Что такое тайм менеджмент: Что такое тайм-менеджмент: правила управления временем

Разное

Содержание

Как тайм-менеджмент помогает управлять временем

Высокий ритм жизни и постоянная нехватка времени вызывают стресс и даже депрессию. Чтобы научить сотни тысяч людей следовать распорядку дня и успевать задуманное, в 1970-х гг. был придуман тайм-менеджмент.

 

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – это набор правил, которые помогают распределять и планировать время. Его главная цель – увеличить продуктивность. Когда вы умеете грамотно управлять временем можно многое успеть, делать работу эффективнее, а домашние дела быстрее.


Сначала тайм-менеджмент был нужен только в работе. Но потом стало понятно, что любая личная цель – тоже проект, который развивается по таким же принципам. Поэтому сейчас есть семейный, женский и даже детский тайм-менеджмент.

 

Техники и методы тайм-менеджмента

1. «Матрица Эйзенхауэра»

Дуайт Д. Эйзенхауэр – 34-й президент США, который говорил: «У меня есть две проблемы: срочная и важная.

Срочная не является важной, а важная — срочной».

Его матрица сортирует дела на второстепенные и главные. Метод подходит тем, кто может разделить задачи на эти четыре группы:

  • Срочные и важные – их нужно сделать немедленно.
  • Важные, но не срочные – решите, когда вы будете это делать, и установите точную дату.
  • Срочные, но не важные – делегируйте их.
  • Не срочные и не важные – оставьте это на потом.

2. Метод «Помидора»

Метод назван в честь кухонного таймера, который сделан в виде помидора. У него есть несколько принципов, которые, помогают эффективно выполнять задуманное:

  • Поставьте задачу, которую нужно сделать.
  • Установите таймер на 25 минут.
  • Работайте и не отвлекайтесь.
  • После каждых 25-и минут сделайте перерыв 5 минут.
  • После каждого 4-го «помидора» отдохните 15-30 минут.
  • Работайте в таком режиме пока задача не будет выполнена. Если появляются мысли о других делах, которые вас отвлекают, записывайте их, чтобы вернуться к этому позже.

3. Пирамида Франклина

Система планирования целей разного масштаба (от глобальных к ежедневным). В фундаменте пирамиды – главные жизненные ценности. Дальше идёт глобальная цель. Если ваша основная ценность богатство, то глобальной целью будет сделать бизнес-империю.

Чтобы достичь этого, нужен генеральный план – третья ступень пирамиды. После идёт долгосрочный план на 3-5 лет. За ним идёт краткосрочный на 1-12 месяцев. В конце пирамиды план на день и неделю.

4. «АБВГД»

Метод постановки задач по приоритету:

  • А — важные и срочные дела, которые нужно обязательно сделать.
  • Б — дела, которые можно отложить, но тоже надо сделать.
  • В — незначительные задачи, которые можно не делать.
  • Г — то, что необходимо делегировать другому.
  • Д — задачи, которые удаляются из списка.

5. Техника управления временем «Хронометраж»

Вид тайм-менеджмента, где надо записывать все действия и фиксировать потраченное на них время. Хронометраж покажет, сколько вы сидите в социальных сетях, разговариваете по телефону, работаете, общаетесь с друзьями или читаете.

Техника помогает выявить «временные пробелы», о которых вы даже не подозревали. Проводите такой эксперимент 2-3 дня. Этого будет достаточно, чтобы получить общую картину.

6. Метод «Съешь лягушку»

«Съесть лягушку» – значит сделать небольшую, но неприятную задачу, которую вы постоянно откладываете. Например, звонок дальнему родственнику, разговор с руководством, уборка квартиры. Такие маленькие дела постепенно накапливаются, заставляют нас прокрастинировать, отвлекая от больших задач.

Суть метода в том, чтобы разбираться с ними в первую очередь, «съедать лягушку» быстро. Отводите на это два часа в неделю или решайте по одному каждое утро.

7.

 «Найденное время»

Техника выполнения небольших заданий при первой появившейся возможности. Выделите заранее 5-10 маленьких дел, на которые у вас не хватает времени, и будьте готовы сделать их, когда появится свободное «окно».

8. Метод «швейцарского сыра»

Решение дел в произвольном порядке. Когда перед вами стоит трудная задача, проще начать с небольших шагов, которые кажутся более лёгкими. Например, если вы пишете презентацию, начните с картинок или оформления заголовков, а потом займитесь текстом. Вы как бы выедаете много маленьких дырок в одном большом куске сыра.

9. Закон Парето

Парето – итальянский экономист, который заметил, что 20% наиболее жизнеспособных стручков гороха дают в его огороде 80% урожая. На основе этого он сформировал закон – «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».

Позже это стало подтверждаться в других сферах жизни. Бизнесмены говорят, что 80% прибыли они получают только от 20% клиентов.

Принцип Парето призывает найти «центральный узел», то, на чём нужно концентрироваться. Понимая свои «узлы» легче уделять время главному, и меньше работать над второстепенным.

10. «Формула 10-3-2-1-0»

Продуктивность зависит от уровня настроя и самочувствия. Метод 10-3-2-1-0 помогает подготовиться ко сну и сохранять бодрость в течение следующего дня. Здесь вы постепенно отказываетесь от отвлекающих факторов.

  • За 10 часов до сна откажитесь от кофе.
  • За 3 часа от еды и алкоголя.
  • За 2 часа от работы.
  • За 1 час выключите все гаджеты.
  • 0 — количество нажатий на кнопку «отложить» у будильника.

 

Правила тайм-менеджмента

1. Составляйте списки дел

Основа управления временем – это планирование всех крупных и мелких задач. Фиксируйте всё, что вы задумали на день/неделю/месяц, чтобы не расставлять приоритеты в уме. Делать это можно на бумаге или Excel, но удобнее – в мобильных приложениях.

Чтобы выполнять дела быстрее, указывайте напротив каждого время нужное для его реализации. Но помните, что планировать – не значит расписывать всё по минутам и стрессовать, когда реальность не совпадает с задуманным.

2. Ставьте чёткие цели

Грамотная постановка цели поможет определить точный вектор. В работе лучше ориентироваться на основные показатели эффективности, чтобы не давать расплывчатых планов на неделю, квартал или год. Правильная цель звучит так – увеличить посещаемость сайта на 20% за три месяца.

Личные цели тоже должны быть измеримыми и достижимыми, например, накопить 200 тысяч на отпуск за полгода. Поэтому откажитесь от задач вроде «стать лучше» или «обойти конкурентов».

3. Выполняйте цели поэтапно

Многозадачность – главный враг тайм-менеджмента. Не пытайтесь делать всё сразу. Важнее понять, какая из задач приоритетнее и когда вы сможете выполнить её быстрее.

Делайте всё последовательно, разбивайте крупные цели на маленькие шаги, чтобы успевать сосредоточиться и плавно переключаться. Работайте регулярно и последовательно. Если поставили цель выучить английский язык, то шагом будет запоминать по 30 новых слов каждый день.

Исключение составляет тайм-менеджмент для родителей, когда некоторые дела можно выполнять, общаясь с детьми (например, убираться и при этом рассказывать сказки).

4. Меньше отвлекайтесь

Один из главных навыков тайм-менеджмента – концентрация. Выделите конкретное время для продуктивной работы. Попросите, чтобы коллеги или семья «забыли» о вас на этот срок. Отключите уведомления на телефоне в тех чатах, которые не важны для работы.

Отводите на звонки и скроллинг в сети ограниченное время. Например, 40 минут утром, чтобы почитать новости, 30 минут в обед для общения с близкими, полтора-два часа вечером на интересный контент, для разгрузки мыслей.

Для эксперимента сделайте несколько «разгрузочных» дней, когда совсем не будете заходить в соцсети.

Зарегистрируйтесь на Rescuetime.com. Этот софт показывает, какие сайты «пожирают» ваше время больше остальных.

Если наткнулись на интересную статью, установите расширение Getpocket. Оно сохранит интересный текст или видео, которые можно посмотреть после работы.

5. Организуйте рутинные дела

Эффективность зависит от того, что вас окружает. Поэтому сделайте своё пространство удобным и оптимизируйте рутину. Напишите себе текстовые шаблоны на однотипные вопросы от клиентов, а договора храните в отдельной папке на рабочем столе, чтобы быстро проверить информацию.

Создайте резервные копии наработок и держите их в облачном хранилище. Остальные документы тоже дублируйте в онлайн, чтобы посмотреть их в любой момент.

6. Делегируйте

Чтобы быстро выполнить задачу, которую вам поставили на работе, делегируйте её «звенья» другим. Не стесняйтесь делить обязанности с коллегами, если вы работаете над общим проектом, и не убивайтесь круглосуточно из-за перфекционизма.

Этот же пункт хорошо работает для мам, которые не хотят просить помощи у своих партнёров или боятся доверить им ребёнка.

7. Научитесь говорить «нет»

Управление рабочим временем не терпит всевозможных «вампиров» – дел, к которым не лежит душа. Когда что-то кажется нецелесообразным, не бойтесь отказать людям с их проектами, предложениями и даже просьбами. Чтобы остаться вежливым, используйте фразы:

  • «Твоё предложение звучит любопытно, но у меня очень много дел». Этой фразой вы выражаете интерес, даёте понять, что предложение хорошее, но поучаствовать в нём не сможете. Вряд ли подойдёт для родных, а для малознакомых людей сработает хорошо.
  • «По правде говоря, я не сильно в этом разбираюсь, попробуй спросить у Назара. Он здесь профи». Если у вас правда мало опыта в конкретном вопросе порекомендуйте другого человека. Так вы освободите себя от лишних задач и поможете с просьбой.
  • «Этого я не смогу сделать, но зато помогу тебе с этим…». Фраза, которая даёт уйти от навязчивых идей и выбрать самому то, что вы готовы сделать.

8.

Ведите ежедневники

Фиксировать надо не только грядущие дела, но и мысли, а также задачи, которые не входили в планы.

Так легче понять, куда потратить свободное время и не забыть важное. В ежедневнике спрашивайте себя: что нужно успеть? что может помешать? как определить, что день был успешным?

Для записей подойдут обычные «заметки» в смартфоне – это намного быстрее, чем писать от руки в бумажном дневнике.

9. Следуйте «биоритмам»

Живите в гармонии со своим организмом. Делайте сложные задачи, когда мозг наиболее продуктивен (даже если пик работоспособности попадает на час ночи).

Пользуйтесь специальными мобильными приложениями, которые могут разбудить вас, определить лучшее время для сна и проанализировать его.

10. Хвалите себя

Чтобы мотивация сохранялась, поощряйте себя. Упражнения по тайм-менеджменту бессильны, если делать их сквозь зубы, лишив себя положительных эмоций.

Выберите вещь или услугу, которая принесёт удовольствие, когда планы будут выполнены: от шоколадки до путешествия в выходных. Фиксируйте в заметках успехи, выписывайте достижения и подводите итоги дня/недели/месяца.

Особенно это важно в рамках тайм-менеджмента для женщин, которые в быту забывают, что забота о себе – тоже часть вклада в семью.

Читайте: Стресс-менеджмент: 4 методики, которые помогут успокоиться

техники, методы и приложения 2021 года

О чем вы узнаете:

Тайм-менеджмент — важная составляющая успешной работы. Управление временем позволяет сократить усилия и время на выполнение задач, но при этом увеличить продуктивность. Достичь максимального результата можно с помощью использования различных техник, о которых мы расскажем в нашей статье. 

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент представляет из себя совокупность правил, методов и систем, которые могут помочь человеку рационально использовать свое время. Другими словами, тайм-менеджмент — это способ работать (или выполнять  задачи) более продуктивно и комфортно.

Может быть как личный, который используется по инициативе человека для повышения собственной эффективности, так и корпоративный, который используется руководством для повышения эффективности отдела или всей компании. В нашем случае речь идет скорее о личном управлении временем. 

Для работы с персоналом советуем использовать программу для постановки и контроля задач сотрудников. Например, сервис Класс365 имеет возможность распределения задач по степени важности и обозначения ответственных, комментирования и обсуждения каждого поручения и включает отчет “Журнал активности” для отслеживания всех действий. Узнать более подробно обо всех возможностях программы Класс365 прямо сейчас >>

Основы тайм менеджмента

Для более правильного применения тайм-менеджмента, стоит рассматривать его как систему, а не список правил. То есть, управление временем состоит из трех понятий, таких как: 

  • Принципы (отвечающие на вопрос «Что делать?») — правила и законы. 
  • Приемы и техники (отвечающие на вопрос «Как делать?») — более конкретные и применимые на практике способы. 
  • Инструменты (отвечающие на вопрос «С помощью чего?») — те приспособления, которые помогут применить какие-либо из техник.  

Задачи тайм-менеджмента

  • расставление задач по степени приоритетности;
  • распределение задач между членами группы;
  • составление наиболее эффективного графика работы;
  • повышение производительности труда, а также результатов;
  • выявление скрытых временных ресурсов для повышения эффективности работы. 

Цель тайм менеджмента

Целью управления временем является повышение эффективности и достижение максимального результата. 

Тайм менеджмент пример планирования дня 

7 главных

принципов тайм менеджмента

Как же правильно управлять временем и с чего начать? Стоит запомнить основные принципы тайм-менеджмента и стараться внедрять их в свою жизнь. 

Принцип 1. Планируйте свои действия

Составление плана дел на ближайшее время (день или неделю) применяется очень часто, ведь понимание, какие именно задачи стоят перед человеком и наглядное их представление очень важно в любой работе.

Для правильного составления плана следует помнить, что делать его необходимо в письменном виде, а не в мыслях. Кроме того, стоит помнить о принципе «слона едят по частям» — то есть крупную задачу следует делить на более мелкие, а также продумать их очередность.

Приучите себя составлять с вечера план действий на следующий день. Это поможет вам быстро приступить к работе с утра.

Следить за эффективностью работы сотрудников можно в программе Класс365. В ней можно ставить задачи, распределять их по степени важности, а также менять ответственных. Узнайте о всех возможностях программы Класс365 можно прямо сейчас >>

Принцип 2. Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи 

Целеполагание идет в паре с планированием. Другими словами, важно формулировать цели и делить ее на задачи, также это носит название «декомпозиция целей». Один из основных способов это сделать — принцип SMART.

Это слово является аббревиатурой из первых букв описания качеств правильно поставленной цели.  

  1. Specific — цель должна быть конкретной. 
  2. Measurable — измеримой. 
  3. Attainable — реально достижимой за установленный период. 
  4. Relevant — актуальной, то есть стоит оценить, поможет ли эта задача достичь цели. 
  5. Time-bound — ограниченной в сроках. 

То есть цель должна быть максимально конкретной. 

Пример: цель продвижения аккаунта в Instagram.

Неправильно поставленная цель: увеличить количество подписчиков в аккаунте онлайн-магазина. Вряд ли это истинная цель. Как правило, целью является рост продаж.

Правильно поставленная цель: увеличить количество ежемесячных продаж на 30% за ближайшие 3 месяца. 

Данную цель можно разбить на подзадачи: провести анализ целевой аудитории, заказать макет рекламы, настроить таргет-рекламу на целевую аудиторию, создать сценарий общения с клиентами для совершения продажи в Директ. 

Принцип 3. Фиксируйте ваш план действий

Фиксировать действия можно с помощью диаграммы Ганта.  

Пример: если целью является строительство коттеджа, то подзадачи могут быть следующими: подготовка площадки для строительства, фундамент, строительство стен, установка крыши, внутренняя и внешняя отделка, коммуникации, благоустройство участка. 

В диаграмме Ганта при этом прописываются не только эти задачи, но и их сроки выполнения и очередность относительно друг друга. При этом становится понятно, какие из задач пересекаются во времени, что даст в этом случае возможность организовать совместную работу нескольких бригад рабочих, чтобы уложиться в максимально сжатые сроки. 

Принцип 4. Расставляйте приоритеты

Необходимо понимать и выделять основную цель, а также двигаться к ней посредством выполнения различных задач. 

Принцип АБВГД (ABCDE)

Для соблюдения данного принципа можно использовать способ АБВГД, где А — это самое важное дело дня, а Д — наименее важное. 

Дело «А» при этом выполняется в первую очередь. В связи с тем, что эта задача может быть самой сложной, как правило, желания это делать у людей нет. Однако, начать следует именно с него (чуть позже мы поговорим про «лягушек»). 

Пример: при оформлении документов для совершения продажи квартиры необходимо связаться с представителями МФЦ для уточнения деталей договора. Как правило, общение с данной инстанцией доставляет данному сотруднику дискомфорт, однако, только выяснение данной информации позволит эффективно построить дальнейший день и избежать ошибок в документах, а также их исправление. 

Матрица Эйзенхауэра

Дуайт Эйзенхауэр предложил деление задач на четыре категории. 

  1. Срочные и важные, иначе он это называл «Сектор пожара». То есть это те дела, которые нельзя откладывать на потом ни в коем случае. 
  2. Важные дела, которые можно сделать чуть позже. Этот сектор является наиболее эффективным, однако не стоит допускать перехода дел в первый сектор. 
  3. Срочные и не важные дела, такие задачи отлично подходят для делегирования. 
  4. Несрочные и неважные дела можно смело удалить из списка после выявления.  

Нематериальная мотивация сотрудников: виды и примеры, которые работают >>

Принцип 5. Фокусируйтесь на главном

Время — это тот ресурс, который не восполняется, именно поэтому необходимо максимально грамотно подходить к его планированию. Высвободить время можно с помощью делегирования, то есть поручения части задач другим людям.

Например, если основная задача на сегодня — проведение успешных переговоров, то поиском билетов для командировки вполне может заняться секретарь, это освободит вам время на подготовку необходимых документов для клиента.

Также не стоит забывать о том, что не нужно соглашаться на выполнение всех задач, которые не относятся напрямую к главной вашей цели. 

Принцип 6. Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента

Оглянитесь назад и проанализируйте свой прошлый опыт использования времени. Выявите ошибки и учтите их при составлении нового плана. Вспомните о ситуациях, когда время было потрачено максимально неэффективно. 

Вспомните, в какой момент вы были максимально продуктивны и проанализируйте, что вы сделали для этого в тот момент. 

Например: на прошлой неделе вы заключили минимальное количество сделок. По какой причине? Проведя анализ, вы выяснили, что из-за возвращения напарника из отпуска вы много времени потратили на обсуждение прошедшей поездки, вместо того, чтобы потратить его на обзвон потенциальных клиентов. Соответственно, следует это учесть при составлении плана дня и выделить для общения обеденное время, исключив нерабочие беседы в течение дня. 

Принцип 7. Планируйте отдых

Не стоит забывать об отдыхе, чтобы не «выгореть». Отдых также лучше планировать, это приведет вас к успеху, ведь при полноценном отдыхе вы будете в работе полны сил и энергии, что поможет совершить больше дел. 

Пример: Радислав Гандапас, популярный бизнес-тренер, вносит посещения гольф-клуба в свое расписание. При этом он выделяет их как наиболее важные. Объясняет он это тем, что если этого не сделать, то отдых будет максимально переноситься на более поздний срок, так как создается видимость низкой важности этого мероприятия. 

План у предпринимателя должен быть всегда, это полезная привычка. Поможет в этом, например, сервис Класс365 — программа для постановки и контроля задач сотрудникам. Вы сможете комментировать и обсуждать задачи, следить за активностью, составлять распорядок дня для каждого сотрудника и еще другие преимущества. Ознакомиться со всеми функциями можно здесь >>

Методы тайм-менеджмента

Различные авторы, изучающие вопрос управления временем, как правило, в своих книгах представляют свои личные методы тайм-менеджмента. Ознакомимся с основными из них.

Метод помидора в тайм менеджменте

Франческо Чирилло, автор системы Pomodoro, изобрел ее при подготовке к экзаменам. С помощью этого метода можно сосредоточиться, если внимание быстро переключается на другие задачи. Также это поможет держать под контролем затраченное время на различные задачи. 

Для применения системы понадобится таймер, который следует установить на 25 минут, в течение которых требуется сосредоточиться на выполнении работы. После того, как таймер оповестит об истечении времени, следует отдохнуть 5 минут, после чего повторить процесс заново. После прохождения четырех циклов, то есть суммарно часа работы, следует прерваться на полчаса для отдыха. 

Метод «90 на 30»

Данный метод достаточно популярен, его используют блогеры, предприниматели и литературные критики. Основывается он на исследованиях, говорящих о том, что 90 минут — это наиболее подходящий промежуток времени для погружения в работу. При этом для полноценного отдыха между задачами вполне достаточно 30 минут. 

Суть метода следует из этих данных — выделяется 1.5 часа для продуктивной работы, после которых следует полчаса отдыха. Цикл повторяется, но наиболее важную работу следует планировать именно на первый цикл. 

Метод GTD

Данная аббревиатура расшифровывается как «Getting Things Done», и была придумала Дэвидом Алленом, известным тренеров в бизнес-направлении. Какие принципы легли в основу данной системы? 

  1. Необходимо записывать все задачи и идеи в Inbox или «Входящих», чтобы они все содержались в одном месте. 
  2. Раз в определенный промежуток времени необходимо сортировать задачи по папкам, таким как «Дом», «Рабочие дела», «Список покупок» и прочим. Задачам также присваивается степень важности и дату, когда ее необходимо выполнить. 
  3. Периодически требуется чистить папку от уже выполненных задач, неактуальных дел и т.д.
  4. После того, как во «Входящих» остались только актуальные задачи и составлен план действий, можно приступить к действиям. Выполняйте быстрые задачи без отлагательств, а сложные, которые можно поручить кому-то другому — делегируйте. 

Метод ZTD

Еще одна аббревиатура, обозначающая Zen to Done, предлагает нам дзен-систему, созданную автором блога о продуктивности. Она несколько отличается от предыдущего метода в сторону простоты. Какие привычки необходимо себе привить, чтобы следовать ZTD?

  1. Записывать все задачи и идеи в Inbox.
  2. Не откладывать все на потом, стараться обрабатывать информацию во «Входящих» как можно быстрее. 
  3. Крупные задачи планировать на неделю, а основные — ежедневно. 
  4. Выбирать одно основное дело, которое необходимо выполнить в данный момент времени, придерживаться правила концентрации внимания. 
  5. Формировать перечни задач, список должен быть максимально коротким и простым. 
  6. Также как в методе GTD, распределять задачи по категориям. 
  7. Своевременно подчищайте содержимое Inbox, чтобы избавляться от уже завершенных или неактуальных дел. 
  8. Старайтесь ставить максимально простые и краткие цели. 
  9. Следуйте распорядку дня, чтобы сконцентрироваться на работе в рабочие часы. 
  10. Найдите то, что вам интересно и занимайтесь именно этим. 

Метод 52/17

Данный метод очень напоминает метод 90/30, меняется лишь распределение времени на работу и отдых, то есть 52 минуты посвящается работе, после чего следует 17-минутный отдых. 

Сервис The Muse проводил соответствующее исследование, показавшее, что данное соотношение времени помогает оставаться максимально продуктивным, а также не переутомляться. 

Метод айсберга

Метод, изобретенный Рамитом Сети, американским финансовым консультантом, основывается на способе сохранения информации для дальнейшего использования. Для этого следует сохранять все данные, такие как идеи, статьи, письма и списки в едином сервисе, например, можно использовать Evernote.

Далее вся информация помечается тегами или распределяется по папкам. Пересматривать накопившиеся данные следует приблизительно раз в 1-1.5 месяца, а также при просмотре обдумайте, можете ли вы использовать данную информацию на практике. Если нет — удалите ее или перенесите в архив. Тем самым будет создаваться ваша база полезной информации.

Метод Тима Феррисса

В этом методе сочетаются сразу два правила. Одно из которых — 80/20, достаточно известный принцип Парето, который предлагает 80% задач решать за 20% времени. Оставшиеся 20% задач можно решать в течение оставшихся 80% времени. Второе правило, входящее в метод Тимоти Феррисса — это закон Паркинсона, гласящий о том, что работа занимает все то время, которое было на нее выделено. 

Объединив эти два принципа, получается следующее заключение — для того, чтобы успеть выполнить все дела, требуется не увеличить количество сил и времени, а улучшить концентрацию на работе. 

Метод “Канбан”

Этот метод пришел к нам из Японии. С помощью этой системы можно визуализировать процесс работы, что позволит оценить, какие задачи уже были выполнены, какие выполняются сейчас и какие запланированы. 

Осуществляется это с помощью стикеров или онлайн с использованием приложений наподобие Trello. На реальной или виртуальной доске расчертите таблицу со столбцами «Необходимо сделать», «Делается», «Уже сделано». Далее дела записываются на стикеры и расклеиваются в соответствующие столбцы. 

Метод 10 минут

Как быть, если необходимо выполнить задачу, которую делать очень не хочется? В этом случае можно поставить себе следующее условие: «Я потрачу на это неприятное дело только 10 минут, после чего смогу заняться тем, чем хочется, например, отдохнуть».

В большинстве случаев, по прошествии 10 минут вы продолжите выполнять поставленную задачу, так как втянетесь в работу. 

Метод 4D

Эдвард Рэй, занимающийся вопросами мотивации, создал этот способ для облегчения участи людей, которых пугают списки дел и которые впадают в панику при осознании наличия множества важных дел. 

Писатель уверяет, что ключ успеха в четырех словах на букву D:

  1. Do — сделать. Это означает, что если существует какое-либо дело, то не следует откладывать его выполнение, а лучше всего просто сделать его и успокоиться. 
  2. Delegate — делегировать. В том случае, когда у вас нет возможности или ресурса, в том числе временного, для выполнения какой-либо задачи, наиболее предпочтительный способ — это передать выполнение дела кому-либо другому, например, вашему помощнику. 
  3. Delete — удалить. Существуют задачи, которые не настолько важны, чтобы держать их в списке дел.
  4. Delay — откладывать. Бывают случаи, когда задача очень велика по объему, но при этом не является срочной. В этом случае допускается перенос ее выполнения в конец списка, но следует прописать даты, до которых необходимо ее выполнить. 

Для работы по этому методу каждая из задач рассматривается с позиции 4D, а затем происходит переход к обработке следующего дела. 

О ключевых показателях эффективности бизнеса читайте тут >>

Правила тайм менеджмента

Каким правилам стоит следовать, чтобы работать эффективно? Существует несколько вариантов. 

Правило 1‑3‑5

Для того, чтобы использовать время для работы более рационально, можно использовать правило 1-3-5. Применяется оно следующим образом — на один рабочий день необходимо планировать выполнение одного крупного дела, трех дел среднего размера, а мелких дел должно быть пять. Итого в сумме получается 9 дел. Данное правило способствует избавлению от накопившихся задач, при этом избежать переутомления и задержек в сроках выполнения. 

Правило трёх

Данное правило было изобретено Крисом Бейли, который написал книгу «Мой продуктивный год». Оно может подойти тем людям, кто не в состоянии по каким-либо причинам делать 9 дел в ежедневно. 

Автор книги предлагает выбрать три задачи, которые имеют наибольшее значение в этот день, и уделить им наибольшее внимание. При этом не понадобится делать очень много различных дел, что позволит сосредоточиться на главном.

Кроме того, это же условие можно применять и при выборе целей на месяц, год и любые другие сроки. 

Правило двух минут

Данное правило тесно связано с GTD, но может использоваться и отдельно. Суть ее в том, что если перед вами поставлена задача, которая может быть выполнена за две минуты, то необходимо сделать это дело без откладываний прямо сейчас. Это позволит максимально освободить память от раздумий об этом деле. 

Оценивать эффективность сотрудников и рассчитывать заработную плату можно в программе Класс365. Она позволяет полностью контролировать отдел продаж и работу каждого менеджера, управлять взаимоотношениями с клиентами, вести продуктивную работу с лидами, а также повышать эффективность работы сотрудников. Попробуйте все возможности программы Класс365 прямо сейчас >>

Техники тайм менеджмента

Существует несколько техник, применяя которые, можно добиться значительного успеха. 

Съесть лягушку тайм менеджмент

Такое интересное название метода было изобретено Брайаном Трейси, который проводит лекции по мотивации, а также является автором книг. Под «лягушками» он подразумевает какие-то задачи, которые делать совсем не хочется в связи с дискомфортом, которые они доставляют. То есть, это те дела, которые сделать необходимо, несмотря на нежелание.

Согласно его предложению, утро нужно начать именно с «поедания лягушки на завтрак», то есть сделать все неприятные дела в начале дня, чтобы остаток времени быть в хорошем настроении без ощущения камня на душе. 

Временные блоки

Составление списков дел — это прекрасно. Но у них есть недостаток — отсутствие наглядного представления, сколько времени необходимо затратить на выполнение каждой из задач. На равнозначных строках может содержаться как «Купить молоко», так и «Сделать генеральную уборку во всем доме». Согласитесь, эти два дела совершенно разные как по сложности, так и по времени, которое нужно потратить для его выполнения. 

Для большей наглядности и контроля можно использовать календарь, где выделяется соответствующий временной блок для каждого дела. Это позволит планировать день максимально эффективно. 

Zero Inbox

Данный метод может быть применен одновременно с методом GTD. Изначально его создатель разработал данный способ для работы с электронной почтой, но его можно использовать и для других способов ведения информации, например, обрабатывать документы, заметки и прочее. Основной принцип — папка «Входящие», в которую вносятся дела, должна быть пустой. 

Если следовать системе GTD, то в Inbox постоянно вносятся различные дела. Затем они разбираются, чистятся от лишних и т.д. Если задач поступает очень много, то начинается путаница и можно пропустить действительно срочное и важное дело.

По методу Zero Inbox обработка предполагается сразу по мере поступления. То есть при открытии папки с задачами, необходимо делегировать, удалить или сделать все эти дела, добившись в итоге пустой папки, то есть сразу все обработать. 

При помощь автоматизации процесса можно ускорить этот процесс до максимума. 

Fresh or Fried

Как правило, утром человек способен воспринимать и обрабатывать информацию гораздо быстрее, чем под конец рабочего дня. То есть, если определить, в какой момент вы наиболее продуктивны, то можно запланировать и выполнить максимальное количество или наиболее важные из дел. 

  1. Вечером под конец рабочего дня составьте список дел, запланированных на следующий день. 
  2. Выделите наиболее важные дела и запланируйте их на утро или на то время, когда вы максимально полны сил. «Лягушки» должны попасть в этот же раздел. Данное состояние мозга называется Fresh. 
  3. Остальные, не самые сложные, не самые срочные и достаточно приятные задачи планируются на период Fried, то есть менее продуктивное время, как правило, это вторая половина дня. 
  4. Следуйте расписанию дел на следующий день, по прошествии дня составьте новый список. 

Автофокус

Марк Фостер, мастер в области производительности, создал данный метод для творческих людей, которым сложно дается планирование. 

В этом способе можно вести записи задач в случайном порядке, не придерживаясь каких-то правил. Когда список сформирован, просмотрите его и выделите наиболее срочные дела, а затем просто выполните эти задачи.

После выполнения срочных дел можете выбирать на свое усмотрение, а если не доделаете их до конца — впишите эту задачу внизу списка, чтобы в дальнейшем вернуться к ее выполнению. 

Матрица Эйзенхауэра

Дуайт Эйзенхауэр, один из президентов США, использовал разделение задач на четыре типа. 

  1. Важные и срочные дела. 
  2. Важные, но не срочные.
  3. Неважные, но срочные. 
  4. Неважные и несрочные дела. 

При этом, после того, как все задачи будут распределены в какие-то из этих категорий, будет наглядно ясно, какие дела требуют безотлагательных действий, а какие можно делегировать или вовсе убрать из списка задач. 

Хронометраж

Чаще всего среди людей, которые стремятся к продуктивной работе, встречается отслеживание времени на работу. При этом время прокрастинации и серфинга в интернете во время рабочего дня не учитывается. Глеб Архангельский, эксперт в тайм-менеджменте, предлагает использовать метод «Хронометраж». Это помогает оценить распределение вашего времени. 

Для работы в данной технике записывайте все действия, а не только работу над задачей, а также время, потраченное на это дело. Ведите записи в течение пары недель, после чего проведите анализ. Вероятно, вы найдете те дыры, куда утекает ваше полезное время. 

Лучшие книги по тайм-менеджменту

Самыми известными и популярными книгами в данной сфере являются произведения Глеба Архангельского и Брайана Трейси. Первый автор является российским представителем сегмента, внедривший систему управления временем в работу крупных предприятий, таких как «Вимм-Биль-Данн» и другие. Книги данного автора — «Тайм-драйв» и «Организация времени». 

Труд второго автора, который мы рекомендуем к ознакомлению — это «Мастер времени». 

Также можно обратить внимание на книги «Жесткий тайм-менеджмент» и «Максимальная концентрация». 

Приложения для тайм-менеджмента

С развитием техники, особенно смартфонов, а также облачного хранения данных, на помощь стали приходить также приложения. 

Trello

Заменяет доску со стикерами электронным вариантом. Было выпущено десять лет назад в 2011 году. Интерфейс интуитивно понятен, заметки предстают в визуально понятном виде, что помогает сориентироваться в делах и понять, какие из них выполнены, какие в режиме выполнения, а какие запланированы на ближайшее или отдаленное будущее. 

Todoist

Позволяет разделять дела по проектам, присваивать теги, писать комментарии, прикладывать файлы. Также можно вести проекты совместно с другими пользователями. Также присутствует трекинг продуктивности, что может дополнительно мотивировать пользователя. Существует также платная расширенная версия. 

Sectograph

Приложение позволяет проанализировать время, затраченное на ту или иную деятельность. Данные представляются в виде круговой диаграммы, где отображаются потраченные минуты или часы на задачу. Есть функции обратного таймера и напоминаний. 

Советы и

инструменты тайм менеджмента

Даже следуя идеально подобранному методу можно допустить множество ошибок и не достичь желаемого. Рекомендуется следовать следующим правилам, чтобы добиться максимального результата. 

Фокусируйтесь на главном

Направьте свои силы в моменте только на одну из задач. 

Делегируйте

Не стоит бояться, что кто-то другой выполнит задачу хуже, чем мы. Предоставляя помощникам возможность выполнить неважные, но срочные задачи, вы позволите им получить опыт и работать эффективнее в дальнейшем, а также освободите себе время для других дел. 

Научитесь говорить «нет»

Для того, чтобы позволить себе сфокусироваться на важных задачах, необходимо уметь отказываться от выполнения не важных и не срочных дел. 

Блокируйте раздражители

Отключите на время выполнения дела мессенджеры и другие отвлекающие факторы.

Исключите «пожирателей времени»

Проведите анализ времени, потраченного на выполнение не рабочих задач, например, общение в социальных сетях, ответ на звонок родственника, перекур, просмотр видео на YouTube. Такой анализ позволит вам найти дыры, которые поглощают слишком много времени, которое могло было быть потрачено на решение задач. 

Не делайте несколько дел одновременно

Нам может казаться, что мы многозадачны и выполняем сразу несколько дел, но на самом деле это приводит к постоянному переключению внимания между задачами. При этом эффективность не растет, а снижается, а также приводит к переутомлению. 

Отдыхайте

Все вышеуказанные правила говорят не о том, что необходимо работать как можно больше, а о том, что работать необходимо эффективнее, а планирование позволит вам делать это с комфортом и без переутомлений. Выделите себе время для отдыха, запланировав строгое окончание рабочего дня в определенное время. 

Наведите порядок в электронной почте

Беспорядок в электронных письмах приводит к тому, что мы в поисках нужной информации вынуждены перечитывать каждое письмо по несколько раз. Упорядочите папки и письма, а также настройте фильтры. Поможет создание папок с названиями «Срочные дела», «Идеи для размышлений» и прочие. 

Фильтруйте входящую информацию

Оставляйте только важную и полезную информацию. 

Учитывайте свои биоритмы

Подумайте, в какое время вы наиболее активны и способны на продуктивную работу. Запланируйте максимально важные дела именно на это время. 

Создайте комфортное рабочее место

Подготовьте свое рабочее место так, чтобы не присутствовали отвлекающие детали, такие как скрипящий стул или беспорядок на столе в документах. 

Ограничьте свой перфекционизм

Стремление выполнить все задачи на 100% обречено на провал. Помните, что увлекшись доведением до идеала одного дела можно испортить результат, а также не успеть выполнить никаких из других поставленных задач. 

Контролируйте время

Отслеживайте время работы и отдыха. 

Ставьте дедлайны

Устанавливайте временные рамки для каждой из задач, это позволит рационально использовать ресурсы, а также учиться вовремя останавливаться и переходить к следующему делу. 

Оставляйте запас времени

Закладывайте процент времени на форс-мажорные обстоятельства. 

Заканчивайте задачу раньше срока

Стремление успеть к определенную сроку часто заканчивается опозданием. Старайтесь внутренне поставить себе срок раньше реального, тогда у вас будет шанс закончить до установленной даты или времени или хотя бы вовремя. 

Планируйте время ожидания

Не используйте время впустую. Возможно, пока вы ожидаете автобус или звонок партнера, вы можете выполнить какое-то быстрое дело, например, из категории “важных, но не срочных”. 

Инструменты тайм-менеджмента | Медиа Нетологии

Даже самый хороший план может провалиться. Так как же осуществить запланированное?

Чтобы достичь нужного результата, сконцентрируйтесь на одной задаче и откажитесь от второстепенных. Как это сделать?

При делегировании мы боимся, что человек не справится с заданием или выполнит его плохо. Такой подход не даст вашим подчинённым расти. Делегируйте неважные, но срочные дела и сотрудничайте с подчинёнными в важных, но не срочных. Это освободит ваше время и мотивирует сотрудников.

Чтобы избавиться от ненужных дел, важно уметь отказывать в просьбах, которые мешают вашим планам.

Перед началом работы отключите всё, что может отвлечь (телефон, социальные сети, почту) и сконцентрируйтесь на задаче.

Проанализируйте свой день и напишите, на что уходит время. Отметьте действия, которые направлены на решение запланированных задач и полноценного отдыха. Все неотмеченные действия — это хронофаги, пожиратели времени. Отказавшись от них вы освободите время для важных задач.

На самом деле мы не решаем несколько задач одновременно, а переключаемся между ними. Но это не делает нас эффективными. Наоборот, мы:

  • замедляемся,
  • ошибаемся,
  • стрессуем,
  • перестаем чувствовать жизнь,
  • начинаем забывать важные вещи,
  • разрушаем отношения с близкими,
  • становимся эмоционально нестабильными,
  • теряем креативность.

Тайм-менеджмент не о том, как работать двадцать четыре часа в сутки и не уставать. Он об эффективной работе и комфортной жизни. Планируйте отдых. Установите для себя два времени, когда будете прекращать работу: более раннее для обычных дней, более позднее — для авральных. Отключите email вне работы или разрешите push-уведомления только для самых важных адресов.

Хаос в почтовом ящике тормозит работу: приходится перечитывать письма несколько раз, долго искать нужное, отвлекаться на рекламу. Настройте папки и фильтры вашего почтового сервиса, чтобы упорядочить информацию:

  • Создайте папку для сообщений, которые содержат важную или полезную информацию, чтобы легко к ней вернуться. К примеру, у меня есть папка «Полезные инструкции», куда я складываю инструкции по онлайн-сервисам, с которыми работаю.
  • Создайте лейблы для писем и маркируйте ими сообщения: «Срочно», «Обдумать».
  • Создайте тематические папки и настройте на них автоматические фильтры, чтобы входящие сообщения сами распределялись по темам.
  • Создайте отдельную папку для рекламных рассылок: возможно, вы захотите к ним вернуться, но им не место в основном ящике.
  • Создайте шаблоны для однотипных писем. Например, если вы часто поздравляете своих коллег с днём рождения по email, сделайте заготовку такого письма.

Отфильтруйте информацию, которая нужна для решения ваших задач от бесполезной или чрезмерно детальной.

У всех разные биоритмы. Одним удобнее рано вставать и решать важные задачи в первой половине дня, другие более продуктивны вечером или ближе к ночи, третьим необходим дневной сон, чтобы работать эффективно. Понаблюдайте за собой. Если вы знаете, что в определённые часы наиболее активны, назначьте на это время важную встречу или совещание. Не заставляйте себя работать, когда организм уже уснул.

Во время работы ничего не должно раздражать или отвлекать: неудобный стул, всплывающие уведомления в браузере, дующий кондиционер. Беспорядок на столе отвлекает и отнимает время. Организуйте письменный и компьютерный рабочий стол, чтобы нужные материалы было легко найти.

Не зацикливайтесь на неважных деталях. Вы никогда не сможете выполнить задачу на сто процентов так, как хотите. Стараясь добиться идеала во всём, вы становитесь неэффективными. Помните поговорку: «лучшее — враг хорошего».

Рассчитывайте и ограничивайте время для работы и отдыха.

Планируйте окончание каждой задачи: дело А будет завершено к восьми вечера четверга, дело Б — к трём дня пятницы и так далее. Чёткие рамки не дадут затягивать работу.

Если по расчётам на выполнение задачи А нужно три часа, заложите четыре. Запас времени избавит от стресса и пригодится в случае форс-мажоров.

Если вы намерены решить задачу к сроку, у вас два исхода: либо успеете точно в срок, либо опоздаете. Старайтесь завершить дело раньше запланированного — тогда проект будет готов досрочно или вовремя.

Этот метод был назван в честь кухонного таймера в виде помидора.

  • Запланируйте задачу.
  • Поставьте таймер на 25 минут.
  • Работайте не прерываясь и не отвлекаясь до звонка.
  • После раунда сделайте перерыв в 3-5 минут.
  • После каждого четвертого раунда отдохните 15-30 минут.
  • Запишите, что отвлекало или мешало. Это ваши «пожиратели времени».

В течение двух-трёх дней записывайте, на что тратите время с погрешностью в пять минут. Проанализируйте:

  • Какие действия не относятся к решению задач или полноценному отдыху. Это «пожиратели времени». Откажитесь от них.
  • На какую задачу вы тратите больше всего времени. Подумайте, как её оптимизировать.
  • На какие долгосрочные цели уходит меньше всего времени? Пересмотрите цели и сроки их достижения. Возможно, вы отстаёте с одной из них от плана.

Мозг способен фокусироваться на задаче не более полутора часов. Если не работаете по методу «Помидора», делайте перерывы в 10-15 минут каждые полтора часа. Они помогут разгрузить мозг.

В поезде, в аэропорту, в пути мы проводим время, которое кажется упущенным. Заранее решите, над какими задачами будете работать в период ожидания. Возможно, это не дела из категории «срочно и важно», но они тоже есть в вашем списке.

Инструменты и практики тайм-менеджмента не универсальны, их нужно адаптировать под конкретного человека и ситуацию. К примеру, у каждого свои «пожиратели времени» и ошибки в управлении временем. Фиксируйте их, чтобы видеть, над чем нужно работать.

Не используйте слепо все инструменты тайм-менеджмента. Проверьте, что работает именно у вас. Составьте список лучших практик.

Чтобы постоянно придерживаться плана, важно уметь мотивировать себя.

Мотивация бывает позитивной — «если я сделаю это сегодня, то куплю себе пирожное» и негативной — «если я не сделаю это сегодня, то не буду есть пирожные целый месяц». Другими словами, вы либо поощряете себя, либо наказываете. Подумайте, какая мотивация вам больше подходит. Я советую использовать обе методики.

В конце периода — месяца или года — выпишите всё, что удалось сделать. Обязательно поощрите себя.

Мы часто говорим, что у нас нет времени. Это демотивирует и останавливает прогресс. Вместо этого проанализируйте, на что у вас есть время. Говорите и думайте об этом.

«Тайм-менеджмент больше мне не друг»: три важных открытия об истинной продуктивности

Управление временем
Эбби Шипп
HBR /MirageC/ brainmaster/Getty Images

В 2019 году я поняла, что зашла в тупик. Со стороны моя карьера казалась успешной, семья — счастливой, а я — живущей в сказке. Однако никто не знал, что я кое-как питалась и мучилась от хронической бессонницы, болей из-за защемления шейного нерва и гормонального дисбаланса. Позже я обнаружила, что по иронии судьбы виноват в этом был тайм-менеджмент.

Всю свою жизнь я была сторонницей правильного распределения времени, стремилась к эффективности и экономила каждую минуту, где это только было возможно. Свои личные поездки по делам я планировала так, чтобы, управляя машиной, поворачивать только направо. Я купила дом с кухней с оптимальным расположением рабочих зон для самых быстрых перемещений между ними в процессе приготовления пищи или уборки. Я даже ежедневно ела одно и то же на завтрак и обед (часто поспешно, не садясь за стол), чтобы тратить на это как можно меньше времени.

На работе я занималась исследованиями тайм-менеджмента и пыталась разобраться, как работает время. Я изучала все, что могла, на тему времени и его планирования. Опираясь на исследования, демонстрирующие преимущества тайм-менеджмента, я выбирала рекомендуемые методы — например, начинать день с самой важной работы. Я выделяла время для различных задач, планировала написание текстов на утро, а встречи — на середину дня. Я использовала «Метод помидора», чередуя 25 минут сосредоточенной работы и пять минут отдыха. И я часто применяла аудит времени и оценивала, что у меня получается на деле в сравнении с моими планами. Все мои дни были расписаны до минуты, без малейших потерь.

По складу характера я активный, высокомотивированный человек и всегда стремилась к высоким результатам и требовала от себя эффективности, потому что хотела достичь карьерного успеха. Однако мне было важно еще и успевать жить. Исследования ясно демонстрируют, как важно для эмоционального благополучия делать перерывы и поддерживать социальные связи. Чтобы найти для этого свободное время в своем графике, я изо всех сил трудилась в течение недели и старалась освободить вечера и выходные. Я заставляла себя ежегодно брать отпуск, чтобы не заработать сердечный приступ, риски которого возрастают при отсутствии полноценного отдыха. К сожалению, мой мозг никогда полностью не переключался, ни по вечерам, ни в выходные, ни в отпуске, а во время работы я всегда была крайне сосредоточена. Благодаря тщательному управлению каждой минутой своего рабочего и личного времени я стала по-настоящему эффективной.

Но под этой внешней оболочкой скрывалась темная тайна. Здоровье все больше подводило меня. Множество врачей призывали меня снизить темп, отмечая, что список моих заболеваний указывает на стресс и чрезмерные нагрузки. На что я отвечала: «Но я работаю не так много, как другие. Я по-настоящему эффективна!» Затем в январе 2019 года во мне что-то сломалось. Я больше не могла писать. Не могла думать. Я смотрела пустым взглядом на экран компьютера и боялась, что не смогу выполнять работу. Работа, которую я любила, которой я занималась годами, казалась слишком сложной. Хуже того, она казалась бессмысленной, как серия запланированных задач, идущих одна за другой и повторяющихся до бесконечности. Просмотреть текст перед сдачей, встретиться с комитетом, подготовиться к занятию, провести занятие, ответить на электронную почту, повторить. В погоне за эффективностью и продуктивностью я сломалась.

Но в тот момент, когда я сидела, уставившись в экран, произошла любопытная вещь. Текст, который я пыталась написать, отозвался во мне на личном уровне. Я прислушалась. Этот текст, написанный в соавторстве с профессором Карен Дженсен, представлял собой обзор организационных исследований на тему субъективного времени: восприятия отдельными людьми или группами прошлого, настоящего и будущего. В то время, как объективное время является внешним по отношению к людям и измеряется с помощью часов и календаря, субъективное время связано с внутренним, личным его ощущением. Таким образом, субъективное время определяется индивидуальным восприятием, интерпретацией и мысленным проживанием последовательности событий, в которой воспоминания о прошлом и прогнозы о будущем влияют на понимание настоящего. Это исследование показало мне, что одержимость управлением объективным временем заслоняет три важных урока, которым учит субъективное время.

Не существует объективного времени без его субъективной интерпретации

Во-первых, объективный характер времени полностью взаимосвязан с субъективным временем, однако мы не признаем этого факта. Большинство людей уверены, что совещания следует назначать ровно в начале часа или в получасовые интервалы, что рабочий день длится с 8 до 17 часов. Однако эти социальные конструкции в некоторых ситуациях можно ослабить. Если для совещания вам достаточно 20 минут, то зачем занимать 30? Или если вам нужен более длинный перерыв в середине дня, так ли страшно, что он не совпадает с типичным перерывом на обед? Эти вопросы поставили под сомнение мои довольно ограниченные взгляды на тайм-менеджмент и побудили избавиться от временных шаблонов или «правил времени» — фиксированных взглядов на то, когда должны происходить те или иные события или сколько они должны длиться.

Дедлайны — еще один пример субъективной интерпретации объективного времени. Многие дедлайны, которые мы считаем «настоящими», в действительности не являются ими. Дедлайны — социально сконструированные даты, предназначенные для планирования своей работы и ее синхронизации с другими. Как я обнаружила, завершение задачи к определенной дате или ответ на запрос в течение определенного промежутка времени часто мотивированы произвольными сроками. Вспоминая классическую метафору о том, что жизнь — это жонглирование стеклянными и резиновыми шариками (имеется в виду высказывание бывшего CEO Coca Cola Брайана Дайсона о том, что работа — это резиновый шар, и если его уронить, он может отскочить обратно, а вот семья, друзья, здоровья и душевное состояние — это стеклянные шары, которые деформируются или разобьются, если жонглировать ими неаккуратно — прим. ред.), я начала отодвигать или даже отменять некоторые сроки, не отказываясь от других, что мгновенно повысило уровень моей заинтересованности.

Главная мысль этого урока: время не настолько объективно, как мы привыкли думать. В первую очередь это субъективное восприятие, а потому тайм-менеджмент будет неполным, если не обращать внимания на субъективные конструкции времени, в которых мы живем и которые создаем.

Субъективные события не менее важны, чем объективные часы

Еще один важный урок, вынесенный из исследования субъективного времени, заключается в том, что время может опираться на события, а не часы или календарь. Рабочие задачи или встречи обычно планируются на конкретное время — например, сделать перерыв на обед в полдень. С другой стороны, более эффективным методом работы является ее выстраивание в соответствии с ритмом событий, а не времени на часах (например, начать работу в 8 утра и сделать перерыв на обед в середине дня). Работая согласно времени, определяемому событиями, а не графиком, вы ставите работу выше графика (например, начинаете работу, когда готовы, и останавливаете, когда вам нужен перерыв). Рассматривая рабочие задачи как естественные события, вы не только придаете больше значения качественной эффективности по сравнению с количественной, но и усиливаете чувство контроля и получаете больше удовольствия от их выполнения.

Отход от фиксированного графика выполнения задач избавил меня от внутренней установки, что нужно тратить на работу определенное количество часов. Я начала испытывать чувство удовлетворения от завершения задачи, потом переходить к следующей, это помогало полностью погрузиться в процесс и не смотреть на часы — входить в так называемое состояние потока. Поток обеспечивает не только более продуктивную работу, но и чувство удовлетворения, так как вы в полной мере проживаете настоящий момент и пользуетесь преимуществами осознанного внимания.

Кроме того, хотя осознанный подход считается эффективным, работа согласно «времени, определяемому событиями» также дает преимущества рассеянного внимания. Рассеянное внимание может быть полезным для поиска новых, творческих решений, которые приобретают все большее значение в интеллектуальном труде. Учитывая, что время, определяемое событиями, дает свободу думать нестандартно и без ограничений, в таком режиме чаще возникают внезапные озарения, которым не способствует слишком жесткий график, навязываемый правилами тайм-менеджмента.

Субъективное значение важнее объективного графика

И, наконец, исследование ясно демонстрирует, что, когда люди воспринимают, интерпретируют и мысленно проживают субъективное время, они, по сути, ищут смысл. Люди часто прокручивают в сознании прошлые события или «заранее проживают» будущие и ищут истории, объясняющие этот опыт в настоящем. Например, нарратив о том, как вы «соответствуете» своей работе, помогает вам понять траекторию вашей карьеры, так как вы размышляете об уроках, полученных на прошлой должности, и размышляете о шагах, которые предпримите на будущей. Подобный смысл невозможно найти в объективном времени, где время является постоянным и неизменным. Если все периоды времени эквивалентны, то один значит не более или не менее другого.

С другой стороны, содержание субъективного времени определяют часы и дни, посвящаемые осмысленной и значимой деятельности. Когда вы занимаетесь тем, что для вас важно — например, написанием статьи о своем прошлом, которая пойдет на пользу будущим читателям, вы получаете больше преимуществ, чем если бы потратили время на менее содержательную задачу — например, составление отчета о расходах. Понятно, что обе задачи необходимо выполнить. Но важно понимать, что менее содержательные задачи расходуют нашу энергию, а более значимые ее подпитывают. В результате я планирую менее значимые дела на периоды низкого уровня энергии или в перерывах, когда у меня есть несколько минут между встречами, а приоритет отдаю самым важным и значимым задачам.

Но есть и еще один нюанс. Когда люди выбирают, как потратить время, они часто упускают из виду это смысловое наполнение и думают об экономической ценности. Акцентируя внимание на времени как на товаре, люди начинают воспринимать его как дефицит и отказываются от значимой деятельности (например, волонтерской). Тайм-менеджмент ставит во главу угла рабочие задачи и управление ими, и в итоге приоритетом становится результат и количественно измеримые выгоды работы. Хуже того, большинство успешных людей призывают именно к такому выбору. Однако время оказывает наибольшее влияние и придает энергию, когда мы рассматриваем его как символический выбор между значимым и бессмысленным.

Постоянный путь к субъективному управлению своим временем

Главный вывод, который я сделала из исследования, посвященного субъективному времени, заключается в том, что тайм-менеджмент больше мне не друг. Временами он мой враг. Вместо усиленного фокуса на эффективность в объективном времени мне был необходим более субъективный взгляд с позиции целостного восприятия времени. Не теряя преимуществ тайм-менеджмента, я заставила себя рассматривать объективное время через призму субъективности. Я начала смотреть на работу как на серию значимых событий, а не фиксированный почасовой график. И в каждой рабочей задаче я искала в первую очередь смысл, а не эффективность: как эта задача соответствует моим целям и ценностям? Эти изменения в образе мыслей помогли мне перестать стремиться к идеально эффективному календарю, и я стала испытывать больше удовлетворения от работы.

Конечно, изменения в моем графике не произошли в одночасье. Несмотря на то, что я сохраняла достаточную долю контроля над своим расписанием в преподавательской работе и могла применить на практике эти уроки, у меня по-прежнему оставался ряд обязательств, связанных с графиком сдачи статей, долгосрочными исследовательскими проектами, преподаванием и предложением занять должность заведующей кафедрой. Что касается личной жизни, то у меня по-прежнему есть семья и многочисленные визиты к врачам для лечения хронических заболеваний. Но мое восприятие и интерпретация этих событий изменилось. Я начала смотреть на нераспределенное время и неструктурированную деятельность как на источник креативности в моей работе, что придавало мне сил и помогало не забывать, почему я выбрала эту профессию. Я начала замечать, что, составляя менее эффективное расписание (по крайней мере, для объективного времени), я добиваюсь большего, и у меня больше энергии на работе и дома. Я даже изменила отношение к визитам к врачу и теперь считаю их не напрасной тратой времени, а возможностью сделать перерыв в работе за компьютером. Через несколько месяцев я снова почувствовала радость от работы и жизни, и здоровье начало улучшаться.

В нашем обществе легко усвоить мысль, что время — ограниченный ресурс, товар, которым следует управлять, а не безрассудно разбрасываться. И, конечно, разнообразные полезные советы по более эффективному управлению временем необходимы, если вам требуется больше дисциплины и структуры. Но для некоторых людей тайм-менеджмент становится барьером к истинной эффективности и продуктивности. Так случилось со мной. Тайм-менеджмент оказал отрицательное влияние на мое здоровье, но субъективное восприятие времени стало отправной точкой на пути к исцелению.

Об авторе

Эбби Шипп (Abbie J. Shipp) — профессор и заведующая кафедрой управления и лидерства Техасского христианского университета, заместитель редактора Academy of Management Review. Получила степень Ph.D. в области организационного поведения в Университете Северной Каролины.

Тайм-менеджмент что это: советы и инструменты как управлять временем

Когда людей интересует информация про тайм-менеджмент, они хотят научиться больше успевать или вовсе думают, что вообще ничего не успевают. У каждого в сутках 24 часа, но иногда кажется, что другие люди делают куда больше. Если у кого-то хоть раз возникал вопрос: «как этот Вася столько всего успевает?», то ответ прост. Вася использует тайм-менеджмент правильно — ставит приоритеты и отказывается от неважного, поэтому успевает делать важное.

Можно кинуть в нас тапком, но не обязательно вставать с восходом солнца, чтобы зарядиться «магией утра» и все успевать. Нет, если кому-то удобно вставать рано утром — это круто. Просто, кому-то это может не подойти или даже навредить. Дело в том, что система тайм-менеджмента способна как улучшить человека, так и морально и физически уничтожить. Также, желательно тщательно фильтровать информацию, так как большое количество техник, учения «гуру» в Instagram и советы друзей и коллег могут попросту не работать у определенной личности.

Прочтите эту статью и подойдите к решению исходя из собственных потребностей — пробуйте разные техники, выстраивайте собственную систему, следите за результатом, ошибайтесь, снова пробуйте и находите то решение, которое сможет подойти в конкретной ситуации именно вам. 

В конце статьи мы прикрепили шаблон планировщика в Notion, который вы можете забрать себе и адаптировать под свои задачи и особенности. Никаких указаний и 100% работающих механик — только личные предпочтения, только хардкор.

Принципы тайм-менеджмента

Несмотря на всю индивидуальность этого вопроса, существуют принципы на которые следует обратить внимание. Как минимум, они способны помочь выстроить собственную систему продуктивности.

Планируйте

Система планирования — это один главных столпов тайм-менеджмента. Можно завести привычку каждый вечер или утро записывать дела, которые необходимо выполнить в течение дня. Для этого существуют ежедневники, электронные приложения или блокнот. По сути, форма не имеет значения и следует использовать то, чем будет комфортно пользоваться.

Систему планирования придумали для того, чтобы не держать в голове всю информацию и уменьшить стресс. Если кто-то не планирует день, он может забыть сделать что-то важное: позвонить маме, выполнить зарядку или решить рабочую проблему. 

В какой-то момент к людям приходит понимание, что дела все же надо где-то фиксировать, но они не делают этого пока ситуация не дойдет до критической точки. Тогда в бой идут всевозможные методы. У человека начинают висеть стикеры на стенах, копятся заметки в телефоне и обязательно что-то записано в блокноте. Это нельзя назвать системой планирования и со времен желательно прийти к единому месту, а не писать заметки везде, где это возможно. 

Расставляйте приоритеты

После того как человек собрал пул задач на день или неделю, не надо приступать к ним сразу. Лучше сначала сгруппировать свои дела, особенно, если рабочие задачи между собой схожи. Необходимо поставить их одну за другой и не втыкать между ними что-то другое. 

Приоритеты у всех свои, но в любом случае они зависят от срочности и сложности. Чем срочнее и сложнее дело, тем быстрее его нужно выполнить и наоборот. А если задача не срочная и человек больше трех-четырех раз откладывает ее на потом — нужно задуматься, нужно ли ее вообще делать. Если такие задачи не выкидывать, то рано или поздно список дел превратится в хранилище, которое только придаст тяжести.

Реально оценивайте силы

У тех кто только начинает учится системе планирования, может возникнуть желание успевать делать все и сразу. Выписывать слишком большое количество дел, ставить не особо адекватные цели и тем самым вредить себе. Концентрироваться необходимо на одной задаче, выполнить ее и только потом переходить к следующей. Безусловно, можно успеть выполнять большое количество дел один день, второй, но к концу недели есть вероятность привести свой организм к истощению. А еще, кто-то может переоценить себя и не успеть сделать то, что запланировал. Результат — ненависть к тайм-менеджменту, самобичевание и отсутствие мотивации делать что-то дальше. 

Не каждый может сразу грамотно оценить вес задачи и это нормально. В таком случае просто разбейте повторяющиеся и похожие дела на категории, засекайте время на их решение в течение недели-двух и зафиксируйте результаты в табличку. После того, как соберете достаточное количество данных — сможете вывести среднее значение по каждой категории, которое в дальнейшем и будете брать при планировании похожих задач.

Планируйте свое расписание до начала недели. Не стремитесь к совершенству, так как никто в мире не совершенен. Вместо этого сосредоточьте усилия на том, что возможно выполнить и не беспокойтесь о вещах, которые нельзя контролировать или с которыми невозможно справиться прямо сейчас.

Не отвлекайтесь

Представим, что человек проснулся с твердой решимостью провести супер-продуктивный день.Он садится за стол и начинает упорно выполнять рабочие задачи. Проходит 10 минут и на телефон приходит уведомление от друга, хочется ответить. Потом появляется желание налить кофе и что-нибудь покушать. Вслед открывается вкладка ютуба и человек не замечает, как уже час залипает на разные видео.

К сожалению стопроцентного способа, который помог бы как по взмаху палочки научиться концентрироваться на работе не существует. Только нацеленность на результат, дисциплина и постоянная практика. 

Определите отвлекающие факторы и постарайтесь их устранить. Например, автор книги «Атомные привычки» рассказывает как упростить внедрение новых привычек и усложнить взаимодействие с нежелательными. Это не совсем в тему, но там есть стоящая мысль, которая способна помочь. 

Идея в том, что если у человека есть нехорошие привычки, которые только отвлекают — следует усложнить к ним доступ. Например, убрать телефон в другую комнату и очистить рабочий стол от лишних приложений. Если телефон нужен во время работы — можно избавиться конкретно от того приложения, которое больше всего мешает. Удалите Instagram и скачивайте его только тогда, когда действительно есть свободное время. Поставьте воду, чайник с кофе и какой-нибудь перекус рядом с рабочим местом, чтобы лишний раз не вставать. Конечно, такой подход не всем может подойти, но если на это есть возможность — однозначно следует попробовать.  

Делегируйте

Делегирование означает, что часть своих дел человек способен передать другим. Как правило, на работе есть специалисты, которые могут посвятить свое время более серьезным делам, а простые задачи передать менее опытным сотрудникам. 

Если же человек работает сам на себя, то все зависит от результата, который хочется получить. Если наваливается много крутых проектов, которые просто невозможно выполнить одному, то стоит подойти к вопросу открытия ИП, найма сотрудников и для начала — отгрузки им элементарных дел. Да, деньги больше не будут принадлежать только одному человеку, но он получит новый навык и горизонт развития — управление и собственный бизнес.

В повседневной жизни также можно делегировать свои дела. Например, заплатить кому-нибудь за уборку квартиры или нанять няню, которая проследит за ребенком, пока человек работает. 

Отдыхайте

Та забота, которую человек оказывает телу, поможет на регулярной основе поддерживать себя в тонусе. Только люди со здоровым умом и телом выполняют задачи быстро, легко и эффективно. Важно научиться слушать собственное тело, чтобы определить, когда организм продуктивно настроен, а когда не стоит мучить себя лишней работой. Если кому-то сложно дается утреннее время — не нужно ставить себе тяжелые задачи. Лучше налить себе кофе, спокойно позавтракать, посмотреть в окно и только через определенное время после пробуждения подойти к рабочему месту. Также, есть люди, которые любят работать вечером или даже ближе к ночи. В таком случае не надо насиловать себя и пытаться уснуть в десять часов вечера, так как это якобы очень полезно для организма. Безусловно, ранний подъем и отход ко сну важен, но не стоит впадать в крайности, если не получается вставать в семь утра и ложится в десять вечера. 

Также, если кто-то ведет сидячий образ жизни, желательно выполнять зарядку или хоть как-то двигаться. Например, меньше ездить на такси или автобусе и больше прогуливаться. Ну или ходить три раза в неделю в спорт-зал. Когда человек станет регулярно выполнять физические упражнения, он действительно будет становиться здоровее — а значит и работа пойдет куда лучше. 

Техники тайм-менеджмента

Ниже описаны только часть техник тайм-менеджмента — на самом деле их сильно больше. Если на первых порах не получается придумать собственную систему продуктивности, то стоит попробовать что-то из этого списка. Важно отметить, что кому-то эти техники могут не подойти. Строить жизнь нужно исходя исключительно из собственных ощущений.

10 минут

Необходимо засечь 10 минут каждый раз, когда человек понимает, что не может решить ту или иную задачу. Если в течение этого времени не удалось найти решение, то нужно просто остановиться — попить воды, сходить на прогулку или скушать что-нибудь вкусное.

Эту техника поможет тем кто думает, что если он не способен решить задачу, то не имеет права взять перерыв или приступить к другой работе. С одной стороны — это хорошая привычка, но все хорошо в меру. Бывают дела, которые мы пытается решить весь день и ничего не получается. 

Когда человек останавливается, у мозга есть шанс разобраться в сложной деле —  переварить информацию и подумать. Ирония в том, что если бросить задачу и постараться о ней не думать, существует вероятность достаточно быстро найти ответ.

Правило трех

Автор книги по тайм-менеджменту «Мой продуктивный год» Крис Бейли разработал правило трех. Оно означает, что для того, чтобы достичь желаемые цели, необходимо выполнить три самых важных дела за день. 

Вместо того, чтобы распылять силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, выберите три задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите еще три, и так далее. Таким образом человек будет сохранять сосредоточенность и двигаться вперед куда быстрее. Эту же технику тайм-менеджмента можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.

Правило 1-3-5

Суть этой техники заключается в том, что за день нужно выполнить только одну большую задачу, три средние и пять мелких. В итоге, человек получает девять дел на день и не больше. Это правило тайм-менеджмента способно упростить работу и поможет научиться разбираться в собственных задачах. Придется подумать, какая задача действительно будет сложной, а какая нет.

Метод 90/30

После того как человек настроился на рабочий день, нужно поставить таймер на 90 минут и начать работу. После этого стоит взять перерыв на 30 минут и повторять эту технику по-кругу. При этом, первую половину дня необходимо отвести под самую сложную работу, которую в любом случае необходимо сделать. После выполнения, следующие отрезки времени стоит занимать более простыми делами. 

Pomodoro

Еще одна интересная техника тайм-менеджмента основанная на цикличности. Суть заключается в том, чтобы распределить ежедневные задачи, а затем поставить таймер на 25 минут. После того, как прозвенит будильник, необходимо сделать перерыв на пять минут и так далее. Когда человек повторит это 4 раза, можно сделать большой, полноценный перерыв.

Если так посмотреть, то мы постоянно отвлекаемся на социальные сети, мобильные игры или YouTube. Почему бы не попробовать делать это в определенное время.

Закон Парето

20% усилий дают 80% результата, остальные 80% усилий — только 20% результата. 

Если следовать закону Парето, то следует делать важные задачи тогда, когда продуктивность наиболее высока. Например, не надо начинать рабочий день со сложной задачи. Как правило, это будет 80% усилий на 20% результата. Начните с простого: налейте кофе, пообщайтесь с коллегами, приведите рабочий стол в порядок. Как только человек придет в себя, выполнять необходимые задачи станет легче. Когда вы на пике работоспособности, 20% усилий приводят к 80% результата. 

Правило двух минут

Если задача займет не более двух минут — стоит выполнить её немедленно. Так человек разгрузит мозг, потому что не придётся больше помнить об этом деле. Например, не стоит систематически копить грязную посуду в раковине, иначе впоследствии это займет не две минуты, а двадцать. 

Матрица Эйзенхауэра

Схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «несрочные и неважные», «срочные, но неважные», «важные и несрочные» и «срочные и важные». Распределите дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.

Бонус: личный таск-трекер в приложении Notion

Наш главред подбила свой личный планировщик под шаблон электронного ежедневника в Notion. Его может использовать любой, кто хочет серьезно подойти к вопросу системы тайм-менеджмента. Варианта два — просто забрать и использовать или же прочитать как он создавался и какие задачи решает, а затем придумать собственное решение.

Сам планировщик выглядит вот так, но не пугайтесь раньше времени: 

Как это работает

За каждой областью жизни закреплен определенный цвет, чтобы была возможность видеть то, чему отдавать приоритет. В разрезе недели можно понять, чем человек занимается больше всего, а чего не делает вовсе. 

Создаем хранилище для заметок на случай, если человек сидит на созвоне или где-то еще и получает сразу большой объем информации, который позже нужно разбить на задачи.

Затем разбиваем месяц на недели, недели на дни, а внутри дней — чек-листы с задачами, которые удобно зачеркивать. Некоторые люди получают удовольствие от процесса закрытия чек-листов — это добавляет мотивации не переставать делать задачи.

Также внутри дней могут быть большие задачи с мелкими подзадачами — их следует вести вот так:

Так можно сгруппировать близкие по смыслу мелкие задачи, чтобы ничего не забыть, но при этом и не засорять пространство.

Если не удалось выполнить задачу — можно перенести на другой день и поставить стрелочку. Если стрелок накапливается 3 — стоит либо выкинуть задачу, потому что она на самом деле не нужна, либо тащить дальше, но по количеству стрелок понимать, в какой области идет сильное отставание. 

Лучше всего проводить анализ каждую неделю и более серьезный анализ в конце месяца. Это позволит идти целенаправленно и отслеживать ошибки в разрезе короткого промежутка времени. Затем остается постараться оптимизировать нагрузку так, чтобы выделить больше времени под ту сферу, которую забросили. 

По началу эти системы и техники выглядят сложно и кажется, что тайм-менеджмент противоречит сам себе. Здесь главное не перестараться и не пытаться сделать все сразу. Создавайте пути решения, пробуйте разные техники постепенно и опирайтесь на собственные ощущения. Если думаете, что какой-то принцип не подходит под ваши задачи — не тратьте на него время и пробуйте что-то другое. В конечном счете если человек действительно заинтересуется этим вопросом, он сможет придумать личную систему продуктивности, которая будет работать исключительно на него.

Ну и не забывайте о том, что не стоит работать сверх нормы, так как за всем не угнаться. Отдыхайте, гуляйте с друзьями, спите и разрешайте себе просто ничего не делать. Так с большей вероятность удастся продуктивно работать, не сойти с ума и прожить действительно насыщенную и здоровую жизнь.

Ссылка на шаблон планировщика в Notion: https://lobykina.notion.site/ffc5a9ef35694380ba9a1526517d7dc8

20 полезных сервисов для тайм-менеджмента

Управлять временем мечтает каждый. Но если построить машину времени пока невозможно, а если кто и знает, как это сделать, нам все равно не расскажет, то освоить методику «тайм-менеджмента» по плечу каждому. И в сегодняшней статье я расскажу вам о паре десятков полезных сервисов, которые упростят нам процесс «все успеть». Все они бесплатные, так что качаем, устанавливаем и пробуем!

Чтобы было удобнее, я разбила длинный список на 3 категории:

  • сервисы для планирования (позволяют составлять списки дел и привязывать их к дате и времени)
  • сервисы для заметок (чтобы не держать все в голове и ни одной гениальной идеи не забыть) 
  • сервисы-контролеры (помогающие дисциплинировать себя) 
  • дополнительные сервисы (то, что не подошло к первым двум категориям, но также полезно для управления временем)

Сервисы для планирования:

1

Any.DO

Этот сервис один из самых популярных планировщиков. Помимо того, что в нем очень удобно составлять списки дел, но и сортировать их по папкам (личное и работа), устанавливать начало рабочей недели. Any.DO синхронизируется с вашей почтой, и позволяет делать из писем задачи. Среди функций также возможность делать заметки и напоминания.

Программа доступна как в виде мобильного приложения для iOS и Android, так и расширения браузера Chrome, а также версии для ПК.

2

Todoist

Приятный дизайн, удобный интерфейс, а также интересные функции делают это приложение отличной альтернативой предыдущего сервиса. Среди возможностей: расстановка приоритетов для каждой задачи, возможность разбить одну большую задачу на ряд подзадач. Также доступна синхронизация с Gmail, что очень удобно.

Что мне особо нравится, так это возможность составлять списки книг, которые вы хотите прочитать, фильмов, покупок, а также можно добавить свои категории.

Приложение доступно как яблоководам, так и андроидам.

3

Google Календарь

Может показаться, что его использует каждый, но я удивилась, узнав, что многие до сих пор его игнорируют. Поэтому включила в этот список. Итак, если вы до сих пор не используете этот сервис от корпорации добра Google, то стоит начать, и вот почему. Во-первых, в нем очень удобно осуществлять долгосрочное планирование дел, на месяцы вперед. Во-вторых, вы никогда не забудете о важных встречах и делах, так как Календарь будет присылать вам SMS-уведомления заранее. А еще, как и любой продукт Гугла, Календарь синхронизируется со всеми сервисами. Кроме того, можно создавать совместные календари, что очень удобно при командном планировании.

4

Wunderlist

Это приложение больше подойдет для тайм-менеджмента в личной сфере, хотя и в работе будет очень удобным. Среди функций: возможность просматривать публичные списки других людей, делиться собственными списками, комментировать, а также планировать как путешествия, так и проект. Можно ставить задачи другим людям (при условии, что они также пользователи сервиса), а не только самому себе. Приложение Wunderlist доступно как для пользователей ПК, так и мобильных юзеров.

5

GTasks

Простенький сервис, не такой замысловатый как пункты 1, 2 и 4, но довольно полезный. Если вы стремитесь к простоте и минимализму, то вам он может прийтись по душе. Здесь можно ставить себе задачи, делиться ими с друзьями, устанавливать напоминания. Есть версия для Android и iOS

Сервисы для заметок:

6

Google Keep

Мне нравится в этом приложении все: от интерфейса, напоминающего стикеры на стене, до простоты функционала — ничего лишнего. Использую его для того, чтобы записывать мысли: кратко, так, чтобы посмотреть и сразу вспомнить.

7

Evernote

Такое впечатление, что здесь можно делать абсолютно все! И заметки только малая крупица из всего этого объема функций. Здесь можно и статьи писать, и добавлять мультимедийные файлы, и даже привязывать к местоположению информацию, чтобы потом можно было осуществлять удобный поиск. В общем, Evernote — это такой мастодонт среди всех сервисов по оптимизации времени.

8

Skitch

Еще один замечательный сервис от создателей Evernote. Позволяет делать снимки, на которых потом можно вдоволь почеркать своими собственными мыслями. Skitch подойдет для тех, кто предпочитает не писать, а рисовать.

9

ColorNote

Альтернатива Google Keep, позволяющая быстро делать заметки, каждую из которых можно сделать напоминанием. С ColorNote будет удобно тем, кому нравятся стикеры и яркие цвета.

10

OneNote

Этот сервис от Microsoft, в котором каждую заметку можно помечать тематическим тегом, например: позвонить, обсудить с начальством, запомнить для статьи, и т. д. Тем, кто не подружился с Evernote, возможно, именно OneNote придется по душе.

Сервисы-контроллеры:

11

RescueTime

Программа, позволяющая контролировать, как эффективно вы тратите время в интернете. Кроме времени на выполнение задач, в RescueTime можно посчитать и непродуктивное время. Очень удобно, когда мы то и дело отвлекаемся на социальные сети или новостные сайты. А так, увидел время, потраченной в никуда, и в следующий раз уже будешь подисциплинированнее 🙂

12

SelfControl

Программа, которая запрещает вам доступ к развлекательным сайтам в рабочее время. В SelfControl вы самостоятельно определяете «вредные сайты» и период запрета. Что удобно — решив нарушить запрет, у вас ничего не получится, программа будет строга к вам и ни за что не пустит.

13

Focus Booster

Есть такая техника тайм-менеджмента, метод «Помидора». Суть ее в том, что вы определяете ряд задач, которые панируете выполнить, и разбиваете ее на 25-минутные отрезки, с 3-5 минутным перерывом после каждого. Эти отрезки называют «помидорами». После каждого четвертого «помидора» настоятельно рекомендуется отдыхать 15-30 минут. И вот чтобы не запутаться в «помидорах», Focus Booster будет давать вам сигналы о том, что время работы или время отдыха пришло.

14

Toggl

Это таймтрекер, позволяющий контролировать затрачиваемое время на ту или иную задачу. Есть бесплатная версия, в которой к проектам можно подключать до 5 человек. Toggl полезен тем, что вы будете четко понимать, сколько времени у вас уходит на каждый вид работы, и зная эту информацию, можно понимать, что и где оптимизировать.

15

ManicTime

Еще одна программа, считающая количество потраченного времени на каждую из активностей за компьютером. Сайт, конечно, нужно перерисовать, но саму программу ManicTime многие хвалят.

Дополнительные сервисы:

16

Pocket

Удобный сервис для сохранения в закладки интересных статей. В Pocket можно делать тематические метки для каждой закладки. Для тайм-менеджмента полезен тем, что позволяет держать все интересные статьи в одном месте, и в появившееся свободное время можно сесть и перечитать все на интересующую тему.

17

Google Mail Checkers

Чтобы не проверять часто почту, можно установить в браузер расширение Google Mail Checkerst, которое будет выводить в верхней панели количество новых сообщений. Это сэкономит вам время между постоянными переключениями окон.

18

Active Inbox

Еще одно расширение для работы с почтой. С Active Inbox вы можете более эффективно управлять письмами, расставляя между ними приоритеты, а также отмечать статус писем (в работе или ожидает ответа).

19

SpeakIt!

Довольно интересный сервис, который конвертирует текстовый файл в речь. SpeakIt! работает не идеально, но иногда может очень облегчить жизнь.

Ну и в завершении, универсальный и незаменимый инструмент:

20

Блокнот

Цифровой мир — это хорошо, но кусочек олд скула должен быть 🙂 Ничто не заменит старый добрый блокнот, в котором можно от души порисовать, записать сотни мыслей, черкать, и всячески проявлять себя на страничках.

А какие сервисы используете вы?

Почему в пандемию тайм-менеджмент не спасает

Очень часто источником стресса становится постоянно преследующее чувство нехватки времени. В ответ многие из нас обращаются к тайм-менеджменту. Мы стараемся втиснуть часовые встречи в полчаса, проводя их «более эффективно», или вставляем мелкие задачи в промежутки в календаре, чтобы минимизировать непродуктивное время. Однако, как это ни парадоксально, тайм-менеджмент часто не смягчает стресс. Становясь более эффективными, мы освобождаем время для новых задач и испытываем еще большее напряжение. Когда мы чувствуем себя перегруженными, лучше разобраться с первопричинами: объемами задач, решений и отвлекающих факторов.

Парадокс удаленки

Переход к удаленной работе в связи с пандемией COVID-19 представляет собой интересный естественный эксперимент, который иллюстрирует парадокс тайм-менеджмента. Более 75% опрошенных сообщают, что работа из дома экономит им время, особенно за счет поездок в офис и обратно и командировок, а около половины сотрудников на удаленке говорят, что у них повысилась продуктивность.

Несмотря на сообщения об экономии времени и повышении продуктивности, данные компании Atlassian, занимающейся разработкой корпоративного программного обеспечения, показывают, что средняя продолжительность рабочего дня увеличилась на 30 минут во всем мире, что противоречит более продуктивному использованию времени. Дело осложняется тем, что дополнительные 30 минут вычитаются из свободного вечернего времени.

Тайм-менеджмент обещает нам, что если мы станем более эффективными, то сможем комфортно вписать в свой график все дела. Однако на самом деле такой подход напоминает яму, выкопанную на пляже: чем она больше, тем больше воды устремляется в нее. В мире, где требования практически бесконечны, освободить час в календаре – значит сигнализировать о возможности взяться еще за один проект или дополнительные обязанности.

Это не говорит о том, что тайм-менеджмент не имеет смысла. Продуктивность важна. Но в мире, где выгорание носит уже массовый характер, нам также нужны стратегии, помогающие сократить объем работы, а не просто вписать его в график. Вот три вещи, которые можно сделать, чтобы избежать ловушки тайм-менеджмента.

1. Сократите объем задач

Список дел представляет собой соглашения: «Я внесу обновления в бюджет к совещанию на следующей неделе», «Я куплю что-нибудь на ужин по дороге домой» или «Я отправлю обновленную презентацию сегодня вечером».

Как только вы заключили соглашение, оно начинает давить на вас. Если его приходится нарушить или изменить, появляется дополнительный стресс по поводу сложного разговора или чувство вины из-за срыва чьих-то планов. Уменьшите груз обязательств, контролируйте его, чтобы не пришлось менять договоренности позже. Как вы будете контролировать его, зависит от того, растет ли объем ваших дел за счет задач, которые вам поручают или которые вы берете на себя самостоятельно.

Что касается поручаемых задач, думайте о них с точки зрения приоритетов, а не времени. Когда начальник просит вас сделать что-то, ответ вроде «У меня нет времени» может прозвучать слишком резко. Лучше сказать: «Каков приоритет этой задачи по сравнению с X, Y и Z?» Так вы добьетесь сразу двух целей. Во-первых, ответственность за расстановку приоритетов падает на руководителя, а не на вас. Во-вторых, вы переходите от выбора из двух вариантов к сотрудничеству и вместе договариваетесь, что важнее.

Для задач, которые вы сами хотите взять на себя, сначала найдите время в календаре. Мы часто перегружаем себя, потому что слишком оптимистично оцениваем собственные возможности. Мы смотрим в календарь, видим несколько пустых строчек и думаем: «Пожалуй, я смогу сделать это к пятнице». И вот приходит пятница, и, кто бы мог подумать, нам приходится заново договариваться о сроках.

Проблема в том, что в календаре обычно размечено только время, занятое синхронной работой (задачами, которые вы выполняете одновременно с другими людьми): совещания, телефонные звонки, беседы за кофе и т. д. Список дел представляет собой параллельные соглашения с другими людьми об асинхронной работе (самостоятельно выполняемые задачи, не одновременно с другими), которые тоже требуют времени. Каково решение? Объедините календарь и список дел, отметьте время для выполнения каждого пункта из списка. Имея полную картину взятых на себя обязательств, вы будете видеть свои реальные возможности, прежде чем браться за дополнительные задачи.

2. Замените решения принципами

В прошедшем году нам приходилось принимать бесконечное множество решений. Отправлять ли детей в школу? Можно ли навестить родителей? Безопасно ли вернуться в офис? Постоянная необходимость принимать решения, имеющие важные последствия, в отсутствие достаточной информации может привести к так называемой когнитивной перегрузке, когда запрос на умственную работу, которую необходимо выполнить, превышает наши способности. Когнитивная перегрузка повышает вероятность ошибок, и вы все больше начинаете чувствовать, что не справляетесь с делами.

Можно начать уменьшать когнитивную нагрузку, заменив решения абсолютными принципами. Например, наука о похудении говорит, что гораздо эффективнее сказать «Я не буду есть после семи вечера», чем «Я ограничу перекусы после семи вечера». Второй вариант создает неопределенное число последующих решений: «А йогурт можно? Или кусочек фрукта?» Абсолютный принцип не есть после семи закрывает все вопросы. Необходимость принимать решения исчезает.

Тим Феррисс, популярный автор и ведущий подкастов, называет это «найти одно решение, заменяющее 100 решений». Для Феррисса это означало установить в 2020 г. принцип не читать недавно опубликованные книги. После того как многие годы авторы и их издатели заваливали его просьбами прочитать, написать рецензию или аннотацию на десятки новых или выходящих книг в неделю, этот универсальный принцип освободил его от необходимости принимать сотни решений по конкретным книгам.

Стив Джобс, как известно, решил одеваться каждый день одинаково, чтобы избавить себя по утрам от необходимости думать, что лучше надеть. Джон Макки, управляющий директор канадского отделения компании Heidrick & Struggles, занимающейся подбором кадров на высшие руководящие должности, установил принцип не устраивать совещания по пятницам. После того как ему не удалось освободить время для сосредоточенной работы, он с помощью индивидуальных решений, на какую встречу согласиться, а от какой отказаться, выделил один день в неделю, в который можно полностью сосредоточиться на выбранных задачах.

3. Минимизируйте отвлекающие факторы с помощью структуры, а не силы воли

Отвлекающие факторы мешают нам выполнять свои задачи и принимать наиболее важные решения. Они особенно усиливают чувство перегруженности, так как не дают ощутить прогресс по сравнению с источником напряжения.

Когда вы пытаетесь усилием воли избавиться от отвлекающих факторов, таких как социальные сети, вы выступаете против армии лучших умов нашего поколения. Они постоянно думают, как украсть долю вашего внимания, воспользовавшись тем, что один из основателей и бывший президент Facebook – Шон Паркер назвал «уязвимостью человеческой психологии». Когда речь идет об отвлекающих факторах, структура всегда побеждает силу воли.

Несколько руководителей, с которыми мне доводилось работать, установили периоды в течение дня, когда они выключают на ноутбуках WiFi, чтобы сосредоточиться. Другие выделили получасовые интервалы, когда к ним могут зайти члены команды, чтобы задать вопросы и получить указания. «Можно вас отвлечь на 5 минут?» – теперь эту фразу в течение дня они слышат гораздо реже.

Бывший гендиректор компании Deloitte Кэти Энгельберт запретила планировать совещания одно за другим. Вместо этого она попросила свою помощницу оставлять 10-минутные промежутки для так называемых кратких моментов размышления. Короткий перерыв на отдых означал, что в конце совещания она не отвлекалась на следующее, а во время следующего не заканчивала дела по предыдущему.

Во всех этих случаях решение заключается не в том, чтобы повысить свою эффективность и успевать выполнять больше задач, принимать больше решений или побеждать больше отвлекающих факторов. Первостепенная цель ясна – упрощать. Сократите число задач, замените решения принципами и структурируйте свое время, вместо того чтобы бороться с отвлекающими факторами.

Дейн Дженсен – CEO компании Third Factor, занимающейся междисциплинарным развитием лидерства в области спорта, бизнеса, науки и государственного управления. Преподает в Школе бизнеса Кенан-Флаглера при Университете Северной Каролины, Школе бизнеса Смита Университета Куинс в Канаде. Автор книги The Power of Pressure (HarperCollins, 2021)

Статья впервые опубликована в «Harvard Business Review Россия». Оригинал статьи здесь

Что такое тайм-менеджмент? (Плюс полезные советы и рекомендации по управлению временем)

Эффективное управление временем может повысить продуктивность и убедиться, что ваши приоритеты правильно распланированы. Есть разные стратегии, которые вы можете использовать для эффективного управления своим временем. Хорошее управление временем — важный навык, для развития которого требуется практика. В этой статье мы узнаем, что такое тайм-менеджмент, почему это важно, и советы, которые помогут вам управлять своим временем.

По теме: Лучшие идеи организации домашнего офиса

Что такое тайм-менеджмент?

Управление временем — это процесс, который вы используете для максимизации продуктивности в своей рабочей жизни путем постановки целей, организации рабочего пространства и планирования того, как разделить свое время на значимые блоки, что приводит к снижению стресса и увеличению производительности.Есть много преимуществ, связанных с правильным управлением временем, и это высоко ценимый навык на рабочем месте. Это связано с тем, что люди с хорошим тайм-менеджментом максимизируют работу, которую они выполняют, что приводит к более качественной работе и более счастливой рабочей силе.

Люди с хорошими навыками тайм-менеджмента понимают, как расставлять приоритеты, избегать откладывания на потом и наслаждаться балансом между работой и личной жизнью.

Связано: Навыки управления временем: определение и примеры

Преимущества управления временем

Хорошее управление временем дает множество преимуществ.Это может принести вам пользу в следующих формах:

  • Дает вам больше времени
  • Снимает стресс
  • Способность достигать целей
  • Повышает ваш профессиональный статус
  • Расширяет возможности для карьерного роста
  • Снижает прокрастинацию
  • Повышает продуктивность
  • Лучшее качество жизни и больше свободного времени

Подробнее: Управленческие навыки: определение и примеры

Советы по эффективному управлению временем

Научиться эффективно управлять своим временем — это процесс.Вот несколько советов, которые помогут вам развить этот ценный навык:

Анализируйте свое время

Отслеживание ваших задач, чтобы отметить, сколько времени тратится на конкретные проекты, поможет вам соответствующим образом спланировать свой график. Заполнение календаря или расписания становится менее сложной задачей, когда вы понимаете, сколько времени на самом деле требуется для выполнения отдельных проектов.

Установите ограничения по времени для каждой из ваших задач

Легко позволить задачам занимать больше времени, чем вам действительно нужно.Если вы установите определенное количество времени для выполнения задачи, это поможет вам сосредоточиться и предотвратит откладывание на потом. Хорошей идеей будет предусмотреть запас времени для каждой задачи на тот случай, если они займут больше времени, чем вы предполагали, чтобы вы не использовали время, отведенное для следующей задачи.

Напишите список небольших задач

Когда у вас есть проект или задача, вы можете обнаружить, что для ее выполнения вам нужно выполнить несколько небольших задач. Если вы разделите более крупные задачи на более мелкие, более достижимые задачи, вы сможете увидеть, когда вы выполнили каждую из них и добились прогресса.

Рассмотрите свой еженедельный план в воскресенье

Выделение времени до начала рабочей недели на создание плана помогает сосредоточить внимание и прояснить, что должно произойти. Вы должны помнить, что ваше доступное время и энергия меняются с каждым днем, и вы достигнете большего, если включите эти факторы в свой план.

Составьте расширенные планы

Планирование поможет вам учесть любые непредвиденные события, которые могут произойти. Хорошая идея — составить план на следующий день накануне вечером или первым делом утром.

Выполняйте самые важные дела в первую очередь.

Вам следует постараться выполнить свои самые сложные задачи перед любой другой задачей, чтобы вам не приходилось тратить свой день на беспокойство о сложной задаче, если вы выполняете ее раньше других.

Делегируйте, когда это возможно.

В зависимости от вашей ситуации, было бы лучше использовать ваше время, чтобы найти кого-то еще, кто может выполнять определенные задачи за вас. Если вы можете делегировать более мелкие или более простые задачи, у вас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на более важных или более крупных задачах.

Избавьтесь от отвлекающих факторов.

Когда вы разделяете свое внимание между двумя или более задачами, вы не используете свое время эффективно. Примером этого является написание отчета, но остановка для проверки электронной почты. Когда вы устраните отвлекающие факторы и сконцентрируете свой ум, вы станете намного более продуктивным. Возможно, вам придется изменить свою рабочую среду, чтобы избежать деятельности, которая отвлекает ваше внимание в другом месте.

Измените свой обычный график.

Вы можете работать более эффективно, если измените свой распорядок дня.Вы можете проснуться на 30 минут раньше, но обнаружите, что получаете на 90 минут больше из-за сокращения времени в пути или из-за того, что меньшее количество людей на рабочем месте означает меньше неудобств.

Учитывайте временной запас в вашем расписании.

Если вы попытаетесь уложить слишком много вещей в свой график, вы можете обнаружить, что это контрпродуктивно. Вам нужно дать себе время подумать и расслабиться в своем расписании. Планируя свое расписание, вы должны предусмотреть дополнительное время для каждой задачи.Это поможет вам, если задача занимает больше времени, чем вы думали, а также позволит вам сосредоточиться на предстоящей задаче. Вы сохраните мотивацию и расслабитесь, если планируете свое расписание так, чтобы в него входили перерывы и время, необходимое для того, чтобы оставить свой рабочий стол.

Организуйте свое рабочее место.

Это разочарование и пустая трата времени, когда вы не можете найти предмет, который вам нужно использовать. Это также может стоить денег, если вам нужно купить замену. Это означает, что организация рабочего места является разумным вложением времени.Вы должны выбрать конкретное место для каждого предмета и создать систему хранения документов. Убедитесь, что после того, как вы использовали предмет, вы вернули его в правильное место. Найдите время в конце каждого рабочего дня, чтобы убрать беспорядок на рабочем месте и оставаться организованным.

Воспользуйтесь электронным календарем.

Вы можете вести традиционный бумажный дневник, но можете обнаружить, что электронный или онлайн-календарь намного проще в использовании. Вы можете легко планировать собрания и встречи и устанавливать будильники, чтобы напоминать вам о том, что у вас есть задачи или встречи, которые нужно посетить.

Собирайте похожие задания вместе.

Совместное планирование похожих задач означает, что вы работаете более эффективно. Вам следует попытаться прочитать все свои электронные письма за один отрезок времени или совершать телефонные звонки в указанное время.

Согласитесь на меньшее, чем совершенство.

Вы можете потратить много времени, пытаясь усовершенствовать проект. Важно выполнять свою работу как можно лучше, но примите тот факт, что вы не сможете добиться совершенства за отведенное время и перейти к следующей работе.

Научитесь говорить «нет».

Если вы всегда пытаетесь угодить всем на своем рабочем месте, принимая все задачи и отвечая «да» на все, о чем вас просят, вы можете в конечном итоге оказаться ошеломленным. Это, в свою очередь, означает, что вы не можете работать так же эффективно, потому что испытываете стресс и не имеете достаточно времени, чтобы выполнить всю работу, которую вы взяли на себя. Вам нужно научиться говорить людям «нет», если у вас уже есть достаточно проектов, чтобы заполнить свое время. Возможно, вам придется тактично объяснить, что у вас нет места в вашем расписании, но вы можете помочь позже, если им все еще понадобится помощь.

Развивайте хорошие привычки.

Чтобы вести здоровый и продуктивный образ жизни, есть привычки, которые вы должны включить в свой распорядок дня, чтобы быть здоровым человеком, включая упражнения, медитацию и здоровое питание. Когда вы здоровы и имеете хорошие привычки, вы будете сосредоточены и сможете управлять своим временем как в личной, так и в рабочей жизни.

Используйте время ожидания продуктивно.

Вам неизбежно придется тратить время на ожидание в течение дня.Это может быть в ожидании встречи или встречи или по дороге на работу. Хотя это может показаться потраченным впустую временем, вы можете повысить продуктивность за это время, послушав подкаст, прочитав полезную книгу или собрав список идей для проектов.

Работаем удаленно.

Поездки на работу или встречи могут отнять у вас значительную часть времени. Если возможно, вы могли бы подумать о том, чтобы частично или полностью выполнять свою работу из дома.

Думайте о качестве, а не о количестве.

Убедитесь, что каждая задача, которую вы выполняете, имеет значение. Сосредоточьтесь на том, чтобы приносить пользу каждой задаче и старайтесь не думать о количестве.

Не обращайте внимания на потребность во вдохновении.

Иногда вам может казаться, что вам нужно вдохновение, чтобы начать работать. Вам может быть трудно писать или выполнять задачи без него. Вам нужно использовать внимательность, чтобы облегчить выполнение задачи, когда это необходимо.

Сосредоточьтесь на результатах.

Когда у вас запланирована встреча, заранее выделите время, чтобы обдумать идеальный результат.Сосредоточьтесь на желаемом результате или результате в начале встречи. Как только результат будет достигнут, встречу можно закончить, что позволит вам сэкономить время и вернуться к работе.

Вести список выполненных задач.

Ведите список задач и проектов, которые вы завершили, с отметками о том, сколько времени на их выполнение. Ваши достижения сохранят ваше сознание в позитивном ключе, а время поможет вам спланировать будущие задачи.

Не выполняйте одновременно несколько задач.

Сосредоточьтесь на одной задаче за раз и избегайте многозадачности, если вы хотите быть максимально продуктивным.

Помните об общей картине.

Легко забыть, в каком направлении должен двигаться ваш проект, когда вы концентрируетесь на небольших блоках работы. Вам следует часто посещать более крупную цель проекта, чтобы сохранить фокус.

Организуйте свой почтовый ящик.

Организованная система электронной почты помогает эффективно управлять входящей электронной почтой.Воспользуйтесь всеми функциями, которые предлагает ваш поставщик услуг электронной почты. Фильтруйте и маркируйте электронные письма, направляйте несрочные входящие электронные письма в разные ящики, чтобы вы могли их читать, когда у вас есть время, и используйте шаблоны для отправки ответов, где это возможно.

Лучшие методы управления временем — Clockify

Что такое методы управления временем?

Само управление временем вращается вокруг выбора — вы решаете, что вам нужно сделать, когда вам нужно закончить и какие задачи вам нужно решить, чтобы достичь своих целей.

Если вы решите сделать ценные и целенаправленные задачи приоритетом, закончите их до установленного срока, но при этом оставите время для того, чтобы вести здоровый образ жизни, вы сможете сказать, что вы успешно распорядились своим временем. Но как это сделать?

Что ж, используя правильные методы тайм-менеджмента.

Методы управления временем — это набор правил и принципов, которым вы должны следовать, чтобы более продуктивно и эффективно распоряжаться своим временем, принимать более качественные и быстрые решения, а также достигать большего за меньшее время и с меньшими усилиями.

Существует множество методов управления временем, основанных на утвержденных передовых методах управления временем:

  • Запишите, что вам нужно сделать сегодня
  • Работа над важными и неотложными задачами в первую очередь
  • Экономия времени на приоритетные задачи, рутинные задачи, но и перерывы
  • Правильное управление стрессом
  • Надлежащее управление командой
  • Отслеживание прогресса проекта и выявление задержек

Большинство техник управления временем связаны с одним или несколькими из перечисленных пунктов, и вы можете сделать выбор в пользу своих методов управления временем, посмотрев, что вы хотите улучшить в своей повседневной жизни.

Кроме того, вам также необходимо принять во внимание навыки управления временем, которые вам необходимо улучшить, и ваш личный стиль управления временем.

Навыки тайм-менеджмента

Навыки эффективного тайм-менеджмента включают:

  • Установка целей SMART — убедитесь, что цели, которые вы ставите перед собой, являются конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и привязанными к срокам.
  • Эффективное планирование — убедитесь, что у вас есть четкие цели, а также определенные задачи и ресурсы, чтобы составить четкий план, который приведет вас к вашим целям.
  • Управление стрессом — убедитесь, что вы справляетесь со стрессом с помощью стратегий и тактик снятия стресса, чтобы чувствовать себя более расслабленно во время работы.
  • Правильное делегирование задач — делегирование задач помогает облегчить рабочую нагрузку и поделиться ею с компетентными коллегами и сотрудниками.
  • Избегайте отвлекающих факторов — отвлекающие факторы отнимают время, которое вы должны работать (или даже отдыхать), поэтому вы должны научиться их избегать.
  • Однозадачность — сосредоточение внимания на одной задаче за раз помогает добиться качественных конечных результатов намного лучше, чем при одновременном выполнении нескольких задач.
  • Сказать «Нет» — это маленькое двухбуквенное слово поможет вам сэкономить больше времени на собственные приоритеты.
  • Установка приоритетов — Если вы потратите время на правильные задачи, это потребует меньше усилий, но принесет лучшие результаты. Это также известно как правило 20/80 или принцип Парето.
  • Как победить промедление — Определите причины вашего промедления и устраните их.

Чтобы улучшить свои усилия по управлению временем, вам необходимо практиковать эти навыки.

Стили тайм-менеджмента

Не все техники тайм-менеджмента подходят всем — мы не все работаем одинаково, поэтому не все сталкиваемся с одинаковыми проблемами тайм-менеджмента. У всех есть преобладающий метод управления временем в работе, т.е.е. стиль управления временем, который приносит свои собственные проблемы управления временем — если вы задумаетесь над этим, вы можете обнаружить, что вы:

Время мученика

Вы заполняете свое расписание запросами от других, вместо того, чтобы сосредоточиться на том, что для вас важно. Ваши собственные задачи кажутся вам слишком большой ответственностью, поэтому вы ухватываете шанс взять на себя что-нибудь еще — вы получаете одобрение от других, но пренебрегаете задачами, которые могут принести вам самоутверждение.

Проблемы : многозадачность, пропущенные сроки, неэффективное планирование, пропуск перерывов

Прокрастинатор

Time Martyrs хотя бы берутся за чужие задачи — Прокрастинаторы откладывают работу над всем, что хоть как-то важно.Некоторые утверждают, что они лучше работают под давлением, но результаты, которые они получают, часто сдерживаются стрессом и тревогой, которые приносит эта практика.

Проблемы : пропущенные сроки, неэффективное планирование, многозадачность

Дистрактор

Ваше сердце в нужном месте, но вас легко отвлечь. Случайный запрос коллеги с такой же вероятностью привлечет ваше мимолетное внимание, как и 20-минутный телефонный звонок от вашего владельца.

Проблемы : многозадачность, пропущенные сроки, неэффективное планирование

Заниженная оценка

По вашим оценкам, выполнение задачи займет у вас гораздо меньше времени, чем на самом деле — вы редко укладываетесь в оптимистичные сроки.

Проблемы : пропущенные сроки, неэффективное планирование

Пожарный

Вы пытаетесь решить все самостоятельно, прямо сейчас — вы постоянно тушите «пожары» направо и налево, и не чувствуете себя удовлетворенным, если не работаете над 10 задачами одновременно и не чувствуете себя «занятым». Как только вы закончите с этим, вы просто спрашиваете: «Что дальше?» — это практика, которая рано или поздно приведет вас к выгоранию.

Проблемы : пропущенные сроки, пропуск перерывов, неэффективное планирование

Перфекционист

Вы похожи на прокрастинатора и отвлекающего человека, но ваша неспособность завершить задачу имеет по крайней мере благородную причину — вы хотите, чтобы все было идеально.Вы будете работать сверхурочно и вкладывать все свои силы в реализацию высококачественного проекта — но вы часто не знаете, как бросить работу, пока впереди, поэтому вы можете пропустить сроки и рискуете выгореть.

Проблемы : пропущенные сроки, пропуск перерывов

Все проблемы, перечисленные вместе с вашими стилями управления временем, могут быть решены, и все необходимые навыки управления временем могут быть усовершенствованы, если вы только выберете правильные методы управления временем.

01.

Помидор

Обзор

Вы разбиваете свою работу на 25-минутные рабочие сессии (pomodoros) и 5-минутные перерывы. После 4 циклов сделайте 20-минутный перерыв.

Разработанная Франческо Чирилло техника Pomodoro получила свое название в честь кухонного таймера в форме Pomodoro, который Франческо использовал для отслеживания прогресса в своей работе.

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, управление стрессом, избегание отвлекающих факторов, однозадачность, расстановка приоритетов, отказ от ответа

Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, пропуск перерывов, многозадачность, пропущенные сроки

Как это работает

  1. Установите таймер на 25 минут
  2. Сосредоточьтесь на своей работе в течение этих 25 минут
  3. Остановить, как только сработает сигнал тревоги
  4. Сделайте перерыв на 5 минут
  5. Возобновить работу еще на 25 минут после перерыва
  6. После четырех 25/5 минутных циклов сделайте 20-минутный перерыв
  7. Повторяйте процесс до тех пор, пока не закончите с задачей или проектом

Для этой цели вы можете попробовать таймер Pomodoro в Clockify или узнать больше о том, как начать использовать Pomodoro.


Преимущества
  • Более точная оценка времени для вашей работы
  • Фиксированное время работы — у вас больше шансов сосредоточиться
  • Регулярные перерывы помогают исключить выгорание и улучшить работу
  • Помидоры — простой способ отслеживать прибыльность и производительность

Недостатки

Вы должны прекратить работу по истечении 25 минут — если у вас все хорошо, это контрпродуктивно.

После фиксированных интервалов — предписанные сеансы 25/5 минут могут не сработать для вас

02.

Канбан

Обзор

Визуальный метод управления временем, который помогает вам следить за ходом выполнения ваших проектов — вы отслеживаете, как задачи перемещаются по столбцам с разными обозначениями.

Этот метод был разработан в 1940-х годах в Японии Тайити Оно для компании Toyota Automotive с целью повышения производительности и эффективности производства.

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, SMART-цели, правильное делегирование задач, однозадачность

Проблемы, которые он решает : многозадачность, пропущенные сроки, неэффективное планирование

Как это работает

Вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами, ручку и бумагу или доску и стикеры.

Определите количество этапов в вашем проекте или задаче и создайте столбцы. Например, вы можете создать четыре столбца и перемещать задачи в проекте по этим этапам:

  • Backlog — вы проводите мозговой штурм и определяете здесь все свои задачи. Затем вы решаете, какие задачи вы должны переместить в столбец To Do, а какие задачи могут ждать своей очереди.
  • To Do — это задачи, над которыми вы будете работать
  • In Progress — задачи, над которыми вы сейчас работаете
  • Done — задачи, которые вы выполнили

Преимущества
  • Нет универсального шаблона, что означает, что вы можете настроить принципы в соответствии со своими потребностями.
  • Четкое визуальное представление всей вашей рабочей ситуации: прямое представление вашего прогресса в проекте
  • Вы можете разбить проект на небольшие управляемые задачи и отслеживать их прогресс по всем направлениям.
  • Команда, скорее всего, сосредоточится на выполнении своих задач, чтобы попасть в столбец «Готово».

Недостатки
  • Не существует универсального шаблона, а это означает, что создание доски Канбан может занять много времени, поскольку вам нужно решить, сколько столбцов включить и как их назвать
  • Канбан не помогает напрямую выполнять задачи по заказу с точки зрения важности и срочности
  • Может быть трудно предсказать, когда ваша команда завершит задачи (и проект), потому что единственный показатель прогресса — движение по столбцам; нет временной составляющей

03.

Все готово

Обзор

Пятиэтапный метод, позволяющий продумать задачи и превратить их в простой список дел.

Getting Things Done (GTD) был представлен Дэвидом Алленом в его книге Getting Things Done: The Art of Stress Free Productivity.

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, расстановка приоритетов, цели SMART

Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование

Как это работает

  1. Захват — отметьте каждую задачу, которая приходит на ум
  2. Уточнение — определите, является ли задача выполнимой и есть ли в ней конкретные шаги, которые вы можете изложить и выполнить.
  3. Организовать — храните задачи под разными ярлыками и снабжайте их контекстом (например,дом, офис, просьба Тома)
  4. Обдумывайте — время от времени пересматривайте свои задачи: каков следующий шаг для выполнения задачи? Вам действительно нужно закончить это на этой неделе?
  5. Взаимодействие — после того, как вы отметили, определили как требующие действий, должным образом зарегистрировали и проанализировали свои задачи, просто начинайте работать над ними

Преимущества
  • Вы будете держать все свои задачи, задания и проекты в перспективе
  • Вы очистите голову, когда выложите перед собой все задачи, которые только можете придумать.
  • Вы можете использовать GTD для повышения личной и профессиональной производительности

Недостатки
  • Вы должны использовать свою силу воли, чтобы продвигаться в своей работе — GTD не дает рекомендаций по устранению отвлекающих факторов
  • Организация задач происходит по контексту, а не по проектам, что может быть бесполезным для людей, которые привыкли анализировать задачи по отношению к своему проекту
  • Слишком большое количество пунктов в списке может сделать его неэффективным, так как у вас будет меньше шансов правильно структурировать свой день

04.

Съешь эту лягушку

Обзор

Эта техника тайм-менеджмента направлена ​​на расстановку приоритетов задач. Вы выбираете самую важную или худшую задачу (это ваша «лягушка») и завтра решаете ее первым делом. Закончив со своей «лягушкой», вы можете переходить к другим задачам на день, но не раньше.

Это может быть задача, требующая всего вашего внимания (из-за ее важности или сложности), которую вы избегали (потому что она скучная, требовательная или трудная).

Идея «Съешь эту лягушку» была разработана Брайаном Трейси в его книге «Съешь эту лягушку! 21 отличный способ перестать откладывать дела на потом и сделать больше за меньшее время».

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, расстановка приоритетов, цели SMART

Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, многозадачность, пропущенные сроки

Как это работает

Вы должны идентифицировать задачи в зависимости от их приоритета и соответственно маркировать:

  • Задача A — самая важная задача, которую вы должны решить в первую очередь, иначе вы столкнетесь с последствиями.
  • Задача B — вторая по важности задача, которую вы должны решить после задачи A. Менее важная, но все же жизненно важная.
  • Задача C — задача, которую вы могли бы выполнить, но не пострадали бы от последствий, если бы ее не выполнили.
  • Задача D — задача, которую вы в идеале должны делегировать кому-то другому и выделить это время на задачу A.
  • Задача E — задача, которую на самом деле не нужно выполнять, поэтому вы можете ее устранить.

Преимущества
  • Выполнение самого важного или худшего дела утром первым делом гарантирует, что остальные пункты вашего ежедневного расписания будет легче выполнить — это будет мотивировать и заряжать вас энергией
  • Расстановка приоритетов становится проще
  • У вас будет остаток дня для более увлекательных задач

Недостатки
  • Трудное и деморализующее начало дня
  • Это может быть жестким и непрактичным, если ваша самая важная задача меняется в течение дня

05.

Таймбоксинг

Обзор

Вы назначаете периоды времени (временные рамки) действиям; вы работаете в течение этого периода времени, а затем останавливаетесь, когда истечет установленное время. Timeboxing часто включает фиксированные сроки, поэтому он используется в управлении проектами.

Timeboxing работает как более общий подход к технике Pomodoro — вместо 25-минутных сессий (временных рамок) период времени в пределах timebox не так фиксирован.

Джеймс Мартин был первым, кто объяснил эту технику более подробно в одной из глав своей книги «Быстрая разработка приложений».

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, избегание отвлекающих факторов, однозадачность, расстановка приоритетов

Проблемы, которые он решает : пропущенные сроки, неэффективное планирование, многозадачность, пропуск перерывов

Как это работает

  1. Составьте список всех ваших занятий и задач
  2. Решите, чего вы хотите достичь с помощью этих задач — определите свои цели
  3. Если задача важна и требует особого внимания, выделите ей более длительный период времени (например, 1 или 2 часа)
  4. Если это сложная задача, проанализируйте ее и выделите более короткие периоды времени (например, 20-30 минут) на ее части, чтобы упростить управление задачей
  5. Начните с первой задачи и постепенно спускайтесь вниз
  6. Когда отведенное для задачи время истекло, прекратить в ней работу
  7. Сделайте перерыв
  8. Просмотрите, чего вам удалось достичь
  9. Обратите внимание на другие временные рамки в вашем расписании

Преимущества
  • Отлично подходит для большого количества небольших задач — будет легче отслеживать их и решать их, если они уложены в временные рамки
  • Сроки — важный компонент, поэтому вы будете сосредоточены на достижении как можно большего, пока не истечет срок.
  • У прирожденных перфекционистов будет меньше времени на настройку каждой детали, так как им придется перейти к следующей задаче в расписании.
  • Timeboxing не позволяет выполнять многозадачность, поэтому вы можете сосредоточиться на одной задаче за раз.

Недостатки
  • Вы должны прекратить работу над задачей, когда истечет время для ее выполнения, что контрпродуктивно, когда вы погружаетесь в задачу
  • Может быть сложно придерживаться строгого графика, определяемого временными рамками, если учесть неизбежные перерывы, такие как телефонные звонки.
  • Ваши расчеты тайм-бокса могут быть отключены.Слишком короткие временные рамки — возможно, вам придется остановиться еще до того, как вы погрузитесь в задачу. Слишком длинные временные рамки — вы можете потерять фокус или начать откладывать время, чтобы скоротать время до конца временного окна.

06.

Блокировка времени

Обзор

Вы выделяете время для определенного действия или задачи и работаете над этим в течение этого периода времени.

Эту технику тайм-менеджмента популяризировал Илон Маск.

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, избегание отвлекающих факторов, однозадачность, установка приоритетов, цели SMART

Проблемы, которые он решает : пропущенные сроки, неэффективное планирование, многозадачность, пропуск перерывов

Как это работает

Блокировка времени делится на 4 этапа:

  1. Этап планирования:
    • Определите свои задачи и действия, определите приоритеты
  2. Этап блокировки:
    • Назначьте каждой задаче определенный временной блок — количество минут или часов, с конкретными днями, временем начала и окончания, отмеченными в вашем календаре
    • Временной блок может быть короче, например, 10 минут, или длиннее, например, 90 минут.Это зависит от уровня приоритета задачи
    • Заблокируйте больше времени для приоритетных задач; также распределите эти задачи с тем временем дня, когда вы наиболее продуктивны.
    • Заблокируйте свое менее продуктивное время дня для менее важных задач
    • Отметить все в календаре: день, время начала и время окончания
  3. Актерская сцена:
    • Начать работу над первой ежедневной задачей (обычно это ваша приоритетная задача)
    • Работайте по графику
    • Делайте перерывы между временными блоками и планируйте эти перерывы
    • Сохраняйте гибкое представление о своем графике блокировки времени: если вы получили срочную задачу, заблокируйте для нее соответствующее количество времени и начните работать над ней как можно скорее
  4. Этап доработки:
    • Если вы видите, что задача занимает больше или меньше времени, чем вы предполагали, измените расписание для других задач, которые вы запланировали на этот день

Преимущества
  • Комплексный способ отслеживания рабочего дня
  • Прекрасно сочетается с идеей Кэла Ньюпорта о глубокой работе, поскольку вам нужно придерживаться фиксированного графика, когда вы сосредоточитесь на задаче
  • Вы почувствуете, что лучше контролируете свою рабочую нагрузку

Недостатки
  • Неожиданные перерывы могут нарушить ваш график
  • Как и в случае с Timeboxing, ваши расчеты времени могут быть отключены — вы можете откладывать дела, ожидая завершения слишком длительного временного блока, или спешить, чтобы побить время в течение слишком короткого временного блока.
  • Трудоемкое планирование временных интервалов в календаре для всех ваших занятий каждый день

07.

Inbox-Zero

Обзор

Подход к управлению почтовым ящиком — вы стремитесь, чтобы почтовый ящик оставался пустым или почти пустым.

Подход был разработан Мерлином Манном, экспертом в области производительности.

Навыки управления временем, которые он улучшает : избегание отвлекающих факторов, однозадачность, установка приоритетов, управление стрессом, эффективное планирование

Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, многозадачность

Как это работает

Чтобы получить нулевой почтовый ящик, вам необходимо:

  • Определите время дня, в которое вы будете работать над управлением своим почтовым ящиком — придерживайтесь этого времени
  • Отключить уведомления и не оставлять вкладку электронной почты в браузере открытой
  • Расставьте приоритеты для своих писем:
    • Немедленно отвечайте на самые важные электронные письма, и на электронные письма, на которые вы можете быстро ответить
    • Переместите электронные письма, ответ на которые у вас займет больше времени, в папку «требуется ответ» (выделите на эти ответы часть своего времени «Управление входящими сообщениями»).
    • Решите, какие сообщения вы можете делегировать, а затем отправьте их другим членам команды
    • Удалить и заархивировать ненужные или старые сообщения

Преимущества
  • Отличный метод управления почтовым ящиком с большим объемом трафика
  • Уменьшает количество непрочитанных сообщений, которые мешают вам найти важные электронные письма
  • Сосредоточен на распределении управления почтовыми ящиками только на определенную часть дня, чтобы вы не отвлекались на электронные письма в течение дня

Недостатки
  • Требуется много времени, учитывая необходимость пересылки, архивирования и удаления большого количества сообщений
  • Имеет дело только с управлением почтовыми ящиками, поэтому его нужно комбинировать с другими методами управления временем, которые ориентированы на управление задачами и проектами.
  • Проблема для людей, которые общаются с клиентами и коллегами по электронной почте — важные электронные письма могут быть потеряны

08.

У кого есть обезьяна

Обзор

Основное внимание в этом методе уделяется делегированию задач и в основном он нацелен на менеджеров проектов, хотя другие тоже могут его использовать. Обезьяны — это задачи, и вы должны подумать, как с ними справляться.

Есть 3 типа «обезьян» и управляемое время:

  • Время, назначенное боссом: действия, необходимые боссу
  • Системное время: запросы и вопросы коллег
  • Самостоятельное время: действия, которые вы решили предпринять.Вы можете использовать его для своих собственных задач и идей (свободное время) или для решения проблем и запросов подчиненных (время, установленное подчиненным)

Вы стремитесь исключить время, навязанное подчиненными, систему контроля и время, установленное начальником, и увеличить дискреционное время.

Принцип основан на книге Уильяма Онкена «Управление временем управления: у кого есть обезьяна».

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, правильное делегирование задач, установка приоритетов, SMART-цели, управление стрессом, однозадачность

Проблемы, которые он решает : многозадачность, неэффективное планирование

Как это работает

  1. Распознать и описать «обезьяну» — указать, что это за задача, и какие действия необходимы для ее выполнения
  2. Назначьте «обезьяну» — назначьте «обезьяну» человеку
  3. Застрахуйте «обезьяну» — убедитесь, что человек правильно обращается с «обезьяной»:
    • Если обезьяна важна и не допускает ошибок, вам следует порекомендовать, что следует делать, и действовать, если необходимо.
    • Если вы уверены, что человек, назначенный с обезьяной, сможет с этим справиться, действуйте, а затем дайте совет
  4. Проверка «обезьяны» — укажите, когда вы будете обеспечивать наблюдение за обезьяной, чтобы убедиться, что все в порядке.

Преимущества
  • Менеджеры могут эффективно использовать свое время
  • Решать проблемы сотрудников становится проще
  • Дает четкое представление о том, кому и что назначено.
  • Простой способ делегирования задач

Недостатки
  • Имеет дело только с управлением и делегированием задач — следует комбинировать с другими методами управления временем для повышения производительности в целом

09.

Метод действия

Обзор

Метод действий основан на предпосылке, что все является проектом: вы рассматриваете все свои действия как проекты, анализируете и управляете ими соответственно. Таких проектов может быть:

  • Управляйте своими финансами
  • Административная работа
  • Сеть
  • Все, что угодно

Навыки управления временем, которые он улучшает : SMART-цели, эффективное планирование

Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование

Как это работает

  • Пометьте все свои повседневные дела как проекты и разбейте их на три этапа, чтобы сделать их более управляемыми:
  • Action Steps: задачи в проекте, которые помогут вам продвигаться вперед — переработка предложения, отправка готового программного обеспечения, отладка вашего последнего приложения.
  • Ссылки: заметки, список ссылок на соответствующие исследования, очерки. Все, что напрямую не способствует прогрессу, но служит ориентиром.
  • Задействованные предметы: все идеи и планы, над которыми вы в настоящее время не работаете, но которые могут когда-нибудь претвориться в жизнь

Преимущества
  • Просмотр всех ваших повседневных действий как проектов означает, что у вас будут шаги, изложенные для каждого действия, поэтому вы, вероятно, будете быстрее и эффективнее

Недостатки
  • Это отнимает много времени и потенциально утомительно — рассматривать все как проект означает, что вы потратите много времени на планирование
  • Нет расписания для проверки отстающих — нет ясности, когда и нужно ли вам заниматься этими вопросами

10.

Матрица Эйзенхауэра

Обзор

Техника управления временем, при которой задачи распределяются по приоритетам, известна как матрица Эйзенхауэра — эта методика основана на маркировке каждой задачи как важной / не важной и срочной / несрочной.

Вы оцениваете задачи по их важности и срочности и решаете их в соответствии с этим.

Матрица Эйзенхауэра названа в честь американского президента Эйзенхауэра, который был известен своей продуктивностью во время своего пребывания в должности.

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, расстановка приоритетов, однозадачность, отказ от отвлекающих факторов, SMART-цели, правильное делегирование задач

Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, пропущенные сроки, многозадачность

Как это работает

Перечислите все свои задачи и разделите их на 4 квадранта:

  • 1 квадрант — Задачи важные и срочные.Вы должны сделать это немедленно.
  • 2-й квадрант — Задачи важные, но несрочные. Вы должны составить план, когда будете их решать.
  • 3-й квадрант — Задачи не важные, но срочные. Вы должны делегировать эти задачи своим коллегам.
  • 4-й квадрант — Задачи, которые не являются важными и не срочными. Вы должны полностью исключить их из своего расписания.

Преимущества
  • Простой принцип расстановки приоритетов
  • Позволяет рассмотреть, какие задачи вы можете делегировать или исключить.

Недостатки
  • Могут возникнуть сложности с определением важности и срочности задач
  • Существующая предвзятость может помешать вам полностью реализовать эту технику — вы почувствуете побуждение сосредоточиться на неотложных задачах, которые не обязательно важны

11.

Биологический прайм-тайм

Обзор

Ваше биологическое прайм-тайм — это время суток, когда у вас самый высокий уровень энергии, поэтому вы, скорее всего, будете продуктивны в своей работе.

Как только вы определите свое биологическое прайм-тайм, вы сможете распределить на это время свои самые важные, приоритетные задачи.

Термин «биологический прайм-тайм» был впервые введен Сэмом Карпентером в его книге «Работа с системой»

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, расстановка приоритетов, избегание отвлекающих факторов, SMART-цели

Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование

Как это работает

  • Вам придется поэкспериментировать со своей работой в течение нескольких дней, скажем, 20 дней
  • Отслеживайте вашу концентрацию, энергию, мотивацию и объем внимания в эти дни
  • Лучше всего отслеживать эти переменные в течение фиксированного периода времени, например, с 9 утра до 5 вечера каждый день
  • График результатов каждый час и каждый день
  • Через 20 дней проанализируйте свои результаты — вы обязательно заметите, что определенное время суток выделяется как время, когда вы могли выполнить больше всего работы
  • После того, как вы определили наиболее продуктивные часы дня за эти 20 дней, начните распределять на это время свои будущие приоритетные задачи
  • Распределите менее важные задачи по периодам времени, когда вы заметили, что ваша концентрация, уровень энергии и продолжительность концентрации внимания низкие

Преимущества
  • Вы определите, когда вы наиболее продуктивны, и сможете распределить все важные задачи на этот период времени
  • Вы определите, когда вы менее продуктивны, и сможете выделить менее важные, но все же жизненно важные действия, такие как управление электронной почтой и телефонные звонки

Недостатки
  • Вам придется часто настраивать и изменять свой распорядок дня и отслеживать его в течение более длительного времени, если вы хотите правильно определить свое биологическое прайм-тайм.
  • Если вы кому-то подчинены и должны придерживаться дедлайнов, зная, что ваше пиковое биологическое время бесполезно — вам придется работать в соответствии с запросами и сроками начальства

12.

Журнал производительности

Обзор

A 18 Journal чем-то похож на обычный дневник, только вы не делаете в нем никаких личных мыслей, вы в основном отмечаете свои действия — действия, которые вы можете завершить, а затем обдумать.

Эта техника универсальна в действиях, в которых вы отмечаете, поэтому вы можете:

  • Запишите свои идеи и рабочие мысли — вы сможете воплотить их в жизнь позже
  • Запишите все задачи, которые вы выполнили в течение дня — действия, которые вы выполнили, и вы можете размышлять о
  • Перечислите все задачи, которые вам предстоит решить на следующий день — действия, которые вас ждут

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, расстановка приоритетов, цели SMART

Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, несоблюдение сроков

Как это работает

  1. Каждый день составляйте свой список дел в записной книжке или в соответствующем программном обеспечении — делайте задачи простыми, ясными и доступными
  2. Отслеживайте количество времени, которое у вас уходит на выполнение каждого элемента — вы можете использовать Clockify для этой цели и сохранять элементы из вашего списка дел как записи времени
  3. Анализируйте свои временные результаты и соответствующим образом корректируйте свои будущие списки дел
  4. Для получения более подробной информации вы также можете:
    • Оцените свою продуктивность для каждого элемента по шкале от 1 до 10
    • Составьте список, что вас отвлекает (социальные сети, YouTube, телефон), чтобы с большей вероятностью их избежать
    • Разбейте каждый элемент в вашем списке дел на более мелкие, более управляемые задачи
    • В дополнение к задачам установите цели, которые вы хотите достичь с помощью этих задач или групп задач
  5. Подумайте о своем дне, записав комментарии к:
    • Какие задачи вы успешно выполнили
    • С какими проблемами вы столкнулись
    • Смогли ли вы их преодолеть

Преимущества
  • Хранит всю вашу историю производительности — у вас будут все ваши идеи, списки дел, сроки выполнения задач и проектов в одном месте
  • Запишите свои проблемы, чтобы избавиться от стресса

Недостатки
  • Журнал может стать неструктурированным — многое зависит от вашей способности структурировать журнал, так как для этого нет четких правил.
  • Возможно, слишком подробный отчет о результатах вашей продуктивности — вам, возможно, придется потратить некоторое время на поиск, чтобы найти список прошлых дел, прокомментировать конкретную задачу и аналогичные элементы в журнале

13.

Метод Сайнфельда

Обзор

Особая календарная система, которая, как утверждается, была вдохновлена ​​цитатой Джерри Сайнфельда о продуктивности: «Не рвите цепочку».

Каждый день, когда вы работаете над навыком, вы отмечаете этот день красным цветом и формируете цепочку «красных» дней. Если день не работаешь, красным не помечаешь, «цепочку рвешь».

Навыки управления временем, которые он улучшает : SMART цели

Решаемые проблемы : пропущенные сроки

Как это работает

Например, вы хотите улучшить свои навыки программирования:

  1. Вы получаете красный маркер и большой календарь, который показывает все дни в году
  2. Каждый день, когда вы кодируете, даже на короткий период времени, вы отмечаете этот день красным маркером
  3. Дни, отмеченные красным, продолжают увеличиваться по мере того, как вы продолжаете кодировать каждый день, и они образуют цепочку
  4. Если вы пропустите день кодирования, вы не отметите этот день красным цветом и «разорвете цепь».
  5. Кодируйте каждый день, чтобы «не разорвать цепочку»
»
Преимущества
  • Наблюдая за ростом цепочки дней, отмеченных красным, вы почувствуете мотивацию продолжать ее и каждый день совершенствовать свои навыки.
  • Вы будете стремиться работать и прогрессировать каждый день, поэтому у вас будет меньше шансов откладывать на потом, когда вы спешите выполнить некоторую работу до конца дня

Недостатки
  • Каждый день вы должны выбирать задачу, которая достаточно актуальна для вашего мастерства, но также достижима, что может быть непросто
  • Иногда вам будет сложно найти время для работы из-за других приоритетов и обязательств, поэтому вам, возможно, придется «разорвать цепь».

14.

Правило 10 минут

Обзор

Вы говорите себе, что поработаете над задачей 10 минут. По истечении 10 минут вы определяете, останетесь ли вы или продолжите.

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, управление стрессом, однозадачность, установка приоритетов

Проблемы, которые он решает : многозадачность, пропуск перерывов

Как это работает

  1. Выберите задачу
  2. Немедленно приступить к работе
  3. По прошествии десяти минут подумайте о своей сосредоточенности и терпении: вы хотите прекратить работу над задачей или вы хотите продолжить еще 10 минут?
  4. Работайте в течение 10-минутных периодов времени, пока вы не захотите прекратить работу над этой задачей в течение дня

Преимущества
  • Разбивка задачи на небольшие отрезки времени поможет вам получить импульс, потому что вы обязаны работать над ней только 10 минут за раз
  • Когда вы работаете всего 10 минут за раз, вы не чувствуете себя перегруженным даже при выполнении больших задач
  • Учитывая, что 10 минут — это небольшой промежуток времени, есть вероятность, что вы продолжите работать еще несколько 10-минутных сетов после первого.
  • Начало работы сразу после выбора задачи означает, что у вас не будет времени на негативные мысли и прогнозы
  • Меньше шансов откладывать дела на потом — у вас появится привычка сразу же погрузиться в работу
  • С психологической точки зрения, 90-минутную задачу легче решить как 9×10-минутные блоки

Недостатки
  • Остановка каждые 10 минут, чтобы подумать, не встанете ли вы еще на 10 минут работы, может отвлекать, особенно если вы погрузились в задачу

15.

Список дел

Обзор

Вместо того, чтобы перечислять то, что вам нужно сделать, вы перечисляете свои достижения и задачи, которые вы уже выполнили за определенный период времени.

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, управление стрессом

Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование

Как это работает

  1. В конце каждой рабочей недели выделяйте 10-15 минут, чтобы записать все, что вы сделали
  2. Рядом с каждым элементом укажите то, что вы узнали во время работы над ним
  3. Также для каждого элемента отметьте, что вы могли бы сделать по-другому в следующий раз, чтобы улучшить свои результаты.

Преимущества
  • Дает вам представление об объеме проделанной работы и о том, сколько работы вам осталось выполнить
  • Это мотивирует видеть, сколько вы достигли за определенный период времени
  • Простой способ отслеживать свой прогресс

Недостатки
  • Знание того, что вы уже закончили, дает вам общее представление о том, какой объем работы у вас есть на предстоящий период, но вы не получаете никаких подробностей — никаких установленных сроков, никакого конкретного количества задач и проектов

16.

Список запретов

Обзор

В отличие от классического списка дел — вы перечисляете все задачи и действия, которые не будете выполнять.

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, управление стрессом

Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование

Как это работает

  1. Вы составляете список перед каждым рабочим днем ​​
  2. Отметьте все задачи, идеи и привычки, которые вы НЕ стремитесь делать или думать о
  3. Это могут быть отвлекающие факторы, чрезмерно амбициозные идеи, над которыми объективно некогда работать, или вредные привычки, от которых вы хотите отказаться.
  4. Включите слово «Не делайте этого» перед каждым элементом в списке.
  5. Перечеркните каждый предмет в конце дня, если вам удалось его избежать

Преимущества
  • Перечислив все виды деятельности, на которых вы больше не будете сосредотачиваться, вы мысленно отпустите их и освободите больше времени для важных дел
  • Держит вас под контролем в отношении ваших вредных привычек, таких как времяпрепровождение в социальных сетях, когда вам следует работать
  • Облегчает делегирование задач, так как вы сможете определить, какие задачи вы выполняете, но вместо этого следует делегировать

Недостатки
  • Не дает подробностей о задачах, которые вы должны выполнить

17.

Flowtime Technique

Обзор

Вы устанавливаете определенный период времени от 10 до 90 минут и используете его в качестве экспериментальных временных рамок для своей работы. Если вы обнаружите, что можете сосредоточиться после истечения периода времени, вы продолжаете работать. Если вы обнаружите, что больше не можете сосредоточиться, сделайте перерыв.

Эта техника проистекает из техники Помидора, но она менее жесткая с точки зрения времени на рабочие сессии и перерывы. Это также похоже на технику Timeboxing, только вам предлагается подумать о том, продолжите ли вы работать по истечении времени, а не принудительно останавливаться.

Flowtime был разработан инженером-программистом Дионатаном Моура в 2015 году.

Навыки управления временем, которые он улучшает : управление стрессом, однозадачность

Проблемы, которые он решает : многозадачность

Как это работает

С предварительно установленным количеством минут для начальной рабочей сессии:

    Выберите задачу
  1. Решите поработать определенное время (например, 30 минут) и установите таймер
  2. Вы работаете до остановки таймера
  3. Затем вы думаете, сможете ли вы сосредоточиться на задаче еще несколько минут.Например, если вы обнаружите, что можете сосредоточиться еще на 10 минут, установите будильник на 10 минут
  4. Когда истечут 10 минут, спросите себя, сможете ли вы сосредоточиться на большее время
  5. В любой момент, когда истечет заданный период времени (через 30 минут или после дополнительных 10 минут), если вы обнаружите, что больше не можете сосредоточиться, сделайте перерыв

Вы можете запустить таймер в Clockify, как только начнете работать. Остановите таймер, чтобы узнать, сколько времени вы потратили на этот рабочий сеанс.Когда почувствуете, что вам нужен перерыв, прекратите работу


Преимущества
  • Вы получаете преимущества рабочих сессий / перерывов Pomodoro + больше свободы в выборе продолжительности рабочих сессий и перерывов
  • Если вы считаете, что ваш первоначальный выбор количества минут для рабочего сеанса слишком велик, вы можете изменить его в следующий раз.
  • Используя счетчик времени, чтобы увидеть, когда вы наиболее продуктивны, вы можете узнать, когда вы можете сосредоточиться дольше всего

Недостатки
  • Отсутствие установленного времени для продолжительности рабочих занятий может привести к тому, что вы забудете о перерывах и рискуете выгорать
  • Задачи синтаксического анализа полностью зависят от вас — вам может не удастся разбить их на управляемые фрагменты
  • Общее отсутствие правил

18.

Наибольшая цель

Обзор

Вы определяете свою самую важную цель и каждый день выделяете время для работы над ней.

Грег МакКаун разъяснил эту концепцию в своей книге «Эссенциализм: дисциплинированное стремление к меньшему».

Навыки управления временем, которые он улучшает : цели SMART, эффективное планирование, управление стрессом, однозадачность, установка приоритетов

Проблемы, которые он решает : многозадачность, неэффективное планирование

Как это работает

  1. Вы выбираете свою наивысшую цель
  2. График работы 2 часа каждый день
  3. Лучше всего запланировать эти 2 часа на раннее время дня, когда большинство людей спит, чтобы никто не отвлекал вас
  4. Придерживайтесь графика
  5. Избегайте социальных сетей, YouTube и других отвлекающих факторов в это время
  6. Работайте только над своей главной целью в течение этих 2 часов
  7. Оставить остаток дня для других дел

Преимущества
  • Работая над задачей непрерывно в течение 2 часов, вы тренируете свои способности к глубокой работе
  • Вы, вероятно, добьетесь большого прогресса в выполнении задач, которые приводят к вашей главной цели, поскольку вы будете уделять им время каждый день

Недостатки
  • Нет инструкций о том, как не отвлекаться, поскольку это большая угроза для вашего 2-часового рабочего пузыря
  • Когда вы только начинаете, двух часов целенаправленной работы может быть слишком много для выполнения
  • Напротив, опытные практики могут посчитать, что 2 часа — это слишком мало времени, но им разрешается работать над своей главной целью только в эти фиксированные временные рамки.

Что такое тайм-менеджмент? — Определение от WhatIs.com

К

Тайм-менеджмент — это координация задач и действий для максимизации эффективности индивидуальных усилий. По сути, цель управления временем — дать людям возможность выполнять больше и лучше работу за меньшее время.

Элементы

включают в себя организацию, планирование и составление расписания, чтобы наилучшим образом использовать время, доступное человеку, с учетом конкретной ситуации и соответствующих характеристик этого человека.

Преимущества эффективного управления временем в равной степени применимы как к компании, так и к ее сотрудникам. Когда рабочее время сотрудников регулируется наилучшим образом, они становятся более счастливыми, творческими и менее склонными к выгоранию. Для бизнеса это означает снижение количества прогулов и текучести кадров, а также повышение производительности, инноваций и защиты интересов сотрудников, что, в свою очередь, дает больше преимуществ, таких как повышение корпоративной репутации и набор сотрудников.

Доктор Мэллари Тител, президент организации «Здоровые рабочие места» в Болтоне, Коннектикут, классифицирует препятствия на пути эффективного управления временем как внутренние, так и внешние.Внутренние барьеры включают такие факторы, как дисциплина и откладывание на потом; К внешним препятствиям относятся такие факторы, как рабочая нагрузка, рабочие места и ограничения на рабочем месте, а также доступные корпоративные ресурсы.

Несколько советов по тайм-менеджменту:

  • Ведите дневник активности в течение недели, чтобы определять время дня, когда вы, вероятно, наиболее продуктивны. Используйте эту информацию для руководства планированием задач.
  • Найдите время в начале каждого дня, чтобы составить план того, чего вы хотите достичь и как вы собираетесь это делать.
  • Запланируйте задачи в соответствии с приоритетом и включите незапланированное время в свой день.
  • Управляйте доступностью вашей связи. Открывайте приложения электронной почты и обмена мгновенными сообщениями в запланированное время, а не оставляйте их открытыми весь день.
  • Следуйте другим передовым методам управления электронной почтой, таким как обработка вашей электронной почты партиями и организация сообщений для обработки в более позднее время.
  • Предположим, что вас, тем не менее, будут периодически отвлекать, и добавляйте время к задачам, чтобы учесть эту неизбежность.
  • Управляйте своей рабочей нагрузкой: не соглашайтесь на большее количество работы, чем вы можете сделать с комфортом, и обсуждайте необоснованные требования с руководством.

См. Также: баланс между работой и личной жизнью, правило 70 процентов

Последнее обновление было выполнено в январе 2015 г.

Продолжить чтение об управлении временем

15 навыков управления временем, по мнению менеджеров по маркетингу HubSpot

Уже поздно, а вы работаете над проектом, срок выполнения которого должен быть скоро.

Вы перегружены своими задачами и не совсем понимаете, как вы сюда попали. Вы даете себе обещание решить эту проблему, но не знаете, как это сделать, поэтому цикл продолжается.

Считайте это своим диагнозом WebMD: вы, вероятно, боретесь с плохим управлением временем.

Хорошая новость в том, что управление временем — это приобретенный навык. Следуя приведенным ниже советам, написанным для кросс-функциональных команд, вы сможете вернуть себе контроль над своим временем и работать эффективно.

Что такое навыки тайм-менеджмента?

Управление временем — это процесс планирования вашего времени для выполнения ваших задач и эффективной работы. Этот навык позволяет вам расставлять приоритеты в работе, производить качественную работу и поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью.

Что могут помочь человеку в навыках тайм-менеджмента?

Тайм-менеджмент необходим для успешной личной и профессиональной жизни.

Если вы правильно распоряжаетесь своим временем, вы можете работать более продуктивно и эффективно.У вас есть четкое представление о том, что требуется для каждой задачи, и вы можете планировать ее соответствующим образом.

Это позволяет вам максимально использовать ваше время и работать лучше.

Правильное распоряжение своим временем также помогает выполнять качественную работу. Когда мы боремся с этим навыком, мы часто торопимся выполнять свои задачи и легко чувствуем себя подавленными.

Как улучшить свои навыки управления временем

  1. Изучите свой образец продуктивности.
  2. Расставьте приоритеты для ваших задач.
  3. Отслеживайте свою деятельность.
  4. Сделайте совместную работу проще.
  5. Делайте регулярные перерывы.
  6. Будьте гибкими.
  7. Защитите свое время.
  8. Используйте программное обеспечение для управления проектами.
  9. Установите распорядок и придерживайтесь его.
  10. Положитесь на свою команду.
  11. Объединяйте собрания в стек.
  12. Ограничьте отвлекающие факторы.
  13. Уберите лишнее в своем пространстве.
  14. Взять на себя ответственность.
  15. Проверить прошлые показатели.

1. Изучите свой образец продуктивности.

У всех разные модели продуктивности.

Мы давно разделили людей на две категории: утренние люди и ночные люди. Однако есть еще много аспектов производительности.

Возможно, вы более эффективны во время коротких спринтов концентрации, следуя технике Помидора.Или вы можете предпочесть выбить свои главные приоритеты за один раз.

Узнайте, что делает вас наиболее продуктивным, и используйте это в своих интересах. Если вы заметили, что наиболее продуктивны ранним утром, используйте это время, чтобы вычеркнуть свои высокоприоритетные задачи из списка дел.

Построение рабочего графика на основе естественных закономерностей поможет вам сосредоточиться и повысить эффективность рабочего процесса.

2. Расставьте приоритеты для ваших задач.

Назовите лучшее чувство, чем вычеркнуть что-то из списка дел.

В выполнении задачи есть что-то, что наполняет вас чувством выполненного долга и придает импульс.

Моя коллега и менеджер по маркетингу по продвижению каналов в HubSpot, Дженнифер Ким, звонит в письменные списки дел, перечисляет ее святой Грааль.

«В начале каждого дня мне нравится выделять время, чтобы вручную записывать, какие задачи мне нужно выполнить в течение дня», — говорит она. «Для меня важно выписывать задачи вручную, а не печатать их, потому что я могу лучше понять, какие задачи займут больше всего времени и что мне нужно расставить по приоритетам, а также мысленно получить свободное пространство, чтобы взять каждую один на.«

Затем она связывает этот список со своим Календарем Google, чтобы спланировать свой день.

Теперь, когда у вас есть все задачи, как вы решаете, чем заняться в первую очередь? Мег Пратер, старший менеджер блогов по маркетингу, продажам и обслуживанию в HubSpot, дает несколько советов.

«Я расставляю приоритеты в зависимости от воздействия на бизнес. Есть ли запланированное совещание с нашим вице-президентом? Подготовка к этому, вероятно, должна быть первой на моей неделе, когда я буду свежа», — говорит она. «Когда я расставляю приоритеты на основе воздействия, я заканчиваю день, зная, что справился с задачами, которые были наиболее ценными для бизнеса и наших целей — это моя Полярная звезда.«

Ранжирование задач гарантирует, что вы в первую очередь беретесь за самую важную работу, и избавит вас от перегруженности.

3. Отслеживайте свою деятельность.

Одна проблема, с которой многие люди сталкиваются при управлении своим временем, — это правильно оценить, сколько времени потребуется для выполнения задачи.

Может быть трудно придерживаться расписания, если вы переоценили или недооценили определенные задачи. Задача, которая должна была занять 30 минут, заняла два часа, и это может сбросить весь ваш день.

Чтобы избежать этого скользкого пути, потратьте неделю на отслеживание своей активности.

Запишите наиболее частые задачи. Например, как писатель в мои задачи входит исследование, создание медиа и поиск, написание, редактирование, загрузка. У меня также есть административные задачи, которые нужно выполнять в течение недели.

Используйте приложение для отслеживания времени, например Toggl или Clockify, чтобы выяснить, как вы проводите свое время.

«Расчет времени помогает мне конкретно видеть, где я провожу свое время. Где время — отстой? Даю ли я себе достаточно времени, чтобы перезарядиться между задачами?» — говорит Пратер.«Это позволяет мне более эффективно распределять время и устанавливать временные рамки для задач, на которые я трачу слишком много времени».

Если вы точно знаете, что требуется для каждой задачи, вы можете составить точное расписание и внести коррективы для создания более эффективного процесса.

4. Сделайте совместную работу проще.

Если вы работаете в кросс-функциональной команде или проекте, очень важно, чтобы вы установили инструменты, которые упростят вам совместную работу.

Старший менеджер по развитию аудитории HubSpot Памела Бамп, которая часто работает с несколькими командами, дает несколько рекомендаций.

«Если вы выполняете роль, когда вам нужно выполнять проекты для разных команд, например создавать рекламные кампании или продвижение по электронной почте, настройте форму, которую могут заполнять коллеги по разным функциям, чтобы все ваши запросы направлялись в одно место и могли быть рассмотрены в то же время «.

Объединение ваших запросов в одно место упрощает просмотр и гарантирует, что ничего не потеряно.

Bump добавляет, что вы должны уведомить свои межфункциональные команды после того, как вы запустите форму, и о том, как вы хотите, чтобы они ее использовали.Вы можете проинформировать их по электронной почте, в Slack или даже во внутреннем блоге, на который можно легко добавить закладки или ссылки.

5. Делайте регулярные перерывы.

Вы создали свое расписание на день. Вы работаете с 8 утра, сейчас 13:00. и ты не можешь сосредоточиться.

Следующее, что вы знаете, это через час, и ничего не было достигнуто.

Иногда мы пытаемся преодолеть спады, когда все, что нам нужно, это перерыв, чтобы расслабиться и восстановить силы.

Прогулка, просмотр телевизора или встреча с коллегой — важно отвлечься на некоторое время от работы.

6. Будьте гибкими.

Не каждый день складывается так, как планировалось, и это нормально.

Эффективное управление своим временем также означает оставлять место для незапланированного. Возможно, вы планировали работать над задачей А, и это не сработало.

Если это так, не бойтесь заменить его другой задачей. Пока вы сохраняете импульс, вы все равно можете добиться успеха.

Когда Bump сталкивается с препятствием в задаче, она поворачивается.

«Я смотрю свой список дел и смотрю, есть ли какие-нибудь сверхбыстрые задачи, которые я могу решить, прежде чем приступить к более крупному», — говорит она.«Например, если я делаю паузу, чтобы отправить электронное письмо, или быстро планирую опубликовать часть контента, я чувствую себя возбужденным, выбрасывая что-то из своего списка дел, и буду более мотивирован для работы над более крупной задачей».

Структура важна, но оставляйте место для задач.

7. Берегите свое время.

Защита вашего времени — один из наиболее важных способов его рационального использования. Это может выглядеть как отказ, делегирование задачи и снижение приоритета.

Сказать «нет» на работе всегда кажется риском, как будто это сигнал о том, что вы не командный игрок.Но это далеко от истины.

«Не все возникающие у вас вопросы — это пожар, который необходимо немедленно потушить. Многие вещи в нашей профессиональной жизни могут подождать», — говорит Пратер. «Расставить приоритеты для этих вопросов по мере их поступления, сказать« нет », когда вопрос выходит за рамки, и понять, когда что-то в порядке, чтобы дождаться завтрашнего дня для работы, было для меня ключевым моментом».

Пратер добавляет, что обучение делегированию имело огромное значение для ее роста.

«Раньше я чувствовала, что мне нужно контролировать как можно больше в моей сфере — чтобы доказать себя, или что-то вроде этого», — говорит она.«Теперь я доверяю людям вокруг меня и рассматриваю делегирование как возможность для кого-то еще расти и развиваться. Это освобождает больше моего времени и придает энергии людям в моей команде новые навыки».

Не бойтесь перенаправить своих коллег, когда ваша тарелка уже заполнена, и положитесь на своих коллег за помощью.

8. Используйте программное обеспечение для управления проектами.

Вы плохо управляете своим временем или у вас просто нет нужных инструментов для поддержки рабочего процесса?

С программным обеспечением для управления проектами, таким как Asana, Jira и Monday.com, вы можете оптимизировать свой рабочий процесс и значительно упростить межгрупповую совместную работу.

Это также может быть ценным ресурсом, когда вы чувствуете себя перегруженным своими задачами.

«Асана очень помогла мне в организации моих задач. У моей команды есть постоянная доска для спринтов, на которой мы записываем 3-4 наших главных приоритета на неделю», — говорит Ким. «В случае, если я когда-нибудь обнаружу, что все, что происходит, меня ошеломит, я могу вернуться к этой доске для спринта и сосредоточиться на том, где мне нужно проводить время.«

Самое замечательное в этих инструментах то, что они хорошо подходят для индивидуальных и групповых проектов.

9. Установите распорядок и придерживайтесь его.

Представьте, что вы каждый день выбираете новый маршрут на работу. Было бы трудно быть последовательным в том, когда вы придете на работу. Я также полагаю, что это постоянное изменение вызовет некоторую тревогу и стресс.

Люди порождены привычками, и мы жаждем последовательности. На работе наличие распорядка помогает поддерживать продуктивность.

Собираетесь ли вы в офис каждый день или работаете дома, установите распорядок дня.Будьте последовательны в том, когда вы просыпаетесь, и в своих передовых задачах.

Этот процесс поможет вам освободиться для работы, когда вы, наконец, сядете за свой рабочий стол. Если вы обнаружите, что в вашем текущем распорядке есть некоторые изломы, попробуйте что-нибудь другое.

10. Положитесь на свою команду.

Пока вы решаете, как распоряжаться своим временем, вы также можете получить поддержку от своей команды.

«Я действительно полагаюсь на своего менеджера, чтобы обсудить ситуации, когда я действительно чувствую, что что-то происходит», — говорит Ким.«Это действительно помогает ей получить более широкую картину того, какие проекты больше всего соответствуют целям моей команды. Мы также можем обсудить, есть ли области, в которых мы можем выдержать нагрузку друг друга».

Ваш менеджер может помочь вам определить приоритеты ваших задач в соответствии с более широкими целями вашей команды. Они также могут помочь вам сэкономить ваше время, когда дело доходит до кросс-функциональных проектов.

Bump поощряет честность с вашими коллегами и вашим менеджером в отношении вашей пропускной способности.

«При работе с кросс-функциональными командами может быть легко согласиться на слишком много задач и не успеть выполнить их все», — говорит она.«Если вы предвидите нехватку времени, обратитесь к своим коллегам или руководителю и посмотрите, что можно переместить или отрегулировать, если необходимо, в связи с изменением ваших приоритетов».

Работа не выполняется в одиночку. Итак, убедитесь, что вы полагаетесь на свою команду, чтобы помочь вам управлять своим временем и достигать поставленных целей.

11. Составляйте собрания в виде стопки.

Встречи когда-нибудь растягивались на весь день? Работа между ними может показаться невозможной.

Может показаться, что когда вы входите в свой ритм, вам нужно остановиться, чтобы перейти на другую встречу.

«Я обнаружил, что, когда мои собрания разбросаны в течение дня без каких-либо значительных фрагментов свободного времени, которые я могу посвятить своим собственным задачам, я не могу сосредоточиться и делать то, что мне нужно», — говорит Ким ».

Один из способов предотвратить это — по возможности объединять собрания друг за другом. У вас будет несколько встреч один на один на этой неделе? Постарайтесь выбить их всех в один и тот же день за отрезок времени.

Ким говорит, что эта тактика помогает ей перейти в режим фокусировки.

«Я могу лучше всего работать, когда могу попасть в нужное пространство — будь то режим встречи или рабочий режим — так что это было действительно эффективно для меня.«

Bump предлагает назначать встречи по плану на определенные дни недели.

«Это даст вам немного свободного времени в конце недели для более крупных проектов, таких как создание контента или мозговой штурм новых стратегий», — говорит она.

12. Ограничьте отвлекающие факторы.

Вы пытаетесь закончить работу, но ваш почтовый ящик переполняется, и вы продолжаете получать пинги.

Подобные отвлекающие факторы не позволяют сосредоточиться на задачах и хорошо распоряжаться своим временем.К счастью, многие из этих коммуникационных платформ предлагают функции, которые позволят вам не отвлекаться.

Например, программное обеспечение для повышения производительности Boomerang предлагает функцию «приостановить входящие», которая временно предотвращает появление новых писем в вашей учетной записи Gmail или Outlook.

Вы также можете использовать функцию «Не беспокоить» в программе обмена сообщениями, чтобы не получать уведомления.

Вы также можете установить такой статус, как «Опущены — медленно отвечают», чтобы ваши коллеги знали, что вы можете быть недоступны в течение следующих нескольких часов.

13. Уберите беспорядок в своем пространстве.

Ваше пространство — это отражение вашего разума.

Если ваше пространство беспорядочно, вам будет сложнее сосредоточиться и эффективно управлять своим временем. Это также может способствовать возникновению чувства подавленности.

Помня об этом, убедитесь, что ваша рабочая среда отражает то состояние, в котором вы хотите находиться. Уберите ненужное со своего стола, добавьте утверждения вроде «Ты справишься!». и «Дыши», чтобы мотивировать вас в течение дня.

Вы даже можете добавить эфирные масла, чтобы создать успокаивающую атмосферу, и включить успокаивающую музыку в фоновом режиме.

14. Взять на себя ответственность.

Вы можете нести ответственность за отслеживание своего прогресса в достижении цели, а ответственность за установленные вами сроки и контрольные показатели поможет вам сохранять мотивацию и сохранять позитивный настрой в работе.

Личная ответственность приводит к повышению чувства удовлетворения на рабочем месте, творчества и инноваций, и есть несколько способов продвигать это при работе над долгосрочным проектом, в том числе:

  • Делиться своим прогрессом в достижении целей с другими
  • Настройка персональной системы вознаграждения за каждый контрольный показатель, достигнутый вами на пути к завершению проекта.
  • Отслеживание вашего прогресса, чтобы вы могли визуализировать, какую часть вашего проекта вы успешно выполнили.

15. Просмотрите прошлые результаты.

Анализируйте и сообщайте об успехах и проблемах проектов для будущей постановки целей.

После успешного завершения долгосрочного проекта не переходите к следующему, не поразмыслив сначала над своими стратегиями управления проектами. Что прошло хорошо и, что еще важнее, что не получилось?

Если ваша работа в основном состоит из долгосрочных проектов, вам необходимо постоянно совершенствовать и улучшать свой подход, чтобы он был как можно более эффективным.

Документируйте свои процессы и делитесь ими со своей командой, чтобы они также могли извлечь уроки из ваших побед и борьбы за свои проекты.

Управление своим временем — это приобретенный навык, требующий большой дисциплины и гибкости. Это также то, что требует поддержки со стороны вашей команды, поскольку такое взаимодействие влияет на вашу способность выполнять свои задачи.

Хотя завтра вы можете стать экспертом в области тайм-менеджмента, следование этим советам определенно поможет вам улучшить текущий процесс.

8 разумных стратегий управления временем для более продуктивной работы

Стратегии управления временем помогут вам справиться с порученной вам работой в отведенное вам время.

Работая менеджером проекта, вам может быть назначено разное количество задач на каждой итерации. Вам также необходимо планировать, управлять и отслеживать работу вашей команды.

Встречи, оценки и планирование, общение с клиентами и вашей командой, отчетность перед руководством. В идеале вы хотите сделать все это в течение рабочего дня с 9 до 5.

Кажется, что-то невозможное?

При плохом планировании и управлении временем может быть трудно уложить все в сжатые сроки. Вот почему я составил этот список умных стратегий тайм-менеджмента, чтобы вы могли лучше планировать свою работу и, наконец, у вас было время для всего, что требует вашего внимания.

Вообще говоря, тайм-менеджмент — это то, как мы используем время, которое у нас есть, для достижения наших целей или эффективного выполнения поставленных задач.

Вот краткое и прямое объяснение управления временем:

«Управление временем — это процесс планирования и осуществления сознательного контроля времени, затрачиваемого на определенные действия, особенно для повышения эффективности, результативности или производительности.”

Почему вам, как PM, должно быть до этого дело?

Как руководитель проекта, ваша работа заключается в эффективном планировании и управлении своим рабочим временем, а также временем команд, которые вы контролируете.

В зависимости от того, насколько хорошо вы справляетесь с различными проектами и приоритетами, вы сможете лучше спланировать работу своей команды. А последнее приводит к более эффективному выполнению проектов с более высоким шансом завершить их вовремя и в рамках бюджета.

В конце концов, стратегии управления временем также повышают вашу продуктивность и эффективность.

Исследования показывают, что это не всегда так очевидно. Например, только 37% команд в Великобритании всегда или в большинстве случаев успевают завершить свои проекты вовремя, и плохое управление является одной из причин этого.

Есть несколько стратегий управления временем, которые вы можете использовать для планирования своей работы.

1. Планируйте свою работу наперед.

Знание того, чего вы хотите достичь в указанные сроки, уже обеспечивает вам успех, как показывает исследование.

В своей статье «Влияние планирования на успех проекта» Педро Серрадор из Университета Торонто указывает на взаимосвязь между планированием и успехом проекта.На основе обзора литературы Серрадор обнаружил, что успех проекта тесно связан как с проектной, так и с экономической эффективностью. Это означает, что качественное планирование может не только повысить шансы на успешное завершение проекта, но и будет рентабельным.

Итак, насколько планирование является «планированием качества»? По словам Серрадора, после PMBOK® Guide планирование может занимать до 48% всех процессов, выполняемых менеджером проекта во время проекта.

Планирование ежедневных задач может быть таким же простым, как создание списка дел, состоящего из того, что нужно и что нужно.Однако при планировании нескольких проектов наличие высокоуровневого плана проекта улучшит видимость требований для разных заданий, но также поможет установить цели и требования для каждого проекта.

2. Установите четкие приоритеты

Иногда список дел, которые вам нужно сделать, может показаться огромным. Чтобы сделать его управляемым, лучше разделить список дел на более мелкие части. Установка четких приоритетов поможет вам упорядочить задачи в соответствии с их важностью, срочностью и усилиями, необходимыми для их выполнения.

Чтобы выделить важные и срочные задачи из списка дел, вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра. Это инструмент повышения производительности с четкой направленностью на организацию ваших задач по четырем категориям:

  • Важно и срочно — это задачи, которые вы должны выполнить в первую очередь
  • Важно , но не срочно — задачи, которые вы можете запланировать сделать позже
  • Не важно , но срочно — если возможно, вы можете делегировать эти задачи
  • Не важно и не срочно — вы можете пропустить задачи, попадающие в эту категорию

Что хорошего в Эйзенхауэре Матрица заключается в том, что вы можете создавать ее на ходу, используя всего лишь ручку и бумагу, чтобы быстро расставить приоритеты для своих заданий.Матрица может выглядеть так:

С такой матрицей вы легко обнаружите задачи, которые действительно требуют вашего внимания, так что вы можете сосредоточиться на них в первую очередь.

3. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Хотя некоторые хвалят многозадачность, кажется, что она приносит больше вреда, чем пользы. Согласно статье об опасностях многозадачности, опубликованной на Entrepreneur, выполнение нескольких задач одновременно неэффективно и неэффективно. Поскольку человеческому мозгу нужно время, чтобы переключиться с одной задачи на другую, попытки сделать слишком много вещей создают запаздывание, когда мы на самом деле не так продуктивны, как нам хотелось бы.

Вместо этого попробуйте сосредоточиться на одной задаче за раз и выполнить ее, а после этого переключиться на другую. Таким образом, особенно если вы даете себе хотя бы несколько минут отдыха между заданиями, переход будет плавным, и ваш мозг будет готов взяться за новую задачу.

Одной из техник, которые вы можете использовать, является Техника Помидора. Он разбивает работу на более короткие, продолжительностью 25 минут, с перерывами между ними. Это проверенный способ повысить продуктивность, так как легче заставить себя сосредоточиться на одной задаче.Кроме того, вы не измотаетесь и дольше будете продуктивны.

Название, происходящее от итальянского слова «помидор», было вдохновлено кухонным таймером. Сегодня есть устройства, разработанные специально для этой техники, с подсчетом тех 25 минут, которые вы должны посвятить работе.

4. Минимизируйте прерывания

Это может быть непросто, поскольку, согласно PMI, 90% работы PM — это общение, но иногда вы выполняете задачи, требующие глубокой сосредоточенности и сведения к минимуму прерываний.Это может быть работа над проектной документацией или создание отчета.

Допустим, вы используете Технику Помидора. Чтобы использовать его эффективно, вам нужно исключить все возможные отвлекающие факторы, чтобы вы могли оставаться полностью сосредоточенными на задаче в течение 25 минут.

Прерывания, от которых вам нужно избавиться, могут быть вызваны электронной почтой, звонками, коллегами или разговорами в чате. Может возникнуть соблазн время от времени проверять свой почтовый ящик, пообщаться в офисной светской беседе или пообщаться со своей командой в чате.Но правда в том, что это убивает вашу продуктивность.

Вот что вы можете сделать вместо этого:

  • Если вы беспокоитесь о том, что пропустите важные электронные письма, установите для себя определенное время, когда вы будете проверять свой почтовый ящик. Каждый второй раз посвящается поставленным задачам.
  • Скажите товарищам по команде, чтобы они не беспокоили вас, когда вы используете наушники. В то же время вы можете слушать музыку, которая помогает вам сконцентрироваться (или, если хотите, белый шум).
  • Отложите уведомления и уберите телефон из поля зрения, чтобы не проверять его навязчиво.

Нас отвлекают от работы. Сведите их к минимуму, и вы увидите, насколько вам легче сосредоточиться на выполнении задачи.

5. Устанавливайте себе более короткие дедлайны

Когда-нибудь чувствовалось, что чем больше времени у вас есть на конкретную задачу, тем больше вероятность того, что вы будете откладывать дела на потом, вместо того, чтобы использовать это время для выполнения задач раньше? Эта тенденция откладывать работу, называемая законом Паркинсона, впервые была объяснена в статье Economist еще в 1955 году.

Паркинсон заявил, что «работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения».Таким образом, если у вас есть больше времени на выполнение задачи, чем вам действительно нужно, скорее всего, вы не сделаете это быстрее.

Что вы можете с этим сделать, так это установить себе более короткие сроки. Если вам по-прежнему сложно заставить себя закончить задачу быстрее, попросите кого-нибудь из вашей команды пересмотреть вашу работу в определенный день, так что теперь вам нужно выполнить работу, чтобы показать им результаты.

6. Научитесь делегировать полномочия

Ни один человек — не остров. Скорее всего, в вашей организации есть люди, у которых есть навыки и время, чтобы помочь вам в выполнении некоторых задач, с которыми вы боретесь, или на которые просто нет времени.

Как вы уже видели при заполнении матрицы Эйзенхауэра, на самом деле рекомендуется найти задачи, которые вы можете делегировать, чтобы вы могли сосредоточиться на более важных и срочных.

Чтобы определить доступных членов команды с навыками, необходимыми для конкретной задачи, используйте инструмент распределения ресурсов. В Teamdeck, например, вы можете быстро отфильтровать всех сотрудников по их роли и просмотреть их заказы и доступность в простом представлении календаря.

Делегируя работу, вы можете показать своим сотрудникам, что цените их вклад.Предоставьте им возможность принимать решения и, если необходимо, ограничьте себя контролем за ними. Таким образом, у вас не только будет меньше дел, но и вы позволите своим подчиненным расти профессионально.

7. Научитесь говорить «нет»

Знание своих пределов, когда дело касается объема работы, которую вы можете выполнить в заданные сроки, очень важно не только для выполнения того, что вы взяли на себя. Это также помогает избежать стресса, связанного с работой, и, в конечном итоге, чувства выгорания.

Сказать «нет» своему руководителю, менеджеру или даже начальнику может быть пугающим, но есть способы сделать это вежливо и настойчиво:

  • Объясните причину — объясните, какие еще важные задачи вы выполняете в данный момент и как на них беретесь новые повлияют на них.
  • Позвольте им расставить приоритеты — если у вас уже есть много дел, и ваш руководитель просит вас взять еще один, представьте им свой список приоритетов. Позвольте им решить, имеет ли задача, которую они вас просят, более высокий приоритет, или нет.
  • Не лгите — поддельные отговорки — не лучший способ отвечать на запросы. Скажите открыто, почему вы не можете что-то сделать в данный момент.
  • Спросите, может ли задача быть отложена — часто начальная дата, когда кто-то просит вас выполнить задачу, не является окончательной датой выполнения.Покажите им, что если можно запланировать новую задачу на потом, вы сможете ее взять на себя.

Поскольку вы не хотите, чтобы на вас смотрели как на человека, отказывающегося работать, демонстрация того, почему вы не можете взять на себя больше задач или согласование сроков, может помочь вам сократить количество новых заданий.

8. Подводите итоги каждый день

Ведение ежедневных сводок вашей работы поможет вам определить, где вы преуспели, а что еще предстоит сделать.

В конце каждого дня просматривайте свой список и проверяйте, какие задачи вы выполнили.Увидеть, чего вам удалось достичь, — отличный способ получить мотивацию на следующий день.

Если в вашем списке все еще есть нерешенные задачи, спросите себя, почему вы их не выполнили, и найдите решения. Может быть, задача была слишком обширной и разделение ее на более мелкие задания поможет вам лучше организовать работу?

Планирование работы стало проще с инструментами, дающими быстрый доступ к задачам, которые необходимо выполнить вам или членам вашей команды. Наличие расписания и инструмента для учета рабочего времени также помогает, так как вам будет проще отслеживать свою работу.

Для управления задачами в нескольких проектах мы используем Jira. Это позволяет нам создавать подзадачи для каждой задачи, назначать их людям и отслеживать их в рабочем процессе, состоящем из задач, которые необходимо выполнить, выполняемых, находящихся на рассмотрении и выполненных.

Teamdeck, с другой стороны, представляет собой инструмент управления ресурсами, который мы сами используем для отслеживания расписания сотрудников, расписаний и общей производительности, которую мы затем можем суммировать с помощью настраиваемых отчетов (например, для сравнения бронирований с расписаниями).

Следите за записанным рабочим временем в простом календарном представлении.

Использование этих стратегий управления временем поможет вам лучше организовать свой рабочий день и добиться большего. Уже через несколько дней вы заметите, что:

  • Ваша продуктивность повысилась
  • Вам стало проще выполнять задачи, которые вам были назначены с помощью
  • Кажется, что у вас внезапно появляется больше времени
  • Связанные с работой стресс значительно снизился

И поскольку эта тактика может сработать для вас, вы также можете попытаться включить ее во всю команду, которой вы руководите, повысив ее производительность.

Что такое тайм-менеджмент? — Определение, примеры и исследования — Видео и стенограмма урока

Зачем нужно управлять временем?

Тайм-менеджмент стал предметом в области управления для достижения цели повышения производительности, особенно среди белых воротничков, для которых производительность труда может быть трудно измерить. Например, производительность рабочего конвейера в 60 изделий в час можно сравнить со средним заводским значением и признать приемлемым или неприемлемым; однако результаты работы «белых воротничков», как правило, трудно сравнивать со стандартами.Итак, современные менеджеры в этих областях ищут способы контролировать производительность труда с точки зрения использования времени.

Примеры

Современные цели тайм-менеджмента по-прежнему заключаются в повышении производительности, но лучший способ остается недостижимым. Многие исследователи изучали эту тему и выдвинули различные теории эффективного управления временем. Вот теории нескольких громких имен в области управления временем:

В своей книге 1994 года Умнее мышление: навыки для академического успеха Карла Крутсингер определила эффективное управление временем как процесс:

  1. Постановка целей
  2. Приоритет этих целей
  3. Решение, сколько времени выделить на выполнение конкретных задач
  4. Корректировка планов по мере их изменения
  5. Регулярно пересматривать цели и приоритеты
  6. Результаты наблюдений

Академический руководитель Нил Шипман считает, что критически важными навыками для управления временем являются:

  • Осознание себя — свои привычки и способы работы
  • Структурируйте свое время
  • Определение целей и приоритетов
  • Повышение личной эффективности и результативности
  • Планирование определенного времени для каждого действия
  • Планирование времени релаксации для регенерации

Уильям Э.Келли в своей статье об управлении временем в 2002 году определил важнейшие навыки управления временем как:

  • Составление списков задач
  • Организация ресурсов и работы
  • Постановка целей
  • Создание и просмотр расписания
  • Разбиение больших задач на более мелкие

Исследование управления временем Стивена Кови

Одним из громких имен в области управления временем является Стивен Кови, бизнесмен и профессор, который провел собственное обширное исследование в этой области.Фактически, Кови составил матрицу, которую он опубликовал в своей книге 7 навыков высокоэффективных людей . В этой матрице категории «срочно» и «не срочно» отображаются вверху, а категории «важные» и «неважные» — внизу.

Кови считает, что когда вы занимаетесь «неотложными» и «важными» делами, стресс высок, и у вас больше шансов выгореть. Если вы сосредоточите большую часть своего времени на несущественных делах, важные задачи никогда не будут выполнены.

Когда вы проводите большую часть своего рабочего времени в категории «важные», но «несрочные», вы используете свое время наилучшим образом. В этом квадранте вы сосредотачиваетесь на важных проблемах, но имеете более низкий уровень внешнего стресса, что позволяет вам найти время, необходимое для оценки ситуации и реализации эффективного долгосрочного плана решения проблемы.

Итоги урока

Давайте рассмотрим. Управление временем — это акт определения количества времени, которое вы будете тратить на различные виды деятельности, с конечной целью повышения производительности.Первоначально Фредерик Тейлор считал, что тайм-менеджмент следует использовать, чтобы понять, как белые воротнички используют свое время. Наилучший способ сделать это еще не согласован, но исследования, проведенные Стивеном Кови, Уильямом Э. Келли, Нилом Шипманом и Карлой Крутсингер, могут дать вам некоторые идеи для управления и улучшения использования времени.

Определение тайм-менеджмента и важные исследователи

Тайм-менеджмент
  • Управление временем: Акт планирования количества времени, которое вы тратите на определенные виды деятельности.
  • Управление временем помогает повысить производительность.
  • Карла Крутсингер: Автор, определивший эффективные процессы управления временем.
  • Нил Шипман: Академический руководитель, описавший важнейшие навыки управления временем.
  • Уильям Э. Келли : Автор, определивший другие важные навыки управления временем.
  • Стивен Кови: Автор книги под названием 7 навыков высокоэффективных людей , в которой он составил матрицу для управления тайм-менеджментом.

Результаты обучения

Проработав урок, вы должны уметь:

  • Определить тайм-менеджмент
  • Опишите работу Фредерика Тейлора
  • Объясните, почему тайм-менеджмент представляет особый интерес в работе белых воротничков
  • Обобщите теории управления временем Карлы Крутсингер, Нила Шипмана, Уильяма Э. Келли и Стивена Кови.

Управление сроками проекта | Adobe Workfront

Что такое управление временем проекта?

Управление временем проекта включает в себя анализ и разработку графика и сроков завершения проекта.Формализованные процессы управления временем обеспечивают буфер для таких вещей, как неожиданные препятствия и неверно рассчитанные сроки проекта.

Эти планы управления временем определяют, какие задачи необходимо настроить, а также как распределять ресурсы и управлять ими в рамках проекта.

Почему так важно управление временем проекта?

Управление временем проекта напрямую влияет на качество, объем и стоимость проекта, что делает его одной из наиболее важных областей знаний об управлении проектами. Управление временем помогает обеспечить время и бюджет завершения проекта.Он также поясняет, сколько времени требуется для проекта, какие заинтересованные стороны (внутренние и внешние) необходимо привлечь и в какой момент включить их опыт.

Этот процесс обеспечивает основу для разработки последовательности действий, продолжительности действий, оценок ресурсов и того, как они вписываются в общий план управления проектом.

По запросу: Как оптимизировать процесс, чтобы вы могли быть более креативными

Технический документ: Процесс — не грязное слово

Преимущества управления временем проекта

Одним из основных преимуществ управления временем проекта является то, что оно дает больше времени командам и другим заинтересованным сторонам для реализации проектов.Эффективное управление временем положительно влияет на карьеру и личную жизнь всех участников. Дополнительные преимущества управления временем проекта включают:

Меньше стресса

Планы завершения проекта снижают уровень стресса, связанный с соблюдением сроков.

Повышенная производительность

Знание приоритетов повышает производительность и фокусируется на наиболее выгодных и стратегических потребностях.

Меньше ошибок

Сосредоточение внимания только на одном аспекте проекта помогает выполнить правильную работу и предотвращает ошибки в целом.

Повышение квалификации

Наличие временной шкалы для проектов дает представление о том, над чем командам нужно работать и когда; делая их и их организацию более опытными во всей работе.

Больше возможностей

Управление временем проекта помогает командам или отделам более эффективно управлять проектами и обеспечивать их выполнение вовремя и в рамках бюджета. Это открывает больше возможностей для управления дополнительными проектами в будущем.

Оставайтесь в рамках бюджета

Всем известна фраза: «Время — деньги.«Удержание проекта в соответствии с целевым показателем не только позволяет сохранить бюджет, но и позволяет заинтересованным сторонам быть довольными тем, что их доллары работают наиболее эффективным и полезным образом.

Достичь целей

Планы управления временем помогают достичь целей проекта, а также влияют на другие личные и профессиональные цели. Все эти преимущества приводят к повышению эффективности и повсеместному удовлетворению.

По запросу: Управление маркетинговыми проектами 101

Белая книга: Создание работающего процесса

Лучшие практики управления временем проекта

Принцип Парето

Принцип Парето также известен как правило 80/20.Это означает, что 20% вашего времени должны приносить 80% результатов. С самого начала определите и выделите задачи, которые представляют наибольшую ценность. Если в какой-то момент стоимость и время выйдут из равновесия, проверьте приоритет задачи и, при необходимости, отправьте официальный запрос на изменение.

Будьте проще

Задачи легко усложнить. Сделайте шаг назад, оцените реальное «почему» и подумайте о более целенаправленных способах выполнения задачи. Сконцентрируйте усилия на наиболее эффективных средствах выполнения каждой поставленной задачи, всегда помня о конечных целях проекта.

Наблюдайте и анализируйте, как затраты времени

Регулярно пересматривайте распределение времени по всем направлениям. Эффективное использование всех ресурсов, особенно человеческого капитала, обеспечивает соблюдение сроков и бюджета проекта.

Действуй вместо беспокойства

Легко потратить время на беспокойство, если что-то «достаточно хорошо» или команда действительно уложится в этот срок. Отбросьте беспокойство и примите меры. Проведите больше исследований. При необходимости попросите продление и внесите необходимые изменения, чтобы все было сделано правильно.

Разбивайте большие цели на более мелкие и решайте их по одной

Поначалу любой крупный проект кажется сложным, и сложно понять, с чего начать. Возьмите более крупные проекты и разбейте их на более мелкие части и более мелкие задачи, чтобы упростить запуск и расставить приоритеты для проекта.

Установить ежедневные, еженедельные и ежемесячные цели

Постановка целей помогает привить чувство срочности. Установите ежемесячную цель и работайте в обратном направлении. Еженедельные и ежедневные цели должны переходить друг в друга, чтобы к тому времени, когда команды и отделы достигнут своих ежедневных, а затем и еженедельных целей, они достигли целевых показателей на весь месяц.

Делайте короткие перерывы

Разбивая большие задачи на небольшие части, делайте перерывы. Предоставление столь необходимых, запланированных перерывов сохраняет разум свежим и заряжает тело энергией.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *