методики тайм-менеджмента — управляй временем эффективнее.

Иногда нам всем жизненно необходим двадцать пятый час в сутках, чтобы закончить горящий проект или выучить все билеты в ночь перед экзаменом. Дополнительное время мы вам не подарим. Зато поделимся шестью методиками тайм-менеджмента, которые помогут правильно организовать свое время. А в конце статьи вы найдете пять книг об управлении временем и пять приложений для планирования.

---

Метод помидора

Когда использовать: когда нужно выполнять рутинную работу, требующую много времени. Например, готовиться к экзамену, писать отчет или делать уборку.

В чем суть метода: возьмите таймер, засеките его на 25 минут и работайте, не отвлекаясь ни на что. После одного «помидора» сделайте пятиминутный перерыв, а после четырех отвлекитесь от задачи на полчаса. Метод разработал студент Франческо Чирилло, когда готовился к сессии. Название появилось потому, что он засекал время на кухонном таймере в форме помидора.

Почему это работает: мозг может запоминать информацию и активно работать в течение 30 минут, а потом устает. Небольшие перерывы дают ему перезагрузиться и снова быть на пике продуктивности.

Метод  лягушки

Когда использовать: метод подходит для выполнения неприятных задач, которыми вам совсем не хочется заниматься.

В чем суть метода: начинайте каждое утром с какого-то задания (лягушки), которое вы давно откладывали. Съели лягушку — и можете спокойно заниматься более приятными и интересными делами. Распределите по неприятной задаче на каждый день недели, чтобы они не копились, а решались по мере поступления.

Почему это работает: с утра у людей больше силы воли, чем вечером. А еще после завтрака лягушкой вы получите чувство свободы и высокую мотивацию на весь день.

Метод слона

Когда использовать: слон — это объемная работа. Чтобы его съесть, нужно сделать из него стейки. Другими словами, разделите большую задачу на пункты, внесите их в ежедневный план и постепенно выполняйте. Так вы сможете управлять своим временем.

В чем суть метода: слон — это объемная работа. Чтобы его съесть, нужно сделать из него стейки. Другими словами, разделите большую задачу на пункты, внесите их в ежедневный план и постепенно выполняйте.

Почему это работает: большой проект вызывает ступор, и вы не знаете, с чего начать. А перед четко расписанным планом страх исчезает.

Метод швейцарского сыра

Когда использовать: когда нужно раскачаться, чтобы приступить к выполнению большой задачи.

В чем суть метода: методика работает так же, как со слоном, но вместо последовательного выполнения плана вы просто выбираете из большого проекта те задачи, которые вам нравятся, и решаете их в первую очередь. Таким образом, вы делаете в сыре дырки и уменьшаете его объем.

Почему это работает: задачи, которые вам интересны, завершаются быстрее и успешнее. Вы легко вычеркнете их из плана, и весь проект начнет вызывать приятные ассоциации. А еще, начав с несложных дел, вы сможете быстрее втянуться в процесс и оказаться в состоянии потока.

Метод резиновой уточки

Когда использовать: когда работаете над задачей, требующей свежего взгляда и креативности.

В чем суть метода: если вы зашли тупик, пообщайтесь с резиновой уточкой. Подробно объясните ей суть задачи, расскажите, что вы уже сделали и с какой проблемой столкнулись. Разговаривайте так, будто объясняете задачу новичку. Не стесняйтесь.

Почему это работает

: иногда бывает, что вы зацикливаетесь и начинаете смотреть на проблему однобоко. Мозг не может прийти к решению, потому что идет по кругу, прогоняя одни и те же сценарии выхода из ситуации. Проговорив проблему вслух, вы, скорее всего, придете к неожиданному и простому решению. Вспомните, как это бывает, когда спрашиваете у друга совет: пока описываете вопрос, решение само приходит в голову. 

Матрица Эйзенхауэра

Когда использовать: матрица пригодится при планировании дня, недели или года. Лучше всего составить ее перед тем, как приступите к задачам. Так вам будет понятно, с чего стоит начать, а что не так важно.

В чем  суть метода: распределите свои задачи внутри четырех квадратов матрицы, отталкиваясь от их срочности и важности:

• Квадрат A — срочно и важно. Впишите сюда неотложные дела и горящие проекты.
• Квадрат B — важно, но не срочно. Здесь основная часть работы, слоны, долгосрочные проекты. При неправильном планировании эти таски попадают в квадрат А и начинают гореть.  
• Квадрат C — неважно, но срочно. Это задачи, которые не принесут вам особой пользы, но выполнить их все равно надо. Например, заказ воды для кулера. Такие дела лучше всего делегировать.
• Квадрат D — неважно и не срочно. Обычно в этом квадрате лежит то, чем мы занимаемся во время прокрастинации: проверка соцсетей или просмотр видео на YouTube. Вместо этого запланируйте полноценные перерывы, чтобы качественно отдохнуть и вернуться к работе с новыми силами.

Почему это работает: матрица распределяет задачи по приоритетам и помогает понять, что нужно сделать как можно скорее, а чем вообще можно не заниматься. Такой подход поможет не тратить время впустую.

Тратим время с пользой

Собрали пять книг по методикам и техникам тайм-менеджмента. После них у вас не пройдет даром ни минуты:

• «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управление своей жизнью» Джулии Моргенстерн. Эта книга о повышении личной эффективности и о том, как планировать время, чтобы достигать целей.
• «Оставьте брезгливость: Сначала съешьте лягушку» Брайана Трейси. Книга о методах организации работы и приоритизации задач.
• «Искусство успевать» Алана Лэйкина. Автор учит рационально использовать время, чтобы никуда не спешить.
• «Научите себя думать» Тони Бьюзена. В книге описаны подходы, которые позволяют лучше запоминать новый материал, развивать творческие способности и навыки скорочтения.
• «7 навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови. Книга о системном подходе к определению жизненных целей.  

А еще нашли пять приложений, помогающих правильно распределять время между задачами:

• Fabulous: Motivate Me! Relax, Meditate, Sleep. Приложение поможет составить распорядок дня и напомнит о каждом задании — от чистки зубов до завершения важного проекта.
• TimeTune. Удобный планер, в котором можно составить расписание для себя и подчиненных.
• Evernote. В этом приложении можно составлять планы. Оно позволяет организовывать важную информацию: составлять заметки, сохранять фото и аудиозаписи.
• Хаос-контроль. Органайзер помогает выбрать приоритетные цели и расписать план их достижения.
• Mindly. В этом приложении можно составить майндмап, разделив задачи по матрице Эйзенхауэра или удобному вам принципу.

Теги

Методы тайм менеджмента кратко. Техники управления времени

.

Методы тайм менеджмента кратко – это технологии по организации личного, профессионального, социального времени, а в результате — повышенная эффективность труда.

Время — это ценный ресурс из всех существующих. Его невозможно вернуть обратно.

В тайм менеджменте разработана техника, связанная с управлением временем.

Руководители предприятий, бизнесмены, предприниматели, постоянно изучают и применяют методы на практике, не жалея время и усилий.

Эффективный и доходчивый тайм менеджмент позволит осмысливать ваши решения, поступки на целесообразность, а так же увеличить саморазвитие до совершенствования.

Вам будет интересно знать «как можно достичь эффективности в работе».

Для этого в тайм менеджменте существуют 2 способа, за счет:

• Экономия запланированного времени. Решаете проблему, уменьшая временной интервал.
• Правильное планирование дел. При этом сокращаются объем и число задач.

Но прежде сделайте диагностику себе. Возможно, у вас есть барьеры, и они мешают использовать личное время с большей отдачей.

К барьерам можно отнести:

• перфекционизм – затрудняет в назначенный срок выполнить задачу.

Поясню. Разработчики проекта постоянно стремятся к совершенству, забывая об окончании проекта. И неудовлетворенность от полученных результатов является причиной без эффектного использования времени.

В рамках современного тайм-менеджмента: постоянный пефрекционизм- это большое зло.

• прокрастинация – это откладывание проблем на потом, на «завтра». Стив Джобс (амер. изобретатель, дизайнер) очень точно сказал, что: «тот субъект, который оттягивает выполнение дел на завтра, он нездоровый, неудачный, несчастный и бедный человек».

Кроме 2-х перечисленных барьеров, возможно, вам не хватает знания по управлению своим временем. Отсутствуют нужные инструменты тайм менеджмента или жизненные ресурсы.

В любом человеческом организме заложены отрицательные эмоции, которые отнимают время: это стресс, тревога и чувства разбитости. Они не дают возможность активно управлять личным временем. Преодолейте все препятствия, обучайтесь методами, и радость к вам вернется.

Моя целевая задача – предоставить методы тайм менеджмента кратко и доходчиво, чтобы вы овладели навыками и применяли в жизни.

Техники тайм менеджмента метод Парето

Время, как нам кажется, безграничное и вечное. Но это не так. У каждого человека есть отведенное время жизни, то есть существуют границы. По истечению суток ваши дела упаковываются в емкость. Чем больше дел, тем солиднее ваша емкость.

Можно заполнять ее никчемными делами, или целевыми задачами, от которых получите достойный результат и вы прославитесь.

Экономное и продуктивное использование временного ресурса позволит вам оценить свою работу.

Эффективные техники тайм менеджмента помогут управлять качественно рабочим планом, и планировать отдых:

• Применение креативности. Подход к делу творчески позволяют внедрять уникальные и интересные идеи. Способствует сэкономить рабочее время и повысить продуктивность.
• Работа на компьютере. Навыки работы на современном компьютере заключаются в целенаправленном использовании программ и сервисов. Грамотная работа сэкономит время, жизненную энергию, направит усилия для выполнения ваших действий.
• Мышление. Моментальное мышление позволит оценивать сложившуюся ситуацию критически, уменьшая время на размышление, а затрачивая в основном – на выполнение рабочей задачи.
• Переговорный процесс. Приобретенный навык при переговорах значительно ускорит процесс, и поможет достичь скорейшего соглашения с положительным результатом. Освободит часть времени для решения более важных рабочих проблем.
• Делегирование дел. Если у вас появилась возможность, то перепоручите работу одному из ваших сотрудников, друзей. Такой вариант облегчит в работе и сэкономит ваше время. А вы сконцентрируйтесь над другой задачей.
• Эмоциональная выдержка. При негативных эмоциях человек становится непродуктивным, соответственно, теряется временной ресурс. Научитесь правильно управлять своим эмоциональным интеллектом. После чего повысится производительность и трудовой результат.
• Ускоренное чтение. Быстрое чтение резко увеличит поток получаемой и усвояемой информации в короткий срок.
• Прогресс многозадачности. Научитесь группировать небольшие аналогичные планы и задачи воедино. Не объединяйте крупные дела, на разработку которых потребуется продолжительное время и внимание.

Метод Парето тайм менеджмент, где увидишь такое сочетание цифр: 20/80. Что обозначает по принципу Парето: достаточно 20% средств и усилий, чтобы достичь 80 % хороших результатов.

Этот метод сформировал экономист из Италии в 1897 году, его звали Вильфредо Парето.

Методы управления временем тайм менеджмент

Чтобы овладеть знаниями и руководить своим временем, необходимо преодолеть основные ступени тайм менеджмента:

Ступень 1. Составляйте план действий.

Повышенная результативность принесет пользу, как в личной жизни, так и в профессиональной деятельности.

Вам достаточно составить план дел на день, неделю. Четкое планирование поможет продуктивно и более плодотворно справиться с любой работой.

Неважно чем вы занимаетесь: работаете в офисе; учитесь, а вечерами подрабатывайте.

И даже, если у вас есть должностная инструкция и ваши действия четко регламентированы.

Успешные и деловые люди постоянно планируют рабочие трудовые дни и личную жизнь.

В тайм менеджменте есть важные аксиомы, которые необходимо запомнить:

• Письменно записывайте цели. Не изложенная цель на бумаге, обозначает, что она не существует.
• План каждого дня. Список дел выстраивайте заранее, тогда от ваших действий производительность увеличится на 25 %, несмотря от вида деятельности.
• Огромные дела дробите на небольшие подзадачи. Крупный и продуманный проект легче решить, если он будет выполняться последовательно по запланированному плану. А каждая подзадача решается в срок.

Дайте себе установку, составлять перечень дел на завтрашний рабочий день. Желательно вечером, за час до сна. Тогда весь день будет расписан подробно, чем заниматься с утра, днем и в конце смены.

Но иногда могут возникнуть непредсказуемые ситуации. Поэтому, отложите на непредвиденный момент небольшой временной резерв.

Поймите, что затратив всего 10 минут на составления перечня дел. Вам окупится всё со временем: целесообразное внедрение плановой политики в жизнь, докажут ваши результаты.

Ступень 2. Формируйте определённую задачу и планируемый результат.

Грамотная целеполагания возможно только при стратегическом и успешном планировании. Ваша задача четко определиться с основной целью и умело разделять ее на важные и определённые подзадачи.

«Декомпозиция цели» именуется этот навык в теории тайм менеджмента. На практике такое понятие является основным способом, то есть переход от большого, общего к мелкому, частному.

Пример.
Директор фирмы хотел бы услышать предложения от маркетологов, «как поднять текущие продажи на 25 % в каждом торговом зале».

И получил такой ответ. Один предложил провести рекламную акцию в интернете. Второй рекомендовал поменять ценообразование на товары.

Метод тайм менеджмента и целеполагании, в основе которых лежит принцип SMART.

Выбранная цель, задача должна быть:

1. конкретная;
2. измеримая;
3. выполнимая, за отведенный период;
4. востребованная;
5. ограниченная по времени.

Решающим критерием производительности локальной цели — это ее конкретность.

Залог успеха в продвижении к объемной цели — это последовательное выполнение небольших, но конкретных подзадач, что значительно ускорит время ее достижения.

Имея перечень подзадач и общее направление к цели, является важным секретом управлением временем.

По такому принципу работают бизнесмены, пишут свои произведения писатели: сперва план, а затем по пунктам его осуществляют.

Ступень 3. Зафиксируйте план ваших действий.

Если применить на практике «Диаграмму Ганта», то мы отчётливо и чётко сможем проследить за выполнением и продвижением задачи к конкретной цели. В диаграмме отражается продолжительность по времени, срок и очередность выполнения.

Пример.
Вы имеете земельный участок, существует план грядок. В зимний период вы на листе бумаги, планируйте на какой грядке что посадить, чтобы культуры не повторялись в течение 3-х лет.

В диаграмме отражаете день посадки для каждой культуры в отдельности.

Затем вы планируйте время: полива, отработки от вредителей, прополки, сбор урожая.

Но кроме этого у вас имеется план благоустройства участка и посадки новых деревьев или кустарников, удаления зарослей.

Более мелкие дела можно объединить в одно дело, а большие дела можно разделить на несколько последовательно выполняемые задачи.

Наглядное и постоянное отражение выполненных задач позволит внедрить другого сотрудника на любом этапе выполнения объемной работы для ускорения и продвижения к плановой цели.

Ступень 4. Приоритетность дел.

Задача каждого дня это выявление главного приоритетного дела в самом начале. А затем последовательное выполнение текущих запланированных задач наступившего дня.

Примеры.

1. Вопрос, что вы сначала сделаете: польете грядку с клубникой, или ее соберете. Ответ: сначала клубнику собрать, а затем грядку полить. Ваша ягода останется сухой и дольше сохранится.
2. Что лучше купить подарок сыну ко дню рождения, который будет через день. Или купить впрок гостинцы и сюрпризы к Новому году, который будет через 3 месяца.

• Для ежедневного планирования существует простейший способ АБВГД.

На первом месте стоит буква «А», значит и дела самые важные. Под буквой «Б» дела второй степени важности. Под следующей буквой «В» — дела стоящие на третьем месте – средней важности и т. д.

Без сомнения, что дела, стоящие в списке под буквой «А» нужно осуществлять в первую очередь. Но список дел большой, с чего начать.

Если прислушаться к рекомендациям Брайана Трейси, оратора по тайм-менеджменту, который советует «с утра съедать хотя бы по одной лягушки на завтрак». Б. Трейси под словом «лягушка» обозначил дело, которое неприятно выполнимое, или довольно сложное, требующее множество усилий для его завершения.

Если вы, преодолев свою лень, страх перед сложнейшей задачей, все же выполните неприятное дело, то эффективность следующих дел резко увеличится. Возрастет самооценка, почувствуете себя героем дня.

Вы забудете, как раньше переносили трудные дела на завтра, или послеобеденное время. А тяжесть от невыполненного неприятного дела тяготила вас, и портило настроение.

• Первоочередные дела и приоритетность Дуйат Эйзенхауэр четко разделил их на 4-е вида.

Разработанная «Матрица Эйзенхауэра», помогала ему на посту президента США, политического и военного деятеля.

Кратко опишу 4-е вида текущих дел:

1. дела сверх серьёзные, сверх срочные;
2. дела обязательные, но не горят по срокам;
3. дела горят по срокам, но не обязательные;
4. дела не горят, не обязательные.

Ступень 5. Главное на первом месте.

Сосредотачиваться на главном и не переключаться на другие дела – это и есть практическая и важнейшая техника в тайм-менеджменте.

Рациональное применение своего времени позволит преобразить вашу жизнь и добиться определённых достижений при помощи методов и управления ресурсами времени.

Делегирование дел является одним из самых существенных методов высвобождения времени и классическая составляющая тайм менеджмента.

Делегировать, значит перепоручить трудоемкую или неприятную работу другому человеку. Возможно, потребуются финансовые затраты.

Примеры:

С помощью других работников:

• Вскопать участок земли;
• Оштукатурить стены и выложить плитку в ванне;
• Заказать пиццу на дом.

Запомните. Чем выше вы оцениваете свое личное время, тем чаще вы можете делегировать второстепенные дела.

• Не теряйте зря время.

Например.

Едете в метро, в электричке: читайте, случайте аудиокниги, изучайте иностранные языки. Это тоже является навыком в тайм менеджменте по развитию личной эффективности.

• Учитесь говорить слово «нет». Это также техника тайма для экономии времени.

Не отказывайте всем подряд. Просчитайте, что получите взамен от общения с конкретным человеком: энергетическую подпитку или потеря вашего временного ресурса.

• Берегите время.

Если ваша соседка постоянно говорит одно и то же. Избегайте от ее общения. А также время провождение в соцсетях, у экрана телевизора.

Помните, что маленький неплановый перерыв может грозить невыполнением плановых обязательств текущего дня.

Ступень 6. Анализ прошедшего периода.

По правилам тайм менеджмента необходимо проводить анализ дел за прошедший период. Для этого оглянитесь назад и сделайте справедливые выводы ошибок, допущенные при потере своего личного времени.

• Анализируйте то состояние, в котором осуществилась интенсивная потеря временного ресурса. Принимайте конкретные меры и устраняйте их.
• Постоянно осматривайтесь, в нужном ли направлении вы движетесь, и с какой скоростью.
• Если ваша интуиция подсказывает, что вы лишились над собой контроля или слишком глубоко увлеклись над решением задачи. Найдите мужество, остановитесь, сделайте перерыв. Попробуйте свои дела направить в нужное русло.
• Вы можете создать свою фишку: личные правила по управлению временем. Чтобы ваша жизнь была неподражаемой.

Ступень 7. Плановый отдых.

Включайте обязательно в свою жизнь время на отдых. Для управления временем и распределением трудовых нагрузок необходим соответствующий отдых. Он является важным элементом постоянного успеха.

Для каждого человека отдых может быть разный.

Примеры.

Одному достаточно встреча с другом/подругой. Другому — рукоделие. Третьи предпочитают ловлю рыбы или выезд на шашлыки.

Возьмите за правило: восстановить силы это ваша обязательная программа, бизнес — задача накануне трудовой недели.

Самое главное.

Не экономьте время на сон, на общение с родственниками – это так же основные аспекты целенаправленного тайм-менеджмента, как постановка и проектирование глобальных задач.

Перечень неуказанных методов управления временем

Насчитывается множество техник «как правильно управлять личным временным ресурсом».

«Принцип 20 80 Парето», «Съешь лягушку» и «Метод АБВГД» Б. Трейси, «Матрица Эйзенхауэра»- ранее описанные методы.

• В 25-ти пятилетнем возрасте Бенджамин (жил с 1706 по 1790) разработал свою «Пирамиду Франклина», в которой составил плановые цели до конца своей жизни. Ежедневно выполнял его.

• Mind maps (карта ума) или интелект- карты.

Разработал Тони Бьюзена. Его метод позволит эффективно и творчески мыслить и обрабатывать полученную информацию. Применять можно при презентации, мозговом штурме, принятии правильных решений, самоанализе, планировании проектов.

• Хронометраж.

С помощью часов фиксируется точное рабочее время на изготовления детали на станке, проведение совещания, операции.

Современный тайм- менеджер действует под кратким изречением : «Меньше работай, больше успевай!».

История об управлении временем

Из записей очевидцев существовал примитивный перечень тайм методов планирования рабочего времени при помощи записок на память и перечень дел.

Ранее появились перекидные календари на весь год для конторских работников. На каждом листочке записывались разные дела: встречи, переговоры. Такими календарями пользовались почти целое столетие. Но постепенно стали появляться ежедневники, еженедельники, телефонные книжки.

На смену пришли органайзеры. В их состав входили: календарь, ручка, блокнот или книга контактов. Все упаковывалось в кожаный футляр на кнопке или замке.

В 1975 г. был изобретен прославленный «тайм менеджер». Им пользовались только успешные люди. Они тратили много средств на обучение, осваивая основы по управлению временных ресурсов.

В настоящее время появились электронные инструменты для плановой организации своим временем: различные программы для компьютера, смартфоны и т. д.

К новоизобретённым методам планирования временем можно отнести:

• Trello— для ведения дел с малым составом работников, и позволит работать продуктивно и тесно. С помощью досок, списков и карт, есть возможность организовать все задачи и расставить очередность приоритетных дел в гибкой форме.
• Evernote— электронный блокнот. В нем создаются и хранятся различные записи, аудиофайлы.
• Wunderlist, поможет компоновать необходимые задачи. Например, вы запланировали отпуск, или управляете сразу несколькими делами, проектами. А может просто, желаете рассказать о приобретении своих покупок с другом / подругой.

Методы управления временем тайм менеджмент, помогут больше успеть сделать дел, за короткий промежуток времени, приукрасят вашу жизнь.

И только в том случае, если будет ежедневное планирование дел, приоритетная расстановка задач, выполнение работы по списку, самомотивация.

.

21 лучшая техника тайм-менеджмента (ч 1)

Существует множество техник тайм-менеджмента, разбросанных по десяткам книг различных гуру саморазвития и личной эффективности. Мы решили отобрать для вас наиболее эффективные, на наш взгляд, методики. И вот что у нас получилось.

1

Соотносите свой график с пиками продуктивности

В соответствии с индивидуальными особенностями суточных биоритмов, у каждого человека есть пики активности, плато и периоды упадка сил. Итак, на то время, когда вы чувствуете максимальный прилив энергии, планируйте самую сложную и ответственную работу. Оставшееся время посвятите более простым и незначительным делам, вроде наведения порядка, проверки электронной почты и т.д.

То же самое касается и недельного расписания. К примеру, считается что вторник – это самый продуктивный день для большинства людей. У вас это может выглядеть несколько по-иному.
Понаблюдайте за собой и отмечайте в течение нескольких недель часы и дни с наивысшей и наименьшей продуктивностью, а затем планируйте свои дела в соответствии с выявленными закономерностями.

2

Планируйте свой день накануне

Перед сном потратьте 5 минут на написание списка задач на следующий день. Эти дела должны помочь вам двигаться к вашим профессиональным и личным целям. Планируя заранее накануне вечером, вы будете лучше подготовлены морально к предстоящим вызовам. В результате, утром будет значительно легче приступить к делу, зная, что именно вы планируете осуществить. Кроме того, вам не придется тратить время на выбор следующей задачи. Вы уже будете знать, чем заняться дальше.

3

Начните день с самой важной работы

Марк Твен как-то сказал: «Если ваша работа – есть лягушку, то лучше сделать это первым делом с утра. И если ваша работа – съесть двух лягушек, то начните с самой большой».
Это один из лучших методов управления временем. Составляя план на день, выделите самую сложную, существенную или неприятную задачу и поставьте ее на утро. Решив эту задачу первым делом, вы получите чувство выполненного долга и заряд мотивации в самом начале дня, что не сможет не сказаться на ваших дальнейших результатах. Такой подход куда более эффективен и приятен, чем оттягивание ненавистного дела до вечера, когда вы уже устали и утратили мотивацию к работе.
Следуя этой методике, вы всегда будете уверены, что по крайней мере самые важные дела для достижения своих целей вы уже сделали.

4

Расставляйте правильные приоритеты

Умение правильно обозначить приоритет в своих делах является одним из наиболее важных навыков тайм-менеджмента. Вы должны научиться выделять те задачи, от которых в наибольшей степени зависит достижение ваших целей.
Для этого воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра, которая позволяет быстро найти срочные и важные дела. Просто выполните следующие шаги:

1. Составьте список дел. Не задумывайтесь о каком-либо порядке или приоритетности, просто запишите их.
2. Подумайте, что срочно, а что важно. Возле каждого дела поставьте отметку “В” (важное) и “С” (срочное). При этом каждое дело может получить две отметки, одну, или вообще никакой.
3. Теперь остается определить каждое дело в одну из четырех категорий: “важные и срочные”, “важные, но не срочные”, “срочные, но неважные”, “не срочные и не важные”. Для удобства вы можете разделить лист на 4 части и записывать задачи в соответствующие прямоугольники.
4. Далее выполняйте задачи в соответствии с получившимися приоритетами:

• важные и срочные – занимайтесь ими в первую очередь;
• срочные, но не важные – по возможности делегируйте их;
• важные, но не срочные – дела второй очереди. Запланируйте их выполнение;
• не срочные и не важные – отложите их до лучших времен.

5

Делегирование

Матрица Эйзенхауэра обнаружит пул не очень важных (для достижения ваших целей), но все же необходимых и срочных дел. Лучшее, что вы можете с ними сделать – это поручить их выполнение кому-нибудь другому. Это позволит сосредоточиться на том, что действительно приближает вас к цели.
Следующие советы помогут вам делегировать максимально эффективно:

• Найдите подходящего человека: тот, кому вы делегируете задачи, должен обладать всеми необходимыми навыками для выполнения этой работы;
• Обеспечьте ясные инструкции. Сделайте так, чтобы сотрудник совершенно точно знал, что он должен делать и для чего это необходимо. Напишите пошаговое руководство, дайте сотруднику возможность задать вопросы и уточнить неясные моменты.
• Определите критерии достижения результата и точные сроки выполнения задачи;

6

Автоматизируйте повторяющиеся задачи

Современные технологии наконец достигли той точки, когда мы можем автоматизировать многие рутинные действия. И это не означает, что вы должны купить робота-домработницу. В первую очередь это касается работы за компьютером и в интернете.

Вот некоторые дела, которые можно возложить на плечи современных технологий:

• Создавайте шаблоны писем и рассылок электронной почты;
• Устанавливайте напоминания в Google Календарь, чтобы не заглядывать постоянно в список дел;
• Используйте сервисы кросс-постинга для управления своими аккаунтами в различных соцсетях;
• Используйте шаблоны электронных таблиц для создания еженедельных/ежемесячных отчетов;
• Настройте автоматическую оплату по счетам с помощью сервисов мобильного банкинга;
• Используйте чат-боты для общения с потенциальными клиентами.

Вы также можете обратиться к программистам, чтобы создать автоматические решения для более специфических задач.

7

Устанавливайте временные ограничения

Люди работают лучше, если они имеют ограничения по времени. Вы и сами наверняка замечали ускорение от волшебного пинка дедлайна. Закон Паркинсона гласит, что «работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения». Справедливо и обратное: если уменьшить срок, необходимый для выполнения работы, можно заставить свой мозг сосредоточиться и включиться на полную.

Поэтому всегда, при любой возможности устанавливайте сроки, даже если в этом нет насущной необходимости. Каждый раз старайтесь сокращать их и выполнять задачу быстрее. К примеру, если вы обычно тратите на просмотр почты и написание писем 20 минут, поставьте таймер на 15 и попытайтесь уложиться в это время.

Это также помогает избавиться от ненужных отвлечений. Вы не будете заглядывать в Facebook, если будете знать, что времени хватает впритык.

8

Устранение отвлекающих факторов

Если вы один раз отвлеклись на проверку уведомлений в смартфоне, вам потребуется в среднем 23 минуты 15 секунд, чтобы вновь сконцентрироваться на выполняемой ранее задаче. По крайней мере так утверждает исследование Калифорнийского университета. Мы теряем многие часы жизни на секундные посматривания в смартфон или пустые разговоры с коллегами.
Следующие советы помогут избежать отвлекающих факторов и полностью сосредоточится на деле:

• Отключите все уведомления на телефоне, компьютере и планшете;
• Также отключайте Wi-Fi, если интернет не нужен непосредственно для работы;
• Спрячьте телефон в таком месте, куда вам будет трудно добираться от рабочего стола;
• Наденьте наушники – другие люди с меньшей вероятностью подойдут, чтобы побеспокоить вас;
• Выйдите из аккаунтов социальных сетей и не просматривайте их во время работы. Если уж это так необходимо, выделите для этого специальное время.
• Если у вас есть кабинет, просто закройтесь в нем.

9

Принимайте быстрые решения для незначительных вещей

90% решений, которые мы принимаем в течение дня, не обладают каким-то существенным влиянием на нашу жизнь. Сюда относится выбор места обеда или покупки стандартного предмета одежды. Поэтому вы не должны тратить слишком много времени на поиск информации и обдумывание таких вещей. Заставляйте себя быстро, в течение нескольких секунд расправляться с ними. Тогда у вас останется больше времени для действительно важных вопросов, таких, как поиск новой работы, к примеру.
Чтобы понять, что для вас действительно имеет значение, воспользуйтесь правилом “10-10-10-” и  ответьте на следующие вопросы:

• Как я буду относиться к этому решению через 10 минут?
• Как я буду себя чувствовать через 10 месяцев?
• А через 10 лет?

10

Отслеживайте свое время

Чтобы управлять чем-то, нужно хорошо знать, как это работает. Это же справедливо и для времени. Задайтесь целью понять, на что вы тратите свое время, и какие результаты это в конечном итоге приносит. Если вы проводите много времени за компьютером, воспользуйтесь программой  RescueTime. Она позволяет точно отследить все действия на компьютере и таким образом понять, куда вы действительно тратите свое время.

Для всего остального используйте блокнот или электронную записную книжку. Отмечайте время начала и окончания каждого дела. Через неделю-две таких наблюдений вы уже сможете понять, какие утечки времени вы следует закрыть, и за счет чего действительно реально повысить продуктивность.

По сути, это то же самое, что вы делаете с деньгами – отслеживаете расходы, чтобы понять, на чем можно сэкономить. Время – это такая же ваша валюта, ресурс. Считайте его и тратьте с умом.

11

Правило 2-х минут

Это правило состоит из 2-х частей.

Часть 1.  Если что-то можно сделать за две минуты, просто сделайте это. Не добавляйте в список дел, не откладывайте на потом его и не делегируйте кому-то другому. Просто сделайте это. Например, ответьте на письмо босса или поставьте тарелку в посудомоечную машину сразу после еды. Или же черкните план на день за чашкой утреннего кофе.

Часть 2. Если что-то требует больше времени, скажите себе, что вы будете делать его в течение 2-х минут. Всего 2 минуты – это совсем немного. Однако проработав их, вы скорее всего продолжите дальше.
Этот нехитрый трюк тем не менее позволяет безболезненно победить инерцию покоя и наконец взяться за дело, которое так долго откладывалось.

Резюме

Ищите пики продуктивности и назначайте на них самые важные дела. Планируйте день заранее, чтобы быть готовым сразу приступить к делу. Делайте наиболее важные, но неприятные дела в первой половине дня, чтобы зарядиться мотивацией на все оставшееся время. Распределяйте дела по приоритетам с помощью матрицы Эйзенхауэра. Делегируйте неважные, но срочные задачи. Автоматизируйте рутину. Устанавливайте временные ограничения для всех дел. Избавьтесь от всего, что отвлекает. Не тратьте время на обдумывание несущественных решений. Отслеживайте то, как вы тратите время и ищите возможность сэкономить. Преодолевайте прокрастинацию с помощью правила 2-х минут.

 

 

 

Популярные техники личного тайм менеджмента и упорядочивания времени – 9psy.ru

«Берегите время: это ткань, из которой сделана жизнь».

С. Ричардсон

К дисциплине нас приучают с детства, и придерживаться определенных ограничений, так или иначе, мы вынуждены всю жизнь. Еда и сон по распорядку дня, занятия по расписанию, работа и отдых в отведенное время. Мы легко подчиняемся чужим правилам игры, по сути, помогая кому-то другому достигнуть его цели. Но когда речь заходит о самодисциплине, многие не готовы отказаться даже от маленьких слабостей, вроде привычки поспать лишние 10 минут по утрам.

Умение ограничивать себя ради достижения определенных целей — ценнейший навык, владеют которым не многие. Но лишь они, в конечном итоге, добиваются успеха. Известные политики, бизнесмены, актеры свой путь к славе прошли только благодаря ежедневному труду во имя своей цели. Способности, талант, даже гениальность это всего лишь один процент успеха, остальные девяносто девять это упорная работа.

Содержание статьи

Самодисциплина — первый шаг к личной свободе

Управление временем — основная составляющая системы личной эффективности для любого амбициозного человека. Не важно, какая цель преследуется: похудеть, получить красный диплом, начать свой бизнес… ни одно из этих дел невозможно без навыков самоорганизации. Тайм-менеджмент это практическое руководство к действию, благодаря которому можно определить собственные жизненные приоритеты, создать свое видение успеха. Разработка действенных мотиваций позволяет не просто беречь время, а развиваться как личности. Самодисциплина — жизнь по строгим правилам, которые человек устанавливает для себя, в своих собственных интересах. Такие жесткие рамки, как ни странно, не ограничивают личность. Напротив, это единственный путь к настоящей свободе.

Тайм — менеджмент это лучший инструмент самосовершенствования. В первую очередь, планирование учит контролю над внешними событиями, окружением, временем и пространством. Полученные в результате работы над собой навыки самоконтроля, позволяют руководить собственными чувствами, сиюминутными желаниями, дурными привычками. А самообладание это признак сильной, волевой натуры. Развитие навыков концентрации позволяет достигать более высоких результатов в работе, затрачивая при этом меньше усилий. Таким образом, освобождается время для совершенствования интеллектуального и духовного. А разве не в этом заключается смысл человеческой жизни?

Навыки самодисциплины не приобретаются за короткий срок. Более того, развить их в себе можно лишь постоянной тренировкой силы воли. То же самое касается системы тайм – менеджмента. Тот, кто хочет достигнуть успеха в жизни, просто обязан относиться ко времени бережно.

7 самых популярных техник тайм-менеджмента

«Если бы у меня было 9 часов на то, чтобы срубить сосну, я потратил бы 6 часов на то, чтобы заточить топор».

Авраам Линкольн

Для эффективного использования времени существует множество методик. Предлагаем вашему вниманию наиболее популярные приемы, без которых не обходится ни одна система тайм-менеджмента.

Матрица Эйзенхауэра

Техника получила свое название в честь Президента США Д.Эйзенхауэра, который все задачи, которые перед ним стояли, делил на 4 категории, руководствуясь их срочностью и важностью.

На основании этого, дела располагались в ячейках простейшей матрицы следующим образом:

• Категория А — срочные и важные, которые должны быть решены незамедлительно;
• Категория Б — решение их можно отложить на некоторый срок, но затягивать с ними не стоит;
• Категория В — задачи, исполнение которых вполне можно делегировать третьим лицам;
• Категория Г — дела, которые лучше сразу отправить в корзину, поскольку они не стоят потраченного времени и усилий.

По мнению специалистов, ошибкой большинства людей является неверная расстановка приоритетов. Они охотнее берутся за выполнение задач двух последних категорий, поскольку сделать эти дела гораздо проще. Быстрые результаты способствуют выработке неверной оценки личной эффективности. На поверку выходит, что человек расходует усилия на занятия второстепенные, оставляя за бортом то, что действительно важно.

Техника «Хронометража»

Учет времени сотрудников с целью повышения трудовой дисциплины используется не один десяток лет. Программы автоматизации и учета фиксируют своевременный приход и уход, продолжительность рабочего дня сотрудника. Но современные технологии пошли еще дальше. Сегодня можно не просто узнать, присутствует ли человек на рабочем месте, но и проверить чем он занимается.

Подобных систем контроля на сегодняшний день разработано несколько сотен. Программы способны регистрировать автоматически: отсутствие по болезни, командировки, отпуск, отгулы, работу по гибкому графику. Система учитывает продолжительность обеденного перерыва, несвоевременный уход или опоздание, прогулы.

При всем своем совершенстве, модули учета рабочего времени осуществляют лишь поверхностный хронометраж, тогда как шпионские программы вроде «Maxapt QuickEye» помогают отследить работу за компьютером. С их помощью руководитель сразу поймет, что Мария Ивановна из бухгалтерии занята не работой над отчетом, а общением на сайте «Одноклассники». Конечно, составить поминутный хронометраж с учетом перекуров, чаепитий, задушевной болтовни и прочего «мусорного времени» даже с помощью таких программ не удастся, но чаще всего никакой необходимости в этом нет.

Метод Парето

Закон Вильфредо Парето гласит: «20% затраченных усилий обеспечивают 80% результата, тогда как остальные 80% приносят только 20% результата». Можно трактовать его и по другому:  «20% работников приносят фирме 80% прибыли». Проще говоря, эффективно работает только 1/5 часть коллектива. Коэффициент полезного действия подавляющего большинства тружеников очень низок. Их работа просто имитация бурной деятельности. Если направить эту энергию в нужное русло, общая продуктивность значительно повысится.

Метод Парето состоит в том, чтобы вычленить из всей массы 20% главных дел и сосредоточится на них. Решение о том, что считать важным, а что второстепенным, в каждом случае будет индивидуальным. Разбить дела на категории позволяет матрица Эйзенхауэра или метод АВС-анализа, который чаще всего используют в комбинации с методом Парето. АВС-анализ простейший способ провести градацию дел по степени их важности на данный момент.

АВС — анализ

Данный метод считается наиболее продуктивным и наглядным способом сортировки дел. Он позволяет отсеять все лишнее, сосредоточится на достижении главных целей. Согласно данному методу, все дела разбиваются по категориям:

• Высший приоритет имеет группа А, это дела важные и срочные. Такие задачи подлежат обязательному решению как можно быстрее. Вклад этих дел в достижение конечной цели 65%, хотя на их выполнение уйдет лишь 15% времени. То есть за минимальный срок будет выполнено больше половины всей работы.
• К группе В относятся дела не срочные, но необходимые к исполнению. Решение таких задач можно перепоручить третьим лицам. Важно контролировать время их выполнения, поскольку дела группы В имеют тенденцию переходить в категорию А при нарушении сроков.
• Группа С — задачи которые принято называть «офисной текучкой». Именно на них тратиться львиная доля рабочего времени персонала и руководителя. Хотя с составлением отчетов, закупкой канцтоваров и прочей рутинной работой легко справится человек с низкой квалификацией.

Самостоятельная организация рабочего времени

Самоменеджмент, пожалуй, самая результативная из всех тактик управления временем. Она применима как к отдельно взятому субъекту, так и к коллективу в целом. Добиться того, чтобы работник трудился результативно, позволяет система материальных поощрений и наказаний. Говоря доступным языком, штрафы или премии неплохо стимулируют индивида к выполнению поставленной перед ним задачи. Надо заметить, что сам работник так же должен быть заинтересован в грамотной организации рабочего процесса.

Важнейшей целью самоменеджмета является максимальная реализация потенциала каждого человека в работе, творчестве, личной жизни. Использование данного метода дает следующие преимущества:

• Время и усилия на выполнение рабочих задач сокращается;
• Повышается производительность;
• Устраняются поводы для стрессов, авралов, спешки;
• Увеличивается моральная удовлетворенность трудовой деятельностью;
• Повышается квалификация, появляется стимул к личностному росту.

Самоменеджмент начинается с анализа стиля работы, который включает полную инвентаризацию времени. Он позволяет выявить сильные и слабые стороны организации трудового процесса, скорректировать их в нужном направлении. Опись всех видов деятельности включает:

1. Основные рабочие задачи;
2. «Помехи» или вынужденные перерывы, так называемое «мусорное время».

Причинами нерационального расходования времени могут быть личностные факторы, такие как неорганизованность, халатное отношение к трудовым обязанностям, отсутствие самодисциплины, стремление все делать быстро, в спешке. Впрочем, излишнее рвение, желание взвалить на себя все дела разом тоже редко дает положительный результат.

Известный американский бизнес-тренер Дэн Кеннеди считает, что телефонные звонки, незапланированные посетители, затянувшиеся совещания — самые злостные поглотители времени для руководителя. По возможности они должны быть устранены, либо сведены к минимуму.

Метод «Помидора»

Эта тактическая методика со смешным названием была придумана в 80-е годы прошлого столетия итальянцем Франческо Чирилло. Будучи одним из отстающих студентов, молодой человек решил начать работу над собой с целью подтянуть успеваемость. Проведя подробный «разбор полетов», он уяснил, что никак не может сосредоточиться на учебе, отвлекаясь на множество мелких дел. Тогда Франческо принес с кухни таймер в виде томата, установил его перед собой и засек время занятий.

Практическим путем было выявлено, что сосредоточенно изучать науки он в состоянии в течение 25 минут. За этот период студент ни разу не отвлекался от книги. В дальнейшем было принято решение разбить все время, отведенное на занятия по блокам. В получасовой интервал входило время максимальной концентрации — 25 минут, а так же время отдыха, которое отводится как раз на те самые мелкие дела. Метод «помидора» получил сегодня широкое распространение, благодаря своей простоте, доступности и эффективности.

21 лучшая техника тайм-менеджмента (ч 2)

Продолжаем изучать самые эффективные техники тайм-менеджмента. В этой статье вы узнаете, как найти дополнительные несколько часов в сутки, почему нужен список To-Don’t, как автоматизировать решения, чем вреден перфекционизм, почему нужно объединять сходные задачи и ещё 5 полезных методов управления временем.

12

Говорите «нет» чаще, чем «да»

Жить по принципу “всегда говори «да»” означает жить по принципу “забудь про свои цели”. Все просто: вы должны делать только то, что приближает вас к цели, а не делать все. Поскольку время – это ограниченный ресурс, от чего-то приходится отказываться.

Как же понять, на что соглашаться, а от чего отказываться, и как не пропустить уникальную возможность? Уоррен Баффет предложил правило, которое поможет вам установить границы и лучше принимать решения. Оно состоит из 2-х этапов:

1. Запишите 25 ваших самых главных карьерных целей. А затем выберите из них 5 самых-самых важных. Вычеркните 20 неотмеченных и сосредоточьтесь на оставшихся 5. Это то, что действительно имеет значение.
2. Скажите «нет» по умолчанию всему, что не способствует достижению ваших 5 лучших карьерных целей.

13

Воспользуйтесь преимуществом пустых промежутков времени

У нас есть много времени, которое мы тратим впустую: очереди, зал ожидания, небольшие перерывы в расписании, поездки в транспорте и пробки.

Если сложить все это, получится 1-3 часа в сутки. Согласитесь, такой резерв не должен пропадать зря. Отнеситесь к нему так же стратегически, как и к остальному времени в течение дня. Вы можете сделать очень много полезного в эти кусочки времени:

• Читайте книги или статьи по вашей специальности;
• Займитесь организацией папок на компьютере, разберитесь с календарем и другими мелкими онлайн-делами;
• Составляйте планы на день/неделю/месяц;
• Слушайте подкасты;
• Учите слова иностранного языка;
• Просто прогуляйтесь и отдохните.

14

Автоматизируйте принятие решений

Заставьте свой мозг принимать слишком много решений, и в конечном итоге сила воли будет истощена, вы почувствуете усталость. Что, конечно же, не замедлит сказаться на качестве этих решений.

Чтобы избежать умственного перенапряжения, автоматизируйте решения. Это позволит снизить когнитивную нагрузку и не полагаться исключительно на свою самодисциплину.

Под автоматизацией решения подразумевается то, что вы принимаете его однажды, а затем постоянно следуете установленному алгоритму, лишь изредка меняя его при необходимости. Ниже приведены примеры задач, которые можно автоматизировать:

• Переводите деньги на сберегательный счет каждый раз, когда получаете зарплату.
• Выберите все свои наряды на неделю в воскресенье и повесьте их в шкаф по порядку.
• Воспользуйтесь сервисами доставки еды.
• Стандартизируйте типичные ежедневные блюда, которые вам нравятся больше всего, экономя время на приготовление пищи и покупку продуктов. Заранее составьте план питания на неделю.

15

Не переключайтесь

Преимущества многозадачности – корпоративный миф, который развивался с течением времени. Мозг предназначен для фокусировки на одной вещи за раз. Переключение между задачами может иметь разрушительное воздействие на нашу работу и производительность. Особенно это касается тех дел, которые требуют концентрации и вдумчивого подхода.
Воспитывайте в себе привычку фокусироваться на одной задаче за раз. Это значит также, что вы должны бороться с отвлекающими факторами, которые рассеивают ваше внимание.

Хорошим подспорьем в этом деле будет техника Помодоро. Она заключается в том, что вы должны избавиться от всех отвлечений, включить таймер на 25 минут и всецело посвятить это время одной-единственной задаче. Четверть часа – это оптимальное время концентрации внимания на одной задаче для нашего мозга. Этот бесплатный сервис имеет адаптированный под данную технику таймер.

16

Ешьте слона по кусочкам

У всех нас есть огромные задачи, от которых мы устаем, просто думая о количестве работы, необходимой для их выполнения. Мы прокрастинируем или же занимаемся всякой ерундой, чтобы не приступать к поеданию большого слона. Избежать подобной ситуации можно, поделив большие цели на маленькие задачи с реально достижимыми этапами.  Абсолютно любой долгосрочный проект можно разбить на кусочки, которые легко выполняются в течение часа.

Составьте план, выделите промежуточные цели, определите конкретные шаги, а также установите сроки выполнения каждой подзадачи. Этим простым алгоритмом вы мгновенно делаете из пугающей горы кучу щебенки, которую не так уж сложно постепенно перенести в другое место. Дальше просто запаситесь терпением и трудитесь. Ешьте слона по кусочкам.

17

Работа с календарем

Календарь дел – это дальнейшее, логическое развитие списка дел. В последнем вы записываете, что делать. В календаре вы отмечаете не только что, но и когда (а еще лучше и где) вы это сделаете.

Сделать что-то – это абстракция, ей не хватает времени и места. И календарь помогает превратить идею в реальность: поставив точную дату, вы с большей вероятностью сделаете это. Поэтому, как только у вас появилась новая задача, постарайтесь сразу же записать ее в календарь, иначе высока вероятность, что она будет кочевать из одного списка дел в другой.

Так же, как и рутинные дела, вы должны планировать форс-мажоры. Не загромождайте календарь, иначе потом будете оправдывать невыполненные дела непредвиденными обстоятельствами. Оставьте время для случайностей, которые постоянно возникают в нашей жизни. И если они все же не произойдут, что ж, у вас появится дополнительное время для себя.

18

Избавьтесь от перфекционизма

Легко быть пойманным в бесконечный цикл попыток сделать все идеально. Однако подобное стремление может привести к тому, что вы будете работать слишком медленно и пропустите все сроки.

Перфекционизм – это на самом деле страх, который заставляет копошиться в деталях. Вы просто оправдываете отсутствие реальных (пусть и несовершенных) результатов попытками достичь безупречности.

Ваша задача – делать вещи достаточно хорошо. Они должны работать, а не блестеть и сиять. Все остальное можно исправить в пути. По словам Марка Твена, «непрерывное совершенствование лучше отсроченного совершенства.”

19

Сделайте себе список To-Don’t

В математике существует метод решения проблем, называемый инверсией. Вы начинаете с результатов и раскручиваете цепочку назад, чтобы вычислить исходные данные. Похожий принцип работает и в области тайм-менеджмента.

Предположим, вы хотите повысить производительность. Обычно при этом мы думаем о том, что помогает улучшить эффективность наших усилий. Однако инверсия позволяет взглянуть на проблему с другой стороны: а что же мешает этой цели? Что нужно не делать, чтобы успевать больше?

Задайтесь этим вопросом. Что мешает вам работать продуктивно? Какие привычки, обязательства или нездоровые желания?

А затем создайте список того, чего вы не должны делать – To-Don’t List.

Вот несколько примеров таких дел:

• не заходить в соцсети, как только проснулся;
• не назначать утренние встречи;
• не пить кофе после обеда;
• не говорить «да», если не уверен, что сделаешь это.
• не соглашаться на встречи или звонки без четкой повестки дня или времени окончания.

Это может быть и что-то более конкретное, например, какими проектами вы не будете заниматься, чтобы не отбирать время у основного вида деятельности.

Причина, по которой работает инверсия, проста: то, что вы не делаете, определяет, что вы можете сделать.

20

Пакетируйте похожие задачи

Основная идея этого метода управления временем состоит в том, чтобы собрать группу подобных действий и сделать их все одним махом. Вы можете эффективно работать над несколькими задачами, не теряя потока, если деятельность требует аналогичных установок.

Объединяйте похожие задачи и работайте над ними в одно время. Пакетная обработка уменьшает время запуска и замедления, улучшает фокусировку. Возьмите свой список дел на неделю и посмотрите, какие задачи можно было бы объединить.

Например, пакетировать можно такие дела:

• Написать все посты для блога на неделю за один присест;
• Ответить на все накопившиеся письма из email, сделать все необходимые звонки;
• Закупиться необходимыми продуктами и вещами сразу на неделю;
• Выполнить все бытовые задачи в один день.

Чтобы быстрее обрабатывать пакеты, работайте над подобными задачами в течение заданного периода времени, используя технику Помодоро.

21

Выделяйте время для перезарядки

В современном высокотехнологичном мире легко попасть в ловушку пребывания на связи 24/7. Нам кажется, что мы что-то упускаем, не работая по выходным над сложным проектом. Мы обещаем себе отдохнуть по его завершению, однако там нас уже ждет новое Очень Важное Дело.

Наше тело и ум нуждаются в отдыхе, чтобы функционировать должным образом. Небольшие перерывы во время работы критически важны для поддержания мотивации, концентрации и высокой продуктивности. Если вы пробовали технику Помодоро, то наверняка заметили, что через несколько циклов уже начинает чувствоваться усталость, концентрация ухудшается, а результаты падают. Самое время сделать перерыв минут на 10-15 и отдохнуть. Лучше всего – активно, хотя бы просто пройтись.
Это же касается и более длительных промежутков времени. Отдыхайте хотя бы один день в неделю и несколько недель в год. Вы не потратите это время впустую. Вы сделаете себя более эффективным.

Резюме

Говорите «нет» тому, что не приближает вас к поставленным целям. Используйте периоды вынужденного безделья продуктивно – занимайтесь мелкими делами вроде изучения слов иностранного языка. Автоматизируйте принятие решений и работайте на автопилоте, чтобы сэкономить силу воли для важного. Будьте монозадачны. Разбивайте большие цели на маленькие. Заносите дела не в списки, а в календарь. Работайте не на «отлично», а на «очень хорошо». Сделайте себе список не-дел. Объединяйте сходные задачи в блоки и выполняйте их вместе. И обязательно давайте себе время для отдыха и перезарядки.

Простые инструменты управления временем: краткий обзор

Как все успеть? Этим вопросом задается каждый современный человек. Принципы и техники тайм-менеджмента помогают в этом. Но можно научиться ежедневно экономить час времени и оставаться неудовлетворенным, если выбрано неправильное направление вашей жизни в целом. Поэтому прежде чем экономить время, задайте себе вопрос: «В правильном ли направлении я действую?»

Простые инструменты управления временем

Политик и ученый Бенджамин Франклин разработал пирамиду, которая представляет собой систему планирования как глобальных, так и ежедневных целей. В фундаменте пирамиды – главные жизненные ценности. Осознание своих сокровенных ценностей требует глубокого самоанализа. У каждого человека они свои. Кто-то в основу пирамиды положит богатство, а кто-то –  помощь другим, известность, власть или семью.

Определив свои ценности, как основу, пирамиду Франклина нужно использовать дальше на 5 этажей планирования:

1. Глобальная цель. Зачем я живу и каким будет основной результат моей жизни?
2. Генеральный план. Он описывает конкретные макроэтапы, сферы деятельности, конкретные факторы для достижения цели.
3. Долгосрочный план. Включает детализацию конкретных макроэтапов, которые планируется осуществить в течение 5, 3 или 1 года.
4. Краткосрочный план. Предусматривает планирование на 1 неделю, 1 месяц или 1 квартал.
5. План на день. Планирование в рамках дня.

Правильно приоритезировать дела помогает матрица Эйзенхауэра, которая разделяет все задачи на 4 группы:

• срочные и важные;
• важные и не срочные;
• не важные и срочные;
• не важные и не срочные.

Люди часто концентрируются на важных и срочных делах, что показывает узкий диапазон их планирования или отсутствие планирования вообще. Такие люди всегда спешат и ничего не успевают, они раздражительны из-за постоянного состояния стресса.

Если человек достаточно хорошо планирует свое время, то большинство дел будут находиться в графе «Важные и не срочные». Выполнение этих дел позволяет спокойно и уверенно достигать своих целей, предотвращая возможные кризисы.

Не важные и срочные дела – это дни рождения знакомых дальнего круга, посещение лекций, на которых вы не получаете полезной информации. По большей части, таким делам надо сказать «нет».

Не важные и не срочные дела логично не выполнять, но, как правило, они выполняются незапланированно. Это пустая болтовня с коллегами, видеоигры, просмотр прикольных роликов и т.д. Отслеживайте, сколько реального времени приходится на данную категорию, и подумайте, как сделать ваш отдых более эффективным.

А правильно осуществлять краткосрочное планирование поможет следующий инструмент – метод «Альпы». Следуя ему, необходимо:

1. Составить перечень всех задач. Обратите внимание, чтобы вошли также задачи, которые вы выполняете, но не привыкли планировать. Например, приготовление пищи, физические упражнения и другие бытовые дела обязательно включайте в список.
2. Расставить приоритет для каждой задачи.
3. Определить время выполнения задачи. Прикидывая ориентировочное время, лучше прикидывать в большую сторону, добавляя около 20% времени. Это позволит точнее уложиться в план.
4. Определить, какие задачи можно делегировать и кому. Для людей, которым вы делегируете, обязательно проведите тренинг, поясняя, какой именно результат ожидается, и раскрывая алгоритм выполнения необходимых задач.
5. Выбрать приоритетные собственные задачи, заняв до 60% своего рабочего времени каждой. Обычно в течение дня могут происходить форс-мажоры, так что 40% оставляем на них. Если вдруг все идет по плану, то выполняем дальнейшие задачи с опережением.
6. Оценить свои результаты и перенести невыполненное на другой день. Осознание своих результатов – это основа положительной мотивации.

Теперь же освоим эффективный метод ежедневного планирования. Данный метод разработал известный консультант по продуктивности Айви Ли.  Подробно о нем мы писали здесь, поэтому сейчас рассмотрим лишь его этапы:

1. Записать 6 самых важных дел на следующий день.
2. Определить приоритет каждой из задач.
3. Сконцентрироваться на первой задаче, и не приступать к следующим, пока она не будет завершена.
4. Выполнив задачу, актуализировать перечень задач, изменив порядок выполнения существующих.
5. Добавить новые задачи в список, если вдруг они появились.
6. Продолжать последовательно выполнять задачи.

Данный метод выглядит очень простым, но, следуя ему ежедневно, вы сразу заметите прирост своей эффективности.

И еще один метод – Метод «Помидора». Он используется для еще более краткосрочного планирования. Имея перед собой определенную задачу, засеките таймер на 25 минут и это время полностью посвятите задаче. После этого засеките 5 минут перерыва. Это время обязательно посвятите отдыху. После 3-4 итераций работы и отдыха сделайте долговременный перерыв.

Когда перед вами нет четко сформулированной задачи или задача достаточно сложная, то, даже имея выделенное время, не ясно, с чего начать. Время уходит, а «воз и ныне там». Метод «Швейцарского сыра» придет на помощь. Начните с выполнения простых и понятных шагов, которые каким-то образом связаны с вашей задачей. Например, вам надо подготовить мотивирующую речь.  Почитайте цитаты известных людей, которые могут навести на мысль, или выберите картинки для раздаточного материала. Запишите свои мысли при выполнении первых шагов, вспомните случаи из жизни, которые связаны с темой выступления. Шаг за шагом вы как бы выедаете много маленьких дырок в одном большом куске сыра. И постепенно задача становится более понятной и выполнимой.

А еще бывает так, что вдруг высвобождается несколько свободных минут, но в голову ничего не приходит. Что бы полезного сделать? Используйте метод «Найденное время». Для этого составьте список дел, на которые вечно не хватает времени, и выполните их при появлении «свободного окна».

Заключение

Итак, список простых инструментов тайм-менеджмента следующий:

1. Пирамида Франклина.
2. Матрица Эйзенхауэра.
3. Метод «Альпы».
4. Метод Айви Ли.
5. Метод «Помидора».
6. Метод «Швейцарского сыра».
7. Метод «Найденное время».

Инструментов много, поэтому воспользуйтесь принципом Парето: выберите из них один или два наиболее понравившихся и начните активно использовать. А более глубоко освоить науку управления временем вы можете на нашем курсе «Лучшие техники тайм-менеджмента». Пройдя эту онлайн-программу, всего за 5 недель вы освоите самые эффективные техники тайм-менеджмента, целеполагания, декомпозиции, планирования и совместной работы, которые применяются известными успешными людьми и компаниями.

Желаем удачи и до встречи на курсе!

Популярные и простые техники тайм-менеджмента

Поначалу освоение техник тайм-менеджмента не столько  экономит, сколько тратит ценный временной ресурс. Это неудивительно, так происходит при освоении любого нового навыка. Поэтому возникает замкнутый круг: для освоения тайм-менеджмента нужно время. А где его взять, если его и так нет? Что делать? С чего начать?

Начните с определения, какая сфера жизни требует упорядочивания. Вы хотите разобраться с беспорядком дома? Вам не хватает времени на работе? Или, будучи студентом, вам нужно срочно готовиться к сессии? Ниже мы приведем по несколько полезных рекомендаций для той или иной сферы жизни.

Тайм-менеджмент для производства

Для оптимизации времени на производстве была разработана система 5С, которая позволяет производить «Точно в срок» (Just in Time). Эта система состоит из 5 этапов:

Сортируйте, а именно:

• проверьте местоположение элементов и оцените их полезность в данном месте;
• удалите ненужные элементы.

Соблюдайте порядок, а именно:

• часто используемые инструменты расположите ближе к рабочему месту;
• обеспечьте легкий доступ к инструментам;
• подпишите места для предметов.

Содержите рабочее место в чистоте, а именно:

• убирайте рабочее место;
• следите за чистотой пола;
• осматривайте инструменты на пригодность.

Стандартизуйте процедуры поддержания чистоты и порядка, а именно:

• разработайте правила, закрепляющие новые методы порядка;
• проверьте, что все знают свои новые обязанности;
• используйте фотографии, чтобы визуализировать новый порядок.

Cтимулируйте поддержание порядка, а именно:

• организуйте тренировки;
• регулярно проводите аудит новых стандартов;
• поощряйте вклад работников в улучшения.

При возникновении проблем определите их причину и измените правила, чтобы избежать повторения.

Тайм-менеджмент в бизнесе

Для тайм-менеджмента в бизнесе хорошо подойдут идеи Брайана Трейси, изложенные им в книге «Тайм-менеджмент»:

• повышайте свою самооценку;
• определите ваши ценности;
• подумайте над вашей миссией;
• планируйте наперед, оглядываясь назад;
• создавайте письменные планы;
• составляйте схемы своих проектов;
• составляйте ежедневные списки дел;
• установите четкие приоритеты;
• выполняйте срочные и важные дела;
• определите ключевые результаты;
• делегируйте;
• концентрируйтесь на одном;
• разделяйте на простые маленькие подзадачи;
• создайте «блоки времени» под разные задачи;
• контролируйте вмешательства;
• делайте похожие дела в одно время;
• выделите определенное время для разговоров по телефону;
• проводите эффективные собрания;
• читайте быстрее, запоминайте больше;
• инвестируйте в профессиональное развитие;
• организуйте свое рабочее место.

Дела, по мере их выполнения, часто занимают больше времени, чем было запланировано. В этом случае поможет система 4Д (4D system), которая предлагает следующую сортировку задач:

1. Делегировать (Delegate). Если это важная задача, есть ли кто-то, кому можно ее делегировать?
2. Делить и уменьшать (Diminish). Можно ли уменьшить масштаб задачи? Может, работу над 12-часовым отчетом способна заменить часовая консультация?
3. Двигать дальше (Delay). Если задача не может быть завершена быстро и не имеет высокого приоритета, отложите ее.
4. Далеко и надолго (Delete). Какие будут последствия, есть это не сделать? Вспомните правило Парето 80/20 и подумайте над приоритетом этой задачи.

Есть, конечно, и пятое Д. Пятое Д – делайте!

Тайм-менеджмент в учебе

Высокоэффективные люди учатся всю жизнь. Каковы наиболее эффективные техники? Их не так уж и много:

• Преобразуйте информацию разными способами (нарисуйте майнд-карту, придумайте аббревиатуру для ценных идей, сделайте презентацию).
• Регулярно воспроизводите информацию у себя в голове.
• Упрощайте, то есть разделяйте информацию на маленькие подзадачи.
• Обобщайте и сжимайте информацию.
• Ведите здоровый образ жизни.

И, конечно же, не забывайте себя поощрять. Это поможет вам всегда оставаться в тонусе.

Тайм-менеджмент в быту

Для сокращения времени в быту попробуйте систему Fly Lady или метод Мари Кондо.

Система Fly Lady была создана американкой Марлой Сили для женщин, у которых нет времени, но которым хочется поддерживать свой дом в чистоте (мужчинам же вполне можно рекомендовать все остальные техники и советы из данной статьи и материалы статьи «Как все успевать: эффективный тайм-менеджмент и 8 принципов отношения ко времени»).

Создательница системы организации домашних дел Fly Lady, устав от бесконечного беспорядка дома, начала с одной регулярной привычки – мытья раковины на кухне. Раковина стала тем островком чистоты, который мотивировал ее делать дальнейшие шаги по наведению чистоты.

Начните с небольшой достижимой цели, как, например, загрузка посудомоечной машины каждый вечер. И маленькими, но регулярными шагами продвигайтесь дальше, повторяя этот ритуал каждый день. Даже повторять – это уже немало – это формирование новой привычки, выработка нового качества характера. Не забывайте обязательно поощрять себя для сохранения мотивации.

Аббревиатура Fly означает Finally Loving Yourself, что означает «наконец полюбив себя». Идея любви к себе является основной в системе Fly Lady, поэтому каждое утро, прежде чем приступить к работе, надо… наряжаться! В этой системе расписаны утренний ритуал начала дня и ритуал отхода ко сну, чтобы всегда выглядеть на все 100% (рекомендуем посетить сайт Марлы Сили).

Мари Кондо – японский специалист по наведению порядка в доме. Она не просто описывает, какие рутины могут организовать ваш быт, но объясняет, как делать это эстетично и получать удовольствие. Она признает, что организовать рутину часто мешают непредвиденные обстоятельства. Поэтому начните со своих приоритетных задач, а затем дополните их ежедневными рутинами. Это сбалансирует глобальные цели с повседневными задачами. Более подробно о ее идеях можно прочитать в книге «Магическая уборка. Японское искусство наведения порядка в доме и в жизни».

Общие принципы тайм-менеджмента

И в заключение еще несколько общих рекомендаций из области управления временем, которые можно применять абсолютно в любой сфере:

• Приведите себя в ресурсное состояние с помощью здорового образа жизни.
• Сортируйте дела и окружающие вас предметы.
• Двигайтесь маленькими и простыми шагами.
• Найдите или разработайте четкий и простой алгоритм для рутинных дел.
• Держите на рабочем месте только нужные вещи.
• Закрепляйте привычки регулярным повторением.
• Разработайте систему самопоощрения и визуализируйте ваши достижения.

Сейчас разработано много различных направлений тайм-менеджмента. Поэтому не ограничивайтесь нашей статьей, а ищите свои варианты или создавайте собственные. Мы же можем предложить вам в помощь наш собственный курс «Лучшие техники тайм-менеджмента», который научит вас управлять своим временем от А до Я. Желаем удачи!

13 эффективных методов управления временем для Agile-команд

Опять опоздали на работу? Не можете сосредоточиться на одной задаче за раз из-за огромной нагрузки на вас? Не можете эффективно управлять повседневными делами и всегда не хватает времени? Не успели на важную встречу?

Это некоторые из сценариев, через которые большинство из нас проходило в течение своей жизни, и каждый раз, когда мы сталкиваемся с одной из этих ситуаций, они ставят огромный вопросительный знак на наши навыки управления временем.

Очень вероятно, что вы даже пытались решить эту проблему с течением времени, но каждый раз терпели неудачу, потому что то или другое не помогало вам. По этой причине вам нужно продолжать читать, потому что мы только что собрали для вас некоторые из самых эффективных методов управления временем!

Для вашего удобства мы разделили их на две основные категории, которые соответствуют вашим личным и профессиональным потребностям в управлении временем.

Эффективное управление временем на работе

То, как вы эффективно управляете временем, многое говорит о ваших навыках использования времени, и совершенно необходимо, чтобы вы показывали некоторые из них на своем рабочем месте, чтобы выглядеть достойным человеком для работы.Для одних управление временем оказывается легкой задачей, а для других — довольно сложной задачей.

Следующий список содержит некоторые из наиболее эффективных советов по управлению временем, которым вы можете легко следовать, чтобы повысить продуктивность своей работы:

1. Расставьте приоритеты

Начните свой рабочий день с определения приоритетов задач что впереди вас. Это отличный способ подготовиться к остатку дня.

Приоритизация работы в соответствии с срочностью действительно поможет вам решить, сколько времени вам нужно потратить на каждую задачу, а также это эффективный способ решить, какие задачи требуют вашего максимального внимания, а какие могут быть отложены на некоторое время. избавление от кучи задач.

Итак, не дожидаясь, начните расставлять приоритеты прямо сейчас! Один полезный совет, как расставить приоритеты в важном, — это использовать матрицу Эйзенхауэра для принятия решений.

2. Оптимизируйте время, проводимое в социальных сетях

Зависимость от социальных сетей реальна. Опрос 1200 сотрудников из разных компаний показал, что 18% респондентов признались, что использовали социальные сети 10 и более раз в течение дня.

Если вы один из тех людей, которые постоянно проводят излишне долгие часы в социальных сетях во имя «перерыва в работе», тогда мой дорогой друг! Это проблема.Вам нужно избавиться от этой привычки, если вы хотите увеличить продуктивность на работе.

Узнайте, сколько времени вы ежедневно проводите в социальных сетях в рабочее время, и проанализируйте свои ежедневные шаблоны использования социальных сетей. Эта оценка поможет вам проанализировать общее время, проведенное в социальных сетях, и, следовательно, поможет вам максимально сократить это время для повышения эффективности вашей работы.

3. Используйте часы пиковой энергии

У каждого человека есть «биологические часы», которые направляют человека к тому, чтобы есть, спать или работать в определенное время, и они варьируются от человека к человеку.Например; мой режим сна может отличаться от вашего, и наоборот.

Точно так же, согласно этим биологическим часам, уровни продуктивности в определенные часы дня также различаются для каждого человека. Согласно Redbooth, обычно человек выполняет большинство задач (9,7%) около 11 часов утра. После этого уровень продуктивности, вероятно, упадет.

Возможно, вы слышали от окружающих, что они не жаворонки или лучше работают ночью.Это верно, потому что для некоторых из нас утро — это великолепие, и максимальная производительность достигается в дневное время, в то время как для некоторых других ночное время является сравнительно более продуктивным для работы, и их пиковые часы энергии приходятся на них.

Для эффективного управления временем на работе вам необходимо определить часы пиковой энергии и планировать свой день вокруг них. Получите максимум от дня, работая в эти часы над первоочередными задачами. Поступая таким образом, вы сможете достичь большего за меньшее время и овладеете навыками выполнения работы вовремя.

Итак, не бойтесь этих сроков на работе и следуйте этой простой технике, чтобы завершить свою работу вовремя!

4. Оптимизация

Наблюдайте за временем, затрачиваемым на ключевые задачи, и оптимизируйте рабочие процессы для более эффективного управления временем. Попробуйте автоматизировать свои задачи. Один из способов сделать это — делегировать наиболее трудоемкие задачи на более мелкие подзадачи, чтобы сделать больше. Такое разделение на более мелкие подзадачи также поможет вам понять нюансы задачи.

Бонусный совет: использование профессиональных инструментов управления временем

Давайте просто признаем, что без надлежащих инструментов или программного обеспечения эффективное управление всеми индивидуальными и командными задачами на работе становится неприятностью, что, в результате, экономит время управление сложное.

В Интернете доступно множество инструментов управления проектами, которые можно использовать для управления и контроля всех ваших рабочих действий, но по моему личному опыту, есть один инструмент управления проектами, который может облегчить вашу жизнь и является бюджетным. -дружелюбный тоже.

nTask является новинкой на рынке, но имеет все функции, позволяющие грамотно управлять вашими проектами и задачами за вас. Есть отдельные доски для всех проблем и рисков, которые делают отслеживание чрезвычайно удобным для вас.

• Упрощенное управление проектами с nTask, абсолютно бесплатно!

  5 рабочих пространств, управление задачами, расписание и учет рабочего времени, управление ошибками и проблемами и многое другое.

• Начать бесплатно

Некоторые из других популярных инструментов управления проектами, которые вы можете использовать, — это Trello, Asana, Wrike и т. Д.

5. Избегайте многозадачности

Да, вы не ослышались! Многозадачность — это миф. Когда вы пытаетесь выполнить несколько задач одновременно, вы действительно терпите неудачу во всех из них. Чтобы развить этот момент, эксперты из Стэнфордского университета провели серию интересных экспериментов, в ходе которых они хотели выяснить, в чем преимущество многозадачности. Удивительно, но их не было!

Исследователи завершили исследование, заявив, что, пытаясь сосредоточиться на нескольких вещах, люди, выполняющие несколько задач, всегда отвлекаются и не могут сосредоточиться на чем-то одном, что приводит к нарушению их когнитивного контроля.

Когда вы пытаетесь работать в многозадачном режиме, вы не полностью вовлечены в текущую задачу и постоянно перемещаетесь между задачами, поэтому вы не можете приложить максимум усилий для выполнения одной задачи. Это приводит к снижению производительности и потерям времени.

Итак, можно с уверенностью сказать, что многозадачность — не лучший способ управлять своим временем. Вместо того, чтобы втиснуть больше задач в свой рабочий график, постарайтесь выполнять небольшие значимые, которые имеют наибольшее значение, и лучше распоряжайтесь своим временем.

Также читайте:

Что такое матрица Эйзенхауэра? Как использовать это, чтобы быть более продуктивным?

6. Выполняйте связанные задачи вместе

Весьма вероятно, что у вас в очереди несколько задач на день. Чтобы все они были выполнены в нужное время, объедините похожие или связанные задачи. Простая причина для этого заключается в том, что разные виды задач требуют разных способностей. Выполняя схожие задачи вместе, ваш мозг не переключает режимы, сохраняя бдительность и сосредоточенность.

Этот простой метод управления рабочим временем эффективен в том смысле, что действительно может помочь вам организовать все ваши задачи и предотвратить умственное истощение, которое обычно возникает в результате попыток выполнить несколько задач в течение дня.

7. Делайте регулярные перерывы

Вы находитесь на своем рабочем месте, чувствуете себя продуктивным и энергичным, идеи текут, и все вроде работает нормально, но это не будет длиться вечно. Придет время, когда вы отключитесь и почувствуете себя несосредоточенным.Это время, когда вам нужен небольшой перерыв!

Один из эффективных методов управления временем на работе — делать регулярные небольшие перерывы в течение всего рабочего времени, так как эти небольшие перерывы помогают вам оставаться сосредоточенным. Небольшой перерыв во время выполнения задания — отличный способ сохранить концентрацию на этом конкретном задании на более длительные периоды времени.

Интересное явление, связанное с эффективным управлением временем, — это усталость от решений. Постоянное принятие решений в течение дня без регулярных перерывов может привести к усталости от решений, что отрицательно сказывается на качестве решений, принимаемых человеком.Ссылаясь на известное исследование, израильские судьи с большей вероятностью давали заключенным условно-досрочное освобождение либо в самом начале рабочего дня, либо после того, как они сделали перерыв на еду. Вы понимаете важность перерыва?

Помимо психологической пользы, короткие отвлечения от работы также могут оказаться чрезвычайно полезными для физического здоровья. Продолжительное сидение на рабочем месте подвергает вас повышенному риску для здоровья.

Итак, просто вставайте и делайте перерыв на 5 минут после каждого часа, чтобы освежить свое сознание и поднять настроение, чтобы эффективно управлять своим временем на работе.

См. Также:

9 Эффективные методы управления командой для менеджеров проектов

Эффективное управление временем в личной жизни

Хотя управление временем имеет решающее значение на рабочем месте, оно очень важно для Ваш распорядок дня тоже. Вот некоторые из техник тайм-менеджмента, которые вы можете использовать в повседневных делах:

8. Используйте списки дел

Списки дел пригодятся почти в каждом случае.Если вы планируете свой день или неделю заранее, это дает вам преимущество вовремя выполнять свои действия.

Создайте список дел, которые вам нужно выполнить в течение дня или недели, и посмотрите, как все встанет на свои места, с помощью этого совета проактивного планирования. Этот список также поможет вам понять задачи, которые вам не нужно делать или которые вы не хотите исключать из своей повседневной жизни.

Начните составлять список дел в своей личной жизни, и в вашем распорядке все будет разобрано, и все будет делаться в соответствии с надлежащей координацией.

9. Добавление буфера

Добавление буфера к вашему расписанию в основном означает покупку дополнительного времени между действиями, чтобы помочь вам лучше управлять своим временем.

Давайте рассмотрим пример. вам нужно явиться на прием к врачу через 2 часа. Учитывая, что поездка занимает около 30 минут, вы не уйдете через полтора часа.

Вы добавите буфер и уйдете немного раньше, чтобы у вас было достаточно времени, чтобы быть там вовремя, на случай, если что-то еще произойдет или вы застрянете в пробке.

Добавление буферов к вашим ежедневным домашним делам или любым другим ежедневным обязательствам существенно сэкономит ваше время, потому что в конце дня эти буферы приведут к тому, что вся работа будет выполняться вовремя, и в качестве бонуса вы в конечном итоге у вас также появится дополнительное время!

10. Поддерживайте здоровый режим сна

Достаточное количество сна во время ежедневного цикла сна и бодрствования важно для поддержания вашего уровня концентрации.Определите свой цикл сна и бодрствования и выберите время, которое вам подходит в соответствии с потребностями вашего тела, а затем выполняйте всю работу более сосредоточенно.

Этот метод поможет вам с большей энергией выполнять повседневные задачи успешно и с большей пунктуальностью.

11. Часто медитируйте или занимайтесь физическими упражнениями

Регулярная медитация или физические упражнения даже в течение нескольких минут в течение дня могут значительно помочь в снижении стресса и беспокойства, говорится в исследовании.Вы можете подумать, что это не пойдет на пользу эффективному управлению временем, но регулярное выполнение этого упражнения дает вам баланс и контроль над своими умственными способностями, облегчая общую сосредоточенность на задачах.

Выведение токсинов из вашего тела повышает выносливость и уровень энергии, что позволяет вам лучше управлять своим временем. Помимо упражнений, существуют некоторые виды медитаций, которые приводят к положительному взгляду на жизнь и помогают повысить самооценку человека.Вкладывайте в них свое время.

Чистая прибыль? Выделяйте каждый день немного времени для медитации или небольшой тренировки и станьте свидетелем радикальных внутренних изменений, которые это приносит.

12. Развитие ключевых привычек

Развитие ключевых привычек ведет к развитию других ценных привычек. Но что такое краеугольные привычки? Вам может быть интересно! Краеугольный камень привычки действует как центральный камень, поддерживая другие привычки. Прививая хотя бы одну ключевую привычку в свой распорядок дня, вы легко сможете уступить место другим продуктивным.

Например, ; Выработка ключевой привычки читать по крайней мере две главы книги ежедневно по ночам поможет вам разумно тратить общее время и выделять время на эту привычку. Это также приведет к уменьшению бесполезной прокрутки социальных сетей по ночам и поможет вам спокойно спать.

Эти привычки могут проложить путь к эффективному управлению временем, поскольку благодаря одной ключевой привычке генерируются другие чрезвычайно полезные привычки, ведущие к непреднамеренным положительным результатам.

13. Анализируйте свой день

Последний эффективный метод управления временем в нашем списке — анализ вашего дня. Это может показаться немного ребяческим, но поверьте нам! После долгого дня выполнения поручений сядьте в тихом месте и подумайте о своем дне. При необходимости делайте заметки! Запишите все задачи, которые вы выполнили, а также те, которые вы не смогли выполнить из-за нехватки времени или по любой другой причине.

Практика этого ежедневного занятия поможет вам оценить свой распорядок дня и проанализировать свои временные затраты, чтобы лучше спланировать свой следующий день и принимать более обоснованные решения.

Короче говоря, эффективное управление временем не так сложно, как может показаться, и вы определенно согласитесь со мной, если начнете следовать некоторым из вышеупомянутых методов.

Понравилась эта статья? Вы можете помочь нам расти, поделившись им со своей сетью: .

5 основных методов управления временем — Timely Blog

По сути, управление временем — это вовсе не управление временем — это управление собой. У всех нас одни и те же 24 часа в сутки, но насколько хорошо мы их используем, полностью зависит от нас.

Лучшие методы управления временем улучшают ваш стиль работы, помогают контролировать отвлекающие факторы и удерживать концентрацию. Хотя в Интернете их много, вот пять техник тайм-менеджмента и связанные с ними инструменты, которые имеют самое большое значение.

1. Действуйте намеренно: ведите список дел

Составление списка дел может показаться не новаторской техникой, но это один из самых эффективных способов повысить продуктивность. Лучшие списки дел включают в себя самые разные задачи: быстрые и срочные задания, которые могут быть выполнены за 10 минут и больше, оперативные задачи, которые еще не завершены.

Наличие определенного списка задач поможет вам осознать, над чем вы работаете. В нем эффективно изложено, что вы должны выполнить — все задачи, которые появляются за его пределами, являются второстепенными — и, если ваш ум действительно блуждает, быстрый взгляд на ваш список напомнит вам о том, что вы должны делать.И, конечно же, ведение списка дел позволяет вам наслаждаться одним из уникальных жизненных удовольствий: визуализировать то, чего вы хотите достичь, а затем проложить себе путь через это.

Существует множество приложений для создания списков дел: Todoist — одно из самых популярных благодаря своей гибкости и простоте. Пользователи Apple также могут попробовать Things , сложное, но минималистичное приложение — простое в организации, но не лишенное функций.

2. Расставьте приоритеты: оцените свои задачи

Если составление списка дел — это первый шаг к более эффективному управлению временем, следующим шагом будет определение приоритетов ваших задач.Он проведет вас через действия дня в порядке важности, гарантируя, что в первую очередь решаются самые важные задачи. При ранжировании задач вы всегда должны отдавать приоритет тому, что для вас наиболее важно. Выясните, какие задачи и действия имеют наибольшую ценность, которые окажут наиболее положительное влияние на вас, вашу работу и вашу команду.

Трудно переоценить полезность приоритезации — без нее мы часто в конечном итоге сосредотачиваемся на неотложной, но на самом деле не такой важной работе, просто потому, что приближается крайний срок.Приоритезация — ваша самая эффективная защита от соблазна срочными, но несущественными задачами.

Приложения, такие как MyLifeOrganized , представляют собой списки дел, которые учитывают такие вещи, как сроки и ваши собственные приоритеты, чтобы помочь вам рассчитать, что должно быть первым в вашем списке. nTask — еще одно полезное приложение, которое позволяет вам организовывать, расставлять приоритеты и отслеживать задачи по ходу выполнения.

🏆 Наш выбор лучшего программного обеспечения для управления задачами

3. Будьте сосредоточены: отвлекайтесь

Несмотря на наши лучшие намерения, мы все отвлекаемся.От социальных уведомлений до разговорчивых коллег — и самой человеческой проблемы прокрастинации — на самом деле сесть и выполнить работу почти всегда труднее, чем должно быть. Учитывая, что перефокусировка после перерыва занимает около 23 минут, продуктивные затраты на наши ежедневные отвлечения быстро возрастают. Таким образом, вам нужно эффективно управлять своими отвлекающими факторами, чтобы защитить свой поток и сосредоточенность.

Хотя некоторые отвлекающие факторы легко определить, многие люди не осознают многочисленных проблем, которые ломают их жизнь.После того, как вы определили источник, вы можете установить элементы управления, чтобы вы сами решали, когда отправлять уведомления. Распространенными виновниками, такими как электронная почта, собрания и Slack, можно эффективно управлять с помощью четкой структуры коммуникации.

Для выявления и количественной оценки отвлекающих факторов лучше всего подойдет приложение для отслеживания активности, такое как Timely — оно может автоматически записывать время, которое вы проводите с каждым рабочим инструментом и веб-сайтом. Если вам просто нужно больше дисциплины, когда ваша концентрация ослабевает, такие приложения, как StayFocusd и Mindful Browsing , могут наложить ограничения на доступ к веб-сайтам, которые тратят время впустую.

🧠 4 лучших приложения, не отвлекающих внимание

4. Будьте структурированы: блокируйте работу по времени

Структурированный график имеет решающее значение для выполнения того, что вы сами себе поставили. Это помогает вам защитить пространство для вашей работы и создает здоровое давление для ее завершения. Блокировка времени — один из наиболее продуктивных способов сделать это, поскольку он не позволяет одной задаче обогнать весь день и мешает вам выполнять несколько задач одновременно.

Многие из нас одновременно выполняют несколько работ, веря, что сделаем больше, но на самом деле все наоборот; мы наиболее продуктивны, когда сосредотачиваемся на чем-то одном.Блокировка времени — это, по сути, продуманный подход к разделению внимания на всю вашу работу. Выделите небольшие периоды времени для административных задач, таких как электронная почта, планирование и ответные звонки, и более длительные периоды для более подробной, углубленной или аналитической работы.

Вам просто нужен простой инструмент календаря, например Week Plan, чтобы заранее запланировать время на неделю. В качестве альтернативы рассмотрите возможность использования приложения-календаря, которое также отслеживает ваши достижения, чтобы вы могли оптимизировать будущие графики.

👉 Краткое руководство по блокировке времени

5.Осознавайте себя: отслеживайте свое время

В конечном счете, вы не сможете улучшить то, как вы используете свое время, без понимания того, как вы на самом деле его используете. Отслеживание своего времени здесь элементарно — оно дает понимание и самосознание, чтобы вносить эффективные изменения, обнаруживая скрытые утечки времени, выделяя неэффективные процессы и выявляя ваши продуктивные модели.

К счастью, вам больше не нужно тратить время, чтобы понять время. Приложения автоматического слежения теперь могут делать за вас тяжелую работу, записывая, как вы проводите время, на личной шкале времени.Здесь нет таймеров для остановки и запуска, и вам не нужно ничего записывать — каждая деталь фиксируется в фоновом режиме, пока вы продолжаете свой день.

⚡️ Попробуйте бесплатный автоматический учет рабочего времени

.

10 популярных методов управления временем

Сроки. Проекты. Встречи. Предложения. Задания. Мы постоянно работаем на время, чтобы уменьшить нашу, казалось бы, бесконечную рабочую нагрузку. Если бы у нас было 25 часов в сутки! Хотя это не совсем возможно, возможно, нам нужно не больше времени, а лучшее управление временем.

Время не хуже золота — важна эффективность, а это означает, что вы сможете добиться максимальных результатов с минимальным временем. Хороший баланс между работой и отдыхом требует правильного управления временем.В конце концов, вся работа и отсутствие развлечений делают Джека скучным мальчиком. Вот 10 популярных техник тайм-менеджмента, которые помогут вам (и Джеку) найти время для важных дел.

1. Техника Помидора

Разработанная в конце 1980-х годов Франческо Чирилло, техника Помидора основана на идее, что работа должна быть разбита и завершена через промежутки времени, разделенные короткими перерывами. То есть вы работаете 25 минут, затем делаете перерыв на пять минут. Каждый из этих 25-минутных периодов называется «Помидор», в честь итальянского слова «помидор».(Чирилло использовал кухонный таймер в форме помидора, отсюда и название.) После 4 Помодори вы делаете более длительный перерыв на 15–20 минут. Конечно, ничто не должно мешать продолжающемуся Помидору.

Философия, лежащая в основе этой техники, проста — частые перерывы могут улучшить умственную ловкость, позволяя вам чувствовать себя отдохнувшим и заряженным, готовым к новым задачам. Что еще более важно, он сводит к минимуму любые отвлекающие факторы, которые в наши дни приходят в виде сообщения в Facebook или твита. Помидор заставляет отвлекающие факторы подождать, чтобы вы могли сосредоточиться на своей задаче.Это также приводит к более высокой производительности при выполнении работы, и у вас появляется больше времени для других дел.

2. Начало работы (GTD)

‍

‍ Источник изображения

‍

Метод GTD, разработанный Дэвидом Алленом, начинается с того, что пользователь записывает все, что ему нужно или что нужно. сделать, а затем разбить их на более мелкие элементы, требующие действий. Меньшие задачи выполняются немедленно, а большие задачи делятся на более мелкие, чтобы начать выполнение сейчас.

Поскольку задачи записываются извне, этот метод работает в первую очередь путем сосредоточения внимания на самой задаче, а не на их повторном вызове. Организация задач, например, группировка похожих задач, позволяет легко управлять ими. Это также снижает тревогу, которая является слишком распространенным чувством, когда мы перегружены сотнями вещей, требующих нашего внимания. Таким образом, GTD позволяет вам лучше управлять своей работой и временем.

3. Матрица «важно-срочно»

Популяризованная Стивеном Кови «Семь навыков высокоэффективных людей», эта матрица 2×2 является еще одним методом, помогающим пользователям более эффективно управлять своим временем.На одной оси пользователи классифицируют важные и неважные задачи. На другой оси идут срочные и несрочные задачи. В результате получается 4 сектора: важные и срочные задачи, важные, но не срочные, не важные, но срочные, и, наконец, не важные и не срочные.

Естественно, мы склонны сосредотачиваться на неотложных задачах. Это могут быть звонки, прерывания или отвлекающие факторы — трудно не дотянуться до телефона, когда он мигает с новым сообщением. Матрица помогает различать действительно срочные И важные задачи, на которые следует обратить внимание.С другой стороны, мы склонны пренебрегать важными, но не срочными задачами; это может включать планирование занятий и занятий. Кови рекомендует сосредоточиться на этом квадранте для достижения эффективности.

4. Анализ Парето

Этот принцип, также называемый правилом 80–20, утверждает, что 80% задач могут быть выполнены за 20% времени, а остальные 20% задач займут 80% времени. время. Другими словами, 20% вашей работы составят 80% ваших достижений.Задачи, которые попадают в первую категорию, должны получить более высокий приоритет, и это поможет повысить производительность.

Этот принцип — полезный инструмент, позволяющий проанализировать, где в настоящее время тратится ваше время, и впоследствии определить, куда его можно было бы лучше направить, чтобы обеспечить разумное расходование времени. Анализ также побуждает пользователей искать более простые и легкие методы, которые требуют меньше времени для выполнения каждой задачи.

5. Метод быстрого планирования (RPM)

Созданный Энтони Роббинсом, RPM направлен на преобразование вашего мышления, заставляя вас сосредоточиться на том, что действительно важно, то есть на результатах, которых вы хотите.Он также фокусируется на причинах, по которым вы этого хотите. Следующим шагом будет создание гибкого плана для достижения этой цели. Роббинс делает различие между реальным прогрессом и простой отметкой в ​​списке дел. Таким образом,

RPM стремится быть больше, чем просто системой управления временем — она ​​способствует личному самореализации через опыт вашего жизненного пути.

6. 168 часов

168 часов — это количество часов в неделе. Именно так автор Лаура Вандеркам предлагает нам взглянуть на наше расписание — по одной неделе за раз.Реорганизуя свое время в соответствии с вашими приоритетами, вы можете сократить время, потраченное неправильно из-за неправильных приоритетов или оправданий.

Вандеркам считает, что на самом деле у нас больше времени, чем мы думаем, и поэтому мы можем уделять больше времени тому, чем мы всегда хотели заниматься, но никогда не находили для этого времени.

7. Сделай это сейчас

‍

‍ Источник изображения

Стив Павлина, автор самопомощи, мотивационный оратор и предприниматель, пропагандирует менталитет «сделай это сейчас».Всякий раз, когда вы чувствуете себя ленивым, когда знаете, что должны что-то делать, повторение мантры «делай это сейчас» и фактическое выполнение этого сэкономит вам много потраченного впустую времени. Если необходимо, установите этот текст в качестве экрана блокировки телефона.

Павлина объясняет, что откладывание дел требует дополнительных затрат, потому что вы тратите дополнительное время на мысленные размышления о том, что вам нужно сделать, вместо того, чтобы делать это. Павлина также придерживается правила 60 секунд для принятия решений, больших или малых. Не тратьте время на размышления о том, какое задание выполнить — выберите одно и сделайте его.Нет смысла откладывать решения.

8. Сделай это завтра

Подожди секунду. Разве ты не сказал мне «сделать это сейчас»? Книга Марка Форстера «Сделай это завтра и другие секреты тайм-менеджмента» бросает вызов традиционным представлениям о методах тайм-менеджмента. Форстер рекомендует взять одну задачу и полностью сосредоточиться на ней, то есть полностью игнорировать остальные. Обоснование этого заключается в том, что мы придерживаемся двух мировоззрений, когда делаем что-то — рационального и реактивного. Ваша рациональная натура проявляется, когда вы сосредоточены на выполнении своей задачи; реагировать, когда вы имеете дело с перебоями.Таким образом, когда вас прерывают (что часто случается, если вы не полностью сосредотачиваетесь на задаче), вы не просто теряете время, когда вас прерывают, вы теряете время, переключаясь между двумя природами.

Так где же тут название этого метода? Форстер выступает за составление списка «сделаю», то есть того, что вы будете делать завтра. С другой стороны, список «сделать» — это список вещей, над которыми вы хотели бы работать. Списки ни в коем случае не являются жесткими — когда вам нужно больше в вашем списке «сделают», используйте список «сделать».

9. Съешьте эту лягушку

‍

‍ Источник изображения

‍

«Съешьте эту лягушку» Брайана Трейси написал Марк Твен: «Съешьте живую лягушку первым делом утром, и ничего хуже не будет. случится с тобой до конца дня ». Так что это значит? Ваша лягушка — это ваша самая сложная и самая важная задача, которую вы собираетесь откладывать, если ничего не предпринимаете. Если сначала выполнить эту задачу, а потом избавиться от нее, все остальное будет казаться проще.

Осознание того, что вы завершили эту самую страшную вещь, придаст вам импульс продолжать движение и даст вам чувство силы.

10. Кофеиновый сон

Этот последний метод сам по себе не является техникой управления временем, но это полезный совет, чтобы почувствовать себя отдохнувшим, чтобы вы могли продолжать. Как бы оксюморонично это ни звучало, но на самом деле кофеиновый сон подтверждается научными данными. Исследования показали, что людям, лишенным сна, достаточно всего лишь чашки кофе и 15 минут сна, чтобы почувствовать себя удивительно отдохнувшим.

Так как это работает? Выпив чашку кофе, немедленно закройте глаза и расслабьтесь, ограничив сон 15 минутами. Кофеину требуется около 20 минут, чтобы подействовать на ваше тело, поэтому он не только не мешает вам спать, но и начинает действовать примерно в то время, когда вы просыпаетесь. В результате, когда вы просыпаетесь, повышенная бдительность помогает вам лучше сконцентрироваться. Итак, если вы либо выпивали чашку за чашкой кофе, либо спали весь день, комбинация этих двух вещей могла бы вам лучше подойти.

Дэниел — менеджер по маркетингу в ReferralCandy , а иногда и писатель по найму. Он безумно увлечен предпринимательством, маркетингом и производительностью. Его авторство можно найти по всему Интернету, но его дом — danieltay.me

.

Лучшие техники тайм-менеджмента для достижения успеха

Метод POSEC основан на иерархии потребностей психолога Абрахама Маслоу, в которой основные потребности и обязанности человека имеют более относительное значение и, следовательно, создают основу для их более амбициозных желаний и целей. Вот компоненты POSEC в порядке их относительной важности:

P: Расставить приоритеты. Первое, что нужно сделать, — это решить, каких целей вы хотите достичь, а затем перечислить эти цели в порядке важности.Соответственно, вы должны планировать потратить больше времени на цели, которые вы считаете наиболее важными.

O: Организовать. Этот шаг включает в себя организацию и планирование повторяющихся обязательств и задач, которые вы должны выполнить для достижения поставленных вами целей. Планирование этих необходимых задач дает вам чувство стабильности и безопасности, что позволяет перейти к следующему шагу.

S: Streamline. На этом этапе вы найдете способы более эффективного выполнения ваших важнейших обязательств и обязанностей.Когда дело доходит до задач, которые вы должны выполнить — но не обязательно делать — каждый раз, когда вы можете сэкономить, можно применить к целям и желаниям, находящимся ниже в вашем списке приоритетов.

E: Экономия. Этот шаг включает в себя выделение времени для несущественных целей, которых вы хотели бы достичь. С практической точки зрения, это те вещи, которые приятны или желательны, но, как правило, оказываются в самом конце вашего списка приоритетов. Используя эффективность, которой вы достигли благодаря оптимизации, вы можете выделить время для достижения этих некритичных целей.

C: Помочь. На этом последнем этапе вы можете отдать что-то группе, потому что ваши собственные потребности уже удовлетворены. В вашей личной жизни это может означать выполнение каких-либо общественных работ или помощь кому-то еще в достижении их целей. В рабочих условиях это может означать внесение предложений или настройку процессов, которые могут помочь вашей команде или компании в целом.

.

Добавить комментарий Отменить ответ

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Комментарий *

Имя *

Email *

Сайт