Электронные таблицы Excel, преимущества и недостатки

АО «Медицинский университет  Астана»

 

Кафедра: Математики, информатики  с курсом медбиофизики

 

 

РЕФЕРАТ

Электронные таблицы Excel,

преимущества  и недостатки

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Подготовил:__________________________

Проверил(а):_________________________

 

Оценка «___»

 

 

 

 

 

 

 

 

Астана 2012г.

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

1. Введение 
2. История создания  
3. Основные преимущества и недостатки электронных таблиц Excel 
4. Заключение

5. Список использованной литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

 
Самым простым способом обработки числовых данных на компьютере является стандартная программа Windows Калькулятор.

 Но к сожалению  возможности калькулятора ограничены.

 

С его помощью трудно обрабатывать большие массивные  числовых данных.

В таких случаях используют электронные таблицы.

 

Электронная таблица — компьютерная программа, позволяющая проводить вычисления с данными, представленными в виде двухмерных массивов, имитирующих бумажные таблицы.

 

Некоторые программы  организуют данные в «листы», предлагая, таким образом, третье измерение.

 

Электронные таблицы (ЭТ) представляют собой удобный инструмент для автоматизации вычислений. Многие расчёты, в частности в области бухгалтерского учёта, выполняются в табличной форме: балансы, расчётные ведомости, сметы расходов и т. п.

 

 Кроме того, решение  численными методами целого ряда  математических задач удобно  выполнять именно в табличной  форме.  

 

Использование математических формул в ЭТ позволяет представить взаимосвязь между различными параметрами некоторой реальной системы.

 

Решения многих вычислительных задач, которые раньше можно было осуществить только с помощью  программирования, стало возможно реализовать  через математическое моделирование в электронной таблице.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

История создания. 

  В 1982 году Microsoft запустила на рынок первый электронный табличный процессор Multiplan, который был очень популярен на CP/M системах, но на MS-DOS системах он уступал Lotus 1-2-3.

Первая версия Excel предназначалась для Mac и была выпущена в 1985 году, а первая версия для Windows была выпущена в ноябре 1987 года. Lotus не торопилась выпускать Lotus 1-2-3 под Windows, и Excel с 1988 года начала обходить по продажам Lotus 1-2-3, что в конечном итоге помогло Microsoft достичь позиций ведущего разработчика программного обеспечения.

Microsoft укрепляла свое преимущество с выпуском каждой новой версии, что имело место примерно каждые два года. Текущая версия для платформы Windows — Excel 12, также известная как Microsoft Office Excel 2007. Текущая версия для платформы Mac OS X — Microsoft Excel 2008.  

 
В начале своего пути Excel стал причиной иска о товарном знаке от другой компании, уже продававшей пакет программ под названием «Excel».

В результате спора Microsoft был обязана использовать название «Microsoft Excel» во всех своих официальных пресс-релизах и юридических документах. Однако со временем эта практика была позабыта, и Microsoft окончательно устранила проблему, приобретя товарный знак другой программы.

Microsoft также решила использовать буквы XL как сокращенное название программы: иконка Windows-программы состоит из стилизованного изображения этих двух букв, а расширение файлов по умолчанию в Excel — .xls.

В сравнении с первыми табличными процессорами Excel представляет множество новых функций пользовательского интерфейса, но суть остается прежней: как и в программе-родоначальнике VisiCalc ячейки расставляются в строки и столбцы и могут содержать данные или формулы с относительными или абсолютными ссылками на другие клетки.

  
 
Excel был первым табличным процессором, позволявшим пользователю менять внешний вид таблицы (шрифты, символы и внешний вид ячеек). Он также первым представил метод умного пересчета ячеек, когда обновляются только те ячейки, которые зависят от измененных ячеек (раньше табличные процессоры либо постоянно пересчитывали все ячейки или ждали команды пользователя).  
 

Будучи впервые объединенными в Microsoft Office в 1993 году, Microsoft Word и Microsoft PowerPoint получили новый графический интерфейс для соответствия Excel, главного стимула модернизации ПК в то время.  
 

 

Начиная с 1993 года в состав Excel входит Visual Basic для приложений (VBA), язык программирования, основанный на Visual Basic, позволяющий автоматизировать задачи Excel.

VBA является мощным дополнением к приложению, которое в более поздних версиях стало включать полную интегрированную среду разработки. Можно создать VBA-код, повторяющий действия пользователя, позволяя таким образом автоматизировать простые задачи.

VBA позволяет создавать формы для общения с пользователем.

Язык поддерживает использование (но не создание) DLL от ActiveX; более поздние версии позволяют использовать основы объектно-ориентированного программирования.  
 
Функциональность VBA сделала Excel мишенью для макровирусов. Это было серьезной проблемой до тех пор, пока антивирусные продукты не стали их обнаруживать. Microsoft с опозданием приняла меры для уменьшения риска, добавив возможность полностью отключить макросы, включить макросы при открытии документа. 
 
* 1988 — Excel 2.0 для Windows  
 
* 1990 — Excel 3.0  
 
* 1992 — Excel 4.0  

 
* 1993 — Excel 5.0 (Office 4.2 и 4.3, также есть 32-битная версия только для Windows NT)  
 
* 1995 — Excel 7 для Windows 95 (включён в пакет Microsoft Office 95)  
 
* 1997 — Excel 97 (включён в пакет Microsoft Office 97)  
 
* 1999 — Excel 2000 (9) — Microsoft Office 2000  
 
* 2001 — Excel 2002 (10) — Microsoft Office XP 
 
* 2003 — Excel 2003 (11) — Microsoft Office 2003  
 
* 2007 — Excel 2007 (12) — Microsoft Office 2007  
 
Версии для Macintosh  
 
* 1985 — Excel 1. 0  
 
* 1988 — Excel 1.5  
 
* 1989 — Excel 2.2  
 
* 1990 — Excel 3.0  
 
* 1992 — Excel 4.0  
 
* 1993 — Excel 5.0  
 
* 1998 — Excel 8.0 (Office ’98)  
 
* 2000 — Excel 9.0 (Office 2001)  
 
* 2001 — Excel 10.0 (Office v. X)  
 
* 2004 — Excel 11.0 (Office 2004)  
 
* 2008 — Excel 12.0 (Office 2008)  
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Преимущества.

• Реализация алгоритмов в табличном процессоре не требует специальных знаний в области программирования. Большинство расчетов средней сложности может быть представлено в виде некоторого набора достаточно простых математических формул в ячейках, выполняемых шаг за шагом.
• Программа в табличном процессоре оперирует понятиями пространства и отношений, так как создается путём задания взаимосвязи ячеек, расположенных в пространстве листа. Такой подход использует интуитивные представления человека о пространстве и связи явлений. Обычное программирование требует написания последовательности строк текста, которые требуют внимательного прочтения для понимания работы программы.
• В отличие от обычного программирования, требующего строгой последовательности команд для работы программы, табличные процессоры “прощают” ошибки и незаконченность структуры. Какие-то части программы в электронной таблице могут работать, в то время, как другие части могут быть ещё не закончены, что значительно упрощает разработку и отладку программ, что особенно важно на стадии создания алгоритма.
• Вычисление результата в табличном процессоре может быть разбито на необходимое число шагов, каждый из которых может быть определён через формулу в своей ячейке. Ячейки же, в свою очередь, всегда открыты и доступны для пользователя, что позволяет контролировать результаты промежуточных действий и, при необходимости, изменять содержимое ячеек, гибко меняя алгоритм.
• Ячейки таблицы могут содержать не только формулы, но и простой текст, что позволят описывать и комментировать логику работы программы, располагая на листе текстовые комментарии.
• Весь процесс вычисления осуществляется в виде таблиц, поэтому все результаты и промежуточные данные так или иначе представлены в виде таблицы, которая сама по себе представляет ценность, если в результате расчета необходимо сформировать таблицу. Таким образом данные не требуют дополнительной обработки при “публикации” результатов.
• Современные табличные процессоры позволяют использовать средства оформления, такие как, например, цвет и шрифты, которые облегчают понимание программы и несут дополнительную смысловую нагрузку. Существует возможность внедрения в электронные таблицы различного вспромогательного содержимого: изображений, графиков функций и др.

 

 

Более кратко это всё можно описать одним основным принципом:

Всё, чем оперирует пользователь, содержится в едином пространстве таблицы: промежуточные и выходные данные, реализации алгоритмов для работы с этими данными, комментарии и документацию, средства графического оформления данных.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Недостатки.

• Формулы, выраженные в терминах адресов ячеек, при их большом количестве представляют большую проблему, так как адреса ячеек сами по себе не несут никакой смысловой нагрузки. Этот факт значительно затрудняет понимание формул вне контекста, а также затрудняет проверку корректности программы.
• Реализация сложной структуры в рамках электронной таблицы требует огромного внимания к деталям, так как автор программы с некоторого момента становится не в состоянии запомнить смысл множества адресов, встречающихся в сотнях формул. Для борьбы с этим недостатком пользователю предлагается использовать именованные ячейки и именованные ссылки на ячейки в формулах. А также различные средства для отслеживания связей между ячейками.
• Программы в табличных процессорах сильно зависимы от своей размерности и жестко привязаны к сетке. При добавлении и удалении строк или столбцов, часто приходится вносить множество изменений в различных частях таблицы, раздвигая ячейки, чтобы освободить место для новых ячеек, или изменяя ссылки на диапазоны данных. В больших таблицах такие операции могут отнимать значительное количество времени разработчика. Добавление и удаление размерностей настолько сложно и неудобно, что при разработке табличной программы автор фактически вынужден выбирать требуемые размерности заранее и планировать далеко вперёд, что противоречит идее использования табличного процессора как средства быстрой разработки и моделирования.
• Темпы разработки табличных программ значительно снижаются за счёт того, что разработчику приходится работать на уровне ячеек. Это означает, что даже простейшие изменения в программе требуют редактирования множества ячеек, содержащих копии одних и тех же формул. Все эти изменения производятся вручную, что значительно повышает риск появления ошибок.
• Пользователь, имеющий доступ к таблице, может случайно или намеренно внести в неё изменения, которые могут нарушить работу программы.
• Недостаток контроля за исправлениями повышает риск ошибок, возникающих из-за невозможности отследить, протестировать и изолировать изменения. Сложно выяснить какие изменения, кем и когда были внесены в программу.
• Совместная разработка приложений затрудняется тем фактом, что табличные программы сильно привязаны к адресам ячеек, а следовательно и к положению ячеек на странице. Внесение изменений в размеры таблицы одним из разработчиков независимо от других влекут большие трудности при попытке объединить результаты работы коллектива.
• Ячейки могут одновременно хранить только одно значение. Несмотря на то, что формулы в ячейках могут обращаться ко множеству других ячеек, они могут иметь только одно выходное значение, записываемое в ячейку. Это означает, что при повторении однообразных вычислений на множестве ячеек, одна и та же формула (с точностью до адреса ячейки входных данных) должна быть размножена отдельно для каждой из входных ячеек. Изменения формулы для работы с данными требуют изменения всех ячеек для всех исходных данных, что в совокупности с вышеописанными недостатками неизбежно приводит к появлению ошибок.
• В формулах ссылка на другую ячеку встречется столько раз, сколько раз значение значение этой ячейки необходимо для вычисления формулы. При необходимости изменить ссылку приходится изменять все вхождения адреса ячейки в формулу. При этом также возможно появление ошибок.

Из всего выделить следующее:

Пользователь вынужден составлять программу, оперируя низкоуровневыми объектами — ячейками, привязанными к сетке. Табличным процессорам недостает средств абстракции более высокого уровня, чем ячейки и формулы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

   Естественно, что в рамках 

данной  работы нет никакой надежды  полностью осветить возможности  столь многогранной программы,  как табличный процессор Excel.  Для того, чтобы знать, нужно  в нем работать. Используя эту программу,.

  Microsoft Excel – одна из самых популярных  программ вычислений 

электронных  таблиц.

Главной особенностью её применения является выполнение расчётов, как в бизнесе, так и в быту. Если в своей  работе мы часто используем разного рода таблицы, списки, бланки, при заполнении которых производятся вычисления по формулам, то эта программа для нас.

С её помощью можно проанализировать полученные числовые данные, применяя удобные встроенные инструменты, а  также представить результаты в  графическом виде.

В расчётах можно использовать более 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать  различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления  данных, создавать иерархические  структуры и т.д.

Ехсе1 можно использовать как для решения  простых задач учета, так и  для составления различных 

бланков, деловой графики и даже полного  баланса Фирмы.

Например, на предприятии с помощью Ехсе1 можно облегчать решение таких  задач, как обработка заказов и планирование производства, расчет налогов и заработной платы, учет кадров и издержек управление сбытом и имуществом и многих других.

  Однако область применения 

программы  не ограничивается только сферой  деловой жизни. Благодаря мощным  математическим и инженерным функциям с помощью Ехсе1 можно решить множество задач также в области естественных и технических наук.

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы.

 

 

1.Колесников, Е. А. Эволюция электронных таблиц МОСКВА-ИЗДАТ, 2005

2.Сайт www.wikipedia.com

3.Электронные  таблицы Excel, Учебное пособие, Алматы, Атамура,2002

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

описание основных возможностей, преимуществ и недостатков редактора

Программа Эксель (Excel) — это мощное средство для создания и ведения различных электронных документов. Это многофункциональное программное обеспечение незаменимо в работе бухгалтеров и экономистов. Да и простым пользователям пригодятся возможности Excel: создание диаграмм, построение графиков, простые и сложные вычисления. Учителя, врачи, библиотекари — сегодня представители практически всех профессий должны владеть интерактивными технологиями и знать офисные программы, в том числе уметь работать с таблицами и презентациями.

Особенно важно, что программа в настоящее время распространяется бесплатно, ее может скачать любой пользователь интернета. На многих современных персональных компьютерах программа Excel уже предустановлена, так как вместе с MS Word является популярным офисным приложением.

Описание возможностей программы

Описание программы Эксель уместно начать с того, что ее интерфейс схож с текстовым редактором MS Word.После запуска табличного редактора перед пользователем откроется пять областей: строка меню, панель инструментов, строка формул, окно книги, строка состояния — основное описание возможностей табличного редактора.

Так как программа Excel — это таблица, то документ имеет традиционные для таблицы столбцы и строки, на пересечении которых образуются ячейки. Ячейка — основной «строительный» документ таблицы. Они имеют свой адрес, например А1, А4 и пр. Табличный документ, иначе книга, состоит из нескольких листов, которые по своему усмотрению можно добавлять или удалять. Возможности этого редактора неисчерпаемы.

В верхней части листа Excel находится строка меню, где обозначены основные операции, которые можно производить с документом: сохранить, открыть, вставить, отменить. Ниже расположилась строка формул, которая задействуется в момент расчетов. Именно в этом месте пользователь Эксель может увидеть, с какими ячейками и какие операции производятся (сложение, вычитание, деление, умножение и пр.)

Эксель — наиболее популярная программа для работы с табличными данными, предлагающая ряд уникальных функций

Excel — это большой калькулятор. Большая часть людей, не обладающих специализированными знаниями, и вовсе не знает многих функций и возможностей программы. И это не мешает им пользоваться Экселем для обслуживания собственных потребностей.

Последней версией Эксель пока что является программное обеспечение 2013 года. В отличие от первых версий, теперь табличный редактор больше напоминает интерактивный сайт с заставкой, то есть разработчики расширили возможности для пользователей. В версию 2010 года были добавлены различные формулы, необходимые в специфической работе. Версии 2007 и 2003 годов отличались простотой и незамысловатостью функционалов, хотя уже тогда программное обеспечение обладало мощным функционалом и позволяло производить максимально возможные действия с числами.

MS Excel Табличный процесс. MS Excel: возможности, достоинства и недостатки

MS Excel
Табличный процесс MS Excel: возможности,
достоинства и недостатки
Выполнила: студентка гр. 19ЭР2т
Колчанова Юлия
Введение
Microsoft Office — семейство программных
продуктов Microsoft, которое объединяет самые
популярные в мире приложения в единую среду,
идеальную для работы с информацией.
Microsoft Excel
Excel — программа,
предназначенная для организации
данных в таблице для документирования
и графического представления
информации.
Microsoft
Возможности MS Excel
Основное
назначение
MS Excel – решение
практически любых
задач расчетного
характера, входные
данные которых
можно представить в
виде таблиц.
Особенность
электронных таблиц
заключается в
возможности
применения формул
для описания связи
между значениями
различных ячеек.
Возможности MS Excel
1. работать с различными типами данных;
2. выполнять расчеты;
3. организовывать дневники и журналы;
4. хранить информацию;
5. составлять отчеты;
6. строить графики и диаграммы;
7. создавать схемы и рисунки;
8. организовывать списки и базы данных;
Возможности MS Excel
9. импортировать и экспортировать информацию;
10. автоматизировать однотипные действия;
11. создавать панели управления;
12. находить решение математических задач и уравнений;
13. вести семейный бюджет;
14. программировать на встроенном языке VBA и т. д.
Работа с разными типами данных
Формула
Текст
Числовые данные
Формула
Графики и диаграммы
Гистограмма
Точечная диаграмма
График
Круговая диаграмма
Линейная диаграмма
Диаграмма с областями
Создание схем
В первую очередь
воспользуемся
инструментами
вставки и создадим
схему
самостоятельно, в
которой пропишем
все необходимые
данные.
Здесь смотрите
любую
понравившуюся или
соответствующую
схему по
требованиям.
Выбираем форму и
переносим ее на лист
Excel.
Как построить блок схему при помощи SmartArt Если необходимо выполнить оперативное построение
схемы в Excel, можно пользоваться встроенным инструментом.
Решение математических задач и уравнений
Многие прикладные задачи в технике, экономике и других
областях сводятся к решению системы уравнений.
Решение системы уравнений с двумя неизвестными
можно найти и графическим способом. Решением такой
системы будут координаты точки пересечения линий,
заданных уравнениями системы.
Достоинства MS Excel
Не
требует специальных знаний в области программирования
Программа в табличном процессоре оперирует понятиями пространства и
отношений
Табличные процессоры “прощают” ошибки и незаконченность структуры
Гибкость. Вычисление результата в табличном процессоре может быть
разбито на необходимое число шагов
Ячейки таблицы могут содержать не только формулы, но и простой текст
Весь процесс вычисления осуществляется в виде таблиц
Современные табличные процессоры позволяют использовать средства
оформления
Недостатки MS Excel
Формулы,
выраженные в терминах адресов ячеек, при их большом количестве
представляют большую проблему, так как адреса ячеек сами по себе не несут
никакой смысловой нагрузки
Реализация сложной структуры в рамках электронной таблицы требует
огромного внимания к деталям
Программы в табличных процессорах сильно зависимы от своей размерности и
жестко привязаны к сетке
Темпы разработки табличных программ значительно снижаются за счёт того,
что разработчику приходится работать на уровне ячеек
Пользователь может случайно или намеренно внести изменения
Недостаток контроля за исправлениями повышает риск ошибок
Табличные программы сильно привязаны к адресам ячеек и к положению ячеек
на странице
Ячейки могут одновременно хранить только одно значение
При необходимости изменить ссылку приходится изменять все вхождения
адреса ячейки в формулу

Альтернатива Excel для учета.

От Excel к личным кабинетам и CRM

Существует немало программ, которые в корне поменяли подходы в некоторых аспектах бизнеса. Это и графические пакеты типа Photoshop, текстовые редакторы, CRM и др.

Среди программ-гигантов по праву занимает место электронные таблицы MS Excel.

Excel — это больше чем, просто некая табличка с возможностями размножить формулу по ячейкам.

В статье мы поговорим про достоинства и недостатки Excel, а также что делать, когда возможностей Excel уже не хватает для текущих потребностей бизнеса. 

За что мы любим Excel? Преимущества Excel для бизнеса

Excel — это лучшее средство быстрой организации чего угодно. 

Это может быть список, кого пригласить на день рождения с отметками ответной реакции людей. Это могут быть заказы, которые вы вместо того, чтобы писать в тетрадке, пишете в табличке Excel и автоматом считаете остаток на конец дня.

Это могут быть сведения о ваших работниках и выдаче им заработной платы.

В Excel можно вести абсолютно все. Причем, настроить такой учет можно очень быстро. И это может сделать любой человек с минимальными навыками работы с ПК.  В этом неоспоримое и главное достоинство этой программы.

Excel, как и Эксл Роуз (Axl Rose), может все.

Примечание: Эксл Роуз — лидер группы Guns’n’Roses

Excel — это главный помощник в начале пути

Если вы начинаете свой бизнес, то у вас нет средств и времени разбираться с навороченной CRM. Вам и не нужны все ее возможности. Гораздо быстрее и проще создать под себя таблички с нужной структурой и начать работать в них, не тратя время на длительную настройку системы, изучение ее функций, решение проблем с интерфейсом и т.д.

В этом и есть мощь Excel — она позволяет гибко сделать то, что нужно, и сосредоточиться на ключевых моментах, а не второстепенных вопросах настройки и стилизации.

Любой начинающий предприниматель обязательно должен хорошо знать Excel (тем более знания ключевых возможностей практически всем известны). Это как гибкая записная книжка, которая может решать 90% потребностей в учете для нового предприятия.

Когда у вас самое начало бизнес-пути, у вас нет возможностей вкладываться в свою инфраструктуру. Да и создавать ее преждевременно тоже рискованно, т.к. в самом начале пути может быть куча изменений в самом основании вашего бизнеса. Excel же дает максимальную гибкость и не привязывает вас к какой-либо платформе.

Он не требует от вас тяжелой инфраструктуры, которую нужно поддерживать. Начинать вести процессы и учет в Excel — однозначно правильный тактический ход. 

Наш кейс по создание CRM на базе Excel

Онлайн-аналоги Excel

У MS Excel множество аналогов. Причем, некоторые из них бесплатные (Open Office). А есть такие, которые бесплатные и в облаке (позволяют все данные хранить где-то на внешних серверах и дают возможность групповой работы над документом, например Google Disk).

Это делает подобные программы еще более притягательными для бизнеса. Ведь можно не только все гибко настроить под себя, но и также совместно заполнять документы со своими коллегами, одновременно работая над ними. Например, ваш продавец вносит в таблицу Продажи данные о новом заказе, а вы в это время смотрите сводные данные по продажам и эти данные меняются в реальном времени. Звучит неплохо, верно?

Проблемы Excel при росте данных

Казалось бы, как здорово. Можно бесплатно все сделать, быстренько настроить под себя и работай себе на здоровье.

Но со временем начинают «всплывать» некоторые нюансы. Это не связано с качеством Excel или его какой-то недоработкой. Excel — это супер универсальный инструмент, в этом его сила. И в этом его слабость для решения конкретных задачи.

Но со временем начинают проявляться недостатки. Когда данных становится больше, вы уже не можете быстро вручную проверить корректность данных.

Также у вас нет каких-то специальных средств проверки целостности данных. Если кто-то случайно удалил часть данных в таблице, либо занес их в некорректном формате, скорее всего вы узнаете об этом нескоро.

И даже если узнаете, то вам сложно будет найти место, в котором кроется ошибка. Хорошо, когда после долгих пыток в итоге вы нашли это место, но кто и когда это сделал — такой информации у вас не будет.

По мере роста людей, работающих с документом, становится все сложнее контролировать изменения в файле. Так как Excel гибкий, то и данные могут вводить как угодно. Excel не имеет каких-то специальных средств верификации данных, и поэтому каждый вносит как умеет.

Сложность контроля — одна из главных проблем работы с Excel

От этого страдает качество данных в системе, сбоит аналитика. И в итоге приходится всегда с оговоркой опираться на данные в таблицах (другими словами, вы этим данным не доверяете и всегда держите в уме то, что данные могут быть нецелостные).

Допустим, как-то нам удалось все это решить. Но вот приходит продажник-негодяй и просто копирует все файлы, к которым он имеет доступ. Все данные в итоге он может унести с собой, ведь у него полный доступ к файлу, с которым он работает. Это реальная проблема для тех, у кого данные представляют реальную ценность для конкурентов.

Если система разрослась, то возникает другая проблема — сложность ввода данных и в целом сложный интерфейс. Таблицы становятся большими, куча цветных колонок. Причем, нужно помнить витиеватые правила ввода, что если ввел там-то, но не забудь здесь поставить такой-то признак (причем, обязательно в верхнем регистре). В итоге оператор ходит, как по минному полю. Он обязательно подорвется, но ему нет смысла волноваться. Его ошибки не так-то просто обнаружить, в Excel немного инструментов контроля подобных ошибок.

Если вы прошли через весь этот ад и смогли все же все преодолеть, может возникнуть проблема, которую просто никак не решить — производительность. Дело в том, что Excel не предназначен для супербольших таблиц (50-100 тыс), при большом объеме данных он будет тормозить. Любое открытие файла будет небыстрым, люди будут ждать, нервничать, что снижает их эффективность.

Плюсы и минусы Excel для бизнеса

Краткий итог по достоинствам и недостаткам Excel для ведения учета.

Преимущества Excel для бизнеса

1. Гибкость структуры данных, возможность модификации на лету.
2. Скорость начала работы. Создал таблицы, и можно начинать работать с ними сразу, по ходу дорабатывая структуру данных.
3. Не надо никого учить, как работать с Excel. Excel знают все (если не знают, то странно, что вы работаете с ними). Достаточно описать, что куда вносить и можно начинать работать в нем.  
4. Нет инфраструктуры, бесплатный (если это Google Disk) — просто заводим аккаунт и начинаем работать. Не нужно ничего устанавливать, не нужно делать бекапы данных, не нужны никакие начальные установки и настройки.

Недостатки Excel

1. Контроль ввода. Очень легко внести данные не в том формате, и от этого рушатся вычисления.
2. Человеческий фактор. Человек может случайно выделить что-то не то в документе и нажать DEL. Либо специально навредить. И сложно отследить такие моменты.
3. Сложность разграничения доступа. Человек имеет доступ ко всей таблице. Он может запросто ее скачать себе и использовать как угодно. Вполне возможно, какие-то столбцы вы хотели бы скрыть от некоторых сотрудников, работающих в системе. 
4. Много лишнего в интерфейсе. Пользователю не нужно видеть часть данных для работы, но т.к. это таблица, то он видит ее всю и в ней пытается разобраться.
5. Легко сломать данные и сложно поддерживать целостность. Если требуется одну информацию вводить в нескольких местах, то человек может просто забыть это сделать, либо сделать неточно и данные будут расходиться. Это плохо. Данные в системе будут нецелостные.
6. Сложность обработки очень больших массивов. Если данных очень много (десятки тысяч строк), то таблица будет подтормаживать, что скажется на эффективности работы всех сотрудников.
7. Нет логирования: кто что делал в файлах. Если где-то в данных ошибка, очень сложно восстановить, чьи действия стали ее причиной. Проблема здесь также в том, что абсолютно любой человек, имеющий доступ к файлу мог внести эти недостоверные данные.
8. Нет бизнес-логики по изменению статусов заявок. Если у вас должна быть некая сложная логика смены статусов у сущностей (например Заказ), то в Excel проблематично будет ее воспроизвести. Сложно будет создать «лыжню» для сотрудника, когда он не может «ни вправо, ни влево» с нее свернуть.
9. Нет уведомлений. Нет возможности оповестить людей в Телеграм, на почту или через СМС об определенных событиях, которые «произошли» в файле (например, кто-то добавил в файл новый заказ, или по такому-то клиенту не было движений уже более 10 дней). 
10. Нельзя интегрироваться с внешними системами. Это могут быть те же уведомления, например, в телеграм. Это может быть ослеживание трек-номеров посылок, получение курса валют и т.д.
11. Нет сложных вариантов фильтрации (либо их проблематично реализовать). Хочется внести особые способы фильтрации данных, но в Excel это не всегда возможно (например, вывести список клиентов, которые покупали товары такой-то категории за такой-то период и вывести некую агрегирующую информацию по ним).

Как в идеале может выглядеть решение или есть ли альтернатива Excel?

Решение должно обладать гибкостью Excel, но при этом по максимуму нивелировать его недостатки.

Решение этой проблемы видится следующим:

1. Все данные хранятся в единой реляционной базе данных, например, SQL Server.
2. У каждого пользователя свой веб-интерфейс только с теми функциями и возможностями, которые ему необходимы для работы. Это личный кабинет пользователя в системе.
3. Основа интерфейса — это дашборды, формы и таблицы. Дашборды дают общее понимание по текущему положению. Таблицы позволяют быстро находить нужные данные через фильтры. Формы позволяют вводить данные в максимально простом виде для оператора.
4. Доступ к личному кабинету есть с ПК, планшета, телефона. Ключевые функции доступны в любой момент времени (дома, в дороге, в офисе).
5. Пользователь получает уведомления по важнейшим событиям в системе в виде пуш-уведомлений на телефон, либо в самой системе (внутренняя система уведомлений).
6. Система имеет возможность интеграции с другими внешними системами, чтобы уменьшить ручной труд, ускорить операции и иметь возможность более плотно работать с партнерами. Для отдельных видов контрагентов можно создавать свои специальные личные кабинеты с ограниченными функциями. 

Своя система учета — это стратегический шаг вперед

Как это выглядит в реальности — демо личного кабинета на сайте

Далее я покажу на нашем примере, как это может работать. Демо находится здесь — https://demo.web-automation.ru Рассмотрим на примере демо по учету финансов.

Пользователь заходит в свой кабинет.

И попадает на дашборд, на котором он видит ключевые цифры, а также графики и сводные таблицы.

Далее он может внести некую информацию в систему, для этого он выбирает с любой страницы Быстрое действие в верхней панели

Если ему необходимо найти нужные данные, то он идет в соответствующую таблицу, использует фильтр и переходит на нужную страницу.

Форма редактирования контрагента:

Нам пришло уведомление, надо его обработать и отреагировать на него

Допустим, нам надо что-то срочно внести в систему с телефона

Нюансы внедрения системы личных кабинетов и поддержка программы 

Все данные хранятся в базе данных SQL Server. Доступы раздаются в соответствии с заложенной бизнес-логикой.

Главная особенность системы — все формы, таблицы и страницы можно менять по структуре. Можно менять бизнес-логику и внедрять свои правила обработки данных.

Есть набор неких готовых решений (CRM, Поручения, Проекты, Площадка, Склад и т.д). Их можно посмотреть на demo.web-automation.ru. Их можно взять за основу, а затем доработать под себя.

Разработка идет рука об руку с использованием.

Система — не монолит, который разработан один раз и остается неизменным. Можно организовать процесс так, что развитие системы будет постепенным. Новые улучшения и возможности будут возникать по мере появления идей по изменению системы.  

Именно так мы и развиваем систему, мы ее используем и адаптируем по ходу использования. Прямо как в Excel.

Это ключевой момент нашей системы — гибкость, которая позволяет создавать на базе платформы свой уникальный продукт, а не адаптировать свой бизнес под программу.

Чтобы поддерживать нашу программу, необходимо знать две распространенные технологии:

• Язык извлечения данных T-SQL. Вся бизнес-логика строится на SQL.
• Bootstrap — адаптивная верстка для создания интерфейса.

Если вы владеете этими двумя технологиями, вам по силам самостоятельно поддерживать систему.

Техническая документация по Falcon Space

Все возможности веб-платформы

Платформа помогает адаптировать программу под бизнес-требования, а не наоборот

Процесс перехода от Excel к учетной системе

Принятие решения о переводе своих процессов с Excel на учетную систему личных кабинетов не должно подразумевать резкий скачок. Лучше это делать постепенно, по мере адаптации вашего бизнеса к новой системе. 

Для начала необходимо определиться, что есть главный процесс, и определить идеальное протекание процесса. Не нужно переносить в новую систему Excel-подобный подход. Попробуйте создать более оптимальный процесс и определите, какую работу на себя будет брать система. Это проверка корректности данных, уведомление, вычисления при занесении, автосоздание второстепенных объектов и др. 

Если говорить о последовательности действий для перехода, то можно выделить следующие пункты:

1. Определение границ первой версии системы. Решите, что должно быть в первой версии программы. Чем меньше будет объем, тем быстрее это можно внедрить, и тем меньше будет бюджет на первую версию. Все второстепенные хотелки можно будет внедрить на последующих этапах, когда основная часть уже будет работать.
2. Определите объекты учета. Заказы, товары, атрибуты товаров, категории, покупатели. Определите характеристики сущностей. Это будет основой для формирования структуры базы данных. Необязательно сразу пытаться в деталях все определить, делайте это итеративно, по мере углубления в проект и выявления новых нюансов бизнес-логики.
3. Определите роли в системе. Роль — это набор возможностей и прав в системе. Администратор, Продавец, Начальник продаж, Начальник ПТО и т.д. Один человек в системе может обладать несколькими ролями, в этом случае интерфейс его кабинета будет иметь возможности этих ролей.
4. Для каждой роли определите основные возможности. Нет смысла сразу детально определять все-все возможности для каждой роли. Сначала достаточно для каждой роли определить ключевые 3-5 возможностей и от этого отталкиваться при определении структуры страниц
5. Определите структуру страниц каждого кабинета и опишите кратко каждую страницу. Это элемент технического задания. Чем точнее вы можете описать страницы, тем точнее можно составить представление о бюджете и сроках на реализацию кабинетов. Описание лучше делать с учетом структуры данных, т.е. не просто вывести данные заказчика, а вывести на чтение такие-то поля заказчика и на редактирование такие-то поля. Для большей наглядности можно делать макеты страниц — схематичное отображение, что где находится на странице (для этого можно использовать Excel или Powerpoint, либо их Гугл аналоги)
6. Следующий этап — реализация. Сначала создается база данных, создаются кабинеты, и реализуется бизнес-логика каждой страниц. В нашем случае, это создание таблиц, форм, диаграмм и написание кода на SQL в виде хранимых процедур.
7. Ввод в эксплуатацию предполагает ряд мер: чистка от тестовых данных, перенос на сервер или хостинг клиента, организация резервного копирования данных, заливка в базу начальных справочных данных и др.
8. Далее идет процесс адаптации в системе. Пользователи должны понять, как в системе работать, и принять новый способ работы. Необходимо на практике доказать пользователям системы, что в ней удобнее работать, чем при прежнем способе работы в Excel. Если этого не будет, то сотрудники по-тихому будут саботировать работу в системе и делать ключевые моменты по старинке. Система должна реально упрощать их работу, а не усложнять. Чем проще начальный интерфейс будет у программы, тем больше шансов, что пользователи ее примут.
9. Появляются новые идеи как упростить, ускорить работу, как сделать удобнее интерфейс. Все эти пожелания необходимо реализовывать в системе с параллельным использованием. Также приходит время автоматизировать и другие второстепенные процессы, которые пока ведутся в Excel. Создается новый этап разработки и внедряются новые элементы учета. Система, которая не развивается, в итоге постепенно перестает отвечать меняющимся требованиям бизнеса. Важно успевать адаптировать систему под текущие реалии вашего предприятия.

Трудности перехода к своей системе и подводные камни при внедрении программы

Не все так просто, и вы можете встретиться со сложностями, о которых не могли предположить в начале проекта.

Сложность адаптации системы под себя

Далеко не каждую систему возможно развивать. Выбирая систему, учитывайте этот момент. Важна не только начальная стоимость системы, но и будущая стоимость изменений (и принципиальная возможность этих изменений). Возможность изменений — одно из ключевых требований к бизнес-системам. Застывшие системы не могут долго закрывать потребности растущего бизнеса.

Непривычно для сотрудников

Люди привыкают к некоторым способам работы, даже если они не очень эффективны. Важно максимально снизить порог понимания системы. Чем проще в ней работать, тем проще будет убедить пользователя ее использовать. Если для использования вашей системы оператору необходимо знать азбуку Морзе, ваша миссия по внедрению новой системы невыполнима.

Все может затянуться, долгие сроки внедрения

Если доработки идут медленно, команда разработки застряла в багах, новые возможности конфликтуют с существующим, то все может сильно затянуться. При этом расходы растут, а выгоды от внедрения особенно нет. Мы были в такой ситуации (именно в роли разработчиков в сфере заказной разработки). Она довольно сложная и для заказчика (по вышеназванным причинам), так и для разработчиков (увязать аппетиты заказчика с реалиями проекта). Правильное решение — это убирать тяжеловесные хотелки в угоду скорости работы, простоты интерфейса и скорости внедрения всех ваших идей.

Никто не знает как должно быть — двигаться только опытным путем

Если вы думаете, что специалисты знают все, и надеетесь только на их опыт, то рано или поздно вы разочаруетесь в них.

Никто не знает, как должно быть правильно. Вы лучше любого разработчика или консультанта знаете свой бизнес и его потребности. Разработчики/консультанты/внедренцы могут предложить некие стандартные решения, но не факт, что они будут оптимальными для вас. Идите от простого, внедряйте сначала базовые вещи, получайте обратную связь, улучшайте — и так по кругу. Таким образом, вы придете к своему правильному решению.

Зависимость от разработчиков

Чем уникальнее технологии, чем тоньше документация по системе, тем в большей зависимости вы находитесь от разработчиков.

Мы учли этот момент в нашей системе Falcon Space и используем только две популярные технологии — SQL Server, Bootstrap. Чем больше технологий надо знать для поддержки решения, тем сложнее найти подходящего специалиста на сопровождение такого решения.

Читайте статью Как выбрать программиста на проект.

Плюсы/минусы внедрения системы личных кабинетов в виде веб-приложения    

Напоследок стоит кратко рассмотреть достоинства и недостатки подобного подхода к созданию своей учетной системы.

Ключевые плюсы для бизнеса от внедрения своей учетной системы

Много рутины за 1 клик

Вы уменьшаете количество ненужных действий. Часть этих действий теперь делает система. Нет смысла звонить человеку, отрывать его от других дел, чтобы сказать, что вы подготовили документ. Система сама его уведомит, и он посмотрит документ, когда будет подходящий момент.           

Быстрый доступ к информации в нужный момент

С телефона в поезде (только бы был интернет). Быстрый гибкий поиск нужной информации и реакция на нее через операции и заполнения форм. Подобная оперативность позволяет уменьшить простои в процессах и уменьшить необходимость у кого-то что-то выяснять по телефону.           

Контроль и логирование

Каждый шаг может логироваться, все ходы записаны. Это позволяет восстановить картинку действий за определенный отрезок времени.           

Только нужные функции и интерфейсе

Если мне (оператору) нужно вносить просто платежки, то у меня в кабинете будет только одна страница с формой добавления платежки с проверкой корректности занесения. Ничего лишнего.           

Борьба с хрупкостью данных

Защита от неверного ввода и сложные проверки. Все данные в систему попадают в систему через сохранения форм. Данные в этих формах проверяются не только на корректность типов данных (правильные даты, числа), но и с дополнительной проверкой данных (бывает ли у человека температура в 32 градуса?).           

Уведомления

Получение оперативной информации в нужный момент времени с возможностью реакции на них через систему.           

Метрики и аналитика в системе

Вложенные таблицы с данными, сводные таблицы, графики, дашборды, цветовое кодирование — все это позволяет оперативно получить самую важную информацию об положении дел.           

Интеграция с другими системами

В некоторых случаях просто необходимо плотно интегрироваться по API (программному интерфейсу) со своими контрагентами или внешними поставщиками данных (например, Почта РФ).

Как устроен универсальный API в платформе Falcon Space

Работа с мобильных устройств

Мобильный телефон всегда с нами, даже когда спим. Когда мы встаем, сначала мы берем наш телефон и проверяем, что там. Мы настолько привыкли к своему прямоугольному другу, что чувствуем неуверенность даже при краткосрочном расставании с ним. Работа с телефона — это новые реалии бизнеса. Excel пока очень сложно адаптируется под мобильные (Google Spreadsheet имеет мобильное приложение для редактирования таблиц, но это далеко от идеала удобства).                       

Кабинет для внешних контрагентов

Вы можете реализовать личный кабинет для своих клиентов, чтобы они, к примеру, самостоятельно создавали в системе свои запросы КП или что-то в этом роде. Это возможность создавать свою экосистему и вовлекать в нее своих партнеров и заказчиков.    

Минусы владения своей системы

Дополнительные траты на поддержку системы

Развитие системы подразумевает подключение специалистов. Их работа требует затрат. В нашей системе мы исходим из того, что конечный заказчик никогда не будет сам настраивать в системе ключевые элементы. Именно поэтому мы не создаем для настроек сложные интерфейсы с drag n drop переносами элементов и конструкторы форм.

Специалисту проще, быстрее и точнее создать все это с помощью кода, а не интерфейса. Своя система подразумевает команду поддержи и некоторые расходы на нее.           

Дополнительные объекты инфраструктуры

Это база данных, сервер или хостинг, домен, SSL для домена, хранилище бекапов. Все это не так сложно и дорого, но все же также требует обслуживания. В случае с Excel — это просто файл программы, что конечно гораздо проще и понятнее для обычного пользователя. Обслуживанием инфраструктуры приложения должна заниматься также команда поддержки/разработки/сопровождения.  В простом случае это один человек с базовыми навыками системного администрирования.          

Где-то будет потеря гибкости по сравнению с Excel

В Excel очень просто добавить поле. И для этого не нужен специалист. Просто взял и добавил сам.

В случае с системой все выглядит чуть сложнее: необходимо добавить поле в таблицу базы данных, вывести в интерфейсе и прописать правила бизнес-логики по обработке этого поля.

В Falcon Space все это делается «не отходя от кассы» — прямо из кабинета администратора-разработчика системы. Но все же это требует больше трудозатрат по сравнению с Excel, а также технического специалиста по системе. 

Заключение

Путь создания своей системы личных кабинетов непростой, но в итоге это меняет подход к ведению учета и бизнеса в целом. Все бизнес-данные накапливаются в одном месте, и вы получаете возможность анализировать их и принимать более взвешенные решения на основе данных, а не личной интуиции.

При разрастании структуры будет появляться все больше поводов перейти на подобную систему, где во главе угла стоит база данных, а не файлы Excel.

Демо решения с личными кабинетами 

Если вас интересует тема создания CRM, посмотрите наш кейс по созданию CRM для наших нужд. 

Статья про создание личного кабинета клиента на сайте

Статья про создание системы личных кабинетов для сотрудников

Обучение работы в Excel: плюсы и минусы

Нередко люди не дают должную оценку Microsoft Excel. Эта программа имеет большое значение в любой сфере деятельности. Вместе с тем часто можно услышать, что изучать Excel довольно сложно. Чтобы изучить Excel, нет необходимости тратить несколько месяцев или недель. В целом, при правильном подходе, Excel изучается в течение одного дня. Необходимо только найти отличный курс Excel и знающего преподавателя. Всем сейчас доступны курсы excel в москве.

Вот краткие ответы на некоторые из наиболее часто задаваемых вопросов об учебных курсах Excel. Теперь открыты курсы 1 с бухгалтерия в которых нуждается.
Сколько времени занимает курс Excel?
Большинство курсов Excel занимают менее одного дня. Эти типы более коротких курсов Excel могут занять от 1 до 24 часов . Но не существует универсального стандарта, определяющего, сколько времени должен длиться онлайн-класс Excel. Существуют различные комплексные курсы сертификации Excel, на прохождение которых уходят месяцы.

Чтобы заинтересовать учащихся с самого начала, очень тщательно спланировали уроки курса. Она брала интервью у лидеров международного бизнеса. Кроме того, она собирала данные от компаний, чтобы найти общие слабые места в использовании Excel. Это позволило ей разработать план курса, в котором затрагивались настоящие проблемные области. Вместо того чтобы полагаться на интуицию, она проанализировала реальные данные, чтобы создать это руководство по Excel. Когда угодно можно пройти обучение пк.

Учебный план этой программы очень всеобъемлющий и подходит для всех уровней опыта. Те, кто в начале курса являются полными новичками в Excel, к концу станут опытными пользователями Excel. Задания сложные, но увлекательные, а стиль преподавания доктора Брейера просто фантастический.

Сила учебного плана проявляется во многих отношениях. Программа четкая, быстрая и понятная. Даже новички, которые никогда в жизни не открывали электронные таблицы, с легкостью усвоят уроки. Кроме того, ход уроков кажется очень естественным. Этот класс Excel может быть коротким по длине, но он никогда не чувствует себя поспешным, и его всегда легко следовать. В то же время уроки не теряют времени и сразу переходят к важным моментам. Очень сильные показатели качественного онлайн-курса в Excel.

В общем, это один из лучших курсов Excel для начинающих. Это просто и охватывает все основы Excel. Также стоит отметить, что сертификат Excel по этому курсу признается Национальной ассоциацией государственных советов по бухгалтерскому учету (NASBA). Учитывая тот факт, что это двухчасовой курс, получение признанного сертификата кажется слишком приятным, чтобы быть правдой.

Этот онлайн-курс на сегодняшний день является самым популярным курсом Кена, и на то есть веская причина. Он полон практических советов и рекомендаций по формулам, функциям и макросам Excel. Он начинается с основ использования Excel — интерфейса, основных функций, сортировки и фильтрации данных. Затем, когда учащиеся уже знакомы с основами, Кен углубляется в Excel. Он знакомит с такими сложными темами, как сводные таблицы, условное форматирование, расширенные диаграммы Excel, проверка данных и обработка данных.

Короче говоря, это один из лучших классов Excel для студентов, которым нужен курс средней продолжительности. Курс доступный, подробный и простой для понимания.

10 причин использования Access с Excel

Access и Excel предоставляют команды для подключения к данным в SharePoint списках. Excel обеспечивает подключение только для чтения (в одну сторону) к связанным SharePoint спискам; в то время как Access позволяет читать и записывать (двунавязные) данные в связанных SharePoint списках. Списки access и SharePoint хорошо работают друг с другом. Такие типы данных Access и SharePoint, как RICH TEXT, только при добавлении (для поддержки отслеживания истории редакций в поле memo), вложения, автономная нумерация, подытожки и поля с несколькими значениями, можно без проблем интегрирования, а также некоторые (если есть) несоответствия данных.

После связываия данных списка SharePoint с базой данных Access вы даже можете отключить данные списка SharePoint в локальной базе данных Access, работать с данными локально, а затем повторно подключиться к сайту SharePoint, чтобы отправить изменения. Все конфликтующие изменения данных, внесенные другими пользователями, обрабатываются мастером разрешения конфликтов. Формы и отчеты, созданные в Access, основаны на одинаковых данных, но связаны с SharePoint списками.

Excel ниже точки интеграции с SharePoint Server.

1. Можно выполнить однократный импорт данных листа Excel в список SharePoint или экспортировать такие данные в список SharePoint для создания постоянного одностороннего подключения к данным.

2. Постоянное одностороннее подключение к данным можно использовать для обновления данных на листе Excel из списка SharePoint.

3. Публикация Excel в Службы Excel и отображение данных и работа с ними с помощью веб-части Excel Web Access на странице веб-части.

4. Импорт (соединение) данных в книгу Excel с серверов OLAP, баз данных SQL Server Access и неровных файлов.

Ниже точки интеграции с сервером SharePoint Access.

1. Можно выполнять однократный импорт или экспорт данных между представлениями Access и списком SharePoint.

2. Связывать данные между таблицами Access и списком SharePoint, создавая постоянное двухстолевное подключение. (Обновленные данные списка видны в таблице Access; обновленные данные таблицы Access — в списке.)

3. Поддерживается автономное обновление данных в Access с последующей синхронизацией обновлений и разрешением конфликтов.

4. Данные списка можно отображать и изменять в таблицах, формах и отчетах Access.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Главных преимущества Excel для бизнеса

Никита Свидло — Operation Support Team lead в Shell Retail Ukraine. 10 лет работает в аналитике продаж и финансов. Был финансовым аналитиком в Coca-Cola Hellenic Ukraine: вёл управленческий учёт, составлял отчеты о прибыли и убытках и анализищеровал отклонения в выручке.

Никита рассказал нам, в чем преимущества Excel, какие его возможности часто остаются без внимания и как с помощью программы визуализировать большие массивы информации.

 

 

Зачем нужен Excel

Бизнес без Excel невозможен. У нас — точно. Пока существуют стандарты бухгалтерского учета, другие программы для работы с большими данными не подходят. У нас куча нюансов в бухгалтерии и налоговом учете, которые не дают работать с программным обеспечением европейских стран, таким как Oracle и SAP.

 

Нет онлайн-документирования на предприятиях, нельзя сделать онлайн-заявление на отпуск — везде нужна бумажка. Пока так будет, европейские программы не заменят Excel.

Например, в Coca-Cola мы целый год внедряли в работу аналогичное программное обеспечение для автоматизации работы с данными — SAP. Но всё равно там были кнопки Export to Excel и Upload from Excel. Никакая другая программа не позволяет проводить анализ данных на лету и в сжатые сроки без дополнительных настроек и затрат. Конкурентов у Excel на сегодняшний день нет.

Три главных преимущества Excel:

• дешевый, практически бесплатный
• доступный —  это автоматическая программа на компьютерах с Windows
• сравнительно простой в изучении — ему обучают в школах и университетах

Любой человек, которых хочет автоматизировать и упростить свою работу, избавиться от рутины и сэкономить время, сможет научиться работать в этой программе за пару месяцев.

Самое важное в Excel — обработка данных. Без этого я не представляю свою работу с большим массивом информации.

Вот функции и инструменты программы, которыми я пользуюсь чаще всего

Сводная таблица

Подходит для решения 80% задач по обработке данных. С ее помощью можно преобразовать таблицу в нужный формат и сделать готовый отчет. Многие знают эту функцию, но используют не все ее преимущества. В этом большой минус — много времени теряется впустую. 

VLOOKUP

Функция подтягивает в один отчет данные из другого отчета по определенному ключевому полю или критерию. Она может отсеивать дубликаты, несовпадения, группировать данные. В связке с функцией ЕСЛИ она может выбивать другие значения, ставить фильтры. 

ЕСЛИ

Это стандартная логическая функция, которая есть в любом языке программирования: что делать, если правда, и что делать, если неправда. 

ФОРМУЛЫ ССЫЛОК и МАССИВОВ

Позволяют просуммировать определенный диапазон по одному или двум выбранным критериям либо найти нужное значение в диапазоне и сделать на него ссылку.

 

 

Полезные лайфхаки

Все знают о горячих клавишах, но мало кто ими пользуется. Когда я проводил курсы по Excel для сотрудников офиса Shell Retail Ukraine, удивился, как много сотрудников не применяют их во время работы. А это ведь сохраняет кучу времени. 

Вот несколько комбинаций:

Alt + P + P — создать сводную таблицу

Alt+D + F + F — поставить автофильтр

Ctrl + D — автозаполнение

Ctrl + 8 — скрыть все свернутые столбцы и строки

Alt + Shift + знак плюс — добавить строчку

Alt + Shift + знак минус — удалить строчку

Или возьмем, к примеру, умные таблицы. С помощью одной кнопки можно задать такой формат таблицам, в котором работать с ними станет удобнее. К тому же, мы сразу получаем автоматически подстраиваемый диапазон ячеек, которому можно дать имя и в будущем использовать как ссылку. Этот диапазон автоматически будет доступен в надстройке Power View и при создании других визуализаций.

Пример использования умной таблицы

Кроме этого, в умных таблицах доступны:

• автофильтр
• автоматическое закрепление шапки
• автозаполнение строк и столбцов

 

 

Как визуализировать данные

Визуальные возможности Excel безграничны. Конечно, чтобы сделать классную визуализацию, нужно немного усердия и дизайнерского чутья. Но в Excel есть необходимый набор инструментов, который позволит творить чудеса даже без специальной подготовки.

Чего только стоит относительно новая надстройка Power View, которая делает то, для чего ещё пару лет назад нужны были программисты.

Вот несколько малоизвестных фишек визуализации

 Спарклайн

Позволяет сделать график в одной ячейке рядом с соответствующим набором данных. Он визуализирует динамику, например, по продажам. Это удобно — не анализируя цифры, можно посмотреть на график и понять, где пик, рост и провал.

Расчеты и динамика в спарклайне

Мало кто знает, но Excel поддерживает карты

Представим, что ваша фирма продает кофе и фастфуд. С помощью карты можно посмотреть распространение этих продуктов по регионам: где покупают много фастфуда, а где — кофе.

Визуализация данных с помощью географической карты

Power View

С его помощью можно создавать интерактивные графики — отражать долю в продажах определенного месяца или долю кофе в общих продажах. И это всё можно сделать, кликнув мышкой по иконке с кофе.

Можно добавить новый месяц, магазин или продукт. Не нужно заново назначать область и создавать новый график — один раз настроил, и все работает.

Power View позволяет отображать графики на планшете и предоставляет аналитику онлайн. Это безграничные возможности для управления бизнесом. Годовой доступ стоит чуть больше 100 долларов, но это немного в сравнении с тем, что предлагают конкуренты.

Визуализация в Power View

 

 

Excel в прогнозировании

Кейс: у компании стандартный набор товаров, она не вводит новые продукты. При анализе данных видно, какая позиция продается стабильно хорошо, а что покупают меньше.

 

Включив функцию тренда, встроенную в настройках по прогнозированию, мы поймем, какой товар через некоторое время вообще перестанут покупать.

 Это удобно: можно сразу же его вывести.

С помощью прогнозирования принимаются решения по продукту: в какой стадии жизненного цикла находится товар, когда на него можно поднять цену, а когда лучше убрать с рынка.

Рекомендуем скачать:

Даже в стандартных функциях Excel есть набор инструментов для прогнозирования. Дайте Excel данные за последние 10 месяцев, и он покажет тренд с верхней и нижней границами на следующие 3 месяца.

Хочется большего — рассчитывайте прогноз с учетом сезонности или жизненного цикла продукта. Можно это сделать и на пять лет вперед, но такой такой прогноз будет неточным, так как не будет учитывать макроэкономические коэффициенты — уровень инфляции и покупательскую способность.

 

 

Как автоматизировать работу в Excel

 

программа может выбрать из большой таблицы данные по конкретной торговой марке или магазину, сформировать их в отдельный файл и автоматически разослать сотни писем разным людям; это делают макросы — программные алгоритмы действий; главное — понять, как они работают. 

если у вас есть стандартные отчеты, можно настроить автоматическое обновление с определенной периодичностью

 

облегчить работу поможет и Power Pivot — встроенная в Excel база данных, которая позволяет объединить две таблицы по ключевому полю в одну сводную таблицу; не нужно прописывать формулы и искать совпадения, система сама найдет подходящие поля, просуммирует их и выдаст результат

​

 

 

Как развивается программа 

Когда я пришел работать в Coca-Cola, программа поддерживала максимум 65 тысяч строк. Для примера, месячная база продаж по клиентам и продуктам в компании тогда составляла около миллиона строк.

 

Но Excel развивается — сейчас поддерживает более миллиона строк. То же касается и визуализации: раньше были только графики, потом добавились карты, а сейчас есть отдельная надстройка, которая занимается только визуализацией.

Самое главное ограничение программы в том, что она часто слетает при работе с большими объемами информации. Поэтому лучше не использовать Excel как базу данных. Для хранения нужен внешний источник-сервер, а Excel должен на него ссылаться.

 

 

Продвинутый пользователь Excel

Представьте человека, который покупает что-то в интернете: он нажимает «выбрать», «ввести номер карты», «оплатить». Для сайта — это набор команд на языке программирования. С Excel то же самое.

Он написан на языке программирования, и, зная этот язык, можно невероятно эффективно использовать Excel. Используйте макросы и оптимизируйте — автоматизируйте рутинную работу. Отказавшись от кнопок в рабочей области Excel и от формул в рабочем окне, можно общаться с Excel на его языке.

Это и есть продвинутый пользователь. 

Преимущества и недостатки электронных таблиц | Малый бизнес

Автор Элизабет Нэттер Обновлено 25 января 2019 г.

В бизнесе стратегическое планирование имеет важное значение и требует достоверной информации для принятия ключевых решений. Выбор правильных инструментов для ввода, отслеживания, анализа и хранения данных поможет владельцам бизнеса и менеджерам сделать лучший выбор для бизнеса своей компании. Одним из компонентов программных комплексов для повышения производительности являются электронные таблицы.Электронные таблицы популярны среди бухгалтеров и тех, кто любит собирать и отслеживать данные, однако существуют некоторые ограничения, которые могут не сделать их лучшим выбором для каждого офисного приложения.

Преимущество: Организация данных

Электронные таблицы часто используются для сбора и организации данных, что является одним из самых простых способов его использования. Информацию можно легко разместить в аккуратных столбцах и строках, а затем отсортировать по типу информации. Несмотря на то, что просмотр большого количества данных в необработанном виде может быть ошеломляющим, инструменты программы позволяют пользователю создавать презентации, в которых данные анализируются и вставляются в круговые диаграммы или таблицы для удобства просмотра и интерпретации.

Недостаток: Предвзятость пользователя

Однако недостатком является то, что в эти презентации включается только та информация, которую пользователь выбирает для анализа, и, следовательно, другая важная информация, которая может повлиять на принятие решений, может быть исключена непреднамеренно. Чтобы сделать отчетность данных более удобной и полной, компании предпочитают использовать инструменты отчетности, такие как Tableau и Qlik, вместо того, чтобы полагаться исключительно на электронные таблицы.

Преимущество: упрощение расчетов

Никто не любит тратить все свое время на работе на повторяющиеся вычисления. Большая привлекательность электронных таблиц заключается в том, что программа делает всю математику за пользователя. Когда формула написана и в программе есть команда set, сложные вычисления могут быть легко выполнены для связанных данных, которые были введены. Это позволяет пользователям задавать вопросы типа «что, если» и легко получать нужные им ответы без необходимости переделывать расчеты.

Например, если электронная таблица настроена для расчета валовой прибыли, при изменении любой переменной, такой как цена за единицу, стоимость доставки или скидка при продаже, программа автоматически пересчитывает новую валовую прибыль на основе новой информации.

Недостаток: изучение синтаксиса требует навыков.

Сложность для многих пользователей заключается в том, что вычисления необходимо вводить в электронную таблицу в виде формул. Это требует изучения правильного синтаксиса для каждого типа вычислений, которые вы хотите сделать. Хотя доступно множество классов для изучения навыков, необходимых для использования этих формул, многие пользователи по-прежнему находят их сложными. Если синтаксис неверен, программа не вернет правильную информацию при выполнении вычислений.Кроме того, если пользователи вводят неверные данные даже только в одну ячейку электронной таблицы, это повлияет на все связанные расчеты и ячейки и будет содержать неверные данные.

Преимущество: многопользовательский доступ

В современной совместной рабочей среде нескольким пользователям в офисе часто требуется доступ к одним и тем же документам. При использовании Microsoft Excel электронные таблицы могут быть общими, но только один пользователь может изменять данные одновременно. Если локальные копии сделаны и обновлены, другие пользователи не будут иметь доступа к новым данным.Google Sheets предлагает решение для обмена файлами и позволяет нескольким пользователям получать доступ и обновлять одну форму.

Имейте в виду, что в обоих случаях история файла отсутствует. Поэтому, кто бы ни вносил изменения в любое время, при внесении каких-либо изменений предыдущая информационная история теряется.

Недостаток: Отсутствие защиты

Еще одним недостатком электронных таблиц является отсутствие защиты ваших файлов. Как правило, электронные таблицы не так безопасны и поэтому подвержены большему риску повреждения данных или неправильного управления информацией.Файлы, содержащие конфиденциальную финансовую информацию, могут оказаться небезопасными для хакеров, даже если они защищены паролем.

Поэтому другие типы программного обеспечения для сбора данных могут быть более подходящим вариантом. Access, Oracle или какая-либо другая форма реляционной базы данных имеет встроенные средства защиты, которые защищают целостность данных и предотвращают реорганизацию информации. Например, в электронной таблице пользователь может отсортировать столбец данных и непреднамеренно вызвать рассинхронизацию связанной информации, такой как имя и фамилия. Напротив, в базе данных все части записи будут унифицированы, что обеспечит лучшую целостность данных.

Каковы преимущества и недостатки Microsoft Excel

Что такое Microsoft Excel

MS Excel или Microsoft Excel — это приложение для работы с электронными таблицами, разработанное Microsoft в 1985 году. В этом приложении данные организованы в виде строки и столбцы.

В нем можно хранить не более 1048576 строк и 16384 столбцов.

Плюсы и минусы MS Excel

Давайте обсудим некоторые плюсы и минусы Excel:-

Преимущества Microsoft Excel

• Таблицы легко создавать
• Таблицы динамические
• Таблицы имеют вычисляемые столбцы
• Таблицы поставляются с более чем 50 предопределенными стилями таблиц
• Таблицы поставляются со слайсерами
• Таблицы имеют структурированные ссылки
• оставаться видимым
• Извлечение данных, удаленных с помощью встроенной пользовательской формы Excel
• Таблицы легко выбирать и обращаться к ним

Работа в офисе:

Excel используется для выполнения финансовой работы и ежедневных бухгалтерских работ в офис. Вы можете сохранить важные данные в офисе. Позже вы можете показать эти организованные данные своему боссу. Вы также можете составлять ежегодные кредитные и дебетовые листы.

Защита паролем:

Вы можете защитить паролем файл Excel, и никакой другой пользователь не сможет получить доступ к вашим данным в Excel. Безопасность этого программного обеспечения также лучше, чем у других программ.

Много данных:

Вы можете хранить много данных в этом программном обеспечении.Все годовые данные могут быть сохранены в этом программном обеспечении. Вы также можете организовать данные с помощью диаграмм и других инструментов визуализации, доступных в этом программном обеспечении. Вы можете хранить миллионы строк с вашими данными.

Используйте где угодно:

Вы можете использовать это программное обеспечение на Android, iOS, Windows и Mac. Существует также онлайн-версия этого программного обеспечения, которую вы можете использовать, а также сотрудничать с другими пользователями.

Общий доступ:

Вы также можете распечатать и отправить по электронной почте.Если вашему начальнику или любому другому колледжу нужны ваши данные, их легко передать им. Они могут получить доступ к одному и тому же файлу и данным на своем мобильном телефоне или ПК.

Бесплатные шаблоны:

В этом программном обеспечении доступно множество шаблонов. Например, вы можете использовать в нем разные шаблоны для таблиц и графиков.

Несколько электронных таблиц:

Вы можете сохранить несколько электронных таблиц в одном файле Excel. В каждой электронной таблице вы можете создавать финансовые отчеты и отчеты о запасах.

Недостатки Microsoft Excel

Вирусная атака:

Как вы знаете, в Excel есть макросы. Благодаря макросам любой человек может внедрить вирус в файл Excel, и ваш компьютер также будет атакован вирусом.

Трудно освоить:

Изучение этой программы сложнее, чем MS Word или любой другой программы. В программном обеспечении используются формулы, а изучение формул сложнее для новичка.

Высокая цена:

Это программное обеспечение имеет высокую цену. Существует множество альтернатив, например OpenOffice — это бесплатный инструмент , который можно использовать для создания файлов электронных таблиц.

Ошибки обработки:

Если вы примените какую-либо неверную формулу, ваши данные станут неверными. Также трудно обнаружить ошибки в этом программном обеспечении. Поскольку вы можете хранить миллионы записей в этом программном обеспечении, поиск ошибок в нем становится сложным.

Работает медленно:

Если вы сохраняете много данных в этом программном обеспечении, его использование замедляется. Программное обеспечение будет реагировать на действия пользователя медленнее, и вам потребуется больше времени для ввода или просмотра данных в нем.

Преимущества и недостатки Microsoft Excel

Преимущества:

1. Отправка по электронной почте

Excel можно отправлять по электронной почте и просматривать на большинстве

смартфонов, что делает его более удобным.

2. Часть Microsoft Office

Excel является частью Microsoft Office, который поставляется с большинством компьютеров

, поэтому его не нужно покупать или устанавливать.

3. Программа «все в одном»

Excel — это программа «все в одном», и

финансовых поднаборов не требуется.

4. Наличие обучающих программ и учебных курсов

Существуют обучающие программы и даже обучающие курсы, позволяющие пользователям

лучше познакомиться с Excel.

5. Безопасность

Файлы Excel могут быть защищены паролем для дополнительной безопасности. Пользователь

может создать пароль с помощью программирования Visual Basic или

непосредственно в файле Excel.[1]

6. Простое подключение к OLAP

Excel может напрямую подключаться к базам данных OLAP, а
может быть интегрирован в сводные таблицы.[2]

Недостатки:

1.Вирусы

Вирусы могут быть прикреплены к файлу Excel с помощью макросов. Макросы

— это мини-программы, которые записываются в электронную таблицу Excel.

[1]

2. Медленное выполнение

Использование только одного файла может привести к очень большому размеру файла, и в результате

программа может работать медленно.

3. Потеря данных

Таким образом, вам, возможно, придется разбить его на более мелкие файлы, при этом

существует повышенный риск потери данных Excel.

4. Сложность в использовании

Хотя существуют обучающие программы, пользоваться

по-прежнему сложно, и некоторые пользователи могут не освоить ее. 5. Ограничение пространства

Ограничивает количество строк и столбцов, которые вы можете использовать.

ДЛЯ ДОПОЛНИТЕЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ О ПРЕИМУЩЕСТВАХ И НЕДОСТАТКАХ :

] http://www.ehow.com/facts_4814365_advantages-disadvantages-microsoft-excel.html

[2] http://msexcelvba.blogspot.com/2008/05/advantages-and-disadvantages-of.html

11 Недостатки использования Excel для управления ценами

Любой бизнес хочет максимизировать прибыль, оценивая свои товары и услуги на правильном уровне. Традиционно для многих предприятий управление ценами осуществляется с использованием электронных таблиц Excel для расчета оптимальных цен и доведения этих цен до всех, кто участвует в процессе продаж. Никто не говорит, что прайс-листы Excel — это совершенно ошибочная система управления ценообразованием, но современный, точный и более эффективный способ — это использовать программное решение для ценообразования, а не старомодные методы, которые так подвержены ошибкам, манипуляциям и искажениям.

Ниже приведены некоторые из причин, по которым вы можете подумать о переходе на онлайн-решение для ценообразования.

 

1. Сложно управлять расширенными правилами ценообразования

Как правило, мы обнаруживаем, что Excel используется в компаниях для управления стратегией ценообразования, основанной на ценообразовании по принципу «затраты плюс», или скидках по прейскурантным методам ценообразования или других простых стратегиях ценообразования. Хотя это гарантирует, что вы продаете свои товары или услуги с прибылью, оно игнорирует множество других факторов, поддерживающих готовность клиентов платить, и, возможно, самое главное ценообразование, основанное на ценности.

Без системы ценообразования трудно управлять, тестировать и оптимизировать альтернативные, более продвинутые стратегии ценообразования, такие как психологическое ценообразование, ценообразование на основе количества, ценообразование на основе атрибутов и ценообразование по-разному на разных рынках и в разных регионах, и это лишь некоторые из них.

 

2. Отсутствие контроля и безопасности

Если файл данных слишком большой, программа Excel может работать очень медленно, особенно если все данные находятся в одном файле. Попытка разбить данные на более мелкие файлы может привести к тому, что некоторые из них будут потеряны или неуместны.Excel не удобен для пользователя, и приложение округляет очень большие числа, используя неточные вычисления, что снижает точность.

Excel также является самостоятельным приложением, не полностью интегрированным с другими бизнес-системами; он не обеспечивает достаточного контроля, потому что менеджеры по продажам не имеют простой и последовательной информации о предложениях, отправленных их представителями, или истории этих предложений.

Каждый раз, когда сотрудники вручную вносят изменения в Excel, существует риск внесения ошибок и снижения точности.Эти ошибки не только трудно обнаружить на более поздних этапах процесса, но они также могут негативно повлиять на итоговый результат.

 

 

3. Excel уязвим для мошенничества/повреждения

Мошеннические манипуляции с файлами Excel компании уже привели к убыткам в размере нескольких миллионов фунтов стерлингов. Основной причиной, лежащей в основе этой уязвимости электронных таблиц, является отсутствие элементов управления (см. выше), что позволяет легко изменять формулы, значения или зависимости, не будучи обнаруженными.

 

4. Excel подвержен человеческому фактору

Более обыденной, но не менее разрушительной является крайняя восприимчивость Excel к тривиальным человеческим ошибкам. Пропущенные отрицательные знаки и несовмещенные строки могут показаться безобидными, но когда они подрывают доверие инвесторов или приводят к значительной потере возможностей на сумму в миллионы фунтов стерлингов, это серьезные ошибки. В среднем электронная таблица будет содержать 1 ошибку на каждые 20 ячеек с данными.

 

5.Excel сложно устранять неполадки или тестировать

Электронные таблицы не предназначены для тестирования. Нередко взаимосвязанные данные электронных таблиц разбросаны по разным папкам, рабочим станциям, офисам или даже географическим местоположениям.

Даже если можно точно определить расположение каждого связанного файла, отслеживание логики формул от одной связанной ячейки к другой может занять много времени. Аналогичные проблемы возникнут при устранении неполадок с любыми сомнительными данными.

 

6.Excel препятствует соблюдению нормативных требований

Многие правила влияют на системы электронных таблиц. За последние два десятилетия увеличилось количество нормативных актов, которые напрямую влияют на данные на основе электронных таблиц, с соответствующими сроками соблюдения. Каждая таблица должна выдержать официальную проверку. Ваш?

 

7. Excel не подходит для гибкой бизнес-практики

Электронные таблицы часто создаются людьми, у которых очень мало знаний в области ИТ. В конечном итоге файлы электронных таблиц становятся персонализированными приложениями, разработанными пользователями. Поэтому, когда пришло время новому человеку вступить во владение в рамках смены бизнеса или персонала, новичку, возможно, придется начинать все заново с нуля.

 

8. Excel не предназначен для совместной работы

Для точного ценообразования обычно требуется информация от разных лиц, принадлежащих к разным отделам. Окончательный документ станет результатом многократного обмена данными, идеями и файлами.

Если офисы компании разбросаны по всей стране или некоторые члены команды находятся на большом расстоянии друг от друга, обмен данными, хранящимися в электронных таблицах, возможен только по электронной почте.

Такой способ обмена подвержен дублированию и даже вводу некорректных данных. Разным членам команды будет трудно отслеживать одинаковые файлы, которые передаются туда и обратно, и иногда в конечном итоге они отправляют устаревшую версию.

 

 

9. Excel трудно консолидировать

Когда приходит время создавать отчеты, использование электронных таблиц Excel означает, что это медленный процесс консолидации. В большинстве случаев конечным пользователям приходится собирать данные из разных файлов, обобщать их и отправлять отчет руководителям своих отделов по электронной почте, на переносные носители или путем копирования в общедоступную сетевую папку.Этот процесс должен продолжаться до тех пор, пока вся информация не достигнет высших руководителей организации.

 

10. Excel не поддерживает быстрое принятие решений

В среде, основанной на электронных таблицах, извлечение данных из разных отделов, объединение этих данных и обобщение информации, чтобы она помогала руководству компании принимать наилучшие решения, может занять очень много времени.

Каждый, кто участвует в обработке информации, должен проявлять особую бдительность, чтобы поддерживать целостность данных — часто требуется двойная/тройная проверка.Когда окончательный вариант попадает в руки MD, у него/нее может не быть много времени для работы с информацией.

 

11. Excel не подходит для обеспечения непрерывности бизнеса

Данные в электронных таблицах редко хранятся в одном месте — они всегда находятся в руках не ИТ-персонала, не знакомого с передовыми методами хранения и резервного копирования. В случае крупной аварии может быть очень сложно, даже невозможно полностью восстановить данные.

Даже если у компании есть финансовые резервы, отсутствие данных (т.г. отчеты о дебиторской задолженности, записи о клиентах, запасы и прайс-листы), над которыми нужно работать, может помешать быстрому оздоровлению.

 

Заключение

Итак, ваш текущий процесс управления ценами сдерживает ваш бизнес? Если вы действительно серьезно относитесь к росту прибыли, вам необходимо использовать Ценовое решение, чтобы оптимизировать свои цены и избежать критических проблем и ошибок. Вы действительно должны это для вашего бизнеса.

 

 

Похожие сообщения

Как получить максимальную отдачу от цен на программное обеспечение

Вот эффективные стратегии управления доходами, которые вы можете использовать сегодня

7 проверенных способов увеличить доход

 

Источники

Каковы преимущества и недостатки Excel? – Жадный.

сеть

Каковы преимущества и недостатки Excel?

Преимущества и недостатки Microsoft Excel

• Отправлено по электронной почте.
• Часть Microsoft Office.
• Программа «Все в одном».
• Наличие учебных программ и учебных курсов.
• Безопасность.
• Простое подключение к OLAP.
• Вирусы.
• Медленное выполнение.

Какие проблемы в Excel?

5 распространенных проблем с Excel и способы их устранения

• Исправление. Проблема заключается в том, что ячейка имеет текстовый формат, поэтому Excel считает, что ваша формула представляет собой фрагмент текста.
• Исправление. Просто нажмите Ctrl ~ (тильда) еще раз, и вы вернетесь в обычный режим.
• Исправление —
• Исправление — перейдите в «Параметры Excel» —> «Дополнительно» —> прокрутите вниз до «Параметры отображения для этого рабочего листа» —> снимите флажок «Разрывы страниц».

Каковы недостатки Google Sheets?

Недостатки таблиц Google (когда использовать Excel)

• Если вы имеете дело с большими данными, таблица Google может работать медленнее, чем Excel.
• Таблицы Google не имеют широкого набора опций визуализации данных, в отличие от Excel.
• Для сложного учета и бухгалтерского учета формул в таблицах Google недостаточно.

Каковы ограничения Excel?

Спецификации и ограничения рабочих листов и рабочих книг

Особенность	Максимальный предел
Общее количество строк и столбцов на листе	1 048 576 строк по 16 384 столбца
Ширина столбца	255 символов
Высота ряда	409 баллов
Разрывы страниц	1 026 горизонтальный и вертикальный

Excel хорош или плох?

Excel также великолепен, потому что у вас есть возможность вырезать и вставлять в отчеты.Большинство людей пишут отчеты в Word, поэтому данные или диаграммы из Excel легко копировать и вставлять в Word.

Excel исчезнет?

Хотя Excel, возможно, и не исчезнет полностью, поскольку он по-прежнему предоставляет множество неотъемлемых функций для бизнеса, он, по крайней мере, совершает давно ожидаемый уход из мира финансов. Понятно, что Excel просто не предоставляет решение, в котором нуждаются многие современные предприятия.

Почему Google Таблицы медленнее, чем Excel?

Удалить неиспользуемые ячейки Ваши Google Таблицы будут работать медленнее по мере их увеличения.Пустые ячейки существенно снижают производительность. Поэтому рекомендуется удалять их всякий раз, когда вы можете, чтобы уменьшить количество ячеек, которые Google Sheets хранит в памяти.

Могут ли сотрудники Google использовать Excel?

Многие продавцы в Google используют Excel и PowerPoint, потому что они делятся своим анализом с клиентами, которые также используют Excel и PowerPoint. Я сам был очень недоволен отказом от Word, когда начинал работать в Google, но как только я познакомился с Docs, я уже никогда не оглядывался назад.

Для чего нужен Excel?

Excel обычно используется для организации данных и выполнения финансового анализа. Он используется во всех бизнес-функциях и в компаниях от малых до крупных. Основные области применения Excel включают: Ввод данных.

Как уменьшить размер файла Excel?

Напрямую уменьшить размер файла

1. Удалите «пустое место» в листах.
2. Проверьте и удалите ненужные скрытые листы.
3. Сохраняйте файлы в двоичном формате (.
4. Удалить форматирование необработанных данных.
5. Дважды проверьте диапазоны условного форматирования.
6. Отключить автоматический расчет формулы.
7. Используйте окно наблюдения, чтобы всегда проверять определенные ячейки.

Почему Excel так успешен?

Другая причина популярности Excel среди исследователей заключается в том, что в Excel проще управлять диаграммами и контролировать их. Финансы и бухгалтерский учет — это области бизнеса, в которых электронные таблицы Excel являются наиболее используемыми инструментами для получения финансового и бюджетного анализа или прогнозов.

Чем хорош Excel?

Excel имеет очень простые в использовании функции построения диаграмм по сравнению с другим программным обеспечением, а также несколько полезных встроенных функций. Excel также великолепен, потому что у вас есть возможность вырезать и вставлять в отчеты. Большинство людей пишут отчеты в Word, поэтому данные или диаграммы из Excel легко копировать и вставлять в Word.

Преимущества и недостатки электронных таблиц

• Преимущество: систематизация данных.
• Недостаток: Предвзятость пользователя.
Преимущество
• : упрощает расчеты.
• Недостаток: изучение синтаксиса требует навыков.
• Преимущество: Многопользовательский доступ.
• Недостаток: Отсутствие безопасности.

  Почему Excel плохой?

  В дополнение к перечисленным выше пунктам совместное использование электронной таблицы Excel — очень утомительное занятие. Электронные таблицы создают широкие возможности для случайной потери данных, что делает невозможным обмен важными данными и информацией.

  В чем важность Excel?

  Это наиболее часто используемая программа для работы с электронными таблицами во многих сферах бизнеса, работы в классе и даже организации личных данных. Excel был впервые выпущен в 1985 году. С тех пор он играет жизненно важную роль в выполнении арифметических операций и вычислений на основе формул, а также в других действиях, которые могут потребовать математических вычислений.

  Excel устарел как инструмент финансового анализа и должен быть заменен бизнес-аналитикой. Финансовые отделы работают с Excel уже более 20 лет. Они не могут представить себе жизнь без своего простого и личного инструмента анализа.

  Люди все еще используют Excel в 2020 году?

  Вот две лучшие альтернативы R и Python.Даже в 2020 году многие компании по-прежнему в основном управляются электронными таблицами. Работая с данными, мы увидели весь спектр вариантов использования Excel, включая некоторые действительно страшные.

  Каковы 3 преимущества Excel?

  10 преимуществ Microsoft Excel

  • Лучший способ хранения данных.
  • Вы можете выполнять вычисления.
  • Все инструменты для анализа данных.
  • Простая визуализация данных с помощью диаграмм.
  • Вы можете легко печатать отчеты.
  • Так много бесплатных шаблонов для использования.
  • Вы можете написать код для автоматизации.
  • Преобразование и очистка данных.

  Для чего используется Excel? Excel обычно используется для организации данных и выполнения финансового анализа. Он используется во всех бизнес-функциях и в компаниях от малых до крупных.

  Почему Excel так популярен?

  Даже спустя три десятилетия MS Excel по-прежнему остается наиболее предпочтительным и используемым программным обеспечением для работы с электронными таблицами во всем мире. Microsoft Excel обычно используется для финансовых операций.Причина его популярности в том, что пользователь может определить собственные формулы для расчета квартальных, полугодовых и годовых отчетов.

  Каковы недостатки использования Microsoft Excel?

  Макросы и другие мини-программы, записанные в электронные таблицы Microsoft Excel, подвержены заражению вирусами. Если файл данных слишком большой, программа Excel может работать очень медленно, особенно если все данные находятся в одном файле. Попытка разбить данные на более мелкие файлы может привести к тому, что некоторые из них будут потеряны или неуместны.

  Есть ли что-то неправильное в использовании электронной таблицы?

  На самом деле, опросы показывают, что каждая пятая компания использует электронные таблицы в качестве основного инструмента для внутренней передачи данных. В электронных таблицах нет ничего плохого; они являются отличными инструментами для многих различных работ. Но визуализация данных и передача данных не входят в их число.

  Почему отчеты Excel вредны для бизнеса?

  Он помогает организациям повысить эффективность своего бизнеса, более разумно использовать данные и понять значение новых технологий, таких как искусственный интеллект, большие данные, блокчейны и Интернет вещей.

  Почему в Excel так много ошибок?

  Пропущенные отрицательные знаки и несовмещенные строки могут показаться безобидными, но когда они подрывают доверие инвесторов или приводят к значительной потере возможностей на сумму в миллионы фунтов стерлингов, это серьезные ошибки. В среднем электронная таблица будет содержать 1 ошибку на каждые 20 ячеек с данными. 5. Excel сложно устранять неполадки или тестировать

Каковы преимущества и недостатки Excel? — Ответы на все

Каковы преимущества и недостатки Excel?

Преимущества и недостатки Microsoft Excel

• Отправлено по электронной почте.
• Часть Microsoft Office.
• Программа «Все в одном».
• Наличие учебных программ и учебных курсов.
• Безопасность.
• Простое подключение к OLAP.
• Вирусы.
• Медленное выполнение.

Почему Excel плохой?

Excel — ужасное место для хранения и извлечения данных. Он предназначен для анализа данных. У вас будет электронная таблица с множеством подлистов (вкладок). Часто одни и те же данные будут вводиться в нескольких местах в разных электронных таблицах.

Каковы преимущества Excel?

Преимущества Excel для сотрудников

• Визуализация, обработка и оценка данных.
• Создайте уравнения, которые позволят вам получить больше данных о жизненно важных функциях компании, таких как рабочий процесс, эффективность проекта, финансовые прогнозы и бюджеты и даже уровни запасов и их использование.

Каковы два недостатка использования электронных таблиц?

Загрузите полный список причин, по которым электронные таблицы не подходят для программ перестрахования, здесь.

• Сотрудничество ограничено.
• Отсутствие контроля, уязвимость для мошенничества.
• Нет журнала изменений.
• Не готовы к катастрофе.
• Подвержен дорогостоящим человеческим ошибкам.
• Трудно устранить неполадки или протестировать.
• Проблемы с соблюдением нормативных требований.

Нужны ли нам электронные таблицы?

Электронные таблицы

— важный инструмент для бизнеса и бухгалтерского учета. Они могут различаться по сложности и использоваться по разным причинам, но их основная цель — организовать и классифицировать данные в логическом формате.Как только эти данные будут введены в электронную таблицу, вы сможете использовать их для организации и развития своего бизнеса.

Каковы недостатки использования MS Excel при хранении информации?

Электронные таблицы не подходят для этой работы, потому что:

• Большинству людей они не нравятся. По какой-то причине у Excel плохая репутация, особенно среди сотрудников, которые не используют его часто.
• Важные данные скрыты.
• Их трудно анализировать.
• Потеря исторических данных.
• Трудно поделиться.

Сложен ли MS Excel?

Большинство бизнес-профессионалов пробовали себя в Microsoft Excel, но лишь немногие осваивали эту платформу. Excel — сложное программное обеспечение с множеством функциональных возможностей, и его изучение может показаться пугающим. Тем не менее, Excel не так сложен в освоении, как многие думают.

Каковы функции Microsoft Excel?

Возможности Microsoft Excel

• Добавить верхний и нижний колонтитулы.MS Excel позволяет нам сохранить верхний и нижний колонтитулы в нашем табличном документе.
• Команда «Найти и заменить».
• Защита паролем.
• Фильтрация данных.
• Сортировка данных.
• Встроенные формулы.
• Создание различных диаграмм (отчет сводной таблицы)
• Автоматически редактирует результат.

Как Microsoft Excel помогает учащимся?

Что в этом хорошего?

• Использование Excel может улучшить понимание содержимого в рамках графического представления информации; он обеспечивает визуальное представление данных, упрощающее их анализ.
• Excel снижает сложность построения графиков данных и предоставляет учащимся средство для интерпретации данных.

Важно ли изучать Excel?

Он может повысить ваши шансы на трудоустройство и карьерные перспективы, а также является полезным инструментом для анализа данных в повседневной жизни, например, при управлении личными финансами. Excel — это легкодоступное программное обеспечение, которое является ценным инструментом во всех аспектах жизни и должно рассматриваться как критически важное для личного развития.

Почему Excel так популярен?

Другая причина популярности Excel среди исследователей заключается в том, что в Excel проще управлять диаграммами и контролировать их.Финансы и бухгалтерский учет — это области бизнеса, в которых электронные таблицы Excel являются наиболее используемыми инструментами для получения финансового и бюджетного анализа или прогнозов.

Почему Excel все еще используется?

Почему производители используют Excel Многие производители до сих пор используют Excel, потому что это, так сказать, универсальный язык анализа данных. Excel уже установлен на подавляющем большинстве рабочих компьютеров. Его интерфейс на основе ячеек прост в освоении, прост в использовании и упрощает визуализацию закономерностей в данных.

Сколько компаний используют Excel?

И, учитывая, что 89 процентов компаний используют Excel для различных бухгалтерских функций, он, очевидно, отвечает всем требованиям. В Excel даже есть множество различных шаблонов электронных таблиц, которые значительно упрощают все эти процессы.

Каковы 3 распространенных применения Excel?

ИЗУЧИТЬ РЯД ОБЫЧНЫХ ПРИМЕНЕНИЙ ТАБЛИЦ? Программное обеспечение для работы с электронными таблицами чаще всего используется тремя способами: создание бюджетов, создание графиков и диаграмм, а также хранение и сортировка данных.

Используют ли компании Excel?

Список способов использования MS Excel в бизнесе длинный. Некоторые из наиболее распространенных бизнес-применений MS Excel — это бизнес-анализ, управление человеческими ресурсами, отчеты о производительности и управление операциями. Мы знаем это точно после анализа данных о работе (с помощью MS Excel).

Какие задания используют Excel?

Возможно, вы передумаете, увидев этот список профессий, для которых это необходимо.

• Помощник по административным вопросам.
• Бухгалтеры.
• Менеджер по розничной торговле.
• Оценщик стоимости.
• Финансовый аналитик.
• Руководитель проекта.
• Бизнес-аналитик.
• Журналист данных.

Востребован ли Excel?

Компетенция Excel всегда востребована. Я работал на многих корпоративных инженерных должностях, и подавляющее большинство людей, с которыми я сталкивался, плохо владеют Excel. Чем лучше вы владеете Excel, тем лучше вы можете быстро создавать прототипы идей/стратегий и т. д.

Что такое базовые знания Excel?

Excel — невероятно мощный инструмент для извлечения смысла из огромных объемов данных.Вы помещаете данные в свои ячейки и группируете их в строки и столбцы. Это позволяет вам суммировать данные, сортировать и фильтровать их, помещать в таблицы и строить красивые диаграммы. Давайте пройдемся по основным шагам, чтобы вы начали.

Можно ли выучить Excel за день?

Невозможно выучить Excel за день или неделю, но если вы настроитесь разбираться в отдельных процессах один за другим, вы скоро обнаружите, что у вас есть практические знания о программном обеспечении.

Можно ли использовать Python в Excel?

Официально поддерживается почти всеми операционными системами, такими как Windows, Macintosh, Android и т. д.Он поставляется с предустановленной ОС Windows и может быть легко интегрирован с другими платформами ОС. Microsoft Excel — лучший и самый доступный инструмент для работы со структурированными данными.

Excel устарел?

Excel устарел как инструмент финансового анализа и должен быть заменен бизнес-аналитикой. Финансовые отделы работают с Excel уже более 20 лет. Они не могут представить себе жизнь без своего простого и личного инструмента анализа.

Как произвести впечатление в Excel?

полезных трюка с Excel, которые произведут впечатление на вашего босса

1. Удаление пустых ячеек.
2. Измените размер строк и столбцов.
3. Добавление и удаление столбцов, строк или ячеек.
4. Использовать условное форматирование.
5. Создать диагональный лайк для любой ячейки.
6. Скрывайте свои формулы.
7. Преобразование строк в столбцы и наоборот.
8. Сохранение диаграмм как шаблонов.

Является ли R быстрее, чем Excel?

R может автоматизировать и считать гораздо быстрее, чем Excel. Естественно, файл дает сбой из-за того, что Excel может обрабатывать определенный объем данных, но едва ли может нормально функционировать, когда вы используете его на полную мощность.Итог: R может не только обрабатывать огромные наборы данных, но и при этом работать эффективно.

Каково будущее Excel?

Благодаря тому, что Microsoft Excel практически доступен на большинстве компьютеров в современных компаниях, его возможности анализа данных и обработки данных в сочетании с относительной простотой использования делают его мощным инструментом бизнес-аналитики, который теперь доступен для широких масс.

Чем Excel лучше?

Google Sheets может быть самым популярным веб-приложением для работы с электронными таблицами, но Zoho Sheet имеет больше функций.И это также совершенно бесплатно. Это лучшая бесплатная альтернатива Excel, если вы ищете самое мощное решение. Как и Excel, Zoho Sheet действительно обладает множеством функций.

10 главных преимуществ Microsoft Excel — почему вам стоит изучить его в 2020 году

Будучи самым популярным приложением для работы с электронными таблицами на этой планете, Microsoft Excel имеет множество преимуществ для всех, кто знает, как его использовать.

И если вы один из тех, кого мы хотим изучить, и вам интересно, как это может помочь вам в вашей работе, я перечислил здесь десять основных преимуществ Microsoft Excel.

10 преимуществ Microsoft Excel. использовать

Вы можете написать код для автоматизации

Преобразование и очистка данных

Хранить данные с миллионами строк

Вы можете работать с Excel онлайн + мобильное приложение КНИГИ) отсюда, чтобы повысить уровень своих навыков EXCEL в этом году.

1. Лучший способ хранения данных

Даже если вы не используете какие-либо опции или инструменты, которые предлагает вам Excel, это лучший способ хранения данных. Почему я говорю это, потому что Excel — это своего рода приложение, которым пользуются миллионы людей.

Итак, когда вы сохраняете данные в Excel, а затем делитесь ими с другими, они могут легко получить к ним доступ.

2. Вы можете выполнять вычисления

Что делает Excel лучшим приложением для работы с электронными таблицами на планете, так это его способность выполнять вычисления.В Excel у вас есть полный список функций (100 лучших), которые вы можете использовать для расчетов.

По сути, функция Excel представляет собой предопределенную формулу, которая возвращает определенный результат на основе указанных вами значений.

Но помимо этого, вы также можете создавать свои собственные формулы, комбинируя две и более функции или просто выполняя вычисления с помощью операторов.

Некоторые примеры формул:

3. Все инструменты для анализа данных

Основная цель наличия данных — анализировать и извлекать из них информацию.Хорошая новость заключается в том, что в Excel есть одни из самых мощных инструментов для анализа данных.

Представьте, что у вас есть данные с тысячами строк, вы можете вставить сводную таблицу из этих данных и создать сводную таблицу.

Некоторые возможности сводных таблиц для анализа данных:

4. Простая визуализация данных с помощью диаграмм

В Excel у вас есть все эти возможности для создания диаграмм и визуального представления данных.

Все те основные типы диаграмм, которые вам нужны для представления ваших данных, уже есть, и вы можете вставить их одним щелчком мыши.

Если вы перейдете на вкладку «Вставка», в группе диаграмм вы найдете все диаграммы, которые можно вставить.

Кроме того, есть кнопка «Рекомендуемые диаграммы», которую вы можете использовать, чтобы позволить Microsoft Excel порекомендовать вам наилучшую возможную диаграмму для использования с данными, которые у вас есть на вашем листе.

И если вы считаете, что вам нужно что-то другое, кроме диаграмм по умолчанию, у вас есть возможность создавать расширенные диаграммы, используя некоторые специальные методы.

Здесь у нас есть список 10 РАСШИРЕННЫХ ДИАГРАММ EXCEL, которые вы можете использовать в Excel.

Кроме того, вы можете создавать диаграммы в ячейках, чтобы сделать ваши данные легко понятными для всех.

5. Вы можете легко распечатывать отчеты

Даже если вы человек, который любит спасать деревья, но может быть момент, когда вам нужно распечатать отчеты, чтобы поделиться с другими или представить их кому-то.

Ну, Excel позволяет вам печатать с большим количеством настроек, где вы можете изменить поля, размер бумаги, ориентацию и т. д.

Существует множество параметров, которые вы можете использовать для настройки страницы перед печатью отчета.

6. Так много бесплатных шаблонов для использования

Одной из самых популярных особенностей Excel является то, что вы можете создавать информационные панели и шаблоны.

Существует множество бесплатных шаблонов, которые вы можете скачать и использовать.

Бесплатные шаблоны Excel для начала

7. Вы можете кодировать для автоматизации

Microsoft Office имеет свой собственный язык кодирования, который называется VBA (visual basic for application), и он позволяет вам писать код почти для всех действий, которые вы выполнять вручную в Excel.

С помощью кода VBA можно автоматизировать все виды деятельности, от простых (выделение текста жирным шрифтом) до сложных (вставка сводной таблицы).

Начать изучение VBA

Изучив основы VBA, вы также сможете создавать собственные функции, написав код.

8. Преобразование и очистка данных

Если вы один из тех людей, которые много работают с данными, или вы знаете кого-то, кто работает, есть много ситуаций, когда вам нужно иметь дело с беспорядочными данными, которые вам нужно сначала очистить. вы используете его.

Процесс очистки и преобразования данных занимает много времени и может быть утомительным процессом.

Для этого Microsoft представила мощный запрос, который представляет собой механизм преобразования и очистки данных. Вы можете загружать данные из нескольких источников, преобразовывать их, а затем загружать обратно на рабочий лист.

Что делает power query таким мощным инструментом? Ознакомьтесь с полным руководством по POWER QUERY, чтобы понять.

9. Хранить данные с миллионами строк

Что ж, ограничений на данные нет, но в Excel есть ограничения по количеству строк и столбцов.

Вот почему Microsoft придумала Power Pivot, в котором вы можете хранить данные с миллионами строк, а затем выполнять вычисления в Power Pivot.

См. это (Power Pivot — обзор и обучение)

10. Вы можете работать с Excel онлайн + мобильное приложение

Поскольку большинство компаний в наши дни переходят в облако, Microsoft Excel имеет собственную веб-версию. У него так много функций, таких как функции, сводные таблицы и сводные диаграммы, как и в настольном приложении.

Добавить комментарий Отменить ответ

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Комментарий *

Имя *

Email *

Сайт