Принимаем на работу: новые правила «игры». Оплата труда, № 17, Сентябрь, 2021

Не будем останавливаться на этапе, который предшествует приему нового сотрудника на работу: собеседованиях, тестированиях и других процедурах, которые работодатель проводит, чтобы убедиться в профессиональных способностях кандидата. Когда же достойный кандидат на вакансию уже отобран, дело переходит на новый этап — оформление его на работу. Обычно процесс приема на работу начинается с заявления работника. Его оформляют в произвольном виде, поскольку его форма нормативными актами не утверждена.

Кроме заявления, работник также подает другие необходимые документы. Их перечень указан в ст. 24 КЗоТ.

ЦИТАТА

При заключении трудового договора гражданин обязан подать паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, трудовую книжку (в случае наличия) или сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, а в случаях, предусмотренных законодательством, — также документ об образовании (специальности, квалификации), о состоянии здоровья, соответствующий военно-учетный документ и другие документы.

Такой перечень не является исчерпывающим. Поэтому для определенных категорий лиц могут предусматриваться и другие документы при приеме на работу (например, для иностранных граждан). Однако, напоминаю, что от лиц, которые трудоустраиваются, запрещено требовать, в частности, сведения об их партийной и национальной принадлежности, происхождении, регистрации местожительства или пребывания.

На первый взгляд, кажется, что особых изменений в этой части не произошло. Но новый ДСТУ 4163:2020*, переход на электронный учет трудовой деятельности, уравнение е-паспорта с его бумажным вариантом заставляют держать руку на пульсе.

Заявление по новому ДСТУ

Обязательно ли оформлять заявление о приеме на работу собственноручно или же можно его напечатать? Изменилось ли что-то с принятием нового ДСТУ?

2251856″>Действительно, с 1 сентября 2021 года действует новый национальный стандарт ДСТУ 4163:2020. Руководствоваться им должны все — и государственные органы, и ОМС, и любые юридические лица. Он пришел на замену ДСТУ 4163-2003, по которому составляли документы с 2003 года. Некоторые правила остались неизменными, наряду с этим были введены и некоторые новации. Так, из старого в новый ДСТУ перекочевало общее правило:

ЦИТАТА

Организационно-распорядительные документы изготовляют с помощью автоматизированных и/или печатающих средств. Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные и докладные записки и тому подобное), авторами которых являются должностные и другие физические лица, допустимо оформлять рукописным способом.

Проще говоря, все осталось как и раньше: заявление можно оформлять как от руки, так и печатным способом.

Среди новаций — изменение правил указания такого реквизита, как «подпись». Раньше реквизит «подпись» состоял из названия должности лица, которое подписывает документ, личной подписи, инициала(-ов) и фамилии. По новым требованиям подпись должна выглядеть так: наименование должности лица, которое подписывает документ, личная подпись (кроме электронных документов), собственное имя и фамилия.

ВАЖНО!

Вместо «И. И. Иваненко» надо указывать «Иван ИВАНЕНКО».

Такое же правило действует и для написания шапки заявления. Так, по требованиям нового ДСТУ в случае адресования документа руководителю юрлица или его заместителю наименование юрлица должно быть составной частью наименования должности адресата, которое указывают в дательном падеже. Например, директору УНИИАДД Павлу ПЕТРЕНКО.

Хотя в действительности такое правило было и раньше в Типовой Инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных и местных органах исполнительной власти (постановление КМУ от 17.01.2018 г. № 55). Однако, она имела ограниченную сферу действия, поэтому с 1 сентября 2021 года благодаря ДСТУ 4163:2020 такое правило будет касаться всех.

Более того, новым ДСТУ четко указано, как именно нужно изготовлять печатные тексты документов. Кстати, предыдущий ДСТУ не содержал этих требований. Так, когда печатаете текст, выбирайте гарнитуру Times New Roman, и как основной размер можно использовать шрифт 12 — 14 печатных пунктов, а отдельные реквизиты можете печатать и меньшим или большим размером. Например, реквизит «Название вида документа» печатается БОЛЬШИМИ буквами и можно использовать разреженный шрифт размером 14 — 16 печатных пунктов. Также допустимо использовать полужирный прямой шрифт.

Кстати, текст документов на листах бумаги формата А4 рекомендовано печатать через 1 — 1,5 межстрочных интервала, а формата А5 — через 1 межстрочный интервал. Но для реквизита «Адресат» используют 1,5 межстрочный интервал.

Это те нововведения, которые касаются написания заявления. Однако, новый ДСТУ 4163:2020 содержит еще много правил касательно оформления разных реквизитов документов. И хотя штрафных санкций за их несоблюдение не установлено, все же советуем придерживаться этих правил для сохранения юридической силы документов.

Е-паспорт

Можно ли принимать на работу работника по е-паспорту?

С 23.08.2021 г. цифровой паспорт, или е-паспорт, стал полным юридическим аналогом обычного бумажного документа. Соответствующие изменения были введены Законом Украины «О внесении изменений в Закон Украины «О Едином государственном демографическом реестре и документах, подтверждающих гражданство Украины, удостоверяющих личность либо ее специальный статус» от 30. 03.2021 г. № 1368-ІХ.

Что такое е-паспорт? Ответ находим в том же Законе:

ЦИТАТА

Е-паспорт — это паспорт гражданина Украины в форме электронного отражения информации, которая содержится в паспорте гражданина Украины в форме карточки, оформленном средствами Реестра, вместе с уникальным электронным идентификатором (QR-кодом, штрих-кодом, цифровым кодом), а также информации о месте жительства (при наличии).

То есть в е-паспорте содержатся те же данные, что и в ID-карточке. При этом четко указано, что е-паспорт предъявляется лицом вместо и без дополнительного предъявления паспорта гражданина Украины, документов (сведений, данных) о регистрационном номере учетной карточки налогоплательщика, о месте жительства. Причем такие цифровые паспорта можно предъявлять на территории Украины для удостоверения личности и подтверждения гражданства, кроме определенных исключений, например, въезда на временно оккупированную территорию Украины и выезда с нее.

Внимание!

Использовать е-паспорт вы сможете только в том случае, если имеете биометрический загранпаспорт или паспорт в виде ID-карточки, потому что данные из обычного паспорта-книжечки образца 1994 года в приложении не отображаются, а загрузить отдельно информацию о паспорте нет возможности.

Как эти изменения коснутся кадровой деятельности? Объясняю. При заключении трудового договора гражданин обязан, в частности, подать паспорт или другой документ, удостоверяющий личность (ч. 2 ст. 24 КЗоТ). А поскольку е-паспорт = обычный паспорт, то, на первый взгляд, вопросов быть не должно. Но не все так просто. На практике возникает несколько проблем.

1. Проверка подлинности документа. Технически это продумано. В приложении «Дія» есть считыватель, которым можно просканировать QR-код другого пользователя. Для этого нужно нажать на иконку считывателя в правом верхнем углу и навести камеру смартфона на QR. Документ автоматически будет проверен, а результаты можно будет сразу увидеть в приложении.

Как видите, для этого нужны Интернет, сканирующее устройство или смартфон, на котором установили приложение «Дія» или же соответствующее программное обеспечение. А с этим на практике, скорее всего, будут проблемы. Обойти это можно лишь одним путем. Для того чтобы проверить подлинность документа, вам нужно удостовериться в том, что перед вами не фото и не скриншот. Для этого нажмите на документ, и там должен появиться QR-код или штрих-код на другой стороне.

2. Получение копии такого документа. Вот этот уже вопрос не из легких. Ведь к личным делам, которые формируются на протяжении всего времени работы работника, приобщают копию паспорта, копию учетной карточки налогоплательщика (п. 12 гл. 2 разд. IV Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 г. № 1000/5).

И опять же технически это продумано. Предусматривается, что вся процедура будет занимать несколько секунд. Работнику достаточно открыть документ, удостоверяющий личность, в приложении «Дія» на собственном смартфоне и назвать сгенерированный номер штрихкода или же просто предоставить штрихкод для сканирования. Работник отдела кадров вводит этот номер в систему и направляет запрос на получение копии цифрового документа. Работник подтверждает запрос — копия документа оказывается в системе.

Как вы понимаете, для этого нужно программное обеспечение и/или специальное оборудование.

Решить эту проблему предлагают следующим образом: учреждение может через свой компьютер войти в свой электронный кабинет в «Дії» и считать цифровой паспорт человека, введя штрих-код. Кроме этого, в Минцифре предусмотрели возможность использования «обратного QR-кода». Например, учреждение регистрируется на портале «Дія» в своем электронном кабинете и формирует QR-код. Работники сканируют этот код, и работодателю в электронный кабинет поступает копия документа работника.

Посмотрим, как это будет работать на практике. Пока понятно только одно — отказывать в приеме на работу из-за непредоставления бумажного варианта паспорта не стоит. Однако, можно осторожно объяснить работнику, что пока что нет технической возможности для его полноценного считывания.

Трудовая книжка или сведения из Реестра?

Что делать, если работник не желает предоставлять трудовую книжку при приеме на работу?

Он имеет на это право. Ведь с 10.06.2021 г. работник, устраиваясь на новое место работы, имеет право предоставить работодателю либо бумажную трудовую книжку (при ее наличии), либо сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц. Однако, сейчас нельзя получить из Реестра застрахованных лиц сведения о трудовой деятельности работника.

Во-первых, ни один нормативный документ не предусматривает предоставления сведений именно о трудовой деятельности. Более того, ни одна из существующих справок в Положении № 10-1* не подходит для этой роли.

Во-вторых, информация в Реестр попадает из квартального объединенного отчета. Поэтому может быть устаревшей.

Поэтому советуем объяснить работнику, что, поскольку это вопрос не урегулирован, он должен:

• предоставить трудовую книжку

или

• обратиться в Пенсионный фонд (именно этот фонд ведет реестр застрахованных лиц) для получения сведений о трудовой деятельности.

2257360″>Уведомление о приеме на работу

В связи с переходом на электронный учет трудовой деятельности обязательно ли нужно подавать уведомление о приеме на работу работника?

Конечно, нужно! В этой части изменений не произошло. Поэтому, как и раньше, действуют требования ст. 24 КЗоТ, а именно:

Внимание!

работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора, оформленного приказом (распоряжением), и уведомления налогового органа о принятии работника на работу.

Однако, заполнять форму уведомления нужно с учетом новых законодательных реалий. Так, в реквизите 4 «Категория лица» категорию «1» теперь ставим не только для тех лиц, которые предоставили трудовую книжку, но и для тех, кто определил в заявлении свое место работы как основное. Категория «2» предназначена для отражения трудоустройства совместителей.

Порядок оформления работника фермером и предоставление отчетности по застрахованным лицам

(Образцы документов в актуальном состоянии на 18.02.2021г.)

• Фермер разрабатывает штатное расписание.

• Работник собственноручно пишет заявление, с указанием на какую должность принять  и с какого числа.

• Фермер должен получить от нанимаемого работника следующие  копии документов: паспорта, ИНН, СНИЛС, диплом об образовании, свидетельство о рождении детей до 18 лет (льгота по подоходному налогу), трудовую книжку (если есть в бумажном виде), которая хранится у фермера до окончания срока действия трудового договора. 

• Фермер издает Приказ о принятии на работу с указанием должности, условий приема, характера  работы, оклада согласно штатного расписания. (Унифицированная форма №Т-1. Утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.01№26). Фермер подписывает, ставит печать и знакомит работника с Приказом под роспись. На основании Приказа делается запись в  трудовой книжке (если трудовая книжка в бумажном виде) о приеме на работу. Если трудовая книжка в электронном виде, то подаются сведения по форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд РФ. 

• Между фермером и наемный работником составляется трудовой договор в двух экземплярах, где прописываются права, обязанности, режим работы, условия, график с указанием рабочего времени (обязательное присутствие работника на рабочем месте либо несколько часов, либо весь день). (Образец  трудового договора).  Если работник желает получать заработную плату на банковскую карту, то  работодателю предоставляются реквизиты для перечисления. 

• Фермером разрабатываются и Приказами утверждаются «Правила внутреннего трудового распорядка», «Положение о работе с персональными данными работников», «Положение об оплате труда», форма расчетного листка.  

• Ежеквартально, до 30 числа первого месяца следующего за отчетным кварталом, фермер подает в электронном виде расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом — 6-НДФЛ (Форма по КНД 1151099). 

• После сдачи каждого отчета фермер должен  распечатать отправленный отчет с протоколом приема и  квитанцией об отправке сведений.

*Обращаем Ваше внимание, что представленные здесь образцы документов носят исключительно ознакомительный характер и могут быть положены в основу самостоятельной подготовки к регистрационным действиям, только после проверки актуальности форм документов на дату применения.

Трудовой договор или договор ГПХ: как оформить сотрудника

В любой организации периодически появляются вакансии. Наталья Кадникова, руководитель отдела кадров «СТС Групп», рассказывает о возможностях правильного и грамотного оформления трудовых отношений

Руководитель отдела кадров аутсорсинговой компании «СТС Групп»

Согласно законодательству, оформление производится либо по Трудовому (ТК) или Гражданскому (ГК) кодексу, либо по договору гражданско-правового характера, иначе говоря, договор ГПХ либо ГАД.

Очень важно понимать разницу межу ними. Что подразумевает под собой понятие трудового договора? Это соглашение между работником и работодателем, где прописаны права и обязанности сторон. Работнику необходимо лично выполнять все возложенные на него функции, а, в свою очередь, работодатель обеспечивает сотрудника необходимыми условиями труда и выплачивает заработную плату.

Договор ГПХ не подразумевает вступления в трудовые отношения. Документ определяет не только результат работы, но и механизм взаимодействия. Для более точного и четкого понимания будет правильнее сравнить два этих договора. Ниже буду упоминать ТД — трудовой кодекс и ГПД — гражданско-правовой договор.

Если рассматриваем трудовой договор, то в документах прописывается, что работник устраивается на должность, предусматривающую постоянное выполнение трудовых обязанностей, если говорим о ГПХ, то в договоре прописывается отдельный список работ, которые работник обязан выполнить, причем результат фиксируется двусторонним актом.

Если в ТД распоряжения, поступающие от руководства, выполняются по мере их поступления, то в ГПХ важен результат, причем, если первые делают всю работу сами, то вторые могут привлечь третьих лиц.

ТД предусматривает обязательное следование правилам трудового распорядка, а согласно ГПХ необходимо выполнить определенную работу в удобное время, единственное условие — существуют определенные сроки, в которые все рабочие материалы должны быть сданы.

В отличие от ГПХ, по ТД сотрудники оформляются по трудовой книжке. ГПХ же предусматривает наличие договора, что в большинстве случаев не удовлетворяет запросы будущих работников. По ТК в обязательном порядке производится выплата больничных, предусматривается отпуск, а так же компенсация при увольнении и сохранение среднего заработка за работником в предусмотренных законом случаях.

Теперь переходим к обсуждению нюансов по вознаграждению. В случае ТД — выплата происходит своевременно, а в случае ГПД — в соответствии с установленным соглашением.

Зачастую руководитель, желая сэкономить на социальных гарантиях, использует ГПД. Работник может добиться признания отношений трудовыми только через суд.

Стоит упомянуть об основных критериях, признающих отношения трудовыми. Во-первых, обязательно установление распорядка, оговаривается заработная плата, указываются трудовые функции, предусматриваются премии, отпуск, командировки.

Существуют определенные риски относительно переквалификации договора ГПХ в трудовой договор. Обсудим и этот момент. Обычно риски связаны с тем, что, согласно Ст. 15 ТК РФ договор ГПХ, который фактически регулирует трудовые отношения между работником и работодателем, не заключается. В этой же статье дается четкое понимание трудовых отношений:

Под трудовыми отношениями понимаются отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении сотрудником за оговоренную заранее плату трудовой функции (это могут быть работы по должности, соответствующие штатному расписанию, профессии, специальности и т.

д., или же конкретный вид поручаемой сотруднику работы) в интересах, под непосредственным управлением и контролем работодателя, подчинение работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем всех необходимых условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, которые содержат нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

С целью признания отношений трудовыми в суд может обратиться физическое лицо, являющееся исполнителем по обозначенному договору. Однако стоит помнить, что обратиться в суд необходимо в предусмотренные для рассмотрения индивидуальных трудовых споров сроки.

В статье 19.1 предложено несколько способов, которые предлагают переквалифицировать гражданско-правовые отношения в трудовые. Самый оптимальный вариант — написать заявление, причем оно должно быть написано физическим лицом, которое выступает исполнителем в договоре.

Второй случай — когда физическое лицо обращается в суд.

И третий способ — на основе материалов, направленных ГИТ или иными органами и лицами, обладающими необходимыми полномочиями в соответствии с федеральным законом.

Мы вкратце обсудили все «плюсы» и «минусы», но хотелось бы подвести итог.

Не забывайте, что, согласно трудовому договору, работник лично выполняет все свои функции и подчиняется правилам и порядкам, которые установлены в организации. Трудовые отношения предполагают подчинение работника работодателю, а заработная плата выплачивается не реже двух раз в месяц.

В случае несоблюдения обязанностей работодатель вправе наложить дисциплинарные взыскания, в некоторых случаях может грозить и увольнение.

Мы уже обсуждали, что в случае работы по гражданско-правовому договору для работника главное — результат, и такой работник будет сам обеспечивать необходимые условия труда, следовательно, со стороны руководства не будет никакого контроля.

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как оформить сотрудника на дистанционную работу

Пандемия коронавируса вынудила некоторых работодателей перевести работников на удаленную работу.

Удаленка позволила не останавливать рабочие процессы — работники ИТ-сферы, бухгалтеры, менеджеры, преподаватели из дома решали все те же задачи, что и в офисе. В опросе аналитиков «Битрикс-24» 72% работодателей в России довольны работой сотрудников на удаленке.

Компании, которым понравился такой формат работы, могут перейти на дистанционку — частично или насовсем. Расскажем, зачем и как.

Какие есть варианты удаленной работы

Удаленной работой называется труд работника вне офиса, то есть не на территории компании.

Термина «удаленная работа» в российском законодательстве нет, вместо него в трудовом кодексе есть «дистанционная работа». В жизни эти два понятия воспринимаются как синонимы. Однако в рамках правового поля работодатель может оформить только трудовой договор о дистанционной работе.

Человек может работать удаленно по закону, если работодатель заключит с ним один из трех видов договора: о дистанционной работе, надомной работе или договор гражданско-правового характера — ГПХ.

В российском законодательстве дистанционной считается работа, которую сотрудник выполняет через интернет и не на территории работодателя. Дистанционную работу сотрудник выполняет только сам, и труд при этом интеллектуальный. ст. 312.1 ТК РФ

Надомная работа — еще одно понятие из трудового кодекса. Это тоже удаленная работа, которую сотрудник выполняет дома по договору. Надомная работа предполагает физический труд и производство чего-либо, а материалы и инструменты для труда выдает работодатель. Надомный работник может привлекать к своей деятельности членов семьи. ст. 310 ТК РФ

Договор ГПХ — это соглашение о выполнении работ или оказании услуг, которое регулируется гражданским, а не трудовым законодательством. По этому договору человек может выполнять определенные виды услуг, например проконсультировать по юридическим вопросам.

У работодателя бывает соблазн заключить договор оказания услуг вместо трудового договора о дистанционной работе — для уменьшения налоговой нагрузки. Ведь это дает возможность сэкономить на взносах на страхование по болезни и в связи с материнством, не оплачивать отпуска и не предоставлять другие гарантии, предусмотренные трудовым кодексом. Но если работник регулярно выполняет какие-тообязанности, а компания его контролирует и платит зарплату, то эти отношения могут признать трудовыми, даже если они не оформлены трудовым договором.

Трудовая инспекция может оштрафовать работодателя-организацию за уклонение от оформления трудового договора на сумму от 50 000 Рдо 100 000 Р, а налоговая доначислит страховые взносы за работника и пени за просрочку их уплаты.

Кроме того, сам работник может обратиться в суд и получить положенные ему в соответствии с трудовым кодексом выплаты, а также компенсацию судебных издержек.

Чем дистанционная работа отличается от работы в офисе

При дистанционной работе компания договаривается с работником, как они будут взаимодействовать — по телефону, электронной почте, мессенджеру. И через эти средства связи работник получает все задания работодателя. Совещания можно проводить через сервисы видеосвязи, например по «Зуму» или «Скайпу», отчеты отправляют электронно.

Дистанционному работнику не нужно приезжать в офис даже иногда.Более того, если у работника будет такая обязанность, то трудовой договор нужно переоформить в обычный и убрать условие о дистанционной работе.

Во всем остальном дистанционный работник ничем не отличается от офисного — у него есть все трудовые права и обязанности, ему также полагаются все виды отпусков, оплата больничных, гарантии, связанные с семейными обстоятельствами.

Работать при этом можно из дома, кафе, коворкинга — из любого места, главное, чтобы был стабильный интернет для связи с коллегами.

Плюсы дистанционной работы для компании

Результаты исследования ADP Research Institute показывают, что вовлеченность в работу дистанционных сотрудников может быть выше, чем у тех, кто каждый день ходит на работу в офис. Вот что еще хорошего может дать удаленка работодателям.

Сэкономить офисный бюджет. При дистанционной работе работодатель существенно экономит на аренде и уборке офиса, коммунальных платежах и оборудовании. Ему не нужно проводить специальную оценку условий труда, тратиться на пожарную безопасность.

Обучение и инструктаж по охране труда с удаленщиками проводить не нужно. Правда, необходимо провести инструктаж по работе с оборудованием, если работодатель его предоставляет. ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ

Есть и другие расходы, которые работодатель перестает нести с удаленными работниками, например на питьевую воду, канцелярию и мебель.

Выбирать команду по всей стране. С дистанционной работой работодатель может не ограничиваться сотрудниками, которые живут в одном городе с ним. Можно нанять на работу человека из любой точки страны и не тратиться на его переезд к месту, где расположен офис организации.

Снизить издержки на оплату труда.  Уровень зарплат в разных регионах страны отличается, поэтому работодатель может найти квалифицированных сотрудников за меньшие деньги. Например, бухгалтер по расчету зарплаты из регионов может согласиться работать за 25 000—30 000 Р в месяц, а в Москве квалифицированного специалиста за такие деньги можно даже не искать.

Увеличить удовлетворенность от работы. Сотрудник на удаленке может сам определять темп и режим работы, если иное не предусмотрено трудовым договором, и решать, как сделать свой труд более продуктивным. Он экономит время на дороге, деньги на обедах в кафе и на покупке одежды для офиса. Все это положительно влияет на его удовлетворенность работой и работодателем.

Риски удаленки для работодателя

Дистанционная работа имеет достаточно преимуществ, чтобы задуматься о ее внедрении. Иногда, как в случае с коронавирусом, она становится единственным доступным вариантом. Но прежде чем переходить на удаленку, работодателю стоит взвесить и учесть возможные риски.

Удаленка подходит не всем. Бухгалтер по заработной плате вполне справится со своей работой из дома при наличии соответствующих программ и удаленного доступа. Но парикмахер не сможет подстричь клиента дистанционно, а мастер не починит технику по «Вотсапу».

Сложно уволить за нарушение трудовой дисциплины. На дистанционке работодатель напрямую не контролирует рабочее место сотрудника. Вот почему будет сложно доказать, что человек отсутствовал, даже если не выходил на связь более 4 часов.

Сложно повлиять на качество работы. Иногда дома сложно добиться нужной рабочей обстановки. Особенно если в семье есть маленькие дети и домашние животные, или сама домашняя обстановка мешает работе. На эти обстоятельства работодателю повлиять сложно, но низкий результат труда работника влияет на работу компании в целом.

Снизить эти риски можно, например, прописав испытательный срок в трудовом договоре. За три месяца можно хорошо узнать сотрудника и определиться, продолжать с ним работать или нет.

Есть риск выгорания сотрудников. Если человек не умеет контролировать себя или, скажем, слишком ответственно относится к работе, забывает отдыхать и переключаться, то выгорание не заставит себя долго ждать. Помочь справиться с этим могут разные инструменты, например, служба управления персоналом может составить рекомендации для сотрудников и их руководителей.

Как принять человека на дистанционную работу

Чтобы оформить дистанционного работника, от него нужно получить стандартный набор документов: паспорт, СНИЛС, диплом, трудовую книжку, если она есть, военный билет, если сотрудник военнообязанный. ст. 65 ТК РФ

Если будущий работник не может привезти документы в офис и передать кадровикам, он отправляет их двумя способами:

1. В электронной форме — при этом каждый документ должен быть подписан электронной усиленной квалифицированной подписью.
2. Заказным письмом с уведомлением — можно отправить бумажные копии документов, заверенные у нотариуса.

Дальше работодатель отправляет трудовой договор, издает приказ о приеме на работу, предоставляет локальные акты для ознакомления — все, как обычно. Копии локальных актов можно выслать на бумаге, предварительно заверив, или прислать по электронной почте и в любой мессенджер.

Если работник и работодатель подписывают трудовой договор электронно, то работодатель обязан выслать ему оформленный договор на бумаге в течение трех рабочих дней. ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ

Запись о приеме на работу в трудовую книжку при дистанционной работе можно не вносить, если работник и работодатель об этом договорились. В этом случае стаж подтверждается трудовым договором и электронными сведениями о трудовой деятельности, которые с 2020 года сдает работодатель. ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ

Если работник хочет иметь запись в трудовой книжке, то он должен выслать ее работодателю заказным письмом с уведомлением, и тот сделает соответствующую запись.

Работодатель будет хранить трудовую книжку до увольнения работника или до перехода на электронную трудовую книжку.

На что обратить внимание при оформлении трудового договора на удаленке

Трудовой договор с дистанционщиком оформляют, как обычно, в нем прописывают фамилию, имя и отчество работника, его должность, зарплату, гарантии и компенсации.

Работодателю нужно уделить внимание следующим моментам.

Место работы. В трудовом договоре с дистанционным сотрудником должно быть прописано, что он выполняет свою работу дистанционно, вне места расположения работодателя.

В качестве места работы указывают название организации и населенный пункт ее регистрации. Рабочее место, то есть то место, где человек будет выполнять свою работу, указывать не нужно.

Образец трудового договора о дистанционной работе

Режим работы и отдыха. В трудовом договоре может быть установлен режим рабочего времени, тогда работник должен будет его придерживаться.

Если в трудовом договоре ничего не сказано про режим работы и отдыха, дистанционный работник определяет его сам. Важно учесть, что в этом случае работодатель не сможет уволить за прогул подчиненного, не выходившего днем на связь больше 4 часов без уважительных причин. ст. 312.4 ТК РФ

Как предоставляется отчет. В какие сроки, как работник должен отчитываться о проделанной работе — это все должно быть указано в трудовом договоре.

Например, в нем может быть прописано, что работник должен ежемесячно присылать отчет — в электронном виде и в определенную дату. Работодатель должен утвердить форму этого отчета и определить порядок ее заполнения.

Оборудование и программы. Работодатель может выдать работнику необходимое для работы оборудование и программное обеспечение или компенсировать затраты, если работник использует свои средства. В любом случае эти моменты должны быть прописаны в трудовом договоре. ст. 188 ТК РФ

Основания для увольнения. С дистанционным работником можно расстаться по иным, не указанным в трудовом кодексе основаниям. Эти основания должны быть прописаны в трудовом договоре. Например, можно оговорить, что сотрудника могут уволить, если он более двух раз не предоставил вовремя отчет. ст. 312.5 ТК РФ

Как подписать договор об удаленной работе

Законодательство допускает «обмен электронными документами», но это не значит, что можно обмениваться сканами или фотографиями подписанных документов в мессенджерах или по электронной почте. Такие документы юридической силы иметь не будут.

Договор о дистанционной работе нужно подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭП), которая должна быть как у работодателя, так и у работника.

Каждая из сторон, получившая электронный документ, должна электронно сообщить другой об этом. Например, работодатель отправил работнику приказ о премировании на электронную почту. Работник должен отправить ответное письмо: «Я, такой-то, приказ о премировании получил, ознакомился, подписал», — и вложить в письмо подписанный своей электронной подписью документ. Можно сначала прислать подтверждение о том, что получил приказ о премировании, а следующим письмом — подписанный документ.

Если у сотрудника нет электронной подписи и нужно, чтобы он подписал бумажные документы, то тут есть три варианта.

Встретиться лично и передать документы из рук в руки в офисе или другом месте.

Отправить документы почтой или курьером. Расходы по пересылке обычно берет на себя работодатель.

Вызвать работника в офис. Если работник живет в другом городе и его вызывают для подписи документов, то организация должна возместить его расходы, так как это считается командировкой.

Как уволить дистанционного работника

Дистанционного работника могут уволить по тем же основаниям, что и офисного — по инициативе работника, по инициативе работодателя или по соглашению сторон.

По инициативе работодателя можно уволить из-за сокращения должности, ликвидации организации или по основаниям, прописанным в трудовом договоре. Например, если работник систематически не выполнял план и не выходил на связь с работодателем в течение определенного времени.

Приказ об увольнении нужно составить на бумаге и отправить работнику заказной почтой с уведомлением, даже если документ отправляли электронно.

Можно ли трудоустроить жителя другой страны

По мнению Минтруда, работодатель не может заключать договор о дистанционной работе с иностранцами и россиянами, проживающими в других странах. Объясняется это тем, что российское трудовое право не действует на территории других государств. Это правило действует и для жителей стран Евразийского экономического союза — ЕАЭС. В таких случаях обычно заключают гражданско-правовой договор с указанием срока и объема работ или услуг.

С гражданами ЕАЭС можно работать как с самозанятыми, если человек в течение последних двух лет не работал на компанию, и этот режим налогообложения ему подходит.

Как перевести работника из офиса на дистанционную работу

Работодатель может перевести работников, которые трудились в офисе, на дистанционку — по договоренности с ними.

Для этого стороны подписывают дополнительное соглашение об изменении трудовых условий. Там указывают, что с определенной даты сотрудник будет работать дистанционно, устанавливают режим работы, оборудование и программы, которые будут использовать стороны, порядок предоставления отчетов.

Пример дополнительного соглашения о переходе на дистанционный режим работы

Если изменения в договоре достаточно объемные, можно оформить их дополнительным соглашением об изложении трудового договора в новой редакции. Оформлять приказ о переводе на другую работу в этом случае работодателю необязательно, ведь переход на удаленку не считается переводом по трудовому кодексу. Второй вариант — расторгнуть старый договор и заключить новый, уже о дистанционной работе.

В любом случае новый трудовой договор или дополнительное соглашение вступят в силу с момента их подписания, либо в момент, указанный в этих документах.

О чем нужно помнить:

1. В российском законодательстве есть понятие «дистанционная работа», «удаленной работы» в трудовом кодексе нет.
2. Для удаленного физического труда есть термин «надомная работа» — это когда сотрудник что-то производит, используя материалы и инструменты, которые выдал работодатель.
3. В трудовом договоре с дистанционным работником не должно быть рабочего места, но может быть режим работы и отдыха.
4. В трудовом договоре нужно указать, как стороны будут общаться, какими программами работник должен пользоваться и как работник должен присылать отчеты.
5. Если трудовой договор подписывают электронно, работодатель должен отправить его бумажный экземпляр работнику.
6. Уволить работника по инициативе работодателя можно по сокращению должности, ликвидации организации или по основаниям, прописанным в трудовом договоре.
7. Иностранцев, находящихся за пределами РФ, не оформляют по трудовому договору с условием дистанционной работы, но можно подписать гражданско-правовой договор.

journal.tinkoff.ru

Отдел учета работодателей | Как и когда зарегистрироваться в качестве работодателя

ВЫДЕРЖКИ ИЗ CARPET REMNANT WAREHOUSE, INC.
ВЕРХОВНЫЙ СУД НЬЮ-ДЖЕРСИ
Рассмотрено 11 марта 1991 г. – Решение 6 августа 1999 г.

Тест A
«Конкретные факторы, свидетельствующие о контроле, включают в себя, требуется ли от работника отрабатывать установленные часы или работы, имеет ли предприятие право контролировать детали и средства, с помощью которых предоставляются услуги, и должны ли услуги оказываться лично.

Тест B
«По нашему мнению, эта фраза относится только к тем местам, где предприятие имеет физический завод или осуществляет неотъемлемую часть своей деятельности».

Тест C
«На наш взгляд, стандарт C обеспечивает наиболее тесную связь между обязанностью платить налоги и правом на получение пособий». Суд добавил: «Таким образом, если лицо, оказывающее услуги, находится на иждивении работодателя и по прекращении этих отношений пополнит ряды безработных, стандарт C не выполняется.И наоборот, стандарт C удовлетворяется, когда у человека есть бизнес, торговля, занятие или профессия, которые явно будут продолжаться, несмотря на прекращение оспариваемых отношений».

В определении должно учитываться каждое лицо в споре:

1. Продолжительность и сила бизнеса или предприятия.
2. Количество клиентов и соответствующий объем бизнеса каждого клиента.
3. Количество сотрудников, если есть.
4. Объем инструментов, оборудования, транспортных средств и подобных ресурсов.
5. Сумма вознаграждения от оспариваемых отношений по сравнению с вознаграждением, полученным от других клиентов.

В деле Gilchrist v. Div. найма. Sec., выше, 48 NJ Super. в 158 суд пришел к выводу, что требование о том, чтобы лицо обычно занималось независимо установленной торговлей, родом занятий, профессией или бизнесом, «требует наличия предприятия, которое существует и может продолжать существовать независимо от конкретных отношений оказания услуг и отдельно от них.Предприятие должно быть стабильным и прочным — таким, которое переживет прекращение отношений». Экспертиза должна определить, может ли человек продолжать существовать независимо от оспариваемых отношений.

В отсутствие каких-либо доказательств того, что работник «обычно занимается независимо установленной профессией, родом занятий, профессией или бизнесом», отношения будут классифицироваться как отношения между работодателем и работником.

Решение Апелляционного суда 1999 года по делу Aladdin Service Corporation v.Министерство труда подтверждает решение Комиссара по вопросам труда оставить установщиков ковров этой организации в качестве сотрудников. Суд отметил, что это решение «полностью соответствует принципам, изложенным в деле Carpet Remnant Warehouse, Inc. против Министерства труда Нью-Джерси». Решение Комиссара было основано на следующих неоспоримых фактах:

1. Во время слушаний OAL не было представлено никаких доказательств того, что какие-либо установщики были вовлечены в деловые отношения с другими компаниями, помимо Aladdin.
2. Не было представлено никаких доказательств в виде налоговых форм по Приложению C, которые указывали бы на то, что установщики получали доход от другого бизнеса.
3. Ничто в протоколе не указывает на то, что установщики использовали свои канцелярские принадлежности.
4. Ничто в записи не свидетельствует о том, что установщики размещали рекламу на желтых страницах или в профессиональных изданиях.
5. Не было предоставлено никаких доказательств того, что установщики использовали свои собственные счета-фактуры.
6. Не было предоставлено доказательств того, что установщики использовали торговое наименование.
7. Не было представлено доказательств того, что у установщиков был рабочий номер телефона.
8. Не было представлено никаких доказательств того, что установщики были зарегистрированы или зарегистрированы в качестве государственного или федерального работодателя.
9. Не было представлено доказательств того, что установщики арендовали или арендовали офисные помещения.
10. Не было представлено доказательств того, что установщики вложили значительные средства в независимый бизнес.

 

 

Отчет о новом найме

Все работодатели должны сообщать определенную идентифицирующую информацию о каждом вновь нанятом или повторно нанятом сотруднике, работающем в штате Нью-Йорк.

Вновь нанятый или вновь нанятый работник означает работника

• ранее не работал у работодателя или
• , ранее работавший у работодателя, но уволенный с такой предыдущей работы в течение 60 или более дней подряд.

Имейте в виду, что с 1 января 2022 года работодатели обязаны сообщать о лицах по договору с независимым подрядчиком с контрактом на сумму более 2500 долларов США.

Кто должен сообщать о новых сотрудниках

• Вы должны сообщать нам о новых сотрудниках, если вы соответствуете определению работодателя в соответствии с федеральным подоходным налогом.
• Сюда входят:
  • работодатели домашней прислуги,
  • трудовых организаций (включая пункты найма) и
  • государственных учреждений (за исключением федеральных агентств, которые подчиняются непосредственно Национальному справочнику новых сотрудников).

Правила сообщения о временных сотрудниках, нанятых агентством по трудоустройству, а также учителях и профессиональных спортсменах см. в правилах для конкретных видов занятости.

Информация, которую вы должны сообщить

Вы должны предоставить следующую информацию:

• имя сотрудника (имя, инициал отчества, фамилия),
• адрес сотрудника (улица, город, штат и почтовый индекс),
• Номер социального страхования сотрудника,
• дата найма сотрудника,
• имя работодателя,
• адрес работодателя (улица, город, штат и почтовый индекс),
• идентификационный номер работодателя (присваивается налоговой службой),
• , если работнику доступны пособия по медицинскому страхованию на иждивении, и если да, то дата, когда работник имеет право на получение пособия

Сроки оплаты

Вы должны сообщать о новых или повторно принятых на работу сотрудниках, которые будут трудоустроены в штате Нью-Йорк, в течение 20 календарных дней с даты приема на работу.Дата найма — это первый день сотрудника:

• выполняет любые услуги, за которые им будет выплачиваться заработная плата, чаевые, комиссионные или любой другой вид компенсации
• имеет право получать комиссионные за услуги, основанные исключительно на комиссионных.

Если вы отчитываетесь в электронном виде, вы должны представлять два ежемесячных отчета (при необходимости) с интервалом от 12 до 16 дней.

Примечание. Если у вас есть недавно принятый на работу нерезидент США (иностранец-нерезидент) виза, у вас есть 20 календарных дней, чтобы сообщить о новом приеме на работу, начиная с даты, когда сотрудник получает номер социального страхования (SSN) от Администрация социального обеспечения.Не США сотрудники-резиденты должны подать заявку на получение своего номера социального страхования в начале работы. Вы должны проявить должную осмотрительность, чтобы сотрудник предоставил SSN, когда он будет получен. Вы не можете подать отчет без SSN сотрудника или использовать индивидуальный идентификационный номер налогоплательщика (ITIN) или номер постоянного резидента (зеленая карта) вместо SSN.

Методы отчетности

Работодатели, которые обязаны отчитываться перед штатом Нью-Йорк (и работодатели из нескольких штатов, указавшие Нью-Йорк в качестве своего штата отчетности), должны использовать один из следующих способов для отправки информации о новом найме:

• Онлайн через New York New Hire Online Reporting Center
• Отправьте копию формы IT-2104 сотрудника, Свидетельство об удержании пособия вместо или в дополнение к федеральной форме W-4, Свидетельство об удержании налога с сотрудника ¹
  • Факс: 518-320 -1080
  • Электронная почта:

Департамент налогообложения и финансов штата Нью-Йорк
Уведомление о новом найме
PO Box 15119
Albany NY 12212-5119

Электронные регистраторы могут получить текущие спецификации, связавшись с Employer Outreach по телефону 518-320-1079.

Примечание : Вы не обязаны сообщать или подавать копии форм IT-2104 или федеральной формы W-4 для существующих сотрудников, которые изменяют суммы отчислений или другую информацию.

Наказания 

В случае неудачи:	штраф:
своевременно сообщать о вновь принятых работниках	20 долларов x количество сотрудников, не указанное в отчете
подать отчет с необходимой информацией	20 долларов x количество поданных ложных или неполных отчетов

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Ответы на часто задаваемые вопросы, касающиеся отчетности о новых сотрудниках.

Нужна помощь?

Свяжитесь с отделом по связям с работодателями в штате Нью-Йорк по номеру по телефону 518-320-1079.

Назад на страницу подоходного налога

---

  ¹ Форма IT-2104 содержит необходимую информацию о льготах по медицинскому страхованию, зависящих от сотрудников, и дату приема на работу. Просмотрите формы IT-2104 и федеральную форму W-4, чтобы убедиться, что информация является полной и разборчивой, включая имя работодателя, адрес и идентификационный номер. (зад)

Обновлено: 27 декабря 2021 г.

Как зарегистрироваться для уплаты налогов на заработную плату | Малый бизнес

Налоги на заработную плату или налоги на заработную плату являются неотъемлемой частью процесса найма и оплаты труда сотрудников.Любой бизнес, будь то крупный или малый, должен зарегистрироваться и точно сообщать обо всех налогах на заработную плату, чтобы избежать аудита. Кроме того, налоги на заработную плату возникают на федеральном уровне, а также на уровне штатов, поэтому предприятия, в которых есть сотрудники, должны понимать процесс регистрации на обоих уровнях. К счастью, зарегистрироваться для уплаты налога на заработную плату несложно и требуется всего несколько шагов. Ключевым моментом является обеспечение того, чтобы каждый шаг был завершен и выполнен правильно, чтобы у владельца бизнеса не осталось незавершенных дел.

Подайте заявление на получение идентификационного номера работодателя в налоговой службе. Большинству малых предприятий рекомендуется иметь EIN, но любые малые предприятия, которые нанимают и платят сотрудникам, должны подать заявку на EIN, чтобы сообщать о налогах в IRS. Заявка проста и может быть заполнена онлайн на веб-сайте IRS.

Получите кодовый номер NAICS для вашего бизнеса. Кодекс NAICS классифицирует предприятия по отраслям, а затем по специфике бизнеса. Например, строительные компании подпадают под код 23, а компании по строительству промышленных зданий имеют более конкретный код 232610.Чтобы найти код NAICS вашей компании, посетите веб-сайт ассоциации NAICS или веб-сайт Бюро переписи населения США, которое выпускает коды NAICS.

Зарегистрируйте свой бизнес в налоговом органе вашего штата. Неудивительно, что налоговая служба штата будет контролировать налоги на уровне штата. Что еще более важно, в каждом штате действуют уникальные правила в отношении налогов на заработную плату/работу, поэтому важно ознакомиться с конкретными требованиями вашего штата. Для штата Техас подайте заявку на веб-сайте государственного контролера.Вам понадобится EIN вашего бизнеса, номер корпорации от государственного секретаря (если применимо к вашему бизнесу) и код NAICS для вашего бизнеса.

Зарегистрируйтесь для получения компенсации работникам в отделе страхования вашего штата. Все штаты без исключения требуют, чтобы работодатели теперь выплачивали страховую компенсацию работникам в случае, если работники не могут завершить работу. Страховой налог применяется к зарплате работника, поэтому работодатели должны зарегистрироваться для уплаты этого налога, чтобы убедиться, что правильная сумма снимается в каждом платежном цикле.Работодатели Техаса могут зарегистрироваться в Департаменте страхования Техаса.

Зарегистрируйтесь для получения страховки по безработице в службе занятости или агентстве по трудоустройству вашего штата. Налог на страхование по безработице также применяется к зарплате сотрудников, поэтому работодатели должны зарегистрироваться для уплаты налога сразу после найма сотрудника. В штате Техас зарегистрируйтесь в Техасской комиссии по трудовым ресурсам. Обратите внимание, что закон Техаса требует от работодателей зарегистрироваться для уплаты налогов по страхованию от безработицы в течение 10 дней после того, как они подпадают под действие положений Закона Техаса о компенсации по безработице.

Что нужно знать об обязательной регистрации работодателя

Привлечение сотрудников не делает вас официальным работодателем. Вам необходимо зарегистрировать учетные записи в IRS и в вашем штате, чтобы на законных основаниях стать работодателем. В противном случае вы нарушите трудовое законодательство, что может привести к большим штрафам. Прежде чем нанимать сотрудников, убедитесь, что вы знаете требования к регистрации вашего работодателя.

Регистрация работодателя

Вам необходимо зарегистрироваться в качестве работодателя и получить несколько номеров счетов для целей налогообложения.Храните номера счетов в безопасном месте, чтобы не потерять их.

1. ИНН

Если у вас есть сотрудники, вы должны иметь идентификационный номер работодателя (EIN). Вы должны подать заявление на получение EIN в IRS.

EIN — это тип идентификационного номера налогоплательщика, который помогает IRS идентифицировать вашу компанию в налоговых декларациях. Это девятизначный номер, работающий аналогично номеру социального страхования. Вы должны указать EIN вашего бизнеса в таких документах, как форма W-2 и форма 941.

Эта регистрация бесплатна. Вы можете подать заявку на EIN онлайн, чтобы мгновенно получить свой налоговый регистрационный номер. Или вы можете отправить по факсу или почте форму SS-4 «Заявка на получение идентификационного номера работодателя» в IRS. Эти способы занимают больше времени, чем подача заявки через Интернет, и вы можете не получить свой номер в течение нескольких недель.

Если у вас есть сотрудники и вы подаете заявление на получение EIN, вы должны указать, что вам будут выплачиваться федеральные налоги. Это автоматически предварительно зарегистрирует вас в EFTPS.

EFTPS расшифровывается как Электронная система уплаты федеральных налогов.Это бесплатная услуга, которая позволяет удобно платить налоги на работу через Интернет или по телефону. Чтобы продолжить регистрацию в EFTPS, вам потребуется информация о вашем банке, а также ваше имя и адрес. Настоятельно рекомендуется зарегистрироваться в EFTPS, чтобы упростить некоторые из ваших обязанностей работодателя.

2. Налог SUTA

Как работодатель, вы обязаны платить налог штата по безработице (SUTA) за каждого своего сотрудника. Оплата в рамках программы по безработице вашего штата гарантирует, что работники получат пособие по безработице, если они станут безработными не по своей вине.

Ставки государственного налога на безработицу различаются. Работодатели платят по разным ставкам в зависимости от таких факторов, как их отрасль, количество бывших сотрудников, получивших пособие по безработице, и как долго вы занимаетесь бизнесом.

Ваш штат назначит вам ставку, когда вы станете работодателем. Ваша новая ставка работодателя изменится, как только вы наберете больше опыта.

Чтобы получить новую ставку работодателя, вы должны зарегистрировать налоговый счет SUTA. Процесс регистрации работодателем отличается от штата к штату, поэтому вам нужно будет проверить правительственные веб-сайты вашего штата для получения дополнительной информации.

Когда вы зарегистрируетесь в своем штате, вы получите номер счета работодателя, а также ставку взноса. Вы можете использовать свою учетную запись для подачи государственных форм, чтобы сообщать о своих налоговых обязательствах SUTA и производить платежи.

В вашем штате налог штата на безработицу может называться чем-то другим, кроме SUTA. Другое популярное название налога на безработицу — государственное страхование по безработице или SUI.

3. Отчет о новом найме

Когда вы нанимаете сотрудника, вы должны сообщить о нем в новую программу отчетности о найме вашего штата в течение определенного периода времени. Уведомление о новых сотрудниках является обязательным для штата. Как правило, вы должны сообщать о новых сотрудниках в течение 20 дней после приема на работу, но каждый штат устанавливает свои собственные требования.

Штаты используют новую информацию о найме для сбора алиментов, выявления мошеннических получателей страховки по безработице и пресечения незаконной социальной помощи. Несообщение о новых сотрудниках приведет к денежным или гражданским санкциям.

Чтобы сообщать о новых сотрудниках, необходимо сначала создать новую учетную запись для отчетов о найме. Вы можете сделать это, связавшись со своим штатом и зарегистрировав учетную запись.Для регистрации вам потребуется общая информация, такая как название вашей компании, идентификационный номер работодателя и адрес. Свяжитесь с вашим штатом для получения дополнительной информации.

Не знаете, где найти информацию о новом работодателе в конкретном штате? Чтобы начать работу, воспользуйтесь нашей страницей «Информация о новом работодателе по штатам для расчета заработной платы».

4. Местный налог

В зависимости от вашего местонахождения вам может потребоваться взимать местные налоги с заработной платы сотрудников. Если вам необходимо собирать и перечислять местные налоги, вы должны зарегистрироваться в местных и школьных налоговых счетах.Свяжитесь с вашим местным налоговым органом для получения дополнительной информации.

5. Страхование компенсации работникам

В большинстве штатов вам необходимо зарегистрироваться для получения компенсации работникам, когда вы нанимаете своего первого работника. Страхование компенсации работникам распределяет заработную плату и медицинские пособия, если работники получают травмы на работе.

Некоторые штаты требуют, чтобы вы получали компенсацию работникам через правительство штата. Другие штаты дают вам возможность выбрать, где получить страховку, например, у частных поставщиков.Свяжитесь с вашим штатом для получения дополнительной информации.

Готовы взять на работу своего первого сотрудника? Упростите свои обязанности, используя онлайн-программу Patriot для расчета заработной платы для малого бизнеса. Воспользуйтесь нашей бесплатной настройкой и поддержкой, чтобы начать начисление заработной платы, используя наш трехэтапный процесс. Получите бесплатную пробную версию сегодня!

Это не юридическая консультация; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Регистрация новых сотрудников в SSS, PhilHealth и Pag-IBIG Fund

Зарегистрированные компании на Филиппинах обязаны сообщать о своих новых сотрудниках в четыре государственных учреждения: Налоговую службу (BIR), Систему социального обеспечения (SSS), Филиппинскую корпорацию медицинского страхования (PhilHealth) и Взаимный фонд жилищного строительства (Pag -IBIG фонда).Уведомление этих государственных органов о статусе занятости лица, законно работающего на Филиппинах, является обязательным для предоставления ему/ей обязательных льгот для сотрудников, на которые он/она имеет право в соответствии с Трудовым кодексом Филиппин.

Сотрудники частных компаний на Филиппинах автоматически имеют право на шесть основных льгот, а именно:

• Взносы ССС
• Взносы PhilHealth
• Взносы в фонд Pag-IBIG
• Плата за 13-й месяц
• Поощрительный отпуск по службе
• Время приема пищи и отдыха

Три из этих пособий (SSS, PhilHealth и взносы в фонд Pag-IBIG) управляются соответствующими государственными учреждениями в рамках схемы ежемесячных взносов, согласно которой работодатель должен перечислять часть фактической месячной заработной платы работника каждому агентству. Работодатели, которые не перечисляют требуемую сумму взноса в установленный срок, несут ответственность за уплату пени, которая рассчитывается с установленной даты до момента платежа.

Этапы регистрации сотрудников на Филиппинах

Налоговая служба (BIR)

Бюро внутренних доходов (BIR) является налоговым органом на Филиппинах, отвечающим за регулирование налогообложения и сбор налогов с внутренних доходов. Он требует, чтобы граждане-резиденты Филиппин, получающие доход из источников внутри или за пределами страны, платили подоходный налог с населения и подавали налоговые декларации.

Для новых сотрудников без идентификационного номера налогоплательщика (ИНН)

• Вам необходимо потребовать от сотрудника подачи формы BIR 1902 в налоговое управление (RDO), где зарегистрирована ваша компания.

Для новых сотрудников с действующим ИНН

• Если у сотрудника уже есть ИНН от его/ее предыдущего работодателя, и он зарегистрирован в том же RDO, что и ваша компания, либо сотруднику, либо вашему персоналу отдела кадров необходимо подать форму BIR 2305, чтобы обновить свою информацию.
• Если работник получил свой ИНН от своего предыдущего работодателя и он зарегистрирован в другом RDO, чем ваша компания, сотрудник должен подать форму BIR 1905 в RDO, где зарегистрирован его предыдущий работодатель.

Обновленную таблицу подоходного налога с физических лиц BIR в соответствии с законом TRAIN можно просмотреть ниже.

Сообщить о новых сотрудниках | Mass.gov

Многогосударственные работодатели

Если у вас есть сотрудники в Массачусетсе и одном или нескольких других штатах, вы можете отправлять все свои новые отчеты о найме нам, а не сообщать в несколько штатов.Для этого вы должны отправить свои новые отчеты о найме онлайн через MassTaxConnect и зарегистрировать свою компанию в Управлении по взысканию алиментов США (OCSE).

Работодатели за пределами штата

Если ваша компания

• Не расположен в Массачусетсе
• Работает только в одном штате, кроме Массачусетса, и
• Вы нанимаете кого-то в Массачусетсе

вы должны соблюдать новые требования к отчетности о найме в штате, где вы ведете бизнес. Вы должны сообщать информацию о новом найме только штату, в котором вы ведете свой основной бизнес.

Массачусетс Города и поселки

Все города штата Массачусетс обязаны сообщать информацию о новом найме в электронном виде.

Города и поселки, пользующиеся услугами поставщиков услуг по начислению заработной платы, должны обеспечить передачу информации о новом найме в DOR в электронном виде.

Профсоюзы и бюро по найму

Профсоюзы и отделы по найму должны сообщать о лицах, которые работают непосредственно на профсоюз или отдел по найму.

Если профсоюз или отдел по найму просто направляет людей на работу, им не нужно подавать новые отчеты о найме для этих действий.

Если трудовая организация фактически платит лицам, которых она направляет (в отличие от того, что им платит физическое или юридическое лицо, к которому они направляются), трудовая организация считается работодателем и должна соблюдать новые требования к отчетности о найме.

Поденщики

Работодатели, которые владеют или управляют услугами поденщиков, должны сообщать о лицах, которых они нанимают на ежедневной основе, поскольку существуют отношения между работодателем и работником.

Учителя, тренеры и другие сезонные работники

Работодатели должны сообщать о сезонных работниках, если работники повторно наняты или восстановлены после перерыва в работе (отсутствия заработной платы) в течение 30 календарных дней или более. О повторно принятых на работу сезонных работниках необходимо сообщить в течение 14 дней с момента их возвращения на работу.

Об учителях, тренерах и других сотрудниках, возвращающихся на работу в сентябре каждого года, необходимо сообщать следующим образом:

• Учителя, работающие по 9-месячному графику оплаты , должны сообщаться при первоначальном приеме на работу и повторно сообщаться, когда они возвращаются после увольнения, увольнения или увольнения, или если они возвращаются на работу после запрошенного отпуска без сохранения заработной платы на сумму более 30 дней.

• Учителя с 12-месячным графиком оплаты должны сообщаться при первоначальном приеме на работу и повторно сообщаться ТОЛЬКО тогда, когда они возвращаются после увольнения, увольнения или увольнения, или если они возвращаются на работу после запрошенного отпуска без сохранения заработной платы, превышающей 30 дней.

• О замещающих учителях необходимо сообщать при первоначальном приеме на работу и повторно сообщать о повторном приеме на работу после увольнения, увольнения, увольнения или запрошенного отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью более 30 дней.

Работники, возвращающиеся из отпуска по беременности и родам, отпуска по семейным обстоятельствам или другого отпуска

Если сотрудница возвращается из отпуска по беременности и родам, отпуска по семейным обстоятельствам или из любого другого отпуска по истечении 30 дней или более, вы должны сообщить об этом сотруднице.

Если работнику продолжают выплачивать зарплату во время отпуска, подавать отчет при выходе работника на работу не нужно.

Сотрудники, повторно принятые на работу после увольнения

Если вы повторно нанимаете сотрудника после увольнения, вы должны сообщить об этом сотруднике в течение 14 дней с даты начала работы сотрудника.

Агентства по испытательному сроку и временному трудоустройству

Если в вашей компании есть испытательный срок перед официальным приемом на работу сотрудника, но сотрудник получает оплату в течение испытательного срока, вы должны сообщить о новом приеме на работу в течение 14 дней с первого дня работы, независимо от испытательного срока.

Временные агентства

• должен сообщать обо всех сотрудниках при их первоначальном приеме на работу.

• не нужно переотчитывать сотрудников каждый раз, когда они отчитываются на новую должность

• должен сообщать о любом сотруднике, который возвращается на работу после перерыва в оплате труда в течение 30 или более дней в связи с увольнением, увольнением или запрошенным отпуском без содержания.

Сотрудники, выходящие на пенсию или подающие требования о компенсации работникам

Если ваша компания удерживает алименты для физического лица и отправляет алименты в DOR, вы можете сообщать об изменениях в статусе занятости, таких как увольнения, увольнения, увольнения, выход на пенсию, отпуска и требования компенсации работникам через свою учетную запись MassTaxConnect, используя Опция отчета об изменении статуса сотрудника.

Уволенные сотрудники

Если вы увольняете сотрудника, имеющего действующий приказ об удержании дохода (IWO) для выплаты алиментов в штате Массачусетс, вы должны сообщить об уволенном сотруднике.Используйте функцию изменения статуса сотрудника.

Вам не нужно сообщать об уволенном сотруднике, если у сотрудника не было IWO.

Процедуры регистрации сотрудников | Inc.com

Когда компания нанимает нового сотрудника, она по закону обязана убедиться, что определенная информация об этих новых сотрудниках предоставлена ​​соответствующим государственным учреждениям. Эта информация, предоставляемая сотрудниками, которые заполняют определенные формы в первый день работы, используется для целей налогообложения и для подтверждения того, что они имеют законное право работать в Соединенных Штатах.

Основными документами, необходимыми для регистрации сотрудника в правительстве, являются форма удержания федерального налога (W-4), формы удержания налога штата и/или местного налога и форма подтверждения права на трудоустройство (I-9). У компаний также могут быть специальные формы для экстренного уведомления и другой важной информации. Содержание каждой формы, а также ее назначение должны быть полностью разъяснены каждому работнику.

Формы удержания налога

«Как работодатель вы несете огромную фидуциарную ответственность за сбор и удержание налогов с сотрудников практически с каждой зарплаты, которую вы выдаете», — написал Боб Адамс в своем Adams Streetwise Small Business Start-Up .«На всей территории Соединенных Штатов вы должны удерживать соответствующую сумму федерального подоходного налога и других налогов, связанных с заработком. Многие штаты и некоторые муниципалитеты также требуют уплаты подоходного или другого налога на заработок».

Краеугольным камнем федеральной системы сбора налогов является федеральная форма W-4. Эта форма, также известная как Свидетельство об удержании работника, предоставляет Службе внутренних доходов информацию о статусе подачи и удержании пособий каждого сотрудника. Как только новый сотрудник определил свой статус регистрации и количество удержаний, работодатель использует таблицы IRS, чтобы определить, сколько федерального подоходного налога следует удерживать из заработной платы работника (работодатели должны понимать, что в соответствии с этим соглашением они, по сути, действуют как агенты налогового органа; удержанные деньги принадлежат налоговому органу, даже если владение формально не передано).

Там, где это применимо, работодатели также должны удерживать государственные и местные подоходные налоги из заработной платы работников. У штатов и муниципалитетов в этом отношении совершенно разные договоренности; в некоторых штатах, например, подоходный налог штата отсутствует, а в других он довольно значительный. Работодатели, которые хотят быть в курсе своих требований, если таковые имеются, в этой области, должны обращаться в свои местные и государственные налоговые органы для получения информации о конкретных процедурах регистрации сотрудников и т. д. владельцы малого бизнеса должны обратить внимание на заполнение федеральной формы I-9.Этот документ подтверждает Службе гражданства и иммиграции США (CIS, бывшая Служба иммиграции и натурализации США), что сотрудник имеет законное право работать в Америке. Форма I-9 заполняется как работником, так и работодателем. Для получения дополнительной информации посетите веб-сайт СНГ по адресу http://uscis.gov/graphics/index.htm. CIS является частью Министерства внутренней безопасности.

БИБЛИОГРАФИЯ

Адамс, Боб. Adams Streetwise Создание малого бизнеса: подробное руководство по открытию и управлению бизнесом .Адамс Медиа, 1996.

Йозефович, Барбара. «Классификация рабочих и налоги на занятость». Налоговый консультант .

Добавить комментарий Отменить ответ

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Комментарий *

Имя *

Email *

Сайт