в котором будет прописываться порядок. Здесь можно и нужно указать сроки исполнения, место выгрузки, и определить какие будут образцы сопроводительных документов (накладная, счет-фактура). При заполнении бумаг покупателю следует внимательно рассмотреть пункт о возражении на некачественный предмет. Если он поставил подпись, то в суде не сможет доказать свою правоту и не вернет брак поставщику. Это означает, что необходимо включить условие, гарантирующее покупателю подавать претензии и жалобы.

Как осуществляется приемка и передача товара

В первую очередь, следует подготовить стеллажи и полки на складе. Для этого потребуется время, поэтому обе стороны договариваются заранее, когда привезут груз. Обычно хватает полчаса для освобождения зоны от ненужных вещей и выбора свободного временного периода. Чтобы не путать уже размещенный багаж от новопривезенного, работникам следует:

Разноцветными мелками или маркерами разграничить зоны на полках.
Для неподготовленных сотрудников составить схему принятия и повесить ее на видное место.
Создать автоматизированную программу для учета. Она поможет выполнить все действия без ошибок во время пересчета.
Купить и поставить качественный софт, который выявит недостатки и составит акт о несоответствии.
Оснастить рабочую зону дополнительными стеллажами.

Все эти действия помогут без спешки выполнить разгрузочные работы, сократить время, лучше осмотреть продукцию для выявления недостачи и брака.

Решения для бизнеса
магазины одежда, обувь, продукты, игрушки, косметика, техника Подробнее	склады материальные, внутрипроизводственные, сбытовые и транспортных организаций Подробнее	маркировка табак, обувь, легпром, лекарства Подробнее
производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее, сборочно-монтажное Подробнее	rfid радиочастотная идентификация товарно-материальных ценностей Подробнее	егаис автоматизация учётных операций с алкогольной продукцией Подробнее

Как правильно принять товар от поставщиков

Технические моменты оговариваются между кладовщиком и экспедитором, но есть несколько принципиальных условий:

Взвешиванием и узнается точный вес.
Определяется численность подсчетом.
На документе делается отметка, что упаковка на неповрежденной таре не распечатывалась.
Допускается открывание коробки для выборочной проверки.
Подписывается договор о материальной ответственности.
Если кладовщик найдет несоответствие в накладной, то заполняется акт.
Заранее планируется график.

Что необходимо проверить при приемке товара

Кладовщик, следуя распечатанной и прикрепленной к стене инструкции, совершает следующие действия:

Проверяет реквизиты поставщика по терминалу сбора данных.
Инспектирует совпадения цен.
Пересчитывает, осматривает тару и коробки.
Узнает при каком температурном режиме перевозились скоропортящиеся продукты.
Проверяет маркирование.
Выборочно вскрывает коробки для визуального осмотра.
Если обнаруживаются недостатки, то кладовщик останавливает процесс получения, повторно все пересчитывает и взвешивает.
В конце он ставит свою подпись, дату и печать (штамп) на сопроводительных документах.
В компьютере отображает принятие продукции.
Вносит в программную базу штрихкоды.
Распределяет груз по зонам хранения.

Как принимают по качеству

По российскому законодательству материально ответственное лицо склада имеет право после выявления неукомплектованности груза составить акт о несоответствии не позднее пяти дней. Четыре месяца дается на установку не выявленных сразу недостатков. Все нормативные сроки прописываются в договоре обеими сторонами. Добротность предметов торговли определяется методом выборки. Кладовщик несет обязательства перед поставщиком о сохранности бракованного груза. Сотрудник сверяет привезенный товар с сертификатом, техническим паспортом, накладной, счет-фактурой. При этом осматриваются изделия по консистенции, внешнему виду, по запаху скоропортящихся продуктов и базовой комплектации. Претензии к непригодной продукции покупатель может предъявить на основании прописанного пункта в документации.

Сроки приемки

Продолжительность времени определяется от даты доставки груза на склад и зависит от его типа и территориального расстояния. Прописанные законодательством даты:

Если автотранспорт находится в пределах одного города, то экспедиция может длиться до десяти дней. Исключением являются продукты, которые необходимо доставить за одни сутки.
Если изделия перевозятся с другой местности, то разрешена доставка до 20 дней (скоропортящиеся – 24 часа).

Для места с труднодоступными климатическими и дорожными условиями прописаны особые временные рамки. Пищевые продукты должны поставить в течение сорока дней, а хозяйственные и галантерейные – в двухмесячный срок.

Приемка по весу

Кладовщик несет материальную ответственность за недостаток массы. Поэтому он, при подозрении на расхищение груза должен осмотреть упаковку. На место размещения он обязан приходить с маркировкой на коробке, указывающий вес. Если тара повреждена, то работник, не разрывая упаковку, перевешивает продукцию на последнем этапе получения. При несовпадении веса брутто, вызывают доверенного со второй стороны. Они вместе составляют протокол о недостатке.

Инструкция, порядок и правила оформления приема товара на склад по количеству и качеству от поставщиков

Чтобы не возникли конфликты между двумя партнерами, следует документировать результат проделанной работы.

Решения для бизнеса
магазины одежда, обувь, продукты, игрушки, косметика, техника Подробнее	склады материальные, внутрипроизводственные, сбытовые и транспортных организаций Подробнее	маркировка табак, обувь, легпром, лекарства Подробнее
производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее, сборочно-монтажное Подробнее	rfid радиочастотная идентификация товарно-материальных ценностей Подробнее	егаис автоматизация учётных операций с алкогольной продукцией Подробнее

Нюансы составления актов

В случае отсутствия претензий составляется и подписывается соглашение. В нем должны отражаться:

Название, дата составления, регистрационный номер.
Информация о: участниках сделки как принимающей стороне, так и поставляющей продукт.
Список полученного груза, его число и комплектность.
Пункт о завершении сделки и отсутствии разногласий.
Фамилия, имя, отчество и подпись участников процесса передачи.

Использование компьютерных технологий для ускорения складских операций

Современное оборудование позволяет автоматизировать большую часть учетной работы, настроить заблаговременное поступление точной информации о перечне, качестве, особенностях упаковки и времени прибытия партии. Использование электронной маркировки позволяет снизить влияние человеческого фактора и резко ускорить учет.

Преимущества виртуального документооборота

Сосредоточение всей информации на одном носителе позволяет:

Систематизировать данные, легко находить статистику.
Минимизировать ошибки работников.
Ускорить процесс заполнения.
Автоматизировать подсчет и контроль.
Иметь постоянную оперативную связь между сторонами.
Совместить внутреннюю логистику склада с процессом приемки и выдачи.

Программное обеспечение

Оно позволяет наладить прием и хранение продукции, максимально снизив издержки, возникающие при ручном внесении данных. Суть процесса заключается в том, что при поступлении каждой единице присваивается собственный идентификационный номер. Это позволяет отслеживать наличие и местоположение, отгрузку в любой момент времени. Информация обо всех операциях остается в памяти и отчетность легко производится. Ввод данных происходит на понятном языке, ошибки идентификации минимизируется при использовании уникального кода или магнитной метки. Необходимое программное обеспечение можно найти на сайте cleverence.ru российского разработчика мобильных систем учета по штрихкодам «Клеверенс».

Как решаются проблемы недостачи и пересортицы

Весь цикл пребывания на складе сопровождается ошибками. Несоответствия могут появляться как при приеме, так и при выдаче. Нередким случаем является воровство и порча. Системный подход, основанный на присвоении идентификационного номера, позволяет устранить преднамеренные или нечаянные сбои, и проследить весь путь изделия. Это сильно затрудняет возможность фальсификации, все действия остаются в памяти, и при необходимости могут быть просмотрены для контроля.

Недостача

Ее можно минимизировать, если поставщик будет привозить маркированные единицы. Но нужно сделать так, чтобы ваши системы учета были совместимы.

Излишки

Так принято называть, когда количество не совпадает со значением, указанным в накладной. К таким ошибкам обычно приводят:

Плохо проведенная работа по инвентаризации.
Сильная загруженность кладовщика при поступлении большого объема.
Некачественная отпускная отчетность.

Излишки может принять только директор компании после письменного заявления кладовщика, где отображаются пояснения по поводу лишней продукции. Составленный протокол передается главному бухгалтеру для поправок в отчетности.

Пересортировка

Основной источник проблемы – это небрежность при приемке и выдачи предметов торговли. Решает эту задачу чипирование и централизованный компьютерный учет.

Акт о недостаче

Существуют типовые формы, как то: № ТОРГ-2 или № ТОРГ-3. Возможны нюансы. Многие поставщики решают такие проблемы без лишних формальностей. Если необходимо официально задокументировать, то претензия должна быть завизирована не только кладовщиком, но и экспедитором или комиссией, состоящей из нескольких членов.

Приемка продовольственного товара, что это такое

Такой вид продукта требует особого отношения и соблюдения специфических правил. Если получение пакетированных изделий с длительным сроком годности является стандартной процедурой, то оборот скоропортящихся, весовых продуктов требует повышенного внимания при оценке добротности, времени реализации и соблюдения правил транспортировки и хранения. В магазинах принято решение спорных вопросов в пользу принимающей стороны. Свои особенности имеются при закупке у населения мяса, овощей, фруктов, молока, грибов и ягод.

Существует отработанная практикой схема и определенный алгоритм приемки товаров по количеству и качеству. В большинстве случаев это отлично подходит для складской работы и розничной торговли. При больших объемах целесообразно и выгодно автоматизировать процесс с помощью компьютеризации. Программное обеспечение можно выбрать и купить на сайте компании «Клеверенс».

Порядок приемки товара — основные правила и необходимые документы

Договор поставки — один из наиболее часто встречающихся видов договора в предпринимательской деятельности. При его заключении стороны уделяют внимание существенным условиям договора, порядку расчетов, но часто не придают значения согласованию процедуры приемки товара.

Между тем, важно сразу согласовать порядок и сроки приемки, которые устраивают обе стороны договора и позволяют зафиксировать недостачу либо поставку товара ненадлежащего качества. Если в будущем возникнут споры — документы, фиксирующие порядок приемки поставленного товара, станут основным доказательством в суде.

Данная статья поможет покупателям правильно провести приемку в тех случаях, когда договором предусмотрена доставка товара силами и за счет поставщика, а переход права собственности на товар происходит в момент его доставки на склад покупателя.

Для покупателя товара порядок приемки, указанный в договоре, будет определенным алгоритмом действий, при соблюдении которого его претензии к количеству и качеству товара будут удовлетворены поставщиком. Поскольку на практике приемку товара осуществляют работники, не участвующие в заключении договора, их нужно обязательно ознакомить с инструкциями, касающимися приемки.

Порядок приемки товара

Начинается приемка с ознакомления членов комиссии с сопроводительными документами: товарно-транспортными накладными, упаковочными листами, др. Их содержание сверяется с наименованием и количеством товара, указанного в договоре поставки. Если поставляемая продукция подлежит обязательной сертификации или должна соответствовать обязательным нормам или стандартам, то к товару должны также прилагаться сертификат (паспорт) качества, технический паспорт, иные подтверждающие соответствие документы.

В случае, если товар поступил без товаросопроводительных документов, то возможно проведение его приемки по фактическому наличию, с обязательным отражением данной информации в акте приемки. В обязательном порядке в акте фиксируется место проведения приемки, время ее начала, наименование грузоотправителя товара, наименование перевозчика. Если товар был застрахован — об этом также нужно указать в акте.

Далее указывается наименование и количество поступившего товара, согласно товаросопроводительным документам, а также реквизиты документов: номера, даты. Указываются лица, участвующие в приемке товара, их должности. Осмотр товара должен начинаться с оценки соблюдения правил перевозки, сохранности упаковки, сохранности запорно-пломбировочных устройств, если они имеются.

Важно!

В случае, если доставка товара осуществлялась транспортной организацией — при проведении приемки необходимо соблюсти требования закона и иных правовых актов, регулирующих деятельность данного вида транспорта, а также правила оформления документов, предусмотренных для данного вида перевозки.

Например, в случае перевозки товара железнодорожным транспортом, выдача груза может осуществляться как с проверкой его состояния и количества, так и без нее. В случае, если проверка перевозчиком не осуществлялась, то на железнодорожной накладной проставляется соответствующая отметка. Если же вагон был поврежден либо неисправен, есть сомнения в сохранности пломб или имеются иные признаки утраты груза в пути следования, то получатель товара должен требовать от перевозчика составления и выдачи коммерческого акта.

Указанный акт является единственным документом, дающим право предъявлять претензии к железной дороге или отправителю груза.

Дополнительным доказательством соблюдения порядка приемки может стать фото и видеосъемка процесса приемки. Фото и видеоматериалы в данном случае являются неотъемлемой частью акта и должны быть указаны в приложении к нему.

Если перевозка осуществлялась с наложением запорно-пломбировочных устройств, то покупателю после их вскрытия желательно обеспечить их сохранность на тот случай, если поставщик в будущем захочет провести экспертизу на предмет наличия повреждений. Далее члены комиссии должны вскрыть упаковку и провести визуальный осмотр товара, пересчитать его, сверить с товаросопроводительными документами.

На данном этапе могут быть выявлены расхождения по количеству товара, номенклатуре, ассортименту, комплектации, а также выявлены признаки порчи товара. Также может быть выявлен брак, если качественные характеристики товара возможно оценить визуально, без проведения дополнительных исследований. Полученные сведения фиксируются в акте максимально подробно. В случае, если при приемке товара комиссия выявит его излишки — это также должно быть отражено в акте, с указанием наименования и количества излишне поставленного товара.

О поступлении излишков покупатель должен незамедлительно информировать поставщика для определения дальнейшей судьбы товара. До получения ответа поставщика покупатель должен обеспечить сохранность товара, при этом расходы по его хранению могут быть в будущем возложены на поставщика. Результатом приемки должны стать выводы комиссии о выявленном расхождении в количестве товара либо его несоответствие условиям договора поставки.

Также комиссия вправе высказать свое мнение о причинах возникновения недостачи — недогруз, утрата в пути следования — либо о причинах брака. В качестве приложений к акту должны быть указаны перевозочные и товаросопроводительные документы, копии телеграмм в адрес поставщика, если его вызов необходим по условиям договора, фото и видеоматериалы, документы, подтверждающие полномочия участвующих в приемке товара лиц. На основании составленного акта, в соответствии со ст. 513 Гражданского кодекса РФ, поставщику должно быть направлено уведомление о выявленных расхождениях в количестве товара либо о нарушении качества товара.

В случае, если условиями договора предусмотрен вызов на приемку представителя поставщика либо приглашение эксперта для оценки качества товара — покупатель обязан обеспечить сохранность товара до следующего осмотра. В акте должно быть указано, какие меры для этого предприняты. Например, товар складирован в отдельном помещении, помещение опечатано. Вызов поставщика на приемку должен осуществляться способом, согласованным в договоре поставки.

Если договор не регламентирует порядок вызова, то рекомендуется направить телеграмму на имя единоличного исполнительного органа поставщика, с уведомлением о вручении. Телеграмма может быть направлена либо по адресу, согласованному в договоре, либо по юридическому адресу поставщика. Доказательства направления телеграммы необходимо сохранить на случай судебного спора. В случае выявления недопоставки либо брака на основании составленного по результатам приемки комиссионного акта покупатель сможет подготовить претензию в адрес поставщика. Факт недостачи/поставки товара ненадлежащего качества в этом случае будет подтвержден документально, что позволит при необходимости обратиться в суд.

Резюме

Таким образом, порядок проведения приемки товара и правильная фиксация ее результатов будут иметь решающее значение в случае, если покупателю потребуется в судебном порядке защищать свои права в связи с поставкой товара с недостачей или поставкой товара ненадлежащего качества. От правильности составления акта приемки во многом зависит то, будут ли требования покупателя удовлетворены судом.

На практике часто возникает вопрос: как поставщику обезопасить себя на случай недобросовестности со стороны покупателя при проведении приемки поставленного товара?

В случае отгрузки дорогостоящего товара либо в случае сомнений в добросовестности контрагента, отгрузка товара может осуществляться комиссионно, с фиксацией наименования и количества отгруженного товара в акте отгрузки. Участие в отгрузке представителя перевозчика либо незаинтересованных лиц станет дополнительным доказательством надлежащего исполнения поставщиком условий договора поставки. Комиссионная отгрузка товара необходима в том случае, если условиями договора поставки не предусмотрен обязательный вызов поставщика на приемку, и приемка будет производиться покупателем в одностороннем порядке.

Эта статья участвует в Конкурсе на лучшую бизнес-статью.

Приемка товаров на склад

У вас есть склад? Или может вам интересны принципы по которым идет приемка товара на склад? Тогда эта статья для вас. Попытаемся кратко привести правила, нормативы и порядок приемки товара по количеству и качеству от поставщика на склад. Эти законодательные нормы успешно работают и в современной России. Также посмотрим как работает современное ПО для работы на складе.

Как принимать товар — законодательное регулирование и цели.

Целью инструкций является:

Произвести визуальный осмотр коробок.
Выявить недостачу по численности.
Определить непригодную продукцию.
Обозначить место для выборки,
Проверить сопроводительные документы представителя.
Договориться о месте и сроках хранения брака.

Осуществляется подъезд к месту размещения.
Проверяются сопроводительные документы.
Определяются размеры ворот для грузового транспорта.
Выделяется пространство под разгрузку.
Подается оборудования для перевозки груза.
Предметы торговли визуально осматриваются, пересчитываются, взвешиваются.
Вывозится при помощи рохли на место сложения.
Сверяются и оформляются сопроводительные письма
Регистрируются акты по бракованному или недостающему товару.
Письменно вносятся данные о получении груза в реестр.
Подготавливается зона для размещения и хранения.

Разноцветными мелками или маркерами разграничить зоны на полках.
Для неподготовленных сотрудников составить схему принятия и повесить ее на видное место.
Создать автоматизированную программу для учета. Она поможет выполнить все действия без ошибок во время пересчета.
Купить и поставить качественный софт, который выявит недостатки и составит акт о несоответствии.
Оснастить рабочую зону дополнительными стеллажами.

Сроки приемки

Если автотранспорт находится в пределах одного города, то экспедиция может длиться до десяти дней. Исключением являются продукты, которые необходимо доставить за одни сутки.
Если изделия перевозятся с другой местности, то разрешена доставка до 20 дней (скоропортящиеся – 24 часа).

Приемка по весу

Чтобы не возникли конфликты между двумя партнерами, следует документировать результат проделанной работы.

Нюансы составления актов

В случае отсутствия претензий составляется и подписывается соглашение. В нем должны отражаться:

Название, дата составления, регистрационный номер.
Информация о: участниках сделки как принимающей стороне, так и поставляющей продукт.
Список полученного груза, его число и комплектность.
Пункт о завершении сделки и отсутствии разногласий.
Фамилия, имя, отчество и подпись участников процесса передачи.

Преимущества виртуального документооборота

Сосредоточение всей информации на одном носителе позволяет:

Систематизировать данные, легко находить статистику.
Минимизировать ошибки работников.
Ускорить процесс заполнения.
Автоматизировать подсчет и контроль.
Иметь постоянную оперативную связь между сторонами.
Совместить внутреннюю логистику склада с процессом приемки и выдачи.

Программное обеспечение

Продукт «Склад 15» представляет собой программное средство автоматизации рабочих операций на складах при помощи терминала сбора данных (ТСД). Основная цель продукта — ускорить и упростить действия линейного персонала, а также снизить вероятность ошибок при работе, обусловленных человеческим фактором.

«Склад 15» предоставляет возможность осуществления следующих товароучетных операций:

оперативная приемка товара по факту либо по накладной
инвентаризация по факту или по готовому документу
перемещение товара на складе (обычном или адресного хранения)
сбор штрихкодов,
просмотр остатков и цен по товару
заведение новых элементов справочников, а также присвоение новых штрихкодов к имеющимся товарам.

Кроме того, в «Складе 15» есть поддержка помарочного учета по системе ЕГАИС, что помогает без проблем работать с алкоголем и совершать следующие операции:

Агрегация алкоголя
Отгрузка алкоголя
Приемка алкоголя
Постановка на баланс

Потребитель голосует рублем за самые удачные комплекты, нам остается лишь поделиться ими с вами.

ПРИЕМКА ТОВАРОВ, РАБОТ, УСЛУГ

24 сентября 2020 г.

ЦИФРОВОЙ ГАЗ: Как ЭТП ГПБ внедряет для Газпром Межрегионгаз биллинговую платформу

Подробнее

15 сентября 2020 г.

Какие проблемы позволяет решать НСИ от ЭТП ГПБ

Подробнее

07 сентября 2020 г.

Проведение онлайн-собраний — уточнения в Закон «Об акционерных обществах» от Минэкономразвития РФ

Подробнее

04 сентября 2020 г.

Новые Заказчики июня-июля 2020 года на ЭТП ГПБ

Подробнее

04 сентября 2020 г.

Актуальные вебинары для поддержки бизнеса в сентябре

Подробнее

03 сентября 2020 г.

100 000 заявок на обработку позиций НСИ обработали специалисты Торгового Портала

Подробнее

28 августа 2020 г.

Заказчики Торгового Портала ЭТП ГПБ в августе 2020 года

Подробнее

26 августа 2020 г.

Правила национального режима при закупках. Изменения и практика применения

Подробнее

29 июня 2020 г.

ЭТП ГПБ: Нам нужны люди с горящими глазами, способные решать серьезные задачи

Подробнее

15 июня 2020 г.

Новости Законодательства о закупках (44-ФЗ) апрель-май 2020 года

Подробнее

15 июня 2020 г.

Актуальные бесплатные вебинары для поддержки бизнеса

Подробнее

22 мая 2020 г.

Новый сервис ЭТП ГПБ – календарь для Заказчиков

Подробнее

21 мая 2020 г.

Закупки в период распространения коронавирусной инфекции СOVID-19

Подробнее

21 мая 2020 г.

Новый функционал Торгового Портала ЭТП ГПБ – быстрый заказ

Подробнее

21 мая 2020 г.

Теперь ценовой запрос можно оплатить картой онлайн

Подробнее

13 мая 2020 г.

НОВОСТИ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА О ЗАКУПКАХ (44-ФЗ) за период с 9 апреля по 12 мая 2020 года

Подробнее

29 апреля 2020 г.

Закупки работ в сфере капитального строительства и ремонта

Подробнее

27 апреля 2020 г.

Алгоритм закупки. Важные аспекты ее проведения

Подробнее

27 апреля 2020 г.

Апрельские изменения в 44-ФЗ – обзор от эксперта ЭТП ГПБ

Подробнее

20 апреля 2020 г.

Бесплатное участие в закупках на Торговом портале ЭТП ГПБ и другие меры поддержки для бизнеса.

Подробнее

06 апреля 2020 г.

Национальный режим в сфере закупок с 2020 года

Подробнее

06 апреля 2020 г.

В Хабаровске прошел вебинар для компаний малого и среднего бизнеса по успешному участию в закупках по 223-фз

Подробнее

30 марта 2020 г.

НОВОСТИ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА О ЗАКУПКАХ (44-ФЗ) за февраль – март 2020 года

Подробнее

27 марта 2020 г.

Онлайн-семинар Корпорации МСП для предпринимателей Великого Новгорода

Подробнее

27 марта 2020 г.

ЭТП ГПБ подписала два соглашения с Ассоциациями «Инженер-Проектировщик» и «Инженер-Изыскатель»

Подробнее

23 марта 2020 г.

Бесплатные вебинары для поддержки бизнеса — присоединяйтесь!

Подробнее

23 марта 2020 г.

Казначейство может стать оператором системы по торгам госимуществом

Подробнее

23 марта 2020 г.

Какими будут поправки в 44-ФЗ

Подробнее

16 марта 2020 г.

Изменения в 223-ФЗ размещены для обсуждения

Подробнее

10 марта 2020 г.

Эксперт ЭТП ГПБ на Даунстрим Россия 2020

Подробнее

25 февраля 2020 г.

К интеграционному модулю НСИ подключен Росводоканал

Подробнее

19 февраля 2020 г.

Абсолют Банк и ЭТП Газпромбанка заключили договор о партнерстве

Подробнее

17 февраля 2020 г.

Сроки и специфика подписания договоров по 223-ФЗ

Подробнее

11 февраля 2020 г.

«Кредит Урал Банк» — новый партнер ЭТП ГПБ

Подробнее

10 февраля 2020 г.

НОВОСТИ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА О ЗАКУПКАХ (44-ФЗ) за декабрь 2019 – январь 2020 года

Подробнее

10 декабря 2019 г.

Состоялся восьмой интерактивный круглый стол «Новое в законодательстве о публичных закупках: Закон о контрактной системе и Закон № 223-ФЗ»

Подробнее

05 декабря 2019 г.

Эксперты ЭТП ГПБ на семинаре по контрактной системе в Астрахани

Подробнее

02 декабря 2019 г.

5 лет Торговому Порталу ЭТП ГПБ – интервью руководителя проекта Андрея Охапкина

Подробнее

29 ноября 2019 г.

Представители ЭТП ГПБ в Сеуле на конференции Global Public Procurement Market 2019

Подробнее

29 ноября 2019 г.

Состоялась конференция по Технологии ЕНН

Подробнее

28 ноября 2019 г.

Эксперт ЭТП ГПБ на Op-Ex Russia 2019

Подробнее

22 ноября 2019 г.

Восьмой интерактивный круглый стол «Новое в законодательстве о публичных закупках: Закон о контрактной системе и Закон № 223-ФЗ»

Подробнее

21 ноября 2019 г.

ЭТП ГПБ на встрече правительства и представителей Газпромбанка в Оренбурге

Подробнее

18 ноября 2019 г.

Семинар по закупкам лекарств и медицинских средств в Ульяновской Области

Подробнее

12 ноября 2019 г.

Завершилась конференция Госзаказ на берегах Тавриды

Подробнее

11 ноября 2019 г.

ЭТП Газпромбанка и коммуникационное агентство Neftegaz.RU расширяют сотрудничество

Подробнее

07 ноября 2019 г.

Продолжается общероссийская конференция по государственным закупкам

Подробнее

05 ноября 2019 г.

Госзаказ на берегах Тавриды – уже завтра!

Подробнее

28 октября 2019 г.

Эксперт ЭТП Газпромбанка на VIII Славянском международном форуме

Подробнее

22 октября 2019 г.

ДИВЕРСИФИКАЦИЯ ОБОРОННО-ПРОМЫШЛЕННОГО КОМПЛЕКСА С ПОМОЩЬЮ ИНСТРУМЕНТА КЛАСТЕРНЫХ ЗАКУПОК

Подробнее

22 октября 2019 г.

ИЗМЕНЕНИЯ 44-ФЗ, КАСАЮЩИЕСЯ ЗАКУПОК РАБОТ В СФЕРЕ КАПИТАЛЬНОГО СТРОИТЕЛЬСТВА И РЕМОНТА С ПРИМЕНЕНИЕМ IT-РЕШЕНИЯ IPM

Подробнее

22 октября 2019 г.

Эксперт ЭТП ГПБ на VII Международном Форуме «Арктические проекты – сегодня и завтра»

Подробнее

21 октября 2019 г.

Эксперт ЭТП Газпромбанка выступил на круглом столе «Трансформация правового воздействия на инвестиционный климат в условиях политики импортозамещения»

Подробнее

07 октября 2019 г.

Обучающий семинар в Ульяновске — Профессионализм заказчиков как фактор эффективности контрактной системы в сфере закупок

Подробнее

01 октября 2019 г.

Как выгодно продать неликвиды на электронной торговой площадке

Подробнее

26 сентября 2019 г.

25 сентября в Калининграде стартовала II Всероссийская конференция по закупкам

Подробнее

18 апреля 2019 г.

Единый цифровой Каталог промышленной продукции и услуг – как основа для формирования и актуализации данных в каталоге товаров работ и услуг

Подробнее

17 апреля 2019 г.

ПРИЕМКА ТРУ. ИЗМЕНЕНИЯ В ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВЕ С ЯНВАРЯ 2019

Подробнее

что это такое, отгружать продукцию со склада — что это значит, правила, образец инструкции, порядок и регламент процесса, условия, документооборот, виды контроля

В этой статье мы разберем, что это такое – отгрузка товара и продукции со склада. Вообще транспортировка — это довольно кропотливый процесс, в который включается сразу несколько этапов. Одним из них становятся погрузочные работы, которые необходимо производить согласно законодательным актам и правилам, принятым на конкретном производстве. Давайте рассмотрим, как все сделать правильно, в нужном порядке и в соответствии с требованиями приказов.

Что говорит закон

Гражданский кодекс в ст. 506 разъясняет, что по договору, продавец обязуется доставить в указанный срок заказ гражданину или компании.

В ст. 509 прописывается, что поставку осуществляют путем передачи продукции покупающей стороне или любому другому лицу, указанному в качестве конечной точки.

Отгрузка товара со склада: что это значит

Из самого названия следует, что это процесс по отправке подготовленных изделий покупателю или перевозчику. Завершение этой процедуры — момент, когда право собственности переходит от продающего к приобретателю.

Это становится понятно из ст. 223 Гражданского кодекса. В ней утверждается, что стороны вольны договариваться так, как им удобно. Переход может происходить в момент:

передачи от поставщика лично в руки покупателю;
подвоза к определенной точке, откуда потом выгодоприобретатель будет забирать своим транспортом;
доставки к самому складу покупающего.

Собственник может измениться в любой из этих моментов в зависимости от того, что будет вписано в договор.

Можно сделать вывод, что это процесс, во время которого передается продукция и меняется владелец партии.

Вместе с товаром получателю доставляется акт приема-передачи. В нем всегда указано место отгрузки – это юридический адрес, на который необходимо прибыть курьеру или автомобилю, чтобы вручить проданное. Помимо этого, в документе прописываются все основные характеристики груза:

вес;
цвет;
маркировка;
количество;
качество;
другие признаки, которые были признаны важными.

Также в акте всегда есть артикул, список всего, что везут, способ упаковки и масса без тары. Оформляют его в 3 экземплярах, каждый подписывают обе стороны. Один везет водитель как сопроводительную документацию, остальные вкладывают в коробку.

Хотите внедрить «Склад 15»?
Получите всю необходимую информацию у специалиста.

Спасибо!
Спасибо, ваша заявка принята!
Продолжить

Почему следует контролировать этот момент

День, когда право на собственность переходит от одной компании к другой, определяющий при реализации любых видов товаров.

Во время перевозки может произойти порча, кража, появиться дефекты. Эти риски тоже необходимо указывать в документах. Когда груз транспортируется, некоторые детали способны потеряться, сломаться, выйти из строя или утратить первоначальный внешний вид.

Это негативно сказывается на общей стоимости продукции, поэтому важно заранее оговорить это и прописать в бумагах. Так будет понятно, кто за это отвечает и кому придется оплачивать.

Следите, чтобы все было оформлено правильно. Если появятся разногласия со второй стороной договора, то можно отправиться в суд и предоставить документацию там. Корректно составленная и подписанная, она станет неопровержимым доказательством правоты и невиновности. Это реальный способ возместить понесенный ущерб.

Виды отгрузки товара

Обычно используются 3 основных разновидности:

Помарочный. Сканируется штрих-код на каждом изделии.
Отправка остатков по агрегированным коробам. Снимаются ШК, которые есть на транспортных коробках. При этом каждый экземпляр проверять не приходится.
По коду маркировки (КМ) с агрегацией в короба. В данном случае берется пустая тара и в нее складывается продукция, сканируют КМ на всех пачках.

Каждый из подвидов может быть достаточно быстрым, если пользоваться специальной техникой. Чтобы оптимизировать этот процесс, стоит обратиться к специалистам нашей компании «Клеверенс». Мы поможем подобрать ПО, которое обеспечит высокую скорость обработки заказов, в том числе и на отгрузку, учет хранящихся в складских помещениях продуктов и многое другое. Среди них – «Склад 15», в рамках которого доступны все 3 перечисленных выше типа.

Соглашение, предмет его заключения и нюансы

Это первый документ, с которого начинаются отношения между продающей и покупающей сторонами. Называться он может:

договором поставки;
реализации товара.

Разница между этими двумя видами заключается в том, что первый создают, если контрагент сам отправляет готовую продукцию, а второй в случае, если лишь перепродает изделия. По факту это разновидность купли-продажи.

Чтобы все прошло успешно, важно предусмотреть:

сам продукт – вписан корректно, со всеми опознавательными знаками;
прописаны вес, габариты, количество мест, комплектность, цена и срок, в который все должно быть перевезено;
к договору поставки прикладывается спецификация – бумага, в которой пишут все характеристики партии;
условия доставки – как, когда и кем будет перевозиться товар.

В упрощенном варианте обязательно указано:

дата и место заключения;
предмет сделки;
обязанности и права обеих сторон;
цена за единицу и общего объема;
реквизиты и юридические адреса продавца и покупателя.

Это универсальная бумага, в которую при необходимости можно добавлять разные нюансы, если они есть.

Ниже обычно пишут дополнительные условия:

когда и как будет переходить право собственности;
подробную информацию о доставке;
возможные риски и другие факторы.

Отдельным файлом создается спецификация, в которой указываются все количественные и качественные характеристики. Это проще, чем пытаться вместить все в договор. Особенно если фирмы сотрудничают постоянно, и каждый раз меняется размер партии, количество и наименования ассортимента.

Как производится описание товара перед отгрузкой продукции

Необходимо, чтобы продукт соответствовал:

всем ГОСТам, к которым он относится;
каталогам поставщиков, в которых числится;
общероссийскому классификатору;
ТУ или иным регламентам, по которым производился;
техническому паспорту;
сертификатам соответствия.

Также ключевое условие – указать количество. Оно должно быть определено в денежном выражении или в количественном. Причем согласовывается по каждому названию.

Иные параметры

Их наличие необязательно, без них договор не станет недействительным. Но если возникнут споры, то прописанные пункты в отличие от сказанных слов станут хорошими доказательствами в арбитражном суде.

К ним относятся:

наличие ассортимент;
комплект;
сроки, в которые необходимо все завершить;
стоимость единицы;
кем будет осуществляться доставка – транспортной компанией или продавцом.

Таким вкладышем может стать спецификация. Это отдельная бумага, в которой легко расписать все позиции, их особенности, сумма и прочее.

Хотите внедрить «Магазин 15»?
Получите всю необходимую информацию у специалиста.

Спасибо!
Спасибо, ваша заявка принята.
Продолжить

Порядок и правила процесса отгрузки товара со склада, документооборот

Чтобы создать все условия и обеспечить сохранность груза, организовать своевременную качественную приемку, следует:

строго соблюдать правила, которые предъявляются производителем к упаковке и маркировке;
проверять или проставлять пломбировку всех мест;
точно определять количество мешков, пакетов, коробок или иной тары;
передавать требуемый объем продукции, по комплектности и качеству соответствующий требованиям;
оформлять документы, по которым можно проверить отгружаемые изделия;
назначать руководителя, который будет осуществлять контроль отгрузки товара со склада;
проверять, насколько фактические данные соответствуют тем, которые указаны в бумажных;
передавать документацию принимающей стороне способом, который заранее был оговорен;
соблюдать условия, предъявляемые к погрузке и креплениям.

Нет ничего сложного в работе, которая будет производиться перед отправкой партии. Главное – предупредить сотрудников о том, что все следует выполнять в соответствии с нормами безопасности и договором, а также снабдить их современным оборудованием. Это поможет ускорить и упростить задачу.

Инструкция по отгрузке готовой продукции, товара со склада, образец

На каких правилах будет производиться погрузка и отправление, должно быть понятно всем участникам сделки – грузоотправителю, перевозчику и получателю.

Вот несколько требований, которые необходимо соблюдать:

промаркировать каждую единицу и партию, которые находятся в складских помещениях;
обязательно проверить характер перевозки и ее объем;
продумать, сколько единиц техники потребуется для выполнения задачи;
отправитель или транспортная компания обязуется в строго определенный день предоставить нужный тип ТС для осуществления перевозки;
изучить, соответствует ли предоставленное ТС всем санитарно-гигиеническим нормам;
процесс погрузки-разгрузки может контролировать не только перевозчик, но и заказчик;
перед отправкой проверяют подвижность состава;
каждый элемент обязательно сканируют, взвешивают и измеряют при необходимости;
заполняют бумаги, передают их по почте или в электронном виде.

Если на склад был принят товар ненадлежащего качества или не в том количестве, в котором должен быть, то возникает вопрос, что делать. Здесь важно правильно оформить сопроводительные документы:

Если во время приемки было выявлено, что вместо 30 экземпляров поступило всего 20 или 15, то ответственный сотрудник обязан сделать соответствующую отметку. Необходимо зачеркнуть напечатанный объем и вписать реальный. Если позиции вообще не пришли, то строчка просто вычеркивается. Кроме того, работник ставит свою подпись. То же самое дублируется в счет-фактуру. Когда принимается с участием водителя, то желательно, чтобы он тоже расписался.
Если это указано в приказе, то можно поступить иным образом. Когда специалист принимающей стороны понимает, что реальное количество расходится с указанным в бумагах, он может отказаться от принятия всей партии. В этом случае составляется акт по форме ТОРГ-2 и весь приход возвращается отправителю до выяснения причин происшествия и исправления недобора.

Важно, чтобы все коробки были правильно промаркированы и упакованы. Если получатель увидит вскрытую упаковку, то может не захотеть принимать весь объем. Причем необязательно, чтобы это было дефектом или прямо влияло на свойства товара. Просто это будет поводом предъявить претензию, ведь покупателю проще составить акт и не брать на себя ответственность за сохранность груза. Это правильнее, чем доказывать потом, что в таре не хватало определенного количества деталей или комплектующих, а пачка не была надежно опломбирована.

Также перед отправкой необходимо проверить, как соблюдались правила погрузки и надежность креплений. Это поможет обезопасить от лишних повреждений ассортимент.

Ошибок и помарок в сопроводительных документах тоже быть не должно. Все оформляется читаемым, а также собирается по накладной. Сотрудник, собирающий заказ, внимательно проверяет комплектность, число и качество отгружаемых изделий. Чтобы упростить задачу и избежать пересорта, ему стоит выдать ТСД, который поможет сканировать промаркированную продукцию и собирать ее согласно листу.

Образец регламента и оформление отгрузки товара со склада

Если процесс проходит без разногласий с договором поставки и его создавал сам производитель, то первым составляют акт приема-передачи. В нем отмечают качество и характеристики, объем, соответствие показателям, прописанным в документации. Его подписывают обе стороны.

После этого готовится упаковочный лист. Он описывает упаковку продукта, в нем есть информация:

о номере в каталоге;
касающаяся веса нетто и брутто;
место;
перечень изделий;
артикул, если есть.

Его вкладывают в коробку или ящик, оформляют сразу 2 экземпляра. А третий вариант прилагают к сопроводительным бумагам.

После этого все делается стандартно. Необходимо собрать такие документы:

накладная ТОРГ-12 – нужна, чтобы получить продукцию;
счет-фактура или УПД – потребуется, чтобы со стороны покупателя смогли сверить наименования и другие характеристики;
ТТН №1-Т – обязательна для водителя, без нее не получится перевезти груз;
чек – в нем содержится подтверждение оплаты покупки;
документация, подтверждающая качество и комплектность – в отдельных случаях это может быть спецификация, но иногда просто сертификат или технический паспорт.

Особенности, которые следует учесть в оформлении документов

Отгрузили – это не просто переместили новому владельцу и вытащили из машины. Это длительный процесс, в который входят составление договора, сборка изделий по списку, укладывание их в соответствии с актом. Рекомендуем проверить маркировку, не допустить пересорта и отправить покупателю то, что он заказал.

Вот еще несколько ключевых моментов, о которых стоит знать:

Бухгалтерия обычно использует унифицированные бумаги, которые были официально утверждены Росстатом. Но иногда из этого правила есть исключения. Если владелец предприятия приказом утвердит собственные формы, то можно будет задействовать их. Главное – чтобы в них присутствовали реквизиты, которые соответствуют требованиям законов о Бухучете. В этом случае нет никакого нарушения в использовании частных документов.
Оплата товара может происходить безналичным или наличным путем. Во втором случае допускается только проведение операции с обязательным использованием кассового аппарата, в противном случае это будет нарушение законодательства.
В договор поставки необходимо включить условия, которые касаются перевозчика. Важно вписать, кто, когда и как будет производить отправку груза. Нанимать транспорт допускается не только продающей, но и приобретающей стороне. Кроме того, это могут делать они сами, силами сотрудников фирмы. Все зависит от того, о чем договорились компании.
Если ТС обеспечивает продавец, то он составляет ТТН и подписывает соответствующий документ. Он же выдает доверенность водителю или экспедитору, чтобы он мог получить и доставить изделия по нужному адресу.

Мы рассмотрели, как происходит отгрузка товара со склада, разобрали условия и основные нюансы оформления документации. Главное – заранее составить бланки или формы, которые будут использоваться всегда при реализации продукта покупателю. Когда процесс повторяется часто, то сложности возникают только при появлении неожиданных изменений объема, факторов или момента перехода права собственности. Чтобы не допустить пересорта или нарушения отправки определенной партии – стоит своевременно внедрить автоматизацию складского отдела.

Количество показов: 2132

Статьи по схожей тематике

НПО «Альтернатива» — 3.4.4. Сопроводительная документация к транспортировке, приемке и хранению продовольственного сырья, продуктов питания и кулинарной продукции

Все сопроводительные документы на перевозку груза можно разделить на три крупные группы.

Транспортные. В эту группу входит достаточно большое количество разнообразных бумаг. В них содержатся сведения, во-первых, о виде ТС, которое используется. К примеру, это может быть автомобильный, воздушный, железнодорожный транспорт. Сопроводительные документы на перевозку груза содержат отметки о пересечении границы, условия оплаты, передачи товаров.

Финансовые. Такие сопроводительные документы на товар содержат полное описание и стоимость продукции, общее количество, вместимость по каждому товарному месту.

Разрешительные. В эту группу входят сопроводительные документы на товар по качеству, комплектации, упаковке. Такие бумаги тщательно проверяются таможенными органами.

Транспортная накладная. Она считается самым распространенным сопроводительным документом на перевозку продукции. Алкогольные, табачные изделия, пищевые продукты, строительные материалы — это лишь небольшой перечень товаров, к которым прилагается накладная.

Форма и вид документа выбирается в зависимости от транспортного средства. Как правило, оформляются накладные на перевозку наземными видами ТС. Однако на практике используются специальные бланки для поставки груза воздушным, морским и железнодорожным транспортом.

Сопроводительный документ для транспортировки груза наземными видами ТС оформляется в трех экземплярах. Первый оставляет у себя отправитель, второй предназначен для получателя. Третий необходим непосредственному перевозчику.

Особенности документа. Накладная для торгового предприятия может являться приходным или расходным документом. Ее выписывает материально ответственный сотрудник при отгрузке изделий со склада или принятии товара. В накладной должны присутствовать следующие сведения: Дата, номер выписки. Наименование отправителя и получателя (поставщика и покупателя). Название и краткое описание изделий. Количество товара (в единицах). Цена каждого вида продукции и общая стоимость с НДС.

Товарно-транспортная накладная. Этот сопроводительный документ состоит из двух частей: транспортной и, соответственно, товарной. В зависимости от специфики поставляемой продукции поставщик может приложить дополнительные бумаги (рис. 3.12).

При перевозке груза ж/д транспортом оформляется железнодорожная накладная. К ней могут прилагаться упаковочные листы и сертификаты. В накладной при этом делается соответствующая отметка.

Счет-фактура. Она считается самым распространенным финансовым сопроводительным документом. Счет-фактура формируется при большом перечне отгруженных товаров. Этот сопроводительный документ для розничного торгового предприятия выступает в качестве приходной квитанции.

Рис. 3.12. Товарно-транспортная накладная

Он является основанием для оплаты поставки. Типовой формой документа является форма № 141. В счете-фактуре обязательно указываются: наименования отправителя и получателя, название и полная стоимость каждой единицы продукции, итоговая сумма. Для оплаты поступивших изделий может использоваться счет с аналогичным содержанием. Он выписывается поставщиком по форме № 868.

При оприходовании на счете-фактуре (как и на любом другом сопроводительном документе) ставится штамп.

Сертификаты. Они оформляются контрольными госорганами. Для получения сертификата образец продукции передается для лабораторного анализа. Исследование также может проводиться непосредственно на предприятии.

В настоящее время используются сертификаты:

ветеринарные;
фумигационные;
фитосанитарные;
гигиенические.

Предприятиям, осуществляющим поставку опасных материалов, также необходимо иметь разрешение.

Зачастую приемку товаров материально ответственный сотрудник осуществляет за пределами склада покупателя. В таких случаях ему необходимо иметь при себе доверенность. Она подтверждает полномочия служащего.

Приемка товаров. Порядок оприходования изделий зависит от места, характера (по качеству, комплектности, количеству), степени соответствия соглашения о поставке сведениям из сопроводительных документов. Приемка по количеству, качеству продукции предусматривает проверку фактического ее наличия и состояния. Полученные данные сверяются со сведениями расчетных или сопроводительных документов. Если они совпадают, то на бумагах ставится штамп принимающего предприятия, а материально ответственный сотрудник заверяет их подписью.

Предъявление претензий. При приемке продукции важно соблюдать порядок и сроки. В случае их нарушения торговые предприятия теряют право предъявлять поставщикам претензии, связанные с качеством или количеством товара. При несоответствии фактического наличия изделий или отклонениях но их качеству от параметров, установленных договором либо содержащихся в сопроводительных документах, составляется акт. Он выступает в качестве юридического основания для предъявления претензий поставщику. Составлением акта занимается специальная комиссия. В ее составе должен присутствовать материально ответственный сотрудник, представитель поставщика. Если последний отсутствует, то при согласии контрагента акт может составляться в одностороннем порядке. В сопроводительном документе материально ответственное лицо делает соответствующую отметку. При закупке товара необходимо проверять наличие сертификата.

Возврат продукции. Как правило, поступивший на предприятие груз проверяется материально ответственным лицом. Однако во многих организациях ежедневно принимается огромное количество разных изделий. Соответственно, проверить их качество не всегда представляется возможным. В договоре между поставщиком и закупщиком должны оговариваться условия и порядок возврата (замены) товара, брак которого выявлен в ходе реализации. По общим правилам, при обнаружении недостатков изделий при их продаже, несоответствия стандарту или образцу, согласованному сторонами, некомплектности, возврат производится путем составления расходной накладной.

Приемка импортной продукции. Порядок ее осуществления, проверки количества и качества поступивших изделий оговариваются в соглашении с зарубежным контрагентом. Если правила не были закреплены в договоре, необходимо руководствоваться действующими нормативными актами, утвержденными федеральными исполнительными органами. Приемка продукции в ненарушенной таре от зарубежного контрагента производится в том же порядке, что и от отечественного поставщика.

Учет документов. Сведения о первичных бумагах, оформляемых при оприходовании изделий, поступивших на склад, следует отражать в Журнале поступления продукции. В нем указываются основные реквизиты приходного документа. В их числе:

наименование;
номер и дата;
краткая характеристика документа;
дата регистрации;
информация о поступившей продукции.

Документы, оформленные на приемку изделий, используются как основание для расчета с контрагентами. Сведения этих бумаг не могут пересматриваться после оприходования продукции. Исключение могут составлять случаи, когда выявлена естественная убыль при транспортировке. Оприходование продукции осуществляется в день завершения приемки по фактической сумме и количеству.

Хорошая бухгалтерия: как записывать квитанции об операциях

Квитанция — это, по сути, письменное доказательство любого вида операции. Счета — самый распространенный вид квитанции. Они в основном служат для документирования спроса на плату или услугу. Однако существует множество различных типов квитанций, каждая из которых относится к разным видам бизнес-транзакций, как между компанией и внешними агентами, так и внутри повседневной деятельности компании. Вот почему важно различать внутреннюю финансовую отчетность и внешнюю финансовую отчетность .

Внешняя финансовая отчетность включает все квитанции, полученные из внешних источников, например:

Счета-фактуры закупок
Банковские выписки
Коносаменты и коммерческие письма
Отчеты о расходах
Налоговые оценки
Коммерческие квитанции

Внутренняя финансовая отчетность , с другой стороны, ведется внутри компании. К ним относятся:

Списки заработной платы и зарплаты
Квитанции о расходах материалов
Стенограммы исходящих счетов

Копии квитанций, коммерческих писем, чеков и т.д. является решающим фактором при выборе внешнего и внутреннего финансового отчета.Например, в случае выписок из онлайн-банкинга, даже если компания сама распечатывает выписку, это все равно внешний документ, поскольку он был создан и предоставлен внешней стороной. Кроме того, счет, отправленный по почте, также считается внешним документом, даже если он напечатан независимо.

Помимо внутренних и внешних документов, еще одним важным типом квитанции является корректирующий счет , , который используется в качестве заменяющего документа, если необходимо перевыпустить счет или квитанцию.Здесь также можно создать свои собственные подтверждающие документы.

Однако для того, чтобы они были официально признаны, перевыпущенные квитанции на крупные суммы денег должны быть исключением и не должны появляться слишком часто, чтобы они вызывали доверие. Однако относительно часто проверять небольшие суммы сдачи с использованием перевыпущенных квитанций — например, чаевых, почтовых расходов, платы за парковку и т. Д. Поскольку перевыпущенные квитанции обрабатываются внутри компании, они не считаются внутренним документом, поскольку имеют особый статус как третий вид квитанции.

Процедура | Приобретение товаров и услуг

Общий обзор

Эти ссылки позволяют перейти непосредственно к указанным разделам:

Обучение

Все, кто участвует в процессе закупок, должны знать все соответствующие политики и процедуры. Чтобы помочь отделам узнать о процессе закупок, ознакомьтесь с учебными материалами, доступными через Службы обучения. На этом сайте учебных услуг представлены текущие описания всех семинаров и информация о регистрации.

Законы, политики, требования

Политика университета, закон штата или федеральный статут, а также передовая практика закупок, описанная в этих процедурах, регулируют процесс закупок. Некоторые источники финансирования определяют, ограничиваются ли средства определенной целью или разрешены ли денежные пожертвования из фондов. Все источники финансирования требуют, чтобы покупка была оправдана для целей сотрудника и требует одобрения отдела.

Физические лица, которые могут прямо или косвенно повлиять на решение о покупке, должны соблюдать ограничения, налагаемые Статутом Миннесоты 15.43: (Принятие преимущества государственным служащим; штраф) в отношении принятия подарков или других предметов.

Целевой групповой бизнес (TGB)

Университет ставит перед собой цель ежегодно закупать у Миннесоты предприятия, которые исторически недостаточно используются, например, сертифицированные предприятия, принадлежащие женщинам, меньшинствам или лицам с ограниченными возможностями. Отдел закупок помогает достичь этой цели.

Списки сертифицированных поставщиков доступны на веб-сайте Office for Business and Community Economic Development (BCED).См. Каталог сертификатов или целевую бизнес-базу данных.

Закупка определяет, присужден ли общеуниверситетский контракт TGB. Департаменты должны искать контракты UWide с целевыми компаниями. Нажмите на список целевых компаний на веб-сайте.

Запрещенные товары

Департаменты должны получить разрешение перед использованием любого из следующего:

Инструкции по утверждению ограниченных товаров
Товары с ограничениями	Инструкции
Лабораторные животные	Свяжитесь с Research Animal Resources (RAR) для покупки лабораторных животных.Не покупайте лабораторных животных без участия RAR.
Радиоактивные изотопы	Обратитесь в службу охраны окружающей среды, здоровья и безопасности (EHS) для приобретения радиоактивных материалов. Не приобретайте радиоактивные изотопы или закрытые источники без участия EHS. Также соблюдайте правила EHS по хранению и утилизации алкоголя и опасных предметов. См. Политику радиационной безопасности.
Алкоголь для исследований	Свяжитесь с U Market, чтобы приобрести алкоголь для исследования.Соблюдайте правила EHS по хранению и утилизации алкоголя.
Интересующие химические вещества	Это химические вещества, требующие дополнительной проверки и утверждения в финансовой системе Службы охраны труда и окружающей среды (EHS) перед размещением заказа.
Контролируемые вещества	За дополнительной информацией обращайтесь в отдел соблюдения нормативных требований (RCO). См. Раздел Административная политика: Использование контролируемых веществ для исследований .

Позиции с дополнительными требованиями
Товары с ограничениями	Инструкции
Аудит или финансовые услуги	Эти услуги требуют проверки и утверждения Контролером в финансовой системе, прежде чем заключать договор с поставщиком.
Архитекторы, инженеры, дизайнеры и строительные услуги	Эти услуги требуют рассмотрения и одобрения со стороны отдела капитального планирования и управления проектами (CPPM) для обеспечения соответствия законодательным актам штата об архитектурных услугах.
Юридические услуги	Эти услуги требуют рассмотрения и утверждения Управлением главного юрисконсульта. OGC определит, доступен ли опыт в Университете или какая юридическая фирма лучше всего подходит для запроса.
ИТ-услуги	Закупки информационных технологий (ИТ), которые превышают 500 000 долларов США (на закупку, внедрение и другие расходы, совершенные от имени учреждения), должны быть одобрены вице-президентом по информационным технологиям и офисом главного информационного директора (электронная почта: vpcio-admin @ umn .edu). Лучше всего привлечь этот офис на раннем этапе разработки / определения потенциального решения, чтобы обеспечить согласованность, функциональную совместимость и интеграцию с существующими университетскими системами и технологиями, а также для руководства / помощи в процессе конкурентных закупок.

Закупки из федерального бюджета 25 000 долл. США и более

Покупки, которые соответствуют требованиям к отчетности Федерального закона о финансовой отчетности и прозрачности (FFATA), должны включать информацию от поставщика для сообщения Федеральному правительству до того, как закупки могут быть отправлены поставщику. Эти закупки включают субподряды по федеральным контрактам и оцениваются не менее 25 000 долларов США. Для получения дополнительной информации об этом требовании к отчетности обращайтесь по адресу электронной почты [email protected]

U Market и универсальные контракты

Предполагается, что отделы

будут закупать лабораторные принадлежности, канцелярские товары, химикаты и другие товары на U Market через финансовую систему, когда это возможно. Существуют общеуниверситетские контракты на такие предметы, как компьютеры, мебель и лабораторное оборудование. И рыночные контракты U, и контракты на весь университет были предварительно предложены по ценам со скидкой.

Утверждение Попечительского совета

Для покупок

на сумму 1 миллион долларов и более требуется одобрение Попечительского совета перед заключением контракта или заказа на поставку.Сумма в долларах зависит от назначенного периода времени. Например, годовой контракт на сумму 700 000 долларов США с возможностью продления на второй год за 700 000 долларов США не требует одобрения Попечительского совета, поскольку каждый год является новым бизнес-решением. Однако, если контракт заключен на 2 года из расчета 700 000 долларов в год, для покупки потребуется одобрение Попечительского совета на общую сумму 1 400 000 долларов.

Распоряжения об изменениях, которые изменяют размер вознаграждения до 1 миллиона долларов или более или изменяют первоначальную сумму, которая более чем на 10% превышает сумму, утвержденную Правлением, требуют рассмотрения и утверждения Попечительским советом изменений перед продолжением присуждения вознаграждения.

Общие приказы / Контракты на определенный срок

Департаменты могут выдавать общие заказы на срок до 3 лет, если общая сумма контракта составляет менее 50 000 долларов. Закупки товаров или услуг у одного и того же поставщика на общую сумму 50 000 долларов США или более за указанный период времени будут направлены на Покупку для участия в торгах. Департаменты несут ответственность за продление общих заказов до истечения срока их действия. Отчет об уровне сжигания ресурсов единой системы обмена сообщениями используется для определения общих заказов и контрактов на профессиональные услуги, срок действия которых приближается.Чтобы продлить заказ, свяжитесь с поставщиком, чтобы подтвердить, что на период продления действуют те же цены и условия. Если общие заказы продолжаются в течение последних трех лет, может потребоваться новый процесс торгов. Обсудите эти вопросы со Службой закупок.

Лизинг

Университет рекомендует анализ аренды и покупки для всего оборудования стоимостью более 250 000 долларов. Служба закупок может помочь в получении предложений по аренде и проведении анализа.

Покупка товаров и услуг 49 999 долл. США и менее

Следующая процедура охватывает закупку оборудования, расходных материалов и стандартных услуг.Для приобретения профессиональных услуг (например, консультантов или графического дизайна) см. Административную политику: Приобретение профессиональных услуг .

Департамент несет ответственность за получение Университетом всех согласованных товаров или услуг, указанных в награде. Свяжитесь со Службой закупок для любых поставщиков, у которых есть нерешенные проблемы с производительностью. Повторяющиеся проблемы с производительностью, задокументированные отделом Службы закупок, могут поставить под угрозу будущие отношения поставщика с Университетом.

Сотрудники, совершающие покупку, должны определить соответствующий процесс покупки и оплаты:

Требования по типу платежа
Тип платежа	Требование
Заявка / Заказ на поставку	Для запросов на покупку требуется заявка финансовой системы и заказ на закупку до получения товаров. Для сопоставления всех счетов-фактур по заказам на закупку требуется квитанция финансовой системы.
Университетский контракт	Если товар доступен по широкому контракту (или другим утвержденным контрактам), заполните заявку финансовой системы для заказа на поставку поставщика, чтобы заказать товар.После получения номенклатуры обработайте счет через финансовую систему с указанием заказа на покупку и ссылки на получение.
U Рынок	Если товар доступен в U Market, разместите заказ через финансовую систему. Электронный ваучер обрабатывается по заказу на покупку. Квитанции не требуются.
Плата	Если элемент / услуга допустимы на PCard и в пределах PCard. Основные средства не могут быть приобретены этим методом.
Заказ без закупки	Если позиция допустима как транзакция, не связанная с заказом на закупку, разместите заказ и обработайте счет-фактуру без ссылки на ЗП. Капитальные активы не могут быть приобретены этим методом. Перейдите в сетку Платежи, не связанные с заказом на закупку, в приложении.
Предоставление вне кармана	Сотрудники могут приобретать предметы для возмещения затрат, если они одобрены руководителем или руководством сотрудника.

Сотрудники не должны ссылаться на статус университета, освобожденного от налогов, при совершении покупок из собственного кармана.Так как университет не делает покупки напрямую, статус освобождения от уплаты налогов не применяется. Налог с продаж, связанный с предварительно одобренными покупками из кармана, будет возмещен сотруднику.

Выбор поставщика

Отделы

должны задокументировать выбор поставщика и цену для покупок на общую сумму от 10 000 до 49 999,99 долларов США, заполнив форму подтверждения цены и поставщика для товаров и стандартных услуг. Эта форма используется для документирования попытки отдела запросить три или более предложений для закупаемых товаров.Форма цены и обоснования поставщика должна быть прикреплена к заголовку заявки EFS и заказа на поставку. По возможности включите в цитаты целевой бизнес.

Условия перевозки

Условия фрахта определяются как точка FOB (фрахт на борту), которая относится к точке, в которой право собственности или право собственности и, следовательно, ответственность за безопасность товаров в пути переходит к Университету.

Предпочтительной точкой FOB является либо FOB Delivered, либо FOB Университет Миннесоты.Это означает, что университет переходит в собственность только тогда, когда товары доставлены в университет. В таком случае ответственность за повреждение или утерю товара в пути несет поставщик, а не Университет. Если поставщик настаивает на отправке на условиях ФОБ на заводе или в пункт отгрузки на условиях ФОБ, попросите поставщика застраховать упаковку. Департаменту будет выставлен счет за страхование, но это позволит избежать риска понести расходы, связанные с потерей или повреждением груза.

Варианты оплаты стоимости доставки определяются как предоплата или сбор.Если отдел запрашивает предоплату транспортных расходов, поставщик оплачивает расходы перевозчика и обычно добавляет их отдельной строкой в счете, отправленном за товары. Если фрахт включен в указанную стоимость, в счете не будет отдельной строки фрахта. Транспортные расходы, включенные в счет-фактуру поставщика, часто включают наценку поставщика. Стоимость фрахта должна быть указана в поле для комментариев в заявке и указана в качестве фрахта в ваучере.

Условия оплаты

Условия оплаты относятся к тому, как быстро поставщику будет произведена оплата.Стандартные условия оплаты Университета — 30 нетто. Чистая сумма счета оплачивается в течение 30 дней с даты выставления счета.

Поставщики могут предлагать скидки за досрочную оплату; например, 2% 10, нетто 30. В этом примере университет вычитает 2% скидку из счета поставщика при оплате в течение 10 дней. Университет поощряет досрочную оплату только тогда, когда есть скидка и условия могут быть выполнены.

Предоплата: не рекомендуется производить оплату поставщикам до того, как товары будут отгружены, получены и утверждены отделом.В тех случаях, когда это выгодно Университету, заказы на поставку могут включать частичный или первоначальный взнос. Предоплата включает в себя риск того, что поставщики не завершат отгрузку и оставят Университет неспособным вернуть предоплату.

Покупка товаров и услуг 50 000 долл. США и более

Для покупок на сумму 50 000 долларов и более политика требует, чтобы Служба закупок проводила открытый конкурс для выбора поставщика. Департаменты заполняют заявку финансовой системы, чтобы инициировать процесс — заявки на сумму 50 000 долларов и более автоматически направляются в Службу закупок.

Purchasing Services использует различные инструменты для проведения конкурентного процесса. Инструменты для процесса торгов включают RFB — Request for Bid, который используется для продуктов, точные спецификации которых могут быть написаны и сообщены поставщикам. Отдел закупок собирает заявки и направляет их в отдел для оценки. (См. Раздел «Оценка ответов».) Поставщик, предлагающий самую низкую цену за продукт, как указано, получает заказ на закупку или контракт.

Запрос предложений (RFP) используется для услуг или комбинаций товаров и услуг.В этом процессе при выборе поставщика учитываются различные факторы или критерии оценки, включая цену. Поставщик, предлагающий лучшее общее решение, получает заказ на поставку или контракт.

Запрос на торги

Процесс торгов: Посетите веб-сайт Контракта университета или U Market, чтобы определить, доступен ли товар. Если да, введите заявку в финансовую систему. ПРИМЕЧАНИЕ. Заказы U Market не участвуют в торгах, а ставки по контрактам Университета выставляются на усмотрение Покупателя на сумму 250 000 долларов США или более.

Исключения из заявки: Некоторые покупки могут быть одобрены как исключения из заявки при соблюдении приемлемых критериев. (См. Исключение из процесса торгов).

Приглашение поставщиков к участию в торгах: Все поставщики, приглашенные к участию в торгах, должны быть зарегистрированы в системе MBid службы закупок. Все ответы возвращаются через эту систему и заносятся в таблицу для рассмотрения отделами. Департаменты должны направлять любых новых поставщиков на веб-сайт MBid для регистрации перед началом торгов.

В заявках должны быть указаны имя и адрес электронной почты поставщиков, с которыми вы хотите участвовать.Служба закупок попытается привлечь к участию в торгах любых других возможных поставщиков. По возможности, малые предприятия следует включать в список приглашенных. На веб-сайте BCED есть списки сертифицированных малых предприятий, доступных для торгов.

Спецификации заявок: Спецификации должны быть достаточными для открытой и честной конкуренции со стороны поставщиков. Это означает, что спецификации должны быть четкими и полными, но не достаточно строгими, чтобы ограничить конкуренцию. Спецификации должны позволять справедливое рассмотрение всех известных источников, имеющих право на участие в торгах.Поскольку заказ идет по самой низкой цене, соответствующей спецификациям, спецификации должны быть точными. Каждая функция или условие, которое будет использоваться при выборе, должны быть включены в заявку. Они станут спецификациями предложений.

Ниже приведены некоторые предложения по включению в спецификации. Покупатель будет включать эти функции или условия как часть спецификаций предложения для поставщиков:

По возможности используйте общие спецификации. Включите все необходимые аксессуары.
Если вы заказываете несколько товаров, определите, будет ли награда «все или ничего» или «пакетом». Будет ли каждый товар заказываться у отдельного участника с низкой ценой?
Допустимо ли использованное или демонстрационное оборудование? Если да, нужны ли сертификаты?
Включите любые предметы обмена, которые могут считаться частью спецификаций. Для старого оборудования, приобретенного на спонсорские средства, убедитесь, что Университет имеет право собственности на оборудование. Если обмен является активом и принят, свяжитесь со Службой инвентаризации, чтобы документально подтвердить выбытие оборудования.
Требуется ли пробный период или демонстрация? Если да, укажите период времени для пробной или демонстрационной версии.
Требуется ли обслуживание оборудования на месте? Или требуется определенное время ответа службы?
Какая стоимость расходных материалов на оборудование?
Есть ли у объекта ограничения по типу доставки, например, 3-й этаж — без лифта?
Требуется ли конкретная дата доставки, требуется ли доставка в выходные или нерабочие часы? Будет ли дата доставки иметь значение при присуждении награды?

Процесс присуждения заявок: Служба закупок сводит в таблицу все соответствующие заявки и направляет их в отдел.Отдел рассматривает ответы и рекомендует поставщика для награждения. Если это не самая низкая цена, отдел включит дополнительную информацию о том, почему более низкая цена (и) неприемлема.

Служба закупок награждает заявку, используя ранее введенную заявку финансовой системы отдела. Заявка модифицируется отделом закупок, чтобы отразить информацию о заявке, и проходит через процесс утверждения в финансовой системе. Заказ на поставку отправляется через финансовую систему по методу, указанному поставщиком, как указано в файле поставщика.

Процесс запроса предложений (RFP)

Конкурсное предложение используется для комплексных услуг или комбинаций товаров и услуг. В этом процессе при выборе поставщика необходимо учитывать множество факторов, помимо цены. Служба закупок поможет определить, уместно ли предлагать конкурентные предложения вместо заявок. Менеджер категории закупочных услуг будет контролировать все аспекты процесса конкурентного предложения.

Запрос предложений (RFP) — это приглашение поставщикам подать письменное предложение на поставку товаров и услуг.Закупка делает запрос предложений общедоступным для поставщиков, чтобы они могли рассмотреть и направить предложение. Конкурирующие предложения оцениваются на основе критериев оценки, определенных в RFP.

Члены группы оценки, включая менеджера по категориям из отдела закупок, выбираются на основе их интереса и / или опыта в услугах. Перед присуждением предложения 50 000 долларов и более менеджер по категориям отправляет всем невыбранным респондентам уведомление с указанием причин, по которым их предложение не было выбрано.

Группа оценки может пригласить финалистов для презентации Команде. Информация, полученная из презентаций, может быть учтена при окончательной оценке предложений. Команда также может вести переговоры с финалистом (ами).

Политика Совета директоров

требует, чтобы отдельные покупки и контракты на сумму 1 миллион долларов и более представлялись Совету управляющих для утверждения после завершения процесса торгов / предложения и до совершения покупки или заключения контракта.

Хронология

Сроки процесса запроса предложений зависят от сложности товаров и услуг, которые необходимо приобрести. Сложная услуга потребует комплексного запроса предложения, для которого потребуется больше времени на написание, больше времени у поставщиков для составления ответа, больше времени на оценку и больше времени на согласование условий контракта с финалистом.

Начало процесса запроса предложений

Менеджер категории закупок будет работать с отделом над составлением запроса предложений. Менеджер по категориям разошлет запрос предложений всем поставщикам, зарегистрированным для соответствующих товаров в MBid, а также любым поставщикам, предоставленным отделом.Запрос предложений также может быть размещен на веб-сайте штата Миннесота.

Конфиденциальность запроса предложений

Каждому потенциальному респонденту предоставляется одна и та же информация, и на него распространяются одни и те же требования и сроки, чтобы предоставить всем одинаковую возможность.

Чтобы сохранить целостность этого строго контролируемого процесса, все участники, прямо или косвенно вовлеченные в процесс, должны сохранять конфиденциальность всех аспектов процесса и предложений. Только менеджер категории закупок может общаться с потенциальными респондентами.

Предложения не доступны для рассмотрения никому, кроме группы оценки, до тех пор, пока не будет присуждена награда.

Оценка ответов

Когда наступит крайний срок подачи предложения, Менеджер категории закупок предоставит группе оценки ответы. (Форма направления запроса предложения и инструкции по оценке предложения.) Группа может под руководством менеджера по категориям закупок запросить у Ответчиков разъяснения по предложениям.

Когда оценка предложения будет завершена, Команда определит финалиста (ов) и может пригласить их для проведения презентаций.В это время также уместны переговоры с одним или несколькими финалистами, как часть презентаций или после презентаций.

Для запроса предложений на сумму 500 000 долл. США или более документ будет включать критерий оценки, связанный с целевым бизнесом, который будет взвешен на уровне 10% от общей оценки. Если во время презентаций станет известна информация, которая повлияет на выставление оценок по критериям оценки, Команда может пересмотреть свои оценки. Пояснение к изменениям в системе очков должно сопровождать пересмотренный протокол.

Присуждение контракта

Менеджер категории закупок работает с группой оценки и завершает их оценку, подготавливая шаблон для документирования оценки предложений.

Менеджер категории закупок с помощью группы оценки и поверенного из офиса главного юрисконсульта, при необходимости, обсудит окончательные положения и условия любого контракта (ов). После этого могут быть подписаны контракты на сумму менее 1 миллиона долларов.Если контракт оценивается в 1 миллион долларов или более, менеджер по категориям закупок потребует от департамента подготовить документы об утверждении Регентов и организовать презентацию покупки на следующем заседании Совета Регентов. Как только покупка будет одобрена, можно подписать контракт.

Изменение заказа на поставку

Заказ на поставку, который был отправлен поставщику, может быть изменен только транзакцией заказа на изменение в финансовой системе. Специалисты по закупкам выдают заказы на изменение для отправленных заказов на сумму до 50 000 долларов США.Если исходный заказ составлял 50 000 долларов или более или измененная сумма будет составлять 50 000 долларов или более, отдел просит Службу закупок выполнить изменение приказа в финансовой системе.

Прием покупок

Получение в университете состоит из двух частей; отдел физически получает товар или услуга оказывается. Департаменты отвечают за электронное документирование получения покупок от внешних поставщиков в финансовой системе. Квитанция вводится в финансовую систему, чтобы авторизовать оплату ваучера.

Квитанция должна относиться к заказу на покупку для авторизации платежа. Никакая транзакция получения не требуется для товаров, полученных от U Market или внутренних сервисных организаций (ISO), или для покупок в Списке платежей, не связанных с ЗП.

При получении товара

Осмотрите упаковку и товары на предмет повреждений. Сохраните упаковочные материалы. Страховщики могут захотеть осмотреть материалы, если товар поврежден.
Не принимать посылку, если товар поврежден.Задокументируйте повреждение непосредственно на бланках перевозчика-получателя в качестве обоснования непринятия.
Сравните полученные товары с документацией, созданной поставщиком (обычно это отборочная накладная или счет-фактура поставщика). Товар и документация должны совпадать. Убедитесь, что отправка соответствует правильному количеству и цене.
- Если это неверно, немедленно позвоните поставщику, чтобы обсудить проблему. При возврате какого-либо товара запросите номер разрешения на возврат товаров (RGA) у поставщика.
Подпишите приемные бланки. Распишитесь только за то, что было получено. Убедитесь, что товар принадлежит соответствующему отделу.
Немедленно убедитесь, что продукт работает правильно. Если продукт неисправен, позвоните поставщику и организуйте возврат продукта. Не пытайтесь починить неисправный продукт. Это может привести к нарушению гарантии или может быть истолковано как принятие продукта более низкого качества.

Документирование получения неактивных активов

Неактивы — это расходные материалы и оборудование, стоимость которых составляет менее 5000 долларов ИЛИ срок полезного использования менее одного года.Отделение может отслеживать неактивное оборудование, но оно не отслеживается централизованно, а записи не ведутся централизованно.

Документирование поступления активов

Если получено оборудование стоимостью 5000 долларов и более, это капитальное оборудование, и его должен получить в электронном виде специалист по закупкам. Пересылайте документы и запрос закупщикам финансового кластера. Для получения дополнительной информации о капитальном оборудовании см. Административную политику: Управление капитальным оборудованием университета .

Ошибки совпадения

Ошибки совпадения удерживают платежи по ваучерам до тех пор, пока ошибки не будут устранены в финансовой системе. Ошибки необходимо устранять своевременно, чтобы избежать просроченных платежей поставщикам. По возможности ваучеры финансовой системы должны создаваться на основе квитанций. См. «Учебные материалы» для получения дополнительной информации.

Политика и процедуры получения купленных товаров — York College / CUNY

Цель:

В этом документе содержатся инструкции по получению товаров, приобретенных Департаментом закупок Йорка. Доставка запрошенных продуктов / товаров знаменует переход в процессе «Покупка к оплате» от закупочной деятельности к операции с кредиторской задолженностью. Все покупки должны быть «получены», чтобы произвести оплату поставщику. «Принимающий» отдел должен определить, являются ли полученные продукты или услуги приемлемыми и соответствуют ли они условиям заказа на поставку.Весь процесс приема состоит из следующего:

Получение — Акт вступления во владение продуктами для того, чтобы подготовить их для проверки, поместить их в инвентарь или передать их конечному пользователю (инициатору запроса) для немедленного использования.

Проверка — акт проверки продуктов, которые были поставлены для определения их соответствия спецификациям покупки.

Принятие — Подтверждение того, что продукты и / или товары соответствуют требованиям заказа на поставку, чтобы поставщик мог получить оплату.Отправления считаются «принятыми», если заказчик (запрашивающий товар) подтверждает получение в модуле расчетов с поставщиками и не имеет проблем с качеством или доставкой. Большинство отправлений считается принятым и одобренным к оплате получателем (запрашивающей стороной) путем создания квитанции о получении (отчета), если получатель не свяжется с отделом отдела закупок или по счетам к оплате и не запросит приостановку платежа.

Прием

Оформление поставок

По возможности лицо, получающее продукт, должно подписать документы о получении, предоставленные поставщиком или транспортной компанией.Лицо, получающее посылку, должно осмотреть товары перед подписанием квитанции, а также подписать упаковочный лист. Затем отправьте упаковочный лист соответствующему лицу (счетам к оплате, заявителю, управлению активами) для финансовой сверки.

Отказ в доставке

По возможности, отделы должны отказываться принимать посылки, если они не могут подтвердить, что заказ был размещен их отделом, или если упаковка выглядит достаточно поврежденной, чтобы вызывать беспокойство.

Хранение записей

Во время процесса получения Отдел приема переходит в физическое владение и юридическое право собственности на груз. Поэтому для поставщика важно предоставить отделу упаковочный лист для всех отправлений, доставляемых в отдел.

Если поставщик не может предоставить упаковочный лист, отдел должен связаться с поставщиком, чтобы запросить отправку копий в отдел за его файлами.

Департамент должен продолжать получать документы в архиве в соответствии с этими руководящими принципами.Необходимость сохранения документов получения особенно важна при приеме любых частичных или смещенных доставок в течение определенного периода времени.

Проверка

Проверка отгрузки

Лица, получающие грузы, должны после подтверждения получения заказа провести инспекцию для проверки следующих минимальных условий:

Продукты соответствуют требованиям заказа на поставку и другим соответствующим документам (например: правильный номер модели, описание, размер, тип, цвет, характеристики и т. Д.)
Заказанное количество по сравнению с отгруженным или доставленным количеством.
Нет повреждений или поломок.
Единица измерения верна (например, если единица измерения в заказе на поставку — одна дюжина, в упаковке должно быть 12).
Допускается доставка документации (упаковочный лист, сертификаты и т. Д.).
Скоропортящиеся продукты находятся в хорошем состоянии, срок годности не превышен.
Изделия исправны или исправны.

Замена продукции и перегрузка

Поставщикам не разрешается заменять продукты или доставлять больше заказанной суммы без предварительного согласия отдела или агента по закупкам. Агент по закупкам должен быть уведомлен Департаментом всякий раз, когда это происходит.

Частичные поставки

Департаменты должны связываться с соответствующим агентом по закупкам всякий раз, когда покупка получается как частичная поставка без подтверждения или уведомления от поставщика.Эта информация обычно указывается в упаковочном листе.

Неудачные проверки

Отделам

рекомендуется уведомлять в письменной форме о любых неудавшихся результатах проверки, обнаруженных во время проверки, и предоставлять результаты поставщику и агенту по закупкам для принятия соответствующих мер. При получении отправлений от транспортных компаний количество полученных посылок должно точно совпадать с номером в транспортной накладной. В противном случае Департамент должен потребовать, чтобы водитель записал количество полученных посылок в счете до подписания.Осмотрите все упаковки на предмет повреждений внешнего контейнера. Любые визуальные повреждения также должны быть указаны в транспортной накладной перед подписанием.

В случае скрытого повреждения Департамент должен немедленно сообщить об этом перевозчику. Отчет должен включать следующую информацию: номер фрахтовой накладной, номер заказа на поставку, дату доставки, поставщика и степень повреждения или недостачи. В случае повреждения важно, чтобы Департамент сохранил все оригинальные транспортировочные коробки для проверки специалистом по урегулированию претензий.

Приемка

Определение приемки

Отделы

обязаны своевременно связываться с поставщиком при отклонении продуктов, которые являются чрезмерно отгруженными, дефектными или в случае любого другого несоответствия. Несвоевременное уведомление поставщика и / или агента по закупкам будет означать, что отгрузка будет считаться «принятой».

Защита отклоненных продуктов в безопасной зоне

Департаменты несут ответственность за хранение отбракованных продуктов в охраняемой зоне до тех пор, пока продукты не будут отправлены обратно поставщику или пока поставщик не заберет продукты и не заберет их из собственности университета.

Маркировка основных средств

После принятия капитальных статей отделы должны гарантировать, что бирки активов прикреплены к капитальному оборудованию в соответствии с политикой университета, регулирующей основные средства.

Возврат товара в кредит / возврат

Когда поставщик отправил товары, как указано в заказе на поставку, он юридически выполнил свою часть контракта и не обязан принимать возвращенные товары в кредит или возмещение.Принятие возврата поставщиком не является автоматическим; и, если они приняты, поставщик иногда взимает комиссию за пополнение запасов в размере 5–25% от первоначальной стоимости товара. Этот сбор должен быть оплачен отделом заявок.

Когда товар получен от поставщика, который был поврежден, отклонен из-за неудачных приемочных испытаний или не соответствует указанному в заказе на закупку, отдел должен вернуть номер разрешения на возврат от этого поставщика. На транспортной этикетке возвращаемой посылки должен быть указан номер разрешения на возврат.Другая идентифицирующая информация должна быть размещена на внешней стороне возвращенной упаковки для облегчения идентификации при получении поставщиком. Никакой товар не может быть возвращен без предварительного разрешения поставщика. Служба закупок может помочь в получении кредита или возврате средств по поставке

Процесс проверки счетов логистики SAP: ведение счета поступления / получения счета (GR / IR)

Трехстороннее сопоставление счета-фактуры, товарного поступления и заказа на поставку — это то, что называется процессом логистической проверки счета-фактуры (LIV). Процесс сопоставляет полученный счет-фактуру поставщика с поступлением материала по количеству и с заказом на поставку по ценам.

Процесс LIV может привести к следующим результатам:

a) Идеальное соответствие дебета и кредита на счете GR / IR, поскольку заказанное количество доставлено и выставлено в счет-фактуре, или

b) Остаток в GR / IR, из-за разницы в количестве между поступлением счета-фактуры и поступлением товаров, представляющих излишек поставки или излишек счета-фактуры.

В публикации на этой неделе мы обсудим процесс проверки счетов логистики SAP и последующее ведение счета поступления / получения счета (GR / IR), включая необходимые настройки конфигурации.

1) Объяснение процесса проверки счетов логистики

Как объяснялось выше, процесс LIV представляет собой классическое трехстороннее сопоставление счета-фактуры, поступления материала и заказа на поставку. Процесс сопоставляет полученный счет-фактуру поставщика с поступлением материала по количеству и с заказом на поставку по ценам.

Для того, чтобы система могла выполнить это трехстороннее сопоставление, в заказе на закупку должны быть установлены флаги Good Receipt и Invoice Receipt, как показано ниже:

Индикатор «Good Receipt» должен быть отмечен в ЗП. Найдите это поле на вкладке доставки экрана заказа на поставку, как указано выше.

Индикатор «Поступление счета» должен быть отмечен в ЗП. Найдите это поле на вкладке «Счет-фактура» экрана заказа на поставку, как указано выше.

2) Флаг поступления товара и получения счета по умолчанию в настройках конфигурации

Флаги поступления материала и поступления счета могут быть установлены пользователем при создании заказа на поставку.Однако лучше, чтобы конечные пользователи не могли самостоятельно определять, должны ли выполняться операции поступления материала и получения счета-фактуры для заказа на поставку. Эти параметры следует использовать в конфигурации по умолчанию, а не в заказе на поставку.

По умолчанию эти два поля (Good Receipt и Invoice Receipt) в заказе на поставку могут быть выполнены в конфигурации, следуя следующему пути меню:

IMG — Управление материальными потоками — Закупка — Контировка — Ведение категорий контировки

Дважды щелкните соответствующую категорию контировки.

Отметьте поступление материала, и поступление накладной, индикатор , а также сохраните соответствующий выбор поля и сохраните .

3) Иллюстрация порядка учета во время трехстороннего сопоставления

Как следует из названия, в счетах GR / IR регистрируются как документы поступления материала, так и документы поступления счета-фактуры. Документ GR записывается на стороне кредита этого счета, а документ получения счета — на стороне дебета.

В упрощенной ситуации, когда заказанное количество доставлено и выставлен счет-фактура, сальдо на этом счете равно нулю.

Сальдо на счете GR / IR представляет собой либо полученный товар, но еще не выставленный счет (излишек поставки — кредитовое сальдо), либо товары, по которым счет-фактура еще не получен (профицит счета — дебетовый баланс).

Рассмотрим сценарий, когда мы заказали канцелярские товары (количество 100 штук, цена 20 долларов за штуку). Поставщик поставляет, скажем, 80 штук. Система записывает это следующим образом:

GR Документ

Теперь учтите, что поставщик отправляет счет-фактуру, равную стоимости поступления товара (80 единиц) по цене 20 долларов США.Система записывает это как:

IR Document

Обратите внимание, что в этом примере счет GR / IR равен нулю после проводки счета-фактуры. Это просто означает, что на все полученные товары выставляется счет.

Следует отметить, что это может быть не всегда, и в большинстве случаев у вас будут различия либо в ценах (между заказом на покупку и счет-фактуру), либо в количестве (между доставленным количеством и выставленным в счет).

4) Обработка разницы в цене

Разница в цене — это разница в цене, указанная в заказе на поставку, с ценой, указанной в счете-фактуре.То, как система обрабатывает это, будет зависеть от того, какое событие произошло первым, между проводкой документа поступления материала и проводкой документа накладной.

a) Учет разницы в цене при первой проводке хорошего документа поступления

В этом случае сумма документа GR является функцией цены, указанной в ЗП, умноженной на количество поставленных товаров. Разница в цене используется для корректировки начисления на счет расходов (в нашем случае канцелярские товары — объект контировки в ЗП).См. Иллюстрацию ниже:

Предположим, что в нашем примере выше поставщик / продавец отправляет счет-фактуру, равную стоимости товарного поступления (80 единиц) по цене 18 долларов США (вместо цены на закупку в 20 долларов США). Система запишет это как:

GR Document

IR Document

Обратите внимание, что сальдо в GR / IR равно нулю после проводки счета.

b) Учет разницы в цене при первой проводке документа счета-фактуры

В этом случае сумма документа GR является функцией цены, указанной в счете-фактуре, умноженной на количество поставленных товаров.См. Иллюстрацию ниже:

Предположим, что в нашем примере выше поставщик / продавец отправляет счет-фактуру до поставки товаров на количество 80 единиц по цене 22 доллара США (вместо цены на закупку в 20 долларов США). Система запишет это как:

IR Document

Теперь, если Поставщик поставит все товары, по которым выставлен счет, документ GR будет записан как:

IR Document

Обратите внимание, что цена счета в этом случае вместо цены заказа на поставку в 20 долларов США.

Обратите внимание, что сальдо в GR / IR снова равно нулю после проводки счета-фактуры.

Поэтому важно отметить, что разница в счете GR / IR не вызвана разницей в ценах (между заказом на покупку и счетом-фактурой), поскольку такая разница будет скорректирована в соответствии с контировкой строки заказа на закупку. Разница в счете GR / IR вызвана разницей в количестве между поступлением материала и счетом-фактурой.

5) Двусторонняя проверка счетов

Другой подход к проверке счетов (который не имеет отношения к обслуживанию GR / IR), но полезно упомянуть, — это «двусторонняя проверка счетов на соответствие».Этот подход просто сопоставляет цену и количество в счете-фактуре с указанными в заказе на поставку. Чтобы система сделала это, вы должны убедиться, что флаг Поступления не установлен в ЗП. Это означает, что в процессе проверки не создается документ поступления материала.

Система просто списала / списала контировку по отдельной позиции заказа на закупку во время ввода счета-фактуры, а не во время GR.

В нашем примере, приведенном выше, будет иметь место следующая учетная запись:

6) Поступление неоцененных товаров

При таком подходе применяется весь процесс трехстороннего сопоставления.Единственное отличие состоит в том, что, как следует из названия, во время поступления материала бухгалтерский документ не создается. Это означает, что выполняется трехстороннее сопоставление цены с ЗП и количества с ЗП, но документ ЗП не создается. Следовательно, бухгалтерские проводки неоцененного GR аналогичны двустороннему сопоставлению (см. Выше).

Мы используем неоцененный подход GR, если для одной отдельной позиции заказа на поставку должно использоваться более одной контировки. Это означает, что одна позиция на закупку распределяется между несколькими GL, МВЗ или другими объектами контировки.

Неоцененный флаг GR находится на вкладке поставки позиции заказа на поставку, как показано ниже:

7) Проверка счета на основе GR

С точки зрения бухгалтерского учета этот вариант такой же, как и трехсторонний процесс выставления счетов-фактур. Однако разница заключается в деталях. Заказы на закупку при этом подходе собирают и сохраняют информацию обо всех документах GR, проводимых по конкретным позициям на поставку.

Как и флаг IV, флаг проверки счета-фактуры на основе GR можно найти на вкладке «Счет-фактура» позиции заказа на закупку, как показано ниже:

8) Работа с разницей в количестве — Обслуживание GR / IR

Обслуживание GR связано с очисткой счета Good Receipt, Invoice Receipt (GR / IR).В счетах GR / IR регистрируется получение товаров по кредиту и счет-фактура по дебету. В упрощенной ситуации, когда заказанное количество доставлено и выставлено счет-фактура, баланс на этом счете равен нулю.
Как указано выше, остаток на счете GR / IR представляет собой либо:

a) Товары получены, но еще не выставлены счета (излишек поставки — кредитовый баланс) или

b) Товары, по которым выставлен счет, но еще не получены (излишек счета — дебетовый остаток ).

По своей природе счет GR / IR — это клиринговый счет, который должен быть равен нулю по завершении соответствующего цикла бизнес-процесса (в нашем случае цикла закупок).Следовательно, по завершении каждого цикла покупки влияние этой транзакции на учет для счета GR / IR должно быть нулевым.

Если это не так по одной из причин, перечисленных выше, мы должны заняться очисткой этого счета. Баланс на счете GR / IR может быть очищен с помощью:

1) Ручная очистка (MR11)

2) Автоматическая очистка (F.13)

9) Конфигурация учетной записи GR / IR
Прежде, чем мы продолжим с конечным пользователем В процессе обслуживания учетной записи GR / IR мы выполним необходимые шаги по настройке учетной записи GR / IR.

a) Настройка автоматических проводок

На этом этапе мы поддерживаем параметры конфигурации для операций управления запасами и проверки счетов для автоматических проводок по основным счетам.
Следуйте по меню ниже, чтобы настроить автоматические проводки:

IMG — Управление материальными потоками — Проверка счетов логистики — Настройка автоматических проводок
Или используйте транзакцию OMR0

Нажмите на контировку .

Дважды щелкните клиринговый счет GR / IR.

Введите здесь клиринговый счет GR / IR .

Вышеуказанные шаги конфигурации также могут быть доступны напрямую через FI, как показано ниже:

IMG — Финансовый учет (новый) — Бухгалтерский учет в Главной книге (новый) — Периодическая обработка — Интеграция — Управление материальными потоками — Определение счетов для управления материальными потоками

b) Характеристики учетной записи GR / IR GL

Желательно, чтобы ваша учетная запись GR / IR имела следующие функции:

1) Учетная запись GR / IR должна быть создана как «Управление открытыми позициями» Счет.

2) Это должна быть учетная запись для отображения позиции.

3) Предпочтительно выбирать опцию 14 «Ключ сортировки» (заказ на поставку).

4) Предпочтительно выбрать группу статусов полей G045 (Клиринговый счет для товаров / счетов-фактур).

c) Конфигурация обслуживания клирингового счета GR / IR

На этом этапе мы сохраняем настройки конфигурации для обслуживания счета GR / IR. Этап включает:

i. Ведение присвоения номеров для бухгалтерских документов

Здесь мы сохраняем настройки, необходимые для создания документов в Финансовом учете в процессе ведения перерасчета GR / IR.Этот шаг конфигурации включает:

a) Определение типа документа для наших транзакций обслуживания GR / IR. Стандарт, предоставляемый SAP KP, предназначен для ведения счетов.

b) Назначьте диапазоны номеров типу документа в FI. Стандарт, предоставляемый SAP KP 48.

c) Определение типа документа по умолчанию в транзакции ведения счета (MR11).

Следуйте следующему пути меню, чтобы сохранить этот параметр:

IMG — Управление материальными потоками — Проверка счетов логистики — Ведение клирингового счета — Ведение присвоения номеров для бухгалтерских документов

Тип документа: Мы используем стандартный документ типа КП.
Диапазон номеров для типа документа в FI: здесь укажите диапазон номеров (48).
Типы документов в проверке счетов: Тип документа по умолчанию в транзакции ведения счета.

ii. Ведение диапазона номеров для документа ведения счета
Здесь вы назначаете диапазоны номеров вашему типу документа для документа ведения счета. Следуйте по следующему пути меню:

IMG — Управление материальными потоками — Проверка счетов логистики — Ведение клирингового счета — Ведение присвоения номеров для документов ведения счета — Ведение диапазона номеров для документа ведения счета

iii.Ведение интервала диапазона номеров для документа ведения счета
Здесь поддерживаются интервалы диапазона номеров для назначенного диапазона номеров выше.

IMG — Управление материальными потоками — Проверка счетов логистики — Ведение клирингового счета — Ведение присвоения номеров для документов ведения счета — Ведение интервала диапазона номеров для документа ведения счета

10) Ручное выравнивание (MR11)

При наличии баланс, находящийся на счете GR / IR (будь то доставка или излишек по счету), первое, что нужно сделать, это исследовать характер и причину разницы.Нам необходимо определить, все ли документы о приеме на работу и счета-фактуры разнесены или ожидаются дальнейшие документы GR или счета-фактуры. В зависимости от результата мы либо выполняем MR11, либо ждем естественного завершения транзакции.

Перерасчетный счет GR / IR обычно выравнивается в конце периода, как часть выполнения закрытия периода, для тех позиций заказа, по которым не ожидается дальнейших поступлений материала или счетов-фактур.

a) Очистка излишка поставки — (кредитный баланс GR / IR)

Выполните транзакцию MR11 или следуйте по меню:

Логистика — Управление материальными потоками — Проверка счетов логистики — Ведение счета GR / IR — Ведение GR / Клиринговый счет IR

Сделайте свой выбор, как показано на скриншоте выше, и выполните.Обратите внимание, что мы можем выбрать как доставку, так и излишек по счету за один прогон. Однако, поскольку сейчас мы демонстрируем сценарий с избытком поставок, мы выбираем только его.

 Выравнивание счетов клиринга GR / IR: Если вы отметите этот индикатор, выбираются позиции заказа на поставку, для которых все еще существуют количественные разницы между поступлением материала и проводками поступления накладной. При установке этого индикатора выбираются позиции заказа на поставку, для которых все еще существуют количественные разницы для запланированных затрат на доставку между поступлением материала и проводками поступления счета-фактуры.

 Последнее движение перед контрольной датой: Обычно здесь устанавливается системная дата по умолчанию. Это поле гарантирует, что проводки будут выбраны только в том случае, если дата проводки документов GR и Invoice более ранняя, чем дата, указанная здесь.

 Отклонение по количеству меньше / равно: Введите максимальное отклонение в процентах (%) между поставленным количеством и количеством, выставленным в счет-фактуре для выбранного заказа на поставку. Все отклонения, меньшие или равные указанному проценту, выбираются системой.

 Отклонение значения меньше / = до: Это то же самое, что и выше, за исключением того, что здесь указано отклонение, выраженное в денежном выражении, а не в процентах.

Выберите любой PO и щелкните значок заказа на закупку выше, чтобы проанализировать цепочку событий.

Щелкните вкладку статуса, чтобы отобразить статус этой конкретной закупки.

и. Мы видим, что был заказ на покупку 1200 коробок бумаги формата А4.

ii. Было доставлено 800 коробок в 3 ГР (см. Вторую половину вкладки экрана-истории заказов).

iii. На 500 коробок было выставлено 2 счета-фактуры.

iv. Это означает, что система ожидает дополнительный счет.

v. Если в результате расследования мы сможем определить, что от поставщика больше не будет приходить счет-фактура, мы можем продолжить и очистить это вручную с помощью MR11.

vi. Однако, если мы посмотрим дальше, мы увидим, что этот счет был фактически получен и в настоящее время обрабатывается, отсюда и припаркованный счет (см. Последний элемент строки на снимке экрана).Это означает, что лучше не очищать этот баланс GR / IR вручную и дождаться завершения полного цикла транзакции.

Давайте рассмотрим еще один пример излишка доставки, выбрав другой заказ на покупку на нашем снимке экрана.

В этом примере мы видим, что создано 6 документов GR стоимостью 32 148 по сравнению с 5 документами счета-фактуры на общую сумму 26 790. Система ожидает и дополнительный счет-фактуру.

При условии, что в результате расследования будет установлено, что дальнейший счет не будет получен.

Теперь мы можем вручную очистить учетную запись GR / IR, выйдя из экрана PO и вернувшись к экрану обслуживания GR / IR.

Нажмите на сообщение после выделения позиции заказа на покупку, которую вы хотите очистить.

b) Просмотр или отмена документа обслуживания счета

Используйте транзакцию MR11SHOW для просмотра / отмены документа обслуживания счета или следуйте по меню ниже.

Логистика — Управление материальными потоками — Проверка счетов логистики — Ведение счетов GR / IR — Просмотр / отмена документа по ведению счета

Щелкните последующих документов для просмотра.

Дважды щелкните бухгалтерский документ .

Счет GR / IR дебетуется для выравнивания сальдо до нуля для этой отдельной позиции заказа на поставку, а расходы кредитуются для пересчета стоимости счета, который больше не будет получен.

По любой причине, по которой вы хотите отменить этот документ по ведению счета, щелкните Список позиций.

Щелкните Reverse , чтобы отменить документ технического обслуживания GR / IR.

c) Очистка излишка по счету (дебетовый баланс GR / IR)

Здесь вы запускаете MR11 и делаете точный выбор, как в пункте (a) выше, за исключением того, что вместо выбора излишка доставки вы выбираете Излишек по счету.

Отличие в бухгалтерском учете состоит в том, что вместо этого выполняется запись, прямо противоположная тому, как в случае излишка поставки.

11) Автоматический клиринг
Выше мы обсуждали ручную очистку клирингового счета GR / IR.В этом разделе мы обсудим процесс автоматической очистки. Мы проведем настройку автоматического клиринга и выполним транзакцию автоматического клиринга (F.13).

Чтобы настроить автоматическое выравнивание счетов, следуйте по меню ниже:

IMG — Финансовый учет (новый) — Бухгалтерский учет в Главной книге (новый) — Бизнес-операции — Выравнивание открытых позиций — Подготовка автоматического выравнивания

Нажмите на новых записях или скопируйте из существующей записи.

Введите свой план счетов , вид счета и счет GR / IR Clearing GL .

Введите критерий , который система должна использовать для выбора Открытых позиций. Мы использовали документ заказа на поставку (EBELM) и позицию строки заказа на закупку (EBELP) в качестве критериев выравнивания.

Сохраните свои записи.

12) Выполнение автоматического клирингового счета (F.13)

Чтобы выполнить автоматический клиринг остатков на счете GR / IR, выполните транзакцию F.13 или следуйте по меню:

Учет и отчетность — Финансы — Главная книга — Периодическая обработка — Автоматический клиринг — Без указания валюты клиринга

Введите все необходимые параметры (как указано выше) и сначала выполните программу в тесте run, отметив опцию тестового запуска. Если все в порядке, выполните жизненный запуск.

Примечание: Для реального запуска это можно сделать в фоновом режиме, щелкнув программу , выполнить в фоновом режиме.

На эту тему еще можно много написать, но это сделает пост очень длинным. Пожалуйста, поделитесь своими мыслями по этой теме. Мы будем рады услышать ваши комментарии и предложения.

Кстати, мы приглашаем вас посетить SAP Store и других магазинов прямо отсюда или по партнерским ссылкам на левой боковой панели главной страницы и сообщения в блоге о том, как проще всего купить SAP Software и другие интересные продукты .

Регламент по приему товара и сопроводительных документов в рамках 223: порядок заключения, исполнения, внесения изменений и расторжения

Какими документами подтверждается приемка товара заказчиком

Документы, подтверждающие приемку товара заказчиком

Приемка товаров по количеству и качеству — правила, схема, инструкция, порядок — как осуществляется прием продукции на складе

Как принимают

Решения для бизнеса

Как принимать товар: законодательное регулирование и цели

Инструкция по приему товара на склад

Порядок приемки продукции по количеству и качеству

Кто может принимать

Составление договора

Как осуществляется приемка и передача товара

Решения для бизнеса

Как правильно принять товар от поставщиков

Что необходимо проверить при приемке товара

Как принимают по качеству

Сроки приемки

Приемка по весу

Инструкция, порядок и правила оформления приема товара на склад по количеству и качеству от поставщиков

Решения для бизнеса

Нюансы составления актов

Использование компьютерных технологий для ускорения складских операций

Преимущества виртуального документооборота

Программное обеспечение

Как решаются проблемы недостачи и пересортицы

Недостача

Излишки

Пересортировка

Акт о недостаче

Приемка продовольственного товара, что это такое

Порядок приемки товара — основные правила и необходимые документы

Порядок приемки товара

Резюме

Приемка товаров на склад

Как принимать товар — законодательное регулирование и цели.

Сроки приемки

Приемка по весу

Нюансы составления актов

Преимущества виртуального документооборота

Программное обеспечение

ПРИЕМКА ТОВАРОВ, РАБОТ, УСЛУГ

что это такое, отгружать продукцию со склада — что это значит, правила, образец инструкции, порядок и регламент процесса, условия, документооборот, виды контроля

Что говорит закон

Отгрузка товара со склада: что это значит

Хотите внедрить «Склад 15»? Получите всю необходимую информацию у специалиста.

Почему следует контролировать этот момент

Виды отгрузки товара

Соглашение, предмет его заключения и нюансы

Как производится описание товара перед отгрузкой продукции

Иные параметры

Хотите внедрить «Магазин 15»? Получите всю необходимую информацию у специалиста.

Порядок и правила процесса отгрузки товара со склада, документооборот

Инструкция по отгрузке готовой продукции, товара со склада, образец

Образец регламента и оформление отгрузки товара со склада

Особенности, которые следует учесть в оформлении документов

Статьи по схожей тематике

Хорошая бухгалтерия: как записывать квитанции об операциях

Процедура | Приобретение товаров и услуг

Общий обзор

Обучение

Законы, политики, требования

Целевой групповой бизнес (TGB)

Запрещенные товары

Закупки из федерального бюджета 25 000 долл. США и более

U Market и универсальные контракты

Утверждение Попечительского совета

Общие приказы / Контракты на определенный срок

Лизинг

Покупка товаров и услуг 49 999 долл. США и менее

Выбор поставщика

Условия перевозки

Условия оплаты

Покупка товаров и услуг 50 000 долл. США и более

Запрос на торги

Процесс запроса предложений (RFP)

Хронология

Начало процесса запроса предложений

Конфиденциальность запроса предложений

Оценка ответов

Присуждение контракта

Хотите внедрить «Склад 15»?
Получите всю необходимую информацию у специалиста.

Хотите внедрить «Магазин 15»?
Получите всю необходимую информацию у специалиста.