План работы по: Как планировать работу?

Разное

Содержание

Как планировать работу?

Скачать

Существуют ли законы планирования в работе? Чтобы при их соблюдении задачи решались систематически, отражаясь в результате?

На каждую проблему всегда найдется решение. Имеется проблема планирования работы — для нее электронное решение LeaderTask. Планировщик с набором команд и инструментов для решения задач — оружие для истребления насущной проблемы.

Планирование и организация работы в LeaderTask 

Чтобы освоить принципы правильного планирования, необходимо узнать, что не стоит делать и каких ошибок не стоит повторять.

Список ошибок:

  1. Отсутствуют цели на будущее
  2. Нет разделения на главные и второстепенные задачи
  3. Все цели в одной категории без дополнительных обозначений
  4. Количество целей не соответствует реальной картине
  5. Задачи без установки срока

1. Чтобы быть на шаг впереди, необходимо продумать план на будущее. Да, не исключены форс-мажоры, но их всегда можно откорректировать. LeaderTask гибко подстраивается под новые планы:

  • Создание и удаление задач
  • Изменение имени у задач
  • Перенос задач между собой в списке, на другую дату или в проекты

Создаем план на будущее в планировщике ЛидерТаск на неделю, месяц, год вперёд, просматриваем задачи в календаре (компьютерная версия). 

2. Главные и второстепенные задачи

Чтобы создать иерархию в задачах, используем перемещение в списке задач, метки и цвета для задач. Метки в планировщике имеются цветные или бесцветные на выбор, а цвет для задач выбирается из большого набора палитры.  

3. Разбить цели на категории

Используем для этого команду создания проектов. Создаем проект с любым названием и перемещаем в него задачи, распределяем задачи по разным тематикам и работаем в удобном формате.

4. Если количество целей превышает лимит на физическом уровне, удаляем их из списка или переносим на другую дату. Рассчитываем свои силы и ставим задачи по реальным объемам!

5. Задачи без установки срока

Задачи без даты и времени — не выполняются, а регулярно переносятся, поэтому устанавливаем срок выполнения для задачи. Когда подойдет время, органайзер напомнит и подаст информацию в виде всплывающего уведомления. 

Ошибки планирования в компании

  1. Большой объем работ для одного сотрудника или руководителя 
  2. Ручной контроль выполнения поручений (без использования программного обеспечения)
  3. Местоположение данных в разных хранилищах

1. Большой объем работ для одного сотрудника или руководителя 

Делегируйте задачи в ЛидерТаск, распределяйте объем работ на несколько человек, и тогда задачи будут выполнены, и планы не сорваны. Чтобы делегировать задачу, используем поручения. В органайзере для этого существуют команды «Поручить» и «Перепоручить» задачу. 

2.  Ручной контроль выполнения поручений (без использования программного обеспечения)

Контролируем поручения в органайзере с помощью:

  • просмотра задач сотрудников
  • статусов выполнения задач
  • внутреннего чата с исполнителем

3. Местоположение данных в разных хранилищах

В ЛидерТаск информация находится внутри задач и всегда в открытом доступе, а если вы потеряли задачу, то данные можно найти через поиск в программе. 

Виды планирования работы

Такие виды могут разделяться на категории:

  • по целям направления 
  • по времени действия
  • по сфере направления и уровню управления

Цель планирования работы 

Планирование — карта всех задач, которая показывает весь путь со всеми детальными шагами. Если шаги продуманы — вероятность достижения желаемого результата в несколько раз больше, чем реализация целей без продуманного планирования. Хаотичное движение приводит к хаотичному результату. У нас имеются конкретные задачи и мы стремимся к конкретным показателям. 

Планирование выполнения работ 

  • Создание задачи 
  • Установка срока (напоминания для задачи)
  • Процесс выполнения (установка статуса)
  • Завершение

Выполнение задачи в ЛидерТаск происходит следующими этапами: 

Создаем задачу. Если задача большая, разделяем ее на подзадачи. Устанавливаем срок выполнения, устанавливаем статус, переходим к выполнению, и при готовности завершаем задачу с помощью статуса: «Завершено». Все выполненные задачи находятся в архиве завершенных задач и всегда в открытом доступе.

Планирование процесса работы

Для процесса выполнения задач выше описаны команды, которые помогут, но это не весь вспомогательный функционал. В ЛидерТаск для больших целей существуют проекты. Проекты для персонального использования, или общие проекты для командной работы. Планируйте процесс работы с помощью проектов и их внутренних структур. (Проекты-подпроекты-задачи-подзадачи). 

Методы планирования работы

Используйте расширения ЛидерТаск для применения методов из любых вариантов. 

Этапы планирования работы

  • Цели и их постановка
  • Техническое задание для целей
  • Определение процесса выполнения задач
  • Последовательность выполнения
  • Дополнительная информация и ресурсы и для выполнения задач
  • Внесение правок (корректировка)
  • Стратегия плана и установка срока (количество часов, дней и др.)
  • Наблюдение за выполнением

Узнайте все возможности LeaderTask 

Скачать

Как составить план проекта за восемь простых шагов

Четверг. Вечер. Вы знаете, как идут дела у вашей команды, дальнейший план работ намечен. Вы готовы к следующей неделе и впереди у вас прекрасные выходные.

И вдруг начальник приносит вам неожиданную новость. Вам предстоит возглавить новый крупный проект, работать над которым будут несколько команд. Запуск должен состояться уже на следующей неделе. Новость отличная, но над вашими выходными нависла угроза. Вам нужно организовать все как можно скорее. Но когда в проекте принимают участие столько различных сторон, с чего лучше начать?

Процесс составления плана проекта может быть непростым, особенно если речь идет о сложных проектах. По данным Forbes, 25% технологических проектов оканчиваются провалом. Но есть и хорошая новость — вам вовсе не обязательно быть крутым специалистом в управлении проектами или жертвовать своими выходными, чтобы спланировать успешный запуск проекта за минимальное время. Чтобы составить план проекта, достаточно восьми простых шагов.

Как составить план проекта за восемь простых шагов…

Шаг 1. Объясните суть проекта ключевым участникам. Определите цели и заручитесь поддержкой

Первый этап любого проекта сводится к ответам на вопросы «что?» и «зачем?». У ключевых заинтересованных лиц достаточно влияния и полномочий, чтобы чтобы от них зависела успешность проекта, и поэтому их цели обязательно нужно достичь. Даже если выполнить проект вам поручил генеральный директор, вам все равно понадобится его хорошее отношение.

В ходе первоначальных переговоров постарайтесь найти общий язык, сформулировать цели и определить ценность проекта. На первом этапе планирования вам нужно обсудить потребности и ожидания и заложить основу для определения объема работ по проекту, составления сметы и календарного плана. Все эти данные станут надежной платформой для рабочего плана проекта.

Вопросы, которые нужно согласовать с ключевыми участниками:

  • Как согласуется проект с целями компании?
  • Чего ожидают участники? Что ожидается от них?
  • Каким образом будет измеряться успех?
  • Какими ресурсами вы располагаете?
  • Какие материалы или конечные продукты должны быть созданы при выполнении проекта?

Шаг 2. Составьте список целей, согласуйте OKR и наметьте план

По мнению руководителей высшего звена, отсутствие четко поставленных целей становится причиной срыва 37% проектов. Если у вас нет четкой цели, не будет и связи между требованиями, задачами и сроками, указанными в плане проекта. Но на данный момент у вас уже есть список потребностей основных участников, вы заручились их поддержкой, и пора назначать им цели и ключевые результаты (OKR). OKR — это методика планирования и постановки целей, которая стала известной благодаря таким компаниям, как Intel и Google. Ваш проект должен быть согласован с корпоративными OKR и с OKR вашей команды.

Попытайтесь записать цели проекта на доске планирования проекта и свяжите их с требованиями ключевых участников, которые обязательно нужно удовлетворить. От этой исходной точки начинайте выстраивать структуру, вехи и задачи, необходимые для достижения целей. Вехи могут выполнять роль контрольных точек на протяжении всего проекта и помогать участникам следить за ходом выполнения работ, оценивать прогресс и помнить об ожиданиях.  

Шаг 3. Создайте документ с описанием объема работ по проекту

Вы составили предварительный план, согласовали задачи и цели и заручились поддержкой команды. Теперь пришла пора составить описание объема работ по проекту и подробно задокументировать все элементы проекта, перечисленные в пункте 2.

Взгляните на каждый из отчетных материалов и определите серию задач, которая должна быть выполнена для создания данного материала. Для каждой задачи укажите продолжительность ее выполнения, необходимые ресурсы и ответственного исполнителя. Доработайте и запишите все сведения о проекте, чтобы ваши сотрудники смогли пользоваться единым источником достоверной информации. Обеспечьте свободный доступ к этому документу, например, разместив его в системе управления проектами, чтобы предотвратить возможные недоразумения, которые ведут к лишним затратам.

Хотя подготовка документации об объеме работ по проекту должна быть стандартной процедурой, каждый четвертый менеджер проекта, принявший участие в опросе об управления проектами Wellingstone State, признался, что «никогда» не занимался подготовкой таких документов или составлял их «изредка». Создание такой документации даст вам преимущество и поможет всем участникам проекта быть в курсе событий.

Шаг 4. Составьте подробный календарный план проекта

Когда цели, задачи и вехи уже намечены, пора приступить к составлению календарного плана. Диаграмма Ганта — удобный инструмент, позволяющий представить временную шкалу проекта в наглядном виде. Эта интерактивная временная шкала дает полное представление о ходе выполнения проекта, объеме работ и зависимостях.

Зависимости указывают, какие задачи необходимо выполнить до начала других задач. При планировании сроков используйте подзадачи, чтобы разбивать задачи на более удобные элементы. Это упрощает последующее составление отчетов и управление загруженностью команды. Давайте дадим определения:

  • Задачи — это отдельные операции, которые необходимо выполнить для достижения целей.
  • Подзадачи с длительностью не более пары дней позволяют разбить задачу на более мелкие составные этапы.
  • Вехи — крупные этапы или события в ходе проекта, помогающие в разбиении проекта. Вехи можно использовать в качестве контрольных точках на протяжении работы над проектом.

Совет от профессионала. Хотите узнать секрет? Настраивая сроки задач, добавляйте к ключевым задачам буферное время, чтобы у вас была возможность для маневра. Например, если клиенту потребуется дополнительное время для утверждения или участник команды неожиданно заболеет. В идеальном мире некоторые задачи можно сделать за день. Возможно, стоит запланировать для них два дня. Впрочем вовсе необязательно добавлять буферное время к каждой из ваших задач. Взвесьте риски и добавьте его только в том случае, если это имеет смысл. В будущем вы скажете себе спасибо.

Шаг 5. Определите роли, обязанности и ресурсы

Под ресурсами обычно подразумевается персонал, оборудование или деньги, необходимые для выполнения проекта. Выбрав инструменты и получив финансирование, не забудьте и про нужных специалистов. Даже люди, умеющие составлять рабочий план проекта и делавшие это сотню раз, могут недооценить свои потребности в рабочей силе.

Схема распределения ответственности поможет вам определить, кто будет выполнять ту или иную работу по проекту. Это таблица с перечислением всех задач по проекту и указанием ответственных исполнителей (назначенных для выполнения работы), подотчетных (с правом голоса и правом наложить вето), консультантов (участвующих в согласовании или обсуждении работ) и сотрудников, которые ставятся в известность (должны знать о выполненном действии или принятом решении). Шаблон схемы распределения ответственности для скачивания вы найдете по ссылке.

Когда начнете назначать задачи, обязательно учитывайте возможности сотрудников. Четко определите круг обязанностей и ожидания, которые возлагаете на каждого из них. Не забывайте, что 95% сотрудников работают с более чем одной командой или над несколькими проектами. Если эти проекты не согласованы, рабочая загрузка становится для них чрезмерной. Стресс — именно та причина, по которой 50% сотрудников начинают искать другую работу, а 25% увольняются, как показал наш недавний отчет «Эпидемия стресса».

В ходе планирования проекта подумайте, как вы будете фильтровать входящие запросы, влияющие на сроки и смету проекта. Такие инструменты, как Wrike Resource, помогают менеджерам проектов представить в наглядном виде задачи по проекту с точки зрения рабочих процессов команды, позволяя наглядно и гибко сбалансировать рабочую загрузку.

Шаг 6. Определите процессы взаимодействия и проверки

По данным исследования McKinsey, за неделю сотрудники тратят около 20% рабочего времени на сбор и поиск нужной информации. К тому же неэффективное общение и сотрудничество — это две главные причины стресса на рабочем месте. Когда участникам приходится рыться в куче электронных сообщений или постоянно задавать вопросы, чтобы узнать последние новости, от их мотивации не остается и следа.

Вы можете снизить уровень стресса, если будете хранить всю информацию по проекту — материалы, обсуждения, задачи, сроки, новости, отчеты — централизованно, например, в решении для совместной работы. Так вам будет проще следить за ходом работ, обмениваться новостями и вносить исправления. Установите правила для общения в ходе работы над проектом и храните все данные в одном программном инструменте, чтобы у всех участников имелся доступ к информации.

Шаг 7. Составьте план на случай, если что-то пойдет не по плану

Даже если вы крутой специалист и умеете составлять планы проектов, правда в том, что каждый из проектов может преподнести вам неожиданный сюрприз, и именно это делает их интересными. Допустим, вы предусмотрели буферное время при составлении календарного плана, вы убедились, что все участники знают свою роль, и внедрили правила обмена информацией.

Но перед запуском вам все же стоит поискать возможные источники проблем, такие как отпуск кого-нибудь из сотрудников, праздники или привлечение сторонних специалистов. Установите четкую цепочку команд и составьте список ключевых контактных лиц. Заранее обсудите с командой возможные риски, чтобы ваши сотрудники были к ним готовы.

Шаг 8. А вот теперь можно праздновать запуск проекта!

В ходе каждого успешного проекта обязательно проводится установочное совещание. Организуйте встречу с ключевыми участниками и разработайте четкую повестку дня. Ваша цель — донести до всех информацию о целях, ролях, процессах и сроках. В повестку дня должна быть включена вся информация, о которой мы говорили выше:

  • Определите цели проекта и пользу, которую он принесет.
  • Составьте список материалов, которые будут созданы в ходе проекта.
  • Составьте схему связей между требованиями участников и задачами проекта.
  • Продемонстрируйте временную шкалу проекта (диаграмму Ганта), чтобы все могли видеть зависимые задачи и ожидаемые даты.
  • Опишите роли и обязанности всех участников.
  • Объясните, как будет осуществляться взаимодействие в ходе проекта, где искать нужную информацию, например документ об объеме работ, и к кому обращаться с вопросами.
  • Обсудите риски и убедитесь, что команда к ним готова.
  • И на этом все!

Дополнительный совет. Вам не нужно каждый раз начинать планирование с нуля! Набирая опыт, вы сможете создавать различные шаблоны для планирования проектов определенного типа. Для начала предлагаем воспользоваться этими бесплатными шаблонами плана проекта.

Прямиком к счастливому финалу

Похоже, мы избавили вас от необходимости работать на выходных! Всегда пожалуйста. Теперь у вас есть готовый процесс планирования проекта, а заодно и простой шаблон плана, который поможет привести к успеху ваш следующий проект и все остальные проекты. Возможно, когда все это сложное планирование упростится, работа будет доставлять вам больше удовольствия. Как вы считаете?

Ну а теперь, когда вы освоили составление плана проекта, предлагаем лучшие советы от руководителей, которые помогут вашей команде работать более эффективно.

Ежедневное и еженедельное планирование для сотрудников

Менеджмент 138081 эксперт по системному бизнесу

Планы на год составляй весной, планы на день — утром

Китайская пословица

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Когда у вас нет плана, то ваши действия носят характер хаотичных

Запас эффективности вашей компании, или «Секрет Полишинеля»

Каждый из нас, руководителей, задумывается: насколько можно увеличить производительность труда? Данные, полученные опытным путем в моей компании, показали, что после внедрения ежедневного планирования и отчётности эффективность труда коллектива увеличилась ~ на 40%.

Не секрет, что в среднестатистической российской компании сотрудники тратят на работу в лучшем случае 3-4 часа в день из 8-ми. Однако все делают вид, что так и должно быть. Руководитель довольствуется постановками в виде бурной активности, как только он заглядывает в чей-то кабинет.

А подчинённые… А что подчинённые? Их такое положение дел более чем устраивает: в рабочее время можно решить кучу личных задач, оформить заказы в интернет-магазинах, пообщаться по телефону и в социальных сетях с друзьями и родными. Недаром говорят, что 80% людей работают настолько эффективно, насколько грамотно ими руководят.

Вывод банален и одновременно ужасен своей простотой: для того чтобы увеличить эффективность работы компании на 40%, достаточно сделать так, чтобы сотрудники работали хотя бы 6,5 — 7 часов в день (да, восемь — это уже высший пилотаж!).

Оглавление статьи

Ежедневный план и отчёт — непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников

Но как понять: кто из сотрудников чатится в соцсетях, а кто непрерывно выдаёт результат? Постоянно стоять за спиной? Невозможно! Здесь на помощь приходят обязательные для каждого сотрудника ежедневные планы и отчёты о проделанной работе.

Если совсем кратко смысл ежедневных планов и отчётов заключается в следующем: сотрудник составляет план работ на каждый день исходя из 8-ми часового дня и отчитывается в конце рабочего дня по каждой выполненной задаче (затраченное время, результат и т.д.).

Любая хорошая технология имеет преимущества для обоих сторон. Поговорим об этом.

Чтобы сотрудники зарабатывали больше и были более эффективны, им нужна как мотивация, так и принуждение

Преимущества ежедневного плана для компании

  • Задачи решаются сотрудниками согласно принятым приоритетам (с учётом бизнес-требований компании), а не по принципу “хочется”, “проще” и “интереснее”.
  • Вероятность “простоя” сотрудника стремится к нулю. Всегда имеются задачи в запасе. Если “простой” и возникнет, то он виден заранее.
  • Посмотрев в планы, можно сразу убрать “высосанные из пальца” задачи и заменить их полезными, злободневными и актуальными.
  • Когда человек планирует дела исходя из 8 рабочих часов и знает, что за это время будет спрос, заметно уменьшается вероятность “пустой растраты времени”.

Преимущества ежедневного плана для сотрудника

  • Серьёзный личный и профессиональный апгрейд: навык планирования крайне важен во всех сферах, и жизнь за пределами работы здесь не исключение.

  • Руководитель будет вами доволен, т.к. все наиболее приоритетные задачи по технологии попадают в ваш ежедневный план. А “быть на хорошем счету” открывает дополнительные возможности в вертикальной карьере.
  • Отмена “рабства”, когда человек сидит на работе до “ночи” (теперь на выполнение задач выделяется 8 часов, следовательно, и планировать их на двенадцать часов руководитель уже не будет).

Повестка дня

В дальнейшем речь пойдёт только о принципах ежедневного и еженедельного планирования и требованиях к планам. Отдельные статьи посвящены:

Личная эффективность руководителя

Я также использую в своей работе технологию ежедневного планирования и отчётов. Отчитываюсь перед самим собой — берите на вооружение, если вам отчитываться не перед кем. Благодаря этому моя личная эффективность выросла в 2 раза (шутка ли!). В том числе и за счёт выполнения более приоритетных задач, ибо раньше я брался за те, что первыми приходили в голову.

И очень полезный инсайт. Когда начинаешь планировать, гораздо легче ещё на этапе плана подумать: твоя ли это задача, не лучше ли её делегировать? Когда к задаче уже приступил,  и на середине ее реализации понял: хорошо бы делегировать, — “отпустить” её от себя уже гораздо сложнее.

Технология реализации и внедрения ежедневных планов

Обращаю ваше внимание, что необходимо контролировать выполнение плана, сроки реализованных задач и качество результатов.

Немало руководителей “обломали свои зубы” при попытке внедрить ежедневные планы и отчёты, и вот почему:

  • Внедрение встретит яростное сопротивление офисных сотрудников. Смиритесь, это естественно, но к этому нужно готовиться. Возможно, вам будет полезна статья “Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): Подготовка, цели, риск “массовый отток персонала”.
  • Внедрение ежедневных планов и отчётов, а также дальнейшая работа по поддержанию технологии в работе требует инвестиций времени, денег, управленческих усилий и воли руководителя. И главное, — молниеносной реакции на любое нарушение со стороны сотрудников.
  • Внедрение дополнительно принесет тотальную прозрачность планов и отчётов. Руководитель любого вышестоящего уровня должен иметь возможность посмотреть отчёт любого нижестоящего руководителя и его подчинённых. За планы своих подчинённых отвечает непосредственный руководитель. Почему это не понравится сотрудникам? Далеко не каждый руководитель среднего звена заинтересован в наличии “всевидящего ока” у топ-менеджмента.

Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения

Систематизация позволяет перейти от хаотических действий к организованной и масштабируемой технологии

Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника

  • Как только появляется задача, она заносится в план работ на текущий или последующие дни (вне зависимости от того, в какой форме она была поставлена) с ориентировочной датой планируемого выполнения.
  • Если задача относится к категории дел “несрочные и неважные”, она заносится в так называемый STACK (хранилище) задач. Сотрудник обращается к STACK’у при очередном планировании на неделю, или когда у него возникает простой в работе.

  • Поставленная задача, занимающая более 3 часов (кроме участия в мероприятиях и встречах), разбивается на более мелкие, которым в качестве базовой присваивается первоначальная.

  • Для каждой задачи из стандартного перечня выбирается и выставляется приоритет

Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников

Чтобы получить пример таблицы приоритетов, благодаря которой сотрудники справляются с самостоятельным планированием, выполните 2 простых действия:

1) Напишите развёрнутый комментарий к статье (форма для комментариев расположена  в самом низу статьи, см. скриншот https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Поделитесь своим опытом внедрения планирования для подчинённых (не обязательно успешным).

2) Отправьте запрос на получение примера таблицы приоритетов через мои личные аккаунты в социальных сетях:

Требования к формату занесению задач в план

  • Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение). В план включаются следующие задачи:
    • Планируемые в рамках проектов;
    • Полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устно, по почте, скайп и т.д.). Если задача стоит во внешней системе постановки задач, то необходимо добавить ссылку url на эту задачу; при получении задачи (устно, по почте, скайп), ее необходимо занести в свой план работ самостоятельно. При этом действуют все требования по формату занесения задач.
    • Планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе.
  • У каждой задачи необходимо указать:
    • Название задачи. Должно отражать, какие действия и с каким объектом необходимо выполнить. Желательно для этого использовать для существительных именительный падеж и повелительное наклонение глагола. Это очень сильно облегчает последующий поиск среди всех задач. Пример: Разработать регламент: планирование (“разработать” — повелительное наклонение; “регламент: планирование” — именительный падеж).
    • Планируемое время на выполнение. Пример: Сделать коммерческое предложение: 2 часа 30 минут
    • Дедлайн (крайний срок, к которому задача должна быть выполнена). Если вы не можете определить дедлайн задачи, — обратитесь к своему непосредственному руководителю.
    • Краткий план по выполнению данной задачи. Добавить ссылки на алгоритмы, по которым вы планируете действовать и/или краткий план действий. Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает кучу вопросов при обсуждении плана работ и риск, что задача будет сделана неэффективным/неоптимальным способом или сделана не на 100% и/или потребует переделки.
    • Приоритет. Исполнитель определяет его самостоятельно по отдельно формализованным правилам. Если определить не может, — необходимо обратиться к непосредственному руководителю.
  • Если сотрудник видит “недостаточность” своего ресурса для поставленной задачи, он обязан незамедлительно об этом сообщить постановщику задачи и своему непосредственному руководителю.

Ежедневный план работ

  • План необходимо создавать на основе еженедельного плана и поступающих оперативных задач (до внедрения еженедельного планирования: на основе известных на этот день задач).
  • План на следующий день составляется до конца текущего рабочего дня.
  • Плановое время на ежедневные задачи рассчитывается:
    • для офисных сотрудников исходя из 8 часов минус обычное время для решения оперативных и форс-мажорных задач (для руководителей проекта: 7 часов — плановые; 1 час — на решение поступающих задач). Планируемое на задачи время может варьироваться в зависимости от дня недели и других условий.
    • для внештатных специалистов — ежедневный лимит времени, оговоренный при обсуждении условий сотрудничества.
  • План на новый день размещается сверху над планом за предыдущий день (если для планов используются текстовые документы).
  • Если в день уходит более 4 часов на внеплановые (по отношению к планам проектов) задачи, или становится видно, что при текущей загрузке НЕ могут быть выполнены планы проектов, об этом сразу ставится в известность руководство (не позднее следующего дня).

Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)

В примере показан план, который сотрудник создаёт в системе Битрикс24. На скриншоте представлены только первые шесть задач, остальные — не поместились на экран. Выделенные столбцы: 1 — название задачи; 2 — крайний срок выполнения; 3 — планируемое время выполнения.

В идеале использовать одну систему для планирования, сквозного учёта времени по задачам и формирования отчётности

Переход к еженедельному планированию

После освоения ежедневных планов сотрудники переводятся на еженедельное планирование. При этом ежедневное планирование сохраняется, но значительно упрощается, т.к. в еженедельном плане задачи разделены по дням. Если вы не занимаетесь ежедневным планированием с подчинёнными, возможно, они планируют свою неделю как на картинке ниже.

Горе и убытки грозят компании, если сотрудники планируют свою неделю, как на этой картинке

Основные преимущества еженедельного планирования:

  • больший горизонт планирования по сравнению с одним днём
  • экономия времени сотрудника и значительная экономия времени руководителя

Еженедельный план работ

  • Как составлять план?
    • Пройтись по всем ежемесячным планам проектов, взять из них список задач с дедлайном до конца недели + 5 дней.
    • Открыть свой ежемесячный план работ и выписать часть работ оттуда.
    • Занести в еженедльный план оперативные задачи (заранее известные или поставленные руководителем).
  • План на новую неделю необходимо составить в последний рабочий день предыдущей недели (как правило, пятница).
    • Задачи необходимо запланировать на всю рабочую неделю с учётом запаса времени для вводных (определяется для каждой должности индивидуально).
  • Составленный план на неделю необходимо уточнить (на основе информации, полученной за выходные и с утра в первый рабочий день) в первый рабочий день недели, до 12:00 (как правило, понедельник)
  • Для специалистов, имеющих небольшой уровень “непредвиденной” работы (работы по обслуживанию сайтов, руководство проектом продвижения) неделя должна быть распланирована без учёта непредвиденных работ.
    • ведь на то задачи и “непредвиденные” — могут быть, а могут и НЕ быть.
    • если план не выполнен в связи с тем, что выполнялись поступившие “вновь” задачи, то часть задач из плана может быть перенесена на следующую неделю.

Автоматизация ежедневных и еженедельных планов

Самый популярный вопрос: “В каком виде подчинённые должны делать планы?” В идеале делать планы нужно в виде задач в системе, где в дальнейшем по ним  будет вестись учёт времени выполнения и формироваться отчёты. На мой взгляд, на сегодняшний день для этого больше всего подходит система «Битрикс24».

Что делать, если в вашей компании другая система для постановки задач? Подумайте как организоваться планирование с её помощью на основе сформулированных мной требований к планам. И даже если системы постановки и учёта задач у вас нет вовсе, не беда. В моей компании длительное время планы на день и на неделю делались в отдельных текстовых файлах в формате GoogleDocs (очень удобно редактировать и обсуждать). И только спустя некоторое время мы перешли полностью на работу в Битрикс24.

Ответы на часто задаваемые вопросы по ежедневным планам

Как ставить задачи, если сотрудник-исполнитель не является непосредственным подчинённым руководителя?

Либо получить полномочия ставить такие задачи в рамках проектного подчинения, либо согласовать добавление задачи с непосредственным руководителем исполнителя.

Важно помнить: время не резиновое. Когда поступает новая задача, она “выталкивает” из плана другую задачу. Приоритеты в расстановке задач — это вопрос компетенции непосредственного руководителя.

Получается, что эта система вводит  “тотальный контроль” за работой подчиненного? Это должен делать его руководитель. А этого руководителя должен контролировать его руководитель?

Руководитель контролирует составление планов своих непосредственных подчинённых (пример: руководитель отдела разбирает планы сотрудников отдела), но не обязательно каждый день. Для лояльных сотрудников (через 1 год после старта внедрения регулярного менеджмента других в вашей компании не останется) частота проверки может быть 1 раз в 3 дня, 1 раз в неделю.

Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”

Очень многое зависит от должности и опыта конкретного сотрудника. А также от типа планирования, который используется в дополнение к ежедневным и еженедельным планам: планирование на месяц по проектам, стратегические планы по проектам. Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”

Некоторые руководители сами не хотят ежедневно контролировать т.к. это отнимает время и внимание

Планирование работы для своих подчинённых и контроль её выполнения — прямые обязанности руководителя. Для того чтобы освоить эту функцию, рекомендую заниматься “прокачиванием” своих управленческих компетенций. В помощь статья “Ключевые компетенции руководителя для эффективного управления подчинёнными — «страшный» чек-лист для самопроверки и оценки”.   

Важно оценить, есть ли в вашей компании “перекос” для руководителей в работе на “производство результата”. В первую очередь, руководитель должен выделять время на управление подчинёнными, производство же результатов — во вторую очередь и по остаточному принципу времени. Если вы выделяете достаточное время руководителю на управление, и при этом он всё равно стремится производить результаты своими руками, в то время как его подчинённые прохлаждаются, — это хороший специалист, но плохой руководитель.

Рекомендуемые услуги «Открытой Студии»

Материал на тему: План работы по всеобучу

№

Мероприятие

Сроки

Ответственные

Сбор сведений о трудоустройстве выпускников школы

до 5 сентября

Грачева Т.И.

Анализ сохранности учебного фонда школы и степени обеспеченности обучающихся учебниками

до 10 сентября

Жирова Р.И.

Комплектование кружков

до 5сентября

Грачева Т.И.

Контроль посещаемости кружков, соответствие занятий утверждённому расписанию и программам

В течение года по плану внутришкольного контроля

Грачева Т.И.

Обследование подопечных детей

Август-сентябрь

Классные руководители

Обследование многодетных и малоимущих семей. Составление списков обучающихся их многодетных и малоимущих семей

Август-сентябрь

Классные руководители

Составление списков обучающихся на бесплатное питание

Август-сентябрь

Классные руководители, Бирюкова Л.Л.

Анализ состояния здоровья детей, заполнение листов здоровья в журналах

Август-сентябрь

Классные руководители, Ефременко В.М.

Составление списков «трудных» обучающихся

Сентябрь

Богатырёва Е.В.

Организация работы с «трудными» обучающимися и их родителями

В течение года

Богатырёва Е.В.,

кл. руководители

Создание в школе надлежащих санитарно-гигиенических условий. Распределение зон самообслуживания (уборки), организация дежурства

До 5 сентября

Даньшина Г.П.

Смотр санитарного состояния школьных помещений, соблюдение техники безопасности

В течение года по плану внутришкольного контроля

Даньшина Г.П.,

Бирюкова Л.Л.

Диспансеризация  обучающихся

По детской поликлинике

Ефременко В.М.

Организация работы с обучающимися, мотивированными на обучение (курсы по выбору, олимпиады, интеллектуальные марафоны, конкурсы, соревнования, предметные недели и т.д.

В течение года

Учителя -предметники

Учёт посещаемости школы обучающимися

В течение года по плану внутришкольного контроля

Классные руководители,

Грачева Т.И.

Организация работы по пропаганде здорового образа жизни (лекции, беседы)

В течение года

Классные руководители

Контроль выполнения учебных программ

Конец четверти по плану ВШК

Грачева Т.И.

Работа с будущими первоклассниками и их родителями

В течение года

Межакова Н.П.

Организация работы по подготовке обчающихся к итоговой аттестации

В течение года

Учителя-предметники

Своевременное оповещение родителей обучающихся об итогах контроля успеваемости за четверть

Конец каждой четверти

Классные руководители

Собеседование с обучающимися 9-х классов по вопросу их дальнейшего обучения

апрель

Богатырёва Е.В.

Уточнение потребности школы в учебниках на следующий учебный год

По плану ВШК

Жирова Р.И.

Контроль состояния здоровья детей на основании результатов диспансеризации и анализа заболеваний обучающихся в течение учебного года

До 15 апреля

Грачева Т.И.

Организация индивидуальной работы с обучающимися, имеющие неудовлетворительные оценки по итогам года

Июнь

Учителя-предметники

Организация работы по сдаче учебников в библиотеку.

Анализ сохранности учебного фонда школы на конец учебного года

Май-июнь

Жирова Р.И.

Профориентация (связь с учебными заведениями, оформление стендовой информации для обучающихся и их родителей)

В течение года

Богатырёва Е.В.

Оформление уголка выпускника

В течение года

Богатырёва Е.В.

Богатырёва И.А.

Планирование проектов в организации (часть 4) / Хабр

Я продолжаю цикл публикаций о Pulse Management — Управление проектной организацией (Метод Пульса). В этой статье я расскажу о самой «вкусной» части: Планирование проектов. Планирование — это самая простая и самая сложная часть любого проекта основанного целью которого является создание интеллектуальной собственности. Простая — потому что «берешь алгоритм действий и пошел планировать», а сложная — потому что дьявол в в деталях о которых мы постоянно забываем.

Напомню содержание предыдущих серий на которых базируются выкладки в этой статье:
Модель организации, принципы Метода. и Правила управления целями. И вот, когда мы определились с тем ставить цели, и выбрали цель самое время разобраться с планированием проектов.

Планирование


План никогда не соответствует реальности, но важно его иметь, чтобы хоть как-то снизить неопределенность и уменьшить угрозы. И планировать нужно базируясь на следующих принципах:

Принципы планирования


  1. Всякая работа займёт ровно столько времени, сколько на неё отведено или больше. (Закон Паркинсона).
  2. Люди откладывают всякую работу на последний момент времени. (Синдром студента).
  3. Люди склонны давать оптимистичные прогнозы относительно трудоёмкости небольших работ.Исключая случаи когда их лишали премии за нарушение оценок, в этих случаях оценка пессимистичная и завышенная.
  4. Люди дают пессимистичные прогнозы относительно трудоёмкости больших работ.Потому, что хотят успеть «наверняка» и провести «победоносную войну».
  5. Люди никогда не начинают работу именно в то время, когда работа запланирована и никогда не заканчивают выполнение задачи вовремя.
  6. Все проекты связаны с неопределённостью. (Закон Мёрфи — если что-то может пойти не так, именно это и произойдёт. Мы никогда не знаем, когда закон Мёрфи себя проявит).
  7. Реальность никогда не будет соответствовать плану. Как бы хорошо мы не планировали наш план не будет охватывать всё.
  8. Объем работы по проекту не постоянен. Суть Проекта – в создании чего-то уникального, и мы никогда не знаем “что именно нужно делать”, пока не начнем это делать.
  9. Люди никогда не делают ровно то, что написано в техническом задании. Они делают больше или меньше или другим способом.
  10. Люди могут эффективно выполнять только одну задачу в один момент времени.

Два уровня планирования


Исходя из принципов планирования и внешних обязательств Организации необходимо применять два уровня планирования:
  1. Первый уровень – стратегическое планирование, крупноблочное планирование проектов на основе Правил планирования проектов.
  2. Второй уровень – тактическое планирование спринтов и определение коротких целей.

Такая разбивка связана с принципом “необходимости и достаточности”, неопределённостью содержания проекта и непредсказуемости поведения людей.

Уровень планирования проектов обеспечивает планирование очерёдности выполнения работ Организацией, задаёт понятные фокусирующие цели и обеспечивает контроль исполнения обязательств.

Уровень тактического планирования спринтов обеспечивает короткие и понятные цели для сотрудников реализующих проект и учитывает высокую неопределённость способа реализации.

Планирование это процесс


Планирование, как процесс, не должен ограничиваться сессиями в формате “сделал и забыл”. Это процесс, требующий столько же усилий, как и проектирование Продукта. Планирование и выбор приоритетов будущих работ должно происходить в то время, пока текущие работы ещё не
завершены. Планированием можно заниматься только выйдя из “создающего потока” – Потока Реализации в Поток Управления.

Правила:

  1. Планирование будущих проектов и развития Продуктов выполняется регулярно.
  2. Сессии планирования “вшиты” в рабочий процесс.
  3. В планировании может принять участие любой сотрудник, если видит в нем свою пользу.
  4. Совещания по планированию собираются регулярно для синхронизации всех планов и видения решений.

Планирование проектов


Когда вы строите расписание проектов, вы программируете принятие решений в Организации на длительный период. Имея календарное расписание проекта и очерёдность выполнения задач, не
требуется тратить усилия на выбор самой важной и приоритетной задачи каждый раз, когда это необходимо. Это экономит усилия на принятие решений.

Расписание проекта – это правило определяющее приоритет задач, которого следует придерживаться. Если что-то изменилось во внешней или внутренней среде, то следует выполнять перепланирование для учёта всех заинтересованных сторон и обязательств Организации. Продолжение работы по старому плану – опасно для Организации. Наличие календарного расписания позволяет лучше понимать примерные сроки достижения целей, на и на основе этого синхронизировать другие работы.

Стратегия планирования проектов


При планировании выполнения проектов следует учитывать несколько факторов:
  1. Длительность проекта
  2. Прямая прибыль от реализованного проекта.
  3. Косвенная прибыль от реализованного проекта, или сумма изменения дохода компании за 12 месяцев при внедрении продукта созданного в рамках проекта. Экономия ресурсов на выполнении работы – тоже прибыль Организации.
  4. Стоимость задержки поставки результата в обещанный срок.
  5. Возможность получения прибыли от разрабатываемого Продукта до завершения всего проекта по созданию Продукта.

Исходя из этих факторов необходимо выбрать стратегию реализации всего портфеля проектов.

Варианты стратегий:

  1. Все ресурсы организации фокусируются на одном прибыльном проекте для сокращения времени его исполнения.
  2. Проекты каскадируются (выравниваются) по ресурсу-ограничению.

Стратегия фокуса на одном проекте


Фокус на одном проекте обеспечивает высокий уровень взаимодействия всех участников проекта и взаимопомощь. Даже, когда сотрудник не занят никакой работой он может помогать другим её выполнять. За счёт этого сокращается время выполнения проекта.

Минусы такого подхода в том, что создаётся иллюзия “простоя ресурсов”. Особенно когда некоторые ресурсы нужны только вначале проекта, а потом не требуются. Но это тоже иллюзия. Например:

  1. В ИТ-проекте есть фазы: анализ, разработка, тестирование. Анализ выполняют аналитики, разработку – разработчики, тестирование – тестировщики. Если вся работа по анализу выполнена вначале проекта, то есть иллюзия, что аналитики будет простаивать. Но на самом деле, они постоянно требуются для разъяснения требований по Изделию или их уточнения. Конечно не в полном объёме, но требуются.
  2. В строительном проекте на фазе “реализация” есть “авторский надзор” от проектировщиков сооружения. То есть регулярная проверка соответствия результата техническому заданию и проектной документации.

Помните: отсутствие своевременной помощи от коллег снижает мотивацию исполнителя, соответственно и скорость реализации Продукта.
На рисунке: проекты А, Б, В, Г выполняются последовательно. Зелёный ресурс – ограничение вынужден ждать пока отработает красный и голубой ресурс.

Стратегия выравнивания по ресурсу-ограничению


Ресурс-ограничение – ресурс Организации, конкретный сотрудник или команда, или материальный ресурс ограничивающий способность Организации зарабатывать деньги.

Стратегия выравнивания по ресурсу-ограничению позволяет сократить время выполнения всех проектов. За счёт такого планирования, самый дорогой ресурс Организации будет работать со 100% занятостью.


На рисунке: проекты А, Б, В, Г выровнены по зелёному ресурсу – ограничению. Этот ресурс – ограничение потому, что выполняет больше всего работы в этом наборе проектов. При таком планировании, важно, чтобы к началу работы зелёного ресурса всё, что нужно для выполнения работы, было подготовлено максимально качественно.

Помните: стоимость времени ресурса-ограничения – это доход Организации за этот период.

Минусы этого подхода в том, что проекты Б, В, Г имеют высокую неопределённость срока начала проекта. Это происходит из-за того, что мы не знаем точно «когда завершит работу ресурс-ограничение».

Заключение части


Мы рассмотрели основные принципы планирования и варианты стратегий каскадирования проектов. У каждой стратегии есть плюсы и минусы, хуже если нет никакой стратегии. Два уровня планирования обеспечивают стыковку внешних обязательств и высокой неопределенности на этапе реализации.

Если напишите в комментариях, какими принципами планирования вы пользуетесь при планировании своих проектов, будет супер!

Продолжение следует.

P.S.: Но, если хочется всё и сразу, то есть методичка «Pulse Management: Управление проектной организацией»

пример, что это такое, параметра плана, правила составления



Последнее обновление:

Любые действия подлежат планированию. Необходимо понимать, кто будет выполнять, в какие сроки, каков конечный результат. Для этого составляется график, в котором прописываются все детали. Календарный план работы при строительстве нужен для того, чтобы чётко понимать, какие действия должны быть совершены в определённые сроки.

Что такое календарный план проекта

Когда составляется календарный график конкретных действий, в итоге получается полное расписание проекта, в котором определённо прописываются сроки и порядок действий. Все пункты утверждаются на руководящем уровне с учётом мнения специалистов по каждому этапу.

Поэтапное планирование, как закономерность определённых действий, включает в себя несколько стадий:

  1. Создание проектного содержания. Нужно составить декомпозицию работ, используя аналогичный метод. Цель данной стадии – сформировать содержание и построить структуру будущего проекта.
  2. На основании результатов первой стадии, нужно построить график-последовательность производимых действий.
  3. Составление сроков по каждому этапу строительства, их согласование с ответственными лицами, отображение их в графическом виде.
  4. Определение потребностей в различных ресурсах – финансах, персонале, материалах, дополнительных ресурсах.
  5. Отображение их в общем календарном графике выполнения работ;
  6. Окончательный расчёт будущих затрат.

Обратите внимание! Когда начинается реализация проекта, ответственные люди следят за тем, чтобы мероприятия исполнялись в установленные сроки. При необходимости, вносятся коррективы. Они будут учтены при составлении расписания на другие, аналогичные действия в будущем.

Общая форма календарного плана выполнения работ

Цели и задачи календарного планирования

Основной целью планирования любых мероприятий является их точное, а не хаотичное выполнение. Чтобы проект продвигался успешно, был завершён и оплачен, нужно спланировать все детали.

То есть, все вышеописанные стадии должны выполняться строго с соблюдением сроков. Ответственным является менеджер проекта. Он руководит исполнителями, персоналом и прочими трудовыми ресурсами. При составлении календарного графика он должен понимать, что могут быть временные отклонения, поэтому при составлении документа они учитываются.

В ходе реализации строительных программ исполняются многие задачи. Для решения повседневных проблем собираются «летучки» с исполняющим персоналом. Если возникают более «широкие» сложности, созывается совещание с высшим руководством.

Для оптимального исполнения каждый человек должен знать свою роль в реализации проекта. Тогда не возникнет проблем с прохождением стадий.

Обратите внимание! Поэтапная концепция должна быть составлена в письменном и графическом виде. Каждому исполнителю доносятся сроки выполнения того или иного этапа.

Параметры календарного плана

Этот документ состоит из нескольких разделов. В него входят:

  • начало и окончание работ;
  • сроки исполнения каждого этапа и проекта;
  • ресурсная база.

Нужно прописать 2 календарные даты – когда начнётся исполнение проекта и когда оно завершится:

  • ранний старт – оптимальное календарное число, когда нужно начать исполнять составленный график;
  • поздний финиш – дата, когда все работы должны быть завершены.

Бывает так, что работы не начинаются в срок, но завершить их нужно раньше установленной даты. Временные промежутки между первоначальными и завершающими датами называются резервными периодами. При этом протяжённость работ, определяемая дельтой между крайними календарными датами, остаётся неизменной.

Длительность исполнения работ необходимо определять, исходя из:

  • наёмного персонала, который будет выполнять каждую рабочую стадию;
  • его квалификации;
  • требований заказчиков.

На этот показатель могут влиять многие условия. Пример календарного плана строительства в теплом или дождливом климате. Если работы будут исполняться на улице, то погодные условия могут увеличить исполнение этапа.

Пример, когда календарный план строительства и реальные сроки выполнения не совпадают

Чтобы понять, насколько верно определены параметры плана проекта, необходимо сложить ранний/поздний старт и длительность исполнения работ. На выходе должен получиться ранний/поздний финиш.

Без ресурсов невозможно соблюсти ни один график выполнения. Поэтому к этой оставляющей нужно подходить с умом. Нужно выявить потребности каждого этапа. Только после этого составляется график использования того или иного ресурса (материального, трудового).

Теперь необходимо провести сравнение между тем, что требуется по плану, и тем, что есть. Часть ресурсов может обеспечить заказчик, часть – исполнитель. Это нужно прописывать в расписании.

Обратите внимание! Если нужда в ресурсах  в несколько раз выше имеющейся ресурсной базы – это критично. Необходимо корректировать план, менять сроки.

Как создаётся календарный план проекта

Когда разрабатывается план, учитываются потенциальные возможности и риски. Календарный график строительных работ не исключение. Он состоит из этапов:

  • 1 и 2 – содержание будущих действий;
  • 3 и 4 – возможные ограничения;
  • 5 – потенциальные риски.

Нужно рассмотреть каждый этап:

  1. Составление списка будущих действий. Это нужно, чтобы точно знать, какие действия будут проведены. Чтобы учесть все, применяют метод декомпозиции работ.
  2. Определить последовательность, а потом и продолжительность выполнения каждой стадии. При этом нужно учесть специфику технологий. Применяется метод декомпозиции работ, экспертной оценки и «мозговой штурм».
  3. Определить степени доступности ресурсов. При исполнении строительных работ задействуются различные ресурсы – материалы, финансы, наёмный персонал, информационная составляющая и прочее. Сначала нужно изучить график финансирования будущего проекта, периодичность поступления денег на реализацию. Чтобы было чёткое сопоставление, выделяются дефицитные ресурсы – «узкие» специалисты, специфические материалы и прочее. Чем доступнее ресурс, тем быстрее он будет использован. Чем он реже, тем сложнее его достать, могут потребоваться изменения в расписании по срокам.
  4. Определение наличия/отсутствия внешних ограничений. К таковым можно отнести – сезонность, сроки поставок материала и оборудования. Например, во время одного из этапов выпадает национальный праздник, работать в этот день нельзя. Это нужно учесть, особенно если эта дата выходит на будний день.
  5. Потенциальные риски – их нужно спланировать. Они могут быть различными, поэтому нужно отдельно подготовить план реагирования. Он, в свою очередь, может оказать прямое влияние на календарный план проекта.

Существует 2 стратегии реагирования на возникновение рисков – активная и пассивная. Выбор вносит определённые коррективы, которые нужно учесть при составлении графика.

Например, активное реагирование – разработка дополнительных мер и работ, направленных на минимизацию рисков. Они включаются в план, поэтому могут несколько увеличить срок поэтапный срок исполнения.

Пассивное реагирование – использование дополнительных финансовых ресурсов для минимизации рисков. Влияние на план оказывает, но не такое сильное, как активное реагирование.

Документация календарного плана проекта

Когда график будет составлен, его необходимо согласовать со всеми участниками программы. Как показывает практика, чтобы согласование прошло успешно, документ должен быть составлен довольно подробно, но не избыточно. То есть, если за несколько видов работ ответственность несёт один и тот же ресурс, то выделять этот нюанс нет необходимости.

Если же за исполнение конкретной задачи отвечает другой ресурс, то её не только нужно выделить в отдельный блок, но и детализировать. Для того чтобы правильно создать, необходимо поручить ответственным лицам подготовку следующей промежуточной документации:

  • сводный план;
  • для каждого исполнителя отдельно составляются календарные графики исполнения работ;
  • обоснованные детальные графики по пакетам однородных работ;
  • подробное расписание того, как будут заключаться договора и контракты для целей исполнения плана;
  • актуальная информация о потребностях в тех или иных ресурсах на каждом этапе;
  • список мероприятий организационно-технологического характера, которые будут применяться для оптимальной реализации поставленных задач;
  • схема контролирования проведения каждого этапа работ.

Если план составлен верно, пройдены все предварительные этапы, все согласования, с его помощью можно получить исчерпывающую информацию о будущих работах.

Из него можно почерпнуть следующие сведения:

  • наличие/отсутствие предписаний по правильному и оптимальному выполнению тех или иных действий;
  • документы по каждому мероприятию;
  • наличие/отсутствие мониторинговых исследований по данному проекту;
  • наличие/отсутствие оснований для изменений хода программы.

Образец календарного плана выполнения работ может выглядеть так:

или так:

Образец электронной формы календарного плана-графика

 Заключение

Существуют компьютерные программы, позволяющие создавать проекты автоматически. Программа сама задаёт необходимые параметры, что значительно упрощает процесс создания документа. Кроме того, он сразу же готов в электронном виде, его можно разослать исполнителям и ответственным лицам. Потом его нужно просто распечатать, согласовать, заверить подписями ответственных лиц, в том числе, заказчика.

Заказать бесплатную консультацию юриста

Похожие статьи

План работы по всеобучу в школе

«Утверждаю» Директор МОБУ СОШ № ___ ___________________

Муниципальное общеобразовательное бюджетное учреждение «Средняя общеобразовательная школа № ____»

План работы по всеобучу на учебный год

Цель:

Поддерживать эффективность функционирования существующей системы по предупреждению беспризорности, безнадзорности, профилактике второгодничества и отсева обучающихся.

Задачи:

  1. Вести четкий учет и контроль детей «группы риска», их персональное постоянное психолого-педагогическое и социальное сопровождение.

  2. Свести к безусловному минимуму (если не ликвидировать совсем) количество обучающихся, систематически пропускающих учебные занятия без уважительных причин.

  3. Повысить персональную ответственность педагогов и специалистов ОУ при выполнении ими своих прямых должностных обязанностей в части профилактики беспризорности и безнадзорности, предупреждения второгодничества и отсева обучающихся в  МОБУ СОШ № 3ЛГО.

  4. Максимально использовать все имеющиеся средства и возможности ОУ по предупреждению беспризорности и безнадзорности обучающихся.

  5. Продуктивно работать со смежными структурами: Управлением образования, инспектором по делам несовершеннолетних, комиссией по делам несовершеннолетних и защите их прав.

  6. Мобилизовать все имеющиеся ресурсы ОУ по повышению качества образовательного процесса с целью предупреждения второгодничества, отсева обучающихся.

Основные направления работы:

  1. Работа с «трудными» обучающимися, с детьми вне образования, пропускающими учебные занятия по неуважительным причинам.

  2. Работа с детьми, имеющими опекунов.

  3. Работа с обучающимися, нуждающимися в индивидуальном (надомном) обучении.

  4. Работа по охране здоровья обучающихся. Предупреждение травматизма.

  5. Организация питания обучающихся.

  6. Обеспечение обучающихся учебниками.

Совещание с коллективом по численному составу на 01.09.

Сентябрь

Зам.  директора

 по УВР

ОШ-1

3.

Анализ сохранности учебного фонда школы и степени обеспеченности обучающихся учебниками.

До 15 сентября

Кл.  руководители,

зав. библиотекой

Отчет

4.

Уточнение потребности школы в учебниках на следующий учебный год.

Апрель

Зав. библиотекой

Отчет

5.

Выявление обучающихся, не приступивших к занятиям, систематически пропускающих занятия по неуважительным причинам.

Сентябрь, в течение учебного года

Зам директора по ВР; Классные руководители

 

Совещания

6.

Комплектование общедоступных кружков и секций.

До 20.09

Заместители директора

Совещание при директоре

7.

Контроль посещаемости кружков и секций, соответствие расписанию и программам.

В течение года

Заместители директора

Совещание при директоре

8.

Организация горячего питания в школе.

Август-сентябрь

Директор, зам. дир. по АХЧ, соцпедагог

Совещание при директоре

9.

Составление списков обучающихся на бесплатное питание.

Август-сентябрь

Зам директора по ВР; Классные руководители

Списки

10.

Анализ состояния питания.

Январь, май

Отв. за питание

Совещание при директоре

11.

Анализ состояния здоровья учащихся, заполнение листов здоровья в журналах.

Сентябрь

Медсестра, классные руководители

Совещание при зам. директора

11.

Выявление детей, семей, оказавшихся в социально-опасном положении.

1 четверть

Зам директора по ВР; Классные руководители

Составление картотеки, социального паспорта школы

12.

Организация работы с детьми девиантного поведения.

В течение года

Зам директора по ВР; Классные руководители

Совещание при директоре

13.

Создание в школе надлежащих санитарно-гигиенических условий. Смотр учебных кабинетов. Соблюдение ТБ.

Сентябрь

Директор, заместители

Справка

14.

Составление списка обучающихся, нуждающихся в индивидуальном обучении.

Август

 

Классный руководитель

Зам. директора по УВР

Совещание при зам. директора по УВР

15.

Составление индивидуальных планов для обучающихся на дому.

Август-сентябрь

 

Зам. директора по УВР

Совещание при зам. директора по УВР

16.

Контроль выполнения учебных планов надомного обучения.

В течение года по плану ВШК

Зам. директора по УВР

Совещание при зам. директора по УВР

17.

Организация индивидуальных консультаций для неуспевающих и долго не посещающих учебные занятия по болезни обучающихся (тематическое планирование, составление расписания, контроль за выполнением плана работы).

В течение года

 

 

 

Зам. директора по УВР

 

 

 

 

Совещание при зам. директора по УВР

18.

Своевременное оповещение родителей обучающихся об итогах контроля успеваемости за четверть, год.

  По итогам четверти, года

 Классный руководитель

 

Собеседование

19.

Организация работы с одаренными учащимися

В теч. года

Зам. директора по УВР, руководители ШМО

Участие в олимпиадах и конкурсах

20.

Отслеживание посещаемости занятий обучающимися.

Ежедневно

Классные руководители

Классный журнал

21.

Выявление обучающихся, про-пускающих занятия по неува-жительным причинам, принятие первоначальных действий по возвращению их в школу.

Ежедневно

Классный руководитель

Собеседование с обучающимися, встречи с их родителями

22.

Работа по предотвращению неуспеваемости учащихся. Помощь учащимся, испытывающим трудности в обучении.

В течение года

Учебная часть

Протоколы совещаний, заседаний МО

23.

Учет посещаемости и успеваемости.

В течение года

Учебная часть

Отчеты, справки, совещание при директоре

24.

Проверка нагрузки учащихся.

По плану ВШК

Учебная часть

Справка

25.

Контроль выполнения учебных программ по предметам.

В течение года

Учебная часть

Справка

26.

Работа родительского всеобуча.

В теч. года

Зам. директора по ВР

План работы

27.

Учет детей 6,6-15 лет, подле-жащих обязательному обуче-нию, в микрорайоне школы.

Сентябрь, февраль

Руков.МОнач.кл.

Списки

28.

Организация работы по подготовке учащихся к итоговой аттестации.

В теч. года

Зам. директора по УВР

План работы

29.

Профориентация уч-ся 9, 11 классов.

Декабрь- апрель

Заместители директора по УВР, ВР

Родительские собрания

30.

Набор учеников в 1 классы.

Декабрь- апрель

Директор

Составление списков

31.

Организация работы летнего оздоровительного лагеря уч-ся.

Май-июнь

Заместител директора по ВР

Совещание при зам. директоре по ВР

32.

Мониторинг получения основного образования.

Июнь

Заместители директора по УВР

Педсовет

Посещение семьей детей «группы риска» с составлением актов обследования жилищно-бытовых условий жизни (совместные рейды с КДН, ОДН)

В течение года

Классный руководитель

Протоколы

33.

Осуществление взаимосвязи с ОДН, Управлением образования, районным КДН по работе с детьми, систематически пропускающих занятия по неуважительным причинам и привлечение родителей к ответственности данного контингента.

В течение года

 

 

 

 Классный руководитель

 

Протоколы

34.

Организация работы по правовому воспитанию уч-ся, направленному на формирование законопослушного гражданина.

В теч. уч.года

Заместител директора по ВР

План работы

35.

Рассмотрение    вопросов посещаемости обучающихся на  ра-бочих  совещаниях, совещаниях при директоре и заместителях.

Ежемесячно

 

 

Зам. дир. по ВР, УВР

 

Протоколы совещаний

36.

 Координирование и контроль педагогов и специалистов ОУ по профилактике беспризорности, предупреждению второгодни-чества среди обучающихся школы.

 

В течение года

 

 Администрация школы

Протоколы

37.

Осуществление связи со смежными структурами и вышестоящими организациями по вопро-сам профилактики беспризор-ности, безнадзорности, плохой посещаемости среди обучающихся школы.

Зам. дир. по ВР,

  

Протоколы

38.

Проведение совещаний по предварительным итогам четверти, года (на которых рассматривать вопросы посещаемости, успеваемости, прохождении программы).

1 раз в четверть

 

 

Зам. директора по УВР

 

 

Протоколы

39.

Анализ работы по всеобучу. Рекомендации по организации работы по всеобучу на следующий учебный год.

Май-июнь

Администрация

Анализ. Педсовет

Как составить план работы | Малый бизнес

Кимберли Леонард Обновлено 12 февраля 2019 г.

Компании используют план работы для организации крупных проектов. План работы дает каждому члену команды структуру проекта, а также предысторию, цели и сроки, определенные для всего проекта. Затем рабочий план разбивает задачи и назначает разные элементы разным участникам проекта, давая им индивидуальные сроки.

Хорошо составленный план работы позволяет руководителю проекта наблюдать за общей картиной, управляя небольшими компонентами проекта.При создании рабочего плана для вашего следующего большого проекта включите общие разделы.

Введение и история вопроса

Представьте свой проект, объяснив его цель и основные причины, по которым он необходим. Также предоставьте исторические и статистические данные, относящиеся к цели проекта, чтобы понять, почему проект решит конкретную проблему или проблему. Это не обязательно должен быть длинный раздел, но он должен кратко определять, о чем идет речь.

Объем проекта и группа

Уточните цель проекта, определив весь объем проекта. Объясните проблему и то, как проект предлагает необходимое решение. Разбейте вещи и определите отделы или ключевых игроков и каковы их назначения.

Например, ипотечной компании нужен новый защищенный сервер, на котором повышена безопасность данных клиентов. Руководитель проекта компании или консультант интернет-технической компании составляет план работы, в котором объясняется, как компания и ее команда будут работать с существующим ключевым персоналом ипотечной компании, который будет разрабатывать новую серверную систему и будет иметь стратегический план по переносу данных в бесшовная мода.

График и сроки

Время — деньги, а у владельцев бизнеса не может быть затяжных проектов. Хорошо составленный план работы устанавливает крайний срок для завершения проекта и устанавливает сроки для основных результатов проекта. Определенным группам или отдельным лицам назначаются задачи, включая уведомление нового отдела о завершении задачи, что запускает новую временную шкалу результатов.

Вы можете обнаружить, что некоторые задачи в проекте работают одновременно, в то время как другие задачи не могут начаться, пока кто-то другой не выполнит свою часть проекта.Например, с сервером, защищенным ИТ, данные не могут быть перенесены, пока протокол безопасности не будет завершен. Но компиляция клиентских данных и ключевой информации компании может быть скомпилирована во время создания протокола безопасности, так что данные будут подготовлены, когда сервер будет готов.

Бюджетное планирование и мониторинг

Каждый рабочий план должен устанавливать бюджет. Бюджеты часто определяются общей стоимостью проекта, а затем разбиваются на затраты отделов или субподрядчиков.Некоторые руководители проектов учитывают почасовую заработную плату и необходимую сверхурочную работу, чтобы они могли реализовать окончательные компоненты во время большого проекта.

Руководители проектов должны постоянно следить за бюджетом проекта, особенно если почасовая оплата труда и сверхурочная работа являются частью бюджета. Недооценка количества времени, которое сотрудники посвящают проекту, может быстро привести к перерасходу средств и нехватке денег до завершения проекта. Держите команду в движении быстро и эффективно, чтобы не выходить за рамки бюджета.

План контроля качества и непрерывности

Руководители проектов должны проверять результаты и следить за их продвижением, чтобы убедиться, что все делается правильно. Когда завершается большой проект, в результате возникают два направления действий. Первый — реализовать и двигаться дальше. Второй — внедрить и поддерживать.

В примере создания ИТ-сервера для ипотечной компании менеджер проекта должен иметь возможность убедиться, что правильные данные собираются для перехода на тестовые результаты в разное время, чтобы убедиться, что все работает правильно.

Вторичные планы для некоторых проектов

Этот тип проекта требует поддержки. Составьте дополнительный план, в котором есть бюджет для проверки, устранения неполадок и обслуживания сервера. План обеспечения непрерывности может перевести некоторых внешних подрядчиков на внутреннее техническое обслуживание или может заключить договор с поставщиком о периодической работе над системой для обновления элементов и устранения проблем. Рабочий план должен выходить за рамки завершения основного проекта, чтобы он был всеобъемлющим.

.Шаблон рабочего плана

| Образец и пример бесплатного рабочего плана

Рабочий план определяет основные этапы проекта Lean Six Sigma, а также предполагаемые даты начала и окончания и любые задачи, связанные с каждым этапом. Философия Lean Six Sigma направлена ​​на повышение качества и производительности, а использование рабочего плана может помочь вам придерживаться методологии Lean Six Sigma.

О шаблоне рабочего плана

Что такое рабочий план?

Рабочий план — это, по сути, дорожная карта проекта.Он формулирует шаги, которые вы должны предпринять для достижения желаемой цели, ставит очевидные цели и устанавливает измеримые результаты. Эффективный план работы направляет вас на протяжении всего жизненного цикла проекта, позволяя добиться результата, сотрудничая с вашей командой.

Lean Six Sigma — это подход к оптимизации бизнес-процессов, зародившийся в обрабатывающей промышленности. Он направлен на сокращение отходов, улучшение качества, а также повышение эффективности и стоимости продукции. Рабочий план — это инструмент, который может помочь вам спланировать проекты в соответствии с методологией Lean Six Sigma.

4 компонента рабочего плана

Чтобы составить правильный рабочий план, вам понадобятся следующие компоненты:

1. Цели

Цели — это конечная цель вашего проекта: то, что вы хотите, чтобы ваша команда выполняла выполнить. Это может быть что-то очень конкретное или более широкая цель.

2. Стратегия

Ваша стратегия — это общий подход к плану вашего проекта, который вы будете реализовывать для достижения своих целей. Это включает в себя описание ваших ресурсов, ваших ограничений и способов использования ваших сильных сторон.

3. Тактика

Тактика — это более мелкие решения, приемы и действия, которые вы будете использовать для достижения своей более широкой стратегии. Это включает в себя: определение задач, определение людей, которые вам нужны для выполнения конкретных задач, инструкции по их выполнению и многое другое.

4. Конечные результаты

Конечные результаты — это конкретные, привязанные к срокам результаты, которых вы хотите достичь от конкретных задач, как это определено вашей общей стратегией. Так вы понимаете, что идете по пути к достижению своих целей.

Как использовать шаблон рабочего плана

Теперь, когда вы знаете все отдельные компоненты рабочего плана, вот как вы собираете их вместе. Воспользуйтесь этим шаблоном рабочего плана, чтобы начать работу, и выполните следующие шаги:

1. Встреча с заинтересованными сторонами

Возможно, самая важная часть рабочего плана — убедиться, что у вас есть вклад от всех нужных людей и что вы не упустите его. Информация. Пригласите всех членов команды, заинтересованных лиц и спонсоров проекта и используйте встречу для мозгового штурма, определения вашего графика и определения ограничений.

2. Я определяю цели, стратегию, тактику и результаты

После того, как вы обсудили процесс с заинтересованными сторонами проекта, пора определить цели, стратегии, тактику и результаты вашего плана. Это основа рабочего плана, поэтому большую часть времени следует уделять этому.

3. Создайте рабочую карту

Рабочая карта — это план действий, составленный из вашего плана, с указанием сроков и общего графика достижения целей вашего проекта.

Конечно, в ходе проекта что-то меняется (особенно для крупных) — это нормально. Ваш рабочий план не может быть всеобъемлющим — и он не должен быть всеобъемлющим. Перечислите как можно больше целей, стратегий, задач и тактик и добавьте даты для конкретных задач, но не беспокойтесь, если вам понадобится внести изменения позже. Программное обеспечение для управления проектами может быть полезно для отслеживания дат, задач и назначений.

Когда вы используете план работы?

Вы можете использовать рабочий план в начале проекта для целей стратегического планирования, чтобы определить масштаб проекта и продолжать обновлять план по мере продвижения проекта с фактическими данными. Установите ритм регулярных встреч, чтобы вы могли подробно ознакомиться с планом, убедиться, что вы не сбиваетесь с пути, и при необходимости скорректировать. Планы работы особенно полезны, если вы управляете множеством сложных проектов, управляете несколькими заинтересованными сторонами или работаете в тандеме с универсальными партнерами.

Часто задаваемые вопросы о планах работы

Каковы составляющие плана работы?

Компоненты плана работы: цели, стратегия, тактика и результаты.

Как составить план работы?

Напишите план работы, указав каждый из вышеперечисленных компонентов для вашего проекта, затем создав конкретные задачи в соответствии с ними, назначив их отдельным лицам с указанием сроков, а затем определив четкие результаты для каждого работника.

Что такое формат рабочего плана?

Рабочие планы можно форматировать разными способами: в шаблоне Миро используется методология бережливого производства и шести сигм.

.Шаблон рабочего плана

| Примеры рабочего плана

Дополнительные шаблоны и примеры рабочего плана

Creately поможет вам в этом с

Готовые шаблоны для планирования проекта

Простые инструменты рисования и построения диаграмм для создания эффективных планов работы

Делитесь с другими в вашей команде для совместной работы в реальном времени и группового редактирования

Экспортируйте свои схемы в форматы PNG, SVG или JPEG для публикации или встраивания в документы, презентации и т. Д.

Руководство и передовой опыт

Рабочий план — это инструмент, который помогает вам оставаться организованным при планировании проекта. Он содержит цели проекта, задачи, которые должны быть выполнены в ходе проекта, кому они назначены, и график выполнения задач. Планы работы чрезвычайно полезны для отдельных лиц и проектных групп и могут использоваться как в академической, так и в профессиональной областях.

Как составить план работы

  • Начнем с написания краткого описания проекта. Он должен объяснять, о чем идет речь в проекте, на что он направлен или на кого он нацелен.
  • Каковы цели вашего проекта? Вы можете разбить их на долгосрочные или краткосрочные цели.
  • Убедитесь, что ваши цели SMART — конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и своевременные.
  • Перечислите ресурсы, которые могут вам понадобиться для выполнения каждой из задач. В профессиональном контексте это может быть финансовый бюджет, оборудование, программное обеспечение и т. Д., А в академическом контексте это могут быть книги, исследовательские работы и т. Д.
  • Определите тех, кто должен отвечать за выполнение каждой из задач. И добавьте сроки. Здесь вы можете использовать диаграмму Ганта, чтобы отобразить порядок и продолжительность задач, или просто указать даты начала и окончания.
  • Есть ли какие-либо препятствия, которые могут замедлить вас на пути к достижению ваших целей? Вы также можете упомянуть их вместе с мерами предосторожности, которые вам следует предпринять.
  • Запишите, как вы будете измерять свой успех или определять, когда вы достигли своих целей.
  • Теперь, когда вы знаете, как составить план работы, начните с одного из шаблонов плана работы Creately. Хотите вместе со своей командой завершить его? Пригласите их с помощью ссылки для редактирования / просмотра диаграммы.

Больше шаблонов и визуальных идей для планирования проекта

Работает с любимыми инструментами

Продуманная интеграция с платформами, которые вы используете каждый день

.

Шаблон рабочего плана | tools4dev

Рабочие планы (часто показываемые в виде диаграмм Ганта) показывают все задачи, задействованные в проекте, кто отвечает за каждую задачу и когда задачи будут выполнены. Доноры обычно требуют, чтобы вы представили план работы как часть заявки. Как только ваш проект запущен, рабочий план используется в качестве инструмента мониторинга, чтобы проверить, идет ли ваш проект по графику.

Этот zip-файл включает шаблоны рабочих планов Excel по дням, неделям, месяцам и кварталам (см. Снимок экрана ниже), а также один завершенный пример.После того, как ваш план работы будет завершен, вам может потребоваться вставить его в документ Word. Это можно сделать, скопировав и вставив таблицу из Excel в Word. Если ваш план работы очень большой, его будет проще скопировать и вставить как картинку.

Эти шаблоны рабочего плана подходят, если:

  • Вам необходимо создать простой план работы для предложения.
  • Вам необходимо создать простой план работы для мониторинга нового проекта.
  • Донор не предоставил вам шаблон рабочего плана.

Эти шаблоны рабочего плана НЕ подходят, если:

  • Донор предоставил вам шаблон рабочего плана (вы должны использовать его шаблон).
  • Вам необходимо создать сложный план работы для очень большого проекта, в котором задействовано много разных команд (в этом случае вам может потребоваться программное обеспечение для управления проектами, такое как Microsoft Project, Basecamp или их бесплатные альтернативы).


Шаблон рабочего плана от компании tools4dev находится под лицензией Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 Непортированная лицензия. Все остальное содержимое принадлежит © tools4dev.

Фото Tatiana12

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *