Kpi система: KPI что это такое простыми словами, зачем он нужен и как расчитать

Разное

Содержание

ключевые показатели эффективности: пример расчета +цель

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о системе KPI.

Сегодня вы узнаете:

  1. Что такое KPI.
  2. Как рассчитать этот показатель.
  3. Как внедрить систему KPI на предприятии.
  4. О плюсах и минусах данной системы.

Что такое KPI простыми словами

KPI — это коэффициент, определяющий эффективность работы того или иного предприятия: насколько оно удачно функционирует, достигает ли поставленных целей.

Расшифровка этой аббревиатуры выглядит следующим образом — Key Performance Indicators, что на русский принято переводить как «ключевые показатели эффективности».

Если переводить дословно, то слово «key» означает «ключевой», «существенный», «indicators» — «показатели», «индикаторы», а вот со словом «performance» возникают трудности при переводе, поскольку здесь его сложно трактовать однозначно. Существует стандарт, который дает наиболее правильный перевод этого слова, разделяя его на два термина: эффективность и результативность. Эффективность показывает, как соотносятся затраченные средства и достигнутые результаты, а результативность — в какой степени компании удалось достигнуть того результата, который был намечен.

Стало быть, KPI правильнее переводить как «ключевой показатель результата деятельности». Выражаясь простыми словами, так сказать, для чайников, можно заметить, что эта система помогает разобраться, какие меры нужно принять для улучшения эффективности. Эффективность же охватывает все действия, произведенные за установленный временной отрезок, а также пользу, полученную предприятием от каждого отдельно взятого работника.

Индикаторы KPI бывают следующие:

Система KPI — благо или зло, способное развалить компанию — Карьера на vc.ru

Многие бизнесмены думают, что система KPI — это панацея, при которой персонал резко повышает эффективность работы. Но непродуманное введение планов и штрафов может обернуться плачевно: сотрудники подумают, что руководство придумало способ платить меньше, и начнут массово увольняться.

Это спровоцирует отток клиентов и потерю прибыли.

В статье расскажем, на что обратить внимание перед внедрением системы оценки по KPI и что следует учесть во время этого процесса.

В конце приведем антикейс: как производитель грузовых шин пытался выбрать ключевые показатели для расчета зарплаты менеджеров по продажам, но попытка провалилась — чтобы вы смогли избежать ошибок на практике.

Из этой статьи вы узнаете:

Система KPI помогает компании соотнести глобальные цели и вклад сотрудников в их достижение

Если расшифровать английскую аббревиатуру KPI, получится Key Performance Indicator — «ключевые показатели эффективности». В российском бизнесе сложилось мнение, что это система оценки работы отдельных сотрудников: есть личный план, выполнил его — получи премию, не выполнил — получи штраф. Но в мировом менеджменте систему KPI понимают по-другому.

Система показателей эффективности — это набор характеристик процессов, сотрудников, финансов и прочее, которые владелец считает важными для бизнеса. Это может быть количество покупок за день, рентабельность магазина, средний чек и так далее.

Задача этой системы — дать данные для принятия решений, а не наказывать людей за то, что они не работают как следует. Руководитель анализирует информацию и решает, какие цели должна поставить компания и как их достичь. После этого он ставит цели и задачи отдельным подразделениям и сотрудникам.

Что такое система KPI (ключевые показатели результата деятельности)? Внедрение .

Система оценки эффективности работы предприятия помогает обеспечить обратную связь между стратегическими планами компании, настоящим положением дел и задачами, которые нужно решить для достижения желаемых результатов. KPI — одна из оценочных методик, позволяющая сформировать показатели, способствующие достижению целей предприятия.

Что такое Key Performance Indicators (KPI)?

В дословном переводе:

  • Key — ключ;
  • Performanc — результативность, эффективность;
  • Indicators — индикаторы, показатели.

Термины «результативность» и «эффективность» требуют уточняющей формулировки. Результативность — степень достижения запланированных результатов. Эффективность — соотношение полученных результатов и затраченных ресурсов. Таким образом, точный перевод KPI означает «ключевые показатели результата деятельности», но чаще используется термин «Ключевые показатели эффективности».

Зачем нужно внедрять KPI?

Внедрение системы KPI позволяет:

  • разработать ясные и четкие цели для компании на оцениваемый период и в долгосрочной перспективе;
  • выстроить систему управления прибыльностью предприятия;
  • выстроить систему мотивации персонала;
  • сделать слаженной работу подразделений компании и сотрудников в подразделениях;
  • создать вовлеченность сотрудников в цели организации.

Следует учесть, что разработка и внедрение системы требует значительных ресурсов (материальных и временных). Руководство компании должно понимать, что пройдет какой-то период времени пока персонал компании осознает насколько система удобна и эффективна. Необходимо информировать персонал о ходе проекта, проводить обучающие семинары.

Предпосылки для внедрения системы KPI

Разработка и внедрение системы KPI целесообразно, если в компании существуют следующие проблемы:

  • Критерии оценки и материального вознаграждения персонала считаются несправедливыми.
  • Сотрудники не участвуют в определении целей, устанавливаемых для них. У персонала компании отсутствует чувство значимости и причастности к деятельности компании. Не используются в полной мере профессиональные навыки каждого работника.
  • Менеджмент «утопает в текучке» и менеджеры не могут сосредоточить внимание на достижении целей предприятия, т.к. они четко не обозначены.
  • Оценка эффективности работы (если таковая существует) воспринимается как бюрократическая «писанина», она незначительно влияет на эффективность работы и развитие сотрудников. Она, также, не отражает и не укрепляет стратегию компании, не акцентирует внимания на действительно важных для увеличения прибыльности предприятия факторах, таких как качество продукции или обслуживания клиентов.
  • Внедрение системы KPI сосредоточит внимание менеджеров и рядовых исполнителей на решении текущих задач, которые приведут к увеличению прибыльности компании. Персонал будет понимать цель своей деятельности, исчезнет значительная напряженность, связанная с факторами неопределенности. Справедливая и прозрачная система материального стимулирования даст заинтересованность и неформальный подход к системе оценки.

Каковы этапы внедрения KPI?

Генеральный директор подписывает приказ о начале проекта, который доводится до сведения всех сотрудников. Назначается руководитель проекта и выбирается рабочая группа. Прописываются план и бюджет. Проект может реализовываться собственными силами предприятия или с помощью привлеченных консультантов. В каждом варианте есть свою плюсы и минусы.

Так как KPI является измерителем результативности бизнес-процессов, то косвенно она связана с системой управления по целям, а также с системой грейдирования (тарифной сеткой и т.д.), определяющей основную часть материального вознаграждения работников.

К началу проведения проекта KPI, для каждого сотрудника должна быть прописана должностная инструкция, определяющая основную цель должности и главные задачи и действия, выполняемые на этой должности. На основании этих документов в дальнейшем будут прописаны KPI для каждого сотрудника.

Проект предусматривает следующие этапы:

  • Разработка стратегических планов компании;
  • Определение задач компании и каждого сотрудника на основе стратегии;
  • Разработка цикла системы и необходимой документации;
  • Функционирование в тестовом режиме;
  • Внесение необходимых корректив;
  • Полноценное функционирование системы.

Остановимся более подробно на описаниях этапов.

1. Разработка стратегических планов компании

Проводится стратегический и SWOT анализ предприятия (учет сильных и слабых сторон, потенциальных возможностей, рисков). Разрабатываются стратегические планы предприятия «сверху — вниз»:

  • корпоративный уровень — финансы, закупки, продажи, развитие новых бизнесов и ликвидация убыточных, открытие/закрытие офисов в других странах и т.д.;
  • уровень ТОП-менеджмента — основываясь на корпоративном стратегическом плане разрабатываются цели по повышению конкурентной способности предприятия. Решения принимаются Советом директоров;
  • уровень руководителей функциональных сфер и руководителей линейных и удаленных подразделений. Выстраивают планы подразделений, ориентируясь на решения вышестоящих уровней.

Этап предполагает, что будут определены стратегические цели компании, т.е. то, чего мы хотим достичь. Они должны быть сформулированы в конкретных цифрах и сроках и быть вдохновляющими. Реальность достижения и наличие необходимых ресурсов — обязательные условия.

За информирование персонала о ходе проекта отвечает PR служба компании или служба персонала. Прекрасно, если первый руководитель найдет время выступить на собрании перед своими сотрудниками. Можно, также, сделать рассылку, напечатать информацию в корпоративной газете и т.д.

2. Определение задач компании и каждого сотрудника

Определение целей — важный пункт составления KPI. Задача — что нужно сделать (какие конкретные действия предпринять) , чтобы достичь цели. Основой вопрос: какой конкретно результат делает работу каждого сотрудника эффективной и способствует реализации корпоративной цели?

Бывает, что для увеличения эффективности работы нужно усовершенствовать бизнес — процесс, т.е. изменить последовательность регулярно повторяющихся действий, которые выполняет на своей должности работник. Желательно прописать бизнес-процессы предприятия, хотя бы по упрощенной схеме: основные, вспомогательные и управляющие. Может, они тоже требуют усовершенствования.

Создаются рабочие группы, состоящие из менеджеров среднего звена, для которых проводятся информационные семинары по системе оценки и практические кейсы по составлению планов и задач для подчиненных. Менеджеры корректируют моменты, которые, с их точки зрения, необходимо исправить. В ответственности этих руководителей лежит обязанность донести информацию до членов своих подразделений.

Задачи прописываются «сверху-вниз». Генеральный менеджер прописывает задачи для членов Совета директоров. Высший менеджмент — для руководителей структурных подразделений и так далее — до рядовых исполнителей. На этом же этапе создает пилотная версия рабочей документации или электронной версии программы.

3. Цикл системы

Определяется периодичность оценки. Разрабатываются критерии материального вознаграждения работников.

Постоянная часть материального вознаграждения — ставка — определяется в соответствии с грейдом или тарифной сеткой. KPI влияют на переменную часть, т.е. на выплату различных премий и бонусов. Разрабатывается и доводится до сведения всех сотрудников шкала выплат, например: то 80% до 100% выполнения KPI — 100% премия, от 50% — до 80% — 60% премии и т.д. (на усмотрение руководства предприятия). Таким образом, работник четко понимает за достижение каких результатов ему будет выплачена премия и в каком размере.

Руководители всех уровней проводят со своими подчиненными рабочие встречи, на которых обсуждают зоны ответственности работника и ожидания от выполнения работы.

Ставят четкие, конкретные, достижимые цели, согласованные с задачами подразделения и корпоративной стратегией. Обговаривают сроки. Происходит процесс обсуждения конкретных цифр с подчиненными, которые вносят свои идеи. Задачи для всех сотрудников должны находиться в рамках их должностных обязанностей, прописанных в должностных инструкциях.

В течение всего периода происходит наблюдение и документирование менеджером эффективности работы каждого сотрудника. Для подчиненных важна обратная связь с «наставником» и его помощь. При необходимости — обновление ожиданий от работы.

  • Периодическая оценка эффективности работ. Результаты исполнения в сравнении с ожиданиями и целями.
  • Если необходимо — проведение коучинга для сотрудника, его участие в различных обучающих программах.
  • Постановка целей на новый период.

4. Внесение корректив

После прохождения первого периода оценки, руководитель проекта собирает рабочие группы руководителей высшего и среднего звена и получает от них обратную связь по процессу внедрения KPI.

  • Для рядовых исполнителей разрабатываются соответствующие анкеты.
  • Анализируются изменения бизнес-процессов и степень достижения желаемых результатов.
  • Вся эта информация выносится на обсуждение Совета директоров для внесения необходимы корректировок.

Примеры KPI

Специалист по закупкам

  • Соблюдение сроков поставок и выполнение условий контрактов
  • Размеры скидок и приемлемые условия оплаты
  • Качество работы с претензиями
  • Оперативность в обеспечении материалами
  • Наличие нескольких аналогичных альтернативных предложений.

Станочник

  • Процент выполнения сменных заданий
  • Отсутствие брака в работе
  • Экономия инструмента, рациональное использование металла

Выводы

Нужно ли вводить данную систему?

Для оценки результатов работы используются конкретные цифры, что делает систему понятной и не вызывающей разногласий. Система позволяет четко видеть стратегическую цель и разбивать ее на этапы и задачи, согласовывая с бизнес-процессами. Процесс постановки целей позволяет персоналу чувствовать вовлеченность в цели организации, так как каждый работник непосредственно участвует в планировании. Мотивирует персонал, создавая справедливую и прозрачную систему материального стимулирования.

Проблемные моменты:

Требуется поддерживать интерес к системе в первом цикле функционирования, акцентировать внимание на выполнении KPI, подводить промежуточные итоги. Гибко подходить к корректировке показателей, если, например, имеет место многократное их перевыполнение.

KPI: Система ключевых показателей

Внимание! Для работы с показателями эффективности (KPI) и всестороннего анализа данных выпущен новый продукт «Бизнес-аналитика и KPI»

Бизнес-аналитика и KPIНовый продукт для мониторинга показателей от наших разработчиков — программа Бизнес-аналитика и KPI

Программа позволяет консолидировать информацию из различных баз данных, эл. почты, интернет-метрик и анализировать в едином центре.

По консолидированным данным возможно построение показателей KPI, мониторинг их границ, оценка эффективности объектов управления и другие возможности.

Для пользователей СЭД «Корпоративный документооборот» действует скидка 35%

Подробнее о программе «Бизнес-аналитика и KPI»

Key Performance Indicators или Ключевые показатели эффективности — это система оценки для определения достижения операционных и стратегических целей предприятия. KPI помогает компании оценить свое текущее состояние и повысить эффективность реализации собственной стратегии развития.

Очень часто методика KPI применяется для оценки и контроля деятельности и активность сотрудников предприятия. В России и странах СНГ часто применяется термин «Ключевые показатели эффективности», как перевод с английского термина «Key Perfomance Indicator» (KPI). Тем не менее данный перевод нельзя считать достаточно точным.

Если перевод слова «key» как ключевой (существенный для достижения цели) и слова «indicator» как индикатор (показатель) можно считать достаточно точным, то с переводом слова «perfomance» возникают затруднения. Согласно стандарту ISO 9000:2008 слово «perfomance» можно разделить на два термина – эффективность и результативность. Согласно стандарта под результативностью подразумевается степень достижения планируемых результатов и способность ориентироваться на результат. Под эффективностью, согласно стандарта, подразумевается соотношение между результатом и затратами (денежными, количественными, временными и прочими) на его достижение. С учетом того, что perfomance сочетает в себе как результативность, так и эффективность, то более точно перевести KPI можно как «Ключевые показатели результата деятельности», так как в результате заложены и затраты на его получение.

KPI является отличным инструментом для измерения степени достижения определенных целей. В реальной деятельности предприятия необходимо использовать только те показатели, которые связаны с целями деятельности предприятия.

Сегодня управление целями предприятия или управление по целям предприятия является одной из основ современных концепций управления предприятиями. Данная концепция предусматривает возможность предвидеть результаты деятельности и планировать пути для их достижения.

Концепция управления по целям начала свое развитие с работ Питера Друкера в 20-м веке. Согласно его работ, менеджеры должны избегать большого внимания решению ежедневных рутинных задач, вместо этого они должны фокусироваться на достижение поставленных перед предприятием (департаментом) целей. В наши дни система KPI включает в себя данную концепцию, дополненную другими современными методиками и автоматизированными программными средствами.

По различным оценкам на данный день у предприятий существует значительные проблемы с постановкой правильных целей и системы оценки результатов. По опросам руководителей компании США выяснилось, что более 60% руководителей недовольны системой оценки результатов деятельности предприятия. В России недовольство еще больше – более 80%.

KPI и система мотивации сотрудников предприятия являются очень тесно связанными вещами, с помощью KPI можно подготовить и внедрить высокоэффективную систему стимулирования персонала предприятия.

Существует больше множество ключевых показателей. Набор показателей зависит от области их применения, часто их применяет для оценки результата работы управленцев предприятия.

Ключевые показатели предприятия можно разделить на следующие виды:

  • Запаздывающие KPI — показывают результаты работы предприятия после завершения периода
  • Опережающие KPI — позволяют оперативно управлять ситуацией в пределах заданного периода для достижения заданных результатов после его истечения

Финансовые показатели обычно определяются запаздывающими KPI. Не смотря на то, что финансовые показатели используются собственниками предприятия для оценки возможности предприятия генерировать потоки денег, финансовые показатели, в силу того, что они являются запаздывающими, не могут показать текущую эффективность работы департаментов и предприятия в целом.

О текущей деятельности предприятия рассказывают опережающие (оперативные) KPI. Данные показатели часто могут дать косвенную информацию о планирующихся денежных потоках. Кроме того, при соответствующей настройке, они дают оценку качества бизнес-процессов предприятия, качества производимой продукции и удовлетворенности заказчиков.

Набор KPI предприятия является частью системы сбалансированных показателей, в которой определяются причинно-следственные связи между показателями и целями. Такие связи позволяют увидеть закономерности и факторы взаимного влияния результатов одних процессов на другие.

Разработка системы KPI

При разработке системы ключевых показателей можно выделить несколько этапов:

  • Предпроектные работы. В такие работы обычно входит создание проектной группы и проведение предпроектного обследования. Важным в данном этапе также является получение одобрения и поддержки том менеджеров.
  • Разработка методологии  KPI. На данном этапе происходит оптимизация орг. структуры предприятия, разработка методологии и набора показателей, разработка механизмов управления на базе KPI, подготовка комплекта документации.
  • Подготовка программного обеспечения для управления KPI. Производится разработка технического задания для внесения изменений в программное обеспечение. Непосредственное программирование системы, обучение пользователей и проведение опытно-промышленной эксплуатации системы. Пример программы на базе «1С» для KPI
  • Завершение проекта. На заключительном этапе производится ввод системы KPI (и методологии и программного обеспечения) в промышленную эксплуатацию.

Рекомендуется акцентировать внимание при разработке методологии KPI на следующее:

  • Разъяснению персоналу достоинств использования KPI
  • Определении стратегических для всей компании показателей
  • Разработке механизмов оперативного мониторинга показателей
  • Необходимости дальнейшего постоянного улучшения набора KPI для поддержания развития организации.

Правила и принципы внедрения KPI

Существует различные оценки необходимости и достаточности количества ключевых параметров эффективности. Нортон и Коплан в свое время предлагали применять не более чем 20 KPI.
Фрейзер и Хоуп рекомендуют использовать не более 10.

Наиболее успешной из существующей практики является использование правила «10/80/10».

Такое правило означает, что предприятие должно использовать около 10 ключевых показателей, ориентированных на результат, около 80-и показателей, связанных с операционной (например, производственной) деятельностью и около 10 ключевых показателей эффективности.

Для департаментов предприятия рекомендуется использовать не более 10..15 KPI, иначе руководители департаментов будут перегружены планированием, а топ-менеджеры «разбором полетов» по выполнению малозначительных KPI.

Очень важным во внедрении KPI является принцип управляемости и контролируемости. Данный принцип утверждает, что департаменту или отдельному сотруднику, ответственному за результат показателя, должны быть выделены все ресурсы на управление им, а результат должен быть измеримым и контролируемым (в том числе им).

Можно выделить и другие принципы построения системы KPI:

  • Принцип партнерства – для успешного повышения эффективности необходимо добиваться партнерства, между всеми заинтересованными субъектами компании. Партнерство должно начинаться с построения системы и продолжаться в ходе её работы.
  • Принцип перенесения усилий на главные направления – повышение эффективности может потребовать существенного расширения полномочий определенных сотрудников предприятия. Часто это сотрудники, работающие на «передовой линии». Возможно, им также потребуется повысить квалификацию, провести тренинги и включить их в разработку KPI, имеющих отношение к их деятельности. Необходимо также улучшить коммуникации между различными подразделениями и сотрудниками.
  • Принцип интеграционной оценки показателей, отчетности и повышения производительности. Созданная на предприятии система KPI должна стимулировать сотрудников принимать ответственные и конкретные решения. Необходимо также обеспечить сотрудников всей необходимой им в работе отчетностью.
  • Принцип согласования операционных показателей со стратегией. Все показатели должны быть направлены на достижение заявленных целей предприятия. Необходимо постоянно анализировать и оптимизировать ключевые показатели. В работе предприятия не должно быть показателей, которые не согласуются со стратегическими целями предприятия.

Применение данных принципов позволит вам построить эффективный механизм управления предприятиям.

Смотрите также:

Ключевые показатели эффективности KPI + MBO + BSC

KPI ключевые показатели эффективности: Что это такое?

Key Performance Indicators = KPI = Ключевые показатели эффективности (КПЭ) – это система измерения поставленных целей, в основе, которой лежит обычная математика подсчета «План/Факта» выполнения цели в процентах. В определенной ситуации ключевые показатели эффективности (КПЭ) определяют контрольные точки в процессе достижения многоэтапных задач.

Key Performance Indicators (KPI) может переводиться на русский язык в различных источниках по-разному, например: «ключевые показатели эффективности», «ключевые показатели результативности», «ключевые показатели деятельности».

Принято говорить, что показатель является KPI, если он измеряет достижение цели. Технология постановки, контроля и пересмотра целей работы сотрудников и подразделений в целом — это задача современной системы управления. Одна из популярных концепций управления KPI называется «Управление по целям».

Автоматизация расчета Key Performance Indicators (KPI) — это задача для решений уровня Business Intelligence (BI)

Management by Objectives = MBO = Управление по целям — это процесс согласования целей внутри организации, при котором руководство компании и сотрудники, выставляя цели, как правило, «сверху вниз», понимают существование иерархии целей внутри компании.

Проще говоря, Management by Objectives (МВО) означает, что каждый руководитель, от топ-менеджеров до линейного уровня, и каждый сотрудник в организации должен иметь четкие KPI, которые обеспечивают выполнение KPI руководителей вышестоящих уровней.

В этом случае KPI (Key Performance Indicators) – это ключевые показатели эффективности, которые позволяют оценивать достижения сотрудниками целей на всех уровнях в организации.

Управление по целям – это прежде всего задача менеджмента компании, которая включает в себя работу:

  • по формулировке целей
  • по определению KPI
  • по доведению целей и KPI до сотрудников
  • по обеспечению целей необходимыми ресурсами
  • по контролю достижения поставленных целей

В идеале сама цель, которая измеряется с помощью KPI, должна отвечать концепции SMART, т.е. иметь:

  • S – specific/Конкретность (быть конкретной, иметь конкретный результат)
  • M – measurable/Измеримость (быть измеримой, иметь измерение достижения, т.е. KPI)
  • A – achievable/Достижимость (иметь необходимые ресурсы для достижения)
  • R – relevant/Значимость (быть актуальной, выполнение данной задачи необходимо сейчас)
  • T – time-bound/Ограниченность по времени (иметь срок, определенность во времени)

Применение в организации подхода Management by Objectives (MBO) позволяет систематизировать процесс постановки задач и оценки результативности персонала посредством выставления личных KPI показателей сотрудниками.

На практике все Ключевые показатели эффективности (KPI) сотрудника отражаются в так называемой «Матрице MBO показателей», или еще встречающиеся названия: «Лист оценки результативности» — (ЛОР-лист) или просто «Личный файл сотрудника».

Результаты выполнения KPI используются в корпоративной «Системе мотивации персонала», например, в расчете премиальной части (бонусов) сотрудников.

Методика «Управление по целям» является эффективным инструментом для постановки и контроля выполнения задач на уровне тактического менеджмента. При этом согласно требованиям систем менеджмента качества на предприятии (ISO 9001) задачи на уровне тактического менеджмента должны согласовываться (вытекать) из задач, определенных на стратегическом уровне, где наиболее эффективным инструментом управления является «Сбалансированная система показателей» (ССП).

Balanced Scorecard = BSC = Сбалансированная система показателей (ССП) — один из мощных инструментов стратегического менеджмента, который позволяет формализовать стратегические цели компании и далее декомпозировать их до уровня операционной деятельности и основных бизнес-процессов. В качестве ключевых уровней декомпозиции принято выделять следующие группы показателей:

  • Финансы (финансовые показатели)
  • Клиенты и Продукты (показатели продаж)
  • Бизнес – процессы (показатели эффективности процессов)
  • Персонал (показатели обучения и развития персонала)

На всех уровнях контроль сбалансированной системы показателей (BSC) осуществляется через так называемые Key Performance Indicator (KPI) — Ключевые показатели эффективности.

Взаимосвязь всех KPI в группах показывается в «Стратегической карте BSC».

Следует отметить, что в данном случае KPI являются измерителями достижения стратегических целей, а также характеристиками эффективности бизнес-процессов, а не работы каждого в отдельности сотрудника.

В контексте сотрудников KPI используется в управленческих моделях тактического менеджмента, например, в концепции «Управление по целям», из которой, как правило, вытекает «Система мотивации персонала», основанная на достижении личных KPI.

Схематически все это можно связать так:

Схема взаимосвязи BSC -> MBO -> KPI -> Бизнес-процессы*
(Стратегия -> Цели -> План/Факт -> Действия*)

Но все это теория…

На практике расчет KPI сводится к следующей математической логике:
Состав KPI

KPI состоит:

  • План KPI (плановое значение KPI, которое нужно достичь)
  • Факт KPI (фактическое значение KPI, которое удалось достичь)
Виды KPI

KPI бывают:

  • Абсолютные (числовые)
  • Относительные (процентные/коэффициенты)
Расчет KPI

KPI формула расчета:

  • Факт KPI/План KPI = Выполнение KPI (Факт/План = если результат больше плана – хорошо)
  • План KPI/Факт KPI = Выполнение KPI (План/Факт = если результат больше плана – плохо)
Примеры KPI

Приведу ряд примеров ключевых показателей эффективности по направлениям аналитики, которые по умолчанию предусмотрены в наших готовых решениях Бизнес-аналитики (BI).

Абсолютные KPI (числовые)

KPI по продажам:

  • Объем продаж в рублях
  • Объем продаж в единицах измерения
  • Средняя цена продаж
  • Наценка в рублях
  • Маржа в рублях
  • Скидка в рублях
  • Количество клиентов в продажах
  • Количество брендов в продажах
  • Количество товаров в продажах
  • Количество заводов в продажах
  • Количество поставщиков в продажах
  • Количество заказов в продажах

KPI по закупкам:

  • Объем закупок в рублях
  • Объем закупок в единицах измерения
  • Средняя цена в закупках
  • Количество брендов в закупках
  • Количество товаров в закупках
  • Количество заводов в закупках
  • Количество поставщиков в закупках
  • Количество заказов в закупках

KPI по запасам:

  • Как правило, абсолютные KPI не используются

KPI по дебиторке:

  • Как правило, абсолютные KPI не используются

KPI по кредиторке:

  • Как правило, абсолютные KPI не используются

KPI по платежам:

  • Как правило, абсолютные KPI не используются
Относительные KPI (процентные/коэффициенты)

KPI по продажам:

  • Прирост продаж в рублях
  • Прирост продаж в единицах измерения
  • Наценка в процентах
  • Маржа в процентах
  • Скидка в процентах

KPI по закупкам:

  • Прирост закупок в рублях
  • Прирост закупок в единицах измерения

KPI по запасам:

  • Остаточный срок годности в процентах

KPI по дебиторке:

  • Процент просроченной дебиторской задолженности (ПДЗ/ОДЗ,%)

KPI по кредиторке:

  • Процент просроченной кредиторской задолженности (ПКЗ/ОКЗ,%)

KPI по платежам:

  • Процент оплаты документов
  • Процент распределения платежей
  • Маржа в процентах по платежам
  • Маржа в процентах по документам

Это был пример естественных ключевых показателей эффективности, которые находятся внутри аналитических модулей (OLAP-кубов) и имеют полную детализацию по всем измерениям (справочникам) аналитики OLAP-куба.

Также на практике бывают искусственные KPI, расчет Плана KPI и Факта KPI которых более сложный и часто предполагает только определенную детализацию, например, только по сотрудникам. Такие KPI, как правило, принято выносить в отдельный модуль, который содержит аналитику только по KPI.

На такой случай у нас есть готовый модуль уровня Business Intelligence (BI), который называется «АНАЛИТИКА KPI». Этот модуль позволяет автоматизировать расчет План/Факта по KPI любой сложности.

ключевые показатели эффективности, их виды и применение – тема научной статьи по экономике и бизнесу читайте бесплатно текст научно-исследовательской работы в электронной библиотеке КиберЛенинка

Соотнося полученную дельту в % с таблицей выше, мы видим, что по результатам февраля 2018 количество дней оборота дебиторской задолженности выросло на 102%, в связи с чем менеджер получает -2 балла за представленные результаты.

Смысл описанной системы в том, что менеджеры различных подразделений конкурируют между собой за наилучшие результаты деятельности департамента по результатам месяца. В итоге в конце года баллы, полученные за каждый месяц, суммируются, а менеджер подразделения, набравшего наибольший балл, получает определенный бонус в виде либо денежного вознаграждения, либо премирования акциями, либо иного вида поощрения. При данном раскладе акционеры получают выгоду в виде более высоких финансовых показателей деятельности компании в целом, а менеджеры — в виде материального поощрения.

Список литературы /References

1. Брейли Р., Майерс С. Принципы корпоративных финансов. М.: Олимп-Бизнес, 2015. 1008 с.

2. Ковалев В.В. Управление денежными потоками, прибылью и рентабельностью: учебно-практ. пособие. М.: Проспект, 2008. 333 с.

3. Корпоративные финансы: учебник/коллектив авторов; под ред. Е.И. Шохина. М.: КНОРУС, 2018. 318 с.

4. Лукасевич И.Я. Финансовый менеджмент: учебник. М.: Эксмо, 2010. 184 с.

5. Финансовый менеджмент: учебник / под ред. Е.И. Шохина. М.: КНОРУС, 2012. 380 с.

KPI — КЛЮЧЕВЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ ЭФФЕКТИВНОСТИ,

ИХ ВИДЫ И ПРИМЕНЕНИЕ Ставицкая О.С. Email: [email protected]

Ставицкая Оксана Сергеевна — бакалавр, кафедра финансов и кредита, экономический факультет, Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации, г. Москва

Аннотация: в статье анализируется система KPI по достижению поставленных целей и оптимизации бизнес процессов, рассматривается применение KPI в качестве инструмента контроля для оценки деятельности сотрудников, отмечены особенности их формирования с подробным обзором главных понятий. Также подробно представлены основные моменты, касающиеся внедрения данной системы, классификация ключевых показателей, указаны основные проблемы, с которыми сталкиваются компании при разработке, отражены положительные и отрицательные характеристики данной системы показателей, приведены примеры практического применения KPI и пути дальнейшего совершенствования. Ключевые слова: ключевые показатели эффективности, key performance indicators, оценка, критерии оценки.

KPI — KEY PERFORMANCE INDICATORS, THEIR TYPES AND ITS PRACTICAL APPLICATION Stavitskaya O.S.

Stavitskaya Oksana Sergeevna — Bachelor, FACULTY OF ECONOMICS, DEPARTMENT OF FINANCE AND CREDIT, FINANCIAL UNIVERSITY UNDER THE GOVERNMENT OF THE RUSSIANFEDARATION,

MOSCOW

Abstract: the article analyzes the system of KPI to achieve the goals and optimize business processes, considers the use of KPI as a control tool for assessing the performance of employees, the features of their formation with a detailed overview of the main concepts. Also, the main points concerning the implementation of this system, the classification of key indicators are presented in detail, the main problems faced by companies in the development are indicated, the positive and negative characteristics of this system of indicators are reflected, the examples of practical application of KPI and ways offurther improvement.

Keywords: key performance indicators, KPI, evaluation, evaluation criteria.

УДК 331.101.39

Основным и важнейшим фактором процветания любой компании является наличие в ней квалифицированного сплоченного рабочего коллектива и грамотного руководства. Необходима так же система управления, обеспечивающая эффективное взаимодействие между этими двумя группами и система показателей ответственности для достижения общих целей предприятия. Сотрудники должны знать ради каких целей они работают и вовлечены в процесс реализации общей стратегии компании.

Для достижения успеха в бизнесе, используются не только финансовые показатели (прибыль, рентабельность), но и нефинансовые аспекты, такие как лояльность клиентов, качество обслуживания клиентов и т.д. Данные показатели получили название ключевых показателей эффективности бизнеса (Key Performance Indidcators — KPI) и были первоначально рассмотрены в методологии Balanced Scorecard (Система сбалансированных (взаимосвязанных) показателей).

Главное преимущество экономической системы, построенной с помощью ключевых показателей, является ее универсальность, так как идет взаимосвязь с повышением заинтересованности работников в результатах деятельности предприятия. Субъективно оценить эффективность деятельности компании бывает сложно, поэтому нужны четко определенные критерии, чтобы видеть связь между плановыми показателями, уровнем исполнения задач персоналом и полученными результатами.

При разработке KPI учитывают специфику деятельности организации. Другой сильной стороной системы KPI является возможность оценки работы всей компании, ее отдельных подразделений и конкретных работников. KPI позволяет объективно оценивать результаты работы предприятия при оптимальном использовании ресурсов и минимизации затрат. Такую систему можно применять в различных областях деятельности, но наиболее действенна она там, где вклад каждого сотрудника оказывает влияние на экономические показатели компании. Например, оценка деятельности агентов в страховых фирмах, менеджеров по персоналу в рекрутинговых агентствах, логистов в транспортных компаниях. [2]

Например, если анализировать труд менеджера, то можно определить, насколько грамотно и эффективно он справляется с задачей реализации товара и привлечением новых клиентов. KPI помогает задать работнику конкретные цели, мотивируя его системой бонусов и премий за определенный результат. Человек будет знать: увеличив объем продаж на 20%, он получит вознаграждение в виде соответствующей надбавки.

При разработке системы KPI следует учитывать определенные требования, которые предъявляются к каждому из коэффициентов — систему SMART. Представленная аббревиатура включает пять характеристик, которыми должен обладать любой ключевой показатель эффективности. [1]

• S (specific) — «конкретный» — означает, что цель должна быть конкретной и четко сформулированной, а показатель иметь прямое отношение к процессу.

• М (measurable) — «измеримый» — означает, что цель должна иметь количественные или качественные параметры, по которым ее можно оценить, что гарантирует возможность четкого ее определения на каждой стадии выполнения процесса.

• А (achievable) — «достижимый» — означает, что цель должна быть реалистичной и достижимой в отведенных для нее временных рамках.

• R (reasonable, relevant) — «уместный, подходящий или реалистичный» -означает, что цель должна быть адекватной и согласованной с другими целями, не идти в разрез с деятельностью компании и быть ориентированными на результат.

• Т (time-bounded) — «определен во времени или имеет временные рамки» -означает, что цель должна быть ограничена временными рамками и достигнута к определенному, заранее оговоренному, сроку.

Ключевые показатели эффективности можно разделить на два вида — оперативные и стратегические. Оперативные показатели предназначены для анализа текущей деятельности предприятия и его подразделений, они позволяют приблизить цели и задачи к реальным условиям, а также адаптировать их в соответствии с изменениями; характеризуют качество организации производства, поставок сырья, изготавливаемой продукции или оказываемых услуг. Стратегические показатели отражают результат деятельности компании за определенный период, позволяют скорректировать планы на следующие периоды; характеризуют денежные потоки, также на их основе рассчитываются показатели эффективности деятельности предприятия, такие как рентабельность и др. [1]

По видам ключевые показатели могут быть следующими:

1. KPI функционирования — относятся к показателям выполнения бизнес -процессов и позволяют оценить, насколько соответствует процесс требуемому алгоритму его выполнения.

2. KPI результата — показывают количество и качество результата. Это персональные показатели, оптимальное их количество должно составлять от 3 до 5, формулируют их вполне конкретно: «объемы продаж не ниже…», «привлечение новых клиентов в количестве не менее…», «сумма среднего контракта по клиенту составляет…».

3. KPI затрат — показывают затраченные ресурсы.

4. KPI производительности — производные показатели, характеризующие соотношение полученного результата и времени, затраченного на его получение.

5. KPI эффективности — производные показатели, которые характеризуют соотношение полученного результата к затратам ресурсов. Ключевые показатели нужны не только руководству компании — по ним удобнее работать и самим сотрудникам, особенно тем, чей доход напрямую зависит от результатов труда. К примеру, компании, осуществляющие прямые продажи, в основном используют такой показатель, чтобы оценить соотношение холодных звонков и встреч с потенциальными клиентами к количеству реальных продаж.

Самыми распространенными ключевыми показателями деятельности (KPI) являются:

• объем продаж, соизмеримый в выбранном отрезке времени;

• показатели эффективности производства;

• удовлетворенность пользователей продуктом работы компании;

• текучесть персонала;

• величина прибыли;

• уменьшение оттока пользователей продуктом и т.д.;

Рассмотрим некоторые примеры показателей для оценки результатов работы:

• Уровень прибыльности (Gross Margin) — прибыль, остающаяся после уплаты налогов, на которую влияют уровни доходов, расходов, инвестиций. Рассчитывается как:

т т ^ Валовая прибыль „ .

Уровень прибыльности = -*1 0 0 % (1)

Общий объем продаж (Выручка)

На основе данного показателя происходит ежегодная и ежемесячная оценка деятельности руководителей отделов, направлений бизнеса, развивающих продукт или услугу, для оценки перспектив развития продукта, влияния спроса на товар, влияния конкуренции.

• Если нужно оценить деятельность кадрового подразделения или степень стабильности обеспечения специалистами, отличным примером характеристик КР1 можно считать ротацию кадров, вычисляемую как:

Ротация кадров = -Число ^пнъж р^— за периоД-# 1 о о % (2)

Среднесписочная численность работающих за период

Представленный выше показатель показывает эффективность работы директора по персоналу, руководителей структурных подразделений компании. Расчет этого показателя производится ежемесячно, ежеквартально и ежегодно для оценки влияния текучести кадров на результаты бизнеса, прогнозирования периодов наиболее активного поиска персонала, определение лояльности каждой категории работающих.

• Соотношение периодов оборачиваемости дебиторской и кредиторской задолженности рассчитывается как отношение среднего срока оплаты покупателей к среднему сроку оплаты поставщикам. Этот показатель позволяет оценить работу финансового отдела, коммерческого отдела, а также клиентской службы и отдела продаж. Расчет проводится ежемесячно, ежеквартально и ежегодно для планирования денежных потоков, расчета отсрочек платежей по контрактам, установления размеров скидок за раннюю оплату, выявление внутренних источников финансирования и т.д.

Главный вопрос заключается в том, как на практике разработать и внедрить ключевые показатели эффективности (КР1). По мнению многих экспертов, рекомендуется разрабатывать показатели по иерархии сверху вниз — от главной цели предприятия до целей отдельных подразделений.

При определении главной цели предприятия, компания должна задать себе некоторые вопросы: «для чего мы работаем», «почему мы нужны потребителям» и др. При постановке цели не рекомендуется отталкиваться от финансовых аспектов. Они должны вытекать из поставленной цели, а не четко прописываться в ней. Цель должна быть связана не с определенной единицей, а с рынком — поэтому действия будут изначально настроены на рыночные изменения. Например, цели можно сформулировать таким образом: оказаться в пятерке лидеров по производству молочных продуктов, стать лидером продаж в определенном регионе, завоевать лояльность большей части женского населения и т.д. Из данных формулировок будут понятны и финансовые цели (прибыль, оборот, затраты и др.) [3]

Отбор самых значимых ключевых показателей — непростая задача. КР1 может быть сколько угодно. Каждому показателю экспертным путем присваивается свой «вес», чтобы сумма всех КР1 составляла единицу. Обычно в роли экспертов выступают генеральный директор компании и топ-менеджмент.

Вес нужно определять с учетом принципа необходимости — какие показатели необходимо выполнить для достижения цели. Для данных показателей и характерен наибольший вес. Затем следует исключить показатели с весом ниже 0,1, и вновь распределить веса между теми КР1, которые остались. В конечном итоге останется не больше 3-5 показателей.

Примеры КР1, которые могут обеспечить эффективность деятельности отдела продаж компании (Таблица 1):

Ключевой показатель эффективности Вес КР1

Выручка от продаж 0,5

Объем просроченной дебиторской задолженности 0,3

Рентабельность продаж 0,2

Итого 1

Процесс разработки и внедрения системы ключевых показателей требует достаточно много времени, сил, финансовых и иных затрат. В первую очередь, у компании должна быть четкая уверенность в том, что они смогут довести дело до конца. Не стоит затевать проект, если компания переживает трудности и не сумеет адаптироваться к новым изменениям.

При разработке системы показателей компании сталкиваются с рядом трудностей, например, определение цели деятельности, ограниченные сроки, незаинтересованность сотрудников и др. Однако внедрение и эффективное использование ключевых показателей позволит компании не только достигнуть поставленных целей, но и выявить ряд проблем, которые её «тормозят». Например, установление результативного показателя (число заключенных контрактов) в отдел продаж может спровоцировать уход «пассивных» сотрудников, которые не нашли силы или желания добиваться поставленных задач. [2]

Для создания эффективной системы ключевых показателей необходимы, как и профессиональные навыки (знание предметной области, опыт работы, квалификация), так и интуиция, творческих подход. Следует заметить, что нельзя просто взять примеры показателей других компаний или из альтернативных источников и внедрить их к себе, так как каждая компания индивидуальна и имеет свои особенности. Именно поэтому зачастую интегральные и уникальные показатели приносят компании наибольшую пользу. [1]

Для быстрого и эффективного внедрения системы КР1 важную роль играет план проекта. В нем необходимо четко определить выполнение каждой стадии, ее временные рамки, ресурсное обеспечение и др. Очень важно придерживаться установленного плана, так как, чем больше времени уходит на прохождения каждой стадии, тем труднее становится мотивировать привлеченных сотрудников, и интерес к проекту угасает.

Помимо указанных трудностей, основными проблемами при введении КР1 являются:

• неправильно разработанные КР1 могут спровоцировать злоупотребления и махинации. Ради собственных выгод сотрудники могут принимать невыгодные для компании решения;

• человеческий фактор (субъективность, мнение большинства и др.)

• наличие в компании других систем оценки эффективности работы персонала. Например, если в компании существуют такой бонус, как «тринадцатая зарплата», то новая система ключевых показателей для ее сотрудников будет нежелательной, так как они итак получают гарантированный и фиксированный бонус;

• неоправданно большое количество КР1. Отдельно каждый показатель обладает небольшим весом в бонусе, поэтому люди могут игнорировать ряд показателей, которые оказывают незначительное влияние на размер бонуса;

• слишком высокая детализация некоторых КР1. Выполнение на 100% показателя по сбору дебиторской задолженности может привести к блокированию многих клиентов. Со многими из них отношения выстраиваются при помощи компромиссов.

Положительных моментов от внедрения системы немало:

1. Сотрудникам удобнее работать, ведь они понимают цели своего труда (общую для компании и свои личные задачи) и осознают перспективы в случае успеха -получение премий, надбавок, бонусов.

2. Руководству эти показатели помогают анализировать деятельность своих подчиненных, выявлять проблемные участки, оценивать качество работы персонала.

3. Высший менеджмент может корректировать планы и цели компании с учетом показателей эффективности деятельности КР1.

4. Осуществляется обратная связь между сотрудниками и руководством: замечания и претензии возникают на основе четко прописанных критериев работы, таким образом, улучшается качество трудовой деятельности.

Однако негативные моменты в этой системе также присутствуют:

1. Показатели оценки эффективности не всегда трактуются корректно.

2. Порой критериев слишком много, и выполнить все требования сотрудникам компании бывает весьма затруднительно.

3. Разработка и внедрение требует затрат ресурсов: временных, трудовых, материальных.

4. Нередко возникает необходимость глобального переобучения персонала, а менеджменту требуется освоить новые методики оценивания сотрудников — как результат, наблюдается текучка кадров.

Рассмотрим сущность применения КР1 в компании на простом практическом примере. Так, в фирме «Альфа» для оценки работы штатного бухгалтера применяют следующие ключевые показатели (Табл. 2).

Таблица 2. КР1 для отдела бухгалтерии компании «Альфа»

^ Единица измерения Расчет показателя Целевые значения пок-ля Тренд Вес показателя

Коэффициент загруженности % Расчетное раб. время за период 80-100% Оставаться в границах 0,1

подчиненных Фактически отработанное время нормальной

сотрудников загруженности

Текучесть кадров департамента % Кол — во уволенных за период 5% Минимизировать 0,1

Среднесписочная числ. за период

Кол-во

замечании со

стороны кол-во Количество замечаний — Минимизировать 0,2

налоговых

органов

Сумма убытков, возникших из-за наличия % Фактические платежи Норма 100% Минимизировать 0,2

кассовых

разрывов

Пени и

штрафы по просроченной % Фактические платежи Норма 100% Минимизировать 0,2

кред.зад-ти

Кол-во

ошибок,

выявленных в кол-во Количество ошибок — Минимизировать 0,2

процессе

аудита

Коэффициент загруженности подчиненных сотрудников рассчитывается как

Расчетное рабочее время в периоде Л „ „ Л

-*1 0 0. Данную информацию можно получить из данных

Фактически отработанное время

учета отработанного времени и определить целевые значения для своей организации, которые чаще всего варьируются в пределах 80-100% (с учетом нормы простоя).

Например, если значение вычисляемого показателя менее 70%, с руководителя отдела бухгалтерии взимается штраф в размере 10% от его заработной платы. Компания может постановить, что трендом для данного показателя может быть получение показателей в пределах нормальных значений. Некоторые же значения коэффициентов (текучесть кадров, пени и штрафы по просроченной кредиторской задолженности) следует минимизировать.

С каждым годом все больше возрастает количество российских предприятий, внедряющих у себя систему ключевых показателей эффективности. Каждая четвертая компания (26%), в основном это касается крупных предприятий, использует систему KPI для оценки деятельности своих сотрудников и подразделений. Вполне естественно, что многих HR-менеджеров интересуют перспективы использования KPI в российском бизнесе, возможности «привить» эту практику ввиду невероятного успеха и популярности данной система во всех странах Запада.

Однако, в настоящее время в России о KPI, к сожалению, больше говорят, чем применяют и получают желаемую отдачу. Будущее развитие и применение KPI в значительной степени зависят от рыночной конъюнктуры российского и международного рынка, а также от стремительности развития менеджмента и эффективности управленческого анализа в отечественных компаниях.

Список литературы /References

1. Мартин Клюбек. Бизнес-метрика: Как улучшить ключевые результаты компании. Apress, 2011 г.

2. Журнал «Генеральный директор». Статья «KPI (ключевые показатели эффективности). Как внедрить систему KPI в компании» от 03.10.2014 г.

3. Официальный сайт по разработке ССП и KPI. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.balancedscorecard.org/ (дата обращения: 07.06.2018).

Примеры KPI

«Все KPI являются метриками, но не все метрики являются KPI». Это может показаться неоднозначным, но мы объясним, что именно это означает и почему для вашего бизнеса важно, чтобы вы понимали это различие.

 

Для целей этого обсуждения мы просто определим метрику как что-либо в бизнесе, которое можно измерить, набор информации или данных, связанных с элементом, процессом или результатом. Вы можете измерить все, что хотите, в качестве метрики, но произвольное измерение не даст ценной информации о производительности бизнеса, процесса, продукта или человека. Метрика сама по себе – это просто захваченное число, которое представляет информацию о бизнес-функции, ей нужно больше рамок вокруг нее, чтобы она была полезна для инициатив по улучшению.

 

Ключевой показатель эффективности – это показатель с контекстом, то, как показатель применяется конкретно к вашему бизнесу или отрасли, который имеет решающее значение для операций. Например, метрикой могут быть продажи, доход, количество клиентов, дни болезни сотрудников или любые данные, которые, по мнению компании, могут быть полезны при прогнозировании. Следующим шагом является определение того, как выбранная метрика связана с вашим бизнесом, и, если важно отслеживать, именно так простые метрики становятся важными KPI.

 

Ниже приведены две метрики, которые мы обсудим и превратим в ключевые показатели эффективности:

  1. Количество Карандашей
  2. Количество банковских счетов

Метрики могут показаться очень простыми, но с небольшим изменением даже самый незначительный показатель может стать критическим. Давайте рассмотрим, как KPI отличается от метрики, а затем преобразуем вышеуказанные метрики в KPI. Но сначала давайте углубимся в детали о KPI.

 

Ключевой показатель эффективности имеет много отличительных черт по сравнению с одним показателем. Одним из примеров является то, что KPI, как правило, представляют собой комбинацию из двух или более измерений, таких как «доход за квартал», которые освещают конкретные результаты с целью оценки этих показателей с течением времени. Различия между показателями и KPI не ограничиваются этим: показатели не имеют фокуса, сроков и не имеют приоритетов.

 

Другие определяющие характеристики KPI включают в себя:

  1. KPI является обязательным и имеет ключевое значение для основной бизнес-стратегии
  2. KPI является предметом бизнес-проблемы, которая требует внимания, исправления или корректировки.
  3. KPI – это сочетание показателей
  4. KPI основан на времени, например, ежедневно, ежемесячно или ежегодно
  5. KPI является «ключевым» и имеет приоритет над другими измерениями
  6. KPI, которые компания выбирает для измерения, могут со временем меняться по мере изменения потребностей бизнеса

Основные показатели эффективности помогают этому простому метрику помочь в принятии решений, давая вам знать, прогрессируете ли вы в достижении ваших заранее определенных целей или нет, и в какой степени. Метрики, подобные двум перечисленным выше, могут превратиться в ключевые показатели эффективности, как только вы поместите их в контекст вашей отрасли, организации, отделов и т. Д. И добавите знаменатель. Вот почему KPI часто представлены в процентах и ​​соотношениях, используя знаменатель, чтобы нормализовать и внести контекст в то, насколько хорошо что-то или кто-то выполняет.

 

Теперь давайте рассмотрим наши предыдущие два примера метрик, добавим некоторый контекст и знаменатель, чтобы показать, как сделать KPI из базовых метрик.

Что такое KPI? Определение, передовой опыт и примеры

6. Использование КПЭ как части вашей системы управления эффективностью

Самыми общими элементами в большинстве систем управления производительностью являются постановка целей, измерение производительности и управление всеми связанными действиями.

Согласно классической старой пословице, закону Гудхарта, «любая наблюдаемая статистическая закономерность будет иметь тенденцию разрушаться, как только на нее будет оказано давление в целях контроля.«

Чарльз Гудхарт был экономистом в 1975 году, чьи исследования использовались для критики процессов принятия государственных решений, особенно в отношении денежно-кредитной политики. Затем Мэрилин Стрэтерн сделала эту концепцию основной: «когда мера становится целью, она перестает быть хорошей мерой».

Показатель эффективности или ключевой показатель эффективности — это всего лишь один из видов измерения эффективности. Существует множество структур управления производительностью, которые похожи, но различаются.Каждая из этих платформ содержит элементы, которые можно объединить, чтобы добиться успеха, подкрепленного данными. Давайте копаться.

Шаг 1. Согласование бизнес-стратегии

В наши дни популярной темой в стартапах является One Metric That Matters (OMTM). Ключевой вывод из этого простого, но чрезвычайно мощного инструмента заключается в том, что вы должны иметь полное представление о своей бизнес-модели, чтобы отточить эти показатели и согласовать всю организацию.

Многие будут утверждать, что продажи — самый важный показатель, когда речь идет об измерении успеха бизнеса.Проблема с этой метрикой — это измеренный результат.

Спросите себя: какой показатель поможет увеличить продажи?

Одним из ответов на этот вопрос может быть отслеживание количества клиентов, интегрировавших ваш продукт с 3 другими приложениями. Эта мера будет показывать уровень вовлеченности, и вероятность их оттока, вероятно, будет снижена.

Причина в том, что как только клиенты заблокированы, они меньше их отталкивают, что создает правильную экономику подразделения для роста компании.Таким образом, в этом случае вместо того, чтобы смотреть на цифры продаж, мы будем считать клиента только тогда и только тогда, когда он подключился к 3 приложениям.

Это всего лишь пример, и он не означает, что есть только одна метрика, о которой вы должны заботиться! Эта структура помогает сосредоточить всех на одной вещи, о которой они должны заботиться больше всего .

Шаг 2: Покройте все свои базы

С бизнесом приходят компромиссы.

Вы, наверное, слышали поговорку: «Можно дешево, хорошо или быстро.Но вы можете выбрать только 2 дюйма.

Начнем с классического фреймворка, который помогает ориентироваться в этих компромиссах. Сбалансированная система показателей (BSC) помогает вам разбить ключевые области вашего бизнеса (перспективы), деятельность которых необходимо отслеживать.

Четыре точки зрения, которые необходимо уравновесить:

  1. Финансовая перспектива
  2. Перспектива клиента
  3. Перспектива внутреннего бизнес-процесса
  4. Перспектива обучения и роста

Эти четыре ключевые области вашего бизнеса взаимосвязаны, и все они должны быть согласованы.Когда один подвергается влиянию, это оказывает влияние на другое, другими словами, возникает компромисс.

Шаг 3. Реализация концепции стратегии BSC с помощью OKR

Стратегия сбалансированной системы показателей (BSC) предполагает, что для каждой точки зрения вы разрабатываете цели, меры (KPI), устанавливаете цели (цели) и инициативы (действия). Более свежая структура, которая становится популярной, — это OKR Framework. Фреймворк OKR (цели и ключевые результаты), популярный благодаря его использованию в Google, используется для определения и отслеживания целей и их результатов.Многие возразят, что эта структура находится между стратегией KPI и подходом сбалансированной системы показателей.

OKR

используются в качестве инструмента производительности, который устанавливает, сообщает и отслеживает цели в организации, чтобы все сотрудники были сосредоточены в одном направлении. Система способствует успеху сотрудников за счет четких рабочих целей и желаемых ключевых результатов. Прелесть системы в том, что она обеспечивает простую, практичную и понятную основу для определения, отслеживания и измерения целей, как в качестве того, к чему следует стремиться, так и в качестве того, что можно измерить.

Шаг 4. Мониторинг с помощью панели мониторинга KPI

Информационная панель KPI дает вам возможность в режиме реального времени просматривать результаты вашего бизнеса, чтобы вы могли лучше понять, как обстоят дела во всей организации.

Общие термины, встречающиеся в этих структурах, которые стоит понять, включают:

Ключевой индикатор риска (KRI) : показатель, используемый руководством для определения степени риска той или иной деятельности. Ключевые индикаторы риска — это показатели, которые отслеживаются организациями, чтобы своевременно предупреждать об увеличении подверженности рискам в различных областях бизнеса.

Критический фактор успеха (CSF) : это термин управления для элемента, который необходим организации для достижения своей миссии. Критические факторы успеха не следует путать с критериями успеха. Критерии успеха чаще всего используются в управлении проектами, чтобы определить, был ли проект успешным или нет. Критерии успеха определяются вместе с целями и могут быть количественно определены с помощью KPI.

Показатели эффективности : измерение поведения, деятельности и производительности организации на индивидуальном уровне, а не на уровне организации.Например, человек, работающий в центре обработки вызовов, может иметь такие показатели производительности, как количество отвеченных вызовов, среднее время ожидания, количество обработанных успешных вызовов и средняя продолжительность вызова.

Создание хороших KPI для вашей организации — это итеративный процесс.

10 критериев, которые необходимо учитывать при разработке ключевых показателей эффективности

Учитывайте этот список критериев при построении ваших ключевых систем измерения эффективности бизнеса:

  1. Основываться на количествах, на которые может влиять или контролировать пользователь самостоятельно или в сотрудничестве с другими.
  2. Будьте объективны и не основывайтесь на мнении
  3. Отталкиваться от стратегии и сосредотачиваться на улучшении
  4. Быть четко определенным и простым для понимания
  5. Соответствовать с явной целью
  6. Будьте последовательны (в том, что они сохраняют свою значимость с течением времени)
  7. Будьте конкретны и относитесь к конкретным целям / задачам
  8. Будьте точны — укажите точные данные о том, что измеряется
  9. Предоставлять своевременную и точную обратную связь
  10. Отражать «бизнес-процесс» — i.е. и поставщик, и покупатель должны участвовать в определении меры
Давайте использовать Tesla в качестве примера

Step 1 : Единственная важная метрика Tesla — это количество новых автомобилей, поставленных за квартал. Это горячая тема для инвесторов, чтобы оценить свой успех.

Шаг 2 : Чтобы построить как можно больше автомобилей, сохраняя при этом качество, Tesla необходимо сбалансировать свои основные активы с помощью своей балансовой карты.

В финансовом отношении: они могут решить, что доставка автомобилей более важна, чем прибыль от автомобилей.

Клиенты: Клиенты отправили свои заказы и ждут их доставки, чем дольше это займет, тем меньше они взволнованы и с большей вероятностью они отменит. Поэтому очень важно, чтобы клиенты были довольны.

Шаг 3 : Теперь, когда мы установили некоторые цели с KPI, нам нужно установить ключевые результаты

Один KR для клиентов, который является стандартной мерой в цепочках поставок, может быть следующим: Производительность доставки (DP) установлена ​​на уровне 90% и измеряется как выполнение обещанной клиентом даты доставки.

Шаг 4 : Использование панели KPI для отслеживания ключевых результатов

Панели мониторинга

часто предоставляют краткий обзор ключевых показателей эффективности, относящихся к конкретной цели или бизнес-процессу.

.

Что такое ключевой показатель эффективности (KPI)?


Ключевые показатели эффективности (KPI) — критические (ключевые) индикаторы прогресса в достижении намеченного результата. KPI позволяют сосредоточить внимание на стратегических и операционных улучшениях, создают аналитическую основу для принятия решений и помогают сосредоточить внимание на самом важном. Как сказал Питер Друкер: «То, что можно измерить, делается».

Управление с использованием KPI включает в себя установку целей (желаемый уровень производительности) и отслеживание прогресса в достижении этой цели.Управление с помощью KPI часто означает работу над улучшением опережающих индикаторов , которые впоследствии будут способствовать получению отстающих преимуществ. Опережающие индикаторы — это предвестники будущего успеха; запаздывающих индикатора показывают, насколько успешной была организация в достижении результатов в прошлом.

Хорошие КПЭ:

  • Предоставить объективное свидетельство прогресса в достижении желаемого результата
  • Измерить то, что должно быть измерено, чтобы способствовать принятию более эффективных решений
  • Предложите сравнение, которое измеряет степень изменения производительности с течением времени
  • Может отслеживать эффективность, результативность, качество, своевременность, управление, соответствие, поведение, экономику, производительность проекта, производительность персонала или использование ресурсов
  • Уравновешиваются между опережающим и запаздывающим индикаторами

Пример терминологии: Допустим, кто-то хочет использовать ключевые показатели эффективности, чтобы помочь им похудеть.Их актуальные вес — отстающий показатель , — как указывает на прошлый успех, и количество калорий, которые они потребляют в день, составляет ведущих индикатор, , поскольку он предсказывает будущий успех. Если человек весит 250 фунтов / 113 кг (исторический тренд называется базовым ), а человек, которому они хотели бы подражать, — 185 фунтов / 84 кг (сравнительное исследование называется и ), они могут установите 1700 калорий в день цель (желаемый уровень производительности) для ведущие КПЭ, чтобы достичь отстающего целевого показателя КПЭ в 185 фунтов / 84 кг за счет конец года.

Относительная ценность набора измерений для бизнес-аналитики значительно улучшается, когда организация понимает, как используются различные метрики и как различные типы мер влияют на картину того, как работает организация. KPI можно разделить на несколько различных типов:

  • Входные данные атрибутов измерения (количество, тип, качество) ресурсов, потребляемых в процессах, производящих выходные данные
  • Процесс или меры деятельности фокусируются на том, как эффективность, качество или согласованность конкретных процессов используются для получения определенного результата; они также могут измерять средства контроля этого процесса, такие как используемые инструменты / оборудование или обучение процессу
  • Выходы — это показатели результатов, которые показывают, сколько работы выполнено, и определяют, что произведено
  • Результаты сосредоточены на достижениях или воздействиях и классифицируются как промежуточные результаты, такие как узнаваемость бренда клиента (прямой результат, скажем, маркетинговые или коммуникационные результаты), или конечные результаты, такие как удержание клиентов или продажи (которые за счет повышения узнаваемости бренда)
  • Меры по проекту отвечают на вопросы о статусе результатов и достижении вех, связанных с важными проектами или инициативами

Пример терминологии: Допустим, моя компания продает кофе для мероприятий с обслуживанием.Примерно исходных данных включает кофе (поставщики, качество, хранение и т. Д.), Воду и время (в часах или затратах на персонал), которые вкладывает мой бизнес. Мой процесс мер могут относиться к процедуре приготовления кофе, эффективности или стабильности оборудования. Выходы будут сосредоточены на самом кофе (вкус, температура, крепость, стиль, внешний вид, аксессуары и т. Д.). И желаемые результаты , вероятно, будут сосредоточены на удовлетворении потребностей клиентов и продажах. Проект будет сосредоточен на результатах любых крупных проектов или инициатив по улучшению, таких как новая маркетинговая кампания.

.

Примеры и шаблоны KPI

Введение в примеры ключевых показателей эффективности

Ключевой показатель эффективности (KPI) — это измеримое значение, которое демонстрирует, насколько эффективно компания достигает ключевых бизнес-целей. Организации используют KPI для оценки своего успеха в достижении целей. Подробнее: что такое ключевой показатель эффективности (KPI)?

Выбор подходящего будет зависеть от вашей отрасли и от того, какую часть бизнеса вы хотите отслеживать.Каждый отдел будет использовать разные типы KPI для измерения успеха в зависимости от конкретных бизнес-целей и задач. Узнайте, какие типы ключевых показателей эффективности имеют отношение к вашему отделу, отрасли или должности: типы ключевых показателей эффективности.

После того, как вы выбрали ключевые бизнес-показатели, вам нужно будет отслеживать их с помощью инструмента отчетности в реальном времени. Управление ключевыми показателями эффективности может осуществляться с помощью программного обеспечения для создания отчетов на информационной панели, что дает всей организации представление о вашей текущей эффективности. Узнайте больше о том, как отслеживать ключевые показатели эффективности в отчете или на панели мониторинга: Примеры панелей мониторинга.

Примеры КПЭ

В зависимости от вашей отрасли и конкретного отдела, который вы хотите отслеживать, существует ряд типов KPI, которые ваша компания захочет отслеживать. Каждый отдел захочет измерить успех на основе конкретных целей и задач. Взгляните на приведенные ниже примеры KPI для подразделений, чтобы узнать больше о том, который вы должны измерять:

Дополнительные примеры KPI с использованием отчетов и панелей мониторинга

Чтобы быть полезными, необходимо отслеживать ключевые показатели эффективности и составлять отчеты по ним; если они изменяются в режиме реального времени, их следует отслеживать в режиме реального времени.Информационные панели KPI — идеальный инструмент для отчетов по отслеживанию производительности, поскольку их можно использовать для визуального отображения производительности предприятия, конкретного отдела или ключевой бизнес-операции.

Вот несколько примеров KPI, чтобы продемонстрировать, как вы можете представить ключевые показатели эффективности вашей команде на панелях мониторинга и в отчетах:

Что такое программное обеспечение приборной панели KPI?

Программное обеспечение приборной панели KPI позволяет предприятиям превращать данные в аналитические и ценные бумаги.Программное обеспечение позволяет организациям вводить свои данные в одну специально разработанную систему или подключать внешние службы для более быстрого и точного сбора данных. Этот тип программного обеспечения позволяет предприятиям визуализировать и понимать данные по ряду ключевых показателей эффективности, которые представляют различные области бизнеса, в одном месте. Компании получают выгоду от более быстрого и точного сбора данных, мгновенных отчетов о производительности и предупреждений, когда ключевой показатель производительности выше или ниже достигнутого. Программное обеспечение приборной панели KPI централизует данные предприятий, упрощая при этом отчетность в реальном времени, чтобы всегда иметь конкурентное преимущество.

Как написать и разработать ключевые показатели эффективности

При написании или разработке КПЭ необходимо учитывать, как этот ключевой показатель эффективности соотносится с конкретным бизнес-результатом или целью. Ключевые показатели эффективности должны быть адаптированы к вашей деловой ситуации и должны быть разработаны так, чтобы помочь вам в достижении ваших целей. При написании одного выполните следующие действия:

  • Напишите четкую цель для каждого
  • Поделитесь ими со всеми заинтересованными сторонами
  • Проверяйте их еженедельно или ежемесячно
  • Убедитесь, что они действительны
  • Развивайте их в соответствии с меняющимися потребностями бизнеса
  • Убедитесь, что они достижимы (но добавьте растянутую цель)
  • Обновите свои цели по мере необходимости

Ключевые показатели эффективности лучшие практики

Измерение и мониторинг эффективности бизнеса имеют решающее значение, но фокусировка на неправильных ключевых показателях эффективности может нанести ущерб.Так что они могут быть плохо структурированными или слишком сложными, дорогостоящими для получения или мониторинга на регулярной основе.

Итак, что делает показатели эффективности бизнеса «ключевыми» и как их следует выбирать владельцу бизнеса, руководителю или менеджеру? Существует шесть факторов, которые отделяют эффективные, создающие ценность ключевые показатели эффективности от пагубных, уменьшающих ценность. Следуйте этим шести передовым методам:

  1. Согласовано — убедитесь, что вы согласны со стратегическими целями и задачами вашей организации
  2. достижимо — индикаторы, которые вы выбираете для измерения, должны иметь данные, которые можно легко получить
  3. Острая — они должны удерживать всех на одной странице и двигаться в одном направлении
  4. Точность — данные, поступающие в показатели эффективности, должны быть надежными и точными.
  5. Практичность — дает ли каждый из них представление о бизнесе, требующем действий?
  6. Alive — Ваш бизнес постоянно растет и меняется.Ваши KPI также должны развиваться!

Узнайте больше о передовых методах KPI.

А как насчет бизнес-показателей и КПЭ

Бизнес-метрика — это количественная мера, которая используется для отслеживания и оценки состояния конкретного бизнес-процесса. В каждой сфере бизнеса есть определенные показатели, которые следует отслеживать — маркетинговые показатели могут включать в себя отслеживание кампаний и статистику программ, в то время как показатели продаж могут отражать количество новых возможностей и потенциальных клиентов в вашей базе данных, а показатели для руководителей будут больше ориентированы на финансовые показатели в целом. .Подробнее: бизнес-показатели.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *