Личный тайм-менеджмент / Хабр

Почитав недавний топик про лягушек я понял, что Хабрасообщество не очень хорошо ориентируется в вопросах тайм-менеджмента и многие никогда не занимались построением своей тайм-системы.

Поэтому я попробую исправить этот недочёт.

Под катом Вы не найдёте каких-то инновационных моделей управления временем. Это будет фундамент, основа, без которой нельзя обойтись людям, которые заботятся о своём будущем, о своём благосостоянии и личностном развитии.

Welcome!

Планирование

Это самый основной пункт в управлении временем. Что бы успевать всё вовремя, делать значительно больше, чем делали ранее, необходимо заниматься планированием своего дня. Казалось бы — банальность, но при этом многие люди пренебрегают данным делом, которое отнимает всего 5-10 минут Вашего времени в день. Планировать дела нужно и нужно это делать каждый день. Только так станет ясна картина со всеми Вашими проектами и начинаниями, только так Вы поймёте — куда идёте, к чему стремитесь, как близко Вы подошли к Вашей Цели и сколько всего еще осталось сделать.

Только так Вы сможете не зарыться в рутину каждодневных дел и всегда видеть то Главное, ради чего живёте и работаете.

Инструментарий

Для построения своей тайм-системы выбор инструментария абсолютно не важен и лежит исключительно в плоскости Ваших привычек и удобства пользования. Это может быть бумажный ежедневник, это может Google Calendar, Outlook, листочки post-it, коммуникатор или иной любой способ хранения и записи информации, который, по-вашему мнению, будет для Вас удобен.
Если у Вас много встреч, то оптимальными вариантами будут бумажный ежедневник или коммуникатор, если Вы почти всё время находитесь за компьютером, то это может быть Google Calendar или иной софт. Лучше, что бы была возможность синхронизации между рабочим и домашним компьютером, что бы всегда держать руку на пульсе и иметь возможность в любой момент получить доступ к своим записям. Если работаете на ноутбуке, но не всегда есть интернет — хороший инструмент планирования — это Outlook.

Удобный интерфейс, большие возможности и хорошая гибкость.

В общем, выбирайте инструмент исходя из образа жизни и личных предпочтений.

Методы

Всё очень просто. Вечером уходящего дня или утром наступившего Вам необходимо прикинуть все срочные дела и дела, которыми Вы хотели сегодня заняться и записать их в свой ежедневник.

Дела могут подразделяться на 3 типа:

— Жесткие (жестко-привязанные ко времени. Например, встреча с заказчиком или плановое совещание, назначенные на определённое время)
— Мягкие (зависящие от сетки жестких дел, но не зависящие от конкретного времени. Например, написание коммерческого предложения, разработка модуля. Они растянуты во времени и не привязаны к конкретным часам, но, в то же время, они зависят от жестких дел, так как придётся прерываться и ехать к заказчику или идти на совещание)

— Тычки (дела, которые можно выполнить в любой момент времени. Например, позвонить знакомому, напомнить коллеге о своей просьбе, проверить ход работы по программированию модуля. В общем, раздать плановые тычки своим подчиненным и коллегам, что бы быть в курсе хода работы/проекта).
— Супер-срочные (дела, которые появляются внезапно и требуют сиюминутного исполнения. Например, срочно поднять упавший сервер)

Как видно из нашего плана, у нас есть два «жёстких» дела, вокруг которых мы должны построить все свои «мягкие» дела. Например, «работу над системой» мы можем начать только в 17:00, так как с утра и в промежуток между «жёсткими» делами, мы физически не успеем завершить это дело.

Ниже нашего временного графика мы выписали три «тычка», которые можно выполнить в любой момент времени. Лучше, если это будет во время поездки к заказчику, так как все три «тычка» — это, по-сути, телефонный звонок.

При более глобальном планировании, дела необходимо разделить на два типа:
— Краткосрочные дела, которые необходимо выполнить в ближайшее время)
— Долгосрочные (дела, которые должны быть выполнены, но срок сдачи либо еще не подошёл, либо просто не имеет оного)

Об этом я расскажу на своём примере.

Я пользуюсь Google Calendar, так как всё время нахожусь за компьютером и практически не езжу на встречи. Его функционала вполне хватает, что бы удовлетворить мои потребности в ежедневном планировании.

Как строится работа:
У меня стоит метод отображения временной сетки в виде недели, разлинованной по часовой шкале.

Каждый вечер в левую колонку я выписываю все дела, которые необходимо выполнить завтра. Свои силы я знаю, поэтому выписываю всегда чуть больше, чем, по расчётам, может уложиться в рабочий день. Если сделаю почти всё — хорошо. Если сделаю абсолютно всё — вообще замечательно. Просто, возможно, какое-либо из дел пойдёт быстрее, чем планировалось, поэтому я всегда знаю — чем занять освободившееся время.

В правых колонках я выписываю все свои дела — и краткосрочные и долгосрочные. И каждый вечер просто перетягиваю блоки с делами из правых колонок в левую, таким образом, формируя свой будущий день, при этом, мысленно расставляя приоритеты — к чему уже пора приступать, а что еще терпит. Обычно краткосрочные дела все укладываются в один рабочий день и всегда остается место под долгосрочные, поэтому жёсткого деления одного от другого я не делаю.

Привязку к конкретному времени я не делаю, потому-что специфика работы этого не требует. Супер-срочных дел практически не бывает, а если и бывают, то появляются спонтанно. На то они и супер-срочные. Если я знаю за несколько дней о предстоящем деле — то его уже вряд ли можно назвать супер-срочным.

Таким образом, составляя каждый вечер план, я всегда нахожусь в курсе своих предстоящих дел.

А теперь о том, как я формирую порядок дел.

Приоритеты

Это тоже один их ключевых моментов при построении своей тайм-системы. Нужно уметь расставлять приоритеты своим делам и следовать заданному графику. Если откладывать сложные и важные дела на конец для, то можно просто не успеть выполнить задачу и, в итоге, получить люлей от начальства чувствовать себя не очень комфортно из-за срыва сроков.

Поэтому, планируя свои дела — всегда расставляйте приоритеты. Вначале должны идти первостепенные дела, которые не терпят отлагательств. Потому-что если промахнуться со сроками — у нас всегда будет резерв времени, который мы можем забрать с менее срочных дел.

Самый простой способ и один из самых действенных — выписывать список дел в порядке убывания срочности.
Именно таким образом я и строю свой день — с утра начинаю решать самые срочные вопросы, а к вечеру остаются дела, которые можно отложить до следующего, более разгруженного, дня.

Очень важен вопрос о постоянно возникающих перманентных срочных задачах.
К примеру, Вы запланировали проработку архитектуры системы, которая требует от Вас максимальной сосредоточенности и внимания. И в самый разгар работы к Вам поступает задача решить вопрос с заказчиком (исправить баг на сайте). Ничего страшного, что Вы прервёте проработку архитектуры. Доведите до логической точки и принимайтесь за супер-срочную задачу. Много времени Вы не потеряете, а лояльность начальства и клиента повысите.

Не бойтесь менять свой дневной план. Не бойтесь вписывать туда дела, о которых вечером вчерашнего дня или утром сегодняшнего даже не подозревали. Менять план не только можно, но и нужно. Иначе вы потеряете гибкость и мобильность. Но, если супер-срочных дел не появляется, старайтесь следовать заложенному графику.

Лягушки

Я уверен на 100%, что у каждого человека есть такие дела, которые не хочется выполнять, которые влекут за собой неприятные ощущения, отнимают много сил, не интересны сами по себе и выполнение которых откладывается постоянно изо дня в день. Такие дела называются на тайм-менеджерском языке «лягушками».

Это может быть поход в сбербанк, где необходимо будет отстоять в очень большой очереди. Это может быть звонок заказчику, которому необходимо сообщить о том, что проект затягивается. Это может быть написание годового отчета. В общем, любое занятие, которое совсем не хочется делать, но рано или поздно выполнить его необходимо.

Что делать с лягушками:
Всё очень легко — нужно просто каждый день «съедать» по одной. Выписать на отдельный листок/отдельную вкладку/отдельный файл весь список лягушек и «съедать» каждое утро по одной. Вы удивитесь, но через пару недель у Вас не останется ни одной лягушки и кошки, которые постоянно скребут на душе из-за этого, пропадут без следов. Дышать станет легче. Да и каждый вечер, возвращаясь домой, вы будете довольны от того, что сделали важное дело, которое так долго висело у Вас в мозгу и не давало спокойно порассуждать о жизни и своих делах.

Плюс — это неплохой мотиватор для продуктивной работы. Вы расправились с «лягушкой» и теперь любое дело для Вас ерунда.

Ешьте «лягушек» и настроение станет заметно выше.

Слоны

«Слонами» на тайм-менеджерском языке называются те дела, к которым Вы не знаете, как подступиться и с чего начать. «Слонами» можно назвать сложный объёмный проект, написание диплома и многое другое. То, что при первом взгляде кажется очень сложным и очень трудоёмким.

Как быть со «слонами»:
Сами понимаете — проглотить целого «слона» за раз практически невозможно. Но возможно нарезать его на «бифштексы» и съесть их по-одному. Улавливаете мысль?

Если мы руководим проектом, то первое, что нужно сделать — это разбить его на маленькие составляющие («бифштексы»). Например:
— Написание ТЗ
— Подбор команды
— Составление тайм-плана
— Разработка дизайна
— Доработка модулей CMS под задачи
— Тестирование
— И т.д.

Видите — как одна большая непонятная задача превратилась сразу в набор несложных действий. Пример, конечно, примитивен, но хорошо показывает смысл, поэтому, не обессудьте 🙂

Поэтому, прежде, чем приступить к большой сложной задаче, разбейте её на много маленьких составляющих и приступайте к работе. Вы и сами не заметите — как всё легко пойдёт и от «слона» останется только хобот и уши.

Отдых

Как это ни странно, но отдыхать нужно обязательно. Не будет отдыха — не будет и плодотворной работы.

Есть два основных момента, которыми нельзя пренебрегать:
— сон 8 часов
— отключение от рабочих вопросов

сон 8 часов

Восьми-часовой сон кому-то может показаться растратой времени, но он необходим. Восемь часов — это то время, за которое наш организм успевает отдохнуть на 100%. Для кого-то эта цифра не очень удачна. Для меня например, лучше поспать или семь или девять часов, но не восемь. Я не знаю — от чего это зависит, но, наблюдая за собой, пришёл к выводу, что я работаю гораздо более продуктивно именно после семи- или девяти-часового сна.

Понаблюдайте за собой и Вы поймёте — что удобнее для Вас. Но не опускайтесь ниже семи ни в коем случае иначе Вы будете просто бесполезны днём. Сэкономленный час ночью выльется для Вас в полный провал во время рабочего дня.

Естественно, я не беру в расчёт такие моменты жизни, когда происходят факапные сдачи проектов, например. Тут уж если хоть немного поспал — и то радость. Но в обычные дни не превращайте своё расписание в ежедневный факап. Жизнь дороже, чем работа. Пусть она даже приносит огромное удовольствие.

Отключение от рабочих вопросов

Не берите работу на дом. Дома нужно отдыхать. Общаться с семьёй, девушкой, друзьями, смотреть ТВ, пить пиво, пойти погулять, зайти в ресторан/кафе поужинать, поиграть в игрушку, посмотреть очередную серию Доктора Хауса. Но не
работать. Отключайтесь от работы. Только так Вы сможете полностью восстановить силы для следующего дня.

Находясь на работе, отключайтесь на некоторое время. Сходите покурить или просто прогуляться. Выпейте чаю. Откройте Хабр. Отключитесь от работы. Подумайте о жизни, позвоните другу, поболтайте на отвлечённые темы с коллегами.

Главное, что бы это не занимало 90% рабочего времени. 🙂 Хотя, с наступлением кризиса таких людей почти не осталось в компаниях.

Очень хорошая практика — тратить 30% времени на подобные дела или свои проекты, а в остальное время сосредоточенно работать. Если Вы установите такой лимит, то отдыхать или заниматься своими проектами Вы будете с гораздо большим удовольствием и чистой совестью. Работать 100% нельзя. Никакого удовольствия это не принесёт, а нет удовольствия — нет смысла работать.

Мотивация
Ну и последний момент, на котором хочется заострить внимание — это мотивация.
Бывают такие моменты, когда не хочется делать абсолютно ничего. Хочется открыть Хабр, например, и зависнуть тут на весь день, время от времени подходя к кулеру, что бы налить очередную чашку чая.

Для таких моментов у меня есть один интересный приём, подсмотренный в книге Глеба Архангельского «Тайм-драйв».
Называется он «календарик-пинарик».

Выглядит примерно следующим образом:

Это разлинованный листок, подклеенный к блокноту, который я всегда ношу с собой. Каждая клеточка означает один день моей жизни. Я разлиновал листок до своих тридцати лет, то есть, к тому моменту, как я закрашу все клетки, мне должно исполниться тридцать лет.

Каждый вечер я открываю листок, что бы зачеркнуть или закрасить клеточку, которая символизирует очередной прошедший день. Если день, по-моему мнению (да, я с собой абсолютно честен) получился продуктивным, то закрашиваю полностью, если день был вялый и я не сделал того, что запланировал, то ставлю крестик. Таким образом я решаю сразу два вопроса мотивации:
— общее количество помеченных клеток показывает — как быстро летит время и как мало осталось до моего тридцатилетия. Скоротечность времени я смог понять только тогда, когда завёл себе «пинарик».
— Количество продуктивных дней в общем ритме моей жизни. Когда я только начал отмечать дни, я понял, как много дней у меня уходит впустую. У меня были одни сплошные крестики. Буквально только парочка сплошных клеток. Я стал стремиться делать больше, что бы вечером с чистой совестью закрасить клеточку, как бы говоря себе о том, что день сегодня был продуктивный и я молодец. Таким образом, у меня теперь в среднем раз в неделю бывает крестик, а в остальные дни сплошная закраска. Раньше было наоборот. И только благодаря «пинарику» я смог замотивировать себя на более продуктивное времяпрепровождение.

Попробуйте и Вы. 30 секунд времени каждый день — это мало. Но только так Вы поймёте — как быстро летит время и как оно невосполнимо.

Вывод:
Планируйте свою жизнь. Потому-что, если нет плана, то нет чёткого пути к своей цели. А нет пути — цель недостижима. И она навсегда так и останется мечтой.
А жить без цели — скучно.

Удачи Вам в работе и личных делах. Стройте планы, будьте честны сами с собой.
И берегите Время. Это ценный ресурс, который невозможно купить.

Всех благ.

что это, цели и задачи — OKOCRM

Большинство описанных нами приемов основаны на приоритете и структурировании задач. В некоторых сложных схемах встречаются вкрапления планирования. Вы узнаете про простые приемы и сложные технологии управления временем. Берите на вооружение и успевайте больше.

1. Готовьтесь с вечера

Готовьте план работ на день заранее, если сутра или в процессе дня вы не успеваете собраться. Просто каждый день записывайте задачи на завтра в конце рабочего дня.

Это поможет распределить нагрузку заранее и выделить приоритетные задачи без утренней горячки. А кроме плана на будущий день можно заранее погладить одежду, собрать портфель и сложить обед в ланч-бокс. Не благодарите 🙂

Список дел на будущий день легко составить блокноте. А если хотите ничего не забыть, используйте специальные программы-планировщики.

2. Ставьте дедлайны

Дедлайны — это четкие сроки получения результата. Когда у вас есть четкие сроки, то проще заставить себя работать и перестать прокрастинировать. Пусть вас не пугает отсутствие контроля — даже когда сам задаешь себе дедлайн, то гораздо проще сдвинуть дело с места и начать работать. Внешние дедлайны работают лучше, потому что есть начальник или заказчик — за результат есть кому спросить. Но если куратором назначить некого, придется контролировать себя самому. А как иначе?

3. Рисуйте матрицу Эйзенхауэра

Этот метод придумал 34-й Президент США Дуайт Эйзенхауэр. Суть метода в том, что вы делите все свои дела на 4 категории:

1. Cрочные и важные — те, которые нужно решить в первую очередь и нельзя откладывать
2. Важные, но несрочные — дела, у которых нет четкого дедлайна. Их нужно выполнить, но сроки не горят — выполнение можно запланировать
3. Неважные, но срочные — рутинные вопросы, которые можно решить без вашего участия. Эти дела есть смысл делегировать подчиненным, чтобы освободить время на важные и срочные вопросы
4. Неважные и несрочные — дела, от которых нужно отказаться. Обычно в эту категорию попадают задачи, которые просто съедают время. Возможно, из-за них вы ничего и не успеваете

Матрица помогает понять, какими делами стоит заняться срочно, а что можно отложить. Этот метод не организует рабочий процесс, а лишь распределяет задачи по важности. Скорее всего вы не сможете использовать этот метод постоянно. Но возвращаться к нему, когда дел невпроворот — самое то.

Вот так выглядит матрица Эйзенхауэра. С ее помощью вы сможете распределить задачи по срочности и важности, правильно расставить приоритеты.

4. Используйте правило «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трэйси называет лягушками задачи, которые не хочется решать, но нужно. За такие дела эксперт советует браться с самого утра. Мол, мозг меньше перегружен информацией — будет проще решить тяжелый вопрос. После этого все остальные задачи покажутся пустяковыми, а вы будете довольны, что на одну сложную задачу стало меньше. Попробуйте, это работает.

5. Сначала решайте мелкие задачи

Не хотите завтракать «лягушками»? Тогда начинайте день с мелких дел. Это совет другого бизнес-тренера Дэвида Аллена. Он предлагает решать сначала мелкие задачи, на решение которых уходит до 5 минут: проверить почту, делегировать задачи, сделать звонки, настроить оборудование, решить личные вопросы и т.д. Так вы сможете еще вначале дня избавить себя от рутины и освободить время на глобальные вещи. Главное, чтобы эта рутина не отняла большую часть дня.

6. Используйте «автофокус»

Обычно у каждой задачи свой приоритет и дедлайн. Если вы работаете с задачами без сроков и равнозначным приоритетом, используйте метод «автофокуса». Автор системы, Марк Фостер, создал ее, основываясь на своем личном опыте, и, после нескольких недель использования, он заметил, что объем работы, которую он успевает выполнять, значительно увеличился.

Вот в чем суть: система состоит из длинного списка всего, что вам нужно сделать, записанного в блокнот в линейку. Сначала бегло прочтите этот список. Затем медленнее и еще медленнее. Перебирайте все дела в списке до тех пор, пока не захочется остановиться на какой-то одной из задач. Вы ждете, пока появится желание решить эту задачу здесь и сейчас. Завершите дело — вычеркивайте и переходите к следующему.

7. Используйте метод SMART

Когда у вас есть одна приоритетная, но сложная и не совсем конкретная задача, для ее выполнения нужна конкретика. Добавить ее поможет метод SMART. По нему каждое ваше дело должно отвечать 5 критериям:

1. Specific — конкретика: пропишите результат со всеми деталями
2. Measurable — измеримость: используйте количественные критерии оценки качества, чтобы оценить результат
3. Attainable — достижимость: ставьте перед собой задачи, которые сможете решить
4. Relevant — значимость: вы уверены, что именно эту задачу нужно решить для достижения цели? Поставьте под сомнение значимость задачи
5. Time-based — срочность: ставьте сроки, к которым вопрос должен быть закрыт. Стимулируйте себе и не давайте расслабиться

Метод SMART помогает конкретизировать задачи и подзадачи. Используя его для планирования и тайм-менеджмента, вы быстрее составите последовательность действий и сможете ее выполнить.

8. Делите большие задачи на маленькие

Масштабные дела пугают своим объемом. Если у вас тоже так, используйте декомпозицию — разбивайте задачи на подзадачи и этапы, которые нужно пройти последовательно.

Допустим, вы запускаете новый проект. Звучит громко и ответственно. Но если разложить этот проект «на молекулы», окажется, что все не так страшно. Например, нам нужно открыть новую фирму. Разбиваем на этапы:

1. Придумываем название, находим юридический адрес, согласовываем уставный капитал, налоговый режим
2. Готовим устав, протокол общего собрания, заполняем формы Р11001 и 26.2.1
3. Оплачиваем госпошлину
4. Относим документы в налоговую или к нотариусу
5. Через 3 дня забираем лист записи ЕГРЮЛ

Когда напитаете цель конкретикой, она уже не будет казаться такой сложной и страшной. Миссия станет проще

9. Фиксируйте время

Тайм-менеджмент как система состоит из методов контроля времени. Лучше всего с этим справится таймер. Если вы будете отслеживать потраченное на задачу время, то сможете его ценить, повысить свою продуктивность и научитесь управлять собой. Есть два метода, которые помогут фиксировать время: «Метод помидора» и «90 на 30».

Метод помидора. Помидор — это кухонный таймер, который использовал автор Франческо Чирилло при подготовке к экзаменам. Он ставил таймер на 25 минут и на их протяжении занимался работой, ни на что не отвлекаясь. Каждые 25 минут он делал 5-минутный перерыв, а каждые 4 цикла — большой получасовой перерыв. Смысл в том, чтобы разбить рутину на несколько циклов и после каждого получать заслуженный отдых.

Метод 90 на 30. Смысл, тот же, что и у помидорного метода, только звучит не так эффектно. Берете и все 90 минут усиленно работаете над задачей, ни на что не отвлекаясь. А потом 30 минут отдыха. Повторяете такие циклы на протяжении всего дня: длинные рабочие периоды ни на что не отвлекаетесь, а в короткие периоды отдыха разгружаете мозг.

Чтобы было проще фиксировать время, можно использовать специальные виртуальные таймеры. Вот один из таких.

10. Работайте по канбану

 Канбан — это доска с карточками, которая помогает отслеживать процесс решения задачи через этапы. Условно говоря, у каждой вашей задачи единый процесс выполнения и набор этапов. Прошли этап — передвинули карточку задачи на следующий. Один быстрый взгляд на доску — и вы в курсе, что происходит с проектами.

Раньше канбан-доски реально вешали в офисах. Любители традиций и маркетинговые ортодоксы делают так до сих пор. Но проще скачать приложение и создать виртуальную канбан-доску. Программа даст прозрачный учет времени и покажет сроки прохождения каждого из этапов.каждым исполнителем. Одна доска — один проект, карточка — отдельная задача.

Канбан подойдет командам, которые работают в условиях жестких дедлайнов. У нас есть целый материал, посвященный этой методике, почитайте.

OkoCRM тоже работает по канбану — с помощью такой доски мы выстраиваем воронки продаж. Чтобы заключить сделку, нужно пройти все этапы, а значит, решить несколько важных задач.

11. Используйте хронометраж

Чтобы правильно все спланировать, важно понимать, куда уходит время: где вы расходуете его продуктивно,а где теряете. Проще всего заниматься планированием в три этапа:

1. Фиксировать. Сначала две-три недели каждые 2-3 часа отслеживайте и фиксируйте выполненные задачи. Записывайте сделанные дела и время, которое потребовалось для их выполнения. Речь про серьезные дела — задачи на пару минут можно не фиксировать. Ваша цель — зафиксировать свою продуктивность
2. Искать пробелы. Затем в том же блокноте проанализируйте потраченное на задачи время: где вы молодец, где можно было работать быстрее, а где время потратили зря
3. Запланировать. Нашли пробелы? Корректируйте распорядок дня и рабочие процессы с учетом своей аналитики. Вы сможете исключить задачи, которые попросту отнимают время и сгруппировать более важные дела, чтобы быть продуктивнее

12. Не распыляйтесь — включайте режим монозадачности

Если вы заняты интеллектуальной работой, многозадачность — не для вас. Нет смысла распыляться на несколько задач сразу и решать одновременно несколько сложных вопросов. Один промежуток времени — одно дело. Возможно, вы и Гай Юлий Цезарь, но решая задачи последовательно вы будете в разы продуктивнее.

Это доказано научно. Степфордские ученые провели эксперимент: заставили человека одновременно читать и разговаривать по телефону. В итоге человек плохо запомнил и суть разговора, и содержание книги. А еще он не смог определить, что из полученной информации было важным, а что второстепенным. Короче: чтобы хорошо справляться со своими ежедневными интеллектуальными обязанностями, не нужно распыляться на несколько дел сразу. Сначала одна задача, затем другая, третья и так по порядку.

13.

Работайте по закону Парето

Закон Парето звучит просто: 20% усилий приносят 80% результата. И наоборот: остальные 80% усилий приносят только 20% результата. Главная мысль, которую нужно понять — за большую часть результата отвечает меньшая часть приложенных усилий. Так везде: 20% ваших клиентов приносят вам 80% выручки, 80% ваших продаж приходится на 20% ассортимента, а 20% потраченного времени дают 80% от решения задачи.

Получается, что вы тратите 80% своего времени на незначительную часть рабочего процесса. Пора-бы это исправить. Проанализируйте свою работу и найдите 20% тех своих действий, которые дают больше всего эффекта. Сосредоточьтесь на них, чтобы не тратить лишнюю энергию на ненужные дела и быстрее достигать поставленных целей.

14. ZTD

Лео Бабаута предложил нашел Дзен в своей методике планирования и тайм-менеджмента Zen to Done или ZTD. Она строится на 10 простых привычках, которые должен выработать человек:

1. Собирайте всю информацию за день в Инбокс
2. Не откладывайте в долгий ящик — обрабатывайте все записи в Инбоксе в тот же день
3. Задавайте горизонт планирования обыденных задач в 1–2 дня, а глобальных — в неделю-полторы
4. Не распыляйте внимание, наводите фокус в один момент на одно день
5. Составляйте все свои дела в списки
6. Разбивайте дела на категории в зависимости от их состава и оставляйте заметки о их выполнении
7. Регулярно очищайте список дел от решенных и неактуальных задач
8. Упрощайте — создавайте короткий и понятный список дел, не ставьте себе невыполнимых целей
9. Создайте себе расписание дня и придерживайтесь его ежедневно
10. Отказывайтесь от рутины. Занимайтесь тем, что вам действительно интересно

Тайм менеджмент – что это такое, история, основные инструменты и принципы

Жизнь современного человека насыщена делами, заботами, из-за которых ему приходится все время куда-то спешить. Грамотно распределять время, учитывая каждую минуту, помогает тайм-менеджмент (от англ. time – время, management – управление). Благодаря ему удается четко распланировать свой график.

Что такое тайм-менеджмент?

Где успешные люди берут столько времени, чтобы успевать переделать все свои дела? В их сутках, как и в сутках других людей 24 ч., но они умеют правильно их распланировать. Тайм-менеджмент – это и есть способность человека эффективно распределять, контролировать, использовать свое личное время. Она предполагает и умение ставить в приоритет дела первостепенной важности и вмещать в своем расписании время для выполнения задач, не требующих первой срочности.

История тайм-менеджмента

Корни этого понятия уходят в древность. Выясняя, тайм-менеджмент – что это такое и насколько важно уметь распределять свое время, отметим, что люди всегда пытались упорядочить свое расписание. В древнем мире и Средневековье этот процесс не носил современного названия, но упоминания о его сути есть и в истории. Например, Сенека (римский мыслитель) в начале нашей эры считал важным:

• разделение времени на использованное хорошо, плохо либо бесполезно;
• письменное ведение учета времени;
• оценку его наполненности за определенный период.

Альберти – итальянский писатель и ученый был убежден, что люди, способные контролировать время, всегда и во всем являются успешными. Достичь этого, по его мнению, можно, следуя двум важным правилам:

• ежеутренне составлять список дел на предстоящий день;
• упорядочить поставленные задачи в соответствие с оценкой их важности.

Современный тайм-менеджмент начал свое развитие с появлением промышленности. Предприятия работали по строгому графику. Основные положения его не менялись и продолжали заключаться в планировании и сортировке задач по степени важности. Термин, которым мы пользуемся и сейчас, появился в 70-х годах прошлого столетия. В этот же период создавались обучающие программы, проводились тренинги по тайм-менеджменту. Развитие этой области продолжается и сейчас, когда создаются новые обучающие базы, курсы, тенденции в этом направлении.

Инструменты тайм-менеджмента

Их использование помогает не только правильно распределять время, но и эффективно решать поставленные задачи. Разбираясь с тем, тайм-менеджмент – что это такое, каковы его функции, логично, что основные инструменты его таковы:

• целеполагание;
• планирование;
• расстановка приоритетов;
• мотивация к действию;
• делегирование.

Целеполагание

Перед человеком должна быть поставлена задача, которую необходимо выполнить. Эффективный тайм-менеджмент предполагает выдвижение ряда требований к поставленной цели. Она должна быть:

1. Конкретной. Четкое обозначение задачи – важный шаг к ее достижению.
2. Измеримой. Ожидаемый результат должен иметь обозначение.
3. Достижимой. Не следует ставить перед собой нереальных целей. При этом желательно, чтобы каждая новая задача была сложнее тех, которые уже были выполнены.
4. Актуальной. Цель должна быть важной и обоснованной.
5. Обозримой во времени. Необходимо понимать, за какой срок поставленная задача будет решена.

Планирование

Это важный инструмент, без которого достичь нужных целей практически невозможно. Планирование времени тайм-менеджмент предлагает осуществлять только после постановки задач. Важные правила этого процесса:

1. Составьте список действий, которые необходимо выполнить для достижения цели.
2. Рассчитайте время, за которое нужно выполнить эти действия – целиком и каждое в отдельности.
3. При обозначении сроков не забывайте, что тайм-менеджмент предусматривает внесение в список дел не только глобальных, но и второстепенных задач.
4. Заполняйте свой ежедневник хотя бы на неделю вперед.
5. Не забывайте каждое утро перечитывать список запланированных дел.
6. Ежедневно он должен пополняться, потому что возникают текущие и новые задачи, требующие выполнения.
7. Классифицируйте цели по степени важности и с учетом этого вносите их в свой план.

Расстановка приоритетов

Если важность предстоящих дел определена неправильно, их выполнение и достижение конечного результата может обернуться хаосом. Сделать управление временем максимально эффективным поможет правильное составление их градации. Можно использовать одну из популярных систем:

1. По Эйзенхауэру. Согласно этой системе, расстановка приоритетов осуществляется на основе разделения всех задач на 4 категории – «важно и срочно», «не важно, но срочно», «важно, но не срочно», «не важно и не срочно». Если время правильно распланировано, то первая категория должна оставаться пустой. Основное внимание нужно уделять выполнению задач из второй категории.
2. Квадрат Декарта. Каждую цель нужно оценивать с четырех позиций – «что будет, если это сделать?», «что будет, если это не сделать?», «чего не будет, если это сделать?», «чего не будет, если это не сделать?». Каждый ответ должен иметь свой «вес», и сумма этих «весов» становится основным критерием оценки важности задачи.
3. Система АВС. Это простой метод, предполагающий постановку задач, каждая из которых распределяется по трем категориям – А (очень важно), В (не очень важно), С (не важно).

Мотивация к действию

Есть необходимость в обстоятельствах, которые будут способствовать вовлечению человека в достижении поставленных задач. Планирование времени максимально эффективно, когда есть мотивация, и она может быть такой:

• соревнование, конкуренция;
• кризис;
• выполнение нравящейся работы;
• фото, видео, литература, мотивирующие публикации.

Делегирование

Под ним понимают поручение выполнения части задач другим людям с целью освобождения времени для скорейшего достижения других целей. Выполняется делегирование в три этапа:

1. Постановка цели. Важно грамотно и подробно донести до людей, которые вовлекаются в процесс, каким должен быть конечный результат. На этом этапе стоит учитывать и то, что для них одной из мотиваций является ценность их вклада в общее дело. В коллективах, активно использующих тайм-менеджмент, тренинги для сотрудников проводятся регулярно, и одна из их целей – обоснование важности сплоченной работы.
2. Взаимодействие всех звеньев. Делегируя задачу, нужно быть готовым к тому, что участники, вовлеченные в ее выполнение, будут нуждаться в консультации и руководстве главным звеном.
3. Оценка итогов. Если они соответствуют поставленной задаче, это положительный результат.

Принципы тайм-менеджмента

Они помогают полезно тратить время. Основы тайм-менеджмента и его принципы таковы:

1. Чтобы выбрать подходящую методику планирования, протестируйте каждую из них.
2. В попытке успеть все, можно не успеть сделать ничего. Выполняйте задачи по степени их важности.
3. Каждый день и неделя должны быть спланированы.
4. Держите ручку и блокнот всегда при себе. Тайм (time)-менеджмент (management) будет эффективнее, если записывать не только свои планы, но и свои достижения.
5. Научитесь отказываться от выполнения ненужных действий, ненужного общения, бесполезной траты времени.
6. Умейте отказываться от исполнения чужих обязанностей.
7. Самосовершенствуйтесь.
8. Достигнутое – дверь в новые цели, которые нужно ставить незамедлительно.

Методы тайм-менеджмента

Они помогают эффективно и целесообразно использовать время, и часто используются среди них такие:

Метод Парето. Его принцип заключается в том, что 20% затрачиваемых усилий = 80% полученных результатов. Это значит, что этих действий хватит для того, чтобы приблизиться к выполнению цели, но эти действия должны быть выверенными, четкими и не должны включать в себя малоэффективные или неэффективные манипуляции.

Метод помидора в тайм-менеджменте – способ увеличения продуктивности деятельности. Нужно определить задачу, которую будете выполнять в течение 25 мин. – столько времени человек способен безотрывно концентрировать свое внимание на одном деле. Этот отрезок времени – это один «помидор». Выставьте таймер на это время и выполняйте только поставленную задачу, не отвлекаясь ни на что. Проделайте 4 таких цикла с перерывами в 5 мин. между каждым. После 4-х «помидоров» нужно сделать большой перерыв.

Пирамида Франклина. Она заключается в распределении целей от глобальных до ежедневных. Фундамент пирамиды – основные жизненные ценности. За ней следует глобальная цель, после – генеральный план по достижению цели. Следующими пунктами являются долгосрочный и краткосрочный план. Верхняя ступень пирамиды – план на день.

Правила тайм-менеджмента

Их применение поможет оптимизировать время и трудозатраты. Вот основные правила и техники тайм-менеджмента:

1. Выполнение работы в конкретные часы. Каждый человек имеет свои биоритмы. Понаблюдав за поведением своего организма, можно выявить те часы, в которые он максимально активен и трудоспособен, и выполнять работу в эти периоды.
2. Фильтруйте информацию. Тайм (time)-менеджмент (management) предусматривает максимальную оптимизацию затрат времени, а получение, обработка мозгом и откладывание в нем ненужной информации отбирают его.
3. Концентрация внимания на выполнении одной задачи. Делая много дел одновременно, человек снижает продуктивность своей работы. Не беритесь на новую задачу, не выполнив предыдущую.
4. Самую трудную работу делайте первой. Иначе есть риск не выполнить ее вообще.
5. Чистота и упорядоченность предметов на рабочем месте. Важно не отвлекаться на поиск нужного – все должно быть под рукой и находиться на своих местах.
6. Не забывайте о выходных. Отдохнувший человек работает продуктивнее.

Тайм-менеджмент для женщин

Его правила, принципы, методы схожи с управлением временем для всех. Тайм-менеджмент для мам и всех женщин располагает некоторыми секретами:

1. Не стоит переусердствовать. Если браться за много дел, изначально зная, что сделать их все непосильно, то и планирование времени будет неэффективным.
2. Нужно поощрять и хвалить себя. После каждой выполненной задачи следует проговорить себе похвалу и поощрить (например, вкусным перекусом).
3. Выделяйте время для любимого занятия. Это станет одним из ваших поощрений в рутинной работе.
4. При необходимости делегируйте часть своих обязанностей.

Тайм-менеджмент для детей

Необходимо научить ребенка грамотно планировать свое время. Важен и тайм-менеджмент для школьников, которым нужно учиться, делать уроки, успевать посещать кружки, секции, дополнительные занятия. Советы, как все успеть:

1. Планируйте совместно с ребенком задачи на неделю и на каждый день, записывая все в специальном дневнике.
2. Отмечайте галочкой достигнутые цели. Наглядность – хороший стимул для ребенка.
3. Показывайте на собственном примере важность тайм-менеджмента.
4. Стимулируйте ребенка. Например, поощряйте приятными вещами по достижению определенного количества галочек в дневнике.
5. Научите ребенка разделять сложные задачи на несколько подзадач.
6. Ежедневно включайте в график дела, которые ему интересны.
7. Не навязывайте ребенку ничего. Ему будет интереснее, если все дела в списке будут договорными, и его не будут заставлять их выполнять.

Тайм-менеджмент – мифы

Некоторые суждения об этом явлении не являются достоверными. Технологии тайм-менеджмента окутаны такими распространенными мифами:

1. «Я научусь управлять временем». Им самим управлять нельзя научиться, но освоить его планирование реально.
2. «Я буду все успевать». Успеть сделать все не удастся, но благодаря тайм-менеджменту получится успевать решать важные задачи.
3. «Чем больше техник тайм-менеджмента используется, тем лучше». Применять нужно только эффективные из них. Если использовать их все, порядка в делах не будет.
4. «Чем больше ставить важных задач перед собой, тем лучше». Такой подход может привести к спешке, выполнению дел «как-нибудь», и результат будет минимальным.

Книги по тайм-менеджменту

Чтобы понять, как научиться правильно распределять время, стоит прочитать лучшие книги по тайм-менеджменту, среди которых:

1. «Тайм-драйв: как успевать жить и работать», Г. Архангельский. В книге идет речь о классических приемах этого направления. В ней приведены примеры, опыт их использования.
2. «Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль», Д.С. Кеннеди. В книге рассказывается о том, как сделать так, чтобы времени хватало на все важные дела.
3. «Искусство успевать», А. Лакейн. Издание учит основам тайм-менеджмента, его инструментам, принципам, правилам.
4. «Экстремальный тайм-менеджмент», А. Толкачев, Н. Мрочковский. Книга о том, как за два месяца из безынициативного, заурядного работника превратиться в успешного человека.

Источник: womanadvice.ru

Преимущества владения искусством самоменеджмента или тайм менеджмента Время как дефицитный продукт Его рациональное использование Подробнее: тренинги LiCO

управление временем или Тренинг тайм менеджмент

Планирование  рабочего времени

Преимущества владения искусством самоменеджмента (тайм менеджмента) состоят в следующем:

• работа выполняется с меньшими затратами времени.
• правильная организация труда приносит более эффективные результаты в работе.

Время – продукт очень дефицитный. Однако, вполне реально сделать так, чтобы за определенный промежуток времени успевать намного больше. Чтобы не упускать время, нужно тратить его рационально. Руководитель всегда находится в трёх измерениях: в настоящем, прошлом и будущем. Но вот время, к сожалению, необратимо. Его нельзя накопить, умножить или передать. Оно проходит безвозвратно. И пока руководитель «бьется» над  одной насущной проблемой, на смену ей приходит новая. Для того, чтобы понять всю подноготную данной ситуации, необходимо выяснить причины дефицита времени. На тренинге по тайм менеджменту так и ставят задачу. Зачастую причины дефицита времени заключаются в следующем:

• постоянная спешка.
• бесплановость работы.
• доработка отдельных рабочих моментов дома, вне рабочего времени.
• переутомление.
• суетливость.
• частая смена незаконченных частей разных дел.

При спешке руководитель не успевает даже сосредоточиться на том деле, которое он выполняет в данный момент. Следовательно, он не думает о других способах  его эффективного выполнения, которые возможно лучше, чем тот, который пришёл на ум первым. При бесплановой работе руководитель начинает заниматься различными мелкими и не столь важными делами. Планирование рабочего врем У него нет чёткого распределения работ по степени важности, и он не занимается анализом ключевых, перспективных вопросов. Часто руководители берут «работу на дом». При этом время, отведённое на отдых, расходуется на работу. Руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности на следующий день и, в конечном итоге, ведёт к упадку здоровья. Переутомление является результатом плохой организованности дня, но также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека. Низкая мотивация персонала  «на планирование времени» является «рваный» график и переутомление.

Следовательно, каждому руководителю следует проводить инвентаризацию своего времени за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающего дефицита времени (рис.1).

Инвентаризация времени включает в себя:

• анализ используемого времени.
• анализ временных потерь.
• разбор «поглотителей» времени.

Но ничто так не повышает рациональное использование времени как его планирование. Планирование начинается с цели. Если у руководителя есть осознанная цель, то все его действия будут неосознанно направляться на достижение этой цели. Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемые и случаются чаще.

Для того чтобы добиться успеха, необходимо правильно выбрать цели.

Путём анализа своих способностей руководитель определяет, что вообще он можем совершить, т.е. каким личным потенциалом для достижения своих целей располагает. Возможно также составление списка крупнейших неудач и поражений с краткой характеристикой и не предвзятой оценкой таковых. Знать свои слабости – значит укреплять свои сильные стороны.

Формулирование целей — это последняя ступень постановки целей, необходимая для последующей стадии планирования. Доказано, что если уделять планированию своего рабочего дня хотя бы 10 минут в день, то можно сэкономить до двух часов.

Начать следует с составления плана на несколько лет вперед. Следующим этапом – составить план на период времени равный году. При реализации плана желательно придерживаться заданной хронологии выполнения дел. Квартальный план детализирует и дополняет годовой. Он в свою, очередь, является основой для составления плана на месяц. Далее — декадный план. Это ещё более детальный, точный прогноз планируемого периода. Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени. План на день обычно составляется в форме так называемого «Дневника времени».

«Дневник времени» – важнейшее рабочее средство самоменеджмента. Это и календарь-памятка и записная книжка. Он является хорошим инструментом планирования, справочником и инструментом контроля.
Необходимо всегда перепроверять свои планы и изменять их, если они оказываются не выполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку.

Важнейшим аспектом экономии времени является то, что руководитель должен заниматься строго своими обязанностями. Он не должен заниматься непосредственной деятельностью других сотрудников в следствии недоверия к ним или по другим причинам. Идя дальше, следует отметить, что руководителю, в силу своей занятости, просто необходимо делегировать часть своих полномочий другим лицам.

Руководитель в течение своего рабочего дня и всего рабочего времени имеет дело с множеством документов. Это самая важная фаза, так как все остальные фазы нуждаются в ней. Информация составляет сердцевину самоменеджмента, вокруг которой постоянно вращаются другие функции. В реальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо. Для того чтобы экономить своё время руководителю необходимо разработать рациональный подход к овладению информацией. Он подразумевает под собой рациональное чтение, которое включает в себя определение какую именно информацию необходимо получить, краткое ознакомление с материалом через его содержание и выяснение, присутствует ли она в нем. Не лишним будет познать различные методики чтения, которые убыстряют этот процесс.

Что касается инструментов планирования, средств, при помощи которых руководитель фиксирует свои планы на день, квартал, месяц… то, в зависимости от предпочтений, это могут быть:

1. Инструменты электронного планирования, так называемые «электронные ежедневники»:

— персональные информационные программные менеджеры, такие как Microsoft Outlook, содержащие в себе не только почтовый сервис но и календарь, содержащий удобные инструменты  организации рабочего времени.

— электронные календари глобальной информационной сети Интернет со встроенным сервисом напоминаний обо всех мероприятиях по SMS  и e-mail, а также возможностью синхронизации календаря с мобильным телефоном. Например, календарь Google.

2. Инструменты для планирования на бумажном носителе:

— бумажный ежедневник. В него удобно заносить долгосрочные цели и задачи, которые следует  выполнить в перспективе от одного до нескольких месяцев или же лет.

— стикеры. Служат напоминанием для первоочередного совершения определенных действий.

Руководитель, при планировании личного и рабочего времени, по своему усмотрению, может использовать одновременно как несколько инструментов планирования, так и один, наиболее удобный для себя метод планирования.

Руководителю, как и его подчиненным, для достижения эффективного планирования личного и рабочего времени, ощутимую пользу принесет тематический бизнес тренинг LiCO:

Презентация по теме «Тайм менеджмент»

Тайм — менеджмент

Тайм-менеджмент Прямой перевод данного термина «Time Management» с английского  – «управление временем». Ясно, что в прямом смысле управлять временем невозможно: реальная функция тайм-менеджмента – использовать время своей жизни с максимальной эффективностью. Тайм-менеджмент — это учёт, распределение и оперативное планирование собственных ресурсов времени. Тайм-менеджмент — это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования. Девиз профессионального тайм-менеджера: Работай меньше, успевай больше!

История развития тайм-менеджмента  Философ Луция Сенека (65 год н. э). Он предлагал вести письменный учет, делить на полезно проведенное и зря потраченное, анализировать пройденные этапы. Л. Альберти ( XV век) В своих письмах он затрагивал важность эффективного планирования своего дня: составления подробного списка дел, группировки их по первостепенности. Ему принадлежат золотые слова «Сон, еду, развлечения можно отложить на потом, бизнес – никогда». И. Ньютон, А. Дюма, Ф. Энгельс, И. Кант, В. Ленин. Они строили глобальные схемы управления личным временем, создавали уникальные методики управления и влияния на свой рабочий график, что позволило им полезно и продуктивно провести не только день или месяц, но и всю жизнь. Б. Франклин («Время – это деньги»). Он придумал четкую систему распределения времени, которая позволяла в несколько раз повысить собственную продуктивность. Ф. Тейлор. (начало XX века). Основы тайм-менеджмента заложил. Он предложил использовать научный подход в организации работы торговых работников, применять эффективные методики планирования и управления временем для достижения высокой продуктивности. А. Любищев. В начале 1970-х годов после издания книги Д.Гранина «Эта странная жизнь» получил известность метод А. Любищева — хронометраж, как основа системы управления личным временем и бюджетирование расходов времени. Основная идея — эффективное мышление как основа личной эффективности, хронометраж — инструмент выработки этого мышления. К. Меллер. Основоположником понятия «тайм-менеджмент». В 1975 году он основал одноименную компанию, создал прототип органайзера (уникальный блокнот) и организовал первые тренинги по его заполнению.  А.К.Гастев – директор центрального института труда — в 20-е годы XX века — период развития научной организации труда (НОТ) развивает идеи о том, что эффективность организации начинается с личной эффективности, в частности эффективного использования времени. В 2007 году в Московском финансово-промышленном университете «Синергия» (до 2010 г. — МФПА) была открыта первая в стране кафедра тайм-менеджмента.

Анализ. Моделирование стратегий с учётом проведённого анализа. Целеполагание. Постановка цели или определение ключевого направления развития. Определение и формулирование цели (целей). Планирование и расстановка приоритетов. Реализация — конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели. Контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам.  В управлении временем можно выделить следующие процессы:

Методы и техники упорядочивания планов рабочего времени: Методы «Альпы» составление списка задач оценка времени выполнения планирование времени в отношении 60 на 40  расстановка приоритетов и перепоручение контроль процесса выполнения

Методы и техники упорядочивания планов рабочего времени: АВС — анализ ABC-анализ – это классификация объектов исследования (ресурсов, товаров и т.п.) по их степени вклада в общий результат. В основу анализа положен принцип Парето, утверждающий, что 20% усилий дают 80% результата. Именно поэтому, традиционный ABC-анализ делит объекты исследования на три категории: A – 65% результата (~15% наименований) B – 20% результата (~20% наименований) C – 15% результата (~65% наименований)

Методы и техники упорядочивания планов рабочего времени: Принцип Парето Принцип Паретто (1897 г.) — применительно к организации деятельности людей «принцип наименьших усилий» означает, что 20% приложенных человеком усилий порождают 80% результата. Лишь 1/5 нашей работы обычно протекает эффективно, а 4/5 характеризуются в 16 раз меньшей эффективностью.

Методы и техники упорядочивания планов рабочего времени: Метод (матрица) Эйзенхауэра

Методы и техники упорядочивания планов рабочего времени: Метод Помодора (или Помидора) Суть техники – в таймере на определенное время. Пока таймер тикает, тебе нужно сконцентрироваться на задаче и не отвлекаться на другие дела. Классически, это 25 минут, после этого — короткий отдых в 5 минут. После четырех “помидоров” на 25 минут, выделяешь на отдых уже длинный перерыв — 20–30 минут.

Методы и техники упорядочивания планов рабочего времени: Метод Хронометража Метод представляет собой фиксацию времени для любых задач. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи: определить, на что тратится ваше время; выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»; выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

Методы и техники упорядочивания планов рабочего времени: Формула 10-3-2-1-0 Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план. 10-3-2-1-0: 10 часов до сна: нет кофеину. 3 часа до сна: нет еде и алкоголю. 2 часа до сна: нет работе. 1 час до сна: нет электронным гаджетам. 0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

Диаграмма Ганта Методы и техники упорядочивания планов рабочего времени: Диаграмма Ганта Диаграмма Ганта — это инструмент планирования, управления задачами. Выглядит это как горизонтальные полосы, расположенные между двумя осями: списком задач по вертикали и датами по горизонтали. На диаграмме видны не только сами задачи, но и их последовательность. Это позволяет ни о чём не забыть и делать всё своевременно.

Похитители времени Похитители времени

Похитители Времени 1. Нечеткие цели 3. Неспособность сказать «нет» 4. Прерывания 2. Дезорганизация 5. Больше прерываний

6. Периоды бездействия 7. Работа без отдыха 8. Слишком много заданий одновременно 9. Стресс и кризисные ситуации 10. Неадекватное планирование Похитители Времени

Главное: Планируйте и расставляйте приоритеты 2 Контролируйте себя и свое время 4 Пользуйтесь инструментами планирования 3 Не забывайте правильно отдыхать 1 Грамотно расходуйте свое время 5 Говорите «нет» ненужным делам 6 Неустанно стремитесь к своей цели! 7

ТРЕНИНГ «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ: ПРИНЦИПЫ УСПЕХА» — Центр Бизнес образования (тренинги, семинары в Санкт-Петербурге)

Описание тренинга

Тайм-менеджмент, планирование времени, управление временем — все эти термины обозначают техники организации Вашего рабочего времени, призванные оптимизировать Ваш день и «выкроить» время для выполнения большего числа дел.

Тайм-менеджмент тренинг предполагает развитие навыков личного и корпоративного планирования времени с использованием методик управления временем.

С помощью тренинга по тайм-менеджменту Вы научитесь управлять рабочим временем, расставлять приоритеты и укладываться в сроки. Помимо этого, получите четкие инструменты планирования своего времени (с примерами).

Наш семинар по тайм-менеджменту будет чрезвычайно полезен руководителям высшего и среднего звена, специалистам предприятий и всем, кто живет и работает в режиме жесткого цейтнота.

Что Вы получите на тренинге:

• познакомитесь с методиками формирования жизненных целей и долгосрочным планированием;
• отработаете навыки планирования рабочего дня;
• найдете свои «якоря-настройки» на рабочий процесс;
• научитесь «творчески лениться» и выявлять основные поглотители времени в рабочем процессе.

После каждого блока выполняются упражнения для закрепления материала с учетом личных предпочтений участников.

Учебный процесс обеспечен информационно-методическими материалами, которыми Вы сможете воспользоваться в своей дальнейшей работе.

Анализ ситуации:

Тайм-менеджмент применяют в компаниях для контроля рабочего времени сотрудников по-разному. При социализме существовали такие понятия, как «научная организация труда (НОТ)», нормативы и прочее. Какой график выбрать для сотрудников: жесткий или гибкий? Эффективность намного больше зависит от отношения сотрудников к делу, чем от того, приходят ли они на час раньше или позже. Для начала предлагаю разобраться в том, что может сделать управление временем для организации.

Плохой, но часто встречающийся вариант — тайм-менеджмент начинают применять на фирме как дубину, чтобы «завинтить гайки». Отсюда и происходит желание ужесточить людям график работы, повысить нормы и т.д. Обычно это происходит так: с потолка спускается план, а сотрудники должны его реализовать.

При этом зачастую план бывает невыполним в принципе. Люди начинают жаловаться, план постепенно пересматривается. Еще бывает так: сотрудники поднатужились и выполнили план. В следующем месяце план стал больше.

Еще иногда неправильно применяют хронометраж. Например, сотрудников обязывают вести подробный хронометраж всего, что они делали в течение рабочего дня. Это, во-первых, вызывает раздражение персонала, во-вторых, отнимает время на постоянную запись результатов хронометража. Хронометраж допустим, например, если он проводится в течение одного или двух дней, при этом, если сами работники с этим не справляются, хронометраж может быть внешний, т.е. им занимается наблюдатель со стороны, не отвлекая по возможности сотрудников. В таком случае данные хронометража станут точкой отсчета для будущих изменений.

Итак, тайм-менеджмент может не только повысить эффективность работы организации, но и сделать саму работу более комфортной, спокойной и приятной. Истинная эффективность — когда люди работают с удовольствием, чувствуют полезность своей работы и получают за это соответствующее вознаграждение, не только денежное, но и моральное.

Целевая группа

Тренинг по тайм-менеджменту предназначен для руководителей и специалистов компаний, и всех тех чья деятельность сопряжена с необходимостью выполнять большое количество задач в сжатые сроки.

Данный тренинг будет полезен тем, кто хочет управлять своей жизнью, своим временем, своими целями, задачами, а не просто быть ресурсом в достижении чужих целей.

Цель тренинга:

Цель тренинга – развитие у участников навыков:

• эффективной постановки целей и достижения их в срок
• мотивации себя на достижение сложных целей
• выстраивания своей работы на основе системы приоритетов
• контроля исполнения
• планирования своего времени с целью его эффективного использования без цейтнотов и стрессов
• повышения производительности труда (своего, команды, компании в целом)
• эффективное использование имеющихся ресурсов

Задачи тренинга:

• Структурирование деятельности ключевых сотрудников организации
• Планирование времени в условиях динамично изменяющейся среды
• Мотивация при внедрении хронометража и тайм-менеджмента в организации
• Приобретение сотрудниками навыков эффективного управления временем
• Структурирование информации в личной работе

Методы:

• Мини-лекции
• Упражнения
• Самостоятельная работа
• Групповые задания
• Учебный разговор
• Case-study
• Деловые/ролевые игры

Программа тренинга

1.

Осознание времени как ресурса

• Время — это лучшая инвестиция Вашей жизни.
• Ключевые методы рационального использования времени.
• Выявление «пожирателей времени» и алгоритм освобождения.
• Методы структурирования собственного времени.

2. Эффективное планирование

• Планирования в системе управления временем.
• Оценка рисков и возможностей в системе планирования.
• Использование планирование в деятельности руководителей разных уровней.
• Виды планирования: стратегическое и тактическое планирование.
• Процедуры планирования.
• Планирование по системе Франклина.

3. Целеполагание

• Технология и принципы целеполагания.
• Основные принципы и способы постановки целей.
• Возможности применения SMART-технологии.
• Расстановка приоритетов при постановке целей.

4. Расстановка приоритетов

• Способы расстановки приоритетов.
• Расстановка приоритетов по матрице Эйзенхауэра.
• Соотношение временных затрат и получаемых результатов — принцип Парето.
• «АБВ» анализ в планировании.
• Метод Шваба.

5. Оптимизация рабочих процессов

• Методы оптимизации рабочих процессов.
• Ментальные карты (Mind Maps).
• «Поглотители времени».
• Стратегия множественного результата.
• Поэтапное достижение цели («как съесть слона»).
• Метод актуальных контекстов.

Результаты:

В результате  тренинга «Тайм-менеджмент (Управление временем)» участники смогут: 

• Планировать и эффективно использовать личное и рабочее время, наилучшим образом распределять нагрузку.
• Избегать потери времени, выявлять его нецелевое и неэффективное использование, высвобождать дополнительные временные ресурсы.
• Повысить мотивацию к труду и получать больше удовлетворения от работы.
• Понять какие факторы стимулируют или ограничивают собственную работоспособность.
• Устранять излишнее эмоциональное напряжение и стресс, связанные с дефицитом времени.
• Грамотно делегировать задачи и полномочия.
• Определить свои долгосрочные и краткосрочные цели в различных областях деятельности.
• Правильно распределять свои усилия между повседневными рутинными делами и долгосрочными задачами.
• Выделять из потока дел существенное, расставлять приоритеты. Определять очередность работ.
• Брать на себя ответственность за сроки и результат. Не откладывать на завтра то, что надо было сделать вчера.
• Обзорно взглянуть на жизнь, оценить и осмыслить качество проживания. Сделать свою жизнь более гармоничной.

Задачи тренинга:

Понять какие факторы стимулируют или ограничивают собственную работоспособность.

Дата и время проведения:

30 Марта 2022

Добавить в Google Calendar 2022-03-30 12:00:00 2022-03-30 12:00:00 Europe/Moscow ТРЕНИНГ «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ: ПРИНЦИПЫ УСПЕХА» г. Санкт-Петербург Записаться

Место проведения:

г.Санкт-Петербург

Чтобы узнать подробности заполните форму:

Целеполагание | HR PRO

Как ответить на следующие вопросы на собеседовании: Как вы управляете своим временем? Как вы планируете свой рабочий день? Какие техники и методы вы используете в планировании? Приведите примеры того, как вы используете навык тайм-менеджмент, чтобы успешно справиться с поставленной задачей. Все ответы на эти вопросы вы узнаете, прочитав эту статью.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это совокупность знаний, умений и навыков, благодаря которым человек умеет расставлять приоритеты, точно планирует свое время, тем самым, повышая свою личную продуктивность в организации своего рабочего времени.

Пока вы не можете управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим. Питер Друкер

Тайм-менеджмент входит в ТОП-10 навыков, которые ценят работодатели в сотрудниках больше всего. Почему работодателю важно, чтобы сотрудник имел навыки управления временем? Руководители хотят работать с подчиненными, которые вовремя приходят на работу, умеют точно рассчитать время на выполнение поставленной задачи, соблюдают дедлайн, умеют правильно расставлять приоритеты и планировать свой рабочий день.

Перед тем, как перейти к методам тайм-менеджмента, необходимо разобраться, какие факторы мешают эффективно использовать свое время.

Сделайте экспресс-диагностику: Определите барьеры, которые мешают вам оптимально использовать свое время.

1. Перфекционизм
2. Прокрастинация
3. Недостаток знаний
4. Отсутствие необходимых инструментов и ресурсов

1. Перфекционизм очень сильно затрудняет выполнение задач точно в срок. Многие считают, что это качество является сильной стороной, однако именно постоянное стремление к совершенству и неудовлетворенность полученными результатами является одной из причин неэффективного использования времени. Находя возможности принять «реальный» результат вместо «идеального», вы экономите значительные ресурсы для других дел. Есть такое выражение: «перфекционизм — это зло», конечно, все это довольно относительно и в каждой отдельной ситуации можно по-разному оценивать данную характеристику личности, однако, несомненно в рамках тайм-менеджмента: пефрекционизм — это ЗЛО!

2. Прокрастинация — постоянное откладывание дел на потом, нежелание выполнять определенные обязанности. В лексиконе прокрастинирующих сотрудников доминирует слово «ЗАВТРА». Про таких людей, очень хорошо сказал Стив Джобс: «Бедный, неудачный,  несчастливый и нездоровый — это тот, кто часто использует слово «завтра».

Избавить вас от перфекционизма и прокрастинации я не смогу, моя цель —  дать знания, предоставить лучшие техники и методики, познакомить с ресурсами и инструментами для овладения навыком тайм-менеджмента. А будете вы использовать полученную информацию или нет —  все зависит исключительно от вашего желания. Однако после прочтения этой статьи, вы уже никогда не будете прежними.

Для начала предлагаю определить свои навыки управлением временем и пройти

Когнитивный диссонанс заключается в том, что с одной стороны, мы не можем управлять временем, как таковым. Ведь, именно время мы не можем контролировать и кажется, что именно время управляет нами, а не мы им. Мы привыкли воспринимать время как нечто вечное и безграничное. Кажется, что его всегда много. С другой стороны, время — это один из самых ценных ресурсов, которые есть у всех нас. Важно понимать, что у времени есть свои границы, каждый день — это сосуд определенной вместимости, который вы наполняете делами. Можно заполнить его бесполезными делами, а можно заполнить делами, которые работают на ваши задачи и ведут вас к конечной цели.

Мы можем управлять собой, тем как мы планируем свой день, и как мы расходуем свое рабочее время. Разумное, продуктивное и экономное использование этого ресурса является важной составляющей частью оценки сотрудника.

Эффективность использования времени можно достигнуть двумя способами:

1. Достижение значимых результатов за счет экономии времени. Это означает, что вы умеете добиваться выполнения задачи за минимальное время.
2. Эффективное планирование рабочего времени позволит сократить число и объем выполняемых вами дел.

В этой статье я сделала дайджест шести лучших техник управления временем. С их помощью вы сможете научиться планировать и контролировать ваши приоритетные задачи ежедневно.

Как научиться управлять своим временем

6 лучших методов тайм-менеджмента

1. Принцип Парето
2. Матрица Эйзенхауэра
3. Интеллект-карты или Mind maps
4. Пирамида Франклина
5. Метод АБВГД
6. Сначала съешьте лягушку

1. Принцип Парето

Принцип Парето гласит, что небольшая доля причин, приложенных усилий и вкладываемых средств отвечает за большую долю результатов. Это принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни:

20% усилий дают 80% результатов

Принцип Парето в сфере тайм-менеджмента может быть сформулирован так: примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата.

Как именно определить, какие усилия достаточно затратить для получения хорошего результата? Представьте, что вы ищите ответы на интересующие вас вопросы в книге. Согласно рассматриваемому принципу, 80% нужной вам информации вы найдете в 20% объема текста. Если вы точно знаете, что именно вас интересует, вы сможете быстро пролистать книгу и внимательно прочитать только отдельные страницы. Таким образом, вы сэкономите 80% своего времени.

2. Матрица Эйзенхауэра

Наверное, это самая известная на сегодняшний день концепция тайм-менеджмента, которая позволяет выделять приоритеты. Данная методика, создание которой приписывают американскому генералу Дуайту Эйзенхауэру, позволяет рассортировать дела одновременно и по их срочности, и по их важности.  Все понимают, что в один промежуток времени можно выполнить только ограниченное количество задач. Иногда без ущерба для работы только одну. И каждый раз нам приходится решать, КАКУЮ ЖЕ ИМЕННО? Американский президент Дуайт Эйзенхауэр имел обыкновение, планируя свои дела, сортировать их по нескольким важным категориям.
В соответствии с так называемой матрицей Эйзенхауэра необходимо отнести каждое дело к одному из четырех типов, обозначенных на схеме.

 Матрица Эйзенхауэра

Дела	Срочные	Несрочные
Важные	АНеотложные проблемы. Проекты с «горящим» сроком выполнения.	ВПрофилактика проблем. Дела, ведущие к вашей цели. Восстановление сил.
Неважные	СПредстоящие неотложные дела. Ежедневная рутина.	DКомпьютерные игры, социальные сети. Просмотр ТВ. Телефонные звонки. «Пожиратели» времени.

Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на ваш бизнес. А срочность – одновременно двумя факторами: во-первых, насколько быстро надо выполнить это дело, во-вторых, привязано ли выполнение данного дела к конкретной дате и конкретному времени. Именно важность и срочность, рассматриваемые вместе, влияют на расстановку приоритетов.

Рассмотрим подробнее, какие дела можно отнести к каждому их четырех типов.

Тип I: «важное и срочное».
Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для вашего бизнеса (например, обновление лицензий, предоставление налоговых отчетов и т. д.). Определенная доля таких дел неизбежно будет присутствовать в жизни каждого человека. Тем не менее благодаря заблаговременной подготовке (дела Типа II – «важное, но не срочное») можно предотвратить возникновение многих кризисов (например, путем изучения законодательства, налаживания хороших взаимоотношений с влиятельными людьми).

Также это могут быть проекты с «горящим» сроком выполнения, неотложка. Например, посетить врача из-за проблем со здоровьем, сдать в журнал статью к жесткому сроку или оформить отчет по итогам исследования. Здесь у нас выбора нет. Дела этой группы надо выполнять, и точка. Иначе будут серьезные проблемы.

Тип II: «важное, но не срочное».
Это дела, которые ориентированы на будущее: обучение, изучение перспективных направлений развития бизнеса, совершенствование оборудования, восстановление здоровья и работоспособности. Дела, ведущие к вашей стратегической цели. Например, выучить иностранный язык, чтобы перейти на работу в другую, более перспективную организацию. Также это профилактика проблем – поддерживать себя в хорошей физической форме. К сожалению, такими делами мы зачастую пренебрегаем, откладываем их решение в долгий ящик. В итоге – язык так и не выучен, доходы не растут, а сокращаются, здоровье – ни к черту.У этих дел есть интересная особенность – если ими долго пренебрегать, то они переходят в разряд Важные — Срочные. Ведь если хотя бы раз в год не появляться у стоматолога, то рано или поздно срочный визит к нему станет неизбежен.

Тип III: «не важное, но срочное».
Многие из этих дел на самом деле не приносят большой пользы в жизни. Мы делаем их только потому, что они на нас свалились (продолжительный телефонный разговор или изучение пришедшей по почте рекламы), или в силу привычки (посещение выставок, на которых уже нет ничего нового). Как раз та самая каждодневная рутина, которая отнимает у нас уйму времени и сил.

Тип IV: «не важное и не срочное».
Это всевозможные способы «убивания времени»: злоупотребление спиртным, «легким чтением», просмотром кинфоильмов и т. д. Часто мы прибегаем к этому, когда у нас не остается сил для продуктивной работы (не стоит путать с настоящим отдыхом и общением с близкими и друзьями – делами весьма важными).Это «моль», поедающая наше время.

Поскольку вы стремитесь к успеху вашего бизнеса, вы прежде всего стараетесь выполнить дела, определенные вами как «важные» – сначала «срочные» (тип I), а затем «несрочные» (тип II). Оставшееся время можно уделить делам «срочным, но не важным» (тип III).
Нужно подчеркнуть, что основная часть рабочего времени сотрудника должна уходить на дела «важные, но не срочные» (тип II). Тогда будут предотвращены многие кризисные ситуации, а возникновение новых возможностей развития бизнеса уже не будет для вас неожиданным.

Когда вы только начинаете пользоваться предложенной системой для расстановки приоритетов, скорее всего, вы захотите отнести многие из этих дел к «важным». Однако, приобретая опыт, вы станете более точно оценивать важность того или иного дела. Чтобы научиться пользоваться системой определения приоритетов, понадобится определенное время. Где же его взять? Скорее всего, вы отнесете работу по освоению приемов управления своим временем к делам «важным, но не срочным».
По образному выражению Стивена Кови (автор международного бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей»), надо найти время, чтобы «заточить пилу», тогда и заготовка дров пойдет быстрее.

Притча

Некий человек увидел в лесу дровосека, с большим трудом рубившего дерево совершенно тупым топором. Человек спросил его:
— Уважаемый, почему бы вам не наточить ваш топор?
— У меня нет времени точить топор – я должен рубить! – простонал дровосек…

Поэтому нужно «волевым образом» выделять на планирование своих занятий определенное время, отказавшись от выполнения каких-либо менее важных дел. Если вы сумеете это сделать, то благодаря новым умениям в следующий раз сможете высвободить еще больше времени и использовать его, чтобы еще чему-либо научиться. Так, благодаря решимости повышать эффективность своей работы, вы будете постепенно освобождать время для развития своей личной продуктивности.

Критерии выделения приоритетов
Обычно, оценивая важность того или иного дела, мы считаем важными прежде всего те дела, которые надо сделать срочно (или «вчера»). Накопление невыполненных дел и обещаний создает проблемы у вашей компании, а также порождает лично у вас неприятные чувства. Именно с такими «срочными» делами мы стремимся разделаться в первую очередь. Но фактор срочности не должен быть единственным при написании списка дел и определении порядка их выполнения.
Опыт показывает, что выполнение (или невыполнение) многих срочных дел не сильно влияет на ваш бизнес, в то же время есть много несрочных дел, которые могут заложить основу для успеха в будущем. Поэтому, помимо срочности, необходимо учитывать, насколько то или иное дело влияет на успех бизнеса, т. е. определить и учитывать его важность.

3. Интеллект-карты  или Mind maps

Это разработка Тони Бьюзена – известного писателя, лектора и консультанта по вопросам интеллекта, психологии обучения и проблем мышления. Также встречаются такие переводы словосочетания «Mind maps», как «Ментальные карты», «Мыслительные карты», «Карты ума».

Интеллект-карты – это метод, позволяющий:

• эффективно структурировать и обрабатывать информацию;
• мыслить, используя свой творческий и интеллектуальный потенциал.

Это очень красивый инструмент для решения таких задач, как проведение презентаций, принятие решений, планирование своего времени, запоминание больших объемов информации, проведение мозговых штурмов, самоанализ, разработка сложных проектов, собственное обучение, развитие и т. д.

Области применения:
1. Презентации
• за меньшее время вы даете больше информации, при этом вас лучше понимают и запоминают;
• проведение деловых встреч и переговоров.

2. Планирование
• управление временем: план на день, неделю, месяц, год…;
• разработка сложных проектов, нового бизнеса…

3. Мозговой штурм
• генерация новых идей, творчество;
• коллективное решение сложных задач.

4. Принятие решений
• четкое видение всех «за» и «против»;
• более взвешенное и продуманное решение.

4. Пирамида Франклина

Это готовая система планирования, которая помогает правильно распорядиться своим временем и достичь поставленных целей. Бенджамин Франклин (1706-1790) – амер. полит. деятель. Б. Франклина отличала фантастическая работоспособность и уникальная целеустремленность. В возрасте двадцати лет он составил план достижения целей на всю жизнь вперед. На протяжении всей жизни он следовал этому плану, четко планируя каждый день. Его план достижения целей получил название «пирамида Франклина» и выглядит примерно так:

1. Фундаментом пирамиды являются главные жизненные ценности. Можно сказать, это ответ на вопрос: «С какой миссией вы пришли в этот мир?» Что вы хотите получить от жизни? Какой след на Земле хотите оставить после себя? Бытует мнение, что не наберется и 1% живущих на планете людей, которые бы об этом задумывались серьезно. Другими словами, это вектор направления движения к своей мечте.

2. Основываясь на жизненных ценностях, каждый для себя ставит глобальную цель. Кем он хочет стать в этой жизни, чего планирует добиться?

3. Генеральный план достижения целей – это фиксация конкретных промежуточных целей на пути достижения глобальной цели.

4. План на один три, пять лет называется долгосрочным. Здесь важно определиться с точными сроками исполнения.

5. План на месяц, а потом и на неделю – это краткосрочный план. Чем продуманнее он будет, чем чаще вы будете его анализировать и корректировать, тем эффективнее будет работа.

6. Последний пункт в плане достижения целей – это план на каждый день.

5. Метод «АБВГД»

Метод «АБВГД» представляет собой эффективный способ расстановки задач по приоритетности, который вы можете применять ежедневно. Этот метод прост и настолько эффективен, что способен, при условии регулярного и грамотного использования, возвести вас в ранг самых продуктивных и производительных людей в вашей сфере деятельности.
Сила метода в его простоте. Вот как он работает. Вы начинаете с составления перечня всего, что вам предстоит сделать в течение наступающего дня. Думайте на бумаге.
После этого вы ставите букву А, Б, В, Г или Д перед каждым пунктом вашего перечня.

Задача типа «А» определяется как нечто, имеющее на данном этапе самое важное значение, нечто, что вы обязаны сделать, иначе рискуете столкнуться с серьезными последствиями. Задачей типа «А» может стать визит к важному клиенту или написание отчета для начальника. Данные задачи представляют собой настоящих, зрелых «лягушек» вашей жизни.
Если перед вами стоит более чем одна задача типа «А», вы оцениваете их приоритетность, помечая А-1, А-2, А-3 и т. д. Задача А-1 представляет собой самую крупную и безобразную «лягушку» из всех, с которыми вам предстоит управиться.

Задача типа «Б» определяется как та, которую вам следовало бы выполнить. Тем не менее последствия, в случае ее выполнения или невыполнения, являются достаточно мягкими. Такие задачи представляют собой не более чем «головастиков» вашей жизни. Это значит, что, не сделай вы соответствующую работу, кто-нибудь окажется недовольным или поставленным в невыгодные условия, однако в любом случае по степени важности указанные задачи и близко не соответствуют задачам типа «А». Звонок по не очень срочному вопросу или просмотр накопившейся электронной почты могли бы составить сущность задачи типа «Б».
Правило, которого вы должны придерживаться, гласит: никогда не приступайте к задаче типа «Б», пока у вас остается незавершенной задача типа «А». Никогда не позволяйте «головастикам» отвлекать вас, пока крупная «лягушка» дожидается своей участи быть съеденной!

Задача типа «В» определяется как нечто, что было бы прекрасно сделать, но от чего не следует ожидать никаких последствий, сделай вы это или нет. Задачей типа «В» может стать звонок другу, чашечка кофе, обед с коллегой или какое-либо личное дело, совершенное в рабочие часы. Подобного рода «мероприятия» не оказывают ровным счетом никакого влияния на вашу работу.

Задача типа «Г» оценивается как работа, которую вы можете поручить кому-нибудь другому. Правило в данном случае гласит, что вы должны поручать другим все, что им по силам, тем самым высвобождая для себя время на задачи типа «А», которые вы и только вы в состоянии выполнить.

Задача типа «Д» представляет собой работу, которую можно совсем удалить из вашего перечня дел. Это может быть задача, имевшая прежде значение, но теперь потерявшая актуальность как для вас, так и для других. Нередко это работа, которую вы делаете изо дня в день либо просто по привычке, либо находя в ее выполнении удовольствие.

После того как вы применили метод «АБВГД» к своему перечню дел на день, вы полностью организовали свою работу и подготовили почву для того, чтобы более важные дела выполнялись быстрее.

Важнейшим условием для того, чтобы метод «АБВГД» действительно работал на вас, является соблюдение следующего требования: приступать к выполнению задачи А-1 без промедления и затем трудиться над ней, пока она не будет полностью завершена. Пустите в ход силу воли, чтобы начать и продолжать работу над самой главной для вас задачей на текущий момент. Беритесь за свою самую большую «лягушку» и «ешьте» ее не отрываясь до самого последнего кусочка.
Умение проанализировать свой перечень дел на день и выделить задачу А-1 послужит отправной точкой для достижения истинно большого успеха в вашей деятельности, повысит вашу самооценку, наполнит уважением к себе и чувством гордости за свои достижения.
Когда вы приобретете привычку полностью концентрироваться на своем самом важном деле, т. е. задаче А-1, — иными словами, на съедании главной своей «лягушки» — вы научитесь делать вдвое, а то и втрое больше, чем окружающие вас люди.

6. Сначала съешьте лягушку

Переход от трудного к легкому

Вы, наверное, слышали такой вопрос: «Как бы вы съели слона?» Ответ, разумеется, таков: «По кусочкам». А как бы вы съели свою самую большую и гадкую «лягушку»? Тем же манером: вы разбили бы ее на конкретные пошаговые действия и начали бы с самого первого.

Начните свой рабочий день с самой трудной задачи и выполните ее так быстро, как только вы можете. Вам будет помогать осознание того, что у вас еще много дел, а время рабочего дня ограниченно. Выполнение самого сложного дела в первую очередь даст вам огромное чувство удовлетворения. Используйте это правило ежедневно и вы увидите, какой заряд энергии вы получаете и как эффективно проходит ваш рабочий день. Постоянное откладывание проблемной задачи на конец дня, приводит к тому, что вы все равно будете думать об этой задаче весь день, и это будет мешать вам фокусироваться на выполнении других задач! Сначала съешьте лягушку, а затем приступайте к поеданию слона по частям!

Инструменты планирования времени

Заранее планируйте каждый свой день.
Посредством планирования мы переносим
будущее в настоящее и тем самым имеем
возможность сделать что-нибудь
в отношении него уже сейчас

Алан Лэйкин

Основные поколения «планировщиков»
Известные сегодня технологии и средства организации рабочего времени можно разделить на несколько поколений – отличия здесь в принципах фиксации информации и технике использования.

До XX века планирование рабочего времени осуществлялось с помощью примитивных методов: записки на память, списки дел и т. п. В начале прошлого века вместе с развитием бизнеса, широко распространились новые инструменты, облегчающие работу по планированию времени менеджера.
Идея приспособить бытовой календарь для конторской работы возникла еще в XIX веке и материализовалась в виде перекидного календаря в 1870 году. На каждый день отводилась одна страничка календаря, на которой указывались число, день, месяц и год. Наличие свободного места для записей позволяло делать необходимые заметки: переговоры, совещания, расходы, встречи. Почти столетие перекидной календарь был основным инструментом планирования времени для управленцев.

Результатом совершенствования перекидного календаря стали ежедневник и еженедельник. Ежедневник – это перекидной безотрывной календарь в виде удобного блокнота разного формата. Ежедневник можно было брать с собой на совещания и в командировки.
Еще более удобным для руководителя оказался еженедельник, в котором имелась возможность планирования рабочей недели и дня, контроля выполнения записанных дел, анализа израсходованного времени (так как появилась часовая разбивка рабочего дня), более быстрого поиска информации (ведь теперь она группировалась по 52 неделям, а не по 365 дням). В 80-х годах еженедельники практически вытеснили перекидные календари и получили настолько широкое распространение, что стали элементом делового стиля предприятий.

Дизайнерская идея совместить в одном удобном инструменте календарь, блокнот и телефонную книжку удачно материализовалась еще в 1921 году в виде «организатора» (от англ. organizer). Последующее совершенствование инструмента осуществлялось за счет изменения формата, дизайна, качества бумаги и внешней отделки. Здесь в одном инструменте были совмещены накопители информации и технические средства (календарь, блокнот, адресная и телефонная книжка, визитница, ручка, микрокалькулятор). При этом отсутствовали четкая классификация и систематизация записей.

Знаменитый «тайм-менеджер» был создан в Дании в 1975 году. В нем реализовалась идея целевого планирования личных результатов на основе типового классификатора функций («ключевых задач») и технологии реализации глобальных мероприятий («слоновьих задач»). При этом использование «тайм-менеджера» оказалось приемлемым только для организованных и дисциплинированных по натуре людей, к тому же требовались значительные финансовые расходы на обучение и приобретение.
Тем не менее название этой разновидности «организатора» – «тайм-менеджер» – стало нарицательным и обозначает сегодня общий подход к активному использованию времени как управленческого ресурса.

Развитие НТП в последние десятилетия привело к созданию принципиально новых с технологической точки зрения электронных инструментов планирования времени: электронной записной книжки, различных сервисных программ ПК, мобильных телефонов, смартфонов и т. п.

Лучшие современные технологии управления временем:

1.Trello — это бесплатное веб-приложение для управления проектами в небольших группах. Trello позволяет продуктивно работать в более тесном сотрудничестве.  Trello — это доски, списки и карты, которые позволяют организовать все дела и расставить приоритеты проектов в веселой, гибкой и легко-изменяемой форме.

2. Evernote — веб-сервис и набор программного обеспечения для создания и хранения заметок. В качестве заметки может выступать фрагмент форматированного текста, веб-страница целиком, фотография, аудиофайл или рукописная запись. Заметки могут также содержать вложения с файлами другого типа. Заметки можно сортировать по блокнотам, присваивать им метки, редактировать и экспортировать.

3. Держите свою жизнь под контролем с Wunderlist. Выполнять повседневные задачи стало проще, чем когда-либо. Планируете ли вы отпуск, хотите ли поделиться списком покупок с партнером или управляете одновременно несколькими проектами, — вам поможет Wunderlist, в котором вы можете планировать выполнение, как личных, так и профессиональных задач.

Рекомендуемые книги для прочтения:

1. Джулия Моргенстрен «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управление своей жизнью».
2. Брайн Трейси «Оставьте брезгливость: Сначала съешьте лягушку».
3. Алан Лэйкин «Искусство успевать».
4. Тони Бьюзен «Научите себя думать».
5. Стивен Кови «7 навыков высокоэффективных людей».

---

Источник: bosshunt.ru

5 инструментов и методов тайм-менеджмента

Хороший тайм-менеджмент необходим для вашего успеха. Используя эффективный планировщик времени и мастер-лист, вы сможете достичь любой поставленной цели. Это стандартные инструменты и методы тайм-менеджмента , которые вы должны практиковать для максимальной продуктивности и хорошей личной организации.

Каждый из них требует немного времени для изучения и освоения, но окупается большей эффективностью и действенностью на всю оставшуюся жизнь.

1. Используйте планировщик времени и создайте основной список

Первый инструмент управления временем, который вам понадобится, — это планировщик времени, который содержит все необходимое для планирования и организации вашей жизни. Лучшие планировщики времени, будь то скоросшиватели или электронные версии, позволяют планировать на год, месяц, неделю и каждый день.

Хороший планировщик времени будет содержать основной список, в котором вы сможете фиксировать каждую задачу, цель или необходимое действие по мере их появления.Затем этот основной список становится ядром вашей системы планирования времени. Из этого главного списка вы распределяете отдельные задачи по месяцам, неделям и дням.

2. Работа по списку

Каждый эффективный руководитель работает по ежедневному основному списку. Это самый мощный из когда-либо обнаруженных инструментов для достижения максимальной производительности и один из лучших способов помочь в достижении ваших SMART-целей . Когда вы составляете свой ежедневный список, вы начинаете с записи каждой отдельной задачи, которую собираетесь выполнить в течение дня.

Правило состоит в том, что вы повысите свою эффективность на 25% в первый же день, когда начнете использовать список.

Это означает, что у вас будет два дополнительных часа продуктивного времени за восьмичасовой рабочий день, если вы просто составите список всего, что вам нужно сделать, прежде чем приступить к работе. С помощью списка вы сможете навести порядок в хаосе быстрее, чем с помощью любого другого инструмента тайм-менеджмента.

3. Организация по приоритету

Когда у вас есть основной список дел на день, следующим шагом будет организация этого списка в порядке приоритета.Как только ваш основной список будет организован, он станет картой, которая будет вести вас с утра до вечера самым эффективным и действенным способом. Это руководство расскажет вам, что вы должны сделать и что более или менее важно. Вскоре у вас выработается привычка использовать свой список в качестве плана на день. Прочтите этот пост о том, как съесть эту лягушку, чтобы узнать больше советов.

Помните, что Правило 80/20 , также известное как принцип Парето, гласит, что 80 % ваших результатов будут получены благодаря 20 % ваших усилий. Таким образом, ключом к максимальной эффективности является определение приоритетов задач, которые вносят наибольший вклад в ваши достижения.

4. Инструменты и системы тайм-менеджмента

Разнообразие персональных цифровых помощников (КПК) и компьютерных систем планирования времени, доступных сегодня, просто великолепно. Независимо от того, что вы делаете, в какой бы области вы ни находились, существуют цифровые системы управления временем, которые вы можете подключить или загрузить на свой персональный компьютер, чтобы помочь организовать каждую часть своей жизни.

5. Организуйте свое время

Умение организовывать свое время — бесценный навык тайм-менеджмента.

Существует простой способ организовать свое время и расписание на два года вперед. Она называется «45-файловой системой». Это файл тиклера, который позволяет вам планировать и организовывать свои действия и обратные вызовы на следующие двадцать четыре месяца.

Вот как это работает:

Во-первых, вы получаете коробку из сорока пяти папок с четырнадцатью висящими папками, куда их можно поместить. Сорок пять папок разделены следующим образом: Имеется тридцать одна папка, пронумерованная от первого до тридцати одной, обозначающая дни месяца.Есть двенадцать файлов для месяцев года, с января по декабрь. Последние два файла предназначены для следующих двух лет.

Это замечательная система, которую вы также можете использовать для подвешивания папок в ящике стола.

Приобретите какой-нибудь личный планировщик, в зависимости от того, какой формат вам наиболее удобен (например, цифровой или бумажный), и потратьте время, необходимое, чтобы научиться им пользоваться. Выгода в виде сэкономленного времени и повышения производительности будет огромной.

Если вы хотите узнать больше о том, как стать максимально продуктивным, присоединяйтесь ко мне на бесплатном 45-минутном тренинге под названием «Запусти свою продуктивность», где я научу вас нескольким научно обоснованным правилам, на которые я опираюсь, чтобы стать источником продуктивности. .

Чтобы узнать больше о том, как быть продуктивным, я рекомендую вам ознакомиться с другими моими советами по управлению временем и начать применять их в своей повседневной деятельности.

Вы также можете найти мои лучшие блоги, курсы и видео на моей странице ресурса по тайм-менеджменту .

Резюме

Название статьи

5 Инструменты и методы тайм-менеджмента | Брайан Трейси

Описание

Хорошие инструменты управления временем необходимы для вашего успеха.Вы можете достичь любой поставленной цели, используя эффективный планировщик времени и основной список.

Автор

Брайан Трейси

Имя издателя

Брайан Трейси Интернэшнл

Логотип издателя

« Предыдущий пост
Чувствуйте себя хорошо в своей жизни и будьте счастливы Следующее сообщение »
Личное здоровье и фитнес через постановку целей

О Брайане Трейси — Сегодня Брайан признан лучшим в мире специалистом по обучению продаж и личному успеху.Он является автором более 60 книг и выпустил более 500 аудио- и видеопрограмм обучения по продажам, менеджменту, успеху в бизнесе и личному развитию, включая мировой бестселлер «Психология достижений». Цель Брайана — помочь вам достичь личных и деловых целей быстрее и проще, чем вы могли себе представить. Вы можете следить за ним в Google+, Twitter, Facebook, Pinterest, Linkedin и Youtube.

17 лучших инструментов тайм-менеджмента, которые вам нужно проверить

Если вы постоянно жонглируете сроками, ресурсами и результатами, есть большая вероятность, что вам будет полезно специальное программное обеспечение для управления временем.Мы протестировали и рассмотрели лучшие инструменты тайм-менеджмента, которые помогут вам и вашей команде не сбиться с пути.

Найдите свой и повышайте производительность день за днем!

1. Скоро

Scoro предоставляет вам все инструменты, необходимые для эффективного управления временем, включая учет времени, выставление счетов, отчеты о работе, управление проектами и задачами.

Основные характеристики:

• Отслеживание фактического и оплачиваемого времени и перенос часов в счет-фактуру
• Автоматизация напоминаний о поздних счетах, плановое и повторяющееся выставление счетов
• Электронная почта счетов клиентам на основе отработанных часов
• Расширенное управление проектами, задачами и клиентами
• Отчетность по работе, продажам, бюджетам и т. д.

Чем интересен этот инструмент: Scoro сочетает в себе учет времени с управлением проектами и CRM, расширяя совместную работу и упрощая управление всеми бизнес-процессами в одном месте.

Цена:  От 26 долл. США за пользователя в месяц

Приведите сюда Скоро.

2. Активколлаб

ActiveCollab сочетает учет времени с управлением проектами, что упрощает планирование и отслеживание творческих проектов. Кроме того, этот инструмент предоставляет функции для совместной работы в команде и общения в режиме реального времени.

Основные характеристики:

• Создание задач с несколькими пользователями и сроками
• Фильтрация задач по пользователям, датам и меткам
• Комментирование задач и упоминание коллег
• Временная шкала Ганта для планирования
• Общий групповой календарь для совместной работы
• Учет времени и отправка счетов

Чем интересен этот инструмент: Active Collab улучшает совместную работу в команде и делает ее более увлекательной.Каждый пользователь может установить собственную тему для своей платформы для быстрой персонализации.

Цена:  От 25 долларов США в месяц для 5 пользователей

3. ProofHub

ProofHub — это универсальная система управления проектами, используемая ведущими организациями, такими как NASA, Disney, Taco Bell и многими другими. Этот инструмент «все-в-одном» оснащен мощными функциями, которые избавят вас от необходимости иметь слишком много разных инструментов для ведения бизнеса.

Основные характеристики:

• Программное обеспечение для онлайн-проверки экономит много времени в процессе обмена отзывами
• Делает управление задачами менее стрессовым для команд
• Получите наглядное представление о проектах с помощью диаграмм Ганта в ProofHub
• Также доступно в виде мобильного приложения для пользователей Android и iOS.

Цена: От $45/месяц

4. Кларизен

Облачное программное обеспечение Clarizen для управления проектами имеет единственную цель: помочь продвинуть ваш бизнес вперед.

Основные характеристики:

• Неограниченное количество проектов
• Автоматизированные и повторяемые процессы, оповещения и рабочие процессы
• Социальное сотрудничество
• Отслеживание бюджета и управление расходами

Что особенного в этом инструменте: Clarizen предлагает настраиваемые рабочие процессы — настраивайте Clarizen в соответствии с тем, как ваше предприятие ведет бизнес, а не наоборот.

Цена: От 60 долларов за пользователя в месяц

5. Урожай

Harvest — один из самых известных на рынке инструментов учета рабочего времени и счетов. Благодаря простому интерфейсу и небольшому набору функций Harvest позволяет очень легко отслеживать время и выставлять счета вашим клиентам соответственно.

Основные характеристики:

• Составление смет и счетов-фактур на основе отработанного времени
• Отслеживание времени из любого браузера, Mac, iPhone или Android
• Интеграция для отслеживания времени во всех ваших любимых инструментах управления проектами
• Отчеты в режиме реального времени о затраченном времени

Что интересного в этом инструменте: Harvest сосредоточен на том, чтобы делать что-то одно и делать это хорошо.

Цена:  От 12 долларов США в месяц + 10 долларов США в месяц за каждого дополнительного пользователя

6. Переключить

Toggl — это удобное программное обеспечение для учета рабочего времени, которое интегрируется с десятками различных систем управления проектами. Это идеальное дополнение к вашим существующим инструментам, помогающее вам работать более продуктивно в течение дня.

Основные характеристики:

• Неограниченное количество проектов и подпроектов для точного учета времени
• Отчеты о прогрессе команды
• Отслеживание времени онлайн и офлайн

Что интересного в этом инструменте: Toggl легко интегрируется с вашими любимыми инструментами повышения производительности, такими как Trello, Scoro или Asana.

Цена:  От 9 долл. США за пользователя в месяц

7. Репликон

Replicon — это комплексное многофункциональное решение, которое помогает компаниям отслеживать время, затраченное на работу, и выставлять счета своим клиентам за завершенные проекты.

Основные характеристики:

• Учет рабочего времени и табель учета рабочего времени
• Множественные биллинговые тарифы для разных пользователей
• Составление бюджета проекта и управление расходами
• Аналитика использования времени

Чем интересен этот инструмент: Replicon подходит для крупных организаций, стремящихся более эффективно управлять временем своих сотрудников.Инструмент помогает получить исчерпывающий обзор каждой минуты, проведенной на работе.

Цена:  От 20 долл. США за пользователя в месяц

Читайте дальше:  10 лайфхаков, чтобы не пропустить ни одного дедлайна

Все о вашем бизнесе одним щелчком мыши

8. Лагерь времени

Timecamp использует отслеживание времени для выставления счетов клиентам, измерения прибыльности проекта или выплаты сотрудникам в конце месяца.

Основные характеристики:

• Автоматическое отслеживание оплачиваемого и неоплачиваемого времени
• Интегрированная платежная система
• Бюджетирование в долларах или времени
• Мощные отчеты
• Мобильные и настольные приложения

Что интересного в этом инструменте: Помимо выставления счетов клиентам, Timecamp также позволяет легко рассчитывать доход на основе отработанного времени.

Цена: Бесплатный тарифный план Solo (один пользователь), от 6 долларов США за пользователя в месяц для больших команд

Читать дальше: 8 отличных советов, которые помогут резко повысить ваши навыки тайм-менеджмента

9.Билл4Тайм

Bill4Time — это комплексное облачное программное обеспечение для учета рабочего времени. Это упрощает выставление счетов, помогает возместить потерянный доход и позволяет отслеживать время и расходы из любого места.

Основные характеристики:

• Отслеживание оплачиваемого и неоплачиваемого времени
• Получайте сводки о работе за день, неделю и месяц
• Клиентский портал
• Варианты выставления счетов и онлайн-платежей
• Обширная отчетность по бухгалтерии, проектам и т.д.

Чем интересен этот инструмент: Bill4time предлагает обширный набор отчетов о продуктивности команды, прибыльности проекта и многом другом.

Цена:  От 30 долларов США в месяц + 10 долларов США за каждого пользователя

10. Ореховый орех

Nutcache — это универсальный инструмент для управления проектами, который включает в себя функции отслеживания времени и выставления счетов. Он предназначен для небольших команд, которые выставляют счета своим клиентам на проектной основе и стремятся более эффективно планировать свое время.

Основные характеристики:

• Учет рабочего времени и выставление счетов
• Управление расходами
• Связывание проектов и готовых задач с клиентами

Что интересного в этом инструменте: Nutcache имеет простой в использовании пользовательский интерфейс, отлично подходящий для совместной работы в команде.

Цена: Бесплатно до 20 пользователей (ограниченные функции), от 6 долл. США за пользователя в месяц для больших команд и дополнительные функции

11. Хабстафф

Hubstaff помогает отслеживать время, затраченное на работу, а также свободное время вашей команды.Это отличный вариант для организаций, которые хотят отслеживать все время, проведенное на работе (а не только время, потраченное на задачи).

Основные характеристики:

• Отслеживание времени выполнения задач с помощью скриншотов
• Выставление счетов клиентам за проекты
• Отчет об использовании времени командой
• Отправка настраиваемых отчетов клиентам по электронной почте
• Осуществление выплат работникам в зависимости от отработанного времени

Что интересного в этом инструменте: Помимо отработанного времени, Hubstaff также отслеживает время, проведенное на различных веб-сайтах и ​​настольных приложениях.Вы будете получать отчеты об использовании времени вашей командой и сможете отслеживать, как они тратят свое время.

Цена:  От 49 долларов США в месяц для 10 пользователей

12. Веснушка

Миссия

Freckle — сделать учет времени быстрым, легким и почти увлекательным, чтобы ваша команда делала это с удовольствием.

Основные характеристики:

• Учет времени
• Выставление счетов и выставление счетов за отработанное время
• Информационная панель, которая показывает ваши затраты времени
• Классификация людей и выполнение отчетов
• Приложение таймера для Mac, приложение для iPhone, мобильное веб-приложение

Что интересного в этом инструменте: Freckle использует теги для отслеживания проектов и перехода между оплачиваемыми и неоплачиваемыми задачами.Это делает добавление записей о времени быстрым и простым процессом.

Цена:  От 49 долларов США в месяц для 5 пользователей

13. Проекты совместной работы

Teamwork позволяет вам оценить время, которое, по вашему мнению, вам потребуется для выполнения задач, а затем записать фактическое время. Вскоре вы станете очень точны в своих оценках и будете точно знать, сколько времени уходит на выполнение тех или иных задач!

Основные характеристики:

• Оценка и отслеживание времени, затраченного на проект
• Отправка счетов на основе отработанного времени
• Пользовательские отчеты о времени с параметрами экспорта
• Отслеживание времени в дороге

Что интересного в этом инструменте: Функция выставления счетов в Teamwork не так сильна, как в некоторых других инструментах, но она интегрируется со всеми вашими любимыми инструментами выставления счетов, такими как QuickBooks, Harvest, Xero и т. д.

Цена:  От 24 долларов США в месяц

14. Брик

Bric — это программное обеспечение для учета рабочего времени, основанное на аналитике. Они дают представление о том, что ждет в будущем, чтобы составлять бюджеты, планировать найм и отслеживать, как люди тратят свое время.

Основные характеристики:

• Настраиваемое отслеживание времени
• Роли и рейтинги пользователей
• Отчеты об использовании

Что интересного в этом инструменте: В дополнение к обширным функциям расчета времени, Bric имеет набор функций планирования и управления проектами.

Цена: $7 в месяц/пользователь

15. Аваза

Тайм-трекер Avaza позволяет запускать таймер на телефоне, останавливать его на планшете или любом другом устройстве и всегда отслеживать часы, потраченные на ту или иную задачу.

Основные характеристики:

• Учет времени в дороге
• Записи времени в счетах-фактурах
• Утверждение расписания
• Отслеживание расходов

Что интересного в этом инструменте: В дополнение к учету времени и выставлению счетов Avaza предлагает список функций автоматизации и управления проектами.

Цена: Бесплатно для 5 проектов, от 9,95 долл. США для больших групп

Читать далее: 16 лучших программ для составления табелей рабочего времени для эффективного управления временем

16. Асана

Asana сочетает в себе элементы управления проектами, хранения файлов и совместной работы и помогает управлять проектами в команде без электронной почты.

Основные характеристики:

• Разбейте свою работу на задачи и назначьте их членам команды
• Организуйте свои задачи в проекты для дорожных карт и графиков
• Просматривайте вехи и следите за прогрессом вашей команды
• Получать уведомления об обновлениях проектов
• Используйте инструментальные панели проекта, чтобы получить краткий обзор

Что особенного в этом инструменте: Asana — это действительно простой в использовании инструмент с простой компоновкой.Если у вас небольшая команда с не слишком сложными проектами, проверьте это.

Цена: Бесплатно для 15 участников, Премиум от $8,33 пользователя/месяц

Читать дальше: Что, если бы компании управляли временем так же тщательно, как и деньгами?

17. Трелло

Trello известен тем, что визуализирует задачи проекта на картонной панели инструментов, которая отлично подходит для управления короткими и быстрыми повседневными заданиями.

Основные характеристики:

• Простое управление задачами на картоне
• Создание неограниченных списков задач
• Обмен изображениями и файлами
• Организация списков по датам или приоритету
• Комментирование и сотрудничество

Особенности этого инструмента: От стартапов до компаний из списка Fortune 500 — Trello — это самый наглядный способ совместной работы команд над любым проектом.

Цена:  Бесплатно для личного использования, 9,99 долл. США за пользователя в месяц для предприятий

Попробуйте эту альтернативу Trello!

Все о вашем бизнесе одним щелчком мыши

Читайте дальше:

Четыре основных инструмента тайм-менеджмента, которые вам нужны — ниндзя тайм-менеджмента

Люди часто спрашивают: «С чего начать тайм-менеджмент?»

Лучше всего начать с того, чтобы убедиться, что у вас есть необходимые инструменты для повышения производительности.

В конце концов, правильные инструменты облегчают любую задачу.

Основные инструменты тайм-менеджмента

Будь то проект по благоустройству дома или рабочий результат, вы всегда хотите начать с правильных инструментов.

То же самое относится и к тайм-менеджменту.

Для новичков в тайм-менеджменте или тех, кто хочет улучшить свои навыки продуктивности, первое, что вы должны сделать, это оценить инструменты, которые вы используете.

«Трудно управлять своим временем, если у вас нет нужных инструментов.

Твитнуть это

Тайм-менеджмент сводится к четырем ключевым областям: задачи, время, люди и информация. Для этого есть четыре основных инструмента, которые каждый должен иметь под рукой.

4 необходимых инструмента тайм-менеджмента:

1. Список дел . Основой любой системы продуктивности является хороший список дел. Если у вас есть только один инструмент управления временем, это и , который вам нужен.Ваш список дел — ваш лучший друг, и он всегда должен быть с вами.
2. Календарь . Трудно управлять своим временем, если вы не знаете, как и где вы его тратите. Хороший календарь необходим для отслеживания, планирования и планирования своего времени. Не только встречи, но и время для ваших задач и проектов.
3. Адресная книга . В нашем сверхсвязанном социальном мире многие люди недооценивают силу хорошей адресной книги. LinkedIn или Instagram не помогут вам в крайнем случае, когда вам нужно связаться с этим важным контактом.Захватите любую адресную информацию, с которой вы столкнетесь. Относитесь к номерам мобильных телефонов и адресам электронной почты как к золоту.
4. Записная книжка . Наиболее часто отсутствующим инструментом в системе управления временем людей является хорошая записная книжка. Конечно, у вас может быть блокнот или куча стикеров на вашем столе. Однако вам нужно одно место , в котором вы храните все свои заметки. И одно место , чтобы искать, когда вам нужно получить часть информации.

Подходящие инструменты для повышения производительности

Большинство людей, которые не умеют управлять своим временем, не имеют хотя бы одного из этих инструментов.Убедитесь, что у вас есть каждый из 4 основных инструментов тайм-менеджмента.

Неважно, бумажные у вас инструменты или приложения, главное, чтобы они у вас были, и используйте их. (На самом деле, я рекомендую вам выбрать тот , который вы будете использовать.)

Есть ли в вашем наборе инструментов управления временем все 4 основных инструмента?

Вопрос: Каких инструментов повышения производительности вам не хватает? Вы можете оставить комментарий, нажав здесь.

Родственные

18 лучших приложений и инструментов для тайм-менеджмента (обновление 2021 г.)

Никто не может оспорить бесчисленные преимущества, которые принесли нам технологии.Несомненно, это позволило нам соединяться, работать, совершенствоваться и использовать наши ресурсы сверх того, что когда-то было вообразимо.

Если вы не пользуетесь некоторыми из сотен приложений и инструментов для управления временем (например, таким эффективным планировщиком), вы определенно упускаете один трюк.

Но как выбрать из такого большого количества приложений, какое из них использовать?

Ну, это зависит от ваших потребностей. Вот почему мы составили список из 18 лучших приложений для тайм-менеджмента, которые помогут вам справиться с наиболее распространенными проблемами управления временем.

Давайте сразу перейдем к списку.

1. Rescue Time – используйте свое время с умом

Если у вас есть сомнения, разумно ли вы используете свое время, это приложение будет присылать вам еженедельные отчеты, чтобы указать, какие вещи крадут ваше время. Помимо функции автоматического отслеживания времени, это приложение также имеет блокировку отвлекающих факторов и эффективные инструменты отчетности.

RescueTime поможет вам не перегружаться слишком большим количеством задач. В этом приложении также есть командное программное обеспечение, предназначенное для управления временем между членами команды.С этим приложением вы можете быть шокированы, узнав, сколько времени вы на самом деле тратите впустую.

Доступно на iOS, Android и ПК

Совет от профессионала: как покончить с этой вредной привычкой раз и навсегда!

2. Помните о молоке — будьте в курсе всех своих задач

Если вы изо всех сил пытаетесь справиться со всем, что вам нужно сделать, и вы работаете с множеством разных устройств, то это приложение для вас.Это отличный бесплатный инструмент, который совместим с вашим мобильным телефоном, компьютером, Gmail, Outlook и т. д. и позволяет синхронизировать все ваши устройства для более удобного управления временем.

Это приложение поможет вам легко управлять своими задачами и напомнит вам о них, где бы вы ни находились. Вы можете делиться задачами и списками с другими, что также делает его отличным инструментом для команд.

Доступно для iOS, Android и ПК

3. Focus Keeper — повышение мотивации к выполнению задач

Это приложение основано на принципах техники помидора и предназначено для людей, которые откладывают дела на потом и чувствуют себя перегруженными задачами.Он имеет простой и эффективный пользовательский интерфейс, который легко настраивается в соответствии с вашими потребностями.

Focus Keeper предназначен для улучшения вашей концентрации и избавления от беспокойства, которое может возникнуть из-за нехватки времени. Это отличное приложение, которое можно использовать, если вы хотите предотвратить выгорание себя и своей команды.

Доступно на iOS, Android и ПК

Совет от профессионала: Постоянно оставаться сосредоточенным непросто, особенно когда отвлекающие факторы повсюду! Возьмите Планировщик жизни и узнайте, как заострить внимание!

4.Toggl — отслеживание времени, затрачиваемого на проекты и задачи

Эффективное управление временем начинается с точного определения того, сколько времени вы на самом деле тратите на свои проекты и задачи, и с помощью анализа — определения того, как вы можете управлять ими более эффективно. Toggl позволяет вам делать все это даже с его простым дизайном.

В интуитивно понятный интерфейс Toggl встроены отличные функции, позволяющие сэкономить время. Это отличная альтернатива расписаниям, если вам нужно отслеживать, сколько времени вы тратите на разные проекты.

Доступно на iOS, Android и ПК

5. Dropbox — удобно хранить и отправлять большие файлы

проще в использовании, чем другие. С помощью приложения Dropbox вы даже можете получать доступ к важным файлам и делиться ими на ходу. Это простой способ поделиться своими файлами и документами с другими для повышения производительности.

Доступно для iOS, Android и ПК

6.Evernote — храните все свои заметки в одном месте

Evernote — это бесплатный инструмент для повышения производительности, который позволяет вам фиксировать все ваши идеи, мысли и изображения различными способами (например, с помощью голоса, заметок или изображений). Вы даже можете записывать свои встречи, интервью, речи и идеи, создавать списки, добавлять голосовые или текстовые вложения и делиться своими файлами с друзьями. Вы также можете синхронизировать Remember The Milk с Evernote, чтобы оптимизировать свое время.

Доступно для iOS, Android и ПК

7.MindNode — Сосредоточьтесь на текущих задачах с помощью Mind Mapping

Mind Mapping — отличный метод продуктивной работы, а Mindnode — одно из лучших доступных бесплатных приложений для составления интеллект-карт. Это помогает вам стать более организованным, сосредоточив свои мысли, тем самым получив ясность в отношении того, что нужно сделать.

Это приложение позволяет настраивать различные визуальные теги и шаблоны в соответствии с вашими потребностями. Вы также можете легко поделиться своими документами с другими.

Доступно для iOS и ПК

8.GoodSync – легкое резервное копирование и синхронизация файлов

Это программное обеспечение позволяет легко создавать резервные копии, восстанавливать и синхронизировать файлы. Он поддерживает папки из разных мест и имеет параметры фильтрации, которые позволяют исключить подпапки из синхронизации.

Это приложение также позволяет синхронизировать файлы с телефоном и на нем. Если вы никогда раньше не делали резервные копии своих файлов, вам обязательно стоит взглянуть на этот инструмент.

Доступно для iOS, Android и ПК

9.MyLifeOrganized (MLO) – Эффективно управляйте своими списками дел

Проверьте это, если вам трудно управлять всеми своими задачами, работать со своими списками дел и организовывать свои цели. Это программное обеспечение для управления задачами помогает вам сосредоточиться на том, на чем вы должны сосредоточиться, чтобы достичь своих целей.

MyLifeOrganized — одно из лучших приложений для управления задачами для целенаправленной работы. Он автоматически генерирует списки дел с приоритетными действиями для вашего немедленного внимания, чтобы вы могли методично отслеживать свой прогресс.

Доступно на iOS, Android и ПК

10. 1Password — запомните все свои пароли

1Password позволяет хранить все ваши пароли в одной зашифрованной базе данных, защищенной одним паролем. Это экономит ваше время, когда вы забываете свои пароли и вам нужно их восстановить. Это также позволяет вам использовать разные пароли для разных учетных записей, чтобы не подвергать риску безопасность.

Доступно для iOS, Android и ПК

11.Pocket — следите за мячом

Во время серфинга в Интернете легко отвлечься на заманчивые и увлекательные веб-сайты. Вот почему вам нужны эффективные приложения для управления временем, такие как Pocket. Вы можете использовать этот инструмент, чтобы сохранить свои «находки», чтобы получить к ним доступ и прочитать позже в удобное время. Это не позволит вам отвлекаться и негативно повлиять на вашу непосредственную работу.

Доступно на iOS, Android и настольных компьютерах

12. Focus@Will — Увеличьте продолжительность концентрации внимания

Это удивительное приложение сочетает в себе нейробиологию и музыку для повышения вашей продуктивности.По словам разработчиков, с помощью Focus@Will можно увеличить продолжительность концентрации внимания до 400%, что делает его одним из лучших доступных приложений для управления временем.

Focus@will идеально подходит для тех, кому трудно сосредоточиться во время учебы, работы или чтения. Это также поможет вам контролировать ваш ADD.

Доступно на iOS, Android и настольных компьютерах

13. Альфред — разумное взаимодействие с компьютером

Этот небольшой и простой инструмент позволяет запускать документы, файлы проектов, папки и закладки всего одним нажатием кнопки. несколько нажатий клавиш.Это делает жизнь намного проще, так как вам не нужно заходить в меню «Пуск», чтобы получить доступ к тому, что вы хотите. Единственным недостатком является то, что он доступен только для macOS.

Доступно для настольных компьютеров (macOS)

14. Forest — Повышайте концентрацию, выращивая лес

Forest — это уникальное переосмысление приложений для управления временем. Это уникальное и веселое приложение поможет вам оставаться сосредоточенным и не сбиться с пути, заставляя вас сосредоточиться на чем-то другом.

Концепция проста: всякий раз, когда вы хотите сосредоточиться, посадите виртуальное дерево.Если вы будете оставаться сосредоточенными, дерево будет расти. Если вы потеряете фокус, дерево погибнет. Как следует из названия приложения, вы можете вырастить несколько деревьев, чтобы создать виртуальный лес!

Доступно на iOS, Android и настольных компьютерах (надстройка Firefox)

15. Trello — отслеживайте свои проекты с помощью визуальных средств

Trello — чрезвычайно популярное приложение, с которым вы, возможно, уже знакомы. Он работает, позволяя вам создавать карточки для задач, которые вам нужно выполнить. Каждая карточка перемещается по доске Trello, которая обычно разбита на столбцы, такие как «Сделать», «Выполняется» и «Завершено».Это служит вашим сигналом, чтобы начать работать и выполнять связанные задачи.

Доступно для iOS, Android и ПК

16. Quire — раскрывайте свои идеи

Quire — это инновационное приложение для управления временем, которое помогает повысить производительность вашей команды. Сила этого приложения заключается в его функциях для совместной работы и простоте обмена. Вы можете оптимизировать и настроить рабочий процесс в соответствии с потребностями и предпочтениями вашей команды.

Доступно для iOS, Android и ПК

17.TimeTree — общий календарь с семьей

Это приложение TimeTree позволяет семьям или командам обмениваться несколькими календарями и встречами друг с другом. Итак, планируете ли вы вечеринку или руководите местной спортивной командой, Time Tree может держать всех в курсе всех текущих и предстоящих мероприятий и событий.

Доступно на iOS и Android

18. Todoist — легко фиксируйте и упорядочивайте все свои задачи и действия

Todoist близок к тому, чтобы быть совершенным цифровым списком дел и одним из лучших приложений для управления временем.Он доступен через браузер и приложение и позволяет планировать все ваши задачи и действия. Каждый элемент может быть помечен для приоритета, а также для данной даты выполнения. Существует также удобная возможность добавлять заметки к любой из ваших задач.

Доступно для iOS, Android и ПК

Заключительные мысли

Приведенный выше список охватывает то, что мы считаем самыми лучшими приложениями и инструментами для управления временем. И хорошая новость в том, что многие из них совершенно бесплатны!

Так чего же ты ждешь? Выберите те, которые будут наиболее ценными для вас, и начните повышать свою производительность прямо сейчас!

Дополнительные приложения для повышения производительности и тайм-менеджмента

Автор фото: freestocks через unsplash.ком

9 Популярные методы и инструменты тайм-менеджмента ПреподавательMSN — Исполнительная медсестраBSN в DNPBSN в DNP — Исполнительная медсестраBSN в DNP — Практикующая семейная медсестраMSN в DNPМагистр управления здравоохранениемMHA — Информатика в области здравоохраненияMHA — ПредпринимательствоМагистр медицинских наукMHS — Спортивная подготовкаMHS — Преподавание и обучениеMHS — Исполнительное лидерствоДоктор образования (EdD)EdD — Исполнительное лидерствоEdD — Преподавание и обучениеEdD — образование сестринского делаEdD — спортивная подготовкаДоктор физиотерапии в переходный периодПостпрофессиональный доктор трудотерапии (OTD)Доктор медицинских наукОртопедическая клиническая ординатураОртопедическая физиотерапевтическая стипендияБез степениНепрерывное обучение ionCertificate — Преподаватель по сестринскому делуCertificate — Семейный практикующий медсестраCertificate — Nursing Executive

Preferred Campus*

Miami, FLSt.Августин, Флорида, Остин, Техас, Сан-Маркос, Калифорния

Предпочтительный кампус*

Майами, FLSt. Augustine, FLAustin, TXDallas, TXSan Marcos, CA

Preferred Campus*

Miami, FLSt. Augustine, FLAustin, TXDallas, TXSan Marcos, CA

Кампус 2nd Choice

Miami, FLAustin, TXSan Marcos, CAВсе кампусы

Программа доктора физиотерапии (DPT) также доступна в наших центрах Майами, Флорида, Остин, Техас и Кампусы Сан-Маркос, Калифорния. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

Кампус 2nd Choice

Майами, Флорида, Остин, Техас, ул. Августин, ФлоридаВсе кампусы

Программа доктора физиотерапии (DPT) также доступна в наших кампусах в Остине, Техас, Майами, Флорида и Сент-Огастин, Флорида. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

Кампус 2nd Choice

Miami, FLSan Marcos, CASt. Августин, ФлоридаВсе кампусы

Программа доктора физиотерапии (DPT) также доступна в наших кампусах в Майами, Флорида, Сент-Огастин, Флорида и Сан-Маркос, Калифорния.Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

Кампус 2nd Choice

Austin, TXMiami, FLSan Marcos, CASt. Августин, ФлоридаВсе кампусы

Программа доктора физиотерапии (DPT) также доступна в наших кампусах в Остине, Техас, Майами, Флорида, Сент-Огастин, Флорида и Сан-Маркос, Калифорния. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

Кампус 2nd Choice

Austin, TXSan Marcos, CASt. Augustine, FLAll Campuses

Программа доктора физиотерапии (DPT) также доступна в наших центрах в Остине, Техас, Сент-Луис.Кампусы Августин, Флорида и Сан-Маркос, Калифорния. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

Кампус 2nd Choice

Майами, Флорида, Остин, Техас, Сан-Маркос, КалифорнияВсе кампусы

Программа магистра профессиональной терапии (MT) также доступна в наших кампусах в Майами, Флорида, Остин, Техас и Сан-Маркос, Калифорния. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

Кампус 2nd Choice

Майами, Флорида, Остин, Техас, ул. Augustine, FLВсе кампусы

Программа магистра профессиональной терапии (MOT) также доступна в наших центрах в Остине, Техасе, Майами, Флориде и Сент-Луисе.Кампусы Августина, Флорида. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

Кампус 2nd Choice

Miami, FLSan Marcos, CASt. Augustine, FLВсе кампусы

Программа магистра профессиональной терапии (MOT) также доступна в наших кампусах в Майами, Флорида, Сан-Маркос, Калифорния и Сент-Огастин, Флорида. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

Кампус 2nd Choice

San Marcos, CAAustin, TXSt. Augustine, FLAll Campuses

Программа Master of Occupational Therapy (MOT) также доступна в Сан-Маркосе, Калифорния, Остине, Техасе и Сент-Луисе.Кампусы Августина, Флорида. Выберите кампус 2-го выбора, если вы открыты для другого или всех кампусов.

Предпочтительный кампус*

Остин, Техас, Сан-Маркос, Калифорния. Augustine, FL

Предпочтительный кампус*

Austin, TXMiami, FLSt. Augustine, FLSan Marcos, CA

Предпочтительный кампус*

San Marcos, CA

Предпочтительный кампус*

Dallas, TX

2nd Choice Campus

Austin, TXMiami, FL

Program также является программой Flexup2 Therapational

TXMiami, FL

доступны в наших кампусах в Остине, Техас и Майами, Флорида.Выберите кампус 2-го выбора, если вы готовы рассмотреть дополнительные кампусы.

Кампус 2nd Choice

Майами, FLSt. Augustine, FL

Программа Flex Master of Occupational Therapy (MOT) также доступна в наших кампусах в Майами, Флорида и Сент-Огастин. Выберите кампус 2-го выбора, если вы готовы рассмотреть дополнительные кампусы.

Hidden

Предпочтительным кампусом *

Расстояние

Предпочтительным кампусом *

Austin, TxDallas, Tx

Hidden

Желаемая дата начала *

9/7/2021

Hidden

Желаемый запуск Дата*

07.09.2021

Желаемая дата начала*

07.09.20211/10/20225/9/20229/6/2022

Желаемая дата начала*

07.09.202159/9/2020 /6/2022

Желаемая дата начала*

07.09.20215/9/20229/6/2022

Желаемая дата начала*

07.09.20215/9/20229/6/2022

5

1 Желаемая
5
5 Дата начала*

7/09/20211/10/20229/6/2022

• Желаемая дата начала*

  7/9/20211/10/20229/6/2022

• Желаемая дата начала*

  7/9/ 20215/9/20229/6/2022

• Желаемая дата начала*

  07.09.20211/10/20229/6/2022

• Желаемая дата начала*

  07.09.20211/10/6/20229/6/20229 2022

• Желаемая дата начала*

  07.09.20211/10/20225/9/20229/6/2022

• Желаемая дата начала*

  07.09.20211/10/20225/9/20229/6/2022

• Желаемая дата начала*

  06.09.20229/5/2023

• Желаемая дата начала*

  07.09.202111 /20225/9/20229/6/2022

• Желаемая дата начала*

  07.09.20211/10/20229/6/2022

• Желаемая дата начала*

  07.09.20211/10/20229/6 /2022

• Желаемая дата начала*

  07.09.20211/10/20229/6/2022

• Желаемая дата начала*

  07.09.20211/10/10/20229/6/2022

  5

  1 Желаемая дата начала *

  07.09.20211/10/20225/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала* *

    07.09.20211/10/20225/9/20229/6/2022

  • Желаемая дата начала* *

    9/ 9/2019

  • Заинтересованы в MOT Flex?

    Программа Master of Occupational Therapy (MOT) также предлагается в удобном формате Flex (онлайн + лаборатории выходного дня в кампусе).Проверьте здесь, если вам интересно узнать больше о Flex MOT, предлагаемом в настоящее время в Майами, Остине и Сент-Огастине.

  • Заинтересованы в DPT Flex?

    Программа «Доктор физиотерапии» (DPT) также предлагается в удобном формате Flex (онлайн + лаборатории выходного дня в кампусе). Проверьте здесь, если вам интересно узнать больше о Flex DPT, предлагаемом в настоящее время в Остине, Сан-Маркосе и Сент-Огастине.

  • Имя*
  • Фамилия*
  • Телефон*
  • Адрес электронной почты*
  • Почтовый индекс*
  • Без названия*Установив флажок, я предоставляю свой письменный экспрессAugustine for Health Sciences, чтобы связаться со мной по электронной почте, текстовым сообщениям, телефону и заранее записанным сообщениям относительно дальнейшего моего образования. Я понимаю, что вызовы могут генерироваться с использованием автоматизированных технологий. Вы можете отказаться в любой момент. Пожалуйста, ознакомьтесь с нашей политикой конфиденциальности или свяжитесь с нами для получения более подробной информации.

  • 16 лучших инструментов тайм-менеджмента для удаленных сотрудников в 2022 году

    Если вы серьезно относитесь ко времени, то эта статья для вас. Независимо от того, являетесь ли вы фрилансером, желающим оставаться организованным в условиях плотного графика, или руководителем, который хочет контролировать свое время, чтобы лучше использовать часы своей команды, эффективное управление временем — это необходимость часа.И лучший способ сделать это — использовать правильные инструменты тайм-менеджмента.

    Независимо от того, как вы работаете, вам нужны приложения для управления временем. Управление временем относится к тому, как вы планируете и организуете свое время для различных видов деятельности, но в то же время в управлении временем есть проблемы.

    Если вы хотите создать команду, которая эффективно управляет временем, я подытожил 9 лучших инструментов управления временем, которые я считаю лучшими на рынке сегодня. Вот краткий обзор, за которым следуют их лучшие функции и цены.

    16 инструментов тайм-менеджмента, которые помогут вам прямо сейчас В ProofHub можно отслеживать время как вручную, так и с помощью таймеров. Он дает ответы на такие вопросы, как: куда уходит время команды? Каковы оплачиваемые часы проекта? Кто-нибудь вел учет времени, потраченного на эту задачу?

    Вот более подробный обзор некоторых функций, которые ставят ProofHub в отдельную лигу.

    • Добавьте несколько табелей учета рабочего времени для записи данных о времени.
    • Установите оценки времени, чтобы узнать, сколько времени потребуется для выполнения работы.
    • Просматривайте данные о времени для всех проектов, оплачиваемых или неоплачиваемых, прогресс проекта.
    • Введите количество часов, затраченных на выполнение работы.
    • Запишите время, необходимое для выполнения работы, используя таймеры.
    • Экспорт табелей учета рабочего времени и их использование для выставления счетов клиентам, расчета заработной платы, оценки и даже управления временем.
    • Заархивируйте расписания из раздела «Время» и используйте их позже, когда это необходимо.
    • Создание пользовательских отчетов о времени людей и проектов.
    • Ограничьте доступ к расписаниям только тем людям, с которыми вы хотите поделиться.

    Цена: Полный план управления за 89 долларов США в месяц, оплачиваемый ежегодно для неограниченного числа пользователей. План Essential за 45 долларов США в месяц с ежегодной оплатой за неограниченное количество пользователей.

    Попробуйте отслеживать время в ProofHub. Войти Сейчас.

    2. DeskTime

    DeskTime — это настольное и мобильное приложение для учета рабочего времени для компаний и фрилансеров.Он наполнен практическими инструментами для всех, кто хочет получить больше от своего времени, проведенного на работе. Это включает в себя мощные функции для измерения производительности, отслеживания посещаемости и эффективного управления рабочими процессами, которые повышают производительность как для команд, так и для отдельных лиц.

    DeskTime имеет интеграцию с приложениями для управления проектами, что позволяет пользователям подключать счетчик времени к широко используемым инструментам, таким как Asana, Basecamp, Jira, Trello и GitLab, а также к календарям Google и Outlook.

    Вот что делает DeskTime таким популярным.*

    • Автомат онлайн и простые время отслеживания времени

    • 22

    • Отсутствие календаря

    • Shift Shift

    • Выставочная выставление счетов и бюджетирование

    • Интеллектуальная отчетность и экспорт данных

    • Интеграция с популярными инструментами управления

    * Функции различаются в зависимости от плана.

    Цена: Ограниченный бесплатный план для 1 пользователя; Pro Plan $ 7 за пользователя в месяц. Скидки доступны для больших команд и годовых планов.

    3. Hubstaff

    Программное обеспечение Hubstaff для учета рабочего времени сотрудников позволяет команде отслеживать рабочие часы, затраченные на каждый отдельный проект и задачу. Сотрудники могут выбирать, когда они хотят записывать свое время, а также отслеживать, сколько времени они потратили на конкретную задачу или проект.

    Вот что делает этот онлайн-инструмент учета времени таким популярным.

    • Сосредоточьтесь больше на выполнении работы, чем на ее отслеживании
    • Интеллектуальные веб-приложения, настольные и мобильные приложения
    • Многофункциональная информационная панель для удобного управления командой
    • Записывайте время в пути с помощью мобильного отслеживания времени управление командами и платежами

    Цены: Базовый план за 7 долларов США за пользователя в месяц и премиум-план за 10 долларов США за пользователя в месяц.

    4. Календарь

    Календарь — лучшее решение для простого и удобного планирования.Он также добавляет полезные функции, такие как единый онлайн-календарь, аналитику использования времени и простой поиск взаимоприемлемого времени встречи. Никакой другой инструмент календаря не предлагает все эти функции вместе. Единая информационная панель Календаря позволяет пользователям просматривать все свои календари в Google, Outlook и Apple в одном удобном интерфейсе.

    Календарь также предлагает все инструменты планирования, необходимые вам и вашей команде для легкого заполнения настраиваемой информационной панели. Календарь выполняет это с помощью смарт-ссылок, отправляемых по электронной почте.Эти смарт-ссылки отображают вашу доступность — в любое время и во всех ваших календарях – упрощая получателю задачу выбора и щелчка подходящего временного интервала. Простое бронирование в один клик исключает телефонные звонки, пинг-понг по электронной почте и ошибки в расписании.

    Смарт-ссылки календаря доступны в нескольких различных стилях, включая встречи один на один, циклический перебор и несколько хостов. Multihost предоставляет ссылки, отображающие доступность нескольких людей, которые можно проверить с помощью одной ссылки.Ссылки для группового планирования позволяют нескольким людям бронировать один и тот же временной интервал, что делает его идеальным решением для планирования сеансов обучения или вебинаров.

    Что выделяет Calendar из толпы?

    • В настоящее время Календарь является единственным инструментом на рынке, который решает ваши потребности в календаре и расписании в одном простом в использовании пакете.
    • Простые, интуитивно понятные смарт-ссылки позволяют другим легко планировать время с вами.
    • Календарь предлагает удивительно конкурентоспособную цену, учитывая его функциональность.
    • Дополнительные функции, такие как Find a Time, подробная аналитика использования и другие, отделяют Календарь от других программных пакетов.

    Цена: Календарь предлагает ограниченный бесплатный план. Стандартный план стоит 6 долларов в месяц за пользователя. Calendar также предлагает план Pro по цене 8 долларов в месяц на пользователя. Скидки доступны для школ, некоммерческих организаций и больших команд.

    5. Toggl

    Toggl делает учет времени настолько простым, что командам нравится его использовать.Это приложение для отслеживания времени, которое интегрируется с различными системами управления проектами. Toggl также имеет интеграцию с Chrome, Mozilla, Android, iPhone и настольными компьютерами.

    Вот что делает Toggl таким популярным.

    • Неограниченное количество проектов и подпроектов для точного отслеживания времени
    • Отчеты о прогрессе команды
    • Отслеживание рабочего времени онлайн и офлайн
    • Назначьте оплачиваемые ставки для вашей задачи

    Цена: $ От

    6. Zapier

    Zapier — это онлайн-инструмент автоматизации, который может соединять два или более приложений для автоматизации повторяющихся задач. С такими инструментами, как Zapier, вы можете подключать и автоматизировать свои приложения всего за несколько кликов. С Zapier вы можете искать свои любимые приложения и выбирать из списка «Zap» (интеграций) или создавать свой собственный рабочий процесс.

    Вот что делает Zapier таким популярным.

    • Синхронизация с Календарем Google
    • Общий доступ к приложениям
    • Настройка триггеров и действий
    • Автоматизация повторяющихся задач

    Цена: Стартовый план за 19 долларов.99 в месяц, оплачивается ежегодно.

    7. Focus Booster

    С помощью Focus Booster вы можете перестать откладывать дела на потом и отслеживать свое время, чтобы достичь большего, понимать, как вы используете свое время, и чувствовать себя удовлетворенным, зная, что вы продуктивны. Focus Booster идеально подходит для фрилансеров, студентов и целеустремленных людей, у которых есть большие цели.

    Вот почему ускоритель Focus так популярен.

    • Записывайте свои сеансы, и ваши расписания будут созданы 
    • Знайте, когда у вас следующий перерыв, с помощью верхнего мини-таймера
    • Работайте короткими импульсами, за которыми следуют короткие перерывы, чтобы быть наиболее эффективными
    • Быстрая и простая отчетность для обмена отчетами или используйте их для создания счетов за считанные секунды

    Цена: Индивидуальный план за 2 доллара.99 и профессиональный план за 4,99 доллара.

    8. TimeCamp 

    TimeCamp позволяет отслеживать время и назначать его задачам несколькими способами. Наиболее распространенным является ручное расписание, благодаря которому вы можете либо ввести продолжительность желаемой задачи, либо использовать классический метод запуска / остановки с нашим таймером. Он использует отслеживание времени для выставления счетов клиентам, измерения прибыльности проекта или оплаты труда сотрудников в конце месяца.

    Вот что делает TimeCamp таким популярным.

    • Автоматическое отслеживание оплачиваемого и неоплачиваемого времени
    • Интегрированная система оплаты
    • Бюджетирование в долларах или времени
    • Мощные отчеты
    • Мобильные и настольные приложения

    Цены: План Pro по цене 7,50 долларов США за пользователя в месяц.

    9. Clockify

    Clockify — это решение для отслеживания рабочего времени, полностью бесплатное и полнофункциональное для команд. Он предназначен для команд, которые можно использовать в облаке или установить на ОС Mac, Windows или Linux.Бесплатный план Clockify включает неограниченные основные функции, а также неограниченное количество пользователей, неограниченных проектов и многие другие функции.

    Вот что делает Clockify таким популярным.

    • Отслеживание времени с помощью секундомера
    • Ручной режим для ввода часов
    • Отслеживание времени в проектах
    • Отметка времени как оплачиваемого
    • Быстрая загрузка занятий каждую неделю

    3 Бесплатно, неограниченное число пользователей04.

    10.TSheets 

    TSheets от QuickBooks предлагает удобный учет времени через Интернет, мобильный телефон и киоск с часами. Сотрудники могут приходить и уходить одним щелчком мыши. Это приложение с самым высоким рейтингом на ведущих обзорных площадках.

    Вот почему TSheets так популярны.

    • Мобильные табели учета рабочего времени с Android или iPhone
    • Руководители бригад могут регистрировать приход/увольнение членов команды по отдельности или одновременно
    • Оптимизация планирования
    • Простое отслеживание трудозатрат по сравнению с фактическими с помощью Projects Premium
    9000 Plan по цене 8 долларов США за пользователя в месяц + базовая плата 20 долларов США в месяц.
    11. Monday

    Monday.com — это облачная рабочая операционная система, которая представляет собой идеальную платформу для управления временем для малого и крупного бизнеса. С помощью monday.com пользователи могут добавлять на свои доски автоматизацию без кода, чтобы свести к минимуму человеческие ошибки и уделять больше времени работе, которая приносит пользу.

    Помимо управления временем, monday.com также позволяет пользователям общаться и сотрудничать в одном общем рабочем пространстве. Он также интегрируется с инструментами, которые вы уже используете, чтобы помочь вам оптимизировать рабочие процессы, чтобы сделать больше за меньшее время.

    Пользователи могут отслеживать время из любого места в любое время с помощью версии мобильного приложения.

    Вот что делает monday.com таким популярным.

    • Полностью настраиваемая доска в соответствии с вашим рабочим процессом 
    • Автоматизация рутинных процессов 
    • Единая гибкая платформа для планирования, выполнения и отслеживания работы клиенты

    Цены: Базовый план за 39 долларов в месяц, Стандартный план за 49 долларов в месяц, План Pro за 79 долларов в месяц, План Enterprise доступен по цене.

    12. Monitask

    Monitask — это приложение для отслеживания рабочего времени, управления задачами и мониторинга производительности, созданное для организаций и компаний, использующих удаленную рабочую силу. Это приложение может делать снимки экрана компьютера случайным образом или с интервалами, установленными работодателем.

    Работодатели могут видеть временную шкалу сотрудника, чтобы узнать, сколько времени было потрачено на различные проекты, посещенные веб-сайты, запущенные приложения и уровень активности сотрудника.

    Вот что делает Monitask таким популярным.

    • Точное отслеживание времени для сотрудников и их задач
    • Делает скриншоты компьютеров случайным образом или через заданные промежутки времени
    • Простое создание онлайн-таймшитов для сотрудников
    • Меньше перерасхода персонала и снижение затрат мониторинг экрана и функции приборной панели в режиме реального времени

    Цена: Профессиональная версия за 2 доллара.99 за пользователя в месяц, размещенная версия доступна по цене.

    13. Tmetric 

    Tmetric — это простое и точное программное обеспечение для учета рабочего времени сотрудников, которое освобождает вас от утомительного учета рабочего времени. Он имеет чистый интерфейс, который обеспечивает отличный контроль над бюджетом проекта и временными интервалами.

    Программное обеспечение позволяет легко контролировать рабочее время, перерывы, посещаемость и отпуска, чтобы вы могли точно платить сотрудникам и повышать индивидуальную производительность изо дня в день.

    Вот что делает Tmetric таким популярным.

    • Подробная визуальная временная шкала 
    • Также функционирует как инструмент для отслеживания денег 
    • Отслеживание использования веб-сайтов и приложений
    • Простая в использовании и настраиваемая система учета времени
    • Автоматическое отслеживание времени активности
    • Мониторинг в реальном времени 
    • Мониторинг в реальном времени 
    • для автоматического сбора данных

    Цена: Бизнес-план стоит 7 долларов в месяц, а профессиональный план — 5 долларов в месяц.

    14. RescueTime 

    RescueTime — это мощное программное обеспечение для отслеживания времени и блокировки отвлекающих факторов, которое обеспечивает точную и интеллектуальную информацию о веб-сайтах и ​​приложениях, которые ваши сотрудники используют во время работы.

    RescueTime — это многофункциональный инструмент, который блокирует отвлекающие веб-сайты, помогая пользователям сосредоточиться на важных задачах. Это приложение позволяет пользователям устанавливать разумные цели в отношении того, как они хотят проводить свое время. В нем есть все нужные инструменты и данные, чтобы помочь сотрудникам быть максимально продуктивными.

    Вот что делает RescueTime таким популярным.

    • Предоставляет подробные отчеты, тенденции и аналитические данные
    • Пользователи могут устанавливать интеллектуальные цели и оповещения в режиме реального времени
    • Интегрируется с вашими любимыми приложениями , веб-сайты и даже определенные документы
    • Отслеживание времени в автономном режиме в один клик 

    Цена: Премиум-план стоит 9 долларов США в месяц на пользователя.

    15. Chrometa 

    Chrometa – это приложение для пассивного учета рабочего времени, которое может автоматически фиксировать задачи, над которыми работаете вы и ваша команда. Это приложение работает в фоновом режиме и записывает ваше оплачиваемое время. Chrometa также фиксирует телефонные звонки и текстовые сообщения, чтобы превратить время на мобильном устройстве в оплачиваемое время.

    Это программное обеспечение идеально подходит для руководителей проектов, бухгалтеров, юристов и фрилансеров, которые могут отслеживать, какие веб-страницы, программы и URL-адреса посещали члены их команды.

    Вот что делает Chrometa таким популярным.

    • Автоматическое время захвата
    • Оффлайн отслеживание времени
    • Сверхурочный расчет
    • списания и неблерные часы
    • Минимизирует администратор
    • Минимизирует администраторные расходы
    • Автоматическое выделение Время для клиентов и проектов

    Ценообразование: Стандарт план стоит 19 долларов США за пользователя в месяц, план Плюс — 29 долларов США за пользователя в месяц, а план Премиум — 49 долларов США за пользователя в месяц

    16.Harvest

    Если вам нужно отслеживать время, создавать профессиональные счета-фактуры или внимательно следить за своими затратами на рабочую силу, Harvest — это программное обеспечение для отслеживания времени для вас. Он работает в Интернете и в собственных приложениях для всех ваших устройств.

    Вот почему Harvest так популярен.

    • Запускайте и останавливайте таймеры во время работы со списком дел
    • Интегрируется с приложениями, которые вы уже используете
    • Отслеживание расходов так же просто, как сделать снимок
    • Исправьте ошибки отслеживания времени прямо из отчетов.
    • Еженедельно просматривайте и утверждайте табели учета рабочего времени для вашей команды.

    Цена: Бесплатно для 1 человека, 2 проекта. И план Pro по цене 12 долларов на человека в месяц.

    Проблемы с тайм-менеджментом на работе? Попробуйте ProofHub.

    Я надеюсь, что эти инструменты помогут вам отслеживать время наилучшим образом. Найдите тот, который лучше всего соответствует вашим потребностям. Удачи!

    Вартика Кашьяп

    Вартика Кашьяп — директор по маркетингу в ProofHub, в 2018 году она была одним из лучших голосов LinkedIn.Ее статьи вдохновлены офисными ситуациями и событиями, связанными с работой. Она любит писать о производительности, построении команды, культуре работы, лидерстве, предпринимательстве и многом другом, а также о том, как сделать рабочее место лучше.

    Подпишитесь на ProofHub

    Получайте последние сообщения прямо в свой почтовый ящик.

    
    

    Инструменты тайм-менеджмента | Сайты Родоса

    Хотя вы можете обнаружить, что у вас много свободы в расписании, вы также обнаружите, что у вас есть много дел, которые борются за ваше время.Чем лучше вы организуете свое время, тем эффективнее вы будете.

    Получить общую картину
    Используйте семестровый или месячный календарь, чтобы быть организованным. Просмотрите свои учебные программы и запишите все тесты, проекты, экзамены, работы и т. д. Это поможет вам увидеть более широкую картину того, как будет выглядеть ваш семестр. Это также поможет вам лучше планировать и мотивировать себя на учебу заранее, когда у вас есть несколько важных сроков.

    Спланируйте детали
    Составьте разумный недельный график с помощью приведенного ниже журнала учета рабочего времени.Когда вы спланируете свое расписание, вы будете поражены тем, насколько продуктивным вы можете быть. Найдите время, чтобы читать, учиться, есть, спать, заниматься спортом и веселиться. Важно найти баланс в своем графике. После составления еженедельного расписания вы можете обнаружить, что у вас появилось гораздо больше свободного времени, которое вы могли бы использовать с большей пользой, или что вы перегружены графиком, и вам, возможно, придется отказаться от одного обязательства. Если составление еженедельного расписания кажется слишком сложным, создайте список следующих действий, чтобы сосредоточиться только на нескольких задачах , которые необходимо выполнить в ближайшее время.

    Создание мер по обеспечению подотчетности
    Самая трудная часть управления своим временем часто заключается в том, чтобы заставить себя нести ответственность за выполнение задач, которые вы обещали выполнить. Когда вы ставите цели, обдумайте дополнительные меры, которые помогут вам оставаться подотчетными. Вы можете нанять друга для достижения цели вместе с вами. Устно делитесь своей целью с другими и просите их следить за вашим прогрессом, чтобы оставаться приверженным делу. Вы можете быть более мотивированы, если вознаградите себя за соблюдение небольших сроков.Подумайте о том, чтобы нанять тренера из числа сверстников, который поможет вам установить цели и принять меры для их достижения. Еще одна полезная привычка — записывать свои цели на видном месте. Вы также можете использовать форму отслеживания ниже, чтобы отслеживать свой прогресс и лучше понимать свои сильные и слабые стороны при соблюдении продуктивных привычек.

    Дополнительные ресурсы

    .

    Добавить комментарий Отменить ответ

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

    Комментарий *

    Имя *

    Email *

    Сайт