Корпоративный тайм менеджмент: Корпоративный тайм-менеджмент как современная технологии развития персонала

Содержание

Корпоративный тайм-менеджмент как современная технологии развития персонала

Корпоративный тайм-менеджмент. Стандарт в этом разделе регулирует отношения «по вертикали», причем как от начальника к подчиненному, так и в обратную сторону. Причем направление «снизу вверх» здесь представляется наиболее интересным. Для того, чтобы «построить» подчиненных оптимальным образом, у руководителя есть все необходимые инструменты; а вот предложить руководителю новые схемы его деятельности, которые могут повысить эффективность подразделения, подчиненному бывает не так просто.

Невидимые резервы эффективности

В заключение рассмотрим еще один важный аспект корпоративных стандартов, напрямую относящийся к организации деятельности сотрудников и их взаимодействия. Это вопрос о стандартизации языка.

Часто ли вам приходится слышать от коллег на вопрос «к какому сроку» ответ «как можно скорее»? Дает ли вам такой ответ удобоваримую информацию для того, чтобы «встроить» задачу коллеги в ваши личные планы?

Приходилось ли вам читать записку о сделанном вам телефонном звонке, и мучительно пытаться из нее понять, о чем же собственно шла речь? Проваливать встречу из-за того, что вы имели в виду как само собой разумеющийся один вход, а контрагент — другой? И наконец, пытаться разобраться в бумагах и планах сотрудника, которого вам пришлось подменить, либо — со скрипом пытаться ввести нового сотрудника в курс дел, которыми занимался старый?

однозначно, без всяких разночтений и недоумений. Между тем менеджмент, которому как отдельной профессии перевалило как минимум за полвека, еще не имеет однозначного и четкого профессионального языка даже в рамках одной фирмы. Безусловно, есть много «местных диалектов», более или менее выполняющих такую роль, но как правило они привязаны к конкретике деятельности, к ее содержанию, которое может быть индивидуальным для каждого подразделения или даже отдельного специалиста. А вот вопросы организации деятельности, которые как раз требуют взаимодействия разных менеджеров и подразделений, такой общепонятной и однозначно толкуемой лексики, как правило, не имеет.

Здесь стоит сделать важное уточнение: дела обстоят лучше в той области, которая связана с корпоративной организацией труда. Например, если в фирме внедрено проектное управление, менеджеры имеют достаточно ясный общий язык для организации взаимодействия. Но нас в данный момент интересует именно личная работа, и вот здесь дело обстоит гораздо хуже, поскольку TMBOK’а, Time Management Body of Knowledge, еще не существует. Приходится в рамках фирмы создавать его самостоятельно.

Корпоративный тайм-менежмент, как внедрить единые правила управления временем

Риелторы работают по свободному графику. Например, утром они собираются в офисе на планерку, а после разъезжаются по встречам. Руководитель не может проконтролировать, чем они заняты в течение дня. В оптовой фирме менеджеры в течение дня выполняют разноплановую работу: они и созваниваются с клиентами, и ездят на встречи, и работают с документами, и ставят задачи другим сотрудникам. Они часто отвлекаются на рутину и не успевают выполнить важные дела.

Удобный сервис для контроля работы сотрудников

К сожалению, нет единой системы, которая отвечала бы задачам всех компаний. Мы даем описание трех популярных систем тайм-менеджмента, чтобы руководитель мог выбрать ту, которая подходит именно ему.

Система GTD Дэвида Аллена. Автор системы утверждает, что незафиксированные дела и задачи расходуют большой объем энергии, которую сотрудник мог бы потратить на выполнение текущего дела. Поэтому Дэвид Аллен рекомендует быстрые задачи, на решение которых уходит меньше 2—5 минут, выполнять сразу, а остальные дела записывать в планировщик.

Для удобства планировщик состоит из трех разделов: справочные материалы, задачи, проекты. В раздел справочных материалов сотрудник заносит любую нужную информацию, например, инструкции, ссылки на статьи закона, контакты клиентов, файлы с документами. Задачи — это четкие, конкретные дела, которые можно завершить в один прием. Например, выписать счет-фактуру, ответить на письмо, позвонить клиенту N. Проекты состоят из нескольких задач, требуют планирования и отнимают много энергии. Например, чтобы подготовить коммерческое предложение сотруднику надо собрать информацию о конкурентах, сравнить их преимущества с преимуществами своей компании, подготовить текст, получить фотографии товара, передать собранный материал дизайнеру, найти типографию и заказать печать.

Когда менеджеру поступает новая информация, он ее анализирует и действует в соответствии с системой: быстрые дела выполняет сразу, остальные вписывает в соответствующий раздел или делегирует. Задачи с временными ресурсами отмечает в календаре. Если задача делегирована, сотрудник пишет в разделе задач: «Напомнить о выполнении» и ставит дату.

Когда нужно выполнить проект, сотрудник разбивает его на небольшие задачи и планирует сроки их выполнения.

Метод Стивена Кови. Автор предлагает распределить задачи по степени срочности и важности на четыре квадранта. Срочные дела требуют немедленного вмешательства, важные — продвигают к результату.

Часто сотрудники тратят время на срочные, но неважные дела. Например, снабженец готовит заявку на поставку товара, и в это время ему звонит супруга. Возможно, это срочный звонок, а отправить заявку можно и через час. Но если сотрудник постоянно переключается на неважные дела, у него не остается времени на несрочные задачи, от которых зависит результат работы компании. Чтобы работать эффективно, Стивен Кови рекомендует 65—80% времени отводить квадранту качества, то есть делам важным, но не срочным. На квадрант необходимости можно тратить не больше 15—25% времени, на оставшиеся 5—10% отводят на квадрант мнимой срочности. Дела из квадранта потерь времени можно смело отправлять в корзину.

У задач внутри квадранта может быть разная степень важности. Чтобы расставить приоритеты, сотрудник присваивает определенную букву каждому делу: дела высокой важности помечает буквой А, дела средней важности — буквой В, дела с низкой степенью важности — буквой С. Помимо буквенного обозначения, можно использовать числовой код, например, позвонить клиенту — А1, проверить договор — А2, заполнить отчет о продажах — А3, ответить на письмо потенциального поставщика — В1.

Цели и инструменты в тайм-менеджменте. Контроль корпоративного тайм-менеджмента.

Если вы интересуетесь темой самосовершенствования, то понятие тайм менеджмент вам знакомо не понаслышке. В переводе на русский язык, мы говорим об управлении своим временем — очень важном понятии для роста результативности.

Основные постулаты тайм-менеджмента

Как и всё на этом свете тайм-менеджмент имеет под собой определенную “почву” — несколько четких аксиом, внедрение которых поможет вам в достижении поставленной цели. Итак, что за принципы таит в себе тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент или управление временем заключается в реализации ряда ваших задач в течение выделенного на них тайминга.
Основная задача — не выбиваться из заранее определенного плана на выполнение. Достичь таких высот очень трудно, однако в этом вопросе спасает планирование в тайм менеджменте.

С утра и перед уходом с работы выделяйте по 5 минут на это самое планирование: с учетом инструментов тайм-менеджмента распланируйте все свои дела на грядущий временной период — пусть то будет завтрашний день или же предстоящие 8 часов работы.

Сразу раскрою очень интересный секрет управления временем: старайтесь не отвлекаться от задачи, над которой вы работаете в данный момент. Концентрация помогает достигнуть поставленных целей в кратчайшие сроки. И на каждую задачу закладывайте дополнительные 15-20 минут!

Об инструментах тайм-менеджмента

Если в Россию это понятие пришло совсем недавно, то во всем мире оно уже практикуется продолжительное время. И, конечно, без определенных техник не обойтись. Давайте рассмотрим несколько самых основных:

Getting Things Done. Метод определения приоритетности задач: первоочередные, отложенные, поручения или же “мусор”. Не пугайтесь последнего пункта — это задачи, которые можно вовсе не выполнять.
Pomodoro. Метод работы и концентрации на конкретной задаче. Заключается в чередовании периодов 25 и 5 минут, где 25 — это время на задачу, а 5 — короткая передышка. В течение этого промежутка вы не должны ни на что отвлекаться и работать над одним большим или несколькими мелкими задачами. Добиться идеального внедрения Pomodoro в свой распорядок очень сложно: этому нужно учиться несколько дней.

Диаграмма Гантта. Метод работы над командными проектами. При помощи графиков вы можете контролировать ход выполнения работ по конкретному проекту, все очень просто и наглядно.
КанБан. Метод контроля за поручениями и своими задачами, изобретенный в японской компании Toyota. Все очень просто: ваши задачи записываются на специальные стикеры, которые начинают свое “путешествие” по столбцам — “Не начиналось”, “В работе” и “Готово”. Цель каждой задачи — достичь последнего столбца. Метод подойдет для корпоративного тайм менеджмента, а также для менеджеров среднего звена, имеющих у себя в подчинении команду специалистов. Предлагаю посмотреть одно весьма познавательное видео о том, как работать по методике:

Это лишь малая часть всех техник тайм-менеджмента. Их гораздо больше, и что самое важное — не каждая из них подойдет именно вам. Тут придется немного “потыкаться”, потестировать и отыскать ту самую, что повысит вашу эффективность в несколько раз.

Для чего вообще нужно управление временем?

Цель тайм менеджмента и его внедрения — обеспечить вам появление так называемого “25-ого часа”. Т.е. уместить все свои дела, как рабочие, так и личные, в те 24 часа, что нам отвела жизнь, но и не забыть при этом об отдыхе.

Кстати, на заметку — успешные люди умудряются планировать даже свой отдых

каждый день. Будь то чтение книги или просмотр фильма — все это занесено в список дел.

О списках дел и ежедневниках

Эффективно планировать свое время можно только в том случае, если у вас перед глазами есть конкретный список дел. Лучше всего контроль тайм менеджмента осуществлять в ежедневнике со списками дел на день, неделю и месяцы вперед.

Вы можете использовать обычный бумажный ежедневник, однако на первых порах он будет наполнен помарками и грязью. Поэтому я рекомендую использовать электронный ежедневник, где вы сможете не только составлять список дел, но и разбивать каждую задачу на подзадачи, тем самым достигая своих целей как можно скорее.

Например, ЛидерТаск — весьма достойный вариант. Управление тайм-менеджментом в сервисе реализовано грамотно с учетом всех возможных нюансов: начиная от безграничной вложенности подзадач и заканчивая дополнительными инструментами — всеми теми техниками. о которых мы говорили выше.

Оставляю ссылку на загрузку ЛидерТаска ниже — попробуйте и внедряйте тайм менеджмент в свою жизнь уже сейчас, не откладывая все на “потом”:

как корпоративного, так и личного

Управление временем в корпоративном секторе давно перешло из ранга простой забавы в обязательное для внедрения понятие. На то есть четкие причины — грамотный корпоративный тайм менеджмент поднимает результативность каждого из участников системы. Сегодня рассмотрим, как это сделать в рамках вашей компании.

Правила управления временем в компании

Начать стоит с того, что управление временем обладает некоторыми четкими правилами. И каждый из этих постулатов должен быть прописан в Правилах компании как обязательный для применения сотрудниками. Принципы тайм менеджмента — вам в помощь.

Длительность каждой задачи не должна превышать отметку в 60 минут.
Если такое все-таки случилось, то необходимо разбить задачу на мелкие подзадачи так, чтобы продолжительность каждой из них не превышала 1 час.
В работе необходимо применять одну из множества техник управления временем, о которых расскажем чуть ниже.
В управлении временем очень важно уделять
5 минут утром и столько же вечером на создание списков дел на грядущий день.
Используйте различные инструменты для фокусировки — например, цвета или метки, или специальные опции в различных программах.

По основным постулатам пробежались, а вот на техниках корпоративного тайм менеджмента остановимся поподробнее.

Техники управления временем

Их существует более 30, однако есть самые яркие и самые эффективные. Всё это очень индивидуально и нужно подбирать подходящую лично под вас, однако посоветовать мы все-таки можем:

Pomodoro. Простейшая техника, строящаяся на принципе чередования временных промежутков. 25 минут выделяются на работу БЕЗ ОТВЛЕЧЕНИЯ, затем следует уделить 5 минут небольшому отдыху. После 4-х таких повторений наступает время длительного отдыха длительностью в 10-15 минут.

Канбан. Очень яркий пример тайм менеджмента в компании, ведь принцип был сформулирован японской корпорацией Toyota в далеком 1950 году. И до сих пор остается популярным; суть его очень проста: разделите доску на три столбца — «Пул задач», «В работе» и «Готово» — и поместите все задачи в первый столбец. Их цель — достигнуть третьего столбца. При помощи Канбан вы всегда знаете, кто чем занимается и что уже готово к сдаче.
Диаграмма Гантта. Идеальный инструмент для проектного контроля: на одном простом графике отображаются все текущие задачи по проекту, их степень готовности, все дедлайны и т.д.

Вы можете подобрать самую подходящую технику для вашей компании в зависимости от специфики ее работы. Или же разрешить сотрудникам определяться с методикой самостоятельно в зависимости от их характера и привычек.

Программа для управления временем и корпоративного тайм менеджмента

Идеальным примером и инструментов внедрения тайм менеджмента в вашу рабочую жизнь будет ЛидерТаск. Программа позволяет вам и всем вашим подчиненным:

Составлять списки дел на день, неделю, месяц и год вперед.
Раскидывать свои дела по часам при помощи встроенного ежедневника.
Применять одну из множества техник управления временем. Большинство из них реализованы в ЛидерТаске в виде отдельных приложений.

Начните применять принципы тайм менеджмента при помощи ЛидерТаска уже сейчас. Скачайте ЛидерТаск на любую платформу по ссылке ниже:

Корпоративный тайм-менеджмент, как современные технологии развития персонала

Корпоративный тайм-менеджмент. Стандарт в этом разделе регулирует отношения «по вертикали», причем как от начальника к подчиненному, так и в обратную сторону. Причем направление «снизу вверх» здесь представляется наиболее интересным. Для того, чтобы «построить» подчиненных оптимальным образом, у руководителя есть все необходимые инструменты; а вот предложить руководителю новые схемы его деятельности, которые могут повысить эффективность подразделения, подчиненному бывает не так просто.

Невидимые резервы эффективности

Все это — примеры отсутствия у менеджеров даже одной фирмы важнейшей вещи — общего языка. Ни один специалист, ни один рабочий не будет говорить со своим коллегой о работе на обыденном, общечеловеческом языке. У них обязательно есть свой язык, со своим словарем, со своими устойчивыми конструкциями и оборотами, благодаря которому в профессиональных вопросах они понимают друг друга однозначно, без всяких разночтений и недоумений. Между тем менеджмент, которому как отдельной профессии перевалило как минимум за полвека, еще не имеет однозначного и четкого профессионального языка даже в рамках одной фирмы. Безусловно, есть много «местных диалектов», более или менее выполняющих такую роль, но как правило они привязаны к конкретике деятельности, к ее содержанию, которое может быть индивидуальным для каждого подразделения или даже отдельного специалиста. А вот вопросы организации деятельности, которые как раз требуют взаимодействия разных менеджеров и подразделений, такой общепонятной и однозначно толкуемой лексики, как правило, не имеет.

Автор: Васильев Максим Викторович

Спасибо, что читаете наш канал! У нас вы найдете практические бизнес-инструменты, обзоры, кейсы и многое другое.

Поставьте, пожалуйста лайк, для вас просто, а нам приятно.

Нажмите кнопку подписаться, чтобы узнавать о новых публикациях.

Поделитесь с друзьями в социальных сетях, возможно, им тоже будет интересно.

Facebook: https://www.facebook.com/intservis.ru/

ВКонтакте: https://vk.com/intservis

Телеграм-канал: https://t.me/intservisru

Повышение операционной эффективности с помощью тайм-менеджмента

Повышение операционной эффективности и сокращение потерь – актуальная задача для любой российской организации, действующей в условиях конкурентного рынка. Инструменты управленческих решений, направленные на решение этих задач условно можно поделить на три группы:

требующие серьезных финансовых инвестиций и существенных затрат времени сотрудников (Например, IT-проекты)
не требующих серьезных финансовых инвестиций, но требующих серьезных временных затрат (системы регулярного менеджмента, системы менеджмента качества, системы управления проектами, знаниями)
не требующих существенных финансовых и временных затрат (технологии бережливого производства, корпоративный тайм-менеджмент).

Если компания чувствует существенные резервы повышения операционной эффективности, но не обладает свободными инвестиционными финансовыми и трудо-ресурсами, то эффективным инструментом может выступить корпоративный тайм-менеджмент.

Что такое корпоративный тайм-менеджмент?

Корпоративный тайм-менеджмент – это управленческая технология повышения операционной эффективности за счет внедрения стандартов экономного и результативного расходования бюджета рабочего времени сотрудников компании.

Технология была создана на основе симбиоза подходов к тайм-менеджменту основоположника российской школы ТМ Глеба Архангельского. В ее основе лежат управленческие стандарты, внедрение которых позволяет компании снизить транзакционные издержки и минимизировать потери времени в целях повышения производительности труда и операционной эффективности бизнеса.

Результаты от внедрения тайм-менеджмента

Практика корпоративного-тайм-менеджмента развивалась постепенно, и в результате анализа потерь времени с последующей разработкой соответствующих стандартов в нескольких десятках компаний были выделены пять направлений, в которых тайм-менеджмент приносит наиболее ощутимый результат. В результате компании получали выигрыш во времени порядка 7-10% от фонда оплаты труда (ФОТ), повышение степени удовлетворенности персонала, улучшение командного духа, благодаря чему появляется синергетический эффект, влияющий на качество производимых компаний продуктов и услуг, что, в свою очередь, влияет на доходность бизнеса.

Так, основными стандартами корпоративного тайм-менеджмента (выжимка из лучших практик внедрения в компаниях в виде памяток А4, внедрение которых достаточно для 95% случаев для того, чтобы получить бизнес-эффект в экономии фонда рабочего времени компании порядка 7-10%) являются:

Стандарт корпоративных коммуникаций
Стандарт планирования
Стандарт управления задачами
Стандарт рабочих мест
Стандарт организации и проведения совещаний

Этапы внедрения Корпоративного тайм-менеджмента

Модуль 1. Формирование и внедрение договоренностей корпоративного стандарта тайм-менеджмента

На данном этапе предстоит определить стандарт корпоративных коммуникаций, стандарт планирования, стандарт управления задачами, стандарт рабочих мест. Здесь управленцу помогут такие инструменты как:

Интервью с ключевыми сотрудниками по выявлению и актуализации проблем в области корпоративного тайм-менеджмента, подготовка проблемных кейсов на сессию-обучение.
Двухдневная сессия-обучение «Формирование договоренностей корпоративного тайм-менеджмента» на уровне топ-группы: стандарт корпоративных коммуникаций, стандарт планирования, стандарт рабочих мест, стандарт управления задачами, стандарт работы на совещаниях + отработка правил на корпоративном ИТ-инструменте.
Подготовка корпоративного стандарта тайм-менеджмента (стандарт корпоративных коммуникаций, стандарт планирования, стандарт управления задачами, стандарт рабочих мест) в формате двухсторонних памяток А4.

Модуль 2. Настройка секретариата и внедрение корпоративного стандарта управления задачами по принципу «нет просроченных поручений»

В следующий этап входит:

Консультационная работа с секретариатом по внедрению ТМ-стандарта в повседневную работу, включая присутствие и отработку онлайн-протоколирования.
Утверждение с первым лицом стандарта работы секретариата и внедрение стандарта в работу.

Модуль 3. Поддерживающие мероприятия внедрения корпоративного стандарта тайм-менеджмента на уровне топ-группы

Индивидуальный коучинг для топ-группы по внедрению ТМ-стандарта в повседневную работу.
Сессия подведения итогов проекта, утверждение ТМ-стандарта и графика внутренних перекрестных аудитов, утверждение ответственных за работу ТМ-стандарта в каждом блоке.

Технология корпоративного тайм-менеджмента за 10 лет своего существования в России прижилась во многих компаниях и помогает командам эффективнее справляться с производственными задачами. Необходимость корпоративного внедрения тайм менеджмента имеет огромную значимость. Управление бюджетом рабочего времени поможет повысить операционную эффективность и вашей компании. Три шага помогут и вам внедрить эту полезную технологию:

Формирование стандарта корпоративного тайм-менеджмента.
Утверждение и документальное закрепление стандарта.
Внедрение стандарта в повседневную работу

Результат не заставит себя ждать!

Тайм-менеджмент в корпоративной культуре и конкурентоспособность компании Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Лукашенко М. А., докт. экон. наук, профессор, вице-президент МФПУ «Синергия», зав. кафедрой Корпоративной культуры и РН, ведущий эксперт-консультант компании «Организация времени», г. Москва, [email protected]

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ В КОРПОРАТИВНОЙ КУЛЬТУРЕ И КОНКУРЕНТОСПОСОБНОСТЬ КОМПАНИИ

В статье раскрывается содержание корпоративного тайм-менеджмента и обосновывается его влияние на конкурентоспособность компании. Автор рассуждает о том, каким образом тайм-менеджмент может быть интегрирован в систему корпоративной культуры компании и какова степень участия в данном процессе топ-менеджеров. Рассматривается технология укоренения в компании корпоративной ценности «времясбережение» через управленческие установки, корпоративные регламенты, организационные ритуалы.

Ключевые слова: тайм-менеджмент, корпоративная культура, корпоративные ценности, корпоративные стандарты, конкурентоспособность.

Введение

Однажды меня пригласили выступить в известный банк. Там проходила важная встреча руководителей подразделений и один из вопросов, как мне передали, касался тайм-менеджмента в банке. Серьезные люди, ответственное выступление… Разумеется, я тщательно готовилась. За пару дней до выступления мне вдруг позвонил один из топ-менеджеров банка и попросил приехать. «Мы хотели бы обсудить Ваше выступление, — сказал он. — Оно очень важно для нас. Мы хотим, чтобы Вы объяснили людям, почему сотрудникам банка важно ценить время клиентов. Нам необходимо, чтобы Вы обосновали, что клиентоориентированность сегодня является ключевой корпоративной ценностью банка, что именно она обусловливает его

конкурентоспособность». «Но это же не про тайм-менеджмент, а про корпоративную культуру», — возразила я. «Значит, нам надо, чтобы Вы говорили про корпоративную культуру», — ответил он.

Как известно, корпоративная культура компании — это система ценностей и проявлений, присущих сообществу компании, отражающая его индивидуальность и проявляющаяся в поведении и взаимодействии с заинтересованными сторонами рынка. Смысл корпоративной культуры заключается в том, чтобы ценности компании и человека, работающего в ней, совпадали и являлись нормами профессионального поведения. Это не самоцель, и здесь нет ничего возвышенного. Цель корпоративной культуры — обеспечение конкурентоспособности компании на рынке, высокой прибыльности ее деятельности за счет формирования

имиджа и доброй репутации, с одной стороны, и совершенствования управления человеческими ресурсами для обеспечения лояльности сотрудников к руководству и его решениям, воспитания у работников отношения к компании как к своему дому — с другой стороны. В условиях интеграции тайм-менеджмента в систему корпоративной культуры возникают и иные аспекты, о которых следует поговорить более подробно. Начать следует с содержания тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент: содержание и влияние на конкурентоспособность компании

Рассматривая содержательные аспекты тайм-менеджмента, выделим его основные направления. Это, прежде всего, эффективное целеполагание и определение приоритетов, затем планирование и обзор задач, позволяющий не забыть как о собственных, так и о делегированных задачах. Наконец, это технологии борьбы с поглотителями времени, а также подходы к решению разнообразных проблемных задач — как больших и сложных, так и мелких простых, но неприятных. Если мы говорим о корпоративном тайм-менеджменте, то к нему же относятся и корпоративные договоренности, регламенты и стандарты, оптимизирующие время сотрудников и их командное взаимодействие. И, как уже было показано, вре-мясбережение клиентов, а также, очевидно, партнеров и иных заинтересованных сторон. Проанализируем, как перечисленные аспекты влияют на конкурентоспособность компании. Согласитесь, что эффективное целеполагание — напрямую. Весьма убедительным примером служит то обстоятельство, что в любой успешной западной компании и в наиболее прогрессивных отечественных каждый сотрудник имеет четкие прописанные цели на год. Ибо, как говорилось о старинном вахтенном морском жур-

нале, «что не написано, того не наблюдалось». Написанная и оцифрованная цель и мотивирует гораздо сильнее, и позволяет осуществить ее декомпозицию, разработать алгоритм достижения, спланировать решение связанных с целью задач. Определение приоритетов позволяет минимизировать время на рутину и увеличить его на стратегические, ключевые задачи, усиливающие конкурентную позицию и увеличивающие конкурентоспособность компании. Гибкое планирование позволяет усилить оперативное реагирование на новые обстоятельства, а эффективная организация времени сотрудников — оптимизировать бизнес-процессы. Времясбережение клиентов и партнеров способно повысить объемы продаж и развить программы долгосрочного сотрудничества. Все это, безусловно, работает на увеличение прибыли и усиление доброй репутации компании на рынке. А имидж и репутация, как известно, весьма серьезный фактор конкурентоспособности. Однако самый ощутимый эффект тайм-менеджмента проявляется внутри компании и заключается в повышении лояльности персонала. Дело в том, что в большинстве компаний люди значительно перерабатывают. Они практически ежедневно остаются после работы, не успевают восстанавливаться и уж, тем более, инвестировать время в собственное развитие. Нередко это приводит к увольнениям сотрудников, в том числе ключевых, не выдерживающих постоянные перегрузки. Системное внедрение тайм-менеджмента, судя по обратной связи многочисленных участников тренингов, позволяет сократить время работы на 1,5 — 2 часа в сутки. Согласимся, что это весьма впечатляет. Таким образом, сотрудник получает возможность в высвободившееся время либо уйти вовремя с работы, либо заняться собственным развитием, например изучать иностранный язык или технику 10-пальцевой «слепой» печати, что, без сомнения, повышает его удовлетворенность работой и способствует повышению его лояльности. При этом

не забываем, что экономится фонд оплаты труда, поскольку работник в то же время успевает сделать больший объем работ.

Перечисленное обусловливает повышение рейтинга компании на рынке труда и способствует ее инвестиционной привлекательности.

Но все это реально только в одном случае — если тайм-менеджмент станет элементом корпоративной культуры, ибо каждый из нас может пытаться быть невероятно эффективным. Но если рядом люди, которым безразлично и свое и, тем более, наше время, все наши усилия будут тщетны. Мы все зависим друг от друга, и только внедрение в компании общего языка времясбере-жения способно вызвать синергетический эффект корпоративной эффективности.

Корпоративная культура и технология ее формирования

Существует двойственное восприятие корпоративной культуры. Первое рассматривает ее как объект моделирования и управляемого формирования. Второе отражает реальное, фактическое положение дел в организации. Именно такое восприятие лежит в основе множества типологий корпоративных культур. Отметим, что нашей задачей является как раз рассмотрение процесса управляемого формирования корпоративной культуры компании, в частности, интеграции тайм-менеджмента в систему корпоративной культуры.

Для решения данной задачи обратимся к опыту известного бизнес-консультанта А. И. Пригожина, предлагающего следующую технологию формирования корпоративной культуры1:

1. Разработка идеологем (провозглашенных корпоративных ценностей).

2. Создание управленческих установок — приказов, распоряжений, поручений,

1 ПригожинА. И. Методы развития организаций. М.: МЦФЭР, 2003.

направленных на трансформацию ценностей из декларативной абстракции в действенную конкретику.

3. Разработка корпоративных правил, регламентов, стандартов, воплощающих в жизнь ценности и управленческие установки.

4. Формирование обыкновений — ритуалов, способствующих укоренению ценностей (регулярные управленческие мероприятия, собрания, конкурсы, смотры).

5. Возникновение норм — сложившихся, привычных ценностей персонала. Последовательное и непрерывное претворение корпоративных ценностей в практику повседневной деятельности компании через управленческие установки, правила и ритуалы неизбежно формирует привычные действия сотрудника в той или иной ситуации. Таким образом, ценности становятся нормой профессионального поведения.

Базовый, ключевой этап формирования корпоративной культуры — этап разработки корпоративных ценностей. Неслучайно именно корпоративные ценности наряду с миссией можно увидеть на сайте любой серьезной компании. Другое дело, что большинство таких ценностей являются не продуманным, проработанным и «выношенным» результатом работы топ-менеджмента компании, а продуктом сотрудников ее PR-подразделения или привлеченных специалистов. Как следствие, они решительно не отвечают поставленной задаче формирования корпоративной идеологии, и их не в состоянии вспомнить ни один топ-менеджер, не говоря уже о рядовых сотрудниках. Между тем, идеология компании должна отражать ее стратегию на рынке и, в конечном счете, формировать нормы профессионального поведения персонала по отношению к заинтересованным сторонам рынка.

Для того чтобы ценности могли служить реалистичной и действенной идеологической платформой, составлять основу корпоративной культуры компании, они должны определяться на высшем уровне менедж-

мента. В идеале к данному процессу должны быть подключены и сотрудники компании. Таким образом, существуют следующие варианты выработки ценностей: топ-менеджмент формирует систему ценностей компании самостоятельно, как бы «сверху вниз» или инициирует процесс создания системы ценностей силами сотрудников, т. е. «снизу вверх» с дальнейшей корректировкой и утверждением. Во втором случае в компании организуется специальная акция, например объявляется соответствующий конкурс среди подразделений. Отметим, что даже самые блестящие предложения, поступившие от определенного подразделения, не исключают работу по анализу других вариантов и их систематизации. Отсюда вытекает (как в первом, так и во втором случае) необходимость проведения стратегической сессии топ-менеджмента (при необходимости к данному процессу следует подключить и собственников компании). Первый этап сессии — анализ прошлого и подведение итогов. Осуществляется так называемая ретроспектива опыта и результатов с целью выявления реальных ценностей, благодаря которым и во имя которых были получены наиболее значимые результаты в деятельности компании. Кроме того, во время подведения итогов обнаруживаются и локализуются проблемные зоны. Например, в примере, который был приведен в начале статьи, такой зоной стало безразличие, проявляемое сотрудниками банка к времени клиентов. Позже обязательно вернемся к этой проблеме, поскольку именно она лежит в основе ценностного восприятия тайм-менеджмента. Пока лишь отметим, что выявление любого негатива, безусловно, — важный результат, поскольку он также создает платформу для определения ценностей, которые необходимо укоренить в коллективе вопреки уже сформированным представлениям.

На втором этапе стратегической сессии — этапе проектирования будущего — топ-менеджмент формирует видение, куда движется компания, намечает стратегические

цели ее развития. Для их достижения, вероятнее всего, недостаточно ни той ценностной платформы, которая уже сформирована, ни той, которая намечена как альтернатива существующим недостаткам. Необходима выработка так называемых ценностей будущего. Таким образом, задача стратегической сессии — сформировать пул ценностей, которые условно можно разделить на три группы:

1. Реальные ценности компании, благодаря которым она добилась наиболее значимых результатов.

2. Ценности, сформированные в результате выявления проблемных зон, препятствующих успешной работе компании.

3. Ценности, которые нужно укоренить в будущем для достижения стратегических целей, поставленных топ-менеджментом компании.

На практике это осуществляется с использованием метода мозгового штурма. Идеи генерируются каждым участником стратегического совещания. Таким образом, получается не один, а множество пулов ценностей. В результате ценностей слишком много. Какие-то из них дублируют друг друга, а какие-то при ближайшем рассмотрении оказываются вовсе не так существенны, как это казалось на первый взгляд. Кроме того, для того чтобы с ценностями в конечном итоге можно было работать, их количество должно быть по меньшей мере запоминаемо. Это значит, что общее количество ценностей не должно превышать девяти. Предложим участникам ранжировать ценности и выделим так называемые «ценности-лидеры» (те, которые отметили все или большинство участников сессии). Однако постараемся не упустить и важную ценность, которую отметил только один участник. Для этого при необходимости осуществим группировку (систематизацию) ценностей, после чего отберем большинством голосов наиболее важные.

Далее проводится дешифровка ценностей. Участники стратегического совеща-

ния должны прийти к единому мнению о том, что понимается под той или иной ценностью. Так, например, следует найти ответы на вопросы, что все сотрудники компании должны понимать под такими понятиями, как «кли-ентоориентированность», «времясбереже-ние», «командность», в чем они заключаются, на что распространяются и т. д.

Возможно, в процессе работы какой-либо участник вспомнит не упомянутую ранее, но крайне важную ценность. Если этого не произошло, модератор сессии должен специально акцентировать внимание собравшихся, все ли ценности учтены и на каких нужно сделать больший акцент.

На заключительном этапе проводится оценка, насколько полученные корпоративные ценности компании соответствуют ее стратегическим целям.

Возвращаясь к проблеме безразличия, проявляемого сотрудниками компании к времени своих клиентов, отметим, что данная проблема уходит корнями именно в корпоративную культуру, равно как и вообще проблема безразличия к чужому и даже собственному времени. Дело в том, что при всеобщей любви к фразе «время — деньги» время как наш ключевой и при этом невосполнимый (в отличие от денег) ресурс мы не воспринимаем. С особой ясностью это видно на тренингах по организации времени, когда дается простое упражнение, позволяющее взглянуть на время как свой невосполнимый ресурс. Результаты повергают участников тренинга воистину в шок, что свидетельствует лишь о том, что очень немногие из нас осознают, что именно время и составляет нашу жизнь.

Тайм-менеджмент как элемент корпоративной культуры

Итак, мы исходим из того, что время — ключевой невосполнимый ресурс человека и компании. При этом для человека время — это жизнь, а управление временем — управление жизнью! Для организации вре-

мя — это конкурентное преимущество, а управление временем — повышение конкурентоспособности!

Исходя из этого, главная задача человека — экономия своего ключевого ресурса и результативное распоряжение им, а организации — повышение эффективности использования времени. Речь идет как о персональной, так и о командной и корпоративной эффективности. Каковы же способы ее повышения? Если мы говорим о персональной эффективности, то это технологии тайм-менеджмента, если о командной — командные договоренности в части тайм-менеджмента. А если речь идет о корпоративной эффективности, необходима корпоративная культура времясбережения (своего, партнера, клиента) плюс взаимодействие с клиентоориентированными организациями. Очевидно, что клиентоориентирован-ность и времясбережение клиентов находятся в прямопропорциональной зависимости. Таким образом, если мы провозглашаем себя клиентоориентированной организацией, то времясбережение клиентов должно стать нашим убеждением, т. е. вначале корпоративной ценностью, а затем и нормой.

Но ведь есть еще и партнеры, и другие заинтересованные стороны рынка. Есть, наконец, внутреннее сообщество компании, где времясбережение друг друга — фактор ее конкурентоспособности. То есть сегодня времясбережение реально становится одной из определяющих корпоративных ценностей. При этом, анализируя многочисленные сайты компаний, мы ни разу не встретили подобную ценность среди декларируемых. Допустим, данная ситуация все-таки изменится. Однако, как уже было сказано, провозгласить ценности совершенно недостаточно, необходима конкретизация идеологии через стратегию, управление, стимулирование. Это обеспечивается посредством управленческих установок, к которым относятся решения руководителей в виде приказов, распоряжений, заданий, требований, задаваемых функций, критериев оценки.

На наш взгляд, управленческие установки по укоренению ценности «времясбере-жение» должны содержать ответы на следующие вопросы:

• Каковы показатели повышения эффективности использования времени?

• Каковы средства, способы и сроки достижения определенного уровня эффективности использования времени?

• Нужны ли поощрения за повышение персональной эффективности использования времени? Командной эффективности? Эффективности использования времени клиента? Контрагента?

• Каковы механизмы повышения инициативы персонала в части времясбережения?

• Как можно оптимизировать бизнес-процессы с целью повышения эффективности использования времени?

• Как можно оптимизировать бизнес-коммуникации в компании с целью повышения эффективности использования времени?

• Какие 1Т-решения способствуют повышению эффективности использования времени руководства? Персонала?

Для внедрения управленческих установок в практику повседневной деятельности компании разрабатываются правила — корпоративные договоренности, регламенты, стандарты. Их свод может составить Кодекс компании. На практике существуют как общие, так и специальные кодексы, например Кодекс работы с клиентом. Подобные кодексы выполняют очень важные функции, главная из которых — задание единых и обязательных для всех сотрудников «правил игры». Как следствие, выполняются и такие функции, как интеграция компании, повышение согласованности и взаимопонимания в целях и действиях сотрудников, формирование ожидаемых норм жизнедеятельности коллектива (привычки, традиции) и ускорение адаптации новых сотрудников. Положения кодекса носят исключительно конкретный, прикладной характер.

Например, с целью оптимизации внутрифирменных коммуникаций в компании МС-

Bauchemie-Russia ее генеральным директором Александром Мондрусом были разработаны следующие правила переписки:

1. Получив от меня письмо, В ЛЮБОМ СЛУЧАЕ дайте ответ, чтобы я знал, что оно получено.

2. Если письмо содержит поручение, но не указан срок выполнения — укажите самостоятельно ориентировочный или точный срок выполнения.

3. Если это поручение вступает в противоречие с другими работами — опишите кратко ситуацию и укажите различные сроки в зависимости от других работ.

4. Мои поручения НЕ накладывают вето на остальные работы, если только я прямо не указываю на то, что это так.

5. Если к оговоренному сроку по каким-то причинам Вы не успеваете, ОБЯЗАТЕЛЬНО сообщите мне об этом ДО истечения срока с указанием причин и новым сроком.

6. Когда Вы получаете электронное письмо, в котором видите свой адрес в поле «копия», это значит, что я хочу, чтобы Вы были в курсе. Если там есть пункты, которые предполагают какие-то действия с Вашей стороны, то Вы их выполняете или уточняете, если что-то не ясно.

7. Проверяйте почту минимум два раза в день. Для всех руководителей нашей Компании это стандарт и обязанность! Если по каким-то причинам вы не можете это делать, вы обязаны предупредить коллег об этом заранее и как минимум в Ои^ооке настроить функцию «Заместитель».

8. При отправке сообщения ВСЕГДА пишите пару слов в поле «тема». Оно не должно оставаться пустым. Это помогает позже искать и сортировать сообщения2.

Следующим этапом является формирование обыкновений. Это организационные ритуалы, специально вводимые для подкрепления правил (Кодекса) и подтверждения

2 Архангельский Г. А. Корпоративный тайм-менеджмент. М.: Альпина Паблишер, 2010.

ценности. К подобным ритуалам относятся совещания, собрания, конкурсы, штабные сессии, выездные мероприятия и т. д., например:

• Регулярные «пятиминутки» (установочные с утра и разбор полетов вечером), чтобы все владели ситуацией в подразделении.

• Один раз в неделю — обсуждение жалоб и предложений от клиентов.

• Регулярные семинары-тренинги.

• Конкурс на самого доброжелательного, отзывчивого, оперативного и т. п.

• Положительно-мотивирующая оценка времясбережения персонала.

Основную трудность внедрения тайм-менеджмента в корпоративную культуру компании составляют опасения сотрудников, что им за те же деньги в итоге придется выполнять существенно больший объем работы. Опасение, надо сказать, весьма справедливое, поэтому руководство компании, решившее внедрять тайм-менеджмент, должно найти правильный и справедливый ответ на вопрос, зачем же времясбережение нужно сотруднику? Не компании, а именно сотруднику. Если топ-менеджерам удастся найти грамотную управленческую установку, да еще «упаковать» ее в красивый ритуал, укоренение времясберегающей ценности пройдет достаточно быстро и эффективно. Так, в одной компании, с которой работала тренинговая компания «Организация времени», ежемесячно проводится мероприятие по подведению итогов работы сотрудников. Победитель, выполнивший наибольший объем работы, получает день отгула.

Результатом длительной и непростой работы по укоренению ценностей в компании являются сформированные нормы — сложившиеся, привычные ценности, фактически определяющие повседневное деловое поведение сотрудников. Такие нормы существуют в любой компании всегда. Другое дело, что они могут складываться спонтанно и неосознанно. Например, в компании принято задерживаться после работы. И ес-

ли ты успел сделать все запланированное и хочешь уйти домой вовремя, всегда есть опасение, что на тебя будут косо смотреть сослуживцы или руководство. Или у руководителя есть неприятная привычка «спускать» новую срочную задачу за 15 минут до окончания рабочего дня. Любопытно то, что подобные руководители нередко воспринимают тайм-менеджмент как панацею, позволяющую сделать рабочий день подчиненных практически безразмерным. Между тем, очевидно, что не отдохнувший, не восстановившийся сотрудник очень быстро становится профнепригодным, поэтому руководители, воспринимающие персонал как очень важный ресурс компании, требующий инвестиций и внимательного бережного отношения, уже меняют отношение к задержке на работе после рабочего дня. Так, в одной компании, с которой работала тренинговая компания «Организация времени», даже внедрен корпоративный стандарт, согласно которому рядовой сотрудник может задерживаться на работе не более чем на 30 мин, а менеджер — не более чем на час.

Заключение

В последние годы тема корпоративной культуры звучит на совещаниях и дискутируется на страницах как научных журналов, так и бизнес-бестселлеров все чаще. И это не случайно, ведь именно целенаправленное формирование корпоративной культуры в соответствии с ценностями компании позволяет повысить лояльность сотрудников компании, обеспечить их так называемую инкорпорированность — включенность в жизнь компании. Отметим, что сегодня лишь очень беспечный топ-менеджер равнодушен к данной проблеме, для всех прочих руководителей она остается одной из наиболее животрепещущих. Известно, что в идеале цели и ценности сотрудников компании должны вписываться или хотя бы пересекаться с целями и ценностями компании. Если это так, то деятельность сотруд-

ника, направленная на достижение своих целей и осуществляемая во имя своих ценностей, будет полностью соответствовать задачам развития компании, усиливать ее конкурентоспособность. В свою очередь, компания для достижения своих рыночных целей создаст все условия для профессионального развития и личностного роста сотрудника. Способствовать решению весьма непростой задачи совмещения личных и корпоративных целей и ценностей призвана корпоративная культура.

Время — наиболее важный и при этом невосполнимый ресурс человека и компании. Для человека управление временем — это управление жизнью, а для организации эффективное управление временем означает повышение конкурентоспособности! Поэтому времясбережение должно быть ин-

тегрировано в корпоративную культуру компании в качестве одной из ключевых корпоративных ценностей.

Формирование корпоративной культуры тайм-менеджмента в компании должно осуществляться при непосредственном участии топ-менеджмента. Только в этом случае требуемые нормы профессионального поведения персонала в отношении эффективной организации времени вначале будут заданы целенаправленно в виде нужных идео-логем и правил, а затем постепенно перейдут в привычку.

Список литературы

1. Архангельский Г. А. Корпоративный тайм-менеджмент. М.: Альпина Паблишер, 2010.

2. Пригожин А. И. Методы развития организаций. М.: МЦФЭР, 2003.

M. Lukashenko, Professor, Doctor of Economics, Vice-president MFPU «Synergy»,

Head of the chair «Corporate Culture and Public Relations», Leading expert consultant of Time

Management, PLC, Moscow, [email protected]

TIME-MANAGEMENT IN CORPORATE CULTURE AND COMPANY COMPETITIVENESS

The article covers the essence of corporate time management and justifies its influence on company competitiveness. The author discusses the way of integrating time management into a system of a company’s corporate culture and top managers’ degree of participation in this process. Technology of implanting within a company a corporate value of «time saving» with the help of management settings, corporate regulations and organizational rituals is examined.

Key words: time management, corporate culture, corporate values, corporate standards, competitiveness.

Тайм-менеджмент компании

В понятие тайм-менеджмента входят все технологии планирования, которые использует сам сотрудник для повышения эффективности использования рабочего времени. Однако использование тайм-менеджмента не обязательно.

Отчеты

Time tracker иногда представляют неутешительные результаты работодателей. Именно поэтому в настоящее время все больше компаний осознают необходимость централизованного корпоративного внедрения технологий тайм-менеджмента.

Необходимость корпоративного внедрения тайм-менеджмента

Необходимость корпоративного внедрения тайм-менеджмента обусловлена следующими причинами:

Растущая динамика изменений экономической среды требует делегирования полномочий сотрудникам, их быстрых решений и их независимого планирования работы.
Нематериальные активы компаний становятся все более ценными. Эффективность работы менеджеров и других сотрудников становится важнейшим фактором успеха компании.
Сегодня большинство компаний часто меняют направление своего развития. Сотрудники должны быть гибкими к постоянным изменениям и уметь высокий уровень самоконтроля

Обучение управлению временем

Первым шагом к созданию эффективных и высокоорганизованных сотрудников является их обучение. Но обычная тренировка не даст удовлетворительных результатов. Ваша задача — сделать предварительный анализ эффективности каждого сотрудника. Не бойтесь показывать сотрудникам данные отслеживания рабочего времени.Некоторые из них уверены, что имеют высокие показатели эффективности. Но счетчик времени поможет вам доказать, что это не совсем так. После обучения ваша задача будет заключаться в том, чтобы установить период тестирования, в течение которого сотрудники будут стараться делать все возможное, чтобы быть более эффективными, используя основные стратегии управления временем. Индексы для отслеживания времени покажут вашим сотрудникам, что они могут работать более эффективно и тратить на это меньше времени.

Диагностика навыков тайм-менеджмента

Не только отчеты счетчика времени могут показать прогресс после тренировки.Специально проанализированы навыки сотрудников по тайм-менеджменту.

Каждый сотрудник должен иметь три уровня компетентности. Их:

Личное управление временем
Управление временем в команде
Корпоративный тайм-менеджмент

Каждый сотрудник заполняет анкету с ключевыми вопросами, которая поможет понять, какие навыки он приобрел после обучения. Анализ всех анкет покажет, какие проблемы и слабые места на каждом уровне компетенции есть у вашего персонала.Конечно, тайм-трекер может снова помочь вам проследить за эффективностью каждого сотрудника и покажет динамику развития у сотрудников компетенции тайм-менеджмента.

Анализ экономической эффективности внедрения тайм-менеджмента

Рентабельность внедрения тайм-менеджмента очень важна, когда рентабельность компании зависит только от эффективности персонала. Результаты обучения можно увидеть в отчете тайм-трекера, который включает данные о личной эффективности сотрудника.Стратегии тайм-менеджмента помогут вашим сотрудникам повысить свою эффективность и принести больше прибыли вашему бизнесу.

Преимущества тайм-менеджмента

Управление временем означает максимально эффективное использование имеющегося времени.

Правильное управление временем позволяет человеку делать правильные дела в нужное время.

Тайм-менеджмент играет ключевую роль как в личной, так и в профессиональной жизни.

Давайте рассмотрим некоторые преимущества Тайм-менеджмента:

Тайм-менеджмент делает человека пунктуальным и дисциплинированным . Человек учится работать тогда, когда это действительно необходимо, в результате эффективного управления временем.Чтобы разумно использовать время, люди должны подготовить «ПЛАН ЗАДАНИЙ» или «Список дел» в начале дня, чтобы записать действия, которые должны быть выполнены в конкретный день, в соответствии с их важностью и срочностью по сравнению с определенные временные интервалы, назначенные для каждого действия. План задач дает людям чувство направления на рабочем месте. Человек знает, как выглядит его день, и в конечном итоге работает соответственно, что приводит к увеличению производительности.
Человек становится более организованным в результате эффективного управления временем .Хранение вещей на своих местах сводит к минимуму время, которое уходит на ненужный поиск документов, важных файлов, папок, канцелярских принадлежностей и так далее. Для лучшего управления временем люди должны содержать в чистоте и порядке свои рабочие места, учебные зоны, кабинки, места для встреч. Люди учатся хорошо управлять вещами благодаря тайм-менеджменту.
Эффективное управление временем поднимает моральный дух человека и придает ему уверенность . Благодаря тайм-менеджменту люди выполняют задачи в установленные сроки, что делает их популярными в своей организации, а также среди своих коллег.Люди, понимающие ценность времени, — это те, кому удается выделиться из толпы. Люди, которые заканчивают работу вовремя, пользуются уважением других и всегда находятся в центре внимания.
Лица, которые придерживаются временного плана, — это те, кто реализует свои цели и задачи в кратчайшие сроки. . Эффективное управление временем помогает сотрудникам достигать поставленных целей с опережением сроков и завершать задачи именно тогда, когда это необходимо.
Эффективное управление временем помогает сотруднику быстро достичь вершины успеха и оставаться на вершине в течение более длительного времени. Сотрудник, который работает только ради работы, не производит впечатления и никогда не воспринимается всерьез на работе. Эффективное управление временем играет ключевую роль в повышении производительности труда человека. Объем производства существенно увеличивается, когда люди хорошо распоряжаются своим временем.
Лучшее управление временем помогает в лучшем планировании и, в конечном итоге, в лучшем прогнозировании .Люди учатся хорошо планировать дела и знают, где именно они будут стоять через пять лет.
Исследования показывают, что люди, которые выполняют задачи вовремя, менее подвержены стрессу и тревоге . Помните, что нет смысла тратить время и спорить позже. Завершите незавершенную работу вовремя, и тогда у вас будет достаточно времени для ваших друзей, родственников и членов семьи.
Тайм-менеджмент позволяет человеку расставлять приоритеты задач и действий на рабочем месте .Глупо оставаться перегруженным. Не принимайте ничего и все, что встречается на вашем пути.
Тайм-менеджмент помогает человеку принять плановый подход в жизни.

Авторство / Ссылки — Об авторе (ах)

Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена командой Management Study Guide Content Team . В состав группы MSG по содержанию входят опытные преподаватели, профессионалы и эксперты в предметной области.Мы являемся сертифицированным поставщиком образовательных услуг ISO 2001: 2015 . Чтобы узнать больше, нажмите «О нас». Использование этого материала в учебных и образовательных целях бесплатно. Укажите авторство используемого содержимого, включая ссылку (-ы) на ManagementStudyGuide.com и URL-адрес страницы содержимого.

13 методов управления временем безумно продуктивных людей

Применение хороших методов управления временем — это не значит втиснуть в свой день как можно больше задач.

Речь идет об упрощении вашей работы, ускорении и улучшении работы. Так у вас будет больше времени для игр, отдыха и занятий любимым делом.

Речь идет о том, чтобы работать умнее, а не усерднее.

У всех нас 24 часа в сутки. Это , как мы используем те часы , которые определяют нашу работу.

Вы не можете хранить время, брать его взаймы или сохранять для дальнейшего использования. Вы можете только решить, как лучше потратить их на деятельность более высокой, а не низкой ценности.

Управление временем — это игра из вариантов выбора : проекты, которые нужно реализовать, задачи, которые необходимо выполнить, процедуры, которым нужно следовать.

«Управление временем — это не второстепенная деятельность или навык. Это основной навык, от которого зависит все остальное в жизни ». — Брайан Трейси

Ниже вы найдете список моих любимых техник тайм-менеджмента.

Хотите сосредоточиться на важных вещах, сделать больше и повысить производительность?

Применяйте этот набор принципов, правил и навыков, поскольку они изменят ваше отношение к времени.

1. Следите за своим временем

Знаете ли вы, сколько времени вы тратите на каждую задачу? Большинство из нас может догадываться, но наши оценки обычно неверны.

Учет рабочего времени — это метод управления временем, используемый для учета рабочего времени. Это помогает измерить рабочее время и дает информацию о том, сколько времени мы тратим на каждую конкретную задачу.

Как отследить свое время?

Чтобы сделать это вручную, используйте электронную таблицу. Каждые 30 минут записывайте, над чем вы работали.

Или вы можете использовать приложение для учета рабочего времени. Приложения для учета рабочего времени могут помочь вам предоставить реальные данные о вашей производительности.

RescueTime — бесплатное приложение, которое точно отслеживает, как вы проводите время за компьютером. В конце недели вы получите отчет о том, как вы проводите время. Вы также можете проверить другие показатели, например время, затраченное на каждую конкретную задачу.

Через пару недель вы начнете замечать паттернов и знать, где и как уходит ваше время.

Зная, как вы расходуете свое время, вы можете разработать план атаковать ваши утечки и избавиться от них.

Учет времени — это мощный метод управления временем. Имея реальные данные о своей работе, вы откроете для себя понимание того, как вы можете повысить свою производительность.

2. Блокировка времени

Иногда кажется, что ваше расписание контролирует вас.Так много дел и так мало времени.

Составить список дел и отчаянно пытаться их закончить — недостаточно. Это не придает вашему распорядку дня или распорядку дня.

Вам нужно внести важный элемент: время .

Для этого начните связывать задачи со временем. Определите, когда задача будет выполнена и сколько времени это займет.

Если это звучит просто, это потому, что это так.

Блокировка времени — это метод, в котором вы объединяете управление задачами и календарь .Вы создаете «блоки» времени в своих днях и назначаете им задачи, на которых нужно сосредоточиться.

Каждая задача умещается в свой временной блок. Никаких перерывов.

С блокировкой времени ваше расписание полностью заполнено. Рабочие задания, общественные мероприятия и отдых. Все распланировано и расставлено по приоритетам.

Самое замечательное в этой технике тайм-менеджмента то, что она заставляет вас понять, как тратить свое время.

Это эффективнее и продуктивнее, чем бесконечные списки дел.

3. Съешьте эту лягушку

Из «Съешь эту лягушку» Брайана Трейси:

“ Нельзя съесть всех головастиков и лягушек в пруду. Но вы можете съесть самую большую и некрасивую, и этого будет достаточно, по крайней мере, на время ».

Каждый день определяйте свою самую важную задачу . Это твоя лягушка. Это задача, которая оказывает наибольшее влияние на вашу работу.

Начните свой день с борьбы с этой лягушкой.Дисциплинируйте себя, чтобы приступить к своей самой важной задаче и работать без перерывов.

Почему это работает?

Потому что этот простой метод управления временем приносит выигрыш в начале дня. И это строит моментов

.
Методы управления временем
Управление временем относится к разумному использованию времени для достижения успеха в жизни. Тайм-менеджмент помогает человеку максимально использовать время. Для людей очень важно ценить время и уделять правильное время правильным занятиям.
Давайте рассмотрим некоторые методы управления временем:
Установите приоритеты . Знайте, что все нужно сделать в срочном порядке. Подготовьте список «ДЕЛАТЬ» или «План задач», чтобы записать задачи, которые вам нужно выполнить, в соответствии с временным интервалом, назначенным для каждого действия.Сверху должны быть написаны задачи с высоким приоритетом, а затем задачи, которые можно будет выполнить немного позже. Убедитесь, что вы придерживаетесь своего списка задач.
Убедитесь, что вы выполнили свои задания в установленные сроки . Отметьте задачи, которые вы уже выполнили. Побалуйте себя шоколадкой, если вы выполнили задание раньше срока.
Поймите разницу между срочной и важной работой . Хорошо управляйте своей работой. Не начинайте свой день с того, что не так важно и можно сделать немного позже.Сначала добейте то, что все срочно и важно. Не ждите напоминаний своего Босса.
Оставайтесь сосредоточенными . Не покидайте рабочее место, если нужно срочно выполнить какие-то работы. Прогулка посреди срочной работы нарушает преемственность, и человек теряет концентрацию. Людям, которые убивают время на работе, трудно пережить стресс на рабочем месте.
Включите время для перерывов на чай, серфинга в сети, личных звонков и т.д. в свое ежедневное расписание .Это важно. Человек — это не машина, которая может работать без перерыва по восемь-девять часов. Выделите от получаса до сорока пяти минут, чтобы проверять обновления в социальных сетях, звонить друзьям или родственникам, устраивать перекуры и т. Д.
Ставьте перед собой реалистичные и достижимые цели . Знаете, чего вам нужно достичь и в какой срок? Не обманывай себя. Выделять один час на задачу, которая, как вы знаете, потребует гораздо больше времени, не имеет смысла.
Не перегружайте себя . Скажите своему начальнику твердое нет, если вы чувствуете, что не сможете выполнить определенное задание в установленные сроки. Не волнуйтесь, ему не будет плохо. Возможно, он сможет назначить то же самое любому из ваших коллег по работе. Принимайте задачи, в которых вы действительно уверены.
Будьте дисциплинированными и пунктуальными . Избегайте ненужных отпусков с работы, за исключением чрезвычайных ситуаций. Доберитесь до работы вовремя, так как это поможет вам лучше планировать свой день.
Держите вещи на своих местах . Файлы должны храниться в соответствующих ящиках. Скрепите важные документы и поместите их в соответствующую папку. Научитесь быть более организованным. Это сэкономит ваше время на ненужные поиски.
Не относитесь к вашей организации как к простому источнику денег . Измени свое отношение. Не играйте в игры на компьютере или мобильном телефоне в рабочее время. Это непрофессионально. Не работайте только тогда, когда рядом ваш начальник.Принятие на себя ответственности в долгосрочной перспективе окупается.
Выработайте привычку пользоваться органайзером . Это помогает вам лучше планировать дела. Держите под рукой блокнот и ручку. Не пишите контактные номера или адреса электронной почты на отдельных листах бумаги. Вы потратите половину своего времени на их поиск. Управляйте своей электронной почтой. Создайте отдельные папки для каждого клиента. Не загромождайте свой рабочий стол.

Авторство / ссылки — Об авторе (ах)

Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена группой Management Study Guide Content Team .В состав группы MSG по содержанию входят опытные преподаватели, профессионалы и эксперты в предметной области. Мы являемся сертифицированным поставщиком образовательных услуг ISO 2001: 2015 . Чтобы узнать больше, нажмите «О нас». Использование этого материала в учебных и образовательных целях бесплатно. Укажите авторство используемого содержимого, включая ссылку (-ы) на ManagementStudyGuide.com и URL-адрес страницы содержимого.