Определение понятий что такое тайм-менеджмент. Управление и использование

Определение управления временем

Управление временем — это наука, основной задачей которой является повышение производительности труда и выдача бОльших результатов за единицу времени.

Это понятие произошло от английского «time management», что означает управление временем.

Наука относительно новая, ей не более 10-15 лет.

Кому больше всего потребуется тайм-менеджмент

Мы собрали список фраз, которые часто произносятся во время работы. Проверьте себя. Звучала ли из ваших уст хотя бы одна из фраз за последние 2 недели?

Вот эти фразы:

1. Я весь в делах
2. Когда мне этим заниматься?
3. Отложу это, сейчас нет времени
4. Жаль, я не робот и не могу работать по 20 часов в сутки
5. Заработался и забыл

Узнали себя? Тогда вам будет полезна эта методика.

Фундамент методики

На самом деле методика очень проста. Чтобы её понять, нужно всего лишь изучить основную схему действий. От вас не потребуется ничего тяжёлого и трудновыполнимого.

Всё, что вам нужно, это:

1. Рассортировать дела на главные и неглавные. Неглавные нужно отложить и не заниматься ими
2. Распределить главные дела в календаре по дням
3. Приступить к выполнению задач
4. Произвести разбор полётов после выполнения (что заняло много времени, где были узкие места, какие подводные камни не удалось предусмотреть)

Действие 1. Нахождение самых важных дел

Мы понимаем, что часто у вас возникает мысль: «Как же я могу не сделать вот это дело, оно же очень нужно мне». Действительно, очень сложно перебороть себя и не браться за все задачи сразу. Что было действительно важно — выясняется позже, когда приходит понимание, что вот эту задачу можно было отложить на пару недель, хотя она казалась критичной.

Итак, первое действие — нужно записать абсолютно всё, что вам предстоит сделать.

Чаще всего для записи выбирают лист бумаги. Однако это не очень удобный путь, потому как быстро устаёшь записывать и вносить правки в записи, ведь планам свойственно меняться.

Для записи всех дел лучше всего подойдёт программа-планировщик. Это специализированная программа для составления списков заданий для самого себя.

Вот пример горы дел, что можно выгрузить из головы в программу:

Что из этого по-настоящему важно, а что может подождать? Чтобы выделить главные задачи, нужно применить простое правило тайм-менеджмента: сначала выполняйте те задачи, которые способствуют достижению ваших целей.

Сформулируйте цели, а теперь пройдитесь по списку дел, что вы набросали. Дела, которые не помогают в достижении, переместите в нижнюю часть.

К важным делам можно прикрепить цветной ярлычок — метку. В итоге получится такая картина:

Такая ручная сортировка дел на важные и неважные основывается на известном принципе Парето. Суть его в том, что 80% достигнутых результатов производятся благодаря выполнению всего 20% задач. Остальные 20% результатов появляются в результате выполнения 80% задач.

Действие 2. Планирование выполнения дел

Вам необходимо назначить для каждой задачи конкретную дату выполнения. Для некоторых дел дополнительно назначить время.

Пример дневного расписания:

Два важных совета, которые пригодятся при планировании рабочего времени:

1. Не перегружайте дневной план. Если чувствуете, что не успеете выполнить всё — лучше распределите часть задач по другим дням
2. Стремитесь сделать задачи простыми и короткими. Избегайте задач на несколько дней. Если дело длинное — распишите его на более мелкие подзадачи, а затем разместите их в календаре

Всегда имеются задачи, которые привязаны к конкретному времени. Это может быть важный конференц-звонок или планёрка.

Такие задачи удобно располагать на временной шкале для наглядности.

Посмотрите, насколько аккуратно выглядит почасовое расписание:

Золотые правила, которые помогут составить расписание на день:

1. Не планировать весь рабочий день поз завязку. Оставить до 20% свободного времени
2. Помещать в почасовой план «зелёные зоны» — области свободного времени на 10-20 минут между делами, привязанными ко времени
3. Назначайте самые сложные задачи на утро (до 12.00). В этом периоде у человека наблюдается максимум продуктивности
4. Создавайте для себя напоминания, которые помогут не пропустить что-нибудь важное
5. Если имеются несколько похожих задач, лучше выполнять их за один проход

Вот таким уведомлением программы для управления временем могут привлечь ваше внимание к нужной задаче. Выводится такое напоминание на компьютере, а также смартфоне:

Мы подготовили для вас видеообзор о том, как в программе планировать предстоящую неделю

 

Действие 3. Выполнение задач из плана

После того, как запланированное дело будет выполнено, необходимо присвоить ему статус «Завершено». В программе это делается в 2 клика:

И ещё один совет. Мы понимаем, что иногда хочется работать без отдыха и выходных, чтобы сделать больше. Но всё же необходимо трудиться более равномерно, чтобы работа и отдых сменяли друг друга.

Действие 4. Анализ выполненной работы и процента завершения плана

В конце каждого дня необходимо производить анализ проделанной работы. Он поможет вам понять, насколько эффективно вы потратили время. Быть может найдутся задачи, которые отъели бОльшую часть рабочего времени. Также полезно выяснить, насколько вы близки к завершению плана.

Невыполненные задачи необходимо переназначить на другой день.

Часто планы не завершаются к назначенной дате. Мы выделяем 4 основные причины этой неприятности:

1. Неточная оценка времени, которое потребуется для выполнения задачи
2. Постоянное расширение плана (добавление новых срочных задач)
3. Низкая продуктивность в работе
4. Недостаток свободного, нераспланированного времени внутри плана (все задачи располагаются впритык)

Какие бывают системы тайм-менеджмента

В настоящий момент существует несколько десятков систем тайм-менеджмента. Есть как жёсткие системы, регламентирующие всю схему разбора задач, так и гибкие, предоставляющие набор рекомендаций в разборе дел. Но у всех систем прослеживается вышеупомянутый механизм: выбирай главные дела, распределяй по дням, делай, анализируй.

Мы выбрали самые распространённые системы.

Название системы	Создатель	Сложность освоения
GTD — Getting Things Done (как привести дела в порядок)	Девид Аллен	Средняя
Система Алана Лакейна	Алан Лакейн	Средняя
Система Александра Любищева	Александр Любищев	Низкая
Final Version / Autofocus / Superfocus / Do It Tomorrow	Марк Форстер	Высокая
Pomodoro Technique	Франческо Чирилло	Средняя
Система Стивена Кови	Стивен Кови	Средняя
Система Брайана Трейси	Брайан Трейси	Средняя
Система Джона Вон Эйкена	Джон Вон Эйкен	Средняя
Система Джулии Моргенстерн	Джулия Моргенстерн	Средняя
Система Бенджамина Франклина	Бенджамин Франклин	Низкая
Система Бодо Шефера	Бодо Шефер	Средняя
TimeDrive	Глеб Архангельский	Низкая
Система Яны Франк	Яна Франк	Низкая
Турбо тайм-менеджмент	Компания «ООО Органайзер ЛидерТаск»	Низкая

Программы для тайм-менеджмента

Чтобы управлять временем максимально легко и удобно, мы рекомендуем использовать специализированные программы для компьютеров и смартфонов. Приложения позволяют составлять списки заданий для каждого дня, отображать почасовую шкалу, собирать разрозненные задачи в проекты и прочее.

Одна из самых известных и простых программ для управления временем — ЛидерТаск.

Что такое тайм-менеджмент: просто о сложном

Прочитано: 1 082

Тайм-менеджмент. Управление временем. Что это? Технология, позволяющая добиваться любых целей? Или волшебная палочка, быстро перемещающая нас  к Мечте? За многочисленными тренингами, рецептами и схемами суть тайм-менеджмента стала теряться. И это грустно. Чтобы разрушить сумятицу в терминологии, предлагаю канонический взгляд на данную тему: что такое тайм-менеджмент – определение, элементы, примеры.

Есть отличный фильм «Время». В нем абсолютно достоверно и понятно воплощена стандартная аллегория «время = деньги». Время в этом фильме все: средство оплаты и возможность жить, таймер и кошелек, бедность и богатство. Не смотрели? Рекомендую!

По сути так оно и есть.

Время, как и деньги, нуждается в постоянном контроле, планировании, учете и выборе целей для использования дарованного ресурса.

Каждый день нам выделяется 24 часа, 1440 минут, 86400 секунд. Как мы их потратим? Решать только нам….

Проблема рационального управления временем вылилась в отдельную науку. Хотя нет, не науку. Технологию, которая получила название «тайм-менеджмент».

Что такое тайм-менеджмент: определение

Если говорить умными словами, то…

Тайм-менеджмент – это совокупность технологий, позволяющая использовать невосполнимый временной ресурс нашей жизни для реализации и достижения наших собственных ценностей и целей.

Если более просто…

Тайм-менеджмент – это умение и возможность успевать все правильные дела, двигающие нас к конкретной цели. Или целям.

Лучше всего понимание тайм-менеджмента дается через аналогию пути.

Есть цель, мечта, задача. И есть путь к ней.

Так вот элементы тайм-менеджмента помогут добраться до конечной точки наиболее рациональным простым и выгодным способом.

Элементы тайм-менеджмента

1. Эффективность. Продолжая аналогию с дорогой, можно сказать, что эффективность отвечает за рациональность маршрута. Чтобы мы с него не сошли с дистанции, не оставили на ней все силы. Для этого в ход идут основные инструменты: планирование, дерево целей, таймеры Pomodoro, организация рабочего и личного пространства.
2. Технология. Отвечает за то, на чем мы будем передвигаться. Пешком, самолетом, поездом – значение имеет скорость и удобство. Сюда войдут умения искать оптимальные решения, повышать личную эффективность, всяческие теории управления бизнесом и т.д.
3. Стратегия. Самое важное в любом пути – знать, куда мы идем. То есть стратегия – это целеполагание, определение того «для чего это все» делается.
4. Философия. Самый интересный элемент тайм-менеджмента и пути к Мечте, так как отвечает он на вопрос «Зачем». Зачем я делаю это, а не то? Зачем выбрал этот метод, а не другой? И аналогичные размышления.

Если посмотреть на элементы тайм-менеджмента и определение термина, то видно, что основное в этом всем – ЦЕЛЬ. Именно она определит темп движения, мотивацию, выбор методов и оценку конечного результата. Без цели в дороге нет смысла.

В данном ракурсе еще привлекательнее становится пирамида Франклина, которая и учит нас видеть миссию нашей жизни, глобальные цели и промежуточные задачи!

Интересно почитать:

Что такое тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Для современного человека 24 часа в сутки – это мало. Особенно для предпринимателя, пытающегося выполнить максимальное количество задач в течение дня. Нередко он жертвует сном и отдыхом, работая допоздна и без выходных. Но чаще проблема кроется не в нехватке времени, а в его неправильном распределении.

Внедрение тайм-менеджмента в жизнь позволяет:

• научиться управлять временем;
• контролировать свой день;
• ценить личное время;
• выполнять больше задач;
• достигать поставленных целей;
• не жертвовать отдыхом.

Но прежде чем начать использовать такую методику управления временем, с ней нужно детально познакомиться.

Что такое тайм-менеджмент: основные понятия и определения

Тайм-менеджмент – это технология сознательного управления временем, повышающая продуктивность человека. Строится она на расстановке приоритетов, анализе временных затрат, планировании, постановке целей, организации рабочего дня (недели, месяца) и делегировании задач.

Кроме того, тайм-менеджмент предусматривает анализ конкретных шагов и действий, необходимых для реализации той или иной идеи или достижения цели. Сюда же входит и контроль над достижениями целей, заключающийся в выполнении планов и подведении итогов.

Тайм-менеджмент применяют для управления как рабочим, так и личным временем. Ведь любой будний день – это не только работа, но и отдых, саморазвитие, самообразование, развлечения и т.д.

Данная технология полезна не только для бизнесменов, руководителей, политиков, но и для домохозяек, студентов, школьников и других людей. Она позволяет ежедневно выполнять все поставленные на день задачи и при этом полноценно наслаждаться жизнью – отдыхать, уделять время семье или хобби, путешествовать и многое другое.

[media=https://www.youtube.com/watch?v=PNSnAE2vfyw]

У всех есть одни и те же двадцать четыре часа в сутки. Вся разница в том, как вы тратите своё время. Хорошая новость в том, что даже если вы до сих пор плохо использовали своё время, вы можете изменить это с завтрашнего дня. Вместо траты своего времени на действия низкой ценности, начать тратить его на высокооплачиваемые действия.

Брайан Трейс – писатель, автор книг по тайм-менеджменту и бизнесу

Если убрать всю шелуху, то можно вывести довольно простое определение:

«Тайм-менеджмент – это инструмент для управления своей жизнью».

Наша жизнь во многом зависит от затрачиваемого времени на те или иные действия. А научиться управлять временем – значит, научиться управлять жизнью.

Каковы принципы эффективного тайм-менеджмента

Принципы управления и планирования личного времени стоят на 4-ёх основных фундаментах:

1. Правильная постановка целей.
2. Правильная расстановка жизненных приоритетов.
3. Прививание нужных привычек.
4. Грамотное использование инструментов планирования.

Постановка целей

Большинство людей не умеют правильно ставить цели. От этого снижается их продуктивность, исчезает мотивация и через некоторое время у человека появляется лишь одна цель – отдохнуть.

В чём заключаются ошибки при постановке целей?

Например, желание купить автомобиль до конца года – это не цель.

Цель должна выглядеть так: «Я куплю автомобиль Rolls-Royce Phantom 2016 года выпуска до 25 декабря 2016 года». То есть должна быть конкретика и временные ограничения (срок достижения цели).

Цель должна быть:

• конкретной;
• ограниченной сроком;
• измеримой;
• реальной.

Без этих 4-х составляющих цель становится обычным желанием, которое не мотивирует.

Когда вы понимаете, что вам лет 25 или 30, а родителям осталось жить лет 10, 15, 20, вот тогда возникает настоящая причина. Возникла ли она у кого-то из вас, я не знаю. Но если у кого-то возникла – это замечательно. Потому что наши близкие, как цели, дают нам огромный рывок для развития. Потом возникают другие – миссия, масштаб, влияние, всякие интересы. Но для тех страждущих и ищущих собственную мотивацию, для тех, кто не может найти, что же его зажигает и сидит на пустом месте, хочу обратиться. Не ищите далеко. Встаньте на ноги сами – купите шмотки, начните нормально кушать, одеваться и вы обнаружите потом, что вы полностью в состоянии изменить жизнь своих близких. И это является отличной причиной для первых шагов.

Михаил Дашкиев – сооснователь и руководитель проекта «Бизнес Молодость»

Определение жизненных приоритетов

Эффективность тайм-менеджмента во многом зависит от жизненных приоритетов человека. Они так же важны, как и цели. Но и здесь люди постоянно допускают ошибки.

Жизненные приоритеты, в большей степени, должны быть направлены по отношению к себе. То есть в первую очередь нужно подумать: «Что важно для меня? Что мне нужно, чтобы улучшить свою жизнь и её качество?».

Однако не надо полагать, что все, кто используют тайм-менеджмент, являются эгоистами.

Не все приоритеты должны быть направлены на себя любимого. О близких и родных людях тоже надо думать. Особенно если это родители, жена или дети. И нужно понимать, что у каждого свои приоритеты. То есть для кого-то важно только своё благополучие, а для кого-то благополучие всей семьи.

Но всё же основная часть приоритетов должна быть направлена на самого человека. Тогда продуктивность не будет падать и не произойдёт «перегорания», после которого, обычно, люди опускают руки.

Прививание привычек

Здесь речь идёт о полезных и хороших привычках, которые помогут достигнуть поставленных целей. Благодаря которым за день будут выполняться все запланированные дела. С помощью которых можно увеличить собственную производительность.

Какие это могут быть привычки? Например:

• Ежедневно просыпаться в 5 утра.
• Бегать по утрам 10 км.
• Всегда держать свои обещания.
• Вовремя приходить на встречи.
• Не смотреть телевизор и не читать новости.
• Никогда не жаловаться на что-либо.
• Всегда говорить правду.

Для привития полезной привычки достаточно 21 дня. То же самое касается и отказа от вредных привычек.

Главное правило наработки полезных привычек – 1 привычка в месяц. Да, этот процесс длительный. Особенно если планируется привить около 10 привычек. Но ведь и «Москва не сразу строилась».

Использование инструментов планирования

Эффективно управлять своим временем без ежедневного планирования крайне сложно и практически невозможно. Поэтому ежедневные планы – это неотъемлемый элемент тайм-менеджмента.

Под планированием стоит понимать список задач на каждый день. Ежедневно вечером человек не только подводит итоги прожитого дня, но и составляет список дел на следующий день. И для планирования он может использовать любые доступные и удобные инструменты.

Традиционным инструментом планирования является простой ежедневник. Он может быть бумажным или электронным. Однако лучше всего использовать первый, так как когда человек пишет от руки, а не набирает текст на клавиатуре, то он легче запоминает написанное. Соответственно в течение дня придётся меньше заглядывать в ежедневник и отвлекаться от более важных задач.

В ежедневник вписываются:

• Краткосрочные и долгосрочные цели.
• Ежедневный список задач и дел.
• Личные заметки.
• Отметки о достигнутых целях.
• Итоги прожитых дней с их подробным анализом (кол-во выполненных задач, временные затраты на те или иные действия, личная эффективность в течение дня (недели) и т.д.).

Подобные записи могут вестись в любом электронном виде. Главное, чтобы программа или приложение позволяли быстро вносить изменения в список дел.

При составлении планов и задач на день в тайм-менеджменте принято учитывать биологические циклы человека. Ведь подъём и спад активности у разных людей происходит в разное время. Поэтому при планировании эта особенность всегда учитывается.

Резюмируя можно отметить, что планирование – это самый главный момент тайм-менеджмента, без которого техника управления временем теряет весь смысл.

12 правил современного тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент не является сложной наукой и освоить такую технику может каждый желающий. Достаточно лишь придерживаться основных правил игры.

1. Ежедневно заниматься планированием. Составлять список дел на каждый день и беспрекословно выполнять его.
2. Ставить конкретные, реальные и ограниченные сроком краткосрочные и долгосрочные цели.
3. Всегда придерживаться расставленных приоритетов направленных на себя (преимущественно) или близких людей.
4. Исключить из жизни «пожирателей» личного и рабочего времени (социальные сети, компьютерные игры, просмотр ТВ, телефонные разговоры без надобности и т.п.).
5. Выполнять самые сложные дела в первую очередь и не откладывать их на потом.
6. Всегда говорить «Нет» ненужным делам.
7. Концентрироваться на одном задании, пока оно не будет выполнено до конца. То есть нельзя перескакивать от одного действия к другому, пока одно из них полностью не закончено.
8. Работать в комфортное для себя время, учитывая биологические циклы.
9. Фильтровать всю входящую информацию. Особенно это актуально в эпоху популярности интернета, где полно информационного мусора.
10.  Соблюдать чистоту на рабочем столе (в том числе и на рабочем столе ПК или ноутбука).
11. Организовать комфортное рабочее место.
12. Всегда помнить, что сегодняшний день может быть последним в жизни. Ничто так не заставляет человека действовать, как страх смерти.

Что даёт использование тайм-менеджмента в жизни

Во-первых, тайм-менеджмент позволяет научиться управлять своим временем, а значит и управлять своей деятельностью и жизнью.

Во-вторых, данная технология помогает избавиться от пагубных привычек и заменить их полезными.

В-третьих, люди, использующие тайм-менеджмент быстрее достигают поставленных целей, легко обучаются и способны добиваться успеха в различных видах деятельности.

Более того, человек, живущий по всем канонам тайм-менеджмента:

• Имеет в распоряжении больше свободного времени для отдыха.
• Способен оперативно выполнять ряд задач в короткий срок.
• Меньше подвержен влиянию стресса.
• Меньше подвержен заболеваниям, которые вызываются стрессом, хронической усталостью и недосыпанием.
• Практически полностью контролирует свою жизнь.

Всё это относится к разделу преимуществ тайм-менеджмента. Но есть здесь и обратная сторона медали.

Недостатки тайм-менеджмента: почему не все могут управлять временем?

Сама технология выглядит практически идеально. Главное приложить некоторые усилия и человек становится настоящим хозяином своей жизни. Однако почему-то у многих не получается управлять личным и рабочим временем. И причина здесь кроется в ряде недостатков:

• Прежде чем применять тайм-менеджмент человек должен заняться самодисциплиной. А это совершенно другая технология, которая требует много времени, от чего не каждый хочет этим заниматься и остаётся наедине со своими размытыми целями и горой невыполненных задач.
• Сложность технологии – это главный недостаток тайм-менеджмента. Ведь по сути человек попросту ломает себя, покидает зону комфорта, перестраивается психологически и эмоционально, что для многих становится непосильным трудом.
• Не одно пособие или курс по тайм-менеджменту не дают конкретный план действий. В них чаще всего предлагают общие действия, которые подходят не каждому человеку.
• В одиночку сложно управлять собственным временем, так как всегда найдётся повод сделать себе поблажку. Поэтому тайм-менеджмент имеет больший эффект в коллективе (корпоративный тайм-менеджмент), где есть «смотритель».

Я перечитал огромное количество различных книг по управлению временем, управлению собой, самодисциплине. Многие из этих книг написаны сухим языком. Там очень мало методик, которые можно внедрить в жизнь человека, у которого есть большое количество проектов, дел и которые нужно делать уже прямо сейчас, ещё даже может быть вчера. И я понял, что эта проблема стоит не только у меня, но и у многих людей.

Алексей Толкачёв – основатель проекта «Школа Победителей»

Как видно, основные недостатки технологии кроются в психологии человека. Кто-то легко может перестроиться под новые условия жизни, а кому-то это не под силу.

В заключении хотелось бы отметить, что тайм-менеджмент действительно положительно сказывается на работоспособности, личной эффективности и успехе. И можно попробовать внедрить его в свою жизнь. Однако возлагать больших надежд на эту технологию не стоит.

что это такое? Основы управления временем и инструменты, обучение, принципы, методы и техники эффективного тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент

Чтобы грамотно управлять своим временем, вовсе необязательно владеть машиной времени, а вот познакомиться с правилами распределения сил по секундам стоит. Особенно тем, для кого слова «время-деньги» – не пустой звук, а жизненный девиз. Если вы из их числа, то вам жизненно необходимо овладеть хотя бы элементарными навыками тайм-менеджмента.

Что это такое?

Тайм-менеджмент в дословном переводе с английского – «управление временем». Это не значит, что, овладев таким искусством, вы сможете перебираться в прошлое или будущее. Главная функция тайм-менеджмента состоит в том, чтобы сделать каждую минуту в жизни эффективной. И речь идет не только о работе, это целая система, которая складывает многочисленные элементы нашей жизни. Говоря простыми словами, тайм-менеджмент определяет наше расписание на день, неделю, месяц или даже год.

Не думайте, что это определение и понятие используется только в бизнесе. Домохозяйкам тоже часто не хватает времени на то, чтобы успеть выполнить все дела по хозяйству. И зачастую это происходит вовсе не потому, что у них не хватает сил, они просто неправильно распределяют время и усилия.

Основная характеристика тайм-менеджмента – правильный подход не только к самому времени, но и к тому, как мы его тратим дома, на работе и даже на отдыхе.

Виды

В первую очередь тайм-менеджмент используется для повышения личной эффективности каждого конкретного сотрудника на своем рабочем месте и, как следствие, для увеличения производительности всей организации, будь то завод по производству высокотехнологичных станков или салон красоты. Чтобы правильно выбрать тип тайм-менеджмента, который будет использоваться тем или иным индивидом, необходимо сначала изучить не только его персональные цели и задачи, но и личные качества, квадрат целей и даже биоритмы.

Если правильно рассчитать все человеческие ресурсы, то любому, даже самому занятому и востребованному специалисту будет всегда хватать времени как на работу, так и на отдых.

Еще раз оговоримся – грамотный тайм-менеджмент пригодится не только в карьере, но и в семье.

Главные правила

Основные принципы работы тайм-менеджмента заключаются в том, чтобы правильно распределить нагрузку на себя и время. Нужно выделить основные задачи и избавиться от «пожирателей времени». Среди его поглотителей числятся ничего не значащее для вас общение в интернете или в офисе, просмотр ненужных новостей или рекламных рассылок, которые приходят вам на почту или в виде СМС, многочисленные перекуры или перерывы «на чай» и так далее.

Прежде чем правильно составить свое расписание, необходимо расставить приоритеты. Автором одного из самых известных и результативных методов для этого является 34-й президент Соединенных Штатов Америки Дуайт Эйзенхауэр. Суть в следующем. Разделите все запланированные дела на 4 части:

• срочные и важные;
• срочные, но не важные;
• важные, но не срочные;
• несрочные и неважные.

Составьте таблицу именно в таком порядке и приступайте к исполнению намеченного. Ваша задача – установить для себя генеральную цель, а затем создать дерево собственных целей. В тайм-менеджменте этот процесс называется еще целеполаганием.

Выбираем более ценное

Для начала давайте отделим зерна от плевел и выделим то, что нам действительно необходимо. Вам, правда, нужно завтра идти в магазин с подружкой, чтобы помочь ей выбрать подарок на день рождения для ее мамы? Может быть, она спокойно справится с этой миссией сама? Вы же потратите это время на то, что действительно стоит ваших усилий. А вспомните, сколько часов вы потратили на бессмысленные разговоры все с той же подругой по телефону, а теперь представьте, сколько могли бы успеть сделать за это время.

А сколько часов в день у вас уходит на просмотр фотографий знакомых людей в социальных сетях? А ведь это не только ваше драгоценное время, но и эмоции, которым можно найти куда более эффективное применение. То же самое касается «просиживания» за раскладкой пасьянсов и прочих «увлекательных» развлечений.

«Снесите» с компьютера все, что вас отвлекает от генеральной идеи и займитесь делом.

Думайте правильно

Невозможно объять необъятное и чтобы не впасть в депрессию по поводу того, что вы вечно ничего не успеваете, не завышайте планку изначально. Включайте в план ровно столько, сколько реально реализовать и всегда оставляйте немного времени про запас, чтобы столкнувшись с неожиданными преградами или срочно возникшими проблемами, успеть справиться и с тем, и с другим.

Наведите порядок в своей голове, и тогда время будет течь куда медленнее, чем кажется вам сейчас.

Ставьте правильные цели

Прежде чем приступать к выполнению той или иной задачи, определитесь с целью, которую вы преследуете. Зачем вам нужно в пятый раз за неделю протирать рабочий стол? Вы сторонник идеальной чистоты? А это правда или вам просто хочется отвлечься от дел с помощью влажной тряпки? Зачем вы в десятый раз за день ходили наливать чай, вы действительно хотели его выпить или таким образом отвлекались от основных задач?

Еще один нюанс, который нужно учитывать для достижения цели в срок, – не завышать ее. Поймите, зачем вы взваливаете на себя выполнение масштабного проекта. Чего вы хотите достичь – денег, славы, почета среди коллег или повышения по службе. Только поняв, что является истинной целью, вы сможете стопроцентно себя замотивировать и заняться работой, не отвлекаясь на посторонние вещи.

Пользуйтесь энергией успеха

Используйте каждую победу как подпитку для дальнейшего пути. Ставьте себе «оценки» или вешайте «медали». Закрыли вовремя проект или сделали это раньше срока – не беритесь тут же за следующий, насладитесь «финишным» моментом, запомните эти ощущения и только потом двигайтесь дальше. Не забывайте поощрять себя за хорошо проделанную работу.

Поблагодарите себя походом в салон красоты, на сеанс массажа, на ужин в ресторан или хотя бы купите шоколадку (или экзотический фрукт, если вы придерживаетесь основ ЗОЖ).

Мультизадачность – зло

Не хватайтесь за все подряд. У вас не десять рук, да и голова всего одна. Занявшись несколькими делами одновременно, вы рискуете не выполнить ни одного из них, по крайней мере, сделать это качественно точно не получится. Это все равно что одновременно учить наизусть стихотворение и решать задачу по физике. Что, согласитесь, нереально. То же самое и на работе.

А вот в домашнем хозяйстве для экономии сил и времени некоторые вещи можно совмещать. Ведь пока варится картошка или остужаются яйца для салата, вполне можно протереть пыль с подоконника или пропылесосить пол на кухне, например.

Для экономии времени и сил приобретите себе максимальное количество современных помощников. Тот же робот-пылесос за год сэкономит даже не часы, а дни вашей жизни. А если добавить к нему посудомоечную машину и еще пару полезных в хозяйстве девайсов, то вы освободите недели, а то и месяцы.

Планирование

Не пускайте свои дела на самотек. Ежедневно составляйте план работы. В идеале делать это стоит накануне вечером. Составляя расписание следующего дня, не забудьте о том, что в любой момент может возникнуть форс-мажорная ситуация. Нужно будет отвезти маму в больницу или забрать ребенка из школы пораньше. Всегда оставляйте себе время на такие «непредвиденные расходы». Если оно не потребуется для этих нужд, потратите его на дополнительные занятия.

Еще один важный момент. Обязательно выделяйте время на отдых. Передышки просто необходимы. Паузы на легкую зарядку, обеденный перерыв и даже звонок ребенку тоже нужно заносить в свое расписание.

Кроме того, составлять его нужно, учитывая собственные биоритмы. Если вы «жаворонок», то ставьте самые сложные задачи на начало дня, а вторую его половину оставляйте для дел, требующих наименьших физических, умственных и моральных усилий. Если же вы «сова», и ваша голова начинает работать только ближе к обеду, то утром выполняйте простейшие задания, за важные решения принимайтесь, когда ваш организм наполнится жизненной энергией.

И не переполняйте свой график, не берите на себя слишком тяжелую нагрузку. Оставьте там только то, что вам точно по силам и то, что действительно для вас важно.

Устраняйте мертвые инвестиции

Под словом «инвестиции» чаще всего подразумеваются финансовые вложения. Вы будете вкладывать деньги в то, что никогда не принесет вам доход? Никто не даст ни рубля на завод, который вчера был разрушен, потому что это мертвые инвестиции. То же самое и со временем. Перестаньте вкладывать его туда, куда оно вылетает, как в трубу. Началось по телевизору очередное ток-шоу с интригующей темой, срочно гасите экран. Задайте себе вопрос, зачем вам нужна эта информация? Просто так? Так зачем тратить на это свое драгоценное время?

Позвонила подружка и в очередной раз начала рассказывать про своего мужа-недотепу? Быстро заканчивайте разговор, а приятельнице посоветуйте обратиться к психологу или зарегистрироваться на сайте знакомств.

Не распыляйте себя и свою жизнь по мелочам. Идите к своей цели прямым путем, не сворачивая на изгибистые дорожки ненужных разговоров.

Методы

Если вы следуете всем вышеизложенным правилам, а времени все равно не хватает, попробуйте воспользоваться одним из приемов, которые были разработаны в различные времена как специалистами в области тайм-менеджмента, так и «случайными» людьми. Одной из самых распространенных во всем мире методик является техника «Помидор». Ее придумал обычный итальянский студент, который вечно не успевал подготовиться к экзаменам.

Как-то раз он решил взять себя и свое время под контроль. Для этого воспользовался самым обычным кухонным инструментом – таймером в виде томата (отсюда и название нехитрой технологии). Он заводил таймер на 25 минут и в течение этого времени занимался только учебой. Каково же было его удивление, ведь буквально сразу же у него стало хватать времени на подготовку. Попробуйте сделать то же самое.

Заведите таймер (будильник) на определенное время, в течение которого выполняйте только одну конкретную задачу. Ни телефонный звонок, ни извещение о новом письме на электронной почте, ни что-либо другое не должно вас отвлекать от данного задания. Уже совсем скоро вы почувствуете, что продвигаетесь к цели куда быстрее, чем раньше.

Кстати, сейчас существуют специальные приложения для смартфонов, которые созданы для последователей идеи итальянского студента.

Почувствуйте себя сыроваром, используя другой популярный в тайм-менеджменте метод под названием «Швейцарский сыр». Его используют в том случае, если никак не могут приступить к реализации крупного проекта. В таком случае предлагается представить этот самый проект в виде квадратного куска сыра и начать готовить из него швейцарский со множеством крупных дырочек. Каждая дырочка – определенная задача, которую необходимо выполнить, чтобы получить конечный результат.

Не знаете, с какого конца начать – лезьте в первую попавшуюся «дырку» наугад. Сделайте минимальное усилие и далее все пойдет как по маслу. Единственное условие – не бросайте начатое. Пусть сделанное будет казаться совсем маленькой частью задуманного, но приступайте к любому этапу, только точно определив, что справитесь с этим «за один присест». В противном случае вместо множества дырочек в своем сыре вы получите одну большую дыру, похожую на пропасть, куда будут проваливаться и время, и силы.

Строго следуйте правилу дедлайна. Термин пришел к нам из Америки. В дословном переводе означает он «мертвую линию». Считается, что изначально так называли черту в тюрьме, пересекшего которую заключенного сразу убивали. В местах не столь отдаленных такие методы давно не используют, а вот в бизнес-среде он получил весьма широкое распространение. В современном мире дедлайн – это черта во временном пространстве, которую никак нельзя пересекать.

Особенно популярна такая технология среди тех, кто работает на «удаленке». Их некому «подогнать», поэтому нужно ставить рамки самим себе. Также ее часто применяют для людей творческих профессий – журналистов или создателей рекламы. Однако у дедлайна есть и промежуточный этап – редлайн (переводится как «красная линия»). Это срок, когда нужно сдать черновую работу – оставшееся время нужно на исправление ошибок, доработки, внесение поправок, которые может сделать заказчик.

Порой мы никак не можем приступить к выполнению поставленной задачи только потому, что она кажется нам неподъемной, как слон. Чтобы облегчить себе работу, разделите большой объем на маленькие кусочки. Начните с малого.

Например, вам необходимо сделать генеральную уборку загородного дома или его ремонт. И то и другое звучит угрожающе. А если разбить процесс на небольшие этапы? Составьте таблицу, где вверху будет ремонт (генеральная уборка), а далее подпункты: окна, двери, полы, мебель и так далее. Согласитесь, так работа уже не кажется слишком сложной. Поэтому не делайте из мухи слона.

Божественный метод «Кайрос». Древние греки считали Кайроса богом счастливого мгновения. Специалисты в области тайм-менеджмента решили, что и современному человеку с ним по пути. Суть метода сводится к тому, чтобы не тратить отдельное время на то, что можно объединить с другими делами. К примеру, вам нужно купить подарок маме на 8 Марта. Решите, где вы хотите это сделать и посмотрите, нет ли в ближайшее время у вас других дел в этом районе города.

Возможно, вам удастся объединить сразу 3 или 4 цели в одном месте (зайти в банк, чтобы пополнить счет, купить книжную новинку и так далее). То же самое касается деловых встреч. Прежде чем отправляться на переговоры, сформулируйте все вопросы и предложения, которые у вас накопились к собеседнику. Вполне возможно, что для их решения достаточно телефонного звонка или встречи в обеденный перерыв. И не забудьте посмотреть, нет ли у вас других дел там, куда вы отправляетесь.

Кстати, разработчики приложений для смартфонов создали специальную программу, которая помогает эффективнее использовать этот метод. Вы просто забиваете туда свои планы, а приложение покажет, что можно сделать с наименьшими потерями времени, объединив ваши замыслы в одну систему географических и часовых координат.

Как научиться?

Вы можете попробовать использовать все советы, которые мы дали в этой статье, но для начала следует выполнить простейшие упражнения. Например, возьмите за правило не переставлять будильник ни разу после того как он прозвенел. За 5 или даже 10 минут вы не доспите, а вот опоздать на работу вполне можете, после чего нехватку времени вы будете испытывать в течение всего дня, и все успеть у вас вряд ли получится.

По большому счету никаких особых секретов в том, как экономить время, нет. Вот лишь еще несколько рекомендаций.

• Используйте навыки своих коллег или домочадцев. Делитесь с ними своей работой — делегируйте полномочия. Младший научный сотрудник наверняка с удовольствием поможет вам, а муж (сын, дочь) вполне справятся с элементарными бытовыми делами, такими как вынести мусор или купить хлеба.
• Если вы решили сделать тайм-менеджмент стилем жизни, то лучше пройти обучение на специальном семинаре или пригласить специалиста в этой сфере в компанию, чтобы он оптимизировал рабочий процесс.

В качестве бонуса за прочтение этой статьи вот вам еще один лайфхак. Хотя бы раз в месяц, а лучше еженедельно устраивайте себе «чистый день», который вы должны провести без телефона, общения по электронной почте или в мессенджерах. Это трудовой подвиг с небольшими перерывами на передышку, во время которого вам предстоит «подчистить» все дела, если вдруг на что-то у вас не хватило времени в течение недели (месяца).

Но если вы станете пользоваться хотя бы частью из вышеперечисленных правил, то время всегда будет у вас под контролем, и у вас никогда не возникнет желание повернуть его вспять.

как и зачем управлять временем

В гонке за успехом, состоятельностью в личной, профессиональной, семейной жизни мы часто жалуемся на нехватку времени. Это одна из самых популярных проблем активного участника общества. Больше остальных людей этому подвержены студенты и работающие люди. Для того чтобы уложить в 24 часа все потребности, обязанности, желания, был придуман тайм-менеджмент.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – наука об организации, планировании, управлении временем, повышении эффективности его использования. Тайм-менеджмент будет полезен тем, кто регулярно повторяет «я даже не знаю, за что хвататься».

Польза от тайм-менеджмента:

• предотвращение психофизиологического истощения, выгорания;
• снижение уровня тревоги, стресса;
• снижение усталости, устранение хронической усталости;
• улучшение настроения, профилактика депрессий и апатии;
• повышение веры в себя, самооценки;
• рост продуктивности.

Планирование, ведение ежедневника – неотъемлемая часть жизни того, кто решил заняться тайм-менеджментом. Ошибочно считать, что это удел исключительно деловых людей. Тайм-менеджмент – спасение для студента, домохозяйки, музыканта, писателя и любого другого человека, который страдает от дефицита времени.

Схема тайм-менеджмента

Схема тайм-менеджмента выглядит следующим образом:

1. Анализ целей работы над временем.
2. Выбор технологий, инструментов, стратегий.
3. Точное планирование.
4. Определение и расстановка приоритетов.
5. Реализация.
6. Контроль, управление, корректировка.
7. Анализ результатов.

Как управлять временем

Начинать нужно с письменного анализа привычного режима, определения времени, потраченного с пользой и без нее. Как это сделать:

1. Запишите свои приоритеты, ценности, обязанности.
2. Нарисуйте диаграмму, на ней честно распишите, на что и сколько тратите времени.
3. Проанализируйте, что из зафиксированного относится к первому пункту, то есть полезному. Если вы видите, что, например, свободное общение в интернете занимает львиную долю дня, но вы понимаете, что это не относится к необходимому и полезному, то нужно этот элемент заполнить чем-то другим. Может быть, вы давно хотели ежедневно выделять час на изучение языка или чтение литературы? Тогда самое время вписать это вместо просмотра телевизора или бессмысленного пролистывание ленты в социальной сети.
4. Исходя из приоритетов, составляйте письменный план на каждый день. Группируйте задачи по значимости, в начало дня ставьте самые важные дела.

При составлении расписания нельзя забывать про отдых. Это обязательная, приоритетная вещь. Специалисты рекомендуют отводить 8-10 часов на полноценный сон, днем чередовать физическую и умственную активность, устраивать перерывы в работе, чередовать сложные и простые задания.

Техники тайм-менеджмента

Популярны 3 техники организации и планирования времени:

1. Хронометраж. В течение 2 недель записывайте каждые 15 минут все, что делаете. Да, вплоть до «сел, поел». Такое наблюдение и письменная фиксация с четким определением временных интервалов позволит понять, на что вы тратите время, а также выявит пожирателей времени.
2. Матрица Эйзенхауэра. Помогает расставить приоритеты. Проведите горизонтальную шкалу «важно – не важно» и вертикальную «срочно – не срочно», разбив лист на 4 квадрата. В тайм-менеджменте принято разделять задачи на срочные и важные, важные и несрочные, срочные и неважные, несрочные и неважные. Первые принесут вам серьезные проблемы, потому выполнение срочных и важных дел первостепенно. Важные и несрочные дела при невыполнении принесут проблемы, но в далекой перспективе. Срочные, но неважные дела лучше поручить кому-то другому. Ну а несрочные и неважные можно и даже нужно совсем убрать.
3. Метод помидора. На каждую задачу отводите 25 минут, засекайте время таймером. Необязательно выполнять сразу все задание, но нужно работать, не отвлекаясь, пока не прозвучит сигнал будильника. Большую задачу предварительно лучше разделить на несколько таких, что поместятся в 25 минут. После каждого помидора (25-минутный интервал) устраивайте отдых на 3-5 минут. После четвертого помидора отдохните 15-30 минут.

Правила тайм-менеджмента

Изучите правила тайм-менеджмента, всегда следуйте им, и ваша ситуация изменится уже в первую неделю:

1. Больше конкретики, визуализации задач. Заведите органайзер, дневник, ежедневник. Подробно фиксируйте свои планы.
2. Всегда расставляйте приоритеты, но на каждое дело отводите конкретный лимит времени. Важные дела выполняйте в первую очередь.
3. Крупные задачи разбивайте на мелкие этапы.
4. Сразу фильтруйте информацию. Да, мозг способен запомнить многое, но это не значит, что ему будет просто работать. Да и зачем вам ненужная и неинтересная информация. Отсеивайте ее сразу, не ждите, пока мозг усвоит, переработает, а потом поймет, что она не нужна. К каждой информации относитесь критично.
5. Научитесь определять пожирателей времени: социальные сети, скайп, проверка почты, бессмысленное листание ленты или просмотр развлекательных видео. Выделите на это время только в рамках работы или общения с друзьями, если нет возможности реально встретиться. Неплохой вариант – завести рабочую почту. Тогда вам не придется долго искать важные письма среди рекламных рассылок.
6. Концентрируйтесь на одной задаче, быстро выполняйте ее и переходите к другому делу. Если выполнение задачи предполагает перерывы, например, вы сдали работу на проверку, то не нужно бездельничать в промежуток. Займитесь другим полезным делом. Помните, что каждая минута должна быть потрачена с пользой.
7. Неприятные или сложные дела выполняйте в первую очередь. Если отложить их на потом, то весь день будет сохраняться тревога, напряжение, негативный фон настроения. В то время как быстрое избавление от дел подарит самоудовлетворение, легкость и хорошее настроение на все оставшееся время.
8. Следите за порядком на рабочем месте: распределяйте бумаги по папкам, ручки держите в пенале, протирайте пыль, вовремя выбрасывайте мусор. Чем гармоничнее ваше рабочее место, тем приятнее вам работать и тем меньше времени вы тратите на поиски нужного инструмента.
9. Позаботьтесь о комфорте, освещении рабочего места. Вас ничего не должно отвлекать, а атмосфера должна настраивать на рабочий лад.
10. Работайте только за столом, не берите ноутбук или бумаги в постель. Ваш мозг должен знать, что постель – сигнал отбоя и отдыха.
11. Слушайте свой организм. Люди отличаются внутренними биоритмами. Определите часы наибольшей активности, работоспособности, самые важные дела по возможности планируйте на это время.
12. Не лишайте себя отдыха, не уходите в трудоголизм, но и не расслабляйтесь чрезмерно. Быстро выполнив намеченные дела, проанализируйте результаты и наградите себя заслуженным отдыхом, хобби.
13. Не отвлекайтесь на критику, пустую болтовню и негатив людей. Помните, что вы не обязаны пить с кем-то кофе ради приличия, если можете провести это время с большей пользой для себя. Научитесь говорить «нет».

Научитесь извлекать пользу даже из вынужденного положения. Так, если вы тратите 2 часа на дорогу, то можете в это время прочитать или послушать книгу, полезную для профессионального или личностного роста. Например, изучите книгу Брайана Трейси «Результативный тайм-менеджмент».

Зачем управлять временем

Умение дозировать время и четко видеть приоритеты позволяет:

• достигать целей с минимальными затратами;
• добиваться высоких результатов сразу в нескольких сферах жизни;
• рационально распоряжаться временем, успевать работать, отдыхать, заниматься хобби;
• работать в условиях многозадачности, заниматься параллельно несколькими проектами;
• увеличивать материальное благополучие, укреплять здоровье;
• быть свободным, всегда иметь выбор;
• контролировать жизни, строить планы на будущее.

Человек, чувствующий, что это он управляет временем, а не время им, меньше тревожится. Он больше уверен в собственных силах, способен строить долгосрочные и реалистичные планы. Личность, освоившая тайм-менеджмент, становится хозяйкой собственной жизни.

Такие люди отличаются позитивом, энтузиазмом, горящими глазами. В день они решают огромное количество задач, но при этом не выглядят измученными или уставшими. Наоборот, их энергия бьет через край. Секрет прост – они умеют грамотно распоряжаться каждой секундой своей жизни.

Классический тайм-менеджмент и его особенности

Некоторые считают, что тайм-менеджмент — это такое целостное и монолитное учение вроде научной теории. А в этой теории якобы есть свои аксиомы, теоремы и незыблемые правила, которые едины для всех.

На самом деле «управление временем» гораздо больше напоминает такое явление, как восточные единоборства. В нем можно выделить множество различных «школ» и направлений, которые по-разному отвечают на одни и те же вопросы, а зачастую даже противоречат друг другу.

Одним из таких направлений является так называемый классический тайм-менеджмент, который появился в середине XX века и оказал огромное влияние на современные методы планирования. В этой статье мы попробуем разобраться, что он собой представляет, а также рассмотрим его основные достоинства и недостатки.

Что такое классический тайм-менеджмент

Классический тайм-менеджмент — это совокупность методов организации личного времени, которые сформировались в 50-90-е годы прошлого века. В этот период тайм-менеджмент существовал фактически как «довесок» к обычному менеджменту (то есть управлению производством) и только-только начал выделяться в самостоятельную дисциплину.

Отсюда и вытекают две характерные особенности этого направления:

1. Тайм-менеджмент как «управление организацией из одного человека». Считалось, что люди могут применять те же методы планирования, что и предприятия. Поэтому многие техники классического тайм-менеджмента (АБВ-анализ, SMART и т. д.) просто позаимствованы из обычного менеджмента и адаптированы для личного использования.

2. Игнорирование человеческого фактора. Все приемы классического тайм-менеджмента выглядят так, словно рассчитаны на роботов или на людей в высшей степени рациональных. То есть таких, которые не устают, не нуждаются в мотивации, не подвержены прокрастинации и перепадам настроения.

Однако эта «холодная рациональность» все-таки помогала людям достигать целей и грамотно распоряжаться своим временем. Поэтому многие техники, появившиеся в тот период, остаются популярными до сих пор. К классическому тайм-менеджменту можно отнести технику SMART, матрицу Эйзенхауэра, календарное планирование, хронометраж, АБВ-анализ, метод Альпы и некоторые другие известные методики.

Немного истории

Несмотря на упомянутые выше особенности (это даже скорее недостатки), классический тайм-менеджмент стал огромным шагом вперед. До этого «управление временем» на предприятиях сводилось в основном к идеям Фредерика Тейлора, основоположника научной организации труда.

Целью же «тейлоризма» было повышение производительности труда (и, как правило, труда физического). Для этого применялись такие методы, как хронометраж рабочего времени, карты операций, стандартизация, системы материального поощрения за эффективную работу и т. д.

Понятно, что при таком подходе сотрудники воспринимались как «винтики» и пассивные «объекты управления», а все инициативы по улучшению работы исходили исключительно от руководителей предприятия.

И хотя идеи самоорганизации сотрудников уже существовали, они не пользовались популярностью. Перелом наступил во второй половине XX века.

В 1959 году американский бизнес-консультант Джеймс Т. Маккей выпустил самую первую книгу об «управлении временем». Она, кстати, так и называлась: «The Management of Time» (именно так, по всей видимости, и возник термин «тайм-менеджмент»). Книга выдержала несколько переизданий в США, хотя мировым бестселлером так и не стала.

Дальнейшая популяризация тайм-менеджмента началась в 60-х годах. В этом огромную роль сыграли идеи Питера Друкера — известного американского теоретика менеджмента, который на тот момент считался крупным авторитетом в области управления.

В 1967 году Друкер выпустил книгу «Эффективный управляющий». В ней он убедительно показал, что эффективность организации зависит от личной эффективности ее менеджеров, а она, в свою очередь, во многом зависит от их умения «управлять личным временем».

Еще через год Друкер выпустил учебный фильм «Управление временем» («Managing Time»), в котором продемонстрировал некоторые приемы самоорганизации.

Именно в этот период тайм-менеджмент начинает выделяться из прикладного менеджмента в самостоятельное направление. Возникает закономерный вопрос: а почему вообще возникла необходимость в создании тайм-менеджмента? Почему старые методы «тейлоризма» больше не работали?

Причина этих процессов заключается в научно-техническом прогрессе.

Дело в том, что во второй половине XX века физический труд все больше «разбавлялся» или даже заменялся умственным трудом. Во-первых, усложнялись технологии. Даже заводским рабочим приходилась иметь дело со все более сложными машинами, а их работа требовала напряжения интеллекта и высокого уровня профессиональной подготовки. Во-вторых, все меньше людей работали непосредственно в сфере производства и все больше — в сфере обслуживания.

В таких условиях прежние подходы к «управлению временем» (которые сводились в основном к повышению производительности физического труда) были уже недостаточно эффективны. Вот тут и появился классический тайм-менеджмент.

Главная цель классического тайм-менеджмента — это повышение производительности умственного труда.

Конечно же, здесь в первую очередь речь шла о менеджерах разного уровня («белых воротничках»). Однако чем дальше, тем больше тайм-менеджмент требовался и представителям других профессий.

Для выполнения этой задачи классическому тайм-менеджменту пришлось интегрироваться с множеством дисциплин: экономикой, математикой, кибернетикой, социологией и т. д.

Особенно сильное влияние на него оказала «школа человеческих отношений», сложившаяся в ту пору в психологии. Ее представители доказывали важность человеческого фактора в управлении предприятием и несостоятельность «тейлоризма» (т. е. сугубо утилитарного подхода к сотрудникам). Эти идеи, например, отстаивали такие ученые, как Элтон Мэйо, Абрахам Маслоу, Крис Арджирис, Эдгар Шейн.

В 70-х годах датский бизнесмен Клаус Мёллер, начал проводить массовые курсы «управления временем» для менеджеров и предпринимателей. Благодаря этому тайм-менеджмент выделился в отдельную дисциплину и начал развиваться самостоятельно.

Постепенно в Европе и США сложилась своя школа тайм-менеджмента. Ее особенностью стало преобладание сугубо «технических» способов организации времени: календарного планирования, целеполагания с использованием SMART-технологий и других подобных методов.

Известные представители

Ниже перечислены самые известные представители западной школы классического тайм-менеджмента. Заметим, что этот список в какой-то степени условный, поскольку некоторые методики этих специалистов вполне соответствуют современным принципам планирования.

Джеймс Т. Маккей. Американский бизнесмен и популярный в 50-х годах бизнес-консультант, автор самой первой книги по «управлению временем». В книге описана первая целостная система тайм-менеджмента, а многие представленные в ней идеи получили дальнейшее развитие у других авторов. Примечательно, что одной из таких идей была идея повышение осознанности (у Маккея — «бдительности»), которая получила распространение лишь в XXI веке. В США эта книга популярна до сих пор, однако на русский, к сожалению, еще не переводилась.

Клаус Мёллер. Датский бизнесмен и основатель компании Time Manager International, первый, кто начал проводить масштабные курсы по «управлению временем». Он же сформулировал алгоритм достижения цели «от общего к частному», который актуален до сих пор (постановка целей, расстановка приоритетов, определение задач для достижения цели, распределение их времени). Именно Клаусу Мёллеру мы обязаны превращением тайм-менеджмента в самостоятельную дисциплину.

Лотар Зайверт. Ведущий специалист по тайм-менеджменту в Германии, профессор, руководитель Института использования времени в Гейдельберге. Автор множества книг и статей по организации времени. У нас наиболее известна его книга «Ваше время в ваших руках» (Mehr Zeit für das Wesentliche), которая издавалась еще в СССР. Зайверт разработал целую серию популярных методик тайм-менеджмента: метод «Альпы», АБВ-анализ, метод 5 пальцев и т. д.

Алан Лакейн. Американский специалист «по эффективному использованию времени» (так он сам себя называет). Автор вышедшего в 1973 году бестселлера «Искусство успевать» (в оригинале: How to Get Control of Your Time and Your Life), который выдержал множество переизданий на разных языках. Среди техник, которые однозначно относятся к классическому тайм-менеджменту, у Лакейна встречается «метод швейцарского сыра». Этот прием помогает снять «ментальные блоки» (например, справиться с прокрастинацией), что хорошо укладывается в концепции современного тайм-менеджмента.

Разумеется, это далеко не все представители этого направления. На становление классического тайм-менеджмента также повлияли идеи Йоуко Ниссинена и Эеро Воутилайнена (создателей финской системы «управления по результатам»), Брайана Трейси, Джека Фернера и других авторов.

Кроме того, некоторые идеи современных специалистов порою тоже выглядят достаточно «технично» и «бездушно». Например, предложенная Стивеном Кови матрица Эйзенхауэра вполне соответствует духу классического тайм-менеджмента.

От классического тайм-менеджменту к современному

К началу 90-х годов XX века классический тайм-менеджмент все хуже справлялся с решением возложенных на него задач. Почему? На это есть две причины.

1. Жесткие и предельно регламентированные методики планирования уже не отвечали требованиям современности. Темп жизни постоянно ускорялся, рынок ежегодно менялся, а количество информации нарастало как снежный ком. Иными словами, мир становился все более сложным и непредсказуемым.

В этих условиях точные и математически выверенные алгоритмы классического планирования все чаще давали сбой. Несмотря на тайм-менеджмент, менеджеры уже с трудом справлялись с потоком дел, которые на них обрушивались, а привычными спутниками офисных работников стали стресс и переутомление.

2. Наступала эпоха «хай-тека». Массовая компьютеризация и автоматизация умственного труда требовали и новых технологий «управления временем». Согласитесь, было бы очень странно, если бы разработчики ПО, создающие сложные программы, продолжали планировать свою работу в бумажных еженедельниках.

К этому стоит добавить, что люди устали быть «винтиками» в механизме организаций. А потому все сильнее становилась потребность в таком тайм-менеджменте, который бы не только помогал решать профессиональные задачи, но и мог бы удовлетворить личные потребности человека (включая и духовные).

Переход к современному тайм-менеджменту наметился в 1989 году, когда американский бизнес-консультант Стивен Кови выпустил книгу-бестселлер «Семь навыков высокоэффективных людей». В отличие от своих предшественников, Кови делал акцент не на технических приемах планирования, а на ценностях человека, его творческом и духовном саморазвитии. С этого момента тайм-менеджмент начал превращаться из «придатка к работе» в комплексную дисциплину, которая затрагивала все сферы человеческой жизни.

Окончательно современный тайм-менеджмент сформировался в начале 2000-х, благодаря работам Дэвида Аллена (создателя системы GTD), Роберта Диттмера, Глеба Архангельского и других специалистов по личной эффективности.

В табличке ниже перечислены основные отличия между классическим и современным тайм-менеджментом.

Классический:	Современный:
Человек — это, прежде всего, сотрудник предприятия.	Человек — это личность со своими интересами и ценностями.
Человек всегда рационален.	Учитывается психологический фактор.
Тайм-менеджмент — это инструмент для повышения продуктивности.	Тайм-менеджмент — это еще и инструмент саморазвития.
Жесткие и точные методы планирования.	Делается поправка на неопределенность и нестабильность окружающего мира.
Единые для всех техники тайм-менеджмента.	Дифференциация. Свои техники планирования для менеджеров, программистов, домохозяек и т. д.
Планирование на бумаге.	Активное использование компьютеров и гаджетов.

Также заметим, что огромное влияние на нынешний облик тайм-менеджмента оказали современные методы проектного управления и разработки ПО (Agile, Scrum, Lean и т. д.). Некоторые популярные сегодня специалисты по тайм-менеджменту (например, Ди Джи Мейер и Максим Дорофеев) — это зачастую выходцы именно из IT-индустрии.

Достоинства и недостатки

Сегодня у некоторых авторов встречаются довольно категоричные оценки классического тайм-менеджмента. Например: классический тайм-менеджмент — это зло, поэтому его лучше не использовать. Или наоборот: это единственно правильный подход, а все современные методы предназначены для людей несолидных, несерьезных и бесхарактерных.

На самом деле, классический тайм-менеджмент — явление неоднозначное. Давайте вкратце рассмотрим его основные достоинства и недостатки.

Достоинства:

• Универсальность. Приемы и техники классический тайм-менеджмента применимы фактически ко всем сферам жизни. В той или иной степени ими могут пользоваться и бизнесмены, и домохозяйки.
• Хорошо работает в условиях определенности. Если впереди не предвидится форс-мажоров и случайностей, жесткие техники гарантируют нужный результат.
• Точность и конкретность. Мы всегда знаем, что должны делать и что получим в итоге.
• Хорошо подходит людям с рациональным складом ума. То есть тем, которые обладают высоким уровнем самодисциплины, любят порядок и умеют контролировать свои эмоции.
• Не требует особых приспособлений: достаточно иметь бумагу и карандаш.

Недостатки:

• Не дифференцирован. Классический тайм-менеджмент фактически не учитывает особенности разных сфер жизни, не учитывает специфику разных профессий и социальных групп.
• Плохо работает в условиях неопределенности. Математически выверенные алгоритмы планирования легко «ломаются» из-за случайностей и форс-мажоров. Это не значит, что они совсем не будут работать: просто планы будут требовать постоянной корректировки, что очень неудобно и непрактично.
• Не делает поправку на психологический фактор. Классический тайм-менеджмент не помогает бороться с прокрастинацией и стрессом, не учитывает перепады настроения и периоды упадка сил. Его техники подразумевают, что человек каким-то образом уже сам справился с этими неприятностями.
• Излишне материалистичен и техничен. Его методы не затрагивают нематериальную сторону человеческой жизни, игнорируют этику, творческие и духовные потребности.
• Не использует современные технологии. Разумеется, мы можем создать программы для работы со SMART-целями или матрицей Эйзенхауэра, но это будет просто перенос бумажных технологий на компьютер. А ведь сегодня нам доступны более «продвинутые» способы хранения и обработки информации, всевозможные алгоритмы сортировки, поиска и фильтрации задач, методы автоматизации процессов планирования и многое другое.

Так можно ли использовать классический тайм-менеджмент сегодня? Безусловно, да.

Во-первых, зачастую он неплохо «уживается» с приемами современного тайм-менеджмента. Например, используя GTD, мы можем сортировать дела в списке «Следующие действия» с помощью матрицы Эйзенхауэра, а для дел из списка «Проекты» использовать SMART-формулировки. Здесь все зависит от удобства и целесообразности.

Во-вторых, в некоторых ситуациях он гораздо эффективнее современных методов. Например, жесткое расписание — это неплохой способ борьбы с прокрастинацией. А в условиях стабильности и при хорошем уровне самодисциплины SMART-цели гарантированно помогут получить нужный результат.

Итак, несмотря на все свои недостатки, классический тайм-менеджмент до сих пор вполне работоспособен и зачастую не менее эффективен, чем современный. А это значит, что его пока еще рано списывать в архив.

Поделиться:

Что такое Тайм-менеджмент? Тайм-менеджмент — это… Расписание тренингов. Самопознание.ру

«Как жаль, что в сутках только двадцать четыре часа!»  — для многих эта фраза стала рефреном повседневной жизни. Окружённые бесчисленными планировщиками, таймерами, гаджетами и прочими устройствами, позволяющими сэкономить время, мы всегда на бегу, но всюду опаздываем. Кажется, жизнь превратилась в бесконечную гонку: долгая и нервная дорога в офис, работа в режиме аврала, отложенная на завтра личная жизнь. В итоге — непрекращающийся стресс и хроническая усталость.

Если подобный сценарий не для вас — значит, пора учиться управлять своим временем!

Тайм-менеджмент — это технология организации времени и повышения эффективности его использования. Это стиль жизни, позволяющий комфортно распоряжаться ценным временным ресурсом в стремительном потоке информации.

Смысл тайм-менеджмента заключается в том, чтобы подчинить сначала минуты, а постепенно и всю жизнь истинным целям человека, а также научиться отделять жизненные ценности от того, что не требует внимания и не приносит результатов.

Расстановка целей по приоритетам, поможет организовать не только ваше время, но и вашу жизнь в целом. Ведь порой сложнее всего сделать именно этот первый шаг — понять свои стремления и сформулировать жизненные планы. Приоритетность той или иной цели определяет количество времени, которое вы сможете ей уделить. Благодаря оценке значимости дел вы сможете выделить поглотители времени — занятия, которые отвлекают вас от поставленной цели, не имеют ничего общего с вашим жизненным планом — и без сожаления отказаться от них.

Если у вас есть важное дело, которые вы тем не менее постоянно откладываете, если вам лень им заняться — подумайте, может быть, это дело не имеет отношения к вашей цели и навязано вам? В таком случае, чистосердечно откажитесь от него — сэкономьте усилия и время.

Если вы отчётливо видите перед собой цель и преимущества её достижения, она кажется вам ближе, и спланировать конкретные действия становится проще. Тайм-менеджмент поможет вам не сбиться с пути к намеченной цели.

Важным инструментом управления временем являются различные планировщики: бумажные и электронные. Они позволяют устанавливать и контролировать сроки пошагового выполнения задач и, кроме того, освобождают от лишней информации для запоминания. Тайм-менеджмент заставит ваш компьютер, телефон, будильник служить вам наиболее эффективно.

Если к вечеру вы чувствуете усталость и раздражение, если после рабочего дня у вас не хватает сил на активный отдых, на любимое увлечение, на общение с близкими — значит, вы неправильно распределяете своё время и силы. Проанализируйте вашу жизнь: полноценно ли вы отдыхаете, достаточно ли занимаетесь домашними делами, рационально ли используете рабочее время. Осознав ошибки в распоряжении своим временем, вы научитесь использовать его более эффективно. Тайм-менеджмент поможет сбалансировать ваши ресурсы времени и сил так, чтобы избегать чрезмерной утомляемости и выполнять все намеченные дела в пределах комфорта. Вы почувствуете, что усталость лечится поминутным планированием.

Управлять своим временем  — значит тщательно планировать не только работу, но и отдых. Ведь кроме планов и графиков производства существуют ваши желания и потребности, кроме сотрудников — семья и друзья, кроме карьеры и прибыли — любовь близких и домашний уют. Основной принцип равновесия в тайм-менеджменте гласит: важно количество времени дома и качество времени на работе!

Курсы по управлению временем остаются одним из самых популярных направлений саморазвития. Это первый шаг, который позволяет вообще высвободить время для работы над собой. Тайм-менеджмент, как мощное средство повышения эффективности жизни и контроля расходования сил и времени, крайне востребован современным обществом. К тому же положительные результаты очевидны с первых дней применения методов. С практикой, формируется индивидуальный стиль управления временем, позволяющий добиваться высочайшей продуктивности в работе и максимального расслабления на отдыхе.

Если вы готовы стать менеджером своего времени — начните обучение немедленно!

Что такое тайм-менеджмент? Определение управления временем

Что такое тайм-менеджмент?

Определение управления временем

«Управление временем» — это процесс организации и планирования того, как распределять время между конкретными видами деятельности. Правильное управление временем позволяет вам работать умнее, а не усерднее, чтобы вы могли делать больше за меньшее время, даже когда время ограничено и давление велико. Неспособность управлять своим временем снижает вашу эффективность и вызывает стресс.

Кажется, в сутках никогда не хватает времени. Но, поскольку у всех нас одни и те же 24 часа, почему некоторые люди достигают гораздо большего со своим временем, чем другие? Ответ кроется в хорошем тайм-менеджменте.

Самые успешные люди исключительно хорошо распоряжаются своим временем. Используя методы тайм-менеджмента, описанные в этом разделе, вы можете улучшить свою способность действовать более эффективно — даже когда время ограничено и давление велико.

Хорошее управление временем требует важного смещения акцента с деятельности на результат: быть занятым — не то же самое, что быть эффективным .(По иронии судьбы, обратное часто ближе к истине.)

Проведя день в безумной активности, вы часто добиваетесь меньшего, потому что вы распределяете свое внимание между множеством разных задач. Правильное управление временем позволяет вам работать умнее, а не усерднее, поэтому вы можете сделать больше за меньшее время.

Что такое тайм-менеджмент?

«Управление временем» относится к способу организации и планирования времени, которое вы тратите на определенные виды деятельности.

Может показаться нелогичным посвящать драгоценное время изучению тайм-менеджмента вместо того, чтобы использовать его в своей работе, но преимущества огромны:

• 
  Повышенная производительность и эффективность.
  
• 
  Лучшая профессиональная репутация.
  
• 
  Меньше стресса.
  
• 
  Повышенные возможности для продвижения.
  
• 
  Больше возможностей для достижения важных жизненных и карьерных целей.
  

Неспособность эффективно управлять своим временем может иметь очень нежелательные последствия:

• 
  Пропущенные сроки.
  
• 
  Неэффективный рабочий процесс.
  
• 
  Низкое качество работы.
  
• 
  Плохая профессиональная репутация и остановка карьеры.
  
• 
  Более высокий уровень стресса.
  

Потратив немного времени на изучение методов тайм-менеджмента, вы получите огромную пользу сейчас — и на протяжении всей вашей карьеры.

Ключевые моменты

Управление временем — это процесс организации и планирования того, сколько времени вы тратите на определенные действия. Потратьте немного времени на нашу обширную коллекцию статей об управлении временем , чтобы научиться более эффективно управлять своим временем и сэкономить время в будущем.

Этот сайт научит вас навыкам, необходимым для счастливой и успешной карьеры; и это лишь один из многих инструментов и ресурсов, которые вы найдете здесь, в Mind Tools. Подпишитесь на нашу бесплатную информационную рассылку или присоединитесь к Mind Tools Club и сделайте карьеру выше!

Do’stlaringiz bilan baham: .

Куда уходит ваше время и как его контролировать

Нам очень часто приходится жаловаться на то, как мало у нас времени, чтобы что-то сделать, или на то, что мы не лучшие в управлении временем.

Но многие ли из нас готовы понять , почему у нас возникают проблемы с управлением временем?

В самом деле, легко ожидать, что один единственный метод или инструмент управления временем предоставит вам больше свободного времени. Именно поэтому вокруг тайм-менеджмента возник ажиотаж, который до сих пор сохраняется.Давайте посмотрим, что такое тайм-менеджмент, о котором все говорят.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ

«Управление временем» — это процесс, который начинается с анализа и переосмысления ваших основных жизненных целей, а затем предпринимаются действия, чтобы гарантировать их достижение, не отвлекаясь.

Из-за этого внимание уделяется не только времени: целям, приоритетам, задачам и отвлекающим факторам.

С таким количеством советов по управлению временем, которые проведут вас разными путями, мы рассмотрим самые важные из них, которые вам понадобятся, чтобы упорядочить свое время:

Решите, чего вы хотите достичь, и изложите все на бумаге

«У меня мало времени.”

Сколько раз вы сами слышали или придумывали это «оправдание»?

Основной причиной «нехватки времени» остается то, что у людей слишком много забот. Только в 2017 году 41% взрослого населения США сообщили, что у них недостаточно времени в день, чтобы делать все, что они планировали. Люди, которые работают или те, у кого есть дети, относятся к тем, кто сообщает, что у них все меньше и меньше времени в повседневной жизни.

По правде говоря, не бывает нехватки времени.Все зависит от того, насколько хорошо вы, , ставите цели и приоритеты.

Поскольку время — это ограниченный ресурс, вам необходимо выяснить, каковы ваши конечные цели — метацели . Это те, от которых вы не хотите отказываться, даже если это означает жертвовать и сокращать время, потраченное на другие области вашей жизни, которые не приблизят вас к вашей главной цели.

Priorities также поможет вам выполнить самые важные задачи в первую очередь. Однако помните, что между важными и срочными задачами огромная разница.Хотя для достижения ваших целей оба должны сосуществовать, неотложные дела могут потребовать вашего немедленного внимания и временно приостановить ваш прогресс в выполнении важных обязанностей. Чтобы отсортировать между этими двумя, обратитесь к Матрице решений Эйзенхауэра.

Если вам сложно решить, каковы ваши конечные цели, посмотрите это видео, чтобы понять 3 основных шага для разработки своего жизненного пути:

Возьмем воображаемый персонаж.Зовите его Джон. Вот как мог бы выглядеть его список целей и приоритетов:

Или вы можете использовать внешнее вдохновение. Вам не нужны красивые отчеты и статистика, чтобы видеть, каковы цели других людей. Просто взгляните на этот список самых важных жизненных целей, ранжированных людьми.

Наслаждайтесь жизнью. Будь счастлив. Развивайте свои увлечения.

Проблема со всеми упомянутыми здесь целями в том, что они слишком общие, чтобы вы даже могли приступить к их достижению.Следующий шаг — разделить их на действенные цели.

Итак, вот где возникает вся суета вокруг написания целей.

92% людей не достигают поставленных новогодних целей. Тем не менее, наука уже доказала важность постановки целей и их воплощения на бумаге.

Вам нужен план или система управления временем. Одно дело — думать о том, чего вы хотите достичь, и просто забывать об этом, потому что вы все заняты чем-то другим, а другое — видеть и визуализировать свою цель каждый божий день.Чтобы отслеживать, вы также можете записывать свои цели в заметки и прикреплять их, где бы вы ни находились (на своем столе, зеркале, даже на телефоне). Записывая, чего вы хотите достичь, вы делаете первый осознанный шаг к этой цели.

Это все из-за нашей человеческой природы и того, как работает наш мозг. Простое представление о том, что вам нужно делать дальше, поможет вам вспомнить задачу и найти временной интервал, чтобы заняться ею. Такой тип поведения получил название эффекта Зейгарника. Исследование, проведенное Блюмой Зейгарник, которая проанализировала поведение официантов, показало, что официанты могут запоминать заказы только до того, как им нужно было их подать.Как только они доставляли их, их мозг удалял любые воспоминания о прошлых заказах, поскольку они были вычеркнуты из списка, и из их мозга в целом.

ПРИМЕЧАНИЕ

Наличие плана действий может избавить нас от беспокойства. Если вы не верите в этот трюк, попробуйте следующее упражнение. Каждое утро записывайте 3 своих главных цели на этот день — от самой сложной до самой легкой. Затем посвятите все свои силы первой цели, пока она не будет достигнута. Вычеркнув его из списка, вы почувствуете, что завершили работу, избавитесь от любых мыслей, которые могут ограничить ваши амбиции, и побудит вас двигаться дальше и добиваться остальных целей.

Представьте, что ваша главная цель в жизни — стать профессиональным писателем. Такой большой, как этот, требует серьезного обдумывания, прежде чем решать, как его осуществить. Будьте конкретны и ставьте УМНЫЕ цели. За пределами этого уровня ваша цель состоит из списка задач и этапов, которые необходимо выполнить шаг за шагом.

Вот как может выглядеть похожий:

1. Запишите мои жизненные и карьерные цели на бумаге
2. Начать блог
3. Публикация фрагментов в блоге
4. Найти публициста
5. Завершить первый роман
6. Отправить рукопись издателям
7. Изменить рукопись
8. Начать работу над вторым романом и т. Д.

Теперь добавьте еще несколько десятков или сотен шагов, и вы скоро поймете, что на самом деле стоит за одной амбициозной целью.

Постепенно ваше воодушевление будет расти по мере того, как вы видите, что приближаетесь к своей цели, и вы даже можете выполнять несколько таких подзадач в день.

Все, что угодно, от простого списка дел до более продвинутого инструмента для управления проектами или работой, может оказаться огромной помощью при создании окончательного плана вашей жизни. Чтобы получить более ясный пример целевой цели, которую ставят многие люди, посмотрите этот список дел для начала личного блога:

ПРИМЕЧАНИЕ

Первый план или система могут не сработать для вас.Вам потребуется серия проб и ошибок, чтобы достичь структуры, наиболее выгодной для вас и вашей работы. Однако, учитывая, что со временем он может измениться, любой письменный план остается лучшим решением, чем просто расплывчатый список желаний, забытый в одном из уголков вашего мозга.

Посмотрите, куда сейчас идет ваше время

Теперь, когда все ваши цели и приоритеты установлены, пора проанализировать и понять, как вы проводите свое время.

Этот процесс может показаться немного длинным и, следовательно, для некоторых «пустой тратой времени», так что начните с малого, чтобы убедиться в его важности.Хорошая новость заключается в том, что чем больше усилий вы приложите к аудиту времени, тем яснее будет представление о том, куда идет ваше время.

Техники «одитинга» своего времени одинаковы для всех. Отслеживайте свои действия на ноутбуке вручную или воспользуйтесь компьютерным инструментом.

«Ручной» способ подразумевает, что вам нужно будет записывать все, что вы делаете каждый день, и сколько времени вы тратите на это конкретное действие. Вот пример:

Помните список целей и приоритетов Джона? Теперь давайте посмотрим, как он использовал простую электронную таблицу, чтобы вручную отслеживать свое время за последние 30 дней:

Тогда есть «автоматический метод » .Инструменты цифрового отслеживания времени дают вам дополнительные преимущества по сравнению с классической ручкой и бумагой. Вам не придется писать все вручную и рискнуть потерять всю информацию, вы будете получать уведомления о приближении сроков и сможете создавать отчеты одним щелчком мыши, чтобы вы сразу видели, на что уходит ваше время.

В Paymo вы можете делать все, что вы обычно делали бы в своем блокноте или ежедневнике, просто автоматически. Создайте задачу для занятия, затем запустите таймер. Когда вы закончите работу, остановите ее и сделайте перерыв или перейдите к следующему заданию.Все потраченное время будет автоматически записываться в область вашего расписания, в дополнение к которой вы можете создавать отчеты о времени, чтобы точно видеть, как вы проводите свое время.

Помимо ручного учета времени, вы также можете использовать автоматический счетчик времени PaymoPlus. Инструмент мгновенно отслеживает каждую секунду, которую вы проводите перед компьютером в файле, приложении, веб-сайте и даже на вкладке браузера. Осталось настроить правила, чтобы связать время, потраченное на определенные инструменты, с задачами в Paymo.

Оцените возможности отслеживания рабочего времени Paymo бесплатно.

Одна из распространенных проблем, с которыми сталкиваются многие люди, — это неспособность оценить, сколько времени у них уйдет на выполнение одной задачи.

Вы также можете начать с просмотра уже имеющихся у вас данных о затраченном времени. Если вы используете Календарь Google, на этот раз вы можете получить интеграцию отчетов о времени, чтобы создавать отчеты о времени на основе существующих данных календаря. Кроме того, вы можете установить трекер использования приложений на свой телефон, чтобы увидеть реальную статистику о том, сколько времени вы тратите на отвлечение приложений, а не только ваши приблизительные данные.

Вы, наверное, уже знаете, что такое ваша непродуктивная деятельность и веб-сайты. YouTube, 9GAG, Twitch, Facebook, Instagram и др. Видите их в своем отчете? Это очевидные отвлекающие факторы, если вы не являетесь менеджером в социальных сетях или создателем контента. Любая деятельность, которая не соответствует этим целям, может быть временно удалена или перенесена.

Вам также необходимо определить, что для вас означает непродуктивность на работе.

Встречи в офисе

, обзоры спринтов, прогулки в полдень, очистка почтового ящика электронной почты или уборка рабочего стола — все это примеры действий, которые могут быть непродуктивными для одних, но столь важными для продуктивности других.

Точно так же у нас есть субъективные взгляды на определение свободного времени. Хотя вы можете рассматривать часы, которые вы проводите на работе, как заблокированное время, когда вы в значительной степени перегружены и следуете политике компании, вы так много можете сделать с оставшимися 8 часами своего дня (при условии, что вы также посвятите здоровые 7-8 часов. часов, чтобы спать).

Все зависит от того, насколько хорошо вы умеете перераспределять свободное время. Некоторые используют это строго, чтобы расслабиться и развлечься, в то время как другие хотят что-то сделать для своего побочного выступления.Наше собственное восприятие заставляет нас распределять время в зависимости от того, сколько ресурсов мы готовы пожертвовать ради того, что имеет для нас большее значение.

Чтобы отличить одну производственную деятельность от другой, задайте себе следующие вопросы:

• Сильно ли связаны эти занятия с моими текущими целями?
• Будет ли эта задача отрицательно влиять на другую?
• Какой цели я пытаюсь достичь с помощью этой конкретной задачи?
• Эта задача актуальнее других?
• Какую задачу я откладывал, но требует немедленного внимания?
• Что может отвлекать вас при выполнении этого задания?
• Что я узнаю из этого задания?

Вы теряете время?

Есть несколько причин, по которым люди откладывают дела на потом вместо того, чтобы делать то, что они должны: не знать, как начать работу, не заботясь о задаче, предпочитая работать над более легкой задачей, ожидая более подходящего момента или просто забывая.

«Потраченное впустую время» — это время, потраченное на деятельность, которая никоим образом не связана с тем, что вы хотите сделать или достичь.

Так что подумайте: что для вас значит тратить время зря? Относится ли это к чему-либо, что не поможет вам достичь ваших мета-целей в жизни? Или, может быть, вы застряли на работе, которая вам не нравится, и решили тратить время на то, чтобы минуты текли быстрее?

У людей разные определения и представления о том, что заставляет их тратить время зря. Часто упоминаемые траты времени включают слишком много игр, неправильную работу, неправильный выбор специальности, поездки на работу, чрезмерное мышление, времяпрепровождение в социальных сетях, бесцельный просмотр телешоу и т. Д.Многие люди даже упоминают работу, чтобы отнимать у них время, потому что они работают не в той отрасли или предпочитают сосредоточиться на побочном концерте, который подпитывается их страстью.

Ключ к тому, чтобы вернуть потерянное время, — это понять, зачем вы вообще его тратите.

Как и в случае с любой вредной привычкой, которую вы пытаетесь изменить, вы сначала должны признать, что у вас проблемы с управлением временем. Затем определите его причины, чтобы предотвратить его повторение. После того, как вы точно определили, сколько времени вы тратите на деятельность, не имеющую окончательного результата в рамках ваших метацелей , спросите себя:

Действительно ли это занятие полезно или как-то помогает? Возможно, вам придется потратить полчаса на просмотр видео на YouTube, чтобы расслабиться или просто выучить новый рецепт, который вы хотите приготовить вечером.Выделить время для отдыха — это нормально и необходимо для вашего общего благополучия.

Что я буду чувствовать, если перестану этим заниматься? Вы же не хотите идти экстремальным путем, убирать из своего дня все развлечения и разрушать свою жизнь. Если после полного прекращения занятия вы чувствуете себя нейтральным, вам не нужно беспокоиться о последствиях. Если же, с другой стороны, вы просто грустите и не получаете удовольствия от своего дня, попробуйте просто ограничить время, которое вы выделяете на это занятие.

Можно ли использовать эту же задачу для достижения моей основной цели? Проводите много времени в LinkedIn? Отлично, используйте это время, чтобы расширить свою сеть и принять участие в ежедневных обсуждениях.Любите прокручивать Dribbble? Просто сохраните любимые снимки и используйте их для вдохновения в будущем. Вы даже можете использовать мемы 9GAG в своих статьях.

Возвращайте время и следите за своим прогрессом

После определения основных причин потраченного впустую времени пора его перераспределить. Думаете, полеты скучны? Используйте это время, чтобы поработать. Застрял в очереди в супермаркете? Прочтите интересную статью или послушайте подкаст на телефоне. Вы даже можете использовать время в ожидании автобуса, чтобы спланировать свой рабочий день.

Так много людей чувствуют себя виноватыми, когда не делают ничего, что помогло бы им достичь своих целей. Но нужно перестать быть непродуктивным и перенаправить свое внимание и усилия.

Потому что тратить бесчисленные часы, беспокоясь о том, что вы ничего не сделали в течение дня, только отнимает у вас больше времени. Доказано, что прощение себя за откладывание дел в прошлом поможет вам не терять время зря в будущем.

Давайте посмотрим, что вам нужно сделать, чтобы улучшить свои навыки управления временем.

Чтобы улучшить способ распределения своего времени, анализируйте действия, которые отнимали у вас много часов каждую неделю, и перенаправляйте их на достижение ваших основных целей. Ваши мета-цели . Используйте недавно обретенное время, чтобы повысить качество своей работы. В конце концов, дополнительные усилия и качество более ценны, чем просто получение большого количества результатов в короткие сроки.

Честно говоря, очень легко проверять свой прогресс на протяжении всего процесса учета рабочего времени. Труднее всего поработать над мотивацией и трудовой этикой.

Конечно, вы можете придерживаться таблицы, чтобы отслеживать свое время:

Но учет времени в электронной таблице выполняется полностью вручную, так как все записи времени приходится вводить вручную, а этот процесс подвержен серьезным ошибкам? ‍♀️?

В качестве лучшего решения подойдет любое программное обеспечение для управления проектами или работами с таймером, используемым на этапе аудита.

Проведите еженедельный обзорный сеанс продолжительностью до 10 минут, чтобы ознакомиться с новыми отчетами о времени и убедиться, что новое распределение часов соответствует вашим целям.

Вы приближаетесь к достижению своих целей?

Есть ли что-нибудь, что еще можно улучшить?

Какие корректировки вы внесли, но пока не помогли?

И, прежде всего, следите за наиболее продуктивным временем дня. Быстрый пример: если вы обычно выполняете один тип задачи за один час утром, но у вас уходит 2 или, может быть, больше часов на выполнение того же вида деятельности вечером, вам нужно перенаправить срочную или самые важные обязанности к утру.

Но помните, что изменения не происходят просто на бумаге, и вы, скорее всего, увидите результаты только вовремя, а не в одночасье. Используйте каждое незначительное улучшение, которое вы видите, чтобы мотивировать себя. Доказано, что эти детские шаги дают нам психологический импульс и помогают нам добиваться поставленных целей.

Другие стратегии управления временем для экономии ваших часов

Тем не менее, не существует единственного метода или инструмента тайм-менеджмента, который волшебным образом превратит вас в лучшего организатора времени. Чтобы стать более продуктивным в долгосрочной перспективе и развить свои навыки управления временем, вам нужно будет протестировать несколько приложений и методов.

Правильный выбор инструментов и методов

Для личных дел вы можете использовать простые инструменты, такие как Календарь Google или просто телефон. Вы также можете иметь письменный ежедневник или карманный календарь. Для служебных обязанностей программное обеспечение для управления задачами сделает свое дело, так как вы сможете упорядочить все свои действия и получать уведомления, чтобы не пропустить крайний срок.

Использование программного обеспечения вместо письменного плана помогает вам адаптировать и переупорядочивать свои приоритеты на временной шкале всякий раз, когда появляется срочная задача.Если в ваших задачах участвуют и другие товарищи по команде, вы можете подумать о выборе инструмента управления проектами. Это часто позволяет вам создавать несколько проектов и портфелей проектов и планировать рабочую нагрузку всей команды, чтобы ни один из ваших коллег не был занят или погребен за бесконечными задачами.

Но дело не только в инструментах.

Есть множество методов, которые вы также можете протестировать, чтобы упорядочить свою деятельность. Матрица решений Эйзенхауэра, принцип Парето или создание мастер-списков — это лишь несколько примеров, о которых вы можете подробно прочитать в нашем руководстве по приоритизации задач.

Канбан-доски

— тоже не очень распространенный метод, который поможет вам увидеть, над какими задачами вы сейчас работаете и есть ли какие-то действия, над которыми вы еще не начали работать. Особенно полезно, когда вы выполняете несколько задач одновременно:

Еще важнее, чем расстановка приоритетов, убедиться, что вы не упускаете из виду свою цель. Getting Things Done® помогает вам определить, какие действия действительно важны для вас и ваших конечных жизненных целей. Для этого метод GTD предлагает систему еженедельных обзоров, чтобы вы не сбились с пути.

Вот пример того, как могут выглядеть ваши списки дел, если следовать методу GTD при расстановке приоритетов:

Положите конец всем отвлекающим факторам.

На работе все может отвлекать. Особенно, если вы занимаетесь тем, что вам не очень нравится. Новое видео на YouTube, друг спрашивает о вашем дне, даже о тех завораживающих облаках в небе. Все кажется намного интереснее, чем застрять на ужасной задаче. Тем не менее работу нужно делать.

Метод Pomodoro помогает реструктурировать работу партиями по 25 минут с небольшими перерывами между ними, чтобы дать время расслабиться. Тщательно выполняемый каждый день, этот метод постепенно превратится в полезную рабочую привычку. Если вы не хотите заниматься отслеживанием самостоятельно, вы можете использовать приложение Pomodoro, например PomoDoneApp. Кроме того, существует множество мобильных приложений, которые позволят вам сосредоточиться и не откладывать на потом.

Создайте подходящую среду.

Тесно связанный с предыдущим советом, правильное рабочее место является ключом к повышению эффективности работы.Будь то рабочий стол или домашний офис, если вы работаете удаленно, подходящая обстановка не позволит вам отвлекаться и будет мотивировать сосредоточиться на текущей работе.

Наряду с физическим рабочим пространством вам также необходимо уделять пристальное внимание тому, как вы обслуживаете свое цифровое рабочее пространство. Я, например, отключаюсь от физического офиса всякий раз, когда работаю, поэтому довольно ясно, почему я хочу содержать свой «цифровой стол» как можно более чистым, чтобы у меня не было доступа к возможным тратам времени.

Помимо выбора инструмента управления задачами или проектами, который позволит вам систематизировать и легко отслеживать свои действия, существуют приложения и веб-сайты, которые полностью устраняют любые отвлекающие факторы. Для писателей Calmly Writer позволяет писать на пустой странице, где буквально нет никаких разрушителей, поскольку даже параметры редактирования появляются только тогда, когда они вам тоже нужны. Для разработчиков редакторы кода, такие как Atom или Sublime Text, также предоставляют довольно чистый интерфейс, не позволяя вам заходить в веб-браузер.

Прекратите многозадачность и переключитесь на «однозадачность».

Это общий совет, но до сих пор люди, кажется, считают, что многозадачность — это положительная черта. Это не. Выполняя 2-3-4 дела одновременно, вы теряете качество в каждой задаче и рискуете забыть о приоритетной или срочной задаче, которая у вас может быть.

По своей природе исследования показывают, что наш мозг не может даже выполнять несколько дел одновременно. Тем не менее, многозадачность стала тенденцией вместе с развитием Интернета, поскольку теперь мы можем позволить себе быстро переключаться с одной задачи на другую, с одного браузера на файл Word, от обсуждения одного сообщения в Messenger к электронному письму…?

Поскольку мы едва ли начинаем замечать отрицательные последствия многозадачности, цифровых решений этой проблемы не так уж и много.Прежде всего, нужно изменить образ мышления и взять на себя обязательство выполнять задачи одну за другой. Slash — это так называемая «машина производительности», которая заставляет вас работать над одной задачей за раз и записывает, сколько времени вы на нее потратили.

Убедитесь, что вы работаете над задачами, соответствующими вашему набору навыков.

Обычно менеджеры делегируют свои административные обязанности своим помощникам или кому-то еще в компании. Это экономит им МНОГО времени.

Вам не обязательно быть менеджером, чтобы лучше разобраться в своих обязанностях.Например, автор блога может попросить дизайнера собрать кучу иллюстраций вместо того, чтобы тратить на эту же задачу значительно больше времени, чем дизайнер.

И наоборот, писатель сможет создать новую статью для блога компании намного быстрее, чем дизайнер без опыта написания. Вы уже знаете свои навыки, поэтому используйте их с пользой, чтобы избежать переутомления и обеспечить качество при выполнении каждой задачи.

Итак, как вы собираетесь провести следующую неделю?

Попробуйте этот список шагов для управления временем:

• Определите свои цели и приоритеты и запишите их все
• Запишите, как вы проводите время в данный момент
• Узнайте, кто ваши тратят время
• Отслеживайте свой прогресс, следуя пошаговому плану.
• Выберите правильные инструменты и методы для управления временем
• Создайте подходящую рабочую среду, чтобы не отвлекаться
• Переходите к однозадачности вместо многозадачности
• Работайте над задачами, соответствующими вашим навыкам

Если вам трудно максимально использовать свое время, главное, что вы можете убрать, — это то, что для чего-то требуется время.Навыки тайм-менеджмента станут прочной рабочей привычкой, которую вы со временем разовьете, если захотите выложиться на полную.

Если вы найдете эту статью об управлении временем полезной, поделитесь ею с кем-то, кто в настоящее время пытается достичь своих целей, или просто поделитесь своими собственными советами по управлению временем в разделе комментариев. Как вы составляете план тайм-менеджмента? Есть ли у вас какие-либо мероприятия по управлению временем или упражнения, которые вам нравятся? До следующего раза не забывайте работать над своей мечтой 🙂

.

Что такое определение управления временем проекта

Определение и терминология управления сроками проекта

Управление сроками проекта — это подмножество управления проектами. Он включает в себя знания, инструменты, методы и навыки, необходимые для своевременного завершения проекта.

Управление временем проекта — одна из важнейших частей управления проектом. Некоторые утверждают, что это 50% общего управления проектом.Будет ли это 50% или меньше или больше — вопрос споров. Тем не менее, нельзя отрицать тот факт, что правильное управление сроками проекта необходимо и критически важно для успеха проекта.

Мы уже определились, что такое Project Time Management. Давайте также разберемся с некоторыми другими определениями управления временем проекта. Я заметил, что существует некоторая путаница и разногласия по поводу терминологии тайм-менеджмента. Понимание и использование терминов разнообразно. Это варьируется от организации к организации.

Этот пост также будет полезен, если вы готовитесь к экзамену PMP или CAPM. Во многих вопросах этих экзаменов используются термины Project Time Management. Чтобы правильно ответить на вопросы, важно правильно понимать эти термины.

Позвольте мне объяснить определение управления временем проекта на небольшом примере.

Пример задачи

Давайте рассмотрим небольшую задачу, которая включает в себя покраску стен.

Допущения и оценки

• Есть много художников, которые могут выполнить эту задачу.
• У всех маляров одинаковая производительность. Количество и качество работы будет одинаковым для каждого Художника.
• Маляры работают с 9:00 до 18:00.
• Художники отдыхают с 13:00 до 14:00 в течение дня
• Задание можно выполнить за 6 рабочих дней 2 малярами.
• В субботу и воскресенье работы не ведутся.

Мы будем использовать этот пример для понимания терминов «Управление сроками проекта».

Определение управления временем проекта

Продолжительность

Продолжительность — это общее количество рабочих периодов, необходимых для выполнения Задачи.

Пример — На покраску требуется 6 рабочих дней. Мы можем сказать, что продолжительность составляет 48 рабочих часов или 6 рабочих дней.

Усилие

Усилия — это количество рабочих единиц, необходимых для выполнения Задачи.

Пример — На покраску требуется 6 рабочих дней с 2 ​​малярами. Мы можем сказать, что труд составляет 96 человеко-часов или 12 человеко-дней.

Истекшее время

Истекшее время — это общее календарное время, необходимое для выполнения задачи.Прошедшее время включает выходные, праздничные дни, каникулы и перерывы.

Пример — На покраску требуется 6 рабочих дней. Если Художники начинают задание в понедельник, они должны завершить его в следующий понедельник. Планируемое время — 8 дней (включая субботу и воскресенье).

Период работы

Период работы — это время, которое обычно доступно для работы. Период работы может быть выражен в рабочих днях, рабочих неделях и т. Д.

Пример — Маляры могут работать 8 часов в день.Рабочий день эквивалентен 8 рабочим часам. Рабочая неделя эквивалентна 40 рабочим часам.

рабочее время

Рабочее время — это период времени, когда Ресурсы могут реально работать над Задачей.

Пример — Маляры работают с 9:00 до 13:00, а затем с 14:00 до 18:00.

Наличие

Доступность — это время, когда ресурс присутствует и готов к работе.

Пример — Рабочий период 8 часов в течение дня.Но если художник доступен в течение 50% времени, это означает, что этот художник доступен в течение 4 часов в течение дня.

Производительность

Производительность — это мера эффективности ресурса при выполнении задачи. Его можно измерить в работ, выполненных за единицу времени .

Пример — Маляр может окрасить 100 квадратных футов стены в час.

Календарь ресурсов

Ресурс может быть человеком, оборудованием, материалом или объектом.В зависимости от типа ресурса определение календаря ресурсов может измениться. Вообще говоря, Календарь ресурсов определяет смены, рабочие дни, отпуска и праздничные дни для конкретного ресурса. Он также документирует доступность, рабочее и нерабочее время ресурса.

Календарь проекта

Календарь, определяющий смены, рабочие дни и праздничные дни для запланированных мероприятий проекта. Он также документирует рабочее и нерабочее время проекта.

Используете ли вы эти термины по-другому? Или вы думаете, что я пропустил важный срок? Пожалуйста, оставьте комментарий.Давайте обсудим это.

Последние мысли

Вы можете обратиться к Лексикону управления проектами PMI или Глоссарию Макса Уайдмана, чтобы прочитать некоторые другие стандартные определения терминов управления временем проекта.

.

менеджмент — определение тайм-менеджмента по The Free Dictionary

2) Принятие чрезмерно жесткой позиции и чувство дискомфорта при изменении расписания тайм-менеджмента, даже когда изменение предпочтительнее; Вдохновляющий тренинг по тайм-менеджменту и методам преподавания для учителей центров специального образования, проводимый здесь в пятницу, чтобы поднять их моральный дух и заставить их Как показывает Шахани (1990), существует три навыка управления временем, а именно: определение приоритетов и целей, механика управления временем и предпочтение организации.Влияние практики тайм-менеджмента на успеваемость в колледже Краткое содержание: совместные усилия Кэролайн Дипипи-Хой (доцент кафедры специального образования и реабилитации, Восточный Страудсбургский университет, Пенсильвания) и Дэниела Стира (почетный профессор кафедры специального образования и реабилитации , Университет Ист-Страудсбург, Пенсильвания), «Обучение управлению временем учащихся с расстройством аутистического спектра» представляет способы развития навыков управления временем для учащихся с расстройством аутистического спектра.* Потратить немного времени на изучение методов управления временем принесет огромную пользу сейчас — и на протяжении всей вашей карьеры 1991 Влияние практик управления временем на оценки в колледже, Journal of Educational Psychology, Vol. Исследование навыков управления временем подростков с точки зрения тревожность, возрастные и гендерные переменные. Программы нацелены на развитие у участников навыков управления временем и оптимального использования времени, а также на улучшение их способности работать в условиях стресса. Автор руководствуется своим опытом работы системным администратором школы и отзывами Он провел многочисленные семинары, посвященные уникальным требованиям руководителей школ к тайм-менеджменту.* сравнить и сопоставить их привычки управления временем с описанными детьми. Результаты исследования показали, что независимо от статуса проживания учащихся, пола, возраста и семейного статуса, учащиеся считали управление временем наиболее острой потребностью в консультировании. .