Пошаговая инструкция приема сотрудника на работу — СКБ Контур

Проверка документов

До того как вы подпишете с потенциальным сотрудником трудовой договор, заведете личную карточку и заполните его трудовую книжку, вы должны принять у него документы. Их перечень законодательно ограничен, включить в него что-то дополнительно работодатель не может. В список требуемых документов входят:

1. Документ, удостоверяющий личность. Чаще всего это, конечно же, паспорт гражданина РФ. Однако будущий работник может предъявить вам воинское удостоверение, временное удостоверение личности или даже заграничный паспорт. Отказать такому соискателю в приеме на работу вы не вправе.
2. Трудовая книжка. Если человек устраивается на работу впервые, работодатель обязан обеспечить будущего работника бланком трудовой. Если трудовая книжка уже есть, внимательно проверьте ее на наличие ошибок и несовпадения личных данных. После того как вы внесете туда запись о приеме на работу, исправлять ошибки будет гораздо сложнее. Об этом мы подробно писали в статье «Ошибиться может каждый».
3. СНИЛС. Сегодня страховое свидетельство есть уже практически у всех, его получают даже для маленьких детей. Если у вашего работника все же нет такого документа, оформить его ― ваша обязанность.
4. Документ воинского учета (для военнообязанных).
5. Документ об образовании. Если работа требует специальных знаний и умений, соискатель должен представить документ, который подтверждает достаточный уровень подготовки, например диплом вуза, удостоверение о повышении квалификации или свидетельство об обучении.
6. Справка об отсутствии судимости. Согласно ст. 65 ТК РФ соискатель обязан представить данный документ, если устраивается на работу в сфере образования и воспитания несовершеннолетних, организации их досуга, медицинского обслуживания и социальной защиты, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства. Данное требование появилось относительно недавно, оно прописано в ФЗ № 387 от 23.12.2010.
7. Вид на жительство, разрешение на работу, патент и пр. ― дополнительные документы, которые представляют иностранцы или лица без гражданства при устройстве на работу на территории России. Требования к оформлению таких работников выделены в отдельную статью ТК РФ в конце 2014 года.

Знакомство продолжается

Вы проверили документы будущего коллеги, самое время раскрыть свои карты, т. е. представить все нормативные локальные акты, которые будут касаться его деятельности. Это позволит ему максимально полно оценить будущие условия работы, режимные моменты, систему оплаты труда.

В перечень нормативных локальных актов могут войти положение о премировании, положение о командировках, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка ― их количество определяет сам работодатель, исходя из своих потребностей. Закон здесь носит лишь рекомендательный характер. Единственное требование ― эти документы не должны ухудшать условия труда работника по сравнению с действующим трудовым законодательством (ст.

 8 ТК РФ).

Важно, чтобы будущий работник обязательно документально подтвердил тот факт, что он с локальными актами ознакомился. Это может быть расписка или подпись в специальном журнале, за каждый акт отдельно или за все сразу ― на выбор работодателя. Главное, чтобы это было сделано до заключения трудового договора (ст. 8 ТК РФ).

Подписываем и заполняем

Следующий шаг ― познакомить работника с содержанием трудового договора. Помните, что трудовой договор ― это «соглашение», а значит, все его условия должны удовлетворять не только работодателя, но и работника. Нежелание идти навстречу будущему сотруднику может обернуться для компании потерей нужного специалиста.

Содержание документа регламентирует ст. 57 ТК РФ, она содержит минимальный перечень сведений о нанимающей стороне и о нанимаемом работнике, а также обязательные и дополнительные условия. Подробно о тонкостях составления трудового договора мы будем говорить в одном из следующих материалов. Здесь лишь напомним, что документ должен быть составлен в двух экземплярах. Непременно возьмите с работника расписку о получении его экземпляра на руки. И помните: от того, как составлен трудовой договор, во многом зависят ваши последующие отношения с работником.

Сразу после того, как трудовой договор подписан, оформите приказ о приеме на работу. Унифицированные образцы документов отменили в 2013 году, поэтому вы можете составить свою форму, главное, чтобы ее содержание соответствовало трудовому договору. В течение трех дней с момента выхода нового сотрудника на работу вы обязаны ознакомить его с приказом. Он со своей стороны должен оставить подпись, подтвердив, что все данные ему понятны и вопросов не вызывают.

Ведите кадровый учет в Контур-Персонале. Программа позволяет оформлять любые виды приказов, составлять трудовые договоры и личные карточки, рассчитывать занятые ставки и вакансии.

Узнать больше

Один из последних этапов ― запись в трудовую книжку. Она вносится в течение первых пяти дней фактической работы нового сотрудника. Если человек не приступил к своим обязанностям, не появился на своем месте, работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор. Запись в трудовую ни о приеме, ни об увольнении делать в таком случае не нужно.

С этого момента вам остается только заполнить личную карточку работника. Придерживаться унифицированной формы тоже не обязательно, но работодатели редко придумывают оригинальные бланки. В личную карточку вносятся основные данные работника на основе представленных им документов: фамилия-имя-отчество, дата и место рождения, образование и полученная специальность и пр. 

Читайте также:

Прием работников на работу. Пошаговая инструкция по трудоустройству граждан

Прием на работу представляет собой определенные процедуры. Проведение собеседования, содержание трудового договора, необходимость медицинского осмотра — вот лишь некоторые из условий, с которыми нужно ознакомиться.

Прием работника на работу: пошаговая процедура

Оформлению приема на работу предшествовать могут некоторые этапы, которые предусмотрены законом. Это избрание на должность, это медицинское обследование это избрание по конкурсу и многое другое.

Что касается медицинского обследования работника при приеме на новую работу, то согласно Трудовому кодексу РФ ст. 69 обязательному предварительному осмотру медицинскому (иначе обследованию) при заключении любого трудового договора подлежат следующие лица.

• это лица, которые еще не достигли возраста восемнадцати лет.
• это иные лица в случаях, которые предусмотрены Трудовым кодексом России.
• это иные лица в случаях, которые предусмотрены также федеральными законами.

Для того чтобы отправить работника на медицинский осмотр ему необходимо выдать бланк письма-направления на обязательный медицинский осмотр. Кроме того, работодателю сообщаются и другие обязательные сведения.

Так, к примеру, согласно Трудовому кодексу РФ статья 64.1 граждане, которые замещали должности, перечень которых устанавливается уже нормативными правовыми актами России, после увольнения с любой государственной или же муниципальной службы в течение пары лет обязаны при заключении новых трудовых договоров сообщать своему новому работодателю сведения об их последнем месте службы.

При приеме на работу, сотрудник предъявляет ряд документов, которые просит работодатель. Эти документы работодатель внимательным образом рассматривает и принимает окончательное решение о приёме представленного работника на работу.

Шаги при оформлении работника на новое место работы

Шаг 1. Получение от потенциального работника заявления с просьбой о приеме на работу. Этот шаг не является для большинства организаций обязательным, потому как Трудовой кодекс совсем не предусматривает подачи работником данного заявления.

Впрочем, подача заявления обязательна, если работник поступает на государственную или же муниципальную службу.  Если заявление с просьбой о приёме на работу определенным работником всё же было подано и принято работодателем, значит, его регистрируют у работодателя в установленном порядке.

Шаг 2. Ознакомление работника со всеми локальными нормативными актами. В соответствии со ТК РФ ст. 68 при приеме на новое место работы работодатель в обязательном порядке ознакомить своего нового работника под роспись с основной должностной инструкцией, основными правилами внутреннего трудового распорядка, с иными нормативными локальными актами, связаны которые непосредственно с трудовой деятельностью данного работника, с коллективным договором.

Шаг 3. Заключение с новым работником трудового договора, а также при наличии оснований еще договора о материальной ответственности. Трудовой договор оформляется в двух экземплярах обязательно в письменной форме. Он подписывается двумя сторонами. Заключение же договора о материальной ответственности не является обязательным шагом, если на это нет оснований.

Шаг 4. Регистрация трудового договора, а также договора о материальной ответственности. Например, трудовой договор регистрироваться может в Книге (либо журнале) регистрации таких трудовых договоров.

Шаг 5. Вручение работнику одного экземпляра трудового договора. Один экземпляр договора трудового в обязательном порядке передается данному работнику, другой же хранится у работодателя. Получение новым работником экземпляра трудового договора обязательно должно подтверждаться подписью данного работника на экземпляре договора, который хранится у работодателя.

Шаг 6. Издание приказа (иначе распоряжения) о приеме нового работника на работу. Приказ (иначе распоряжение) о приеме работника на работу имеет строго унифицированную форму – № Т-1 (о приеме одного работника) либо № Т-1а (о приеме нескольких работников).

Шаг 7. Регистрация приказа (иначе распоряжения) о приеме нового работника на работу заносится в Журнал регистрации приказов.

Шаг 8. Ознакомление вновь принятого работника с приказом (иначе распоряжением) о приеме нового работника на работу под роспись.

Приказ (иначе распоряжение) работодателя о приеме нового работника на работу объявляется данному работнику под роспись со дня фактического начала его работы в трехдневный срок.

Шаг 9. Внесение записи о приеме в трудовую книжку. Работодатель ведет трудовые книжки каждого своего работника, проработал который у него больше, чем пять дней. Когда у работника трудовой книжки нет, то работодатель должен ее оформить.

Шаг 10. Внесение сведений в обязательную Книгу учета движения всех трудовых книжек, а также вкладышей к ним. Все сведения вносятся в обязательную Книгу учета движения всех трудовых книжек, а также вкладышей к ним.

Шаг 11. Оформление личной карточки работника. Работника под роспись знакомят с записью в личной карточке, а также записью, которая внесена в трудовую книжку.

Шаг 12. Оформление личного дела на работника, когда в отношении его должности его работодателем установлена обязательность ведения такого личного дела. Для очень многих работодателей ведение личных дел вовсе не является обязанностью.

Шаг 13. Сообщение бывшему работодателю информации о заключении с работником трудового договора, когда принятый работник является бывшим служащим государства или бывшим муниципальным служащим.

© Анна, BBF.RU

Срочное приглашение в Россию

Получение Российской визы. Приглашение в Россию для иностранцев.

Приглашение на въезд в Россию

Оформленное в соответствии с действующими законами уполномоченным лицом является основание для въезда в Российскую Федерацию. Основания для получения визы в Россию Приглашение на въезд может быть оформлено несколькими способами, в зависимости от целей поездки.

Стоимость оформления туристического приглашения:

Срок оформления →	10-15 мин	моментально
Тип оформления →	в офисе	онлайн
Однократная (один въезд / один выезд)
1 месяц	700 P	600 P

Стоимость оформления делового приглашения:

Стоимость оформления делового приглашения зависит от нескольких факторов. Во-первых, это вид приглашения: будет оно распечатано на специальном защищенном бланке в оригинале или будет отправлено телексом сразу в выбранное консульство России. Во-вторых, это срок и кратность визы, указанной в приглашении ( однократная на месяц, на три месяца, или многократная на год или на пять лет ). В-третьих, это срочность оформления приглашения: чем дольше оформление, тем дешевле приглашение.

Как оформить приглашение / Анкета на оформление приглашения: RU | EN / Как оплатить

Документы для получения визы в РФ

Перечень в первую очередь зависит от гражданства приглашаемого лица, типа запрашиваемой визы, планируемого срока пребывания. Некоторый перечень документов:

• Приглашение в Россию выданное на имя и паспортные данные иностранного гражданина который представляется в Консульское учреждение для оформления визы;
• Заграничный паспорт, который должен быть действителен еще минимум полгода после окончания срока действия визы и выезда иностранного гражданина из страны;
• Консульская анкета, которая должна быть заполнена и подписана в двух экземплярах;
• Фотографии.

Не стоит забывать, что фактическая цель въезда иностранного гражданина в Российскую Федерацию и вид текущего разрешения на въезд должны соответствовать друг другу. В противном случае, если есть подозрение, что цель поездки не соответствует заявленной, иммиграционный контроль, может запретить въезд иностранному гражданину. Чтобы не было недопонимания, лучше обратиться в компанию, способную содействовать в оформлении визы.

См. также:
Как лучше всего пригласить в Россию друга иностранца | Способы оплаты | Приглашаемое лицо | Цели поездки

1С самоучитель — 1С Бухгалтерия, УТ, ЗУП

1С: Бухгалтерия ПРОФ

1С: Управление нашей фирмой

1С: Розница

1С: Бухгалтерия НКО ПРОФ

1С: Бухгалтерия госучреждения

1С: Зарплата и управление персоналом

1С: Управление торговлей

1С: Зарплата и кадры госучреждения

1С: Розница. Ювелирный магазин

1С: Розница. Магазин одежды и обуви

1С: Розница. Салон оптики

1С: Розница. Магазин бытовой техники и средств связи

1С: Розница. Магазин строительных и отделочных материалов

1С: Розница. Магазин автозапчастей

1С: Розница. Аптека

1С: Розница. Книжный Магазин

1С: Управление сервисным центром

1С: CRM

1С: Бухгалтерия для Беларуси

1С: Бухгалтерия КОРП

1С: Бухгалтерия НКО КОРП

1С: Документоборот ПРОФ

1С: Управление торговлей + CRM

1С: Бухгалтерия сельхоз предприятия

1С: Общепит

1С: Автосервис

1С: Управление автотранспортом СТАРТ

1С: Расчет квартплаты и бухгалтерия ЖКХ

1С: Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК

1С: Бухгалтерия строительной организациии

Яуза Софт: Менеджер строительства 3. 0

1С: SPA-салон

1С: Салон красоты

1С: Комплексная автоматизация

1С: Управление автотранспортом ПРОФ

1С: Аренда и управление недвижимостью

1С: Управление нашей строительной фирмой

Яуза Софт: Управление строительной фирмой

1С: Фитнес-клуб ПРОФ

1С: Зарплата и управление персоналом КОРП

1С: Документооборот КОРП

1С: Комплексная автоматизация + CRM

1С: Управление торговлей алкогольной продукцией

1С: Траспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП

1С: Фитнес-клуб КОРП

1С: Управление МФО и КПК КОРП

1С: Ломбард КОРП

Альянс Информ: Учет в микрофинансовых организациях

Прием на работу по трудовому договору (пошаговая инструкция) 2019г

Процедура оформления сотрудника по трудовому договору состоит из следующих этапов:

1. Получение документов от работника.
2. Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами.
3. Заключение трудового договора.
4. Оформление и регистрация документов на работника.
5. Внесение записи в трудовую книжку.

Рассмотрим каждый из них более подробно:

1. Получение документов от работника

При оформлении на работу нового сотрудника от него необходимо получить пакет документов. В зависимости от должности и предъявляемых к ней требований этот перечень может меняться.

Обязательные документы:

• Паспорт или заменяющий его документ (например, временное удостоверение личности по форме № 2П, свидетельство о рождении, документ, подтверждающий личность иностранного гражданина).
• Трудовая книжка (подробно о ведении, хранении и внесении данных в трудовую книжку здесь).
• СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования). Военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (если принимаемый на работу сотрудник является военнообязанным).

 Примечание: если работник не имеет трудовой книжки и СНИЛС (первое место работы), то работодатель обязан их оформить. Исключение составляет прием на работу дистанционных сотрудников, когда трудовой договор заключается путем обмена электронными документами. В данном случае работник сам получает СНИЛС в отделении ПФР и направляет сведения о нем работодателю.

Дополнительные документы:

• Диплом или иной документ, подтверждающий наличие образования (аттестат и т.п.).
• Справка о прохождении медосмотра или медицинская книжка. Требуется в случаях, когда должность требует прохождения обязательного медосмотра
• Справка о наличии (отсутствии) судимости (обязательна для представления при устройстве на должность педагогического работника, госслужащего, судебного пристава, работника таможенных органов и т.д.).
• ИНН (при его наличии). Отсутствие ИНН не может являться препятствием для принятия сотрудника на работу, так как оно не включено в перечень обязательных документов и отказ в приеме на работу по факту отсутствия указанного документа является необоснованным.
• Заграничный паспорт.
• Справка 2-НДФЛ (необходима, в случае если работник хочет получать налоговые вычеты).
• Справка о сумме з/п за последние 2 года (необходима для расчета пособий по больничному в случае, если расчет будет производиться исходя из заработной платы у предыдущих работодателей).
• Разрешение на работу (патент) – для иностранных граждан и лиц без гражданства, если осуществление трудовой деятельности без указанных документов невозможна.
• Медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы на Крайнем Севере (если сотрудник принимается на работу в указанный регионе).
• Сведения о доходах и имуществе супруга (супруги), несовершеннолетних детей. Предоставление указанного документа обязательно для госслужащих, сотрудников Центробанка (на ряд должностей), муниципальных служащих.
• Заявление о приеме на работу. Cоставление заявления о приеме не является обязательным условием для заключения трудового договора и его отсутствие не может являться основанием для отказа в принятии на работу. Исключение составляют только государственные и муниципальные служащие обязанные составить данное заявление.

Кому необходимо проходить медицинский осмотр при устройстве на работу

2. Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами

Перед заключением трудового договора, сотрудника необходимо ознакомить с локальными нормативными актами. Эти документы разрабатываются работодателем самостоятельно, с учетом направления его деятельности. С одними из них ознакомление является обязательным, с другими – только при их наличии в организации.

Документы, обязательные для ознакомления:

1. Правила внутреннего трудового распорядка.
2. Правила и инструкция по охране труда.
3. Положение об оплате труда (если указанный раздел включен в правила внутреннего трудового распорядка).
4. Правила хранения и использования персональных данных работников.

Документы, обязательные для ознакомления только при их наличии в организации:

1. Должностная инструкция.В случае если в трудовом договоре отсутствует перечень выполняемых сотрудником обязанностей, они прописываются в должностной инструкции, которая является, в свою очередь, неотъемлемой частью договора. Унифицированной формы данного документа нет — она разрабатывается работодателем самостоятельно и является его внутренним локальным документом.Примечание: если должностная инструкция не подписана работником, то применить к нему меры взыскания за неисполнение прописанных в инструкции обязанностей, нельзя.
2. Положение о материальной ответственности.
3. Положение о документообороте.
4. Коллективный договор.
5. Положение о социальном обеспечении работников.
6. Иные, разработанные в организации документы.

После того, как работник был ознакомлен с локальными нормативными актами, он должен расписаться в листе ознакомления, после чего лист сшивается с актом, нумеруется и скрепляется печатью и подписью должностного лица.

 Обратите внимание, что в скором времени вступит в силу закон упрощающий кадровый учет микропредприятий, в частности, указанные работодатели смогут не принимать локальные нормативные акты, а также не вносить сведения о работе в трудовую книжку сотрудника. В настоящее время закон подписан Президентом РФ, ожидается его официальное опубликование (после которого он вступит в силу спустя 180 дней)

3. Заключение трудового договора

Трудовой договор заключается в письменной форме и составляется в двух экземплярах: один отдается работнику, второй остается у работодателя. При этом на экземпляре, оставшемся у работодателя, должна стоять подпись работника, получившего договор.

 Обратите внимание, что в скором времени вступит в силу закон упрощающий кадровый учет микропредприятий, в частности, указанные работодатели смогут не принимать локальные нормативные акты, а также не вносить сведения о работе в трудовую книжку сотрудника. В настоящее время закон подписан Президентом РФ, ожидается его официальное опубликование (после которого он вступит в силу спустя 180 дней).

Содержание трудового договора

Образцы заполнения

Образец трудового договора с внутренним совместителем (скачать).

Образец трудового договора с внешним совместителем (скачать).

Образец трудового договора с дистанционным сотрудником (скачать).

Образец трудового договора с генеральным директором (скачать).

4. Оформление и регистрация документов на работника

После оформления трудового договора на сотрудника необходимо составить:

Приказ о приеме на работу

Приказ о приеме на работу составляется после оформления трудового договора по унифицированной форме № Т-1 или № Т-1а. Указанный документ подтверждает факт принятия сотрудника на работу, а также является основанием для внесения сведений в трудовую книжку и личную карточку работника.

Личная карточка работника

Одним из обязательных документов, составляемых после заключения трудового договора является личная карточка сотрудника. Подробнее о заполнении личной карточки сотрудника здесь.

Лицевой счет

Карточкам лицевого счета составляется для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной в течение года. Документ оформляется сотрудником бухгалтерии по формам Т-54 и Т-54а.

Более подробно с порядком и образцом заполнения карточки лицевого счета вы можете ознакомиться здесь.

Карточка индивидуального учета начисленных выплат и страховых взносов.

Указанный документ используется для учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм страховых взносов, относящихся к ним, в отношении каждого физического лица, в пользу которого осуществлялись выплаты.

Новую форму карточки, рекомендованную ПФР и ФСС можно скачать здесь.

Образец заполнения карточки можно скачать здесь.

Примечание: рекомендованная ФСС и ПФР форма не является обязательной к применению, в связи с чем работодатель на ее основе (с учетом рекомендаций указанных органов) может разработаться удобную для себя форму.

Налоговый регистр по доходам и НДФЛ

Работодатели, заключившие трудовой и гражданско-правовой договоры, обязаны вести учет доходов работников и сумм исчисленного и удержанного с данных доходов НДФЛ. Указанный документ не имеет обязательной унифицированной формы, в связи с чем работодатель обязан самостоятельно разработать его форму.

Регистр по доходам и НДФЛ должен содержать следующие обязательные сведения:

• ФИО сотрудника.
• ИНН или паспортные данные.
• Статус налогоплательщика (резидент/нерезидент).
• Суммы выплаченных работнику доходов и предоставленных налоговых вычетов.
• Даты выплаты дохода.
• Суммы исчисленного и удержанного НДФЛ.
• Даты удержания и перечисления НДФЛ.
• Реквизиты платежных поручению на перечисление подоходного налога в бюджет.

5. Внесение записи в трудовую книжку

Работодатель обязан вести трудовые книжки каждого из своих сотрудников если они проработали в организации свыше пяти дней. Исключение составляют лишь совместители.

Примечание: данные о заключении гражданско-правового договора в трудовую книжку не вносятся. Общие правила заполнения трудовой книжки

  Общие правила заполнения трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки необходимо соблюдать следующие правила:

• cведения вносятся в соответствии с приказом о приеме на работу;
• данные вносятся только работодателем, либо его должностным лицом, уполномоченным на то соответствующим приказом;
• сведения вносятся перьевой, гелевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета;
• заполнение книжки начинается с графы 3, в которой необходимо указать полное и сокращенное наименование организации. Допускается вместо этого поставить печать с указанием наименования. Если работник принимается в филиал – указывается наименование головной организации;
• после графы 3 заполняется графа 1 в которой указывается порядковый номер записи. При внесении записи должен соблюдаться порядок сквозной нумерации. То есть, если предыдущая запись была под номером 8, следующая будет под номером 9;
• в графе 2 необходимо указать дату начала работы в соответствии с приказом. Сведения вносятся арабскими цифрами;
• в графе 3 (напротив даты начала работы) необходимо указать должность, специальность или профессию с указанием квалификации на которую принят работник и наименование подразделения в котором он будет трудиться;
• в графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме на работу;

Оформление трудовых отношений с работником. Пошаговая инструкция

Обычно юрист компании взаимодействует с кадровой службой лишь при визировании некоторых документов или при возникновении спорной ситуации. При оформлении трудовых отношений с работниками роль юриста, как правило, минимальна. В то же время различные недостатки и ошибки, допущенные при приеме новых сотрудников, впоследствии могут обернуться трудовыми спорами с самими работниками или штрафами при проверке государственной инспекции труда, а с этими проблемами придется разбираться уже юристу. Чтобы минимизировать риски, важно уже на стадии заключения трудовых договоров помочь кадровой службе избежать досадных промахов. Это можно сделать, разработав своеобразную шпаргалку об обязательном алгоритме действий при заключении трудового договора и по проверке правовых рисков каждого договора по контрольным точкам (то есть тем условиям трудового договора, при указании которых работодатели чаще всего допускают ошибки). Этот справочник поможет системно и последовательно оформлять прием на работу новых сотрудников, избегая наиболее распространенных противоречий, которые впоследствии могут обернуться трудовыми спорами и финансовыми потерями для работодателя.

Последовательность действий при приеме на работу нового сотрудника

Шаг 1. Учесть законодательные требования и ограничения

Возраст работника

Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста 16 лет (ч. 3) ст. 20, ч. 1 ст. 63 ТК РФ).

Предусмотрены исключения: достигшим 15 лет можно заниматься легким трудом, не причиняющим вреда здоровью при получении общего образования, либо продолжением обучения по общеобразовательной программе по иной, чем очная, форме обучения. С работниками, достигшими возраста 14 лет, можно заключить трудовой договор только с согласия одного из родителей (попечителя) и органа опеки и попечительства для выполнения в свободное от учебы время легкого труда, не причиняющего вреда его здоровью и не нарушающего процесса обучения (ч. 2) , ч. 3) , ч. 4) ст. 63 ТК РФ)

Необходимость прохождения медосмотра

По общему правилу поступающие на работу не должны проходить медицинский осмотр (обследование).

Однако для некоторых категорий предусмотрен обязательный предварительный медицинский осмотр (обследование) при заключении трудового договора. К таким сотрудникам относятся: не достигшие возраста 18 лет (ст. 266) ТК РФ), работники, занятые на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 1) ст. 213 ТК РФ), занятые на работах, связанных с движением транспорта (ч. 2) ст. 328 ТК РФ), работники организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, лечебно-профилактических и детских учреждений (ч. 2) ст. 213 ТК РФ), привлекаемые на работу в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности из других местностей (ст. 324) ТК РФ). Цель этого предупреждение возникновения болезней и определение пригодности к работе по состоянию здоровья

Шаг 2. Ознакомить работника с локальными нормативными актами

Сделать это нужно до подписания трудового договора (ч. 3) ст. 68 ТК РФ). Закон не устанавливает исчерпывающий перечень локальных нормативных актов, связанных с трудовыми отношениями, однако есть ряд обязательных локальных нормативных актов, которые любой работодатель обязан утвердить. К их числу относятся: правила внутреннего трудового распорядка (ч. 3) ст. 68 ТК РФ), положение о персональных данных (ст. 87) ТК РФ), положение (или раздел в правилах внутреннего трудового распорядка) об оплате труда (ст. 135) ТК РФ), правила и инструкции по охране труда (п. 21) ч. 2 ст. 212 ТК РФ).

При проверке трудовой инспекции отсутствие данных документов чревато для компании и уполномоченного должностного лица компании (генерального директора или начальника кадровой службы) штрафами.

Если работодателем помимо перечисленных утверждены другие (дополнительные) локальные нормативные акты, будущего работника нужно ознакомить и с ними

Шаг 3. Ознакомить работника с трудовыми обязанностями

Четко и подробно описать трудовые обязанности работника в должностной инструкции, ознакомить с ней работника под роспись

Распространенная на практике ошибка: в договоре есть указание на то, что работник выполняет обязанности в соответствии с должностной инструкцией, однако нет никаких подтверждений того, что работник с ней ознакомлен. В случае спора о невыполнении работником трудовых обязанностей работодателю будет практически невозможно отстоять свою позицию, поскольку работодатель не вправе требовать выполнения работ от работника, не обусловленных трудовым договором (ст. 60) ТК РФ). Поэтому важно предоставить работнику под роспись должностную инструкцию, которая может оформляться и приложением к договору, и как отдельный документ (определение Московского городского суда от 13.07.10 по делу № 33-20805) ). Если она является самостоятельным документом, достаточно ее утвердить и ознакомить с ней работника. Его подпись на экземпляре компании или специальном листе ознакомления будет подтверждением того, что работник ознакомлен с кругом своих обязанностей. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен (письмо Роструда от 31.10.07 № 4412-6 О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников) ). Вместо этого варианта можно включить подробное описание должностных обязанностей непосредственно в трудовой договор

Шаг 4. Взять с работника согласие на обработку персональных данных

На обработку персональных данных важно получить согласие работника (п. 1 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.06 № 152ФЗ О персональных данных)

Работодатель обрабатывает персональные данные работников для выполнения обязанностей, предусмотренных законом. Поэтому на первый взгляд получение согласия не требуется (п. 2) ч. 1 ст. 6 закона № 152-ФЗ ). Но, во-первых, компания начинает обработку данных еще до того, как соискатель стал работником. Во-вторых, компания может в дальнейшем использовать персональные данные для целей, выходящих за рамки установленных законодательно обязанностей (для размещения на визитках сотрудника, на сайте компании и т. д.).

Поэтому во избежание споров такое согласие лучше оформить в виде отдельного заявления, подписанного сотрудником (ч. 4) ст. 9 закона № 152-ФЗ). Нужно тщательно продумать и заранее разработать форму заявления, содержащую максимально полный перечень возможных действий с персональными данными, на совершение которых работник дает согласие

Шаг 5. Подписать трудовой договор

Оформить трудовой договор не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к выполнению обязанностей (ч. 2 ст. 67 ТК РФ)

Трудовой договор оформляется в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой (с подписью работника в получении своего экземпляра) хранится у работодателя (ч. 1) ст. 57 ТК РФ).

Трудовой договор будет считаться заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя, но без оформления трудового договора в письменной форме (ч. 2) ст. 57 ТК РФ). Однако лучше сразу оформлять договор в письменном виде: это позволит избежать лишних проблем при проверке, а также споров с работником в отношении условий договора

Шаг 6. Издать приказ о приеме на работу

Оформить прием на работу приказом (распоряжением) работодателя

Приказ о приеме работника на работу (форма № Т-1) , утв. приказом Госкомстата России от 05.01.04 № 1) ) является одним из обязательных кадровых документов. Содержание приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. В приказе указываются дата начала работы и ее срок (если заключен срочный трудовой договор), установленный оклад и надбавки. Он объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Если условие об испытательном сроке зафиксировано в трудовом договоре, срок испытания в обязательном порядке должен быть также указан в соответствующей строке приказа о приеме на работу

Шаг 7. Оформить трудовую книжку и личную карточку работника

Внести запись в трудовую книжку и оформить личную карточку работника

Если работа является для работника основной и он проработал в компании свыше пяти дней, нужно внести запись в его трудовую книжку (ч. 3) ст. 66 ТК РФ).

Если сотрудник принят на работу впервые, трудовую книжку нужно оформить в течение недели со дня его трудоустройства в его присутствии (п. 8) Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225).

Личная карточка работника относится к одному из обязательных для оформления документов (форма № Т-2) ). Работодатель обязан дублировать в ней записи, вносимые в трудовую книжку, и знакомить работника с ними под роспись (п. 12) Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225)

Обязательные условия трудового договора

Условия, которые обязательно должны присутствовать в трудовом договоре:

Место работы (абз. 2) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)

Необходимо указать адрес места работы. Если есть возможность конкретизировать место работы более детально (вплоть до номера кабинета, например), такое условие будет полезным работодателю в случае прогула работника (в такой ситуации проще доказать факт отсутствия работника на рабочем месте). Если работник принимается в обособленное структурное подразделение, это должен быть адрес обособленного подразделения. Под обособленным подразделением понимается не только представительство или филиал, но и любое иное подразделение в другой местности, чем местонахождение компании. Причем другая местность это местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта (п. 16) постановления Пленума Верховного суда от 17.03.04 № 2)

Трудовая функция (абз. 3) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)

Необходимо указать должность в соответствии со штатным расписанием компании или профессию, специальность с квалификацией или конкретный вид поручаемой сотруднику работы (последний вариант применяется в случае заключения срочного трудового договора для заведомо определенной работы, временных, сезонных работ, работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя, ч. 1) ст. 59 ТК РФ)

Дата начала работы (абз. 4) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)

Если трудовой договор заключен на неопределенный срок, указывается только дата начала работы. Если заключается срочный трудовой договор, то указывается также срок действия и обстоятельства или причины (основания) для заключения срочного трудового договора

Условия оплаты труда (абз 5) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)

Нужно указать размер зарплаты в соответствии с принятыми в компании системами оплаты труда (ст. 135) ТК РФ) и порядок ее выплаты. Зарплата выплачивается в рублях не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором (ч. 6) ст. 136 ТК РФ). В договоре нужно указать числа календарного месяца, в которые выплачивается зарплата, в том числе аванс (включая размер аванса), либо сделать отсылку к локальным нормативным актам, регулирующим порядок выплаты. Формулировка заработная плата выплачивается не позднее такого-то числа, противоречит закону, так как должен быть зафиксирован конкретный день, а не период выплаты

Режим рабочего времени и времени отдыха (абз. 6) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)

По общему правилу режим рабочего времени и времени отдыха утверждается правилами внутреннего трудового распорядка. Но если у работника режим рабочего времени и времени отдыха отличается от общих правил, установленных в компании, необходимо указать его особый режим в трудовом договоре (гибкий график, неполный рабочий день)

Компенсации (абз. 7) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)

Если работник принимается на работу, которая отнесена законодательством к понятию тяжелой работы или работы с вредными (опасными) условиями труда, необходимо указать в трудовом договоре характеристики условий труда на рабочем месте и полагающиеся работнику компенсации за соответствующие условия труда

Условия о характере работы (абз. 8) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)

Если у работника нестандартный характер работы (например, подвижной, разъездной, в пути и т. д.), это нужно указать. Чаще всего такое условие устанавливается для водителей, курьеров, мерчендайзеров

Об обязательном соцстраховании (абз. 9) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)

В трудовой договор обязательно нужно включить условие о том, что работодатель осуществляет обязательное социальное страхование работника в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами. Можно привести ссылки на конкретные законы, регулирующие обязательное социальное страхование работников, в частности от 16.07.99 № 165-ФЗ Об основах обязательного социального страхования) , от 15.12.01 № 167-ФЗ Об обязательном пенсионном страховании в РФ) , от 24.07.98 № 125-ФЗ Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний

Читайте:

Сотрудник просит отпуск за свой счет. В каких случаях можно ему отказать

Сотрудники опаздывают на работу, как наладить дисциплину, не прибегая к увольнениям

Сотрудник не прошел испытательный срок. Какие документы помогут доказать законность его увольнения

Оформление сотрудника на работу. Пошаговая инструкция

Как оформить назначение генерального директора

Отпуск по уходу за ребенком. Как работодателю оформить нестандартные ситуации

Источник: журнал Юрист компании

Архив новостей

шагов процесса приема на работу на 2021 год

Содержание

Что такое процесс приема на работу?

Эффективный и действенный процесс найма — это пошаговый процесс найма нового сотрудника, при котором организация определяет свои потребности в талантах, набирает из своего кадрового резерва и, в конечном итоге, нанимает наиболее квалифицированных кандидатов. У большинства компаний есть собственные процессы найма. Ниже приведены наиболее распространенные этапы процесса найма в отрасли и независимо от размера компании.Однако имейте в виду, что конкретные детали процесса найма уникальны для каждой компании.

15 шагов процесса приема на работу

1. Определите потребность в найме

Процесс найма начинается с определения потребности в вашей организации. Эта потребность может варьироваться от заполнения вакантной должности, лучшего управления рабочей нагрузкой команды или расширения охвата организационных задач. Другими словами, должности либо вновь сформированы, либо недавно освобождены.

2.Разработайте план набора

Как только организация определяет потребность в найме, она должна начать набор. В случае вновь сформированных должностей организации должны четко определить, как новая роль согласуется с ее целями и бизнес-планом. Организации также должны информировать соответствующие внутренние команды и сотрудников о новой должности на каждом этапе процесса найма. Важно, чтобы все, кто участвует в принятии решения о приеме на работу, согласились с процессом найма, этапами и соответствующими каналами связи.Набор также включает в себя разработку стратегии популяризации новой должности как внутри компании, так и за ее пределами; критерии первоначального отбора кандидатов; как будет выглядеть процесс собеседования; и кто будет проводить интервью.

3. Напишите описание должности

Персонал по найму должен начать с создания описания должности, которое включает в себя приоритетный список требований к должности, специальной квалификации, желаемых характеристик и необходимого опыта. Описание должности также должно включать информацию о заработной плате и льготах.

4. Объявление позиции

Выявление высококвалифицированных потенциальных кандидатов начинается внутри компании. Поэтому начните с уведомления действующих сотрудников об открытии. Реклама вакансии на этом может прекратиться, если вы полны решимости заполнить вакансию внутри компании. Однако, если вас интересуют внешние кандидаты, вам следует включить эту информацию при внутреннем уведомлении. Внешняя реклама, вероятно, будет состоять из сочетания веб-сайта компании и платформ социальных сетей, сайтов с объявлениями о вакансиях, таких как LinkedIn, ярмарок вакансий, отраслевых публикаций и мероприятий, рекламы в местных газетах и ​​набора кадров из уст в уста.Публичность, вероятно, будет состоять из сочетания веб-сайта компании и платформ социальных сетей, а также сайтов объявлений о вакансиях, таких как LinkedIn, отраслевых публикаций и рекламы в местных газетах.

5. Набор на должность

Помимо простых сообщений о вакансиях, нанимающий персонал должен напрямую обращаться к желаемым кандидатам через LinkedIn, социальные сети и ярмарки вакансий. Активный набор поможет генерировать заявки от потенциальных кандидатов, которые не активно ищут новую работу, но могут идеально подходить для имеющейся должности.

6. Рассмотрите заявки

В вашей организации, вероятно, уже есть механизм для получения заявок — по электронной почте, через систему отслеживания кандидатов (ATS) и т. Д. Во многих случаях процесс проверки начинается с представителей отдела кадров, которые просматривают заявки и исключают любого кандидата, который это делает. не соответствуют минимальным требованиям, предъявляемым к должности или компании в целом. В других случаях команда по найму или менеджер по найму могут предпочесть рассмотреть каждую заявку.После того, как группа квалифицированных заявок собрана, нанимающий персонал должен рассмотреть оставшихся кандидатов и определить тех, с кем они хотят провести собеседование.

7. Телефонное интервью / первичный осмотр

Первоначальные собеседования обычно начинаются с телефонных звонков с представителями отдела кадров. Телефонные собеседования определяют, обладают ли кандидаты необходимой квалификацией, чтобы занять должность и соответствовать культуре и ценностям организации. Телефонные собеседования позволяют организациям еще больше сократить список кандидатов, при этом эффективно расходуя ресурсы компании.

8. Интервью

В зависимости от размера организации и комитета по найму для оставшихся кандидатов запланировано одно или несколько собеседований. Интервью включают:

• Ранние собеседования, как правило, представляют собой личные собеседования между кандидатом и менеджером по найму. В начале беседы на собеседовании, как правило, основное внимание уделяется опыту, навыкам, истории работы и доступности кандидатов.
• Дополнительные собеседования с руководством, персоналом, руководителями и другими членами организации могут быть индивидуальными или групповыми собеседованиями с комитетом по найму.Они могут быть формальными или случайными; на месте, за его пределами или онлайн через Skype, Google Hangouts и т. д. Дополнительные собеседования более подробны; например, во время собеседований между кандидатом и несколькими участниками интервьюера команды по найму каждый член команды по найму сосредотачивается на определенной теме или аспекте работы, чтобы избежать дублирования и обеспечить подробный разговор о роли и квалификации кандидатов. и опыт. Примечание: на этом этапе вы также должны проинформировать кандидатов, которых вы выбрали не запрашивать интервью, о том, что поиск продвинулся и они больше не рассматриваются.
• Заключительное собеседование часто включает беседы с высшим руководством компании или более глубокое обсуждение с интервьюером на более ранней стадии процесса найма. Заключительное собеседование обычно распространяется только на очень небольшую группу лучших кандидатов.

9. Оценка соискателя

После завершения собеседований или во время их завершения компания часто назначает соискателям один или несколько стандартных тестов. Эти экзамены измеряют широкий спектр переменных, включая личностные качества, способность решать проблемы, рассуждения, понимание прочитанного, эмоциональный интеллект и многое другое.

10. Проверка данных

В вашем первоначальном объявлении о вакансии должно быть указано, что все кандидаты проходят проверку биографических данных. При проверке биографических данных проверяется судимость кандидатов, проверяется история занятости и соответствие критериям, а также проводится проверка кредитоспособности. Некоторые организации также проверяют учетные записи в социальных сетях (Facebook, Twitter и т. Д.), Чтобы убедиться, что потенциальные сотрудники могут профессионально представлять компанию. В зависимости от должности, может потребоваться проверка на наркотики.

11. Решение

После проверки биографических данных и рекомендаций нанимающий персонал определяет свой лучший выбор. Персонал по найму также должен выбрать резервного кандидата на случай, если лучший выбор отклонит предложение или переговоры не приведут к подписанию письма с предложением. В случае, если ни один из кандидатов не соответствует критериям приема на работу, нанимающий персонал должен решить, начинать ли процесс приема на работу заново. Если да, то нанимающий персонал должен обсудить, следует ли корректировать или изменять процесс найма, чтобы получить более подходящих кандидатов.

12. Справочная чек

Проверка рекомендаций должна проверять любую относящуюся к делу информацию, предоставленную кандидатом о предыдущей работе — производительность, опыт, обязанности, поведение на рабочем месте и т. Д. Типичный вопрос, который нужно задать ссылкам: «Вы бы повторно наняли этого человека?»

13. Предложение работы

После определения лучшего кандидата организация должна сделать первоначальное предложение. Письмо с предложением должно включать оклад должности, льготы, оплачиваемый отпуск, дату начала работы, возможное выходное пособие, политику удаленной работы, включая оборудование компании и другие условия найма.Скорее всего, последуют переговоры. Таким образом, нанимающий персонал должен самостоятельно определить, какие элементы письма с предложением подлежат обсуждению, а какие — нет. Обычно такие условия, как заработная плата, гибкий график работы и удаленная работа, подлежат обсуждению.

14. Наем

После переговоров, когда кандидат принимает предложение о работе, его принимают на работу. В принятом письме-предложении начинается процесс заполнения и подачи документов, связанных с трудоустройством. Формы и документы могут включать:

• Форма W-4
• Форма I-9 и E-Verify
• Государственные удержания и регистрации
• Контрольный список со всеми необходимыми документами, которые должны заполнить новые сотрудники
• Справочник сотрудника организации

15.Прием на работу

Наем нового сотрудника не завершает процесс приема на работу. Гостеприимный и профессиональный прием на работу вашего нового сотрудника поможет интегрировать его таким образом, чтобы заложить основу для долгосрочных продуктивных отношений между ним и вашей компанией. Настоятельно рекомендуется приветственное письмо. Оттуда соответствующее руководство должно связаться с сотрудником до начала его работы, чтобы поприветствовать его в организации. Их рабочее место должно быть подготовлено, убрано и оснащено необходимыми учетными данными и оборудованием до их первого дня.Если ориентация является частью процесса адаптации, убедитесь, что ваш сотрудник четко понимает ожидания и график этих мероприятий. Наконец, подумайте о том, чтобы назначить вашему новому сотруднику наставника, который поможет ему освоиться на новой должности и в новой организации и настроит его на долгосрочный рост и успех.

Планируйте собственный процесс найма

Подробный процесс найма — необходимый элемент успеха организации. Разработка и реализация последовательного плана найма поможет оптимизировать вашу способность определять самого сильного кандидата, а также создать четкое понимание процесса найма на случай, если вам потребуется его улучшить.Более того, прием на работу не заканчивается подписанным письмом-предложением. Переход от принятого письма через процесс адаптации к раннему периоду приема на работу имеет жизненно важное значение для долгосрочного роста организации.

Как нанять сотрудников: пошаговое руководство

Как сделать идеальный найм за 13 простых шагов

1. Проведите исследование

Подготовьтесь к набору персонала, просмотрев аналогичные описания должностей и просканировав резюме квалифицированных кандидатов, чтобы понять, какие навыки и опыт требуются для работы на таких должностях, как ваша.Отслеживайте тенденции вакансий в вашем регионе и отрасли, чтобы определять наиболее популярные названия должностей и ключевые слова, которые ищут кандидаты, и сравнивайте зарплаты, чтобы определить правильный уровень вознаграждения для вашей должности. Чтобы помочь заложить основу для написания конкурсного объявления о вакансии, составьте список ключевых должностных обязанностей, за которые будет отвечать ваш новый сотрудник, и подумайте о характеристиках вашего идеального кандидата.

2. Выберите название вакансии с быстрым кликом.

Разместите бесплатную вакансию на Indeed, используя четкое и краткое название должности, которая будет занимать высокие позиции в результатах поиска и привлекать квалифицированных кандидатов¹.Избегайте таких модных словечек, как «волшебник», «рок-звезда» или «ниндзя», поскольку кандидаты вряд ли будут искать работу, используя эти термины. Вместо этого выберите стандартное название вакансии, которое ищут соискатели. Например, описательный заголовок, такой как «Разработчик программного обеспечения полного стека», будет отображаться в большем количестве результатов поиска, чем «Гуру программного обеспечения» или «Мастер полного стека».

Подсказка: должности, содержащие не более 80 символов, получают больше кликов на Indeed.

3. Создайте выдающееся описание должности

Чтобы конкурировать с более крупными компаниями, следуйте лучшим практикам для четких и содержательных описаний должностей.Подумайте о том, что ваш идеальный кандидат, вероятно, будет искать, и вставьте эти популярные ключевые слова в свое описание для максимальной видимости. Включите точное описание должностных обязанностей, требований и вознаграждений, чтобы побудить подходящих кандидатов подать заявку, и сохраняйте разговорный, информативный и дружелюбный тон. Ознакомьтесь с нашими примерами описания вакансий, которые помогут вам создать собственное привлекательное объявление о вакансии.

Pro-tip: рассмотрите возможность публикации спонсируемой вакансии для лучшей наглядности и немедленного доступа к качественным кандидатам, которых вы можете пригласить для подачи заявки.

4. Рассмотрение резюме заявителя

Когда у вас есть несколько кандидатов, самое время начать сужать список кандидатов на основе их резюме. Отфильтруйте кандидатов, которые не соответствуют основным требованиям к работе, отправив им электронное письмо с отказом (у Indeed есть встроенное сообщение об отказе, которое вы можете отправить одним нажатием кнопки!). Чтобы определить, какие резюме следует добавить в стопку «да» или «может быть», поищите следующие подсказки, рассказывающие о мотивации, опыте и стиле работы кандидата:

• Количественное свидетельство прошлых достижений кандидата
• Продолжительность работы на прошлых должностях (отсутствие работы может быть красным флагом)
• Чистый карьерный рост
• Внимание к деталям (нет ли в резюме грамматических и орфографических ошибок?)
• Навыки и опыт, соответствующие должностной инструкции

Изучив резюме, пообщайтесь со своими лучшими кандидатами, чтобы узнать больше об их квалификации.Это поможет вам составить короткий список лучших кандидатов и решить, кто должен продвигаться в процессе найма. Вы можете отправлять электронные письма, чтобы узнать больше об опыте своих кандидатов, или начать планировать экраны телефонов и собеседования.

5. Проведите собеседование со своими лучшими кандидатами

При собеседовании кандидатов начните с быстрого просмотра на экране телефона от 15 до 30 минут, чтобы узнать, соответствуют ли они основному описанию должности, и определить, подходят ли они друг другу. Затем пригласите как минимум трех самых перспективных кандидатов на личное собеседование.Задавайте стратегические вопросы, которые раскрывают их навыки и квалификацию, важные личностные качества и уровень энтузиазма по поводу должности и компании.

В передовой практике Комиссии по равным возможностям трудоустройства для работодателей подробно описывается, как предотвратить дискриминацию в процессе собеседования, избегая определенных тем, таких как возраст, раса, семейное положение и т. Д. Вот несколько общих вопросов, которые можно задать на любой должности:

• Расскажите о себе.
• Почему вас интересует эта должность / компания?
• Каковы ваши сильные / слабые стороны?
• Каким профессиональным достижением вы больше всего гордитесь?
• Опишите вашу идеальную рабочую среду.

Если вам нужна помощь в адаптации ваших вопросов к должности, на которую вы нанимаете, изучите наш список примеров вопросов для собеседований, а также вопросы, относящиеся к работе и отрасли, которые вы можете задать, чтобы найти подходящего сотрудника для своего бизнеса.

Профессиональный совет: делайте заметки сразу после каждого собеседования, чтобы более четко запомнить сильные и слабые стороны каждого кандидата, когда придет время принимать окончательное решение о приеме на работу.

6. Проверить ссылки

Проверка рекомендаций — отличный способ получить дополнительную информацию, проверить навыки и убедиться, что вы нанимаете сотрудников, которые честно рассказывают о своем опыте работы и квалификации. Запросите как минимум три рекомендации от ваших лучших кандидатов и позвоните им.

Вы можете задать рекомендации вашего кандидата от трех до пяти из следующих вопросов:

• Можете ли вы подтвердить должность кандидата, обязанности, даты начала и окончания и т. Д.?
• Как долго вы знаете / работаете с кандидатом?
• Расскажите, каково работать с кандидатом.
• Почему они покинули позицию?
• Каковы их самые сильные и слабые стороны?
• Почему я должен нанять этого кандидата?

7.Организуйте процесс набора персонала

Когда вы нанимаете на несколько должностей или у вас есть несколько десятков кандидатов, претендующих на одну должность в вашей компании, ситуация может быстро стать невыносимой. Организуйте свои усилия по набору и отслеживайте интересных кандидатов по мере их продвижения по процессу приема на работу, используя статусы кандидатов (новый, проверенный, проверенный по телефону, отклоненный и т. Д.) И ведите точные и подробные записи о каждом из сильных и слабых сторон вашего кандидата.

8. Выберите идеального кандидата

Когда у вас есть несколько кандидатов, которые, по вашему мнению, подходят, выбрать подходящего человека может быть сложно. Чтобы принять решение, подумайте о том, что вы узнали о навыках, личности и опыте своих кандидатов из их резюме, собеседований и рекомендаций. Подумайте, как ваши кандидаты будут вписываться в вашу команду и корпоративную культуру, и сравните заметки со всеми, кто принимал участие в процессе найма.Важно подумать о том, что нужно вашему бизнесу, и выбрать кандидата, который поможет вам в достижении ваших целей.

9. Предложите работу

Когда вы выбрали лучшего кандидата, самое время продлить предложение о работе. Перед отправкой официального письма с предложением отправьте кандидату электронное письмо, чтобы назначить время для разговора по телефону. Во время звонка выразите желание пригласить их присоединиться к вашей команде и представить условия вашего предложения, включая зарплату, льготы, дату начала и т. Д.Если кандидат принимает ваше устное предложение, отправьте официальное письменное письмо. Ваше письмо с предложением должно охватывать все, о чем вы говорили во время телефонного звонка.

Ознакомьтесь с нашими ресурсами, чтобы написать интересное и информативное письмо с предложением о работе:

Внимание! Перед отправкой письма с предложением попросите профессионального юриста.

10. Как можно скорее уведомить отклоненных кандидатов

Согласно опросу Indeed 2019 года, 77% кандидатов негативно воспримут компанию, если они не получат ответа после подачи заявки.² Чтобы избежать сжигания мостов, уведомляйте отклоненных кандидатов, как только вы узнаете, что они вам не подходят. Кандидатам, которые уже достигли такого уровня в процессе, отправьте оперативный персональный отказ по телефону. Будьте честны, но поддержите, давая конструктивную обратную связь, чтобы помочь им понять, почему они были отвергнуты, и желая им удачи в поисках работы.

11. Выполнение юридических обязательств

При приеме на работу сотрудника существует ряд юридических требований, которые вы должны выполнить, чтобы соответствовать федеральному законодательству и законам штата о труде, особенно если это ваш первый прием на работу.Хотя всегда лучше связаться со специалистом по правовым вопросам, чтобы получить более подробную помощь в юридических аспектах процесса найма, вот краткое изложение того, что вам нужно сделать.

Если это ваш первый найм:

• Получите идентификационный номер работодателя (EIN), подав заявку на веб-сайте IRS (вы получите свой номер сразу после подачи заявления!).
• Зарегистрируйтесь в департаменте труда вашего штата.
• Заполните документы об удержании федеральных налогов из заработной платы вашего сотрудника.
• Создайте страхование компенсации работникам, если оно требуется в вашем штате.

На каждый нанимаемый вами на полный рабочий день:

• Проведите проверку биографических данных после того, как кандидат примет ваше предложение.
• Попросите вашего нового сотрудника заполнить форму I-9, чтобы подтвердить его право на работу в Соединенных Штатах.
• Попросите их подписать форму W-4, чтобы удержать правильную сумму подоходного налога с их зарплаты.
• Сообщите о новом сотруднике в агентство по отчетности вашего штата в течение 20 дней.

12. Оптимизируйте процесс найма нового сотрудника

Отличный процесс адаптации не только заставляет вашего нового сотрудника почувствовать себя желанным гостем, но также помогает заложить основу для лояльного, продуктивного сотрудника и настраивает его на успех в своей новой должности. В первый день вашего сотрудника проведите для него экскурсию по зданию, покажите его специальное рабочее место и предоставьте подробную информацию о доступе к зданию, информацию для входа в электронную почту, инструменты, которые им понадобятся, и т. Д.

Учтите эти другие советы при создании незабываемого процесса адаптации:

• Устройте групповой обед в первый день (или первую неделю), чтобы все в команде могли узнать друг друга.
• Предоставьте новому сотруднику бесплатную сумку с фирменными товарами, например ручкой, футболкой, кружкой и т. Д., Чтобы помочь им почувствовать связь с вашим брендом.
• Свяжите нового сотрудника с наставником, который поможет ему перейти в новую роль.

13. Измерьте свой успех

Отслеживайте свои результаты, чтобы обеспечить подотчетность своих инструментов найма и убедиться, что ваши вложения в найм окупаются. Чтобы узнать, как работают ваши объявления о вакансиях, создайте отчет об эффективности на панели управления Indeed. Этот отчет включает количество просмотров, кликов и применений, которые получают ваши вакансии, и может помочь вам улучшить будущие списки вакансий, определить наиболее интерактивные ключевые слова для ваших описаний должностей и вывести ваши сообщения о вакансиях в другие результаты поиска.

¹ Бесплатное объявление о вакансии не распространяется на сайты вакансий, все кадровые агентства или некоторые другие типы вакансий по усмотрению компании Indeed. Применяются положения, условия, стандарты качества и ограничения на использование.
² Фактическое обследование, n = 750

8 шагов для найма лучших сотрудников

• Процесс найма сотрудников должен быть методичным и хорошо продуманным.
• Первым шагом является подготовка к процессу путем изучения рыночных условий найма и оформления всех необходимых документов.
• Как только вы начнете процесс, вам необходимо обдумать точную роль, на которую вы нанимаете, и насколько вы готовы вести переговоры после того, как сделаете предложение.
• Эта статья предназначена для компаний, которые хотят нанять новых сотрудников и хотят получить полное руководство по этапам успешного процесса найма.

Это, вероятно, не станет сюрпризом, но бизнес без сотрудников не очень хорошо работает. Вот почему процесс найма сотрудников такой долгий и подробный.Если вы сделаете это правильно, вы найдете и наймете качественных кандидатов, которые останутся рядом и будут представлять ваш бизнес так, как вы.

Как владелец малого бизнеса, вы, возможно, не совсем понимаете, с чего начать прием на работу, если у вас нет опыта в области управления персоналом, как у многих владельцев малого бизнеса. Продолжайте читать, чтобы получить советы от экспертов по найму сотрудников.

Подготовка вашего бизнеса к найму сотрудников

Будь то ваш первый или тысячный наем, процесс должен быть довольно плавным, и он станет более рациональным, чем больше сотрудников вы наймете.При любом найме вы должны предпринять эти шаги, чтобы подготовить свой бизнес к новому сотруднику.

1. Проведите исследование.

Рич Деозинг, президент округа офиса Robert Half в Мидтауне, штат Нью-Йорк, предлагает изучить местный рынок, прежде чем даже искать открытые должности в вашей компании.

«Изучите, кто нанимает, каков экономический ландшафт в вашем регионе, и просмотрите другие объявления о вакансиях», — сказал он. «Это даст вам представление о таких вещах, как зарплата и конкуренция на рынке — кто еще ищет кого-то с такими конкретными навыками?»

Как только вы это узнаете, вы можете адаптировать остальную часть процесса найма к тому, что делают другие, или пойти в другом направлении, изо всех сил стараясь выделиться, чтобы кандидаты на вакансии были более заинтригованы вашей компанией, чем другие.

2. Приведите свои документы в порядок.

В некоторых случаях эта документация может быть одной и сделанной, когда вы создаете шаблон и просто вставляете необходимую информацию для каждого нового найма. В других случаях это можно полностью автоматизировать.

Вот некоторые из форм, которые могут включать в себя документы о новом найме:

• W-4: Это поможет вам определить правильную сумму налогов, удерживаемых с каждой зарплаты.
• I-9: Это подтверждает право на трудоустройство нового сотрудника.
• Форма прямого депозита: Это дает вам банковскую информацию сотрудника для более простой и быстрой оплаты.
• Соглашение о неконкуренции: Обычно указывается период времени, в течение которого сотруднику запрещается работать, быть консультантом и заниматься другой деятельностью в компании, которая ведет бизнес, аналогичный вашему.
• Справочник сотрудника: Справочник сотрудника обычно излагает миссию, видение, политику, дресс-код, кодекс поведения и т. Д. Компании.
• Форма подтверждения: Новый сотрудник подтверждает, что он прочитал и понял все необходимые документы.
• Согласие на тестирование на наркотики: Некоторые компании требуют, чтобы новые сотрудники давали согласие на тестирование на наркотики до приема на работу и на выборочное тестирование на наркотики в течение всего срока работы.

Дженнифер Уолден, операционный директор WikiLawn, сказала, что ее компания добавила контрольный список безопасности домашней сети с полем, в котором сотрудник может сообщить компании, потребуется ли им новое оборудование для обеспечения безопасности сети.

«И мы следим за тем, чтобы у новых сотрудников была готовая информация для входа в систему, а также контактная информация всех, с кем они будут часто работать», — сказал Уолден.

Вроде много документов, и это так, но это все необходимое. Хорошая новость заключается в том, что есть доступные онлайн-ресурсы, которые упростят вам или вашему менеджеру по найму.

«Используйте HRIS (информационная система по персоналу), такая как Gusto, ADP или Paycom, которая предоставляет сотруднику внутреннюю документацию по персоналу в режиме самообслуживания», — сказала Лаура Хэндрик, специалист по персоналу в компании «Выбор терапии».«В наши дни нет причин, по которым человек должен тасовать бумаги. Онлайн-системы с электронной подписью упрощают бумажную работу для вас, гарантируя точный сбор данных и экономя время всех (включая нового сотрудника)».

Независимо от того, какую систему вы используете, главное — подготовить все до того, как вы начнете процесс найма.

«Все эти предметы должны быть подготовлены заранее и легко доступны в Интернете», — сказал Деосинг. «Общение до первого дня является ключевым — если вам нужно, чтобы новый сотрудник предоставил документы или удостоверение личности, это следует отметить заранее.

Мэтью Дейли, управляющий директор Tiger Financial, согласился с Деозингом и предложил: «Используя предыдущие сотрудники в качестве шаблона, просмотрите всю собранную у них информацию, а затем обновите или добавьте более важные документы, которые были внедрены с тех пор. «

3. Аутсорсинг, если вам нужно.

Не в каждом малом бизнесе есть отдел кадров или даже кто-то в штате, который знаком с процессами управления персоналом, и это нормально. Лучше найти кого-то, кто может хорошо выполнять свою работу, чем постоянно совершать ошибки при приеме на работу и в итоге приводить к высокой текучести кадров или к неподходящим сотрудникам.

«Для предприятий, у которых есть один отдел кадров, использование внешних ресурсов для набора персонала, расчета заработной платы, администрирования льгот и т. Д. Может быть очень полезным для выполнения тяжелой работы по соблюдению нормативных требований и требований к отчетности для новых сотрудников, а также для текущего сотрудника. основа компании «, — сказала Карен Л. Робертс, SHRM-SCP и директор отдела кадров Flaster Greenberg PC.

Один из лучших советов при приеме на работу — доверить это профессионалам. «Не делегируйте прием на работу неподготовленному руководителю, — сказал Хэндрик.«Интервьюирование и способность распознавать таланты — это навык».

Ключевой вывод: Не сразу приступайте к процессу найма. Найдите время для предварительной работы, например, для изучения рыночных условий найма и сбора необходимых документов.

Наем сотрудников, шаг за шагом

1. Оцените, какие должности вам нужно заполнить.

Соня Шварц, основательница Her Norm, сказала, что этот шаг важен для предотвращения дублирования позиций в компании.

«Лучшее, что вы можете сделать, — это подойти к процессу с мыслями о заполнении потребностей, а не о столах», — добавил Деосинг. «Вы ищете человека, который сможет лучше всего удовлетворить конкретную потребность, а не просто пригласить кого-то и решить эту проблему».

2. Определите свою стратегию найма.

Когда дело доходит до найма, у вас всегда есть выбор. Dailly предлагает сначала выяснить, собираетесь ли вы использовать рекрутинговую фирму. «Если нет, укажите в формах приема на работу« пожалуйста, никаких агентств », так как это сэкономит массу входящих звонков по продажам.»

Также может быть полезно, чтобы ваши нынешние сотрудники подключились к их сетям.

Хотя процесс найма может быть длительным, вам все же нужно убедиться, что вы найдете подходящего кандидата на конкретную работу, на которую вы нанимаете. Это не всегда означает лучшего кандидата в целом.

«Рекрутеры и менеджеры по найму должны не торопиться, чтобы найти лучшего кандидата на эту должность, а не довольствоваться лучшим кандидатом из числа кандидатов», — сказала Лори Рассас, консультант по персоналу, исполнительный директор тренер и автор книги The Perpetual Paycheck .«Если вы собеседуете собеседование с 10 кандидатами, и ни один из них не подходит для их роли, вероятно, возникнет давление, чтобы просто выбрать лучшего кандидата. Менеджеры по найму должны противостоять этому давлению и вернуться в кадровый резерв, чтобы найти других кандидатов».

Где разместить свою вакансию

Большинство компаний используют веб-сайты, посвященные вакансиям, для рекламы новых вакансий. Вы можете сначала начать листинг на веб-сайте своей компании, чтобы охватить целевую аудиторию. Если вы хотите расширить свой охват, обратитесь к бесплатным и платным онлайн-объявлениям о карьере.Вот несколько сайтов для размещения вакансий:

• Careerbuilder: Основанная более двух десятилетий назад, Careerbuilder предоставляет ресурсы для сотрудников и работодателей, в том числе возможности локализованного поиска. Сайт рекламирует более 80 миллионов соискателей по всему миру, используя свою базу данных для поиска вакансий. Цена размещения низкая и зависит от количества вакансий, которые вы нанимаете для своей компании.
• Monster: На Monster соискатели могут искать работу по местоположению, набору навыков, ключевым словам и названию должности.Недавно компания добавила новые функции, позволяющие выделять объявления, например видео. Цены варьируются в зависимости от потребности в найме и размера компании.
• ZipRecruiter: На ZipRecruiter вы можете бесплатно создать учетную запись для найма. ZipRecruiter предлагает инновационные инструменты подбора, которые помогут вам найти подходящих специалистов для вашей вакансии. Все коммуникации управляются на платформе.
• LinkedIn: LinkedIn имеет различные каналы, которые можно использовать для набора персонала. LinkedIn имеет огромную базу кандидатов с более чем 690 миллионами пользователей.Публикация вакансий бесплатна, но требует более полного набора инструментов.

Избегайте нерегулируемых веб-сайтов, таких как Craigslist, поскольку вы можете получать только спам-сообщения и звонки вместо высококачественных соискателей.

3. Напишите описание должности.

Прежде чем размещать объявление о вакансии, вам необходимо посоветоваться с менеджерами вашей команды об идеальном кандидате на эту должность, чтобы вы могли получить хорошее представление о том, что именно вам нужно, по словам Уолдена. Также рекомендуется информировать существующих сотрудников об открытии вакансии.

Затем все сводится к тому, в чем именно заключается роль.

«Процесс найма начинается с оценки того, какие задачи будут связаны с этой ролью, и составления соответствующей должностной инструкции на основе навыков, необходимых для их выполнения», — сказал Джесси Силкофф, соучредитель и президент MyRoofingPal.

Итан Тауб, генеральный директор Loanry, сказал, чтобы список ролей точно соответствовал тому, что вам нужно. Людям нравится следовать определенным типам ролей, поэтому убедитесь, что ваше описание соответствует тому типу людей, которых вы ищете.

Дайли сказал, что вам также следует выяснить размер заработной платы, чтобы вы могли указать ее в описании должности и не нанимать недостаточно или слишком квалифицированных кандидатов.

«В некоторых ситуациях менеджеры по найму не всегда заранее сообщают, с какими проблемами столкнется кандидат, и это приводит к недоверию, высокой текучести кадров и общему негативному влиянию на культуру на рабочем месте», — сказал Рассас. «Но этого можно избежать, если четко указать, что ожидается от человека, выполняющего эту роль, и убедиться, что выбранные вами кандидаты могут ее выполнить.«

4. Разместите списки вакансий и просмотрите кандидатов.

Следующим шагом после написания надлежащего описания вакансии является размещение его на различных досках вакансий.

« Когда мы отбираем и нанимаем наших сотрудников, мы начинаем с объявлением о вакансии, — сказал Уолден. — Обычно мы рекламируем это целевым группам с определенным набором навыков. Присылаются заявки, и мы сначала просматриваем резюме, чтобы сразу исключить всех, кто просто не соответствует требованиям или не соответствует нашим требованиям.Если мы находимся в затруднительном положении, мы читаем сопроводительные письма и сужаем список ».

Если вы не можете найти подходящего кандидата для вашей вакансии из текущего пула соискателей, вам, возможно, придется пересмотреть описание своей должности.

«Если вы не видите подходящего кандидата, измените направление, чтобы увидеть лучших кандидатов», — сказал Рассас. «Да, работы, вероятно, накапливаются, и да, вы хотите сразу же получить кандидата на эту роль но приложив немного больше усилий к процессу найма перед продлением предложения, вы сэкономите много времени в долгосрочной перспективе.«

5. Проведите собеседование с наиболее квалифицированными кандидатами.

Прежде чем проводить собеседование с кандидатами, уведомите их достаточно, чтобы убедиться, что вы извлечете из них максимум пользы.

» Сообщите кандидату о собеседовании заранее, чтобы он / она мог готовьтесь больше, — сказал Шварц. — Это позволит вам лучше узнать кандидата и узнать, подходят ли они для этой роли, потому что вы дали им время на подготовку ».

Уолден сказал, что первый раунд собеседований был WikiLawn появляется после того, как они еще больше сужают круг кандидатов, а затем проводят второй раунд собеседований.

«Независимо от того, проводится ли оно лично или виртуально, [собеседование] остается самой важной частью процесса найма», — сказал Деосинг. «Это когда вы задаете необходимые вопросы и в идеале устанавливаете связь с кандидатом».

6. Обратитесь к респондентам.

На этом этапе нужно не только позвонить заявителю или отправить электронное письмо. Деозинг сказал, что оценка после интервью также важна.

«Не становитесь жертвой эффекта ореола и не ослепляйтесь любыми потенциальными слабостями», — сказал он.«Сохраняйте перспективу и принимайте во внимание все — не только интервью или резюме, но и все, что вы видели. Получите мнение других, но ограничьте его небольшой группой, чтобы избежать утечки мозгов».

Последующие действия могут принимать разные формы. Это может быть так же просто, как благодарственная записка за время интервьюируемого, вплоть до официального предложения о работе.

7. Расширить предложение о работе.

Если вы провели собеседование с большим количеством людей и нашли качественных кандидатов на эту должность, вам нужно действовать быстро.

«Не откладывайте принятие решения, — сказал Деосинг. «Убедитесь, что все заинтересованные стороны (если применимо) доступны для собеседования и своевременно дают обратную связь. Спрос на квалифицированных сотрудников по-прежнему высок, и вы можете потерять потенциального найма из-за других возможностей, если откладываете».

Также имеет значение точное предложение, которое вы предоставляете.

«Убедитесь, что вы делаете непреодолимое предложение о работе», — сказал Шварц. «Большинство высококвалифицированных сотрудников требуют более высокой заработной платы и хороших льгот».

Независимо от того, насколько хорошее предложение вам кажется, подготовьтесь к небольшим переговорам по заработной плате и льготам сотрудников.

«Дайте возможность потенциальному сотруднику подумать о вашем предложении, и, если он / она не согласен, попробуйте вести переговоры», — сказал Шварц. «Переговоры всегда должны быть беспроигрышной ситуацией».

8. Проведите проверку биографических данных.

Последний шаг, который вам следует рассмотреть, — это провести проверку биографических данных, чтобы убедиться, что нет серьезных красных флажков, прежде чем приводить человека к вам на рабочее место.

«Если вы считаете, что потенциальный кандидат подходит на требуемую вам должность, вы можете проверить его биографические данные», — сказал Шварц.«Это подтвердит принятое вами решение».

Ключевой вывод: При приеме на работу новых сотрудников для вашего бизнеса вам необходимо выполнить определенные действия, такие как определение должности, размещение вакансии и собеседование с лучшими кандидатами. Уделяйте пристальное внимание каждому шагу, чтобы нанять лучших сотрудников.

Привлечение нового сотрудника

По словам Деозинга, это пять наиболее важных аспектов адаптации:

• Дайте ориентацию. Это может быть удаленно, но широкий обзор компании важен для любого нового сотрудника.
• Объясните основные ценности и ожидания вашей компании. Это всегда важно, когда вы отправляетесь в путешествие с новым сотрудником. Чем раньше вы сформулируете ожидания, тем лучше будет ваша компания и ваш сотрудник.
• Перейти к должностным обязанностям. Скорее всего, вы много говорили об этом во время собеседования, но теперь, когда у них есть работа, полезно поговорить подробнее.
• Дайте стартовый проект. Многие новые сотрудники хотят начать работу. Вместо того, чтобы вначале просто просить их проработать ориентации и обзоры компании, дайте им возможность сразу же погрузиться в работу.
• Назначьте наставника. Наставник, занимающий должность, аналогичную роли нового сотрудника, дает ему кого-то, кто отвечает на их вопросы и направляет их в правильном направлении.

Робертс сообщила, что процесс адаптации ее компании начинается с приветственного пакета (письмо с предложением, документы о новом найме, информация о льготах и ​​справочник сотрудника) и продолжается до первого дня выполнения сотрудником своих новых обязанностей.

«Он должен включать в себя знакомство с ключевыми сотрудниками, ресурсы работодателя, экскурсии по офисам и т. Д. [Все, что угодно], что поможет новому сотруднику ассимилироваться с его новой ролью члена вашей команды», — сказала она.

По словам Шварца, адаптация должна также включать в себя кодирование любых необходимых личных данных, объяснение миссии и видения вашей компании, обучение вашим стандартным рабочим процедурам и выдачу предметов снабжения и униформы, если таковые имеются.

«Адаптация — это первые впечатления и вовлечение новых сотрудников в их приверженность работе с вашей фирмой», — сказал Хэндрик.«Это гораздо больше, чем просто бумажная работа». Она добавила, что вы должны наметить в формате контрольного списка все задачи и действия, необходимые, чтобы помочь новому сотруднику почувствовать себя желанным, быть продуктивным и захотеть остаться.

Хэндрик также отметил, что, хотя деятельность в первую неделю, как правило, сосредоточена на оформлении документов, реальная ценность адаптации — это то, что происходит в первые 30-90 дней, и его последствия в будущем.

Ключевой вывод: Процесс приема на работу не прекращается после принятия предложения. Вам необходимо правильно потратить время на адаптацию и обучение новых сотрудников, чтобы помочь им взяться за дело.

Наем удаленных сотрудников

Татьяна Тягун, специалист по персоналу в Чанты, сказала, что при приеме на работу удаленного сотрудника следует уделять особое внимание двум конкретным аспектам.

«Во-первых, этап вербовки, потому что вам нужно найти того, кто действительно делает то, что они заявляют», — сказал Тягун. «Во-вторых, адаптация должна быть еще более подробной, потому что вы можете легко потерять новых удаленных сотрудников, если адаптация не будет сделана правильно».

Деосинг сказал, что сейчас процесс найма и адаптации происходит в совершенно другом месте по сравнению с тем, что было несколько месяцев назад.Большинство подключений происходит удаленно.

«Хотя основные принципы адаптации остаются неизменными, есть различия», — сказал Деосинг. «Они не могут видеть ваше физическое пространство. Большая часть процесса адаптации включает в себя возможность увидеть пространство и привыкнуть к физическому местоположению».

Вот несколько способов адаптации процесса удаленного найма:

1. Настроить сотрудника до его первого рабочего дня. Рассматривая конкретно технологии, убедитесь, что все учетные данные и логины их сотрудников установлены и у них есть все необходимое оборудование до первого дня работы.
2. Радушно им поприветствуйте. Это может показаться простым, но может иметь большое значение. Подготовьте видео-представление с командой нового сотрудника, чтобы они почувствовали себя желанными гостями. Помните, что они входят в вашу организацию в совершенно иной момент, чем другие начинали в прошлом. Сделайте так, чтобы они почувствовали себя желанными гостями, даже если вы не можете находиться в одном и том же месте.
3. Будьте в наличии. Легко сказать, что вы доступны, но на практике не обращаете на это внимания. У вашего нового сотрудника, несомненно, возникнут вопросы, и вместо того, чтобы идти к вам в офис или спрашивать своих товарищей по команде, они должны чувствовать себя комфортно, обращаясь к вам через удаленные каналы связи.Избыточная передача информации, а также возможность быть доступной и открытыми для вопросов имеют решающее значение в мире удаленной адаптации.

Deosingh также отметил, что все материалы будут в сети, поэтому важно иметь подробное и понятное онлайн-руководство, поскольку у нового сотрудника не будет с собой раздаточных материалов или бумажных документов.

Ключевой вывод: Поскольку все больше предприятий нанимают удаленных сотрудников, вероятно, в том числе и вы, критически важно иметь план адаптации, который работает для сотрудников, которые не будут приходить в офис, ускоряя их и заставляя их чувствовать себя добро пожаловать без физического присутствия коллег и специального офисного помещения.

Как написать рабочую инструкцию

НАПРАВЛЯЮЩИЕ НАПРАВЛЯЮЩИЕ

Более девяти из 10 несчастных случаев на производстве происходят из-за человеческой ошибки. Это приводит к серьезным травмам и ежегодно обходится отрасли в миллиарды долларов. Тем не менее, многого из этого можно было бы избежать с помощью более точных и четких рабочих инструкций. Это руководство покажет вам, как писать рабочие инструкции или стандартные рабочие процедуры.

Знание того, как писать рабочие инструкции или СОП, ясно и кратко для ваших коллег, гарантирует, что они точно знают, как должны выполняться их различные задачи.Это снижает риск, поскольку уменьшается вероятность того, что что-то пойдет не так. Это также повышает эффективность; рабочие инструкции гарантируют, что самый лучший способ выполнения работы ясен и известен людям, выполняющим ее.

Это подробное руководство покажет вам, как писать рабочие инструкции, которые ваши коллеги могут понять и извлечь из них пользу. Помните, что сказал Эйнштейн:

Если вы не можете объяснить это просто , вы не понимаете его достаточно хорошо.

Кстати о простоте: если вы относитесь к тому типу людей, которые легче усваивают вещи с помощью визуального или звукового формата, посмотрите наше видео ниже о том, где начинаются рабочие инструкции и почему они важны:

(мы надеемся, что это видео даст вам веские аргументы в пользу важности этой области.)

В чем разница между рабочими инструкциями, рабочими руководствами, СОПами и т. Д.?

Рабочие инструкции также называются рабочими руководствами, стандартными рабочими процедурами (СОП), рабочими инструкциями или руководствами пользователя, в зависимости от ситуации. В любом случае цель рабочих инструкций — четко объяснить, как выполняется конкретная рабочая задача. Они похожи на пошаговые инструкции, которые мы получаем, когда учимся водить автомобиль: проверьте, находится ли рычаг переключения передач в нейтральном положении, включите зажигание, нажмите сцепление, переключитесь на первую передачу и так далее.

Важно то, что рабочие инструкции не следует путать с процессами или картами процессов. Давайте быстро посмотрим, как рабочие инструкции вписываются в наши общие уровни документации процесса:

1. Иерархия процессов показывает вашу общую архитектуру процессов и то, как она поддерживает ваш бизнес. (Подробнее об этом читайте в нашем Руководстве по созданию иерархий процессов)
2. Процесс — это цепочка действий, которые преобразуют входы в выходы.(Заинтересованы? Прочтите наше Руководство по простому отображению процессов)
3. Процедура описывает , как выполнять последовательность процессов и кто что делает. В Gluu мы объединяем процесс и процедуру в единый простой формат (поскольку люди все время их путают).
4. Рабочая инструкция — или рабочее руководство, рабочая инструкция или стандартная рабочая процедура — подробно описывает, как выполняется действие в рамках процесса (или процедуры).

Таким образом, ваша рабочая инструкция должна быть частью общего плана улучшения процесса.

С этой ясностью перейдем к теме написания рабочих инструкций. (О, еще одна вещь: для ясности по всему жаргону BPM см. Наш Глоссарий BPM)

Почему так важны стандартные рабочие процедуры?

Они уменьшают воздействие, когда ключевые люди уходят

Рабочие инструкции или СОП создают и сохраняют знания внутри компании. Когда «как дела» передаются устно, остается место для интерпретации и человеческой ошибки. И знания о том, как наиболее эффективно выполнить задачу, теряются, когда указанный сотрудник покидает компанию и забирает эти знания с собой.Хорошие рабочие инструкции избегают всего этого.

Рабочие инструкции снижают риск

Они снижают риск, потому что наиболее безопасный способ выполнения работы ясен и известен тем, кто имеет значение.

Избегайте ошибок и «виноватых»

Четкость позволяет избежать ошибок. Что особенно важно, это позволяет избежать обвинений. Когда что-то идет не так, возникает тенденция обвинять или возлагать ответственность на людей, что естественно. Но если это происходит часто, это может повлиять на моральный дух персонала. Наличие четких рабочих инструкций сводит к минимуму эту проблему.

Экономия времени

В приведенной ниже таблице показано собственное исследование Gluu по рентабельности инвестиций при написании рабочих инструкций. Дело в том, что ваши первоначальные затраты времени окупаются после того, как ваша рабочая инструкция будет использована всего три раза. Это относится только к экономии времени — мы даже не упомянули о том, как важно избегать ошибок и доработок. В рамках Lean:

это также называется «Стандартная работа».

Как выглядит хорошая инструкция?

Рабочие инструкции должны четко разъяснять, как сотрудники выполняют свои задачи.Не должно быть места для интерпретации. Они не должны быть расплывчатыми. Вы хотите свести к минимуму вероятность того, что они запутают ваших сотрудников. Это означает, что ваши инструкции должны быть максимально краткими и простыми. Интернет изобилует забавными примерами плохо написанных инструкций и других, имеющих смешное двойное значение. Вот несколько основных правил, которые помогут вам:

# 1 все ясно

Как сказал Джордж Оруэлл…

«Хорошее письмо — как оконное стекло».

Вы смотрите сквозь него и сразу понимаете смысл. Каждый сотрудник должен понимать ваши рабочие инструкции. Избегайте многосложных слов, сложных предложений, жаргона, сокращений, слишком большого количества технических терминов (без их объяснения) и ненужной болтовни.

Напишите свои рабочие инструкции таким образом, чтобы их было легко понять для каждого сотрудника, выполняющего задание. Используйте активный голос, чтобы помочь вашему читателю, который относится к структуре предложения подлежащее, глагол, существительное.Например, человек (субъект) потягивал (глагол) свое пиво (существительное), , нет, его пиво, которое мужчина пил.

# 2 доступно

Хорошо иметь рабочие инструкции, но какой в ​​них смысл, если они доступны только в офисе, когда сотрудники, которые в них нуждаются, находятся в производственном цехе? Люди, выполняющие эту работу, должны иметь свободный доступ к ее инструкциям по работе, когда и где они в ней нуждаются. Путешественники или магазинные бумаги?

(Здесь такой инструмент, как Gluu, может помочь вам получить нужные инструкции в нужном формате в руки нужного сотрудника в нужное время.)

# 3 это заслуживает доверия

Сотрудники должны рассматривать рабочие инструкции как достоверные, полезные и точные. В противном случае это просто еще одна хорошая идея, которая никого не волнует. Проконсультируйтесь с наиболее опытным сотрудником, выполняющим задание, и попросите его объяснить, как выполняется работа. Убедитесь, что ваши инструкции соответствуют действительности.

(Опять же, такой инструмент, как Gluu, может помочь вам привлечь нужных людей и сотрудничать в его обновлении по мере вашего обучения и развития.)

# 4 последовательный

Рабочие инструкции должны следовать единому стилю.Согласованность в терминологии, макете, средствах массовой информации и методах упрощает их отслеживание и усвоение. Также с точки зрения последовательности они должны придерживаться набора навыков сотрудников.

(Gluu помогает обеспечить единообразие формата во всей организации.)

# 5 это коротко и просто

Мы уже коснулись этого выше, но это действительно важный момент. Как сказал Альберт Эйнштейн: «Если вы не можете объяснить это просто, вы недостаточно хорошо это понимаете». Найдите время, чтобы понять это полностью.Это позволит избежать ошибок в дальнейшем. Написание рабочей инструкции — это не значит выглядеть умно. Вместо этого подумайте о языке, на котором написано руководство по эксплуатации вашего телевизора. А еще лучше взгляните на язык, на котором написана детская книга. Постарайтесь сделать его максимально коротким и простым.

# 6 это визуальный

Мы живем в визуальной культуре. Многим из нас удобнее работать с визуальными средствами массовой информации, чем с чтением книг и газет. Для этого постарайтесь по возможности использовать изображения, рисунки и видео в своих рабочих инструкциях.Подумайте о том, кто будет использовать ваши рабочие инструкции, и постарайтесь подготовить их соответствующим образом.

(Gluu позволяет добавлять и показывать изображения и видео прямо на планшетах или телефонах, используемых персоналом на передовой.)

# 7 написано людьми, которые знают

Рабочую инструкцию должен писать человек, имеющий наибольший опыт в выполнении задания. Не поручайте задачу составления рабочих инструкций человеку, который не на 100% знаком с работой.Вы не можете ожидать, что оператор будет знать, как писать рабочие инструкции в полной мере, если он еще не полностью знаком с ролью. Это означает, что один человек никогда не сможет написать рабочие инструкции вашей компании, если она не маленькая. Мы спросили ряд отраслевых экспертов о том, почему участие является ключевым фактором, и вы можете увидеть их ответы в этой статье здесь.

(Gluu позволяет делегировать право собственности знающим людям — независимо от того, где они находятся.)

Итак, с этими основными правилами понятно, как это на самом деле написать? Об этом следующий раздел.

---

7 шагов для очистки рабочих инструкций

Вы когда-нибудь покупали мебель в разобранном виде, приходили домой, пытались следовать инструкциям по сборке и полностью запутались? Если да, то вы не одиноки. Это случилось со многими из нас. По этой причине очень нужны хорошие технические писатели. Техническое написание — большая тема, выходящая за рамки этой статьи, но вот семь шагов, которые помогут улучшить ваши рабочие инструкции:

ШАГ 1

Напишите четкое название

Что во введении? Ну, на самом деле довольно много.Очень важно сделать эту часть правильно. Для этого убедитесь, что вы сделали следующее:

• Приведите контекст: кратко объясните, частью какого процесса является задача.
• Определите владельцев: кратко объясните, кто является владельцем процесса, а кто владельцем задачи.
• Укажите результат: кратко объясните, каков результат или цель задачи
• Название должно относиться к работе: хорошим примером может быть «как дезинфицировать руки».

ШАГ 2

Опишите цель — почему

Какова цель вашей рабочей инструкции? Зачем вы его готовите? Если вы спросите, почему вопросы, это поможет вам сделать шаг назад и подумать о том, чего вы пытаетесь достичь.Ответ на вопрос «почему» — это не просто результат, который вы уже определили. Прежде чем вдаваться в подробности, спросите, почему вы должны углубить свое понимание. Узнайте больше о ценности вопросов почему здесь.

Итак, ясной целью «как дезинфицировать руки» было бы «Избегать распространения бактерий, чтобы другие рисковали заболеть».

ШАГ 3

Опишите, как это сделать

Прежде всего, вам нужно перечислить материалы, необходимые для выполнения работы. Для удобства чтения лучше всего перечислить их в виде маркированного списка и различать предоставленные и непредоставленные материалы.Организуйте свой список маркеров логически. Например, в случае дезинфекции рук:

• Мыло хозяйственное
• Мыло жидкое противомикробное в дозаторе
• Проточная вода
• Полотенца

Включите любые релевантные или полезные ссылки прямо в текст в виде естественных гиперссылок. Это позволяет вашему читателю легко прояснить ситуацию.

Чтобы описать, например, как сотрудники должны дезинфицировать руки, вы должны сначала выбрать формат объяснения этого.Есть три основных варианта. Формат поваренной книги, таблица решений и блок-схема. Вы можете выбрать разные форматы для разных заданий, возможно, в зависимости от их сложности. Помните, что многие люди обучаются визуально, поэтому таблицы и блок-схемы, возможно, с изображениями, могут быть лучшим подходом.

ШАГ 4

Формат для удобного чтения

Считайте свою рабочую инструкцию учебным пособием. Поставьте себя на место читателя и подумайте, что поможет ему или ей переварить документ.

1. Выберите способ форматирования документа и придерживайтесь его. Если вы практикуете бережливое производство, то вот пример формата, который стоит рассмотреть.
2. Разбейте все шаги на числовую последовательность. Если шагов больше 10, разделите разные темы. Один шаг описывает одно действие, выполнение которого занимает не более 15 секунд.
3. Используйте изображения или рисунки. Убедитесь, что изображение соответствует тексту. Обратитесь к изображению в тексте. Разместите изображения на левой стороне листа бумаги и сохраните текст на правой стороне.
4. Выделите важную информацию заглавными буквами, полужирным шрифтом или курсивом.
5. Превратите любой список в маркированный или нумерованный.

Инструменты, такие как функция рабочих инструкций Gluu в нашем продукте Understand, имеют встроенное форматирование, которое упрощает обеспечение единообразия. Например. полезно форматировать риски таким же образом, чтобы люди быстро научились их замечать:

ШАГ 5

Перепишите и упростите

Ключевое правило хорошего письма — краткость.Коротко, просто и понятно.

1. Используйте короткие и простые предложения. Предложения не должны быть длиннее 15 слов и не должны быть предложениями.
2. Используйте короткие и простые слова. Многосложные слова звучат умно, но замедляют читателя. Упростите им задачу и представьте, что вы пишете для пятилетнего ребенка.
3. Избегайте сокращений, и если вы должны использовать их, то произнесите их по буквам в первый раз и заключите аббревиатуру в скобки рядом с ней. С этого момента используйте аббревиатуру.
4. Включите список сокращений, к которым читатель может обратиться.
5. Решите, какое слово или термин вы будете использовать для описания чего-либо, и придерживайтесь его. Не используйте разные слова для обозначения одного и того же. Например, если вы используете термин «хозяйственное мыло», то используйте его только во всем документе.

Как обсуждалось выше, используйте активные предложения, а не пассивные:

Правильно : Тщательно вытрите руки.

Неправильно : Руки следует тщательно высушить.

ШАГ 6

Добавить ссылку

Всегда полезно предоставить источники и предложения для дальнейшего чтения и изучения.Добавьте сноски или добавьте приложение в конце документа.

ШАГ 7

Тест с коллегой!

Чтобы ваши рабочие инструкции были легкими для понимания и выполнения, попросите коллегу выполнить задание, следуя ему. Это покажет вам, сбивают ли вас с толку определенные части или объяснения или нуждаются в дополнительных разъяснениях.

1. Попросите соответствующего коллегу прочитать черновик вашей рабочей инструкции и высказать свое мнение о нем.Соответствует ли рабочая инструкция тому, как на самом деле выполняется задача? Это сбивает с толку? Что может быть яснее?
2. Попросите коллегу выполнить работу, следуя черновой рабочей инструкции. НЕ помогайте ему / ей и не давайте дополнительных объяснений. Наблюдать.
3. Сделайте заметки о том, что следует добавить или изменить в вашем экземпляре рабочей инструкции.

Пример проверенного формата СОП

Lean.org предлагает несколько полезных шаблонов для написания стандартных рабочих инструкций.В основном это более продвинутые заводские настройки:

Источник: https://www.lean.org/Search/Documents/53.pdf

---

Контрольный список вашей рабочей инструкции

Чтобы обобщить и упростить, вот контрольный список, который вы должны иметь под рукой, когда планируете написать следующую рабочую инструкцию.

• Идентифицированный процесс, в который входит задача
• Определил цель задачи
• Понял объем задачи
• Именованные ответственные за задачу
• Заявленные инструменты, необходимые для выполнения задачи
• Упомянул о любых требованиях безопасности
• Выбран подходящий и полезный формат
• Б / у полезные наглядные пособия
• Проверено на простой язык и короткие предложения
• Удален ненужный жаргон и технические термины
• Проверено на коллеге.

Пришло время применить это на практике!

Как мы часто говорим, важно помнить, что

«Совершенное — враг хорошего».

Просто начни, учись и совершенствуйся по ходу дела. Одна из идей — сообщить своим коллегам, что вы делаете, и попросить их указать на любые ошибки или упущения. Это гарантирует, что ваша рабочая инструкция будет хорошо принята. Здесь, в Gluu, мы верим в написание рабочих инструкций в рамках интегрированной системы для управления бизнес-процессами.

---

Считаете ли вы это полезным?
Если да, то мы будем очень признательны, если вы поделитесь:

---

… или, если вы чувствуете себя готовыми, ознакомьтесь с нашей функцией рабочих инструкций, чтобы прямо сейчас приступить к своим собственным рабочим инструкциям.

Контрольный список для

найма сотрудников | Справочник по малому бизнесу

Наймите подходящего человека на работу

Чтобы облегчить жизнь, вот 12 шагов, которые помогут убедиться, что вы соблюдаете федеральные нормы и правила штата до и после найма сотрудников.

1. Составьте четкое описание должности.

Убедитесь, что вы четко представляете тип человека, которого хотите нанять, требуемые навыки и сумму (или диапазон), которую вы готовы заплатить. На протяжении всего процесса приема на работу ведите точный учет каждого кандидата, включая его сильные и слабые стороны, ожидания и записи собеседований. Вам нужно будет снова обратиться к этому при выборе предпочтительного кандидата.

2.Определите, кто занимается набором персонала

Сколько времени потребуется на набор каждого нового сотрудника? Подумайте обо всех задействованных задачах, включая:

• написание должностной инструкции
• реклама вакансии (онлайн и офлайн)
• общение с потенциальными кандидатами
• отвечает на вопросы о работе и вашем бизнесе
• собеседование и отбор соискателей
• общается с неудачными кандидатами.

У вас может не хватить времени на все это.Возможно, будет более эффективно передать это кому-нибудь из вашей команды или рекрутеру.

3. Подайте заявку на получение идентификационного номера сотрудника.

Получите свой идентификационный номер работодателя (EIN) в налоговой службе (IRS). Он также известен как налоговый идентификатор работодателя или форма SS-4. Это необходимо для уплаты налогов и отправки других документов в IRS. Вы можете подать заявку на получение EIN онлайн. Это налоговый номер, который вы, как работодатель, должны установить для ведения бизнеса — это не то, что вам нужно получать для каждого сотрудника.

4. Ведите точный налоговый учет.

По закону вы обязаны вести надлежащий налоговый учет в течение четырех лет. Важно, чтобы они были в безопасности, надежными и легкодоступными. Ваша бухгалтерская программа должна сделать это за вас.

Правильное программное обеспечение для бухгалтерского учета также поможет вам отслеживать финансовое и налоговое состояние вашего бизнеса в режиме реального времени — например, путем отслеживания вычитаемых расходов. Расходы, подлежащие вычету, — это коммерческие расходы, которые могут быть востребованы для уменьшения вашего общего налогового счета.

5. Следите за удержанием налогов.

IRS необходимо знать годовой доход каждого из ваших сотрудников. Таким образом, ваша компания обязана удерживать деньги из зарплаты каждого сотрудника (удерживаемый налог), чтобы ваши сотрудники могли платить налоги в конце финансового года.

Необходимо заполнить следующие формы:

• Форма W-4
  Каждый сотрудник должен заполнить форму W-4 перед тем, как приступить к работе. Эта информация используется вами, чтобы определить размер удерживаемого налога для каждого из ваших сотрудников.
• W-2 form
  Как работодатель, вы должны сообщать о доходах своего сотрудника как своему сотруднику, так и в IRS. Это делается с помощью W-2 для штатных сотрудников. Он включает их налогооблагаемый доход, пенсионные взносы и пособия.

В каждом штате есть отдельная налоговая форма, поэтому убедитесь, что вы выбрали подходящую для вашего штата.

6. Помните ключевые даты и задачи.

Вот важные даты и задачи, связанные с IRS, которые вам нужно запомнить:

У IRS есть удобный онлайн-календарь для предприятий, который можно использовать для напоминаний.

7. Получите и разместите плакаты о правах сотрудников.

Все сотрудники имеют определенные минимальные права в соответствии с законодательством штата и федеральным законодательством. Однако многие сотрудники могут не знать о своих правах или не понимать их. Чтобы помочь своим сотрудникам, вы должны развешивать плакаты о правах сотрудников на своем рабочем месте.

Вы можете узнать больше о требованиях Министерства труда к плакатам для малых предприятий, а также загрузить необходимые плакаты.

8. Получите компенсационное страхование работников.

Все предприятия должны иметь страхование компенсации работникам. Это можно получить:

• у частного провайдера.
• через самострахование. Это когда вы решаете откладывать деньги от бизнеса на компенсационные выплаты вашим сотрудникам.
• через программу страхования компенсации работникам вашего штата. Узнайте больше об этих программах в Управлении программ компенсации работникам (OWCP) Министерства труда.

О страховании легко забыть — до тех пор, пока оно вам не понадобится. Когда вы ведете бизнес, дела не всегда идут по плану. Думайте об этом как о защите сейчас, если что-то пойдет не так в будущем.

9. Настройте систему расчета заработной платы.

Ваши варианты при настройке платежной ведомости включают:

• все делаю сам.
• передает настройку вашему бухгалтеру или бухгалтеру.

Убедитесь, что ваше бухгалтерское программное обеспечение может удовлетворить все ваши потребности в заработной плате.Добавление платежной ведомости в вашу бухгалтерскую программу должно сделать выплату сотрудникам безболезненной.

Найдите программное обеспечение, которое:

• упрощает соблюдение требований
• может эффективно платить вашим сотрудникам
• подает отчеты в налоговую службу (IRS)

10. Ведите дело на каждого сотрудника.

Важно вести актуальные и точные записи для всех ваших сотрудников, чтобы вы могли использовать их для расчета их заработной платы и прав.Вам также потребуются записи, которые вы можете передать своему сотруднику или его профсоюзу / представителю, если потребуется.

В досье каждого сотрудника должны быть указаны:

• ФИО, адрес и контактные данные
• Контактная информация для экстренных случаев
• подписанная копия трудового договора (полный или неполный рабочий день)
• налоговые реквизиты
• предпочтительный способ оплаты и реквизиты, например интернет-банкинг
• любая другая важная информация о них.

Создайте электронную версию этих сведений и сделайте резервную копию в облаке с помощью таких сервисов, как Box, Dropbox или Google Drive. Эти записи должны храниться не менее семи лет.

Если вы не уверены, какую информацию вы можете и должны собирать для каждого сотрудника, обратитесь к своему консультанту.

11. Упростите доступ ваших сотрудников ко всем вашим облачным программам.

В зависимости от вашего типа бизнеса вашим сотрудникам может потребоваться доступ к неконфиденциальной информации компании, такой как политики, учебные руководства, процедуры или инструкции для конкретной работы.Рассмотрите возможность использования службы единого входа, например OneLogin, Okta или Google Cloud. Вы можете настроить каждого сотрудника с доступом к персонализированной информации. А если вы настроили себя как администратор, вы также можете ограничить их доступ, если вам нужно. Не забудьте убедиться, что вы можете изменить пароли к любым сторонним веб-сайтам — могут быть случаи, когда вашим сотрудникам больше не нужен доступ к этим веб-сайтам.

12. Четко сформулируйте цели и ожидания.

Даже если у вас всего один сотрудник, важно определить и согласовать, что от него ожидается с первого дня.У них уже должно быть хорошее представление об этом из процесса собеседования.

Верно и обратное. Сообщите им, что вы дадите взамен. Это профессиональные отношения, и они должны основываться на взаимном доверии, уважении и честности. Чем лучше вы относитесь к своим сотрудникам, тем усерднее они будут работать для вашего бизнеса.

Ваш персонал — ваш самый ценный актив — выбирайте с умом

Независимо от того, нанимаете ли вы одного или нескольких сотрудников, важно выполнить указанные выше действия.И не забывайте думать о том, как вы сохраните и вознаградите за отличную работу. Есть много способов сделать это, помимо зарплаты и заработной платы, например, стимулы и нефинансовые вознаграждения.

Помните, что ваши сотрудники — самый ценный актив вашей компании. Хороших людей найти сложно. А наем может занять много времени и дорого.

Если у вас все получится, вы убедитесь, что наняли нужных людей. А если вы позаботитесь о своих сотрудниках, они останутся с вами дольше, и ваш бизнес будет работать лучше.

Для получения дополнительной информации о найме ознакомьтесь с нашим Руководством по найму персонала.

Как создать пособие по трудоустройству (бесплатный шаблон)

Вы хотите помочь сотрудникам выполнять задачи лучше и эффективнее? Подсказки — отличные инструменты для работы, которые доставляют сотрудникам нужную информацию в нужное время. Когда они хорошо написаны, они экономят время, повышают точность и повышают производительность работы.

Продолжайте читать, чтобы узнать, как создавать и улучшать эффективные вспомогательные средства для работы, даже если вы никогда их раньше не делали.

Легко создавать рабочие пособия (бесплатный шаблон)

Шаблоны

Snagit — самый быстрый способ создавать профессиональные помощники. Экономьте время, повышайте точность и повышайте производительность работы за считанные минуты.

Загрузить

Что такое рабочие пособия?

Вспомогательные материалы — это простые и понятные инструкции о том, как что-то делать на работе. Они могут включать шпаргалки, бегуны памяти, одностраничные программы, инструменты поддержки производительности, списки направлений и многое другое.По сути, все, что предназначено для уменьшения количества ошибок на работе, которых можно избежать, можно считать подспорьем.

Вспомогательные приспособления известны под разными названиями и используются во всех отраслях в качестве средств повышения производительности. Они настолько полезны, что, если компании не предоставляют их автоматически, сотрудники, как правило, сами создают пособия по трудоустройству.

Вы когда-нибудь видели написанные от руки карточки с инструкциями 3 x 5, приклеенные к стене рядом с принтером? Как насчет стикеров по периметру экрана компьютера? Это оба типа неформальных вспомогательных средств для работы, которые сотрудники сделали сами.

Независимо от того, получают ли они почасовую оплату или проект или получают зарплату, люди хотят знать, как лучше всего делать дела быстро и эффективно. Никто не хочет тратить время на поиск инструкций.

Инструкции по сборке — это своего рода вспомогательное средство, которое большинство из нас когда-либо видели в своей жизни.

Обычно вспомогательные материалы — это распечатанные документы объемом не более одной страницы. Вы найдете их рядом со всеми типами рабочих зон, от сборочных линий до финансовых учреждений.Их можно повесить на стену или в кабинку. Это может быть ламинированная карточка возле стойки регистрации или плакат на складе. Иногда вспомогательные средства бывают цифровыми: изображение или файл PDF на компьютере, приложение для смартфона или короткое видео.

«Но у нас уже есть файлы помощи в Интернете. Зачем мне отдельное пособие по трудоустройству? », — спросите вы. Сотрудники не хотят пролистывать несколько страниц текста, чтобы найти то, что им нужно. Это особенно верно, когда инструкции кажутся «похороненными» в программе, которую они уже используют.

Часто бывает лучше иметь четкие инструкции отдельно от самой программы. По мере того, как задачи на рабочем месте становятся все более цифровыми, даже печатные пособия остаются надежными и эффективными способами обмена точной информацией.

Основные способы повышения производительности рабочих вспомогательных средств

Есть три основных способа, которыми вспомогательные средства помогают сотрудникам выполнять работу быстрее (и лучше). Когда им нужно:

• Вспомните, как что-то сделать
• Решить проблему
• Узнайте, что делать, когда что-то изменится

Обучение продолжается только на определенное время и остается в памяти человека только на короткое время.Когда сеанс личного коучинга, проведенный несколько недель назад, уже устаревает, и вы слышите: «Как мне еще раз выполнить эту задачу?», — вот тогда и сияют рабочие пособия. Они доступны по запросу и содержат именно ту информацию, которая нужна сотрудникам, когда они в ней нуждаются.

И у работодателей, и у служащих бывают лучшие времена, когда ответы доступны сразу. Вместо того, чтобы преследовать кого-то за помощью, у сотрудников есть памятка, которая показывает им шаги, необходимые для завершения процесса. Нет необходимости пролистывать слои документации, чтобы найти точные инструкции — памятка для работы находится рядом с их рабочим местом, чтобы сотрудники могли правильно выполнить задачу с первого раза.

Вспомогательные материалы, такие как этот справочный план этажа офиса, можно наклеить и повесить на стену, распечатать и хранить возле стола или сделать JPG в сети компании.

Вспомогательные материалы не только отлично помогают сотрудникам запоминать то, что они узнали во время обучения (например, процессы, которые им нужно выполнять только время от времени и не нужно запоминать), они также полезны, когда что-то меняется — для устранения неполадок , например, или пройти этапы несколько иного рабочего процесса новых версий программного обеспечения.

Эти значения эффективности складываются. По данным Peregrine Performance Group, компании, с которыми они работают, заменили недельный курс обучения однодневным обучением и пособием по трудоустройству. Мало того, что требуется меньше тренировок, уровень мастерства увеличился на 50%. Когда вы найдете время, чтобы написать эффективное пособие по трудоустройству, вы можете рассчитывать на следующие виды пособий:

• Экономьте время за счет более быстрого выполнения рабочих задач
• Избегайте ошибок благодаря четким указаниям
• Меньше стресса сотрудников
• Сокращение ненужных постоянных обращений за помощью
• Лучшее управление процессами / стандартами за счет обмена теми же знаниями со всеми сразу
• Меньше обучения и переподготовки
• Лучшее качество обслуживания сотрудников и клиентов

Кроме того, они работают быстро — помощников можно развернуть на 75% быстрее, чем при традиционном обучении, и с гораздо меньшими затратами, для намного лучшая рентабельность инвестиций.

Когда , а не , чтобы использовать памятку:

Когда нет времени смотреть на нее. В некоторых случаях сотрудникам необходимо знать процессы и процедуры по памяти. Некогда смотреть карту, как бы удобно она ни находилась. Иногда задача требует, чтобы сотрудник полностью сосредоточился и пристально следил за выполняемой задачей (например, в медицинских учреждениях на пациента или при производстве на оборудовании). В этих случаях сотрудники должны запоминать шаги и иметь возможность немедленно реагировать без помощи посторонних инструкций.

Когда это может снизить доверие. В частности, в ролях, ориентированных на клиента, обращение к помощнику по работе может быть не тем образом, который вы хотите изобразить. В некоторых ситуациях клиенты ожидают, что сотрудники уже знают определенную информацию. Даже если дополнительные инструкции будут полезны, лучше их избегать.

Когда все задачи разные. Если рабочие задачи не соответствуют друг другу, вспомогательные средства не помогут.

Вместо всех тренировок. Вспомогательные приспособления не работают сами по себе. Сотрудники по-прежнему лучше всего справляются с базовым уровнем подготовки и с помощниками в качестве комплимента.

Как создать памятку (пошаговое руководство)

Сделав правильные шаги, вы можете легко и недорого создать помощник по трудоустройству, который резко повысит производительность вашей команды.

1. Собрать информацию о задаче

Поговорите с сотрудниками, которые уже занимаются этим процессом. Как они его завершают? Какие шаги они предпринимают и в каком порядке? Обязательно поговорите с рядом сотрудников — опытных, которые делали эту работу снова и снова, а также с новичками.Чем отличаются их точки зрения? Попробуйте выполнить работу самостоятельно и запишите, какая информация вам нужна.

Совет от профессионала: Не забудьте также проинтервьюировать наименее мотивированного сотрудника в штате. Хотя это может показаться нелогичным, этот человек иногда является вашим лучшим помощником при создании пособия по трудоустройству, поскольку он или она, вероятно, уже выяснили самый быстрый способ выполнить задачу или эффективный ярлык.

2. Выберите структуру

Вспомогательные материалы, естественно, делятся на одну из трех категорий:

Контрольный список

Это работает, когда нужно сделать много вещей, но в произвольном порядке.Например, поддержание единообразия в проверках оборудования и оформлении документов при найме новых сотрудников.

Рабочие пособия могут помочь обеспечить меры безопасности, даже если сотрудники уже запомнили их.

Пошаговая инструкция

Используйте это, когда нужно сделать что-то в определенном порядке. Блок-схема (например, эта диагностическая для поставщиков медицинских услуг) или дерево решений «если-то» могут иметь смысл для логического описания процесса. Если вам нужно, чтобы сотрудники записывали информацию по ходу работы (например, если они регистрируют температуру в серверной или подсчитывают товары на складе), вы можете сделать памятку заполняемой или использовать интерактивное приложение.

Это знакомое пособие от Всемирной организации здравоохранения показывает сотрудникам, как правильно мыть руки до и после работы с едой.

Артикул

Это лучше всего, когда нет никаких конкретных шагов, и не вся информация нужна сразу. Сотрудники могут взглянуть на это, когда им нужно найти популярный номер SKU, поделиться номером телефона с другим отделом или найти склад на карте региона.

Иногда в памятке есть много разделов, каждый из которых имеет разную структуру.Не увлекайтесь разнообразием вариантов. Лучший формат станет очевидным, когда вы начнете писать. В конце концов, никого не волнует, какой из них вы выберете, до тех пор, пока вспомогательное пособие помогает выполнять задачу быстрее и лучше.

3. Выберите формат

Будет ли это жить в виде распечатанной ламинированной бумаги 8,5 × 11, висящей на стене, или цифрового JPG в сети? Будет интерактивное приложение? Выберите формат заранее, чтобы убедиться, что информация подойдет. Большинство помощников занимают одну страницу или меньше или отображаются на одном экране без прокрутки.

Согласно исследованию TechSmith и Cebr, две трети (67%) людей лучше понимают информацию, когда она передается с помощью визуальных элементов. Вместо стены с текстом замените написанные слова изображениями, насколько это возможно — используйте картинки, диаграммы и любые другие визуальные эффекты, которые соответствуют вашему формату.

Как написать памятку

Когда дело доходит до составления памятки, меньше содержания — определенно больше. Нам нравится использовать Snagit в качестве вспомогательных средств, потому что он позволяет быстро и легко делать скриншоты и добавлять аннотации.Вот как создать памятку с помощью Snagit:

1. Сделайте скриншоты

Откройте Snagit и нажмите большую красную кнопку «Захват». Оттуда вы сможете выбрать область на экране, которую хотите захватить. Редактор Snagit автоматически откроется и загрузит ваше изображение. Вот где начинается самое интересное:

2. Аннотация

Если в памятке описывается физическая задача, сделайте фотографии и отметьте их стрелками и т. Д., Чтобы указать, что необходимо сделать.Для цифровых задач делайте скриншоты. Snagit не только позволяет вам делать и редактировать скриншоты, но и добавлять фигуры, выделять и отображать этапы процесса в рамках одной программы.

Step Tool автоматизирует нумерацию — щелкните снимок экрана, чтобы добавить последовательные шаги.

В этом памятке с четкими номерами шагов показаны снимки экрана, показывающие, как извлекать отчеты о клиентах в системе учета счетов.

Совет от профессионала: Используйте глаголы действия для описания процедур.За ними легче следить, они вызывают больше доверия у пользователей и стимулируют развитие. Например, вы скажете: «Откройте защелку. Удалите внутренний вкладыш », а не« Как только защелка открыта, вкладыш должен быть удален ».

Если маршруты охватывают несколько экранов или фотографий, объедините их в один документ и добавьте любой текст вокруг или поверх визуальных элементов.

Snagit позволяет объединять несколько изображений в один документ и перемещать изображения с помощью перетаскивания.

Для цифрового формата запишите короткое видео (нам нравится Camtasia) с интерактивным оглавлением.

Последовательный вид

Выберите цветовую схему и стиль и придерживайтесь их во всех своих памятках. По возможности используйте одинаковые шрифты, размеры, цвета и фирменный стиль компании. В лучших редакторах изображений есть шаблоны и ресурсы, которые позволят вам сохранить единый вид.

Сделайте его многоязычным

Справочник по трудоустройству не работает, когда люди не могут его прочитать. Убедитесь, что ваше пособие по трудоустройству переведено на столько языков, сколько необходимо для ваших сотрудников.

Вспомогательные материалы могут служить важным напоминанием для персонала на разных языках, как это видно на карточке с напоминанием о проверке пивоваренного оборудования. Вспомогательные материалы с изображениями без текста могут быть еще проще в использовании.

3. Проверить и проверить

Теперь, когда вы создали свое рабочее место, посмотрите, как оно работает в реальной жизни. Найдите услужливого коллегу, возьмите что-нибудь, чтобы сделать заметки, и посмотрите, как они пытаются выполнить задание с помощью памятки.

Не направляйте их, просто сядьте поудобнее и понаблюдайте за тем, что они делают естественным образом, и помогает ли помощь в работе или нет.Делайте заметки, задавайте уточняющие вопросы, затем найдите другого коллегу и повторите. Перепишите в памятку то, что вы узнали.

4.

Поделиться и записать отзывы

После того, как ваше рабочее место будет усовершенствовано, поместите его там, где оно должно быть — на стене, рядом с рабочими столами или в любом другом месте, подходящем для выбранного вами формата. Убедитесь, что сотрудники знают, что для них есть помощь при трудоустройстве. Напоминайте им, если это необходимо, и поощряйте их использовать это. Если вы проделали отличную работу по его созданию, сотрудники будут более чем благодарны за то, что у них есть что-то, что помогает им выполнять свою работу быстрее и лучше.

Следите за долгосрочными результатами, как качественными, так и количественными. Обязательно задайте себе следующие вопросы:

• Вы слышите меньше повторяющихся вопросов от сотрудников?
• Выполняются ли задачи более точно?
• Что насчет оценок удовлетворенности клиентов?

Используйте эту постоянную информацию, чтобы оценить успех и вдохновить на обновления в следующий раз.

Бонус: шаблоны Snagit

Все еще не знаете, как начать работу со вспомогательными материалами? Пусть шаблоны Snagit сделают всю работу за вас!

Сначала нажмите кнопку «Создать» и выберите «Изображение из шаблона» или выберите изображения из области «Последние снимки», затем щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Объединить в шаблоне».Вы можете выбрать те шаблоны, которые лучше всего подходят для вашего подручного.

Затем просто перетащите изображения и настройте их в шаблоне. Это так просто! Полное руководство по созданию помощника по работе с Snagit смотрите в этом замечательном видео ниже:

Легко создавать рабочие пособия (бесплатный шаблон)

Шаблоны

Snagit — самый быстрый способ создавать профессиональные помощники. Экономьте время, повышайте точность и повышайте производительность работы за считанные минуты.

Загрузить

Политика и процедуры найма

Цель

[Название компании] считает, что наем квалифицированных специалистов для заполнения вакансий способствует общему успеху компании.Каждый сотрудник нанят, чтобы внести значительный вклад в [Название компании]. При приеме на работу наиболее квалифицированных кандидатов на должности необходимо соблюдать следующий процесс.

Процесс и процедуры приема на работу

Заявки на персонал

Заявки на персонал должны быть заполнены для заполнения вакансий [Название компании]. Заявки должны быть инициированы руководителем / менеджером отдела, утверждены вице-президентом подразделения и затем направлены в отдел кадров (HR).

В заявках на персонал должно быть указано следующее:

• Должность.
• Должностные часы / смены.
• Освобожденный или необлагаемый статус должности.
• Причина открытия.
• Основные должностные функции и квалификация (или текущее описание должности может быть приложено).
• Любые специальные рекламные инструкции по набору персонала.

Приемные собрания

HR организует встречу с менеджером по найму, чтобы провести вводное собрание до публикации вакансии, чтобы узнать больше о должности, требованиях и профиле идеального кандидата.Стратегия найма будет определена во время этой встречи, а ожидания согласованы со всеми ключевыми заинтересованными сторонами.

Объявления о вакансиях

HR создаст объявления о вакансиях, которые кратко описывают вакансию и сообщают о бренде [Название компании]. Все вакансии будут публиковаться одновременно во внутренней сети [Название компании] и за ее пределами с источниками, соответствующими заполняемой должности. Вакансии будут размещаться до тех пор, пока вакансия не будет заполнена.

Отдел кадров будет отвечать за отслеживание всех кандидатов и сохранение заявлений и резюме по мере необходимости.

Внутренние соискатели

Текущие сотрудники с удовлетворительным статусом занятости могут подавать заявки на внутренние вакансии. Согласие руководителя сотрудника и отдела кадров может потребоваться для сотрудников, проработавших менее одного года в [Название компании].

Все кандидаты на размещенную вакансию будут рассматриваться с учетом их квалификации и способности успешно выполнять работу. Внутренние кандидаты, которые не были выбраны, будут уведомлены отделом кадров.

Процесс собеседования

Отдел кадров и менеджер по найму будут проверять заявки и резюме перед назначением собеседований. Первоначальные собеседования обычно проводятся отделом кадров и менеджером по найму с использованием вопросов собеседования на основе поведения и структурированного процесса собеседования. Формы оценки кандидатов заполняются после каждого собеседования и сохраняются вместе с заявлением.

Отдел кадров уведомит кандидатов, которые не были отобраны на должности в [Название компании].

Проверки рекомендаций

HR будет проводить проверки профессиональных рекомендаций и проверку занятости лучших кандидатов на основе результатов форм оценки кандидатов, заполненных интервьюерами. От каждого кандидата требуется не менее трех профессиональных рекомендаций.

Предложения о работе

После принятия решения о найме кандидата, предложение будет сделано при условии удовлетворительного завершения необходимых проверок биографических данных и тестирования.Проверка биографических данных будет варьироваться в зависимости от должности и может включать в себя наличие судимостей, кредитной истории, водительских прав, тестов на наркотики или любую другую информацию, имеющую отношение к работе.

Внутренние кандидаты должны пройти обязательную проверку биографических данных или тесты, которые не прошли ранее.