План бизнес проекта: пошаговая инструкция и образец документа для тех, кто решил самостоятельно составить план развития бизнеса

• Для себя – бизнес-план разрабатывается будущим учредителем при открытии своего бизнеса чтобы определить, насколько прибыльным может быть его предприятие, проанализировать расходы и возможные доходы, спрогнозировать возможные варианты развития событий и успеть вовремя на них отреагировать. Если компания уже существует на рынке, то бизнес-план понадобится при ее развитии, например, при внедрении нового продукта, реструктуризации, выходе на новый рынок и многое другое.
• Для инвесторов – учредитель, привлекая внешние инвестиции, должен предоставить инвесторам бизнес-план своего будущего или уже существующего предприятия, чтобы они определили его рентабельность – стоит вкладывать деньги или нет.
• Для получения государственного финансирования – если учредитель рассчитывает на получение государственных льгот и субсидий, необходимо обосновать причины в бизнес-плане.
• Для банка – при получении кредита на открытие или развитие своего дела учредитель в большинстве случаев обязан предоставить банку бизнес-план. Банк также анализирует бизнес-план с точки зрения рентабельности, рисков и решает, предоставлять кредит или нет.

1. Помогает определить цели фирмы, стратегию, миссию и действовать в соответствии с ними.
2. В нем проводится исследование продукта и спрос на него, отличие данного продукта от аналогичных продуктов на рынке.
3. Позволяет определить группы потенциальных покупателей и роль фирмы для них.
4. В нем анализируется конкурентная среда, определяются конкурентные преимущества.
5. Содержит планируемые расходы и доходы по проекту.
6. Также содержит план-проект действий для реализации проекта, что позволяет в дальнейшем контролировать его исполнение.
7. Позволяет судить о рентабельности и рисках проекта или предприятия.

Таким образом, бизнес-план – это очень полезный инструмент, с помощью которого люди, планирующие реализовать новый проект, систематизируют, а затем анализируют всю информацию о проекте, принимают решения и затем реализуют проект.

• выбрать прибыльное и перспективное направление и продукт (продукцию, товары, услуги) для нового дела;
• проанализировать рыночный спрос на продукт и его дальнейшие изменения;
• проанализировать конкурентную среду, определить свои конкурентные преимущества, дифференцировать свой продукт – то есть выявить его отличия от конкурентов;
• определить план единовременных действий и бюджет расходов для реализации бизнес идеи, источники денежных средств;
• спланировать реализацию продукта и прибыль;
• определить кто будут поставщики и покупатели;
• определить возможную рыночную цену продукта и влияние на нее конкурентов;
• спрогнозировать степень эффективности действий и продумать, как можно ее повысить;
• оценить риски и принять решение заниматься ли этим делом.

• определить финансовое положение фирмы: расходы и доходы, хватает ли средств для реализации проекта с учетом возможных «подводных камней»;
• определить лица, ответственные за реализацию проекта;
• выявить сильные и слабые стороны предприятия, проанализировать имеющиеся ресурсы, определить, достаточно ли этого для реализации проекта;
• определить влияние внешних факторов, ситуацию на рынке – предполагаемые угрозы и возможности;
• определить комплекс маркетинговых исследований по изучению рынка, конкурентной среды, возможности рекламных и PR компаний и др;
• определить бюджет доходов и расходов, планируемую прибыль от реализации проекта;
• спрогнозировать степень эффективности действий и продумать, как можно ее повысить;
• оценить риски и принять решение по реализации проекта.

Содержание бизнес-плана может быть разным в зависимости от цели, от используемой методики, от объекта планирования, от назначения и др.

Цели разработки бизнес-планов бывают следующие:

• детальная проработка и принятие решения о реализации нового проекта, открытии нового дела;
• получение внешней финансовой поддержки;
• определение стратегии развития предприятия;
• планирование и контроль деятельности предприятия.

Методики разработки бизнес-планов тоже бывают разные. Самая распространенная – международная методика ЮНИДО, в соответствии с которой бизнес-план состоит из резюме, сущности предполагаемого проекта, плана маркетинга и плана производства, организационного и финансового плана.

Бизнес-планы различаются и в зависимости от субъектов, деятельность которых в нем планируется, например: инвестиционного проекта, компании, группы предприятий, бизнес-единиц и т. д. Существуют различные модификации бизнес-планов в зависимости от назначения: по бизнес-линиям (товары, проекты, услуги) или по организации в целом.

Автор: Елена Чернобривец,

партнер «East & West Change Management»

Бизнес-план с расчетами | Календарный план

КАЛЕНДАРНЫЙ ПЛАН БИЗНЕС-ПЛАНА

Диаграмма Гантта (Gantt chart) — тип столбчатых диаграмм, который используется для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту. Является одним из методов планирования проектов. Используется в приложениях по управлению проектами.

.

План развития. Календарный план 

Календарное планирование включает несколько основных стадий: 

• Планирование этапов проекта и декомпозиция этапов на ключевые задачи, 
• Определение последовательности работ и построение сетевого графика, составление плана сроков выполнения, и длительность этапов, 
• Определение логических связей работ и отображение их на диаграммах Ганта или в таблицах, 
• Определение ресурсных потребностей (в персонале, механизмах, материалах и т. д.) и составление плана использования ресурсов, расчёт проектных трудозатрат и прочих затрат. 

В результате разработки календарного плана бизнес-плана Вы имеете календарно-ориентированный, структурированный по иерархии план, включающий полный перечень работ, учитывающее их длительность, последовательность выполнения этапов, и ресурсную базу, необходимую для выполнения проекта.

Когда начнется практическая реализация проекта Вы сможете по календарному плану-графику отслеживать ход выполнения работ, контрольные точки проекта, и вносить корректировки текущих изменений. 

Календарный план в Excel

Для несложных проектов, содержащих небольшое количество этапов допустимо построение календарного плана в Excel. 

Достоинства

• Простота построения
• Интегрирование графика финансирования этапов в финансовую модель проекта

Недостатки

• Большая трудоемкость построения сложных многоэтапных проектов
• Невозможность устанавливать динамичные взаимосвязи этапов
• Невысокая ценность для оперативного управления проектом

Календарный план в Microsoft Project

Если Ваш проект требует подробное описание множества задач и взаимосвязанных этапов, то одним из лучших решений для построения календарного плана является программа Microsoft Project

Достоинства

• Детальное описание этапов реализации проекта
• Распределение ресурсов проекта
• Динамичные взаимосвязи этапов проекта 
• Превосходный инструмент для управления проектом позволяющий оперативно отражать текущие изменения и получать общую и детальную картину реализации проекта

Недостатки

• Сложная интеграция графика финансирования этапов с финансовой модель проекта

MS Project 2016 за 30 минут. (Microsoft Project) — календарное планирование проекта

.

Календарный план в Project Expert

Если Ваш проект требует подробное описание множества задач и взаимосвязанных этапов, интеграцию графика финансирования проекта с финансовой моделью, то программа Project Expert позволит оптимальным образом построить календарный план проекта.

Достоинства

• Детальное описание этапов реализации проекта
• Динамичные взаимосвязи этапов проекта 
• Интеграция графика финансирования этапов с финансовой модель проекта
• Превосходный инструмент для управления проектом позволяющий оперативно отражать текущие изменения и получать общую и детальную картину реализации и финансирования проекта

Недостатки

• Сложность отражения по ресурсных планов проекта

***

Моделирование работы предприятия в Project Expert

.

Три причины воспользоваться нашими услугами

При разработке бизнес-плана и составлении его календарного плана есть 3 основных причин для обращения к нашим специалистам:

• 20-ти летний опыт в бизнес-планировании;
• Сокращения сроков подготовки бизнес-плана;
• Сопровождение проекта на этапах рассмотрения проекта инвесторами  и реализации проекта после получения финансирования. Консультации по вопросам управления проектом.

.

Как самостоятельно составить бизнес-план – методы и рекомендации

Бизнес-план – проект, без которого невозможно правильно вести бизнес, получить инвестиции и достигать целей собственного предприятия. Если вы собираетесь открыть свое дело и не знаете, с чего начать, начните с бизнес-плана. После его формирования вопросы о том, что делать и в каком направлении следовать, сразу же исчезнут.

Бизнес-план представляет собой план, в котором подробно освещены бизнес-операции и цели предприятия. Он также содержит описание краткосрочных, среднесрочных и стратегических планов, задач и целей организации. Без убедительного бизнес-плана невозможно получить инвестиции или банковский кредит на развитие бизнеса, а также понять, куда идти, какие процессы выполнять и как достигнуть целей компании.

Бизнес-проект, независимо от цели создания, предполагает две группы пользователей: внутренних и внешних. К первым относятся непосредственно разработчик плана, учредители компании и ее сотрудники. В число вторых входят потенциальные бизнес-партнеры, кредиторы, инвесторы. Для внешних пользователей план показывает перспективность вложения денег. Для внутренних список задач заметно шире. Некоторые из них:

• Подробное формулирование целей предприятия и подсчет точных сроков их достижения.
• Определение списка лиц, несущих ответственность за достижение корпоративных целей.
• Анализ перспективности выбранных направлений работы, анализ целевых рынков и ниш.
• Оценка производственных и торговых издержек на реализацию товаров и услуг компании.
• Формирование маркетинговой, финансовой и организационной стратегий предприятия.
• Анализ возможных рисков и разработка стратегий, направленных на минимизацию рисков.
• Организация и внедрение тщательного контроля над бизнес-процессами для достижения цели.

Очевидно, что без грамотного бизнес-проекта выполнить перечисленные задачи не представляется возможным. Чем больше размер организации, тем сильнее она нуждается в подробном проекте. К счастью, составить его можно самостоятельно. Все, что для этого понадобится, – концепция бизнеса в голове и некоторая теория, о которой поговорим далее.

Прежде чем приступить к самостоятельной разработке подробного бизнес-проекта, надо определить задачу, с выполнением которой должен помочь бизнес-план. Тут все просто – у плана может быть одна из четырех целей:

• Привлечение инвестиций. Инвестиционный бизнес-план используется до открытия бизнеса и требуется для убеждения инвесторов в перспективности будущего предприятия. Упор в таком плане создается на проведении глубокого маркетингового исследования, подсчете прибыльности и окупаемости проекта. Также в инвестиционном бизнес-плане делается акцент на стратегии и перспективы развития бизнеса.

• Ведение предприятия. Используется как крупными компаниями, так и мелкими фирмами, а также индивидуальными предпринимателями. В таком проекте описаны перспективы развития и направления деятельности предприятия. Здесь же прописываться возможные риски и пути их минимизации.

• Получение кредита в банке. Многие путают такой план с инвестиционным, но они отличаются. Во-первых, кредитный бизнес-план должен четко дать понять банку, что компания обоснованно нуждается в кредите на определенный период времени. Во-вторых, прописывается выгода предприятия от применения денег банка. В-третьих, такой план убеждает кредитора в платежеспособности и ответственности заемщика.

• Получение гранта на развитие. Бизнес-план, предназначенный для привлечения государственных грантов или помощи из благотворительных фондов, должен делать упор на развитие региона, населенного пункта или объекта. При этом финансовая сторона плана не играет такой большой роли, как в остальных трех случаях. Это связано с тем, что грант выдается безвозмездно.

Независимо от того, для какой цели формируется бизнес-план действующего или планируемого предприятия, к его заполнению надо подходить одинаково ответственно. Особое внимание уделяется резюме – этот раздел первым попадается на глаза инвестору или кредитору. Плохое резюме – причина того, что читатель даже не заглянет на следующие страницы. Это сведет усилия по формированию бизнес-проекта к нулю.

Для того чтобы не сделать грубых ошибок при самостоятельном формировании бизнес-проекта, следует ознакомиться с некоторыми правилами и принципами.

• Проект пишется простым и понятным языком с минимумом канцеляризмов. При этом надо выдерживать некоторую степень официально-делового стиля. Формулировки используются уместно, кратко и четко.
• Рекомендуемый объем бизнес-проекта составляет до 25 страниц. Очень краткий план не внушит инвестору и кредитору доверия, а чтение слишком большого может утомить.
• Проект освещает всевозможные аспекты деятельности существующего или планируемого предприятия. В первую очередь, полностью раскрываются сведения, представляющие интерес для инвестора, кредитора.
• При формировании плана используются только актуальные и достоверные сведения.
• Хороший бизнес-проект – перспективный, комплексный и завершенный. В документе не только следует подробно описать финансы, организацию, маркетинг, но и сделать это привлекательно для инвестора.
• Проект составляется гибким, то есть с возможностью в нужный момент внести корректировки и доработки. Это также понадобится в случае одобрения проекта инвестором с условием внесения ряда изменений.
• План носит контролирующий характер и включает в себя максимально конкретные и точные показатели. Это относится к графику работ, плану достижения краткосрочных и долгосрочных целей предприятия.

Только бизнес-проект, составленный с учетом обозначенных принципов, демонстрирует реальные шансы на то, что идея предприятия будет реализована должным образом. Это высоко оценивается не только инвесторами и кредиторами – наличие грамотного и полного бизнес-проекта помогает руководству в управлении фирмой.

Точная структура бизнес-проекта полностью зависит от того, по какому стандарту разрабатывается план. Чаще всего используются два документа:

• Стандарт TACIS – Европейский Союз, программа ускорения экономических реформ в СНГ.
• Стандарт UNIDO – Организация Объединенных Наций по делам промышленного развития.

В России популярностью пользуется такой стандарт, как ФФПМП – Федеральный фонд поддержки малого предпринимательства. Он направлен на бизнес-проекты индивидуальных предпринимателей. Также применяются такие стандарты, как KMPG, ЕБРР, и стандарт, разработанный Министерством финансов РФ.

Если проанализировать требования перечисленных выше стандартов к содержанию и структуре бизнес-проекта, можно выделить типовой вариант плана. Выглядит он так:

1. Титульный лист.
2. Краткое описание.
3. Анализ отрасли.
4. Описание проекта.
5. Маркетинговый план.
6. Производственный план.
7. Организационный план.
8. Финансовый план.
9. Анализ рисков.
10. Приложения.

Каждый из перечисленных пунктов требует отдельного внимания. Предлагаем рассмотреть их подробно.

Этот раздел дает инвестору или кредитору краткое представление о проекте. Наряду с резюме, этот раздел имеет задачу завлечь читателя и показать полезность дальнейшей информации, представленной в бизнес-проекте. Уже по титульному листу многие инвесторы способны определить, представляет ли проект для них интерес или нет.

Строгих требований к содержанию титульного листа бизнес-проекта нет. По стандарту, там отражаются такие сведения:

• Полное наименование описываемой организации
• Информация о владельце и учредителях фирмы
• Короткое, но емкое описание сути бизнес-проекта
• Финансовая часть – стоимость проекта и окупаемость

Также на титульном листе нередко указывается конфиденциальный характер документа. Отнеситесь к созданию титульника максимально ответственно и серьезно, ведь именно он отсеивает большинство инвесторов.

Здесь речь идет о резюме. Его главная задача – раскрыть сведения о проекте более подробно, нежели титульный лист, и при этом повысить увлеченность инвестора либо кредитора представленной бизнес-идеей. Размер этого раздела подбирается индивидуально, в зависимости от того, на какое количество страниц вышел весь проект. Как правило, для формирования убедительного резюме достаточно от одной до четырех страниц формата А4.

В резюме не должно быть лишней информации, нудных описаний и прочей «воды». Только ценная информация:

• Расширенное описание характеристики и перспективности выбранного направления работы.
• Обоснование перспективности и полезности проекта, подкрепленное прогнозируемыми цифрами и статистикой.
• Описание суммы инвестиций, которые требуются для выведения проекта на нужную мощность.
• Указание контрольных сроков достижения промежуточных и стратегических целей компании.

Обратите внимание на то, что резюме составляется последним, когда остальные разделы бизнес-проекта уже готовы. Это объясняется тем, что резюме представляет собой краткую выжимку из всего плана.

Этот раздел предназначен для подтверждения того факта, что выбранная для реализации идея обоснована для выбранной отрасли. Чтобы правильно подготовить рассматриваемый раздел, следует предоставить результаты комплексных исследований в маркетинговой сфере. Особое внимание надо уделить следующим параметрам:

• Подробная характеристика конкурентов и потребителей предлагаемых товаров
• Динамика продаж в анализируемой отрасли за некоторое количество прошлых лет
• Оценка перспектив и рыночных возможностей в выбранной для проекта отрасли

Не менее важным моментом является анализ степени влияния социальных, научных и технических аспектов на спрос и деятельность компании. Чем больше факторов будет рассмотрено, тем убедительнее будет этот раздел.

Этот раздел наиболее широко и комплексно описывает сущность выбранной для реализации проекта идеи. Этот пункт надо составить так, чтобы после его прочтения у инвестора или кредитора было полное представление о том, как, кому и зачем будут продаваться товары либо услуги. Также читатель должен понять, насколько фирма готова к производству изделий, какие средства есть, какие еще надо получить. В разделе отражаются сведения:

• Краткосрочные, среднесрочные и стратегические цели предприятия
• Описание факторов рынка, которые приведут организацию к успеху
• Характеристика целевой аудитории предлагаемых товаров или услуг
• Подробные технические описания предлагаемых фирмой изделий
• Суммарная стоимость осуществления проекта с учетом всех расходов

Также в разделе с описанием проекта обозначается стадия разработки проекта и патентная защита изделий.

Раздел с маркетинговым планом подробно описывает комплекс маркетинговых задач. Указываются сроки их выполнения, стоимость реализации, а также кто занимается маркетинговыми исследованиями и планированием. Так как раздел требует к себе особого внимания, рекомендуется ознакомиться с более подробным его содержанием:

• Описание объема и ассортимента продукции с планированием выхода на запланированную мощность.
• Планирование товародвижения, сбыта продукции, сервиса, рекламной кампании и других аспектов.
• Подробное обоснование выбранной ценовой политики, описание системы маркетингового контроля.

В разделе с маркетинговым планом надо уделить внимание и описанию внешнего вида товара. Это касается как самих изделий, которые предполагается выпускать, так и упаковки – размера, характеристики, дизайна и т. д.

Этот раздел имеет особое значение для производственных предприятий, направленных на выпуск уникальной продукции. Принимаясь за разработку раздела с производственным планом, надо раскрыть следующие аспекты:

• Текущие и планируемые производственные мощности предприятия
• Подробное описание технологического процесса и жизненного цикла продукта
• Информация об используемом оборудовании, технологиях, о субподрядчиках
• Сведения о доступных производственных площадях и транспортных средствах
• Описание используемого сырья, а также данные о себестоимости производства

Если в деятельности компании планируется использовать услуги подрядчиков, обязательно надо описать в производственном плане список бизнес-процессов и операций, которые будут им передаваться.

Организационный план для существующих и запланированных предприятий направлен на выполнение разных задач. В первом случае план дает понять, насколько текущие методы достижения цели компании соответствуют запланированным. Во втором случае план описывает особенности проектирования всех структур предприятия таким образом, чтобы поставленные планы по производству, сбыту и выполнению услуг достигались в срок.

Классический вариант заполнения организационного плана предусматривает указание следующих сведений:

• Используемая для работы компании организационно-правовая форма
• Характеристика руководителя или состава руководителей, учредителей
• Выбранные схемы взаимодействия руководителей с персоналом
• Уровень материально-технической обеспеченности управления фирмы

Также в этом разделе следует описать точное местонахождение компании и всех ее филиалов, если они есть.

Этот раздел имеет большое значение для инвесторов и кредиторов, так как именно здесь описывается общая оценка проекта с точки зрения затратности, выгоды и экономической перспективности. По этому разделу инвестор может понять, стоит ли ему вкладываться в развитие идеи. По этой причине, к оформлению финансового плана надо подходить с особой ответственностью. Зачастую этот раздел содержит следующую информацию:

• Сведения об источниках получения денежных средств
• План финансовых поступлений и расходов компании
• Сводный баланс, отражающий доходы и расходы фирмы
• Балансовый план на конец первого отчетного периода

Дайте понять этим разделом инвестору или кредитору, что вложение денег в ваш проект – отличная идея.

Инвестор должен понять, насколько вложение денег в представленный проект будет рискованным для него. Если риски превышают возможную прибыль, или разработчик проекта не удосужился представить пути решения проблем, на инвестиции можно не рассчитывать. Этот раздел описывает потенциальные трудности, которые могут возникнуть в ходе работы фирмы, и их решения.

Это финальная часть бизнес-проекта, в которой располагаются документальные подтверждения использованных в проекте сведений. Сюда можно приложить прейскуранты, результаты маркетинговых и других исследований, письма от партнеров и клиентов, а также другие документы, которые делают ваш бизнес-проект убедительным.

Как написать план проекта за 8 простых шагов

День пятницы. Вы поговорили со своей командой, ваши проекты достигаются, и вы готовы к следующей неделе. Ваши выходные выглядят яркими.

Внезапно к вашему столу приходит начальник с интересными новостями. Вы возглавите следующий крупный многопрофильный проект с ключевым клиентом, и его начало состоится на следующей неделе. Это отличные новости, но теперь этот призрак нависает над вашими выходными. Вам нужно организовать проект как можно скорее, но с таким количеством заинтересованных сторон вам нужно подумать о том, как создать план управления проектом.

Процесс планирования проекта может быть сложным, особенно когда проекты становятся более сложными. По данным Forbes, 25% технологических проектов терпят поражение, что является мрачной статистикой для руководителей проектов. Хорошая новость в том, что вам не нужно быть экспертом по управлению проектами или жертвовать своими выходными, чтобы спланировать успешное начало проекта в короткие сроки. Вам просто нужно понять 8 простых шагов, как написать план проекта.

Как написать план проекта за 8 простых шагов…

Шаг 1. Объясните проект ключевым заинтересованным сторонам, определите цели и заручитесь первоначальной поддержкой

Первый шаг в любом проекте — определить «что» и «почему». Ключевые заинтересованные стороны имеют влияние и полномочия, чтобы определять, успешен ли проект, и их цели должны быть выполнены. Даже если проект исходит от самого генерального директора, вам все равно нужна его поддержка.

Используйте этот начальный разговор, чтобы согласовать, определить цели и определить ценность проекта.В этой части процесса планирования проекта обсудите потребности, ожидания и установите базовый план содержания, бюджет и сроки. Это создает прочную основу для рабочего плана вашего проекта. Для начала рассмотрите возможность использования шаблона плана проекта. Venngage предлагает более 30 шаблонов планов проектов для визуализации вашей стратегии и обеспечения успеха вашего проекта.

Вопросы, которые следует рассмотреть вместе с заинтересованными сторонами:

• Как написать план проекта, соответствующий целям компании?
• Чего ожидают заинтересованные стороны? Чего от них ожидать?
• Как измерить успех?
• Какие у вас ресурсы?
• Какие активы или результаты ожидаются от этого проекта?

Шаг 2: Составьте список целей, согласовайте OKR и обрисуйте проект

По словам руководителей, отсутствие четких целей является причиной неудач проекта в 37%.Без четких целей вы обнаружите, что требования, задачи и сроки, которые вы устанавливаете для рабочего плана проекта, не имеют ничего общего с ними. Но теперь, когда у вас есть список потребностей ключевых заинтересованных сторон и их заинтересованность, начните соотносить их с целями и OKR. OKR — это метод планирования и постановки целей, прославивший Intel и Google. Ваш проект должен соответствовать OKR вашей команды и компании.

Попробуйте записать цели проекта на доске с планом проекта и связать их с требованиями заинтересованных сторон, которые они решают.Оттуда выстраивайте структуру, вехи и задачи, необходимые для достижения этих целей. Например, запуск проекта или продукта сам по себе может стать важной вехой, поэтому важно знать, как вы будете это делать, возможно, используя шаблон плана запуска продукта, чтобы упростить процесс. Контрольные точки могут определять контрольные точки на протяжении всего проекта, чтобы каждому было ясно, как выглядит прогресс, каковы ожидания и когда они будут измеряться.

Шаг 3. Создайте документ о содержании проекта

Теперь, когда у вас есть очертание проекта, соответствие ваших задач целям и поддержка команды, пора создать документ о содержании проекта, в котором подробно описаны элементы проекта, перечисленные на шаге 2.

Посмотрите на каждый результат и определите серию задач, которые необходимо выполнить для достижения каждой из них. Для каждой задачи определите количество времени, необходимое для выполнения, и ответственных за выполнение. Завершите и запишите детали проекта, чтобы у каждого был единый источник правды. Сделайте документ легко доступным для совместного использования, как в инструменте управления проектами, чтобы снизить вероятность дорогостоящего недопонимания.

Хотя подготовка документации по содержанию проекта и расчет освоенной стоимости должны быть стандартной практикой, каждый четвертый руководитель проекта, опрошенный в рамках исследования Wellingstone State of Project Management Survey, сказал, что они «никогда» или «иногда» готовят стандартные документы по определению объема работ.Его создание поможет вам выделиться из толпы и поможет всем оставаться на одной волне.

Шаг 4. Составьте подробный график проекта

Когда ваши цели, задачи и вехи уже намечены для вас, пора начать включать ваш проект в расписание. Диаграмма Ганта — это удобный инструмент, который помогает легко визуализировать временную шкалу проекта. Это интерактивная временная шкала, которая дает вам полное представление о ходе проекта, объеме работ и зависимостях.

Зависимости — это задачи, которые необходимо выполнить, прежде чем можно будет начать другие задачи.При планировании задач используйте подзадачи, чтобы разбить более крупные на более мелкие. Это может упростить создание отчетов (вы можете ознакомиться с нашим руководством по написанию отчета об управлении проектом!) И управление ресурсами. Определим каждую:

• Задачи: Отдельные задачи, которые необходимо выполнить людям для достижения ваших целей.
• Подзадачи: Каждая задача не превышает нескольких дней, и они помогут вам взять задачу и разбить ее на более мелкие шаги, которые завершат более крупную задачу.
• Вехи: Основные этапы или события в вашем проекте, которые помогают разбить проект. Используйте контрольные точки как контрольные точки на протяжении всего проекта.

Совет от профессионала: Хотите узнать маленький секрет? По мере их настройки добавляйте подушки к ключевым задачам, чтобы у вас было пространство для маневра для пожарных учений или неожиданных узких мест — например, если клиенту нужно дополнительное время для проверки или член команды позвонит по болезни. В идеальном мире некоторые задачи могут занять день. Так что, может быть, в вашем плане будет два.Тем не менее, не нужно давать подкладку каждой задаче. Взвесьте риски и добавьте их туда, где это наиболее целесообразно. Будущее тебе скажет спасибо.

Шаг 5: Определите роли, обязанности и ресурсы

Ресурсы — это люди, оборудование или деньги, необходимые для завершения проекта. Выбрав инструменты и получив бюджет, не забывайте о людях. Даже люди, которые уже знают, как составить план работы над проектом и сделали это сотни раз, могут недооценить свои потребности в рабочей силе.

Диаграмма RACI помогает вам конкретно определить, кто и что будет делать для вашего проекта. Это матрица всех задач проекта, вместе с тем, кто несет ответственность (назначено для выполнения работы), подотчетен (имеет право да / нет / вето), консультируется (необходимо одобрить или вносить вклад) и информирован (необходимо знать о действии). или решение). Здесь вы найдете все, что вам нужно знать о диаграммах RACI.

Когда вы начнете назначать задачи, убедитесь, что вы принимаете во внимание пропускную способность. Уточните обязанности и ожидания каждого человека.Имейте в виду, что 95% сотрудников сообщают, что работают над несколькими командами или проектами одновременно, и если проекты не согласованы, рабочие нагрузки становятся слишком стрессовыми для команд. Согласно нашему недавнему докладу «Эпидемия стресса», из-за стресса около 50% работников начинают искать другую работу, а 25% вообще бросают текущую работу.

При планировании проекта подумайте, как вы будете фильтровать входящие запросы, которые влияют на сроки или бюджет проекта. Знание того, как рассчитать освоенную стоимость, чтобы контролировать уровень работы, выполненной над проектом, по сравнению с планом, является обязательным.Для руководителей проектов такие инструменты, как Wrike Resource, могут помочь вам визуализировать задачи вашего проекта с точки зрения рабочего процесса команды, обеспечивая наглядность и гибкость для балансировки рабочих нагрузок.

Шаг 6: Определите процесс связи и регистрации

По данным McKinsey, сотрудники тратят почти 20% рабочей недели на поиск и сбор информации. Кроме того, неэффективное общение и сотрудничество — две основные причины стресса на рабочем месте.Когда заинтересованным сторонам приходится рыться в электронных письмах или постоянно спрашивать обновления, они разочаровываются и мотивация падает.

Сгладьте разочарование, разместив все элементы проекта — такие как активы, разговоры, задачи, сроки выполнения, обновления, отчеты — в одном месте, как инструмент для совместной работы. Это упрощает управление клиентами, отслеживание прогресса, обмен обновлениями и внесение изменений. Определите, как каждый должен общаться на протяжении всего проекта, и используйте его в одном инструменте, чтобы каждый мог получить доступ к информации.

Шаг 7: Планируйте, что все идет не так, как планировалось

Даже если вы эксперт и уже знаете, как написать план проекта, правда в том, что у всех проектов есть перипетии — вот что делает их интересными. Вы дали себе передышку в процессе составления расписания, вы убедились, что все знают свою роль, и вы наладили общение.

Но перед запуском сядьте и определите потенциальные проблемы, такие как предстоящие отпуска для членов команды, праздники или внешние группы, которые могут быть задействованы.Установите четкую цепочку команд и перечислите ключевые контакты в рамках проекта. Сообщайте заранее о рисках, чтобы вся команда могла быть готова к их совместному устранению.

Шаг 8: Организуйте вечеринку, посвященную запуску!

Каждому успешному проекту нужен толчок. Назначьте быструю встречу с ключевыми заинтересованными сторонами и составьте четкую повестку дня. Ваша цель должна состоять в том, чтобы собрать всех на одной странице с указанием целей, ролей, процессов и сроков. Ваша повестка дня должна включать в себя все, на чем вы сосредоточились на шагах выше:

• Определите цели проекта и ценность, которую они приносят.
• Перечислите активы, которые, как ожидается, принесет проект.
• Проведите связь между требованиями заинтересованных сторон и задачами проекта.
• Покажите временную шкалу (диаграмму Ганта) проекта, чтобы каждый мог видеть зависимости и знать ожидаемые даты.
• Опишите роли и обязанности каждой заинтересованной стороны.
• Просмотрите, как и где все будут общаться на протяжении всего проекта, где они могут получить информацию — например, ваш документ о содержании — и к кому обращаться, чтобы задать вопросы.
• Обсудите риски и убедитесь, что команда подготовлена.
• Получите это окончательное обязательство!

Бонусный совет: Не нужно каждый раз начинать с нуля! Теперь, когда вы знаете, как написать план проекта, который будет интересен вашей команде, вы можете скопировать план проекта в шаблон, чтобы использовать его снова и снова. По мере вашего роста вы можете создавать несколько шаблонов для определенных типов планов работы по проекту. Давайте сразу приступим к работе с этими бесплатными образцами шаблонов планов проектов.

Как добраться до «конца»

Похоже, ваши выходные спасены! Пожалуйста. Теперь у вас есть полномочия для процесса планирования проекта, и после этого у вас будет простой шаблон плана проекта, который поможет вам привести к успеху ваш следующий проект, а затем и следующий за ним. На самом деле все эти сложные проекты станут настолько легкими, что, может быть, вы начнете чувствовать, что находитесь в отпуске. Правильно?

Теперь, когда вы научились составлять план проекта, вот основные советы по управлению проектами, которые помогут вашей команде работать более эффективно.

Как создать план управления проектом

План управления проектом (PMP — не путать с сертификацией Project Management Professional) определяет не только, когда проект будет реализован, но и то, как он будет реализован. Если документ содержит только то, что и когда будет сделано, это не настоящий План управления проектом.

Это может сбивать с толку, поскольку существует ряд инструкций о том, как создать план управления проектом или план проекта, который не включает ключевые компоненты.Полный план управления проектом должен включать инструкции по выполнению, мониторингу и контролю над проектом. Согласно Project Management Institute, он должен ответить на все вопросы, перечисленные ниже:

1. Что делать?
2. Когда это произойдет?
3. Сколько это будет стоить?
4. Кто это будет делать?
5. Какие продукты или услуги будут предоставлены в результате этих усилий?
6. В чем ответственность и разработчика, и пользователя?
7. Кто отвечает за приемку продукта в завершенном виде?
8. От чего зависит выполнение задачи?
9. Какая механика будет официально использоваться для работы с механикой?
10. Как будет измеряться фактический прогресс?

Как написать план управления проектом

Создание вашего плана должно начинаться с шаблона плана управления проектом.Объем и уровень детализации плана будет зависеть от вашей организации и проекта. У многих компаний уже есть внутренний шаблон, который они предпочитают использовать, в котором указывается уровень необходимой им информации. План всегда должен начинаться с титульной страницы, истории версий и оглавления. Сильный план управления проектом будет включать в себя всю следующую информацию:

• Базовый план содержания проекта и план управления содержанием
• Базовый план графика проекта и план управления графиком
• Базовый план стоимости проекта и план управления стоимостью
• План управления человеческими ресурсами
• Связь План управления
• План управления рисками

В зависимости от проекта могут также быть дополнительные дополнительные планы, такие как:

• План управления проблемами
• План управления качеством
• План управления закупками
• План управления требованиями
• Управление конфигурацией план
• План управления процессами
• План управления изменениями
• План управления заинтересованными сторонами
• План обучения

Приложения к плану также могут включать:

• Утвержденное экономическое обоснование для плана
• Утвержденный проект Cha rter
• Ключевые термины и сокращения
• Любая дополнительная соответствующая информация, например:
• Техническое задание
• Документация по требованиям клиентов
• RACI (матрица ответственности)
• План управления заинтересованными сторонами

Как разработать план управления проектом

Очевидно, что для создания плана управления проектом требуется много информации.Разумно задаться вопросом, как руководитель проекта все это сводит воедино. Во-первых, вы должны знать, что планы проектов часто считаются «живыми» документами. Это означает, что ожидается, что они будут обновляться и изменяться по мере развития проекта и / или обнаружения новой информации, требующей изменения плана. Во-вторых, составление надежного плана управления проектом требует времени и усилий. Вы можете выполнить следующие шаги, чтобы сделать это максимально эффективно:

Шаг 1. Встреча с заинтересованными сторонами проекта

Даже если заинтересованные стороны проекта уже указаны в другом документе, таком как бизнес-модель или устав проекта, важно просмотреть список и убедитесь, что он по-прежнему точен.Затем встретитесь со всеми заинтересованными сторонами проекта, чтобы обсудить цели и объем проекта. Это гарантирует, что все будут на одной странице, особенно в отношении предположений, ограничений и ожидаемых результатов. Обсудите процесс планирования с заинтересованными сторонами и убедитесь, что вы готовы помочь в этом процессе.

Шаг 2: Определите ключевые роли в проекте

Всем ключевым заинтересованным сторонам следует предложить внести свой вклад в части проекта, относящиеся к ним. Чтобы справиться с этим, важно определить, какие заинтересованные стороны вовлечены в каждую область проекта.Это часто является частью плана управления заинтересованными сторонами или даже частью плана управления коммуникациями. Соответствующие заинтересованные стороны включают спонсора проекта, членов команды, конечных пользователей и любых других людей, непосредственно участвующих, например, бизнес-экспертов, аудиторов или тестеров качества.

Шаг 3: Проведите стартовую встречу

Стартовая встреча объединяет заинтересованные стороны для обсуждения проекта и начала планирования. Некоторые темы, обычно обсуждаемые во время стартовой встречи:

• Экономическое обоснование проекта
• Ожидаемые результаты и преимущества проекта
• Роли и обязанности заинтересованных сторон
• Коммуникационная и отчетная информация (частота встреч по проекту и т. Д. .)
• График и процесс выполнения плана проекта

Шаг 4: Разработайте базовые планы проекта

На этом этапе вы должны быть готовы разработать базовый объем, график и бюджет. Часто проще всего начать с объема, затем завершить график и закончить с базовым планом бюджета. Однако эти три параметра взаимозависимы, поэтому имейте в виду, что любое изменение одного из них, скорее всего, повлияет на два других.

Шаг 5. Создание планов управления базовыми показателями

После создания базовых планов у вас должен быть план управления ими.Это включает в себя отчетность по ним, мониторинг и управление отклонениями, а также описание обстоятельств, которые потребуют обновления базовых показателей.

Шаг 6. Создайте другие планы управления

Как вы знаете, планирование — огромная часть роли менеджера проекта. Чем сильнее ваш план, тем больше вероятность, что ваш проект будет успешным. Итак, недостаточно просто спланировать, как вы будете управлять базовыми показателями. Также должны быть созданы планы для управления всеми другими важными аспектами или входами в проект.Как обсуждалось ранее, может быть широкий спектр планов управления, но минимум должен включать управление ресурсами, управление рисками и управление коммуникациями.

Дополнительная литература

Как написать документ о содержании проекта

Знание того, как составить документ о содержании проекта, является критически важным навыком для менеджеров проекта. Документ о содержании проекта может быть разницей между успешным проектом и тем, который затягивается из-за сползания объема.

Снижение объема работ — это когда требования вашего проекта медленно расширяются на протяжении всего проекта, а график и бюджет не меняются, чтобы отразить этот рост. Согласно опросу, проведенному PMI (Институтом управления проектами), более половины всех проектов сокращаются в объеме.

Следует отметить разницу между ползучестью прицела и позолотой. При золотом покрытии требования могут оставаться прежними, но затраты труда выходят за рамки точки убывающей отдачи.

Без документа о содержании проекта сложно обеспечить, чтобы объем вашего проекта не увеличивался, вызывая увеличение расходов и риск срыва сроков.Читайте дальше, чтобы узнать, как написать документ о содержании проекта, который будет правильно определять объем вашего проекта и защищать от подавляющего сползания.

Что такое документ о содержании проекта?

Объем проекта описывает всю работу, необходимую для реализации проекта. Он включает функции и особенности конечного результата, а также любые факторы, определяющие успех проекта.

Документ о содержании проекта, часто называемый техническим заданием (SOW), записывает все эти характеристики, функции и требования, которые заинтересованные стороны ожидают от проекта.Это часть плана проекта, в которой излагается, какие работы должны быть выполнены для проекта.

Если что-то не определено в документе о содержании проекта, то это считается выходящим за рамки. Например, если есть новая функция, которую вы хотите добавить, но она не входит в объем рабочего документа, то она выходит за рамки, и включение ее в качестве требования приведет к расширению области действия.

Зачем вам нужен документ о содержании проекта?

Ключевым шагом в управлении содержанием является создание документа содержания проекта.Он действует как запись того, о чем было согласовано, поэтому на протяжении всего проекта не возникает путаницы. Без этой записи людям приходится полагаться на свои воспоминания, чтобы вспомнить то, о чем они договорились.

Документ о содержании проекта помогает защитить вашу команду от перевыполнения или недоотпуска. Без него ключевые функции могут быть упущены из виду или исключены из проекта. Заказчик также может запросить дополнительные функции. Без документа о содержании проекта вам и вашей команде не хватит документации, подтверждающей тот факт, что то, что они просят, выходит за рамки и потребует больше времени и денег для включения.

В конечном счете, документ о содержании проекта помогает убедиться, что все понимают, что будет и что не будет реализовано в рамках проекта. Вы можете найти шаблон описания содержания, чтобы начать процесс создания собственного документа содержания проекта.

Кто составляет документ о содержании проекта?

Обычно за написание документа о содержании проекта отвечает менеджер проекта. Этот документ требует участия заказчика и всех основных заинтересованных сторон, в том числе конечных пользователей, спонсоров проекта, профильных экспертов и других.

Поскольку документ требует сведения воедино потребностей, желаний и взглядов множества различных групп, менеджер проекта находится в лучшем положении для этого.

Как написать документ о объеме работ

Вот три шага для написания документа о содержании проекта:

Шаг 1. Создайте свой шаблон

В каждый рабочий документ следует включать несколько стандартных элементов. Создав стандартный шаблон, вы сэкономите время, гарантируя, что ваши документы всегда будут согласованными, и ничего не будет упущено.

Вот ключевые разделы, которые вы должны включить в свой шаблон:

• Бизнес-пример : Это причина проекта и конечные цели, которые вы надеетесь достичь.
• Результаты проекта : Описание всех результатов, которые будут предоставлены заказчику.
• Критерии приемки : Это список критериев, которым должны соответствовать результаты поставки, чтобы заказчик принял их.
• Ограничение s: Ограничения — это ограничения проекта, такие как нехватка времени или денег.Если от вас требуется использовать определенный процесс или следовать установленным правилам, это могут быть ограничения.
• Допущения : Часто в начале проекта остается много неизвестных. Все, о чем вам нужно догадаться, следует изложить здесь как предположение.
• Исключения : В этом разделе рассматриваются все, что вы хотите уточнить, выходящие за рамки и не будут включены в проект.
• Соглашение : Итак, нет никаких сомнений в том, согласились ли ваши ключевые заинтересованные стороны с объемом, вы должны попросить их просмотреть и подписать документ.

Шаг 2: Соберите команду

Ваш рабочий документ никогда не должен выполняться изолированно. Когда у вас есть шаблон, самое время собрать команду проекта, профильных экспертов и других заинтересованных лиц для проведения мозгового штурма.

Постарайтесь включить как можно больше деталей. Вы не хотите, чтобы какие-либо утверждения были расплывчатыми, иначе люди могут интерпретировать их по-разному. Избегайте использования жаргона и терминов, которые читатели могут не понять. Если у нескольких заинтересованных сторон есть противоречивые запросы, важно найти подходящий компромисс и задокументировать его, чтобы не возникало вопросов позже.

Шаг 3: Завершите работу над документом

После того, как вы создали документ, пора отправить его клиенту для окончательной подписи. Это должно произойти до того, как вы завершите свой план проекта и начнете его выполнение. В противном случае ваша команда могла бы начать работу только для того, чтобы обнаружить, что требование неверно, и им нужно начинать заново.

После подписания документа убедитесь, что вы храните его в надежном и легкодоступном месте на случай, если в ходе проекта возникнут вопросы, связанные с объемом работ.

Создайте идеальный документ с содержанием проекта с помощью Wrike

Wrike поможет вам каждый раз создавать идеальный документ с содержанием проекта. Вы можете создать и сохранить свой шаблон и заполненные объемные документы прямо в программе. Когда вы создаете новый документ с объемом работ, члены команды могут оставлять комментарии и вносить предложения в Wrike. Кроме того, вы можете использовать Wrike Proof, чтобы отправить черновик документа вашему клиенту на рассмотрение и утверждение. Подпишитесь на нашу бесплатную 14-дневную пробную версию и узнайте, как Wrike помогает улучшить ваши проекты!

| Создавайте планы проектов в сети вместе со своей командой

Как спланировать проект с помощью ProjectManager.com

На базовом уровне программное обеспечение для планирования проектов позволяет вам организовать все ваши задачи и ресурсы, чтобы вы могли разбить проект на фазы и установить разумные сроки для своей команды.

ProjectManager.com — это программа для планирования проектов, которая держит вас в соответствии с графиком и позволяет вам сообщать о ходе выполнения. Вот пошаговое руководство, чтобы вы могли извлечь максимальную пользу из своих проектов.

1. Создать список задач

Быстро запускайте проекты, импортировав список задач в наше программное обеспечение.Мы можем импортировать файлы MSP, чтобы вы могли легко редактировать их и делиться ими со своей командой. Конечно, вы тоже можете начать с нуля. Просто начните вводить задачи в любом из представлений нашего проекта.

2. Добавить описание задачи

Добавьте краткое описание ваших задач, чтобы дать вашей команде четкие указания. Установите приоритеты и создайте теги, чтобы упростить поиск задачи. Это позволяет легко увидеть, какие задачи можно исключить из плана.

3. Перейти к просмотру диаграммы Ганта

Наша диаграмма Ганта отображает все ваши задачи на временной шкале проекта.Оцените продолжительность каждой задачи, добавив дату начала и окончания. Если у вас есть зависимые задачи, их можно связать, чтобы избежать узких мест в будущем. Кроме того, добавляйте суммарные задачи и создавайте этапы, устанавливая контрольные точки для планирования задач.

4. Присоединяйтесь к своей команде

Присоединяйтесь к своей команде, как только вы закончите график проекта на диаграмме Ганта. Пригласите их в программу на странице команды, и они получат уведомление по электронной почте. Добавьте подробности о том, в какой проектной команде они работают и какие у них навыки.

5. Добавить наличие

Определите доступность вашей команды, чтобы вы могли правильно назначать задачи и уложиться в сроки. У нас есть функция, которая блокирует ваш календарь, включая рабочие дни, местные и глобальные праздники. Даже добавьте затраты на рабочую силу своей команды. Как только вы добавите доступность, она будет отображаться во всем программном обеспечении.

6. Назначить работу

Начните назначать задачи прямо с диаграммы Ганта. Просто щелкните задачу и используйте раскрывающееся меню, чтобы выбрать одного или нескольких членов команды для ее выполнения.При необходимости добавляйте комментарии, документы и изображения. Команды получают уведомления по электронной почте и оповещают, когда в задачу вносятся изменения.

7. Канбан для обновлений задач

Используйте вид доски канбан, чтобы увидеть все назначенные задачи, расположенные в виде карточек под столбцами, представляющими этапы производства. Команды могут использовать доску для управления своей работой, не влияя на ваш план на диаграмме Ганта. Они могут планировать спринты, делать невыполненные задания и сотрудничать.

8. Монитор прогресса

Следите за своим фактическим прогрессом по сравнению с запланированным, чтобы не сбиться с пути.Получите общее представление с нашей приборной панелью в реальном времени. Мы отслеживаем время проекта, стоимость, задачи и многое другое в красочных графиках и диаграммах. Наша диаграмма Ганта отслеживает ваш прогресс с помощью затенения на шкале продолжительности.

9. Настройте рабочие нагрузки

Используйте страницу рабочей нагрузки, чтобы убедиться, что задачи распределяются равномерно. Исправляйте любые ошибки в расписании всего несколькими щелчками мыши, чтобы поддерживать высокий боевой дух и продвигать проект вперед.

10. Составление отчетов

Создавайте отчеты, чтобы держать заинтересованные стороны в курсе.Наши подробные отчеты можно фильтровать, чтобы получать только те данные, которые вы хотите видеть. Смотрите отчеты о статусе проекта, отклонениях и многом другом. Всеми нашими отчетами можно легко поделиться.

Как провести технико-экономическое обоснование

Почему технико-экономическое обоснование так важно для проекта? Во-первых, технико-экономическое обоснование — это фундамент, на котором строится план вашего проекта. Если он не может поддержать ваш проект, значит, у вас его нет. Теперь, когда мы привлекли ваше внимание, читайте дальше, чтобы узнать, что вам нужно знать об исследованиях осуществимости.

Что такое технико-экономическое обоснование?

Технико-экономическое обоснование — это просто оценка практичности предлагаемого плана или метода. Как следует из названия, вы спрашиваете: «Возможно ли это?» Например, есть ли у вас или вы можете создать технологию, чтобы делать то, что вы предлагаете? У вас есть необходимые люди, инструменты и ресурсы? И принесет ли проект ожидаемую рентабельность инвестиций?

Когда нужно делать технико-экономическое обоснование? Это должно быть сделано на этом этапе жизненного цикла проекта после завершения бизнес-обоснования.

Итак, вот «что» и «когда», но как насчет «почему?» То есть зачем вам технико-экономическое обоснование? Что ж, он определяет факторы, которые сделают бизнес-возможность успешной, что делает его очень важным.

Пока вы изучаете технико-экономическое обоснование, программное обеспечение для управления проектами может помочь вам отслеживать всю эту информацию. ProjectManger делает больше, чем просто собирает элементы, как в большинстве списков дел. Назначьте члена команды для получения необходимых данных. Наблюдайте за их прогрессом в режиме реального времени.Они могут приложить подтверждающие документы. Вы даже можете прокомментировать задачу в любое время и в любом месте. Если вам нужен ответ на вопрос, отметьте любого в команде, и он получит уведомление об этом сообщении по электронной почте и в уведомлениях в приложении. Оптимизируйте процесс создания технико-экономического обоснования с помощью ProjectManager. Попробуйте бесплатно сегодня.

7 шагов для технико-экономического обоснования

1. Проведите предварительный анализ

Начните с обрисовки вашего плана.Вам следует сосредоточиться на необеспеченной потребности, рынке, на котором спрос превышает предложение, и на том, имеет ли продукт или услуга явное преимущество. Затем вам необходимо определить, не слишком ли высоки препятствия для устранения (т.е. слишком дорого, невозможно эффективно продавать и т. Д.).

2. Подготовьте отчет о предполагаемых доходах

Этот шаг требует от вас работы в обратном направлении. Начните с ожидаемого дохода от проекта, а затем с того, какие инвестиции необходимы для достижения этой цели.Это основа отчета о прибылях и убытках. Здесь следует учитывать, какие услуги требуются и сколько они будут стоить, любые корректировки доходов, такие как возмещение расходов и т. Д.

3. Проведите исследование рынка или выполните исследование рынка

Этот шаг является ключом к успеху вашего технико-экономического обоснования, поэтому сделайте его как можно тщательнее. Это настолько важно, что если у вашей организации нет ресурсов для того, чтобы сделать это должным образом, было бы выгодно нанять для этого стороннюю фирму.

Исследование рынка даст вам наиболее четкое представление о доходах, которые вы можете реально ожидать от проекта. Некоторые вещи, которые следует учитывать, — это географическое влияние на рынок, демография, анализ конкурентов, стоимость рынка и ваша доля, а также открыт ли рынок для расширения (то есть ответ на ваше предложение).

4. Планирование организации бизнеса и операций

После того, как был заложен фундамент предыдущих шагов, пора наладить организацию и работу запланированного коммерческого предприятия.Это не поверхностное, разностороннее начинание. Он должен быть тщательным и включать начальные затраты, постоянные инвестиции и эксплуатационные расходы.

Эти затраты относятся к таким вещам, как оборудование, методы мерчандайзинга, недвижимость, персонал, наличие поставок, накладные расходы и т. Д.

5. Подготовьте бухгалтерский баланс на первый день работы

Сюда входит оценка активов и пассивов, которая должна быть как можно более точной. Для этого создайте список, включающий элементы, источники, затраты и доступное финансирование.Обязательствами, которые следует учитывать, являются такие вещи, как аренда или покупка земли, зданий и оборудования, финансирование активов и дебиторской задолженности.

6. Просмотрите и проанализируйте все данные

Все эти шаги важны, но обзор и анализ особенно важны, чтобы убедиться, что все в порядке, и ничего не нужно менять или настраивать. Итак, найдите минутку, чтобы просмотреть свою работу в последний раз.

Пересмотрите свои предыдущие шаги, например, отчет о прибылях и убытках, и сравните его со своими расходами и обязательствами.Это все еще реально? Это также время подумать о рисках, их анализе и управлении, а также разработать планы действий в чрезвычайных ситуациях.

7. Принять решение «идти / нет»

Теперь вы должны принять решение о целесообразности проекта. Звучит просто, но все предыдущие шаги мы ведем к этому моменту принятия решения. Перед тем, как сделать этот бинарный выбор, следует учесть еще пару вещей: стоит ли это обязательство потраченных времени, усилий и денег и соответствует ли оно стратегическим целям и долгосрочным устремлениям организации.

Лучшие практики для технико-экономического обоснования

• Используйте программное обеспечение для управления проектами, такое как ProjectManager, для организации данных и эффективной работы
• Используйте шаблоны или любые данные и технологии, которые дают вам возможность использовать
• Привлечь соответствующие заинтересованные стороны для получения их отзывов
• Используйте маркетинговые исследования для дальнейшего сбора данных
• Делайте домашнее задание и задавайте вопросы, чтобы убедиться, что ваши данные надежны.

Если ваш проект осуществим, тогда начинается настоящая работа.ProjectManager помогает более эффективно планировать. Наша онлайн-диаграмма Ганта упорядочивает задачи, устанавливает сроки, добавляет приоритеты и связывает зависимые задачи, чтобы избежать задержек. Но в отличие от других программ Ганта, мы рассчитываем для вас критический путь и устанавливаем базовый уровень для измерения дисперсии проекта, когда вы переходите к этапу выполнения.

Шаблон технико-экономического обоснования

Наконец, вот схема девяти частей технико-экономического обоснования:

1. Краткое содержание
2. Описание товара / услуги
3. Технологические соображения
4. Торговая площадка товаров / услуг
5. Маркетинговая стратегия
6. Организация / штат
7. График
8. Финансовые прогнозы
9. Выводы и рекомендации

Последний пункт разбит на подмножества технологических, маркетинговых, организационных и финансовых результатов и рекомендаций.

Посмотреть видео по технико-экономическому обоснованию

Технико-экономическое обоснование состоит из множества этапов и аспектов. Если вы хотите, чтобы ваш проект был точным и правильно прогнозировал, выполним ли ваш проект или парень, то вам необходимо иметь четкое представление обо всех его подвижных частях.

Дженнифер Бриджес, PMP, является экспертом по всем аспектам управления проектами и ведет это бесплатное обучающее видео, которое поможет вам разобраться в предмете.

Вот скриншот для справки!

Pro-Tip: При завершении технико-экономического обоснования всегда полезно иметь план действий в чрезвычайных ситуациях, который вы проверяете, чтобы убедиться, что это жизнеспособная альтернатива.

ProjectManager улучшает ваше технико-экономическое обоснование

Технико-экономическое обоснование — это проект, поэтому приобретите программное обеспечение для управления проектами, которое поможет вам его выполнить. ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое может помочь вам управлять вашим технико-экономическим обоснованием на всех этапах.

После того, как у вас будет план вашего технико-экономического обоснования, загрузите этот список задач в наше программное обеспечение, и вся ваша работа будет занесена в нашу онлайн-диаграмму Ганта. Теперь вы можете назначать задачи членам команды, добавлять затраты, создавать сроки, собирать все исследования рынка и прикреплять заметки на уровне задач.Это дает людям план, над которым нужно работать, и платформу для совместной работы для сбора идей и комментариев.

Если вы решили реализовать проект, значит, он у вас уже запущен в нашем программном обеспечении, которое теперь может помочь вам отслеживать и сообщать о его ходе. Попробуйте сами с помощью этой бесплатной 30-дневной пробной версии и сразу приступите к выполнению этого технико-экономического обоснования.

Транскрипция

Сегодня мы говорим о том, как провести технико-экономическое обоснование, но прежде всего я хочу начать с разъяснения, что такое технико-экономическое обоснование.

По сути, это оценка практичности предложенного плана или метода. В принципе, мы хотим знать, возможно ли это? Некоторые из вопросов, которые могут вызвать это, или мы можем услышать, как люди спрашивают: «Есть ли у нас или можем ли мы создать технологию для этого? Есть ли у нас людские ресурсы, которые могут это сделать, и получим ли мы рентабельность инвестиций, рентабельность инвестиций? »

Итак, когда мы сделаем технико-экономическое обоснование? Таким образом, это делается в течение жизненного цикла проекта и после бизнес-кейса, потому что бизнес-кейс описывает то, что мы предлагаем.Мы предлагаем товар или услугу?

Так зачем мы это делаем? Причина, по которой мы делаем это, заключается в том, что нам нужно определить факторы, которые сделают бизнес-возможность успешной.

Что ж, давайте поговорим о нескольких шагах, которые мы делаем, чтобы провести технико-экономическое обоснование.

Ну, прежде всего, мы проводим предварительный анализ того, что все задействовано в бизнес-модели, и что мы анализируем, и что мы пытаемся определить, возможно ли это.

Затем мы составляем прогнозный отчет о прибылях и убытках.Нам нужно знать, каковы потоки доходов, как мы будем на этом зарабатывать? Откуда доход? Также необходимо провести исследование рынка.

Нам нужно знать, это спрос? Есть ли на это рынок? Готовы ли клиенты использовать этот продукт или воспользоваться этой услугой?

Четвертый — планирование организации бизнеса и операций. Мол, какая структура, какие ресурсы нам нужны? Какие у нас кадровые требования?

Мы также хотим подготовить бухгалтерский баланс на день открытия.Каковы… как еще раз, каковы расходы, каков доход, и чтобы мы могли определить, получим ли мы рентабельность инвестиций.

Итак, мы хотим просмотреть и проанализировать все данные, которые у нас есть, и на их основе мы определим, что мы собираемся принять решение, которое не годится. Имея в виду, собираемся ли мы делать этот проект или эту бизнес-возможность или нет.

Итак, вот некоторые из лучших практик, которые можно использовать во время вашего технико-экономического обоснования.

Первый — использовать существующие сегодня шаблоны, инструменты и опросы.Хорошая новость в том, что данные становятся все более и более распространенными. Есть всевозможные технологии. Есть группы, которые занимаются только исследованиями. Вещи, которые мы можем использовать сегодня.

Мы хотим привлечь соответствующие заинтересованные стороны, чтобы обеспечить учет мнений различных вовлеченных людей.

Мы также хотим снова использовать исследования рынка, чтобы убедиться, что мы получаем достоверные и надежные данные.

Мы также… Я имею в виду, что делаем домашнее задание, то есть действуем так, как будто это ваш проект, если это ваши деньги.Так что делайте домашнее задание, делайте его хорошо и убедитесь, что вы предоставили достоверные данные.

Итак, в конечном итоге то, что мы делаем, мы производим и предоставляем технико-экономическое обоснование. Считайте, что в этом отчете это как шаблон.

Итак, что вы собираетесь сделать, это дать ему краткое изложение бизнес-возможности, которую вы оцениваете, и описание продукта или услуги.

Вы хотите рассмотреть различные технологические аспекты. Вы собираетесь использовать технологию? Вы собираетесь создавать технологию?

Какой рынок продуктов и услуг и снова иметь возможность определить конкретный рынок, на который вы собираетесь ориентироваться.Кроме того, какую маркетинговую стратегию вы собираетесь использовать для таргетинга на рынок?

А также какова организационная структура? Каковы кадровые требования? Какие люди вам нужны, чтобы предоставлять продукт или услугу и даже поддерживать их?

Итак, мы также хотим знать график, чтобы иметь возможность иметь вехи, чтобы гарантировать, что по мере того, как мы строим вещи, когда мы тратим деньги, мы начинаем приносить доход для оплаты и зная, когда мы собираюсь начать возвращать часть финансирования.Опять же, что также связано с финансовыми прогнозами.

В конечном итоге в этом отчете вы представите выводы и рекомендации.

Опять же, наверное, поговорим о технологиях. Вы собираетесь его построить? Вы собираетесь его покупать? Каковы маркетинговые стратегии для конкретной рыночной организации? У вас могут быть некоторые рекомендации относительно того, собираетесь ли вы привлекать персонал, возможно, вы собираетесь передать персонал на аутсорсинг и как это выглядит, а также финансовую рекомендацию.

Итак, это немного о технико-экономическом обосновании, и если вам нужен инструмент, который может помочь вам с вашим, то подпишитесь на наше программное обеспечение прямо сейчас в ProjectManager.

(Этот пост был обновлен в феврале 2021 года)

Risk Analysis 101: How to Analyse Project Risk

Прежде чем вы сможете провести анализ рисков проекта, вы должны признать, что риск будет иметь место в вашем проекте, и вам нужно будет подготовить план управления рисками . Планируя риски, вы начинаете процесс определения, отслеживания и закрытия рисков, когда они появляются в вашем проекте.

Частью этого процесса управления рисками является анализ рисков. Это метод планирования проекта, который помогает снизить риски. Есть также инструменты, которые могут помочь. По крайней мере, у вас должен быть программный инструмент для отслеживания рисков, позволяющий идентифицировать и перечислять эти риски.

Выявляйте риски до того, как они станут проблемой, с помощью функций отслеживания ProjectManager.com в реальном времени. Попробовать бесплатно!

Определение риска

Надеюсь, вы знакомы с основами управления рисками проекта.(если нет, подробнее чуть позже). Риски — это все, что потенциально может нарушить любой компонент вашего плана проекта, например, объем, график, затраты или вашу команду. Поскольку каждый проект уникален, вряд ли у двух проектов будут одинаковые риски.

Менеджеры и их команды должны выявлять риски, определять приоритеты их воздействия и создавать планы управления рисками там, где это необходимо, на случай, если эти риски станут реальной проблемой. Но важно также понимать, что подразумевается под «анализом рисков» применительно к управлению рисками проекта.

Анализ рисков, идентификация рисков и управление рисками

Люди часто путают анализ рисков с идентификацией рисков и управлением рисками. Прежде чем продолжить, давайте проясним эти концепции управления проектами.

Что такое анализ рисков?

Анализ риска — это процесс, который определяет, насколько вероятно возникновение риска в проекте. Он изучает неопределенность потенциальных рисков и то, как они повлияют на проект с точки зрения графика, качества и затрат, если они действительно проявятся.Есть два способа анализа риска: количественный и качественный. Но важно знать, что анализ рисков не является точной наукой, поэтому важно отслеживать риски на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Что такое идентификация риска?

Идентификация рисков — это также процесс управления рисками, но в этом случае он перечисляет все потенциальные риски проекта и их характеристики. Если это звучит как реестр рисков, это потому, что в нем собираются ваши выводы. Затем эта информация будет использована для анализа рисков.Хотя этот процесс начинается в начале фазы планирования проекта, это итеративный процесс, который продолжается на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Что такое управление рисками?

Наконец, управление рисками — это общий процесс, который менеджеры проектов используют для минимизации рисков и управления ими. Он включает идентификацию рисков, оценку рисков, разработку мер реагирования на риски и контроль реагирования на риски.

Преимущества анализа рисков

Чтобы понять анализ риска, обратите внимание на важность изучения риска в методических деталях.Почему? Причин несколько.

• Избегайте судебного разбирательства
• Решение нормативных вопросов
• Соответствует новому законодательству
• Уменьшить экспозицию
• Минимизировать воздействие
• Анализ рисков является важным входом для принятия решений на всех этапах цикла управления проектом

Руководители проектов, имеющие некоторый опыт управления рисками в проектах, являются отличным ресурсом. Мы взяли от них несколько советов, например:

• Нет недостатка в информации по риску
• Большая часть этой информации сложна
• В большинстве отраслей есть лучшие практики
• Многие компании имеют систему управления рисками
• Анализ рисков проводится в крайних случаях

Процесс анализа рисков

Как мы упоминали ранее, процесс анализа рисков является частью более широкого плана управления рисками, который руководители проектов должны контролировать на всех этапах жизненного цикла проекта.Процесс анализа рисков состоит из трех основных этапов:

1. Определить риски
2. Качественный анализ
3. Количественный анализ

Выполнив эти шаги, вы будете готовы назначать риски членам вашей команды, планировать меры реагирования на риски и отслеживать риски, пока ваш проект не будет завершен.

Давайте копнем глубже и рассмотрим как качественный, так и количественный анализ рисков.

Качественный анализ рисков

Качественный анализ рисков — это оценка рисков, проводимая экспертами проектных групп, которые используют данные прошлых проектов и свой опыт для оценки воздействия и значения вероятности каждого риска по шкале или матрице рисков.

Обычно используется шкала от нуля до единицы. То есть, если вероятность возникновения риска в вашем проекте составляет 0,5, то вероятность его возникновения составляет 50 процентов. Также существует шкала воздействия, которая измеряется от одного до штрафного, пять — это наибольшее влияние на проект. Затем риск будет классифицирован как основанный на источнике или воздействии.

После выявления и анализа рисков член команды проекта назначается ответственным за каждый риск. Они несут ответственность за планирование реагирования на риски и их реализацию.

Качественный анализ рисков — это основа для количественного анализа рисков, и он полезен, потому что вы не только уменьшаете неопределенность в проекте, но также сосредотачиваетесь в основном на рисках высокой степени воздействия, для которых вы можете назначить ответственного за риск и спланировать соответствующий план. реакция на риск. Начните с качественного анализа рисков с помощью нашего бесплатного шаблона оценки рисков.

Количественный анализ рисков

Напротив, количественный анализ рисков — это статистический анализ влияния выявленных рисков на проект в целом.Это помогает менеджерам проектов и руководителям команд принимать решения с меньшей неопределенностью и поддерживает процесс управления рисками.

Количественный анализ рисков подсчитывает возможные результаты проекта и определяет вероятность достижения целей проекта. Это помогает в принятии решений, особенно когда есть неопределенность на этапе планирования проекта. Это помогает руководителям проектов создавать реалистичные целевые показатели стоимости, графика или объема работ.

Моделирование Монте-Карло является примером инструмента количественного анализа рисков.Это вероятностный метод, использующий компьютеризированный метод оценки вероятности риска. Он используется в качестве исходных данных для принятия решений по управлению проектами.

Определение удара

Посредством качественного и количественного анализа рисков вы можете определить потенциальные риски, определив воздействия на следующие аспекты вашего проекта:

• Оценка ресурсов деятельности
• Оценка продолжительности деятельности
• График проекта
• Смета
• Бюджет проекта
• Требования к качеству
• Закупки

Менеджер проектов.com помогает в анализе рисков

ProjectManager.com — это облачное программное обеспечение для управления проектами, которое предоставляет вам данные в реальном времени для отслеживания вашего проекта и любых рисков, возникающих во время его выполнения.

Наша онлайн-диаграмма Ганта — отличный инструмент для планирования проектов, назначения задач и связывания зависимостей, но ее также можно использовать для управления рисками. Соберите все собранные вами данные, связанные с риском для задачи, имеющей неограниченное хранилище файлов. Тот, кто в вашей команде является владельцем риска для задачи, может комментировать на уровне задачи и @ других членов команды, которые затем немедленно получают уведомление по электронной почте.У вас больше контроля над управлением рисками проекта.

Подробнее об анализе рисков

Если мы только развлекаем вас, когда дело доходит до обсуждения анализа рисков проекта, не волнуйтесь. Посмотрите, как гуру управления проектами Дженнифер Бриджес, PMP, помогает вам визуализировать, как анализировать риски вашего проекта.

Вот снимок доски для справки!

Спасибо за просмотр!

: Анализ рисков, объясненный PMP

Сегодня мы говорим об анализе рисков: «Как анализировать риски в ваших проектах.Но прежде чем мы начнем, я хочу остановиться и взглянуть на слово «анализировать», потому что очень часто я слышу, как люди меняют местами разные слова, такие как идентификация рисков, управление рисками, анализ рисков. Это три разных слова, три разные вещи.

Итак, сегодня на интерактивной доске мы поговорим об анализе. Когда мы анализируем риски, мы методично изучаем их подробно. И зачем нам это делать? На то есть несколько действительно серьезных причин.

Прежде всего, мы пытаемся избежать любых потенциальных судебных разбирательств, решить, возможно, какие-либо нормативные вопросы или соблюдать новое законодательство.В конечном итоге мы стараемся уменьшить подверженность рискам и свести к минимуму влияние любого риска.

Итак, какие идеи мы получили, работая с таким количеством проектов? Что ж, во-первых, мы обнаружили, что в информации о рисках недостатка нет. Но иногда происходит то, что большая часть информации очень сложна и может быть довольно пугающей.

В большинстве отраслей есть свои передовые практики, и у многих компаний есть собственная структура. Мы обнаружили, что анализ риска может доходить до крайностей.В некоторых проектах это вообще не делается, потому что они чувствуют, что не подвергаются никакому риску. Затем в некоторых проектах это делается до энной степени, я имею в виду, подумайте об этом, если вы отправляете ракету на Луну с космонавтами, мы хотим защитить этих людей.

Пример анализа рисков

Итак, давайте посмотрим, где и когда проводится анализ рисков. Что ж, если мы посмотрим на группы процессов управления проектами, то с процесса планирования мы начнем рассматривать риски, и это делается на протяжении всего проекта.Поэтому мы разрабатываем наш план управления рисками, выявляем риски, и они фиксируются в нашем реестре рисков.

Напоминаем, что реестр рисков определяет все риски, воздействия, реакцию на риск и уровень риска. В конечном итоге мы смотрим, как это может повлиять на оценки ресурсов деятельности, оценки продолжительности деятельности, возможно, график, оценки затрат, бюджеты, качество и даже закупки.

Итак, когда мы берем реестр рисков, мы берем эти элементы и именно здесь проводим подробный анализ.Мы делаем это в двух частях. Во-первых, мы проводим качественный анализ рисков, и именно здесь мы занимаемся установлением приоритетов риска для дальнейшего анализа или действий в зависимости от вероятности и воздействия этих рисков. Преимущества этого заключаются в том, что это помогает снизить уровень неопределенности этих рисков по проекту и позволяет нам сосредоточиться на высокоприоритетном риске.

Вторая часть — это количественный анализ рисков, то есть процесс численного анализа влияния этих рисков на проект.Преимущество этого в том, что это помогает в принятии решений, чтобы уменьшить неопределенность проекта. Опять же, это может помочь нам, номер один, планировать реагирование на риски и контролировать эти риски.

Вот несколько веских причин и несколько советов по «Как анализировать риск для ваших проектов». Поэтому, если вам нужен инструмент, который поможет вам проанализировать риски для вашего проекта, подпишитесь на наше программное обеспечение прямо сейчас на ProjectManager.com.

Как написать план управления проектом [+ примеры]

Были ли вы когда-нибудь частью проекта, который шел не так, как планировалось?

Мне нехорошо.

Потраченное время, потраченные впустую ресурсы. Это довольно неприятно для всех участников.

Вот почему так важно создать комплексный план управления проектом до того, как запустит ваш проект.

В этом руководстве мы узнаем, как создать и разработать успешный план управления проектом.

Мы также продемонстрируем простые в настройке шаблоны, которые вы можете создать сегодня в нашем конструкторе планов управления проектами.

План управления проектом — это официальный документ, определяющий, как будет осуществляться проект.В нем излагаются объем, цели, бюджет, сроки и результаты проекта, и это важно для того, чтобы проект не сбивался с пути.

Вы пишете план проекта на стадии планирования проекта в жизненном цикле проекта, и он должен быть утвержден заинтересованными сторонами, прежде чем проект может перейти на стадию выполнения.

Если некоторые из этих терминов для вас новы, вы можете быстро ознакомиться с этим постом об условиях управления проектами.

Это означает, что план вашего проекта должен быть интересным, организованным и достаточно тщательным, чтобы заручиться поддержкой заинтересованных сторон.

Дополнительная информация : Новичок в управлении проектами? Читайте в нашем блоге о 4 этапах жизненного цикла проекта.

Прежде чем вы начнете составлять свой собственный план, вы должны быть знакомы с основными компонентами типового плана проекта.

• Краткое содержание: Краткое описание содержания отчета
• Объем проекта и результаты: Схема границ проекта и описание того, как проект будет разбит на измеримые результаты
• График проекта: Общий вид задач и этапов проекта (для этого удобны диаграммы Ганта)
• Ресурсы проекта: Бюджет, персонал и другие ресурсы, необходимые для достижения целей проекта
• План управления рисками и проблемами: Список факторов, которые могут сорвать проект, и план того, как проблемы будут выявляться, решаться и контролироваться
• План управления коммуникациями: План того, как будет осуществляться коммуникация между командой и заинтересованными сторонами в ходе проекта

По сути, план проекта должен сообщать заинтересованным сторонам, что нужно сделать, как это будет сделано и когда это будет сделано.

Тем не менее, один размер не подходит всем. Каждый план управления проектом должен быть адаптирован к конкретной отрасли и обстоятельствам проекта.

Например, этот маркетинговый план ориентирован на клиента. Предназначен для продажи клиенту по агентству:

Принимая во внимание, что этот план коммерческого развития фокусируется на конкретных целях и подробных сроках:

Разобравшись с этими основами, давайте рассмотрим несколько советов по созданию плана управления проектом, который будет столь же увлекательным, сколь и профессиональным.

Дополнительная информация : Если вы хотите создать предложение, прочтите наше подробное руководство по бизнес-предложениям. Тогда попробуйте наши шаблоны предложений о работе или шаблоны бизнес-предложений.

Исполнительное резюме — это краткое описание основного содержания плана проекта.

Обычно это первое, что читают заинтересованные стороны, и он должен действовать как версия всего плана, сделанная Клиффом.

Он может касаться ценностного предложения, целей, результатов и важных этапов проекта, но должен быть кратким (в конце концов, это резюме). Во-первых, убедитесь, что вы разработали доказательство концепции.

В этом примере краткое изложение может быть разбито на столбцы, чтобы сопоставить существующую проблему с решением проекта:

Формат из двух столбцов с четкими заголовками помогает разделить информацию, делая ее чрезвычайно простой для чтения с первого взгляда.

Вот еще один пример резюме плана управления проектом. Этот наглядно подчеркивает ключевые моменты с помощью крупных шрифтов и полезных значков:

В этом случае выделенные факты и цифры особенно легко сканировать (что наверняка порадует ваших заинтересованных сторон).

Но ваше резюме не всегда будет таким простым.

Для более крупных проектов ваше резюме будет более длинным и подробным.

В этом шаблоне плана управления проектом есть исполнительное резюме с большим количеством текста, хотя жирные заголовки и разные цвета фона не дают ему выглядеть ошеломляющим:

Также неплохо разделить его на разделы с выделенным заголовком для каждого раздела:

Независимо от того, как вы организовываете свое резюме, оно должно дать вашим заинтересованным сторонам предварительное представление о том, что должно быть в остальной части плана управления проектом.

Тщательно спланированный график проекта — ключ к успеху любого проекта. Без него ваш проект, скорее всего, развалится на кучу пропущенных сроков, плохого управления командой и смещения объема работ.

К счастью, инструменты планирования проекта, такие как диаграммы Ганта и временные рамки проекта, упрощают создание расписания проекта. Вы можете визуально отобразить каждую задачу проекта, добавить основные этапы, а затем искать любые зависимости или конфликты, которые вы не учли.

Например, в этом шаблоне диаграммы Ганта описаны высокоуровневые мероприятия по проекту в течение всего квартала, а задачи выделены цветом по команде:

Дорожная карта высокого уровня, подобная приведенной выше, вероятно, будет достаточной для вашего плана управления проектом. Каждая команда сможет ссылаться на эту временную шкалу на протяжении всего проекта, чтобы убедиться, что она идет по правильному пути.

Но перед тем, как приступить к проекту, вам нужно будет вникнуть и разбить обязанности по проекту по отдельным членам команды, как в этом примере диаграммы Ганта:

На более поздних этапах выполнения и мониторинга проекта вы поблагодарите себя за создание подробной визуальной дорожной карты , которую вы можете отслеживать и корректировать по мере изменения ситуации.

Вы также можете использовать инструмент управления проектами, чтобы ваша команда была организована.

Дополнительная литература: Наш пост с примерами диаграмм Ганта и дополнительными советами по их использованию для управления проектами.

Один из самых сложных аспектов планирования проекта — собрать команду и привести ее в соответствие с видением проекта.

А сплоченность вашей команды — это все, что связано с общением — сообщением о целях проекта, обращением к запросам заинтересованных сторон, объяснением обоснования важных решений… этот список можно продолжить.

Вот где важна хорошая проектная документация! Вам необходимо создать документы, к которым ваша команда и заинтересованные стороны могут получить доступ, когда у них возникнут вопросы или им понадобится руководство.

Одна вещь, которую легко документировать визуально, — это структура вашей команды с помощью такой организационной схемы:

В организационную диаграмму вы должны включить некоторую базовую информацию, такую ​​как иерархия команды и контактная информация членов группы. Таким образом, у ваших заинтересованных сторон будет под рукой вся необходимая информация.

Но в дополнение к этому вы можете указать высокоуровневые обязанности каждого члена команды и каналы связи внутри команды (чтобы ваша команда точно знала, за что они несут ответственность).

Вот еще один простой шаблон организационной структуры, который можно использовать в качестве отправной точки:

Большая часть планирования проекта — это определение факторов, которые могут сорвать ваш проект, и разработка планов и процессов для устранения этих факторов. Обычно это называется управлением рисками.

Первым шагом в разработке плана управления рисками является перечисление всех задействованных факторов, в этом случае структура разбивки рисков пригодится. Иерархическая структура рисков — это иерархическое представление рисков проекта, организованное по категориям.

Этот шаблон структуры риска, например, показывает риск проекта с разбивкой на технический риск, риск управления и внешний риск:

После того, как вы построите структуру разбивки рисков, вы будете готовы глубоко погрузиться в каждый риск (чтобы оценить и спланировать любые триггеры и результаты).

Как я уже упоминал ранее, коммуникация является основой любого проекта.

Но даже в этом случае менеджеры проектов часто упускают из виду план управления коммуникациями — план того, как команда проекта собирается общаться с заинтересованными сторонами проекта. Слишком часто коммуникация по проекту по умолчанию сводится к разовой электронной почте или встречам в последнюю минуту.

Этого можно избежать, если спланировать заранее. Начните со стартового собрания проекта и включите шаблон отчета о статусе проекта как часть вашего коммуникационного плана.

Вот пример простого отчета о статусе проекта, который вы можете еженедельно отправлять заинтересованным сторонам:

Этот тип отчета неоценим для сообщения обновленной информации о ходе выполнения проекта.Он показывает, чего вы достигли, в четком и последовательном формате, который может помочь выявить проблемы до того, как они возникнут, укрепить доверие с заинтересованными сторонами и упростить оценку эффективности проекта после того, как вы достигли своих целей.

Вы также можете включить более широкий отчет о состоянии для больших обновлений на ежемесячной или ежеквартальной основе, например этот:

Приведенный выше шаблон позволяет информировать заинтересованные стороны о более важных обновлениях, таких как новые бюджетные требования, пересмотренные даты завершения и рейтинги эффективности проекта.

Вы даже можете включить визуализацию текущих этапов проекта, как в этом примере ниже:

Хотите больше советов по созданию визуальных эффектов для улучшения вашего общения? Прочтите наше руководство по визуальной коммуникации для бизнеса.

План управления проектом, вероятно, является наиболее важным результатом, который ваши заинтересованные стороны получат от вас (помимо самого проекта).

Он содержит всю информацию, которую заинтересованные стороны будут использовать, чтобы определить, будет ли ваш проект продвигаться вперед или будет остановлен.

Вот почему рекомендуется начать с шаблона плана управления проектом. Использование шаблона может помочь вам организовать вашу информацию логически и убедиться, что она достаточно интересна, чтобы привлечь внимание заинтересованных сторон.

Ваше предложение на строительство, вероятно, конкурирует с несколькими другими участниками торгов.Итак, важно сделать все правильно.

Начните с подробного обзора проекта, как на второй странице этого шаблона:

Хотя вы можете подумать, что этот проект будет похож на другие, которые вы делали в прошлом, важно уточнить детали.

Это также поможет вам понять объем работ, чтобы вы могли правильно оценить затраты и получить не слишком высокую или низкую цену. Ontario Construction News дает отличный совет по этому поводу.

Этот простой шаблон плана управления проектом, в котором четко изложена вся информация, которая понадобится вашим заинтересованным сторонам:

Ключевой частью управления проектами является обеспечение того, чтобы все были в курсе. План коммуникации проекта гарантирует, что каждый знает, как, где, с кем и когда команда будет общаться в ходе проекта.

Ключевым моментом является выяснение того, какие виды коммуникации ценны для заинтересованных сторон, а какие просто подавляющие и не приведут к лучшим решениям.

В этом шаблоне четко очерчены все эти факторы, чтобы помочь управлять ожиданиями и устранить путаницу в отношении того, что и когда будет сообщено:

Приведенный ниже шаблон плана управления проектом прост и минимален, но все же использует уникальный макет и простые визуальные эффекты для создания легко читаемого и легко читаемого обзора проекта.

Этот шаблон идеально подходит для строительства или управления строительством, а также любых технических проектов:

Выбирая шаблон плана проекта, ищите тот, который достаточно гибок, чтобы приспособиться к любым изменениям, которые могут потребоваться от заинтересованных сторон, прежде чем они утвердят проект.