Как оформить на работу сотрудника: Как оформить сотрудника в штат без ошибок

Открыть полный текст документа

Как правильно ИП принять на работу сотрудника?

При найме первого работника предприниматель совершает такие действия:

• Подписывает с сотрудником трудовой договор или один из вариантов гражданско-правового соглашения.
• Оформляет работника и выпускает необходимые инструкции и приказ — если выбрали трудовой договор.
• Регистрируется во внебюджетных фондах как работодатель.

Отличие гражданско-правового договора от трудового договора

Какой договор выгоднее заключить предпринимателю с работником? Это зависит от целей и продолжительности сотрудничества.

Трудовой договор подразумевает, что новый сотрудник входит в штат предприятия и с этих пор выполняет конкретной работу, попадая под действие правил внутреннего распорядка. Работодатель фиксирует штатные перемещения работника в трудовой книжке, издает приказы и должностные инструкции для него. Переводит НДФЛ в бюджет, уплачиваются взносы в ФНС и ФСС. Работодатель гарантирует работнику  зарплату два раза в календарный месяц, больничные, отпускные и другие блага по ТК РФ.

По гражданско-правовому договору физлицо самостоятельно выполняет работу или услугу и не вступает в штат предприятия. Порядок выплаты гонорара определяется соглашением сторон. Договор нацелен на результат работы и заканчивает действие, когда работа выполнена и стороны подписали акт приемки. Регулирование отношений происходит в рамках Гражданского кодекса. ИП может заключить с работником договор:

• подряда;
• агентирования;
• поручения;
• комиссии;
• возмездного оказания услуг.

Прием сотрудника и оформление документов

При зачислении сотрудника в штат выполните такие действия.

1. Запросите у работника список документов:

• Паспорт.
• Трудовую книжку. Если сотрудник прежде нигде не работал, трудовую книжку покупает и заполняет сам ИП.
• Страховое свидетельство — СНИЛС.
• Документы воинского учета.
• Диплом, сертификат, лицензию или другое свидетельство об образовании и профподготовке.

2. Помогите сотруднику написать заявление о приеме на работу.

Заявление пишут от руки либо заполняют стандартную форму. 

3. Подпишите с работником трудовой договор

Правила заполнения трудового договора содержатся в ст. 57 ТК РФ. Составьте договор в двух экземплярах и зафиксируйте в нем условия оплаты труда. Сообщите обязанности сотрудника или предоставьте должностную инструкцию. Ознакомьте работника с нормативными актами предприятия: инструкцией по охране труда, штатным расписанием, положениями о коммерческой тайне — при её наличии. Затем работник письменно подтверждает, что ознакомился с этими материалами. 

Один экземпляр трудового договора предприниматель хранит у себя, другой забирает работник. Внизу договора, который предназначен ИП, перед подписью, работник пишет от руки: «Экземпляр трудового договора мною получен».

4. Оформите приказ о приеме сотрудника на работу

Приказ составляется по специальной форме, утвержденной ст. 57 ТК РФ. Согласуйте даты: сначала заключите договор и только затем издайте приказ.

5. Заполните личную карточку работника по форме Т-2

Рекомендуется оформлять работнику личную карточку Т-2. Ведение карточки помогает разрешать возможные конфликты между сотрудником и ИП. В Контур.Бухгалтерии карточка заполняется в разделе «Сотрудники».

6. Сделайте запись в трудовой книжке

Внесите сведения о приеме на работу в трудовую книжку нового сотрудника в течение недели. Если сотрудник прежде нигде не оформлялся по трудовому договору, то предприниматель сам заводит и заполняет ему трудовую книжку.

Оформление завершено. Теперь учитывайте отработанные дни, начисляйте зарплату, рассчитывайте налоговые отчисления и взносы в фонды, и сдавайте отчеты по сотрудникам.

Регистрация нового работодателя в ФСС 

Когда ИП принимает сотрудника по трудовому договору, он автоматически становится работодателем и должен в течение 30 дней зарегистрироваться в ФСС. С работниками на ГПХ регистрация нужна только в случае, если вы платите за сотрудника взносы на травматизм. Важно уложиться в установленные законодательством сроки, чтобы избежать штрафов.

Для регистрации в ФСС понядобятся:

• Заявление о постановке на учет.
• Копия вашего паспорта.
• Трудовые книжки сотрудников или договоры с ними.

Теперь вы сделаете все правильно, и сотрудники помогут вывести бизнес на новый уровень!

Как оформить в штат сотрудника, если он работает из-за рубежа

Дизайн, IT, контакт-центры и т. д. – перечень областей, где удобен дистанционный труд, растет с каждым годом. Удаленный труд позволяет оптимизировать многие бизнес-процессы: уменьшить число документов, снизить нагрузку на бухгалтерию, сэкономить фонд оплаты труда и т. д. Все это законно, отвечает задачам бизнеса и не ущемляет интересы сотрудников – наоборот, многим такой порядок очень удобен. Нередко к работе привлекается персонал из-за рубежа: системный администратор в Праге, дизайнер-верстальщик в Киеве. И возникают нюансы, о которых знают не все менеджеры по персоналу.

Глава 49.1 ТК (особенности регулирования труда дистанционных работников) не ограничивает заключение трудовых договоров с иностранными сотрудниками. Но в каждом государстве свои законы. Именно вы несете риски их нарушения, если в этой стране, допустим, нет понятия дистанционной работы. Также согласно ст. 312.3 и 312.4 ТК работодатель обязан предоставить сотрудникам технику или компенсировать использование личного имущества, а также обеспечить безопасные условия труда, что за границей вряд ли удастся. А если сотрудник перестанет работать, как применить к нему дисциплинарные взыскания, да еще и опираясь на российское трудовое право?

Другой важный вопрос – налоги. Когда человек живет в России, ставка НДФЛ составляет 13%, при нахождении за рубежом более 183 дней в году он уже не резидент – и ставка налога равна 30%. Правда, для некоторых, прежде всего высококвалифицированных, специалистов процент останется тем же. И если человеку потребуется справка о доходах, работодатель обязан предоставить 2-НДФЛ, хотя заверять ее в ФНС России не надо. Нельзя забывать и о риске двойного налогообложения, когда платить приходится и тут и там. Следует поинтересоваться, есть ли между Россией и страной, где трудится дистанционный сотрудник, соглашение об исключении двойного налогообложения.

Проблема в том, что, если работа выполняется из-за рубежа, сотрудник не считается налоговым агентом в России. Об этом, например, говорит Минфин. В письме от 20.02.2016 № 03-04-06/9783 ведомство ссылается на п. 2 ст. 209 ТК, из которого следует, что для дистанционных сотрудников – нерезидентов налогом облагаются только выплаты за работы, произведенные в нашей стране. Налогообложение доходов иностранца ведется в соответствии с законом государства, где он живет.

Таким образом, если компания заключила с гражданином России трудовой договор, в котором указано, что он работает за пределами нашей страны, обязанностей налогового агента по НДФЛ у компании не возникает независимо от того, резидент он или нерезидент. Об этом говорится в письме Минфина от 22.02.2017 № 03-04-06/10460. Так как сотрудник трудится за пределами России, то и платить налог он должен сам по законам страны, в которой находится. А вот страховые взносы компания-работодатель платить обязана, так как граждане России на трудовом договоре подлежат социальному страхованию и эта обязанность не зависит от места нахождения сотрудника.

В то же время выплаты физлицам-иностранцам за работу, сделанную за пределами России по гражданским договорам, не облагаются страховыми взносами.

Работодателю надо взвесить все риски и решить, нужно ли оформлять дистанционного сотрудника за рубежом в штат или лучше заключить договор оказания услуг или подряда. Второй вариант проще, так как не надо учитывать непростые требования ТК. Ведь работодателю нужно не присутствие человека в офисе с 9 утра до 6 вечера, тотальный контроль действий или его трудовая книжка. Ему нужно простым и удобным способом получить результат – в соответствии с законом.

У соискателя нет бумажной трудовой – как оформить на работу

С начала 2021 года не надо оформлять бумажные трудовые книжки сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые. Также часть работников в 2020 году решила отказаться от бумажного документа. Как таких ситуациях оформлять прием на работу? Рассмотрим в статье основные вопросы, которые возникают на практике.

Работник трудоустраивается впервые

Если сотрудник впервые поступает на работу в 2021 году, оформлять ему бумажную трудовую книжку не требуется (п.8 ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).

В такой ситуации процесс оформления приёма на работу будет выглядеть следующим образом:

— С работником заключается трудовой договор.

— На основании трудового договора издаётся приказ о приёме на работу. С приказом работника нужно ознакомить под подпись.

— Не позднее следующего рабочего дня с даты издания приказа, надо представить в Пенсионный фонд РФ форму СЗВ-ТД с кодом ПРИЁМ.

— На работника по общим правилам оформляется личная карточка.

Бумажная трудовая книжка из процесса документального оформления приёма на работу исключена. На лиц, которые впервые трудоустраиваются с 1 января 2021 года, информация о трудовой деятельности ведётся только в электронном виде. Таким образом, у работника нет возможности выбора бумажной или электронной трудовой книжки.

Данные о трудовой деятельности работника формируются на лицевом счетё в Пенсионном фонде. ПФР для отражения информации на лицевом счетё получает от работодателей сведения по форме СЗВ-ТД, то есть сведения о трудовой деятельности работника поступают напрямую в ПФР.

Отметим, что в трудовой договор запись о том, что бумажная трудовая книжка работнику не оформляется, делать не надо. Это не условие, которое согласовывают стороны договора, а требование закона.

Что касается страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС). Еще с 2019 года такие свидетельства ПФР не оформляет. Сейчас при приёме на работу соискатель должен предъявить документ, подтверждающий факт регистрации в системе персонифицированного учёта (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). И если у работника имеется свидетельство СНИЛС, он предъявляет этот документ. Если сотрудник начал трудовую деятельность уже после того, как ПФР перестал оформлять такие свидетельства, потребуется документ по форме АДИ-РЕГ (форма утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 13.06.2019 № 335п).

Если же сотрудник трудоустраивается впервые, и он не состоит на персонифицированном учете в ПФР, работодатель должен будет также зарегистрировать работника в системе индивидуального учёта. 

Работник по прежнему месту работы отказался от бумажной трудовой книжки

Подавляющее большинство работников, у которых был выбор, приняли решение о сохранении бумажного формата трудовой книжки. Но все же часть сотрудников перешли на электронное ведение сведений о трудовой деятельности. В этом случае прежний работодатель внес в трудовую книжку так называемую закрывающую запись и выдал её на руки работнику.

В силу ч. 1 ст. 65 ТК РФ при трудоустройстве соискатель предъявляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые.

Соответственно, если соискатель на прежнем месте работы не отказался от бумажной трудовой книжки, при новом трудоустройстве он предъявляет работодателю именно этот документ. Здесь ничего не изменилось.

Если работник перешёл на электронный формат, для нового работодателя всё равно потребуется подтверждение трудового стажа. Здесь возможны следующие варианты.

Соискатель при трудоустройстве для подтверждения стажа должен предъявить вам форму СТД-Р (её выдаёт прежний работодатель) или форму СТД-ПФР (получить её можно в Пенсионном фонде или через портал Госуслуги). Помимо этого, для ознакомления новому работодателю предъявляется бумажная трудовая книжка с закрывающей записью.

Отметим, что бумажная трудовая книжка в данной ситуации требуется исключительно для ознакомления. Из неё можно получить необходимые сведения о продолжительности профессиональной деятельности соискателя, а также о его страховом стаже.

Никакие записи в бумажную трудовую книжку новый работодатель не делает.

В данной ситуации проблема заключается в том, что форма СТД-Р содержит в себе только информацию о последнем месте работы. И до недавнего времени по аналогичному образцу составлялась и форма СТД-ПФР. При этом трудовую книжку нового работника организация оставить у себя не может, но в то же время продолжительность страхового стажа для расчёта размера пособия по временной нетрудоспособности необходимо подтвердить документально. И организации не остается ничего другого, как снять копию с трудовой книжки сотрудника.

Но Минтруд предпринял действия для решения этой проблемы. Так, приказом Минтруда России от 17.09.2020 N 618н в форму СТД-ПФР внесены дополнения. И с 14 декабря 2020 года в форму СТД-ПФР Пенсионный фонд включает весь трудовой стаж, который отражён на лицевом счете работника в ПФР.

Иными словами, форма СТД-ПФР может содержать сведения о полной продолжительности трудового стажа работника. Но и здесь есть проблема. Заключается она в том, что в Пенсионном фонде могут не содержаться данные о стаже работника до 2020 года.

Надо отметить, что информацию о прежнем стаже сотрудников ПФР получает от работодателей. Для этого он направляет в организации уведомления о необходимости заполнить форму СЗВ-К на работников. Получив такое уведомление, работодатель переносит данные о страже работника из трудовой книжки в форму СЗВ-К и направляет в ПФР. Таким образом, Пенсионный фонд аккумулирует на лицевом счёте гражданина информацию обо свей его трудовой деятельности.

Но эти данные собраны не на всех граждан. Поэтому не исключена ситуация, что на лицевом счёте человека не будет полной информации о его трудовом стаже. И в этом случае в форме СТД-ПФР будет отражена только информация о стаже с последнего места работы.

Таким образом, если соискатель, отказавшийся от бумажной трудовой книжки, при трудоустройстве предъявит вам форму СТД-ПФР, в которой будет отражён его полный трудовой стаж, этого документа будет вполне достаточно. Запрашивать бумажную трудовую книжку уже не потребуется.

Если же новичок предъявит форму СТД-Р с последнего места работы или форму СТД-ПФР, в которой будет отражена не полная информация о трудовой деятельности, для подтверждения стажа потребуется запросить у соискателя для ознакомления бумажную трудовую книжку.

Отправить

Запинить

Твитнуть

Поделиться

Поделиться

Какие документы нужны для трудоустройства?

Cookie-файлы

Этот сайт использует файлы cookie. Собранная при помощи cookie информация не может идентифицировать вас, однако может помочь нам улучшить работу нашего сайта. Продолжая использовать сайт, вы даете согласие на обработку файлов cookie.

В первую очередь нужен общегражданский паспорт. В случае его отсутствия можно предъявить другой документ, удостоверяющий вашу личность, в котором есть фотография, — загранпаспорт или водительские права.

1. Паспорт
   В первую очередь нужен общегражданский паспорт. В случае его отсутствия можно предъявить другой документ, удостоверяющий вашу личность, в котором есть фотография, — загранпаспорт или водительские права.
2. Регистрация по месту пребывания
   Согласно Трудовому кодексу работодатель не вправе отказывать в трудоустройстве гражданину, не имеющему регистрации, за исключением иностранных граждан. На практике компании редко принимают на работу персонал без регистрации, особенно если должность предполагает материальную ответственность. Советуем решить этот вопрос заранее: выяснение отношений на стадии оформления на работу — не лучший способ сделать карьеру.
3. Трудовая книжка
   Официальное трудоустройство подразумевает наличие у сотрудника трудовой книжки (в соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка должна быть у каждого сотрудника, проработавшего в организации более 5 дней, если это место работы для него основное). Помните, что работодатель не имеет права требовать у вас трудовую книжку, если в данную организацию вы устраиваетесь по совместительству. Если это ваше первое место работы, специалист по работе с кадрами сам оформит такой документ.
4. ИНН и пенсионное свидетельство
   Действующее законодательство не обязывает гражданина, не являющегося индивидуальным предпринимателем, получать индивидуальный номер налогоплательщика. Соответственно, требовать наличия ИНН работодатель не вправе. Но если вас всё же просят предъявить такой документ, его можно быстро оформить в налоговой инспекции по месту жительства. А вот оформление страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, если вы устраиваетесь на работу впервые, — это забота работодателя.
5. Документы воинского учёта
   Документы воинского учёта являются обязательными к предъявлению для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу (в нашей стране это мужчины в возрасте от 18 до 27 лет). Для призывников это удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Граждане, пребывающие в запасе, должны предъявить военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета.
6. Дипломы и свидетельства
   Документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний нужны при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. В случаях, когда вы устраиваетесь на работу не по специальности, в таких документах нет необходимости.
7. Медицинская книжка
   Медицинская книжка нужна только работникам определённых сфер деятельности — торговли, образования, медицины, общепита. Оформляется этот документ центрами государственного санитарно-эпидемиологического надзора. Помните, что если вы претендуете на работу в торговле, детских учреждениях и т.п., то отсутствие медкнижки будет причиной для отказа в оформлении на работу.

В отдельных случаях с учётом специфики работы Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Перечень всех необходимых для заключения трудового договора документов закреплён в Трудовом кодексе (статья 65). Требовать какие-либо другие документы, не входящие в этот список, работодатель не вправе.

Удачного трудоустройства!

Материал подготовлен Superjob.ru

Как оформить сотрудника на работу

При трудоустройстве новичка часто встает вопрос: как правильно оформить нового работника? В статье — краткая пошаговая инструкция.

Примечание от редакции «Клерка»: перечень обязательных документов, предъявляемых работником при приеме не работу, определен статьей 65 Трудового Кодекса РФ. Необязательными, к примеру, считаются фотография, справка о зарплате за 2 последних года.

Подробнее о процедуре приема сотрудника — в нашем онлайн-курсе «Все о кадровом учете».

Законодательство не обязывает работодателей требовать от новичков заявления о приеме на работу. Для трудоустройства достаточно оформить трудовой договор и приказ о приеме на работу. Эти документы подтверждают согласие сотрудника с работодателем (ст. 56, ч. 1 ст. 68 ТК РФ).

Однако на практике работодатели зачастую просят новых сотрудников заполнять это заявление для удобства ведения кадрового учета. Такая практика не противоречит закону и может применяться организациями и индивидуальными предпринимателями.

Типовой бланк заявления о приеме на работу в законе не предусмотрен, поэтому такой документ можно составить в произвольной форме. Обычно в заявлении сотрудник указывает свою должность и дату приема.

Работодатели за свой счет проводят предварительные медицинские осмотры при приеме на работу новичков, которые будут работать во вредных и опасных условиях или обязаны проходить осмотры по закону (абз. 12 ч. 2 ст. 212 ТК РФ, письмо Минфина РФ от 24.01.19 № 03-15-06/3786).

При этом направлять на предварительный медосмотр работников, которые обязаны его проходить, нужно и в тех случаях, когда принимаете их на работу повторно, по новому трудовому договору. Дата увольнения неважна (ст. 213 ТК РФ, письмо Минтруда РФ от 28.04.17 № 15-2/ООГ-1224).

Цель предварительного медицинского осмотра заключается в том, чтобы определить, может ли кандидат претендовать на ту или иную должность по состоянию здоровья. По результатам медосмотра принимается решение — заключать трудовой договор с новичком или нет.

Важно учитывать, что предварительные медосмотры не нужно проводить, если рабочее место сотрудника с допустимыми или оптимальными условиями труда и по закону его работа не требует таких медосмотров.

Приказ о приеме на работу можно составить на фирменном бланке или по типовой форме № Т-1, которая утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1.

В любом случае в документе необходимо продублировать условия трудового договора с сотрудником — дату начала работы, структурное подразделение, должность, характер работы, оклад, надбавки.

С итоговым вариантом приказа о приеме на работу нового сотрудника необходимо ознакомить под подпись. Крайний срок для ознакомления — три дня с момента, когда новичок фактически приступил к выполнению своей работы (ст.  68 ТК РФ).

Работодатель вправе заключить трудовой договор с новым сотрудником в произвольной форме. Главное — предусмотреть в бланке все обязательные сведения и условия. Например, информацию о зарплате, должности, режиме рабочего времени.

Также можно подписать с новичком трудовой договор по типовой форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 07.08.16 № 858. Этим правилом могут воспользоваться микропредприятия и другие работодатели. Типовая форма позволяет упростить кадровый учет, и заполнить ее несложно.

Примечание от редакции «Клерка»: при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись:

• с правилами внутреннего трудового распорядка;
• положением об оплате труда;
• положением о защите персональных данных;
• иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника.

Работодатель обязан внести данные о трудоустройстве в трудовую книжку нового сотрудника.

Срок — шестой рабочий день с даты, когда новичок фактически приступил к работе (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 2 порядка, утвержденного Приказом Минтруда РФ от 19.05.21 № 320н, далее — порядок № 320н).

Запись в трудовой сотрудника делают следующим образом. Сначала в графе 3 указывают наименование работодателя. Затем на следующей свободной строке в графе 1 проставляют порядковый номер записи, а в графе 2 записывают дату выхода на работу.

Далее в графе 3 делают запись о том, что сотрудник принят или назначен на должность, специальность, профессию, с указанием квалификации. В самом конце в графе 4 вписывают дату и номер приказа или решения, на основании которого вносят запись о приеме.

Такие правила устанавливает пункт 10 порядка № 320н.

Оформления сотрудника на работу в УНФ 1.6

По умолчанию функция учета заработной платы отключена. Поэтому начнем с общей настройки программы.

Переходим в раздел Компания – Настройки – Еще больше возможностей

Находим в списке подраздел Зарплата и ставим флажок Управление персоналом, начисление зарплаты.

Теперь у нас отображаемся раздел Зарплата. Далее переходим к созданию документа приема на работу. Открываем раздел Зарплата – Кадровый учет – Приемы на работу.

Нажимаем кнопку Создать. Открывается карточка документ, переходим к его заполнению.

Нажимаем кнопку Добавить и заполняем ячейки в строке:

• Сотрудник — принимаемый на работу сотрудник, выбираем его из справочника Сотрудники
• Дата приема на работу
• Подразделение – в этой ячейке указываем подразделение, в которое принимается сотрудник.
• Должность. Это значение выбираем из справочника Должности
• Ставок — количество занимаемых ставок.

Обратите внимание! Это значение не используется при расчете заработной платы. Оно предназначено для анализа занятых ставок по штатному расписанию.

• График работы.

Стандартных графиков работы в программе нет, нужно создавать свой. Нажимаем кнопку Создать. В открывшейся форме заполняем Наименование, Базовый календарь и Тип графика (Пятидневка, Шестидневка и т.д)

Синим выделены рабочие часы, серым – нерабочие.

Чтобы изменить рабочие часы на нерабочие, нужно выделить необходимые ячейки и нажать на соответствующую кнопку. Для примера, добавим в график обеденный перерыв с 13:00 до 14:00. Выделим этот интервал на графике и нажмем на кнопку Нерабочее.

График работы готов. Нажимаем Записать и закрыть.

Возвращаемся к документу Прием на работу. Переходим на вкладку Начисления и удержания.

Нажимаем кнопку Добавить. Заполняем ячейки в строке Вид начисления: выбираем из списка подходящий вариант.

Для примера мы выберем только 2 начисления Оклад по дням и Премию. Удержаний назначать не будем. Также укажем Суммы начислений и Статьи расходов.

Далее переходим на вкладку Налоги. Также выбираем из списка необходимые удержания (взносы ПФР, ФСС и т.д.)

Переходим на вкладку Дополнительно, заполняем дату составления документа.

Проверяем документ и нажимаем Провести и закрыть.

Готово! Сотрудник считается принятым на работу с даты, указанной в документе.

Наем сотрудников | Налоговая служба

Если вы нанимаете сотрудников, то вам необходимо защитить свои записи и формы, включая следующие:

Право сотрудника на работу в США

Вы должны подтвердить, что каждый новый сотрудник имеет законное право работать в США. Попросите сотрудников, которых вы нанимаете, заполнить форму I-9, PDF-документ с подтверждением права на трудоустройство.

Вернуться к началу

Номер социального страхования сотрудника (SSN)

Вы должны получить имя каждого сотрудника и номер социального страхования (SSN) и ввести их в форму W-2 (это требование также применяется к иностранным сотрудникам-резидентам и нерезидентам).Если у вашего сотрудника нет под рукой карточки социального страхования, то Управление социального обеспечения (SSA) предлагает подтверждение номера социального страхования (SSN) и быстрый доступ к соответствующим формам и публикациям.

Не принимайте ITIN вместо SSN для идентификации сотрудника или для работы. ITIN доступен только иностранцам-резидентам и нерезидентам, которые не имеют права на работу в США и нуждаются в идентификации для других налоговых целей. Вы можете идентифицировать ITIN, потому что это 9-значный номер, который начинается с цифры «9» и отформатирован как SSN (NNN-NN-NNN).

Примечание: Человек с ITIN, который позже получит право на работу в Соединенных Штатах, должен получить SSN.

Вернуться к началу

Удержание работником

Чтобы узнать, сколько подоходного налога удерживать из заработной платы сотрудников, вы должны иметь Форму W-4, Свидетельство об удержании удержания сотрудника, для каждого сотрудника. Попросите всех новых сотрудников предоставить вам подписанную форму W-4, когда они приступят к работе. Сделайте форму действующей при первой выплате заработной платы.Если сотрудники требуют освобождения от удержания подоходного налога, они должны указать это в своей форме W-4. Сумма удерживаемого подоходного налога должна основываться на статусе подачи и корректировках удержания, как указано в форме. Если новый сотрудник не дает вам заполненную форму W-4, удерживайте налог, как если бы этот сотрудник был холостым. Дополнительное удержание может потребоваться с заработной платы, выплачиваемой иностранцам-нерезидентам.

Форма W-4 остается в силе до тех пор, пока сотрудник не предоставит вам новую. Если сотрудники требуют освобождения от удержания подоходного налога, они должны ежегодно предоставлять вам новую форму W-4.Если сотрудник предоставляет вам Форму W-4, которая заменяет существующую Форму W-4, то начните удержание не позднее начала первого расчетного периода, заканчивающегося на 30-й день или позднее с даты получения вами замещающей Формы W-4. . Исключения и недействительные формы W-4 см. В Публикации 15 (Циркуляр E) Налогового руководства работодателя.

Вы также можете направить своих сотрудников к оценщику налоговых удержаний. Помните, что это приложение предназначено для того, чтобы помочь сотрудникам убедиться, что из их заработной платы не удерживается слишком много или слишком мало подоходного налога.Это не замена формы W-4, но большинство людей сочтут ее более точной и простой в использовании, чем рабочие листы, прилагаемые к форме W-4. Они могут использовать результаты этой программы, чтобы помочь им заполнить новую форму W-4, которую они отправят своему работодателю. К работодателям в сельском хозяйстве могут применяться особые правила. Для получения дополнительной информации см. Публикацию 51 (Циркуляр A), Руководство по налогам для работодателей в сельском хозяйстве.

Вернуться к началу

Как создать заявление сотрудника

• Формы заявлений собирают всю необходимую информацию от соискателей в организованном формате с возможностью поиска.
• Есть пять шагов, которые вы должны предпринять как работодатель, чтобы начать процесс приема на работу, включая получение необходимых форм и регистрацию в государственных органах.
• Не требовать ответов на личные вопросы по вашей заявке; это может вызвать у вас проблемы с законом.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, которые хотят нанять сотрудников и хотят знать, что они должны указать в своих формах заявления.

Наем новых сотрудников часто связан с большим объемом документов, включая резюме, формы заявлений и формы нового найма.Если вы новый владелец бизнеса, может быть сложно точно определить, какие формы необходимы при приеме на работу новых сотрудников, а какие следует хранить в файлах.

Когда вы ищете кандидатов на работу, вам необходимо написать заявление о приеме на работу. Эта форма дает вам некоторую ключевую информацию, которая вам понадобится, чтобы решить, подходит ли кандидат для вашей компании. Чтобы гарантировать, что вы продвигаете квалифицированных кандидатов через процесс приема на работу, вам необходимо разработать форму заявки таким образом, чтобы исключить неподходящие варианты.

Что такое форма заявления о приеме на работу?

Заполнение заявления о приеме на работу — это первый шаг, который сделает кандидат на вакансию в вашей компании. Форма заявки включает всю основную информацию, которая вам понадобится о кандидате, включая его имя, адрес, контактную информацию и образование. [Ищете программное обеспечение для набора персонала, которое поможет вам найти новых сотрудников? Ознакомьтесь с нашими рекомендациями по выбору лучшего программного обеспечения для набора персонала .]

Зачем вам нужна анкета?

Форма заявки обеспечивает централизованный и единообразный способ сбора необходимой информации обо всех ваших соискателях, что упрощает их сортировку для поиска подходящих кандидатов на ваши открытые должности. Вы также можете сохранить бланки заявлений на случай следующего открытия вакансий.

Кроме того, бланк заявления о приеме на работу дает возможность соискателям подписаться и подтвердить, что вся предоставленная ими информация является точной и актуальной, что может защитить ваш бизнес от ложной информации или мошенничества.

Вы можете отформатировать и пометить свои формы приложений, чтобы их было легко найти в вашей системе управления документами, что позволяет быстро и легко находить определенные приложения.

Подробная и продуманная форма заявления о приеме на работу может иметь несколько преимуществ:

• Она впечатляет кандидатов. Набор персонала — это улица с двусторонним движением, и хорошо продуманное заявление о приеме на работу является важной частью повышения авторитета и профессионализма вашего бизнеса.
• Он найдет ответы, которые вы ищете. Создание собственной формы заявки вместо использования формы, задающей общие вопросы, гарантирует, что вы получите ответы, необходимые для поиска лучшего кандидата на работу.
• Вы можете использовать автоматизированные рабочие процессы. Стандартизация форм вашего заявления о приеме на работу позволяет автоматизировать большую часть процесса, что может сэкономить вам часы на просмотр приложений. С помощью правильной системы управления вы можете помечать приложения по ключевым словам и сортировать их, пока у вас не появится небольшая группа, которую нужно будет просмотреть вручную.

Что должно быть включено в форму заявки

Форма заявки о приеме на работу должна включать поля для основной информации соискателя, а также любые ответы на вопросы, связанные с работой, которые у вас есть. Вот некоторые из основных вещей, которые должна включать форма заявки:

• Юридическое и предпочтительное имя заявителя
• Адрес заявителя
• Контактная информация заявителя (номер телефона, электронная почта и т. Д.)
• Должность, на которую они претендуют
• Инструкции по как заполнить форму
• Описание работы
• Образование
• История работы
• Подпись и дата
• Наличие
• Правовые оговорки

Вместо того, чтобы просить соискателя вручную заполнить историю своей работы в заявлении о приеме на работу, вы могут попросить приложить резюме.Вы можете включить в заявку вопросы, связанные с конкретной вакансией, или потребовать от соискателей приложить другие документы, такие как сопроводительное письмо, портфолио, образцы письма или рекомендации.

Вот образец формы заявки:

Что не следует указывать в форме заявки

Есть несколько вещей, которые не должны указывать в форме заявления о приеме на работу как по профессиональным, так и по юридическим причинам. Поскольку форма заявления о приеме на работу является профессиональным деловым документом, существуют правила найма, которые защищают вас как работодателя, а также как заявителя.Обратите внимание, что вы можете указать на некоторые из этих вопросов, например, о гендерной идентификации или статусе визы, но только если вы дадите понять, что заявитель не должен отвечать.

Например, вы не можете требовать от заявителя предоставления какой-либо информации в анкете:

• Семейное или семейное положение
• Гражданство или статус визы
• Религиозная принадлежность
• Сексуальная ориентация
• Пол
• Физическая информация , например рост или вес
• Медицинская информация
• Уголовные аресты и осуждения

Ключевой вывод: Форма заявки собирает всю необходимую информацию от заявителя и помещает ее в стандартизованный формат с возможностью поиска, чтобы помочь вам точно определить наиболее жизнеспособные кандидаты.

Как создать приложение сотрудника

Существует множество шаблонов, которые вы можете загрузить и настроить, или вы можете создать свою собственную форму приложения с нуля. При создании формы помните об этих советах:

1. Будьте краткими. Вы не хотите, чтобы ваша форма заявки была многостраничной — это заставит многих заявителей потерять интерес на полпути. Сосредоточьтесь на главном и сохраните подробные вопросы для последующих собеседований.
2. Пройдите приложение самостоятельно. Лучший способ проверить форму заявки — попробовать заполнить ее самостоятельно. Обратите внимание на ощущения от процесса. Это слишком долго? Имеет ли формат смысл и естественен ли он? Легко ли ввести вашу информацию?
3. Предоставьте варианты. Соискатели приходят на работу с более разнообразным опытом работы и образования, чем когда-либо, поэтому важно, чтобы в вашей форме заявки были предусмотрены варианты, позволяющие им продемонстрировать свои навыки.Разрешите им разместить ссылку на свой профиль в LinkedIn или онлайн-портфолио или включите примеры своей работы.
4. Задайте оригинальные вопросы. Если вы хотите избежать механического приема заявок на работу и дать кандидатам возможность выделиться, задавайте оригинальные вопросы, например их мнение о SEO или интересные новости отрасли.
5. Проведите кандидатов через процесс. Пусть соискатели четко видят, сколько шагов в форме заявки, и позволяют им отслеживать свой прогресс.Это помогает им оценить, сколько времени им нужно посвятить процессу.

Ключевой вывод: Ваша форма заявки должна быть короткой, удобной для восприятия и давать кандидатам возможность продемонстрировать свои навыки и выделиться.

Шаблоны и примеры приложений

Доступно несколько бесплатных онлайн-шаблонов и руководств, многие из которых настраиваются, вплоть до шрифтов и дополнительных вопросов. Вы можете использовать эти шаблоны в качестве вдохновения для своих собственных или изменить шаблон в соответствии со своими потребностями.

Как начать прием на работу

После того, как вы наняли нового сотрудника, есть несколько важных форм, которые сотрудник должен заполнить, а вы, работодатель, подать на уровне штата и на федеральном уровне. Эти формы должны быть отправлены до того, как сотрудник приступит к работе и получит свою первую зарплату.

При приеме на работу новых сотрудников вы должны предпринять пять шагов:

1. Зарегистрируйтесь в качестве работодателя в IRS.

Вы должны выполнить этот шаг, прежде чем начинать процесс приема на работу.Начните с получения идентификационного номера работодателя (EIN), который вам необходим для налоговых отчетов и платежей по заработной плате. Затем вам нужно будет присоединиться к электронной системе федеральных налоговых платежей IRS (EFTPS), в которой вы будете вносить налоги на заработную плату из удерживаемых налогов сотрудников и своего бизнеса.

2. Подайте форму W-4 для удержания федерального подоходного налога.

С 1 января 2020 года работодатели должны использовать новую форму W-4 для новых сотрудников, а также для любых существующих сотрудников, которые хотят изменить свой статус удержания.W-4 предоставляет вам информацию о сотрудниках для удержания подоходного налога с их зарплаты. Вы можете скачать и распечатать форму W-4 здесь.

3. Подайте форму I-9, чтобы узнать о праве на трудоустройство.

Вы как работодатель обязаны задокументировать право новых сотрудников на легальную работу в Соединенных Штатах. Вы можете сделать это с помощью формы I-9, которую должен заполнять каждый новый сотрудник, поскольку в ней запрашиваются документы, удостоверяющие личность и право на работу.

Есть два шага к I-9: во-первых, сотрудник заполняет форму и указывает, какие документы он будет использовать для подтверждения своей личности и права на работу.Затем, как работодатель, вы должны просмотреть эти документы и убедиться в их правильности и точности.

4. Создайте форму заявления о приеме на работу.

Форма заявления о приеме на работу, как подробно описано выше, предоставляет информацию о сотруднике, которую можно проверить в случае необходимости, а также место, где соискатель может проверить и подписать правильность предоставленной информации.

5. Зарегистрироваться в государственных органах занятости.

Вы должны зарегистрироваться в качестве работодателя в нескольких государственных учреждениях:

• Государственная регистрация нового найма: Вам необходимо зарегистрировать новых сотрудников в государственной системе уведомления о новых наймах, которая позволяет штату получать алименты с этих сотрудников. сотрудники при необходимости.Вы можете найти информацию о том, как зарегистрировать новых сотрудников, в Министерстве здравоохранения и социальных служб США.
• Государственная регистрация работодателя: Каждый штат, собирающий подоходный налог, требует, чтобы работодатели отчитывались и платили эти налоги. Вы можете связаться с налоговым агентством своего штата для получения информации о том, как зарегистрироваться в качестве работодателя в вашем штате, а также получить информацию о формах удержания и требованиях к отчетности и выплате удержанных сумм.
• Государственный налог по безработице: Возможно, вам потребуется зарегистрироваться в департаменте труда штата для уплаты государственного налога по безработице.Этот налог уплачивается работодателями в фонд помощи наемным работникам в случае увольнений. Вы можете связаться с отделом труда вашего штата для получения дополнительной информации.
• Компенсация государственным работникам: Компенсация работникам выплачивается работникам, получившим травмы или заболевшим на работе. Вы должны зарегистрироваться в агентстве по компенсациям работников вашего штата и вносить деньги в этот фонд. [Прочитать статью по теме: Что малому бизнесу нужно знать о компенсации работникам]

Ключевой вывод: Прежде чем приступить к процессу найма должным образом, необходимо выполнить пять шагов, включая регистрацию в государственных органах. и получение надлежащих форм сотрудников.

Бесплатная форма заявления о приеме на работу — стандартный шаблон — Word

A job application позволяет человеку ввести свои личные данные, чтобы подать заявление о приеме на работу. После заполнения он предоставит работодателю снимок доступности, образования и прошлого опыта работы соискателя. От заявителя может потребоваться санкционировать декларацию, подтверждающую, что предоставленная информация верна и точна.

Загрузить в формате Adobe PDF, Microsoft Word (.docx) или Open Document Text (.odt).

(1) Имя заявителя. Соискатель, который подаст это заявление, должен быть идентифицирован в начале этого процесса.Его или ее имя ожидается в стандартном представлении «Первый», «Средний» и «Последний», где требуется.

(2) Текущая дата.

(3) Адрес. Адрес проживания соискателя должен быть передан в соседний район. Для этого предусмотрены две строки. Не рекомендуется использовать P.O. Адрес почтового ящика, если в этом нет крайней необходимости. Большинству, если не всем работодателям потребуется домашний адрес каждого потенциального сотрудника для проверки биографических данных.

(4) Адрес электронной почты. Соискатель должен иметь возможность предоставить действующий адрес электронной почты, который активно отслеживается.

(5) Телефонный номер . Многие потенциальные работодатели свяжутся с заявителем по телефону по важным вопросам, вопросам или решениям. Номер мобильного и / или домашнего телефона соискателя должен отображаться вместе с другой его контактной информацией.

(6) Номер социального страхования. Общепринятым и чрезвычайно надежным средством подтверждения личности является номер социального страхования.Поэтому для отображения номера социального страхования соискателя отведена специальная область.

(7) Дата выпуска. Необходимо указать календарную дату, когда соискатель впервые может физически работать.

(8) Желаемая оплата. Ставка заработной платы, которую ожидает соискатель, может быть определена как сумма в долларах, выплачиваемая по часам, или установленная годовая заработная плата. Эта информация должна быть представлена ​​в виде суммы в долларах с установленным флажком «Час» или «Зарплата».

(9) Желаемая работа.

(10) Статус поиска работы. Следует указать, ищет ли кандидат на работу «полный рабочий день», «неполный рабочий день» или «сезонную» работу. Если соискатель работает гибко, то можно выбрать любую комбинацию этих флажков, если она соответствует намерению соискателя.

(11) Право на работу по закону. Способность легально работать в США должна быть одним из качеств соискателя.В этом случае следует отметить или выбрать поле «Да». В противном случае, если соискатель не может легально работать в Соединенных Штатах (т.е. ему или ей может потребоваться спонсорство), следует выбрать поле «Нет».

(12) Предыдущая история с работодателем. Поле «Да» следует выбрать, если соискатель работал на работодателя, принимающего это заявление. В противном случае следует отметить поле «Нет». Имейте в виду, что если соискатель работал на этого работодателя до этого, в этот раздел должны быть включены первая календарная дата и последняя календарная дата его или ее срока работы у этого работодателя.

(13) Статус уголовного. Криминальное прошлое соискателя должно быть установлено. Если он или она никогда не были осуждены за преступление (тяжкое преступление), следует выбрать поле «Нет». Если нет, то следует поставить отметку в поле «Да» или выбрать его, а обсуждение характера осуждения, обстоятельств, приведших к осуждению, а также его результатов необходимо будет задокументировать.

(14) Средняя школа. Для этого заявления требуется краткая история академической истории соискателя. Таким образом, в названии средней школы, которую он посещал, следует указать город и штат, в которых она расположена.

(15) Даты присутствия. Указываются первая и последняя календарные даты, когда соискатель посещал указанную среднюю школу.

(16) Статус завершения. Поле «Да» должно быть отмечено, если соискатель окончил среднюю школу, а полученная степень должна быть оставлена.Если соискатель не окончил среднюю школу, следует отметить поле «Нет».

(17) Колледж. Если соискатель учился в колледже, тогда должно отображаться полное название этого колледжа или университета, а также город и штат, в которых он находится.

(18) Даты посещения. В этом разделе необходимо указать как дату первого семестра, в который соискатель поступил в колледж, так и окончательную дату его или ее посещения.

(19) Статус ученой степени. Если соискатель является выпускником колледжа, необходимо выбрать поле «Да» и выбрать полученную степень. В противном случае, если он или она не получили ученую степень, необходимо отметить поле «Нет».

(20) Прочие учебные заведения или курсы. Должна быть включена запись о любом другом образовании, полученном соискателем. Например, если соискатель посещал профессиональное училище, название учебного заведения, а также город, штат, даты посещения, а также степень или сертификат, полученные соискателем, должны быть переданы на рассмотрение.

(21) Дата начала и дата окончания посещения.

(22) Получена степень или сертификат. Сертификат, который соискатель получил в другом учебном заведении или на другом курсе, необходим для заполнения этой области.

(21) Работодатель 1. Большинство работодателей захотят просмотреть историю занятости соискателя вакансии. Следовательно, следует документально подтвердить название последней компании или лица, на которое работал соискатель.

(22) Контактная информация. Укажите адрес электронной почты, номер телефона и адрес, по которому можно связаться с последним работодателем соискателя.

(23) Начальный взнос. Стартовая заработная плата — это ставка заработной платы, которую последний работодатель соискателя заплатил ему или ей, когда он или она впервые начали работать. Укажите эту сумму в долларах, а затем укажите, является ли это почасовой ставкой или годовой зарплатой, отметив соответствующий флажок.

(24) Конечная оплата. Ставка заработной платы, примененная к работе соискателя вакансии его или ее работодателем в конце его или ее работы, должна быть выставлена, а также указание того, является ли это почасовой ставкой оплаты или окладом.

(25) Должность. Название должности, которую кандидат занимал у своего предыдущего работодателя, должно быть представлено для проверки.

(26) Обязанности. Должностные обязанности или обязательства соискателя должны быть задокументированы.

(27) Срок работы. Первая и последняя даты трудоустройства кандидата на работу у его или ее последнего работодателя должны быть указаны в этом разделе для завершения запрошенного отчета.

(28) Причина ухода. Причина, по которой соискатель и этот работодатель разделены, должны быть освобождены.

(29) Имя и контактная информация работодателя 2. В дополнение к последнему работодателю, на которого работал соискатель, должен быть представлен предпоследний работодатель.Этот процесс начинается с имени и контактной информации предпоследнего работодателя.

(30) Начальная и конечная оплата. Ставка заработной платы, впервые полученная соискателем работы у предпоследнего работодателя, должна быть записана в числовом виде, и необходимо установить один из флажков («Почасовая» или «Заработная плата»), чтобы определить, как часто соискатель получает этот доллар. количество.

(31) Должность и обязанности. Должно быть представлено официальное название должности соискателя у его или ее предпоследнего работодателя, а также обязательства или обязанности, за которые соискатель отвечал.

(32) Срок работы. Даты, когда соискатель работал на своего предпоследнего работодателя, должны определяться как первая календарная дата, когда он работал, и последняя календарная дата работы.

(33) Причина ухода. Кандидат на вакансию должен обсудить, почему он или она покинули должность, занимаемую предпоследним работодателем, или почему его или ее трудовой контракт с этой организацией расторгнут.

(34) Имя и контактная информация работодателя 3 .Ожидается, что окончательное обсуждение будет касаться предпоследнего работодателя соискателя. Запись с именем, адресом электронной почты, номером рабочего телефона и почтовым адресом Работодателя 3 должна быть задокументирована по запросу.

(35) Начальная и конечная оплата. Сумма, заработанная соискателем работы у работодателя 3 при приеме на работу, должна быть представлена ​​в виде суммы в долларах, выплачиваемой каждый час, или в виде годовой заработной платы (укажите, что, выбрав поле «Почасовая» или «Заработная плата»). ).Кроме того, при необходимости также должна быть представлена ​​ставка заработной платы, полученная соискателем работы у работодателя 3 в его или ее последний день работы.

(36) Должность и обязанности. Работа соискателя вакансии с работодателем 3 должна быть оформлена в этой области.

(37) Срок работы. Должна отображаться запись о первой и последней календарных датах работы соискателя работы с работодателем 3.

(38) Причина ухода. Окончательная презентация, требуемая этим разделом, будет причиной того, что соискатель и работодатель 3 прекратили свои рабочие отношения.

(39) ФИО и место обращения. Потенциальный работодатель, принимающий это заявление на рассмотрение, может пожелать ознакомиться с прошлой трудовой историей соискателя вакансии. Для этого часто требуется, чтобы были указаны профессиональные рекомендации соискателя вакансии. Начнем с создания имени ответственного лица соискателя вместе с описанием его отношений.

(40) Компания и титул принадлежат по справке. Необходимо указать название компании, на которую работает Первый справочник, и его титул.

(41) Контактная информация. Контактная информация The First Reference должна начинаться с его или ее адреса электронной почты и номера телефона.

(42) ФИО и место происхождения второй справки. Имя второй рекомендации должно быть указано вместе с записью того, как он или она связаны с соискателем работы.

(43) Компания и титул принадлежат второй ссылке. В большинстве случаев потенциальный работодатель будет искать более одной рекомендации. Для этой области необходимо название компании, на которой работает Сущность, и название должности, занимаемой Вторым Уполномоченным.

(44) Контактная информация. Для подачи заявки потребуются адрес электронной почты и номер телефона второго контактного лица.

(45) Третья ссылка. Третья рекомендация соискателя должна быть указана по имени, должна быть указана его или ее родственная связь с соискателем, а также предоставлена ​​его или ее контактная информация.

(46) Статус ветерана. Первый флажок в разделе «Военная служба» должен быть установлен, если соискатель проходил службу в каком-либо подразделении вооруженных сил. В противном случае следует выбрать поле, соответствующее метке «Нет».

(47) Филиал и ранг. Если соискатель служил в армии, то необходимо указать род, в котором он или она служил, и звание, которое он или она занимал на момент увольнения.

(48) Срок службы . Требуется указать даты зачисления соискателя на работу и дату его увольнения на военную службу.

(49) Тип разряда . Сообщите о статусе увольнения соискателя работы. Если его не выписали с честью, то в доступном месте должно быть показано объяснение.

(50) Проверка биографических данных. Соискатель должен указать, согласен ли он на проверку биографических данных. Раздел согласия позволит предоставить это разрешение, когда соискатель выберет поле «Да» и подпишет эти документы. В противном случае, если соискатель не даст согласия на проверку биографических данных, проводимую работодателем.

(51) Подпись соискателя. Это заявление будет считаться действительным представлением информации только в том случае, если соискатель подпишется своим именем.

(52) Дата подписи соискателя. Календарная дата, когда кандидат подписал эту форму, должна быть выдана после того, как он или она ее подпишет.

(53) Печатное имя.

Как подать заявку | Управление персоналом

Виндзорский университет — гостеприимное сообщество, которое привержено принципам равенства и поддерживает разнообразие в своей преподавательской, учебной и рабочей среде. В соответствии с планом Университета по обеспечению равноправия в сфере занятости, членам определенных групп (женщины, коренные народы, видимые меньшинства, лица с ограниченными возможностями и сексуальные меньшинства) предлагается подавать заявки и идентифицировать себя.

Приглашаем всех квалифицированных кандидатов подавать заявки; тем не менее, канадцы и постоянные жители будут иметь приоритет.

Обратите внимание, что Виндзорский университет не принимает общие заявки.

Заявки, в которых не указан текущий ссылочный номер публикации, не принимаются.

Текущие сотрудники — участники переговорной группы

Формы

Текущие сотрудники — Управленческая и профессиональная группа и персонал, не являющийся профсоюзом

, но также принимаются документы Microsoft Word и RTF.

, но также принимаются документы Microsoft Word и RTF.

Формы

Обязанности работодателя при найме иностранных работников

Обязанности работодателя при найме иностранных работников

Чтобы гарантировать, что это будут делать только те, кто должен получить номер, Служба социального обеспечения предприняла дополнительные меры для обеспечения целостности системы социального обеспечения. числа. Изменения в способе присвоения номеров и выдачи карточек Службой социального обеспечения могут привести к задержке получения номера на несколько недель или месяцев.Этот информационный бюллетень рассматривает обязанности работодателя при приеме на работу иностранных работников (например, студентов или посетителей по культурному обмену), которые подали заявку и ожидают получения Социального Номер безопасности и карта. Обратите внимание, что сотрудник может работать, пока обрабатывается заявка на получение номера социального страхования.

1. Что вызывает задержки при обращении иностранных рабочих за номерами социального страхования?

   
   Когда иностранные работники подают заявление на получение номеров социального страхования, Служба социального обеспечения проверяет их документы напрямую в Министерстве внутренней безопасности. (DHS).Большинство заявок проверяются немедленно, но возможны задержки. Служба социального обеспечения понимает, что этот процесс может повлиять на компании, которые нанимают иностранных работников, но прямая проверка со стороны DHS жизненно важна для обеспечения целостности номера социального страхования.

2. Каковы обязанности работодателя при приеме на работу иностранных работников, у которых нет номеров социального страхования?

   
   Сообщите работникам, что им необходимо подать заявление на получение номера и карточки социального страхования.Если работник подал заявку, но еще не получил номер социального страхования, вы должны получить как можно более полную следующую информацию: полное имя работника, адрес, дата о рождении, месте рождения, полном имени отца, полной девичьей фамилии матери, поле и дате, когда он или она подали заявление на получение номера социального страхования.

3. Что делать, если у работника нет номера социального страхования, когда отчеты о заработной плате (формы W-2) подаются в социальное обеспечение?

   
   Paper Filers: если работник подал заявку на карточку, но не получил номер вовремя для подачи, введите «Подана заявка» в поле a.(Ссылка: Инструкции IRS для форм W-2 / W-3)

   Electronic Filers: если работник подал заявку на карточку, но не получил номер вовремя для подачи, введите все нули в поле для социального обеспечения. количество. (Ссылка: Спецификации для подачи форм W-2 и W-2c в электронном виде)

   Не забудьте проинструктировать рабочего сообщить вам номер и точное имя, напечатанные на карточке, когда он или она ее получит.

4. Мой иностранный работник получил свой номер социального страхования после того, как я подал отчет о заработной плате. Что мне делать?

   
   Когда вы получите номер социального страхования работника, заполните форму W-2c (исправленная справка о заработной плате и налоге), чтобы показать работнику количество. Перейдите к разделу «Как подавать формы с исправлениями», чтобы получить инструкции по подаче документов W-2c.

Как нанять сотрудников: Контрольный список

Готовы к дополнительной помощи, но не знаете, как нанять сотрудников? Поздравляю, привлечение персонала — огромная веха.

Когда вы думаете о том, как нанять своего первого сотрудника, своего пятидесятилетия или какую-нибудь сезонную подработку, следует учесть несколько важных моментов. Вам нужно найти подходящих кандидатов и убедиться, что вы все настроили правильно (и законно).

Не волнуйтесь — мы здесь, чтобы помочь с основными этапами найма сотрудника. (Этот пост содержит общие рекомендации. Для получения совета, касающегося вашего бизнеса, обязательно проконсультируйтесь со специалистом.) Вот контрольный список того, как нанимать сотрудников, включая то, что вам нужно делать до и после найма.

Начните работу с Square Payroll

Обработке заработной платы доверяют тысячи.

Перед тем, как нанять сотрудников

1. Убедитесь, что у вас есть EIN (идентификационный номер работодателя).

Прежде чем нанимать сотрудников, вам необходимо зарегистрировать свой бизнес в федеральных органах власти и органах власти штата. IRS требует, чтобы у каждого предприятия с сотрудниками было так называемый идентификационный номер работодателя (EIN), уникальный девятизначный номер, используемый для целей налогового идентификатора.

EIN в основном похож на номер социального страхования для бизнеса.Если вы ведете свой бизнес как корпорация или партнерство, возможно, она у вас уже есть. В противном случае вы можете получить EIN, подав онлайн-заявку.

Кроме того, в каждом штате свой процесс регистрации для получения идентификационного номера работодателя штата. Посетите веб-сайт департамента труда вашего штата для получения дополнительной информации. В Калифорнии, например, у EDD (Департамента развития занятости) есть онлайн-служба, которая в большинстве случаев выдает номер налогового счета работодателя в течение нескольких минут после регистрации.

Узнайте больше о том, что такое идентификационный номер работодателя и как его получить.

2. Настройте записи для удержания налогов.

Когда вы думаете о том, как нанять своего первого сотрудника, вы должны учитывать налоги. Прежде чем вы начнете поиск подходящего сотрудника, вам необходимо заполнить документы для уплаты трех разных типов налогов.

• Удержание федерального подоходного налога. Ваш новый сотрудник должен заполнить Форму W-4 (Свидетельство об удержании налогов), в которой спрашивается, сколько федерального подоходного налога удерживать из его заработной платы.Затем вы отправляете форму в IRS.
• Федеральный отчет о заработной плате и налогах. Вы несете ответственность за заполнение формы W-2 для каждого сотрудника с подробным описанием их доходов и налогов, удержанных за год. Вам необходимо отправить копию своим сотрудникам до 31 января за предыдущий год. Затем отправьте копию A форм W-2 в Управление социального обеспечения до последнего дня февраля. Вы можете узнать больше о W-2 и его отличиях от 1099-MISC (для независимых подрядчиков) здесь.
• Государственные пошлины. Во многих штатах также есть форма штата для удержания налогов — найдите свой штат здесь, чтобы получить доступ к необходимой форме.

Компании должны хранить свои налоговые отчеты в течение шести лет (а в некоторых случаях и дольше) для подтверждения своих налоговых деклараций. Хорошая настройка системы помогает вам оставаться организованным, чтобы вы могли отслеживать состояние своего бизнеса с течением времени, готовить налоговые декларации и другие финансовые отчеты, отслеживать отчисления и т. Д.

Получайте больше бизнес-новостей, доставляемых раз в неделю.

Получите доступ к лучшим историям с городской площади прямо в своем почтовом ящике с помощью нашего еженедельного информационного бюллетеня.

3. Определите должность, на которую вы нанимаете.

Если вы не знаете, что ищете, как узнать, когда вы это найдете? Прежде чем начать процесс найма сотрудников, выясните, какая поддержка вам нужна. Составьте список самых важных задач, в которых вам нужна помощь. Кто-то может помочь с управлением запасами, электронным маркетингом или выпечкой хлеба?

Затем подумайте, какие обязанности вы бы хотели, чтобы человек, занимающий эту должность, взял на себя в будущем.Решение о том, сколько платить новому сотруднику, зависит от вида работы, которую вам нужно выполнить, стажа работы и вашего бюджета.

Наконец, подумайте, какой опыт и навыки лучше всего подходят для этой роли и сколько опыта требуется.

После того, как вы закончите эту беготню, вы готовы написать описание должности. Четкое и продуманное описание должности поможет вам нанять нужного человека. Пропустите черновик через Textio, платформу машинного обучения, которая помечает слова и жаргон с гендерными предубеждениями, чтобы помочь вам написать более эффективное объявление о вакансии и найти лучших сотрудников.

Наем сотрудников

4. Найдите своих кандидатов.

Спросите своих лучших сотрудников, знают ли они кого-нибудь, кто мог бы хорошо подходить для этой роли. Рефералы сэкономят ваше время, потому что за них уже поручились, и избавят вас от необходимости разбирать горы резюме.

Однако, поскольку люди склонны общаться с такими же людьми, как они, полагаясь на рекомендации сотрудников, можно сделать рабочее место менее разнообразным. Дело не только в политкорректности. Для вашего бизнеса лучше иметь более разнообразную рабочую силу.Фактически, исследования показывают, что команды, разнородные по расовому признаку, превосходят по эффективности команды с разнородным составом на 35%. Кроме того, 57% сотрудников считают, что их компании должны быть более разнообразными.

Чтобы найти высококвалифицированных, разнообразных кандидатов, забросьте более широкую сеть. Разместите описание вакансии на таких сайтах, как Indeed, Craigslist или LinkedIn. Включите в нижней части сообщения заявление, в котором ваша компания определяется как работодатель с равными возможностями, а также о том, что квалифицированные кандидаты всех полов, национальностей, рас, сексуальной ориентации и т. Д.и лицам с ограниченными возможностями настоятельно рекомендуется подавать заявки.

Рассмотрите возможность приема на работу вслепую, сокрытия имен кандидатов — и, возможно, даже образования — и многолетнего опыта, чтобы преодолеть бессознательную предвзятость и способствовать большему разнообразию на рабочем месте.

5. Провести интервью.

По возможности, постарайтесь, чтобы хотя бы пара сотрудников проводила собеседование с кандидатами. Каждый человек, который работает в вашем бизнесе, будет подходить к собеседованию с разными целями, давая вам более взвешенную оценку.

Если вы управляете более крупным бизнесом, вы можете подумать о проведении панелей для собеседований, где каждому интервьюеру предлагается сосредоточиться на определенной области во время собеседования. В этой ситуации один человек может сосредоточиться на совместной работе, а другой ищет технические навыки. У такого подхода двоякое преимущество: вы получаете оценку очень специфических навыков кандидата, и ваши сотрудники чувствуют себя частью процесса.

Как только вы узнаете, кто проводит собеседование с вашими кандидатами, вам нужно подумать о том, что все собираются спросить.Вы захотите изучить их историю работы, чтобы убедиться, что они соответствуют требованиям, но вы также захотите задать вопросы, которые дадут вам представление о том, как они будут взаимодействовать с остальными вашими сотрудниками и вашими клиентами.

Как они подходят к решению проблем? Каков конкретный пример того, как они решали рабочую проблему в прошлом? Насколько они хороши под давлением? Если клиент недоволен или зол, как бы он справился с этой ситуацией? (Прочтите наш полный учебник по вопросам интервью).

6.Выполните проверку биографических данных.

После того, как вы выбрали кандидата на роль и сделали предложение, вы можете выполнить проверку биографических данных. Эта проверка, также известная как проверка перед приемом на работу, является важным шагом в обеспечении безопасности вашего бизнеса, сотрудников и клиентов. (Вот как нанимать сотрудников, которые являются тем, кем они себя называют.) Кандидаты всегда должны разрешать вашей компании проводить проверку биографических данных.

Имейте в виду, что существуют сложные юридические требования и ограничения на проверку биографических данных, многие из которых различаются в зависимости от штата.Некоторые штаты ограничивают типы запросов о криминальном прошлом, которые вы можете запрашивать, и когда в процессе подачи заявки вы можете узнать о криминальном прошлом, в то время как другие требуют, чтобы роль соответствовала определенным требованиям, если вы собираетесь получить кредитную историю. (В некоторых штатах и ​​городах работодателям вообще запрещено задавать вопросы о криминальном прошлом при приеме на работу). Чтобы соответствовать всем этим требованиям, компании обычно используют стороннее агентство для проверки биографических данных.

Существуют также правила использования информации, полученной при проверке биографических данных. Для получения конкретных указаний или совета по проверке биографических данных обратитесь к юристу.

7. Убедитесь, что они имеют право работать в США.

Вы несете ответственность за то, чтобы все ваши сотрудники имели законное право работать в США. Если вы нанимаете кого-то, кто не имеет надлежащих прав на трудоустройство, вам могут грозить штрафы и даже уголовное наказание.

Чтобы избежать этого, вот как нанять сотрудников, имеющих право работать в США.С .:

• До или в первый день работы ваш новый сотрудник должен заполнить первый раздел формы I-9, который включает его контактную информацию, номер социального страхования и право на трудоустройство.
• К третьему дню на работе они должны предъявить вам действующие документы с их удостоверением личности и разрешением на работу. Это может быть один документ из списка A (например, паспорт США или карта постоянного жителя) или один идентификатор из списка B (например, водительские права США) в сочетании с другим документом из списка C (например, карта социального обеспечения).
• В большинстве случаев достаточно заполнить форму I-9 и просмотреть подтверждающие документы. Но если вы ведете бизнес в определенных штатах, вам может потребоваться зарегистрироваться в программе E-Verify. Узнайте больше здесь.
• Работодателям не нужно отправлять форму I-9 в федеральное правительство, но вам необходимо хранить ее в течение трех лет после даты приема на работу или в течение года после того, как сотрудник перестанет работать на вас, в зависимости от того, что наступит позже. Вы можете узнать больше о форме I-9 в Службе гражданства и иммиграции США.

После найма сотрудников

8. Сообщите о новых приемах на работу в ваше государственное агентство по трудоустройству.

Вам необходимо сообщать о вновь нанятых и повторно нанятых сотрудниках в агентство по трудоустройству вашего штата. Для получения дополнительной информации о требованиях вашего штата ознакомьтесь с требованиями SBA к отчетности о новых приемах на работу.

9. Получите компенсационное страхование работников.

Требования к страхованию компенсации работникам для работодателей различаются от штата к штату. Большинство штатов требует, чтобы работодатели получали страховой полис для работников, которые получили травмы или заболели из-за воздействия на рабочем месте.Обязательно ознакомьтесь с требованиями вашего штата и найдите политику, которая подходит вашему бизнесу. У Национальной федерации независимого бизнеса (NFIB) есть полезное руководство.

10. Выберите метод расчета заработной платы.

После того, как вы наняли своего первого сотрудника, вам необходимо настроить систему, чтобы платить им и заботиться о налогах на заработную плату. Вы можете рассчитывать заработную плату самостоятельно, через бухгалтера или через службу расчета заработной платы.

Многие люди выбирают услугу расчета заработной платы, чтобы сэкономить время и избежать всех сложностей, связанных с расчетом заработной платы (например, налогов).Некоторые службы расчета заработной платы также предлагают интеграцию с вашим страховщиком и заботятся об отчетности о новых сотрудниках, что помогает избавиться от этой головной боли.

Но даже если вы решите использовать услугу расчета заработной платы (или поручить расчет заработной платы бухгалтеру), полезно знать основы того, как это работает. Расчет заработной платы состоит из трех частей: выплаты сотрудникам, уплата налогов на заработную плату (в IRS и налоговое агентство вашего штата) и заполнение налоговых форм.

Платежи сотрудников включают в себя все, от отслеживания отработанных часов до расчета налоговых удержаний и отправки чеков.Налоги на заработную плату [и подача документов — это задачи, которые обычно необходимо выполнять ежемесячно или ежеквартально, в зависимости от размера вашего бизнеса.

11. Разместите плакаты на рабочем месте.

Министерство труда требует, чтобы работодатели размещали на своем рабочем месте определенные объявления, чтобы информировать сотрудников об их правах и ваших обязанностях как работодателя. Эти плакаты предоставляются бесплатно. В некоторых штатах есть требования к плакатам на рабочем месте, которым вы должны следовать в дополнение к федеральным требованиям.Посетите Плакаты SBA на рабочем месте, чтобы узнать, какие плакаты на федеральном уровне и уровне штата вам нужны для вашего бизнеса.

Привлечение новых сотрудников должно быть легким делом, когда вы прочитали этот контрольный список о том, как нанимать сотрудников. Чтобы получить дополнительную информацию о поддержании справедливого и безопасного рабочего места, требованиях к минимальной заработной плате, выплате вознаграждений сотрудникам и информированию сотрудников о политике на рабочем месте, ознакомьтесь с этими ресурсами.

Как и все наши статьи, этот контент содержит только общую информацию и рекомендации и не заменяет юридические или налоговые консультации.Обязательно проконсультируйтесь с квалифицированным специалистом для получения совета, касающегося вашего региона или бизнеса.

Подача заявления о приеме на работу | Человеческие ресурсы

Техасский университет в Остине — один из крупнейших работодателей в Остине, который занимается обслуживанием, образованием, общественностью и инновациями. Отдел кадров (HR) поддерживает университет в привлечении, развитии и удержании высококвалифицированной и разнообразной рабочей силы. Мы обеспечиваем онлайн-поиск работы и заявку на работу для постоянной и временной работы.

Штатные должности

Пожалуйста, обратите внимание: в университете две доски вакансий для персонала : одна для кандидатов, которые в настоящее время не связаны с университетом, а другая для нынешних сотрудников и временных рабочих.

Поиск работы для потенциальных кандидатов без связи с UT

• Поиск работы для внешних абитуриентов — абитуриенты, не связанные в настоящее время с университетом, поиск работы с частичной, полной или временной занятостью в университете.( НЕ ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТУ ССЫЛКУ, ЕСЛИ ВЫ ЯВЛЯЕТЕСЬ НАСТОЯЩИМ СОТРУДНИКОМ ИЛИ УСЛОВНЫМ РАБОТНИКОМ)

Поиск работы для текущих сотрудников университета и временных рабочих

Другие ресурсы для приложений персонала

Должности преподавателей

Работодатель равных возможностей

Техасский университет в Остине, как работодатель с равными возможностями / позитивными действиями, соблюдает все применимые федеральные законы и законы штата в отношении недискриминации и позитивных действий.Университет придерживается политики равных возможностей для всех и не допускает дискриминации по признаку расы, цвета кожи, национального происхождения, возраста, семейного положения, пола, сексуальной ориентации, гендерной идентичности, гендерного выражения, инвалидности, религии или ветеранов. статус в сфере занятости, образовательных программ и мероприятий, а также приема.

Прозрачность по оплате

Техасский университет в Остине не будет увольнять или каким-либо иным образом дискриминировать сотрудников или соискателей на основании того, что они запросили, обсудили или раскрыли информацию о своей заработной плате или заработной плате другого сотрудника или соискателя.Однако сотрудники, которые имеют доступ к информации о вознаграждении других сотрудников или соискателей в рамках своих основных должностных функций, не могут раскрывать заработную плату других сотрудников или соискателей лицам, которые иным образом не имеют доступа к информации о вознаграждении, за исключением случаев раскрытия (a ) в ответ на официальную жалобу или обвинение, (б) при проведении расследования, судебного разбирательства, слушания или действия, включая расследование, проводимое Университетом, или (в) в соответствии с юридической обязанностью Университета предоставлять информацию.

Преимущество трудоустройства ветеранов

Техасский университет в Остине с гордостью предоставляет своим ветеранам преимущество при приеме на работу. Для получения дополнительной информации посетите нашу веб-страницу о предпочтениях в отношении трудоустройства ветеранов.

Право на трудоустройство

Проверка криминального прошлого

В соответствии с политикой Техасского университета в Остине проводится проверка на наличие судимости, включая проверку реестра лиц, совершивших сексуальные преступления, любого заявителя, внутреннего или внешнего, который окончательно рассматривается для приема на работу в Университет.Это относится ко всем должностям с полным, неполным рабочим днем, постоянным, временным или студенческим.

Кроме того, вы должны будете предоставить в письменной форме любые обвинения или обвинительные приговоры, включая любые требования или возможные требования для регистрации в качестве сексуального преступника, которые произошли после даты вашего заявления. От вас не потребуют сообщать о правонарушениях, караемых только штрафом. Если вы не соблюдаете это положение, вас могут отстранить от рассмотрения при приеме на работу.

После приема на работу в соответствии с политикой университета сотрудники должны сообщать своему руководителю в течение пяти рабочих дней о любых жалобах на уголовное преступление, информации, обвинительных заключениях, заявлениях о признании вины, признании вины или уголовных приговорах, включая регистрацию в качестве лиц, совершивших преступления на сексуальной почве, или требование регистрации в качестве лиц, совершивших преступления на сексуальной почве. О проступках, караемых только штрафом, сообщать не нужно.

Подтверждение права на трудоустройство

Если вас наняли, вам необходимо будет заполнить федеральную форму I-9 «Подтверждение права на трудоустройство».Вам потребуется предоставить приемлемые оригиналы документов, подтверждающих вашу личность и разрешение на работу. Вы должны предоставить приемлемые оригиналы документов не позднее третьего рабочего дня, иначе вы не будете приняты на работу в Университет.

Техасский университет в Остине использует E-Verify для проверки разрешения на работу всех новых сотрудников с мая 2015 года. Идентификационный номер компании университета для целей E-Verify: 287159. Для получения дополнительной информации о E-Verify см. :

Выборочная регистрация службы

Если на момент приема на работу вы мужчина в возрасте от 18 до 25 лет, вы должны подтвердить, что вы зарегистрированы в Службе выборочного контроля или освобождены от уплаты налогов.Если вы обязаны зарегистрироваться, а вы этого не сделали, вы не сможете работать в Техасском университете в Остине.

Заявление об условиях труда (LCA)