2. Инструкция приемки товара на склад

  

ИНСТРУКЦИЯ

 по приемке товара

 1. По прибытии транспортного средства на склад, заведующий складом  получает документы, сопровождающие груз (ТТН, приходно-расходная накладная, сертификат соответствия (заверенная поставщиком копия, в случае, если товар подлежит обязательной сертификации)), а также, при доставке автотранспортом, путевой лист и водительское удостоверение водителя, проверяет соответствие адреса разгрузки, делает отметку в путевом листе о времени прибытия на склад и сохраняет у себя документы до окончания разгрузочных операций и оформления актов приемки,а в случае необходимости — акт разногласий товара по количеству и качеству.Автоматизация предприятия и процесса приемки при этом как видно отсутствует, что увеличивает время процесса.

 2. Заведующий складом осуществляет контроль цены и ассортимента в приходной накладной  и передает приходную накладную офис-менеджеру

 3. Кладовщик, проверяя транспортное средство, должен убедиться в отсутствии прямого доступа к товару, наличии пломбы (ЗПУ) и соответствии оттиска  (№ ЗПУ) на пломбе оттиску (№ ЗПУ) в сопроводительных документах.

 4. Кладовщик принимает товар по количеству метров квадратных, штук, мешков, рулонов и т.д.

 o   Если при приемке товара обнаружена вскрытая упаковка, производится  проверка находящегося в ней товара.

 o  При приемке, может производится вскрытие упаковки для проверки ее содержимого в следующих случаях:

 — при нарушении оригинальной упаковки и необходимости немедленного определения

 количества бракованного/отсутствующего товара;

 — при содержании двух и более артикулов и необходимости пересортировки товара;

 — для выборочной проверки качества товара.

 5. При обнаружении брака (боя, недостачи, излишка) оформляется Акт приемки товара по количеству и качеству (при этом должна учитываться возможность его повторного пересчета до момента полного оформления прихода)

 6. По окончании приемки кладовщик оформляет акт приемки (форма акта прилагается), подписывает его, визирует у экспедитора и передает офис-менеджеру

 7. Офис-менеджер вводит спецификацию прихода в БД на основании акта приемки    товара

 8.  Офис-менеджер выводит на печать спецификацию прихода, визирует акт приемки, спецификацию прихода и передает оба документа кладовщику

 9. Кладовщик сверяет количество в акте приемке и спецификации прихода, визирует и передает спецификацию офис-менеджеру

 10. Офис-менеджер на основании спецификации прихода, оформляет приходную накладную в БД. При внедрении автоматизации процесса приемки данный пункт был бы на втором-третьем месте, т.к. автоматизация процесса приемки товара и логистики в целом значительно сокращают время с момента получения документов кладовщиком и внесением данных в учетную систему

 11. Офис-менеджер сверяет введенную в БД приходную накладную с оригиналом приходной накладной и визирует оригинал приходной накладной

 12.  Офис-менеджер архивирует спецификацию прихода и оригинал приходной накладной до  проведения ежемесячной инвентаризации и сдачи отчета

 13. Кладовщик архивирует акт приемки до проведения ежемесячной инвентаризации и сдачи отчета

 14. По окончании составления приходных документов заведующий складом делает отметки в путевом листе о времени убытия, возвращает водителю удостоверение, прочие документы и отдает распоряжение на выезд транспорта.

 

 

Приемка товаров по количеству и качеству — правила, схема, инструкция, порядок — как осуществляется прием продукции на складе

В нашей статье мы кратко приведем правила, нормативы и порядок приемки товара по количеству и качеству от поставщика на склад. Эти законодательные нормы успешно работают и в современной России.

Как принимают

В эту процедуру входит обязательная проверка, регламентированная в соответствии с положением абз. 2 п. 2 ст. 513 ГК РФ. В заключительном договоре оговаривается порядок инспектирования. В противном случае, ревизию проводят по действующему законодательству.

Такая операция осуществляется для:

• Определения бракованной партии.
• Выявления недостачи.
• Раскрытия виновных лиц по возмещению материальных убытков.

Решения для бизнеса
магазины одежда, обувь, продукты, игрушки, косметика, техника Подробнее	склады материальные, внутрипроизводственные, сбытовые и транспортных организаций Подробнее	маркировка табак, обувь, легпром, лекарства Подробнее
производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее, сборочно-монтажное Подробнее	rfid радиочастотная идентификация товарно-материальных ценностей Подробнее	егаис автоматизация учётных операций с алкогольной продукцией Подробнее

Как принимать товар: законодательное регулирование и цели

В договоре о поставке прописываются условия о внешнем виде и укомплектованности поставляемого изделия.

Обязательного документа для всех сторон не существует. Многие компании руководствуются нормативно-правовым кодексом, основанным из двух директив Госарбитража СССР № П-6 и № П-7 в двадцатом веке. Если у организаций возникли спорные вопросы, то они могут сослаться на эту инструкцию. Когда в договоре не прописан такой пункт, то представители компаний ведут переговоры путем личных договоренностей. Для покупателя существует нормативный регламент приемки товара на складе по количеству и качеству п. 1 ст. 513 ГК РФ, по которому он осуществляет выборку либо на своей территории, либо на зоне поставщика.

Целью инструкций является:

• Произвести визуальный осмотр коробок.
• Выявить недостачу по численности.
• Определить непригодную продукцию.
• Обозначить место для выборки,
• Проверить сопроводительные документы представителя.
• Договориться о месте и сроках хранения брака.

В постановлении АС МО от 28.07.2015 по делу А40-89393/14 расписаны действия, если покупатель получил груз не того характера и не того объема.

А если поставщику не заплатили за поставку, то суд встанет на его сторону, опираясь на акт АС МО от 21.09.2015 № Ф05-12369/15 по делу № А40-20678/15.

Инструкция по приему товара на склад

Правила прописываются в договоре и их количество зависит от места разгрузки, от вида транспортного средства и от габаритов привезенного груза. Для каждой компании перечень составляется индивидуально, но обобщенный реестр выглядит так:

• Осуществляется подъезд к месту размещения.
• Проверяются сопроводительные документы.
• Определяются размеры ворот для грузового транспорта.
• Выделяется пространство под разгрузку.
• Подается оборудования для перевозки груза.
• Предметы торговли визуально осматриваются, пересчитываются, взвешиваются.
• Вывозится при помощи рохли на место сложения.
• Сверяются и оформляются сопроводительные письма
• Регистрируются акты по бракованному или недостающему товару.
• Письменно вносятся данные о получении груза в реестр.
• Подготавливается зона для размещения и хранения.

Порядок приемки продукции по количеству и качеству

Первичный осмотр кладовщик проводит уже на стадии выгрузки коробок из транспортного средства. К концу процедуры у него имеются исчерпывающие сведения для оформления всех сопроводительных документов. За это время, опытный работник, успевает пересчитать груз, визуально оглядеть его на наличие потерянного или бракованного. При поступлении изделий с оптовых баз на руки потребителю выдается накладная формой № М-15. Такой документ в торговле применяется единым образцом, принятым в восьмидесятых годах прошлого века и до сих пор он не пересматривался.

Кто может принимать

На оптовую базу приезжает автотранспорт, который необходимо разгрузить и распределить коробки по складам.

За всеми операциями следит материально ответственное лицо. В его задачу входит проверка на качество и количество, выбраковка испорченного по срокам продукта (скоропортящийся). Число кладовщиков зависит от объема поставляемой продукции и размеров оптовой базы. В небольших организациях, как правило, работает один человек.

Обязательным условием считается оформление товаросопроводительных бумаг, которые могут быть представлены транспортными накладными, счет-фактурами и железнодорожными мандатами. Если получение осуществляется на своей территории, то начальник ставит печать своей компании. Это говорит о том, что теперь отвечать за сохранность будет эта организация. Когда выгрузка проходит на местности поставщика, то есть в порту, на железнодорожной станции, на чужом складе, то получение происходит по доверенности с предъявлением паспортных данных.

Составление договора

Во избежание претензий от покупателя, когда обнаруживаются порванная упаковка, недостающий объем, брак, то сторонам лучше подписать обоюдный документ. Можно использовать уже написанные ранее инструкции и оформить по специальным образцам: акт № ТОРГ-1, утвержденный Госкомстатом Российской Федерации в 1998 году за номером 132; М-7 N71 а.

Законодательством разрешено не использовать эти стандарты. Допустимо обеим компаниям составить собственный договор, в котором будет прописываться порядок. Здесь можно и нужно указать сроки исполнения, место выгрузки, и определить какие будут образцы сопроводительных документов (накладная, счет-фактура). При заполнении бумаг покупателю следует внимательно рассмотреть пункт о возражении на некачественный предмет. Если он поставил подпись, то в суде не сможет доказать свою правоту и не вернет брак поставщику. Это означает, что необходимо включить условие, гарантирующее покупателю подавать претензии и жалобы.

Как осуществляется приемка и передача товара

В первую очередь, следует подготовить стеллажи и полки на складе. Для этого потребуется время, поэтому обе стороны договариваются заранее, когда привезут груз.

Обычно хватает полчаса для освобождения зоны от ненужных вещей и выбора свободного временного периода. Чтобы не путать уже размещенный багаж от новопривезенного, работникам следует:

• Разноцветными мелками или маркерами разграничить зоны на полках.
• Для неподготовленных сотрудников составить схему принятия и повесить ее на видное место.
• Создать автоматизированную программу для учета. Она поможет выполнить все действия без ошибок во время пересчета.
• Купить и поставить качественный софт, который выявит недостатки и составит акт о несоответствии.
• Оснастить рабочую зону дополнительными стеллажами.

Все эти действия помогут без спешки выполнить разгрузочные работы, сократить время, лучше осмотреть продукцию для выявления недостачи и брака.

Решения для бизнеса
магазины одежда, обувь, продукты, игрушки, косметика, техника Подробнее	склады материальные, внутрипроизводственные, сбытовые и транспортных организаций Подробнее	маркировка табак, обувь, легпром, лекарства Подробнее
производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее, сборочно-монтажное Подробнее	rfid радиочастотная идентификация товарно-материальных ценностей Подробнее	егаис автоматизация учётных операций с алкогольной продукцией Подробнее

Как правильно принять товар от поставщиков

Технические моменты оговариваются между кладовщиком и экспедитором, но есть несколько принципиальных условий:

• Взвешиванием и узнается точный вес.
• Определяется численность подсчетом.
• На документе делается отметка, что упаковка на неповрежденной таре не распечатывалась.
• Допускается открывание коробки для выборочной проверки.
• Подписывается договор о материальной ответственности.
• Если кладовщик найдет несоответствие в накладной, то заполняется акт.
• Заранее планируется график.

Что необходимо проверить при приемке товара

Кладовщик, следуя распечатанной и прикрепленной к стене инструкции, совершает следующие действия:

• Проверяет реквизиты поставщика по терминалу сбора данных.
• Инспектирует совпадения цен.
• Пересчитывает, осматривает тару и коробки.
• Узнает при каком температурном режиме перевозились скоропортящиеся продукты.
• Проверяет маркирование.
• Выборочно вскрывает коробки для визуального осмотра.
• Если обнаруживаются недостатки, то кладовщик останавливает процесс получения, повторно все пересчитывает и взвешивает.
• В конце он ставит свою подпись, дату и печать (штамп) на сопроводительных документах.
• В компьютере отображает принятие продукции.
• Вносит в программную базу штрихкоды.
• Распределяет груз по зонам хранения.

Как принимают по качеству

По российскому законодательству материально ответственное лицо склада имеет право после выявления неукомплектованности груза составить акт о несоответствии не позднее пяти дней. Четыре месяца дается на установку не выявленных сразу недостатков. Все нормативные сроки прописываются в договоре обеими сторонами. Добротность предметов торговли определяется методом выборки. Кладовщик несет обязательства перед поставщиком о сохранности бракованного груза. Сотрудник сверяет привезенный товар с сертификатом, техническим паспортом, накладной, счет-фактурой. При этом осматриваются изделия по консистенции, внешнему виду, по запаху скоропортящихся продуктов и базовой комплектации. Претензии к непригодной продукции покупатель может предъявить на основании прописанного пункта в документации.

Сроки приемки

Продолжительность времени определяется от даты доставки груза на склад и зависит от его типа и территориального расстояния. Прописанные законодательством даты:

• Если автотранспорт находится в пределах одного города, то экспедиция может длиться до десяти дней. Исключением являются продукты, которые необходимо доставить за одни сутки.
• Если изделия перевозятся с другой местности, то разрешена доставка до 20 дней (скоропортящиеся – 24 часа).

Для места с труднодоступными климатическими и дорожными условиями прописаны особые временные рамки. Пищевые продукты должны поставить в течение сорока дней, а хозяйственные и галантерейные – в двухмесячный срок.

Приемка по весу

Кладовщик несет материальную ответственность за недостаток массы. Поэтому он, при подозрении на расхищение груза должен осмотреть упаковку. На место размещения он обязан приходить с маркировкой на коробке, указывающий вес. Если тара повреждена, то работник, не разрывая упаковку, перевешивает продукцию на последнем этапе получения. При несовпадении веса брутто, вызывают доверенного со второй стороны. Они вместе составляют протокол о недостатке.

Инструкция, порядок и правила оформления приема товара на склад по количеству и качеству от поставщиков

Чтобы не возникли конфликты между двумя партнерами, следует документировать результат проделанной работы.

Решения для бизнеса
магазины одежда, обувь, продукты, игрушки, косметика, техника Подробнее	склады материальные, внутрипроизводственные, сбытовые и транспортных организаций Подробнее	маркировка табак, обувь, легпром, лекарства Подробнее
производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее, сборочно-монтажное Подробнее	rfid радиочастотная идентификация товарно-материальных ценностей Подробнее	егаис автоматизация учётных операций с алкогольной продукцией Подробнее

Нюансы составления актов

В случае отсутствия претензий составляется и подписывается соглашение. В нем должны отражаться:

• Название, дата составления, регистрационный номер.
• Информация о: участниках сделки как принимающей стороне, так и поставляющей продукт.
• Список полученного груза, его число и комплектность.
• Пункт о завершении сделки и отсутствии разногласий.
• Фамилия, имя, отчество и подпись участников процесса передачи.

Использование компьютерных технологий для ускорения складских операций

Современное оборудование позволяет автоматизировать большую часть учетной работы, настроить заблаговременное поступление точной информации о перечне, качестве, особенностях упаковки и времени прибытия партии. Использование электронной маркировки позволяет снизить влияние человеческого фактора и резко ускорить учет.

Преимущества виртуального документооборота

Сосредоточение всей информации на одном носителе позволяет:

• Систематизировать данные, легко находить статистику.
• Минимизировать ошибки работников.
• Ускорить процесс заполнения.
• Автоматизировать подсчет и контроль.
• Иметь постоянную оперативную связь между сторонами.
• Совместить внутреннюю логистику склада с процессом приемки и выдачи.

Программное обеспечение

Оно позволяет наладить прием и хранение продукции, максимально снизив издержки, возникающие при ручном внесении данных. Суть процесса заключается в том, что при поступлении каждой единице присваивается собственный идентификационный номер. Это позволяет отслеживать наличие и местоположение, отгрузку в любой момент времени. Информация обо всех операциях остается в памяти и отчетность легко производится. Ввод данных происходит на понятном языке, ошибки идентификации минимизируется при использовании уникального кода или магнитной метки. Необходимое программное обеспечение можно найти на сайте cleverence.ru российского разработчика мобильных систем учета по штрихкодам «Клеверенс».

Как решаются проблемы недостачи и пересортицы

Весь цикл пребывания на складе сопровождается ошибками. Несоответствия могут появляться как при приеме, так и при выдаче. Нередким случаем является воровство и порча. Системный подход, основанный на присвоении идентификационного номера, позволяет устранить преднамеренные или нечаянные сбои, и проследить весь путь изделия. Это сильно затрудняет возможность фальсификации, все действия остаются в памяти, и при необходимости могут быть просмотрены для контроля.

Недостача

Ее можно минимизировать, если поставщик будет привозить маркированные единицы. Но нужно сделать так, чтобы ваши системы учета были совместимы.

Излишки

Так принято называть, когда количество не совпадает со значением, указанным в накладной. К таким ошибкам обычно приводят:

• Плохо проведенная работа по инвентаризации.
• Сильная загруженность кладовщика при поступлении большого объема.
• Некачественная отпускная отчетность.

Излишки может принять только директор компании после письменного заявления кладовщика, где отображаются пояснения по поводу лишней продукции. Составленный протокол передается главному бухгалтеру для поправок в отчетности.

Пересортировка

Основной источник проблемы – это небрежность при приемке и выдачи предметов торговли. Решает эту задачу чипирование и централизованный компьютерный учет.

Акт о недостаче

Существуют типовые формы, как то: № ТОРГ-2 или № ТОРГ-3. Возможны нюансы. Многие поставщики решают такие проблемы без лишних формальностей. Если необходимо официально задокументировать, то претензия должна быть завизирована не только кладовщиком, но и экспедитором или комиссией, состоящей из нескольких членов.

Приемка продовольственного товара, что это такое

Такой вид продукта требует особого отношения и соблюдения специфических правил. Если получение пакетированных изделий с длительным сроком годности является стандартной процедурой, то оборот скоропортящихся, весовых продуктов требует повышенного внимания при оценке добротности, времени реализации и соблюдения правил транспортировки и хранения. В магазинах принято решение спорных вопросов в пользу принимающей стороны. Свои особенности имеются при закупке у населения мяса, овощей, фруктов, молока, грибов и ягод.

Существует отработанная практикой схема и определенный алгоритм приемки товаров по количеству и качеству. В большинстве случаев это отлично подходит для складской работы и розничной торговли. При больших объемах целесообразно и выгодно автоматизировать процесс с помощью компьютеризации. Программное обеспечение можно выбрать и купить на сайте компании «Клеверенс».

Количество показов: 55267

Оглавление статьи:

Вы готовы к сотрудничеству с West-Pereezd? В таком случае, вам будет полезно и интересно узнать о том, как происходит процедура приема товаров на ответственное хранение на склады.

Процесс приема товаров на ответственное хранение в складской комплекс — это достаточно длительный и затратный технологический процесс.

Только качественный прием товара помогает снизить случаи недостачи и пересорта продукции, которые затем выявляются в процессе инвентаризации. В ООО «Вест-переезд» процесс приемки усовершенствован и отработан до автоматизма: это позволяет не допускать типовые ошибки.

Самый первый элемент в данной цепочке — это оптимизация в поставках продукции. Это особенно важно в том случае, когда требуется организация качественного хранения на нашем товарном складе.

Если этот процесс останется несистематизированнымым, загрузка складских работников будет распределена неравномерно. К тому же, качество работы при этом неудовлетворительное:

• не исключены простои,
• не редкость — работа в “авральном” режиме,
• скопление и очереди из грузового транспорта,
• приемки товара с грубыми ошибками.

Согласитесь, все это ведет к тому, что качество приема продукции в значительной мере падает.

В настоящий момент в российском законодательстве нет ни одного нормативного акта, который бы касался вопросов приемки товаров. Политика поведения по этому вопросу опирается целиком на инструкцию «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству», которая была утверждена постановлением Госарбитража СССР от 15 июня 1965г. N П-6, с изменениями от 29 декабря 1973г., и от 14 ноября 1974г.

Данная инструкция гласит, что если обе стороны не сослались при приемке на пункты вышеуказанной инструкции, то все проблемы, связанные с приемкой грузов и организацией услуг по хранению товаров, могут либо не решаться вовсе, либо решаются лишь в форме устной договоренности между двумя сторонами.

Для того, чтобы минимизировать спорные ситуации и повысить качество приема товаров в целом, данный процесс следует разбить на несколько различных последовательных элементов.

Шаг 1.

Для того, чтобы хранение на складе было осуществлено должным образом, на первом этапе необходимо тщательно провести проверку документации, которая в обязательном порядке сопровождает все грузы.

 

В большинстве случаев, такая документация представлена:

1. товаротранспортными накладными,
2. счетами-фактурами,
3. накладными на тару (в том числе и на ящики, паллеты, поддоны и пр.),
4. путевыми листами,
5. удостоверениями о качестве продукции и прочими документами.

Работник, ответственный за приемку товаров, должен в обязательном порядке проверить по накладным:

• данные грузоотправителей и грузополучателей,
• количество товара,
• ассортимент и упаковку грузов и т.д.

В случае, если документ отсутствует, приемка не должна быть остановлена. Однако, при этом следует составить специальный акт, в котором будет указано, какой именно товар был принят, а какие документы на него не были предоставлены. Данный акт составляется в двух экземплярах (и для грузоотправителя, и для грузополучателя). В акте обе стороны ставят свои подписи.

На следующем этапе необходимо удостовериться в целостности пломб на транспорте, а также на контейнерах. Пломбовые оттиски должны полностью соответствовать имеющимся образцам. В том случае, если составляется специальный акт, к нему желательно прикрепить видео или фотосъемку.

Шаг 2.

После соблюдения формальностей начинается непосредственная разгрузка транспортных средств. Этот процесс может быть совмещен с полным, либо предварительным приемом товара.

Чтобы площадь транспортного средства использовалась максимально эффективно, многие поставщики предпочитают не пользоваться паллетным методом отправки. Вместо этого товары укладываются на поддоны. Нередко товар отправляется и так называемым “навалом” — то есть укладывается на поддоны склада.

Если в карточке товара занесена информация о нормах укладки, то этап выгрузки будет сопровождаться качественной приемкой товара. В том случае, если товар был доставлен на поддонах, его точное количество указывается на приходной накладной.

Перед приемом ответственное лицо обязано внимательно пересчитать все имеющиеся поддоны. В том случае, если их количество не совпадает с тем, что указано в накладной, то будут замечены и расхождения в общем количестве полученных товаров. При обнаружении данного факта должен быть тут же составлен претенциозный акт недовоза или излишка груза (товара) с подписью экспедитора.

Шаг 3.

Непосредственно процесс выгрузки поддонов, для которого используются вилочные телеги. Они устроены таким образом, что даже одному грузчику под силу самостоятельно перевезти целый поддон для последующего хранения на товарном складе, заполненном тяжелым товаром.

В процессе выполнения разгрузочных работ персонал проводит визуальную оценку целостности всех упаковочных материалов и товаров. Необходимо тщательно следить за тем, чтобы упаковка не была поврежденной и деформированной, чтобы упаковочная стрейч-пленка не имела разрезов и порезов.

При этом важно, чтобы товарный бой не превышал установленных норм. В том случае, если у товара помята упаковка, а также обнаружен бой хрупкой тары — это признак того, что погрузка или траспортировка не были осуществлены должным образом. Все замеченные дефекты и нарушения необходимо описать в претенциозном акте (на бой или деформацию товаров).

В том случае, если составляется претенциозный акт, та сторона, которая не согласна с описанным содержанием, имеет право в дополнительном порядке описать там и свое мнение, и видение происходящей ситуации.

Окончательная приемка товаров происходит во время вскрытия грузовых мест, а также при детальной проверке качества и количества товаров. В зависимости от того, какие существуют тонкости в договоре между исполнителем и клиентом, товар может приниматься как при экспедиторе, так и  после его отъезда, но в случае оформления всей необходимой сопроводительной документации.

В зависимости от того, надежный ли ваш поставщик или нет, товар можно выбирать путем полной либо частичной выборки. Полученные при этом результаты распространяются на всю партию груза. Как определить надежность поставщика в этом случае? Исходите из того, сколько будет обнаружено товара с пересортом, боем, браком и недовозом.

Существует два способа:

1. Взвешивание по массе нетто. В этом случае необходимо иметь четкое представление о весе как самой единицы, так и его упаковочной тары.
2. Пересчитывание единиц товара, находящегося в каждой отдельной  тарной упаковке.

Чтобы сократить время приемки и при этом улучшить её качество, на “серьезных” складских предприятиях используются приборы для считывания штрих-кодов. Это оборудование может быть и стационарным, и переносным в виде ручных сканеров, систем с дистанционным сканером и т.д. Переносные модели для считывания штрих-кодов устанавливаются непосредственно на складском транспорте, а также могут быть использованы сотрудниками склада при выполнении различных операций.

На настоящий момент самые востребованные модели для считывания штрих-кодов — это так называемые радиотерминалы. У них есть прямой доступ к базе данных складского предприятия.

Приход – База знаний АТОЛ SIGMA

 

На этой странице можно добавить документ «Приход» или Оприходование. Приход — это получение товара. Список документов этого типа содержит следующую информацию:

• Номер – номер документа;
• Время – дата и время проведения документа;
• Склад – торговая точка, на которую поступил товар;
• Поставщик – фирма-поставщик товара;
• Комментарий – произвольный текстовый комментарий к документу;
• Сумма – общая сумма по документу;
• Статус – статус закупки: черновик (не проведена) или проведена.
• Форма документа (открывающаяся при нажатии на него в списке и при создании нового документа), кроме указанных выше полей содержит следующие данные:
• Создал – ФИО сотрудника, создавшего документ;
• Последнее изменение – дата и время последнего изменения документа;
• Таблица со списком товаров, с указанием количества, единицы измерения цены и суммы.
• В самом низу, после слова Итого, указывается общая сумма документа.

Документы можно заполнять с помощью сканера ШК. Для этого отсканируйте товар, добавленный ранее в каталог товаров. Если сканировать товары в открытом документе, они попадают в список товаров в документе с количеством 0. Есть отсканировать товар повторно, увеличивается количество позиции в документе. Если товара нет с каталоге товаров, будет предложено создание нового товара.

При проведении документа SIGMA предложит напечатать ценники для новых товаров и для тех, по которым изменились цены.  

Так-же кнопка «Печать ценников» теперь есть внутри документа, и можно напечатать ценники по конкретной поставке.

После проведения документа, вы можете отследить пополнения остатков в соответствующем разделе:  Остатки

Порядок приемки товара на складе и оформления товарно-сопроводительных документов

11 апреля 2017 / Аналитика

Как принять товар на складе и оформить товарно-сопроводительные документы

При получении товара по договору поставки между сторонами зачастую возникают спорные ситуации, связанные с фактом приёмки товара. В целях избежания неблагоприятных последствий, связанных с ненадлежащей приёмкой товара и ненадлежащим оформлением товарно-сопроводительных документов, предлагаем следующие рекомендации.

При осуществлении приёмки товара следует учитывать положения Гражданского кодекса Республики Беларусь (ГК) и договора, заключенного сторонами, а также нормативные предписания специальных актов законодательства, регулирующих отношения по поставке товаров. К таковым относятся Положение о поставках товаров в Республике Беларусь, утверждённое постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 08.07.1996 года № 444, а также Положение о приемке товаров по количеству и качеству, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 03.09.2008 года № 1290.

Обязанность поставщика передать товар покупателю считается исполненной в момент:

• вручения товара покупателю или указанному им лицу (получатель), если договором предусмотрена обязанность поставщика по доставке товара;
• предоставления товара в распоряжение покупателя, если товар должен быть передан покупателю в месте нахождения товара.

Договором стороны могут предусматривать иной порядок исполнения обязанности поставщика по передаче товара.

Следует отметить, что в случае передачи товара другому юридическому лицу, данный товар вправе принять либо руководитель организации (т.к. вправе выступать от имени юридического лица без доверенности, в силу того, что наделен такими полномочиями законодательством и учредительными документами организации), либо лицо, специально уполномоченное принять товарно-материальные ценности (ТМЦ). Лицом, специально уполномоченным принять ТМЦ, может являться любое правоспособное лицо, которому предоставлены такие полномочия на основании доверенности. При этом данное лицо не обязательно должно состоять в трудовых отношениях с организацией.

В соответствии с п. п. 5,6 ст. 186 ГК доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, скрепленной печатью этой организации, а доверенность от имени юридического лица, основанного на собственности Республики Беларусь или собственности административно-территориальной единицы, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным бухгалтером этой организации, руководителем организации или индивидуальным предпринимателем, оказывающими услуги по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности.

Принятие товара всегда опосредуется оформлением соответствующих товарно-сопроводительных документов, в которых делается соответствующая отметка:

• в Товарно-транспортной накладной (ТТН), если товар перемещается с использованием транспортных средств;
• в Товарной накладной (ТН), если товар доставляется почтой или нарочно.

Следует отметить, что в соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.03.2011 года № 360 «Об утверждении перечня первичных учетных документов» ТТН и ТН рассматриваются как первичные документы, на основании которых согласно ст. 1 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (Закон о бухгалтерском учете) хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета.

В соответствии с пунктом 9 статьи 10 Закона о бухгалтерском учете своевременное и правильное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них сведений обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Для оптимизации ведения бухгалтерского учёта в организации, рекомендуется составлять перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов и согласовывать его с главным бухгалтером, утверждать руководителем организации, поскольку отдельные первичные учетные документы требуют подписи главного бухгалтера или лица, им уполномоченного.

Таким образом, в случаях приемки товара непосредственно руководителем организации доверенность не нужна. При оформлении ТТН и ТН в графах «по доверенности» и «выданной» указываются данные о документе, подтверждающем полномочия руководителя (как правило, это приказ с номером и датой о назначении на должность либо решение учредителя (-ей), а в отношении управляющего решение учредителя (-ей) и соответствующий договор с управляющим), а индивидуальным предпринимателем – свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя. Следует отметить, что законодательство не требует обязательного наличия оттиска печати на ТТН или ТН, которые сопровождают подпись руководителя. Когда же товар принимается лицом, уполномоченным по доверенности на принятие товара, то его полномочия должны быть подтверждены доверенностью на совершение этих действий. Поэтому в графах «по доверенности» и «выданной» ТТН указываются номер и дата доверенности, наименование организации, выдавшей доверенность.

Распространённой ошибкой при оформлении ТТН является указание в графе «Принял грузополучатель» на лицо, которые не имеют право на принятие ТМЦ в силу отсутствия полномочий. Необходимо отметить, что ТТН и ТН должны заполняться последовательно и в графе «Принял грузополучатель» должны быть отражены должность, фамилия и инициалы материально ответственного лица, принявшего товар, его подпись, а также оттиск штампа (печати) грузополучателя.

разбираемся на примерах из практики

С поставкой товара сталкивается практически каждая компания. Однако не всегда ее оформлению уделяется должное внимание, хотя от этого зависит, будет ли оплачен поставленный товар или поставлен купленный. Рассмотрим, какие документы или действия подтвердят факт поставки, а каких будет недостаточно.

Товарная накладная

Самый надежный способ зафиксировать факт поставки — подписать товарную накладную. По общему правилу она подтверждает, что товар принят покупателем и подлежит оплате. Накладная должна содержать все необходимые сведения: реквизиты договора, наименование, количество, цену товара, подписи должностных лиц поставщика и покупателя, оттиски их печатей, дату составления и номер. Один из самых важных реквизитов — подпись лица, принимающего товар. У него на это должны быть полномочия, иначе накладная бесполезна. Лучше всего заблаговременно запросить у контрагента доверенность на то лицо, которое будет принимать товар.

Акт приема-передачи

Еще один надежный способ подтвердить поставку — подписать акт приема-передачи товара. Важно, чтобы он был подписан уполномоченными лицами.

Имейте в виду: если нет акта, но есть товарная накладная, факт поставки все равно будет считаться доказанным.

Таможенная декларация

Если в качестве доказательства передачи товара представляются одни только таможенные декларации, суд не признает поставку состоявшейся. Чтобы подтвердить факт поставки, нужны первичные учетные документы. К ним как раз и относятся накладные, в том числе CMR, акты приема-передачи. Декларации их не заменят.

Акт сверки взаимных расчетов

Сам по себе акт сверки в качестве доказательства поставки, скорее всего, не примут. Однако в совокупности с другими документами он может пригодиться. Суды указывали, что исполнение обязательств по поставке подтверждается актами приема-передачи, актами ввода товара в эксплуатацию и проведения инструктажа специалистов, товарными накладными, сводным актом приема-передачи товара, а сумма задолженности — актом сверки взаимных расчетов.

Счет-фактура и УПД

Не подтвердить факт поставки и одним лишь счетом-фактурой. Он содержит информацию о величине платежа и о товарах, подлежащих оплате. Можно сказать, что он выставляется для оплаты товаров, а не для фиксации факта их получения. Другая ситуация с универсальным передаточным документом (УПД), подписанным уполномоченным представителем покупателя. Такой документ подтверждает факт поставки. В отличие от счета-фактуры, УПД может фиксировать передачу груза, так как содержит реквизиты должности лица, получившего груз или уполномоченного на принятие товара от имени покупателя. Рекомендуем продавцу утвердить в учетной политике форму УПД и порядок ее применения.

Факт оплаты товара

Частичная оплата товара в некоторых случаях может свидетельствовать о том, что товар был поставлен. Однако полностью полагаться на этот довод, чтобы взыскать полную оплату, не стоит. Он может сработать вместе с другими доказательствами. Частичную оплату могут расценить как одобрение покупателем приемки товара лицом, полномочия которого не подтверждены. Представить товарную накладную или акт приема-передачи все-таки придется.

Обзор подготовлен специалистами компании «Консультант Плюс»

Принять товар по накладной в приложении «СБИС Курьер»

Принять товар по накладной в приложении «СБИС Курьер»

Для сопровождения груза менеджер оформляет транспортную накладную, а затем передает ее на выполнение перевозчику. Водитель транспортной компании-перевозчика принимает документ в мобильном приложении «СБИС Курьер», заполняет его, доставляет груз и отмечает выполнение.

В разделе «Работы» отображается список всех транспортных накладных с группировкой по дням. С помощью фильтра можно отобрать документы по состоянию: «Выполненные», «В работе», «Все».

1. Найдите и откройте транспортную накладную. Чтобы быстро найти документ, сканируйте код бумажной накладной: нажмите и наведите камеру на QR-код.
2. Получите товар от грузоотправителя и нажмите «Получение груза/Груз принят». Характеристики товара указаны в блоке «Что везем». Если есть замечания, опишите их в комментарии и нажмите «Груз принят с замечаниями».
3. Проведите вниз по экрану, чтобы открыть карту. Приложение покажет маршрут до пункта назначения.
4. Доставьте груз. После того как грузополучатель подтвердит, что товар получен, нажмите «Завершение доставки» и выберите: «Груз доставлен» или «Груз доставлен с замечаниями», если они были.

В разделе «Работы» отображается список всех транспортных накладных с группировкой по дням. С помощью фильтра можно отобрать документы по состоянию: «Выполненные», «В работе», «Все».

1. Найдите и откройте транспортную накладную. Чтобы быстро найти документ, сканируйте код бумажной накладной: нажмите и наведите камеру на QR-код.
2. Получите товар от грузоотправителя и нажмите «Получение груза/Груз принят». Характеристики товара указаны в блоке «Что везем». Если есть замечания, опишите их в комментарии и нажмите «Груз принят с замечаниями».
3. Проведите вниз по экрану, чтобы открыть карту. Приложение покажет маршрут до пункта назначения.
4. Доставьте груз. После того как грузополучатель подтвердит, что товар получен, нажмите «Завершение доставки» и выберите: «Груз доставлен» или «Груз доставлен с замечаниями», если они были.

Заказ выполнен: товар доставлен, накладная подписана всеми сторонами.

Получение товара и счет-фактура

Редактировать

Получение товаров и счет-фактура

Когда товары или услуги, которые вы заказали, будут доставлены, вам необходимо сравнить их количества и цены (если они известны) с исходным заказом на поставку и отметить эти товары как полученные.

Существует три возможных сценария получения инвентаризованных товаров: они могут поступать со счетом-фактурой, перед счетом-фактурой или после счета-фактуры. Вы определяете, какой из них, устанавливая всплывающее меню Process Order .По определению, товары, не прошедшие инвентаризацию, не могут быть доставлены на склад и, следовательно, не могут быть получены до выставления счета.

Товар поступил со счетом

Это обычный случай, который означает, что вы можете ввести полученное количество и правильную цену; MoneyWorks сгенерирует счет-фактуру кредитора (или платеж, если требуется) за товары, которые будут помещены на склад при разноске счета.

1. Установите всплывающее меню технологического заказа ¹ для получения товаров со счетом

2. Введите полученное количество и цену из счета-фактуры

Это определяет количество и стоимость товаров, которые будут поставлены на склад.

3. Нажмите кнопку ОК (или Далее )

Вам будет предложено ввести номер счета, дату и период.

4. Введите данные и нажмите кнопку Процесс

Будет сгенерирован счет-фактура покупки, по которому товары будут поступать на склад.

Товар получен после выставления счета

В этой ситуации вы бы записали общую уплаченную сумму как счет-фактуру предоплаты или депозита, как описано ранее.Затем вы получите товары через исходный заказ на покупку.

1. Установите всплывающее меню технологического заказа на получение товаров после накладной

2. Введите фактически полученные количества в столбец «Полученные».

Вам не нужно изменять цены, поскольку они будут введены при обработке счета — см. Оплата депозита с помощью заказа . Однако, если они по какой-то причине изменились, вы можете изменить их.

3. Нажмите кнопку ОК (или Далее)

Откроется окно обработки заказа.

4. Введите номер счета-фактуры, если необходимо, дату и период, в котором были получены товары, и продукт депозита

Номер счета-фактуры по умолчанию соответствует номеру в поле Invoice # заказа на поставку. Будет автоматически установлен номер последнего счета на предоплату. Продукт «Депозит» используется для уменьшения непогашенной суммы счета на сумму ранее внесенных депозитов или счетов-фактур на предоплату.Вы должны использовать тот же депозитный продукт, который использовался при первоначальной предоплате. См. Примечание о депозитах .

5. Нажмите «Обработка», чтобы завершить поступление материала.

MoneyWorks создаст специальный счет-фактуру «Полученные товары» для поступления товаров на склад. Предыдущие платежи будут вычтены из счета-фактуры, что обычно оставляет счет-фактуру нулевым. Однако, если вы изменили цену, и это последняя поставка, может быть остаток для оплаты (или кредит для востребования).Это будет отражено в вашей обычной кредиторской задолженности.

Товар получен до выставления счета

В этом случае вы можете получить любые инвентаризованные товары на складе по ожидаемой цене. Когда впоследствии приходит счет-фактура, он может быть зарегистрирован (с использованием опции обработки Получить счет-фактуру после товаров в исходном заказе на поставку), и MoneyWorks повторно скорректирует стоимость полученных товаров. Обратите внимание, что после получения товара важно, чтобы ваша расчетная цена была реалистичной (в частности, нулевая расчетная цена покупки, как правило, является плохой идеей, поскольку это сильно исказит вашу маржу).

Когда вы получаете товары до выставления счета-фактуры, MoneyWorks создает журнал создания запасов, чтобы ввести товары на склад. Вам нужно будет указать «другую сторону» этого журнала, которая, как правило, является текущим обязательством (например, «Нефактурированные запасы»; это происходит потому, что, принимая запасы, вы принимаете на себя обязательства перед поставщиком). Обратите внимание, что вы не можете получить товары, не прошедшие инвентаризацию, до того, как по ним будет выставлен счет.

1. Установите всплывающее меню технологического заказа на получение товаров до накладной

2. Ввести фактически полученные количества в столбец «Полученные»

3. Проверьте цену каждой позиции

Важно, чтобы они были близки к ожидаемой закупочной цене, поскольку это стоимость, по которой товары будут помещены на склад, если текущий запас в наличии равен нулю.Если есть какие-либо существующие запасы, товары будут ввезены по существующей средней стоимости единицы ² .

4. Нажмите кнопку ОК (или Далее )

Вам будет предложено указать учетную запись «Незавершенные запасы», а также дату и период журнала создания запасов.

5. Введите счет неоплаченных запасов, дату и период поступления номенклатуры на склад.

Учетная запись «Неоплаченные запасы» должна быть текущим обязательством.

6. Процесс нажатия

Будет создан журнал создания запасов для размещения товаров на складе.

Когда вам впоследствии будет выставлен счет за товары, используйте опцию «Получить счет после товаров».

Примечание: Если вы используете систему заданий и получаете товары до выставления счета, товары поступают в запас, а не перетекают автоматически в задания. Вам нужно будет запросить их вручную.

Получить счет после получения товара

Используйте это только в том случае, если вы получили товары до выставления счета (т. е. Получите товар до выставления счета-фактуры выше).

1. Установите всплывающее меню технологического заказа на получение счета-фактуры после товаров

2. Введите количество и стоимость товаров в накладной

Количество должно быть меньше уже полученной суммы. Если он больше, вам нужно будет обработать дополнительные товары, полученные как Получение товаров до счета-фактуры, прежде чем обрабатывать его.

3. Нажмите кнопку ОК (или Далее)

Откроется окно «Получить счет-фактуру».

4. Введите счет неоплаченных запасов, номер счета, дату и период и нажмите Обработать

Вы не можете изменить сумму счета, поскольку она была определена на предыдущем экране.

MoneyWorks создаст счет на указанные товары. Ранее поступившие товары будут повторно обработаны через систему складирования по фактурной стоимости (т. Е. Они будут сняты со склада по текущей средней стоимости единицы и возвращены в запас по правильной фактурной стоимости).Если это окончательный счет (т.е. нет просроченных заказов, и все товары, которые были получены ранее, были выставлены в счет), заказ будет отмечен как завершенный.

Примечание к окончательному счету: Когда будет выставлен окончательный счет для заказа, MoneyWorks проверит, есть ли остаточный баланс на счете неоплаченных запасов из-за этого заказа. Это может возникнуть, когда средняя стоимость единицы товара изменилась с момента первоначального поступления запаса и обработки окончательного счета-фактуры.Если обнаружен остаточный баланс, MoneyWorks создаст дополнительный общий журнал (с описанием «Исправить для измененных оценок на ЗП xxx»), чтобы переместить остаток из неучтенных запасов в счет себестоимости продаж.

Примечание: Если вы используете калькуляцию заданий, столбец заданий в счете будет пустым, независимо от настройки в исходном порядке. MoneyWorks предполагает, что вы уже запросили элементы для работы.

Транспортные расходы

Если фрахт был оплачен по отгрузке, вам нужно будет ввести сумму фрахта, чтобы она была перенесена в окончательный счет-фактуру.

1. В поле Код фрахта введите код продукта для фрахта

Коды фрахта — это особые классы продуктов — см. Методы доставки . Обратите внимание, что любые переопределения GST / НДС / налога на имя поставщика игнорируются: налог основан на налоге на фрахтовый продукт.

2. При желании запишите номер дела (или любой другой комментарий) в поле дела

3. Введите сумму фрахта (без налогов) в поле Сумма фрахта

учетной политики по выставлению счетов за еще не поставленные товары | Small Business

Автор: Fraser Sherman Обновлено 25 сентября 2020 г.

С кассовым учетом бухгалтерский учет прост: вы не регистрируете никаких транзакций, пока деньги не переходят из рук в руки. С помощью метода начисления вы регистрируете транзакции, как только вы зарабатываете деньги или получаете задолженность. Если счет-фактура приходит до или после товаров, за которые вы заплатили, для правильной записи транзакции требуется несколько дополнительных шагов учета.

Наконечник

Если вы вносите предоплату по счету до получения соответствующих товаров или услуг, вы кредитуетесь наличными и дебетует счет предоплаченных расходов, например, предоплаченных расходных материалов, предоплаченных запасов или предоплаченных услуг. Когда вы получаете все, за что вы заплатили, вы кредитуете предоплаченные расходы и дебетовые расходы на инвентарь или аналогичный счет.

Счет-фактура не получена

Ведение учета было бы простым, если бы покупатели просто посетили поставщика, заплатили за то, что им было нужно, и ушли с товарами, но часто это происходит не так. Вместо этого заказ, доставка, выставление счетов и оплата происходят на разных этапах процесса. Чтобы запутать вас еще больше, ваша система управления запасами обрабатывает отгрузки товаров иначе, чем ваша бухгалтерская система.

Например, в системе управления закупками сказано: предположим, вы получили отгрузку товарно-материальных ценностей, но счет-фактура еще не получен.Если вы используете систему постоянного учета запасов, при которой вы постоянно обновляете свои складские записи, вы сразу фиксируете отгрузку; при периодической инвентаризации вы регистрируете ее в конце отчетного периода. В любом случае, вы не регистрируете покупку как кредиторскую задолженность, пока не получите товарный счет.

Предположим, вы заказали запасов на сумму 2 000 долларов США. Пока счет не получен, вы записываете $ 2 000 в счет GRNI — товары полученные, но не выставленные в счет-фактуре, а также в запасах.После того как поставщик отправляет товарный счет-фактуру, вы уменьшаете GRNI на 2 000 долларов и записываете 2 000 долларов в счет кредиторской задолженности.

Отслеживание GRNI

По мере роста вашего бизнеса поставки GRNI могут стать более распространенными. В вашей учетной записи GRNI могут быть сотни записей, связанных с несколькими покупками, несколькими товарами и несколькими поставщиками. Их отслеживание и обновление при получении счетов требует все больше времени и усилий, и их легко потерять. Задержки поставщиков, ошибки в счетах и ​​мошенничество могут усугубить ситуацию.

Программное обеспечение может в этом помочь. Автоматизированный процесс может принимать счета, сопоставлять их с заказами на покупку и вносить необходимые корректировки бухгалтерского учета, не упуская данных, которые может пропустить человеческий глаз. Это дает дополнительное преимущество в том, что ваши книги всегда обновляются без задержек по времени. Это может упростить выявление поставщиков, которые работают медленно или своевременно, и решить, какие из них заслуживают большей части вашего бизнеса.

Товар не получен

Иногда все обстоит наоборот. Вы получаете счет-фактуру, возможно, оплатите его, но товара у вас еще нет. В «Бухгалтерии» говорится, что это происходит, например, при предоплате заказываемых товаров. Предоплата может быть вызвана тем, что вы используете кассовый учет и хотите заранее зарегистрировать расходы, или потому, что предоплата дает вам предпочтительный режим. Это также происходит, если продавец по какой-либо причине не предоставит вам кредит.

Учет запасов, оплаченных, но не полученных, или предварительно оплаченных товаров или предварительно оплаченных услуг, учитывает товары или услуги, которые другая сторона должна вам, как актив.Если вы оплачиваете запасы 1,200 заранее, вы кредиту 1,200 долларов наличными и дебетует счет актива предоплаченных расходов на сумму 1,200 . Когда вы получаете товарно-материальные запасы или другие товары, вы кредитуете предоплаченные расходы и списываете расходы на запасы.

Со службами все немного сложнее, потому что процесс затягивается. Например, если вы платите за годовое интернет-обслуживание или страховку авансом, то вы ежемесячно списываете предоплаченные расходы в размере одной двенадцатой суммы платежа.Например, если вы заплатили $ 24 000 за годовое техническое обслуживание, вы будете ежемесячно списывать $ 2 000 с предоплаченных расходов и кредитовать счет расходов на обслуживание на ту же сумму.

На практике, выполнение этого с каждым предоплаченным расходом и покупкой может затруднить ведение бухгалтерского учета из-за отслеживания слишком большого количества предоплаченных товаров, особенно услуг. Чтобы этого избежать, установите минимальный порог для ввода позиции в счет предоплаты.Если порог составляет, скажем, 500 долл. и вы вносите предоплату за канцелярские принадлежности на сумму долл. США 400 долл. США, просто рассматривайте 400 долл. США как обычные расходы.

Когда вы работаете за наличные

Если вы используете кассовый учет, как это делают многие малые предприятия, не существует такой вещи, как счет предоплаты, говорит Фундера. Предположим, вы сегодня оплачиваете товарный счет $ 1,400 , но не получите товар в течение двух недель. Вместо того чтобы беспокоиться о предоплаченных расходах, вы просто регистрируете $ 1,400 как обычную покупку.Если вы заплатили сегодня за шесть месяцев услуг на сумму $ 300 , вы бы записали расходы сегодня и не корректировали бы счет позже.

Это упрощает бухгалтерский учет, но также искажает внешний вид ваших финансов. Предположим, вы платите $ 3 600 в этом месяце за годовые услуги. Это очень большие расходы на обслуживание в этом месяце, за которыми последуют 11 месяцев нулевых расходов. Метод начисления, показывающий расходы в размере $ 300 в месяц, дает более реалистичную картину.

Когда вы продавец

Если вы продавец, учет оплаченных, но не полученных запасов работает в обратном порядке. Причитающиеся покупателю товарно-материальные запасы или услуги отражаются в бухгалтерских книгах как пассив, а не как актив. Продавцы обычно не проводят много предоплат, поэтому отследить платежи и скорректировать счета несложно.

Если, скажем, вы получаете платеж $ 1 500 за товары, которые должны быть отгружены, вы записываете кредит на счет обязательств по предоплате и дебетование наличными.При отгрузке товаров вы списываете предоплату и кредитует счета выручки. Если вы продаете услуги заранее, вы должны корректировать счета для каждого месяца услуг, как это делает покупатель.

Требование предоплаты наличными

Jobber Academy заявляет, что преимущества привлечения клиентов к предоплате заключаются в том, что они не беспокоятся о невыплате и гарантируют своевременное получение платежа. Если у вас небольшой бизнес с ограниченным денежным потоком, это определенные плюсы. Есть и другие обстоятельства, при которых это хорошая идея:

• Вам придется выложить большие деньги за сырье, и вам нужен залог.Кровельщики часто просят залог, например, для покрытия черепицы и гвоздей.
• Это большая работа, и вы действительно не можете позволить клиенту отступить. Депозит гарантирует покупателю бай-ин.
• Из прошлого опыта вы знаете, что этот клиент платит поздно.
• Ваш бизнес новый, и вам нужен денежный поток.

Обратной стороной является то, что если вы отправляете товарный счет-фактуру до товара или услуги, это может испортить отношения с вашими клиентами, особенно если они недовольны вашей работой.Всегда заранее четко указывайте условия сделки. Свяжитесь с ними после доставки, чтобы узнать, довольны ли они. Предложите скидку на предоплату, если можете себе это позволить. Вы хотите, чтобы ваш клиент был полностью доволен.

Что такое счет-фактура? Руководство, примеры и что включить

Счета-фактуры иногда путают с заказами на поставку, но эти документы служат для разных целей.

Как правило, продавцы выставляют счета, а покупатели оформляют заказы на покупку (ЗП). Заказ на покупку — это договор купли-продажи между покупателем и продавцом.

Например, местная кофейня хочет купить пять ящиков эспрессо у своего любимого дистрибьютора. Владелец кофейни может подписать заказ на покупку при покупке продукта. Дистрибьютор выставит счет при получении кофе.

3. Предложите варианты онлайн-оплаты

Чтобы упростить процесс выставления счетов, упростите процесс оплаты. Предоставьте клиентам простой способ оплаты вашего счета, чтобы стимулировать своевременные платежи и улучшить их взаимодействие с вашей компанией.Используя QuickBooks, вы можете создавать электронные счета и принимать платежи из одного места, улучшая общую транзакцию для вашей команды и ваших клиентов.

Когда следует выставлять счета?

Создайте и отправьте счет-фактуру сразу после выполнения заказа или услуги. Неспособность быстро выставить счета клиентам может привести к задержкам платежей, а своевременное выставление счетов может помочь вам улучшить денежный поток. Использование таких показателей, как количество дней непогашенных продаж (DSO) и коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности, может помочь вам отслеживать скорость платежей и эффективность вашей дебиторской задолженности.

Как долго вы должны дать кому-то оплатить счет?

Определите четкие условия оплаты, определяющие, как долго клиенты должны оплачивать свои счета в процессе продажи. Чистая 30 или 30 дней — это обычное время, которое отводится на оплату счетов, но выбирайте условия оплаты, которые имеют смысл для вашего бизнеса, вашего клиента и транзакции. Варианты варьируются от требования предоплаты до условий чистых 90, которые дают клиентам 90 дней на оплату неоплаченных счетов. Стоимость и сложность проекта могут повлиять на выбранные вами условия оплаты.

Являются ли счета-фактуры юридическими документами?

Нет, счета-фактуры сами по себе не являются юридически обязательными документами. Счета-фактуры не содержат доказательств того, что предприятие и его клиент согласовали условия оплаты, указанные в счете-фактуре. Чтобы уменьшить вероятность оспаривания счета-фактуры, предприятия могут заключать контракты, в которых излагаются детали транзакции. Контракты, подписанные обеими сторонами, могут действовать как юридические документы, уменьшать вероятность недопонимания относительно транзакций и могут помочь ускорить процесс оплаты.

Что происходит, когда покупатель отказывается оплачивать счет?

Иногда клиенты могут не согласиться с выставленным им счетом. Когда это произойдет, вам нужно будет начать процесс разрешения спора по счету. Это начинается с разговора между вами и клиентом, чтобы определить, с какими элементами счета-фактуры клиент не согласен. Некоторые споры можно разрешить путем обсуждения, но вам может потребоваться перейти к возбуждению судебного иска для сбора платежей, если вы и ваш клиент не можете прийти к соглашению по спорным элементам счета.

В других случаях у клиентов может не быть проблем со счетом, но они просто не оплатили счет в соответствии с согласованными условиями оплаты. В этой ситуации как можно скорее свяжитесь со своим клиентом по поводу неоплаченного счета. Если ваши попытки получить платеж не увенчались успехом, у вас есть несколько вариантов, например факторинг счетов или обращение в суд. Если вы сообщите клиентам, что вы предлагаете скидки при досрочном погашении или взимаете плату за просрочку оплаты, это может побудить их совершать своевременные платежи.

Использование бухгалтерского программного обеспечения для автоматизации выставления счетов и приема платежей

QuickBooks Payments позволяет легко создавать профессиональные счета и принимать платежи в одном месте, улучшая общий процесс транзакций для вашей команды и ваших клиентов.

С помощью функций выставления счетов QuickBooks Payments вы можете принимать платежи, отправлять индивидуальные счета и пользоваться преимуществами автоматического сопоставления, чтобы упростить бухгалтерский учет. Финансовая отчетность обновляется в режиме реального времени, немедленно отражая изменения в вашей дебиторской задолженности и остатках на банковских счетах.

Управление запасами + 3-стороннее сопоставление с использованием AP Automation

Получать или не получать: управление запасами и 3-стороннее сопоставление

В настоящее время заказы на поставку используют почти все. Компании любого размера считают, что эта система — более простой способ управления заказами, проверки покупок и получения некоторого представления о том, откуда они расходуют. Имеет смысл иметь систему заказов на закупку для вашего бизнеса.

Внедрение системы заказов на закупку (PO) — это только начало. Заказы могут быть отправлены неполными или в разобранном виде. Продавцы иногда также отправляют больше, чем вы заказали, что необходимо согласовать, чтобы была произведена соответствующая оплата и инвентарь оставался точным. А иногда товары и счет-фактура не приходят одновременно, поэтому вам нужно отслеживать эти заказы и согласовывать различия.

Лучшее решение этих проблем — введение четкой политики приема.Такая политика будет работать рука об руку с вашей системой закупок и системой расчетов с поставщиками (AP) , что даст вам более глубокое понимание и контроль над деньгами, уходящими из компании, и поступающими товарами.

Что получает?

Получение — это процесс, который компании используют для регистрации, какие позиции в заказе на поставку фактически прибыли в поставке. Сразу после поступления заказа кто-то, например, клерк-получатель, проведет физический учет товаров, чтобы проверить количество и тип полученного товара.

Затем принимающий клерк или администратор создает документ, подтверждающий полученные продукты. Эти документы имеют множество имен, включая получателей, поступления товаров или просто поступления. Вы будете отслеживать поступления товаров через систему и сопоставлять их с заказами на покупку и счетами-фактурами. Это гарантирует, что ваша компания получит все, что вы заказали, и предоставит вам документацию, необходимую для запроса кредита у поставщиков за отсутствующий или поврежденный товар.

Следует ли всегда требовать получения?

На этот вопрос нет однозначного ответа.С точки зрения бухгалтерского учета согласованность стандартов обычно предпочтительнее непоследовательности. Однако будут случаи, когда получение не имеет отношения к покупке.

Возьмем, к примеру, счета за коммунальные услуги. Более крупные компании работали с поставщиками коммунальных услуг, и им удалось заставить многих включать номера заказов на покупку при отправке счетов на оплату. Это может действительно ускорить процесс оплаты по сравнению с ожиданием утверждения вручную, поскольку любые деньги, доступные по заказу на покупку, могут быть использованы для оплаты коммунальных расходов.

Однако в этом примере нет необходимости усложнять процесс добавлением приема. Создание товарного поступления для коммунальных услуг также сводит на нет цель получения, потому что нечего согласовывать. Вы в любом случае собираетесь оплатить счет за электроэнергию в полном объеме, поскольку энергетические компании не умеют вести переговоры или получать прибыль.

Когда вам нужно получать?

Если у вас есть запасы, которые нужно поддерживать, использование хороших поступлений имеет решающее значение. Часто существует огромная разница между местом получения материалов и отделом, оплачивающим счет.Требование GR значительно упрощает работу бухгалтерии, когда они пытаются убедиться, что платят за то, что на самом деле прибыло в вашу компанию. Это также полезно, когда заказы выполняются несколькими партиями. Получение — это способ постепенно опровергнуть заказ на поставку, чтобы отслеживать, что прибыло, а что еще не получено.

Кроме того, компании, которые заказывают много продуктов питания, таких как продукты, мясо и молочные продукты, должны обязательно требовать получения при любой из этих покупок. Продавец может принести упаковочный лист, который показывает, что весь заказ выполнен, но при дальнейшем просмотре вы можете обнаружить, что часть заказа испорчена, повреждена или иным образом непригодна для использования.Вам понадобится GR, если вы попросите продавца вернуть деньги за неиспользованные товары. Он также функционирует как юридический документ для ваших записей.

Как компании обеспечивают соблюдение требований GR?

Может возникнуть соблазн провести формальную линию на песке и сказать, что все заказы на поставку должны проходить процесс получения, чтобы получить хороший чек. Однако этот подход не учитывает быстрые темпы офисной среды или другие срочные платежи. В случае разделения кредиторская задолженность обычно несет ответственность за определение того, какие заказы на покупку необходимо получить.

У каждой компании свои правила, но, как правило, запасы и скоропортящиеся товары всегда требуют получения. Иногда общие заказы на покупку не требуют получения, но в других случаях это необходимо. При работе с исключениями процесс может очень быстро запутаться, и группе AP будет сложно уследить за ним. Если это звучит как ваша компания, было бы неплохо найти инструмент рабочего процесса кредиторской задолженности, который автоматически различает двусторонние и трехсторонние заказы на поставку.

Что такое двухстороннее и трехстороннее согласование?

Компании используют разные системы согласования, чтобы гарантировать получение того, что они заказывают. При двустороннем сопоставлении вы сравниваете счет, полученный от поставщика, с заказом на покупку, созданным вашей компанией. Если они совпадают, то вперед. В этой системе вы просто предполагаете, что в счете указано то, что вы действительно получили.

В некоторых случаях двустороннее сопоставление работает, но не очень хорошо для инвентаря и скоропортящихся товаров.Для них вы захотите использовать 3-стороннее соответствие. Эта система сопоставляет заказ на поставку, счет-фактуру и поступление материала. Все три должны совпадать, прежде чем отдел кредиторской задолженности одобрит платеж.

Когда вы используете программное обеспечение для автоматизации AP, вам понадобится система, которая может определять разницу между разными типами счетов и автоматически направлять их для двустороннего или трехстороннего сопоставления. Это сэкономит вашей бухгалтерии много времени и значительно упростит внедрение. И в качестве дополнительного бонуса, 3-стороннее сопоставление помогает предотвратить мошенничество .

А как насчет проблем с INR и RNI?

Еще одна вещь, с которой может помочь надежный процесс получения, — это проблема несинхронного поступления счетов и товаров. Счет-фактура не получена (INR) и получена без выставления счета (RNI) происходит, когда время выставления счетов и доставки смешиваются. В прошлом счета и посылки приходили примерно в одно и то же время. Не так много сейчас.

INR становится все более распространенным явлением, потому что электронные / электронные счета приходят так быстро. Есть большая вероятность, что счет будет доставлен задолго до поступления товара.Это может стать серьезной проблемой для сотрудников по работе с кредиторской задолженностью, которые ждут подтверждения оплаты счетов до получения продуктов. Автоматизация помогает решить эту проблему, отслеживая счета-фактуры до тех пор, пока не появятся товары, и вы можете выполнить трехстороннее сопоставление.

RNI представляет аналогичную проблему. Когда товары прибывают до выставления счета-фактуры, вы создаете квитанцию ​​об оплате, но еще не можете сопоставить ее со счетом-фактурой. А это значит, что ее пока нельзя записать в счет кредиторской задолженности. Наличие системы получения помогает вам отслеживать эти товары до тех пор, пока не поступит счет, и вы не сможете завершить трехстороннее сопоставление.

Как можно использовать заказы на покупку, чтобы сделать первый шаг?

Перед внедрением политики получения убедитесь, что вы разобрали свою систему закупок. Для многих компаний система программного обеспечения для онлайн-закупок будет лучшим выбором. Он организованный, гибкий и недорогой. Кроме того, это дает вам более прямой контроль над вашими заказами на покупку и может взаимодействовать с другим программным обеспечением.

Удобная система заказов на поставку — это первый шаг к использованию трехстороннего сопоставления для управления запасами.И убедитесь, что вы используете систему закупок и заказов на закупку, совместимую с автоматизацией вашей кредиторской задолженности. (Если вы еще не используете автоматизацию точек доступа, сейчас самое время начать.) Ставка на бухгалтерский учет и покупка программного обеспечения для автоматизации от того же поставщика гарантирует, что вам не придется иметь дело с конфликтами программного обеспечения. Это также значительно упрощает внедрение и изучение новой системы для ваших сотрудников.

Зачем использовать программное обеспечение для автоматизации точек доступа?

В течение многих лет компании использовали как двухстороннее, так и трехстороннее согласование вручную.И поскольку эта система работала одно время, некоторые компании не хотят переходить на использование программного обеспечения для автоматизации расчетов с поставщиками. Но обработка и отслеживание заказов на покупку, счетов-фактур и поступлений товаров становится все сложнее и сложнее по мере роста вашего бизнеса. А в мире бизнеса, который становится все более цифровым, компании, которые не используют программное обеспечение для автоматизации, рискуют отстать.

Есть причин автоматизировать кредиторскую задолженность . Автоматизация точки доступа ускоряет обработку, экономит деньги вашей компании, повышает безопасность и уменьшает беспорядок, среди прочего.А если вы выберете правильный тип программного обеспечения для автоматизации бухгалтерского учета, это значительно упростит внедрение и обеспечение соблюдения политики получения. Программное обеспечение Quality AP упрощает двустороннее и трехстороннее согласование. Вы зададите индивидуальные настройки, которые укажут программе, как обрабатывать различные типы счетов. Он также автоматически сопоставляет заказы на поставку со счетами-фактурами и, при необходимости, поступлениями товаров.

С чего начать прием?

Если у вас еще нет политики получения товаров, сначала определите, для каких категорий покупок вам понадобятся товарные квитанции.Установите политику компании и работайте над тем, чтобы сделать ее понятной и простой для всех участников.

Получение может повысить эффективность ваших закупок, управления запасами и обработки счетов. Это одно из небольших изменений, которые вы можете внести, которые являются ключом к решению или предотвращению серьезных проблем. Снижение затрат на согласование неправильных товаров существенно повлияет на точность вашей операции. Кроме того, вы сэкономите время на обработке точек доступа.

Внедрение автоматизированной системы учетных записей и простой в использовании системы закупок перед внедрением политики получения значительно упростит переход. Если вы готовы начать автоматизацию точек доступа и приобрести программное обеспечение, свяжитесь с нами сегодня, чтобы получить бесплатную демонстрацию .

Процесс выставления счета-фактуры по заказу на поставку

| Изучите процесс заказа на закупку и выставления счета в двух словах из Tradogram

Когда-то давно заказы на закупку (ЗП) писались вручную или печатались на копировальной бумаге, создавая три копии — одну для продавца, одну для отдела кредиторской задолженности и одну для хранения в файле отдела.Как только заказ на поставку был выполнен продавцом, он отправлял свой счет на оплату. Затем этот счет должен быть объединен с соответствующим заказом на покупку и утвержден к оплате.

Не было ничего необычного в том, что процесс выставления счета по заказу на покупку занимал недели, и это только в том случае, если процесс работал должным образом. Потерянные или неразборчивые копии заказов на поставку могут вызвать огромные задержки в выплате поставщикам и проблемные бумажные документы, которые могут вызвать проблемы как у финансовых групп, так и у аудиторов.

Это были темные времена для финансовых отделов.

В современном быстро меняющемся мире подключений медленный или архаичный процесс заказа на покупку может нанести ущерб вашему бизнесу, нарушить внешние деловые отношения и помешать вашему прогрессу. В этой статье мы рассмотрим полный процесс от заказа на покупку до выставления счета и покажем вам, как сделать этот процесс максимально гладким и эффективным.

Почему важны заказы на закупку?

Независимо от того, заказываете ли вы товары у поставщика или приобретаете его услуги, процесс заказа на поставку гарантирует, что покупатель и поставщик понимают, что было согласовано. И для покупателя, и для поставщика в заказе на поставку точно указывается, что было заказано, стоимость, ожидаемые сроки поставки и условия оплаты. Процесс заказа на поставку с момента его создания включает в себя утверждение, отправку, доставку товаров или услуг, выставление счетов, сопоставление и закрытие.

После утверждения компанией и принятия поставщиком, ЗП становится юридически обязательным документом. Заказы на покупку содержат четкие инструкции для поставщика и помогают покупателям контролировать бюджеты и вести точный бумажный след. Без наличия заказов на поставку соглашение между покупателем и поставщиком может стать предметом спора и может быть неправильно истолковано.

Создание заказа на поставку

Создание заказа на поставку должно состоять из нескольких этапов утверждения и проверки соответствия.Для большинства заказов на покупку необходимо выполнить следующие шаги:

Создание заказа на поставку

В заказе на поставку подробно описывается характер заказанных товаров или услуг. Заказ на поставку может включать подробные сведения, предоставленные поставщиком, например номер предложения.

Проверка заказа на поставку

После согласования и утверждения бюджета заказ на поставку утверждается или отклоняется. Для получения разрешения может потребоваться дополнительная документация или информация.

PO Отправка

После утверждения заказ на покупку будет отправлен поставщику по электронной почте, по почте или через стороннюю систему заказа на поставку, используемую продавцом и покупателем.

Приемка на поставку

Поставщик подтверждает и принимает заказ на покупку, и этот заказ становится юридически обязательным контрактом.

Доставка товаров или услуг

Следующим этапом процесса является доставка товаров или услуг продавцом.В зависимости от имеющихся механизмов вам может потребоваться доказать, что товары или услуги были доставлены удовлетворительно и в соответствии с ЗП. Например, может потребоваться подписка на товары или вам может потребоваться подписать документ об удовлетворенности клиента по завершении работ. После того, как поставщик получит подтверждение подписи или квитанции, он представит свой счет. Это может быть отправлено в электронном виде или через почтовую систему.

Процесс выставления счетов и трехстороннего согласования

После того, как счет получен поставщиком, он должен пройти так называемый процесс трехстороннего сопоставления.

Эта процедура обеспечивает точность и полноту платежа, а также обнаружение любых расхождений до платежа. Это может помочь избежать перерасхода средств или оплаты товаров, которые не были получены, или услуг, которые были оказаны неудовлетворительно.

Три документа являются ключевыми для процесса трехстороннего сопоставления. К ним относятся:

• Заказы на закупку
• Квитанции и / или отборочные листы
• Счета

Квитанции и отборочные листы являются подтверждением оплаты и доставки.Квитанция о заказе будет предоставлена ​​продавцом во время доставки и подтвердит, что товар был доставлен покупателю.

Прежде чем счет может быть оплачен, он должен пройти серию проверок в отделе кредиторской задолженности. Это будет включать анализ количества, цен и условий, чтобы убедиться, что поставщик выполнил свои договорные обязательства в соответствии с деталями заказа на поставку. Для небольших и повторяющихся покупок этот процесс может не требоваться.

Если обнаружены какие-либо расхождения, такие как неправильная цена, неточное количество или поврежденные товары, платеж не будет обработан, пока эти проблемы не будут исправлены.После того, как счет-фактура пройдет трехстороннюю процедуру сопоставления, платеж будет отправлен в соответствии с условиями оплаты поставщика.

Трехсторонний процесс сопоставления экономит деньги предприятий за счет проверки данных и выявления проблем перед оплатой, оптимизирует отношения с поставщиками и может помочь вам получить одобрение во время аудита.

Но что будет, если мне срочно понадобятся товары или услуги?

Конечно, могут быть случаи, когда вы не можете позволить себе ждать одобрения от нескольких сторон и вам нужно обойти процесс заказа на покупку. В этих случаях вместо этого вы должны использовать процесс, не связанный с заказом на покупку. Заказ на покупку — это заказ на товары или услуги, который не прошел стандартный процесс проверки и утверждения заказа на покупку. Например, если вам срочно требуются услуги ИТ-подрядчика, вы можете быстро получить письменное или устное одобрение от вышестоящего звена цепочки и использовать это соглашение для подачи заявки, не связанной с закупкой.

Конечно, могут возникнуть проблемы с заказами, не относящимися к закупкам, не в последнюю очередь из-за отсутствия прозрачности и проверки, когда дело доходит до оплаты счетов.Счетом-фактурой, не относящимся к заказу на поставку, может быть сложнее управлять, поскольку нет контрольного журнала.

Как заказ на покупку и выставление счетов вручную могут нанести ущерб вашему бизнесу

Обработка заказов на покупку и счетов вручную может привести к возникновению серьезных проблем для вашего бизнеса, включая более высокие затраты, неэффективность и плохой контроль бюджета.

(Вы вряд ли найдете приглашение в Хогвартс среди множества финансовых отчетов.)

Ущерб ручным процессам заказа на закупку включает:

• Пик расходов
• Недостаточная видимость
• Причина задержки цикла обработки заказа на поставку
• Полагаться на вмешательство человека и быть уязвимым для ошибок
• Может создавать проблемы с соблюдением требований и создавать узкие места
• Может включать в себя бесконечный цикл общения людей и общения взад и вперед

Последние мысли

Когда дело доходит до закупки товаров и услуг от внешних поставщиков, вы должны иметь правильные процессы и процедуры.Стандартизацию, поддержку и анализ этих процессов можно сделать намного лучше, если использовать программное обеспечение для управления заказами на поставку, которое автоматизирует многие процессы и обеспечивает полную прозрачность и прозрачность.

Список рассылки

Подпишитесь, чтобы получать новый контент прямо в ваш почтовый ящик.

Проверка получения услуг с помощью заказа на поставку

В то время как 93% компаний требуют заказ на закупку для закупки услуг, существует широкий спектр методов проверки квитанций.Они варьируются от отсутствия проверки получения (обычно для коммунальных услуг или покупок услуг на определенную сумму в долларах), отрицательной проверки (где предполагается производительность, если запрашивающая сторона не отвечает, чтобы указать на проблему) до положительной проверки (когда оплата производится только после подтверждения того, что услуги были выполнены).

Для 69% компаний услуги вводятся в приемную систему для сопоставления. Однако, поскольку услуги не поступают в принимающую док-станцию, как большинство физических покупок, существует множество решений для запуска действия получения, начиная от запрашивающей стороны, вводящей подтверждение услуги, и заканчивая различными инструментами рабочего процесса для запуска процесса утверждения на основе ввод информации о счете.

Как подробно описано ниже, хотя 93% компаний требуют заказ на поставку, существует множество возможных подходов к детализации условий в заказе на поставку:

Существует также широкий спектр подходов к получению услуг по заказу на поставку: 31% компаний не вводят квитанцию, а 2% компаний обычно имеют заказ на поставку, созданный после получения счета. Вот подробности:

Эти вопросы вызвали активную дискуссию между участниками iPolling ^TM1 в области исследования кредиторской задолженности Peeriosity (P2P) со следующими 22 комментариями, дающими дополнительную информацию о практике участников:

1. Сервисные заказы используются с пользовательской единицей измерения и количеством, равным единице для общей суммы стоимости. Счета-фактуры получаются по заказу на покупку, и последующие счета-фактуры по тому же заказу на покупку проводятся как последующие дебетования.

2. Не превышающие ЗП устанавливаются с единицей измерения как AU (единица деятельности). Это позволяет разносить несколько счетов-фактур по одной позиции до тех пор, пока не будет достигнута общая стоимость строки. Внутренний контроль определяет полномочия, необходимые за пределами параметров заказа на поставку.

3. В настоящее время квитанция об оплате услуг не требуется. Утверждение накладной используется вместо поступления материала.

4. Для большинства услуг используются ЗП. Они должны быть выданы до оказания услуг. Заказы на поставку обычно настраиваются как детализация низкого уровня. Например, кол-во. = 10 000 x 1 доллар США = общая сумма позиции 10 000 долларов США. При вводе товарного поступления, например, если пришел счет на 4000 долларов, лицо, запросившее услугу, просматривает счет и, если все в порядке, вводит количество поступления материала.из 4000.

5. Для некоторых товаров и услуг заказ на поставку завершен после получения, в то время как другие отслеживаются по общей сумме долларов при получении. В основном мы используем заказы на поставку или заказы на выполнение работ для обслуживания зданий, таких как ландшафтный дизайн. Однако у нас нет стандартной практики для других услуг (пример: внутренний план / обслуживание цветов).

6. ЗП как бланкет (на основе стоимости), нет поступления материала, счет по строке ЗП направляется на утверждение.

7. У нас нет квитанций на заказы на обслуживание. Мы используем двустороннее соответствие — заказ на поставку и счет-фактуру.

8. У нас есть заказы на покупку, рассчитанные на общую сумму в долларах, и в некоторых заказах на покупку указано «не превышать сумму» (например, единицы и / или доллары), и их можно использовать для нескольких счетов. У нас есть инструмент рабочего процесса для сервисных заказов на поставку, который запрашивает разрешение на оплату счета. Как только запрашивающая сторона одобрит, мы обрабатываем платеж. Мы не вводим чеки за услуги. Любой заказ на поставку услуг на сумму менее 4000 долларов автоматически оплачивается, если для счета существует заказ на поставку.

9. Наши сервисные заказы на поставку не требуют получения записи против заказа. Мы требуем утверждения счета на последующих этапах (до оплаты) в качестве подтверждения того, что услуги, по которым выставлен счет, действительно были предоставлены / выполнены поставщиком.

10. У нас есть заказы на поставку с указанием часов и стоимости часа, для которых в квитанции будет указано количество часов.Остальные — за единицу 1 с суммой в долларах. В третьих, доллары выражены в единицах, а стоимость каждого — 1 доллар. У них может быть несколько счетов-фактур для заказа на покупку.

11. Мы используем JD Edwards в качестве нашей ERP. Заказы на закупку услуг формируются с использованием общих позиций, связанных как с бухгалтерской информацией, так и с нашей сегментацией закупок. Люди могут выбрать увеличение количества заказов на покупку (часы) и цены за единицу, но на самом деле они поднимают заказы на закупку на общую сумму, где количество — это общая сумма, а цена за единицу — в местной валюте.На этапе получения конечный пользователь будет вводить в количестве сумму, которую он может заплатить (в нашей настройке квитанции могут быть сделаны только в количестве). Заказ на поставку поднимается до предоставления услуги. В случае дополнительных работ должен быть получен первоначальный заказ на поставку, и поставщик выставил счет на ту же сумму, затем взимается дополнительный заказ на покупку для дополнительных работ.

12. Мы используем «Авторизацию недополучения товаров или услуг», предоставленную / заполненную, чтобы обеспечить «трехстороннее соответствие» и выставить счет для оплаты.

13. ЗП должны быть созданы до оказания услуги и, при необходимости, сумма обновляется после завершения услуги. Иногда покупатель ждет, чтобы создать постфактум.

14. Q1: В процессе внедрения функциональности SAP SERVICE POs. Q2: Мы стремимся внедрить передовой опыт закупок, однако в настоящее время у нас есть комбинация всех перечисленных элементов. Задайте себе задачу работать с децентрализованной группой создателей PO vs.контролируемая группа закупщиков.

15. Наш сервисный заказ на поставку показывает ожидаемую сумму, которая будет выплачена за выполненные услуги. Мы разрешаем выставлять несколько счетов по этому заказу на покупку, но существует системная проверка, чтобы убедиться, что они не превышают ожидаемую сумму. Мы используем стандартную единицу измерения для всех сервисных заказов на поставку, равную AU (единицу деятельности). Обычно количество 1.

16. Мы являемся оператором SAP и в настоящее время используем процесс регистрации услуг, который создается, когда мы получаем счет по сервисному заказу на покупку.У нас есть рабочий процесс, который направляет регистрационный лист на обслуживание утверждающему. Лист ввода услуг не будет создан, если счет не соответствует заказу на покупку и / или превышает ожидаемую стоимость заказа. После утверждения регистрационной ведомости мы проводим квитанцию ​​о товарах / услугах по заказу на поставку и выпускаем к оплате согласно условиям.

17. Обычно подтверждение услуги вводится, когда услуга получена, как при получении товара.

18. Мы начали развертывание заказов на покупку услуг, но находимся на ранней стадии.Мы используем sPro (Закупка услуг) в PeopleSoft для многих наших временных заказов на рабочую силу (где поставщики записывают часы и расходы для каждого ресурса). Мы также недавно начали развертывание заказов на поставку на основе результатов в sPro для других видов закупок услуг. Мы также используем общие заказы на закупку (не превышающие / только по количеству) в ePro (PeopleSoft) для услуг, но со временем будем переносить стратегические услуги в sPro (больший контроль и сквозная автоматизация с точки зрения P2P). Наш план состоит в том, чтобы продолжить развертывание заказов на покупку для всех услуг.Для заказов на поставку, связанных с услугами, в sPro квитанцией служит запись времени и / или журнал выполнения поставщиком. Журнал регистрации времени / прогресса утверждается внутренним владельцем бизнеса, а затем автоматически «переворачивается» на счет для оплаты. Для общих заказов на поставку в ePro на основе услуг требуется автоматическое утверждение рабочего процесса для всех счетов, превышающих определенный порог в долларах. Счета ниже этого порога не требуют обязательного утверждения, но все равно проходят автоматизированный рабочий процесс. Если владелец бизнеса не отклоняет счет, он автоматически оплачивается в соответствии с условиями, при условии, что счет не превышает сумму заказа на покупку.

19. После того, как счет-фактура применен к заказу на покупку, у нас есть рабочий процесс утверждения расходов, который запускается до того, как счет становится доступным для оплаты.

20. В настоящее время мы в основном используем заказы на закупку для услуг на сумму в долларах до 1 года с несколькими счетами-фактурами и квитанциями. Если значение превышено, необходимо принять решение, будет ли значение PO увеличено или нет. Мы в первую очередь управляем заказами на обслуживание с ценой за единицу, равной 1 доллару США, и количеством, равным общей сумме в долларах США (например,заказ на обслуживание на $ 200 000 будет равен 200 000 «количество» X 1 доллар «цена»). Когда мы получаем несколько раз, мы получаем количество (например, получим количество 25000 для оплаты счета на сумму 25000 долларов).

21. В Европе поступления материала не проводятся, но требуется одобрение запрашивающей стороны.

22. Количество заказа на поставку — это сумма услуг в долларах. Цена за единицу всегда составляет 1 доллар США. Получение услуг осуществляется посредством утверждения рабочего процесса заказчиком на ЗП.

Как описано выше, существует широкий спектр процессов, которые используются для регистрации покупки различных услуг и выполнения шагов, необходимых для осуществления платежа. Для некоторых связанные процессы были тщательно продуманы и усовершенствованы для обеспечения максимальной эффективности и низкой стоимости. Однако для многих других эти процессы эволюционировали с течением времени, с изменениями, внесенными по мере централизации процессов оплаты и внедрения общих платформ обработки ERP. Для многих существуют значительные возможности для оптимизации и упрощения связанных рабочих процессов.

«Добраться отсюда туда» не всегда легко. Используя возможности Peerosity iPolling ^TM , участники могут быстро увидеть диапазон вариантов, используемых коллегами, с возможностью просматривать подтверждающие комментарии и напрямую связываться с коллегами, чтобы лучше понять сходства и различия.

Как в вашей компании управляются закупки услуг?

Кто является вашими сверстниками и как вы с ними сотрудничаете?

¹ «iPolling» доступен исключительно сотрудникам компании-члена Peeriosity, а консультантам или поставщикам запрещено участвовать или получать доступ к контенту. Участники имеют полную видимость для всех респондентов и их комментариев. Используя интегрированную систему электронной почты Peeriosity, Peer Mail ^TM , участники могут легко общаться в любое время с другими участниками iPoll.

Участникам

Peeriosity предлагается войти на сайт www.peeriosity.com/shared-services/, чтобы присоединиться к обсуждению и связаться с коллегами. Членство предназначено только для практиков, без консультантов или поставщиков. Чтобы узнать больше о Peeriosity, нажмите здесь.

Получение товаров и услуг

Получение товаров и услуг

Фон

Товары

Продавцы доставляют приобретенные товары в офис получения работ или напрямую руководителю проекта.Товар обычно доставляется сразу, но можно проверить и принять частично выполненные заказы.

Услуги

Производственные предприятия могут заключать соглашения с предприятиями, независимыми подрядчиками или другими работниками на предоставление услуг, необходимых для проекта. Конкретные условия проверки услуг и графиков платежей будут варьироваться в зависимости от процедур расположения, потребностей проекта и условий конкретного соглашения.

ОМБ А-110

Циркуляр A-110 Управления по управлению и бюджету

требует, чтобы «поддерживалась система администрирования контрактов, чтобы гарантировать соблюдение подрядчиком условий и спецификаций контракта и гарантировать адекватное и своевременное отслеживание всех покупок.Получатели должны оценивать работу подрядчика и задокументировать, при необходимости, соблюдение подрядчиками условий и спецификаций контракта »(раздел .46).

Получение товаров или услуг

Директор проекта или отдел приема на производственном участке должны сделать следующее:

Товары

• Товар необходимо проверить, чтобы убедиться в правильности заказа и отсутствии повреждений.

Услуги

• Предоставляемые услуги должны быть проверены на соответствие условиям первоначального соглашения.

Получение и проверка через Интернет

Получение может быть автоматизировано и осуществляться в режиме онлайн, если производственное предприятие решает использовать трехстороннее сопоставление счета-фактуры и заказа на покупку с получением или четырехстороннее сопоставление, чтобы также включить проверку. Исследовательский фонд устанавливает стандарт двустороннего сопоставления, поэтому, если требуется 3- или 4-стороннее сопоставление, его необходимо изменять при каждом созданном заказе на покупку. См. «2-, 3- и 4-стороннее согласование» для получения более подробной информации.

Определенные системой допуски будут установлены для управления процессом приема в режиме онлайн.Это ограничит то, что может быть получено в пределах установленных допусков. См. «Допуски» для получения дополнительной информации.

Есть три способа оформить получение товаров и услуг онлайн:

Сертификат

В следующей таблице показано, что делает директор проекта или принимающий отдел, когда товары или услуги являются приемлемыми или неприемлемыми.

Если товары / услуги есть. . .	Тогда.. .
приемлемо	Для ручного получения поставьте дату и подпишите утверждение на получаемой копии заказа на поставку (или другой документации, если заказ на поставку отсутствует) и отправьте в соответствующий производственный офис. Для получения через Интернет запросите, чтобы найти заказ на покупку или счет-фактуру, и введите информацию о получении и, если применимо, информацию о проверке. Обратитесь к разделу «2-, 3- и 4-стороннее согласование» для получения дополнительной информации.
неприемлемо (отсутствие разрешения на частичную отгрузку, поврежденные или неправильные товары, неадекватные услуги и т. Д.)	свяжитесь с офисом соответствующего операционного местоположения, чтобы принять соответствующие меры. Для товаров это может быть отмена заказа, организация повторной отправки или согласование возврата неприемлемых товаров. Что касается услуг, это может включать обращение к лицу, оказавшему услуги, для решения любых проблем. Примечание: Если проблема не может быть решена на месте работы, обратитесь в офис главного юрисконсульта и секретаря.

Авторизация платежа

Соответствующая документация должна быть рассмотрена и утверждена для авторизации платежа.

Система управления имуществом (PCS)

На производственных предприятиях должны быть установлены процедуры для уведомления координатора по управлению имуществом, когда приобретенное оборудование получено и оплачено.С координатором по управлению имуществом также необходимо связаться, если оборудование впоследствии возвращается поставщику после регистрации в Системе управления имуществом (PCS). Обратитесь к бизнес-области Property Management на веб-сайте RF для получения дополнительной информации.

Кредитовые авизо

Поставщик может выдать кредитовое авизо для кредита на будущую покупку, когда товары возвращаются после оплаты. Это произойдет, если вместо возвращенных товаров не будет куплено ничего нового.

Производственные предприятия должны установить процесс для кредитовых авизо, который устанавливает меры контроля и гарантирует, что авизо надлежащим образом применяется к будущим покупкам. Кредиты должны быть зачтены против конкретного проекта, задачи, награды (PTA), к которой они относятся.

Обратная связь
Был ли этот документ ясным и понятным? Пожалуйста, отправьте свой отзыв по адресу [email protected].

Авторские права © 2011 г. Исследовательский фонд Государственного университета Нью-Йорка

.

Добавить комментарий Отменить ответ

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Комментарий *

Имя *

Email *

Сайт