Несколько раз за последнее время сталкивалась с выражением приемка…

2 июн, 2005 @ 08:50 Несколько раз за последнее время сталкивалась с выражением приемка товара. Первый раз поправила человека, а на второй уже задумалась: вдруг это — устоявшийся термин, а я просто не в курсе? Но, с другой стороны, существуют же акты приема-передачи товара (а не приемки-передачки). Всем, кто готов высказаться на данную тему — мое большое авансовое спасибо и хрестоматийный пирожок с полки. 🙂 Могу сказать только, что это выражение прописано у нас во всех официальных контрактах:) С грамоты.ру: СДАЧА — ПРИЕМКА Сдача материальных ценностей — приемка материальных ценностей. тогда следующий вопрос: чем «приемка» от «приема» отличается? имеются в виду сферы употребления— Приём, приём! — Что-что? — Билет, говорю! И задача при ём! (с)«Приемка — проверка соответствия качества, количества и комплектности товара его характеристике и техническим условиям, указанным в договоре купли-продажи». Яндекс нам поможет:)) С выражением «прием товара», честно скажу, по работе сталкиваться не приходилось:) Сейчас лежит передо мной на столе оформленный по всем стандартам бухгалтерский документ: «Акт сдачи-приемки выполненных работ». From: cedzip Date: Июнь, 2, 2005 07:21 (UTC) (Link) я вообще сталкивался с выражением «забор товара» «забор товара» (Link) Да, помним, как же, как же. Товар с заводов и фабрик в недавние времена имеено через ЗАБОР все и тащили. Re: «забор товара» (Link) Даже был фильм про какой-то мотор :)Может это професиональный жаргонизм? Как компАс или там запАсный выход?да вот пока из комментариев скорее следует, что это практически общепринятый термин. Я, собственно, с этим практически уже смирилась, только хотела окончательно удостовериться From: rollon Date: Июнь, 2, 2005 14:13 (UTC) (Link) Ушаков: ПРИЁМКА, приёмки, жен. То же, что прием в 1 ·знач. (разг. ). «После обхода палат началась приемка приходящих больных.» Чехов. Приёмка товара. Приёмка нового здания. Приёмка новой очереди мостов. Приёмка заказа. Помещение для приемки и хранения продукции. Ефремова: приёмка Процесс действия по знач. глаг.: принимать (2), принять. принимать 2) а) Получать что-л. в собственность, в свое распоряжение. б) Брать под свою ответственность.

Как принять товар при помощи ТСД

Терминал сбора данных — это оборудование для сбора данных о товаре путём распознавания штрих-кода, расположенного на упаковке. Устройство предназначено для оптимизации торговых процессов и процедуры инвентаризации. Подобное оборудование незаменимо при ведении деятельности в сфере розничной торговли, а также на крупных складах, организациях, предоставляющих услуги логистики и в других областях.

Несмотря на лёгкость в использовании ТСД, у некоторых пользователей всё равно возникают вопросы, связанные с применением данного оборудования.  

Ниже мы расскажем об основных правилах приема товаров с применением ТСД, а также о других особенностях использования подобного оборудования.

Использование ТСД

ТСД – это автономный мини-компьютер, оснащенный оборудованием для сканирования штрих-кодов и позволяющий распознавать обозначения с этикеток на товаре. Использование ТСД позволяет снизить количество времени, затрачиваемого на операции учёта в организации и автоматизировать процесс инвентаризации и обновления товарной базы.  

Внешне терминал сбора данных выглядит как крупный, кнопочный мобильный телефон и может быть использован в разных неблагоприятных условиях, например, при пониженной температуре воздуха (до-30) или частых ударов и падений. Более старые модели оборудования имеют чёрно-белый экран, а современные цветной.

Существует две классификации терминалов сбора данных:

1. Накопительные.

2. Радиотерминалы.

Ниже мы расскажем более подробно о каждом из них.

Накопительные терминалы – не позволяют перенаправлять информацию в программу, применяемую для контроля и учёта товара.

Радиотерминалы – позволяют устройству в мгновение ока передавать и получать информацию из товароучётной программы, установленной на компьютер. Поэтому для обмена данными не требуется прямое соединение ТСД с компьютером. 

Для того чтобы облегчить использование ТСД, нужно определить основные задачи, которые будут стоять перед ним: 

• Распознавание штрих-кода – позволяет узнать информацию, закодированную в товарной метке и обеспечить её отправку на основное устройство.

• Корректировка данных – второстепенная задача. Функция нужна в случаях, когда во время принятии товара на склад сканирование штрих-кода выдаёт ошибку, или заведено неверное количество позиций. Изменение информации осуществляется вручную, при помощи встроенной в сканер клавиатуры. 

• Выгрузка информации в программу. Полученные устройством данные обязательно должны быть отправлены в товароучётную программу. Это может быть произведено в автоматическом режиме, или при помощи подсоединения оборудования к компьютеру через кабель.

Принцип работы на ТСД

Чтобы правильно применять терминал, необходимо изучить его функционал, а также режимы эксплуатации устройства:

• Основные режимы использования ТСД это приём и отправка поставок, а также инвентаризация товаров. Поменять режим можно в настройках оборудования.

• Когда сканирование завершено, необходимо подтвердить действие для того, чтобы полученные данные были перенаправлены в товарную базу. Если этого не сделать, и отсканировать следующий товар, полученная ранее информация не сохранится.

• Когда необходимо изменить информацию, записанную на штрих-код, требуется предварительно перевести устройство в режим ручного использования. 

Также нужно знать, что для полного включения ТСД в рабочие процессы, необходимо вводить устройство в соответствии со следующей схемой:

• Выберите подходящую для вашей сферы деятельности модель ТСД. В соответствии с потребностями конкретной организации, перед оборудованием могут стоять разные задачи, исходя из которых можно при выборе устройства сделать упор на необходимые качества. Ознакомьтесь с такими параметрами, как энергоёмкость, производительность, разрешение, а также цветность экрана и другие характеристики.

• Инсталлируйте необходимое программное обеспечение и осуществите его настройку. Это необходимо для правильной работы не только ТСД, но и товароучётной программы.  

• Интегрируйте устройство с товароучётной программой (например, с 1С).

• Обучите персонал работе с новым оборудованием.

Операция выгрузки товара на ТСД

Для возможности использования всех функций и возможностей ТСД, нужно предварительно интегрировать оборудование с товароучетным программным обеспечением, инсталлированным на персональный компьютер. Корректное взаимодействие позволяет осуществлять выгрузку позиций в ТСД и обновлять информацию в программе.

Для обеспечения интеграции необходимо зайти в товароучётную программу. Разберём последовательность действий на примере 1C:

• В строке [Торговое оборудование] нужно сформировать новую запись для ТСД. Когда вкладка [Новая запись] будет открыта, отобразится форма для внесения реквизитов ТСД (название устройства, путь для обмена данными).

• Когда терминал сбора данных будет добавлен, он отобразится в разделе [Розница].

• В случае, если применяется несколько ТСД, подобную процедуру нужно провести с каждым из них.   

Когда связь между устройствами будет налажена, после считывания штрих-кода из товарной базы, на экране терминала будет отображаться вся закодированная информация (название товара, количество, производитель, срок годности и другая). 

Приёмка весового товара при помощи ТСД

Во время поступления на склад товара по весу, перед товароведом стоит задача приёма продуктов при помощи ТСД без совершения ошибок. Процесс осложняется тем, что устройство в автоматическом режиме проставляет для продуктов в строке [единица измерения], [единица] или [килограмм]. Если во время приема весового товара не поменять этот показатель, количество товара может быть занесено в программу с ошибками. 

Для правильной работы параметров ТСД, во время приёма весовых продуктов, нужно осуществить настройку программы. Чтобы это сделать:

• В строке настроек поставьте отметку о применении шаблона весового продукта.

• Обозначьте префикс и длину кода весового товара.

• Выставьте количество символов после запятой в строке [вес].

Так создаются штрих-коды весовых продуктов. 

Чтобы впоследствии весовые продукты опознавались автоматически, требуется в товароучётной программе зайти в нужную карточку и указать обозначение [весовой товар]. После этого в карточке отобразится строка для указания сформированного штрих-кода. Он в будущем будет играть роль идентификатора для ТСД 

Когда настройки программного обеспечения будут завершены, после сканирования штрих-кода для весовых продуктов, появляется возможность работы как в автоматическом режиме (для занесения продукта в товарную базу), так и в ручном (для указания веса).

Порядок и правила приема и возврата товара

• Порядок и правила приема и возврата товара

ПРАВИЛА ПРИЕМА ТОВАРА

1. При получении товара Покупатель, либо его представитель, должны в присутствии сотрудников службы доставки осмотреть изделие на наличие механических дефектов и проверить комплектацию, расписаться в накладной о приеме товара. После приема товара и росписи в накладной и гарантийном талоне претензии по внешнему виду и комплектации не принимаются (согласно ст. 459 ч.1 ГК РФ (также ст.211 ГК РФ)).

2. В случае если в ходе осмотра и проверки будет выявлено, что количество, комплектация товара не соответствуют указанным в сопроводительном документе, и (или) товар ненадлежащего качества, покупатель вправе отказаться от приемки товара либо принять его, сделав соответствующую отметку (запись) в сопроводительном документе. Замена товара ненадлежащего качества осуществляется за счет продавца в срок, дополнительно согласованный с покупателем при наличии товара на складе или в течение 14 календарных дней после поступления товара на склад. (ст.21 ЗоЗПП).

УСЛОВИЯ ВОЗВРАТА ТОВАРА НАДЛЕЖАЩЕГО КАЧЕСТВА

1. Возврат товара надлежащего качества возможен в случае, если он не был в употреблении, имеются заводские ярлыки, бирки и т.п., сохранены его товарный вид, потребительские свойства, а также документ, подтверждающий факт и условия покупки указанного товара.

2. Покупатель не вправе отказаться от Товара надлежащего качества, имеющего индивидуально-определенные свойства.

3. Покупатель вправе отказаться от товара после его передачи в течение 14 дней.

4. Для возврата товара необходим документ, удостоверяющий личность (паспорт гражданина РФ, водительские права).

5. Для возврата необходим оригинал заявления в свободной форме либо на представляемом бланке организации. Данное заявление подается лично в организацию. В отдельных случаях по согласованию с руководством компании может быть принят электронный вариант документов.

6. Возврат переведенных средств, производится на банковский счет в течение 7-30 рабочих дней (срок зависит от Банка, который выдал банковскую карту).

Если при рассмотрении требования Покупателя о возврате товара будет установлено, что товар был в эксплуатации, имеет дефекты (трещины, царапины, сколы, механические повреждения), находится в неполной комплектации или не в заводской упаковке, то обмен/возврат произведен не будет.

УСЛОВИЯ ВОЗВРАТА ТОВАРА НЕНАДЛЕЖАЩЕГО КАЧЕСТВА

1. Замена/возврат товара с выявленным в процессе эксплуатации скрытым производственными дефектом (существенным недостатком) производится на основаниях и в сроки, установленные Законом РФ «О защите прав потребителей».

2. Для обмена Товара ненадлежащего качества необходимо получение заключения экспертизы.

3. На основании заключения экспертизы по требованию Покупателя Товар обменивается на аналогичный, либо производится возврат уплаченных Покупателем денежных средств способом перевода на расчетный счет.

ТОВАРЫ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИЕ ОБМЕНУ И ВОЗВРАТУ СОГЛАСНО ЗАКОНУ РФ «О ЗАЩИТЕ ПРАВ ПОТРЕБИТЕЛЕЙ»

1. товары в одноразовой упаковке, если упаковка была вскрыта

2. товар с повреждениями, из-за неправильной эксплуатации самого покупателя

Приемка товара [Документация VirtualPos]

Основные характеристики

Модуль поступления товаров позволяет приходовать новые поступления товаров от Поставщиков в ручной режиме и в режиме загрузки накладных в электронном виде. В этом же модуле реализована возможность переоценки товара в торговой точке с учётом нового поступления по правилам ценообразования, назначенным на эту торговую точку.

Оформление поступления в ручном режиме

В панели управления перейти по вкладке Склад/Поступление товара. В открывшемся окне выбрать склад для зачисления товара, Поставщика, ввести номер накладной поступления. При отсутствии Поставщика необходимо его добавить в перечень Поставщиков, перейдя по ссылке «Добавить». Дата создания поступления выводится автоматически, её можно корректировать, например, по дате документа Поставщика.

После ввода данных по документу поступления, нажать Сохранить и перейти к вводу товаров.

Добавить товар возможно как вводом наименования, так и с помощью сканера штрих-кодов. Далее в соответствующие поля ввести количество, цену за единицу товара или сумму по строке наименования товара (цена и сумма зависимые параметры, при вводе одного из них второй рассчитается автоматически). После ввода необходимого параметра переход в другое поле таблицы поступления осуществляется клавишей TAB.

При необходимости ввода других характеристик товара можно добавить необходимые поля для заполнения, нажав кнопку Настроить колонки.

Появится поле с вариантами колонок, которые можно добавить. Для изменения очерёдности представления колонок в таблице поступления товаров достаточно нажать правой кнопкой мыши на колонку и перетянуть её в необходимое место. После выбора необходимых полей, нажать кнопку Применить.

Новые поля необходимо добавлять до ввода позиций в список товаров для поступления.

После добавления всех товаров нажать кнопку Принять товар. Весь товар появится на остатках торговой точки, его можно продавать.

Оформление поступления с электронной загрузкой документа

Если Поставщик может присылать накладную в электронном виде, например, в формате Excel, то её возможно загрузить в список товаров для поступления, значительно сэкономив время по вводу параметров и характеристик поступления. Электронную накладную необходимо сохранить в формате csv. Важно, чтобы в файле не было пустых наименований столбцов и пропусков целых колонок.

Затем нажать кнопку Загрузить из файла, выбрать и загрузить сохранённый файл.

После загрузки появится поле для настройки параметров.

Поле «Использовать шаблон» позволяет выбрать сохранённые шаблоны по Поставщикам, в которых уже сохранены настройки параметров загрузки и сопоставления колонок в накладной. Если шаблон по Поставщику отсутствует, то в первый раз необходимо произвести все необходимые настройки и сохранить их в шаблоне.

В поле «Параметры разбора» необходимо ввести данные по применяемому разделителю полей в файле, ограничителю строк и кодировке. После нажатия кнопки Применить, в нижней части поля загрузки появится предварительный результат отображения накладной. Если все поля отображаются корректно, нажмите кнопку Далее для перехода в настройки сопоставления полей накладной. В противном случае необходимо изменить параметры настроек. В разделе сопоставления полей необходимо для используемых характеристик товаров выбрать соответствующее поле в электронной накладной Поставщика.

Например, поле по сроку годности товара «Годен до» в накладной Поставщика называется «Срок годности». Для тех полей, которые не планируется использовать, или в накладной Поставщика отсутствуют соответствующие характеристики, необходимо оставить значение «Не использовать».Важно заполнить поля «Цена закупки» и «Сумма закупки». Если для потребностей бизнеса требуется при поступлении вводить другие характеристики товаров, то их необходимо предварительно задать в гибких полях. В панели управления меню Настройки, далее выбрать Гибкие поля.

Название нового поля в этом случае следует добавить в таблицу «Товарный остаток» и затем сохранить данные.

Назначенное поле будет доступно для сопоставления с накладной Поставщика.

Когда все сопоставления полей выполнены, возможно сохранить настройки в шаблоне для повторного использования, нажав соответствующую команду в нижней части окна. После ввести имя для шаблона и нажать кнопку Загрузить. В результате накладная будет загружена в систему. Можно провести сверку фактического поступления с данными в электронной накладной. При необходимости фактическое количество исправить в колонке «Количество». Есть возможность добавить другие товары в это поступление, если необходимо. По окончании проверки нажать кнопку Принять товар. Принятый товар будет доступен для продажи.

ВАЖНО! Если в сопоставлении задано поле ID товара, то этот код должен присутствовать в накладной Поставщика. Система будет искать соответствующий код в номенклатуре, и при его отсутствии будет создана новая номенклатурная позиция в справочнике, которой необходимо будет присвоить соответствующие атрибуты. Если в сопоставлении задан штрих-код позиции, то соответствующий штрих-код система будет искать в номенклатуре и сопоставит позицию номенклатуры с позицией Поставщика по этому коду. Необходимо быть уверенным, что Поставщик передаёт корректные штрих-коды, иначе позиции сопоставятся не правильно.

Пересчёт цен с учётом нового поступления

После приёма товара по накладной есть возможность сразу переоценить номенклатуру по принятому товару с учётом остатков и нового поступления в соответствии с назначенными правилами ценообразования. Для этого нажать кнопку Действия/Расценить товар.

Результат пересчёта цен появится в верхней экрана «Поступления». Если настроены правила ценообразования, то цены пересчитаются в соответствии с заданными правилами. Нулевое значение в этом случае означает, что расчётная цена не изменилась или не вышла за установленные ограничения.

Новые цены станут доступными после обновления кассы. Рекомендуется перед обновлением кассы распечатать и заменить ценники, во избежание конфликтов с Покупателями.

Электронная загрузка с сопоставлением позиций по наименованию Поставщика

Если электронная накладная не содержит ID товара, назначенного VirtualPOS, то сопоставление с позициями Поставщиков можно осуществлять по кодам товаров Поставщика, Наименованию Поставщика. Для более точного сопоставления номенклатур рекомендуется использовать оба параметра.

Таблицу сопоставлений по каждому Поставщику можно создать на вкладке Поставщик/Наименование Поставщика/Справочник товаров Поставщика. Для этого нажать кнопку Добавить и заполнить поля по товарам Поставщика, в поле «Товар» выбрать соответствующее наименование из номенклатуры VirtualPOS и нажать кнопку Сохранить.

Перечень сопоставлений доступен для просмотра, поиска нужных товаров. Прямо из списка можно отредактировать сопоставление или удалить его, кликнув мышкой по соответствующему символу в конце строки. Если кликнуть по заголовку, то таблицу отсортируется по возрастанию или убыванию значений выбранной колонки.

Нажав кнопку Действия, можно воспользоваться дополнительными сервисами: настройка колонок таблицы сопоставления, выгрузка данных в файл или загрузка сопоставления по Поставщику из файла. Загрузка из файла происходит по принципу загрузки Поступлений с настройкой соответствующих колонок для загрузки. Файл должен быть в формате csv. Если при загрузке из файла будет загружено повторно уже имеющееся сопоставление, то информация перезапишется. По колонке «Дата измерения» можно отсортировать последние изменения таблицы сопоставлений. При необходимости можно удалить весь список сопоставлений, например, если требуется загрузить новый более корректный.

Электронная загрузка документов позволяет загрузить не сопоставленные предварительно позиции. В этом случае после загрузки накладной такие позиции в колонке «Товар» будут отображаться «Товар не найден». Кликнув мышкой по знаку «+», можно перейти прямо в режим сопоставления, который откроется в новом окне. В этом случае Код товара и наименование Поставщика уже будут заполнены, останется только выбрать соответствующее наименование товара в VirtualPOS. Если товар новый – то его необходимо предварительно ввести в номенклатуру.

Пока не будут сопоставлены все позиции в накладной, накладная не может быть принята. Для отображения сопоставленных позиций необходимо нажать Действия/Обновить сопоставленные товары. Наименования товаров отобразятся в соответствии с произведёнными сопоставлениями.

Дополнительные функции в режиме накладной

Если кликнуть в загруженной накладной в наименовании товара на значок со стрелкой, то можно сразу попасть в карточку товарной позиции и ,например, добавить штрих-код Производителя.

Другие сервисы по кнопке Действия:

— можно распечатать ценники по данному поступлению;

— создание копии поступления для незначительных корректировок, например, аналогичного поступления на другую торговую точку. В результате появится черновик аналогичного поступления;

— создание возврата. Автоматически будет создана возвратная накладная ан поступление, которую легко отредактировать, удалив ненужные для возврата позиции;

— аннулировать поступление. Принятая накладная примет статус «Черновик», количества товарных позиций в торговой точке уменьшатся в соответствии с накладной. Применяется при необходимости внести коррекции в поступление. Не рекомендуется использование сервиса, если по данной накладной были продажи. Также рекомендуется наделить такими полномочиями отдельных сотрудников.

Организация приемки и учета товара на складах

Учет поступления товаров на склад
Документальное оформление поступления товара
Недостача товара на складе при приемке
Виды основных систем управления запасами

 Для оптимизации расходов и эффективного использования транспортных средств в сфере розничной торговли наша компания использует современное ПО. Благодаря ему поступление товаров на склад и другие операции осуществляются быстро, грамотно. При этом ведется точный учет ТМЦ.

Учет поступления товаров на склад

 В бухгалтерском учете делается проводка, учитывающая поступление товара от поставщика. Принимаются к учету товары по 41 счету. Так как это пополнение запасов склада, то запись производится в колонку «Дебет». Не только приемка товаров на склад проводится таким образом. В случае убытия либо обнаружения брака, недостачи продукции, используется 41 счет. Только в этом случае запись будет сделана в колонке «Кредит». На данном этапе важно правильно внести данные в карточку товара, чтобы в дальнейшем использовать всю информацию для учета и внутри складских передвижений.

Документальное оформление поступления товара

 Организация приемки товара сотрудниками компании происходит по ТТН, где указаны наименования, количество, вид упаковки, а также подробные сведения о продавце, перевозчике и экспедиторе. Сопроводительные документы нужны для сверки и введения в базу данных точных названий поступившей продукции (артикула, штрих-кода). Эти данные будут активно задействованы, когда принятый товар будет лежать в определенном месте, а для его поиска нужно будет составить маршрутную карту. На поступившую продукцию (приход) составляется товарная накладная либо акт приемки, куда заносится вся необходимая информация.

Недостача товара на складе при приемке

 Принимая на хранение товар, кладовщики визуально оценивают состояние упаковки, соответствие качества заявленной информации, внимательно пересчитывают количество. Ответственность, добросовестное отношение к обязательствам гарантирует точное выполнение условий договора. При выявлении недостачи товара по количественному показателю ответственное лицо составляет акт, свидетельствующий о несоответствии указанного количества фактически предоставленному запасу. Некачественная продукция подлежит списанию на счет перевозчика либо отправке заказчику.

Виды основных систем управления запасами

 Система управления запасами учитывает план поставок на складе и расчетным путем устанавливает периодичность пополнения. Мы оптимизируем интервал времени между заказами, чтобы клиенты не ждали в очереди, стремимся подобрать удобный период отгрузки сформированных пакетов. На складе применяется два вида систем управления запасами:

• схема, работающая с фиксированным размером заказа;
• стратегия, учитывающая фиксированный интервал времени.

 Первый вариант работы предполагает отсутствие изменений в размерах заявки. Когда текущий запас достигает нижнего допустимого значения по остатку, то автоматически формируется заявка. Таким образом, происходит управление запасами с фиксированным заказом.

 Вторая схема использует равные временные отрезки, чтобы пополнять запасы до установленного уровня. Система управления с фиксированным размером временного периода оптимизируется путем пересчета или уточнения показателя объема.

 Наша компания использует несколько вариантов управления запасами в Москве и Московской области. Стратегия зависит от однородности продукции, количества номенклатурных групп. Алгоритм системы постоянно совершенствуется в соответствии с новыми задачами.

 Компания работает с разными категориями грузов, определяя оптимальный размер заказа. С помощью эффективных систем управления товары аккуратно поступают на места временного и постоянного хранения, благодаря качественной упаковке не портятся при перемещении и формировании их в заявки. Схемы позволяют безошибочно собирать комплекты из разных единиц товарных групп, исключая человеческий фактор.

Подтверждение факта приемки товаров товарными накладными

По общему правилу гражданского законодательства (ст.458 Гражданского кодекса РФ) право собственности на товар переходит от продавца в момент передачи покупателю или другому уполномоченному лицу.

Факт передачи можно фиксировать различными документами, поскольку не установлено законом специальных видов и форм документов. Такими документами могут быть: акт, расписка, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, инвентаризационная опись, квитанции о приемке грузов к перевозке и другие документы.

Доказательством сдачи-приемки товаров можно считать письменные документы на бумажном носителе указанные выше, содержащий наименование, количество и цену передаваемого груза, другие обязательные реквизиты, а также полномочия ответственных лиц продавца и покупателя и личные подписи указанных лиц с расшифровкой.

Для целей бухгалтерского учета, на практике, документально факт приема и факт сдачи товара от покупателя продавцу оформляется товарными накладными (форма №ТОРГ-12) или товарно-транспортными накладными (ТТН) если используется сторонний перевозчик. Хотя, существует мнение налоговых чиновников, что для целей фиксации приемки должен использоваться другой документ – акт приемки, унифицированная форма №ТОРГ-1.

Товарная накладная – форма №ТОРГ-12, является первичным учетным документом для списания с учета, а у покупателя служит основанием для принятия товара на учет. Иными словами, у торговых организаций товарная накладная может выступать как расходным документом, так и приходным.

Юридическую силу первичный учетный документ приобретает с момента его правильного оформления всех его реквизитов и подписания уполномоченными лицами.  

При возникновении задержки с оплатой полученного товара продавец может взыскать плату в судебном порядке. В суде покупатель должен будет доказать факт передачи товара. В качестве доказательств передачи товара суды учитывают в основном накладную по форме №ТОРГ-12 с подписью уполномоченного лица и печатью покупателя.

Пока суды становятся на сторону налогоплательщиков, использующих форму №ТОРГ-12.

Эксперты рекомендуют зафиксировать в учетной политике организации форму №ТОРГ-12 для фиксации факта передачи товара, поскольку в этом случае налоговики не смогут предъявить претензий.

Обратите вниманиеДля признания накладных надлежаще оформленными необходимо, чтобы они были скреплены печатью получателя и подписаны лицом, уполномоченным на получение товара в порядке статьи 185 Гражданского кодекса РФ.

В судебно-арбитражной практике имеются различные позиции по отношению признания достоверным доказательством передачи товара накладной, которая подписана неуполномоченным работником покупателя, но имеет оттиск печати последнего.

1-я Позиция судов. Товарная накладная, которая подписана работником покупателя, не имеющим соответствующей доверенности, но имеет оттиск печати покупателя, является достаточным и достоверным доказательством передачи, если полномочия работников следовали из ситуации передачи товара.

Если от лица покупателя документы о приемке товара подписал работник покупателя, исходя из его полномочий по трудовому договору (кладовщик, заведующий складом, и т.д.) с учетом обстоятельств передачи, то такой документ может быть признан судом, как одобрение сделки покупателем (абзац 2 пункта 1 статьи 182 ГК РФ).

2-я Позиция судов. Товарная накладная, подписанная работником покупателя без доверенности, но имеющая оттиск печати покупателя, не является достоверным доказательством передачи товара, при отсутствии заключенного единого договора купли-продажи.

Закон (ст.160 ГК РФ) определяет заключение сделки и прием товара с волеизъявлением лица, наделённого полномочиями действовать от имени покупателя.

Если имеется товарная накладная, подписанная лицом, должностное положение которого и полномочия, действовать от имени юридического лица, документально не подтверждены доверенностью, но заверенная оттиском печати покупателя, то такая товарная накладная не является достаточным доказательством в подтверждение передачи товара и заключения разовой сделки  купли-продажи.

Товарная накладная, с оттиском факсимиле вместо живой подписи руководителя покупателя, может быть признана судом достоверным доказательством передачи товара, только если возможность использования факсимиле стороны заранее предусмотрели в договоре поставки. Без договора такая товарная накладная не подтвердит факт заключения сделки купли-продажи и передачи товаров.

Обратите вниманиеТоварные накладные без подписи, без указания инициалов и фамилии подписавшего лица, без оттиска фирменной печати, равно не являются доказательствами передачи товара покупателю.

Накладные, оформленные не по форме, предусмотренной договором, не подтверждают передачу товара покупателю. Если в договоре стороны указали, что передача товара оформляется товарными накладными по форме №ТОРГ-12, то накладные в другой форме уже не могут быть доказательствами передачи товара.

Однако, факт передачи может быть установлен судом на основании совокупности доказательств (переписки сторон, актов сверки, инвентаризационных описей, счетов-фактур, свидетельских показаний), подтверждающей получение товара.

Таким образом, допустимым доказательством, подтверждающим факт получения покупателем товара, будет являться товарная накладная, с подписью полномочного лица покупателя (генерального директора, работника уполномоченного на прием товара, иного лица по доверенности на получение ТМЦ, выданной в бухгалтерии) о получении товара и оттиском фирменной печати покупателя.

Оставьте заявку и наши
специалисты свяжутся с вами

Приемка товара при помощи ТСД

Статьи 30 апреля 2019 Просмотров: 291

Ежедневно в магазины поступают товары от десятков поставщиков. В таких условиях просто невозможно быстро провести приемку вручную. Ведь названия и количество продуктов нужно сверить со списками поставки, то есть внимательно просмотреть все коробки и пересчитать продукцию. Это может занять несколько часов, но столько не будут ждать ни водители и экспедиторы, ни покупатели, которым товары нужны прямо сейчас. Часто наблюдается обратная ситуация: чтобы ускорить приемку, ее проводят «на глаз» и без тщательной проверки. А это вызывает множество ошибок.

Сегодня есть способ уменьшить время на прием товара на 80% по сравнению с ручным способом и при этом избежать ошибок, вызванных невнимательностью или спешкой. Компания «LIGASOFT» предлагает комплексные решения для упрощения учета продукции. Они состоят из мобильных терминалов сбора данных (ТСД) и специальной программы «Mobile SMARTS: Магазин 15» от разработчика данной программы компании «Клеверенс», которая организует удобный автоматизированный обмен данными между ТСД и системой учета.

Описание решения
Приемка товара осуществляется посредством терминала сбора данных (ТСД), на котором установлена программа Mobile SMARTS. Используя операцию «Поступление» приемщик загружает в ТСД существующий документ из 1С (например, электронную накладную) или вручную создает новый. Вся информация, поступившая на ТСД, после этого будет сохраняться в данном документе. Затем специалист сканирует штрихкоды товаров и указывает их количество. При необходимости артикул или код продукта можно ввести вручную.

С помощью операции «Расхождение» можно выявить разницу между запланированным и фактическим количеством. Программа Mobile SMARTS также позволяет присвоить штрихкод неизвестному товару и «привязать» его к номенклатуре. Созданный таким образом документ с перечнем продуктов можно выгрузить в 1С, Excel или программу для чтения CSV-файлов.

Существует множество способов использования данного решения для приемки товара. Вот главные из них:

• Приемка по электронному документу. Информация о фактически поступившей продукции сопоставляется с информацией из электронной накладной. Приемщик сканирует штрихкоды и вводит количество товара. 
• Приемка с вводом данных. Она осуществляется, если нет ни электронного заказа, ни электронной накладной. Сверка выполняется по простому распечатанному списку товаров. В этом случае приемщик не только сканирует штрихкоды, но и вручную вводит информацию о продуктах в систему (цены, серийные номера, срок годности и пр.).

Программа Mobile SMARTS позволяет не только сравнивать информацию о поставке с информацией из электронного документа, но и активно работать с ценами прямо при приемке. По каждой позиции номенклатуры сотрудник может вводить цены вручную, а также указывать поставщика из бумажной накладной (цены поступления зависят от поставщика). Это позволяет вести точный учет цен, регулировать ценообразование в магазине и более продуманно взаимодействовать с поставщиками.

Главное преимущество использования решений Mobile SMARTS от «Клеверенс» для автоматизации приемки товаров – высокая точность сбора данных. Она сводит к минимуму будущие возвраты или допоставки и тем самым существенно экономит время на учет поступающих товаров.

Видео:

---

Поделиться в соц. сетях:

Прием и проверка товаров на складе

Есть ли у вашей команды процесс получения товаров для новых поставок? Это важная складская функция, которая помогает отслеживать поступающие запасы и выявляет любые проблемы, связанные с нехваткой или повреждением товаров. Читайте дальше, чтобы узнать больше.

В рамках нашей серии статей об эффективных складских процессах мы более подробно рассматриваем прием товаров.

Что такое «получение товара»?

«Получение товаров» — это функция проверки товаров, доставленных предприятию в виде новых запасов или поставок.Это включает в себя проверку качества, состояния и количества любых поступающих товаров и их распределение на складе.

Почему это важно?

Все товары, приобретаемые предприятием, выполняют определенную функцию, независимо от того, являются ли они запасами для внутреннего использования или запасами для продажи клиентам. Отслеживание всех предметов, поступающих на склад, гарантирует получение нужных продуктов и их своевременное хранение в подходящем месте.

Следование процессу получения товаров может помочь в поддержании работоспособности склада и выявлении любых проблем с поставщиками.

Создание процесса поступления материала

Щелкните изображение, чтобы увеличить.

1. Сопоставьте поставку с заказом на поставку

Во-первых, убедитесь, что доставка была доставлена ​​в нужное место, сопоставив данные в накладной с заказом на поставку, поданным вашей компанией.
Заказ на поставку также следует использовать для проверки соответствия каждой позиции описанию и заказанному количеству. Как правило, коробки или картонные коробки содержат описание товара и количество его содержимого.

Убедитесь, что вы записываете следующее для каждой новой поставки:

• Дата и время прибытия товаров
• Имя партнера по доставке и водителя
• Сверьте количество и описание товаров с заказом на поставку
• Отметьте любые расхождения
• Имена сотрудников, которые выполнили эти проверки

Ведение точных отчетов необходимо для точного ведения бухгалтерского учета, а также для разрешения любых споров, которые могут возникнуть в будущем в отношении товаров или поставщика.

Если нет заказа на поставку или записи о заказе, проконсультируйтесь со своим руководителем или отделом закупок, прежде чем отклонять товары.

2. Проверить товар на предмет отсутствия повреждений

Перед приемкой поставки важно провести проверку качества, чтобы убедиться, что товары не повреждены или работают неправильно.

Не всегда возможно открыть каждую коробку и проверить каждую единицу товара, особенно при больших партиях. Поэтому в этих случаях вы можете выполнить выборочную проверку, а не открывать каждую коробку.

Проверьте, нет ли признаков поломки или неисправностей, и убедитесь, что все позиции соответствуют описанию в заказе на поставку.

Если в поставке обнаружены какие-либо поврежденные предметы, запишите степень повреждения в накладной и немедленно сообщите поставщику с подробностями о проблеме, чтобы обсудить следующие шаги.

3. Зарегистрируйте полученные предметы в своем инвентаре

Как можно скорее введите товары, которые вы получили, в свою систему управления складом, включая дату и количество.Это позволит сразу же распределять запасы по новым заказам.

4. Выделить место для хранения товаров

Важно как можно скорее упаковать новую посылку, чтобы не потерять или не повредить товар.

Расходные материалы должны быть переданы соответствующему лицу в компании или упакованы в обычном месте, чтобы к ним можно было получить доступ, когда это потребуется.

Для товаров, поступающих на склад, этим товарам необходимо выделить место на складе для хранения до тех пор, пока они не будут готовы к комплектации для заказа.

5. Сообщите в отдел кредиторской задолженности

Отправьте копию подписанной и датированной накладной в отдел кредиторской задолженности. Затем эта информация может быть сопоставлена ​​со счетом-фактурой от поставщика, чтобы гарантировать, что платежи производятся только за товары, которые были фактически получены.

См. Первые сообщения из этой серии:
Эффективные складские процессы
Очистить склад

Складские операции: оптимизация процесса получения

Нередко небольшие и средние склады сталкиваются с проблемой неэффективности своей работы.Встречаясь со многими менеджерами складов и тщательно анализируя их складские операции, выявляется одна общая проблема — отсутствие стандартных процессов и специализации на складе.

Чтобы решить эту проблему, мы решили написать о стандартных процессах, которые должны существовать на складе. Это: получение, размещение, хранение, комплектование и упаковка, а также отгрузка.

Мы опишем задачи, которые должны выполняться в рамках каждого из этих процессов, а также технологии и лучшие практики для повышения эффективности склада, уменьшения количества ошибок и повышения безопасности.

Объектив складского приема

Когда мы говорим об эффективной работе склада, процесс получения является обязательным. Важно помнить, что цель состоит в том, чтобы получить нужный продукт в нужном количестве, в нужном состоянии, весе и размерах в нужное время.

Правильное получение товара окажет прямое влияние на все последующие складские процессы. Давайте вникнем в это.

Предварительная приемка

Чтобы процесс получения на складе работал эффективно, вам необходимо установить и обеспечить соблюдение требований к получению для поставщиков, грузоотправителей и / или перевозчиков.Их цель — представить груз таким образом, чтобы его можно было быстро и легко обработать.

При работе с поставщиками, если возможно, попросите менеджера склада согласовать требования к упаковке, например:

• Положение этикетки
• Информация на этикетке
• Паллетированный или сыпучий груз
• Количество упаковок на поддоне
• Количество штук в коробке
• Допустимые размер и вес упаковки

В случае грузоотправителей или клиентов, которые не контролируют упаковку, потребуйте, чтобы они предоставили четкую и подробную информацию и уведомили склад о новых поступающих грузах.Часто экспедиторы получают груз, в котором четко не указано, кто является грузополучателем или конечным получателем.

Что касается перевозчиков, то очень часто они не могут организовать груз в соответствии с порядком маршрута доставки, в результате чего необходимо разгрузить груз, чтобы добраться до товара, который фактически доставляется в место. Еще одна проблема заключается в том, что у водителей нет под рукой всей документации, когда они прибывают в зону приема.

Чтобы свести к минимуму эти проблемы, проинформируйте всех перевозчиков, что соответствующая документация должна быть в наличии по прибытии, а груз должен быть организован в соответствии с маршрутом доставки.

Сообщите им, что ваша компания не будет нести ответственности за любые задержки или возможные штрафы, возникшие в результате несоблюдения этих рекомендаций.

Отслеживайте поставщиков, грузоотправителей и перевозчиков, которые создают больше всего проблем.

Наконец, по возможности старайтесь получать груз на поддонах. Это не только поможет вам ускорить процесс получения, но также уменьшит повреждение груза и поможет ускорить последующие складские процессы.

Работа и бронирование

Еще одним важным аспектом улучшения процесса приема на склад является выделение надлежащего количества человеко-часов.Неспособность должным образом учитывать объем и тип груза, проходящего через ворота, приводит к недостаточному или чрезмерному распределению человеческих ресурсов.

Учитывая, что рабочая сила — одна из самых высоких эксплуатационных расходов склада, соответствие спроса рабочей нагрузки и предложения рабочей силы имеет решающее значение.

«Поскольку затраты на рабочую силу являются самыми большими эксплуатационными расходами для типичного склада, они могут съесть от 50 до 70 процентов бюджета складской компании в среднем».

Источник: Стратегии управления ТРУДОМ на складе (2014)

Чтобы избежать недостаточного или чрезмерного распределения ресурсов (рабочей силы или оборудования) и / или сбоев в процессе получения, менеджеры склада должны определять время и даты получения груза.Это должно быть решение менеджера склада, а не перевозчика.

Зная, какой груз и в какое время прибывает, менеджеры складов могут согласовывать спрос на рабочую нагрузку с предложением рабочей силы.

Чтобы сделать это организованным и эффективным способом, менеджеры склада могут использовать программное обеспечение для бронирования или планирования, где перевозчик может предварительно забронировать доставку, а менеджер склада может просмотреть и обработать заказы.

Поскольку этот вариант может быть непрактичным в некоторых случаях (например, курьерские службы, такие как FedEx и UPS), менеджеры могут настроить «группы приема по требованию» и выделить определенные доки для обслуживающих перевозчиков, которые не соблюдают это требование, или водителей, которые пропустили свои встречи. .

Разгрузка

В целом, цель процесса разгрузки — безопасная и эффективная разгрузка груза.

Часть этого процесса включает проверку пломб, запись данных о температуре (в случае скоропортящихся товаров) и подтверждение номера бронирования. Как только это будет завершено, назначьте отсек и начните процесс разгрузки.

Чтобы процесс разгрузки был эффективным, мы должны убедиться, что рабочее время распределяется должным образом и имеется необходимое оборудование для работы.

При разгрузке грузов на поддонах помните не только о скорости, но и о безопасности.

Если в этом процессе используется вилочный погрузчик, принимающий персонал должен убедиться, что грузовик правильно состыкован и включены аварийные тормоза, чтобы прицеп мог выдержать вес и целостность контейнера не была нарушена.

Здесь может быть выгодно использование складских технологий. Например, для оптимизации проверки безопасности и ускорения процесса разгрузки рекомендуется использование тележек с электроприводом для поддонов.

Силовая тележка для поддонов

При выгрузке сыпучих грузов из контейнера руководители склада не должны делать это вручную. Это не только неэффективно, но и подвергает персонал риску травм из-за чрезмерного сгибания и растяжения.

Для разгрузки сыпучих грузов менеджеры склада должны рассмотреть возможность использования конвейеров. В то время как обычные конвейеры помогут снизить неэффективность и повысить безопасность персонала, использование конвейеров с телескопической стрелой значительно снизит риски безопасности и время обработки.

Конвейеры с телескопической стрелой

Использование конвейеров также позволит принимающему персоналу начать процесс сортировки внутри контейнера.

Проверка

Последним шагом в процессе получения является проведение стандартного процесса проверки, который включает проверку полученного количества, описания товаров, кода продукта и состояния груза — поврежден он или нет.

В других случаях может потребоваться более сложная проверка, которая включает проверку веса, габаритов, температуры груза, номера партии / партии и серийного кода.

ВАЖНО: Важнейшей частью процесса проверки является запись и сообщение о любых несоответствиях между ожидаемым и полученным.

Одна из самых трудоемких и трудоемких задач — это подсчет и проверка поврежденного груза. Три распространенных подхода к выполнению этих задач:

• Количество отдельных позиций
• Количество поддонов
• И следование принципам добросовестности — более распространено среди розничных торговцев

Для компаний, которым необходимо вести учет по одному предмету за раз, использование складских технологий, таких как сканеры штрих-кода или RFID, интегрированных с системой управления складом (WMS), необходимо для ускорения подсчета и уменьшения количества ошибок.

Другой подход к ускорению процесса — это проведение выборочных проверок и учет всего недостающего и / или поврежденного груза, а также его поставщика, отправителя и / или перевозчика. После того, как будет собрано достаточно данных, принимающие клерки сосредоточат внимание на тех поставщиках, грузоотправителях и перевозчиках, у которых возникают наиболее частые проблемы. Управляющий складом также должен использовать эти данные, чтобы сообщить этим компаниям о проблеме.

Для компаний, которым необходимо доказать своим клиентам, в каком состоянии был получен груз, использование цифровых камер, установленных на конвейерах или системах определения размеров груза и интегрированных с WMS, может значительно увеличить скорость процесса захвата изображения.Затем изображения могут быть опубликованы через клиентский портал и / или мобильные приложения.

С другой стороны, для складов, требующих проверки веса и размеров, весы, интегрированные с системами определения размеров посылок / поддонов и системой управления складом, являются отличным вариантом для быстрого и безошибочного сбора всей этой информации.

Системы измерения размеров посылок, интегрированные с весами

Чтобы работать эффективно, складские операции должны начинаться с организованного процесса получения.При получении они должны убедиться, что выполняют как минимум стандартные задачи (предварительная приемка, работа и бронирование, разгрузка, проверка) и включают некоторые из передовых методов и складских технологий, описанных в этой статье.

Помните, что отсутствие процессов, ориентированных на процессы, сегодня является одной из самых больших проблем, влияющих на эффективность и безопасность склада.

Если вы готовы найти решение для оптимизации вашего склада, перейдите в наш инструмент поиска решений.

Если вам нужно больше складского контента или вас интересует «Цифровизация складов», вы можете подписаться на нас в LinkedIn, YouTube, Twitter или Facebook.Вы также можете написать нам через нашу контактную страницу, если у вас есть другие вопросы. Будем рады помочь.

6 Основные складские процессы и способы их оптимизации

Шесть основных складских процессов включают прием, приемку на склад, хранение, комплектование, упаковку и отгрузку. Оптимизация этих шести процессов позволит вам оптимизировать работу склада, снизить затраты и количество ошибок, а также достичь более высокой скорости выполнения заказов.

В этой статье мы обсудим каждый складской процесс, чтобы понять и эффективно оптимизировать ваши операции.После объяснения каждого процесса будут обсуждены общие рекомендации по оптимизации каждого из них, и для вашего удобства будут связаны ресурсы для углубленной оптимизации.

Практически все повышение качества достигается за счет упрощения дизайна, компоновки, процессов и процедур.

Том Питерс

1. Получение

Получение — это первый складской процесс и один из самых ответственных. Чтобы правильно выполнить процесс получения, склад должен иметь возможность убедиться, что он получил нужный товар, в нужном количестве, в нужном состоянии и в нужное время.В противном случае это повлияет на все последующие операции.

Получение также предполагает передачу ответственности за товар на склад. Это возлагает ответственность на склад за поддержание состояния товаров до их отгрузки. Правильное получение груза позволит отфильтровать поврежденные товары и избежать ответственности за них.

Как оптимизировать:

Целью оптимизации процесса складской приемки является качественная и качественная приемка груза и избежание скопления грузов в приемных доках.Такие решения, как силовые тележки для поддонов и конвейеры, позволят вам разгружать грузы и расчищать доки быстрее и эффективнее. Кроме того, замерщики автоматизируют регистрацию веса и размеров посылок и поддонов, чтобы ускорить обработку приема и получить сертифицированные измерения. Наконец, такое программное обеспечение, как системы управления персоналом и планировщики доков, позволяет правильно распределять нужное количество персонала, точно прогнозируя предстоящие поставки.

Чтобы узнать больше о передовых методах приема на склад, вы можете прочитать нашу статью здесь.

2. Разблокировать

Размещение — это второй складской процесс, который представляет собой перемещение товаров от приемного дока до наиболее оптимального места складского хранения. Неспособность разместить товары в их наиболее идеальном месте может снизить производительность складских операций. Правильное размещение товаров дает несколько преимуществ:

• Груз хранится быстрее и эффективнее

• Время в пути сведено к минимуму

• Безопасность товаров и сотрудников обеспечена

• Использование складских площадей максимально

• Cargo легче и быстрее находить, отслеживать и получать

Как оптимизировать:

Целью оптимизации процесса приемки на склад является быстрое, эффективное и действенное перемещение товаров для хранения в их наиболее оптимальное место.Программное обеспечение, такое как системы распределения и управления пространством, автоматически выделяет оптимальные пространства для каждого груза, чтобы упростить процесс приема на склад и максимально использовать пространство. Кроме того, мобильные приложения и устройства для сдачи на хранение позволяют продавцам хранить груз в нужном месте.

Чтобы узнать больше о передовых методах приемки на склад, вы можете прочитать нашу статью здесь.

3. Склад

Хранение — это складской процесс, при котором товары размещаются в наиболее подходящих местах для хранения.Если все сделано правильно, процесс хранения полностью увеличивает доступное пространство на вашем складе и повышает эффективность труда.

Как оптимизировать:

Оптимизация процесса хранения возможна только при правильном отслеживании правильных KPI. Наличие программного обеспечения, которое автоматически рассчитывает использование вашего складского хранилища и отслеживает правильные ключевые показатели эффективности хранилища, позволит вам определить, насколько эффективен каждый аспект вашего процесса хранения. Системы оптимизации размещения также могут помочь вам, помогая выбрать лучшее место для хранения данного груза.Наконец, использование правильной складской системы хранения в соответствии с размером вашего предприятия и ассортиментом продукции позволяет вам максимально увеличить горизонтальное и вертикальное пространство, одновременно повышая эффективность склада.

Чтобы узнать больше о передовых методах складского хранения, вы можете прочитать нашу статью здесь.

Источник изображения: Rite Rack

4. Комплектация

Комплектация — это складской процесс, при котором продукты собираются на складе для выполнения заказов клиентов.Поскольку это самый затратный процесс на складе, составляющий до 55% от общих эксплуатационных расходов, оптимизация этого процесса позволит вам значительно снизить затраты и повысить эффективность работы склада. Оптимизация этого процесса также должна быть направлена ​​на достижение более высокой точности, поскольку ошибки могут иметь прямое влияние на удовлетворенность ваших клиентов.

Как оптимизировать:

Один из способов оптимизации процесса комплектации — внедрение правильных технологий.Такие технологии, как мобильные и носимые устройства, могут упростить процесс комплектования, поскольку они позволяют клеркам просматривать списки комплектования по беспроводной сети, получать доступ к системам в режиме реального времени и сканировать в любом месте склада. Другие жизнеспособные варианты включают проведение ABC-анализа для улучшения планировки вашего склада, выбор правильной методологии комплектования и использование программного обеспечения, которое поможет клеркам правильно выполнить процесс комплектования.

Чтобы узнать больше о лучших методах складского подбора, вы можете прочитать нашу статью здесь.

Кроме того, вот короткое видео, чтобы узнать, как мобильные и носимые устройства могут повлиять на ваш процесс выбора:

5. Упаковка

Упаковка — это складской процесс, который объединяет выбранные товары в заказ на продажу и подготавливает их к отгрузке клиенту. Одна из основных задач упаковки — свести к минимуму повреждения с момента отправки товара со склада. Кроме того, упаковка должна быть достаточно легкой, чтобы не увеличивать вес товаров, и достаточно минимальной, чтобы контролировать расходы на упаковку.

Как оптимизировать:

Оптимизировать процесс упаковки можно с помощью программного обеспечения, которое помогает людям выполнять задачи. При условии, что в системе упаковки есть все необходимые данные, такие как размеры и вес, система может автоматически определять тип и количество упаковочного материала, которые обеспечат безопасность товара и низкие затраты на упаковку.

Чтобы узнать больше о передовых методах складской упаковки, прочтите эту статью здесь.

6.Доставка

Отгрузка — это финальный складской процесс и начало пути товара от склада до покупателя. Доставка считается успешной только в том случае, если правильный заказ сортируется и загружается, отправляется нужному покупателю, проходит правильным транзитом и доставляется безопасно и вовремя.

Предыдущие процессы, такие как заказ, приемка на склад, комплектование и упаковка, также жизненно важны для успеха отгрузки, поскольку они сильно влияют на точность и безопасность выполнения заказа.

Как оптимизировать:

Для оптимизации процесса доставки критически важно наличие программных систем для оптимизации многих задач. Системы управления трудовыми ресурсами позволяют распределять нужное количество ресурсов, чтобы не допустить чрезмерного или недостаточного распределения. Наличие мобильного приложения и устройства для доставки позволяет иметь под рукой нужную информацию в режиме реального времени для проверки доставки на лету. А системы погрузки могут позволить вам иметь руководства, которые четко и ясно объяснят, как безопасно и эффективно загружать груз.

Чтобы узнать больше о передовых методах складской доставки, вы можете прочитать нашу статью здесь.

Складская отрасль растет в ответ на такие события, как рост электронной коммерции, глобализация и тенденция к аутсорсингу складских услуг. Эти важные изменения на рынке — это возможности, которые вы ждете, чтобы воспользоваться быстрыми действиями по оптимизации складских процессов. Надеюсь, эта статья помогла вам понять цель каждого процесса и дала советы по оптимизации.

Если вы готовы найти решение для оптимизации любого из вышеупомянутых складских процессов, перейдите в наш инструмент поиска решений.

.

Если вам нужно больше складского контента или вас интересует «Цифровизация складов», вы можете подписаться на нас в LinkedIn, YouTube, Twitter или Facebook. Вы также можете написать нам через нашу контактную страницу, если у вас есть другие вопросы. Будем очень рады помочь.

Заказы на поставку: все, что вам нужно знать

Использование заказов на покупку может помочь компании восстановить контроль над своими расходами, упростить процесс приобретения товаров и услуг и создать культуру упреждающих расходов, которая улучшает чистую прибыль.

Эффективная система заказов на закупку (PO) также позволяет сотрудникам и финансовым отделам следить за незавершенными и будущими покупками до того, как будут выделены или потрачены какие-либо дополнительные деньги.

В этом блоге мы объясняем, что такое заказы на поставку, как они работают и как создать эффективную систему заказа на поставку, которая идеально подходит для ваших нужд.

Содержание

Что такое заказ на поставку?

Кажется логичным начать это руководство с ответа на простой вопрос: что такое заказ на поставку? Вот что вам нужно знать.

---

Определение
Заказы на поставку (ЗП) — это документы, отправленные покупателем поставщику с запросом заказа. В каждом ЗП будут указаны особенности запроса на закупку, включая описание заказа, количество товаров, а также согласованную цену и условия оплаты. Они также идентифицируют номер заказа на поставку (ЗП).

---

Когда продавец — например, поставщик или продавец — принимает заказ на поставку, между двумя сторонами заключается юридически обязывающий договор.

Хотя заказы на покупку добавляют несколько дополнительных шагов к процессу покупки, они помогают обеспечить бесперебойную транзакцию между покупателем и продавцом. Они также помогают снизить риск выполнения неполного или неправильного заказа. Короче говоря, эти документы дают покупателю возможность четко и ясно передать свой запрос продавцу.

Кроме того, если покупатель откажется от оплаты при доставке товара или услуги, продавец будет защищен; ЗП действует как обязательный договор между обеими сторонами.

Наконец, некоторые коммерческие кредиторы будут использовать заказы на покупку в качестве справочного материала для оказания финансовой помощи организации.

Как работают заказы на покупку?

Чтобы упростить закупку ресурсов, необходимых компании для ведения бизнеса, заказ на покупку должен следовать строгой пошаговой процедуре, известной как процесс заказа на поставку.

В этом разделе мы объясним, кто и что участвует в этом процессе в организации.

Понимание этапов процесса заказа на поставку

Процесс заказа на поставку — это путь, который проходит заказ на поставку от создания до закрытия и всего, что между ними.В зависимости от характера компании (размер, отрасль, человеческие ресурсы, организационная структура, товары и услуги, которые она приобретает и т. Д.), Процесс заказа на поставку также может быть изменен, чтобы включать дополнительные необходимые шаги, такие как проверки качества, утверждение бюджета, договорные отношения. одобрение и многое другое.

Вот шаги в процессе заказа на поставку:

1. Создать заказ на покупку
2. Утвердить заказ на поставку
3. Отправить заказ на поставку поставщику
4. Получено ЗП (обязывающий договор)
5. Получение товаров или услуг
6. Выставление счетов
7. 3-стороннее согласование
8. Авторизация и организация платежа
9. Закрытие PO

Давайте подробно разберем эти шаги.

1. Создание заказа на поставку

Когда компания (т. Е. Покупатель) решает купить продукт или услугу, она создает заказ на покупку, в котором подробно указывается, что запрашивается у продавца, а также цены и условия оплаты.

2. Допуск на закупку

Прежде чем отправить заказ на покупку, его необходимо утвердить. Процесс утверждения компании будет определять, кто в компании должен утверждать заказ на поставку перед его отправкой поставщику.Современные компании стремятся облегчить этот шаг, сначала запрашивая (и утверждая) заявку на покупку. Этот процесс устраняет необходимость утверждения заказа на поставку и упрощает процесс для группы закупок.

3. Заказ на покупку отправлен поставщику

После утверждения заказ на покупку отправляется продавцу. Для софтверных компаний, которые покупают онлайн, этот шаг может показаться излишним. Однако заказы на покупку также служат внутренним документом, который упрощает сверку для бухгалтерии после получения счета.Таким образом, хотя отправка заказа на поставку поставщику не является обязательной, рекомендуется сохранять его для внутренних целей.

4. Получено ЗП [договор, имеющий обязательную силу]

Поставщик / продавец получает заказ. Как только поставщик сообщает компании, что он может выполнить заказ, заказ на покупку становится обязательным контрактом. Инструменты электронных закупок, такие как Procurify, предлагают отправлять заказы на покупку через систему онлайн-закупок, что упрощает отслеживание того, что электронные письма с запросами на покупку были отправлены компанией и получены поставщиком.

5. Получение товаров или услуг

Продавец отправляет заказ, прикрепляя номер заказа к упаковочному листу. Это помогает покупателю узнать, какой заказ прибыл.

6. Выставление счетов

Продавец также выставляет счет за заказ, не забудьте указать номер заказа на поставку.

7. Трехстороннее согласование

Компания использует трехстороннее сопоставление для подтверждения совпадения номера заказа на поставку и деталей заказа (количества и цен на заказанные товары и услуги) в заказе на поставку, счете-фактуре и упаковочной накладной.

8. Авторизация и оформление платежа

Если все прошло проверку и компания довольна заказом, компания утверждает счет и организует оплату продавцу (в соответствии с согласованными условиями оплаты).

9. Закрытие заказа на закупку

Когда вышеуказанные шаги будут выполнены, отметьте заказ на покупку как закрытый.

Кто выдает заказ на покупку?

Покупатель несет ответственность за создание и оформление заказа на поставку.В более крупных компаниях заказ на поставку обычно оформляется отделом закупок или закупок. В небольших компаниях заказ на поставку может оформить владелец бизнеса, менеджер по операциям или финансовый менеджер.

Также важно отметить, что роль создания и выпуска заказа на поставку может быть возложена на центрального покупателя для определенной группы. Например, в компании-разработчике программного обеспечения офис-менеджер может создавать заказы на поставку.

В конечном счете, , который выдает заказ на покупку, сводится к тому, как компания решает настроить свой процесс закупок.

Кто утверждает ЗП?

Один или несколько человек могут утверждать заказы на покупку в зависимости от текущего процесса покупки. В более крупных компаниях, которые определили процессы закупок, утверждения заказов на закупку обычно структурируются по местоположениям и отделам с привязкой к определенным долларовым пороговым значениям.

Например, если менеджер по цифровому маркетингу в компании-разработчике программного обеспечения запрашивает новый рекламный бюджет, маршрутизация утверждения заказа на поставку может включать директора по маркетингу и финансового директора (или другую роль, отвечающую за бюджет компании).

В небольших компаниях финансовый директор или генеральный директор может быть окончательным утверждением любого вида расходов, что может привести к возникновению узких мест при утверждении.

Что содержится в заказе на поставку?

Обычно заказ на поставку содержит:

• Покупаемые продукты или услуги
• Купленное количество
• Определенные торговые марки, артикулы или номера моделей
• Цена за единицу
• Дата доставки
• Место доставки
• Адрес для выставления счетов компании
• Согласованные условия оплаты (e.грамм. при доставке, через 30 дней и т. д.)

Эти элементы могут быть строгим требованием или опцией, в зависимости от процессов закупок и закупок компании. Кроме того, заказы на поставку можно настроить в соответствии с потребностями бизнеса, поэтому этот список не является исчерпывающим.

С помощью программного обеспечения для электронных закупок, такого как Procurify, вы можете добавлять коды счетов на этапе заявки. Добавление этой информации упростит процесс сверки и упростит передачу информации в вашу систему бухгалтерского учета.

Как выглядят заказы на покупку?

Компании обычно имеют стандартизированный документ на поставку с информацией о запасах для обеспечения единообразия.

Вот пример заказа на покупку, который показывает, как выглядит заказ на покупку:

Пример заказа на закупку Procurify

Заказ на покупку и счет-фактура: в чем разница?

Если вы новичок в использовании заказов на покупку, вам может быть интересно: чем они отличаются от счета-фактуры? Что ж, эти документы создаются разными членами команды, а зачастую и разными отделами.

Покупатели создают ЗП и отправляют их поставщикам. В свою очередь, это побуждает поставщика принять заказ на поставку и отправить счет-фактуру обратно покупателю.

Обычно в заказе на покупку и в счете-фактуре содержатся похожие сведения. В счете-фактуре обычно указывается номер заказа на поставку вместе с номером счета-фактуры, чтобы подтвердить, что оба документа содержат одинаковую информацию и соответствуют друг другу.

Вот удобная таблица, объясняющая основные различия между заказами на покупку и счетами-фактурами:

	Заказ на поставку	Счет-фактура
Кто это создает?	Покупатели несут ответственность за создание заказов на покупку.	Поставщики несут ответственность за создание счетов.
Когда отправлять?	Необходимо одобрить и отправить поставщику перед покупкой или сохранить для внутреннего учета.	Создайте и отправьте счет-фактуру после получения платежа.
Какую информацию он содержит?	— Подробная информация о покупаемых товарах (товарах / услугах и запрошенном количестве). — Артикулы, номера моделей и торговые марки каждой позиции — Цена — Дата поставки — Место доставки — Платежный адрес — Условия оплаты	— Номер заказа — Номер счета — Детальная разбивка заказа стоимостью

Пример

Вот пример, который поможет вам понять, как использовать заказ на покупку и счет-фактуру в процессе покупки:

Дэвид — ИТ-менеджер в компании-разработчике программного обеспечения.Ему нужно купить ноутбуки для новых сотрудников. Поэтому он создает заказ на поставку, в котором указывается количество и конкретные требования к тому, что необходимо (количество ноутбуков, модели ноутбуков и т. Д.).

Компания, занимающаяся продажей ноутбуков, получает заказ на покупку. Как только они подтверждают, что могут поставить ноутбуки с требуемыми характеристиками, они выполняют заказ. Ноутбуки отправляются с указанием даты доставки, а счет-фактура отправляется обратно Дэвиду, покупателю.

Когда ноутбуки получены, Дэвид проверяет доставку.

Сара, менеджер по бухгалтерскому учету компании, проведет трехстороннее сопоставление после получения счета. Если все совпадает, Сара может отправить счет на утверждение, а затем произвести оплату продавцу.

После завершения важно отметить ЗП как закрытое, а счет как оплаченный.

Является ли заказ на поставку договором?

Да, если заказ на поставку принят поставщиком, он является юридически обязательным контрактом.

Продавцы «принимают» заказ на покупку, сообщая покупателю, что они могут выполнить заказ.Продавцы могут «отклонить» заказ на покупку, сообщив покупателю, что заказ не может быть выполнен.

В качестве альтернативы, если запрос предложения (RFQ) является частью процесса, поставщик может просто не принять запрос предложения, чтобы указать, что он не может выполнить заказ.

Преимущества использования электронных заказов на покупку

Если вы используете бумажные заказы на поставку, вы создаете для себя больше работы, чем вам нужно. И вы открываете себя для ряда потенциальных ошибок, которых можно легко избежать, переключившись на электронные заказы на покупку.

Платформы

для электронных закупок, такие как Procurify, могут упростить закупки компании и обеспечить большую прозрачность на каждом этапе процесса закупок.

Вот преимущества перехода на электронную систему заказов на закупку и программное обеспечение для электронных закупок:

1. ЗП централизованные

Все заказы на поставку компании создаются и управляются на одной онлайн-платформе. Команды и менеджеры получают полную информацию о том, на каких этапах находятся заказы на поставку, в режиме реального времени.Поскольку программное обеспечение для электронных закупок находится в облаке, заказы на покупку надежно хранятся, но при этом остаются доступными из любого места в любое время.

2. Ускорить процесс утверждения заказа на поставку

Утверждающие члены команды немедленно уведомляются, когда в систему отправляется запрос на покупку. При использовании бумажной системы утверждения могут затягиваться и создавать ненужные узкие места.

3. Лучшая видимость в бюджете

Менеджеры по закупкам и закупкам знают, на что идут расходы.Ожидающие, но еще не утвержденные покупки известны и учитываются до утверждения дополнительных расходов.

4. Избегайте ненужных расходов и мошенничества

Поскольку они предлагают более совершенные системы утверждения и автоматизированное трехстороннее сопоставление, платформы электронных закупок могут снизить вероятность того, что ваша компания заплатит за вещи, которые не были получены. Они также позволяют командам выявлять поддельные счета до оплаты.

5.Эффективный учет, меньше места для административной ошибки

Хороший учет важен при закупках и закупках. Бумажные записи легко потерять, повредить или случайно уничтожить. Часто бывает трудно обнаружить повторяющиеся запросы, покупки, счета-фактуры или недостающие транзакции — все это может стоить вашей компании времени и денег. Использование бумаги также требует эффективной и регулярно обновляемой файловой системы, которая требует много места и человеко-часов для эффективной работы.

Все эти проблемы устраняются с помощью цифровых записей. А когда заказы на покупку хранятся и управляются в облаке, более одного человека в финансовой группе могут иметь легкий доступ ко всем заказам на покупку, а не только к человеку, на столе которого находится бумажный заказ на покупку. ВНИМАНИЕ !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

6. Устойчивое развитие

Меньше бумажной работы — меньше выбросов углекислого газа для вашей компании.

Плюсы и минусы использования PO

PO важны , потому что они могут помочь компаниям:

• Избегайте дублирования заказов
• Избегайте неожиданных счетов
• Отслеживание входящих заказов
• Поймайте неожиданное повышение цен
• Повышение точности финансов и инвентаризации
• Соответствовать требованиям аудита
• Постарайтесь лучше составить бюджет, поскольку до утверждения заказа на покупку всегда должны быть средства.
• Улучшение (и даже ускорение) сроков доставки, поскольку заказы на закупку помогают планировать доставку, когда это необходимо покупателю
• Обеспечьте четкую связь с поставщиками
• Действовать как юридически обязательная документация

Однако важно оценить конкретные потребности вашей компании, прежде чем внедрять систему заказов на закупку, поскольку у использования заказов на поставку есть административный недостаток.

К недостаткам использования PO можно отнести:

• Заказы на покупку создают дополнительную бумажную работу, которая может раздражать при небольших покупках и отнимать много времени для небольших команд
• Несмотря на то, что кредитные карты не являются юридическим договором между продавцом и поставщиком, кредитные карты могут заменить заказы на покупку, помогая вести учет и документировать покупки. (Имейте в виду, что если компания действительно использует кредитные карты для покупок, заказы на покупку могут облегчить процесс согласования кредитных карт для бухгалтерии.)

Следует ли использовать заказы на поставку в своем бизнесе?

Использование форм заказа на покупку может помочь компании перейти от реактивного состояния к упреждающему. Так следует ли вам использовать заказы на покупку в своем бизнесе или нет?

Чтобы ответить на этот вопрос и создать подход к закупкам, который работает для вашей компании, вам нужно сделать шаг назад и понаблюдать за тем, как ваша организация в настоящее время занимается закупками.

заказов на покупку дают вам представление о расходах вашей компании.Они помогают членам команды совершать покупки эффективно и упрощают процесс покупки. Они также помогают бухгалтерам согласовывать расходы.

Вот что вам следует оценить, прежде чем интегрировать систему заказов на поставку в своей компании.

Заявки на закупку: полезны или нет?

Предполагая, что ваша организация в настоящее время не использует заказы на покупку, вполне вероятно, что вы не управляете запросами членов вашей команды, когда они хотят что-то купить. Большинство организаций просто позволяют своим сотрудникам отправить электронное письмо менеджеру с просьбой, а затем заставить этого человека сделать необходимые покупки.

Неформальный процесс утверждения покупки, вероятно, не проблема, если ваша компания небольшая, а расходы сотрудников не превышают ваш бюджет. Но по мере роста вашей компании и увеличения числа сотрудников, приобретающих товары и услуги, возникнет необходимость в более жестком контроле над расходами компании. Вот здесь и пригодятся заявки на покупку.

Заявки — это заказ на поставку, который ваши сотрудники делают на материалы или изделия, необходимые им для работы. Утверждение или отклонение заказа на покупку происходит, когда сотрудник отправляет запрос своему руководителю или непосредственно в отдел закупок.

Формализовав процесс запроса на покупку чего-либо, вы можете исключить чрезмерные и ненужные расходы и взять под контроль расходы своей компании.

Имейте в виду, что введение заявок на покупку — это еще один шаг в процессе закупки. Так что подумайте, перевешивают ли преимущества этот недостаток, прежде чем двигаться дальше.

Бюджеты

Если получение контроля над бюджетом является приоритетом для вашей компании, вы должны знать, что добавление запросов на поставку дает два важных преимущества: возможность управлять бюджетом расходов сотрудников и возможность воспользоваться оптовыми скидками на крупные заказы.

Когда сотрудники начнут составлять заявки на покупку, вы сможете рассчитывать средние ежемесячные расходы и отслеживать, что покупают ваши сотрудники. Это означает, что вы можете начать анализировать, как они используют расходные материалы, и определять возможности экономии. Утверждающим будет лицо, управляющее бюджетом. Если сотрудники превышают бюджет, утверждающий может не утвердить все заявки на закупку, которые не нужны немедленно.

Оптовые скидки

Есть ли шанс, что оптовые закупки могут принести вам лучшие скидки от продавцов? В таком случае, скорее всего, будут полезны заказы на закупку и заявки на закупку.

Как только ваши сотрудники начнут подавать заявки на закупку, утверждающий также может легко определить модели закупок. Затем утверждающий может отправлять оптовые заказы и запрашивать скидки у поставщиков. Если запросы являются цифровыми, это может значительно сократить время обработки, поскольку сотрудники могут добавлять часто запрашиваемые товары в каталог от лучшего поставщика по лучшей цене.

Заказы на закупку

Покупки выходят из-под контроля? Есть ли у вас четкое и прозрачное представление о том, кто что покупает и у каких поставщиков вам следует покупать? Можете ли вы получить доступ к финансовым данным в реальном времени, которые говорят вам, сколько вы (и ваши сотрудники) можете потратить на покупки в любой момент времени?

Ваши ответы на эти вопросы помогут понять, нужна ли вам система заказов на покупку в вашем бизнесе.

Если да, то у нас хорошие новости: создать процесс заказа на поставку, вероятно, так же просто, как связаться с поставщиками и сообщить им, что с этого момента вы будете отправлять заказ на покупку перед отправкой оплаты за товары. Поставщик, скорее всего, обрадуется этому, потому что это значительно поможет обеим сторонам.

Покупатель заполнит ЗП и отправит его поставщику, как только утверждающий получит запрос на выполнение. При необходимости поставщик сообщит о любых проблемах или проблемах, связанных с покупкой, в противном случае он отправит продукт и счет-фактуру после получения оплаты.

Внедрить процесс заказа на закупку еще проще для вас, ваших сотрудников и поставщиков, если вы используете программное обеспечение для электронных закупок.

Сводка

Многие организации избегают использования заказов на покупку, потому что не хотят иметь дело с лишними документами или замедлять свои существующие процессы. Но за исключением случаев, когда ваш бизнес небольшой и ежемесячно совершает лишь несколько покупок у нескольких поставщиков, вы, вероятно, не пользуетесь многими преимуществами, которые система заказов на покупку может принести вашей компании и ее прибыли.

ЗП предоставляет поставщику юридический документ и конкретные инструкции, а также конкретный контрольный журнал, который можно использовать в качестве ориентира, когда что-то пойдет не так.

Получайте ежемесячный контент, который доставляется каждый месяц прямо на ваш почтовый ящик. Никакого спама, только контент.

Практик внутреннего контроля: закупки

Последнее обновление: 3 февраля 2017 г., 8:15:54 PST

Изучите передовые методы покупки, получения или обработки платежей за товары и услуги.

Фон

покупателей отдела UCSD тратят около 350 миллионов долларов в год на товары и услуги. Следуйте этим методам внутреннего контроля и узнайте о важности разделения обязанностей, получения соответствующих разрешений и согласований, защиты активов и проверки начислений.

Разделение обязанностей

Чтобы обеспечить надлежащее разделение обязанностей, назначьте связанные закупочные функции разным людям.При надлежащей сегрегации ни один человек не имеет полного контроля над всей покупательной деятельностью.

• Лучше всего иметь разных людей:
  • Подтвердить покупки
  • Получение заказанных материалов
  • Утверждение счетов на оплату
  • Просмотр и сверка финансовой отчетности
  • Провести инвентаризацию

• Возможные последствия, если обязанности не разделены:
  • Совершены несанкционированные или ненужные покупки
  • Неправомерное начисление средств в бюджеты департаментов
  • Произведенные чрезмерные затраты
  • Товары приобретены для личного пользования

Подотчетность, авторизация и одобрение

Вы поддерживаете подотчетность, когда авторизуете, просматриваете и утверждаете покупки на основе подписанных соглашений, условий контрактов и заказов на покупку.

• Лучшие практики:
  • Соблюдайте этические нормы и правила при покупке.
  • Периодически проверяйте и обновляйте авторизацию подписи.
  • Получите предварительное одобрение договоров с консультантами от отдела закупок.
  • Подтвердите получение товаров и услуг по контракту / заказу на поставку и счету-фактуре.
  • Сверка бухгалтерских книг на предмет точности зарегистрированных транзакций.
  • Следите за своевременной оплатой счетов.

• Возможные последствия отсутствия подотчетности:
  • Несанкционированные, ненужные или мошеннические покупки
  • Самовольные работы, выполненные поставщиками
  • Скидки у потерянного поставщика из-за просрочки платежа
  • Неправомерное начисление с неправильного счета / средств, приводящее к незаконному присвоению средств
  • Конфликт интересов при оплате работнику UCSD за несанкционированную работу вне дома

Безопасность активов

После получения купленных товаров положите их в безопасное место.Чтобы убедиться, что ваши ресурсы учтены, периодически подсчитывайте свои запасы и сравнивайте результаты с суммами, указанными в контрольных записях.

• Передовой опыт:
  
  • Обеспечение безопасности товаров, полученных в зоне ограниченного доступа.
  • Ограничьте доступ к инвентарю для соответствующего персонала.
  • Заблокируйте товары и материалы и дайте ключ или комбинацию как можно меньшему количеству людей.
  • Вести инвентаризационные записи и периодически рассчитывать начальную и конечную суммы запасов.

• Возможные последствия, если ваши активы не были обеспечены:
  • Кража товаров
  • Нехватка запасов
  • Дополнительные расходы на замену товара

Проверка и сверка

Практикуйтесь в своевременной проверке счетов-фактур, упаковочных листов и заказов поставщика. Проверьте точность информации о предоплате, правильности заказанного количества и установленной цены. Ежемесячная сверка бухгалтерской книги позволяет выявлять неправильные платежи и проверять соответствующие финансовые транзакции.

• Лучшие практики:
  • Проверьте точность счетов-фактур поставщиков, сравнив расходы с заказами на покупку.
  • Убедитесь, что приобретенные товары и услуги были получены.
  • Выполняйте ежемесячную выверку операционных регистров для обеспечения точности и своевременности расходов.

• Возможные последствия невыполнения проверки и сверки:
  • Неправомерное отчисление из бюджета вашего отдела
  • Лишение прав из-за расходов, начисленных на неправильные счета / фонды
  • Платежи за непоставленные товары или услуги

Для получения информации об обязанностях по закупкам свяжитесь с отделом закупок по телефону (858) 534-9494.За информацией о методах внутреннего контроля обращайтесь к Арлин Ренслоу, (858) 822-2968.

Дебетовая нота

Что такое дебетовая нота?

Дебетовая накладная — это документ, используемый продавцом для информирования покупателя о текущих долговых обязательствах, или документ, созданный покупателем при возврате товаров, полученных в кредит. Дебетовое авизо может содержать информацию о предстоящем счете или служить напоминанием о средствах, подлежащих оплате в настоящее время.Для возвращенных товаров в примечании будет указан общий ожидаемый кредит, перечень возвращенных товаров и причина их возврата.

Ключевые выводы:

• Дебетовое авизо отделяется от счета-фактуры и информирует покупателя о текущих долговых обязательствах.
• Дебетовое авизо — это также документ, созданный покупателем при возврате товаров, полученных в кредит.
• В случае возвращенных товаров в примечании будет указана сумма кредита, перечень возвращенных товаров и причина возврата.

Как работает дебетовое авизо

Дебетовое авизо, также известное как дебетовое авизо, обычно используется в транзакциях между предприятиями. Такие транзакции часто включают продление кредита, то есть продавец отправляет партию товаров компании до того, как будет оплачена стоимость покупателя. В примечании покупателю сообщается, что продавец дебетовал его счет. Хотя реальные товары переходят из рук в руки, реальные деньги не переводятся, пока не будет выставлен фактический счет. Вместо этого дебеты и кредиты регистрируются в системе бухгалтерского учета для отслеживания отгруженных запасов и причитающихся платежей.

Дебетовые авизо отделены от счетов-фактур, поскольку они обычно имеют буквенный формат и могут не требовать немедленной оплаты. Это верно, когда дебетовое авизо используется для информирования покупателя о предстоящих долговых обязательствах на основе сумм, по которым еще не выставлен официальный счет.

Альтернативные формы дебетовых векселей

Некоторые компании используют дебетовые авизо для выставления счетов за товары, которые не являются их основным видом деятельности. Например, если компания сдает в субаренду часть своих складских площадей, она может выписать дебетовую накладную на аренду.Дебетовые авизо также могут использоваться для исправления ошибок в счетах-фактурах. Если, например, клиенту выставлен заниженный счет, может быть выпущено дебетовое авизо на недостающую сумму, которая должна была быть выставлена.

Помимо формата письма, дебетовые авизо также могут быть представлены как квитанции об отправке с полученными товарами. Несмотря на то, что причитающаяся сумма может быть указана, оплата не ожидается до тех пор, пока покупателю не будет отправлен официальный счет. Это может дать покупателю возможность при необходимости вернуть товар без предварительной оплаты.

Некоторые дебетовые авизо могут быть отправлены в виде информационных открыток, которые служат только напоминанием о накопленной задолженности покупателя. Это может быть полезно в тех случаях, когда продавец не уверен, был ли получен или рассмотрен исходный счет-фактура. Открытка также может содержать информацию о том, как можно погасить задолженность, например соответствующую контактную информацию.

Дебетовые векселя как дополнительные документы

Не все компании предпочитают отправлять дебетовые векселя покупателям с непогашенными или незавершенными долговыми обязательствами.Как правило, продавец либо считает это стандартной деловой практикой и использует ее в соответствии с внутренними процедурами, либо не использует ее вообще. В некоторых случаях покупатель может запросить документ с информацией, содержащейся в дебетовом авизо, для выполнения требований внутреннего учета.

Учет запасов — Brightpearl

Основы инвентаризационного учета

Так же, как наличные в банке или текущие неоплаченные счета клиентов, запасы являются активом. Активы отображаются в вашем балансе, который показывает, сколько стоит ваш бизнес, а также отражает общую стоимость ваших запасов.Когда вы покупаете товары у продавца, вы:

1. Увеличьте свои активы на сумму, указанную в счете-фактуре

2. Увеличьте свои обязательства на ту же сумму, которая должна быть перед вашим поставщиком

Бывают случаи, когда себестоимость изменяется значительно и регулярно (например, на нефть), что позволяет использовать разные способы оценки запасов. Но для целей розничной и оптовой торговли ваша товарная стоимость — это чистая себестоимость.

Стоимость доставки и налогов будет отображаться как убыток в вашем отчете о доходах или отчете о прибылях и убытках.Если вы находитесь в Великобритании, вы платите НДС, но можете вернуть его позже. Покупка предметов для перепродажи в США освобождается от налога с продаж. Для обеспечения точности и эффективности обработка заказов на продажу, отслеживание прибылей и убытков и управление активами должны функционировать на единой программной платформе.

Себестоимость / Себестоимость проданной продукции

Ключевым элементом для получения информации о вашей прибыльности и денежных потоках в реальном времени является отслеживание себестоимости или себестоимости проданных товаров (COGS). Это стоимость проданного вами инвентаря.Чистая сумма продажи за вычетом стоимости продажи дает вам валовую прибыль.

Давайте посмотрим, как это работает:

Продажи: 100 $

Стоимость проданных товаров: 70 долларов США

Таким образом, ваша валовая прибыль составит:

100 — 70 долларов = 30

Когда вы совершаете продажу, вы уменьшаете свой актив и увеличиваете стоимость продажи, что переносит стоимость запасов из баланса в отчет о прибылях и убытках или отчет о прибылях и убытках.Будет ли это сделано во время продажи или в конце месяца, когда вы проводите инвентаризацию, зависит от того, какой метод учета запасов вы используете, который мы рассмотрим в следующей главе.

Некоторые предприятия предпочитают признавать себестоимость продажи одновременно с датой выставления счета, что упрощает отчетность по относительной прибыли, поскольку стоимость продажи и выручка появляются в одном периоде. Другие предприятия предпочитают признавать себестоимость продажи в момент отгрузки товаров, то есть в момент доставки.

Ваш бухгалтер сможет посоветовать вам, какой метод лучше всего подходит для вашего бизнеса.

Методы учета запасов

Два способа учета запасов имеют разные названия в разных частях мира, поэтому для единообразия мы будем называть их «Периодический» и «Себестоимость продаж».

Метод 1: Периодический учет запасов

При использовании периодического метода учет запасов не производится, когда происходит продажа. При продаже хранятся данные о доходах и налоговых операциях, а в отчете о прибылях и убытках отражается 100% прибыль.В конце месяца (или года) запускается обновление запасов, назначается значение, которое затем сравнивается со стоимостью запасов в предыдущем месяце.

«Начальная стоимость запасов» и «Конечная стоимость запасов» присваиваются счетам, которые с учетом любых покупок, которые вы могли совершить в течение периода, дают вам стоимость продажи, которая вычитается из выручки, чтобы получить вашу валовую прибыль. .

Давайте посмотрим на пример этого в действии:

Товарно-материальные запасы на начало месяца: 100 долларов США

За месяц совершено покупок: 50 $

Товарно-материальные запасы на конец месяца: 25 долларов США

Даже если вы купили акции на 50 долларов, в конце месяца вы на 75 долларов меньше, чем в предыдущем месяце (начальный баланс 100 долларов — конечный баланс 25 долларов).Это означает, что общие затраты на продукты, способствующие продажам в месяц, составляют 125 долларов США (50 долларов США на покупку + 75 долларов США на поставку инвентаря).

При периодическом учете стоимость покупки добавляется непосредственно в отчет о прибылях и убытках или отчет о прибылях и убытках, когда вы покупаете акции, а корректировка запасов добавляется в конце месяца. Вы можете получить точный отчет о прибыли только один раз в месяц, после того, как будут произведены все расчеты.

Оценка запасов должна проводиться после полной инвентаризации, чтобы учесть любые продажи подарков, бесплатные образцы, повреждение или кражу.Любая потеря инвентаря из-за повреждения или кражи не будет обнаружена до тех пор, пока не будет проведен подсчет, и к тому времени будет нелегко определить, где и когда это произошло. Однако, поскольку вам не нужно учитывать стоимость запасов для каждой продажи, метод периодического учета проще и удобнее использовать, если вы используете отдельные программные системы для учета и управления запасами.

Метод 2: Учет себестоимости запасов

При использовании метода учета «Себестоимость продаж» в отчете о прибылях и убытках или отчете о прибылях и убытках (P&L) делается запись для каждой отдельной продажи, содержащей запасы.Стоимость ваших активов в балансе уменьшается, а ваши затраты на продажу в прибылях и убытках увеличиваются на основе фактической стоимости отгруженных товаров. Когда вы покупаете дополнительные запасы, покупная стоимость добавляется в ваши активы (баланс), а не в отчет о прибылях и убытках, как это было бы при периодическом учете.

Давайте посмотрим, как это работает:

Начальная стоимость запасов: 100 долларов

Сделано покупок: 50 долларов (без изменений в прибылях и убытках)

Продажа № 1: $ 40

Стоимость продажи №1: 25 $

Сразу видим валовую прибыль от продажи: 40 — 25 долларов = 15 долларов.

Выручка от продаж за месяц: $ 200

Общая стоимость продажи: 125 $

Валовая прибыль: 75 долларов США

Если мы продолжим совершать 5 аналогичных продаж в месяц, мы получим выручку от продаж в размере 200 долларов и себестоимость продажи в 125 долларов, что даст ту же валовую прибыль, что и при методе периодического учета, но без необходимости в оценке запасов.

Мы также можем видеть рентабельность в режиме реального времени. Но как насчет конечной стоимости запасов?

В этом примере мы открываем со 100 долларами, добавляем 50 долларов непосредственно к активам с заказом на покупку, а затем вычитаем 25 долларов за каждую из 5 сделанных продаж, оставляя 25 долларов в конце периода.

Товарно-материальные запасы на начало месяца: 100 долларов США

Приобретенные запасы: 50 долларов США

Продано инвентаря: $ 125

Товарно-материальные запасы на конец месяца: 25 долларов США

Стоимость запасов на конец периода: 100 долларов США + 50 долларов США — (5 x 25 долларов США) = 25 долларов США

Когда вы получаете товары на склад, важно, чтобы вы вводили наиболее точную доступную стоимость. Программная платформа должна учитывать любые незначительные несоответствия, если фактическая стоимость указана в счете-фактуре.Получение инвентаря позже отличается. Извлекать выгоду из учета себестоимости продаж; процессы закупок, инвентаризации и бухгалтерского учета должны быть тесно интегрированы, и в идеале все они должны работать в рамках одной программной платформы. С помощью единой конфигурации можно получить доступ к точным данным в режиме реального времени, поскольку транзакции автоматизированы и вероятность ошибки снижается.

Учет себестоимости

Стоимость проданных товаров с использованием метода учета себестоимости определяется одним из нескольких «допущений в отношении потока затрат», в том числе:

• Если цена продукта всегда одинакова, то все эти методы дадут одинаковые результаты.

• Если ваши себестоимости изменяются, то какую цену вы используете для расчета стоимости операции продажи, когда вы что-то продаете?

Вы можете использовать несколько различных методов.

Первый пришел — первый ушел (FIFO)

Этот метод использует стоимость самого старого инвентаря при продаже. Даже если фактический товар, отправленный клиенту, может не совпадать с физическим товаром, который был доставлен первым, присвоенное ему значение должно быть правильным.Метод FIFO требует, чтобы каждая поставка продукта регистрировалась отдельно с указанием даты и цены.

Последний пришел — первый ушел (LIFO)

Метод LIFO использует самую последнюю инвентарную стоимость для транзакции затрат на продажу, когда она совершается. Если себестоимость продукта со временем увеличивается, то LIFO приведет к самой низкой прибыли (и самому низкому налогу), поскольку самые последние затраты будут выше, чем самые старые затраты.

Средняя себестоимость

Если ваша система не отслеживает каждую поставку запасов по отдельности, вам необходимо применить единую стоимость к каждой позиции при оценке запасов (либо для затрат на транзакции продажи, либо для периодической оценки запасов на конец месяца).Эта единичная стоимость представляет собой среднюю цену, уплаченную за товары, имеющиеся в настоящее время на складе.

Оригинальное производство

Как мы видели, стоимость запасов — это цена, которую вы платите своему продавцу без учета налогов и стоимости доставки. Но что, если вы производите собственные продукты? Если вы собираете готовые изделия из компонентов, то в процессе сборки возникнут затраты. Вы должны убедиться, что не учитываете это дважды в своей бухгалтерии!

Если стоимость сборки на единицу значительна, подумайте о том, чтобы включить стоимость производства в себестоимость продукта, как показано в этом примере:

Компонент A: 10

долл. США

Компонент B: 13

долл. США

Сборка: 1 час по цене 20 долларов в час

Общая стоимость: $ 33

Затем он появится в вашем отчете о доходах, когда товар будет продан, что даст более точные отчеты о прибыльности.Если сборка выполняется штатными сотрудниками, имеющими заработную плату, вам нужно будет удалить их ставку в 20 долларов в час из кода накладных расходов «Заработная плата» в вашем отчете о доходах и добавлять ее в «Инвентарь / активы» каждый раз, когда вы строите. один из этих предметов. Вы по-прежнему будете регистрировать выплату заработной платы во время строительства, поэтому ваша кассовая отчетность также будет правильной. Точно так же, если вы передаете производство на аутсорсинг, вам нужно будет перевести правильную сумму из кода «Производство» в отчете о прибылях и убытках в код «Запасы / активы».

Обратите внимание, что сокращение накладных расходов увеличит вашу краткосрочную прибыль, поскольку вы увеличиваете стоимость своих активов и откладываете стоимость сборки на более позднюю транзакцию стоимости продажи.

Последовательная стоимость

Когда вы тратите значительную сумму денег на фрахт и пошлину по доставке товаров, эффективная стоимость продуктов выше, чем себестоимость, которую вы платите своему поставщику. «Посадочная стоимость» включает в себя дополнительные расходы, но как вы это учитываете? Если вы получаете несколько товаров в одной отгрузке, то расчет эффективной стоимости доставки для каждого товара может быть затруднен: вы разделяете стоимость доставки по своим товарам по весу, по объему или по себестоимости товара?

Иногда у вас есть один счет за фрахт или пошлину, который охватывает несколько отправлений, которые были отправлены вместе.Поскольку это сложно, не так много программных платформ, которые справляются с этим хорошо, если вообще справляются. Это означает, что вам лучше создать собственную электронную таблицу, если вы не используете систему, полностью поддерживающую дополнительные расходы. Используйте свою электронную таблицу, чтобы рассчитать стоимость «фрахта и пошлины» для каждого товара в каждой поставке по мере его поступления, а затем добавьте это к чистой себестоимости товара, чтобы получить вашу конечную стоимость.

Поскольку вы уже учитываете фрахт и пошлину через счет-фактуру транспортной компании, вам не следует изменять стоимость активов инвентаря в вашем бухгалтерском программном обеспечении, если вы также не вносите поправки в бухгалтерские записи для счетов-фактур фрахта и пошлины.Обычно это сложнее, чем стоит того. Чтобы рассчитать маржу прибыли с использованием полной цены товара, сравните чистую продажную цену с полной отпускной ценой в Excel или создайте дополнительный прайс-лист для «полной стоимости товара» в своей системе управления продуктами и используйте там отчеты о марже.

В качестве альтернативы, самый простой способ учета дополнительных расходов — использовать систему, такую ​​как Brightpearl, которая поддерживает это, предоставляя вам доступ к вашей истинной стоимости по продуктам и покупкам. Ваша система должна позволять разделять затраты по весу, объему и стоимости товара и одновременно обновлять все необходимые бухгалтерские операции.

Учет товарно-материальных ценностей для клиентов

Как розничный торговец, вы бы забрали товарные запасы «на консигнацию» у дистрибьютора, что означает, что вам не нужно платить за них, пока вы не продадите их. Вам все равно нужно показать его «в наличии», но он не будет отображаться в вашем балансе как актив.

Если вы используете полностью интегрированную систему учета и учета, то есть два способа ведения учета:

1. Показать стоимость активов для консигнационных запасов с учетом себестоимости продаж

• Получите инвентарь в свою систему по цене, которую вы ожидаете заплатить, и убедитесь, что все бухгалтерские операции выполняются с использованием специального кода счета.

• Вы можете увидеть это в следующем примере сценария:

• Ваши обычные запасы поступают в «1001 — Запасы» (при условии, что вы используете метод учета себестоимости продаж).

• Когда вы получите товарную накладную, внесите ее в «1002 — Товарная ведомость».

• В конце отчетного периода вы исключаете эту цифру из управленческой отчетности.

• Балансирующая сторона транзакции с двойной записью будет связана с кодом счета «2050 — Товарно-материальные запасы получены, но не выставлены счета-фактуры».

• Поскольку продажи осуществляются из консигнационных запасов, транзакции учета затрат по продажам будут проводиться с использованием цены, которую вы ожидаете заплатить, с удалением стоимости (кредита) из «Консигнационного запаса» и добавлением его в «Себестоимость продаж» (дебет) .

• Оттуда дистрибьютору отправляется отчет с подробным описанием всего проданного. Взамен они выставят вам счет.

• Чтобы сбалансировать эти транзакции, счет-фактура регистрируется по исходному коду счета: «2050 — Запасы получены, но не выставлены счета-фактуры».

2. Отсутствие стоимости активов для товарно-транспортных запасов с учетом себестоимости проданной продукции и периодического учета

При использовании этого метода вы по-прежнему получаете инвентарь, чтобы он отражался в ваших каналах продаж, но вы задаете ему нулевое значение, чтобы предотвратить выполнение бухгалтерских операций. Когда вы проводите инвентаризацию, товары отображаются в наличии, но это не влияет на ваш баланс. Точно так же, когда вы совершаете продажу, бухгалтерские операции не выполняются, поскольку актив не имеет ценности. Если вы используете периодический учет, не включайте товарные запасы в оценку запасов на конец периода.

Когда вы получаете счет-фактуру на покупку проданных товаров, вам необходимо присвоить его непосредственно коду COGS (в разделе «Расходы / покупки» вашего плана счетов), даже если вы используете учет себестоимости.

Второй процесс проще — вы не видите затратную составляющую продажи (для отчета о прибыли), пока не получите счет на покупку. В первом методе вы видите предварительную стоимость продажи каждый раз, когда товар отгружается, но фактическая стоимость не известна до тех пор, пока поставщик не получит счет-фактуру на закупку.

Для любого метода удобно получить инвентарь в специальное «место». Это может быть виртуальный проход или виртуальный склад, если у вас есть система с несколькими складами. Это упрощает фильтрацию отчетов для отделения собственных запасов от консигнационных.

3. Доставка и выставление счетов в разное время

Когда вы продаете товары покупателю и выставляете счет, он может быть немедленно введен в вашу систему бухгалтерского учета, но товары могут быть отправлены только на следующий день или позже.Если это так, вам необходимо решить, хотите ли вы, чтобы стоимость транзакции продажи была датирована датой счета-фактуры или датой отгрузки. Если вы решите, что дата выставления счета-фактуры и дата отгрузки должны совпадать, ваши отчеты о прибыли будет легче понять, поскольку затраты и выручка относятся к одному и тому же периоду. Даже если актив будет удален из баланса, в отчете о запасах на эту дату будут показаны товары на складе, поскольку их отгрузка еще не завершена.

Стоимость запасов по результатам инвентаризации должна согласовываться со стоимостью вашего актива в балансе, поэтому, если вы решите задним числом отгрузок, вам нужно будет внести поправки на «запасы на складе по продажам, по которым выставлены счета-фактуры».

Учет товарно-материальных запасов для поставщиков

Для дистрибьюторов, которые отправляют товарные запасы розничному продавцу, выставление счетов не происходит до тех пор, пока этот розничный торговец не продал указанные товарные запасы. Пока товар находится в магазине розничного продавца, он по-прежнему принадлежит вам, и это должно быть отражено в вашем балансе.

Если вы используете учет себестоимости продаж, вам понадобится система, позволяющая осуществлять физическую отгрузку товаров без создания «отгруженной» стоимости транзакций учета продаж. Вот где может пригодиться размещение инвентаря.Вам просто нужно создать заказ на продажу для продавца и пометить запасы как распределенные. Это предотвращает его продажу другим клиентам и по-прежнему отображается как «в наличии» в ваших бухгалтерских отчетах.

В периодическом учете операции не выполняются при отгрузке и учете товаров, как это было бы при обычной продаже. Если ваша система обработки заказов не позволяет получать товары обратно с продажи, необходимо выставить счет для этой продажи. Когда отчет о продажах отправляется обратно от продавца в конце месяца, вносятся корректировки запасов.Скорее всего, это будет сложно, поэтому рекомендуется использовать метод распределения запасов.

Сроки отгрузки, доставки и бухгалтерия

Счет-фактура на покупку поступает в вашу систему в тот же день, когда поступает инвентарь. Точно так же вы не всегда отправляете товары покупателю в тот же день, когда выставляете ему счет. Эти временные различия вызовут расхождения в вашем бухгалтерском учете, если вы не примените методы их учета.

Разное время получения товаров и счетов

Если вы используете учет себестоимости продаж, то момент, когда вы получаете запасы, — это момент, когда вы увеличиваете стоимость своих активов.Если счет за покупку еще не получен, вам необходимо учесть ответственность другим способом. У вас есть запасы, по которым вам еще не выставлен счет (или не оплачен), поэтому следует использовать пассивный счет. Это отображается в вашем отчете о доходах — возможно, с кодом: «2050 — Товарно-материальные запасы получены, но не выставлены счета».

Ваш бухгалтерский журнал должен выглядеть примерно так:

Дебетовая кредитная инвентаризация / актив: 100 долларов США

Товарно-материальные запасы получены без выставления счета: 100 долларов США

Когда приходит счет-фактура, вы присваиваете ему этот код, и ответственность передается вашим кредиторам (счета к оплате), как показано здесь:

Дебетовая кредитовая инвентаризация получена без выставления счета: 100 долларов США

Счета к оплате: 100 долларов США

Если вы используете периодический учет, проводка запасов не обрабатывается при поступлении товаров, поскольку запасы учитываются в конце периода, а не при каждой продаже.Когда получен счет на покупку, его стоимость записывается в код прибылей и убытков «Покупки», как показано ниже:

Дебетовые покупки в кредит: 100 долларов США

Счета к оплате: 100 долларов США

Продажа товаров до того, как вы узнаете истинную стоимость

При использовании метода учета себестоимости, если вы продаете товары покупателю до получения счета-фактуры на покупку, который отражает фактическую стоимость, как вы рассчитываете стоимость сделки продажи? Используйте предварительную стоимость, зарегистрированную на момент получения товара.

Когда позже счет-фактура на закупку сверяется с заказом на закупку, внесите любые исправления. Если ваша бухгалтерская система не интегрирована с вашей системой управления запасами, вы потеряете эту деталь. В зависимости от платформы управления запасами, которую вы используете, вы можете получить предварительную стоимость продажи или скорректированную стоимость продажи.

Однако, как правило, это не является серьезной проблемой, если только ваши себестоимость не меняется значительно и регулярно. Важно убедиться, что ваш товарный склад учитывает товарно-материальные запасы по наиболее реалистичной возможной себестоимости.

Заключение

Отрасль розничной торговли переживает беспрецедентные изменения. Важно знать свою прибыльность и уровень денежных потоков в режиме реального времени, чтобы расширяться и опережать конкурентов. Запуск вашей работы на единой платформе управления розничной торговлей, такой как Brightpearl, обеспечит большую точность и эффективность с меньшими трудностями, позволяя вам сосредоточиться на росте и улучшении вашего розничного бизнеса.

.

Добавить комментарий Отменить ответ

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Комментарий *

Имя *

Email *

Сайт