Принципы тайм-менеджмента в работе | Блог

Про тайм-менеджмент

Time management буквально переводится как «управление временем». Ясное дело, что ты не Флэш и не Доктор Манхэттен — по-настоящему управлять временем ты вряд ли сможешь (хотя, признайся, хотелось бы). Но вот максимально эффективно им распоряжаться — вполне.

Основные принципы тайм-менеджмента формируются на основе четырёх составляющих:

• — хронометраж и контроль времени,
• — оптимизация временных затрат,
• — планирование дня/недели/месяца,
• — создание мотивации.

Давай разбираться.

Не хочешь читать? Слушай!

Принцип 1. Планируй заранее

Планировать — круто. Когда у тебя есть детальный план, не нужно держать всё в голове, а значит можно добиться высокой эффективности.

Как всё это работает:

• — план состоит из последовательности действий;
• — каждое действие приносит определённый результат;
• — результаты помогают продвинуться в достижении цели.

В зависимости от глубины планирования, есть три вида целей:

• — тактические (от 1 дня до 3 месяцев),
• — стратегические (от 3 месяцев до года),
• — общий вектор (на несколько лет).

Общий вектор диктует стратегические цели, которые, в свою очередь, определяют тактику на короткие периоды времени: день, неделю или месяц. Взявшись за проработку плана, начни с глобальных целей и двигайся к небольшим, постоянно задавая себе вопрос: «А что мне для этого нужно?»

Пример

Я хочу поднять свой уровень английского, накопить на первичный ипотечных взнос и заняться фронтенд-разработкой. Это мои векторы на ближайшие годы. Да, именно векторы, потому что работать в каком-то одном направлении не так продуктивно — жизнь очень ограничена.

Чтобы прокачать английский и навыки фронтендера, мне нужно пройти курсы и больше практиковаться. Чтобы накопить на первичный взнос, мне нужно откладывать около 30 000 в месяц, а значит больше зарабатывать. Это мои стратегические цели на год.

Курсы английского и фронтенд-разработки мне дадут много тактических целей: от изучения какого-то правила английской грамматики до освоения принципов программирования на JS. Чтобы зарабатывать больше, мне нужно найти дополнительную работу или попросить прибавку — в любом случае, может потребоваться обрасти какими-то дополнительными компетенциями.

С этим уже можно работать.

Постоянно фиксируй как и на что тратишь время. Потом сможешь составлять планы, опираясь на реальные данные. Всё фиксировать помогут различные приложения для тайм-трекинга.

Не планируй больше 10 задач на день, берите ровно столько, сколько реально успеешь сделать. Дроби большие задачи на мелкие.

Принцип 2. Целься в конкретный результат

Итак, результаты твоих действий ведут к достижению целей. А значит нужно планировать каждый рабочий день так, чтобы там не было задач (а значит и результатов), которые не согласуются с твоими целями.

Для проверки можно использовать систему SMART. Все твои действия должны:

• — быть конкретными (Specific),
• — измеримыми (Measurable),
• — иметь исполнителя (Assignable),
• — быть выполнимыми (Realistic),
• — иметь конкретные сроки реализации (Timebound).

Основной критерий полезности задачи — её конкретика. Понимаешь ли ты, какие конкретно действия и в какой последовательности приведут к достижению результата? Результат должен быть измеримым — так будет проще распределить бюджет времени.

Пример

«Проверить почту» — это не конкретная и не измеримая задача.

«Составить 5 писем-ответов для клиентов и отправить по почте» — конкретная и измеримая.

Главный общий критерий продуктивности — всегда двигаться к выполнению цели через выполнение задач разной степени сложности.

Принцип 3. Расставляй приоритеты

Когда общий план действий готов, нужно решить, какие действия выполнять первыми. Расставить приоритеты можно множеством способов. Я использую два: AB-принципу и матрицу Эйзенхауэра.

ABC-принцип

Оцени каждую цель и задачу с точки зрения возврата твоих инвестиций: времени, сил, финансов. Получишь три группы задач:

Тип	Конкретные действия
Важные дела (А)	Разрешение кризисных ситуаций, главные проекты
Менее важные дела (B)	Второстепенные, но важные проекты, оперативные поручения руководства
Неважные дела (C)

Самые важные дела — это 15% от общего количества задач. Вклад таких задач в достижение цели — около 65%, поэтому ими лучше заняться самому и сразу.

Важные задачи — 20% от общего количества. Их значимость для достижения цели — около 20%. С этими задачами нужно решить: делегировать их или нет — всё зависит от важности конечной цели и компетенций коллег.

Внимание!

Не допускай «перетекания» задач из одной категории в другую. Это признак того, что ты просто не успеваешь их выполнять или неправильно расставляешь приоритеты.

Оперативные задачи составляют 65% от общего количества. При этом их значимость — всего 15%. Такие задачи желательно сразу делегировать.

Матрица Эйзенхауэра

Подходит для экспресс-анализа и быстрого принятия решений по приоритезации.

Принцип 4. Сфокусируйся на главном, остальное — делегируй

Если с точки зрения денежных и временных затрат задачу лучше кому-то передать, нужно обязательно это сделать. Проще говоря, чем «дороже» твоё время, тем меньше второстепенных задач должно быть в твоём расписании.

Пример

Составить сводную таблицу предложений потенциальных подрядчиков можно самому, но лучше поручить это кому-то из подчинённых. С точки зрения результата, это не самая важная задача.

Определи часы, когда тебе легче всего сконцентрироваться, и запланируйте самую ресурсоёмкую работу именно на это время. Менее важные задачи выполняй в оставшуюся часть дня. Ответить на письма можно и вечером.

Научись говорить «нет» — отвлекающим факторам, любым делам и людям, которые тратят твоё время впустую.

Принцип 5. Визуализируй планы и задачи

Визуализировать информации помогает всё упорядочить в голове. В том числе планы и задачи. Сделать это можно множеством способов: от интеллект-карты до диаграммы Ганта.

Пример

Для ремонта в квартире, мне нужно: подготовить проект, купить необходимые материалы, сделать ремонт в комнате, сделать ремонт на кухне, организовать вечеринку в честь новоселья. Всё это можно очень наглядно представить в виде в диаграммы Ганта.

Так сразу видно, какие процессы идут последовательно, а какие можно запустить параллельно или делегировать, чтобы точнее спланировать финансовый и временной бюджет.

Принцип 6. Анализируй, оптимизируй и отдыхай

Заведи привычку оглядываться назад и анализировать эффективность управления личным временем. Особое внимание удели ситуациям, где всё пошло не так: ты потратил слишком много ресурсов, неверно определил приоритет и т. п.

Придумай, как решать такие ситуации в будущем. Если чувствуешь, что теряешь контроль — возьми небольшой перерыв и вновь сконцентрируйся на собственных действиях. Придумывай свои правила и принципы тайм-менеджмента, учитывая особенности своей личности и рабочего процесса.

Не забывай отдыхать. Включи периоды отдыха в план на день и неделю. Оставаться эффективным можно только на пике активности, поэтому, если ты не отдыхаешь, не жди от себя выдающихся результатов.

Короче, эффективное управление временем поможет освободить огромное количество ресурсов для полноценной рабочей и личной жизни. Используй принципы тайм-менеджмента, о которых я рассказал выше, и скоро одной причиной для стресса будет меньше. Жить и работать нужно в кайф.

7 самых важных принципов тайм-менеджмента

Сегодня о тайм-менеджменте выпущено уже столько материалов, что в этом океане информации как-то незаметно стала теряться его суть. На вопрос, что в тайм-менеджменте самое главное, зачастую можно услышать примерно такой ответ:

— Ну… Там есть всякие списки дел, таск-менеджеры, расписания. Есть задачи-лягушки и задачи-слоны. А еще есть матрица Эйзенхауэра и GTD.

Все перечисленное, конечно же, полезно, но это отнюдь не главное. Это всего лишь некие инструменты, без которых вполне можно обойтись. В мире полно людей, которые грамотно организуют свое время, не пользуясь при этом ни матрицей Эйзенхауэра, ни GTD, ни даже таск-менеджерами.

Самое главное в тайм-менеджменте — это вовсе не инструменты, а те принципы, которые лежат в его основе. Именно от их соблюдения и зависит, будут ли все эти инструменты работать и приносить пользу или же они превратятся в череду бесполезных и утомительных ритуалов.

И в этой статье мы разберем семь самых важных принципов тайм-менеджмента, без которых очень сложно эффективно управлять своими делами и получать хороший результат.

Принцип 1. Постановка целей

Самый главный принцип тайм-менеджмента звучит так:

У любой деятельности должна быть цель.

Иными словами, мы должны всегда понимать, зачем беремся за ту или иную работу, ради чего составляем планы и в каком направлении двигаемся.

Для чего это нужно?

Во-первых, чтобы наша жизнь и наша деятельность имели смысл. Без обретения смысла не бывает ни воли к победе, ни подлинной удовлетворенности жизнью, ни настоящей мотивации. Знаменитый психиатр Виктор Франкл, прошедший в свое время через фашистские концлагеря, говорил: если у человека есть «зачем», он вынесет любое «как».

Во-вторых, достижение целей — это, по сути, исполнение наших желаний. Если мы не стремимся к тому, чего хотим, то в итоге (как в свою очередь подметил писатель Чак Паланик) рискуем остаться с тем, чего точно не хотим.

В нашем случае важно еще и то, что все техники тайм-менеджмента, в той или иной степени, предназначены именно для достижения целей. Без целей они превращаются в набор бессмысленных правил и ограничений. Тут можно привести такую аналогию: если путник не знает, куда идет, то абсолютно не важно, какой картой и каким компасом он при этом пользуется.

Как следовать этому принципу:

• Прежде чем браться за какое-нибудь дело, сформулируйте его цель. Это поможет лучше понять, что и как нужно делать.
• Ставьте цели для всех крупных промежутков времени: день, неделя, месяц, год, вся жизнь. Только опираясь на цели, можно составить эффективный план действий.
• Научитесь правильно ставить цели. Познакомьтесь, например, с техникой SMART.
• Избегайте ложных целей. К таковым относятся все неактуальные и устаревшие цели, а также цели, которые были навязаны нам извне (рекламой, пропагандой, нашим окружением). Их достижение не делает нас счастливыми.

Принцип 2. Планирование

Планирование — это главная методика тайм-менеджмента, без которой он просто немыслим. Списки дел, расписания, диаграммы Ганта, графики работ — это все разновидности планов. И второй по значимости принцип тайм-менеджмента звучит так:

Любую деятельность нужно планировать.

Планирование заставляет нас действовать более продуманно, а значит и более эффективно. Кроме того, оно помогает ответить на два вопроса:

1. Что конкретно сделать, чтобы получить желаемое? Например, какие шаги нужно предпринять, чтобы открыть свой интернет-магазин?
2. Что конкретно делать, чтобы сохранить текущее положение вещей и избежать неприятностей? Например: как поддерживать порядок в доме? Или: как сохранять здоровье?

Не имея хотя бы приблизительного плана действий, очень сложно достичь цели или организовать эффективную работу. Здесь опять же можно использовать аналогию с путешествием. Представим, что некто отправился из города, А в незнакомый ему город Б, не узнав дорогу и не взяв с собой карту. Может ли он попасть в пункт назначения? Ну, разве что случайно.

Как следовать этому принципу:

• Заранее планируйте все крупные промежутки времени (год, месяц, неделя, день) и все значительные действия (цели, проекты, большие задачи). Попробуйте хотя бы приблизительно представить, что и в каком порядке вы будете делать.
• Планируйте письменно. О «мысленных планах» запросто можно забыть. К тому же они выглядят необязательными для выполнения: их слишком легко отменить и пересмотреть «задним числом».
• Планирование должно быть регулярным. Организованность — это стиль жизни, а не разовое мероприятие.
• Планирование должно быть гибким. Если обстоятельства вдруг изменились, следует изменить и планы.
• Самый важный инструмент тайм-менеджмента — это список дел на сегодняшний день (он может принимать любые формы: расписание, матрица Эйзенхауэра и т. д.). Именно ему следует всегда уделять основное внимание.

Принцип 3. Самодисциплина

Самодисциплина — это наша способность следовать намеченному плану, невзирая на сиюминутные желания и потребности. Без этого качества человек легко становится пассивной «жертвой обстоятельств» и собственных страстей. И третий принцип тайм-менеджмента будет таким:

Опирайтесь на самодисциплину.

Предположим, человек пообещал себе, что с завтрашнего дня он начнет бегать по утрам. Наступает завтра, но никакого желания бегать у него нет. Вот тут решающую роль и начинает играть самодисциплина. Если она хорошо развита, человек выйдет на пробежку. Если нет, он будет неделями ждать, когда у него появится настроение.

Без самодисциплины тайм-менеджмент фактически не работает. Если человек не может заставить себя выполнять свои же собственные планы, все инструменты планирования превращаются в бесполезный хлам.

Как следовать этому принципу:

• Примите неприятный факт: не всегда наша деятельность должна доставлять нам удовольствие. Даже если мы занимаемся любимым делом, у нас все равно будут периоды, когда нам придется себя к чему-то принуждать.
• Научитесь мотивировать себя сами. Познакомьтесь с основными техниками создания и поддержания мотивации.
• Однако не уповайте полностью на мотивацию: она переменчива и ненадежна. Чтобы доводить дела до конца, следует в первую очередь полагаться на самодисциплину.
• Самодисциплину можно и нужно развивать. Начинать желательно с небольших «нагрузок».
• Ставьте сложные и важные задачи на утро или на первую половину дня. В это время у нас больше энергии и крепче сила воли.
• Отсекайте лишнее. Чем больше сил и времени мы тратим на ненужные занятия, тем меньше сил и времени остается на то, что для нас по-настоящему важно.
• Имейте в виду: чем больше мы получаем «легких удовольствий» (компьютерные игры, сериалы, социальные сети и т. д.), тем ниже становится уровень нашей самодисциплины, и тем меньше мы получаем удовольствия от работы.

Принцип 4. Иерархия планов

Следующий принцип гласит:

Планы нижнего уровня должны работать на планы верхнего уровня.

То есть, мы должны планировать день так, чтобы выполнять недельные планы, неделю — чтобы выполнять планы на месяц и т. д. Например:

Этот принцип помогает нам всегда оставаться целеустремленными и не сбиваться с намеченного курса. Если мы в полной мере понимаем, как соотносятся наши планы верхнего и нижнего уровня, то даже в самых маленьких и неприметных задачах появляется более высокий смысл:

• Мы не просто выполняем скучные упражнения, а «получаем высшее образование».
• Мы не просто пишем текст, а «становимся профессиональными писателями».
• Мы не просто настраиваем рекламу, а «расширяем свой бизнес».

Без четкой иерархии планов тайм-менеджмент превращается в планирование рутины, а жизнь — в бесконечный «День сурка», без шансов на улучшение.

Как следовать этому принципу:

• Планируйте от общего к частному. Начинайте с глобальных целей и постепенно двигайтесь к второстепенным и мелким задачам.
• Используйте декомпозицию. Делите все крупные цели и задачи на отдельные шаги: это облегчает их выполнение и делает работу более понятной. Например, поставив перед собой цель на год, разделите ее на отдельные этапы и распределите их по месяцам. Аналогично следует поступать с задачами на месяц и на неделю.
• Составляя план, держите перед глазами план более высокого уровня. Например, составляя список задач дел на день, «подглядывайте» в список задач на неделю. Убедитесь, что ваш план не только решает рутинные задачи, но и помогает двигаться к чему-то большему.
• Поставив перед собой задачу, спросите себя: а как она помогает мне в достижении целей? Нет, далеко не все задачи должны приближать к цели: некоторые нужны просто для того, чтобы поддерживать стабильность в жизни. Но тем задачам, которые двигают нас вперед, должна отводиться первоочередная роль.

Принцип 5. Расстановка приоритетов

Не все дела одинаково важны. Если человек, например, протрет со стола пыль или помоет зеркало, в его жизни вряд ли что-то изменится (хотя чистота — это, безусловно, благо). Если же он пройдет курсы повышения квалификации, это заметно повлияет и на его карьеру, и на его жизнь. Следовательно, второе дело будет для него более приоритетным.

Из этого следует еще один принцип тайм-менеджмента:

В первую очередь уделяйте внимание главным делам.

Запас времени и сил у нас ограничен. Если не расставлять приоритеты, мы рискуем растратить этот запас на мелочи, которые почти ни на что не влияют. И наоборот: фокусировка на главном помогает нам более эффективно использовать свои ресурсы и быстрее получать результат.

Пример списка дел с расставленными приоритетами

Как следовать этому принципу:

• Когда перед вами стоит сразу несколько задач, сравните их друг с другом и отметьте самые важные. Не расставив приоритеты, человек рискует пойти по пути наименьшего сопротивления, то есть начать выполнять не самые важные, а самые легкие задачи.
• Старайтесь выполнять дела в порядке их важности. Во-первых, это увеличит вашу эффективность. Во-вторых, в случае форс-мажоров (отключения света, визита гостей) вы всегда будете успевать сделать все самое главное.
• Все задачи не могут быть приоритетными. Если важно сразу все — значит неважно ничего. Рекомендуется особо выделять не более 20–30% задач.
• В случае затруднений пользуйтесь техниками расстановки приоритетов, например, матрицей Эйзенхауэра. Также рекомендуем нашу статью о том, как определять важность задач.

Принцип 6. Освободить голову

Этот принцип считается «визитной карточкой» современного тайм-менеджмента. Впервые его сформулировал американский специалист по личной продуктивности Дэвид Аллен, создатель системы GTD. Суть этого принципа в следующем:

Задачи, цели и идеи следует держать не в голове, а на «внешнем накопителе», например, в записной книжке или в таск-менеджере.

Мозг использует одни и те же ресурсы для мышления и краткосрочного запоминания информации. В результате каждая задача, которую мы пытаемся удержать в голове, снижает эффективность работы и повышает уровень стресса. Проще говоря, чем больше задач мы пытаемся разместить в своей «оперативной памяти», тем хуже мы думаем.

Представим такую ситуацию: во время работы мы внезапно вспоминаем, что дома закончился чай. И в течение дня у нас в голове начинают происходить примерно следующее:

— О, надо купить чай!
— Надо бы не забыть купить чай!
— Так, после работы нужно купить чай.
— Буду идти домой — куплю чай и т. д.

Иными словами, одна и та же мысль постоянно появляется у нас в голове, отвлекая от текущих занятий. Если же мы эту задачу сразу же запишем (например, в органайзер), нам уже не нужно будет постоянно о ней вспоминать.

Как следовать этому принципу:

• Фиксируйте все новые идеи и задачи, как только они появляются. Если вы вспомнили о каком-нибудь деле, тут же запишите его и спокойно вернитесь к работе
• Держите под рукой инструменты, с помощью которых вы будете фиксировать всю входящую информацию. Это может быть что угодно: блокнот, таск-менеджер, лоток для бумаг, диктофон, набор стикеров и т. д. Такие «внешние накопители» обычно называются инбоксами.
• Регулярно (раз в день или чаще) разбирайте содержимое инбоксов. Только в этом случае вы будете спокойно доверять им свои задачи и идеи.

Принцип 7. Планирование отдыха

Следующий принцип гласит:

Без полноценного отдыха невозможна полноценная работа.

Отдых помогает нам восстановиться: снять умственную и физическую усталость, снизить уровень стресса и привести в норму остальные показатели организма. Кроме того, отдых позволяет на некоторое время «вынырнуть из своих проблем» и посмотреть на них со стороны. Часто именно во время отдыха нас посещают самые лучшие идеи.

Пример расписания с блолками отдыха

Непонимание или игнорирование этого принципа — одна из самых серьезных проблем в тайм-менеджменте.

Часто бывает так: в какой-то момент у человека снижается работоспособность и падают результаты. И он начинает неистово экспериментировать с техниками тайм-менеджмента: внедрять новые системы планирования, менять органайзеры и пичкать себя «мотивашками». В реальности же причина проблемы часто заключается в том, что он просто устал.

Некоторые люди видят в отдыхе что-то постыдное, воспринимая его как проявление слабости и уступку собственной лени. На самом деле, отдых — это неотъемлемая часть любой работы. Представьте себе путешественника-автомобилиста, который говорит: «Мне некогда заправлять автомобиль — мне нужно ехать». Понятно, что в какой-то момент его машина просто остановится.

Как следовать этому принципу:

• Планируйте отдых заранее. Не надейтесь, что организм отдохнет «между делом».
• Используйте все виды отдыха: выходные, ежедневные часы досуга, длинные и короткие перерывы в работе.
• Отдых должен быть ритмичным. Делайте перерывы через определенное время, не дожидаясь усталости.
• Во время отдыха переключайтесь и меняйте виды деятельности. Если работаете за компьютером, вам нужен активный отдых. Если вы занимаетесь физическим трудом или проводите день на ногах, отдыхайте сидя или лежа.
• Меняйте контекст — это помогает отдохнуть мозгу. Во время отдыха старайтесь максимально изменить обстановку. Если не получается покинуть рабочее место, то хотя бы посмотрите на несколько секунд в окно.
• Позаботьтесь о качественном сне.

Заключение

Таковы вкратце основные принципы тайм-менеджмента. Возникает закономерный вопрос: как сделать так, чтобы они начали работать и приносить нам пользу?

Во-первых, для начала просто попробуйте их использовать. Неважно как: хорошо, плохо, эффективно, неэффективно, правильно, неправильно. Главное — это начать.

Самая частая ошибка — это когда люди начинают читать книги и искать ответы, еще до того, как у них появились вопросы. Поэтому для начала попробуйте самостоятельно внедрить эти принципы: составить список целей, запланировать дела на день или расставить приоритеты. И если что-то у вас не получится, вы уже точно будете знать, какая информация вам нужна.

Во-вторых, экспериментируйте. В тайм-менеджменте нет универсальных решений. У каждого из нас свои задачи и проблемы, а значит, и решать их мы должны по-разному.

Обычно каждый принцип, каждую технику и каждый инструмент необходимо хотя бы немного подогнать под себя. Например, вы не чувствуете отдачи от своего привычного списка дел. Нет проблем: попробуйте другие варианты планирования дня. Возможно, вам гораздо больше подойдет метод 1-3-5, метод Альпы или матрица Эйзенхауэра.

В-третьих, анализируйте результаты. Регулярно просматривайте свои списки целей и задач и оценивайте их состояние. Что из задуманного вам удалось сделать, а что нет? Если не удалось, то почему? Также полезно периодически проводить сессии хронометража, чтобы понять, насколько эффективно вы расходуете время.

Такой постоянный анализ помогает нам вовремя исправлять свои ошибки и недочеты, находить самые эффективные стратегии тайм-менеджмента и в конечном итоге менять свою жизнь к лучшему.

Поделиться:

элементы, правила и методы работы

Количество времени, предоставленное человеку, является одним из важнейших ресурсов. Его нельзя увеличить, но можно рационально тратить. Необходимость правильно управлять временем понятна многим, но на практике это получается далеко не всегда. Иногда помогает использование методов и приёмов тайм-менеджмента.

1. История тайм-менеджмента

В «Письмах к Луциллию» древнеримского философа Сенеки сказано о том, что самое ценное у человека это время. Он предлагает бережливо к нему относиться, но замечает, что его отнимают у нас все, кому ни лень. Необходимость правильно организовать своё время отмечали многие выдающиеся люди, однако в строгую науку тайм-менеджмент сформировался только в семидесятых годах прошлого века.

В СССР получил известность метод учёного Любищева, подробно описанный в романе Даниила Гранина «Эта странная жизнь». Учёный-биолог ещё в юности решил не тратить время попусту. Каждый день на протяжении всей своей жизни он вёл подробный его учёт, фиксировал, на что его потратил.

За свою жизнь он успел сделать очень много благодаря тому, что экономно и рационально расходовал время. Он вёл записи с точностью до 10 минут. Учёный не только учитывал траты, но и планировал траты времени на годы вперёд.

Первая кафедра тайм-менеджмента в России открылась в 2007 году. Она работает в Финансово-промышленном институте Москвы.

2. Распространённые мифы

Вокруг этой сферы человеческой жизни сложилось много стереотипов. Рассмотрим их более подробно.

2.1. Управлять временем невозможно

Приверженцы этой точки зрения считают, что время хаотично и не подвержено человеческому влиянию. Конечно, время неумолимо и часто приносит неожиданные события в нашу жизнь. Однако тайм-менеджмент предназначен для управления человеком, а не временем. Он позволяет более обдуманно тратить этот невосполнимый ресурс.

2.2. Тайм-менеджмент — заставляет работать на износ

Организованная работа более плодотворна и результативна. В некоторых случаях она более скучная, чем хаотическая деятельность. Однако те, кто не может организовать себя значительную часть сил тратят впустую. Поэтому можно считать, что верно противоположное утверждение — деятельность без использования планирования часто заставляет работать на износ.

Управление временем позволит его сэкономить и использовать для других целей. Если человек работает эффективно, то ему доступно больше возможностей для отдыха.

---

---

2.3. Управление временем делает человека бездушной машиной

Соблюдение правил самодисциплины часто требует от человека значительных усилий. За повышение эффективности приходится платить усидчивостью и систематичностью. Лишает ли это человека возможности делать спонтанные поступки — нет, скорее устраняет хаотичность, спешку и растерянность из его жизни.

Когда человек делает спонтанные поступки, то часто речь идёт не об естественности, а о следовании привычкам, от которых трудно отказаться. Одним из примеров может служить многочасовое пребывание в социальных сетях. Тайм-менеджмент позволяет стать хозяином самого себя и высвободить время для того, что на самом деле важно или доставляет удовольствие.

3. Достоинства и недостатки

Использование тайм-менеджмента комфортно не для всех. Те, кто им занимаются, получают следующие преимущества:

• Всегда завершает начатое. Это относится как к личной, так и к профессиональной сферам.
• Как правило, добиваются поставленных целей.
• Рационально распределяют своё время. Имеют больше возможностей для отдыха и наслаждения жизнью.
• Становятся более уверенными в себе, мыслят позитивно, настроены на достижение успеха.
• Способны побороть в своей жизни прокрастинацию — стремление откладывать не сделанные дела на неопределённо далёкое будущее.
• Всегда имеет эффективный план на ближайшее время и в перспективе.
• Способен контролировать свою жизнь, изменять её к лучшему, пользоваться открывшимися возможностями.

Объективно оценить достигнутый прогресс можно только попробовав методы тайм-менеджмента на практике. Несмотря на то, что таким образом можно достигнуть многого, имеются минусы, которые некоторых отпугивают от рационального подхода к своему времени. Речь здесь идёт о следующем:

• Хаос в жизни создают ощущение постоянной занятости и позволяет заполнить время. Если все дела за день переделать до обеда, то высвободится несколько часов свободного времени. Далеко не каждый сможет в такой ситуации найти себе занятие.
• Придерживаться распорядка иногда бывает скучно. У жизни остаётся меньше разнообразия. Наличие одного и того же распорядка каждый день делает их похожими. Лучшая эффективность не всегда приятнее постоянного однообразия.
• Тайм-менеджмент при использовании предполагает. Что всё происходит просто и предсказуемо. Ведь именно в такой обстановке можно легко планировать свою жизнь. В реальной ситуации в жизнь постоянно вторгаются непредсказуемые события. Не всегда удаётся сохранить порядок своих действий в новой ситуации.

Применение тайм-менеджмента требует от человека постоянного проявления самодисциплины. В обмен на потраченные усилия он получает более яркую и интересную жизнь.

4. Элементы тайм-менеджмента

Управление временем представляет собой сложную систему, в которую входят такие элементы:

1. Тайм-менеджмент в значительной степени должен учитывать индивидуальные особенности. Он включает в себя не только управление, но и учёт сделанных затрат. Человеку необходимо научиться учитывать с заданной точностью время, потраченное на выполнение конкретных задач или для занятий конкретными видами деятельности.
2. Необходимо овладеть искусством правильно формулировать свои цели. Они не должны быть слишком неопределёнными. В каждом случае нужно определять этапы выполнения работ и устанавливать временные рамки для них.
3. Нужно составить план. Он должен быть в меру детальным и включать в себя установку приоритетов на каждом этапе работ.
4. Необходимо обратить внимание на процесс выполнения. Важно, чтобы он был реалистичным, имел чёткие и понятные критерии.
5. На основе созданного плана составляется список дел и необходимых для этого временных ресурсов.
6. Далее происходит выполнение с учётом времени, потраченного на каждый пункт плана.

Использование тайм-менеджмента предполагает постоянное использование изложенной здесь схемы. Оно может показаться утомительным. Однако, если это войдёт в привычку, то человек получит намного более интересную и эффективную жизнь.

5. Разновидности

Принято различать следующие разновидности тайм-менеджмента:

1. Для решения профессиональных задач.
2. Личная система управления временем.
3. Социальный тайм-менеджмент включает в себя управление временем группы людей. Частным случаем является применение его для решения корпоративных задач.

В каждом из этих случаев имеются особенности управления временными ресурсами.

---

---

5.1. В профессиональной деятельности

Планирование своей работы поможет повысить производительность и улучшить качество результата. При рациональном расходовании времени.

5.2. На личном уровне

Важно не смешивать профессиональную деятельность и личное время. Последнее предназначено для отдыха, проведения времени с семьёй, решения бытовых задач и аналогичных дел.

Применяя методы управления временем можно планировать бытовую деятельность, делать её более эффективной. Если заранее решать, как потратить свободное время, то в него удастся вместить больше событий. Когда нет необходимости спешить, отдохнуть или получить удовольствие можно в более полной мере.

По возможности для отдыха используют не только выходные дни, но и время посреди недели. Его выделяют заранее при помощи детального планирования своих действий. Некоторые считают отдых более полным, если добровольно ограничить общение в интернете или звонки по телефону.

5.3. Управление на социальном уровне

Ошибки, сделанные на уровне организации работы приводят к тому, что сотрудники теряют часть времени впустую. Следствием является постоянная нехватка времени, которая приводит к снижению производительности. Эффективность применения рассматриваемой системы в организации или на предприятии увеличится при условии, что сотрудников обучат приёмам тайм-менеджмента.

6. Основные правила

Для того, чтобы приступить к применению системы управления временем, нужно освоить приёмы, которые необходимо применять. Прежде всего необходимо освоить следующее.

6.1. Правильная постановка целей

На первый взгляд может показаться, что в этом нет ничего сложного, однако, если это сделано неправильно, то определение целей мало поможет. Для того, чтобы сделать это правильно, нужно учитывать следующее:

1. Нужно формулировать цели так, чтобы не оставалось неясностей. Должно быть понятно, что нужно получить, и по каким критериям определяется факт достижения цели.
2. Нужно определить, какие из них являются более приоритетными. При этом решают, почему одни цели более важны по сравнению с другими. Расходование времени должно быть рациональным и не происходить бессмысленно.
3. Для выработки правильной основы поведения нужно определить свои базовые ценности и приоритеты. Далее нужно сверять свои планы с ними.
4. Планируя цели недостаточно их просто сформулировать. Надо продумать пути их достижения, возможные сложности, приёмы работы, получение нужных ресурсов.
5. Рекомендуется представить себе достигнутую цель и конечный результат, на который она направлена.

Важно назначить срок, к которому она должна быть достигнута. Это позволит отучить себя от прокрастинации и стать более организованным.

6.2. Установка правильных приоритетов

Эту деятельность иногда считают менее важной по сравнению с постановкой целей, однако если были допущены ошибки, то в некоторых случаях это может погубить дело.

Обычно человек знает, какие цели для него важны, но теряется в их количестве. Нужно распределить их от более важных к менее значительным. Требуется спросить себя, на чём основана именно такая оценка, насколько она объективна. Нужно продумать ситуацию о том, что делать, если не хватает времени на выполнения полного объема работы, и что случится, если не получится выполнить её вовремя.

Когда человек непосредственно приступает к выполнению задач, у него не должно остаться неясностей, относящихся к порядку действий. Он должен все свои силы и ресурсы направить на достижение нужной цели.

6.3. Планирование

В жизни есть большое количество целей, которые необходимо достичь. Для того, чтобы деятельность была эффективной, необходимо провести планирование своих действий. Оно состоит из следующих шагов:

1. Составляется подробный план достижения целей. Сроки и последовательность работы определяется предыдущими шагами: их постановкой и установкой приоритетов.
2. Продумываются доступные варианты работы. При необходим

Техники тайм-менеджмента

GTD — английская аббревиатура от Getting Things Done. Задача этой системы — помочь доводить дела до конца, до завершения. Система не сводится только к тайм-менеджменту, много внимания в ней уделяется ещё и работе с информацией.

Кто придумал: бизнес-тренер Дэвид Аллен.

В чём заключается: вот тут в двух словах не объяснишь, но основные принципы таковы:

1. Вся информация о ваших делах, планах, идеях собирается и записывается в каком-то одном месте (это может быть файл на компьютере или бумажный блокнот, как вам удобнее). Это папка Inbox, то есть входящая информация.

2. Информация в Inbox периодически сортируется и распределяется по различным категориям в зависимости от содержания, например: «Работа», «Учёба», «Дом», «Закупки», «Творчество» и так далее.

3. Каждому пункту (заметке, идее, делу и так далее) из Inbox присваивается статус.

• Если с этой информацией нельзя ничего сделать, то она либо удаляется (так как бесполезна), либо переносится в базу знаний (там у вас хранятся потенциально полезные знания), либо отправляется в раздел «когда-нибудь» (например, если это какая-то идея, неосуществимая сейчас).
• Вторая часть Inbox — это информация и дела, требующие ваших действий. Если дело занимает менее двух минут, то его надо выполнить сразу.
• Остальные дела либо планируются на определённое время, либо откладываются (но тоже на строго определённый срок, в идеале — с пометкой в календаре) или же передаются кому-нибудь, кто сделает это лучше вас.

4. Когда вы закончили распределять дела, начинайте их выполнять — по намеченному плану.

Система строится на таких правилах:

1. Никакой мультизадачности. В один отрезок времени — только одна задача.
2. Всю информацию нужно записывать, не надо держать её постоянно в голове.
3. Вместо абстрактного списка дел составлять конкретный план действий.
4. Хранить информацию надо так, как это проще и удобнее именно вам.
5. Воспринимать любое дело или событие не как проблему, а как задачу, требующую решения, и стараться это решение найти.

Кому подходит: автор GTD утверждает, что его метод универсален и работает «даже в космосе». Возможно, если следовать всем предписаниям, это и так, однако сам по себе GTD требует немалой дисциплины, что не всем подходит. Кроме того, систематизация входящей информации и записывание всего того, что предписывает GTD, само по себе требует времени. Однако, несмотря на сложность, GTD всё равно довольно популярен.

Статья: Разбираемся с методологией GTD: что это и как работает.

Как все успевать: эффективный тайм-менеджмент и 8 принципов отношения ко времени

«Ваше время ограничено, поэтому не тратьте его впустую, проживая чужую жизнь» – утверждал Стив Джобс. Часто мы сами не замечаем того, как делаем то, чего хотят другие люди – наши знакомые, друзья, родственники. Мы смотрим фильм по выбору друга, поступаем в университет по наставлению родителей, устраиваемся на работу по знакомству. Проходят годы, и осознание того, что время утекло безвозвратно и безрезультатно, не дает покоя. Потраченное время, конечно, не вернуть, но уже осознание того, что жизнь можно потратить на достижение своих целей и своих желаний, является первым шагом в сторону оптимизации.

Разумное использование времени, сокращение продолжительности выполнения задач повышает эффективность человека. Верно и обратное утверждение: повышая свою личную эффективность, мы экономим время. Стивен Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» выделяет проактивность в качестве первого шага к развитию личной эффективности. Быть проактивным значит, осознавать, что будет достигнуто и зачем, исходя из своих внутренних мотивов, принимать ответственность за себя и свою жизнь, а не искать причины происходящих событий в окружающих людях и обстоятельствах. Часто люди не задумываются над своими внутренними мотивами и подсознательно развиваются по законам подражания, то есть просто копируя и повторяя действия других. Осознать свои внутренние мотивы помогает взгляд на себя со стороны, на свои чувства, настроения, мысли, и на то, как используется время.

Что такое тайм-менеджмент и зачем он нужен?

Тайм-менеджмент (или управление временем) — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над временем, потраченным на конкретные виды деятельности, с акцентом на увеличение эффективности и продуктивности.

При упоминании термина «тайм-менеджмент» многие могут представить себе человека-робота, который каждую работу выполняет строго отведенное время, нигде не задерживается, никогда не опаздывает и спит определенное количество часов. А мы, люди, совсем не такие! Мы испытываем чувства, нам бывает сложно сосредоточиться, мы болеем и ленимся. Да, это так, какие-то временные периоды бывают более эффективными, а какие-то менее. Но почему же одни люди успевают больше, а другие меньше? Как успевать больше за 24 часа? Как найти золотую середину между следованием четким правилам тайм-менеджмента и жизненной удовлетворенностью? Инструменты управления временем помогают найти баланс между высокой рабочей эффективностью и внутренней гармонией.

Почему времени всегда не хватает?

Современный человек окружен такими технологическими возможностями, о которых и не мечталось еще 50 лет назад. Интернет позволяет найти почти любую информацию в кратчайшие сроки, магазины доставляют товары на дом, образование можно получить, не выходя из дома. Все это, казалось бы, экономит время, но современный человек ощущает нехватку времени намного больше, чем его предшественники. Почему? Известный факт: за последние 30 лет скорость жизни стремительно возросла, а объем информации обрушивается на современного человека нескончаемым потоком.

Вследствие этого у современного человека наряду с новыми возможностями, появляются новые соблазны. Мало кто засекает время, проведенное в Интернете или в переписке за мобильным телефоном. Время, проведенное онлайн, стремительно растет год от года, и, согласно последним исследованиям [Digital 2019 reports, 2019], около 6 часов своего времени люди проводят в Сети.

Также современный человек меньше двигается, а следовательно хуже себя чувствует и больше времени проводит в рассеянном состоянии, которое заметно уменьшает производительность труда.

Как контролировать свое время?

Человека на протяжении жизни окружает множество ресурсов. От того, насколько он их осознает и умело использует, зависит его счастье и самореализация. Можно выделить жизненные, внутренние и внешние ресурсы. Жизненные ресурсы – время и пространство. Внутренние ресурсы – знания, умения, качества, энергия. Внешние ресурсы – материальные ресурсы и людские.

Все эти ресурсы между собой взаимосвязаны. Поскольку в данной статье акцент делается на таком важном и невосполнимом ресурсе как время, мы рассмотрим именно взаимосвязь времени с каждым из ресурсов:

• время – время;
• время – пространство;
• время – знания;
• время – умения;
• время – качества;
• время – энергия;
• время – материальные ресурсы;
• время – людские ресурсы.

Давайте рассмотрим эти пары отношений отдельно.

Тип отношений «время-время»

Первый принцип отношения ко времени предполагает максимальную концентрацию в отведенное время. И здесь можно выделить две техники тайм-менеджмента:

• техника pomodoro (она же «техника помидора») для краткосрочных задач;
• техника timeboxing для долгосрочных задач.

Технику помидора предложил в 1980-х годах Франческо Чирилло. Название «помидор» она получила в честь кухонного таймера-помидора. В основе данной техники лежит следующая последовательность действий:

1. Сформулируйте задачу и определите, сколько «помидоров» для ее выполнения потребуется. Один «помидор» – это 25 минут времени, засеченного на таймере.
2. Сделайте один «помидор», то есть поработайте над задачей 25 минут. И дальше надо 5 минут отдохнуть. Очень важно во время отдыха не заниматься скрытой нагрузкой. Одна из рекомендаций – это посвятить перерыв пальчиковой гимнастике. Во время пальчиковой гимнастики формируются и закрепляются нейронные связи, которые только что были созданы во время выполнения «помидора».
3. Повторите 3-4 «помидора», чередуя их с перерывами, а затем сделайте долгий перерыв.

Для долгосрочных задач действенной техникой является таймбоксинг (timeboxing). Эта техника пришла на смену списку задач (to-do-лист). Создание списка задач имеет ряд недостатков. Часто в этих списках нет четкой последовательности в зависимости от важности и срочности задачи. Таким образом, часто закрываются глаза на выполнение важных, но не срочных задач. В первую очередь выполняются более простые задачи, а сложные скапливаются тяжелым грузом. Также список задач не отражает необходимое время выполнения. Именно поэтому техника таймбоксинга предполагает включение списка дел в календарь. Это обеспечивает понимание, сколько времени будет затрачено на работу и в какой последовательности следует выполнять задачи. Это облегчает визуализацию временных промежутков, куда можно поместить очередную задачу.

Таймбоксинг также облегчает коммуникацию и сотрудничество между коллегами. Совместные календари показывают загруженность расписания каждого из участников, а также облегчают согласование встречи, ведь доступ к расписанию коллеги находится у вас перед глазами. Совместные календари (с сопутствующей опцией безопасности) – это норма современного корпоративного мира, и их используют такие передовые компании как Microsoft и Google.

Современные технологии управления временем включают в себя также различные мобильные приложения и гаджеты, позволяющие контролировать свой временной ресурс с помощью смартфона или компьютера.

Тип отношений «время-пространство»

Этому типу отношений соответствует принцип «работайте в продуктивном пространстве и минимизируйте перемещения». Пространство – это тот ресурс, который мало кем осознается. Внимание людей больше сосредоточено на отсутствии времени и денег. В то же время часто можно услышать фразы «Я не могу здесь сосредоточиться», «В этом месте я люблю работать», «Мне нужен свой угол». Переезжая в новое офисное помещение или в другую квартиру, нужно время, чтобы освоиться и подстроить пространство «под себя». В этот момент легко прочувствовать, насколько значима для людей грамотная организация места.

Уютное место может повышать производительность, но в то же время пространство может угнетать и сводить все результаты на «нет». Итак, какое же пространство нужно для повышения производительности? Благоприятное пространство соответствует следующим критериям:

• Обеспечьте достаточное проникновение ествественного света в помещения. Согласно исследованиям лаборатории возобновляемых источников энергии [A Literature Review of the Effects of Natural Light on Building Occupants], естественный свет значительно увеличивает энергию, креативность и продуктивность. Работники способны на 15% дольше держать концентрацию на задаче в условиях естественного освещения по сравнению с искусственным.
• Эргономичное рабочее место, где можно отрегулировать высоту монитора и сиденья, позволит чувствовать себя комфортно и долгое время не отвлекаться.
• Осознанно используйте цвет в помещении. Насыщенные яркие цвета стимулируют, в то время как приглушенные цвета расслабляют и успокаивают.
• Оживите офис комнатными растениями. Растения не только очищают воздух, но и способствуют увеличению производительности и концентрации.
• Поддерживайте комфортную температуру в офисе (около 22-23⁰С). Исследования университета Корнелла [Cornell Chronicle] показали, что этот фактор позволяет уменьшить количество ошибок и увеличить объем выполненной работы.
• Используйте ароматы для повышения производительности. Британская газета The Guardian сообщает, что аромат лимона уменьшает количество ошибок на 54%, жасмина – на 33%, лаванды – на 20%.

Человек не только проводит время в пространстве, но и перемещается в нем. На это также затрачивается достаточное количество времени: дорога на работу и обратно, командировки, покупки и другие выезды.

Итак, начнем со времени на дорогу. В 21 веке многие компании поддерживают идею, что работа – это выполнение определенных обязанностей, а не посещение определенного места. Какие профессии могут выполняться удаленно? Число их растет с каждым днем: блогеры, учителя, писатели, переводчики, программисты, тестировщики, маркетологи (и это далеко не полный список) – все они могут работать удаленно.

Время на покупки также отнимает много времени, но и возможностей для осуществления покупок из дома масса. Плюс онлайн-магазины не только дешевле, но и часто предлагают больший диапазон товаров или услуг.

Возьмите за правило, отправляясь в дорогу, размышлять, какие еще дела можно сделать в этом месте. И сделайте сразу несколько дел одновременно. Много времени тратится просто из-за лишних движений. Часто мы ходим из комнаты в комнату абсолютно бесцельно, в то время как можно было бы использовать те же самые перемещения для раскладывание вещей по местам.

Тип отношений «время-знание»

Здесь нам поможет принцип «углубляйте знания своей предметной области». Больше читайте и интересуйтесь направлением, в котором вы работаете. Расширение кругозора дает неоспоримое преимущество в оптимизации существующих процессов, а, следовательно, экономию времени.

Сейчас разработаны техники управления временем для разных сфер деятельности: в быту, на производстве, в бизнесе, в учебе.  Изучите самые популярные техники тайм-менеджмента, определите, что больше подходит именно вам, и приступайте к реализации конкретных шагов.

Тип отношений «время-умение»

В этом случае используем принцип «Развивайте свои умения». Конфуций очень четко выразил этот принцип в трехстишии:

Скажи мне и я забуду;

Покажи мне и я запомню;

Вовлеки меня и я пойму!

Конфуций

Умение – это способность выполнять ту или иную задачу. Совершенствование умений по реализации тех или иных задач позволяет сократить время их выполнения. Какие умения  сокращают ваше время? Умение работать в команде, умение мыслить критически и логически, умение быстро найти нужную информацию и проанализировать ее, умение выделить главное, умение набирать текст вслепую? Подумайте об этом.

Однажды девушка ехала в метро и к ней обратилась с вопросом пожилая женщина. Она спрашивала, как проехать до определенной станции метро. Девушка объяснила ей, что она села в нужный поезд и ей надо проехать всего одну станцию. Но женщина была очень напугана и уточняла у остальных пассажиров эту же информацию. Оказалось, что кто-то из ее родных заметил, что она ездит на дачу неоптимальным маршрутом, и подсказал новый маршрут, который был проще и занимал намного меньше времени. Это действительно был более короткий и простой путь, но навыки этой женщины не позволяли ей его освоить.

Рутина вносит организацию в нашу жизнь, но в то же время лишает нас гибкости. Поэтому пробуйте что-то новое каждый день. Сходите в новый магазин, поообщайтесь с новым человеком, посетите творческий мастер-класс или просто порисуйте неведущей рукой. Кстати, обогатить арсенал новых идей для повседневной жизни поможет наш курс «Нейробика».

Тип отношений «время-личные качества»

Возьмите на заметку еще один принцип: «будьте организованными, изобретательными, общительными». Личные качества человека также влияют на эффективность использования времени. Особенно важны такие качества как организованность, изобретательность и общительность.

Развивая в себе такое качество как организованность, вопрос о нехватке времени решится сам собой. Организованность – это планирование дня, дисциплинированность в выполнении задач, соблюдение оптимального режима работы и отдыха. Если нет внутренней дисциплины, то люди либо оказываются в плену других – более сильных людей, выполняя их волю, либо в плену у самого себя, будучи не в силах преодолеть свою лень, апатию и негативные мысли.

Изобретательность – еще одно качество, экономящее огромное количество времени. Изобретательные люди могут придумать различные варианты использования имеющейся вещи или, наоборот, найти варианты, какие вещи можно использовать с одной и той же целью. К примеру, вы тратите огромное количество времени на поиск затерявшегося степлера, хотя можно скрепить документы скрепкой или уложить документы в прозрачный файл. Этот же прозрачный файл можно использовать не только для хранения бумаг, но и как многоразовую раскраску. Наибольший эффект достигается, если изобретательность проявляется на макроуровне. Так, большая производственная лакокрасочная компания может тратить много времени и средств для хранения и дистрибьюции своей продукции, а может практически отказаться от складов с непродающимися оттенками краски, отказаться от перемещения разной краски в разные регионы и автоматически изготовлять нужный оттенок краски в момент заказа.

Общительность – это качество, позволяющее налаживать контакты и сотрудничество с другими людьми. Целое больше суммы его частей, и, следовательно, сотрудничество с другими сразу дает увеличение производительности и экономию времени. К тому же при совместной работе зачастую достигается эффект синергии, многократно повышающий эффективность действий.

Тип отношений «время-энергия»

Соблюдайте принцип: «управляйте своей энергией». В своей книге «Жизнь на полной мощности» Джим Лоэр и Тони Шварц пишут о том, что большинство из нас гонятся за неправильным ресурсом – часами в дне, вместо того чтобы сосредоточиться на чем-то совершенно ином – нашей энергии. «Управляйте своей энергией, а не временем,» – советуют они.

Именно благодаря энергии можно быстро сконцентрироваться, а не бегать за очередной чашкой кофе; быстро запомнить важные моменты, а не перечитывать одну и ту же информацию несколько раз; взглянуть на ситуацию по-новому, а не идти в очередной раз по проторенному неэффективному пути.

Лоэр и Шварц выделяют 4 типа энергии:

• Физическая энергия – насколько вы здоровы?
• Эмоциональная энергия – насколько вы счастливы?
• Умственная энергия – насколько хорошо вы можете сосредоточиться?
• Духовная энергия – зачем вы это делаете, с какой целью?

Эти энергии стоят в определенной иерархической последовательности, где физическая энергия является основной базовой энергией. Восполнение энергии важно начинать именно с нее.

Наша энергия ограничена: ее хватает либо на потребление, либо на креатив и продуктивность. Второй путь более сложный, поэтому мало кто готов по нему идти, но в долгосрочной перспективе это дает неоспоримые плоды в экономии времени. Время проводится в саморазвитии, а не уходит на принятие решений о неограниченных покупках, уходе и избавлении от многочисленных вещей.

Тип отношений «Время-материальные ресурсы»

Очередной важный принцип: «создавайте больше, потребляйте меньше». Мы живем в эпоху потребления. Если возникает какая-то потребность, первая реакция – это купить. Не хватает полок для вещей, значит, надо купить шкаф. Не хватает времени на общение с детьми, значит, надо купить новые игрушки. Не хватает времени на приготовление пищи, значит, нужно купить новый кухонных агрегат. Но есть и другое решение!

Может, просто освободиться от давно ненужных вещей? Тогда заметно сократится время на уборку, поиск нужного предмета, да и просто перемещение по своей квартире станет быстрее и удобнее. Чем больше вещей, тем больше забот. В доме должно остаться только то, что действительно ценно. Да, речь идет об идее минимализма – об осознанном выборе всего того, что нас окружает.

Тип отношений «Время-люди»

И последний принцип, которому нужно следовать: «окружайте себя вдохновляющими людьми». Есть люди, которые нас опустошают, а есть те, кто заряжает нас своим позитивом, энергией, новыми идеями и мотивацией. Понятное дело, что нельзя общаться только с тем, кто симпатичен, и часто люди поставлены в ситуацию вынужденного общения. Но все же проанализируйте, с какими людьми вы общаетесь больше и можно ли изменить данное соотношение в пользу позитивно наполняющих людей.

Заключение

Итак, чтобы отныне использовать свой временной ресурс с максимальной пользой для себя, нужно всего-навсего следовать нескольким рекомендациями, а именно:

• применять техники pomodoro и timeboxing;
• работать в продуктивном пространстве;
• углублять знания в своей предметной области;
• развивать свои умения;
• быть организованными, изобретательными, общительными;
• управлять своей энергией;
• создавать больше, а потреблять меньше;
• окружать себя вдохновляющими людьми.

Эти рекомендации должны стать основой вашего отношения ко времени и принципами управления им, а научиться находить и организовывать свое время максимально эффективно вам поможет наша онлайн-программа «Лучшие техники тайм-менеджмента», где мы собрали разные принципы, методики, упражнения, техники и приемы, из которых состоят самые эффективные системы управления временем и которыми пользуются самые успешные люди по всему миру.

Ниже вы найдете ссылки на используемые в статье материалы и полезные статьи нашего блога:

25 работающих техник и лайфхаков тайм-менеджмента // Михаил Бакунин

24.03.2017

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

Расстановка приоритетов

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

• составить список всех будущих задач;
• разделить их по важности и установить очерёдность;
• оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

2. Матрица Эйзенхауэра.

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Планирование

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

5. Учет биологических ритмов

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте здесь.

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

• определить, на что тратится ваше время;
• выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
• выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10-3-2-1-0:

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

Организация работы и отдыха

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

12. Съесть лягушку

Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

19. Назначайте важные встречи утром

20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие  отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Книга «Управление временем для руководителей»

Пособие по тайм-менеджменту для руководителей и собственников бизнеса.

Получите книгу бесплатно по e-mail

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

21 совет как эффективно управлять своим временем

Многие наши современники стремятся к гипер-продуктивности.

Наверняка, вы знаете людей, которые снуют от задачи к задаче, постоянно проверяют электронную почту, что-то организовывают, куда-то звонят, выполняют поручения и т.д.

Люди, которые это делают, часто разделяют мнение, что «быть постоянно занятым» означает, что вы упорно трудитесь и становитесь все более успешным.

Такое убеждение может быть справедливо лишь до определенной степени, и оно часто приводит к бессмысленной «производительности», то есть к постоянной потребности что-то делать и к склонности тратить время на мелкие задачи. Но лучше применить другой подход.

Работать надо умнее, а не усерднее

Старая пословица гласит, что работать надо умнее, а не усерднее. Это утверждение следует брать за основу при подходе к работе любого рода.

Вместо роботизированного подхода к решению задач, необходимо задаться вопросом, что можно сделать более рационально или вовсе исключить из списка намеченных дел.

Эффективно управляя своим временем, вы не задаетесь вопросом, как можно выполнить больше задач за день, а стараетесь упростить и ускорить процесс, чтобы избежать перенапряжения.

Речь идет о высвобождении места в вашей жизни для отдыха и приятного времяпрепровождения.

В сутках действительно достаточное количество часов, чтобы заняться всем, чего бы вы хотели, но это время нужно выявить.

21 совет по управлению временем

Мы надеемся, что этот список из 21 совета подтолкнет вас в правильном направлении.

Помните о том, что есть бесчисленные фишки и уловки, чтобы эффективно планировать свое время. Мы находим эти советы полезными, хотя у вас может быть свое мнение по этому поводу.

Пусть этот список послужит катализатором, чтобы вы регулярно думали о том, как повысить результативность собственного труда.

1. Главное внимание главным вещам.

Самые важные задачи выполняйте в первую очередь. Это золотое правило тайм-менеджмента. Ежедневно определяйте два-три задачи, которые находятся в приоритете и выполняйте их в первую очередь.

Как только вы их завершите, день уже можно считать успешным. Переходите к другим вещам или отложите остальное не следующий день, ведь самые важные дела вы уже совершили.

2. Научитесь говорить «нет».

Решение большого количества задач за ограниченное временя может научить вас жонглировать различными проектами и управлять своим временем. И это превосходно.

Но здесь легко можно увлечься и не рассчитать свои возможности. Ваша цель состоит в том, чтобы взвалить на себя лишь те обязательства, на которые вы точно знаете, что у вас есть время, и вы с ними справитесь.

3. Уделяйте сну, по крайней мере, 7-8 часов.

Некоторые люди думают, что жертвовать сном это хороший способ увеличить производительность и высвободить пару дополнительных часов в сутках. Но это не тот случай.

Большинство из нас нуждаются в 7-8 часах сна, чтобы и тело, и разум функционировали оптимально. Вы это почувствуете, прислушайтесь к своему организму. Не стоит недооценивать значение сна.

4. Полностью сконцентрируйтесь на поставленной задаче.

Закройте все остальные окна браузера. Положите телефон в беззвучном режиме вне поля зрения. Найдите себе тихое укромное место для работы или включите музыку, если она вам помогает (мне, например, иногда нравится слушать классическую музыку или звуки природы).

Сконцентрируйтесь на одной-единственной задаче, погрузитесь в нее. Ничто другое не должно существовать в этот момент.

5. Начните раньше.

Почти все из нас страдают синдромом «откладывания на потом». Кажется, задача настолько простая, что вы всегда успеете ее выполнить и в конечном итоге затягиваете время.

Избавляйтесь от хронической прокрастинации, так как гораздо приятнее избежать перенапряжения, заранее выполнив запланированные дела. Это не так сложно, достаточно вашей твердой решимости.

6. Не отвлекайтесь на второстепенные детали.

Мы часто затягиваем проекты, слишком долго зацикливаясь на мелких деталях. Это характерно для перфекционистов.

Но гораздо эффективнее продвигаться вперед, выполнить больший объем проекта, отбросив прежнее желание во что-то постоянно углубляться. Лучше поскорее все выполнить, а по завершении пересмотреть отдельные моменты.

7. Превращайте в привычку регулярные задачи.

Если у вас есть регулярные обязанности, (например, написание статей для собственного блога и т.д.) вы можете их планировать и сделать своей привычкой. Делайте это ежедневно и не меняйте распорядка, тогда ваш мозг дисциплинируется и занятие превратится в привычку. Оно становится вполне естественным и приятным. Попробуйте!

8. Контролируйте количество времени, потраченное на ТВ / Интернет / игры.

Время, проведенное в соцсетях, за играми или просмотром телевизора может и должно подвергаться контролю. Попробуйте определить для себя количество часов, проведенных за перечисленными занятиями. Как правило, они отвлекают вас гораздо больше, чем вы хотели бы.

9. Определяйте временной лимит для каждой задачи.

Вместо того, чтобы просто сидеть над проектом с мыслью: «я просижу здесь, пока все не выполню», попробуйте перефразировать: «я поработаю над этим заданием три часа».

Ограниченность во время подтолкнет вас к сосредоточенности и большей эффективности, даже если немного позже вы вернетесь и доработаете.

10. Оставляйте временной зазор между задачами.

Когда мы несемся от задачи к задаче, нам сложно оценивать свои действия и оставаться сосредоточенными и мотивированными.

Перерыв между делами может стать глотком свежего воздуха для нашего мозга. Вы можете недолго прогуляться, помедитировать или сделайте что-нибудь другое для умственной разгрузки.

11. Не думайте о тотальности списка ваших дел.

Один из самых надежных способов сокрушить себя, это подумать о громадности списка дел. Сколько бы вы о нем ни думали, короче он не станет.

В конкретный момент времени необходимо сосредоточиться на одном деле. Это одна-единственная задача. Выполняйте все поэтапно. Сохраняйте спокойствие.

12. Физические упражнения и питание.

Многочисленные исследования связывают производительность труда со здоровым образом жизни. Достаточное количество сна, физические упражнения и здоровое питание повышают уровень энергетического заряда, очищают разум и позволяют вам легче сосредоточиться.

13. Делайте меньше.

«Делайте меньше» это еще один способ сказать «делайте то, что важнее всего». Такая тактика опять-таки подразумевает сосредоточение на наиболее значимых вещах.

Остановитесь, определите первостепенность задач и уделите им внимание. Выполните меньшее количество дел, но они должны быть приоритетными и иметь большую ценность, чем остальные.

14. Используйте выходные, но не переусердствуйте.

Если поразмыслить, вы удивитесь, обнаружив насколько можно уменьшить нагрузку в течение недели, немного поработав в выходные дни. Всего лишь 2-4 часа в день. Ваш досуг почти не пострадает.

15. Систематизируйте процесс.

Организованность сэкономит вам массу времени, и для этого вам не обязательно становиться самым организованным человеком в мире. Систематизировать свой труд совсем не сложно.

Создайте систему в регистрации документов. Убедитесь, что все элементы сохраняются соответствующим образом. Отпишитесь от ненужных рассылок и разгрузите свою электронную почту. Оптимизируйте, упорядочивайте и рационализируйте.

16. Заполняйте свободное время.

Как правило, у каждого есть незаполненное время. Это часы, проведенные в залах ожидания, в магазинных очередях, в общественном транспорте, на эллиптических тренажерах и т.д.
Найдите вещи, которые вы могли бы при этом делать. Чаще всего подойдет чтение, и не забывайте об аудиокнигах, которые можно слушать во время ожидания.

17. Изолируйтесь.

Никаких отвлечений, никаких оправданий. Иногда единственный способ что-то сделать, это закрыться у себя в комнате. Изолированность многим помогает.

18. Придерживайтесь плана действий.

Отчасти мы об этом упоминали, но не лишним будет повторить. Не отклоняйтесь от намеченного плана!

Решительно придерживайтесь запланированных дел, будьте профессионалом и идите до конца. Твердая воля и непоколебимость приведут вас к намеченной цели.

19. Связанные задачи выполняйте вместе.

Допустим, что за выходные вам нужно сделать два задания по программированию, написать три эссе и снять два видео. Вместо того, чтобы браться за работу в спонтанном порядке, определите группы подобных задач и выполняйте их последовательно.

Различные задачи требуют различного типа мышления, поэтому имеет смысл позволить своему мозгу продолжить выполнять типовые задания, а не переключаться лишний раз на что-то иное.

20. Находите время для тишины.

В современном мире слишком многие люди постоянно находятся в движении и не находят времени, чтобы просто остановиться. Тем не менее, практика тишины обладает удивительным эффектом. И действие, и бездействие должны играть ключевую роль в нашей жизни.

Состояние покоя и тишины уменьшает беспокойство и показывает, что нет никакой необходимости в постоянной спешке. Это также помогает сделать работу более приятной.

21. Исключайте несущественное.

Косвенно мы уже касались этого аспекта, но это один из самых полезных советов, который вы можете для себя почерпнуть.

Наша жизнь перезаполнена. Когда мы определяем лишнее и избавляемся от него, то нам становимся ясно, что наиболее значимо и больше всего заслуживает нашего времени.

И последний совет (очень важный)

Отметим еще один совет. Если вы что-нибудь запомните из этого списка, то пусть это будет следующее:
Целью всегда должно быть удовольствие. Работа может быть игрой.

Мы настолько погружены в занятость, что забываем наслаждаться тем, что делаем. Даже когда мы подходим к работе с умом, часто мы слишком сосредоточены на достижении цели.

Это никогда не должно быть на первом месте. Всегда спрашивайте себя: что я могу сделать, чтобы получить больше удовольствия от процесса?

Цель состоит в таком упорядочивании своих обязательств, чтобы ваша повседневная жизнь протекала в удовольствии, даже когда вы работаете.

Это может показаться несбыточной мечтой, но в современном мире это реальнее чем когда-либо. Будьте любознательны и открыты для новых возможностей. Познавайте себя.

С вами начнут происходить замечательные вещи. Мы желаем вам удачи и реализации этих советов!

Тайм-менеджмент: что такое тайм-менеджмент?

Хотите легко управлять своим временем? Затем узнайте, что такое тайм-менеджмент, и выучите 12 основных правил тайм-менеджмента. Измени свою жизнь к лучшему!

Вы, наверное, заметили, что большинство из нас настолько перегружено работой и личными делами, что мы даже не знаем, как с этим справиться и не торопиться.

Мы испытываем своего рода эмоциональное напряжение, приступы паники и дискомфорт.Все это приводит к апатии и подавленному настроению.

Все идет не так, и ты не хочешь заниматься какой-либо деятельностью.

Если вы не хотите страдать от депрессии — вам нужно научиться управлять своим временем, вам придется иметь дело с управлением временем !

Психологи считают, что выход из ситуации нехватки времени есть.

Самое главное, что у вас есть желание изменить себя и изменить свое отношение к личному времени.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это способность эффективно управлять своим временем и контролировать его!

Это возможность выбрать наиболее важные моменты, разделить свои действия на основные, которые не могут ждать, и второстепенные, которые можно закончить через несколько часов.

Как только человек начинает это понимать, он сразу перестает суетиться.

Вы могли подумать, что управлять своим временем довольно сложно — на самом деле, совсем немного!

Главное, чтобы вы принимали конкретное решение о том, что и когда нужно делать!

Какова цель тайм-менеджмента?

Многие люди считают, что те, кто использует стратегии тайм-менеджмента, находят время, чтобы делать гораздо больше и работать быстрее!

Это заблуждение…

Тайм-менеджмент помогает нам значительно повысить продуктивность, а также учит выбрасывать все ненужное.

Кажется, будет дополнительное время — и вам решать, на что вы его потратите!

Люди, которые уже научились эффективно управлять своим временем, способны спасти треть своей жизни!

Удивительно, не правда ли?

Тайм-менеджмент: 12 правил

Выбирать время — значит экономить время.

Бекон

1) Управление временем: представьте, что сегодня ваш последний день.

Вы можете подумать, что это нелепое правило, но все же…

Хочу поделиться с вами своим личным вопросом.

Я задаю себе этот вопрос перед сном и как только просыпаюсь! Благодаря этому вопросу я легко просыпаюсь каждое утро и разумно распоряжаюсь своим временем!

И вот мой вопрос: «Если бы я знал, что сегодня последний день в моей жизни — что бы я делал и как бы я себя вел в этот день?»

Мой вам совет: возьмите лист бумаги прямо сейчас и ответьте на этот вопрос откровенно для себя.

Думаю, вам будет интересно!

2) Тайм-менеджмент: начни планирование!

Те люди, которые смогли добиться признания и успеха в жизни, постоянно планировали.

НЕОБХОДИМО ежедневное планирование для повышения вашей эффективности в течение дня.

Возьмите за правило планировать определенные задачи в блокноте все время! Помните, если ваша цель не записана, ее просто не существует!

Когда вы работаете со списком дел, которые вам нужно сделать, вы сразу увеличиваете продуктивность своего времени на 25%.

Возьмите за привычку записывать план на завтра вечером (перед сном)!

Как только вы придете на работу, вы уже будете знать, с чего начать.

Работайте с этим списком в течение дня: как только появляется новая задача, включайте ее в этот список и указывайте ее приоритет по сравнению с ранее записанными задачами.

После успешного завершения какой-либо конкретной работы вычеркните ее из списка!

Таким образом, вы останетесь довольны проделанной работой и будете гордиться тем, что не потратили зря время!

Сложные задачи следует разделить на несколько подзадач. Только неудачники пытаются схватить все сразу.

3) Тайм-менеджмент: Избавьтесь от «убийц времени»!

Это, наверное, самая большая проблема, которая мешает всем нам эффективно и рационально управлять своим временем! Мы КРАДЕМ наше время и УБИВАЕМ свое время; мы тратим много на проверку электронной почты, на общение в ICQ и на facebook!

Разве вы не упрекаете себя в этом?

Доставляет ли вам удовольствие от лени?

Примите мой совет: если собираетесь заниматься какой-нибудь полезной работой (на будущее) — избавьтесь от всех этих убийц времени, не позволяйте им отвлекать вас!

Сосредоточьтесь на своей важной работе, соберитесь и проявите терпение!

В одной из своих статей я уже упоминал тот очень интересный факт, что для формирования полезной привычки нужно повторять одно и то же в течение 66 дней при условии, что вы будете делать это ЕЖЕДНЕВНО!

Поэтому выберите особое время для занятий только полезным, избавьтесь от всех отвлекающих факторов (телевизор, соцсети, чашка кофе с другом и бесполезные разговоры) — и ИДТИ ВПЕРЕДИ покорять вершины и формировать полезные привычки! 😉

Также было бы полезно, если бы у вас был отдельный дневник, в котором вы бы записывали бесполезные действия, которые разрушают ваше время, отвлекают вас от вашей цели и не приносят вам никакой пользы!

4) Управление временем: научитесь расставлять приоритеты!

Сортируйте задачи по важности и срочности; запишите их в личный блокнот!

Не тратьте много времени на мелочи и ненужные вещи!

5) Тайм-менеджмент: сконцентрируйтесь на одной работе.

Чем больше задач вы выполняете одновременно, тем быстрее вы пытаетесь это сделать — тем хуже вы получите.

Никогда не начинайте работу над новой задачей, пока не закончите предыдущую!

6) Управление временем: фильтрация информации.

Чтобы не перегружать мозг огромным количеством ненужной информации и не тратить зря драгоценное время — научитесь выбирать самое важное и полезное! Научитесь быстро искать, сканировать страницы всемирной паутины, не читая все от начала до конца!

Делайте паузы и запоминайте только важную информацию!

7) Тайм-менеджмент: «Возьми лягушку на завтрак!»

Что это значит?

Успешный бизнес-консультант Б.

Трэйси называет самые сложные дела, которые нужно делать в течение дня «лягушками».

Постоянно откладывая их в рабочее время, вы создаете неприятное эмоциональное напряжение на весь день! Всегда следует начинать с самого трудного — и ваш день будет гладким и легким.

8) Тайм-менеджмент: говори «НЕТ» ненужным задачам!

Научитесь говорить нет определенным людям (которые не имеют целей и ничего не хотят от жизни, которые умеют только жаловаться), а также ненужным задачам, которые не приносят и не принесут вам никакой пользы, что будет пустой тратой ваших сил. время.

9) Управление временем: Разберитесь с беспорядком на столе!

Богатые люди и успешные бизнесмены всегда работают за чистым столом!

У рассеянных людей на столах полный беспорядок.

Выработайте привычку все время сортировать свои бумаги, выбрасывать ненужные и убирать на столе. Ученые доказали, что мы тратим более 30% времени на поиск нужного документа.

Корзина для сбора мусора — хороший способ распоряжаться своим временем!

10) Управление временем: у вас должно быть удобное рабочее место.

Когда работаешь дома — у тебя много возможностей отвлечься и отвлечься.

Особенно актуально для тех, кто живет не один.

Наличие индивидуального рабочего места значительно повысит вашу продуктивность и поможет сосредоточиться на собственном бизнесе.

Важно знать: 16 способов разбогатеть

11) Управление временем: работа в определенное время.

Если вы внимательно понаблюдаете за собой, вы сможете определить свои биологические часы (биоритмы), которые определяют пики вашей активности!

Вам стоит приложить максимум усилий для решения самых сложных задач в этот период, ведь вы будете полны сил и максимально эффективны! Не теряйте это время — используйте его!

Например, моя активность приходится на 7 часов утра.м. — 11 часов утра, и я стараюсь делать в этот период как можно больше, потому что понимаю, что в другое время снизится скорость реакции и работоспособность.

12) Тайм-менеджмент: Возьмите выходной, вы его заслужили!

Когда у вас есть время расслабиться — никогда не пренебрегайте этим!

Это важный фактор для эффективного управления временем! Когда человек отдыхает, восстанавливаются все ресурсы его тела.

Когда человек устал до смерти — маловероятно, что он почувствует себя хорошо и качественно выполнит конкретную задачу.

Итак, отдыхая, вы активно занимаетесь тайм-менеджментом!

Тайм-менеджмент учит всех нас эффективно управлять своей жизнью, радоваться каждому моменту, находить время для семьи и близких, уделять время саморазвитию — жизнь станет ярче и интереснее!

Полезная статья? Не пропустите новинки!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

.

Правило управления временем 60-30-10

Практически каждый совет по управлению временем, который вы когда-либо читали, подчеркивал важность тратить больше времени на важные задачи и меньше или вообще не уделять времени всему, что отвлекает вас от ваших целей по продуктивности.

Но что, если бы вы могли сделать еще один шаг вперед и распределить свое время на основе важных задач и малоценных действий.

Правило 60–30–10 может сделать это за вас и дать основу для распределения вашего времени на выполнение ваших задач.

Это правило устанавливает структуру, которая дает вам лучшее представление о том, какие задачи стоит выполнять в какое время суток.

60% — верхний уровень, 30% — средний уровень и 10% — нижний уровень.

Правило 60–30–10 означает, что 60% рабочего дня отводится на важные дела; 30% на малоценные задачи, которые все же способствуют достижению ваших целей; и 10% на другие занятия, которые помогут вам подготовиться к завтрашнему дню.

Если вы знакомы с инвестированием, подумайте об этой модели управления временем как о распределении вашего временного портфеля между различными задачами.

60% высшего уровня — важные задачи

Всегда будет больше дел, чем есть время для их выполнения. «Если вы не уделяете должного внимания тому, что привлекает ваше внимание, это отнимет у вас больше внимания, чем того заслуживает», — говорит Дэвид Аллен в своей книге « Как добиться успеха: искусство продуктивности без стресса».

Легко увлечься задачами и пытаться брать на себя слишком много каждый день, но если вы это сделаете, вы будете тратить свою энергию повсюду, не выполняя самые важные дела за день.

Чтобы улучшить свои результаты и делать больше, отделите свою важную работу от всех других занятий. По крайней мере, 60 процентов вашего дня должно быть посвящено всем вашим важным задачам.

«Вы должны решить, каковы ваши высшие приоритеты, и набраться смелости с приятной улыбкой и без извинений — сказать« нет »другим вещам. И для этого нужно, чтобы внутри горело большее «да» », — утверждает Стивен Кови , , хорошо известный своей популярной книгой« : 7 навыков высокоэффективных людей ».

Ценные задачи вносят вклад в вашу долгосрочную миссию, ценности и цели. Это такие вещи, как книга, которую вы хотите написать, презентация, которую вы хотите провести для продвижения по службе, звонки по продажам и компания, которую вы планируете создать.

Для каждой большой цели определите отдельные задачи и выберите, на чем вы хотите сосредоточиться в течение дня. Сделайте это в первую очередь утром, когда вы наиболее активны.

Для получения ценных результатов необходимо, чтобы мы отдавали приоритет задачам, которые в конечном итоге приводят к ценным и ценным результатам.

Чтобы выполнять более полезную работу, обращайте внимание на все, что есть на вашей тарелке. Изучите свои микродействия или задачи / результаты. Соответствуют ли они общей картине того, чего вы пытаетесь достичь? Выберите то, что вы считаете наиболее важным, освободите место и просто работайте над своими наиболее важными измеримыми и достижимыми целями — речь идет о том, чтобы сосредоточиться на задачах, которые повышают ценность.

30% от среднего уровня до малоценных видов деятельности

Посвящайте 30% своего времени срочным, но не обязательно важным задачам.

Такие вещи, как обработка электронной почты, систематизация файлов, ответ на телефонные звонки, отправка обновлений статуса команды, написание отчетов и некоторые собрания подпадают под эту категорию.

Каждый раз, когда вы открываете электронное письмо, вы должны принять решение, которое прерывает ваш поток. Проблема в том, что каждое отдельное электронное письмо может повлиять на мои следующие несколько минут, следующий час или даже целый день.

Задачи среднего уровня могут показаться срочными, но если они напрямую не способствуют достижению вашей конечной цели, решите их после выполнения важных задач.

Думайте об этой категории как о задачах обслуживания. Если вы полностью пренебрегаете ими, вы столкнетесь с проблемами, но вы не хотите сосредотачиваться на них за счет более важной работы.

Кто хочет посвящать большую часть своего рабочего времени ответам на электронную почту или оплате счетов? Некоторые малоценные задачи легко автоматизировать. Если вы обнаруживаете, что делаете одно и то же снова и снова каждый день, найдите способ автоматизировать это и использовать свободное время для чего-то другого.

Будь то планирование, подтверждение или выполнение стандартных действий, вероятно, есть приложения, которые вы могли бы использовать.

Нам нужно, чтобы такие задачи не отнимали нашу жизнь, чтобы у нас было время для решения действительно серьезных проблем, которые могут реально изменить нашу работу.

Если вы можете позволить себе тратить меньше времени на эти действия, чтобы реинвестировать его в самое важное, сократите процент времени, который вы тратите на эту категорию, и выполняйте более важную работу.

10% нижнего уровня должны иметь значение завтра

Как вы закончите день, имеет решающее значение, так как во многом зависит от того, как вы начнете следующий день.Задачи в этой категории — это вещи, которые не добавляют реальной ценности вашей работе, видению или долгосрочной цели, но могут помочь вам лучше начать завтра.

Некоторые люди выделяют этому уровню менее 10% своего времени. Это зависит от вашего личного графика. тебе решать.

Помимо важной работы, у некоторых людей есть другие задачи, которые они должны решить, но не могут оправдать их в первые несколько часов дня.

Вы можете использовать этот уровень для создания нового списка дел или оценки старого — убедитесь, что вы находитесь там, где вам нужно быть в этих делах, и что вы сделали все, что могли.Если нет, составьте лучший план на завтра.

Вы также можете пересмотреть свое расписание на следующий день. Или используйте время, чтобы привести себя в порядок. Прежде чем выйти за дверь, потратьте несколько минут, чтобы выбросить мусор, систематизировать документы и навести порядок на столе. Это даст вам ощущение нового начала, когда вы приедете на следующее утро.

Если у вас нет плана поездки домой, вы можете запланировать дела в дороге — что читать, подкасты, которые вы можете слушать, чтобы расслабиться после напряженного графика.

Конечно, эти категории могут быть изменены, чтобы отразить вашу уникальную ситуацию и график. — Вы можете изменить его на 50–30-20 или 70–20–10, в зависимости от ваших личных обстоятельств.

Расстановка приоритетов и оптимизация вашего времени может дать вам больше времени, чтобы сосредоточиться на том, что действительно важно, — на достижении большего за меньшее количество времени. Идея состоит в том, чтобы настроить себя на оптимальный успех, распределяя задачи по категориям в соответствии с наиболее эффективным использованием вашего времени.

Эта статья впервые появилась на Medium.

.

Простых правил управления временем — Брендон Берчард

Сводка

Управление временем — это, в конечном счете, преобразование видения в стратегические и запланированные отрезки времени и задачи.

Речь идет о целях на год, месяц, неделю и день. Легко, правда?

Ну, не усложняйте. Уберите все. Вернитесь к основам и сосредоточьтесь на нескольких важных вещах. Помните, главное — главное сохранить главное.

Посмотрите видео выше , чтобы получить полный урок, чтобы и дальше жить #TheChargedLife!

Нравится эта серия? Пожалуйста, поделитесь! Я могу вести этот блог и все мои подкасты и видео без рекламы и без спонсоров ТОЛЬКО потому, что вы делитесь моей работой! Поделитесь или подпишитесь на мой подкаст и канал на YouTube!

Хотите повысить квалификацию? Присоединяйтесь к HPX Coaching!

Связанные цитаты для рассмотрения:
[Подпишитесь на Брендона в Instagram, чтобы получить массу отличных цитат]

15 августа 2016 Заряженная жизнь .

10 правил тайм-менеджмента, которые вы нарушаете — тайм-менеджмент Ninja

Нарушение правил — не всегда хорошо.

Иногда может показаться необходимым , чтобы заниматься своими делами.

Однако, если вы нарушите эти 10 правил управления временем, вы только потеряете время в долгосрочной перспективе.

Не нарушайте эти правила

Управление временем иногда может быть искусством.

Однако есть также несколько основных правил, которые помогут вам быть более продуктивными в жизни.

Нарушайте эти 10 правил тайм-менеджмента на свой страх и риск:

1. Многозадачность — Многозадачность не приводит к большему количеству дел . Это приводит к большему количеству вещей, начатых . Если вы не будете осторожны, у вас будет 57 вещей, которые начаты, но ничего не сделано.
2. Планирование двухсторонних встреч — Планируя одноразовые собрания, вы практически гарантируете, что следующее собрание начнется поздно. Некоторые компании усугубляют это опоздание в течение дня, и к середине дня собрания начинаются с опозданием на 30+ минут.
3. Ответ на ваш телефон В любое время — Вы отвечаете на свой телефонный звонок, когда находитесь с другими людьми? Ваш телефон станет помехой, только если вы позволите ему быть. Итак, перестаньте отвечать на звонки, когда вы что-то делаете.
4. Непрерывная проверка электронной почты — Вам не нужно проверять электронную почту 100 раз в день. Электронная почта не предназначена для мгновенного общения. Лучше проверяйте его утром, в полдень и в конце дня.
5. Не отключать — Никто не может быть постоянно включен.Если вы не отключитесь от работы и устройств, вы выгорите. Убедитесь, что у вас есть четкие границы между работой и личной жизнью.
6. Не выделяют достаточно времени для задач — Как правило, задачи занимают примерно в 2 раза больше времени, чем вы оцениваете. Для задач, которые вы выполняете впервые, увеличивайте их в 4 раза.
7. Слишком много инструментов в вашем наборе инструментов — Если у вас слишком много инструментов в вашем наборе инструментов для управления временем, вы создаете ненужную сложность.Это приводит к путанице, поиску информации (в какое приложение я ее вставил?) И избыточности. Делайте вещи простыми и следуйте принципу «Сила одного», когда дело касается ваших инструментов.
8. Не смотреть на свой список — Многие люди составляют списки только для того, чтобы потом найти их в ящике или на столе. Убедитесь, что ваш список находится в центре внимания. Видимость ведет к действию.
9. Не откладывать дела — Дезорганизация ведет к потере времени. Если вы не уберете его сейчас, вы потратите время на поиски позже.
10. Несерьезно к дедлайнам — Это причина, по которой когда-то их называли крайними сроками. Тем не менее, в большинстве организаций они больше похожи на предложения. Если не относиться к дедлайнам серьезно, вы потеряете время, деньги и возможности. Еще один момент: вы не помогаете себе, продлевая эти сроки.
    

Трудный путь обучения

Нарушение правил — не всегда хорошо.

Чтобы быть более продуктивным, соблюдайте эти 10 правил тайм-менеджмента.

Или вы можете поступить по-своему. (Какой метод выбирают многие…)

Иногда правила кажутся скорее руководящими принципами.

В других случаях они являются проверенным способом добиться цели.

Вопрос: Какие из этих правил вы нарушаете? Какие еще правила тайм-менеджмента вы соблюдаете?

Связанные

.