Инструкция как сделать: Как написать инструкцию так, чтобы тебя поняли / Блог компании ICL Services / Хабр
РазноеКак написать инструкцию так, чтобы тебя поняли / Блог компании ICL Services / Хабр
Есть такая поговорка: «Хочешь сделать хорошо — сделай сам».Для себя, действительно, так будет быстрее и спокойнее. Однако любому руководителю известно, что плохой менеджер это тот, кто не умеет объяснять и делегировать полномочия. Соответственно, умение давать четкие инструкции и план действий — задача хорошего руководителя. А помогает ему в этом «юзабельность». Давайте и разберёмся с этим понятием.
Юзабилити (от англ. usability) означает удобство в использовании, эргономичность и легкость в понимании.
Инструкция для сотрудников — эффективная и легкая, если результат ее выполнения успешен. При подготовке статьи анализировались внутренние инструкции для сотрудников, выложенные на внутреннем ресурсе Wiki. Однако многие из них оставляют вопросы даже при подробном изучении материала.
Итак, а теперь непосредственно к главному.
Выражение: «И так сойдет» — точно не для инструкций.
1. Постановка цели: для кого и для чего инструкция предназначена. Здесь следует упомянуть, что не следует памятку перегружать терминологией, иначе к ней будет прилагаться словарь терминов — целая энциклопедия и, увы, мало шансов, что её прочитают.
2. Не используем в инструкции много сленга. Есть шанс, что не все сотрудники его поймут.
Пример: «Уточнить у манагеров, получила ли апрув статья». С одной стороны, написано всё понятно, но для официального документа такой сленг не подходит.
3. Текст разбавляем скриншотами. Их желательно делать на своем компьютере и в той программе или интерфейсе, который есть у всех сотрудников. Возможно редактирование скриншотов стрелками и выделением цветом пунктов.
Примеры скриншотов с вполне понятными шагами:
4. Не пропускаем шаги, которые кажутся нам слишком простыми. Пусть лучше сотрудник, читая инструкцию, сам пропустит этот степ.
5. В тексте нежелательно использовать большие предложения. Коротко: «Зайдите в меню», «Добавьте значение…», «Выберите параметр…» и т.д.
6. Для сокращения объема текста возможно применение графических элементов. Например,
Local area connection ——> properties—>TCP/IPv4—>properties.
7. Применение шрифтовых выделений допустимо. Это привлекает внимание на особо важных пунктах.
8. Не используйте в инструкции ничего из вашего личного опыта применения того или иного продукта или использования программы. Для этого существуют отдельные встречи с сотрудниками, где вы передаете им свой ценный опыт. А инструкция — это логичная структура, где описан «шаг — действие» и ничего более.
9. Будьте точны и логичны в написании. Помните, если сотрудник, работая по вашей инструкции сделает ошибку, то это будет ваша недоработка.
Эффективная юзабельная инструкция — это не простая формальность, это один из шагов к успешности и автоматизации рабочего процесса. Зеркальный юзабилити эффект заключается в том, что вещи, которые имеют отношение к собственного опыту, мы запоминаем лучше, чем те, которые не имеют к нам никакого отношения. Поэтому написание инструкций и памяток прокачивает менеджерские навыки специалистов. А это, в свою очередь, идет в «копилку скилов».
Примеры и рекомендации удобных инструкций / Хабр
Снова здравствуй, уважаемый хабралюд!В продолжении своего поста решил написать, как лучше всего создавать инструкции для пользователей и администраторов.
Всем, кому интересно, прошу под хабракат.
KISS
Принцип Keep It Simple Stupid хорошо известен в программировании, но почему-то его редко используют для написания инструкций и руководящих документов, предпочитая растекаться мыслею по древу. В 70% ситуаций эта документация необходима только для того, что бы отмахаться от наших бодрых регуляторов, но при этом забывают, что с этой документацией придётся работать, причём не всегда технически подкованным и грамотным в области информационной безопасности людям.
Для начала напишу несколько правил, которые помогут создать рабочий и удобный документ:
1. Старайтесь разделять инструкцию для пользователей от инструкции для администраторов и офицеров безопасности. причём первые не должны содержать ссылок на вторые (они могут содержать отсылки друг к другу).
3. Каждый пункт описывайте, как отдельное действие с обязательным указанием ответственного и контактами, если они необходимы.
4. Для большей наглядности можете дополнительно нарисовать в инструкцию блок-схему действий. Это поможет пользователю наглядно понять и оценить действия, так же и вам доступно объяснить алгоритм при обучении.
5. Психологический момент — инструкция будет плохо выполняться и работать, если пользователям понятно и доступно не объяснят алгоритм на пальцах и примерах. Поэтому —
Пример инструкции для пользователей
Ниже приведен пример инструкции по заведению аккаунта пользователя в корпоративной сети.
Clear screen/clear desk
Специфика российских организаций, работающих с советских времен и таких же умудренных опытом сотрудников такова, что у них, как правило, стол завален бумагами. Компьютер порой не выключается и не блокируется, даже когда уходят домой. Недавно лично видел, проходя поздно вечером мимо одного муниципального предприятия, как за открытыми жалюзи в закрытом на замок здании горел монитор с открытым на нём вордовским документом.
Пользователи порой не догадываются о возможных непреднамеренных утечках информации. Пускай она не конфиденциальна, возможно она только для внутреннего пользования. Но это даёт понимание, что в этой организации не заботятся о своей безопасности и могут так поступить с конфиденциалкой. А так же возможно там будет информация, ещё не отнесенная к закрытой, но уже существующая во внутреннем обороте организации.
На этом завершаю примеры и рекомендации. Серию подобных постов я продолжу, если будет интерес.
P.S. В посте приведены скрины реально внедренных и работающих инструкции и политик. Все совпадения с существующими организациями случайны. Все названия отделов и бюро изменены.
Максим Ильяхов |
Я знаю два вида руководств пользователя: сценарные и описательные. В сценарных руководствах за основу берутся задачи, которые стоят перед читателем:
Сложность руководства зависит от того, для кого оно написано и в какой ситуации человек с ним столкнётся.
Моя любимая особенность сценарных руководств — в них мы не только помогаем решить задачу, но и обучаем пользователя. Может быть, бабушка, которая купила ТВ-приставку, и не знала, что провода можно подписывать:
А племянник, может быть, не знал, что дома можно не быть параноиком и не менять пароль от роутера:
Когда я пытался настроить роутер, мне было приятно не только читать руководство «Сделай это, сделай то», но и понимать, что я сейчас буду делать:
В сценарных руководствах удобно обучать горячим клавишам, профессиональным приёмам и тонкостям работы. Пользуйтесь этим: не только объясняйте, на что нажимать, но и обучайте методологии, настраивайте на нужный лад, помогайте понять суть процесса, вправляйте мозги:
Описательные руководства отталкиваются не от того, что пользователь хочет сделать, а от того, что есть в интерфейсе. Описывает кнопки, одну за другой. Это полезно, когда действие кнопок не совсем очевидно, у них есть дополнительное значение или пользователю важно понимать, что происходит при их нажатии.
Общие принципы на десерт:
Предлагаю уважаемым советчикам поделиться собственным опытом составления руководств и справочных статей. |
Как сделать презентацию: пошаговая инструкция

Презентация – это краткое и доходчивое изложение информации, которое позволяет человеку гораздо более эффективно разъяснить суть вопроса. Презентации создают многие пользователи на разных этапах жизни: школьники, студенты, бизнесмены и т.д. Сегодня мы подробно рассмотрим вопрос создания презентации.
Прежде всего, несколько слов о программе для создания презентаций. Сегодня существует достаточно большой выбор офисных приложений, одни из которых распространяются на платной основе, а другие и вовсе бесплатно. Это и LibreOffice, OpenOffice, Microsoft Office и многие другие. Сегодня же мы рассмотрим процесс создания презентации на примере, пожалуй, наиболее популярной программы для этих целей – Microsoft PowerPoint.
Несколько слов о материале
Прежде чем вы будете приступать к созданию презентации, необходимо обязательно позаботиться о материале:
1. Текст. Безусловно, в презентации не должен умещаться весь учебник. В презентацию должен войти максимально краткий текст, который красноречиво будет говорить о сути вопроса и разъяснять отдельные важные моменты.
2. Картинки. Презентация без картинок не только смотрится уныло, но и менее доходчиво может объяснить слушателям волнующую вас тему. Используйте в презентации как собственные картинки, так и скаченные из интернета. Главное, чтобы картинки были строго по теме.
3. Графики и схемы. Графики и схемы разрабатываются в процессе создания презентации. Еще один неплохой способ наглядно продемонстрировать информацию.
4. Видео и музыка. Необязательный пункт, но если у вас есть видео или звук, относящийся к теме, то его можно добавить в презентацию.
5. План. Без предварительно созданного плана презентации, в большинстве случаев, напрочь теряют свою информативность. Обязательно поставьте цель презентации, поэтапно продумайте с чего презентация начнется, как перейдете к сути вопроса, чем она завершится.
Начало работы в Microsoft PowerPoint
Создание и удаление слайдов, настройка шаблона
Каждая презентация имеет отдельные слайды, которые кратко демонстрируют ту или иную информацию.
Для того, чтобы добавить в PowerPoint новый слайд, во вкладке «Главная» щелкните по кнопке «Новый слайд».

Если вы щелкните по самой иконке, на экране отобразится простой слайд, который, при необходимости, впоследствии можно изменить. Если же вы щелкните по самой надписи «Новый слайд», на экране отобразится дополнительное меню, в котором вам сразу будет предложено выбрать шаблон слайда.

Переключение между слайдами осуществляется в левой области окна, где расположились их миниатюры. При необходимости, слайды можно переносить в новое положение на презентации. Для этого зажмите курсором мыши слайд, а затем переместите его в новую область презентации. Как только вы отпустите кнопку мыши, слайд закрепится в новом положении.

Лишние слайды можно удалять. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по миниатюре слайда и в отобразившемся окне выберите пункт «Удалить слайд».

Если вы хотите изменить шаблон слайда, тогда щелкните по слайду правой кнопкой мыши и в отобразившемся окне перейдите к пункту «Макет». На экране разверзнется дополнительное окно, в котором вы сможете выбрать новый шаблон для слайда.

Изменение внешнего вида слайдов
Все слайды по умолчанию белые. Чтобы слайды разнообразить, вы можете задать им новый фон.
Для этого перейдите ко вкладке «Дизайн» и обратите внимание в шапке программы на блок «Темы». Здесь уже имеется набор подобранных тем, где настроены шрифты и фон. Если вы торопитесь, применяйте для слайдов темы.

Для того, чтобы посмотреть, как будет тема смотреться на вашем слайде, достаточно выделить миниатюру слайда, а заем навести курсор мыши на понравившуюся тему. Если тема вам понравилась, примените ее, просто щелкнув по ней один раз левой кнопкой мыши.
После применения темы правее изменится блок «Варианты», который предусматривает несколько вариантов внешнего вида вашей темы.

Еще правее расположилась кнопка «Формат фона». Щелкнув по ней, в правой области окна развернется дополнительное меню, в котором производится более детальная настройка фона: возможно применение и настройка заливки, добавление собственного изображения, имеющегося на компьютере, и др.

По умолчанию выбранный фон будет применен только по отношению к текущему слайду, но, при необходимости, все слайды могут быть наделены подобным фоном – вам лишь необходимо щелкните по кнопке «Применить ко всем».

Работа с текстовой составляющей
И вот мы плавно перешли к работе с текстом. Добавление текста производится очень легко: для этого достаточно щелкнуть мышью по нужному блоку слайда, после чего вы сможете вписать текст или вставить его из буфера обмена.

Обратите внимание на небольшие пиктограммы, появившиеся по периметру рамки: кружочки позволяют расширить или, наоборот, уменьшить блок, в котором размешается текст, а стрелочка отвечает за поворот, т.е. вы сможете повернуть текст под любым углом.

Перейдите в программе ко вкладке «Формат». Здесь вы сможете выполнить детальную настройку текста, как это осуществляется в Microsoft Word: шрифт, цвет, размер, расположение на странице, разрыв и т.д.

Работа с диаграммами, графиками и таблицами
Плавно переходим к наглядной демонстрации информации.
Диаграммы и графики позволяют доходчиво показать динамику чего-либо, например, показатели прибыли за прошлый и текущий квартал.
Прежде всего, перейдите к тому слайду где будет располагаться диаграмма или график. Если на слайде содержится несколько блоков, отведенных под изображения и графики, то выделите щелчком мыши нужный.
Для того, чтобы добавить в презентацию диаграмму или график, перейдите ко вкладке «Вставка», а затем щелкните по пункту «Диаграмма».

На экране отобразится окно, в котором вам потребуется выбрать подходящий вариант графика или диаграммы.

На экране отобразится таблица с показателями, заполненными для примера. В первом столбце вам потребуется ввести наименования параметров, а во втором – показатели для каждого из указанных параметров.

Если вам потребовалось разместить на слайде таблицу, откройте нежный слайд и выберите блок, в котором будет размещена таблица.

Перейдите ко вкладке «Вставка» и выберите пункт «Таблица».

На экране развернется простенький табличный редактор, в котором вам потребуется вручную указать количество строк и количество столбцов.

После создания таблицы на экране появится вкладка «Конструктор», в которой детально настраивается внешний вид таблицы.

Заполнение таблицы осуществляется привычным образом – вам лишь достаточно выбрать ячейку, после чего можете переходить к ее заполнению.

Работа с картинками
Переходим к изображениям. Для того, чтобы добавить в слайд картинку, перейдите к нужному слайду, выделите блок, в который будет добавлено изображение, перейдите ко вкладке «Вставка» и выберите пункт «Рисунки».

На экране развернется проводник Windows, в котором вам потребуется вставить желаемую картинку.
В нужной области окна отобразится картинка, которую можно растягивать, сужать и поворачивать точно так же, как это осуществлялось с текстом.

Также на экране автоматически откроется вкладка «Формат», в которой настраивается отображение рисунка: границы, коррекция, добавление эффектов и т.д.

Работа с музыкой и видео
Вставка звуков и видео в презентацию производится одинаково: перейдите к нужному слайду, выберите блок, в который будет вставлен медиафайл, откройте вкладку «Вставка» и выберите пункт «Видео» или «Звук».

Работа с анимацией и переходами
Когда основная часть презентации готова, можно переходить к настройке анимации и переходов. Переходы обеспечат плавную и красивую смену одного слайда на другой, а анимация позволит красиво отобразить содержимое слайда.
Для того, чтобы настроить переходы, откройте вкладку «Переходы», а затем в предложенных вариантах переходов выберите подходящий.

По желанию для каждого слайда может быть применена свой анимация, но если вы хотите сохранить единый стиль переходов для всех слайдов, щелкните по кнопке «Применить ко всем».

Также вы можете настроить длительность перехода от одного слайда к другому, а также, при необходимости, каждый переход может сопровождаться звуком, причем вы можете выбрать один из предложенных звуков, так и загрузить собственный.

По умолчанию программа переходит от одного слайда к другому щелчком мыши, но, при необходимости, программа может делать это автоматически. Для этого вам потребуется снять галочку с пункта «По щелчку», а затем указать время, на протяжении которого будет воспроизводиться слайд.

Теперь несколько слов об анимации. Для того, чтобы добавить анимацию к слайду, перейдите ко вкладке «Анимация», выберите нужный слайд, а затем и объект, для которого анимация будет применена. Следом вам остается щелкнуть по пункту «Добавить анимацию».
На экране отобразится достаточно большой список доступной анимации. После применения анимации система сразу продемонстрирует ее, после чего вы сможете оставить ее как есть, поменять на другую или вовсе удалить.

Правее вы сможете настроить, будет ли анимация воспроизводиться автоматически или же по щелчку мыши, настроить длительность анимации, а также задержку.

Сохранение презентации
Создание презентации подошло к логическому завершению, а значит, настало время сохранить ее на компьютер.
Для этого щелкните по кнопке «Файл» и перейдите ко вкладке «Сохранить». При необходимости, укажите наименование презентации и расположение на компьютере, а затем правее щелкните по кнопке «Сохранить».

Показ презентации
И несколько слов о том, как показывать презентацию. Для того, чтобы показать презентацию на компьютере, ее необходимо открыть в PowerPoint, перейти ко вкладке «Слайд-шоу», а затем выбрать один из пунктов на выбор: «С начала» или «С текущего слайда».

Если при настройке переходов вы задали автоматическую смену слайдов, то вам лишь остается дождаться завершения презентации, если нет – вы самостоятельно будете переключаться между слайдами щелчками мыши.
Небольшое заключение. И хотя мы рассмотрели далеко не все нюансы работы с PowerPoint, данная статья вам даст емкое представление о работе с данной программой.
6 Пошаговых Инструкций, Как Сделать Красивый Вечерний Макияж Самой в Домашних Условиях
Вам сложно сделать вечерний макияж, на него уходит много сил и времени? Зачастую приходится смывать косметику и начинать сначала? Прочтите 6 пошаговых инструкций от визажистов и с лёгкостью создавайте любой вечерний макияж.
В статье расскажем:
- Как сделать вечерний макияж: пошаговая инструкция;
- Как сделать макияж губ?
- Как сделать макияж глаз?
- Вечерний макияж для голубых глаз: пошаговая инструкция;
- Вечерний макияж для зелёных глаз: пошаговая инструкция;
- Вечерний макияж для карих глаз: пошаговая инструкция;
- Вечерний макияж для тёмных и светлых волос;
- Лайфхак: как с помощью макияжа сделать глаза больше?
- Курсы макияжа для себя.
Посмотрите каталог Лучших курсов макияжа для себя в Санкт-Петербурге и Москве, чтобы узнать, каким техникам вечернего мейка вас научат мастера с многолетним опытом.
Как сделать вечерний макияж? Пошаговая инструкция
Классика вечернего макияжа — коричневые тени для глаз и светлая помада. Соблюдайте главное правило: выделяйте либо глаза, либо губы.
Сделайте макияж на вечеринку, следуя рекомендациям:
- Демакияж — начинайте макияж с очищения и увлажнения.
- Тон — наносите спонжем или кистью. Тональное средство можно нанести пальцами, но так его сложнее распределить равномерно. Зафиксируйте пудрой.
- Подчеркните скулы румянами и нанесите хайлайтер. Он наносится на выступающие зоны лица: скулы, центр лба, под бровь, внутренний уголок глаза, спинка носа, подбородок и изгиб верхней губы.
- Нанесите тени — на внешний уголок глаза коричневые, на внутренний — бежевые. Подчеркните тенями нижнее веко. Границу теней растушуйте оттенком теней светлее на тон.
- Нарисуйте стрелки. Мы писали подробный гайд о том, как 13 способами нарисовать
Как сделать презентацию в PowerPoint: пошаговая инструкция
Создание красивых презентаций в программе PowerPoint – это навык, который нужно развивать. Если вы часто выступаете на мероприятиях, и хотите чтобы вашу речь запомнили, «подкрепите» ее слайдами. Программа PowerPoint установлена по умолчанию на каждом компьютере. Все, что нужно сделать – открыть ее и приступить к разработке первого макета.
Теория для «чайников»
Microsoft PowerPoint – простейший редактор, с помощью которого можно создавать и просматривать готовые макеты. Интерфейс программы интуитивно понятный.
Разделы основного рабочего окна:
- главная;
- вставка;
- дизайн;
- анимация;
- показ страниц;
- рецензирование;
- вид.
Нажимая на конкретные пункты в меню можно получить инструменты для редактирования. Так, для изменения дизайна достаточно выбрать соответствующий раздел и нажать на один из представленных вариантов.
Пошаговая инструкция
Лучшее решение для тех, кто не знает, как сделать презентацию в PowerPoint – пошаговая инструкция.
ШАГ 1. Начало работы. При открытии редактора на экране появляется главное окно, в котором можно создавать первый слайд.

Чтобы изменить тип страницы, нажмите правую кнопку мыши. Выберите подходящий макет.

ШАГ 2. Заполнение страницы. В зависимости от используемого макета на экране появится поле для текста, фотографии, или двух блоков сразу. Нажимая на окно «Заголовок слайда» можно изменить заголовок, а для вставки фото достаточно кликнуть на значок «Изображение» и добавить нужную картинку из папки.

ШАГ 3. Разработка новых страниц. После того, как первый шаблон отредактирован, вставьте следующий. Для этого в разделе «Главная» нажмите кнопку «Создать слайд». Выберите второй макет.

ШАГ 4. Добавление элементов. Чтобы ваша презентация не выглядела слишком скучно, ее следует украсить. Для этого используйте различные вставки, фигурки с текстом, меняйте размеры букв в заголовках.

ШАГ 5. Настройка переходов. Чтобы слайды красиво менялись от одного к другому, добавьте переходы в меню «Анимация».

ШАГ 6. Сохранение. Чтобы не потерять результат своих трудов, обязательно сохраните презентацию. Нажмите круглую кнопку с логотипом Microsoft в левом верхнем углу и выберите «Сохранить как».

Создание собственного шаблона
Любой шаблон в программе PowerPoint включает в себя: цвет, текстовое поле, изображение, шрифт.
Вы можете менять готовые шаблоны, создавая необычную, стильную презентацию. Откройте новый файл в презентации, выберите формат, и начинайте экспериментировать с цветом, шрифтами, наполнением. Используйте все доступные инструменты из раздела вставка: фигуры, фотоальбом, надпись, колонтитулы и WordArt.

Даже в такой простой программе как PowerPoint пользователю представлено целое поле для экспериментов. Прямо сейчас создайте свою презентацию, используя все фишки, о которых узнали из статьи. Чтобы разнообразить слайды, достаточно лишь добавить несколько переходов и изменить фон.
Как сделать приложение для Android самостоятельно — руководства на Skillbox
Выбираем название приложения, домен компании, путь к проекту и название пакета. Указываем, включить ли поддержку опциональных языков программирования C++ и Kotlin.
Задаём одну или несколько целевых платформ для сборки. Для этого используется SDK и AVD, менеджер виртуальных устройств Android. Инструмент позволяет устанавливать в SDK пакеты, которые поддерживают несколько версий ОС Android и несколько уровней API (интерфейсов программирования приложений).
Справка
Чем ниже версия Android, тем больше устройств, на которых приложение запустится. Чем выше версия, тем богаче функциональность API.
Выбираем основную активность, которая будет запускаться при нажатии на иконку приложения, и даём ей имя.
После нескольких минут сборки Android Studio открывает интерфейс IDE. Здесь три основных момента.
Если выбрать в выпадающем меню вид Android, то вы увидите файлы проекта. Например, наша основная активность называется app > java > ru.skillbox.skillboxapp > FullscreenActivity. При создании проекта мы указали вместо активности Main полноэкранную активность.
Далее можно посмотреть файл app > res > layout > activity_fullscreen.xml. Это XML-файл с макетом для UI нашей основной активности.
Наконец, третий важный файл app > manifests > AndroidManifest.xml описывает фундаментальные характеристики приложения и определяет все его компоненты.
<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<manifest xmlns:android="http://schemas.android.com/apk/res/android"
package="ru.skillbox.skillboxapp">
<application
android:allowBackup="true"
android:icon="@mipmap/ic_launcher"
android:label="@string/app_name"
android:roundIcon="@mipmap/ic_launcher_round"
android:supportsRtl="true"
android:theme="@style/AppTheme">
<activity
android:name=".FullscreenActivity"
android:configChanges="orientation|keyboardHidden|screenSize"
android:label="@string/app_name"
android:theme="@style/FullscreenTheme">
<intent-filter>
<action android:name="android.intent.action.MAIN" />
<category android:name="android.intent.category.LAUNCHER" />
</intent-filter>
</activity>
</application>
</manifest>
Online Technical Writing: Инструкции
Основное внимание в этой главе уделяется одному из наиболее важных применений технического написания — инструкциям. Как вы знаете, инструкции — это пошаговые объяснения того, как что-то делать: как строить, эксплуатировать, ремонтировать или обслуживать вещи.
Обязательно ознакомьтесь с примерами.
Инструкция по написанию
Одно из наиболее распространенных и наиболее важных применений технического письма — это инструкции — эти пошаговые объяснения того, как что-то делать: что-то собирать, что-то эксплуатировать, что-то ремонтировать или выполнять плановое обслуживание чего-либо.Но для чего-то, казалось бы, такого простого и интуитивно понятного, инструкции — одни из худших документов, которые вы можете найти. Как и я, у вас, вероятно, было много неприятных опытов с плохо написанными инструкциями. То, что следует в этой главе, может не быть надежным и надежным руководством по написанию инструкций, но оно покажет вам, какие методы профессионалы считают лучшими.
В конечном итоге для хорошего написания инструкций необходимо:
- Четкое, простое письмо
- Полное понимание процедуры во всех ее технических деталях
- Ваша способность поставить себя на место читателя, человека, пытающегося использовать ваши инструкции
- Ваша способность визуализировать процедуру во всех деталях и зафиксировать это понимание на бумаге
- Наконец, ваша готовность пройти этот лишний путь и проверить свои инструкции на том человеке, для которого вы их написали.
К настоящему времени вы, вероятно, изучили заголовки, списки и специальные уведомления — написание набора инструкций с помощью этих инструментов, вероятно, кажется очевидным. Просто разбейте обсуждение на пронумерованные вертикальные списки и добавьте несколько специальных уведомлений в очевидные моменты, и готово! Что ж, не совсем, но это отличное начало. В этой главе исследуются некоторые особенности инструкций, которые могут сделать их более сложными. Вы, в свою очередь, можете использовать эти соображения для составления собственных инструкций.
Некоторые предварительные мероприятия
В начале проекта по написанию инструкций важно определить структуру или характеристики конкретной процедуры, о которой вы собираетесь писать.
Аудитория и ситуация. В начале процесса определите аудиторию и ситуацию ваших инструкций. Помните, что определение аудитории означает определение уровня ее знакомства с темой, а также другими подобными деталями. См. Обсуждение аудиторий и шаги, которые следует использовать при определении аудиторий.
Что наиболее важно, если вы изучаете письменный курс, вам нужно будет написать описание своей аудитории и приложить его к инструкциям. Это позволит вашему инструктору оценить ваши инструкции с точки зрения их правильности для целевой аудитории. И помните также, что на курсе технического письма предпочтительнее писать для неспециализированной аудитории — это гораздо сложнее для вас как для писателя.
Количество задач. Сколько задач в процедуре, о которой вы пишете? Давайте использовать термин процедура для обозначения всего набора действий, для обсуждения которых предназначены ваши инструкции.Задача — это полунезависимая группа действий в рамках процедуры: например, установка часов на микроволновой печи — это одна из задач в большой общей процедуре работы с микроволновой печью.
Такая простая процедура, как замена масла в автомобиле, содержит только одну задачу; полунезависимых групп видов деятельности нет. Более сложная процедура, такая как использование микроволновой печи, содержит множество таких полунезависимых задач: установка часов; установка уровня мощности; с помощью таймера; чистка и уход за микроволновой печью, среди прочего.(Инструкции по использованию камеры сгруппированы по задачам.)
В некоторых инструкциях есть только одна задача, но в ней много шагов. Например, представьте себе набор инструкций по сборке детских качелей. По моему собственному опыту, ступеней было больше 130! Это может быть немного пугающе. Хороший подход — сгруппировать похожие и связанные шаги по фазам и начинать перенумеровать шаги на каждой новой фазе. Таким образом, этап представляет собой группу аналогичных шагов в рамках однозадачной процедуры.В примере с качелями установка рамы была бы этапом; другое — закрепить вещь в земле; сборка качелей для коробки была бы еще одним делом.
Лучший подход к пошаговому обсуждению. Еще одно соображение, которое, возможно, вы не сможете определить на ранней стадии, — это то, как сконцентрировать свои инструкции. В большинстве инструкций вы можете сосредоточиться на задачах или на инструментах (или функциях инструментов).
Используйте ориентацию на задачу. Сосредоточьтесь на задачах, которые хотят выполнять ваши читатели; используйте how to или –ing фразы в заголовках.В подходе к задаче (также известном как ориентация задачи) к инструкциям по использованию службы автоответчика у вас будут следующие разделы:
- запись приветствия
- воспроизведение ваших сообщений
- сохранение сообщений
- пересылка сообщений
- удаление ваших сообщений и т. Д.
Это задачи — типичные вещи, которые мы хотели бы делать с машиной. Для дальнейшего обсуждения см. Главу, посвященную анализу задач.
С другой стороны, в инструментах, подходящих к к инструкциям по использованию копировального аппарата, будут эти маловероятные разделы:
- кнопка копирования
- кнопка отмены
- кнопка увеличения / уменьшения
- Кнопка подборки / сшивания
- кнопка размера копии и т. Д.
Если вы разработали набор инструкций по этому плану, вы должны написать шаги по использованию каждой кнопки или функции копировального аппарата.Инструкции, использующие этот инструментальный подход, сложно заставить работать. Иногда название кнопки не совсем соответствует задаче, с которой она связана; иногда вам нужно использовать больше, чем одну кнопку, чтобы выполнить задачу. Тем не менее, бывают случаи, когда подход с использованием инструментов / функций может быть предпочтительнее.
Группировки задач. Листинг задач может быть не всем, что вам нужно сделать. Задач может быть так много, что вы должны сгруппировать их, чтобы читателям было легче находить отдельные.Например, в инструкциях обычно группируются задачи:
- Задачи по распаковке и настройке
- Установка и настройка задач
- основные рабочие задачи
- плановое ТО
- задач по устранению неисправностей; и так далее
Общие разделы в инструкциях
Ниже приводится обзор разделов, которые обычно встречаются в инструкциях. Не думайте, что каждый из них должен быть в реальных инструкциях, которые вы пишете, или что они должны быть в порядке, представленном здесь, или что это единственные возможные разделы в наборе инструкций.
Читая следующие общие разделы инструкций, ознакомьтесь с примерами инструкций.
Схематическое изображение инструкции. Помните, что это типичная или общая модель содержания и организации — возможны многие другие.
Вступление. Тщательно спланируйте введение в свои инструкции. Убедитесь, что он выполняет одно из следующих действий (но не обязательно в этом порядке), которые применимы к вашим конкретным инструкциям:
- Укажите конкретные задачи или процедуры, которые необходимо объяснить, а также объем покрытия (что не будет охватывать ).
- Укажите, что необходимо аудитории с точки зрения знаний и опыта для понимания инструкций.
- Дайте общее представление о процедуре и ее достижении.
- Укажите условия, при которых следует (или не следует) использовать эти инструкции.
- Дайте обзор содержания инструкции.
См. Раздел введения для дальнейшего обсуждения.
Общие предупреждения, предостережения, предупреждения об опасности.Инструкции часто должны предупреждать читателей о возможности испортить свое оборудование, испортить процедуру и пораниться. Кроме того, инструкции часто должны подчеркивать ключевые моменты или исключения. Для таких ситуаций вы используете специальные уведомления — примечания, предупреждения, предостережения и предупреждения об опасности. Обратите внимание, как эти специальные примечания используются в приведенных выше примерах инструкций.
Техническая подготовка или теория. В начале некоторых инструкций (конечно, после введения) вам может потребоваться обсуждение предыстории, связанной с процедурой.Для некоторых инструкций этот фон имеет решающее значение — в противном случае шаги процедуры не имеют смысла. Например, у вас может быть некоторый опыт работы с этими программными апплетами, в которых вы определяете свои собственные цвета, перемещая красные, зеленые и синие ползунки. Чтобы по-настоящему понять, что вы делаете, у вас должен быть цветной фон. Точно так же вы можете представить, что для определенных инструкций с использованием камер также может потребоваться некоторая теория.
Оборудование и расходные материалы.Обратите внимание, что большинство инструкций включают список вещей, которые вам необходимо собрать перед началом процедуры. Сюда входит оборудования , инструменты, которые вы используете в процедуре (например, миски, ложки, формы для хлеба, молотки, дрели и пилы), и расходных материалов , то, что потребляется во время процедуры (например, дерево, краска , масло, мука и гвозди). В инструкциях они обычно перечислены либо в виде простого вертикального списка, либо в виде списка из двух столбцов. Используйте список из двух столбцов, если вам нужно добавить некоторые спецификации к некоторым или всем элементам — например, названия брендов, размеры, количества, типы, номера моделей и т. Д.
Обсуждение шагов. Когда вы дойдете до фактического написания шагов, нужно помнить о нескольких вещах: (1) структура и формат этих шагов, (2) дополнительная информация, которая может потребоваться, и (3) точка зрения и общий стиль письма.
Структура и формат. Обычно мы представляем себе набор инструкций, отформатированных в виде вертикальных нумерованных списков. И большинство из них действительно так. Обычно таким образом вы форматируете свои фактические пошаговые инструкции.Однако есть некоторые вариации, а также некоторые другие соображения:
- Шаги с фиксированным порядком — это шаги, которые должны выполняться в указанном порядке. Например, если вы меняете масло в автомобиле, слив масла — это шаг, который должен пройти перед заливкой нового масла. Это нумерованные списки (обычно вертикальные нумерованные).
- Шаги переменного порядка — это шаги, которые могут выполняться практически в любом порядке.Хорошими примерами являются те руководства по устранению неполадок, которые советуют вам проверить это, проверить то, где вы пытаетесь что-то исправить. Вы можете выполнять эти действия практически в любом порядке. Для этого типа подходящим форматом является маркированный список.
- Альтернативные шаги — это те, в которых представлены два или более способов выполнить одно и то же. Альтернативные шаги также используются, когда могут существовать различные условия. Используйте маркированные списки с этим типом, с вставкой OR между альтернативами или вводной, указывающей, что альтернативы скоро будут представлены.
- Вложенные шаги . В некоторых случаях отдельные этапы процедуры могут быть довольно сложными сами по себе, и их необходимо разбить на подэтапы. В этом случае вы увеличиваете отступ и упорядочиваете подшаги как a, b, c и так далее.
- «Бесступенчатая» инструкция . И, наконец, существуют инструкции, которые действительно не могут использовать пронумерованный вертикальный список и которые мало или вообще не делают прямого руководства читателя в виде инструкций.Некоторые ситуации должны быть настолько обобщенными или настолько разнообразными, что шаги не могут быть указаны.
См. Главу, посвященную спискам, для ознакомления со стилем и форматом этих возможностей.
Дополнительное обсуждение. Часто недостаточно просто сказать читателям, чтобы они делали то или иное. Им нужна дополнительная пояснительная информация, например, как вещь должна выглядеть до и после шага; почему они должны заботиться об этом шаге; какой механический принцип стоит за тем, что они делают; еще более подробное объяснение шага на микроуровне — обсуждение конкретных действий, составляющих шаг.
Однако проблема с дополнительным обсуждением заключается в том, что он может скрыть фактический шаг. Вы хотите, чтобы фактический шаг — конкретные действия, которые должен предпринять читатель, — выделялись. Вы же не хотите, чтобы все это закопалось в кучу слов. Есть как минимум два способа избежать этой проблемы: вы можете разделить инструкцию из приложения на отдельные параграфы; или можно жирным шрифтом инструкцию.
Фактические действия пользователя в инструкциях выделены жирным шрифтом. Полужирный текст помогает отличить фактическое действие от дополнительной информации.
Стиль письма. То, как вы на самом деле пишете инструкции, предложение за предложением, может показаться противоречащим тому, чему вас учили предыдущие уроки письма. Однако обратите внимание, как написаны «реальные» инструкции — они используют множество императивных (командных или прямых адресов) видов записи; они часто используют «ты». Это вполне уместно.Вы хотите попасть в лицо читателю, привлечь его или его все внимание. По этой причине предложения в виде инструкций звучат так: «Теперь нажмите кнопку« Пауза »на передней панели, чтобы временно остановить отображение» и «Будьте осторожны, чтобы не …»
Особая проблема связана с использованием пассивного голоса в инструкциях. По какой-то странной причине некоторые инструкции звучат так: «Чтобы временно остановить отображение, следует нажать кнопку« Пауза ». Мы не только беспокоимся о психическом здоровье кнопки «Пауза», но и задаемся вопросом, кто должен подавлять эту вещь (вы говорите со мной?).Или рассмотрите следующий пример: «Затем кнопка таймера установлена на 3:00». Опять же, как человек, выполняющий эти инструкции, вы можете пропустить это; вы можете подумать, что это просто ссылка на какое-то существующее состояние, или вы можете спросить: «Они говорят со мной?» Почти так же плохо работает от третьего лица: «Затем пользователь должен нажать кнопку паузы». Опять же, это старый двойной дубль: вы оглядываете комнату и задаетесь вопросом: «Кто я?» (Подробнее см. Проблема с пассивным голосом.)
Еще одна типичная проблема со стилем написания в инструкциях заключается в том, что люди, кажется, хотят опустить статьи: «Нажмите кнопку паузы на передней панели, чтобы временно остановить отображение информации» или «Землянин, укажите адрес ближайшей пиццерии.«Почему мы это делаем? Неужели все мы втайне хотим быть роботами? В любом случае, не забудьте включить все статьи (, , , , , ) и другие подобные слова, которые мы обычно используем в инструкциях.
Графика в инструкциях
Наверное, больше, чем в любой другой форме письма (кроме, может быть, комиксов), графика имеет решающее значение для инструкций. Иногда словами просто не объяснить шаг. Иллюстрации часто имеют решающее значение для способности читателей визуализировать то, что они должны делать.
В курсе технического письма инструкции могут потребовать от вас включения иллюстраций или других видов графики — того, что обычно используется в инструкциях. Проблема, конечно, может заключаться в том, что у вас нет доступа к графике, которая подходила бы для ваших конкретных инструкций, и вы не очень уверены в своих художественных способностях. Есть способы преодолеть эти проблемы! Взгляните на предложения на графике. В этой главе вы увидите не только предложения по созданию графики, но и требования к их формату.
Форматирование в инструкциях
Заголовки. В своих инструкциях хорошо используйте заголовки. Обычно вам нужны заголовки для любого справочного раздела, который у вас может быть, раздела оборудования и расходных материалов, общего заголовка для раздела фактических инструкций и подзаголовков для отдельных задач или этапов в этом разделе. Взгляните на примеры в начале этой главы. Общие требования см. В заголовках.
Списки. Точно так же в инструкциях обычно широко используются списки, особенно пронумерованные вертикальные списки для фактических пошаговых объяснений.Простые вертикальные списки или списки из двух столбцов обычно подходят для раздела оборудования и расходных материалов. Списки в предложениях хороши, когда вы делаете обзор того, что будет дальше. См. Списки общих требований.
Особые примечания. В инструкциях вы должны предупреждать читателей о возможностях, при которых они могут повредить свое оборудование, израсходовать расходные материалы, вызвать сбой всей процедуры, травмировать себя или других — даже серьезно или со смертельным исходом. Компании были привлечены к ответственности из-за отсутствия этих специальных уведомлений, за плохо написанные специальные уведомления или за специальные уведомления, которые были неуместны.См. Специальные уведомления для полного обсуждения правильного использования этих специальных уведомлений, а также их формата и размещения в инструкциях.
Отступы в инструкциях. В первом примере обратите внимание на то, что уведомление смещено к тексту на предыдущем шаге. Во втором примере обратите внимание, что серьезное уведомление помещено в начале перед любым из шагов.
Число, сокращения и символы.В инструкциях также используется множество цифр, сокращений и символов. Рекомендации по этим областям.
Контрольный список изменений для инструкций
Когда вы перечитываете и исправляете свои инструкции, остерегайтесь таких проблем, как:
- Убедитесь, что вы предоставляете реальные инструкции — объяснения того, как что-то построить, эксплуатировать или ремонтировать.
- Напишите хорошее введение — в нем укажите точную процедуру, которую необходимо объяснить, укажите требования аудитории и сделайте обзор содержания.
- Убедитесь, что вы используете различные типы списков везде, где это возможно. В частности, используйте пронумерованные вертикальные списки для последовательных шагов.
- Используйте заголовки, чтобы выделить все основные разделы и подзаголовки для подразделов. (Помните, что заголовок «Введение» между заголовком и первым абзацем не требуется. Помните, что в этом задании не следует использовать заголовки первого уровня; начните со второго уровня.)
- При необходимости используйте специальные примечания.
- Убедитесь, что вы используете стиль и формат для всех заголовков, списков, специальных уведомлений и графических изображений, как представлено в этих главах. Если это проблема, свяжитесь со своим инструктором.
- Используйте графику для иллюстрации любых ключевых действий или объектов.
- При необходимости предоставьте дополнительное объяснение шагов.
- Не забудьте при необходимости создать раздел со списком оборудования и расходных материалов.
Буду признателен за ваши мысли, реакцию, критику в отношении этой главы: ваш ответ — Дэвид МакМерри .
.Грамматика английского языка: инструкции — english-at-home.com
Мы используем повелительную форму, чтобы отдавать приказы или указания на английском языке.
«Ешьте овощи!»
«Поверните налево и идите прямо».
(Для получения дополнительной информации см. Нашу страницу с грамматикой.)
Мы также можем использовать императивную форму, чтобы дать предупреждение или совет, и (если вы используете «пожалуйста»), чтобы сделать запрос.
«Практикуйте английский по десять минут в день!»
«Будьте осторожны!»
«Пожалуйста, присаживайтесь.»
Чтобы образовать повелительный наклон, используйте инфинитив глагола без« to »:
« Иди сюда, ! »
« Садись, !»
Чтобы создать отрицательный повелительный наклон, поставьте перед глаголом «не делать» или «не делать». (Не более неформально, чем «не делай».)
« Не уходи, !»
« Не ходи по траве».
Предоставление инструкций
Вы часто видите императивную форму в инструкциях по эксплуатации или когда кто-то говорит вам, как что-то делать.
Часто встречаются «упорядочивающие» слова, чтобы показать шаги в процессе. Например, «во-первых», «во-вторых» и «в конце».
Простая инструкция по замене лампочки
Сначала , отключите электричество.
Во-вторых, , снимаем лампочку.
Затем , вкрутить новую лампочку.
Наконец, , включите электричество и включите свет.
Вы также можете сказать «после этого» вместо «затем» и «первый» / «второй» вместо «во-первых» и «во-вторых».
Оказание дополнительной помощи
Когда вы даете указания, вы можете помочь другому человеку дополнительной информацией и советом.
Помните : выключите электричество, прежде чем прикасаться к каким-либо кабелям.
Будьте осторожны, чтобы не … (дотронуться до проводов под напряжением)
Попробуйте … (посмотрите, не сломалась ли лампочка или просто не болтается)
Старайтесь не … (дотроньтесь до лампочки руками)
Вам нужно … (сначала проверьте мощность лампочки)
Важно … (убедитесь, что электричество выключено)
Помогает … (подождите, пока лампочка остынет, прежде чем вы удалите его)
Обязательно … (выключите электричество перед тем, как прикоснуться к лампочке)
Всегда … (наденьте перчатки, когда дотронетесь до лампочки)
Никогда … (прикоснитесь к розетке влажной руками)
Полезные глаголы для инструкций
Включить / включить = включить питание или электричество: «Сначала включите компьютер.»
Выключить / выключить = отключить питание или электричество:« Выключайте свет, когда уходите ».
Снимите / удалите = отделите что-нибудь от другого: «Удалите пластик, прежде чем ставить еду в микроволновую печь».
Выньте = выньте одно из другого: «Выньте телевизор из коробки».
Присоединить / подключить = соединить две вещи: «Подключить провода».
Проверить / убедиться = в чем-то убедиться: «Убедитесь, что свет горит.»
Продолжить / продолжить :« Продолжать перемешивать, пока смесь не загустеет ».
Подключите = подключите к электросети: «Подключите модем».
Поставить обратно / заменить : «После замены батареи установите крышку на место».
Imperatives Exercise
Выберите правильный ответ.




















Теперь перейдите на следующую страницу, чтобы узнать, как написать запрос на английском языке, с примерами шаблонов: Написание запроса
Говорите по-английски свободно!
Привет! Я Клэр, учитель английского языка и основатель этого сайта.
Я могу помочь вам говорить по-английски легче! Вот две вещи для вас:
10 основных фраз для беглости речи — фразы для легкого общения
НОВИНКА: присоединяйтесь к клубу беглости английского языка — получите мои 2 программы беглости речи + еженедельные задания и групповые уроки
Инструкции по предоставлению | Разговорная речь — Ниже среднего A2
Ана : Привет! Я Ана. Добро пожаловать в Что сказать !
Вы знаете, что говорить, когда даете инструкции? Прислушивайтесь к полезным формулировкам для инструкций. Затем мы потренируемся произносить новые фразы — после этого.
Эмир : Ага! Это не работает.
Ваня : Ты в порядке?
Эмир : Вы знаете, как пользоваться этой машиной?
Ваня : Ага, покажу.
Эмир : А, спасибо.
Ваня : ОК. Во-первых, вы должны налить сюда правильное количество кофе.
Эмир : Ага.
Ваня : Тогда давишь этим.
Эмир : Понятно.
Ваня : Верно, ладно. Затем вы кладете это сюда и поворачиваете, пока не станет достаточно плотно.
Эмир : Верно.
Ваня : После этого просто нажимаешь эту кнопку.
Эмир : Хорошо, кажется ясно.
Ваня : Отлично! Теперь твоя очередь.
Эмир : Это нормально?
Ваня : Да, правильно. Теперь нажмите на нее.
Эмир : Нравится?
Ваня : Ага, у тебя все хорошо.
Эмир : Спасибо! Что мне делать дальше?
Ваня : Подключить к автомату.
Эмир : Есть еще что-нибудь?
Ваня : Вот и все.Просто нажмите кнопку.
Ваня : Ну?
Эмир : Вкусно! Спасибо.
Ваня : Пожалуйста.
Ана : И снова здравствуйте! О, я люблю хороший кофе! Итак, вы заметили полезные фразы, используемые для инструкций? Послушайте меня, а затем повторите.
Сначала вам нужно налить сюда кофе.
Потом давишь этим.
Понятно.
Верно, хорошо. Затем вы положите это сюда.
После этого вы просто нажимаете эту кнопку.
Хорошо, это кажется ясным.
Это нормально?
Да, верно.
Нравится?
У вас все хорошо.
Что мне делать дальше?
Есть еще что-нибудь?
Ана : Попробуйте использовать некоторые из этих фраз в следующий раз, когда будете давать инструкции на английском языке.А сейчас до свидания!
.
Добавить комментарий