8.1. Планирования личной работы менеджера

Важным условием рационального использования рабочего времени менеджера является планирования личной работы. В личном плане работы менеджер определяет:

• задачи, стоящие перед организацией;
• вопросы, которые требуют решения;
• должностные лица, которые готовят необходимые информационные материалы;
• сроки выполнения определенных вопросов.

Отдельно формулируется содержание задач, которые будет решать менеджер лично, порядок выполнения, координация усилий и система контроля.

Составление такого плана не вызывает трудностей. Главное заключается в правильном выборе формы своего участия в решении задач, организации взаимодействия отдельных исполнителей и взаимосвязей с другими организациями внешней среды.

План должен четко определять время работы с документами, прием посетителей, пребывание в структурных подразделениях, участие в собраниях акционеров и трудового коллектива, проведение совещаний с подчиненными и др. Разработка такого плана создает нормальный ритм работы аппарата управления, обеспечивает очередность выполнения задач, дает возможность выделить время для творческой работы, инновационной деятельности, повышения своей квалификации. Здесь менеджер компетентно и заблаговременно может заниматься постановкой и решением стратегических вопросов, продуктивно работать.

Если у менеджера нет личного плана работы, то в коллективе организации создаются нервные обстоятельства, приводящие к некачественных решений задач, повышают психологическое напряжение и снижают результативность управленческой труда.

Личный план работы менеджера состоит на разные сроки:

• долгосрочный — год, квартал;
• среднесрочный — месяц;
• краткосрочный — неделю, день.

В плане точно определяется срок выполнения работы и время, необходимое для этого. Работы, которые выполняет менеджер, лично

делятся на периодические повторяющиеся и внезапно возникают.

Периодические работы повторяются ежедневно, еженедельно, ежемесячно в определенном ритме. Это такие виды работ:

• работа с документами;
• совещания;
• прием специалистов и работников организации;
• прием посетителей;
• работа в подразделениях.

Время выполнения периодических работ должен определяться точно.

Работы, которые повторяются — это служебные командировки, обучение, совещания и посещение других организаций. Затраты времени на их выполнение также планируются точно.

Работы, которые возникают внезапно, в плане предусмотреть невозможно. Для этого необходимо проектировать в плане резерв времени на их выполнение, а если его будет недостаточно, то надо уменьшить затраты времени на запланированные работы, перенести на другое время, или поручить их выполнение ответственному работнику аппарата управления.

Планирования личной работы надо рассматривать не только как составление порядке работы. Здесь важным является определение времени их производства, сроков начала и окончания. При этом надо учитывать все будущие виды работ, сравнивать необходимый для работы время с плановым фондом времени в общем бюджете рабочего времени.

После составления плана надо проявить умение и настойчивость в его исполнении, обеспечить необходимый контроль за выполнением планов другими управленческими звеньями.

Контроль выполнения плана личной работы и задач исполнителями должен быть регулярным и последовательным. Это дисциплинирует самого менеджера и его подчиненных, способствует эффективному использованию рабочего времени, повышению качества управления организацией.

Оперативное планирование личной работы менеджера осуществляется еженедельно. Это план «на сегодня», «завтра». Такой план содержит «тематический» перечень дел, которые надо решать оперативно в определенный срок.

Для облегчения оперативного планирования менеджер разрабатывает график робот. В нем устанавливается четкий распорядок рабочего времени (дня, недели).

Рабочие планы и графики менеджера должны быть скоординированными с планами и графиками высшего руководства и, в свою очередь, быть базой для разработки планов низшего уровня управления или личных планов подчиненных.

Тема 4 ПЛАНИРОВАНИЯ ЛИЧНОЙ РАБОТЫ МЕНЕДЖЕРА — Организация труда менеджмента

Тема 4 ПЛАНИРОВАНИЯ ЛИЧНОЙ РАБОТЫ МЕНЕДЖЕРА

                                                        План

4.1      Роль и значение планирования личной работы менеджера.

4.2      Особенности планирования личного труда менеджера.

4.3      Выбор приоритетных дел менеджера.

4.4      Делегирование полномочий в деятельности менеджера.

.

 

4.1 РОЛЬ И ЗНАЧЕНИЕ ПЛАНИРОВАНИЯ ЛИЧНОЙ

РАБОТЫ МЕНЕДЖЕРА

 

Руководитель является центральной фигурой аппарата управления, от результативности его труда зависит успешный труд системы управления и предприятия в целом. Руководитель действует на основании принципа единоначалия, наделенный широкими полномочиями и правами, но в то же время несет ответственность за результаты работы предприятия.

Функции руководителя многогранны: общее руководство деятельностью предприятия, координация действий подразделений и служб, робота с кадрами, определения целей и заданий деятельности, принятие решений, представительство предприятия в отношениях с другими организациями, контроль за действиями исполнителей и др. Выполнение отмеченных функций требует от руководителя высоких деловых и личных качеств.

Важным качеством менеджера является умение реагировать на изменения, которые происходят на предприятии и вне его, часто при условиях дефицита информации и времени. В связи с этим возникает опасность ошибочности решений.

Менеджеры действуют в условиях, когда они все время чувствуют давление владельцев, высших руководителей, подчиненных, потребителей, деловых партнеров и др. Как следствие, немало менеджеров испытывают стрессы, что негативно отражается на эффективности их труда.

Причиной неудовлетворительной работы многих руководителей, особенно начинающих, есть неумение распоряжаться временами. Такие менеджеры стремятся выполнить все задания самостоятельно, успеть на все совещания, принять всех посетителей, глубоко вникнуть во все вопросы деятельности предприятия. Они приезжают на работу первыми и едут из нее последними. При этом немало дел остаются невыполненными. В конечном итоге эффективность его труда минимальна, возникает ощущение неудовлетворения собой, подчиненными, неуверенность в собственных силах. Причиной этого является неумение планировать работу.

Для менеджера, который имеет недостаток времени на решения производственных, финансовых, социальных и других проблем, характерны:

     •   бесплановость в использовании рабочего времени и слабая проработка ключевых сфер деятельности;

     •    нервозность, поспешность и сумбурность в действиях;

     • нетерпеливость в принятии решений и в отношениях с равными по рангу и с подчиненными;

     •    недостаточный   уровень   разделения   управленческого    труда   в подразделениях   и   низкая   степень   делегирования   функций   и ответственности подчиненным;

     •   отсутствие порядка на рабочем месте;

     • избыточность и бессистемность работы с документами и поступающей корреспонденцией;

•    использование принципа «что не успел на работе — доделаю дома». 

     Отечественные исследования, в ходе которых определялись основные причины перегрузки руководителей высшего и среднего уровней и причины неэффективного использования рабочего времени, показали такие результаты (в порядке их значимости):

     •    недостаточная квалификация управленческого персонала — 66 %;

     •    неустроенность информации — 50 %;

     •    низкий уровень механизации труда в управлении — 50 %;

     •    неорганизованность производственных процессов — 32 %;

     •    нечеткое деление прав и обязанностей — ЗО %;

     •    большое количество совещаний -28%.

Анализ использования рабочего времени отечественными руководителями свидетельствует о следующем: длительность рабочего времени превышает норму на 3 часа, а полезная занятость при этом составляет всего 5-6 часов; заместители директора будут «перерабатывать» по 2-3 часа, а полезная занятость соответственно составляет 5 и 6 часов. Руководители подразделений используют время примерно так же, как и главные специалисты. Когда идет речь о полезной занятости, то имеется в виду перечень работ, видов деятельности, принятия решений и т.п., что входят в компетенцию только этих руководителей.

Время — один из ресурсов, который не возобновляется. Нехватка времени на выполнение поставленных заданий приводит к искусственному удлинению рабочего дня, нерационального его использования. Нехватка времени — это результат отсутствия четкости, плановости и организованности работы руководителей. Установлено, что непредвиденный трехминутный телефонный разговор нередко приводит к потере 15-20 минут, необходимых для того, чтобы опять сосредоточиться и возобновить начальную работоспособность.

Умение расчетливо и рационально использовать рабочее время, постоянно совершенствовать процесс его планирования — признак организованного руководителя. Под планированием рабочего времени достаточно часто понимают простой перечень текущих дел на следующий день. Считаясь лишь с перечнем работ и не зная их длительности, на практике, в лучшем случае, ограничиваются попыткой оценить объем будущей занятости без анализа бюджета времени. Но учет расходов рабочего времени из всех видов работ дает возможность получить полную картину загрузки.

Проблема эффективного использования рабочего времени и его планирования актуальна для руководителей любого уровня.

Для руководителей высшего организационного уровня — председатель совета, президента, вице-президента корпорации присущие очень напряжен ритм и огромный объем работы, которые предопределяются особенностью заданий, изменениями во внешней и внутренней средах организации. Руководитель такого уровня не может быть уверен в верности принятого решения, поскольку организация продолжает действовать, а внешняя и внутренняя среда продолжает изменяться, то есть постоянно существует риск допустить ошибку. Проведенные исследования показали, что рабочая неделя руководителей высшего звена управления длится 60-80 часов на неделю и тратится на:

     •    запланированы заседание, встречи — 50 %.

     •    не запланированные встречи — 10 %.

     •    работа с документами — 22 %.

     •    поездки, обзоры — 3 %.

     •    разговоры по телефону — 6 %.

Руководители среднего звена, которые отвечают за текущую работу организации, являются буфером между руководителями высшего и низшего звеньев. Они готовят информацию, на которой базируются решения руководителей высшего звена, и отдают распоряжение и конкурентные задания линейным руководителям и специалистам.

Некоторые исследования свидетельствуют, что руководители среднего уровня тратят около 89 % времени на общение со своими подчиненными и сотрудниками. Существует и другая мысль, согласно с которой руководитель среднего уровня только до 34 % своего рабочего времени остается наедине.

Характеризуя работу руководителей низшего звена, необходимо отметить, что их работа является напряженной и наполненная частыми перерывами, переходами от решения одной задачи к другой. Средняя длительность выполнения одного задания составляет около 48 секунд.

Срок выполнения решений также короток. Они почти всегда реализуются менее чем через две недели.

В США опросили свыше тысячи руководителей высшего и среднего звена. Результат оказался таким: из каждой сотни руководителей только одному хватает рабочего времени для решения всех вопросов; десяти нужно времени на 10 % больше, сорока — 25 % времени дополнительно, а другим не хватает 50 % времени.

Эффективность использования времени не значит, что рабочий день предварительно расписывается до последней минуты. Такая эффективность с точки зрения гибкой и мобильной работы была бы абсурдом. В то же время эффективность не означает и «выжимание пота». Напротив, эффективность связана с непрерывностью, которая допускает плановое начало в использовании времени и дает возможность отдохнуть после работы, собраться с силами для успешного продолжения деятельности.

Планировать личное рабочее время руководителя необходимо так же, как и все другие виды деятельности организации и ее ресурсы.

Планирование призвано обеспечить рациональное использование самого ценного ресурса — времени. Чем лучше распределено (то есть спланировано) время, тем лучше оно может быть использовано в личных и профессиональных интересах руководителя. Планирование как составная часть рациональной организации личного труда руководителя означает подготовку к реализации целей и структуризации времени. Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных заданий и результатов позволяет не только рационально использовать время, но и достичь успеха и быть уверенным в себе.

Аналогично тому, как организация планирует стратегию своей деятельности, каждый человек должен думать о будущем и не поддаваться ходу событий.

Главное преимущество планирования работы заключается в том, что оно приводит к значительной экономии времени в целом.

Существует оптимум затрат времени на планирование, после которого последующее увеличение времени на планирование становится неэффективным от общего планового периода (год, месяц, неделя, день). Такой оптимум должен составлять не больше 1 %.

Успешная деятельность организации возможна лишь при условии, что планирование в ней осуществляется целеустремленно. Однако руководство многих организаций через лишнюю самоуверенность не уделяет надлежащего внимания разработке плана и потому вынужденно прибегать к «волевому» управлению, которое приводит к авральному режиму работы и, в конечном счете, — к заниженному качеству результата. Цели таких руководителей, как правило, изменяются ежедневно, и их способ работы ярко демонстрирует, как не нужно реализовывать план.

Если есть уверенность, что задача хорошо изучена и достаточно простая для того, чтобы можно было ее решить без применения формальных методов планирования, то это обстоятельство оправдывает стремление сэкономить время на планировании и использовать его для организации и координации. Потому некоторые организации могут достичь определенного уровня успеха, не прилагая значительных усилий на формальное планирование. Более того, именно лишь планирование и сам план не гарантируют успеха. Однако формальное планирование может создать ряд ценных и существенных факторов для успеха организации.

Практическое значение планирования личной работы менеджера заключается в следующем:

     1.  Если комплекс работ решает конкретную задачу и направленный на конечные цели управленческой деятельности, то хорошо разработанные планы обеспечивают их достижение. Планирование определяет что, кого, когда, где, как, сколько и зачем нужно для достижения данной цели. Таким образом, оно является средством создания звена между постановкой цели и более полным планом ее реализации.

     2.   Планирование позволяет оценить практические возможности достижения целей. Оно является единственным средством формального прогнозирования будущих проблем и возможностей.

     3.   Планирование облегчает поиск лучших и более эффективных путей достижения целей организации.

     4. Планирование обнаруживает и устанавливает зоны потенциальных проблем и неожиданных последствий.

     5.  Планирование обеспечивает основы для оценки расходов и разработки бюджетов, календарных планов и ресурсов.

     6.  Планирование является основой для контроля. Чтобы контроль был эффективным, его стоит тесно связать с планированием. Такое согласование является очень важным для обеспечения эффективности процесса управления в целом. Эффективный количественный метод его осуществления — это составление графиков, расписаний и бюджета.

     7. Планирование помогает определить нужные рабочие взаимодействия и взаимоотношения. Поскольку оно служит для формирования целей, то помогает создать единство общих целей в пределах организации.

     8.  Планирование позволяет предусмотреть обстоятельства, которые стоит учитывать при достижении  целей.  Формальное  планирование способствует снижению риска в процессе принятия решений.

Выделяют следующие составляющие планирования.

Первой составляющей планирования является увеличение масштаба задач, их комплексности. Каждая выполненная работа привносит свою частицу в решение задачи, а решение каждой задачи — в достижение целей организации, В плане концентрируются все принятые решения относительно достижения этих целей. При планировании мы пытаемся ответить на такие вопросы:

    •    что должно быть сделано?

    •    когда это будет сделано?

    •    кто это будет делать?

    •    где это будет сделано?

    •    что для этого необходимо? и др.

Комплексность порождает необходимость в специализации, а поскольку каждый специалист «разговаривает на своем языке», отвечает за свой участок жизнедеятельности организации, имеет свою точку зрения, то специализация может привести к нарушению согласованных действий. Потому необходимо объединить мнения всех специалистов, чтобы скоординировать их действия на достижение целей организации.

Вторая составляющая планирования — это растущее значение времени. Если предприятие собирается наладить выпуск какой-то продукции раньше конкурентов, то оно должно вложиться в соответствующие сроки, которые предусматриваются в планах.

Третьей составляющей планирования является ограниченность ресурсов. План должен быть разработан так, чтобы использование ограниченных ресурсов было оптимальным и, чтобы ресурсами можно было маневрировать.

Четвертая составляющая. Важную роль играют расходы, капитальные вложения и их рентабельность. Проект является непродуктивным до тех пор, пока продукция не будет реализована. Поэтому необходимо предусмотреть все пути как можно более ранней прибыли. Это обстоятельство еще раз подчеркивает необходимость сурового соблюдения плана.

Пятая составляющая. В результате осложнения хозяйственных задач, расходов производства в результате роста цен и непредсказуемости экономической ситуации увеличивается и элемент риска в реализации целей организации. Потому условием финансирования плана реализации целей организации является не просто план, а план, который может быть реализован.

Шестая составляющая. На процесс реализации плана, а следовательно и на достижение целей организации, влияют разнообразные составляющие. На этот случай необходимо предварительно предотвратить нежелательные последствия изменившейся ситуации. Такое планирование используется для принятия решений в любой непредвиденной ситуации. Стоит особенно подчеркнуть, что изменение плана и анализ последствий таких изменений возможны только при условии существования самого плана. Потому, планируя реализацию целей организации, мы закладываем основу для контроля и управления.

Седьмая составляющая. Достижение целей организации зависит от взноса каждого. Планирование обеспечивает единство целей для членов организации, повышения эффективности их работы, которая приводит к росту производительности труды. Потому планирование существенно важно для повышения производительности труда.

И наконец, восьмой составляющей, которая делает планирование чрезвычайно важным, является беспрестанное изменение состава исполнителей, а также изменение в руководстве. Существование плана обеспечивает преемственность в работе по реализации целей организации.

Ценность планирования и самого плана оказывается в процессе его выполнения. Прогресс в реализации плана должен быть сопоставлен с запланированными целями, относительно которых корректируется отклонение. Если коррекция плана не может привести его параметры в соответствие с намеченным, то такой план необходимо пересмотреть. Параметры плана (график, ресурсы, бюджет) выполняются благодаря наличию управления, которое не менее (если не более) важно, чем исходный план.

 

 

12

Существуют ли особенности планирования личной работы менеджера?

Руководитель – центральная фигура административного управления, от успешности его работы зависят эффективность и результаты деятельности предприятия в целом. Руководитель действует на основе принципа единоначалия, он наделен широкими полномочиями и правами, однако при этом и отвечает за результаты деятельности всего предприятия.

Важным качеством менеджера является быстрое реагирование на изменения, происходящие на предприятии и за его пределами. Менеджеры постоянно испытывают давление высшего руководства, подчиненных, деловых партнеров, то есть правильно распоряжаться временем для них является жизненной необходимостью.

Анализ исследования рабочего времени отечественными руководителями говорит о следующем: продолжительность рабочего дня превышает норму на 3 часа. Установлено, что незапланированный телефонный разговор длительностью 3 минуты требует 15-20 минут дополнительного времени, для того, чтобы восстановить работоспособность.

Проведенные исследования показали, что руководитель высшего уровня работает 60-80 часов в неделю. Что касается руководителей среднего уровня, то они 89% времени тратят на общение с подчиненными и вышестоящим руководством, поскольку именно они готовят информацию для принятия решений вышестоящими руководителями, отдают распоряжения и выдают задания линейным руководителям.

Низовое звено управления характеризуется тем, что работа руководителя напряженная и характеризуется частыми перерывами, переходами от решения одной задачи к другой. Средняя продолжительность выполнения одного задания составляет приблизительно 48 секунд. Срок выполнения решений также короткий – до 2-х недель.

Следовательно, рабочее время руководителя необходимо планировать так же, как все остальные ресурсы. Основное преимущество планирования работ заключается в экономии рабочего времени. Процесс планирования должен начинаться с выбора цели. При этом необходимо осознавать, что цель – это не то, что делается, а то, ради чего все это делается. Цель – это своего рода вызов, который заставляет действовать. Цели дают возможность определиться, в каком направлении необходимо двигаться. Итак, цели – это отправная точка планирования, они лежат в основе построения организационных отношений, на них основывается система мотивации, кроме того, они считаются точкой отсчета в процессе контроля и оценки результатов труда как работников, так и отдельных подразделений и предприятия в целом.

Цели менеджеров должны соответствовать следующим требованиям:

• быть достижимыми;
• быть конкретными и приемлемыми;
• должны разрабатываться за конкретный временной интервал. Если сроки выполнения этого или иного дела не соблюдены, то можно считать, что цели не достигнуты;
• должны согласовываться между собой.

Процесс установления личных целей менеджера предусматривает три этапа:

1. Определение контура целей. Здесь нужно ответить на вопрос: что руководитель желает достичь в личном и профессиональном плане?
2. Анализ возможностей достижения поставленных целей. При этом надо проанализировать свои сильные и слабые стороны, которые могут облегчить или затруднить достижение целей, а также соответствие между целями и наличием ресурсов. Например, руководитель ставит цель – стать вице-президентом по внешнеэкономическим вопросам. Для этого ему нужно выяснить, какими ресурсами он располагает (временными, материальными, способностями общения на иностранных языках) для достижения цели.
3. Уточнение и конкретную формулировку целей. Они должны быть четко сформулированы и иметь временную характеристику. После этого начинается сам процесс составления плана. Поскольку работа руководителя зависит от множества факторов, предсказать их достаточно сложно, то план личной работы состоит, как правило, на день, неделю, месяц. При этом в плане на месяц намечаются первоочередные и самые важные дела.

На практике планирование времени заключается в его распределении по видам работ. Общее распределение рабочего времени строится на основе распорядка дня высшего руководства, с учетом периодичности выполнения отдельных видов работ. Следует учитывать, что с увеличением уровня управления уменьшается время, затрачиваемое на управление основной деятельностью, и увеличивается время на отдельную организационную и представительскую работу, решение социальных проблем.

Планирование работы менеджера осуществляется следующим образом:

• Первый этап предусматривает составление перечня дел, которые необходимо выполнить в течение планового периода (это могут быть задачи по перспективному перечню дел; задачи, не выполненные в предыдущем периоде). Этот перечень должен быть составлен в письменной форме. Например, совещание, работа с документами, контроль, телефонные переговоры и т.п. На этой стадии достаточно только приблизительное ранжирование задач.
• Второй этап предстает в определении затрат времени на выполнение каждого задания. Безусловно, все предусмотреть невозможно, но, например, прием посетителей можно четко ограничить.
• Третий этап. Поскольку все предусмотреть невозможно, нужно заранее запланировать резерв времени на непредвиденные работы.

В общем, рабочее время руководителя можно распределить следующим образом:

• дела по списку – 60%. Исходя из 8-часового рабочего дня запланирована активность не должна превышать 5-6 часов;
• резерв времени на непредвиденные работы – 20%;
• резерв времени на творческую деятельность руководителей – 20%.
• На четвертом этапе определяется фонд рабочего времени планового периода – 5-6 часов в день. Таким образом, в недельном плане на 5-дневную неделю общий фонд составляет 40 часов, а для решения плановых задач – не более 30 часов.
• На пятом этапе, прежде чем окончательно утвердить план, необходимо проконтролировать соотношение, определенное на втором этапе затрат времени на выполнение работ с фондом рабочего времени (первоочередные задачи, делегирование полномочий и т.п.).
• Шестой этап посвящен составлению плана личной работы. Для удобства лучше всего использовать еженедельник, в котором отображаются задачи, необходимые действия, номера телефонов, адреса и другая информация.

Благодаря наличию резерва времени появляется возможность адекватно реагировать на возможные осложнения в процессе реализации тех или иных задач. Для составления плана достаточно 10-20 минут в конце рабочего дня.

Планирование рабочего времени следует осуществлять с учетом рациональной очереди. На первом месте – дела с фиксированным сроком исполнения; те, которые требуют значительных затрат времени, а также неприятные дела, откладывать которые «на потом» нежелательно. Второе место занимают рутинная работа и выполнение повседневных обязанностей. Третье место отводится второстепенным и эпизодическим делам (например, чтение текущей корреспонденции, обход рабочих мест). В любом случае устанавливается точный срок выполнения работ.

На практике используют несколько вариантов планов:

1. Долгосрочные планы, с помощью которых разделяется время на реализацию крупных жизненных целей (образование, продвижение по служебной лестнице и т.д.).
2. Среднесрочные планы, к которым можно отнести годовые планы, с помощью которых фиксируют затраты времени на решение конкретных задач, прежде всего, производственного характера.
3. Краткосрочные планы (квартальный, месячный, декадный, недельный, дневной) детализируют среднесрочный план. В месячных планах затраты рабочего времени на каждый вид деятельности, включая необходимые резервы, предусматривается в часах; в недельных отображаются – все без исключения дела и время, необходимое для их выполнения. При составлении краткосрочных планов определяется центральная наиболее трудоемкая проблема, которая должна быть решена в рамках этого плана, которая выходит за его рамки и задачи, к решению которых необходимо приступить.

В месячных планах необходимо учитывать особенности физического, эмоционального и интеллектуального биоритмов, которые составляют соответственно 23, 28 и 33 дня. На положительные отрезки этих периодов планируются работы, которые требуют повышенной нагрузки. Учет принципа повышенной работоспособности необходим и при ежедневном планировании. У большинства людей есть два пика работоспособности с 9 до 13 и с 16 до 18 часов. На это время планируется сложная и ответственная работа.

Ежедневный план должен включать решение не более 10 проблем. В частности, не более 3-х первоочередных, работа над которым ведется в первую очередь. Важнейшие, а также самые неприятные дела планируются на утренние часы, с тем, чтобы к вечеру их необходимо было завершить.

Ежедневный план затрат времени также составляется в письменной форме, поскольку приведенные в нем дела будет труднее проигнорировать. Кроме того, запись разгружает память, дисциплинирует, позволяет более четко распределять работу, делает ее более целенаправленной. Пользуясь записями, легче контролировать выполнение планов и подводить их итоги.

Составление ежедневного плана необходимо осуществить накануне вечером в несколько этапов. В ежедневном плане предусматривается «окно» для решения возможных неожиданных проблем и 10 минут на отдых после каждого часа работы. Утром, составленный накануне план еще раз уточняется, чтобы уточнить обстоятельства, которые могут возникнуть.

Важно, чтобы руководитель начинал свой день до прихода подчиненных на работу (уточнить задачи и принять меры по преодолению трудностей). Самые легкие дела целесообразно выполнять во второй половине дня не только с учетом утомляемости, но и с учетом того, что подчиненные, как правило, приходят во второй половине дня с просьбой разъяснить тот или иной вопрос.

В целях экономии времени необходимо избегать импульсивных действий. То есть, если возникла идея, ее лучше зафиксировать и вернуться к ней после решения уже начатой проблемы. Фиксация необходима, в случае перерывов в работе, поскольку это позволит быстрее вернуться к решению проблемы.

Необходимо помнить, что ряд мероприятий в работе менеджера постоянно повторяется, поэтому нужно решить, где требуется личное присутствие, а где его может заменить подчиненный.

Почти ежедневно возникает одна и та же проблема. Дела упорядочены в конкретном списке. Но приходит первая почта, и менеджер вступает в конфронтацию с различными проблемами, которые необходимо решить в личном контакте, по телефону или письменно. И так весь день. Однако, хотя и нельзя все предусмотреть, но избежать целого ряда «холостых ходов» все же возможно, если организовать рабочий день по принципу: «работа должна подчиняться мне, а не наоборот».

Вследствие того, что, как правило, объем функций возложенных на руководителя значительно превышает его возможности, возникает необходимость выбора первоочередных задач и дел и принятие решения об их приоритетности.

Эффективная работа менеджера состоит в том, что он последовательно и полно завершает одно дело. Все дела выполнить невозможно, поэтому необходимо четко определить приоритетность дел.

Определение приоритетности дает возможность менеджеру:

1. Работать действительно только с важными и необходимыми задачами.
2. Концентрировать внимание на выполнении только одной задачи.
3. В конце планового периода заканчивать рассмотрение важнейших задач.

Поскольку определение приоритетов – это довольно сложная задача, в теории менеджмента есть рекомендации, облегчающие выбор приоритетов.

Выбор приоритетов осуществляется с помощью методов:

1. принцип Парето, согласно которому 20% дел дают 80% эффекта, а 80% дел, которые необходимо выполнить дают 20% результата;
2. метод АВС-анализа основан на таких закономерностях:
   • важнейшее значение (А) составляют примерно 15% всех задач, которые выполняет менеджер. Значимость этих дел дает 65% результата;
   • важные задачи (категория В) составляют 20% общего объема и дают 20% результативности;
   • менее важные задачи (категория С) составляют 65% задач и дают 15% результата.

Для определения задач категории А необходимо ответить на такие вопросы:

1. Благодаря выполнению, каких задач я приближаюсь к выполнению моих главных целей (года, месяца, недели)?
2. Возможно ли, решив одну задачу, решить сразу несколько других задач?
3. Благодаря решению каких задач я смогу внести наибольший вклад в достижение целей предприятия, подразделения, группы?
4. Выполнение каких задач принесет мне наибольшую пользу и материальное вознаграждение?
5. Невыполнение каких задач может иметь самые негативные последствия?

Менеджер по планированию Oberemok&Co

№	Функции	Регламенты
1.	Разработка плана-графика проекта	Планирование проекта
	Руководитель проекта разрабатывает календарный план график проекта на основании принятого шаблона данного типа проекта вписывает проекта в установленные ограничения по срокам. В программном продукте управления проектами MSProject менеджер по планированию задает: Технологические задачи проекта (https://pm-way.com/materials/material/show/96), ограничения на ключевые задачи проекта (https://pm-way.com/materials/material/show/97), и сохраняет базовый план проекта (https://pm-way.com/materials/material/show/91). Для реализации процесса реализуются следующие шаги: Менеджер по планированию определяет календари для задач в плане-графике проекта в MS Project Pro. Менеджер по планированию уточняет длительность задач плана графика согласно сложности описанных результатов. Менеджер по планированию определяет даты начала реализации задач проекта.
2.	Разработка оперативного плана	Реализация проекта
	Менеджер по планированию выделяет те задачи, которые попадают на текущую неделю и совместно со специалистами по предметной области детализирует до задач длительностью не более недели. В процессе детализации проводится утонение плановых сроков (https://pm-way.com/materials/material/show/124) проекта. Для реализации процесса реализуются следующие шаги: Менеджер по планированию описывает задачи проекта (https://pm-way.com/materials/material/show/96) на неделю и уточняет связи между задачами. Для планирования задач проектов на неделю менеджер по планированию использует представление «календарь проекта (организатор)» (https://pm-way.com/materials/material/show/94). Менеджер по планированию определяет даты реализации задач оперативного плана плана-графика проекта в MS Project Pro.
3.	Установка факта выполнения работ	Реализация проекта
	Менеджер по планированию собирает факт выполнения задач (https://pm-way.com/materials/material/show/124) и закрытие задач подрядными организациями (https://pm-way.com/materials/material/show/134) проекта и после чего заносит эти данные в план-график. Для реализации процесса реализуются следующие шаги: Менеджер по планированию указывает процент завершения задач (https://pm-way.com/materials/material/show/106) проекта и фактические трудозатраты задач проекта. Менеджер по контрактам устанавливает акты выполнения задач и фактические затраты для задач проекта и указывает их соответствующих полях плана-графика проекта в MS Project Pro. Менеджер по затратам устанавливает фактические суммы и даты оплат для подрядчиков изменения данные вех оплат в MS Project Pro. Администратор проекта указывает факт проведения мероприятий по взаимодействию с заинтересованными сторонами проекта. Менеджер по рискам указывает факт выполнения мероприятий по минимизации негативного влияния и результаты их реализации.
4.	Обновление плана графика	Реализация проекта
	В результате установки факта и внесения изменений в проект менеджер по планированию обновляет его состояние и если сдвинулись ключевые сроки проводит перепланирование (pm-way.com/materials/material/show/124). Для реализации процесса реализуются следующие шаги: Менеджер по планированию обновляет план-график проекта (https://pm-way.com/materials/material/show/106) в MS Project Pro на дату окончания периода реализации, Менеджер по планированию проводит перепланирование сроков реализации (https://pm-way.com/materials/material/show/97) проекта на основании полученных фактических данных проекта.
5.	Формирование итогового отчета	Завершение проекта
	Руководитель проекта проводит всесторонний анализ результатов (https://pm-way.com/materials/material/show/115) проекта и готовит отчет о реализации (https://pm-way.com/materials/material/show/142) проекта. При формировании данного отчета активно используется план-график как исходный материал. Для реализации процесса реализуются следующие шаги: Все участники команды проекта описывают управленческие результаты реализации проекта. Участники проекта фиксируют положительный и негативный опыт полученный в результате реализации проекта. Все участники команды проекта формируют рекомендации по развитию процессов и инструментов управления проектами и портфелями.  Все участники команды проекта формируют рекомендации по развития процессов компании не связанных с проектным управлением. Администратор проекта публикуют отчет о реализации проекта на странице проекта на MS Project Online.
6.	Разработка/обновление плана верхнего уровня для шаблонов проектов	Регламент развития шаблонов
7.	Разработка/обновление технологического плана для шаблонов проектов	Регламент развития шаблонов

План действий (Action Plan): 6 шагов внедрения

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): ЧТО ЭТО ТАКОЕ

Что такое план действий (Action plan)?

Это обязательный элемент стратегического планирования и регулярного менеджмента. Экшн план может применяется в управлении отделами, подразделениями и проектами. А может контролировать регулярные действия по отношению к тому или иному сегменту клиентов или к тому или иному сотруднику.

План действий — обязательный элемент для того, чтобы добиться стабильного роста продаж. Любой рост — это внедрение каких-то стратегических улучшений в отделе. И эти улучшения всегда являются микро-проектами. Их приходится делать помимо стандартных обязанностей.

План действий описывает шаги или мероприятия, которые должны быть выполнены, чтобы вы смогли достичь цели.

План действий может формироваться локально, на каждую неделю, с корректировкой выполнения задач за предыдущую неделю. Разработка плана действий на следующую неделю осуществляется в пятницу.

А может быть частью глобального стратегического планирования. Цель такого плана действий — долгосрочная. И в этом случае вы формируете план действий после того, как сделали SWOT анализ, выбрали стратегию развития и сформулировали SMART цель.

Читать подробнее «SWOT-анализ в увеличении продаж»

Почему важно составлять план действий?

Без четких планов действий управление продажами неэффективно. Как и управление любой другой деятельностью в компании.

Однако очень часто составление плана действий часто воспринимается как утомительная процедура по сравнению с ранними этапами стратегического планирования (SWOT-анализ и SMART цель).

Поэтому часто Action plan игнорируется.

Как результат работа на этапах анализа и формирования целей оказывается бесполезной, хотя на нее потрачено силы и время. SMART цель остается на бумаге в виде «воздушного замка». Четкого плана действий по шагам не разработан и не контролируется.

Значит нет продвижения вперед.

Привычка составлять план действий в управлении продажами и в целом организацией подтверждает, что а) компания действительно совершает определенные действия для достижения цели и б) использует многочисленные методы проверки и оценки масштаба реализации плана действий.

План действий (Action plan) в управлении продажами обычно бывает двух видов:

1. план действий по стратегическому развитию отдела продаж;***
2. план действий по развитию клиентов.

Без плана действий (Action plan) развитие и управление продажами в компании невозможно

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): В ЧЕМ ПОЛЬЗА ДЛЯ РОПА

Если у вас сложные продажи и ваш цикл сделки превышает 2 недели, таких инструментов управления как контроль отчетности в CRM и планерки, будет недостаточно.

Особенно на стадии Account management процесса продажи при развитии ключевых клиентов продавцу нужен четкий план действий: что и когда он будет делать именно с этим клиентом для того, чтобы подвести его к сделке.

В продажах есть проектная работа: например привлечение клиентов на выставке или конференции, различного рода networking. С помощью какого инструмента менеджмента вы будете контролировать подготовку мероприятия и обработку результатов?

Если вы внедряете стратегические изменения в вашем отделе продаж, у РОПа обычно в разработке от 5 до 10 проектов: от подбора кадров до внедрения или оптимизации CRM. Как вы проконтролируете работу РОПа по усилению системы продаж?

В чем польза Action plan для руководителя?

План действий (Action plan) — это обязательный элемент ежедневного управления отделом

1. План действий структурирует рабочий день: action plan это ежедневная шпаргалка, которая наглядно демонстрирует как шаг за шагом реализуется цели одного или нескольких отделов или менеджеров;///

2. План действий является инструментом тайм менеджмента : управляет вашим временем и помогает существенно снизить временные затраты на тот или иной проект или активности.///

3. План действий существенно сокращает цикл PDCA: за счет снижения временных издержек вы быстрее проходите цикл, внедряете изменения и достигаете целей.

Читать подробнее «Цикл Деминга (PDCA): как увеличить продажи

План действий (Action plan) в обоих случаях является обязательным элементом ежедневного управления отделом.

План действий — это четкая дорожная карта вашего дня.

План действий поддерживает ваш тонус и эффективность. Он назначает вам временные рамки для каждого отдельного шага процесса. 

Вы отслеживаете прогресс, сохраняя проекты в соответствии с графиком и бюджетом.

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): ТРЕБОВАНИЯ

План действий должен содержать следующую информацию:

• Какое действие следует сделать;***
• Кто будет выполнять это действие;***
• Когда оно состоятся и как долго продлится;***
• Какие ресурсы (персонал, деньги, другое) необходимы для осуществления этого действия;***
• Какая коммуникация должна происходить между участниками плана (кто должен знать и что?)

Ваш план действий должен отвечать следующим требованиям:

1. Быть исчерпывающим***План действий должен содержать все необходимые действия для реализации той или иной задачи.
2. Быть понятным***План действий должен быть понятно изложен и быть доступным в изложении для менеджеров.
3. Быть релевантным***План действий должен отражать текущую работу над задачей, использовать все новые возможности и решать все появляющиеся проблемы.

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): ПРИМЕР

Многие CRM-системы сегодня позволяют вести контроль за реализацией задач, проектов и планов. В случае, если ваша CRM-система не имеет такого функционала, используйте таблицу Excel.

Разработка плана действий в «электронно-бумажного» виде — это первый шаг. После того, как он будет освоен, переносите шаблон в CRM.

Важно: бумажная версия плана действий стимулирует общаться с подчиненными лично. Автоматизированный план действий в CRM хуже мотивируют сотрудников на решение задач чем распечатанная таблица плана действий в Excel и личное совещание с Руководителем.

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ОТДЕЛОМ ПРОДАЖ

План действий (Action plan) для управления отделом продаж в табличной форме:

План действий (Action plan): управление отделом План действий (Action plan): отчет

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): РАЗВИТИЕ КЛИЕНТА

План действий по развитию клиентов мы используем в своих проектах по развитию отделов продаж. План формирует мероприятия по следующим направлениям:

1. Определение вероятности долгосрочного сотрудничества***Это этап квалификации клиента. В случае, если клиент сложный и собрать информации для оценки его потенциала не удалось, продавец составляет план действий для сбора нужной информации и оценки потенциального клиента.///
2. Формирование стратегии работы с ЛПР, ЛВПР и/или ГПР (группа принятия решения)***На сложных рынках решение о покупке принимает не один сотрудник. Продавец должен оценить приоритеты в системе управления клиента, цели и задачи, стратегию бизнеса и прочие факторы для того, чтобы сформулировать ценностное предложение клиенту.///
3. Утепление клиента***Действия по утеплению клиента: какие встречи и с кем из ГПР необходимо провести? Командировки, визиты на производство — все это мероприятия, необходимые для подготовки клиента к подписанию договора.///
4. Развитие ассортимента***После подписания договора необходимо разработать шаги по стратегии развития клиента с целью увеличения продаж.///
5. Развитие ресурсов***Количество требуемых ресурсов для работы особенно с ключевым клиентом может изменяться. С целью долгосрочного планирования и эффективного контроля в план действий необходимо закладывать новые данные по этому разделу.

План действий по развитию и управлению клиентом:

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): 6 ШАГОВ ВНЕДРЕНИЯ

Во многих компаниях даже собственники не умеют применять инструменты регулярного менеджмента. Ниже приводим алгоритм внедрения плана действий.

Используйте его для того, чтобы приучить сотрудников детально отчитываться и самостоятельно контролировать свои действия.

Шаг 1: Сформулируйте или выберите цель. Разработайте список мероприятий, которые на ваш взгляд должны быть сделаны для реализации цели.

Шаг 2: Поставьте менеджерам сформулировать по каждой задаче:

1. Список мероприятий, необходимых для выполнения;***
2. Период, необходимый для выполнения и количество часов, требуемых для выполнения;***
3. Ресурсы, необходимые для выполнения;***
4. Сотрудники других подразделений, участие которых требуется для выполнения.

Шаг 3: Согласуйте список мероприятий, задачи и все параметры по ним с исполнителем.

Шаг 4: Назначьте дату промежуточной проверки по выполнению задач и корректировке.

Шаг 5: Следуйте принятому расписанию промежуточной проверки выполнения задач, их корректировки и окончательной приемки.

Шаг 6: Помечайте выполненные задачи как выполненные. Закрывайте то, что сделано.

Шаг 7: Обсуждайте отложенные или просроченные задачи. Анализируйте, почему возникли препятствия или причины, по которым некоторые задачи не выполняются. Иногда они нуждаются в дополнительном сопровождении с вашей стороны или от другого сотрудника.

Используйте план действий (Action plan) для регулярного управления отделом продаж.

11 лучших способов использования управления расписанием работы сотрудников

Любая компания, которая платит за программное обеспечение для планирования работы сотрудников, требует от него большего, чем то, что поставляется с базовой электронной таблицей. Планирование сотрудников — это балансирующее действие, которое создает больше проблем, если не выполняется должным образом.

Менеджеры могут иметь дело с избыточным и недостаточным расписанием. Также они могут столкнуться с недовольством подчиненных и чрезмерной сверхурочной работой. Эти вещи влияют на производительность и бюджеты отделов. Недостаточное укомплектование персоналом еще больше усугубляет проблему, когда цели отдела не достигаются.

Оптимизация процесса и создание подходящих графиков требует окончательного планирования. Вот 11 преимуществ использования системы управления графиком работы сотрудников.

1. Создайте штатное расписание.

Полный список сотрудников содержит подробную информацию о том, кто работает в каждом отделе. Это включает в себя такую ​​информацию, как:

• Имена
• Роли
• Контактная информация
• Навыки и сертификаты
• Частичная или полная занятость
• Ограничения сверхурочной работы, если применимо

2.Установите процесс отчетности о наличии персонала.

У сотрудников должна быть возможность сообщить желаемое рабочее время. Это создает среду для совместной работы, в которой менеджеры знают предпочтения сотрудников. Размещение сотрудников в удобные для всех смены позволяет заинтересовать сотрудников.

Предоставление сотрудникам возможности выбирать график работы выгодно. Тем не менее, они также должны знать, что работа в другие смены, чтобы гарантировать соблюдение рабочего времени, все еще возможна.

3. Убедитесь, что расписание доступно для сотрудников.

Программное обеспечение для составления расписания заданий сотрудников делает расписания легкодоступными. Сотрудники, которые могут просматривать свое расписание и иметь к нему доступ, с меньшей вероятностью забудут смену. Менеджеры должны следить за тем, чтобы графики были на видном месте.

Системы, контролирующие графики работы сотрудников, должны включать опцию самообслуживания, которая позволяет сотрудникам просматривать электронные данные. Это исключает возможность неправильного размещения или потери отпечатанных копий.

4. Настройте систему для автоматического расчета отработанных часов и оплаты.

Одной из удобных функций программного обеспечения для управления расписанием сотрудников является возможность подсчета рабочего времени. Ошибки с расчетом заработной платы больше не являются проблемой. В системе есть предварительно определенные формулы, которые интегрируются с обработкой заработной платы.

5. Планируйте лучший график и учитывайте худшие.

Составление графиков работы сотрудников — это хорошо. Однако менеджеры должны включать план Б даже для идеально составленного графика.Сотрудник может оказаться в чрезвычайной ситуации или не явиться. Системы планирования должны учитывать непредвиденные обстоятельства при возникновении исключений.

Менеджеры никогда не должны недооценивать человеческий фактор, когда неожиданные события могут нарушить идеально составленный график. Планирование непредвиденных обстоятельств помогает обеспечить покрытие смен без снижения производительности.

6. Создайте параметры укомплектования персоналом для управления конфликтами.

Программное обеспечение для планирования и управления персоналом упрощает управление конфликтами с доступностью сотрудников.Это очень важно, когда отдел приближается к сроку. Данные и отчеты в режиме реального времени помогают менеджерам быстрее принимать решения по планированию.

Четко определенные правила для факторов календарного планирования позволяют лучше планировать. Ситуации, которые влияют на это, включают:

• Доступность
• Отпуск
• Смены смены

7. Сократите сверхурочную работу и минимизируйте отсутствие с помощью системы рабочего графика, которая контролирует рабочее время.

Программное обеспечение для планирования работы сотрудников также отправляет предупреждения менеджерам.Руководство быстро реагирует на увольнение одного сотрудника, при необходимости переназначая других сотрудников. Производительность не страдает, потому что менеджеры получают предварительное уведомление.

Кроме того, в этой программной системе предусмотрены процессы для устранения чрезмерных прогулов. Записи времени доступны для просмотра вместе с правилами посещаемости. Постоянный доступ к записям посещаемости упрощает решение проблемы до того, как она выйдет из-под контроля.

8. Интегрируйте систему рабочего графика со сторонними поставщиками заработной платы.

Один щелчок мыши делает экспорт данных для загрузки сторонним поставщикам заработной платы удобным. Это гарантирует точную и своевременную оплату труда сотрудников. В полностью интегрированной системе фактическое время, измеренное электронной системой, передается непосредственно в платежную ведомость для своевременной обработки.

9. Составьте график сотрудников на основе навыков и талантов.

Созданный список сотрудников полезен для обеспечения того, чтобы на работу был назначен нужный человек. В условиях неукомплектованности кадрами сотрудники часто работают по сменам, которые не подходят для конкретной работы.Заполнение сменных мест только для выполнения задач — не всегда лучший ход. Работа может быть сделана, но она не будет доведена до совершенства.

Работа может быть выполнена, но она не будет доведена до совершенства. Назначение сотрудников на должности, не соответствующие их способностям или предпочтениям, может негативно повлиять на моральный дух.

10. Управляйте мобильными сотрудниками наравне с рабочими на месте.

Еще одним полезным преимуществом программного обеспечения для управления расписанием является включение модуля для удаленных сотрудников. Они могут управлять своим временем и посещаемостью из любого места с помощью мобильной версии, которая копирует сетевое программное обеспечение.

11. Используйте инструмент отчетности для настройки данных о сотрудниках.

Информация не просто хранится в системе рабочего графика. Менеджеры могут получать данные для отчетности в режиме реального времени. Важнейшие аналитические данные с настраиваемой отчетностью помогают с прогнозами и бюджетами на оплату труда. У менеджеров есть четкое представление о неоплачиваемом отпуске, сверхурочных и других факторах, влияющих на распределение ресурсов отдела.

Ручные процессы больше не используются для управления множеством условий, влияющих на рабочие графики.Чтобы упростить эту жизненно важную часть рабочей силы, менеджеры должны внедрить эффективное программное обеспечение для составления расписаний. Эти системы составляют безошибочные графики и помогают менеджерам охватить все смены.

Стать менеджером: как разработать график работы

Быстрая навигация

---

Создание организованного графика, подходящего для всех, может быть проблемой даже для самых опытных менеджеров. Если вы на пути к карьере руководителя, это руководство поможет вам понять важность разработки рабочего графика и то, как вы можете удовлетворить потребности как своих сотрудников, так и компании.

Важность графиков работы

Хотя менеджмент — сложная роль и не для всех, он также может быть полезным и помочь вам добиться успеха в ваших долгосрочных карьерных целях. Например, ваше руководство со временем может поддерживать и развивать талантливую, хорошо функционирующую команду, которая может оказать серьезное влияние на вашу организацию. Быть эффективным менеджером также означает иметь возможность наставлять сотрудников для достижения их собственных карьерных целей.

Составление хорошего графика работы — это навык, который вы приобретаете со временем и с практикой.Даже в этом случае вам, возможно, придется обратиться к недовольным сотрудникам или недоукомплектованным персоналом, пока вы не сможете правильно скорректировать графики. Это часто означает использование гибкого рабочего времени, позволяющего распределять смены сотрудников и обеспечивать лучший баланс между работой и личной жизнью в ваших отчетах.

Связано: Как развить свои основные лидерские качества

Выбор гибкого графика

Если это доступно вам и вашей команде, гибкий график может быть хорошим вариантом. Это не вариант для многих компаний и ролей, которые требуют от вас присутствия в офисе в обычное рабочее время, например для службы поддержки клиентов.

Также известный как гибкий график работы, гибкий график работы — это когда сотрудники работают определенное количество часов в пределах согласованного интервала времени начала и окончания. Например, вы можете установить, что штатные сотрудники работают по восемь часов в день с 8:00 до 18:00. Решать, зайти ли они в 8 и выйти в 4 или зайти в 10 и выйти в 6, решать им.

Вы можете даже позволить сотруднику взять более короткий рабочий день, если его количество в неделю составляет определенное количество часов (обычно 40).Другими словами, если сотрудник хочет взять выходной в пятницу, но не хочет брать отпуск, он может работать 10 часов в день с понедельника по четверг и все равно работать 40 часов.

Гибкий график полезен по многим причинам, в том числе, но не ограничиваясь:

• Разрешение сотрудникам обходить потребности по уходу за детьми и посещения врача
• Предотвращение чрезмерного отсутствия на работе
• Сокращение использования оплачиваемого отпуска
• Уменьшение заторов на стоянках и проблемы с трафиком
• Привлечение высококвалифицированных кандидатов на вакансии, желающих этого графика

У менеджеров, предлагающих гибкий график, как правило, меньше проблем с кадрами и посещаемостью, что снижает многие стрессы, связанные с должностью.

Вот несколько советов по внедрению гибкого графика, если он работает для вашей команды:

1. Определите основные часы и пропускную способность компании

Основные часы — это лучшее время, когда весь персонал нужен в течение рабочего дня. Пропускная способность — это диапазон часов, в течение которых вы можете разрешить гибкий график. Другими словами, пропускная способность — это самое раннее и самое позднее возможное время, когда сотрудник может приходить и уходить с работы в любой конкретный день. Пропускная способность может варьироваться в зависимости от праздников, дня недели или выходных или может быть одинаковой каждый день.

Например, основная продолжительность вашей компании может составлять с 9 до 5, потому что это часы, в которые вы взаимодействуете с клиентами. Ваша дневная пропускная способность может варьироваться с 7:00 до 18:00. потому что по-прежнему есть срочная работа в нерабочее время. Если у вас достаточно сотрудников для работы в основное время, некоторые из них могут приходить раньше, а другие оставаться допоздна, в зависимости от своих личных предпочтений. Этот пример называется обычным гибким расписанием, потому что планировщик просто регулирует время начала и окончания работы сотрудника.

2. Рассмотрим ежедневный гибкий график

Ежедневный гибкий график аналогичен обычному гибкому графику в том, что сотрудники могут выбирать свои часы, если покрываются основные часы. Разница в том, что сотрудник может ежедневно менять время начала и окончания, при этом работая каждую неделю одинаково.

Как менеджер, желающий использовать ежедневный гибкий график, вы должны назначить каждому сотруднику обычный гибкий график, а затем вносить корректировки после того, как сотрудник закончил каждый рабочий день.В соответствии с этим соглашением сотрудник может работать во время обеда, чтобы уйти рано или прийти поздно на следующий день.

3. Попробуйте сжатую рабочую неделю

Сжатая рабочая неделя — это тип гибкого графика, который позволяет сотруднику работать 40 часов за меньшее количество дней. Стандартная сжатая работа предполагает, что сотрудники работают четыре 10-часовых дня с регулярными перерывами на обед.

Аналогичным вариантом является гибкий график 4 × 5, при котором сотрудник поочередно работает четыре дня в одну неделю и пять дней в следующую.График 4 × 5 — хороший вариант для некоторых сотрудников, потому что он дает им трехдневные выходные пару раз в месяц. Это также позволяет им планировать приемы к врачу и стоматологу, не отвлекаясь от работы.

Связано: Навыки разрешения конфликтов: определение и примеры

Советы, которые помогут менеджерам составить график сотрудников

Какой бы тип графика вы ни выбрали для своих сотрудников, целью является достижение максимальной эффективности. Помните, что составление расписания для сотрудников не так просто, как может показаться, поэтому обязательно выделите достаточно времени для создания расписаний.

Выявление нарушения расписания

Нарушение расписания может исходить как от менеджера, так и от сотрудника. Примеры неправильного расписания со стороны сотрудников могут включать:

• Просьба уйти пораньше несколько раз в неделю
• Часто просить уйти рано в пятницу и приходить поздно в понедельник
• Избегать смен, требующих обременительных задач
• Смена смены с людьми, чтобы получить дополнительные советы
• Не приходить на работу, когда звонят в
• Часто возникают те же самые чрезвычайные ситуации, которые заставляют их звонить в
• Запрос изменений расписания в последнюю минуту без уважительных причин

Использование программного обеспечения для составления расписания может помочь вам определить нарушение расписания, когда оно произойдет от ваших сотрудников.Когда вы заметите, что планируете злоупотребления, назначьте встречу один на один и тактично обсудите проблему. Работайте с ними, чтобы найти решения, которые могут сделать их расписание более доступным, если у них возникнут проблемы.

Менеджеры, участвующие в планировании злоупотреблений, выглядят совсем иначе. Если вы применяете какие-либо из этих методов, которые оправдывают злоупотребление расписанием, сделайте шаг назад, чтобы найти лучшее решение. Планирование злоупотреблений со стороны менеджеров может принимать форму:

• Планирование дежурства. Это когда вы назначаете сотрудника на работу, но если он не нужен, вы его не вызываете.Эта форма планирования не позволяет сотруднику строить другие планы в течение потенциального рабочего времени.
• Обновление расписаний в последнюю минуту. Избегайте обновления расписания за несколько дней или всего за несколько часов до его начала. Написание и обновление расписаний в последнюю минуту лишает сотрудников возможности строить другие планы, что нарушает их личную жизнь.
• Отмена запланированных смен в последнюю минуту. У сотрудников, смены которых отменены в последнюю минуту, нет времени на другие планы.У сотрудника может быть время от времени выходной, но вам следует избегать отмены расписания в последний момент в привычку.
• Продление смены сверх графика. Попытка заставить сотрудников оставаться позже запланированного времени является формой нарушения расписания. Да, люди звонят, и вам, возможно, придется быстро найти кого-нибудь, чтобы прикрыть их смену, но вы никогда не должны наказывать сотрудника, который не может оставаться дольше запланированного.

Знайте свое рабочее место

Как менеджер, вы имеете доступ ко всей информации о вашем магазине или офисе, включая часы пик.Просмотр этой информации может помочь вам понять, когда несколько членов команды должны покрыть ваши самые загруженные моменты, а когда есть простои, когда вам может не понадобиться столько участников.

Вы также должны понимать, какие сотрудники работают лучше в спокойные часы, а какие с легкостью справляются с пиковой нагрузкой. Планировать сотрудников на работу в то время, когда они наиболее продуктивны и эффективны, лучше для всех.

Связано: Управленческие навыки: определение и примеры

Будьте внимательны

Как руководитель, ваша работа — делать все в разумных пределах, чтобы найти хороших сотрудников.Если кто-то звонит и вам нужно, чтобы сотрудник работал допоздна, спросите его заранее, а не за час до окончания смены. Будьте готовы разрешить смены по мере необходимости.

Уважительное и внимательное отношение к своим сотрудникам имеет большое значение для поддержания высокого морального духа и укрепления лояльности. Кроме того, лояльный сотрудник, скорее всего, будет более склонен время от времени работать сверхурочно или даже соглашаться на отмененную смену.

Нанять дежурный персонал

Расписание дежурства является приемлемой практикой, если вы нанимаете кого-то специально для этой цели.В дни, когда у вас нехватка персонала, практическим решением может быть выделенный дежурный сотрудник.

Создайте процесс доступности персонала

Хорошие менеджеры дают своим сотрудникам возможность сообщать о предпочитаемых часах работы. Сядьте с каждым сотрудником и обсудите их предпочтения, чтобы составить график, удобный для всех, кто получает заработную плату. Вы можете сохранить настройки доступности в форме, в календаре или на платформе программного обеспечения для планирования.

Научиться составлять рабочий график, который будет работать как для вас, так и для ваших сотрудников, является неотъемлемой частью хорошего менеджера.Предоставление сотрудникам гибкого графика освобождает их от беспокойства по поводу своих личных обязательств, чтобы они могли лучше сосредоточиться на работе.

Планирование сотрудников: передовой опыт на 2021 год

В этом руководстве вы изучите семь шагов для создания беспроигрышного графика работы сотрудников и управления им; тот, который приносит пользу как вашим сотрудникам, так и вашей организации.

Составление расписания сотрудников — сложная задача. Это жонглирование, заключающееся в прогнозировании потребностей в рабочей силе, управлении запросами и предпочтениями сотрудников и обеспечении покрытия смены.На этом все не заканчивается: планирование сотрудников также включает в себя управление затратами на рабочую силу, соблюдение правил соответствия и при этом максимальную производительность.

Таким образом, график сотрудников служит важной точкой связи между организацией и ее почасовыми сотрудниками. Вот почему эффективное планирование сотрудников помогает улучшить их впечатления, улучшить удержание и удовлетворенность сотрудников. В определенных секторах, таких как производство, график работы имеет важное значение для удовлетворения производственных потребностей или других важных бизнес-целей.

Согласно нашему отчету об исследовании почасовых рабочих, 87 процентов почасовых работников считают, что контроль над своим графиком работы чрезвычайно важен, а 55 процентов заявили, что они бросили бы свою работу, если бы им не хватало контроля над своим графиком.

Это означает, что качество, с которым расписание сотрудников планируется, публикуется и доводится до сведения, напрямую влияет на их удовлетворенность, «неявки» и, в конечном итоге, на текучесть кадров. Текучесть кадров на 174% выше без возможности планирования в реальном времени.Неудивительно, что это так. Согласно недавнему исследованию, опубликованному в American Sociological Review, «постоянная нестабильность рабочего графика связана с психологическим стрессом, плохим качеством сна и несчастьем».

87 процентов

сказали, что уйдут с работы, если у них не будет контроля над своим графиком.

55 процентов

сказали, что уйдут с работы, если им не удастся контролировать свой график.

Помимо затрат, связанных с текучестью кадров, расписание сотрудников влияет на многие другие аспекты деятельности, включая затраты на рабочую силу, производительность и соответствие отраслевым нормам, внутренней политике, а также трудовому законодательству.Планирование персонала вручную часто неэффективно и обременительно для сложных операций (но может хорошо работать для малых предприятий). Когда «большая тройка» американских производителей автомобилей перешла от ручного к автоматизированному составлению расписаний сотрудников, они увидели значительный рост эффективности и контроля затрат, сэкономив 800 долларов на сотрудника на расходах на рассмотрение жалоб и 1,5 миллиона долларов на ненужных сверхурочных в течение первого года внедрения.

Текучесть кадров на 174% выше без возможности планирования в реальном времени.

Bersin от Deloitte

Здесь мы расскажем о семи проверенных шагах, которые вы можете предпринять, чтобы оптимизировать и улучшить процесс планирования работы сотрудников. Мы понимаем, что не существует универсального подхода, поэтому включайте только те меры, которые лучше всего подходят для рабочего процесса планирования сотрудников вашей организации.

---

Шаг 1: Определение потребностей в рабочей силе

Во-первых, четко определите, какие трудовые ресурсы необходимы для достижения производственных целей. Поскольку все основано на основном графике, который соответствует вашим производственным целям, планирование рабочей силы имеет важное значение для правильного выполнения.Вам нужно:

Карта потребностей в зависимости от роли и местоположения

Важно определить точные ресурсы, необходимые для каждой роли, в зависимости от местоположения и продолжительности смены. Например, супервизору могут понадобиться четыре оператора и два других квалифицированных специалиста с 6:30 до 15:00. для выполнения производственных задач за первую смену. Существует бесчисленное множество способов определить местоположение (например, отделы или линии), поэтому убедитесь, что вы четко и последовательно классифицируете местоположения. Вы можете организовать ресурсы для каждой роли разными способами, например, в виде сетки на доске, в электронной таблице или с помощью программного обеспечения для планирования работы сотрудников.

Определите исторические тенденции

Просмотр данных за прошлые периоды планирования может помочь вам предвидеть потребности и справедливо планировать сотрудников. Быстрый анализ вашей производственной истории или истории объемов может показать, что ваш бизнес имеет тенденцию иметь больше потребностей в определенные дни недели или в пик сезона, оправдывая решение о назначении большего количества сотрудников в этот период времени для поддержки спроса. Использование прошлого опыта для прогнозирования ваших кадровых потребностей поможет в планировании как более загруженных, так и более медленных периодов в течение года.

Определить требуемые квалификации

Это необходимый шаг для каждой смены. Если у вас есть процесс отбора людей на смену, вы получите нужных сотрудников в нужное время. Например, предположим, что вам нужно всего четыре оператора для смены поворота, но по крайней мере один должен пройти обучение работе с определенной машиной. Наличие плана по квалификации доступных сотрудников до того, как вы их составите, гарантирует, что у вас есть нужные сотрудники, запланированные в нужное время.

Объедините время и посещаемость

Использование технологии для отслеживания времени и посещаемости повышает эффективность процессов планирования рабочей силы за счет автоматизации. Если на вашем рабочем месте не используется программное обеспечение для учета рабочего времени, вы можете попробовать добавить эту функцию в службу программного обеспечения для планирования рабочего времени вашего сотрудника.

---

Шаг 2: Оценка пула работников

Как только вы точно поймете, сколько труда вам нужно, пора оценить, соответствуют ли ваши текущие трудовые ресурсы этим потребностям.Помимо почасовой оплаты, на этом этапе вам может потребоваться учесть любые ресурсы, не связанные с персоналом.

Вот несколько важных факторов, которые следует учитывать при оценке:

План впереди

Предстоящий праздник или длинные выходные могут повлиять на ваш доступный трудовой запас. Заблаговременное планирование этих изменений избавит вас от попыток заполнить пропущенные смены в последнюю минуту.

Анализируйте и распределяйте ресурсы

Если приближается напряженный сезон и вы прогнозируете значительное увеличение потребностей в ресурсах, оцените, что вам понадобится, по роли, местоположению и доступности.Дайте себе дополнительное пространство сверх ожидаемого спроса, чтобы убедиться, что вы можете выделить достаточно ресурсов.

Включить все ресурсы в расписание

Например, если на складе есть вилочные погрузчики для использования своим персоналом, оборудование должно быть добавлено к сменам в рабочем графике, чтобы обеспечить надлежащее покрытие.

Программное обеспечение для планирования персонала

Точное прогнозирование потребностей в ресурсах имеет важное значение, но может быстро усложниться, когда задействованы не связанные с персоналом ресурсы, почасовые потребности в работниках и колеблющийся спрос.В сложных средах планирования огромным подспорьем является технология планирования рабочей силы. Такие инструменты, как Планировщик спроса Shiftboard, используют сложные алгоритмы для прогнозирования ресурсов на основе исторических моделей.

---

Шаг 3. Определение правил планирования

Стаж, сверхурочная работа, местонахождение и сертификаты — общие факторы, которые необходимо отразить в почасовом графике. Правила планирования, основанные на этих факторах, также могут быть уникальными для вашей организации, поэтому четкие рекомендации чрезвычайно важны.Чтобы избежать путаницы, перед назначением смен убедитесь, что все менеджеры понимают политику или правила.

Соблюдение законов о безопасности, занятости и труде

Убедитесь, что сотрудники не работают дольше, чем разрешено законом, правилами профсоюзов или руководящими принципами управления утомляемостью. Вам также необходимо будет отслеживать и соблюдать любые внутренние или внешние ограничения сверхурочной работы.

Стаж

Присваивается ли сотрудникам статус трудового стажа на определенные смены? Эти рекомендации также необходимо будет отразить при составлении расписания.

Обучение и сертификация

Требуется ли для определенных смен персонал, прошедший специальную подготовку? Если это так, установите правила, гарантирующие, что только люди с текущими сертификатами будут рассматриваться для назначения во время этих смен.

---

Шаг 4: Назначьте смены сотрудников

Теперь, когда график вашего сотрудника составлен, все понимают правила и вы уверены, что сможете удовлетворить свои потребности в ресурсах, пришло время заполнить открытые смены.Места и время должны быть определены уже на этом этапе. Как только они появятся, вы можете сосредоточиться на том, чтобы привлечь нужных людей в нужное место в нужное время.

На этом этапе полезно обдумать свой подход. Ваши смены назначаются менеджерами, запрашиваются персоналом или что-то среднее? Распространенным подходом является планирование сверху вниз, когда менеджеры создают расписание и назначают смены, которые соответствуют потребностям в ресурсах с минимальным участием сотрудников. Этот подход часто используется в статических, повторяющихся еженедельных расписаниях.

Планирование снизу вверх, когда сотрудники записываются на открытые смены, которые они имеют квалификацию для работы, является дополнительным подходом к планированию сверху вниз. Эта стратегия самообслуживания может значительно сократить время планирования для менеджеров. Хотя не во всех случаях практично, восходящее планирование увеличивает удовлетворенность и удержание сотрудников, предоставляя им больше автономии в отношении своих графиков работы.

Независимо от того, какой подход вы выберете, при создании расписания сотрудников полезно учитывать, как распределяются смены.Чтобы добиться максимальных результатов, учитывайте следующие ключевые критерии:

Квалификация

Используйте определенные критерии навыков и компетенций, чтобы гарантировать, что все сотрудники, назначенные на смену, соответствуют требованиям для нее. Назначение сотрудников с просроченными полномочиями может представлять значительный юридический риск и большие штрафы. Перед назначением на смену важно убедиться, что у сотрудников хорошая репутация.

Правила планирования

Применить все определенные правила планирования. Возможно, вам придется учитывать правила стажа, сверхурочной работы или другие правила, уникальные для вашей организации или отрасли.

Эффективность сотрудников

Иногда вам нужны ваши лучшие люди на работе, но определить их бывает сложно. Это особенно верно в больших или сложных организациях, где сотрудники выполняют несколько ролей. Отслеживайте рейтинги производительности, чтобы знать, кого планировать, когда это наиболее важно.

Наличие

Проблемы с доступностью сотрудников — от заявок на отпуск до отпусков различного рода — являются главной движущей силой изменения графика. Во время пандемии работодатели также должны учитывать просьбы сотрудников об изменении расписания из-за колебаний школьного расписания для детей, ухода за близкими с COVID-19, а также когда они подверглись заражению и должны быть помещены в карантин.Использование инструмента, который показывает вам доступность в режиме реального времени — например, тех, которые доступны в наборе инструментов Shiftboard — может иметь решающее значение для того, чтобы сотрудники были довольны, при этом создавая эффективный график.

Настройки

Когда вы принимаете во внимание предпочтения сотрудников, вы сокращаете количество запросов на изменение. Что еще более важно, вы повышаете удовлетворенность сотрудников, снижая при этом количество прогулов и текучести кадров.

Конфигурация расширенного профиля

Вероятно, у вас есть обширная информация о ваших сотрудниках, которую вам нужно использовать при планировании и составлении отчетов.Эта информация часто включает роль, уровень должности, учетные данные, стаж, ставки заработной платы и предпочтения доступности для каждого сотрудника. Если вы используете программное обеспечение для планирования работы сотрудников, убедитесь, что оно поддерживает данные вашего профиля.

Автоматическое назначение смен

Назначение смен обычно является наиболее трудоемкой частью процесса планирования. Подбирать людей по позициям вручную сложно, а уточнить все детали — непросто. Программное обеспечение для составления расписания сотрудников может помочь.Ищите возможность автоматически назначать смены на основе множества правил. Дополнительные функции, такие как смена смены и автоматическое заполнение в режиме ожидания, также часто чрезвычайно полезны.

Плохое расписание персонала может иметь серьезные последствия для непрерывной работы, даже если это не выглядит так, как на поверхности. В средах с высокими ставками разработайте формальный процесс проверки затрат, соответствия и других ключевых факторов.

Опубликуйте и сообщите расписание, чтобы все знали, где и когда его найти.Решения для онлайн-планирования гарантируют, что каждый будет иметь доступ к своим расписаниям в любое время и в любом месте — и они будут уведомлены о любых изменениях.

---

Шаг 5. Управление изменениями расписания

Недавние мировые события доказали, что все может измениться в одно мгновение, а это значит, что планирование никогда не прекращается. Независимо от того, насколько безупречно ваше расписание на момент публикации, оно обязательно изменится с той минуты, когда оно опубликовано, до тех пор, пока оно не перестанет быть активным.

Эффективное управление изменениями означает быстрое и эффективное реагирование на изменения.Это также требует общения с вашими сотрудниками в режиме реального времени. Внимательно следите за следующими распространенными причинами изменения расписания:

Спрос колеблется

В течение периода планирования потребности в рабочей силе могут увеличиваться или уменьшаться. Резервные пулы, состоящие из частично занятых или временных сотрудников, которые могут работать в короткие сроки, являются популярным решением для управления скачками. С другой стороны, падение спроса может быть более серьезным. Если у вас есть значительный и гибкий резервный пул, вы можете укомплектовать последние 10–15% потребностей обычного графика с помощью дополнительного персонала.Это обеспечивает буфер как для увеличения, так и для снижения спроса.

Изменения в доступности сотрудников

Доступность часто является основной причиной изменений в расписании сотрудников. Многие организации требуют, чтобы сотрудники определяли подходящую замену после публикации графика. Это может привести к неоднозначным результатам в зависимости от размера и сложности организации. Программное обеспечение для планирования работы сотрудников, которое обеспечивает возможность смены смены, позволяет сотрудникам размещать и принимать открытые смены в режиме реального времени.Менеджеры могут настроить этот рабочий процесс для автоматической обработки изменений или запроса утверждения. Это жизненно важная функция для сотрудников, которым могут потребоваться изменения расписания, связанные со здоровьем.

Неявка сотрудников

Реагировать на ситуацию в последнюю минуту — это стресс. Списки звонков и текстовые сообщения не помогут быстро найти подписку в последнюю минуту. Создайте пул «горячего резерва», состоящий из небольшого числа очень гибких сотрудников, которые могут подключиться в любой момент. Эти пулы часто включают сотрудников, занятых неполный рабочий день, временных рабочих и даже сотрудников, работающих полный рабочий день, которые жаждут сверхурочных.

Средства связи

Целенаправленная коммуникация в реальном времени также жизненно важна для эффективного управления изменениями. Популярность смартфонов делает обмен текстовыми сообщениями важным инструментом для связи с сотрудниками, поэтому мобильный доступ может быть важен для вас. Сочетание возможностей программного обеспечения для планирования и мобильных технологий — отличный способ улучшить общение. Тем не менее, вы хотите, чтобы и менеджеры, и сотрудники имели круглосуточный доступ к своим расписаниям, чтобы они могли мгновенно взаимодействовать и настраиваться на лету.

Интеграции

Если вы используете разные технологии для управления сотрудниками и их расписаниями, интеграция между системами имеет важное значение. На многих рабочих местах расписание является ключом к повседневной работе. Программное обеспечение для планирования персонала может быть интегрировано с системами управления заработной платой и человеческим капиталом для автоматизации бизнес-процессов. Убедитесь, что ваши технологические интеграции хорошо работают в вашей организации.

Сотрудники, имеющие возможность управлять своим расписанием в режиме реального времени, в 6 раз более довольны, чем те, у кого его нет.

Абердин Групп

---

Шаг 6: Измерение, изучение и корректировка

Конец периода планирования одной смены означает, что скоро начнется новый период. Такие точки перехода часто служат триггерами для расчета заработной платы и многочисленных операционных отчетов.

В эти переходные моменты критически важно отступить, чтобы оценить эффективность планирования рабочей силы за предыдущий период. В этих периодических обзорах должны участвовать заинтересованные стороны из сфер бизнеса, человеческих ресурсов и финансов.Обязательно включите в свой обзор следующие области:

Точность прогнозирования

Сравнение прогнозируемой потребности в ресурсах с фактической — ключевой момент. Как планировщик, у вас есть уникальная перспектива. Используйте его для анализа отклонений и совместной работы в вашей организации, чтобы повысить точность прогнозов. Кажущееся незначительным улучшение может иметь большое влияние на ваш бизнес.

Оценка ресурсов

Очень важно отслеживать и измерять состояние ваших пулов трудовых ресурсов.При проверке доступности сотрудников учитывайте период времени и ожидаемый спрос. Например, заметив резкое увеличение количества совпадающих запросов на отпуск, вы сможете заранее скорректировать расписание. Кроме того, мониторинг пулов ресурсов, привязанных к критически важным ролям, поможет вам всегда заполнять их лучшими специалистами. Если вы используете программное обеспечение для планирования сотрудников, у вас есть богатый источник данных, от рейтингов навыков до данных о посещаемости.

Процессы планирования рабочей силы

Проверяйте ключевые процессы с другими составителями графиков, руководством и сотрудниками и регулярно проверяйте любые идеи по улучшению.В посменной рабочей среде график оказывает значительное влияние на производительность и моральный дух сотрудников. Отзывы сотрудников откроют возможности, которые трудно увидеть с точки зрения планирования.

Аналитика и отчетность

Правильное программное обеспечение для планирования соберет данные, необходимые для оценки и выявления идей. Благодаря новому пониманию ваших данных вы можете полностью оптимизировать процесс планирования.

---

Шаг 7. Оптимизация с помощью технологий

Программное обеспечение

для составления расписания персонала превосходно делает процесс составления расписания сотрудников более эффективным для управления — особенно во время постоянных изменений, вызванных непредвиденными событиями.Это также помогает обеспечить соблюдение многих правил и положений, влияющих на рабочие места, работающие посменно.

Настраиваемое программное обеспечение для составления расписания сотрудников имеет надежные функции, которые значительно улучшают процесс составления расписания:

• При определении потребности в рабочей силе и дефицита рабочей силы особенно полезны инструменты прогнозирования спроса.
• Интегрированная функция учета рабочего времени исключает ручную обработку.
• При создании графиков работы сотрудников мгновенный доступ к информации профиля сотрудника гарантирует, что в расписание будут включены только квалифицированные и правомочные люди.
• Инструменты двусторонней связи в реальном времени и автоматическое назначение смен помогают составителям графиков эффективно управлять ежедневными изменениями расписания.
• Возможности аналитики и отчетности позволяют в реальном времени получать информацию о том, что работает, а что нет, поэтому процесс планирования постоянно оптимизируется.
• Составление графика сменной работы может быть трудным и трудоемким делом, но технологии могут помочь вам сделать его более эффективным и простым в управлении.
• Узнайте больше о том, как программное обеспечение для составления расписания сотрудников Shiftboard позволяет осуществлять стратегическое планирование.

Как составить идеальный график работы для вашей команды

Идеальный график работы — это то, к чему стремятся многие менеджеры. К сожалению, немногие действительно достигают этого. И это несмотря на то, что технологии позволяют упростить процесс и сделать его правильным с первого раза проще, чем когда-либо.

Независимо от того, используете ли вы приложения для онлайн-планирования, имеете ли вы собственные инструменты, такие как Excel, или полагаетесь на ручку и бумагу, следует помнить о некоторых важных моментах. Эти моменты варьируются от создания смены среди ваших лучших сотрудников до планирования худшего и использования лучших инструментов для работы.В этой статье мы обсудим 10 советов по составлению идеального графика работы для вашей команды.

Что такое идеальный график работы?

Прежде чем мы сможем приступить к созданию идеального графика работы, стоит подумать, как будет выглядеть идеальный готовый продукт. Давайте рассмотрим некоторые из вещей, которые должен делать ваш бизнес-график.

Особенности вашего рабочего графика должны включать

Прежде всего, ваш рабочий график должен гарантировать, что каждая смена укомплектована соответствующим образом для каждой должности.Возможно, вам вообще не понадобится бармен для обеденных смен в будние дни, но, возможно, вам понадобятся три человека за стойкой в ​​пятницу и субботу вечером. Всегда получайте правильные цифры.

Для этого нужно знать о событиях — местных или национальных — которые могут вызвать необычный всплеск количества клиентов. Обратите внимание на спортивные мероприятия, концерты, фестивали и театральные представления. Также следите за списком бронирования. По вечерам в будние дни обычно бывает много, но вы не хотите, чтобы вас застали врасплох, когда во вторник запланировано несколько крупных заказов на вечеринки.

Второе требование к вашему рабочему графику — он не должен содержать ошибок. Может показаться, что мы констатируем очевидное, но составление рабочего графика — непростой процесс. Сделать ошибку намного проще, чем составить идеальный график работы. Вот три наиболее распространенных ошибки планирования:

1. Двойное планирование сотрудника. Допустим, у вас есть сотрудник, который в одни смены работает ведущим, а другие — автобусом. Убедитесь, что таких сотрудников не назначили дважды в один и тот же временной интервал.
2. Назначение персонала на неправильную должность. Независимо от того, насколько хороши повара на своем рабочем месте, это не значит, что они умеют работать с грилем. Не назначайте сотрудника на должность, для которой его не обучали.
3. Недостаточный или избыточный график сотрудников. Убедитесь, что вы не даете сотруднику, работающему неполный рабочий день, слишком много смен. У этих членов команды могут быть другие обязательства помимо работы, которые они не могут пропустить. Точно так же штатному персоналу необходимо предоставить достаточное количество смен для выполнения своих финансовых обязательств.Однако не давайте одному сотруднику слишком много смен в каждую неделю. Это помогает снизить затраты на рабочую силу, поскольку вам не придется платить больше за сверхурочные.

Если вы можете избежать этих трех распространенных ошибок, вы на правильном пути. Но что еще нужно сделать, чтобы составить идеальный график работы? Проще говоря, идеальный график работы — это такой график, который позволяет вам и вашим сотрудникам быть довольными, обеспечивая при этом максимальную эффективность и прибыль. Так как же создается этот святой Грааль рабочих графиков? Начните с 10 советов, перечисленных ниже.

1. Знай свою команду

Знание своей команды, возможно, является самой важной частью создания рабочего графика. На самом деле настолько элементарно, что вам может быть интересно, почему мы вообще удосужились упомянуть об этом. Мы говорим об этом из-за того простого факта, что многие менеджеры выполняют некачественную работу, действительно зная своих сотрудников. Некоторые даже полностью пропускают этот шаг. Все, что их беспокоит, — это следить за тем, чтобы людей хватило на каждую смену. Так почему же так важно знать свою команду? Потому что это позволяет вам делать выбор для дальнейшего успеха бизнеса, а не просто получать достаточно серверов для обеда.

Настоящее знание членов вашей команды дает вам свободу и гибкость для сочетания навыков, сильных и слабых сторон и типов личности (и это лишь некоторые из них), чтобы создать идеальный переход для любой ситуации. Чтобы упростить этот процесс, мы рекомендуем составить список, который включает:

• Имя сотрудника
• Соответствующие навыки
• Сертификаты
• Статус полной или частичной занятости
• Ограничения сверхурочной работы
• Тип личности (например,g., общительный, дружелюбный, интровертный и т. д.)
• Другие примечания, которые могут оказаться полезными (например, эффективные, могут справиться с большой толпой, дотошные и т. д.)

Таким образом, когда вы пытаетесь поставить Вместе с расписанием вы можете обратиться к своему списку, чтобы найти подходящего сотрудника, который заполнит брешь в иначе важном сдвиге, вместо того, чтобы полагаться на свою память. Затем, когда вы будете больше узнавать о своих сотрудниках, добавляйте их в список, чтобы иметь полное представление о каждом члене команды. Даже базовый список качеств и навыков вашего сотрудника может значительно упростить следующий шаг.

2. Создавайте смены вокруг своих лучших сотрудников

Мы все знаем, кто наши лучшие сотрудники. Если нет, то пора составить список, как мы упоминали выше. Учитывайте такие качества, как эффективность, привлекательность, опыт и то, насколько хорошо они работают с другими. Составив список, выстраивайте смены среди сотрудников, наиболее подходящих для этого конкретного времени.

Это служит двум целям:

1. Во-первых, это обеспечивает работу сотрудников, наиболее подходящих для каждой смены.Так, например, наиболее эффективные сотрудники работают во время наибольшей спешки (обед), в то время как более представительные сотрудники работают, когда клиенты с большей вероятностью задерживаются (ужин). Это не значит, что вам не нужно какое-то подобие эффективности и представительности в каждую смену, но сотрудник, который с большей вероятностью будет стоять и болтать с клиентом в течение пяти минут, вероятно, не лучший выбор для полудня. порыв.
2. Вторая цель, которой служит создание смен среди ваших лучших сотрудников, заключается в том, чтобы вы знали, что у вас есть основной опыт, на который могут положиться другие сотрудники.Опытный сотрудник может быстро улучшить качество смены, потому что другие, менее опытные сотрудники наблюдают, учатся и поднимаются до более высоких стандартов. Это верно для новичков, которые все еще проходят обучение, а также для недавних сотрудников, которые прошли обучение, но все еще осваивают основы. Совместное использование некоторых из ваших лучших сотрудников с некоторыми из ваших новых сотрудников — отличный способ обеспечить стабильность во всех сменах.

3. Установите метод общения в рамках всей группы

Коммуникация важна для любого бизнеса.Но в сфере ресторанов и розничной торговли это может означать разницу между наличием достаточного количества сотрудников для работы в смену и нехваткой персонала. Установив метод общения в рамках всей команды, вы и ваши сотрудники сможете легко узнать, где искать свой рабочий график. Больше не нужно искать в приложениях электронной почты, мгновенных сообщений и текстовых сообщениях новейший график работы или запрос на отпуск, который вам нужен. Все используют один и тот же инструмент, поэтому все работают на одной странице.

Если вы еще этого не сделали, сразу же настройте этот метод общегрупповой связи.В наши дни, когда большинство людей используют смартфоны, лучше всего выбрать метод, в котором используется эта технология всестороннего присутствия. Текстовые сообщения — один из таких методов. Обмен мгновенными сообщениями — другое.

Еще один отличный вариант — такое приложение, как Sling. Слинг — это инструмент, созданный специально для ресторанов, поэтому на этом важном этапе вам не придется гадать. Такие приложения, как Sling, объединяют мощные инструменты планирования с одинаково мощными средствами связи. Это позволяет улучшить внутреннее общение с помощью чата и обмена сообщениями, фотографиями, видео и ссылками.Кроме того, вы можете общаться с конкретным человеком, группой или всеми сотрудниками одновременно. Эти и другие коммуникационные функции делают такие приложения, как Sling, лучшим выбором для общения в рамках всей команды.

4. Быстро составьте расписание

Публикация нового рабочего графика — всегда нервное время для сотрудников. Большинство из них обратятся к своим личным календарям, чтобы начать планировать свою личную жизнь и посмотреть, нет ли каких-либо серьезных конфликтов. Вашим сотрудникам нужно это время, чтобы приспособиться.Кроме того, вам нужно уделить достаточно времени разрешению этих конфликтов и изменений, которые они приносят. Вот почему так важно составить график как можно быстрее.

Мы рекомендуем доработать и распространить расписание не менее чем за две недели до окончания текущего расписания. Это дает вашим сотрудникам достаточно времени, чтобы:

• Составить график и перенести личные обязательства
• Торговые смены
• Найти замену
• Обсудить с вами дни и часы работы

Самый быстрый способ распределить свое расписание — это облачное приложение.Эти приложения позволяют создавать один документ, размещать его в Интернете и предоставлять доступ, чтобы ваши сотрудники могли просматривать расписание двадцать четыре часа в сутки, семь дней в неделю, триста шестьдесят пять дней в году. Это намного быстрее, чем пытаться раздать печатную копию каждому члену команды. И в качестве дополнительной экономии времени, когда вы вносите изменения в онлайн-документ, они мгновенно становятся видимыми для всех участников. Это значительно упрощает разрешение конфликтов и замену.Это также сокращает путаницу, связанную с наличием нескольких копий расписания.

5. Уважайте предпочтения в работе и просьбы о перерывах в работе как можно больше

В самых простых случаях соблюдение предпочтений в работе и запросов на отгулы формирует доброжелательность, повышает удовлетворенность сотрудников и помогает удерживать хороших сотрудников. Это, мягко говоря, довольно важная часть процесса составления расписания. Это также может быть невероятно трудоемкой частью процесса планирования.

Но вы можете сократить время, необходимое для обработки всей этой информации, сохраняя рабочие предпочтения ваших сотрудников и запросы на отгулы в одном месте.Неважно, это папка Manilla, заметка на телефоне или документ на компьютере. Важно то, что вы часто обращаетесь к этой информации при создании своего расписания.

Один из наиболее эффективных способов сделать это — использовать мастер-документ в облаке, аналогичный документу, который вы использовали для создания и распространения вашего расписания. Вы можете дать своим сотрудникам разрешение на добавление в этот документ, а затем попросить их отправить свои предпочтения в отношении работы и свободного времени в этом одном месте.Это очень похоже на ящик с просьбой о перерывах, прикрепленный к стене в комнате отдыха, только этот «ящик» доступен в любое время и в любом месте.

После того, как вы определите, как ваши сотрудники отправляют свои предпочтения в работе и запросы на отгулы, важно установить некоторые правила для управления этим процессом. Вы должны решить такие вопросы, как, когда сотрудники могут и не могут запрашивать выходной, насколько заблаговременно нужно подавать запрос, и все, что характерно для вашего бизнеса. Например, из-за того, как построено ваше расписание, сотрудники могут брать перерыв только блоками по пять дней или меньше.Это обязательно должно быть прописано в правилах.

Затем вам нужно будет установить правила, определяющие, как вы будете выбирать между перекрывающимися запросами, которые могут становиться все более и более распространенными по мере приближения праздников. Вы можете адаптировать критерии урегулирования конфликтов, связанных с отсутствием рабочего времени, в зависимости от конкретной ситуации, но всегда следует учитывать такие вещи, как стаж, причина запроса, что лучше для бизнеса и когда запрос был отправлен. Установление подобных правил помогает сделать процесс разрешения проблем прозрачным и понятным для ваших сотрудников.Вы можете объяснить сотруднику A конкретные причины, по которым вы позволяете сотруднику B иметь свободное время (выслугу лет и сотрудник B получил свой запрос первым), вместо того, чтобы позволять сотруднику A думать, что это был какой-то вид фаворитизма. Это делает всех счастливыми, обеспечивает бесперебойную работу и помогает избежать конфликтов между всеми вовлеченными сторонами.

6. Заставьте сотрудников выполнять часть работы Составление расписания

В составлении расписания большинство менеджеров забывают, что им не нужно делать всю тяжелую работу в одиночку.Предоставление вашим сотрудникам возможности самостоятельно составлять расписание — отличный способ:

• Снять часть бремени
• Поддерживать их вовлеченность в свою работу.

Начните с того, чтобы назначить одного или двух лучших сотрудников на каждую смену. Затем дайте всем доступ к этому неполному расписанию и позвольте им заполнить, когда они хотят работать.

Если вы хотите попробовать этот метод планирования, разрешите изменения в течение установленного периода времени (возможно, два дня), а затем закройте расписание для внесения внешних изменений.Наконец, пройдите и внесите изменения в соответствии с потребностями каждой смены. Когда все закончится к вашему удовлетворению, снова сделайте расписание доступным для всех.

Если вы планировали все с самого начала, вы можете попробовать этот новый метод в течение нескольких месяцев, чтобы увидеть, как он работает. Это упрощает планирование таких приложений, как Sling. Вы создаете общий документ в Интернете, а затем предоставляете всем доступ к этому документу на несколько дней. Когда придет время завершить расписание, закройте документ, внесите изменения и снова откройте его для просмотра.Это так просто.

7. Дайте возможность сотрудникам найти себе замену

Возложите на своих сотрудников ответственность за поиск замены для работы в смену, когда они не могут работать, — это еще один способ снизить вашу рабочую нагрузку. Вместо того, чтобы попросить сотрудника позвонить вам и сказать, что он не придет сегодня, сотрудник может разослать уведомление, информирующее всех о том, что он болен и ему нужна замена. Командная коммуникационная сеть, упомянутая ранее в статье, является краеугольным камнем этого процесса.

Другие сотрудники, желающие работать, могут ответить так же быстро. То, что с вашей стороны могло занять час или больше и бесчисленное количество телефонных звонков, теперь можно завершить за считанные минуты. Тем не менее, у вас всегда должны быть инструкции, чтобы все не вышло из-под контроля и не повлияло на ваш бизнес. Во-первых, убедитесь, что все знают, что все сделки, замены и замены должны быть одобрены вами, менеджером, и что ничто не является окончательным, пока вы не дадите разрешение.Сообщите всем членам команды, что это положение существует, чтобы каждая смена получала правильное сочетание навыков.

Еще одно хорошее руководство, которое следует иметь, заключается в том, что все замены, обмены и замены должны производиться кем-то, кто выполнил эту работу раньше и все еще может делать это с разумной степенью эффективности. Вам не нужны помощники официанта для повара или помощники повара для официанта.

Требование, чтобы они нашли себе замену, — отличный способ привить вашим сотрудникам чувство зрелости и внимательности.Кроме того, это помогает сотрудникам почувствовать себя вовлеченными в бизнес и подумать о том, что участвует в процессе планирования. Показывая своим сотрудникам, что участвует в создании рабочего графика и поиске замен, вы можете создать ощущение, что график нельзя менять по воле случая. Если они запланированы и могут, им нужно работать.

8. Создайте диаграмму доступности

Иногда сотрудник не может найти замену для оплаты своей смены. Когда это произойдет, вам решать, кому поработать.Это такие времена, когда диаграмма доступности делает все намного проще.

Чрезвычайные ситуации подойдут. Это неизбежно. Но вместо того, чтобы оставлять все на волю случая, диаграмма доступности может служить вашим «планом Б». Самая простая версия — это просто список каждого сотрудника с указанием дней и времени, в которые они могут работать. Они могут не быть запланированы на все эти дни и часы, и поэтому могут быть готовы взять дополнительную смену здесь или там. Более сложная версия — это еще одно полное расписание, в котором перечислены доступные сотрудники, которые могут приходить в каждую смену.

Думайте о своей диаграмме доступности как о второй строке в баскетбольной команде. Если кто-то не может «играть», у вас есть несколько вариантов, кто захочет уйти со скамейки запасных. В конечном итоге это упрощает процесс замены, убирая из него мысли. Это также может снизить уровень стресса, когда возникает необходимость в замене в последнюю минуту.

9. Имейте резервную копию

Поэт Роберт Бернс однажды написал о схемах мышей и людей и о том, как они так часто идут наперекосяк.Отсюда и возникает поговорка: «Самые продуманные планы мышей и людей…», означающая, что независимо от того, насколько тщательно все спланировано, что-то может пойти не так. Если вы какое-то время проработали менеджером, вы хорошо знакомы с этим фактом жизни. Таким образом, даже если у вас есть диаграмма доступности, в которой указаны сотрудники, готовые к работе в короткие сроки, вам может потребоваться резервная копия для этой резервной копии или план C для вашего плана B.

Вот почему мы рекомендуем создать список доверенных и надежных сотрудников, работающих неполный рабочий день, с которыми вы можете связаться, когда все остальные варианты не сработают.Эти работники могут быть бывшими сотрудниками, которые уволились в хороших отношениях, или потенциальными сотрудниками, которые прошли собеседование, но не были приняты на работу. Вы можете подумать, что эти люди никогда не захотят прийти в такое короткое время, но вы никогда не узнаете, пока не спросите. Бывшие сотрудники могут с нетерпением ждать возможности снова поработать с вашей командой, а потенциальные сотрудники могут ухватиться за шанс попасть в дверь.

10. Используйте лучший инструмент для работы

Если вы когда-либо пробовали забить гвоздь отверткой, вы знаете, как важно использовать лучшие инструменты для работы.Создание рабочего графика ничем не отличается. Правильные инструменты могут упростить работу и ускорить ее выполнение.

Даже инструменты, предназначенные для других целей (например, Word или Excel), могут упростить процесс планирования по сравнению с устаревшим методом ручки и бумаги. И теперь, когда облачные вычисления проникают во все уголки делового мира, бесплатные онлайн-версии Word и Excel (например, Google Docs and Sheets) делают этот процесс еще проще.

Итак, хотя вы, возможно, уже используете одно или другое из этих приложений, действительно ли оно лучше всего подходит для работы? Есть ли лучший инструмент? Для ресторанов доступны инструменты, специально предназначенные для ресторанной индустрии.Такие приложения, как Sling, содержат мощные функции, которые помогают упростить составление расписания, чем когда-либо прежде.

Поскольку Sling создан специально для планирования работы ресторанов, не требуется сложного форматирования, чтобы расписание выглядело так, как вы хотите. Нет бесконечных поисков неработающего шаблона. Невозможно придумать способ сделать что-то с помощью программы, предназначенной для других целей. Все, что вам нужно сделать, — это сконцентрироваться на максимально возможном графике.

Затем во время процесса планирования Sling может уведомить вас, когда вы дважды забронировали сотрудника. Он может уведомить вас, если вы забыли запрос на отпуск. Он даже может предложить предложения, которые помогут вам составить идеальный график. Когда расписание составлено, Sling может отправлять автоматические уведомления, чтобы напомнить вашим сотрудникам, что расписание доступно, что были внесены изменения или что у них приближается смена. Действительно, Sling может предоставить все, что нужно опытному менеджеру, чтобы в кратчайшие сроки составить идеальный график работы.Это похоже на то, что у вас есть личный помощник, который ничего не делает, кроме как помогает упростить процесс планирования. И, что самое главное, Sling можно использовать бесплатно.

Лучший способ составить рабочий график

Такое приложение, как Sling, действительно является лучшим решением для создания идеального рабочего графика для вашей команды. Он может помочь вам выполнить все приведенные выше советы, а также предоставить простые способы назначать и отслеживать задачи, создавать страницы в социальных сетях и многое, многое другое. Да, управление рестораном или любым другим бизнесом всегда будет тяжелой работой.К счастью, Sling может облегчить хотя бы одну часть этой работы. В целом, это может сократить время, которое вы тратите на планирование и обеспечение того, чтобы сотрудники были там, где они должны быть, в нужное время. Так что не ждите. Попробуйте Sling сегодня бесплатно.

Советы и методы составления расписания сотрудников

Составление расписания сотрудников — это бесконечная задача для менеджеров и владельцев бизнеса. Даже при нормальных обстоятельствах может быть трудно точно предвидеть кадровые потребности и максимизировать производительность, оставаясь справедливым по отношению к сотрудникам.

Из-за COVID-19 графики ваших сотрудников и бизнес-потребности, вероятно, меняются. Теперь вам необходимо учитывать требования к здоровью и безопасности, такие как дезинфекция и тестирование, а также ограничения вместимости вашего помещения. Согласно исследованию TSheets, до пандемии более 50 процентов владельцев бизнеса заявляли, что тратили не менее двух часов в неделю на составление расписания своей команды. Все эти факторы подчеркивают важность выработки стратегии и согласованности с расписанием вашего персонала.

Используя сочетание программного обеспечения для составления расписания сотрудников и стратегического планирования, вы можете дать своей команде необходимую гибкость и обеспечить бесперебойную работу вашего бизнеса.

Team Management

Универсальное решение для управления персоналом, которое поможет вам легко управлять своей командой и сэкономить на трудозатратах.

Лучшие практики планирования сотрудников

Ниже приведены девять методов планирования сотрудников, которые помогут вам честно распределять сотрудников и удовлетворять потребности вашего бизнеса.

Подумайте о своих потребностях в планировании заранее

При составлении расписания для ваших сотрудников заблаговременное планирование является ключевым моментом.

Проверьте исторические данные о продажах в своей POS-системе, чтобы убедиться, что у вас есть адекватный персонал в самые загруженные и тихие времена. Используйте эту информацию, чтобы подумать, понадобится ли вам больше сотрудников на выходные, поздние вечера или в праздничные дни.

Оцените укомплектованность персоналом и доступность

Чтобы составить график работы сотрудников, вам понадобится информация о доступности персонала.Анализ данных о времени и посещаемости может показать вам, когда ваша команда обычно работает в определенный период.

Вы также хотите знать, когда ваша команда предпочитает быть запланированной. Один из подходов — позволить сотрудникам выбирать свои обычные смены или подавать заявки на открытые через приложение для составления расписания. В зависимости от ситуации ваши сотрудники могут предпочесть работать рано днем, ночью, в будние дни или в выходные. Иногда сотрудники не могут быть доступны из-за личных обязательств вне работы, например, из-за увеличения обязанностей по уходу за детьми.Если вы используете Square для своей торговой точки, функции планирования смен в Square Team Management позволяют вашей команде обновлять свою доступность непосредственно в приложении Square Team.

Заблаговременное наличие этой информации также означает избежание двух основных ошибок. Слишком мало сотрудников неизбежно сказывается на обслуживании клиентов. Слишком много сотрудников на дежурстве, когда вы не заняты, влияет на чистую прибыль.

Хотя важно знать, кто недоступен, также важно иметь систему отслеживания того, кто доступен для дополнительной работы.Если вы знаете, кто доступен, вы можете заполнить пробелы всякий раз, когда есть какие-либо изменения в расписании в последнюю минуту.

Некоторые из ваших сотрудников оценят возможность заработать дополнительные деньги, особенно если многие семьи пострадали от увольнений, увольнений и безработицы. Приоритет предпочтений расписания вашей команды означает более счастливых сотрудников и более высокий уровень удержания.

Создайте и ведите список этих сотрудников и их доступности, чтобы вы могли предлагать им дополнительные смены, когда есть возможность работать.Это также позволяет легко узнать, кому позвонить, если ваш запланированный график внезапно изменится из-за болезни или чрезвычайной ситуации.

Соблюдайте местные правила и нормы

Перед тем, как составить окончательное расписание, убедитесь, что вы знаете все местные законы или постановления, которые влияют на то, как вы можете составить расписание для персонала. Существуют федеральные законы, законы штата и местные законы для персонала, регулирующие обязательные перерывы, график сверхурочной работы, оплату сверхурочной работы и праздники. Например, в некоторых юрисдикциях вы должны платить сотрудникам двойное время, если они работают больше определенного количества часов в день.

Еще одна проблема, на которую следует обратить внимание, — это правила прогнозирования расписания. Это законы, которые требуют от работодателей заблаговременно уведомлять об ожидаемых часах работы и взимают дополнительную плату за поздние изменения расписания. Они также охватывают смены и перерывы и требуют более подробных записей расписания сотрудников.

Опубликуйте расписание пораньше

Законы о прогнозном планировании также требуют, чтобы вы планировали заранее. Например, вы должны сообщить сотрудникам за 7–14 дней заранее, какими будут их ожидаемые смены.

Хотя ситуации постоянно меняются, лучше всего заранее публиковать свое расписание, чтобы все были в курсе, даже если что-то изменится позже. Приложение для планирования — это эффективный способ поддерживать эту информацию в актуальном состоянии и быть доступной для всех. Это также избавляет вас от необходимости вручную распечатывать, публиковать или отправлять расписания по электронной почте, что может увеличить вероятность того, что сотрудник не увидит его. Если вы используете Square для планирования смен, сотрудники автоматически уведомляются через приложение Square Team и по электронной почте, когда расписания публикуются и изменяются.

Эффективно сообщайте вашим сотрудникам обоснование планирования расписания

Если вы хотите, чтобы ваши сотрудники были счастливы, информируйте их о своем доводе. Сообщите им, когда вы планируете дополнительный персонал из-за ожидаемого всплеска продаж — например, на праздники — или когда вы сокращаете, потому что знаете, что продажи упадут.

И если вы даете существующим сотрудникам право первоочередного отказа от новых смен (что ожидается в соответствии с некоторыми правилами прогнозного планирования), ваша команда тоже должна знать об этом.Такой подход позволяет избежать путаницы и позволяет честно и прозрачно распределять сотрудников. Кроме того, у многих посменных рабочих есть несколько работ, чтобы сводить концы с концами, а это означает, что они также жонглируют несколькими графиками. Информирование их о том, как распределяются смены, может помочь снизить уровень стресса.

Будьте готовы к изменениям

Если последние мировые события и показали нам что-то, так это то, что все может измениться за секунды. Это верно как для вашего бизнеса, так и для сотрудников.Если член семьи заболел, сломалась машина или требуется срочный ремонт дома, сотрудникам может потребоваться срочно переключить передачи.

Обеспечивает еще большую гибкость для сотрудников, которым внезапно требуется справиться с изменениями, связанными с пандемией, такими как изменение школьного расписания или домашнее обучение. Важно знать, что вам, возможно, придется изменить свое расписание без особого уведомления, поэтому создайте процесс, который позволит вам и вашей команде быстро найти резервную копию.

Упростите для сотрудников доступ и изменение расписаний

Когда вы думаете о том, как составить расписание для сотрудников, для всех будет намного меньше стресса, если сотрудники смогут легко получить доступ к своему расписанию и изменить его.

Как работодатель, вам не нужно так сильно беспокоиться о том, покрываются ли смены, или о проблемах обслуживания клиентов, которые возникают, когда они не покрываются. И больше не будет путаницы в том, кто и когда работает.

Дайте сотрудникам возможность изменять свое расписание, конечно, с некоторыми основными правилами. Например, вам может потребоваться 24-часовое уведомление об изменениях графика, не связанных с чрезвычайными обстоятельствами, например, когда сотрудники хотят поменяться сменами. В экстренной ситуации вы можете вернуться к списку сотрудников, которым нужны дополнительные смены.

При таком подходе каждый чувствует, что контролирует свое время, и вам не нужно беспокоиться о поздних изменениях. Кроме того, некоторые приложения для составления расписаний позволяют сотрудникам вносить свои собственные изменения, так что менеджерам становится одним предметом меньше беспокоиться. Например, вы можете позволить своей команде инициировать сменные сделки друг с другом, ожидая вашего одобрения, с помощью функции планирования смены Square.

Регулярно пересматривайте свое расписание сотрудников

При создании расписания персонала может возникнуть соблазн скопировать расписание с предыдущей недели, но это предполагает, что ничего не изменилось.Ваш бизнес постоянно меняется, поэтому регулярно пересматривайте свой график, чтобы убедиться, что он отражает самую свежую информацию о вашей работе и потребностях ваших сотрудников.

Например, если ваши часы работы сокращены из-за пандемии или они продлены из-за большой праздничной акции, вам нужно будет учесть это в расписании.

Когда дело доходит до оптимизации расписания вашего персонала, соблюдайте баланс между справедливостью, согласованностью и гибкостью. В условиях такой большой неопределенности практически во всех сферах жизни эффективное планирование как никогда важно для повышения эффективности вашей команды и снижения стресса.

Square может помочь вам составить график, отслеживать и платить вашей команде из одного места. Узнайте больше о новых функциях планирования смен в Square Team Management и избавьтесь от лишних хлопот по управлению своей командой.

Устаревший браузер | 7 смен | 7shifts

Устаревший браузер | 7 смен | 7 смен

Для просмотра www.7shifts.com обновите браузер.

Вот несколько ссылок на поддерживаемые браузеры Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge

/>

Существующие пользователи 7 смен могут войти в систему здесь:

Авторизоваться

    

__ __ _ _
\ \ / / | | (_)
 \ V / ___ _ _ _ __ | | __ _ __ _____ _____ ___ _ __ _ ___
  \ // _ \ | | | | '__ | | '_ \ | '__ / _ \ \ / \ / / __ | / _ \' __ | | / __ |
  | | (_) | | _ | | | | | _) | | | (_) \ V V / \ __ \ __ / | | \ __ \
  \ _ / \ ___ / \ __, _ | _ | | _.__ / | _ | \ ___ / \ _ / \ _ / | ___ / \ ___ | _ | | _ | ___ /
                                                                      
                                                                      
 _ _ _ _ __
| | | | | | | | _ / /
| | _ ___ ___ ___ | | __ | | ___ __ _ __ | | (_) | |
| __ / _ \ / _ \ / _ \ | | / _` | / __ | / _` | / _` | | |
| || (_) | (_) | | (_) | | (_ | | _ _ _ \ __ \ (_ | | (_ | | _ | |
 \ __ \ ___ / \ ___ / \ ___ / | _ | \ __, _ | (_ | _ | _) | ___ / \ __, _ | \ __, _ | (_) | |
                                                                \ _ \


 

×

Открытие нового ресторана

Я хочу добавить компанию в 7 смен

Присоединиться к существующей команде

Я хочу работать в компании на 7 смен

Ваш менеджер отправил вам приглашение (по SMS или электронной почте) присоединиться к 7 сменам?

да Нет

Отлично! Чтобы начать, следуйте инструкциям в вашем приглашении.

Загрузите бесплатное приложение 7shifts, чтобы записывать смены на свой телефон. Вы можете войти в него, используя учетные данные в вашем приглашении.

ИЛИ ЖЕ

Произошла непредвиденная ошибка.

Текст отправлен. Проверьте свой телефон, чтобы загрузить приложение.

Попросите вашего менеджера прислать вам приглашение!

Сотрудникам не нужно записываться на 7 смен, ваш менеджер пригласит вас присоединиться.

Как составить график работы: полное руководство

Это будет либо огромным подъемом эго, либо пугающей перспективой для вас, но вот сделка:

Если вы устанавливаете график работы для своей команды, это одна из самых важных ролей в вашем бизнесе.

Почему? Потому что вы оказываете самое непосредственное влияние на сотрудников — сердце бизнеса.

На их моральный дух и продуктивность будет влиять ваша способность помогать им совмещать конкурирующие приоритеты, независимо от того, совмещают ли они образование, семью, хобби или дополнительную работу.Никакого давления, правда?

Но похоже, что мы склонны чаще говорить о том, что нужно сотрудникам от своих менеджеров, чтобы помочь им эффективно сбалансировать свою работу и личную жизнь. И не то, что нужно менеджерам, чтобы оправдать ожидания своих сотрудников, в виде хорошо управляемого и оптимизированного рабочего графика.

Вот почему мы создали это полное руководство по составлению расписания сотрудников, чтобы помочь таким менеджерам, как вы.

Ниже мы рассмотрим причины, по которым так важно обеспечить бесперебойную работу вашего расписания.Мы также поделимся некоторыми проверенными советами и ресурсами по планированию, которые помогут вам добиться более тесного взаимодействия с вашей командой.

В конце концов, вы, несомненно, стремитесь избегать того, чтобы наблюдать за тем, как ваши лучшие, самые опытные сотрудники выходят за дверь. Хотя расписание — лишь одна из многих вещей, которые вы можете сделать, чтобы помочь своим сотрудникам чувствовать себя мотивированными и ценными, это важный первый шаг в правильном направлении.

Есть чему поучиться. Так что расслабьтесь, расслабьтесь и включите свой свиток.

Содержание:

• Бесплатный шаблон рабочего расписания Excel
• Какой график работы у сотрудника?
• Какие бывают типы графиков работы?
• Эффективное управление штатным расписанием
• Сравнение различных инструментов планирования работ
• Почему вам следует использовать программное обеспечение для планирования работы?
• Приступаем к построению рабочего графика

Не забудьте прихватить бесплатный шаблон графика работы сотрудника

Неспособность спланировать — значит потерпеть неудачу.Вы, наверное, слышали эту цитату раньше, и для этого есть веская причина. Это верно — особенно для сменных менеджеров и менеджеров по персоналу.

И первый ключевой шаг к планированию эффективного графика работы начинается с использования шаблона. Но если у вас его еще нет, значит, вы попали в нужное место. Вы можете быстро создать простую версию, используя наш бесплатный шаблон рабочего расписания. Это позволит вам отслеживать основные данные, такие как количество отработанных смен, отсутствие на работе и расчет заработной платы.

Итак, нет оправдания тому, чтобы не организовать свой рабочий график и не высвободить время для того, чтобы не упустить список дел.А когда вы будете готовы перейти на более комплексное решение, подумайте об альтернативе, например, о приложении рабочего графика Planday.

А что такое график работы сотрудника?

Проще говоря, график работы означает дни и часы в данной неделе, в которые вы ожидаете, что ваш работник будет… эээ… работать! Это фундаментальная административная задача, призванная обеспечить максимально бесперебойную работу вашего бизнеса с идеальным количеством квалифицированных, опытных членов команды, работающих в нужное время дня и недели.

Существует множество вариантов графика работы в зависимости от потребностей вашего бизнеса, и они могут меняться в зависимости от сезона. Как правило, если ваш бизнес работает более 10 часов в определенный рабочий день (или даже работает круглосуточно), вы будете планировать сменных (а не постоянных или постоянных) сотрудников.

При приеме на работу на открытые должности в вашей компании тип графика, который вам нужен, должен быть изложен в описании должности и четко разъяснен в процессе приема на работу.Ваши потенциальные новые сотрудники захотят узнать, будет ли график работы соответствовать их образу жизни и обязанностям и, в конечном итоге, будет ли эта роль жизнеспособной для них в долгосрочной перспективе.

Для ознакомления с различными типами графиков работы см. «Различные типы графиков работы» ниже.

Сколько времени мне нужно, чтобы составлять недельный график работы?

Ваш рабочий день ограничен количеством часов и может показаться бесконечным количеством задач, которые нужно выполнить.

Нет никаких сомнений в том, что составление еженедельного графика работы может отнимать много времени. Фактически, клиенты Planday часто называют планирование наиболее ручной и повторяющейся административной задачей. Учесть дополнительные факторы, такие как звонки членов команды по болезни и уход в ежегодный отпуск — очевидно, что вам нужно много чего манипулировать при управлении расписанием команды.

Вот что сказал один менеджер:

«Я провожу несколько часов в неделю, как на работе, так и вне ее, составляя графики с помощью Excel, чтобы обеспечить выполнение каждой смены.”

Мы также заметили эту общую тему в чате с другими менеджерами, которые занимаются ротацией для своего бизнеса:

Многие менеджеры не уверены (или даже боятся дать количественную оценку), сколько именно времени они тратят на работу по расписанию своих сотрудников каждую неделю.

Тебе кажется, что этот сценарий слишком распространен? Если вы не совсем уверены, сколько часов вы на самом деле проводите по расписанию, но это чертовски много, мы рекомендуем вам немного почувствовать страх и попробовать этот небольшой эксперимент в следующий раз, когда вы будете разбираться с еженедельным график:

• Загрузите бесплатное приложение для отслеживания времени (нам нравится Toggl и Clockify).
• В течение всей недели отслеживайте время, которое вы тратите на построение своего командного расписания и управление им. (Не забывайте и о времени, потраченном на внесение изменений после того, как вы его фактически распространили!)
• Если в расписании у вас отводится более 5 часов в неделю, возможно, пришло время внедрить лучшую систему.

В конце концов, почему бы не высвободить это время для работы, которая увеличивает ценность вашего бизнеса, будь то набор персонала, обучение или адаптация?

Если вы хотите отыграть 80% этих часов из окончательного расписания, тогда мы здесь, чтобы поболтать! В программе планирования Planday есть множество функций, позволяющих сэкономить время, которые помогут вам сокращать рабочие часы каждую неделю.

Какие существуют типы графиков работы?

Не существует идеального, универсального для всех графика работы для вашей команды. Различные модели могут лучше работать для разных организаций и отраслей. Размер вашей компании в целом также повлияет на рабочие модели, которым вы будете следовать.

Посменное рабочее время является нормой для предприятий, которым требуется круглосуточное или расширенное обслуживание, чтобы учесть повышение производительности в периоды пиковой нагрузки.Типичная офисная работа, которая, как правило, соответствует обычному рабочему графику, чаще всего предлагает своим сотрудникам полный рабочий день.

Если вы потратили какое-то время на поиск примеров для подражания, скорее всего, вы тоже были ошеломлены. Чтобы упростить задачу, вот несколько примеров различных схем смены, которые вы можете использовать в своей команде:

1. График дневной формы

Сотрудники, занятые полный рабочий день, обычно работают от 30 до 40 часов в неделю, но в конечном итоге это зависит от того, что ваш бизнес определяет как полный рабочий день.Обычная полная рабочая неделя — с 9:00 до 17:00 с понедельника по пятницу.

2. Неполный график

Любой, кто работает менее 30 часов в неделю, обычно считается сотрудником, работающим неполный рабочий день. Одним из примеров графика неполного рабочего дня может быть с понедельника по четверг с 8:00 до 12:00.

3. Фиксированный график работы

Фиксированный график обычно означает, что сотрудники постоянно работают одинаковое количество дней в неделю и часов в день. Многие сотрудники, работающие полный рабочий день, придерживаются фиксированного графика работы.Другие альтернативные графики работы, которые обычно фиксируются, включают:

• 5/4/9 график работы
• 9/80 график работы
• 10/80 график работы
• 2-2 3-2 2-3 график 9
• 4 дня по 3 выходного графика

4. Гибкий график работы

Менее жесткие, чем фиксированный рабочий график, сотрудники, работающие по гибкому графику работы, вместе со своими сотрудниками определяют дни и часы, которые они будут работать.

Обычно ожидается, что работники гибкой службы будут работать минимальное количество часов или работать в определенные временные интервалы каждый день.Примером гибкого графика работы может быть понедельник — среда с 19:30 до 16:00 и четверг и пятница с 9:30 до 18:00.

5. Раздельный график работы

Разделенная смена — это тип рабочего графика, при котором сотрудник отрабатывает свое рабочее время в течение дня в течение двух смен.

Это отличается от работника, занятого полный рабочий день, у которого может быть часовой перерыв на обед в середине рабочего дня. Обычно между сменами у рабочих, работающих в разделенную смену, бывает перерыв не менее двух часов.Разделенные смены распространены в определенных секторах, таких как гостиничный бизнес и колл-центры.

Некоторым работникам не нравится работать в несколько смен, поскольку это означает, что они проводят время на работе, даже если им не платят. Однако это может быть хорошим вариантом для членов команды, которые живут недалеко от вашего бизнеса.

Как я могу более эффективно планировать своих сотрудников?

Когда дело доходит до планирования персонала, многие компании считают его затяжным и неэффективным процессом.

Нет сомнений в том, что посменный бизнес очень выигрывает от правильного планирования.Будь то сокращение времени администратора, более высокий моральный дух, гораздо меньше недовольных сотрудников и более низкая текучесть кадров, трудно спорить с необходимостью хорошо продуманного графика.

Тем не менее, многие менеджеры все еще не могут точно знать, как установить и использовать график работы. Если это похоже на вас, стоит прочитать эти советы и рекомендации, которые помогут вам избежать распространенных ошибок планирования:

1. Убедитесь, что всегда доступна только одна версия рабочего графика.

Допустим, вы используете Excel для планирования своего рабочего графика и рассылаете его по электронной почте.И вы не осознавали, что по ошибке назначили работу кому-то, кто загорает на далеком пляже. Или кто-то больше не может работать в назначенную смену из-за чрезвычайной семейной ситуации.

Внезапно вы начинаете бегать по электронной почте несколько раз в день по электронной почте с несколькими версиями расписания, чтобы учесть эти изменения. Помимо неудобства, связанного с переполнением своих почтовых ящиков, нетрудно увидеть, как сотрудники могут легко ошибиться и начать обращаться к более старым версиям расписания.

Конечно, вы можете попытаться установить соглашение об именах, которое сделает его более понятным, что, по сути, является последней версией расписания. Но в любом случае вероятность человеческой ошибки будет высокой.

Google Таблицы могут быть лучшим вариантом, чем Excel для вас в этом случае, но надстройки ограничены (подробнее об этом позже!)

2. Убедитесь, что расписание доступно как можно раньше.

Чем раньше вы сможете распределить расписание, тем лучше.

Мы рекомендуем уведомлять ваших сотрудников о предстоящих часах работы за две недели, чтобы они могли принять необходимые меры.Самый быстрый способ распространять расписание — через облачное приложение, такое как Planday. Вы же не хотите, чтобы члены вашей команды были вынуждены звонить вам, чтобы узнать, когда у них следующая смена — это пустая трата времени! Так что будьте уверены, что расписание доступно где угодно и в любое время суток.

Да, вам может потребоваться внести более мелкие изменения во время, предшествующее новому расписанию (именно здесь приложение для сменных рабочих оказывается особенно удобным, поскольку вы можете вносить мгновенные изменения и обновлять людей на ходу), но давая Уведомление ваших сотрудников всего за несколько дней, чтобы избавить себя от лишней головной боли, обязательно вызовет недовольство в долгосрочной перспективе.И ничто не может разрушить бизнес быстрее, чем уволенные сотрудники.

Таким образом, сотрудники могут также подать запрос на смену с большим количеством уведомлений, что означает, что у вас гораздо меньше шансов, что вам придется бороться, чтобы найти покрытие для незаполненных смен в последнюю минуту.

3. Поощряйте доброжелательность, избегая микроменеджмента расписания.

Лучший способ управлять расписанием — это… немного отступить!

Поощряйте людей брать на себя ответственность за то, как они распоряжаются своим временем.Программное обеспечение для онлайн-планирования Planday, например, позволяет сотрудникам вводить данные, когда они предпочитают работать. Таким образом, у вас будет эта информация, которая вам понадобится при назначении смен (а не хранится в вашем мозгу).

Если они не могут работать смену, пусть передадут ее одному из своих коллег или попросят поменяться сменами. Это сэкономит вам бесчисленное количество часов, потраченных впустую на настройку и обновление расписания после его распространения.

Только будьте осторожны, не позволяйте членам команды меняться сменами с другим человеком, который не подходит для этой должности.Легкий способ предотвратить это — использовать инструмент планирования сотрудников, который упрощает сменную торговлю на основе соответствующих наборов навыков. В любом случае вам понадобится система, которая автоматически сообщит об этих изменениях всем, кого это касается.

4. Делайте расписание максимально предсказуемым.

Если вы навязываете своим сотрудникам нерегулярный или непредсказуемый график работы, им будет сложно поддерживать хоть какое-то подобие порядка в своей жизни.

Мы не говорим здесь о случайных неудобствах — постоянно меняющиеся графики смен напрямую связаны с ухудшением когнитивных функций и ухудшением физического здоровья ваших сотрудников.

5. Сведите к минимуму конфликты планирования.

Хотя мы всегда рекомендуем сохранять последовательность смен, насколько это возможно, также рекомендуется чередовать смены, которые предпочитают или не любят ваши сотрудники, в интересах справедливости. Это также во многом поможет избежать любого восприятия фаворитизма среди определенных членов команды.

И хотя вы хотите упростить обмен сменами между рабочими, лучший подход — в первую очередь попытаться минимизировать их. Вы получите от них максимум, если будете помнить об их предпочтениях и обязанностях при назначении смен. Не давайте членам вашей команды смены, которые они просто не могут работать, если только вы не хотите, чтобы они покинули корабль, как только появится что-то более подходящее.

Различные типы инструментов планирования работы: электронные таблицы против программного обеспечения

Мы будем откровенны здесь.Некоторые из этих инструментов планирования действительно сложно использовать эффективно просто потому, что они изначально не предназначены для составления расписания.

И это затрудняет планирование рабочего графика команды, который действительно работает. Давайте рассмотрим основные из них:

Excel

Преимущества

• Низкая стоимость (а если у вас уже есть лицензия Office, она практически бесплатна)
• Низкая кривая обучения для базового использования
• Настраиваемый
• Расширенная функциональность
• Совместимость с Android, iOS, Windows и Mac OS X

Недостатки

• Создание и обновление требует много времени
• подвержен ошибкам
• Не передается
• Доступен только в одном месте
• Нет контроля над разными версиями
• Нет истории изменений
• Невозможно использовать расширенные функции без специального обучения
• Не удается отловить конфликты расписания
• Ограниченная информация
• Не допускает сотрудничества

Google Таблицы

Преимущества

• Бесплатно
• Низкая кривая обучения для базового использования
• Доступен с любого устройства
• Создан для совместной работы
• Интегрируется с Google Suite

Недостатки

• Требуется время на создание и обновление
• Нет возможности автоматически уведомлять сотрудников об изменениях
• Невозможно использовать расширенные функции без специального обучения
• Не удается отловить конфликты расписания
• Ограниченная информация

Предупреждение: Если вы используете Google Таблицы для создания расписания, обязательно проверьте разрешения, прежде чем отправлять ссылку по электронной почте своей команде.Вы хотите, чтобы расписание было доступно только для просмотра, то есть никто не может редактировать свои собственные смены.

Программа для планирования работы

Преимущества

• Значительно сокращает время администратора, затрачиваемое на планирование (до 80%).
• Доступно, в зависимости от провайдера
• Доступен с любого устройства
• Разрешает смену смены
• Шаблоны для повторяющихся типов расписаний
• Может создавать расписания на основе набора навыков
• Может устанавливать предупреждения о соответствии

Недостатки

• Кривая обучения с переходом на новую платформу
• Поддержка клиентов на бесплатных планах может быть ограничена

Примечание: В дополнение к вышеперечисленным параметрам существуют другие приложения с расписанием работы, предназначенные для одиноких людей, например для фрилансеров, а не для ресторанов или предприятий розничной торговли.

Некоторые известные на рынке однопользовательские приложения для планирования работы включают Schedule Planner и WorkTime. Поскольку эти приложения не предназначены для работы с несколькими людьми или для посменных предприятий с более сложными требованиями к расписанию, мы не вдавались в подробности, стоящие за ними.

В большинстве случаев предприятия предпочитают использовать Excel или Google Таблицы как обходные пути к специальному инструменту планирования сотрудников. В конце концов, они привычные и «бесплатные» (т.е. нет лишних внебюджетных расходов).Но вот в чем дело:

Таблицы просто не подходят для планирования сотрудников.

Excel отлично подходит для помощи в вычислениях и визуализации данных. Но его использование для управления расписанием работы всегда пагубно сказывается на вашей производительности, не говоря уже о производительности вашей команды.

По правде говоря, электронные таблицы не являются эффективным средством управления расписанием ваших сотрудников, особенно если вы работаете в сменной организации. Планирование командных графиков в электронных таблицах может быть трудоемким, ненадежным, неэффективным и приводить к ужасной разрозненности.

Многие из вас, вероятно, уже знают об этом, особенно если в настоящее время вы используете электронные таблицы. Но если вам нужно больше убедительности, давайте рассмотрим, почему это так:

Для успешного управления расписанием команды требуется нечто большее, чем просто электронная таблица.

Такие программы, как Excel, просто не могут предложить вам ключевые функции, необходимые для автоматизации многих утомительных вещей, связанных с планированием смен. Например, сотрудники не могут заранее указать свою доступность. Это нужно будет сделать лично или по телефону, по SMS или электронной почте, и вам нужно будет добавить эти данные в себя.

Вы также не можете организовать свой персонал по навыкам или по тем, кто в настоящее время находится в ежегодном отпуске — их нужно будет отслеживать отдельно. Это означает, что вы в конечном итоге рассредоточиваете важные детали планирования по набору инструментов, что позволяет очень легко упустить деталь или тратить время на поиск одного ключевого фрагмента информации.

Хорошее приложение для планирования работы, однако, может объединить все коммуникации и данные, так что вы можете попрощаться с прокруткой старых цепочек писем или (что еще хуже) полагаться на память.

Расписания в таблицах медленно строятся и обслуживаются.

Даже если вы воспользуетесь нашим удобным шаблоном, вы все равно потратите кучу времени на настройку, форматирование и обновление расписаний, поскольку изменения поступают из других мест.

В отличие от электронных таблиц, инструменты, созданные специально для планирования работы персонала, сделают всю эту тяжелую работу за вас.

Таблицы не помогут вам увидеть общую картину.

Без единого места для хранения всех ваших сотрудников и данных расписания трудно понять, насколько эффективно вы планируете свою команду.

С более мощным инструментом для планирования ваших сотрудников, таким как Planday, вы не только автоматизируете свое планирование, но и упростите множество повторяющихся административных задач. Вы также сможете определить, не укомплектованы ли вы кадрами. Вы можете мгновенно сравнить свои еженедельные затраты на заработную плату с доходами и сохранить компактный график, назначив столько людей, сколько вам нужно для удовлетворения потребительского спроса.

Если вы чувствуете, что не получаете от каждого рабочего дня максимальную отдачу, у нас есть для вас хорошие новости: повысить производительность труда несложно.Это просто требует, чтобы вы более осознанно распоряжались своим временем. Узнайте, что делают клиенты Planday, чтобы проводить больше времени на работе:

Узнать больше

Почему другие предприятия переходят на программное обеспечение для планирования работы вместо Excel?

Когда люди и процессы дезорганизованы, все, что находится ниже по течению, имеет тенденцию разваливаться.

Чтобы избежать описанных ниже ловушек и направить вашу команду к успеху, необходимо что-то изменить.Вот некоторые из повторяющихся причин, по которым мы видим, что клиенты переключаются на инструмент планирования смены, такой как Planday:

• Слишком много времени потрачено на поиски вещей. Не можете найти ваши файлы? Или этот запрос на перерыв в вашем почтовом ящике? Время, потраченное на поиск, — это время, потраченное на бездействие.
• Что-то упускают. Поскольку вы не смогли найти это письмо или забыли следить за чем-то, вы случайно запланировали этого сотрудника, пока он находится в ежегодном отпуске.
• У всех повышенный стресс. И, как мы все знаем, дополнительный стресс приводит к дополнительным проблемам в других местах.
• Снижение боевого духа среди членов команды. Как только моральный дух начнет падать, можно ожидать роста текучести кадров.
• Теряя деньги. Возникновение четырех предыдущих проблем, которые усугубляют друг друга.
• Организация: И организация вашей команды начинается с самоорганизации!

Начало работы с графиком работы

Прежде чем приступить к работе по своему расписанию, вам необходимо сделать следующее:

1.Составьте бюджет для заработной платы.

Обязательно отметьте все переменные, которые вызовут колебания в расписании (будь то периоды занятости, государственные праздники и т. Д.).

2. Попросите всех сотрудников сообщить о доступности и рабочих предпочтениях.

Удобно, Planday автоматизирует этот шаг от вашего имени.

3. Настройте сотрудников на платформе планирования работы.

Здесь вы можете ввести контрактные часы, установленные для каждого сотрудника, и другую важную информацию, которая вам нужна.Скорее всего, они будут включать в себя следующие варианты:

• Навыки
• Квалификация
• Любые ограничения сверхурочной работы

4. Оцените виды смен, на которые вам нужно страхование.

Скорее всего, вам потребуются разные должности для ведения бизнеса, поэтому этот шаг особенно важен, если вы разрешаете сменную торговлю.

Если вы используете инструмент планирования смен, такой как Planday, вы можете автоматически ограничивать смены смен на основе различных наборов навыков.Это подводит нас к следующему пункту…

5. Формализовать политику смены смены.

Убедитесь, что все члены команды находятся на одной странице, когда речь идет о вашей политике смены смены.

Возможно, стоит подумать об ограничении сделок менее чем за 24 часа до начала смены, поскольку менее вероятно, что другой член команды подберет это на поздней стадии.

И убедитесь, что у вас есть право вето на любые смены смены — например, вы можете не захотеть, чтобы ваши самые опытные сотрудники обменивались сменами с менее опытными членами команды, когда в ту же смену работают и новенькие сотрудники.