Моргенстерн джулия тайм менеджмент: Тайн менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью
РазноеТайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью
Универсальная система планирования и управления своим временем и своей жизнью. Третье издание популярного международного бестселлера Джулии Моргенстерн, ставшего классической книгой по тайм-менеджменту. Всего в России продано более 50 тысяч экземпляров книги.
Эта книга посвящена передовым технологиям повышения личной эффективности и планирования времени для достижения поставленных целей. С помощью этой книги вы сможете:
• определить стратегические цели своей жизни и на их основе построить систему планирования времени, которая поможет вам достичь поставленных целей,
• выявить свои сильные и слабые стороны; проанализировать причины неудач в планировании,
• научиться составлять планы распределения времени, учитывающие ваш стиль жизни, привычки и предпочтения,
• овладеть навыками делегирования полномочий и приемами сортировки задач в соответствии с их приоритетом,
• эффективно планировать свои дела в условиях кризиса, нехватки времени и в обстановке неопределенности; справляться с неожиданно возникающими задачами и проблемами, не выбиваясь из графика,
• навсегда покончить с хроническими опозданиями и хаосом в делах.
Содержание:
Введение — Возможности и сила тайм-менеджмента 1
Как построена эта книга 2
Часть первая — Основы успешного планирования времени 2
1 — Новый взгляд на планирование и управление временем 2
2 — Что вам мешает? 3
Часть вторая — Анализ ситуации — Прислушиваясь к себе 8
Часть третья — Планирование 13
5 — Планирование времени — Создание гармонии и равновесия в жизни 13
6 — Выбор инструмента для планирования времени 18
Часть четвертая — Действуй! — Реализация своих замыслов 22
Введение 22
7 — Сортировка задач 22
8 — «Зачистка» расписания 26
9 — Выбор времени 31
10 — Уплотняем время — Планируйте свои действия, и затем действуйте по своему плану 32
11 — Гармонизация 36
Об авторе 37
Примечания 37
Джулия Моргенстерн
Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью
Эта книга посвящается памяти моего свекра, Джерардо Колона, чья безграничная любовь и доброта всегда будут вдохновлять меня и помогать мне находить время для людей, которых я люблю
Введение
Возможности и сила тайм-менеджмента
Я не всегда была организованным человеком. Всю свою жизнь я боролась с хаосом, беспорядком и собственной неорганизованностью, и достигла переломного момента, когда родилась моя дочь. Когда ей было три недели от роду, в один прекрасный летний день она проснулась, и я поняла, что именно сейчас наступил самый подходящий момент, чтобы вывести ее на первую в жизни прогулку. К несчастью, мне потребовалось два с половиной часа, чтобы собрать все необходимое: одеяла, бутылочки, соски, пеленки, погремушки, одежду… где же все это было?! К тому времени, когда я была готова к выходу, она снова заснула. Я упустила момент. Расстроенная и разочарованная, я смотрела на свою спящую в колыбели дочь и поняла, что если я не соберусь и не возьму себя в руки, этот ребенок так никогда и не увидит солнечного света.
Так, начав с пеленок, я преодолевала хаос, в конечном итоге приведя в порядок свой дом, свой офис и свою жизнь. При этом я поняла, что самоорганизованность – не сверхъестественный дар, а скорее навык, искусство, которому можно научиться. Я просто слишком поздно пришла к этому убеждению: я все время с головой уходила в суматоху дел, вместо того, чтобы начать с планирования. Я поняла, что, потратив немного времени на предварительный анализ ситуации и создание стратегии поведения, я смогу построить план, выработать метод, который можно будет применять в любых ситуациях.
Три года спустя я основала собственную компанию Task Masters , службу, которая помогает людям достичь такого уровня самоорганизации, овладев которым, они смогут жить более плодотворно и получать от жизни большее удовольствие. Мои сотрудники и я проводим семинары и даем индивидуальные консультации по навыкам самоорганизации и планирования тысячам людей ежегодно. Работа с людьми самого разного возраста, рода деятельности, придерживавшихся самых разных стилей в жизни позволила мне углубить свое понимание процессов самоорганизации личности и сконцентрироваться на разработке решения для каждого человека в отдельности, в зависимости от его индивидуальных особенностей. В 1998 году редактор издательства «Генри Холт» предложил мне написать книгу о моих технологиях. Результатом стала моя первая книга «Самоорганизация по принципу «изнутри наружу»» (
Через четырнадцать лет после памятного поражения в схватке с пеленками, мне представилась возможность проверить, насколько далеко я продвинулась в развитии собственных навыков самоорганизации. Менее чем за две недели до празднования важного духовного события в жизни моей дочери, я получила приглашение, о котором мечтают все авторы книг – приглашение принять участие в Шоу Опры Уинфри. Они просили меня срочно вылететь к ним, чтобы привести в порядок и обустроить их офисы и несколько домов участников шоу перед очередной тематической телепередачей… и все в течение следующих десяти дней!
Была ли я готова без колебаний ринуться навстречу этой фантастической возможности? Была ли я достаточна организована, чтобы справиться со всеми делами одновременно? Конечно, да! Теперь я была намного более собранной и организованной, и большинство дел, касающихся подготовки праздника для дочери, были сделаны. То, что еще не было сделано, я внесла в список дел и записала на листе бумаги, так что мне было достаточно одного взгляда, чтобы понять, в каком состоянии находится процесс подготовки. Навыки планирования и делегирования полномочий оказались как нельзя кстати – я смогла расставить приоритеты задач и решить, что́ мои сотрудники и друзья могут сделать вместо меня. Все необходимые материалы и база данных были хорошо структурированы, поэтому любая информация, которая могла понадобиться для организации этих двух событий, была у меня под рукой. И в водовороте дел следующих двух недель мой органайзер помогал мне сосредоточиться на всем, что я должна сделать и где должна побывать. Я не выбилась из графика.
Чемодан был мгновенно собран, и я села на ближайший самолет в Чикаго. Я не упустила возможности и смогла извлечь выгоду из этого неожиданного совпадения неотложных дел и «конфликта первоочередных задач». Результатом стала одна из самых замечательных, самых ярких недель в моей жизни – празднование важного духовного события в жизни моей дочери и желанное появление на самом известном в мире телевизионном ток-шоу. Вот она, сила тайм-менеджмента!
Быть организованным, независимо от того, относится ли это к окружающему вас пространству или к вашему времени, – означает быть
Если вы не читали мою первую книгу
Когда вы овладеете приемами управления временем, которые обсуждаются в этой книге, вы возьмете в свои руки управление своей жизнью. Вы почувствуете удовлетворение и удовольствие от того, как вы проводите, проживаете свое время. Вы сможете поддерживать гармоничное равновесие между работой, любовью, развлечениями и личной свободой, которые побуждают вас к деятельности, придают вам силы, приносят радость и делают вашу жизнь наполненной смыслом. Вы научитесь слушать самих себя, устанавливать внутреннюю гармонию и последовательно использовать свое время так, что оно будет значимым и ценным для вас.
Читать книгу Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью
Джулия Моргенстерн Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью
Эта книга посвящается памяти моего свекра, Джерардо Колона, чья безграничная любовь и доброта всегда будут вдохновлять меня и помогать мне находить время для людей, которых я люблю.
ВВЕДЕНИЕ. Возможности и сила тайм-менеджмента
Я не всегда была организованным человеком. Всю свою жизнь я боролась с хаосом, беспорядком и собственной расхлябанностью, и достигла переломного момента, когда родилась моя дочь. Когда ей было три недели от роду, в один прекрасный летний день она проснулась, и я поняла, что именно сейчас наступил самый подходящий момент, чтобы вывести ее на первую в жизни прогулку. К несчастью, мне потребовалось два с половиной часа, чтобы собрать все необходимое: одеяла, бутылочки, соски, пеленки, погремушки, одежду… где же все это было?! К тому времени, когда я была готова к выходу, она снова заснула. Я упустила момент. Расстроенная и разочарованная, я смотрела на свою спящую в колыбели дочь и поняла, что, если я не соберусь и не возьму себя в руки, этот ребенок так никогда и не увидит солнечного света.
Так, начав с пеленок, я преодолевала хаос, в конечном итоге приведя в порядок свой дом, свой офис и свою жизнь. При этом я поняла, что самоорганизованность — не сверхъестественный дар, а скорее навык, искусство, которому можно научиться. Я просто слишком поздно пришла к этому убеждению: я все время с головой уходила в суматоху дел вместо того, чтобы начать с планирования. Я поняла, что, потратив немного времени на предварительный анализ ситуации и создание стратегии поведения, я смогу построить план, выработать метод, который можно будет применять в любых ситуациях.
Три года спустя я основала собственную компанию Task Masters, службу, которая помогает людям достичь такого уровня самоорганизации, овладев которым, они смогут жить более плодотворно и получать от жизни большее удовольствие. Мои сотрудники и я проводим семинары и даем индивидуальные консультации по навыкам самоорганизации и планирования тысячам людей ежегодно. Работа с людьми самого разного возраста, рода деятельности, придерживавшихся самых разных стилей в жизни позволила мне углубить свое понимание процессов самоорганизации личности и сконцентрироваться на разработке решения для каждого человека в отдельности, в зависимости от его индивидуальных особенностей. В 1998 году редактор издательства «Генри Холт» предложил мне написать книгу о моих технологиях. Так появилась моя первая книга «Самоорганизация по принципу «изнутри наружу»[1], ставшая бестселлером.
Через четырнадцать лет после памятного поражения в схватке с пеленками, мне представилась возможность проверить, насколько далеко я продвинулась в развитии собственных навыков самоорганизации. Менее чем за две недели до празднования важного духовного события в жизни моей дочери, я получила приглашение, о котором мечтают все авторы книг, — приглашение принять участие в шоу Опры Уинфри. Они просили меня срочно вылететь к ним, чтобы привести в порядок и обустроить их офисы и несколько домов участников шоу перед очередной тематической телепередачей… и все в течение следующих десяти дней!
Была ли я готова без колебаний ринуться навстречу этой фантастической возможности? Была ли я достаточна организованна, чтобы справиться со всеми делами одновременно? Конечно, да! Теперь я была намного более собранной и организованной, и большинство дел, касающихся подготовки праздника для дочери, были сделаны. То, что еще осталось невыполненным, я внесла в список дел и записала на листе бумаги, так что мне было достаточно одного взгляда, чтобы понять, в каком состоянии находится процесс подготовки. Навыки планирования и делегирования полномочий оказались как нельзя кстати — я смогла расставить приоритеты задач и решить, что мои сотрудники и друзья могут сделать вместо меня. Все необходимые материалы и база данных были хорошо структурированы, поэтому любая информация, которая могла понадобиться для организации этих двух событий, была у меня под рукой. И в водовороте дел следующих двух недель мой органайзер помогал мне сосредоточиться на всем, что я должна сделать и где должна побывать. Я не выбилась из графика.
Чемодан был мгновенно собран, и я села на ближайший самолет в Чикаго. Я не упустила возможности и смогла извлечь выгоду из этого неожиданного совпадения неотложных дел и «конфликта первоочередных задач». Результатом стала одна из самых замечательных, самых ярких недель в моей жизни — празднование важного духовного события в жизни моей дочери и желанное появление на самом известном в мире телевизионном ток-шоу. Вот она, сила тайм-менеджмента!
Быть организованным независимо от того, относится ли это к окружающему вас пространству или к вашему времени, означает быть подготовленным, то есть чувствовать себя собранным, владеть ситуацией, быть готовым использовать все имеющиеся возможности и справиться с любыми сюрпризами и неожиданностями, которые жизнь создает на вашем пути. Мы живем в сложном, быстро развивающемся мире, который полон безграничных возможностей. Когда вы уверенно владеете навыками управления временем, вы празднуете жизнь, радуетесь жизни, наслаждаетесь жизнью — вместо того чтобы быть подавленными и разбитыми ею. Вы знаете, что выбрать. Вы чувствуете в себе ясность и уверенность, готовность к любому вызову, который бросит вам жизнь.
Если вы не читали мою первую книгу «Самоорганизация по принципу «изнутри наружу», я советую вам сделать это. Она была задумана как учебник по самоорганизации. Путь от хаоса к порядку проще всего начинать с организации окружающего вас пространства, потому что оно намного более осязаемо, чем время. Более того, как только вы организовали пространство вокруг себя, в вашем распоряжении появляется гораздо больше свободного времени, которым вы можете распоряжаться. (Исследования показывают, что мы теряем в среднем от одного до двух часов в день, разыскивая нужные нам вещи или материалы в папках и неупорядоченных кипах бумаг, в шкафах и на стеллажах.)
Когда вы овладеете приемами управления временем, которые обсуждаются в этой книге, вы возьмете в свои руки управление своей жизнью. Вы почувствуете удовлетворение и удовольствие от того, как вы проводите, проживаете свое время. Вы сможете поддерживать гармоничное равновесие между работой, любовью, развлечениями и личной свободой, которые побуждают вас к деятельности, придают вам силы, приносят радость и делают вашу жизнь наполненной смыслом. Вы научитесь слушать самих себя, устанавливать внутреннюю гармонию и последовательно использовать свое время так, что оно будет значимым и ценным для вас.
Как построена эта книга
Эта книга разделена на четыре части:
ЧАСТЬ 1: ОСНОВЫ УСПЕШНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ. Этот раздел коренным образом изменит ваши взгляды и представления о времени и подготовит вас к созданию собственной системы управления им.
ЧАСТЬ 2: АНАЛИЗ СИТУАЦИИ. Прислушиваясь к себе. Эта часть предлагает вам серию вопросов и тестов, чтобы помочь найти ваш индивидуальный стиль жизни, определить свои предпочтения, потребности и цели и на их основе разработать собственный план управления временем.
ЧАСТЬ 3: ПЛАНИРОВАНИЕ. Создание модели такой жизни, какой вы ее любите. Этот раздел поможет вам составить программу жизни, отражающую ваши идеалы, и выбрать подходящие средства для ее реализации.
ЧАСТЬ 4: ДЕЙСТВУЙ! ЭТОТ раздел научит вас, как привести ваш план в действие и управлять его реализацией, сталкиваясь с реальностью повседневной жизни.
Несмотря на то, что вы должны изменить свое традиционное восприятие и научиться некоторым новым навыкам, я не прошу вас изменить и переделать себя для того, чтобы приспособиться к некой жесткой программе. Программа, изложенная в этой книге, уважает вас и ваши уникальные и неповторимые личные особенности и цели, оставляя вам полную свободу и гибкость. Давайте же приступим к ней!
Часть первая. ОСНОВЫ УСПЕШНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ
1. Новый взгляд на планирование и управление временем
Почему же планирование времени остается такой трудной задачей? По моим наблюдениям, наиболее распространенное препятствие, с которым сталкиваются люди при планировании своей жизни, заключается в том, как они воспринимают свое время. Следовательно, самый первый шаг на пути к овладению искусством управления временем состоит в том, чтобы подвергнуть критическому рассмотрению само наше восприятие времени.
Делаем время осязаемым
Большинство людей воспринимают время как нечто неосязаемое. На пути от хаоса к порядку проще всего организовать и упорядочить окружающее вас пространство, а не время, потому что пространство — это то, что вы можете видеть. Время, в свою очередь, совершенно невидимо и неосязаемо. Вы не можете увидеть его, пощупать или подержать в руках. Его нельзя накопить, свалить в кучу или физически передвинуть с места на место.
Время — это нечто, что вы чувствуете, ощущаете, и по ощущениям оно… совершенно бесформенное. Некоторые дни со свистом улетают куда-то в прошлое, другие — медленно, словно с большим трудом, проползают мимо, полные тоски и печали. Даже наши задачи и дела, кажется, трудно измерить — они выглядят огромными и бесконечными по своему объему и продолжительности.
До тех пор пока время остается для вас неуловимым, эфемерным, ускользающим для восприятия и трудным для осмысления, вы будете испытывать трудности, управляя своей жизнью. Вам нужно изменить свое восприятие времени и сделать время более осязаемым. Вам необходимо научиться воспринимать его в более наглядных, измеряемых образах.
На моем пути к самоорганизации я совершила свой самый большой прорыв, когда поняла, что планирование и организация времени на самом деле ничем не отличается от планирования и организации пространства. Давайте сравним беспорядок в шкафу с беспорядком в графике работы.
Другими словами, точно так же, как шкаф является ограниченным пространством, в котором вы должны разместить определенное количество предметов, график или расписание — это ограниченное пространство, в котором вы должны разместить определенное количество задач. Ваша жизнь вовсе не бесконечна. Когда вы думаете о времени подобным образом, оно уже не кажется таким неощутимым и эфемерным. На самом деле каждый день — просто сосуд, контейнер, блок памяти, обладающий определенной вместимостью, которую вы можете использовать.
Как только вы осознаете, что у времени есть свои границы, вы начинаете смотреть на свои дела и хлопоты совсем по-другому. Ваши дела и задачи становятся предметами, которые вы должны разместить в пространстве своего времени. Каждая задача имеет свой объем, свои размеры, и расстановка задач в расписании дня становится для вас математическим уравнением. Как только вы оценили, что вам необходимо сделать, вы начинаете вычислять объем, емкость каждой задачи и затем определяете, сможете ли вы поместить их в пространстве вашего времени.
Когда вы начинаете смотреть на время как на нечто, обладающее, как и пространство, определенными границами, вы более трезво и реалистично смотрите на то, чего вы хотите достичь и совершить в своей жизни. Это побуждает вас овладеть различными приемами и средствами управления временем, которые могут помочь вам сделать как можно больше в отведенное вам время.
Если беспорядок в шкафу и беспорядок в графике жизни по существу одинаковы, значит, и наведение порядка в каждом из них — тоже очень похожие процедуры. В моей первой книге говорилось: что бы вы ни приводили в порядок — шкаф, кухню, офис или график рабочего дня — разработка долгосрочной системы организации и планирования всегда состоит из трех шагов: АНАЛИЗ — ПЛАНИРОВАНИЕ — ДЕЙСТВИЕ.
Эта книга — всестороннее исследование того, как эти три шага процесса самоорганизации применяются в соответствии с особенностями управления временем. Здесь я везде буду основываться на более осязаемом представлении о времени и покажу вам, как спланировать и построить расписание дня подобно красиво обставленной комнате, которая отражала бы ваши стремления и идеалы, — все, что является для вас важным. Это поможет нам выяснить, в каком пространстве протекает ваше время, и найти в вашей жизни время для важных дел и задач, поскольку каждое дело и каждая задача обретут свое место.
Управление временем по принципу «изнутри наружу»
Управлять временем «изнутри наружу» — значит строить такое расписание дня, такой график жизни, которые подходят именно вам. Это значит определить, что важно именно вам, и найти для этой деятельности место в вашей жизни и в вашем расписании, которое будет основываться на ваших уникальных личных потребностях и жизненных целях. И еще это значит — чувствовать себя глубоко удовлетворенным в конце каждого прожитого дня.
Автор книги признает, что все люди отличаются друг от друга, уважает индивидуальные различия и подчеркивает их. У каждого из нас в разные моменты жизни есть свои потребности. Не существует «правильного» способа прожить свою жизнь. Я не буду говорить вам, что вы должны жить простой спокойной жизнью, и не стану убеждать вас наполнить каждую минуту высокопродуктивной деятельностью. Здесь вы нигде не найдете трюизмов о том, что «кто рано встает, тому Бог подает; ранняя пташка всегда червячка склюет», или что вы должны меньше работать или меньше развлекаться, или быть кем-то еще, кроме того, кто вы есть.
Вместо этого книга поможет вам глубже осознать, кто вы есть и чего вы хотите, и затем даст вам средства и инструменты, чтобы вы смогли построить свою жизнь вокруг своих идеалов и потребностей. Вы сможете изучить и приобрести новые навыки и скорректировать свое поведение, но вы не сможете изменить самих себя, свою сущность, — и вы не должны этого делать. Эта книга проведет вас через процесс самопознания и раскрытия ваших симпатий и антипатий, естественных склонностей, потребностей и желаний. Все они станут основой, фундаментом вашей системы тайм-менеджмента, или управления временем. Я предлагаю вам принять участие в живом процессе, а не следовать директивам и установкам.
Два следующих очерка могут служить иллюстрацией того, насколько различными могут быть стили жизни разных людей, и тем не менее каждый из них способен успешно управлять своим временем в соответствии с принципом «изнутри наружу», исходя из своих индивидуальных особенностей.
Патриция: организованная, предсказуемая и невозмутимая.
Патриции тридцать восемь лет, она замужем и имеет четырехлетнего сына. Она работает редактором в журнале женской моды. Она живет и процветает в обстановке размеренной работы, наслаждается ощущением покоя и ненавидит спешку, суету и напряжение. Семья и личная жизнь для нее так же важны, как и работа, и ей предельно важно поддерживать равновесие между этими сферами своей жизни.
Патриция ясно видит свои цели в жизни: она хочет, чтобы ее сын вырос в атмосфере любви и заботы, хочет иметь прекрасные отношения с мужем и поддерживать свою репутацию надежного и талантливого редактора.
Каждое утро она поднимает своего сына в 6 часов 45 минут, после чего начинаются милые утренние «ритуалы»: они с сыном поют песни, пока она одевает его, завтракают и играют перед выходом в детский сад. После того как Патриция оставляет сына в саду, ей необходимо — и она это знает — время, чтобы перевоплотиться из «матери» в «редактора». Поэтому каждое утро она спускается в метро и пропускает четыре поезда, просматривая утренние газеты. Она садится в пятый по счету поезд и приезжает в офис сосредоточенной и готовой к работе.
Ее рабочий день тоже состоит из размеренного и монотонного труда. По утрам она редактирует статьи, затем в течение дня общается с подчиненными и проводит совещания. Она пользуется блокнотом, чтобы видеть, что и к какому сроку ей необходимо сделать, и без колебаний приступает к выполнению своих задач. Она всегда сдает работу в срок.
Она работает с 9:30 до 5:30 пять дней в неделю. Три раза в неделю она забирает сына из сада, по понедельникам и четвергам это делают ее мама или муж, поэтому по понедельникам она допоздна засиживается на работе, а по четвергам ходит с подругой в кино или театр. Патриция охотно перепоручает заботу о сыне своим близким — она уверена, что участие родственников в уходе за сыном не только помогает ей поддерживать равновесие в своей жизни, но и обогащает жизнь сына общением с теми людьми, которые его любят.
Выходные тоже проходят по вполне предсказуемому сценарию. В пятницу вечером они всей семьей смотрят видеофильмы. По утрам в субботу о
Читать книгу Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью Джулии Моргенстерн : онлайн чтение
Джулия Моргенстерн
Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью
Эта книга посвящается памяти моего свекра, Джерардо Колона, чья безграничная любовь и доброта всегда будут вдохновлять меня и помогать мне находить время для людей, которых я люблю
© Julie Morgenstern, 2000.
© Издание на русском языке, перевод на русский язык. ООО «Издательство «Добрая книга», 2009
Введение
Возможности и сила тайм-менеджмента
Я не всегда была организованным человеком. Всю свою жизнь я боролась с хаосом, беспорядком и собственной неорганизованностью, и достигла переломного момента, когда родилась моя дочь. Когда ей было три недели от роду, в один прекрасный летний день она проснулась, и я поняла, что именно сейчас наступил самый подходящий момент, чтобы вывести ее на первую в жизни прогулку. К несчастью, мне потребовалось два с половиной часа, чтобы собрать все необходимое: одеяла, бутылочки, соски, пеленки, погремушки, одежду… где же все это было?! К тому времени, когда я была готова к выходу, она снова заснула. Я упустила момент. Расстроенная и разочарованная, я смотрела на свою спящую в колыбели дочь и поняла, что если я не соберусь и не возьму себя в руки, этот ребенок так никогда и не увидит солнечного света.
Так, начав с пеленок, я преодолевала хаос, в конечном итоге приведя в порядок свой дом, свой офис и свою жизнь. При этом я поняла, что самоорганизованность – не сверхъестественный дар, а скорее навык, искусство, которому можно научиться. Я просто слишком поздно пришла к этому убеждению: я все время с головой уходила в суматоху дел, вместо того, чтобы начать с планирования. Я поняла, что, потратив немного времени на предварительный анализ ситуации и создание стратегии поведения, я смогу построить план, выработать метод, который можно будет применять в любых ситуациях.
Три года спустя я основала собственную компанию Task Masters, службу, которая помогает людям достичь такого уровня самоорганизации, овладев которым, они смогут жить более плодотворно и получать от жизни большее удовольствие. Мои сотрудники и я проводим семинары и даем индивидуальные консультации по навыкам самоорганизации и планирования тысячам людей ежегодно. Работа с людьми самого разного возраста, рода деятельности, придерживавшихся самых разных стилей в жизни позволила мне углубить свое понимание процессов самоорганизации личности и сконцентрироваться на разработке решения для каждого человека в отдельности, в зависимости от его индивидуальных особенностей. В 1998 году редактор издательства “Генри Холт” предложил мне написать книгу о моих технологиях. Результатом стала моя первая книга “Самоорганизация по принципу “изнутри наружу”” (Organizing from the Inside Out), ставшая бестселлером.
Через четырнадцать лет после памятного поражения в схватке с пеленками, мне представилась возможность проверить, насколько далеко я продвинулась в развитии собственных навыков самоорганизации. Менее чем за две недели до празднования важного духовного события в жизни моей дочери, я получила приглашение, о котором мечтают все авторы книг – приглашение принять участие в Шоу Опры Уинфри. Они просили меня срочно вылететь к ним, чтобы привести в порядок и обустроить их офисы и несколько домов участников шоу перед очередной тематической телепередачей… и все в течение следующих десяти дней!
Была ли я готова без колебаний ринуться навстречу этой фантастической возможности? Была ли я достаточна организована, чтобы справиться со всеми делами одновременно? Конечно, да! Теперь я была намного более собранной и организованной, и большинство дел, касающихся подготовки праздника для дочери, были сделаны. То, что еще не было сделано, я внесла в список дел и записала на листе бумаги, так что мне было достаточно одного взгляда, чтобы понять, в каком состоянии находится процесс подготовки. Навыки планирования и делегирования полномочий оказались как нельзя кстати – я смогла расставить приоритеты задач и решить, что́ мои сотрудники и друзья могут сделать вместо меня. Все необходимые материалы и база данных были хорошо структурированы, поэтому любая информация, которая могла понадобиться для организации этих двух событий, была у меня под рукой. И в водовороте дел следующих двух недель мой органайзер помогал мне сосредоточиться на всем, что я должна сделать и где должна побывать. Я не выбилась из графика.
Чемодан был мгновенно собран, и я села на ближайший самолет в Чикаго. Я не упустила возможности и смогла извлечь выгоду из этого неожиданного совпадения неотложных дел и “конфликта первоочередных задач”. Результатом стала одна из самых замечательных, самых ярких недель в моей жизни – празднование важного духовного события в жизни моей дочери и желанное появление на самом известном в мире телевизионном ток-шоу. Вот она, сила тайм-менеджмента!
Быть организованным, независимо от того, относится ли это к окружающему вас пространству или к вашему времени, – означает быть подготовленным. Это означает чувствовать себя собранным, владеть ситуацией, быть готовым использовать все имеющиеся возможности и справиться с любыми сюрпризами и неожиданностями, которые жизнь создает на вашем пути. Мы живем в сложном, быстро развивающемся мире, который полон безграничных возможностей. Когда вы уверенно владеете навыками управления временем, вы празднуете жизнь, радуетесь жизни, наслаждаетесь жизнью – вместо того, чтобы быть подавленными и разбитыми ею. Вы знаете, что выбрать. Вы чувствуете в себе ясность и уверенность, готовность к любому вызову, который бросит вам жизнь.
Если вы не читали мою первую книгу Organizing from the Inside Out, я советую вам сделать это. Она была задумана как учебник по самоорганизации. Путь от хаоса к порядку проще всего начинать с организации окружающего вас пространства, потому что оно намного более осязаемо, чем время. Более того, как только вы организовали пространство вокруг себя, в вашем распоряжении появляется гораздо больше свободного времени, которым вы можете распоряжаться. (Исследования показывают, что мы теряем в среднем от одного до двух часов в день, разыскивая нужные нам вещи или материалы в папках и неупорядоченных кипах бумаг, в шкафах и на стеллажах.)
Когда вы овладеете приемами управления временем, которые обсуждаются в этой книге, вы возьмете в свои руки управление своей жизнью. Вы почувствуете удовлетворение и удовольствие от того, как вы проводите, проживаете свое время. Вы сможете поддерживать гармоничное равновесие между работой, любовью, развлечениями и личной свободой, которые побуждают вас к деятельности, придают вам силы, приносят радость и делают вашу жизнь наполненной смыслом. Вы научитесь слушать самих себя, устанавливать внутреннюю гармонию и последовательно использовать свое время так, что оно будет значимым и ценным для вас.
Как построена эта книга
Эта книга разделена на четыре части:
ЧАСТЬ 1: ОСНОВЫ УСПЕШНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ:
Этот раздел коренным образом изменит ваши взгляды и представления о времени и подготовит вас к созданию собственной системы управления им.
ЧАСТЬ 2: АНАЛИЗ СИТУАЦИИ: Прислушиваясь к себе. Эта часть предлагает вам серию вопросов и тестов, чтобы помочь вам найти ваш индивидуальный стиль жизни, определить свои предпочтения, потребности и цели, и на их основе разработать собственный план управления временем.
ЧАСТЬ 3: ПЛАНИРОВАНИЕ: Создание модели такой жизни, какой вы ее любите. Этот раздел поможет вам составить программу жизни, отражающую ваши идеалы, и выбрать подходящие средства для ее реализации.
ЧАСТЬ 4: ДЕЙСТВУЙ! Этот раздел научит вас, как привести ваш план в действие и управлять его реализацией, сталкиваясь с реальностью повседневной жизни.
Несмотря на то, что вы должны изменить свое традиционное восприятие и научиться некоторым новым навыкам, я не прошу вас изменить и переделать себя для того, чтобы приспособиться к некоей жесткой программе. Программа, изложенная в этой книге, уважает вас и ваши уникальные и неповторимые личные особенности и цели, оставляя вам полную свободу и гибкость. Давайте же приступим к ней!
Часть первая
Основы успешного планирования времени
1
Новый взгляд на планирование и управление временем
Почему же планирование времени остается такой трудной задачей? По моим наблюдениям, наиболее распространенное препятствие, с которым сталкиваются люди при планировании своей жизни, заключается в том, как они воспринимают свое время. Следовательно, самый первый шаг на пути к овладению искусством управления временем состоит в том, чтобы подвергнуть критическому рассмотрению само наше восприятие времени.
Делаем время осязаемымБольшинство людей воспринимают время как нечто неосязаемое. На пути от хаоса к порядку проще всего организовать и упорядочить окружающее вас пространство, а не время, потому что пространство – это то, что вы можете видеть. Время, в свою очередь, совершенно невидимо и неосязаемо. Вы не можете увидеть его, пощупать, или подержать в руках. Его нельзя накопить, свалить в кучу или физически передвинуть с места на место.
Время – это нечто, что вы чувствуете, ощущаете, и по ощущениям оно… совершенно бесформенное. Некоторые дни со свистом улетают куда-то в прошлое, другие – медленно, словно с большим трудом, проползают мимо, полные тоски и печали. Даже наши задачи и дела, кажется, трудно измерить – они выглядят огромными и бесконечными по своему объему и продолжительности.
До тех пор пока время остается для вас неуловимым, эфемерным, ускользающим для восприятия и трудным для осмысления, вы будете испытывать трудности, управляя своей жизнью. Вам нужно изменить свое восприятие времени и сделать время более осязаемым. Вам необходимо научиться воспринимать его в более наглядных, измеряемых образах.
На моем пути к самоорганизации я совершила свой самый большой прорыв, когда поняла, что планирование и организация времени на самом деле ничем не отличается от планирования и организации пространства. Давайте сравним беспорядок в шкафу с беспорядком в графике работы.
Управление временем по принципу “изнутри наружу”Другими словами, точно так же, как шкаф является ограниченным пространством, в котором вы должны разместить определенное количество предметов, график или расписание – это ограниченное пространство, в котором вы должны разместить определенное количество задач. Ваша жизнь вовсе не бесконечна. Когда вы думаете о времени подобным образом, оно уже не кажется таким неощутимым и эфемерным. На самом деле, каждый день – просто сосуд, контейнер, блок памяти, обладающий определенной вместимостью, которую вы можете использовать.
Как только вы осознаете, что у времени есть свои границы, вы начинаете смотреть на свои дела и хлопоты совсем по-другому. Ваши дела и задачи становятся предметами, которые вы должны разместить в пространстве своего времени. Каждая задача имеет свой объем, свои размеры, и расстановка задач в расписании дня становится для вас математическим уравнением. Как только вы оценили, что вам необходимо сделать, вы начинаете вычислять объем, емкость каждой задачи и затем определяете, сможете ли вы разместить их в пространстве вашего времени.
Когда вы начинаете смотреть на время как на нечто, обладающее, как и пространство, определенными границами, вы начинаете более трезво и реалистично смотреть на то, чего вы хотите достичь и совершить в своей жизни. Это побуждает вас овладеть различными приемами и средствами управления временем, которые могут помочь вам сделать как можно больше в отведенное вам время.
Если беспорядок в шкафу и беспорядок в графике жизни по существу одинаковы, значит, и наведение порядка в каждом из них – тоже очень похожие процедуры. В моей первой книге говорилось: что бы вы ни приводили в порядок – шкаф, кухню, офис или график рабочего дня – разработка долгосрочной системы организации и планирования всегда состоит из трех шагов: АНАЛИЗ – ПЛАНИРОВАНИЕ—ДЕЙСТВИЕ.
Эта книга – всестороннее исследование того, как эти три шага процесса самоорганизации применяются в соответствии с особенностями управления временем. Здесь я везде буду основываться на более осязаемом представлении о времени и покажу вам, как спланировать и построить расписание дня подобно красиво обставленной комнате, которая отражала бы ваши стремления и идеалы, – все, что является для вас важным. Это поможет нам выяснить, в каком пространстве протекает ваше время и найти в вашей жизни время для важных дел и задач, поскольку каждое дело и каждая задача найдут свое место.
Управлять временем “изнутри наружу” – значит строить такое расписание дня, такой график жизни, которые подходят именно вам. Это значит определить, что важно именно вам, и найти для этой деятельности место в вашей жизни и в вашем расписании, которое будет основываться на ваших уникальных личных потребностях и жизненных целях. И еще это значит – чувствовать себя глубоко удовлетворенным в конце каждого прожитого дня.
Эта книга признает, что все люди отличаются друг от друга, уважает индивидуальные различия и подчеркивает их. У каждого из нас в различные моменты жизни есть свои потребности. Не существует “правильного” способа прожить свою жизнь. Я не буду говорить вам, что вы должны жить простой спокойной жизнью, и не стану убеждать вас наполнить каждый момент времени высокопродуктивной деятельностью. Здесь вы нигде не найдете трюизмов о том, что “кто рано встает, тому Бог подает; ранняя пташка всегда червячка склюет”, или что вы должны меньше работать или меньше развлекаться, или быть кем-то еще, кроме того, кто вы есть.
Вместо этого книга поможет вам глубже осознать, кто вы есть и чего вы хотите, и затем даст вам средства и инструменты, чтобы вы смогли построить свою жизнь вокруг своих идеалов и потребностей. Вы сможете изучить и приобрести новые навыки и скорректировать свое поведение, но вы не сможете изменить самих себя, свою сущность, – и вы не должны этого делать. Эта книга проведет вас через процесс самопознания и раскрытия ваших симпатий и антипатий, естественных склонностей, потребностей и желаний. Все они станут основой, фундаментом вашей системы тайм-менеджмента, или управления временем. Я предлагаю вам принять участие в живом процессе, а не следовать директивам и установкам.
Два следующих очерка могут служить иллюстрацией того, насколько различными могут быть стили жизни разных людей, и, тем не менее, каждый из них способен успешно управлять своим временем в соответствии с принципом “изнутри наружу”, исходя из своих индивидуальных особенностей.
Патриция: организованная, предсказуемая и невозмутимаяПатриции тридцать восемь лет, она замужем и имеет четырехлетнего сына. Она работает редактором в журнале женской моды. Она живет и процветает в обстановке размеренной работы, наслаждается ощущением покоя и ненавидит спешку, суету и напряжение. Семья и личная жизнь для нее так же важны, как и работа, и ей предельно важно поддерживать равновесие между этими сферами своей жизни.
Патриция ясно видит свои цели в жизни: она хочет, чтобы ее сын вырос в атмосфере любви и заботы, хочет иметь прекрасные отношения с мужем, и поддерживать свою репутацию надежного и талантливого редактора.
Каждое утро она поднимает своего сына в 6 часов 45 минут, после чего начинаются милые утренние “ритуалы”: они с сыном поют песни, пока она одевает его, завтракают и играют перед выходом в детский сад. После того как Патриция оставляет сына в саду, ей необходимо – и она это знает, – время, чтобы перевоплотиться из “матери” в “редактора”. Поэтому каждое утро она спускается в метро и пропускает четыре поезда, просматривая утренние газеты. Она садится в пятый по счету поезд и приезжает в офис сосредоточенной и готовой к работе.
Ее рабочий день тоже состоит из размеренной и монотонной работы. По утрам она работает над статьями, затем в течение дня общается с подчиненными и проводит совещания. Она пользуется блокнотом, чтобы видеть, что и к какому сроку ей необходимо сделать, и без колебаний приступает к выполнению своих рабочих задач. Она всегда сдает работу в срок.
Она работает с 9:30 до 5:30 пять дней в неделю. Три раза в неделю она забирает сына из сада, по понедельникам и четвергам это делают ее мама или муж, поэтому по понедельникам она допоздна засиживается на работе, а по четвергам ходит с подругой в кино или в театр. Патриция охотно перепоручает заботу о сыне своим близким – она уверена, что участие родственников в уходе за сыном не только помогает ей поддерживать равновесие в своей жизни, но и обогащает жизнь сына общением с теми людьми, которые его любят.
Выходные тоже проходят по вполне предсказуемому сценарию. В пятницу вечером они всей семьей смотрят видеофильмы. По утрам в субботу она ведет сына в музыкальную школу, после занятий они обедают в местном ресторане и идут играть на детскую площадку или в музей. Каждое воскресенье ее муж и сын уходят гулять, а Патриция остается дома, чтобы приготовиться к предстоящей рабочей неделе.
Патриция обращает особое внимание на то, сколько времени займет у нее выполнение той или иной задачи, и перекраивает свой график таким образом, чтобы иметь достаточно времени для каждого занятия. Она рассчитала, сколько времени ей требуется, чтобы собрать сына в детский сад, и будит его по утрам, исходя из этого расчета. Жизнь Патриции жестко построена вокруг ее приоритетов и стала для нее удивительно спокойной, предсказуемой и радостной. Такая жизнь соответствует ее личности и ее идеалам, приносит Патриции радость и построена ею самой по принципу “изнутри наружу”.
Эндрю: сосредоточенный на работе, живущий в высоком темпе, совершенно непредсказуемыйЭндрю пятьдесят шесть лет, он – исполнительный директор крупнейшей в мире сети отелей. Ему нравится разнообразие в жизни, он любит общаться с самыми разными людьми и всегда умел творчески подходить к решению проблем. Ему не приходится долго “потеть” над их разрешением. Он легок на подъем, уверен в себе, сосредоточен. Он легко меняет планы, легко справляясь с препятствиями.
Эндрю страстно предан своей работе, его цель – поддерживать и укреплять лидирующее положение своей компании. Его миссия – ежедневно демонстрировать пример выдающегося обслуживания клиентов, использовать для роста все имеющиеся возможности и изучить свое дело настолько, насколько это возможно.
Все время Эндрю организовано так, чтобы поддерживать его личные особенности и помогать в достижении его целей. Каждый его день построен таким образом, чтобы находилось место свойственным ему спонтанности и многообразию интересов. Каждый день он появляется в своем кабинете в семь часов утра и первый час на рабочем месте посвящает чтению специализированных журналов; затем один час отводится на обработку электронной почты и на телефонные звонки. С девяти часов утра его время остается открытым для всех срочных и неотложных дел и предложений, которые в течение всего дня возникают в процессе управления крупной корпорацией. Эндрю составляет очень короткий список задач. Он понимает, что его работа – удовлетворять потребности других людей, и длинный список запланированных дел только разочарует людей. В перерывах между встречами он возвращается в свой кабинет, чтобы ответить на письма и звонки. Его задачей на протяжении вот уже тридцати лет было отвечать на каждый телефонный звонок (а теперь уже и на каждое письмо по электронной почте), который поступает в течение дня, и он справляется с этой задачей. В конце каждого дня (который заканчивается где-то между шестью и восемью часами вечера), он проводит еще один час за своим рабочим столом, отвечая на оставшиеся звонки и письма.
Эндрю чрезвычайно эффективно делегирует свои полномочия, перепоручая выполнение задач подчиненным. Для управления различными подразделениями компании он находит и нанимает на работу самых одаренных людей. Он работает в тесном контакте со своим секретарем, Дороти, и у них есть множество средств и инструментов для поддержки быстрой и оперативной работы их управленческой команды. Они разработали специальные таблицы и формуляры для ускорения коммуникаций и контактов между ними при составлении планов деловых поездок, назначении деловых встреч и совещаний и для добавления адресатов в каждый из шестнадцати списков его контактов по электронной почте. Их компьютеры объединены в сеть, чтобы оба они могли иметь доступ к рабочему календарю Эндрю, который Дороти составляет и ведет для него.
На протяжении всего рабочего дня Эндрю немедленно отвечает на запросы людей, с которыми работает. Он быстро разбирает бумаги на своем столе, за несколько мгновений отправляя каждую из них в соответствующие ящики и лотки, делая короткие пометки прямо на бумагах или используя заранее заготовленные формы и бланки. Он быстро принимает решения.
Эндрю много работает – обычно по двенадцать часов в день, но он всегда оставляет свободным вечер для ужина со своей семьей и друзьями. Он получает массу удовольствия от своей работы – она является для него источником энергии. Тем не менее, насколько он увлечен работой, настолько же ценит свои отношения с близкими и друзьями за пределами работы. Выходные он всегда посвящает отдыху, кроме того, регулярно берет отпуск.
Жизнь Эндрю богата событиями и приносит ему подлинное удовольствие. Он тоже построил свою жизнь “изнутри наружу”, в соответствии со своими идеалами и приоритетами.
* * *
Как вы заметили, Патриция и Эндрю совершенно разные люди с сильно отличающимися подходами к работе и к жизни в целом. Патриция тесно привязана к своему детально расписанному еженедельному плану, в то время как план Эндрю напоминает скорее голый скелет, оставляя место спонтанности. Но им обоим нравится то, как они распоряжаются своим временем, оба они встречают каждый новый день с восторгом и энергией, и чувствуют удовлетворение, когда этот день уходит.
Любой из нас хотел бы так же управлять своим временем, как это делают Патриция и Эндрю, но многим людям что-то мешает сделать это. Как мы увидим в следующей главе, очень важно понять, что мешает вам управлять своим временем. Как только вы узнали, что именно сдерживает вас, вы сможете сконцентрироваться на решении.
Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизньюДжулия Моргенстерн, 2000
Почему же планирование времени остается такой трудной задачей? По моим наблюдениям, наиболее распространенное препятствие, с которым сталкиваются люди при планировании своей жизни, заключается в том, как они воспринимают свое время. Следовательно, самый первый шаг на пути к овладению искусством управления временем состоит в том, чтобы подвергнуть критическому рассмотрению само наше восприятие времени.
Делаем время осязаемым
Большинство людей воспринимают время как нечто неосязаемое. На пути от хаоса к порядку проще всего организовать и упорядочить окружающее вас пространство, а не время, потому что пространство — это то, что вы можете видеть. Время, в свою очередь, совершенно невидимо и неосязаемо. Вы не можете увидеть его, пощупать, или подержать в руках. Его нельзя накопить, свалить в кучу или физически передвинуть с места на место.
Время — это нечто, что вы чувствуете, ощущаете, и по ощущениям оно… совершенно бесформенное. Некоторые дни со свистом улетают куда-то в прошлое, другие — медленно, словно с большим трудом, проползают мимо, полные тоски и печали. Даже наши задачи и дела, кажется, трудно измерить — они выглядят огромными и бесконечными по своему объему и продолжительности.
До тех пор пока время остается для вас неуловимым, эфемерным, ускользающим для восприятия и трудным для осмысления, вы будете испытывать трудности, управляя своей жизнью. Вам нужно изменить свое восприятие времени и сделать время более осязаемым. Вам необходимо научиться воспринимать его в более наглядных, измеряемых образах.
На моем пути к самоорганизации я совершила свой самый большой прорыв, когда поняла, что планирование и организация времени на самом деле ничем не отличается от планирования и организации пространства. Давайте сравним беспорядок в шкафу с беспорядком в графике работы.
Другими словами, точно так же, как шкаф является ограниченным пространством, в котором вы должны разместить определенное количество предметов, график или расписание — это ограниченное пространство, в котором вы должны разместить определенное количество задач. Ваша жизнь вовсе не бесконечна. Когда вы думаете о времени подобным образом, оно уже не кажется таким неощутимым и эфемерным. На самом деле, каждый день — просто сосуд, контейнер, блок памяти, обладающий определенной вместимостью, которую вы можете использовать.
Как только вы осознаете, что у времени есть свои границы, вы начинаете смотреть на свои дела и хлопоты совсем по-другому. Ваши дела и задачи становятся предметами, которые вы должны разместить в пространстве своего времени. Каждая задача имеет свой объем, свои размеры, и расстановка задач в расписании дня становится для вас математическим уравнением. Как только вы оценили, что вам необходимо сделать, вы начинаете вычислять объем, емкость каждой задачи и затем определяете, сможете ли вы разместить их в пространстве вашего времени.
Когда вы начинаете смотреть на время как на нечто, обладающее, как и пространство, определенными границами, вы начинаете более трезво и реалистично смотреть на то, чего вы хотите достичь и совершить в своей жизни. Это побуждает вас овладеть различными приемами и средствами управления временем, которые могут помочь вам сделать как можно больше в отведенное вам время.
Если беспорядок в шкафу и беспорядок в графике жизни по существу одинаковы, значит, и наведение порядка в каждом из них — тоже очень похожие процедуры. В моей первой книге говорилось: что бы вы ни приводили в порядок — шкаф, кухню, офис или график рабочего дня — разработка долгосрочной системы организации и планирования всегда состоит из трех шагов: АНАЛИЗ — ПЛАНИРОВАНИЕ—ДЕЙСТВИЕ.
Эта книга — всестороннее исследование того, как эти три шага процесса самоорганизации применяются в соответствии с особенностями управления временем. Здесь я везде буду основываться на более осязаемом представлении о времени и покажу вам, как спланировать и построить расписание дня подобно красиво обставленной комнате, которая отражала бы ваши стремления и идеалы, — все, что является для вас важным. Это поможет нам выяснить, в каком пространстве протекает ваше время и найти в вашей жизни время для важных дел и задач, поскольку каждое дело и каждая задача найдут свое место.
Управление временем по принципу “изнутри наружу”
Управлять временем “изнутри наружу” — значит строить такое расписание дня, такой график жизни, которые подходят именно вам. Это значит определить, что важно именно вам, и найти для этой деятельности место в вашей жизни и в вашем расписании, которое будет основываться на ваших уникальных личных потребностях и жизненных целях. И еще это значит — чувствовать себя глубоко удовлетворенным в конце каждого прожитого дня.
Эта книга признает, что все люди отличаются друг от друга, уважает индивидуальные различия и подчеркивает их. У каждого из нас в различные моменты жизни есть свои потребности. Не существует “правильного” способа прожить свою жизнь. Я не буду говорить вам, что вы должны жить простой спокойной жизнью, и не стану убеждать вас наполнить каждый момент времени высокопродуктивной деятельностью. Здесь вы нигде не найдете трюизмов о том, что “кто рано встает, тому Бог подает; ранняя пташка всегда червячка склюет”, или что вы должны меньше работать или меньше развлекаться, или быть кем-то еще, кроме того, кто вы есть.
Вместо этого книга поможет вам глубже осознать, кто вы есть и чего вы хотите, и затем даст вам средства и инструменты, чтобы вы смогли построить свою жизнь вокруг своих идеалов и потребностей. Вы сможете изучить и приобрести новые навыки и скорректировать свое поведение, но вы не сможете изменить самих себя, свою сущность, — и вы не должны этого делать. Эта книга проведет вас через процесс самопознания и раскрытия ваших симпатий и антипатий, естественных склонностей, потребностей и желаний. Все они станут основой, фундаментом вашей системы тайм-менеджмента, или управления временем. Я предлагаю вам принять участие в живом процессе, а не следовать директивам и установкам.
Два следующих очерка могут служить иллюстрацией того, насколько различными могут быть стили жизни разных людей, и, тем не менее, каждый из них способен успешно управлять своим временем в соответствии с принципом “изнутри наружу”, исходя из своих индивидуальных особенностей.
Патриция: организованная, предсказуемая и невозмутимая
Патриции тридцать восемь лет, она замужем и имеет четырехлетнего сына. Она работает редактором в журнале женской моды. Она живет и процветает в обстановке размеренной работы, наслаждается ощущением покоя и ненавидит спешку, суету и напряжение. Семья и личная жизнь для нее так же важны, как и работа, и ей предельно важно поддерживать равновесие между этими сферами своей жизни.
Патриция ясно видит свои цели в жизни: она хочет, чтобы ее сын вырос в атмосфере любви и заботы, хочет иметь прекрасные отношения с мужем, и поддерживать свою репутацию надежного и талантливого редактора.
Каждое утро она поднимает своего сына в 6 часов 45 минут, после чего начинаются милые утренние “ритуалы”: они с сыном поют песни, пока она одевает его, завтракают и играют перед выходом в детский сад. После того как Патриция оставляет сына в саду, ей необходимо — и она это знает, — время, чтобы перевоплотиться из “матери” в “редактора”. Поэтому каждое утро она спускается в метро и пропускает четыре поезда, просматривая утренние газеты. Она садится в пятый по счету поезд и приезжает в офис сосредоточенной и готовой к работе.
Ее рабочий день тоже состоит из размеренной и монотонной работы. По утрам она работает над статьями, затем в течение дня общается с подчиненными и проводит совещания. Она пользуется блокнотом, чтобы видеть, что и к какому сроку ей необходимо сделать, и без колебаний приступает к выполнению своих рабочих задач. Она всегда сдает работу в срок.
Она работает с 9:30 до 5:30 пять дней в неделю. Три раза в неделю она забирает сына из сада, по понедельникам и четвергам это делают ее мама или муж, поэтому по понедельникам она допоздна засиживается на работе, а по четвергам ходит с подругой в кино или в театр. Патриция охотно перепоручает заботу о сыне своим близким — она уверена, что участие родственников в уходе за сыном не только помогает ей поддерживать равновесие в своей жизни, но и обогащает жизнь сына общением с теми людьми, которые его любят.
Выходные тоже проходят по вполне предсказуемому сценарию. В пятницу вечером они всей семьей смотрят видеофильмы. По утрам в субботу она ведет сына в музыкальную школу, после занятий они обедают в местном ресторане и идут играть на детскую площадку или в музей. Каждое воскресенье ее муж и сын уходят гулять, а Патриция остается дома, чтобы приготовиться к предстоящей рабочей неделе.
Патриция обращает особое внимание на то, сколько времени займет у нее выполнение той или иной задачи, и перекраивает свой график таким образом, чтобы иметь достаточно времени для каждого занятия. Она рассчитала, сколько времени ей требуется, чтобы собрать сына в детский сад, и будит его по утрам, исходя из этого расчета. Жизнь Патриции жестко построена вокруг ее приоритетов и стала для нее удивительно спокойной, предсказуемой и радостной. Такая жизнь соответствует ее личности и ее идеалам, приносит Патриции радость и построена ею самой по принципу “изнутри наружу”.
Эндрю: сосредоточенный на работе, живущий в высоком темпе, совершенно непредсказуемый
Эндрю пятьдесят шесть лет, он — исполнительный директор крупнейшей в мире сети отелей. Ему нравится разнообразие в жизни, он любит общаться с самыми разными людьми и всегда умел творчески подходить к решению проблем. Ему не приходится долго “потеть” над их разрешением. Он легок на подъем, уверен в себе, сосредоточен. Он легко меняет планы, легко справляясь с препятствиями.
Эндрю страстно предан своей работе, его цель — поддерживать и укреплять лидирующее положение своей компании. Его миссия — ежедневно демонстрировать пример выдающегося обслуживания клиентов, использовать для роста все имеющиеся возможности и изучить свое дело настолько, насколько это возможно.
Все время Эндрю организовано так, чтобы поддерживать его личные особенности и помогать в достижении его целей. Каждый его день построен таким образом, чтобы находилось место свойственным ему спонтанности и многообразию интересов. Каждый день он появляется в своем кабинете в семь часов утра и первый час на рабочем месте посвящает чтению специализированных журналов; затем один час отводится на обработку электронной почты и на телефонные звонки. С девяти часов утра его время остается открытым для всех срочных и неотложных дел и предложений, которые в течение всего дня возникают в процессе управления крупной корпорацией. Эндрю составляет очень короткий список задач. Он понимает, что его работа — удовлетворять потребности других людей, и длинный список запланированных дел только разочарует людей. В перерывах между встречами он возвращается в свой кабинет, чтобы ответить на письма и звонки. Его задачей на протяжении вот уже тридцати лет было отвечать на каждый телефонный звонок (а теперь уже и на каждое письмо по электронной почте), который поступает в течение дня, и он справляется с этой задачей. В конце каждого дня (который заканчивается где-то между шестью и восемью часами вечера), он проводит еще один час за своим рабочим столом, отвечая на оставшиеся звонки и письма.
Эндрю чрезвычайно эффективно делегирует свои полномочия, перепоручая выполнение задач подчиненным. Для управления различными подразделениями компании он находит и нанимает на работу самых одаренных людей. Он работает в тесном контакте со своим секретарем, Дороти, и у них есть множество средств и инструментов для поддержки быстрой и оперативной работы их управленческой команды. Они разработали специальные таблицы и формуляры для ускорения коммуникаций и контактов между ними при составлении планов деловых поездок, назначении деловых встреч и совещаний и для добавления адресатов в каждый из шестнадцати списков его контактов по электронной почте. Их компьютеры объединены в сеть, чтобы оба они могли иметь доступ к рабочему календарю Эндрю, который Дороти составляет и ведет для него.
На протяжении всего рабочего дня Эндрю немедленно отвечает на запросы людей, с которыми работает. Он быстро разбирает бумаги на своем столе, за несколько мгновений отправляя каждую из них в соответствующие ящики и лотки, делая короткие пометки прямо на бумагах или используя заранее заготовленные формы и бланки. Он быстро принимает решения.
Эндрю много работает — обычно по двенадцать часов в день, но он всегда оставляет свободным вечер для ужина со своей семьей и друзьями. Он получает массу удовольствия от своей работы — она является для него источником энергии. Тем не менее, насколько он увлечен работой, настолько же ценит свои отношения с близкими и друзьями за пределами работы. Выходные он всегда посвящает отдыху, кроме того, регулярно берет отпуск.
Жизнь Эндрю богата событиями и приносит ему подлинное удовольствие. Он тоже построил свою жизнь “изнутри наружу”, в соответствии со своими идеалами и приоритетами.
* * *
Как вы заметили, Патриция и Эндрю совершенно разные люди с сильно отличающимися подходами к работе и к жизни в целом. Патриция тесно привязана к своему детально расписанному еженедельному плану, в то время как план Эндрю напоминает скорее голый скелет, оставляя место спонтанности. Но им обоим нравится то, как они распоряжаются своим временем, оба они встречают каждый новый день с восторгом и энергией, и чувствуют удовлетворение, когда этот день уходит.
Любой из нас хотел бы так же управлять своим временем, как это делают Патриция и Эндрю, но многим людям что-то мешает сделать это. Как мы увидим в следующей главе, очень важно понять, что мешает вам управлять своим временем. Как только вы узнали, что именно сдерживает вас, вы сможете сконцентрироваться на решении.
Читать онлайн «Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью» автора Моргенстерн Джулия — RuLit
Джулия Моргенстерн Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью
Эта книга посвящается памяти моего свекра, Джерардо Колона, чья безграничная любовь и доброта всегда будут вдохновлять меня и помогать мне находить время для людей, которых я люблю.
ВВЕДЕНИЕ. Возможности и сила тайм-менеджмента
Я не всегда была организованным человеком. Всю свою жизнь я боролась с хаосом, беспорядком и собственной расхлябанностью, и достигла переломного момента, когда родилась моя дочь. Когда ей было три недели от роду, в один прекрасный летний день она проснулась, и я поняла, что именно сейчас наступил самый подходящий момент, чтобы вывести ее на первую в жизни прогулку. К несчастью, мне потребовалось два с половиной часа, чтобы собрать все необходимое: одеяла, бутылочки, соски, пеленки, погремушки, одежду… где же все это было?! К тому времени, когда я была готова к выходу, она снова заснула. Я упустила момент. Расстроенная и разочарованная, я смотрела на свою спящую в колыбели дочь и поняла, что, если я не соберусь и не возьму себя в руки, этот ребенок так никогда и не увидит солнечного света.
Так, начав с пеленок, я преодолевала хаос, в конечном итоге приведя в порядок свой дом, свой офис и свою жизнь. При этом я поняла, что самоорганизованность — не сверхъестественный дар, а скорее навык, искусство, которому можно научиться. Я просто слишком поздно пришла к этому убеждению: я все время с головой уходила в суматоху дел вместо того, чтобы начать с планирования. Я поняла, что, потратив немного времени на предварительный анализ ситуации и создание стратегии поведения, я смогу построить план, выработать метод, который можно будет применять в любых ситуациях.
Три года спустя я основала собственную компанию Task Masters, службу, которая помогает людям достичь такого уровня самоорганизации, овладев которым, они смогут жить более плодотворно и получать от жизни большее удовольствие. Мои сотрудники и я проводим семинары и даем индивидуальные консультации по навыкам самоорганизации и планирования тысячам людей ежегодно. Работа с людьми самого разного возраста, рода деятельности, придерживавшихся самых разных стилей в жизни позволила мне углубить свое понимание процессов самоорганизации личности и сконцентрироваться на разработке решения для каждого человека в отдельности, в зависимости от его индивидуальных особенностей. В 1998 году редактор издательства «Генри Холт» предложил мне написать книгу о моих технологиях. Так появилась моя первая книга «Самоорганизация по принципу «изнутри наружу»[1], ставшая бестселлером.
Через четырнадцать лет после памятного поражения в схватке с пеленками, мне представилась возможность проверить, насколько далеко я продвинулась в развитии собственных навыков самоорганизации. Менее чем за две недели до празднования важного духовного события в жизни моей дочери, я получила приглашение, о котором мечтают все авторы книг, — приглашение принять участие в шоу Опры Уинфри. Они просили меня срочно вылететь к ним, чтобы привести в порядок и обустроить их офисы и несколько домов участников шоу перед очередной тематической телепередачей… и все в течение следующих десяти дней!
Была ли я готова без колебаний ринуться навстречу этой фантастической возможности? Была ли я достаточна организованна, чтобы справиться со всеми делами одновременно? Конечно, да! Теперь я была намного более собранной и организованной, и большинство дел, касающихся подготовки праздника для дочери, были сделаны. То, что еще осталось невыполненным, я внесла в список дел и записала на листе бумаги, так что мне было достаточно одного взгляда, чтобы понять, в каком состоянии находится процесс подготовки. Навыки планирования и делегирования полномочий оказались как нельзя кстати — я смогла расставить приоритеты задач и решить, что мои сотрудники и друзья могут сделать вместо меня. Все необходимые материалы и база данных были хорошо структурированы, поэтому любая информация, которая могла понадобиться для организации этих двух событий, была у меня под рукой. И в водовороте дел следующих двух недель мой органайзер помогал мне сосредоточиться на всем, что я должна сделать и где должна побывать. Я не выбилась из графика.
Чемодан был мгновенно собран, и я села на ближайший самолет в Чикаго. Я не упустила возможности и смогла извлечь выгоду из этого неожиданного совпадения неотложных дел и «конфликта первоочередных задач». Результатом стала одна из самых замечательных, самых ярких недель в моей жизни — празднование важного духовного события в жизни моей дочери и желанное появление на самом известном в мире телевизионном ток-шоу. Вот она, сила тайм-менеджмента!
Читать онлайн «Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью» автора Моргенстерн Джулия — RuLit
Быть организованным независимо от того, относится ли это к окружающему вас пространству или к вашему времени, означает быть подготовленным, то есть чувствовать себя собранным, владеть ситуацией, быть готовым использовать все имеющиеся возможности и справиться с любыми сюрпризами и неожиданностями, которые жизнь создает на вашем пути. Мы живем в сложном, быстро развивающемся мире, который полон безграничных возможностей. Когда вы уверенно владеете навыками управления временем, вы празднуете жизнь, радуетесь жизни, наслаждаетесь жизнью — вместо того чтобы быть подавленными и разбитыми ею. Вы знаете, что выбрать. Вы чувствуете в себе ясность и уверенность, готовность к любому вызову, который бросит вам жизнь.
Если вы не читали мою первую книгу «Самоорганизация по принципу «изнутри наружу», я советую вам сделать это. Она была задумана как учебник по самоорганизации. Путь от хаоса к порядку проще всего начинать с организации окружающего вас пространства, потому что оно намного более осязаемо, чем время. Более того, как только вы организовали пространство вокруг себя, в вашем распоряжении появляется гораздо больше свободного времени, которым вы можете распоряжаться. (Исследования показывают, что мы теряем в среднем от одного до двух часов в день, разыскивая нужные нам вещи или материалы в папках и неупорядоченных кипах бумаг, в шкафах и на стеллажах.)
Когда вы овладеете приемами управления временем, которые обсуждаются в этой книге, вы возьмете в свои руки управление своей жизнью. Вы почувствуете удовлетворение и удовольствие от того, как вы проводите, проживаете свое время. Вы сможете поддерживать гармоничное равновесие между работой, любовью, развлечениями и личной свободой, которые побуждают вас к деятельности, придают вам силы, приносят радость и делают вашу жизнь наполненной смыслом. Вы научитесь слушать самих себя, устанавливать внутреннюю гармонию и последовательно использовать свое время так, что оно будет значимым и ценным для вас.
Как построена эта книгаЭта книга разделена на четыре части:
ЧАСТЬ 1: ОСНОВЫ УСПЕШНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ. Этот раздел коренным образом изменит ваши взгляды и представления о времени и подготовит вас к созданию собственной системы управления им.
ЧАСТЬ 2: АНАЛИЗ СИТУАЦИИ. Прислушиваясь к себе. Эта часть предлагает вам серию вопросов и тестов, чтобы помочь найти ваш индивидуальный стиль жизни, определить свои предпочтения, потребности и цели и на их основе разработать собственный план управления временем.
ЧАСТЬ 3: ПЛАНИРОВАНИЕ. Создание модели такой жизни, какой вы ее любите. Этот раздел поможет вам составить программу жизни, отражающую ваши идеалы, и выбрать подходящие средства для ее реализации.
ЧАСТЬ 4: ДЕЙСТВУЙ! ЭТОТ раздел научит вас, как привести ваш план в действие и управлять его реализацией, сталкиваясь с реальностью повседневной жизни.
Несмотря на то, что вы должны изменить свое традиционное восприятие и научиться некоторым новым навыкам, я не прошу вас изменить и переделать себя для того, чтобы приспособиться к некой жесткой программе. Программа, изложенная в этой книге, уважает вас и ваши уникальные и неповторимые личные особенности и цели, оставляя вам полную свободу и гибкость. Давайте же приступим к ней!
Часть первая. ОСНОВЫ УСПЕШНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ
1. Новый взгляд на планирование и управление временем
Почему же планирование времени остается такой трудной задачей? По моим наблюдениям, наиболее распространенное препятствие, с которым сталкиваются люди при планировании своей жизни, заключается в том, как они воспринимают свое время. Следовательно, самый первый шаг на пути к овладению искусством управления временем состоит в том, чтобы подвергнуть критическому рассмотрению само наше восприятие времени.
Делаем время осязаемымБольшинство людей воспринимают время как нечто неосязаемое. На пути от хаоса к порядку проще всего организовать и упорядочить окружающее вас пространство, а не время, потому что пространство — это то, что вы можете видеть. Время, в свою очередь, совершенно невидимо и неосязаемо. Вы не можете увидеть его, пощупать или подержать в руках. Его нельзя накопить, свалить в кучу или физически передвинуть с места на место.
Время — это нечто, что вы чувствуете, ощущаете, и по ощущениям оно… совершенно бесформенное. Некоторые дни со свистом улетают куда-то в прошлое, другие — медленно, словно с большим трудом, проползают мимо, полные тоски и печали. Даже наши задачи и дела, кажется, трудно измерить — они выглядят огромными и бесконечными по своему объему и продолжительности.
Обзор книги Джулии Моргенстерн «Time Management from the Inside Out» (Часть I)
Джулия Моргенстерн — специалист по тайм-менеджменту и самоорганизации, основатель и руководитель компании Task Masters, помогающей людям жить более плодотворно. В книге Time Management from the Inside Out («Тайм-менеджмент по принципу «изнутри наружу») она рассказывает, как добиться внутренней гармонии, как научиться управлять своей жизнью, как поддерживать равновесие между разными сферами жизни и как научиться получать удовольствие от каждого прожитого дня.
Книга состоит из четырех частей, каждая из которых имеет свои цели и задачи.
- Первая часть направлена на изменение ваших взглядов о времени.
- Вторая часть помогает вырабатывать индивидуальный стиль жизни, определить свои цели и предпочтения и на основании всего этого разработать план по управлению временем.
- Третья часть помогает составить такую «программу жизни», которая будет учитывать ваши идеалы.
- Четвертая часть подсказывает, как воплотить составленный план в жизнь и как не отойти от намеченного курса, сталкиваясь с повседневными трудностями.
«Трогаем» время
Знаете, почему большинству людей так сложно управлять своим временем? А потому, что они его не ощущают. Да, мы все понимаем, что время существует, но ни увидеть, ни потрогать его мы не можем. Время — это нечто неосязаемое. Но беда в том, что до тех пор, пока время будет казаться нам чем-то эфемерным, мы не сможем его «приручить», не сможем полноценно управлять своей жизнью.
Для того чтобы научиться воспринимать время как что-то реальное, Джулия Моргенстерн предлагает сравнить планирование времени с планированием пространства.
- Если шкафу беспорядок, то свободного места в нем будет крайне мало. Если же беспорядок в расписании, то рабочего времени тоже будет не хватать.
- Если в шкафу слишком много вещей, то на их размещение не хватит места. Если в списке слишком много задач, то на их выполнение не хватит времени.
- Беспорядочное хранение вещей в шкафу не позволит правильно оценить содержимое. Беспорядочное расположение дел не даст возможность увидеть то, что действительно нужно выполнить.
Итог: шкаф используется неэффективно, необходимо правильно организовать вещи в пространстве. Расписание используется неэффективно, необходимо правильно организовать рабочее время.
Таким образом, проводим аналогию: если шкаф — это ограниченное пространство, в котором нужно грамотно расположить вещи, то расписание — это точно такое же ограниченное пространство, только размещать в нем нужно не вещи, а дела. Каждый день — это своего рода «контейнер», в котором можно разместить все, что угодно. От того, насколько правильным будет его наполнение, и будет зависеть успешность жизни.
Очень важно понять, что время лимитировано и границы этих лимитов довольно четкие. При этом необходимо осознать, что каждая задача тоже имеет свой «вес» и объем, а значит — чем правильней разместить задачи в «пространстве времени», тем больше их там поместиться.
Управление временем по принципу «изнутри наружу»
По мнению автора, управлять временем «изнутри наружу» — значит составлять себе такой график, который будет учитывать личные способности и особенности человека. Каждый человек индивидуален, у каждого свои желания и потребности, а следовательно, не может существовать единого верного подхода к управлению жизнью.
Очень важно определить, что нужно именно вам. Не стоит менять себя, свои склонности и симпатии. Стоит изменить жизнь: построить ее вокруг своих потребностей. Строить жизнь по принципу «изнутри наружу» — значит, строить ее в соответствии со своими идеалами и приоритетами.
Принцип «изнутри наружу» не предполагает обязательное составление жесткого графика, однако и не исключает такой возможности. Если вы чувствуете себя комфортно, когда день просчитан наперед посекундно, тогда вам следует составлять детальный план. Если же вам комфортней, когда в течение дня есть время для спонтанности, значит лучше составить план, который даст желанную свободу действий.
Что мешает организованности?
Когда человек пытается планировать свое время и у него ничего не получается, он считает, что виной всему его недостатки или его полная неспособность к планированию. Смирившись с тем, что он неспособен управлять своим временем, он прекращает мучить себя расписаниями и продолжает жить стихийно. Однако такой подход абсолютно неверен. Людей, неспособных к планированию, скорее всего не существует вообще.
Столкнувшись со сложностями во время планирования, нужно лишь правильно определить причину проблемы. Сделать это можно с помощью трехуровневого тестирования, разработанного Джулией Моргенстерн.
Уровень первый. На данном уровне стоит разобраться с ошибками технического характера. Основная ошибка данного типа — это неверный подход к планированию, использование «чужой» методики.
Решение. Изучить новые приемы планирования и подобрать метод, который будет близок.
Уровень второй. На данном уровне предстоит справиться с ошибками, которые возникают вследствие влияния внешних, независящих от вас факторов. К внешним факторам можно отнести проблемы со здоровьем, неорганизованного партнера, непосильно большой объем работ (например, из-за того, что кто-то из коллег ушел в отпуск или взял больничный).
Решение. Вначале следует осознать, что причиной ошибки являются не ваши недостатки, а факторы, повлиять на которые вы не в состоянии, а следовательно винить себя не за что. Затем нужно либо подобрать эффективный способ борьбы с неблагоприятными факторами, либо постараться избежать их влияния.
Третий уровень. Если вам удалось разобраться с техническими ошибками и справиться с внешними факторами, а проблемы с планированием сохранились, значит, причиной всему являются психологические препятствия. Наиболее распространенными психологическими препятствиями являются: страх вынужденного бездействия, боязнь неудач, страх перемен, перфекционизм и другие.
Решение. Прежде всего, стоит разобраться, чем вызваны психологические трудности, а уже затем попытаться высвободиться из-под их влияния.
Каждый раз, когда в процессе планирования времени у вас возникнут трудности, попытайтесь определить их природу. С какими проблемами вам довелось столкнуться: техническими, внешними или психологическими? Бывает и так, что проблемы при планировании возникают из-за комбинации сразу нескольких причин.
Шаг за шагом книга Джулии Моргенстерн приближает читателей к новой жизни. Жизни, которой они будут полностью довольны.
Тайм-менеджмент — Джули Моргенштерн
У меня так много дел, я не знаю, с чего начать. Мне кажется, что мои колеса крутятся со скоростью сто миль в час, а я быстро никуда не двигаюсь.
—Лиз С.
Я трачу больше времени на составление списков, чем на выполнение чего-либо. У меня повсюду небольшие заметки для себя, но я все же забываю!
—Сьюзан Э.
Я хорошо начинаю проекты, но легко отвлекаюсь.Прежде чем я это осознаю, день прошел, и у меня остался миллион и один незавершенный проект.
— Билл Б.
Уравновесить мою жизнь так сложно. Я постоянно меняю шляпы между ролями: жена, мать, сотрудник, друг, начальник. Я всегда чувствую себя виноватым, когда трачу время на себя, потому что всем так много нужно. Но я оооочень устал по ночам.
—Каталина Ф.
Когда жизнь становится примерно миллионом и одним делом в вашем списке дел вместо того, чтобы заниматься самым важным и действительно получать удовольствие, что-то не так.Вам не нужно заканчивать каждый день изнуренным, истощенным и невыполненным, вместо того чтобы быть довольным. Вы можете вернуться в равновесие.
КАКАЯ ВАША МОТИВАЦИЯ?
Почему вы читаете эту книгу? Вы взяли это на вооружение не просто так — потому что есть важные дела, которыми вы не занимаетесь. В вашей жизни не хватает чего-то важного. Что это такое? Проведите время с семьей и друзьями? Время для хобби? Время развивать свой бизнес? Общее чувство баланса?
Перед написанием этой книги я провел неформальный опрос в Интернете и спросил посетителей моего веб-сайта, почему они хотят лучше распоряжаться своим временем.Более 70 процентов из полутора тысяч респондентов заявили, что хотели бы уделять больше времени. По-разному они хотели получить дополнительное время. Что ты хочешь?
Я хочу больше времени проводить с друзьями, работать над поделками, получать удовольствие.
—Jenna B.
Мне нужно больше времени, чтобы поговорить с моими детьми один на один.
—Фрэнк Р.
Чтобы получить время для личного удовольствия — чтения, прослушивания музыки.
—Лэнс Л.
Уметь добиваться чего-то.Из-за того, что я плохо распоряжаюсь своим временем, я не могу достичь моих целей в жизни, особенно получить докторскую степень, поэтому я могу работать психологом с выгодой.
—Паула Х.
Чтобы остановиться и понюхать цветы, вместо того, чтобы топтать их в безумной спешке куда-нибудь, где я должен был быть час назад.
—Стэнли Р.
Я хочу внутреннего мира — чувства удовлетворения своими достижениями, а не постоянного разочарования.
— Бекка Дж.
Чтобы иметь возможность чувствовать, что я могу уделять время тому, что, как я знаю, мне нужно делать для себя каждый день (духовно).
—Кайли А.
Прямо сейчас, в начале этой книги, запишите свою убедительную причину. Если бы было что-то, что вы могли бы добавить в свою жизнь, чтобы сделать себя счастливее и наполненным, что бы это было? Запишите это на листе бумаги и держите под рукой — прикрепите скрепкой к своему ежедневнику, прикрепите булавкой к холодильнику или положите в бумажник.
Я гарантирую вам, что если вы будете следовать хотя бы одной трети стратегий, содержащихся в этой книге, вы сможете добавить это занятие (как и многие другие полезные занятия) обратно в свою жизнь. Это небольшое заявление станет отправной точкой для вашего пути к лучшему распорядителю времени и поможет вам оставаться мотивированным, когда вы осваиваете новые навыки, которые поначалу могут показаться неудобными. Изменить укоренившееся поведение может быть нелегко, но когда вы сосредотачиваетесь на том, чего вы хотите добиться, добиться успеха становится легче.
ОПРЕДЕЛЕНИЕ ХОРОШЕГО УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ (ИЗНУТРИ)
Управление временем изнутри основано на убеждении, что у вас есть сила делать выбор, брать на себя ответственность и влиять на течение ваших дней, а не чувствовать себя жертвой.
Хороший тайм-менеджмент — это не покупка хорошего календаря или планировщика. Речь идет не об обучении трюкам, чтобы двигаться быстрее, или о том, чтобы делать все с механической эффективностью. Речь идет о создании дней, которые будут значимыми и полезными для вас, а также о чувстве удовлетворения от каждой из ваших задач.
Тайм-менеджмент изнутри — это создание образа жизни, подходящего для вас, исходя из вашей уникальной личности и целей. Речь идет о том, чтобы определить, что для вас важно, отвести этим занятиям место в вашем расписании и помочь вам почувствовать глубокое удовлетворение в конце каждого дня.
Нет «правильного» способа прожить свою жизнь. Я не буду говорить вам вести простую, спокойную жизнь или пытаться убедить вас заполнить каждое мгновение бодрствования интенсивной продуктивной деятельностью.Эта книга не содержит банальных утверждений вроде «Ранняя пташка ловит червя», не навязывает системы ценностей, побуждающие вас либо меньше работать, либо меньше играть, либо не побуждает вас быть кем-то другим, кроме того, кем вы являетесь. Здесь предлагается процесс, а не рецепт.
Time Management from the Inside Out чтит и отмечает тот факт, что вы — личность. Это позволяет выразить ваше уникальное и личное отношение ко времени и выполнить ваши личные цели. У каждого из нас разные потребности в разные моменты нашей жизни.В вашей жизни может быть время, когда работа превалирует над всем остальным; еще один период, когда семья становится вашим приоритетом. Инструменты, представленные здесь, позволяют адаптировать свое расписание и дни к изменениям в ваших собственных приоритетах. Стратегии в этой книге — навыки на всю жизнь.
РАЗРАБОТКА БОЛЬШОГО ИЗОБРАЖЕНИЯ
Независимо от того, насколько беспокойна жизнь, самые успешные люди в жизни имеют видение общей картины, которое помогает им подняться над хаосом и сохранить свою точку зрения.Общий взгляд — это ваше главное видение, ваша вера, попросту говоря, в смысл того, чем является ваша жизнь, в то, чем вы хотите, чтобы она была. Ваша общая картина помогает вам не сбиться с пути, обеспечивая контекст и мотивацию для всех ваших решений о том, как вы проводите свое время.
Ваш более широкий вид — это то, что заставляет вас ходить в тренажерный зал и заботиться о себе, потому что вы понимаете, как чувство здоровья и энергии помогает вам достичь других целей. Перспектива облегчает выполнение задач, которые вам не нравятся, потому что вы понимаете, как каждая задача соответствует вашим высшим жизненным целям.
Ваша общая картина придает смысл, мотивацию и направление вашей жизни. Это ваш базовый уровень, ваш трамплин и место приземления для решения всех жизненных проблем, выбора и неожиданностей. Становится легче исключать задачи из списка дел, когда у вас заканчивается время, но при этом вы чувствуете себя хорошо в течение дня. Вы видите, что есть много способов достичь своей цели, и ни одна задача не принесет или не помешает вашему успеху.
Программа, представленная в этой книге, поможет вам развить ваше представление о целом и предоставит вам практические инструменты для воплощения вашего видения в реальность.Уроки представлены по разделам, начиная с новых способов взглянуть на время (часть 1), программы быстрого старта, чтобы быстро высвободить несколько часов (часть 2), а затем переходят к полной программе для создания жизни своей мечты. (части 3, 4 и 5). Программа в этой книге следует естественной дуге овладения мастерством — сосредоточение внимания на технических навыках в начале и устранение психологических факторов полностью в конце.
ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ ВОЗВРАЩЕНИЯ НА ТРАССУ
В этой книге не будет плана, который сделает вашу жизнь безупречной — ни одна система управления временем не может этого сделать.Независимо от того, насколько хорошо вы планируете, независимо от того, насколько вы организованы, независимо от того, насколько вы искусны, есть бесчисленное множество вещей, которые могут бросить вызов в ваш день.
Хорошие тайм-менеджеры сталкиваются с этой реальностью. Они понимают, что хорошее управление временем — это не создание идеально сбалансированной жизни, в которой все всегда идет так, как ожидалось. Речь идет о том, чтобы иметь инструменты, чтобы восстановить баланс, вернуться в центр и оставаться верным своим собственным целям, когда вы сбиваетесь с пути.
Программа из этой книги поможет вам настроиться на то, кто вы есть и чего хотите, а затем даст вам инструменты, чтобы строить свою жизнь вокруг того, что для вас наиболее важно.Вы можете изучить новые навыки и изменить некоторые модели поведения, но на самом деле вы не можете изменить свою сущность — и не следует этого делать. Вместе мы пройдем через процесс самопознания: ваши симпатии и антипатии, естественные привычки, потребности и желания. Эти предпочтения и небольшие особенности станут основой вашей системы тайм-менеджмента и помогут вам восстанавливаться каждый раз, когда вы будете сбиты с толку.
Итак, вспомните об одной важной задаче, на которую у вас никогда не бывает достаточно времени. Почему вы не занимаетесь этим значимым делом? Вы можете подумать, что в сутках просто не хватает часов.Но иногда стоит присмотреться.
Следующая глава «Что вас сдерживает» — это диагностический инструмент, который поможет вам понять, почему вы не доходите до того, что действительно важно. Ваши проблемы технические, внешние или психологические? Вы можете быть удивлены тем, насколько простыми могут быть решения.
.Шесть инструментов управления временем от Джули Моргенштерн
Управление временем становится для меня все более важным, несмотря на мои оговорки по поводу чрезмерного внимания к нехватке времени (см. Мою систему управления временем). За последние шесть недель я перешла от писательской работы на полную ставку к работе на Человека, занимаясь аналитикой в интернет-фирме в Эль-Сегундо, при этом сохранив большую часть своего профессионального письма. Между работой в течение дня, 3-4-часовой поездкой туда и обратно и написанием внештатных писем по вечерам и в выходные дни мне пришлось отказаться от занятий, которые не были источником дохода, например от ведения блога и программирования.Я с нетерпением искал способы выкроить время, чтобы вернуть эти страсти.
Поскольку книга Джули Моргенштерн о расхламлении мусора « Когда организации недостаточно » стала самой полезной книгой, которую я читал в прошлом году, я решил вернуться и прочитать некоторые из ее материалов по тайм-менеджменту, на которые раньше не обращал внимания. Я писал об управлении временем несколько раз, обычно сравнивая его с управлением задачами, но теперь, когда больше времени у меня отнимается извне, я более склонен сосредоточиться на способах управления временем, которое остается под моим контролем.
В то время как Никогда не проверяйте электронную почту утром и особенно Управление временем изнутри — полезные чтения, ясно, что изучение управления временем похоже на посещение церкви — люди, которым больше всего нужно там быть, те, кто нет. Те, кому срочно нужно управлять своим временем, — это те, кто (думает, что у них) не хватает времени на чтение книг по этой теме. Более быстрое введение в принципы управления временем Джули можно найти в ее семинаре по управлению временем для новогодних праздников, записанном в прошлом месяце и размещенном на сайте Hay House (потоковая версия стоит 4 доллара.95, загружаемая версия стоит 20 долларов США). Двухчасовой доклад охватывает шесть основных инструментов тайм-менеджмента, а также проницательный слушатель Q и A.
Время организации = Время управления
Моргенштерн начала свою карьеру консультанта как профессиональный организатор. Когда она научилась организовывать физические пространства, такие как гостиные и туалеты, организация своего времени была последней границей — пока она не осознала, что организация времени — это то же самое, что организация пространства. В дне столько часов или минут, как в туалете столько футов или дюймов.Уловка состоит в том, чтобы знать, что подходит. День, наполненный произвольной деятельностью, так же обескураживает, как убирать одежду в забитый шкаф.
Вот шесть инструментов для согласования временных обязательств с имеющимся временем:
Инструмент № 1: Самооценка. Каждому, кто разочарован неспособностью добраться до самых важных приоритетов, первый вопрос, который следует задать: «Что мешает мне добраться до них?» Джули выделяет три типа ошибок:
- Технические ошибки: неправильное управление временем, которые можно исправить простыми механическими средствами.Слишком рано или поздно для личного энергетического цикла брать на себя высокопрофессиональные проекты, отвечать по телефону перед отъездом на встречи и неправильно рассчитывать время, необходимое для выполнения задачи, — все это можно решить, изменив эти ошибочные привычки (например, игнорируя телефон перед тем, как уходя)
- Внешние реалии : разрушительная среда, нереалистичные графики и обязательства перед другими, которые необходимо учитывать сознательно. Например, я так привык к виртуальной внештатной работе без поездок на работу, что мне и в голову не приходило, что моя новая поездка на работу отнимает 20 процентов моего времени бодрствования — это очевидно в ретроспективе
- Психологические препятствия: внутреннее сопротивление или осложнения.Некоторые люди, которые хронически опаздывают, могут (1) звонить, чтобы помочь себе, (2) не приходить раньше, чтобы не беспокоить их в промежуточный период, или (3) искусственно создавать кризисную ситуацию, чтобы они пришли ей «на помощь». »- то, что Джули называет комплексом« Конкистадор Хаоса »
Инструмент № 2: Оценка времени выполнения задачи. Джули вспоминает, как раньше она постоянно откладывала мытье посуды, пока однажды не решила вычислить время, но обнаружила, что это заняло семь минут.С этого момента мытье посуды было легкой работой, слишком короткой, чтобы пугать.
Она отмечает, что более 90 процентов списков дел ее клиентов не имеют оценки времени рядом с элементами. Она рекомендует записывать оценку времени для на каждую задачу . На следующей неделе определите, сколько времени займет выполнение каждой задачи или, по крайней мере, те, которые вы откладываете больше всего. Некоторые из них займут на удивление меньше времени, чем предполагалось, в то время как другие займут на удивление больше. Этот единственный принцип заставил меня понять, насколько мои предыдущие утренние и вечерние распорядки были нереальными в свете моего нового рабочего графика, главным образом из-за того, что не учитывались поездки на работу.
Инструмент № 3: 4 D. Если вы не можете выполнить задачу, у вас есть четыре альтернативы, которые Моргенштерн называет «4 D»:
- Исключить. То, что что-то не стоит делать сейчас, не означает, что это стоит делать позже. Многие вещи вообще не стоит делать. Не создавайте беспорядка в расписании, откладывая неквалифицированные действия. Избавиться от них
- Задержка. Сознательное откладывание менее приоритетных задач — это не откладывание на потом; это сортировка.Промедление — это избегание принятия решений о том, когда и нужно ли что-то делать, где «позже» становится по умолчанию по определению
- Делегат. Заручитесь помощью других: сотрудников, членов семьи или друзей. Много рук облегчают работу. Иногда сопротивление делегированию происходит из-за неразвитого или чрезмерно развитого эго, но часто это просто отсутствие надежной техники отслеживания внешних зависимостей с помощью списка ожидающих.
- Уменьшить. Тренируйте «достаточно» мышц и еще раз проверьте предположение, что чем больше, тем лучше.Электронное письмо с пятью предложениями может выполнить 90 процентов того, что письмо с пятью абзацами. Более короткие встречи могут лучше задействовать меньшую продолжительность концентрации внимания. Определите точку уменьшения доходности, прежде чем вкладывать неоправданные время и усилия
Инструмент № 4: Создание представления в целом. Так много информации и так много возможностей бросается в нас каждый день, что нам нужна точка обзора, чтобы увидеть общую картину, которая бросает мелочи в перспективу. В GTD эти точки зрения представляют собой категории жизни, такие как «Финансы», «Дружба» или «Фитнес», называемые сферами внимания, , которые мы уточняем или рассматриваем как контрольный список или интеллектуальную карту.Джули просто называет их категориями. Каждое мероприятие, задача и проект, которым стоит уделить внимание, соответствует какой-то значимой категории (даже если это настоящий отдых). В противном случае можно избавиться от беспорядка.
Создание представления в целом состоит из трех этапов:
- Определите категории своей жизни. Джули рекомендует не более шести, чтобы не распылять ваши усилия
- Спросите: «Какова моя общая цель?» для каждой категории. «Финансы» — это категория. «Сэкономить 1,3 миллиона долларов для выхода на пенсию» — цель .
- Решите, какие два или три действия приведут вас к этим целям — максимум три
Наличие общей перспективы снова связывает вас с целью, которая движет каждым действием, давая вам мотивацию продолжать заниматься этим.Мы тренируемся не для тренировок, а для достижения или поддержания здоровья и физической формы.
Инструмент № 5: Карты времени. В отличие от фактического расписания , карта времени является шаблоном того, как мы обычно распределяем свое время в течение каждого дня нормальной недели. Вы можете увидеть образцы карт, которые Джули создала для некоторых из своих клиентов, или прочитать статью Lifehacker «Составьте карту своего времени», в которой есть загружаемая электронная таблица с шаблоном карты времени.
Если в расписании будет определенная задача, назначенная времени, например «13: 00–15: 00: редактировать главу 6», карта времени будет просто обозначать более общую, регулярную деятельность, например «1: 00–3. : 00 pm: Монтаж.Выявление и создание пространств для общих распорядков делает две вещи: (1) это позволяет вам увидеть, действительно ли вы выделили достаточно времени для всех категорий, и (2) это позволяет вам увидеть циклический характер вашего времени, и поймите, что это намного менее беспорядочно, чем вы могли бы предположить. Тем, у кого более разнообразное расписание, например учителям или консультантам, легко создать обновленные временные карты по мере необходимости.
Инструмент № 6: Планировщик. Используете ли вы бумажную или электронную систему, ваш планировщик — это среда, в которой хранится все, что вы собираетесь сделать, и когда вы собираетесь это сделать.В отличие от жесткого ландшафтного подхода Дэйва Аллена к выполнению задач, когда расписывается только недискреционное время, Джули рекомендует планировать на каждые To Do, утверждая, что задачи, не связанные с «когда», как правило, не выполняются. Как упоминалось ранее, она не делает различий между организацией времени и организацией пространства; поэтому она применяет метод ПРОСТРАНСТВА, описанный в Организация изнутри наружу:
Два часа хорошо проведенного времени
Тайм-менеджмент на Новый год — это гораздо более обширный семинар, чем я ожидал от такой короткой продолжительности.Вопросы и ответы, которые я не рассмотрел в шести вышеупомянутых инструментах, входят в советы о том, как более продуктивно использовать время в пути, как придерживаться личного отпуска и учитывать ежедневные перерывы при планировании высокой концентрации внимания. проекты. После того, как я был полностью загружен работой в течение нескольких недель, я начинаю видеть свет в конце туннеля благодаря большей части материала в Time Management.
.Время родить — Джули Моргенштерн
Найдите минутку, чтобы переварить эту разбивку. Модель PART требует определенных усилий, потому что мы не привыкли таким образом разбивать родительские обязанности. Но подумайте вот о чем: все, что вы делаете как родитель — платите за еду ( Предоставляет ), заполняете школьные формы ( Подготовка ), играете в настольную игру ( Относительно ), показывая своим детям, как приготовить бутерброд ( Обучение ) — попадает в одно из этих ведер ответственности, каждое из которых жизненно важно.И хотя они иногда пересекаются, каждый тип родительского времени требует совершенно разных навыков, энергии и умственных способностей.
Здесь становится особенно интересно. Хотя родители хорошо знают, сколько времени мы проводим, каждый тип родительского времени создает для наших детей совершенно разные впечатления. Другими словами, хотя вам может казаться, что все часы, которые вы тратите на воспитание, вместе считаются «временем, проведенным», ваш ребенок видит и воспринимает различные занятия, на которые вы проводите время, иначе, чем вы.
Почему? Что ж, некоторые занятия, которые вы делаете для своих детей, им видны, а другие — невидимы. Некоторые из действий, которые вы делаете как родитель, происходят во взрослом мире, а некоторые — в мире вашего ребенка. Предоставление , то есть время, потраченное на работу и управление деньгами, имеет место в мире взрослых и занимает огромное количество времени, однако часы, которые мы тратим на обеспечение, в значительной степени невидимы для наших детей. Другими словами, мы можем сломать себе спину, жертвуя своими жизнями ради детей, работая сверхурочно, но дети не регистрируют часы тяжелого труда, необходимые для обеспечения их необходимыми ресурсами.
То же самое можно сказать и о Arrange — время, затрачиваемое на составление расписания, места для машин и встреч; оформление документов; и запись на школьные программы. Эти занятия происходят в детском мире — и поэтому ваши дети обязательно заметят, если вы уроните мяч, — но то, сколько тяжелой работы требуется, чтобы их жизнь протекала гладко, в значительной степени для них незаметно. На самом деле, вы часто занимаетесь этим вечером после того, как они ложатся спать, или делаете небольшие перерывы в течение рабочего дня или пока они в школе, особенно чтобы это не мешало вам проводить время с ними лицом к лицу.
Relate и Teach хорошо видны вашим детям, поскольку они представляют время, потраченное на непосредственное общение с ними. Но они отличаются тонким и мощным образом. Когда вы рассказываете, вы находитесь в мире детей, говорите о занятиях, которые им интересны, и делаете их. Это суть того качественного времени, которое родители и дети жаждут, и которое ученые открывают для себя — время, потраченное на разговоры, слушание, успокаивание, чтение, игры, обмен интересами.Когда вы обучаете, вы также проводите время, непосредственно занимаясь со своим ребенком — что, следовательно, видим для них — но когда вы обучаете, вы вводите детей во взрослый мир, прививая им ценности, жизненные навыки и дисциплину, которые помогут им добиться успеха. Взрослые.
Пример того, как это может помочь: Клара и ее муж Шон пришли ко мне из-за огромного сдвига во времени, который произошел, когда их дочь вступила в подростковый возраст. Когда их дети были младше, семья выработала отличный ритм и много времени уделяла.Оба родителя всегда приходили домой к обеду, время на приготовление пищи удваивалось, поскольку они помогали с домашними заданиями поблизости, а выходные проводились за веселыми делами всей семьей.
Хотя вам может казаться, что все часы, которые вы тратите на воспитание детей, считаются «временем, проведенным», ваш ребенок по-разному видит различные занятия, на которые вы проводите время.
Время, проведенное вместе в семье, теперь не было таким приятным, особенно когда дело касалось их дочери-подростка Нины, которая всегда казалась сварливой и решительной отвергала предложения о помощи или руководстве.Клара подумала, что ей нужно сократить часы работы, чтобы быть более доступной для дочери, которая боролась со многими проблемами, с которыми часто сталкиваются девочки-подростки. Соревнование по поводу того, где она вписывается со своими друзьями, у которых были более высокие оценки, с парнями и т. Д., Наносило ущерб настроению ее дочери. Чтобы начать процесс изучения того, где мы могли бы обрезать и корректировать вещи, чтобы освободить место, я нарисовал четырехквадрантную матрицу воспитания для Клары. Глаза Клары расширились от огромного осознания, что проблема была решена в одно мгновение.
Просто взглянув на матрицу, Клара поняла, что они с мужем неосознанно проводили все свое время с Ниной в режиме «обучения». Они видели, как ее повседневная жизнь становится все более наполненной подростковой тревогой, и, как ее родители, они инстинктивно хотели защитить и поддержать ее. Из любви они всегда брали на себя роль наставников и наставников. Но Нина не всегда хотела учиться. Это было слишком тяжело, слишком напряженно. Нина никогда не чувствовала, что может расслабиться или просто быть.
Кларе не нужно было сокращать свое время на обеспечение. Ей и Шону нужно было уделять больше времени, которое они уже посвящали Нине, просто расслаблению, общению и веселью без каких-либо планов или давления на обучение. Чтобы укрепиться, Нине нужно было меньше Учить и больше общаться.
Клара и Шон сразу же перешли на другую сторону, и все в семье почувствовали, что напряжение упало, и связи в семейном общении стали сильнее.
Понимание различий между четырьмя типами родительского времени дало Кларе и Шону иную и полезную точку зрения.Это также помогло им понять, что, хотя типы родительского времени могут казаться похожими и даже частично совпадающими (как в случае с обучением и связью), каждый из них имеет свою уникальную и отличную цель и ценность, и понимание и применение этих знаний может помочь вам. оставайтесь уравновешенными и наполненными энергией.
.О Джули — Джули Моргенштерн
Биография
Джули Моргенштерн — консультант по организационным вопросам и производительности, автор бестселлеров New York Times и спикер. Более 30 лет Джули учит людей во всем мире и на всех этапах жизни, как преодолевать дезорганизацию для достижения своих целей. Ее миссия — освободить каждого человека, чтобы он мог внести свой уникальный вклад в мир, помогая им разрабатывать собственные системы управления временем и пространством, которые кажутся естественными и простыми в обслуживании.Такой подход Inside Out к организации всего дает читателям, слушателям и клиентам энергию и знания, необходимые для организации (и сохранения).
Посредством практических, динамичных семинаров и тренингов, Джули и ее команда помогают организациям по всему миру определить, что сдерживает их людей, и быстро встать на путь выполнения своей миссии. В число прошлых клиентов входят American Express, Hearst, HARPO, Deloitte, Microsoft, FedEx, GlaxoSmithKline, NBC-Newsroom, мэрия Нью-Йорка, Sony Music, State Farm Insurance и Viacom / MTV.
Как спикер, медийная личность и представитель корпорации, Джули известна своим страстным, красноречивым стилем и теплым чувством юмора. Она является автором колонок для журнала O Magazine , Redbook и Wells Fargo, , помогая читателям решать проблемы, внося порядок в их жизнь. Она делилась своим опытом в бесчисленных теле- и радиоканалах, включая The Oprah Winfrey Show, CNN, The Rachael Ray Show, The Today Show, Good Morning America, и The National Public Radio. Она цитируется и регулярно фигурирует в большом количестве публикаций, а также в The New York Times, Time Magazine, USA Today, Business Week, The Wall Street Journal, Best Life, O Magazine, Martha Stewart Living, Glamour, Cosmopolitan, журнал Fitness Magazine и Мужское здоровье.
Джули чётко и увлекательно пишет книги, как и лично. Она помогает читателям диагностировать причины их дезорганизации, изменять образ мышления с помощью проницательных метафор и осваивать простые технические навыки, которых им может не хватать.Джули является автором бестселлеров New York Times «Организация наизнанку» и «« Управление временем наизнанку », которые стали популярными специальными предложениями для PBS. Джули и ее дочь-подросток, Джесси Моргенштерн-Колон, являются соавторами книги «Организация изнутри для подростков» . Ее книга о продуктивности на рабочем месте и баланс между работой и личной жизнью, Никогда не проверяйте электронную почту утром , , является основой для программы обучения и наставничества, проводимой для компаний из списка Fortune 500 и компаний по всему миру.Книга Джули «Избавься от лишнего, измени свою жизнь» показывает людям, как использовать процесс расхламления, чтобы «выбраться» из своей жизни. Последняя книга Джули, Time to Parent , представляет собой революционную основу, которая дает родителям возможность наслаждаться временем как со своими детьми, так и самостоятельно, от рождения до колледжа.
.
Добавить комментарий