Пять фаз жизненного цикла проекта
Каждый проект, над которым работает ваша команда, сильно отличается от остальных. Другие участники команды. Другие сроки. Другие требования. Другие цели.
Но у этих вроде бы разных проектов есть гораздо больше общего, чем может показаться на первый взгляд. У каждого из них есть начало, середина и конец. Каждый из таких этапов включает в себя повторяющиеся процессы.
Как же нам использовать эту последовательность и как выделить каждый этап, независимо от специфики проекта? Давайте рассмотрим типичный жизненный цикл проекта и узнаем, как ваша команда может сделать каждую фазу наиболее эффективной.
Фазы жизненного цикла управления проектом
Начнем с азов. «Руководство к своду знаний по управлению проектами» определяет жизненный цикл проекта как «последовательность фаз, через которые проходит проект от его инициации до завершения».
Стандартная схема жизненного цикла проекта состоит из пяти фаз:
- Инициация
- Планирование
- Контроль
- Завершение
Обычно, когда начинается новый проект, эти пять фаз следуют друг за другом по порядку, но так бывает не всегда. Например, в случае каких-то изменений в ходе выполнения проекта вы можете вернуться к фазе планирования, чтобы учесть изменения, но не станете снова повторять весь цикл, начиная с фазы инициации.
Такой уровень гибкости упрощает процессы управления изменениями в ходе жизненного цикла проекта.
В чем важность жизненного цикла проекта? Эта последовательность фаз может показаться вам формальностью, но на самом деле она очень помогает. Она позволяет применять организованный подход к управлению проектом. Это значит, что у вас будут более четкие роли и обязанности, улучшенное взаимодействие и стабильные результаты (а упущений и забытых задач станет намного меньше!).
Теперь, когда вы ознакомились с основами, давайте посмотрим на каждую фазу в отдельности, а также рассмотрим примеры жизненного цикла проекта.
Фаза 1. Инициация
Чтобы получить более полное представление о каждой стадии этого цикла, давайте отвлечемся от примеров, связанных с нашей работой, и представим себе строительство дома. На начальном этапе строительства вам придется провести анализ почвы, разобраться с требованиями и выяснить, нет ли каких-либо обременений земельного участка, которые необходимо учесть.
Другими словами, это подготовительный этап, когда вам нужно убедиться, что проект действительно можно осуществить, прежде чем вкладывать силы в планирование и последующие задачи.
В контексте нашей работы этот этап включает в себя описание проекта, создание экономического обоснования, выявление ключевых участников и утверждение проекта соответствующими сторонами.
Не нужно недооценивать важность фазы инициации. Можно очень легко прийти к мысли, что на этом этапе не делается никакой работы. На самом деле сейчас вы закладываете фундамент для успешного выполнения проекта.
Начните с составления устава проекта, где будут отражены ваши изначальные идеи, а также объем работ по проекту и ограничения.
Когда вы займетесь задачами и сроками, будет очень легко забыть о том, в чем заключается важность проекта. На самом деле четко представляют себе бизнес-цели проекта только 55% участников, преимущественно руководители команд и менеджеры проектов.
В уставе проекта нужно обязательно указать конкретные преимущества для бизнеса, связанные с вашим проектом. Это поможет вам и участникам вашей команды не только нацелиться на достижение целей, но и заранее убедиться, что время не будет потрачено зря.
Составление устава проекта поможет вам предоставить руководителям конкретные факты и получить их одобрение.
Фаза 2. Планирование
Давайте вернемся к примеру со строительством дома. На этапе планирования вы составляете смету и назначаете дату, когда дом будет сдан.
Трудно переоценить важность тщательного планирования, но очень многие команды и компании пропускают этот этап, чтобы сразу приступить к работе. Опрос, проведенный Счетной Палатой США, показал, что 49% из 840 проектов, финансируемых из федерального бюджета, оказались плохо спланированными и/или плохо выполненными.
Таким образом, фаза планирования стоит того, чтобы вложить в нее время и силы. Будьте уверены, это сэкономит вам кучу времени и нервов на последующих этапах.
Коротко об этой фазе
Фаза планирования требует тщательного обдумывания множества элементов, связанных с вашим проектом. В числе прочего это могут быть следующие элементы:
- Ключевые роли и сферы ответственности
- Показатели успеха
- Возможные риски и препятствия, снижающие эффективность
- Ожидания в отношении внутрикомандного взаимодействия
- Календарный план проекта
Все эти элементы должны быть описаны в подробном плане проекта, который вы представите команде на организационном совещании, а затем станете ссылаться на него на протяжении работы над проектом.
Кстати, об организационном совещании. Оно заслуживает особого внимания, поскольку является одним из важных этапов планирования.
В ходе организационного совещания вы и участники проектной группы должны будете обсудить несколько важнейших элементов плана, в том числе сферы ответственности, рекомендации по организации взаимодействия и критерии успешности проекта. Также можно выяснить, какие программные решения для управления жизненным циклом проекта или другие инструменты вы будете использовать.
Помните, что это совещание не просто дает вам возможность донести до всех свою идею и раздать указания. Выделите время для вопросов и отзывов участников проектной группы, чтобы заранее разрешить любые сомнения и избежать недоразумений. В результате у вас должны сформироваться общие представления о том, как будет выполняться проект.
Фаза 3. Исполнение
Если вернуться к примеру со стройкой, на этом этапе мы мешаем бетон, возводим стены и устанавливаем окна. Во время этой фазы вы воплощаете в жизнь свои планы, закатываете рукава и принимаетесь за работу.
Вам кажется, это легко? Как ни странно, это именно та фаза, когда все может пойти наперекосяк. Планировать действия гораздо проще, чем эти действия выполнять.
Возможно поэтому руководители высшего звена, принявшие участие в опросе Института управления проектами (PMI) «Пульс профессии» за 2017 год, заявили, что только 60% их стратегических проектов достигают изначально поставленных целей.
Коротко об этой фазе
Организационное совещание (о котором было сказано в предыдущем разделе) знаменует собой начало фазы исполнения. Как только сотрудники выходят из конференц-зала, наступает время браться за работу.
Но помните о том, что ничто не случится само по себе только лишь потому, что у вас есть план. Необходимо убедиться, что каждый участник придерживается этого плана и выполняет свою часть работы.
Сразу же после организационного совещания займитесь распределением дополнительных ресурсов, раздайте указания к действию, ссылки и план проекта, чтобы участники могли сверяться с ним. Воспользуйтесь моментом и не теряйте времени, а сразу приступайте к делу.
Фаза 4. Контроль
Эта фаза обычно совпадает по времени с этапом выполнения проекта. Если вернуться к нашему примеру, пока бригада строителей работает на стройплощадке, вы тщательно следите за ходом работ и заодно сверяетесь со сметой и графиком, чтобы удостовериться, что все идет по плану.
Учтите, что жизненный цикл управления проектом требует определенной гибкости.
Во время фазы контроля могут возникать ситуации, требующие корректировки первоначального плана. Это нормально — именно для этого фаза контроля и нужна!
Коротко об этой фазе
Ваше организационное совещание не должно быть единственным. Оно запускает механизм в действие, но кроме него периодически следует проводить контрольные совещания для мониторинга хода работ и корректировки курса. Кроме того, такие встречи — отличная возможность для оперативного сбора отзывов, чтобы не запускать проблемные или конфликтные ситуации.
Использование платформы управления проектами (такой как Wrike) обеспечивает прозрачность данных о процессе. Этот инструмент позволит вам получать общее представление о ходе выполнения проекта, а также отслеживать отдельные задачи и рабочую загрузку исполнителей, обходясь без лишних совещаний.
Следя за ходом работ, обязательно уделяйте внимание ресурсам (в число которых всходит абсолютно все — от времени до материалов). Выясняйте, выделяются ли они в нормальном объеме или их не хватает. При управлении ресурсами очень важно действовать на опережение, особенно если учесть, что по результатам исследования, проведенного Институтом управления проектами (PMI) в 2018 году, в 21% случаев проекты срываются из-за недостающих или ограниченных ресурсов.
Хотите узнать больше об управлении ресурсами? Получите эту электронную книгу!
Фаза 5. Завершение
Вот и все. Ваш дом построен. Вы убираете строительный мусор, подписываете документы и перевозите мебель.
Фаза завершения — это финал проекта, когда проще не подчищать хвосты, а оставить все как есть. Но последнее впечатление не менее важно, чем первое, и для завершения необходимо выполнить еще несколько действий.
Коротко об этой фазе
Вместо того, чтобы счесть проект «законченным» и умыть руки, во время этой последней фазы стоит позаботиться о паре финальных задач:
- Сдача проекта клиенту или команде, которая будет работать с ним дальше
- Размещение всех документов и материалов в централизованном хранилище (чтобы обратиться к ним в будущем, если потребуется)
- «Разбор полетов», чтобы извлечь полезные уроки из успехов и неудач
И, наконец, не забудьте отпраздновать! Завершение проекта стоило немалых сил, и это достижение, которое нужно отметить. Признание заслуг имеет очень большое значение, особенно когда 54% опрошенных сотрудников считают, что их вклад недооценивают.
Так что закажите пиццу и повеселитесь с коллегами. Вы это заслужили!
Изучите жизненный цикл управления проектом
Когда вы задумываетесь о постройке дома, кажется логичным, что большинство проектов, независимо от их особенностей, выполняются по определенной общей схеме. Точно так же имеется и стандартный порядок управления проектом на протяжении всего жизненного цикла.
Существуют различные модели жизненного цикла проекта, но самая распространенная из них включает в себя пять уникальных фаз:
- Инициация
- Планирование
- Исполнение
- Контроль
- Завершение (конец жизненного цикла управления проектом)
Что бы вы ни делали — выпускали новую электронную книгу, изменяли процесс адаптации ваших сотрудников или строили дом — на каждом из этапов вы сможете использовать организованный подход к работе, предотвращая проблемы и неприятности и зная, что не пропустите ничего важного.
Хотите перенять полезный опыт у ведущих компаний? Получите эту бесплатную электронную книгу!
Жизненный цикл проекта — особенности ЖЦП
Проект — это совокупность операций и работ, которые направлены на достижение одной цели и результата в форме уникального продукта. Для проектной деятельности характерны временные под циклы, имеющие начало и окончание. Жизненный цикл проекта — это основополагающий термин, который помогает принять правильные решения в финансовых, организационных и предпринимательских вопросах.
Сущность жизненного цикла проекта
Проект описывает модель ситуации и план по её улучшению, а также совокупность методов для воплощения. Проектная деятельность включает в себя замысел, управленческий персонал, материальную базу, определение цели, необходимые результаты и т. д. Она объединяет несколько видов занятий, общими признаками которых являются:
- получение уникальных результатов;
- координация взаимосвязанных работ;
- ограниченность по времени с формированием определённой даты начала и конца.
Проект работает в среде, которая включает жизненные внешние и внутренние компоненты, а также учитывает политические, социально-культурные, организационные, правовые и подобные факторы. Реализация осуществляется с помощью руководителя, менеджерского состава, команды и других лиц, которые выполняют задачи, касающиеся рабочих процессов.
Определение ЖЦП
Понятие жизненного цикла для запланированного проекта весьма распространено в современном мире. Любое органическое явление, будь то живое существо, реальный бизнес или планета, подчиняется принципам жизненного цикла.
Под этим циклом понимают комплекс и последовательность определённых под циклов, которые преодолевает любой проект в процессе жизни. Другими словами, это временной интервал между стартом и ликвидацией. Для любого проекта, кроме цикла существования, есть ещё два цикла — до рождения и после завершения. Цикл играет важную жизненную роль по следующим причинам:
- чёткое определение даты начала и завершения;
- разбиение процесса на более детализированные фазы;
- установление конкретного количества задействованного рабочего и административного персонала, а также количества необходимых ресурсов;
- контроль.
Для бизнесменов начало проектной деятельности предполагает вложение денежных ресурсов для реализации задуманного дела. Старт и окончание проекта обычно подтверждается официальными документами.
Жизненные стадии и их особенности
Каждый проект принято развивать на под циклы, которые подразделяются на ещё более мелкие. Под фазой понимают структурный компонент. Каждое её окончание означает достижение каких-либо значимых результатов. Совокупность фаз характеризуют ЖЦ.
Общепринятой классификации числа фаз и стадий жизненного цикла для проекта не существует. Их последовательность зависит от направленности деятельности, опыта участников и условий реализации. Деление жизненных стадий может быть самым разнообразным, главное, чтобы оно учитывало достижение контрольных точек или вех, в ходе чего менеджер получает сведения и оценивает перспективы развития. Основные фазы ЖЦП:
- Инициация. Предполагает различные мероприятия, которые касаются маркетинговых исследований, работы с тендерами и прочие действия до заключения договора с заказчиком. Составляется план, подготавливается базовая документация.
- Планирование. На этой жизненной стадии менеджер нанимает персонал и составляет для проекта базовый план.
- Исполнение. Когда базовый план вступает в силу, начинается процесс исполнения. Момент его окончания наступает, когда все условия договора выполнены, и отсутствуют претензии между заказчиком и исполнителем.
- Завершение. Характеризуется сбором окончательных сведений, решением вопросов между руководством и персоналом.
Жизненные стадии проекта считается успешными, если он выполнен без задержек, при этом сохранен лимит бюджета, отсутствует перерасход средств, и достигнуты поставленные цели. Существуют следующие под циклы жизненного цикла проекта:
- Концептуальная. Проект представлен в виде замысла, а работы лишь инициируются. Первичная идея подвергается пристальному анализу относительно затрат и предполагаемой прибыли. Проектный менеджер устанавливает задачи и цели, формирует команду, которая проведёт работы по инициации замысла. Ему надлежит найти финисточники, за счёт которых проект будет осуществляться. Значимость начальной жизненной стадии трудно переоценить, поскольку без тщательной аналитики, результаты станут неполноценными или вовсе не подходящими.
- Планирование. Жизненный план создаётся и утверждается руководящей проектом группой, согласно перечню последовательных задач, в интересах конечных целей. Этот под цикл жизненного цикла организует стратегию проекта, подсчитывает прибыльность и возможные потери. Затем проводится сверка с менеджмент-планом и вносятся соответствующие корректировки. Без планирования менеджеру не удастся организовать деятельность согласованным образом.
- Реализация. После утверждения положения вступают в силу. Контроль ложится на менеджеров посредством сбора и оценки данных о текущей сделанной работе. Затем цифры сверяются с целевыми, в ходе чего несоответствия исключаются. Однако следует учитывать, что полностью расхождения не устраняются. Есть критерий допустимых отклонений, которые незначительно влияют на ожидаемый результат. В случае выявления критических жизненных отклонений необходимо выделить дополнительные ресурсы и средства для их устранения.
- Окончание. Проект считается оконченным, когда будут достигнуты поставленные цели. Это может случиться и раньше установленных сроков. Важной частью этого этапа является составление заключительной отчётности.
Перечисленная классификация — это лишь пример. Точный перечень этапов жизненных циклов различаются в зависимости от отраслевого направления.
Как могут выглядеть циклы
Так, для стройкомпании, циклы могут выглядеть, как:
- Прединвестиционная фаза. Менеджер анализирует топографику местности, создаёт инвестиционный проект и согласует с руководством. Разрабатывается предварительный план, анализируются риски и жизнеспособность проектной деятельности. Создаётся смета проекта, утверждается основная документация. В период этого жизненного цикла приобретается земля и приходит получение на разрешение осуществления строительной деятельности.
- Строительная фаза. Подписываются контракты, и осуществляются монтажные работы. Основная фаза ЖЦП включает план строительства и оплату работы подрядчиков. Менеджеру важно тщательно контролировать работу персонала, чтобы закончить строительную фазу в установленные сроки.
- Эксплуатационная фаза. Включает ввод стройобъекта в эксплуатацию, согласно спецификациям.
- Завершение.
Жизненные стадии строительной компании, как правило, состоит из 4 этапов. В исключительных случаях возможно разделение на большее количество фаз.
Организация контрольных мероприятий циклов
Главную роль в управлении жизненными циклами играет процесс контроля. Он осуществляется не только руководителем, но и проектным менеджером. Правильная система контроля основана на следующих принципах:
- Установление чёткого жизненного плана. Контрольные моменты предполагают сравнение фактических показателей с плановыми. Менеджер может корректировать план проекта, однако ему не следует менять его часто, чтобы не утратить эффективность контроля.
- Создание организованной системы по отчётности. Отчёты содержат сведения о текущем состоянии цикла проекта. Также сравниваются целевые и реальные показатели, а результат фиксируется в отчёте. Руководителю необходимо чётко установить сроки его сдачи, чтобы обсудить рабочие моменты жизненных циклов на коллегиальном уровне.
- Формирование комплекса анализа реальных цифр. Если менеджер обнаружил отклонения реальных показателей от запланированных, то оценивается степень их серьёзности. Выделяют допуски, незначительно влияющие на работу. Однако следует обратить внимание на серьёзные отступления, которые способны привести к нежелательным последствиям. Обычно жизненный конкретный цикл анализируется с помощью двух компонентов — сроков и затрат. Например, одни задачи требуют слишком много времени, а другие нуждаются в значительном количестве средств.
- Разработка системы анализа наметившихся тенденций. Менеджерам необходимо осуществлять прогноз возможных рисков и их последствий в процессе деятельности.
- Формирование системы реагирования. Заключительным этапом контрольных работ является ликвидация имеющихся отклонений. Когда нежелательные факторы устранить не удаётся, то проект редактируется.
Следует контролировать действия работников на каждой жизненной стадии. Отклонения, выявленные на ранних циклах, позволят избежать серьёзных недочётов в будущем.
Роль жизненных этапов для проекта сложно переоценить. От того, насколько тщательно организован и детализирован этот процесс по всем стадиям, зависит его судьба. Многие руководители осознают необходимость качественного проектного управления и перспективы использования этой технологии.
Как бы объяснили жизненные циклы продолжительных проектов?
Загрузка…Жизненный цикл проекта: основные фазы и этапы
Проекты как системная деятельность обладают рядом структурных выражений. Это и структура участников реализации, и организационная структура, и информационная. Финансовая структура проекта является отдельной темой для осмысления. В настоящей статье мы рассмотрим вопрос о временной структуре проекта. Жизненный цикл проекта как последовательность этапов, протяженных во времени, выражает генезис реализации от замысла до закрытия проектной задачи.
Ключевые моменты для принятия решений
Понятие цикла жизнедеятельности широко распространено в современности. Любое органическое явление, будь то продукт, компания, рынок или планета, подчиняется закономерностям жизненного цикла (ЖЦ). Эти постулаты свидетельствуют нам о протяженных во времени «зачатии», «рождении», «развитии», «угасании» и «смерти». Вполне философско-логическая последовательность, повернуть вспять которую никто не в силах.
Мы вместе с вами неоднократно проясняли, что и задача как средство управления подчиняется тем же закономерностям. Иными словами, она имеет начало и конец. Эта характеристика есть и у циклической задачи – бизнес-процесса, и у уникальной задачи – проекта. Жизненный цикл проекта (ЖЦП) состоит из полного набора последовательных фаз. Фазы или этапы обретают число и названия, которые определяются, исходя из методологии выполнения работ, потребностей контроля со стороны компании или пула субъектов хозяйственной деятельности, занятых в проекте.
Жизненный цикл проекта достаточно часто применяется для того, чтобы своевременно принимать взвешенные управленческие решения: идем дальше или нет. Для этого проект делится на этапы. На выходе с каждого этапа имеются точки принятия решений – вехи. Для них применяется даже специальное понятие – gate (ворота, шлюз). Назначаются руководители высшего звена, которые отвечают за перевод с одной фазы на другую. Они дают авторизацию разрешения перехода на каждую следующую фазу.
Обобщенная последовательность фаз ЖЦП
Самый обобщенный вариант предполагает четыре основные фазы жизненного цикла проекта, реализуемые последовательно.
- Формирование концепции.
- Разработка.
- Реализация.
- Завершение.
Данные стадии жизненного цикла проекта предваряет процедура его запуска, а окончательной точкой является событие закрытия. Такое содержание ЖЦП применимо к большинству проектов. В отдельных областях жизненные циклы обладают отраслевой спецификой. Например, у фармацевтов свои основные этапы ЖЦ, у строителей – свои особенности, у IT-компаний этапы также уникальны.
Сначала следует концептуальная фаза, в ходе нее большие деньги не вкладываются. Концептуальные модели прорабатываются в форме «пилота», производится анализ и решается, стоит делать проект или не стоит. Допустим, цели и содержание будущего мероприятия руководство устроили, положительное решение принято. Далее выполняется рабочий анализ ТЗ и разработка детальной проектной документации. Реализация – самый дорогой этап выполнения уникальной задачи.
Стадия завершения предполагает сдачу результатов в эксплуатацию. Важным моментом для успеха всего комплекса работ является точка перехода от проектной фазы к фазе производственной эксплуатации продукта. Этому сложному вопросу обязательно будет посвящена отдельная статья. Следует отметить, что переход от инвестиционной фазы к операционной деятельности должен сопровождаться четким механизмом передачи ответственности от PM пользователю продукта или созданных активов.
Двухфазная модель жизненного цикла
Основные этапы ЖЦП формируются в логико-временной структуре деятельности. Ранее отмечено, что состав фаз различается по отраслям и по позициям соответствующих авторов-методистов, разрабатывающих модели управления. Интерес представляет пример двухфазного состава структуры ЖЦ. Его содержание включает фазу разработки и фазу реализации. Характеристики фазы разработки отражают деятельность по:
- формулированию целей;
- выработке структуры и моделей проекта;
- созданию и анализу планов;
- принятию соответствующих моделям решений;
- согласованию и утверждению проектной документации.
Вопрос перехода от фазы разработки в фазу реализации в модели не является принципиальным. Действительно, часто на практике, особенно российской, реализационные мероприятия начинаются задолго до того, как проектно-сметная документация прошла все этапы согласований, или весь комплекс решений (например, по закупу оборудования) принят полностью. Содержание второй фазы определяется следующим:
- реализацией намеченных ранее планов;
- исполнением по принятым решениям;
- достижением результатов по заданным предметным областям;
- коррекцией действий под внешним динамическим воздействием.
Двухфазная модель ЖЦП не столько применима на практике, сколько обладает мощным методологическим потенциалом, раскрывающим сущностные моменты проектной этапности. Благодаря ей реально оценить динамику вложенных усилий по фазам, динамику возникновения потенциальных рисков и динамику стоимости изменений в проекте. Таким образом, три базовых критерия (содержание, ограничения и риски) находят свое выражение на временной ленте проекта. Динамический анализ указанных параметров в диаграммной форме представлен далее.
Зависимость основных параметров проекта от фаз ЖЦП
Проведем небольшой анализ представленной визуальной модели. Пик трудоемкости и финансовых затрат достигает максимума на стадии реализации (красная линия). Кривая смещена вправо и отражает содержание динамики усилий команды и бюджетных расходов на решение задач проекта. Основные неудачи подстерегают в самом начале, и затем постепенно вероятность рисковых событий сходит на нет по мере реализации (зеленая линия). Цена вопроса в случае внесения изменений в проект резко возрастает с момента начала стадии реализации, поэтому основную массу уточнений желательно вносить на этапах разработки (оранжевая линия).
Трактовка ЖЦП в стандарте PMI
Представленная в прошлом разделе двухфазная модель ЖЦ хороша тем, что на ее основе достаточно просто перейти к более развернутым конфигурациям жизненного цикла. Универсальный пример развертки фаз проекта предоставляет нам институт PMI. В англоязычной версии жизненный цикл проекта именуется Project Live Cycle (PLC). В руководстве PMBOK понятие ЖЦП раскрывается следующим определением.
В руководстве признается, что уникальные особенности организации, отрасли или технологические аспекты могут определять содержание ЖЦП, соотношение фаз по их продолжительности и последовательности. Функциональные и частичные цели, результаты локальных задач проекта, внутренние контрольные события – все это определяет разбиение большой уникальной задачи на фазы. Важно не путать жизненный цикл проекта с группами процессов управления. Работы в составе процессов могут повторяться на каждом этапе ЖЦ. Жизненный цикл продукта, сгенерированного проектом, не совпадает с жизненным циклом проекта.
Типовые уровни стоимости и обеспечения персоналом в структуре ЖЦП
Исполняемые проекты могут быть однофазными и многофазными. ЖЦП, содержащие несколько фаз, относятся к одному из двух типов связей между фазами: последовательной связи или перекрывающейся. В последовательном варианте связей окончание предыдущей стадии означает начало следующей. Такой вариант прост, но в нем невозможно найти способы оптимизации продолжительности. Данные особенности визуально представлены на примере трехфазного проекта «Ликвидация хранилища опасных отходов».
Пример трехфазного проекта
Разнообразие связей между фазами (перекрывающихся, последовательных и параллельных) продиктовано соображениями контроля, эффективности и степенью неопределенности задач. Сутью перекрывающейся связи является начало нового этапа до завершения предыдущего. С одной стороны, это позволяет определенным образом сжать план-график работ. С другой стороны, такая форма последовательности может потребовать дополнительного привлечения ресурсов для параллельного исполнения работ. Визуализированный пример строительства новой фабрики с перекрывающимся вариантом связи представлен ниже.
Пример проекта с перекрывающимися фазами
ЖЦП в инвестиционном режиме
Инвестиционный и инновационный проекты отличаются друг от друга. В чем именно заключается отличие между ними? Понятие инвестиционного проекта связано с субъектом, именуемым инвестором. Инвестор – лицо, вкладывающее средства с целью получения в будущем дохода и прибыли. Заказчик (если он не является инвестором) и PM обосновывают для инвестора вложение им финансовых средств, несут перед ним ответственность и предоставляют отчетность. Обоснование включает ответы на три главных вопроса.
- Какой размер совокупных затрат и вложений требуется?
- Какова доходность (рентабельность) проекта?
- Каков срок окупаемости вложений?
Следует заметить, что проект – обязательно мероприятие затратное, имеющее бюджет. Но не каждый проект является инвестиционным. Например, автоматизация, реинжиниринг бизнес-процессов, внедрение бюджетной системы управления не являются инвестиционными, поскольку их доходность и период окупаемости практически невозможно посчитать.
Под инвестиционным следует понимать окупаемый проект, в результате которого создается актив, способный принести прибыль и обеспечить инвестору доход, превышающий понесенные затраты. В связи с длительным характером таких этапов, как экспертиза, переговоры с инвестором и принятие решения о вложениях, жизненный цикл инвестиционного проекта имеет специфические особенности.
ЖЦ инвестиционного проекта
ЖЦ инновационного проекта
Представленная характеристика инвестиционного проекта позволяет вынести заключение, что инновационный тип проекта может быть отнесен к категории инвестиционных, но это совершенно необязательно. Вместе с тем, с точки зрения необходимости глубокого обоснования жизненный цикл инвестиционного проекта и жизненный цикл инновационного проекта схожи. Однако векторы обоснования у этих задач разные.
Инновация – это изобретение, доведенное до стадии коммерческого или иного нового продукта, способное существенно изменить расстановку сил на рынке за счет очевидных преимуществ перед конкурентами. Инновация способна приносить разработчику и инвестору дивиденды, но форма их может не носить коммерческого характера. Например, успешные инновации в области ВПК дают очевидные преимущества государству, но не приносят прямой прибыли.
В момент обоснования инвестиционного проекта реакция рынка может быть спрогнозирована в очевидном коридоре границ. При обосновании инноваций реакцию потенциальных потребителей оценить невозможно. Если инвестиционный проект оценить по предполагаемым рискам удается, то инновационный отличают непрогнозируемые риски. Важно понимать, что не прогнозируются не только риски, но и уровни потенциального дохода и рентабельности, которые могут в разы опережать инвестиционные вложения.
Жизненный цикл инновационного проекта отличает так называемый эффект «минного поля». Этот эффект требует отдельного обоснования, согласования и одобрения лиц, принимающих решения по судьбе проекта после каждой завершенной фазы. Вашему вниманию представляется пример ЖЦП в сфере ОПК.
ЖЦ проекта создания нового образца военной техники
Каждый project manager, набирая опыт, все больше понимает значимость жизненного цикла для того, чтобы проектная реализация с каждым разом проводилась все безопаснее и с более прогнозируемым результатом. В этом помогает не только система оценки рисков. Большое значение имеет планирование проекта по фазам его ЖЦ. После каждого этапа намечаются вехи. В эти моменты руководители обязаны остановиться, оценить достигнутый результат, осуществить прогнозный анализ и решить дальнейшую судьбу уникальной задачи. Опыт, знания и управленческая интуиция одного из лидеров бизнеса позволяют доверить ему столь ответственные решения.
Жизненный цикл проекта. Фазы, модели
Содержание страницы
Проект представляет собой совокупность действий, направленных на достижение одной цели. От производственной системы он отличается тем, что имеет однократный характер. Система же предполагает цикличность. Жизненный цикл (ЖЦП) предполагает протяженность исполнения проекта.
Что собой представляет жизненный цикл проекта
Проект – это не рутинная производственная деятельность. Он отличается ограниченными сроками исполнения. Понятие ЖЦП особенно распространено в экономике и менеджменте из-за специфики проектов. Жизненный цикл предполагает комплекс последовательных фаз. Их особенности зависят от потребностей компании, особенностей управленческих процессов. Цикл включает в себя различные этапы, которые реализуются в процессе исполнения проекта.
ЖЦП подразделяется на фазы. Это большие промежутки времени, которые выделяются по ряду характеристик. Фазы, в свою очередь, подразделяются на этапы. Точное количество фаз и этапов определить невозможно. Это зависит от особенностей конкретного проекта. Одновременно с этим составляющие цикла отличаются общими признаками. На основании фаз и этапов производится управление проектом.
Начало и окончание
Для определения жизненного цикла нужно установить его начало и окончание. Началом исполнения можно считать следующие действия:
- Начало финансирования деятельности.
- Формирование идеи.
- Дату инициирования исполнения запланированных работ.
Рассмотрим признаки завершения проекта:
- Ввод объекта, полученного в ходе выполнения проекта, в эксплуатацию.
- Исполнение ранее сформированных целей.
- Завершение периода окупаемости трат.
- Завершение финансирования.
- Роспуск команды сотрудников, которые трудились над проектом.
- Ликвидация.
Жизненный цикл – это протяженность времени от начала до окончания работ.
Фазы жизненного цикла
Фазы зависят от особенностей проекта. Рассмотрим фазы инвестиционного проекта:
- Подготовка. В этой фазе проводятся исследования, подбирается наилучший вариант проекта. Ведутся переговоры с контрагентами.
- Инвестирование. В этой фазе продаются акции или прочие финансовые инструменты. Компания получает средства для реализации идеи.
- Проект начинает эксплуатироваться в соответствии с планом.
- Постинвестиционное исследование, предполагающее анализ эффективности деятельности.
В большинстве проектов реализуется именно 4 фазы. Однако могут быть и двухфазные, и трехфазные проекты.
Стадии жизненного цикла
Нужно иметь в виду, что стадия может делиться над подстадию. Подобная разбивка нужна для удобства исполнения. Цикл делится на 4 стадии:
- Концептуальная стадия. На этом этапе проект только инициируется. Сформированная идея тщательно изучается. Составляется прогноз относительно прибыльности. Задаются цели и задачи проекта, определяется команда, на которую будет возложена работа. Менеджеру также необходимо определить источники финансирования. Это крайне важный этап. Если в этой стадии не будет проведен полноценный анализ, результаты деятельности могут быть неудовлетворительными.
- Планирование. Планирование представляет собой формирование плана проекта. План представляет собой заранее созданный порядок деятельности, перечень предстоящих задач, последовательность их решения. На этом этапе формируется стратегия, политика проекта, а также комплекс действий, которые нужны для достижения поставленных целей. Планирование также может включать в себя анализ прибыльности проекта, выявление возможных рисков. В дальнейшем деятельность работников будет сверяться именно с составленным проектом. Планирование касается всех стадий жизненного цикла. Сформированные решения должны обеспечивать достижение цели, реализацию проекта в сжатые сроки с минимальными затратами. Без планирования невозможна согласованная деятельность всех участников проекта. Именно на основании плана проводятся контрольные мероприятия, учет, а также оперативное управление. План должен быть утвержден руководителем.
- Реализация проекта. После того как план утвержден руководителем, его положения начинают реализовываться. Руководитель должен контролировать деятельность сотрудников. Как проводятся контрольные мероприятия? Менеджер осуществляет сбор информации о ходе работ, после чего полученные сведения сверяются с планом. Отклонения от плана должны быть исключены. Однако нужно иметь в виду, что полностью ликвидировать их нельзя. Существует допустимый уровень отклонений, который несущественно влияет на результаты деятельности. Если зафиксирован критический уровень отклонений, на их устранение могут быть выделены дополнительные ресурсы.
- Окончание проекта. Проект будет завершен тогда, когда истекут ранее установленные сроки. Однако для определения окончания работы нельзя ориентироваться только на сроки. Следует принимать во внимание также достижение поставленных целей. В некоторых случаях проект завершается раньше времени. Связано это может быть с ликвидацией, прекращением финансирования. В любом случае завершение проекта предполагает совершение определенных действий. Точный перечень этих действий зависит от особенностей проекта. Это может быть инвентаризация, передача оборудования на склад, сверка результатов подрядных проектов положениям договора. Крайне важной частью мероприятий по завершению проекта является формирование заключительного отчета.
Это самый примерный перечень стадий жизненного цикла. Точный перечень определяется спецификой проекта.
Особенности организации системы контроля
Ключевую роль в ЖЦ играют контрольные мероприятия. Эффективная система контроля базируется на этих принципах:
- Формирование четкого плана. Контроль предполагает сверку плановых и фактических показателей. По этой причине так важно составлять план. Это база для реализации контрольных мероприятий. Если требуется, положения плана можно менять. Однако коррекция не должна осуществляться слишком часто, так как это снизит эффективность контроля.
- Формирование четкой системы отчетности. В отчет вносятся сведения о состоянии проекта. Фактические показатели сравниваются с плановыми. Результаты должны быть зафиксированы в отчетности. В рамках сравнения используются одинаковые критерии. Важно оговорить сроки сдачи того или иного отчета. Информация, изложенная в документах, выносится на коллегиальное обсуждение.
- Создание полноценной системы анализа реальных показателей. Если в результате сверки фактических и плановых показателей обнаружились отклонения от плана, рассматривается их серьезность. Существуют допустимые отклонения, несущественно влияющие на конечные результаты деятельности. Однако важно обратить пристальное внимание на серьезные отклонения. Они могут негативно сказаться на итогах проекта. Как правило, ход проекта анализируется с точки зрения двух ключевых аспектов – сроки и стоимость. Некоторые задачи выполняются слишком долго. На реализацию других нужно слишком много средств.
- Создание системы анализа тенденций. Менеджер должен прогнозировать намечающиеся тенденции. То есть специалист определяет риски и проблемы, которые могут появиться в дальнейшем. К примеру, из компании ушел дизайнер. Менеджер понимает, что дизайнерская часть работы будет простаивать. То есть сроки исполнения этой задачи могут быть сорваны. Менеджер также прогнозирует увеличение затрат.
- Разработка эффективной системы реагирования. Последний этап контрольных мероприятий – действия, направленные на ликвидацию обнаруженных отклонений. Не все отклонения можно убрать. Если их ликвидация невозможна, план проекта редактируется.
Рекомендуется контролировать деятельность сотрудников на каждом этапе. Своевременное обнаружение мелких ошибок позволяет быстро их устранить и не допустить возникновения крупных недочетов.
Пример фаз жизненного цикла
Как уже говорилось ранее, структура ЖЦ зависит от конкретного проекта. Рассмотрим пример фаз для строительной компании:
- Прединвестиционная. Проводятся предварительные исследования, включающие анализ развития региона, создание инвестиционной идеи, ее согласование с руководителями, составление оферт. Оценивается жизнеспособность проекта, проводятся экспертизы. Формируется предварительный план. Вторая подфаза – создание проектно-сметной документации и подготовка к работам. На этом этапе формируется план проектно-изыскательных работ, согласуется проект, утверждается рабочая документация. На этой же фазе приобретается земельный участок под строительство. Требуется получить разрешение на строительные работы.
- Инвестиционная или строительная. Первая подфаза – составление контрактов, тендеров. Вторая подфаза – сами строительно-монтажные работы. На этом этапе формируется оперативный план строительства, графики работы оборудования. На этой фазе обязателен контроль деятельности сотрудников. Оплачивается работа подрядчиков. Третья подфаза – окончание строительной фазы. Включает в себя пуско-наладочные работы, сдачу-приемку, анализ итогов работы.
- Эксплуатационная. Включает в себя непосредственно эксплуатацию объекта, ремонтные работы.
- Завершение. Предполагает вывод объекта из эксплуатации, демонтаж.
Это стандартный проект на 4 фазы, в котором есть начало и завершение.
Структура жизненного цикла
Структура цикла проекта включает в себя различные процессы:
- Организационные. Включают в себя управление проектом, формирование инфраструктуры, анализ жизненного цикла, учебные мероприятия.
- Основные. Включают в себя покупку ресурсов и их поставку, разработку, ввод в эксплуатацию и в эксплуатацию, сопроводительные мероприятия.
- Вспомогательные. Это документооборот, управление конфигураций, работа над повышением качества, верификация, аттестация, оценка и работа с проблемными моментами.
Все эти процессы взаимосвязаны. Грамотность организационных процессов обеспечивает успешность прочих процессов.
Главные процессы и их характеристика
Рассмотрим базовые процессы, входящие в структуру жизненного цикла:
- Приобретение. Заказчик выявляет потребности, которые могут возникнуть в ходе проекта, и делает соответствующие покупки.
- Поставка. Составляется договор, формируется ОСУ проекта, а также технические требования. Производится поставка в соответствии с положениями, указанными в договоре.
- Разработка. Происходит работа над объектом проекта.
- Эксплуатация. Включает в себя формирование эксплуатационных стандартов, тестирование.
КСТАТИ! Процессы также могут быть вспомогательными. К ним относится документирование, контроль над качеством, аттестация.
Модели жизненного цикла
Модель жизненного цикла помогает понять особенности исполнения работы. В частности, модель – это подробное описание последовательности необходимых действий. Это совокупность действий, нужных для достижения цели. Модели зависят от специфики проекта. Общие модели выявить достаточно трудно. Рассмотрим модели цикла, актуальные при разработке программного обеспечения:
- Каскадные. Включают в себя традиционную, итерационную модель.
- Эволюционные. Это модель оперативного прототипирования, спиральная модель.
- Инкрементная. Относится к типу фундаментальных моделей.
Это лишь малая часть моделей жизненного цикла. Рассмотрим модели подробнее:
- Каскадная модель. Предполагает последовательное исполнение действий. Характеризуется наличием четкого плана, комплекса задач по каждому действию, наличием промежуточных этапов, по окончании каждого из которых проводится контроль.
- Спиральная модель. Актуальна для цикличной работы. На каждом витке анализируется эффективность разработки и ее соответствие фактическим затратам. Основное отличие спиральной модели – наличие определенного риска. Это может быть недостаток в специалистах, большие затраты, риск сорвать сроки, утрата актуальности идеи за время ее реализации, отсутствие необходимых ресурсов, несогласованная работа подразделений.
- Инкрементная модель. Она используется в том случае, если работа идет над масштабным проектом, в который вовлечено множество сотрудников. Предполагает разделение рабочего процесса на мелкие составляющие. Преимуществом этой модели является возможность разделения финансирования. Для реализации проекта не обязательно получать ресурсы на первом этапе. Финансирование может производиться поэтапно. Инкрементная модель обеспечивает надежный контроль над каждым этапом работ, а также уменьшение рисков.
Как выбрать подходящую модель? Подбор зависит от ресурсов компании, масштабности проекта, особенностей финансирования.
Что дает определение жизненного цикла проекта
Определение цикла проекта обеспечивает достижение следующих целей:
- Создание структуры проекта, которая облегчает работу.
- Прогнозирование сроков исполнения проекта.
- Осуществление всех работ по запуску: поиск партнеров, подготовка сотрудников, работа над документацией.
- Осуществление всех работ по завершению: инвентаризация, контроль и оценка результатов работы.
- Понимание сотрудниками масштабов предстоящей работы.
- Обеспечение согласованности деятельности всех подразделений.
- Анализ достаточности ресурсов компании для исполнения проекта.
Понимание жизненного цикла играет важную роль в организационной деятельности. Менеджер должен ясно понимать структуру проекта. Это способствует установлению адекватных сроков работы, помогает прогнозировать результаты.
Функции участников проекта
Над проектом работает команда сотрудников. Рассмотрим подробнее ключевые фигуры, участвующие в работе:
- Инвестор. Это ЮЛ или ФЛ, которые финансируют проект с целью извлечения прибыли в дальнейшем.
- Проектировщики. Эти сотрудники, которые работают над проектно-сметной документацией. Лица, ответственные за эту деятельность, – это инженеры или архитекторы.
- Поставщик. Это лицо, обеспечивающее проект оборудованием и материалами.
- Консультанты. Как правило, это представители сторонних компаний.
- Руководитель. ЮЛ, которому передаются функции по управлению проектом.
- Команда проекта. Формируется для эффективной согласованной деятельности.
- Лицензиар. Лицо, владеющее лицензией на научно-техническую разработку, используемую в рамках проекта.
Участником также может являться банковское учреждение, финансирующее деятельность. Чем масштабнее проект, тем больше лиц принимает в нем участие. Сотрудников не должно быть больше, чем нужно, так как это увеличит затраты. Однако недостаток специалистов – это серьезный недостаток ресурса.
Основные этапы проекта: инициации, реализации и завершения
Проникая в тонкости сокровенного знания о проектной практике, начинающий профессионал-PM или человек, готовящий себя стать проект-менеджером, должен свободно ориентироваться в основном терминологическом аппарате этого рода деятельности. Часто приходится слышать вопрос о том, как грамотно сформулировать этапы выполнения проекта. Действительно, это задача сложная. Но давайте сначала задумаемся, а принято ли в профессиональной среде оперировать понятием этапов? И в каких случаях это не только возможно, но и необходимо делать?
Определение понятий
Те из нас, кто имеет определенный опыт управления проектами или хотя-бы небольшой теоретический задел, знакомы с рядом явлений, которые менеджер использует, чтобы представить жизненный цикл инвестиционной задачи и спланировать ее решение. Список этих категорий на первый взгляд прост, в его составе:
- фаза жизненного цикла;
- веха;
- стадия;
- этап;
- процесс управления.
Предложенные понятия в практике часто используют как синонимы. И если поискать в источниках, то есть вероятность обнаружить, что и словари «грешат» круговыми определениями данных философско-прикладных категорий. Можно заметить и в научной литературе, что «фаза – это стадия», «стадия – это этап» и даже веха определяется как некий этап пути. Как же быть, ведь нам нужно оперировать точным восприятием явлений?
Я предлагаю выполнить процедуру, которую мы уже однажды делали с категориями проектных задач, целей и проблем. Усилим здравое разумение и посмотрим на представленные выше понятия с позиции обычного эмпирического опыта. Ниже показана таблица, в столбиках которой проставлены исследуемые категории, а в табличной части мы будем помещать определения, образы, примеры, которые соответствуют им. Начнем с понятия «фаза». В чем состоит суть данного понятия? Чем его можно охарактеризовать, какими отличительными качествами?
Состав отличительных качеств базовых понятий проектирования
Фазам проектной реализации посвящена статья на тему жизненного цикла проектной задачи. Эмпирически больше всего я воспринимаю фазу как длящееся и выраженное состояние выполнения проекта, например, фаза разработки или фаза завершения. Этих положений у проектной задачи несколько, и они всегда повторяются, хотим мы этого или нет. Принципов разбиения проекта на фазы может быть несколько, но подход к их формулированию един – с позиции длящегося состояния.
Вариант разбиения проекта на фазы с позиции перехода ответственности от PM
Вариант разбиения проекта на фазы с позиции ЖЦ проекта
Выше в качестве иллюстрации приведен пример двух схем фазовой разбивки проекта. С точки зрения ЖЦ фазы проекта венчают вехи – важные, значимые события его реализации. По временной шкале они представляют собой событийные точки. Фазы проекта делятся на стадии – восходящие периоды развития, отделяющие собой качественные состояния фазы. Например, стадия принятия решения о старте проекта или стадия формирования проектной команды. Более динамической категорией, чем фазы и стадии, являются процессы управления, имеющие следующие черты:
- представляют собой последовательность работ;
- связаны с управлением, основаны на регламентирующей базе;
- могут относиться к проекту в целом или к отдельной его фазе.
Этапы же являются частями процессов управления, включающих в себя однородные по сути составы работ. Таким образом, этап – это динамическая категория, которая может повторяться на каждой фазе проекта. Например, этап анализа. В небольших проектах этапы, фазы и стадии действительно сливаются в синонимы. В крупных мероприятиях этапы наиболее выражены в процессах инициации, завершения, планирования и организации исполнения.
Этапы процессов инициации и завершения
Мы с вами исследуем процедуры регулярного управления проектами, принимая за основу достаточно высокую планку их развития в компании. Это вполне оправдано. Какой смысл детально описывать этапы каждого из процессов для небольшого по масштабам проекта? Как говорится, «бери и делай!». Другой вопрос, когда проекты включают сложные по реализации элементы, а масштаб решаемых задач значительный. Любой проект начинается с процедур инициации, этапы данной группы процессов следующие.
- Формирование инициативного предложения по проекту.
- Разработка бизнес-плана, ТЭО, концепции проекта.
- Принятие решения о необходимости выполнить проект.
- Назначение куратора.
- Уточнение и детализация целей, границ проекта и его результатов.
- Выяснение ограничений и дополнительных требований.
- Разработка черновой версии организационной структуры мероприятия.
- Составление черновой версии устава и издание приказа о старте проекта и назначении PM.
- Чистовое описание проектного продукта.
- Проработка ограничений, требований и рисков реализации.
- Прояснение интересов и ожиданий участников.
- Выработка показателей и КФУ проекта.
- Уточнение необходимого состава процессов управления.
- Формирование укрупненного плана работ.
- Согласование и утверждение итоговой версии устава и укрупненного плана.
Схема временной развертки процессов управления проектом. Источник: Руководство PMBOK 5
В настоящем разделе мы исследуем процессы инициации и завершения, которые имеют несколько схожих черт. Основными задачами инициации являются однозначное определение проекта и формулирование его целей, результатов, установление заинтересованных сторон и их ожиданий. Инициация выполняется на старте проекта и в начале каждой из его фаз.
Проект рано или поздно завершается, и очень важно грамотно его «припарковать». Помимо закрытия проекта по факту его успешной реализации данные процедуры могут быть выполнены на каждой фазе мероприятия, когда принимается решение о досрочном прекращении работ. Помимо процесса закрытия проекта или его фазы к данной группе относится также и процесс, связанный с процедурой извлечения уроков и приращения опыта. Процедуры закрытия включают следующие основные этапы.
- Передача результатов заказчику, ввод в эксплуатацию.
- Подготовка финального отчета и обмен финансово-учетными документами.
- Архивирование документации проекта.
- Закрытие проекта приказом по компании.
Работа по извлечению уроков – весьма интересный и полезный процесс. Сюда включаются: презентации для проектного комитета и для других менеджеров компании, анализ и документирование выводов по успехам, проблемам и ошибкам проекта. На итоговом совещании выводы озвучиваются и принимаются рекомендации, подлежащие последующему исполнению.
Этапы процессов планирования
Процессы планирования проекта начинаются от момента запуска проекта и реализуются вплоть до завершающих стадий. Это многократные процедуры, реализуемые на каждой фазе решения проектной задачи. Целями этих процессов являются: детальная разработка содержания, выработка плана действий по управлению проектом и составление календарного расписания работ. Визуальная поэтапная модель процессов планирования предлагается вашему вниманию далее.
Последовательность этапов процессов планирования
Рассмотрим основные этапы создания планов проекта.
- Планирование целей и границ проекта. Этот этап также называется определением содержания (продукта как предмета планируемого мероприятия и требований к нему). Результатами этапа являются концепция, ТЭО, ТЗ и проектно-сметная документация.
- Разработка структуры проекта. В наиболее полном варианте в этап входит создание деревьев целей, задач, организационной структуры, плана по вехам, начало разработки иерархической структуры работ (ИСР) и структуры потребляемых ресурсов.
- Определение (уточнение) состава работ. Целью этого этапа является представление всей совокупности операций, необходимых для того, чтобы возник продукт, и цели проектной реализации были достигнуты. Среди инструментов этапа выделяется ИСР, наилучшим образом подходящая для создания такого представления.
- Определение состава потребляемых ресурсов. Предыдущие два этапа подготавливают почву для оценки потребности в ресурсах трех видов: расходуемых, возобновляемых и финансовых. Человеческие ресурсы, основные средства относятся к возобновляемым, материалы и комплектующие – к расходным ресурсам.
- Определение последовательности работ. Данный этап позволяет выстроить логику взаимосвязей операций. Ключевым инструментом этапа выступает сетевая модель проекта.
- Оценка продолжительности операций. В ходе этапа выполняется параметрическая оценка, оценка длительности по аналогам, оценка предложений исполнителей, экспертная оценка и т.п.
- Оценка затрат на выполнение работ. Целью данного этапа является уточнение стоимостных характеристик проектных задач с учетом объемов задействованных ресурсов, включая временные возможности и финансовые средства.
- Идентификация рисков и планирование их минимизации. Этап включает в себя почти полный комплекс мероприятий по управлению рисками: идентификацию, оценку, выработку стратегии и тактики регулирования и, наконец, создание плана защитных мероприятий.
- Календарное планирование проекта.
- Подготовка бюджета проекта.
- Выполнение вспомогательных планировочных мероприятий. В настоящий этап включается разработка планов поставок, коммуникаций и других обеспечительных планов. Помимо прочего выполняется организационное планирование, утверждается матрица ответственности, планируется привлечение, назначение персонала и его расстановка.
- Сбор сводного плана.
Этапы процессов организации исполнения
Процессы организации исполнения проекта находятся исключительно в зоне управленческих компетенций PM. Постановка задач, координация и оперативное реагирование, проявление качеств лидера и командного вдохновителя – все это должно выполняться на этапах данной группы процессов. Представим себе пример инвестиционного проекта по разработке и выводу на рынок новой услуги в компании, действующей на рынке B2С. Типовой состав этапов процессов организации будет включать следующее.
- Набор команды проекта. На этом этапе предстоит привлечь специалистов, владеющих технологией новой услуги. Следует решить вопрос о том, смогут ли эти люди стать лидерами инноваций, повести других за собой. Главное, чтобы в результате работы знания и навыки были распространены профессионалом по кругу исполнителей. Важно проработать вовлечение всех участников команды: систему мотивации, загруженность, распределение ролей и ответственности.
- Выбор поставщиков. Данный этап связан с потребностью формирования лучших рыночных и организационных условий для выполнения работ внешними подрядчиками и поставщиками. Часто используются инструменты конкурсного производства для отбора поставщиков на основе тендеров.
- Обеспечение надлежащего качества работ. В нашем примере этап состоит в том, чтобы установить параметры, определяющие понятие качества оказания услуги. Обязательно разрабатываются технологические требования к процедуре услуги, стандарт производства и коммуникаций с клиентами. Эти стандарты включаются в систему обучения персонала и аудита выполнения процедур.
- Обеспечение координации работ и исполнителей. Этап своей целью имеет обеспечение четкого взаимодействия участников за счет установленных приоритетов задач, согласований с функциональными руководителями, качественной информационной поддержки команды.
- Отладка управления ожиданиями заинтересованных сторон. Предполагается владение PM ценностными ориентациями и интересами стейкхолдеров проекта, построение эффективной модели коммуникаций с ними.
- Организация развития команды. Процедура делится на выполнение формальных управленческих задач и неформальных лидерских позиций: сплочения команды, укрепления духа коллективизма, товарищества и т.д.
- Организация распределения информации. Распределение и движение информации по адресатам в проекте должно быть организовано в принудительном, гарантированном режиме.
В настоящей статье мы разобрали понятие и содержание ключевых этапов основных процессов управления проектом. Сама природа и сущность этапа как объекта управления входит в противоречие с проектной действительностью. На мой взгляд, более верно говорить не об этапах, а о подпроцессах процессов управления. Причина этого состоит том, что процедуры управления носят растянутый, порой не диагностируемый по последовательности характер. В этих условиях выделить этап как отдельную часть проектного пути сложно. Во всяком случае, логика института PMI при разработке стандарта, сделавшего ставку на процессы, стала более очевидна.
Основные фазы жизненного цикла проекта — Студопедия
Типичный жизненный цикл проекта, как видно на рис. 2, состоит из четырех фаз:
1. Начальная фаза (концепция).
2. Фаза разработки.
3. Фаза реализации.
4. Фаза завершения.
Рис. Жизненный цикл проекта.
Каждая фаза, как правило, заканчивается созданием одного или нескольких промежуточного продуктов. Например, фаза концепции может завершаться написанием и последующим утверждением отчета о проведенном обследовании, фаза проектирования может быть завершена сборкой и утверждением опытного экземпляра нового изделия (прототипа) и т.д. Достаточно часто возможно параллельное выполнение работ разных фаз, что вызывает перекрытие фаз и сокращение продолжительности проекта в целом.
Какие работы входят в состав основных фаз проекта?
Фаза концепции посвящена разработке концепции проекта и включает в себя:
— Сбор исходных данных и анализ существующего состояния (предварительное обследование).
— Выявление потребности в изменениях (в проекте).
Определение проекта:
— цели, задачи, результаты;
— основные требования, ограничительные условия, критерии;
— уровень риска;
— окружение проекта, потенциальные участники;
— требуемое время, ресурсы, средства и др.
— Определение и сравнительная оценка альтернатив.
— Представление предложений, их апробация и экспертиза.
— Утверждение концепции и получение одобрения для следующей фазы.
В фазе разработки разрабатываются основные компоненты проекта, и осуществляется подготовка к его реализации.
Основные работы этой фазы:
— Назначение руководителя проекта и формирование команды проекта, в первую очередь ключевых членов команды.
— Установление деловых контактов и изучение целей, мотивации итребований заказчика и владельца проекта, других ключевых участников.
— Развитие концепции и разработка основного содержания проекта:
— конечный результат (ы) и продукт (ы),
— стандарты качества,
— структура проекта,
— основные работы,
— требуемые ресурсы.
Структурное планирование, в т.ч.:
— декомпозиция проекта, в т.ч. WBS,
— календарные планы и укрупненные графики работ и обеспечения,
— смета и бюджет проекта,
— потребность в ресурсах,
— процедуры УП и техника контроля,
— определение и распределение рисков.
— Организация и проведение торгов, заключение субконтрактов с основными исполнителями.
— Организация выполнения базовых проектных и опытно-конструкторских работ по проекту.
— Представление проектной разработки.
— Получение одобрения на продолжение работ по проекту.
В фазе реализации выполняются основные работы, необходимые для достижения проекта.
Данная фаза включает в себя:
— Организацию и проведение торгов, заключение контрактов.
— Полный ввод в действие разработанной системы УП.
— Организацию выполнения работ.
— Ввод в действие средств и способов коммуникации и связи участников проекта.
— Ввод в действие системы стимулирования (участников) проекта.
— Детальное проектирование и технические спецификации.
— Оперативное планирование работ.
— Установление системы информационного контроля за ходом работ.
— Организацию и управление материально-техническим обеспечением работ, в т.ч. запасами, закупками.
— Выполнение работ, предусмотренных проектом (в т.ч. производство строительно-монтажных и пуско-наладочных работ).
Руководство, координация работ, согласование темпов, мониторинг прогресса, прогноз состояния, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта:
— ход работ, их темпы,
— качество работ и проекта,
— продолжительность и сроки,
— стоимость и другие показатели.
— Решение возникающих проблем и задач.
В завершающей фазе (или фазе окончания) проекта достигаются конечные цели проекта, подводятся итоги, разрешаются конфликты и проводится закрытие проекта.
Основные работы этой фазы:
— Планирование процесса завершения.
— Эксплутационные испытания окончательного продукта(ов) проекта.
— Подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта.
— Подготовка документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию.
— Оценка результатов проекта и подведение итогов.
— Подготовка итоговых документов.
— Закрытие работ и проекта.
— Разрешение конфликтных ситуаций.
— Реализация оставшихся ресурсов.
— Накопление фактических и опытных данных для последующих проектов.
— Расформирование команды проекта.
К сожалению, следует отметить, что до недавнего времени фазе завершения проекта в современной российской практике уделялось очень мало внимания. Цель завершающих операций при выполнении проекта заключается в том, чтобы повысить эффективность работы или отдачу от капиталовложений для следующего проекта, внося на основе как позитивного, так и негативного опыта выполненного проекта изменения в организационную и техническую системы управления проектом, изменив структуру организации, схему финансирования и поставок, или, разработав более эффективный стиль управления.
Жизненный цикл проекта: фазы, стадии, этапы
Понятие жизненного цикла проекта
Определение 1
Жизненный цикл проекта – это определенная последовательность этапов по воплощению в жизнь какой-либо идеи, которая затрагивает производственный или управленческий процесс.
Роль этого понятия выражается в следующем:
- определяет временные сроки проекта. Обозначает даты его начала и завершения;
- детализирует процесс воплощения замысла, разбивая его на конкретные фазы;
- дает возможность определить количество задействованных необходимых ресурсов и персонала;
- упрощает процедуру контроля.
Жизненные циклы проекта — это определенные фазы, через которые проходит какой-либо замысел в процессе реализации и существования. Такое разделение важно со всех точек зрения, так как оно дает возможность лучше контролировать процесс производства.
Делая небольшое резюме, можно сказать, что проект представляет собой совокупность мероприятий, объединённых для достижения определенного результата в условиях дефицита ресурсов и времени.
Стадии, фазы и этапы жизненного цикла проекта
Готовые работы на аналогичную тему
Состояния, через которые проходит проект, называют фазами, которые в свою очередь включают стадии. А сами стадии целиком состоят из этапов. Можно выделить четыре основные фазы жизненного цикла проекта, а именно:
- концептуальная фаза. На этом этапе идея проекта воплощается в текст, происходит изучение проблемы и поиск источников финансирования.
- фаза планирования. Принятые решения должны обеспечить реализацию проекта в конкретные сроки и минимальными затратами, в том числе ресурсов и при высоком качестве выполнения работ. Планирование это контроль, учет и реакционное управление.
- фаза реализации. Включает в себя сбор всех данных о ходе работ и сравнение их с плановыми, анализ возможного влияния отклонений в выполненных объемах работ на ход реализации проекта в целом, и в выработке соответствующих решений.
- фаза завершения. Проект заканчивается, когда истекает его срок и достигнуты поставленные перед ним цели.
Часто, когда начинается новый проект, эти фазы следуют друг за другом по порядку, но иногда случается, что не всегда. К примеру, в случае каких-то изменений в процессе выполнения проекта можно вернуться к планированию, чтобы учесть изменения, но нет смысла повторять все полностью, начиная с концептуальной фазы. Такой уровень возможности маневра упрощает процессы управления изменениями в ходе реализации проекта.
Общего универсального подхода к разбивке процесса на стадии реализации проекта на фазы не существует. Участники проекта должны исходить из своей роли в проекте, конкретными условиями и своим опытом исполнения проекта. Так как по факту разделение проекта на фазы может быть самым различным – главное, чтобы такое деление определяло самые важные контрольные точки, во время прохождения которых есть вариант увидеть дополнительную информацию и оценить четкие или побочные направления развития проекта.
Соблюдение ЖЦ проекта очень важно, ибо последовательность фаз гарантирует четкий, поэтапный подход к управлению процессом. Как итог, — будут стабильные результаты, четко распределены роли, и обязанности, улучшено взаимодействие.
Понятие жизненного цикла далеко выходит за границы менеджмента — каждое живое существо, природное явление, да и сама Вселенная развиваются в соответствии со своими жизненными циклами.
Этот цикл есть набор и порядок определённых подциклов, которые проходит каждый проект в процессе его реализации. Иными словами, это время между стартом и завершением. Каждый проект, кроме цикла существования, имеет ещё два цикла — до рождения и после завершения. Реализация жизненного цикла проекта важна по следующим причинам:
- чёткое определение даты начала и завершения;
- распределение процесса на гораздо детальные фазы;
- четкое количество используемого административного, рабочего персонала, и необходимых ресурсов;
- контроль.
Когда дело касается реализации какого-либо замысла применительно к производственному процессу или иным мероприятиям в организации, нужно выделить несколько важных моментов, которые являются этапами жизненного цикла проекта:
- инициация — происходит предложение идей, подготовка проектной документации. Предлагается детальное обоснование, а также исследования, которые послужат опорой для реализации последующих этапов.
- планирование — установление сроков реализации проекта, разделение процессов на конкретные этапы, назначение ответственных лиц и исполнителей.
- исполнение — начинается сразу же после того, как утверждены планы. Главная задача — реализация в полном объеме всех действий, которые были намечены на предшествующих этапах.
- завершение — в итоге получить анализ данных и осуществить контроль на предмет соответствия поставленным задачам. Эта обязанность практически во всех случаях возлагается на руководителя.
Важно сказать, что данное деление на этапы жизненного цикла проекта очень условное. Любая организация вправе самостоятельно разбивать этот процесс на стадии и детализировать его. Проект считается удачным, если:
- достигнуты цели проекта,
- соблюдены сроки реализации проекта,
- сохранен бюджет, и нет перерасхода ресурсов.
Не лишним будет упомянуть про участников проекта – это та самая часть проекта, без которой его реализация не представляется возможной. Состав участников проекта практически всегда различный, так как это связано с тем, что проекты сами по себе не типичны, каждый по-своему уникален.
Участники проекта – это люди или фирмы, активно участвующие в проекте. Так же можно упомянуть и тех, чьи интересы могут быть затронуты результатами проекта. Участники обязательно влияют на результаты и цели проекта. Очень важно в первой фазе выявить участников проекта, определить их ожидания и требования, максимально попытаться управлять их влиянием к их требованиям, чтобы успешно завершить проект.
этапов управления проектом — полное руководство (с реальными примерами)
Каждый проект можно разбить на несколько этапов.
В этой статье я проведу вас через этапы жизненного цикла управления проектом.
Продолжайте читать, чтобы узнать больше о различных этапах проекта.
Этапы управления проектом: простой вид
В самом общем виде проект можно разбить на:
- Подготовительный этап
- Этап исполнения
- Фаза закрытия
Этап подготовки — это место, где запускается проект.Руководитель проекта вместе с заказчиком и подрядчиком организует все формальные аспекты проекта.
Это включает в себя поиск нужных людей для работы над проектом (создание проектной организации), создание плана проекта, определение бюджета проекта, проведение запуска проекта и другие действия.
Команда проекта также должна собрать требования и спланировать шаги для следующего этапа. Не зная подробных требований ( «Что нам нужно делать?» ), проект ничего не может сделать.
На этапе выполнения проект занимается всеми задачами, чтобы претворить цель проекта в реальность. Это может означать создание чего-то осязаемого (продукта, здания), но также может включать определение нового процесса (например, как компания может находить клиентов в Интернете). Как вы понимаете, это требует времени.
Вот почему фаза выполнения обычно является самой продолжительной. С точки зрения сложности, этот этап также будет самым сложным для управления, потому что так много действий происходит в жесткой последовательности.
Фаза закрытия — последняя в жизненном цикле проекта. Обычно это занимает всего несколько недель или месяцев, что не делает его легким этапом. Чтобы убедиться, что заказчик доволен, необходимо выполнить последние важные задачи. Больше нет времени на ошибки. Все должно работать по плану.
В противном случае срок проекта не может быть соблюден. Что происходит на заключительном этапе? Это когда конечный продукт или процесс проекта готовится к передаче заказчику:
- Здание завершено, заказчик проводит окончательную проверку.
- Сотрудники обучены новому процессу, который будет использоваться в компании.
- Товар упакован и отгружен покупателю. В этом роде.
Подробнее о фазах проекта
То, что я поделился с вами выше, было упрощенным взглядом на этапы проекта. Я хотел рассказать вам суть, прежде чем мы углубимся в жизненный цикл проекта.
Далее следует объяснение того, как проекты структурированы в реальной жизни. Это фазы проекта в соответствии с фазовой моделью проекта PMI.
5 этапов управления проектом:
- Концепция и начало проекта
- Определение и планирование проекта
- Запуск или выполнение проекта
- Выполнение проекта и контроль
- Закрыть проект
Этап 1: концепция и начало проекта
«Стоимость производства выросла на 7% за последние 2 года. Это убивает нашу прибыльность! Нам нужно что-то с этим делать.», — заявил генеральный директор компании на заседании совета директоров.
«Предлагаю начать проект. Нам нужны наши ведущие специалисты, чтобы разобраться в этом вопросе и найти способы сократить наши расходы ».
Каждый проект начинается с цели. Или проблема, которую необходимо решить, как в этом примере.
Что будет дальше? Генеральный директор делегирует эту работу одному из своих менеджеров (скажем, руководителю производства), который, в свою очередь, будет искать подходящего руководителя проекта. Как только PM будет найден, этот человек будет координировать следующие шаги.Это определение приблизительного объема проекта, постановка целей, создание команды и документирование первых вещей в уставе проекта.
То, что происходит на этапе разработки концепции и инициирования проекта, — это только первые «детские шаги» проекта. Это когда организация приходит к соглашению, что что-то должно быть сделано, и будут предприняты первые действия. Здесь не так много формализма в том смысле, что вам нужно создать много документации по управлению проектами.
Этап 2: Планирование проекта
Это первый этап, на котором вам действительно нужно вдаваться в детали.На этапе планирования проекта вы должны планировать каждый аспект проекта, вплоть до еженедельного (или даже ежедневного) уровня.
Как вы, наверное, догадались, этап планирования имеет решающее значение:
95% успеха вашего проекта зависит от того, насколько хорошо вы его планируете
Что вам нужно сделать на этом этапе:
- Определите роли и обязанности — Какие навыки или люди вам нужны для проекта? И чего вы ждете от каждого из этих участников?
- Создание описания содержания. — Описание содержания представляет собой документ, в котором четко указывается, что проект должен предоставить.Он также определяет границы, то есть то, что не ожидается от проекта.
- Создание плана проекта (диаграмма Ганта) — Создание диаграммы Ганта проекта для визуализации хода проекта. Это даст всем членам команды понять, что и когда делать. Нужен хороший шаблон? Получите мой шаблон плана проекта для Excel.
- Определите ключевые вехи — Вехи — это цели, которые должны быть достигнуты в ходе проекта. Вехой может быть завершена спецификация или готовый прототип продукта .
- Составьте план коммуникации — Простая таблица, показывающая, как команда и заинтересованные стороны будут общаться в рамках проекта. Общение может происходить в форме встреч или по электронной почте.
- Проведите анализ рисков — Всегда лучше быть готовым к проблемам, чем удивляться. Проведите анализ рисков, чтобы определить наиболее важные риски, и приготовьте «план Б» в вашем кармане.
Я рассмотрю все вышеперечисленные моменты в своей статье о том, как создать план проекта.
Этап 3: Запуск или реализация проекта
Здесь резина встречается с дорогой. Все задачи, определенные на предыдущем этапе, сейчас выполняются. Один за другим, а иногда и параллельно. Команда проекта при поддержке заинтересованных сторон проекта теперь дает ощутимые результаты: детальную концепцию, описывающую изменения, вызванные проектом, или продукт, который позже будет продан заказчику.
Это очень беспокойный этап, требующий хорошего управления. Проблемы появляются, задачи откладываются, люди заболевают.Все это может (и будет) случиться, и задача менеджера проекта — исправить эти проблемы и направить проект в правильное русло.
На этапе выполнения также тратится большая часть бюджета проекта. Члены команды будут отсчитывать много часов, что требует затрат. Но проекту также может потребоваться закупка товаров и услуг для достижения цели проекта.
Этап 4: Выполнение проекта и контроль
На самом деле это не отдельный этап, а, скорее, постоянная обязанность руководства проекта.Руководитель проекта должен отслеживать ход и качество проекта по нескольким факторам:
- Достигнуты ли цели проекта? — Проекты запускаются с определенной целью. Как руководитель проекта, вы должны постоянно следить за тем, идет ли проект по достижению этих целей.
- Мы все еще в рамках бюджета? — Отслеживание усилий и затрат — одна из необходимых (но наиболее нежелательных) задач PM. Выделяйте на это несколько часов каждый месяц и получайте мой шаблон бюджета проекта, который упростит вашу жизнь.
- Мы отклоняемся от объема? — Время от времени проект сталкивается с непредвиденными изменениями. Покупатель может сказать: «Я передумал. Я хочу, чтобы здание было окрашено в синий цвет, а не в оранжевый ». Такой запрос на изменение должен быть оценен командой проекта. Может быть, изменения потребуют дополнительного бюджета или специальных навыков.
Этап 5: Завершение проекта
Завершение проекта — последний этап жизненного цикла проекта. Это последние недели или месяцы, в течение которых конечный продукт проекта дорабатывается и передается заказчику.
Какие шаги будут предприняты, во многом зависит от типа проекта. Если мы говорим об ИТ-проекте, заключительный этап может включать заключительные проверки и тесты, установку системы на объекте заказчика и обучение людей. В строительном проекте заказчик осмотрит здание (или что-то еще, что было построено) и подпишет лист согласования.
Менеджер проекта обычно готовит окончательный отчет со значениями фактических затрат . Некоторые организации также проводят вскрытие (также называемое извлеченных уроков ), чтобы оценить, что прошло хорошо, а что не удалось в проекте, в основном для изучения будущих проектов.
Не позволяйте этапам проекта ограничивать вас
Фазовая модель проекта — это общий шаблон для структурирования проектов. Это хорошо, потому что оптимизирует ваш проект с минимальным риском: сначала вы планируете, а затем выполняете. Никаких беспорядков, когда вы сначала выполняете, а потом обнаруживаете, что ваши результаты не соответствуют целям проекта.
Хотя последовательный подход, как правило, правильный, вы не должны чувствовать себя ограниченным им. Иногда имеет смысл начать с определенной задачи выполнения, пока вы завершаете планирование.Раннее начало работы снижает вероятность задержки. И если вы абсолютно уверены, что ничего не случится, что сделало бы задачу пустой тратой ресурсов, тогда начните раньше.
Пример: Вы возглавляете проект по производству нового грузовика. Через 10 месяцев грузовик будет отправлен покупателю в Европе. Из-за быстро развивающейся экономики судоходные ресурсы очень скудны. Итак, вы решаете зарезервировать место на грузовом судне уже сейчас, даже если проект все еще находится на ранней стадии планирования (во время оценки рисков вы признали ограниченные судоходные ресурсы потенциальным риском).Стоимость доставки составляет 30 тысяч долларов, и вам необходимо получить предварительное одобрение генерального директора, потому что бюджет проекта еще не утвержден официально.
У вас есть вопросы?
Вы можете оставить комментарий ниже со своим вопросом. Я отвечу на него как можно скорее.
Адриан Ноймайер
Привет! Я Адриан, основатель Tactical Project Manager. Я создал сайт, чтобы помочь вам довести ваши проекты до успеха. В прошлом я работал менеджером ИТ-проектов 10 лет.
Другие сообщения
Не пропустите эти другие статьи
.Объяснение 8 этапов проекта
Обзор статьи
В этой статье рассказывается о 8 этапах проекта. 1 этап -й — это начало проекта, 2-й этап -й этап — разведка, дизайн будет этапом 3 -й проекта. Узнайте, какие из 5 этапов проекта являются оставшимися.
Содержание
- Этап проекта 1: Начало проекта
- Фаза 2 проекта: разведка Проект
- , этап 3: проектирование
- Фаза 4 проекта: Разработка Проект
- , этап 5: тестирование Проект
- , этап 6: обучение Проект
- , этап 7: развертывание Проект
- , этап 8: после развертывания
- Сводка
Независимо от того, находится ли ваш клиент за углом или по всему миру, вам нужна официальная стартовая сессия, стратегическая сессия, сессия планирования… как бы вы это ни называли.С запланированной и продуктивной стартовой сессией проект встанет на правильную ногу, и вы, как руководитель проекта, сделаете все возможное, чтобы начать с тех же ожиданий. Конечно, в этом нет никаких гарантий, но, по крайней мере, вы, по крайней мере, можете закрыть некоторые серьезные пробелы в ожиданиях и, возможно, выявить некоторые риски, на которые вы не рассчитывали. Методология управления проектами, которую я использовал, руководя внедрением клиентов, является своего рода гибридом, но она была хорошо принята клиентами.Я буду обсуждать этапы этой методологии в следующих статьях, а пока более подробно исследую, как, по моему мнению, должна проходить типичная начальная сессия.
Препарат
Как руководитель проекта подготовьте повестку дня и презентационные материалы — возможно, презентацию в PowerPoint — и поделитесь ими с заказчиком задолго до стартовой сессии, чтобы вы могли учесть их отзывы и удовлетворить любые потребности в дополнительной информации, которые могут у них возникнуть. Вы потенциально можете встретиться с довольно разнородной толпой на сайте клиента, и у них могут быть запросы на обсуждение вопросов на стартовом мероприятии, о которых вы еще не думали.На одной недавней встрече с клиентами со мной была команда из 4 человек, а у клиента было более 30 представителей на двухдневную сессию. Это перебор и определенно может замедлить работу, но это случается, так что будьте готовы.
Личные встречи отличные и обычно рекомендуются, но если логистика и / или затраты являются проблемой, тогда Webex должен служить этой цели. Просто будьте предельно общительны с клиентом, насколько это возможно, особенно если вы запускаете Kickoff удаленно, поскольку это ваш первый шанс как PM наладить отношения с заинтересованными сторонами на стороне клиента.
Что касается самого стартового заседания, вот основные пункты повестки дня, которые я обычно хотел бы затронуть:
SOW Обсуждение
Задача здесь достаточно очевидна. Это общий обзор технического задания, который был разработан — обычно отделом продаж — вместе с заказчиком. Здесь я еще раз отстаиваю свою позицию в отношении того, что PM-организация должна быть вовлечена заранее, чтобы SOW, вероятно, лучше соответствовал бизнес-потребностям клиента в части выполнения взаимодействия.По крайней мере, «пробелы» будут более очевидными сразу.
Во время обсуждения SOW следует отметить любые проблемы, пробелы, проблемы и т. Д., Чтобы их можно было решить либо на следующем этапе проекта, либо отметить как потенциальные риски.
Обзор этапов / методологии проекта
Здесь покупатель получает то, что, вероятно, является его вторым взглядом на вашу методологию управления проектами (продажи, вероятно, предоставили первое понимание). Однако именно здесь вы можете сообщить заказчику, как вы, как руководитель проекта, будете управлять проектом, как будет проходить каждый этап, и каковы ожидания и результаты для каждого этапа, поскольку они относятся к этому конкретному проекту.
Определите команду проекта
Далее мы представляем команду проекта. Конечно, для некоторых ролей названия пока не будет. В зависимости от размера проекта и размера вашей организации многие ресурсы еще не были официально назначены, но на этом этапе будут известны роли и обязанности для каждой роли, и они могут быть подробно раскрыты заказчику. Как минимум назначены PM и BA (Business Analyst), и оба они являются или должны быть частью этого начального сеанса.
Подробнее: 10 Характеристики успешных проектных команд
Обсуждение рисков, проблем и управления изменениями
На этом этапе обсуждение рисков, проблем и управления изменениями, вероятно, будет кратким. Риски и проблемы станут более конкретными на этапах разведки и проектирования проекта. Однако то, как будут обрабатываться риски и проблемы, а также то, как будут обрабатываться и выполняться заказы на внесение изменений и изменений в проекте, следует подробно обсудить и будет представлять большой интерес для платящего клиента.
Обзор плана проекта высокого уровня
Наконец, необходимо провести быстрое рассмотрение плана проекта — по крайней мере, на высоком уровне. Если это первый раз, когда заказчик видит план проекта, то, вероятно, не следует торопиться. Обе стороны должны обсудить каждую фазу, вехи, результаты и общие временные рамки, а также все задачи, которые будут выполняться в течение следующих 1-2 месяцев.
Я называю Фазу 2 фазой исследования. В идеале заказчик самостоятельно выполнил некоторый анализ процесса и анализ требований до начала этого этапа проекта.Заказчик должен стремиться приступить к этапу исследования с достойной — и, надеюсь, задокументированной — концепцией своих текущих бизнес-процессов, а также того, каким должно быть их будущее состояние (т. Е. После внедрения). Основная цель этапа исследования — определить общие бизнес-требования к проекту, чтобы обе команды покинули этап исследования с общим пониманием требований, в соответствии с которыми будет разработана система или программное обеспечение.
Основным продуктом фазы исследования является Документ бизнес-требований (BRD), и он должен требовать официального утверждения клиента.Без этого согласия менеджер проекта мог бы преследовать проблемы с объемом на протяжении всего задания. На мой взгляд, и это обычно является общей практикой для проектов внешних клиентов, каждый разовый результат по каждому проекту должен получать официальное одобрение клиента. Результатом BRD этого этапа является документ, закладывающий основу для создания документа функционального проектирования (FDD) или документа функциональных требований (FRD) — в зависимости от того, как вы хотите его называть, — который является вашим основным результатом для следующего этапа. проекта — этап проектирования.
Здесь стоит отметить, что в проектах меньшего размера или с очень сжатыми временными рамками этап исследования и этап проектирования можно объединить в одну объединенную фазу. Я обычно называю этот комбинированный этап этапом проектирования. Я не рекомендую этого делать, если этого можно избежать, поскольку разделение фаз позволяет глубже погрузиться в бизнес-требования и дает вам больше шансов погрузиться в дизайн с общим пониманием требований, которые вы будете разрабатывать для соответствия системе.Однако это не всегда возможно, поэтому это хороший шанс сэкономить время для критических этапов разработки и тестирования, если сроки ограничены.
Этап разведки должен начаться со встречи обеих проектных групп. На этом этапе команда доставки действительно должна состоять только из менеджера проекта и бизнес-аналитика — по крайней мере, это все, что абсолютно необходимо для клиента на этом этапе. Команда заказчика должна быть представлена спонсором проекта и МСП (предметными экспертами) из соответствующих бизнес-областей или подразделений, затронутых проектом, чтобы бизнес-процессы и требования могли быть подробно обсуждены и окончательно доработаны.
Еженедельные отчеты о статусе и официальные еженедельные совещания о статусе проекта — обычно проводимые удаленно — начинаются с фазы исследования и продолжаются на протяжении всей остальной части проекта. Проблемы и риски пересматриваются и повторно оцениваются на протяжении фазы исследования и документируются как часть еженедельного отчета о состоянии или в качестве дополнения к еженедельному отчету о состоянии в форме реестра рисков или списка проблем.
Результаты этапа разведки:
- Документ о бизнес-требованиях (BRD)
- Пересмотренное расписание проекта
- Пересмотренный список рисков / проблем
- Отчеты о статусе проекта
- Еженедельные совещания по статусу проекта
Чтобы уточнить, процесс, который я прохожу для описания различных этапов ИТ-проекта, на самом деле является просто примером.Это основные этапы, которые я обычно использую для проектов, которыми я управляю. Фазы определенно могут быть изменены в зависимости от нескольких факторов:
- Размер проекта
- Бюджет проекта
- Предпочтения клиентов
- Таймфрейм
- Наличие проектного персонала
Методология PM компании, в которой вы работаете (если применимо)
После завершения этапа исследования, отмеченного официальным подписанием клиентом документа бизнес-требований (BRD), этап проектирования готов к началу.
Если в вашем проекте есть возможность разбить исследование и дизайн на две отдельные фазы, то обязательно сделайте это. Немногие проекты страдают от дополнительного планирования и предварительного анализа требований. Однако, как я упоминал в моем сообщении о фазе исследования, эти две фазы можно объединить, если сроки или бюджет проекта сжаты — и такое объединение фаз может дать группе доставки больше свободного времени для фаз разработки и тестирования. .
Целью этапа проектирования является успешное завершение и утверждение одного из основных результатов — документа функционального проектирования (FDD).Фаза проектирования по-прежнему в основном состоит из менеджера проекта и бизнес-аналитика со стороны группы доставки. Могут быть задействованы один или несколько разработчиков — в зависимости от сложности проекта. Однако более вероятно, что они будут переданы команде ближе к завершению этапа проектирования. Сторона клиента будет разной, но, вероятно, она будет состоять из спонсора проекта, возможно, менеджера проекта на стороне клиента и малых и средних предприятий из компании Exploration или подмножества малых и средних предприятий из некоторых ключевых областей компании, на которые повлияет реализация.
Ключевые моменты, которые PM и BA должны будут изучить на этапе проектирования с заказчиком при подготовке к производству твердого FDD:
Имейте в виду, что этот список явно ориентирован на ИТ-проекты. Кроме того, он может сильно различаться в зависимости от типа проекта, требований заказчика и размера проекта.
Еженедельные отчеты о статусе и официальные еженедельные встречи по статусу проекта продолжаются на протяжении всего этапа разработки. Как и в предыдущем этапе исследования, проблемы и риски пересматриваются и повторно оцениваются на этапе проектирования и документируются как часть еженедельного отчета о состоянии или в качестве дополнения к еженедельному отчету о состоянии в форме реестра рисков или списка проблем.Для наших целей, связанных с обсуждением этих этапов, мы предположим, что это отдельный список рисков / проблем, помимо отчета о состоянии.
К завершению этапа проектирования необходимо определить и задействовать членов команды, которые будут поддерживать усилия по разработке на следующем этапе. FDD будет служить для них основой для быстрого ознакомления с требованиями к проекту и с тем, над чем они будут работать в процессе разработки.
FDD должен пройти экспертную оценку со стороны группы реализации, так как это действительно рабочий документ, который будет продвигаться вперед по проекту.BA является основным автором FDD, но он должен быть рассмотрен менеджером по менеджменту, 2-3 другими BA и, по крайней мере, представлен разработчиком или разработчиками, назначенными для следующей фазы проекта. После получения одобрения группы доставки FDD доставляется заказчику для проверки и, в идеале, для быстрого подписания, хотя более вероятно, что он пройдет несколько итераций проверки до окончательного соглашения и подписания.
Подведем итоги…
Результаты этапа проектирования:
- Требования к функциональному дизайну
- Требования к отчетности
- Требования к переносу данных
- Требования к интеграции данных
- Безопасность (если применимо)
- Документ функционального дизайна (BRD)
- Пересмотренный график проекта (еженедельно при необходимости)
- Пересмотренный список рисков / проблем
- Еженедельные отчеты о статусе проекта
- Еженедельные совещания по статусу проекта
- Назначение членов команды разработчиков и другого вспомогательного персонала
На данный момент мы доставили заказчику:
- Стартовое собрание
- Пересмотренный график (в процессе)
- Документ о бизнес-требованиях (подписан)
- Документ функционального проектирования (подписан)
- Еженедельные статусные совещания (текущие)
- Еженедельные отчеты о состоянии (текущие)
- Пересмотренный список рисков / проблем (текущий)
Лично я верю в итеративный процесс разработки с постоянными демонстрациями прогресса разработки для клиента по адресу:
- Обеспечить соответствие разработанного решения потребностям и ожиданиям клиентов
- Выявление проблем с объемом по мере их возникновения
- Своевременно предоставлять возможность изменения заказа / получения дополнительных доходов
- Сделайте так, чтобы заказчик чувствовал себя вовлеченным в разработку и постоянно был в курсе прогресса
Управление группой разработчиков, бизнес-аналитик, которого команда проекта на стороне клиента может подтолкнуть к краю объема работ, и целый ряд других сотрудников службы поддержки на стороне поставщика, таких как архитекторы, специалисты по данным и специалисты по интеграции, могут свести с ума менеджера проекта.Очень важно тщательно следить за графиком проекта. Он должен быть частью еженедельного отчета о статусе, еженедельных совещаний о статусе и точки соприкосновения с большинством нерегулярных коммуникаций, которые происходят ежедневно по проекту.
Я лично начал управлять очень большими 5-летними государственными программами / проектами стоимостью в десятки миллионов долларов еще в конце 80-х — начале 90-х годов, используя Project Workbench ABT в старую эпоху DOS. Переход на MS Project значительно улучшил ситуацию и является основным продуктом до сих пор.Я также заинтригован предложением Seavus Project Viewer и сейчас знакомлюсь с ним. Я постараюсь осветить его в следующем посте, поскольку считаю его невероятно ценным инструментом управления проектами, инструментом планирования и инструментом совместной работы не только для небольших компаний, но и для крупных компаний. А цена на тысячи и тысячи долларов превосходит MS Project / MS Project Server как инструмент совместной работы. Уже одно это стоит взглянуть.
В любом случае, это для другой статьи, но я должен был упомянуть все это, потому что управление расписанием очень важно, особенно когда мы переходим на этап разработки и сталкиваемся с потенциальными заказами на изменение, обзорами разработки и отзывами клиентов.Лучшее управление масштабами!
Технический проектный документ (TDD) — это задокументированный результат этапа разработки. Это может быть, а может и не быть фактической доставкой заказчику. Если это так, то это действительно только для их целей документации — это НЕ должно требовать формального подтверждения, поскольку это действительно документированное представление решения «как построено». Это может упростить внесение изменений в систему в будущем исходным поставщиком, заказчиком или сторонним поставщиком, или это может быть документ, который поможет заказчику во время будущих обновлений.В любом случае, это хорошо, и решать вам или кому бы то ни было, передать ли вы это покупателю.
Еженедельные отчеты о статусе и официальные еженедельные встречи по статусу проекта продолжаются на протяжении всего этапа разработки. Если вы последуете моему совету и будете следовать итеративному процессу разработки, тогда вы будете составлять график и проводить периодические проверки разработки. По сути, это будут периодические демонстрации прогресса в развитии функциональности программного обеспечения. В какой-то момент еженедельные обзоры хороши и могут быть необходимы, но мы будем называть их «периодическими» обзорами, поскольку на протяжении всего этапа разработки будет определяться их количество и частота.Проблемы и риски пересматриваются и переоцениваются на этапе разработки и продолжают оставаться предметом обзора на еженедельных совещаниях по статусу.
Подведем итоги…
Результаты этапа разработки:
- Технический проектный документ (TDD) — это необязательно и не требует подписи
- Периодические обзоры / демонстрации разработки — запланированы в соответствии с требованиями проекта
- Пересмотренный график проекта (еженедельно при необходимости)
- Пересмотренный список рисков / проблем
- Еженедельные отчеты о статусе проекта
- Еженедельные совещания по статусу проекта
Теперь у нас есть разработанная система, которая, как мы надеемся, в точности соответствует требованиям заказчика, и мы готовы к тестированию системы, прежде чем переходить к пользовательскому тестированию на стороне клиента.
Подготовка к тестированию состоит из трех мероприятий:
- Подход к тестированию — устанавливает объем тестирования системы, общую стратегию, которую необходимо принять, действия, которые необходимо выполнить, общие требуемые ресурсы, а также методы и процессы, которые будут использоваться для тестирования выпуска. В нем также подробно описаны действия, зависимости и усилия, необходимые для проведения системного теста.
- Test or QA Plan (конечный результат) — подробно описывает действия, зависимости и усилия, необходимые для проведения System Test и UAT.
- Документы с условиями / случаями тестирования — тесты, которые будут применяться, данные, которые будут обрабатываться, покрытие автоматизированным тестированием и ожидаемые результаты для System Test и UAT.li>
Читать: 5 способов улучшить тестирование проекта
Тестирование системы
Под руководством разработчика приложений или разработчиков и других архитекторов, интеграторов данных и т. Д., Которые могли работать над проектом, разработанная система должна пройти тщательное тестирование для подготовки к UAT заказчиком.Все модули — по отдельности и вместе — должны быть протестированы на соответствие разработанным BRD, FDD и сценариям тестирования. Все интеграции данных также должны быть протестированы, чтобы гарантировать, что система взаимодействует с другими системами (ERP, SAP, CRM и т. Д.), Как ожидалось.
В идеале, тестирование должно проводиться на отдельной платформе с использованием инструментов управления тестированием или сервера, выделенного для разработки, поскольку эта протестированная и завершенная среда тестирования затем будет проходить от системного тестирования до пользовательского приемочного тестирования.
Пользовательские приемочные испытания
В случае программного / ИТ-проекта заказчик придумывает свои собственные тестовые сценарии и сценарии для тщательного тестирования системы перед развертыванием.Создание тестовыми сценариями, которые заказчик может использовать во время UAT, представляет собой серьезный конфликт интересов.
Заказчик должен собрать команду малых и средних предприятий для деятельности UAT и убедиться, что у них нет других препятствий на этом критическом этапе проекта. В зависимости от размера проекта, UAT, вероятно, будет продолжительностью 1-2 недели.
Signoff
После того, как заказчик удовлетворен поставленной и протестированной системой и все необходимые сценарии тестирования были удовлетворительно выполнены заказчиком, PM должен получить официальное подтверждение системы.Это очень важно для обеспечения успеха и сохранения объема работ в будущем. После официального утверждения UAT мы готовы к следующему этапу — обучению.
Резюме…
Результаты этапа тестирования:
- Развитая система (без подписи)
- План обеспечения качества (результат — подписание необязательно)
- Подтверждение приемочного тестирования пользователем
- Пересмотренный график проекта (еженедельно при необходимости)
- Пересмотренный список рисков / проблем
- Еженедельные отчеты о статусе проекта
- Еженедельные совещания по статусу проекта
Ключевые вещи, которые должны произойти на этапе обучения:
- Разработка и реализация плана обучения
- Разработка и доставка учебных материалов
- Настройка учебной среды или сервера с готовой к производству копией системы
- Данные для обучения загружены в базу данных
- Проведение обучения или обучение инструкторов
План обучения и материалы
Разработка плана обучения и учебных материалов, вероятно, началась во время приемочного тестирования пользователей.На этом этапе команда разработчиков разрабатывает и тестирует систему, и мы надеемся, что она на 99% готова к производству. Таким образом, группа доставки — скорее всего, бизнес-аналитик — может приступить к составлению плана обучения и учебных материалов, исходя из потребностей клиента в обучении.
Учебная среда и загрузка данных
Для ИТ-проекта, вероятно, также потребуется отдельная обучающая среда / сервер, настроенный для использования при обучении клиента.Это тоже должно начаться во время UAT. По мере разработки плана обучения менеджеру проекта необходимо также убедиться, что полезные, значимые данные обучения готовы и загружены в базу данных для сеанса или сеансов обучения. Эту задачу, скорее всего, выполнит специалист по миграции данных, который уже работал над проектом, подготавливая все необходимые данные о клиентах для загрузки в производственную среду и, следовательно, знаком с потребностями в данных, требованиями к загрузке и сроками.
Проведение обучения
В зависимости от размера пользовательской базы должны быть приняты решения о том, кто проходит обучение, и материалы должны быть адаптированы специально для этой аудитории. Если база пользователей небольшая, то, возможно, будет целесообразно обучить почти всех работе с разработанной системой. Если база пользователей очень велика, я настоятельно рекомендую подход обучения инструкторов, при котором группа доставки — опять же, вероятно, это будет в первую очередь BA или профессиональный инструктор — обучает ключевых клиентов МСП или инструкторов работе с системой, а затем отдельные лица проводят тренинги для других в своей организации.Материалы для этих будущих тренингов должны быть разработаны — по крайней мере частично — командой по доставке, но обучение будет проводиться заказчиком.
Вперед вперед
В зависимости от того, как запланирован подход к обучению, развертывание — наша следующая фаза — может произойти либо в конце занятий по обучению инструкторов, либо после завершения всего обучения. В любом случае, UAT предоставил всем официальную подписку на систему, готовую к производству, и после того, как обучение будет завершено до приемлемого уровня, можно будет начинать развертывание готовой к производству системы.
Подведем итоги…
Результаты фазы обучения:
- План обучения (результат — подписание необязательно)
- Учебные материалы (результат — подписание необязательно)
- Среда обучения
- Данные обучения в базе данных обучения
- Пересмотренный график проекта (еженедельно при необходимости)
- Пересмотренный список рисков / проблем
- Еженедельные отчеты о статусе проекта
- Еженедельные совещания по статусу проекта
Теперь мы готовы обсудить фактическую фазу развертывания проекта.Успешная UAT была завершена и подписана, процесс обучения завершен, и мы готовы перенести готовое к производству решение в производственную среду и приступить к работе.
Производственная среда
Иногда во время обучения по ИТ-проекту производственная среда была подготовлена - либо на стороне группы доставки, либо на реальном объекте клиента. В любом случае, произошла значительная настройка (и уже согласованный заказ оборудования и т. Д.), И, вероятно, имели место тестирование среды и настройка производительности.
Загрузка производственных данных
В зависимости от динамического характера данных в реальном времени для проекта, время и процесс загрузки производственных данных могут быть очень важными. Ключевым моментом, конечно же, является выполнение переключения данных как можно ближе к запуску, поддерживая непрерывность бизнеса и обеспечивая постоянную целостность данных.
Очистка данных, подготовка данных и загрузка данных были недооценены и недооценены более чем для одного внедрения ИТ и иногда могут быть решающей переменной в расписании проекта и бюджете проекта.Тем не менее, хороший руководитель проекта, разработчик программного обеспечения, интегратор данных и архитектор программного обеспечения уже внимательно изучат данные на раннем этапе взаимодействия и пройдут хотя бы частичную тестовую нагрузку для сред разработки, тестирования и обучения. Итак, по мере того, как группа доставки готовится к запуску, фактическая загрузка данных в производственную среду должна быть хорошо продуманной и довольно простой.
Отзыв клиента / подписка на ввод
После того, как производственная среда установлена и настроена, производственные данные загружены, а готовая к производству система получает зеленый свет от группы доставки, пора получить официальное разрешение на запуск от спонсора клиента или назначенного представителя.Это очень важно … не позволяйте этому ускользнуть. В зависимости от того, как настроен ваш проект и как обрабатывается выставление счетов, это может означать разницу между получением вашей компанией следующего платежа или появлением бухгалтерского учета в вашем офисе, когда вы задаетесь вопросом, почему последний счет просрочен на 90 дней. Получите официальную подписку. Если клиент доволен и все идет хорошо, он подпишется. Если что-то нечеткое, оставайтесь с ним, убедитесь, что те же члены команды будут задействованы в Фазе 8 — Пост-развертывание в течение «x» дней, и что вы будете тут же, чтобы поддержать их в выполнении любых перерывов / исправлений Работа.В любом случае, заставьте их официально подписать документ для начала работы.
Вверх следующий
Мы развернули систему и теперь готовы к технической поддержке. Я верю в фазу после развертывания, когда исходная команда доступна, скажем, в течение 30 дней после запуска для поддержки клиента, решения проблем и выполнения работы по устранению неполадок / исправлений, прежде чем передать все в службу технической поддержки. Это проявление добросовестности и побуждает клиентов возвращаться за дополнительной работой.
Подведем итоги…
Результаты этапа развертывания:
- Производственная среда
- Загрузка данных в реальном времени в производственную среду
- Развернутая система, готовая к работе (требуется подписка)
- Пересмотренный график проекта (еженедельно при необходимости)
- Пересмотренный список рисков / проблем
- Еженедельные отчеты о статусе проекта
- Еженедельные совещания по статусу проекта
Этот последний пост, посвященный фазе проекта, завершает мой обзор гибридной методологии управления проектами, которую я использую, когда это возможно, в проектах управления проектами.Заключительный этап — этап 8 после развертывания — происходит после внедрения и предлагает более практический уровень поддержки после внедрения со стороны группы доставки. Во-первых, напомним, первые семь этапов, которые мы рассмотрели до сих пор:
Есть несколько способов выполнить действия после внедрения ИТ-проекта. Один из способов, конечно же, — просто передать вашего клиента группе технической поддержки и рассматривать все как потенциальный билет. Если вы хорошо настроены для отслеживания заявок о неисправностях и у вас есть очень компетентный персонал ИТ-поддержки, то этот метод должен предоставить вам отличный механизм отслеживания и должен предоставить вашим клиентам надежную поддержку.Однако, прежде чем переходить к технической поддержке, я предлагаю вам сначала выполнить еще один шаг.
В организации профессиональных услуг PM, BA, разработчики, архитекторы и специалисты по данным, вероятно, имеют другие активные проекты, а также новые обязательства, к которым они начинают переходить. Тем не менее, я твердо верю в то, что сделаю все возможное, чтобы сохранить существующую группу доставки, по крайней мере частично, вместе, чтобы обеспечить практическую поддержку типа «позвони мне на летучую мышь» для вашего недавно внедренного клиента в течение как минимум 30 дней. окно — 60 было бы еще лучше.Почему? Потому что это хороший бизнес. Потому что это может означать разницу между будущим взаимодействием с этим клиентом и переходом к другому поставщику в следующий раз. Потому что вы держали велосипед и бегали рядом с ним, наверное, 6-12 месяцев, и вам не следует просто выталкивать их на улицу сейчас, когда они, наконец, научились это делать.
Они упадут … всегда что-то ломается. И, по крайней мере, в течение 30-дневного периода после внедрения, люди, которые знают это лучше всего — которые только что завершили внедрение решения, — должны быть теми, кто быстро ломает / исправляет работу над ним.Поверьте, ваши клиенты согласятся. Если это не является частью обсуждения продаж вашей компании, я не удивлюсь, если заказчик поднимет эту тему во время Project Kickoff. Для них это важно, и во время проекта они постоянно ждут того дня, когда им придется делать свои первые шаги в одиночку … и это их пугает. Сделайте это легко … и придерживайтесь их.
На этом этапе также рекомендуется повторно связаться с клиентом на одной или нескольких встречах, чтобы создать базу данных усвоенных уроков.Это поможет в трех областях:
- Предоставьте команде доставки хорошие отзывы и полезную информацию для будущих встреч
- Задокументировать проблемы, связанные с конкретным проектом, которые могут иметь отношение к технической поддержке после передачи обслуживания
- Повысьте удовлетворенность клиентов и предоставьте им полезную информацию о проекте по мере их перехода в режим поддержки после внедрения
По завершении согласованного окна поддержки после развертывания обучите клиента работе с вашей системой подачи заявок или убедитесь, что у него есть прямой телефонный доступ к технической поддержке.Вам также потребуется ускорить техническую поддержку проектной группы на стороне клиента или производственных контактов и предоставить им любую соответствующую информацию, полученную в результате проекта, которая поможет им в дальнейшем оказывать наилучшую поддержку для клиента. . Если вы подготовили план коммуникаций для этого проекта, сейчас самое время обновить его, добавив в него контактную информацию после реализации с обеих сторон проекта и распространить его повторно.
Для ясности: этапы процесса, которые я рассмотрел, описывают различные этапы ИТ-проекта, НО это только пример.Это методология / процесс PM, которые я обычно использую для ИТ-проектов. Если у вас есть какие-либо вопросы, не стесняйтесь размещать их в разделе комментариев в конце.
.Этап проекта
Дик Биллоуз, генеральный директор PMP4pm.com
Книги Дика об Amazon
Проекты очень часто разбиваются на фазы. Каждый этап — это последовательность шагов, которые необходимо выполнить. Это не означает, что здесь нет сюрпризов, и, конечно же, не означает, что одновременно происходит только одно событие. Но есть идентифицируемые фазы проекта, которые планируются, выполняются и отслеживаются. Строительство универмага может состоять из следующих этапов:
.- Инженерное проектирование
- Разрешающая
- Подготовка площадки
- Фонд
- Этажи 1-3
- Этаж 4-5
- Внутренняя отделка
- Осмотры и справка о занятии
- Арендатор
Каждый из этих этапов может выполняться разными людьми с их индивидуальным графиком, бюджетом и контрактом.Работа над некоторыми из этих этапов может происходить одновременно. Другие этапы будут продолжаться последовательно.
Менеджер проекта и спонсор договариваются о том, как разделить проект на фазы. Например, проект информационных систем может состоять из следующих этапов. Они переходят от дизайна к разработке. программирование, тестирование и установка. Обычно фазы перекрываются.
- Проектирование систем
- Программирование
- Тестирование
- Установка
Менеджер проекта и команда оценит часы работы, стоимость и продолжительность каждой фазы.Один размер управления проектами не подходит для всех проектов. Обсуждая этапы проекта, мы поговорим о том, какие этапы вы можете выполнить для двух типов проектов: небольшой проект, выполняемый в рамках отдела, и более крупный проект, выполняемый для заказчика или клиента.
Управление проектами в реальном мире: оценка и технико-экономическое обоснование
Этапы проекта — этапы запуска: SOW и уставКогда мы инициируем проект, мы начинаем процесс планирования. Именно здесь мы определяем, что должен производить проект.Спонсор проекта обычно инициирует проект с документа, называемого техническим заданием или SOW. Этот документ дает менеджеру проекта информацию о том, какой конечный результат хочет спонсор от проекта. Затем менеджер проекта встретится со спонсором и обсудит результаты, которые должен принести проект. Они также обсудят, какие фазы они будут использовать.
Основным результатом является объем проекта, и это бизнес-результат, который хочет спонсор проекта. Даже в небольшом проекте на этапе инициации спонсор и менеджер проекта определяют основные результаты, которые приведут их от того места, где они находятся сейчас, к основному результату — объему проекта.
Давайте начнем обсуждение с небольшого примера проекта. Вся работа может выполняться в рамках одного отдела, где менеджер проекта работает с менеджером отдела, который является спонсором проекта и руководит всеми членами команды проекта. Спонсор создаст SOW, а затем вместе с менеджером проекта определит основные результаты. Затем они могут сразу перейти к разработке устава проекта, что является заключительным этапом начальной фазы. В уставе излагаются объем и результаты, необходимые ресурсы и риски, которыми необходимо управлять.Он также дает приблизительную оценку бюджета и продолжительности проекта. Это может быть все, что нужно для запуска небольшого проекта.
В более крупном проекте, например, выполненном для клиента, на этапе инициации может быть намного больше шагов. Организации, в которой выполняется проект, может потребоваться технико-экономическое обоснование для документирования вероятности успеха, а также необходимых затрат и ресурсов. Перед предоставлением первоначального утверждения проекта организация может потребовать формальное экономическое обоснование, которое документирует возврат инвестиций, анализ затрат / выгод и окупаемость предлагаемого проекта.Менеджер проекта может начать процесс определения заинтересованных сторон и их требований во время инициации. Они будут использовать эту информацию для анализа масштабов проекта, а также рисков высокого уровня. По мере того, как масштаб и важность проекта возрастают, этап инициации меняется на усилия, которые могут потребовать нескольких недель усилий со стороны группы людей. Даже в большом проекте этап инициации заканчивается уставом, как и небольшой проект. Хартия будет длиннее и будет содержать гораздо больше данных, но это документ, который после утверждения дает право спонсору и менеджеру проекта начать подробное планирование проекта.
Этапы проекта — этапы планирования: планы управления, графики, бюджеты и риски
После утверждения устава спонсором или организацией начинается этап планирования проекта. Он включает два вида планов. Менеджер проекта готовит планы управления проектом. Эти планы сообщают команде и спонсору, как они будут управлять масштабом проекта, графиком, стоимостью и бюджетом, закупками, рисками, человеческими ресурсами, качеством, заинтересованными сторонами и контролем изменений.
В отношении небольших проектов в некоторых из этих планов управления может быть указано только следующее: «Мы не собираемся отслеживать затраты и бюджеты по этому проекту, потому что затраты включены в бюджет отдела». Это вполне адекватный план управления небольшим проектом по затратам. В планах управления указано, какие конкретные методы мы будем использовать для управления каждой из вышеперечисленных областей, кто будет нести ответственность за процесс управления и контроля и сколько ресурсов мы будем использовать. Причина, по которой этот подход является лучшей практикой, заключается в том, что, когда мы начинаем выполнять план проекта, все решения уже приняты, и мы можем сосредоточиться на выполнении как можно более эффективно.Общий план управления проектом включает в себя конкретные планы, такие как график проекта, а также планы управления проектом по расписанию, в которых рассказывается, как мы собирались управлять расписанием. На этапе планирования проекта всем сообщается, что они должны делать, как они должны это делать и когда мы начнем выполнять план.
Этапы проекта — Выполнение этапов плана
На этапе выполнения проекта вся работа выполняется, все деньги тратятся и все задачи завершаются для получения результатов.Если руководитель проекта выполнил свою работу правильно, это довольно простой процесс, потому что люди следуют планам и выполняют их. Риски, с которыми сталкивается проект, были уменьшены или предотвращены, а другие проблемы были исправлены по мере их возникновения. Этап выполнения должен быть скучным.
Этапы проекта — этапы мониторинга, контроля и управления запросами на изменение
Фаза мониторинга проекта происходит одновременно с фазой выполнения.Каждую неделю менеджер проекта сравнивает то, что произвела команда проекта, с тем, что было запланировано. Любые расхождения между планом и фактическими результатами являются отклонениями. Менеджер проекта сообщает спонсору проекта о различиях между планом и фактом в еженедельном отчете о статусе. В этом отчете менеджер проекта подробно описывает, что происходит в проекте, и предоставляет спонсору прогнозы относительно того, когда проект будет завершен и каковы будут фактические затраты. Если что-то пойдет не по плану, менеджер проекта также подготовит планы по устранению проблем и приведению проекта в соответствие с его планом.Надеюсь, спонсор одобрит эти корректирующие действия, а руководитель проекта выполнит их. Цель — выполнить то, что было запланировано; не больше и не меньше.
Управление проектом — вторая половина этого этапа или этапа проекта. Менеджер проекта обрабатывает запросы на внесение изменений в обещанные результаты и план проекта. Цель управления изменениями не в том, чтобы предотвратить все изменения. Менеджер проекта должен тщательно анализировать каждый запрос на изменение и его влияние на бюджет, продолжительность, риски, качество и ресурсы проекта.Менеджер проекта анализирует каждое запрошенное изменение и количественно оценивает влияние на бюджет и продолжительность проекта. Они должны давать конкретные рекомендации по каждому запросу на изменение, а затем направлять их спонсору. Менеджер проекта хочет получить одобрение спонсора бюджета и времени, необходимого для завершения проекта, включая запрошенные изменения. Когда этот процесс не на месте, проект страдает расползанием объема. Вот где результаты расширяются и меняются с течением времени без каких-либо корректировок бюджета или продолжительности проекта.Расползание объема приводит к значительным отклонениям от плана из-за изменений объема и результатов. Это главный источник неудач проекта.
Этапы проекта — завершающие этапы
Когда последний результат подготовлен и принят спонсором проекта и заинтересованными сторонами, заключительным шагом является закрытие проекта. Менеджер проекта следит за тем, чтобы все поставщики получали деньги и все результаты были официально приняты соответствующими заинтересованными сторонами. Но основная цель закрытия — сделать будущие проекты более успешными.В рамках процедуры закрытия менеджер проекта проводит встречу со спонсором, заинтересованными сторонами и членами команды по извлеченным урокам. Они обсуждают, что прошло хорошо, а что нет, а также как по-другому решать проблемы в следующий раз. Менеджер проекта архивирует полученные уроки, записанные на собраниях, чтобы менеджеры проектов, начинающие аналогичный проект, могли извлечь пользу из уроков, извлеченных из текущего проекта. Архив завершенного проекта должен включать планы управления, которые были разработаны для проекта, а также график, бюджет, запросы на изменения, а также предполагаемые и фактические затраты и количество часов работы.Эти последние данные значительно упрощают оценку нового проекта. После завершения всей этой работы руководитель проекта готов к новому заданию.
Автор: Дик Биллоуз, PMP
Дик обладает более чем 25-летним опытом управления проектами и программами в США и за рубежом. Дик был партнером 4-й по величине профессиональной фирмой и вице-президентом компании из списка Fortune 200. Он обучил и развил сотни менеджеров проектов, используя свою методологию. Дик является автором 14 книг, более 300 статей и режиссером / продюсером 90 коротких обучающих видео по управлению проектами.Он и команда из 25 менеджеров проектов работают с компаниями-клиентами и студентами в США, Европе, Южной Америке, Азии и на Ближнем Востоке. Они помогли более 300 организациям повысить эффективность своих проектов. Книги Дика Биллоуса и PMP доступны на Amazon.com. Просмотреть все сообщения Дика Биллоуса, PMP
.Этап проекта
Поэтапный проект становится важным в контексте достижения цели проекта и его целей, заявленных в политике. Он дает информацию, необходимую для понимания того, как методологически достичь цели проекта, каков процесс поэтапного выполнения проекта и какие фазы обычно участвуют в жизненном цикле реализации проекта.
Раздел «Этапы проекта» Руководства по внедрению включает следующие параграфы:
- Методология внедрения
- Процесс реализации проекта
- Схема реализации проекта
Методология внедрения
Комплексная методология реализации проекта является ключевым фактором обеспечения успеха проекта, поскольку она позволяет заложить правильную основу для запуска проекта и разделить жизненный цикл реализации на ряд согласованных фаз для получения результатов проекта. достигать целей и получать выгоду.
Способ выбора методологии реализации проекта обычно зависит от типа проекта, включая требования и результаты. Приведенные ниже пять этапов высокого уровня следуют логической последовательности и могут использоваться для понимания основных (традиционных) этапов типичного проекта:
- Мера : Первая фаза реализации проекта инициирует действия по измерению существующей среды, чтобы определить, соответствует ли проект первоначальным требованиям, осуществим ли он в данной среде и имеет ли он экономический смысл, поэтому он является прибыльным.
- План : Эта фаза предназначена для установки и утверждения целей проекта и ключевых критериев успеха. На этапе планирования определяются и проверяются основные этапы, ресурсы и обязанности, которые должны быть включены в общий план проекта.
- Производство : На этом этапе исследуется взаимопонимание между людьми, технологиями и методами организации. Взаимоотношения определяются требованиями проекта и техническими спецификациями, а также навыками и знаниями людей, участвующих в проекте.На этапе производства создается продукт проекта.
- Ввести : Эта фаза сосредоточена на ключевых действиях, необходимых для продвижения результатов процесса внедрения. Этап «Введение» охватывает создание среды, установку конечного продукта, начальную пилотную версию компонентов продукта, внедрение политик для мониторинга, отчетности и оповещения о работе проекта.
- Manage : этот этап предназначен для обеспечения оптимизации проекта и его согласования с лучшими практиками.Фазу управления следует регулярно повторять в ходе проекта. Он включает в себя анализ новых функциональных, технических и бизнес-требований для определения любых изменений, которые необходимо применить к проекту, и согласования проекта с изменениями.
Эти фазы являются выборочными. Существует множество методологий, руководств и стандартов внедрения, которые устанавливают определенные этапы для различных проектов. Например, Руководство PMBOK (Инициировать-Планировать-Выполнить-Мониторинг и Контроль-Закрыть), методология PRINCE2 (Подготовка- (Предпроект)-Начало-Внедрение-Закрытие), Шесть Сигм (Определить-Измерять-Анализировать-Улучшить-Контроль) , и так далее.Просмотрите этот веб-сайт и найдите категорию «Методологии» с описанием этих методологий.
Процесс реализации проекта
Поэтапность проекта — это процесс разделения и подразделения проекта на несколько логически связанных фаз, которые должны привести к завершению связанных результатов поставки. Процесс поэтапного выполнения — важная задача планировщиков проекта, которые должны выполнять процесс планирования с учетом того, перекрываются ли основные этапы работы проекта и выполняются ли они одновременно или последовательно.
Процесс осуществляется под контролем руководителя проекта. Этот человек несет полную ответственность за разработку полного набора этапов, необходимых для выполнения работы, указанной в общем плане. Планировщики должны помогать менеджеру.
Карта этапов проекта — это отдельный документ, разработанный в соответствии с методологией реализации, чтобы очертить высокоуровневое представление этапов выполнения проекта и показать цели для каждого из этапов с указанием продолжительности и приоритетов.Это эффективный инструмент для поэтапного выполнения проекта. Обычно карта поэтапного выполнения проекта объединяется с графиком, поэтому инструмент показывает ключевые фазы реализации с указанием продолжительности, крайних сроков и перерывов.
Схема поэтапной реализации проекта может быть разработана в два этапа, как показано ниже:
- Идентификация. Первым шагом в разработке поэтапной карты проекта является определение того, какие фазы, подэтапы и / или подпроекты потребуются для завершения всего жизненного цикла проекта.Идентификация должна быть основана на целях и ожиданиях, установленных политикой проекта. Время становится критическим фактором, определяющим поэтапность, поэтому графики используются для определения ключевых фаз. Все задачи разделены на группы с учетом ожидаемого времени выполнения каждой из задач. Затем для каждой группы должна быть определена основная цель. Цель объединяет и объединяет все задачи, входящие в каждую данную группу. Таким образом, планировщики проекта могут сгруппировать цели политики по времени выполнения и, следовательно, разделить весь жизненный цикл реализации проекта на определенные фазы.
- Приоритезация. Этот шаг касается установки приоритетов для каждой из идентифицированных фаз. Относительное ранжирование или приоритеты для фаз должны основываться на степени, в которой каждая фаза выполняет конкретную задачу. Часто приоритеты устанавливаются путем определения критического пути для всех целей определенных этапов. Вот как это работает: исследуется и выбирается цель с наибольшей продолжительностью на каждой фазе; такие цели сравниваются друг с другом и сортируются по длительности (от самой короткой до самой длинной).Затем расставляются приоритеты для фаз.
Добавить комментарий