Тайм-менеджмент: управление временем

Управление временем для современного человека — центральное понятие любой системы личной эффективности и продуктивности, Святой Грааль для каждой амбициозной личности, будь то студент, предприниматель или домохозяйка. Быстрый темп жизни, особенно в крупных городах, и огромные массивы данных затрудняют достижение важных для каждого из нас целей, не важно повышение это по службе, воспитание ребёнка или создание собственного предпринимательского проекта. Если вам есть к чему стремиться, вы недовольны своими результатами, просто хотите стать немного эффективнее или же нуждаетесь в помощи по преодолению прокрастинации (привычки откладывать дела на потом), то эта серия уроков создана именно для вас.

Представленный онлайн-тренинг познакомит вас с основами тайм-менеджмента и его деталями, расскажет о том, как управляют своим временем и организуют свою жизнь самые успешные люди планеты. Совершенно бесплатно вашему вниманию будут предложены различные принципы, методики, упражнения, техники и приёмы, из которых состоят самые эффективные системы тайм-менеджмента, и которые позволят вам, применив их на практике, заметить положительные изменения уже в самые первые дни. Этот онлайн-курс по тайм-менеджменту станет вашим личным гидом в мир, где вы забудете о том, что такое вечная усталость, постоянный стресс и нехватка времени. Вы научитесь грамотно ставить цели и планировать их достижение, успевать делать огромное количество дел в рекордно короткие сроки, получать удовольствие от работы и успевать находить время на отдых. В курсе собраны советы и методы по управлению временем, которые по-настоящему эффективны.

Однако, несмотря на то, что представленный курс обладает огромным потенциалом, тайм-менеджмент сам по себе, к сожалению, таит в себе неожиданно много неопределённостей и вопросов. Во-первых, почему различных подходов к управлению временем так много? В чём разница между методикой GTD Дэвида Аллена и методом «тайм-драйв» Глеба Архангельского? Зачем вообще каждый очередной «суперэффективный» автор изобретает что-то новое, неужели в тайм-менеджменте нет ничего определённого и точного?

Во-вторых, почему не всё из предлагаемого специалистами работает? Авторы в один голос говорят об эффективности своих методов и техник, но следовать им совершенно не хочется. И потом, даже если вы всё выполняете точно по инструкции, что-то всё равно идёт не так. В чём причина?

И в-третьих, что делать с нежеланием жить на автомате по однажды, но навсегда заведённому распорядку? Как подстраивать чёткую систему организации времени под постоянные перемены, которыми так богата наша жизнь?

Данная серия онлайн-уроков не рассчитана на то, чтобы дать ответы на все вышеперечисленные вопросы, но составлена таким образом, чтобы помочь вам ответить на них самостоятельно. И в этом — самая главная её ценность. И по этой же причине, изучив материалы этого тренинга, вы сможете не только «прокачать» какие-то отдельные свои качества, но и оказать на свою личность комплексное влияние.

А если вы хотите разобраться в теме максимально подробно, записывайтесь на нашу программу «Лучшие техники тайм-менеджмента».

Содержание

1. Что такое тайм-менеджмент?
2. Применение тайм-менеджмента
3. Как этому научиться?
4. Уроки управления временем
5. Как проходить занятия?
6. Дополнительный материал

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент (организация времени, управление временем) — это технология упорядочения времени, направленная на повышение эффективности его использования.

Само понятие «тайм-менеджмент» происходит от английского «time management» и означает технологию организации человеком своего времени и увеличения эффективности его использования. Если говорить более конкретно, то тайм-менеджмент подразумевает под собой действие или совокупность действий по тренировке осознанного контроля над количеством времени, которое затрачивается на определённые виды деятельности и посредством которого можно существенно увеличивать свою продуктивность и результативность.

Тайм-менеджмент включает в себя широкий спектр деятельности, в числе которых:

• Постановка целей
• Планирование и распределение времени
• Делегирование задач и управление ресурсами
• Анализ затрат времени
• Фиксация времени
• Приоритизация
• Составление списков
• И многие другие

В начале своего появления управление временем касалось только сферы трудовой деятельности или бизнеса. Но, по мере развития, термин стал расширяться и включил в себя и различные аспекты личной деятельности человека. Сегодня тайм-менеджмент является необходимой составляющей развития абсолютно любого проекта, т.к. служит определяющим фактором при расчёте его масштаба и времени, требуемого для его реализации.

В России об управлении временем впервые начал говорить революционер и общественный деятель А. К. Гастев, который в 20-х годах XX столетия был директором центрального института труда. Он начал развивать идеи о личной эффективности человека и об эффективном использовании времени. Уже в начале 70-х годов появился первый метод, позволявший управлять личным временем, под названием «Хронометраж». Со временем тема стала стремительно набирать всё больше сторонников и внедряться в разные сферы деятельности людей. Всё это привело к тому, что тайм-менеджмент стал самостоятельным направлением, а в 2007 году в Московской Финансово-Промышленной Академии (сегодня университете) была создана кафедра тайм-менеджмента.

Управление временем имеет свою структуру, состоящую из нескольких важных процессов:

• Анализ
• Разработка и составление стратегий
• Целеполагание
• Планирование и приоритизация
• Реализация процесса
• Контроль достижения целей

Важно заметить, что управление временным ресурсом позволяет эффективно распоряжаться не только рабочим временем, которое является основной частью жизни обычного человека, но и свободным временем, которое человек использует для отдыха. Применяя его в повседневной жизни, можно гораздо эффективнее организовывать свой быт, планировать выходные, устраивать различные мероприятия. Умело распоряжаясь своим временем, человек может из своих выходных сделать даже мини-отпуск. Всё вместе это очень положительно сказывается на эмоциональном, психическом и физическом здоровье человека и значительно улучшает его жизнь.

На сегодняшний день созданы и успешно функционируют специальные школы по обучению эффективному управлению временем. Стандартное обучение происходит по следующим основным темам:

• Стратегическое планирование
• Тактическое планирование
• Оценка личной эффективности
• Оценка управленческой эффективности
• Определение личной миссии как эмоционально мотивирующего фактора
• Определение основных факторов для выработки собственного плана
• Умение расставлять приоритеты
• Инструмент «Mind Mapping»
• Обучение основам использования программного обеспечения, разработанного специально для планирования (MyLifeOrganized, MS Project, MS Outlook и другие программы)
• Анализ достигнутого
• Изучение методик совершенствования процесса достижения целей

Для обучения людей основам грамотного управления временем сегодня проводятся различные тренинги и семинары, разрабатываются программы и курсы, выпускаются книги и другие издания, а также создаются различные интернет-ресурсы и онлайн-тренинги, такие как представленный тренинг на нашем сайте 4brain, например.

Применение тайм-менеджмента

В современном мире личное время — это ключевой ресурс человека, зачастую имеющий гораздо более высокую стоимость, чем деньги, поскольку оно, в отличие от них, не может быть накоплено или восстановлено. Именно поэтому умение наилучшим образом использовать своё время и управлять им представляет существенную ценность для любого человека. И важно научиться применять этот навык во всех сферах жизни: работе, бизнесе, творчестве, семейных отношениях и т.д.

Навык управления временем предоставляет человеку огромное количество самых разных преимуществ. Ниже мы перечислим лишь некоторые из них.

Итак, человек, умеющий управлять своим временем:

• Значительно чаще остальных достигает поставленных целей
• Достигает своих целей в разы быстрее, чем люди, не обладающие таким навыком
• Способен достичь успеха в любой сфере деятельности
• Имеет гораздо больше времени на отдых, нахождение с близкими и занятие любимыми делами
• Способен выполнять множество различных дел в течение короткого промежутка времени
• Имеет возможность увеличить свои доходы, создать капитал и отойти от дел как можно скорее
• Может избавиться от ощущения постоянной усталости и укрепить своё здоровье
• Гораздо меньше подвержен влиянию стрессов и негативных факторов
• Позитивно воспринимает окружающий мир и происходящие в нём события
• Может уделять больше времени на духовное развитие и самосовершенствование
• Всегда имеет чёткий план действий
• Обладает внутренней свободой и имеет возможность выбора
• Способен создавать благоприятные условия и самостоятельно контролировать свою жизнь

Это лишь часть того положительного влияния, которое оказывает умение управлять временем на жизнь человека. Не просто так существует мнение о том, что люди, которые не знают, как им распределить своё время, не могут найти ни одной свободной минуты, и постоянно чем-то заняты, но вся их занятость не приносит никаких толковых результатов. А люди, способные умело распоряжаться своим временным ресурсом, всегда могут выделить время для чего-то или для кого-то, и все их дела непрерывно продвигают их к их целям и достижению успеха.

Если вы познакомитесь с особенностями жизни и работы успешных людей, то непременно обнаружите, что все они, как один, говорят о том, что самый ценный актив, которым обладает человек – это его время, и наверняка заметите, что все они ведут ежедневники, составляют планы, продумывают дальнейшие шаги и занимаются этим постоянно. У них всегда полно идей, а количество их дел просто поражает. Но, одновременно с этим, они счастливы, улыбчивы, позитивно настроены; всё, что они делают, они делают с энтузиазмом и получают от этого удовольствие; а также обладают крепким здоровьем. Если вы являетесь человеком, который стремится к саморазвитию и личностному росту, то велика вероятность того, что и вы хотели бы достичь подобных результатов, иначе вас бы не было здесь. И для вас есть прекрасная новость – ВЫ МОЖЕТЕ ЭТО СДЕЛАТЬ. Нужно только поставить себе цель научиться качественно использовать своё время.

Как этому научиться?

Ни для кого не секрет, что все мы от рождения обладаем набором различных способностей и предрасположенностей. Но у всех, конечно же, эти способности и предрасположенности различны, и в то время как одни люди изначально склонны к тому, чтобы эффективно управлять временем своей жизни, другим приходится этот навык развивать и оттачивать. Как бы то ни было, сделать это можно. И снова радостная новость – ВЫ МОЖЕТЕ ЭТО СДЕЛАТЬ САМОСТОЯТЕЛЬНО, т.е. не прибегая к тому, чтобы проходить обучение в специализированных заведениях или покупать дорогостоящие обучающие курсы. Причём, совсем не обязательно обладать каким-то особым талантом или гениальностью, а можно просто пройти онлайн-тренинг, введение к которому вы сейчас читаете.

Существует два важных момента при прохождении этого курса. Это:

Теоретическая база – та информация, которую вы можете получить из предлагаемых нами уроков.

Практическое освоение – применение того, что вы узнаете, на практике в своей повседневной жизни.

Основываясь именно на этих важных моментах, мы и разработали этот тренинг. Каждый урок рассчитан на то, чтобы вы могли усвоить теоретический материал, который преподнесён интересным и совершенно понятным и доступным любому человеку языком. А также на то, чтобы у вас была мотивация и возможность применить всё то, что вы узнали, не ожидая какого-то подходящего момента, а прямо «здесь и сейчас». Всё, что вам понадобится – это желание овладеть новым навыком и немного свободного времени, которое, вам потребуется для этого найти, в чём мы, конечно же, не сомневаемся.

Хотите проверить свои знания?

Если вы хотите проверить свои теоретические знания по теме курса и понять, насколько он вам подходит, можете пройти наш тест. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу.

Уроки по тайм-менеджменту

Изучив опыт обучения управлению временем множества людей, мы пришли к выводу, что его основам, как мы уже говорили, можно научиться самостоятельно. Введя некоторые корректировки, и ещё более адаптировав материал для самостоятельного изучения, мы подготовили ряд уроков, направленных на развитие полезных компетенций для полноценного овладения данным навыком. Далее – коротко о каждом уроке:

Урок 1. Основы тайм-менеджмента: предпосылки управления временем. Целью данного урока является помочь вам максимально разобраться в особенностях и нюансах тайм-менеджмента, а также на глубинном уровне осознать и прочувствовать, как может эффективная организация своего времени способствовать достижению целей, помогать в развитии потенциала своей личности и оказывать благоприятное воздействие на жизнь в целом.

В уроке будут рассмотрены такие вопросы как цели управления временем и его предпосылки, основные этапы и особенности этого процесса. Кроме того, вы узнаете массу советов по повышению личной эффективности и сможете выбрать те из них, которые будут подходить конкретно вам.

---

Урок 2. Целеполагание. Как известно, любое действие человека непосредственно связано с тем, что он затрачивает определённое количество времени на его совершение. И если информация из первого урока научит вас определять и фиксировать свои временные затраты и разбираться в структуре распределения временного ресурса, то знания, которые вы получите отсюда, помогут вам научиться отделять то, на что нужно тратить своё время, от того, на что не нужно.

Здесь речь пойдёт о процессе целеполагания: вы научитесь определять свои истинные цели и второстепенные задачи, а значит, сможете делать то, что позволит вам исключить бесполезную трату времени, и даже ваши минимальные усилия будут приносить вам максимальные результаты.

---

Урок 3. Планирование дел: составление списков и приоритизация. Достижение любого результата – это процесс, который всегда обладает своими особенностями и характеристиками. Важно понимать, что не все действия эффективны. Нужно уметь видеть перспективы, просчитывать свои шаги и расставлять приоритеты. Наличие цели предполагает и наличие плана по её достижению. Этим и другим интересным вопросам и посвящён этот урок.

Из него вы узнаете о том, что представляет собой процесс планирования дел, какие существуют методики расстановки приоритетов, познакомитесь с наиболее эффективными техниками составления планов и списков. Помимо этого, вы узнаете несколько важных принципов, которые помогут вам научиться экономить время, повышать свои результаты и избегать многих ошибок, которые свойственны людям, ставшим на путь грамотного распределения времени.

---

Урок 4. Системы управления временем. Несмотря на то, что в русский язык понятие «тайм-менеджмент» пришло не так давно, самому факту организации личного времени ради достижения целей и повышения продуктивности уделяли и уделяют внимание многие выдающиеся деятели. Возможно, именно поэтому они и смогли достичь значительного успеха, ведь от способности распорядиться главным ресурсом – временем – зачастую зависит умение человека справляться со всеми делами, напряжённо и эффективно работать в любых ситуациях, и выходить из них победителем.

Так или иначе, планировали свою занятость все (художники, писатели, политики – известные и не очень), но создателем не универсального режима дня, а одной из первых комплексных систем управления временем стал Б. Франклин. Он на собственном примере показал, насколько важно ставить цели и разрабатывать план по их достижению. О его и других авторских системах тайм-менеджмента, в которых объединяются принципы целеполагания, планирования и мотивации, и пойдёт речь в данном уроке.

---

Урок 5. Инструменты для повышения личной эффективности. А. Герцен писал: «Теория внушает убеждения, пример определяет образ действий». На самом деле, системы управления временем урок 4, основы целеполагания урок 2 и планирования урок3 как основные составляющие тайм-менеджмента были бы не больше, чем элементами стройной теории, если бы их не дополняли специально разработанные общеметодологические и в рамках отдельных техник практические инструменты. Следуя им, применяя их в своей повседневной жизни, каждый сможет приобрести не только полезные знания, но и создать собственную систему постановки, оценки и реализации стратегических целей.

Собранные в этом уроке рекомендации, советы, хитрости, приёмы, а также сервисы и программы по тайм-менеджменту, взяты из разных источников, но являются универсальными инструментами и одинаково пригодятся как в плане управления временем, так и для личностного развития в целом: тренировки самодисциплины, характера, отношения к жизненным приоритетам и целям.

Авторы уроков: Сергей Крутько+, Кирилл Ногалес+ и Артём Захаров.

Как проходить занятия?

Все наши уроки обладают одной важной особенностью – они созданы таким образом, чтобы применить их мог абсолютно любой человек. Но вы должны непременно иметь в виду, что то, насколько успешно вы освоите материал, зависит, в огромной степени, от вашего отношения. Если вы отнесётесь к этому халатно, с позиции «если появится время, то я, конечно, займусь», то и результат будет совершенно посредственным, если будет вообще. Но в том случае, если вы подойдёте к изучению материала со всей ответственностью и пониманием важности того, чем занимаетесь, то итогом станет ваш стремительный личностный рост и повышение показателей всех личностных характеристик, не говоря уже о том, что вы научитесь превосходно управлять своим временем.

Для того чтобы извлечь из тренинга наибольшую пользу, мы рекомендуем вам изучать по одному уроку в два дня: в первый день вам нужно будет просто ознакомиться с уроком, а во второй – в течение дня использовать то, что вы узнали, каждый раз используя новые приёмы и комбинируя их. Итого, на весь курс у вас уйдёт около десяти дней. Но важным здесь является ещё и то, что, взявшись за прохождение тренинга, вы ни в коем случае не должны пропускать занятия. Поставьте себе задачу – пройти этот курс до конца. Одно только это уже станет вашей практикой тайм-менеджмента, и кроме того, начнёт развивать в вас такие качества как целеустремлённость, обязательность, исполнительность и пунктуальность. Запомните, что теория и практика это две стороны одной медали. Только так вы сможете научиться тому, чего хотите, и только так поступали все успешные люди во все времена. И ещё кое-что: заранее подготовьте блокнот и ручку, ведь в деле планирования без этого никуда.

Дополнительный материал

 

Книги по тайм-менеджменту

В этом разделе дополнительных материалов мы рассмотрим несколько самых популярных книг по теме тайм-менеджмента. Каждая из них является уникальным сборником полезной информации, практических советов и указаний, эффективных техник и приёмов по управлению временем. Некоторые из них написаны авторами-профессионалами и уже заслужили себе авторитет не только у российских читателей, но и у читателей со всего мира. Другие же изданы совершенно недавно, а их авторами являются ещё не такие знаменитые, но, несомненно, заслуживающие внимания люди. Любая из рассмотренных книг станет прекрасным дополнением к нашему тренингу.

Статьи и публикации

Мы стараемся собирать интересные статьи по вопросам тайм-менеджмента и повышения личной эффективности. Все знания и навыки сложно представить системно, всегда можно найти интересный материал, который стоит «особняком». Эти материалы мы размещаем в блоге в разделе, который так и называется «Time-management и эффективность». Предлагаем вам ознакомиться со статьями:

Специалисты по тайм-менеджменту

Это особый раздел дополнительных материалов. Здесь вы сможете познакомиться с самыми выдающимися людьми – профессионалами в области управления временем. Мы расскажем вам о столпах тайм-менеджмента Брайане Трейси (специалист мирового уровня по повышению личной продуктивности), Глебе Архангельском (эксперт в области управления временем), Николае Мрочковском (специалист по тайм-менеджменту и генеральный директор компании «Финанс Консалтинг»), Дэне Кэннеди (мультимиллионер и автор ряда книг-бестселлеров), Стивене Кови (специалист по управлению временем с мировым именем) и некоторых других выдающихся личностях.

Цитаты великих людей на тему времени

На тему важности времени, помимо всего прочего, часто высказывались великие люди. В качестве дополнительной мотивации мы предлагаем вам ознакомиться с несколькими такими изречениями, расположенными ниже.

«Время летит это плохая новость. Хорошая новость вы пилот своего времени» Майкл Альтшулер

«Нужно не тратить время, а инвестировать в него» Стивен Кови

«Вы никогда не сможете «найти» время для чего-то. Если вам нужно время, возьмите его» Чарльз Бракстон

«На день надо смотреть как на маленькую жизнь» Максим Горький

«Я наблюдал то, что большинство людей продвигались именно в то время, которое другие люди попросту тратили» Генри Форд

«Время — материя, из которой состоит жизнь» Бенджамин Франклин

«Убивать время, разглядывая часы что может быть бестолковее?» Харуки Мураками

«Современный человек не знает, что делать со временем и силами, которые он выпустил из своих рук» Пьер Шарден

«Горе тем народам, которые повинуются времени, вместо того чтобы повелевать им!» Карл Бёрне

«Время, затраченное впустую, есть существование; время, употребленное с пользой, есть жизнь» Эдуард Юнг

 

---

 

Желаем вам успеха в освоении навыка управления временем!

Сергей КрутькоКирилл Ногалес

Тайм-менеджмент, или Эффективное управление хаосом / Хабр

Каждый в той или иной степени ощущал нехватку времени, давление сроков, испытывал стресс от вынужденной спешки и зарекался: уж в следующий раз я точно буду тщательнее следить за временем, смогу заранее всё запланировать, не буду распыляться на много задач или, наоборот, превращусь в супермена и переделаю все дела сразу. Так какая же стратегия наиболее эффективна? Спешить или не спешить? Делать последовательно или параллельно?   Источник

Недолгий полет Супермена

Вспомните, в каких обстоятельствах мы обычно жалеем о собственной неэффективности. Когда есть несколько горящих приоритетных задач, почта переполнена новыми сообщениями, смартфон разрывается от звонков, а в мессенджере куча непрочитанных сообщений. В такой ситуации хочется прибавить оборотов и работать быстрее, а мозг едва соображает, пытаясь сконцентрироваться на самых важных делах.

Такое возникает, когда слишком много «вводных», что ведет к перенасыщению нашего мозга. Поэтому кажется, что от необходимости реагировать на все «вводные» у нас «едет крыша». Не будем забывать, что в дополнение к хаосу вокруг наш мозг сам генерирует хаос в виде проактивных и реактивных мыслей.

Хаос – это любая вводная, требующая нашей реакции

Знакомьтесь, это мистер Мозг, и он совсем не изменился за последние 600 лет, что доказано нашими любимыми британскими учеными. Левое полушарие отвечает за логику, правое полушарие – за чувства, лобные доли – за оперативную память (планирование, принятие решений, определение приоритетов), затылочная часть – за визуальное восприятие.

Мы можем удерживать внимание лишь на 7 (±2) факторах, требующих нашего внимания и усиленного контроля. Всё, что выходит за это количество, воспринимается человеком как угроза, мозг дает сигнал тревоги, блокируя мышление лобных долей и впрыскивая адреналин для ускорения. Пещерному человеку этот механизм помог выжить, когда нужно было действовать быстро при встрече с саблезубым тигром. Из-за вброса адреналина наш предок спасался, убегая, или действовал решительно, атакуя хищника. Мозг не изменился, он все также реагирует на опасности. Сейчас же такая реакция мозга дезорганизует и утомляет. Работая на проекте, мы порой пытаемся охватить все вводные, но физически не можем их осознать, как итог – в конце рабочего дня продолжаем чувствовать беспокойство, и даже дома испытываем раздражение на любые новые вводные.

Ощущение собственной неэффективности подталкивает к переработкам, которые только ухудшают ситуацию. Мы вновь и вновь садимся за работу, пытаясь наверстать то, что нам кажется упущенным. Это нормально работает на спринтерских дистанциях (переработки время от времени) и пагубно влияет на марафонах, когда переработки носят постоянный характер. Оказавшись в такой ситуации, мы часто не в силах из неё выбраться. Появляется трудоголизм.

Трудоголизм – заболевание, подобное насморку, встречается время от времени у каждого.

Я не раз видел, как сотрудники отказывались уходить из офиса после окончания рабочего дня, поскольку работы оставалось еще слишком много. Работали по 12 часов, хотя последние часы были малоэффективны. Посмотрите на себя со стороны, товарищи трудоголики! Посмотрите на свой день, сделайте ретроспективу его и своей производительности.

Все лежит на поверхности: гиперответственность приводит к трудоголизму так же часто, как и адреналиновая зависимость к генерации проблем. Человек сам подсознательно создает себе проблемы, а потом доблестно с ними справляется – на новой порции адреналина. Как распознать трудоголизм? Да очень просто: трудоголики не спешат компенсировать свои сверхурочные часы, они работают на износ, не успевая восстанавливаться и не преднамеренно, снижая качество своей работы, а затем и свою производительность.

«Сделайте вашу работу наполненной жизнью, а не жизнь наполненной работой».
Стивен Кови

Сидеть над проектом от рассвета и до заката – не самый лучший способ показать лояльность компании. Работа сверх нормы снижает качество и при этом стоит дорого для всех. Компания платит денежную компенсацию за переработку, а в дальнейшем и за потерянное качество.

Любопытный факт: многие люди, ставшие впоследствии знаменитыми, не так уж много времени тратили на свое дело жизни.  

Посмотрите, как проходил день у Гюго, Чайковского и Моцарта.Зеленые секторы – это время, отданное профессии.

Работаем эффективнее и с удовольствием

Источник

«Если вы не умеете управлять временем, то вам не удастся управлять ничем другим».
Питер Друкер, один из самых влиятельных теоретиков менеджмента XX века

Наш первый помощник в управлении временем и собственными силами – планирование. Многие, к сожалению, им пренебрегают. С планированием особо туго у тех, у кого энергия бьёт через край: «Какое планирование?! Нужно действовать!» Только в какую сторону бежать, зачем и будет ли от этого толк, они обычно смутно представляют.

Бывает, руководитель предпочитает всё быстро решать на ходу, поскольку «Время – деньги» (в лучших традициях Голливуда), или же он просто не владеет планированием, а может, он просто гуру менеджмента от рождения (такое тоже бывает). Но чаще всего он относится к такому типу людей, которым хочется все иметь сегодня, а думы о завтрашнем дне кажутся бессмысленными. Еще одна распространенная отмазка – «Вокруг слишком много информации, чтобы пытаться всё спланировать и организовать». Это в корне неверная позиция.

Планирование во многих коллективах не считается работой, для него не выделяется время, сотрудники вслед за руководителем забивают на эту важную активность.

Тем не менее, планирование помогает организовать хаос (по крайней мере, на вашей территории его больше не будет), выстроить делегирование (основную компетенцию руководителя) и систему контроля исполнения задач, принимать оптимальные решения. Кроме того, это очень приятно – добиваться собственных целей и получать дозу заслуженных эндорфинов.

Основная идея планирования – видеть сверху ваше «поле боя»: комплексную картину мира и ситуацию вокруг вас.

Парадоксы планирования

Как обычно выглядит наш рабочий процесс? Мы заняты конкретной задачей. Тем временем количество вводных растёт, и мы начинаем нервничать, выходя за комфортные для мозга 7+2 области внимания и теряем контроль происходящего. Мозг, боясь не успеть, вынужденно ускоряет нас. Работа на предельных скоростях снижает концентрацию внимания и качество наших решений. Проблем становится больше – мы нервничаем еще больше. Круг замыкается.
Сделать абсолютно всё невозможно, поскольку количество новых вводных (новых обстоятельств и возникших в связи с ними задач) будет только расти. Поэтому ни в коем случае не стоит внушать подчиненным стремление к идеалу. Желание переделать все дела и решить все проблемы вредит общему процессу. Критически ВАЖНО расставлять приоритеты и заниматься только приоритетными делами на данный момент времени.

Ниже я приведу основные принципы, которые помогут скорректировать стандартный подход описанный выше.

• Если опаздываем, то начинаем терять контроль, сразу же необходимо ТОРМОЗИТЬ! Остановитесь, сверьте приоритеты, спланируйте выполнение того, что сейчас критичнее.
  
• Поймите, за единицу времени качественно делать можно только одно дело.
  
• Как бы вы не старались работать значительно быстрее, чем среднестатистический специалист, не получится (если, конечно, вы не гуру).
  
• Никогда не делайте сегодня то, что можно БЕЗ ПРОБЛЕМ сделать завтра. Прочитайте еще раз этот принцип. Подумайте. Осмыслите. И вы придете к следующему – нужно делать то, что наиболее критично в данный момент.
  

Основные пожиратели времени

Чтобы тратить время более эффективно, нужно разобраться, почему же оно ускользает сквозь пальцы? Кто и что его у нас ворует? Предлагаю вам выделить себе один день для эксперимента и с раннего утра до самого позднего вечера записывать все свои активности с хронометражем. Даже если этот день немного выбьется из ваших обычных будней, вы все равно сможете увидеть свои «классические временные ловушки».

Собрав информацию, вы получите неполный список того, что подрывает вашу деятельность. Приведу ниже основных виновников снижения производительности в ходе выполнения задач.

• Неясные цели (когда не знаете цели выполняемых работ).
  
• Не согласована методика достижения цели (когда выполнение работы  производится не оптимальными способами для задачи).
  
• Нет приоритетов задач (когда теряетесь в задачах).
  
• Неумение говорить обоснованное «Нет» несоответствующим задачам (когда берете на себя дополнительные задачи, не справившись с текущими).
  
• Большое количество заданий, требующих высокой концентрации (когда не понимаете, на чем концентрироваться).
  
• Не видны перспективы выполняемых задач (когда не знаете конечных целей выполнения задачи).
  
• Отсутствие собственной мотивации (когда у вас нет желания заниматься задачей).
  
• Шум в рабочем помещении (когда на рабочем месте некомфортно).
  
• Телефонное звонки/e-mail во время работы.
  
• Визитёры, приходящие во время выполнения вами задач, а иногда и приходящие с новыми задачами.
  
• Недостаточная координация с другими коллегами («пожарные команды»: когда все вокруг пытаются потушить возникший пожар – задачи, которые нужно было решить ранее, в том числе с вашим привлечением).
  
• Недостаточное делегирование работы подчиненным (когда делаете все сами).
  
• Недостаточно организованное хранение информации (когда тратите дополнительное время на поиск необходимой информации).
  
• Внезапные совещания (когда возникают срочно, без возможности нормально к ним подготовиться).
  

Ну и, конечно, есть еще три важных личных фактора, зависящих от каждого из нас.

• Личная неорганизованность и недостаточная самодисциплина – корень всех проблем.
  
• Тлеющие конфликты между сотрудниками/подразделениями – нужно избавляться от такого наследия в самом начале взаимодействия с коллегами.
  
• Стремление собрать ВСЮ информацию до принятия решения – перфекционизм излишен, он только замедляет выполнение задачи.
  

Источник

Учимся планировать

«Гадости происходят сами, хорошие дела требуют организации».
Разные умные люди

Планировать свои задачи, чтобы решать их более эффективно, на самом деле не сложно.

Сначала нужно зафиксировать все вводные. Для этого выводим всю информацию из головы, чтобы разгрузить ее для стратегического мышления. Я обычно выписываю все мелкие дела, которые роятся в голове, на бумагу или в интеллект-карту (об этом как-нибудь в другой раз).

Далее все задачи группируем по общим признакам. Вспоминаем, что «слона едят по частям» и декомпозируем цели, задачи до уровня мероприятия. Декомпозиция помогает точнее рассчитать ресурсы и длительность необходимых процессов. Разбив задачи на конкретные мероприятия, мы сразу можем их делегировать сотрудникам и затем контролировать. Мероприятия, конечно, сразу же стоит добавить в личный календарь.

Теперь у нас перед глазами последовательность событий, которая должна привести к поставленной цели.

Но жизнь обязательно внесет коррективы даже в самый детальный план. Нам не раз придется пересматривать его, и, чтобы не отклониться от основного курса и дойти до желанного финала, нужно расставлять приоритеты. Причем делать это придется постоянно.

Для кратковременного планирования отлично подходит матрица Дуайта Эйзенхауэра. Тридцать четвертый президент США делил лист на четыре квадрата и обозначал по осям срочность и важность задач.

Реализация действительно важных дел сулит крупный выигрыш. И наоборот: игнорирование важных дел принесет большие проблемы. Поэтому при необходимости нужно привлекать для их решения дополнительные ресурсы.

В матрице мы определили основные действия, которые следует выполнять в зависимости от принадлежности задачи квадрантам.

Определив приоритеты, необходимо периодически их пересматривать, чтобы не потерять что-то более важное. Для этих целей существуют «смотровые площадки».

«Смотровые площадки»

Характер вашей деятельности подскажет, с какой периодичностью нужно планировать работу. У меня обязательно есть план на день, неделю. Личные (включая семейные) планы на месяц и на год. Возможно, вам подойдут еще и полугодовые планы.

Рутину стоит планировать заранее на периодической основе. Если речь идет о постоянно повторяющихся ежедневных задачах, советую сгруппировать их по блокам (работа с почтой, звонки и т.п.) и выполнять их совместно группой. Оптимальное количество подходов работы с почтой – 3-4 раза в день (вы же не секретарь; всегда удивляюсь, когда вижу у сотрудников открытый на постоянной основе почтовый клиент, о какой эффективности тут может идти речь), спросите: «А как же срочные письма?» Ответ прост: «Для всего срочное есть телефон и личный контакт».

При этом учтите, что для включения в задачу нужно порядка 15 минут. Добавьте себе это время на «раскачку». А еще подумайте о своих индивидуальных биоритмах. Если пик вашей активности приходится на вторую половину дня, нет никакого смысла себя ломать, назначая «мозговые штурмы» на 10 утра, а после обеда нет смысла ставить высокоинтеллектуальные задачи – организм будет занят трансформацией еды в энергию и ему будет не до мыслительных процессов.

ТОП-3 действенных лайфхака

Источник

«Лягушки»

Определите самое неприятное, но важное на сегодняшний день и «съешьте» в начале дня. Вам будет комфортнее, все остальные активности будут гораздо приятнее, и у вас не будет такого яркого отторжения в их исполнении, ведь самое неприятное вы уже сделали.

«Якорь»

Определите себе сами событие/действие, которое будете считать ключом вашего успешного дня. И каждый день его выполняйте – ваши дни станут успешнее. Со временем вы заметите, что если не выполнять это действие, дни будут менее успешными. Таким образом, вы превратите мелкое событие в ключ к вашему успеху. Например, у меня таким якорем выступает чашка черного свежемолотого кофе без сахара (уже более 7 лет).

Обоснованное «нет»

Не берите дополнительных нереальных обязательств, старайтесь контролировать хаос и ограничивайте количество вводных вокруг вас.

Производительность и мы

Проанализировав все процессы, которые необходимо реализовать на пути к результату, вы наверняка найдете те, которые можно стандартизировать и автоматизировать. Не пренебрегайте этим, освободите людей для более важной работы и сэкономите много времени. В Японии принято оптимизировать процессы, если польза от оптимизации даст хотя бы 3 секунды (время, равное рукопожатию), что повысит общую производительность компании.

От чего зависит производительность труда в программировании, а от  чего – нет

Результатами своих многолетних исследований поделилась Coding War Games.

Оказалось, что на производительность никак не влияет величина зарплаты (хотя казалось бы!) и опыт, если специалист работает не меньше полугода. Разработчикам не важен язык кода (исключая asm). Количество недочетов в ходе выполнения задач тоже не имеет прямой связи с производительностью.

Больше всего на нашу продуктивность влияют коллеги: «в среднем по больнице» никому не удается работать гораздо лучше всей команды (статистически разница производительности отличается не более чем на 20% от среднего значения отдела). Для плодотворной работы важна окружающая среда – площадь рабочего места, тишина, уединенность, возможность отвлечения внешними факторами. Если среда некомфортная, люди начинают искать, где можно «спрятаться» для нормальной работы. Вы могли заметить, как ваши коллеги прячутся по переговорным, чтобы поработать в одиночестве – это признак некомфортной рабочей среды. Насколько же рабочая среда может быть эффективна, и как это понять? На это даст ответ фактор среды.

Фактор среды (С) = время непрерывной работы / время присутствия

Источник

Как организовать свою собственную плодотворную среду? Во-первых, уделите внимание рабочей области. Вы должны свободно ориентироваться в хаосе (есть и такие апологеты) или порядке вашего рабочего места. В идеале – выделите не более 7 рабочих зон (центров внимания), в каждой из которой организуйте свои тематические группы материалов/рабочих инструментов (мониторы, зона стратегического анализа, зона тактических действий, зона коммуникаций и т.п.).

Во-вторых, продумайте удобную организацию документов. Поскольку, как мы уже выяснили, мозг не может удерживать внимание более, чем на 7 объектах, не создавайте слишком объемные папки. Внутри должно быть 7±2 файла /подпапки.

В-третьих у вас должно хватать рабочего пространства для комфортной работы и, как минимум, вы должны иметь возможность просто пройтись или заняться спортом локально на рабочем месте (отжаться, потянуться и т.п.).

Любопытные факты о производительности (по материалам Coding War Games)

• Лучшие сотрудники работают в 10 раз производительнее худших.
  
• Самый производительный сотрудник в 2,5 раза производительнее среднего.
  
• Наиболее производительная половина сотрудников в 2 раза более производительна остальной половины.
  

Готовимся к переговорам

Со временем и получаемым опытом у всех растет число совещаний и деловых переговоров.Распределение времени на различных уровнях иерархии управления

Чтобы организация переговоров не съедала много времени, я приготовил следующую памятку.

1. По возможности чередуйте дни для встреч с днями в офисе, это сократит время на дорогу из офиса и в офис со встреч.
   
2. Уточните время проведения и формат встречи, её актуальность до момента её начала, и закажите пропуски на это мероприятие. Её могут перенести и вы об этом не узнаете. На уровне топ-руководителей такое встречается – не каждый руководитель грамотно управляет своим календарем.
   
3. Проинформируйте всех участников об информации из п. 2. Если организатор — вы, попросите подготовиться к встрече заранее. Это поможет провести встречу более продуктивно. Лучшие встречи – не те, где задают вопросы, а те – где с вопросами сразу приносят решения для их обсуждения или утверждения.
   
4. Запланируйте необходимые встречи в своем календаре (время для подготовки, встреча, дорога на встречу и с неё, подготовка протокола). Вы увидите, сама встреча – это лишь малая часть всего процесса участия в ней.
   
5. Приезжайте за 5-10 минут до начала встречи, а в случае непредвиденной задержки не забудьте заранее сообщить об опоздании или необходимости переноса.
   
6. В течение 24 часов после встречи подготовьте протокол. Пока у вас свежи итоги встречи, это позволит грамотно и оперативно делегировать исполнение поручений и решений, принятых на переговорах.
   

«Тime Management не исключает гадости, он позволяет уменьшить их до приемлемого количества».
Александр Фридман, менеджмент-консультант

Выше я рассказал о личной эффективности, приведении в порядок окружающего хаоса и приоритезации поступающих задач. Если интересно, ставьте «лайк», и в следующей статье я расскажу о применяемых мной инструментах для достижения этих целей.

Программа для планирования времени

Когда человек начинает интересоваться инструментами планирования времени — это точка невозврата. В хорошем смысле слова.

Вы наверняка уже попробовали бумажные планировщики. Ими приятно пользоваться, но у них есть недостатки.

Какие недостатки у бумажных средств планирования времени

Ежедневники не справляются с реально высоким потоком дел. Когда дел всего пара в день, то всё выглядит отлично. Как только дела начинают прибавлять в количестве, например, от 10 штук в день, то начинается хаос.

Все странички ежедневника покрываются слоем ваших исправлений. Если неподготовленный человек взглянет на расписание, он не сможет установить естественный порядок дел.

Где-то мелким почерком дописаны новые сведения, где-то нарисованы стрелочки, некоторые задания вычеркнуты, некоторые вставлены между строк.

Вторым недостатком «теплых ламповых» инструментов является их невосстановимость. Вы можете забыть их в такси, оставить в кафе, потерять на улице, залить кофе в конце концов. Самое опасное не в том, что ваши планы кто-то найдёт, а в том, что вы останетесь без планов.

Эти сложности наводят на простую мысль: приложения для планирования времени гораздо удобнее и защищённее от человеческих ошибок.

Что должны уметь программы для планирования времени

Базовые функции

Практически во всех приложениях присутствует стандартный набор функций для планирования.

• Создание списков задач
• Составление почасовых планов
• Напоминания

Этот набор функционала считается базовым. Он подойдёт для планирования на начальном уровне. Такое планирование будет полезно тем, у кого обычно в дневном расписании не более 2-3 задач.

Дополнительные функции

Если ваше расписание более плотное, вам потребуются более технологичные и продвинутые инструменты.

В каких случаях вам потребуется больший набор функций программы:

1. Вы ведёте 2 или более проекта на работе
2. Вам поступает плотный поток поручений от начальства
3. Вы курируете деятельность нескольких человек
4. Вы ведёте личный проект
5. Вы работаете с множеством клиентов по записи
6. У вас есть большая задача в плане семьи (например, переезд в частный дом или открытие семейного бизнеса)

Какие дополнительные функции должны присутствовать в программах для управления личным и рабочим временем?

• Разбиение задач на подзадачи
• Объединение задач в проекты
• Визуальное выделение заданий в списке

В чём подвох приложений для мобильных устройств

Если вы проводите рабочий день за компьютером, то вы знаете, насколько удобно планировать время на большом экране. Программы для планирования времени для Windows учитывают эту особенность. Рабочая область таких приложений состоит из нескольких панелей. Это позволяет видеть на одном экране всю требующуюся информацию.

Однако часто возникает ситуация, когда у вас нет доступа к компьютеру. Например, вы выехали в город или отправились в командировку. В этом случае вы устанавливаете программу для планирования времени на Android или другие платформы: iPhone, iPad.

Следует понимать, что программы для мобильных устройств часто обладают меньшим набором функций, чем программы для настольных компьютеров. Может так получиться, что в мобильной версии можно лишь просматривать расписание, но не редактировать его.

Эту особенность следует учитывать при поиске подходящего инструмента планирования.

Что мы рекомендуем

Рекомендуем использовать программу ЛидерТаск. Она предоставляет полный набор возможностей для планирования времени.

На иллюстрациях к статье показан интерфейс ЛидерТаска.

Скачайте ЛидерТаск на любое устройство:

Вам будет интересно

планирование и организация рабочего и личного времени. Как все распределить и успеть? Как правильно управлять своим временем?

Тайм-менеджмент

Многие люди все время жалуются на нехватку времени. Хочется успеть выполнить множество задач, но ничего не получается. От этого нарастает нервное напряжение, портятся отношения с близкими. Если ничего не предпринимать, время будет уходить, как песок. А дальше можно потерять все самое дорогое: работу, друзей, семью. Чтобы этого не случилось, нужно научиться распределять свой потенциал в плане выполнения различных дел правильным образом.

Что это такое?

Планирование времени – процесс очень специфический. Он заключается в контроле над временем, которое было потрачено индивидом на какую-либо деятельность. При этом сознательно включают в этот процесс эффективность. А значит, здесь используются такие методы, как постановка цели, мониторинг затрат и определение приоритетов. Управление временем – это искусство, которое необходимо для продвижения любого дела.

К данному фактору можно отнести такое понятие, как дефицит рабочего времени. Он возникает, когда неграмотно организуется деятельный процесс. Это влияет на качество и эффективность труда.

Чтобы избежать потерь, необходимо проводить исследование временных затрат, выделенных на реализацию каких-либо планов.

Проблемы со временем на работе возникают, если в сущности не решаются некоторые важные задачи.

• Когда человек не знает четкого распорядка своего предстоящего рабочего дня.
• Когда несвоевременно выполняется намеченная работа, а в результате идет накладка деятельных моментов друг на друга. При этом человек вынужден выполнять должностные обязанности дома. А это значит, что смещается время, которое было выделено на обеспечение бытовых нужд (стирка, уборка).
• Происходит это в результате рассредоточения сил. Тогда определенные моменты остаются без должного внимания.
• Неважные дела отвлекают от основной работы.
• Человек постоянно спешит, поэтому очень устает.
• Если сотрудник не соответствует занимаемой должности, то у него также возникают проблемы со временем.
• Когда мотивация к полноценному труду отсутствует.
• Индивид не может совместить свои потребности с возможностями.

Любому человеку ясно, что управлять временем нельзя, но его можно использовать эффективно.

Поэтому необходимо применять такую методику, как тайм-менеджмент. Данное название переводится, как управление временем.

А еще этот термин подразумевает собой учет, распределение и быстрое примерное проектирование всех временных ресурсов.

Когда живешь по принципу «успевай больше, а работай меньше», то жизнь становится насыщенной. Способность управлять временем можно развить.

Принципы

Когда человек стремится охватить все и сразу, при этом не утруждает себя планированием и не берет под контроль ситуацию, возникают проблемы со временем. Тогда ему кажется, что драгоценные часы уходят и тратятся впустую.

Поэтому необходимо принципиально подходить к процессу распределения сил и ресурсов, способствующих выполнению различных дел. Если все правильно распределить, то можно все успеть.

Планируйте свои действия

Безусловно, это важный момент. Начинать его необходимо с создания подходящей для этого обстановки. Если говорить о месте работы, то здесь следует прежде всего окружить себя приятными вещами и убрать с глаз все лишнее. Это касается как материальных, так и нематериальных моментов.

Над столом можно установить специальную доску на магнитах. Каждый день вы должны будете составлять план выполнения различных мероприятий, в котором все будет рассчитано по минутам.

И запомните, что данные мероприятия – это долгосрочное планирование. К нему необходимо привыкнуть. Сосредоточьтесь на работе, и она вам станет не в тягость.

То же самое можно сказать и об обязанностях по дому, которые вам предстоит выполнять каждый день. В этом случае стоит также составить определенный план. Поэтому создайте его и разместите при помощи магнита на холодильнике.

Например, вы вечером после работы задумали постирать грязные вещи. Современные люди используют специальные машины. Поэтому вам не нужно тратить время на саму стирку. В этом вопросе главное – не забыть выполнить задуманное, а именно: загрузить белье и включить устройство. А дальше оно само выполнит всю работу. А пока белье будет стираться в машинке, можно пришить оторвавшуюся пуговицу или почистить картошку.

Нужно планировать даже то, что вы будете есть на ужин. Блюда, которые очень долго готовить, лучше перенести на выходной день. В будние дни подойдут более простые рецепты.

Формулируйте желаемый результат

Чтобы выполнить данное условие, необходимо определиться с ключевыми направлениями деятельности. Например, попробуйте выбрать самые насущные задачи и включить их в первостепенный список.

Например, в только что наступившем месяце вы хотите перевыполнить план и улучшить показатели. Если вы менеджер по продажам, значит, вам необходимо создать цель, а именно: обзвонить с различными предложениями не только уже создавшуюся базу клиентов, но и привлечь к данному процессу еще большее количество лиц, заинтересованных в вашей деятельности.

Для этого вам необходимо обозначить примерную цифру доходности, которая, безусловно, повысится в результате проводимых мероприятий. Это будут ваша цель и одновременно ожидаемый результат.

Такие же примерно мероприятия можно провести, если вы хотите успеть выполнить в наступающем месяце определенные задачи, которые позволят облагородить ваш быт и реализовать цели личного характера, например, провести ремонт в квартире во время отпуска. Зачастую бывает так, что люди запланировали одно, а получилось совсем другое.

Поэтому и в этом вопросе необходимо поставить цель, обозначить результат и двигаться к этим факторам, несмотря на трудности. Они, скорее всего, не возникнут, если вы перед началом работ все правильно рассчитаете.

Первый пункт – это денежные затраты. Определитесь с ними. Затем распишите в подробностях все мероприятия, что предстоит выполнить, и визуализируйте результат. Для этого можно повесить на холодильник чертеж, на котором будут обозначены все выполненные работы.

Например, в первый день отпуска вы закажете все необходимые материалы, которые будут использоваться для отделки. Если для этого понадобится выделить больше времени, то выделите его.

Еще один день потребуется для того, чтобы получить заказ из строительного магазина. Все необходимые компоненты нужно проверить и определиться с их временным месторасположением. Этот вопрос также тщательно продумайте и определитесь с результатом проделанной работы.Следом распланируйте все свои действия по порядку. Например, после полной готовности к ремонту в плане завезенных материалов распишите каждый день в плане выполнения самих работ по дому.

И еще, обязательно оставьте 1-2 резервных дня на всякий случай.

Вдруг что-то пойдет не так, и одна из манипуляций займет времени немного больше, чем было задумано ранее. Например, вы почувствуете себя плохо, и вам потребуется на восстановление сил несколько дней.

Фиксируйте план действий

Данное мероприятие необходимо выполнять самым тщательным образом. Лучше всего это сделать на листе бумаги и разместить на самом видном месте.

И помните, что данные правила должны касаться как служебных обязанностей, так и обязанностей по дому. Тем, кто немного рассеян, нужно все действия расписывать по минутам. Чтобы вы не забывали о том, что ограничены во времени, ставьте «напоминалки» на телефон или будильник. Как только задание будет выполнено, вычеркните его из списка.

Важный момент: не планируйте организацию сразу очень большого количества дел. Выделяйте на их реализацию нужное время, иначе вы запутаетесь и ничего не успеете.

Расставляйте приоритеты

Этот важный момент необходимо выполнять с особой тщательностью, иначе вы затратите максимум энергии, устанете, потратите время, а цель так и не будет достигнута.

Поэтому сначала старайтесь выполнить самые важные задачи, которые будут отправной точкой. Неотложные и очень нужные мероприятия должны стать фаворитами первой половины дня.

Уже после обеда вы почувствуете удовлетворение от работы. Данный фактор снимет стресс и настроит на позитив.

Фокусируйтесь на главном

На работе этот вариант просто необходим. Кроме общего плана действий, составляйте еще один – дополнительный. В план-целеполагание вносите те пункты, которые вам необходимо выполнить «здесь и сейчас». А дальше пусть все дела по важности идут по убывающей.

Анализируйте свой опыт

Допустим, вы уже начали заниматься планированием, значит, уже в курсе, сколько времени уходит на ту или иную работу. Поэтому можете без труда определиться со временем, которое необходимо выделить на какое-либо конкретное мероприятие.

А если говорить об объединяющих моментах, то просто записывайте все негативные факторы, которые были связаны с выполнением той или иной задачи. Это необходимо делать для того, чтобы не наступить на одни и те же «грабли».

Планируйте отдых

Безусловно, если вы будете работать на пределе возможностей, то вы не получите того результата, что ожидали от мероприятия под названием «планирование времени». Все это произойдет по банальной причине. Просто ваш мозг – это так называемый компьютер. Если его функции будут непомерными, он просто даст сбой, а вы получите вместо эффективного труда стрессовую ситуацию.

Любой, даже очень занятой человек, должен выделять на свои личные нужды время.

Если нет возможности взять кратковременный отпуск на несколько дней, то попробуйте выделить выходной для похода в релаксирующий салон.

Благодаря этому действию вы отдохнете и приведете в порядок внешность.

Методы

Их большое количество, но самыми популярными считаются матрица Эйзенхауэра и так называемый ежедневник Стивена Кови. Рассмотрим их по порядку.

Первая – это матрица Эйзенхауэра, позволяющая использовать способы самоорганизации. Разработчик матрицы всегда был сильно занят, поэтому придумал матрицу, помогающую использовать время по максимуму. Данное изобретение выглядит, как 4 квадрата с основанием в виде двух осей. В каждый из них записываются мероприятия, которые предстоит выполнить. Так вырисовывается схема, на которой видно, какими делами необходимо заняться сначала, а какими – потом.

В отдел «А» всегда вписываются срочные дела, которые нужно выполнить в течение дня. Помните, что этот отдел должен быть почти всегда незаполненным. Если он будет заполняться часто, то это будет свидетельствовать о том, что вы неорганизованный человек.

Знайте: важные и срочные дела можно кому-нибудь перепоручить. Это выход из положения.

Отдел «В» состоит из не очень срочных, но очень важных дел. Дела, которые вписаны в этот раздел, всегда должны быть в максимальном приоритете. Считается, что если вы будете заниматься делами только из этого раздела, то достигнете больших успехов в своей деятельности.

Знайте: в теории срочность только вредит выполнению какого-либо дела. В этой системе находятся те дела, которые относят к категории «повседневные».

Раздел «С» предполагает внесение дел, которые могут отвлекать от основной деятельности. Они мешают человеку сосредоточиться. Это различные праздничные мероприятия, встречи с неважными людьми и тому подобное.

В разделе «Д» находятся те дела, которыми не стоит заниматься, вообще. Они «съедают» драгоценное время. Это разговоры с подругами, ненужная переписка в соцсетях и многое другое.

При правильном применении матрицы вы научитесь не отвлекаться на пустяки и распределять свое время правильно.

Есть и другие методики, например, ежедневник Стивена Кови. Его применение учит расставлять приоритеты. Если воспользоваться советами автора, то можно приобрести навыки высокоэффективного человека. Из ежедневника вы узнаете, что означает термин «управлять временем» и как достигаются приоритетные цели. Для этого вам необходимо применить четырехэтажный метод планирования. Схема имеет форму треугольника. Его делим на 4 части и начиная с самого верха вписываем в каждую часть следующее:

• планируйте ежедневно;
• планируйте еженедельно;
• ставьте цели;
• определяйте ценности.

Так вы создадите свою личную пирамиду продуктивности. Теперь рассмотрим каждый пункт по отдельности.

• Самый первый пункт содержит определение ценностей. Данные вещи имеют для нас самое большое значение. Из них состоит вся наша жизнь. Поэтому они находятся в самом основании пирамиды.
• После этого пункта идет следующий. В него вписываются намеченные цели
• Многие при планировании дел ставят знак равенства между всеми делами. Так делать нельзя. Если вы хотите выделить их наибольшее количество, то планируйте ваши дела еженедельно. Изготовьте так называемый еженедельный компас. Его главным вопросом должен стать вопрос о важных делах на этой неделе.
• И вот самый верх продуктивности – это пункт «планируйте ежедневно». Здесь вы должны проверять свои намеченные ранее договоренности, составлять реалистичный список дел и расставлять приоритеты.

В заключение отмечаем, что нужно жить в соответствии со своими главными ценностями. Для этого необходимо их прояснить.

Поэтому выявите и определите свою роль в этой жизни. Может, этих ролей окажется намного больше? Ответьте сами себе на этот вопрос.

Далее, определитесь с личными обязательствами. Для этого разбейте цель на несколько частей.

Как научиться управлять временем?

Решить данную задачу поможет понимание, что в сутках всего 24 часа. Это время необходимо разделить определенным образом.

• Рабочий день отнимает примерно 8 часов. Из них самыми эффективными считаются примерно 5 часов. Оставшееся время тратится обычно не на очень эффективную деятельность. Разговоры между сотрудниками, разговоры по телефону на отвлеченные темы и другое.
• Обеденный перерыв длится 1 час.
• Чтобы добраться на работу и обратно, некоторые тратят полчаса, а другие – целых 3 часа.
• Когда человек возвращается домой, он приступает к реализации домашних дел. Они отнимают примерно 5 часов.

В результате нехитрых вычислений мы видим, что на сон у занятого человека остается очень мало времени.

При таком загруженном графике многие люди успевают тратить время на просмотр телевизора, прогулки, походы по магазинам и многое другое. Бесспорно, работать без расслабления мозговой деятельности и без отдыха не сможет ни один человек.

Без похода в магазин тоже не обойтись. Чтобы приготовить еду, нужно купить продукты. Все же есть такие дела, которые можно назвать «пустыми». Рассмотрим их по порядку.

• Хождение по магазинам без денег. Такие походы приводят как к моральной усталости, так и к физической. Вы расстраиваетесь из-за нехватки денег и изрядно устаете. После таких нагрузок эффективная деятельность снижается.
• Просмотр телевизионных программ, которые не несут никакой смысловой информации.
• Переписка или другое общение в интернете. Зачастую это пустые разговоры.

Данный перечень значительно больше, чем перечисленные моменты. И многие без особой надобности и охоты теряют драгоценные часы, которые можно было бы использовать для других, более важных дел.

Тогда необходимо «браться за ум» и выработать технологию по распределению времени. Она должна заинтересовать всех без исключения. И даже женщин, сидящих в декретном отпуске, и домохозяек.

А теперь рассмотрим конкретные советы.

• Заведите простой блокнот, где будут записаны все ваши ежедневные задачи по пунктам. Так вы сможете правильно организовать свою деятельность.
• Можно воспользоваться методом нейролингвистического программирования. А именно: необходимо найти такой момент, который может вас настроить на работу. Упражнения такого рода подразумевают появление некоего «щелчка». Например, каждый раз, когда вы приступаете к своей работе, задействуйте одну и ту же любимую музыку. Со временем вы привыкните к ней так же, как и к работе. Определенная мелодия будет ассоциироваться с трудовой деятельностью.
• Обязательно отдыхайте. Поверьте, если уставший человек вынужден выполнять работу, то эффективность от его действий значительно снижается.
• Еще одна техника, которую придумали французы. Выполняйте трудные задачи с утра, а остальные после обеда.

Секреты

Эффективное использование времени можно взять под контроль. Для этого есть определенные хитрости.

• Главная ошибка – планирование каждой минуты дня. Нужно учитывать непредвиденные обстоятельства. Поэтому оставляйте немного свободного времени. Это позволит выделить драгоценные минуты на решение внезапно возникших проблем.
• Учитесь говорить «нет» тогда, когда вы считаете, что это нужно сделать. Иногда попадаются люди, которые свои проблемы стараются переложить на чужие плечи. Поэтому нужно уметь отказывать таким людям.
• Планируйте свой отдых.

Планирование времени. Основные правила планирования времени

В современном и стремительно развивающемся мире человек старается сделать все, что запланировал. Как правило, его стремления связаны с тем, чтобы успеть достичь определенной цели в своей жизни, тем самым всячески улучшить ее. Разумеется, для того, чтобы начать все успевать и добиваться желаемых результатов, необходимо научиться правильно планировать и грамотно распределять все свое имеющееся время. Ведь все отлично понимают, что время летит почти незаметно и всегда хочется сделать абсолютно все по максимуму за отведенное время. Рассмотрим основные правила планирования времени, которые помогут Вам научиться правильно его использовать и эффективно управлять им.

Правило № 1. Ежедневно планируйте свой день

Приучите себя к тому, что необходимо планировать ежедневно все свои дела. Вам нужно четко понимать, что именно Вы хотите сделать и чего именно Вы хотите добиться. На планирование нужно постоянно выделять определенное время, поэтому, Вам нужно определиться с тем, когда Вам удобно будет это делать и сколько времени Вам на это понадобиться. Одним удобнее заниматься планирование с вечера, другим, же, наоборот, намного удобнее с самого начала дня. Поэтому, выберите наиболее подходящий период времени, когда Вам будет удобно и начните разбирать и разрабатывать все свои планы.

Правило № 2. Всегда подводите итоги

Эффективное планирование невозможно без постоянных подведений итогов и контроля завершенных дел. Вы должны научиться контролировать все свои планы и постоянно отслеживать степень выполнения запланированных дел и задач. Жесткий контроль за выполнением дел поможет Вам правильно рассчитать время, которые Вам необходимо для того, чтобы реализовать какую-либо задачу или воплотить в жизнь задуманные планы. Подводить итоги Вы можете как вначале дня, так и в конце, чтобы точно знать, что именно Вы завершили, а что именно Вам нужно доработать или сделать.

Правило № 3. Составьте список дел и задач

Обязательно составьте список дел и задач, которые Вы хотите выполнить и старайтесь расположить этот список перед своими глазами, чтобы точно знать и понимать, что Вы хотите сделать. При этом, старайтесь не отступать от своих намеченных планов и не выбиваться из графика выполнения.

Правило № 4. Рассчитайте точное время выполнения каждой задачи

Вы должны точно понимать, сколько времени Вам понадобится на то, чтобы завершить ту или иную задачу. Поэтому, планируя все свои дела, для каждого рассчитайте максимально точное время, которое понадобится Вам для успешного завершения дела. Не стоит сразу же уменьшать или же увеличивать время выполнения каждой работы, придерживайтесь максимально точных расчетов, чтобы придерживаться четкого графика выполнения своих планов. Таким образом, Вы приучите себя выполнять поставленные перед собой задачи точно в срок.

Правило № 5. Исключите различные отвлекающие факторы

Чтобы эффективно использовать все свое время и не выбиваться из графика выполнения запланированных задач, необходимо исключить различные отвлекающие факторы. Вам нужно четко сконцентрироваться и сосредоточиться на выполнении своей работы, чтобы завершить ее точно в срок, поэтому, не стоит отвлекаться, особенно на всякие мелочи. Приступая к работе, позаботьтесь о том, чтобы Вам никто не отвлекал, а также, по возможности, ограничьте себя от параллельных ответов на телефонные звонки и электронную почту, особенно, если они не представляют совершенно никакой важности и срочности.

Правило № 6. Умейте вовремя остановиться

Помните, что любую работу или задачу, можно совершенствовать абсолютно бесконечно. В результате, Вы рискуете просто зациклиться на одном и том же, параллельно забыв про то, что Вы запланировали. Важно всегда уметь вовремя остановится, особенно, когда работа полностью выполнена. Таким образом, Вы сможете выполнять своевременно все то, что запланировали, без потери качества работы.

Правило № 7. Объединяйте однотипные задачи

Во время планирования всегда старайтесь объединять однотипные задачи. В процессе выполнения какой-либо работы, мозг постоянно пытается сконцентрироваться именно на ней и после завершения, ему нужно определенное время, чтобы переключиться на другую работу. Поэтому, объединение однотипных задач позволит Вам максимально эффективно настроиться на их выполнение, при этом Вам ненужно будет постоянно переключаться и заново концентрироваться, и настраиваться на практически одну и ту же работу, что поможет значительно сэкономить часть времени.

Правило № 8. Корректируйте свои намеченные планы

Иногда случается так, что неожиданно появляются важные и неотложные дела, которые нужно в первую очередь сделать. При этом появившаяся новая и неотложная задача, совершенно не входила в Ваши планы. Поэтому, Вам необходимо уметь правильно корректировать намеченные планы так, чтобы срочные и неотложные дела не стали помехой и не разрушили все Ваши планы.

Правило № 9. Делайте небольшие перерывы

Планируя весь свой день, старайтесь делать небольшие перерывы между задачами, чтобы успеть сконцентрироваться и переключиться на выполнение новой работы. Небольшие перерывы также позволят Вам не только переключиться на новую задачу, но и при этом избежать усталости, переутомления и стресса.

Правило № 10. Правильно расставляйте приоритеты

В процессе планирования всего своего дня, обязательно расставляйте приоритеты задачам и делам, которые Вам необходимо выполнить. Важные, срочные и сложные задачи выполняйте в первую очередь, а остальные распределяйте на оставшееся время. Таким образом, Вы сможете своевременно концентрироваться на наиболее важных делах, тем самым, не откладывая их выполнение на потом.

Правило № 11. Используйте режим многозадачности

Чтобы своевременно успевать делать как можно больше работы, при этом, без потери ее качества, Вы можете выполнять ее в режиме многозадачности. Очень важно правильно подобрать ту или иную работу, которую Вы можете делать одновременно и при этом безошибочно. Не нужно делать абсолютно все и сразу, так как это приведет к переутомлению, усталости и стрессу, а также вероятность допущения ошибок существенно возрастет. Поэтому, сначала выполняйте несколько задач одновременно, решение которых Вы отлично знаете и сможете без ошибок все сделать.

Правило № 12. Не теряйте свое время впустую

Бывает так, что все запланированные дела и задачи Вы завершили и выполнили заранее, тем самым освободив часть своего времени. В такие моменты не стоит преждевременно расслабляться и тратить свое свободное время совершенно впустую. Сделайте небольшой перерыв и приступайте к новым задачам, выполнение которых Вы запланировали на следующий день. Всегда стоит помнить, что на выполнение некоторых задач у Вас будет уходить гораздо меньше времени, чем Вы рассчитывали, но при этом, выполнение других задач могут отнять у Вас гораздо больше времени, чем Вы думали. Поэтому, не нужно тратить свое время впустую и стараться выполнить как можно больше.

Правило № 13. Развивайте свои навыки, умения и способности

Чтобы выполнять работу как можно быстрее и эффективнее, а также успешно работать в режиме многозадачности, необходимо постоянно развивать свои навыки и умения, а также способности. Постоянное совершенствование и развитие поможет Вам значительно быстрее воплощать намеченные планы в свою жизнь и намного эффективнее использовать все свое время.

Правило № 14. Сделайте планирование своей хорошей привычкой

Превратив планирование в свою хорошую привычку, Вы сможете избежать пустой траты времени, а также исключите возможность что-либо забыть или упустить из Вашего внимания. Планирование всего своего дня поможет Вам перестать постоянно откладывать свои дела на потом, а также Вы сможете постоянно настраиваться и своевременно концентрироваться на том, что Вам необходимо сделать.

Правило № 15. Просыпайтесь пораньше

Старайтесь просыпаться пораньше, чтобы дать себе немного времени своевременно собраться с мыслями и силами, а также настроиться на весь свой день. Помните, что немаловажную роль в эффективности выполнения работы, играет правильная настройка и установка, а также своевременная концентрация. Поэтому, всегда старайтесь просыпаться пораньше, чтобы правильно настроиться на весь свой день и на все, что Вам необходимо сделать.

Придерживаясь вышеперечисленных правил, Вы сможете научиться правильно планировать весь свой день, а также сможете максимально эффективно использовать все свое время.

---

Секреты планирования времени, чтобы успевать больше

Прочитано: 1 484

Почему мы ничего не успеваем, даже если продумали наперед все планы? Что мешает осуществить все намеченные дела и задачи? Что делается «не так»? Этот вопрос неизменно приходит на ум, когда мы в очередной раз лицезреем подругу/коллегу/родственницу – всю при макияже, спортивную, счастливую с аккуратным ежедневником и планами. «Наверно, она знает секреты планирования времени», – думаем мы. Но спросить, конечно, не решаемся…

Да, секреты планирования времени помогут решить, если не все, то значительный ряд проблем. А главное, уменьшат влияние типичных хронофагов на нашу жизнь. Все что потребуется о тнас, это уяснить несколько правил.

Секрет планирования времени №1. «70/30»

Нельзя планировать весь день!

Это самые большие грабли, на которые наступают все.

Мы планируем весь день от рассвета до заката и, конечно, сталкиваемся с форс-мажорами.

Форс-мажором в этом случае может выступить любая мелочь. Звонок подруги. Порванные штаны ребенка. Опоздавший на встречу заказчик. Неожиданная простуда. Авария на дороге.

При жестко регламентированном дне любая мелочь способна уничтожить весь план.

Поэтому теперь в свой ежедневник пишем «не от рассвета до заката», а только дела на 70% времени. Остальные 30% оставляем на пробки, штаны и неожиданные телефонные беседы.

Секрет планирования времени №2. «Нет!»

О, как мы не любим и боимся этого слова.

Кажется, стоит кому-то отказать и все… Обеспечены обиды, неприятности, косые взгляды, пересуды или даже материальное наказание. Поэтому большинство с тяжким вздохом соглашается на ненужные походы по магазинам с подругами, дополнительные задания начальства, обязательные дачные поездки с родственниками.

А планы? Они рушатся. И исчезают под тяжестью чужих дел и забот.

Учимся говорить «нет» и сохраняем структуру дня, в том виде, что подходит именно нам!

Тренировать «нет» можно на мелочах, чужих людях, постепенно расширяя сферу объективных отказов до нужного уровня.

Секрет планирования времени №3. «Отдых»

Да, отдых тоже надо планировать. Иначе есть шанс стать «белкой в колесе» и мучиться от собственной реактивной занятости все свое время.

На выходные лучше планировать активный отдых или принципиальную смену деятельности – с новыми впечатлениями и эмоциями. А в будние дни нужно находить полчасика на комфортную лень – с книжкой, чаем и вкусными плюшками.

Секрет планирования №4. «Работа до обеда»

Самое продуктивное время – до обеда.

Это факт. И спорить о «жаворонках» и «совах» сейчас не будем.

Но зато вспомним про правило «съесть лягушку с утра» и дополним нашу мысль техникой АБВГД. Их алгоритмы лучше всего подтвердят сказанное выше.

До обеда желательно делать до 70% всех поставленных задач. А остальные дела постепенно и с комфортом доделывать в оставшееся время.

Лайфхак планирования времени. «Круглые цифры»

В своем большинстве мы любим круглые цифры. 10, 50, 100, 250. Особенно в разных списках.

И это проблема.

Потому что при составлении планов, мы невольно стремимся к мнимому совершенству и «для красоты» вписываем в перечни ненужные дела только ради «правильной» нумерации.

А что потом? Потом мы смотрим на дело, которое не хотим и не будем выполнять. Впадаем в прокрастинацию и начинаем хронически бездельничать.

Отказ от круглых цифр и насильственно вписанных дел значительно повысит эффективность и поможет реализовываться большему числу планов!

Все просто!

Знаете еще какие-то секреты планирования и правильного использования времени. Жду варианты в комментариях!

Интересные статьи:

Тайм менеджмент, планирование и организация времени

Темп жизни современного человека далек от идеала, ведь то количество дел и задач, которые приходится выполнять, лишает нас сил, энергии, вдохновения. Вследствие этого – снижение продуктивности, повышенная утомляемость, уменьшение мотивации, и в итоге – депрессия.

Как этого избежать? Как успевать делать все задуманное, и при этом не испытывать дискомфорта, не чувствовать себя заложником ситуации или роботом? Об этом и многом другом постараемся рассказать в данной статье.

 

Тайм менеджмент. Что это?

Если дословно перевести словосочетание «тайм менеджмент», то мы получаем «управление временем». Конечно, в прямом смысле управление временем человеку не доступно. Но благодаря этому, мы можем распределять свое время на выполнение различных задач, планировать временные ресурсы. Другими словами, тайм менеджмент – это максимально эффективное и продуктивное использование времени. Научившись планировать свое время, человек сможет ощутить все краски жизни, жизнь станет насыщенней и интересней. Несмотря на загруженность и рабочий график, люди находят время на хобби, на удовольствия, на семью и любимые занятия, следовательно, на тот же объем работы тратится меньше времени, что позволяет освободить время для себя. С помощью планирования и управления временем, появляется жизненное пространство.

Ритм жизни часто выматывает человека, он истощается эмоционально и физически. Во избежание этого, важно научиться распределять и управлять ресурсами времени. Это и предполагает тайм менеджмент, позволяя повысить эффективность и успеваемость, а также рабочую продуктивность.
Планировать можно день, неделю, месяц, и к этому этапу важно подходить ответственно и грамотно, опираясь на научные исследования и рекомендации многих специалистов.

 

Как появился тайм менеджмент?

Впервые планирование и организация времени применялись в далеком прошлом. Более 2000 лет назад мыслитель Сенека из Древнего Рима начал разделять все время по мере эффективности и продуктивности, выделяя наиболее слабые места, а значит, самые бесполезные. Анализируя различные периоды, он пришел к выводу, что планирование и расстановка приоритетов – самый оптимальный способ все успевать, и при этом сокращать затраты времени. Наименее важные дела он откладывал на последний момент, а самые значимые, не зависимо от сложности, стремился выполнить в первую очередь.

Далее его примеру последовали и другие личности, и традиция планирования времени постепенно распространялась во многих странах мира. Сегодня эффективное планирование используется не только бизнесменами, руководителями и высокопоставленными лицами, но и всеми, кто желает получать от жизни максимум удовольствия.

Стоит учитывать, что управление временем – вовсе не обязательная вещь для каждого человека. К примеру, если ему нечем заниматься, у него нет хобби и цели, тогда планирование ничего не изменить в его жизни. То есть, вы самостоятельно должны решить, нужно ли вам время, и как вы его потратите?

 

Правила организации времени. С чего начать?

Для того, чтобы понять, освоить и применить методы и способы тайм менеджмента, важно разобраться с вопросом, что представляет собой на практике это словосочетание. Условно time management разделить на следующие составные части:

• Учет времени.
• Процесс оптимизации своих ресурсов времени.
• Составление плана на определенный отрезок времени (день, неделя, месяц).
• Мотивация.

Как мы уже говорили, что планирование времени актуально не только для бизнесменов и постоянно занятых личностей. Тайм менеджмент для работающих мам, или для мам в декрете, не менее важная часть организации их временных ресурсов. Это позволяет им быть успешными и счастливыми в семейной жизни, достигать профессионального роста и успехов, при этом, оставляя время для себя. Совмещать профессиональную и личную жизнь удачно и без вреда – это почти искусство. Управление временем и планирование позволяет быстрее решать возникшие проблемы, без стрессов, спешки и паники, которые, к сожалению, для многих являются ежедневными спутниками. Далее мы рассмотрим способы планирования времени, с помощью которых вы научитесь продуктивно работать и полезно отдыхать.

 

Принципы планирования времени

Нехватка времени – главный враг каждого человека, который все время работает, но при этом не достигает целей, а лишь изнашивает свои человеческие ресурсы, и нередко – безрезультатно. Планирование времени работы, а также грамотный подход к распределению свободного времени, расстановка приоритетов, и еще некоторые другие принципы, помогут эффективно управлять своими временными ресурсами.

Вкратце расскажем, какие способы тайм менеджмента сегодня максимально эффективны и используются успешными людьми, независимо от отрасли деятельности или места проживания, а также основные методы тайм менеджмента.

• Планировать до 10 дел в день, фиксируя их на бумаге или в электронном виде.
• Выделение приоритетов и выбор важных дел для первоочередного выполнения.
• Создание мотивации для каждого пункта из плана.
• Сверка актуальности задач. Ненужное моментально вычеркиваем, тем самым проводим распределение своего времени.
• Принцип Парето. Его можно расшифровать примерно так: 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата.
• Матрица Эйзенхауэра позволяет разделить дела, срочные/несрочные, важные/неважные.
• Использование интеллект-карт, благодаря которым осуществляется структурирование и обработка информации.
• Пирамида Франклина – планирование рабочего времени, планирование дел и постановка целей на всю жизнь, с поэтапным распределением и формулировкой границ времени.

 

Тайм менеджмент для женщин (мам)

Хотим сделать акцент на тайм менеджменте для женщин, которые успешно совмещают работу и карьеру, без потерь в одной из сфер. Если мужчина, как правило, занимается только бизнесом, руководит предприятием, целенаправлен на профессиональный результат, то женщина, уделяя много времени работе, вынуждена находить время на семью, на детей, на домашние дела, и на себя любимую. Иначе при возникновении дисбаланса между этими составляющими частями ее жизненного пути она будет испытывать стресс и моральное неудовлетворение. Только зная и используя правила тайм менеджмента, она будет получать удовольствие от жизни в целом.

Тайм менеджмент для мам учит тому, как все успеть, все спланировать и рационально использовать свое время. Для этого не стоит стесняться или бояться привлекать к семейным делам мужа, каким бы занятым и деловым человеком он ни был. В первую очередь – он отец, и может помочь вам с ребенком в то время, когда вы совершаете покупки или выполняете домашние дела.

Не стоит забывать о четком планировании и расстановке приоритетов, по максимуму задействовать гаджеты и бытовую технику. Экономит время на покупках позволяют интернет магазины, в которых предусмотрена доставка курьером товаров на дом. Также, совмещая задачи, достигается эффективность использования времени.

Изучив подробно технологию организации рабочего времени, а также принципы тайм менеджмента, вы достигнете гармонии с собой, заметите улучшение продуктивности, а также то, что в жизни есть много интересных и увлекательных дел, на которые ранее просто не оставалось времени.

       

Материалы, размещенные на данной странице, носят информационный характер и предназначены для образовательных целей. Посетители сайта не должны использовать их в качестве медицинских рекомендаций. Определение диагноза и выбор методики лечения остается исключительной прерогативой вашего лечащего врача! Компания не несёт ответственности за возможные негативные последствия, возникшие в результате использования информации, размещенной на сайте womplanet.ru

Политика конфиденциальности персональных данных  Пользовательское Соглашение

Планировщик встреч — Найдите лучшее время в часовых поясах

;

Войти

• Главная
  • Главная страница
  • Информационный бюллетень
  • О нас
  • Связаться с нами
  • Карта сайта
  • Наши статьи
  • Учетная запись / Настройки
• Мировые часы
  • Основные мировые часы
  • Мировые часы
  • Персональные мировые часы
  • Поиск мирового времени
  • Время UTC
• Часовые пояса
  • Домашние часовые пояса
  • Конвертер часовых поясов
  • Международный планировщик встреч
  • Диктор времени событий
  • Карта часовых поясов
  • Время Аббревиатуры зон
  • Переход на летнее время
  • Изменения во всем мире
  • Разница во времени
  • Новости часовых поясов
• Календарь
  • Календари Домой
  • Календарь 2020
  • Календарь 2021
  • Ежемесячный календарь
  • Календарь для печати (PDF)
  • Добавьте свой календарь накануне nts
  • Calendar Creator
  • Advanced Calendar Creator
  • Праздники по всему миру
  • Этот день в истории
  • Месяцы года
  • Дни недели
  • О високосных годах
• Погода
  • По всему миру
  • Местная погода
  • По часам
  • Прогноз на 2 недели
  • Прошлая неделя
  • Климат
• Солнце и Луна
  • Домой Солнца и Луны
  • Калькулятор Солнца
  • Калькулятор Луны
  • Фазы Луны
  • Ночное небо
  • Метеорные дожди
  • Дневная и ночная карта
  • Карта мира с лунным светом
  • Затмения
  • Прямые трансляции
  • Сезоны
• Таймеры
  • Таймеры Home
  • Секундомер
  • Таймер
  • Обратный отсчет до любой даты
  • Обратный отсчет до Рождества
  • Обратный отсчет до Нового года
• Калькуляторы
  90 008 Калькуляторы Домой
  • Калькулятор даты до даты (продолжительность)
  • Деловая дата до даты (исключая праздники)
  • Калькулятор даты (добавление / вычитание)
  • Деловая дата (исключая праздники)
  • Калькулятор дня недели
  • Калькулятор номера недели
  • Международные телефонные коды
  • Калькулятор времени в пути
  • Калькулятор расстояний
  • Дистанционный указатель
• Приложения и API
  • Приложения iOS
  • Приложения Android
  • Приложение Windows
  • Бесплатные часы
  • Бесплатный обратный отсчет
  • API для разработчиков
• Free Fun
  • Free & Fun Home
  • Бесплатные часы для вашего сайта
  • Бесплатный обратный отсчет для вашего сайта
  • Word Clock
  • Fun Holidays
  • Калькулятор альтернативного возраста
  • Калькулятор шаблонов дат
  • Интересные статьи
• Моя учетная запись
  • Моя учетная запись
  90 008 My Location
  • My Units
  • My Events
  • My World Clock
  • My Privacy
  • Paid Services
  • Sign in
  • Register

.

Управление проектами: оценка времени и планирование

Точная оценка времени — навык, необходимый для хорошего управления проектами. Очень важно правильно оценивать время по двум основным причинам:

1. Оценка времени определяет сроки выполнения и планирования проектов и, следовательно, влияет на оценку другими людьми вашей надежности и компетентности как руководителя проекта.
2. Оценка времени часто определяет цену контрактов и, следовательно, прибыльность контракта / проекта с коммерческой точки зрения.

Часто люди недооценивают количество времени, необходимое для реализации проектов. Это особенно верно, когда руководитель проекта не знаком с задачей, которую нужно выполнить. Неожиданные события или внеплановые высокоприоритетные работы могут не приниматься во внимание. Руководители проектов также часто просто не учитывают всю сложность или возможные ошибки и мелочи, связанные с проектом. В качестве примера часто используют лондонский стадион Уэмбли 2004–2006 годов, хотя есть и множество других менее значимых проектов.

Оценка времени важна в качестве входных данных для других методов, используемых для организации и структурирования всех проектов. Использование хороших методов оценки времени может свести большие проекты к серии более мелких.

Шаг 1. Понять результат проекта

Сначала вам нужно полностью понять, чего вам нужно достичь. (См. Мою статью; Управление проектами — начните с конца). Подробно изучите проект / задачу, чтобы не было «неизвестных». Некоторые трудные для понимания, хитрые проблемы, на решение которых уходит больше всего времени.Лучший способ просмотреть задание — просто подробно перечислить все задачи компонента.

Шаг 2: Оценка времени

Когда у вас есть подробный список всех задач, которые вы должны выполнить для завершения проекта, вы можете начать оценивать, сколько времени займет выполнение каждой из них.

Убедитесь, что у вас также есть время для управления проектом, подробного проекта, связи с ресурсами и властями внешних органов, встреч, обеспечения качества, разработки сопроводительной документации или необходимых процедур и обучения.

Также убедитесь, что у вас есть время для:

• Выполнение других высокоточных задач, которые будут иметь приоритет над этой.
• Несчастные случаи и чрезвычайные ситуации.
• Внутренние / внешние встречи.
• Праздники и болезни у ключевых сотрудников / заинтересованных сторон.
• Связаться с другими заказчиками, поставщиками и подрядчиками.
• Неисправности оборудования.
• Пропущенные поставки поставщиками.
• Перебои со стороны клиентов, поставщиков, подрядчиков, семьи, домашних животных, сотрудников и т. Д.
• Другие приоритеты и графики, например процессы планирования местного самоуправления.
• Отказы по контролю качества и т. Д.
• Непредвиденные события (например, ремонт ванной комнаты с обнаружением белых муравьев / термитов в стенах).

Эти факторы могут значительно увеличить время и затраты, необходимые для завершения проекта.

Если точность оценок времени имеет решающее значение, вы сочтете эффективным разработать систематический подход к учету этих факторов. Если возможно, опирайтесь на прошлый опыт.Если у вас нет собственного прошлого опыта, попросите кого-нибудь, кто уже выполнил задание или проект, посоветовать, что может пойти не так; что нужно планировать; и сколько времени занимало выполнение каждой задачи ранее.

Вы можете потерять много доверия и денег, недооценив время, необходимое для реализации проекта. Если вы недооцениваете время, вы не только пропускаете сроки, но и подвергаете других людей ненужному стрессу.

Шаг 3. Планируйте, что все пойдет не так.

Наконец, выделите время для всех ожидаемых и неожиданных сбоев и задержек в работе, которые неизбежно произойдут.Болезни, забастовки, недоступность материалов, некачественная работа, бюрократическая халатность и т.д. и личная жизнь ее клиентов.

.

Роль планирования в управлении временем

Тайм-менеджмент играет важную роль в корпорациях и помогает сотрудникам вовремя выполнять задания. Делать правильные вещи в нужное время называется тайм-менеджментом.

Для человека важно ценить время, поскольку потерянное время никогда не вернется, независимо от того, сколько денег вы потратите. Человека, который не дает результатов вовремя, никто не ценит и никогда не воспринимает всерьез на рабочем месте.

Планирование играет ключевую роль в эффективном управлении временем.Человек должен спланировать свой день заранее, чтобы максимально использовать время . Нет смысла работать только ради работы. Планирование дает человеку чувство направления в организации и мотивирует его выполнять задания вовремя.

Спланируйте, как вы хотите двигаться вперед. Это важно для человека, чтобы установить цель и цель для себя и работать в направлении достижения такого же. Подробное планирование предлагает вам шаги к достижению ваших целей на рабочем месте в определенные сроки.

Планирование помогает человеку понять, что ему нужно сделать срочно, а что можно сделать чуть позже. Чтобы лучше планировать дела, сотрудники должны подготовить план задач, в котором он может записывать задачи в соответствии с временными интервалами, назначенными для каждого действия. На первое место должны выходить высокоприоритетные виды деятельности, за которыми следуют те, которые не требуют немедленного внимания. Планирование помогает выполнять срочные и критические задачи с опережением срока. Спланируйте, как должен выглядеть ваш день. Выработайте привычку пользоваться органайзером.Это помогает вам лучше планировать дела. Вы также можете использовать для этого настольный календарь. Люди, придерживающиеся планового подхода, заканчивают работу вовремя по сравнению с теми, кто просто принимает все, что попадает в их руки.

Вот как в идеале должен выглядеть план задач:

Дата —

Сутки —

9 утра — день начинается.

9.15 — 10 AM — Отвечайте на срочные электронные письма.

10.00 — 12.00 — Работа над предложением клиента А, подготовка отчетов и необходимых данных.(Срочно) .Также работа над сравнительным анализом конкурентов. (Срочно)

12 часов дня — 12:30 вечера — Сядьте и обсудите с членами команды нерешенные вопросы (к концу дня необходимо очистить всю незавершенную работу).

12.30 — 13.30 — Перерыв на обед (пообщайтесь с коллегами).

13.30 — 13.40 — Позвоните супруге.

1,40 — 15:00 — Работа над предложением клиента Б (еще есть два дня).

15:00 — 16:00 — Посидите с начальником для согласований и других важных вопросов.

16:00 — 17:00 — Позвоните существующим и потенциальным клиентам.

17:00 — 17:15 — Проверить личную почту.

17.15 — 18.00 — Сопоставьте отчеты и отправьте их начальнику.

18:00 — 18:15 — Организация рабочего места.

Конец дня

Придерживайтесь своего графика . Если вы выделили пятнадцать минут на проверку личной электронной почты, убедитесь, что вы не делаете это, скажем, в течение часа.Человек должен стремиться трудно закончить задачи в соответствии с временным интервалом, выделенным для каждого вида деятельности; однако изменения, внесенные в последнюю минуту, нельзя игнорировать.

В некотором роде планирование также помогает предсказать ваше положение через пять лет . Спланируйте, как и в какое время вы достигнете определенного положения. Планирование упрощает жизнь и помогает реализовать мечты в кратчайшие сроки.

Авторство / ссылки — Об авторе (ах)

Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена Управляющей группой по содержанию руководства .В состав группы MSG по содержанию входят опытные преподаватели, профессионалы и эксперты в предметной области. Мы являемся сертифицированным поставщиком образовательных услуг ISO 2001: 2015 . Чтобы узнать больше, нажмите «О нас». Использование этого материала в учебных и образовательных целях бесплатно. Укажите авторство используемого содержимого, включая ссылку (-ы) на ManagementStudyGuide.com и URL-адрес страницы содержимого.

.

Планировщик проектов и составитель расписания для команд

Toggl Plan: Планировщик проектов и составитель расписания для команд

Получите 2 месяца бесплатно при подписке на годовую подписку Toggl Plan! Доступно еще 1 день.

Обновить сейчас

Мы используем файлы cookie и другие технологии для анализа использования этого сайта. Поэтому некоторые данные будут храниться на вашем устройстве и извлекаться с него. Пожалуйста, ознакомьтесь с нашей Политикой конфиденциальности для получения более подробной информации.

Понятно

Toggl Plan упрощает управление задачами, командами и проектами.Не неудобно.

* Кредитная карта не требуется

Спасибо! Ваше сообщение получено!

Ой! Что-то пошло не так при отправке формы.

Разработчик проекта, который ничего не упускает из виду

Приятный на вид и простой в использовании, Toggl Plan дает командам визуальный обзор того, кто чем занимается и что будет дальше.Это означает меньше стресса и лучшие результаты.

Спасибо! Ваше сообщение получено!

Ой! Что-то пошло не так при отправке формы.

Нам доверяют более 4000 великих компаний по всему миру:

Простота использования

Интуитивно понятный интерфейс перетаскивания снова делает планирование интересным.

Найдите ясность

Каждый может увидеть задачи и сроки «с высоты птичьего полета».

Будьте в курсе

Планируйте и сотрудничайте в режиме реального времени. Toggl Plan обновляется мгновенно.

«Серьезно, ребята, вы меня спасли. Мне нужно управлять множеством срочных задач для себя и других художников. Изменение крайнего срока? Бум, перетаскивание, никакой утренней головной боли!

Инес Робин, художник по играм в Product Madness

«До Toggl Plan все было намного более хаотично.Я думаю, что это добавило бизнесу структуры, которой у нас не было раньше. Когда он был представлен компании, все изменилось «.

Шанель Кеннеди, менеджер программы котельной

.

Добавить комментарий Отменить ответ

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Комментарий *

Имя *

Email *

Сайт