лучшие методы по управлению временем

 

Что такое тайм менеджмент

 

Сегодня о тайм менеджменте говорят много. А любое «много» приводит к инфляции понятия. Попробуем разобраться, что такое такое управление временем и почему оно так важно.

Для начала важно понять, что «управление временем» — это фигура речи. Управляет человек собой, материальными предметами, животными, программами, другими людьми, но не временем в физическом смысле этого слова.

По Аристотелю, время — мера движения. Исходя из такого понятия, можно сказать, что тайм менеджмент (time management) — это методология ускорения движения к своим долгосрочным целям. Итого, у нас есть 3 обязательные элементы тайм менеджмента.

Долгосрочная цель. Наша жизнь по умолчанию уже заполнена какими-то действиями и бездействиями. Краткосрочные цели часто можно достигать на автомате, не особо анализируя на что уходит время. Но когда человек ставит долгосрочную цель, он приходит к необходимости оценивать, чем заполнена его деятельность.

Необходимость эта возникает из-за понимания ограниченности своего времени.

Движение. Поставив цель, человек разбивает её на какие то элементы и начинает двигаться к ней. У многих людей есть долгосрочные цели. Много людей к ним двигаются. Но лишь небольшая часть трепетно относится к своему времени и ищет методы ускорения своего движения.

Методология ускорения. Правильная методология ускорения движения лежит где то между моделью поведения робота, который всё делает по расписанию и ребенка, который ничего не планирует и живет в постоянном сейчас. Сегодня эта методология усовершенствуется. Наука всё больше уточняет условия, в которых человек продуктивен и какие ограничения тела, мозга мы не можем перепрыгнуть, как бы нам не хотелось. Из этого пространства вариантов и рождаются правила о том, как максимально эффективно двигаться к достижению своих целей, не ослабляя своего здоровья.

Давай посмотрим на некоторые из таких правил. Советы взяты с блога Toggle.

 

Если ты хочешь усовершенствовать свои навыки управленческого планирования, попробуй 2-х месячный курс по тайм менеджменту от Александра Фридмана.

 

Советы по управлению временем

 

1. Проведи аудит времени

Во-первых: начни с выяснения того, куда уходит твое время в течение дня. Часто существует большая разница между твоим субъективным временем и реальностью. Скачай приложение для управления временем и отслеживай всё, что ты делаешь в течение недели. Затем сядь, загрузи отчеты и оцени их.

Используя эти данные, ты можешь легко найти области, которые нуждаются в улучшении. Например, ты можешь проводить слишком много времени сидя на непродуктивных встречах или занимаясь низко приоритетными задачами. Это подводит нас к следующему совету.

 

2. Ставь цели для каждой встречи

Обдумывай и устанавливай четкую цель перед началом встреч. Так, твоя команда будет тратить меньше времени, возвращаясь к работе, как только вы достигнете своей цели.

 

3. Установи временные ограничения на выполнение заданий

Посмотри на распорядок своего рабочего дня и определи задачи, на выполнение которых требуется больше времени, чем ты ожидаешь. Установив временные ограничения для таких пунктов, ты будешь лучше фокусироваться и работать более эффективно.

Если ты всё еще выходишь за эти временные рамки, тогда нужно изучить свой рабочий процесс и устранить небольшие потери времени (незапланированные перерывы).

 

4. Запланируй свою неделю в воскресенье

Начало работы с планом на неделю поможет тебе сконцентрироваться на приоритетах. Ты можешь легко перейти от своего беззаботного образа мыслей выходного дня к продуктивному утреннему «рабочему мозгу» в понедельник. Для этого потрать несколько минут в воскресенье, чтобы составить план на всю неделю. Чтобы избежать прокрастинации, разбивай еженедельные цели на ежедневные задачи. В результате тебе нужно будет только взглянуть на этот список во время работы.

Помни — твоя энергия и уровень креативности колеблются в течение недели. Запланируй низкоприоритетные и легкие задачи на понедельник. Во вторник и среду выполняй творческие и сложные задания. Запланируй встречи на четверг, когда энергия твоего рабочего коллектива начнет падать. Используй пятницу для планирования и общения.

 

5. Составь ежедневный план

Используй первые 30 минут дня для создания ежедневного списка дел, соответствующего твоему недельному плану. Запиши элементы списка так, как будто ты их уже завершил. Вместо «Отправить отчет руководителю проекта» напиши «Отчет руководителю проекта отправлен». Этот маленький трюк даст тебе дополнительный импульс мотивации.

 

6. Добавь «список выполненных заданий» в свой список дел

Иногда в течение дня всплывают неожиданные задачи. Запиши их в отдельный список рядом со своими задачами для дополнительного удовлетворения в конце дня.

В воскресенье пересмотри свои достижения за предыдущую неделю и поздравь себя со своими успехами.

Подобные проверки выполненных заданий увеличат твою уверенность в себе и помогут тебе составить расписание на следующую неделю.

 

7. Делай самые важные и сложные задачи в первую очередь

Большинство из нас считают первый час работы наиболее продуктивным — обязательно используй его с умом! Как ни странно, тебе легче сосредоточиться тогда, когда твой мозг еще не полностью проснулся. Загрузка мозга имеет меньше избыточной энергии для мечтаний и заботы о других задачах.

 

8. Заблокируй отвлекающие факторы

Используй функцию компьютера «Не беспокоить» при работе над приоритетными задачами. Сфокусируй свое внимание, работая только на одном мониторе и открывая только одно рабочее окно. Автономный режим тоже может быть вариантом, но давай не будем заходить так далеко.

 

9. Не пытайся сделать всё сразу

Исследователи опровергли миф о многозадачности. Если ты считаешь, что можешь делать много вещей одновременно и качественно, тогда ознакомься с этой статьей.

 

10. Не жди вдохновения — делай всё сейчас

Некоторые художники ждут вдохновения, чтобы произвести впечатление. Некоторые писатели сидят без дела, ожидая, когда придет муза. Бизнесмены не занимаются серьезными делами, если они не в идеальной рабочей обстановке.

Но с осознанностью тебе не обязательно ждать “нужного” момента для начала работы. Обрати внимание на мысли и чувства, которые возникают во время работы, с внешней точки зрения. Не позволяй им управлять твоими действиями.

Признай свои эмоции и мечты и отпусти их. Начни выполнять задания, даже если ты чувствуешь себя неуверенно, доверься своей мотивации и иди к своей цели.

 

11. Не стремись к совершенству

Когда всё должно быть идеально, может ли что-либо быть достаточно хорошо? Наверное, нет.

Чтобы стать непревзойденным, ты должен постоянно терпеть неудачи и учиться на своих ошибках. Рассматривай каждую попытку как эксперимент — ценный шаг в твоем путешествии, независимо от результата.

Вместо того, чтобы предаваться перфекционизму, держи общую картину в уме. Сосредоточься на своих приоритетах, а не на мельчайших деталях твоей работы. Решай самые важные задачи из твоего списка дел и не беспокойся о мелочах.

 

12. Расписание перерывов между задачами

Человеческий мозг может фокусироваться на чем-либо только около 90 минут за раз. Планируй перерыв как минимум каждые 90 минут, чтобы избежать выгорания и поддерживать высокую производительность в течение дня.

 

13. Используй время ожидания с максимальной отдачей

Это происходит со всеми: мы ждем в очередях, залах ожидания, терминалах аэропорта, вокзалах и т. д.

Ответь на электронные письма на своем телефоне, ответь на пропущенные звонки, разомнись / займись спортом, отдохни или помедитируй. Носи с собой книгу и читай. Слушай подкасты на телефоне. Не позволяй неожиданным очередям застать тебя врасплох.

 

14. Приведи в порядок свою электронную почту

Люди с захламленными почтовыми ящиками тратят на электронную почту гораздо больше времени, чем другие.

Лучший способ ускорить общение по электронной почте и тратить меньше времени на излишние сообщения — организовать почтовый ящик.

Gmail предлагает целый ряд функций, которые помогут тебе лучше управлять своей электронной почтой. Если ты используешь другой клиент, подумайте о переходе на Gmail.

Несколько советов, как можно увеличить свою эффективность в работе с почтой:

• Архивируй электронные письма, которые могут содержать важную информацию, но не требуют немедленного ответа.
• Создавай удобные ярлыки, такие как СРОЧНО, ОЖИДАНИЕ, НУЖНО ОТВЕТИТЬ.
• Используй фильтры для автоматического назначения меток входящей почте на основе отправителя или другой содержащейся в них информации / ключевого слова.
• Ты даже можешь пометить все рекламные рассылки ярлыками, выбрав фильтр отписки для каждого письма.
• Включи функцию “Стандартные ответы” и создавай шаблоны из электронных писем, которые ты отправил более двух раз. Ты можешь настроить их перед отправкой, но наличие общего плана перед началом процесса значительно ускорит его.

 

15. Тренируй разные отделы своего мозга

Занимайся хобби, чтобы задействовать те части своего мозга, которые ты не используешь на работе. Ты будешь решать проблемы быстрее и проявлять больше творческих способностей.

Время, проведенное за пределами зоны комфорта, приводит к успеху. Если ты юрист — учись танцевать. Если ты пианист — займись боевыми искусствами. Если ты разработчик программного обеспечения, выходи на улицу и общайся с людьми.

 

16. Чаще занимайся спортом

Спорт поможет тебе справиться с повседневными стрессами. Исследователи показали, что короткие и интенсивные тренировки могут быть столь же полезны, как и более длительные. Выдели немного времени для коротких тренировок — по крайней мере, раз в два дня.

 

17. Правильно спи

Ученые выяснили, что  если меньше спать, для того, чтобы создать больше времени, ориентированного на решение задач, то это может привести к неприятностям. Уставшие люди начинают прокрастинировать и легко отвлекаются. Спи хотя бы по восемь часов каждые сутки.

 

18. Используй календарь

Календарь может быть полезен для более важных вещей, чем просто планирование встреч. Используй свой календарь, чтобы следить за сроками, выделять время для целенаправленной работы и автоматически добавлять места к событиям. Возьми на себя ответственность за свое время. Если ты считаешь, что запланированная запись не будет способствовать продвижению твоего плана на день, просто отмени её.

 

19. Составь план отдыха

Выберись из колеса хомяка, проведи некоторое время в тишине и выключи свой «рабочий мозг». Ты будешь удивлен тем, насколько положительно тишина может влиять на твои творческие процессы. Медитация поможет тебе по-новому взглянуть на свою работу.

 

20. Научись говорить нет

Твое время драгоценно. Не трать его на людей и проекты, которые не соответствуют твоей миссии и целям. Вместо того, чтобы автоматически принимать приглашения и предложения, скажи: «Я проверю свое расписание и перезвоню вам». Эта простая фраза даст тебе время оценить предложения и принять правильное решение.

 

21. Делай всё заблаговременно

Используй тот же подход и в отношении сроков. Будь готов предоставить свою работу на один день раньше срока.

 

22. Не отвечай на телефонные звонки только потому, что он звонит

Не отвечай на электронные письма автоматически сразу после их получения. Во время перерывов в работе, выдели несколько минут для электронной почты и разговоров по телефону. Избегай перебоев при работе над задачами, которые требуют высокой степени фокусировки.

 

23. Преврати свою систему в привычки

Формируй привычки, вытекающие из вышеперечисленных идей. Практикуй эти советы по управлению временем и постарайся усвоить образ мышления о производительности. Установи разумный график, которого ты сможешь придерживаться длительный срок (не менее месяца). Через некоторое время твои ежедневные и еженедельные привычки станут автоматическими.

 

24. Забудь о вредных привычках

Установи расписание и придерживайся его. Следуя этому плану, ты естественным образом избавишься от своих старых, непродуктивных привычек.

 

25. Хорошо проводи время, несмотря ни на что

Не зацикливайся на том, чтобы вычеркнуть все пункты из своего списка дел. Наслаждайся каждым днем ​​с соответствующим балансом между работой и личной жизнью. Сверхурочная работа сегодня не стоит непродуктивного, сожженного завтрашнего дня. Работай стабильно и оставайся в своем лучшем ритме. Спешка с выполнением задач снижает качество работы и создает стресс.

Онлайн обучение >> курсы по менеджменту, курсы по продакт-менеджменту, курсы по проджект-менеджменту, курсы по тайм-менеджменту, курсы по лидерству, курсы по антикризисному управлению, курсы по бизнесу, курсы по переговорам, курсы по продажам.

Связанные материалы >> типичные ошибки предпринимателя, стили руководства в менеджменте, софт скиллс, деловой этикет, кто такой предприниматель, кто такой HR менеджер, кто такой рекрутер, кто такой продакт менеджер, кто такой проджект менеджер, продуктовая аналитика, продуктовая стратегия, продуктовое мышление, продакт менеджмент, проджект менеджмент, регулярный менеджмент, профессиональный менеджмент, тайм менеджмент.

Самые эффективные способы тайм менеджмента

Тайм-менеджмент по праву считается одним из самых важных навыков современного делового человека. Эффективно управляя временем, мы заметно увеличиваем личную продуктивность, достигаем всех поставленных целей и становимся настоящими хозяевами своей жизни. В данной статье вашему вниманию предлагается несколько рабочих способов повышения производительности при помощи грамотного тайм-менеджмента. Итак, рассмотрим их подробнее.

• Матрица Эйзенхауэра

Суть этого известного метода управления временем заключается в том, чтобы разделить все предстоящие дела на 4 категории: А (самые важные и срочные), B (значимые, но не слишком срочные), C (срочные, но менее важные) и D (второстепенные и несрочные). Тайм-менеджмент по подобной схеме неоднократно доказал свою эффективность, но он также требует определенного опыта.

В первое время вы, возможно, будете неверно оценивать важность/срочность тех или иных дел, сразу же добавляя их в раздел А или В. Таким образом, можно перегрузить эти категории, по сравнению с остальными. Однако разобравшись и «набив руку», вы начнете быстро и точно расставлять свои приоритеты, заметно повысив личную продуктивность и успеваемость.

• Mind maps (карты мыслей)

Это универсальный метод обработки и структурирования информации, который также отлично подходит для тайм-менеджмента. В его основе находится древовидная схема, которая может включать в себя задачи, цели, идеи, ресурсы или любые другие данные. Считается, что ее структура является гораздо более эффективной и удобной для восприятия, по сравнению с традиционными линейными списками, таблицами или планами.

Mind maps являются мощным инструментом планирования, помогающим легко и быстро  разработать планы на неделю, месяц, год или любой другой промежуток времени. Кроме того, данный способ подходит для подготовки любых масштабных проектов (например, бизнес-планов), позволяя подробно описать все важные детали, и их взаимосвязь друг с другом. Карты мыслей – это весьма простой метод тайм-менеджмента, их можно составлять как на обычном листе бумаге, так и в цифровом виде, при помощи специализированных интернет сервисов.

• Пирамида Франклина

Данная система тайм-менеджмента представляет собой пирамиду, состоящую из 6 последовательных ступеней. На ее вершине находится план на день (его необходимо составлять ежедневно), под ним размещен краткосрочный план на неделю/месяц, далее долгосрочный план на год или несколько лет. Три базовые ступени пирамиды – это масштабное планирование, включающее в себя генеральный план достижения актуальной цели, глобальную цель жизни и ключевые жизненные ценности. Пирамида Франклина является не только методом управления временем, также она выполняет более глубокие и серьезные задачи, помогая сформировать жизненные ориентиры человека.

• Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – способ тайм-менеджмента, реализованный в виде таблицы, горизонтальные строки которой отображают определенные отрезки времени, а вертикальные – список актуальных задач или событий. На диаграмме отмечается, какой период времени будет выделен под тот или иной проект. Таким образом, вы сможете составить точный и подробный график выполнения любой работы, вам удастся эффективно разделить даже самую масштабную задачу на составляющие этапы и контролировать сроки их реализации.

KickIdler

Это инновационный сервис, предоставляющий широкие возможности для учета рабочего времени – как своего личного, так и продуктивности других людей (например, сотрудников компании). KickIdler обеспечивает принципиально новый подход к тайм-менеджменту с применением передовых технологий. Система выполняет комплексный анализ данных, получаемых с компьютера, и составляет подробные отчеты о продуктивности. Используя KickIdler, вы сможете эффективно и оперативно контролировать, сколько времени вы и ваши подчиненные потратили на различные деловые задачи, а сколько – на личные дела. Данный способ тайм-менеджмента имеет широкую сферу применения, он подходит для любого бизнеса (малого или крупного), для учебных заведений и даже для контроля домашнего ПК.

Как видите, сейчас существуют весьма разнообразные методики тайм-менеджмента, применяя их в совокупности, вам удастся достичь наилучших результатов. Специалисты рекомендуют тестировать каждое упражнение на практике, а затем выбрать среди них тот (или те), которые идеально подойдут именно вам. 

Методы и системы тайм-менеджмента | Про Нетворкинг

Тайм-менеджмент начинается с готовности меняться. Управлять временем легко, пока вы совершаете действия.

Вы можете обучать других и улучшать собственное управление временем через лучшее планирование, расстановку приоритетов, делегирование, контроль над окружающей вас обстановкой, понимание себя и определение, что вы измените в своих привычках, режиме и мироощущении.

Ключ к успешному тайм-менеджменту – планирование и затем соблюдение распланированного времени. Люди, которые говорят, что им не хватает времени, не планируют или не в состоянии твёрдо следовать запланированному времени. Если вы будете планировать, что сделать и когда, и затем придерживаться этого, то у вас будет время. Тайм-менеджмент затрагивает и поддержание или восстановление вашей окружающей среды. Для людей, к которым выдвигается много требований, особенно со стороны других отделов, менеджеров, клиентов и т.д., тайм-менеджмент требует дипломатичного управления ожиданиями других. Тайм-менеджмент заключается, скорее, в создании условий для вашей окружающей среды, чем в разрешении вашей окружающей среде обусловливать вас. Если вы допускаете — и принимаете без вопросов — вмешательства и требования других, тогда вы фактически поощряете их продолжать эксплуатировать ваше время.

Методы тайм-менеджмента, инструменты и обучение навыкам тайм-менеджмента

Прежде всего, это единственное правило могло бы изменить вашу способность управлять своим временем больше, чем что-либо, вот почему оно первое: Если вы раб своей электронной почты, и особенно если ваш компьютер настроен уведомлять вас о поступлении входящих электронных писем, то я убеждаю вас сделать это простое изменение — оно разительно улучшит ваш контроль над временем. Отключите всплывающее окно или звук, который уведомляет, что вам пришло письмо. Для многих людей это единственное самое большое препятствие для успешного тайм-менеджмента. Установите новую привычку проверять электронную почту в определённое время дня, когда это разумно для вас и для бизнеса — скажем, первый раз, когда вы садитесь за стол или приступаете к работе, второй — перед самым обедом, третий – приблизительно за час до завершения дел. Вы должны решить, когда просматривать электронные письма — этот контроль не должен возлагаться на каждого, кто посылает вам электронные письма (и тем более на распространяющее спам и вирусы сообщество). Если политика вашей организации требует, чтобы вас постоянно прерывали входящие электронные письма, попробуйте предложить пересмотреть эту политику — сегодня неконтролируемые уведомления об электронной почте стали наибольшим очернителем тайм-менеджмента в мире.

Будьте готовы совершить радикальные перемены. Будьте творческими, чтобы найти и внедрить другие пути. Бросайте вызов и подвергайте сомнению ваши собственные привычки, режим и способ защиты своего времени, когда другие пробуют диктовать вам, как его использовать. Принцип Парето (Правило 80:20) — простая и лёгкая отправная точка для того, чтобы оценить, на что вы сейчас тратите своё время, и определить, на что ваше время могло быть потрачено лучше.

В самом деле, подумайте над тем, как вы сейчас проводите своё время. Если не знаете, ведите учёт рабочего времени в течение дня или двух. Вы можете посмотреть и загрузить бесплатный инструмент учёта рабочего времени в разделе бесплатных онлайн-ресурсов на businessballs.com. Записывайте всё, что вы делаете, в течение дня или двух, ещё лучше, если ваши дни разнообразны, вести учёт времени в течение недели. Вы будете поражены. Например, как долго в среднем вы в состоянии работать между перерывами? Многие менеджеры изо всех сил пытаются достичь большего, чем пяти-шести минут. Если речь о вас, вам необходимы перемены.

Бросьте вызов всему, что может оказаться напрасной тратой времени и усилий, особенно привычным задачам, встречам и отчётам, где ответственность унаследована или спущена сверху. Только не предполагайте, что только потому, что «мы всегда делали это так», это всё ещё подходит вам и вообще необходимо. Подумайте, почему вы делаете что-либо, и есть ли лучший способ. Вы можете посмотреть и загрузить бесплатный инструмент оценки тайм-менеджмента в разделе бесплатных онлайн-ресурсов, который поможет вам или другому человеку объективно судить о вашем тайм-менеджменте и его основных проблемах. Этот инструмент также является превосходной подготовкой к обучению или коучингу по тайм-менеджменту.

Рассмотрите ваши действия в условиях ваших краткосрочных и долгосрочных целей и соответственно расположите ваши действия по приоритетам. Главным образом, планируйте в своём дневнике подготовку и творческое интеллектуальное время для долгосрочной работы, потому что она нуждается в этом. Если вы не запланируете подготовку, то никогда не выполните её, и вся работа будет отложена до последней минуты (знакомо?..). Краткосрочные неотложные задачи всегда расходуют всё ваше время, если вы не планируете провести его иначе.

Используйте дневник и график деятельности, чтобы наметить, когда сделать что-либо, опубликовать или показать, и постарайтесь придерживаться этого.

Если в вашей организации к вам предъявляется много требований и запросов от других сотрудников, и вам необходимо изменить их ожидания насчёт вашей пригодности и их требования к вашему времени, вам следует составить еженедельный план, указав ваши запланированные действия и временные интервалы для всего, что вы делаете. Это жизненно важный инструмент, помогающий объяснять и доказывать другим, почему вы должны расставлять приоритеты, и составлять список их требований так, чтобы он удовлетворял вас, не других.

Еженедельный план деятельности — типовой инструмент тайм-менеджмента и шаблон

Пункты здесь — примеры различных действий. Вы можете указать точный хронометраж, если хотите. Нет необходимости точно знать, чем будет заполнен каждый отрезок времени, особенно если вы подчинены непредсказуемым требованиям, как большинство людей; важно наметить время на возникающие дела и на действия, которые, по вашим прогнозам, необходимо сделать в определённое время. Вы будете знать, сколько вам потребуется для этих непредвиденных действий, так планируйте отрезки времени соответственно им.

Планируйте отрезки времени для проверки электронной и письменной корреспонденции, но не беритесь отвечать на каждое сразу же, – об отчаянном критическом положении редко сообщается по электронной почте — главным образом, по телефону, так что подумайте о реалистичных ожиданиях отправителей. Для большинства электронных писем вам будет нужно просто подтвердить получение и указать, когда вы ответите полностью, что может быть запланировано позже, когда это будет удобно вам, в зависимости от уровня важности и срочности. Планируйте отрезки времени для ответных и исходящих телефонных звонков — не делайте их, когда вам просто этого захотелось или когда вам случилось вспомнить об этом. Планируйте и назначайте дела разумно и логически – пытайтесь одним выстрелом убить двух зайцев. Подумайте, как лучше всего использовать обеденные перерывы — и не работать на протяжении каждого из них — вы должны расслабляться и отдыхать время от времени. Как только вы составили свой первый еженедельный план деятельности, легко придерживаться его; многие из временных отрезков повторятся. Вы также заметите и ежемесячные модели. Чем выше ваша роль, тем дальше вперёд вы должны планировать.

Пример расписания тайм-менеджмента «задача / действие»

Используйте простой еженедельный график, чтобы управлять своими запланированными действиями и защищать их. Вы будете управлять своим временем, управляя вашими действиями — что означает придерживаться отрезков времени, на которые вы планируете свои задачи. Тайм-менеджмент, главным образом, зависит от планирования действий в отрезки времени и затем защиты этих действий от помех, или от других людей, или от ваших собственных отвлечений.

Вот бесплатный шаблон тайм-менеджмента по планированию задач, основанный на приведённом выше.

Пробуйте планировать и отстаивать отрезки времени для всего, что вы делаете. Составляйте списки и работайте в соответствии с ними. Больше всего вы эффективны за день до начала своего ежегодного отпуска. Если вы действительно хотите, то можете быть хорошо организованными каждый день. Вы также должны планировать отрезки времени для незапланированных действий — вы можете точно не знать, что будете должны сделать, но если вы будете планировать время для этого, тогда важные дела не будут отброшены, когда возникнет запрос.

Используйте тест: это срочно или важно? Работа может быть ужасно важной, но, возможно, не нуждаться в немедленном выполнении. Сначала избавьтесь от действительно срочных работ и не позволяйте себе отвлекаться на более объёмные работы, которые вы можете выполнить позже.

Следующий матричный инструмент поможет вам управлять своим временем согласно критерию задач «срочно / важно», расставляя приоритеты и планируя. Он основан на матрице управления временем, показанной в «Семи привычках высокоэффективных людей» Стивена Кови, и расширяет её.

Матрица управления временем «срочно / важно»

Суждение относительно того, являются ли действия срочными, важными, или ни тем, ни другим – критично для хорошего тайм-менеджмента. Большинство неопытных людей и людей, которые не хороши ни в управлении временем, ни в управлении их окружением, имеют тенденцию проводить большую часть времени в ячейках 1 и 3.

Плохие тайм-менеджеры имеют тенденцию расставлять по приоритетам задачи (и таким образом своё время), согласно тому, кто кричал позже и громче всех (интересно, что громкость обычно соотносится с руководством, из-за чего большинство людей не решается подвергать сомнению и исследовать реальную важность и безотлагательность задач, полученных от боссов и старших менеджеров). Любое свободное время обычно проводится в ячейке 4, которая включает только бесцельные и непродуктивные действия. Наименьшее количество времени большинство людей проводит в ячейке 2, которая является самой критической областью для успеха, развития и превентивного самоопределения.

Итоговая обзорная матрица (советы о том, как управлять временем и действиями в матрице, ниже)

При условии подтверждения важности и безотлагательности этих задач, их необходимо сделать теперь. Расположите по приоритетам задачи, которые попадают в эту категорию согласно их относительной срочности. Если две или больше задач кажутся одинаково срочными, обсудите и исследуйте фактические требования и крайние сроки с инициаторами задач или с людьми, зависящими от результатов задачи. Помогите инициаторам этих требований переоценить реальную безотлагательность и приоритет этих задач. Эти задачи должны включать действия, которые вы будете предварительно планировать в ячейке 2 и которые перемещаются в ячейку 1, когда наступает время. Если это окажется полезным, вам следует показать ваш план инициаторам задачи, чтобы объяснить, что вы расставляете приоритеты логически, и быть настолько производительными и эффективными, насколько возможно. Если это незапланированный запрос, ищите способы разбить задачу на два этапа, — часто подходящий начальный «удерживающий» ответ или подтверждение, с обязательством решить или закончить её позднее, позволяет вам возобновить другие запланированные задачи.

Эти задачи являются самыми критичными для успеха и все же обычно самыми запущенными. Эти действия включают планирование, стратегическое обдумывание, выбор направления и цели и т.д., всё ключевые моменты для успеха и развития. Вы должны планировать отрезки времени для выполнения этих задач, и в случае необходимости наметить, где вы сделаете их свободными от помех, или же «срочные» дела из секторов 1 и 3 будут в приоритете. Работайте из дома, если ваше обычное место работы не может обеспечить вам тихую обстановку и защиту от помех. Разбейте большие задачи на отдельные логические этапы и планируйте интервалы времени на каждый этап. Используйте инструменты и методы управления проектами. Сообщайте другим людям о ваших запланированных отрезках времени и расписании. Наличие видимого расписания — ключ к тому, чтобы быть в состоянии защитить эти жизненно необходимые отрезки времени.

Жёстко исследуйте эти запросы и помогите их инициаторам — даже вашему боссу и вашим старшим менеджерам — переоценить реальную важность этих задач. Практикуйте и развивайте вашу способность объяснять и доказывать инициаторам задач, почему вы не можете их сделать.

Где только возможно, немедленно отклоняйте и избегайте этих задач, соответственно информируя людей и управляя их ожиданиями и чувствами; объясните, почему вы не можете выполнить эти задачи, и помогите инициаторам найти другой способ достигнуть того, в чем они нуждаются, который мог бы делегировать задачу другому человеку, или переформулировать запрос на более стратегический, с более рациональным решением.

Ищите причины повторения запросов в этой области и стремитесь предотвратить это. Обучайте и тренируйте других, включая клиентов, поставщиков, коллег и руководителей, устанавливать долгосрочные меры, не только быстрые и временные. Чтобы устранить причину существенных повторяющихся запросов в этой области создайте проект, который станет задачей для ячейки 2. Бросьте вызов обычным системам, процессам, процедурам и ожиданиям, напр., «Мы всегда делали это так». Помогите другим управлять их собственным временем и приоритетами, так чтобы они не сваливали свои затруднения на вас. Исследуйте старые установки и допущения, чтобы посмотреть, соответствуют ли они до сих пор реальному положению дел.

Эти действия — не задачи, они — обычные «утешители», которые обеспечивают спасение от усилий дисциплины и проактивности. Они подтверждают те же самые тенденции «поиска комфорта» у других людей; группа или целый отдел, выполняющие множество действий этого сектора 4, создают непродуктивную и неэффективную организационную культуру.

Эти действия не имеют никаких положительных результатов и потому демотивируют. Часто они могут быть связаны со стрессом, так рассмотрите, почему вы делаете их, и если есть более глубокая первопричина, обратитесь к ней.

Лучший метод для прекращения этих действий и для избавления от искушения вернуться к ним вновь — это наличие ясной структуры или перечня задач на каждый день, который вы должны создать в секторе 2.

Другие советы по тайм-менеджменту

Если вы оказались лицом к лицу с кипой бумаг, быстро просмотрите их и составьте список, что необходимо сделать и когда. После этой беритесь за каждую бумагу только раз. Ни при каких обстоятельствах не хватайтесь за работу, выполните часть, затем положите обратно в стопку. Не начинайте много дел в одно время.

Будьте абсолютно тверды, имея дело со временем, предназначенным для встреч, документов, телефонных звонков и посетителей. Когда вы будете придерживаться своего графика времени, вы увидите, сколько времени потрачено впустую. Контролируйте. Если вы станете придерживаться еженедельного расписания, то будете в состоянии управлять временем, отведённым для ваших задач.

Рассмотрите вашу рабочую обстановку, расположение, ИТ-оборудование и т.д и настройте их на эффективность. Наведите порядок в своём рабочем пространстве и держите все документы подшитыми, если только вы не работаете над ними в настоящий момент. Держите стол чистым и системы хорошо организованными, но не будьте одержимы или не тратьте всю неделю, регулируя настройки вашей экранной заставки.

Если у вас есть преемник, передайте ему 25 % вашей ответственности. (См. правила делегирования).
Делегируйте другим столько, сколько возможно (в пределах правил делегирования).
Если вы не можете остановить помехи, тогда идите в другое место, когда вам необходимо поработать в одиночестве. Боритесь за своё право работать, не прерываясь, когда нуждаетесь в этом.

Рассмотрите все постоянные отчёты, которые вы пишете и получаете, на предмет их полезности и сделайте или порекомендуйте замены. Настройте приемлемый шаблон для регулярных еженедельных или ежемесячных отчётов, которые пишете, таким образом, каждый раз вам будет нужно только вставить обновлённые цифры и примечание. Зачем заново изобретать колесо?
Если можете, получите хорошего помощника, секретаря или папу.

Отточите своё умение принимать решения. Если вы не можете решить задачу, тогда определите, как это сделать (напр., проконсультируйтесь, получите больше информации, делегируйте и т.д), но только не оставляйте это так. Помните ‘JFDI’ («Просто, блин, сделай это», см. архив акронимов).

Учитесь говорить «Нет», вежливо и конструктивно. Не готовьте розги для своей собственной спины. Будьте осторожны, принимая делегирование сторонних дел от равных вам по положению. Если вы находите трудным сказать «Нет», для вас будет легче использовать деловые причины при оправдании вашей позиции, напр.: «Я понимаю, что это срочно для вас, но у меня есть другие приоритеты, которыми я должен заняться в первую очередь, для пользы бизнеса, — я предпочитаю согласовать с вами реалистичный дедлайн, чем тот, который я не смогу выполнить». И покажите людям свой график, который оправдывает и доказывает, как вы расставляете приоритеты и управляете вашим временем.

Всегда исследуйте крайние сроки, чтобы установить истинное положение дел, — люди, просящие вас сделать что-либо, будут часто говорить «сейчас», в то время как «позже сегодня» было бы совершенно приемлемым. Обращайтесь к пониманию тайм-менеджмента другого человека: ни для кого не возможно выполнить хорошую работу без возможности планировать и расставлять приоритеты.
Никогда не пытайтесь съесть слона сразу (то есть разбейте очень большие задачи на «удобоваримые» куски). Используйте методы управления проектами для крупных работ.
И, прежде всего, выберите по крайней мере три из вышеупомянутых советов — предпочтительно больше — и внедрите их.

Обучение тайм-менеджменту

Вот некоторые идеи для обучения тайм-менеджменту.

Сосредоточьтесь на практических проблемах. Обучение тайм-менеджменту приносит пользу при практическом подходе. Теория тайм-менеджмента трудно осуществима, потому что проблемы часто вызываются привычкой и окружением, таким образом, обучение должно сконцентрироваться на помощи людям осуществлять необходимые изменения в их рутине, планировании и особенно их ответах другим. Успешный тайм-менеджмент, особенно для работы с клиентами или служб внутреннего надзора, в основном, затрагивает модернизацию окружающей остановки, так же как осуществление изменений в личном планировании и завершении задач.
Используйте инструменты тайм-менеджмента, шаблоны и примеры, приведённые здесь, и экспериментируйте, как лучше всего приспособить их для лучшей выгоды ваших собственных сотрудников.

Работайте с представителями, чтобы определить проблемы, решения и затем согласовать обязательство на осуществление изменений, которые должны быть поддержаны руководителями подразделений. Завершите непосредственным менторством и кураторством (и вовлечением менеджеров, чтобы получить их поддержку).

Особенно хорошие усовершенствования в тайм-менеджменте могут быть достигнуты в маленьких группах из того же самого отдела (максимум 4 обучающихся представителя) — включая коллег из той же самой рабочей команды. Маленькие размеры группы и короткие сессии, до двух часов каждая, позволяют добиться сильного практического фокуса и подхода, основанного на результатах. Двухнедельные сессии обеспечивают продолжение и определение следующих действий и изменений.

Изменение тайм-менеджмента требует времени — постоянное продолжение критично, или всё так и останется теорией. Представителям помогает групповые обсуждения проблем, причин тайм-менеджмента и личных трудностей в осуществлении изменений и контроля, что также позволяет тренеру выносить решения и обучать этому. Определите практические усовершенствования и затем оформите обязательства внести изменения (нет необходимости делать всё это сразу — выносите решения одно за другим; ищите усовершенствования постепенно, а не боритесь за одно большое бескомпромиссное изменение).

Возьмите основы, такие как дневники, стенды с расписанием, место для выполнения больших задач, свободное от помех (напр., дом), лучшее управление и использование систем: мобильных телефонов, электронной почты, Outlook и т.д. — все они могут подорвать управление временем, если станут хозяевами, а не инструментами; ежедневники и обновление ежедневных списков приоритетов, планирование интервалов времени (для проектов и рутинных действий) и соблюдение временных интервалов. Используйте блок-схемы, чтобы установить и запланировать отрезки времени для рутинных задач.

Вовлечение коллег в группу существенно, так как совместное выполнение работы обеспечивает соблюдение временных интервалов, и сокращение помех. Вовлекайте в изменения менеджеров представителей — в их интересах понимать и поддерживать (менеджеры — часто главная причина проблем тайм-менеджмента, потому что они не уважают планирование времени их персонала и защищённые интервалы для проектов или больших задач). Тайм-менеджмент требует, скорее, создания условий для окружающей среды, чем позволения окружающей среде обусловливать работающего.

Обучение тайм-менеджменту работает, когда люди могут исследовать и развивать решения для своих практических проблем — определять проблемы, способствовать решениям, согласовывать обязательство изменять и обеспечивать поддержку (взаимно в пределах команды и от менеджеров).

Поделиться с друзьями

comments powered by HyperComments

15 методов управления временем: сделайте тайм-менеджмент своим оружием

Содержание:

1. Что такое тайм-менеджмент
2. 15 способов заставить время работать на вас
3. Планирование – основа любого тайм-менеджмента
4. Выделение главного – всегда во главе угла
5. Последовательность действий
6. Правильная постановка задач
7. Поедание слона по частям
8. Правило лягушки: облегчите свою жизнь
9. Упорядоченность во всем
10. Очистите день от «мусора»
11. Вежливый отказ – действенное оружие
12. Отдых – это важно!
13. Ваше тело – важный инструментарий
14. Мотивация – это важно
15. Эффективность не только в количестве дел, но и в качестве их исполнения
16. Формируйте чувство времени во всех сферах
17. Будьте в потоке времени постоянно

Каждый из нас сталкивается с проблемой того, что в сутках всего лишь 24 часа, и успеть за этот временной промежуток все запланированные дела становится непосильной задачей. В итоге процессы затягиваются, задачи накапливаются снежным комом – и в итоге эффективность всей деятельности, будь то работа, общественная жизнь или даже банальный быт, оказывается ошеломляюще низкой.

Из-за недостатка времени человек не может полноценно работать и реализовать свой потенциал, раскрыть возможности и совершенствоваться. При этом, достигнуть большего результата вполне реально, как и вместить все свои планы в сравнительно небольшой промежуток времени – те же сутки, к примеру. Для этого и разработана концепция тайм-менеджмента, управления временными ресурсами.

Что такое тайм-менеджмент, как концепция

Идея того, что время – ни что иное, как инструмент для достижения целей, в целом не нова. Но именно в современных условиях и скоростном ритме жизни она стала особенно востребованной, и использовать время теперь можно и нужно наравне со своими интеллектуальными, физическими и материальными ресурсами.

Это касается как рабочего процесса, в ходе которого прокрастинация становится главным врагом эффективности, так и управлением домашних дел, собственного самообразования, досуга и общения с другими людьми. Обращали ли вы внимание на то, как много «мусорных» действий вы производите в течение дня? Те же смолл-толки с коллегами, опоздания на нужный автобус или бессмысленное времяпрепровождение в пробке – все они становятся могущественными «пожирателями времени». А его ведь можно было потратить на более важные задачи!

Как можно выразить концепцию «тайм-менеджмента»? Приведём несколько тезисов, которые помогут вам понять теоретический концепт этого понятия.

·      Время – это главный уравнитель. У каждого человека его изначально задано равное количество, и только от нас зависит, на что этот ресурс будет потрачен.

·      Идея времени, как реки, используется нередко. Оно несёт нас, как поток, и мы сами выбираем, довериться ли течению или освоить навыки навигации – и лавировать в потоке.

·      Управлять этим потоком можно, причём сделать это достаточно просто, используя собственную организованность, разумный подход и точное планирование.

·      Методы тайм-менеджмента вполне доступны и не требуют отдельной подготовки или сверхзнаний. Более того, они могут показаться очевидными, ведь на самом деле отталкивается методика этой концепции сугубо от здравого смысла.

Итак, что же это за методы, и как с их помощью работать, жить, повысить свою личную результативность, и, как следствие, качество своей жизни?

15 способов заставить время работать на вас

Мы подобрали 15 действенных рекомендаций по управлению временем, которые срабатывают не хуже любого тренинга, к тому же следовать им легко и естественно, ведь их выполнение вписывается в общий ритм жизни каждого человека.

1.    Планирование – основа любого тайм-менеджмента

Это вполне логичное правило действует на все 100%: точно составленный план дел всегда помогает систематизировать их и работать с большей эффективностью. При этом планы, построенные в голове, на деле – неэффективны. Мозг человека устроен таким образом, что визуализацию он запоминает и воспринимает гораздо лучше, чем абстракцию. Поэтому планирование осуществлять нужно на бумаге (экране монитора или смартфона). Оформленный визуально перечень задач позволит вам адекватно оценить: хватит ли вам времени на всё? Не забыто ли какое-либо важное дело? И, разумеется, вычёркивание успешно пройденных задач из этого списка, позволит вам видеть, как много осталось, а заодно повысит вашу удовлетворённость от выполнения дел.

2.    Выделение главного – всегда во главе угла

Распределение дел по степени важности позволяет вам правильно расставить их в потоке времени. Для этого можно выбрать один из двух простых способов распределения.

·      Матрица Эйзенхауэра – знаменитый вид графика с двумя осями координат. На оси А (горизонталь) расположен фактор срочности, а на оси Б (вертикаль) – фактор важности. Четыре поля, получившиеся при пересечении, можно назвать «важными срочными делами», «важными несрочными делами», «неважными срочными делами» и «неважными несрочными делами». Распределите свой список задач по этим критериям, и начните, разумеется, с «важных срочных» задач, оставив неважные и несрочные на самый конец.

·      АБВГД-распределение. Назначьте этим буквам статусы, к примеру, А – это наиболее срочные и серьёзные дела, а Д – наименее значимые. При этом под категорию А могут попасть сразу несколько занятий: и их уже вам нужно ранжировать между собой по принципу А1 – самое важное, А2 – следующее по значимости и так далее. Идея в том, что вы должны закончить выполнение всех задач группы А, прежде, чем перейти к любому делу из Б-категории. А уже оставшееся время посвятить делам группы Д.

Обе эти модели вполне удобны, и использовать их вы можете попеременно или выбрать ту, которая вам по душе для планирования и распределения.

3.    Последовательность действий

Несмотря на то, что знаменитый Цезарь славился умением выполнять множество задач одновременно, это ложный путь для человека, который хочет управлять временем. Только последовательное выполнение станет ключом к эффективности: работать, отвлекаясь на сторонние задачи, это снижать результативность в целом, и ни одно из дел не оказывается доведённым до конца вовремя.

4.    Правильная постановка задач

Ещё один шаг – это правильная постановка целей и задач. Простой пример: если вы поставите целью выполнение тезиса «похудеть к лету», эффективность такой постановки будет не менее абстрактной, чем сама цель. Другое дело – постановка задач с точными вводными данными и конечными точками-реперами («снизить вес за точный промежуток времени на точную цифру при помощи определённых методов и отказа от вредных привычек»). Аналогично этот принцип будет работать и с рабочими планами.

5.    Поедание слона по частям

Чтобы человеку съесть слона, его нужно поедать частями. Таков один из главных законов тайм-менеджмента. Это означает, что каждая глобальная цель достигается конкретными шагами. Правильно расписанные и распланированные шаги сделают её достижение эффективным, а процесс – наиболее сбалансированным по ресурсам. Примером может послужить даже банальная школьная учёба: несмотря на то, что основная цель учителя – научить ребёнка своему предмету в целом, достигается она очень подробно расписанными частями-уроками.

6.    Правило лягушки: облегчите свою жизнь

Не все дела, увы, приносят удовольствие. И чем сложнее и неприятнее задача, тем раньше стоит её сделать. Оставленные «на потом» дела, которые вызывают у вас страх или неприятие, накапливаются, а ожидание их исполнения очень сильно повышает напряжённость и провоцирует вас на пребывание в постоянном стрессе. Сделайте такие дела с утра – и ваш день будет открыт и свободен для более приятных занятий. P.S: спросите, почему всё-таки «правило лягушки»? Ответ прост: когда-то Марк Твен сказал знаменитую фразу о том, что, если вам всё-таки необходимо съесть живую лягушку с утра, можете утешить себя тем, что худшего в этот день с вами уже точно не случится.

7.    Упорядоченность во всем

В состоянии хаоса достичь нужного результата, да и просто работать гораздо сложнее, чем в полном порядке. Это относится ко всему, от ваших личных планов до порядка на рабочем столе, в сумке или доме. Чистота и упорядоченность не только радуют глаз и формируют ваш имидж человека успешного – они реально помогают управлять временем, по крайней мере, тем, которое вы не потратите на поиски нужного в беспорядке.

8.    Очистите день от «мусора»

Обращали ли вы внимание на то, сколько времени тратится на исполнение небольших просьб, ответы на вопросы от коллег, помощь им и отвлечение от основного дела на форс-мажоры? Если нет, вы будете впечатлены результатом. Но подобные вредные мелкие поручения порой уходит больше половины рабочего дня! Проверить это просто: заведите планировщик и последовательно вписывайте в него свои действия в течение дня. Причём не забывайте о самых мелких, вроде «попить кофе с коллегой» или «отнести вот эту папку в бухгалтерию». Проведите такой мониторинг своего дня в течение недели – и вы получите наглядную картину.

9.    Вежливый отказ – действенное оружие

Соответственно, выделив несущественные дела, научитесь говорить им «нет». Вежливый отказ позволит вам не только разово сберечь драгоценное время, но и приучит окружающих в перспективе к тому, что отвлекать вас не стоит.

10. Отдых – это важно!

Говорят, что 20% ресурсов дают 80% результата. И это так. Поэтому распределяйте время своей работы так, чтобы оно чередовалось с отдыхом. Чем активнее вы работаете, тем больше вам потребуется период для восстановления сил. Поэтому не стоит стараться объять необъятное, и работать без перерывов. Отдых как физический, так и эмоциональный, позволят вам сделать больше дел и работать эффективнее, чем беспрерывный труд.

11. Ваше тело – важный инструментарий

Забота о своём теле – это необходимость для человека. Именно оно выступает инструментарием для достижения ваших целей. Это значит, что для тайм-менеджмента стоит проявить заботу о себе, и сделать это в следующем виде:

·      Отказ от вредных привычек. Вредны не только алкоголь или курение, но и сёрфинг в соцсетях, посиделки в баре, бессмысленное разглядывание картинок в интернете – всё это вредные враги вашего времени.

·      Забота о физической форме. Без постоянной работы над собой не будет и развития. Поэтому поддержание хорошей формы тела позволяет вам совершенствоваться, а заодно – повышать свою выносливость и устойчивость.

·      Самосовершенствование мозга – ещё одна важная деталь. Время идёт вперёд, и технологии со знаниями – вслед за ним. Невозможно остановиться на одной точке и сохранять успешность. Только постоянное стремление человека вперёд даёт толчок к развитию. Чтение книг, обучающие семинары, курсы или даже хобби – всё это ваш личный тренер.

Комплексный подход к самосовершенствованию – ключ к вашему успеху.

12. Мотивация – это важно

Трудно заставить себя сделать что-либо без мотивации. И в тайм-менеджменте это тоже существенный факт. Поэтому ищите для себя источники вдохновения, ставьте мотивирующие цели, не бойтесь сравнивать себя с успешными кейсами других людей – и стремиться превзойти их.

13. Эффективность не только в количестве дел, но и в качестве их исполнения

Итак, вы завели планировщик, напичкали его списками, расставили всё в порядке значимости, и приступили к исполнению. Но знакомо ли вам чувство, что в один день вы можете горы свернуть и управлять океанами, а в другой – даже рутинная задача оказывается чуть ли не сверхсложной? Думаем, что да. Поэтому помните, что результативность показывается не по количеству дел, сделанных «на троечку», а по их качеству. Чувствуете себя не в ресурсе? Распределите дела на другие дни, оставьте на этот только то, что действительно срочно. Баланс задач в зависимости от ваших собственных ощущений поможет повысить вашу результативность.

14. Формируйте чувство времени во всех сферах

Несмотря на то, что часть наших примеров связана с работой, использовать управление временем нужно и в остальных сферах жизни человека. Такой гармоничный подход позволит избежать перекоса только в карьерную сторону или напротив – в сторону семейной жизни.

15. Будьте в потоке времени постоянно

Этот тезис исходит из предыдущего. Не забывайте о том, что время не заканчивается с выходом из офиса и не начинается с 18-00 пятницы. Оно непрерывно, и использовать его нужно также без перерыва. Не стоит применять тайм-менеджмент разово, сделайте его частью себя – и вы добьётесь успеха.

Мы представили вам целых 15 способов, как управлять временем и сделать его помощником, а не врагом. При этом помните, что это не ультимативный перечень, и вы сами можете адаптировать его под свою деятельность, ведь именно в этом и состоит смысл управления времвенем – вы регулируете его, исходя из своих данных, а не подстраиваетесь под его ход. Если хотите больше погрузиться в основы тайм-менеджмента — Тренинг «Управление временем» – основа тайм-менеджмента, где вы получите навыки эффективного распределения времени на работу и досуг. Благодаря этим умениям сможете установить баланс между работой и другими жизненными сферами. Технологии тренинга можно успешно использовать не только во время работы, но и в обычной жизни.

основные принципы эффективного управления временем

Тайм-менеджмент — это совокупность техник, которые помогают правильно распределять силы и время для большей эффективности в работе. Термин дословно переводится как «управление временем».

Речь идет о времени как о ресурсе. Ограниченное количество секунд жизни каждый человек вправе использовать на свое усмотрение. Кто-то тратит их на развлечения или лежание на диване, а кто-то «оплачивает» учёбу, карьерный рост или путешествия. Распределяя ресурс своей жизни, мы используем время как инвестицию в проекты, саморазвитие, заботу о здоровье.

Существует много разных техник управления временем. Я расскажу о двух ключевых аспектах тайм-менеджмента: об избавлении от алгоритмов, снижающих продуктивность, а также о методиках грамотного целеполагания и структурирования графика.

Пожиратели продуктивности

Перед прокачкой рабочей скорости нужно в первую очередь избавиться от того, что вас замедляет. Этих факторов немного, но они железобетонно вросли в наш распорядок дня и не желают сдаваться без боя.

Вредные привычки

Вы даже не представляете, сколько времени убивают перекуры, соцсети и бессмысленная болтовня по телефону.

Все эти факторы не только отбирают драгоценные минуты, но и снижают эффективность, ведь на скорость работы влияют также состояние здоровья и настроение.

Алкоголь, курение, вредная еда, недостаток сна ухудшают способности мозга активно обрабатывать информацию, принимать решения, создавать идеи.

Еще труднее сосредоточиться после прочтения панических постов в стиле «мы все умрём», которыми пестрит лента. Для работы больше подходит спокойное ресурсное состояние и позитивный настрой. Не зря сейчас постоянно говорят об информационной гигиене. Безудержное поглощение бесполезной информации тоже приравнивается к вредным привычкам.

Если хотите понимать, что происходит в мире и стране, выберите 1-2 ресурса с хорошей репутацией, нейтральным стилем изложения, объективностью в подаче информации.

Все перечисленные привычки — враги тайм-менеджмента. Они отбирают время, здоровье, внимание, эмоциональный ресурс. Расчистите это пространство, сразу станет легче дышать.

Если у вас есть привычка надолго «залипать» в соцсетях, то существует ряд приложений, фиксирующих, сколько времени вы проводите в смартфоне. Они могут просто собирать статистику, но умеют также ограничивать доступ к приложениям. Таких сервисов много на Play Market по запросам «ограничение по времени» и «блокировка приложений на время». По количеству положительных отзывов лидирует приложение StayFree — попробуйте.

Сервисы, контролирующие поведение пользователя, есть и для компьютеров. Например, расширение для Google Chrome Productivity Owl. Продуктивная сова разрешает посмотреть на сайт несколько секунд, а затем блокирует его. Посещать без ограничений можно только сайты из «белого списка», который настраивает для себя пользователь.

Но если вам нужно много работать с информацией и тотальная блокировка не подходит, есть возможность действовать от обратного — ограничить доступ к ресурсам, отнимающим время. К примеру, так работает StayFocusd, который позволяет проводить на запрещенных сайтах ограниченное количество минут.

Прокрастинация

Сложное слово, которое знакомо каждому.

Прокрастинация — это подсознательное желание отложить начало выполнения задачи. Вместо того чтобы приступить к важной работе, мы придумываем себе отговорки: сериал посмотреть, кошку погладить, почту почитать. Вот кофе попью — и точно начну.

В процессе исследований выяснилось, что прокрастинация не болезнь, а симптом. Прокрастинация указывает на проблемы, которые мы не хотим признавать:

• задача слишком сложная;
• непонятно, с чего начинать;
• мы перегрузили себя, не можем работать;
• мы не видим смысла в выполнении этой работы или она противоречит нашему складу характера.

К примеру, творческие люди испытывают отвращение к рутине, которая не меняется изо дня в день.

Бороться нужно не с прокрастинацией, а с причиной её возникновения: делегировать другим специалистам сложную и непонятную работу, стараться избавляться от бессмысленных занятий, разделять большие проекты на мелкие задачи, вовремя отдыхать.

Не путайте прокрастинацию с ленью. Нужно внимательно прислушиваться к себе, понимать разницу между сигналами уставшего сознания и нежеланием организма шевелиться.

Есть действенный способ приступить к работе. Договоритесь с собой сделать одну небольшую задачку или поработать только 10 минут. Например, если нужно написать статью, примите решение, что прочитаете техническое задание и набросаете план. Обычно после десяти минут вы включаетесь, входите в раж и уже не хотите откладывать задачу на потом.

Неумение отказывать

Наверняка вы слышали об этой беде. Обычно она иллюстрируется толпами назойливых родственников и друзей, требующих помощи, да ещё наглым начальником, заставляющим делать работу, за которую не платят.

Все это правильно, но в самую опасную ловушку нас загоняет неумение отказывать самим себе. Ведь нужно заняться спортом, да подтянуть английский, да взять ещё пару проектов, а то денег не хватает…

У многих людей самые злые начальники — они сами. Одна из основ правильного тайм-менеджмента — способность правильно оценивать свои силы и временной ресурс, ставить посильные задачи, уметь восстанавливаться и отдыхать.

Человек достигает успеха, когда выполняет ограниченное количество действий внимательно, старательно, последовательно.

Многие возможности, существующие вокруг, противоречат друг другу. Мы не можем охватить всё сразу: строить бизнес, быть успешными в творчестве, растить троих детей, учиться… Людей засасывает водоворот возможностей и доводит до выгорания. Инициативность в паре с трудолюбием могут сыграть злую шутку, если не научиться говорить «нет» собственным амбициям.

Поберегите себя, оставьте пару приоритетных направлений, а все остальные постарайтесь сократить, даже если они очень интересны.

Техники тайм-менеджмента

Победа над пожирателями продуктивности — лишь начало пути. Теперь будем учиться правильно планировать работу, ясно формулировать задачи и сохранять сосредоточенность, чтобы успевать больше.

Ежедневное планирование

Тайм-менеджмент начинается с планирования. Это мощный инструмент, который позволяет не только структурировать задачи, но и мотивировать (или демотивировать) самого себя.

Одно из главных правил — не писать слишком много пунктов на один день и не пытаться строить поминутный график. Не выполнив поставленные задачи, вы расстроитесь, почувствуете себя неудачником. А при поминутном расписании что-то обязательно пойдёт не так, и план полетит кувырком.

Сделайте составление плана приятным ритуалом. Выделите время для распития вечернего какао или утреннего кофе и с хорошим настроем приступайте к планированию.

Планируйте в ежедневнике или пользуйтесь приложениями и сервисами. Например, многие выбирают Google Calendar. Туда записывают время, информацию о событии, его длительность. На экране задачи отображаются в виде разноцветных блоков. Чем шире блок, тем больше времени запланировано на задачу. Таким образом, вы сразу видите свою загрузку на день и можете эффективно управлять временем.

Тут же удобно отмечать важные встречи и события, запланированные заранее. Открыв календарь, вы сразу увидите, сколько времени осталось свободным для работы в тот или иной день.

Google Calendar с запланированным графиком

Обязательные условия: ставьте не более четырех важных задач на день и пишите их в порядке срочности. В вечерние часы планируйте отдых. Если считаете, что останется время, допишите несколько небольших подзадач, которые не страшно отложить на завтра. Ни в коем случае не продолжайте работу со словами: «Вот, все запланированное сделал, на часах всего десять вечера, можно ещё несколько завтрашних пунктов выполнить». Учитесь отдыхать! Это повышает продуктивность.

SMART

Это система постановки целей, которая превращает размытые мечты в конкретные планы, готовые к реализации. А абстрактные идеи в понятные задачи.

SMART — это аббревиатура, в которой каждая буква обозначает критерий измерения. Задачи должны быть Specific (Конкретные), Measurable (Измеримые), Attainable (Достижимые), Realistic (Реалистичные) и Timeable (Определенные во времени).

Например, есть цель: расширить клиентскую базу. В такой формулировке непонятно, с какой стороны за нее браться. По системе SMART задача будет звучать иначе: в течение рабочего дня прозвонить не менее 50 холодных клиентов и получить 5 заказов.

Мы знаем, что конкретно нужно делать — зайти в базу собранных номеров, начать звонить. Измеряем в цифрах — не менее 50 прозвонов и 5 заказов. Достижимость заключается в том, что обзвонить 50 человек в течение дня, уговорив 5 из них на покупку, — посильная работа. Реалистичность означает, что мы планируем процесс, на который способны влиять. Определенность во времени — рабочий день.

Видите, как все стало на свои места. Конкретность в планировании — это уже половина дела для тех, кто хочет освоить тайм-менеджмент.

Закон Парето

Его также называют принципом 80/20 — золотое соотношение вложенного ресурса и полученного результата. Этот закон вывел экономист Вильфредо Парето, заметив, что 20% усилий дают 80% результата и наоборот. Этот закон применим во многих областях: 20% команды делает 80% работы, 20% покупателей приносит 80% прибыли.

Чтобы использовать этот закон в тайм-менеджменте, определите 20% самых эффективных действий и сделайте упор на них.

В работе часто встречаются процессы, которые можно автоматизировать или не выполнять вовсе, если они устарели и используются по привычке.

В первую очередь проведите аудит, который покажет, какой результат дают те или иные действия. После тщательного анализа вы можете понять, что утренние рассылки по понедельникам дают намного больше результата, чем ежедневный двухчасовой обзвон или запуск дорогостоящей рекламы на популярном канале в YouTube. Это не значит, что нужно сделать рассылки еще по вторникам и пятницам. Но такой анализ поможет отказаться от методов, которые не приносят эффективного результата, высвободив при этом время для другой важной работы и новых идей.

Матрица Эйзенхауэра

Жил-был солдат по имени Дуайт Эйзенхауэр. Он был таким эффективным, что сначала стал генералом, а потом — президентом США. Именно ему принадлежит авторство матрицы распределения задач по приоритетности, которую часто используют в тайм-менеджменте.

Возьмите листок и ручку, расчертите бумагу так, чтобы получилось четыре квадрата. Рассматривая каждую задачу, ответьте на два вопроса:

1. Важная ли она?
2. Срочная ли она?

Пример матрицы Эйзенхауэра

В блок А поместите важные и срочные задачи. К ним относится работа, невыполнение которой прямо сейчас приведет к провалу всего проекта, ухудшению жизни, серьезным проблемам. Сюда же относятся вопросы здоровья. Если что-то болит — бегом к врачу.

В идеале этот блок должен пустовать. При грамотном планировании важные задачи не превращаются в горящие, а делаются не спеша и внимательно. Старайтесь, чтобы дела не переползали в красный квадрат.

В блоке В находится важная, но не срочная работа, над которой можно трудиться спокойно, без паники. Именно этому блоку уделяйте максимум внимания, вовремя выполняйте всё запланированное.

В блок С попадают срочные, но не важные задачи. Их можно (и нужно) делегировать подчиненным, коллегам, друзьям.

Блок D — самый приятный, но бесполезный. Здесь «живут» неважные и несрочные дела. Это обитель нашего внутреннего прокрастинатора с его скарбом: бесконечными переписками в мессенджерах, постоянным заглядыванием в почту, чтением новостей в соцсетях. От таких занятий желательно отказаться или свести к минимуму.

Съешьте жабу на завтрак

Не нужно никого есть — это лишь метафора. Означает, что самое неприятное дело нужно сделать сразу. Это как оторвать пластырь — р-раз, и все.

Когда нависает какая-то неприятная, но очень важная работа, перспектива возиться с ней портит настроение и раздражает. Чем дольше ее откладываешь, тем больше накапливается негатива.

Разделавшись с жабой в начале рабочего дня, вы, довольные собой, мотивируетесь на дальнейшую эффективную деятельность.

К «жабам» можно также отнести сложные задачи: если не сделать их с утра, то к вечеру просто не останется сил.

Разделяй и властвуй

Разделяй задачу на подзадачи и властвуй над ними — вот что имеется в виду. Особенно это актуально для трудоемких проектов, которые растягиваются на несколько дней или месяцев. Тайм-менеджмент советует разбивать их на короткие этапы. В конце выполнения каждого этапа подводите итоги, хвалите себя, радуйтесь, отдыхайте, затем переходите к следующему шагу. Так можно одолеть даже самую сложную на первый взгляд задачу.

К примеру, вам нужно найти хорошую работу. Выделим список задач в этом непростом проекте:

• Определить все важные критерии будущей должности: специальность, вид занятости, обязанности, уровень оплаты, возможность профессионального роста.
• Узнать, как правильно писать резюме по вашей специальности, написать грамотное резюме по всем требованиям.
• Разослать 50 резюме по объявлениям на специальных сайтах.
• Найти сайты компаний, в которых вы могли бы работать и которые вам нравятся. Написать и выслать им письма, даже если нет вакансий.
• Найти страницы в соцсетях, каналы в мессенджерах, где публикуются вакансии, ознакомиться, разослать резюме.
• Отвечать на письма и звонки.
• Делать тестовые задания.
• Ездить на собеседования.

А теперь спрячьте с глаз долой все эти пункты и оставьте только один: определить критерии работы, которую вы хотите найти. Это же легкотня!

Один мой знакомый решил написать первую книгу. Поскольку это довольно трудоемкая задача, он подошел к ней с выдумкой: создал для себя челлендж. Каждую неделю публиковал на своей странице в соцсети главу. Знакомые ее читали, лайкали, комментировали. Для автора это было хорошим поощрением, а написать одну главу за неделю оказалось не так уж сложно. К концу года получилась большая интересная книга из 52 глав (по количеству недель), которую он напечатал в издательстве.

Эту технику тайм-менеджмента называют также «методом салями». Съесть палку колбасы целиком сложно, а вот если порезать её на кусочки и растянуть на несколько дней — даже не заметишь, куда делась вкусняшка.

Принцип помидора (Pomodoro)

Эта методика была придумана Франческо Чирилло в 1980-х годах. Главная идея: измерять эффективность работы в помидорах. Но не в тех, которыми украшают пиццу, — речь идет о кухонном таймере, оформленном в виде помидора. Возможно, у вас такой тоже есть.

Таймер-помидор, в честь которого назвали методику

Наш изобретатель был студентом и постоянно прокрастинировал, вместо того чтобы готовиться к экзаменам. Тогда он решил заставлять себя учиться небольшими отрезками: 25 минут интенсивно и сконцентрировано работать, потом 5 минут отдыхать. Все вместе — один получасовой помидор. После четырех рабочих помидоров — один для отдыха.

Если техника приживется, можно фиксировать, сколько помидоров занимает та или иная работа, и продумывать помидорные сеты наперед. Но не планируйте слишком много помидоров на день. Так можно лопнуть, а точнее — выгореть. Попробуйте начать с 4-6 помидоров в день для самых важных задач.

Метод помидора подходит тем, кто хочет максимально сконцентрироваться на поставленной задаче, а не сидеть над открытым проектом и мечтать о несбыточном.

Утреннее ускорение

То, с какой скоростью вы начинаете день, определяет его продуктивность. Есть такая техника: утром все делать как можно быстрее. Быстро собираться, принимать душ, идти на автобус. Такой темп сохранится в течение всего дня. Если же утром полчаса рассусоливать над чашкой кофе, день сложится медленным и ленивым.

Ни в коем случае не ходите в социальные сети, не воспринимайте негатив, не объедайтесь в первые полчаса после пробуждения. Лучшее утро — активное, быстрое, яркое, с хорошей музыкой, свежим воздухом из окна, настроем на бодрую и продуктивную деятельность.

Дедлайны для любых задач

Снежный ком нерешенных дел может накапливаться потому, что несрочные задачи мы откладываем на потом. Чтобы этого не происходило, ставьте дедлайны для любых дел, даже если несете ответственность за выполнение только перед собой. Иногда на решение вопроса требуется пара дней, но висеть и ждать своей очереди он будет полгода.

Недоделанные задачи высасывают энергию, поэтому проведите ревизию. Выясните, какие из них актуальны и требуют завершения, а какие пора отбросить. Рассортируйте устаревшие задачи и для действительно важных установите срок исполнения.

10-3-2-1-0

Это не просто набор случайных цифр, а формула, которая поможет правильно соотнести график работы и отдыха.

За 10 часов до сна не стоит пить кофе и другие бодрящие напитки. За три часа прекратите принимать пищу и алкоголь. За два часа до сна отложите всю работу, уделите время отдыху, подготовьтесь ко сну. За час отключите все гаджеты: доказано, что использование электронных носителей перед сном негативно влияет на засыпание. Ноль — это количество раз, которое утром можно отложить будильник на пять сладких минут. Если график построен правильно, это не понадобится. Вы будете вставать с первого раза, бодрые и готовые действовать.

Практики тайм-менеджмента разнообразны и направлены на гармонизацию всех жизненных процессов: планирование работы, отдых, грамотную постановку задач. Попробуйте каждую методику, чтобы понять, подходит ли она именно вам. Обычно в арсенале успешных людей есть несколько техник для использования в разных ситуациях. Вооружайтесь, действуйте и учитесь управлять своим временем!

ТОП 10 техник тайм-менеджмента. Будь эффективней!

Тайм-менеджмент является одной из наиболее актуальных тем для современных людей. Когда дел становится с каждым днем все больше и больше важно правильно их распределить, расставить приоритеты и рассчитать свои силы. Мы уже говорили о том, что в первую очередь необходимо расставить свои приоритеты и определить значимость дел в зависимости от нашей итоговой цели.

После того, как мы определились с целями, стоит выбрать для себя наиболее эффективные техники выполнения дел. В этой статье я приведу для вас топ 10 моих любимых техник, которые, как мне кажется, являются наиболее действенными. Вы можете попробовать их и выбрать те, который будут удобны именно для вас.

ТОП 10 техник тайм-менеджмента

1. Техника помидора

Принцип выполнения: определяемся с задачей, которую нужно выполнить, после чего заводим таймер на 25 минут. Работаем, не отвлекаясь, пока таймер не прозвенит, после чего делаем перерыв на 5 минут. После каждого 4 периода работы делаем длинный перерыв, 20-25 минут. Суть в том, что пока ваш таймер не отсчитает указанное время, вы не отвлекаетесь от работы, а потом вы можете на короткий промежуток полностью отложить работу и спокойно отдыхать в течение выбранного времени отдыха. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления. Кстати, такое необычное название метода было выбрано потому, что его создатель, Франческо Чирилло, использовал кухонный таймер в виде помидора.

2. Съесть лягушку

Лягушка в тайм-менеджменте – это самое неприятное дело, которое вы должны сделать. И, как гласит, древняя история, если вы с утра съедите лягушку, уже ничто в этот день вам не покажется более тяжелым и настроение будет отличным, так как ничего более неприятного уже не случится. Точно также нужно поступать с самыми тяжелыми и ответственными делами, которые вызывают у нас больше всего тревоги. Сделайте их в первую очередь, не откладывая на потом! После этого вы ощутите прилив энергии и сможете более эффективно провести весь дальнейший день.

3. Делить задание на блоки (метод салями)

Скажите, как можно незаметно съесть целую палку колбасы за вечер? Очень просто – отрезая по маленькому кусочку. Точно также, все сложные, многосоставные дела нужно делить на части. Разбивайте их на маленькие подзадачи и постепенно выполняйте их. Так вы избавитесь от ненужного волнения, структурируете свою деятельность и сможете постепенно достичь нужного результата.

4. Список всех дел

Заведите себе привычку постоянно записывать все дела, даже самые мелкие, в блокнот или в заметки в телефоне. Этот список вам понадобится для тех случаев, когда у вас неожиданно появляется свободное время. В этот момент вы смотрите свой список и выбираете то, что можно сделать прямо сейчас. Например: вы неожиданно оказались в долгой очереди, и ожидание продлится не менее часа. Вы смотрите в свой список и вспоминаете, что вам необходимо позвонить по одному из дел, и вы можете сделать это как раз сейчас. Или вы видите, что вы планировали поискать что-либо в интернете, что вы постоянно не успеваете сделать дома, а теперь как выдался свободный час.

5. Учет биологических ритмов

Все мы знаем классификацию «совы-жаворонки», которая делит людей на тех, кто склонен поздно просыпаться, поздно ложиться и делать дела к вечеру, и на тех, кто предпочитает делать все с утра.  Старайтесь выстроить свой график так, чтобы учесть требования вашего организма. Если вы «жаворонок» — ставьте свои самые важные дела на утро. Если вы «сова» — старайтесь переместить самые важные дела на более позднее время суток, когда вы будете в максимально активном состоянии.

6. Ведите ежедневники

Обязательно используйте ежедневники для планирования дел. Это могут быть бумажные блокноты, таблички, приложения в телефоне и любые другие формы. Главное правило – так или иначе все должно быть зафиксировано. В противном случае, вы постоянно будете забывать сделать то одно, то другое дело.

7. Делегирование

Если занимаете руководящую позицию, делегируйте те рутинные дела, которые отнимают больше количество времени и не отличаются важностью. Не пытайтесь делать все самостоятельно, изначально выделите время на то, чтобы обучить своих сотрудников и передать им часть своих дел, чтобы потом высвободить большее время для самых важных дел.

8. Соблюдайте этапность дел

Эта техника заключается в следующем: стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. В этом случае качество всегда выше, нежели в ситуации, когда мы пытаем делать несколько дел одновременно. При частом переключении с одного дела на другое мы можем упустить важные моменты, отвлечься или допустить ошибки.

9. Хотя бы 10 минут

Эта техника подходит для тех дел, которые вы давно хотели начать, но у вас постоянно не хватает на них времени и они кажутся вам сложными и объемными. В этом случае попробуйте выделять на них хотя бы десять минут в день. Пример: вы давно хотели прочитать «Войну и мир», но вы очень занятой человек. Начните просто по десять минут, возможно, иногда у вас будет чуть больше времени, и через некоторое время вы прочитаете эту книгу. Или, вы давно хотели начать изучать французский, но вы не можете ходить на курсы: начните изучать хотя бы по 10 минут в день – смотрите видео, слушайте аудио. В таком случае вы, хоть и не быстро, но будете продвигаться к намеченной цели при минимальных временных затратах.

10. Принцип 60/40

Этот принцип мы уже упоминали в статье «как начать все успевать» и суть его заключается в следующем: планируйте дела только на 60% своего времени, а 40% оставляйте свободными на случай непредвиденных обстоятельств. Это позволит вам всегда иметь запас времени и не переживать в том случае, если что-то пошло не по плану.

Все эти техники предназначены для того, что сделать наши ежедневные дела более простыми в выполнении, уменьшить трудозатраты и ускорить процесс. Выберите те, которые кажутся вам более удобными, попробуйте применить их к своим делам. Очень скоро вы заметите, что ваша скорость и эффективность повысились, и при этом вы чувствуете себя комфортно и спокойно.

Управление временем (Тайм менеджмент)

Управление временем (тайм менеджмент, time management, организация времени) — это технология организации времени и повышения эффективности его использования.В некотором роде это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире.
В управлении временем (тайм менеджменте) можно выделить следующие процессы:
—Постановка цели. Определение и формулирование цели (целей).
—Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.
—Реализация – конкретные шаги и действия в соответствие с намеченным планом и порядком достижения цели.
—Контроль достижения цели и выполнения планов. 

Матрица Эйзенхауэра, или Принцип Эйзенхауэра, или Метод Эйзенхауэра — техника тайм менеджмента для расстановки приоритетов. Ее использование позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Считается, что именно 34 президент США Дуайт Эйзенхауэр предложил ее и сделал стандартом своей работы. Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям – важности и срочности.
— Задачи А. Важные и срочные. Например, критические ситуации, проекты с «горящим» сроком. Задачи такого типа необходимо выполнять без промедления.
— Задачи Б. Важные и несрочные. Например, стратегическое планирование в бизнесе, личностное развитие. Для задач данного типа необходимо устанавливать временные рамки.
— Задачи В. Неважные и срочные. Например, спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро», не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям и т.п. По возможности от таких просьб следует отказываться или перепоручать.
 — Задачи Г. Неважные и несрочные. Это мелочи, отнимающие время (перекуры, «пустая болтовня», «болтовня» по телефону, просмотр сериалов и др. поглотители времени). Необходимо стремиться устранить такие дела навсегда из своей жизни.

Принцип Парето, или Закон Парето, или принцип 20/80 — эмпирическое правило, введённое социологом Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». В приложении к тайм-менеджменту (управлению временем) это правило звучит так: 20% дел (и затраченного времени) дают 80% результатов; 80% дел (и затраченного времени) дают 20% результатов. В связи с этим следует вначале выделить те 20% дел, которые дают максимальный результат и начинать с них.

Диаграмма Ганта — это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Эффективно используется в тайм менеджменте (управлении временем). Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задается временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами. 
Диаграмма Ганта дает возможность:
— Увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность;
— Сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;
— Детально проанализировать реальный ход выполнения задач.

Хронометраж — метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Относится к отечественной традиции в истории развития тайм менеджмента (управления временем). Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени». Для того чтобы провести хронометраж, рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5-10 минут в течение хотя бы 2х недель.

Список задач или to do list — еще одна техника тайм менеджмента (управления временем), представляет собой перечень запланированных действий. Списки задач удобны тем, что позволяют не держать необходимые к выполнению действия в голове. Задача представляет собой короткую фразу, отражающую, что требуется выполнить. После завершения действия рядом с задачей, как правило, ставится галочка, или строчка с ней вычеркивается. Наиболее популярное и разностороннее применение списки задач нашли в методе Getting Things Done.

Постановка целей по схеме SMART – известная и эффективная технология постановки и формулировки целей. Акроним SMART означает умная цель и объединяет заглавные буквы от английских слов, обозначающих, какой должна быть настоящая цель: Specific (конкретность) — Measurable (измеримость) — Attainable (достижимость) — Relevant (релевантность) — Time-bounded (определенность во времени).

15 наиболее эффективных и проверенных методов управления временем

Как лучше всего управлять временем?

Тайм-менеджмент — это то, над чем одни люди борются, в то время как другие борются за производительность. В любом случае, чтобы действительно овладеть им, вам нужно знать, как это делать. А в Интернете полно советов, уловок и методов. Но они могут не всегда работать. Вы должны найти те, которые проверены и используются экспертами по тайм-менеджменту.

Время бывает непростым.Поэтому важно знать, как вписать в нее свою работу и повседневные дела. Если вам сложно управлять своей работой или вы хотите поэкспериментировать со своими текущими методами, ознакомьтесь с нашим списком из 15 самых эффективных и проверенных методов управления временем.

1. Планируйте свой день заранее

Планирование — это первый, лучший и наиболее проверенный метод управления временем. Во-первых, потому что это помогает правильно организовать вашу работу. Во-вторых, потому что он дает вам подробное представление обо всем, что вам нужно сделать. .Если вы можете планировать свои ежедневные, еженедельные или ежемесячные задачи, остальное дается легко.

Есть много способов спланировать и организовать свою работу:

• Необычные календари и персональные органайзеры
• Приложения и инструменты для управления временем
• Списки дел
• Листовки, блокноты, сводные журналы и другие бумажные формы менеджеров времени

Вы можете смешивать, комбинировать. и настраивайте различные параметры, чтобы лучше управлять своим временем.

2. Ограничение приема электронной почты

Проверка электронной почты и ответ на нее — обременительная задача.Это никому не нравится, но все это делают. Статистика говорит, что «средний рабочий тратит около 30 часов в неделю на проверку электронной почты ». Подумайте обо всех задачах, которые вы могли бы выполнить за это время.

Ограничьте время, которое вы тратите на электронную почту, до минимума, чтобы эти 30 часов оставались для работы. Если вы проверяете его утром, отвечайте только на самые важные, на которые требуется немедленный ответ. Остальное оставьте на перерывы между задачами или пройдите их в конце дня.Также не забудьте пометить эти неважные сообщения как «спам», чтобы они не попали в ваш почтовый ящик.

Если вы хотите узнать больше об управлении электронной почтой, прочтите о методе «Обнуление входящих сообщений». Это одна из самых популярных стратегий управления временем при управлении электронной почтой.

3. Найдите свою зону продуктивности

Некоторые люди — ранние пташки, другие — полуночники. Мы все разные и любим работать днем… или ночью. .

Вставайте очень рано, если вы наиболее продуктивны по утрам.Или не ложитесь спать поздно ночью, если вы предпочитаете работать в темноте. Но не заставляйте себя менять свои привычки только потому, что говорят, что мы достигаем продуктивности в определенные часы. Какие бы стратегии управления временем ни работали для некоторых людей, они могут не сработать для вас. Период.

И не забывайте о фазе глубокой работы — периоде вашего рабочего времени, когда вы сосредотачиваетесь исключительно на задачах.

4. Съешь лягушку

Марк Твен сказал: «Если — ваша работа — съесть лягушку, лучше всего сделать это с утра.А если ваша работа — съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую ».

Это все о расстановке приоритетов. Сначала выполняйте самые важные дела, а когда закончите, переключитесь на менее важные. Это поможет вам лучше организовать рабочий процесс и вы станете продуктивнее. Это так просто!

5. Делайте регулярные перерывы

Работа без перерывов может принести больше вреда, чем пользы. Нам нужны перерывы, чтобы наш мозг мог обновить , а затем снова сосредоточиться на работе.

Можно использовать технику Помидора или отправиться на короткую прогулку. Прочтите главу из любимой книги или сварите чашку кофе. Делайте перерывы, чтобы улучшить свои методы управления временем и почувствовать себя отдохнувшими. Это значительно повысит вашу производительность.

Конечно, можно работать с длинной строкой, когда у вас сверхмощный поток… иногда. Но в долгосрочной перспективе вы почувствуете усталость и снизите свои творческие способности. Перерывы полезны для вашей продуктивности и хорошего самочувствия.

Что касается сотрудников, помните, что вы имеете право на перерывы. Это ваше право, и работодатель обязан ему подчиняться. Если у вас нет перерывов, обратитесь в соответствующие юридические лица в вашем штате.

6. Скажите «нет» и делегируйте полномочия

У каждого есть свои пределы. Мы просто не можем делать все, что хотят от нас люди. Это приведет к выгоранию и тревоге на работе. Вот почему так важно, чтобы был напористым и говорил «нет», когда люди хотят поручить вам дополнительные задачи.

Помните, нет ничего плохого в отказе делать то, что вы не в состоянии делать. А также с делегированием задач. Особенно, если есть кто-то, кто сделает работу лучше вас.

7. Сосредоточение внимания и блокировка отвлекающих факторов

Уведомления, всплывающие сообщения, электронная почта, коллеги постоянно с вами разговаривают. Все это отвлекает ваше внимание от работы.

Есть много способов оставаться сосредоточенным. Вы можете убрать телефон, отключить уведомления в социальных сетях или заблокировать отвлекающие веб-сайты.Но лучший способ — это сконцентрироваться на и делать то, что нужно делать . Стоит ограничить свое присутствие в социальных сетях до минимума, потому что это отнимает у вас много времени и не приносит большой ценности в вашу жизнь.

8. Ставьте цели

Ставьте цели, и вы будете точно знать, в каком направлении вы движетесь. Цели являются частью организационного процесса и чрезвычайно важны для управления временем.

Чтобы воспользоваться преимуществами любого метода тайм-менеджмента, ключевым моментом при постановке целей является конкретность.Разбейте большие мечты на ежемесячные цели, чтобы их достичь. Например, если вы решили открыть свой онлайн-бутик в этом году, и ваша цель на семестр — получить доход в размере 80 тысяч долларов, то в этом месяце вы можете закрыть контракт с 2 оптовиками и нанять стажера, который поможет с доставка и поиск маркетингового канала с более низкой стоимостью приобретения, чем ваш текущий.

Цели определяют ваш путь к успеху. Они ступеньки от лидера к вершине.Цели определяют основные цели, приоритеты и видение вашей организации. Но они также помогают делать дела быстрее и эффективнее.

9. Прекратить многозадачность

Я часто вижу предложения о работе, в которых многозадачность является одним из ключевых навыков кандидата. Но лучше выбросить такое предложение прямо в корзину. По правде говоря, многозадачность наносит вред нашему мозгу.

Кажется, что выполнение нескольких задач одновременно — отличный способ тайм-менеджмента.Фактически, это резко снижает производительность. Исследование, проведенное в Стэнфордском университете, показало, что «, когда они [многозадачны] в ситуациях, когда имеется несколько источников информации, поступающих из внешнего мира или возникающих из памяти, они не могут отфильтровать то, что не имеет отношения к их текущая цель. Этот отказ от фильтрации означает, что они замедляются из-за неактуальной информации ».

Выполняйте одно задание за раз, чтобы оставаться сосредоточенным и вовлеченным в свою работу.

10. Найдите свое время

Знаете ли вы, сколько времени вы тратите на определенные задачи? Попался! Вы, вероятно, относитесь к числу большинства людей, которые не представляют, сколько времени они посвящают занятиям каждый день.

Если вы знаете, сколько времени вы уделяете задачам, проектам и различным видам деятельности, вы сможете лучше организовать свой рабочий день и рабочий процесс. Самый простой способ сделать это — использовать программу учета рабочего времени . Это поможет вам точно предсказать будущие оценки и лучше распределить свое время.

Не теряйте зря время (и деньги)! Узнай, куда уходят твои минуты!

Начните отслеживание сегодня с помощью нашей бесплатной 14-дневной пробной версии

11. Создайте утренний распорядок

Что вы делаете в первую очередь, когда просыпаетесь? Если вы застилаете постель или занимаетесь спортом, вы на правильном пути. Но если он проверяет социальные сети, вы делаете это неправильно.

Собственный утренний распорядок, несомненно, зарядит вас энергией на весь оставшийся день. Это первое, что вы делаете утром, и определяет результаты, которых вы добьетесь в течение дня. Попробуйте сделать такую ​​мелочь, как заправить постель, затем съесть здоровый завтрак и оставить социальные сети на конец дня.

Добрый утренний распорядок поднимет настроение и мотивирует к работе.

12. Упражнение

.

Физические упражнения — отличный способ повысить уровень энергии .Это способ избавиться от напряжения, вызванного стрессом. Это также может помочь очистить ваш разум от ненужных или беспокоящих мыслей, которые только ухудшат вашу работу.

Наденьте кроссовки и отправляйтесь на пробежку! Вы увидите, насколько регулярные упражнения могут помочь в овладении методами тайм-менеджмента.

13. Инструменты, инструмент, инструмент

В сегодняшнем высокоразвитом мире инструменты являются неотъемлемой частью нашей работы. Если вы хотите в полной мере использовать методы тайм-менеджмента, вам следует внедрить в свою повседневную работу следующее:

• Программное обеспечение для учета рабочего времени — поможет вам отслеживать время вашей работы и следить за всеми проектами и цифрами, включая оплачиваемое время
• Список дел — позволяет вам составлять график и планировать свою рабочую неделю
• Программное обеспечение для управления проектами — Многие инструменты учета рабочего времени имеют функцию управления проектами.Используйте его, чтобы лучше управлять своими проектами и клиентами
• Коммуникационные инструменты — Skype, Slack, Zoom или HeySpace — они имеют решающее значение для внутреннего и внешнего общения
• Приложения, полезные для формирования хороших привычек — это может быть простой календарь но если вы требовательный пользователь, попробуйте Habitica или другие приложения для повышения производительности.

Используйте TimeCamp — наше программное обеспечение для учета рабочего времени, чтобы повысить вашу продуктивность.

Хватит тратить время — зарегистрируйтесь сейчас!

14.Награди себя

Вы выполнили задачу или проект, над которым работали? Хорошо, а теперь сделай перерыв и сделай что-нибудь для себя . Выпейте чашку кофе, послушайте любимую музыку или позвоните другу.

Маленькие награды — отличный способ мотивировать себя. Это похоже на кролика, который гоняется за привязанной к ушам морковкой. Это может показаться немного странным, но когда вы думаете об удовлетворении и радости, которые вы испытаете после завершения своей работы, вы обнаружите, что оно того стоит.Так что продолжайте, вздремните, прогуляйтесь или прочитайте главу своей любимой книги!

15. Связь

Правильное общение может сэкономить много времени. Если вы не излагаете ясно свои планы, намерения или требования, люди не поймут свои задачи или ваши. А это приведет к конфликтам и недопониманию.

Кроме того, не забывайте использовать специальные инструменты и приложения для улучшения взаимодействия между вами и вашей командой или клиентами. Это простой, быстрый и удобный способ передачи сообщений.

Какие методы управления временем вы используете?

Вы правильно распоряжаетесь своим временем? А может вы все еще боретесь с прокрастинацией, ленью или отсутствием мотивации? Попробуйте использовать описанное выше шаг за шагом, и вы увидите, как ваша жизнь может измениться к лучшему. И не забывайте отслеживать свое время, чтобы понять, как вы работаете и используете свое время!

Может быть, вы используете другие стратегии тайм-менеджмента, которых нет в списке? Поделитесь своими приемами и советами и сообщите нам, что лучше всего подходит для вас!

10 вечных методов управления временем

Тайм-менеджмент — это действительно управление собой.Вы не можете «управлять» временем, потому что в сутках 24 часа, в часе 60 минут, в минуте 60 секунд — и это никогда не меняется. Однако вы можете контролировать, где и как вы проводите свое время, и принимать меры по сокращению или устранению потерь времени. Вот десять вечных способов контролировать свое расписание каждый день, чтобы максимально использовать имеющееся у вас время.

1) Установите приоритетные цели

Без целей вы можете обнаружить, что склонны преследовать то, что кажется вам наиболее важным или пристально смотрит вам в глаза.Сложно не отвлекаться на блестящие предметы. Чтобы предотвратить это, определите свои истинные приоритеты в жизни и двигайтесь к ним, устанавливая годовые, ежемесячные, еженедельные и ежедневные цели или желаемые результаты. Оцените каждый из них, используя следующую систему:

• Важность: (A = высокая, B = средняя, ​​C = низкая)
• Срочность: (1 = высокая, 2 = средняя, ​​3 = низкая)

Всегда сначала работайте над самыми неотложными и важными целями и задачами (A1), а затем двигайтесь дальше по списку.

2) Следуйте Правилу 80/20

Правило 80/20, также известное как принцип Парето, гласит, что 80 процентов ваших результатов приходят из 20 процентов ваших действий.Это способ узнать, сколько времени вы потратили, и расставить приоритеты для выбранных вами задач по сравнению с наиболее важными целями. Вы сосредотачиваетесь на 20 процентах действий, которые приносят 80 процентов желаемых результатов?

3) Научитесь говорить нет

Быть командным игроком — это здорово, но также важно знать, когда и как проявлять настойчивость и давать людям понять, что вы не можете выполнить их просьбу в данный момент, если она противоречит достижению ваших целей. Если вы согласны взять на себя задачу, договоритесь о сроке, который поможет им достичь своих целей, не жертвуя своими собственными.

4) Преодолеть промедление с помощью системы 4D

• Удалите: Каковы последствия невыполнения задачи? Рассмотрим правило 80/20; может быть, это вообще не нужно делать.
• Делегировать: Если задача важна, спросите себя, действительно ли это то, за что вы в первую очередь отвечаете. Можно ли передать задание кому-нибудь другому?
• Сделай это сейчас: Откладывание важной задачи, которую необходимо выполнить, только порождает чувство тревоги и стресса.Делайте это как можно раньше днем.
• Отложить: Если задача не может быть выполнена быстро и не имеет высокого приоритета, просто отложите ее.

5) Ешьте лягушку

Цитируя Брайана Трейси из его книги «Ешь эту лягушку»:

«Если первое, что вы делаете каждое утро, это съедаете живую лягушку, вы можете прожить день с удовлетворением, зная, что это, вероятно, худшее, что может случиться с вами за весь день.»

Ваши ежедневные лягушки — это задачи, которые будут иметь наибольшее влияние на достижение ваших целей, и обычно это задачи, с которыми вы, скорее всего, откладываете начало.

6) Уменьшите количество встреч

Плохо организованные собрания — это трата времени, умноженная на количество людей на собрании. Убедитесь, что у вас есть повестка дня, и вы проводите встречу не просто ради встречи.

7) Стеклянная банка: камни, галька, песок

Классифицируйте свою работу следующим образом:

• Камней: Ваши самые важные стратегические проекты
• Гальки: Проекты и задачи, которые важны, но не самые важные
• Песок: Меньшие, более незначительные задачи

Сначала возьмитесь за камни.Если вы продолжите заниматься мелкими вещами (песком и галькой), а не важными стратегическими предметами, камнями, то ваша банка быстро заполнится, и больше камней не останется.

8) Устранение электронных траекторий времени

У всех есть определенные отвлекающие факторы, которые отвлекают их и отнимают время от работы. Ваш Facebook? Твиттер? Проверка электронной почты? Постоянно общаетесь с друзьями и семьей? Прекратите проверять их так часто и начните группировать эти виды деятельности.Установите время, затем проверьте и разберитесь со всеми сразу. Дайте себе 30 минут, а затем вернитесь к задаче.

9) Организуйтесь

Чтобы эффективно управлять своим временем и быть продуктивным каждый день, вам необходимо создать правильную среду. Устраните бесполезный беспорядок, настройте эффективную файловую систему, найдите поблизости место для всех часто необходимых рабочих элементов и используйте инструменты управления рабочим процессом, чтобы помочь вам создать продуктивную среду.

10) Заботьтесь о своем здоровье

Хороший ночной сон, здоровое питание и упражнения придадут вам энергию, сосредоточенность и выносливость, необходимые для получения максимальной отдачи от дня.Может показаться, что работа важнее, и вы всегда можете наверстать упущенное, поспать, поесть и заняться спортом позже. Однако если вы потеряете здоровье, вы не сможете работать или заниматься чем-либо еще, так что не экономьте на уходе за собой.

Лучшие методы управления временем — Clockify

Что такое методы управления временем?

Само управление временем вращается вокруг выбора — вы решаете, что вам нужно сделать, когда вам нужно закончить и какие задачи вам нужно решить, чтобы достичь своих целей.

Если вы сделаете приоритетными ценные и целенаправленные задачи, завершите их до установленного срока, но при этом оставите время для того, чтобы вести здоровый образ жизни, вы сможете сказать, что успешно распорядились своим временем. Но как это сделать?

Что ж, используя правильные методы управления временем.

Методы управления временем — это набор правил и принципов, которым вы должны следовать, чтобы более продуктивно и эффективно распоряжаться своим временем, принимать лучшие и быстрые решения, а также достигать большего за меньшее время и с меньшими усилиями.

Существует множество методов управления временем, основанных на утвержденных передовых методах управления временем:

• Запишите, что вам нужно сделать сегодня
• Работа над важными и неотложными задачами в первую очередь
• Экономия времени на приоритетные задачи, рутинные задачи, но и перерывы
• Надлежащее управление стрессом
• Надлежащее управление командой
• Отслеживание прогресса проекта и выявление задержек

Большинство техник управления временем связаны с одним или несколькими из перечисленных пунктов, и вы можете сделать выбор в пользу своих методов управления временем, посмотрев, что вы хотите улучшить в своей повседневной жизни.

Кроме того, вам также необходимо принять во внимание навыки управления временем, которые необходимо улучшить, и свой личный стиль управления временем.

Навыки управления временем

Навыки эффективного тайм-менеджмента включают:

• Установка целей SMART — убедитесь, что цели, которые вы ставите перед собой, являются конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и привязанными к срокам.
• Эффективное планирование — убедитесь, что у вас есть четкие цели, а также определенные задачи и ресурсы, чтобы составить четкий план, который приведет вас к вашим целям.
• Управление стрессом — убедитесь, что вы справляетесь со стрессом с помощью стратегий и тактик снятия стресса, чтобы чувствовать себя более расслабленно во время работы.
• Правильное делегирование задач — делегирование задач помогает облегчить рабочую нагрузку и поделиться ею с компетентными коллегами и сотрудниками.
• Избегайте отвлекающих факторов — отвлекающие факторы отнимают время, когда вы должны работать (или даже отдыхать), поэтому вы должны научиться их избегать.
• Однозадачность — сосредоточение внимания на одной задаче за раз помогает достичь качественных конечных результатов намного лучше, чем при одновременном выполнении нескольких задач.
• Сказать «Нет» — это маленькое двухбуквенное слово поможет вам сэкономить больше времени на собственные приоритеты.
• Установка приоритетов — Если вы потратите время на правильные задачи, это потребует меньше усилий, но принесет лучшие результаты. Это также известно как правило 20/80 или принцип Парето.
• Как победить промедление — Определите причины вашего промедления и устраните их.

Чтобы улучшить свои усилия по управлению временем, вам необходимо практиковать эти навыки.

Стили управления временем

Не все методы тайм-менеджмента подходят всем — мы не все работаем одинаково, поэтому не все сталкиваемся с одинаковыми проблемами тайм-менеджмента. У всех есть преобладающий метод управления временем в работе, т.е.е. стиль управления временем, который порождает свои собственные проблемы с управлением временем — если вы задумаетесь, вы можете обнаружить, что вы:

Время мученика

Вы заполняете свое расписание запросами от других, вместо того, чтобы сосредоточиться на том, что для вас важно. Ваши собственные задачи кажутся вам слишком большой ответственностью, поэтому вы ухватываете шанс взять на себя что-нибудь еще — вы получаете одобрение от других, но пренебрегаете задачами, которые могут принести вам самоутверждение.

Проблемы : многозадачность, пропущенные сроки, неэффективное планирование, пропуск перерывов

Прокрастинатор

Time Martyrs хотя бы берутся за чужие задачи — Прокрастинаторы откладывают работу над всем, что хоть как-то важно.Некоторые утверждают, что они лучше работают под давлением, но результаты, которые они получают, часто сдерживаются стрессом и тревогой, которые приносит эта практика.

Проблемы : пропущенные сроки, неэффективное планирование, многозадачность

Дистрактор

Ваше сердце в нужном месте, но вас легко отвлечь. Случайный запрос коллеги с такой же вероятностью привлечет ваше мимолетное внимание, как и 20-минутный телефонный звонок от вашего владельца.

Проблемы : многозадачность, пропущенные сроки, неэффективное планирование

Заниженная оценка

По вашим оценкам, выполнение задачи займет у вас гораздо меньше времени, чем на самом деле — вы редко укладываетесь в свои оптимистичные сроки.

Проблемы : пропущенные сроки, неэффективное планирование

Пожарный

Вы пытаетесь решить все самостоятельно, прямо сейчас — вы постоянно тушите «пожары» направо и налево, и не чувствуете себя удовлетворенным, если не работаете над 10 задачами одновременно и не чувствуете себя «занятым». Как только вы закончите с этим, вы просто спрашиваете: «Что дальше?» — это практика, которая рано или поздно приведет вас к выгоранию.

Проблемы : пропущенные сроки, пропуск перерывов, неэффективное планирование

Перфекционист

Вы похожи на прокрастинатора и отвлекающего, но ваша неспособность закончить задачу имеет по крайней мере благородную причину — вы хотите, чтобы все было идеально.Вы будете работать сверхурочно и вкладывать все свои силы в реализацию высококачественного проекта — но вы часто не знаете, как бросить работу, пока впереди, поэтому можете пропустить сроки и рискуете выгореть.

Проблемы : пропущенные сроки, пропуск перерывов

Все проблемы, перечисленные вместе с вашими стилями управления временем, могут быть решены, и все необходимые навыки управления временем могут быть усовершенствованы, если вы только выберете правильные методы управления временем.

01.

Помидор

Обзор

Вы разбиваете свою работу на 25-минутные рабочие сессии (pomodoros) и 5-минутные перерывы. После 4 циклов сделайте 20-минутный перерыв.

Разработанная Франческо Чирилло техника Pomodoro получила свое название в честь кухонного таймера в форме Pomodoro, который Франческо использовал для отслеживания прогресса в своей работе.

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, управление стрессом, избегание отвлекающих факторов, однозадачность, установка приоритетов, отказ от

Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, пропуск перерывов, многозадачность, пропущенные сроки

Как это работает

1. Установите таймер на 25 минут
2. Сосредоточьтесь на своей работе в течение этих 25 минут
3. Остановить, как только сработает сигнал тревоги
4. Сделайте перерыв на 5 минут
5. Продолжить работу еще через 25 минут после перерыва
6. После четырех 25/5 минутных циклов сделайте 20-минутный перерыв
7. Повторяйте процесс, пока не закончите с задачей или проектом

Для этого вы можете попробовать таймер Pomodoro в Clockify или узнать больше о том, как начать использовать Pomodoro.

Преимущества

• Лучшая оценка времени для вашей работы
• Фиксированное время работы — у вас больше шансов сосредоточиться
• Регулярные перерывы помогают исключить выгорание и повысить производительность
• Помидоры — простой способ отслеживать прибыльность и производительность

Недостатки

Вы должны прекратить работу, когда истекут 25 минут — если у вас все хорошо, это контрпродуктивно.

После фиксированных интервалов — предписанные сеансы 25/5 минут могут не сработать для вас

02.

Канбан

Обзор

Визуальный метод управления временем, который помогает вам следить за ходом выполнения ваших проектов — вы отслеживаете, как задачи перемещаются по столбцам с разными обозначениями.

Этот метод был разработан в 1940-х годах в Японии Тайити Оно для компании Toyota Automotive, чтобы повысить их производительность и эффективность производства.

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, SMART-цели, правильное делегирование задач, однозадачность

Проблемы, которые он решает : многозадачность, пропущенные сроки, неэффективное планирование

Как это работает

Вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами, ручку и бумагу или доску и стикеры.

Определите количество этапов в вашем проекте или задаче и создайте столбцы. Например, вы можете создать четыре столбца и перемещать задачи в проекте по этим этапам:

• Backlog — вы проводите мозговой штурм и определяете все свои задачи здесь. Затем вы решаете, какие задачи вы должны переместить в столбец To Do, а какие задачи могут ждать своей очереди.
• To Do — это задачи, над которыми вы будете работать
• In Progress — задачи, над которыми вы сейчас работаете
• Done — задачи, которые вы выполнили

Преимущества

• Нет универсального шаблона, что означает, что вы можете настроить принципы в соответствии со своими потребностями
• Четкое визуальное представление всей вашей рабочей ситуации: прямое представление вашего прогресса в проекте
• Вы можете разбить проект на небольшие управляемые задачи и отслеживать их прогресс по всем направлениям.
• Команда, скорее всего, сосредоточится на выполнении своих задач, чтобы попасть в столбец «Готово».

Недостатки

• Не существует универсального шаблона, а это означает, что создание доски Канбан может занять много времени, так как вам нужно решить, сколько столбцов включить и как их назвать
• Канбан не помогает напрямую выполнять задачи по заказу с точки зрения важности и срочности
• Может быть трудно предсказать, когда ваша команда завершит задачи (и проект), потому что единственный показатель прогресса — движение по столбцам; нет временной составляющей

03.

Как все сделано

Обзор

Пятиэтапный метод, который позволяет вам провести мозговой штурм и превратить их в простой список дел.

Getting Things Done (GTD) был представлен Дэвидом Алленом в его книге Getting Things Done: The Art of Stress Free Productivity.

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, установление приоритетов, цели SMART

Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование

Как это работает

1. Захват — отметьте каждую задачу, которая приходит на ум
2. Уточнить — определить, является ли задача выполнимой и есть ли в ней конкретные шаги, которые вы можете изложить и выполнить
3. Организовать — храните задачи под разными ярлыками и предоставляйте им контекст (например,дом, офис, запрос от Тома)
4. Обдумывайте — время от времени пересматривайте свои задачи: каков следующий шаг для выполнения задачи? Вам действительно нужно закончить это на этой неделе?
5. Взаимодействие — после того, как вы отметили, определили как требующие действий, должным образом зарегистрировали и проанализировали свои задачи, просто начинайте работать над ними

Преимущества

• Вы будете держать все свои задачи, задания и проекты в перспективе
• Вы очистите голову, когда выложите перед собой все задачи, которые только можете придумать
• Вы можете использовать GTD для повышения личной и профессиональной производительности

Недостатки

• Вы должны использовать свою силу воли, чтобы продвигаться в своей работе — GTD не дает рекомендаций по устранению отвлекающих факторов
• Организация задач происходит по контексту, а не по проектам, что может быть бесполезным для людей, которые привыкли анализировать задачи по отношению к своему проекту
• Слишком большое количество пунктов в списке может сделать его неэффективным, так как у вас будет меньше шансов правильно структурировать свой день

04.

Съешь эту лягушку

Обзор

Этот метод управления временем направлен на расстановку приоритетов задач. Вы выбираете самую важную или худшую задачу (это ваша «лягушка») и завтра решаете ее первым делом. Закончив с «лягушкой», вы можете переходить к другим задачам на день, но не раньше.

Это может быть задача, требующая всего вашего внимания (из-за ее важности или сложности), которую вы избегали (потому что она скучная, требовательная или трудная).

Идея «Съешь эту лягушку» была разработана Брайаном Трейси в его книге «Съешь эту лягушку! 21 отличный способ перестать откладывать дела на потом и сделать больше за меньшее время».

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, установление приоритетов, цели SMART

Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, многозадачность, пропущенные сроки

Как это работает

Вы должны определять задачи в зависимости от их приоритета и соответственно маркировать:

• Задача A — самая важная задача, которую вы должны решить в первую очередь, иначе вы столкнетесь с последствиями.
• Задача B — вторая по важности задача, которую вы должны решить после задачи A. Менее важная, но все же жизненно важная.
• Задача C — задача, которую вы могли бы выполнить, но не пострадали бы от последствий, если бы вы ее не сделали.
• Задача D — задача, которую вы в идеале должны делегировать кому-то другому и выделить это время на задачу A.
• Задача E — задача, которую на самом деле делать не нужно, поэтому вы можете ее устранить.

Преимущества

• Выполнение самого важного или худшего дела с утра первым делом гарантирует, что остальные пункты вашего ежедневного расписания будет легче выполнить — это будет мотивировать и заряжать вас энергией
• Упрощает расстановку приоритетов
• У вас будет остаток дня для более приятных дел

Недостатки

• Трудное и деморализующее начало дня
• Это может быть жестким и непрактичным, если ваша самая важная задача меняется в течение дня

05.

Таймбоксинг

Обзор

Вы назначаете периоды времени (временные рамки) действиям; вы работаете в течение этого периода времени, а затем останавливаетесь, когда установленное время истекает. Timeboxing часто включает фиксированные сроки, поэтому он используется в управлении проектами.

Timeboxing работает как более общий подход к технике Pomodoro — вместо 25-минутных сеансов (временных рамок) период времени в пределах временного окна не так фиксирован.

Джеймс Мартин был первым, кто объяснил эту технику более подробно в одной из глав своей книги «Быстрая разработка приложений».

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, избегание отвлекающих факторов, однозадачность, установка приоритетов

Проблемы, которые он решает : пропущенные сроки, неэффективное планирование, многозадачность, пропуск перерывов

Как это работает

1. Составьте список всех ваших занятий и задач
2. Решите, чего вы хотите достичь с помощью этих задач — определите свои цели
3. Если задача важна и требует большого внимания, выделите ей более длительный период времени (например, 1 или 2 часа)
4. Если это сложная задача, проанализируйте ее и выделите более короткие периоды времени (например, 20-30 минут) для ее частей, чтобы упростить управление задачей
5. Начните с первой задачи и постепенно спускайтесь вниз
6. Когда время, отведенное на задачу, закончилось, прекратить в ней работу
7. Сделайте перерыв
8. Просмотрите, чего вам удалось достичь
9. Обратите внимание на другие временные рамки в вашем расписании

Преимущества

• Отлично подходит для большого количества небольших задач — будет легче отслеживать их и решать их, если вы разместите их в временных рамках
• Крайние сроки — важный компонент, поэтому вы будете сосредоточены на достижении как можно большего, пока не истечет срок.
• У прирожденных перфекционистов будет меньше времени на настройку каждой детали, так как им придется переходить к следующей задаче в расписании
• Timeboxing не позволяет выполнять многозадачность, поэтому вы можете сосредоточиться на одной задаче за раз.

Недостатки

• Вы должны прекратить работу над задачей, когда истечет время для ее выполнения, что контрпродуктивно, когда вы погружаетесь в задачу
• Может быть сложно придерживаться строгого графика, определяемого временными рамками, если учесть неизбежные перерывы, такие как телефонные звонки.
• Ваши расчеты тайм-бокса могут быть отключены.Слишком короткие временные рамки — возможно, вам придется остановиться еще до того, как вы погрузитесь в задачу. Слишком длинные временные рамки — вы можете потерять фокус или начать откладывать время, чтобы скоротать время до конца временного окна

06.

Блокировка времени

Обзор

Вы выделяете время для определенного действия или задачи и работаете над этим в течение этого периода времени.

Эту технику тайм-менеджмента популяризировал Илон Маск.

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, избегание отвлекающих факторов, однозадачность, установка приоритетов, цели SMART

Проблемы, которые он решает : пропущенные сроки, неэффективное планирование, многозадачность, пропуск перерывов

Как это работает

Блокировка времени делится на 4 этапа:

1. Этап планирования:
   • Определите свои задачи и действия, определите приоритеты
2. Этап блокировки:
   • Назначьте каждой задаче определенный временной блок — количество минут или часов, с конкретными днями, временем начала и окончания, отмеченными в вашем календаре
   • Временной блок может быть короче, например 10 минут, или длиннее, например, 90 минут.Это зависит от уровня приоритета задачи
   • Заблокируйте больше времени для приоритетных задач; также распределите эти задачи с тем временем суток, когда вы наиболее продуктивны.
   • Заблокируйте свое менее продуктивное время дня для менее важных задач
   • Отметьте все в календаре: день, время начала и время окончания
3. Актерская сцена:
   • Начать работу над первой ежедневной задачей (обычно это ваша приоритетная задача)
   • Работайте по графику
   • Делайте перерывы между временными блоками и планируйте эти перерывы
   • Сохраняйте гибкое представление о вашем графике блокировки времени: если вы получили срочную задачу, заблокируйте для нее соответствующее количество времени и начните работать над ней как можно скорее
4. Этап доработки:
   • Если вы видите, что задача занимает больше или меньше времени, чем вы предполагали, измените расписание для других задач, которые вы запланировали на этот день

Преимущества

• Комплексный способ отслеживания рабочего дня
• Отлично сочетается с идеей Кэла Ньюпорта о глубокой работе, так как вам нужно придерживаться фиксированного графика, когда вы сосредоточитесь на задаче
• Вы почувствуете, что лучше контролируете свою рабочую нагрузку

Недостатки

• Неожиданные перерывы могут нарушить ваш график
• Как и в случае Timeboxing, ваши расчеты времени могут быть отключены — вы можете откладывать дела на потом, ожидая завершения слишком длительного временного блока, или спешить, чтобы побить время в течение слишком короткого временного блока.
• Трудоемкое планирование временных интервалов в календаре для всех ваших занятий каждый день

07.

Inbox-Zero

Обзор

Подход к управлению почтовым ящиком — вы стремитесь, чтобы почтовый ящик оставался пустым или почти пустым.

Подход был разработан Мерлином Манном, экспертом в области производительности.

Навыки управления временем, которые он улучшает : избегание отвлекающих факторов, однозадачность, установка приоритетов, управление стрессом, эффективное планирование

Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, многозадачность

Как это работает

Чтобы получить нулевой почтовый ящик, вам необходимо:

• Определите время дня, в которое вы будете работать над управлением своим почтовым ящиком — придерживайтесь этого времени
• Отключить уведомления и не оставлять вкладку электронной почты в браузере открытой
• Расставьте приоритеты для своих писем:
  • Немедленно отвечайте на самые важные электронные письма, и на электронные письма, на которые вы можете быстро ответить
  • Переместите электронные письма, ответ на которые у вас займет больше времени, в папку «требуется ответ» (выделите на эти ответы часть своего времени «Управление входящими сообщениями»).
  • Решите, какие сообщения вы можете делегировать, а затем отправьте их другим членам команды
  • Удалить и заархивировать ненужные или старые сообщения

Преимущества

• Отличный метод управления почтовым ящиком с большим объемом трафика
• Уменьшает количество непрочитанных сообщений, которые мешают вам найти важные электронные письма
• Сосредоточен на распределении управления почтовыми ящиками только на определенную часть дня, чтобы вы не отвлекались на электронные письма в течение дня

Недостатки

• Требуется много времени, учитывая необходимость пересылки, архивирования и удаления большого количества сообщений
• занимается только управлением почтовыми ящиками, поэтому его нужно комбинировать с другими методами управления временем, которые ориентированы на управление задачами и проектами
• Проблема для людей, которые общаются с клиентами и коллегами по электронной почте — важные электронные письма могут быть потеряны

08.

У кого есть обезьяна

Обзор

Основное внимание в этом методе уделяется делегированию задач, и он в основном нацелен на руководителей проектов, хотя другие тоже могут его использовать. Обезьяны — это задачи, и вы должны подумать, как с ними справляться.

Есть 3 типа «обезьян» и управляемое время:

• Время, назначенное боссом: действия, необходимые боссу
• Системное время: запросы и вопросы коллег
• Самостоятельное время: действия, которые вы решили предпринять.Вы можете использовать его для своих собственных задач и идей (свободное время) или для решения проблем и запросов подчиненных (время, установленное подчиненным)

Вы стремитесь исключить время, навязанное подчиненными, систему контроля и время, наложенное начальником, и увеличить дискреционное время.

Принцип основан на книге Уильяма Онкена «Управление временем управления: у кого есть обезьяна».

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, правильное делегирование задач, установка приоритетов, SMART-цели, управление стрессом, однозадачность

Проблемы, которые он решает : многозадачность, неэффективное планирование

Как это работает

1. Распознать и описать «обезьяну» — указать, в чем заключается задача, и какие действия необходимы для ее выполнения
2. Назначьте «обезьяну» — назначьте «обезьяну» человеку
3. Застрахуйте «обезьяну» — убедитесь, что человек правильно обращается с «обезьяной»:
   • Если обезьяна важна и не допускает ошибок, вам следует порекомендовать, что следует делать, и действовать, если необходимо.
   • Если вы уверены, что человек, назначенный с обезьяной, сможет справиться с этим, действуйте, а затем дайте совет
4. Проверка «обезьяны» — укажите, когда вы будете проводить наблюдение за обезьяной, чтобы убедиться, что все в порядке.

Преимущества

• Менеджеры могут эффективно использовать свое время
• Решать проблемы сотрудников становится проще
• Дает четкое представление о том, кому и что назначено
• Простой способ делегирования задач

Недостатки

• Имеет дело только с управлением и делегированием задач — следует комбинировать с другими методами управления временем для повышения производительности в целом

09.

Метод действия

Обзор

Метод действий основан на предпосылке, что все является проектом: вы рассматриваете все свои действия как проекты, анализируете и управляете ими соответственно. Таких проектов может быть:

• Управляйте своими финансами
• Административная работа
• Сеть
• Все, что угодно

Навыки управления временем, которые он улучшает : SMART-цели, эффективное планирование

Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование

Как это работает

• Пометьте все свои повседневные дела как проекты и разбейте их на три этапа, чтобы сделать их более управляемыми:
• Action Steps: задачи в проекте, которые помогут вам продвигаться вперед — переработка предложения, отправка готового программного обеспечения, отладка вашего последнего приложения.
• Ссылки: заметки, список ссылок на соответствующие исследования, очерки. Все, что напрямую не способствует прогрессу, а служит ориентиром.
• Запоздалые предметы: все идеи и планы, над которыми вы в настоящее время не работаете, но могут когда-нибудь претвориться в жизнь

Преимущества

• Просмотр всех ваших повседневных действий как проектов означает, что у вас есть шаги, изложенные для каждого действия, поэтому вы, вероятно, будете быстрее и эффективнее

Недостатки

• Это отнимает много времени и потенциально утомительно — рассматривать все как проект означает, что вы потратите много времени на планирование
• Нет расписания для проверки недоработок — нет ясности, когда и нужно ли вам заниматься этими вопросами

10.

Матрица Эйзенхауэра

Обзор

Метод управления временем, при котором задачи распределяются по приоритетам, известен как матрица Эйзенхауэра — этот метод основан на маркировке каждой задачи как важной / не важной и срочной / несрочной.

Вы оцениваете задачи по важности и срочности и решаете их в соответствии с этим.

Матрица Эйзенхауэра названа в честь американского президента Эйзенхауэра, который был известен своей продуктивностью во время своего пребывания в должности.

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, установка приоритетов, однозадачность, отказ от отвлекающих факторов, умные цели, правильное делегирование задач

Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, пропущенные сроки, многозадачность

Как это работает

Составьте список всех ваших задач и разделите их на 4 квадранта:

• 1 квадрант — Задачи важные и срочные.Вы должны сделать это немедленно.
• 2-й квадрант — Задачи важные, но несрочные. Вы должны составить план, когда будете их решать.
• 3-й квадрант — Задачи не важные, но срочные. Вы должны делегировать эти задачи своим коллегам.
• 4-й квадрант — Задачи, не важные и не срочные. Вам следует полностью исключить их из своего расписания.

Преимущества

• Простой принцип приоритизации задач
• Позволяет рассмотреть, какие задачи вы можете делегировать или исключить.

Недостатки

• Могут возникнуть сложности с определением важности и срочности задач
• Существующая предвзятость может помешать вам полностью реализовать эту технику — вы почувствуете побуждение сосредоточиться на неотложных задачах, которые не обязательно являются важными

11.

Биологический прайм-тайм

Обзор

Ваше биологическое прайм-тайм — это время суток, когда у вас самый высокий уровень энергии, поэтому вы, скорее всего, будете продуктивны в своей работе.

Как только вы определите свое биологическое прайм-тайм, вы сможете распределить на это время свои самые важные и приоритетные задачи.

Термин «биологический прайм-тайм» был впервые введен Сэмом Карпентером в его книге «Работа с системой»

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, расстановка приоритетов, избегание отвлекающих факторов, SMART-цели

Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование

Как это работает

• Вам придется поэкспериментировать с вашей работой в течение нескольких дней, скажем, 20 дней
• Отслеживайте вашу концентрацию, энергию, мотивацию и объем внимания в эти дни
• Лучше всего отслеживать эти переменные в течение фиксированного периода времени, например, с 9 утра до 5 вечера каждый день
• График результатов каждый час и каждый день
• Через 20 дней проанализируйте свои результаты — вы обязательно заметите, что определенное время суток выделяется как время, когда вы могли выполнять больше всего работы
• После того, как вы определили наиболее продуктивные часы дня в течение этих 20 дней, начните распределять на это время свои будущие приоритетные задачи
• Распределите менее важные задачи по периодам времени, когда вы заметили, что ваша концентрация, уровень энергии и продолжительность концентрации внимания низкие

Преимущества

• Вы определите, когда вы наиболее продуктивны, и сможете распределить все важные задачи на этот период времени
• Вы определите, когда вы менее продуктивны, и сможете выделить менее важные, но все же важные действия, такие как управление электронной почтой и телефонные звонки

Недостатки

• Вам придется часто настраивать и изменять свой распорядок дня и отслеживать его в течение более длительного времени, если вы хотите правильно определить свое биологическое прайм-тайм.
• Если вы кому-то подчинены и должны придерживаться дедлайнов, зная, что ваше пиковое биологическое время бесполезно — вам придется работать в соответствии с запросами и сроками начальства.

12.

Журнал производительности

Обзор

A 18 Journal чем-то похож на обычный дневник, только вы не делаете в нем никаких личных мыслей, вы в основном отмечаете свои действия — действия, которые вы можете завершить, а затем поразмышлять.

Эта техника универсальна для действий, в которых вы отмечаете, поэтому вы можете:

• Запишите свои идеи и рабочие мысли — вы сможете воплотить их в жизнь позже
• Запишите все задачи, которые вы выполнили за день — действия, которые вы выполнили, и вы можете размышлять над
• Перечислите все задачи, которые вам предстоит решить на следующий день — действия, которые вас ждут

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, расстановка приоритетов, SMART-цели

Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, несоблюдение сроков

Как это работает

1. Каждый день составляйте свой список дел в записной книжке или в соответствующем программном обеспечении — делайте задачи простыми, понятными и доступными
2. Отслеживайте количество времени, необходимое вам для завершения каждого элемента — вы можете использовать Clockify для этой цели и сохранять элементы из вашего списка дел как записи времени
3. Проанализируйте свои временные результаты и соответствующим образом скорректируйте свои будущие списки дел
4. Для получения дополнительной информации вы также можете:
   • Оцените свою продуктивность для каждого элемента по шкале от 1 до 10
   • Составьте список, что вас отвлекает (социальные сети, YouTube, ваш телефон), чтобы с большей вероятностью их избежать
   • Разбейте каждый пункт в вашем списке дел на более мелкие, более управляемые задачи
   • Помимо задач, установите цели, которые вы хотите достичь с помощью этих задач или групп задач
5. Подумайте о своем дне, записав комментарии к:
   • Какие задачи вы успешно выполнили
   • С какими проблемами вы столкнулись
   • Смогли ли вы их преодолеть

Преимущества

• Хранит всю вашу историю производительности — у вас будут все ваши идеи, списки дел, сроки выполнения задач и проектов в одном месте
• Запишите свои проблемы, чтобы избавиться от стресса

Недостатки

• Журнал может стать неструктурированным — многое зависит от вашей способности структурировать журнал, так как для этого нет четких правил.
• Возможно, слишком подробный отчет о результатах вашей продуктивности — вам, возможно, придется потратить некоторое время на поиск, чтобы найти список прошлых дел, прокомментировать конкретную задачу и аналогичные элементы в журнале

13.

Метод Сайнфельда

Обзор

Особая календарная система, которая, как утверждается, была вдохновлена ​​цитатой Джерри Сайнфельда о продуктивности: «Не рвите цепочку».

Каждый день, когда вы работаете над умением, вы отмечаете этот день красным и формируете цепочку «красных» дней. Если вы не работаете день, вы не отмечаете его красным, и вы «разрываете цепочку».

Навыки управления временем, которые он улучшает : SMART цели

Решает : пропущенные сроки

Как это работает

Например, вы хотите улучшить свои навыки программирования:

1. Вы получаете красный маркер и большой календарь, который показывает все дни в году
2. Каждый день, когда вы кодируете, даже на короткий период времени, вы отмечаете этот день красным маркером
3. Дни, отмеченные красным, продолжают увеличиваться по мере того, как вы продолжаете кодировать каждый день, и они образуют цепочку
4. Если вы пропустите день кодирования, вы не отметите этот день красным цветом и «разорвете цепь».
5. Кодируйте каждый день, чтобы «не разорвать цепь»

»
Преимущества

• Наблюдая за ростом цепочки дней, отмеченных красным, вы почувствуете мотивацию продолжать ее и каждый день совершенствовать свои навыки.
• Вы будете стремиться работать и прогрессировать каждый день, поэтому у вас будет меньше шансов откладывать дела на потом, когда вы спешите сделать какую-то работу до конца дня

Недостатки

• Каждый день вы должны выбирать задачу, которая соответствует вашим навыкам, но также достижима, что может быть непросто
• Иногда вам будет сложно найти время для работы из-за других приоритетов и обязательств, поэтому вам, возможно, придется «разорвать цепочку».

14.

Правило 10 минут

Обзор

Вы говорите себе, что поработаете над задачей 10 минут. По истечении 10 минут вы определяете, останетесь ли вы или продолжите.

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, управление стрессом, однозадачность, установка приоритетов

Проблемы, которые он решает : многозадачность, пропуск перерывов

Как это работает

1. Выберите задачу
2. Немедленно приступить к работе
3. По прошествии десяти минут подумайте о своей сосредоточенности и терпении: вы хотите прекратить работу над задачей или вы хотите продолжить еще 10 минут?
4. Работайте в течение 10-минутных периодов времени, пока вы не захотите прекратить работу над этой задачей в течение дня

Преимущества

• Разбивка задачи на небольшие отрезки времени поможет вам получить импульс, потому что вы обязаны работать над ней только 10 минут за раз
• Когда вы работаете всего 10 минут за раз, вы не чувствуете себя перегруженным даже при выполнении больших задач
• Учитывая, что 10 минут — это небольшой промежуток времени, есть вероятность, что вы продолжите работать еще несколько 10-минутных сетов после первого.
• Начало работы сразу после выбора задачи означает, что у вас не будет времени на негативные мысли и прогнозы
• Меньше шансов откладывать дела на потом — у вас появится привычка сразу же приступать к работе
• С психологической точки зрения, 90-минутную задачу легче решать как блоки 9×10 минут

Недостатки

• Остановка каждые 10 минут, чтобы подумать, не встанете ли вы еще на 10 минут работы, может отвлекать, особенно если вы погрузились в задачу

15.

Список дел

Обзор

Вместо того, чтобы перечислять то, что вам нужно сделать, вы перечисляете свои достижения и задачи, которые вы уже выполнили за определенный период времени.

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, управление стрессом

Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование

Как это работает

1. В конце каждой рабочей недели выделяйте 10-15 минут, чтобы записать все, что вы сделали
2. Рядом с каждым элементом укажите то, что вы узнали во время работы над ним
3. Также для каждого элемента отметьте, что вы могли бы сделать по-другому в следующий раз, чтобы улучшить свои результаты

Преимущества

• Позволяет оценить объем проделанной работы и объем работы, которую вам осталось выполнить
• Это мотивирует видеть, сколько вы достигли за определенный период времени
• Простой способ отслеживать свой прогресс

Недостатки

• Знание того, что вы закончили на данный момент, дает вам общее представление о том, какой объем работы у вас есть на предстоящий период, но вы не получаете никаких подробностей — никаких установленных сроков, никакого конкретного количества задач и проектов

16.

Список запретов

Обзор

В отличие от классического списка дел — вы перечисляете все задачи и действия, которые не будете выполнять.

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, управление стрессом

Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование

Как это работает

1. Вы составляете список перед каждым рабочим днем ​​
2. Отметьте все задачи, идеи и привычки, которые вы НЕ стремитесь делать или думать о
3. Это могут быть отвлекающие факторы, чрезмерно амбициозные идеи, над которыми объективно некогда работать, или вредные привычки, от которых вы хотите отказаться.
4. Включите слово «Не следует» перед каждым элементом в списке.
5. Перечеркните каждый предмет в конце дня, если вам удалось его избежать

Преимущества

• Перечислив все виды деятельности, на которых вы больше не сосредотачиваетесь, вы мысленно отпустите их и освободите больше времени для важных дел
• Держит вас под контролем в отношении ваших вредных привычек, таких как времяпрепровождение в социальных сетях, когда вам следует работать
• Облегчает делегирование задач, так как вы сможете определить, какие задачи вы выполняете, но вместо этого следует делегировать

Недостатки

• Не дает указаний на задачи, которые вы должны выполнить

17.

Flowtime Technique

Обзор

Вы устанавливаете определенный период времени от 10 до 90 минут и используете его в качестве экспериментальных временных рамок для своей работы. Если вы обнаружите, что можете сосредоточиться после истечения периода времени, продолжайте работу. Если вы обнаружите, что больше не можете сосредоточиться, сделайте перерыв.

Эта техника восходит к технике Помидора, но она менее жесткая с точки зрения времени на рабочие сессии и перерывы. Это также похоже на технику Timeboxing, только вам предлагается подумать, продолжите ли вы работать по истечении времени, а не принудительно останавливать.

Flowtime был разработан инженером-программистом Дионатаном Моура в 2015 году.

Навыки управления временем, которые он улучшает : управление стрессом, однозадачность

Проблемы, которые он решает : многозадачность

Как это работает

С предварительно установленным количеством минут для начальной рабочей сессии:

Выберите задачу
1. Решите поработать определенное количество времени (например, 30 минут) и установите таймер
2. Вы работаете до остановки таймера
3. Затем вы думаете, сможете ли вы сосредоточиться на задаче еще несколько минут.Например, если вы обнаружите, что можете сосредоточиться еще на 10 минут, установите будильник на 10 минут
4. Когда истекут 10 минут, спросите себя, сможете ли вы сосредоточиться на большее время
5. В любой момент, когда заданный период времени истекает (через 30 минут или после дополнительных 10 минут), если вы обнаружите, что больше не можете сосредоточиться, сделайте перерыв

Вы можете запустить таймер в Clockify, как только начнете работать. Остановите таймер, чтобы узнать, сколько времени вы потратили на этот рабочий сеанс.Когда почувствуете, что вам нужен перерыв, прекратите работу

Преимущества

• Вы получаете преимущества рабочих сессий / перерывов в Pomodoro + больше свободы в выборе продолжительности рабочих сессий и перерывов
• Если вы считаете, что ваш первоначальный выбор количества минут для рабочего сеанса слишком велик, вы можете изменить его в следующий раз.
• Используя счетчик времени, чтобы увидеть, когда вы наиболее продуктивны, вы можете узнать, когда вы можете сосредоточиться дольше всего

Недостатки

• Отсутствие установленного времени для продолжительности рабочего сеанса может привести к тому, что вы забудете о перерывах и рискуете выгорать
• Задачи синтаксического анализа полностью зависят от вас — вам может не удастся разбить их на управляемые блоки
• Общее отсутствие правил

18.

Наибольшая цель

Обзор

Вы определяете свою самую важную цель и каждый день выделяете время для работы над ней.

Грег Маккеун разъяснил эту концепцию в своей книге «Эссенциализм: дисциплинированное стремление к меньшему».

Навыки управления временем, которые он улучшает : цели SMART, эффективное планирование, управление стрессом, однозадачность, установка приоритетов

Проблемы, которые он решает : многозадачность, неэффективное планирование

Как это работает

1. Вы выбираете свою наивысшую цель
2. График работы 2 часа каждый день
3. Лучше всего запланировать эти 2 часа на раннее время суток, когда большинство людей спит, чтобы никто вас не отвлекал
4. Придерживайтесь графика
5. Избегайте социальных сетей, YouTube и других отвлекающих факторов в это время
6. Работайте только над своей главной целью в течение этих 2 часов
7. Оставьте остаток дня для других дел

Преимущества

• Работая над задачей непрерывно в течение 2 часов, вы тренируете свои способности к глубокой работе
• Скорее всего, вы добьетесь большого прогресса в выполнении задач, которые приведут к вашей главной цели, поскольку вы будете уделять им время каждый день

Недостатки

• Нет инструкций о том, как избегать отвлекающих факторов, которые представляют большую угрозу для вашего 2-часового рабочего пузыря
• Когда вы только начинаете, 2 часов целенаправленной работы может быть слишком много для выполнения
• Напротив, опытные практики могут посчитать, что 2 часа — это слишком мало времени, но им разрешается работать над своей главной целью только в эти фиксированные временные рамки.

13 Техники управления временем безумно продуктивных людей Дэн Сильвестр

Применение хороших методов управления временем в своей жизни — это не значит втиснуть в свой день как можно больше задач.

Речь идет об упрощении вашей работы, ускорении и улучшении работы. Так у вас будет больше времени для игр, отдыха и занятий любимым делом.

Дело в том, чтобы работать умнее, а не усерднее.

У всех нас 24 часа в сутки. Это , как мы используем те часы , которые определяют нашу работу.

Вы не можете хранить время, одалживать его или сохранять для дальнейшего использования. Вы можете только решить, как лучше потратить их на деятельность более высокой, а не низкой ценности.

Управление временем — это игра из вариантов : проекты, которые нужно реализовать, задачи, которые необходимо выполнить, процедуры, которым нужно следовать.

«Управление временем не является второстепенным видом деятельности или навыком. Это основной навык, от которого зависит все остальное в жизни ». — Брайан Трейси

Ниже вы найдете список моих любимых методов управления временем.

Хотите сосредоточиться на важных делах, сделать больше и повысить свою производительность?

Применяйте этот набор принципов, правил и навыков, поскольку они изменят ваше отношение к времени.

1. Отслеживайте свое время

Знаете ли вы, сколько времени вы тратите на каждую задачу? Большинство из нас может догадываться, но наши оценки обычно неверны.

Учет рабочего времени — это метод управления временем, используемый для учета рабочего времени. Это помогает измерить рабочее время и дает информацию о том, сколько времени мы тратим на каждую конкретную задачу.

Как отследить свое время?

Чтобы сделать это вручную, используйте электронную таблицу. Каждые 30 минут записывайте, над чем вы работали.

Или вы можете использовать приложение для учета рабочего времени.Приложения для учета рабочего времени могут помочь вам предоставить реальные данные о вашей производительности.

RescueTime — бесплатное приложение, которое точно отслеживает, как вы проводите время за компьютером. В конце недели вы получите отчет о том, как вы проводите время. Вы также можете проверить другие показатели, например время, затраченное на каждую конкретную задачу.

Через пару недель вы начнете замечать паттернов и знать, где и как уходит ваше время.

Зная, как вы используете свое время, вы можете разработать план атаковать ваши утечки и избавиться от них.

Учет времени — это мощный метод управления временем. Имея реальные данные о своей работе, вы откроете для себя понимание того, как вы можете повысить свою производительность.

2. Блокировка времени

Иногда кажется, что ваше расписание контролирует вас. Так много дел и так мало времени.

Недостаточно составлять списки дел и отчаянно пытаться их закончить. Он не придает распорядку дня или распорядку дня.

Вам необходимо внести важный элемент: время .

Для этого начните связывать задачи со временем. Определите, когда задача будет выполнена и сколько времени это займет.

Если это звучит просто, то потому, что это так.

Блокировка времени — это метод, в котором вы объединяете управление задачами и календарь . Вы создаете «блоки» времени в своих днях и назначаете им задачи, на которых нужно сосредоточиться.

Каждая задача помещается в свой временной блок. Никаких перерывов.

С блокировкой времени ваше расписание полностью заполнено.Рабочие задания, общественные мероприятия и отдых. Все распланировано и расставлено по приоритетам.

Самое замечательное в этой технике тайм-менеджмента то, что она заставляет вас понять, как тратить свое время.

Это эффективнее и продуктивнее, чем бесконечные списки дел.

3. Съешьте эту лягушку

Из «Съешьте эту лягушку» Брайана Трейси:

« Вы не можете съесть всех головастиков и лягушек в пруду. Но вы можете съесть самую большую и некрасивую, и этого будет достаточно, по крайней мере, на время.”

Каждый день определяйте наиболее важных задач для вас . Это твоя лягушка. Это задача, которая оказывает наибольшее влияние на вашу работу.

Начните свой день с борьбы с этой лягушкой. Дисциплинируйте себя, чтобы приступить к своей самой важной задаче и работать без перерывов.

Почему это работает?

Потому что этот простой метод тайм-менеджмента приносит выигрыш в начале дня. И это создает импульс и ощущение достижения .Вот как вы достигаете больших целей: небольшие постоянные усилия, каждый день.

Помните:

Не поддавайтесь искушению сначала взяться за самые простые задачи. Всегда начинайте свой день с лягушки.

Но что происходит, когда у вас много лягушек?

У Марка Твена есть ответ:

«Если ваша работа — съесть лягушку, лучше всего сделать это с утра. А если ваша работа — съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую ».

Итак:

Съешьте лягушку первым делом с утра.

А если у вас больше одной лягушки, сначала съешьте самую большую .

4. Техника Помидора

Мозг может сосредоточиться только на одной вещи за раз. Переключение между задачами приводит к значительным потерям для вашей работы и производительности.

The Pomodoro Technique — это простая система управления временем, которая заставляет вас выполнять однозадачных .

Это один из простейших, но наиболее эффективных методов управления временем.

Выключите все отвлекающие факторы и установите таймер на 25 минут.В течение этого времени вы можете работать только над одной задачей.

25 минут звучит не так много. Но это 25 минут полностью непрерывной глубокой работы .

С этого момента делайте это каждый день, чтобы у вас выработалась привычка работать с Pomodoro Productivity.

Как техника Помидора экономит время?

Все просто. Идея заключается в том, чтобы создать ощущение срочности.

Вместо того, чтобы чувствовать, что у вас есть целый день для выполнения ваших задач, вы знаете, что у вас есть только 25 минут, чтобы добиться максимального прогресса.

Кроме того, заставляет делать перерывы. Это важно, чтобы вы не теряли свежести в течение рабочего дня. Невозможно часами сидеть за компьютером, не чувствуя усталости.

5. Матрица Эйзенхауэра

Знание того, как расставить приоритеты в работе, является важным методом управления временем. Когда все в приоритете, ничего нет.

Не все задачи одинаковы. Матрица Эйзенхауэра (также известная как Срочная — Важная матрица) поможет вам обнаружить ваши самые важные задачи.

Задачи могут быть разделены на 4 сектора:

1. Срочные и важные
2. Несрочные и важные
3. Срочные и неважные
4. Несрочные и неважные

Вот как им пользоваться:

1. Запишите все свои задачи. Не беспокойтесь о заказе (пока)
2. А теперь определите, что срочно и важно. Отметьте срочные задачи буквой «U», а важные — буквой «I».Задачи могут иметь одну, обе или ни одной.
3. Вставьте каждую задачу в квадрант и выполните соответствующее действие. Работайте сразу над задачами Q1; планировать задачи Q2; для третьего квартала — делегат; удалить задачи Q4.

Чтобы быть более продуктивным, тратит больше времени на деятельность во втором квартале . Это задачи, которые важны для вас и вашей работы, но не являются срочными.

По словам Дуайта Д. Эйзенхауэра:

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно.”

Используйте Матрицу Эйзенхауэра каждое утро. Это эффективный инструмент тайм-менеджмента, который поможет вам оценить ваши задачи.

6. Работайте вокруг своих уровней энергии

Уровни энергии влияют на производительность. Таким образом, вы должны планировать критически важные работы на периоды максимальной производительности.

Найдите наиболее продуктивные часы и запланируйте Deep Work на эти периоды.

Когда у вас мало энергии, работайте над малоценными и низкоэнергетическими задачами (известными как « мелкая работа» ).

Например:

Если вы наиболее продуктивны по утрам, выполняйте в этот период наиболее важную работу.

После обеда у вас может резко упасть энергия. Это прекрасное время, чтобы очистить свой рабочий стол, проверить электронную почту или обновить таблицы.

Чтобы определить, когда у вас больше всего энергии, оценивайте вашу энергию от 1 до 10 каждые 30 минут в таблице в течение нескольких недель. В конце концов, вы сможете определять закономерности.

Уровни энергии также меняются в зависимости от дня недели.Вторник кажется самым продуктивным днем ​​для большинства людей. Найдите свои шаблоны.

Вот как вы можете организовать свою неделю в соответствии со своим уровнем энергии:

• Понедельник: Энергия в выходные дни возрастает. Запланируйте малопотребляемые задачи, такие как постановка целей, организация и планирование
• Вторник, среда: Пик энергии. Беритесь за самые сложные задачи. Вы можете писать, проводить мозговой штурм, планировать свое время для работы
• Четверг: Энергия начинает убывать.Планируйте встречи, особенно когда вам нужен консенсус.
• Пятница: Самый низкий уровень энергии. Занимайтесь открытой работой, долгосрочным планированием и построением отношений.

7. Устранение отвлекающих факторов

Отвлекающие факторы снижают вашу продуктивность и концентрацию.

Перефокусировка после прерывания (исследования) занимает около 23 минут.

В «The ONE Thing» Гэри Келлер проиллюстрировал, что происходит, когда вас прерывают:

Вот правда:

Полчаса Полная концентрация более продуктивна, чем 2 часа переключения между задачами.Избавьтесь от отвлекающих факторов в своей работе, чтобы избежать затрат на переключение задач.

Чтобы не отвлекаться:

• Отключите все уведомления на телефоне и компьютере
• Не оставляйте телефон на рабочем месте
• Используйте наушники с шумоподавлением. Коллеги с меньшей вероятностью будут вас перебивать, если вы выглядите подключенным и выполняете задачу
• Сохраняйте статьи в Pocket или Instapaper и читайте их позже
• Отключите Wi-Fi, если он не нужен для выполнения задачи
• Не используйте социальные сети на работе.Не удержишься? Запланируйте «время для отвлечения внимания» на весь день.
• Переведите свой телефон и приложения (такие как Slack, Hangouts и Messenger) в режим «Не беспокоить».
• Измените свой почтовый ящик на GTD Gmail, чтобы работать с электронной почтой продуктивно. Вы также можете использовать паузу в папке «Входящие», чтобы не получать новые электронные письма.
• Если у вас есть офис, закройте дверь

8. Следуйте правилу 80/20

Правило 80/20 гласит, что “ 80% выходных данных или результатов будут получены из 20% входных данных или действий ».

Другими словами:

Именно мелочи составляют большую часть результатов.

Чтобы более эффективно управлять своим временем, сосредоточьтесь на 20% ваших задач, которые приносят 80% результатов. Используйте эту технику управления временем для выполнения самых важных задач.

Вот и другие вопросы, которые следует задать себе, используя правило 80/20:

• Являются ли 20% электронных писем 80% важными разговорами?
• 80% отвлекающих факторов происходят из 20% источников?
• Доставляют ли 20% ваших задач 80% удовольствия от работы?
• 80% проблем возникают в 20% проектов?
• 80% клиентов используют только 20% функций программного обеспечения?
• 20% клиентов подают 80% жалоб?

9.Пакетная обработка

Пакетная обработка — это , группирующая похожие задачи и выполняющая их вместе . Идея состоит в том, чтобы сосредоточиться на задачах реже и дольше.

Когда вы обрабатываете все электронные письма за один присест или готовите целую неделю в воскресенье, вы выполняете пакетную обработку.

Этот метод управления временем позволяет эффективно работать над многими задачами. Таким образом, вы не потеряете свой поток, так как занятия требуют схожего мышления (чтобы узнать больше о потоке, прочтите о канале потока).

Пакетная обработка заставляет ваш мозг сосредоточиться на одном типе задач за раз. Таким образом сокращается время запуска и замедления, уменьшается ежедневный беспорядок и улучшается фокусировка.

Чтобы определить, какие задачи вам следует складывать, начните с записи всех ваших действий на день и неделю. Вы можете объединить те, которые требуют схожего мышления.

Попробовать и при необходимости можно переставить.

Вот несколько задач, которые вы можете объединить вместе:

• Выделение всех сообщений вашего блога на предстоящую неделю за один присест
• Обработка всех сообщений: электронные письма, Slack и телефонные звонки
• Одновременное обновление нескольких связанных листов time
• Выполнение всех ваших поручений — покупка продуктов, химчистка, почта — за один раз

Чтобы обрабатывать партии быстрее, работайте над аналогичными задачами в течение определенного периода времени, используя технику Pomodoro.

10. Автоматизация задач

Вам нужно выполнять одни и те же задачи каждый день (или неделю) снова и снова?

Если вы не автоматизируете их, вы зря тратите драгоценное время. Тысячи часов в год.

Использование автопилота для некоторых повседневных задач является ключом к умной работе.

И хорошая новость: вы можете использовать это дополнительное время для глубокой работы или для перерывов.

Вот некоторые задачи, которые вы можете выполнить на автопилоте менее чем за 10 минут:

• Создавайте шаблоны ответов в Gmail для писем, которые вы продолжаете писать снова и снова
• Установите напоминания в Календаре Google, чтобы ничего не забыть
• Вычитайте свое письмо с помощью Grammarly
• Используйте Buffer для планирования и автоматизации ваших публикаций в социальных сетях заранее
• Используйте LastPass для заполнения онлайн-форм и сохранения всех ваших паролей в одном месте
• Создавайте шаблоны электронных таблиц для задач, которые вы должны выполнять каждую неделю или месяц

11.Планируйте свой день

Один из лучших способов улучшить свое время — это спланировать, как вы собираетесь его использовать.

Ритуал ежедневного планирования защищает вас от хаоса и задает направление вашему дню.

Планируя свое время, вы лучше подготовитесь к предстоящим вызовам. Таким образом, у вас не останется места для откладывания на потом. Вы будете работать быстрее и плавнее, чем когда-либо прежде.

Когда следует планировать свой день? У вас есть два варианта: накануне вечером или первым делом утром.

Потратьте несколько минут на написание всего, что вам нужно сделать.

Что должно быть в вашем списке дел? Задачи, которые помогут вам двигаться к вашим профессиональным и личным целям.

12. Список того, чего нельзя делать

В математике есть метод решения задач, называемый инверсией . Вы начинаете с результата и двигаетесь в обратном направлении, чтобы вычислить причину.

Инверсия — мощный инструмент. Это заставляет вас раскрыть скрытые убеждения относительно проблемы, которую вы пытаетесь решить.

Вам нужно подумать о том, как свести к минимуму негативы, а не максимизировать положительные.

Допустим, вы хотите повысить производительность.

Думая вперед, вы бы перечислили все, что вы могли бы сделать, чтобы быть более продуктивным. Но если посмотреть на проблему с помощью инверсии, вы подумаете о всех возможных действиях, которые могут снизить производительность.

Введите список того, чего нельзя делать.

Создайте свою собственную, записав все привычки, от которых вы хотите отказаться, и действия, которые вы хотите удалить из своей жизни.

Визуализируйте свой обычный рабочий день — долгие встречи с людьми, которые вам не нравятся, скучные повторяющиеся задачи — и приступайте к работе.

Составьте список того, чего нельзя делать, включив в него все привычки, которые вы хотите удалить из своей жизни. Используйте его как ориентир того, что вы не позволяете в своей жизни.

Вот несколько примеров:

• Не пишите по электронной почте первым делом утром и последним вечером
• Никаких утренних встреч
• Не говорите «да», если не уверены на 100%, что сможете доставить
• Не пейте кофе днем ​​
• Не соглашайтесь на встречи или звонки, у которых нет четкой повестки дня или времени окончания

Причина, по которой инверсия работает, проста: То, что вы не делаете, определяет то, что вы можете делать .

По словам Стива Джобса:

«Люди думают, что сосредоточенность означает сказать« да »тому, на чем вы должны сосредоточиться. Но это вовсе не то, что это значит. Это означает отказ от сотен других хороших идей. Инновации говорят «нет» 1000 вещам ».

13. Установка временных ограничений

Ваша продуктивность повышается, когда вы выбираете определенное время для выполнения определенной задачи. Вот почему мы устанавливаем дедлайны.

Закон Паркинсона гласит: «работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения».

Итак, если вы сокращаете время, необходимое для выполнения задачи, вы заставляете свой мозг сосредоточиться и завершить ее.

Устанавливайте сроки, даже если в этом нет необходимости. Планируйте меньше времени на выполнение задач и заставляйте свой мозг сосредоточиться.

Вот пример:

Вам нужно просмотреть электронное письмо и ответить на него, что обычно занимает около 20 минут.

Теперь сократите доступное время до 10 минут, установите таймер обратного отсчета и постарайтесь изо всех сил, чтобы его победить.

Таймер создает ощущение срочности и заставляет сосредоточиться и действовать более эффективно.

Используйте крайние сроки и ограничения по времени в своих интересах. Даже если у вас нет крайнего срока, установите его. Ваш мозг это признает.

Зная, что у вас есть только один час, чтобы заполнить отчет, вы не потеряете 20 минут на Facebook.

О методах тайм-менеджмента

Так легко увязнуть в своих делах, что мы забываем получать удовольствие от того, что делаем. Конечная цель работы — получение удовольствия.Вы хотите проводить больше времени, занимаясь тем, что вам нравится.

Работа может и должна приносить удовольствие. Это развлечение стимулирует мотивацию, страсть, творчество и продуктивность. Бояться своей работы, и никакие методы тайм-менеджмента вам не помогут.

Некоторые из лучших методов управления временем очень просты и понятны. Другие немного сложнее, но вы можете легко применить их все в своей повседневной жизни.

Но помните: все разные .

Это техники тайм-менеджмента, которые я считаю полезными в своей жизни, но, возможно, нет.Выбирайте те, которые работают на вас, и продолжайте пытаться улучшить свои собственные практики.

Регулярно переоценивайте и думайте о том, как улучшить свои навыки управления временем.

7 основных навыков и стратегий управления временем для работы

Получите правильные дела за меньшее время с этими навыками управления временем

Эта статья впервые появилась в блоге Сюзанны Мэдсен Developing Project Leaders . Последняя книга Сюзанны, «Сила проектного лидерства» — доступна через Amazon.

Чтобы продвинуться по карьерной лестнице, успешно реализовать свои проекты и получить повышение по службе или повышение заработной платы, вы должны научиться постоянно сосредотачиваться на деятельности, которая приносит максимальную пользу вашим проектам и вашим клиентам. Чем лучше вы сможете сохранять концентрацию и управлять своим временем, тем большего вы достигнете и тем легче вам будет вовремя покинуть офис.Навыки эффективного тайм-менеджмента не только позволяют добиться лучших результатов на работе, но также помогают выдерживать стресс и вести более полноценную жизнь вне работы.

Следующие стратегии помогут вам сделать правильные вещи за меньшее время.

1. Начните свой день с четкой цели.

Первым делом вашего дня, связанным с работой, должно быть определение того, чего вы хотите достичь в этот день и чего вы обязательно должны сделать. Проясните это, прежде чем проверять электронную почту, отвечать на запросы и решать проблемы.Для того, чтобы четко сфокусировать свой день, может потребоваться всего пять минут, но вы сэкономите несколько часов потраченного впустую времени и усилий.

2. Имейте динамический список задач.

Записывайте в список задачи и действия, которые вы должны выполнить, и регулярно обновляйте его в течение дня. Часто пересматривайте этот список и добавляйте новые элементы, как только они появляются. Убедитесь, что ваш список дает вам краткий обзор всего, что срочно и важно, и не забудьте включить стратегические действия и действия по налаживанию отношений, а также оперативные задачи.

3. Сосредоточьтесь на важных делах.

Прежде чем начинать что-то новое, определите деятельность, которая оказала бы наиболее положительное влияние на ваш проект, вашу команду и вашего клиента, если бы вы занялись этим прямо сейчас. Не поддавайтесь искушению убрать сначала более мелкие и неважные предметы. Начни с самого главного.

• Чтобы помочь вам определить, на каких делах следует сосредоточиться в первую очередь, задайте следующие вопросы:
• В чем сейчас больше всего от меня нуждается мой клиент или моя команда?
• Что вызовет больше всего проблем, если этого не сделать?
• Какой самый большой вклад я могу сделать прямо сейчас?
• Какие стратегические задачи мне нужно решить сегодня, чтобы помочь нам работать эффективнее завтра?

4.Сведите к минимуму перерывы.

Чем больше у вас в течение дня времени для работы над важными задачами, тем эффективнее вы будете. Определите действия, которые мешают вашей работе, и найдите решение. По сути, один из самых важных навыков тайм-менеджмента — не отвлекаться. Например, не проверяйте электронную почту и не отвечайте на телефонные звонки, когда вы заняты чем-то важным. После того как вы прервали поток, восстановить его может быть сложно.Вместо этого приучите себя работать над задачей, пока она не будет завершена.

5. Хватит откладывать на потом.

Если вам трудно сохранять сосредоточенность или вы склонны откладывать дела на потом, вам может быть полезно создать внешнее обязательство на (крайний срок) для себя. Например, назначьте встречу на два дня, на которой вы представите свою работу, и к тому времени ваши действия должны быть завершены. Также очень эффективно выполнять самые неприятные задачи в начале дня и позволять себе небольшие награды после их выполнения.

6. Ограничьте многозадачность.

Многие из нас выполняют несколько задач одновременно и считают, что мы эффективны, когда делаем это, но данные свидетельствуют о том, что мы не можем эффективно сосредоточиться более чем на одном деле одновременно. Чтобы отказаться от многозадачности, попробуйте следующие советы: Планируйте свой день по блокам и выделяйте определенное время для встреч, ответных звонков и выполнения подробного планирования и анализа на рабочем месте. Когда вы обнаружите, что занимаетесь одновременно несколькими делами, остановитесь и посидите спокойно минутку.

7.Пересмотрите свой день.

Ежедневно просматривайте список задач по 5–10 минут перед тем, как покинуть офис. Похлопайте себя по плечу, если вы добились того, чего хотели. Если вы считаете, что ваши дневные усилия не оправдались, решите, что вы будете делать завтра по-другому, чтобы выполнить то, что вам нужно. Выйдите из офиса в приподнятом настроении, решив возобновить разговор на следующий день.

Совместно приложите усилия к этим важным навыкам управления временем, и ваши дни и проекты будут протекать намного проще!

Организации не просто хотят иметь общие цели, о которых знают только сотрудники высшего звена — они хотят ставить, отслеживать и измерять цели для всей компании.Загрузите нашу новую электронную книгу, чтобы узнать, как ваша команда может использовать OKR.

Экономьте время — присоединяйтесь к бета-тестированию

Лучше управляйте неопределенностью и добивайтесь большего с The New LiquidPlanner. Присоединяйтесь к нашей бета-программе и станьте первым, кто испытает совершенно новую платформу.

Присоединиться к бета-версии

Совершенствуйте свои навыки и методы управления временем

Техники — это совокупность навыков. Сила использования техник заключается в том, что эксперт уже отработал их за вас.Поэтому все, что вам нужно сделать, это применить их. Ниже приведены некоторые из основных текущих методов управления временем.

• Pomodoro: Созданный разработчиком программного обеспечения Франческо Чирилло, pomodoro — это метод управления временем, названный в честь итальянского слова «помидор». Чирилло вдохновил этот метод на томатный таймер, который он использовал, чтобы сосредоточиться во время учебы в университете. Вы устанавливаете таймер (не обязательно в форме помидора) на 25 минут и работаете над одной задачей или проектом.Когда таймер срабатывает, вы выполнили один помидор. Сделайте небольшой перерыв примерно на две минуты, во время которого вы можете просмотреть этот рецепт или поиграть с собакой. Снова установите таймер. Выполните четыре помидора. Затем сделайте более длительный перерыв.
• 18 минут: Этот метод взят из книги « 18 минут: найди свой фокус, мастер отвлекай и делай правильные вещи» , написанной Питером Брегманом. По сути, это работает так:
• Каждое утро выделяйте пять минут на то, чтобы решить, что вам нужно сделать в этот день и что поможет вам почувствовать, что вы чего-то достигли.
• Каждый час потратьте одну минуту на размышления о том, продуктивно ли вы использовали этот час.
• Каждый вечер выделяйте пять минут на оценку того, чему вы научились и чего достигли за этот день.
• Реакция домино: Предложено автором Амитом Оффиром в его книге 24/8 — Секрет мегаэффективности за счет достижения большего за меньшее время , этот метод утверждает, что со временем некоторые виды деятельности имеют большую совокупную окупаемость, чем другие. Наиболее часто цитируемым примером реакции домино является написание книги, которая предположительно продолжает приносить доход даже после ее завершения.Например, с книгой вы можете получить интервью или приглашения поработать над другими проектами.
• Getting Things Done: Getting Things Done (GTD) — это методология организации и управления временем, разработанная Дэвидом Алленом и обсуждаемая в его книге с тем же названием 2001 года. Сам Аллен описывает это как «набор передовых практик, которые позволяют вам освободить больше места в голове, чтобы у вас было больше возможностей, внимания и способности сосредоточиться на самых важных вещах».

Система GTD состоит из пяти основных этапов:

• Собрать: Соберите все стикеры и счета, засоряющие ваше пространство, и запишите все встречи, идеи или задачи.
• Процесс: 400 раз в день в течение нескольких секунд просматривайте эти элементы. Просмотрите каждый из них в том порядке, в котором они появляются в вашем списке или почтовом ящике, чтобы решить, что вам нужно. Сможете ли вы выполнить задание? Вы можете делегировать это? Вам нужно подождать, чтобы закончить его, или вы можете подождать, чтобы закончить?
• Упорядочить: Выбросьте, отправьте в архив или добавьте в календарь или список дел.
• Обзор: Проверяйте свой почтовый ящик, календарь, список дел, свой офис или то, что у вас на уме, так часто, как вам нужно, чтобы сохранять ясность ума и не беспокоиться.
• Сделай: Начни или заверши свои задачи. В отличие от других советов, которые советуют в первую очередь выполнять сложные или неприятные задачи, GTD предлагает вам пытаться делать что-то в контексте по мере их возникновения.

Для Аллена прелесть системы в том, что вы можете начать, где бы вы ни находились, даже если вы сидите в лесу из стопок бумаг. «Все, что вам нужно сделать, это взять что-нибудь из кучи и сказать: Что это, черт возьми? и Что мне нужно делать дальше? Многие системы начинают с того, что вы должны ставить цели, организовываться, расставлять приоритеты, иметь цель и т. Д., и большинство людей говорят, Да, да, да, я должен . Но наша повседневная и повседневная жизнь вне нашего контроля, и если это выходит из-под нашего контроля, попытки поставить цели или установить более широкое видение просто сожгут еще больше предохранителей для нас ».

• Timeboxing: С помощью этого метода вы устанавливаете конкретную дату начала и крайний срок, тем самым ограничивая время для работы над задачей или проектом. Используйте это самостоятельно или с командой на рабочем месте. Scrum, структура для управления проектами, которая подчеркивает командную работу, подотчетность и постепенное продвижение к четко определенной цели, использует различные временные рамки, включая спринт, который представляет собой временной интервал в один месяц или меньше.
• POSEC: Этот метод тайм-менеджмента часто встречается в бизнес-справочниках и является риффом на иерархию человеческих потребностей Абрахама Маслоу. POSEC поможет вам достичь ваших целей ( самоактуализация на языке Маслоу), рекомендуя вам блокировать. Если вы правильно выполните этапы POSEC, вы сможете масштабировать иерархию Маслоу, чтобы достичь личного счастья. Шаги POSEC следующие:
• Расставьте приоритеты и определите свои цели и задачи, а также расположите их по наиболее важным и достижимым за отведенное время.
• Организуйте и определите, как лучше всего выполнять повседневные задачи, например кормить кошку или покупать продукты.
• Оптимизируйте и упростите дела, которые вы должны делать, но не хотите делать, чтобы у вас было больше времени и энергии для других дел.
• Экономьте и сокращайте несрочные вещи.
• Внести вклад. Достижение ваших целей и задач должно дать вам возможность отдавать что-то обществу. Вы также можете рассматривать этот шаг как отсроченный выигрыш от определенных действий.
• Методика COPE: Американский эксперт по производительности Пегги Дункан разработала методику совмещения, которая включает следующие этапы:

• Ясно: четко обозначьте свои цели.
• Организовано: Организуйте все, что вы должны сделать.
• Продуктивно: расставьте приоритеты для своих задач и целей.
• Эффективно: Работа над завершением приоритетных задач.
• Техника сортировки: Изобретенная во время наполеоновских войн для определения степени серьезности болезней солдат, вы можете применить эту базовую концепцию к любым вопросам организации и управления временем.Определите, к какой из этих трех категорий относятся ваши задачи:

• То, что важно, но не срочно. Планирование послесреднего образования вашего малыша важно, но еще не срочно.
• Вещи, которые являются пустой тратой времени. Например, научиться укладывать плитку и покупать все необходимые материалы для одного пола в ванной площадью 20 квадратных футов может не стоить усилий, если вы не планируете снова облицовывать кафелем другой пол в своей жизни.
• Вещи, требующие немедленных действий.Если вы студент, сдает экзамен SAT через неделю, вам нужно учиться прямо сейчас. Если вы менеджер магазина, а между покупателем и продавцом ведется ожесточенная перепалка, вам нужно немедленно разрядить ситуацию.
• Техника сортировки: Изобретенная во время наполеоновских войн для определения степени серьезности болезней солдат, вы можете применить эту базовую концепцию к любым вопросам организации и управления временем. Определите, к какой из этих трех категорий относятся ваши задачи:

• То, что важно, но не срочно.Планирование послесреднего образования вашего малыша важно, но еще не срочно.
• Вещи, которые являются пустой тратой времени. Например, научиться укладывать плитку и покупать все необходимые материалы для одного пола в ванной площадью 20 квадратных футов может не стоить усилий, если вы не планируете снова облицовывать кафелем другой пол в своей жизни.
• Вещи, требующие немедленных действий. Если вы студент, сдает экзамен SAT через неделю, вам нужно учиться прямо сейчас. Если вы менеджер магазина, а между покупателем и продавцом ведется ожесточенная перепалка, вам нужно немедленно разрядить ситуацию.
• Метод Эйзенхауэра или таблица тайм-менеджмента Кови: Мы можем проследить этот метод до Дуайта Эйзенхауэра, верховного главнокомандующего союзными экспедиционными войсками во Второй мировой войне и 34-го президента США. Это было вдохновлено его комментарием: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно». Организационный гуру Стивен Кови адаптировал этот метод в своей книге Семь навыков высокоэффективных людей . Кови придумал свою версию техники — сетку управления временем .Сетка представляет собой прямоугольник, содержащий четыре квадранта:

1. Срочно и важно: Сначала выполните эти задачи. Пример — бег за собакой, если она выбегает на улицу.
2. Важно, но не срочно: Поместите это в календарь, чтобы сделать позже. К ним относятся такие вещи, как чтение книги для профессионального развития или перемещение сеялки для чистки палубы.
3. Срочно, но не важно: Эти элементы включают прерывания, например чтение нежелательной почты вместо выключения телефона или компьютера.
4. Не срочно и не важно: Эти предметы несут наименьшую прямую ценность и отвлекают вас от ваших приоритетов.

Люди часто обнаруживают, что их деятельность относится к квадрантам 1 и 3. Постарайтесь сосредоточиться на деятельности квадранта 2. Хотя этих занятий зачастую легко достичь, они могут принести значительную пользу во всех сферах вашей жизни. Чтобы использовать сетку управления временем или матрицу , добавьте элементы списка дел в каждое поле по своему усмотрению.Вы также можете использовать матрицу в качестве инструмента анализа, сделав шесть копий и используя по одной на каждый день, чтобы отслеживать, как вы проводите время. В шестом экземпляре сложите еженедельные занятия для каждого квадранта и оцените, какой процент времени вы потратили на каждый из них. Мы включили шаблоны коробки Эйзенхауэра, которые вы можете скачать, распечатать и использовать для отслеживания собственного использования времени.

‌ Скачать шаблон матрицы управления временем — WORD

• A – B – C Метод: Руководители изначально использовали метод ABC для управления цепочкой поставок, чтобы определить, какие акции приносят наибольшую отдачу от затраченных усилий.В целях управления временем вы применяете эту технику, группируя задачи по категориям A, B и C. Подобно методу Эйзенхауэра, каждая категория представляет свой уровень приоритета:
• A = важно и срочно
• B = важно, но не срочно
• C = не важно и не срочно

Возьмите свой список дел и отнесите каждую из своих задач к соответствующей категории. Теперь в каждой группе расставьте приоритеты для каждой задачи. Например, сначала нужно выполнить задание A1 и так далее.

• Анализ Парето (зависимости времени от результата): Иногда люди называют это принципом 80-20. Часто уничижительно применяемый к человеческой деятельности, такой как работа и волонтерство, анализ Парето описывает воспринимаемое явление, при котором 20 процентов людей, как утверждается, производят 80 процентов результатов, в то время как остальные 80 процентов людей сидят и говорят о результатах. и судить о действиях других. Вы можете применять этот метод вдумчиво и без осуждения в своей личной жизни или в своей рабочей команде.Подумайте, какие действия или процессы приносят наибольшие результаты. Это должно стать основой ваших усилий.

• Как работают вместе методы ABC и Парето: Посмотрите на свою группу А и определите, какие задачи вы выполняете быстрее всего. Тогда сделайте это. Вы можете делать это за 20 процентов своего времени.

9 лучших методов управления временем для тех, кто теряется во время работы

Если вы взрослый, у вас, скорее всего, очень насыщенная жизнь, и вы стараетесь находить время для всего и делать все вовремя.Когда вы работаете, это может быть немного сложно. У вас есть миллионы задач, которые нужно выполнить за 8 часов! Но как вы собираетесь все это делать?

СВЯЗАННЫЙ С: МЕТОД «ТАЙМБОКСА» ЭЛОНА МАСКА ДЛЯ ЭФФЕКТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ

Мы знаем, что вы задаете себе этот вопрос каждый день, потому что мы все делаем это тоже! Нелегко разумно и правильно распорядиться своим временем и добиться максимальной эффективности. Однако; Есть несколько методов управления временем, которые помогут вам легко справиться с задачами.Чтобы помочь вам, мы перечисляем 9 техник тайм-менеджмента, которые вы можете попробовать!

1. Планируйте свой день до

Если вы планируете свой день раньше, вечером или перед тем, как начать работу, и составляете список, удивительно, что у вас будет время для всего, что указано в списке! Это один из самых проверенных методов тайм-менеджмента в мире.

Если вы заранее запишите все, что вам нужно сделать, возможно, в порядке от самого важного к меньшему, вы будете работать быстрее и эффективнее, чем раньше.

Источник: Мария Йовович / iStock

2. Научитесь говорить «нет»

Конечно, на своем рабочем месте вы хотите, чтобы вас называли трудолюбивым и практичным, но вы не можете сказать «да» всему, что может привести к тому, что вы превысите свои пределы и начнете беспокоиться о работе.

Нет ничего плохого в том, чтобы сказать «нет» дополнительной работе, чтобы делать свою работу более четко и правильно. Может быть, вы найдете кого-то, кто сделает работу лучше вас, и попытаетесь делегировать ее. Это полезнее для всех!

3.Расставьте приоритеты для целей

Не ставя цели, вы можете потеряться во время работы. Итак, вам нужно расставить приоритеты для ваших задач и все время начинать с самой важной. Когда вы выполняете самые важные и срочные задачи раньше, у вас будет больше времени для отдыха на остаток дня, и вы будете работать более эффективно.

4. Делайте перерывы

Никогда не забывайте делать перерывы во время работы! Если вы работаете много часов, вам может наскучить то, что вы делаете, и это может замедлить или убить вашу производительность.Но если вы будете делать регулярные перерывы, такие как короткий сон, 5 минут болтовни с коллегой, короткая прогулка, перерыв на кофе или телефонный звонок вашей второй половинке, это поможет вам вернуться к работе в лучшем и более хорошем состоянии. мотивированное состояние.

Источник: HAKINMHAN / iStock

5. Ставьте цели

Нет ничего более захватывающего, чем человек, который знает, что он хочет делать! Если вы ставите перед собой цели, неважно, ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно, вы сможете знать, чего хотите, и предпримете действия, чтобы их осуществить.

Если у вас есть цели, вы будете работать над их осуществлением. Вы станете более мотивированным, творческим и продуктивным. Вы никогда не сможете поверить в изменения в вашей рабочей силе, когда ставите перед собой цели. Просто попробуйте, и вы поймете, о чем мы говорим!

6. Избавьтесь от отвлекающих факторов

В современную эпоху отвлекают все. Возможно, в старые времена отвлекающим фактором мог быть кто-то в офисе, в который вы влюблены, но теперь это больше ваши смартфоны. У всех есть что-то отвлекающее на телефоне: для кого-то это Candy Crush, для кого-то Twitter, Instagram или Facebook, а для кого-то Tinder.

Или, может быть, у вас зависимость от текстовых сообщений. Но постоянная проверка телефона во время работы непродуктивна и, вероятно, не закончится успешно. Поэтому постарайтесь научиться говорить «нет» своему телефону во время работы и помните, что когда вы сделаете перерыв, вы можете проверить его еще раз.

Источник: Brankospejs / iStock

7. Вознаградите себя

Когда у вас будет награда в конце работы, вам станет легче работать над этим. Если вы знаете, что по окончании работы вы будете вознаграждены, вы сможете работать более мотивировано и продуктивно.Награда может быть любой; может быть, дорогая майка, которую вы видели в магазине, может быть, ваше любимое блюдо в ресторане или, может быть, билет в кино в новый фильм. Тебе решать!

Но мы уверены, что когда в конце задания есть награда, неважно, маленькая она или огромная, вы будете работать лучше, чем когда-либо, чтобы ее заработать!

8. Установите временные ограничения

Когда вы установите временные ограничения во время работы, вы поймете, что вы меньше задерживаетесь и больше работаете. Потому что это человеческая природа! Даже если вы устанавливаете ограничение по времени для своей работы, ваш мозг автоматически начнет думать о временных ограничениях и будет больше сосредоточен на работе.

Так вы будете более сконцентрированы на своей работе и будете более закрыты для внешних факторов. Попробуйте установить временные ограничения, когда будете работать в следующий раз, вы увидите, что на самом деле все работает очень гладко!

9. Выполните одну задачу

Хотя в современном мире многозадачность считается совершенным навыком сотрудника, на самом деле это вредно и может повредить ваш мозг! Когда вы имеете дело с более чем одной задачей одновременно, это снижает вашу продуктивность, и работа, которую вы выполняете, не совсем успешна.

Добавить комментарий Отменить ответ

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Комментарий *

Имя *

Email *

Сайт